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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR EL TÍTULO DE
CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
TEMA:
PROPUESTA DE AUTOMATIZACIÓN DE MATERIALES EN DEPARTAMENTO
DE PROVEEDURÍA. CASO ANAI .GUAYAQUIL 2016.
AUTOR(ES):
PÉREZ CAINA CARLOS ANDRÉS
TUTOR (A): EC. FLOR GOVEA, MGS
GUAYAQUIL, JUNIO DEL 2016
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Ficha Repositorio Nacional en Ciencia y Tecnología
FICHA DE REGISTRO de tesis
TITULO Y SUBTITULO:
PROPUESTA DE AUTOMATIZACIÓN DE MATERIALES EN
DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA. CASO ANAI .GUAYAQUIL 2016.
AUTOR:
PÉREZ CAINA CARLOS ANDRÉS
REVISOR:
LCDA. ALMEIDA GONZALEZ
MAYLIE, MCG.
ING. MEJIA FLORES OMAR GABRIEL,
MTF
INSTITUCIÓN:
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD:
CIENCIAS ADMINISTRATIVAS – FCA
CARRERA: CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
FECHA DE PUBLICACIÓN: N. DE PAGS: 94
ÁREA TEMÁTICA: MODELO CONTABLE
PALABRAS CLAVE:
Inventario, metodología, 5s, sistema automatizado, ciclo logístico.
RESUMEN:
El presente proyecto trata sobre dos temas muy importantes. El primero es la propuesta de
automatización del proceso de materiales del departamento de proveeduría para llevar un mejor
control de inventario en la Academia Naval Illingworth ANAI en la ciudad de Guayaquil. El
segundo, contribuir con la aplicación de metodología 5s donde el principal objetivo será mantener
hábitos en el departamento de proveeduría.
N. DE REGISTRO (en base de datos): N. DE CLASIFICACIÓN:
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
ADJUNTO URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDF: SI NO
CONTACTO CON AUTORES/ES: Teléfono:2573084 E-mail:[email protected]
CONTACTO EN LA INSTITUCION: Nombre: Universidad de Guayaquil
Teléfono:2284505
E-mail:
iii
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA
AUTORIZADA
Certificación del Tutor
Yo, EC. FLOR KARINA GOVEA ANDRADE, MGS habiendo sido nombrado tutor
de tesis de pregrado en la carrera de Contaduría Pública Autorizada de la Facultad De
Ciencias Administrativas De La Universidad De Guayaquil, del egresado:
PÉREZ CAINA CARLOS ANDRÉS
Como requisito para optar por el título de Contaduría Pública Autorizada, cuyo tema
es: PROPUESTA DE AUTOMATIZACIÓN DE MATERIALES EN
DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA. CASO ANAI .GUAYAQUIL 2016.
Certifico que he revisado y aprobado en todas sus partes el trabajo de titulación,
encontrándose apto para su sustentación.
TUTOR DE TESIS
……………………………………………….
EC. FLOR KARINA GOVEA ANDRADE
iv
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA
AUTORIZADA
Certificado Sistema Anti plagio
Habiendo sido nombrado, yo, EC. FLOR KARINA GOVEA ANDRADE, MGS certifico
que el presente proyecto de titulación ha sido elaborado por PÉREZ CAINA CARLOS
ANDRÉS con C.C.: 0930798525, con mi respectiva supervisión como requerimiento parcial
para la obtención del título de: Contador Público Autorizado.
Se informa que el proyecto PROPUESTA DE AUTOMATIZACIÓN DE MATERIALES
EN DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA. CASO ANAI .GUAYAQUIL 2016. Ha
sido orientado durante todo el periodo de ejecución en el programa de URKUND quedando el
5% de coincidencias, otorgada la validación del sistema antiplagio por el Ing. Omar Mejía
Flores.
https://secure.urkund.com
…………………………………………………..
EC. FLOR KARINA GOVEA ANDRADE
v
Renuncia de Derechos de Autor
Por medio de la presente certifico que los contenidos desarrollados en este trabajo de
investigación son de absoluta propiedad y responsabilidad de: PÉREZ CAINA CARLOS
ANDRÉS
Cuyo tema es: PROPUESTA DE AUTOMATIZACIÓN DE MATERIALES EN
DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA. CASO ANAI .GUAYAQUIL 2016.
Derechos que renuncio a favor de la Universidad De Guayaquil, para que haga uso como a
bien tenga.
PÉREZ CAINA CARLOS ANDRÉS
C.I. # 0930798525
GUAYAQUIL, JUNIO DEL 2016
vi
Agradecimiento
.
En primer lugar agradezco a Dios ya que por Él estoy aquí cumpliendo una meta,
puesto que él ha sido en todo tiempo mi ayudador y sustentador.
Le doy gracias a mis familiares por su apoyo incondicional, en especial a mi madre
que fue la que me enseño el camino del bien y a seguir los pasos de Jesucristo.
A mi esposa que ha sido mi fiel compañera en cada proyecto.
PÉREZ CAINA CARLOS ANDRÉS
vii
Dedicatoria
Dedico esta tesis a papá Dios por darme la bendición de cumplir con una meta tan
anhelada.
A mi padre y abuelos por su incondicional apoyo y es que a sus valores impartidos que
hicieron de mí una persona de bien y por su gran amor que fue un pilar fundamental para
alcanzar mis objetivos.
A mis primos y amigos que han compartido mis tristezas y alegrías.
A mi madre amada la cual ya no está conmigo porque ahora está en el cielo y se
convierte en un ángel para mi vida, porque un día le prometí que iba hacer el profesional que
ella tanto anhelada y sobre todo porque siempre en vida me cuido y ahora no está, pero el
consejo que siempre me brindo quedo impregnado en mi corazón.
PÉREZ CAINA CARLOS ANDRÉS
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA
AUTORIZADA
“PROPUESTA DE AUTOMATIZACIÓN DE MATERIALES EN DEPARTAMENTO
DE PROVEEDURÍA. CASO ANAI .GUAYAQUIL 2016”.
Autor: Pérez Caina Carlos Andrés
Tutor: Eco. Flor Karina Govea Andrade, Mgs.
Resumen
El presente proyecto trata sobre dos temas muy importantes. El primero es la propuesta
de automatización del proceso de materiales del departamento de proveeduría para llevar un
mejor control de inventario en la Academia Naval Illingworth ANAI en la ciudad de
Guayaquil. El segundo, contribuir con la aplicación de metodología 5s donde el principal
objetivo será mantener hábitos en el departamento de proveeduría, donde cada colaborador
tiene que comprometerse para lograr uno a uno los beneficios luego de su implementación.
Determinando que es de mucho beneficio establecer sistemas de control de inventario
inclusive dentro de las instituciones educativas para determinar los materiales con mayor
rotación y además obteniendo una ventaja competitiva estableciendo una solución que
permitirá una integración total de todas las operaciones. La implantación del sistema ERP será
el proyecto de tecnología más grande y trascendente nunca implementado en la institución,
por tanto se convierte para la organización en un proceso largo y complejo que involucra,
además del rediseño de los procesos del negocio.
Palabra claves: Inventario, metodología, 5s, sistema automatizado, ciclo logístico, ERP.
ix
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA
AUTORIZADA
“PROPUESTA DE AUTOMATIZACIÓN DE MATERIALES EN DEPARTAMENTO
DE PROVEEDURÍA. CASO ANAI .GUAYAQUIL 2016”.
Autor: Pérez Caina Carlos Andrés
Tutor: Eco. Flor Karina Govea Andrade, Mgs.
Abstract
This project addresses two important issues. The first is the proposal for automation of
materials department for suppliers to keep better track of inventory Illingworth ANAI the
Naval Academy in the city of Guayaquil. The second, to contribute to the implementation of
methodology 5s where the main objective is to maintain habits in the department of
procurement, where each employee must commit to achieve one by one the benefits after
implementation. Determined to be of much benefit to establish systems including inventory
control within educational institutions to determine the materials with higher turnover and
also gaining a competitive advantage by establishing a solution that will allow seamless
integration of all operations. The implementation of ERP project will be the largest and most
significant technology never implemented in the institution, so it becomes for the organization
in a long and complex process that involves not only the redesign of business processes.
Key word: Inventory methodology, 5s, automated system, logistic cycle, ERP.
x
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo intenta ayudar a solucionar un problema que tienen varias empresas
al momento de llevar un buen control de la mercadería. En la presente investigación se
expone la propuesta de automatización del proceso de materiales del departamento de
proveeduría en la Academia Naval Almirante Illingworth (ANAI).
Se está implementando en las empresas y en el desarrollo de las organizaciones la
automatización de los sistemas de información por su rendimiento, rapidez en los
procedimientos, seguridad de información, la precisión y exactitud minimizando los errores.
Es una propuesta de desarrollo organizacional para la ANAI, ubicada al norte de la
ciudad de Guayaquil, donde su principal objetivo es proponer un sistema que mejore su
control de inventario, con el fin de optimizar el tiempo y la mano de obra que estos conllevan.
A continuación se hace un breve detalle del contenido de cada capítulo:
El Capítulo I el problema de la investigación, describe el planteamiento del problema
en todo el ámbito educativo, información de la justificación para realizar este tipo de
proyecto, dando también a conocer los objetivos específicos y as u vez la viabilidad y
limitaciones.
El Capítulo II marco referencial, se menciona los antecedentes de la investigación el
marco teórico, se explican cada una de las bases teóricas relacionadas.
El Capítulo III marco metodológico, se describe el diseño y tipo de investigación
aplicada, técnicas e instrumentos de recolección de datos y análisis de los resultados
obtenidos.
El Capítulo IV comprende la situación actual de la empresa, se refiere a la descripción
de cada proceso que la ANAI ha mantenido para el control del inventario. Muestra la
clasificación de los materiales existentes en el departamento de proveeduría aplicando la
metodología 5s.
xi
Se encuentra la propuesta de la implementación del sistema automatizado del proceso
de materiales del departamento de proveeduría mediante sistema móvil automatizado de
almacén, costo-beneficio, requerimientos para la implementación.
Por último se encuentran las conclusiones y recomendaciones que representan todos
los logros obtenidos del trabajo de investigación.
xii
Tabla de contenido
Ficha Repositorio Nacional en Ciencia y Tecnología ................................................ ii
Certificación del Tutor ............................................................................................. iii
Certificado Sistema Anti plagio ................................................................................ iv
Renuncia de Derechos de Autor ................................................................................. v
Agradecimiento ........................................................................................................ vi
Dedicatoria ..............................................................................................................vii
Resumen................................................................................................................ viii
Abstract .................................................................................................................... ix
INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... x
Capítulo 1 .................................................................................................................. 1
1. El Problema ........................................................................................................ 1
1.1 Planteamiento del Problema ..........................................................................................1
1.2 Formulación y sistematización del problema .................................................................3
1.3 Objetivos .......................................................................................................................3
1.4 Justificación ..................................................................................................................4
1.5 Viabilidad .....................................................................................................................5
1.6 Limitaciones de la investigación ....................................................................................5
Capítulo 2 .................................................................................................................. 6
2. Marco Referencial .............................................................................................. 6
2.1 Antecedentes .................................................................................................................6
2.2 Marco teórico ................................................................................................................6
2.3 Marco Conceptual .........................................................................................................9
Empresa educativa ................................................................................................... 11
Inventario ................................................................................................................ 12
2.4 Tipos de inventario ...................................................................................................... 12
2.5 Marco Legal ................................................................................................................ 24
2.6 Marco Contextual ........................................................................................................ 24
2.6.1 Misión ...................................................................................................................... 25
Capítulo 3 ................................................................................................................ 29
3. Metodología De La Investigación ..................................................................... 29
3.1 Metodología ................................................................................................................ 29
xiii
3.2 Diseño ......................................................................................................................... 29
3.3 Tipo de investigación .................................................................................................. 29
3.4Análisis de los resultados ............................................................................................. 32
Capítulo 4 ................................................................................................................ 34
4. La Propuesta ..................................................................................................... 34
4.1 Políticas integradas de gestión. .................................................................................... 34
4.2 Importancia del departamento de proveeduría.............................................................. 35
4.3 Análisis situacional de la empresa ............................................................................... 35
4.3.1 Fortalezas. ................................................................................................................ 37
4.3.2 Oportunidades .......................................................................................................... 37
4.3.3 Debilidades .............................................................................................................. 37
4.3.4 Amenazas ................................................................................................................. 37
4.4 Situación actual del departamento de proveeduría. ...................................................... 38
4.5 Diagrama de proceso en el departamento de proveeduría. ............................................ 39
4.6 Clasificación de los materiales existentes en el departamento de proveeduría mediante
la metodología 5s. ............................................................................................................. 40
4.6.1 Implantación de la 1ª Seiri (Organizar) .................................................................... 42
4.6.2 implantación de la 2ª Seiton (Ordenar) ..................................................................... 45
4.6.3 Implantación de la 3ª Seiso (Limpieza) ..................................................................... 46
4.6.3.1 Bienestar personal ................................................................................................. 47
4.6.3.2 Estandarización ..................................................................................................... 47
4.6.4 Implantación de la 5ª Shitsuke (Hábito) .................................................................... 50
4.7 ¿Para quién son las 5s? ..................................................................................... 52
4.7.1 Compromiso............................................................................................................. 53
4.7.2 Planeación y Organización del proyecto ................................................................... 53
4.7.3 Ventajas y Desventajas ............................................................................................. 55
4.8 Implantación ...................................................................................................... 56
4.8.1 Preparativos ............................................................................................................. 56
4.8.2 Supuestos y Dependencia ......................................................................................... 56
Conclusiones y Recomendaciones ........................................................................... 62
Conclusiones ..................................................................................................................... 62
Recomendaciones ............................................................................................................. 63
Bibliografíag ........................................................................................................... 64
Apéndice ................................................................................................................. 68
xiv
Índice De Tablas
Tabla 1 Tipos de Empresas ..................................................................................... 10
Tabla 2 Modelos de Inventario ............................................................................... 15
Tabla 3 Ejemplo de tarjeta roja ............................................................................... 44
Tabla 4 Manual de procedimientos ANAI ............................................................... 49
Tabla 5 Formato de control ..................................................................................... 51
Tabla 6 Características del producto ....................................................................... 57
Tabla 7 Desarrollo .................................................................................................. 57
Tabla 8 Producción (Hardware) .............................................................................. 57
Tabla 9 Costo de implementación ........................................................................... 60
Tabla 10 Financiero ................................................................................................ 61
xv
Índice De Figuras
Figura 1 Esquema del modelo automatizado ......................................................................... 18
Figura 2 Código de barra ...................................................................................................... 23
Figura 3 Organigrama ........................................................................................................... 28
Figura 4 Diagrama de proceso de proveeduría ...................................................................... 39
Figura 5 Metodología 5s ....................................................................................................... 41
Figura 6 Clasificación de los elementos del puesto de trabajo ............................................... 43
Figura 7 Situación Inicial ...................................................................................................... 44
Figura 8 Ordenar .................................................................................................................. 45
Figura 9 Limpieza-Seiso ....................................................................................................... 46
Figura 10 Seiketsu-estandarizar ............................................................................................ 48
Figura 11 Shitsuke- Hábito ................................................................................................... 51
Figura 12 Arquitectura .......................................................................................................... 58
1
Capítulo 1
1. El Problema
1.1 Planteamiento del Problema
Se considera que lograr eficiencia es, permanecer en un mundo como lo es el entorno
empresarial, toda empresa debe poseer un conjunto de características, como estilo propio o un
conjunto adoptado de ellos, que le permitan que sus procesos logísticos se hagan de manera
eficiente y confiable.
