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Para dar inicio a la propuesta de un modelo de planificacin estratgica para mejorar la gestin de los procesos de produccin, almacenamiento y distribucin de alimentos de la empresa Venezolana de Alimentos La Casa, SA VENALCASA se realiz el anlisis de los resultados arrojados por la entrevista aplicada a los trabajadores de la empresa, dicho anlisis se efectu por medio de la estadstica descriptiva que permiti organizar y tabular los resultados para consecutivamente interpretar la informacin obtenida durante el transcurso de la investigacin. Para realizar el anlisis se tabularon los diferentes tems en grficos de barras de acuerdo a los elementos que se manejaron en la encuesta y la frecuencia en la cual se repitieron las respuestas, a los cuales se les agreg un porcentaje para lograr la comparacin porcentual y el anlisis correspondiente a las opiniones emitidas por los entrevistados.

Posteriormente se realiz un anlisis de la situacin actual de la empresa mediante una Matriz EFI (debilidades y fortalezas de la empresa) y Matriz EFE (amenazas y oportunidades), para determinar las Estrategias y los planes de accin para lograr la optimizacin del funcionamiento de la empresa. A continuacin se presenta la gua de observacin de datos y el cuestionario presentado en la Fase I de la investigacin los cuales arrojaron los siguientes resultados.

Gua de Observacin Directa

Periodo de observacin

temAspectosPresenteAusenteObservacin

1Estructura Organizativa

2Definicin de misin, visin y valores

3Proceso de Planificacin estratgica

4Relacin efectiva entre cada proceso

5Sistema de administracin de personal

6Control de movimiento de personal

7Manual de normas y procedimientos

8Ambiente laborar adecuado

9Existencia de conflictos

Anlisis e Interpretacin del Instrumento: Durante el tiempo de observacin realizado a la empresa en estudio se pudo determinar que existen varios problemas que se han generado por carencia por parte de la Gerencia de una direccin estratgica actualizada que valla a la par a las demanda del mercado de hoy en da , ya que lo principal en cuanto a una empresa es el conocimiento de la razn de ser y la proyeccin de la misma en un periodo de 5 aos, lo cual se pudo observar que en ningn sitio de las instalaciones de la empresa se encuentran visibles la misin, visin y Valores de la empresa

FASE I: 4.1 Diagnostico de la situacin actual del funcionamiento Venezolana de Alimentos La Casa, SA VENALCASA

Resultados de la aplicacin de la entrevista al nivel Gerencial.

1. Conoce Ud. la Misin, Visin y Valores de la empresa Venezolana de Alimentos La Casa, SA VENALCASA.?

Tabla No. 1Conocimiento de la Misin, Visin y Valores de la Empresa.

AlternativaFrecuenciaPorcentajes

Si

No

Fuente Perez, Gonzlez

Grafico No. 1. Conocimiento de la Misin, Visin y Valores de la Empresa.

Anlisis: En cuanto al conocimiento de la Misin, Visin y Valores de la empresa podemos observar que la persona que trabaja como gerente de la empresa tiene conocimientos acerca de la base de la empresa, ya que toda empresa debe tener definido estos 3 trminos en su presentacin general pero existen mucho empleados que desconocen dichos trminos por lo que debe ser de absoluto conocimiento a los trabajadores de la empresa y estar en un lugar visible a los cliente que visitan las instalaciones de la empresa.

. La comunicacin entre la gerencia y el resto de la organizacin es efectiva?

Tabla No. 2. Comunicacin efectiva del personal de la organizacin.AlternativasFrecuenciasPorcentajes

Si

No

total

Grafico No. 2.

Anlisis: La comunicacin entre la gerencia y el personal que labora dentro de la organizacin es efectiva ya que el gerente percibe un ambiente de trabajo en el que todos se llevan bien y cumplen con las rdenes pautadas. Sin embargo existen otras debilidades en otros departamentos lo cual no es positivo para la comunicacin que es llevada a cabo entre el resto del personal de la empresa. Los empleados de las diversas plantas distribuidas no tienen una comunicacin directa con la gerencia, lo que ocasiona el aumento de conflictos y la falta de informacin acerca de los problemas de la empresa.

