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AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS
POR
ANDERSON FELIZARDO VERÍSSIMO
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado a Universidade Candido Mendes
como requisito a obtenção do título de Pós Graduação em Gestão de Recursos Humanos.
Prof. Orientadores:
Esther
Abril
2002
II
RESUMO
Este trabalho busca fornecer uma visão panorâmica do que a auditoria de RH necessita.
Visa também possibilitar aos que por ventura se interessem por este trabalho mostrar
um parâmetro do que se espera de um moderno auditor de RH.
Em uma organização moderna, em que vários setores congregados a fazer parte de um
único todo, reunindo esforços coletivos para alcançar melhores resultados, torna-se
inconcebível a inexistência de um setor que esteja atento às oportunidades que surjam de
melhorias.
As empresas, expandindo cada dia mais suas atividades, inaugurando novas filiais,
diversificando e aumentando sua produção, adquirindo novos compromissos e contratando
funcionários, despertam preocupação no sentido de controlar e obter informações de pessoas
independentes daquelas que a executam.
Os administradores responsáveis pelos seus setores, porém sem tempo disponível para
verificar o que se passa com as pessoas, procedimentos e valores sob sua supervisão,
necessitam certificar-se de que tudo funciona de acordo com o planejamento.
III
SUMÁRIO
Introdução.........................................................................................................04
Capítulo I - Administração de RH......................................................................05
1.1 - Auditoria.....................................................................................................06
1.2 - Auditoria de Recursos Humanos.................................................................06
Capítulo II - Auditoria de RH........................................................................... 07
2.1 - Função da Auditoria de RH.........................................................................08
2.2 - Auditoria Interna.........................................................................................08
2.3 - Auditoria Externa........................................................................................09
Capítulo III - Perfil e Características da Auditoria de RH...................................10
3.1 - Características da Auditoria RH.................................................................10
3.2 - Papel do Auditor.........................................................................................10
3.3 - Linhas de Ação...........................................................................................11
3.4 - Diagnósticos em Administração de RH.......................................................11
3.5 - Prognóstico.................................................................................................13
Capítulo IV - Trabalho de Auditoria - Fases competência e Abrangências..........14
4.1 - Fases do Trabalho de Auditoria..................................................................14
4.2 - Início do Processo de Auditoria RH............................................................15
4.3 - Principais fontes de Informações de Auditoria de RH..................................16
4.4 - Principais Itens a Serem Auditados..............................................................19
4.5 - Auditoria na Folha de Pagamento................................................................22
4.6 - Auditoria nas Obrigações C. Medicina e Seg. do Trabalho..........................24
4.7 - Abrangência da Auditoria............................................................................24
IV
Capítulo V - Contabilidade de RH, Balanço e Responsabilidade Social.....................25
5.1 - Classificação das Contas...................................................................................26
5.2 - Responsabilidade Social na Administração........................................................28
5.3 - As Etapas para Implementação do Balanço Social.............................................28
Conclusão.................................................................................................................30
Bibliografia...............................................................................................................31
V
INTRODUÇÃO
Com expansão capitalista e o conseqüente crescimento dos negócios, houve a
necessidade de se implementar medidas que objetivasse um maior controle dos
negócios e das atividades da empresa. Isto se tornava premente uma vez que o
empresário, dono da empresa, não poderia vigiar todas as atividades da empresa ao
mesmo tempo.
Devido a este estado de coisas, num ambiente onde pode haver vazamento
dos investimentos efetuados pelos proprietários e/ou sócios, surgiria a auditoria que,
com seus relatórios, nortearia o andamento dos investimentos feitos e áreas onde
novos investimentos deveriam ser feitos. A auditoria foi criada para atender a
complexidade dos negócios e para indicar possíveis falhas nos processos de
negócios da empresa, como um todo, muitas vezes indicando soluções para a
empresa auditada.
A evolução das atividades das empresas e a conseqüente sofisticação de
seus negócios, devido principalmente às exigências estatais relativas à realização de
suas atividades, acarretou um aumento da complexidade dos processos das
normatizações, bem como dos procedimentos internos. Nos procedimentos internos
a auditoria verifica também a lisura dos participantes dos processos da empresa.
Esse quadro acarretou a necessidade da figura do auditor uma pessoa
especializada, que conheça os processos que envolvem a empresa de forma
integral. É importante observar que para cada área da empresa existe um tipo de
auditor. Dessa maneira pode-se dizer que existe o auditor de Recursos Humanos e,
portanto, a auditoria de RH, objeto do trabalho.
O presente trabalho tem como objetivo estudo de auditoria em RH. Buscou-se
uma abordagem que permitisse visualizar a auditoria como uma atividade pertinente
às empresas que pretendem um maior e melhor controle de seus procedimentos e
processos. Auditoria é uma função organizacional que tem por finalidade buscar
avaliação, revisão e emissão de opinião em relação aos processos de forma geral,
VI
não somente administrativos. Nos ciclos administrativos, objeto do presente estudo
com a auditoria de RH, a emissão de opinião se dá principalmente nos campos do
planejamento, execução e controle. A auditoria pode ser interna ou externa. Na
primeira, os participantes pertencem aos quadros da empresa e na segunda
contratam-se empresas ou pessoas especializadas.
