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PORTADA
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA AL DEPARTAMENTO DE VENTAS Y
COBRANZAS DE LA EMPRESA TEXTIL SHINATEX S.A. UBICADA EN LA CIUDAD
DE QUITO, POR EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1 DE ENERO AL 31 DE
DICIEMBRE DEL 2013
AUTORA:
MIRIAM ALEXANDRA GUAÑO PÁRRAGA
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA
DIRECTORA:
DRA. MÓNICA NOBOA R.MSC
QUITO; DM, JULIO 2015
ii
Guaño Párraga, Miriam Alexandra (2015). Auditoría de Gestión aplicada
al Departamento de Ventas y Cobranzas de la empresa textil SHINATEX
S.A. ubicada en la ciudad de quito, por el periodo comprendido entre el 1
de enero al 31 de diciembre del 2013. Trabajo de investigación para optar
por el título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría, CPA. Facultad de
Ciencias Administrativas. Quito: UCE. 220 p.
iii
DEDICATORIA
Dedico esta Tesis a mi madre el ser más bello que Dios ha puesto en mi camino, por ser la
persona que me ha acompañado durante toda mi vida estudiantil, por brindarme su cariño y apoyo
incondicional, por cuidar de mí en la salud y enfermedad, por enseñarme a luchar con
perseverancia para alcanzar mis ideales y sueños, por darme fuerzas para seguir adelante y no
desmayar en los momentos más difíciles.
Miriam Alexandra Guaño Párraga
iv
AGRADECIMIENTO
Me gustaría agradecer a muchas personas que han formado parte de mi vida, por su amistad,
apoyo, ánimo y compañía. Si alguna vez leen este trabajo darles las gracias por formar parte de
mí, por todo lo que me han brindado y por todas sus bendiciones.
Agradezco en primer lugar a DIOS por permitirme seguir con vida y darme la oportunidad de
culminar mi carrera profesional dándome sabiduría y perseverancia a lo largo de mi vida
estudiantil.
A mis queridos padres Lina y Gustavo que supieron darme su apoyo incondicional, que han sido
mi inspiración y motor de vida para poder cumplir un sueño más en mi vida.
A mis hermanas Marjorie y Vanessa por ser mis pilares y compañeras en los buenos y malos
momentos.
A mi novio y amigos con quienes hemos caminado juntos para lograr nuestras metas,
compartiendo tiempos inolvidables.
A la Universidad Central del Ecuador, Escuela de Contabilidad y Auditoría y docentes, por
abrirme las puertas hacia la enseñanza ya que han contribuido en mi formación profesional.
Al Gerente y Contador de la Empresa SHINATEX S.A., por haberme permitido realizar mi
investigación, proporcionándome información necesaria para el desarrollo del presente trabajo.
Miriam Alexandra Guaño Párraga
v
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL
Yo, MIRIAM ALEXANDRA GUAÑO PÁRRAGA, en calidad de autor del trabajo de
investigación o tesis realizada sobre AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA AL
DEPARTAMENTO DE VENTAS Y COBRANZA DE LA EMPRESA TEXTIL SHINATEX
S.A. UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO, POR EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE
EL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013, por medio de la presente autorizo a la
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso de todos los contenidos que me
pertenecen o de parte de los que contiene esta obra, con fines estrictamente académicos o de
investigación.
Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente autorización,
seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8, 19 y
demás pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.
Quito, 13 de julio de 2015
vi
INFORME DEL DIRECTOR
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Por la presente, dejo constancia que he leído el Trabajo de Titulación presentada por la Señorita
MIRIAM ALEXANDRA GUAÑO PÁRRAGA para optar por el título profesional cuyo tema es:
“AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA AL DEPARTAMENTO DE VENTAS Y
COBRANZAS DE LA EMPRESA TEXTIL SHINATEX S.A. UBICADA EN LA CIUDAD DE
QUITO, POR EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1 DE ENERO AL 31 DE
DICIEMBRE DEL 2013” la misma que reúne los requerimientos, y los méritos suficientes para
ser sometida a evaluación por el tribunal calificador.
En la ciudad de Quito, a los 13 días del mes de Julio de 2015.
CI: 1711982502
vii
viii
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 1
CAPÍTULO I ................................................................................................................................ 3
GENERALIDADES ..................................................................................................................... 3
1.1. INTRODUCCIÓN.......................................................................................................... 3
1.2. La auditoría de Gestión en el mundo .............................................................................. 3
1.2.1. Influencia de la auditoría de Gestión en el Ecuador ........................................................ 4
1.3. ANTECEDENTES HISTÓRICOS ................................................................................. 5
1.3.1. Base Legal de la Empresa ............................................................................................... 6
1.3.2. Domicilio........................................................................................................................ 6
1.3.3. Reseña Histórica ............................................................................................................. 6
1.3.4. Misión de SHINATEX S.A. ........................................................................................... 7
1.3.5. Visión de SHINATEX S.A. ............................................................................................ 7
1.3.6. Objetivos de SHINATEX S.A. ....................................................................................... 7
1.3.6.1. Objetivo General de SHINATEX S.A. ........................................................................... 7
1.3.6.2. Objetivos Específicos de SHINATEX S.A. .................................................................... 7
1.3.7. Estrategias de SHINATEX S.A. ..................................................................................... 8
1.3.8. Principios Organizacionales ........................................................................................... 8
1.3.9. Servicios de la empresa SHINATEX S.A. ...................................................................... 8
1.3.10. Organigrama Estructural............................................................................................... 10
1.3.11. Responsabilidad Social Empresarial ............................................................................. 11
1.3.11.1. Con el Cliente Interno .................................................................................................. 11
1.3.11.2. Con el Medio Ambiente ............................................................................................... 11
1.3.11.3. Con la Sociedad ............................................................................................................ 11
1.3.11.4. Los Organismos de Control .......................................................................................... 11
1.4. Descripción del análisis FODA .................................................................................... 14
1.4.1. Oportunidades (Macro) ................................................................................................ 14
1.4.2. Amenazas (Macro) ....................................................................................................... 14
1.4.3. Fortalezas (Micro) ........................................................................................................ 15
1.4.4. Debilidades (Micro)...................................................................................................... 15
1.5. Análisis Externo ........................................................................................................... 15
1.5.1. Matriz FODA ............................................................................................................... 16
1.5.2. Matriz de Evaluación de los Factores Externos ............................................................ 17
ix
1.5.3. Matriz de Evaluación de los Factores Internos ............................................................. 18
1.5.4. Matriz de Aprovechabilidad ......................................................................................... 19
1.5.5. Matriz de vulnerabilidad ............................................................................................... 20
1.5.6. Situación de la empresa SHINATEX S.A. ................................................................... 21
1.5.7. Matriz de estrategias cruzadas ...................................................................................... 22
CAPÍTULO II ............................................................................................................................ 23
CONTROL INTERNO .............................................................................................................. 23
2. CONCEPTO ................................................................................................................. 23
2.1. IMPORTANCIA .......................................................................................................... 23
2.2. OBJETIVOS................................................................................................................. 24
2.3. CLASES ....................................................................................................................... 24
2.3.1. Control Interno Administrativo .................................................................................... 24
2.3.2. Control Interno Contable .............................................................................................. 24
2.4. MÉTODOS .................................................................................................................. 25
2.4.1. Narrativas ..................................................................................................................... 25
2.4.2. Cuestionarios ................................................................................................................ 26
2.5. SISTEMAS .................................................................................................................. 33
2.5.1. SISTEMA COSO ......................................................................................................... 33
2.5.2. SISTEMA COSO II ...................................................................................................... 35
2.5.3. COSO III ...................................................................................................................... 37
2.5.4. MICI L ......................................................................................................................... 42
2.5.5. SISTEMA (CORRE) .................................................................................................... 43
CONCEPTUALIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA DE GESTIÓN ................... 45
3. Auditoría de Gestión..................................................................................................... 45
3.1. Concepto de la Auditoría de Gestión ............................................................................ 45
3.2. Objetivos Especiales:.................................................................................................... 46
3.3. Tipos de Auditoría: ....................................................................................................... 46
3.3.1. Auditoría ...................................................................................................................... 46
3.3.1.1. Auditoría Financiera ..................................................................................................... 47
3.3.1.2. Auditoría Administrativa .............................................................................................. 47
3.3.1.3. Auditoría Operacional .................................................................................................. 47
3.3.1.4. Alcance ......................................................................................................................... 47
3.3.1.5. Propósito general .......................................................................................................... 48
3.3.1.6. Objetivos de la Auditoría de Gestión ............................................................................ 48
3.3.1.7. Componentes de la Auditoría de Gestión ..................................................................... 48
3.3.1.8. Principios Fundamentales ............................................................................................. 50
x
3.4. Indicadores ................................................................................................................... 50
3.4.1. Definición ..................................................................................................................... 50
3.4.2. Características que debe reunir un indicador ................................................................ 51
3.4.3. Características de la formulación de indicadores. ......................................................... 51
3.4.4. Clasificación de los Indicadores ................................................................................... 51
3.5. FASE I: Conocimiento Preliminar de la Auditoría de Gestión ..................................... 52
3.5.1. Planificación Preliminar ............................................................................................... 53
3.5.2. Riesgo de Auditoría ...................................................................................................... 54
3.5.2.1. Riesgo Inherente ........................................................................................................... 54
3.5.2.2. Riesgo de Control ......................................................................................................... 54
3.5.2.3. Riesgo de Detección ..................................................................................................... 55
3.5.2.4. Riesgo de Auditoría ...................................................................................................... 55
3.5.2.5. Planificación Definitiva de la Auditoría de Gestión ..................................................... 56
3.5.2.6. Procedimientos ............................................................................................................. 57
3.6. FASE II: Planificación de la Auditoría de Gestión: Revisión de procesos.................... 57
3.6.1. Evaluación del Control Interno Contable-Administrativo ............................................ 57
3.6.2. Riesgos en la Gestión de la empresa ............................................................................. 57
3.6.3. Muestra de Auditoría de Gestión .................................................................................. 59
3.6.4. Papeles de Trabajo en la Auditoría de Gestión ............................................................. 60
3.6.4.1. Contenido, manejo y custodia de los Papeles de Trabajo ............................................. 60
3.6.4.2. Características de los Papeles de Trabajo ..................................................................... 61
3.6.4.3. Propósito de los Papeles de Trabajo ............................................................................. 61
3.6.4.4. Clases de Papeles de Trabajo ........................................................................................ 62
3.6.4.5. Archivos de los Papeles de Trabajo .............................................................................. 62
3.6.4.6. Archivo Permanente ..................................................................................................... 63
3.6.4.7. Archivo de Planificación .............................................................................................. 63
3.6.4.7.1. Archivo Corriente ......................................................................................................... 63
3.6.5. Marcas de Auditoría ..................................................................................................... 63
3.6.6. Evidencia de Auditoría ................................................................................................. 64
3.6.7. Índice de Plan de Cuentas ............................................................................................. 64
3.7. FASE III: Ejecución de la Auditoría de Gestión ........................................................... 65
3.7.1. Evaluación de Contingencias Administrativas.............................................................. 66
3.7.2. Diseño e Implementación de Pruebas de Auditoría ...................................................... 66
3.8. FASE IV: Comunicación de Resultados ....................................................................... 67
3.8.1. Informe de Auditoría .................................................................................................... 67
3.8.1.1. Estructura del Informe de Auditoría ............................................................................. 67
xi
3.8.1.2. Informe de Auditoría basado en los modelos de Control Interno .................................. 69
3.9. FASE V: Seguimiento .................................................................................................. 69
3.9.1. Objetivo ........................................................................................................................ 69
3.9.2. Actividades ................................................................................................................... 70
CAPÍTULO IV ........................................................................................................................... 71
EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE
VENTAS Y COBRANZAS DE LA EMPRESA SHINATEX S.A. ......................................... 71
4. Introducción ................................................................................................................. 71
4.1. Carta de petición ........................................................................................................... 72
4.2. Propuesta de Auditoría ................................................................................................. 73
4.2.1. Oferta Profesional......................................................................................................... 73
4.2.2. Carta Propuesta de Trabajo ........................................................................................... 74
4.2.3. Propuesta de Trabajo .................................................................................................... 75
4.2.4. Contrato de Trabajo ...................................................................................................... 79
4.3. Orden de Trabajo .......................................................................................................... 83
4.4. Notificación de Inicio de Auditoría de Gestión ............................................................ 84
4.5. Papeles de Trabajo para la Auditoría de Gestión .......................................................... 85
4.5.1. Referencias Papeles de Trabajo .................................................................................... 85
4.6. Fase I :Conocimiento Preliminar de SHINATEX S.A. ................................................. 87
4.6.1. Programa de Revisión Preliminar ................................................................................. 87
4.6.2. Narrativa de Planificación Preliminar ........................................................................... 89
4.6.3. Conocimiento de la Empresa ........................................................................................ 91
4.7. Fase II :Planificación de la Auditoría de Gestión ....................................................... 117
4.7.1. Programación de la Auditoría de Gestión ................................................................... 117
4.7.2. Memorando de Planificación ...................................................................................... 119
4.7.3 Control Interno y Riesgo de Auditoría .............................................................................. 127
4.8. Fase III :Ejecución de la Auditoría de Gestión ........................................................... 132
4.8.1. Muestra de Auditoría de Gestión ................................................................................ 132
4.8.2. Análisis del Departamento de Cobranzas ................................................................... 132
4.8.2.2 Análisis y detalle de la Antigüedad de Cartera ........................................................... 153
4.8.2.3. Recomendaciones y Comentarios ............................................................................... 155
4.8.3. Análisis del Departamento de Ventas ......................................................................... 156
4.8.3.1. Prueba de Ventas ........................................................................................................ 170
4.8.3.2. Análisis y detalle de las facturas de ventas durante el período 2013 ........................... 173
4.8.3.3. Recomendaciones y Comentarios ............................................................................... 175
4.9. Fase IV Comunicación de Resultados ........................................................................ 176
xii
4.9.1. Informe Final de la Auditoría de Gestión ................................................................... 176
4.9.2. CARTA DE REPRESENTACIÓN ............................................................................ 177
CAPÍTULO V ........................................................................................................................... 186
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ...................................................................... 186
5.1. Conclusiones .............................................................................................................. 186
5.2. Recomendaciones ....................................................................................................... 188
BIBLIOGRAFÍA ....................................................................................................................... 189
ANEXOS ................................................................................................................................... 192
xiii
LISTA DE FIGURAS
Figura 1.1: Ubicación SHINATEX S.A……………………………………………….. ........................ 6
Figura 1.2: Estructura Orgánica………………………………………………………………. ............ 10
Figura 1.3: Análisis FODA…………………………………………………………………….. .......... 14
Figura 1.4: Matriz FODA………………………………………………………………..... .................. 16
Figura 1.5: Matriz de Evaluación de los Factores Externos…………………………………….. ......... 17
Figura 1.6: Matriz de Evaluación de los Factores Internos………………………………………. ....... 18
Figura 1.7: Matriz de Aprovechabilidad……………………………………………………………. ... 19
Figura 1.8: Matriz de Vulnerabilidad……………………………………………………………….. ... 20
Figura 1.9: Situación de la Empresa ………………………………………………………….. ........... 21
Figura 1.10: Matriz de EstrategiaCruzadas………………………………………………………… .... 22
Figura 2.1: Ejemplo de Narrativa………………………………………………………………… ....... 26
Figura 2.2: Ejemplo de Cuestionario de Control Interno……………………………………… ........... 28
Figura 2.3 Simbología de Flujogramas…………………………………………………………. ......... 30
Figura 2.4 Descripción de Símbolos…………………………………………………………. ............. 31
Figura 2.5: Ejemplo de Flujogramas………………………………………………………………. ..... 32
Figura 2.6: COSO I……………………………………………………………………………….. ...... 35
Figura 2.7: COSO II………………………………………………………………………………. ...... 37
Figrua 2.8: COSO III………………………………………………………………………………. ..... 42
Figura 2.9: CORRE……………………………………………………………………………….. ...... 44
Figrua 3.1: Marcas de Auditoría…………………………………………………………………. ....... 64
Figura 3.2: Estructura del Plan de Cuentas…………………………………………………….. .......... 65
xiv
ANEXOS
ANEXO A Proceso Ingreso de Cheques por Pago de Factura…………………………………193
ANEXO B Flujograma Proceso Ingreso de Cheques por Pago de Factura………….………....194
ANEXO C Proceso Compensaciones……… ………………………………………………….195
ANEXO D FlujogramaProceso Compensaciones…………………… ………………………...196
ANEXO E Proceso Postergación de Cheques Interesados…………………… ……………….197
ANEXO F Flujograma Proceso Postergación de Cheques Interesados ………………….…….198
ANEXO G Proceso Elaboración de Informes Semanales para Ventas………………………...199
ANEXO H Flujograma Proceso Elaboración de Informes Semanales para Ventas…………....200
ANEXO I Proceso Elaboración de Ficha Única de Clientes…………………………………....201
ANEXO J Flujograma Proceso Elaboración de Ficha Única de Clientes……………………...202
ANEXO K Proceso Investigación de Mercadeo…………...…………………………………...203
ANEXO L Flujograma Proceso Investigación de Mercadeo……...……………………………204
xv
RESUMEN EJECUTIVO
AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA AL DEPARTAMENTO DE VENTAS Y
COBRANZAS DE LA EMPRESA TEXTIL SHINATEX S.A. UBICADA EN LA CIUDAD
DE QUITO, POR EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1 DE ENERO AL 31 DE
DICIEMBRE DEL 2013
La Auditoría en su significado más amplio, representa la verificación de la información
financiera, Administrativa y Operacional, que se presenta debe ser confiable, evidente y
pertinente. Es examinar que todos los hechos, anómalos y sistematizaciones se den en la forma
como fueron considerados dentro de la planificación; que las políticas y lineamientos
determinados han sido observados y respetados; las mismas que deben cumplir con las
obligaciones fiscales, jurídicas y legales en general.
La Auditoría de Gestión en SHINATEX S.A., se realizará para evaluar el grado de eficiencia y
eficacia en el logro de los objetivos previstos por la organización y con los que se han manejado
los recursos.
En esta Auditoría, el enfoque integral se considera como una Auditoría de economía financiera y
también de Eficiencia.
La gestión comprende todas las actividades de SHINATEX S.A., al establecer los lineamientos
estratégicos como las metas, los objetivos, así como las evaluaciones del desempeño y también el
cumplimiento de las estratégicas, las mismas que garantizarán la supervivencia y el crecimiento
institucional.
PALABRAS CLAVES:
AUDITORÍA
GESTIÓN
CONTROL
EFICIENCIA
EFICACIA
ECONOMÍA
xvi
ABSTRACT
A MANAGEMENT AUDIT APPLIED TO THE DEPARTMENT OF SALES AND
COLLECTION OF THE TEXTILE COMPANY “SHINATEX S.A.” LOCATED IN THE
CITY OF QUITO, FOR THE PERIOD FROM JANUARY 1 TO DECEMBRER 31,2013
An audit in its broadest sense means to verify that the financial, operational and adninistrative
information presented is reliable, accurate and timely. It is to review the facts, phenomena and
operations that occur in the way they were planned; that policies and guidelines established have
been observed and respected; that comply with tax, legal and regulatory obligations in general.
The Management Audit at SHINATEX S.A. will be conducted to assess the efficiency and
effectiveness in achieving the objetives set by the organitation and those who have manage
resoursces.
This type of Audit is a comprehensive approach therefore it is considere dan audit of eonomy and
efficiency.
The management includes all activities SHINATEX S.A. wih involves setting goals and
objectives, and evaluating the company`s performance and compliance with an operational
strategy to ensure the survival and growth of the same.
KEYWORDS
AUDIT
MANAGEMENT
CONTROL
EFFICIENCY
EFFECTIVIVENESS
ECONOMY
1
INTRODUCCIÓN
La Auditoría de Gestión por su perspectiva envuelve una revisión sistémica de actividades de una
empresa basada en el cumplimiento de metas y objetivos, mismo que miden la eficacia, y, con
relación a la correcta utilización de los recursos nos ayudarán a mediar la eficiencia y la parte de la
economía.
El incremento de las situaciones de eficiencia y eficacia, así como las situaciones económicas,
establecen las categorías que pueden clasificarse en las áreas equívocas y la realización de las
mejoras en las operaciones.
Al equiparar las oportunidades para realizar mejoras, mediante el análisis de la información, se
realizarán entrevistas con funcionarios y/o empleados de la organización, así también fuera de ella,
se observará el proceso de operaciones, instruyendo el juicio profesional basado en la experiencia
de los auditores.
El presente trabajo de investigación consiste en la aplicación de la auditoría de gestión a la empresa
“SHINATEX S.A.”, durante el año 2013, con el fin de analizar la eficacia, eficiencia y economía
en los procedimientos y políticas establecidas para los Departamentos de Cobranzas y Ventas.
Esta tesis comprende cinco capítulos desarrollados en el siguiente orden: Generalidades, Control
Interno, Conceptualización y Planificación de la Auditoría de Gestión, Ejecución de la Auditoría de
Gestión en el Departamento de Cobranzas y Ventas, Conclusiones y Recomendaciones.
En el capítulo I, se presenta una breve introducción sobre la aplicación de la Auditoría de Gestión
en todo el mundo, en Ecuador y como se va a realizar la aplicación en esta empresa seleccionada.
Además contiene los antecedentes y la información general de la empresa que permitirá tener claro
todo el movimiento y actividades de la empresa.
El capítulo II está enfocado hacia el control interno, que durante todo el proceso de este trabajo
servirá de herramienta para el cálculo de riesgos y respaldo de las evidencias de auditoría, en base a
los sistemas de control interno existentes y vigentes.
El capítulo III detalla la conceptualización y la planificación de la práctica de una Auditoría de
Gestión, proporciona definiciones importantes sobre la ejecución y el informe final de auditoría
donde se presenta la información relevante identificada por el equipo de auditoría, documento que
contiene el dictamen del auditor.
2
El capítulo IV muestra la ejecución de la Auditoría de Gestión a la empresa “SHINATEX S.A.”, se
detalla la revisión de documentos utilizados para elaborar los registros contables pertinentes a cada
departamento, en esta ocasión se analizaron los Departamentos de Cobranzas y Ventas. En el
desarrollo de cada procedimiento de auditoría, se describen los elementos y los papeles de trabajo
que permiten observar y comprobar el cumplimiento de los procedimientos establecidos para cada
departamento. Se analizará en el Departamento de Cobranzas la antigüedad de las cuentas por
cobrar y como es la recuperación de la misma y en el Departamento de Ventas el registro de las
facturas y los clientes más frecuentes para verificar sus pagos y montos.
Finalmente, el capítulo V presenta las conclusiones y resultados encontrados después de la
ejecución de la Auditoría de Gestión y las recomendaciones que se pudieron observar en la revisión
y análisis del control de actividades que actualmente realizan SHINATEX S.A.
La finalidad principal es medir la eficiencia, eficacia y economía que tiene la empresa de acuerdo a
sus procedimientos y políticas establecidas y aplicadas hasta la actualidad.
3
CAPÍTULO I
GENERALIDADES
1.1. INTRODUCCIÓN
La Auditoría de Gestión hasta el día de hoy es un elemento vital para la toma de decisiones
gerenciales, permitiéndoles tener conocimientos a los ejecutivos que resuelven los problemas
económicos, sociales, así también los ecológicos, a través de análisis y diagnósticos con los que se
establecerán recomendaciones para las empresas.
Para que una empresa decida emprender una Auditoría de Gestión, primero debe analizar el estado
actual de la organización y como se ha ejecutado la gestión hasta ese momento. Es así, que los
auditores ayudarán a dar mejoras a la gestión y reajustar los procesos que estén deficientes.
Con el avance del desarrollo de esta Auditoría se va a conocer y revisar la veracidad de la
información, la eficiente utilización de los recursos, el logro efectivo de las metas establecidas, un
manejo adecuado de sus operaciones y una Gestión de calidad institucional.
En consecuencia es necesario realizar la aplicación de una Auditoría de Gestión al departamento de
ventas y cobranza de la empresa textil SHINATEX S.A., ubicada en la ciudad de Quito en el
periodo 2013, trabajo que va a permitir detectar el manejo de los controles internos, los problemas
o posibles deficiencias que se pueden presentar en el departamento, además se puede conocer como
establecer políticas y mejorar los controles que eviten cualquier fraude.
1.2. La auditoría de Gestión en el mundo
La Auditoría de Gestión en el mundo surge como el resultado al desarrollo social, al avance
tecnológico y también a la práctica productiva en un mundo cada vez más globalizado sin perder de
vista que en la auditoría de Gestión existe una contradicción muy esencial, lo general a establecerse
por los organismos competentes para dilucidar en este campo y así también lo particular que deben
tener estas auditorías a partir de las características estructurales y funcionales de cada objeto de
investigación. AL evaluar la gestión realizada en la planificación, control y uso de los recursos, se
comprueba el acatamiento de las disposiciones oportunas para la verificación de su racional
utilización y así contribuir a mejorar todas las actividades y las materias examinadas. Lograr a
través de la auditoría que la alta gerencia evalúe la efectividad, así como los procedimientos
seguidos y dirigidos en el cumplimiento de los objetivos fijados.
4
A partir de lo anteriormente expuesto, considerando que en el ambiente de las empresas se van
haciendo cada vez más grandes, enfrentan nuevos retos de forma precipitada y los funcionarios
altos de las empresas deben tomar decisiones en la redistribución de los recursos, puesto que, de
ellos dependerá el éxito de la empresa, tendrá como puntos claves la flexibilidad y adaptabilidad a
los procesos que se ejecutan se analizan en la Auditoría de Gestión.
Todo el que ha trabajado este tipo de auditoría en las organizaciones, conoce que ésta puede tomar
diferentes cursos de acción, dependiendo de la estructura orgánica de ésta, objeto, giro, naturaleza de
sus productos y servicios, nivel de desarrollo y, en particular, con el grado y forma de delegación de
autoridad. La conjunción de estos factores, tomando en cuenta los aspectos normativos y operativos,
las relaciones con el entorno y la ubicación territorial de las áreas y mecanismos de control
establecidos, constituyen la línea base que permitirá estructurar un plan de acción que será capaz de
estimular y promover el cambio personal e institucional necesarios para que un estudio de auditoria
se traduzca en un proyecto innovador y sólido. (Whittington & Pany, 2005, págs. 122-123)
Muchas son las causas que hacen insuficiente el número de las auditorías de gestión que se
realizan. La alta gerencia de las empresas no reconoce en esta auditoría como una aliada en el
cumplimiento de los objetivos económicos, sociales, así como los ambientales que ellos deben
cumplir.
A los auditores se les considera como los “buscadores de fraudes y errores” esos son los viejos
paradigmas. Es indiscutible en el tiempo los cambios económicos - sociales que se inician y el
desarrollo de la Auditoría de Gestión, estando entre las principales causas: Poca cultura de los altos
gerentes y ejecutivos sobre esta auditoría y sus ventajas.
Los estilos de dirección más modernos, en los cuales los ejecutivos están inmersos, buscan la
menor distancia posible entre la alta gerencia y la base. Esto involucra un nivel de desagregación y
es aquí donde la Auditoría de Gestión ayuda en la toma de decisiones a los ejecutivos, vigilando el
desempeño de los objetivos económicos, sociales y ecológicos. Sin embargo, existe una separación
entre las cualidades de dirección de la alta gerencia y la Auditoría de Gestión, se toma lo primero y
se desecha lo segundo, por lo que los ejecutivos están sobrecargados de trabajo, lo que impide
lograr los resultados que se esperan.
1.2.1. Influencia de la auditoría de Gestión en el Ecuador
La tarea de construir una sociedad económicamente equitativa requiere de normas sociales
que siempre busquen mejoras y un gobierno más eficaz, dentro del reto de la Gestión
Administrativa moderna. La supervisión de las empresas está dentro de la función de una
administración efectiva; en gran medida que contribuyan a la determinación y satisfacción de
5
muchos objetivos económicos, sociales y políticos emprendidos tarea que recae en el
administrador. En situaciones complejas, donde se requiera un gran acopio de recursos
materiales y humanos para llevar a cabo empresas de gran magnitud la administración ocupa
gran importancia para la realización de los objetivos. Este hecho acontece en la
Administración Pública ya que dado su importante papel dentro de la sociedad, siendo el eje
para el desarrollo económico, social del Ecuador, ya que de esta administración depende el
progreso del país en la esfera del esfuerzo colectivo donde la Administración adquiere su
significación más precisa y fundamental ya sea social, religiosa, política o económica, toda
organización depende de la administración para llevar a cabo sus fines o metas trazadas para
un corto o largo plazo. (Quintana O, 2011)
Esta investigación contiene el sustento teórico de los temas fundamentales que destacan a la
Auditoria de Gestión en las empresas públicas y privadas, ya que es el factor más significativo e
importante del que depende el éxito o fracaso que tenga la institución.
1.3. ANTECEDENTES HISTÓRICOS
SHINATEX S.A. es una empresa constituida en el año 2.006, bajo la Dirección de Alfred
Mortensen Lund, sus inicios se remontan al año 1978 año en el que el Sr. Alfred Mortensen Lund,
llega al país con la visión de crear nuevas fuentes de empleo y crea una empresa textil llamada
Industrial Politex, produciendo todo tipo de telas de punto, manteniéndose a la vanguardia con los
mejores precios del mercado, debido al poder económico que mantiene Politex en el sector textil se
crean dos compañías relacionadas a esta, por un lado se crea a SHINATEX S.A. empresa que se
dedicaría a la producción de las telas y las realización de los estampados y Resumin S.A. la
empresa que se encargaría de la Comercialización de la producción ecuatoriana así como la venta
de telas de importación.
Luego de varios años de trabajar bajo este sistema se decide que a partir de marzo del 2009,
SHINATEX S.A. realiza íntegramente las actividades de la cadena de valor, que incluye la
fabricación y comercialización de cada uno de los artículos textiles.
La empresa SHINATEX S.A. es una empresa dedicada a la Fabricación y comercialización de
varios tipos de telas y tejidos como; tejidos (telas) anchos de algodón, lana, lana peinada o seda,
incluidos los fabricados a partir de mezclas o de hilados sintéticos o artificiales. Siendo una
compañía de gran trascendencia nacional ya que sus inicios los da como Industrial Politex en el año
de 1978, es una de las pocas empresas del Sector Textil que ha podido mantenerse en el mercado
dadas los incidentes en el Sector Textil Ecuatoriano y el ingreso de telas de otros países
primordialmente la china que compiten en el país con menores costo, pero gracias a las normas de
calidad que maneja SHINATEX S.A., se ha mantenido dentro de las empresas de renombre en el
país.
6
1.3.1. Base Legal de la Empresa
SHINATEX S.A. se constituyó el 11 de octubre de2005, mediante escritura pública
otorgada en la Notaria Vigésima Novena, a cargo del Dr. Rodrigo Salgado Valdez e
inscrita en el Registro Mercantil el 22 de noviembre de 2005, bajo el No. 42340. Esta
empresa operó como maquiladora, arrendando la maquinaria textil para la elaboración de
tejidos de punto y los acabados a la Compañía Machequipment S.A., durante el año 2008.
Posteriormente, SHINATEX S.A., absorbió a Machequipment S.A., mediante escritura de
Fusión de Absorción otorgada el 10 de junio de 2008 e inscrita en el Registro Mercantil el
6 de febrero de 2009.
1.3.2. Domicilio
SHINATEX S.A. se encuentra ubicada en Ecuador, Provincia de Pichincha, Ciudad Quito,
en la Av. 6 de Diciembre 6695 y Abdón Calderón.
Figura 1.1 Ubicación SHINATEX S.A.
En “Industrial Politex”,2012,www.industrialpolitex.com
1.3.3. Reseña Histórica
“SHINATEX S.A. es una empresa constituida en el año 2.006, bajo la Dirección de Alfred
Mortensen Lund, sus inicios se remontan al año 1978 año en el que el Sr. Alfred Mortensen
Lund, llega al país con la visión de crean nuevas fuentes de empleo y crea una empresa
textil llamada Industrial Politex, produciendo todo tipo de telas de punto, manteniéndose a
la vanguardia con los mejores precios del mercado, debido al poder económico que
mantiene Politex en el sector textil se crean dos compañías relacionadas a esta, por un lado
se crea a SHINATEX S.A. empresa que se dedicaría a la producción de las telas y las
7
realización de los estampados y Resumin S.A. la empresa que se encargaría de la
Comercialización de la producción ecuatoriana así como la venta de telas de importación.
Luego de varios años de trabajar bajo este sistema se decide que a partir de marzo del
2009, SHINATEX S.A. realiza íntegramente las actividades de la cadena de valor, que
incluye la fabricación y comercialización de cada uno de los artículos textiles.
La empresa SHINATEX S.A. es una empresa dedicada a la Fabricación y comercialización
de varios tipos de telas y tejidos como; tejidos (telas) anchos de algodón, lana, lana peinada
o seda, incluidos los fabricados a partir de mezclas o de hilados sintéticos o artificiales.
