· web viewtypiske kanaler er for eksempel e-post og intranett. om virksomheten allerede har en...
TRANSCRIPT
Hva det innebærer for en leverandør å knytte seg til Ehandelsplattformen
Veileder for leverandøraktiveringSist oppdatert: 8.10.12
Versjon: 1.01
Innhold1. Bakgrunn...........................................................................................................................4
2. Hva er Ehandelsplattformen?............................................................................................4
3. Hva det innebærer for en leverandør å knytte seg til Ehandelsplattformen......................5
4. Aktivering gjennom tre faser..............................................................................................6
4.1. Fase-1........................................................................................................................6
4.2. Fase-2........................................................................................................................6
4.3. Fase-3........................................................................................................................7
5. Leverandøraktiveringen.....................................................................................................7
5.1. Kontraktsignering........................................................................................................7
5.2 Start aktivering............................................................................................................8
5.3 Gjennomfør aktivering................................................................................................8
5.4 Valider aktivering........................................................................................................8
5.5 Fullfør aktivering.........................................................................................................9
5.6 Go-Live.......................................................................................................................9
6. Oversikt over forskjellige avropsmetoder........................................................................10
6.1 Alt bør handles gjennom e-handelsløsningen..........................................................10
6.2 Avropsmetoder.........................................................................................................10
6.2.1 Brukerdefinert fritekstordre................................................................................11
6.2.2 Leverandørskjema -fritekst................................................................................12
6.2.3 Enkel strukturert forespørsel, RFX....................................................................13
6.2.4 Innkjøpsrekvisisjon............................................................................................14
6.2.5 Katalog med eFormular.....................................................................................15
6.2.6 Katalog..............................................................................................................16
6.2.7 Ekstern webshop via IBX Search Engine/Punch Out........................................17
7. Implementering av katalog..................................................................................................18
7.1 Testkatalog....................................................................................................................18
7.2 Intern/Ekstern validering................................................................................................18
7.3 Tilbakemelding..............................................................................................................19
7.4 Katalogprosessering......................................................................................................19
7.5 Katalogmottak...............................................................................................................19
7.6 Katalogimport................................................................................................................19
7.7 Oppfølging under drift....................................................................................................20
7.7.1 Testordre................................................................................................................20
7.7.2 Testordre ved SupplierOrderManagement.............................................................20
7.7.3 Testordre ved e-post...............................................................................................20
7.7.4 Testordre ved integrasjon.......................................................................................20
7.7.5 Intern varsling.........................................................................................................21
8. Triggerdokumentet...........................................................................................................22
9. Elektronisk faktura til statlige virksomheter.....................................................................24
9.1 Hva er elektronisk faktura?............................................................................................24
9.2 Hva må du som leverandør gjøre?................................................................................25
9.3 Hvordan inngå avtale om aksesspunkt.........................................................................25
9.4 Sjekkliste for leverandører som skal knytte seg til løsningen........................................26
9.5 Fordeler ved integrasjon................................................................................................26
9.6 Hva koster en integrert løsning?...................................................................................26
10. GLN-nummer og koblingen mot et kundenummer..........................................................27
10.1 Bakgrunn.....................................................................................................................27
10.2 Hva er GLN?...............................................................................................................27
10.3 GLN-basen..................................................................................................................27
10.4 Utbredelse av GLN......................................................................................................27
10.5 Fordeler ved å benytte GLN........................................................................................27
11. Gevinster for leverandører...............................................................................................29
12. Kostnader for leverandører..............................................................................................32
12.1 Generell prisinformasjon...........................................................................................32
12.2 Kostnadseksempler for liten, middels og stor leverandør........................................33
12.3 Ehandel gir også leverandører store gevinstmuligheter...........................................34
13. Ofte stilte spørsmål..........................................................................................................35
14. Hvis du vil vite mere om e-handel og Ehandelsplattformen............................................36
15. Temaer som vurderes inkludert i veilederen...................................................................37
16. Endringskatalog...............................................................................................................38
1. BakgrunnKanskje har du som leverandør lest i konkurransegrunnlaget at den kjøpende virksomheten krever at innkjøpene skal skje over Ehandelsplattformen og at du som eventuell leverandør må knytte deg til denne. Om du da ikke allerede har andre kunder som benytter plattformen, så lurer du kanskje på hva det innebærer for deg som leverandør å knytte seg til Ehandelsplattformen, og det vil dette dokumentet prøve å gi svar på.
Det å knytte seg til Ehandelsplattformen har positive effekter også for deg som leverandør. Det kan f eks lede til økt salg til lavere håndteringskostnader og raskere oppgjør fra kjøper. Les mer om gevinster for leverandører i eget kapittel i dette dokumentet.
2. Hva er Ehandelsplattformen?Plattformen inneholder tjenester for å tilrettelegge, knytte og drifte elektroniske forretningsprosesser mellom kjøpende og selgende virksomheter.
Formålet med Ehandelsplattformen er å knytte offentlige kjøpere og deres leverandører sammen i en felles og fremtidsorientert infrastruktur, hvor deltakerne kan utveksle sine forretningsdokumenter elektronisk. Tjenestene skal bidra til bedre, enklere og sikrere innkjøp gjennom elektronisk kobling mellom offentlige kjøpere og deres leverandører.
Ehandelsplattformen skal også stimulere leverandørmarkedet i Norge til å utvikle sitt kompetansenivå innen elektronisk handel (elektronisk katalogproduksjon, integrerte forretningsprosesser for ordre, ordresvar og faktura) for derigjennom å øke sin konkurransekraft.
Figuren over, som er basert på tjenestene fra dagens operatør, gir en oversikt over plattformens funksjon i samhandlingen mellom kjøpende og selgende virksomheter. I dette dokumentet benyttes det en del forskjellige begrep på de sentrale aktørene. Tabellen under gir en oversikt.
Også benevnt som KommentarerKjøper Kjøpende virksomhet, offentlige
kjøpere, kunde, BuyerSelger Selgende virksomhet,
leverandør, Supplier, SellerOperatør Capgemini, CPS (Capgemini
Procurement Services)Difi inngikk avtale med IBX som operatør av Ehandelsplattformen. Capgemini har senere kjøpt IBX, og fortsatt benyttes navnet IBX på en del av de produkter og tjenester som nå Capgemini leverer. Videre i dette dokumentet benyttes kun CPS (Capgemini Procurement Services).
På nettsidene til Difi vil du kunne lese mer om e-handel og hvorfor offentlige virksomheter benytter Ehandelsplattformen. http://www.anskaffelser.no/e-handel/e-handelsplatform
3. Hva det innebærer for en leverandør å knytte seg til Ehandelsplattformen
Leverandøraktivering er et samlebegrep for de aktiviteter som må gjennomføres for å implementere en elektronisk støttet prosess fra bestilling til betaling mellom en kjøpende og en selgende virksomhet (leverandør). Disse aktivitetene utgjør det vi kaller leverandøraktiveringsprosessen.
Leverandøraktiveringsprosessen starter når kjøpende virksomhet har besluttet å aktivere en leverandør på Ehandelsplattformen og slutter når kjøperen har plassert den første ordren på Ehandelsplattformen. Vi sier det er en prosess fordi det er en serie med aktiviteter som må gjennomføres. Aktivitetene involverer alle partene; kjøper, leverandør og operatør av plattformen.
Erfaringer viser at dette området av elektronisk handel (e-handel) utgjør en av de største utfordringene ved utrulling og drift av elektroniske handelsløsninger. Det tar også mye tid hvis det ikke er godt planlagt.
4. Aktivering gjennom tre faserDen kjøpende virksomheten må gjennom tre faser i forbindelse med en leverandøraktivering. Dette er evaluering, forberedelse og selve leverandøraktiveringen. Bildet under gir en enkel oversikt.