Algunas de estas actividades son las que permiten el control, planificación, diseño,
suministro, distribución, mantenimiento apoyo y gestión de los sistemas de inventario, ya que
este es de vital importancia para la reducción de los costos; cualquiera sea este su naturaleza,
y además obtener un alto nivel de competitividad.
En la actualidad muchas organizaciones comerciales, inclusive las instituciones
educativas, han reaccionado a la realidad de que al mejorar sus inventarios mejoran todos sus
movimientos económicos, internos y externos, y se encuentran en la búsqueda de soluciones
para satisfacer sus necesidades, desde las más simples hasta las más complejas, hablando en
términos de cualquier movimiento que esta pueda realizar.
Esta búsqueda constante ha permitido la actualización en sus métodos de trabajo,
haciendo más eficientes sus sistemas de inventarios al notar los beneficios que esto produce;
las empresas que no se han interesado en la búsqueda de estas mejoras, se están hundiendo en
graves problemas en sus procesos de compra-venta y en consecuencia, incremento de sus
costos.
El mantener un inadecuado control de inventario, causa problemas operativos y
financieros, lo cual a futuro le llevaría al cierre de sus actividades comerciales y por ende una
pérdida del capital invertido.
2
En la revista EAN indica que la búsqueda de formas educativas para corresponder con
el momento histórico que vive el mundo de hoy, ha sacudido de reformas, adecuaciones y
reconversiones, las geografías de nuestros países aspirantes al desarrollo. En Latinoamérica la
reforma educativa es un constante y este fenómeno implica, que como educadores estemos
obligados a asumir en mayor o menor proporción, el impacto de tal explosión reformista.
En Costa rica actualmente el pais se encuentra en el proceso de globalización, el cual
implica lograr una inserción competitiva en la economia internacional, y a la vez elevar el
nivel de la calidad de vida de sus habitantes; para lo cual el Estado se ha dado a la tarea de
redefinir sus politicas publicas, durante los ultimos años.
Especialmente en el area de la educación, podemos ver como la politica educativa se
ha convertido en una herramienta esencial, que orienta el accionar del sitema educativo. Los
retos y desafios que el contexto internacional presenta a la educación han incidido en que esta
se convierta en un elemento funtamental para elevar el nivel y calidad de vida de la poblacion
costarricense. (Chacon, 2015).
Construir desde el quehacer cotidiano, formas de educación para orientar de manera
coherente la formación de hombres para dirigir organizaciones en el mundo de hoy, implica
generar un proceso educativo acorde con la reforma de la educaciónón en el marco de la
apaertura y globalizacion de la economia, y la actual problemática social en la que la
inestabilidad del futuro. (Rodriguez Gerardo , 2015).
Por otra parte, en el Ecuador las instituciones educativas ecuatorianas en su gran
mayoría no cuentan con sistema automatizado de inventario adecuadas para mantener un
control permanente de la entrada y salida de los materiales, porque les representa a su criterio
gastos elevados.
De la situación planteada anteriormente, no escapa la Institución educativa Academia
Naval Almirante Illingworth ANAI, que se encuentra ubicada en el norte de la ciudad de
3
Guayaquil que se encuentra en la búsqueda del mejoramiento de sus actividades, lo que
incluye la funcionalidad óptima de la misma.
En la ANAI no se cuenta con un modelo automatizado de inventario para mejorar el
ciclo logístico en la organización debido a esta problemática se sugiere plantear la
automatización de proceso de los materiales del departamento de proveeduría que permitan
minimizar el impacto de las situaciones de los problemas, además de corregir y mejorar el
sistema actual para que funcione de manera eficaz, todo esto podrá traducirse en un nivel
significativo y reducirá al mínimo el riesgo de perdidas monetarias dentro de la institución en
momento de la implementación.
1.2 Formulación y sistematización del problema
¿La automatización de inventario mejora el control de los materiales en el
departamento de proveeduría en la Academia Naval Almirante Illingworth?
Sistematización
¿Es favorable el diagnóstico de la situación actual del ciclo logístico de la Academia
Naval Almirante Illingworth?
¿Qué aportes brindaría la aplicación de la metodología 5s en la clasificación de los
materiales?
¿Es posible mejorar el control de los materiales con una propuesta de modelo
automatizado de inventario en el departamento de proveeduría de la ANAI?
1.3 Objetivos
1.3.1 Objetivo general
Elaborar una propuesta de automatización del proceso de materiales del departamento
de proveeduria para llevar un mejor control de inventario en la Academia Naval Almirante
Illingworth en la ciudad de Guayaquil.
4
1.3.2 Objetivos específicos
Diagnosticar la situación actual del ciclo logístico de la institución ANAI a través de
aplicación de técnicas de recolección de datos.
Clasificar los materiales existentes en el departamento de proveeduría que intervienen
en el sistema de inventario.
Plantear un modelo de sistema automatizado de inventario para el manejo de los
materiales.
1.4 Justificación
El manejo de un sistema automatizado para el control de inventarios es una
herramienta que facilitará el proceso en las actividades de los usuarios en el departamento de
proveeduría de la ANAI. Dentro de este proyecto los beneficiados con esta investigación
serán principalmente el personal que ahí labora (usuarios), quienes otorgan atención y servicio
de abastecimiento de materiales tanto de artículos de oficina, como equipo de cómputo,
material especializado de laboratorios, de limpieza, entre otros a los diferentes departamentos,
los cuales contarán con un servicio de atención más rápida, eficiente, oportuna para cubrir sus
necesidades básicas.
Con el presente proyecto se pretende cubrir las necesidades del departamento de
proveeduría de la ANAI con una herramienta enfocada a un Sistema de automatización para
tener organizada la información concerniente al manejo de actividades básicas de Inventarios
acordes a las necesidades de la institución, se considera que la mayoría de las academias del
país ya cuentan con sistema propio, nuestra institución no tiene un sistema de esa naturaleza y
en base a este desarrollo se pretende cubrir esa necesidad a través de un sistema automatizado
de inventarios.
5
Considerando que es de suma importancia llevar el control del departamento, para
tener registrado a ciencia cierta las entradas, salidas del material en sus diversas categorías, la
implementación del sistema tendrá muchos beneficios, entre los cuales se pueden citar:
a. Controlar el proceso de requisiciones de las diferentes áreas de la institución para el
departamento de proveeduría.
b. Brindar seguridad al usuario para no permitir la manipulación de la base de datos.
c. Generar aquellos reportes correspondientes para cada uno de los procesos del
departamento.
1.5 Viabilidad
La institución académica está interesada en una mejora de su sistema de inventario de
los materiales, que permita agilizar estas gestiones y tener un mayor control de ella día a día.
De esta manera, quiere obtener los datos más precisos y actualizados, y hacerse una idea de
cómo está la situación en cada momento.
La institución está interesada en todas estas ventajas y cambios. Todos estos cambios,
modernización y aprendizaje le supondrá un coste económico que se va a estudiar, pero con
unas ventajas posteriores. Al tener acceso a la información de la institución para poder
realizar el estudio.
1.6 Limitaciones de la investigación
A pesar de que en departamento se llevará un registro actualizado de las entradas y
salidas de los productos no tendrá conexión directa de la información con los demás
departamentos.
En la institución, se necesitará que se les proporcione capacitación técnica, puesto que
del el personal encargado dependerá el volumen de la información registrada en el sistema.
6
Capítulo 2
2. Marco Referencial
2.1 Antecedentes
Varios estudios descriptivos, afirman que existen sistemas planeados y naturales, y
que ambos podrían funcionar, pero hay una gran diferencia en el grado de esfuerzo para que
éstos lleguen rápidamente al objetivo. En la mayoría de los sistemas no planeados hay un gran
desperdicio de tiempo y por ende son de un alto costo y aunque sigan siendo sistemas, les
cuesta mucho llegar al objetivo.
Por lo anterior, y viendo que las organizaciones cuentan con un grupo diferente de
agrupaciones con distintos propósitos y metas, trataremos a los sistemas como específicos y a
un gran concentrado de éstos en sistemas generales, por lo cual es necesario, para que éstos
obtengan su fruto, que exista una planeación adecuada de ellos y una normatividad dada de
sus reglas de operación, así como la planeación adecuada para la elaboración de dicho
sistema, viéndolo desde un plan de automatización.
Cualquier sistema automatizado de inventario, debe tener como sus objetivos
principales el apoyo al elemento humano para: controlar, generar acción, proveer
información, usar eficientemente los recursos, fijar procedimientos, filtrar información
adecuada, coordinar acciones y movimientos, planear, evaluar y tomar decisiones.
Un sistema es un plan práctico y completo para generar, controlar y coordinar las
acciones de una organización, basado en sus políticas y procedimientos, funciones y
organigramas que son ejecutadas por el elemento físico y humano, con un plan tácito de
corrección.
2.2 Marco teórico
El marco teórico para (Hernández Sampieri, Fernández Collado, & Baptista Lucio,
2010) es la sustentación del estudio o tema de investigación que consiste en analizar y
exponer las teorías, enfoques, investigación que se consideren válidos.es decir, el desarrollo
7
del presente capítulo presenta los fundamentos teóricos que sustentan la investigación,
aportadas por diferentes autores especialista en el objeto de estudio.
(Muirriagui Irrazabal, Pérez Cisneros, & Fuentes Fuentes, 2013), en su tesis realizada
en la parroquia Lorenzo de Garaicoa perteneciente al cantón Simón Bolívar, con
aproximadamente 11000 habitantes el mismo que se estima que un 80% de la población se
benefician de los servicios que brindan la Farmacia Santo Remedio en la que después de
haber realizado un análisis exhaustivo en los procesos y controles que se realizan diariamente
haciendo usos de las técnicas de observación, entrevista y encuesta al propietario , empleados
y clientes como base fundamental para el desarrollo de este proyecto.
Luego del análisis mencionado anteriormente se observó que en la farmacia hay
falencias significativas en el área administrativa y de servicio dado a que no hay los controles
adecuados en el manejo de inventario.
Es importante insistir que en los negocios de hoy en día es indispensable realizar
cambios tomando los beneficios que nos brinda los diferentes avances tecnológicos para
mejorar la productividad del negocio, Como solución a estos problemas que se propone a la
implementación de una (sistemas automatizados de control de inventarios) la misma que es
factible porque está en base a las necesidades de las farmacias, se presenta una estructura de
los programas que se puedan adaptar a las exigencias de las farmacias evitando posibles
equivocaciones en el momento de adquirirlos, en esta propuesta se detalla características
importantes para la aplicación del sistema de esa manera obtener los mejores beneficios con
dicha aplicación (Muirriagui Irrazabal, Pérez Cisneros, & Fuentes Fuentes, 2013).
Un estudio sobre “propuesta de un diseño de sistema automatizado para el control de
inventario” (Zarramera Arelis, 2009), que se realizó en la ciudad de caracas, parroquia sucre,
barrio Brinceño Iragorry permitió darle solución a las fallas que se presentan al realizar el
8
control de inventario en forma manual, cuyo planteamiento del problema se originó de la
observación directa de las tareas y actividades que se cumplen en dicha comunidad.
Es un sistema que se implanto en el Departamento de Reproducción del Hospital Ruiz
y Páez de Ciudad Bolívar, permite alcanzar la eficiencia en el control de inventario el cual
permitirá consolidar los datos de activos tangibles que existen en el departamento. (Gabriel,
2013).
“Propuesta de un modelo de inventario para la mejora del ciclo logístico de una
distribuidora de confites ubicada en la ciudad de Barcelona, estado Anzoátegui” (Sandoval R.
