criterios de selecciÓn de herramientas de software...

CRITERIOS DE SELECCIÓN DE HERRAMIENTAS DE SOFTWARE PARAHERRAMIENTAS DE SOFTWARE PARA

LA GESTIÓN DE PROYECTOS

Alberto Domínguez, PMP

SOFTWARE DE GERENCIA DESOFTWARE DE GERENCIA DE PROYECTOS

Sistemas de Sistemas de Información de Información de Gerencia de Gerencia de

Proyectos (PMIS)Proyectos (PMIS)Proyectos (PMIS)Proyectos (PMIS)

Software de Software de Gestión de Gestión de Proyectos Proyectos (PMS)(PMS)

PMISCompuesto por todas aquellas herramientas (automatizadas o no) que simplifican o apoyan labores características de la gerencia de proyectos –programación de actividades administración de la configuración recolecciónprogramación de actividades, administración de la configuración, recolección, almacenamiento y distribución de información, entre otros. (PMBOK v. 4)

Implementación de Gerencia de ProyectosImplementación de Gerencia de ProyectosImplementación de Gerencia de ProyectosImplementación de Gerencia de Proyectos

Implementación de Software de Gestión de Implementación de Software de Gestión de ProyectosProyectos

Implementación de Software de Gestión de Implementación de Software de Gestión de ProyectosProyectosyyyy

Esfuerzos que procuran objetivos similares pero que casi siempre son incompatibles.

PROCESO DE SELECCIÓN DEPROCESO DE SELECCIÓN DE SOFTWARE

FLUJO ESTÁNDAR DE

identificar necesidadesidentificar necesidadesidentificar necesidadesidentificar necesidades

FLUJO ESTÁNDAR DE DECISIÓN

definir criterios de seleccióndefinir criterios de seleccióndefinir criterios de seleccióndefinir criterios de selección

crear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opciones

solicitar información y/o propuestasolicitar información y/o propuestasolicitar información y/o propuestasolicitar información y/o propuesta

evaluar respuestasevaluar respuestasevaluar respuestasevaluar respuestas

crear lista corta de opcionescrear lista corta de opcionescrear lista corta de opcionescrear lista corta de opciones

ampliar informaciónampliar informaciónampliar informaciónampliar información

decidirdecidirdecidirdecidirdecidirdecidirdecidirdecidir

FLUJO ESTÁNDAR DE

crear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionesIDENTIFICAR NECESIDADES

solicitar información y/o propuestasolicitar información y/o propuestasolicitar información y/o propuestasolicitar información y/o propuesta• ¿cuáles son los problemas más comunes?

• ¿cuáles las debilidades?

• ¿dónde hay mayor gasto?

• ¿dónde apunta la estrategia?evaluar respuestasevaluar respuestasevaluar respuestasevaluar respuestas

¿dónde apunta la estrategia?

• ¿qué contratos maneja con clientes?

• ¿cómo es el manejo financiero?

• ¿cómo factura y cobra?

• ¿cómo es el flujo de dinero?

FLUJO ESTÁNDAR DE

crear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionesDEFINIR CRITERIOS DE SELECCIÓN

solicitar información y/o propuestasolicitar información y/o propuestasolicitar información y/o propuestasolicitar información y/o propuesta• sector privado / público• registro de Proveedores• restricciones sobre el monto

• requerimientos de calidad

• certificaciones

FLUJO ESTÁNDAR DE

crear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionesCREAR LISTA DE OPCIONES

solicitar información y/o propuestasolicitar información y/o propuestasolicitar información y/o propuestasolicitar información y/o propuesta• productos y servicios• proveedores

FLUJO ESTÁNDAR DE

crear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionesSOLICITAR INFORMACIÓN O PROPUESTA COMERCIAL

PROPUESTA COMERCIAL

• RFP – solicitud a proposiciones• concurso cerrado

FLUJO ESTÁNDAR DE

crear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionesEVALUAR RESPUESTAS

solicitar información y/o propuestasolicitar información y/o propuestasolicitar información y/o propuestasolicitar información y/o propuesta• oferta completa

• características del producto

• recomendaciones

• demostraciónevaluar respuestasevaluar respuestasevaluar respuestasevaluar respuestas