Siendo una compañía de gran trascendencia nacional ya que sus inicios los da como
Industrial Politex en el año de 1978, es una de las pocas empresas del Sector Textil que ha
podido mantenerse en el mercado dadas los incidentes en el Sector Textil Ecuatoriano y el
ingreso de telas de otros países primordialmente la china que compiten en el país con
menores costo, pero gracias a las normas de calidad que maneja SHINATEX S.A., se ha
mantenido dentro de las empresas de renombre en el país” (Chicaiza, 2015)
1.3.4. Misión de SHINATEX S.A.
Desarrollar, innovar, producir y comercializar productos de excelente calidad que cumplan con las
expectativas de nuestros clientes, reflejo de nuestro arduo esfuerzo por incrementar la
competitividad y productividad.
1.3.5. Visión de SHINATEX S.A.
Ser una entidad líder a nivel Nacional en productos mediante la creatividad, mejora continua,
flexibilidad en sus procesos, con personal motivado y calificado.
1.3.6. Objetivos de SHINATEX S.A.
1.3.6.1. Objetivo General de SHINATEX S.A.
Conocer y analizar el mercado de telas que fábrica SHINATEX S.A. y su composición, con el
objeto de incrementar las ventas optimizando la maquinaria existente, desarrollando nuevos
productos, nuevos clientes, nuevos mercados, y mejorando las políticas de ventas a través de
procesos estratégicos.
1.3.6.2. Objetivos Específicos de SHINATEX S.A.
a) Entregar productos competitivos que satisfagan las necesidades de los clientes.
b) Posicionar la marca “POLITEX” en el País.
c) Ampliar portafolio de proveedores calificados nacional e internacionales.
d) Mantener un eficiente control del sistema administrativo financiero.
8
e) Mantener buenas relaciones con grupos de interés externos.
f) Elevar Clima laboral de la empresa.
g) Disponer de tecnología acorde a la línea de negocio.
h) Maximizar la rentabilidad.
i) Contar con Capital de Trabajo oportuno en condiciones favorables.
j) Contar con una Planificación estratégica.
1.3.7. Estrategias de SHINATEX S.A.
a) Conocer y analizar, los volúmenes de compra de nuestros principales clientes del
Ecuador.
b) Analizar nuestra competencia, desmenuzando sus costos y sus componentes.
c) Incrementar nuestra base de datos de potenciales clientes por línea de producto, con el
objeto de encontrar los nichos de mercado, que permitan vender nuestros productos.
d) Desarrollar nuevos productos basados en la moda y diseño actuales.
e) Analizar las estadísticas de importación de hilazas y tejidos de la base de datos de las
cámaras de comercio y de la cae y hacer un análisis por medio del departamento de
ventas.
1.3.8. Principios Organizacionales
Lealtad: Nuestro personal se ha comprometido a defender lo que creemos y a quien
creemos aun en circunstancias cambiantes.
Liderazgo: Involucra al personal dentro de la organización para que desempeñe
voluntariamente sus actividades, en logro de los objetivos del grupo.
Toma de decisiones: Nuestro personal se encuentra calificado y preparado para
resolver problemas y proponer alternativas para el cambio.
Honestidad: La calidad humana de nuestro personal que determina a elegir y actuar
siempre con base en la verdad y justicia.
Compromiso con el cliente: La calidad de nuestros productos textiles se debe a la
innovación, capacidad de adaptación, brindando un servicio personalizado cumpliendo
con los plazos de ejecución y precios del mercado.
1.3.9. Servicios de la empresa SHINATEX S.A.
SHINATEX S.A. se dedica a la fabricación y comercialización de hilos y fibras, así como de todo
tipo de tejidos a base de fibras naturales, artificiales, sintéticas; a realizar tratamientos de fibras
textiles y acabados de tejidos tales como tintura, termo fijado, estampado, perchado, esmerilado.
9
El material que se emplea para la producción de los artículos es 100% poliéster. La excelencia en la
producción se puede observar en el peso, ancho, estabilidad de cada uno de ellos, esto ha permitido
que sean aplicables para el uso requerido en cada una de las diferentes líneas.
SHINATEX S.A. tiene 3 líneas de producción que son:
Maquinaria Ketten
Maquinaria Raschel
Maquinaria Circular
En estas líneas de producción se elaboran una serie de telas para los siguientes fines:
Deportivos
Industriales
Randas y encajes
Tapicería
Toldos y visillos
A continuación se detallan las principales telas de la compañía, la línea a la que pertenecen, así
como un breve detalle de su utilización:
Kiana.- Línea de ropa casual, se emplea en la confección de camisetas, forro de
vestidos.
Eder, Tottory, Ulises, Zico, San Silvestre.- Línea de ropa deportiva, se emplea en la
confección de camisetas, pantalones, suspensorios, calentadores.
Velo Suizo, Cofán.- Línea de toldos, se emplea en la confección de toldos y visillos.
Damasco, Crinolina.- Línea industrial y tapicería, se utiliza en la confección de forros
para asientos de vehículos, construcción de recubrimientos de paredes, fabricación de
mosaicos.
Arabelina.- Línea industrial y ropa de vestir, se utiliza en la confección de peluches,
pantuflas, salidas de cama, forros para chompas, pijamas, entre otras.
10
1.3.10. Organigrama Estructural
Figura 1.2 Estructura Orgánica Shinatex S.A.
11
1.3.11. Responsabilidad Social Empresarial
1.3.11.1. Con el Cliente Interno
SHINATEX S.A., se preocupa en gran medida de su personal, dentro de las facilidades que
presta esta:
a) Afiliación a Comisariato con cupo de crédito mensual.
b) Servicios médicos prestados por la empresa.
c) Controles odontológicos anuales.
d) Entrega de 1 quintal de arroz trimestral a cada uno de sus colaboradores.
e) Ayuda total o parcial para capacitaciones y cursos que su personal solicite.
f) Agasajos y programas en los cuales se motiva al personal.
1.3.11.2. Con el Medio Ambiente
SHINATEX S.A., siempre está pendiente del control y las normas ambientales trabajando
conjuntamente con empresas especializadas en el tema y con asesores externos tales como:
a) Aldir colaboradores de la secretaria de medio ambiente.
b) Ing. Telmo Moreno Consultor.
c) Departamento de petróleos, energía y contaminación “DPEC” Consultores
Externos.
d) Eismaster Consultores Externos.
e) Haswat (Gestores Ambientales)
f) Biafactor (Gestores Ambientales)
1.3.11.3. Con la Sociedad
SHINATEX S.A., colabora con varios sectores de nuestra sociedad:
a) Donación de telas para equipos barriales y programas sectoriales.
b) Donación de equipos de cómputo a escuelas y colegios de escasos
recursos.
1.3.11.4. Los Organismos de Control
SHINATEX S.A. está sujeta a la vigilancia y control de los siguientes organismos:
Superintendencia de Compañías.- Según la Constitución se expresa:
“La Superintendencia de Compañías es el organismo técnico y autónomo que
vigila y controla la organización, actividades, funcionamiento, disolución y
12
liquidación de las compañías, en las circunstancias y condiciones establecidas
por la ley”. (Superintendencia de Compañías, 2015)
SHINATEX S.A. fue designada por el SRI como Contribuyente Especial y
cumple la normativa vigente.
Cámara de Comercio de Quito.- En la Ley de Compañías se estipula lo
siguiente:
“La inscripción en el registro mercantil surtirá las mismos efectos que la
matrícula de comercio. Por lo tanto queda suprimida la obligación de inscribir
a las compañías en el libro de matrículas de comercio.” (Salcedo, 2013)
El Código de Comercio sólo queda como ley supletoria de la Ley de
Compañías y el único organismo controlador de las compañías mercantiles es
la Superintendencia de Compañías.
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.- “El IESS es una entidad pública
descentralizada, tiene autonomía y su función es la prestación del Seguro
General Obligatorio en todo el territorio nacional. Es el organismo encargado
de brindar seguridad social, cobertura médica de sus afiliados, otorgar
préstamos hipotecarios y quirografarios y el ingreso de pensiones jubilares a
los trabajadores.” (Revista judicial derecho Ecuador, 2013)
SHINATEX S.A. afilia a los trabajadores en el momento de su ingreso a la
empresa y a través del aviso de entrada se hace la legalización en los 15 días
posteriores a su ingreso.
Ministerio de Trabajo.- “Esta institución ejerce las políticas laborales,
fomenta la relación entre oferta y demanda laboral, protege los derechos del
trabajador y administra el talento humano del sector público” (Ministerio de
Trabajo, 2013)
SHINATEX S.A legaliza los Contratos y Actas de Finiquito en el Ministerio de
Trabajo para garantizar las relaciones entre patrono y empleado.
Servicio de Rentas Internas.- “El Servicio de Rentas Internas se basa en los
principios de justicia y equidad, por la existencia de una alta evasión tributaria.
Esta entidad contribuye a la construcción de la ciudadanía fiscal, mediante el
control en el cumplimiento de las obligaciones tributarias de los contribuyentes
13
identificados por el Registro Único de Contribuyentes, para garantizar una
recaudación efectiva destinada al fomento de la cohesión social”
(Revista judicial derecho Ecuador, 2013)
SHINATEX S.A. cumple con todas las obligaciones tributarias que exige el
SRI en las fechas establecidas tales como: Declaraciones de Impuestos
Mensuales, Anexos Transaccionales, RDEP, APS.
Ministerio del Ambiente.- “El Ministerio se encarga de recopilar la
información de carácter ambiental como un instrumento para educar a la
población sobre los recursos naturales y la biodiversidad que posee el país, y la
manera más adecuada para conservar y utilizar oportunamente estas riquezas.”
(Ministerio del Ambiente, 2015)
SHINATEX S.A. se involucra en el cuidado del Medio Ambiente y Trabaja
conjuntamente con Asesores especialistas en el tema con el fin de contribuir en
el cambio y crear conciencia en la humanidad.
Consejo Nacional de Control de Sustancias Estupefacientes y
Psicotrópicas (CONSEP).- “Las funciones de esta entidad son formular y
vigilar el cumplimiento del plan nacional con sus estrategias y programas para
la prevención del uso indebido de drogas. Además, orientan y supervisan las
campañas concernientes al consumo y tráfico de las sustancias que están
obligadas a fiscalización” (CONSEP, 2004)
Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de Quito.- El trabajo del
“Cuerpo de Bomberos, se fundamenta en la Ley de Seguridad Nacional, Ley de
Defensa Contra Incendios y otros reglamentos acordes a la aplicación de sus
servicios, dentro de sus principales funciones están el combate de incendios, el
rescate y salvamento, controla los incidentes con materiales peligrosos y
atención de emergencias”
(Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de Quito, 2013)
SHINATEX S.A. se preocupa del personal y la empresa es por ello que trata de
evitar cualquier desastre que se pudiera producir, es por ello que existen
charlas constantes por parte del Cuerpo de Bomberos sobre la manera de
prevenir posibles accidentes a los que estamos expuestos.
14
1.4. Descripción del análisis FODA
Figura 1.3 Análisis FODA
Es una herramienta que facilita el análisis del ambiente de la organización, describiendo la
situación interna de la empresa como son las Fortalezas y Debilidades y aclara la situación externa
por medio del estudio de las condiciones positivas o negativas, que podrían afectar a la empresa
conocida como Amenazas y beneficiarla como Oportunidades.
“Las fortalezas y debilidades son parte del mundo interno de la empresa, en donde puede influirse
directamente en el futuro. Las oportunidades y amenazas tienen lugar en el mundo externo de la
empresa o institución, que no es controlable pero sin influir. Por lo tanto en el Análisis Externo: Se
identifican las Oportunidades y Amenazas” (Bernal, César A., 2013, pág. 58)
1.4.1. Oportunidades (Macro)
“Son aquellas circunstancias o situaciones del entorno (fuerzas que surgen desde
fuera de las fronteras de una organización, pero que afectan decisiones y acciones
internas, así como sus actividades y desarrollo), son potencialmente favorables para
la institución que deseamos estudiar” (Johnson, 2008, págs. 215-216).
Puede consistir en una necesidad del mercado aun no cubierta o una tendencia en el entorno que
puede permitir mejorar la posición de la organización, correspondiendo a aspectos del entorno que
pueden ser aprovechados ventajosamente.
1.4.2. Amenazas (Macro)
“Son aquellas circunstancias o situaciones del entorno desfavorables para la empresa
que pueden afectar negativamente la marcha de la institución, de no tomarse las
FORTALEZAS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
DEBILIDADES
POSITIVO NEGATIVO
15
medidas necesarias en el momento oportuno. Si la gerencia no toma una determinada
acción estratégica ante esta tendencia desfavorable, que proviene del entorno, puede
llevarla a su estancamiento o incluso su desaparición” (Johnson, 2008, pág. 217).
Análisis Interno: Se analizan las Fortalezas y Debilidades.
1.4.3. Fortalezas (Micro)
“Es un recurso de tipo interno que posee la institución en mejores condiciones que su
competencia y que la hacen tener ventaja sobre los demás, y por lo tanto la hace
rigurosa en su accionar. La Institución puede emplear estos elementos para lograr sus
objetivos y mejorar su posición competitiva en el mercado. Son aquellos aspectos
internos en los que somos fuertes y que debemos mantener o mejorar para
posicionarnos adecuadamente en el mercado” (Johnson, 2008, pág. 218)
1.4.4. Debilidades (Micro)
“Son limitaciones, defectos o inconsistencias en la institución, que constituyen un
obstáculo para la consecución de los objetivos y una merma en la calidad de la
Gestión. Son recursos de tipo interno que poseen las instituciones y que por el solo
hecho de poseerlo la hacen vulnerable en su accionar en relación a su competencia.
Aspectos internos en los que debemos mejorar para lograr una posición más
competitiva” (Johnson, 2008, pág. 219).
La organización debe tratar de llevar a cabo estrategias que obtengan beneficios de las fortalezas
internas, que aprovechen las oportunidades externas, que mitiguen las debilidades internas y eviten
o aminoren el impacto de las amenazas externas. A continuación se describe la matriz FODA
1.5. Análisis Externo
A continuación se presenta el FODA de la empresa SHINATEX S.A., basado en la situación actual
del diagnóstico interno y externo.
16
1.5.1. Matriz FODA
MATRIZ FODA
FACTORES INTERNOS FACTORES EXTERNOS
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
F1 Productos de exclusividad que satisfacen
los requerimientos de los clientes
O1 Se conoce la demanda del mercado
F2 Maquinaria con una capacidad
productiva aceptable
O2 Incrementar participación en el
mercado por la salida de
competidores
F3 Experiencia en el manejo del Negocio O3 Existen temporadas altas de
consumo de telas (inicio de clases,
invierno, deportes)
F4 Tener clientes potenciales O4 Contratación de personal motivado
y comprometido con la empresa
F5 Inmueble apto para el desarrollo de la
empresa
O5 Nuevos diseños de telas y constante
innovación por parte de la
empresas textiles
DEBILIDADES AMENAZAS
D1 Falta de normas ISO que certifiquen la
calidad de los productos
A1 Falta de apoyo del Gobierno en el
sector textil
D2 Maquinarias con bajo nivel de tecnología A2 Contrabando de telas ingresando a
menor precio
D3 Alta dependencia Gerencial A3 Competidores venden a precios
más bajos en productos que no son
de exclusividad
D4 El nivel directivo no es profesional A4 Tendencia al crecimiento de
precios de la importación de hilos
D5 Recurso humano poco eficiente A5 Desconfianza hacia el sistema
político-financiero del país
Figura 1.4 Matriz FODA
17
1.5.2. Matriz de Evaluación de los Factores Externos
Figura 1.5 Matriz de Evaluación de los Factores Externos
18
1.5.3. Matriz de Evaluación de los Factores Internos
Figura 1.6 Matriz de Evaluación de los Factores Internos
19
1.5.4. Matriz de Aprovechabilidad
Figura 1.7 Matriz de Aprovechabilidad
ÍNDICE DE POTENCIALIDAD = 97
.= 77,60% 5 5 5
20
1.5.5. Matriz de vulnerabilidad
Figura 1.8 Matriz de Vulnerabilidad
ÍNDICE DE VULNERABILIDAD = 79
.= 63,20% 5 5 5
21
1.5.6. Situación de la empresa SHINATEX S.A.
Figura 1.9 Situación de la Empresa
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
70,00%
80,00%
90,00%
100,00%
0,00%10,00%20,00%30,00%40,00%50,00%60,00%70,00%80,00%90,00%100,00%
Atr
acti
vid
ad (
O y
A)
(de
ma
nd
a d
e n
ue
stro
s p
rod
uct
os
y/o
se
rvic
ios)
Competitividad (F y D) (nivel de bondad en lo que hacemos)
SITUACIÓN DE LA EMPRESA SHINATEX S.A.
Penetración en el mercado
22
FORTALEZAS DEBILIDADES
F1Productos de exclusividad que satisfacen los
requerimientos de los clientesD1
Falta de normas ISO que certifiquen la
calidad de los productos
F2Maquinaria con una capacidad productiva
aceptableD2 Maquinarias con bajo nivel de tecnología
F3 Experiencia en el manejo del Negocio D3 Alta dependencia Gerencial
F4 Tener clientes potenciales D4 El nivel directivo no es profesional
F5Inmueble apto para el desarrollo de la
empresaD5 Recurso humano poco eficiente
OPORTUNIDADESESTRATEGIAS (FO) PARA MAXIMIZAR F
y O
ESTRATEGIAS (DO) PARA MINIIMIZAR
D y MAXIMIZAR O
Se conoce la demanda del mercado O1
Diseñar un estudio de mercado para
identificar nuevos segmentos de mercado,
aprovechando la confianza de la comunidad.
Elaborar y socializar el plan estratégico a los
clientes internos y externos de la empresa, a
fin de dar a conocer los objetivos
corporativos y estratégicos; y, los procesos
gobernantes, agregadores de valor y
habilitantes, para captar nuevos segmentos
de mercado.
Incrementar participación en el mercado por
la salida de competidoresO2
Incrementar la productividad de la empresa
para mantener niveles elevados de solvencia
económica y liquidez, que hagan más fuerte y
competitiva a la empresa.
Diseñar un Sistema de Gestión de Calidad
bajo la metodologia de la Norma ISO
9001:2008, para optimizar los recursos
humanos, materiales, tecnológicos y
financieros; a fin de entregar productos y
servicios de calidad.
Existen temporadas altas de consumo de
telas (inicio de clases, invierno, deportes)O3
Contratación de personal motivado y
comprometido con la empresaO4
Nuevos diseños de telas y constante O5
AMENAZASESTRATEGIAS (FA) PARA MAXIMIZAR F
y MINIMIZAR A
ESTRATEGIAS (DA) PARA MINIMIZAR D
y A
Falta de apoyo del Gobierno en el séctor
textilA1
Implementar un plan de marketing, que
contribuya con el crecimiento del nivel de
venta y la utilidad de la empresa.
Realizar el plan de financiamiento de la
empresa para evitar el incremento de la
cartera de crédito.
Contrabando de telas ingresando a menor
precioA2
Elaborar estrategias de promoción que
persuadan al cliente al consumo de los
productos que ofrece la empresa, para
mantener elevados niveles de ventas,
estabilidad productiva y económica.
Implementar un plan de incentivos en la
empresa para motivar a los empleados con
recompensas que los haga permanecer por
mucho más tiempo en la empresa, para elevar
su nivel de compromiso, productividad,
competitividad y confianza en la empresa.
Competidores venden a precios mas bajos en
productos que no son de exclusividadA3
Tendencia al crecimiento de precios de la
importación de hilosA4
Desconfianza hacia el sistema político-
financiero del paísA5
MATRIZ ESTARTEGIAS CRUZADAS
FACTORES
INTERNOS
FACTORES
EXTERNOS
FO =
DO =
FA =
DA = Disminuir las debilidades para evitar las amenazas
INTERPRETACION ESTRATEGIAS
Utilizar las fortalezas para aprovechar las
oportunidades
Superar las debilidades, aprovechando las
oportunidades
Aprovechar las fortalezas para disminuir las
amenazas
1.5.7. Matriz de estrategias cruzadas
Figura 1.10 Matriz de Estrategias Cruzadas
23
CAPÍTULO II
CONTROL INTERNO
2. CONCEPTO
Control Interno, es una expresión que utilizamos con el fin de describir las acciones adoptadas por
los directores de entidades, gerentes o administradores, para evaluar y monitorear las operaciones
en sus entidades. En el control interno se analiza el plan de la organización, como se maneja la
gestión de acuerdo a sus políticas y reglamentos con el propósito de asegurar los activos con los
que cuenta la empresa y medir la eficiencia de cada proceso ejecutado.
“El Control Interno se expresará a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y
administración de las respectivas entidades y se cumplirá en toda la escala de la estructura
administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y
evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de
sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal” (Isaza
S, 2012, pág. 96)
2.1. IMPORTANCIA
Depende del tamaño de la empresa para implementar un sistema de control interno adecuado. De
esta manera, el sistema deberá ser moderno no tan complejo, y esto se realizará evaluando el
funcionamiento de la organización y que tan complejo es su movimiento.
El Control Interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la empresa,
fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y financieros que ayudan a que
la empresa realice su objeto. Es una herramienta para detectar inconsistencias y errores
significativos especialmente en el nivel de autoridad, la administración del personal, los métodos y
sistemas contables para que así el auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones y manejos
empresariales.
El control interno nace de la necesidad de cometer menos errores en los procesos de evaluación,
con el propósito de disminuir significativamente los riesgos que se puedan presentar en el
funcionamiento de una empresa sea esta pública, privada, con o sin fines de lucro.
24
2.2. OBJETIVOS
Promover la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones bajo principios éticos y
transparencia;
Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad en la información;
Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad legal.
2.3. CLASES
El Control Interno incluye controles que pueden ser catalogados como contables o administrativos.
La clasificación entre controles contables y controles administrativos varía de acuerdo a las
circunstancias individuales.
2.3.1. Control Interno Administrativo
Los controles administrativos son los que se aplican a todas las actividades de la empresa
entre estos el plan de organización, los métodos y los procedimientos relacionados con el
cumplimiento eficiente de operaciones y políticas de la empresa; además este tipo de
control interno tiene relación indirecta con los procesos y registros financieros, incluye
análisis estadísticos, reportes de operaciones y controles de calidad.
El control administrativo se establece en el SAS-1 de la siguiente manera:
El control administrativo incluye, pero no se limita a los planes elaborados por la
organización, considerando los procedimientos y registros de acuerdo a los procesos que se
realizan para la autorización de operaciones por la administración. Esta autorización es una
función de la administración asociada directamente con la responsabilidad de lograr los
objetivos de la organización y es el punto de partida para establecer el control contable de
las operaciones. (Bustos R, 2012)
2.3.2. Control Interno Contable
Al referirse al control interno contable también se toma en cuenta el plan de la organización como
las actividades que se ejecutan para asegurar el mantenimiento y conservación de los activos que
posee la empresa, directamente a la confiabilidad de la información financiera. En el control
contable también se analizan el sistema de autorizaciones y aprobaciones con el respaldo de
registros y reportes contables en las operaciones de salvaguardia de activos y auditoría interna.
El control contable está descrito también el SAS Número 1 así:
En el control contable se analiza el plan de la organización y todas las actividades que se ejecutan y
que se relacionen con la protección de los activos y la confiabilidad de los registros financieros y por
consiguiente se diseñan para prestar seguridad razonable de que:
a. Las actividades se realicen con el respaldo de las debidas autorizaciones emitidas por la
administración.
b. Se registren las operaciones como sean necesarias para 1) permitir la preparación de estados
financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados o con
cualquier otro criterio aplicable a dichos estados, y 2) mantener la contabilidad de los activos.
c. Tener un acceso restringido hacia los activos de parte de la administración, este accesos se
obtiene a través de autorizaciones.
25
d. El proceso de registros de los activos en la contabilidad se comparan a intervalos razonables
con los activos existentes y se toma la acción adecuada respecto a cualquier diferencia.
(Bustos R, 2012)
2.4. MÉTODOS
2.4.1. Narrativas
“Es la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las características del
sistema de Control Interno para las distintas áreas clasificadas por actividades, mencionando
los registros y formularios que intervienen en el sistema. Puede ser aplicado en auditorías de
pequeñas empresas, requiere que el auditor que realiza el relevamiento tenga la suficiente
experiencia para obtener la información que le es necesaria y determinar el alcance del
examen” (Sigcho A, 2015)
Las descripciones narrativas fundamenta la presentación en forma de relato, las actividades de la
empresa enseñan las sucesiones en cada operación, todos los involucrados anuncian, los informes
que proyectan de cada análisis, sin la utilización y manejo de gráficos.
Son trascendentales las expresiones a emplear y la forma de introducir el conocimiento adquirido
de la técnica a los papeles de trabajo, del modo que no resulte complejo el alcance de la
representación de la información emitida.
Este procedimiento del diseño de las narrativas o cuestionarios descriptivos, se forma de una serie
de preguntas; las respuestas detallan aspectos explicativos de los diferentes controles que se
ejecutan en una empresa, conteniendo los límites de la autoridad, de tal manera que comprueben
los controles y los formularios que se utilizan, la cantidad de los ejemplares, la forma de archivar y
la presencia de las operaciones que se deben realizar.
26
EJEMPLO:
MG & ASOCIADOS
NARRATIVA
Procedimiento: Entrevista con el jefe de cartera
Cliente: SHINATEX S.A.
Responsable: Miriam Guaño
Cargo: Jefe de Equipo de Auditoría
Fecha: 15 de noviembre de 2014
Elaborado por:
Revisado por:
Supervisado por:
Figura 2.1 Ejemplo de Narrativa
2.4.2. Cuestionarios
Según (Contraloría General del Estado, 2003) establece que:
Este método consiste en diseñar cuestionarios con base a preguntas que deben ser contestadas por
los funcionarios y personal responsable de las distintas áreas de la empresa bajo examen. Las
preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta afirmativa indique una debilidad o un
aspecto no muy confiable. Normalmente, el auditor obtiene las respuestas de los funcionarios
mediante una entrevista tratando de obtener la mayor evidencia. El auditor debe obtener evidencia y
otras pruebas por medio de procedimientos alternativos que le permitan determinar si realmente se
llevan a la práctica los procedimientos que la empresa tiene previstos. La aplicación de cuestionarios
permite servir de guía para el relevamiento y la determinación de las áreas críticas de una manera
uniforme, facilitando la preparación de las cartas de control interno. (p. 46)
27
Este documento está constituido por varias listas de preguntas que deben ser contestadas por los
funcionarios o empleados de la entidad bajo revisión o que el auditor mismo contesta durante el
curso de la auditoría basado en sus observaciones.
Las preguntas del cuestionario sobre control interno deben ser formuladas de manera que la
respuesta sea “si” o “no”. Sin embargo, algunas preguntas, por su naturaleza requieren
observaciones con más detalles. El formato del cuestionario se presenta en forma de columna con
espacios para respuestas “si”, “no”, o “n/a” (no aplica) y para observaciones, las preguntas siguen un
orden lógico y definido. (Peña P, 2010, pág. 230)
Los auditores deben seleccionar los distintos cuestionarios previamente impresos, aplicables a la
empresa (sobre los tipos de activos, pasivos y operaciones de la empresa) agregando cualquier otra
pregunta considerada pertinente.
Cuando el auditor contesta el cuestionario por medio de una entrevista con uno o más funcionarios
de la empresa, debe tomar en cuenta la necesidad de confirmar la veracidad de las respuestas dadas.
Los funcionarios responden de la manera más favorable para la empresa a las preguntas sobre el
control interno, aunque podrían no responder con franqueza. Por lo tanto, es necesario determinar
si las respuestas favorables se aplican en la práctica, sin confiar completamente en las respuestas.
La correcta aplicación de los cuestionarios de control interno, consiste en una combinación de
entrevistas y observaciones; por lo tanto, es esencial que el auditor entienda perfectamente los
propósitos de las preguntas del cuestionario.
Al utilizar el método de cuestionario se debe considerar:
Elaborar previamente una relación de preguntas sobre los aspectos básicos de las normas, procesos,
procedimientos u operaciones a investigar y a continuación se procede a obtener las respuestas a las
preguntas.
Formular preguntas de tal forma que una respuesta negativa advierta debilidades en el control
interno.
Las preguntas son las herramientas principales de una entrevista
Las preguntas se inician por lo genérico, hasta llegar a lo específico y deben ser secuenciales y
lógicas.
Usar palabras tipo pregunta: Cómo, dónde, qué, quién, cuándo
Las preguntas deben ser cortas, con un lenguaje fácil de entender.
Evitar preguntas negativas, hipotéticas, ambiguas. (Peña P, 2010, pág. 231)
28
Ejemplo de Cuestionario de Control Interno
EMPRESA "SHINATEX S. A.”
PERÍODO DE EVALUACIÓN: 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE
COMPONENTE: ENTREVISTADO:
SUBCOMPONENTE:
CARGO: ÁREA: FECHA:
Figura 2.2: Ejemplo de Cuestionario de Control Interno
En:” Auditores, Contadores y Consultores Financieros”,2015, www.auditoresycontadores.com
29
Flujogramas
Según (Contraloría General del Estado, 2003) establece que:
Consiste en describir objetivamente la estructura orgánica de las áreas de la auditoría, así como los
procedimientos a través de distintos departamentos y actividades; sus principales ventajas son:
identificar la existencia o ausencia de controles financieros y operativos. Permitir al auditor apreciar
en forma panorámica los distintos procedimientos que se combinan e identificar las desviaciones de
procedimientos.
Se trata de la representación gráfica del flujo de documentos, de las operaciones que se realicen con
ellos y de las personas que intervienen por medio de un diagrama de flujo.
La información que debe formar parte de un diagrama de flujo, es:
Los procedimientos para iniciar la acción, como la autorización del suministro, imputación a centros
del coste, entre otros.
La naturaleza de las verificaciones rutinarias, como las secuencias numéricas, los precios en las
solicitudes de compras, entre otros.
La división de funciones entre los departamentos
La secuencia de las operaciones
El destino de cada uno de los documentos (y sus copias)
La identificación de las funciones de custodia, entre otros.
La técnica de flujo diagramación, es una herramienta valiosa para el entendimiento e identificación
de áreas débiles (deficiencias) y fuertes (controles clave) en la estructura de un sistema de
controles.
El propósito de un flujograma es ilustrar en forma gráfica la forma como se tramita un conjunto de
operaciones y procedimientos dados en un sistema.
Para la elaboración de los flujogramas se deben observar los siguientes aspectos:
Los procedimientos deben describirse secuencialmente a través del sistema
Describir los documentos que tengan incidencia contable
Demostrar cómo se llevan los archivos y cómo se preparan los informes con
incidencia contable
Demostrar el flujo de documentos entre las distintas unidades de la organización
Identificar el puesto y quién efectúa el procedimiento
Para identificar los controles principales, el auditor recogerá toda la información pertinente
relacionada con las transacciones, como la documentación y formatos.
Para elaborar y actualizar los flujogramas, se obtendrá la información basándose en entrevistas con
el personal de la organización o área administrativa u operativa, sobre los procedimientos seguidos
y revisando los manuales de procedimientos en caso de existir.
Los flujogramas permiten al auditor:
Simplificar la tarea de identificar el proceso
30
Orientar la secuencia de las actividades con criterio lógico, pues sigue el curso
normal de las operaciones.
Unificar la exposición con la utilización de símbolos convencionales con las
ventajas para el usuario.
Visualizar la ausencia o duplicación de controles, autorizaciones, registros,
archivos.
Facilitar la supervisión a base de las características de claridad simplicidad,
ordenamiento lógico de la secuencia.
Comprobar el funcionamiento del sistema en aquellos pasos que no estén
debidamente aclarados, con el objeto de que el diagrama este de acuerdo con el
funcionamiento real.
Verificar el flujograma levantado con la normatividad pertinente para determinar el
grado de concordancia con las disposiciones legales y reglamentarias.
Demostrar a las autoridades las razones que fundamentan las observaciones y
sugerencias, para mejorar los sistemas o procedimientos.” (Maldonado Burgos,
2007)
Simbología de los Flujogramas
……….Figura 2.3: Simbología de Flujogramas
31
Descripción de los Símbolos
Figura 2.4 Descripción de Símbolos
32
EJEMPLO: Flujograma
Figura 2.5 Diagrama de flujo
33
2.5. SISTEMAS
2.5.1. SISTEMA COSO
La definición de control interno se entiende como el proceso que ejecuta la administración con el
fin de evaluar operaciones especificas con seguridad razonable en tres principales categorías:
Efectividad y eficiencia operacional, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de
políticas, leyes y normas.
El control interno posee cinco componentes que pueden ser implementados en todas las compañías
de acuerdo a las características administrativas; los componentes son: ambiente de control,
valoración de riesgos, actividades de control (políticas y procedimientos), información y
comunicación y finalmente el monitoreo o supervisión.
Ambiente de control:
Este primer componente es la base del control interno, la misma que aporta disciplina a la
estructura. El ambiente de control servirá de apoyo a los componentes restantes, por este motivo, es
fundamental que este componente se solidifique en un eficaz y eficiente sistema de control interno.
Además de ser la base del control interno, este componente es la guía del funcionamiento de la
empresa e influye en las actitudes de los funcionarios.
En el ambiente de control se consideran como factores la integridad y los valores éticos, la
capacidad que tienen los funcionarios para dirigir y hacer las diferentes gestiones de la empresa,
cómo la dirección asigna las autoridades y sus respectivas responsabilidades, analizan la parte
organizacional como la estructura vigente y las políticas y prácticas que utiliza el personal de la
empresa.
