ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PRESENSI GURU DAN

KARYAWAN SMA NEGERI 1 MUNTILAN MENGUNAKAN

MAGNETIC READER

SKRIPSI

Untuk Memenuhi Sebagai Persyaratan Mencapai Derajat Sarjana S1

Pada Jurusan Sistem Informasi

Disusun Oleh :

Erlina Saputri

07.12.2528

JURUSAN SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2011

THE DESIGN OF THE TEACHERS AND THE EMPLOYERS PRESENCE SYSTEM BY USING A MAGNETIC READER

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PRESENSI GURU DAN KARYAWAN SMA

NEGERI 1 MUNTILAN MENGGUNAKAN MAGNETIC READER

ERLINA SAPUTRI JURUSAN SISTEM INFORMASI STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Presence system in SMA Negeri 1 Muntilan are still manually push made a Presence System for Teachers and employees of SMA Negeri 1 Muntilan Using Magnetic Reader. System Presence carried out manually have been less effective and efficient. That is, with the signature on the paper Presence. And at the presence recap, the administration must retype the computer when he reports will be submitted to the principal and the district education office.

In this system would be made as simple as possible and easy to use by teachers and employees of SMA Negeri 1 Muntilan. The system uses software Microsoft SQL Server 2000 and Visual Basic 6.0. To process presence use Magnetic and Smart Card reader to process input.

Making the system is expected to help the presence of teachers and employees and facilitate the preparation of the consolidated recap presence. This system also can optimize the time (efficient) and to assess performance and discipline of teachers and staff time.

Keyword : Presence System, Presence, System

1. PENDAHULUAN

Informasi merupakan salah satu faktor penting dan juga syarat utama untuk

kemajuan suatu organisasi. Informasi yang baik akan mendukung proses pengambilan

keputusan yang cepat, tepat dan akurat. Mendapatkan informasi yang berkualitas tidak

akan lepas dari kemampuan teknologi yang canggih serta system yang baik dan

terorganisasi. Dengan berkembangnya teknologi pada saat ini, mendorong masyarakat

untuk mengubah sistem manual menjadi sistem yang terkomputerisasi.

Pembuatan sistem informasi yang terkomputerisasi akan lebih menghasilkan

informasi yang terorganisasi dan berkualitas dibandingkan dengan sistem manual.

Dengan menggunakan sistem manual informasi yang dihasilkan akan lebih lama

didapatkan serta hasilnnya juga kurang akurat. Proses pengerjaan yang lama

menjadikan sistem manual memang kurang efisien. Beda dengan sistem yang

terkomputerisasi. Proses pengerjaan sampai hasil yang didapat akan lebih cepat, akurat

dan tepat waktu.

2. LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Presensi

Sistem presensi merupakan sistem yang menyediakan informasi yang mendalam

mengenai kehadiran seseorang.

Proses presensi yang terkomputerisasi akan lebih meminimalisir kesalahan yang

sering terjadi dalam proses rekap dan laporan yang harus dilakukan secara manual. Alur

proses sistem presensi menggunakan komputer dan barcode secara sederhana adalah

sebagai berikut :

a. User melakukan presensi dengan menggesekkan kartu presensi yang telah

ditempeli barcode pada barcode reader.

b. Data yang diinputkan akan diolah database menjadi laporan sesuai dengan

kebutuhan.

c. Admin dapat mengakses output dari pengolahan data tersebut yang dapat

digunakan untuk keperluan pengambilan keputusan.

2.2 Sistem Barcode

Barcode atau dalam bahasa Indonesia seringkali disebut kode batang

merupakan kode berbentuk garis dan berwarna hitam yang mengandung satu kumpulan

kombinasi yang berlainan ukuran, dan disusun sedemikian rupa menurut aturan tertentu

sehingga dapat diterjemahkan oleh mesin pembacanya.

Kode di dalam barcode tersebut mengumpulkan data dalam simbologi linear satu

dimensi atau ada juga yang memiliki bentuk persegi, titik, heksagon dan bentuk geometri

lainnya di dalam simbologi dua dimensi. Penggunaan barcode awalnya adalah untuk

sistem pemeriksaan pada swalayan. Menggunakan sistem barcode yang benar, tentunya

akan sangat menguntungkan perusahaan.