• demostración

• periodo evaluación

• servicios de apoyo• cualidades del proveedor• garantía

decidirdecidirdecidirdecidir

• garantía

decidirdecidirdecidirdecidir

FLUJO ESTÁNDAR DE

crear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionesCREAR LISTA CORTA DE OPCIONES

FLUJO ESTÁNDAR DE

crear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionesAMPLIAR INFORMACIÓN

solicitar información y/o propuestasolicitar información y/o propuestasolicitar información y/o propuestasolicitar información y/o propuesta• presentación• diagnóstico• demostración

• ejemplo existente

• programa piloto

• simulación

FLUJO ESTÁNDAR DE

crear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionesDECIDIR

DIMENSIONES DE LAIDENTIFICAR NECESIDADES

DIMENSIONES DE LA IMPLEMENTACIÓN

DIMENSIONESDIMENSIONES

nivel de nivel de madurezmadureznivel de nivel de madurezmadurez

d l dd l dd l dd l daproximaciónaproximaciónaproximaciónaproximación modelo de modelo de implementaciónimplementación

modelo de modelo de implementaciónimplementación

lista delista delista delista delista de lista de opcionesopcioneslista de lista de opcionesopciones

escalaescalaescalaescala presupuestopresupuestopresupuestopresupuesto

•• seguimiento y planeación informal o sin seguimiento y planeación informal o sin li ili isimplesimplesimplesimple

ESCALA

Antes de evaluar la oferta es necesario determinar las proporciones de la

mayores complicacionesmayores complicacionessimplesimplesimplesimple

determinar las proporciones de la implementación. •• gerencia unipersonalgerencia unipersonalpersonalpersonalpersonalpersonal

•• para grupos que requieren de herramientas para grupos que requieren de herramientas de trabajo colaborativo, simplificación de de trabajo colaborativo, simplificación de actividades como planeación y controlactividades como planeación y control

colaborativacolaborativacolaborativacolaborativa

•• sistemas de grandes proporciones que sistemas de grandes proporciones que permiten funcionalidades especializadas y se permiten funcionalidades especializadas y se integran con otros.integran con otros.

corporativacorporativacorporativacorporativa

APROXIMACIÓN

ágilágilágilágilágilágilágilágil

tradicionaltradicionaltradicionaltradicional

HERRAMIENTAS

• Diagrama Gantt

i ágilágilágilágil• Diagrama Burn‐Down

• Estructura de Descomposición de Trabajo (WBS)

• Control de Cambios

ágilágilágilágilHerramientas

tradicionaltradicionaltradicionaltradicional

•• influye el negocioinfluye el negocio•• métricasmétricas

impulsado por impulsado por el negocioel negocio

NIVEL DE MADUREZ

•• métricasmétricasel negocioel negocioel negocioel negocio

•• consistenteconsistente•• administración proactivaadministración proactiva

responsableresponsableresponsableresponsable•• administración proactivaadministración proactiva

•• repetiblerepetible•• base de conocimientobase de conocimientoeficienteeficienteeficienteeficiente base de conocimientobase de conocimiento

•• documentadodocumentado•• no formalno formal

activoactivoactivoactivono formalno formal

•• no evidenciano evidencia•• no documentaciónno documentación

caóticocaóticocaóticocaóticono documentaciónno documentación

SELECCIONAR EL MODELO DE IMPLEMENTACIÓN Y EL

••alto costo de entradaalto costo de entradaDE IMPLEMENTACIÓN Y EL PROVEEDOR

• conocimiento

••mayor tiempo de implementaciónmayor tiempo de implementación••más personalizablemás personalizable•• infraestructura propiainfraestructura propia•• administración directaadministración directa••no hay tercerosno hay terceros

adquisiciónadquisiciónadquisiciónadquisición

• experiencia• comprobado

• soporte• confiable

••no hay tercerosno hay terceros••personal TIpersonal TI

••bajo costo de entradabajo costo de entrada••menor tiempo de implementaciónmenor tiempo de implementación••menos personalizablemenos personalizable

f d l df d l darrendamientoarrendamientoarrendamientoarrendamiento

•• infraestructura delegadainfraestructura delegada••administración delegadaadministración delegada•• intermediaciónintermediación••acuerdos de nivel de servicio (SLA)acuerdos de nivel de servicio (SLA)

