Disampaikan dalam Staff MagangFakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Malang

Teknik Analisis SWOTStrength, Weakness, Oportunity and Threat

Bertahan hidup artinya selalu siap untuk berubah, karena perubahan adalah jalan menuju kedewasaan. Dan kedewasaan adalah sikap untuk selalu mengembangkan kualitas pribadi tanpa henti-Henri Bergson, Filsuf Perancis (1859-1941)-

Selayang Pandang,,,How To Survive?TumbuhBerkembang

How To Survive = How to CHANGE?Changed to Success or Self DestructionOR

Get a HEAD SHOTIts about OUR Strategy

Apa itu SWOT??Adalah sebuah metode analisis kondisi yang mengklarifikasi kondisi objek (organisasi) dalam empat kategori Strength (Kekuatan), Weakness (Kelemahan), Opportunity (Faktor Pendukung) and Threat (Faktor Penghambat/Ancaman)-Albert Humphrey, 1960-

Untuk Apa??Penggunaan SWOT tidak terbatas pada organisasi mahasiswa saja, namun juga mulai dari analisa diri sendiri, pengadaan sebuah kegiatan, bahkan sampai perusahaan yang berorientasi laba bisa menggunakan metode ini

Untuk Apa??SWOT bermanfaat mulai dari menganalisa struktur organisasi sampai menilai kelayakan sebuah program kerja. Ketua organisasi Mengatur divisinyaMenentukan arah gerak

Faktor pendorong dan kekuatan yang berasal dari dalam organisasi, dimana kekuatan disini meliputi semua komponen-komponen organisasi baik sumber daya maupun kemampuan yang dapat dioptimalkan sehingga bermakna positif untuk pengembangan organisasi ataupun pelaksanaan sebuah program kerja (proker)Ex. Kepemimpinan yang efektif, keadaan keuangan yang kuat, SDM yang berkualitas, proker unggulan dan lain-lain

Suatu faktor kekuatan yang seharusnya dimiliki oleh organisasi namun tidak ada, yang akhirnya menjadi kelemahan dalam organisasi tersebut. Maka weakness berarti kekurangan-kekurangan yang berasal dari dalam organisasi itu sendiri. Ex. Misalnya, kualitas SDM yang rendah, kuantitas SDM yang kurang, keterbatasan dana dan lain-lain.

Faktor-faktor pendukung dalam pengembangan maupun stabilitas organisasi maupun pelaksanaan proker.Ex. dukungan dari pemerintah, perkembangan teknologi dan lain-lain

Faktor-faktor penghambat atau hal-hal yang dapat mengancam perkembangan maupun stabilitas organisasi atau pelaksanaan proker, atau bahkan dapat mengancam keberadaan organisasi atau prokerEx. kebijakan pemerintah yang merugikan, hilangnya sumber dana, masalah internal dan lain-lain

Tahap-tahap secara FORMAL meliputi:Ketua organisasi melibatkan kepala divisi/departemen maupun seluruh staff organisasi dalam sebuah forum.

Melakukan sharing pandangan umum masing-masingKegiatan yang dilakukan:Menggali informasi sebanyak mungkinMenambahkan poin-poin pandangan pribadi tentang hal yang dibahas

Memisahkan informasi yang merupakan hal positif atau negatif

POSITIFNEGATIF1.1.2.2.

Melakukan analisa kondisi internal dan eksternal organisasi dan memasukkan hasil analisa dalam matriks SWOT dengan skala 1-5 yang akan dibahas di point berikutnya

Analisa Kekuatan dalam Matriks SWOTPembobotan / penilaian / penetapan skala untuk masing-masing kekuatan. Hal ini berguna dalam penetapan skala prioritas pemecahan masalah

Skala Faktor Pendukung:5 : sangat kuat mendukung4 : kuat mendukung3 : menyatakan2 : kurang kuat mendukung1 : menyatakan mendukungSkala Faktor Penghambat:5 : sangat kuat menghambat4 : menyatakan dampak3 : cukup kuat menghambat2 : kurang kuat menghambat1 : sangat kurang kuat menghambat

Penghitungan Akhir dan Penetapan Kondisi

S = StrengthO = Opportunity

W = WeaknessT = Threat

Interpretasi & Penetapan Kondisi

Interpretasi Daya DorongInterpretasi Daya Hambat100 % - 75%: Kondusif74,9% - 50%: Subkondusif49,9% - 25%: Sub Kritis24,9% - 0%: Kritis

100 % - 75%: Kritis74,9% - 50%: Sub kritis49,9% - 25%: Sub kondusif24,9% - 0%: Kondusif

