ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM KOPERASI SIMPAN PINJAM PADA KOPERASI PEGAWAI REPUBLIK INDONESIA TUNAS HARAPAN

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Sharazita Dyah Anggita

08.12.2916

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

2012

THE ANALYZE AND DESIGNING OF KOPERASI PEGAWAI REPUBLIK INDONESIA TUNAS HARAPAN CREDIT UNION SYSTEM

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KOPERASI SIMPAN PINJAM

PADA KOPERASI PEGAWAI REPUBLIK INDONESIA TUNAS HARAPAN

Sharazita Dyah Anggita Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT Information technology is one of area in which progress more rapidly than other areas, such as agriculture, industrial, automotive, and others. Furthermore the current information technology give a great influence on various aspects of community life. Computers as tools of technology eventually selected as one of the most likely alternative in helping to complete the work and handle the information flow in large quantities to make the right decisions and accurate.

“Koperasi Pegawai Republik Indonesia Tunas Harapan” as a business entity that has a lot of activities and work program also need a computer system that can process data in order to get the information they need. In this case the unit is taken as the unit of savings and loans cooperative members. The cooperative process data and financial flows still using a manual bookkeeping. Although it uses a calculator but it still often wrong. Surely it hinders the performance of the officer to process data efficiently so that’s not guarantee the accuracy of the information.

Given this research are expected to facilitate the cooperative unit in processing the data on credit union system so as to produce accurate information.

Keywords : information , data , accurate

1. PENDAHULUAN

Perkembangan teknologi informasi telah memungkinkan pengambilan keputusan

dapat dilakukan dengan cepat dan cermat. Pada umumnya setiap instansi pemerintahan

maupun swasta membutuhkan sistem untuk mengumpulkan, mengolah dan melihat

kembali suatu informasi. Komputer sebagai perangkat teknologi canggih akhirnya terpilih

sebagai salah satu alternatif yang paling mungkin dalam membantu menyelesaikan

pekerjaan dan menangani arus informasi dalam jumlah yang besar, serta membantu

dalam pengambilan keputusan yang tepat dan akurat.

Koperasi Pegawai Republik Indonesia Tunas Harapan sebagai badan usaha yang

memiliki banyak kegiatan dan program kerjapun juga membutuhkan suatu sistem untuk

dapat mengolah data guna mendapatkan informasi yang mereka butuhkan pada unit

simpan pinjamnya.

2. LANDASAN TEORI

2.1. Definisi Sistem

Suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urut-urutan

operasi di dalam sistem dan berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan

atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

2.2. Definisi Informasi

Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga

informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Robert N. Anthony dan John

Dearden menyebut keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya

dengan istilah entropy.

Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih

berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

2.2.1. Siklus Informasi

Informasi tidak lahir dengan sendirinya, tetapi lahir dari sebuah siklus. Di dalam

siklus tersebut, terdapat suatu model pengolah data yang pada akhirnya

melahirkan informasi.

Dasar Data

Prose

(Model)

Output

(Information)

Penerima

Keputusan

TindakanHasil Tindakan

Data

(Tangkap)

Input Data

Gambar 2.1 Siklus Informasi

2.2.2. Kualitas Informasi

Kualitas suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu:

1. Akurat (accurate), berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan

dan tidak biasa atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas

mencerminkan maksudnya.

2. Tepat pada waktunya (timeliness), berarti informasi yang datang pada

penerima tidak boleh terlambat.

3. Relevan (relevance), berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk

pemakainya. Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua

hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan

bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya

mendapatkannya.

2.3. Definisi Sistem Informasi

Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan

keputusan. Informasi diperoleh dari sistem informasi (information systems) atau disebut

juga dengan processing system. Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu

organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung

operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan

pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2.4. Definisi Koperasi

Definisi koperasi sebenarnya sangatlah beragam di seluruh dunia, namun Indonesia

terdapat dua acuan tentang definisi koperasi, yaitu:

1. Menurut Moh. Hatta (Bapak Koperasi Indonesia) seperti yang dikutip oleh Sitio dan

Tamba (2001, h.17), “koperasi adalah usaha bersama untuk memperbaiki nasib

penghidupan ekonomi berdasarkan tolong-menolong. Semangat tolong-menolong

tersebut didorong oleh keinginan memberi jasa kepada kawan berdasarkan

„seorang buat semua dan semua buat seorang‟”

2. Definisi UU No.25/1992, koperasi adalah badan usaha yang beranggotakan orang

seorang atau badan hukum koperasi, dengan melandaskan kegiatannya

berdasarkan prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat, yang

berdasar atas azas kekeluargaan.