& Mongua G., 2009). Esta investigación consistió básicamente en realizar un diagnóstico del
ciclo logístico de la empresa, la cual lleva por nombre CONFISUR C.A. la misma se
fundamentó en la aplicación de una encuesta y recolección de datos, para mantener un control
sobre los productos procedió aplicar el método de clasificación ABC.
(Teresa, 2015) En su blog denominado dos reportes de fundamentales para el control
de inventarios menciona que el primero es el control de inventarios completo que se refiere a
un sistema de inventario automatizado que proporciona información detallada sobre los
elementos que componen nuestro inventario; como cantidades disponibles, productos,
tamaños y colores de cada elemento por mencionar algunas variantes, además rástrea cuántos
artículos fueron retirados por motivo de venta y cuántos fueron desechados debido a daños o a
caducidad.
En el inventario completo también se debe incluir el precio de un producto y el precio
que tiene al por mayor; se recomienda hacer uso de un sistema de escaneo de los códigos de
barras que se actualicen diariamente cuando se retira un producto del inventario.
El Segundo es el movimiento de inventario donde también se puede realizar un control
basado en los movimientos que se tuvieron de cada producto en el transcurso del día. Los
conceptos de movimientos al inventario ayudarán a registrar las entradas o salidas del
9
inventario para poder identificar en forma fácil cuales han sido los cambios que se han dado
en las existencias de los artículos.
(Rodríguez Huembe & Velásquez Alegría, 2011) Elaborarón un trabajo que se
presentó bajo el título “Desarrollo de un sistema informático para el control de inventario,
ventas y compras para la tienda de productos sanitarios SODIMATBA”. Este trabajo de
investigación presenta los siguientes aportes: utilizando una propuesta de la incorporación de
un sistema informático que automatice todos los procesos que intervienen en la elaboración y
control del inventario, el sistema interactúa con el usuario de una manera más ágil y sencilla
obteniendo como resultado la eficiencia y accesibilidad de la información en cualquier
momento.
2.3 Marco Conceptual
Los siguientes términos se usan, en la presente Norma Internacional de Contabilidad
n.2 (NIC 2), con el significado que a continuación se especifica inventarios son activos:
(a) poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación;
(b) en proceso de producción con vistas a esa venta; o
(c) en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de
producción, o en la prestación de servicios.
Valor neto realizable es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de
la operación menos los costos estimados para terminar su producción y los necesarios para
llevar a cabo la venta.
Valor razonable es el importe por el cual puede ser intercambiado un activo o
cancelado un pasivo, entre partes interesadas y debidamente informadas, que realizan una
transacción en condiciones de independencia mutua. (International Financial Reporting
Standards IFRS, 2014)
10
Empresa
Para (López , 2009) es la suma de dos elementos: dinero y personas y ambos se
combinan en una u otra proporción y se complementan. La empresa es una actividad dedicada
y organizada para la explotación de una actividad económica, para (Martínez Ayala, Luna
Herrera, Magaña González, & Cárdenas Chávez, 2013).
De esta manera se puede afirmar que la empresa es una entidad organizada por dinero
y personas para la explotación de una actividad económica.
Tipos de empresas
De esta misma forma (Martínez Ayala, Luna Herrera, Magaña González, & Cárdenas
Chávez, 2013) establecen que existe varios tipos de empresas y se pueden clasificar de
diferentes manera, una de ellas de acuerdo a su actividad o giro que se analizará a
continuación.
Tabla 1
Tipos de Empresas
Nota: Conceptos obtenidos de (Martínez Ayala, Luna Herrera, Magaña González, &
Cárdenas Chávez, 2013), (Hernández Peña, 2008).
(Martínez Ayala, Luna Herrera, Magaña
González, & Cárdenas Chávez, 2013)
(Hernández Peña, 2008)
Empresa comercial
Tiene como función principal la compra y
venta de productos terminados se clasifican
en mayorista, minorista, comisionista.
Empresa comercial
Se dedican a la compra y venta de
productos naturales, semielaborados
y terminados.
Empresa Industrial
Realiza la producción de bienes materiales
mediante el proceso de transformación
mediante las actividades extractivas y
manufactureras.
Empresa Industrial
Son dedicados a transformar la
materia prima en productos
terminados o semielaborados.
Empresa de servicio
Brindan servicio a la comunidad y hay
algunas que no poseen fines lucrativos.
Pueden ser de transporte, turismo,
instituciones financieras, servicio público,
servicio privado, educación, finanzas.
Empresa de servicio
Buscan prestar servicio para
satisfacer las necesidades de la
comunidad ya sea de salud,
educación, transporte, servicio
público, seguros y otros.
11
Empresa educativa
La empresa educativa es el organismo que coordina, vincula y adecua los recursos con
que cuenta, convirtiéndolos en una sociedad de ofertas y demandas, dispuesta a cancelar el
valor fijado según (Alzate Castañeda & Rendón Garcia, 2015), mientras que para (Correa ,
2011) la empresa educativa con capacidad estructural genera servicios de alto nivel
competitivo por su calidad en comparación en el tipo de servicio que ofrecen otras
instituciones.
A partir de esta información se puede decir que la empresa educativa es una
organización cuyo objetivo principal es de proveer servicios educativos de alta calidad,
convirtiendo en una sociedad de ofertas y demandas.
Estructura Organizacional
(Gido & Clements, 2012) Confirma que hay dos tipos de estructuras organizacionales:
funcional, de proyecto y matricial. La estructura organizacional funcional no forma parte de la
rutina normal, por lo tanto, es preciso establecer con claridad el rol y las responsabilidades a
cada persona del equipo del proyecto.
La estructura organizacional matricial permite que los recursos de la empresa se
utilicen en forma efectiva existe mayor comunicación, mayor aprendizaje y transferencia de
conocimiento.
(Castañeda Utrilla, 2009) Menciona que el correcto que el correcto diseño estructural
de la organización, el cual contempla la definiciones de roles, responsabilidades y nivel de
comunicación, es el inicio del camino que te llevara a una alta eficiencia y productividad,
además de eliminar las innecesarias fricciones entre áreas y duplicidad de actividades.
La estructura organizacional es el esquema jerarquización y división de las funciones
componentes de ella. Jerarquizar es establecer líneas de autoridad de arriba hacia abajo a
12
través de los diferentes niveles y delimitar la responsabilidad de cada empleado ante un
supervisor inmediato. (Martínez Pedros & Milla Guitiérrez, 2012).
En cualquiera de los conceptos mencionados anteriormente, se puede determinar que
la estructura implica establecer con claridad las responsabilidades a cada división que
conforman la organización, evitando que se realicen actividades duplicadas mediante el
control de un supervisor.
Inventario
La definición de (Sáenz, 2014) Lista ordenada de bienes y demás cosas valorables que
pertenecen a una persona, empresa o institución. Para (Miguez Pérez & Bastos Boubeta,
2010) El inventario es un recurso almacenado al que se recurre para satisfacer una necesidad
actual o futura.
Inventario comprende todos aquellos artículos, materiales, suministros, productos,
recursos renovables y no renovables, para ser utilizados en procesos de transformación,
consumo, alquiler o venta dentro de las actividades propias del giro ordinario de los negocios
del ente económico. (Fierro Martínez, 2011)
En definitiva inventario son todos aquellos recursos bien sea para ser utilizados en el
proceso de transformación, consumo, alquiler o venta que son de una persona, empresa o
institución de acuerdo a la actividad propia del negocio.
2.4 Tipos de inventario
Según (Heizer & Render, 2010) los inventarios según la forma se clasifican en:
Inventario de Materia Prima: representan la existencia de aquellos artículos que
sometidos a un proceso de fabricación, al final se convertirá en un producto terminado.
Inventario de Productos en Proceso (materia semielaborada): Incluye a todos aquellos
productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción,
aún no han sido elaborados totalmente; mientras no concluya su proceso de fabricación, ha de
13
ser inventario en proceso. Este inventario protege contra la variabilidad en el proceso de
producción.
Inventario de Productos Terminados: se refiere a todos los productos terminados,
incluyendo a los almacenados destinados a la venta. Este inventario protege contra la
variabilidad de la demanda del cliente. Por tipos de inventarios (Miguez Pérez & Bastos
Boubeta, 2010) establecen lo siguiente:
Inventario de materia prima: se denomina aquellos que están constituidos por
productos que van hacer procesados.
Inventario de productos en proceso: están formados por bienes en proceso de
manufacturación, es decir, por aquellos artículos que están siendo utilizados durante el
proceso de producción.
Inventario de mercancías: esto incluye todos los bienes adquiridos por las empresas
que van hacer vendidos sin someterse a procesos de transformación.
Inventario de productos terminados: se tratan de inventarios que agrupan todos
aquellos productos transformados y manipulados por la empresa mediante los procesos de
producción.
Inventario de materiales y suministros: están constituido por los elementos necesarios
para la elaboración de los productos
Modelos de inventarios
Modelo ABC
(Ponce Cabrera, 2014) Indica que el modelo ABC tiene como objetivo principal
clasificar y jerarquizar los artículos utilizando diversos criterios, donde el valor monetario es
el parámetro más común. Otra manera de clasificar tomando en cuenta el aspecto económico,
es mediante el costo anual del volumen utilizado que resulta de multiplicar el total de las
unidades de un determinado artículo utilizado durante el último año por su precio unitario.
14
Este método consiste en reagrupar los artículos del almacén con base en el gasto anual
promedio de cada uno de estos (costo de compra y gastos generales), o en función de la
inversión anual para cada uno. Se procede a esta clasificación una vez que se ha identificado
los artículos del almacén y que los ficheros de utilización han sido establecidos en un ciclo
completo de operaciones.
Para elaborar una clasificación ABC se siguen los siguientes pasos:
1. Los artículos se clasifican en orden creciente o decreciente, tomando como base el
gasto anual promedio o la inversión anual.
2. Se suman los valores de todos los artículos del almacén. El resultado representa la
inversión total anual.
3. El valor de cada artículo se convierte en porcentaje del total de la inversión anual.
4. Los artículos se reparten en tres grupos: A, B y C.
Grupo A: En esta posición vamos a encontrar muy pocos artículos cuyo valor
representa del 70% al 80% del total del inventario y generalmente estos constituyen de 15% a
20% de los artículos.
Grupo B: En este renglón existe una mediana cantidad de artículos; usualmente
representan del 30% al 40% de los artículos cuyo valor significa del 15% al 20% del total.
Grupo C: Representa la mayoría de los artículos, entre un 60% a 70% cuyo valor total
de inventario es considerado casi despreciable, representando del 5% al 10% del valor.
(Hernández Peña, 2008) Indica en su modalidad más simple, el modelo EQQ se basa
en el supuesto de que la demanda de usos anuales de un artículo específico se conoce con
certeza. También supone que esta demanda es estacionara o es uniforme a lo largo del año, es
decir, se excluye la posibilidad de fluctuaciones estaciónales en la tasa de la demanda.
Finalmente, en este modelo también se parte del supuesto de que los pedidos para reabastecer
15
el inventario de un artículo se surte al instante. Los autores (Diez Vial, Martin de Castro, &
Montoro Sánchez, 2014) describen los siguientes modelos como los más comunes.
El modelo ABC tiene como gestión focalizar los recursos de gestión hacia unos pocos
artículos críticos y no dispersarlos muchos.
Los artículos de clase A son aquellos con un valor muy alto quizá representen del 70-
80% del valor de los inventarios. Los de la clase B tienen un valor medio que representan
alrededor de 15-25% de los artículos en inventario. Los de la clase C con un valor que muchas
veces no supera el 5% del valor de los inventarios.
Modelo de cantidad económica de pedido, EQQ (Economic Order Quantity) o modelo
de Wilson determina una cantidad de pedido siempre constante que minimiza los costos
totales de gestión del inventario: coste de compra o producción de artículos, costes
administrativos y costes de almacenamiento.
Tabla 2
Modelos de Inventario
Modelo ABC Modelo de cantidad
económica de pedido
(Ponce Cabrera,
2014)
Modelo que consiste en reagrupar
los artículos con base en el gasto
anual promedio.
Grupo A.- representa 70 al 80% del
inventario.
Grupo B.- representa del 30% al
40% del total de inventario.
Grupo C.- Representa entre el 60 al
70% de total de inventario.
(Hernández
Peña, 2008)
Parte del supuesto de que los
pedidos para restablecer el
inventario se surte al instante.
(Diez Vial,
Martin de
Castro, &
Montoro
Sánchez, 2014)
Clase A.- son aquellos con valor
muy alto y representa del 70 al
80% del valor del inventario.
Clase B.- tiene un valor medio del
15-25% de los artículos.
Clase C.- con un valor que no
supera el 5% de los inventarios.
Determina una cantidad de
pedido siempre constante que
minimiza los costos totales
de gestión del inventario.
Nota: Elaborado a partir de información obtenida de (Ponce Cabrera, 2014), (Hernández
Peña, 2008), (Diez Vial, Martin de Castro, & Montoro Sánchez, 2014)
16
Propósitos de los inventarios
Los inventarios representan uno de los activos más importante de una empresa y
desempeñan múltiples funciones en el mercadeo, promoción, distribución y producción.
Dentro de los principales propósitos se encuentran los siguientes:
a. Mantener las independencias de las operaciones. Si existe un suministro de materiales
en un centro de trabajo, este centro tiene flexibilidad para operar.
b. Satisfacer las variaciones en la demanda de productos.
c. Permitir flexibilidad en los programas de producción.
d. Proporcionar un margen de seguridad para variaciones en la entrega de materia
primas.
e. Aprovechar el tamaño económico de pedido.