El control de las actividades permite el logro de los objetivos y metas?

AlternativasFrecuenciasPorcentajes

Si

No

total

Grafico No. 3.

Anlisis: Segn la encuesta aplicada al gerente de la empresa al tener un control de actividades asignadas a cada trabajador puede cumplir con los objetivos y metas planteados por la empresa a la hora de cumplir con las metas establecidas. Las empresas deben presentar un plan de actividades con la finalidad de poder determinar posibles debilidades en su gestin.

4-. El ambiente de trabajo (espacio, implementacin, trato, dotacin, iluminacin, esadecuado? Tabla No. 4.AlternativasFrecuenciasPorcentajes

Si

No

total

Grafico

Anlisis: En el tem 4 el gerente de la empresa afirma que si existe un buen ambiente de trabajo adecuado en cuanto a espacio, implementacin de tcnicas de almacn e iluminacin. Este tem es de mucha importancia y se debe tomar en cuenta al momento de realizar las estrategias del plan estratgico ya que con el mtodo de la observacin podemos concluir que el espacio del almacn es un poco reducido para la capacidad de materia prima que requiere la empresta tener en el Stock.

. La empresa cumple con la legislacin laboral actual?

Tabla No. 5. Cumplimiento de la legislacin laboral.AlternativasFrecuenciasPorcentajes

Si

No

total

Anlisis: Actualmente la empresa en estudio cumple con la legislacin laboral, lo cual indica que los trabajadores gozan de los beneficios propuestos por la LOTTT tales como Seguro Social, Pago de Cesta ticket, pago de nmina al da, pago de horas extras, pago de bono vacacional, Ley de poltica habitacional, INCES entre otros.

Emplea la empresa alguna estrategia de motivacin para los trabajadores?


Si

No

total

Anlisis: No, actualmente la empresa no emplea alguna estrategia para mantener motivado a sus trabajadores ms que el pago al da de su salario y beneficios de la ley. Es muy importante que la empresa realice algn tipo de evento mensual para motivar al personal, tales como rifas, compartir, obsequios de cursos de capacitacin, premios a la asistencia perfecta, premio al desempeo, comisiones.

Aplica la empresa alguna estrategia de captacin de proveedores de nuevos productos alimenticios?


Si

No

total

Anlisis: Segn las respuestas obtenidas en el tem No. 7 aplicado a la alta gerencia de la empresa no se emplea una estrategia de ventas para atraer nuevos clientes, solamente cuenta con la publicidad impresa y publicidad radial. Existen una serie de tcnicas de mercadeo las cuales las empresas deben emplear para atraer un mayor nmero de clientes y mantenerlos tales como telemarketing, promociones, descuentos por fidelidad a los productos de la empresa, marketing 2.0.

Cree usted que los salarios y la remuneracin asignados a los trabajadores estn acorde con los trabajos que realizan?


Si

No

total

Anlisis: Este tem arrojo un resultado muy importante en el momento de optimizar el funcionamiento del proceso de la empresa, ya que segn el pago que se realiza a cada trabajador ayuda a que este se mantenga contento y realice su trabajo adecuadamente con las normas y polticas de la empresa.

FASE I: 4.1 Diagnosticar la situacin actual del funcionamiento de laEmpresa, encuesta aplicada al AREA DE PRODUCCION

4.1.2 Resultados de la aplicacin de la encuesta al personal de Produccion - . Conoce Ud. la Misin, Visin y Valores de la empresa?

Tabla No. 9.AlternativasFrecuenciasPorcentajes

Si

No

total

Anlisis: El 40% de los encuestados no conoce la misin, visin y valores de la empresa, Esto muestra debilidad en los indicadores ya que los trabajadores de la empresa no conocen la base de la razn de ser de la organizacin lo cual trae como consecuencia la falta de direccionamiento estratgico y falta de cultura organizacional.

2-. La comunicacin entre la gerencia y el rea de produccion?