2.4.1. Koperasi Simpan Pinjam

Koperasi simpan pinjam atau koperasi kredit dibentuk untuk memberikan

peluang kepada anggota-anggotanya untuk memperoleh pinjaman dengan mudah

dan dengan bunga yang ringan. Koperasi simpan pinjam sendiri memiliki pengertian

sebagai koperasi yang bergerak dalam lapangan usaha pembentukan modal melalui

tabungan-tabungan para anggota secara teratur dan terus-menerus untuk kemudian

dipinjamkan kepada para anggota dengan cara mudah, murah, cepat, dan tepat

untuk tujuan produktif dan kesejahteraan (Anoraga dan Widiyanti, 1996, h.23).

2.5. Analisis Sistem

Definisi analisis sistem adalah Penguraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam

bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan

mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-

hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan

perbaikan-perbaikannya (Jogiyanto HM, 1998,h.129).

2.6. Konsep Pemodelan Sistem

2.6.1. Flowchart

Flowchart adalah bagian yang menunjukkan arus pekerjaan dari sistem secara

keseluruhan menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem

serta menunjukkan apa yang dikerjakan di dalam sistem.

Flowchart digambarkan dengan menggunakan simbol-simbol tertentu yang

dapat berupa input, output, proses, storage media, laporan, dan lain-lain.

2.6.2. DFD

Data Flow Diagram termasuk dalam rancangan model logika, yang mempunyai

maksud untuk menjelaskan kepada user bagaimana fungsi-fungsi di sistem informasi

secara logis akan berjalan. DFD menggambarkan arus data dari suatu sistem

informasi, tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik di mana sistem itu berada.

2.7. Definisi Basis Data

Basis Data adalah kumpulan data yang saling berhubungan (berelasi). Dalam ilmu

komputer, definisi basis data bertambah spesifik, yaitu kumpulan file/tabel/arsip yang

saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik (disk). Data

diwujudkan dengan bentuk tabel-tabel. Relasi antar tabel ditunjukkan dengan adanya

kunci (key) pada kolom (field) yang memiliki keterkaitan fungsi.

Basis data mempunyai tujuan untuk mengatur data sehingga diperoleh kemudahan,

ketepatan, dan kecepatan dalam pengambilan kembali. Menurut Kusrini(2007, h.141).

3. ANALISIS DAN PERANCANGAN

3.1. Identifikasi Masalah

Masalah utama dari koperasi tersebut ada pada proses pencatatan yang tidak

teratur dan tidak efisien. Koperasi masih menggunakan arsip kertas dan buku untuk

melakukan pencatatan yang dibantu dengan perhitungan kalkulator, sehingga

proses perhitungan cukup menyita konsentrasi.

3.2. Analisis Kebutuhan Sistem

Meliputi kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional.

a. Kebutuhan fungsional yaitu kebutuhan yang kebutuhan user bisa mengakses

system apa saja yang ada di sana.

b. Kebutuhan non fungsional yaitu kebutuhan minimal system yang akan

digunakan.

3.3. Analisis Kelayakan Sistem

Studi kelayakan adalah studi yang akan digunakan untuk menentukan kemungkinan

apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau dihentikan. Fase ini

merupakan fase yang cukup penting, dimana akan dilakukan studi kelayakan terhadap

sistem yang akan dibuat. Studi kelayakan akan menilai dari berbagai sisi apakah sistem

layak untuk diimplementasikan atau tidak.

3.4. Perancangan Sistem

3.4.1. Flowchart Sistem

Flowchart sistem adalah gambaran secara umum bagaimana sistem berjalan.