Dari hasil penghitungan didapatkan:Interpretasi daya dorong adalah 55,1 %Interpretasi daya hambat adalah 54,9%Maka Kesimpulannya organisasi atau divisi tersebut dalam keadaanSUBKONDUSIF

Dan prioritas permasalahan yang harus SEGERA diselesaikan adalah:Masalah pribadi antar anggotaKebijakan yang ditolak mahasiswaKebijakan pemerintah yang merugikanSDM yang multiamanahJumlah SDM

POACEPlanning, Organizing, Actuating, Controlling, Evaluating

Selayang Pandang,,,Do Our JobRapat Koordinasi kepengurusanMenjadi panitia

Make your way,, Success or Failed,, Its your choicesSuccess or FailedOR

Get a HEAD SHOTIts about OUR Strategy

Merupakan kaidah yang digunakan sebagai acuan untuk menjalankan sebuah kegiatan yang terikat melalui kepanitiaan sehingga kegiatan tersebut dapa berjalan sistematis, terencana, terstruktur, dan terkontrol

Sebuah kebaikan yang tidak terencana akan kalah dengan keburukan yang terencana dengan baik

Planning dilakukan oleh KONSEPTOR (orang yang mampu dan paham dengan apa yang akan dilakukan)Kegiatan planning meliputi: Memunculkan ide-ide baru atau memperbaiki program kerja yang sudah adaMembuat pertimbangan yang matang dari segi kelemahan, kelebihan, hambatan, serta tujuan dan manfaat kegiatan

Hasil yang diharapkan:Konsep kegiatan, personel yang dibutuhkan dan time schedule. Sehingga dalam tahap berikutnya, tinggal membagi tugas kepanitiaan dan melakukan persiapan sesuai tugas masing-masing.

If you failed to prepare, you prepare for failed

Planning dilakukan oleh Ketua Pelaksana atau Penanggung Jawab kegiatan / program kerjaKegiatan organizing meliputi: Membentuk panitia (Organizing Committee) mulai dari BPI (Badan Pengurus Inti)), Koordinator dan staff dan jumlahnya sesuai kebutuhanPenyatuan Visi dan tujuan kegiatan ke semua elemen panitia

Berat sama dipikul, ringan sama dijinjing Sebuah prinsip manajemen sumber daya manusia sesuai dengan keahlian masing-masing sehingga bisa bekerja optimal meliputi pembagian job description (Jobdesc) dan tanggung jawab.

Ribuan langkah besar tidak akan terwujud tanpa adanya satu langkah kecil yang pertama

KERJA, KERJA dan KERJA ^^

HardworkingSmartworkingTeamworking

Optimalisasi SDM yaitu SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan. And Finally,,, KERJA IKHLAS ^^

Lelah itu pasti, namun menyerah adalah pilihan. Sesungguhnya banyak orang tidak tahu betapa dekatnya mereka dengan kesuksesan saat mereka memutuskan untuk menyerah

Never Lose Control

Banyak yang perlu dikontrol dan diawasi misalnya emosi tim kepanitiaan, kondisi kegiatan, kenyamanan peserta, waktu berlangsungnya tiap sesi dari susunan acara yang telah dibuat, dsb.

Need Good Skilled Leader and Good Teamwork

Ketika muncul masalah yang tak terduga, pemimpin harus mampu mengambil keputusan yang cepat dan tepat guna mengatasi permasalahan tersebut diiringi dengan kerjasama tim yang bagus untuk selalu bahu membahu menyelesaikan permasalahan yang ada

The Key Factor Of Controlling is EARLY DIAGNOSED

Guru yang paling baik adalah pengalaman, namun alangkah lebih bijak jika kita bisa belajar dari pengalaman orang lain

Gajah dipelupuk mata tak tampak, semut diseberang pulau nampak

Evaluasi minimal dilakukan sekali di akhir kegiatan. Namun, perlu juga dilakukan evaluasi dipertengahan pelaksanaan kegiatan, tanpa mengganggu jalannya kegiatan. Evaluasi juga merupakan salah satu sarana controling ketika kegiatan berlangsung.

Bisa dikumpulkan sebagai Arsip untuk di share ke pelaksana kegiatan tahun depan, sehingga permasalahan-permasalahan yang telah dialami bisa segera diantisipasi dan dicarikan solusi, sehingga tidak terjadi di kegitan yang selanjutnya

Guru yang paling baik adalah pengalaman, namun alangkah lebih bijak jika kita bisa belajar dari pengalaman orang lain

Jika setiap tahap POACE dilaksanakan dengan baik, maka tercapainya tujuan akan lebih pasti. Dan setiap tahap dari Planning hingga Evaluating menjadi tanggung jawab utama pemimpin