LA COMUNICACIÓN GERENCIAL

Geraldine Palomino

Mildre GarizabalProcesos Administrativos

De la calidad del proceso de comunicación depende la eficacia de las relaciones interpersonales en las organizaciones. La negociación, la venta de ideas y de productos, el liderazgo, la motivación, la organización, la delegación, la orientación a los empleados y la evaluación del desempeño entre muchas otras funciones gerenciales, exigen una elevada capacidad de comunicación. De la comunicación dependen además la coordinación entre unidades de trabajo y la eficacia del proceso de decisión.Comprende la transmisión de información y significados. Si no ocurre esa transmisión no hay comunicación. En cualquier proceso comunicativo siempre están presentes los siguientes elementos: emisor, receptor, mensaje, canal de comunicación, ruido y retroalimentación

PROCESO DE COMUNICACIÓN

El proceso de comunicación siempre implica una fuente (o emisor) que transmite un mensaje por algún medio a un destinatario (o receptor). Antes de transmitir la fuente codifica el mensaje para convertirlo en símbolos: idioma, sonidos, letras, números y otros tipos de señales.El mensaje se transmite por un canal o medio de comunicación: conversación, telefonema, correo electrónico, memorando u otros.

EMISOR Y RECEPTOR

El proceso de comunicación está sujeto a ruidos e interferencias, que distorsionan el mensaje o impiden la transmisión y recepción eficaces de la información. Ejemplos de ruidos e interferencias son el exceso de mensajes que compiten por la atención de los destinatarios, la falta de atención por parte del receptor, las dificultades de expresión o lenguaje incorrecto del emisor y los ruidos propiamente dichos en el ambiente o en los canales de comunicación.

RUIDOS

Un elemento importante en el proceso de comunicación es la retroalimentación. Que significa el retorno de la información

hacia el emisor. Puede ser natural; por ejemplo, el lector perciba que las personas se ríen cuando cuenta una anécdota. Y también puede inducirse; por ejemplo, puede pedir la opinión de alguien sobre una idea que ha presentado. La retroalimentación es una garantía de la eficacia del proceso de comunicación. Todas las

personas, los administradores y los comunicadores profesionales en particular, deben cultivar la retroalimentación.

RETROALIMENTACIÓN

Existen dos formas de comunicación: oral y escrita. Ambas pueden auxiliarse con recursos visuales,

como gráficas, fotografías, mapas u objetos.

MEDIOS DE COMUNICACIÓN

La comunicación oral es el primer y más importante canal de comunicación. Ésta, además del dominio del idioma, implica la

elección de las palabras, el tono de voz y la corrección del lenguaje. La palabra hablada es el canal primario de comunicación del gerente con su equipo, y entre los

integrantes de este último. Además, es muy común que los funcionarios de las organizaciones tengan que hacer

presentaciones para el público interno y externo, lo que exige un alto nivel de competencia en la comunicación oral. Por ejemplo: recepción y orientación de nuevos empleados,

exposición de ideas, proyectos e informes para los colegas de todos los niveles y presentación de propuestas para los

clientes, entre otras actividades.

COMUNICACIÓN ORAL

La competencia en la comunicación oral no significa de manera automática la competencia en la comunicación escrita. Ésta es mucho más compleja, debido a que implica un segundo sistema de codificación, además del habla. En las organizaciones, la comunicación escrita desempeña un papel de suma importancia. Desde las notas y los correos electrónicos hasta los informes para la dirección y las propuestas para los clientes, hay una gran variedad de mensajes que es necesario plasmar en papel o en la pantalla de una computadora. En todas las organizaciones se necesita documentación. Por lo tanto, para los gerentes y todas las personas que trabajan en organizaciones también es esencial un alto nivel de competencia en la comunicación escrita.

COMUNICACIÓN ESCRITA

Los recursos visuales, al igual que las imágenes de todo tipo, complementan la comunicación verbal y escrita. Las imágenes y los

símbolos transmiten un breve significado, que facilita la comunicación. Por ello tienen un amplio uso en las presentaciones ejecutivas, en las que una persona se dirige a un grupo (o a otra

persona) para exponer, en forma resumida, un informe, una propuesta, un proyecto o una idea. Lo mismo sucede en las escuelas, los salones de clase y las presentaciones de trabajos de un alumno o

equipo ante la clase.Los recursos visuales incluyen también objetos, como el producto que una vendedora explica a un cliente o el equipo de seguridad que un instructor muestra a los voluntarios de la brigada de incendio.

RECURSOS VISUALES

La figura y los movimientos de quien se comunica transmiten significados. La mirada, la expresión facial, los gestos, la postura, el

vestuario, el olor corporal e incluso el toque son formas de comunicación. La energía que el comunicador transmite

“contamina" a su público. Es importante que sepa regular la energía que utiliza al comunicarse. Hable con un tono monótono,

sin levantarse de la silla, y su audiencia se dormirá. Si usted desea, como comunicador, obtener la atención y la participación de una

audiencia, elija en forma minuciosa los recursos del lenguaje corporal.

