auditoria de recursos humanos

[ AUDITORIA DE GESTIÓN ]

CAPITULO I:

AMPLITUD Y PROFUNDIDAD DE ACCIÓN DE LA AUDITORIA

La auditoría, es un término utilizado especialmente para hacer hincapié al control, supervisión y verificación de procesos de una entidad o área, en la cual se estima observar si la gestión de los recursos sean públicos o privados están siendo adecuadamente asignados y utilizados, en base a criterio de eficiencia, efectividad y economía. Todo ello con la finalidad de mejorar siempre y de forma continua la administración que permitan brindar un mejor servicio y el desarrollo de todos los miembros de una organización o toda una nación.

La auditoría de gestión, está referida a las acciones que realiza la gerencia u otro personal relacionado con la entidad para cumplir diariamente con las funciones asignadas en cumplimiento de políticas y reglamentos en el manejo de recursos y la mejora de decisiones, en relación a esta visión se definirá el concepto de auditoria administrativa de recursos humanos.

1.1 AMPLITUD DE LA AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS

La amplitud de la auditoria de recursos humanos es muy amplia como las funciones de RR.HH., por lo que tienen una división o segmentación muy parecida, explicándose en el siguiente gráfico:

En el tema de profundidad de la auditoria de Recursos Humanos todo dependerá a partir de la evaluación de programas, políticas y filosofías, siendo a partir de la política de la organización, la auditoria de recursos humanos se dirige a uno o todos los niveles de productividad siguientes;

1. Resultados, incluso los logros concretos y la resolución de problemas por parte de la administración vigente.

AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS 1

Proceso de incorporación: Reclutamiento y Selección

Proceso de Colocación: Diseño del puesto y Evaluación de Desempeño

Proceso de Recompensa: Adm. de Sueldos y Salarios,

Proceso de Desarrollo: Entrenamiento, Cambios.

Proceso de Retención: Seguridad e Higiene Industrial, Calidad de Vida

Proceso de Supervisión: BD, Sistema de Información Administrativa


2. Programas: incluso prácticas y procedimientos de recursos humanos.

3. Políticas: tanto las explícitas y formalizadas por la empresa como las implícitas y no formalizadas.

4. Filosofía de administración: sus prioridades, valores, metas y objetivos.

5. Teoría: relaciones y exposiciones que explican y relacionan filosofías, políticas y prácticas de personal de la organización.

1.2 CONCEPTO

Para definir la auditoría de recursos humanos, citaremos primero algunas definiciones que nos ayudarán a construir la nuestra:

"es un conjunto de procedimientos, los cuales son llevados a cabo para determinar las deficiencias que existen dentro de la organización, o bien, ayudar a mejorar lo que ya está establecido, así como también mejorar a cada uno de los trabajadores de la organización. Las auditorias ayudan a evaluar o auditar a cada empleado, para ver si es el indicado en el puesto y revisar que es lo que éste puede mejorar y de esta manera aportar más a su puesto. Las auditorias deben de llevarse a cabo de manera periódica, de esta manera la empresa podrá tener un mejor control interno y además que estará en constante crecimiento." (TAREAS, 2007).

"(…) Es un conjunto de procedimientos de revisión que tiene como objeto revisar y comprobar todas las funciones y actividades que en materia de personal se realizan en los distintos departamentos, para determinar sui se ajustan a los programas establecidos y evaluar si se cumplen los objetivos y políticas fijados en la materia, sugiriendo en su caso cambios y mejoras que deban hacerse para el mejor cumplimiento de sus fines de la administración de personal" (ZAVALA RODRÍGUEZ, 2009).

Es el análisis de las políticas y prácticas del personal de una organización, evaluación de su funcionamiento actual, seguida de recomendaciones para el mejoramiento.

La Auditoría de RRHH como un análisis de las políticas y sistemas de gestión y/o desarrollo de RH de una organización y una evaluación de su funcionamiento actual. Con el fin de elaborar una opinión profesional sobre si las acciones llevadas a cabo en materia de RRHH, en un período de tiempo concreto, justifican los gastos e inversiones realizadas.

Se define como “el análisis de las políticas y prácticas de personal de una empresa, y la evaluación de su funcionamiento actual, acompañados de sugerencias para mejorar”. El propósito principal de la auditoria de recursos humanos es mostrar cómo está funcionando el programa, localizando prácticas y condiciones que son perjudiciales para la empresa o que no están justificando su costo, o prácticas y condiciones que deben incrementarse. La



auditoría es un sistema de revisión y control para informar a la administración sobre la eficiencia y la eficacia del programa que se lleva a cabo, en especial cuando el programa esta descentralizado. Dado que la residencia moderna es transformar a cada gerente en un gestor de Recursos Humanos (RH), la auditoria adquiere gran importancia.

Una auditoría de los recursos humanos evalúa las actividades de administración de personal en la organización con el objetivo de mejorarlas. La auditoría puede cubrir un departamento, una división o toda la corporación.

