LAPORAN KETUA AUDIT NEGARA

NEGERI JOHOR TAHUN 2004

JABATAN AUDIT NEGARA MALAYSIA

KANDUNGAN

i

KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT KANDUNGAN i KATA PENDAHULUAN iv INTI SARI LAPORAN viii BAHAGIAN I : PENYATA AKAUN AWAM KERAJAAN NEGERI JOHOR BAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER 2004

Pendahuluan 1

Pengesahan Penyata Akaun Awam 2

Analisis Terhadap Penyata Akaun Awam 2

Kemajuan Pelaksanaan Projek Pembangunan RMK8 12

Rumusan Dan Syor Audit 14

BAHAGIAN II : PENGURUSAN KEWANGAN JABATAN NEGERI

Pendahuluan 15

Perbendaharaan Negeri 16

Pengurusan Kewangan Jabatan Negeri 37

Program Penampilan Audit 46

Program Anak Angkat 50

BAHAGIAN III : AKTIVITI JABATAN DAN KAJIAN KHAS

Pendahuluan 53

Pejabat Daerah Batu Pahat Dan Pejabat Daerah Segamat Pembinaan Dan Pengurusan Kemudahan Awam Di Mukim-mukim 53

Mahkamah Syariah Negeri Johor Pembinaan Kompleks Mahkamah Syariah Negeri Johor 79 Jabatan Perhutanan Negeri Johor

Pengurusan Pembalakan Di Negeri Johor 103

ii

PERKARA MUKA SURAT

BAHAGIAN IV : BADAN BERKANUN NEGERI, MAJLIS AGAMA ISLAM DAN PIHAK BERKUASA TEMPATAN

Pendahuluan 130 Pengauditan Penyata Kewangan 130 Kedudukan Penyerahan Penyata Kewangan 131 Persijilan Penyata Kewangan 132 Pembentangan Penyata Kewangan 134

Prestasi Kewangan 135

Yayasan Pelajaran Johor 139

Pengurusan Kewangan

Perbadanan Perpustakaan Awam Johor 158 Program Galakan Membaca Majlis Daerah Simpang Renggam 190

Pengurusan Kewangan

Majlis Perbandaran Muar 201 Pembinaan Dan Pengurusan Gerai

BAHAGIAN V : PERKARA AM

Pendahuluan 221

Kedudukan Masa Kini Perkara Yang Dibangkitkan Dalam Laporan Ketua Audit Negara Tahun 2003 221

Perkara Yang Dibangkitkan Dalam Laporan Ketua Audit Negara Yang Masih Belum Selesai 227

Pembentangan Laporan Ketua Audit Negara Mengenai Penyata Akaun Awam Dan Aktiviti Jabatan 228 Mesyuarat Jawatankuasa Kira-kira Raya Negeri Johor 228

iii

PERKARA MUKA SURAT PENUTUP 230 LAMPIRAN I Sijil Ketua Audit Negara 231 II Lembaran Imbangan, Penyata Akaun Memorandum Dan 232 Penyata Akaun Hasil Disatukan III Kedudukan Penyerahan Penyata Kewangan Badan

Berkanun Negeri Dan Majlis Agama Islam Sehingga 31 Julai 2005 235 IV Kedudukan Penyerahan Penyata Kewangan Pihak Berkuasa 236 Tempatan Sehingga 31 Julai 2005 V Pembentangan Akaun Agensi Negeri Yang Telah Disahkan 237 Di Dewan Undangan Negeri Sehingga 31 Julai 2005

KATA PENDAHULUAN

iv

1. Perkara 106 dan 107 Perlembagaan Persekutuan dan Akta Audit 1957 menghendaki Ketua Audit Negara mengaudit Penyata Akaun Awam serta aktiviti Kerajaan Negeri dan mengemukakan Laporan mengenainya kepada Seri Paduka Baginda Yang dipertuan Agong dan DYMM Sultan Johor. Seri Paduka Baginda Yang dipertuan Agong akan menitahkan supaya Laporan itu dibentangkan di Parlimen manakala DYMM Sultan Johor menitahkan untuk dibentangkan di Dewan Undangan Negeri Johor. Bagi memenuhi tanggungjawab ini, Jabatan Audit Negara telah menjalankan 3 kaedah pengauditan seperti berikut: 1.1 Pengauditan Penyata Kewangan - untuk memberi pendapat sama ada Penyata Akaun Awam Kerajaan Negeri bagi tahun berkenaan menggambarkan kedudukan yang benar dan saksama serta rekod perakaunan mengenainya telah diselenggarakan dengan teratur dan kemas kini. Pengauditan ini juga dibuat terhadap penyata kewangan Badan Berkanun Negeri, Majlis Agama Islam dan Pihak Berkuasa Tempatan.

1.2 Pengauditan Pengurusan Kewangan - untuk menentukan sama ada pengurusan kewangan di Kementerian/Jabatan dilaksanakan mengikut undang-undang dan peraturan kewangan yang berkaitan. 1.3 Pengauditan Prestasi - untuk menentukan sama ada sesuatu aktiviti Kerajaan dilaksanakan dengan cekap, berhemat dan mencapai objektif/matlamat yang telah ditetapkan. 2. Laporan saya mengenai Penyata Akaun Awam Dan Aktiviti Jabatan/Agensi Negeri Tahun 2004 ini disediakan hasil daripada pengauditan yang telah dijalankan di beberapa Jabatan/Agensi Negeri sepanjang tahun 2004 melalui 3 kaedah pengauditan yang telah dinyatakan. Bagi tujuan pengesahan Penyata Akaun Awam Kerajaan Negeri Tahun 2004, pengauditan terhadap sistem perakaunan dan dokumen yang berkaitan dengan pembayaran dan terimaan telah dijalankan di Perbendaharaan Negeri. Pengauditan tersebut melibatkan pemeriksaan terhadap 1,671 baucar bayaran bernilai RM484.80 juta, sebanyak 217 penyata pemungut bernilai RM14.39 juta dan 24 baucar jurnal bernilai RM64.48 juta. Pada masa yang sama, pengauditan pengurusan kewangan di 7 Jabatan/ Agensi Negeri dan 5 pengauditan prestasi telah dijalankan. Berhubung dengan pengauditan prestasi, program/aktiviti yang diaudit adalah berkaitan dengan pembinaan dan pengurusan kemudahan awam di mukim-mukim, pembinaan kompleks Mahkamah Syariah, pengurusan pembalakan, program galakan membaca serta pengurusan dan pembinaan gerai. 3. Semua Pegawai Pengawal yang berkenaan telah dimaklumkan tentang perkara yang akan dilaporkan untuk pengesahan mereka. Laporan ini juga mengandungi kedudukan

KATA PENDAHULUAN

v

masa kini perkara yang dibangkitkan dalam Laporan saya bagi tahun 2003 untuk memberi gambaran sejauh mana tindakan susulan dan pembetulan telah diambil oleh pihak Jabatan/Agensi Negeri berkenaan terhadap isu yang telah dibangkitkan. 4. Pada umumnya, pengurusan kewangan Jabatan Kerajaan Negeri pada tahun 2004 telah menunjukkan peningkatan berbanding dengan tahun sebelumnya. Bagaimanapun, pengurusan kewangan berhubung kawalan perbelanjaan dan pengurusan aset masih belum memuaskan dari segi pematuhan kepada peraturan kewangan. Berhubung dengan pelaksanaan aktiviti pula, pada umumnya Jabatan/Agensi Negeri telah merancang aktiviti mereka dengan baik seperti menyediakan garis panduan yang lengkap; menetapkan matlamat pelaksanaan aktiviti, mengenal pasti keperluan kewangan dan guna tenaga serta juga menetapkan norma kerja. Bagaimanapun, dari segi pelaksanaan aktivitinya, tidak banyak kemajuan yang dapat dilaporkan. Beberapa kelemahan yang berpunca daripada kekurangan kakitangan dan peruntukan kewangan; penyeliaan yang kurang rapi serta ketiadaan pemantauan masih berterusan berlaku. 5. Jabatan Audit Negara terus mengambil beberapa pendekatan untuk membantu Jabatan/Agensi Negeri memperbaiki kelemahan dalam pengurusan kewangan dan pelaksanaan aktivitinya. Antara pendekatan yang telah diambil adalah seperti berikut : 5.1 Program Anak Angkat. Mulai tahun 2003, Jabatan Audit Negara telah melaksanakan Program Anak Angkat. Asas pelaksanaan program ini adalah bagi mengatasi tanggapan bahawa Jabatan Audit Negara adalah sebuah Jabatan yang bersifat ‘fault finder’ - hanya mencari kesalahan kepada sifat ‘developmental’. Melalui program ini, sebuah pejabat telah dipilih untuk diberikan bimbingan dan nasihat oleh Jabatan Audit Negara bagi memantapkan lagi tahap pengurusan kewangan. Sehingga akhir tahun 2004, Jabatan tersebut layak diberikan sijil penyertaan. Walaupun Jabatan terlibat telah memberikan komitmen yang positif, masih terdapat beberapa perkara penting yang belum diselesaikan. Kelemahan paling ketara yang tidak dapat diatasi ialah dari segi pengurusan aset dan inventori serta penyediaan Manual Prosedur Kerja. Laporan berhubung dengan pelaksanaan program ini juga dilaporkan dalam Laporan ini.

5.2 Pengauditan Syarikat Kerajaan. Memandangkan penglibatan Kerajaan atau Agensi Kerajaan dalam syarikat Kerajaan/swasta melalui pegangan ekuiti dan pemberian pinjaman/geran melibatkan jumlah kewangan yang besar dan meningkat dari tahun ke setahun, pengauditan terhadap syarikat berkenaan amatlah penting untuk menentukan wang awam yang terlibat digunakan dengan cara yang cekap, berhemat serta selaras dengan objektif yang ditetapkan. Sehubungan ini, Jabatan Audit Negara telah mendapatkan perintah daripada Yang dipertuan Agong untuk menjalankan pengauditan terhadap syarikat berkenaan selaras dengan peruntukan Seksyen 5(1)(d) Akta Audit 1957 pada 19 November 2003.

vi

5.3 Penglibatan Semasa Pembangunan Sistem Berkomputer. Pegawai Jabatan Audit Negara telah menyertai perbincangan mengenai pembangunan sistem berkomputer khasnya di peringkat Perbendaharaan Negeri bagi memastikan kawalan dalaman yang mencukupi diwujudkan untuk menjamin keutuhan sistem dan integriti data. Penglibatan ini dirasai perlu memandangkan pembangunan sesuatu sistem berkomputer melibatkan perbelanjaan Kerajaan yang besar dan dengan itu sudah sewajarnya ia dilaksanakan dengan teratur dan memenuhi tujuan yang telah ditetapkan. 6. Laporan ini disediakan dalam 5 Bahagian seperti berikut : Bahagian I : Penyata Akaun Awam Kerajaan Negeri Bagi Tahun Berakhir 31 Disember 2004 Bahagian II : Pengurusan Kewangan Jabatan Negeri Bahagian III : Aktiviti Jabatan Dan Kajian Khas Bahagian IV : Badan Berkanun Negeri, Majlis Agama Islam Dan Pihak Berkuasa Tempatan Bahagian V : Perkara Am 7. Di samping memenuhi kehendak perundangan, saya berharap laporan ini dapat dijadikan sebagai salah satu asas untuk memperbaiki segala kelemahan dan meningkatkan lagi tahap pengurusan wang awam. Ini penting bagi menjamin setiap Ringgit Malaysia yang dipungut dan dibelanjakan akan dapat menyumbang kepada pembangunan dan keselesaan hidup rakyat sesebuah negeri. Secara tidak langsung ianya akan menyumbang ke arah mewujudkan sebuah Negara Malaysia yang cemerlang, gemilang dan terbilang. 8. Pada pandangan saya, prestasi pengurusan kewangan dan pelaksanaan aktiviti Kerajaan Negeri dan agensinya boleh dipertingkatkan sekiranya semua pihak yang terlibat mempunyai 5 perkara utama yang diringkaskan sebagai KASIH iaitu: a) KNOWLEDGE - Setiap pegawai/kakitangan mempunyai pengetahuan yang cukup

dalam bidang tugas masing-masing. Bagi tujuan ini, program latihan yang berterusan perlu dilaksanakan.

b) ATTITUDE - Setiap pegawai/kakitangan melaksanakan tugas dan tanggungjawab masing-masing dengan penuh komitmen. Tidak ada sikap sambil lewa.

c) SKILL - Setiap pegawai/kakitangan hendaklah mempunyai kemahiran profesional berkaitan dengan tugas masing-masing dan mengekalkannya menerusi pembelajaran dan latihan yang berterusan.

d) INTEREST - Setiap pegawai/kakitangan perlu melaksanakan tugas mereka dengan penuh minat dan dedikasi.

e) HONESTY - Setiap pegawai/kakitangan mesti bekerja dengan penuh kerelaan dan suci hati untuk mencari keredaan Tuhan.

vii

9. Saya ingin merakamkan ucapan terima kasih kepada semua pegawai Jabatan/Agensi Negeri yang telah memberikan kerjasama kepada pegawai saya sepanjang pengauditan dijalankan. Saya juga ingin melahirkan penghargaan dan terima kasih kepada pegawai saya yang telah berusaha gigih serta memberikan sepenuh komitmen untuk menyiapkan Laporan ini.

Putrajaya 22 Julai 2005

INTI SARI LAPORAN

viii

INTI SARI LAPORAN

BAHAGIAN I - PENYATA AKAUN AWAM KERAJAAN NEGERI JOHOR BAGI

TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER 2004 1. Penyata Akaun Awam Kerajaan Negeri Johor bagi tahun berakhir 31 Disember 2004 telah dapat disahkan kerana semua butiran dalam Lembaran Imbangan dan juga Penyata Memorandum telah disertakan dengan dokumen sokongan yang mencukupi. Kerajaan Negeri hendaklah memperbaiki lagi kedudukan kewangannya dengan berusaha mengutip tunggakan hasil yang masih tinggi dan meneruskan perbelanjaan berhemah. BAHAGIAN II - PENGURUSAN KEWANGAN JABATAN/ PROGRAM PENAMPILAN

AUDIT/ PROGRAM ANAK ANGKAT 2. Pengurusan kewangan di Pejabat Perbendaharaan Negeri dan beberapa Jabatan Negeri perlu diperbaiki lagi. Ini memandangkan masih berlaku kelemahan kawalan pengurusan, kawalan hasil, perbelanjaan, amanah dan aset. Antara puncanya adalah disebabkan kegagalan mematuhi peraturan kewangan dan kelemahan penyeliaan serta kakitangan yang kurang terlatih. Pemeriksaan Penampilan Audit yang dijalankan terhadap 50 Jabatan mendapati sebahagian besar Jabatan telah mematuhi peraturan asas kawalan hasil. Bagaimanapun, kawalan perbelanjaan serta pengurusan aset dan inventori masih perlu dipertingkatkan untuk mengatasi kelemahan yang masih wujud. Bagi Program ‘Anak Angkat’ pula, Jabatan yang terlibat telah menunjukkan reaksi yang positif. Segala teguran Jabatan Audit diberi perhatian dan Jabatan telah mengambil inisiatif untuk membetulkan kelemahan dan mempertingkatkan mutu pengurusan kewangan mereka. BAHAGIAN III - AKTIVITI JABATAN DAN KAJIAN KHAS 3. Pejabat Daerah Batu Pahat Dan Segamat : Kajian Kemudahan Awam

Di Mukim-mukim Pejabat daerah bertanggungjawab melaksanakan program pembangunan

kemudahan awam yang telah digariskan oleh Kerajaan untuk meningkatkan kualiti hidup rakyat. Peruntukan pembangunan yang besar daripada Pejabat Menteri Besar

ix

disalurkan kepada pejabat daerah bagi tujuan melaksanakan pelbagai pembangunan seperti pembinaan jalan kampung, pembinaan dewan orang ramai, pembinaan padang di mukim dan pelbagai pembangunan kerja kecil. Peruntukan pembangunan daripada Pejabat Menteri Besar yang telah disalurkan kepada 8 pejabat daerah di Negeri Johor bagi tempoh tahun 2002 hingga 2004 berjumlah RM107.45 juta. Wujud beberapa kelemahan di peringkat pelaksanaan seperti pelaksanaan kerja tidak menepati waran, rekod kerja tidak disimpan dengan teratur dan projek tidak mematuhi spesifikasi. 4. Mahkamah Syariah Negeri Johor : Pembinaan Kompleks Mahkamah Syariah

Negeri Johor Pembinaan Kompleks Mahkamah Syariah Negeri Johor bertujuan untuk

menempatkan pejabat sedia ada di tempat yang lebih selesa dan moden, selain membantu melancarkan perjalanan kes mahkamah yang bertambah setiap tahun. Pembinaan Kompleks Mahkamah Syariah melibatkan kos berjumlah RM29.19 juta dan dijangka siap pada bulan Mac 2004. Bagaimanapun, sehingga akhir tahun 2004 projek masih tidak dapat disiapkan. Hasil daripada kajian ini mendapati pembinaan Kompleks Mahkamah Syariah tidak dapat dilaksanakan dengan cekap dan berhemat disebabkan beberapa masalah seperti masalah pertindihan hak milik tanah, tembok penahan sementara yang condong dan perubahan kerja yang banyak di pertengahan projek. 5. Jabatan Perhutanan Negeri Johor : Pengurusan Pembalakan Di Negeri Johor

Sektor perhutanan Negeri Johor merupakan salah satu penyumbang hasil kepada

Kerajaan Negeri Johor. Ianya terdiri daripada hasil lesen, royalti, premium, denda kesalahan hutan dan lain-lain pendapatan. Pengurusan pembalakan hutan dipertanggungjawabkan kepada Jabatan Perhutanan Negeri Johor. Aktiviti utama Jabatan adalah mengurus pengeluaran lesen, mengawal aktiviti pembalakan serta memastikan pembangunan semula sektor perhutanan. Secara keseluruhannya, pengurusan pembalakan dari aspek perancangan, pelaksanaan dan pemantauan telah dilaksanakan dengan memuaskan walau pun Jabatan Perhutanan menghadapi masalah kekurangan kakitangan. Objektif Jabatan Perhutanan boleh dicapai secara maksimum sekiranya langkah penambahbaikan diambil bagi mengatasi kelemahan yang ada, terutamanya mengurangkan pemberian kawasan pembalakan secara kurniaan.

x

BAHAGIAN IV – BADAN-BADAN BERKANUN NEGERI, MAJLIS AGAMA ISLAM

DAN PIHAK BERKUASA TEMPATAN 6. Kedudukan Penyerahan Penyata Kewangan Agensi Negeri

Kedudukan penyerahan penyata kewangan oleh agensi semakin memuaskan. Dua

belas daripada 27 agensi telah mengemukakan penyata kewangan tahun 2003. Manakala, lapan agensi telah mengemukakan penyata kewangan tahun 2004. Hanya sebuah agensi belum mengemukakan penyata kewangan tahun 1999 hingga 2004. 7. Yayasan Pelajaran Johor: Pengurusan Kewangan

Yayasan Pelajaran Johor perlu meningkatkan semua aspek pengurusan

kewangannya. Keutamaan perlu diberikan terhadap kawalan perbelanjaan, pengurusan pinjaman dan pengurusan aset. 8. Perbadanan Perpustakaan Awam Johor : Program Galakan Membaca

Program Galakan Membaca berjaya dilaksanakan oleh Perbadanan dengan

sokongan yang diberikan oleh Kerajaan Persekutuan dan Kerajaan Negeri. Namun, Perbadanan tidak mempunyai perancangan yang teratur mengurus dan melaksana program galakan membaca. Penekanan perlu diberikan terhadap perancangan aktiviti galakan membaca, kaedah pembelian buku dan peruntukan kewangan yang mencukupi. 9. Majlis Daerah Simpang Renggam : Pengurusan Kewangan

Pada Keseluruhannya, pengurusan kewangan Majlis Daerah Simpang Renggam adalah memuaskan. Penyelenggaraan rekod kewangan berkaitan hasil, perbelanjaan dan amanah semakin bertambah baik. Bagaimanapun, Majlis perlu berusaha mengutip tunggakan hasilnya. Ketua Jabatan dan pegawai penyelia hendaklah sentiasa peka dan memantau kerja yang dijalankan oleh kakitangannya. 10. Majlis Perbandaran Muar : Projek Pembinaan Dan Pengurusan Gerai Projek pembinaan dan pengurusan gerai ini merupakan projek pembangunan ekonomi yang baik bagi penempatan semula peniaga, penyediaan ruang niaga kepada para peniaga dan meningkatkan perkhidmatan peniaga ke tahap dan kualiti yang tinggi bersih dan selesa. Bagaimanapun, projek ini masih belum mencapai matlamatnya

xi

terutama bagi gerai Pekan Pagoh kerana kurang mendapat sambutan pengunjung. Majlis perlu mengadakan promosi yang berkesan dan berterusan dengan menghebahkan kepada orang awam tentang kewujudan gerai yang dibina. Selain itu, aspek kebersihan, pemasangan papan tanda yang jelas dan terang serta kemudahan asas perlu disediakan bagi setiap gerai.

BAHAGIAN I

PENYATA AKAUN AWAM KERAJAAN NEGERI

1

BAHAGIAN I

PENYATA AKAUN AWAM KERAJAAN NEGERI JOHOR BAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER 2004

1. PENDAHULUAN 1.1 Penyata Akaun Awam yang berkembar bersama-sama Laporan ini mengandungi Lembaran Imbangan, Penyata Akaun Memorandum serta Penyata Akaun Hasil Disatukan yang menunjukkan kedudukan kewangan Kerajaan Negeri pada 31 Disember 2004. 1.2 Selaras dengan Seksyen 16(1) Akta Acara Kewangan 1957, Pihak Berkuasa Kewangan Negeri dikehendaki menyediakan Penyata Akaun Awam secepat mungkin selepas penutupan akaun bagi sesuatu tahun. Penyata tersebut hendaklah dikemukakan kepada Ketua Audit Negara tidak lewat dari 7 bulan tahun berikutnya untuk diaudit. Pegawai Kewangan Negeri telah mengemukakan Penyata Akaun Awam Kerajaan Negeri Johor bagi tahun berakhir 31 Disember 2004 kepada Jabatan Audit Negara pada 13 Jun 2005. 1.3 Pengauditan terhadap Penyata Akaun Awam Kerajaan Negeri adalah untuk mengesah dan memastikan ketepatannya serta memberi pendapat sama ada Penyata itu menggambarkan kedudukan yang benar dan saksama. Bagi menentukan sama ada sesuatu kesilapan adalah material, faktor yang diambil kira ialah jumlah nilai kesilapan pada akaun, corak (nature) kesilapan dan juga keadaan di bawah mana transaksi itu berlaku.

1.4 Kerajaan Negeri sentiasa menjalankan usaha untuk meningkatkan mutu penyediaan Penyata Akaun Awam serta memastikan pengurusan kewangan di peringkat Pusat Tanggungjawab dapat dilaksanakan dengan tepat dan teratur. Menyedari Sistem Perakaunan Kerajaan Negeri (SPEKS) masih baru dilaksanakan, Perbendaharaan Negeri memberi tumpuan terhadap usaha untuk meningkatkan kemahiran penggunaan di kalangan kakitangan dan memantau perjalanan Sistem bagi memastikan pemprosesan data secara on-line berjalan lancar. Bagi tujuan tersebut, Perbendaharaan Negeri melalui Unit ICT telah menganjurkan 42 kursus berkaitan SPEKS seperti Modul Bajet, Buku Vot dan Gaji kepada kakitangan yang terlibat di peringkat Pusat Tanggungjawab sepanjang tahun 2004. Sebahagian besar kursus tersebut diberikan kepada pegawai penyedia dan penyemak. Selain itu, Unit Audit Dalam Perbendaharaan Negeri juga melawat 15 Pusat Tanggungjawab yang telah mengguna pakai SPEKS. Hasil daripada lawatan yang dilakukan mendapati kawalan dalaman yang diwujudkan di Pusat Tanggungjawab tersebut adalah memuaskan dan tahap kesedaran pegawai terhadap urusan kewangan semakin meningkat.

2

1.5 Jabatan Audit Negara turut memainkan peranan untuk meningkatkan akauntabiliti pengurusan wang awam dengan memberikan khidmat nasihat yang berterusan kepada Perbendaharaan Negeri dan Jabatan Negeri. Selain daripada perbincangan yang diadakan dengan Perbendaharaan Negeri dari semasa ke semasa, Jabatan Audit juga membantu Jabatan Negeri melalui Program Anak Angkat dan Program Penampilan Audit yang dilakukan pada setiap tahun. Kedua program ini bertujuan untuk membantu Jabatan Negeri mengatasi masalah yang berkaitan dengan pengurusan kewangan. 2. PENGESAHAN PENYATA AKAUN AWAM 2.1 Pengauditan Penyata Akaun Awam telah dilaksanakan mengikut Akta Audit 1957 dan berpandukan Piawaian Pengauditan yang diluluskan. Akta dan Piawaian tersebut menghendaki pengauditan dirancang dan dilaksanakan bagi mendapat kepastian yang munasabah sama ada Penyata Akaun Awam adalah bebas daripada kesilapan dan ketinggalan yang ketara. Pengauditan itu termasuk memeriksa rekod secara semak uji, menyemak bukti yang menyokong angka dan memastikan penzahiran yang mencukupi bagi persembahan Penyata Akaun Awam. Pada pendapat Audit, Penyata Akaun Awam Kerajaan Negeri ini menunjukkan gambaran benar dan saksama terhadap kedudukan kewangan Kerajaan Negeri Johor pada 31 Disember 2004. Sijil Ketua Audit Negara mengenai Penyata Akaun Awam ini dan ringkasan Penyata Akaun Awam yang telah diaudit adalah seperti di Lampiran I dan II. 3. ANALISIS TERHADAP PENYATA AKAUN AWAM 3.1 Analisis Penyata Akaun Awam dibuat bagi menilai kedudukan kewangan Kerajaan Negeri Johor pada akhir tahun 2004 berbanding dengan kedudukan pada akhir tahun 2003. Penilaian ini adalah berdasarkan kepada 2 jenis penyata utama iaitu Lembaran Imbangan dan Penyata Akaun Memorandum. Lembaran Imbangan menunjukkan keadaan sebenar kewangan Kerajaan Negeri pada akhir tahun berkenaan yang berasaskan tunai, manakala Penyata Akaun Memorandum merupakan memorandum untuk memaklumkan kedudukan kewangan Kerajaan Negeri yang lebih bercorak jangka panjang. 3.2 KEDUDUKAN KEWANGAN KERAJAAN NEGERI

3.2.1 Kedudukan kewangan sesebuah Negeri dapat dinilai daripada maklumat kewangan yang terkandung di Lembaran Imbangan dan Penyata Akaun Memorandum. Lembaran Imbangan digunakan untuk mengakaunkan Kumpulan Wang Disatukan yang ditubuhkan melalui Perkara 97(1) dan (2) Perlembagaan Persekutuan. Kumpulan Wang Disatukan ini terdiri daripada 3 akaun iaitu Akaun Hasil Disatukan, Akaun Amanah Disatukan dan Akaun Pinjaman Disatukan. Kedudukan kewangan Kerajaan Negeri Johor mengikut 3 akaun tersebut pada akhir bulan Disember 2004 adalah seperti di Jadual 1.

3

Jadual 1

Kedudukan Kumpulan Wang Disatukan Mengikut Lembaran Imbangan

Bil

Butiran

Tahun 2003

(RM Juta)

Tahun 2004

(RM Juta)

Peningkatan/ (Penurunan)

(RM Juta)

1. Akaun Hasil Disatukan (460.38) (307.17) 153.21 2.

Akaun Amanah Disatukan Terdiri daripada: i) Kumpulan Wang Pembangunan ii) Kumpulan Wang Amanah Kerajaan iii) Kumpulan Wang Amanah Awam iv) Deposit v) Akaun Kena Bayar

482.55

1.25 140.59 65.26

126.85 148.60

417.85

1.43 143.61 69.57

125.24 78.00

(64.70)

0.18 3.02 4.31

(1.61) (70.60)

3. Akaun Pinjaman Disatukan 4.73 4.73 -

Jumlah 26.90 115.41 88.51 Sumber: Penyata Akaun Awam Negeri Johor

3.2.2 Mengikut Lembaran Imbangan, jumlah Kumpulan Wang Disatukan pada akhir tahun 2004 adalah RM115.41 juta. Jumlah tersebut terdiri daripada aset berbentuk Wang Tunai berjumlah RM115.11 juta dan Pelaburan berjumlah RM0.30 juta. Kumpulan Wang Disatukan Negeri telah mengalami peningkatan berjumlah RM88.51 juta iaitu daripada RM26.90 juta pada tahun 2003 menjadi RM115.41 juta pada tahun 2004. Peningkatan ini disumbangkan oleh Akaun Hasil Disatukan yang mencatatkan pengurangan defisit terkumpul daripada RM460.38 juta pada tahun 2003 menjadi RM307.17 juta pada tahun 2004. Pengurangan defisit yang besar Akaun Hasil Disatukan berpunca daripada peningkatan hasil yang ketara pada tahun 2004. Bagaimanapun, aset Kerajaan Negeri yang terdiri daripada Wang Tunai dan Pelaburan berjumlah RM115.41 juta tidak dapat menampung tanggungan jangka pendek berjumlah RM203.24 juta yang terdiri daripada Akaun Kena Bayar berjumlah RM78 juta dan Deposit berjumlah RM125.24 juta. 3.2.3 Kedudukan kewangan Kerajaan Negeri Johor mengikut Penyata Akaun Memorandum adalah seperti di Jadual 2.

4

Jadual 2 Aset Dan Tanggungan

Mengikut Kedudukan Penyata Akaun Memorandum

Bil

Butiran Tahun 2003

(RM Juta)

Tahun 2004

(RM Juta)

Peningkatan/ (Penurunan)

(RM Juta) 1. Aset

Penyata Hasil Belum Terima

124.06 132.55 8.49 Pinjaman Boleh Dituntut 762.41 737.51 (24.90) Pelaburan 394.07 405.00 10.93 Jumlah Aset 1,280.54 1,275.06 (5.48)

2. Tanggungan Hutang Kerajaan Negeri

958.67 933.05 (25.62)

Jumlah Tanggungan 958.67 933.05 (25.62)

Sumber: Penyata Akaun Awam Negeri Johor

3.2.4 Jumlah aset yang ditunjukkan pada Penyata Akaun Memorandum telah menurun sejumlah RM5.48 juta iaitu daripada RM1,280.54 juta pada tahun 2003 menjadi RM1,275.06 juta pada tahun 2004. Penurunan ini disebabkan baki Pinjaman Boleh Dituntut pada tahun 2004 berjumlah RM737.51 juta menurun sejumlah RM24.90 juta berbanding baki pada tahun 2003 yang berjumlah RM762.41 juta. Tanggungan Kerajaan Negeri juga mencatatkan penurunan daripada RM958.67 juta pada tahun 2003 menjadi RM933.05 juta pada tahun 2004. Secara keseluruhannya, kedudukan kewangan jangka panjang Kerajaan Negeri Johor pada tahun 2004 masih kukuh dengan aset berjumlah RM1,275.06 juta adalah pada nisbah 1.36 kali melebihi Hutang Kerajaan Negeri yang berjumlah RM933.05 juta.

Pada pandangan Audit, kedudukan kewangan Kerajaan Negeri Johor berdasarkan Lembaran Imbangan telah menunjukkan peningkatan yang memuaskan tetapi masih belum kukuh. Manakala kedudukan kewangan berdasarkan Penyata Akaun Memorandum juga bertambah baik dengan jumlah tanggungan yang semakin menurun.

LEMBARAN IMBANGAN 3.3 AKAUN HASIL DISATUKAN

3.3.1 Kerajaan Negeri mengutip hasil melalui hasil cukai, hasil bukan cukai dan terimaan bukan hasil. Hasil cukai merupakan hasil yang dikutip berdasarkan kehendak perundangan, hasil bukan cukai ialah hasil yang diterima kerana perkhidmatan yang diberikan manakala terimaan bukan hasil pula merupakan terimaan bagi semua pulangan balik perbelanjaan. Kerajaan Negeri telah mengakhiri tahun kewangan 2004 dengan lebihan berjumlah RM153.21 juta. Lebihan ini berpunca daripada hasil yang

5

diperolehi berjumlah RM774.56 juta berbanding perbelanjaan Kerajaan Negeri yang berjumlah RM621.35 juta.

3.3.2 Hasil Kerajaan Negeri memungut 3 jenis hasil yang terdiri daripada Hasil Cukai, Hasil Bukan Cukai dan Terimaan Bukan Hasil. Pada tahun 2004, hasil yang dikutip berjumlah RM774.56 juta iaitu meningkat sejumlah RM220.08 juta berbanding tahun 2003 yang berjumlah RM554.48 juta. Jumlah hasil mengikut kategori adalah seperti di Jadual 3.

Jadual 3

Pungutan Hasil Tahun 2003 Dan 2004

Bil

Kategori Tahun 2003

(RM Juta) Tahun 2004

(RM Juta)

Lebihan/ (Kurangan) (RM Juta)

1. 2. 3.

Hasil Cukai Hasil Bukan Cukai Terimaan Bukan Hasil

153.49 275.05 125.94

156.58 393.89 224.09

3.09 118.84 98.15

Jumlah 554.48 774.56 220.08 Sumber : Penyata Akaun Awam Negeri Johor

Analisis Audit mendapati sebanyak 72 butiran hasil mengalami peningkatan berjumlah RM252.30 juta dan sebanyak 61 butiran hasil mengalami penurunan berjumlah RM32.22 juta. Berikut adalah peningkatan dan penurunan yang ketara bagi butiran hasil tersebut.

a) Peningkatan Hasil Yang Ketara

i) Premium Geran

Kutipan hasil Premium Geran pada tahun 2004 meningkat sejumlah RM50.19 juta iaitu daripada RM149.56 juta pada tahun 2003 menjadi RM199.75 juta pada tahun 2004. Peningkatan hasil ini adalah disebabkan peningkatan pengeluaran geran baru dan pertukaran syarat penggunaan tanah yang selaras dengan pertumbuhan pesat sektor ekonomi di bidang hartanah dan perindustrian. Pada tahun 2004, Premium Geran kekal sebagai penyumbang utama hasil Kerajaan Negeri.

ii) Pendapatan Dari Harta-harta Perbadanan

Hasil bagi Pendapatan Dari Harta-harta Perbadanan meningkat sejumlah RM36.14 juta menjadi RM36.15 juta pada tahun 2004 berbanding RM0.01 juta pada tahun 2003. Kutipan hasil ini meningkat dengan ketara berikutan penerimaan 10% bayaran berjumlah RM36.15 juta daripada UEM Land Sendirian Berhad atas penjualan 20% saham Bandar Nusajaya Development Sendirian Berhad yang dipegang oleh Kerajaan Negeri.

6

iii) Bayaran Perkhidmatan Kepada Pejabat Tanah Pada tahun 2004, hasil bagi Bayaran Perkhidmatan Kepada Pejabat Tanah meningkat sejumlah RM13.01 juta menjadi RM57.78 juta pada tahun 2004 berbanding RM44.72 juta pada tahun 2003. Hasil ini dikutip bagi maksud bayaran perkhidmatan yang dikenakan ke atas premium geran dan harta pusaka. Peningkatan hasil ini adalah disebabkan pertambahan kelulusan yang diberikan terhadap pengeluaran geran, kurniaan dan tukar syarat tanah.

iv) Pendapatan Dari Projek Penswastaan

Hasil bagi Pendapatan Dari Projek Penswastaan meningkat sejumlah RM6.14 juta menjadi RM12.81 juta pada tahun 2004 berbanding RM6.67 juta pada tahun 2003. Kutipan hasil ini meningkat disebabkan usaha yang dijalankan oleh Unit Perancangan Ekonomi Negeri telah berjaya meningkatkan kutipan pulangan projek penswastaan kepada Kerajaan Negeri.

v) Pemberian Bagi Membiayai Perbelanjaan Mengurus Jabatan Guna Sama

Dan Pemberian Pertambahan Hasil Pada tahun 2004, Kerajaan Negeri menerima RM57.20 juta Pemberian Bagi Membiayai Perbelanjaan Mengurus Jabatan Guna Sama dan RM9.04 juta Pemberian Pertambahan Hasil daripada Kerajaan Persekutuan berbanding tiada sebarang pemberian yang diterima pada tahun 2003. Dua butiran ini merupakan antara penyumbang terbesar kepada peningkatan Akaun Hasil Disatukan Kerajaan Negeri pada tahun 2004 berbanding tahun sebelumnya.

b) Penurunan Hasil Yang Ketara

i) Terimaan Balik Bayaran Tahun-tahun Lalu

Terimaan Balik Bayaran Tahun-tahun Lalu telah menurun sejumlah RM9.57 juta iaitu daripada RM9.83 juta pada tahun 2003 menjadi RM0.26 juta pada tahun 2004. Penurunan ini disebabkan pada tahun 2003 ada pelarasan daripada Akaun Penyelesaian Cek Terbatal berjumlah RM9.47 juta yang mana pelarasan tersebut tidak dilakukan pada tahun 2004.

ii) Permit Galian Dan Bahan Batu

Hasil Permit Galian Dan Bahan Batu menurun sejumlah RM1.50 juta iaitu daripada RM14.84 juta pada tahun 2003 menjadi RM13.34 juta pada tahun 2004. Penurunan ini berpunca daripada kegiatan cari gali bahan batu yang semakin berkurangan selaras dengan dasar Kerajaan Negeri yang telah mengurangkan pengeksportan bahan batu.

iii) Denda, Ganti Rugi Dan Rampasan Hutan

Hasil bagi Denda, Ganti Rugi Dan Rampasan Hutan menurun sejumlah RM0.82 juta iaitu daripada RM1.13 juta pada tahun 2003 menjadi RM0.31 juta

7

pada tahun 2004. Penurunan ini disebabkan berkurangnya pencerobohan hutan pada tahun 2004 kesan daripada meningkatnya aktiviti pengawasan hutan yang dilakukan.

iv) Cukai Perhutanan

Hasil bagi Cukai Perhutanan menurun sejumlah RM0.76 juta iaitu daripada RM5.63 juta pada tahun 2003 menjadi RM4.87 juta pada tahun 2004. Penurunan ini disebabkan oleh berkurangnya kawasan pembalakan baru yang ditawarkan kepada pelesen pembalakan pada tahun 2004.

3.3.3 Perbelanjaan Mengurus Perbelanjaan mengurus Kerajaan Negeri secara keseluruhannya meningkat sejumlah RM14.44 juta daripada RM606.91 juta pada tahun 2003 menjadi RM621.35 juta pada tahun 2004. Perbelanjaan ini terdiri daripada 5 kategori iaitu Emolumen, Perkhidmatan Dan Bekalan, Aset, Pemberian Dan Kenaan Bayaran Tetap serta Pelbagai Perbelanjaan. Kedudukan perbelanjaan mengurus mengikut kategori bagi tahun 2004 berbanding tahun 2003 adalah seperti di Jadual 4.

Jadual 4

Perbelanjaan Mengurus Bagi Tahun 2003 Dan 2004

Bil. Kategori Perbelanjaan Tahun 2003

(RM Juta)

Tahun 2004

(RM Juta)

Peningkatan/ (Penurunan)

(RM Juta) 1. 2. 3. 4. 5.

Emolumen Perkhidmatan dan Bekalan Aset Pemberian Dan Kenaan Bayaran Tetap Pelbagai Perbelanjaan

204.94 191.14

3.48 206.52

0.83

215.22 183.96

6.27 214.60

1.30

10.28 (7.18)

2.79 8.08

0.47

Jumlah 606.91 621.35 14.43 Sumber : Penyata Akaun Awam Negeri Johor

Butiran perbelanjaan yang menunjukkan peningkatan dan penurunan ketara adalah seperti berikut:

a) Peningkatan Perbelanjaan Yang Ketara

i) Bayaran Kerana Hutang Kerajaan

Perbelanjaan bagi maksud Bayaran Kerana Hutang Kerajaan adalah bayaran hutang yang perlu dijelaskan kepada Kerajaan Persekutuan. Perbelanjaan ini meningkat sejumlah RM24.95 juta iaitu daripada RM3.98 juta pada tahun 2003 menjadi RM28.93 juta pada tahun 2004. Peningkatan tersebut adalah disebabkan Kerajaan Negeri ada menerima bayaran balik pinjaman daripada

8

Syarikat Air Johor Holdings berjumlah RM24.40 juta, Yayasan Pelajaran Johor berjumlah RM0.40 juta dan Pihak Berkuasa Tempatan berjumlah RM0.10 juta.

ii) Pendidikan Agama

Perbelanjaan bagi Pendidikan Agama meningkat sejumlah RM7.67 juta iaitu daripada RM86.42 juta pada tahun 2003 menjadi RM94.10 juta pada tahun 2004. Peningkatan ini adalah disebabkan oleh meningkatnya perbelanjaan bagi emolumen, ganjaran, elaun guru KAFA dan bantuan kepada Sekolah Menengah Agama Rendah.

b) Penurunan Perbelanjaan Yang Ketara

i) Pindahan Kepada Kumpulan Wang Pembangunan Pindahan peruntukan Kumpulan Wang Terkanun kepada Kumpulan Wang Pembangunan menurun sejumlah RM27 juta iaitu daripada RM159.89 juta pada tahun 2003 menjadi RM132 juta pada tahun 2004. Penurunan pindahan ini disebabkan Kerajaan Negeri ada menerima Pemberian Pertambahan Hasil berjumlah RM24 juta dan terimaan daripada jualan Rumah Kos Rendah berjumlah RM12.39 juta. Jumlah penerimaan bagi Kumpulan Wang Pembangunan pada tahun 2004 yang berjumlah RM168.55 juta dapat menampung perbelanjaan pembangunan berjumlah RM168.38 juta.

ii) Unit Perkhidmatan Komputer Perbelanjaan yang melibatkan perkhidmatan komputer menurun sejumlah RM8.89 juta iaitu daripada RM12.47 juta pada tahun 2003 menjadi RM3.58 juta pada tahun 2004. Ini disebabkan tiada lagi perbelanjaan sewaan komputer daripada sebuah syarikat kerana sewaan berkenaan telah ditamatkan pada tahun 2004.

