ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PRESENSI KARYAWAN MENGGUNAKAN SIDIK JARI DI ABA YIPK YOGYAKARTA

Naskah publikasi

diajukan oleh:

Widhyarini T 08.21.0379

kepada

SEKOLAH TINGGI MENEJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTERAMIKOM

YOGYAKARTA2010

SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN USING

PRESENSI EMPLOYEE FINGERPRINT AT ABA YIPK YOGYAKARTA

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PRESENSI KARYAWAN MENGGUNAKAN SIDIK JARI DI ABA YIPK YOGYAKARTA

Widhyarini T

Jurusan Teknik Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACTOne element is the presence of supporting performance in the workplace are listed.

One way of recording employee attendance is by means of automation or computerization.

ABA YIPK Yogyakarta is a foundation that moves in the field of education, especially foreign

language majors. In efforts to achieve a better work productivity, attendance factor is

important, especially related to payroll, labor discipline and work performance. Presence

recording of employees is one important factor in the management of human resources.

Employee attendance system ABA YIPK Yogyakarta today still use the tool usage

manually. We have not been using computerized systems. Along with the development, the

foundation need repair step by step in the employee attendance. The system running this

has several weaknesses including the possibility of opportunity in which the employee

dishonesty other peers registering working time is not itself a term buddy punching. This

makes the recording of employee time and attendance becomes inaccurate. In attendance

recording system that has not been computerized, it takes a long time to mengentri data.

Therefore, to improve this system is made of a biometric-based attendance system

(fingerprint), which is more accurate in identifying a person through fingerprints.

Key words: Presence, computerized, buddy punching

1. Pendahuluan

Menghadapi era globalisasi saat ini, kinerja karyawan yang baik pada sebuah

perusahaan diperlukan untuk dapat memuaskan pengguna jasanya. Salah satu unsur

penunjang kinerja adalah kehadiran di tempat kerja yang tercatat. Salah satu cara

pencatatan kehadiran karyawan adalah dengan alat yang otomatisasi atau komputerisasi.

ABA YIPK Yogyakarta merupakan yayasan yang bergerak di bidang pendidikan

khususnya jurusan bahasa asing. Dalam upaya pencapaian produktivitas kerja yang baik,

faktor kehadiran karyawan merupakan hal yang penting, terutama berhubungan dengan

penggajian, kedisiplinan kerja dan prestasi kerja. Pencatatan presensi karyawan merupakan

salah satu faktor penting dalam pengelolaan sumber daya manusia.

Biometrik merupakan pengembangan dari metoda dasar identifikasi personal yang

menggunakan karaktristik alami manusia sebagai basisnya. Karakteristik yang akan dibahas

dalam skripsi ini adalah sidik jari. Sidik jari telah lama digunakan sebagai pengidentifikasi

personal karena sifatnya yang unik. Sistem presensi sidik jari merupakan salah satu solusi

yang dapat mengatasi masalah kehadiran karyawan pada sebuah perusahaan terutama

yang memiliki banyak karyawan. Kerja sistem ini sangat cepat karena sistem biometrics ini

dapat segera memberikan laporan waktu kedatangan/kepulangannya, sesuai dengan waktu

di clock komputer. Pada sistem ini, proses pengambilan informasi kehadiran karyawan

hampir 100% akurat karena didasarkan sidik jari masing-masing karyawan. Proses

pencatatan dan pelaporannya dilakukan secara otomatis oleh sebuah komputer khusus.

Berdasarkan ketertarikan pada komputerisasi pencatatan presensi di atas, maka penulis

mengajukan perancangan sistem informasi dalam bentuk penulisan skripsi berjudul ”

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PRESENSI KARYAWAN MENGGUNAKAN SIDIK

JARI DI ABA YIPK YOGYAKARTA.” Harapan dari penulisan ini pemanfaatan teknologi

informasi lebih optimal terutama di bidang sistem pengolahan data yang terkomputerisasi

yang nantinya dapat membantu pengolahan data yang lebih kompleks sehingga informasi

yang dihasilkan dapat mendukung pihak ABA YIPK Yogyakarta dalam pengambilan

keputusan.