Sin embargo, cuando se realiza la evaluación se consideran los procedimientos que existen, que han
sido notificados correctamente, que se los conozca, entienda y comprenda adecuadamente y que
existan respaldos de su aplicación.
Evaluación de Riesgos:
En todas las empresas se encuentran riesgos internos y externos diferentes que se deben evaluar.
Para la evaluación del riesgo se considera la condición de identificar objetivos dependiendo la
jerarquía, es decir, todos deben tener relación.
Cuando se evalúan los riegos siempre se consideran los que son significativos en la empresa, en
base a estos se ejecutan los objetivos y se acuerda la gestión.
34
En el ambiente siempre existen cambios, por lo tanto, es necesario que la empresa cuente con
mecanismos que permitan identificar y afrontar los riesgos con mayor facilidad.
En esta evaluación se analizarán a los objetivos, que estén bien definidos, que sean consistentes con
los objetivos de la empresa, que hayan sido comunicados oportunamente y se hayan analizado e
identificado todos los riesgos de la empresa y que además estén clasificados de acuerdo a su
relevancia según la actividad económica que realiza la empresa.
Actividades de Control:
Las actividades de control son: las políticas, procedimientos, técnicas, prácticas y mecanismos que
permiten a la Dirección administrar (mitigar) los riesgos identificados durante el proceso de
Evaluación de Riesgos y asegurar que se llevan a cabo los lineamientos establecidos por ella.
Así como las Actividades de Control dentro de la Auditoría se ejecutan en todos los niveles de la
organización y en cada una de las etapas y momentos de la gestión de la auditoría, partiendo de la
elaboración de un Mapa de Riesgos, de acuerdo a lo señalado en el punto anterior.
En la evaluación del Sistema de Control Interno no solo debe considerarse si fueron establecidas las
actividades relevantes para los riesgos identificados, sino también si las mismas son aplicadas en la
realidad y si los resultados obtenidos fueron los esperados. (Sánchez M, 2006, pág. 122)
Existe gran variedad en las actividades de control que pueden utilizarse pero las que se muestran
aquí son las más comunes.
Estas se desarrollan para facilitar la evaluación del auditor dentro de la empresa y de ser necesario
buscar actividades de control que faciliten dicha evaluación.
Información y Comunicación
Se debe identificar, recopilar y propagar la información pertinente en tiempo y forma que permitan
cumplir a cada funcionario con sus responsabilidades a cargo. Debe existir una comunicación
eficaz, en un sentido amplio, que fluya en todas direcciones a través de todos los ámbitos de la
empresa, de forma descendente como ascendente.
“La Dirección debe comunicar en forma clara las responsabilidades de cada funcionario dentro del
Sistema de Control Interno implementado. Los funcionarios tienen que comprender cuál es su
papel en el Sistema de Control Interno y, cómo las actividades individuales están relacionadas con
el trabajo del resto.” (Sánchez M, 2006, pág. 218)
Es importante, que se comuniquen los errores o inconsistencias encontradas que sean significativas
para la empresa conforme se va ejecutando la auditoría
35
Supervisión y Monitoreo
Los Sistemas de Control Interno requieren principalmente de Supervisión, es decir, un proceso que
verifique la vigencia del Sistema de Control a lo largo del tiempo. Esto se logra mediante
actividades de supervisión continuada, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas.
Evaluación del sistema de control interno: Un sistema de control interno debe ser evaluado
periódicamente, con eficacia por la dirección y a toda la organización.
Eficacia del sistema de control interno: La eficacia del sistema de control interno se la verifica si
la dirección de la empresa tiene la seguridad de que:
La información que existe en la empresa mide el cumplimiento de los objetivos.
La información financiera es presentada razonablemente.
Se cumplen las leyes y normativas que regulan a la empresa.
Figura 2.6 COSO I
En:”Blogspot”, 2014, www.blogspot.com
2.5.2. SISTEMA COSO II
Control Interno es un proceso llevado a cabo por el Consejo de Administración, la Gerencia y otro
personal de la Organización, diseñado para proporcionar una garantía razonable sobre el logro de
objetivos relacionados con operaciones, reporte y cumplimiento.
“En 2004, se publicó el estándar “Enterprise Risk Management - Integrated Framework” (COSO
II) Marco integrado de Gestión de Riesgos que amplía el concepto de control interno a la gestión de
riesgos implicando necesariamente a todo el personal, incluidos los directores y administradores.”
(Guevara M & Gañan F, 2015)
36
Según COSO II, la gestión de riesgos corporativos se ocupa de los riesgos y
oportunidades que afectan a la creación de valor o su preservación. Se define de la
siguiente manera: “La gestión de riesgos corporativos es un proceso efectuado por
el consejo de administración de una entidad, su dirección y restante personal,
aplicable a la definición de estrategias en toda la empresa y diseñado para
identificar eventos potenciales que puedan afectar a la organización, gestionar sus
riesgos dentro del riesgo aceptado y proporcionar una seguridad razonable sobre el
logro de los objetivos”. (Guevara M & Gañan F, 2015)
COSO II (ERM) amplía la estructura de COSO I a ocho componentes:
Ambiente de control: Son los valores y filosofía de la organización, influye en la visión de los
trabajadores ante los riesgos y las actividades de control de los mismos.
1. Establecimiento de objetivos: Estratégicos, operativos, de información y de
cumplimientos.
2. Identificación de eventos, que pueden tener impacto en el cumplimiento de
objetivos.
3. Evaluación de Riesgos: Identificación y análisis de los riesgos relevantes para la
consecución de los objetivos.
4. Respuesta a los riesgos: Determinación de acciones frente a los riesgos.
5. Actividades de control: Políticas y procedimientos que aseguran que se llevan a
cabo acciones contra los riesgos.
6. Información y comunicación: Eficaz en contenido y tiempo, para permitir a los
trabajadores cumplir con sus responsabilidades.
7. Supervisión: Para realizar el seguimiento de las actividades.” (Maldonado
Burgos, 2007)
37
Figura 2.7 COSO II
En: slideplayer”, 2014, www.slideplayer.es
2.5.3. COSO III
En mayo de 2013 en la tercera versión COSO III. Existieron novedades que introducirá este Marco
Integrado de Gestión de Riesgos son:
Mejora de la agilidad de los sistemas de gestión de riesgos para adaptarse a
los entornos.
Mayor confianza en la eliminación de riesgos y consecución de objetivos
Mayor claridad en cuanto a la información y comunicación.
Las empresas deben implementar un sistema de control interno eficiente que les permita
enfrentarse a los rápidos cambios del mundo de hoy. Es responsabilidad de la administración y
directivos desarrollar un sistema que garantice el cumplimiento de los objetivos de la empresa y se
convierta en una parte esencial de la cultura organizacional. La propuesta hecha por COSO
proporciona una orientación sistémica y herramientas que ayudan a la implementación de un
sistema de control interno práctico. Un sistema de control interno práctico disminuye a un nivel
aceptable el riesgo de no alcanzar un objetivo de la empresa.
38
El modelo de control interno COSO 2013 actualizado está compuesto por los cinco componentes,
establecidos en el Marco anterior y 17 principios que la administración de toda organización
debería implementar. (Auditol, 2015)
Ambiente de Control
Según (Mantilla, 2006) enumera sus principios:
Principio 1: Demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos
* Se da el ejemplo
* Se establecen estándar de conducta
* Se evalúa la adhesión a los estándar de conducta
* Se tratan los desvíos a los estándares en forma oportuna.
Principio 2: Ejerce responsabilidad de supervisión
* El directorio establece sus responsabilidades de supervisión.
* Aplica los conocimientos especializados pertinentes.
* Opera independientemente.
* Supervisa el funcionamiento del sistema de Control Interno
Principio 3: Establece estructura, autoridad, y responsabilidad
* Considera todas las estructuras de la entidad.
* Establece líneas de reporte.
* Define, asigna y fija los límites de las autoridades y responsabilidades.
Principio 4: Demuestra compromiso para la competencia
* Establece políticas y prácticas.
* Evalúa competencias y encara las deficiencias detectadas.
* Recluta, desarrolla y retiene capacidades suficientes y competentes.
* Planifica y prepara la sucesión.
Principio 5: Hace cumplir con la responsabilidad
* Exige el cumplimiento de la rendición de cuentas a través de las estructuras,
autoridades y responsabilidades.
* Establece medidas de rendimiento, incentivos y recompensas.
39
* Evalúa la las medidas del rendimiento, los incentivos y recompensas de
acuerdo a la pertinencia de las mismas.
* Considera la presión sobre el logro de objetivos.
* Evalúa el rendimiento y recompensas o la aplicación de medidas
disciplinarias.
Evaluación de Riesgos
Principio 6: Especifica objetivos relevantes
* Objetivos Operacionales
* Objetivos de Reporte Financiero externo
* Objetivos de Reporte no Financiero externo
* Objetivos de Reporte Interno
* Objetivos de Cumplimiento
Principio 7: Identifica y analiza los riesgos
* Incluye entidad, subsidiaria, división, unidad operativa y funcional.
* Analiza factores internos y externos.
* Involucra a los niveles adecuados de gestión.
* Estima la importancia de los riesgos identificados.
* Determina cómo responder a los riesgos.
Principio 8: Evalúa el riesgo de fraude
* Considera distintos tipos de fraude.
* Evalúa incentivos y presiones para cometer fraude.
* Evalúa oportunidades para cometer fraude.
* Evalúa actitudes y racionalizaciones.
Principio 9: Identifica y analiza cambios importantes
* Evalúa cambios en el contexto.
* Evalúa cambios en el modelo de negocio.
* Evalúa cambios en el liderazgo.
40
Actividades de Control
Principio 10: Selecciona y desarrolla actividades de control
* Integradas con la Evaluación de Riesgos.
* Consideran factores específicos de la entidad.
* Determinadas por los procesos de negocio relevantes.
* Considera una combinación de distintos tipos de actividades de control.
(Preventivos y/o defectivos)
* Considera a que nivel aplicar las actividades de control.
* Aborda la separación de funciones.(Registro, autorización, aprobación)
Principio 11: Selecciona y desarrolla controles generales sobre tecnología
* Determina la vinculación entre el uso de la tecnología en los procesos de
negocio y los controles generales de tecnología.
* Establece las actividades de control de infraestructura de tecnología
pertinentes.
* Establece actividades de control pertinentes sobre los procesos de
administración de seguridad.
* Establece actividades de control pertinentes sobre la adquisición, desarrollo
y mantenimiento de tecnología.
Principio 12: Se implementa a través de políticas y procedimientos
* Establece políticas y procedimientos para soportar la implementación de las
directivas de la gerencia
* Establece responsabilidad y rendición de cuentas por la ejecución de las
políticas y procedimientos.
* Desarrolla – las actividades de control – en forma oportuna.
* Toma acciones correctivas.
* Desarrolla - las actividades de control – utilizando personal competente.
* Reevalúa las políticas y los procedimientos.
Principio 13: Usa información Relevante
* Identifica los requerimientos de información.
* Captura fuentes internas y externas de datos.
* Transforma datos relevantes en información.
* Mantiene la calidad en todo el procesamiento.
* Considera la relación costo beneficio.
41
Sistemas de Información
Principio 14: Comunica internamente
* Comunica la información de Control Interno.
* Comunica entre la administración y el directorio.
* Provee líneas de comunicación separadas.
* Selecciona los métodos de comunicación relevantes.
Principio 15: Comunica externamente
* Comunica a terceras partes.
* Permite canales de comunicación entrantes.
* Comunica con el directorio.
* Provee líneas de comunicación separadas.
* Selecciona los métodos de comunicación relevantes.
Supervisión del Sistema de Control - Monitoreo
Principio 16: Conduce evaluaciones continuas y/o independientes
* Considera una combinación de evaluaciones concurrentes y separadas.
* Considera la tasa de cambio.
* Establece una base de entendimiento.
* Usa personal con conocimiento de lo evaluado.
* Integrada a los procesos de negocio.
* Ajusta el alcance y la frecuencia.
* Evaluaciones objetivas.
Principio 17: Evalúa y comunica deficiencias
* Evalúa los resultados de las evaluaciones.
* Comunica las deficiencias.
* Monitorea las acciones correctivas. (Mantilla, 2006)
42
Figura 2.8 COSO III
En:”Blogspot”, 2014, www.blogspot.com
2.5.4. MICI L
La necesidad de ejercer un control dentro de las organizaciones fue constatada por los primeros
gobernantes, jefes religiosos y dirigentes empresariales. Dada la necesidad de dirigir y supervisar las
actividades de la organización, se establecieron controles para asegurar la consecución de los
objetivos.
En los últimos años, numerosos órganos públicos, privados y profesionales han dedicado una
inmensa atención al control interno y han propuesto recomendaciones o directrices sobre el tema. De
este interés creciente han surgido diversas filosofías que han originado distintas opiniones sobre la
naturaleza, el objetivo y la forma de conseguir un control interno eficaz. (Peña P, 2010)
El Marco Integrado de Control Interno Latinoamericano (MICIL) en desarrollo puede enfocarse a nivel
global de un país, hacia los poderes de un Estado, dirigido a los sectores importantes de la economía, hacia
las entidades públicas específicas, para las empresas privadas en sus diferentes actividades, enfocado a las
organizaciones de la sociedad civil, dirigido a las municipalidades y especializado para las unidades de
operación.
Las investigaciones realizadas para definir los nuevos conceptos de control interno estuvieron dirigidas a las
grandes corporaciones, donde el cumplimiento de los requerimientos técnicos se manifestó que fueron
satisfactorios, en general. Para las pequeñas y medianas empresas es aplicable el enfoque, concepto,
componentes, factores y herramientas, en todo caso las adaptaciones necesarias para un diseño eficaz y
43
proyectar una evaluación eficiente estará relacionado con los detalles contenidos en los factores a ser
evaluados como parte de los componentes del control interno.
El marco integrado de control interno fue desarrollado por los requerimientos de los auditores
externos, como base para determinar el grado de confiabilidad en las operaciones realizadas y las
registradas, a partir de su evaluación. Con el desarrollo de las funciones de control y auditoria
profesional las organizaciones han llegado a crear y constituir las “direcciones ejecutivas de
auditoría interna” (DEAI) de las entidades y empresas, cuya principal actividad está dirigida a la
evaluación del control interno orientado hacia la evaluación de los riesgos respecto al eficiente uso
de los recursos, el eficaz logro de los objetivos para los cuales se creó la entidad. (Peña P, 2010)
Los componentes de control interno son los requisitos básicos para el diseño y funcionamiento del
MICIL de una organización o de una actividad importante y son:
Ambiente de control y trabajo,
Evaluación de riesgos,
Actividades de control,
Información y comunicación, y,
Supervisión.
2.5.5. SISTEMA (CORRE)
El CORRE toma como base al COSO, COSO II y MICIL; sin embargo, su presentación se
fundamenta en COSO II, porque incluye a los dos anteriores COSO y MICIL. Además, procura que
su adaptación a la realidad ecuatoriana y la simplificación de los contenidos, facilite su
comprensión y aplicación.
Para el desarrollo del CORRE, tomamos la estructura del Informe COSO II y sus componentes,
agrupados en el siguiente orden:
1. Ambiente Interno de Control
2. Establecimiento de Objetivos
3. Identificación de Eventos
4. Evaluación de Riesgos
5. Respuesta a los Riesgos
6. Actividades de Control
7. Información y Comunicación
8. Supervisión y Monitoreo
44
Todos los componentes del CORRE, tienen como base el ambiente interno de control y, dentro de
éste, la integridad y los valores éticos. Por su importancia, este elemento se presenta en la parte más
amplia de la pirámide, sobre la que se soportan todos los demás elementos. Se logrará eficiencia y
eficacia en el CORRE, si los ocho componentes funcionan de manera integrada en toda la
organización, bajo el liderazgo del consejo de administración o de la máxima autoridad, como
principal responsable de su diseño, aplicación y actualización, en las instituciones públicas y
privadas.
Por sus características, el componente información y comunicación, permite una amplia relación
entre la base y la cima de la pirámide, constituyéndose en el elemento integrador del sistema. Los
supervisores de todos los niveles de la organización, principalmente los más altos, están en
condiciones de adoptar las decisiones, sobre la base de los resultados de las actividades de control
establecidos para disminuir los riesgos en todas sus categorías.” (Borja A, 2014)
Figura 2.9: CORRE
En:”Blogspot”, 2014, www.blogspot.com
45
CAPÍTULO III
CONCEPTUALIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA DE GESTIÓN
3. Auditoría de Gestión
La Auditoría de Gestión en SHINATEX S.A., se realizará para evaluar el grado de eficiencia y
eficacia en el logro de los objetivos previstos por la organización y con los que se han manejado los
recursos.
La Auditoría de Gestión tiene como objetivos primordiales:
a) Evaluar los objetivos y planes organizacionales.
b) Vigilar la existencia de políticas adecuadas y su cumplimiento.
c) Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles.
d) Verificar la existencia de métodos adecuados de operación.
e) Comprobar la correcta utilización de los recursos.
En este tipo de Auditoría, el desarrollo de un programa de trabajo depende de las circunstancias de
cada empresa auditada
3.1. Concepto de la Auditoría de Gestión
Es una evaluación objetiva, concreta e integral de las actividades que se realiza en un área o una
empresa para cumplir sus fines y objetivos.
Dentro de los objetivos de esta Auditoría está evaluar la efectividad de las políticas internas,
normas en concordancia con su misión, objetivos y planes estratégicos. ¿Cuál es la efectividad del
desempeño gerencial en el uso de los recursos y la calidad de los controles gerenciales aplicados en
cada una de las áreas de la organización? ¿Qué áreas son críticas para la organización? ¿Qué
impacto en la empresa?, ¿qué responsabilidades tienen los directores de cada área?, ¿qué políticas,
estrategias o acciones se necesitan introducir en la empresa para mejorar la calidad de Gestión
administrativa? (Contraloría General del Estado, 2009)
En la Auditoría de Gestión se detallan los aspectos operativos de la empresa, por lo tanto al realizar
el alcance de la misma se considera:
a) Cumplimiento de los objetivos de la empresa,
b) Estructura Organizacional,
c) Participación de los trabajadores,
d) Cumplimiento de la normativa general y específica,
46
e) Evaluación de la eficiencia y economía,
f) Información Financiera confiable y
g) Dar prioridad a los procedimientos ineficaces o más costosos.
El control que es el conjunto de mecanismos para lograr objetivos determinados es muy
importante.
El control de la gestión está dado por la eficacia, economía y eficiencia.
La eficacia mide el cumplimiento de los objetivos, esta evaluación permite saber si los programas
deben continuarse o no.
La economía mide las condiciones en que una determinada empresa adquiere los recursos
humanos, financieros y materiales.
La eficiencia es la capacidad de alcanzar un objetivo que nos permite conocer el rendimiento del
servicio prestado y la comparación de dicho rendimiento como norma establecida.
3.2. Objetivos Especiales:
a) Mejorar niveles de competitividad, productividad y calidad.
b) Establecer si los controles aseguran la eficiencia y eficacia de las actividades y
operaciones.
c) Determinar el grado en que los empleados han cumplido las funciones asignadas
d) Identificar áreas de reducción de costos e incrementar la rentabilidad.
3.3. Tipos de Auditoría:
3.3.1. Auditoría
La Auditoría en su acepción más amplia, significa verificar que la información financiera,
operacional y administrativa que se presenta es confiable, veraz y oportuna. Es revisar que los
hechos, fenómenos y operaciones se den en la forma como fueron planeados; que las políticas y
lineamientos establecidos han sido observados y respetados; que se cumplen con obligaciones
fiscales, jurídicas y reglamentarias en general. Es evaluar la forma como se administra y opera
tendiendo al máximo el aprovechamiento de los recursos. El producto final de una Auditoría es un
informe que contiene la opinión sobre la información auditada. (Angamarca & Armando, 2012)
47
3.3.1.1. Auditoría Financiera
La auditoría financiera tiene como objetivo el examen de los estados financieros por parte
de un contador público distinto del que preparó la información financiera y de los usuarios,
con la finalidad de establecer su racionalidad, dando a conocer los resultados de su examen,
a fin de aumentar la utilidad que la información posee. El informe u opinión que presenta el
auditor otorga aseguramiento a la confiabilidad de los estados financieros, y por
consiguiente, de la credibilidad de la gerencia que los preparó. (Blanco L, 2013)
3.3.1.2. Auditoría Administrativa
La Auditoría Administrativa es una herramienta inteligente para vigilar el desempeño de una
empresa ya sea esta pública o privada, ayuda a detectar oportunidades para mejorar, corregir
deficiencias y superar todos los obstáculos, así también nos permite analizar causas - efectos de los
hechos con relación a ideas para impulsar el crecimiento de la misma.
La Auditoría Administrativa forma parte del proceso de la estrategia así también de un proceso que
servirá para cambiar una decisión al más alto nivel, la misma que permitirá que una empresa tenga
la capacidad de transformarse y crecer de manera efectiva
3.3.1.3. Auditoría Operacional
El término auditoría operacional se refiere al análisis integral de una unidad operativa o de una
organización completa para evaluar sus sistemas, controles y desempeño, según se miden en
función de los objetivos de la administración.
La auditoría operacional es diferente a la auditoría financiera, la auditoría financiera se centra en la
medición de la posición financiera, de los resultados de las operaciones y de los flujos de efectivos
de una entidad, una auditoría operacional se centra en la eficacia, la eficiencia y la economía de las
operaciones. El auditor operacional evalúa los controles operativos de la administración y de los
sistemas sobre actividades tan diversas como las compras, procesamiento de datos, recepción,
envió, servicios de oficina, publicidad, entre otros.” (Alvarez, M. D. C. V., & Rivera, Z. , 2006,
págs. 53-59)
3.3.1.4. Alcance
Para determinar el alcance de una auditoria de gestión se debe tomar en cuenta las circunstancias
particulares de cada entidad, al implementar la ejecución esta ha de ser extensiva y adaptada al área
que de desea examinar. De esto se pueden establecer determinados enfoques al trabajo realizado en
la auditoria de gestión:
Auditoria de la gestión global de la empresa.
Auditoria de la gestión del sistema comercial.
Auditoria de gestión del sistema financiero.
Auditoria de gestión de compras e inventario.
48
Auditoria de gestión de ventas.
Auditoria de gestión de los recursos humanos.
Auditoria de gestión de informática.
Auditoria de gestión de sistemas administrativos.
“Además para determinar el alcance de la auditoria de gestión se han de tomar en cuenta otros
factores tales como: recursos necesarios, tiempo transcurrido desde la última auditoria y los
resultados de la misma.” (Alvarez, M. D. C. V., & Rivera, Z. , 2006)
3.3.1.5. Propósito general
El propósito de una Auditoría de Gestión es el siguiente:
a) Evaluar el rendimiento de la empresa
b) Reconocer las áreas vulnerables con las causas que ocasionan problemas
importantes y las posibles soluciones para mejorar.
c) Análisis de las recomendaciones para mejorar el rendimiento mediante acciones
correctivas.
3.3.1.6. Objetivos de la Auditoría de Gestión
“Algunos de los objetivos generales de la auditoria de gestión son:
a) Establecer el grado en que el ente y sus servidores han cumplido adecuadamente los
deberes y atribuciones que les han asignado.
b) Determinar si los objetivos y metas propuestas en la entidad han sido logrados.
c) Comparar la adecuada utilización de los recursos de la entidad.
d) Determinar si es adecuada la organización de la entidad.
e) Emitir una opinión sobre la gestión realizada por una entidad”
(Hispavista, 2014)
3.3.1.7. Componentes de la Auditoría de Gestión
En la Auditoría de Gestión se toman en cuenta algunos componentes como:
a) Eficacia
b) Eficiencia
c) Economía
d) Efectividad
e) Ecología
f) Financiero
g) Cumplimiento
49
h) Equidad
i) Calidad
j) Impacto
A continuación se describe cada uno de los componentes:
Eficacia: “Para lograr total claridad sobre la eficacia, hace falta precisar lo que constituye un
objetivo. Particularmente, necesitamos estipular que un objetivo bien definido explicita lo que se
busca generar, incluyendo la calidad de lo que se propone” (Mokate M, 2001)
Eficiencia: “La eficiencia es la virtud y facultad para lograr un efecto determinado. Esta fuente
permitiría pensar que la eficacia y la eficiencia sean sinónimas, la eficiencia califica la manera en
que los objetivos sean realizados” (Diccionario de la Lengua Española, 2014)
Economía: “La economía explica el cómo los individuos, organizaciones y empresas logran sus
ingresos y también como los invierten”
Efectividad: “La palabra efectividad adquiere su origen del verbo latino "efficere", que quiere
decir ejecutar, llevar a cabo u obtener como resultado. De esta forma, tanto los gerentes como el
personal a su cargo, podrán obtener un mayor beneficio del esfuerzo y de las horas de trabajo que
invierten a diario en la empresa” (Covey , Merrill, & Merrill, 1995)
Ecología: “Podrá definirse como el examen y evaluación al medio ambiente, el impacto al entorno
y la propuesta de soluciones reales y potenciales.” (Vivien, 2002)
Financiero: El componente financiero es fundamental para tener una adecuada contabilidad y
procedimientos apropiados para la elaboración de informes financieros. En una Auditoría de
Gestión el componente financiero puede constituir sólo un elemento a considerar en la evaluación
de otras áreas en la entidad examinada. (Maldonado Burgos, 2007)
Cumplimiento: “Generalmente se ejecuta con el componente financiero. El cumplimiento está
referido a la sujeción de los funcionarios públicos a las leyes y regulaciones aplicables, políticas y
procedimientos internos.” (Maldonado Burgos, 2007)
Equidad: “Analiza la distribución de los recursos financieros frente a los diferentes factores
productivos necesarios para la prestación del bien o servicios.” (Maldonado Burgos, 2007)
50
Calidad: “Es el parámetro que permite medir el grado de satisfacción de los usuarios por los
productos o servicios recibidos. El concepto de calidad determina la definición de políticas, pautas,
normas y procesos administrativos y de control.” (Maldonado Burgos, 2007)
Impacto: Son los cambios que se observan en la población objetivo y su contexto durante y
después de un proyecto o actividad. La intervención social produce un conjunto de modificaciones
(económicas, sociales, políticas, culturales, entre otros.), tanto en los sectores que forman parte de
ella, como en el contexto donde se produce dicha intervención. (Maldonado Burgos, 2007)
3.3.1.8. Principios Fundamentales
a) Verifica tendencias y desviaciones, así como las acciones correctivas, para que el
administrador al tomar decisiones, tenga todos los elementos de juicio en forma
objetiva, clara y oportuna.
b) La búsqueda permanente de una mayor eficacia y eficiencia en la ejecución del control
fiscal.
c) Mide el grado de cumplimiento de objetivos y metas predeterminados para cada
Entidad.
d) Contribuye a que las entidades mejoren la eficiencia financiera y administrativa en el
manejo de los recursos públicos.
e) Corrobora a que las entidades cumplan con la misión para la cual fueron constituidas.
f) Vela para que la delegación que hace el Estado de las funciones, se cumpla y llegue a
los beneficiarios del bien o servicio.
g) Verifica que el máximo de productividad se logre con el mínimo de costo, al hacer un
uso adecuado de la capacidad. (Maldonado Burgos, 2007)
3.4. Indicadores
3.4.1. Definición
Un indicador es un punto en una estadística simple o compuesta que refleja algún rasgo importante
en un sistema dentro de un contexto de interpretación.
Establece una relación cuantitativa entre dos cantidades que corresponden a un mismo proceso o a
procesos diferentes. Por si solos no son relevantes, adquieren importancia cuando se les compara
con otros de la misma naturaleza.
Un sistema de indicadores permite hacer comparaciones, elaborar juicios, analizar tendencias y
predecir cambios. Puede medir el desempeño de un individuo, de un sistema y sus niveles, de una
organización, las características del contexto, el costo y la calidad de los insumos, la efectividad de
los procesos, la relevancia de los bienes y servicios y producidos en relación con necesidades
específicas. (Maldonado Burgos, 2007)
51
3.4.2. Características que debe reunir un indicador
Para que los indicadores sean efectivos, deben reunir las siguientes características:
a) Factible de medir.
b) Conducir fácilmente información de una parte a otra.
c) Ser altamente discriminativo.
d) Verificable.
e) Libre de sesgo estadístico o personal.
f) Aceptado por la organización.
g) Fácil de interpretar.
h) Utilizable con otros indicadores.
i) Precisión conceptual en los indicadores cualitativos.” (Fleitman, J. , 2008, pág. 89)
3.4.3. Características de la formulación de indicadores.
1) Es necesario definir el objetivo que se pretende alcanzar.
2) Se deben considerar acciones para llevar a cabo su instrumentación por el personal
normativo y operativo, tomando en cuenta los factores que faciliten su operación.
3) Deben enfocarse preferentemente hacia la medición de resultados y no hacia la descripción
de procesos o actividades intermedias.
4) Deben ser acordados mediante un proceso participativo en el que las personas que
intervienen son tanto sujetos como objetos de evaluación, a fin de mejorar conjuntamente
la Gestión de la organización.
5) Se formulan mediante el método deductivo, se implementan por el método inductivo, y se
validan a través del establecimiento de estándares de comportamiento de las partes del
proceso que se está midiendo.
6) Se recomienda designar a un responsable, encargado de validarlos, verificarlos y de aplicar
acciones inmediatas para evitar una desviación negativa, así como de preparar el
concentrado de información de los mismos. (Maldonado Burgos, 2007)
3.4.4. Clasificación de los Indicadores
Según su naturaleza:
Economía (inputs)
Eficacia (consecución objetivos)
Eficiencia (relación input/output)
Efectividad (impacto que tiene la gestión en la su entorno)
Equidad (accesibilidad, posibilidad de acceder a la utilización de los recursos)
Excelencia (calidad)
Entorno (medio en el cual tiene impacto sostenibilidad (implica que el objetivo se
mantenga en el tiempo con una calidad aceptable).
Según el objeto a medir:
Resultado (resultados obtenidos en relación a los previstos -eficacia-)
De proceso (aspectos relacionados con actividades y su eficiencia)
De estructura (coste y utilización de recursos, de economía) e
52
Estratégicos (aquellos factores externos que hacen que las actividades desarrolladas tengan
una cierta incidencia en resultados).
Según el ámbito de actuación/adaptación:
Internos (variables relacionadas con el funcionamiento interno de la empresa)
Externos (se refieren a la relación exterior de la empresa y la forma de medir eso)” (Beltrán
Pardo, 2013)
Otro tipo de clasificación que podemos encontrar es la siguiente:
Indicadores de cumplimiento: con base en que el cumplimiento tiene que ver con la
conclusión de una tarea. Los indicadores de cumplimiento están relacionados con las razones
que indican el grado de consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo: cumplimiento del
programa de pedidos.
Indicadores de evaluación: la evaluación tiene que ver con el rendimiento que se obtiene de
una tarea, trabajo o proceso. Los indicadores de evaluación están relacionados con las
razones y/o los métodos que ayudan a identificar nuestras fortalezas, debilidades y
oportunidades de mejora. Ejemplo: evaluación del proceso de gestión de pedidos.
Indicadores de eficiencia: teniendo en cuenta que eficiencia tiene que ver con la actitud y la
capacidad para llevar a cabo un trabajo o una tarea con el mínimo de recursos. Los
indicadores de eficiencia están relacionados con las razones que indican los recursos
invertidos en la consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo: Tiempo fabricación de un
producto, razón de piezas / hora, rotación de inventarios.
Indicadores de eficacia: eficaz tiene que ver con hacer efectivo un intento o propósito. Los
indicadores de eficacia están relacionados con las razones que indican capacidad o acierto en
la consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo: grado de satisfacción de los clientes con
relación a los pedidos” (Camejo, 2012)
La clasificación de los indicadores según los distintos autores mantiene un principio
común, el indicador de eficiencia, eficacia, efectividad y economía. De allí los demás
indicadores que apliquemos dependen mucho del área a aplicar o los objetivos planteados a
medir.
3.5. FASE I: Conocimiento Preliminar de la Auditoría de Gestión
Consiste en orientar la revisión hacia los objetivos establecidos para los cual debe
establecerse los pasos a seguir en la presente y siguientes fases y las actividades a
desarrollar. La planificación debe contener la precisión de los objetivos específicos y el
alcance del trabajo por desarrollar considerando entre otros elementos, los parámetros e
indicadores de Gestión de la entidad; la revisión debe estar fundamentada en programas
detallados para los componentes determinados, los procedimientos de Auditoría, los
responsables, y las fechas de ejecución del examen; también debe preverse la
determinación de recursos necesarios tanto en número como en calidad del equipo de
trabajo que será utilizado en el desarrollo de la revisión, con especial énfasis en el
presupuesto de tiempo y costos estimados; finalmente, los resultados de la Auditoría
53
esperados, conociendo de la fuerza y debilidades y de la oportunidades de mejora de la
Entidad cuantificando en lo posible los ahorros y logros esperados.