Recursos Metodológicos
Para o estudo de auditoria em RH, realizou-se um levantamento bibliográfico,
o que levou a constatação da pouca bibliografia existente acerca do assunto em
questão, o que reduziu quantitativamente as referências bibliográficas na execução
do presente trabalho.
Para iniciar, no capítulo I, buscou-se a identificação da administração de
recursos humanos e o conceito de auditoria relacionado à administração.
No capítulo II, buscou-se o significado da auditoria de recursos humanos, sua
função e os tipos de auditoria de RH (interna ou externa), para, então, no capítulo III,
caracterizar-se a auditoria, o papel do auditor, as linhas de ação (diagnósticos e
prognósticos) e a viabilidade da auditoria. Em seguida, no capítulo IV, apresentou-se
as fases do trabalho de auditoria, o início do processo as principais fontes de
informação e de itens a serem auditados e a abrangências da auditoria. No capítulo
VI, contabilidade de RH classificação de contas e responsabilidade social. Para
dinamizar são apresentadas as considerações, as referências bibliográficas e
anexas.
CAPITULO I
ADMINISTRAÇÃO DE RH
A administração de Recursos Humanos tem por finalidade o planejamento,
organização e controle das atividades relacionadas com a área de pessoal das
empresas. A execução destas atividades está a cargo dos órgãos de recursos
VII
humanos, sendo que grande parte destas tarefas depende também dos órgãos de
linha, que são usuários do sistema.
Na visão de Almeida ( 1985, 40 ), “as atividades dos recursos humanos
que são previamente planejadas e organizadas apresentam na sua extensão e
controle, dificuldades e distorções que precisam ser diagnosticadas e
eliminadas. A eficiência e a rapidez, com que tais ações são realizadas, estão
vinculadas a uma permanente revisão e ação da Auditoria. A identificação e
melhoria dos pontos negativos, e a verificação da eficácia dos positivos são
obtidas com o auxílio do feedback”.
1.1 - AUDITORIA
O significado da palavra auditoria nos dicionários é dados como "função do
auditor/Local onde se exerce essa função", em contabilidade significa "perícia
contábil". Como uma de suas definições é função do auditor, buscou-se o
significado de auditor, encontrando-se como definições de "funcionário" encarregado
de preparar as decisões de seus superiores, em certos tribunais administrativos
(Conselho de Estado, Tribunal de Contas ). Juiz de Direito agregado aos tribunais de
Justiça Militar.”e "Perito-contador encarregado de examinar contas". Tais significados
são procedentes, entretanto, como vimos, no breve histórico, a função de auditoria,
que emergiu e a qual nos referimos, acarretou alterações aos significados de auditor
e auditoria. No momento não se fornecerão os significados das alterações dos
citados termos, pois se deseja que tal compreensão se faça no decorrer do presente
trabalho, inclusive agregado a relação com a administração de recursos humanos.
1.2 - AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS
O que define uma empresa são seus valores e baseada neles é que ela
constrói suas competências, como uma personalidade própria, padrões de
comportamento, traços culturais e estilos de vida.
VIII
O fator humano constitui o elemento mais importante das empresas e,
portanto, o desempenho das empresas não pode ser adequadamente avaliado
desconsiderando-se o fator humano.
É preciso que os auditores preparem-se para ouvir e ensinar, prestar
esclarecimentos (para que nada fique sem resposta) e proporcionar liberdade de
manifestação aos participantes. É importante também que tenham visão integral e
descomprometida com as várias áreas da empresa, que contribuam para que áreas,
funções e setores sejam bem providos de RH e estejam em constante
desenvolvimento, como também utilizem a melhor maneira possível o potencial de
RH que dispõem.
Na visão de importante lembrar ainda que, métodos não são determinados de
metas, mas sim instrumentos para alcançá-las. E que num ambiente de trabalho
relacionam-se pessoas e que, por isso, nem sempre é possível, num processo
decisório, ser puramente racional.
CAPÍTULO II
AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS
Dentro do processo administrativo auditoria de recursos humanos representa a
função controle. E constitui um meio de a direção da empresa verificar se os
objetivos traçados para o RH estão de acordo com o que foi planejado ou se há
distorções; cabe a Auditoria de RH sugerir o caminho correto no caso de estas
distorções existirem.
A Auditoria de RH constitui-se em um processo investigatório, que tem por
finalidade realizar inferências sobre o sistema de pessoal. E uma análise e avaliação
do seu desempenho do sistema de pessoal (em seus aspectos qualitativos), das
políticas e práticas de RH em uma organização. Seu objetivo maior é, mostrar o
modo de funcionamento do sistema de RH apontando práticas e atitudes que
venham a ser prejudiciais à empresa ou que venham a onerar financeiramente a
organização.
IX
2.1 - FUNÇÃO DA AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS
Pode-se afirmar, de maneira sucinta, que a função da AUDITORIA DE
RECURSOS HUMANOS, não se restringe apenas à indicação de falhas e
problemas, mas também apresenta soluções e sugestões. Conclui-se, portanto, que
o papel da Auditoria de Recursos Humanos é fundamentalmente educacional. A
auditagem, quando bem aplicada, permite que se desenvolva nos administradores a
sensibilidade para agir de forma pró-ativa no que se refere ao diagnóstico de
problemas futuros. Para tanto, faz-se necessário que as empresas avaliem de forma
periódica as diretrizes de RH.
