lokal tilpasning og hensiktsmessig bruk av ...intensjonen med prosjektveiviseren •samme gode...
TRANSCRIPT
![Page 1: Lokal tilpasning og hensiktsmessig bruk av ...Intensjonen med Prosjektveiviseren •Samme gode prinsipper for prosjektstyring •Enhetlig begrepsbruk og gjenkjennelighet på tvers](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051807/60037b07ad260b1621260c36/html5/thumbnails/1.jpg)
Lokal tilpasning og hensiktsmessig bruk av
Prosjektveiviseren i den enkelte virksomhet
Lars Nokken
Ragnhild Anker Ljosland
31. Oktober 2017
![Page 2: Lokal tilpasning og hensiktsmessig bruk av ...Intensjonen med Prosjektveiviseren •Samme gode prinsipper for prosjektstyring •Enhetlig begrepsbruk og gjenkjennelighet på tvers](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051807/60037b07ad260b1621260c36/html5/thumbnails/2.jpg)
2. Hvordan balansere to behov?
3. Budskap dere må beholde
4. Innføring av en ny prosjektmodell
5. Hva kan og bør tilpasses?
6. Implementering på eget intranett
15 min
25 min
10 min
45 min
15 min
Plan for dagen
1. Oppstart 10 min
![Page 3: Lokal tilpasning og hensiktsmessig bruk av ...Intensjonen med Prosjektveiviseren •Samme gode prinsipper for prosjektstyring •Enhetlig begrepsbruk og gjenkjennelighet på tvers](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051807/60037b07ad260b1621260c36/html5/thumbnails/3.jpg)
Hvem er vi?
![Page 4: Lokal tilpasning og hensiktsmessig bruk av ...Intensjonen med Prosjektveiviseren •Samme gode prinsipper for prosjektstyring •Enhetlig begrepsbruk og gjenkjennelighet på tvers](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051807/60037b07ad260b1621260c36/html5/thumbnails/4.jpg)
Hvem er dere?
• Prosjektleder/eier, Prosess/metode-ansvarlig, prosjektmedarbeider etc.?
• De fleste bruker PV i dag
• … med egne tilpasninger.
a) Innhold i styringsdokumenter
b) Innhold i fasene
c) BP sjekklister
• Har ikke tilpasset
• Navn på faser og BP’er
• Navn på styringsdokumenter
• Kursets fokus?
a) Begge deler
b) Difis erfaringer og anbefalinger
c) Utveksle erfaringer med andre
![Page 5: Lokal tilpasning og hensiktsmessig bruk av ...Intensjonen med Prosjektveiviseren •Samme gode prinsipper for prosjektstyring •Enhetlig begrepsbruk og gjenkjennelighet på tvers](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051807/60037b07ad260b1621260c36/html5/thumbnails/5.jpg)
Digitaliseringsrådet
• Uavhengig
• Anbefalt, frivillig ordning
• Prosjekter fra 10 og 750 mill.
- i alle faser
• Vurdering og anbefalingsbrev
innen tre uker
• Difi er sekretariat
![Page 6: Lokal tilpasning og hensiktsmessig bruk av ...Intensjonen med Prosjektveiviseren •Samme gode prinsipper for prosjektstyring •Enhetlig begrepsbruk og gjenkjennelighet på tvers](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051807/60037b07ad260b1621260c36/html5/thumbnails/6.jpg)
• Hva er en bruker?
• Hva er et behov?
• Hva er en løsning?
Mener vi det samme med de samme begrepene?
![Page 7: Lokal tilpasning og hensiktsmessig bruk av ...Intensjonen med Prosjektveiviseren •Samme gode prinsipper for prosjektstyring •Enhetlig begrepsbruk og gjenkjennelighet på tvers](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051807/60037b07ad260b1621260c36/html5/thumbnails/7.jpg)
2. Hvordan balansere to behov?
![Page 8: Lokal tilpasning og hensiktsmessig bruk av ...Intensjonen med Prosjektveiviseren •Samme gode prinsipper for prosjektstyring •Enhetlig begrepsbruk og gjenkjennelighet på tvers](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051807/60037b07ad260b1621260c36/html5/thumbnails/8.jpg)
Intensjonen med Prosjektveiviseren
• Samme gode prinsipper for prosjektstyring
• Enhetlig begrepsbruk og gjenkjennelighet på tvers av hele offentlig sektor
Deres behov for tilpasninger
• Gjøre Prosjektveiviseren til «sin egen»
• Organisasjonens størrelse og type prosjekter
• Knytning til egne prosesser, maler, etc
Hvordan balansere disse to behovene?