3.4 AKAUN AMANAH DISATUKAN

3.4.1 Akaun Amanah Disatukan terdiri daripada Kumpulan Wang Pembangunan, Kumpulan Wang Amanah Kerajaan, Kumpulan Wang Amanah Awam, Deposit dan Akaun Kena Bayar. Baki Akaun Amanah Disatukan pada 31 Disember 2004 adalah berjumlah RM417.85 juta iaitu menurun sejumlah RM64.70 juta berbanding RM482.55 juta pada tahun 2003.

3.4.2 Kumpulan Wang Pembangunan Pada tahun 2004, Kumpulan Wang Pembangunan telah mencatat lebihan sejumlah RM0.17 juta berbanding defisit sejumlah RM4.80 juta pada tahun 2003. Dengan lebihan ini, baki terkumpul Kumpulan Wang Pembangunan pada akhir tahun 2004 berjumlah RM1.43 juta. Perbelanjaan pembangunan menurun sejumlah RM6.75 juta iaitu daripada RM175.13 juta pada tahun 2003 menjadi RM168.38 juta pada tahun 2004. Daripada 12

9

Jabatan yang terlibat dengan perbelanjaan pembangunan ini, empat Jabatan telah membelanjakan jumlah yang tertinggi iaitu Jabatan Kerja Raya berjumlah RM44.30 juta, Jabatan Agama berjumlah RM38.48 juta, Pejabat Menteri Besar berjumlah RM37.41 juta serta Jabatan Pengairan Dan Saliran berjumlah RM19.74 juta. Ini bermakna 4 pejabat tersebut telah membelanjakan sejumlah RM139.93 juta atau 83.1% daripada jumlah keseluruhan perbelanjaan pembangunan.

3.4.3 Kumpulan Wang Amanah Kerajaan Baki Kumpulan Wang Amanah Kerajaan pada akhir tahun 2004 adalah berjumlah RM143.62 juta berbanding pada akhir tahun 2003 berjumlah RM140.59 juta iaitu peningkatan sejumlah RM3.03 juta. Peningkatan baki Kumpulan Wang ini adalah disebabkan baki Akaun Pinjaman meningkat sejumlah RM2.78 juta iaitu daripada RM24.02 juta pada tahun 2003 menjadi RM26.80 juta pada tahun 2004. Ini kerana Bendahari Negeri telah dapat menyediakan Akaun Lejar Individu bagi pinjaman perumahan, kenderaan dan komputer yang membolehkan pungutan pinjaman dilakukan dengan teratur. Selain itu, Akaun Penyelesaian juga bertambah sejumlah RM0.68 juta iaitu daripada RM102.88 juta pada tahun 2003 menjadi RM103.56 juta pada tahun 2004.

3.4.4 Kumpulan Wang Amanah Awam Mengikut Penyata Akaun Awam, baki Kumpulan Wang Amanah Awam pada akhir tahun 2004 berjumlah RM69.57 juta berbanding RM65.26 juta pada akhir tahun 2003 iaitu peningkatan sejumlah RM4.31 juta. Peningkatan ini disebabkan Akaun Amanah PBT Projek Bekalan Air Johor meningkat sejumlah RM2.91 juta iaitu daripada RM0.01 juta pada tahun 2003 menjadi RM2.92 juta pada tahun 2004. Ini berikutan bayaran pampasan pengambilan balik tanah yang diterima daripada Syarikat Air Johor Holdings bagi projek pembinaan bekalan air di Negeri Johor. Selain itu, peningkatan Kumpulan Wang Amanah Awam juga turut disumbangkan dengan peningkatan Kumpulan Wang Amanah Penyelenggaraan Jalan Negeri sejumlah RM1.63 juta iaitu daripada RM38.35 juta pada tahun 2003 menjadi RM39.98 juta pada tahun 2004.

3.4.5 Deposit Baki deposit pada akhir tahun 2004 berjumlah RM125.24 juta berbanding baki pada akhir tahun 2003 berjumlah RM126.85 juta iaitu menurun sejumlah RM1.61 juta. Penurunan ini terutamanya disebabkan oleh deposit tanah bagi Pejabat Tanah Johor Bahru yang telah menurun daripada RM64.49 juta pada tahun 2003 menjadi RM59.72 juta pada tahun 2004 disebabkan deposit telah dikembalikan semula kepada pendeposit. Antara deposit yang telah dikembalikan semula ialah kurniaan dan permit dari syarikat.

3.4.6 Akaun Kena Bayar Akaun ini diwujudkan bagi menyelesaikan tanggungan Kerajaan Negeri terhadap pelbagai bekalan dan perkhidmatan pada akhir tahun yang perlu dijelaskan pada awal tahun berikutnya. Pada akhir tahun 2004, baki akaun ini ialah RM78 juta berbanding RM148.60 juta pada tahun 2003 iaitu penurunan sejumlah RM70.60 juta. Penurunan

10

ketara ini adalah disebabkan kawalan melalui SPEKS yang menolak secara automatik semua baucar yang diterima selepas tempoh AKB iaitu pada 10 Januari 2005. Baucar yang diterima selepas tarikh tersebut dibayar di bawah peruntukan Arahan Perbendaharaan 58(a). Antara Jabatan yang mempunyai perbelanjaan Akaun Kena Bayar yang tinggi adalah Jabatan Kerja Raya berjumlah RM18.63 juta, Jabatan Pengairan Dan Saliran berjumlah RM9.25 juta, Jabatan Agama berjumlah RM8.24 juta, Pejabat Daerah Johor Bahru berjumlah RM4.28 juta, Pejabat Menteri Besar berjumlah RM3.87 juta dan Pejabat Setiausaha Kerajaan berjumlah RM3.83 juta.

3.5 AKAUN PINJAMAN DISATUKAN Akaun Pinjaman Disatukan adalah satu akaun yang digunakan untuk mengakaun pinjaman yang diterima dan pindahan terimaan pinjaman ke Akaun Kumpulan Wang Pembangunan. Mengikut Lembaran Imbangan, baki Akaun Pinjaman Disatukan pada akhir tahun 2004 berjumlah RM4.73 juta adalah sama dengan baki pada akhir tahun 2003. Ini adalah disebabkan tiada sebarang terimaan atau bayaran dilakukan pada tahun 2004.

PENYATA AKAUN MEMORANDUM

3.6 PINJAMAN BOLEH TUNTUT

Pinjaman Boleh Tuntut terdiri daripada pinjaman daripada Kerajaan Negeri kepada Agensi Negeri bagi membiayai projek dan aktiviti pembangunan yang berdaya maju. Baki pinjaman Kerajaan Negeri kepada Agensi pada akhir tahun 2004 menurun sejumlah RM24.90 juta iaitu daripada RM762.41 juta pada tahun 2003 menjadi RM737.51 juta pada tahun 2004. Pengurangan baki pinjaman tersebut adalah disebabkan tiada pinjaman baru diberikan dan pada masa yang sama Kerajaan Negeri menerima bayaran balik pinjaman berjumlah RM24.90 juta daripada 3 Agensi iaitu Syarikat Air Johor Holdings berjumlah RM24.40 juta, Yayasan Pelajaran Johor berjumlah RM0.40 juta dan Majlis Perbandaran Muar berjumlah RM0.10 juta. Hanya Perbadanan Johor yang masih belum melunaskan ansuran bayaran balik pinjaman semenjak dari tahun 2000. 3.7 PELABURAN

Pelaburan saham oleh Kerajaan Negeri melalui peruntukan perbelanjaan mengurus ditunjukkan di Penyata Akaun Memorandum. Pada akhir tahun 2004, pelaburan saham di Penyata Akaun Memorandum berjumlah RM405 juta. Jumlah ini melibatkan pelaburan saham melalui Permodalan Darul Ta’zim berjumlah RM1 juta, saham Kumpulan Prasarana Rakyat Johor berjumlah RM1 juta, saham Syarikat Air Johor Holdings berjumlah RM100 juta dan pelaburan Tabung Amanah Warisan Negeri Johor berjumlah RM303 juta. Analisis Audit menunjukkan pelaburan ini meningkat sejumlah RM10.93 juta berbanding RM394.07 juta pada akhir tahun 2003. Peningkatan ini adalah disebabkan keuntungan ke atas

11

portfolio pelaburan daripada 4 pengurus dana bagi Tabung Amanah Warisan Negeri Johor yang telah menunjukkan prestasi yang baik. 3.8 TUNGGAKAN HASIL 3.8.1 Pada tahun 2004, tunggakan hasil bagi 38 pemungut berjumlah RM132.55 juta. Tunggakan tersebut menunjukkan peningkatan sejumlah RM8.49 juta jika dibandingkan dengan tunggakan pada tahun 2003 yang berjumlah RM124.06 juta. Pihak Audit mendapati antara Pejabat yang menunjukkan peningkatan tunggakan hasil ialah Pejabat Tanah dan Pejabat Setiausaha Kerajaan yang masing-masing mempunyai tunggakan hasil berjumlah RM81.16 juta dan RM39.63 juta. Daripada jumlah tunggakan hasil tersebut, 67% adalah tunggakan bagi hasil cukai tanah yang telah meningkat sejumlah RM11.71 juta iaitu daripada RM69.45 juta pada tahun 2003 menjadi RM81.16 juta pada tahun 2004. 3.8.2 Butiran tunggakan hasil tahun semasa berbanding tahun lepas adalah seperti di Jadual 5.

Jadual 5

Tunggakan Hasil Bagi Tahun 2003 Dan 2004

Bil Jenis Hasil Tahun 2003 (RM Juta)

Tahun 2004 (RM Juta)

Peningkatan/ (Penurunan)

(RM Juta) 1. 2. 3. 4.

Cukai Tanah Hasil Penswastaan Sewa dan Sewa Beli Rumah Lain-lain Hasil

69.45 13.93 37.70

2.98

81.16 8.12

39.63 3.64

11.71 (5.81)

1.93 0.66

Jumlah 124.06 132.55 8.49

Sumber : Penyata Tunggakan Hasil 3.9 HUTANG KERAJAAN NEGERI Kerajaan Negeri dari semasa ke semasa menerima pinjaman daripada Kerajaan Persekutuan bagi menampung pembiayaan projek pembangunannya. Pada akhir tahun 2004, baki hutang Kerajaan Negeri adalah berjumlah RM933.05 juta berbanding pada tahun 2003 berjumlah RM958.67 juta iaitu menurun sejumlah RM25.62 juta. Penurunan ini adalah disebabkan Kerajaan Negeri telah dapat menjelaskan RM28.93 juta bayaran balik pinjaman kepada Kerajaan Persekutuan. Pada masa yang sama, tiada pinjaman baru yang diterima daripada Kerajaan Persekutuan. Mengikut jadual bayaran balik pinjaman, Kerajaan Negeri sepatutnya menjelaskan RM524.87 juta pada tahun 2004 kepada Kerajaan Persekutuan. Bagaimanapun, hanya sejumlah RM28.93 juta dapat dijelaskan. Oleh itu, pada akhir tahun 2004, baki tunggakan bayaran balik Kerajaan Negeri kepada Kerajaan Persekutuan berjumlah RM553.80 juta berbanding RM512.01 juta pada akhir tahun 2003. Kedudukan Hutang Kerajaan Negeri pada tahun 2004 berbanding pada tahun 2003 adalah seperti di Jadual 6.

12

Jadual 6

Hutang Kerajaan Negeri Tahun

Bil. Jenis Hutang 2003 (RM Juta)

2004 (RM Juta)

Peningkatan/ (Pengurangan)

(RM Juta) 1. 2. 3. 4.

Projek Perumahan Awam Kos Rendah Projek Bekalan Air Projek Perbadanan Johor Pinjaman Lain

105.85 709.97

68.18 74.67

96.27 696.00 68.18 72.60

(9.58) (13.97)

- (2.07)

Jumlah 958.67 933.05 (25.62) Sumber: Rekod Perbendaharaan Negeri

4. KEMAJUAN PELAKSANAAN PROJEK PEMBANGUNAN RMK8 4.1 Rancangan Malaysia Kelapan (RMK8) Negeri Johor untuk tempoh 5 tahun dari tahun 2001 hingga 2005 merupakan perancangan fasa pertama Rangka Rancangan Jangka Panjang Ketiga bagi Negeri Johor. Rancangan ini digubal bagi menjelaskan strategi, program dan projek yang akan diperkenal dan dilaksanakan untuk mencapai objektif pembangunan Negeri Johor. Ia juga signifikan jika dilihat dari perspektif ke arah menggerakkan Negeri Johor mencapai status negeri maju berbanding Rancangan Malaysia Ketujuh (RMK7) yang lebih menjurus kepada menyegerakan pemulihan ekonomi daripada kegawatan. 4.2 Bagi menjayakan RMK8, sejumlah RM1,620.44 juta telah diperuntukkan bagi tempoh 5 tahun iaitu daripada tahun 2001 hingga 2005. Pada tahun 2004, sejumlah RM212.78 juta telah diperuntukkan bagi 12 Jabatan. Daripada jumlah tersebut, sejumlah RM168.38 juta atau 79.2% telah dibelanjakan. Prestasi perbelanjaan bagi tempoh 2001 hingga 2004 di bawah RMK8 adalah berjumlah RM741.83 juta atau 45.8% daripada peruntukan keseluruhan RMK8. Prestasi perbelanjaan bagi setiap Jabatan di bawah RMK8 adalah seperti di Jadual 7.

13

Jadual 7 Prestasi Perbelanjaan Pembangunan Di Bawah RMK8

Bil Nama

Kementerian/Jabatan

Peruntukan Diluluskan

RMK8 Tahun

2001-2005 (RM Juta)

Perbelanjaan Sehingga 31.12.2004

(RM Juta)

Pencapaian

( % ) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Jabatan Perikanan Jabatan Pertanian Jabatan Pengairan Dan Saliran Jabatan Haiwan Kerajaan Tempatan Pejabat Perumahan Pejabat Daerah Dan Tanah Pejabat Menteri Besar Pejabat Perhutanan Pejabat Agama Jabatan Kerja Raya Pejabat Pelancongan

2.20 45.80

111.30 58.80 44.47 73.98 92.00

329.40 18.10

326.29 508.10 10.00

1.25 23.70 81.53 16.04 30.22 40.15 33.24

147.16 3.83

180.01 176.74

7.96

56.8 51.8 73.3 27.3 68.0 54.3 36.1 44.7 21.2 55.2 34.8 79.6

Jumlah 1,620.44 741.83 45.8 Sumber : Rekod Jabatan Negeri

4.3 Peruntukan yang disediakan pada tahun ini adalah untuk membiayai 8,806 projek. Daripada jumlah tersebut pihak Audit mendapati 6,695 projek telah siap dilaksanakan dan 1,453 projek sedang dilaksanakan. Antara projek besar yang telah siap dilaksanakan ialah Projek Pembinaan Kompleks Islam Fasa 2. Manakala projek besar yang sedang dilaksanakan ialah Projek Pembinaan Kompleks Mahkamah Syariah Negeri Johor, Projek Pembinaan Sekolah-sekolah Agama dan Projek Menaik Taraf Sekolah Agama Rakyat. Sebanyak 658 projek masih belum dimulakan sehingga akhir tahun 2004. Antara projek yang belum bermula ialah projek membina pentadbiran baru Kerajaan Johor, projek Tabung Pembinaan Pembangunan dan projek Pembinaan Kompleks Perkhidmatan Haiwan Negeri Johor. Status pelaksanaan projek RMK8 adalah seperti di Jadual 8.

14

Jadual 8 Status Pelaksanaan Projek RMK8

Setakat 31 Disember 2004 Status Pelaksanaan

Bil

Nama Jabatan

Bil Projek Siap

Sedang Dilaksana

Belum Mula

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Jabatan Perikanan Jabatan Pertanian Jabatan Pengairan Dan Saliran Jabatan Haiwan Kerajaan Tempatan Pejabat Perumahan Pejabat Daerah Dan Tanah Pejabat Menteri Besar Pejabat Perhutanan Pejabat Agama Jabatan Kerja Raya Pejabat Pelancongan

13 96 17 18 22 17

8,177 14 5

317 89 21

13 96 17 14 22 12

6,282 14 5

157 42 21

- - - 1 - 4

1,359 - -

50 39 -

- - - 3 - 1

536 - -

110 8 -

Jumlah 8,806 6,695 1,453 658 Sumber : Rekod Jabatan Negeri

5. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT

Pada keseluruhannya pihak Audit berpendapat penyediaan Penyata Akaun Awam Tahun 2004 adalah bertambah baik berbanding tahun lalu dan rekod perakaunan telah diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. Butiran yang material pada Penyata Kewangan Negeri telah dapat disahkan dengan dokumen sokongan yang mencukupi. Kerajaan Negeri hendaklah memperbaiki lagi kedudukan kewangannya dengan berusaha mengutip tunggakan hasil yang masih tinggi dan meneruskan perbelanjaan berhemah.

BAHAGIAN II

PENGURUSAN KEWANGAN JABATAN NEGERI

15

BAHAGIAN II PENGURUSAN KEWANGAN JABATAN NEGERI

6. PENDAHULUAN 6.1 Selain mengesahkan Penyata Akaun Awam, Jabatan Audit Negara juga menjalankan pengauditan pengurusan kewangan terhadap beberapa Jabatan yang dipilih. Pengauditan pengurusan kewangan adalah untuk menentukan sama ada Jabatan mematuhi peraturan kewangan dan rekod berkaitan diselenggarakan dengan baik. Bagi Jabatan yang tidak terpilih untuk pengauditan pengurusan kewangan, pihak Audit melaksanakan Program Penampilan Audit. Program Penampilan Audit ini memberi penekanan kepada kawalan dalaman dan penyelenggaraan rekod kewangan. Pemilihan Jabatan untuk Program Penampilan Audit dibuat mengikut keutamaan iaitu Jabatan yang belum pernah dilawati atau tidak diaudit melebihi 3 tahun. Dari pemeriksaan dan lawatan Audit ke Jabatan adalah didapati ada antaranya mempunyai berbagai masalah dan kelemahan pengurusan kewangan. Jabatan ini perlu dibantu dan diberi bimbingan supaya tahap pengurusan kewangannya dapat diperbaiki. Sehubungan dengan ini, Jabatan Audit Negara telah memutuskan untuk membantu Jabatan/Agensi berkenaan dengan melaksanakan Program Penampilan Audit terhadap 50 Jabatan serta melantik 1 Jabatan untuk Program ‘Anak Angkat’ Jabatan Audit Negara. 6.2 Hasil daripada pengauditan pengurusan kewangan menunjukkan terdapat kemajuan atau pembaikan pengurusan kewangan di samping beberapa kelemahan seperti mana dilaporkan pada tahun lalu yang belum diatasi sepenuhnya. Pemerhatian Audit mengenai perkara tersebut telah dikemukakan kepada Jabatan yang berkenaan supaya tindakan pembetulan segera dilakukan. Huraian mengenai kedudukan pengurusan kewangan bagi 5 Jabatan, Program Penampilan Audit bagi 50 Jabatan dan Program ‘Anak Angkat’ bagi 1 Jabatan berkenaan seperti mana dilaporkan di perenggan berikut.

16

PERBENDAHARAAN NEGERI 7. LATAR BELAKANG 7.1 Perbendaharaan Negeri adalah Jabatan yang bertanggungjawab menetapkan dasar dan peraturan kewangan Kerajaan Negeri. Tanggungjawab ini juga termasuk mengawal selia Jabatan Negeri dengan memastikan segala terimaan dan bayaran dibuat mengikut peraturan kewangan. Selain itu, Perbendaharaan Negeri juga memantau dan membuat tindakan susulan terhadap Jabatan bagi memastikan rekod hasil, perbelanjaan, akaun amanah dan rekod kewangan lain diselenggarakan dengan lengkap dan teratur. Mulai tahun 2003, Perbendaharaan Negeri telah menggunakan sistem perakaunan berkomputer iaitu Sistem Perakaunan Berkomputer Standard Kerajaan Negeri (SPEKS). Tujuan sistem ini diguna pakai ialah untuk melicinkan pengurusan kewangan dan mempercepatkan penyediaan Penyata Kewangan Kerajaan Negeri mengikut masa yang ditetapkan. Sistem ini juga diharap dapat mempertingkatkan kualiti persembahan Penyata Kewangan dan mengurangkan kelemahan pengurusan kewangan Negeri yang sering dibangkitkan oleh Jabatan Audit Negara. 7.2 Struktur organisasi Pejabat Perbendaharaan Negeri dibahagikan kepada 4 Bahagian iaitu Bahagian Analisis Dan Pemantauan Pelaburan, Bahagian Pengurusan Kewangan, Bahagian Pentadbiran Dan Sumber Manusia dan Bahagian Operasi Perakaunan. Keseluruhan kakitangan Pejabat Perbendaharaan Negeri berjumlah 94 orang dengan diketuai oleh Pegawai Kewangan Negeri. Jawatan utama telah diisi oleh pegawai yang bersesuaian dari segi kelayakan, pengetahuan dan pengalaman bagi menyelenggarakan urusan berkaitan dengan kewangan dan perakaunan. 7.3 Pejabat Perbendaharaan Negeri ada mewujudkan Jawatankuasa Kecil Belanjawan Negeri yang menjalankan 2 fungsi utama iaitu membincangkan isu berkaitan dengan belanjawan dan isu pengurusan kewangan Jabatan Negeri yang kerap dibangkitkan oleh pihak Audit. Pejabat Perbendaharaan juga ada menubuhkan Jawatankuasa Kecil Hasil bagi mengendalikan masalah tunggakan hasil Pejabat Tanah, Pejabat Setiausaha Kerajaan Johor dan Perbendaharaan Negeri. Bagaimanapun, Perbendaharaan Negeri masih belum mewujudkan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun seperti mana arahan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1996. 8. OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITAN

Objektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada undang-undang dan peraturan telah dipatuhi serta wujud kawalan dalaman yang berkesan bagi mengawal pengurusan kewangan Kerajaan Negeri. Selain itu, pengauditan juga adalah untuk menentukan sama ada rekod kewangan telah diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. Bagi mencapai objektif pengauditan, rekod kewangan dan daftar bagi tahun 2004 di Pejabat Perbendaharaan Negeri dan beberapa Jabatan lain telah disemak.

17

Antaranya ialah laporan serta daftar berkaitan hasil, perbelanjaan, amanah, pelaburan dan pinjaman. Pengauditan terhadap penyata pemungut, baucar bayaran, baucar jurnal dan transaksi perakaunan lain dibuat berdasarkan pensampelan dengan mengambil kira materialiti sesuatu urus niaga. Selain itu, perbincangan dan temu bual dengan pegawai Perbendaharaan Negeri telah diadakan. 9. PENEMUAN AUDIT 9.1 KAWALAN BAJET Mengikut Undang-undang Tubuh Negeri Johor dan Seksyen 15 Akta Acara Kewangan 1957, bajet hendaklah di sedia dan dibentangkan di Dewan Undangan Negeri untuk kelulusan. Kawalan bajet yang baik dapat melicinkan perancangan dan pelaksanaan projek pembangunan dan pengurusan kewangan Negeri. Sejak tahun 2003, Kerajaan Negeri telah melaksanakan Sistem Bajet Ubah Suai bagi penyediaan bajet 2 tahun kewangan untuk mempertingkatkan pengurusan program kerajaan selaras dengan konsep Let Managers Manage. Bagi memudahkan pengurusan kawalan bajet dwitahunan, Perbendaharaan telah mengeluarkan arahan penyediaan bajet 2004 pada bulan April 2002 melalui Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 3 Tahun 2002. 9.1.1 Kedudukan Bajet

Pada tahun 2004, Kerajaan Negeri telah menyediakan bajet defisit. Mengikut bajet 2004, Kerajaan Negeri menganggarkan perolehan hasil berjumlah RM577.78 juta iaitu terdiri daripada hasil cukai sejumlah RM176.92 juta, hasil bukan cukai RM203.26 juta dan pelbagai hasil RM197.60 juta. Manakala perbelanjaan mengurus tahun 2004 dianggarkan berjumlah RM580.29 juta. Anggaran ini merangkumi perbelanjaan emolumen sejumlah RM200.16 juta dan perbelanjaan lain berjumlah RM380.13 juta termasuk Bayaran Hutang Kerajaan RM30.46 juta dan Peruntukan Kepada Kumpulan Wang Terkanun RM100 juta. Pada tahun 2004, pendapatan Kumpulan Wang Pembangunan adalah dianggarkan berjumlah RM185.51 juta. Sebahagian besar pendapatan ini iaitu 53.9 % adalah daripada Caruman Kumpulan Wang Hasil Disatukan yang berjumlah RM100 juta. Daripada anggaran pendapatan tersebut, sejumlah RM185.01 juta telah dianggarkan untuk membiayai perbelanjaan pembangunan. Berdasarkan kedudukan ini pada akhir tahun 2004, Kumpulan Wang Pembangunan akan memperolehi lebihan pendapatan sejumlah RM0.5 juta.

9.1.2 Pembentangan Bajet

Bajet Negeri Johor bagi tahun 2004 telah dibentang dan diluluskan pada 8 November 2003. Waran Perbelanjaan Mengurus dan Pembangunan telah ditandatangani oleh Menteri Besar pada 1 Januari 2004. Kerajaan Johor telah meluluskan Anggaran Tambahan berjumlah RM80.12 juta, tetapi sejumlah RM37.71 juta daripadanya hanya diluluskan pada bulan Mac 2005 iaitu selepas berakhirnya tahun kewangan 2004.

18

Perbelanjaan tersebut adalah bagi menampung perbelanjaan Kerajaan Negeri bagi maksud Perbelanjaan Mengurus.

Pada pendapat Audit, bajet defisit yang dibentangkan semasa Persidangan Dewan Undangan Negeri menunjukkan bahawa punca kewangan Kerajaan Negeri tidak mencukupi untuk membiayai perbelanjaan yang akan dilakukan. Kerajaan Negeri hendaklah berusaha bagi mengatasi masalah tersebut. 9.2 KAWALAN HASIL Pada tahun 2004, Kerajaan Negeri telah mengutip hasil berjumlah RM774.56 juta berbanding RM554.48 juta pada tahun 2003, iaitu meningkat sejumlah RM220.08 juta. Antara sumber hasil utama Kerajaan Negeri adalah cukai tanah, denda lewat, bayaran perkhidmatan, premium geran, pendapatan harta Perbadanan Setiausaha Kerajaan, projek penswastaan, lesen pendaftaran dan permit yang berjumlah RM508.51 juta bersamaan 65.7% daripada jumlah hasil tahun 2004. Perbendaharaan Negeri bertanggungjawab untuk mengendali, mengakaun dan mengawal kutipan hasil serta memastikan Pemungut Hasil memungut, menerima dan memasukkan segala kutipan ke akaun Perbendaharaan Negeri dengan teratur dan sempurna. Semakan Audit terhadap kawalan hasil mendapati perkara berikut:

9.2.1 Penyerahan Akaun Tunai Bulanan Perbendaharaan Negeri bertanggungjawab untuk memeriksa Akaun Tunai Bulanan yang dihantar oleh Pemungut Hasil. Arahan Perbendaharaan 145 menetapkan supaya Pegawai Perakaunan atau Pemungut Hasil mengemukakan Akaun Tunai Bulanan kepada Bendahari Negeri secepat mungkin iaitu dalam tempoh 10 hari selepas akhir setiap bulan untuk disemak oleh Unit Audit Dalam Perbendaharaan Negeri. Ini bertujuan untuk menentukan semua kutipan diakaunkan dengan segera dan tepat. Pemeriksaan Audit bagi tahun 2004 terhadap Buku Daftar Terimaan Akaun Tunai Bulanan di Perbendaharaan Negeri menunjukkan 84 Pemungut Hasil lewat menghantar 313 Akaun Tunai Bulanan antara 1 hingga 6 bulan kepada Perbendaharaan Negeri. Keadaan ini menunjukkan prestasi yang lebih positif berbanding tahun 2003 yang mana sebanyak 133 Pemungut Hasil lewat menghantar 664 Akaun Tunai Bulanan. Isu kelewatan penyerahan ini sering dibangkitkan dalam Laporan Audit setiap tahun tetapi prestasi kawalan dan pemantauan terhadap penyerahan Akaun Tunai Bulanan masih tidak memuaskan. Pemungut hendaklah memberi perhatian sewajarnya untuk mengatasi masalah kelewatan ini. Selain mengemukakan surat peringatan pada setiap bulan, Perbendaharaan Negeri hendaklah mempertingkatkan lawatan ke Pejabat Pemungut yang bermasalah. Walaupun begitu, tiada pemungut hasil yang gagal menghantar Akaun Tunai Bulanan mereka.

19

9.2.2 Pemprosesan Penyata Pemungut Selaras dengan Arahan Perbendaharaan 79(c), Perbendaharaan Negeri menetapkan semua penyata pemungut yang telah diterima oleh bank daripada Pemungut Hasil dikemukakan kepada Perbendaharaan Negeri dalam tempoh 7 hari dari tarikh penerimaan. Analisis Audit terhadap 217 penyata pemungut bernilai RM14.39 juta bagi bulan Januari, Februari dan Disember 2004 mendapati peraturan ini telah dipatuhi oleh pihak bank. Manakala di peringkat Perbendaharaan Negeri pula, telah berlaku kelewatan mengakaunkan pungutan berkenaan antara 12 hingga 44 hari untuk bulan Januari dan Februari 2004. Bagaimanapun, untuk bulan Disember 2004 pemprosesan penyata pemungut adalah bertambah baik.

9.2.3 Penyata Penyesuaian Hasil

Arahan Perbendaharaan 143(b) menghendaki Pegawai Pengawal menyesuai dan mengesahkan rekod hasil jabatannya dengan Laporan Terperinci Hasil yang dihantar setiap bulan oleh Perbendaharaan Negeri. Penyesuaian ini perlu disediakan supaya hasil yang dipungut telah diakaun dengan tepat dan betul. Penyata penyesuaian tersebut perlu dikemukakan kepada Perbendaharaan Negeri dalam tempoh 14 hari dari tarikh Laporan Terperinci Hasil diterima. Perbendaharaan Negeri telah mengendalikan kursus penyediaan Penyata Penyesuaian Hasil untuk Pegawai Pemungut. Pengauditan bagi tahun 2004 mendapati 6 daripada 174 Pemungut Hasil belum mengemukakan 52 Penyata Penyesuaian Hasil untuk tempoh 3 hingga 12 bulan ke Perbendaharaan Negeri. Manakala dari jumlah tersebut sebanyak 2 lagi Pemungut Hasil masih tidak menyediakan Penyata Penyesuaian Hasil bagi tahun 2004 untuk tindakan Perbendaharaan Negeri. Antara alasan yang diberikan oleh Pemungut Hasil yang gagal menyediakan penyata ini adalah kerana tidak menerima Laporan Terperinci Hasil daripada Pejabat Perbendaharaan, tiada kutipan hasil, masih dalam proses menyediakan penyata tersebut dan baru mengambil alih tugas. Selain mengendalikan kursus, mengadakan perbincangan dan menghantar surat peringatan kepada Pejabat Pemungut, tindakan tegas selanjutnya perlu diambil oleh Perbendaharaan Negeri terhadap Jabatan yang gagal mematuhi peraturan tersebut agar kelemahan yang sering dilaporkan ini tidak berterusan.

9.2.4 Penyata Penyesuaian Bank

Mengikut Arahan Perbendaharaan 146, Perbendaharaan Negeri hendaklah menyediakan Penyata Penyesuaian Bank bulanan yang ditandatangani oleh Bendahari Negeri dan mengemukakan salinan kepada Audit selewat-lewatnya 2 minggu selepas akhir setiap bulan. Semakan Audit mendapati Perbendaharaan Negeri telah lewat menyediakan Penyata Penyesuaian Bank bagi bulan Januari hingga Disember 2004 antara 1 hingga 10 bulan. Bagi bulan Januari hingga Ogos, kelewatannya ialah antara 3 hingga 10 bulan dan bagi bulan September hingga Disember ialah antara 1 hingga 2 bulan. Kelewatan ini berlaku kerana pihak Perbendaharaan Negeri baru memulakan penyediaan Penyata Penyesuaian Bank menggunakan Sistem Perakaunan Standard Kerajaan Negeri (SPEKS) pada tahun 2003. Ini mengakibatkan pegawai mengambil

20

sedikit masa untuk menyesuaikan diri dengan sistem baru. Kesan dari perkara ini menyebabkan berlaku lagi kelewatan penyerahan Penyata Penyesuaian Bank bagi tahun 2004.

Pada pendapat Audit, penyediaan Penyata Penyesuaian Bank melalui SPEKS akan lebih mudah dan cepat sekiranya pegawai yang terlibat diberikan latihan yang mencukupi dan pemantauan yang berkesan dilakukan oleh pegawai atasan. 9.2.5 Cek Tidak Laku

Selain bayaran secara tunai, hasil Kerajaan Negeri juga boleh dibayar melalui cek. Cek tidak laku merupakan cek terimaan yang tidak dapat ditunaikan oleh Perbendaharaan Negeri kerana kesilapan tertentu seperti tidak mempunyai baki tunai yang mencukupi, tidak ditandatangani dan kesilapan lain pada cek. Semakan Audit terhadap penyata penyesuaian bank bulan Disember 2004 mendapati cek tidak laku bernilai RM2.45 juta belum dilaraskan. Cek tersebut adalah bagi tahun 2003 dan 2004 masing-masing bernilai RM2.13 juta dan RM0.32 juta. Tindakan melaraskan semula hasil yang berkaitan dan mendapatkan cek gantian dan wang tunai hendaklah dilakukan supaya terimaan dapat diakaunkan dengan tepat. Pada tahun 2004, Perbendaharaan Negeri hanya melaraskan cek tidak laku bernilai RM30,515 bagi tahun semasa. Semakan Audit mendapati Daftar Cek Tidak Laku ada diselenggarakan bagi merekodkan cek yang dikembalikan. Berdasarkan daftar tersebut, sebanyak 1,187 keping cek bernilai RM36.23 juta yang diterima antara tahun 2000 hingga 2004 telah ditolak oleh bank. Daripada jumlah tersebut, sebanyak 210 keping cek bernilai RM1.04 juta masih belum diganti. Kebanyakan kes cek tidak laku terjadi di Pejabat Tanah Daerah, Pejabat Daerah, Pejabat Tanah Dan Galian dan Pejabat Setiausaha Kerajaan Johor Cawangan Perumahan. Antara sebab cek itu tidak laku ialah butiran cek tidak lengkap, pindaan, kenyataan berbeza, tarikh luput dan akaun ditutup. Butiran lanjut adalah seperti di Jadual 9.

Jadual 9

Cek Tidak Laku

Tahun

Bil. Cek Tidak Laku

Jumlah (RM Juta)

Bil. Cek Belum Diganti

Jumlah (RM Juta)

2000 265 1.36 49 0.05

2001 225 0.50 10 0.02

2002 209 0.21 25 0.01

2003 240 2.04 103 0.89

2004 248 32.13 23 0.07

Jumlah 1187 36.24 210 1.04 Sumber : Rekod Perbendaharaan Negeri

21

Pada pendapat Audit, keadaan ini boleh dielakkan jika pegawai yang menerima cek sentiasa berwaspada dan menyemak dengan teliti. Manakala penyediaan Penyata Penyesuaian Bank dan pelarasan tersebut boleh dilaksanakan oleh pihak Perbendaharaan Negeri jika ada pemantauan dan penyeliaan yang lebih berkesan. 9.2.6 Kawalan Dalaman Di Peringkat Pemungut Hasil Mengikut Arahan Perbendaharaan 80(b), Pemungut Hasil dikehendaki melakukan semakan harian terhadap semua transaksi yang dibuat melalui resit, buku tunai dan rekod lain. Pegawai yang menyemak hendaklah menandatangani ringkas dan mencatat tarikh setakat mana semakan telah dilakukan. Semakan Audit terhadap 20 Buku Tunai Pemungut Hasil untuk bulan Januari hingga Disember 2004 mendapati semakan harian terhadap buku dan rekod kewangan telah dilakukan oleh Ketua Jabatan berkenaan.

9.2.7 Tunggakan Hasil

Mengikut pekeliling Perbendaharaan Bilangan 7 Tahun 1986, semua Pemungut Hasil dikehendaki mengemukakan Penyata Tunggakan Hasil setiap tahun kepada Perbendaharaan Negeri sebelum akhir bulan Februari tahun berikutnya. Semakan Audit mendapati sebanyak 151 daripada 153 pemungut hasil telah mengemukakan Penyata Tunggakan Hasil. Manakala 2 lagi Pemungut Hasil belum mengemukakan Penyata Tunggakan Hasil kepada Perbendaharaan Negeri. Berdasarkan Penyata Tunggakan Hasil yang diterima, tunggakan hasil pada akhir tahun 2004 berjumlah RM132.55 juta. Ini menunjukkan peningkatan sejumlah RM8.49 juta berbanding tunggakan hasil tahun 2003 yang berjumlah RM124.06 juta. Kegagalan 2 pemungut hasil berkenaan mengemukakan Penyata Tunggakan Hasil mereka telah menyebabkan kedudukan sebenar tunggakan hasil Negeri tidak dapat ditentukan.

Sebahagian besar tunggakan hasil tersebut iaitu sejumlah RM81.16 juta atau 61.2% adalah tunggakan cukai tanah. Walaupun Kerajaan Negeri telah menjalankan usaha yang proaktif untuk mengutip tunggakan cukai tanah dan menunjukkan prestasi yang baik pada tahun 2003, namun tunggakan berkenaan meningkat semula pada tahun 2004. Bagi menangani masalah tunggakan cukai tanah yang tinggi Kerajaan Negeri melalui Pejabat Tanah telah dan sedang mengambil langkah berikut: a) Mengemas kini rekod tanah dengan mengenal pasti dan mengasingkan akaun yang

mana hak milik tanah telah diambil alih oleh Kerajaan Negeri sebagai usaha untuk melaksanakan hapus kira tunggakan hasil,

b) Mempelbagaikan usaha kutipan cukai tanah seperti memperluaskan kempen dan publisiti serta membuka kaunter sementara di kawasan pendalaman,

c) Memastikan pelaksanaan terhadap aktiviti kutipan cukai tanah dibuat dengan cekap dan berkesan melalui pengeluaran notis peringatan dan notis perampasan tanah.

Pada pandangan Audit, secara amnya kawalan hasil adalah baik. Walaupun begitu, tindakan yang berkesan perlu diambil bagi menangani kelemahan yang masih berulang dan dilaporkan dalam Laporan Audit terdahulu.

22

9.3 KAWALAN PERBELANJAAN Perbendaharaan Negeri bertanggungjawab mengawal perbelanjaan mengurus dan pembangunan yang dilakukan oleh semua Jabatan Negeri. Pada tahun 2004, sejumlah RM621.34 juta telah dibelanjakan untuk perbelanjaan mengurus. Ini termasuk caruman kepada Kumpulan Wang Pembangunan sejumlah RM132 juta telah dibelanjakan untuk perlaksanaan projek pembangunan.

9.3.1 Kawalan Perbelanjaan Mengurus Perbelanjaan mengurus terdiri daripada bayaran Emolumen, Perkhidmatan Bekalan, Pemilikan Harta Modal, Pemberian Dan Bayaran Tetap serta Pelbagai Perbelanjaan. Sejumlah RM660.41 juta telah diperuntukkan bagi perbelanjaan tahun 2004. Daripada jumlah tersebut, sejumlah RM621.35 juta atau 94% telah dibelanjakan. Kedudukan perbelanjaan mengurus bagi tahun 2004 berbanding dengan peruntukan yang diluluskan adalah seperti di Jadual 10.

Jadual 10

Perbelanjaan Mengurus Bagi Tahun 2004

Bil.

Maksud Perbelanjaan Peruntukan (RM Juta)

Perbelanjaan (RM Juta)

Pencapaian ( % )

1. 2. 3. 4. 5.

Emolumen Perkhidmatan Bekalan Pemilikan Harta Modal Pemberian Dan Bayaran Tetap Pelbagai Perbelanjaan

220.98 201.11

7.71 229.28

1.33

215.22 183.96

6.27 214.59

1.30

97 91 81 94 97

Jumlah 660.41 621.34 94 Sumber : Rekod Perbendaharaan Negeri

a) Peruntukan Tidak Dibelanjakan Langsung

Pada tahun 2004 pihak Audit mendapati hanya satu butiran perbelanjaan yang berjumlah RM0.05 juta tidak dibelanjakan oleh Pejabat Tanah Dan Galian.

b) Pindah Peruntukan Mengikut Arahan Perbendaharaan 51 dan Seksyen 15 (4) Akta Acara Kewangan 1957, pindah peruntukan boleh dibuat di bawah pelbagai butiran perbelanjaan dengan syarat ia tidak melebihi jumlah yang di peruntukan. Pada tahun 2004, sebanyak 78 Waran Pindah Peruntukan berjumlah RM9.24 juta telah diluluskan. Semakan Audit mendapati hanya satu daripada Waran Pindah Peruntukan tersebut berjumlah RM2.74 juta merupakan Waran yang diluluskan pada bulan Mac 2005. Selain itu, semakan Audit mendapati pindah peruntukan bagi 50 butiran untuk 28 Jabatan berjumlah RM1.68 juta tidak perlu dilakukan kerana peruntukan asal berjumlah RM34.83 juta adalah mencukupi untuk menampung perbelanjaan sebenar berjumlah RM30.77 juta. Faktor utama yang mendorong kepada pindah peruntukan

23

adalah untuk menampung peningkatan perbelanjaan berkaitan dengan perkhidmatan dan bekalan.

9.3.2 Kawalan Perbelanjaan Pembangunan

Terimaan bagi Kumpulan Wang Pembangunan adalah terdiri daripada pinjaman yang diambil bagi maksud pembangunan, caruman dari Akaun Hasil Disatukan dan terimaan bayaran balik pinjaman yang dikeluarkan daripada Kumpulan Wang ini. Pada tahun 2004, peruntukan perbelanjaan pembangunan yang diluluskan oleh Dewan Undangan Negeri adalah berjumlah RM212.78 juta. Perbelanjaan untuk projek pembangunan tahun 2004 berjumlah RM168.38 juta atau 79.1 % daripada jumlah yang di peruntukan. Semakan Audit terhadap peruntukan perbelanjaan pembangunan berjumlah RM50,000 dan ke atas bagi setiap projek yang dikendalikan oleh beberapa Jabatan menunjukkan perkara berikut.

a) Peruntukan Kurang Dibelanjakan

Sebanyak 7 Jabatan yang mengendalikan 27 projek dengan peruntukan berjumlah RM15.46 juta telah membuat perbelanjaan antara 1 % hingga 49.9%. Perbelanjaan keseluruhan bagi 27 projek tersebut berjumlah RM5.13 juta. Dengan itu, peruntukan yang tidak dibelanjakan adalah berjumlah RM10.33 juta.

b) Peruntukan Tidak Dibelanjakan

Peruntukan berjumlah RM7.72 juta untuk 13 butiran perbelanjaan pembangunan tidak dibelanjakan langsung. Ia adalah terdiri daripada projek Jabatan Kerja Raya, Jabatan Perikanan, Jabatan Perkhidmatan Haiwan, Jabatan Perhutanan, Pejabat Menteri Besar dan Jabatan Agama.