Entonces, podemos decir que una auditoría de los recursos humanos evalúa las actividades de administración de personal en la organización con el objetivo de mejorarlas.

El principal propósito es analizar el costo del Recurso Humano, su trayectoria y sus aportes a la empresa, en términos tanto económicos como organizativos. Es más efectiva cuanto más proporciona información valida al respecto a la efectividad general del Sistema de Recursos Humanos para contribuir a los objetivos estratégicos de la organización.

La auditoría de recursos humanos puede definirse como el análisis de las políticas y prácticas de personal de una empresa y la evaluación de su funcionamiento actual, seguida de sugerencias para mejorar. El propósito principal de la auditoria de recursos humanos es mostrar cómo está funcionado el programa, localizando prácticas y condiciones que son perjudiciales para la empresa o que no están justificando su costo, o prácticas y condiciones que deben incrementarse.

Una auditoría de los recursos humanos evalúa las actividades de administración de personal en la organización con el objetivo de mejorarlas. La auditoría puede cubrir un departamento, una división o toda la corporación.Para ser verdaderamente eficientes, las actividades de recursos humanos de la corporación deben considerar las necesidades y objetivos del personal, y al mismo tiempo tener en cuenta y mantenerse en consonancia con los objetivos corporativos.

1.3 IMPORTANCIA

Toda unión entre dos organizaciones se enfrenta al reto de la adaptación. Dos maneras diferentes de entender la forma de hacer las cosas, que deben ir poco a poco conjuntándose para ir en la misma dirección, suponen un proceso que puede desembocar en el éxito o fracaso de una fusión o adquisición. La historia empresarial nos ha revelado fusiones exitosas en aspectos como marcas comerciales o consolidación de balances y, sin embargo, fracasos en la conjugación de cultura empresarial o el clima laboral.

Al final, el buen funcionamiento de una organización reside en el aspecto humano que hace posible que los engranajes de la máquina funcionen correctamente. Analizar los Recursos Humanos de las dos empresas que van a pasar a formar una sola nos puede dar una idea de la distancia que separa la forma de trabajar entre una plantilla y otra. Pasar por alto este punto puede desembocar en una conflictividad laboral latente, más allá de la entendida en el ámbito de las relaciones laborales. Nos encontramos con múltiples problemas de carácter diario que no se tratan a la hora de formalizar la



unión de dos compañías y que, sin embargo, puede generar problemas que dificulten notablemente el buen funcionamiento de la compañía.

Auditar los Recursos Humanos de las empresas involucradas supone estudiar dos vertientes. Por un lado los aspectos formales tales como los aspectos cuantitativos de la plantilla (edad, formación, número, departamentalización, organigrama, retribuciones) y por otro los aspectos cualitativos (relaciones interpersonales, estilo de dirección, principios, cultura empresarial). Conocer todos los aspectos, tanto los cuantitativos como los cualitativos, es por tanto una pieza clave para alcanzar el éxito en una fusión o adquisición empresarial.

1.4 CARACTERÍSTICAS DE LA AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS

El proceso de auditoría de recursos humanos tiene las siguientes características:

Permite examinar y mejorar la actuación o calidad del desempeño del Recurso humano (administrativo, ejecutivo, supervisores, personal operativo).

Es un instrumento para examinar cualquier aspecto del personal con fines de administración, dirección y control.

La auditoría de recursos humanos no puede realizarse de manera exclusiva en los registros y elementos de control que posee el departamento y elementos humanos, sino que tendrá un alcance muy amplio.

Posibilita la identificación de los aportes realizados por el personal al desarrollo de la organización, de esta manera se mejora su imagen y funcionamiento.

Permite estimular al personal para el rol de asumir mayores retos y responsabilidades y que actúen en un nivel más alto de profesionalismo.

Clarifica las responsabilidades y los deberes del personal que labora en la empresa.

Detecta y controla problemas latentes en la organización.

Reduce sustancialmente los costos en recursos humanos mediante prácticas más elaboradas.

Permite la promoción de cambios necesarios en la organización.

1.5 OBJETIVOS DE LA AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS

Durante el proceso de auditoría de recursos humanos se realizan por los siguientes objetivos:

Conocimiento de la estructura humana de la empresa, es decir el número de sus componentes y sus características.



Evaluación de los procesos de reclutamiento y selección llevados a cabo.

Registro de las promociones y transferencias de empleados dentro de la organización.

Administración de salarios y planes de incentivos.

Estadísticas de accidentes y bajas laborales.

Índice de rotación de personal y coste del mismo.

Control de presencia e índice de ausentismo.

Evaluación de rendimiento (o resultados) y de potencial y las acciones consecuentes con ellas.

Análisis y descripción de los puestos de trabajo o cargos existentes en la empresa.