4.1.Fase-1I Fase-1 vurderer den kjøpende virksomheten hvilke leverandører som det kan være aktuelt å aktivere på Ehandelsplattformen. Dette gjøres ved blant annet å gjennomføre en såkalt forbruksanalyse eller leverandørreskontroanalyse. Gjennom dette får man en oversikt over hvor store innkjøp virksomheten har og fra hvilke leverandører de kjøper inn.
Spørsmål som blant annet vurderes er: Er leverandøren egnet for e-handel? Er leverandøren egnet for elektronisk faktura? Hvilken avrops-/bestillings-metode bør benyttes?
4.2.Fase-2I Fase-2 vurderer den kjøpende virksomheten hvilke krav som bør stilles i Samhandlingsavtalen (SHA), en avtale hvor kjøpende og selgende virksomhet blir enige om viktige detaljer for å lykkes med den elektroniske samhandlingen. Valg av avropsmetode, ordremetode og elektronisk faktura metode blir bestemmende for hva som må beskrives i Samhandlingsavtalen og hvilke aktiviteter som må gjennomføres under leverandøraktiveringen.
Forskjellige avropsmetoder beskrives kort i kapittel 6. For mer info om Samhandlingsavtalen, besøk Difi sine nettsider: http://anskaffelser.no/e-handel/ehandelsplatform/avtaler-og-priser/samhandlingsavtale
Det er svært viktig at kvaliteten på Samhandlingsavtalen blir best mulig. Dersom kjøp ved hjelp av katalog er den avropsmetode som kjøper og selger blir enig om å benytte, vil avtalen konkretisere hvordan katalogen skal utformes og andre ting som f eks:
Utveksling av forretningsdokumenter o Ordre, ordresvar, endringsordre etc.
Ledetid på opplasting av produktkataloger
4.3.Fase-3Leverandøraktivering utgjør Fase-3, og dette er en prosess, dvs en serie med aktiviteter som vi skal beskrive litt nærmere trinn for trinn. Trinnene vises i figuren under.
Kontraktsignering
Startaktivering
Gjennomføraktivering
Valideraktivering
Fullføraktivering Go-live
Tiden CPS trenger for å gjennomføre en leverandøraktivering er fra 3 til 6 uker avhengig om det er en helt ny leverandør på Ehandelsplattformen eller en allerede eksisterende leverandør. Tiden måles fra Start aktivering (når leverandøren har signert avtalen med CPS Procurement Services) til Fullfør aktivering (når katalogen er klar for godkjenning) er gjennomført. CPS jobber kontinuerlig med å forbedre sine prosesser med mål å redusere den tiden leverandøraktivering tar. Den praktiske og reelle tiden det tar å knytte en leverandør til Ehandelsplattformen fra det øyeblikk en kjøper har informert aktuell leverandør til e-handel er i full drift avhenger av samarbeidet og dialogen mellom kjøper og leverandør f eks i forbindelse med detaljeringen av samhandlingsavtalen og testing og godkjenning av løsningen. Dette tar derfor vanligvis lenger tid enn de nevnte 3 til 6 uker.
Dersom det er ønskelig med en full integrasjon av de elektroniske prosessene mellom kjøpende virksomhet og leverandøren, må dette organiseres som et prosjekt som kan ta lenger tid. Det er viktig at leverandøren tar kontakt for integrering mot operatør av Ehandelsplattformen (CPS). http://anskaffelser.no/e-handel/ehandelsplatform/aktorer-paa-ehandelsplattformen-2/operator-av-ehandelsplattformen
Integrasjonsprosjektet vil være mellom disse to parter. Kjøper vil ikke ha noen rolle i gjennomføringen av dette.
Katalog Efaktura Enkelforespørsel
Ext. Webshop Integrasjon
Eksisterende CPS Leverandør
3 uker 3 uker 3 uker Prosjekt Prosjekt
Ny Leverandør 6 uker 6 uker 6 uker Prosjekt Prosjekt
5. Leverandøraktiveringen
5.1.KontraktsigneringKontraktsignering
Startaktivering
Gjennomføraktivering
Valideraktivering
Fullføraktivering Go-live
Når den kjøpende virksomheten har bestemt seg for å aktivere en leverandør på Ehandelsplattformen, sender den kjøpende virksomheten et såkalt triggerdokument til leverandøren som supplerer dokumentet med informasjon og returnerer det til kjøper.
Kjøper bestemmer hvilken ordre-/avrops-metode som skal benyttes for denne leverandøren i sitt eget innkjøpssystem. Hvis katalog skal benyttes, så forutsetter dette at CPS legger til rette for dette med f eks tilgang til
Content workbench (katalogverktøyet til Ehandelsplattformen). Fritekst kan innebære at leverandøren ikke må lage katalog, men bare oppgi en mailadresse som
de skal motta ordre på.
Kjøper sender så triggerdokumentet videre til CPS påført informasjon for både kjøper og leverandør.
CPS og leverandør bestemmer sammen hvilken mottaksmetode leverandøren ønsker. Selv om kjøper har valgt fritekst som ordre-/avrops-metode, kan det være at leverandøren ønsker å benytte SOM (Supplier Order Management) for mottak av ordre og ikke få det på mail.
Et triggerdokument er et dokument utformet i Excel og inneholder strukturert informasjon som CPS trenger for å forberede sin organisasjon for de aktiviteter som må gjennomføres i forbindelse med leverandøraktiveringen. (På side 22 vises triggerdokumentet.) Dette dokumentet er en formell forespørsel fra den kjøpende virksomheten til CPS om å starte prosessen med å aktivere en enkelt leverandør. Dette må fylles ut av den kjøpende virksomheten for samtlige leverandører.
Når CPS har mottatt triggerdokumentet, kontakter de leverandøren og signerer en kontrakt med leverandøren. For mer informasjon om kontrakten mellom CPS og leverandør, se på Difi sine nettsider: http://www.anskaffelser.no/e-handel/dokumenter/avtaledokumenter-for-leverandorer-2
5.2 Start aktiveringKontraktsignering
Startaktivering
Gjennomføraktivering
Valideraktivering
Fullføraktivering Go-live
Leverandøren får tilsendt en oppstartspakke (informasjon), og gjennom denne informeres leverandøren om de videre aktiviteter som skal gjennomføres og når (tidsplan).
5.3 Gjennomfør aktiveringKontraktsignering
Startaktivering
Gjennomføraktivering
Valideraktivering
Fullføraktivering Go-live
CPS koordinerer alle aktivitetene under gjennomføringen av aktiveringen hvor leverandøren kobles opp mot den kjøpende virksomheten. Leverandøren gis den nødvendige informasjon, støtte og opplæring under gjennomføringen.
5.4 Valider aktiveringKontraktsignering
Startaktivering
Gjennomføraktivering
Valideraktivering
Fullføraktivering Go-live
CPS foretar en teknisk og kvalitetsmessig validering av valgt avropsmetode og tester og validerer katalog, ordre og/eller elektronisk faktura flyt.
5.5 Fullfør aktiveringKontraktsignering
Startaktivering
Gjennomføraktivering
Valideraktivering
Fullføraktivering Go-live
Når så CPS har gjennomført de nødvendige testene og mener at kvaliteten er tilfredsstillende, blir løsningen tilgjengelig for godkjenning. CPS informerer den kjøpende virksomhet og leverandøren.
5.6 Go-LiveKontraktsignering
Startaktivering
Gjennomføraktivering
Valideraktivering
Fullføraktivering Go-live
Kjøper tester og godkjenner løsningen og leverandøren er aktivert.
Selv etter at en leverandør er aktivert vil CPS arbeide videre med vedlikehold, support, ytterligere opplæring og informasjon for leverandøren.
Etter at teknisk aktivering er gjennomført vil kjøper og selger følge de avtalte spilleregler for den elektroniske samhandlingen avtalt via Samhandlingsavtalen. I de statusmøter/ kontraktsoppfølgingsmøter som kjøpende virksomhet og leverandøren gjennomfører bør det alltid stå på agendaen at man vurderer hvordan den elektroniske samhandlingen fungerer.
