Upravljanje projektnim ciklusom

LITERATURA

Ciljevi učenja

• Spoznati projektnu terminologiju;

• Izdvojiti životni ciklus projekta

• Upravljati investicijskim projektom;

• Dijaznirati poslovnu plan;

• Prezentirati poslovnu ideju;

Definicija projekta

• Projekt je privremeno nastojanje poduzeto

zbog stvaranja jedinstvenog proizvoda, usluge

ili rezultata.

• usporedne definicije projekata

http://maxwideman.com/pmglossary/PMG_P09.htm#Proje

ct

Projekat je...

• Projekt = aktivnost s unaprijed utvrđenim:

• jasnim i ostvarivim ciljem,

• konačnim trajanjem,

• raspoloživim resursima (ljudi, vrijeme, financijska

sredstva),

• željenom razinom kvaliteta konačnog proizvoda.

Projekt

• Definicija: organizirana aktivnost ili skupaktivnosti sa specifičnim ciljevima planiranim uodređenom vremenu s jasno određenim

resursima.

• Implikacija:> specifičan, utvrđen, nepromjenjiv cilj> progresivno definiranje karakteristika produkta> vremenski ograničene aktivnosti> jedinstveni produkt, servis ili rezultat

RAZLIKA PROJEKTA I PROGRAMA

Što su PROGRAMI?

• Program = skup povezanih projekata

• usklađeno upravljanje pojedinim projektima,

• koristi veće od Zbira koristi odvojenih projekata

• primjer: program “Saradnici u učenju” traje nekoliko godina i

obuhvata projekte saradnje obrazovne zajednice i Microsofta

koji se odvijaju u okviru pojedinih nastavnih godina.

Razlozi za pokretanje projekata

• Razvoj novog produkta ili servisa zanezadovoljen dio tržišta (market niche)

• npr. restauracija brodahttp://adkguideboat.com/restorations/idem-6.html

• Repetitivne, no unikatne aktivnosti(postavljanje izložbe, izgradnja kuća,izdavanje časopisa).

• Uvođenje promjena.(uvođenje informacijskog sistema).

Što je CILJ projekta?

• Cilj projekta je NEŠTO

• čega prije realizacije projekta NIJE BILO,

• čega bez projekta NE BI bilo,

• vrijedno ulaganja u projekt.

• Dobro postavljeni ciljevi su:

• Jasno određeni (opisani),

• Mjerljivi,

• Dostižni,

• Ostvarivi,

• Vremenski uokvireni.

Ciljevi projekta trebaju biti …

S

• SPECIFIČNI (SPECIFIC)

M

• MJERLJIVI (MEASURABLE)

A

• DOSTIŽNI I USUGLAŠENI (ACHIVEABLE & AGREED UPON)

R

• REALISTIČNI (REALISTIC)

T

• VREMENSKI ODREĐENI (TIME-ORIENTED)

Što su to RESURSI projekta?

• Sve što koristimo u projektu da bismoostvarili željeni cilj ...

• Ljudi;

• Sredstva (materijalna, nematerijalna, novčana,...)

• Vrijeme;

• Projekt se ne može uspješno završiti akoresursi nisu osigurani ili raspoloživi kad supotrebni!

Sudionici projekta

• Naručitelj(i) projekta

• Sponzor(i) projekta

• Ulagač(i) u projekt

• Voditelj(i) projekta/projekata/programa

• PROJEKTNI TIM - članovi tima

• Osobe zadužene za realizacijupojedinih aktivnosti u okviruprojekta.

Naručitelji projekta

• Ustanove ili pojedinci koji imaju potrebu za proizvodom/uslugomkoja se projektom ostvaruje;

• Određuju cilj projekta.

• Fizička ili pravna osoba (pojedinci ili ustanove) koja:

• postavlja zahtjeve za provedbom projekta,

• odobrava rezultate projekta,

• pokriva troškove projekta,

• koristi se rezultatima projekta,

• razlikujemo “internog” i “eksternog” naručitelja

• interni radi u istoj ustanovi kao i voditelj projekta.