9.3.3 Kawalan Pembayaran Bayaran bagi perbelanjaan yang telah diperuntukkan di dalam Bajet hendaklah dibuat tidak melebihi peruntukan yang diluluskan. Bayaran tersebut hendaklah disokong dengan dokumen yang lengkap dan sempurna serta dijelaskan dalam tempoh 1 bulan dari tarikh bil diterima. Bagi pembayaran secara tunai, baucar asal serta wang tunai yang tidak dapat diserahkan hendaklah dikembalikan kepada Perbendaharaan Negeri dalam tempoh 21 hari. Pegawai Pengawal juga dikehendaki menyelenggarakan Buku Vot untuk mengawal perbelanjaan berkenaan.

a) Pengesahan Perbelanjaan

Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 8 Tahun 1987 dan Arahan Perbendaharaan 143(b) menghendaki Pegawai Pengawal mengendalikan Buku Vot dan menyemak setiap bulan rekod perbelanjaannya dengan Laporan Terperinci Perbelanjaan yang diterima daripada Perbendaharaan Negeri. Sijil Pengesahan dan Penyata Penyesuaian Perbelanjaan perlu disediakan dan dikemukakan kepada Perbendaharaan Negeri dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan diterima. Proses pengesahan dan penyesuaian ini adalah kawalan dalaman yang penting

24

untuk memastikan ketepatan Akaun dan Penyata Kewangan serta untuk mengesan dengan segera perbelanjaan yang tidak dibenarkan. Semakan Audit terhadap rekod di Perbendaharaan Negeri mendapati tahap penyediaan penyesuaian perbelanjaan oleh Pegawai Pengawal pada tahun 2004 adalah memuaskan berbanding tahun 2003. Ini kerana hanya 71 Pusat Tanggung Jawab (PTJ) belum mengemukakan Penyata Penyesuaian Perbelanjaan Bekalan antara 1 hingga 9 bulan bagi bulan Januari hingga Tambahan 1/2004. Manakala hanya 5 daripada 108 Pusat Tanggung Jawab tersebut tidak mengemukakan langsung Penyata Penyesuaian Perbelanjaan Pembangunan bagi bulan Januari hingga Tambahan 1/2004. Perbendaharaan Negeri telah mengeluarkan surat peringatan bagi memastikan peraturan yang ditetapkan adalah dipatuhi. Bagaimanapun, Pegawai Pengawal berkenaan masih tidak mematuhinya. Antara sebab Penyata Penyesuaian Perbelanjaan tidak dikemukakan dan lewat dikemukakan ialah berlakunya kekurangan kakitangan, pertukaran kakitangan yang bertanggungjawab menyediakan Penyata tersebut dan kelemahan pemantauan oleh Pegawai Pengawal.

b) Kawalan Stok Cek

Mengikut Arahan perbendaharaan 116, stok cek yang tidak digunakan hendaklah disimpan dalam peti besi dan kuncinya dipegang oleh pegawai yang bertanggungjawab. Semakan Audit mendapati Perbendaharaan Negeri telah mematuhi arahan tersebut. Sebagai satu kawalan terhadap cek yang belum digunakan, satu daftar untuknya telah disediakan. Adalah didapati daftar tersebut telah diselenggarakan dengan sempurna dan kemas kini. Semua terimaan dan keluaran cek juga telah disemak oleh pegawai yang bertanggungjawab. Semakan Audit juga mendapati cek yang telah ditandatangani tetapi belum di pos adalah dikawal dan disimpan dengan baik.

c) Kawalan Cek Terbatal

Cek terbatal adalah cek bayaran yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan Negeri yang tidak dapat ditunaikan oleh penerima kerana terdapat kesilapan tertentu seperti kesilapan ejaan nama, nombor kad pengenalan dan catatan jumlah cek bayaran. Selain itu, cek terbatal juga berlaku sekiranya cek tidak ditunaikan selepas tamat tempoh lakunya. Perbendaharaan Negeri menyelenggarakan satu daftar bagi merekodkan cek terbatal. Semakan Audit mendapati 932 cek terbatal yang bernilai RM9.81 juta bagi tempoh bulan April hingga Disember 2004 telah diganti semula. Tempoh penggantian cek adalah antara 28 hari hingga 13 bulan.

d) Pembayaran Di Bawah Arahan Perbendaharaan 58(a)

Peraturan kewangan membenarkan Perbendaharaan Negeri membayar baucar yang dikemukakan selepas bulan Januari tahun kewangan semasa bagi tanggungan yang kena dibayar pada atau sebelum bulan Disember tahun sebelumnya. Arahan Perbendaharaan 58(a) menetapkan pembayaran bagi baucar

25

tersebut boleh dibuat sekiranya Jabatan mempunyai baki peruntukan pada tahun perbelanjaan tersebut kena dibayar. Bagi tujuan ini, Perbendaharaan Negeri menyediakan daftar khas untuk merekodkan setiap baucar yang dikemukakan di bawah Arahan Perbendaharaan 58(a). Semakan baki peruntukan akan dilakukan untuk memastikan setiap pemohon untuk pembayaran mempunyai baki peruntukan sebelum kelulusan diberi. Pada tahun 2004, Perbendaharaan Negeri Johor telah menerima 2,477 baucar bernilai RM16.79 juta yang mana antara Jabatan yang terbanyak membuat bayaran di bawah AP58(a) ialah Jabatan Kerja Raya berjumlah RM5.83 juta, Pejabat Menteri Besar berjumlah RM3.66 juta, Pejabat Setiausaha Kerajaan Johor berjumlah RM2.80 juta dan Jabatan Agama berjumlah RM0.88 juta.

e) Pembayaran Secara Tunai

Arahan Perbendaharaan 96 membenarkan Ketua Jabatan membuat bayaran secara tunai dengan menggunakan baucar yang disokong dengan senarai nama penerima. Sekiranya bayaran tidak diagihkan dalam tempoh 21 hari, baucar tersebut dan senarai nama penerima berserta wang yang tidak dapat dibayar hendaklah dikembalikan dengan segera kepada Perbendaharaan Negeri. Antara Jabatan yang membuat bayaran secara tunai ialah Jabatan Kebajikan Masyarakat. Semakan Audit pada tahun 2004, mendapati sejumlah 10,511 cek yang bernilai RM4.96 juta yang dibayar secara tunai oleh Jabatan Kebajikan Masyarakat adalah bagi bantuan malapetaka, ribut, banjir dan kebakaran. Semua bayaran telah dibuat dan baucar telah dikembalikan ke Perbendaharaan Negeri.

f) Akaun Kena Bayar

Mengikut Arahan Perbendaharaan 103 semual bil hendaklah dibayar dengan segera iaitu tidak lewat 30 hari dari tarikh bil diterima. Bagi bil untuk perkhidmatan atau bekalan yang telah disempurnakan pada atau sebelum akhir tahun 2004 adalah dibenarkan dibayar di bawah Akaun Kena Bayar. Perbendaharaan Negeri telah mengeluarkan arahan pada bulan Oktober 2004 membenarkan bayaran bagi perbelanjaan tahun 2004 di bawah Akaun Kena Bayar dibuat sehingga awal bulan Januari 2005 sahaja. Penerimaan baucar Akaun Kena Bayar selepas tarikh tersebut adalah dianggap sebagai pembayaran lewat dan dikembalikan kepada Jabatan berkenaan untuk dibatalkan dan dibayar di bawah Arahan Perbendaharaan 58(a). Pada tahun 2004, sebanyak 13,106 baucar bayaran yang bernilai RM78 juta telah dikenakan kepada Akaun Kena Bayar. Semakan Audit terhadap 10 baucar bernilai RM1.16 juta yang dibayar di bawah Akaun Kena Bayar mendapati bayaran tersebut adalah perbelanjaan bagi tempoh bulan Julai hingga November 2004. Perbelanjaan tersebut dijelaskan di bawah Akaun Kena Bayar kerana baucar tersebut lewat dikemukakan kepada Perbendaharaan Negeri.

Pada keseluruhannya, kelemahan kawalan perbelanjaan masih berlaku seperti mana yang dibangkitkan dalam Laporan Ketua Audit Negara tahun lalu. Perbendaharaan

26

Negeri perlu mengambil tindakan yang lebih berkesan untuk mengatasi kelemahan yang dibangkitkan. 9.4 PENGURUSAN PINJAMAN Kerajaan Negeri boleh mendapatkan pinjaman daripada Kerajaan Persekutuan dan institusi kewangan lain setelah mendapatkan kelulusan Pihak Berkuasa Negeri seperti yang dinyatakan mengikut perkara III (2) Perlembagaan Persekutuan untuk menampung keperluan perbelanjaan pembangunan. Pada akhir bulan Disember 2004, baki keseluruhan pinjaman Kerajaan Negeri dengan Kerajaan Persekutuan berjumlah RM934.13 juta iaitu menurun sejumlah RM24.54 juta berbanding tahun 2003 yang berjumlah RM958.67 juta. 9.4.1 Pinjaman Daripada Kerajaan Persekutuan

Pada tahun 2004, Kerajaan Negeri tidak menerima pinjaman daripada Kerajaan Persekutuan. Selain itu, mengikut jadual bayaran balik, Kerajaan Negeri sepatutnya melunaskan bayaran balik berjumlah RM524.87 juta kepada Kerajaan Persekutuan. Bagaimanapun, hanya RM28.93 juta sahaja yang dapat dijelaskan oleh Kerajaan Negeri, dan ini meninggalkan baki tunggakan bayaran balik berjumlah RM553.80 juta. Kegagalan Kerajaan Negeri membayar balik pinjaman kepada Kerajaan Persekutuan adalah disebabkan bayaran balik pinjaman daripada Agensi Kerajaan Negeri tidak diterima sebagaimana dijadualkan. Kerajaan Negeri pula tidak akan menjelaskan bayaran balik tersebut selagi Agensi berkenaan tidak melunaskan hutang mereka kerana ia boleh mengakibatkan defisit yang lebih besar dalam Akaun Awam Kerajaan Negeri.

9.4.2 Pinjaman Kerajaan Negeri Kepada Agensi

Pada tahun 2004, Kerajaan Negeri tidak memberi pinjaman baru kepada mana-mana Agensi. Agensi yang mempunyai hutang dengan Kerajaan Negeri ialah Pihak Berkuasa Tempatan, Perbadanan Johor, Yayasan Pelajaran Johor dan Syarikat Air Johor Holdings Sendirian Berhad. Pada akhir tahun 2004, baki pinjaman Agensi tersebut berjumlah RM737.51 juta manakala tunggakan bayaran balik bagi bayaran pinjaman dan faedah berjumlah RM479.13 juta. Semakan Audit terhadap pengurusan pinjaman mendapati setiap pinjaman telah diperakaunkan dan diselenggarakan oleh Perbendaharaan Negeri dengan sempurna. Perbendaharaan juga memantau pinjaman yang diberi kepada beberapa Agensi dengan menghantar penyata kedudukan pinjaman bagi pengesahan bayaran balik pinjaman masing-masing. Penjadualan semula bagi bayaran balik pinjaman ada dibuat kepada Agensi yang memerlukan. Manakala bagi pinjaman lama, hanya pembayaran balik sahaja disahkan. Dokumen seperti daftar pinjaman, baucar, resit, jurnal, lejar, surat perjanjian dan fail berkaitan ada disediakan dan dikemaskinikan. Bagaimanapun, ada 2 Pihak Berkuasa Tempatan yang masih belum menandatangani perjanjian pinjaman bagi membiayai sistem pengkomputeran bersepadu berjumlah RM4.55 juta iaitu Majlis Perbandaran Johor Baru Tengah dan Majlis Perbandaran Batu Pahat. Selain itu, pinjaman kepada Yayasan Pelajaran Johor yang berjumlah RM5.52 juta bagi membiayai pendahuluan biasiswa juga belum ditandatangani.

27

Pada pendapat Audit, pengurusan rekod pinjaman adalah baik. Bagaimanapun, bayaran balik pinjaman tidak memuaskan disebabkan kedudukan kewangan Kerajaan Negeri yang kurang memuaskan. Kerajaan Negeri juga perlu tegas untuk mendapatkan bayaran balik pinjaman yang diambil oleh Agensinya. 9.5 PENGURUSAN PELABURAN Seksyen 8 Akta Acara Kewangan 1957 (pindaan – 1972) menyatakan Kerajaan Negeri boleh membuat pelaburan di bank, institusi kewangan dan syarikat sekiranya mempunyai lebihan wang. Pelaburan yang dibuat melalui wang lebihan Akaun Kumpulan Wang Hasil Disatukan ditunjuk di Lembaran Imbangan. Manakala pelaburan melalui peruntukan belanja mengurus ditunjuk di Penyata Akaun Memorandum. Pada tahun 2004, pelaburan Kerajaan Negeri berjumlah RM475 juta terdiri daripada simpanan tetap dan saham. 9.5.1 Simpanan Tetap

Sehingga akhir bulan Disember 2004, simpanan tetap Kerajaan Negeri berjumlah RM70 juta berbanding tahun 2003 berjumlah RM5 juta yang diuruskan oleh Bendahari Negeri. Ini menunjukkan peningkatan simpanan tetap sejumlah RM65 juta kerana terimaan hasil Kerajaan Negeri pada tahun 2004 telah meningkat sejumlah RM220.07 juta. Simpanan tetap ini dibuat dengan mematuhi undang-undang dan diluluskan oleh Jawatankuasa Pelaburan Negeri. Daftar Simpanan Tetap diselenggarakan dengan teratur dan sijil simpanan tetap disimpan dengan selamat. Simpanan tetap telah diperbaharui mengikut tempoh yang ditetapkan dan tidak ada pengeluaran dibuat sebelum tempoh matang.

9.5.2 Saham

Selain itu, Kerajaan Negeri juga mengurus pelaburan melalui Tabung Amanah Warisan Negeri dalam bentuk simpanan tetap, saham dan portfolio yang berjumlah RM303 juta pada akhir tahun 2004. Pelaburan melalui Tabung ini telah diuruskan oleh Pengurus Portfolio yang dilantik yang telah memberikan pulangan berjumlah RM5.28 juta pada tahun 2004 dengan kos pengurusan berjumlah RM0.64 juta. Urusan berkaitan pelaburan telah diakaunkan dengan teratur dan dapat disahkan semasa pengauditan kecuali Sijil Saham Kerajaan Negeri yang berjumlah RM100 juta dan Saham Keutamaan RM1 dalam Syarikat Air Johor yang telah diswastakan kepada Syarikat Air Johor Holdings Sendirian Berhad pada akhir bulan April 1999 yang tidak dapat dikemukakan untuk pengesahan Audit.

Pada pendapat Audit, pengurusan pelaburan perlu dipertingkatkan. Tindakan segera perlu diambil bagi mendapatkan dan mengesahkan kedudukan Sijil Saham Syarikat Air Johor tersebut di dalam simpanan Kerajaan Negeri.

28

9.6 PENGURUSAN KUMPULAN WANG AMANAH, AKAUN AMANAH DAN DEPOSIT Mengikut Seksyen 10 Akta Acara Kewangan 1957, Kumpulan Wang Amanah Negeri bagi maksud tertentu adalah ditubuhkan melalui resolusi Dewan Undangan Negeri. Kumpulan Wang ini mendapat peruntukan kewangan daripada Kerajaan dan perlu dikendalikan mengikut peraturan yang ditetapkan selaras dengan tujuan Kumpulan Wang berkenaan. Antara Kumpulan Wang Amanah Kerajaan ialah Kumpulan Wang Pusingan Rancangan Perumahan Awam Kos Rendah, Kumpulan Wang Pusingan Perumahan Bumiputra, Kumpulan Wang Pinjaman Perumahan, Kenderaan, Komputer dan Pendahuluan Diri. Akaun Amanah Awam pula diwujudkan di bawah Seksyen 9, Akta Acara Kewangan 1957 untuk mengakaunkan sumbangan wang daripada Badan-badan dan orang perseorangan kepada Kerajaan bagi tujuan tertentu. Pengurusan Akaun ini perlu dibuat mengikut Arahan Amanah yang diluluskan oleh Perbendaharaan Negeri. Manakala Deposit merupakan wang diterima oleh sesebuah Jabatan bagi maksud yang dinyatakan oleh undang-undang atau syarat tertentu dan perlu dikembalikan sebaik sahaja selesai maksudnya. Pada masa ini, ada 38 Akaun Amanah Awam berjumlah RM69.57 juta dan 13 Kumpulan Wang Amanah Kerajaan berjumlah RM143.62 juta. Kumpulan Wang Pinjaman Perumahan, Kenderaan, Komputer dan Kumpulan Wang Pendahuluan Diri adalah diselenggarakan oleh Perbendaharaan Negeri. Manakala kumpulan wang amanah dan akaun amanah yang selebihnya diselenggarakan oleh Jabatan yang berkaitan. Semakan Audit terhadap Kumpulan Wang Amanah Kerajaan berkenaan mendapati rekod yang diselenggarakan adalah lengkap dan kemas kini kecuali perkara berikut: 9.6.1 Kumpulan Wang Pinjaman Perumahan

Kumpulan Wang ini ditubuhkan bertujuan untuk memberi pinjaman kepada kakitangan awam Kerajaan Negeri Johor membeli tanah dan rumah. Lembaga Pinjaman Wang Kerajaan Negeri bertanggungjawab meluluskan pinjaman manakala Perbendaharaan Negeri bertanggungjawab terhadap bayaran balik pinjaman dan penyimpanan rekod. Pada tahun 2004, sejumlah RM55.78 juta telah diperuntukkan untuk maksud ini. Rekod kawalan menunjukkan jumlah keseluruhan pinjaman adalah berbaki RM54.30 juta. Bagaimanapun, amaun ini tidak dapat disesuaikan dengan lejar individu disebabkan lejar yang tidak kemas kini. Sehingga bulan Disember 2004, sejumlah 129 lejar individu yang melibatkan baki berjumlah RM2.69 juta daripada 3,567 lejar individu belum dikemas kini. Semakan Audit selanjutnya mendapati jumlah faedah Pinjaman Perumahan tidak dapat disahkan dan jumlah faedah tersebut masih diakaunkan di Akaun Pinjaman yang mana jumlah tersebut sepatutnya diambil kira di Akaun Hasil Disatukan. Pihak Perbendaharaan sepatutnya telah memperbaiki keseluruhan lejar berkenaan dan melaraskan jumlah faedah pinjaman tersebut.

29

9.6.2 Kumpulan Wang Pinjaman Kenderaan a) Pinjaman Kepada Kakitangan Awam

Sejumlah RM6.55 juta diperuntukkan kepada Kumpulan Wang Pinjaman Kenderaan dengan tujuan memberi kemudahan pinjaman kepada kakitangan awam membeli kenderaan. Keseluruhan baki yang boleh dituntut berjumlah RM4.36 juta yang mana sejumlah RM2.30 juta telah dikeluarkan dan bayaran balik sejumlah RM3.54 juta telah diterima. Penyelenggaraan rekod dan pemberian pinjaman adalah teratur dan selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan yang berkaitan. Akaun lejar individu telah dikemaskinikan selaras dengan pelaksanaan sistem akaun kecil SPEKS.

Semakan Audit terhadap Akaun lejar individu mendapati 11 peminjam sama ada berhenti, dibuang kerja, bersara atau bertukar ke Jabatan Persekutuan telah tertunggak. Setakat bulan Mei 2005, baki pinjaman dan bayaran perkhidmatan 10% setahun yang masih tertunggak semenjak tahun 1989 adalah berjumlah RM127,448. Pihak Perbendaharaan ada mengambil tindakan dengan menghantar surat peringatan kepada siberhutang tetapi masih gagal memungut jumlah tertunggak tersebut.

b) Kumpulan Wang Pendahuluan Membeli Kenderaan ADUN

Kumpulan Wang Pendahuluan Membeli Kenderaan Bagi Ahli Dewan Undangan Negeri (ADUN) diwujudkan dengan kelulusan Majlis Mesyuarat Kerajaan Johor melalui Ringkasan Mesyuarat Bilangan 1584/95 bertarikh 13 Disember 1995. Kumpulan Wang ini berkuat kuasa pada 1 Januari 1996 dengan peruntukan berjumlah RM350,000. Keseluruhan baki yang boleh dituntut adalah berjumlah RM138,434 yang mana sejumlah RM69,919 telah dikeluarkan dan bayaran balik sejumlah RM67,316 telah diterima. Semakan Audit mendapati akaun lejar individu telah disediakan selaras dengan pelaksanaan sistem akaun kecil SPEKS.

9.6.3 Kumpulan Wang Pendahuluan Komputer Negeri

Peruntukan bagi Kumpulan Wang Pendahuluan Komputer Negeri adalah berjumlah RM1.70 juta. Pada tahun 2004, sejumlah RM617,201 telah dikeluarkan dan sejumlah RM784,937 bayaran balik telah dikutip menjadikan baki pinjaman yang boleh dituntut berjumlah RM573,499. Pengauditan terhadap rekod pinjaman mendapati secara amnya pemberian pinjaman adalah teratur dan selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan yang berkaitan. Pihak Perbendaharaan juga telah dapat menyediakan Akaun Lejar Individu pada bulan Jun 2004 selaras dengan pelaksanaan sistem akaun kecil SPEKS.

9.6.4 Kumpulan Wang Pendahuluan Diri Dan Pelbagai

Kumpulan Wang Pendahuluan Diri diwujudkan dengan peruntukan sejumlah RM610,000 bertujuan memberi pendahuluan kepada Pegawai Awam Kerajaan Negeri untuk membuat perbelanjaan tugas rasmi. Mengikut peraturan kewangan, Pendahuluan Diri

30

Dan Pelbagai ini perlu dijelaskan dalam tempoh yang ditetapkan mengikut surat kelulusan. Pemeriksaan Audit terhadap Kumpulan Wang ini mendapati pada tahun 2004 sebanyak 31 pendahuluan diri berjumlah RM272,472 belum diselesaikan semenjak tahun 1989 hingga 2004. Perbelanjaan Pendahuluan Diri tersebut menunjukkan terlebih dikeluarkan sejumlah RM267,601 daripada peruntukannya yang berjumlah RM610,000. Antara Jabatan yang belum menjelaskan pendahuluan tersebut ialah Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri, Pejabat Tanah dan Jabatan Agama. Adalah wajar Perbendaharaan Negeri mengambil tindakan proaktif bagi mendapatkan semula pendahuluan berkenaan daripada pihak yang berkaitan.

9.6.5 Deposit Selain daripada kumpulan wang amanah, Perbendaharaan Negeri mempunyai 81 Akaun Deposit antaranya Deposit Pejabat Tanah, Perhutanan, Perumahan dan Deposit Am. Semakan Audit mendapati semua Pegawai Pengawal telah mengemukakan senarai baki individu deposit berserta Penyata Penyesuaian Deposit bagi menyokong baki yang ditunjukkan di rekod Perbendaharaan Negeri dan Penyata Akaun Awam Tahun 2004.

Pada amnya, pengurusan Kumpulan Wang Amanah Awam dan Kumpulan Wang Amanah Kerajaan boleh dipertingkatkan, dengan memberi tumpuan kepada mengemaskinikan rekod pinjaman perumahan, memungut tunggakan bayaran balik pinjaman serta pendahuluan diri dan pelbagai yang masih belum dijelaskan.

10. PELAKSANAAN SISTEM PERAKAUNAN BERKOMPUTER KERAJAAN NEGERI (SPEKS) 10.1 LATAR BELAKANG Mesyuarat Jawatankuasa Perhubungan antara Kerajaan Negeri dengan Kerajaan Persekutuan pada bulan November 1996 telah memutuskan supaya Sistem Perakaunan Berkomputer Standard Kerajaan Negeri (SPEKS) perlu diwujudkan. Dengan keputusan tersebut, semua negeri melalui mesyuarat Pegawai Kewangan Negeri pada bulan November 2001 telah bersetuju melaksanakan secara national roll out yang mana pada peringkat permulaan Negeri Kedah dan Perlis menjadi perintis pelaksanaan projek diikuti pelaksanaan di Negeri-negeri lain termasuk Johor pada awal tahun 2004. Selaras dengan itu, satu Konsortium telah dilantik untuk membangunkan SPEKS di semua negeri. 10.2 OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITAN Pengauditan ini bertujuan untuk menilai kewujudan dan keberkesanan kawalan umum yang perlu ada pada sesuatu sistem pengkomputeran. Selain itu, pengauditan ini juga bertujuan untuk menilai perkembangan pelaksanaan SPEKS di peringkat Kerajaan Negeri Johor. Pengauditan ditumpukan terhadap kawalan umum sahaja dan dijalankan melalui menemu ramah pihak IT Konsultan, pegawai dan pengguna yang terlibat dengan Sistem

31

ini. Lawatan ke bilik server dan terminal pengguna juga dijalankan dari semasa ke semasa. 10.3 PELAKSANAAN SPEKS SPEKS merupakan suatu sistem perakaunan yang bersepadu, mengambil kira kemudahan dan kemajuan teknologi berkomputer terkini. Ia berhubung kait secara on-line antara Perbendaharaan Negeri dengan semua Pusat Tanggungjawab (PTJ). Pelaksanaan fasa pertama SPEKS melibatkan Negeri Kedah dan Perlis manakala bagi fasa kedua melibatkan Negeri Sembilan, Johor dan Melaka. Pelaksanaan dan pembangunan sistem ini dipertanggungjawabkan kepada 3 jawatankuasa yang di tubuh khusus untuk tujuan ini.

10.3.1 Penubuhan Jawatankuasa Jawatankuasa yang di tubuh terdiri daripada Jawatankuasa Pemandu, Jawatankuasa Teknikal dan Jawatankuasa Pelaksanaan.

a) Jawatankuasa Pemandu

Jawatankuasa ini dipengerusikan oleh Akauntan Negara Malaysia dan mempunyai 9 orang ahli yang terdiri daripada pegawai Pejabat Kewangan Negeri, Wakil Perbendaharaan, MAMPU dan Jabatan Audit Negara. Tugas jawatankuasa antaranya adalah melapor dan menasihati Jawatankuasa Teknikal, mengawasi dan meluluskan prosedur dan dasar yang sedia ada ke arah pelaksanaan keseluruhan projek

b) Jawatankuasa Teknikal

Jawatankuasa ini dipengerusikan oleh Timbalan Akauntan Negara dan mempunyai 9 orang ahli yang terdiri daripada wakil MAMPU, wakil Jabatan Audit Negara, Bendahari Negeri dan wakil Teknikal Negeri. Tugas utama jawatankuasa ini adalah untuk memantau dan mengawasi pelaksanaan dan pembangunan SPEKS di peringkat negeri. Jawatankuasa Teknikal merupakan pasukan petugas yang bertanggungjawab terhadap peralatan/rangkaian, pembangunan perakaunan dan aplikasi SPEKS.

c) Jawatankuasa Pelaksanaan

Jawatankuasa ini dipengerusikan oleh Pegawai Kewangan Negeri dan mempunyai 7 orang ahli antaranya terdiri daripada pegawai Pejabat Akauntan Negara, Jabatan Audit Negara, Bendahari Negeri, Wakil Teknikal Negeri dan Wakil Pemaju Sistem. Jawatankuasa ini bertanggungjawab merancang dan mengawasi pelaksanaan SPEKS di peringkat negeri, menyediakan keperluan sumber manusia, mengenal pasti prosedur perakaunan dan kewangan, mengkaji peraturan dan undang-undang sedia ada untuk dibuat pindaan atau sebaliknya serta membantu menyelesaikan sebarang masalah yang timbul.

32

10.3.2 Jadual Pelaksanaan Jadual pelaksanaan adalah merupakan mekanisme perancangan yang perlu disediakan sebelum memulakan sesuatu sistem. Selain itu, jadual pelaksanaan juga penting sebagai pengukur kepada prestasi pelaksanaan sesuatu sistem. Mengikut perancangan projek SPEKS di Negeri Johor akan bermula pada bulan Oktober 2002 dan akan berakhir pada bulan Julai 2004. Kesemua 9 modul akan dibangunkan dalam tempoh tersebut. Modul yang akan dilaksanakan secara berperingkat seperti di Jadual 11.

Jadual 11

Pelaksanaan Sistem SPEKS

Bil Modul Jadual Pelaksanaan

1 Lejar Am Oktober 2002 – Mac 2003

2 Buku Vot Februari 2003 – Jun 2003

3 Belanjawan Jun 2003 – Disember 2003

4 Pengurusan Dokumen April 2003 – September 2003

5 Gaji Jun 2003 – Disember 2003

6 Pengurusan Kewangan PTJ Oktober 2003 – Mac 2004

7 Pinjaman / Pelaburan Januari 2004 – Mei 2004

8 Aset Februari 2004 – Julai 2004

9 Maklumat Pengurusan Kewangan Februari 2002 – Julai 2004 Sumber : Rekod Pejabat Kewangan Dan Perbendaharaan Negeri

Kaedah pelaksanaan SPEKS dibahagikan kepada 2 fasa. Fasa pertama melibatkan penyediaan Lejar Am, Bajet, Buku Vot, Sistem Gaji dan Lejar Kecil. Manakala fasa kedua melibatkan Aset, Pinjaman, Pelaburan, Pengurusan Kewangan PTJ dan Maklumat Pengurusan Kewangan. Semakan Audit mendapati ada sedikit kelewatan dalam pelaksanaan SPEKS bagi Kerajaan Negeri Johor. Modul Lejar Am mula digunakan pada bulan Januari 2003 dan diikuti oleh Modul Gaji pada bulan Julai 2003, Buku Vot dan DMS pada bulan Oktober 2003 dan Belanjawan pada bulan Disember 2003. Bermula pada 24 Februari 2005, Modul Buku Vot telah digantikan penggunaan dengan Modul Pusat Tanggung Jawab (PTJ) Kewangan. Keutamaan diberi kepada Jabatan yang telah mempunyai rangkaian. Bagi PTJ yang tiada rangkaian, input data dibuat di Pejabat Bendahari Negeri.

10.3.3 Pembiayaan Projek SPEKS Kos pembiayaan projek SPEKS adalah dari bajet Jabatan Akauntan Negara Malaysia. Bagi permulaan projek, Jabatan Akauntan Negara bertanggungjawab membiayai kos sistem aplikasi serta kos perkakasan. Kerajaan Negeri pula bertanggungjawab menyediakan network (WAN/LAN) untuk pelaksanaan sistem serta kos penyenggaraan perkakasan dan pelesenan perisian selepas jaminan pelaksanaan sistem. Bagaimanapun, Jabatan Akauntan Negara Malaysia masih membiayai kos penyenggaraan sistem aplikasi dan kemas kini versi baru.

33

10.3.4 Status Pencapaian SPEKS SPEKS dilaksanakan mengikut kesediaan data (sekiranya diperlukan mengikut modul), rangkaian dan latihan serta mengikut keutamaan perancangan pihak Jabatan Akauntan Negara dan Pihak Perbendaharaan Negeri Johor. Daripada 175 PTJ, sebanyak 43 PTJ masih belum mempunyai rangkaian. Status pelaksanaan SPEKS adalah seperti di Jadual 12.

Jadual 12

Status Pencapaian SPEKS

Modul Bil. PTJ Terlibat

Sudah Laksana

Belum Laksana

Peratus Laksana

(%) Fasa 1

Bajet 98 98 0 100

Lejar Am 1 1 0 100

Gaji 99 96 3 97

Lejar Kecil 120 120 0 100

DMS (Document Mangement System) 1 1 0 100

Fasa II

PTJ Kewangan 159 122 37 75

Pinjaman 1 1 0 100

Pelaburan 1 0 1 0

Aset 159 0 159 0

Maklumat Pengurusan Kewangan 42 0 42 0 Sumber : Rekod Pejabat Kewangan dan Perbendaharaan Negeri

10.3.5 Kawalan Umum SPEKS Aspek kawalan dalaman perlu diberi penekanan yang sewajarnya bagi pembangunan dan pelaksanaan sesuatu sistem. Kawalan umum merupakan kawalan dalaman yang penting bagi persekitaran sistem berkomputer untuk memastikan kemampuan sistem tersebut mencapai objektif ia dibangunkan. Di samping itu, kawalan umum juga penting bagi menjamin kerahsiaan, keutuhan, kebolehsediaan dan kebolehpercayaan data serta pematuhan terhadap undang-undang dan peraturan. Kelemahan kawalan umum akan menyebabkan kegagalan sistem pengkomputeran tersebut mencapai tujuan dan mendedahkan kepada ancaman pencerobohan. Ada beberapa aspek kawalan umum yang perlu dipraktikkan bagi menjamin kejayaan sesuatu sistem pengkomputeran, antaranya termasuklah kawalan seperti berikut:

34

a) Kawalan Pengurusan Dan Organisasi Kawalan pengurusan dan organisasi adalah perlu bagi memastikan pihak pengurusan peringkat tertinggi terlibat secara langsung dengan pelaksanaan sistem. Adalah diperhatikan bahawa penglibatan pihak pengurusan adalah memuaskan. Pihak pengurusan atasan telah mewujudkan struktur organisasi IT dan memastikan kakitangan memahami peranan dan tanggungjawab masing-masing. Selain itu, pihak pengurusan juga telah mengenal pasti keperluan latihan, dokumentasi, pembahagian tugas dan mengadakan polisi keselamatan untuk mempertingkatkan kawalan pengurusan SPEKS. Bagaimanapun, peneraju utama bahagian IT adalah Pegawai Sistem Maklumat Persekutuan yang dipinjamkan ke Perbendaharaan Negeri. Pegawai tersebut adalah tertakluk kepada pertukaran ke Jabatan lain mengikut arahan yang dikeluarkan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam. Adalah lebih baik jika Kerajaan Negeri mewujudkan sendiri jawatan Pegawai Sistem Maklumat Negeri, khusus untuk melaksanakan tugas di Pejabat Perbendaharaan Negeri.

Bagi membolehkan SPEKS dilaksanakan dengan teratur dan lancar, panduan pengguna sedang disediakan oleh Pegawai Sistem Maklumat. Latihan secara praktikal juga telah diberi kepada kakitangan yang terlibat dengan urusan pengendalian SPEKS. Namun terdapat juga pengguna yang masih kabur dan tidak memahami cara menyediakan penyata penyesuaian dan penyata pemungut. Ini mengakibatkan penyata pemungut lewat disemak dan diluluskan oleh PTJ.

b) Kawalan Fizikal Dan Persekitaran

Kawalan fizikal dan persekitaran adalah penting bagi memastikan semua perkakasan dan perisian komputer sentiasa selamat dan terkawal dari penyalahgunaan demi menjaga keutuhan (integriti) sistem pemprosesan data. Pemeriksaan Audit mendapati server telah ditempatkan di ruang yang khusus, lantai bilik server diubahsuai supaya lebih tinggi dari lantai utama dan pegawai yang diberi kuasa sahaja dibenarkan masuk. Alat pemadam api juga ada ditempatkan di bilik server dan pengujian berdasarkan tempoh yang ditetapkan ada dibuat oleh Pegawai Bomba. Server juga telah dilengkapkan dengan UPS untuk memberi backup sementara apabila berlakunya gangguan elektrik. Bagaimanapun, UPS hanya dapat memberi masa selama 15 minit sahaja. Adalah lebih baik sekiranya backup generator disediakan untuk membolehkan sistem sentiasa dapat beroperasi. Bagaimanapun, ada juga beberapa kelemahan seperti berikut:

i) Rawatan pencegahan daripada serangga perosak tidak dibuat, ii) Daftar keluar masuk bilik server tidak disediakan, iii) Backup data disimpan di bangunan yang sama, yang mana sepatutnya satu

salinan backup ditempatkan di bangunan yang berasingan.

35

c) Kawalan Operasi

Kawalan Operasi diwujudkan bagi mengelakkan dan mengesan sebarang kesilapan yang tidak dijangka terhadap sistem dan menghalang berlakunya penyalahgunaan serta manipulasi terhadap data. Selain daripada menjamin keutuhan sistem dan perkakasan, pemantauan juga perlu dibuat ke atas beberapa aspek lain seperti masa tindak balas (response time), jadual kerja, prosedur backup, penyelenggaraan perkakasan, keutuhan aplikasi, rangkaian dengan aplikasi lain (networking) dan sebagainya. Semakan Audit mendapati Perbendaharaan Negeri dengan bantuan pasukan helpdesk telah menetapkan satu polisi yang khusus terhadap kawalan operasi ini. Antara polisi yang ditetapkan adalah seperti berikut:

i) Setiap perubahan yang hendak dibuat atau sebarang masalah yang dihadapi oleh

PTJ perlu dilaporkan kepada urus setia SPEKS untuk dimaklumkan kepada Pihak Vendor

ii) Pegawai Sistem Maklumat daripada Unit Sains Teknologi Dan ICT Negeri Johor telah dipertanggungjawabkan untuk membuat pemantauan mengenai rangkaian SPEKS dan menangani masalah user berhubung dengan perkakasan

Selain itu, Unit ini juga bertanggungjawab memulihkan SPEKS sekiranya sistem tidak berfungsi.

d) Kawalan Capaian Logikal

Kawalan capaian logikal penting untuk menentukan akses kepada sistem hanya dibuat oleh pengguna yang dibenarkan sahaja bagi mengelakkan data dan program dicerobohi. Semakan Audit mendapati kawalan akses telah diwujudkan di semua peringkat pemprosesan sama ada di peringkat Perbendaharaan Negeri ataupun di peringkat PTJ. Kebenaran akses kepada skrin dipertanggungjawabkan kepada pegawai tertentu mengikut tugas dan fungsi pegawai berkenaan. Akses kepada input data dan edit data pula diasingkan dan dipertanggungjawabkan kepada pegawai yang berlainan. Akses kepada sistem hanya dibenarkan kepada pegawai yang diberi kata laluan. Semakan Audit mendapati tidak ada polisi kata laluan disediakan. Pihak user tidak didedahkan tentang peranan dan keselamatan kata laluan. Polisi kata laluan yang tidak lengkap menyebabkan sistem mudah dicerobohi. Memandangkan kata laluan merupakan proses pengesahan bagi memastikan kesahihan pengguna, pewujudannya hendaklah mengikut ciri tertentu seperti yang dinyatakan dalam Garis Panduan Pengurusan Keselamatan ICT Sektor Awam Malaysia (MYMIS). Antara perkara yang perlu dipatuhi ialah:

i) Digit minimum kata laluan ialah 8 digit, ii) Kata laluan mestilah terdiri daripada kombinasi abjad, nombor dan dienkrip, iii) Kata laluan tidak dikongsi iv) Kata laluan perlu ditukar sekurang-kurangnya sekali sebulan.

36

Pihak Perbendaharaan perlu memasukkan program kawalan yang menghadkan tempoh penggunaan kata laluan. Selain itu, adalah didapati apabila seseorang pengguna telah log-on ke sistem, tidak ada satu ciri pada sistem di mana ianya secara automatik long-off apabila pengguna tidak berada di komputer / terminal tersebut untuk tempoh masa tertentu. Kawalan tambahan ini perlu diwujudkan untuk menghalang sistem diakses oleh pegawai yang tidak diberi kuasa.

e) Kawalan Terhadap Perkhidmatan Yang Diberi Oleh Pihak Ketiga (Third Party

Service Provider) Kawalan diwujudkan untuk memastikan perkhidmatan yang diberikan oleh pihak ketiga adalah mengikut perjanjian. Oleh itu, Kerajaan Negeri hendaklah merujuk kepada surat perjanjian dan dokumen lain yang diterima. Semakan Audit mendapati Kerajaan Negeri tidak menyimpan salinan perjanjian berhubung pelaksanaan sistem ini. Tindakan hendaklah diambil untuk mendapatkan salinan surat perjanjian tersebut dan dokumen lain yang berkenaan bagi memastikan Kerajaan Negeri mendapat perkhidmatan yang sepatutnya.

Wakil dari Konsortium telah memaklumkan bahawa perkhidmatan mereka di Perbendaharaan Negeri akan tamat pada bulan Julai 2005. Sebaik sahaja perkhidmatan tersebut tamat, segala masalah yang berkaitan dengan SPEKS hanya ditangani melalui telefon. Memandangkan banyak lagi modul yang belum lengkap sepenuhnya, pihak Perbendaharaan Negeri perlu memohon kepada Jabatan Akauntan Negara bagi mengekalkan wakil Konsortium sehingga semua modul SPEKS stabil dan boleh berjalan dengan lancar.

Pada pandangan Audit, keseluruhan pelaksanaan sistem ini telah mengalami kelewatan. Ini disebabkan masalah pada kemudahan rangkaian. Oleh itu, kemudahan rangkaian perlulah dibuat penambahan supaya pelaksanaan sistem berjalan lancar.

11. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT Pada keseluruhannya pengurusan kewangan Perbendaharaan Negeri bertambah baik. Pihak Perbendaharaan Negeri telah menjalankan usaha yang berterusan bagi meningkatkan lagi kawalan dalaman dan pematuhan terhadap peraturan kewangan Jabatan Negeri. Pasukan naziran perlu ditubuhkan segera untuk membantu Perbendaharaan Negeri meningkatkan kawalan pengurusan kewangan Negeri. Pelaksanaan SPEKS juga perlu diberi perhatian supaya dapat mencapai tujuan ia dibangunkan.

37

PENGURUSAN KEWANGAN JABATAN NEGERI 12. LATAR BELAKANG

Pada tahun 2004, Jabatan Audit Negara telah menjalankan pengauditan di 5 jabatan iaitu Jabatan Kebajikan Masyarakat Negeri Johor, Pejabat Setiausaha Kerajaan Cawangan Perumahan, Pejabat Tanah Kluang, Jabatan Pertanian Negeri Johor dan Pejabat Daerah Segamat. Sehingga 31 Disember 2004, jumlah hasil, perbelanjaan dan baki akaun amanah serta deposit bagi 5 Jabatan yang diaudit ditunjukkan seperti di Jadual 13.