Para Almeida, (1985, 55) “” é importante observar que, a função da auditoria deve
estar integrada às filosofias e políticas de gestão e especialmente dirigidas à consecução dos
objetivos organizacionais da empresa. Seu objetivo é, também, o de educar, transmitir
conceitos de produtividade e competitividade, auxiliando a empresa na identificação de focos
de descontentamento e eliminando-os antes que estourem".
2.2 - AUDITORIA INTERNA
A auditoria interna é composta por pessoal especializado, colocando numa
situação diferenciada em que a alta administração pode fazer parte, para facilitar o
acesso às indicações de políticas e procedimentos que se encontram efetivos por
toda a organização.
Para que a Auditoria interna alcance aceitação é necessário ter habilidade e
condição em ambos os sentidos, ou seja, de um lado quanto à alta administração a
quem deve provar competência e lealdade e, de outro lado, quanto aos diversos
segmentos da empresa a quem deve provar, além da competência e lealdade,
interesse nos problemas e soluções de cada deles.
X
Identificar áreas problemáticas, sugerir correção para obter destes o apoio
necessário ao desenvolvimento da prestação de serviços a toda empresa.
O suporte gerencial para a atividade de auditoria necessita ser difundido clara
e categoricamente na mais alta declaração de política da empresa, enfocando a
sustentação da auditoria como uma atividade organizacional e permitindo-lhe acesso
irrestrito, a todas as atividades da empresa, registros, propriedades e pessoal,
segundo obviamente os procedimentos instituídos em cada uma das áreas. Exames
regulares, suporte oportuno, e correções apropriadas.
O resultado dos exames praticados pela Auditoria, a opinião formada e as
recomendações precisam ser prontamente reportadas a alta administração que
deverá proceder à ação corretiva e apropriada.
2.3 - AUDITORIA EXTERNA
A auditoria externa, distingue-se da interna por se tratar de empresas ou
pessoas especializadas em auditoria, que vendem seus serviços para outras que
necessitam de auditoria em suas estruturas.
Historicamente, pode-se dizer que a auditoria externa iniciou-se no Brasil em
virtude da chegada ao país de empresas estrangeiras, especialmente as americanas.
Tais empresas chegaram ao Brasil devido às necessidades de que os investimentos
feitos no exterior serem auditados. Isto fez com que as empresas que apostaram
aqui trouxessem um arsenal de técnicas de auditoria, implantando as formas de
auditoria que se conhece hoje.
XI
CAPÍTULO III
PERFIL E CARACTERÍSTICA DA AUDITORIA DE RH
3.1 - Característica da Auditoria Rh
A Auditoria de RH, como todo organismo de assessoria, deve funcionar como
staff, reportando-se sempre aos níveis superiores da empresa ou até mesmo, ao
órgão executivo de RH. Nos Estados Unidos, por exemplo, é comum, o auditor de
RH reportar-se à alta administração da empresa.
Assim como as atividades de RH, a programação de auditoria de RH deve ser
efetuada de forma integrada e independente. Os programas de auditoria devem ser
realizados periodicamente, a critério da direção e de forma coordenada, para que a
auditoria de RH não seja vista de forma preconceituosa, como um instrumento de
controle e punição ostensiva. A auditoria deve ser um organismo de caráter
educacional e orientador, apontando falhas, mas mostrando o caminho a ser
seguido.
3.2 - PAPEL DO AUDITOR
Na opinião de Aquino, (1980, 17,18), “ o perfil de um auditor de RH deve
abranger uma excelente formação intelectual e técnica, ser alguém experiente e
de alto conceito na empresa, para que possa desempenhar suas funções a
contento e com liberdade”.
A idéia de se subordinar o profissional de RH à alta administração da empresa
baseia-se no fato de haver a necessidade de trabalhar-se olhando a organização de
forma global e menos subjetiva, o que se torna mais complicado nos escalões
inferiores.
Pode-se definir o auditor de RH como sendo alguém capacitado a efetuar uma
análise pormenorizada do meio ambiente e da conjuntura trabalhista, interpretando-
os no sentido de realizar uma orientação da política de pessoal, para evitar que a
empresa se depare com situações inesperadas e prejudiciais as suas operações.
XII
3.3 - LINHAS DE AÇÃO
As linhas de ação da auditoria de RH estão situadas nos seguintes itens:
¬ Diagnósticos dos fatores e dimensões do sistema de pessoal
¬ Prognóstico das alterações do sistema e acompanhamento das tendências.
3.4 - DIAGNÓSTICOS EM ADMINISTRAÇÃO DE RH
O diagnóstico em RH é tarefa tradicional da auditoria, que consiste em larga
investigação dos aspectos funcionais e da situação organizacional da administração
de recursos de humanos.
O diagnóstico feito pela auditoria de RH está centrado na conjuntura, na
política de pessoal, nas funções básicas e nos instrumentos de trabalho, como
também no estudo e análise dos fatores passados (através do estudo de dados
históricos), uma vez que a compreensão do presente depende do entendimento do
passado.