Det er viktig at den kjøpende virksomhet informerer internt om at en ny leverandør er aktivert slik at det foretas innkjøp fra denne leverandøren i henhold til inngått avtale. Dette skaper god avtalelojalitet som igjen bidrar til at eventuelle avtalte volumrabatter kan realiseres for den innkjøpende virksomhet.
6. Oversikt over forskjellige avropsmetoder
6.1 Alt bør handles gjennom e-handelsløsningenAlt som kan formuleres skriftlig kan handles gjennom e-handelsløsningen. Og ikke bare kan handles, men bør handles. Med andre ord bør ikke bare høyvolum varekjøp kjøpes gjennom e-handel, men også engangskjøp og tjenestekjøp. Difi ser en klar trend til at kjøpende virksomheter ikke bare handler gjennom bruk av vare/produkt-kataloger, men også gjennom bestilling ved hjelp av fritekst ordre.
Avhengig av hva som skal avropes eller bestilles av varer eller tjenester, er det forskjellige avrops- eller bestillings-metoder som er mer eller mindre egnet. Bildet under viser eksempler på varer og tjenester inndelt i forskjellige kategorier som har forskjellige karakteristikker og hvor da forskjellige avrops-/bestillings-metoder kan være mer egnet enn andre. Bildet er ikke ment å være komplett og kun ment som en illustrasjon. Hvilken avropsmetode som bør benyttes må vurderes i hvert enkelt tilfelle.
Kategori (eksempler) Karakteristikk Avrop (eksempler)
• Verktøy og tilbehør• Kontormateriell• Penn og papir
• Sement• Arbeidsklær
• Renholdstjenester• Vikartjenester
• Arrangementer
• IKT- og servere
Standard produkter- Skaffevarer
Krever kjøpers input- Kvalitet, størrelser, mengde?
Dialog med leverandør- Tilgjengelighet, pris, leveranse?
Ad-hoc kjøp- One-time leverandør?
Krever konfigurering- Komplekse anskaffelser, hyppige
Katalog, fritekst, eller punch-out/ekstern webshop
Katalog med eFormular
Katalog/ prisforespørsel / forespørsler
Forespørsler / rekvisisjon
Katalog, fritekst, eller punch-out/ekstern webshop
Hva bildet prøver å beskrive er at f eks tjenestekjøp kan være karakterisert ved en utstrakt bruk av dialog mellom kjøpende virksomhet og leverandør, og da er varekatalog mindre anvendelig enn ved kjøp av standardprodukter.
6.2 AvropsmetoderPå de neste sidene beskriver vi forskjellige avrops/bestillings-metoder som kjøpende virksomheter kan velge å benytte. Fordeler og ulemper er beskrevet sett fra den kjøpende virksomhets ståsted for å skape bedre forståelse for den avropsmetode som prefereres.
6.2.1 Brukerdefinert fritekstordreDen enkleste formen for bestilling er brukerdefinert fritekstordre. Her benytter kjøper et åpent skjema og skriver fritt inn hva som skal bestilles. Bestillingen sendes til en epostadresse hos selger.
Definere nyengangs-
leverandør
Sluttbruker
Definere et produkt
Fordeler+ Klar beskjed “Elektronisk bestilling på ALT!”+ Alle bestillinger gjennom ett system+ Redusert arbeidsbelastning for operasjonelle innkjøpere
Ulemper- Ikke alltid riktig pris på ordre- Avvik fra avtalelojalitet- Noe mer avvik når faktura matches med bestillingen- Ingen prefererte leverandører
Benyttes når• Til bruk mot engangs-leverandører, når det ikke finnes avtaleleverandører• Eksempel: Engangskjøp og avvikende innkjøpsbehov
6.2.2 Leverandørskjema -fritekstAlle avtaleleverandører kan defineres i Ehandelsplattformen/innkjøpssystemet for å muliggjøre fritekst bestillinger.
Fordeler+ Bestillinger sendes til prefererte leverandører+ Full frihet i å definere produktet/tjenesten
Ulemper- Mulige feil-anskaffelser- Ikke alltid riktig pris- Noe mer avvik når faktura matches med bestillingen
Benyttes når• Avtaleleverandører ikke har standardiserte produkter og tjenester. Normalt har
anskaffelsen blitt avtalt i dialog utenom innkjøpssystemet• Eksempel: Tjenester, konsulenter, produkter med høye krav til konfigurering etc
6.2.3 Enkel strukturert forespørsel, RFXMuliggjør bedre priser, også for komplekse produkter og tjenester.
IBX Prisforespørsler
VurdertilbudHandlekurv
FinnProdukt(kategori
Lag forespørsel Tilbud
1 2 3
45
Innkjøper Leverandør
Fordeler+ Strukturert ordreprosess inkludert dialog med leverandør i IBX Search Engine+ Riktig og bedre pris på anskaffelsen, selv for komplekse produkter og tjenester, når
konfigurering må bekreftes av leverandør+ Enkelt å matche faktura med bestillingen
Ulemper- Dialogen kan føre til at anskaffelsen tar noe lenger tid- En noe mer kompleks bestillingsprosess
Benyttes når• Ved behov for dialog mellom sluttbruker og leverandør• Eksempel: Tjenester, konsulenter, R&D og produkter med stort behov for
konfigurering, vikartjenester og facility management
6.2.4 Innkjøpsrekvisisjon
Innkjøps-rekvisisjon
XxxxxxxxxxxxxxxxxLllllll
LllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllHhhhhhhhhhhhhhhhhh
ÖööööööööööööööJjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjj
Lllllllllllllllllllllllllllllllll
Profesjonellinnkjøper
• Ordre• Ad hoc kjøp• Lager
Sluttbruker
1
2
3
Fordeler+ Støtte for alle behov sluttbruker måtte ha+ Alle typer innkjøp kan håndteres med liten kompetanse på e-innkjøp og systemer+ Ingen grunn for å tillate tilfeldige bestillinger uten kontroll+ Alle bestillinger gjennom ett system+ Full kontroll og sporbarhet
Ulemper- Flere manuelle arbeidsprosesser for operasjonelle innkjøpere
Benyttes når• Når sluttbrukers behov krever støtte og råd før det skapes en handlekurv• Eksempel: Engangskjøp og avvikende innkjøpsbehov
6.2.5 Katalog med eFormular
Fordeler+ Avtaleansvarlig har full kontroll med avtale priser og sortiment selv om sluttbrukers
input er nødvendig+ Langt enklere å bestille konfigurerbare produkter og tjenester + Reduserer antall varelinjer i produktkatalogene+ Riktig pris, og korrekt ordrenummer i bestillingen+ Enkelt å matche faktura med bestillingen+ Enkelt å sammenligne like produkter og leverandører
Ulemper- Begrenset fleksibilitet i noen grad, basiskonfigurasjon mulig
Benyttes når• Produkter og tjenester med basiskonfigurasjon (kjente alternativer -> f.eks. størrelse
på klær/sko, fargevalg, trykk av logo, kvaliteter m.m.)
• Eksempel: arbeidsklær/-sko, betong, markedsmateriell, etc.
6.2.6 Katalog Øker avtalelojalitet og optimerer ordreprosessene.
Fordeler+ Avtaleansvarlig med full kontroll på avtalte priser og sortiment+ Riktig pris, ordrenummer på bestillingen+ Enkelt å matche faktura med bestillingen+ Enkelt å sammenligne like produkter og leverandører+ Minimalisere dyre feilkilder
Ulemper- Begrenset fleksibilitet
Benyttes når• Veldefinerte produkter og tjenester• Eksempel: Kontormateriell, IT-utstyr, opplæring, kantine og catering, reservedeler,
verktøy etc.
6.2.7 Ekstern webshop via IBX Search Engine/Punch OutDenne metoden gjør det mulig å plukke varer eller tjenester direkte i kjøpers nettbutikk, og så få dette med seg tilbake til ehandelsløsningen for videre behandling og godkjenning.