Jadual 13 Jumlah Hasil, Perbelanjaan Dan Akaun Amanah/Deposit

Bagi Tahun 2004

Bil. Jabatan/Pejabat Hasil

(RM juta) Perbelanjaan

(RM juta) Deposit

(RM juta)

1. Jabatan Kebajikan Masyarakat Negeri Johor - 11.63 -

2. Pejabat Setiausaha Kerajaan Cawangan Perumahan

21.32 6.98 0.91

3. Pejabat Tanah Kluang 60.21 1.42 4.73

4. Jabatan Pertanian Negeri Johor 0.002 8.66 0.11

5. Pejabat Daerah Segamat 0.24 6.16 0.16

Jumlah 81.77 34.85 5.91

Sumber : Rekod Jabatan

13. OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITAN

Objektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada pengurusan kewangan telah dibuat mengikut peraturan yang ditetapkan dan rekod kewangan di selenggara dengan lengkap dan kemas kini. Selain itu, pengauditan juga bertujuan menilai sistem kawalan dalaman yang telah diwujudkan terhadap pengurusan hasil, perbelanjaan, amanah, aset dan inventori. Skop pengauditan adalah bagi tahun 2004. Pemeriksaan dilakukan terhadap rekod utama seperti Buku Tunai, penyata pemungut, penyata penyesuaian, Buku Vot dan rekod kewangan lain yang berkaitan. Perbincangan dengan pegawai terlibat telah dilakukan bagi mendapatkan penjelasan terhadap isu berbangkit. Selain itu, pengesahan terhadap aset juga dijalankan untuk menentukan kewujudannya.

38

14. PENEMUAN AUDIT 14.1 KAWALAN PENGURUSAN

14.1.1 Peranan Jabatan akan dapat dilaksanakan dengan lebih cekap dan berkesan sekiranya sistem pengurusan yang teratur diwujudkan. Ini termasuklah menyediakan proses kerja yang lengkap dan teratur, menyusun struktur organisasi, merangka program latihan yang bersesuaian dan menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun sebagai mekanisme pemantau aktiviti kewangan.

14.1.2 Semakan Audit mendapati Manual Prosedur Kerja masih belum disediakan di Pejabat Setiausaha Kerajaan Cawangan Perumahan dan Pejabat Daerah Segamat. Manakala Manual Prosedur Kerja di 3 Jabatan lain telah disediakan tetapi tidak lengkap. Semakan Audit secara pensampelan mendapati Fail Meja telah disediakan bagi setiap anggota di 5 Jabatan berkenaan tetapi kandungannya masih perlu dilengkapkan. Antara perkara yang perlu dikemas kini adalah carta organisasi dan senarai tugas yang berkuat kuasa, senarai peraturan yang diguna pakai serta norma kerja.

14.1.3 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1996 menghendaki Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun ditubuhkan sebagai satu langkah untuk meningkatkan pengurusan kewangan dan menyelia semua urusan berkaitan kewangan. Semakan Audit mendapati Jabatan Pertanian Negeri Johor dan Jabatan Kebajikan Masyarakat Negeri Johor telah menubuhkan Jawatankuasa tersebut tetapi Jabatan Pertanian hanya mengadakan sekali sahaja mesyuarat pada tahun 2004, manakala Jabatan Kebajikan Masyarakat tidak mengadakan mesyuarat sepanjang tahun 2004. Selain membincangkan hal mengenai peruntukan, perbelanjaan, terimaan dan perakaunan, mesyuarat juga membincangkan isu pengauditan yang dibangkitkan oleh Jabatan Audit Negara, pelaksanaan SPEKS dan kaedah pemantauan kewangan di pejabat cawangan daerah. Tiga lagi Jabatan yang diaudit masih belum menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun. Kedudukan kawalan pengurusan bagi 5 Jabatan yang diaudit adalah seperti di Jadual 14.

Jadual 14

Kedudukan Kawalan Pengurusan

Kawalan Pengurusan Jabatan / Pejabat

a b c d e f

Jabatan Kebajikan Masyarakat Negeri Johor / x / x / x

Pejabat Tanah Kluang / x / x x x

Pejabat Setiausaha Kerajaan Cawangan Perumahan

x x / x x x

Jabatan Pertanian Negeri Johor / / / x / x

Pejabat Daerah Segamat x x / x x x Nota : / : Mematuhi x : Tidak Mematuhi TB : Tidak Berkenaan

39

a. Manual Prosedur Kerja disediakan di pejabat. b. Manual Prosedur Kerja adalah lengkap dan kemas kini. c. Fail Meja disediakan bagi setiap anggota. d. Fail Meja adalah lengkap dan kemas kini. e. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun telah ditubuhkan. f. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun bermesyuarat setiap bulan atau sekurang-

kurangnya 2 bulan sekali.

14.1.4 Semakan Audit juga mendapati Jabatan telah menghantar pegawai yang terlibat untuk menghadiri kursus yang berkaitan dengan pengurusan kewangan. Antaranya adalah kursus kawalan peruntukan dan penyelenggaraan Buku Vot, pengurusan stor dan kursus yang berkaitan dengan SPEKS.

Pada pendapat Audit, kawalan pengurusan masih perlu dipertingkatkan dengan menyediakan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja yang lengkap. Selain itu, Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun perlu ditubuhkan bagi mematuhi pekeliling berkaitan. 14.2 KAWALAN HASIL

14.2.1 Arahan Perbendaharaan 53 menyatakan Pegawai Pengawal bertanggungjawab untuk memungut dengan sewajarnya wang awam yang patut diterima, menyimpannya dengan selamat dan mengakaunkan dengan betul. Perwakilan tanggungjawab ini kepada pegawai lain hendaklah dibuat dengan arahan bertulis. Pengauditan terhadap kawalan hasil dilakukan untuk memastikan segala hasil yang diterima dikendalikan mengikut peraturan dan diakaunkan dengan sempurna. Adalah didapati kesemua Jabatan yang diaudit ada memungut hasil kecuali Jabatan Kebajikan Masyarakat.

14.2.2 Pada umumnya, Jabatan yang diaudit telah melaksanakan kawalan hasil dengan memuaskan. Ini dapat dilihat dari aspek penerimaan wang di mana kebenaran bertulis ada diberikan kepada pegawai yang memungut wang awam, pengasingan tugas diwujudkan dan semakan harian Buku Tunai dilakukan. Pemeriksaan mengejut juga telah dijalankan mengikut peraturan di semua Jabatan kecuali Pejabat Setiausaha Kerajaan Cawangan Perumahan. Bagaimanapun, beberapa peraturan mengenai kawalan hasil masih tidak dipatuhi seperti kutipan wang lewat dibankkan dan penyediaan Penyata Penyesuaian Hasil yang tidak tepat. Kedudukan pematuhan terhadap peraturan kewangan berhubung dengan kawalan hasil adalah seperti di Jadual 15.

40

Jadual 15 Pematuhan Terhadap Peraturan Kewangan

Berhubung Dengan Kawalan Hasil

Peraturan Kawalan Hasil Jabatan /Pejabat

a b c d e f g

Pejabat Tanah Kluang TB / / x / / /

Pejabat Setiausaha Kerajaan Cawangan Perumahan

TB / / / x x x

Jabatan Pertanian Negeri Johor / / / / / / x

Pejabat Daerah Segamat / / / / / / x

Nota : / : Mematuhi x : Tidak Mematuhi TB : Tidak Berkenaan a. Resit ditulis dan ditandatangani oleh 2 orang pegawai yang berasingan. b. Semakan harian dibuat antara Buku Tunai dan resit. c. Kebenaran bertulis diberi untuk pegawai yang menerima wang. d. Notis mengenai keperluan meminta resit dipamerkan untuk pengetahuan awam. e. Kemasukan wang ke bank dibuat dengan segera. f. Pemeriksaan mengejut terhadap wang dan barang berharga ada dijalankan g. Penyata Penyesuaian Hasil dibuat dengan betul dan kemas kini.

14.2.3 Arahan Perbendaharaan 78(a) menghendaki semua pungutan dibankkan pada hari yang sama atau selewat-lewatnya pada hari berikutnya. Pemeriksaan Audit di Pejabat Setiausaha Kerajaan Cawangan Perumahan bagi kutipan bulan November 2003 hingga bulan Februari 2004 mendapati sejumlah RM116,332 kutipan tunai melibatkan 11 slip bank telah lewat dibankkan antara 2 hingga 7 hari. Amaun kutipan adalah antara RM1,000 hingga RM26,700 bagi setiap slip bank.

14.2.4 Semakan Audit yang dilakukan di Pejabat Pertanian Negeri Johor dan Pejabat Daerah Segamat mendapati Penyata Penyesuaian Hasil yang disediakan tidak tepat. Ini kerana penyata penyesuaian yang disediakan tidak mengambil kira kedudukan sebenar baki pada Buku Tunai. Sebaliknya, adalah didapati baki Buku Tunai yang dinyatakan dalam penyata penyesuaian adalah mengikut baki Laporan Hasil Bulanan (flimsi). Ini bermakna penyesuaian sebenar antara Buku Tunai dan flimsi tidak dilakukan.

Secara keseluruhannya, pihak Audit berpendapat kawalan hasil Jabatan adalah memuaskan.

14.3 KAWALAN PERBELANJAAN

14.3.1 Mengikut Akta Acara Kewangan 1957, semua perbelanjaan wang awam hendaklah diluluskan oleh undang-undang dan dibuat mengikut peraturan yang ditetapkan oleh Arahan Perbendaharaan.

41

14.3.2 Secara umumnya, kawalan perbelanjaan di Jabatan yang diaudit adalah tidak memuaskan. Sebahagian besar peraturan kewangan yang berkaitan dengan kawalan perbelanjaan masih tidak dipatuhi. Kelemahan yang paling ketara adalah dari segi penyelenggaraan Daftar Bil. Semakan Audit mendapati Daftar Bil yang diselenggarakan di kesemua Jabatan yang diaudit tidak lengkap dan tidak kemas kini. Selain itu, adalah didapati 4 daripada 5 Jabatan yang diaudit tidak mencatatkan maklumat yang lengkap pada Pesanan Tempatan. Kedudukan pematuhan terhadap kawalan perbelanjaan bagi 5 Jabatan yang diaudit seperti di Jadual 16.

Jadual 16

Pematuhan Terhadap Peraturan Kewangan Berhubung Dengan Kawalan Perbelanjaan

Peraturan Kawalan Perbelanjaan Jabatan /Pejabat

a b c d e f g

Jabatan Kebajikan Masyarakat Negeri Johor / x / x / x x

Pejabat Tanah Kluang / / x x / x x

Pejabat Setiausaha Kerajaan Cawangan Perumahan

/ / x / / x x

Jabatan Pertanian Negeri Johor x x / x / x x

Pejabat Daerah Segamat TB x x x / / x

Nota : / : Mematuhi x : Tidak Mematuhi TB : Tidak Berkenaan

a. Transaksi di Buku Vot ditandatangani oleh pegawai bertanggungjawab. b. Buku Vot disemak oleh pegawai penyelia. c. Penyata Penyesuaian Perbelanjaan disediakan dengan lengkap dan kemas kini. d. Maklumat di Pesanan Tempatan adalah lengkap. e. Surat kuasa untuk tandatangani Pesanan Tempatan dikeluarkan. f. Daftar Bil diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. g. Daftar Bil diperiksa oleh pegawai kanan.

14.3.3 SPEKS mula dilaksanakan di Pejabat Pertanian Negeri Johor pada bulan Ogos 2004 dan di Pejabat Daerah Segamat pada bulan Januari 2004. Berdasarkan semakan Audit, ada beberapa kelemahan pelaksanaan SPEKS yang melibatkan kawalan perbelanjaan. Antara kelemahan ketara adalah seperti berikut: a) Buku Vot SPEKS

Modul yang terlibat dengan kawalan vot ialah Modul Bajet dan Modul Vot. Input awal data peruntukan diproses di bawah Modul Bajet, manakala catatan kemas kini dibuat setiap hari melalui Modul Vot. Semakan Audit mendapati:

i) Laporan Harian Buku Vot Tidak Disemak

Melalui SPEKS, Laporan Harian Buku Vot (Laporan Harian) boleh dikeluarkan pada setiap hari. Laporan Harian tersebut perlu disemak oleh pegawai yang diberi kuasa bagi memastikan ketepatan transaksinya. Semakan Audit di

42

Pejabat Daerah Segamat mendapati Laporan Harian Buku Vot untuk bulan Januari hingga September 2004 telah dicetak dan disusun mengikut bulan. Pemeriksaan Audit secara pensampelan mendapati tiada bukti menunjukkan Laporan Harian tersebut disemak, disahkan atau ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa. Semakan Audit di Pejabat Pertanian Negeri Johor pula mendapati Laporan Harian tidak dapat dicetak kerana masalah yang berkaitan dengan server dan talian on-line.

ii) Laporan Bulanan Tidak Dicetak

Laporan Bulanan Buku Vot perlu dicetak pada setiap bulan sebaik sahaja transaksi bulan tersebut ditutup. Laporan Bulanan yang dicetak perlu disimpan dengan teratur bagi memudahkan penyediaan penyata penyesuaian. Semakan Audit mendapati Laporan Bulanan bagi vot mengurus dan pembangunan tidak dicetak dan disimpan. Oleh itu, pihak Audit tidak dapat menjalankan semakan terhadap ketepatan Penyata Penyesuaian Perbelanjaan yang disediakan.

b) Pesanan Tempatan Melalui SPEKS

Semakan Audit terhadap kawalan penyediaan Pesanan Tempatan yang dibuat dan dicetak melalui SPEKS mendapati perkara berikut:

i) Nota Minta (manual) daripada unit-unit pemohon tidak disusun dengan teratur

untuk menyokong setiap pembelian barang. ii) Tiada maklumat menunjukkan Nota Minta (manual) telah disemak sebelum

dikunci masuk ke dalam sistem. iii) Pesanan Tempatan yang disediakan secara elektronik untuk dihantar kepada

pembekal tidak di rekod dan didaftarkan tarikh penyerahannya kepada kontraktor/ pembekal.

14.3.4 Semakan Audit turut dilakukan terhadap pengurusan perolehan di 5 Jabatan tersebut. Secara umumnya, pengurusan perolehan secara pembelian terus, sebut harga dan tender telah diuruskan dengan teratur mengikut peraturan. Bagaimanapun, masih ada beberapa kelemahan seperti berikut:

a) Tiga daripada 5 Jabatan yang diaudit tidak mencatatkan tarikh bekalan atau tempoh

perkhidmatan patut disampaikan dalam Pesanan Tempatan yang dikeluarkan. b) Berdasarkan salinan ketiga Pesanan Tempatan, tiada bukti menunjukkan penerima

barang atau penjaga stor bagi 3 Jabatan yang diaudit telah menjalankan pemeriksaan terhadap barang yang dibekalkan.

c) Jabatan Pertanian Negeri Johor dan Pejabat Daerah Segamat tidak menyelenggarakan Daftar Kontrak bagi merekodkan butiran kontrak yang diuruskan.

d) Semakan Audit di Pejabat Pertanian Negeri Johor mendapati Borang Jadual Sebut Harga tidak disediakan oleh Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga. Oleh itu,

43

maklumat seperti nombor siri, nama penender, tempoh siap atau tempoh penyerahan yang ditawarkan bagi setiap sebut harga yang diterima tidak dirujukkan kepada Jawatankuasa Sebut Harga untuk dijadikan asas pertimbangan keputusan.

Pada pendapat Audit, kawalan perbelanjaan di Jabatan yang diaudit kurang memuaskan. Kelemahan menguruskan perbelanjaan boleh diatasi dengan program latihan yang bersesuaian dan penyeliaan yang berterusan oleh Ketua Jabatan. 14.4 PENGURUSAN AKAUN AMANAH/ DEPOSIT Kesemua Jabatan yang diaudit ada menyelenggarakan akaun amanah dan deposit kecuali Jabatan Kebajikan Masyarakat Negeri Johor.

14.4.1 Pengurusan Akaun Amanah

Pejabat Setiausaha Kerajaan Cawangan Perumahan menyelenggarakan 7 akaun amanah yang terdiri daripada Kumpulan Wang Amanah Pusingan Perumahan Bumiputera, Kumpulan Wang Amanah Sumbangan Kuota Bumiputera, Kumpulan Wang Amanah Pusingan Rumah Awam Kos Rendah, Akaun Amanah Pusingan Perumahan Negeri Johor, Akaun Amanah Wang Jaminan Pelaksanaan, Akaun Amanah Pembelian Rumah Kos Rendah dan Akaun Amanah Wang Ganti Rugi. Manakala Jabatan Pertanian Negeri menyelenggara Akaun Amanah Pemasaran Hasil Pertanian. Semakan Audit mendapati pengurusan Akaun Amanah Pemasaran Hasil Pertanian telah dibuat dengan teratur. Manakala pengurusan akaun amanah di Pejabat Setiausaha Kerajaan Cawangan Perumahan kurang memuaskan disebabkan perkara berikut:

a) Wang amanah tidak digunakan mengikut tujuan ia ditubuhkan. b) Amaun akaun amanah tidak diselaraskan. c) Rekod tidak kemas kini.

14.4.2 Pengurusan Deposit

Pejabat Daerah Segamat menyelenggarakan 3 akaun deposit yang terdiri daripada Deposit Hiburan, Deposit Am dan Deposit Tawaran. Pejabat Setiausaha Kerajaan Cawangan Perumahan pula menyelenggarakan satu akaun deposit iaitu Deposit Sewa Rumah. Manakala Pejabat Tanah Kluang menyelenggarakan Deposit Pejabat Tanah Kluang. Semakan Audit mendapati pengurusan deposit di Pejabat Daerah Segamat dan Pejabat Tanah Kluang telah dibuat dengan teratur. Buku Tunai Deposit di selenggara dengan lengkap dan Penyata Penyesuaian Deposit telah disediakan. Bagaimanapun, Buku Tunai Deposit yang diselenggarakan di Pejabat Setiausaha Kerajaan Cawangan Perumahan tidak lengkap kerana hanya mengandungi maklumat terimaan sahaja. Selain itu, Pejabat Setiausaha Kerajaan Cawangan Perumahan juga tidak menyediakan Penyata Penyesuaian Deposit.

44

14.4.3 Mengikut Arahan Perbendaharaan 162, deposit yang tidak dituntut selepas 12 bulan dari tarikh deposit boleh dikembalikan hendaklah diberitahu dalam Warta Kerajaan. Jika deposit masih tidak dituntut dalam masa 3 bulan selepas pemberitahuan, deposit tersebut hendaklah dikredit kepada hasil. Semakan Audit mendapati Pejabat Setiausaha Kerajaan Cawangan Perumahan mempunyai 2,219 akaun deposit yang tidak aktif bagi tempoh tahun 1992 hingga 2004 berjumlah RM0.33 juta yang masih belum diwartakan. Pejabat Daerah Segamat mempunyai 118 akaun deposit tidak aktif bagi tempoh tahun 1954 hingga 2002 berjumlah RM0.14 juta dan Pejabat Tanah Kluang pula mempunyai 480 akaun deposit tidak aktif bagi tempoh tahun 1970 hingga 2004 berjumlah RM4.73 juta belum diwartakan.

Pada pendapat Audit, pengurusan akaun amanah dan deposit perlu diperbaiki. Tindakan yang bersesuaian perlu diambil terhadap akaun deposit yang tidak aktif selaras dengan peraturan. 14.5 PENGURUSAN ASET

14.5.1 Semua aset yang diperolehi hendaklah direkod dan dikawal dengan sempurna bagi mengelakkan kehilangan dan pembaziran. Penyimpanan maklumat yang lengkap dapat membantu Jabatan merancang penyenggaraan dan penggantian aset serta mencapai penggunaan optimum. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1991 menggariskan tatacara pengurusan aset melalui rekod Daftar Harta Modal, Daftar Inventori dan Daftar Bekalan Pejabat. Antara aset yang dimiliki oleh Jabatan yang diaudit ialah kenderaan, komputer, mesin fotostat, perabot dan lain-lain. 14.5.2 Semakan Audit mendapati tahap pematuhan terhadap peraturan kewangan yang berkaitan dengan aset adalah tidak memuaskan. Sebahagian besar peraturan pengurusan aset tidak dipatuhi oleh Jabatan. Kedudukan pematuhan terhadap peraturan kewangan berhubung dengan pengurusan aset adalah seperti di Jadual 17.

Jadual 17 Pematuhan Terhadap Peraturan Kewangan

Berhubung Dengan Pengurusan Aset Peraturan Pengurusan Aset

Jabatan / Pejabat a b c d e f g h i

Jabatan Kebajikan Masyarakat Negeri Johor x x x x x x x / /

Pejabat Tanah Kluang / x / x TB TB x x x Pejabat Setiausaha Kerajaan Cawangan Perumahan

x x x x TB TB x x x

Jabatan Pertanian Negeri Johor x x x x / / x TB TB

Pejabat Daerah Segamat x x x x / / x TB TB Nota : / : Mematuhi x : Tidak Mematuhi TB : Tidak Berkenaan

45

a. Daftar Harta Modal dan Inventori di selenggara dengan lengkap dan kemas kini. b. Pemeriksaan fizikal dijalankan terhadap harta modal dan inventori. c. Aset mempunyai tanda pengenalan “Hak Milik Kerajaan” d. Verifikasi stok dijalankan. e. Pelantikan pegawai pengangkutan dibuat secara bertulis. f. Kenderaan diguna dengan kelulusan Pegawai Pengangkutan. g. Buku Log kenderaan di selenggara dengan lengkap dan kemas kini. h. Aset usang diambil tindakan pelupusan. i. Pelupusan aset disegerakan.

14.5.3 Adalah menjadi tanggungjawab Pegawai Pengangkutan atau pegawai yang diberi kuasa untuk memastikan Buku Log disediakan bagi semua kenderaan dan diselenggara dengan betul. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1980 menerangkan mengenai tatacara penyelenggaraan Buku Log. Semakan Audit mendapati perkara berikut:

a) Tiada bukti menunjukkan Buku Log disemak oleh Pegawai Pengangkutan atau

pegawai yang bertanggungjawab. Hanya Jabatan Kebajikan Masyarakat sahaja yang melakukan semakan Buku Log pada setiap bulan.

b) Kesemua Buku Log yang diperiksa menunjukkan pegawai yang menggunakan kenderaan tidak menurunkan tandatangan pada Buku Log.

c) Hanya Jabatan Kebajikan Masyarakat sahaja yang telah menyediakan cerakinan penggunaan bahan api. Empat Jabatan lain tidak menyediakan cerakinan penggunaan bahan api kerana maklumat pengisian minyak tidak direkodkan dengan teratur.

Pada pendapat Audit, pengurusan aset tidak memuaskan dan perlu diberi perhatian yang serius oleh Ketua Jabatan. Tindakan perlu diambil untuk mengemas kini maklumat aset di Jabatan dan melaksanakan pemeriksaan mengikut tempoh yang ditetapkan. 15. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT Hasil pengauditan yang telah dijalankan mendapati tahap pematuhan terhadap kawalan hasil semakin baik dari tahun sebelumnya. Bagaimanapun, masih wujud banyak kelemahan menguruskan perbelanjaan dan aset. Kelemahan yang ketara dapat dilihat dari segi penyelenggaraan rekod yang tidak lengkap dan tidak kemas kini. Selain itu, pihak pengurusan juga kurang membuat semakan dan penyeliaan terhadap rekod yang disediakan oleh pegawai bawahan. Bagi meningkatkan lagi tahap pengurusan kewangan, adalah disyorkan perkara seperti berikut:

a) Latihan yang bersesuaian dan berterusan perlu diberikan kepada pegawai yang terlibat menguruskan kewangan dan aset Jabatan.

46

b) Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun perlu ditubuhkan dan dijalankan mengikut tatacara yang digariskan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1996.

c) Pihak pengurusan perlu mengawasi, mengesan dan menyelia semua urusan kewangan dan rekod berkaitan agar dapat menepati kehendak peraturan kewangan.

16. PROGRAM PENAMPILAN AUDIT 16.1 LATAR BELAKANG Program Penampilan Audit mula dilaksanakan pada tahun 2003. Tumpuan program ini adalah terhadap Jabatan yang tidak terpilih untuk pengauditan pengurusan kewangan dan Jabatan serta pejabat cawangan peringkat daerah yang telah lama tidak dilawati. Program Penampilan Audit dijalankan untuk mewujudkan kesedaran di kalangan auditi bahawa Jabatan Audit Negara sentiasa memantau tahap pematuhan mereka terhadap peraturan kewangan. Dengan adanya kesedaran ini, secara tidak langsung ia menjadi pendorong kepada auditi supaya menguruskan hal ehwal kewangan dengan teratur terutamanya terhadap aspek kawalan dalaman dan penyediaan rekod kewangan.

16.2 OBJEKTIF PROGRAM PENAMPILAN AUDIT Tujuan Program Penampilan Audit dijalankan adalah sebagai langkah pencegahan daripada berlaku kelemahan pengurusan kewangan yang berterusan di Jabatan yang dilawati. Ianya dapat mewujudkan kesedaran di kalangan kakitangan auditi mengenai pentingnya mengurus kewangan dan penyenggaraan harta benda kerajaan dengan cermat dan berhemat. Selain itu, pihak Audit dapat melaksanakan tanggungjawabnya dengan lebih berkesan serta menasihati pihak auditi bagi menangani kelemahan pengurusan kewangan. 16.3 PELAKSANAAN PROGRAM PENAMPILAN AUDIT 16.3.1 Kaedah Pemilihan Jabatan

Semasa melaksanakan Program Penampilan Audit bagi tahun 2003, Jabatan Audit Negeri Johor telah memilih beberapa Jabatan. Pemilihan ini dibuat mengikut keutamaan dan lebih tertumpu kepada Jabatan/Pejabat yang tidak pernah diaudit atau sudah melebihi 3 tahun tidak dilawati dan merupakan cawangan yang terletak jauh dari Ibu Pejabat. Di samping itu tumpuan juga diberikan kepada Jabatan/Pejabat yang aktiviti utamanya adalah mengutip hasil.

47

16.3.2 Bilangan Jabatan Yang Dipilih Pada tahun 2004, Jabatan Audit Negeri Johor telah memilih 50 daripada 118 Jabatan/Pejabat termasuk cawangan di daerah untuk Program Penampilan Audit. Jabatan/Pejabat yang terlibat adalah seperti Jadual 18.

Jadual 18

Jabatan Dan Cawangan Yang Dilawati Bagi Program Penampilan Audit

Bil. Jabatan/Pejabat Bilangan Cawangan

Dilawati 1 Pejabat Tanah Dan Galian 8

2 Pejabat Daerah 6

3 Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri - Unit Hal Ehwal Dalam - Pejabat Jurutulis

2

4 Jabatan Kebajikan Masyarakat 3

5 Jabatan Kerja Raya 3

6 Jabatan Perkhidmatan Haiwan 4

7 Jabatan Perhutanan 3

8 Jabatan Perancang Bandar Dan Desa 1

9 Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Johor 1

10 Unit Sains Teknologi Dan ICT 1

11 Unit Perancang Ekonomi Negeri Johor 1

12 Pejabat Menteri Besar 1

13 Pejabat Kebun Bunga Kerajaan 1

14 Pejabat Pendidikan Agama 3

15 Jabatan Agama Islam 2

16 Jabatan Kehakiman Syariah 3

17 Jabatan Pertanian 3

18 Jabatan Mufti 1

19 Jabatan Pengairan Dan Saliran 3

Jumlah 50 Sumber : Rekod Jabatan Audit Negeri Johor

16.3.3 Tatacara Pelaksanaan Tatacara pelaksanaan Program Penampilan Audit ini dimulakan dengan memaklumkan kepada Jabatan/Pejabat tujuan lawatan bagi Program Penampilan Audit serta berbincang dengan pihak auditi terhadap masalah yang dihadapi berhubung dengan pengurusan kewangan Jabatan/Pejabat. Pengauditan dilakukan dengan menilai kawalan dalaman serta menyemak rekod kewangan dan pematuhan kepada kehendak undang-undang dan peraturan kewangan. Fokus pengauditan bergantung kepada aktiviti utama Jabatan/Pejabat tersebut sama ada Jabatan/Pejabat merupakan pemungut hasil yang besar, membuat perbelanjaan yang tinggi atau menguruskan sejumlah besar aset.

48

Pengauditan ini mengambil masa 1 hingga 2 hari dan hasil pemeriksaan akan dilaporkan di Pemerhatian Audit Ringkas (PAR 1) yang akan diserahkan kepada auditi. Bagaimanapun, perbincangan bersama pihak auditi terhadap hasil pemeriksaan perlu diadakan sebelum pemerhatian diserahkan. Semasa perbincangan tersebut punca kelemahan dan masalah serta cara mengatasinya akan dikenal pasti.

16.4 PENEMUAN AUDIT

Ringkasan penemuan Audit mengenai kawalan hasil, perbelanjaan dan aset adalah seperti Jadual 19. Secara keseluruhan, pengauditan yang dijalankan menunjukkan masih wujud kelemahan pengurusan kewangan di Jabatan/Pejabat yang dilawati terutamanya dari aspek kawalan perbelanjaan dan pengurusan aset. 16.4.1 Kawalan Hasil

Secara keseluruhannya, kawalan hasil bagi Jabatan/Pejabat yang dilawati adalah memuaskan. Sebanyak 6 daripada 30 Jabatan/Pejabat iaitu Jabatan Perhutanan Daerah Kluang, Pejabat Tanah Kecil Tangkak, Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri (Unit Hal Ehwal Dalam), Jabatan Perkhidmatan Haiwan Daerah Johor Bahru, Mahkamah Rendah Syariah Kota Tinggi dan Jabatan Agama Daerah Pontian sahaja yang masih perlu memperbaiki mutu kawalan hasil. Kesemua Jabatan/Pejabat yang terlibat tidak melakukan semakan harian antara Buku Tunai dengan resit, notis mengenai keperluan meminta resit tidak dipamerkan untuk pengetahuan awam, tidak menjalankan pemeriksaan mengejut sekurang-kurangnya 6 bulan sekali seperti yang ditetapkan oleh Arahan Perbendaharaan 309 dan Penyata Penyesuaian Hasil tidak dibuat dengan betul dan kemas kini.

16.4.2 Kawalan Perbelanjaan Pemeriksaan Audit mendapati kawalan perbelanjaan bagi 11 daripada 20 Jabatan/Pejabat adalah tidak memuaskan. Ini kerana setiap perbelanjaan dan tanggungan tidak dicatat dengan lengkap dan kemas kini dalam Buku Vot, pegawai penyelia tidak menyemak Buku Vot, Daftar Bil tidak lengkap dan kemas kini serta tidak diperiksa oleh pegawai kanan. Di samping itu, sebahagian besar daripada Jabatan/Pejabat yang terlibat juga tidak melengkapkan maklumat pada Pesanan Tempatan.

49

Jadual 19 Ringkasan Penemuan Penampilan Audit

Pematuhan Terhadap Peraturan Kawalan Hasil

Kawalan Perbelanjaan

Pengurusan Aset

Bil. Jabatan/Pejabat Bilangan Pejabat Dilawati

M TM M TM M TM

1 Pejabat Tanah Dan Galian 8 7 1 1 1 0 5

2 Pejabat Daerah 6 3 0 2 0 0 1

3 Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri

-Unit Hal Ehwal Dalam -Pejabat Jurutulis

2 0 1 0 1 TB TB

4 Jabatan Kebajikan Masyarakat 3 TB TB 2 1 TB TB

5 Jabatan Kerja Raya 3 2 0 1 1 1 1

6 Jabatan Perkhidmatan Haiwan 4 3 1 TB TB 0 1

7 Jabatan Perhutanan 3 1 1 1 0 1 1

8 Jabatan Perancang Bandar Dan Desa

1 TB TB TB TB 0 1

9 Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Johor

1 1 0 0 1 TB TB

10 Unit Sains Teknologi Dan ICT 1 TB TB 0 1 TB TB

11 Unit Perancang Ekonomi Negeri Johor

1 TB TB 0 1 TB TB

12 Pejabat Menteri Besar 1 TB TB 0 1 TB TB

13 Pejabat Kebun Bunga Kerajaan 1 1 0 0 1 0 1

14 Pejabat Pendidikan Agama 3 1 0 0 2 TB TB

15 Jabatan Agama Islam 2 1 1 TB TB TB TB

16 Jabatan Kehakiman Syariah 3 2 0 TB TB TB TB

17 Jabatan Pertanian 3 1 0 2 0 TB TB

18 Jabatan Mufti 1 TB TB TB TB 0 1

19 Jabatan Pengairan Dan Saliran 3 1 1 TB TB TB 1

Jumlah 50 24 6 9 11 2 13

M = Memuaskan TM = Tidak Memuaskan TB = Tidak Berkenaan (semakan tidak dibuat)

16.4.3 Pengurusan Aset

Urusan perolehan, penggunaan, penyenggaraan, penyimpanan dan pelupusan aset perlu dibuat dengan cekap, berhemat dan selaras dengan peraturan kewangan. Pihak pengurusan perlu memastikan semua perolehan direkodkan sama ada di Daftar Harta Modal, Daftar Inventori atau pun Daftar Bekalan Pejabat. Pemeriksaan Audit menunjukkan hanya 2 daripada 15 Jabatan/Pejabat yang dilawati menguruskan aset dengan memuaskan. Manakala 13 Jabatan/Pejabat lagi tidak menguruskan aset dengan teratur. Ini kerana Daftar Harta Modal dan Daftar Inventori tidak diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. Pemeriksaan fizikal dan verifikasi stok tidak dijalankan terhadap

50

harta modal dan inventori. Selain itu, aset tidak mempunyai tanda pengenalan ’Hak Milik Kerajaan’ dan Buku Log kenderaan tidak di selenggara dengan lengkap dan kemas kini.

16.5 RUMUSAN DAN SYOR AUDIT Pada pandangan Audit, sebahagian besar daripada Jabatan dan Pejabat yang dilawati telah mematuhi perkara asas kawalan hasil. Namun begitu, tahap pematuhan terhadap kawalan perbelanjaan dan pengurusan aset masih perlu diperbaiki bagi memantapkan lagi pengurusan kewangan Jabatan/Pejabat. Antara tindakan penambahbaikan yang perlu diambil oleh Jabatan/Pejabat bagi mengatasi masalah ini adalah seperti berikut:

a) Pegawai Pengawal perlu mempertingkatkan pemantauan terhadap penyelenggaraan

rekod kewangan terutamanya berkaitan dengan perbelanjaan dan aset. Semua rekod berkaitan perlu disediakan, disemak dan dikemaskinikan.

b) Kursus dan latihan mengenai pengurusan kewangan hendaklah diberi kepada pegawai dan kakitangan supaya mereka dapat menambah kemahiran dan kefahaman mengenai penyimpanan dan penyelenggaraan rekod kewangan

17. PROGRAM ANAK ANGKAT 17.1 PENDAHULUAN Ketua Audit Negara adalah bertanggungjawab untuk mengaudit dan melaporkan pengurusan kewangan Jabatan/Agensi Kerajaan. Berdasarkan kepada pengauditan yang telah dijalankan adalah didapati kelemahan pengurusan kewangan Jabatan/ Agensi Kerajaan masih berlaku sungguh pun telah sering kali ditegur oleh pihak Audit. Sehubungan dengan ini, Jabatan Audit Negara telah memutuskan untuk membantu Jabatan/ Agensi berkenaan dengan melaksanakan Program Anak Angkat. Melalui program Anak Angkat beberapa Jabatan/ Agensi akan dipilih untuk diberi bimbingan dan nasihat bagi memantapkan lagi pengurusan kewangannya. 17.2 OBJEKTIF PROGRAM Objektif program ini adalah untuk membantu Jabatan/Agensi Negeri meningkatkan tahap pengurusan kewangannya terutamanya berhubung penyelenggaraan rekod kewangan dan perakaunan. 17.3 PELAKSANAAN/PENDEKATAN Pemilihan Anak Angkat dibuat berdasarkan Jabatan/Agensi yang mempunyai kelemahan pengurusan kewangan yang dikenal pasti melalui pemerhatian Audit yang sering dibangkitkan dan cadangan daripada Ketua Jabatan/Agensi yang menunjukkan inisiatif

51

untuk memperbaiki kelemahan pengurusan kewangan Jabatannya. Pada tahun 2004, Jabatan Kerja Raya Daerah Johor Bahru telah dipilih untuk dijadikan Anak Angkat. 17.4 TATACARA PELAKSANAAN

Jabatan/ Agensi yang dipilih dalam Program Anak Angkat dimaklumkan melalui surat pelantikan rasmi dan satu entrance conference diadakan bagi memberi penjelasan lanjut mengenai program ini. Pihak Audit juga akan mendapatkan pandangan dan maklum balas Jabatan/Agensi berkenaan mengenai aspek kelemahan yang patut diberi penekanan. Satu perancangan diadakan bagi memastikan program ini dapat dilaksanakan secara sistematik dan mencapai objektifnya. Jadual Lawatan Program Anak Angkat disediakan meliputi aktiviti audit, tarikh dan tempoh masa lawatan serta pegawai audit yang terlibat. Pada lawatan pertama, penilaian secara menyeluruh dibuat terhadap pengurusan kewangan Jabatan/Agensi yang dipilih untuk mengenal pasti masalah yang dihadapi dan puncanya. Penilaian dibuat berdasarkan kepada pemeriksaan rekod perakaunan yang merangkumi komponen kawalan pengurusan, hasil, perbelanjaan, pengurusan Amanah dan Deposit serta aset dan inventori. Tumpuan akan diberikan kepada kelemahan paling ketara dan punca utama wujudnya masalah pengurusan kewangan. Kelemahan yang dikenal pasti di bincang bersama pihak pengurusan Jabatan/Agensi dengan mencadangkan langkah pembetulan/pembaikan. Pegawai dan kakitangan juga diberi bimbingan melaksanakan tugas pengurusan kewangan yang baik selaras dengan peraturan yang ditetapkan. Bagi memastikan langkah pembaikan dan pembetulan diambil secara berterusan, lawatan ke Jabatan/Agensi dibuat sekurang-kurangnya setiap 3 bulan sekali.

17.5 KELEMAHAN YANG DIKENAL PASTI Hasil lawatan Audit ke Jabatan Kerja Raya Daerah Johor Baru (Jabatan) beberapa kelemahan telah dikenal pasti seperti berikut: a) Manual Prosedur Kerja tidak disediakan manakala tidak semua kakitangan mempunyai

Fail Meja ; b) Pemeriksaan terhadap Buku Resit tidak dilakukan oleh pegawai yang

bertanggungjawab ; c) Pemeriksaan mengejut tidak dilakukan setiap 6 bulan sekali ; d) Daftar Bil tidak diselenggara dengan lengkap dan kemas kini serta bil lewat dijelaskan; e) Penyelenggaraan rekod aset iaitu Daftar Harta Modal dan Inventori tidak memuaskan

dan aset tidak mempunyai nombor siri dan tanda pengenalan ‘Hak Milik Kerajaan’; f) Pemeriksaan aset tidak dijalankan; dan g) Aset yang tidak diperlukan atau usang belum dilupuskan. 17.6 TINDAKAN PEMBETULAN OLEH JABATAN/AGENSI

Secara keseluruhannya Jabatan menyambut baik program Anak Angkat dan telah memberi komitmen dan kerjasama yang sepenuhnya. Tindakan pembetulan dan penambahbaikan yang telah dilaksanakan oleh Jabatan antaranya adalah seperti berikut:

52

a) Jabatan telah menyediakan dan mengemas kini Fail Meja bagi semua kakitangannya. b) Penyeliaan dan pemantauan oleh pegawai atasan terhadap kawalan hasil dan

perbelanjaan Jabatan telah dipertingkatkan. Semua Buku Resit telah disemak oleh pegawai bertanggungjawab dan Daftar Bil telah di selenggara dengan lengkap dan kemas kini.

c) Jabatan telah mengambil tindakan menambah baik pengurusan aset. Daftar aset, inventori dan stok bekalan pejabat telah disediakan dengan kemas kini. Semua aset telah diberi nombor siri dan tanda ’Hak Milik Kerajaan’ dan pemeriksaan fizikal juga telah dijalankan.

d) Jabatan juga akan mengambil tindakan pelupusan bagi barangan yang tidak digunakan lagi.

17.7 PENCAPAIAN Jabatan Kerja Raya Daerah Johor Bahru telah menunjukkan peningkatan yang baik dan sentiasa berusaha meningkatkan tahap pengurusan kewangannya. Segala teguran dan tunjuk ajar yang diberikan telah diambil tindakan dengan segera kecuali beberapa perkara yang memerlukan masa seperti menyediakan dan mengemas kini Manual Prosedur Kerja. Jabatan menganggap program ini telah membantunya mewujudkan pengurusan kewangan yang baik dan akan sentiasa mengekalkannya. 17.8 RUMUSAN DAN SYOR AUDIT Pada keseluruhannya tahap pengurusan kewangan Jabatan di bawah program ’Anak Angkat’ adalah jauh lebih baik berbanding tahun sebelumnya. Program ini telah dapat memberi manfaat kepada Jabatan yang terlibat sebagaimana berikut: a) Mutu pengurusan kewangan Jabatan dapat diperbaiki dengan adanya teguran dan

panduan daripada Jabatan Audit. Dengan ini Jabatan Audit telah membantu meringankan tanggungjawab pihak Kerajaan Negeri dalam mengawal pengurusan kewangan Jabatan Negeri;

b) Kehadiran pegawai Audit dapat dirasai oleh Jabatan terlibat kerana lawatan diadakan sekurang-kurangnya 4 kali setahun. Peluang ini juga dapat digunakan oleh Jabatan terlibat bagi membincangkan masalah pengurusan kewangan yang dihadapi oleh mereka.

BAHAGIAN III

AKTIVITI JABATAN DAN KAJIAN KHAS

53

BAHAGIAN III AKTIVITI JABATAN DAN KAJIAN KHAS

18. PENDAHULUAN Selain mengesahkan akaun awam, Akta Audit 1957 juga menghendaki Jabatan Audit Negara mengaudit program atau aktiviti Jabatan Kerajaan. Pada tahun 2004, Jabatan Audit telah memilih beberapa program dan aktiviti untuk dikaji secara mendalam. Kajian ini adalah bertujuan untuk menentukan sama ada program atau aktiviti telah dilaksanakan dengan cekap, ekonomi dan berkesan. Program dan aktiviti yang terlibat adalah seperti berikut : a) Pembinaan Dan Pengurusan Kemudahan Awam Di Mukim-mukim b) Pembinaan Kompleks Mahkamah Syariah Negeri Johor c) Pengurusan Pembalakan Di Negeri Johor Pemeriksaan yang dijalankan menunjukkan pelaksanaan program menghadapi masalah dan mempunyai kelemahan. Masalah dan kelemahan ini telah dimaklumkan kepada Jabatan berkenaan melalui surat pemerhatian Audit. Hanya isu penting dan ketara dibangkitkan dalam Laporan ini.