Voditelj projekta

• zadužen za komunikaciju sa sponzorima i ulagačima te,

• odgovoran za koordinaciju projektnih aktivnosti kako bise projekat uspješno završio, odnosno – kako bi seciljevi projekta ostvarili u željenom vremenu i u okviruunaprijed utvrđenog budzeta projekta.

• Za vođenje projekta potrebno je imati:

• Komunikacijske vještine,

• Stručnost u predmetnom području projekta,

• Znanje o poslovnim procesima i tehnologiji.

Sponzor projekta

• osoba koja svojim autoritetom i mogućnostimaosigurava potrebne resurse podupire projekat ipomaže voditelju projekta u uspješnojprovedbi projekta.

• “Najvažniji saveznik voditelja projekta”

• razlikujemo “internog” i “eksternog” sponzora:

• interni radi u istoj ustanovi kao i voditelj projekta,

• eksterni radi u drugoj ustanovi za koju se projektizvodi.

Ulagači

• stakeholders.,”

• svi oni koji u projekt ulažu potrebne resurse: ljude,sredstva, novac …

• osobe (pojedinci ili ustanove)

• kojima je u interesu uspješna realizacija projekta,

• koji aktivno sudjeluju u provedbi projekta,

• koji ulažu resurse s kojima raspolažu u projekt s ciljemnjegove uspješne provedbe,

• ulagače (i njihove uloge i interese u projektu) je potrebnoidentificirati tijekom pripreme projekta.

Nadzor projekta

• uspostavlja se zbog:

• praćenja provedbe projekta,

• davanja suglasnosti na rezultate pojedinih fazaprojekta,

• izdavanja konačne potvrde kako su rezultatiprojekta (isporučevine) u skladu sa početnimzahtjevom naručitelja,

• nije odvojen nego integralan dio aktivnosti naprojektu i traje tokom čitavog projekta.

Vremenski okvir projekta

• Projekt mora imati unaprijed određen(zadan) početak i kraj!

• Vremenski kraj projekta određen je željamanaručitelja projekta.

• Poštivanje vremenskih rokova pri realizacijiprojekta jedna je od ključnih mjera njegoveuspješnosti.

• Nakon što je utvrđen može se mijenjati samouz suglasnost naručitelja i svih ulagača uprojekt!

Upravljanje projektima

• Definicija: primjena znanja, vještina, alata itehnika u projektnim aktivnostima u svrhupostizanja projektnih ciljeva

• Rad na projektima uključuje:

• ograničene resurse,

• zainteresirane strane (“polagači prava”,stakeholders) različitih potreba i očekivanja,

• prepoznavanje zahtjeva korisnika.

• Pet grupa procesa: iniciranje, planiranje,izvođenje, kontroliranje i zaključivanje.

Petodjelni model upravljanja

Kontrola

1Planiranje

Organiziranje i

regrutiranje

Upravljanje i

vođenje

3

2

4

IzvještavanjeReprogramiranje

Zahtjevi klijenta

5

Uspješni projekt - preduslovi

• Usuglašenost projektnog tima i polagača

prava (stakeholdera) o ciljevima projekta.

• Podrška uprave u osiguranju resursa i micanju

organizacijskih prepreka.

• Učinkovita, neprekidna i prilagođena

komunikacija.

Mjerila uspješnosti projekta

• Upravljanje projektima podrazumijevaumješno balansiranje resursima (kako bise željeni cilj ostvario u zadanomvremenu i bez prekoračenja dozvoljenihtroškova) i prilagođavanje promjenama ustvarnom

• Rok,

• Troškovi,

• Kvalitet.

“Trgovanje” mjerilima

uspješnosti

• Želite li skratiti vrijeme realizacije projekta azadržati nepromijenjenu kvaliteta proizvoda (ciljaprojekta), troškovi rastu.