La planificación de la Auditoría se representa en la determinación de los objetivos y
alcance de la Auditoría, el tiempo que requiere, los criterios, la metodología a aplicarse y la
definición de los recursos que se consideran necesarios para garantizar que el examen
cubra las actividades más importantes de la entidad, los sistemas y sus correspondientes
controles gerenciales.
En tal sentido, garantiza que el resultado de la Auditoría satisfaga sus objetivos y tenga
efectos productivos. Su realización cuidadosa reviste especial importancia cuando se evalúa la
eficacia, eficiencia y economía en las entidades, o proyectos gubernamentales, dado que los
procedimientos que se aplican son complejos y variados. Por ello, este proceso pretende
establecer un adecuado equilibrio entre los objetivos y alcance de la Auditoría, el tiempo
disponible para ejecutarla y, el número de horas que debe trabajar el personal profesional para
lograr un nivel óptimo en el uso de los recursos destinados para la Auditoría. (Maldonado
Burgos, 2007)
3.5.1. Planificación Preliminar
“En el proceso de la Auditoría de Gestión la planificación tiene tres etapas: revisión
general, revisión estratégica y elaboración del Memorando de Planificación, las cuales se
esquematizan a continuación:
1. La revisión General
El conocimiento de la empresa a examinar
El análisis anterior de la empresa
La formulación de un plan para la revisión de la estrategia
2. Una revisión de la estratégica
La ejecución de lo planificado.
La aplicación de las pruebas preliminares y la identificación de los criterios de la
Auditoría de Gestión.
La identificación de los aspectos más importantes dentro de la Auditoría.
La elaboración del reporte después de la revisión estratégica planteada.
3. La elaboración de la Planificación de Auditoría y el memorando de Planificación.
La etapa de revisión estratégica busca resaltar el conocimiento, así como la comprensión de
la empresa a examinar, mediante la recopilación de toda la información y así realizar la
54
observación de la forma como llevar a cabo todas las operaciones a realizarse. Esta labor
involucra que se haya efectuado anticipadamente los análisis sistémicos dentro de la
empresa, también sobre los diversos asuntos como: ambiente de control interno, factores
externos e internos, áreas generales de revisión y fuentes de criterio de Auditoría.”
3.5.2. Riesgo de Auditoría
Al ejecutarse la Auditoria de Gestión, no estará exenta de errores y omisiones importantes que
afecten los resultados del auditor expresados en su informe. Por lo tanto deberá planificarse la
auditoria de modo tal que se presenten expectativas razonables de detectar aquellos errores que
tenga importancia relativa; a partir de:
a) Criterio profesional del auditor.
b) Regulaciones legales y profesionales.
c) Identificar errores con efectos significativos.
(Benjamín, Franklín Enríque, 2013)
En este tipo de auditoria debemos tomar en cuenta también los tres componentes de riesgo.
3.5.2.1. Riesgo Inherente
Es el riesgo de que la información pueda contener errores importantes que se ignoran.
En el riesgo inherente se evaluará que la información contenga un error material
ignorando la posibilidad de que la estructura del control interno evite o detecte dichos
errores.
3.5.2.2. Riesgo de Control
Se consideran los procedimientos que SHINATEX S.A. ha establecido para tener una
seguridad razonable de que la empresa pueda registrar y resumir la información en
forma apropiada. Por lo tanto, se considera que dichos procedimientos no eviten
errores importantes o no ayuden a detectarlos.
Por ejemplo, dentro del componente de Ingresos por ventas y Cuentas a cobrar, distinto
será el nivel de riesgo de control de una empresa con un complejo sistema de
verificación de créditos a los clientes antes de continuar las operaciones de venta que el
de otra que no realiza estos controles y, por lo tanto, está más expuesta a que sus
cuentas a cobrar puedan ser consideradas incobrables.
“Este tipo de riesgo también está fuera del control de los auditores. Aunque la
existencia de bajos niveles de riesgo de control, lo que implica la existencia de buenos
procedimientos en los sistemas de información, contabilidad y control puede ayudar a
mitigar el nivel de riesgo inherente evaluado en una etapa anterior.” (Benjamín,
Franklín Enríque, 2013)
55
Riesgo de Auditoría = Riesgo Inherente * Riesgo de Control * Riesgo de Detección
3.5.2.3. Riesgo de Detección
Es la posibilidad de que los procedimientos no ayuden a detectar errores importantes,
cuando en realidad si existen, este riesgo se limita efectuando pruebas sustantivas.
Por ejemplo, errores en la definición de una muestra en la circularización de saldos de
proveedores, o en la definición del período de análisis de pagos posteriores pueden
implicar conclusiones erróneas en cuanto a la validez de la integridad de las cuentas a
pagar.
“El riesgo de detección es la última y única posibilidad de mitigar altos niveles de
riesgos inherentes y de control.
Establecidas las diferencias, veremos cómo impactan los mismos en la evaluación y
planificación del proceso de auditoria” (Benjamín, Franklín Enríque, 2013)
3.5.2.4. Riesgo de Auditoría
El riesgo de Auditoría es el porcentaje que tiene el auditor de no descubrir errores
importantes. Es el nivel de errores materiales que hayan ocurrido durante un período
determinado.
Para determinar el riesgo de Auditoría se puede utilizar la siguiente fórmula para su
cálculo:
Cuando se ha terminado el conocimiento de la entidad y determinado los riesgos de
control, inherente y detección; se presenta el cálculo del riesgo de Auditoría:
Riesgo de Auditoría
Riesgo de Auditoría RI * RC * RD
Riesgo Inherente 10,00%
Riesgo de Control 9,00%
Riesgo de Detección 10,00%
Riesgo de Auditoría en SHINATEX
S.A.
9,00%
56
Los auditores enfrentan un riesgo de Auditoría de 9,00% de no poder detectar errores
en los procedimientos de control de Gestión en los departamentos de ventas y
cobranzas SHINATEX S.A.
3.5.2.5. Planificación Definitiva de la Auditoría de Gestión
La planificación definitiva, inicia con la orden de trabajo para el desarrollo de la
Auditoría de Gestión, a los departamentos de Ventas y Cobranzas, por lo que su
alcance es a la Auditoría de Gestión es del periodo comprendido entre el 1 de enero al
31 de diciembre del 2014
El proceso de planificación de la Auditoría de Gestión comprende tres etapas: la
revisión general, la revisión estratégica y la elaboración del Memorando de
Planificación, las cuales se pueden ver a continuación:
a) Revisión General
Conocimiento inicial de la entidad a examinar
Análisis preliminar de la entidad
Formulación del plan de revisión estratégica
b) Revisión Estratégica
Ejecución del plan.
Aplicación de pruebas preliminares e identificación de criterios de Auditoría.
Identificación de los asuntos más importantes.
Elaboración del reporte de revisión estratégica.
c) Elaboración del Plan de Auditoría y Memorando de Planificación
La etapa de revisión estratégica enfatiza el conocimiento y comprensión de la entidad a
examinar, mediante la recopilación de información y observación de la forma como
llevar a cabo sus operaciones. Esta tarea implica que se haya efectuado previamente el
análisis sistémico en la propia entidad sobre diversos asuntos:
a) El ambiente de control interno,
b) Los factores externos e internos,
c) Las áreas generales de revisión y
d) Las fuentes de criterio de Auditoría.
57
3.5.2.6. Procedimientos
Para cumplir con los procedimientos adecuados, se consideran los conceptos
fundamentales de materialidad; que se refiere al máximo error o irregularidad que
puede afectar o cambiar las decisiones de las personas que tienen acceso a la
información que se está verificando.
3.6. FASE II: Planificación de la Auditoría de Gestión: Revisión de procesos
La finalidad de la programación de Auditoría de Gestión, es planificar el trabajo de
campo, de tal manera que las actividades se desarrollen ordenadamente. Evidentemente
ayudará al auditor a detectar errores mínimos y por ende a obtener resultados óptimos.
Aquí se reflejan los procedimientos a aplicar, tiempo estimado y responsables. Se inicia
con la carta de compromiso hacia la entidad que será auditada, se presenta el cuadro del
cálculo para el cobro de los honorarios profesionales de Auditoría, una vez aprobada esta
información, se procede a firmar el contrato de Auditoría donde se detallarán las
actividades y el tiempo estimado de duración de la Auditoría.
3.6.1. Evaluación del Control Interno Contable-Administrativo
Es importante realizar una evaluación sobre el control interno en la empresa, variable
que permitirá conocer el sistema de controles con el objeto de medir posibles riesgos;
estos son los procedimientos aplicados en la administración de recursos económicos,
físicos y humanos de SHINATEX S.A.
El auditor debe realizar un cuestionario de preguntas para medir y verificar el nivel
de cumplimiento de operaciones más relevantes o consideradas más frecuentes.
3.6.2. Riesgos en la Gestión de la empresa
Es una actividad que debe practicar la dirección de SHINATEX S.A., pues ésta debe
conocer los riesgos con los que se enfrenta; debe fijar objetivos, integrar las
actividades de ventas, producción, comercialización, entre otras, para que
SHINATEX S.A., funcione en forma coordinada; pero también debe establecer
mecanismos para identificar, analizar y tratar los riesgos correspondientes.
Toda entidad, independientemente de su tamaño, estructura, naturaleza o sector al
que pertenecen, al planificar como hacer frente y minimizar una serie de riesgos tanto
58
internos como externos los mismos que deben medirse con una evaluación; un plan
de contingencia previa a la evaluación ayudará a la minimización de los riesgos y a
conseguir el cumplimiento de objetivos en cada uno de los niveles de la empresa. La
evaluación de riesgo está en la determinación y análisis de los factores que podrían
afectar la obtención de los objetivos, esta es la base del cual se determina la forma en
que los riesgos minimizados deben ser enmendados, implica el manejo del riesgo
relacionado con la información que genera y que puede incurrir en el logro de los
objetivos del control interno en la organización o la institución; este riesgo incluye
programas o situaciones que pueden afectar su confiabilidad de la información sobre
las actividades y la Gestión que realiza la dirección y administración.
Los riesgos afectan la habilidad de cada entidad para sobrevivir, competir con éxito
dentro de su sector, mantener una posición financiera fuerte y una imagen pública
positiva, así como la calidad global de sus productos, servicios u obras; no existe
ninguna forma práctica de reducir el riesgo a cero, pues el riesgo es inherente a una
actividad institucional; no obstante, compete a la dirección determinar cuál es el nivel
de riesgo aceptable.
En la evaluación del riesgo existen varios elementos y son:
a) Identificación de los objetivos del control interno.
b) Identificación de los riesgos internos y externos.
c) Los planes deben incluir objetivos e indicadores de rendimiento.
d) Evaluación del medio ambiente y externo.
e) Identificación de los objetivos del control interno.
La identificación de los riesgos debe ser a nivel de la entidad, considerando los
siguientes factores:
Externos: Los avances tecnológicos, las necesidades y expectativas cambiantes de
los clientes, la competencia, las nuevas normas y reglamentos, los desastres naturales
y los cambios económicos.
Internos: Las averías en los sistemas informáticos, la calidad de empleados y los
métodos de formación y motivación, los cambios de responsabilidades de los
directivos, la naturaleza de las actividades de la entidad, y otros.
59
Una vez identificado los riesgos de la entidad y por actividades cabe un análisis de
los riesgos cuyo proceso incluye:
a) - Una estimación de la importancia del riesgo.
b) - Una evaluación de la probabilidad (o la frecuencia) de que se materialice el
riesgo.
c) - Un análisis de cómo a de solventarse el riesgo señalando las medidas que
deben adoptarse.
3.6.3. Muestra de Auditoría de Gestión
Cuando se diseña una muestra de Auditoría, el auditor debería considerar los
objetivos específicos de la Auditoría, la población de la cual desea tomar la muestra y
el tamaño de la misma.
El muestreo de Auditoría, tanto estadístico como no estadístico, es un proceso que
consiste en seleccionar un grupo de elementos (llamados muestra) de un grupo más
grande (llamado población o campo), y en utilizar las características de la muestra
para extraer derivaciones sobre las inferencias exactas relativas a la población entera.
Se supone que la muestra permitirá a los auditores hacer inferencias exactas relativas
a la población. (Tu guía contable, 2013, pág. NIA 530)
Datos de la Muestra de Auditoría
Cualitativos (atributos)
Nominales: no puede suceder simultáneamente.
Jerarquizados: de excelente a malo
Cuantitativos (variables)
Discretas: solo admiten valores enteros
Continuos: admite valores fraccionarios
Ventajas de los métodos de muestreo
Costo reducido
Mayor rapidez
Mayor precisión
Clases de muestreo
Estadístico
No estadístico: clásico discrecional
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Etapas del muestreo
Determinación del tamaño de la muestra
Selección de la muestra
3.6.4. Papeles de Trabajo en la Auditoría de Gestión
Los papeles de trabajo son el apoyo que tiene el auditor durante la ejecución de la
auditoría, de acuerdo a la información encontrada y sirve para:
1. Evidenciar en forma suficiente y competente el trabajo realizado; y,
2. Respaldar el dictamen, conclusiones y recomendaciones del informe.
Los papeles de trabajo son el conjunto de documentos en que el auditor registra los datos e
informaciones obtenidas durante su examen, los resultados de las pruebas realizadas y la
descripción de las mismas.
Los papeles de trabajo también pueden constituir la información almacenada en cintas,
películas u otros medios, y puede habilitarse sobre listados, y fotocopias de documentos
claves de la organización, sin incurrir a exceso de copiar todo el archivo. Al preparar el
auditor los papeles de trabajo debe evitar acumular exceso de documentación, (calidad vs
cantidad), esto se simplifica utilizando marcas de auditoria, es decir, certificando o
validando información o actuaciones físicas que se tuvo a la vista, mediante marcas y
referencias previamente definidas. (Whittington & Pany, 2005, pág. 212)
Por lo tanto, los papeles de trabajo son documentos que respaldan el informe del auditor,
recibidos de terceros, ajenos a la empresa, de la propia empresa y los elaborados por el
auditor en el transcurso del examen hasta el momento de emitir el informe.
3.6.4.1. Contenido, manejo y custodia de los Papeles de Trabajo
La cantidad y el tipo de papeles de trabajo a ser elaborados dependerán de
diversos factores:
1. La condición y características de la empresa a ser auditada
2. El grado de seguridad en los controles internos
3. La necesidad de tener una supervisión y control de la Auditoría
61
4. La naturaleza del informe de Auditoría
Los papeles de trabajo deben ser objetivos en sus apreciaciones, la síntesis
de los comentarios, la precisión de las conclusiones y la indicación de la
fuente de información utilizada por el auditor.
La responsabilidad del archivo de los papeles de trabajo es de los auditores
durante el desarrollo del trabajo de Auditoría, que posteriormente pasará a
su custodio de la firma de Auditoría, quien es responsable de la Auditoría.
3.6.4.2. Características de los Papeles de Trabajo
a) Deben ser preparados en forma nítida, clara, concisa y precisa; es decir,
utilizando una ortografía correcta, lenguaje atendible, limitación en
abreviaturas, referencias lógicas, número de marcas necesarias y
explicación de las mismas.
b) Pueden haber varias formas de presentar los papeles de trabajo, cada
papel de trabajo debe tener un índice en donde se muestre la referencia
de la cuenta analizada, la fecha de elaboración, además se debe incluir
elaborado por y revisado por. En la parte inferior del papel de trabajo se
incluirán: las marcas utilizadas.
c) La preparación deberá efectuarse con la mayor prontitud posible y se
pondrá en su elaboración el mayor cuidado, la información debe ser la
considerada por el auditor.
d) No deben contener enmendaduras, su escritura debe asegurar la
permanencia de la información.
3.6.4.3. Propósito de los Papeles de Trabajo
En forma general los papeles de trabajo sirven para:
a) Evidenciar en forma suficiente y competente el trabajo de Auditoría.
b) Respaldar el dictamen de Auditoría, sus conclusiones y
recomendaciones del informe.
c) Ayudar a la planificación del trabajo de próximas Auditorías
d) Facilitar el examen de Auditoría
e) Fundamentar las bases para el control de calidad de Auditoría
62
f) Documentar las deficiencias encontradas
g) Poner en evidencia la idoneidad profesional del equipo de Auditoría
3.6.4.4. Clases de Papeles de Trabajo
Los papeles de trabajo respaldan un conjunto de información reunida por
los auditores, de tal forma que pueden agruparse en las siguientes clases:
a) Papel de trabajo administrativo de Auditoría
b) Hojas de trabajo, sumarias
c) Hojas de trabajo de apoyo, análisis y conciliaciones y papel de trabajo
de cálculos
d) Papeles de comprobaciones
Los papeles de trabajo, pueden clasificarse desde dos puntos de vista: por
su uso y su contenido.
Por su uso: De acuerdo a la utilización que tengan los papeles de Auditoría
en el periodo examinado o en varios períodos, se clasifican en archivo de la
Auditoría y archivo continuo o permanente de Auditoría.
Por su contenido: De acuerdo al contenido de cada papel de trabajo, estos
se clasifican en: hojas de trabajo, cédulas sumarias y cédulas analíticas.
3.6.4.5. Archivos de los Papeles de Trabajo
El archivo de los papeles de trabajo es un conjunto coherente de
documentos, contiene información de interés permanente relativo a la
Auditoría y susceptible de tener incidencia en Auditorías sucesivas de la
entidad. (Whittington & Pany, 2005, pág. 220)
Los papeles de trabajo se mantendrán en tres archivos:
a) Permanente
b) Planificación
c) Corriente
63
3.6.4.6. Archivo Permanente
El archivo permanente de los papeles de trabajo es la base para la
planificación y programación de la Auditoría, permite optimizar el tiempo
de los auditores, es necesario que los auditores cuenten con este tipo de
archivo de la entidad auditada, con el objeto de optimizar el tiempo en la
etapa de planificación y en el conocimiento de la entidad.
3.6.4.7. Archivo de Planificación
a) Copias de documentos legales
b) Organigrama de la entidad
c) Catálogos de Cuentas
d) Manuales de procedimientos
e) Manuales de contabilidad y otros datos relativos al control interno
f) Copias de declaraciones de impuesto a la renta de años anteriores
g) Resumen de los principios de contabilidad empleados por el cliente
h) Artículos de periódicos y revistas que traten de la entidad (clientes)
i) Programas de Auditoría
j) Cuestionarios de control interno
k) Cédulas Sumarias
l) Cédulas Analíticas
m) Papeles principales de trabajo
n) Informes
3.6.4.7.1. Archivo Corriente
Este tipo de archivo reúne la información de planificación de cada
Auditoría, el auditor debe poseer un archivo de planificación para cada
Auditoría y por entidad, el contenido de este archivo es: documentos de
planificación preliminar, planificación específica y documentos de
evaluación de control interno.
3.6.5. Marcas de Auditoría
Las marcas de auditoría son símbolos que se aplica a los papeles de trabajo con el objetivo de
demostrar el trabajo realizado y sus observaciones a la información analizada. Estas marcas
64
también facilitan la revisión por parte del jefe de auditoría e identificar de una manera más
rápida donde se encuentra las evidencias.
Las marcas de auditoría sirven para abreviar una palabra o palabras cuyo objetivo es resumir
una característica especial del examen para ahorrar tiempo y agilitar el examen.
Marcas de Auditoría
Figura 3.1: Marcas de Auditoría
3.6.6. Evidencia de Auditoría
El Auditor durante el desarrollo de la Auditoría debe obtener evidencia necesaria que
respalde su opinión, juicio o conclusión. Esta evidencia debe cumplir con las siguientes
características:
Suficiente.- Al hablar de suficiencia el auditor debe reunir la cantidad necesaria para
justificar su hallazgo, además de los respectivos resultados de las pruebas aplicadas.
Competente.- Competente hace referencia a la calidad de información obtenida, es decir
información real y válida para el desarrollo de la opinión profesional.
Pertinente.- Se refiere a que la evidencia debe tener relación con el objeto de la auditoría.
3.6.7. Índice de Plan de Cuentas
En la auditoría se utilizan índices, a través de letras del alfabeto, con las que se
reconocerán las cuentas de los Estados Financieros, debiendo guardar concordancia de los
índices, entre las cuentas del mayor con las cuentas de los auxiliares del mayor y con
documentos que representan evidencia dentro del análisis de cada cuenta.
MARCAS DE AUDITORÍA
Revisado ® Comprobado Ƈ Analizado √ Documentación Sustentada S
Suma ∑
Corrección ©
Archivado Ⱥ
65
Estructura del Índice de Plan de Cuentas
Figura 3.2 Estructura del Plan de Cuentas
3.7. FASE III: Ejecución de la Auditoría de Gestión
Según las características de la Auditoría de Gestión, la ejecución está orientada a
revisar el proceso de las cuentas, especialmente las cuentas que están relacionadas
directamente con cobranzas y ventas, por lo tanto se basa en pruebas sustantivas
para llegar a comprobar los saldos de las cuentas analizadas en los libros contables,
así se detectarán si existen errores materiales y si deben considerarse factores
cuantitativos o cualitativos al evaluar los resultados de las pruebas y los errores
detectados al realizar la auditoría.
La ejecución de la auditoría es la aplicación de los procedimientos descritos en los
programas de auditoría, se denomina también trabajo de campo, los que se realizan
necesariamente en las instalaciones de la entidad auditada. En base a los programas
de auditoría se incluyen los procedimientos y pruebas de auditoría, que deben
ejecutar los auditores con el propósito de obtener las evidencias suficientes y
competentes, que les permitan emitir una opinión profesional sobre los estados
financieros, una vez que se obtienen los resultados de la evaluación del control
interno y de la ejecución de pruebas de auditoría.
Para desarrollar la ejecución de la auditoría se seguirán los siguientes pasos:
Realizar los procedimientos seleccionados: Se realiza la recopilación de la
información mediante los papeles de trabajo que constituye la evidencia para el
informe sobre el cual se sustentará el mismo.
Evaluar los resultados: Una vez terminados los procedimientos se evalúa el
resultado del trabajo, se verifica si la información no contiene errores o
irregularidades importantes y se considera el efecto de los errores encontrados en el
desarrollo del trabajo de investigación.
Índice Cuentas de Activo
A Activo Corriente
A1 Cuentas por Cobrar
Índice Cuentas de Ingresos y Gastos
X Ingresos Operacionales
X1 Ventas
66
Formación de una opinión: Después de la evidencia de auditoría y obtener las
conclusiones en relación al examen realizado, se puede dar una opinión general
sobre los procesos de las cuentas analizadas y sugerir cambios de ser el caso.
3.7.1. Evaluación de Contingencias Administrativas
Se determinará si la ocurrencia de contingencia es:
Altamente probable
Probable
Remota
Adicionalmente se determina la materialidad.
Materialidad: La información es material―y por ello es relevante―, si su
omisión o su presentación errónea pueden influir en las decisiones económicas que
los usuarios tomen a partir de los estados financieros. La materialidad (importancia
relativa) depende de la cuantía de la partida o del error juzgados en las
circunstancias particulares de la omisión o de la presentación errónea. Sin
embargo, no es adecuado cometer, o dejar sin corregir, desviaciones no
significativas de la NIIF para las PYMES, con el fin de conseguir una presentación
particular de la situación financiera, del rendimiento financiero o de los flujos de
efectivo de una entidad.
Sobre la base de esta evaluación se determina si las diferencias encontradas se
incluyen en la carta de recomendaciones o de control interno.
3.7.2. Diseño e Implementación de Pruebas de Auditoría
Para identificar contingencias administrativas en los procesos que se manejan en
las cuentas del departamento de cobranzas y ventas, los principales pasos serán:
Revisión y confirmación de saldos en cuentas por cobrar y ventas durante
el año.
Elaboración del Análisis de Cartera actualizado
Observación de los últimos movimientos de cuentas por cobrar, cuentas
por pagar, bancos, caja y ventas y gastos.
Identificar errores significativos en el tratamiento de cada cuenta analizada.
Revisión de saldos registrados en libros contables.
Elaboración de pruebas sustantivas y cédulas analíticas
Presentación de Hojas de Hallazgos
67
En este procedimiento se realizará un análisis de las transacciones realizadas en el
ejercicio fiscal como:
Pruebas de Controles
Revisión analítica para comprender y detectar las fluctuaciones fuera de lo usual.
Observaciones físicas, es decir, verificación de cuentas por cobrar, pruebas de
saldos, pruebas de transacciones.
3.8. FASE IV: Comunicación de Resultados
Antes de terminar el trabajo de auditoría, se realiza una revisión de eventos. Finalmente,
se elabora el dictamen sobre los procesos analizados, el informe sobre la estructura de la
gestión administrativa de la empresa, observaciones, conclusiones y recomendaciones
sobre el control de los procesos en las cuentas analizadas resultante de la auditoría; estos
elementos tienen afinidad con los informes de auditoría financiera.
La comunicación con los funcionarios responsables de la empresa debe ser permanente
durante el transcurso de la auditoría. Tan pronto como se desarrolla un hallazgo de
auditoría tienen que comunicarse al funcionario responsable del área para:
Obtener los puntos de vista, información adicional y opiniones respecto a las
conclusiones y recomendaciones a ser presentadas, y
Facilitar la oportuna toma de las acciones correctivas correspondientes, de tal
manera que se puedan mencionar en el informe de auditoría. En ciertos casos un
informe preliminar por escrito puede utilizarse, pero normalmente toda
comunicación previa es verbal.
3.8.1. Informe de Auditoría
El informe de Auditoría es la forma en que se concreta el trabajo realizado por el
auditor durante el período de visita al cliente y el tiempo de trabajo en oficina. Se
considera una herramienta esencial para informar a los usuarios de la información
financiera y de los aspectos examinados, se hacen los comentarios sobre los
hallazgos, conclusiones y recomendaciones.
3.8.1.1. Estructura del Informe de Auditoría
Los procedimientos y programas de auditoría deben ser aplicados conforme a las
Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento, especialmente desde la NIA
700 hasta la 800, que proporcionan lineamientos sobre los dictámenes de auditoría
68
enfocados a los estados financieros, sin embargo, sus principios son aplicables a todo
tipo de auditoría. Por lo tanto, la Auditoría de Gestión se basa en los principios de la
normativa aplicable a la auditoría financiera y la estructura del informe final de
auditoría es similar.
Informe Final de Auditoría
Introducción
Carátula
Índice
Carta de presentación
Capítulo I: Enfoque de la Auditoría
Motivo
Objetivo
Alcance
Enfoque
Componentes Auditados
Capítulo II: Información de la Entidad
Misión
Visión
Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas
Base Legal
Estructura Orgánica
Objetivo
Financiamiento
Funcionarios Principales
Capítulo III: Resultados Generales
Comentarios
Conclusiones
Recomendaciones
69
Capítulo IV: Resultados Específicos por Componente
Comentarios
Conclusiones
Recomendaciones
Capítulo V: Anexos y Apéndice
Anexos
Apéndice
3.8.1.2. Informe de Auditoría basado en los modelos de Control Interno
Para la elaboración del Informe Final de Auditoría se basa en los modelos de
Control Interno vigentes (COSO, MICIL, CORRE), ya que a través de dichos
modelos se obtiene una garantía en la veracidad del informe.
Se considerarán los elementos necesarios que servirán en la aplicación de la
Auditoria de Gestión, de acuerdo a la medición de riesgos que exista durante la
ejecución, mismos que eviten que se cumplan los objetivos.
3.9. FASE V: Seguimiento
Seguimiento tiene que ver con la supervisión y desarrollo de una inteligente estrategia para que la
administración se involucre en la implantación de recomendaciones.
Las recomendaciones deben buscar consensos y evitar conflictos de intereses. También se pueden
contemplar alternativas de solución a fin de que la empresa tenga varios caminos a seguir.
La implantación debe tomar en cuenta la relación costo/beneficio. Las recomendaciones requieren
que se diseñe un plan de trabajo que precise objetivos, alcance y resultados de lo que será necesario
para implantar las recomendaciones.
3.9.1. Objetivo
Realizar con posterioridad de la Auditoría de Gestión realizada, el seguimiento
correspondiente.
70
3.9.2. Actividades
Efectuar el seguimiento inmediato a la terminación de la auditoría, para
comprobar la recepción de las recomendaciones dadas a la empresa auditada.
De acuerdo a la importancia de los resultados de la auditoría, se debe realizar una
re comprobación, luego de transcurrido un año de haber realizado la auditoría.
Se obtiene como productos: Cronograma para el cumplimiento de
recomendaciones, constancia del seguimiento realizado y documentación que
respalde la etapa de seguimiento.
71
CAPÍTULO IV
EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE
VENTAS Y COBRANZAS DE LA EMPRESA SHINATEX S.A.
4. Introducción
La presentación de una Auditoría de Gestión en la empresa “SHINATEX S.A.”, expondrá la
revisión de los procesos que se realizan en el departamento de ventas y cobranzas del período
2013. En cada aplicación de procedimientos se describen los elementos, que permiten conocer
el objetivo de la auditoría.
El objetivo principal es conocer los procesos en los departamentos seleccionados para evaluar
la eficiencia, eficacia y efectividad en los mismos.
Al término de la revisión de los procesos, se emitirá el informe de las novedades encontradas.
Estrategia de Auditoría de Gestión
En base a los conocimientos, se hará una evaluación detallada de los riesgos que afectan a la
eficiencia, eficacia y efectividad en los procesos del departamento de cobranzas y ventas.
En este capítulo se demostrará de forma muy clara y práctica, como se va realizando los
procesos de Auditoría de Gestión, y qué se hace en cada una de las fases: Planificación
Preliminar. Planificación específica, Ejecución, Comunicación de Resultados y concluir con el
Seguimiento de Recomendaciones, mediante el informe de la Auditoría de Gestión, detalladas
en las fases I, II, III, IV y V, que se explicó de forma teórica en los capítulos anteriores, para
ello se utilizó las técnicas de recolección de información más comunes para mejorar la
obtención de evidencia y determinar lo que se necesita para incrementar los beneficios del área
de servicios.
72
4.1. Carta de petición
Quito, 13 de marzo del 2015
OFICIO Nº1
Ingeniera
Mayra Guamán
GERENTE GENERAL DE MG& ASOCIADOS LTDA.
Presente;
De mi consideración:
Me dirijo a usted, en representación a la “SHINATEX S.A.”, a petición presentada por el
directorio, solicito la prestación de los servicios profesionales de su firma, para la realización
de una Auditoría de Gestión al departamento de ventas y cobranzas, por el periodo del 01 de
enero al 31 diciembre 2013
Dicho examen servirá como base para la toma de decisiones posteriores, encaminadas a mejorar
la administración de los recursos financieros de los socios, por lo que la empresa, se compromete
a proporcionar toda la información que fuere necesaria, para cumplir con los objetivos planteados
en la Auditoría.
Atentamente,
Sr. Joaquín Sotomayor
GERENTE GENERAL
SHINATEX S.A.
73
4.2. Propuesta de Auditoría
4.2.1. Oferta Profesional
MG Y ASOCIADOS LTDA., contribuye con servicios profesionales, que logra satisfacer las
necesidades del cliente con trabajos de calidad y en forma oportuna porque cuenta con personal
altamente calificado, ofrecemos servicios de:
74
4.2.2. Carta Propuesta de Trabajo
Quito, 16 de marzo del 2015
Señor
Joaquín Sotomayor
GERENTE GENERAL DE SHINATEX S.A.
Presente.-
De mi consideración:
Me dirijo a usted con el propósito de hacerle llegar un cordial saludo y al mismo tiempo
presentar la Propuesta de Trabajo, nos complace someter a su consideración nuestra propuesta de
servicios profesionales, como auditores independientes, para realizar la Auditoría de Gestión, que
su empresa requiere.
Somos un grupo conformado por un equipo de profesionales altamente cualificados por nuestra
experiencia, conocimientos y entrenamiento superior, lo que nos ha permitido ofrecer servicios
integrados de la más alta calidad que genere valor agregado a nuestros clientes y que
fundamentan nuestro trabajo en las normas de independencia e integridad.
En tal virtud estamos seguros que la oferta adjunta, constituye una alternativa para que su empresa
obtenga servicios de calidad con beneficios tangibles, porque contamos con los conocimientos,
herramientas y experiencia, lo cual permitirá que logre una mayor eficiencia operativa y
maximización de sus recursos.
Apreciamos su gentil invitación y nos ponemos a sus órdenes en el caso que desee comentar
o aclarar el alcance y contenido de la propuesta.
Atentamente,
Ing. Mayra Guamán
GERENTE GENERAL
MG Y ASOCIADOS LTDA.
75
4.2.3. Propuesta de Trabajo
Quito,16 de Marzo del 2015
Señor
Joaquín Sotomayor
GERENTE GENERAL DE SHINATEX S.A.
Presente.-
1. Diagnóstico del Departamento de Ventas y Cobranzas
La Auditoría de Gestión al Departamento de ventas y cobranzas de la empresa SHINATEX S.A., se
realiza por la necesidad por parte de los miembros del Directorio, de conocer la situación actual de
los departamentos que comprenden los controles del cumplimiento de los procesos, procedimientos
y políticas que se aplican en dichos departamentos., verificar si se lleva un control interno
adecuado en cuanto a procesos, actividades, tareas y si la gestión manejada en los departamentos es
eficiente. Por lo cual se ha dispuesto que la firma MG Y ASOCIADOS LTDA., sea la encargada
de realizar dicho examen por el periodo comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre del
2013, por medio de esta carta se confirma la aceptación y entendimiento concreto del trabajo a
realizarse.