Gambar 2.1 Barcode

2.2.1 Tipe barcode

Barcode atau kode baris digambarkan dalam baris tebal dan tipis yang didusun

berderet sejajar horizontal. Satu unit barcode sebenarnya terdiri salah satu warna hitam

dan putih. Sebuah unit yang berwarna hitam ditunjukkan dengan sebuah bar, sedangkan

yang berwarna putih ditunjukkan dengan sebuah space ( spasi ). Cara lain penulisan

barcode adalah dengan bilangan “1” untuk menyatakan black bar, dan bilangan “0” untuk

menyatakan white space.

Tetapi seiring perkembangan waktu , barcode memiliki banyak sekali standard

yang tidak terpaku pada satu model tertentu. Secara umum barcode terbagi menjadi dua

kelompok besar, yaitu barcode satu dimensi dan barcode dua dimensi.

1. Barcode satu dimensi

Beberapa tipe barcode 1 dimensi yang sering digunakan adalah :

a. Tipe code 39 ( code 3 of 9 )

Merupakan barcode alphanumeric ( full ACSII ) yang dapat mewakili

abjad ( A-Z ) dan angka ( 0-9 ) serta beberapa karakter lain, seperti $, /,

+, %, titik dan spasi. Jumlah digit maksimal 16. kode seperti ini biasanya

cocok digunakan untuk barcode buku maupun anggota perpustakaan.

b. Code 25 ( Interleaved )

Merupakan kode barcode yang hanya untuk angka ( 0-9 ), maksimum 32

digit. Jadi barcode ini berbentuk numeric dan memiliki panjang baris yang

bervariasi. Code 25 ini biasa digunakan untuk aplikasi dalam dunia

industri dan laboratorium.

c. EAN 13

Simbologi barcode model ini dikeluarkan EAN untuk identitas suatu

produk. Standarisasi EAN menggunakan 3 digit pertama untuk kode

negara asal produk, 4 digit berikutnya adalah Manufacture number , 5

digit berikutnya adalah Product Number ( kode produk atau nomor urut

produk ) dan 1 digit terakhir adalah Check Digit atau angka untuk

melakukan tes validasi barcode. Indonesia sendiri mempunyai kode 899

untuk 3 digit pertama.

d. UPC ( Universal Product Code )

Barcode UPC ini hanya terdiri dari angka ( 0-9 ), namun barcode harus

mempunyai panjang tepat 11 atau 12 digit serta memiliki panjang baris

yang tetap. Kurang atau lebih dari angka itu tidak bisa digunakan. UPC

biasa digunakan untuk pelabelan pada produk kecil atau eceran.

2. Barcode 2 Dimensi

Barcode jenis ini tidak hanya berbentuk garis-garis saja, tetapi lebih

mendekati bentuk gambar tertentu. Berikut ini adalah beberapa tipe

barcode 2 dimensi :

a. High Capacity Color Barcode ( HCCB )

HCCB dikembangkan oleh Microsoft dengan lisensi dari ISAN

International Agency. Microsoft mengimplementasikan HCCB

menggunakan 4 warna pada ukuran 5 x 10 grid. Dengan barcode

tersebut data akan mampu disimpan dalam ukuran yang lebih besar.

b. Data Matrix

Kode data matrix merupakan barcode matrik dua dimensi yang terdiri

dari sel hitam dan putih atau modul titik-titik di sekitar rectangular patern.

Sebuah data matrik simbol dapat menyimpan sampai dengan 2.335

karakter alphanumeric. Tergantung situasinya, tetapi modul yang terang

biasanya menggambarkan 0 dan gelap menggambarkan 1.

c. Kode PDF417

Kemampuan dari barcode jenis ini mampu menyimpan lebih dari 2000

karakter di dalam sebuah ruang yang hanya berukuran 4 inch persegi

saja.

2.2.2 Komponen Sistem Barcode

Karena barcode membutuhkan mesin pembaca, serta software yang melakukan

pengolahan data berikut komponen-komponen yang dibutuhkan dalam sistem berbasis

barcode tersebut.

1. Mesin Barcode Printer

Mesin barcode printer digunakan untuk mencetak barcode yang

menggunakan tinta khusus dan dapat dibaca oleh mesin scannernya.

2. Software Designer Barcode

Software yang biasa digunakan untuk merancang model barcode yaitu Corel

Draw, Microsoft Word, dan sebagainya. Tetapi ada juga software khusus

yang digunakan misalnya, Proton Barcode Designer, Visual Barcode

Designer dan sebagainya.