![Page 9: Lokal tilpasning og hensiktsmessig bruk av ...Intensjonen med Prosjektveiviseren •Samme gode prinsipper for prosjektstyring •Enhetlig begrepsbruk og gjenkjennelighet på tvers](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051807/60037b07ad260b1621260c36/html5/thumbnails/9.jpg)
• Dette kurset handler om hvordan
deres tilpasninger kan kombinere
og balansere disse to behovene
![Page 10: Lokal tilpasning og hensiktsmessig bruk av ...Intensjonen med Prosjektveiviseren •Samme gode prinsipper for prosjektstyring •Enhetlig begrepsbruk og gjenkjennelighet på tvers](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051807/60037b07ad260b1621260c36/html5/thumbnails/10.jpg)
Prince2
Prosjektveiviseren
Virksomhetens prosjektmodell
Prosjekt
1. Norsk offentlig sektor
2. Vår virksomhet
3. Mitt prosjekt
Nivåer av tilpasninger
![Page 11: Lokal tilpasning og hensiktsmessig bruk av ...Intensjonen med Prosjektveiviseren •Samme gode prinsipper for prosjektstyring •Enhetlig begrepsbruk og gjenkjennelighet på tvers](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051807/60037b07ad260b1621260c36/html5/thumbnails/11.jpg)
Bygge tilpasningene på utsiden av Prosjektveiviseren
• Brukes på intranett som «Vår prosjektmodell»
• Egne påbygninger i tillegg til Prosjektveiviseren
• Knyttet til gjeldende versjon
Estimeringsmodell
Rutine for innleie
av konsulenter Prosess og maler
for SW-utvikling
Retningslinjer
for anskaffelser
Retningslinjer for
informasjonssikkerhet
Veileder for
usikkerhets-
håndtering
Mal for prosjekt-
rapportering
Tilnærming A
![Page 12: Lokal tilpasning og hensiktsmessig bruk av ...Intensjonen med Prosjektveiviseren •Samme gode prinsipper for prosjektstyring •Enhetlig begrepsbruk og gjenkjennelighet på tvers](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051807/60037b07ad260b1621260c36/html5/thumbnails/12.jpg)
Tilpasse Prosjektveiviseren til en lokal prosjektmodell
• Eget innhold – endringer «inne i» Prosjektveiviseren
• Egen variant – inspirert av Prosjektveiviseren
• Basert på en gitt (gammel?) versjon av Prosjektveiviseren
• Kan avvike på vesentlige punkter
Estimeringsmodell
Rutine for innleie
av konsulenter
Prosess og maler
for SW-utvikling
Retningslinjer
for anskaffelser
Retningslinjer for
informasjonssikkerhet
Mal for prosjekt-
rapportering
Veileder for
usikkerhets-
håndtering
Tilnærming B
![Page 13: Lokal tilpasning og hensiktsmessig bruk av ...Intensjonen med Prosjektveiviseren •Samme gode prinsipper for prosjektstyring •Enhetlig begrepsbruk og gjenkjennelighet på tvers](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051807/60037b07ad260b1621260c36/html5/thumbnails/13.jpg)
3. Budskap dere må beholde
![Page 14: Lokal tilpasning og hensiktsmessig bruk av ...Intensjonen med Prosjektveiviseren •Samme gode prinsipper for prosjektstyring •Enhetlig begrepsbruk og gjenkjennelighet på tvers](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051807/60037b07ad260b1621260c36/html5/thumbnails/14.jpg)
a) Utgangspunktet er et behov – et ønske om en endring
b) Planleggingsfasen – prosjektmål og organisering
c) Sykluser i gjennomføringen – detaljplanlegging
d) Gevinstrealisering – gjennomgående i alle faser
e) Er en modell for overordnet prosjektstyring
Viktige budskap i Prosjektveiviseren som ikke må «tilpasses bort»
![Page 15: Lokal tilpasning og hensiktsmessig bruk av ...Intensjonen med Prosjektveiviseren •Samme gode prinsipper for prosjektstyring •Enhetlig begrepsbruk og gjenkjennelighet på tvers](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051807/60037b07ad260b1621260c36/html5/thumbnails/15.jpg)
Velge
konseptProsjektets
resultatmål
Brukerrettede
løsninger
Hva er
endringsbehovet?
a) Ta utgangspunkt i behovet
Brukerorientering!