PEJABAT DAERAH BATU PAHAT DAN PEJABAT DAERAH SEGAMAT PEMBINAAN DAN PENGURUSAN KEMUDAHAN AWAM DI MUKIM-MUKIM 19. LATAR BELAKANG

Negeri Johor mempunyai 8 pejabat daerah iaitu Johor Bahru, Kota Tinggi, Batu Pahat, Kluang, Muar, Segamat, Pontian dan Mersing. Setiap pejabat daerah berperanan untuk merancang dan menjalankan program pembangunan, menjalankan fungsi pentadbiran am, sosial dan protokol serta memungut hasil. Pejabat daerah diketuai oleh Pegawai Daerah dan dibantu oleh Ketua Penolong Pegawai Daerah, Penolong Pegawai Daerah dan kakitangan sokongan. Pentadbiran sesuatu daerah di Negeri Johor dibahagikan kepada mukim. Setiap mukim diketuai oleh kakitangan awam yang dipanggil Penghulu. Sesuatu mukim mempunyai sekurang-kurangnya 2 buah kampung. Pentadbiran peringkat kampung diketuai Ketua Kampung dengan dibantu oleh Jawatankuasa Kemajuan Dan Keselamatan Kampung.

54

Adalah menjadi tanggungjawab pejabat daerah melaksanakan program pembangunan kemudahan awam yang telah digariskan oleh Kerajaan untuk meningkatkan kualiti hidup rakyat. Peruntukan pembangunan yang besar daripada Pejabat Menteri Besar disalurkan kepada pejabat daerah bagi tujuan melaksanakan pelbagai pembangunan seperti pembinaan jalan kampung, pembinaan dewan orang ramai, pembinaan padang di mukim dan pelbagai pembangunan kerja kecil. Tujuan utama pembinaan adalah untuk memajukan kawasan mukim dan menyediakan kemudahan awam kepada masyarakat. Peruntukan pembangunan daripada Pejabat Menteri Besar yang telah disalurkan kepada 8 pejabat daerah di Negeri Johor bagi tempoh tahun 2002 hingga 2004 berjumlah RM107.45 juta. 20. OBJEKTIF PENGAUDITAN

Objektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada pembinaan dan pengurusan

kemudahan awam di mukim telah dirancang dan dilaksanakan dengan cekap dan berkesan bagi memberi manfaat kepada penduduk setempat. 21. SKOP DAN KAEDAH PENGAUDITAN

Skop kajian meliputi perancangan, pelaksanaan dan pemantauan terhadap pembinaan dan pengurusan kemudahan awam di Pejabat Daerah Segamat dan Pejabat Daerah Batu Pahat bagi tahun 2002 hingga 2004. Dua pejabat daerah ini dipilih kerana merupakan antara penerima peruntukan tertinggi daripada Pejabat Menteri Besar. Selain itu, semakan juga telah dilakukan di Pejabat Menteri Besar selaku pemegang waran peruntukan. Kajian dijalankan dengan menyemak dokumen projek, rekod kewangan dan laporan yang berkaitan dengan pembinaan dan pengurusan kemudahan awam bagi 2 daerah tersebut. Lawatan fizikal ke tapak projek dijalankan bagi mengesahkan kewujudan dan kualiti kemudahan awam yang disediakan. Temu bual dengan pegawai juga dibuat bagi membincangkan isu berbangkit. Selain itu, soal selidik dengan penduduk setempat dilakukan bagi mendapatkan maklum balas mengenai kemudahan awam yang diberikan.

22. PENEMUAN AUDIT 22.1 PERANCANGAN Adalah penting untuk memastikan setiap kemudahan awam yang dibangunkan dapat dinikmati secara maksimum oleh golongan sasaran. Selaras dengan itu, perancangan yang teliti dan sistematik perlu dibuat bagi memastikan pelaksanaan projek berjalan dengan lancar berasaskan masa, sumber kewangan dan sumber tenaga yang diperuntukkan. Antara perkara utama yang perlu dirancang ialah seperti berikut.

55

22.1.1 Dasar Pembangunan Kerajaan Negeri Pembangunan yang holistik dan seimbang adalah konsep yang telah diperkenalkan oleh YAB Menteri Besar Johor pada tahun 1996. Konsep ini telah diperkukuh dan diperluaskan bagi tahun berikutnya. Agenda pembangunan yang digariskan di bawah konsep pembangunan holistik dan seimbang ialah Kerajaan yang adil, pembangunan ekonomi, penyediaan infrastruktur dan utiliti, masyarakat berilmu, kualiti hidup, pembangunan beridentiti, pembangunan agama dan pentadbiran Kerajaan yang efisien. Pejabat Menteri Besar dan pejabat daerah telah diberi tanggungjawab bagi mencapai hasrat Kerajaan Negeri untuk menyediakan infrastruktur dan utiliti yang selesa dan moden kepada semua lapisan rakyat. Ini termasuklah merancang dan melaksanakan projek pembangunan secara menyeluruh, memastikan setiap projek pembangunan yang dilaksanakan dapat diterima oleh kumpulan sasaran serta memastikan agenda pembangunan yang digariskan dapat dicapai.

22.1.2 Peraturan Pelaksanaan Peraturan merupakan satu susunan cara untuk mencapai objektif yang ditetapkan. Pejabat Menteri Besar selaku pemegang waran peruntukan perlu mengeluarkan peraturan pelaksanaan kepada pejabat daerah dan setiap Ahli Dewan Undangan Negeri bagi memastikan pembinaan projek kemudahan awam dapat dijalankan dengan baik dan mencapai objektif yang ditetapkan. Antara peraturan pelaksanaan yang perlu disediakan adalah kaedah permohonan projek, proses penyediaan waran dan tanggungjawab pejabat daerah selaku agensi pelaksana yang membelanjakan waran peruntukan daripada Pejabat Menteri Besar. 22.1.3 Sasaran Projek

Bagi mencapai agenda pembangunan yang digariskan, Pejabat Menteri Besar perlu menetapkan sasaran mengenai jenis projek kemudahan awam yang akan disediakan, kriteria projek, bilangan projek dan keutamaan projek mengikut kepentingannya kepada orang awam. Sasaran tersebut penting untuk memastikan penyediaan kemudahan awam dapat dilakukan dengan lebih tersusun dan berkesan. Sasaran yang jelas boleh ditetapkan sekiranya kajian kemungkinan disediakan bagi mengetahui tahap kemudahan awam sedia ada, tahap yang disasarkan dan tempoh yang diperlukan untuk mencapai sasaran yang ditetapkan.

22.1.4 Komponen Projek Pejabat Menteri Besar mengklasifikasikan kemudahan awam sebagai kemudahan semasa yang dibina atau dibekalkan untuk kegunaan orang ramai. Ini termasuklah balai raya, dewan orang ramai, surau, kuil, padang, jalan kampung dan peralatan seperti alatan pejabat, balai bergerak, kanopi dan komputer. Kajian ini ditumpukan kepada projek/program kemudahan awam yang dilaksanakan di bawah 4 aktiviti seperti berikut:

56

a) Pembangunan – Pembinaan Dan Bekalan Keutamaan pelaksanaan projek adalah diberikan kepada projek yang telah dijanjikan dan diberi persetujuan oleh YAB Menteri Besar semasa lawatan kerja dilakukan. Ini termasuklah projek pembinaan tempat ibadat, projek ubah suai dan penyenggaraan kemudahan awam serta pemberian bantuan kepada pertubuhan dan sekolah.

b) Dewan Orang Ramai/ Serba Guna

Dewan orang ramai atau dewan serba guna akan didirikan oleh Kerajaan Negeri berdasarkan permohonan Jawatankuasa Kemajuan Dan Keselamatan Kampung.

c) Jalan Enam Kaki Dan Jambatan Kampung

Projek jalan enam kaki dan jambatan kampung akan dilaksanakan bagi jalan kampung yang tidak disenaraikan di bawah projek Kementerian Kemajuan Luar Bandar Dan Wilayah. Syarat lain yang ditetapkan di bawah maksud perbelanjaan ini ialah jalan yang telah rosak teruk dan mempunyai rizab jalan.

d) Rancangan Pembangunan Kerja Kecil

Pada setiap tahun, Pejabat Menteri Besar akan memberi peruntukan kepada Ahli Dewan Undangan Negeri (ADUN) bagi melaksanakan projek pembangunan kerja kecil di setiap kawasan Dewan Undangan Negeri. Peruntukan diberi berjumlah RM150,000 bagi setiap ADUN dan tambahan berjumlah RM50,000 diberi kepada Ahli Majlis Mesyuarat Kerajaan (EXCO). Peruntukan ini diberikan adalah untuk memenuhi keperluan pembangunan kerja kecil penduduk di sesuatu kawasan Dewan Undangan Negeri.

22.1.5 Kaedah Pelaksanaan Peraturan kewangan menetapkan tatacara dan peraturan bagi melaksanakan proses perolehan sama ada melalui pembelian terus, sebut harga atau tender. Projek kemudahan awam akan dilaksanakan sama ada melalui proses pembelian terus, sebut harga atau tender bergantung kepada jumlah peruntukan yang diluluskan untuk sesuatu projek. Maklumat lanjut adalah seperti berikut:

a) Pembelian Terus/Pemberian Terus

Kaedah ini digunakan sekiranya kos projek atau nilai barang yang diluluskan tidak melebihi RM20,000.

b) Sebut Harga

Kaedah ini digunakan sekiranya kos projek atau nilai barang yang diluluskan melebihi RM20,000 tetapi tidak melebihi RM200,000.

c) Tender

Kaedah ini digunakan untuk sesuatu perolehan yang kosnya melebihi RM200,000 dan biasa digunakan untuk projek pembinaan dewan serba guna.

57

22.1.6 Keperluan Kewangan Anggaran keperluan kewangan di bawah Rancangan Malaysia Kelapan (RMK8) untuk projek kemudahan awam Pejabat Menteri Besar ada disediakan sebagaimana Jadual 20. Anggaran peruntukan keseluruhan di bawah RMK8 untuk maksud perbelanjaan yang disenaraikan di Jadual ialah RM306.60 juta.

Jadual 20

Anggaran Peruntukan Kewangan Pejabat Menteri Besar Di Bawah Rancangan Malaysia Kelapan (RMK8)

Anggaran Keperluan Kewangan

Vot Maksud Perbelanjaan Anggaran Keperluan 2001-2005 (RM Juta)

Tahun 2002

(RM Juta)

Tahun 2003

(RM Juta)

Tahun 2004

(RM Juta)

P56/1 Pembangunan 154.60 21.00 10.00 10.00

P55/1 Jalan dan Jambatan Kampung

86.00 8.00 8.00 8.00

P56/6 Rancangan Pemb. Kerja Kecil

36.00 6.00 14.50 20.00

P56/9 Dewan Orang Ramai 30.00 5.00 5.00 5.00

Jumlah 306.60 40.00 37.50 43.00 Sumber : Pejabat Menteri Besar

Permohonan projek di sesuatu kawasan akan dikemukakan sama ada melalui permohonan terus kepada Menteri Besar atau melalui wakil rakyat di kawasan masing-masing. Semua permohonan yang diterima akan dikemukakan terus kepada Pejabat Menteri Besar tanpa melibatkan pejabat daerah. Pejabat Menteri Besar akan mengeluarkan waran mengikut permohonan yang diterima tetapi terhad kepada jumlah yang diperuntukkan untuk sesuatu tahun. Penglibatan pejabat daerah hanyalah sebagai agensi pelaksana yang bertanggungjawab melaksanakan projek mengikut waran peruntukan yang diberi oleh Pejabat Menteri Besar. Oleh itu, keperluan kewangan untuk sesuatu tahun bagi semua projek yang melibatkan peruntukan Pejabat Menteri Besar tidak disediakan di Pejabat Daerah Batu Pahat dan Pejabat Daerah Segamat.

22.1.7 Keperluan Guna Tenaga Dan Latihan

Keperluan guna tenaga dan latihan merupakan elemen penting yang perlu dirancang oleh pejabat daerah bagi memastikan pembinaan kemudahan awam dapat dilaksanakan dengan cekap dan berkesan. Ini termasuklah menyusun struktur organisasi, mengisi perjawatan yang telah diluluskan, menentukan kuasa dan tanggungjawab serta merancang program latihan yang bersesuaian. Keperluan guna tenaga perlu mengambil kira fungsi di peringkat daerah melalui pejabat daerah dan fungsi di peringkat mukim melalui Penghulu dan Ketua Kampung.

58

22.1.8 Kaedah Pemantauan

Apabila projek dimulakan, adalah menjadi tanggungjawab pejabat daerah untuk memantau dan mengawasi projek bagi memastikan pelaksanaannya dibuat dengan mematuhi spesifikasi dan standard kualiti yang ditetapkan. Antara kaedah pemantauan yang akan dilakukan ialah mengadakan lawatan ke tapak projek, mengambil gambar sebelum, semasa dan selepas projek dilaksanakan serta mengadakan perbincangan dengan kontraktor dan pemohon projek sekiranya perlu.

Pada pandangan Audit, perancangan yang disediakan masih belum mencukupi dan menyeluruh. Maklumat yang berkaitan dengan keutamaan projek yang akan dilaksanakan, bilangan dan jumlah kos maksimum yang diperuntukkan untuk sesuatu projek/program tidak disediakan. 22.2 PELAKSANAAN

Penyediaan kemudahan awam yang memberi manfaat kepada pengguna banyak bergantung kepada kualiti pelaksanaannya. Pihak Audit telah memilih 4 mukim di Daerah Batu Pahat iaitu Lubok, Peserai, Sri Gading dan Sungai Pungor untuk dijadikan sampel pengauditan terperinci. Manakala di Daerah Segamat, tiga mukim telah dipilih iaitu Sermin, Labis dan Gemas. Semakan dokumen dan lawatan fizikal yang dijalankan di mukim-mukim tersebut mendapati perkara seperti berikut.

22.2.1 Dasar Pembangunan Kerajaan Negeri Semua projek pembangunan yang dilaksanakan termasuk projek kemudahan awam di mukim perlu menepati Dasar Kerajaan Negeri yang menekankan kepada pembangunan holistik dan seimbang. Secara umumnya, pelaksanaan projek di bawah aktiviti Pembangunan – Pembinaan Dan Bekalan, Dewan Orang Ramai, Jalan Enam Kaki Dan Jambatan Kampung serta Pembangunan Kerja Kecil adalah selaras dengan agenda pembangunan yang digariskan di bawah konsep holistik dan seimbang. Antara agenda pembangunan yang dapat dicapai melalui 4 aktiviti tersebut adalah pembangunan infrastruktur dan utiliti, kualiti hidup, pembangunan beridentiti dan pembangunan agama. Bagaimanapun, Pejabat Menteri Besar tidak ada menjalankan kajian penilaian untuk mengukur pencapaian Dasar Pembangunan Kerajaan Negeri yang telah digariskan.

Pada pendapat Audit, penetapan projek adalah selaras dengan dasar kerajaan Negeri. Bagaimanapun, kajian penilaian perlu disediakan untuk mengukur pencapaian kepada Dasar Pembangunan Kerajaan Negeri

22.2.2 Peraturan Pelaksanaan Pejabat Menteri Besar selaku pemegang waran peruntukan telah menetapkan peraturan pelaksanaan dari segi kaedah permohonan projek, proses kelulusan dan pengeluaran waran serta menentukan tanggungjawab pejabat daerah selaku agensi pelaksana yang

59

melaksanakan projek mengikut waran peruntukan yang diterima. Berikut adalah perkara yang diperhatikan.

a) Kaedah Permohonan Projek

Orang ramai boleh membuat permohonan untuk mendapatkan kemudahan awam melalui 2 saluran berikut: i) Permohonan Melalui Majlis Perjumpaan YAB Menteri Besar Bersama Rakyat

Permohonan boleh dikemukakan terus kepada YAB Menteri Besar melalui majlis bersama rakyat dan lawatan kerja yang diadakan. Setiap permohonan untuk mendapatkan kemudahan awam yang telah dipersetujui oleh YAB Menteri Besar diberi keutamaan untuk dilaksanakan.

ii) Permohonan Melalui Ahli Dewan Undangan Negeri Atau Ketua Parti Politik

Pertubuhan atau Jawatankuasa Kemajuan Dan Keselamatan Kampung juga boleh mengemukakan permohonan untuk mendapatkan projek kemudahan awam melalui Ahli Dewan Undangan Negeri atau Ketua Parti Politik. Melalui saluran ini, semua projek yang dipohon oleh Pertubuhan atau Jawatankuasa Kemajuan Dan Keselamatan Kampung akan disenaraikan dan dikemukakan terus kepada Pejabat Menteri Besar untuk kelulusan tanpa melibatkan pejabat daerah.

b) Proses Kelulusan Dan Pengagihan Peruntukan

Kelulusan dan penyediaan waran peruntukan adalah di bawah tanggungjawab Pejabat Menteri Besar. Kelulusan diberi berdasarkan kepada senarai projek yang telah dipersetujui oleh YAB Menteri Besar dan senarai yang dikemukakan oleh Ahli Dewan Undangan Negeri. Sebaik sahaja kelulusan diberikan oleh YAB Menteri Besar, waran peruntukan akan dikeluarkan kepada pejabat daerah bagi membolehkan perbelanjaan dibuat mengikut tajuk waran yang diluluskan.

c) Proses Kerja Peringkat Pejabat Daerah

Peranan pejabat daerah bagi pelaksanaan projek kemudahan awam adalah seperti berikut:

i) Menerima Waran

Sebaik sahaja waran diterima daripada Pejabat Menteri Besar, pegawai yang bertanggungjawab mendaftarkan waran yang diterima dan seterusnya membuka fail projek untuk setiap waran.

ii) Penyediaan Butiran Kerja Waran yang dikeluarkan hanya menyatakan jenis projek dan jumlah peruntukan yang diluluskan. Bagi projek pembinaan dan penyenggaraan, Juruteknik pejabat daerah bertanggungjawab melaksanakan kerja pengukuran di tapak bina dan mencatat butiran projek untuk menyediakan Jadual Kadar Harga. Seterusnya,

60

pelan lakaran projek disediakan mengikut kesesuaian kos dan kehendak penerima projek. Setelah pemilihan kontraktor dibuat, pejabat daerah menyediakan spesifikasi, penentuan kerja am dan surat setuju terima untuk memulakan kerja. Bagi projek bekalan barang, perbincangan dengan penerima dilakukan bagi menetapkan spesifikasi barang untuk dibekalkan.

iii) Pengesahan Kerja

Sebaik sahaja projek diselesaikan, Juruteknik pejabat daerah bertanggungjawab mengesahkan kerja yang dilaksanakan mengikut standard kualiti dan spesifikasi yang ditetapkan. Bagi projek bekalan barang, Penghulu akan menandatangani borang pengesahan terimaan yang telah disempurnakan bekalannya oleh kontraktor.

iv) Mengurus Pembayaran

Setelah semua urusan disempurnakan, proses pembayaran dimulakan oleh Pembantu Tadbir Kewangan.

Selain peraturan pelaksanaan yang ditetapkan oleh Pejabat Menteri Besar, Pejabat Daerah Batu Pahat juga ada mengeluarkan Prosedur Kualiti Pengurusan Projek Kecil Luar Bandar (Prosedur Kualiti) pada tahun 2001. Prosedur Kualiti ini digunakan oleh Bahagian Pembangunan Pejabat Daerah Batu Pahat bagi memproses permohonan projek kecil luar bandar. Berdasarkan Prosedur Kualiti tersebut, projek kecil luar bandar didefinisikan sebagai projek daripada peruntukan Kerajaan Negeri atau Persekutuan yang dibuat bagi kemudahan dan keselesaan hidup penduduk luar bandar.

Pada pendapat Audit, peraturan pelaksanaan telah menyatakan tanggungjawab pejabat daerah dengan jelas. 22.2.3 Sasaran Penetapan sasaran adalah penting untuk memastikan penyediaan projek kemudahan awam dapat dilakukan dengan lebih tersusun mengikut tempoh dan peruntukan kewangan yang disediakan. Semakan Audit mendapati Pejabat Menteri Besar ada menetapkan sasaran jenis projek kemudahan awam yang akan disediakan iaitu mengikut sebagaimana butiran peruntukan pembangunan Pejabat Menteri Besar. Kemudahan awam yang akan disediakan termasuklah pelbagai projek pembangunan dan bekalan, dewan orang ramai, serta jalan enam kaki dan jambatan kampung. Bagaimanapun, adalah didapati kriteria yang khusus untuk setiap projek kemudahan tersebut tidak disediakan. Kriteria yang khusus perlu disediakan bagi menggariskan syarat pelaksanaan, kos maksimum yang boleh dilibatkan, keutamaan pelaksanaan, bilangan kemudahan awam yang diperlukan dan had minimum bilangan penduduk di sesuatu mukim.

61

Pada pendapat Audit, selain menetapkan jenis projek, perlu juga ditetapkan kriteria setiap projek supaya pencapaian sebenar dapat diukur dan kemudahan yang disediakan adalah berdasarkan keperluan sebenar.

22.2.4 Pengagihan Waran Peruntukan Pengagihan waran peruntukan perlu dijalankan dengan cekap bagi memastikan projek yang dirancang dapat dilaksanakan dengan cekap dan pembayaran dapat dibuat pada tahun yang sama peruntukan tersebut diluluskan. Waran peruntukan Pejabat Menteri Besar telah disampaikan kepada pejabat daerah untuk melaksanakan kerja pembangunan kemudahan awam. Jumlah waran yang dikeluarkan oleh Pejabat Menteri Besar kepada Pejabat Daerah Batu Pahat dan Pejabat Daerah Segamat bagi tahun 2003 dan 2004 ditunjukkan seperti Jadual 21.

Jadual 21

Jumlah Waran Dan Agihan Kewangan Daripada Pejabat Menteri Besar 2002 2003 2004

Daerah Bilangan Waran

Jumlah (RM Juta)

Bilangan Waran

Jumlah (RM Juta)

Bilangan Waran

Jumlah (RM Juta)

Pejabat Daerah Batu Pahat

110 4.14 88 4.08 134 5.62

Pejabat Daerah Segamat 47 3.83 55 2.98 31 2.00

Jumlah 157 7.97 143 7.06 165 7.62

Sumber : Pejabat Daerah Segamat Dan Pejabat Daerah Batu Pahat

Berdasarkan semakan Audit, didapati ada waran peruntukan yang dikeluarkan mempunyai lebih daripada satu projek malah ada waran yang mengandungi sehingga 50 projek dimasukkan dalam satu waran untuk dilaksanakan.

Pada pendapat Audit, bilangan projek dalam sesuatu waran perlu dikurangkan bagi mengelakkan projek terlepas pandang dari dilaksanakan.

22.2.5 Komponen Projek a) Projek Pembangunan – Pembinaan Dan Bekalan

Semakan Audit mendapati peruntukan di bawah aktiviti Pembangunan – Pembinaan Dan Bekalan telah diagihkan untuk pelbagai projek pembangunan termasuklah kerja pembaikan dan penyenggaraan serta bekalan barang. Selain projek berbentuk pembinaan dan bekalan, bantuan kewangan secara geran terus juga diberikan kepada pertubuhan dan sekolah. Bagi tempoh tahun 2002 hingga 2004, Pejabat Daerah Batu Pahat telah melaksanakan 840 projek bernilai RM4.69 juta dan Pejabat Daerah Segamat pula melaksanakan 541 projek bernilai RM1.88 juta. Bagi tempoh yang sama, ada 4 pertubuhan di Daerah Batu Pahat yang telah menerima bantuan

62

kewangan berjumlah RM0.36 juta dan 2 pertubuhan di Daerah Segamat yang menerima bantuan berjumlah RM0.06 juta. Pecahannya adalah seperti Jadual 22.

Jadual 22

Bilangan Projek Di Bawah Aktiviti Pembangunan Bagi Tahun 2002 Hingga 2004

Daerah Batu Pahat Daerah Segamat Projek Pembinaan Dan

Bekalan Geran Terus

Projek Pembinaan Dan Bekalan

Geran Terus Tahun

Bil. Projek

Amaun (RM Juta)

Bil. Geran

Amaun (RM Juta)

Bil. Projek

Amaun (RM Juta)

Bil. Geran

Amaun (RM Juta)

2002 505 2.35 - - 348 1.01 - -

2003 94 0.76 3 0.30 60 0.38 - -

2004 241 1.58 1 0.06 133 0.49 2 0.06

Jumlah 840 4.69 4 0.36 541 1.88 2 0.06

Sumber : Pejabat Daerah Batu Pahat Dan Segamat

i) Pembinaan Dan Bekalan Kerja Membina Sebuah Kuil Di Daerah Segamat

Sebuah Jawatankuasa Pengurusan Kuil bercadang untuk membina sebuah kuil baru di kawasan Labis, Segamat. Anggaran kos pembinaan kuil tersebut berjumlah RM0.47 juta. Bagi menampung pembinaan kuil tersebut, Jawatankuasa Pengurusan Kuil telah memohon peruntukan berjumlah RM0.15 juta daripada wakil rakyat. Lanjutan daripada permohonan tersebut, Pejabat Menteri Besar telah mengeluarkan 2 waran peruntukan berjumlah RM0.10 juta pada bulan Mac 2003. Satu waran berjumlah RM55,000 di bawah aktiviti Pembangunan, manakala satu lagi waran berjumlah RM45,000 di bawah aktiviti Kerja-kerja Tali Air.

Proses sebut harga telah dijalankan oleh Pejabat Daerah Segamat pada bulan November 2003 bagi kedua kerja tersebut. Butiran kerja bagi projek di bawah aktiviti Pembangunan yang berjumlah RM55,000 adalah termasuk menyediakan tenaga pekerja, bahan, peralatan dan jentera bagi menjalankan kerja membina bangunan kuil yang berukuran 30’ lebar x 50’ panjang termasuk kerja membina lantai konkrit dan bumbung konkrit. Penghulu berkenaan telah mengesahkan projek itu siap dengan sempurna pada bulan Disember 2003.

Bagaimanapun, lawatan Audit yang telah dilakukan pada bulan Jun 2004 mendapati bangunan kuil tersebut masih belum disiapkan. Sebaliknya, kerja tanah masih dilakukan. Pihak Audit difahamkan oleh pegawai yang terlibat, peruntukan yang diberi sebenarnya hanya untuk kerja awalan sahaja dan bukan untuk membina sebuah bangunan kuil sebagaimana yang dinyatakan

63

di butiran kerja. Ini bermakna butiran kerja dan surat setuju terima yang dikeluarkan oleh Pejabat Daerah Segamat adalah bercanggah dengan kerja pembinaan sebenar di tapak.

Pada pendapat Audit, Pejabat Daerah sepatutnya menyatakan dengan jelas butiran kerja yang akan dilaksanakan.

ii) Bantuan Kewangan Secara Geran Terus

Lawatan Audit telah dilakukan terhadap 3 projek yang menerima bantuan kewangan secara geran terus bagi Daerah Batu Pahat. Berikut adalah perkara yang diperhatikan.

Bantuan Kepada Sebuah Pertubuhan Di Daerah Batu Pahat

Sebuah pertubuhan di Daerah Batu Pahat telah memohon peruntukan kewangan daripada Pejabat Menteri Besar untuk menampung kos pembinaan rumah pertubuhan yang baru bagi menggantikan rumah sedia ada. Kos pembinaan bagi rumah pertubuhan baru tersebut dianggarkan berjumlah RM0.37 juta. Rumah sedia ada telah usang dan tidak boleh digunakan lagi bagi menjalankan aktiviti pertubuhan. Permohonan itu dikemukakan pada bulan Ogos 2002 dan mendapat kelulusan pada bulan November 2003. Selaras dengan kelulusan yang diberi, cek bernilai RM0.20 juta telah diberikan atas nama pertubuhan tersebut.

Lawatan Audit yang dibuat pada bulan Jun 2004 ke tapak rumah tersebut mendapati rumah pertubuhan yang baru masih belum dibina. Berdasarkan perbincangan dengan wakil pertubuhan, pihak Audit difahamkan pembinaan tidak dapat dilakukan kerana Majlis Perbandaran Batu Pahat tidak mahu meluluskan pelan pembinaan rumah tersebut sehingga hak milik tanah ditukar atas nama Pertubuhan. Permohonan pemindahan hak milik tanah telah dikemukakan kepada Pejabat Tanah Batu Pahat pada bulan Oktober 2004 dan sehingga awal tahun 2005, permohonan tersebut belum diproses. Sehingga akhir tahun 2004, sejumlah RM12,750 telah dibelanjakan bagi tujuan yuran Arkitek dan pelbagai bayaran yang berkaitan dengan pelan. Foto 1 menunjukkan rumah pertubuhan sedia ada.

64

Foto 1 Rumah Pertubuhan Yang Telah Usang

Sumber : Fail Foto Jabatan Audit Negara Lokasi : Batu Pahat, Johor

Pada pendapat Audit, bantuan kewangan sepatutnya diberi selepas status tanah dipastikan.

Bantuan Kepada Sebuah Sekolah Di Semerah, Batu Pahat Sebuah sekolah di Semerah Batu Pahat telah diberi bantuan berjumlah RM50,000 untuk tujuan mengganti/membina semula bilik darjah yang sedia ada di atas lot tanah 6463. Cek berjumlah RM50,000 diberikan pada bulan November 2003 atas nama akaun bank sekolah tersebut. Kontraktor telah dilantik pada bulan November 2003 dan kerja diselesaikan pada penghujung bulan Disember 2003. Lawatan Audit yang dilakukan pada bulan Jun 2004 mendapati wang bantuan tersebut telah digunakan untuk melaksanakan kerja pembaikan Pejabat Guru Besar, Pejabat Am, Bilik Guru, Bilik Sains, Bilik Komputer, Perpustakaan dan pendawaian semula bangunan sekolah. Semasa lawatan fizikal dilakukan, adalah didapati kerja tersebut telah siap disempurnakan.

Pada pendapat Audit, kerja yang dilaksanakan tidak mengikut perihal yang dinyatakan dalam waran.

Bantuan Kepada Sebuah Sekolah Di Kampung Segenting, Batu Pahat

Bantuan berjumlah RM50,000 telah diberikan kepada sebuah sekolah di Batu Pahat untuk tujuan menampung perbelanjaan bagi membina bangunan

‘ 04 6 1

65

sekolah yang baru. Lawatan Audit yang dibuat di sekolah ini mendapati kerja pembinaan bangunan sekolah yang baru telah disempurnakan.

b) Pembinaan Dewan Orang Ramai / Serba Guna

Pembinaan dewan orang ramai/ serba guna dibuat berdasarkan janji atau persetujuan yang diberi semasa lawatan kerja YAB Menteri Besar bersama rakyat. Bagi tempoh tahun 2002 hingga 2004, sebanyak 5 buah dewan orang ramai/ serba guna telah dan sedang dibina di Daerah Batu Pahat dan Segamat. Kos pembinaan untuk kesemua dewan tersebut berjumlah RM1.61 juta. Dua buah dewan orang ramai/ serba guna yang telah dilawati semasa pemeriksaan Audit ialah Dewan Serba Guna Sri Pengkalan, Lubok, Batu Pahat dan Dewan Serba Guna Felda Redong, Labis, Segamat. Berikut adalah perkara yang diperhatikan.

i) Dewan Serba Guna Kampung Seri Pengkalan, Mukim Lubok

Pembinaan Dewan Serba Guna Kampung Seri Pengkalan, Mukim Lubok, Batu Pahat telah diluluskan mengikut waran kebenaran bertajuk “ Membina Dewan Serba Guna di Sri Pengkalan Mukim 1 (Lubok)” dengan peruntukan berjumlah RM0.20 juta. Pada bulan Ogos 2002, Pegawai Daerah Batu Pahat telah memilih kontraktor secara sebut harga dengan harga kontrak berjumlah RM0.20 juta. Mengikut butiran kerja dan pelan yang disediakan oleh Pejabat Daerah, kerja utama projek ini ialah membina dan menyiapkan satu unit bangunan dewan serba guna berukuran 55’ x 54’ mengikut pelan. Berdasarkan ukuran tersebut, keluasan dewan adalah 2,970 kaki persegi. Tempoh kerja adalah selama 12 minggu dan telah disahkan siap pada akhir bulan Disember 2002.

Mengikut standard pejabat daerah, dewan serba guna biasanya boleh menempatkan gelanggang permainan dan pentas untuk pelbagai acara. Bagaimanapun, lawatan Audit yang dilakukan pada bulan Jun 2004 mendapati projek dewan ini telah disiapkan dengan reka bentuk bangunan rumah kedai 2 tingkat. Tingkat bawah bangunan menempatkan 4 unit arked perniagaan manakala tingkat atas pula mengandungi satu bilik pejabat, satu bilik gerakan dan sebuah dewan kuliah yang boleh menempatkan lebih kurang 20 orang. Pihak Audit tidak dapat memastikan sama ada perubahan atau penyimpangan kerja daripada maksud waran diberi telah mendapat kelulusan ‘tukar tajuk’ daripada Pejabat Menteri Besar kerana surat kelulusan tidak dapat dikemukakan untuk diaudit.

Semakan lanjut Audit dan temu bual dengan pegawai, kontraktor serta penerima projek mendapati beberapa kelemahan seperti berikut:

Lukisan pelan yang disediakan untuk dewan tersebut tiada kelulusan

daripada Jabatan teknikal atau arkitek bertauliah.

66

Mengikut kuantiti bahan bagi kerja pemasangan dan pendawaian elektrik (conduit), kerja yang perlu dilakukan adalah seperti berikut:

Lampu Kalimantang RM2,600 Kipas Siling RM4,800 Soket Keluar 13A 3pin 3way RM2,520 Soket Keluar 13A 3pin 2way RM1,980 Kotak Fius RM4,000 Tempat Meter RM1,000 Sub-main RM 390 Sumbangan Tenaga Nasional Berhad RM3,750

Nilai kesemua kerja tersebut berjumlah RM21,040. Semakan Audit mendapati kerja tersebut tidak dilaksanakan. Pihak Audit difahamkan, satu persetujuan telah diputuskan agar nilai kerja yang tidak dibuat digunakan untuk perbelanjaan tambahan menanam cerucuk bakau. Bagaimanapun, minit persetujuan/ mesyuarat mengenai perkara ini tidak dapat dikemukakan untuk diaudit.

Semasa pembinaan dijalankan, Pengerusi Jawatankuasa Kemajuan Dan Keselamatan Kampung (JKKK) telah mengemukakan surat aduan mengenai ukuran panjang dan lebar bangunan yang dibina lebih kecil daripada ukuran yang dinyatakan pada butiran kerja. Mengikut surat aduan tersebut, ukuran pembinaan sebenar telah dikecilkan daripada 55’ x 54’ kepada 45’ x 43’. Berdasarkan perkiraan pihak Audit, ukuran baru 45’ x 43’ telah mengakibatkan keluasan bangunan terkurang 1,035 kaki persegi. Berdasarkan nilai kerja RM51.40 sekaki persegi, nilai keluasan bagi 1,035 kaki persegi yang tidak dibuat ialah RM53,199. Mengikut satu catatan minit perbincangan, nilai kerja yang tidak dibuat tersebut telah dipersetujui untuk digunakan bagi kerja pemasangan dan pendawaian elektrik. Bagaimanapun, kerja tersebut tidak dibuat sehingga penyerahan projek dibuat kepada JKKK.

Mengikut butiran kerja, peruntukan berjumlah RM3,000 telah dibuat untuk membekal dan memasang jubin seramik pada lantai dan dinding tandas seluas 300 kaki persegi. Bagaimanapun, pemeriksaan Audit mendapati jubin seramik tidak dipasangkan pada lantai dan dinding tandas yang dibina.

Mengikut peraturan yang ditetapkan, Sijil Penyerahan Projek akan dibuat apabila sesuatu projek yang telah siap diserahkan kepada penerima. Semakan Audit mendapati Sijil Penyerahan Projek tidak ditandatangani antara pihak Kerajaan dengan pihak JKKK. Anak kunci dewan telah diserahkan terus oleh kontraktor kepada Pengerusi JKKK tanpa melalui Pejabat Daerah Batu Pahat. Dewan ini telah diurus dan ditadbir oleh JKKK Kampung Sri Pengkalan. Empat unit arked perniagaan di tingkat bawah telah disewakan dengan kadar RM200 sebulan dan kutipan sewa tersebut

67

telah dibuat oleh pihak JKKK. Setiap penyewa disyaratkan memasang pendawaian elektrik masing-masing sebelum menjalankan perniagaan. Foto 2 menunjukkan Dewan Serba Guna Kampung Sri Pengkalan, Mukim Lubok yang telah disiapkan.

Foto 2

Dewan Serba Guna Kampung Seri Pengkalan Pembinaan Dewan Yang Tidak Mengikut Penentuan Kerja

Sumber : Fail FotoJabatan Audit Negara Lokasi : Mukim Lubok, Batu Pahat

Pada pendapat Audit, pembinaan dewan ini tidak menepati skop kerja utama dan tajuk kelulusan projek.

ii) Dewan Serba Guna Felda Redong, Mukim Labis Felda Redong di Mukim Labis Segamat terbahagi kepada 4 bahagian dengan bilangan penduduk lebih kurang 2000 orang. Waran untuk melaksanakan projek pembinaan Dewan Serba Guna Felda Redong berjumlah RM0.30 juta telah dikeluarkan oleh Pejabat Menteri Besar kepada Pejabat Daerah Segamat pada bulan Mei 2002. Oleh kerana beberapa masalah, perakuan tender projek ini tidak dapat dibawa ke mesyuarat Lembaga Tawaran Negeri pada tahun 2002. Sebaliknya perakuan tender projek ini hanya dapat dibawa ke mesyuarat Lembaga Tawaran Negeri pada bulan Jun 2003. Lembaga Tawaran Negeri telah memutuskan untuk memilih kontraktor yang menawarkan harga berjumlah RM0.25 juta. Penguasa Projek adalah Pejabat Daerah Segamat. Pada bulan November

‘ 04 6 2

68

2003, baki peruntukan berjumlah RM0.05 juta telah digunakan untuk melaksanakan kerja tambahan seperti berikut:

Memasang 2 unit kalbat jalan keluar dan masuk Mengetar jalan masuk dan halaman persekitaran dewan Membina tapak bendera bersama 3 batang tiang Membina tiang gelanggang badminton berserta garisan Menyediakan sistem siar raya

Sijil Penyerahan Projek kepada penduduk Felda ini telah disampaikan pada bulan April 2004.

Berdasarkan butiran kerja yang dikeluarkan oleh Pejabat Daerah Segamat, kerja merangkumi membina sebuah dewan dari batu-bata dengan kemasan lepaan simen luar dan dalam berukuran 52’ x 96’ x 30’. Mengikut Kehendak Permulaan Dan Syarat-syarat Am, kerja membina dewan perlu berpandukan lukisan terperinci, spesifikasi piawai, butiran kerja dan pelan mengikut arahan Penguasa Projek. Semakan Audit mendapati pelan pembinaan berbeza dengan butiran kerja yang dikeluarkan. Pelan binaan menunjukkan bahagian atas dewan sehingga ke bumbung dipasangkan dengan zink dan bukannya batu-bata. Mengikut Juruteknik bertanggungjawab, pelaksanaan kerja adalah mengikut kepada pelan dan bukannya butiran kerja. Menurut pendapat Audit, pelan binaan yang disediakan mestilah selari dengan butiran kerja yang ditetapkan bagi menjamin sesuatu projek disiapkan mengikut standard dan berkualiti tinggi.

Semasa lawatan Audit pada bulan Jun 2004, dewan tersebut berkeadaan kotor, sampah berselerak dan ada kesan terbakar pada lantai berhampiran pentas. Dewan tersebut dilengkapi dengan 7 sliding door tetapi 2 daripadanya telah rosak dan tidak boleh dikunci. Manakala tapak bendera yang dibina hanya mempunyai 2 batang tiang berbanding 3 batang tiang yang dinyatakan pada butiran kerja. Selain itu, pemasangan exzost fan telah mengeluarkan bunyi yang bising disebabkan zink pada bahagian atas dewan.

Pihak Audit juga difahamkan bahagian hadapan dewan akan dipecahkan semula bagi tujuan ubah suai dan kerja tambahan. Manakala tiang bendera akan dipindahkan dan sebahagian daripada halaman dewan yang di tar akan dijadikan lantai dewan yang telah diubah suai. Waran bagi kerja ubah suai tersebut berjumlah RM0.20 juta telah dikeluarkan pada bulan Mei 2004 dan semasa lawatan Audit, Pejabat Daerah Segamat sedang menguruskan proses perolehan.

69

Dari segi penggunaan, pelbagai aktiviti telah dianjurkan seperti ceramah, kursus, aktiviti J-robik setiap petang, program khidmat negara, tahlil dan sambutan hari peneroka.

Pada pendapat Audit, pemecahan semula bahagian hadapan dewan boleh dielakkan sekiranya perancangan yang lebih baik dilakukan sebelum kerja pembinaan dimulakan.

c) Pembinaan Jalan Enam Kaki Dan Jambatan Kampung

Pembinaan bagi aktiviti Jalan Enam Kaki Dan Jambatan Kampung melibatkan spesifikasi seperti berikut:

i) Jalan Enam Kaki

Kerja yang berkaitan dengan aktiviti ini termasuklah membina jalan premix, menampal dan menurap jalan dengan premix, menggetar dan menambak halaman/dataran, menambak batu kasaran, menurap tempat letak kereta serta membina dan membaiki jalan batu merah

ii) Jambatan Kampung

Kerja utama berkaitan dengan aktiviti ini ialah pembinaan jambatan baru untuk menggantikan jambatan lama yang uzur.

Semakan Audit mendapati pada tahun 2002 hingga 2004, sebanyak 176 projek berjumlah RM2.17 juta telah dijalankan di Daerah Batu Pahat dan 51 projek berjumlah RM0.78 juta telah dijalankan di Daerah Segamat. Pecahannya ditunjukkan seperti Jadual 23.

