criterios de selecciÓn de herramientas de software...

CRITERIOS DE SELECCIÓN DE HERRAMIENTAS DE SOFTWARE PARAHERRAMIENTAS DE SOFTWARE PARA

LA GESTIÓN DE PROYECTOS

Alberto Domínguez, PMP

SOFTWARE DE GERENCIA DESOFTWARE DE GERENCIA DE PROYECTOS


Sistemas de Sistemas de Información de Información de Gerencia de Gerencia de

Sistemas de Sistemas de Información de Información de Gerencia de Gerencia de

Proyectos (PMIS)Proyectos (PMIS)Proyectos (PMIS)Proyectos (PMIS)

Software de Software de Gestión de Gestión de Proyectos Proyectos (PMS)(PMS)

Software de Software de Gestión de Gestión de Proyectos Proyectos (PMS)(PMS)

PMISCompuesto por todas aquellas herramientas (automatizadas o no) que simplifican o apoyan labores características de la gerencia de proyectos –programación de actividades administración de la configuración recolecciónprogramación de actividades, administración de la configuración, recolección, almacenamiento y distribución de información, entre otros. (PMBOK v. 4)


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Implementación de Gerencia de ProyectosImplementación de Gerencia de ProyectosImplementación de Gerencia de ProyectosImplementación de Gerencia de Proyectos

Implementación de Software de Gestión de Implementación de Software de Gestión de ProyectosProyectos

Implementación de Software de Gestión de Implementación de Software de Gestión de ProyectosProyectosyyyy

Esfuerzos que procuran objetivos similares pero que casi siempre son incompatibles.


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PROCESO DE SELECCIÓN DEPROCESO DE SELECCIÓN DE SOFTWARE


5

FLUJO ESTÁNDAR DE

identificar necesidadesidentificar necesidadesidentificar necesidadesidentificar necesidades

FLUJO ESTÁNDAR DE DECISIÓN

definir criterios de seleccióndefinir criterios de seleccióndefinir criterios de seleccióndefinir criterios de selección

crear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opciones

solicitar información y/o propuestasolicitar información y/o propuestasolicitar información y/o propuestasolicitar información y/o propuesta

evaluar respuestasevaluar respuestasevaluar respuestasevaluar respuestas

crear lista corta de opcionescrear lista corta de opcionescrear lista corta de opcionescrear lista corta de opciones

ampliar informaciónampliar informaciónampliar informaciónampliar información

decidirdecidirdecidirdecidirdecidirdecidirdecidirdecidir


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FLUJO ESTÁNDAR DE




crear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionesIDENTIFICAR NECESIDADES

solicitar información y/o propuestasolicitar información y/o propuestasolicitar información y/o propuestasolicitar información y/o propuesta• ¿cuáles son los problemas más comunes?

• ¿cuáles las debilidades?

• ¿dónde hay mayor gasto?

• ¿dónde apunta la estrategia?evaluar respuestasevaluar respuestasevaluar respuestasevaluar respuestas


¿dónde apunta la estrategia?

• ¿qué contratos maneja con clientes?

• ¿cómo es el manejo financiero?

• ¿cómo factura y cobra?

• ¿cómo es el flujo de dinero?




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FLUJO ESTÁNDAR DE




crear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionesDEFINIR CRITERIOS DE SELECCIÓN

solicitar información y/o propuestasolicitar información y/o propuestasolicitar información y/o propuestasolicitar información y/o propuesta• sector privado / público• registro de Proveedores• restricciones sobre el monto



• requerimientos de calidad

• certificaciones




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FLUJO ESTÁNDAR DE




crear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionesCREAR LISTA DE OPCIONES

solicitar información y/o propuestasolicitar información y/o propuestasolicitar información y/o propuestasolicitar información y/o propuesta• productos y servicios• proveedores






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FLUJO ESTÁNDAR DE




crear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionesSOLICITAR INFORMACIÓN O PROPUESTA COMERCIAL


PROPUESTA COMERCIAL

• RFP – solicitud a proposiciones• concurso cerrado






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FLUJO ESTÁNDAR DE




crear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionesEVALUAR RESPUESTAS

solicitar información y/o propuestasolicitar información y/o propuestasolicitar información y/o propuestasolicitar información y/o propuesta• oferta completa

• características del producto

• recomendaciones

• demostraciónevaluar respuestasevaluar respuestasevaluar respuestasevaluar respuestas