1.6 BENEFICIOS DE LA AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS

La auditoría de recursos humanos tiene los siguientes beneficios:

Permite identificar las contribuciones que hace el departamento de recursos de capital humano a la organización.

Ayuda a dar claridad en actividades y responsabilidades del equipo de trabajo.

Contribuye a la alineación de la estrategia corporativa con las capacidades del capital humano y da dirección a la organización.

Facilita la uniformidad de las prácticas y las políticas de trabajo.

Permite el mejor aprovechamiento de los recursos de capital humano, disminuye costos y permite compartir con otros las mejores prácticas.

Se promueven los cambios necesarios en la organización.



1.7 ÁMBITOS DE APLICACIÓN DE LA AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS

La auditoría de recursos humanos se puede aplicar en los siguientes ámbitos:

a) Auditoria de la función de administración de RR.HH. Permite evaluar el trabajo de la administración de RR.HH., teniendo en cuenta la totalidad de los aspectos de la administración de capital humano, y asegurarse de:

Identificar quién es responsable de llevar a cabo cada actividad. Determinar los objetivos que persigue cada actividad. Revisar las políticas y procedimientos que se emplean para alcanzar

esos objetivos. Verificar los registros del sistema de información de recursos humanos,

para determinar si las políticas y procedimientos se están siguiendo adecuadamente.

Preparar un informe que refleje los objetivos, políticas y procedimientos adecuados.

Desarrollar un plan de acción para corregir errores en los objetivos, políticas y procedimientos.

Formular un seguimiento para el plan de acción.

b) Auditoria de las funciones del personal de los gerentes de línea: Un objetivo de las auditorías de RR.HH es determinar si los gerentes de línea están cumpliendo adecuadamente las políticas de la empresa, así como los lineamientos legales, además se puede mejorar la imagen del departamento y revelar las contribuciones que efectúa a la organización.

c) Auditoria de nivel de satisfacción de los empleados: A fin de evaluar cómo se están atendiendo las necesidades de los empleados, se obtiene información sobre niveles salariales, prestaciones, prácticas de los supervisores, asistencia en la planeación de la carrera profesional y la realimentación que los empleados reciben sobre su desempeño.


Auditoria del nivel de satisfacción de los empleados

Auditoria de la funciones del personal de los gerentes en línea

Auditoria de la función de administración de RR.HH

Auditoria de Recursos Humanos


1.8 FASES DE LA AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS

La auditoría de recursos humanos se realiza en las siguientes fases:


Decidir qué se va a examinar.

Elaborar un plan general preliminar de auditoría.

Seleccionar el personal que participará.

Investigación previa para recopilar información sobre la organización, función de Recursos Humanos o problema concreto.

Ultimar plan de auditoría (herramientas, medidas, calendario, etc.).

Recabar información.

Analizar los resultados e Informe Final


CAPITULO II:

FUENTES DE INFORMACIÓN

2.1 TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN

El proceso de evaluación de las actividades de recursos humanos de una empresa requiere una técnica de investigación que ayude a recopilar información sobre esas actividades y las cuales mencionamos a continuación:

Enfoque comparativo: El comité o equipo que efectúa la auditoría compara la compañía (o un departamento o división de ella) con otra compañía o con otra división para identificar áreas de desempeño insuficiente.

Consultor externo: El comité de auditoría se basa en el diagnóstico de un consultor externo a la organización o en los resultados que publica una entidad especializada sobre parámetros de la industria, respecto a los cuales puede evaluarse lo que se realiza en la empresa

Enfoque estadístico: A partir de los registros existentes, el comité de auditoría genera estándares estadísticos contra los cuales se evalúan los programas y actividades.

Enfoque retrospectivo de logros: Esta técnica permite determinar el grado de cumplimiento que se está obteniendo respecto a las leyes y a disposiciones internas.

Enfoque por objetivos: El equipo de evaluación compara los resultados reales con los resultados a que aspiraba. Mediante esta técnica se detectan áreas en las que el desempeño puede ser insuficiente y se concentran en ellas los esfuerzos.

2.2 CRITERIOS PARA EVALUAR

Cantidad:- Número de empleados- Volumen de Producción/ Ventas- Índice de accidentes- Índice de rotación

Calidad:- Calidad de los productos- Calidad de los Servicios- Asistencia técnica- Mantenimiento de equipos



De tiempo: - Tiempo estándar- Tiempo promedio- Horas/ hombre trabajadas- Ciclo de producción

De costo:- Costo de cada orden de servicio- Costo promedio de selección- Costo promedio de Capacitación- Costo de salario indirecto

2.3 INDICADORES A TENER EN CUENTA EN LAS ORGANIZACIONES

Comportamiento Organizacional

Es la materia que busca establecer en que forma afectan; los individuos, los grupos y el ambiente, en el comportamiento de las personas dentro de las organizaciones, siempre buscando con ello la eficacia en las actividades de la empresa.