2. Objetivo
Proporcionar una evaluación independiente sobre el desempeño, la eficiencia y eficacia de los
procesos y determinar deficiencias o irregularidades en el departamento de ventas y cobranzas,
para finalmente emitir un informe que contenga conclusiones y recomendaciones de los aspectos
más significativos, el mismo que sea tomado como herramienta de mejora continua para el
cumplimiento de los objetivos planteados por la empresa.
3. Alcance
Cumpliendo con las normas establecidas por la profesión de la Auditoría y al analizar el
departamento de ventas y cobranzas, el examen se desarrollará para el período comprendido entre
el 1 de enero al 31 de diciembre del 2013.
76
4. Plan y Programa
Planificación
La planificación del trabajo comprende básicamente lo siguiente:
La determinación de los procedimientos de auditoría a aplicarse y el alcance de
los mismos.
La distribución adecuada de esos procedimientos en el tiempo.
La designación de los auditores y la distribución de las tareas entre ellos.
La planificación se materializa a través de un programa de trabajo escrito, que luego forma un
conjunto con la evidencia comprobatoria obtenida a través de las distintas fases del examen.
Evaluación del sistema de control interno
El diseño, implantación y operación del sistema de control interno de la empresa SHINATEX
S.A., es responsabilidad de la Administración, nosotros realizaremos un estudio y evaluación de
dicho sistema en los controles claves, para determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de
las pruebas de auditoría.
Adicionalmente, este trabajo nos permite informar cualquier deficiencia que se detectó en los
Controles Internos Básicos y Específicos.
Programa de trabajo
El Programa de trabajo que preparamos, toma en cuenta las circunstancias particulares del
departamento de ventas y cobranzas de la empresa SHINATEX S.A., entre ellas su naturaleza, las
políticas establecidas por la Administración, el control interno vigente y el objetivo de la
auditoría.
Dicho programa determina los Riesgos de Auditoría, los objetivos y las pruebas necesarias para
cumplir con esos objetivos. Esto permite concentrar nuestro esfuerzo en procesos claves y reducir
al mínimo imprescindible la materialidad del margen de error.
Para los propósitos de auditoría donde los riesgos son relativamente bajos y existe una alta
probabilidad de que el sistema de control sea confiable, reducimos el nivel de esfuerzos de
Auditoría y sobre todo los procedimientos específicos serán los adecuados a la naturaleza de la
empresa.
5. Informe
El producto final a presentar luego de la Auditoría es el Informe Final, el cual contendrá
Comentarios, Conclusiones y Recomendaciones, sobre aquellas debilidades o deficiencias que
77
observamos en los controles internos, procedimientos y sistemas de información. Así mismo un
informe de evaluación del cumplimento de las recomendaciones emitidas. Previamente a su
emisión, se comentará personalmente las observaciones en los niveles de dirección adecuados,
para de esta manera establecer los correctivos que el caso amerite.
6. Equipo de Auditoría
Del grupo de trabajo que conforma nuestra Firma hemos asignado a los siguientes profesionales
para el cumplimiento de las actividades contempladas en esta propuesta:
7. Honorarios y Estimación de Tiempo
En la estimación de los honorarios se consideraron diferentes aspectos y se han estimado en USD
8560 más el Impuesto al Valor Agregado. La forma de pago será el 50% al inicio del trabajo, el
30% según la presentación de avances y el 20% al final del trabajo, junto con la presentación del
informe final a la fecha solicitada.
A continuación presentó la estimación de tiempo y el cálculo de los honorarios:
Estimación del tiempo de Auditoría
ACTIVIDAD
SOCIO
GERENTE
SENIOR
JUNIOR
ASISTENTE
CON
EXPERIENCIA
ASISTENTE
SIN
EXPERIENCIA
Planificación 4 4
Evaluación del
Control Interno
1 2 1 2 4 6
Programa 1 2
Aplicación de
procedimientos
y técnicas en el
desarrollo del
examen a través
de papeles de
trabajo
1
2
1
2
2
4
Comunicación
de Resultados
2 2 4 4
Seguimiento 1 1 2 2 2
TOTALES 8 11 4 8 12 16
Cargo Nombres
Auditor Operativo Fernando Carvajal
Jefe de Equipo Ing. Miriam Guaño
Supervisora Ing. Sofía Recalde
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Costo de los Honorarios
SOCIO GEREN
TE
SENIOR JUNIO
R
ASISTENTE
CON
EXPERIENCIA
ASISTENTE
SIN
EXPERIENCI
A
Sueldo 4000,00 2000,00 1000,00 800,00 600,00 400,00
Aporte
Patronal
486,00 243,00 121,50 97,20 72,90 48,60
Fondos de
Reserva
333,33 166,67 83,33 66,67 50,00 33,33
Décimo
Tercero
333,33 166,67 83,33 66,67 50,00 33,33
Décimo
Cuarto
28,33 28,33 28,33 28,33 28,33 28,33
Vacaciones 166,67 83,33 41,67 33,33 25,00 16,67
TOTALES 5347,66 2688,00 1358,16 1092,20 826,23 560,26
160 horas al
mes (valor
hora)
33,43 16,80 8,50 6,83 5,16 4,00
Total horas
trabajadas
64 88 40 160 240 300
Valor por
horas
trabajadas
2140,00 1480,00 340,00 1095,00 1240,00 1200,00
Cálculo de Honorarios
Costo Total de Auditoría 8000,00 * 7% = 560,00
Tasa de Interés BC Anual 16%
Tasa de Interés BC Mensual 1,33%
Estimación de tiempo de auditoría 2 meses
Nueva tasa mensual por auditoría 2,67%
Porcentaje de Utilidad 4%
Total de Porcentaje 7%
Valor Total de Auditoría 8000,00 + 560,00 = 8560,00
Los honorarios se calculan en base al tiempo invertido por todos los profesionales que participarán
en la auditoría.
Atentamente,
Miriam Guaño Párraga – Jefe de Equipo
MGP & Asociados Socio
Yo, Sr. Joaquín Sotomayor, acepto los términos de este trabajo en nombre de SHINATEX S.A. y
se ha decidido aceptar todos los términos de este trabajo.
Firma: Fecha: 18/03/2015
79
4.2.4. Contrato de Trabajo
CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE AUDITORÍA DE GESTIÓN
APLICADA DEPARTAMENTO DE VENTAS Y COBRANZAS POR EL PERÍODO
COMPRENDIDO ENTRE EL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013;
CELEBRADO ENTRE LA EMPRESA SHINATEX S.A Y MG Y ASOCIADOS
LTDA.
En la ciudad de Quito, a los diez y ocho días del mes de marzo del año dos mil quince,
comparecen a la celebración del presente instrumento, por una parte la empresa SHINATEX
S.A.., con RUC 1792015065-001, a quien en adelante se le podrá denominar "EL CLIENTE",
representada por el Sr. Joaquín Sotomayor, en su calidad de Representante Legal; y, por otra
parte, la compañía MG Y ASOCIADOS LTDA., RUC 1722744768-001, a quien en adelante
se le podrá denominar "LA FIRMA AUDITORA", debidamente representada por la Ingeniera
Mayra Guamán, en su calidad de Socio y Representante Legal, quienes libre y
voluntariamente acuerdan en celebrar el presente Contrato al tenor de las siguientes cláusulas:
PRIMERA.- OBJETO DEL CONTRATO
EL CLIENTE contrata LA FIRMA AUDITORA para que preste los servicios de auditoría de
gestión del CLIENTE, aplicada al departamento de ventas y cobranzas, por el periodo
comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre del 2013
LA FIRMA AUDITORA está actuando como una contratista independiente al proveer todos o
cualquiera de los servicios objeto de este Contrato.
SEGUNDA.- RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR
LA FIRMA AUDITORA se compromete a realizar la auditoría de gestión de EL CLIENTE
por el año comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre del 2013, además LA FIRMA
AUDITORA, deberá cumplir con procedimientos éticos, con la planificación y la ejecución de
la auditoría para obtener certeza razonable sobre la gestión, procedimientos y verificar si están
libres de errores materiales.
Una auditoría de gestión incluye el examen, con base en pruebas selectivas, de la evidencia que
sustentará el juicio de LA FIRMA AUDITORA que incluye la evaluación del riesgo. Debido a la
naturaleza de las pruebas y las limitaciones inherentes de una auditoría, junto con las limitaciones
80
inherentes de cualquier sistema de contabilidad y control interno, existe un riesgo inevitable de
que ciertos errores materiales puedan permanecer sin ser descubiertos.
En el desarrollo de la evaluación del riesgo, LA FIRMA AUDITORA considerará los
controles internos relevantes diseñados por EL CLIENTE, con el propósito de expresar una
opinión sobre la efectividad del control interno de la entidad. Sin embargo, LA FIRMA
AUDITORA comunicará en forma escrita sobre cualquier deficiencia significante en el
control interno relacionado con la auditoría de gestión del área específica.
TERCERA.- RESPONSABILIDADES DEL CLIENTE
Para el mejor desempeño y cumplimiento del trabajo contratado EL CLIENTE, deberá poner a
disponibilidad de MG Y ASOCIADOS LTDA., todos los demás documentos en forma oportuna,
base de datos, registros del personal y más documentación que deberán reflejar en forma veraz y
completa la situación del área a examinar.
En el caso de que se requiera contratar la realización de otras asesorías o trabajos adicionales,
estos serán establecidos en documento aparte, en el que se fijará el valor de la tarifa.
CUARTA.- ALCANCE DEL TRABAJO
Este documento contiene los elementos de una evaluación global practicada al sistema,
recoge actividades desarrolladas al igual que da cuenta de procesos y actividades más
relevantes ejecutadas por el departamento de ventas y cobranzas, cumpliendo con las
normas establecidas por la profesión de la Auditoría, en el período comprendido entre el 1
de enero al 31 de diciembre del 2013
Además, LA FIRMA AUDITORA entregará a EL CLIENTE los siguientes informes;
Un informe final a la gerencia como resultado del estudio y evaluación del control
interno, en carta separada, que contendrá básicamente:
Información de debilidades materiales de control interno y contable,
incluyendo recomendaciones pertinentes.
Información sobre el cumplimiento de políticas establecidas por la administración y
sobre otros asuntos administrativos y operativos, incluyendo recomendaciones
pertinentes en las que observemos posibilidades de mejora.
Adicionalmente, la FIRMA AUDITORA responderá inmediatamente a cualquier consulta en
situaciones específicas, proveyéndoles de una respuesta verbal o escrita. Se establecerán
honorarios adicionales, únicamente en consultas que requieran un uso prolongado de tiempo.
81
QUINTA.- CONTRATISTA INDEPENDIENTE
LA FIRMA AUDITORA ha sido contratada por EL CLIENTE como contratista independiente
por lo cual, EL CLIENTE, sus representantes, ni sus respectivos socios, asociados, apoderados,
empleados, funcionarios y demás personas relacionadas, podrán considerarse como empleadores
del personal de LA FIRMA AUDITORA.
EL CLIENTE y LA FIRMA AUDITORA no son empleados comunes para ningún propósito bajo
ese Contrato. LA FIRMA AUDITORA determinará como proveer el personal para sus servicios
bajo este Contrato. LA FIRMA AUDITORA se reserva el derecho de asignar al personal para
desarrollar los servicios y para remplazar o reasignar a tales empleados, previniendo que las
personas asignadas tengan las habilidades necesarias y las calificaciones para mantener el
servicio en los mismos estándares de calidad propias de la firma.
SEXTA.- HONORARIOS Y FORMA DE PAGO
EL CLIENTE pagará a la FIRMA AUDITORA, en concepto de honorarios, por el trabajo descrito
en la cláusula primera del presente contrato, la suma de US$ (8560, 00/100 dólares americanos)
incluido el 12% de Impuesto al Valor Agregado. Los mencionados honorarios serán pagados de la
siguiente forma: el 50% al inicio del trabajo, el 30% según la presentación de avances y el 20% al
final del trabajo, junto con la presentación del informe final a la fecha solicitada, previo la
aprobación por parte del contratante.
Los gastos menores relacionados con el examen, tales como: movilización, alimentación, copias,
faxes, impresión de informes, otros, serán facturados por separado conforme se incurran.
SÉPTIMA.-DURACIÓN DEL CONTRATO
Este contrato entrará en vigencia a partir de la fecha de la suscripción del presente contrato hasta
el 20 de mayo de 2015.
Las visitas de trabajo planificadas han sido establecidas según el siguiente detalle: Visita
Final: 20 de mayo del 2015.
Las fechas de estas visitas serán previamente coordinadas con la administración de la compañía.
OCTAVA.- TERMINACIÓN DEL CONTRATO
El Contrato termina:
1) Por cabal cumplimiento de las obligaciones contractuales.
2) Por mutuo acuerdo de las partes.
82
3) Por declaración unilateral en caso de incumplimiento del objeto contractual.
4) Por sentencia ejecutoriada que declare la resolución o la nulidad del contrato.
En definitiva, el Contrato termina por el incumplimiento total de las obligaciones contractuales o
en forma anticipada por causas imputables a las partes o por mutuo acuerdo.
Terminación por mutuo acuerdo.- Las partes pueden dar por terminada la relación contractual por
mutuo acuerdo, en forma anticipada. Las condiciones técnicas o económicas, que fundamenten
esta terminación, serán calificadas por LAS DOS PARTES, sea que fuere inconveniente a los
intereses empresariales o imposible el continuar, en cuyo caso las dos partes darán por
extinguidas parcial o totalmente las obligaciones contractuales, en el estado en que se encuentren,
previo a la liquidación económica de las obligaciones que se encontraren pendientes.
NOVENA.- CONFIDENCIALIDAD
LA FIRMA AUDITORA se compromete a mantener toda información que pueda conocer o
llegar a conocer respecto de las actividades y negocios de EL CLIENTE, en la más estricta
confidencialidad, y no podrá revelarla a terceras personas sin el previo consentimiento escrito de
EL CLIENTE.
DÉCIMA.- COOPERACIÓN
EL CLIENTE cooperará con LA FIRMA AUDITORA para la realización de sus Servicios, sin
limitaciones, el proporcionar a LA FIRMA, el acceso oportuno a las informaciones, datos y
personal de EL CLIENTE.
DÉCIMA PRIMERA.- APLICACIÓN Y VALIDEZ
Para constancia y fe de conformidad, las partes suscriben este contrato por duplicado, en la
ciudad de Quito a los18 días del mes de marzo del 2015.
Ing Mayra Guamán Sr. Joaquín Sotomayor
GERENTE GENERAL GERENTE GENERAL
MG Y ASOCIADOS LTDA. SHINATEX S.A
83
4.3. Orden de Trabajo
ORDEN DE TRABAJO
N° 001
Quito, 19 de marzo de 2015
Ingeniera
Miriam Guaño
Presente
A través de esta orden de trabajo me permito comunicarle que con el fin de desarrollar una
“AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA AL DEPARTAMENTO DE VENTAS Y
COBRANZAS DE LA EMPRESA TEXTIL SHINATEX S.A. UBICADA EN LA CIUDAD DE
QUITO, POR EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1 DE ENERO AL 31 DE
DICIEMBRE DEL 2013.”, le delego a usted como Jefe de Equipo, como Auditor Operativa al Sr.
Fernando Carvajal y Supervisor a la Ing. Sofía Recalde.
Respecto al tiempo de duración de la ejecución de esta Auditoría de Gestión, la misma durará 2
meses calendario y al término del trabajo se presentarán los resultados obtenidos.
En este trabajo de Auditoría de Gestión se dirigirán los objetivos a:
a. Evaluar la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos desarrollados en el
Departamento de Ventas y Cobranzas de la empresa “SHINATEX S.A.”
b. Comprobar el cumplimiento de la base legal a la que se encuentra sujeta la empresa, la
aplicación de reglamentos, normas que permiten la adecuada ejecución de las actividades.
c. Proponer indicadores de gestión que sean importantes en la evaluación de actividades.
d. Presentar el informe con los resultados obtenidos durante el trabajo de auditoría, emitir
comentarios, conclusiones y recomendaciones que la empresa deberá aplicar para el
mejoramiento del departamento y de la empresa.
Atentamente,
Ing. Sofía Recalde
Supervisora Equipo de Auditoría
84
4.4. Notificación de Inicio de Auditoría de Gestión
Quito, 20 de marzo de 2015
Señor
Joaquín Sotomayor
GERENTE GENERAL DE SHINATEX S.A
Quito;
De nuestras consideraciones:
Para los fines consiguientes comunico a usted que el inicio de la Auditoría de Gestión al
Departamento de ventas y cobranzas de la empresa SHINATEX S.A, por el periodo comprendido
entre el 1 de enero al 31 de diciembre del 2013, será el viernes 20 de marzo y finalizará el
miércoles 20 de mayo del 2015.
Para la correcta ejecución de la auditoría de gestión le solicitamos se digne comunicar al personal
del Departamento de ventas y cobranzas sobre el trabajo a realizarse en la empresa, con el objetivo
de obtener información necesaria y oportuna para el cumplimiento de nuestro trabajo.
Sin otro particular que informar, nos suscribimos
Atentamente,
Ing. Miriam Guaño
JEFE DE EQUIPO DE AUDITORÍA
MG Y ASOCIADOS LTDA.
85
4.5. Papeles de Trabajo para la Auditoría de Gestión
4.5.1. Referencias Papeles de Trabajo
ÍNDICE DE PAPELES DE TRABAJO
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO REF.
A.
ENTENDIMIENTO DE LA ENTIDAD
Conocimiento de la Empresa C.E.
Datos de la Empresa PT 3/22
Organigrama Estructural PT 8/22
Proveedores Principales PT 13/22
Clientes Principales PT 14/22
Políticas Contables Cobranzas PT 15/22
Políticas Contables Crédito PT 16/22
Políticas Contables Ventas PT 17/22
Estado de Situación Financiera PT 19/22
Estado de Resultados PT 20/22
Estado de Cambios en el Patrimonio PT 21/22
Estado de Flujo de Efectivo PT 22/22
Programación de la Auditoría de Gestión P.A.
Procedimientos, Horas Programadas y Responsable PT 1/2
Programa de Trabajo PT 2/2
Evaluación de Control Interno de la Gestión de la Empresa CI
Cuestionario de Control Interno PT 1/1
Riesgo Inherente, de Control y de Detección PT 1/2
Cálculo del Riesgo de Auditoría PT 2/2
B.
EJECUCION DE AUDITORÍA
Análisis del Departamento de Cobranzas EJ.
Naturaleza de las Cuentas por Cobrar PT 1-1/24
Naturaleza de las Cuentas por Cobrar PT 1-2/24
Narrativa del Departamento de Cobranzas PT 1-3/24
Proceso de Depósitos PT 1-4/24
Flujograma de Depósitos PT 1-5/24
Hoja de Hallazgos PT 1-6/24
HH-1
Proceso de Revisión de Retenciones de Personas y Empresas PT 1-7/24
86
Flujograma de Revisión de Retenciones de Personas y Empresas PT 1-8/24
Hoja de Hallazgos PT 1-9/24
HH-2
Proceso de Cobranzas PT 1-10-24
Flujograma de Cobranzas PT 1-11-24
Hoja de Hallazgos PT 1-12/24
HH-3
Proceso de Archivo y Documentación PT 1-13/24
Flujograma de Archivo y Documentación PT 1-14/24
Hoja de Hallazgos PT 1-15/24
HH-4
Cuestionario de Control Interno Cuentas por Cobrar PT 1-16/24
Hoja de Recomendaciones de Cuestionario PT 1-17/24
Antigüedad de Cartera – Vencida PT 1-20/24
Cartera por Vencer PT 1-22/24
Observaciones PT 1-23/24
Recomendaciones y Comentario PT 1-24/24
Análisis del Departamento de Ventas E
Naturaleza de las Ventas PT 2-1/20
Narrativa del Departamento de Ventas PT 2-2/20
Proceso de Notas de Pedido PT 2-3/20
Flujograma de Notas de Pedido PT 2-4/20
Hoja de Hallazgos PT 2-5/20
HH-1
Proceso de Estimaciones Mensuales de Venta PT 2-6/20
Flujograma de Estimaciones Mensuales de Venta PT 2-7/20
Hoja de Hallazgos PT 2-8/20
HH-2
Proceso de Envió de Muestras PT 2-9/20
Flujograma de Envío de Muestras PT 2-10/20
Hoja de Hallazgos PT 2-11/20
HH-3
Proceso de Cobranzas PT 2-12/20
Flujograma de Cobranzas PT 2-13/20
Hoja de Hallazgos PT 2-14/20
HH-4
Prueba de Ventas PT 2-15/20
Prueba Aritmética PT 2-16/20
Análisis de Facturas de Ventas PT 2-17/20
Detalle de Facturas de Ventas PT 2-18/20
Observaciones PT 2-19/20
Recomendaciones y Comentario PT 2-20/20
C. PRESENTACIÓN DE REPORTES
Informe de Auditoría
87
PG.A
PT 1 /2
Fase I :Conocimiento Preliminar de SHINATEX S.A.
4.6.1. Programa de Revisión Preliminar
Nombre de la
Compañía:
SHINATEX S.A.
Descripción: Entendimiento de la Entidad-Datos
Generales
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: Fcarvajal 23/03/2015
Revisado por: Mguaño 23/03/2015
Requerimientos NIA
315
Comprensión de la empresa y su
ambiente
Aplicación de la
auditoría
Objetivo
1. Familiarizarse con el entorno de la empresa
2. Tener una breve visión de carácter general de la empresa
3. Actualizar el archivo permanente
Nº Procedimiento Ref./PT Elaborado por Fecha
1 Realizar la Narrativa de SHINATEX S.A. N.P.P PT
1/2
MG 24/03/2015
2 Fectúe un Cuestionario al Gerente
General
C.E
PT 2/22
MG 24/03/2015
3 Fectúe un Cuestionario al Jefe de Cartera C.E
PT 3/22
MG 24/03/2015
3 Información General de la Empresa C.E
PT 5/22
MG 09/04/2015
5 Solicitar información de: leyes, reglamentos,
estatutos, decretos, acuerdos y otros
documentos relacionados con el funcionamiento del área a examinar
C.E
PT 1/22
MG 09/04/2015
6 Obtener el Organigrama Estructural de la
empresa C.E
PT 8/22
MG 09/04/2015
Solicitar información sobre:
7 Proveedores Principales C.E
PT 12/22
MG 10/04/2015
8 Clientes Principales C.E
PT 13/22
MG 10/04/2015
88
PG.A
PT 2 /2
Nombre de la
Compañía:
SHINATEX S.A.
Descripción: Entendimiento de la Entidad-Datos
Generales
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: Fcarvajal 23/03/2015
Revisado por: Mguaño 23/03/2015
Requerimientos NIA
315
Comprensión de la empresa y su
ambiente
Aplicación de la
auditoría
Objetivo
4. Familiarizarse con el entorno de la empresa
5. Tener una breve visión de carácter general de la empresa
6. Actualizar el archivo permanente
Nº Procedimiento Ref./PT Elaborado por Fecha
11 Políticas Contables Ventas C.E
PT 16/22
MG 13/04/2015
12 Sistema de Información Computarizada C.E
PT 17/22
MG 13/04/2015
13 Identificar los Subcomponentes a ser
analizados
C.E
PT 18/22
MG 13/04/2015
14 Estado de Situación Financiera C.E
PT 19/22
MG 13/04/2015
15 Estado de Resultados C.E
PT 20/22
MG 13/04/2015
16 Estado de Cambios en el Patrimonio C.E
PT 21/22
MG 13/04/2015
17 Estado de Flujo de Efectivo C.E
PT 22/22
MG 13/04/2015
89
N.P.P
PT 1/2
4.6.2. Narrativa de Planificación Preliminar
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Ventas y Cobranzas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 24/03/2015
Revisado por: Mguaño 24/03/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
Narrativa del Departamento de Ventas y Cobranzas
Objetivo:
Conocer, comprender y diagnosticar las diferentes actividades y procesos que se realizan en el
departamento de ventas y cobranzas en SHINATEX S.A.
Desarrollo:
El día viernes 24 de marzo del 2015, siendo las 9:00 de la mañana, se procede a realizar una
visita previa a las instalaciones de SHINATEX S.A., en sus oficinas ubicadas en la ubicada en
la Av. 6 de Diciembre 6695 y Abdón Calderón., en las que se pudo observar lo siguiente.
Departamento de Ventas y Cobranzas:
Las instalaciones del Departamento de Ventas y Cobranzas es amplio y muy bien distribuido,
está dividida en dos grandes grupos Ventas, que se encarga todo en cuanto a venta de telas, y
Cobranzas, que se encarga de la recuperación de la cartera vencida.
Entre las situaciones que se pudieron observar encontramos:
En la entrada de la empresa se encuentra un guardia el mismo que se encargan de coordinar
el ingreso de personas externas o ajenas a la empresa, pidiendo su identidficación.
Desde la parte externa se pudo observar la imagen de la empresa, un ambiente limpio,
adecuado y todo en su debido lugar, un ambiente laboral tranquilo, agradable al momento de
recibir a la gente.
El Sr. Joaquín Sotomayor nos acompañó y dirigió durante todo el recorrido, a los cuales se les
realizó la entrevista respectiva que será detallada más adelante.
Las instalaciones se encuentran en condiciones favorables para el desenvolvimiento normal de
las actividades que realizan los empleados, cada uno de ellos posee un espacio de trabajo propio
y adecuado para su desempeño, sin embargo pudimos notar que el área de parqueadero para
vehículos, es un poco pequeño para que entren más de5 carros..
90
N.P.P
PT 2/2
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Ventas y Cobranzas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 24/03/2015
Revisado por: Mguaño 24/03/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
CONCLUSIONES:
La infraestructura de la empresa y los ambientes de trabajo se encuentran en buenas
condiciones y bien distribuido, sin embargo no hay suficiente espacio para demasiados carros
de clientes.
*El departamento de ventas y cobranzas cumple con requisitos básicos de seguridad industrial.
*Las bodegas se encuentran en condiciones favorables para el almacenamiento, existen
cuatro. personas a cargo de las ventas de tela.
RECOMENDACIONES:
Difundir misión, visión, valores y políticas de la empresa para que los empleados tengan
conocimiento, y se sientan comprometidos a brindar un mejor servicio y puedan también
contribuir a la visión empresarial.
Coordinar de manera eficiente con el cliente para que no tengan que esperar mucho tiempo, ya
que no cuenta con la infraestructura suficiente para abastecer gran número de carros.
COMENTARIO:
Durante todo el recorrido los miembros de la organización se mostraron amables y
colaboradores, dando facilidades para cumplir con los objetivos de la visita.
91
C.E.
PT 1/22
4.6.3. Conocimiento de la Empresa
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Cuestionario Gerente General
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 24/03/2015
Revisado por: Mguaño 24/03/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
Objetivo: Evaluar los procedimientos realizados por Gerencia dentro del periodo auditado, con
la finalidad de determinar el desarrollo de la Cooperativa a través de los objetivos y metas que
persigue.
Nombre del encuestado: Sr. Joaquín Sotomayor
92
C.E.
PT 2/22
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Cuestionario al Jefe de Cartera
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 24/03/2015
Revisado por: Mguaño 24/03/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
Objetivo: Adquirir conocimiento acerca del funcionamiento del Departamento de Ventas y
Cobranzas
93
C.E.
PT 3/22
Nombre de la
Compañía:
SHINATEX S.A.
Descripción: Entendimiento de la Entidad-Datos
Generales
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: Fcarvajal 09/04/2015
Revisado por: Mguaño 09/04/2015
Requerimientos NIA
315
Comprensión de la empresa y su
ambiente
Aplicación de la
auditoría
Información General® Ƈ √ S
Razón Social: SHINATEX S.A.
Ruc: 1792015065-001
Ubicación
SHINATEX S.A. se encuentra ubicada en Ecuador, Provincia de Pichincha, Ciudad Quito, en la Av. 6 de
Diciembre 6695 y Abdón Calderón.
Fecha de Inicio de Operaciones:
Inicio de Operaciones 22 de noviembre de 2005
Fecha de Inscripción en el RUC 26 de diciembre de 2005
Actividad Económica
SHINATEX S.A. se dedica a la fabricación y comercialización de hilos y fibras, así como de todo tipo de
tejidos a base de fibras naturales, artificiales, sintéticas; a realizar tratamientos de fibras textiles y
acabados de tejidos tales como tintura, termo fijado, estampado, perchado, esmerilado. ® Ƈ √ S
1. Motivo de la auditoría de gestión
Antecedentes
SHINATEX S.A. es una empresa constituida en el año 2.005, bajo la Dirección de Alfred Mortensen
Lund, sus inicios se remontan al año 1978 año en el que el Sr. Alfred Mortensen Lund, llega al país con la
visión de crean nuevas fuentes de empleo y crea una empresa textil llamada Industrial Politex,
produciendo todo tipo de telas de punto, manteniéndose a la vanguardia con los mejores precios del
mercado, debido al poder económico que mantiene Politex en el sector textil se crean dos compañías
relacionadas a esta, por un lado se crea a SHINATEX S.A. empresa que se dedicaría a la producción de
las telas y las realización de los estampados y Resumin S.A. la
empresa que se encargaría de la Comercialización de la producción
ecuatoriana así como la venta de telas de importación.
MARCAS DE AUDITORÍA
Revisado ®
Comprobado Ƈ
Analizado √
Doc. Sustentada S
94
C.E.
PT 4/22
Nombre de la
Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Entendimiento de la Entidad -
Proveedores
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 09/04/2015
Revisado por: mguaño 09/04/2015
Requerimientos NIA
315 Comprensión de la empresa y su
ambiente
Aplicación de la
auditoría
Luego de varios años de trabajar bajo este sistema se decide que a partir de marzo del 2009, SHINATEX
S.A. realiza íntegramente las actividades de la cadena de valor, que incluye la fabricación y
comercialización de cada uno de los artículos textiles.
La empresa SHINATEX S.A. es una empresa dedicada a la Fabricación y comercialización de varios
tipos de telas y tejidos como; tejidos (telas) anchos de algodón, lana, lana peinada o seda, incluidos los
fabricados a partir de mezclas o de hilados sintéticos o artificiales. Siendo una compañía de gran
trascendencia nacional ya que sus inicios los da como Industrial Politex en el año de 1978, es una de las
pocas empresas del Sector Textil que ha podido mantenerse en el mercado dadas los incidentes en el
Sector Textil Ecuatoriano y el ingreso de telas de otros países primordialmente la china que compiten en
el país con menores costo, pero gracias a las normas de calidad que maneja SHINATEX S.A., se ha
mantenido dentro de las empresas de renombre en el país® Ƈ √ S
2. Objetivo de la visita preliminar
Proporcionar una evaluación independiente sobre el desempeño, determinar deficiencias o
irregularidades en el departamento de ventas y cobranzas, orientada a mejorar la eficiencia, eficacia,
economía y calidad de los procesos, para finalmente emitir un informe que contenga conclusiones y
recomendaciones de los aspectos más significativos, el mismo que sea tomado como herramienta de
mejora continua para el cumplimiento de los objetivos planteados por la empresa.
3. Alcance
El alcance del examen cubre desde el 01 de enero hasta el 31 de diciembre de 2014, los
componentes que se analizarán es todo referente al área de servicios, cumpliendo con las normas
establecidas por la profesión de la Auditoría.
MARCAS DE AUDITORÍA
Revisado ® Comprobado Ƈ
Analizado √ Doc. Sustentada S
95
C.E.
PT 5/22
Nombre de la
Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Entendimiento de la Entidad -
Proveedores
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 09/04/2015
Revisado por: mguaño 09/04/2015
Requerimientos NIA
315 Comprensión de la empresa y su
ambiente
Aplicación de la
auditoría
4. Conocimiento de la Empresa y su Naturaleza Jurídica
Base Legal
SHINATEX S.A. se constituyó el 11 de octubre de2005, mediante escritura pública otorgada en la Notaria Vigésima
Novena, a cargo del Dr. Rodrigo Salgado Valdez e inscrita en el Registro Mercantil el 22 de noviembre de 2005, bajo
el No. 42340. Esta empresa operó como maquiladora, arrendando la maquinaria textil para la elaboración de tejidos
de punto y los acabados a la Compañía Machequipment S.A., durante el año 2008. Posteriormente, SHINATEX S.A.,
absorbió a Machequipment S.A., mediante escritura de Fusión de Absorción otorgada el 10 de junio de 2008 e
inscrita en el Registro Mercantil el 6 de febrero de 2009. ® Ƈ √ S
Organismos de Control
Superintendencia de Compañías
Cámara de Comercio de Quito
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
Ministerio de Trabajo
Servicio de Rentas Internas
Ministerio del Ambiente
Consejo Nacional de Control de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas (CONSEP)
Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de Quito ® Ƈ √ S
Misión de SHINATEX S.A.
Desarrollar, innovar, producir y comercializar productos de excelente calidad que cumplan con las
expectativas de nuestros clientes, reflejo de nuestro arduo esfuerzo por incrementar la competitividad y
productividad. ® Ƈ √ S
Visión de SHINATEX S.A.