• demostración

• periodo evaluación

• servicios de apoyo• cualidades del proveedor• garantía


decidirdecidirdecidirdecidir

• garantía

decidirdecidirdecidirdecidir


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FLUJO ESTÁNDAR DE




crear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionesCREAR LISTA CORTA DE OPCIONES







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FLUJO ESTÁNDAR DE




crear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionesAMPLIAR INFORMACIÓN

solicitar información y/o propuestasolicitar información y/o propuestasolicitar información y/o propuestasolicitar información y/o propuesta• presentación• diagnóstico• demostración



• ejemplo existente

• programa piloto

• simulación




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FLUJO ESTÁNDAR DE




crear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionescrear lista de opcionesDECIDIR







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DIMENSIONES DE LAIDENTIFICAR NECESIDADES

DIMENSIONES DE LA IMPLEMENTACIÓN


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DIMENSIONESDIMENSIONES

nivel de nivel de madurezmadureznivel de nivel de madurezmadurez

d l dd l dd l dd l daproximaciónaproximaciónaproximaciónaproximación modelo de modelo de implementaciónimplementación

modelo de modelo de implementaciónimplementación

lista delista delista delista delista de lista de opcionesopcioneslista de lista de opcionesopciones

escalaescalaescalaescala presupuestopresupuestopresupuestopresupuesto


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•• seguimiento y planeación informal o sin seguimiento y planeación informal o sin li ili isimplesimplesimplesimple

ESCALA

Antes de evaluar la oferta es necesario determinar las proporciones de la

mayores complicacionesmayores complicacionessimplesimplesimplesimple

determinar las proporciones de la implementación. •• gerencia unipersonalgerencia unipersonalpersonalpersonalpersonalpersonal

•• para grupos que requieren de herramientas para grupos que requieren de herramientas de trabajo colaborativo, simplificación de de trabajo colaborativo, simplificación de actividades como planeación y controlactividades como planeación y control

colaborativacolaborativacolaborativacolaborativa

•• sistemas de grandes proporciones que sistemas de grandes proporciones que permiten funcionalidades especializadas y se permiten funcionalidades especializadas y se integran con otros.integran con otros.

corporativacorporativacorporativacorporativa


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APROXIMACIÓN

ágilágilágilágilágilágilágilágil

tradicionaltradicionaltradicionaltradicional


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HERRAMIENTAS

• Diagrama Gantt

i ágilágilágilágil• Diagrama Burn‐Down

• Estructura de Descomposición de Trabajo (WBS)

• Control de Cambios

ágilágilágilágilHerramientas

tradicionaltradicionaltradicionaltradicional


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•• influye el negocioinfluye el negocio•• métricasmétricas

impulsado por impulsado por el negocioel negocio

impulsado por impulsado por el negocioel negocio

NIVEL DE MADUREZ

•• métricasmétricasel negocioel negocioel negocioel negocio

•• consistenteconsistente•• administración proactivaadministración proactiva

responsableresponsableresponsableresponsable•• administración proactivaadministración proactiva

•• repetiblerepetible•• base de conocimientobase de conocimientoeficienteeficienteeficienteeficiente base de conocimientobase de conocimiento

•• documentadodocumentado•• no formalno formal

activoactivoactivoactivono formalno formal

•• no evidenciano evidencia•• no documentaciónno documentación

caóticocaóticocaóticocaóticono documentaciónno documentación


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SELECCIONAR EL MODELO DE IMPLEMENTACIÓN Y EL

••alto costo de entradaalto costo de entradaDE IMPLEMENTACIÓN Y EL PROVEEDOR

• conocimiento

i i

••mayor tiempo de implementaciónmayor tiempo de implementación••más personalizablemás personalizable•• infraestructura propiainfraestructura propia•• administración directaadministración directa••no hay tercerosno hay terceros

adquisiciónadquisiciónadquisiciónadquisición

• experiencia• comprobado

• soporte• confiable

••no hay tercerosno hay terceros••personal TIpersonal TI

••bajo costo de entradabajo costo de entrada••menor tiempo de implementaciónmenor tiempo de implementación••menos personalizablemenos personalizable

f d l df d l darrendamientoarrendamientoarrendamientoarrendamiento

•• infraestructura delegadainfraestructura delegada••administración delegadaadministración delegada•• intermediaciónintermediación••acuerdos de nivel de servicio (SLA)acuerdos de nivel de servicio (SLA)