IBXSearch Engine Leverandør webshop
1
2
3
Fordeler+ Online tilgjengelighet; produkt og leveranse+ Komplekse produktkonfigurerings modeller+ Online tilgjengelighet; prisoppdateringer + Enkelt å matche faktura med bestillingen
Ulemper- Produktene ikke søkbare i IBX Search Engine. Søkelogikk og tilleggstjenester ikke
tilgjengelig- Avvikende brukergrensesnitt gir en dårligere brukervennlighet og brukeropplevelse- Avtaleansvarlig har ingen teknisk kontroll på webshoppen og har ingen kontroll på pris
og sortiment som tilbys sluttbruker
Benyttes når• Når leverandører har stor grad av konfigurerbare produkter eller et meget vidt
sortiment• Eksempel: Bøker, kjemikalier, PC’er/servere etc.
7. Implementering av katalogI de tilfeller det velges en avropsmetode som forutsetter bruk av en katalog må den kjøpende virksomhet og leverandør som del av leverandøraktiveringen bli enige om en prosjektplan for implementering av katalog. Dette kapitlet beskriver de viktigste aktivitetene som både den kjøpende virksomhet, operatøren og leverandøren må gjennomføre. Det er viktig med en god planlegging av prosjektet og et godt samarbeid mellom partene.
I prosjektplanen definerer kjøpende virksomhet datoer for når leverandørene skal sende inn henholdsvis testkatalog og totalkatalog. Det er viktig at disse tidsfristene følges opp av partene, og at avvik fra plan eskaleres umiddelbart etter frister. Dette bidrar til en raskere gjennomføring av prosjektet.
7.1 TestkatalogTestkatalog er første steg i kataloghåndteringen. Dette er et katalogutkast hvor leverandøren fyller inn ca 10 produktlinjer jfr. avtalt struktur og innhold (samhandlingsavtalen). Grunnen til at leverandøren ikke skal levere en komplett katalogfil skyldes at det er enklere å korrigere feil/mangler tidlig i katalogutarbeidelsen. Normalt har leverandøren 4 uker på å utarbeide dette utkastet før det sendes inn til CPS for evaluering.
Link til katalogmal:http://www.ehandelsplattformen.no/ehandelsplattformen/teknisk_spesifikasjoner/dokumentasjon/
Link til film som forklarer innfylling:http://www.youtube.com/results?search_query=Ehandelsplattformen&oq=Ehandelsplattformen&gs_l=youtube.12...20280.20280.0.21718.1.1.0.0.0.0.561.561.5-1.1.0...0.0...1ac.1.0fIA1Ovbnk8
Hvis leverandøren allerede leverer katalog til Ehandelsplattformen, bør det vurderes full katalog (avtalt sortiment) med en gang og en raskere innlevering.
7.2 Intern/Ekstern valideringEhandelsplattformens kataloghåndteringsverktøy (Content Workbench) evaluerer testkatalogen basert på de kravene som er satt i samhandlingsavtalen mellom kjøper og leverandør. Kataloghåndteringsverktøyet har funksjonalitet for online kommunikasjon mellom kjøper og leverandør for eventuelle korrigeringer på innsendt katalog. Hvis ikke leverandøren har startet kommunikasjonen innen den tidsfrist som er satt opp i samhandlingsavtalen, bør kjøper kontakte leverandøren.
Den kjøpende virksomhet vil følge opp de leverandørene som ikke forholder seg til kravene og umiddelbart iverksette tiltak for å sikre at leverandøren forstår viktigheten av å innfri de kravene som partene har blitt enige om. Det er viktig å påpeke at operatøren av Ehandelsplattformen er en nøytral part som ikke kan stille krav til leverandøren vedrørende krav som er satt i samhandlingsavtalen.
7.3 TilbakemeldingStatusrapportering bør foreligge som en naturlig del av prosjektplanen. Det kan være hensiktsmessig å etablere faste møter eksempelvis én gang i uken hvor avvik og status blir rapportert mellom kjøper og leverandør. Hvis det oppstår utfordringer med den tekniske løsningen på Ehandelsplattformen bør møtefora etableres mellom kjøper og operatør. Kjøper bør være en initiativtager til møtearenaer for leverandør og operatør hvis det er nødvendig.
Det bør etableres en realistisk tidsplan for utarbeidelse for totalkatalog. Det er vanskelig for kjøper å vurdere den tid som medgår for å etablere kataloger. For leverandører som allerede handler via Ehandelsplattformen vil det være relativt enkelt, mens for leverandører som er nye på plattformen må disse kanskje gå opp interne prosesser og bruker derfor lengre tid. I tillegg må det vurderes forhold som: IT infrastruktur, hvor mange artikler skal være med i katalogen (ref avtale som er inngått), automatisk uttrekk fra ERP system eller ikke, graden av krav i samhandlingsavtalen.
7.4 KatalogprosesseringFor kjøpere som benytter Ehandelsplattformens søkemotor, vil prosesseringen av godkjent katalog skje innen kort tid. For kjøpere som benytter et integrert innkjøpssystem med en annen søkemotor, eksempelvis levert fra Basware, Visma Unique, Visma Proceedo, Merida, kan prosesseringstiden være noe lengre.
Det er viktig at tidsfrister i samhandlingsavtalen er satt realistisk og at kjøper og selger er inneforstått med fristene. Det er viktig at alle som benytter katalog hos kjøper og alle hos leverandør er informert. Hos leverandør kan det være at bare IT- avdeling eller anbudsavdelingen kjenner prosessen. Da bør leverandøren også huske å informere eksempelvis salgsavdelingen.
Kjøper og selger vil finne statusoversikt i katalogverktøyet (Content Workbench). Link til presentasjon av Content Workbench: http://www.youtube.com/watch?v=EZhaAN5vrvE
7.5 KatalogmottakDersom kjøpende virksomhet benytter et annet innkjøpssystem enn Ehandelsplattformen, må totalkatalogen eksporteres. Dette håndteres ved at totalkatalogen legges ut på en FTP-server av operatøren, hvor totalkatalogene kan lastes ned av den kjøpende virksomheten. Rutinebeskrivelser for hvordan dette skal håndteres kan fås av operatøren eller ved å henvende seg til leverandøren av sitt innkjøpssystem.
7.6 KatalogimportNår totalkatalogen er lastet ned til den kjøpende virksomhet, kan katalogen importeres i det aktuelle innkjøpssystemet. Det er viktig å identifisere hvilke begrensninger/ muligheter som foreligger i forhold til import til innkjøpssystemet. Grunnen til dette er at det ikke er sikkert at alle felter i totalkatalogen støttes av det aktuelle innkjøpssystemet, noe som kan medføre at informasjon forsvinner når katalogen blir importert. Det bør kjøpende virksomhet undersøke i forkant av at leverandøren utarbeider testkatalogen slik at leverandøren kan ta hensyn til dette (eksempler kan være begrensninger på antall tegn i artikkelnavn, prisintervall støttes ikke, tilbehørsprodukter støttes ikke).
Den kjøpende virksomheten bør ha oversikt over avvikene og stille riktige krav i samhandlingsavtalen i kapitlet for katalogfelter. Men uansett er det lurt at kjøper og leverandør møtes, når testkatalog er sendt inn, og ser på kvaliteten sammen så begge parter blir kjent med utseende som møter bestillerne.
7.7 Oppfølging under drift
7.7.1 TestordreFør den kjøpende virksomheten tilgjengeliggjør katalogen for ”live” bestilling, bør det alltid gjennomføres en testordre. Avhengig av hvilket innkjøpssystem kjøper benytter, utføres testordren enten av operatøren av Ehandelsplattformen eller den kjøpende virksomhet.
Hensikten med en testordre er å kvalitetssikre at leverandøren forstår innholdet i ordren og at den kan effektueres på bakgrunn av informasjonen i ordredokumentet.
