Teknik analisis manajemen dan teknik analisis SWOT

Danu N. Sugandha, Himpunan bahan ceramah pada diklat struktural ADUM dan SPAMA, PT Parahyangan, 1999

Teknik Analisis

Kemampuan seorang manajer dalam menghadapi masalah tergantung kapada 3 hal, yaitu:

1. Pengalaman berorganisasi

2. Pengetahuan mengenai organisasi, administrasi dan manajemen

3. Keberanian untuk memikul resiko

Jenis-jenis analisis

• Analisis sistem

• Analisis keputusan

• Analisis persoalan

• Analisis prosedur

• Analisis kebijakan

• Analisis kasus

• Dll.

Analisis kasus

• Adalah suatu peristiwa yang terjadi yang biasanya memuat masalah-masalah yang harus dipecahkan atau alternatif kesempatan yang harus dipilih.

• Untuk masalah yang kompleks kasus harus dianalisis dalam arti dipilah-pilah menjadi bagian-bagian yang kemudian secara partial dikaji dengan metoda yang sesuai

Pemecahan masalah kompleks menurut Kepner dan Tregoe

Masalah kompleks

Analisis situasi

Masalah-masalah tunggal

Analisis persoalan Analisis keputusan Analisis persoalan potensial

Memecahkan masalah Membuat keputusan Menyusun program

Analisis khusus SWOT utk perencanaan strategis

• Analisis SWOT biasanya digunakan utk menganalisis suatu kasus yang kompleks atau menyusun rencana yang bersifat strategis

• Menurut Steiner perencanaan strategis merupakan penentuan sasaran pokok yang luas bagi organisasi dan berupa kebijakan serta strategi yang akan mengarah, mengatur perolehan, penggunaan serta penghapusan sumber-sumber guna mencapai sasaran tersebut

SWOT

Rencana strategis mempersiapkan arah rencana jangka panjang yang berkembang atas dasar 3 landasan, yaitu:

1. Kepentingan sosio-ekonomik organisasi2. Nilai-nilai dan filosofi dari manajer puncak3. Penilaian mengenai kekuatan maupun

kelemahan dalam lingkungan internal dan eksternal organisasi. Disinilah letaknya analisis SWOT

SWOT

• SWOT singkatan dari Strength, Weakness, Opportunity dan Threats atau kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman

• Analisis SWOT berusaha menentukan metoda guna memanfaatkan secara maksimal semua kekuatan yang ada serta peluang-peluang yang terbuka, sekaligus menekan atau meminimalkan semua kelemahan serta ancaman yang dihadapi sebagai kondisi awal organisasi

• Analisis SWOT didasari oleh suatu logika bahwa keberhasilan suatu organisasi akan ditentukan oleh situasi dan kondisi internal maupun eksternal organisasi yang bersangkutan

Hubungan antara S, W, O dan TPengaruh eksternal

Pengaruh internal

Kekuatanpendorong

Kekuatanpenghambat

O T

S W

Strengths (faktor kekuatan)

Kekuatan internal organisasi menyangkut situasi dan kondisi, yaitu potensi yang dimiliki, seperti:

• Cita-cita, kebijakan• Tugas pokok, fungsi dan sasaran• Filosofi dan tata nilai• Jumlah personel, keterampilan dan pengalaman• Tingkat kesetiakawanan personel• Teknologi yang dimiliki• Dll

Weaknesses (faktor kelemahan)

Berbagai kondisi internal yang melemahkan atau kurang kondusifnya upaya mengejar visi/misi organisasi, seperti:

• Buruknya birokrasi organisasi• Lemahnya disiplin pegawai• Adanya jabatan rangkap• Rendahnya kesejahteraan pegawai• Lemahnya etos kerja• Lemahnya infrastruktur• Dll

Opportunities (faktor peluang)

Merupakan faktor eksternal yaitu tersedia pada lingkungan yang harus dimanfaatkan oleh organisasi, seperti

• Ketersediaan sumber tenaga kerja• Kesadaran dan ketaatan masyarakat terhadap

hukum• Kesadaran politik masyarakat• Jaminan keamanan• Dll

Threats (faktor ancaman)

Berupa ancaman eksternal yang mungkin membahayakan kelancaran aktifitas organisasi, seperti:

• Kenaikan harga bahan baku• Kelangkaan pemasok material dan peralatan• Bencana alam• Tingginya tingkat inflasi• Kekuatan pesaing• Tumpang tindihnya kewenangan antar instansi• Dll

Matriks SWOT

S (Strength)

Tentukan faktor2 kekuatan internal

W (Weakness)

Tentukan faktor2 kelemahan internal

O (Opportunity)

Tentukan faktor2 peluang eksternal

Strategi SO: Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang

Strategi WO: Ciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan peluang

T (Threat)

Tentukan faktor2 ancaman eksternal

Strategi ST: Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman

Strategi WT: Ciptakan strategi yang meminimalkan kelamahan dan menghindari ancaman

IFAS

EFAS

ANALISA SWOT - contoh(KUALITATIF)

SD Internal

PENINGKATAN KERJA

SD Eksternal

KEKUATAN (STRENGTHS)1.

2.

KELEMAHAN (WEAKNESSES)1.

2.

PELUANG (OPPORTUNITIES)1.

2.

STRATEGI SO: MENGANDUNG BERBAGAI ALTERNATIF STRATEGI YG BERSIFAT MEMANFAATKAN PELUANG DGN MENDAYA GUNAKAN KEKUATAN/ KELEBIHAN YG DIMILIKI PERUSAHAAN

STRATEGI WO:BERSIFAT MEMANFAATKAN PELUANG EKSTERNAL UNTUK MENGATASI KELEMAHAN PERUSAHAAN

TANTANGAN (THREATS)1.

2.

STRATEGI ST:KATAGORI ALTERNATIF STRATEGI YG MEMANFAATKAN ATAU MENDAYAGUNAKAN KEKUATAN UNTUK MENGATASI ANCAMAN

STRATEGI WT:KATAGORI ALTERNATIF STRATEGI SBG SOLUSI DARI ASSESSMENT ATAS KELEMAHAN PERUSAHAAN DAN ANCAMAN YG DIHADAPI ATAU USAHA MENGHINDARI ANCAMAN UTK MENGATASI KELEMAHAN PERUSAHAAN

SD : Sumber Daya

CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG DILAPORKAN OLEH TIM PENYUSUN CORPORATE PLAN

PDAM

• KEKUATAN- MEMILIKI DED & MASTER PLAN- OPERASI LANCAR- KUALITAS AIR SELALU MEMENUHI SYARAT- KEUNTUNGAN USAHA > 15 %- TIDAK PUNYA UTANG- MEMILIKI SISTEM PAM DGN KAPASITAS 80 L/DET

• KELEMAHAN- RATIO PELANGGAN VS KARYAWAN = 45- PENYUSUNAN LAPORAN RUTIN LAMBAT- KEHILANGAN AIR = 36 % PRODUKSI- PEMANFAATAN UNIT PRODUKSI = 55 % KAPASITAS TERPASANG- CAKUPAN PELAYANAN = 39,5 %

CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG DILAPORKAN OLEH TIM PENYUSUN CORPORATE PLAN

PDAM

• PELUANG- PELANGGAN BARU = 15 %

- ADA TAWARAN PINJAMAN LUNAK

- ADA BANTUAN PINJAMAN UTK PENINGKATAN SDM

• TANTANGAN- LEMB. LEGISLATIF BELUM MENGIJINKAN KENAIKKAN TARIF DASAR AIR

- KEPADATAN PENDUDUK DAERAH PELAYANAN BARU < 50 ORANG/HA

- PENCEMARAN AIR BAKU MENINGKAT

CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG DILAPORKAN OLEH TIM PENYUSUN CORPORATE PLAN

PDAM

Strategi SOMENYUSUN PROPOSAL PERLUASAN SISTEM DG SEBAGIAN DANA DARI PINJAMAN LUNAK

Strategi WO• MENGIRIM PEGAWAI UNTUK DIKLAT

• MENAMBAH JARINGAN DISTRIBUSI

CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG DILAPORKAN OLEH TIM PENYUSUN CORPORATE PLAN

PDAM

Strategi STEKSPOSE KE LEMB LEGISLATIF TTG POTENSI KEUNTUNGAN PERLUASAN SISTEM DG MEMANFAATKAN DANA PINJAMAN LUNAK

Strategi WTPRESENTASI PROPOSAL

PENYESUAIAN STRUKTUR TARIF AIR KE LEMB LEGISLATIF

Contoh Analisa SWOT 3D

Contoh Analisa SWOT