Los inventarios se crean con la finalidad de servir a los clientes y de permitir el flujo
productivo, es por esta razón que la empresa se ve en la necesidad de disponer de una
cantidad de mercadería (stocks) que compense las oscilaciones relativas a la demanda y al
plazo de entrega de los posibles proveedores. (Miguez Pérez & Bastos Boubeta, 2010).
A partir de estos conceptos se puede decir que los inventarios tienen como propósito
satisfacer la demanda, por lo cual se deben de disponer de stock para servir a los clientes.
Sistema automatizado
Es la automatización de un sistema donde se trasfieren tareas de producción,
realizadas manualmente por operadores humanos a un conjunto de elementos tecnológicos.
Por ejemplo, una computadora, sus dispositivos periféricos y la persona que la maneja,
pueden constituir un sistema automatizado. (Laura Quisbert, 2010)
17
Según (Vilar Gimenez, 2010) viendo que las organizaciones cuentan con un grupo
diferente de agrupaciones con distintos propósitos y metas, trataremos a los sistemas como
específicos y a un gran concentrado de éstos en sistemas generales, por lo cual es necesario,
para que éstos obtengan su fruto, que exista una planeación adecuada de ellos y una
normatividad dada de sus reglas de operación, así como la planeación adecuada para la
elaboración de dicho sistema, viéndolo desde un plan de automatización.
Cualquier sistema que se precie de serlo, debe tener como sus objetivos principales el
apoyo al elemento humano para: controlar, generar acción, proveer información, usar
eficientemente los recursos, fijar procedimientos, filtrar información adecuada, coordinar
acciones y movimientos, planear, evaluar y tomar decisiones.
Un sistema es un plan práctico y completo para generar, controlar y coordinar las
acciones de una organización, basado en sus políticas y procedimientos, funciones y
organigramas que son ejecutadas por el elemento físico y humano, con un plan tácito de
corrección.
Con lo antes dicho por los autores, el sistema automatizado transfiere tareas de
producción a un conjunto tecnológico para controlar, generar acción, proveer información
basado en las políticas de la institución.
Modelo automatizado
(Hernández Nájera, Duque Gomez, Gonzalez Peñaloza, Solis Macedo, & Román Lopez,
2010) Muestran el esquema del modelo automatizado que está diseñado en forma de una
máquina, donde cada estado (óvalos) contiene una etapa, cada una de las transacciones
(flechas) indican que etapa va consecutivamente, en cuanto las pruebas se van realizando cada
vez que se haga una modificación para verificar que no exista como se explica en el siguiente
esquema:
18
Figura 1 Esquema del modelo automatizado
Figura tomada de (Hernández Nájera, Duque Gomez, Gonzalez Peñaloza, Solis Macedo, &
Román Lopez, 2010)
A continuación se describe la función y la importancia que tiene cada una de las etapas
ya mencionadas:
Análisis
Durante esta etapa se deben de obtener todos los requerimientos, para esto es
necesario que el encargado del proyecto de desarrollo se reúna con el cliente para que obtenga
todos los requisitos que se desean incluir en el sistema, estos se obtienen utilizando diferentes
técnicas como pueden ser cuestionario, observaciones, etc. también se establecen los objetivos
del proyecto, se determina su alcance y se realiza un plan de desarrollo sobre el proyecto. Las
pruebas en esta etapa se llevan a cabo por medio de diagramas de caso de uso.
Diseño
En esta etapa se comienza a realizar lo que es la interfaz gráfica del proyecto, (el
cascaron se podría decir) en la se va a trabajar, tal y como se va a presentar al usuario final. El
diseño se trabaja conjuntamente con el desarrollo. Al término del diseño se va a presentar al
cliente a modo de prueba para saber si se familiariza con esta interfaz.
Desarrollo
Una vez que se tiene el diseño del sistema, se comienza con la programación, que es el
inicio en el desarrollo de todo el código que va hacer útil el sistema. En algunos casos puede
19
que hasta esta parte se note o se dé cuenta de que le hace falta algún detalle al diseño y es
necesario regresar al diseño a complementarlo para poder continuar con esta etapa, es por eso
que se dice que el diseño y el desarrollo se realizan conjuntamente. Cada que se termina una
fracción de código es necesario realizar una prueba haciendo una compilación para verificar
todo se está realizando como se pretende y que no surjan errores.
Prueba
Es necesario estar realizando pruebas en cada etapa del modelo, para prevenir posibles
errores que puedan ocurrir en la etapa siguiente así de esta manera se podrá seguir la
secuencia que se pretende, se ahorra costo, tiempo y esfuerzo.
En la etapa de Análisis, las pruebas que se estarán realizando serán si los
requerimientos que nos proporcionó el cliente anteriormente son los necesarios para satisfacer
sus necesidades o no. En caso de que en la prueba surga un inconveniente en los
requerimientos, se tendrá que volver a recabar los requerimientos, de la misma forma en la
que se hizo en esa etapa, entrevistando al cliente.
En la etapa de Diseño, las pruebas en el sistema se estarán haciendo, de acuerdo a sí y
el cliente entiende el diseño que este tendrá o no, si se le facilita el uso de este, con la interfaz
que nosotros previamente le mostramos o no, de no estar de acuerdo el cliente, se debe
proceder a rediseñar nuestro sistema, hasta que el cliente este satisfecho con el resultado.
En la etapa de Desarrollo, o sea, a lo largo de la codificación se estarán realizando
pruebas, pues debemos probar, si el sistema verdaderamente hace lo que tiene que hacer, y si
hace lo que estamos ordenando mediante código lo que tiene que hacer, con estas pruebas, se
pretende detectar errores que puedan aparecer, así mismo prevenirlos a futuro.
Implementación
Es la etapa donde se programa el sistema de un determinado algoritmo en un lenguaje
20
específico en el que se piensa trabajar durante el desarrollo del sistema, así como también se
buscara las formas y métodos para llevarlo a cabo.
Mantenimiento
Se refiere a la hora en que el usuario final empezará a interactuar con el sistema, el
objetivo de esta etapa es asegurar que los requisitos que el usuario contemplo se haya
cumplido en este apartado se le obsequiara al usuario final un manual de usuario para que le
facilite el trabajo a la hora de interactuar con el sistema.
Almacenamiento
(Ponce Cabrera, 2014) Indica en su investigación que el almacenamiento permite la
identificación, ubicación o disposición, así como la custodia de los artículos del almacén,
cumpliendo con los requisitos exigibles al material, para mantenerlo en condiciones
adecuadas hasta el momento en que sea retirado para el uso. Las instalaciones, equipos y
técnicas para el almacenamiento varían mucho según la naturaleza de los materiales que se va
a manejar. Las características del material como tamaño, peso, durabilidad, tiempo en
estantería y tamaño de los lotes son factores a tomar en cuenta para el diseño de un sistema de
almacenamiento.
(Heizer & Render, 2010) Mencionan que los sistemas de identificación automatizada
(AIS), casi siempre en la forma de códigos de barras permiten la identificación rápida y
precisa de los artículos. Cuando los sistemas de identificación se combinan con los sistemas
efectivos de información los administradores de operaciones conocen la cantidad y ubicación
de cada unidad. Los sistemas de almacenamiento aleatorio a menudo incluyen las siguientes
tareas:
1. Mantener una lista de lugares “vacíos”.
2. Mantener registros precisos del inventario existente y de su ubicación.
3. Colocar en secuencia los artículos de los pedidos para minimizar el tiempo.
21
4. Combinar pedidos para reducir el tiempo de recuperación.
5. Asignar ciertos artículos o clases de artículos, como los de alto uso, a un área
particular del almacén para minimizar la distancia total recorrida.
Los sistemas de almacenamiento aleatorio incrementan la utilización de las
instalaciones y disminuyen el costo de mano de obra, pero requieren registros precisos. De
esta manera se puede decir que almacenamiento permite la identificación, ubicación o
disposición de cada unidad, uno de los autores menciona que los sistemas de identificación
automatizada (AIS) en forma de código de barra permiten la identificación rápida y precisa de
los materiales, las instalaciones, equipos y técnicas para el almacenamiento pueden varias
según la naturaleza de los materiales.
Ciclo logístico
El ciclo logístico se puede observar como un sistema mayor, donde se encuentran un
conjunto de acciones ordenadas y relacionadas entre sí, que forman parte del proceso de
producción de toda organización, se enfoca en la planificación, administración, ejecución y
control de los materiales solicitados para el soporte de dicho proceso, tomando en cuenta
costos, efectividad, tiempo y demanda. (Muirriagui Irrazabal, Pérez Cisneros, & Fuentes
Fuentes, 2013)
(Grupo nutresa, 2011) Indica en su investigación que empieza en la necesidad de
materiales y procede a la búsqueda de una solución, Lo cual nos permitirá la búsqueda
y puesta en marcha de un proceso con el cual se satisfagan todas las necesidades requeridas y
provocadas en el departamento de compras.
Las fases del ciclo logístico son: determinación de necesidades, obtención, órganos de
distribución. La administración logística comprende una serie de actividades que apoyan los
seis "correctos". Con los años, los técnicos en logística adoptaron un enfoque sistemático para
22
describir las actividades de los sistemas logísticos, al que denominaron ciclo logístico. (John
Snow, INC, 2011).
Lo primero que advertirá de este ciclo es su forma circular, que caracteriza la
interdependencia de los diversos elementos que forman el ciclo. Cada actividad -servicio al
cliente, selección de productos, estimación de necesidades y adquisiciones, y control de
existencias depende de las demás.
Entonces de lo que se ha mencionado acerca del ciclo logístico comprende a una serie
de actividades en el departamento de compras que comienza con una necesidad y procede a la
ejecución de la necesidad tomando en cuenta los costos en el tiempo y efectividad.
Código de barra
(Sáenz, 2014) Señalo que el código de barra es un dibujo formado por barras y
espacios paralelos, que codifica información mediante las anchuras relativas de estos
elementos. Los códigos de barras representan datos en una forma legible por las máquinas, y
son uno de los medios más eficientes para la captación automática de datos.
Esta información puede ser leída por dispositivos ópticos, los cuales envían la
información leída hacia una computadora como si la información se hubiera tecleado. El
código de barras almacena datos que pueden ser reunidos de manera rápida y con una gran
precisión y ofrecen con un método simple y fácil la codificación de información de texto que
puede ser leída por lectores electrónicos de bajo costo.
El principal sistema de identificación de todo producto ha sido el código de barra, pero
la evolución de la tecnología, la necesidad de contener y obtener más información de cada
producto, ha hecho que los códigos de barra se queden cortos dando paso a nuevos sistemas
de identificación. (De Diego Morillo, 2015)
23
Según lo mencionado el código de barra representan datos necesarios para su fácil
ubicación utilizando un método simple de codificación para que puedan ser legibles por las
maquinas.
Figura 2 Código de barra
Figura tomada de Ecuador (Global System One)
Almacén
Es el establecimiento o local donde se guardan los artículos o materiales desde que se
producen o reciben hasta que se necesitan o entregan, y en el cual se restringe el acceso a
personas no autorizadas (Heizer & Render, 2010)
Para (Villarroel Valdemoro & Rubio Ferrer, 2012) es el área física que cumple
determinados requisitos y que es organizada de manera lógica y sistemática, se destina a la
recepción, aceptación y custodia, conservación y distribución de los bienes que van a
emplearse para la producción o el servicio.
De acuerdo con las teorías mencionadas se puede describir, almacén como un área
física destinada para guardar materiales que se producen o reciben, para su conservación y
distribución.
24
2.5 Marco Legal
NIC 1
Tiene como objetivo prescribir el tratamiento contable de los inventarios. Un tema
fundamental en la contabilidad de los inventarios es la cantidad de costo que debe reconocerse
como un activo, para que sea diferido hasta que los ingresos correspondientes sean
reconocidos.
Esta norma suministra una guía práctica para la determinación de ese costo, así como
para el subsiguiente reconocimiento como un gasto del periodo, incluyendo también cualquier
deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto realizable. (International Financial
Reporting Standards IFRS, 2014)
2.6 Marco Contextual
Descripción de la Academia Naval Almirante Illingworth ANAI
Por el año de 1961 un grupo de oficiales de la Armada Nacional convencidos de la
excelencia de la formación naval militar, acordaron formar bachilleres y ciudadanos dignos
para la superación de la Patria. Por ese motivo se acordó ponerle el nombre de “Almirante
Illingworth” para así hacer honor y justicia a uno de los más ilustres próceres de nuestra
independencia y fundador de la Marina de Guerra del Ecuador.
En mayo de 1962 se inició el primer período lectivo de la Academia, que comenzó sus
actividades con apenas 50 alumnos repartidos entre primero y segundo curso. De año en año
se fueron aumentando los cursos hasta completar los seis de secundaria.
El día 24 de noviembre de 1962 se realizó la inauguración oficial de la Academia, la
bendición de la misma y sus estándares, considerándose desde entonces el día de la
Academia. En 1965 la Academia establece la enseñanza primaria empezando con quinto y
sexto grado. El fundador fue el Capitán de Fragata (R) Jorge Páez Torres quien actuó como
Rector.
25
Desde su fundación cumple con su noble misión educar a la niñez y juventud de la
Patria que acude a sus aulas en procura de una formación integral, que les posibilite ser
ciudadanos útiles para la Sociedad y la Patria. Por esta razón, los directivos de la Institución
se han preocupado de seleccionar al personal docente que tiene a su cargo la conducción de
los niños y jóvenes, asegurando así la calidad de enseñanza con lo que contribuye, en alto
grado, la confianza de los señores padres de familia. Nuestra Institución también cuenta con
una infraestructura básica para el cumplimiento de sus labores especiales.
