analisis de costos y control de presupuesto

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Período : 2007 – II

Análisis de Costos y Control Presupuestal

Primera Unidad.- La Estructura de Costos de un Hotel.

La estructura Empresarial de un Hotel esta organizado en dos grandes grupos de

Departamentos.

1.- Departamentos Operativos

a.- Habitaciones

b.- Alimentos y Bebidas

c.- Otros servicios

2.- Departamentos funcionales.-

a.- Administración

b.- Comercial y de ventas

c.- Mantenimiento

Los Costos en los hoteles.-

Permiten a la gerencia dotar de información que ayude a la planeación y control de

los ingresos y egresos de la empresa.

Profesor : Juan Tapia Barrenechea e-mail : [email protected]


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Objetivos. a.- Conocer los costos de los productos elaborados y servicios prestados.

b.- Fijar los precios de ventas.

c.- Conocer los márgenes de rentabilidad de los productos.-

d.- Conocer la productividad de la mano de obra.

e.- Mantener tazas de rendimiento razonables según los objetivos de la empresa.

Clasificación de los costos.-

1.- De acuerdo a su identificación con un departamento o servicio.

a.- Costos directos.

Son aquellos que pueden imputarse directamente a un departamento y por

lo tanto son plenamente identificables.

b.- Costos indirectos.

Son aquellos que no pueden atribuirse directamente a un departamento,

siendo necesario recurrir a criterios de reparto o distribución.

2.- De acuerdo al volumen de producción.-

a.- Costos variables.-

Son aquellos que varían al producirse un cambio en el nivel de producción,

aumentando o disminuyendo. Ejemplos:

Alimentos y bebidas, energía eléctrica, servicio de vigilancia.



Periodo : 2007 – II

b.- Costos fijos.-

Son aquellos que no varían en función de la producción y se mantienen

inalterables. Se venda o no un producto o servicio. Ejemplos:

Impuestos prediales, prima de seguro.

Métodos de contabilización de costos en la industria hotelera.

Los mas comunes son:

1.- Costeo directo.-

Para la aplicación de este método es imprescindible la separación de los

costos en fijos y en variables, que también posibilita el estudio del punto de

equilibrio.

Proporciona a la gerencia la información necesaria para una correcta toma de

decisiones en especial en el corto plazo para políticas de ventas, volumen

optimo de producción de servicios y asignación de recursos.

2.- Costeo por absorción.-

Para la aplicación de este método se tienen que clasificar los costos en

directos e indirectos.

Los costos directos en los centros operativos y los indirectos que son comunes

a varios departamentos se reparten en base a porcentajes o coeficientes.


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3.- Sistema uniforme de costos.- Se basa en la combinación de los dos métodos anteriores.

EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Segunda Unidad.- La función de compras no solo es adquirir productos. Es una función mas compleja

que implica determinar las necesidades de productos, insumos y suministros,

especificar dichas necesidades, seleccionar a los proveedores, comprar, recibir los

productos, chequearlos (peso, longitud y otras características), almacenarlos y

luego distribuirlos.

1.- Para que el departamento de compras funcione adecuadamente se debe tener

en cuenta los siguientes aspectos:

a.- Ahorro de dinero.-

b.- Independencia de sus funciones.-

c.- Relaciones éticas.-

Principios que norman la actividad de comprar.

a.- Tomar en consideración primero los intereses de la empresa en todas las

transacciones comerciales.

b.- Suscribir los principios de honestidad y denunciar todas las formas y

manifestaciones de soborno comercial.




c.- Recibir pronta y cortésmente hasta donde las circunstancias lo permitan a

todo proveedor que se presente para ofrecer sus productos o servicios.

d.- Evitar toda practica deshonesta referida a aprovecharse del cargo para

obtener un beneficio personal

2.- Especificaciones para la compra.-

Son listas detalladas de lo que se va a comprar y de las condiciones en las que

se comprara, incluyendo los estándares de la empresa y las normas para

realizarlas.