Uavhengig av hvilken ordremetode leverandøren benytter (E-post med ordresvar, SupplierOrderManagement, SOM (en webside der leverandør kan se alle sine ordre og gi ordresvar) eller integrert), vil det uansett være viktig å verifisere at ordren inneholder følgende punkter:
Produkter Ønsket kvantum Leveringsdato Leveringsadresse (for integrerte leverandører er det kritisk om kjøpende virksomheter
merker leveringsadresse med et unikt nummer, for eksempel GLN, se eget kapittel om dette) Kontaktpersoner (Bestiller og varemottaker) Formular (om det finnes) Vedlagte filer Annen generell informasjon om ordren
7.7.2 Testordre ved SupplierOrderManagementHvis leverandøren benytter en ordresvarsapplikasjon, kan ordresvar sendes til kjøper. I dette tilfellet bør kjøper sende 3 ordre hvorav følgende scenario testes:
Ordren aksepteres uten endringer Ordren aksepteres med endring (splitting av leveransen, endring på dato med mer) Ordren avvises (hele ordren eller én/flere ordrelinjer avvises)
Disse tre scenarioene for testing vil selvfølgelig også kontrollere korrekt innhold i punktlisten over.
7.7.3 Testordre ved e-postE-post vil ha en lenke til ordresvarsfunksjonen. Ordresvar er obligatorisk også for denne kommunikasjonsmåten. Dette for å gi kjøper nødvendig informasjon om at leverandør har mottatt ordren og om leverandøren er i stand til å levere.
7.7.4 Testordre ved integrasjonDette vil normalt utføres av tekniske konsulenter som tester at integrasjonen er riktig konfigurert. Også her vil verifisering av hvorvidt ordren inneholder samtlige punkter være en del av kontrollen før integrasjonen settes ut i drift. Denne prosessen vil normalt være prosjektbasert og ikke overført til kjøpende virksomhet sin driftsorganisasjon. Samme scenario som beskrevet ovenfor bør benyttes når integrasjon anses å være ferdig rent teknisk. Ordresvar er også her obligatorisk enten maskin til
maskin eller ved at leverandør benytter ordresvarapplikasjonen til operatøren av Ehandelsplattformen.
7.7.5 Intern varslingNår leverandørens katalog er lastet opp i virksomhetens innkjøpssystem, er det helt avgjørende at informasjon om dette når ut til de ulike interessentene, herunder alle relevante rekvirenter.
Det anbefales at den kjøpende virksomheten utarbeider en enkel kommunikasjonsplan inneholdende en mal for hvordan varslingen skal se ut, samt hvordan og hvor varsling sendes. Typiske kanaler er for eksempel e-post og intranett. Om virksomheten allerede har en prosess for hvordan intern informasjon rulles ut i avdelingene, er det hensiktsmessig at denne følges også ved varsling av avtaler som tas bort og hvilke som erstatter disse. Følgende elementer bør være med i en varsling:
Leverandørens navn Hvilken varekategori det dreier seg om Hvilke avdelinger som har avtale/skal gjøre avrop på katalogen (om ikke det gjelder samtlige)
Det bør også sendes ut varsling når kataloger deaktiveres fra innkjøpsapplikasjonen, for eksempel ved utløpt avtale. Viktig da at varslingen inneholder referanse til ny katalog som erstatter den som er deaktivert. Videre bør virksomheten vurdere om det skal sendes ut varsling løpende også ved katalogoppdateringer.
Tilsvarende bør også leverandøren informere sin salgsavdeling om alle endringer i katalogen.
En kjøper kan bestille elektronisk uansett om det finnes katalog eller ikke. Da vil det bli et fritekstkjøp, men bruk av katalog vil kunne gi en mer presis bestilling.
8. TriggerdokumentetTriggerdokumentet er utformet i Excel og inneholder strukturert informasjon som CPS trenger for å forberede sin organisasjon for de aktiviteter som må gjennomføres i forbindelse medleverandøraktiveringen. Dokumentet er en formell forespørsel fra den kjøpende virksomheten til CPS om å starte prosessen med å aktivere en enkelt leverandør.
Når CPS har mottatt triggerdokumentet fra kjøper om aktivering av en leverandør, sender CPS en informasjonspakke til leverandøren.
9. Elektronisk faktura til statlige virksomheterFra 1. juli 2012 skal statlige virksomheter kreve elektronisk faktura og kreditnota på alle nye avtaler inngått etter denne datoen. Kravet gjelder for alle kjøp av varer og tjenester.
Fornyings-, Administrasjons- og Kirkedepartmentet (FAD) anbefaler offentlige virksomheter å benytte infrastrukturen Difi forvalter for formidling av elektroniske handelsdokumenter.
Stortingsmelding 36, “Det gode innkjøp” fra 2009, beskriver hvordan fellesskapets midler skal forvaltes på en best mulig måte. Elektronisk faktura er en av løsningene som blir omtalt. I denne løsningen er det store verdier å spare, samt at det gir stor miljøgevinst ved redusert papirbruk og færre postforsendelser som igjen reduserer CO2 utslippet.
9.1 Hva er elektronisk faktura?Elektronisk faktura er en faktura som overføres elektronisk fra selger til kjøper uten manuell behandling i overføringen.
I Norge er det fastsatt et standardformat for elektronisk faktura som er basert på en europeisk standard. I Norge heter formatet Elektronisk Handelsformat – EHF. For mer informasjon om formatet, se http://anskaffelser.no/e-handel/faktura.
Overføring av fakturafilene skal skje via aksesspunkt. Et aksesspunkt er en meldingsformidler som har en avtale om formidling av dokumenter i et strukturert oppsett til andre aksesspunkt. For mer informasjon om dette, se http://anskaffelser.no/e-handel/faktura/leverandorer-og-mottakere-hvem-finnes .
Forklaring til bildet over:1. Leverandøren utsteder en faktura2. Leverandørens fakturasystem sender fakturaen til sitt aksesspunkt
3. Leverandørens aksesspunkt spør et sentralt fellesregister om kjøper kan motta faktura og hvor den skal sendes
4. Leverandørens aksesspunkt sender fakturaen til kjøperens aksesspunkt5. Aksesspunkt sender fakturaen til kjøper6. Kjøper behandler fakturaen
Elektronisk faktura er ikke pdf-fil i e-post eller link til fakturahotell.
9.2 Hva må du som leverandør gjøre?Som leverandør må du inngå avtale med et aksesspunkt. Det er en forutsetning at du selv eller via andre kan levere Elektronisk handelsformat (EHF). Du kan produsere dine fakturaer i EHF i et eget fakturasystem, benytte formidlingstjenester som er knyttet til aksesspunkt eller bruke en nettbasert fakturaportal. I dag er det 26 aksesspunkter som Difi har sertifisert, disse kan man finne på følgende side: http://www.anskaffelser.no/e-handel/artikler/aksesspunkter
Grupper av aksesspunkt kan man dele i tre hovedkategorier:1. Meldingsformidlere/banker. Dette er aktører som har utarbeidet en egen tjeneste for
meldingsformidling og som nå er blitt en del av Difi’s infrastruktur.2. Økonomisystemer. Dette er aktører som tilbyr systemløsninger for økonomistyring og
som har utvidet sitt tjenestetilbud.3. Web portaler. Dette er aktører som tilbyr små virksomheter et grafisk grensesnitt for å
skrive fakturaer på internett.
Som leverandør til en offentlig virksomhet som krever elektronisk faktura gjennom infrastrukturen som Difi forvalter, er priser og integrasjonsmulighetene mange. Enkelte aktører tilbyr at du kan sende og motta så mange fakturaer en ønsker for 10.000 NOK pr år. Andre tilbydere av infrastrukturen tilbyr dypere integrasjon og hvor de priser der etter.