Brukerorientert
opplæring
![Page 16: Lokal tilpasning og hensiktsmessig bruk av ...Intensjonen med Prosjektveiviseren •Samme gode prinsipper for prosjektstyring •Enhetlig begrepsbruk og gjenkjennelighet på tvers](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051807/60037b07ad260b1621260c36/html5/thumbnails/16.jpg)
Problemstillinger og anbefalinger
0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40%
Behov, mål og løsning
Organisering og styring
Usikkerhet
Gevinstrealisering
IT-politiske føringer
Konkurransestrategi
Problemstillinger Anbefalinger
![Page 17: Lokal tilpasning og hensiktsmessig bruk av ...Intensjonen med Prosjektveiviseren •Samme gode prinsipper for prosjektstyring •Enhetlig begrepsbruk og gjenkjennelighet på tvers](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051807/60037b07ad260b1621260c36/html5/thumbnails/17.jpg)
Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet
• Svar på disse spørsmålene
• Hva er problemet og hva vil dere oppnå?
• Hvilke tiltak er relevante?
• Hvilket tiltak anbefaler dere og hvorfor?
• Sett brukeren i sentrum
![Page 18: Lokal tilpasning og hensiktsmessig bruk av ...Intensjonen med Prosjektveiviseren •Samme gode prinsipper for prosjektstyring •Enhetlig begrepsbruk og gjenkjennelighet på tvers](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051807/60037b07ad260b1621260c36/html5/thumbnails/18.jpg)
b) Planleggingsfasen – mål og overordnet styring
Sier IKKE at løsningen skal bestemmes her.
Trenger IKKE låse handlingsrommet allerede her!
![Page 19: Lokal tilpasning og hensiktsmessig bruk av ...Intensjonen med Prosjektveiviseren •Samme gode prinsipper for prosjektstyring •Enhetlig begrepsbruk og gjenkjennelighet på tvers](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051807/60037b07ad260b1621260c36/html5/thumbnails/19.jpg)
Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet
• Klart definerte mål
• Ingen tvil om problemene dere forsøker å løse og hvordan disse skal løses.
• Enkel organisering
• Involver reelle brukere
• Gevinster
• Tallfest gevinstene
• Forankre gevinstene hos de som skal ta dem ut
![Page 20: Lokal tilpasning og hensiktsmessig bruk av ...Intensjonen med Prosjektveiviseren •Samme gode prinsipper for prosjektstyring •Enhetlig begrepsbruk og gjenkjennelighet på tvers](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051807/60037b07ad260b1621260c36/html5/thumbnails/20.jpg)
• Et godt grunnlag er alfa og omega
![Page 21: Lokal tilpasning og hensiktsmessig bruk av ...Intensjonen med Prosjektveiviseren •Samme gode prinsipper for prosjektstyring •Enhetlig begrepsbruk og gjenkjennelighet på tvers](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051807/60037b07ad260b1621260c36/html5/thumbnails/21.jpg)
Delfaser / Sykluser med
selvvalgt antall og varighet
Detaljplanlegging mot
slutten av hver fase
c) Sykluser i gjennomføringsfasen
![Page 22: Lokal tilpasning og hensiktsmessig bruk av ...Intensjonen med Prosjektveiviseren •Samme gode prinsipper for prosjektstyring •Enhetlig begrepsbruk og gjenkjennelighet på tvers](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051807/60037b07ad260b1621260c36/html5/thumbnails/22.jpg)
Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet
• Tenk stort, start smått
• Involver brukerne
• Prioriter det som gir størst
gevinster
• Ta ut gevinster underveis
![Page 23: Lokal tilpasning og hensiktsmessig bruk av ...Intensjonen med Prosjektveiviseren •Samme gode prinsipper for prosjektstyring •Enhetlig begrepsbruk og gjenkjennelighet på tvers](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051807/60037b07ad260b1621260c36/html5/thumbnails/23.jpg)
d) Gevinstrealisering – et kontinuerlig arbeid
• Tverrgående tema fra start til slutt
• Gevinstrealisering er hele prosessen som fører til gevinster
![Page 24: Lokal tilpasning og hensiktsmessig bruk av ...Intensjonen med Prosjektveiviseren •Samme gode prinsipper for prosjektstyring •Enhetlig begrepsbruk og gjenkjennelighet på tvers](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051807/60037b07ad260b1621260c36/html5/thumbnails/24.jpg)
• Det er krevende å få gehør for gevinsttenkningen, og
styringsgruppen har vært skeptisk til estimatene
prosjektet har lagt frem. Selv om prosjektet mener at
gevinstestimatene er moderate, er det flere av
gevinsteierne som mener at de er urealistisk høye.