2. Landasan teori

2.1. Konsep Dasar Fingerprint Teknologi fingerprint adalah alat untuk memudahkan para pegawai dalam melakukan

presensi dan juga menghindari adanya manipulasi data presensi yang sangat mudah

dilakukan apabila presensi masih dilakukan secara manual. Sampai saat ini dan untuk masa

yang akan datang fingerprint merupakan salah satu cara yang paling aman karena fingerprint

tidak bisa dimanipulasi. Fingerprint telah terbukti cukup akurat, aman, mudah dan nyaman

untuk dipakai sebagai identifikasi bila dibandingkan dengan system lainnya seperti retina

mata atau DNA. Hal ini dapat dilihat pada sifat yang dimiliki oleh sidik jari, antara lain :

1. Perennial nature, yaitu guratan-guratan pada sidik jari yang melekat pada kulit

manusia seumur hidup.

2. Immutability, yaitu sidik jari seseorang tidak pernah berubah, kecuali mendapatkan

kecelakaan yang serius.

3. Individuality, pola sidik jari adalah unik dan berbeda untuk setiap orang.

Dari ketiga sifat ini, sidik jari dapat digunakan sebagai sistem identifikasi yang dapat

digunakan dalam aplikasi teknologi informasi seperti :

1. Access System Security, yaitu akses untuk masuk ke suatu area atau ruangan

tertentu yang restricted.

2. Authentification System, yaitu untuk akses data yang sifatnya rahasia dan terbatas

(misalnya data pada perbankan, militer dan diplomatik).

Kelebihan menggunakan Fingerprint adalah :

1. Sistem absensi yang akurat

2. Menunjang kelancaran pelaksanaan tugas

3. Menghindari kecurangan, seperti: pulang lebih cepat, titip absen,dll

4. Meningkatkan Kinerja Instansi dengan mengoptimalkan Jam Kerja Karyawan atau

Pegawainya.

5. Meningkatkan produktivitas penghitungan dan pelaporan otomatis

6. Proses data kehadiran cepat dan mudah serta cara penggunaan yang sangat

mudah

7. Tekhnologi universal untuk segala kebutuhan dan keinginan, untuk siapa saja

baik perorangan ataupun instansi pemrintah dan swasta.

8. Menampilkan data otentik.

2.2. Cara Penggunaan Fingerprint

Merupakan solusi untuk sistem absensi yang menggunakan kartu elektronik

(smartcard) atau sidik jari untuk lembaga kecil, menengah dan besar. General Time &

Attendance System (GETAS) memiliki dua komponen yaitu, perangkat sensor yang biasanya

adalah smartcard atau fingerprint (dipilih sesuai permintaan pengguna) yang terhubung ke

komputer serta aplikasi absensi yang mengkombinasikan secara akurat data-data yang

dibaca pada hasil sensor sidik jari ataupun smartcard.

Menurut Francis Galton (1822-1916) mengatakan bahwa tidak ada dua sidik jari

yang sama, artinya setiap sidik jari yang dimiliki oleh seseorang adalah unik. Berdasarkan

klasifikasi, pola sidik jari dapat dinyatakan secara umum ke dalam tiga bentuk yaitu ; arch,

loop, whorl dan composite

WHORL ARCH LOOP

Gambar 2.1. Pola sidik JariContoh alat yang digunakan seperti terlihat pada gambar di bawah ini :

Gambar 2.2 contoh fingerprintAlat ini dilengkapi dengan kabel USB yang bisa di gunakan untuk menyambungkan

ke PC dan bisa digunakan untuk mengambil data. Alat menampung lebih dari 1000 templete/

1jari dan lebih dari 100000 record. Penggunaan alat ini mudah dipakai oleh orang awam,

dengan menempelkan jari pada alat ini maka data dari pengguna/karyawan secara otomatis

akan masuk. Hasil dari penginputan data tersebut akan diperoleh output/laporan yang akurat

dan bisa digunakan untuk laporan bulanan karyawan ke atasan suatu instansi.

2.3.Software Yang Digunakan2.3.1. Visual Basic 6.0

Visual Basic merupakan salah satu bahasa pemrograman yang mudah dipelajari dan

andal, Visual Basic adalah bahas pemrograman evev-driven yang berasal dari BASIC. Even-

driven artinya program menunggu sampai adanya respon dari pemakai.

Bahasa Visual Basic cukup sederhana dan menggunakan bahasa inggris yang umum

digunakan, rencananya tidak perlu lagi menghafalkan sintak-sintak maupun format-format

bahasa bermacam-macam. Didalam Visual Basic sudah disediakan semuanya dalam pilihan-

pilihan yang tinggal diambil sesuai kebutuhan. Selain itu sarana pembangunan yang bersifat

Visual memudahkan untuk mengembangkan program aplikasi Windows, bersifat mouse

driver (digerakkan dengan mouse), dan berdaya guna tinggi.