Hvis du ikke har mulighet for å produsere faktura i eget regnskapssystem, ikke har et regnskapssystem, eller ikke har mulighet for å koble deg til et aksesspunkt, er nettbasert fakturaportal et alternativ. En nettbasert fakturaportal er en løsning der du kan registrere din faktura og få den sendt på rett måte. For mer informasjon om dette, se http://www.anskaffelser.no/e-handel/artikler/web-faktura-leverandorer
Bruk av bedriftsportal hos bankene er også et alternativ. Ta kontakt med din bank for eventuelle spørsmål.Difi er sikker på at å formidle fakturaer gjennom infrastrukturen er den billigste måten for fakturatransport i Norge. I tillegg har alle aksesspunkt i Norge skrevet under på å transportere fakturaer på tvers av de tre hovedkategorier som nevnt over.
9.3 Hvordan inngå avtale om aksesspunktPå www.anskaffelser.no/e-handel/faktura finner du
Mal for konkurransegrunnlag Liste over aksesspunkter Informasjon til leverandør
9.4 Sjekkliste for leverandører som skal knytte seg til løsningen Inngå avtale med aksesspunkt Test fakturafilen din hos Difi. Her er Lenke til validator Undersøk hvordan du skal sende din EHF Fakturafil til ditt aksesspunkt Test at du kan sende faktura til aksesspunktet Informer kundene dine om at du kan sende faktura på elektronisk handelsformat (EHF) og
spør når du skal begynne å sende.
For mer informasjon om elektronisk faktura, se www.dfo.no/efb
9.5 Fordeler ved integrasjonEn integrasjon mellom ditt eget økonomisystem og et aksesspunkt vil koste mer enn de rimeligste løsningene for å få sendt en elektronisk faktura, men integrasjonen vil kunne gi deg en del fordeler, f eks.:
Reduserte kostnader ved å eliminere papirbruk, porto, konvolutter, kostnader til pakking og transport til postkontor av papirbasert faktura. Dette bidrar også til å redusere belastningen på miljøet.
Raskere oppgjør fra kjøper, da kjøper raskere kan behandle din faktura maskinelt. Reduserte muligheter for feil ved at alt gjøres maskinelt. Standardisert format. Ved å benytte EHF Faktura (BIS) mot dine utenlandske kunder kan
disse benytte samme format mot flere kunder i flere land.
9.6 Hva koster en integrert løsning?For å finne ut av hva det faktisk koster, må du som leverandør ta kontakt med din leverandør av økonomisystem.
10. GLN-nummer og koblingen mot et kundenummer
10.1 BakgrunnFlere og flere leverandører krever nå at alle leveringsadresser skal utstyres med et GLN- nummer (Global Location Number), blant annet for å hjelpe transportøren å få varene levert til korrekt adresse. Flere og flere kjøpende virksomheter kartlegger alle sine leveringsadresser og gir alle adressene slike numre. Ved å legge GLN-numrene inn i innkjøpssystemet, legger man inn den adressen som varene skal leveres til og feil og misforståelser ved leveringer elimineres. Leveringsadressene legges inn, en gang for alle.
Leverandørene kan koble dette GLN-nummeret mot sine interne kundenummer.
10.2 Hva er GLN?GLN (Global Location Number) er et nummersystem tatt frem for på en entydig måte kunne identifisere de juridiske enhetene som er involvert i en handel. Eksempel på fysiske lokasjoner er lager, hentested og leveringsadresse. GLN er et 13-sifret nummer som inneholder landprefiks, serienummer og kontrollsiffer.
Dette kan være kjøper, selger, banker, transportører etc. En kan også bruke dette nummeret til å identifisere geografiske steder som for eksempel firmaadresser, avdelinger, lagerlokasjoner, kjøreporter etc.
Tildelingsprosedyrene sikrer unike lokasjonsnumre over hele verden. Selve nummeret består av totalt 13 sifre. Oppbygningen og strukturen kan imidlertid variere fra medlemsland til medlemsland.
10.3 GLN-basenI Norge er det GS1 Norway som har ansvaret for tildeling og vedlikehold av GLN. Alle GLN registreres og vedlikeholdes i et sentralt register - GLN-basen. De viktigste opplysningene for et GLN er bedriftens navn, besøksadresse og organisasjonsnummer.
10.4 Utbredelse av GLNGLN er i aktiv bruk både innen varehandel og i offentlig sektor. I varehandelen brukes GLN til å identifisere alle leddene i verdikjeden som produsenter, leverandører, distribusjonslagre, kjedekontorer og butikker. GLN er i aktiv bruk i en rekke bransjer som dagligvarer, KBS (kiosk, bensin, servicehandel), HoReCa (hotell, restaurant, catering), storhusholdning, bygg, møbel, sport, tekstil/bekledning, bøker. Innen offentlig sektor er GLN tatt i bruk innen kommuner, fylkeskommuner, høyskoler/universiteter, helse og forsvaret.
Følgende link viser hvilke kjøpende virksomheter i offentlig sektor som benytter GLN-numre.http://www.gs1.no/gln/gln-i-offentlig-sektor/
10.5 Fordeler ved å benytte GLN Varene leveres til korrekt adresse
Leveringsadresser registreres en gang for alle Bestillere slipper å skrive inn leveringsadressen Leverandørene kan koble GLN mot sine interne kundenummer Kjøpere kan vedlikeholde sine leveringsadresser ett sted hvor alle leverandører har tilgang.
Ved endringer (opphør av adresse, ny adresse, endret adresse) vil dette være tilgjengelig for alle leverandører og virksomhetene slipper dermed å informere alle sine leverandører om endringene.
Kilde til teksten i dette kapitlet: www.gs1.no
11. Gevinster for leverandørerInnføringen av e-handel i offentlig sektor drives av de innkjøpende virksomheter med bakgrunn i at e-handel kan gi store gevinster. Gevinster i form av bedre, enklere og sikrere innkjøp. Selve innkjøpsprosessen blir bedre og enklere ved at den blir standardisert ut fra erfaringer. Den blir sikrere ved at elektroniske verktøy bidrar til bedre dokumentasjon og sporbarhet og redusert fare for å havne i KOFA. Bedre oversikter over hva virksomheten kjøper inn kan bidra til bedre avtaler med leverandørene med gunstigere priser og bedre vilkår.
E-handel gir også leverandører muligheter til å oppnå vesentlige gevinster. Under beskriver vi noen slike. Oversikten er ikke uttømmende og vi har her valgt kun å trekke frem de viktigste.
Reduserte håndteringskostnader Ehandelsplattformen tilbyr ett grensesnitt slik at leverandøren slipper å forholde seg til mange
ulike kanaler og formater for å kunne gjennomføre handel med offentlige virksomheter. Da katalogmalen er felles for alle offentlige virksomheter som benytter Ehandelsplattformen vil
leverandørene slippe å lage kjøperspesifikke kataloger til enhver offentlig virksomhet. Ved at den elektroniske katalogen kan sendes inn ett sted for leverandør, og at Ehandelsplattformen distribuerer denne til de ulike virksomhetene sparer leverandøren penger på opplæring av internt personell.
Den offentlige virksomheten vil via sitt innkjøpssystem kunne planlegge sine bestillinger bedre og gjennom dette redusere små hastebestillinger. Leverandørens fraktutgifter vil minke og miljøbelastningen vil reduseres.
Ehandelsplattformen samler alle ordredata og gir offentlig virksomhet mulighet til å kunne følge opp handlemønster som finnes i virksomheten. På bakgrunn av disse data kan leverandør samarbeide med kjøper om å finne optimale e-handels prosesser som sparer dem begge kostnader og ikke minst sparer miljøet for unødvendige belastninger.
Ved at leverandøren har kontroll på sine prosesser, vil en implementering av en avtale gå raskere med en vesentlig lavere implementeringskostnad.