Mobbing o Acoso Moral

El científico HEINZ LEYMAN (Suecia) se refirió al Mobbing como una situación en la que una persona o un grupo de personas ejercen violencia psicológica extrema, de forma sistemática durante un tiempo prolongado sobre otra persona en el lugar de trabajo.

Burnout o síndrome del quemado

Se caracteriza por falta de energía y de satisfacción con el trabajo, actitud negativa, sujetos emocionalmente exhaustos, poca resistencia a las enfermedades, incremento del ausentismo, bajo rendimiento laboral, aislamiento social dentro del ámbito laboral y fuera de él.

TMST Síndrome de demasiado tiempo libre

Empresas con todo resuelto, gerente que no arriesgan y se estancan

Personas que no toman decisiones (padres helicópteros)

Generación de empleados con padres que todo le solucionan y se transmite a lo laboral. No aprenden a tomar decisiones, resolver problemas, ni asumir responsabilidades.



Tipos de liderazgo

2.4 METODOLOGÍA

La auditoría de la dirección de RRHH se basa en la contratación de los hechos, los cuales son juzgados por el auditas; analizando e interpretando, para luego dar oportunas recomendaciones con el fin de eliminar los problemas encontrados.

La metodología a seguir seria las siguientes:

Establecer el objetivo o misión de la auditoria, es decir, plantear el problema. Establecer los estándares o sistemas de referencia. Observar una seria de hechos o acontecimientos. Para realizar esta fase se

pueden utilizar las herramientas que se analizan a continuación. Analizar e interpretar la información (hay que precisar datos). Compararlos con puntos de referencia, políticas, normas y reglamentos de la

organización Analizar las desviaciones que produzcan.


POSICION

• Autoritario• Grupalista• Lidera en base al rigor• Verticalista

CARISMATI

CO

Lidera en base a la seducciónEn base a la admiraciónSabe comunicarseSabe desarrollar directivasSabe delegar y lograr que las tareas se realicenEs manipulador

PERSUASIVO

CooperativoConserva buena aceptación a las normasDemuestra sentido comúnSus ideas son claras y aportan


Dar opinión sobre lo analizado, incluyendo recomendaciones para eliminar los problemas. Se hace tanto un diagnóstico sobre las posibles causas de los problemas, como recomendaciones para subsanarlos.

2.5 PASOS PARA LA RECAUDACIÓN DE INFORMACIÓN

El equipo de auditores debe tener en cuenta la totalidad de los aspectos de la administración de personal, y asegurarse de:

Identificar quién es responsable de llevar a cabo cada actividad. Determinar los objetivos que persigue cada actividad. Revisar las políticas y procedimientos que se emplean para alcanzar esos

objetivos. Desarrollar un plan de acción para corregir errores en los objetivos, políticas y

procedimientos. Formular un seguimiento para el plan de acción.

2.6 HERRAMIENTAS O TÉCNICAS PARA RECOGER INFORMACIÓN

TÉCNICAS DE MUESTREO: el muestro es una herramienta estadística que permite obtener información y realizar diagnósticos en base a una muestra representativa. Solo se debe acudir a esta técnica cuando no se disponga de tiempo o medios para realizar otro tipo de análisis en mayor profundidad.



ENTREVISTAS: una entrevista es una conversación cuyo objetivo es reunir información. es importante realizarla tanto a gerentes como a empleados.

Posee dos inconvenientes: el primero, que es costosa, y, el segundo que requiere mucho tiempo, por lo que se realizara un número limitado de personas.

Hay que destacar la entrevista a la salida que se realiza a los trabajadores que abandonan la organización. Con esta entrevista se busca obtener información sobre si las expectativas del empleado eran muy distintas de lo que realmente encontró en su puesto de trabajo, información sobre lo que piensa de su salario, formación, los motivos de su marcha, entre otros.

CUESTIONARIOS: es una técnica muy utilizada. Sirve para recabar por escrito datos pertinentes al problema que analiza el investigador. A través de los cuestionarios se consigue una descripción más precisa del estado real de la situación del personal en una organización. Entre sus ventajas se cuenta utilizar menos tiempo que la entrevista y que suele ser más sincera y fiable.

ANÁLISIS DE REGISTRO: Estos análisis sirven para asegurarse de que se cumple con las políticas de la compañía al mismo tiempo que con ciertos aspectos legales. Se puede obtener información sobre diferentes aspectos: datos sobre el número de accidentes de trabajo durante un periodo, cómo evoluciona el número de quejas de los empleados, cual es la tasa de rotación y de ausentismo laboral, entre otras.

LA INFORMACIÓN EXTERNA: El auditor recopila información sobre organizaciones semejantes a la suya para realizar comparaciones. Todos los datos recogidos por las herramientas analizadas hasta el momento son muy limitados, y, al introducir información de fuera, se da una visión más amplia. Se puede obtener información del INEM, del Instituto Nacional de Estadísticas, entre otros.