Derfor har vi besluttet å få kvalitetssikret
gevinstestimatene. Representanter fra gevinsteierne
skal være godt representert i dette arbeidet.
En virksomhetsleders bekjennelse …
![Page 25: Lokal tilpasning og hensiktsmessig bruk av ...Intensjonen med Prosjektveiviseren •Samme gode prinsipper for prosjektstyring •Enhetlig begrepsbruk og gjenkjennelighet på tvers](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051807/60037b07ad260b1621260c36/html5/thumbnails/25.jpg)
• Sett forståelige mål og gjør dem målbare
• Få gevinstanslaget bekreftet av dem som skal ta ut gevinstene (gevinsteierne)
• Konkretiser hvilke tiltak prosjektet og virksomheten må gjennomføre for at gevinstene blir realisert
• Realiser gevinster underveis
Gevinstrealisering
• Anbefalinger fra digitaliseringsrådet
![Page 26: Lokal tilpasning og hensiktsmessig bruk av ...Intensjonen med Prosjektveiviseren •Samme gode prinsipper for prosjektstyring •Enhetlig begrepsbruk og gjenkjennelighet på tvers](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051807/60037b07ad260b1621260c36/html5/thumbnails/26.jpg)
1. Gjør målene målbare og tallfest de interne gevinstene.
For å kunne si om dere har lykkes med gevinstrealiseringen, må dere ha noe å måle mot – et
nullpunkt. Kartlegg hvilken del av sakskjeden dere kan sette tall på, og gjør de interne målene
målbare. Hvilke gevinster vil dere for eksempel få ved at dere sender færre brev og får kortere
saksbehandlingstid? Hvordan kan dere måle gevinster ved at færre saksbehandlere er involvert i hver
sak?
2. Ta ut gevinster underveis i prosjektene.
Dere har beskrevet gevinster for hvert enkelt tiltak på et overordnet nivå. Dette er et godt
utgangspunkt for videre arbeid med gevinster. Vi anbefaler at dere legger til rette for å ta ut gevinster
underveis. Dersom dere bygger videre på den helhetlige beskrivelsen av prosessene, vil dere få hjelp
til å identifisere lavthengende frukter som gir gevinster underveis. Prioriter de gevinstene som gir best
effekt.
3. Legg til rette for gevinstrealisering når gevinstene kommer i andre virksomheter.
Dere bør kartlegge hvor gevinstene kommer. Evnen til å dokumentere gevinstene vil variere fra
virksomhet til virksomhet. Dere bør derfor lage en veiledning for hvordan virksomhetene kan måle og
realisere sine gevinster.
![Page 27: Lokal tilpasning og hensiktsmessig bruk av ...Intensjonen med Prosjektveiviseren •Samme gode prinsipper for prosjektstyring •Enhetlig begrepsbruk og gjenkjennelighet på tvers](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051807/60037b07ad260b1621260c36/html5/thumbnails/27.jpg)
e) Organisering av et digitaliseringsprosjekt (eksempel)
Hovedprosjekt
Leveranseprosjekt 3
IT-anskaffelse
Leveranseprosjekt 2
Programvare-utvikling
Leveranseprosjekt 1
Organisasjonsutvikling
AnskaffelsesprosessenF.eks. ScrumArbeidsprosesser
Styre produktleveranser
Metodikk tilpasset oppgaven gir ønsket fleksibilitet og effektivitet
Omstilling
Organisering
![Page 28: Lokal tilpasning og hensiktsmessig bruk av ...Intensjonen med Prosjektveiviseren •Samme gode prinsipper for prosjektstyring •Enhetlig begrepsbruk og gjenkjennelighet på tvers](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051807/60037b07ad260b1621260c36/html5/thumbnails/28.jpg)
4. Innføring av en ny prosjektmodell
![Page 29: Lokal tilpasning og hensiktsmessig bruk av ...Intensjonen med Prosjektveiviseren •Samme gode prinsipper for prosjektstyring •Enhetlig begrepsbruk og gjenkjennelighet på tvers](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051807/60037b07ad260b1621260c36/html5/thumbnails/29.jpg)
Tips om innføring av ny prosjektmodell
• En tilpasset modell gir gjenkjennelighet
• «Dette kan være et nyttig hjelpemiddel for meg i min hverdag!»