Para determinar las especificaciones de compra que se utilizaran en nuestra

empresa, hay que evaluar los elementos que se requerirán y los proveedores

en función de los siguientes factores.

a.- Especificaciones de calidad.-

La calidad de un producto es la medida de cómo cubre las �elocidad�c y

tiene que ver �elocidad�c con el sabor, color y olor.

b.- Especificaciones de cantidad.-

La frecuencia y la cantidad de productos que se compran nuestros

proveedores esta determinada por el �arrene de consumo o la �elocidad

con la que se consuman. El jefe de compras decide cuanto hay que

comprar estableciendo un plan de inventarios, diario o semanal y que debe

considerar los siguientes factores:



Periodo : 2007 - II

• Existencias disponibles.-

• Plazo de espera.-

• Costo de adquisición.-

• Existencias de seguridad.-

Productos perecederos y no perecederos.-

c.- Especificaciones de homogeneidad.-

Tener distintos proveedores también afecta la homogeneidad del producto

ya que estos ofrecen sus productos en diferentes tamaños de

empaquetado, peso, tipos de envase, etc.

d.- Especificaciones de fiabilidad.-

Aunque Es difícil medir la fiabilidad es muy importante hacerlo, porque nos

da la medida de la relación con un proveedor en particular. Por ejemplo, los

clientes esperan que haya café, te y jugos en el desayuno. El encargado de

compras tiene que poder confiar en el proveedor que le permitirá tener un

inventario estable y continuo y que siempre le servirá a tiempo.

1.- Solidez financiera.

2.- Cuidado en las especificaciones de calidad de los productos.

3.- Buena estructura de precios e incentivos.

e.- Especificaciones de servicios del proveedor.

Se refiere a la capacidad del proveedor de poder solucionar los problemas

que le pretendemos, como los siguientes:


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1.- Tramitación de quejas.-

2.- Aclaración de malos entendidos.-

3.- Servicio de atención permanente al cliente.-

f.- Especificaciones de seguridad.-

Esta relacionada con la garantía que deben cumplir los productos que se

compran con respecto a las normas de sanidad para su procesamiento,

envasado y conservación.

g.- Especificaciones de precio.-

El objetivo de la evaluación de precios, es asegurarse de que el precio

pagado por el producto es razonable tomando en cuenta su utilidad, en

función del mercado y la industria.

Tipos de precios: Precio en firme.-

Significa que el precio que se acuerda entre el comprador y el vendedor

cuando se hace el pedido, este no cambiara hasta que se entregue el

producto y la transacción se halla completado.

Precio de Contrato.-

Es el compromiso de comprar un lote o grupo de productos (alimentos y

bebidas, carnes, lácteos, etc.) a un cierto precio y por un determinado

tiempo.




PRUEBAS DE PRODUCTOS

1.- Pruebas de Rendimientos

a.- Sirven para determinar la cantidad de producto realmente utilizable

que se extrae del producto en bruto que vende el proveedor.

b.- Sirven para diferenciar la calidad y la cantidad utilizable entre dos o

mas proveedores que presupuestan un precio para un mismo

producto alimenticio.

c.- Rendimiento significa el peso neto o volumen del producto después

que ha sido procesado y se ha dejado listo para su elaboración o

consumo.

d.- El rendimiento se puede definir también por el numero de raciones

que se obtienen o como un porcentaje del monto total.

2.- La decisión de comprar o hacer.

Muchos proveedores ofrecen productos ya preparados en raciones. De

esta forma no ha y que correr con el gasto de la mano de obra de

preparar el producto, ni con el desperdicio que se produce al

prepararlo.




Algunos costos relacionados con la preparación de un producto son:

a.- Manipuleo de la materia en crudo, encargar, recibir, inspeccionar y

almacenar.

b.- Costos de agua, luz, lavado, refrigeración y retiro de residuos

c.- Costos de mano de obra, incluye capacitación, supervisión y control de

calidad.

d.- Preparación y limpieza del area de trabajo y del empleado.

e.- Probable tiempo perdido a causa de accidentes relacionados con el

trabajo.

3.- Test de carnicero.

Los test de carnicero son una de la formas de pruebas de rendimiento. Se

utilizan para determinar el costo real de la ración o porción de carnes de

res, aves, pescado y mariscos después de contabilizar el desperdicio.

El test de carnicero se utiliza además para obtener el rendimiento neto en

crudo y en cocinado, el numero y el tamaño correcto de las raciones

estándar.

4.- Conclusiones sobre el test.-

El test revela información valiosa que no era evidente a partir de los precios

de los proveedores. El proveedor B es en realidad superior al A en calidad

y en precio.

Si se hubiese juzgado simplemente por el precio de compra por libra, el

criterio hubiera sido engañoso, ya que se puede observar al final que el

precio por libra utilizable en B es mas barato que en A y el porcentaje de

carne utilizable del proveedor B es mayor que el de A.