3.4.2. DFD

Data Flow Diagram sebagai perancangan alur data pengembangan sistem

informasi simpan pinjam yang terstruktur dan jelas.

3.5. Perancangan Basis Data

Perancangan basis data adalah tahap untuk menemukan struktur komponen

database yang paling tepat untuk sistem yang sedang dibangun. Tahapan dalam

perancangan basis data dimulai dari tahapan normalisasi, hingga relasi tabel berikut tipe

datanya.

3.6. Perancangan Antar Muka

Perancangan antar muka sistem dilakukan dengan membuat sketsa tampilan antar

muka sistem yang berfungsi sebagai alat komunikasi antar pengguna dengan system

4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

Implementasi merupakan tahapan dimana sistem siap untuk dioperasikan, pada tahap ini

sistem sudah harus dianalisa dan didesain secara rinci serta penggunaan teknologi telah

dilakukan seleksi.

4.1. Rencana Implementasi Sistem

Rencana implementasi merupakan suatu arah dan batasan yang harus

dilaksanakan. Rencana tersebut mencakup anggaran dan biaya dengan tujuan untuk

memberikan pengendalian pengeluaran biaya, selain fungsi anggaran terdapat

penjadwalan jam yang berfungsi untuk pengendalian terhadap waktu implementasi.

4.2. Pelaksanaan Proses Implementasi

Implementasi sistem merupakan tahap penggunaan sistem yang diusulkan agar

dapat dioperasikan sesuai dengan harapan dan tujuan dari kegiatan ini, yaitu untuk

menyiapkan perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan. Kegiatan implementasi

dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan. Adapun kegiatan tersebut

adalah:

4.2.1. Pemilihan dan Pelatihan Personil

1. Pemilihan Personil

Personil yang dipilih adalah karyawan dari KPRI Tunas Harapan, dalam hal ini

adalah juru buku koperasi tersebut, dengan pertimbangan bahwa karyawan

tersebut sudah memahami sistem simpan pinjam, sehingga hanya diperlukan

penyesuaian terhadap sistem yang baru.

2. Pelatihan Personil

Personil yang akan mengoperasikan sistem ini perlu dilatih untuk hal-hal yang

belum mereka pahami. Metode yang biasa ditempuh untuk melakukan pelatihan

personil, yaitu:

1) Pelatihan Prosedur

2) Pelatihan Tutorial

3) Pelatihan Praktek Kerja

4.2.2. Instalasi Perangkat Lunak

1. Instalasi SQL Server 2000.

2. Instalasi aplikasi.

4.2.3. Pengetesan Program

Secara spesifik beberapa kegiatan terhadap pengetesan program yang

dilakukan meliputi pengetesan input dan edit data, hapus data, pencarian data,

simpan data dan media output/keluaran.

1. Pengetesan terhadap input dan edit data

2. Pengetesan terhadap item pencarian data

3. Pengetesan terhadap item simpan data

4. Pengetesan terhadap media output

4.2.4. Pengetesan Sistem

Pengetesan sistem dilakukan untuk memeriksa hubungan antara komponen

sistem yang diimplimentasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah

untuk memastikan bahwa komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai

dengan yang diharapkan.

4.2.5. Konversi Sistem

Konversi sistem dilakukan setelah kegiatan pengetesan program dan sistem

selesai dengan baik, tanpa ada masalah pada sistem yang baru. Konversi sistem

merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap digunakan,

diharapkan sistem baru dapat menggantikan proses sistem yang lama.

Konversi sistem ini dilakukan dalam jangka waktu dua minggu. Data-data yang

ada pada sistem koperasi simpan pinjam dikonversi ke dalam sistem baru.

Pelaksanaan konversi ini dilakukan dengan konversi pararel dengan pertimbangan

bahwa apabila sistem yang baru tidak berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan

maka masih ada data-data pada sistem yang lama, sehingga kegiatan pengolahan

data akan tetap berjalan lancer.

4.3. Manual Program

Digunakan sebagai panduan bagi user dalam mengoperasikan program aplikasi.