Ser una entidad líder a nivel Nacional en productos mediante la creatividad, mejora continua, flexibilidad
en sus procesos, con personal motivado y calificado. ® Ƈ √ S
MARCAS DE AUDITORÍA
Revisado ® Comprobado Ƈ
Analizado √ Doc. Sustentada S
96
C.E.
PT 6/22
Nombre de la
Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Entendimiento de la Entidad -
Proveedores
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 09/04/2015
Revisado por: mguaño 09/04/2015
Requerimientos NIA
315 Comprensión de la empresa y su
ambiente
Aplicación de la
auditoría
Objetivos de SHINATEX S.A. ® Ƈ √ S
Objetivo General de SHINATEX S.A.
Conocer y analizar el mercado de telas que fábrica SHINATEX S.A. y su composición, con el objeto de
incrementar las ventas optimizando la maquinaria existente, desarrollando nuevos productos, nuevos
clientes, nuevos mercados, y mejorando las políticas de ventas a través de procesos estratégicos.
Objetivos Específicos de SHINATEX S.A.
Entregar productos competitivos que satisfagan las necesidades de los clientes.
Posicionar la marca “POLITEX” en el País.
Ampliar portafolio de proveedores calificados nacional e internacionales.
Mantener un eficiente control del sistema administrativo financiero.
Mantener buenas relaciones con grupos de interés externos.
Elevar Clima laboral de la empresa.
Disponer de tecnología acorde a la línea de negocio.
Maximizar la rentabilidad.
Contar con Capital de Trabajo oportuno en condiciones favorables.
Estrategias de SHINATEX S.A. ® Ƈ √ S
Conocer y analizar, los volúmenes de compra de nuestros principales clientes del Ecuador.
Analizar nuestra competencia, desmenuzando sus costos y sus componentes.
Incrementar nuestra base de datos de potenciales clientes por línea de producto, con el objeto de
encontrar los nichos de mercado, que permitan vender nuestros productos.
Desarrollar nuevos productos basados en la moda y diseño actuales.
Analizar las estadísticas de importación de hilazas y tejidos de la base de datos de las cámaras de
comercio y de la cae y hacer un análisis por medio del departamento de ventas.
MARCAS DE AUDITORÍA
Revisado ® Comprobado Ƈ
Analizado √ Doc. Sustentada S
97
C.E.
PT 7/22
Nombre de la
Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Entendimiento de la Entidad -
Proveedores
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 09/04/2015
Revisado por: mguaño 09/04/2015
Requerimientos NIA
315 Comprensión de la empresa y su
ambiente
Aplicación de la
auditoría
Principios Organizacionales® Ƈ √ S
Lealtad: Nuestro personal se ha comprometido a defender lo que creemos y a quien
creemos aun en circunstancias cambiantes.
Liderazgo: Involucra al personal dentro de la organización para que desempeñe
voluntariamente sus actividades, en logro de los objetivos del grupo.
Toma de decisiones: Nuestro personal se encuentra calificado y preparado para
resolver problemas y proponer alternativas para el cambio.
Honestidad: La calidad humana de nuestro personal que determina a elegir y actuar
siempre con base en la verdad y justicia.
Compromiso con el cliente: La calidad de nuestros productos textiles se debe a la
innovación, capacidad de adaptación, brindando un servicio personalizado cumpliendo
con los plazos de ejecución y precios del mercado.
Productos® Ƈ √ S
Cortinas y Toldos
Industrial y Tapicería
Lencería fina y encajes
Ropa Casual
Tela Deportiva
MARCAS DE AUDITORÍA
Revisado ® Comprobado Ƈ
Analizado √ Doc. Sustentada S
98
C.E.
PT 8/22
Nombre de la
Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Entendimiento de la Entidad -
Proveedores
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 09/04/2015
Revisado por: mguaño 09/04/2015
Requerimientos NIA
315 Comprensión de la empresa y su
ambiente
Aplicación de la
auditoría
Organigrama Estructural® Ƈ √ S
MARCAS DE AUDITORÍA
Revisado ® Comprobado Ƈ
Analizado √ Doc. Sustentada S
99
C.E.
PT 9/22
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Entendimiento de la Entidad -
Proveedores
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 10/04/2015
Revisado por: mguaño 10/04/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su
ambiente
Aplicación de la
auditoría
Departamento de Ventas y Cobranzas® Ƈ √ S
Jefe de Cartera
MARCAS DE AUDITORÍA
Revisado ® Comprobado Ƈ
Analizado √ Doc. Sustentada S
100
C.E.
PT 10/22
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Entendimiento de la Entidad -
Proveedores
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 10/04/2015
Revisado por: mguaño 10/04/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su
ambiente
Aplicación de la
auditoría
Departamento de Ventas y Cobranzas® Ƈ √ S
Asistente de Cartera
MARCAS DE AUDITORÍA
Revisado ® Comprobado Ƈ
Analizado √ Doc. Sustentada S
101
C.E.
PT 11/22
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Entendimiento de la Entidad -
Proveedores
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 10/04/2015
Revisado por: mguaño 10/04/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su
ambiente
Aplicación de la
auditoría
Departamento de Ventas y Cobranzas® Ƈ √ S
Vendedores
102
C.E.
PT 12/22
25%
15% 30%
20%
10%
Principales Proveedores
Quimicolours S.A
CONECEL
Euroquimicos
Nombre de la
Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Entendimiento de la Entidad -
Proveedores
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 10/04/2015
Revisado por: mguaño 10/04/2015
Requerimientos NIA
315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
Proveedores Principales ® Ƈ √ S
N°
Proveedores
Porcentajes de
Compras Anuales
1 Quimicolours S.A: 25%
2 CONECEL 15%
3 Euroquímicos 30%
4 Facultad de Ciencias
Químicas
20%
5 Arca 10%
MARCAS DE AUDITORÍA
Revisado ® Comprobado Ƈ
Analizado √ Doc. Sustentada S
103
C.E.
PT 13/22
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Entendimiento de la Entidad - Clientes
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 10/04/2015
Revisado por: mguaño 10/04/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su
ambiente
Aplicación de la
auditoría
Clientes Principales ® Ƈ √ S
N°
Clientes
Monto de Ventas
Anual
1 Hilda Puebla 21,45%
2 Julio Totoy 15,59%
3 Rosa Arteaga 12,34%
4 Imporestilo 22,59%
5 Claudia Rodríguez 28,03%
MARCAS DE AUDITORÍA
Revisado ® Comprobado Ƈ
Analizado √ Doc. Sustentada S
21%
16%
12% 23%
28%
CLIENTES
Hilda Puebla
Julio Totoy
Rosa Arteaga
Imporestilo
Claudia Rodriguez
104
C.E.
PT 14/22
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Entendimiento de la Entidad – Políticas
Contables
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 10/04/2015
Revisado por: mguaño 10/04/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su
ambiente
Aplicación de la
auditoría
Políticas de Cobranzas ® Ƈ √ S
Llamadas telefónicas: Los empleados de la sección de cobros, efectúan cobros por esta vía
para recordarle al cliente que su cuenta se ha vencido.
Se le proporciona al cliente toda la información que requiere.
Los clientes deciden la forma y el medio en que realizarán sus pagos, quedando éstos
registrados en su expediente.
El asesor de ventas deberá darle seguimiento a las cuentas de los clientes y corroborar que
realicen los pagos en el periodo convenido.
MARCAS DE AUDITORÍA
Revisado ® Comprobado Ƈ
Analizado √ Doc. Sustentada S
105
C.E.
PT 15/22
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Entendimiento de la Entidad – Políticas
Contables
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 13/04/2015
Revisado por: mguaño 13/04/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su
ambiente
Aplicación de la
auditoría
Políticas de Crédito ® Ƈ √ S
A partir de la fecha de emisión de la factura, el cliente tiene 30 días para efectuar el pago.
En montos superiores a $300,00 los créditos tiene más tiempo, puede ser 60 días, 90 días y
en casos extremos más de 90 días.
El retraso en el pago de la factura genera cargo de mora sobre el saldo pendiente.
Cada una de esta información se le hace saber al cliente al momento de la compra y además,
queda estipulado en su expediente y en la factura emitida.
MARCAS DE AUDITORÍA
Revisado ® Comprobado Ƈ
Analizado √ Doc. Sustentada S
106
C.E.
PT 16/22
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Entendimiento de la Entidad – Políticas
Contables
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 13/04/2015
Revisado por: mguaño 13/04/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su
ambiente
Aplicación de la
auditoría
Políticas de Ventas ® Ƈ √ S
Cuando el producto se encuentra en el almacén de producto terminado se le dará al cliente
una fecha de entrega de 5 días hábiles para entregar el pedido.
Cuando el producto se encuentra en almacén de crudo se le dará al cliente una fecha de
entrega de 25 a 30 días hábiles.
Cuando el producto no se encuentra en ninguno de los dos almacenes se le dará al cliente
una fecha de entrega de 35 a 40 días hábiles.
Cuando el cliente solicite la igualación de un color, la respuesta deberá emitirse por el
laboratorio de acabado en un período de 4 días hábiles máximo, una vez autorizada la
igualación por el cliente inicia el periodo de entrega convenido.
En pedidos que involucren colores fuera de línea, el lote mínimo de producción será de 1800
metros.
MARCAS DE AUDITORÍA
Revisado ® Comprobado Ƈ
Analizado √ Doc. Sustentada S
107
C.E.
PT 17/22
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Entendimiento de la Entidad – Políticas
Contables
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 13/04/2015
Revisado por: mguaño 13/04/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su
ambiente
Aplicación de la
auditoría
Sistema de información computarizado
La empresa cuenta con el sistema JIREH para el manejo de la información contable, el
sistema permite llevar un control de ingreso y gastos. La facturación se realiza a través del
mismo programa: existe una base de datos que permite que la factura se emita con los datos
del, además permite generar reportes diarios con referente a lo que se maneja en el
departamento de ventas y cobranzas. ® Ƈ √ S
Grado de confiabilidad de la información
El departamento de ventas y cobranzas, se encuentra conformado con el gerente que trabaja 7
años en la empresa y cuenta con suficiente conocimientos acerca del departamento de ventas y
cobranzas se manejan, que servicios y qué medidas tomar, además del liderazgo, los
vendedores cuentan con experiencia, conocimiento sobre el producto.
MARCAS DE AUDITORÍA
Revisado ® Comprobado Ƈ
Analizado √ Doc. Sustentada S
108
C.E.
PT 18/22
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Entendimiento de la Entidad – Políticas
Contables
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 13/04/2015
Revisado por: mguaño 13/04/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su
ambiente
Aplicación de la
auditoría
Puntos de interés para la realización de la Auditoría de Gestión Los principales puntos de interés a ser considerados en el transcurso del examen de auditoría
son los siguientes:
Grado de cumplimiento de objetivos del departamento de ventas y cobranzas
Revisión de manuales
Delegación de funciones
Verificación de procesos
Cumplimento con lineamientos que rigen el área.
Identificación de los subcomponentes a ser analizados
Los subcomponentes identificables en la empresa de acuerdo a la orden de trabajo corresponde
a:
Planeación
Organización
Dirección
Control
MARCAS DE AUDITORÍA
Revisado ® Comprobado Ƈ
Analizado √ Doc. Sustentada S
109
C.E.
PT 19/22
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Entendimiento de la Entidad –
Estados Financieros
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 13/04/2015
Revisado por: mguaño 13/04/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su
ambiente
Aplicación de la
auditoría
Estado de Situación Financiera
El Estado de Situación Financiera refleja la información real que tiene la empresa y aquí se
observa el movimiento final de las cuentas por cobrar.
SHINATEX S.A.
ESTADO DE SITUACION FINANCIERA
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
(Expresado en Dólares de los Estados Unidos de América)
Al 31 de Diciembre
NOTAS 2012 2013
1 ACTIVO
US$ US$
101 ACTIVO CORRIENTE
10101 Efectivo y equivalentes del efectivo 6 478.542,08 648.309,49
10102 Activos Financieros
10102 Documentos y Cuentas por Cobrar Clientes ® 7 1.443.418,65 1.973.615,46
10102 Otras Cuentas por Cobrar ® Ƈ √ ∑ 7 1.917.924,03 2.335.920,24
1010209 (Provisión Cuentas Incobrables ® Ƈ √ ∑ 7 (385.685,21) (450.134,71)
10103 Inventarios 8 3.000.651,15 2.299.392,05
1010313
(-)Provisión Por Valor Neto de Realización y
Otros 8 (83.859,21) (66.408,43)
10104 Servicios y Otros Pagos Anticipados 9 20.522,35 -
10105 Activos por Impuestos Corrientes 10 75.225,11 82.762,08
TOTAL ACTIVO CORRIENTE
6.466.738,96 6.823.456,18
102 ACTIVO NO CORRIENTE
10201 Propiedad, Planta y Equipo 11 2.331.831,56 2.276.879,69
1020112 (-)Depreciación Acumulada
12
(1.587.974,01)
(1.795.860,47)
10205 Activos por Impuestos Diferidos 13 158.739,76 176.959,99
TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE
902.597,31 657.979,22
1 TOTAL ACTIVO
7.369.336,27 7.481.435,40
2 PASIVO
201 PASIVO CORRIENTE
20103 Cuentas y Documentos por pagar 14 468.982,19 762.721,53
20104 Obligaciones con Instituciones Financieras 15 3.649.402,79 2.953.217,21
20107 Otras Obligaciones Corrientes 16 227.652,63 278.842,11
20108 Cuentas por pagar diversas relacionadas 17 43.639,21 43.639,21
20110 Anticipo de Clientes 18 570,96 420.386,96
20113 Otras Pasivos Corrientes 19 1.944,81 4.499,89
110
TOTAL PASIVO CORRIENTE
4.392.192,59 4.463.306,91
202 PASIVO NO CORRIENTE
20207 Provisiones por Beneficios a Empleados 20 67.534,91 76.123,47
TOTAL PASIVO NO CORRIENTE 67.534,91 76.123,47
2 TOTAL PASIVO ∑ 4.459.727,50 4.539.430,38
301 PATRIMONIO NETO
30101 Capital Suscrito o Asignado 21 2.203.500,00 2.203.500,00
302 Aportes para futuras capitalizaciones 22 469.141,00 469.141,00
30401 Reserva Legal 23 51.758,81 61.557,04
30402 Reservas Facultativa y Estatutaria 23 618.659,83 1.511.720,13
306 RESULTADOS ACUMULADOS 24
30601 Ganancias acumuladas
804.481,15 -
30603
Resultados acumulados provenientes de la
adopción NIIF
(804.481,15) (804.481,15)
307 RESULTADOS DEL EJERCICIO 25
30701 Ganancia neta del Período RI - -
30702 (-) Pérdidas Neta del Periodo RI (433.450,87) (499.432,01)
TOTAL PATRIMONIO NETO ∑
2.909.608,77 2.942.005,01
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO NETO ∑ 7.369.336,27 7.481.435,39
Representante Legal
Contador (a)
Ruc o CI. Ruc
MARCAS DE AUDITORÍA
Revisado ® Comprobado Ƈ Analizado √ Sumado ∑
111
C.E.
PT 20/22
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Entendimiento de la Entidad –
Estados Financieros
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 13/04/2015
Revisado por: mguaño 13/04/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su
ambiente
Aplicación de la
auditoría
Estado de Resultados
El Estado de Resultados refleja el movimiento económico de SHINATEX S.A.,
del período 2013, aquí se puede observar el detalle de las ventas que la empresa
realizó en el año.
SHINATEX
ESTADO DEL RESULTADO INTEGRAL (Por Función)
Por los años terminados el 31 de Diciembre del 2012 y 2013
(Expresado en Dólares de los Estados Unidos de América)
Diciembre
Notas 2012 2013
INGRESOS
41
INGRESOS DE ACTIVIDADES
ORDINARIAS
41
01 Ventas Netas ® Ƈ √ ∑ 26 6.884.650,15
6.140.680,3
3
41 VENTAS NETAS
6.884.650,15
6.140.680,3
3
51
(-) COSTO DE VENTAS Y
PRODUCCION
Costo de venta y producción ® Ƈ √ ∑ 27 5.436.379,67
4.802.328,6
6
42 GANANCIA BRUTA
1.448.270,48
1.338.351,6
7
43 Otros Ingresos 28 58.898,21 60.709,45
GASTOS DE ADMINISTRACION Y
VENTAS
52
01 Gastos de ventas ® Ƈ √ ∑ 29 432.133,63 381.844,68
52
02 Gastos de Administración 30 1.226.839,02
1.254.781,3
0
TOTAL GASTOS DE
ADMINISTRACION Y VENTAS∑
1.658.972,65
1.636.625,9
7
52
03 GASTOS FINANCIEROS 31
Interés, comisiones de Operaciones
333.502,62 335.293,78
112
Financieras
TOTAL GASTOS FINANCIEROS ∑
333.502,62 335.293,78
52
04 OTROS GASTOS 32 - 8.819,04
60
GANANCIA (PÉRDIDA) ANTES DEL
15% A TRABAJADORES E IMPUESTO
A LA RENTA DE OPERACIONES
CONTINUADAS 33
(485.306,58)
(581.677,67
)
61 15% Participación a Trabajadores 33 (30.729,94) (21.498,56)
62 Ganancia (Pérdida) antes de Impuestos
(516.036,52)
(603.176,23
)
63 Impuesto a la Renta 33 (76.154,10) (73.215,77)
-
64
GANANCIA (PÉRDIDA) DE
OPERACIONES CONTINUADAS
ANTES DEL IMPUESTO DIFERIDO
(592.190,62)
(676.392,00
)
65 (-)GASTO POR IMPUESTO DIFERIDO
(158.739,75) 176.959,99
66
(+)INGRESO POR IMPUESTO
DIFERIDO
67 (=) GANANCIA (PERDIDA) DE
OPERACIONES CONTINUADAS
(433.450,87)
(499.432,01
)
82
RESULTADO INTEGRAL TOTAL DEL
AÑO ∑
(433.450,87)
(499.432,01
)
419143,92
Representante Legal
Contador (a)
Ruc o CI. Ruc
MARCAS DE AUDITORÍA
Revisado ® Comprobado Ƈ Analizado √ Sumado ∑
113
114
115
C.E.
PT 22/22
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Entendimiento de la Entidad –
Estados Financieros
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: Fcarvajal 13/04/2015
Revisado por: Mguaño 13/04/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su
ambiente
Aplicación de la
auditoría
Estado de Flujo de Efectivo
El estado de flujo de efectivo proporciona información sobre los cambios en el efectivo y
equivalentes al efectivo de la empresa durante el periodo 2013, mostrando por separado los
cambios según procedan de actividades de operación, actividades de inversión y actividades de
financiamiento. (International Accounting Standards, 2009)
SHINATEX S.A.
ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO POR EL METODO DIRECTO
Por los años terminados el 31 de Diciembre del 2012 y 2013
(Expresado en Dólares)
2012 2013
Flujos de Efectivo procedentes de (utilizados) en Actividades de
operación 130.437,47 (287.381,67)
Clases de Cobros por actividades de operación
Cobros procedentes de la venta de bienes y prestación de
servicios® Ƈ √ ∑ 7.896.478,43 5.610.483,52
Otros cobros por actividades de operación® Ƈ √ ∑ 507.000,79 60.709,45
Total Clases de Cobros por actividades de operación 8.403.479,22 5.671.192,97
Clases de Pagos por actividades de operación
Pagos a proveedores por suministros de bienes y servicios (7.796.822,69) (5.516.396,82)
Pagos a y por cuenta de empleados (56.470,29) (30.729,94)
Otros pagos por actividades de operación - -
Dividendos pagados
-
Dividendos recibidos
-
Intereses pagados (333.502,62) (335.293,78)
Intereses recibidos
-
Impuesto a las ganancias pagado (86.246,16) (76.154,10)
Otras entradas (salidas) de efectivo - -
Total Clases de Pagos por actividades de operación∑ (8.273.041,75) (5.958.574,64)
Recibido de la venta de Propiedad, planta y equipo - 32.033,33
Adquisiciones de Propiedad, Planta y Equipo (53.924,03) -
Anticipo de efectivo efectuados a terceros
-
Cobros de reembolsos, anticipos y préstamos conseguidos a
terceros® Ƈ √ -
Dividendos recibidos
-
Intereses recibidos
-
Otras entradas (salidas) de efectivo® Ƈ √ - -
Total Flujos de Efectivo procedentes de (utilizados) en
Actividades de Inversión (53.924,03) 32.033,33
Flujos de Efectivo procedentes de (utilizados) en Actividades de
Financiación
Aporte en efectivo por aumentos de capital - -
116
Financiación por préstamos a largo plazo - -
Pago de Prestamos - -
Pagos de pasivos por arrendamiento financiero - -
Dividendos pagados - -
Intereses recibidos - -
Otras entradas (salidas de efectivo) ® Ƈ √ ∑ - 425.115,75
Total Flujos de Efectivo procedentes de (utilizados) en
Actividades de Financiación - 425.115,75
Incremento (Disminución) neto de efectivo y equivalentes al
efectivo 76.513,44 169.767,41
Efectivo y sus equivalentes al efectivo al Principio del Periodo 402.028,64 478.542,08
Efectivo y sus equivalentes al efectivo al Final del Periodo 478.542,08 648.309,49
CONCILIACION ENTRE LA GANANCIA (PERDIDA) NETA
Y LOS FLUJOS DE OPERACIÓN
GANANCIA (PÉRDIDA) ANTES DE 15% A
TRABAJADORES E IMPUESTO A LA RENTA (485.306,58) (581.677,67)
AJUSTE POR PARTIDAS DISTINTAS AL EFECTIVO:
Ajustes por gasto de depreciación y amortización 467.265,01 465.499,92
Ajustes por gastos por deterioro (reversiones por deterioro)
-
Ajustes por gastos en provisiones 9.555,56 10.221,15
Ajustes por ganancias (pérdidas) en valor razonable
Ajustes por gasto por impuesto a la renta
Ajustes por gasto por participación trabajadores
Otros ajustes por partidas distintas al efectivo 455.526,78 76.123,47
TOTAL AJUSTES 932.347,35 551.844,54
447.040,77 (29.833,12)
CAMBIOS EN ACTIVOS Y PASIVOS:
(Incremento) disminución en cuentas por cobrar clientes® Ƈ √ 623.836,41 (530.196,81)
(Incremento) disminución en otras cuentas por cobrar® Ƈ √ ∑ 448.102,58 (405.010,83)
(Incremento) disminución en anticipos de proveedores
(Incremento) disminución en inventarios 685.871,83 701.259,10
(Incremento) disminución en otros activos
-
Incremento (disminución) en cuentas por pagar comerciales (467.150,80) (696.185,58)
Incremento (disminución) en otras cuentas por pagar (169.491,02) 378.846,23
Incremento (disminución) en beneficios empleados
-
Incremento (disminución) en anticipos de clientes® Ƈ √ ∑ - -
Incremento (disminución) en otros pasivos (1.437.772,31) 293.739,34
TOTAL INCREMENTOS (DISMINUCIÓN) EN ACTIVOS Y
PASIVOS (316.603,30) (257.548,55)
Flujos de efectivo netos procedentes de (utilizados en) actividades
de operación 130.437,47 (287.381,67)
MARCAS DE
AUDITORÍA
Revisado ® Comprobado Ƈ Analizado √ Sumado ∑
117
P.A.
PT 1/2
4.7. Fase II :Planificación de la Auditoría de Gestión
4.7.1. Programación de la Auditoría de Gestión
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Programación de Auditoría
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 13/04/2015
Revisado por: mguaño 13/04/2015
Aquí se reflejan los procedimientos a aplicar, tiempo estimado y
responsable.
Aplicación de la
auditoría
Procedimientos, Horas Programadas y Responsable
Procedimientos Horas
Programadas
Responsable
Revisión previa de cuentas contables 20 MG
Revisión de movimientos de las cuentas
por cobrar y de las ventas durante el año
2013
40 MG
Revisión de los procesos de cuentas por
cobrar
20 MG
Revisión de los procesos de ventas 20 MG
TOTAL 100
118
P.A.
PT 2/2
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Programación de Auditoría
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 13/04/2015
Revisado por: mguaño 13/04/2015
Aplicación de la
auditoría
Programa de Trabajo
EMPRESA SHINATEX S.A.
EJERCICIO 2013
Procedimientos Horas
Programadas
Horas
Reales
Dif. Elaborado
por
Revisión previa de las cuentas contables 20 20
Revisión de las cuentas contables 5 5 MG
Verificar orden secuencial de los
comprobantes de venta
5 5 MG
Revisión de los reportes de clientes
pendientes de pago
5 5 MG
Revisión de información de terceros 5 5 MG
Revisión de movimientos de las cuentas
por cobrar 20 18
Revisión de las cuentas por cobrar 10 9 MG
Verificación del análisis de la
antigüedad de cartera
10 9 MG
Análisis de reportes de ventas 20 22
Revisión analítica de los comprobantes
de ventas
5 6 MG
Verificar los valores en las facturas con
los registros
8 8 MG
Revisión de reportes mensuales 7 8 MG
Revisión de los procesos de las cuentas
por cobrar 20 15
Comprobar que los valores de los
clientes sean iguales a los registrados en
libros
10 8 MG
Revisión de los procedimientos
realizados para registrar un crédito
aprobado
10 7 MG
Revisión de los procesos de las ventas 20 12
Comprobar que los valores de los
documentos de ventas sean iguales a los
registrados en libros
10 7 MG
Revisión de los procedimientos
realizados para registrar una venta
10 5 MG
TOTAL 100 87
119
M.P.
PT 1/8
4.7.2. Memorando de Planificación
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Memorando de Planificación
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 13/04/2015
Revisado por: mguaño 13/04/2015
Aplicación de la
auditoría
SHINATEX S.A
MEMORANDO DE
PLANIFICACIÓN
AUDITORÍA DE GESTIÓN: AL DEPARTAMENTO DE VENTAS Y COBRANZAS
Motivo del Examen:
El examen de Auditoría que se efectúa al departamento de ventas y cobranzas de la empresa
SHINATEX S.A., con el fin de determinar la efectividad, eficacia y economía con que se
maneja los procesos.
Objetivos del Examen:
Verificar si los controles gerenciales implementados departamento de ventas y
cobranzas de la empresa SHINATEX S.A., son efectivos y aseguran el desarrollo
eficiente de las actividades y operaciones empresariales.
Determinar el grado de efectividad y eficacia en la delegación de funciones del
área de servicios.
Establecer la matriz de riesgo que permitan evaluar la efectividad de la gestión
administrativa y las operaciones del área de servicios.
Evaluar el sistema de Control Interno de la empresa.
Elaborar un informe final que contenga recomendaciones de los procesos efectuados.
120
M.P.
PT 2/8
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Memorando de Planificación
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 13/04/2015
Revisado por: mguaño 13/04/2015
Aplicación de la
auditoría
Alcance del Examen:
La aplicación de las pruebas, procedimientos de auditoría previstas dentro del programa y el
análisis de los procesos departamento de ventas y cobranzas., contemplan el periodo
comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre del 2013.
Base Legal
SHINATEX S.A. funciona al amparo de las siguientes leyes
Superintendencia de Compañías
Cámara de Comercio de Quito
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
Ministerio de Trabajo
Servicio de Rentas Internas
Ministerio del Ambiente
Consejo Nacional de Control de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas (CONSEP)
Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de Quito
Objetivos de SHINATEX S.A.
Objetivo General de SHINATEX S.A.
Conocer y analizar el mercado de telas que fábrica SHINATEX S.A. y su composición, con el objeto de
incrementar las ventas optimizando la maquinaria existente, desarrollando nuevos productos, nuevos
clientes, nuevos mercados, y mejorando las políticas de ventas a través de procesos estratégicos.
Objetivos Específicos de SHINATEX S.A.
Entregar productos competitivos que satisfagan las necesidades de los clientes.
Posicionar la marca “POLITEX” en el País.
Ampliar portafolio de proveedores calificados nacional e internacionales.
Mantener un eficiente control del sistema administrativo financiero.
121
M.P.
PT 3/8
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Memorando de Planificación
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 13/04/2015
Revisado por: mguaño 13/04/2015
Aplicación de la
auditoría
TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS A APLICARSE
1.- Técnicas de verificación ocular
Comparación.- Se la utilizará para cotejar los datos actuales con datos históricos de la empresa.
Observación.- Se la pondrá en práctica durante todo el proceso de auditoría y con más énfasis
durante la visita a las instalaciones.
Rastreo.- Se realizará dando seguimiento a cada uno de los procesos realizados en el área de
servicios.
2.- Técnicas de verificación verbal
Indagación.- Se realizará un cuestionario al gerente general y al jefe de cartera para obtener
conocimientos generales de sus funciones y responsabilidades.
3.- Técnicas de verificación escrita
Análisis.- Esta técnica se la pondrá en práctica en todo momento debido a que se debe realizar
un análisis detallado de cada uno de los procesos y gestión efectuado en el área de servicios.
4.- Técnicas de verificación documental
Comprobación.- Se la realizará con una detallada investigación de los documentos que
respaldan la gestión que se realiza en esta área.
Cálculo.- Se realizará mediante cálculo de riesgo para confirmar a exactitud de la información
auditada.
122
M.P.
PT 4/8
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Memorando de Planificación
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 13/04/2015
Revisado por: mguaño 13/04/2015
Aplicación de la
auditoría
5. Técnica de Verificación Física
Inspección.- Se la realizará al momento de revisar los procesos del área y su funcionamiento de
forma detallada.
. Equipo de Auditoría
El Equipo de Auditoría es el siguiente:
A continuación presentó la estimación de tiempo de Auditoría
Estimación del tiempo de Auditoría
ACTIVIDAD
SOCI
O
GERENT
E
SENIO
R
JUNIO
R
ASISTENTE
CON
EXPERIENCI
A
ASISTENTE
SIN
EXPERIENCI
A
Planificación 4 4
Evaluación del
Control Interno
1 2 1 2 4 6
Programa 1 2
Aplicación de
procedimientos
y técnicas en el
desarrollo del
examen a través
de papeles de
trabajo
1
2
1
2
2
4
Comunicación
de Resultados
2 2 4 4
Seguimiento 1 1 2 2 2
TOTALES 8 11 4 8 12 16
Cargo Nombres
Auditor Operativo Fernando Carvajal
Jefe de Equipo Ing. Miriam Guaño
Supervisora Ing. Sofía Recalde
123
M.P.
PT 5/8
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Memorando de Planificación
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 13/04/2015
Revisado por: mguaño 13/04/2015
Aplicación de la
auditoría
Las Marcas de Auditoría que aplicaremos en Shinatex S.A, son símbolos que se aplica a los
papeles de trabajo con el objetivo de demostrar el trabajo realizado y las observaciones a la
información analizada. Estas marcas también facilitan la revisión por parte del jefe de
auditoría e identificar de una manera más rápida donde se encuentra las evidencias.
A continuación detallamos las marcas que utilizaremos:
MARCAS DE AUDITORÍA
Revisado ® Comprobado Ƈ Analizado √ Documentación Sustentada S
Suma ∑
Corrección ©
Archivado Ⱥ
124
M.P.
PT 6/8
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Memorando de Planificación
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 13/04/2015
Revisado por: mguaño 13/04/2015
Aplicación de la
auditoría
PONDERACIÓN DE CALIFICACIONES
Las ponderaciones de cada función tendrán diversos factores por evaluar, y para su
determinación habrá que tomar en cuenta la naturaleza, importancia y condiciones. Así
encontramos factores que apenas si tienen importancia en una función y que pueden ser
preponderantes en otra. Algunos factores básicos a evaluar son:
1.-Objetivos y planes
2. Políticas y prácticas
3. Estructura orgánica
4. Sistemas y procedimientos
5. Métodos de control
6. Medios de operación
7. Potencial humano y elementos físicos empleados
Para el cálculo de la ponderación fijaremos 100 puntos o el 100% de la calificación para el
número de preguntas o actividades a realizarse, según el criterio del auditor.
Tomando como base la ponderación asignada a cada una de las preguntas, el auditor calificará
el funcionamiento de los controles, considerando las respuestas y luego de la aplicación de las
pruebas de cumplimiento respectivas.
Para cumplir la evaluación del control interno el auditor procederá a totalizar las columnas de
ponderación y calificación y llegará a obtener dos cantidades, que ayudaran a determinar el nivel
de riesgo.
125
M.P.
PT 7/8
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Memorando de Planificación
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 13/04/2015
Revisado por: mguaño 13/04/2015
Aplicación de la
auditoría
Riesgo de auditoria
Se establecerá tres rangos convencionales entre 15% y 95% en la que se ubicara el nivel de
confianza, de conformidad con los resultados obtenidos ya sea en la matriz de pruebas y en
cuestionarios de control interno, esto permitirá calificar en nivel de riesgo como: alto,
moderado o bajo así:
Calificación del Riesgo de Auditoría
NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERADO ALTO
15%-50% 51%-75% 76%-95%
85%-50% 49%-25% 24%-5%
ALTO MODERADO BAJO
NIVEL DE RIESGO (100-NC)
El nivel de confianza deberá ser inversamente proporcional al nivel de riesgo, por eso el nivel de
riesgo es igual al 100%-el nivel de confianza, es decir el nivel de confianza es alto los riesgos que
sufre la empresa son bajos.
126
M.P.