5.- Clases de test.-

a.- Test de producto en crudo.-

Sirve para determinar cual es el proveedor que suministra la mejor

cantidad y peso para las frutas y verduras. Ejemplos ¿cuántos tomates

vienen en una caja?; ¿cuántas rodajas se pueden sacar de un tomate?

Las pruebas determinaran el rendimiento y el desperdicio en función de

los distintos tamaños.

b.- Test de comida enlatada.-

Debemos de saber el rendimiento que tendrán los productos enlatados,

pesándolos o contando el numero de piezas que contiene cada envase.

Ejemplos: sardinas, espárragos, duraznos, etc. Es bueno leer la

etiqueta pero no debemos de juzgar hasta no hacer el test, porque un

producto puede contener aire, liquido simple o liquido denso.

c.- Test de alimentos básicos secos.-

Algunos artículos como las pastas, el arroz, las menestras aumentan de

volumen y de peso al cocinarse, por lo tanto es necesario determinar

sus factores de rendimiento para evaluar su costo.

LA RECEPCIÓN DE LOS PRODUCTOS

El objetivo principal es asegurarse que la empresa proveedora enviara la cantidad

y calidad de producto solicitado y al precio pactado. Los procedimientos

necesarios y adecuados para cumplir con la función de recepción son los

siguientes:




1.- La cantidad de mercadería recibida se debe comparar con la del pedido

(pesos, numero de unidades, volumen, etc.)

2.- Las mercaderías que se compran por cajas deberán revisarse para asegurarse

que están completas y que la calidad es la especificada.

3.- Las mercaderías perecederas se deben almacenar rápidamente para evitar su

deterioro, marcándola con la fecha de recepción para su rotación adecuada.

4.- Los documentos o facturas de entrega se deberán marcar con un sello de

“recibido”

FUNCIONES DEL ALMACÉN El personal del almacén es responsable de controlar como y a donde se distribuye la

mercancía para prevenir perdidas por robo y deterioro. Las principales funciones son :

1.- El horario de operación del almacén debe adaptarse a las directrices de la

gerencia, evitando que se ingrese fuera de horario, salvo por fuerza mayor.

2.- Mantener un estricto control de las llaves para garantizar la seguridad.

3.- Inspeccionar periódicamente la higiene y el orden del almacén, notificando

cualquier deficiencia al jefe del departamento.


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Periodo : 2007 – II 4.- Verificar el correcto almacenamiento de los productos que necesitasen

refrigeración, para evitar que se deteriore su calidad.

5.- Asegurarse que el personal del almacén practique el procedimiento de rotación

de existencias denominado PEPS, lo primero que entra es lo primero que sale.

6.- Supervisar la rotación de los productos perecibles.

LAS FUNCIONES DE DISTRIBUCIÓN

Cuando se distribuye la mercancía a los departamentos, el objetivo es garantizar

la autorización para ser sacados del almacén en las cantidades adecuadas

según los requerimientos o necesidades. Para esto el personal debe :

a.- Anotar correctamente y poner al dia todas las entregas de mercancías.

b.- Distribuir lo solicitado en forma oportuna y dentro de los horarios establecidos

para tal fin.

c.- Cumplir con las autorizaciones y controles internos establecidos para disponer

de la mercancía almacenada.




PLANIFICACIÓN Y ELABORACIÓN DE RECETAS

Introducción a la rentabilidad de la comida

Para conseguir un mayor beneficio se deben de lograr los máximos ingresos y los

mínimos gastos, por eso el gerente general, el administrador, el encargado de

comidas y bebidas, el encargado de comprar, deben comprometerse en lograr

dicho objetivo.

Costo real de la comida.-

Es el costo mas controlable y flexible y refleja el total de insumos utilizados para la

preparación de la comida para los clientes.

Inventario Inicial S/. 1000

+ compras 700

- inventario final 950

Costo de artículos consumidos S/. 750

Si ese fuera el costo y las ventas del mes hubieran sido S/. 3,000, entonces el

porcentaje de los costos de artículos consumidos sobre las ventas serian:

750 x 100 = 25%

3000




En la practica casi nunca se dan estas cifras en forma exacta porque existen

factores que afectan el saldo real del costo de artículos consumidos.