No diagnóstico efetuado pela auditoria de RH, o auditor tem por objetivo
investigar e aprender os fatos, para em seguida analisar suas origens, suas causas e
efeitos, procurando construir a partir deste fator, um quadro completo da situação.
Trata-se de um trabalho amplo e minucioso, que ultrapassa a simples tarefa de
levantar dados, uma vez que, na definição moderna de auditoria de RH, esta deve
penetrar o campo da interpretação dos fatos em todas as suas conotações. A título
de exemplo, o turnover possui causas profundas, portanto, a auditagem do turnover
implica em uma pesquisa vertical de suas causas e efeitos. Atrás de um
desligamento há sempre uma grande história.
Portanto, o atributo principal do diagnóstico consiste num método de
levantamento e análise das causas das patologias, objetivando a elaboração de um
projeto de reorganização da área. O levantamento se dá por meio de entrevistas,
questionários, observações e exame de registro de dados quantitativos.
XIII
O diagnósticos, modernamente, é visto como um instrumento de controle da
eficiência organizacional, já a eficácia organizacional é assunto de auditoria.
OS OBJETIVOS DO DIAGNÓSTICO PODEM SER COMO:
a) Tomar medidas corretivas, caso a área de RH encontre-se em situação
disfuncional;
b) Facilitar a organização da área de RH;
c) Controlar periodicamente o funcionamento da administração de RH;
d) Verificar os fatores que limitam o desenvolvimento da administração de RH;
e) Comparar a empresa com empresas similares;
f) Outros circunstanciais;
DESTACAM-SE AINDA AS VANTAGENS DO DIAGNÓSTICO COMO:
g) A Identificação dos problemas em Administração de RH e determinação de uma
ordem de prioridade para sugerir soluções.
h) A preparação psicológica do contingente humano às modificações necessárias,
reduzindo a resistência à mudança afastando os temores e obtendo seu apoio.
i) O estímulo à criatividade dos executivos, funcionários e dirigentes, pois participar
do levantamento revigora seu interesse pela administração de RH, o que facilita a
busca de soluções internas.
j) Propiciar a aplicação da teoria na prática.
XIV
k) O desenvolvimento de uma ação integradora entre alta administração, o analista
de RH e a base operacional da empresa.
l) O destaque das causas que estão afastando a administração de RH de suas
diretrizes.
m) A ampliação da visão sistêmica dos dirigentes e dos dirigidos, o que os capacita
para uma ação competitivamente mais enérgica.
n) O oferecimento aos analistas de RH novas e enriquecedoras vivências
profissionais.
3.5 - PROGNÓSTICO
A tarefa mais árdua de auditoria de RH, consiste no prognóstico ou produção
de estimativas, uma vez que se volta para a previsão de situações e oportunidades
futuras. Tem por finalidade desvendar para a empresa as situações futuras, em
decorrência das complexidades e mudanças crescentes do mundo.
Ao realizar prognósticos, o auditor determina fatores interno ligados às
funções básicas de pessoal, à estrutura organizacional, ao desempenho das chefias,
aos fatores externos ligados aos aspectos psicossociais, ao mercado de trabalho,
aos movimentos operários e sindicais e às ações do governo, enfim, a todos os
subsistemas sociais, que exercem direta ou indiretamente, influência nas práticas de
Recursos Humanos.
3.6 - VIABILIDADE DA AUDITORIA DE RH
Os modelos ou padrões que se efetuar uma avaliação eficaz devem abranger:
¬ Padrões de quantidade - são padrões expressos em números ou em quantidade,
como número de empregados, porcentagem da rotação de empregados, números
de admissões, índices de acidentes, etc.
XV
¬ Padrões de qualidade - são os padrões relacionados com os aspectos não
quantificáveis, como métodos de seleção utilizados, resultados de treinamento,
funcionamento da avaliação de desempenho, etc.
¬ Padrões de tempo - são os modelos utilizados para avaliar a rapidez na
integração do pessoal recém-admitido, permanência média do empregado na
empresa, tempo de processamento das requisições de pessoal etc.
¬ Padrões de custo - envolvem os padrões de custo direto e indireto da rotação de
pessoal, custo com acidentes de trabalho, custo dos benefícios sociais, encargos
sociais, etc.
CAPÍTULO IV
TRABALHO DE AUDITORIA – FASES, COMPETÊNCIA E ABRANGÊNCIA
4.1 - Fases do Trabalho de Auditoria
O trabalho de auditoria de recursos humanos, normalmente segue o seguinte
roteiro:
1) O planejamento da auditoria, isto é, programação dos objetivos que se
pretendem observar.
2) Estabelecimento dos recursos para a efetivação da programação e do
alcance dos objetivos .
3) Identificação da posição situacional da empresa em relação a recursos
humanos.
4) A análise da divergência entre o desempenho da empresa e as práticas de
pessoal, e, se possível comparações com os concorrentes.
Para se efetuar a análise destas divergências, faz-se necessário que se
estabeleça um conjunto de critérios de avaliação e controle. Através da comparação
de modelos previamente estabelecidos, com os resultados que realmente foram
XVI
obtidos, é que se pode avaliar quais os ajustamentos e correção que devem ser
feitos no sistema, objetivando a melhoria de seu funcionamento.
