teil 1: grundlagen der ganzheitlichen prozessoptimierung
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
© 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht
Dr. Markus GappmaierGappBridging International/Academy
GappBridging Together Prozess.Innovation.Gipfelsturm™
Teil 1: Grundlagen fürGanzheitliche Prozessoptimierung
© 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 4
Unsere Praxis
GappBridging fördert erfolgreiche Leistungserstellung und Zusammenarbeit von Experten in Organisationen jeder Art. GappBridging macht das sichtlich einfach, spürbar energetisierend, begeisternd umfassend, in Zeiten von Wirtschaftswachstum und Rezession gleichermassen.
© 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 5
GPM-Erfolgserfordernisse (Management-Selbsteinschätzung)
Research: Business Process Management,” CIO Insight, August 13, 2002
© 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 6
Research: Business Process Management,” CIO Insight, August 13, 2002
GPM-Erfolgserfordernisse (Management-Selbsteinschätzung)
© 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 7
Wirksame Methoden
GPM-Methoden sind besonders erfolgskritisch:
Grösste Differenz zwischen Erfolg und Misserfolg: 115%
Und wirksame GPM-Methoden sind noch immer
viel zu wenig verbreitet!
Research: Business Process Management,” CIO Insight, August 13, 2002
GPM-Erfolgserfordernisse (Management-Selbsteinschätzung)
© 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 8
Wahrgenommener Methodenbedarf jetzt: Ein Beispiel
Layna Fischer Future Strategies Inc.; langjährige Hrsg. von Büchern über Prozess- und Workflow-Management:
„Retter in der Not: Händisch anwendbare Modellierkarten für nicht-technische Prozess-simulation! ... Haben Sie je versucht mit Hilfe von Haftnotiz-Zetteln einen Prozess zu durchdenken, bevor Sie GPM-Software verwendet haben? Und dann war später nicht mehr klar, was Sie mit den einzelnen Notizzetteln darstellen wollten? Wir haben das auch schon erlebt!“
(Email v. Mai 2010 über neues „Hands-on Modelling Toolset“ mit BPMN-Symbolen, für Arbeit am Whiteboard/an der Magnettafel)
© 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 9
Prozessmanagement: Bewährte Regeln für Methodeneinsatz
• Alle Mitarbeiter arbeiten mit (Prinzip Partizipation)
• Veränderungsmöglichkeiten und –bedarfe werden für alle sichtbar und spürbar gemacht (Prinzip Reflexion)
• Aufmerksamkeit wird auch auf das Funktionierende gerichtet (Prinzip Lösungsorientierung)
© 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 10
BKM-basierte Prozessmodellierung als Dialog
© 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 11
Typisches BKM-Geschäftsprozessmodell (IST)
© 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 12
Vereinfachtes BKM-Modellierungsverfahren
• Integrierte Überblicks- und Detailmodellierung
• Wesentliche Strukturelemente– Start- und Zielereignis
(Ausgangs-/Endzustand)– Sub-/Teilprozess – Aktivität – Mitarbeitende bzw. Rolle– Ressource– Weitere wichtige Prozess-
bestandteile/-merkmale wie z.B. Dokument
© 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 13
Einfache Prozessmodellierung Step 1: Start-ereignis festlegen; z.B. “Bestellung ist eingelangt”
© 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 14
Step 2: Zielereignis (-zustand) festlegen; z.B. “Waren sind beim Kunden eingelangt”
© 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 15
Step 3: Subprozesse definieren (Gruppen zusam-mengehörender Aktivitäten); z.B. ‘‘Auftragsdefinition”
© 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 16
Step 4: Alle Aktivitäten der Teilprozesse definieren; z.B. “Auftragserfassung”
© 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 17
Step 4 (Forts.): Aktivitäten so detailliert erfassen, wie vom Modellierungszweck gefordert
© 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 19
Step 5a: Für Modellierungszweck wichtige Zusatzmerkmale definieren; Mitarbeiter/Rollen
© 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 20
Step 5b: Für Modellierungszweck wichtige Zusatzmerkmale definieren; Mitarbeiter/Rollen
© 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 21
Step 5b: Für Modellierungszweck wichtige Zusatzmerkmale definieren; Ressourcen
© 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 22
Step 5b: Für Modellierungszweck wichtige Zusatzmerkmale definieren; Ressourcen
© 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 23
Step 5c: Für Modellierungszweck wichtige weitere Zusatzmerkmale definieren
© 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 24
Step 5c: Für Modellierungszweck wichtige weitere Zusatzmerkmale definieren
© 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 25
Step 5c: Für Modellierungszweck wichtige weitere Zusatzmerkmale definieren
© 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 26
Step 5c: Für Modellierungszweck wichtige weitere Zusatzmerkmale definieren
© 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 27
Ergebnis vereinfachter, integrierter BKM-Modellierung
© 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 28
• Bildkarten mit Gross-/Blockbuchstaben leserlich beschriften• Kurze Formulierungen wählen; ideal 1 – max. 6 Worte• Nur 1 Info-Objekt (z.B. Aktivität) auf 1 Karte schreiben• Ereignis als Zustand formulieren: z.B. „Ware ist eingetroffen“• Teilprozess-/Aktivitäts-/Aufgabenformulierungen möglichst mit Verb!