LA EXPERIMENTACIÓN SN DE TÉCNICAS DE PERSONAL: Consiste en comparar un grupo experimental con otro control. El problema es que los no seleccionados para participar en el experimento desconfían, y los que si forman parte del grupo se pueden sentir manipulados. Además, lograr que los grupos no intercambien información o que el clima laboral no afecte a cualquiera de los dos grupos, es una tarea difícil.

2.7 INSTRUMENTOS

Técnicas Instrumentos Instrumento de Registro

ObservaciónGuía de ObservaciónLista de CotejoEscala de Observación

Papel y Lápiz (formato)Cámara fotográficaCámara de Vídeo

Revisión Documental Matriz de categorías Papel y Lápiz (formato)



Entrevista Guía de EntrevistaGrabador. Papel y LápizCámara de vídeo.

Encuesta

CuestionarioEscalaTestPrueba de conocimiento

Papel y Lápiz (formato)

Sociometría Test socio métrico Papel y Lápiz (formato)

Sesión en profundidad Guía de Observación

Grabador. Papel y LápizCámara de vídeoCámara fotográfica



CAPITULO III:

PROCESO DE AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS

3.1 RESPONSABILIDAD DE LA EJECUCIÓN DEL PROCESO

La responsabilidad de la ejecución del proceso de auditoría recae en gran medida en el técnico auditor que será el ejecutor de la recogida de información, sin embargo hay que tener en cuenta que parte de la responsabilidad va a recaer en los diferentes empleados de la empresa que deberán facilitar la información que el auditor les solicite de la manera más rápida y veraz posible, por ello el órgano de Recursos Humanos se ha de comprometer a informar a estos empleados de la importancia de labor del auditor, logrando así su compromiso y colaboración.

3.2 RECABAR TODOS LOS DATOS

Análisis de los Datos Recabados

La parte más importante de la auditoria, se centra en el análisis de los datos recabados; el señalamiento de las fallas encontradas sobre el cumplimiento de los programas y presupuestos en materia de personal; la investigación de sus causas la determinación de si los programas y procedimiento pueden mejorar, ya sea para obtención de las políticas fugadas, ya para la modificación supresión, adicción o cambio de otros objetivos y políticas, a las luz de las nuevas necesidades surgidas, las nuevas técnicas que vayan apareciendo. Entre otras. También es importante mencionar las discusión con diversos jefes, para conocer sus puntos de vista, aclaraciones y adiciones hasta que el, o los auditores puedan formarse en relación con los objetivos que en materia de personal sostiene la empresa.

Se procederá a la solicitud de diferente documentación como puedan ser los impresos utilizados en la evaluación del desempeño, las encuestas para evaluar la formación, las descripciones de los puestos de trabajo, etc. para su análisis y valoración.

Procesamiento de Datos

Manual: Es cuando se efectúa de una manera manual, utilizando fichas, talonarios, mapas, etc. Con o sin ayuda de máquinas de escribir, de computadoras o de cualquier otro aparato recolector de información.

Semiautomático: Es cuando presenta características del procesamiento manual unidas a las características del proceso automático, es decir, cuando se utilizan máquinas de contabilidad en las cuales el operador introduce fichas, talonarios o información uno tras otro (lo que constituye el procesamiento



manual) y, después de recibir la ficha y los datos iniciales, la maquina realiza numerosas operaciones consecutivas ya programadas, sin la intervención del operador (lo que constituye el procesamiento automático).

Automático: Es cuando la maquina está programada para que realice determinado conjunto de operaciones, desarrolla la secuencia sin que haya la necesidad de intervención humana entre un ciclo y los siguientes. Por lo general este ciclo es realizado por medio de las computadoras.

Base de datos en Recursos Humanos

Es un sistema de almacenamiento y acumulación de datos debidamente clasificados y disponibles para el procesamiento y la obtención de información. (Conjunto de archivos relacionados lógicamente). La eficiencia de la información es mayor con la ayuda de la base de datos no sólo por la reducción de la memoria para archivos, sino también porque los datos lógicamente relacionados permiten la actualización y los procesamientos integrados y simultáneos. Es muy común que las bases de datos estén relacionadas entre sí por un software que ejecuta las funciones de crear y actualizar archivos, recuperar y generar informes.

En recursos humanos, las bases de datos pueden obtener y almacenar datos de diferentes estratos o niveles de complejidad, a saber:

Datos personales de cada empleado, que conforma el registro de personal.

Datos de los ocupantes de cada cargo, que conforman un registro de cargos.

Datos de los empleados de cada sección, departamento o división, que constituye un registro de secciones.

Datos de los salarios e incentivos salariales, que constituye un registro de remuneración.

Datos de los beneficios y servicios sociales, que conforman un registro de beneficios.

Datos de candidatos (registro de candidatos), de cursos y actividades de entrenamiento (registro de entrenamiento), etc.