SaaSSaaSSaaSSaaS

PRESUPUESTOPRESUPUESTOPRESUPUESTOPRESUPUESTOPRESUPUESTOPRESUPUESTOPRESUPUESTOPRESUPUESTO

LOS SIETE OBJETIVOS FUNCIONALESIDENTIFICAR NECESIDADES

LOS SIETE OBJETIVOS FUNCIONALES

¿PRIORIDADES ¿PRIORIDADES DELDEL

¿PRIORIDADES ¿PRIORIDADES DELDELDEL DEL

NEGOCIO?NEGOCIO?DEL DEL

NEGOCIO?NEGOCIO?

SIETE OBJETIVOSSIETE OBJETIVOS

reportes y seguimientoreportes y seguimientop y gp y g

estimación y programación de actividadesestimación y programación de actividades

eficienciaeficiencia

asignación de equipo y recursosasignación de equipo y recursosg q p yg q p y

comunicacióncomunicación

colaboracióncolaboración

procesoproceso

reportes y seguimientoreportes y seguimiento

Grupo Objetivo

• Gerencia Gral.d ó d

p y gp y g

estimación y programación de actividadesestimación y programación de actividades

• Coordinación de Proyectos• Financiera

Necesidades

F li l i i t

asignación de equipo y recursosasignación de equipo y recursos

l b iól b ió• Formalizar el seguimiento• Incrementar el control de proyectos• Analizar el rendimiento• Facturación

procesoproceso

Implicaciones

• Registrar de horas• Centralizar el control• Evaluar de resultados• Evaluar de resultados

estimación y programación de actividadesestimación y programación de actividadesestimación y programación de actividadesestimación y programación de actividades

Grupo Objetivo

• Oficina de Proyectosd ó ( )

y p gy p gy p gy p g

• Coordinación (PMO, Financiera, RR.HH.)• Ventas

Necesidades

M j l ti ió d l f ( ó ti )

• Mejorar la estimación del esfuerzo (pronósticos)• Evaluar apropiadamente el costo de oportunidad

Implicaciones

• Planear

procesoproceso

• Planear• Almacenar los datos históricos• Controlar los cambios

eficienciaeficienciaeficienciaeficiencia

Grupo Objetivo

• Unidad Administrativad d

• Unidad Financiera• Operaciones

Necesidades

R d i l t d ió

procesoproceso

• Reducir los costos de operación• Acelerar los procesos (automatización)• Aumentar la rentabilidad del equipo (personas)

Implicaciones

• Diagnosticar y evaluar los procesos• Evaluar el rendimiento de los miembros

asignación de equipo y recursosasignación de equipo y recursosasignación de equipo y recursosasignación de equipo y recursos

Grupo Objetivo

• Operaciones

g q p yg q p yg q p yg q p y

• Recursos Humanos

Necesidades

• Administración del talento humanoPl ió d d d l t l

procesoproceso

• Planeación adecuada de los proyectos y las cargas de trabajo

• Aumentar la rentabilidad del equipo (personas)

Implicaciones

• Planeación integrada / centralizada• Evaluar el rendimiento de los miembros

comunicacióncomunicacióncomunicacióncomunicación

Grupo Objetivo

• Operaciones

procesoproceso

Necesidades

• Reducir la dependencia de personas• Simplificar el proceso de transferencia de conocimiento

• Facilitar la operación descentralizada (equipos virtuales y teletrabajo)

• Formalización

Implicaciones

• Infraestructura TI• Cultura organizacional flexibleObj ti M t H i J d• Objetivos y Metas vs. Horario y Jornadas

colaboracióncolaboracióncolaboracióncolaboración

Grupo Objetivo

• Operaciones

procesoproceso

Necesidades

• Reducir la dependencia de personas• Simplificar el proceso de transferencia de conocimiento

• Facilitar la operación descentralizada (equipos virtuales y teletrabajo)

• Formalización

Implicaciones

• Infraestructura TI• Cultura organizacional flexibleObj ti M t H i J d• Objetivos y Metas vs. Horario y Jornadas

procesoprocesoprocesoproceso

Grupo Objetivo

• TODOS

Necesidades

• Formalización• Certificación y Acreditación• Cumplimiento de normas y reglamentaciones (SOX)