Los factores que distorsionan el costo de los artículos consumidos son:

1.- El costo de la comida que se pierde debido a malas practicas de compra

2.- Costo de las perdidas de comida en recepción y almacén.-

3.- Costo de la comida que se pierde en la producción.-

4.- Costo de las perdidas en comida en el area de ventas.

5.- El costo de la comida de empleados.-

6.- El costo de las comidas por “invitación de casa”.-

Resultado del costo del calculo del costo de la comida.-

Inventario inicial S/. 1,000

Mas compras netas 700

Menos inventario final 950

Costo bruto de la comida utilizada 750

Menos:

Costo de alimentos malogrados 18

Costo de perdidas en recepción 54

Costo de perdidas en producción 24

Costo de perdidas en ventas 30

Costo de invitación casa 24

COSTO NETO DE COMIDA UTILIZADA 600



INVENTARIO FISICO MENSUAL

Cuarta Unidad.-

Los almacenes albergan en sus instalaciones lo siguiente:

1.- Suministros de alimentos y bebidas.

2.- Suministros de mantenimiento.

3.- Suministros de limpieza.

4.- Suministros de artículos de oficina.

El inventario de los productos consumidos como el caso de alimentos y

bebidas se suele hacer mensualmente. El valor del inventario se puede

determinar por recuento físico o por cifras de inventario permanente.

Inventario físico.-

El proceso de inventario físico se realiza utilizando listas impresas de todos

los artículos que se encuentran en el almacén, en el mismos orden en que

se encuentran físicamente, para lograr mayor exactitud y rapidez.

Los equipos deben de estar conformados por lo menos por dos personas,

una efectúa el recuento y la otra efectúa las anotaciones. Así mismo

mientras dure el inventario el almacén tiene que estar cerrado y no debe

efectuarse ningún ingreso ni salida de artículos.




Inventario permanente.-

Un inventario permanente es un seguimiento continuo de los artículos

disponibles. Cuando la mercancía se recibe, se entrega o se transfiere se

ajusta el dato para que muestre la nueva cantidad o la necesidad de volver

a efectuar pedidos, revela el consumo promedio de cada articulo por mes y

proporciona una cifra constante de inventario.

En teoría a fin de mes el saldo del inventario permanente debería ser igual

al inventario físico. Si hubiera discrepancias se debe ajustar las cifras del

inventario permanente para que coincidan con el inventario físico. Las

diferencias se deben documentar e informar a la alta dirección.

Métodos de valoración del inventario

Existen varios métodos contables generalmente aceptados y son los

siguientes:

1.- Método PEPS, lo primero que entra es lo primero que sale.-

Con este método el costo de las mercaderías vendidas se carga con el

precio mas antiguo de compra de las materias primas. En tiempos de

inflación el efecto es que la Empresa arroja la mayor utilidad y por lo

tanto se estaría pagando un mayor monto de impuestos.




Así mismo este método parte de la base de que, teniendo en cuenta la

caducidad de los artículos de alimentación y las limitaciones de espacio

de almacén se usaran las existencias mas antiguas antes que las

compras mas recientes.

2.- Método UEPS, lo ultimo que entra es lo primero que sale.-

Este es un método que no se utiliza en la industria de los servicios de

alimentos y bebidas. Además este método da como resultado menores

utilidades en épocas de inflación.

3.- Método del promedio.-

Este método permite la valoración del costo de mercadería utilizada y

del inventario final empleando el precio pagado promedio del mes de

los artículos.

COEFICIENTE DE ROTACIÓN DEL INVENTARIO

El coeficiente de rotación del inventario se utiliza para determinar la tasa

mensual de consumo de existencias y para asegurarse de que el capital no

este atado de forma excesiva en el inventario



Periodo : 2007 – II Se debe hacer la máxima rotación de existencias para reducir costos,

reducir el desperdicio y liberar el capital para otras necesidades.