Visual Basic (VB) selain disebut sebagai bahasa pemrograman, juga sering disebut

sebagai sarana (tool) untuk menghasilkan program-program aplikasi berbasis Windows.

Beberapa kemampuan atau manfaat dari Visual Basic diantaranya sebagai berikut:

a) Untuk membuat program aplikasi berbasis Windows

b) Untuk membuat objek-objek pembantu program seperti misalnya control active

X, file help, aplikasi internet.

c) Menguji program (Debugging) dan menghasilkan program akhir berakhir exe

yang bersifat executable, atau dapat langsung dijalankan.

2.3.2 Microsoft Office Access 2003

Microsoft Access adalah paket software database relasional yang hebat, yang

memudahkan untuk mengelolah dan membuat database yang kompleks. Pada Microsoft

Access sebuah database disimpan dalam sebuah berkas dengan ekstensi .mdb, didalam

berkas inilah semua objek yang terkait dengan database termasuk semua tabel, disimpan

pada istilah kolom yang biasa dipakai pada basisdata relasional disebut Field dan baris biasa

disebut Record.

Microsoft Access dapat menolong mengelola segala ukuran database, dari daftar yang

sederhana sampai database bisnis komplek.

3. Analisis Dan Perancangan Sistem

3.1. Definisi Analisis SistemAnalisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu Sistem Informasi

yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mendefinisikan dan

mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan

yang terjadi dan dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-

perbaikan.1

3.2.Analisis Sistem Informasi Presensi Karyawan

Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap

design sistem. Tahap ini merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena dengan

adanya kesalahan ditahap ini maka juga akan menyebabkan kesalahan ditahap berikutnya.

Didalam analisis sistem, pengidentifikasi masalah merupakan langkah awal yang

harus dilakukan. Masalah dapat diidefinisikan sebagai suatu hal yang menghambat proses

pencapaian tujuan. Permasalahan yang ada harus ditindak lanjuti untuk ditemukan dan dicari

pemecahannya sebagai salah satu alternatif sistem tersebut, agar dapat berjalan sesuai

dengan yang diharapkan dan sasaran tujuan sistem yang terjadi.

Berdasarkan hasil pengamatan dan penelitian yang penulis lakukan pada ABA YIPK

Yogyakarta , dapat diidentifikasikan bahwa sistem presensi yang dijalankan masih kurang

efektif dan efisien. Hal ini dapat terlihat dari proses presensi karyawan yang masih

menggunakan tanda tangan sehingga data dapat dimanipulasi serta proses pembuatan

laporan yang tidak tepat waktu. Masalah diatas terjadi karena Sistem Infromasi Presensi

Karyawan masih dilakukan secara manual, sehingga presensi karyawan tidak tepat waktu.

Dengan demikian, jika permasalahan yang sering terjadi tersebut kurang diperhatikan

bahkan diabaikan, maka akan berdampak pada kedisiplinan karyawan serta mempengaruhi

kinerja perguruan tinggi.

3.3. Analisis PIECES

Analisis yang digunakan dalam perancangan sistem informasi presensi karyawan serta

laporan presensi ini menggunakan metode PIECES (Performance, Information, Economic,

Control, Efficiency, Service). Dari analisis ini akan diperoleh beberapa hal yang dapat

disimpulkan masalah utama yang dihadapi secara jelas dan spesifik. Dari hasil analisis itu

akan dirumuskan sebagai usulan untuk membantu perancangan sistem yang lebih baik.

3.4. Analisis Kelayakan

Studi kelayakan merupakan proses mempelajari dan menganalisa masalah yang

telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang harus dicapai. Tujuan utama dari analisis

kelayakan adalah untuk menguji apakah sistem baru yang akan diterapkan sebagai 1 Jogiyanto HM,Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek

Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset, 2005, halaman 129.

pengembangan dari sistem yang lama akan layak pakai atau tidak. Dalam tahap ini tentunya

diperlukan pertimbangan yang sangat matang ketika menentukan seberapa banyak

keuntungan yang didapat dan biaya yang diperlukan dari sistem baru tersebut.

4. Hasil penelitian dan pembahasan

4.1. Implementasi SistemTahap implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk

dioperasikan. Tahap ini termasuk juga kegiatan menulis program jika tidak digunakan paket

perangkat lunak aplikasi. Tahap implementasi sistem dapat terdiri dari langkah-langkah

sebagai berikut ini :

4.2.Penerapan Rencana ImplementasiRencana implementasi merupakan kegiatan awal dalam tahap implementasi sistem.