PT 1/8
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Memorando de Planificación
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 13/04/2015
Revisado por: mguaño 13/04/2015
Equipos y Materiales
Para la ejecución de la auditoría es necesario que se cuente con todos los equipos y materiales
necesarios, sin embargo la firma cuenta con sus propios equipos y materiales con la finalidad
de mantener su independencia, dentro de ellos están:
- 2 laptop
- 12 Esferográficos de (4 rojos, 4 azules y 4 negros)
- 2 Cuadernos o block de notas
- 2 lápices
- 4 carpetas
- 2 archivadores
- 3 resmas de papel
- 2 perforadoras
- 2 grapadoras
- 2 saca-grapas
- 2 cajas de grapas
- 2 cajas de clips pequeños
- 4 borradores
- 2 memory flash de 2 GB
- 4 resaltadores (varios colores)
La empresa por su parte debe colaborar con materiales, equipos y muebles que son:
- 1 Teléfono
- 1 escritorio
- 2 sillas
- 1 Impresora
Recurso Financiero El valor de la auditoría de gestión que se realizará en el departamento de ventas y cobranzas de
la empresa SHINATEX S.A asciende a ocho mil quinientos sesenta dólares 00/100 ($8.560,.00),
incluido el valor de IVA, cantidad estipulado en la sexta cláusula del contrato firmado.
127
CI
PT 1/1
4.7.3 Control Interno y Riesgo de Auditoría
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Evaluación de Control Interno de la
Gestión de la Empresa
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 14/04/2015
Revisado por: mguaño 14/04/2015
Cuestionario de Control Interno
PREGUNTA SI NO N/A OBSERVACIONES PUNTAJE
ÓPT. OBT.
1. ¿Son adecuados los
procedimientos de registro
en las cuentas contables?
X
Revisar el manual de
procedimientos de las
cuentas
5 5
2. ¿Los procesos de los
registros facilitan la
presentación de los Estados
Financieros?
X
Revisar los procesos de
los departamentos
seleccionados
5 5
3. ¿La compañía tiene
organigramas estructural,
funcional y de personal?
X
Ver organigrama
estructural, funcional y
de personal
5 5
4. ¿Se encuentran las
funciones de contabilidad y
tesorería debidamente
definidas y segregadas?
X
La compañía no ha
segregado las
funciones de
contabilidad y
tesorería, actualmente
la persona encargada
es una sola
5 1
5. ¿El departamento de
contabilidad y el de cartera
mantienen un control de
registros adecuadamente?
X
Cada departamento
cumple sus funciones
pero hace falta
conciliar las cuentas
por cobrar con la
cartera.
5 2
6. ¿Tiene la compañía un
auditor interno? ¿A quién
rinde sus informes?
Describa brevemente el
alcance del trabajo de
auditoría interna X
5 4
128
7. ¿La Compañía utiliza un
software para registrar su
contabilidad? Describa
brevemente su
funcionamiento ¿Tiene
manual de usuario?
X
La compañía maneja
un software adecuado
según la actividad
económica que realiza.
5 5
8. ¿De acuerdo a las ventas
se establecen metas
mensuales?
X
No se han establecido
metas por mes solo por
año pero se han
analizado las posibles
metas mensuales
5 3
9. ¿La Compañía tiene una
planificación estratégica? X
La compañía presentó
su planificación
estratégica de forma
correcta
5 5
10. ¿Ha definido la junta
directiva (consejo de
administración o directorio)
la política general con
respecto a la cobertura de
seguros? ¿Se revisa
periódicamente la cobertura
de seguros por un
funcionario o empleado
responsable?
X
Respecto a los seguros
la empresa controla
mensualmente cada
contrato, puesto que su
cobertura es muy
amplia.
5 5
11. ¿Los asientos de diario
no rutinarios están
aprobados por un
funcionario responsable?
X
No existe control y
aprobación de asientos
no rutinarios
5 0
12. ¿Se exige a todos los
empleados tomar
vacaciones anuales y se
asignan a otros empleados
las funciones
correspondientes en el caso
de ausencia por vacaciones
u otro motivo?
X
La empresa cuenta con
calendarios anuales
para el período de
vacaciones de los
empleados.
5 5
TABLA DE REFERENCIA DEL PUNTAJE PARA LA
CALIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO
TOTAL 55 45
DESCRIPCIÓN VALOR CALIFICACIÓN
Nivel de Cumplimiento
Positivo en Total Magnitud 5 OPTIMO Preguntas 12 12
129
Nivel de Cumplimiento
Positivo en Magnitud
Media
3 BUENO
Nivel de Cumplimiento
Positivo en Magnitud Baja 1 REGULAR
Nivel de Cumplimiento
Negativo 0 MALO
RIESGO DE CONTROL
Número de preguntas 100
0,91 9,00% Riesgo de Control
110
Preparado por: Sofía Recalde
Revisado por: Fernando Carvajal
Supervisado por: Miriam Guaño
MATRIZ DE MEDICIÓN DEL NIVEL DE
CONFIANZA DEL CONTROL INTERNO
CONFIANZA MINIMO MAXIMO
ALTO
ALTO 88,89% 99,99%
MEDIO 77,78% 88,88%
BAJO 66,67% 77,77%
MEDIO
ALTO 55,56% 66,66%
MEDIO 44,45% 55,55%
BAJO 33,34% 44,44%
BAJO
ALTO 22,23% 33,33%
MEDIO 11,12% 22,22%
BAJO 0,01% 11,11%
MATRIZ DE MEDICIÓN DEL NIVEL DE
RIESGO DEL CONTROL INTERNO
RIESGO MINIMO MAXIMO
BAJO
BAJO 0,01% 11,11%
MEDIO 11,12% 22,22%
ALTO 22,23% 33,33%
MEDIO
BAJO 33,34% 44,44%
MEDIO 44,45% 55,55%
ALTO 33,34% 44,44%
ALTO
BAJO 66,67% 77,77%
MEDIO 77,78% 88,88%
ALTO 88,89% 99,99%
130
R.A.
PT 1/2
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Riesgo de Auditoría
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 14/04/2015
Revisado por: mguaño 14/04/2015
Aplicación de la
auditoría
De acuerdo a la evaluación de control que se realizó a la empresa SHINATEX S.A., se obtuvo
un nivel de confianza y de riesgo bajo del 9%, lo que garantiza la aplicación de la auditoría de
gestión.
Riesgo Inherente Son los errores que intrínsecamente se encuentran dentro de los procedimientos realizados por la
compañía, es la posibilidad de que existan errores en las cuentas contables de Cuentas por
Cobrar y Ventas, por tanto el auditor considera que el riesgo inherente es un 10,00%, el mismo
es determinado en base al conocimiento técnico, científico y de conformidad a la experiencia en
otras entidades de similares características y del sector. (Federación Internacional de
Contadores, 2007)
Determinación del Riesgo
Riesgo de Control 9,00%
Riesgo Inherente 10,00%
Riesgo de Control: Se consideran los procedimientos que SHINATEX S.A. ha establecido para tener una seguridad
razonable de que la empresa pueda registrar y resumir la información en forma apropiada. Por lo
tanto, se considera que dichos procedimientos no eviten errores importantes o no ayuden a
detectarlos.
Después de la aplicación del cuestionario de control interno se puede observar que el riesgo de
control es bajo el mismo que es el 9%, este porcentaje genera confianza en los máximos
directivos de la empresa.
Riesgo de Detección
Es el riesgo de que el auditor no detectará la declaración equivocada que existe en una aserción
que podría ser material, ya sea individualmente o cuando se agrega con otras declaraciones
equivocadas., para este ejercicio se ha tomado el 10% como riesgo de detección. (Federación
Internacional de Contadores, 2007)
131
R.A.
PT 2/2
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Riesgo de Auditoría
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 14/04/2015
Revisado por: mguaño 14/04/2015
Aplicación de la
auditoría
Para determinar el riesgo de auditoría se utiliza la siguiente fórmula:
Donde:
RA = Riesgo de Auditoría
RI = Riesgo Inherente
RC = Riesgo de Control
RD = Riesgo de Detección
Al terminar el conocimiento de la entidad y el cálculo de los riesgos inherentes, de control y de
detección se realiza el cálculo del riesgo de auditoría que se presenta a continuación:
Riesgo de Auditoría
Riesgo de Auditoría RI * RC * RD
Riesgo Inherente 10,00%
Riesgo de Control 9,00%
Riesgo de Detección 10,00%
Riesgo de Auditoría en SHINATEX S.A. 9,00%
Los auditores tienen un riesgo de auditoría del 9,00% de que no se detecten errores durante la
ejecución de control en los procesos seleccionados.
RA= RI * RC * RD
132
EJ.
PT 1-1/24
4.8. Fase III :Ejecución de la Auditoría de Gestión
4.8.1. Muestra de Auditoría de Gestión
Para la muestra en la realización de la Auditoría de Gestión se considerarán los
procesos y procedimientos de ventas, así como el detalle de la antigüedad de cartera.
En la Auditoría de Gestión se aplicará la muestra aleatoria, es decir, en el caso de las
ventas se considerarán los clientes principales y actualmente activos que requieren de
los servicios de la empresa; y para las cuentas por cobrar se analizará la antigüedad
de cartera en su totalidad.
4.8.2. Análisis del Departamento de Cobranzas
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Cobranzas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: Fcarvajal 15/04/2015
Revisado por: Mguaño 15/04/2015
Aplicación de la
auditoría
Naturaleza de las Cuentas por Cobrar
Las cuentas por cobrar comprenden el valor de las deudas a cargo de terceros y a favor del ente económico, incluidas
las comerciales y no comerciales.
De este grupo hacen parte, entre otras, las siguientes cuentas: clientes, cuentas corrientes comerciales, cuentas por
cobrar a casa matriz, cuentas por cobrar a socios y accionistas, aportes por cobrar, anticipos y avances, cuentas de
operación conjunta, depósitos y promesas de compraventa.
En este grupo también se incluye el valor de la provisión pertinente, de naturaleza crédito, constituida para cubrir las
contingencias de pérdida la cual debe ser justificada, cuantificable y confiable.
a. Clientes:
Registra los valores a favor del ente económico y a cargo de clientes nacionales y/o extranjeros de cualquier
naturaleza, por concepto de ventas de mercancías, productos terminados, servicios y contratos realizados en
desarrollo del objeto social, así como la financiación de los mismos.
Débitos:
1. Por el valor de los productos, mercancías o servicios vendidos a crédito;
2. Por el valor de las notas débito por cheques devueltos por los bancos;
3. Por el ajuste por diferencia en cambio, de la cartera expresada en moneda extranjera;
4. Por el valor adjudicado y recibido por el suscriptor favorecido de acuerdo con el plan previsto en el contrato,
ya sea por sorteo o por oferta;
5. Por el reajuste de las cuotas netas adeudadas por el suscriptor favorecido, en la misma proporción en que
varíe el precio del bien o servicio objeto del contrato.
133
EJ.
PT 1-2/24
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Cobranzas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 15/04/2015
Revisado por: Mguaño 15/04/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
Créditos:
1. Por el valor de los pagos efectuados por los clientes;
2. Por el valor de las devoluciones de productos, mercancías o servicios no aceptados;
3. Por el valor de los descuentos o bonificaciones por cualquier concepto;
4. Por los traslados a cuentas de difícil cobro;
5. Por el valor de las notas crédito que origine el ente económico a favor de sus clientes;
6. Por el ajuste por diferencia en cambio, de la cartera expresada en moneda extranjera;
7. Por el saldo a favor que tenga el suscriptor favorecido en la cuenta acreedores del
sistema, al momento de hacerse la entrega del bien o prestado el servicio;
8. Por el valor de la cesión de derechos de acuerdo con las normas legales vigentes en el
momento de dicha cesión, y
9. Por el valor de las re consignaciones de los cheques devueltos.
Préstamos a Accionistas:
Registra los valores entregados en dinero o en especie a los socios o accionistas y los pagos
efectuados por el ente económico a terceros por cuenta de éstos, de conformidad con las
normas legales vigentes.
Débitos:
1. Por el valor del bien entregado o el servicio prestado al socio o accionista;
2. Por el valor pagado a nombre del socio o accionista, y
3. Por el ajuste por diferencia en cambio sobre saldos expresados en moneda extranjera.
Créditos:
1. Por la cancelación en efectivo que haga el socio o accionista;
2. Por el cruce de cuentas por utilidades u otros saldos a favor del socio o accionista;
3. Por los pagos en especie.
134
EJ.
PT 1-3/24
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Cobranzas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 15/04/2015
Revisado por: Mguaño 15/04/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
Narrativa del Departamento de Cobranzas
MGP & ASOCIADOS
NARRATIVA
Procedimiento: Entrevista con el jefe de cartera
Cliente: SHINATEX S.A.
Responsable: Miriam Guaño
Cargo: Jefe de Equipo de Auditoría
Fecha: 15 de noviembre de 2014
En la primera visita realizada a la empresa SHINATEX S. A., se encuesta al Jefe de
Cartera, quien facilita el conocimiento de la entidad detallando el movimiento y
control de las cuentas por cobrar que la empresa realiza diariamente. Nos habla un
poco de las políticas, manifiesta que los créditos se hacen para 30 días pero si el valor
es superior a $300,00 el plazo del crédito se puede ampliar, de acuerdo al monto de la
compra y del cumplimiento de los pagos del cliente.
Cada condición para los créditos es informado al cliente en el momento de la compra
y se realiza un expediente en el que se detalla la forma de pago y el día de corte
mensual. Para verificar que las políticas y procesos se cumplan a cabalidad se solicita
una Auditoría de Gestión al departamento; para medir la eficiencia y eficacia en el
manejo de las cuentas, y en general del departamento.
Elaborado por: Fernando Carvajal
Revisado por: Sofía Recalde
Supervisado por: Miriam Guaño
135
EJ.
PT 1-4/24
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Cobranzas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 16/04/2015
Revisado por: Mguaño 16/04/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
Procesos de Depósitos
136
EJ.
PT 1-5/24
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Cobranzas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 17/04/2015
Revisado por: Mguaño 17/04/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su
ambiente
Aplicación de la
auditoría
Flujograma de Depósitos
137
EJ.
PT 1-6/24
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Cobranzas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 17/04/2015
Revisado por: Mguaño 17/04/2015
Indicadores de Gestión
Aplicación de la
auditoría
CUENTA CON UN PLAN DE CAPACITACIÓN ANUAL PARA EL PERSONAL DEL
DEPARTAMENTO DE VENTAS Y COBRANZAS
INDICADOR:
CP ‗ Capacitaciones Ejecutadas durante el año x100
Capacitaciones Planificadas
IC ‗ 9 x100
12
IC ‗ 75%
INTERPRETACIÓN:
El 75% de las capacitaciones planificadas para el año 2013 se han cumplido, mientras que
el 25% de estas capacitaciones no se han realizado, es importante aclarar que el plan de
capacitación para que sea efectivo tiene que nacer de una evaluación de competencias,
donde se compara el perfil del trabajador con el perfil del cargo que desempeña, una vez
analizada la brecha existente, se deben subir las competencias del trabajador mediante
formación o entrenamiento.
138
EJ.
PT 1-7/24
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Cobranzas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: Fcarvajal 20/04/2015
Revisado por: Mguaño 20/04/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
HOJA DE HALLAZGOS
SHINATEX S.A.
Periodo: Enero - Diciembre 2013
HH 1
ÁREA: Cobranzas
COMPONENTE: Cuentas por Cobrar
Procedimiento de Depósitos
CARGO: Auxiliar de Cartera
FECHA: 20 de Abril de 2015
CONDICIÓN: Se pudo constatar que el Plan Anual de Capacitación no fue ejecutado en su totalidad, existen
actividades desarrolladas en otras fechas, temas cambiados y costos que sobrepasan lo establecido.
CRITERIO: La planificación realizada de forma anual por los representantes de cada uno de los
departamentos de acuerdo a las necesidades de los mismos, deben ser desarrollados en su totalidad.
CAUSA: El Plan Anual de Capacitación es elaborado, sin embargo el Jefe de Recursos Humanos no ha
realizado la asignación de un responsable para darle el seguimiento adecuado y observar si se lo cumple o no.
EFECTO: La falta de capacitación al personal produce que la empresa no cuente con trabajadores con
cualidades y conocimientos necesarios.
CONCLUSIONES:
El Plan de Capacitación del Personal del departamento de ventas y cobranzas no se encuentra elaborado en
base a necesidades reales de capacitación, lo que ha generado que en un 25% se incumpla con el mismo y,
se dé prioridad a otros cursos o eventos de capacitación a pesar de que no consten en el Plan de
Capacitación
RECOMENDACIONES:
RECOMENDACIÓN:
Al Jefe de Ventas y Cobranzas
Tomar la respectiva importancia para que todo el personal de su área sea capacitado acorde a sus
necesidades laborables.
Elaborar un programa de capacitación en conjunto con todo el personal de las distintas áreas con el fin de
identificar las necesidades y los requerimientos de los mismos para que sea una inversión en beneficio de
la empresa y del personal.
139
EJ.
PT 1-8/24
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Cobranzas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: Fcarvajal 21/04/2015
Revisado por: Mguaño 21/04/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
Procesos de Revisión de Retenciones
140
EJ.
PT 1-9/24
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Cobranzas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: Fcarvajal 22/04/2015
Revisado por: Mguaño 22/04/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
Flujograma de Revisión de Retenciones
141
EJ.
PT 1-10/24
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Cobranzas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 17/04/2015
Revisado por: Mguaño 17/04/2015
Indicadores de Gestión
Aplicación de la
auditoría
DOCUMENTOS ANULADOS
INDICADOR:
CP ‗ N° de documentos Anulados en el mes x100
N° de retenciones generadas en el mes
IC ‗ 25 x100
100
IC ‗ 25%
INTERPRETACIÓN:
Podemos observar que el 25% de las retenciones han sido anuladas, mientras que el 75|%
de retenciones están bien generadas, sin embargo deberíamos evitar desperdiciar los
recursos materiales de la empresa.
142
EJ.
PT 1-11/24
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Cobranzas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: Fcarvajal 22/04/2015
Revisado por: Mguaño 22/04/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
HOJA DE HALLAZGOS
SHINATEX S.A.
Periodo: Enero - Diciembre 2013
HH 2
ÁREA: Cobranzas
COMPONENTE: Cuentas por Cobrar
Procedimiento de Revisión de Retenciones
CARGO: Jefe de Cobranzas
FECHA: 15 de Abril de 2015
CONDICIÓN: La persona encargada de registrar las retenciones, no verifica las fechas
para comprobar que el documento esté bien llenado.
CRITERIO: No se cumple con la Normativa del Servicio de Rentas Internas, ya que
existe desactualización en los porcentajes de retenciones emitidos y mal manejo de las
retenciones.
CAUSA: El desconocimiento de los porcentajes de retenciones actualizados.
EFECTO: Ocasionan que se emitan retenciones de manera errónea y que se generen
demasiadas retenciones anuladas.
CONCLUSIONES:
El mal manejo de los recursos materiales de la empresa genera desperdicio y pérdida de
tiempo en la elaboración de un nuevo documento.
RECOMENDACIONES:
Al Jefe de Ventas y Cobranzas
El Jefe de Ventas y Cobranzas deberá dar seguimiento para evitar el mal uso de los
recursos de la empresa.
143
EJ.
PT 1-12/24
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Cobranzas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 23/04/2015
Revisado por: mguaño 23/04/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
Procesos de Cobranzas
144
EJ.
PT 1-13/24
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Cobranzas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 23/04/2015
Revisado por: mguaño 23/04/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de
la auditoría
Flujograma de Cobranzas
145
EJ.
PT 1-14/24
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Cobranzas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 17/04/2015
Revisado por: Mguaño 17/04/2015
Indicadores de Gestión
Aplicación de la
auditoría
LLAMADAS TELEFÓNICAS PARA RECUPERAR CARTERA VENCIDA
INDICADOR:
CP ‗ N° de llamadas realizadas en el mes x100
N° de llamadas Planificadas
IC ‗ 200 x100
400
IC ‗ 50%
INTERPRETACIÓN:
Este proceso depende de un buen control y recuperación de la cartera, sin embargo
podemos observar que el 50% de las llamadas planificadas para la Recuperación de Cartera
no ha sido cumplida en su totalidad,
146
EJ.
PT 1-15/24
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Cobranzas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 23/04/2015
Revisado por: mguaño 23/04/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
HOJA DE HALLAZGOS
SHINATEX S.A.
Periodo: Enero - Diciembre 2013
HH 3
ÁREA: Cobranzas
COMPONENTE: Cuentas por Cobrar
Procedimiento de Cobranzas
CARGO: Jefe de Cobranzas
FECHA: 15 de Abril de 2015
CONDICIÓN: El Asistente de Cobranzas no cumple con las llamadas estimadas para poder
recuperar la cartera.
CRITERIO: No se cumple con las políticas y procedimientos. Emitidos por la compañía.
CAUSA: Las facturas que están pendientes de cobro y por vencer se las deja en segundo
plano por tratar de recuperar la cartera vencida.
EFECTO: Si la situación anterior llega a ocurrir la cartera vencida seguirá incrementando y
se tendría una deficiencia en el control, registro y recuperación de la cartera.
CONCLUSIONES:
La causa de este proceso se la presenta para estar alerta y evitarla, el cobro de las facturas a
crédito se las realiza adecuadamente, es así que se tiene un bajo porcentaje de cartera vencida
de 90 o más días, esto se refleja más adelante en el análisis de la antigüedad de cartera.
RECOMENDACIONES:
Al Jefe de Ventas y Cobranzas
Se recomienda monitorear el número de llamadas que cada ejecutivo realiza al final del día,
al tener evaluaciones sobre la eficiencia de este proceso continuamente, así se evitarán
errores que puedan afectar a la cartera y que signifiquen relativamente en la situación
financiera de la empresa.
147
EJ.
PT 1-16/24
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Cobranzas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 24/04/2015
Revisado por: mguaño 24/04/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
Procesos de Archivo y Documentación
148
EJ.
PT 1-17/24
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Cobranzas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 24/04/2015
Revisado por: mguaño 24/04/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
Flujograma de Archivo y Documentación
149
EJ.
PT 1-18/24
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Cobranzas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 24/04/2015
Revisado por: mguaño 24/04/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
HH
4
HOJA DE HALLAZGOS
SHINATEX S.A.
Periodo: Enero - Diciembre 2013
ÁREA: Cobranzas
COMPONENTE: Cuentas por Cobrar
Procedimiento de Archivo y Documentación
CARGO: Jefe de Cobranzas
FECHA: 15 de Abril de 2015 CONDICIÓN: SHINATEX S.A. archiva sus documentos ordenadamente. Primero
recibe los documentos que se han emitido de acuerdo a las ventas y se los va
clasificando, se ordenan de acuerdo a las series del documento, se revisan las firmas de
los recibidos y entregados que no tengan tachones y cada tipo de documento tiene su
propio archivo.
CRITERIO: Para el archivo de documentos se deben revisar varios parámetros que
tiene cada documento, especialmente en las facturas se debe observar que no tengan
tachones ni enmendaduras que esté debidamente autorizado por el Servicio de Rentas
Internas y que la vigencia del documento sea válida, caso contrario se hace la anulación
y emisión de un nuevo documento válido.
CAUSA: No revisión de las fechas de validez
EFECTO: Errores en la presentación del anexo transaccional en los tributos y posibles
irregularidades en el control de la antigüedad de cartera.
CONCLUSIONES:
El archivo y documentación de la empresa SHINATEX S.A. está ejecutado por varias
personas y pasa por varias revisiones antes de archivar de esta manera si existe algún
error se reporta rápidamente al encargado pertinente para que realice las correcciones
en el tiempo válido.
RECOMENDACIONES:
Al Jefe de Ventas y Cobranzas
Verificar el archivo en forma aleatoria con el fin de garantizar su valor informativo, así como de
permitir su acceso.
Es importante que si los encargados del archivo identifican algún procedimiento inadecuado o
que no facilita el trabajo, informe a los superiores para tomar decisiones respecto a este.
150
EJ.
PT 1-19/24
4.8.2.1.Cuestionario de Control Interno de las cuentas por cobrar
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Cobranzas – Cuestionario
de Control Interno
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 27/04/2015
Revisado por: mguaño 27/04/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
Cuestionario de Control Interno Cuentas por Cobrar
Preguntas SI N
O
N/
A Observaciones
Evaluaci
ón
AMBIENTE DE CONTROL
1. ¿La empresa cuenta con
políticas adecuadas para la
aplicación de cuentas por
cobrar?
X 10
2. ¿Los archivos documentados
de cuentas por cobrar se
encuentran protegidos con la
seguridad necesaria?
X 10
7ESTABLECIMIENTO DE
OBJETIVOS
3. ¿El cobro de las cuentas por
cobrar es el adecuado para
cumplir las metas del mes?
X 10
4. ¿Existe una política que
apruebe la venta de
documentos?
X 0
IDENTIFICACIÓN DE
EVENTOS
5. ¿Se identifica a tiempo los
documentos que pueden ser
vendidos o prendados?
X Ver hoja de
recomendaciones 0
6. ¿Se registran adecuadamente
los cobros de la cartera
vencida?
X 10
EVALUACIÓN DEL
RIESGO
7. ¿Se toman las medidas
necesarias para asegurar el pago
de la cartera?
X Ver hoja de
recomendaciones 0
8. ¿Los cobros están
respaldados con documentos
pertinentes?
X 10
RESPUESTA AL RIESGO
9. ¿Existe control en los cobros
y concesiones de préstamos?
X 0
151
10. ¿Los documentos de
respaldo ayudan a detectar
errores significativos?
X Ver hoja de
recomendaciones 0
ACTIVIDADES DE
CONTROL
11. ¿Cuándo se emite un
documento, este está
debidamente autorizado?
X 10
12. ¿Se controla adecuadamente
el ingreso y salida de
documentos?
X 10
INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
13. ¿Se generan reportes
constantes de los clientes?
X 10
14. ¿Existe un análisis de la
cartera con el estado de cada
cuenta por cobrar?
X 10
SUPERVISIÓN
15. ¿El responsable de controlar
los movimientos de clientes,
informa adecuadamente?
X Ver hoja de
recomendaciones 0
16. ¿Existe un control constante
y adecuado en el movimiento
mensual de clientes?
X
10
Total puntaje: 100
Riesgo de Control: 100/160 RC= 62,5%
Riesgo Inherente: 100 – 62,5 RI = 37,5%
152
EJ.
PT 1-20/24
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Cobranzas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 03/12/2014
Revisado por: mguaño 03/12/2014
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
Hoja de Recomendaciones CUESTIONARIO DE CUENTAS POR COBRAR
Referencia Observación Recomendación
CI - 5
No se identifican a tiempo los
documentos que serán vendidos o
prendados
Es necesario crear un cuadro de control
en el que se detallen los documentos que
posiblemente serán vendidos o
prendados.
CI - 7 El cobro de la cartera no se
encuentra bien controlado
Se deberían registrar los cobros en el
momento que se realiza el mismo.
CI - 10
Los documentos de respaldo no
contribuyen con la identificación de
errores significativos.
Es necesario buscar alternativas de
control para identificar precisamente
errores que puedan afectar al movimiento
de la empresa.
CI - 15 No se recibe la información
adecuadamente.
Es necesario realizar reportes pertinentes
y constantes del movimiento de cuentas
por cobrar, sea que todo marche
correctamente o exista algún error.
153
EJ.
PT 1-21/24
4.8.2.2 Análisis y detalle de la Antigüedad de Cartera
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Cobranzas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 28/04/2015
Revisado por: mguaño 28/04/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
Antigüedad de Cartera Se hace un análisis de vencimiento de la cartera para verificar la antigüedad.
Saldo 31/12/2013 Cuentas por Cobrar 4’309.535,70
Vencido 365.920,81
Por Vencer 648.139,67
NOMBRE
CLIENTE
SALDO AL
31/12/2013
ANALISIS DE LA ANTIGÜEDAD DE LA CARTERA
POR
VENCER 30 DÍAS 60 DÍAS 90 DÍAS
MÁS
DE 90
DÍAS
TOTAL
Pazmiño
Geovanna 24.663,87 15.612,72 5.534,92 11,16 3.505,07
9.051,15
Escobar
Luis 11.788,39 4.127,03 5.964,66 1.721,53 (24,83)
7.661,36
Artiaga
Rosa 91.039,84 86.325,69 4.714,15
4.714,15
Casa de los
Toldos 24.442,89 13.318,89 11.124,00
11.124,00
Domíngue
z Luis 14.951,97 3.606,40 6.264,26 5,58
5.075,7
3 11.345,57
OTROS 4.142.648,7
4
525.148,9
4
174.568,9
3
125.673,4
8
21.782,1
7
322.024,5
8
TOTAL 4.309.535,7
0
648.139,6
7
208.170,9
2
127.411,7
5
25.262,4
1
5.075,7
3
365.920,8
1
Cuentas Incobrables 450.134,7
1
154
EJ.
PT 1-22/24
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Cobranzas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 28/04/2015
Revisado por: mguaño 28/04/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
Análisis Cuentas por Vencer
POR
VENCER 30 días 60 días 90 días
Más de 90
días
15.612,72 6.994,75 2.567,41 6.050,56
4.127,03 2.097,26 2.029,77
86.325,69
24.261,12 62.064,57
13.318,89 6.106,75 7.212,14
3.606,40 3.606,40
525.148,94 436.201,00 88.947,94
TOTALES 455.006,16 125.018,38 68.115,13 -
Se trae todos los valores a valor presente:
30 días 455.006,16 = 450.501,15 4.505,01
(1 + 0,12/12)^1
60 días 125.018,38 = 122.555,02 2.463,36
(1 + 0,12/12)^2
90 días 68.115,13 = 66.111,87 2.003,26
(1 + 0,12/12)^3
TOTAL 8.971,62
Gasto No Deducible
155
EJ.
PT 1-23/24
EJ.
PT 1-24/24
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Cobranzas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 29/04/2015
Revisado por: mguaño 29/04/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
Observaciones Se puede observar que la cartera por vencer es mayor que la cartera vencida, por lo tanto, es
probable que la recuperación de la cartera se esté ejecutando con eficiencia.
El valor de Cuentas por Cobrar representa el 70,18% del total de las ventas netas anuales, es
decir, que las ventas en su mayoría se las hace a crédito.
De acuerdo a la cartera por vencer, se observa que la mayor parte se vencerá en los próximos
30 días, en este tiempo se medirá la eficacia de la recuperación de la cartera.
4.8.2.3.Recomendaciones y Comentarios
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Cobranzas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 29/04/2015
Revisado por: mguaño 29/04/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
Recomendaciones
Es importante que se recupere la cartera vencida 90 días o más, puesto que, estos valores
pueden no ser recuperados.
Sería necesario hacer un análisis entre las cuentas por cobrar y las ventas, para sugerir que se
disminuya el porcentaje de las ventas a crédito, de ser el caso tomar la decisión.
Es recomendable también, disminuir las ventas a crédito para que el gasto deducible también
sea menor.
Comentario Al terminar la revisión y análisis de las cuentas por cobrar se puede observar que el registro de
facturas por cliente a crédito está ordenado y de acuerdo a las políticas de la empresa, por lo
tanto se puede informar que el tratamiento y manejo del departamento de cobranzas es el
adecuado y cumple con la eficiencia y eficacia de los procesos solicitado por los funcionarios de
la empresa.
156
EJ.
PT 2-1/20
4.8.3. Análisis del Departamento de Ventas
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Ventas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 03/12/2014
Revisado por: mguaño 03/12/2014
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
Naturaleza de la Cuenta Ventas
Son aquellas que se generan por las operaciones que realiza la empresa y traen como
consecuencia aumentos en el capital.
Los ingresos principales lo constituyen las ventas en las empresa mercantiles e industriales; los
ingresos en las empresas de servicio y sin fines de lucro y los intereses ganados en las empresas
financieras.
Son cuentas nominales que tienen como característica principal que son cuentas temporales,
estas duran abiertas lo que dura el ejercicio contable de la empresa, y al finalizar este, son
cerradas y su resultado es traspasado a la cuenta capital quien es en definitiva la cuenta que va
ser afectada por los beneficio o pérdida del negocio. Las cuentas nominales se crean cada
ejercicio de la empresa para registrar los ingresos, los costos, gastos, pérdidas y en consecuencia
poder determinar los resultados obtenidos por la empresa en ese ejercicio, por ello se le conoce
como cuenta de resultados.
157
EJ.
PT 2-2/20
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Ventas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 30/04/2015
Revisado por: mguaño 30/04/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
Narrativa del Departamento de Ventas
MG & ASOCIADOS
NARRATIVA
Procedimiento: Entrevista con el jefe de ventas
Cliente: SHINATEX S.A.
Responsable: Miriam Guaño
Cargo: Jefe de Equipo de Auditoría
Fecha: 15 de noviembre de 2014
En la primera visita realizada a la empresa SHINATEX S. A., además de la entrevista
con el jefe de cartera se realiza una entrevista con el Jefe de Ventas, quien facilita el
movimiento y control de las ventas de la empresa. La empresa se dedica a la
elaboración y comercialización de telas; se comenta como se manejan las políticas de
ventas que son especiales por el tipo de actividad económica a la que se dedica la
empresa.