LENGUAJE CORPORAL

Estructurar un mensaje significa definir que ideas o información se van a presentar y en que orden van a aparecer.

los mensajes exigen una estructura pero en términos generales todos deben organizarse

La organización requiere planeación.En un mensaje debe eliminarse todo

lo que no esta directamente relacionado con el tema.

ESTRUCTURA

CODIFICACION EFICAZ

La codificación es la elección de la forma apropiada para trasmitir los mensajes. Al igual que el contenido, la forma es determinante para capturar la atención y la motivación del destinatario. Algunas formas son mas eficaces que otras. Así pues, su elección es una cuestión de planeación estratégica del comunicador.

¿Prefiere usted escuchar una historia o una exposición de conceptos?

En los salones de clase, ¿prefiere hacer un ejercicio o estudiar un caso antes de escuchar los conceptos? O al contrario, ¿prefiere conocer primero los conceptos para después aplicarlos a un caso o ejercicio?

En una escala de 0 a 10 ¿hasta que punto cree usted importante que el profesor o presentador utilice graficas y otros tipos de imágenes visuales?

OBJETIVOS AL INICIODar a conocer los objetivos

desde el principio es un requisito de la codificación de alta calidad. Hay diferentes maneras de presentar el objetivo de un mensaje ¨Informamos las fechas de las reuniones del Consejo para el próximo semestre¨

CONTRATO PSICOLOGICO CON EL DESTINATARIO

Hacer un contrato psicológico con el destinatario significa comunicarle, después de los objetivos o incluso antes, cuales son los temas que se van a abordar y en que secuencia. En seguida debe cumplirse el contrato finalmente, el comunicador recapitula los temas en el orden en que se tocaron.

USO DE ILUSTRACIONES

Las ilustraciones son un recurso poderoso. Sin embargo, puede ser mal utilizado, en especial cuando se usa un numero excesivo de diapositivas, cada una de ellas con mucha información.

El uso de ilustraciones, como en las proyecciones, puede revelar tanto profesionalismo como falta de habilidad

Desarrollo de la Competencias del Receptor

La eficacia del PROCESO DE COMUNICACIÓN no depende solamente de la

eficiencia del emisor y su mensaje si no también de la manera que el

receptor lo capte y de su comportamiento.

Análisis de la Calidad del MensajeLa calidad del mensaje se puede

evaluar con base a 3 puntos.

Objetivos Estructura Lógica

ObjetivoDebe ser claro y de

preferencia debe darse a conocer al

comienzo del mensaje.

• De no ser así al emisor le falta lógica o debió tener algún

motivo para ocultarlo.

La EstructuraLa cantidad del mensajeLa Secuencia de los mensajes Sus categorías

Lógica• Debe tener coherencia

entre los componentes del mensaje

Eficacia en el Papel de Oyenteo Uno de los mas grandes problemas de la

comunicación es el comportamiento de las personas como oyentes

El comportamiento se analiza bajo estos principios:• dejar que hable el interlocutor•Escuchar con los oídos “bien abiertos”•Concéntrate en lo que se oye•Usas las propias palabras para interpretar el mensaje•Hacer preguntas

Dejar que hable el interlocutorEs la regla numero uno del

oyente. Interrumpir al emisor rompe el mensaje, impidiendo así su recepción.

Escuchar con los oídos “bien abiertos”Escuchar es diferente de oír(es un

proceso mecánico), debemos concentrarnos en los que estamos escuchando e interpretar el mensaje.

Concentrarse en o que se oye Estar siempre atento

Usas Palabras Para Interpretar El Mensaje

Adaptar lo que escuchamos a nuestra forma de pensar, con palabras que nosotros conozcamos.Hacer Preguntas

Es una forma de ofrecer y recibir retroalimentación y alentar al interlocutor.

Comunicación Organizacional

La comunicación en las organizaciones depende de la calidad de la comunicación personal.

Si las personas se comunican en forma eficaz, los procesos organizacionales tiene a ser eficaces también.

Sin embargo los administradores, además de promover el desarrollo de las competencias personales, deben hacer que la comunicación circule en tres direcciones: hacia arriba, hacia abajo y hacia al lado.

Comunicación Hacia AbajoLa comunicación hacia abajo se dirige

de los niveles superiores hacia los inferiores de la jerarquía.

Tiene con frecuencia carácter directivoProcura mantener informada a las

personas para que puedan trabajar de forma eficiente

Cierto tipos de comunicación hasta abajo intentan estimular la comunicación hacia arriba.

Comunicación Lateral

Mayormente son informes sobre el desempeño de los trabajadores.

Comunicación Hacia Arriba

Ocurre entre las unidades de trabajo del mismo nivel o de niveles diferentes, pero que se sitúan en distintas jerarquías.

Comunicación lateralLa gran mayoría de las

operaciones de trabajo implican alguna forma de comunicación lateral.

Por ejemplo un pedido echo por un cliente en una tienda(Operaciones) se envía al deposito para entrega(Logística) y cobranza(Administración Financiera)

Comunicación Lateral La comunicación lateral puede

ser triangular: un empleado se comunica con su jefe, quiense comunica con otro jefe, el cual se comunica con su empleado.

EMPLEADPO

JEFE 1JEFE 2

GRACIAS