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Susanne Diehm, Leiterin Public Services & Healthcare,Mitglied der Geschäftsleitung der SAP Deutschland SE & Co. KGHamburg, 12. Juni 2015

Umsetzungsszenarien übergreifender Standards in einem modernen ERP-SystemEPSAS auf Basis von SAP

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Die Situation vor Einführung von EPSAS


Warum beschäftigt sich die SAP mit EPSAS?

Große Kundenbasis Hohe AnforderungenVielfältige Reformansätze

Innerhalb der EUvertrauen mehr als

1.000 Organisationendes öffentlichen Sektors

im Rechnungswesenauf Lösungen der SAP

Wir verfolgen seit 2013die Entwicklungen zu EPSAS,um rechtzeitig Produkte und

Dienstleistungen für dieReform des Rechnungswesens

anbieten zu können.

In Deutschland wurdenReformprojekte auf der

Basis von kameralen unddoppischen Lösungenmit unterschiedlichenStandards realisiert.


Die Modernisierung des Rechnungswesens schreitet weltweit voran

Cash BasisModified CashModified AccrualAccrual Basis


SAP unterstützt seit vielen Jahren diesen Reformprozess

IPSAS-Konformität in vielen Projekten nachgewiesen

� Seit 2005 haben bereits mehrere Länder und internationale Organisationen einen IPSAS-konformenJahresabschluss bzw. die Konsolidierung mit SAP abgebildet.

� In einer gemeinsamen Studie haben Ernst & Young und SAP bereits 2007 dargelegt, dass mit den verfügbarenLösungen die Anforderungen an die Finanzberichterstattung gemäß IPSAS voll erfüllt werden.

� Eine Vielzahl von öffentlichen Einrichtungen haben in der vergangenen Dekade ihr Rechnungswesen erfolgreichmit SAP an den IPSAS-Standards ausgerichtet.


Zielszenarien zur Umsetzung von EPSAS


Ebenen einer integrierten Finanzberichterstattung

Ist

Plan

Budg

et

Ist

Plan

Budg

et

Kernverwaltung Eigenbetriebe

Konzern

Einzelabschluss (nur Ist-Zahlen)

Ist

Plan

Budg

et

Segmente

Konzernabschluss

Datenfluss

1. Stufe

Quelle: In Anlehnung an PwC Integrierte Finanzberichterstattung, 2014


Drei Zielszenarien für eine risikoarme EPSAS-Umstellung

Prämisse: EPSAS wird im wesentlichen an IPSAS angelehnt.

Erweiterung

Aufbau eines zusätzlichenBewertungsbereichs in einem

bestehenden SAP Systemfür ein EPSAS-konformes

Berichtswesen

SAP Lösung(EPSAS-konform)

Bewertungs-bereich

Migration

Ablösung eines bestehendenSystems für das

Rechnungswesen,durch eine EPSAS-konforme

SAP Lösung


Altsystem

Side-by-Side

Ergänzung eines bestehendenRechnungswesens,

mit einen neuen Systemfür ein EPSAS-konformes

Berichtswesen

Altsystem SAP Lösung(EPSAS-konform)


Zielszenario Erweiterung – Umstellung auf EPSAS für SAP Kunden

Erweiterung

Die bestehende SAP-Lösung(kameral oder doppisch)

wird fortgeführt.Die EPSAS-Rechnungslegung wird

in einem zusätzlichenBewertungsbereich abgebildet.

Umsetzung� Einrichtung eines zusätzlichen Bewertungsbereichs in einem bestehenden

SAP System (mit erweiteter kameraler oder doppischer Ausprägung)� Umsetzung als Konten- oder Ledgerlösung, d.h. Anlage eigener Konten oder

eines zusätzlichen „Buchs“ für die EPSAS-Rechnungslegung

Vor- und Nachteile� Einfache technische Umsetzung für SAP-Kunden – sowohl mit kameralen

wie auch mit doppisch ausgeprägten Lösungen für das Rechnungswesen� Bewährte Vorgehensweise bei mehr als 50% der SAP Kunden im Einsatz