• Želite li skratiti vrijeme realizacije projekta a neuvećavati ukupne troškove projekta, kvalitetakonačnog proizvoda (cilja projekta) bit će niža odunaprijed dogovorene.

• Želite li sniziti troškove, a ostvariti cilj projekta unepromijenjenom vremenu, kvaliteta konačnogproizvoda (cilja projekta) bit će niža od unaprijeddogovorene.

Projekti su poduhvati rizika

• jedinstveni, neponovljivi,

• nisu 100% predvidljivi,

• delikatna ravnoteža između

budžeta – kvalitete – rokova.

Balans između kvalitete, vremena i

cijene

Resursi

(Troškovi)

Kvaliteta

(Planirani rezultat)

Dinamika i rokovi

(Vrijeme)

Projektna dokumentacija

Plan upravljanja projektom:

• opis cilja i opravdanje pokretanja projekta,

• strukturna raščlanjivanja poslova (WorkBreakdown Structure – WBS),

• vremenski redoslijed poslova,

• popis potrebnih resursa,

• odgovornosti i ovlasti,

• plan kontrolnih izvještaja.

Projektna dokumentacija

Dodatna:

• plan upravljanja komunikacijom (unutarprojektnog tima i sa zainteresiranimstranama),

• registar rizika,

• plan upravljanja kvalitetom,

• plan nabave.

Projektna dokumentacija

• autorizirani dokumenti!

• planovi se usuglašavaju s realnošću tokomprojekta,

• na osnovi njih se rade izvještaji,

• u završnoj dokumentaciji sva odstupanja odtemeljnog plana (prvog odobrenog) moraju bitiobjašnjena – Lessons Learned za idućeprojekte.

Projekti se rade u timovima...

• Timski rad je ključ modernog poslovnogupravljanja.

• Tim je puno više od grupe briljantnih pojedinaca.

• Tim briljantnih pojedinaca često je manje učinkovitod briljantnog tima prosječnih pojedinaca.

• Uspješni timovi su timovi s mnogostrukiminteresima i obilježjima.

• Partnerstvo ili tim čak i od dvoje ili troje ljudi morabiti uravnotežen.

Ključne karakteristike dobrih timova

• članovi tima imaju zajedničku svrhu – dijele isti

interes,

• zavisni su jedni od drugih kako bi postali

uspješni i postigli rezultat,

• timovi su uravnoteženi.

Zašto projekti ne uspijevaju?

• Nejasni ili neusklađeni ciljevi,

• Komunikacijski problemi unutar tima ili između ulagača,

• Probijanje rokova - ne završe se na vrijeme (ili se uopćene završe),

• Nedovoljni resursi i nedovoljna podrška sponzora,

• Loša procjena rizika.

Upravljanje projektima povećava vjerojatnostuspješnog završetka projekta – zato je to skupznanja i vještina koja je potrebno steći!

“12 zlatnih pravila” za uspješnije

projekte

1. ostvariti konsenzus ulagača oko ciljevaprojekta (prije početka rada na projektu),

2. izabrati najbolji mogući tim,

3. održavanje jednostavne i razumljiveprojektne dokumentacije,

4. realistična procjena potrebnih resursa,

5. realističan vremenski plan aktivnosti naprojektu.

6. ne izlaziti izvan opsega projekta,

7. voditi računa o ljudima,

8. stalna podrška sponzora,

9. spremnost na promjene i inovacije,

10. dobra međusobna komunikacija,

11. stalno praćenje i procjenjivanje opasnosti (rizika),

12. potencijal za – vođenje.

Projektni ciklus - procesni model

Prihvaćeni

projektni planoviDovršetak

proizvoda

Potvrda o

otklonjenim

neispravnostima

Završetak

implementacije

Prihvaćena

Vizija /

Opseg

projektaMSF

Osmišljanje

Planiranje

Realizacija

Provjera (kontrola)

i utvrđivanje

eventualnih

pogrešaka

Projektni

proizvod se

uvodi u

upotrebu