Tabla No. 10. Comunicacin entre la gerencia y el rea de produccion


Si

No

total

Anlisis: La comunicacin entre la gerencia y el rea de produccin es efectiva en cuanto al manejo de informacin, ya que no se cumplen las funciones delegadas a cada departamento. La gerencia es la encargada de aprobar todos los movimientos administrativos pero es el departamento de administracin el encargado de realizar los formatos, las facturas y la contabilidad de la empresa y deben tener una buena comunicacin entre departamentos para la optimizacin de calidad de servicio.

El control de las actividades en el rea de produccin permite el logro de los objetivos y metas?

Tabla No. 11. Control de las actividades administrativas.


Si

No

total

Anlisis: El 100% de la muestra encuestada afirma que el control de las actividades permite canalizar el cumplimiento de las metas y objetivos planteados. El rea de produccin se considera la matriz de la empresa, ya que de esta rea se encarga tanto de la recepcin de materia prima, recepcin de productos terminados, del procesamiento de dichas materias y el empaquetado de los productos

. El ambiente de trabajo (espacio, implementacin, trato, dotacin, iluminacin, es adecuado?


Si

No

total

Anlisis: El departamento de administracin en su totalidad estuvo de acuerdo con que el espacio destinado para el rea de administracin no esta adecuado para mantener organizado el departamento, ya que existen una serie de documentos legales tales como facturas, ordenes de compras, pedidos, cotizaciones, expedientes de trabajadores y contratos que se encuentran archivados de una forma complicada para el momento de buscar algn documento necesario ya que el departamento es muy pequeo y no es fcil mantener la organizacin de cada uno de estos documentos.

Las recepcin de materia prima se realiza a tiempo?


Si

No

total

Las recepcin de productos terminados se realiza a tiempo?


Si

No

total

FASE I: 4.1 Diagnosticar la situacin actual del funcionamiento de laEmpresa, encuesta aplicada al AREA DE almacenaje

4.1.2 Resultados de la aplicacin de la encuesta al personal de almacenaje - . Conoce Ud. la Misin, Visin y Valores de la empresa?

Tabla No. 9.AlternativasFrecuenciasPorcentajes

Si

No

Total

Anlisis: El 50% de los encuestados no conoce la misin, visin y valores de la empresa, Esto muestra debilidad en los indicadores ya que los trabajadores de la empresa no conocen la base de la razn de ser de la organizacin lo cual trae como consecuencia la falta de direccionamiento estratgico y falta de cultura organizacional.

2-. La comunicacin entre la gerencia y el rea de almacenaje?

Tabla No. 10. Comunicacin entre la gerencia y el rea de almacenaje


Si

No

total

Anlisis: La comunicacin entre la gerencia y el rea de produccin es efectiva en cuanto al manejo de informacin, ya que no se cumplen las funciones delegadas a cada departamento. La gerencia es la encargada de aprobar todos los movimientos administrativos pero es el departamento de administracin el encargado de realizar los formatos, las facturas y la contabilidad de la empresa y deben tener una buena comunicacin entre departamentos para la optimizacin de calidad de servicio.

El control de las actividades en el rea de almacenaje permite el logro de los objetivos y metas?

Tabla No. 11. Control de las actividades administrativas.


Si

No

total

Anlisis: El 100% de la muestra encuestada afirma que el control de las actividades permite canalizar el cumplimiento de las metas y objetivos planteados. El rea de produccin se considera la matriz de la empresa, ya que de esta rea se encarga tanto de la recepcin de materia prima, recepcin de productos terminados, del procesamiento de dichas materias y el empaquetado de los productos

. El ambiente de trabajo (espacio, implementacin, trato, dotacin, iluminacin, es adecuado?


Si

No

total

Anlisis: El departamento de administracin en su totalidad estuvo de acuerdo con que el espacio destinado para el rea de administracin no esta adecuado para mantener organizado el departamento, ya que existen una serie de documentos legales tales como facturas, ordenes de compras, pedidos, cotizaciones, expedientes de trabajadores y contratos que se encuentran archivados de una forma complicada para el momento de buscar algn documento necesario ya que el departamento es muy pequeo y no es fcil mantener la organizacin de cada uno de estos documentos.

Las recepcin de los productos terminados se realiza a tiempo?


Si

No

total

La distribucion de productos terminados se realiza a tiempo?