Este sistema obtiene datos e información de los empleados, del ambiente empresarial, del ambiente externo y del macro-ambiente experimentando un trabajo de recolección, procesamiento y utilización. Algunos se recolectan para evaluar la fuerza de trabajo, y otros se tabulan y se presentan en forma de encuesta, análisis y seguimiento para fines de caracterización. Otros se almacenan para ser recuperados después, procesarlos y utilizarlos en la descripción.

La elaboración de un sistema de información debe tener en cuenta el concepto de ciclo operacional utilizado tradicionalmente en contabilidad, el cual nos permite identificar precisamente un punto de inicial y un punto final (ambos externos a la empresa) que se relacionan entre sí por cadenas de eventos. Una vez especificados, se evita el riesgo de proyectar un sistema de información solo para un aparte de los flujos de información, puesto que la dimensión del proceso decisorio está perfectamente definida.



Los antiguos sistemas tradicionales de información constituyen sistemas cerrados que abarcan casi todos los flujos importantes de información dentro de una empresa, en tanto que la administración por sistemas busca establecer un conjunto programado de reglas de decisión que sean aplicadas a un gran volumen de transacciones de tipo repetitivo. Al ser estas reglas determinadas, los subordinados podrán administrarlas en sus actividades diarias, para que así la administración sea capaz de dedicar la mayor parte de sus esfuerzos al tratamiento del conjunto no programado de transacciones. La administración por sistemas se basa en la plantación e implantación de un sistema de información, el cual puede recolectar información interna o externa a la empresa, siendo ésta dirigida al nivel institucional o estratégico para que sea referido a decisiones con seguimiento y control. De cualquier manera, un sistema integrado de información de recursos humanos debe agrupar una variedad de información obtenida de datos provenientes de diversas fuentes.

3.3 PAPELES DE TRABAJO

Para ordenar, agilizar e imprimir de forma coherente su trabajo, el auditor debe hacerlo en lo que se denomina PAPELES DE TRABAJO; son los registros en donde describe las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas.

Estos papeles le proporcionan el soporte principal, que en su momento, el auditor habrá de incorporar en su informe, ya que incluye observaciones, hechos y argumentos para respaldarlo; además, apoyan la ejecución y supervisión del trabajo. Deben de formularse con claridad y exactitud, considerando los datos referentes al análisis, comprobación, opinión y conclusiones sobre los hechos, transacciones o situaciones detectadas. También se indicaran las desviaciones que presentan respecto a los criterios, normas o previsiones de presupuesto, en la medida que esta información soporte la evidencia; la cual valida las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de auditoría.

El auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo, cuya forma y contenido depende de las condiciones de aplicación de la auditoria, ya que son el testimonio del trabajo efectuado y el respaldo de los juicios y conclusiones.

Los papeles de trabajo tienen que elaborarse sin perder de vista que su contenido debe incluir:

Identificación de la auditoria El proyecto de auditoria Índices, cuestionarios, cedulas y resúmenes del trabajo realizado Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicación de la

auditoria Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo Anotaciones sobre información relevante Ajustes realizados durante su ejecución Lineamientos recibidos por área o fase de la aplicación Reporte de posibles irregularidades



Para homogenizar su presentación e información, y facilitar el acceso a su consulta, los papeles no deben sobrecargarse con referencias muy operativas sino consignar los tópicos relevantes, estar redactados en forma clara y ordenada, y ser lo más suficiente sólidos en sus argumentos para que cualquier persona que los revise pueda seguir secuencia del trabajo.

Asimismo, son un elemento probatorio de que la evidencia obtenida, los procedimientos y técnicas empleados son suficientes y competentes.



CAPITULO IV:

INFORME FINAL

Es el resultado del análisis de auditor; es el resumen de su trabajo. Se puede definir como una descripción general de las actividades de personal, e incluye tanto las recomendaciones para lograr prácticas efectivas como el reconocimiento formal de las prácticas que están logrando su objetivo. Realizar un buen trabajo de auditoría y luego no transmitir eficientemente las conclusiones, no tiene ninguna utilidad.

4.1. DEFINICIÓN

Constituye una descripción general de las actividades de personal incluye tanta recomendaciones como el reconocimiento formal de las practicas que están logrando su objetivo.

4.2. OBJETIVO

Como ya se mencionó, el informe de auditoría representa un documento formal dirigido a la alta gerencia de la organización, mediante el cual se dan a conocer los resultados obtenidos con motivo de la evaluación practicada.

Aspectos Generales del Informe

4.3. CONTENIDO

El resultado final debe contener los siguientes puntos, para lograr que sea precisa, técnica y concisa:

La indicación de aquellas fallas o los programas y procedimientos que se hayan encontrado, con la indicación de los daños que se estima ha causado o pudieron causar.

La adecuación o inadecuación de los programas, en relación con los objetivos y políticas señalados en materia de personal.