Keine Namen von Organisationseinheiten verwenden• Aktivitäts- bzw. Aufgabenformulierungen sollen nichts beinhalten, was das
„wer?“ oder „wie?“ (= Ressource) erklärt • Abbildung von Redundanz im Prozessmodell (z.B. gleiche Rolle bei
aufeinanderfolgenden Aktivitäten) gut = macht es klarer • „Dokument-Karte“ = nur für Ressourcen in Papierform gedacht• Jeden Modellierungsschritt vor Beginn des nächsten abschliessen
Tipps für wirksame und verständliche BKM-Modellierung
© 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 29
Modellierungsablauf, Ergebnis und Stapelvorgang vereinfachter, integrierter BKM-Modellierung
5
4
1 23
© 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 30
BKM-Prozess-Modelle: Wiederverwendbar, weiterentwickelbar
Im BKM-Entwicklungs-kreislauf vom IST-Modell zum SOLL-Modell und letztlich zur neuen Pro-zess- und Arbeitsrealität.
© 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht
Andere BKM-Module für Prozessmanagement
31
• IST: Überblicks-Modellierung• IST: Detail-Modellierung• IST: Prozessanalyse• SOLL: Visioning• SOLL: Rahmen-Modellierung• SOLL: Umsetzungsmodellierung• SOLL: Detailmodellierung• Unternehmensprozessmodell• Massnahmenplanung
© 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 32
BKM unterstützt Prozessverbesserung/-erneuerung
Unterschiedliche Vorgehensweisen für Prozessverbesserung (Prozessoptimierung) und Prozesserneuerung (Prozessinnovation), um den jeweiligen Anforderungen zu entsprechen.
© 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht
G
4b 4a
3
5
1
2
Z
6
+1 +1
6
R
Umsetzungsmodellierung
+1
6
7
R-G
Beispiel für integrierte Prozessoptimierung
© 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht
Beispiel eines BKM-Moduls für Prozessinnovation
1 212
6
5
4
4
4
4
4
4
0
3
© 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 35
Unbegrenzte Einsatzmöglichkeiten der BKM
• In jedem Arbeitsbereich (Produktion, Verwaltung, R&D, Dienstleistungen ...)
• Auf jeder Hierarchieebene und bei jeder Unternehmensgrösse
• Findet allgemein Akzeptanz beim „Bewegen von Ein-stellungen und Verhalten“ (und nicht nur von BKM-Karten)
© 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht
Beispiel für BKM in anderem Anwendungsbereich
3
2
1
© 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht
Die BKM bewährt sich auch bei
• Prozessmanagment mit/bei BPMN, ARIS, SAP, ITIL, ISO-Zertifikation etc.
• Projektmanagement (auch bei SCRUM-Analyse)• Coaching• Mitarbeiterführung (auch Mitarbeitergespräche)• Planung• Wissensmanagement• usw.
37
© 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht
Das sagen Anwender der GappBridging BKM
• „Überzeugendes Tool, sehr praxistauglich, vielen Dank!”– Dr. Natalie Marty, EMH, Schweiz. Ärzteverlag AG, Basel
• „Wir haben die Soll-Modelierung für die Errichtung einer neuen Geschäftseinheit ausgeführt. Dies war eine grosse Aufgabe, [aber] innerhalb von nur zwei Tagen haben wir die sieben wichtigsten Prozesse modelliert. Schlussendlich hat unser Wound Board unseren Businessplan und das benötigte zusätzliche Budget bewilligt und der Schaffung von zwei Stellen zugestimmt, deren Bedarf wir nur dank der BKM-Methode lückenlos nachweisen konnten.“– Simon Daetwyler Country Manager, Mölnlycke
• „Die Bildkarten sind vortrefflich und intuitiv anwendbar. Vielen Dank.“– Beatrix Biwanke, Zertifizierte Prozessmanagerin, IT-Projektleiter, Business Analytiker
Trading & Consulting 'H.P.C.' GmbH
38
© 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht
Danke
Gerne erwarten wir Ihre unverbindliche Anfrage nacheinem kostenlosen Präsentationstermin.
39
GappBridging International
www.GappBridging.com