Beispiel:SAP führt parallel Ledger für die Rechnungslegung nach HGB, IFRS undUS-GAAP� Die Ledger-Lösung setzt die Einführung des „Neuen Hauptbuchs“ voraus� Die Konten-Lösung ist ohne das „Neue Hauptbuch“ möglich; die Berichts-

und Auswertungsmöglichkeiten werden dadurch erheblich eingeschränkt


Bewertungs-bereich


Die Konten- und Ledgerlösung im Überblick

Bewertung� Einfache Implementierung� Erweiterung des Kontenplans erforderlich� Parallele Führung mehrerer Wertansätze im Hauptbuch� Entwicklung einer differenzierten Kontierungsrichtlinie

Bewertung� Einführung des Neuen Hauptbuchs� Keine Aufblähung des Kontenplans� Durchgängige Unterstützung durch Bewertungsprogramme� Klare Abgrenzung der Bewertungsansätze durch Ledger� Zeitersparnis beim Abschluss

Gegen-Konten

LokaleKonten

EPSAS-Konten

Gemein-same

Konten

Abschlussnach EPSAS

Abschluss(lokal)

FührendesLedger EPSAS SsD* …

*SsD: Standards staatlicher Doppik


Zielszenario Side-by-Side – Stufenweise Umstellung auf EPSAS

Side-by-Side

Die bestehende Rechnungswesen-Implementierung wird fortgeführt.Die EPSAS-Rechnungslegung wirdparallel zum bestehenden System

aufgebaut

Umsetzung� Aufbau einer neuen SAP Lösung (EPSAS konform)� Erfassung der Kontierungsinformationen für EPSAS in eigenen Feldern des

bestehenden Alt-Systems� Versorgung des SAP EPSAS Systems mit Buchungsinformationen

parallel (zusätzlich = Side-by-Side) zum bestehenden Rechnungswesen-System

Vorteile� Minimierung der Risiken der Umstellung auf EPSAS� Möglichkeit für vollständigen Umstieg auf ein modernes SAP System

(zu einem späteren Zeitpunkt)� Möglichkeit einer Rechnungslegung nach den „Standards staatlicher Doppik“

und EPSAS in parallelen Büchern (Ledgern)

Nachteile� (Zeitweilliger) paralleler Betrieb von zwei Systemen für das Rechnungswesen� Einrichtung der benötigten Felder zur Erfassung der EPSAS-Angaben

Altsystem SAP Lösung(EPSAS-konform)


Zielszenario Side-by-Side – Realisierung mit SAP Simple Finance

Altsystem(SAP oderNon-SAP)

SAP Simple Finance

SAP HANA(In-Memory Datenhaltung)

SAP Business Suite (ERP)

SchnittstelleFinanzwesen

PrüfungStammdaten

Fehler-behandlung

UniversalJournal

Übernahme und Prüfung der Daten in Echtzeit

Daten-übertragung(Replikation)in Echtzeit


Zielszenario Migration – Modernisierung des Rechnungswesens

Migration

Die bestehende Rechnungswesen-Implementierung wird abgelöst,durch die “klassische” Migration

auf ein neues System

Umsetzung� Neuimplementierung eines SAP Systems (EPSAS konform) und ggfs.

parallele Rechnungslegung für Standards staatlicher Doppik� Ablösung des bestehenden Rechnungswesen-Systems nach Migration

sämtlicher Daten und Produktivsetzung des neuen SAP Systems

Vorteile� Chance zur Neugestaltung und Optimierung der Prozesse� Einsatz der neuesten Funktionen und Technologien im Finanzwesen� Senkung der Betriebskosten durch ein integriertes System (mittelfristig)

Nachteile� Zeit- und Ressourcenbedarf� Ggfs. zusätzliche Lizenz- und Infrastrukturbedarfe


Altsystem


Ebenen einer integrierten Finanzberichterstattung

Ist

Plan

Budg

et

Ist

Plan

Budg

et

Kernverwaltung Eigenbetriebe

Konzern

Einzelabschluss

Ist

Plan

Budg

et

Segmente (nur Ist-Zahlen)