Jadual 23

Pelaksanaan Kerja Jalan Dan Jambatan Kampung Bagi Tahun 2002 Hingga 2004

Bilangan Projek

Pejabat Daerah Batu Pahat Pejabat Daerah Segamat Tahun

Bil. Projek Amaun

(RM Juta) Bil. Projek

Amaun (RM Juta)

2002 55 0.68 13 0.17

2003 77 0.78 20 0.35

2004 44 0.71 18 0.26

Jumlah 176 2.17 51 0.78 Sumber : Pejabat Daerah Batu Pahat Dan Pejabat Daerah Segamat

Lawatan Audit telah dilakukan untuk meninjau projek pembinaan bahu jalan di Jalan Bentara Luar, Mukim Peserai di Daerah Batu Pahat. Kerja telah

70

dilaksanakan pada bulan November 2003 dan diselesaikan pada bulan Disember 2003 dengan harga RM16,999. Butiran kerja yang dikeluarkan oleh Pejabat Daerah Batu Pahat ialah mengadakan tenaga buruh, perkakasan, bahan dan menyewa jentera bagi membekal, merata dan memampatkan batu merah di bahu jalan sepanjang 1500 meter dengan lebar 2.8 meter dan ketebalan 0.2 meter. Bayaran telah dijelaskan pada pertengahan bulan Disember setelah kerja disahkan siap oleh Juruteknik pejabat daerah yang bertanggungjawab.

Lawatan Audit di tapak kerja telah dilakukan pada bulan Jun 2004. Berdasarkan pemerhatian Pihak Audit, adalah didapati kesan kerja hanya kelihatan di sepanjang anggaran 100 meter sahaja. Manakala bahagian lain jalan tidak mempunyai bahu jalan, di mana sebelah kirinya ialah tebing parit dan di bahagian kanan pula dipenuhi dengan semak samun. Rekod kerja serta foto sebelum, semasa dan selepas kerja dilaksanakan tidak dapat dikemukakan untuk diaudit. Bagaimanapun, menurut keterangan daripada Pejabat Daerah Batu Pahat, kerja menambak bahu jalan tersebut adalah melebihi 800 meter di kiri kanan jalan. Perbezaan panjang bahu jalan dari yang dinyatakan pada butiran kerja adalah disebabkan faktor ketinggian bahu jalan yang berbeza antara 9 hingga 24 inci. Jumlah panjang bahu jalan akan menjadi lebih pendek jika ketebalan batu merah yang ditambak bertambah. Kesan kerja tidak kelihatan kerana projek telah dilaksanakan hampir setahun dan sebelah kiri jalan telah dilitupi semak samun.

Pada pendapat Audit, rekod kerja perlu disimpan sebaiknya sebagai bukti kerja telah dijalankan dengan sempurna.

d) Rancangan Pembangunan Kerja-kerja Kecil

Pada setiap tahun, Kerajaan Negeri melalui Pejabat Menteri Besar telah memberi peruntukan di bawah aktiviti Rancangan Pembangunan Kerja Kecil kepada setiap Ahli Dewan Undangan Negeri (ADUN). Peruntukan yang diberi berjumlah RM150,000 untuk setiap ADUN dan tambahan RM50,000 kepada ADUN yang menjadi Ahli Majlis Mesyuarat Kerajaan (EXCO). Berikut adalah ringkasan garis panduan yang dikeluarkan oleh Pejabat Menteri Besar berhubung tatacara penggunaan peruntukan ini. Antara perkara penting ialah :

i) Pemilihan projek/bekalan yang dilaksanakan di bawah peruntukan ini mestilah dari

jenis yang memberi faedah dan berkepentingan kepada orang ramai. ii) Kelulusan projek untuk kepentingan individu adalah tidak dibenarkan. Pemberian

projek mestilah dibuat atas nama jawatan utama pada Badan, Persatuan, Perkumpulan, Kesatuan dan Jawatankuasa.

Semakan Audit mendapati pada tahun 2002 hingga 2004, sebanyak 1,799 projek/bekalan berjumlah RM6.20 juta telah dijalankan di Daerah Batu Pahat dan 1,569 projek/bekalan berjumlah RM2.88 juta telah dijalankan di Daerah Segamat.

71

Kesemua projek/bekalan tersebut telah dilaksanakan di 9 kawasan Dewan Undangan Negeri di Daerah Batu Pahat dan 4 kawasan Dewan Undangan Negeri di Daerah Segamat. Projek/bekalan telah diluluskan kepada pelbagai Pertubuhan, Badan, Jawatankuasa, sekolah serta pelbagai organisasi keagamaan dan kebudayaan. Lawatan Audit secara pensampelan telah dapat mengesahkan barang yang diterima melalui peruntukan ini. Pecahan projek/bekalan mengikut tahun ditunjukkan seperti Jadual 24.

Jadual 24

Pelaksanaan Rancangan Pembangunan Kerja Kecil Bagi Tahun 2002 Hingga 2004

Bilangan Projek

Pejabat Daerah Batu Pahat Pejabat Daerah Segamat Tahun

Bil. Projek Amaun

(RM Juta) Bil. Projek

Amaun (RM Juta)

2002 298 0.89 226 0.62

2003 613 2.28 515 1.70

2004 888 3.03 828 0.56

Jumlah 1,799 6.20 1,569 2.88 Sumber : Pejabat Daerah Batu Pahat Dan Pejabat Daerah Segamat

Berdasarkan analisis Audit, agihan peruntukan bagi Rancangan Pembangunan Kerja Kecil telah dibahagikan kepada 4 pecahan iaitu Projek/Bekalan Untuk Pertubuhan, Pelbagai Program Rakyat, Projek/Bekalan Untuk Sekolah serta Projek/Bekalan Untuk Surau Dan Balai Raya.

Sebahagian besar peruntukan diberi untuk projek/bekalan kepada pelbagai Pertubuhan di kedua daerah tersebut. Projek/bekalan telah diberikan pelbagai bentuk, antaranya ialah membekal jersi, peralatan sukan dan kebudayaan, mesin rumput dan mesin jahit serta membina gelanggang. Berdasarkan temu bual dengan penerima projek, pihak Audit difahamkan projek/bekalan yang diberikan telah membantu pelbagai pertubuhan tersebut menjalankan aktiviti. Ini seterusnya dapat menyokong hasrat Kerajaan untuk mewujudkan pembangunan beridentiti yang berteraskan pembangunan sukan, kebudayaan dan kesenian. Program rakyat pula adalah terjemahan kepada agenda Kerajaan iaitu kualiti hidup dan pembangunan agama yang bertujuan untuk memupuk semangat muhibah dan bersatu padu di kalangan rakyat. Ini termasuklah mengadakan program gotong-royong, program menyambut hari perayaan, program sukan dan kebudayaan, Program Gaya Hidup Sihat dan Program Mesra Rakyat. Manakala bantuan yang diberikan kepada sekolah pula termasuklah membekal buku, peralatan khemah, komputer dan peralatan mengajar serta membina pondok bacaan, surau dan pentas sekolah. Ini adalah selaras dengan agenda Kerajaan untuk mewujudkan masyarakat berilmu yang berteras kepada

72

pembangunan sekolah. Bekalan untuk surau dan balai raya pula diberikan berbentuk membekalkan komputer, permaidani, kerusi meja, pembesar suara dan periuk serta membaik pulih dan mengubah suai surau dan balai raya untuk kegunaan orang ramai.

Pada pendapat Audit, agihan peruntukan bagi Rancangan Pembangunan Kerja Kecil telah digunakan untuk kebajikan masyarakat di sesuatu kawasan Dewan Undangan Negeri.

22.2.6 Kaedah Pelaksanaan Penentuan kaedah pelaksanaan adalah berasaskan kepada nilai kerja projek yang diluluskan dalam waran peruntukan. Sebaik sahaja waran diterima, fail individu projek akan dibuka untuk memulakan proses pelaksanaannya. Berpandukan kepada kehendak Arahan Perbendaharaan, pejabat daerah membuat penentuan sama ada projek dilaksanakan secara tender, sebut harga atau pemberian terus. Sekiranya nilai kerja projek melebihi RM200,000, pelaksanaannya perlu dibuat secara tender dan pemilihan kontraktor diputuskan oleh Lembaga Perolehan Negeri. Pejabat daerah hanya menyediakan kertas perakuan tender untuk dikemukakan kepada Lembaga Perolehan Negeri.

Semakan Audit mendapati pelaksanaan secara tender banyak dibuat untuk projek membina dewan orang ramai/ serba guna. Manakala sebahagian besar projek Rancangan Pembangunan Kerja Kecil dilaksanakan secara pemberian terus kerana amaun yang terlibat untuk sesuatu projek kurang daripada RM20,000. Jadual 25 menunjukkan kaedah pelaksanaan bagi 4 maksud perbelanjaan iaitu Pembangunan, Jalan Dan Jambatan Kampung, Rancangan Pembangunan Kerja Kecil dan Dewan Orang Ramai/Serba Guna.

Jadual 25

Kaedah Pelaksanaan Projek Bagi Tahun 2002 Hingga 2004 Daerah Batu Pahat

Sumber : Pejabat Daerah Batu Pahat

2002 2003 2004 Kaedah Pelaksanaan Bil.

Projek Amaun

(RM Juta) Bil.

Projek Amaun

(RM Juta) Bil.

Projek Amaun

(RM Juta) Tender - - - - - -

Sebut Harga 12 0.85 11 0.66 23 1.07

Pemberian Terus 849 3.29 774 3.27 1,169 4.50

Jumlah 861 4.14 785 3.93 1192 5.57

73

Jadual 26 Kaedah Pelaksanaan Projek

Bagi Tahun 2002 Hingga 2004 Daerah Segamat 2002 2003 2004

Kaedah Pelaksanaan Bil. Projek

Amaun (RM Juta)

Bil. Projek

Amaun (RM Juta)

Bil. Projek

Amaun (RM Juta)

Tender - - - - 2 0.41

Sebut Harga 1 0.07 7 0.31 10 0.57

Pemberian Terus 593 1.80 607 2.37 981 1.02 594 1.87 614 2.68 993 2.00

Sumber : Pejabat Daerah Segamat

Pada pendapat Audit, kaedah pelaksanaan yang dipilih untuk setiap projek adalah mematuhi kehendak kewangan yang ditetapkan.

22.2.7 Keperluan Kewangan Pada setiap tahun, peruntukan pembangunan yang besar diberikan kepada Pejabat Menteri Besar bagi tujuan melaksanakan pelbagai projek pembangunan untuk kemudahan orang awam seperti pembinaan jalan dan jambatan kampung, pembinaan dewan orang ramai dan pelbagai kerja kecil atau bekalan keperluan kepada orang ramai. Untuk tempoh tahun 2002 hingga 2004, sejumlah RM120.50 juta telah diluluskan kepada Pejabat Menteri Besar bagi 4 maksud perbelanjaan iaitu Pembangunan – Pembinaan Dan Bekalan, Dewan Orang Ramai, Jalan Dan Jambatan Kampung serta Rancangan Pembangunan Kerja Kecil. Semakan Audit mendapati sebahagian besar permohonan yang dikemukakan kepada Pejabat Menteri Besar mendapat kelulusan berdasarkan jumlah yang dipohon. Jadual 27 berikut menunjukkan jumlah peruntukan yang diluluskan mengikut maksud perbelanjaan.

Jadual 27

Peruntukan Yang Diluluskan Untuk Tempoh 2002 Hingga 2004 Peruntukan Diluluskan

(RM Juta) Vot Maksud Perbelanjaan

Tahun 2002

Tahun 2003

Tahun 2004

Jumlah (RM Juta)

P56/1 Pembangunan 21.00 10.00 10.00 41.00

P55/1 Jalan Dan Jambatan Kampung 8.00 8.00 8.00 24.00

P56/6 Rancangan Pembangunan Kerja Kecil 6.00 14.50 20.00 40.50

P56/9 Dewan Orang Ramai/ Serba Guna 5.00 5.00 5.00 15.00

Jumlah 40.00 37.50 43.00 120.50 Sumber : Pejabat Menteri Besar

74

Pada pendapat Audit, peruntukan yang mencukupi telah diberikan kepada Pejabat Menteri Besar untuk melaksanakan pelbagai projek kemudahan awam yang bermanfaat.

22.2.8 Keperluan Guna Tenaga Dan Latihan Struktur pengurusan pejabat daerah dibahagikan kepada 2 iaitu Bahagian Pentadbiran dan Bahagian Pembangunan. Bahagian Pembangunan bertanggungjawab secara langsung terhadap aktiviti pengurusan kemudahan awam seperti membina, menyelenggara dan memantau projek kemudahan awam yang dilaksanakan. Bahagian Pembangunan diketuai oleh Ketua Penolong Pegawai Daerah (Gred N48), dibantu oleh Penolong Pegawai Daerah (Gred N41), Penghulu, Pembantu Tadbir dan Juruteknik. Setiap satu mukim kecil dan sederhana mempunyai seorang Penghulu, manakala bagi mukim yang besar mempunyai 2 orang Penghulu. Pejabat Daerah Batu Pahat telah mengisi kesemua jawatan yang diluluskan. Manakala di Pejabat Daerah Segamat, masih ada satu kekosongan bagi jawatan Pembantu Tadbir (Gred W17). Pengisian jawatan Bahagian Pembangunan di Pejabat Daerah Batu Pahat dan Segamat sehingga akhir tahun 2004 ditunjukkan seperti Jadual 28.

Jadual 28

Pengisian Jawatan Bahagian Pembangunan

Nama Jawatan / Gred Pejabat Daerah

Batu Pahat (Jawatan)

Pejabat Daerah Segamat (Jawatan)

Ketua Penolong Pegawai Daerah (Gred N48)

1 1

Penolong Pegawai Daerah (Gred N41)

1 1

Penghulu (Gred N27)

18 13

Pembantu Tadbir Kanan (Gred N22)

1 1

Pembantu Tadbir (Gred N17/ W17)

2 2

Juruteknik (Gred J7)

5 6

Jumlah 28 24

Sumber : Pejabat Daerah Batu Pahat Dan Segamat

Dari segi latihan, Pejabat Daerah Batu Pahat dan Pejabat Daerah Segamat telah menghantar kakitangan Bahagian Pembangunan menghadiri pelbagai jenis kursus. Antaranya ialah Kursus Induksi Keselamatan Dan Kesihatan Di Tapak Binaan, Kursus Prosedur Perolehan, Latihan Pengurusan Kewangan (Perolehan) Bagi Juruteknik, Kursus Teknikal Bagi Juruteknik Negeri Johor dan Kursus Tatacara Kewangan. Selain menghadiri kursus yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas seharian, kakitangan juga

75

diberi peluang untuk menghadiri pelbagai kursus umum seperti kursus induksi, bina semangat, integriti, protokol, motivasi dan kursus pemantapan Penghulu. Pada tahun 2002 hingga 2004, seramai 21 kakitangan Pejabat Daerah Batu Pahat termasuk 11 Penghulu telah menghadiri 37 jenis kursus. Ada 8 kursus berkaitan secara langasung dengan pelaksanaan kerja pembangunan, manakala selebihnya adalah kursus pemantapan peranan Penghulu dan kursus umum. Manakala bagi Pejabat Daerah Segamat, pada tahun 2002 hingga 2004, seramai 17 kakitangan termasuk 10 Penghulu telah menghadiri 18 jenis kursus. Enam kursus berkaitan secara langsung dengan pelaksanaan kerja pembangunan, manakala selebihnya adalah pemantapan peranan Penghulu dan kursus umum.

Pada pendapat Audit, Pejabat Daerah Batu Pahat dan Segamat mempunyai guna tenaga yang mencukupi untuk menjalankan fungsi pembangunan peringkat daerah.

22.2.9 Proses Pembayaran Mengikut peraturan kewangan, Pegawai Pengawal atau pegawai yang diberi kuasa bertanggungjawab untuk membuat pembayaran dengan betul bagi projek yang telah siap atau bekalan yang telah disempurnakan. Semakan Audit mendapati proses pembayaran untuk setiap aktiviti adalah sama seperti berikut.

a) Pejabat daerah telah menyelenggara Buku Vot dan merekod waran yang diterima

mengikut kawasan Dewan Undangan Negeri. b) Tuntutan bayaran yang dikemukakan oleh kontraktor telah disahkan oleh Juruteknik,

Penghulu dan penerima projek sebelum pembayaran diproses di Bahagian Kewangan. Bagi projek yang dilaksanakan secara tender, perakuan pembayaran mengikut kemajuan kerja dikeluarkan oleh Pegawai Daerah setelah Juruteknik membuat pengesahan peratus penyiapan dan pematuhan kepada spesifikasi kerja.

c) Bahagian Kewangan telah menyemak dokumen sokongan untuk memastikan Pegawai Daerah telah meluluskan bayaran dan inden kerja telah ditandatangani dan disahkan oleh Ketua Penolong Pegawai Daerah. Selain itu, semakan juga dilakukan bagi memastikan inden kerja telah dilengkapi dengan pengesahan kesempurnaan kerja oleh kontraktor dan maklumat lain yang diperlukan.

d) Baucar bayaran bersama tuntutan yang lengkap oleh kontraktor dihantar kepada Bendahari Negeri bersama dokumen sokongan seperti surat tuntutan bayaran oleh kontraktor, surat tawaran kerja, surat setuju terima tender dan dokumen lain yang berkaitan.

Semakan Audit mendapati proses pembayaran telah dilaksanakan dengan teratur dan mematuhi kehendak peraturan yang ditetapkan.

76

Pada pendapat Audit, ada beberapa kelemahan di peringkat pelaksanaan projek kemudahan awam. Antaranya ialah kerja sebenar di tapak yang berbeza dengan butiran kerja yang dinyatakan dan rekod kerja yang tidak disimpan dengan teratur.

22.3 PEMANTAUAN

Pemantauan merupakan elemen pengurusan yang penting dan perlu dilaksanakan secara berkesan. Pemantauan pengurusan kemudahan awam di mukim terbahagi kepada beberapa peringkat iaitu peringkat pejabat pemegang peruntukan, peringkat pejabat daerah dan peringkat mukim. Semakan Audit mendapati perkara berikut.

22.3.1 Peringkat Pemegang Peruntukan Pejabat Menteri Besar menjalankan pemantauan terhadap peruntukan kewangan secara keseluruhan. Pada setiap hujung tahun, semua agensi pelaksana termasuklah pejabat daerah dikehendaki mengemukakan laporan tahunan berhubung projek yang dilaksanakan daripada peruntukan Pejabat Menteri Besar. Laporan tersebut merupakan satu alat pemantauan untuk memastikan peruntukan yang dikeluarkan telah dibelanjakan sepenuhnya. Semakan Audit mendapati laporan tahunan telah disediakan oleh Pejabat Daerah Batu Pahat dan Segamat. Laporan tahunan tersebut mengandungi maklumat seperti berikut:-

a) Status kerja

Status kerja memperincikan sama ada kerja sudah dilaksanakan, sedang dilaksanakan, pada proses perolehan ataupun belum diambil tindakan.

b) Status perbelanjaan

Status perbelanjaan memperincikan jumlah peruntukan yang diterima, perbelanjaan sebenar dan peruntukan yang masih belum dibelanjakan.

c) Maklumat Lain

Maklumat berkaitan dengan kepala peruntukan, nombor waran, butiran kerja, nama mukim, kawasan Dewan Undangan Negeri dan Parlimen.

Semakan Audit mendapati tiada bukti menunjukkan Pejabat Menteri Besar menganalisis laporan tersebut atau mengeluarkan laporan susulan bagi merumuskan perbelanjaan pembangunan yang diagihkan kepada pejabat daerah untuk sesuatu tahun. Oleh kerana laporan hanya diserahkan kepada Pejabat Menteri Besar sekali bagi tempoh setahun, maka pihak Audit berpendapat pemantauan secara lebih efektif tidak dapat dilaksanakan. Adalah lebih berkesan jika laporan disediakan pada setiap suku tahun bagi membantu Pejabat Menteri Besar mendapat maklumat mengenai tahap pelaksanaan projek pembangunan di setiap daerah.

77

22.3.2 Peringkat Pejabat Daerah Pejabat daerah selaku agensi pelaksana bertanggungjawab sepenuhnya terhadap pelaksanaan projek. Ini termasuklah memastikan projek dilaksana dan disiapkan mengikut jadual, memastikan pembinaan projek mematuhi standard dan spesifikasi ditetapkan serta menjamin hasil pembinaan menepati objektif yang digariskan. Semakan Audit mendapati Ketua Penolong Pegawai Daerah merupakan pegawai utama yang bertanggungjawab secara langsung terhadap pelaksanaan projek pembangunan. Manakala Juruteknik bertanggungjawab melaksanakan pemantauan di tapak projek. Bentuk pemantauan yang perlu dijalankan adalah seperti berikut:

a) Pemeriksaan di tapak projek dijalankan dari masa ke semasa untuk memastikan kerja

dilaksanakan mengikut spesifikasi yang ditetapkan meliputi bahan yang digunakan, jadual kerja dan kaedah pembinaan yang digunakan.

b) Mengesahkan kerja yang telah diselesaikan dengan membuat perakuan kualiti pada inden kerja sebelum proses pembayaran dimulakan.

Semakan Audit mendapati tiada daftar khas yang disediakan untuk merekod jadual lawatan ke tapak projek. Pengesahan kesempurnaan kerja hanya dinyatakan dalam inden kerja sahaja.

22.3.3 Pemantauan Peringkat Mukim Penghulu menjalankan pemantauan di peringkat mukim bersama dengan Juruteknik pejabat daerah. Penghulu bertanggungjawab mengesahkan penerimaan barang yang dibekalkan oleh pembekal dan mengesahkan pelaksanaan kerja sebelum diserahkan kepada penerima projek. Pembayaran tidak akan diproses selagi pengesahan Penghulu tidak diperolehi.

Selain itu, Jawatankuasa Penyelarasan Mukim-mukim (JPMM) telah ditubuhkan pada tahun 1999 bagi menyelaras, mengawasi dan mengesan impak setiap program dan projek pembangunan Kerajaan Negeri di peringkat mukim dan kampung. JPMM juga bertanggungjawab membantu masyarakat di peringkat akar umbi memahami dan menghayati aspirasi pembangunan yang dihasratkan oleh Kerajaan Negeri. JPMM dipengerusikan oleh Ahli Dewan Undangan Negeri di sesuatu kawasan. JPMM hendaklah mengadakan Mesyuarat Penyelarasan Mukim sekurang-kurangnya sekali pada tempoh 2 bulan bagi membincangkan pelbagai masalah yang diketengahkan oleh penduduk setempat. Antara masalah yang biasa dibangkitkan ialah mengenai jalan yang rosak, balai raya yang telah usang, masalah persekitaran yang tercemar akibat aktiviti penternakan, masalah berkaitan dengan utiliti seperti bekalan air, elektrik dan talian telefon, masalah lampu jalan dan sebagainya. JPMM akan berkoordinasi dengan Jabatan/ Agensi yang berkaitan untuk memberi maklum balas dan seterusnya cuba menyelesaikan perkara yang dibangkitkan. Antara Jabatan /Agensi terlibat ialah Pejabat Daerah sendiri, Pejabat Tanah, Pejabat Haiwan, Pejabat Pertanian, Pejabat Kesihatan, Pejabat Kerja Raya Daerah, wakil Tenaga Nasional, wakil Syarikat Air Johor, wakil

78

Telekom Berhad dan wakil Majlis Daerah. Ketua pertubuhan, penghulu dan ketua kampung turut dilibatkan semasa mesyuarat JPMM. Semakan Audit terhadap Fail JPMM bagi 4 kawasan Dewan Undangan Negeri di Daerah Segamat mendapati kekerapan mesyuarat seperti Jadual 29.

Jadual 29

Kekerapan Mesyuarat JPMM Daerah Segamat Mesyuarat Penyelarasan Mukim

JPMM Bagi Kawasan DUN 2002 2003 2004

Tenang 1 - -

Sepinang 1 9 1

Jementah 4 5 -

Bekok - - - Sumber : Fail JPMM Pejabat Daerah Segamat

Manakala di Daerah Batu Pahat, sampel semakan telah dilakukan untuk 3 kawasan Dewan Undangan Negeri iaitu iaitu Semerah, Parit Raja dan Rengit. Semakan pada akhir bulan Jun 2004 menunjukkan ketiga-tiga JPMM ini tidak mengadakan mesyuarat sejak tahun 2002.

Pada pendapat Audit, pemantauan oleh pejabat daerah perlu dipertingkatkan lagi bagi memastikan projek/program dapat dilaksanakan dengan cekap. Selain itu, penubuhan Jawatankuasa Penyelarasan Mukim di kawasan Dewan Undangan Negeri adalah baik bagi mengawasi program pembangunan Kerajaan Negeri di peringkat akar umbi. Peranan JPMM jika dijalankan secara efektif dapat memberi impak yang positif dan menguntungkan orang awam. 23. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT

Secara kesimpulannya, Pejabat Daerah Batu Pahat dan Pejabat Daerah Segamat telah dapat melaksanakan tanggungjawab dengan sewajarnya untuk memastikan setiap lapisan masyarakat tidak terpinggir menikmati kemajuan dan kemakmuran hidup. Walaupun ada beberapa kelemahan perancangan dan pelaksanaan, perkara tersebut masih boleh diperbaiki dengan melaksanakan beberapa perubahan positif yang dapat menjamin kecekapan proses penyampaian perkhidmatan.

79

MAHKAMAH SYARIAH NEGERI JOHOR

PEMBINAAN KOMPLEKS MAHKAMAH SYARIAH NEGERI JOHOR 24. LATAR BELAKANG Pada bulan Januari 1978, Jabatan Agama Johor telah menubuhkan mahkamah yang dinamakan Mahkamah Kadi mengikut Enakmen Pentadbiran Agama Islam Negeri Johor Tahun 1978. Enakmen ini telah memperkenalkan 2 peringkat mahkamah iaitu Mahkamah Rendah dan Mahkamah Rayuan. Pada tahun 1994, Majlis Mesyuarat Kerajaan telah meluluskan Enakmen Penubuhan Mahkamah Berasingan yang membolehkan pentadbiran Mahkamah Syariah diasingkan daripada Jabatan Agama. Pengasingan tersebut adalah lanjutan daripada cadangan yang telah dikemukakan oleh Jawatankuasa Petugas Peringkat Persekutuan yang dibentuk oleh Kabinet. Pengasingan tersebut telah membolehkan Mahkamah Syariah menguatkuasakan Enakmen Mahkamah Syariah (Penubuhan) 1993 pada bulan Julai 1994. Pada bulan November 1996, Majlis Mesyuarat Kerajaan semasa mesyuaratnya telah bersetuju membina bangunan baru untuk dijadikan Kompleks Mahkamah Syariah Johor. Pembinaan Kompleks ini bertujuan untuk menempatkan Pejabat Mahkamah Syariah di tempat yang lebih selesa dan moden, selain membantu melancarkan perjalanan kes mahkamah yang bertambah setiap tahun. Pembinaan Kompleks Mahkamah Syariah dilaksanakan pada 2 fasa iaitu Fasa 1 melibatkan kerja tanah dan Fasa 2 pula melibatkan kerja membina bangunan Kompleks. Kerja Fasa 1 telah dimulakan pada tahun 2000 dan kerja Fasa 2 pula dimulakan pada tahun 2002. Kos pembinaan kedua Fasa tersebut berjumlah RM29.19 juta. Kompleks ini sepatutnya disiapkan pada bulan Mac 2004. Bagaimanapun, sehingga akhir tahun 2004, Kontraktor Fasa 2 telah diberikan lanjutan masa ketiga yang akan berakhir pada bulan Mei 2005. 25. OBJEKTIF PENGAUDITAN Objektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada pembinaan Kompleks ini telah dirancang dan dilaksanakan dengan cekap dan berkesan bagi memenuhi keperluan yang telah ditetapkan. 26. SKOP DAN KAEDAH PENGAUDITAN Tumpuan kajian diberikan kepada aspek pembinaan Kompleks Mahkamah Syariah meliputi perancangan, pelaksanaan dan pemantauan dari projek dimulakan pada tahun 2000 sehingga pengauditan diselesaikan pada bulan Disember 2004. Kajian dijalankan di beberapa Jabatan Kerajaan yang terlibat iaitu Mahkamah Syariah Negeri Johor sebagai Jabatan pelanggan, Jabatan Agama Johor sebagai pemegang peruntukan, Jabatan Kerja Raya Negeri Johor yang dilantik sebagai Penguasa Projek dan Jabatan Kerja Raya

80

Daerah Johor Bahru yang dilantik sebagai wakil utama Penguasa Projek. Pengauditan dijalankan dengan menyemak fail berkaitan dengan perancangan projek, pemilihan kontraktor, dokumen kontrak, pengurusan dan pemantauan projek. Lawatan tapak juga dilakukan bagi memeriksa kerja pembinaan yang dijalankan. Selain itu, temu bual dengan pegawai terlibat diadakan bagi membincangkan perkara yang dibangkitkan. 27. PENEMUAN AUDIT 27.1 PERANCANGAN Pembinaan sesuatu bangunan perlu dirancang dengan sebaiknya bagi memastikan objektif yang ditetapkan dapat dicapai dan pembaziran masa dan kos dapat dielakkan. Semakan Audit pada aspek perancangan mendapati perkara berikut: 27.1.1 Matlamat Kerajaan Negeri

Kerajaan Negeri berhasrat mewujudkan satu Pusat Pentadbiran Agama Negeri yang akan menempatkan pelbagai institusi agama meliputi Pejabat Agama Negeri, Pejabat Pendidikan Agama Negeri dan Mahkamah Syariah Negeri. Tapak yang dicadangkan bagi Pusat Pentadbiran Agama Negeri adalah bersebelahan dengan Masjid Sultan Abu Bakar di kawasan Bandaraya Johor Bahru. Di kawasan tersebut juga telah dibina Kompleks Islam Johor yang menempatkan Jabatan Agama Negeri dan Majlis Agama Islam Negeri Johor. Selaras dengan hasrat tersebut, Kerajaan Negeri melalui Majlis Mesyuarat Kerajaan pada tahun 1996 bercadang membina Ibu Pejabat Mahkamah Syariah di kawasan berhampiran Kompleks Islam Johor. Kedudukan Bangunan Ibu Pejabat Mahkamah Syariah yang berdekatan dengan Kompleks Islam Johor dan Masjid Sultan Abu Bakar dapat melambangkan perkembangan Islam di Negeri Johor, selain dapat membantu melancarkan urusan agama Islam.

27.1.2 Kajian Kemungkinan Sebelum sesuatu projek besar dilaksanakan, kajian mendalam yang mengambil kira pelbagai aspek seperti kos, kesesuaian tapak, keperluan ruang dan implikasi sosial perlu disediakan. Kajian kemungkinan ini dapat membantu Jabatan mengurangkan masalah semasa projek dilaksanakan dan memastikan kemajuan kerja berjalan dengan lancar. 27.1.3 Keperluan Pembinaan Pembinaan Kompleks Mahkamah Syariah (Kompleks) bertujuan untuk menempatkan Pejabat Mahkamah Syariah sedia ada ke bangunan baru yang lebih selesa dan moden bagi menjalankan perbicaraan kes jenayah dan mal serta mentadbir Mahkamah Syariah di seluruh Negeri Johor. Selain itu, Mahkamah Syariah juga mengenal pasti beberapa faktor yang menyokong pembinaan Kompleks ini iaitu:

a) Mahkamah sedia ada tidak dapat menampung pertambahan kakitangan yang

meningkat setiap tahun.

81

b) Ruang pejabat yang sempit menyebabkan suasana kerja yang kurang selesa. c) Mahkamah Syariah tidak mempunyai bilik mesyuarat sendiri dan kerap

menggunakan bilik mesyuarat Jabatan Agama untuk urusan rasmi. d) Imej kehakiman terjejas disebabkan perbicaraan sering kali dijalankan di Kamar

Hakim kerana kekurangan Dewan Bicara. e) Mahkamah menghadapi masalah ruang untuk menyimpan fail perbicaraan dan fail

kes tertangguh. Pertambahan fail perbicaraan adalah selaras dengan pertambahan bilangan kes dari tahun ke tahun. Ini ditunjukkan seperti Jadual 30.

Jadual 30

Bilangan Kes Mahkamah Bagi Tahun 2001 Hingga 2003 Mahkamah Tinggi Mahkamah Rendah

Jenayah Mal Jenayah Mal Tahun

Kes Didaftar

Kes Dibicara

Kes Didaftar

Kes Dibicara

Kes Didaftar

Kes Dibicara

Kes Didaftar

Kes Dibicara

2001 197 114 142 - 1,014 1,395 618 7,701

2002 207 1,118 301 179 1,497 2,055 640 2,012

2003 733 543 782 197 3,003 2,057 3,617 3587

Jumlah 1,137 1,775 1,225 376 5,514 5,507 4,875 13,300 Sumber : Ibu Pejabat Mahkamah Syariah Negeri Johor

27.1.4 Komponen Projek Majlis Mesyuarat Kerajaan mencadangkan pembinaan Bangunan Ibu Pejabat Mahkamah Syariah mempunyai 5 tingkat termasuk tingkat bawah dengan menerapkan seni bina Islam dan melambangkan neraca keadilan. Antara bangunan dan kemudahan yang akan dibina di Kompleks Mahkamah Syariah adalah seperti berikut:

a) Bilik Perbicaraan meliputi 3 Mahkamah Rendah Syariah, dua Mahkamah Tinggi dan

satu Mahkamah Rayuan. b) Ruang pejabat yang menempatkan kakitangan Bahagian Pentadbiran Dan

Kewangan serta kakitangan perkhidmatan dan sokongan Mahkamah Syariah. c) Dewan muzakarah serta dewan pameran dan jamuan. d) Kemudahan umum meliputi surau, kafeteria, balai polis, nurseri dan perpustakaan. e) Tempat letak kereta. f) Bilik sokongan yang berkaitan.

27.1.5 Kaedah Pelaksanaan Pelaksanaan projek ini akan dibuat pada 2 fasa iaitu Fasa 1 melibatkan kerja permulaan seperti kerja tanah, penanaman cerucuk dan pembinaan tembok penahan sementara. Manakala Fasa 2 melibatkan kerja membina dan menyiapkan bangunan Kompleks Mahkamah Syariah. Kaedah pelaksanaan projek akan ditetapkan mengikut anggaran kos yang ditaksirkan oleh Jabatan Kerja Raya Negeri. Pemilihan kontraktor untuk Fasa 1

82

dan 2 akan dibuat secara berasingan iaitu dimulakan dengan pemilihan kontraktor kerja Fasa 1 dan diikuti dengan pemilihan kontraktor kerja Fasa 2.

27.1.6 Keperluan Kewangan Untuk memastikan projek dapat dijalankan dengan lancar, peruntukan kewangan yang mencukupi perlu disediakan oleh Kerajaan Negeri. Perancangan awal keperluan kewangan projek pembinaan Kompleks Mahkamah Syariah perlu dinyatakan pada Rancangan Malaysia Kelapan. 27.1.7 Struktur Pengurusan Projek Kompleks Mahkamah Syariah (Kompleks) akan menempatkan pejabat Mahkamah Syariah Negeri Johor dan Mahkamah Syariah Daerah Johor Bahru. Pengurusan pembinaannya melibatkan 3 Jabatan lain iaitu Jabatan Agama Negeri Johor sebagai Pemegang Peruntukan, Jabatan Kerja Raya Negeri sebagai Penguasa Projek dan Jabatan Kerja Raya Daerah Johor Bahru sebagai wakil utama Penguasa Projek. Tanggungjawab setiap Jabatan adalah seperti berikut:

a) Mahkamah Syariah Negeri Johor Sebagai Jabatan pelanggan, Mahkamah Syariah Negeri Johor bersama-sama dengan Jabatan Kerja Raya Negeri telah menetapkan konsep reka bentuk bangunan. Selain itu, Mahkamah Syariah juga bertanggungjawab menyelesaikan perkara yang berkaitan dengan hak milik tanah.

b) Jabatan Agama Negeri Johor

Peruntukan untuk membina Kompleks Mahkamah Syariah telah diletakkan di bawah maksud pembangunan Jabatan Agama Negeri Johor. Pada setiap tahun, Jabatan Kerja Raya Negeri akan mengemukakan unjuran keperluan kewangan untuk projek pembinaan Kompleks Mahkamah Syariah. Berdasarkan unjuran tersebut, Jabatan Agama Negeri Johor akan mengemukakan permohonan peruntukan kewangan kepada Pejabat Perbendaharaan Negeri. Sebaik sahaja waran peruntukan diterima daripada Pejabat Perbendaharaan Negeri, waran tersebut akan diserahkan kepada Jabatan Kerja Raya Negeri.

c) Jabatan Kerja Raya Negeri

Pengarah Jabatan Kerja Raya merupakan Penguasa Projek untuk projek pembinaan Kompleks Mahkamah Syariah (Kompleks). Tanggungjawab Jabatan Kerja Raya Negeri pada projek pembinaan Kompleks ini adalah seperti berikut:- i) Melantik wakil Penguasa Projek untuk memastikan pelaksanaan kerja berjalan

dengan lancar dan sempurna. ii) Menguruskan proses tender. iii) Menyediakan unjuran keperluan kewangan tahunan untuk dikemukakan kepada

Jabatan Agama Negeri.

83

iv) Menguruskan pembayaran kepada juruperunding yang dilantik untuk projek pembinaan Kompleks.

v) Mengeluarkan sub-waran kepada Jabatan Kerja Raya Daerah Johor Bahru.

d) Jabatan Kerja Raya Daerah Johor Bahru Tanggungjawab Jabatan Kerja Raya Daerah Johor Bahru adalah seperti berikut:- i) Menjadi wakil utama Penguasa Projek untuk projek pembinaan Kompleks

Mahkamah Syariah. ii) Sebagai wakil utama Penguasa Projek, JKR Daerah Johor Bahru

bertanggungjawab terhadap penyeliaan dan arahan keseluruhan kerja. Selain JKR Daerah Johor Bahru, Penguasa Projek juga melantik 2 juruperunding utama yang bertanggungjawab terhadap struktur dan kejuruteraan awam serta ukur bahan. Bagaimanapun, JKR Daerah Johor Bahru tidak bertanggungjawab terhadap bidang kuasa yang diberikan oleh Penguasa Projek kepada juruperunding.

iii) Menguruskan pembayaran kepada kontraktor utama dan sub – kontraktor. iv) Bahagian Bangunan Am, Jabatan Kerja Raya Daerah Johor Bahru

bertanggungjawab secara langsung terhadap pelaksanaan projek pembinaan Kompleks Mahkamah Syariah.

27.1.8 Kaedah Pemantauan Projek Satu kaedah pemantauan projek perlu diwujudkan untuk memastikan pembinaan Kompleks dapat dijalankan dengan cekap, mematuhi syarat dan selaras dengan jadual pelaksanaannya. Pemantauan projek perlu mengambil kira pelbagai aspek seperti kualiti pembinaan, kemajuan kerja, koordinasi antara kontraktor utama, sub-kontraktor dan juruperunding.

Pada pendapat Audit, perancangan bagi membina Kompleks Mahkamah Syariah telah dibuat dengan sebaiknya. Bagaimanapun, aspek kesesuaian tapak perlu diambil kira walaupun Majlis Mesyuarat Kerajaan telah menetapkan pembinaannya mesti dibuat di kawasan Kompleks Islam Johor. 27.2 PELAKSANAAN 27.2.1 Matlamat Kerajaan Negeri Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri Johor telah meluluskan pembinaan Kompleks Mahkamah Syariah pada tahun 1996. Berdasarkan kertas mesyuarat Bilangan 6, Majlis Mesyuarat Kerajaan telah bersetuju membina Kompleks tersebut berhampiran dengan Kompleks Islam Johor. Bagaimanapun, pelaksanaannya hanya dapat dimulakan pada tahun 2000 disebabkan urusan yang berkaitan dengan pemilihan tapak bangunan lewat diselesaikan. Pada peringkat awal selepas mendapat kelulusan Majlis Mesyuarat Kerajaan, bekas Ketua Hakim Syariah telah mencadangkan tapak yang terletak berhadapan dengan Kompleks Islam Johor. Bagaimanapun, adalah didapati tapak

84

tersebut kurang sesuai kerana agak sempit. Setelah mempertimbangkan 2 tapak lain iaitu di Lot 259 Mukim Bandaraya dan bekas tapak rumah imam Masjid Sultan Abu Bakar, pihak Mahkamah telah memilih tapak sekarang iaitu di Lot 259 Mukim Bandaraya yang terletak bersebelahan dengan Kompleks Islam Johor. Tapak tersebut lebih besar dan menepati hasrat Majlis Mesyuarat Kerajaan untuk mendirikan sebuah bangunan yang moden dan selesa bagi dijadikan Ibu Pejabat Mahkamah Syariah. Proses pemilihan tapak yang bersesuaian telah melewatkan pembinaan Kompleks Mahkamah Syariah sehingga ke tahun 2000 walaupun kelulusan telah diberikan oleh Majlis Mesyuarat Kerajaan pada tahun 1996.

27.2.2 Kajian Kemungkinan Kajian kemungkinan yang lengkap membolehkan Jabatan mendapat gambaran mengenai sesuatu projek yang akan dilaksanakan. Bagi menambah keberkesanan kajian kemungkinan, Jabatan teknikal perlu dilibatkan supaya masalah teknikal dapat dikenal pasti dari peringkat awal lagi. Semakan Audit mendapati Mahkamah Syariah Negeri Johor tidak menyediakan kajian kemungkinan sebelum projek ini dilaksanakan.

27.2.3 Komponen Projek Reka bentuk Kompleks Mahkamah Syariah Negeri Johor (Kompleks) disediakan oleh Bahagian Arkitek Jabatan Kerja Raya Negeri. Kompleks ini menerapkan nilai seni bina timur dan Islam dengan arca dan kubah sebagai ciri utamanya. Berikut adalah antara reka bentuk utama di Kompleks tersebut.

a) Bangunan Kompleks ini didirikan 7 tingkat berbanding hanya 5 tingkat yang

dicadangkan. Aras 1 dan 3 menempatkan ruang untuk meletak kenderaan. b) Kompleks ini mempunyai 3 Dewan Mahkamah Rendah, dua Dewan Mahkamah

Tinggi dan satu Mahkamah Rayuan. c) Kompleks ini mempunyai kubah besar di tengah-tengah bangunan dan kubah-

kubah kecil bagi melambangkan keagungan, kedaulatan dan keteguhan undang-undang syariah.

d) Lapan tiang di ruang legar melambangkan 8 daerah di Negeri Johor dan digabungkan dengan kubah utama.

e) Kemudahan awam yang disediakan untuk pegawai dan pengunjung adalah seperti kafeteria, tempat letak kereta pegawai dan awam, surau, kemudahan siar raya, kemudahan networking antara dewan mahkamah dan pejabat hakim serta bilik penjagaan anak.