La recomendación de aquellos casos en los que convenga elevar, reducir, modificar, cambiar, o suprimir determinados objetivos y políticas, por considerarse inalcanzables, inadecuados, obsoletos, entre otros. Indicando la razón y demostraciones objetivas en que se funde lo anterior.

La información de que no pudo auditarse, y las razones que lo impidieron.

Esto con el propósito que el informe sea lo más viable posible y verdadero ya que es información muy y sobre todo útil para las empresas ya que de esto depende las mejoras que se implante.

Es importante señalar que siempre se vallan a realizar las auditorias, las cuales realmente sean benéficas para las organizaciones, nunca deben de ser recibidas:

De manera sorpresiva: ya que esto da pie a fallas.

Se debe de dar aviso: para que exista por lo menos un orden en los archivos.

No contar con información obsoleta: ya que continuamente se tiene que estés haciendo revisión de lo que sirve y de los que es necesario conservar.

Tratar al auditor como nos gusta ser tratados: ver al auditor como persona la cual está realizando un trabajo de gran beneficio tanto para la empresa como para los trabajadores de esta.

No dar información de más: es importante que solamente se hable de lo necesario.

Dar únicamente la información solicitada: está relacionada con la anterior, ya que no se debe dar información que no se pida.

No ocultar problemas: decir siempre todo lo bueno que para en el área que se está auditando esto con el fin de mejorar y que se puedan obtener mejores resultados.

Realizar de manera conjunta con el auditor un muestreo o chequeo evaluando cada área, además de verificar si las políticas están bien establecidas.

Una auditoria puede ser llevada a cabo en toda la organización, es decir en cada una de las áreas de esta, y por citar o mencionar algunas puede:

Objetivos y políticas: para saber si se están cumpliendo y si están bien definidos dentro de la empresa.

Funciones de los departamentos: para ver si existe jerarquía, una estructura organizacional.

Conocimiento de datos de los trabajadores: para conocer con mayor profundidad el record de estos.



Conocer cuál es el proceso de reclutamiento y selección: esto con el fin de conocer cuál es la dinámica de las convocatorias para el reclutamiento si es el más adecuado y para ver si funciona de la mejor manera.

Revisar el proceso de capacitación y adiestramiento que se da a los empleados: esto con el fin de contar con una capacitación especializada para cada área y no con cursos que no sean útiles.

Ver los tabuladores de sueldos y salarios: para verificar si se está dentro de los estándares de la competencia.

Que tanta rotación de personal existe: esto con el fin de detener y saber que es el que mueve a los empleados a dejar su trabajo.

Moral del personal: para ver qué tanta motivación tienen.

Higiene y seguridad: para conocer si están cumpliendo con el reglamentó de esta área para revisar y saber el porqué de los accidentes ocurridos, entre otros.

4.4. PREPARACIÓN

Recabar la información preliminar, se debe proceder a seleccionar la necesaria para instrumentas la auditoria, la cual incluye dos apartados: la propuesta técnica y el programa de trabajo:

Propuesta técnica: Tipo de auditoría que se pretende realizar.

Alcance: Área(s) de aplicación.

Objetivos: Logros que se pretenden alcanzar.

Estrategia: Ruta fundamental para oriental el curso de acción y asignación de recursos.

Justificación: Demostración de la necesidad de instrumentarla.

Acción: Iniciativas o actividades necesarias para su ejecución.

Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnológicos.

Costos: Estimación global y especifica de recursos financieros necesarios.

Resultados: Beneficios que se espera obtener.

Información complementaria: Material e investigación que pueden servir como elementos de apoyo.

Identificación: Nombre del estudio.

Responsable(s): Auditor a cargo de su implementación.



Área(s): universo bajo estudio.

Clave: Numero progresivo de las áreas, programadas o proyectos.

Actividades: Pasos específicos para captar y examinar la información.

Fases: Definición del orden secuencial para realizar las actividades.

Calendario: Fechas asignadas para el inicio de termino de cada fase.

Representación gráfica: descripción de las acciones en cuadros e imágenes.

Formato: Presentación y resguardo de avances.

Reportes de avance: Seguimiento de las acciones.

Periocidad: Tiempo dispuesto para informar avances.

4.5 ELABORACIÓN Y ENTREGA DEL INFORME

a) Describir las prácticas de RRHH de la empresa.b) Valorar las prácticas: indicar cuáles son las correctas y cuáles son las

incorrectas.c) Proponer sugerencia y recomendaciones con el fin de cubrir las deficiencias

detectadas.