SaaSSaaSSaaSSaaS


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PRESUPUESTOPRESUPUESTOPRESUPUESTOPRESUPUESTOPRESUPUESTOPRESUPUESTOPRESUPUESTOPRESUPUESTO


22

LOS SIETE OBJETIVOS FUNCIONALESIDENTIFICAR NECESIDADES

LOS SIETE OBJETIVOS FUNCIONALES


23

¿PRIORIDADES ¿PRIORIDADES DELDEL

¿PRIORIDADES ¿PRIORIDADES DELDELDEL DEL

NEGOCIO?NEGOCIO?DEL DEL

NEGOCIO?NEGOCIO?


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SIETE OBJETIVOSSIETE OBJETIVOS

reportes y seguimientoreportes y seguimientop y gp y g

estimación y programación de actividadesestimación y programación de actividades

eficienciaeficiencia

asignación de equipo y recursosasignación de equipo y recursosg q p yg q p y

comunicacióncomunicación

colaboracióncolaboración

procesoproceso


25

pp


reportes y seguimientoreportes y seguimiento

Grupo Objetivo

• Gerencia Gral.d ó d

p y gp y g

estimación y programación de actividadesestimación y programación de actividades


• Coordinación de Proyectos• Financiera

Necesidades

F li l i i t

asignación de equipo y recursosasignación de equipo y recursos


l b iól b ió• Formalizar el seguimiento• Incrementar el control de proyectos• Analizar el rendimiento• Facturación


procesoproceso

Implicaciones

• Registrar de horas• Centralizar el control• Evaluar de resultados• Evaluar de resultados


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estimación y programación de actividadesestimación y programación de actividadesestimación y programación de actividadesestimación y programación de actividades

Grupo Objetivo

• Oficina de Proyectosd ó ( )

y p gy p gy p gy p g



• Coordinación (PMO, Financiera, RR.HH.)• Ventas

Necesidades

M j l ti ió d l f ( ó ti )



• Mejorar la estimación del esfuerzo (pronósticos)• Evaluar apropiadamente el costo de oportunidad

Implicaciones

• Planear

procesoproceso

• Planear• Almacenar los datos históricos• Controlar los cambios


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eficienciaeficienciaeficienciaeficiencia

Grupo Objetivo

• Unidad Administrativad d



• Unidad Financiera• Operaciones

Necesidades

R d i l t d ió


procesoproceso

• Reducir los costos de operación• Acelerar los procesos (automatización)• Aumentar la rentabilidad del equipo (personas)

Implicaciones

• Diagnosticar y evaluar los procesos• Evaluar el rendimiento de los miembros


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asignación de equipo y recursosasignación de equipo y recursosasignación de equipo y recursosasignación de equipo y recursos

Grupo Objetivo

• Operaciones

g q p yg q p yg q p yg q p y



• Recursos Humanos

Necesidades

• Administración del talento humanoPl ió d d d l t l

procesoproceso

• Planeación adecuada de los proyectos y las cargas de trabajo

• Aumentar la rentabilidad del equipo (personas)

Implicaciones

• Planeación integrada / centralizada• Evaluar el rendimiento de los miembros


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comunicacióncomunicacióncomunicacióncomunicación

Grupo Objetivo

• Operaciones


procesoproceso

Necesidades

• Reducir la dependencia de personas• Simplificar el proceso de transferencia de conocimiento

• Facilitar la operación descentralizada (equipos virtuales y teletrabajo)

• Formalización

Implicaciones

• Infraestructura TI• Cultura organizacional flexibleObj ti M t H i J d• Objetivos y Metas vs. Horario y Jornadas


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colaboracióncolaboracióncolaboracióncolaboración

Grupo Objetivo

• Operaciones

procesoproceso

Necesidades

• Reducir la dependencia de personas• Simplificar el proceso de transferencia de conocimiento

• Facilitar la operación descentralizada (equipos virtuales y teletrabajo)

• Formalización

Implicaciones

• Infraestructura TI• Cultura organizacional flexibleObj ti M t H i J d• Objetivos y Metas vs. Horario y Jornadas


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procesoprocesoprocesoproceso

Grupo Objetivo

• TODOS

pppp

Necesidades

• Formalización• Certificación y Acreditación• Cumplimiento de normas y reglamentaciones (SOX)

Implicaciones

• ReestructuraciónAlt i t l ió• Alto impacto en la operación


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CONSIDERACIONES ADICIONALESIDENTIFICAR NECESIDADES

CONSIDERACIONES ADICIONALES


33

omnipresenteomnipresenteomnipresenteomnipresente

!!!!

fácil de usarfácil de usarfácil de usarfácil de usarcompatiblecompatiblecompatiblecompatible

!!!!livianolivianolivianolivianoreportesreportesreportesreportes

soportesoportesoportesoporte


APLICACIÓN WEBAPLICACIÓN WEB


!!!!