• Differensiert opplæring til ulke roller
• «Hva betyr dette for meg, i min rolle?»
• Aktiv støtte og veiledning – spesielt i innføringsperioden
• «Hva er hensiktsmessig bruk i mitt prosjekt?»
![Page 30: Lokal tilpasning og hensiktsmessig bruk av ...Intensjonen med Prosjektveiviseren •Samme gode prinsipper for prosjektstyring •Enhetlig begrepsbruk og gjenkjennelighet på tvers](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051807/60037b07ad260b1621260c36/html5/thumbnails/30.jpg)
5. Hva kan og bør tilpasses?
![Page 31: Lokal tilpasning og hensiktsmessig bruk av ...Intensjonen med Prosjektveiviseren •Samme gode prinsipper for prosjektstyring •Enhetlig begrepsbruk og gjenkjennelighet på tvers](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051807/60037b07ad260b1621260c36/html5/thumbnails/31.jpg)
Knytning til virksomhetens egne
a) Administrative rutiner, og retningslinjer?
b) Egne prosjekt-rollebeskrivelser?
c) Metoder for leveranseproduksjon?
d) Metoder, verktøy og støttemateriell for planlegging og oppfølging?
e) Maler for styringsdokumentasjon?
f) Anbefalinger for bruk og tilpasning (skalering) i prosjektene
g) Andre former for tilpasninger? - Innspill fra salen.
Hva kan og bør tilpasses?
![Page 32: Lokal tilpasning og hensiktsmessig bruk av ...Intensjonen med Prosjektveiviseren •Samme gode prinsipper for prosjektstyring •Enhetlig begrepsbruk og gjenkjennelighet på tvers](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051807/60037b07ad260b1621260c36/html5/thumbnails/32.jpg)
6. Implementering på eget intranett?
![Page 33: Lokal tilpasning og hensiktsmessig bruk av ...Intensjonen med Prosjektveiviseren •Samme gode prinsipper for prosjektstyring •Enhetlig begrepsbruk og gjenkjennelighet på tvers](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051807/60037b07ad260b1621260c36/html5/thumbnails/33.jpg)
Behov for å endre/redigere modellfiguren?
• Plukke ut elementer (faser?) fra figuren?
• Gjøre figuren «klikkbar» (til egne fasebeskrivelser, etc)?
• Endre på figurens utseende og utforming?
• Andre behov?
Implementering på eget intranett? (1/2)
![Page 34: Lokal tilpasning og hensiktsmessig bruk av ...Intensjonen med Prosjektveiviseren •Samme gode prinsipper for prosjektstyring •Enhetlig begrepsbruk og gjenkjennelighet på tvers](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051807/60037b07ad260b1621260c36/html5/thumbnails/34.jpg)
• Hvordan kan dette løses rent teknisk? • Erfaringer? Tips til løsninger?
Implementering på eget intranett? (2/2)
• Tilpasninger som påbygninger «på utsiden»
… eller tillegg og avvik inne i en egen lokal variant?
Har vi en konklusjon?
![Page 35: Lokal tilpasning og hensiktsmessig bruk av ...Intensjonen med Prosjektveiviseren •Samme gode prinsipper for prosjektstyring •Enhetlig begrepsbruk og gjenkjennelighet på tvers](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051807/60037b07ad260b1621260c36/html5/thumbnails/35.jpg)
Takk for oss!
… og lykke til med en hensiktsmessig bruk av Prosjektveivisen i din virksomhet!