3. Label Barcode

Untuk dapat ditempelkan pada produk yang diinginkan, barcode harus

dicetak di dalam sebuah label barcode. Label bisa terbuat dari kertas khusus

atau kertas biasa dengan bentuk dan ukuran yang dirancang sesuai

kebutuhan.

4. Mesin Barcode Scanner

Barcode scanner digunakan untuk membaca dan menerjemahkan kode-kode

barcode ke dalam teks yang sesungguhnya.

5. Software Pengolah Data

Software ini yang digunakan untuk memasukkan data barcode ke dalam

suatu database dan mengolahnya sesuai kebutuhan.

2.3 Perangkat Lunak Yang Digunakan

2.3.1 Microsoft Visual Basic 6.0

Visual basic adalah salah satu bahasa pemrograman komputer. Bahasa

pemrograman adalah perintah-perintah yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan

tugas-tugas tertentu.

2.3.2 Microsoft SQL Server 2000

SQL Server 2000 adalah perangkat lunak relational database management

system ( RDBMS ) yang didesain untuk melakukan proses manipulasi database

berukuran besar dengan berbagai fasilitas. Microsoft SQL Server 2000 merupakan

produk andalan Microsoft untuk database server.

3. ANALISIS

3.1 Tinjauan Umum

3.1.1 SMA Negeri 1 Muntilan

Pada tanggal 12 Febuari 1975 berdasarkan surat keputusan dari Drs. Achmad,

bupati Magelang daerah tingkat II No.5/K.D/Hukum.B/1975 pemerintah kabupaten

Magelang membangun SMA Negeri 1 Muntilan. SMA Negeri 1 Muntilan termasuk

sekolah terbaik di kabupaten Magelang. SMA Negeri 1 Muntilan berlokasi di dusun

Ponggol, desa Temanggung, kecamatan Muntilan. SMA Negeri 1 Muntilan dibangun

diatas tanah seluas 7960 m2.

3.1.2 Analisis Kebutuhan Sistem

Analisis kebutuhan sistem diperlukan untuk menganalisis kebutuhan sistem lama

menjadi sistem baru yang diusulkan untuk memenuhi kebutuhan suatu instansi atau

perusahaan yang terkait.

1. Kebutuhan Fungsional

1) Sistem harus dapat melakukan entri data karyawan.

a. User bisa memasukkan data guru dan karyawan beserta jabatan,

golongan, dan lain-lain.

b. User dapat melakukan pencarian data guru dan karyawan berdasarkan

nama.

c. User dapat mengganti data guru dan karyawan.

d. User dapat menghapus data guru dan karyawan.

2) Sistem dapat melakukan pendataan guru dan karyawan.

a. User dapat memasukkan data guru dan karyawan baru dengan

memasukkan NIP, nama, jenis kelamin, tempat dan tanggal lahir, alamat,

golongan, jabatan dan lain sebagainya.

b. User dapat menambahkan data anggota baru.

c. User dapat mengubah data guru dan karyawan apabila golongan, alamat

atau nomor telpon berubah.

3) Sistem harus dapat melakukan proses presensi

a. User dapat melakukan login.

b. User dapat melakukan presensi masuk dan pulang kerja.

c. User dapat menampilkan jam presensi guru dan karyawan.

d. User dapat menampilkan guru dan karyawan yang datang tidak

terlambat.

e. User dapat menampilkan guru atau karyawan yang datang terlambat.

f. User dapat menampilkan foto guru atau karyawan.

g. User dapat memasukkan data cuti guru dan karyawan.

h. User dapat melakkukan presensi ijin.

4) Sistem harus dapat melakukan laporan presensi secara otomatis.

a. User dapat menampilkan laporan presensi secara periodik ( harian,

mingguan, bulanan, dan semester )

b. User dapat menampilkan laporan cuti guru dan karyawan.

c. User dapat menampilkan laporan presensi ijin guru dan karyawan.

2. Kebutuhan Non Fungsional

a. Kebutuhan Perangkat Keras ( Hardware )

Kebutuhan perangkat keras akan mendukung proses pembuatan

program serta proses pemakaian program.