Rencana implementasi dimaksudkan terutama untuk mengatur biaya dan waktu yang

dibutuhkan selama tahap implementasi. Waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan

implementasi juga perlu diatur dalam rencana implementasi dalam bentuk skedul waktu.

Skedul waktu berfungsi sebagai pengendalian terhadap waktu implementasi.

4.3. Implementasi AplikasiImplementasi aplikasi, dalam hal ini menggunakan Visual basic 6.0. dalam aplikasi ini

diperlukan beberapa file .ocx pendukung, antara lain :

a. LVbuttons.ocx,yang digunakan untuk membuat Button style windows xp.

b. Vsflex8.ocx, yang digunakan untuk database di aplikasi.

Selain file .ocx, juga diperlukan sebuah file arpro2,dll dan file bfpcpp.dll yang merupakan

file dari Activereports dan fingerprint. Activereports ini digunakan untuk membuat laporan-

laporan dalam visual basic sedangkan fingerprint alat untuk medeteksi sidi jari. Karena ini

bukan file bawaan visual basic, maka file ini harus dicopykan.

File .ocx, arpro2.dll dan bfpcpp.dll tersebut dicopykan ke direktori sistem. Karena

penulisan menggunakan sistem operasi windows xp, maka file-file tersebut dicopykan ke

direktori system32. apabila menggunakan windows 98, maka file tersebut dicopykan ke

direktori sistem.

4.4. Instalasi Aplikasi

Untuk mengintal aplikasi, silahkan jalankan file Setup.exe, tampilan pertama dari

proses instalasi sebagai berikut :

Gambar 5.47 Proses Pertama Instalasi AplikasiKlik “Next”, selanjutnya tampil pemilihan shortcut start menu

Gambar 5.48 Proses Instalasi Ke Dua AplikasiKlik “Next”, selanjutnya untuk membuat shurtcut pada destop

Gambar 5.49 Proses Instalasi Ke Tiga AplikasiKlik “Next”, selanjutnya muncul informasi pilihan-pilihan sebelumnya

Gambar 5.50 Proses Instalasi Ke Empat AplikasiKemudian Klik “Install”, berikutnya adalah tampil proses intalasi berlangsung

Gambar 5.51 Proses Instalasi Ke Lima AplikasiKemudian Klik “Finish”, untuk proses intalasi selesai

Gambar 5.52 Proses Instalasi Terakhir Aplikasi

5. KesimpulanBerdasarkan hasil penelitian dan implementasi yang telah digunakan guna

penyusunan skripsi yang berjudul “Analisis Dan Perancangan Sistem Presensi Karyawan

Menggunakan Sidik Jari Di Aba Yipk Yogyakarta “ maka dapat ditarik kesimpulan sebagai

berikut :

1. Aba Yipk Yogyakarta membutuhkan sebuah sistem presensi yang terotomatisasi

yang mampu memberikan informasi kehadiran pegawai dengan menggunakan sidik

jari.

2. Kelebihan sistem yang baru adalah dapat menjadi sistem informasi yang mudah, ce-

pat serta akurat dan mengantisipasi hal-hal agar tidak dimanipulasi.

3. Laporan-laporan yang dihasilkan antara lain :

a. Laporan data dosen

b. Laporan data karyawan

c. Laporan Presensi harian berdasarkan tanggal, bulan dan tahun serta laporan

presensi harian per dosen atau karyawan.

d. Laporan presensi ijin dosen dan laporan ijin karyawan

e. Laporan presensi cuti dosen dan laporan presensi cuti karyawan.

4. Agar dapat berjalan dengan baik sistem presensi sidik jari ini membutuhkan hard-

ware yaitu fingerprint.

DAFTAR PUSTAKA

Jogiyanto.1999. Analisis dan Design Sistem Informasi , Yogyakarta: Andi Offset

Madcoms. 2002. Seri Panduan Pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0, Yogyakarta: Andi

Offset

Madcoms.2002. Aplikasi Pemrograman Database Dengan Visual Basic 6.0 Dan Cristal

Report,Yogyakarta:Andi Offset.

Utami, ema dan Sukrisno. 2005. Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman

Menggunakakan Sql Sever, Ms Acces dan Ms Visual Basic. Yogyakarta: Andi Offset

http://solution.co.id

http://fingerscan.com

http://bhineka.com