5) Realização da análise de conjuntura, procurando identificar os fatores que estão
ocorrendo ou em vias de ocorrer e que possuem possibilidades de refletir na
administração de recursos humanos da empresa.
6) Realização de diagnóstico operacional, investigando todas as práticas e técnicas
de pessoal.
7) Determinação da posição ótima, mediante recomendação sobre o comportamento
da administração de recursos humanos, mais precisamente, das diretrizes e das
funções básicas que visam a competitividade entre os serviços que são prestados
pelo Staff e a demanda das gerências, na tentativa de dar à empresa uma
vantagem diferencial competitiva.
4.2 - ÍNICIO DO PROCESSO DE AUDITORIA DE RH
¬ É aconselhável ao iniciar-se um processo de Auditoria de Recursos Humanos,
fazê-lo através de entrevistas com todo o pessoal envolvido com as rotinas de DP
e RH. Tal procedimento possibilita que o auditor absorva um pouco do clima da
empresa e também reduz o estereótipo existente em relação aos auditores;
¬ Não se deve iniciar o processo da auditagem com a idéia pré-concebida de que
"tudo está errado" ou que "existam más intenções" A imparcialidade é ideal para
que se veja as coisas como elas realmente são;
¬ Deve-se procurar sempre a cooperação das pessoas envolvidas no processo de
forma saudável e não intimidativa. Acima de tudo, a auditoria deve ser educativa
e raramente punitiva;
¬ Recomenda-se ao auditor que não se prenda a um cronograma preestabelecido
em relação aos assuntos ou tarefas a serem auditadas. Analisar assuntos de
forma seqüencial, em alguns casos, pode ser prejudicial;
¬ No caso de irregularidade constatada, recomenda-se que, a princípio, estas não
sejam divulgadas e que se pesquisem a existência de fatos que possam
comprová-las;
XVII
¬ Os resultados obtidos a partir das auditagens devem ser expostos aos órgãos de
direito em forma de relatórios próprios e em caracter confidencial;
¬ O auditor, apesar de ser um "especialista de campo" deve repensar e refletir sob
os dados colhidos em suas atividades em local próprio.
¬ A pesquisa junto ao corpo de funcionários é de grande valia. É necessário a
obtenção de informações acerca das rotinas auditadas, de que forma as tarefas
são, como também, informações mais pessoais dos funcionários como por
exemplo, o grau de satisfação dos funcionários. Tais informações podem fornecer
indícios importantes sobre o clima e as circunstância da empresa.
4.3 - PRINCIPAIS FONTES DE INFORMAÇÃO DE AUDITORIA DE RH
1) ANALISE E DESCRIÇÃO DE CARGOS
¬ Características dos cargos;
¬ Inferência sobre pessoal e requisito para os cargos;
¬ Custo da análise;
1) RECRUTAMENTO
¬ Questionários de solicitação de pessoal;
¬ Especificação do número de candidatos;
¬ Custos do recrutamento dos funcionários;
1) SELEÇÃO DE PESSOAL
¬ Requisitos para seleção (características pessoais) - resultado em provas de
seleção, entrevista, educação, conhecimento prático, experiência possuída,
referência do candidato, estado civil do candidato;
¬ Documentação dos acompanhamentos feitos e de desenvolvimento de pessoal;
¬ Custos envolvidos no processo - custos das entrevistas e testes.
XVIII
1) TREINAMENTO
¬ Especificação dos tipos de treinamento a serem feitos e do número de
empregados a serem treinados;
¬ Resultados obtidos nos treinamentos;
¬ Tempo necessário para o treinamento;
¬ Custo envolvido;
1) INFERÊNCIAS SOBRE O MORAL E DISCIPLINA
¬ Informações sobre o nível do moral do grupo;
¬ Informações disciplinares;
¬ Informações sobre distúrbios ocorridos;
¬ Utilização dos benefícios concedidos e utilizados;
¬ Custos envolvidos no processo;
1) TRANFERÊNCIAS E PROMOÇÕES DE EMPREGADOS
¬ Documentação das promoções de empregados realizadas em determinado
período;
¬ Documentação de tempo de serviço;
¬ Custos envolvidos no processo;
1) NÍVEL DE EMPREGADOS
¬ Documentação da produtividade;
¬ Custos envolvidos no processo;
1) SEGURANÇA E SAÚDE NO TRABALHO
XIX
¬ Documentação sobre sanidade (número de visitante ao médico, enfermidades
existentes e tipificação destas, determinação dos dias períodos devido a
enfermidades existentes e determinação de deficiências físicas);
¬ Documentação sobre ocorrências de acidente (local, freqüências, intensidade,
etc.);
¬ Custos destes para a empresa;
1) CONTROLE DE PESSOAL
¬ Documentação existente sobre o pessoal da empresa;
¬ Documentação sobre horas de trabalho;
¬ Dados sobre o turnover;