Si

No

total

FASE I: 4.1 Diagnosticar la situacin actual del funcion encuesta aplicada a rea de distribucin 4.1.3 Resultados de la aplicacin de la encuesta al rea de distribucion. -. Conoce Ud. la Misin, Visin y Valores de la empresa?AlternativasFrecuenciasPorcentajes

Si

No

total

Anlisis: Los resultados arrojados por el rea de distribucin de la empresa muchos de sus empleados no conoce la misin, visin y valores de la empresa lo que indica que es importante realizar el conocimiento de la misma y hacerlo pblico al resto de los trabajadores de la empresa.

. La comunicacin entre la gerencia y el departamento de ventas es efectiva?AlternativasFrecuenciasPorcentajes

Si

No

total

Anlisis: La comunicacin entre el rea de distribucin y la gerencia es efectiva, se pudo observar que el departamento mantiene una comunicacin en cuanto al reporte de distribucin mensual. Los departamentos de la empresa tienen que tener una comunicacin efectiva en cuanto al funcionamiento de toda la empresa para la optimizacin del servicio y entregar calidad y responsabilidad a los clientes actuales y potenciales.

El control de las actividades permite el logro de los objetivos y metas?

Tabla No. 19

Control de actividades en el departamento de ventas.AlternativasFrecuenciasPorcentajes

Si

No

total

Anlisis: Para el rea de distribucin el 100% de los encuestados est de acuerdo con la planificacin de actividades de manera de que puedan llevar un control a cerca de las distribuciones, ventas y la proyeccin en el futuro del crecimiento o el mantenimiento de las mismas.

El ambiente de trabajo (espacio, implementacin, trato, dotacin, iluminacin, es adecuado? Tabla No. 20.Ambiente de trabajo y distribucin de espaciosAlternativasFrecuenciasPorcentajes

Si

No

total

Anlisis: El rea de distribucin no esta de acuerdo con el ambiente de trabajo y las condiciones fsicas del mismo. El 100% de los encuestados en el departamento de ventas se siente incmodo con el espacio fsico asignado para el departamento ya que son las personas que estn en el mostrador de la empresa atendiendo directamente a los clientes que quieren comprar mercanca desde lo mnimo hasta lo mximo y no se dan abasto en temporadas altas de ventas en donde la ferretera se llena de gente..

Maneja la empresa una base de datos de los abastos de la regin y entes a distribuir ?Tabla No. 21. Manejo de base de datos y cartera de clientes.AlternativasFrecuenciasPorcentajes

Si

No

total

Anlisis: El rea de distribucin si posee una base de datos establecida de los abastos de la regin lo cual es una ventaja y una fortaleza, para en el futuro ya que podran ser utilizados como estrategias de distribucin gracias a la fidelizacin de los abastos ofrecindoles algn tipo de promocin e intensivo para la atencin de ms usuarios para as poder cubrir con la demanda alimenticia, ya que al implementar una estrategia de ventas desde el abasto al cliente permite abarcar ms a la sociedad y atrae un nmero de ventas elevados para la empresa.

6-. Tiene la empresa un control de las quejas, reclamos y sugerencias a cerca del proceso de ventas por parte de los abastos de la regin

Tabla No. 22.Control y manejo de buzn de sugerencias.


Si

No

total

Anlisis: Los encuestados del rea de distribucin no tienen un control de las quejas, reclamos y sugerencias por parte de los clientes lo que sera una buena estrategia para mejorar algunos aspectos fsicos y de procesos en cuanto al trato con los clientes. Tiene la empresa un control del pedido de productos por parte de los abastos de la regin y los entes a los que se le distribuyen Tabla No. 23.Control de pedidos de grandes clientes.AlternativasFrecuenciasPorcentajes

Si

No

total

Anlisis: Actualmente la empresa no cuenta con un control de pedidos de grandes clientes ya que ni para ella misma puede abastecer sus propios inventarios debido a la problemtica de los productos nacionales ya mencionados anteriormente, lo que hace difcil implementar estrategias de ventas para seguimiento de clientes y realizar fidelizacin del mismo. Los clientes son la razn de ser de la empresa por lo cual es importante mantener un control de pedidos en cuanto a ventas de mercancas lo cual hace fcil la identificacin de materiales que adquieren los clientes para mantenerlos en el almacn al momento de pedidos..8-. Tiene la empresa capacidad de equipos y transporte para satisfacer las necesidades de la distribucion en la region?