Implicaciones

• ReestructuraciónAlt i t l ió• Alto impacto en la operación

CONSIDERACIONES ADICIONALESIDENTIFICAR NECESIDADES

CONSIDERACIONES ADICIONALES

omnipresenteomnipresenteomnipresenteomnipresente

fácil de usarfácil de usarfácil de usarfácil de usarcompatiblecompatiblecompatiblecompatible

!!!!livianolivianolivianolivianoreportesreportesreportesreportes

soportesoportesoportesoporte

APLICACIÓN WEBAPLICACIÓN WEB

APLICACIÓN DE ESCRITORIO

HERRAMIENTAS DE SOFTWARECREAR LA LISTA DE OPCIONES

HERRAMIENTAS DE SOFTWARE

APLICACIONES APLICACIONES DEDE

APLICACIONES APLICACIONES DEDEAPLICACIONES APLICACIONES

WEBWEBAPLICACIONES APLICACIONES WEBWEB DE DE

ESCRITORIOESCRITORIODE DE

ESCRITORIOESCRITORIOWEBWEBWEBWEB

ALGUNASALGUNAS HERRAMIENTAS

WEB ESCRITORIOMicrosoft ProjectMicrosoft Project

IntellisysIntellisys ProjectProject

@@tasktask

DaptivDaptiv PPMPPM IntellisysIntellisys ProjectProject

OpenMindOpenMind

Project Project KickStartKickStart

RationalPlanRationalPlan MultiMulti ProjectProject

DaptivDaptiv PPMPPM

ClarizenClarizen

Project Project InsightInsight

CeloxisCeloxis

FastTrackFastTrack ScheduleSchedule

ServiceService Desktop ProDesktop Pro

MilestonesMilestones

MinuteManMinuteMan

ProjecturfProjecturf

Central DesktopCentral Desktop

EasyEasy ProjectsProjects NETNET

eStudioeStudio MinuteManMinuteMan

FusionFusionDeskDesk ProfessionalProfessional

http://online‐project‐management‐review.toptenreviews.com/

eStudioeStudio

CopperCopper

http://project-management-software-review.toptenreviews.com/

@TASKAPLICACIONES WEB

@taskR dResumen de proyectos

@taski d iRegistro de tiempo

CLARIZENAPLICACIONES WEB

CLARIZEN

Clarizená i i i i lPágina inicial

Clarizeni dVista de proyecto

EASY PROJECTS NETAPLICACIONES WEB

EASY PROJECTS NET

Easy Projects NETá i i i i lPágina inicial

Easy Projects NETi d iRegistro de tiempo

LIQUID PLANNERAPLICACIONES WEB

LIQUID PLANNER

Liquid PlannerdDiagrama de Gantt

Liquid Plannerl b óColaboración

Liquid PlannerReportes

CONSEJOS ÚTILESCONCLUSIONES

CONSEJOS ÚTILES

CONSEJOSCONSEJOS

11Antes de adoptar la herramienta, se debe

d idi i tdecidir como se va a usar, quienes y cuantos, y que factores apoyarán mejor los procesos de la

compañíacompañía

CONSEJOSCONSEJOS

2Invertir en la herramienta adecuada. Esto se

traduce en una herramienta que, tras haber sido q ,implementada, simplifica la operación y permite

el acceso a información actualizada y yconsolidada

CONSEJOSCONSEJOS

3B l i d t l biBuscar soluciones que se adapten al cambio.

Estos cambios deben ser fáciles de implementar

CONSEJOSCONSEJOS

4El d i l t ió d b t lEl proceso de implementación debe tomar el tiempo suficiente para garantizar que los

i t d t d lprocesos internos pueden ser soportados por la herramienta. Pruebas piloto, demostraciones y pruebas son una gran estrategia antes de asumirpruebas son una gran estrategia antes de asumir

un cambio de alto impacto

CONSEJOSCONSEJOS

5Se debe pensar siempre en el futuro. Si se esperan buenos resultados luego de la p g

implementación, es prudente tener una ruta de evolución y madurez soportadas en una buena y p

herramienta de software

CONSEJOSCONSEJOS

6N i t h i t dNo existe una herramienta que pueda ser

utilizada en todos los casos –no hay única talla

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