En elektronisk bestillingsprosess gir besparelser i forhold til en manuell håndtering. Kjøper kan overføre bestillinger direkte inn i leverandørens ordremottakssystem. Ordresvar og elektronisk faktura kan gis direkte fra leverandørens datasystem. En elektronisk bestillings kanal reduserer behovet for bemanning av telefon og fax.
Ved at kommunikasjonen mellom kjøper og leverandør går raskt og sikkert via en bestillingskanal, vil også oppgjøret kunne skje raskere. Raskt og stabilt oppgjør fra de offentlige kjøperne bidrar til å redusere kapitalbehovet hos leverandøren.
Papir katalog medfører begrensninger for endringer i sortimentet og er lite fleksibel i forhold til den elektroniske katalogen som kan endres kontinuerlig via leverandørens system.
Restopplag av en utdatert papirkatalog må kastes og det utgjør både en kostnad og en konsekvens for miljøet.
Transport av en papirkatalog til kjøper er kostnadskrevende og miljøbelastende.
Reduserte markedsførings- og salgskostnader Ehandelsplattformen, via Åpen markedsplass, tillater leverandører å laste opp sitt
produkt/tjeneste sortiment for å kunne informere de offentlige virksomhetene om det sortimentet som tilbys.
Ved å ligge med katalog på Åpen markedsplass vil også leverandøren være valgbar for forespørsler via forespørselsverktøyet iRequest på Ehandelsplattformen.
Leverandør trenger ikke et stort salgsapparat for å informere innkjøpere i den offentlige virksomheten om den nye avtalen. Informasjonsbæreren vil være offentlig virksomhets innkjøpssystem samt interne hjemmesider.
En elektronisk katalog kan benyttes i ulike medier og kan være en markedsførings mulighet spesielt for små leverandører som kan nå utover sitt primærmarked ved enkle hjelpemidler.
En elektronisk katalog kan også benyttes på leverandørens egne internettsider eller systemer.
Redusert omfang av feilkjøp Gjennom god kvalitet på elektronisk katalog vil man redusere mulighetene for feilkjøp og
feilleveranser som påfører både kjøper og leverandør kostnader i form av returtransport og tilbakebetaling.
Det er laget en katalogmal som skal gi innkjøpssystemet nok informasjon til å dekke informasjonsbehovet til kjøper for å kunne foreta en riktig og kvalitetssikret bestilling.
Styrket konkurransekraft Elektronisk katalog gjøres tilgjengelig for kjøper ved avtalt dato og konkurrentens
katalog fjernes. En god elektronisk katalog er med på å øke avtalelojaliteten hos kjøper og reduserer
lekkasjer til konkurrenter. En leverandør som i samarbeid med den offentlige virksomheten optimaliserer alle
prosesser og presenterer sine produkter og tjenester på en god måte gjennom en lett tilgjengelig elektronisk katalog vil styrke sine muligheter for å kunne inngå nye kontrakter med det offentlige i fremtiden.
Ved at leverandøren innfører elektronisk handel kan dette medføre en kompetanseheving av leverandørens personell som kan medføre at konkurransekraften styrkes. Den offentlige virksomheten kan stille krav om leverandørens ferdigheter når det gjelder e-handel i en anskaffelse.
E-handel kan også gi små leverandører gevinsterEn problemstilling som stadig dukker opp er antakelsen om at e-handel er enklest for store virksomheter med mye kompetanse og nesten uoverkommelig for de små. Under beskriver vi noen gevinster vi mener kan oppnås også av små leverandører.
Små lokale leverandører kan bli synlige utover sitt lokale marked uten behov for store investeringer i arbeidskraft eller materielle ressurser.
Leverandøren trenger ikke et stort salgsapparat for å informere innkjøpere i den offentlige virksomheten om den nye avtalen. Informasjonsbæreren vil være offentlig virksomhets innkjøpssystem samt interne hjemmesider.
En elektronisk katalog gir større fleksibilitet (gjenbruk) og leverandøren slipper å binde opp kapital i en stor produksjon av papirbaserte kataloger.
E-handel gjør det lettere for selv små leverandører å kommunisere ut endringer ved hjelp av små ressurser.
E-handel gjør det lettere for offentlige virksomheter å inngå avtaler med flere små, lokale leverandører på samme sortiment relatert til geografisk beliggenhet (kortreiste varer) ved at katalogverktøy + system kan hjelpe kjøper i å synliggjøre katalog for forskjellige innkjøpsgrupper eks. geografiske. Eks. alle på avdelingskontoret i Bergen får tilgang til katalogen til den lokale leverandøren for Bergensregionen og avdelingskontoret i Tromsø får tilgang til leverandøren i Tromsøregionen.
E-handel og elektronisk faktura kan sikre også små leverandører rask betaling hvilket reduserer behovet for driftskapital.
12. Kostnader for leverandørerDet er ikke mulig å gi ett svar på hva det koster for en leverandør å knytte seg til Ehandelsplattformen, da dette avhenger av en rekke faktorer som f eks ordrevolum, antall kataloglinjer, antall kjøpere, behov for tilleggstjenester fra operatøren med mere. Det kan også tilkomme indirekte kostnader til f eks utvikling og vedlikehold av varekatalog og samhandlingen med kjøper om dette. Omfanget av alt dette vil variere i hvert enkelt tilfelle.
I dette kapitlet vil vi prøve å beskrive de faktorer som bestemmer pris og kostnad. Vi vil til slutt i kapitlet også inkludere noen eksempler på beregning av kostnader for små leverandører til større.
12.1 Generell prisinformasjonDet er en deling av kostnadene på Ehandelsplattformen mellom kjøpere og leverandører som finansierer ca 50/50 hver. De direkte kostnadene er i første rekke de som leverandøren betaler til operatøren for å være tilknyttet Ehandelsplattformen. Disse kostnadene er nærmere beskrevet i avtalen mellom leverandøren og operatøren i Vedlegg-5 til denne. Vedlegget kan leses i sin helhet her: http://www.anskaffelser.no/filearchive/vedlegg-5-vederlag-og-betingelser_2.pdfDet anbefales at leverandørene leser dette dokumentet for å definere kostnaden for å knytte seg til Ehandelsplattformen.
Det opereres med to prismodeller: Prismodell I
o «Startpakke» for små leverandørero «Basispakke» for middelsstore leverandører
Prismodell IIo «Bronse» for store leverandørero «Sølv» for de største leverandørene
Hvilken kategori (liten/middels/stor/størst) du som leverandør tilhører avhenger av en rekke faktorer og er nærmere beskrevet i tabellen under. Det anbefales at leverandøren prøver å finne sin kategori og gjerne i samarbeid med operatøren. For mer informasjon kontakt operatør av Ehandelsplattformen CPS/IBX: http://www.ehandelsplattformen.no/om_oss/kontakt_oss/
Tabellen inneholder også en god del forkortelser som operatøren vil være behjelpelig med å forklare.
*) Ubegrenset antall katalogoppdateringer når IBX Supplier Content Management benyttes.
12.2 Kostnadseksempler for liten, middels og stor leverandørLiten leverandørHvis du er en liten leverandør kan det være at du oppfyller kriteriene for «Startpakken». Da har du en ordreverdi under NOK 150.000 ekskl mva pr kvartal over Ehandelsplattformen. Din katalog er på maks 100 varelinjer. Dersom din årlige ordreverdi overstiger NOK 500.000, må du betale en transaksjonsavgift på 0,5% av den ordreverdi som overstiger NOK 500.000.
Små leverandører med ordreverdi under NOK 500.000 pr år eller NOK 150.000 pr kvartal betaler kun en årlig avgift på NOK 3.000, dersom katalogen er liten, dvs maks 100 varelinjer. Det forutsettes også at leverandøren bare er tilknyttet en kjøpende virksomhet.
Dersom du har et ordrevolum på NOK 150.000 pr kvartal eller NOK 600.000 pr år, men for øvrig oppfyller kriteriene for «Startpakken», slipper du å betale transaksjonsavgift for ordreverdien over NOK 500.000 (dvs NOK 100.000). Det beregnes ikke transaksjonsavgift på de 100.000 som overstiger 500.000 i Startpakken.