2.6.1 Misión
La Unidad educativa privada ANAI, tiene como misión:
“Brindar a nuestros estudiantes educación de calidad y calidez, desde nivel Inicial
hasta Bachillerato, cumpliendo con estándares nacionales e internacionales, formándolos con
vocación transformadora y espíritu naval, con una disciplina consciente y práctica permanente
de valores.”G
Visión
“Para el 2019 se desean considerar como una Unidad Educativa de excelencia, que sea
el referente en disciplina estudiantil, cumpliendo totalmente los estándares de calidad
educativa nacional e internacional y que obtenga certificaciones internacionales de gestión.”
Valores
Disciplina
La ejercitamos de acuerdo al nivel de escolaridad de los alumnos, respetando su
dignidad e integridad física y moral; entendiendo como disciplina el acatamiento racional y
consistente a las disposiciones superiores orientadas al mantenimiento del orden y una
convivencia de respeto mutuo.
26
Liderazgo
Formamos estudiantes con habilidades, para influenciar positivamente y con
entusiasmo a las personas para alcanzar metas comunes.
Emprendimiento
Lo atribuimos a la toma de decisiones e iniciativa en el desarrollo de acciones
creativas y audaces para generar mejoras y aprovechar las oportunidades que se presenten en
el diario vivir.
Perseverancia
Encaminamos a nuestros estudiantes y colaboradores a cultivar la perseverancia en sus
acciones académicas, deportivas y personales, buscando la excelencia en los objetivos
trazados. Respondiendo así a nuestro lema institucional “LA LABOR CONSTANTE VENCE
LO IMPOSIBLE”
Empatía
La enmarcamos en la participación afectiva y efectiva de las personas hacia una
realidad ajena a ellas, desarrollando la capacidad de interesarse en lo que otro individuo puede
sentir.
Proactividad
Nos orientamos hacia una actitud en la que los estudiantes y colaboradores asumen la
responsabilidad de hacer que las cosas sucedan; afrontando los problemas e indagando su
solución a través de la búsqueda de información, trabajo en equipo, iniciativa y el aprendizaje
continuo.
Organigrama
Representación gráfica de la estructura organizativa de una empresa u organización El
organigrama es un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener una idea uniforme
27
acerca de la estructura formal de una organización. (Martinez Almendariz, Soto Zapata,
Magaña Magaña, & Licon Trillo, 2013).
En la ANAI es conveniente distinguir las líneas de autoridad ya que las decisiones de
cualquier nivel afectan a otros departamentos, es por eso que se hace referencia al poder que
otorga una posición a nivel administrativo al departamento de proveeduría, para determinar
con precisión el alcance del desempeño de un sistema automatizado de control de los
materiales.
En el siguiente organigrama se identifican las diferentes áreas en la que se encuentra
dividida la institución:
28
Figura tomada de los archivos de la ANAI.
Directorio
Comité ejecutivo
Gerente general
RR.HH Biblioteca
Administrador
Asistente administración
Seg. Y Salud
ocupacional
Asistente RR.HH
Dirección
Financiera
Dirección
Sistemas
Asistente gerencia
Dep. Medico
Auxiliares
contables Asistente Informática
Colecturía
Rector
Consejo ejecutivo
Secretario general Director de deporte
DECE
Vicerrector
Asesor Educativo Asistente Vicerrectorado
Inspección general administrativo
Coord. Logística y transporte Inspector general militar
Primaria
femenino
Primaria
masculino
Preescolar Secundaria
Femenino
Secundaria
masculino BI IGLAI AITEC ICLC
Directores de área
Profesores tutores
Profesores
Inspectores
Estudiantes
Padres de familia
Dep.
Proveeduría
Figura 3 Organigrama
29
Capítulo 3
3. Metodología De La Investigación
3.1 Metodología
El presente trabajo se realiza mediante una investigación aplicada utilizando un diseño
descriptivo cuantitativo, debido a que es el más adecuado porque tiene como finalidad ampliar
y precisar el sistema automatizado de inventario para el control de materiales en la institución
y además busca describir características importantes de las personas involucradas. Al utilizar
esta información las autoridades tendrán una herramienta importante para poder implementar
el sistema.
3.2 Diseño
Según (Aristides Vara, 2010) “los diseños descriptivos son, generalmente,
cuantitativos. Son estudios que se abocan más a la amplitud y precisión que a la profundidad.”
El diseño que se aplica a la investigación es el descriptivo cuantitativo porque están
hechos para descubrir con mayor precisión y fidelidad posible de una realidad empresarial y
utilizan métodos y técnicas estadísticas tanto para la recolección de datos, como para su
análisis.
3.3 Tipo de investigación
El tipo de investigación por su interés (Arístides Vara, 2010) menciona que la
investigación aplicada es práctica, pues sus resultados son utilizados inmediatamente en la
solución de problemas empresariales cotidianos. La investigación aplicada normalmente
identifica la situación problema y busca, dentro de las posibles soluciones, aquella que pueda
ser la más adecuada para el contexto específico.
30
Instrumentos de recolección de datos
Instrumentos cualitativos
Los instrumentos cuantitativos, Utiliza la recolección de datos sin medición numérica
para descubrir o afinar preguntas de investigación en el proceso de interpretación. (Hernández
Sampieri, Fernández Collado, & Baptista Lucio, 2010), la recolección de los datos está
orientada a proveer de un mayor entendimiento de los significados y experiencias de las
personas. El investigador es el instrumento de recolección de los datos, se auxilia de diversas
técnicas que se desarrollan durante el estudio.
Es decir, no se inicia la recolección de los datos con instrumentos preestablecidos, sino
que el investigador comienza a aprender por observación y descripciones de los participantes
y concibe formas para registrar los datos que se van refinando conforme avanza la
investigación. Para llevar a cabo el proceso de recolección de información se llevaron a cabo
los siguientes instrumentos:
La observación estructurada
(Aristides Vara, 2010) Se refiere a la observación estructurada como: “Una técnica que
sirve para registrar conductas de forma sistemática y directa. Es directa porque el investigador
se pone en contacto personalmente con el hecho o fenómeno que trata de investigar. Es
estructurada porque se realiza con la ayuda de elementos técnicos apropiados, tales como
fichas, cuadros y tablas”.
Con respecto a lo antes citado, se puede asegurar que existió participación directa en la
comunidad conformada por el área de proveeduría de la academia naval almirante Illingworth.
Por otra parte, no se aplicó ninguna guía que especificara los pasos a seguir, todo se llevó a
cabo mediante la observación de lo que ocurría día a día mientras se realizaba el desarrollo de
la investigación.
La entrevista
31
Las entrevistas se utilizan para recabar información en forma verbal, a través de
preguntas que propone el analista. Quienes responden pueden ser gerentes o empleados, los
cuales son usuarios actuales del sistema existente, usuarios potenciales del sistema propuesto
o aquellos que proporcionarán datos o serán afectados por la aplicación propuesta.
El investigador puede entrevistar al personal en forma individual o en grupos. Sin
embargo, las entrevistas no siempre son la mejor fuente de datos de aplicación.
Procedimiento de los instrumentos
Para los dos instrumentos se realizará los siguientes procedimientos de manera
general.
Se determinará la empresa a visitar de acuerdo a las facilidades para el acceso a
información, red de contactos, además del tamaño y volumen de la empresa.
1. Se buscará los nombres de los responsables del área de operaciones y logística, para
pedir una cita y explicar el objetivo de la tesis y las implicancias en la empresa.
2. Paralelamente se solicitará a la universidad una carta de presentación que respalde
la investigación.
3. Se trabajará con la empresa que acceda a la solicitud.
Con respecto a la observación estructurada
a. Se solicitará apoyo al ingeniero responsable de los procesos de logísticos.
b. Se solicitará información específica y no clasificada de los procesos de control de
inventario.
c. Se solicitará permiso para registrar imágenes que puedan servir.
Entrevista a profundidad
Una vez realizada la observación estructurada, se procederá a determinar las áreas de
donde se concentran los puntos críticos encontrados, y se solicitará una entrevista breve, de 20
minutos, con el responsable de área.
32
Se le entregará la pauta de la entrevista previamente para que tenga una idea de las
preguntas y consultas. Se grabará la entrevista con consentimiento del profesional.
3.4Análisis de los resultados
Análisis de la entrevista realizada al administrador
En la entrevista que se realizó al administrador de la ANAI se contactó que si conoce
el si conoce sobre el sistema que se maneja en el departamento de proveeduría indico que el
sistema era básico en donde todas las peticiones las hace cada jefe de los diferentes
departamentos y estos a su vez solicitan a proveeduría, el cual se encarga de cotizar y escoger
la opción más conveniente para la institución y por ultimo solicita la aprobación al gerente.
Y a su vez indico que el departamento no cuenta con método en los que respecta al
conteo de materiales y le gustaría tener un método que le brinde beneficios como. Enfoque
hacia la mejora continua, trabajo en equipo, establecer las bases para la estandarización de los
procesos.
Actualmente el administrador no conoce sobre un sistema automatizado de inventario
y está totalmente de acuerdo que un tiempo determinado se implante y se capacite al personal
para el manejo del mismo, a lo cual mencionó que el sistema que se implante tenga beneficios
tales como: optimización del tiempo en realizar el inventario, reducción de espacio al
momento de clasificar los materiales, general, coordinar y control las acciones de una
organización y conocimiento efectivo en la entrada y salida de materiales.
Análisis de la entrevista realizada encargado del departamento de proveeduría
La siguiente entrevista realizada a Andrés Icaza encargado del departamento de
proveeduría de la ANAI, indicando que el sistema actual que manejan se llama Putty y no
tiene ningún beneficio su utilización, también manifestó que si se lleva a cabo el control y
registro de entrada y salida de los materiales en el sistema por orden alfabético.
33
La recepción de los materiales se lo realiza únicamente por medio del departamento de
proveeduría, se cuenta con un manual de procedimientos generales y funcionales creados por
el encargado del departamento. Existe un orden en la bodega y se mantiene un control de
materiales obsoletos. Los materiales se encuentran asegurados y se informa diariamente sobre
los movimientos de los mismos a las autoridades.
Manifiesta que el departamento si debería contar con un sistema automatizado de
inventario y la aplicación de la metodología 5s por lo que le gustaría tener conexión con el
departamento contable y contar con los grandes beneficios que le puede dar el mismo.
34
Capítulo 4
4. La Propuesta
4.1 Políticas integradas de gestión.
Academia Naval Almirante Illingworth S.A. es una empresa dedicada a la formación
de niños, niñas y adolescentes, con elevados niveles académicos, disciplina naval, liderazgo
emprendedor e integrados al mundo globalizado, enmarcados en sólidos valores humanos y
principios éticos, comprometidos con la calidad educativa, seguridad, salud y protección del
medio ambiente de nuestra comunidad; destinando recursos y potenciando el desarrollo de
nuestros colaboradores. (Academia Naval Almirante Illingworth, 2014). Para el fiel
cumplimiento de estos principios corporativos, asumimos los siguientes compromisos:
1. Satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes, asegurándole una
excelencia académica de sus educandos.
2. Cumplir la legislación y otros requisitos aplicables en aspectos de calidad, medio
ambiente, seguridad y salud ocupacional.
3. Identificar los peligros, evaluar y controlar los riesgos de nuestras actividades,
propiciando la seguridad y cuidado de las personas que trabajan y se educan en nuestras
instalaciones.
4. Promover el desarrollo del personal a través de capacitación, entrenamiento y uso
de mejores prácticas para alcanzar la eficacia y eficiencia a través de la mejora continua.
Con la finalidad de asegurar el éxito de nuestra gestión, la política integrada es
comunicada al personal y estará disponible para otras partes interesadas en el desempeño de la
organización.
35
4.2 Importancia del departamento de proveeduría.
Este departamento cumple un rol importante dentro de una institución educativa ya
que debería estar dentro del organigrama por lo que permite determinar las necesidades,
seleccionar las fuentes de abastecimiento, establecer términos y condiciones de compras,
preparar los contratos de pedidos y hacer el requerimiento para garantizar una adecuada
distribución, está bajo su responsabilidad la corrección y legalidad de los procedimientos
relativos a la adquisición de bienes y servicio.
Desempeño del departamento de proveeduría
El departamento de proveeduría es el encargado de la realización de las compras de
materiales para todos los departamentos.
Descripción especifica
a. Realizar inventario de existencias
b. Hacer órdenes de compra
c. Realizar pedidos de mercadería a distintos distribuidores
d. Atender a los proveedores 9 Codificar la mercadería
e. Supervisar el almacenamiento de la mercadería
f. Revisión de las requisiciones y archivo de las mismas
g. Llevar el sistema de inventarios 9 Recibir facturas
h. Realizar la digitación de inclusión al sistema de las requisiciones y entradas de
facturas
4.3 Análisis situacional de la empresa
Para un mejor entendimiento de la situación actual de la institución educativa con más
de 50 años dedicados a la formación académica a los estudiantes de la ciudad de Guayaquil y
los cantones más cercanos. Esta prestigiosa institución se encuentra divida en:
36
Academia Naval Almirante Illingworth – educación inicial, básica y bachillerato en
ciencias y técnico.
BI- Bachillerato Internacional.
IGLAI – Instituto de Lenguaje ingles
ICLC- Instituto de Capacitación Informática
AITEC- Tecnológico almirante illingworth.