Si

No

total

Fase I: Diagnstico y anlisis del sistema actual de estrategia de la empresa.Por medio de la observacin directa y mediante la aplicacin de la tcnica de grupos focales se pudo hacer unos anlisis del concepto estratgico de la organizacin, relacionados con la misin, visin, valores y principios.Se evidenciaron las siguientes debilidades: la empresa no posee indicadores de gestin, no tiene identificado objetivos precisos a nivel de los trabajadores, procesos internos, ni los objetivos estratgicos alineados con la misin, visin, la empresa tiene una estructura organizativa flexible.Es por esto que es necesario disear un sistema de control de gestin basado en el Cuadro de Mando Integral de tal manera de medir y controlar la gestin de esta importante empresa.Descripcin de la empresa:Centro Agroindustrial CENTRO. Centro Acopio CATIA. Caracas.Empaquetadora de Leche.(Catia1)Empaquetadora Azcar.(Mampote).Planta Procesadora de ABA (Altagracia de Orituco)Planta Procesadora y Empaquetadora de Harina Maz (Chaguaramas, Achaguas).

Centro Agroindustrial OCCIDENTE(En ejecucin) Empaquetadora Hortalizas.(Arenales)Empaquetadora de Granos-arroz.(Urachiche)Empaquetadora de Granos-arroz.(Quibor).Granja Experimental (Chivacoa).Planta Procesadora y Empaquetadora de Harina Maz ( Bravo Cacique Yaracuy).

Planta Procesadora de Arroz.Empaquetadora de Arroz.(Barinas).Silos de Almacenamiento Barinas I. Planta Procesadora y Empaquetadora de pasta de arroz ( Turen).Planta Procesadora y Empaquetadora de Harina Maz ( Calabozo).

Centro Agroindustrial ORIENTE.Planta Procesadora de Frutas .(Aragua de Maturn)Empaquetadora Azcar (Aragua de Maturn).Planta Procesadora y Empaquetadora de Harina Maz ( Caicara y San Francisco).

RESEA HISTRICA DE LA EMPRESALa empresa, se encuentra ubicada en la Av. Sucre de Catia, Caracas-Venezuela.Inicio sus operaciones en Septiembre del 2005 como FRUTICASA, S.A integrada por la Planta Frutcola Monagas; para Junio del 2007 pasa a tener el control, manejo, y la administracin de las diferentes plantas dedicadas al proceso de manufacturas administrar, las cuales son conocidas como Planta Procesadora de Alimentos Concentrados para Animales ubicada en Altagracia de Orituco (Estado Gurico),Planta Procesadora de Arroz ubicada en Barinas (Estado Barinas), Planta Empaquetadora de Leche ubicada en Catia (Distrito Capital), Planta Empaquetadora de Leche ubicada en Mampote (Estado Miranda), y Planta Empaquetadora de Granos ubicada en Quibor (Estado Lara); bajo el nombre de Venezolana de Alimentos La Casa, S.A (VENALCASA). En la actualidad, se cuenta con otras plantas que integran a la empresa, como es, Planta Empaquetadora de Granos Urachiche (Estado Yaracuy), Planta Manicera El Tigre (Estado Anzotegui), entre otras que se encuentran en activacin. Venezolana de Alimentos La Casa (Venalcasa) creada en octubre de 2007, es una empresa autosustentable que apoya a la Misin Alimentacin, a travs de los servicios de empaquetado y venta de productos propios de la cesta bsica, con excelente calidad y que llegan a millones de hogares venezolanos por intermedio de la Misin Mercal (PDVAL, Mercal y Bicentenario) y Red Venezuela (Abastos y Areperas)