Enero Febrero Marzo

Rotación de inventario

A Costo de ventas 95,000 80,000 70,000

B Inventario inicial 40,000 45,000 25,000

C Inventario final 45,000 25,000 21,000

D Promedio de inventario = (B+C)/2 42,500 35,000 23,000

E Coeficiente de rotación = A/D 2.235 2.286 3.043

Duración del inventario en dias

F Dias del periodo 31 28 31

G Relacion inventario vs costo de ventas = D/A 0.447 0.438 0.329

H Duración media del inventario = G x F 13.87 12.25 10.19

Resultados de ventas

I Ingresos ( ventas ) 330,000 265,000 230,000

J Porcentaje de costos entre las ventas 28.79 30.19 30.43

CONTROL DE PRESUPUESTOS Sexta unidad.- 1.- Los Presupuestos son cifras estimadas de los Estados Financieros que se

elaboran para el futuro, proporciona un plan para las operaciones financieras del

negocio durante un periodo de tiempo. La contabilidad presupuestaria ofrece una

combinación efectiva de planeamiento y control para guiar las operaciones




Un ejemplo de planeamiento en el area de comidas :

Modulo de planificación de servicios de comidas y bebidas.

Setiembre del 2007 A B C D E F G

Concepto Nro de

días

Servicios

por días

Precio x

comida

Precio x

bebida

Ingreso

total por

comidas

Ingreso

total por

bebidas

Total de

servicios

al mes

Desayuno 30 95 5.03 1.69 14,813.35 4,977.05 2,945

Almuerzo 30 70 7.11 2.10 15,428.70 4,577.00 2,170

Cena 30 65 29.79 5.45 60,026.85 10,981.75 2,015

Brunch 4 110 16.15 4.07 7,106.00 1,790.80 440

Merienda 30 40 9.75 2.19 12,090.00 2,715.60 1,240

Total 109,464.90 25,022.20 8,810

Ingreso total de comidas y bebidas S/. 134,487.10

Promedio por servicios S/. 15.27

El presupuesto no es un control en si, pero ofrece una forma de ejercer el control a

traves de las personas que trabajan en la operación. Asimismo el presupuesto

debe ser elaborado de tal manera que sea justo y que el personal sea capaz de

llegar a las metas que refleja dicho presupuesto.




El presupuesto se elabora para un periodo de un año y subdividido en meses, y

debe estar listo y aprobado por lo menos 15 días antas de fin de año.

Para la preparación de los presupuestos se recurre a dos tipos de información

referentes a las ventas y son :

a.- Información histórica basada en los registros contables.

b.- Los supuestos que de alguna manera afectaran las ventas de la Empresa.

Al combinar ambos factores se puede alcanzar un calculo razonable del potencial

de ventas del negocio para cierto periodo del futuro.

2.- Objetivos de los Presupuestos.-

a.- Se elaboran para proyectar las cifras del ingresos, costos y gastos. Asimismo

para estimar los saldos de las cuentas del Activo y Pasivo de una Empresa.

b.- Para controlar el desarrollo de la Empresa, al comparar las cifras

presupuestadas y las cifras reales.

c.- Para tomar medidas correctivas.

d.- Para adelantarnos al futuro y tener una meta que cumplir.

3.- Metodos para formular Presupuestos.

a.- Método Directo.

b.- Método Indirecto.

4.- Ejercicios de aplicación.



Periodo : 2007 – II Se solicita la preparación del estado de ganancias y perdidas de una

Empresa hotelera con la siguiente información :

El hotel tiene un total de 100 habitaciones distribuidas de la siguiente forma :

- Habitaciones simple 35 precio promedio $ 80.00

- Habitaciones doble 60 precio promedio $ 120.00

- Suites 5 precio promedio $ 200.00

Utilizar el metodo indirecto.

Tabla de porcentajes para calcular las estructuras de los costos y gastos

departamentales.

Costos y gastos departamentales Porcentajes

1.- Operacionales

a.- Habitaciones

Sueldos y otros gastos 22.5

b.- Alimentos y bebidas

Costos 29.0


c.- Otros servicios

Costos 30.4


2.- Funcionales

a.- Administración 12.2

b.- Comercialización 4.3

c.- Energía, fuerza y agua 3.1

d.- Mantenimiento 7.1




Bibliografía :

- Rodríguez vera, Ricardo. Costos aplicados a Hoteles y Restaurantes,

ECOE ediciones, Colombia

- R. D. Boardman Fca., Dirección y análisis de Costos en Hoteles y

Restaurantes; Ibérico Europea de Ediciones S. A.

- Ralph S. Polimeni; Contabilidad de Costos ; Editorial Mc Graw –

Colombia

- Aranda H., Ángel; Gestión técnico económica en Hoteles; Editorial Centro

de Estudios Ramón Areces S. A. – España.

- Sánchez Anaya, Esteban; Manual de Administración y Gastronomía;

Editorial Trillas España.


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