APLICACIÓN DE ESCRITORIO


!!!!





HERRAMIENTAS DE SOFTWARECREAR LA LISTA DE OPCIONES

HERRAMIENTAS DE SOFTWARE


37

APLICACIONES APLICACIONES DEDE

APLICACIONES APLICACIONES DEDEAPLICACIONES APLICACIONES

WEBWEBAPLICACIONES APLICACIONES WEBWEB DE DE

ESCRITORIOESCRITORIODE DE

ESCRITORIOESCRITORIOWEBWEBWEBWEB


ALGUNASALGUNAS HERRAMIENTAS

WEB ESCRITORIOMicrosoft ProjectMicrosoft Project

IntellisysIntellisys ProjectProject

@@tasktask

DaptivDaptiv PPMPPM IntellisysIntellisys ProjectProject

OpenMindOpenMind

Project Project KickStartKickStart

RationalPlanRationalPlan MultiMulti ProjectProject

DaptivDaptiv PPMPPM

ClarizenClarizen

Project Project InsightInsight

CeloxisCeloxis

FastTrackFastTrack ScheduleSchedule

ServiceService Desktop ProDesktop Pro

MilestonesMilestones

MinuteManMinuteMan

ProjecturfProjecturf

Central DesktopCentral Desktop

EasyEasy ProjectsProjects NETNET

eStudioeStudio MinuteManMinuteMan

FusionFusionDeskDesk ProfessionalProfessional

http://online‐project‐management‐review.toptenreviews.com/

eStudioeStudio

CopperCopper

http://project-management-software-review.toptenreviews.com/


@TASKAPLICACIONES WEB

@TASK


40

@taskR dResumen de proyectos


41

@taski d iRegistro de tiempo


42

CLARIZENAPLICACIONES WEB

CLARIZEN


43

Clarizená i i i i lPágina inicial


44

Clarizeni dVista de proyecto


45

EASY PROJECTS NETAPLICACIONES WEB

EASY PROJECTS NET


46

Easy Projects NETá i i i i lPágina inicial


47

Easy Projects NETi d iRegistro de tiempo


48

LIQUID PLANNERAPLICACIONES WEB

LIQUID PLANNER


49

Liquid PlannerdDiagrama de Gantt


50

Liquid Plannerl b óColaboración


51

Liquid PlannerReportes


52

CONSEJOS ÚTILESCONCLUSIONES

CONSEJOS ÚTILES


53

CONSEJOSCONSEJOS

11Antes de adoptar la herramienta, se debe

d idi i tdecidir como se va a usar, quienes y cuantos, y que factores apoyarán mejor los procesos de la

compañíacompañía


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CONSEJOSCONSEJOS

2Invertir en la herramienta adecuada. Esto se

traduce en una herramienta que, tras haber sido q ,implementada, simplifica la operación y permite

el acceso a información actualizada y yconsolidada


55

CONSEJOSCONSEJOS

3B l i d t l biBuscar soluciones que se adapten al cambio.

Estos cambios deben ser fáciles de implementar


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CONSEJOSCONSEJOS

4El d i l t ió d b t lEl proceso de implementación debe tomar el tiempo suficiente para garantizar que los

i t d t d lprocesos internos pueden ser soportados por la herramienta. Pruebas piloto, demostraciones y pruebas son una gran estrategia antes de asumirpruebas son una gran estrategia antes de asumir

un cambio de alto impacto


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CONSEJOSCONSEJOS

5Se debe pensar siempre en el futuro. Si se esperan buenos resultados luego de la p g

implementación, es prudente tener una ruta de evolución y madurez soportadas en una buena y p

herramienta de software


58

CONSEJOSCONSEJOS

6N i t h i t dNo existe una herramienta que pueda ser

utilizada en todos los casos –no hay única talla


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GRACIAS

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[email protected]

GRACIAS


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