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA EMPRESA

. PROPSITO GENERAL DE LA EMPRESAVENALCASA, como unidad econmica Socialista contribuye con la Misin Alimentacin y sus entes adscriptos con la captacin, almacenaje, procesamiento, empaque y distribucin de alimentos, as como la elaboracin de alimento concentrado para animales; a precio subsidiados para el desarrollo de nuestro campos. Prestar el servicio de empaquetado, procesamiento, transformacin, acondicionamiento, conservacin, almacenamiento, comercializacin, y distribucin en general de materia prima y productos alimenticios o agrcolas de consumo animal o humano, de consumo directos o procesados, de origen nacional o internacional. Procesamiento e industrializacin de frutas de cualquier naturaleza. Almacenaje en fro de productos agropecuarios.. Importacin, exportacin y comercializacin de productos alimenticios, agropecuarios nacional o importado de lcito comercio. Elaboracin y ejecucin de proyectos agropecuarios y alimenticios. Participar en otras compaas como accionista, establecer y operar industrias, fbricas y establecimientos comerciales de toda naturaleza, previo cumplimiento de las formalidades que regulen cada materia en particular. Prestar el servicio de empaquetado, procesamiento, transformacin, acondicionamiento, conservacin, almacenamiento, comercializacin, y distribucin en general de materia prima y productos alimenticios o agrcolas de consumo animal o humano, de consumo directos o procesados, de origen nacional o internacional. Procesamiento e industrializacin de frutas de cualquier naturaleza. Almacenaje en fro de productos agropecuarios.. Importacin, exportacin y comercializacin de productos alimenticios, agropecuarios nacional o importado de lcito comercio. Elaboracin y ejecucin de proyectos agropecuarios y alimenticios. Participar en otras compaas como accionista, establecer y operar industrias, fbricas y establecimientos comerciales de toda naturaleza, previo cumplimiento de las formalidades que regulen cada materia en particular.

. ASPECTOS CRTICOSUna vez descrito el sistema actual, se presentan en esta seccin los aspectos que fueron considerados los ms crticos, es decir, aquellos que parecan estar creando situaciones problemticas y que influyen en el comportamiento dinmico de las reas en estudio, tratando de tener siempre en consideracin los puntos de vista de los diferentes grupos que participan en el mismo.

Cabe destacar que toda la informacin suministrada para la evaluacin e identificacin de estos factores crticos cont con la colaboracin del personal involucrado en las reas de produccin, almacenamiento y distribucin los cuales participan en sus procesos.Dicho anlisis se llev a cabo mediante entrevistas y observaciones directas.

A continuacin se describen los focos problemticos ms importantes percibidos en el primer contacto que se tuvo con la organizacin en general:

A pesar de poseer varias plantas para la productividad, en lo que respecta al rea de produccin existe deficiencias en cuanto a la existencia de una base de datos que le pudiera suministrar posibles proveedores de servicio de transportes al momento del traslado de materia prima a las diferentes plantas lo que ocasiona retrasos en el proceso de produccin, adems en algunas de las plantas presenta problemas tcnicos en cuanto a maquinarias y equipos trayendo como consecuencias las llamadas paradas de plantas lo que es perjudicial para el cumplimiento de metas en la regin.

Otro aspecto considerado el ms importante es que no cuenta con un plan estratgico formal donde se establezca una misin y visin, y por lo tanto no se presentan unos objetivos que estn en concordancia con lo anterior o que estimule a sus empleados a trabajar por ellos.

En cuanto al rea de almacn y distribucin; la falta de un sistema automatizado para el control de inventario en cuanto a materia prima y control de distribucin y ventas; el hecho de que la empresa no cuente con esta herramienta le genera un dficit a la hora del cumplimiento de metas. Al no poseer un control de las distribuciones y ventas realizadas no controlan la cantidad de productos o recursos existentes; por ello, esa insuficiencia genera baja productividad; lo cual trae prdidas monetarias, de tiempo y productos, y esto demuestra una desorganizacin interna en la empresa por parte de la alta gerenciaLa gerencia no plantea un enfoque estratgico las posibilidades de entrar de una manera competitiva en el mercado.

En conclusin, todos estos problemas recaen en la eficiencia, fluidez, rapidez y eficacia que posee la empresa para la satisfaccin de sus clientes..

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