En la Academia se encuentran 9,467 alumnos subdivididos entre secciones, matutinos,
vespertinos, preescolares, femeninos, y bachillerato internacional. Para llevar a cabo esta
investigación se tomó como referencia el departamento de proveeduría de la sección
masculina, al ser el departamento encargado completamente de los materiales de toda la
academia, donde actualmente se maneja el sistema llamado Putty el cual no cumple con
requerimientos necesarios para poder llevar un buen registro de las entradas y salidas de los
materiales, debido a que en la mayoría de las ocasiones se pierde la información y dificulta un
inventario garantizado al finalizar un periodo.
Se efectuarán una descripción de puntos más relevantes tanto internos como externos
mediante el análisis FODA de la Academia Naval almirante Illingworth pues estas
herramientas permitirá obtener un diagnostico actual.
Análisis F.O.D.A Academia Naval Almirante Illingworth
Según (Pérez Contreras, Ponce Rodriguez, & Abella Muñoz, 2011) El término FODA
es una sigla conformada por las primeras letras de las palabras fortaleza, oportunidades,
debilidades y amenazas. De estas cuatro variables, tanto como fortaleza como debilidades son
internas de la organización, por lo que es posible actuar directamente sobre ellas. En cambio
las oportunidades y las amenazas son externas, por lo que generalmente son difíciles de
modificarlas.
37
4.3.1 Fortalezas.
Son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y por los que cuenta con
una posición privilegiada frente a la competencia. Dentro de sus fortalezas tiene las
siguientes; a) Excelente calidad de servicio, b) Trato personalizado y calificado, y, c)
Infraestructura tecnológica óptima.
4.3.2 Oportunidades
Son aquellos factores que resultan positivos, favorable, explotables que se deben
descubrir en el entorno en que actúa la empresa y permiten tener ventajas competitivas:
a. La implementación del sistema automatizado de inventario ayudara a la institución a
poseer normas y procedimientos claros para el manejo del área de inventarios.
b. Ahorro de recursos
c. Vinculación con el medio Tecnológico avanzado
d. Mejoras en desarrollo de procesos
4.3.3 Debilidades
Son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la
competencia, recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen actividades que no
se desarrollan positivamente etc:
a. Débil control en el departamento de proveeduría
b. Falta de políticas y procedimientos para el departamento de proveeduría.
c. Falta de conocimiento sobre el sistema automatizado de inventarios.
4.3.4 Amenazas
Son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar
incluso contra la permanencia de la organización:
a. Política económica del país y los riesgos de inversión.
b. La inseguridad, pues no se tiene una información exacta en el momento requerido.
38
c. Cambios constantes en la implementación de procesos.
4.4 Situación actual del departamento de proveeduría.
Este departamento está bajo el control de un jefe que tiene un año aproximadamente
en el cargo y de un supervisor que tiene 5 meses. Aquí se lleva la recepción y salida de los
materiales para toda la institución, en el interior de la oficina se encuentra todo lo
correspondiente a equipos de cómputo, inclusive llevan el control de la medicina. Lo que
corresponde a suministro su entrega es inmediata, si no lo es la entrega se realiza en un plazo
de 72 horas mediante una acta de entrega.
Recepción de materiales.
Definición: Es aquella actividad que se realiza contando físicamente la existencia de
los materiales en el lugar donde estos están almacenados.
Objetivo: Valorar la existencia física de los inventarios de materiales en un
determinado momento y comparando estos resultados con los arrojados por el sistema
informático.
Políticas: El responsable de este procedimiento es el jefe de proveeduría Andrés Icaza
y suministro quien hace el conteo físico de los materiales.
Salida de materiales.
Definición: Es el seguimiento que se hace a las requisiciones de material solicitado por
las diferentes oficinas a fin de llevar un control en el departamento y permite llevar una
estadística del consumo de materiales.
Objetivo: Mantener un control de la disponibilidad de material del departamento y el
manejo de estadística sobre el consumo de materiales por cada oficina.
Políticas: El único responsable de este procedimiento es el supervisor de proveeduría
Miguel Pillasagua.
39
4.5 Diagrama de proceso en el departamento de proveeduría.
Un diagrama es una representación gráfica que desglosa un proceso en cualquier tipo
de actividad a desarrollarse tanto en empresas industriales o de servicios y en sus
departamentos, secciones u áreas de su estructura organizativa. Actualmente la institución no
cuenta con un flujo de proceso por lo que se sugiere la siguiente esquematización para la
recepción y entrega de los materiales.
Figura 4 Diagrama de proceso de proveeduría
Figura realizada a partir de las necesidades detectadas y adaptada a la Propuesta.
40
La institución académica ANAI mantiene un diagnostico favorable en cuanto al ciclo
logístico se refiere, debido a que se encuentra dividida en secciones, en distintos horarios
matutinos, vespertinos, preescolar, femenino y bachillerato internacional respectivamente,
para brindar un excelente servicio a los estudiantes a todo nivel. La estructura organizacional
está conformada por la junta general de socios, también se encuentra un organigrama donde
se puede identificar rápidamente los departamentos en los que está dividida la institución.
Por lo que respecta al departamento de proveeduría que es el encargado de la
recepción y salida de los materiales para toda la institución, no existe en flujo de procesos
establecido para llevar un buen control de los mismos.
4.6 Clasificación de los materiales existentes en el departamento de proveeduría
mediante la metodología 5s.
Comentarios de quienes han aplicado la metodología 5s
(ING. Castro, 2013), Gerente de la empresa Cora Refrigeración Cía. Ltda.
“Existen varias empresas que han implementado la metodología “5S” en el Ecuador
consiguiendo mejorar sus procesos, Cora Refrigeración Cía. Ltda. Es la primera
empresa en la línea de refrigeración que posee un Sistema de Gestión de Calidad
certificado y ha implementado la metodología “5S” en las área de Bodega y
Eurofrigo”.
(Mendoza Haro, 2015), Director de mantenimiento de la compañía azucarera Valdez:
“Se sugiere aplicar esta metodología a talleres de servicio, procesos industriales,
oficinas de administración, campo, y en cualquier otro lugar donde exista actividad
Industrial o de negocios como: hoteles, hospitales, clínicas, supermercados,
estaciones de servicio, ya que el resultado se mide tanto en productividad como en
satisfacción del cliente respecto a los esfuerzos realizados para mejorar las
condiciones de trabajo”.
41
La empresa Supraplast, con la implementación del método 5S mejoró el proceso de
producción el cual se ve reflejado en la entrega de pedidos a los clientes, dado a la reducción
de tiempos de espera entre un proceso y otro. (Tuñon Chavez, 2014).
La empresa Barbieri menciona estar seguros que este nuevo método de trabajo,
alineado con nuestra política de calidad nos permitirá mejorar en los productos y servicios
para nuestros clientes. (ARQA Empresas, 2013).
Metodología 5s
Para (Torres & Andrey, 2015) la metodología de las 5s, se define como los pasos a
seguir para conseguir puestos de trabajo organizados, ordenados, limpios y que además se
mantengan a lo largo del tiempo. Se recomienda el uso de la metodología para el
almacenamiento de los materiales en el departamento de proveeduría de la ANAI. La
expresión 5s proviene de las iniciales de 5 palabras japonesas: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu
y Shitsuke, que explican estos pasos.
Figura tomada de CS Consultoría y Capacitación
Figura 5 Metodología 5s
42
1ªS- Seiri (Organizar): Separar los elementos necesarios de los innecesarios y
eliminar estos últimos.
2ªS- Seiton (Ordenar): Es la clasificación de los artículos necesarios de forma que
cualquiera pueda encontrarlos y usarlos con facilidad.
3ªS- Seiso (Limpieza): Eliminar el polvo, grasa, residuos en máquinas, pisos,
equipos. Eliminar focos de suciedad.
4ªS- Seiketsu (Estandarización): Establecer procedimientos y métodos de trabajo y
limpieza a respetar por todos.
5ªS- Shitsuke (Hábito): Cumplir los procedimientos establecidos a lo largo del
tiempo.
Para la ANAI se creó un proceso de implantación de la metodología 5s que se detalla
a continuación:
4.6.1 Implantación de la 1ª Seiri (Organizar)
Se separará lo necesario de lo innecesario de cada área, muchas veces se tiene
herramientas que no se usan en el área y estas se vuelven molestia, cada herramienta si no se
necesita se tiene que devolver a la bodega de herramientas.
Para poder llevar a cabo esta tarea, hay que definir qué se entiende por innecesario y
qué por necesario. De manera orientativa podemos considerar como elementos necesarios
aquellos susceptibles de ser usados en el puesto de trabajo en el plazo de un año. Por el
contrario, aquellos elementos que no van a ser usados en el plazo de un año los
consideramos innecesarios. Una vez estén definidos los elementos necesarios e innecesarios,
estos últimos tendrán un tratamiento diferente en función del grupo al que pertenezcan.
43
Figura 6 Clasificación de los elementos del puesto de trabajo
Figura tomada de la Universidad de Valladolid, escuela de Ing. Industriales.
Una vez conocida la manera de clasificar los elementos del puesto de trabajo, se
procede a identificarlos, etiquetarlos claramente y separarlos en necesarios e innecesarios.
Las pautas a seguir para clasificar los elementos se enumeran a continuación.
En primer lugar, debe realizarse una comprobación del puesto y un listado de los
elementos presentes. Se realiza una visita al puesto de trabajo y se elabora una lista de todos
los elementos encontrados, tanto necesarios como innecesarios. En segundo lugar, se realiza
el etiquetado de los elementos según los criterios fijados. Se diseñan etiquetas para realizar
una clasificación y distinción visual de los elementos en el puesto de trabajo.
Finalmente, se procede a asignar los elementos a las áreas establecidas según su
clasificación, para poder separar los elementos en necesarios e innecesarios, se etiquetará
estos últimos con tarjetas rojas.
Clasificación
Elementos
necesarios
Elementos
innecesarios
Re aprovechables
Sin uso y sin valor:
basura
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Figura 7 Situación Inicial
Tabla 3
Ejemplo de tarjeta roja
FECHA: COD:
NOMBRE DEL ELEMENTO Cantidad
CAREGORIA 1.Maquinaria
2.accesorios y repuestos
3.Herramientas
4.Producto terminado
5.Documentos
6.Desperdicios
LOCALIZACIÓN Área:
Puesto de trabajo:
ACCIÓN A REALIZAR Reparar
Tirar
Nota: Información obtenida de la Universidad de Valladolid, Esc. Ing. Industriales.
Una vez se hayan asignado todas las tarjetas rojas, se acondiciona una zona limitada
con dos secciones diferentes (sección de reparación y de basura) donde se llevarán todos los
elementos innecesarios, y se reparten según su identificación. Finalmente se muestra una
figura de los cambios que implica el departamento de proveeduría previamente a la
utilización de las 5S.
Antes Después
Figura elaborada y adaptada al proyecto de investigación.
45
Figura 8 Ordenar
4.6.2 implantación de la 2ª Seiton (Ordenar)
Ordenar es establecer la manera en que los materiales necesarios deben ubicarse e
identificarse para que “cualquiera” pueda encontrarlos, usarlos y reponerlos de forma rápida
y fácil. Con una correcta ubicación se consigue “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su
lugar”. (Chavez Torres, 2013).
Los materiales necesarios van a ser los siguientes: botellones de agua, suministros de
limpieza como (rollos de papel higiénico, fundas de basura, cloro, gel de manos,
desinfectante, ambiental, detergente, jabón líquido), materiales de oficina (marcadores,
bolígrafos, resma, clip, grapas, cinta de embalaje, notitas, carpetas), equipos de cómputo
(toners samsung y hp).Para cada uno de estos elementos se seguirán unas normas para
realizar la clasificación. Realizar estas actividades para así disponer de lo necesario, en la
cantidad y lugar adecuados brinda los siguientes beneficios:
1. Disminución del tiempo para recuperar una herramienta.
2. Reducción del tiempo buscando objetos que no están disponibles, lo que implica una
reducción de costes.
3. Mayor facilidad de limpieza puesto que todo está ordenado.
4. Mayor facilidad de transporte interno y de ejecución y control de los materiales.
Antes Después
Figura elaborada y adaptada al proyecto de investigación
46
4.6.3 Implantación de la 3ª Seiso (Limpieza)
Limpiar consiste en mantener limpio el puesto asegurando que todo se encuentra
siempre en perfecto estado de uso. La limpieza implica identificar y eliminar las fuentes de
suciedad, los lugares difíciles de limpiar, los apaños y las piezas deterioradas o dañadas,
para lo que se deben establecer y aplicar procedimientos de limpieza. La idea es actuar con
un enfoque preventivo: no se trata de limpiar sino de evitar que se ensucie.
Aplicando seiso una vez obtenemos los siguientes beneficios: implantar el modelo a
seguir para limpiezas sucesivas; enseñar a los trabajadores cómo realizar las tareas de
limpieza en el puesto de trabajo; la moral de los trabajadores aumenta a medida que se van
implantando las sucesivas etapas de las 5S al ver cómo la dirección está implicada en el
proceso, creándose una sinergia empresarial.
Además, la limpieza debe considerarse como una actividad más dentro de la propia
organización, sin distinción de cargo. Por tanto, en esta fase se debe identificar las fuentes
de suciedad, las zonas difíciles de limpiar, los materiales dañados. Posteriormente, se
Figura 9 Limpieza-Seiso
Figura elaborada y adaptada al proyecto de investigación
Antes Después
47
estudiará su causa y se decidirá cómo y cuándo se eliminan, y se implantarán las medidas
preventivas convenientes para que no vuelvan a aparecer.
Implantación de la 4ª Seiketsu (Bienestar personal y estandarización)
Seiketsu tiene dos significados, el primero es el de procurar el bienestar personal de
los trabajadores, y el segundo, el de conservar lo que se ha logrado en las tres primeras S´s.