Cada detalle sobre las políticas se informa a los clientes para de esta manera mantener
un mismo movimiento al momento de vender. Para verificar que las políticas y
procesos se cumplan a cabalidad se solicita una Auditoría de Gestión al departamento;
para medir la eficiencia y eficacia en el manejo de las cuentas, y en general del
departamento.
Elaborado por: Fernando Carvajal
Revisado por: Sofía Recalde
Supervisado por: Miriam Guaño
158
EJ.
PT 2-3/20
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Ventas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 01/05/2015
Revisado por: mguaño 01/05/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
Procesos de Notas de Pedido
159
EJ.
PT 2-4/20
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Ventas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 01/052015
Revisado por: mguaño 0105/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
Flujograma Notas de Pedido
160
EJ.
PT 2-5/20
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Ventas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 01/05/2015
Revisado por: mguaño 01/05/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
HOJA DE HALLAZGOS
SHINATEX S.A.
Periodo: Enero - Diciembre 2013
HH 1
ÁREA: Ventas
COMPONENTE: Ventas
Procedimiento de Notas de Pedido
CARGO: Jefe de Ventas
FECHA: 17 de Abril de 2015
CONDICIÓN: Las notas de pedido en SHINATEX S.A. se las hacen a través de vía telefónica,
las mismas que son grabadas y confirmadas varias veces antes de solicitar la producción. Además
se asignan cupos a los clientes para limitar sus compras y evitar los desperdicios. En caso de que
el pedido sea superior se hace una solicitud de aumento de cupo y se confirma el pedido.
CRITERIO: Las notas de pedido se las hace por lo general en el sector industrial y facilitan el
control en las ventas, además evitan la sobreproducción de los productos que no son adquiridos
continuamente.
CAUSA: Anulaciones de pedidos
EFECTO: Que existan anulaciones de pedidos muy frecuentes pueden afectar a la producción,
puesto que, para producir se programan las máquinas y las horas de trabajo.
CONCLUSIONES:
Este proceso es importante en la empresa porque a través de este se miden las ventas o por lo
menos se las estima diariamente, así se va programando de mejor manera o se cambia de
estrategias en la producción.
RECOMENDACIONES:
Al Jefe de Cartera
Solicitar al Asistente de Cartera clasificar las notas de pedido de los clientes principales y
frecuentes y buscar otro tipo de garantía cuando se tiene nuevos clientes.
161
EJ.
PT 2-6/20
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Ventas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 04/05/2015
Revisado por: mguaño 04/05/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
Procesos de Estimaciones Mensuales de Ventas
162
EJ.
PT 2-7/20
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Ventas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 04/05/2015
Revisado por: mguaño 04/05/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
Flujograma de Estimaciones Mensuales de Ventas
163
EJ.
PT 2-8/20
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Ventas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 04/04/2015
Revisado por: mguaño 04/04/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
HOJA DE HALLAZGOS
SHINATEX S.A.
Periodo: Enero - Diciembre 2013
HH 2
ÁREA: Ventas
COMPONENTE: Ventas
Procedimiento de Estimaciones Mensuales de Ventas
CARGO: Jefe de Ventas
FECHA: 17 de Abril de 2015
CONDICIÓN: La estimación de las ventas se las realiza desde varios escenarios: por
cliente, por vendedor, por artículo. De acuerdo a estos puntos se hacen las proyecciones
mensuales, se elabora un consolidado y se envía a revisión para hacer modificaciones de
ser necesario.
CRITERIO: Las proyecciones de ventas son importantes en las empresas porque ayudan
a fijar metas o por lo menos a conocer con más detalle el giro del negocio y esto por lo
general se lo hace mensualmente.
CAUSA: Omitir las estimaciones de ventas
EFECTO: Eliminar este proceso puede afectar directamente a este departamento porque
se ha ido incrementado las ventas con el apoyo de estas estimaciones.
CONCLUSIONES:
Las estimaciones de ventas dentro de la empresa han ganado verdadera importancia, pues
a través de esta se consideran metas, las que hacen que la empresa cada vez incremente
más sus ventas y su producción.
RECOMENDACIONES:
Al Jefe de Ventas
Evaluar, analizar y comparar mes a mes las estimaciones que se realizan para aplicar
cambios que mejoren este proceso, con el fin de obtener más ventas en la empresa.
164
EJ.
PT 2-9/20
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Ventas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 05/04/2015
Revisado por: mguaño 05/04/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
Procesos de Envío de Muestras
165
EJ.
PT 2-10/20
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Ventas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 05/04/2015
Revisado por: mguaño 05/04/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
Flujograma de Envío de Muestras
166
EJ.
PT 2-11/20
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Ventas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 05/04/2015
Revisado por: mguaño 05/04/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
HOJA DE HALLAZGOS
SHINATEX S.A.
Periodo: Enero - Diciembre 2013
HH 3
ÁREA: Ventas
COMPONENTE: Ventas
Procedimiento de Envío de Muestras
CARGO: Jefe de Ventas
FECHA: 17 de Abril de 2015
CONDICIÓN: Para los procedimientos de los envíos de muestras se realizan varios
memos solicitando y autorizando el envío de muestra, con una indicación verbal previa
del artículo, se selecciona de uno a dos metros del producto para enviar al cliente que dé
su aprobación, antes de continuar con la producción.
CRITERIO: El envío de muestras se puede considerar como un valor agregado que
tiene la empresa porque de esta manera el cliente está totalmente satisfecho con su
compra y el cumplimiento de su pedido.
CAUSA: Cantidad inadecuada de muestra
EFECTO: Cliente no tiene la apreciación de su requerimiento y sería un monto invertido
sin ningún beneficio tanto para el cliente como para la empresa.
CONCLUSIONES:
El envío de muestras en la empresa SHINATEX S.A., ha sido más que un proceso una
estrategia que ha incrementado favorablemente las ventas así como los clientes, los
mismos que están satisfechos con el producto elaborado.
RECOMENDACIONES:
Al Jefe de Ventas y Cobranzas
Mejorar y facilitar las aprobaciones del envío de muestras para optimizar el tiempo de
entrega, de esta manera se puede disminuir el tiempo estimado de entrega.
167
EJ.
PT 2-12/20
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Ventas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 06/05/2015
Revisado por: mguaño 06/05/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
Procesos de Cobranzas – Ventas
168
EJ.
PT 2-13/20
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Ventas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 06/05/2015
Revisado por: mguaño 06/05/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
Flujograma de Cobranzas
169
EJ.
PT 2-14/20
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Ventas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 06/05/2015
Revisado por: mguaño 06/05/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
HOJA DE HALLAZGOS
SHINATEX S.A.
Periodo: Enero - Diciembre 2013
HH 4
ÁREA: Ventas
COMPONENTE: Ventas
Procedimiento de Cobranzas
CARGO: Jefe de Ventas
FECHA: 17 de Abril de 2015
CONDICIÓN: Existen dos procedimientos de cobranzas uno en el Departamento de
Cobranzas y otro en el Departamento de Ventas, en la empresa es importante tener estos
dos procesos porque así se tiene un mejor control y una sincronización con los
departamentos.
CRITERIO: Los procesos de cobranzas por lo general se lo hace en el Departamento del
mismo nombre pero algunas empresas adaptan los mismos a otros departamentos para
tener un mejor control cuando ejecutan sus operaciones y presentan sus productos
terminados.
CAUSA: No registraron las ventas con el plazo de vencimiento correcto.
EFECTO: Algunos registros no cuadran con el detalle de la antigüedad de cartera ni con
los cobros ya efectuados.
CONCLUSIONES:
El control de la cobranza dentro del Departamento de Ventas ha ayudado a evitar
equivocaciones significativas que afecten a la cartera y a la liquidez de la empresa. Así se
organizan de mejor manera los cobros y se los realiza a tiempo.
RECOMENDACIONES:
Al Gerente General
Es importante motivar a los vendedores mes a mes de acuerdo a las ventas logradas, esta
sería también una estrategia que pueda incrementar y mantener el buen nivel de ventas.
170
EJ.
PT 2-15/20
4.8.3.1. Prueba de Ventas
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Ventas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 08/05/2015
Revisado por: mguaño 08/05/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
Prueba de Ventas
OBJETIVOS – Determinar ELABORADO POR
1. Si los procedimientos de Contabilidad y Control Interno
en vigencia están de acuerdo con los procedimientos que se
describen en el Expediente Continuo de Auditoría y,
MGP
2. Si tales procedimientos y controles están operando
efectivamente y si son adecuados para brindar un debido
control contable en los embarques y la facturación a los
clientes y a la distribución subsecuente a los registros
contables.
MGP
3. REVISION DE LOS PROCEDIMIENTOS:
1. Revise los procedimientos relacionados con ventas, para
determinar si son adecuados o no.
MGP
2. Asegúrese que el memo de procedimientos esté al día en
el Expediente Continuo de Auditoría
MGP
4. SELECCION DEL PERIODO Y FACTURAS A
PROBARSE
Indique el periodo y el número de facturas a probarse.
a.- Período: Año 2013
b.- Total de facturas emitidas: 5 facturas emitidas
c.- Muestra seleccionada: del No. 45975 al No. 46501
171
EJ.
PT 2-16/20
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Ventas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 08/05/2015
Revisado por: mguaño 08/05/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
5. PRUEBA ARITMETICA DEL REGISTRO DE
VENTAS
Sume la acumulación mensual de ventas y coteje el total
con el mayor general.
MGP
Indique la secuencia numérica de las facturas emitidas en el
período seleccionado
MGP
Examine las facturas de ventas para asegurarse que muestra las
correspondientes firmas del vendedor como del comprador. MGP
Examine las facturas de ventas para asegurarse de que se haya
cobrado el 12% IVA. MGP
6. EXCEPCIONES NOTADAS
1. Prepare una cédula mostrando las excepciones en esta prueba. Como
mínimo esta cédula debe contener: MGP
1.Número de la factura
2.Fecha
3.Cliente
4.Importe
2. Discuta estas excepciones con la Gerencia para su corrección y
dictado de medidas para evitar su repetición.
CONCLUSION: En mi opinión los procedimientos de Contabilidad y
Control Interno en vigencia están de acuerdo con los procedimientos que
se describen en el Expediente Continuo de Auditoría que se puede
verificar en los expedientes presentados de narrativa y flujo-
diagramación.
NOTA: Las preguntas deben contestarse: si, no o N/A
172
EJ.
PT 2-17/20
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Ventas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 08/05/2015
Revisado por: mguaño 08/05/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su
ambiente
Aplicación de
la auditoría Detalle de Facturas de Ventas
I. Número de la Factura. 45975 45984 46207 46236 46501 46243
II. Estuvo la factura debidamente amparada por documentos
aparentemente auténticos, esto es, aparecían todos los
documentos como lo requieren los procedimientos de control
interno del cliente tales como:
SI SI SI SI SI SI
Orden de compra del cliente SI SI SI SI SI SI
Documento de embarque N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Guía de remisión SI SI SI SI SI SI
III. Si la venta fue a crédito, ¿estuvo está debidamente
autorizada?
SI SI SI SI SI SI
IV. Mostraban los documentos evidencia de haber sido revisados
en cuanto a:
a.- Exactitud aritmética SI SI SI SI SI SI
b.- Concordancia en descripciones, precios condiciones e
importes entre los diversos documentos?
SI SI SI SI SI SI
c.- Comprobamos al ojo la corrección de (a) y verificamos la
información en (b).
SI SI SI SI SI SI
V. Estuvieron los precios unitarios de acuerdo con los precios de
lista vigentes a la fecha de la venta u otra autorización de precio
como por ejemplo: precio de licitación, contratos de venta, etc.
SI SI SI SI SI SI
VI. Fue correcta la distribución contable? SI SI SI SI SI SI
VII. Fue correcto el pase al mayor? SI SI SI SI SI SI
VIII. Fueron cotejados los cargos al auxiliar de cuenta por
cobrar, en cuanto a nombre fecha e importe?
SI SI SI SI SI SI
IX. Las facturas están de acuerdo a disposiciones legales -
reglamento de facturación
SI SI SI SI SI SI
X. Sume los valores asignados en el casillero de ventas en el
formulario 104 (según el caso)
SI SI SI SI SI SI
XI. Otros, explicar abajo NO NO NO NO NO NO
173
EJ.
PT 2-18/20
4.8.3.2. Análisis y detalle de las facturas de ventas durante el período 2013
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Ventas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: Fcarvajal 11/05/2015
Revisado por: Mguaño 11/05/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
Análisis de Facturas de Ventas Fecha Factura
Fecha Vencimient
o
Factura
Cliente
Tarifa 12%
Tarifa
0%
Descuento
IVA TOTAL Es
t.
Ret.
1%
14/11/201
3
14/03/2014 45975 Artia
ga
Rosa
2.789,3
8
- 334,73 334,7
3
3.124,11 M
Y
® 27,89
14/11/201
3
14/03/2014 45984 Artia
ga
Rosa
4.535,5
6
- 544,27 544,2
7
5.079,83 M
Y
® 45,36
22/11/201
3
22/03/2014 46207 Artiaga
Rosa
3.143,77
- 377,25 377,25
3.521,02 MY
® 31,44
25/11/201
3
25/03/2014 46236 Artia
ga Rosa
1.810,8
2
- 217,30 217,3
0
2.028,12 M
Y
® 18,11
10/12/201
3
09/04/2014 46501 Artia
ga
Rosa
708,59 - 85,03 85,03 793,62 M
Y
® 7,09
11/12/201
3
10/04/2014 46543 Artia
ga
Rosa
5.442,6
6
- 653,12 653,1
2
6.095,78 M
Y
® 54,43
TOTAL 20.642,47
174
EJ.
PT 2-19/20
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Ventas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: fcarvajal 11/05/2015
Revisado por: mguaño 11/05/2015
Requerimientos NIA
315 Comprensión de la empresa y su
ambiente
Aplicación de la
auditoría
Observaciones Luego de realizar nuestro análisis de los procedimientos de ventas, se pudo observar que si
son adecuados para la actividad que realiza la empresa.
Al realizar el seguimiento y análisis de la muestra establecida se eligieron las facturas del
cliente con mayores adquisiciones, además se pudo comprobar que la secuencia de las
facturas emitidas son correctas, puesto que son emitidas de acuerdo a la fecha en la que se
presentó la orden de pedido y con el plazo indicado de entrega.
Al realizar la verificación de firmas en las facturas se pudo observar que todas cuentan con
las firmas del cliente.
En nuestro análisis pudimos observar que todas las facturas tienen cobrado el 12% de IVA y
efectuadas las retenciones correspondientes.
175
EJ.
PT 2-20/20
4.8.3.3. Recomendaciones y Comentarios
Nombre de la Compañía: SHINATEX S.A.
Descripción: Departamento de Ventas
Período: Al 31 de diciembre de 2013 Fecha
Hecho por: Fcarvajal 12/05/2015
Revisado por: mguaño 12/05/2015
Requerimientos NIA 315 Comprensión de la empresa y su ambiente Aplicación de la
auditoría
Recomendaciones
Es importante mantener un control en tiempos adecuados para de ser necesario cambiar
procedimientos o buscar alternativas de mejora en los procesos de ventas.
Confirmar que los clientes están siendo atendidos correctamente y que están satisfechos con
nuestros productos, para lograr mantenerlos e incrementar las ventas.
Comentario
Después de la verificación de las facturas de ventas se puede observar que el registro de las
mismas es el adecuado, pues se detalla con precisión la información suficiente para efectuar el
control.
176
4.9. Fase IV Comunicación de Resultados
4.9.1. Informe Final de la Auditoría de Gestión
“AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA AL DEPARTAMENTO DE VENTAS Y
COBRANZAS DE LA EMPRESA TEXTIL SHINATEX S.A. UBICADA EN LA CIUDAD
DE QUITO, POR EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1 DE ENERO AL 31 DE
DICIEMBRE DEL 2013.”
INFORME DE AUDITORÍA
Quito, 20 de Mayo de 2014
177
4.9.2. CARTA DE REPRESENTACIÓN
Quito, 20 de Mayo de 2015
Señor
Joaquin Sotomayor
GERENTE GENERAL SHINATEX S.A.
Presente.-
De nuestras consideraciones:
Hemos efectuado la Auditoría de Gestión al departamento de Ventas y Cobranzas de la empresa
SHINATEX S.A., de acuerdo con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas. Estas normas
requieren que la auditoría sea planificada y ejecutada para obtener certeza razonable que la
información y documentación revisada no contiene exposiciones erróneas de carácter significativo,
de igual manera que las operaciones a las cuales corresponden se hayan efectuado de conformidad
a las disposiciones legales y reglamentarias permitidas.
El objetivo de la auditoría fue evaluar la eficiencia, eficacia y economía de las actividades de los
procesos del departamento, el cumplimiento de metas y objetivos establecidos por la empresa, así
como también el cumplimiento de políticas, normas y disposiciones legales de parte del personal.
Debido a la naturaleza especial del examen, el informe se encuentra expresado en comentarios,
conclusiones y recomendaciones para mejoras reales y potenciales. Las recomendaciones han sido
discutidas y aceptadas por parte del Gerente General y las personas encargadas de los procesos, con
quien hemos desarrollado las mejoras,
Reintegramos nuestro compromiso de asesorar a la administración para cumplir con el desarrollo
de la empresa y nuestro agradecimiento por su colaboración.
Ing. Sofía Recalde
SUPERVISORA
178
INFORME DE AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA AL
DEPARTAMENTO DE VENTAS Y COBRANZAS DE LA EMPRESA TEXTIL
SHINATEX S.A. UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO, POR EL PERIODO
COMPRENDIDO ENTRE EL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013.”
CAPITULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
1.1 MOTIVOS DEL EXAMEN
La presente auditoría de gestión al departamento de ventas y cobranzas de la empresa
Shinatex S.A., se ejecutó de conformidad con la orden de trabajo Nº 1, por la necesidad de
evaluar sus procesos a fin de incrementar su nivel de competitividad y la optimización
de los recursos.
1.2 OBJETIVO DE LA AUDITORÍA
Evaluar la eficiencia, eficacia y la economía de las actividades que conforman los procesos
del departamento de ventas y cobranzas y el cumplimiento de los objetivos establecidos por
la empresa.
1.3 ALCANCE
El presente informe corresponde al período comprendido entre el 01 de enero al 31 de
diciembre del 2013 y analiza los procesos del Departamento de Ventas y Cobranzas de la
empresa SHINATEX S.A., en base a la estructura administrativa y funcional de la empresa.
1.4 ENFOQUE
La auditoría se orientó a evaluar la eficiencia de las actividades de la gestión desarrollada
por la empresa SHINATEX S.A., así como medir la economía en la utilización de los
recursos disponibles y establecer el grado de cumplimiento de la entrega de información a
los clientes.
179
CAPÍTULO II
INFORMACIÓN DE LA EMPRESA
2.1 MISIÓN SHINATEX S.A.
“Desarrollar, innovar, producir y comercializar productos de excelente calidad que cumplan con las
expectativas de nuestros clientes, reflejo de nuestro arduo esfuerzo por incrementar la
competitividad y productividad.”
2.2 VISIÓN DE SHINATEX S.A.
“Ser una entidad líder a nivel Nacional en productos mediante la creatividad, mejora continua,
flexibilidad en sus procesos, con personal motivado y calificado.”
2.3 OBJETIVOS DE SHINATEX S.A.
2.3.1 Objetivo General
Conocer y analizar el mercado de telas que fábrica SHINATEX S.A. y su composición,
con el objeto de incrementar las ventas optimizando la maquinaria existente,
desarrollando nuevos productos, nuevos clientes, nuevos mercados, y mejorando las
políticas de ventas a través de procesos estratégicos.
2.3.2 Objetivos Específicos de SHINATEX S.A.
k) Entregar productos competitivos que satisfagan las necesidades de los clientes.
l) Posicionar la marca “POLITEX” en el País.
m) Ampliar portafolio de proveedores calificados nacional e internacionales.
n) Mantener un eficiente control del sistema administrativo financiero.
o) Mantener buenas relaciones con grupos de interés externos.
p) Elevar Clima laboral de la empresa.
q) Disponer de tecnología acorde a la línea de negocio.
r) Maximizar la rentabilidad.
s) Contar con Capital de Trabajo oportuno en condiciones favorables.
t) Contar con una Planificación estratégica.
180
2.4 Principios Organizacionales
Lealtad: Nuestro personal se ha comprometido a defender lo que creemos y a quien
creemos aun en circunstancias cambiantes.
Liderazgo: Involucra al personal dentro de la organización para que desempeñe
voluntariamente sus actividades, en logro de los objetivos del grupo.
Toma de decisiones: Nuestro personal se encuentra calificado y preparado para
resolver problemas y proponer alternativas para el cambio.
Honestidad: La calidad humana de nuestro personal que determina a elegir y actuar
siempre con base en la verdad y justicia.
Compromiso con el cliente: La calidad de nuestros productos textiles se debe a la
innovación, capacidad de adaptación, brindando un servicio personalizado cumpliendo
con los plazos de ejecución y precios del mercado.
2.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
181
CAPITULO III
RESULTADOS ESPECÍFICOS
Como resultado de la evaluación y análisis de todos los procesos del departamento de Ventas y
Cobranzas se establecieron las observaciones que se presenta a continuación, las que se obtuvieron
mediante la aplicación de las respectivas pruebas e indicadores:
3.1 Resultado de Evaluación del Departamento de Ventas y Cobranzas
3.1.1. Departamento de Cobranzas
CONCLUSIÓN N° 1
El Plan de Capacitación del Personal del departamento de ventas y cobranzas no se encuentra
elaborado en base a necesidades reales de capacitación, lo que ha generado que en un 25% se
incumpla con el mismo y, se dé prioridad a otros cursos o eventos de capacitación a pesar de que
no consten en el Plan de Capacitación
RECOMENDACIÓN N° 1:
Al Gerente General Tomar la respectiva importancia para que todo el personal de su área sea capacitado
acorde a sus necesidades laborables.
Elaborar un programa de capacitación en conjunto con todo el personal de las distintas áreas
con el fin de identificar las necesidades y los requerimientos de los mismos para que sea una
inversión en beneficio de la empresa y del personal.
CONCLUSIÓN° 2
El mal manejo de los recursos materiales de la empresa genera desperdicio y pérdida de tiempo en
la elaboración de un nuevo documento.
RECOMENDACIÓN° 2:
Al Jefe de Ventas y Cobranzas
El Jefe de Ventas y Cobranzas deberá dar seguimiento para evitar el mal uso de los recursos de
la empresa.
CONCLUSIÓN° 3
La causa de este proceso se la presenta para estar alerta y evitarla, el cobro de las facturas a crédito
se las realiza adecuadamente, es así que se tiene un bajo porcentaje de cartera vencida de 90 o más
días, esto se refleja más adelante en el análisis de la antigüedad de cartera.
182
RECOMENDACIÓN N°3 :
Al Jefe de Ventas y Cobranzas
Se recomienda monitorear el número de llamadas que cada ejecutivo realiza al final del día, al tener
evaluaciones sobre la eficiencia de este proceso continuamente, así se evitarán errores que puedan
afectar a la cartera y que signifiquen relativamente en la situación financiera de la empresa.
CONCLUSIÓN° 4
El archivo y documentación de la empresa SHINATEX S.A. está ejecutado por varias personas y
pasa por varias revisiones antes de archivar de esta manera si existe algún error se reporta
rápidamente al encargado pertinente para que realice las correcciones en el tiempo válido.
RECOMENDACIÓN N°4
Al Jefe de Ventas y Cobranzas
Verificar el archivo en forma aleatoria con el fin de garantizar su valor informativo, así como de
permitir su acceso.
Es importante que si los encargados del archivo identifican algún procedimiento inadecuado o que
no facilita el trabajo, informe a los superiores para tomar decisiones respecto a este.
3.1.2. Departamento de Ventas
CONCLUSIÓN° 1
Notas de Pedido, este proceso es importante en la empresa porque a través de este se miden las
ventas o por lo menos se las estima diariamente, así se va programando de mejor manera o se
cambia de estrategias en la producción.
RECOMENDACIÓN N°1
Al Jefe de Ventas y Cobranzas
Solicitar al Asistente de Cartera clasificar las notas de pedido de los clientes principales y
frecuentes y buscar otro tipo de garantía cuando se tiene nuevos clientes.
CONCLUSIÓN° 2
Las estimaciones de ventas dentro de la empresa han ganado verdadera importancia, pues a través
de esta se consideran metas, las que hacen que la empresa cada vez incremente más sus ventas y su
producción.
RECOMENDACIÓN N°2
Al Jefe de Ventas
Evaluar, analizar y comparar mes a mes las estimaciones que se realizan para aplicar cambios que
mejoren este proceso, con el fin de obtener más ventas en la empresa.
CONCLUSIÓN° 3
El envío de muestras en la empresa SHINATEX S.A., ha sido más que un proceso una estrategia
que ha incrementado favorablemente las ventas así como los clientes, los mismos que están
satisfechos con el producto elaborado.
183
RECOMENDACIÓN N°3
Al Jefe de Ventas y Cobranzas
Mejorar y facilitar las aprobaciones del envío de muestras para optimizar el tiempo de entrega, de
esta manera se puede disminuir el tiempo estimado de entrega.
CONCLUSIÓN° 4
El control de la cobranza dentro del Departamento de Ventas ha ayudado a evitar equivocaciones
significativas que afecten a la cartera y a la liquidez de la empresa. Así se organizan de mejor
manera los cobros y se los realiza a tiempo.
RECOMENDACIÓN N°4
Al Gerente General
Es importante motivar a los vendedores mes a mes de acuerdo a las ventas logradas, esta sería
también una estrategia que pueda incrementar y mantener el buen nivel de ventas.
MG & Asociados
Miriam Guaño P. – Jefe de Equipo
184
4.10. SEGUIMIENTO Y MONITOREO
Una vez entregado y comentado el Informe de resultado de la Auditoría debe someterse a un
seguimiento permanente y puntual a todas las recomendaciones planteadas con la finalidad de
corregir las fallas detectadas o evitar su incidencia.
A través del seguimiento se logrará:
Facilitar la toma de decisiones a la Gerencia General
Verificar el cumplimiento de las recomendaciones a través de los jefes departamentales con fechas
y responsables.
Al final de la revisión comprobar las acciones que se llevaron a cabo y emitir un nuevo informe
referente al grado de cumplimiento de las mismas.
“SHINATEX S.A.” CRONOGRAMA DE
CUMPLIMIENTO DE APLIACCIÓN DE
RECOMENDACIONES
TIEMPO/SEMANAS
Nº RECOMENDACIÓN ENCARGAD
O
1 2 3 4 5 6
1
Elaborar un programa de
capacitación en conjunto con
todo el personal de las
distintas áreas con el fin de
identificar las necesidades y
los requerimientos de los
mismos para que sea una
inversión en beneficio de la
empresa y del personal.
Gerente
General
X
2
El Jefe de Ventas y
Cobranzas deberá dar
seguimiento para evitar el
mal uso de los recursos de la
empresa.
Jefe de Ventas
y Cobranzas
X
185
3
Se recomienda monitorear el
número de llamadas que cada
ejecutivo realiza al final del día,
al tener evaluaciones sobre la
eficiencia de este proceso
continuamente, así se evitarán
errores que puedan afectar a la
cartera y que signifiquen
relativamente en la situación
financiera de la empresa.
Jefe de Ventas
y Cobranzas
X
4
Verificar el archivo en forma
aleatoria con el fin de garantizar
su valor informativo, así como
de permitir su acceso.
Jefe de Ventas
y Cobranzas
X
5
Solicitar al Asistente de Cartera
clasificar las notas de pedido de
los clientes principales y
frecuentes y buscar otro tipo de
garantía cuando se tiene nuevos
clientes.
Jefe de Ventas
y Cobranzas
X
6
Evaluar, analizar y comparar
mes a mes las estimaciones que
se realizan para aplicar cambios
que mejoren este proceso, con el
fin de obtener más ventas en la
empresa.
Jefe de Ventas
y Cobranzas
X
7
Mejorar y facilitar las
aprobaciones del envío de
muestras para optimizar el
tiempo de entrega, de esta
manera se puede disminuir el
tiempo estimado de entrega.
Jefe de Ventas
y Cobranzas
X
8
Es importante motivar a los
vendedores mes a mes de
acuerdo a las ventas logradas,
esta sería también una estrategia
que pueda incrementar y
mantener el buen nivel de
ventas.
Gerente
General
X
186
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1. Conclusiones
Finalizado la investigación con respecto a la parte teórica y práctica de la Auditoría De
Gestión, aplicada al departamento de ventas y cobranzas de la empresa SHINATEX S.A, se
determinó las siguientes conclusiones con relación a los diferentes capítulos desarrollados:
La Auditoría de Gestión es una herramienta que se aplica en cualquier entidad,
que ayuda a la administración a evaluar un sistema, un proceso o subproceso
obteniendo resultados que promuevan la reducción de costos y la simplificación
de tareas innecesarias u obsoletas.
Se aplicó una Auditoría de Gestión a la empresa SHINATEX S.A., que se dedica
a la fabricación y comercialización de hilos, fibras y todo tipo de tejidos a base de
fibras naturales, artificiales y sintéticas., en la que podemos observar que los
procesos se presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, el
servicio al cliente y los procesos de control interno.
Como parte de la tesis de grado se realizó una auditoría de gestión al
departamento de ventas y cobranzas de la empresa para lo cual se estableció un
marco teórico fundamentado sobre el objeto de estudio, con los principales
temas, conceptos, teorías y criterios profesionales útiles, que permiten ser una
guía para que la auditoría sea de calidad y pueda seguir un modelo práctico.
La aplicación de la auditoría de gestión en las fases de planificación preliminar y
especifica permite obtener un diagnostico administrativo del proceso mediante el
cual se detectó que la mayoría de los trabajadores, no tienen conocimiento de los
objetivos del área, metas, misión, visión, estrategias de ventas etc.
Durante la ejecución de la auditoria se tomó como base los sistemas de control
interno que se aplican en la empresa por la administración, con el fin de evaluar
operaciones en efectividad y eficiencia operacional, confiabilidad de la
información financiera y el cumplimiento de políticas, leyes y normas.
187
El control interno es una herramienta para el cálculo de los riesgos que pueden
existir en el trabajo de auditoría, esto garantiza que la aplicación se la hizo
correctamente tomando en cuenta el margen de error que puede existir.
Se realizó la recopilación de la información mediante los papeles de trabajo que
constituyen la evidencia y respaldo para el informe y se informó a los
funcionarios responsables los hallazgos encontrados pertinentes y se obtuvo los
puntos de vista para tomar las decisiones adecuadas.
En las cuentas por cobrar se pudo observar que los registros van de acuerdo a los
procesos establecidos para este departamento, es decir, se verifica el
cumplimiento de políticas, normas y leyes.
En el departamento de ventas se verificaron que todos los procesos adecuados a
este departamento son importantes y necesarios, y que durante las ventas se los va
aplicando, es por eso que las ventas de la empresa han ido en aumento y han
mantenido un alto porcentaje.
188
5.2. Recomendaciones
Como parte del proceso de control interno de toda entidad se debe realizar
planificaciones y programas de auditoría de gestión que permitan evaluar los
procedimientos de cada departamento, con la finalidad de establecer estrategias y
mejoras en la calidad.
Desarrollar indicadores que permitan evaluar el cumplimiento de metas y objetivos de
cada departamento.
Es importante que en la aplicación de una auditoría se tenga conocimiento completo y
claro de las actividades a las que se dedica la empresa.
Es importante cuantificar la pérdida de tiempo que un empleado genera en su labor
diaria a través de resultados que arrojen los indicadores de gestión de la productividad.
Analizar la planificación estratégica y el FODA, para tener una base con la que se
pueda comparar los procedimientos y políticas establecidas en la empresa.
Es importante considerar el control interno en la aplicación de cualquier tipo de
auditoria pues este es el respaldo y apoyo en los posibles errores que se pueda cometer
mientras se ejecuta la auditoría.
Hay que tomar en cuenta las hojas de hallazgos presentadas por el auditor y analizar las
posibles causas que puedan afectar al cumplimiento de normas y políticas de la
empresa sean internas o externas, es decir, que esto ayudaría a controlar y ejecutar
todas las actividades correctamente.
Desarrollar auditorías de gestión anualmente que permitan validar y evaluar la calidad
de los procesos y los servicios.
189
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Interamericana.
192
ANEXOS
193
PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS
Departamento de Cartera.
ANEXO A Proceso Ingreso de Cheques por Pago de Factura
´
194
ANEXO B Flujograma Proceso Ingreso de Cheques por Pago de Factura
195
ANEXO C Proceso Compensaciones
196
ANEXO D FlujogramaProceso Compensaciones
197
ANEXO E Proceso Postergación de Cheques Interesados
198
ANEXO F Flujograma Proceso Postergación de Cheques Interesados
199
PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS
Departamento de Ventas
ANEXO G Proceso Elaboración de Informes Semanales para Ventas
200
ANEXO H Flujograma Proceso Elaboración de Informes Semanales para Ventas
201
ANEXO I Proceso Elaboración de Ficha Única de Clientes
202
ANEXO J Flujograma Proceso Elaboración de Ficha Única de Clientes
203
ANEXO K Proceso Investigación de Mercadeo
204
ANEXO L Flujograma Proceso Investigación de Mercadeo