Pada pendapat Audit, reka bentuk bangunan Kompleks telah mengambil kira kepentingan kakitangan dan orang awam.

27.2.4 Kaedah Pelaksanaan Kaedah pelaksanaan kerja Fasa 1 dan 2 telah dibuat oleh Jabatan Kerja Raya Negeri Johor secara tender khas Bumiputera berasaskan anggaran kos pembinaan yang

85

berjumlah RM2.48 juta untuk Fasa 1 dan RM30.34 juta untuk Fasa 2. Selaras dengan peraturan tender yang berkuat kuasa, Jabatan Kerja Raya Negeri telah mengkaji dan menilai semua tender yang diterima serta mengemukakan syor kepada Lembaga Perolehan Negeri melalui Kertas Perakuan Tender yang disediakan. Pemilihan penender yang berjaya telah diputuskan oleh Lembaga Perolehan Negeri. Berikut adalah perkara yang diperhatikan.

a) Maklumat Asas Tender

Tender bagi kerja Fasa 1 iaitu Kerja Tanah, Kerja Cerucuk Dan Tembok Penahan Sementara telah diiklankan di akhbar tempatan pada bulan Februari 2000 dan tarikh tutup tender ialah pada bulan Mei 2000. Sebanyak 33 tender telah diterima dengan tawaran harga antara RM1.85 juta hingga RM4.44 juta bagi tempoh penyiapan selama 24 minggu. Manakala tender bagi kerja Fasa 2 – Cadangan Membina Dan Menyiapkan Bangunan Ibu Pejabat Mahkamah Syariah telah diiklankan pada bulan Februari 2002 dan ditutup pada bulan Jun 2002. Ada 24 penender yang telah mengemukakan tawaran harga antara RM25.50 juta hingga RM44.03 juta dengan tempoh penyiapan antara 78 hingga 130 minggu.

b) Anggaran Kos Jabatan

Jabatan Kerja Raya Negeri Johor yang dilantik sebagai Penguasa Projek telah menyediakan anggaran kos berjumlah RM2.48 juta untuk kerja Fasa 1 dan RM30.34 juta untuk pelaksanaan kerja Fasa 2. Anggaran harga pembinaan dibuat berdasarkan harga semasa, lokasi tempat kerja dan skop kerja yang ditetapkan.

c) Kaedah Penilaian Tender

Tender ini telah dinilai berasaskan peraturan yang digariskan mengikut Surat Pekeliling Ketua Pengarah Kerja Raya Bilangan 4 Tahun 1993. Berdasarkan Surat Pekeliling tersebut, kerja Fasa 1 telah dinilai pada kategori projek sederhana iaitu bagi projek yang bernilai RM1 juta sehingga RM5 juta. Manakala kerja Fasa 2 telah dinilai pada kategori projek besar iaitu nilai projek yang melebihi RM5 juta. Semakan Audit mendapati penilaian tender bagi Fasa 1 perlu melalui 2 peringkat. Manakala penilaian tender Fasa 2 yang dikategorikan sebagai projek besar perlu melalui peringkat pertama dan kedua serta tambahan satu peringkat lagi iaitu peringkat ketiga. Penilaian peringkat pertama dibuat ke atas tender terendah sehingga kesepuluh rendah untuk menentukan penender memenuhi prasyarat kelayakan dari segi kesempurnaan tender, kecukupan dokumen wajib, kecukupan modal minimum dan prestasi kerja semasa yang memuaskan. Sebanyak 8 penender bagi kerja Fasa 1 dan 6 penender kerja Fasa 2 telah melepasi penilaian peringkat pertama. Penilaian peringkat kedua dibuat terhadap penender yang telah lulus peringkat pertama. Penilaian dibuat dari segi keupayaan kewangan, keupayaan teknikal, pengalaman dan prestasi kerja penender. Keupayaan teknikal termasuklah dari segi kakitangan teknikal dan peralatan. Bagi kerja Fasa 1, dua penender telah melepasi

86

penilaian peringkat kedua. Manakala bagi kerja Fasa 2, ada 4 penender telah berjaya melepasi penilaian peringkat kedua.

Penilaian peringkat ketiga hanya dibuat untuk kategori projek besar sahaja. Penilaian peringkat ini dibuat bagi menentukan tender yang paling menguntungkan untuk diperakukan setelah mengambil kira pelarasan harga tender berbanding tempoh siap, kesan harga rendah dan kesan tempoh pendek. Empat penender telah lulus penilaian peringkat ketiga.

d) Pemilihan Penender Yang Berjaya

Semakan Audit terhadap Kertas Perakuan Tender JKR mendapati Pengarah Jabatan Kerja Raya Negeri telah memperakukan penender bagi kerja Fasa 1 yang menawarkan harga berjumlah RM2.10 juta dengan tempoh penyiapan 24 minggu. Lembaga Perolehan Negeri telah bersetuju dengan penender yang diperakui oleh pihak Jabatan Kerja Raya Negeri. Manakala untuk kerja Fasa 2, Jabatan Kerja Raya Negeri telah memperakui penender yang menawarkan harga berjumlah RM27.73 juta dengan tempoh siap kerja selama 85 minggu. Bagaimanapun, Lembaga Perolehan Negeri telah memilih penender lain yang menawarkan harga berjumlah RM27.11 juta dengan tempoh penyiapan selama 78 minggu. Alasan pemilihan adalah kerana penender tersebut telah menawarkan harga yang munasabah dan mempunyai pengalaman. Walaubagaimanapun penender yang diperakui oleh JKR mempunyai pengalaman melaksanakan kerja dengan Jabatan dan prestasinya memuaskan.

Pada pendapat Audit, proses penilaian tender telah dilakukan dengan teliti. 27.2.5 Pemilikan Tapak Selaras dengan keputusan Majlis Mesyuarat Kerajaan Johor pada tahun 1996, Mahkamah Syariah melalui Majlis Agama Islam Negeri telah membuat permohonan tapak bangunan di atas Lot 259, Mukim Bandaraya yang terletak bersebelahan Kompleks Islam Johor. Bagaimanapun, pemeriksaan Audit mendapati tapak yang dipilih telah menimbulkan masalah pertindihan tuntutan hak milik tanah antara Kerajaan Negeri dengan Kerajaan Persekutuan sehingga menjejaskan proses pembinaannya. Berikut adalah kronologi berkaitan tuntutan hak milik tanah di Lot 259.

a) Masalah tuntutan hak milik tanah ini bermula pada bulan Mac 2000 apabila Pengarah Hospital Sultanah Aminah memaklumkan bahawa tapak di Lot 259 adalah hak milik hospital dan akan dijadikan Day Care Centre. Walaupun begitu, Lembaga Tawaran Negeri pada bulan Julai 2000 telah memilih kontraktor bagi melaksanakan kerja Fasa 1 melibatkan kerja tanah, kerja cerucuk dan kerja tembok penahan untuk bangunan Kompleks Mahkamah Syariah. Tarikh milik tapak ialah pada awal bulan September 2000 dan kerja hendaklah diselesaikan pada bulan Februari 2001. Bagaimanapun, kerja di tapak bina tidak dapat

87

dimulakan pada bulan September 2000 disebabkan masalah pertikaian tuntutan hak milik tanah tersebut yang belum diselesaikan. Kerajaan Persekutuan mendakwa tanah Lot 259 bersama-sama dengan Lot 28, Lot 68, Lot 283 dan Lot 974 adalah termasuk di Lot PTB 7933 yang telah diduduki oleh Kementerian Kesihatan sejak tahun 1882. Mengikut Perkara 166(4) Perlembagaan Persekutuan, tanah yang telah diduduki dan digunakan oleh Kerajaan Persekutuan adalah menjadi Rizab Persekutuan.

b) Pejabat Tanah Dan Galian Negeri Johor pula menyatakan Lot PTB 7933 merupakan Rizab Persekutuan selaras dengan Perkara 166(4) Perlembagaan Persekutuan, manakala Lot 28, Lot 68, Lot 283 dan Lot 974 merupakan kawasan yang telah diwartakan sebagai rizab hospital. Selanjutnya, Pejabat Penasihat Undang-undang Negeri pada bulan Mei 2000 mengesahkan Lot 259 merupakan tanah kosong yang tidak digunakan atau diduduki untuk tujuan hospital. Ini kerana Lot 259 tidak diwartakan bersekali dengan Lot 28, Lot 68, Lot 283 dan Lot 974 bagi maksud rizab hospital.

c) Walaupun Pejabat Penasihat Undang-undang Negeri telah mengesahkan Lot 259 merupakan tanah Negeri, pihak Kementerian Kesihatan Malaysia meminta kerja pembinaan ditangguhkan sehingga satu keputusan dicapai antara Kerajaan Negeri dan Kerajaan Persekutuan. Ini kerana Kementerian Kesihatan bercadang merujuk kes tersebut kepada Peguam Kanan Persekutuan, Kementerian Tanah Dan Pembangunan Koperasi.

d) Pertikaian hak milik tanah ini berlarutan sehingga Pejabat Tanah Dan Galian mengeluarkan surat pada bulan Mei 2001 menyatakan Pihak Berkuasa Negeri bersetuju mengurniakan tanah Lot 259 untuk tujuan pembinaan Kompleks Mahkamah Syariah. Sehubungan itu, Jabatan Kerja Raya Daerah Johor Bahru mengeluarkan surat arahan kepada kontraktor supaya menyambung semula kerja pembinaan pada awal bulan Jun 2001. Masalah pertikaian hak milik tanah telah menyebabkan pelaksanaan kerja Fasa 1 tidak dapat disiapkan mengikut tempoh yang ditetapkan iaitu pada bulan Februari 2001. Sebaliknya kerja tersebut hanya dapat diselesaikan pada bulan Mac 2002.

Pada pendapat Audit, pertikaian tuntutan hak milik tanah perlu diselesaikan terlebih dahulu sebelum penyerahan tapak dilakukan kepada kontraktor yang dilantik.

27.2.6 Syarat Kontrak Mengikut peraturan, apabila surat setuju terima tawaran dikeluarkan, pihak kontraktor dikehendaki menandatangani kontrak yang disediakan oleh Jabatan Kerja Raya Negeri. Perjanjian ini perlu ditandatangani antara Kerajaan Negeri dengan kontraktor bagi menjaga kepentingan kedua belah pihak. Semakan Audit mendapati kontrak kerja Fasa 1 dan Fasa 2 telah ditandatangani oleh kedua belah pihak dan tanggungjawab kontraktor juga telah diperjelaskan. Dokumen kontrak Fasa 1 telah ditandatangani pada bulan Julai 2000. Manakala bagi kerja Fasa 2, dokumen kontrak telah ditandatangani pada bulan

88

September 2002. Antara syarat kontrak yang terkandung di dokumen kontrak adalah seperti berikut.

a) Jadual Pelaksanaan

Surat setuju terima bagi pelaksanaan kerja Fasa 1 telah ditandatangani oleh kontraktor yang dipilih pada bulan Ogos 2000. Tarikh milik tapak ialah pada awal bulan September 2000 tetapi kerja hanya boleh dimulakan selepas bon pelaksanaan, polisi insurans dan polisi insurans tanggungan awam diserahkan. Mengikut perjanjian, pihak kontraktor Fasa 1 dikehendaki menyiapkan kerja tanah pada bulan Februari 2001 iaitu lebih kurang 24 minggu dari tarikh milik tapak. Manakala surat setuju terima bagi pelaksanaan kerja Fasa 2 telah ditandatangani oleh kontraktor yang dipilih pada bulan September 2002 dan tarikh milik tapak diberi pada bulan yang sama. Mengikut perjanjian, semua kerja di bawah kontrak perlu disiapkan pada pertengahan bulan Mac 2004 iaitu lebih kurang 78 minggu dari tarikh milik tapak.

b) Bon Pelaksanaan

Bon Pelaksanaan perlu dikemukakan kepada Kerajaan Negeri sebelum kerja dimulakan mengikut nilai 5% daripada harga kontrak. Tempoh sah laku bon ialah sehingga 12 bulan selepas Tempoh Tanggungan Kecacatan. Nilai Bon Pelaksanaan yang perlu dikemukakan untuk Fasa 1 berjumlah RM0.11 juta, manakala untuk Fasa 2 berjumlah RM1.36 juta. Selain itu, kontraktor juga dikehendaki mengemukakan polisi insurans tanggungan awam dan polisi insurans kerja yang bersamaan dengan harga kontrak.

c) Bayaran Denda Lewat (LAD)

Sekiranya kontraktor gagal menyiapkan kerja pada tarikh siap yang ditetapkan atau selepas tarikh lanjutan yang diberikan dan Penguasa Projek secara bertulis berpendapat kerja tersebut telah sepatutnya siap, maka kontraktor perlu membayar ganti rugi kepada Kerajaan mengikut kadar yang ditetapkan di dokumen kontrak. Syarat kontrak menetapkan bayaran denda lewat Fasa 1 ditetapkan sejumlah RM400 sehari, manakala bayaran denda lewat Fasa 2 berjumlah RM6,424.22 sehari selama tempoh kerja tersebut tidak dapat disiapkan.

Pada pendapat Audit, syarat kontrak adalah mencukupi dan melindungi kepentingan Kerajaan.

27.2.7 Pematuhan Kepada Syarat Kontrak

a) Kedua kontraktor terlibat memilih kaedah Wang Jaminan Pelaksanaan untuk

mengemukakan Bon Pelaksanaan. Melalui kaedah ini, sebanyak 10% daripada setiap bayaran interim akan dipotong sehingga mencapai jumlah 5% harga kontrak. Sehingga tarikh pengauditan dijalankan, kontraktor Fasa 1 dan 2 telah

89

menyelesaikan Bon Pelaksanaan yang ditetapkan. Bon Pelaksanaan Fasa 1 yang berjumlah RM0.11 juta telah diselesaikan pada bulan Januari 2001. Manakala Bon Pelaksanaan Fasa 2 berjumlah RM1.36 juta telah diselesaikan pada bulan April 2004.

b) Kontraktor Fasa 1 telah mengemukakan Insurans Tanggungan Awam bernilai RM0.20 juta dan Insurans Kerja bernilai RM2.10 juta. Manakala Kontraktor Fasa 2 telah mengemukakan Insurans Tanggungan Awam bernilai RM1.0 juta dan Insurans Kerja bernilai RM27.11 juta.

c) Sehingga tarikh pengauditan, tiada bayaran denda lewat yang telah dikutip daripada kontraktor Fasa 1 dan Fasa 2. Ini kerana kontraktor Fasa 1 telah diberikan lanjutan masa oleh Penguasa Projek untuk menyelesaikan kerja kontrak. Manakala kontraktor Fasa 2 masih lagi pada tempoh lanjutan masa kedua semasa laporan ini disediakan.

Pada pendapat Audit, kontraktor telah mematuhi syarat asas kontrak yang ditetapkan.

27.2.8 Wang Pendahuluan Mengikut peraturan, bayaran pendahuluan 15% daripada harga kontrak boleh dibayar kepada kontraktor setelah semua keperluan berkaitan bon pelaksanaan, polisi insurans dan surat pengesahan PERKESO dikemukakan. Semakan Audit mendapati wang pendahuluan berjumlah RM100,000 telah diberikan kepada kontraktor Fasa 1. Manakala kontraktor Fasa 2 tidak memohon wang pendahuluan. Pembayaran wang pendahuluan kepada kontraktor telah disokong dengan surat setuju terima dan jaminan bank. Sehingga tarikh pengauditan, bayaran balik wang pendahuluan telah diselesaikan.

Pada pendapat Audit, proses pembayaran wang pendahuluan kepada kontraktor Fasa 1 telah dibuat dengan teratur.

27.2.9 Prestasi Pelaksanaan Projek Fasa 1 a) Lanjutan Masa

Sebanyak 3 lanjutan masa telah diberikan kepada kontraktor Fasa 1 melibatkan tempoh 24 bulan. Lanjutan masa pertama bermula pada bulan Februari 2001 dan berakhir pada bulan Disember 2001. Lanjutan masa kedua pula bermula pada bulan Disember 2001 dan berakhir pada bulan Mac 2002. Lanjutan masa ketiga bermula pada bulan Mac 2002 dan berakhir pada bulan Februari 2003. Mengikut Surat Pekeliling Ketua Pengarah Kerja Raya Bilangan 10 Tahun 1985, lanjutan masa perlu dipohon dan diluluskan sebelum tempoh kontrak tamat. Semakan Audit mendapati tarikh lanjutan masa pertama bagi kontraktor Fasa 1 berakhir pada 20 Disember 2002. Manakala permohonan untuk mendapatkan lanjutan masa kedua telah dikemukakan pada 27 Disember 2002. Ini menunjukkan permohonan lanjutan masa kedua telah dikemukakan setelah lanjutan masa pertama berakhir. Bagaimanapun,

90

lanjutan masa kedua tersebut telah diluluskan oleh Penguasa Projek pada tempoh 44 hari selepas permohonan dikemukakan. Ini jelas tidak mematuhi peraturan yang ditetapkan.

Semakan Audit terhadap borang permohonan lanjutan masa yang dikemukakan kepada Penguasa Projek mendapati justifikasi permohonan lanjutan masa bagi kerja Fasa 1 ialah seperti berikut:

i) Masalah pertikaian hak milik tanah antara Kerajaan Persekutuan dan Kerajaan

Negeri. ii) Bantahan daripada pemilik gerai di hadapan tapak projek yang menghalang

kontraktor menggunakan jalan bersebelahan gerai bagi tujuan keluar masuk ke tapak projek.

iii) Masalah gerai di bahagian hadapan tapak projek yang masih belum dirobohkan menyukarkan kontraktor melaksanakan kerja formwork dan bar-bending.

iv) Kelewatan bayaran kemajuan projek. v) Lanjutan masa ketiga diberikan bagi membolehkan kontraktor Fasa 1

memperbetul dan menyempurnakan kerja tembok penahan sementara bangunan di grid line 3G hingga 10G yang condong. Tembok penahan sementara yang condong telah menghalang kontraktor Fasa 2 menjalankan kerja membina tembok penahan kekal bangunan sehingga diperbetulkan semula oleh kontraktor Fasa 1.

Semakan Audit mendapati bantahan daripada pihak hospital telah diterima pada bulan Mac 2000 dan surat setuju terima bagi kerja Fasa 1 telah ditandatangani pada bulan Ogos 2000. Ini bermakna projek pelaksanaan kerja Fasa 1 telah diberikan kepada kontraktor ketika pemilikan tanah masih menjadi pertikaian antara Kerajaan Negeri dan Kerajaan Persekutuan. Masalah pertikaian hak milik tanah ini telah menyebabkan penangguhan kerja selama 9 bulan bermula dari tarikh milik tapak bulan September 2000 hingga kerja disambung semula pada awal bulan Jun 2001. Faktor ini merupakan penyebab utama lanjutan masa pertama dan kedua diberikan.

Tempoh keseluruhan lanjutan masa Fasa 1 ialah selama 24 bulan iaitu lebih kurang 96 minggu. Secara perbandingannya, tempoh penyiapan yang ditetapkan syarat kontrak ialah selama 24 minggu. Ini bermakna tempoh lanjutan masa yang diberikan kepada kontraktor Fasa 1 bersamaan dengan 4 kali tempoh penyiapan yang ditetapkan mengikut syarat kontrak. b) Kualiti Kerja

Pembinaan tembok penahan sementara adalah untuk menahan tanah bagi melaksanakan kerja cerucuk dan seterusnya memasang tembok penahan kekal bangunan. Pembinaan tembok penahan sementara adalah sebahagian daripada

91

skop kerja kontraktor Fasa 1. Manakala pemasangan tembok penahan kekal bangunan adalah sebahagian daripada skop kerja kontraktor Fasa 2.

Berdasarkan laporan yang dikemukakan oleh Juruperunding Struktur Dan Awam, sebahagian daripada tembok penahan sementara mula bergerak selepas kerja melantak cerucuk konkrit dimulakan oleh kontraktor Fasa 1. Bagi menahan tembok penahan tersebut daripada bergerak, pihak kontraktor telah menambah lebih banyak strutting. Selepas lebih banyak strutting ditambah, pergerakan tembok penahan sementara telah berhenti. Kontraktor Fasa 1 telah menyiapkan kerja pada bulan Mac 2002. Bagaimanapun, kontraktor Fasa 1 telah mengemukakan surat akuan yang menyatakan pihaknya bersedia bekerjasama dengan kontraktor Fasa 2 bagi membina tembok penahan kekal bangunan.

Kontraktor Fasa 2 telah mengemukakan aduan pada bulan Oktober 2002 berhubung dengan tembok penahan sementara yang telah condong 45 darjah di grid 3/G hingga 10/G. Menurut kontraktor Fasa 2, keadaan tembok penahan sementara yang condong tersebut amat berbahaya dan telah berlaku pergerakan yang besar. Oleh itu, kontraktor Fasa 2 tidak dapat memulakan kerja pemasangan tembok penahan kekal bangunan. Kontraktor Fasa 1 telah dipanggil semula pada bulan Januari 2003 untuk memperbetulkan cerucuk kepingan sementara yang telah condong 45 darjah di grid 3/G hingga 10/G.

c) Bayaran Kemajuan

Bagi pelaksanaan kerja Fasa 1, sebanyak 9 kali bayaran kemajuan berjumlah RM1.88 juta telah dibayar kepada kontraktor. Jumlah bayaran yang diterima telah mengambil kira pelarasan harga kontrak kurangan berjumlah RM14,600, Wang Jaminan Pelaksanaan yang dipotong daripada bayaran kemajuan berjumlah RM0.11 juta dan bayaran balik wang pendahuluan berjumlah RM0.10 juta. Bagaimanapun, Wang Jaminan Pelaksanaan berjumlah RM0.11 juta telah dikembalikan kepada kontraktor secara berperingkat bermula pada bulan September 2001 sehingga bulan April 2003. Semakan Audit mendapati proses pembayaran telah dibuat dengan teratur dan disokong dengan perakuan kerja serta dokumen yang berkaitan.

Pada pendapat Audit, prestasi pelaksanaan kerja Fasa 1 kurang memuaskan.

27.2.10 Prestasi Pelaksanaan Fasa 2

a) Lanjutan Masa

Kontraktor Fasa 2 telah diberikan 2 lanjutan masa melibatkan tempoh 238 hari. Lanjutan masa pertama bermula pada bulan Mac 2004 dan berakhir pada bulan Julai 2004, manakala lanjutan masa kedua bermula pada bulan Julai 2004 sehingga bulan November 2004. Peratus kemajuan kerja semasa permohonan lanjutan masa kedua

92

dikemukakan ialah 42.6%. Pada akhir bulan Disember 2004, kontraktor Fasa 2 telah mendapatkan lanjutan masa ketiga yang berakhir pada bulan Mei 2005. Kemajuan kerja sehingga akhir tahun 2004 adalah 84.5%. Justifikasi permohonan mendapatkan lanjutan masa bagi kerja Fasa 2 adalah seperti berikut:

i) Masalah tapak bina yang menyukarkan kontraktor Fasa 2 memulakan kerja

binaan. Ini termasuklah masalah cerucuk kepingan sementara yang condong sehingga perlu diperbetulkan semula oleh kontraktor Fasa 1.

ii) Kelewatan merobohkan gerai makan sedia ada telah menghalang aktiviti pembinaan termasuklah menghalang pemasangan septic tank, pembinaan saliran permukaan, dataran kejat, pagar hias, retikulasi air luar serta kerja asas bagi loji rawatan.

iii) Masalah jalan masuk dari belakang ke Aras 3 Kompleks Mahkamah Syariah yang perlu melalui tanah hospital.

iv) Pindaan Juruperunding Arkitek Hiasan Dalaman yang dipersetujui oleh Penguasa Projek melibatkan perubahan dinding dan bilik mesyuarat serta penambahan cerucuk.

Berdasarkan semakan Audit, masalah gerai merupakan antara faktor utama yang menyebabkan pelaksanaan kerja tidak dapat menepati tempoh yang dijadualkan. Gerai di bahagian hadapan Kompleks Mahkamah Syariah dibina atas tanah Kerajaan Negeri. Pengurusan gerai tersebut dibuat oleh Majlis Bandaraya Johor Bahru dan melibatkan 31 orang peniaga. Masalah gerai ini telah dikenal pasti pada peringkat awal lagi iaitu sebelum kerja Fasa 1 dimulakan tetapi disebabkan tiada tindakan berkesan dilakukan, masalah ini berlarutan sehingga pengauditan dijalankan. Pihak kontraktor mendakwa kewujudan gerai tersebut telah menyukarkan kerja pembinaan. Ini termasuklah menyukarkan kontraktor menyediakan kerja landskap, pemasangan septic-tank dan menimbulkan masalah untuk menempatkan peralatan pembinaan, rumah pekerja serta pejabat tapak. Kesukaran yang dihadapi oleh kontraktor mengenai kewujudan gerai tersebut telah disokong oleh Jabatan Kerja Raya Negeri selaku Penguasa Projek. Menurut Jabatan Kerja Raya Negeri, gerai tersebut perlu dipindahkan kerana pemasangan septic-tank memerlukan kontraktor mengorek lubang yang besar sehingga kedalaman 0.3 meter dari aras laut. Sekiranya gerai tidak dipindahkan, kerja pengorekan tersebut boleh mengancam keselamatan peniaga di gerai tersebut. Selain itu, pihak Jabatan Kerja Raya memaklumkan kewujudan gerai tersebut menghalang kontraktor membina tembok penahan dan tempat letak kereta awam. Walaupun gerai tersebut tidak mengganggu kerja pembinaan di bahagian dalam bangunan tetapi secara keseluruhannya telah menjejaskan kemajuan kerja.

Pemerhatian Audit di tapak pembinaan mendapati gerai tersebut telah mencacatkan pemandangan persekitaran Kompleks dan menyukarkan

93

pembinaan jalan keluar masuk. Kedudukan gerai di bahagian hadapan Kompleks Mahkamah Syariah ditunjukkan seperti Foto 3.

Foto 3 Kedudukan Gerai Di Bahagian Hadapan Kompleks

Sumber : Jabatan Audit Negeri Johor Lokasi : Bahagian Hadapan Kompleks Mahkamah Syariah Negeri Johor

b) Kualiti Kerja

Semasa lawatan tapak dilakukan, beberapa kecacatan kerja telah diperhatikan seperti berikut:

i) Susunan Konkrit Autoklaf

Cara susunan autoklaf pada dinding dibuat dengan tidak mematuhi piawaian yang ditetapkan. Susunannya tidak dibuat dengan seragam di mana di beberapa bahagian dinding, sesambung tidak berada di tengah-tengah autoklaf. Ini boleh menjejaskan kemantapan struktur dinding tersebut. Foto 4 di bawah menunjukkan susunan konkrit autoklaf yang tidak seragam.

94

Foto 4 Susunan Konkrit Autoklaf Yang Tidak Seragam

Sumber : Jabatan Audit Negeri Johor Lokasi : Bahagian Dalam Bangunan Kompleks Mahkamah Syariah

ii) Bumbung Semasa lawatan tapak, adalah didapati bumbung yang dipasang adalah dari jenis metal zink calium. Spesifikasi kontrak menetapkan saiz bumbung adalah 0.48 mm. Semasa lawatan Audit, di sesetengah tempat tertentu ada zink yang telah bengkok dan koyak. Ini menunjukkan saiz zink 0.48 mm terlalu nipis dan kurang sesuai dipasang pada bangunan yang berhadapan dengan laut.

Selain itu, skru dan nuts zink telah dipaku pada lurah air mengalir. Sepatutnya skrew dan nuts tersebut dipaku di bahagian tengah antara 2 benjol bagi melancarkan pengaliran air hujan.

c) Prestasi Perbelanjaan Bagi pelaksanaan kerja Fasa 2, kos projek keseluruhan sehingga akhir bulan Disember 2004 berjumlah RM31.70 juta selepas mengambil kira Arahan Perubahan Kerja dan Pelarasan Harga Kontrak. Berdasarkan kemajuan kerja di tapak sehingga akhir tahun 2004, peratusan kerja siap yang diperakukan ialah 65.8%. Jumlah bayaran yang sepatutnya dijelaskan kepada kontraktor ialah RM17.48 juta. Bagaimanapun, bayaran sebenar yang dijelaskan kepada kontraktor hanya berjumlah RM16.49 juta. Ini bermakna pembayaran sebenar yang dibuat kepada kontraktor terkurang sejumlah RM1.35 juta daripada nilai

95

yang telah diperakukan. Semakan Audit mendapati pembayaran yang dilakukan telah disokong dengan perakuan kerja dan dokumen sokongan yang berkaitan.

Pada pendapat Audit, prestasi kerja Fasa 2 kurang memuaskan disebabkan pelbagai masalah yang wujud semasa kerja dilaksanakan.

27.2.11 Arahan Perubahan Kerja Sesuatu perubahan daripada kontrak kerja bermaksud penyimpangan daripada perjanjian kontrak berkaitan dengan pelan, spesifikasi atau senarai kuantiti sama ada dipinda, ditambah atau dikurangkan. Untuk membuat perubahan kepada kerja yang terkandung pada kontrak, arahan Penguasa Projek perlu dikeluarkan dan nilai kerja perubahan yang dilaksanakan hendaklah diperakukan melalui Arahan Perubahan Kerja. Semakan Audit mendapati 5 Arahan Perubahan Kerja berjumlah RM1.76 juta telah di lulus dan dilaksanakan. Nilai tersebut merupakan 6.5% daripada RM27.11 juta harga asal kontrak. Selain itu, ada 2 permohonan perubahan kerja berjumlah RM2 juta masih belum mendapat kelulusan daripada Penguasa Projek. a) Perubahan Kerja Disebabkan Juruperunding Arkitek Hiasan Dalaman

Jabatan Kerja Raya telah melantik Juruperunding Arkitek Hiasan Dalaman bagi projek Bangunan Ibu Pejabat Mahkamah Syariah pada bulan November 2003. Mengikut perjanjian, peranan Juruperunding Hiasan Dalaman lebih tertumpu kepada susun atur ruang dan perabot, reka bentuk window dressing serta pemilihan pelbagai jenis dan kemasan untuk loose furniture seperti partition, kerusi, meja, sette dan sebagainya. Bagaimanapun, sebaik sahaja pelantikan dibuat, Juruperunding Arkitek Hiasan Dalaman telah mencadangkan beberapa perubahan yang melibatkan pemindahan dan pembinaan tambahan. Perubahan yang dimaksudkan di Aras 2, 4 hingga 7 seperti berikut telah dipersetujui oleh Mahkamah Syariah Negeri Johor. Arahan Perubahan Kerja Bilangan 5 telah dikeluarkan bagi melaksanakan perubahan seperti berikut. i) Kedudukan surau di Aras 4 dipindahkan ke bahagian belakang bangunan supaya

kaunter di Bahagian Pentadbiran lebih teratur. ii) Bilik mesyuarat di Aras 4 dipindahkan dari bahagian belakang ke bahagian

hadapan bangunan di bawah kubah (dome). iii) Kedudukan dinding di sekeliling ruang lopong Aras 4,5,6 dan 7 ditukar daripada 4

segi menjadi 8 segi. iv) Siling bilik seminar di Dewan Muzakarah Aras 7 ditukar daripada rata kepada

berbiku-biku.

Kesemua perubahan ini mengakibatkan pertambahan kos berjumlah RM840,000. Perubahan di pertengahan projek ini telah menimbulkan beberapa masalah seperti berikut:

96

i) Mengikut cadangan asal, kubah bahagian hadapan bangunan diletakkan pada Aras 5. Bahagian hadapan bangunan di bawah kubah dari Aras 2 hingga 4 dibiarkan lopong. Bagaimanapun, Mahkamah Syariah Negeri Johor sebagai Jabatan pelanggan telah bersetuju dengan cadangan Juruperunding Arkitek Hiasan Dalaman untuk menukar lokasi bilik mesyuarat dari bahagian belakang bangunan Aras 4 kepada bahagian hadapan bangunan di bawah kubah aras yang sama. Oleh kerana bahagian hadapan di bawah kubah tersebut asalnya lopong, maka 3 batang cerucuk tambahan perlu dipasang untuk menampung ruang bilik mesyuarat dan mengukuhkan struktur bangunan. Sebab pertukaran tersebut dilakukan kerana Jabatan Pelanggan merasakan bilik mesyuarat lebih sesuai diletakkan di bahagian hadapan bangunan yang menghadap ke Selat Johor.

ii) Pihak kontraktor utama telah diarah memberhentikan kerja pembinaan dinding bagi aras 6 dan 7 bagi membolehkan dinding 4 segi ditukar menjadi 8 segi. Semasa lawatan tapak dilakukan, pihak Audit difahamkan oleh kontraktor utama, kerja pembinaan dinding telah dilakukan sehingga Aras 6 sebelum arahan pemberhentian kerja diterima. Ini bermakna dinding 4 segi sedia ada telah dirobohkan bagi membina dinding 8 segi.

Pada pendapat Audit, perubahan kerja yang banyak di peringkat pertengahan projek telah mengakibatkan pertambahan kos dan masa. 27.2.12 Pertukaran Bahan Binaan Mengikut kontrak asal, penggunaan bahan binaan untuk dinding dalaman dan luaran adalah daripada panel konkrit pra tuang (Gred 20) dengan ketebalan 100 mm dan 200 mm. Pada bulan Julai 2003, pihak kontraktor telah mencadangkan satu perubahan kepada struktur bangunan iaitu pertukaran bahan binaan dinding dalaman dan luaran daripada panel konkrit pra tuang kepada blok konkrit berudara autoklaf (Autoclaved Lightweight Concrete Blocks). Pertukaran ini mengikut cadangan kontraktor lebih praktikal dan ekonomik dengan mengambil kira faktor had tinggi maksimum yang mencapai 300 mm bagi dinding luar dan 420 mm bagi dinding dalam. Selain itu, struktur kerangka konkrit bangunan telah direka bentuk untuk menanggung beban jenis lightweight. Semasa lawatan tapak, pihak Audit mendapati bahan binaan untuk dinding telah menggunakan blok konkrit berudara autoklaf. Harga seunit blok konkrit autoklaf ialah RM88 bagi dinding luaran dan RM44.00 bagi dinding dalaman. Harga tersebut lebih tinggi jika dibandingkan dengan harga seunit konkrit panel pra tuang iaitu RM67.20 bagi dinding luaran dan RM33.60 bagi dinding dalaman. Bagaimanapun, syarat kontrak menetapkan sebarang pertukaran bahan yang diminta oleh pihak kontraktor boleh diberi kelulusan oleh Penguasa Projek sekiranya bahan tersebut mempunyai kualiti yang lebih baik dari bahan asal yang dinyatakan pada kontrak dan pertukaran tersebut tidak melibatkan pertambahan kos. Sekiranya berlaku pertambahan kos, maka pihak kontraktor akan menanggung kos tambahan tersebut.

97

Berdasarkan surat kontraktor kepada Juruperunding Struktur Dan Awam, penggunaan blok konkrit autoklaf bersesuaian untuk menampung beban jenis lighweight. Pihak pembekal telah menjalankan ujian ketahanan blok konkrit autoklaf dan ujian tersebut mendapat kelulusan SIRIM. Bagaimanapun, tiada bukti ujian perbandingan dilakukan untuk menunjukkan kualiti blok konkrit autoklaf lebih baik berbanding konkrit panel pra tuang. Penguasa Projek telah memberikan kelulusan pertukaran bahan tersebut dengan segala kos tambahan ditanggung sepenuhnya oleh pihak kontraktor.

Pada pendapat Audit, pertimbangan yang sewajarnya telah dibuat sebelum kelulusan pertukaran bahan diluluskan. 27.2.13 Ujian Bahan Mengikut syarat kontrak, semua bahan, barang dan mutu hasil kerja hendaklah dari jenis yang dinyatakan pada Senarai Kuantiti dan spesifikasi. Kontraktor perlu menyerahkan baucar atau perakuan ujian pengilang kepada Penguasa Projek untuk membuktikan bahan dan barang binaan tersebut telah mematuhi Senarai Kuantiti dan spesifikasi. Kontraktor juga hendaklah menyediakan sampel bahan dan barang-barang untuk ujian. Mengikut spesifikasi kontrak, ujian konkrit perlu dijalankan bagi menguji kekuatan konkrit yang telah dibuat. Pemeriksaan Audit mendapati Juruperunding Struktur Dan Kejuruteraan Awam telah diberi tanggungjawab oleh Penguasa Projek untuk menjalankan ujian ke atas bahan, barang dan kerja yang terlaksana. Ujian konkrit telah dilaksanakan dan rekod-rekodnya disimpan oleh Juruperunding. Berdasarkan Concrete Cube Test Records yang disediakan untuk tempoh 18 Februari hingga 9 April 2003, pihak Audit mendapati ujian kiub konkrit telah dijalankan pada hari ketujuh dan hari ke 28 sebagaimana spesifikasi piawai yang ditetapkan. Bagaimanapun, pihak Audit mendapati tiada bukti menunjukkan rekod ujian ini disemak oleh Penguasa Projek.

Pada pendapat Audit, Penguasa Projek perlu menyemak rekod ujian bahan bagi menjamin kualiti.

27.2.14 Pelantikan Juruperunding Jabatan Kerja Raya Negeri Johor melalui Jawatankuasa Pelantikan Perunding telah melantik 5 juruperunding untuk melancarkan pelaksanaan projek ini. Juruperunding yang dilantik adalah seperti Jadual 31 berikut:

98

Jadual 31 Juruperunding Yang Dilantik

Bil. Bidang Tugas Tarikh Lantikan Kos Terlibat

(RM) 1. Jurutera Perunding Struktur Dan Awam 25.3.1999 565,000

2. Jurutera Bahan dan Perunding Kos Binaan 25.3.1999 475,000

3. Jurutera Perunding Elektrik 26.10.1999

4. Jurutera Perunding Mekanikal 26.10.1999 475,000

5. Perunding Arkitek Hiasan Dalaman 14.11.2003 100,000

Jumlah 1,615,000 Sumber : JKR Daerah Johor Bahru

Yuran untuk kesemua juruperunding dibayar berasaskan scale of fees. Sehingga tarikh pengauditan dijalankan pada bulan September 2004, yuran yang telah dibayar kepada juruperunding berjumlah RM1.25 juta.

27.2.15 Masalah Jalan Belakang Ke Kompleks Mahkamah Syariah Jabatan Agama Johor telah memohon kebenaran pihak hospital pada bulan Ogos 2001 untuk menggunakan sebahagian dari kawasan hospital sebagai jalan masuk dari belakang ke Aras 3 bangunan Kompleks. Jalan yang dicadangkan untuk dibina adalah bersebelahan dengan jalan ke wad kelas pertama Hospital Sultanah Aminah Johor Bahru. Jalan belakang ini akan dijadikan laluan kedua ke tempat letak kereta kakitangan di Aras 3 dan sub station Tenaga Nasional Berhad. Bagaimanapun, pihak hospital tidak memberikan sebarang maklum balas terhadap permohonan yang dikemukakan. Wakil pihak hospital juga tidak menghadirkan diri ke mesyuarat tapak walaupun telah dipanggil beberapa kali untuk membincangkan masalah jalan belakang ini. Bagi mengelakkan sebarang masalah yang berkaitan dengan pemilikan tanah, satu surat telah dikemukakan kepada Ketua Pengarah Kementerian Tanah Dan Pembangunan Koperasi untuk memohon kelulusan menggunakan tanah hospital sebagai jalan kedua ke bangunan Kompleks. Bagaimanapun, sehingga akhir tahun 2004, tiada sebarang kelulusan diberikan.

Mesyuarat tapak bilangan 13 pada bulan September 2004 telah memutuskan sebahagian daripada tanah hospital dilebarkan untuk dijadikan jalan kekal ke Aras 3 bangunan Kompleks. Kos pembesaran jalan tersebut dianggarkan berjumlah RM49,200. Semasa lawatan tapak dilakukan oleh pihak Audit, adalah didapati jalan belakang telah dilebarkan dan digunakan untuk tujuan pembinaan walaupun kelulusan daripada Kementerian Tanah Dan Pembangunan Koperasi belum diterima.

Pada pendapat Audit, kerjasama daripada pihak hospital perlu diperolehi bagi memudahkan pembinaan jalan belakang ke bangunan Kompleks Mahkamah Syariah.

99

27.2.16 Pelan Kontrak Fasa 2 Penguasa Projek perlu menyerahkan 2 salinan pelan kontrak kepada kontraktor bagi membolehkan kerja membina dan menyiapkan bangunan dibuat mengikut spesifikasi. Semakan Audit di tapak bina mendapati pelan salinan kontraktor bertarikh 26 September 2002 tidak ditandatangani oleh pelukis pelan dan Penguasa Projek yang meluluskan pelan tersebut.

Pada pendapat Audit, pelan salinan kontraktor perlu ditandatangani oleh pelukis dan pelulus pelan bagi memastikan pelan yang dijadikan rujukan pembinaan adalah pelan yang betul dan sah.

27.2.17 Keperluan Kewangan Kerajaan Negeri Johor telah memperuntukkan sejumlah RM40 juta bagi membina dan menyiapkan Kompleks Mahkamah Syariah semasa Rancangan Malaysia Kelapan. Peruntukan tersebut disalurkan melalui maksud pembangunan Jabatan Agama Negeri Johor. Sehingga akhir tahun 2004, sejumlah RM18.58 juta telah dibelanjakan melibatkan sejumlah RM2.09 juta bagi kerja Fasa 1 dan RM16.49 juta bagi kerja Fasa 2. Pada pendapat Audit, pelaksanaan projek tidak dapat dijalankan dengan lancar. Pelbagai masalah yang wujud seperti masalah pertikaian hak milik tanah, masalah gerai dan perubahan kerja yang banyak di pertengahan projek telah menyebabkan lanjutan masa yang panjang, seterusnya melewatkan penyiapan projek.

27.3 PEMANTAUAN

27.3.1 Tanggungjawab Pemantauan Pemantauan dan penyeliaan projek adalah tanggungjawab Pengarah Jabatan Kerja Raya Negeri Johor selaku Penguasa Projek yang dilantik. Sebagai Penguasa Projek, JKR Negeri Johor bertanggungjawab memantau pelaksanaan keseluruhan projek dan memastikan projek berjalan dengan teratur mengikut spesifikasi dan jadual yang ditetapkan. Untuk tujuan itu, JKR Negeri telah melantik 3 wakil untuk menjalankan pemantauan terhadap projek iaitu : a) Jabatan Kerja Raya Daerah Johor Bahru

Wakil utama JKR Negeri yang bertanggungjawab terhadap arahan kerja keseluruhan. b) Juruperunding Kejuruteraan Struktur Dan Awam

Perunding pakar bagi kejuruteraan struktur dan awam yang bertanggungjawab memberi arahan kerja di tapak.