4.6.3.1 Bienestar personal
Consiste en mantener la limpieza de la persona por medio de uso de ropa de trabajo
adecuada, elementos de protección personal, así como mantener un entorno de trabajo
saludable y limpio. Si las máquinas e instalaciones son importantes y por eso las cuidamos y
damos mantenimiento, entonces porque no hacer esto con el elemento humano, que es el
que agrega valor en los procesos.
Por tal motivo, es importante cuidar y mantener su salud y seguridad, a través de
descansos, ejercicios físicos livianos, proporcionando buenas condiciones de iluminación,
protección contra ruido, buena ventilación, eliminando malos olores, dotando de mobiliario
y equipo ergonómico, etc., lo cual se verá compensado al disminuir las ausencias por
enfermedades, el agotamiento físico y los accidentes y un incremento de la productividad.
El Bienestar personal es un estado ideal en el que un individuo puede desempeñar
óptimamente todas sus funciones. Es mantener la „limpieza” mental y física. Las
preocupaciones personales o conflictos en el trabajo u otros distractores impiden la
concentración que requiere el trabajo y que provocan malestar en los individuos.
4.6.3.2 Estandarización
Se tiende a conservar lo que se ha logrado, aplicando estándares a la práctica de las
tres primeras S‟s. Esta cuarta S está fuertemente relacionada con la creación de los hábitos
para conservar el lugar de trabajo en perfectas condiciones. La organización debe diseñar
sistemas y procedimientos que aseguren la continuidad de Seiri, Seiton y Seiso.
48
El compromiso, respaldo e involucramiento de la alta dirección en las 5 S se vuelve
algo esencial. Deben determinar con qué frecuencia se llevaran a cabo Seiri, Seiton Y Seiso,
y qué personas deben estar involucradas. Esto debe ser parte del programa anual de
planeación. La estandarización significa crear un modo consistente de realización de tareas
y procedimientos.
Figura tomada en las instalaciones de ANAI 2016
Figura 10 Seiketsu-estandarizar
49
El Siguiente manual indica los procedimientos regulares que se deberá adoptar en el departamento de proveeduría de la institución ANAI.
Tabla 4
Manual de procedimientos
Manual de procedimientos
Actividades de rutina ejecutadas por el usuario en el departamento de proveeduría frecuencia
1 Verifique alrededor de su estación de trabajo, identifique y separe los materiales necesarios de los
innecesarios despréndase de éstos últimos .Verifique el estado de la superficie por dónde camina, rejillas,
escaleras, pasillos y corrija lo que obstaculiza.
diariamente
2 Clasifique y establezca el modo en que debe difícil y ubicar los materiales necesarios, de manera que le es
fácil y rápido encontrarlos , utilizarlos y reponerlos
diariamente
3 Organice su estación de trabajo ordenando los objetos, las herramientas y otros diariamente
4 limpie las herramientas asignadas de uso diario diariamente
5 Localice los lugares difíciles de limpiar en su puesto de trabajo y busque una solución determinando la
causa de la suciedad
diariamente
6 Elimine lo que no es higiénico determinando las zonas sucias implantando gamas de limpieza diariamente
7 Verifique el estado de los objetos y herramientas y reporte el remplazo si es necesario diariamente
8 Verifique el estado de la infraestructura, sistemas, equipos/ máquinas y dispositivos que rodean en su
lugar de trabajo y reporte cualquier irregularidad que detecte. Sí es necesario desarrollo la acción
preventiva.
diariamente
*antes de empezar sus labores, observé su área de trabajo y aplique la metodología 5s
Nota: Manual escogido para el desarrollo de la propuesta.
50
4.6.4 Implantación de la 5ª Shitsuke (Hábito)
Disciplina quiere decir voluntad de hacer las cosas como se supone se deben hacer. Es
el deseo de crear un entorno de trabajo en base de buenos hábitos. Mediante el entrenamiento
y la formación para todos (¿Qué queremos hacer?) y la puesta en práctica de estos conceptos
(¡Vamos hacerlo!), es como se consigue romper con los malos hábitos pasados y poner en
práctica los buenos
En suma se trata de la mejora alcanzada con las 4 S anteriores se convierta en una
rutina, en una práctica más de nuestros quehaceres. Es el crecimiento a nivel humano y
personal a nivel de autodisciplina autosatisfacción. Esta 5 S es el mejor ejemplo de
compromiso con la Mejora Continua. Todos debemos asumirlo, porque todos saldremos
beneficiados.
Se lograra que todas las aéreas estén exactamente iguales respetando el orden, para
ello se capacitará al personal de limpieza para que rija estos procedimientos y los estándares
se cumplan a cabalidad. Se concientizara a los encargados del departamento para que ellos
entiendan lo favorable que es llevar el orden y limpieza adecuada y que el método de las 5S lo
ayudara en su desenvolvimiento y organización del trabajo.
La Figura #11 muestra la situación del departamento una vez que haya implantado la
última S. Para llegar a esta situación es necesario continuar formando a los trabajadores en las
5S, con la correspondiente documentación actualizada y con fotografías actuales de la
empresa.
51
Figura 11 Shitsuke- Hábito
Figura elaborada y adaptada al proyecto de investigación.
A continuación se muestra un formato para evaluar y tomar acciones de mejora del
ambiente de trabajo:
Tabla 5
Formato de control
Formato para el control de la metodología 5s
Departamento:
Nombre del usuario:
Nombre del supervisor:
Mes Enero Febrero Marzo
Semana 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Uso de ayudas visuales
Recorridos en las áreas, por parte del administrador
Publicación de fotos del "antes" y "después“.
Boletines informativos, carteles
Concursos para incentivar al habito
Establecer charlas y rutinas diarias "5 minutos de 5
S", actividades mensuales trimestrales y
semestrales
Realizar evaluaciones periódicas.
Nota: Si usted aplica estos hábitos evitara sanciones posteriores, mejorará la eficacia, el
personal será más cordial con los jefes y compañeros mejorará la Figura
Observaciones:
Nota: Modelo escogido para el desarrollo de la propuesta.
52
Beneficios del proceso de implementación
La implantación de las 5s es especialmente significativa, ya que:
a. Implica utilizar un enfoque hacia la mejora continua.
b. Se lleva a cabo trabajando en equipo con todo el personal de planta.
c. Sienta las bases para la estandarización de los procesos.
d. Prepara a la planta para posteriores implantaciones, de mayor complejidad.
e. Las 5s se suelen utilizar como iniciador del cambio para la transformación global de la
empresa a la filosofía Lean Manufacturing.
Beneficios después de la implementación
Los efectos de la implantación de las 5s son:
a. Los materiales y herramientas innecesarios se han eliminado
b. Todo se encuentra en su sitio e identificado
c. Todo está limpio y se han eliminado las fuentes de suciedad
d. Existen normas sencillas y controles visuales que nos permiten detectar las
desviaciones y anomalías.
e. Todo lo anterior se mantiene y mejora continuamente.
El objetivo de la 5s
Mejorar y mantener las condiciones de organización, orden y limpieza en el lugar de
trabajo. No es una mera cuestión de estética. Se trata de mejorar las condiciones de trabajo, de
seguridad, el clima laboral, la motivación del personal y la eficiencia y, en consecuencia, La
calidad, la productividad y la competitividad de la organización.
4.7 ¿Para quién son las 5s?
Para cualquier tipo de organización, ya sea industrial o de servicios, que desee iniciar
el camino de la mejora continua. Las 5S son universales, se pueden aplicar en todo tipo de
empresas y organizaciones, tanto en talleres como en oficinas, incluso en aquellos que
53
aparentemente se encuentran suficientemente ordenados y limpios. Siempre se pueden evitar
ineficiencias, evitar desplazamientos y eliminar despilfarros de tiempo y espacio.
Compromiso, planeación y organización del proyecto
4.7.1 Compromiso
La organización deberá estar convencida y comprometida con la implementación de
las 5 S por lo que todos los niveles de la organización tendrían que formar parte de la
implantación. La alta dirección es la principal responsable del Programa, y debería estar
firmemente convencida de la importancia de la Organización, el Orden, la Limpieza y los
nuevos hábitos. Es la responsable de organizar y proporcionar los recursos necesarios, así
como desempeñar un papel activo en el proceso, especialmente en las primeras experiencias
de implantación. Sus funciones son; a) Liderar el Programa 5 S., b) Mantener un
compromiso activo, c) Promover la participación de todos los implicados, y, d) Dar
seguimiento al programa.
4.7.2 Planeación y Organización del proyecto
(Sarmiento Castillo, 2008) Determino las áreas a implementar, las etapas y actividades
a realizar, su duración, los responsables y los recursos necesarios. Para tal efecto, a
continuación se enlistan las principales actividades:
a. Seleccionar las áreas donde se implementará, y en qué orden.
b. Designar a los miembros del equipo del proyecto de implementación.
c. El equipo estará integrado por un coordinador o facilitador, así como por el
personal estrechamente relacionado con las áreas seleccionadas.
d. El coordinador, como líder tendrá las siguientes responsabilidades:
e. Prepararse como un experto de la metodología 5 S.
f. Preparar a los miembros del equipo en la metodología 5 S.
54
g. Apoyar a la Dirección en la planificación y organización del proceso global de
implantación.
h. Asegurar la disponibilidad de los recursos necesarios.
i. Asegurar la eficacia de las reuniones y de las actividades de equipo.
j. Coordinar la realización de las actividades y verificar su ejecución.
k. Orientar al equipo, actuando como un consultor.
l. Dar un seguimiento riguroso en la aplicación de la metodología.
m. Informar a la Dirección sobre la evolución del proyecto.
n. Asegurar que estén permanentemente actualizados los indicadores.
o. Asegurarse de que las medidas implementadas se mantienen y mejoran.
p. Transferir su experiencia a otras áreas de la organización, para extender la
implementación.
q. Elaborar un calendario de actividades, siguiendo el orden metodológico de las 5 S
y la secuencia de implementación por áreas.
r. Determinar las responsabilidades específicas de los participantes.
s. Capacitar a los integrantes del equipo.
t. Aplicar la técnica en un área piloto, en la cual se terminará de aprender y realizar
cualquier ajuste.
u. Implantar el programa de manera secuencial y/o simultánea en las áreas previstas.
v. Medir y evaluar los resultados
w. Realizar los ajustes que sean necesarios.
La aplicación de la metodología 5s para la clasificación de los materiales resulta muy
útil porque todo se encontrará en el sitio correcto y bien identificado, todo se mantendrá
limpio, los materiales y herramientas innecesarios serán eliminados, luego de mantiene un
55
hábito establecido y buen ambiente laboral puesto que todo el personal estará involucrado en
el proceso de mejoramiento continuo.
Modelo de sistema automatizado de inventario para el manejo de los materiales.
Como se observó en el diagnóstico realizado al departamento de proveeduría el
sistema utilizado actualmente llamado Putty no es el más conveniente, debido a la
vulnerabilidad en lo que respecta al manejo y perdida de la información al que está expuesto.
La propuesta de investigación presenta las características más relevantes del sistema móvil
automatizado de almacén (SMAA) que se enlaza con un ERP que es el conjunto de
herramientas ofrecidas a los usuarios con el objetivo de automatizar las actividades en las
Institución académica.
4.7.3 Ventajas y Desventajas
La implementación de un sistema ERP, adecuadamente realizada, entrega los
siguientes beneficios:
Automatiza y simplifica procesos que se realizan de forma manual por efecto de
imponer una nueva estructura lógica.
Integra todas las áreas de una organización de manera que ésta tiene más control sobre
su operación, estableciendo lazos de cooperación y coordinación entre los distintos
departamentos, facilitando el proceso de control y auditoria.
Permitirá disponer de una solución integrada para algunas de las funciones del
departamento de proveeduría de la institución, lo cual garantiza la actualización continua e
inmediata de los datos en las diversas zonas.
Se crea una base de datos centralizada en la cual se registran, procesan, monitorean y
controlan todas la funciones que se realizan en el departamento de proveeduría.
56
4.8 Implantación
4.8.1 Preparativos
La implantación del sistema ERP será el proyecto de tecnología más grande y
trascendente nunca implementado en la institución, por tanto se convierte para la organización
en un proceso largo y complejo que involucra, además del rediseño de los procesos del
negocio, un indispensable acoplamiento entre el sistema de información y la organización y
viceversa.
Una organización que pueda usar una bien estructurada y definida metodología para la
implementación de un sistema de ERP, progresando desde la etapa de selección hasta la etapa
de operación, puede reducir el grado de riesgo y mejorar la probabilidad de que dicha
implementación sea un éxito.
4.8.2 Supuestos y Dependencia
El sistema busca ser una herramienta para el control y registro de los datos de las
operaciones en almacén que interactúen con interface a dispositivos externos (impresoras de
código de barras) para llevar una mejor toma de datos de manera automática. El sistema
funciona bajo el sistema operativo Windows Mobile 6.0 con arquitectura Cliente- servidor, en
caso se cambie el sistema operativo se tendría que modificar el lenguaje. Los motores de base
de datos tendrán que estar disponibles para el uso del sistema a implementar.
Para tener acceso en línea de la información se deberá contar con un conexión a red
apropiada y al 100%. La identificación de los productos será a través de código de barras y
estas son emitidas por impresoras que generan etiquetas y deben estar operativos al 100%.
Características del Producto
57
Tabla 6
Características del producto
Beneficio del cliente Característica que lo apoyan
El producto es multiusuario. Sistema basado en aplicación Windows
con gestión de usuarios
Gestión automatizada de la captura de
datos y operaciones de almacén.
Aplicación desde donde se hará la captura
de datos de la gestión de los procesos del
almacén e identificación de los productos
en los puntos de etiquetado.