4.6 ESTRUCTURA DEL INFORME

a) Objetivos y alcance de la auditoria.b) Procedimientos de auditoría y aspectos metodológicos generales aplicados.c) Presentación de resultado.d) Resumen de las conclusiones.e) Informe del auditor.f) Recomendaciones del auditor.g) Anexo (soporte de los resultados aportados)

4.7 EL INFORME DEBE CUMPLIR UNA SERIE DE REQUISITOS

a) Claridad: comprensible y de fácil lectura.b) Atractivo: presencia de tablas, graficas, formato muy cuidado, entre otros.c) Riguroso: sin errores de cálculo, centrado en hechos constatados más que en

opiniones.d) Relevancia: centrado en los aspectos importante, más estratégicos.e) Constructivo: presenta recomendaciones y sugiere acciones de mejora.

4.8 EVALUACIÓN DE AJUSTE



Se puede concluir diciendo que es el documento final donde se describe la función de recursos humanos destacando tanto los aspectos positivos como los negativos. Es importante señalar aquellos puntos que requieren una mejora pero, igualmente, es necesario poner de manifiesto las cosas que se están haciendo bien. De este modo todos aceptaran de mejor grado el informe de auditoría. Si se quedara en un cúmulo de alabanzas no cumplirá con su trabajo, puesto que la auditoria implica dar recomendaciones para superar los aspectos negativos. Pero también resultaría poco útil si solamente recogiera las críticas, ya que haría cundir el desánimo entre los auditados.

Con toda la información suministrada por el informe de auditoría, la dirección de Recursos Humanos puede tener una visión general de cómo se encuentra la función de recursos humanos en su organización. Los puntos fuertes y los débiles, y podrán actuar en consecuencia.

La evaluación de ajuste es un nexo que lleva este informe, luego de un lapso de tiempo (por lo menos tres meses después) se vuelve a realizar una evaluación para saber si el ajuste fue efectivo.



CONCLUSIONES

1. La auditoría de recursos humanos se puede hacer de manera parcial

(un proceso del área) o total.

2. La auditoría de RR.HH. permite dar un mejor panorama del área y cómo

actuar de la mejor manera posible ante eventualidades.

3. La aplicación de instrumentos para la auditoría de Recursos humanos

permitirá conocer y determinar los puntos débiles que afectan a al

personal.

4. Para una auditoria de recursos humanos exitosa es importante identificar

las fuentes de formación adecuadas según los indicadores que

queremos evaluar.

5. La parte más importante del proceso de auditoría de RR.HH. es el

análisis de los datos recabados por lo tanto se tiene que hacer un

adecuado levantamiento de información para este

6. El informe final es el entregable donde resume todo el proceso y los

hallazgos encontrados en el desarrollo de auditoria.



RECOMENDACIONES

1. Para realizar una auditoría de RR.HH. ya sea de manera parcial o total

se recomienda tener actualizados datos como políticas, objetivos,

procedimientos, etc.

2. Se recomienda que los gerentes apliquen de manera acertada las

decisiones o recomendaciones indicadas en la auditoria de RR.HH.

3. Aplicar instrumentos adecuados para una correcta recopilación de

información en la auditoría y así obtener resultados finales veraces.

4. Revisar continuamente las fuentes de información, para que la auditoria

sea verídica.

5. Se recomienda dar las facilidades a los auditores de RR.HH.

brindándoles toda la información necesaria para poder desarrollar la

recolección de información.

6. El auditor debe tener todas las evidencias encontradas en el proceso de

auditoría, para que así sirvan se sustentó del informe final.



BIBLIOGRAFÍA

Referencias Bibliográficas

1) Gonzáles Mondragón, Armando (2002). AUDITORIA

ADMINISTRATIVA. GENERALIDADES, AUDITORIA DE RECURSOS

HUMANOS Y GERENCIAS ALTERNAS. Trillas S.A. México. Pág. 69

2) Sotomayor Amador, Alfonso (2008). AUDITORIA ADMINISTRATIVA.

Edit. MacGriw-Hill. México. Pág. 137

Referencias Tecnológicas:

1) GESTIOPOLIS (http://www.gestiopolis.com/) Sitio web oficial de Gestiopolis;

contiene información relevante sobre temas de gestión. (Consulta: 22 de

mayo)

2) MONOGRAFIAS.COM (http://www.monografias.com/trabajos98/auditoria-de-

recursos-humanos/auditoria-de-recursos-humanos.shtml#ixzz3bprqZ0vt ) Sitio web

oficial de monografías.con; contiene trabajos monográficos de diversos

temas académicos. (Consulta: 15 de mayo)

3) RRHH-WEB.COM (http://www.rrhh-web.com/artauditoria.html) Sitio web

oficial de recursos humanos; contiene información de diversos aspectos

del área de recursos humanos. (Consulta: 20 de mayo)


http://www.rrhh-web.com/artauditoria.html

http://www.monografias.com/trabajos98/auditoria-de-recursos-humanos/auditoria-de-recursos-humanos.shtml#ixzz3bprqZ0vt

http://www.monografias.com/trabajos98/auditoria-de-recursos-humanos/auditoria-de-recursos-humanos.shtml#ixzz3bprqZ0vt

http://www.gestiopolis.com/

auditoria de recursos humanos

Documents