Konzernabschluss (nur Ist-Zahlen)

Datenfluss

1. Stufe

2. Stufe

Quelle: In Anlehnung an PwC Integrierte Finanzberichterstattung, 2014


Vollständige Unterstützung mehrstufig konsolidierter Abschlüsse

Konsolidierung

Finanzielle Konsolidierungvon bis zu tausenden

Gebietskörperschaftenund Gesellschaften

im öffentlichen Eigentum

Umsetzung� Konzeption des Konsolidierungsprozesses und Aufbau eines

SAP Konsolidierungssystems� Ggfs. Realisierung von Schnittstellen zur Übernahme der Abschlussdaten� Optional: Workflow-gestützte Lösung zur geführten, systematischen

Abarbeitung komplexer Abschlussvorgänge

Vor- und Nachteile� Erprobte Vorgehensweise - viele große Konzerne nutzen SAP Lösungen für

umfangreiche und komplexe Konsolidierungsarbeiten� Unterstützung einer parallelen Konsolidierung nach unterschiedlichen

Rechnungslegungsstandards (soweit erforderlich)� Strukturierte Abarbeitung und revisionssichere Dokumentation

der Konsolidierungsarbeiten

Finanz-wesen

Finanz-wesen

Finanz-wesen

SAPKonsolidierung


Modernisierung des Finanzwesens mit SAP


Anforderungen an ein EPSAS-konformes Finanzwesen

Finanzdatenauf

Knopfdruck

JederzeitigeInformation überden Finanzstatus Auswertung

aufBelegebene

Parallele Führung unter-schiedlicher Bewertungs-bereiche mit eindeutigerZuordnung der Belege

Entlastungder

Anwender

Reduzierung der Komplexitätdurch logisch und übersichtlich

aufgebaute Benutzeroberflächen


Der SAP Lösungsansatz: Simple Finance

In-MemoryDatenhaltung

VereinfachtesDatenmodell

IntuitiveBedienung

Deutlich schnellereZugriffe aufund Verarbeitungvon Daten

Komplette Überarbeitungder Applikationen undDatenmodelle (Verzicht aufAggregate und Indizes)führen zu erheblich redu-ziertem Speicherbedarf(10 x ) und deutlichhöherem Datendurchsatz(7 x)

Eine Oberflächentechnologie für alle Arten vonEndgeräten (PC/Laptop, Tablet, Smartphone)mit signifikant verbesserter Ergonomie und

vereinfachten Nutzungsszenarien


Mehr Flexibilität und weniger Abstimmungen durch SAP Simple Finance

SAP Simple Finance

SAP HANA(In-Memory Datenhaltung)

SAP Business Suite (ERP)

SAPAccounting

SAPCash Mmgt.

SAPPlanung und

Konsolidierung

UniversalJournal

Merkmale� Reduzierung des Speicherbedarfs durch

Entfernung bisheriger Redundanzen undmehrfacher Datenspeicherung

� Eine Einzelpostentabelle (Universal Journal)mit allen Details und Möglichkeit zur Erfassungzusätzlicher, spezifischer Merkmale

� Keine zusätzliche Abstimmungen innerhalb derTeilrechnungen des Rechnungswesens erforderlich

� Schnelles multi-dimensionales Berichtswesenohne Einsatz eines zusätzlichen Systems(Business Warehouse)


Die Umstellung auf EPSAS mit SAP

1 IPSAS wurde bereits mehrfach erfolgreich mit SAP umgesetzt.EPSAS kann nach heutigem Kenntnisstand ebenfalls mit einer SAP-Lösung im Standard realisiert werden.

2 Aus technischer Sicht können heutige SAP Anwender über ein risikoarmes Szenario auf EPSAS umsteigen.

3 SAP beobachtet die EPSAS-Entwicklungen kontinuierlich,um die Umsetzung der Anforderungen mit SAP-Lösungen und vorgefertigten Beratungspaketen zu ermöglichen.

4 Mit der neuen SAP Business Suite und den dafür entwickelten Anwendungen des Rechnungswesen,steht eine langfristig verfügbare innovative Lösung zur Verfügung.


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