Berikut petunjuk menjalankan aplikasi Sistem Informasi Koperasi Simpan Pinjam.

4.3.1 Tampilan Menu Utama

Gambar 4.4 Form Menu

Pada form ini menampilkan menu-menu yang dapat digunakan dalam sistem

koperasi simpan pinjam ini. Terdapat beberapa sub menu yaitu:

1) File : Exit

2) Olah Data Master : Data anggota , Data Jenis Simpanan

3) Transaksi : Simpanan, Penarikan Simpanan, Pinjaman, Angsuran, Tutup

Angsuran

4) Laporan : Laporan anggota, Laporan simpanan, Laporan penarikan, Laporan

pinjaman, Laporan angsuran

4.3.2 Form Anggota

Gambar 4.5 Form Anggota

Gambar 4.6 Tampilan Data Anggota

Form ini berfungsi untuk menginputkan data anggota. Langkah awal menginputkan

data dengan menekan tombol tambah maka seluruh textbox akan aktif. Tombol edit

digunakan untuk mengubah data anggota apabila ada pembaruan data. Pada Gambar 4.6

juga disediakan menu pencarian anggota berdasar Nip dan nama sehingga memudahkan

user dalam mencari data anggota. Dengan klik satu kali data anggota yang ada di tab data

anggota, maka data tersebut akan muncul di textbox pada tab formulir.

4.3.3 Form Jenis Simpanan

Gambar 4.7 Form Jenis Simpanan

Untuk menginputkan data jenis simpanan diawali dengan menekan tombol tambah,

maka kode jenis simpanan akan muncul secara otomatis untuk menghindari penulisan

duplikat kode jenis simpanan. Tombol simpan untuk menyimpan data setelah selesai

menginputkan data. Tombol hapus untuk menghapus data jenis simpanan. Tombol batal

untuk membatalkan input data. Semua data jenis simpanan akan ditampilkan pada tab data

jenis simpanan.

4.3.4 Form Simpanan

Gambar 4.8 Form Simpanan

Untuk mengawali input data pada transaksi simpanan ini diawali dengan menekan

tombol tambah yang secara otomatis akan menampilkan kode penarikan. Data anggota tidak

perlu dimasukkan secara manual, user dapat menggunakan tombol pencarian anggota yang

akan menampilkan form pop up anggota. Di dalam form pop up anggota user dapat

melakukan pencarian data anggota dengan mengetikkan nip atau nama anggota yang dicari

yang kemudian data anggota tersebut akan ditampilkan di text box nip, nama, komisariat dan

alamat pada formulir simpanan.

4.3.5 Form Penarikan Simpanan

Gambar 4.9 Form Penarikan Simpanan

Untuk mengawali input data pada transaksi penarikan simpanan ini, diawali dengan

menekan tombol tambah yang secara otomatis akan menampilkan kode penarikan. Sama

seperti pada form simpanan, data anggota tidak perlu dimasukkan secara manual, user

dapat menggunakan tombol pencarian anggota yang akan menampilkan form pop up

anggota. Jika anggota sudah pernah melakukan transaksi simpanan maka data simpanan

akan muncul di formulir dan datagrid form penarikan simpanan.

4.3.6 Form Pinjaman

Gambar 4.10 Form Pinjaman

Untuk mengawali input data pada transaksi pinjaman ini, diawali dengan menekan

tombol tambah yang secara otomatis akan menampilkan kode pinjaman. Sama seperti

pada form sebelumnya, data anggota tidak perlu dimasukkan secara manual, user dapat

menggunakan tombol pencarian anggota yang akan menampilkan form pop up anggota.

Di sini akan dicek terlebih dahulu apakah anggota masih mempunyai tanggungan

pinjaman. Jika ternyata masih mempunyai tanggungan maka akan muncul peringatan dan

user tidak dapat melakukan transaksi pinjaman.

4.3.7 Form Angsuran

Gambar 4.11 Form Angsuran

Untuk mengawali input data pada transaksi pinjaman ini, diawali dengan menekan

tombol tambah yang secara otomatis akan menampilkan kode angsuran. Sama seperti

pada form sebelumnya, data anggota tidak perlu dimasukkan secara manual, user dapat

menggunakan tombol pencarian anggota yang akan menampilkan form pop up anggota.