Escalable y flexible Sistema basado en aplicación Windows
que permite mejoras antes nuevas
necesidades.
Elaboración de reportes en tiempo real de
tal manera que refleja datos tomados de
manera íntegra y totalizada.
Sistema automático de emisión de
reportes.
Nota: Información obtenida de CORPACK S.A.
Requerimiento de otros productos
Los requerimientos adicionales para la implementación del sistema propuesto se
detallan a continuación:
Tabla 7
Desarrollo
PC con Sistema Operativo Windows XP Profesional o superior (Pruebas y
desarrollo)
PC Sistema Operativo Windows 2003 Server o superior (Desarrollo)
Sistema eléctrico estabilizado
Gestor de base de Datos SQL server 2005 o Superior
Nota: Información obtenida de CORPACK S.A.
Tabla 8
Producción (Hardware)
Terminales portátiles INTERMEC con sistema operativo Windows Mobile
6.0
Instalación de red inalámbrica
Impresoras de código de barras (Impresión de etiquetas)
Sistema eléctrico estabilizado
Nota: Información obtenida de CORPACK S.A.
Base de Datos
Gestor de base de Datos SQL server 20005 o superior
58
Descripción global del producto
El producto tendrá como módulos principales:
Figura tomada de CORPACK S.A.
Recepción: Módulo que permite registrar los productos recibidos para luego ser
ubicados dentro del almacén
Ubicación: Módulo que permite registrar la ubicación de los productos desde la zona
de recepción a los racks del almacén.
Picking: Módulo encargado de registrar los productos según los pedidos y ubicarlos,
para luego ser despachados.
Despacho: Módulo encargado de verificar el picking y registrar el despacho de los
productos.
Toma de inventario: Módulo encargado de realizar el inventario físico dentro del
almacén como inventarios cíclicos y genera
Costo-Beneficio
La implementación exitosa de un sistema de ERP en la institución no es la etapa final
del proceso de este sistema de soporte en las decisiones de negocio. El éxito a largo plazo del
proyecto descansa en la excelente implementación de un plan de aseguramiento de calidad.
Figura 12 Arquitectura
59
Para obtener beneficios completos, se necesita un completo éxito operacional y un
retorno óptimo de la inversión del sistema. La institución debe ver más allá de la utilización
del sistema y centrarse en mejorar el desempeño. El desempeño incremental es de particular
importancia en la economía actual. El siguiente paso, después de una implementación exitosa,
es la optimización midiendo cuidadosamente el retorno de inversión y acelerando la curva de
aprendizaje.
La optimización trae nuevas ideas que no fueron consideradas durante la
implementación del proyecto o estaban fuera de su alcance, tal como la expansión del
software implementado, el hardware para hacer los procesos existentes, etc. La optimización
debe ser planeada y ejecutada con el mismo cuidado con el que se ejecutaron los procesos de
la propia implementación. Como regla, se debe seguir una metodología documentada, que
tengan detalles del proyecto, así como fechas de compromisos y asignación de las tareas a
cada miembro.
Primero, deben ser establecidos los objetivos de la optimización. Para ello también se
debe evaluar el estado actual del sistema ya implementado, su funcionalidad y el impacto en
los procesos actuales del negocio. El proceso de la optimización es una herramienta para
mostrar los beneficios de la implementación del sistema de ERP y alcanzar la esperada
eficiencia organizacional. Pero al final del día, el éxito de la implementación del sistema está
definido por la habilidad de la empresa de integrar y consolidar la propia funcionalidad del
sistema de ERP. Optimizar no significa un fracaso del sistema actual, este proceso sólo se
debe ver como parte de una mejora continua.
La decisión de invertir una cantidad considerable de capital en un proceso de
implementación de un sistema de ERP refleja la disponibilidad de la administración para
cambiar la manera tradicional de cómo opera la institución. Las organizaciones que pueden
60
adoptar y adaptarse a un sistema de ERP tienen una ventaja competitiva superior a las que no
utilizan este sistema.
Tabla 9
Costo de implementación
Cantidad Detalle Costo Vida Útil/Vigencia
1
Terminales portátiles
INTERMEC con sistema
operativo Windows Mobile
6.0
$1500
3 años
1
Instalación de red
inalámbrica
$200
10 años
1
Impresoras de código de
barras (Impresión de
etiquetas)
$400
3 años
1
Sistema eléctrico estabilizado $10.000
10 años
Nota: Información obtenida de los archivos de CORPACK S.A. y adaptada al trabajo
Beneficio
Con la automatización propuesta a la institución ANAI, se logrará tener una
distribución más ágil y eficaz de los materiales en el departamento de proveeduría, logrando
alcanzar que los empleados de dicha área tengan una adecuada armonía en el desempeño de
sus trabajos y no tengan que estar haciendo movimientos rutinarios, cansados por
desplazamientos inadecuados y desgastantes por pesos excesivos en el acumulado al final de
su jornada.
Desde el punto de vista financiero, que es uno de los rubros que más cuidan las
empresas; de acuerdo con los análisis realizados, evidencian una inversión muy baja para la
cantidad de beneficios que traería a la empresa esta propuesta.
El ambiente laboral será mucho más amigable para los empleados del área, lo que
definitivamente permite ver que es un proyecto bien pensado, que se propuso pensando en
61
mejorar las condiciones para todas las partes, de manera que la gran beneficiada sea toda la
institución.
Es claro que los procesos de automatización no representan un gasto para las empresas
como en algunos casos se piensa, si no, que las mejoras en eficiencia, tiempos de respuesta y
calidad, convierten esos gastos en inversiones altamente productivas y rentables.
Requerimiento financiero
La inversión inicial que el proyecto necesita para ejecutarlo requiere de la
consideración de varios costos, para el desarrollo de la propuesta descrita en la investigación
del sistema automatizado de inventario. A continuación se detallarán los gastos que incurren:
Tabla 10
Financiero
Cantidad Detalle Costo
1
Terminales portátiles intermec con
sistema operativo Windows Mobile 6.0
$1500
1
Instalación de red inalámbrica $200
1
Impresoras de código de barras
(Impresión de etiquetas)
$400
1
Sistema eléctrico estabilizado $10.000
1 Movilización $30
1 Servicio técnico/Meses $50
Total de
presupuesto
$12.180
Nota: Datos creados y adaptados a las necesidades de la presente Propuesta.
Con el modelo automatizado de inventario en el departamento de proveeduría será
posible mejorar el control de los materiales, logrará tener una distribución más ágil y eficaz,
inclusive que los empleados no tengan que hacer movimientos cansados por desplazamiento
inadecuado. Al decidirse por la implementación del proyecto, no se debe visualizar como un
gasto, si no, como mejora en eficiencia, tiempos de respuesta y calidad convirtiéndose en una
inversión altamente productiva y rentable.
62
Conclusiones y Recomendaciones
Conclusiones
La institución académica ANAI no cuenta con un sistema que le permita tener un buen
control de entrada y salida de los materiales, por lo que la aplicación de un sistema de
inventario automatizado sería ideal para establecer procesos logísticos dentro del
departamento de proveeduría.
La aplicación de la metodología 5s para la clasificación de los materiales resulta muy
útil porque todo se encontrará en el sitio correcto y bien identificado, todo se mantendrá
limpio, los materiales y herramientas innecesarios serán eliminados, luego de mantiene un
hábito establecido y buen ambiente laboral puesto que todo el personal estará involucrado en
el proceso de mejoramiento continuo.
Con el modelo automatizado de inventario en el departamento de proveeduría será
posible mejorar el control de los materiales, logrará tener una distribución más ágil y eficaz,
inclusive que los empleados no tengan que hacer movimientos cansados por desplazamiento
inadecuado. Al decidirse por la implementación del proyecto, no se debe visualizar como un
gasto, si no, como mejora en eficiencia, tiempos de respuesta y calidad convirtiéndose en una
inversión altamente productiva y rentable.
63
Recomendaciones
Capacitar constantemente al personal para el buen desarrollo del sistema
automatizado.
Establecer la mejora continua realizando modificaciones eficientes dentro del
departamento de proveeduría.
Observar su correcta implementación en el departamento y beneficios para poder
aplicar al resto de los departamentos de la institución.
Brindar el apoyo necesario por parte de los directivos de la institución para la
implementación de la propuesta.
Establecer semanalmente una capacitación para la resolución de conflictos, proceso de
toma de decisiones, incluyendo un plan de motivación que permita al personal mejorar su
desempeño.
64
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68
Apéndice
Apéndice 1
Formato de Acceso y Seguridad
69
Apéndice 2
Formato de recepción
70
Apéndice 3
Formato de Ubicación
71
Apéndice 4
Formato de Verificación
72
Apéndice 5
Formato de Toma de inventario
73
Apéndice 6
Formato de Entrevista #1
En la siguiente entrevista dirigida al Gerente, se le realiza una serie de preguntas sencillas
acerca del sistema de inventario en la Academia Naval Illingworth ANAI.
1.- ¿Qué expectativas tiene sobre la metodología que se utiliza actualmente para el conteo de
materiales en el departamento de proveeduría de la ANAI?
2.- ¿Cree Usted que podría optimizarse la metodología de trabajo para el control de los
materiales en el departamento de proveeduría de la ANAI?
3.- ¿Cuál es el nivel de los trabajadores en el departamento?
Bachiller ( ) Tecnólogo ( ) Profesional ( )
4.- ¿Posee experiencia con algún sistema de inventario, cuál?
74
5.- ¿Conoce Ud. sobre el sistema automatizado de inventario?
Si ( ) No ( )
Explique:
6.- ¿Desearía Ud. Realizar curso de manejo de sistema automatizado de inventario?
Si ( ) No ( )
7.- ¿Según su criterio que debería proporcionar un sistema automatizado de inventario?
8.- ¿Cree que ante el nivel de datos que se manejan sobre los materiales, la institución ANAI
debería contar con un sistema automatizado para el control?
9.- ¿Cuánto estaría dispuesto a pagar por un sistema automatizado de inventario?
De $800 – 1000 ( ) De $1001 – 1201 ( )
10.- ¿Ud. Considera que a pesar de la crisis actual exista oportunidad de implementar el
sistema automatizado de inventario?
Si ( ) No ( )
11.- ¿Considera un tiempo prudencial para la implementación?
De 1-2 años ( ) de 3 – 5 años ( )
75
Apéndice 7
Formato de entrevista #2
Pertenezco a la Universidad de Guayaquil, Facultad de Administración solicito su atención
para la siguiente entrevista, que servirá de gran valor para la investigación que se está
realizando acerca de sistema automatizado de inventario, Gracias por su tiempo.
1.- ¿Conoce Ud. Sobre el sistema automatizado de inventario?
Si ( ) No ( )
2.- ¿Qué diferencia cree Ud. Que existe entre el sistema de inventario manual y el sistema
automatizado?
3- ¿A criterio suyo que beneficio traería consigo la implementación de un sistema
automatizado de inventario en la institución, Academia Naval Illingworth?
4.- ¿Que le recomienda a la institución educativa interesada en conocer este sistema
automatizado de inventario?
5.- ¿Conoce alguna Institución que ha implementado este sistema, menciónela?
76
6.- ¿Cuáles serían las principales barrera que enfrentan las instituciones para aplicar el sistema
automatizado a un nivel masivo?
7.- ¿Qué opina de la clasificación y separación de los materiales almacenados, para facilitar el
manejo, recuento y localización?
8.- ¿Qué resultado se obtiene al registrar la totalidad de entradas y salidas de materiales?
77
Apéndice 8
Formato de Entrevista # 3
Pertenezco a la Universidad de Guayaquil, Facultad de Administración solicito su atención
para la siguiente entrevista, que servirá de gran valor para la investigación que se está
realizando acerca de sistema automatizado de inventario, Gracias por su tiempo.
1.- ¿En qué lugar se lleva a cabo el control y registro de entrada y salidas de los materiales?
2.-¿La recepción de los materiales es únicamente por medio del departamento de proveeduría?
Si ( ) No ( )
3.- ¿Existe un manual actualizado de procedimientos generales y funcionales en el
departamento de proveeduría?
Explique:
4.- ¿Se cuenta con algún procedimiento de control para la entrega de materiales?
Explique:
5.- ¿Existe una adecuada clasificación y separación de los materiales almacenados para
facilitar su manejo, recuento y localización?
78
6.- ¿Existe control de materiales obsoletos?
Si ( ) No ( )
7.- ¿Se tienen asegurados los materiales que hay en el departamento de proveeduría?
Si ( ) No ( )
Explique:
8.- ¿Con que frecuencia se informa a las autoridades sobre los movimientos que acontecen en
el departamento de proveeduría?
Diariamente ( ) mensualmente ( ) anualmente ( )
9- ¿Cuál es la documentación soporte de las salidas de los materiales del departamento de
proveeduría?
10.- ¿Cree que podría optimizarse la metodología de trabajo para el control de los materiales
en el departamento?
Si ( ) No ( )
11.- ¿Cree que ante el nivel de datos que se manejan sobre los materiales, la institución
debería contar con un sistema automatizado de inventario?
Si ( ) No ( )
12.- ¿Según su criterio que debería proporcionar un sistema automatizado de inventario?
13.- ¿Qué datos o documentos se procesa actualmente para el control de inventario?
79
14.- ¿Cuál es la información que más se consulta dentro del inventario actual?
15.- ¿Cómo se clasifica el inventario actual?
Por familia ( ) por proveedor ( ) por producto ( )
16.- ¿Desearía Ud. Realizar curso de manejo de sistema automatizado de inventario?
Si ( ) No ( )