Årlig ordreverdi Årlig avgift «Startpakke» Transaksjonsavgift Sum årlig kostnadNOK 500.000 NOK 3.000 Null NOK 3.000
Middels leverandørHvis du er en middels stor leverandør kan det være at du oppfyller kriteriene for «Basispakken». Da har du en ordreverdi under NOK 300.000 ekskl mva pr kvartal over Ehandelsplattformen. Din katalog er på maks 1000 varelinjer. Siden din årlige ordreverdi overstiger NOK 500.000, må du betale en transaksjonsavgift på 0,5% av den ordreverdi som overstiger NOK 500.000.
Dersom du har et ordrevolum på NOK 300.000 pr kvartal eller NOK 1.200.00 pr år, men for øvrig oppfyller kriteriene for «Basispakken», må du betale en transaksjonsavgift på 0,5% for ordreverdien over NOK 500.000 (dvs NOK 700.000) hvilket blir NOK 3500.
Årlig ordreverdi Årlig avgift «Basispakke» Transaksjonsavgift Sum årlig kostnadNOK 500.000 NOK 4.000 Null NOK 4.000NOK 1.200.000 NOK 4.000 NOK 3500 NOK 7.500
Det forutsettes at leverandøren er tilknyttet maks to kjøpende virksomheter.
Stor leverandørHvis du er en stor leverandør oppfyller du kriterier utover de vi til nå har beskrevet. Prismodell II kommer da til anvendelse. Du tilhører kategorien «Bronse» dersom din varekatalog har maks 10.000 varelinjer pr kjøper og du er knyttet til maks 5 kjøpende virksomheter.
Årlig ordreverdi Årlig avgift «Bronse»Avhenger av antall kjøpere
Transaksjonsavgift Sum årlig kostnad
NOK 500.000 NOK 5.000 (Hvis bare 1 kjøper)
Null NOK 5.000
NOK 2.000.000 NOK 17.000 (Hvis 5 kjøpere. For første kjøper betales det NOK 5.000. For hver kjøper utover dette betales det NOK 3.000 pr kjøper.)
Det betales 0,5% utover de første NOK 500.000.Transaksjonsavgiften blir da:NOK 7500
NOK 24500
NOK 40.000.000 Da ordreverdien er så stor betales det ikke for antall kjøpere.
NOK 200.000 NOK 200.000 *)
Maksimalt årlig beløp er satt til NOK 200.000. (Det kan tilkomme tilleggstjenester avhengig av behov.) Pakken dekker avrop via katalog og IBX Punch Out.
Veldig stor leverandør:Om du er en veldig stor leverandør, velges pakken «Sølv». Du kommer i denne kategorien dersom du oppfyller ett eller flere av disse kriteriene:
En årlig ordreverdi ekskl mva på NOK 33.000.000 eller mer Varekataloger med maks 100.000 varelinjer pr kjøper Tilknytning til et ubegrenset antall kjøpende virksomheter
Maksimalt årlig belastning abonnementsavgift og transaksjonsavgift tilsammen er satt til NOK 200.000. (Det kan tilkomme tilleggstjenester avhengig av behov.)
12.3 Ehandel gir også leverandører store gevinstmuligheterVi ønsker å henlede oppmerksomheten på de gevinster som ehandel kan gi leverandørene. Se eget kapittel om dette.
13. Ofte stilte spørsmålSpørsmål SvarSkal vi kontakte CPS for å bli aktivert på E-handels-plattformen?
Nei, det er den kjøpende virksomhet som skal initiere aktiveringen av en leverandør på plattformen. Dette skjer ved at Kjøper sender CPS et triggerdokument. Men kontakt gjerne Kjøper og foreslå at dere som leverandør blir aktivert!
Jeg er ikke aktivert som leverandør til noen kjøpende virksomheter ennå, men jeg ønsker å promotere mine produkter og/eller tjenester overfor offentlig sektor. Hva kan jeg gjøre?
Hvis du ønsker å promotere din virksomhet overfor innkjøpere i offentlig sektor, uavhengig kjøperspesifikke avtaler, kan man legge ut en katalog på Åpen markedsplass på Difi sine nettsider. http://anskaffelser.no/e-handel/e-handelsplatform/aktorer-paa-Ehandelsplattformen/aapen-markedsplass
Her kan leverandører laste opp hele sortimentet med listepriser. Meningen er da at de virksomheter som har tilgang (eOrdre og snart alle de som benytter Agresso og Basware) skal kunne spørre om pris, og leverandører skal gi et tilbud til kjøperen via verktøyet.
Hvilke leverandører er der i dag:http://anskaffelser.no/e-handel/e-handelsplatform/aktorer-paa-Ehandelsplattformen/aapen-markedsplass
Må vi gjøre egne tilpasninger i våre datasystemer for å ta i bruk e-handel?
Vanligvis ikke, men det kan kreves tilpasninger i datasystemene dine avhengig av hvilken avropsmetode som skal benyttes.
Betyr dette en merkost i form av oppgradering av HW og infrastruktur?
Dere behøver ikke investere i HW eller ny infrastruktur, da alt er web-basert.
Hvordan kommer jeg i gang? http://www.Ehandelsplattformen.no/leverandor/hvordan_komme_i_gang/
14. Hvis du vil vite mere om e-handel og Ehandelsplattformen
Besøk Difi sine nettsider: http://www.anskaffelser.no/e-handel Difi arrangerer jevnlig konferanser for leverandører.
o Se foredrag (video) fra Leverandørenes e-handelskonferanse i mars 2012: o Link:
http://www.anskaffelser.no/e-handel/elektronisk-handel/953469367820203368/e-handelskonferansen-for-leverandorer-15.-mars-2012
o Følg med på våre nettsider eller send oss en mail om at du gjerne vil bli invitert til neste konferanse.
Besøk operatørens nettsider: http://www.Ehandelsplattformen.no/leverandor/ Operatørens kurs for leverandører:
http://www.Ehandelsplattformen.no/leverandor/kurs_Ehandelsplattformen/ Påmelding til kurs hos operatøren:
http://www.Ehandelsplattformen.no/leverandor/kurs_Ehandelsplattformen/pamelding_kurs/
Se videoer (korte presentasjoner): http://www.Ehandelsplattformen.no/insights-and-resources/by-video/
o Her kan du se korte filmer som beskriver de applikasjonene som inngår i Ehandelsplattformen. CPS kommer i løpet av 2012 å legge opp flere filmer. De vil omhandle de prosesser du som leverandør eller kjøper på Ehandelsplattformen bør ha kjennskap til for å få mest mulig ut av Ehandelsplattformen.
Send Difi spørsmål på mail:o Jan Andre Mærøe: [email protected] Knut Riise: [email protected]
Kontakt operatøren av plattformen:o Ann-Sofie Sjurseth: [email protected]
o Sven Bergland, [email protected]
15. Temaer som vurderes inkludert i veilederen
I denne første utgaven av veileder for leverandøraktivering har vi kun inkludert et utvalg av temaer av det vi anser som viktigst for å skape den grunnleggende forståelsen for leverandøraktiveringen. Temaer vi vurderer å inkludere i neste versjoner av dokumentet er (i uprioritert rekkefølge):
Samhandlingsavtalen Integrasjon Håndtering av ordrebekreftelser
Kom gjerne med ønsker om tema som vi bør gi leverandører bedre informasjon om.
16. EndringskatalogOversikt over endringer i dokumentet.
Dato Versjon Endring20.09.2012 1.0 Lansert og lagt ut på www.anskaffelser.no8.10.2012 1.01 Inkludert et kapittel om implementering av katalog (kapittel 7)8.10.2012 1.01 Inkludert et kapittel om elektronisk faktura (kapittel 9)8.10.2012 1.01 Inkludert et kapittel om GLN (kapittel 10)