¬ Custos dos serviços de segurança, manutenção e compensações;
1) ADMINSTRAÇÃO DE SALÁRIOS
¬ Documentação sobre salários pagos;
¬ Nível dos salários pagos (se estes correspondem à realidade);
¬ Incentivos;
¬ Bonificações;
¬ Determinação do valor dos cargos;
1) ACORDOS COLETIVOS
¬ Especificação dos membros dos sindicatos;
¬ Determinação dos acordos suspensos;
¬ Determinação de suspensão do trabalho;
¬ Especificação das cláusulas contratuais;
¬ Custos envolvidos no processo;
4.4 - PRINCIPAIS ITENS A SEREM AUDITADOS EM RH
1) AUDITORIA DE ADMISSÃO
¬ Registro de empregados;
¬ Acordos e convenções sobre horário de trabalho;
XX
¬ Fichas de análise de acidente e mapas da CIPA;
¬ Autorização para aumento de salários/promoção;
¬ Recibo de férias;
¬ Folha de pagamento;
¬ Contribuição sindical;
¬ GR da contribuição sindical;
¬ Guias do sindicato liberal;
¬ Cartões de ponto e folhas de ponto;
¬ Optantes do FGTS;
¬ CTPS;
¬ Avisos de férias (último trimestre);
¬ Registros de empregados;
¬ Atestados médicos de exames admissionais;
¬ Recibos de despesas;
¬ Teor (texto) do contrato de trabalho;
¬ Teor (texto) do contrato de aprendizagem;
¬ Atestados do SENAI;
¬ Convênios tidos com o SENAI;
¬ Contratos de estágios;
¬ Pagamentos feitos a estagiários (para este item, estabelecer um mapa em que
conste o nome do estagiário, área de atuação, término do curso e avaliação,
término do contrato, valor da bolsa auxílio);
¬ Cópias das apólices de seguros dos estagiários;
¬ Lista de admitidos e desligados;
¬ Recibo de quitação;
1) AUDITORIA DA DURAÇÃO DO TRABALHO E DESCANSOS
¬ Cartões e folhas de ponto de empregados;
¬ Registros de horários externos;
¬ Relógios de vigias;
¬ Memorando de justificação;
XXI
¬ Acordos e convenções sindicais;
¬ Folhas de pagamento;
¬ Justificativa de irregularidade;
¬ Avisos de pagamentos de férias e 13º salários;
¬ Memorandos de punição;
¬ Memorandos de licenciamento;
¬ CTPS e atestados médicos
¬ Registros de funcionários;
¬ Registro e comunicação de acidentes de trabalho;
¬ Mapas da CIPA
¬ Notificações e ofícios sindicais de afastamento de dirigentes;
¬ Memorandos de licença;
¬ 2º via de avisos prévios;
¬ Acordos de compensação de horas extras;
¬ Acordos de prorrogação;
¬ Autorizações;
¬ Convenções coletivas;
¬ Horas extras;
¬ Folhas de pagamento em bancos;
¬ Horas noturnas;
¬ Conferência das horas normais;
¬ Intervalos;
¬ Descanso obrigatório;
¬ Autorizações escritas;
¬ Repouso semanal;
¬ Aviso de férias individuais;
¬ Pedidos de abonos;
¬ Férias com menos de 30 dias;
¬ Empregados com pedidos de parcelamento;
¬ Férias parceladas;
¬ Aviso de férias coletivas;
XXII
¬ Acordos coletivos;
¬ Atestados médicos de gestante;
¬ Pagamento de salário família;
¬ Pagamento de salário maternidade;
¬ DARP;
¬ Atestado médico de amamentação;
¬ Desligamento de empregado;
¬ Registro de empregados;
¬ Recibos de quitação;
¬ Comunicação de dispensa;
¬ Autorização de dispensa;
¬ Lista de cheques dados na rescisão;
¬ Convenções coletivas de cada categoria;
¬ Autorização para readmissão;
¬ Aviso prévio;
¬ Comunicação para rompimento de aviso;
¬ Cópias de AM;
¬ Cópias de RE;
¬ Autorizações de gratificações nas rescisões;
¬ Recibo de entrega de materiais;
¬ Atestado médico de desligamento;
¬ Memorandos de desligamento;
¬ Contratos de experiência;
¬ Auditoria do Preposto Judicial;
¬ Sindicâncias de justa causa;
¬ Relatórios para fins judiciais;
¬ Autorização escrita para acordo;
¬ Fluxo de dinheiro nos processos;
¬ Juros e correção monetária;
4.5 - AUDITORIA NA FOLHA DE PAGAMENTO
XXIII
¬ Registro de folha de pagamento;
¬ Recibos de depósitos bancários;
¬ Fichas de produção de taifeiros;
¬ Fichas de salários de produção de taifeiros;
¬ Pedidos de vendedor viajante e pracista
¬ Notas de vendas de balconistas;
¬ Relatórios de produção de comissionados;
¬ Contratos de representantes comerciais;
¬ Memorandos de adiantamento de salários;
¬ Laudos médicos de insalubridade;
¬ Serviços insalubres;
¬ Regulamentos de gratificações;
¬ Autorizações escritas de gratificações;
¬ Registro de empregados;
¬ Convenções sindicais;
¬ Autorizações de aumento;
¬ Recibos de férias de salários maternidade;
¬ Notificações da CEF e BB;
¬ RAIS
¬ Memorandos sobre 13º salário;
¬ Registro de empregados;
¬ Folha de pagamento de Dezembro;
¬ Autorização de fornecimento de utilidades;
¬ Recibos de quitação;
¬ GR e RE do FGTS;
¬ Gorjetas;
¬ GR da contribuição sindical;
¬ Registro de guias de recolhimento;