Setelah data anggota masuk di form angsuran maka kode pinjaman, pokok pinjaman,

angsuran pokok, angsuran ke dan sisa pinjaman akan terisi secara otomatis. Penyimpanan

data dilakukan dengan menekan tombol simpan yang akan mengupdate otomatis sisa

pinjaman. Seluruh data angsuran anggota akan ditampilkan pada tab data angsuran

anggota.

4.3.8 Form Tutup Pinjaman

Gambar 4.12 Form Tutup Pinjaman

Setelah data anggota masuk di formulir tutup pinjaman maka semua data yang ada

pada form ini akan terisi. Pada dasarnya alur pada form ini tidak jauh beda dengan form

angsuran. Karena data yang diinputkan pada form ini juga akan disimpan pada tabel

angsuran. Hanya saja pada form ini terdapat perhitungan jasa yang harus dibayarkan

anggota. Penyimpanan data dilakukan dengan tombol simpan dan data transaksi akan tampil

pada tab data angsuran.

4.3.9 Laporan Anggota

Gambar 4.13 Laporan Anggota

4.3.10 Laporan Simpanan

Gambar 4.14 Laporan Simpanan

4.3.11 Laporan Penarikan

Gambar 4.15 Laporan Penarikan

4.3.12 Laporan Pinjaman

Gambar 4.16 Laporan Pinjaman

4.3.13 Laporan Angsuran

Gambar 4.17 Laporan Angsuran

5. KESIMPULAN

Dari uraian dan penjelasan serta pembahasan keseluruhan materi pada bab-bab

sebelumnya dan dalam mengakhiri pembahasan “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

KOPERASI SIMPAN PINJAM PADA KOPERASI PEGAWAI REPUBLIK INDONESIA TUNAS

HARAPAN ” maka penyusun mengambil kesimpulan bahwa :

a. Penyimpanan data dan bukti transaksi simpan pinjam anggota Koperasi Pegawai

Republik Indonesia “Tunas Harapan” ini masih disimpan berupa berkas dan

dibukukan secara manual sehingga memperbesar kemungkinan kehilangan data.

Dengan adanya sistem ini maka data tidak perlu disimpan dalam bentuk berkas lagi

karena semua data sudah tersimpan di dalam database dan petugas hanya tinggal

mencetak data-data tersebut pada saat diperlukan.

b. Pencatatan dan pengolahan data transaksi simpan pinjam masih belum

terkomputerisasi sehingga menyebabkan informasi yang tidak akurat. Belum adanya

program khusus untuk mengolah data mengakibatkan pelayanan informasi mengenai

data transaksi simpan pinjam masih kurang memuaskan. Misalnya saja kerumitan

dalam pencarian data, kesalahan-kesalahan perhitungan dan pencatatan data yang

membutuhkan waktu perbaikan cukup lama, semua itu sangat perlu dibenahi.

Dengan adanya sistem ini maka akan menghindari kesalahan perhitungan transaksi

dan mempermudah pencarian data.

Program yang kami buat masih terlalu sederhana dan masih terdapat beberapa

kekurangan yang masih dapat dikembangkan lagi, seperti tampilan program, output

program dan masih banyak kesalahan dan kekurangan lainnya, tentunya kami berharap

dapat menyempurnakan lagi sehingga menjadi lebih sempurna untuk user.

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit ANDI

Isroi dan Ramadhan, Arief. 2004. Seri Pelajaran Komputer Microsoft Visual Basic 6.0.

Jakarta: PT. Elex Media Komputindo

J. Alam, M. Agus. 2005. Cara Mudah Menggunakan Crystal Reports XI (Pembuat Laporan

dari Berbagai Format Data Lokal dan Server). Jakarta: PT. Elex Media Komputindo

Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta: Penerbit ANDI

Ramalho, Jose. 2001. SQL Server 7.0. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo

Sunyoto, Andi. 2007. Pemograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.

Yogyakarta: Penerbit ANDI