Spesifikasi minimal perangkat keras yang digunakan untuk

mendukung sistem adalah sebagai berikut :

a. Processor : INTEL Pentium 4 3Ghz

b. Mainboard : Mainboard Gigabyte 945 GCMX

c. Harddisk : 80 GB

d. Memory : DDR 2 512 MB

e. VGA : On Board

f. Monitor : Advance 15”

g. Mouse : Logitec

h. Keyboard : Logitec

i. Magnetic Reader : MSR206 Series

b. Kebutuhan Perangkat Lunak

Kebutuhan perangkat lunak digunakan untuk proses pembuatan

program. Perangkat lunak yang digunakan adalah sebagai berikut :

a. Microsoft Visual Basic 6.0

b. Microsoft SQL Server 2000

c. Photoshop CS 3

c. Kebutuhan Brainware

Kebutuhan brainware untuk menggunakan sistem presensi

menggunakan magnetic reader ini minimal bisa mengoperasikan komputer.

Guru dan karyawan SMA Negeri 1 Muntilan sebagian besar sudah bisa

mengoperasikan komputer.

3.1.3 Perancangan Proses

Perancangan proses akan digambarkan menggunakan physical model atau

pemodelan fisik dengan membuat flowchart system dan juga dengan logical model atau

pemodelan logic dengan membuat diagram alir data ( DFD ) level 0, level 1 dan

seterusnya.

1. Flowchart Sistem

Gambar 3.1 Flowchart Sistem

2. Data Flow Diagram ( DFD )

Gambar 3.2 DFD Level 0

Gambar 3.3 DFD Level 1

Gambar 3.4 DFD Level 2 ( Admin )

4. PEMBAHASAN

4.1 Implementasi

Implementasi merupakan tahapan akhir dari proses penerapan sistem baru yang

telah dibuat atau dikembangkan sebelumnya, dimana pada tahapan ini proses

pengoperasian sistem yang baru tersebut dilakukan secara menyeluruh untuk

menggantikan sistem yang lama. Dengan implementasi ini diharapkan sistem baru yang

telah dikembangkan berjalan sesuai dengan harapan.

4.2 Manual program

1. Form Menu Utama

Gambar 4.1 Menu Utama

2. Form Data Golongan

Gambar 4.2 Data Golongan

3. Form Data Jabatan

Gambar 4.3 Data Jabatan

4. Form Data Karyawan

Gambar 4.4 Data Karyawan

5. Form Presensi

Gambar 4.5 Form Presensi

5. KESIMPULAN

Berdasarkan Penelitian didapatkan kesimpulan bahwa untuk merancang sebuah

sistem presensi guru dan karyawan SMA Negeri 1 Muntilan melalui beberapa tahapan

yaitu identifikasi masalah, analisis, perancangan, pengujian dan pemeliharaan sistem.

Sistem presensi yang dibangun dengan menggunakan Microsoft visual basic dan sql

server telah mampu memenuhi sistem untuk melakukan proses presensi yang

terkomputerisasi dengan menggunakan magnetic reader.

Sistem yang dibuat mempunyai beberapa kelebihan, yaitu :

1. Sistem mampu melakukan proses presensi dengan menggunakan kartu

magnetic yang dapat mempermudah dan menghemat waktu presensi dan

rekap presensi.

2. Sistem mampu melaporkan data presensi secara periodik sesuai dengan

kebutuhan.

Sedangkan kelemahan dari sistem adalah sebagai berikut :

1. Sistem presensi ini masih berupa stand alone.

2. Validasi dari aplikasi ini belum bisa menangani pengecekan kesalahan

secara keseluruhan sehingga untuk beberapa proses masih diperlukan

ketelitian dari user.

3. Hanya bisa dijalankan di satu platform, yaitu windows.

DAFTAR PUSTAKA

All Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit

Andi.

Kusrini, Koniyo Andi. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi dan

Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta: Penerbit Andi.

Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.

Yogyakarta: Penerbit Andi.

Wahyono Teguh. 2010. Membuat Sendiri Aplikasi Dengan Memanfaatkan Barcode,

Jakarta : Penerbit Elex Media Komputindo

Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain, Yogyakarta : Penerbit Andi

S.Pressman, Roger. 2002. Rekayasa Perangkat Lunak, Yogyakarta : Penerbit Andi

http://www.wikipedia.com

http://www.bhineka.com

http://www.indo-ware.com

http://www.bi.go.id