¬ Cópias da lista de contribuição sindical;
¬ GR da contribuição patronal;
¬ Comunicações do sindicato;
XXIV
¬ Contribuições previdenciárias;
¬ GR do SENAI;
¬ Acordos de parcelamento;
¬ Documentação de convênios;
¬ GR's do MEC, SENAI e SESI;
¬ Fichas de salário família;
¬ Atestados médicos;
¬ Toda a documentação sobre cada um dos autônomos;
¬ Carnes de contribuição patronal;
¬ Declaração de IR de dependentes;
¬ RPA de recibos de honorários;
¬ Contratos de serviços temporários;
¬ Autorizações de DRT para excesso de prazo;
¬ Cópias dos recibos dos temporários às suas agências;
¬ Contratos de empreitadas;
4.6 - AUDITORIA NAS OBRIGAÇÕES CONCERNENTES À MEDICINA E
SEGURANÇA DO TRABALHO
¬ Autorização da DRT;
¬ Matrícula na DRT;
¬ Relatórios de acidentes;
¬ CIPA - livro de atas;
¬ Notas de despesas;
¬ Fichas de controle de extintores de incêndios;
¬ Notas de pagamento;
¬ Convênios com creches, acordo com creches e acordo sindicais;
¬ Avisos às empregadas;
¬ Visitas aos locais;
4.7 - ABRANGÊNCIA DA AUDITORIA
XXV
¬ Administração de Cargos e Salários;
¬ Benefícios e Previdência;
¬ Comunicação com os funcionários;
¬ Estatística de RH;
¬ Gerência e Supervisão;
¬ Higiene e segurança do trabalho;
¬ Horário e condições de trabalho;
¬ Planejamento e Organização da Administração de RH;
¬ Relações com a comunidade;
¬ Seleção e recrutamento;
¬ Treinamento e desenvolvimento;
CAPÍTULO V
CONTABILIDADE DE RH, BALANÇO E RESPONSABILIDADE SOCIAL
A contabilidade de Rh e o balanço social são um dos principais aspectos da
auditoria e estão diretamente relacionados aos princípios éticos e de
responsabilidade social das organizações.
Segundo Chiavenato ( 1997,85 ), “a avaliação de desempenho das
organizações está ligado essencialmente ao fator humano, uma vez que, ele se
representa o elemento fundamental sendo incluído no centro das
preocupações tanto da administração quanto da contabilidade.
Apesar da sociedade capitalista regulamentar que o objetivo das organizações
é o lucro e de que todo ativo deve produzi-lo como retorno, o fator humano bem
como a sociedade não pode ser simplificada através da representação de ativo e
passivo. Existem outros aspectos que precisam ser considerados como: informações
XXVI
sobre o empregado, encargos sociais, produtividade, turnover, absenteísmo, casos
trabalhistas, etc.
O balanço social deve ainda ter a visão global das relações entre a
organização e a sociedade, além de observar informações sobre algumas categorias
de parceiros sociais, a saber:
1) Os empregados : Sua constituição, características, remuneração, encargos
sociais, potencial de desenvolvimento, promoção, condições de trabalho, etc.
2) Os acionistas: Constituição, características, capital de risco investido, resultado
financeiros;
3) Os clientes e usuários: Constituição características, de nível de produção e
vendas, etc.
4) Os fornecedores de matérias primas e equipamentos: Constituição,
características, etc.
5) As necessidades locais, regionais e nacionais: Aspectos ambientais, controles
operações, etc.
6) As autoridades públicas em geral.
O balanço social pretende difundir as relações entre a organização e seus
parceiros sociais além da influência social ou societária, bem como o reflexo social
proporcionando pela organização.
O estado de corte do balanço social representa a realidade social e política de
cada empresa, portanto, pode-se notar que cada empresa constrói seu próprio
Balanço Social, então, uma empresa norte americana é completamente diferente de
uma empresa Suíça ou Alemã.
5.1 - CLASSIFICAÇÃO DAS CONTAS
As contas sociais podem ser classificadas em 4 categorias:
XXVII
1) As contas sociais reduzidas as analises em termos de custos sociais que se
relacionam com os principais parceiros sociais da organização:
Ü As pessoas que representam investimento e/ou despesas, com a melhoria das
condições de trabalho, higiene e segurança, além da qualidade de vida do
pessoal e de suas respectivas família. Ex. Refeitório, creche, colônia de férias,
etc.
Ü Clientes e usuários que implicam em investimento em relação à realização de
pesquisas, controle de qualidade, desenvolvimento de novos produtos ou serviços
visando à qualidade no atendimento da clientela;
Ü Os fornecedores também representam investimento com pesquisas, assistência
técnica, melhoria de métodos, programas de qualidade e etc, objetivando a
melhoria da qualidade bem como a redução de custos dos produtos ou serviços.
Ü Coletividade que corresponde a despesas quanto a antipoluição, urbanização e
todas as medidas ligadas à melhoria da qualidade de vida coletiva.
2) As contas sociais em que as ações com fins sociais são analisadas
simultaneamente em termos de custos monetarizados e em termos de impacto não
monitorizado. Refere-se ao produto social que é conhecido, mas não é avaliado em
expressão monetária real. Dessa forma além de obter-se benefício financeiro efetivo
agrega-se, ao mesmo, benefício social não representável em unidades monetárias,
mas representado por melhores condições de trabalho, educação em cultura, etc.
1) As contas sociais em que os custos sociais e produtos sociais e produtos sociais
são monetarizados com o objetivo de alcançar um resultado social líquido por
parceria e por soma algébrica, um resultado global. Existe apenas um exemplo
característico desta categoria que é o modelo do balanço social onde todas as
XXVIII
unidades são expressas em dinheiro. Pode-se observar que há uma conta para
cada parceiro:
¬ Empregados;
¬ Organização;
¬ Publico em geral e a comunidade;
¬ Acionistas;
O resultado social líquido, ou seja, benefício social ou perda social, é calculado
em cada conta. O somatório desses resultados sociais proporciona a análise da
contribuição social da organização, que pode ser tanto positiva como negativa ao
conjunto da sociedade.
1) As contas sociais que visam essencialmente mostrar como, no curso do tempo,
evoluí a riqueza criada pela organização e a distribuição entre os parceiros
sociais. Esta concepção tem como alvo à justiça social bem como a convicção de
que a economia liberal, por si só, assegura o bem-estar material de todos os
parceiros sociais.
5.2 - RESPONSABILIDADE SOCIAL NA ADMINISTRAÇÃO
A responsabilidade social da organização está condicionada ao meio ambiente
social, político, econômico, aos grupos e ao tempo. Assim, uma mesma atividade
organizacional pode ser socialmente responsável num dado momento, dentro de um
determinado conjunto de circunstância culturais, sociais e econômicas, e
imediatamente irresponsável em um outro momento, lugar e circunstância.
A responsabilidade social de uma organização corresponde aos
compromissos assumidos com a sociedade em geral e de forma mais atuante
naqueles grupos que estão mais próximos (contato dueto), ou seja, seu ambiente de
tarefa.
A organização é eficaz quando atinge seus objetivos e é capaz de suprir e
satisfazer as necessidades de seu meio ambiente.
XXIX
5.3 - AS ETAPAS PARA IMPLEMENTAÇÃO DO BALANÇO SOCIAL
1) POLÍTICA : E a fase inicial de conscientização da direção da organização em
relação à necessidade do balanço social.
2) TÉCNICA: É o momento em que aflora a necessidade de existência de um
sistema de informação social sendo o próprio balanço social um instrumento
válido.
3) INTEGRAÇÃO AOS OBJETIVOS SOCIAIS: Ocorre quando a responsabilidade
social passa a influenciar efetivamente o processo decisorial através da
integração de novos objetivos sociais, bem como a atuação em diversos níveis da
organização. Os objetivos sociais possam a ser tratados, então, com proporcional
igualdade aos objetivos econômicos. Finalmente, o balanço social pretende
demonstrar se a organização está realizando ou não um bom trabalho. Trata-se
de uma prestação de contas que não deve ser ignorada.
XXX
CONCLUSÃO
A auditoria de RH é uma função dentro do ambiente administrativo de RH sob
qual a administração de recursos humanos deve ser conduzida.
Pode ser considerada um conjunto de técnicas analíticas, que tem por
finalidade efetuar diagnósticos e prognósticos, além de recomendações, visando
avaliar e melhorar o planejamento e as práticas de pessoal.
Deve atuar em nível superior, junto aos empresários e proporcionar a estes
uma possibilidade de melhoria nas atividades de suas empresas. É importante
destacar que a principal diretriz organizacional é a continuidade operacional.
Enfim, a auditoria é função organizacional de revisão e emissão de opinião
quanto ao ciclo administrativo (planejamento, execução, controle) em todos os
momentos e ambientes de Recursos Humanos. Sua relevância relaciona-se ao fato
de a matéria principal ser o elemento humano, propulsor de transformação ou
mantenedor de tradições, dependendo da maneira como for orientado.
E, como dito, métodos não são determinados de metas, mas sim instrumentos
para alcançá-las.
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REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS
1 - ALMEIDA, Marcelo Cavalcante. Auditoria: Um curso moderno e completo. 2º
edição,
São Paulo: 1985; Ed. Atlas,
2 - AQUINO, Ribeiro Celso de. Administração de Recursos Humanos - Uma
Introdução.
São Paulo: 1980; Ed. Atlas,
3 - ATTIE, William. Auditoria Interna. São Paulo: 1986; Ed. Atlas,
4 - CHIAVENATO, Idalberto. Recursos Humanos na Empresa. 3º edição. São
Paulo: 1997; Ed. Atlas,
5 - GIL, Antônio de Loreiro. Auditoria Operacional e de Gestão: Qualidade da
Auditoria.
São Paulo: 1992; Ed. Atlas,
6 - SERSON, José. Curso de Auditoria Trabalhista. Ed. Revista dos Tribunais -
1989;
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