100

c) Juruperunding Ukur Bahan Perunding pakar bagi kerja ukur bahan kontrak yang bertanggungjawab menilai kemajuan projek.

JKR Negeri selaku Penguasa Projek telah mengeluarkan surat perwakilan kuasa kepada ketiga-tiga wakilnya bagi menepati sub Fasal 2c syarat kontrak. Semakan Audit mendapati cara pemantauan yang dilaksanakan oleh 3 wakil ini adalah seperti berikut: a) Menghadiri mesyuarat tapak. b) Mengadakan lawatan tapak dari masa ke semasa dan melaporkan sebarang

kecacatan kepada Penguasa Projek dan kontraktor. c) Menilai kemajuan kerja dan menyediakan laporan mengenainya untuk dikemukakan

kepada Penguasa Projek sebelum pembayaran dijelaskan.

Pada pendapat Audit, tanggungjawab pemantauan telah dinyatakan secara jelas.

27.3.2 Buku Harian Tapak Arahan Ketua Pengarah Kerja Raya Bilangan 4 Tahun 1988 telah menetapkan Buku Harian Tapak perlu dilengkapkan setiap kali kerja pembinaan dilakukan kerana ia adalah dokumen penting di tapak bina. Buku Harian Tapak antara lainnya perlu mengandungi arahan Penguasa Projek atau wakilnya, kesediaan kontraktor mematuhi arahan harian yang dikeluarkan, bilangan pekerja yang bekerja di tapak, kuantiti bahan yang diterima dan butiran kerja harian yang dilakukan. Penyelenggaraan Buku Harian Tapak secara teratur dapat membantu Penguasa Projek membuat keputusan dan mentadbir projek dengan lebih baik. Adalah menjadi tanggungjawab Penguasa Projek atau wakilnya untuk menyemak dan menandatangani Buku Harian Tapak setiap kali lawatan ke tapak bina dilakukan. Semakan Audit terhadap Buku Harian Tapak mendapati penyelenggaraan rekod tersebut adalah kurang sempurna. Butiran kerja hanya mula direkodkan pada 30 September 2002 dan tarikh akhir catatan ialah pada 23 November 2002, iaitu hanya kira-kira 8 minggu sahaja berbanding 78 minggu tempoh pelaksanaan projek. Laporan kerja harian hanya direkodkan di buku nota sahaja oleh juruperunding pakar yang dilantik sebagai penyelia tapak. Bagaimanapun, buku nota tersebut tidak disahkan dan ditandatangani oleh Penguasa Projek atau wakil utamanya iaitu JKR Daerah Johor Bahru.

Kerja pemantauan perlu dibuat oleh Jabatan Kerja Raya Daerah Johor Bahru selaku Pegawai Penyelia yang diberi tanggungjawab oleh Penguasa Projek untuk mengeluarkan keseluruhan arahan kerja. JKR Daerah Johor Bahru juga bertanggungjawab menguruskan dokumen tuntutan, pengukuran, penilaian serta menyediakan perakuan kerja. Oleh itu, penyeliaan yang teliti khususnya melalui Buku Harian Tapak perlu dilakukan bagi memastikan kerja yang dilaksanakan oleh kontraktor telah menepati dokumen kontrak yang ditandatangani.

101

Pada pendapat Audit, penyelenggaraan Buku Harian Tapak kurang sempurna.

27.3.3 Mesyuarat Tapak Mesyuarat tapak perlu dijalankan setiap bulan dan minit mesyuarat tapak disediakan selepas setiap mesyuarat bagi merekodkan segala masalah, keputusan dan tindakan yang sedang dan telah diambil. Semakan Audit mendapati sepanjang tempoh pembinaan, pihak JKR telah mengadakan mesyuarat tapak sekurang-kurangnya sebulan sekali dan minit mesyuarat disediakan. Mesyuarat tersebut telah dihadiri oleh : a) Wakil dari Jabatan Kerja Raya Negeri Johor b) Wakil dari Jabatan Kerja Raya Daerah Johor Bahru c) Wakil Kontraktor d) Juruperunding Yang Dilantik e) Wakil Sub Kontraktor Yang Dinamakan f) Wakil Mahkamah Syariah Negeri Johor selaku Jabatan pelanggan g) Wakil Pejabat Agama Negeri Johor selaku pejabat pemegang peruntukan

Pada keadaan tertentu, mesyuarat turut dihadiri oleh wakil Majlis Bandaraya Johor Bahru (MBJB), wakil Pejabat Tanah Johor Bahru, Tenaga Nasional Berhad dan Syarikat Air Johor. Semakan Audit terhadap minit mesyuarat yang disediakan mendapati antara perkara yang dibincangkan ialah :

a) Kemajuan kerja kontraktor utama b) Kemajuan kerja sub-kontraktor yang dinamakan c) Masalah pelaksanaan kerja d) Pelbagai masalah berbangkit termasuklah masalah pemindahan gerai dan masalah

jalan masuk dari belakang

Pada pendapat Audit, mesyuarat tapak telah dijalankan mengikut peraturan yang ditetapkan.

27.3.4 Lawatan Tapak Penguasa Projek perlu membuat lawatan tapak dari semasa ke semasa bagi memastikan kerja yang dilaksanakan oleh kontraktor berkualiti dan mengikut spesifikasi kontrak yang telah ditetapkan. Selain itu, lawatan tapak juga bertujuan menilai prestasi kontraktor sebelum bayaran kemajuan dijelaskan. Memandangkan Buku Harian Tapak tidak diselenggarakan dengan sempurna, maka pihak Audit merasa sangsi Penguasa Projek atau wakil utamanya telah mengadakan lawatan tapak bagi menyelia pelaksanaan projek tersebut.

102

Pada pendapat Audit, pemantauan yang dijalankan terhadap projek pembinaan Kompleks Mahkamah Syariah masih tidak mencukupi.

28. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT Hasil daripada kajian ini mendapati projek pembinaan Kompleks Mahkamah Syariah tidak dapat dilaksanakan dengan cekap dan berhemat. Wujud kelemahan yang menyumbang kepada kegagalan menyiapkan bangunan Kompleks mengikut tempoh yang ditetapkan. Antaranya adalah masalah tembok penahan sementara yang condong dan perlu diperbetulkan bagi membolehkan tembok penahan kekal didirikan. Selain itu, perubahan kerja yang banyak di pertengahan projek telah menjejaskan kemajuan kerja dan meningkatkan kos. Ini termasuklah perubahan yang dibuat oleh pihak Juruperunding Arkitek Hiasan Dalaman. Pihak Mahkamah Syariah dan Jabatan Kerja Raya selaku Penguasa Projek tidak sepatutnya akur dengan cadangan Juruperunding Arkitek Hiasan Dalaman kerana pelan reka bentuk awal telah dipersetujui dan diluluskan oleh Arkitek JKR.

103

JABATAN PERHUTANAN NEGERI JOHOR

PENGURUSAN PEMBALAKAN DI NEGERI JOHOR

29. LATAR BELAKANG Negeri Johor mempunyai kawasan pembalakan yang dianggarkan seluas 0.47 juta hektar iaitu 25% daripada jumlah keseluruhan keluasan tanah negeri ini. Ianya terdiri daripada seluas 0.32 juta hektar atau 68% Hutan Simpanan Kekal, 0.07 juta hektar Hutan Tanah Kerajaan dan 0.05 juta hektar Hutan Taman Negara. Sektor perhutanan Negeri Johor merupakan salah satu penyumbang hasil kepada Kerajaan Negeri Johor. Pada tahun 2004, hasil sumber hutan yang dikutip oleh Jabatan Perhutanan Negeri Johor (Jabatan) berjumlah RM35.31 juta. Ianya terdiri daripada lesen, royalti, premium, denda kesalahan hutan dan lain-lain pendapatan.

Aktiviti utama Jabatan adalah mengurus pengeluaran lesen, mengawal aktiviti pembalakan serta memastikan pembangunan semula sektor perhutanan. Sepanjang tahun 2002 hingga 2004, sejumlah 277 lesen pembalakan telah dikeluarkan dan sehingga tempoh pengauditan sejumlah 87 lesen melibatkan kawasan seluas 0.006 juta hektar masih beroperasi di seluruh Negeri Johor. 30. OBJEKTIF PENGAUDITAN Objektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada pengurusan pembalakan dilaksanakan dengan cekap dan berkesan bagi memenuhi matlamat Jabatan. 31. SKOP DAN KAEDAH PENGAUDITAN Pengauditan adalah meliputi aspek perancangan, pelaksanaan dan pemantauan pengurusan pembalakan Hutan Simpanan Kekal dan Hutan Tanah Kerajaan oleh Jabatan bagi tempoh tahun 2002 hingga 2004. Semakan rekod dan dokumen berkaitan pengurusan pembalakan dilakukan di Ibu Pejabat Jabatan Perhutanan Negeri Johor. Selain itu, lawatan ke Pejabat Perhutanan Daerah Mersing dan Kluang serta Balai Pemeriksa Hutan Sembrong, Kluang dilakukan bagi menyemak rekod dan dokumen yang dikawal di peringkat daerah. Temu bual dengan pegawai yang terlibat diadakan bagi mendapatkan maklumat dan penjelasan lanjut mengenai pengurusan pembalakan. Pihak Audit juga membuat lawatan ke Hutan Simpanan Kekal dan Hutan Tanah Kerajaan bagi melihat aktiviti pembalakan yang dijalankan.

104

32. PENEMUAN AUDIT 32.1 PERANCANGAN Perancangan yang lengkap dan teratur boleh membantu melancarkan pengurusan pembalakan oleh Jabatan Perhutanan Negeri Johor. Perancangan yang dilakukan adalah seperti berikut:

32.1.1 Dasar Kerajaan Negeri Kerajaan Negeri bertanggungjawab untuk mentadbir, mengurus dan membangunkan kawasan hutan. Bagi melaksanakan tanggungjawab ini, Kerajaan Negeri mengambil tindakan menerima pakai Dasar Perhutanan Negara 1978 (Pindaan 1992) mulai tahun 1981. Dasar Perhutanan yang diterima pakai dapat memperkukuhkan pengurusan dan amalan perhutanan secara teratur sejajar dengan konsep pengurusan hutan secara berkekalan. Antara aspek penting yang digariskan pada Dasar Perhutanan Negara ialah:

a) Mengisytiharkan sebagai Hutan Simpanan Kekal kawasan yang mencukupi dan

strategik di seluruh negara, berasaskan kepada konsep penggunaan tanah yang rasional. Hutan Simpanan Kekal diklasifikasikan di bawah 4 fungsi utama dan akan diurus sebagai:

i) Hutan Perlindungan untuk memastikan kestabilan iklim dan keadaan fizikal

negara, pengawalan sumber bekalan air, kesuburan tanah, kualiti alam sekitar, pemeliharaan kepelbagaian biologi dan mengurangkan kerosakan akibat banjir dan hakisan kepada sungai dan tanah pertanian.

ii) Hutan Berhasil untuk bekalan hasil hutan yang berterusan, pada kadar yang munasabah untuk keperluan pertanian, domestik, perindustrian dan eksport.

iii) Hutan Lipur untuk mengekalkan sejumlah kawasan yang mencukupi sebagai tempat rekreasi, eko-pelancongan dan untuk menambah kesedaran masyarakat mengenai perhutanan.

iv) Hutan Penyelidikan Dan Pendidikan untuk menjalankan penyelidikan, pendidikan dan pemeliharaan kepelbagaian biologi.

b) Menguruskan Hutan Simpanan Kekal supaya dapat memaksimumkan faedah sosial,

ekonomi dan alam sekitar bagi kepentingan negara sejajar dengan prinsip pengurusan hutan secara berkekalan.

32.1.2 Perundangan Dan Peraturan Pengurusan pembalakan ditadbir dan diurus oleh Jabatan Perhutanan berdasarkan perundangan yang sedia ada. Jabatan mengguna pakai syarat dan ketetapan yang termaktub mengikut Akta Perhutanan Negara 1984 (Pindaan) 1993, Dasar Perhutanan Negara (Pindaan) 1992, Kaedah-Kaedah Hutan 1987 dan Kaedah-Kaedah Industri

105

Berasas Kayu 1987. Mengikut Akta Perhutanan Negara 1984 (Pindaan) 1993, pemegang lesen perlu mematuhi syarat lesen membalak sebagaimana yang telah ditetapkan. Antara syarat yang perlu dipatuhi adalah sebagaimana berikut:

a) Pemegang lesen perlu membayar deposit sebelum memulakan kerja. b) Pemegang lesen hendaklah membayar royalti bagi semua hasil hutan yang diambil

mengikut kadar yang ditetapkan. c) Tebangan hanya dilakukan kepada semua pokok yang di tanda dan mematuhi

tatacara tebangan yang ditetapkan. d) Pengeluaran minimum/maksimum yang ditetapkan hendaklah dikekalkan melainkan

arahan lain dikeluarkan. e) Sempadan lesen hendaklah di selenggara kebersihannya dan tanda-tanda

sempadan tidak boleh ditebang. f) Tebangan tidak dibenarkan di zon penampan yang telah ditetapkan. g) Lesen adalah sah pada tempoh yang dibenarkan. h) Semua jentera yang digunakan untuk pengusahasilan hendaklah didaftarkan. i) Panduan pengusahasilan adalah mengikut buku Kod Amalan Pengusahasilan Hutan

Darat Asli. j) Pembinaan jalan, jambatan dan pembetung mesti mengikut spesifikasi semasa

Pejabat Hutan. k) Papan tanda dipasang di sempadan lesen, di kongsi dan di matau mengandungi

butiran nombor lesen, kawasan lesen, luas kawasan lesen, nama pemegang lesen, nama kontraktor dan tempoh kuat kuasa lesen.

l) Had batas tebangan ditetapkan oleh Pegawai Hutan Daerah. m) Pokok-pokok yang di tanda untuk tebangan sahaja dibenarkan untuk ditebang. n) Tual-tual balak hendaklah di tanda dengan tag plastik menunjukkan nombor pokok

dan tualnya. o) Semua kayu mesti dicap tanda pengelasan sebelum di bawa keluar dari kawasan

lesen. p) Penanaman semula anak benih pokok selepas pembalakan selesai.

Selain itu, Jabatan juga melaksanakan fungsinya berpandukan Manual Perhutanan 2003, MS ISO 9002 (Pengurusan Pengeluaran Kayu Secara Berkekalan Bagi Hutan Darat Asli Dan Hutan Simpanan Kekal) dan Kriteria, Petunjuk, Aktiviti & Piawaian Pelaksanaan bagi Persijilan Pengurusan Hutan Semenanjung Malaysia. Manual Perhutanan mengandungi hal berkaitan Pentadbiran, Operasi Hutan dan Pembangunan Hutan. Ia merupakan satu dokumen yang komprehensif mengenai dasar, prosedur kerja dan maklumat penting yang membolehkan semua pegawai dan kakitangan serta pelanggan Jabatan Perhutanan memahami semua proses kerja Jabatan ini secara mudah dan sistematik.

106

32.1.3 Sasaran Kerajaan Negeri Sejajar dengan kehendak Dasar Perhutanan Negara dan prinsip pengurusan hutan secara berkekalan, maka Kerajaan Negeri akan menetapkan sasaran sebagaimana berikut: a) Had Pengeluaran Isi Padu Balak

Jabatan mempunyai perancangan jangka masa panjang untuk menguruskan pembukaan kawasan pembalakan bagi mengelakkan kemusnahan hutan. Perancangan pembukaan kawasan pembalakan Hutan Simpanan Kekal ditentukan berdasarkan Rancangan Pengurusan Hutan dengan menyediakan Rancangan Mengusaha Hasil Hutan untuk setiap 10 tahun dan akan dibukukan dengan teratur iaitu bagi tempoh tahun 1996 hingga 2005. Rancangan ini disediakan untuk memastikan segala aktiviti pengusahasilan hutan di Hutan Simpanan Kekal dijalankan secara terancang dan sistematik mengikut spesifikasi dan garis panduan yang ditetapkan. Di samping itu, rancangan ini digubal dengan penyediaannya adalah mengikut prosedur dan proses tertentu seperti mengumpul maklumat asas, kawasan hutan yang akan diusahasil, perundangan hutan dan had pengeluaran isi padu balak. Mengikut Dasar Perhutanan Negara 1978 (Pindaan 1992), had pengeluaran isi padu balak bagi Hutan Simpanan Kekal yang ditetapkan oleh Kerajaan Negeri adalah seluas 2,705 hektar setahun dengan anggaran 175,025 meter padu.

b) Penentuan Kawasan Balak

Apabila sesuatu kawasan pembalakan dirancang untuk diusahasilkan, Laporan Isi Hutan perlu disediakan. Oleh itu, satu bancian dinamakan Inventori Sebelum Tebangan (Pre-F) akan dilakukan terhadap kawasan pembalakan tersebut. Inventori ini sebaik-baiknya dijalankan pada tempoh 2 tahun sebelum pengusahasilan hutan. Bancian ini bertujuan untuk mengetahui isi kandungan kayu-kayan, lain-lain isi kandungan hutan dan maklumat rupa bumi kawasan hutan bagi menentukan had pengeluaran dan dirian tinggal. Maklumat ini akan membantu Jabatan menentukan had pengeluaran dan had tebangan bagi sesuatu kawasan hutan agar dirian tinggal bagi pusingan akan datang mencukupi sejajar dengan Sistem Pengurusan Hutan Secara Berkekalan. Di samping itu, bancian juga dilakukan untuk mengenal pasti pokok balak yang matang dan kumpulan jenis kayu yang dibenarkan untuk ditebang dalam sesuatu kompartmen hutan. Biasanya keluasan setiap kompartmen adalah antara 100 hingga 200 hektar dan dibahagikan kepada beberapa kawasan sempadan lesen.

Selepas kerja Pre-F selesai dijalankan dan had batas tebangan ditentukan, kerja penandaan pokok akan dijalankan sebelum pengusahasilan. Ia bertujuan untuk menentukan jenis dan saiz pokok yang boleh ditebang sebelum kerja pembalakan. Maklumat anggaran isi padu balak yang boleh dikeluarkan ini akan digunakan sebagai kawalan pengusahasilan. Pokok yang mempunyai perepang paras dada

107

yang sama atau melebihi had batas tebangan yang ditetapkan, akan ditandakan secara bersiri. Pokok balak yang dibenarkan untuk ditebang adalah berusia antara 30 hingga 55 tahun dan kumpulan jenis kayu yang boleh ditebang dibahagikan kepada 2 kaum iaitu kaum Damar dan bukan Damar. Tebangan hanya dibenarkan terhadap pokok kaum Damar yang mempunyai ukur lilit 65cm dan 55cm bagi kaum bukan Damar. Semasa menandai pokok, pegawai bertugas akan merekodkan saiz, spesis, kualiti dan anggaran bilangan tual balak yang akan dihasilkan.

Bagi tempoh tahun 2002 hingga 2004, Jabatan merancang untuk melakukan kerja Pre-F dan penandaan terhadap 51 kawasan meliputi keluasan sejumlah 7,840 hektar di semua zon. Maklumat lanjut seperti Jadual 32 di bawah.

Jadual 32

Jumlah Kawasan Yang Dirancang Untuk Kerja Pre-F Dan Penandaan Perancangan

Tahun Daerah Hutan Jumlah Kawasan Luas (Ha)

2002

Johor Tengah Johor Utara Johor Selatan Johor Timur

9 2 7 5

1,253 213 996 786

2003

Johor Tengah Johor Utara Johor Selatan Johor Timur

6 2 3 3

1,130 226 560 546

2004

Johor Tengah Johor Utara Johor Selatan Johor Timur

5 2 2 5

803 199 475 653

Jumlah 51 7,840

Sumber : Rekod Jabatan Perhutanan Negeri Johor

c) Pengeluaran Lesen Mengambil Hasil Hutan

Mengikut Seksyen 14, Akta Perhutanan Negara 1984 (Pindaan) 1993, semua hasil hutan adalah harta Pihak Berkuasa Negeri dan Seksyen 15 akta yang sama pula adalah mengenai larangan mengambil hasil hutan dari Hutan Simpanan Kekal atau tanah Kerajaan melainkan jika dilesenkan oleh Pihak Berkuasa Negeri. Lesen mengambil hasil hutan (Borang 1) diperlukan bagi pengeluaran hasil hutan dari Hutan Simpanan Kekal dan Hutan Tanah Kerajaan, manakala lesen kecil (Borang 3) diperlukan bagi mengeluarkan apa-apa hasil utama hutan yang tidak melebihi 70 meter padu atau mana-mana hasil kecil hutan dari Hutan Simpanan Kekal dan Tanah Kerajaan. Pegawai yang diberi tanggungjawab mengeluarkan dan menandatangani Lesen Hasil Hutan adalah Pengarah Perhutanan Negeri dan Pegawai Hutan Daerah.

108

Semua permohonan untuk mengeluarkan hasil hutan akan diproses mengikut prosedur yang telah ditetapkan mengikut Akta Perhutanan 1984 (Pindaan) 1993 dan Kaedah-Kaedah Hutan 1987. Bagi memenuhi keperluan pelanggannya, Jabatan Perhutanan menetapkan lesen untuk mengeluarkan hasil hutan akan diproses dan dikeluarkan pada tempoh tidak melebihi 6 bulan dari tarikh kelulusan diberi, setelah semua syarat untuk mendapat kelulusan dipatuhi. Permohonan untuk mendapatkan lesen bagi mengusahakan sesuatu kawasan itu boleh dibuat setelah mendapat kelulusan bagi kawasan yang dipohon.

d) Kutipan Hasil

Kutipan hasil hutan terdiri daripada hasil keluaran hutan, Lesen dan Permit Hutan, Denda dan Ganti rugi serta Premium perhutanan. Hasil kutipan hutan dijangkakan berpotensi untuk memberi sumbangan yang besar kepada Kerajaan Negeri Johor. Bagi tempoh tahun 2003 hingga 2004, sasaran hasil kutipan hutan dianggarkan berjumlah RM23.33 juta dan RM23.38 juta.

32.1.4 Kaedah Pemberian Kawasan Pembalakan Pemberian kawasan pembalakan boleh diluluskan oleh Lembaga Tawaran Membalak terhadap 6 kategori kawasan hutan iaitu Hutan Simpanan Kekal, Hutan Tanah Kerajaan, tanah bermilik, tanah lombong, tanah Lesen Pendudukan Sementara dan tanah rizab. Kawasan pembalakan Hutan Simpanan Kekal dan Hutan Tanah Kerajaan ditawarkan kepada pengusaha balak melalui 3 cara iaitu sistem tawaran/tender, kurniaan dan skim kilang papan bumiputera

Bagaimanapun, cara pemberian adalah bergantung kepada keputusan Lembaga Tawaran Membalak seperti diperuntukkan oleh Seksyen 16, Akta Perhutanan Negara 1984 (Pindaan) 1993.

32.1.5 Kawalan Pemberian Kawasan Pembalakan Setiap individu/syarikat sama ada Bumiputera atau bukan Bumiputera yang ingin memohon kawasan pembalakan melalui mana-mana cara hendaklah berdaftar sebagai pembalak dengan Jabatan Perhutanan Negeri sebagaimana ditetapkan pada perenggan 3, Manual Perhutanan 2003 dan kaedah 28, Kaedah-Kaedah Hutan 1987. Selain itu, kilang papan yang ingin memohon kawasan pembalakan melalui skim kilang papan Bumiputera, hendaklah milik Bumiputera 100%. Ini adalah bagi memastikan kelulusan kawasan hutan dan Lesen Mengambil Hasil Hutan hanya diberikan kepada pengusaha yang layak serta mencukupi syarat yang ditetapkan. 32.1.6 Keperluan Guna Tenaga Dan Latihan Struktur organisasi yang baik, kakitangan yang mencukupi serta berkebolehan perlu diwujudkan bagi memantapkan dan meningkatkan kecekapan dan keberkesanan ke arah mencapai objektif Jabatan. Oleh itu, Jabatan membuat perancangan sebagaimana berikut:

109

a) Struktur Pengurusan Dan Kakitangan

Jabatan Perhutanan Negeri Johor terdiri daripada Ibu Pejabat dan 4 Pejabat Hutan Daerah dibahagikan mengikut zon iaitu zon selatan di Johor Bahru, zon tengah di Kluang, zon utara di Segamat dan zon timur di Mersing. Pada peringkat Ibu Pejabat aktivitinya dilaksanakan oleh 8 unit iaitu Unit Operasi dan Penguatkuasaan, Unit Perancangan Dan Pengurusan Hutan, Unit Perindustrian Dan Pengusahasilan Hutan, Unit Silvakultur Dan Perlindungan Hutan, Unit Kejuruteraan Hutan, Unit Pentadbiran Dan Perkhidmatan, Unit Kewangan Dan Hasil dan Ladang Hutan Hulu Sedili. Setiap unit mempunyai peranan dan tanggungjawab sama ada secara langsung atau tidak bagi aktiviti pengurusan pembalakan.

Keperluan tenaga manusia merupakan aspek penting di sesebuah Jabatan. Oleh itu bagi menyediakan Rancangan Pengurusan Hutan, maklumat mengenai keperluan tenaga manusia juga akan ditetapkan. Jabatan merancang memohon sejumlah 549 perjawatan terdiri daripada 11 jawatan kumpulan pengurusan dan profesional serta 538 jawatan kumpulan sokongan. Daripada 538 jawatan sokongan tersebut, 290 adalah anggota teknikal yang terlibat secara langsung dengan aktiviti pengurusan pembalakan.

b) Perancangan Latihan

Latihan adalah aktiviti pembelajaran dan pengajaran bagi meningkatkan ilmu pengetahuan dan kemahiran berkaitan yang ditumpukan kepada tugas yang dipertanggungjawabkan. Selain latihan secara formal, latihan semasa berkhidmat juga membantu pegawai dan kakitangan meningkatkan pengetahuan dan kemahiran di samping pendedahan kepada teknologi serta maklumat terkini yang berkaitan dengan bidang perhutanan untuk membolehkan mereka melaksanakan tugas dengan lebih cekap dan berkesan. Menyedari kepentingan latihan, Jabatan merancang menganjurkan kursus bagi kakitangannya seperti Kursus Induksi, Kursus Pra-Penempatan dan Kursus Teknikal Perhutanan. Kursus yang dirancang meliputi aspek pengenalan pokok, daun, isi kayu, mensurasi hutan dan Balai Pemeriksa Hutan. Semua kursus berkenaan akan diberi kepada pegawai dan kakitangan terutamanya yang baru dilantik dan fokus utama adalah kepada Pengawas Hutan dan Pekerja Hutan.

32.1.7 Keperluan Peralatan Dan Kemudahan Pejabat Perhutanan Negeri memerlukan peralatan, kenderaan dan kemudahan lain bagi menjalankan operasi aktiviti hariannya. Pada masa ini Jabatan mempunyai 51 buah kenderaan bagi menjalankan aktiviti pengurusan pembalakan. Lima buah kenderaan ditempatkan di Ibu Pejabat, sebelas buah kenderaan ditempatkan di Kluang, dua belas buah kenderaan di Mersing dan bakinya ditempatkan di daerah lain. Kenderaan yang dibahagikan kepada daerah juga diedarkan kepada Pejabat Renjer di seluruh daerah Mersing dan Kluang.

110

Selain daripada kenderaan, Jabatan juga memerlukan peralatan dan kemudahan lain untuk kerja luar seperti presmetik kompas, diameter tape, papan tanda sekatan jalan raya, tangga, kerusi dan meja lipat, teropong dan alat perkhemahan. Bagi melicinkan tugas pengurusan pembalakan, pada tahun 2004 Jabatan merancang memperuntukkan sejumlah RM20,490 bagi pembelian peralatan dan RM200,000 bagi pembelian kenderaan. 32.1.8 Kaedah Pemantauan Jabatan Perhutanan Negeri Johor merancang memantapkan lagi kaedah pemantauan yang sedia ada sebagaimana berikut: a) Penubuhan Jawatankuasa

Pada peringkat pemberian kawasan pembalakan, dua jawatankuasa akan ditubuhkan iaitu Jawatankuasa Kehutanan Negeri dan Lembaga Tawaran Membalak Negeri. Jawatankuasa Kehutanan Negeri dipengerusikan oleh Pengarah Perhutanan Negeri. Jawatankuasa bertanggungjawab untuk membuka tender dan memberi laporan kepada Lembaga Tawaran Membalak Negeri yang dipengerusikan oleh Menteri Besar dan ahlinya terdiri daripada 2 orang ahli mesyuarat Kerajaan Negeri (EXCO), Setiausaha Kerajaan Negeri dan Pegawai Kewangan Negeri. Lembaga ini ditubuhkan bagi membawa cadangan terhadap pemilihan pengusaha kawasan pengusahasilan kepada Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri untuk diputuskan.

b) Penyediaan Laporan Mengikut Manual Perhutanan perenggan 7.2.1(v), Laporan Bulanan Kemajuan Pengusahasilan Hutan di Hutan Simpanan Kekal dan Hutan Tanah Kerajaan hendaklah disediakan manakala perenggan 8.1 pula menghendaki Laporan Penutup Pengusahasilan yang lengkap disediakan apabila sesuatu kawasan lesen selesai diusahasilkan. Selain daripada kedua laporan tersebut, Jabatan juga perlu menyediakan Penyata Ringkasan Pas Pemindah bagi menyemak royalti yang dibayar oleh pelesen. Oleh itu bagi mematuhi kehendak Manual Perhutanan ini, setiap pegawai yang bertanggungjawab akan menyediakan kesemua laporan tersebut bagi tujuan pemantauan oleh Ibu Pejabat Jabatan Perhutanan Negeri.

c) Penguatkuasaan

Selain itu bagi peringkat pelaksanaan aktiviti pembalakan, Jabatan akan meningkatkan lagi aktiviti penguatkuasaannya. Penguatkuasaan bertujuan untuk mencegah dan membanteras kesalahan hutan di kawasan Hutan Simpanan Kekal, Hutan Tanah Kerajaan, kawasan lesen dan juga semasa pemindahan hasil hutan. Aktiviti ini adalah untuk menguatkuasakan Akta Perhutanan Negara 1984 (Pindaan 1993), Kaedah-kaedah Hutan, Enakmen Industri Berasas Kayu dan Kaedah-kaedah Industri Berasas Kayu. Penguatkuasaan dijalankan oleh Unit Operasi Ibu Pejabat, Pejabat Perhutanan Negeri meliputi seluruh daerah Negeri Johor. Unit

111

Penguatkuasaan tidak ada pada peringkat Pejabat Hutan Daerah. Bagi mencapai matlamat tersebut beberapa strategi disediakan bagi menguatkuasakan peraturan dan undang-undang sedia ada. Antara program yang dirancang adalah melakukan pemeriksaan terhadap kawasan berhutan, kawasan lesen pengusahasilan, hasil hutan transit dan premis industri berasas kayu.

Pada pandangan Audit, keseluruhan perancangan yang dibuat adalah memuaskan. Aktiviti pengurusan pembalakan yang dirancang telah mengambil kira keperluan dari pelbagai aspek seperti proses sebelum dan selepas aktiviti pembalakan dijalankan. Perancangan yang dibuat adalah bertepatan dengan kehendak Dasar Perhutanan Negara serta prinsip pengurusan hutan berkekalan antarabangsa yang telah diterima pakai oleh Kerajaan Malaysia.

32.2 PELAKSANAAN Bagi memastikan pengurusan pembalakan dilaksanakan dengan cekap dan mematuhi peraturan yang ditetapkan serta kutipan hasil diperolehi sepenuhnya, Jabatan perlulah melaksanakan aktiviti pengurusan pembalakan selaras dengan perancangan yang ada. Pengurusan pembalakan melibatkan proses pemberian kawasan pembalakan, bayaran lesen dan permit serta aktiviti pembalakan yang melibatkan tebangan pokok yang matang seperti garis panduan. Semakan Audit mendapati perkara berikut:

32.2.1 Dasar Kerajaan Negeri Pada umumnya, Dasar Perhutanan Kerajaan Negeri adalah selaras dengan Dasar Perhutanan Negara di mana pengurusan dan amalan perhutanan telah dijalankan dengan teratur dan bersesuaian dengan konsep pengurusan hutan secara berkekalan. 32.2.2 Syarat Lesen Mengambil Hasil Hutan Setiap lesen yang dikeluarkan mempunyai beberapa syarat yang perlu dipatuhi oleh pengusaha. Semakan Audit mendapati sebahagian besar daripada syarat telah dipatuhi oleh pengusaha antaranya:

a) Pembayaran Deposit

Mengikut Para 75(1) Bab 5, Akta Perhutanan Negara 1984 (Pindaan) 1993, sebelum sesuatu lesen pembalakan dikeluarkan, pemegang lesen hendaklah membayar sejumlah wang yang ditetapkan oleh Pihak Berkuasa Negeri sebagai deposit bagi menjamin pematuhan ke atas syarat-syarat lesen. Pengarah Perhutanan Negeri juga boleh meminta pemegang lesen mendepositkan dengan serta merta suatu jumlah wang tambahan atau mengadakan deposit baru bagi menggantikan deposit yang dibuat sebelumnya. Kadar deposit bagi kawasan balak secara tender adalah sebanyak 10% daripada bayaran premium, manakala kawasan balak secara kurniaan adalah mengikut budi bicara Pengarah Ibu Pejabat Perhutanan Negeri Johor. Kadar deposit adalah di antara RM1,000 hingga RM15,000. Manakala

112

bayaran bagi deposit jalan dan lesen adalah masing-masing berjumlah RM1,000 dan RM5,000 bagi satu kawasan lesen. Semakan Audit mendapati kutipan bayaran deposit telah dipatuhi oleh Jabatan.

b) Pemasangan Papan Tanda

Setiap pengusaha dikehendaki memasang papan tanda yang mengandungi butiran nombor lesen, kawasan lesen, luas kawasan lesen, nama pemegang lesen, nama kontraktor dan tempoh kuat kuasa lesen di sempadan lesen, di kongsi dan di matau. Lawatan Audit ke kawasan pembalakan mendapati syarat ini telah dipatuhi oleh pengusaha.

c) Penandaan Kayu Dan Tual Balak

Syarat lesen juga menetapkan setiap tual balak dan kayu yang hendak dikeluarkan daripada kawasan lesen di tanda dengan tag plastik menunjukkan nombor pokok dan tualnya serta tanda pengelasan kayu. Lawatan Audit ke matau mendapati tual balak telah diberi penandaan sebelum dibawa keluar dari kawasan lesen.

d) Penanaman Anak Benih

Apabila kerja pembalakan telah selesai di sesuatu kawasan lesen, pengusaha hendaklah menanam semula anak benih pokok yang dibekalkan oleh Pejabat Perhutanan di tapak matau, kongsi dan lorong penarik. Ini adalah untuk memastikan pokok yang telah ditebang diganti semula bagi mengelakkan kepupusan pokok pada masa hadapan. Lawatan Audit ke kawasan pembalakan mendapati anak benih pokok telah ditanam sebagaimana yang disyaratkan mengikut lesen.

Walaupun sebahagian besar daripada syarat lesen telah dipatuhi, terdapat beberapa perkara yang masih belum dipatuhi, antaranya sebagaimana berikut :

e) Tempoh Kuat kuasa Lesen Mengambil Hasil Hutan

Mengikut Akta Perhutanan Negara 1984 (Pindaan) 1993, Lesen Mengambil Hasil Hutan terdiri daripada Lesen Borang 1 dan Lesen Borang 3 (Lesen Kecil). Lesen Borang 1 dikeluarkan untuk tempoh kuat kuasa sehingga setahun dan boleh diperbaharui sehingga 6 bulan untuk setiap lanjutan tempoh. Lesen Borang 3 pula dikeluarkan pada tempoh tidak lebih dari akhir tahun kalendar (31 Disember) dan pembaharuan dibenarkan tidak melebihi 6 bulan. Mengikut amalannya tempoh kuat kuasa lesen ditentukan berdasarkan anggaran jangka masa kerja yang akan dilakukan.

Semakan Audit terhadap Lesen Borang 1 dan 3 yang dikeluarkan mendapati 16 lesen telah dikeluarkan untuk tempoh satu tahun sedangkan kerja yang diusahakan hanya mengambil masa yang lebih singkat iaitu antara 2 hingga 7 bulan. Beberapa risiko perlu dihadapi sekiranya kawalan terhadap penetapan tempoh kuat kuasa lesen yang terlalu lama, antaranya adalah seperti berikut:

113

i) Mendorong berlakunya pengambilan balak melebihi had pengeluaran yang

ditetapkan. ii) Mendorong berlakunya kesalahan pengambilan balak di luar kawasan lesen yang

diluluskan. iii) Mendorong berlakunya pencerobohan kawasan lesen oleh individu atau kumpulan

yang tidak berkenaan. iv) Kelewatan untuk menjalankan proses penutup akhir dan kemungkinan kerosakan

hutan tidak dapat dikenal pasti lebih awal. v) Berlaku pengambilan hasil hutan lain yang tidak dibenarkan.

f) Catatan Had Pengeluaran Isi padu Balak Setiap lesen yang dikeluarkan oleh Jabatan kepada pelesen mestilah mencatatkan had pengeluaran isi padu balak daripada kawasan tersebut. Semakan Audit mendapati had pengeluaran isi padu tidak dicatat pada lesen bagi 20 orang pelesen.

Pada pendapat Audit, sekiranya had pengeluaran tidak dicatatkan ianya akan menyukarkan Jabatan untuk mengawal pengeluaran kayu balak bagi sesuatu kawasan lesen. Adalah dikhuatiri juga pencerobohan ke atas kawasan pembalakan yang lain serta pengeluaran kayu balak yang tidak terkawal akan berlaku. Oleh itu, Jabatan hendaklah mencatat had pengeluaran maksimum yang dibenarkan mengikut lesen bagi setiap pelesen. Di samping itu, pemantauan dan pemeriksaan secara berkala ke atas kawasan pembalakan hendaklah dilakukan bagi memastikan tidak berlaku pengeluaran melebihi had.

g) Pengeluaran Melebihi Had

Pelesen yang diberi kebenaran membalak hendaklah mengeluarkan balak daripada kawasan yang diberi kebenaran mengikut isi padu yang telah ditetapkan pada lesen. Semakan Audit mendapati seramai 6 pelesen di daerah Kluang dan Mersing telah membuat pengeluaran melebihi had yang telah ditetapkan pada lesen yang melibatkan lebihan pengeluaran berjumlah 3,755.30 meter padu.

Pada pendapat Audit, Jabatan Perhutanan telah dapat memastikan pengusaha mematuhi syarat asas lesen tetapi masih perlu mempertingkatkan pemantauan terutamanya dari segi kawalan pengeluaran had isi padu balak.

32.2.3 Pencapaian Pengurusan Pembalakan Sebelum mengusahasilkan kawasan pembalakan, Jabatan telah menetapkan sasaran terhadap had pengeluaran isi padu balak dan penentuan kawasan balak bersesuaian dengan Dasar Perhutanan Negara 1978 (Pindaan 1992) dan Catuan Tebangan Tahunan. Di samping itu, Jabatan juga menetapkan bilangan lesen mengambil hasil hutan yang dikeluarkan serta jangkaan kutipan hasil yang diperolehi setiap tahun. Semakan Audit mendapati perkara berikut:

114

a) Had Pengeluaran Isi Padu Balak

Sejajar dengan kehendak Dasar Perhutanan Negara 1978 (Pindaan 1992) dan berasaskan Catuan Tebangan Tahunan melalui Majlis Perhutanan Negara, had pengeluaran isi padu balak bagi Hutan Simpanan Kekal yang ditetapkan oleh Kerajaan Negeri adalah seluas 2,705 hektar setiap tahun dengan anggaran 175,025 meter padu. Namun begitu, pada tahun 2002 hingga 2004, Jabatan hanya mengeluarkan sejumlah 507,244 meter padu balak sahaja iaitu kurang sejumlah 17,831 meter padu daripada sasaran yang ditetapkan. Pada pendapat Audit sekiranya Jabatan dapat mengeluarkan hasil pembalakan seperti mana yang disasarkan, secara tidak langsung akan membantu meningkatkan hasil Kerajaan Negeri.

b) Penentuan Kawasan Balak Sebelum sesuatu kawasan pembalakan diluluskan kepada pengusaha balak, Rancangan Pengusahasilan Hutan hendaklah disediakan melalui Inventori Hutan Sebelum Tebangan (Pre-F) bagi kawasan Hutan Simpanan Kekal. Di samping itu, bancian juga perlu dijalankan bagi mengenal pasti pokok balak matang untuk ditebang di dalam sesuatu kompartmen hutan. Isi hutan bagi sesuatu kawasan hutan perlu dianggarkan untuk menentukan sama ada kawasan berkenaan wajar dan ekonomik untuk diusahasil atau sebaliknya. Proses ini merupakan kerja penyediaan kawasan sebelum ia diusahahasilkan di mana antaranya melibatkan kerja penandaan sempadan, pemeriksaan isi hutan, penentuan had batas tebangan, penandaan pokok yang boleh ditebang, penandaan pokok ibu dan sebagainya yang akan mengambil masa selama 2 tahun.

Semakan Audit mendapati, laporan Pre-F ada disediakan sebagaimana dikehendaki oleh Seksyen 4.4 Manual Perhutanan 2003. Namun begitu, kerja Pre-F tidak dapat dilaksanakan mengikut perancangan yang telah ditetapkan. Butiran lanjut kerja Pre-F berbanding dengan perancangan adalah seperti Jadual 33 berikut:

115

Jadual 33 Pelaksanaan Kerja Pre-F Berbanding Perancangan

Perancangan Pelaksanaan Tahun Daerah Hutan Jumlah

Kawasan Luas (Ha)

Jumlah Kawasan

Luas (Ha)

2002

Johor Tengah Johor Utara Johor Selatan Johor Timur

9 2 7 5

1,253 213 996 786

7 1 5 -

922.75 85.43

881.15 -

2003

Johor Tengah Johor Utara Johor Selatan Johor Timur

6 2 3 3

1,130 226 560 546

9 1 6 4

1,248 65.59

1,004.78 264.72

2004

Johor Tengah Johor Utara Johor Selatan Johor Timur

5 2 2 5

803 199 475 653

2 2 - -

232.91 252.80

- -

Jumlah 51 7,840 37 4,958.13

Sumber : Rekod Jabatan Perhutanan Negeri Johor

Bagi tempoh tahun 2002 hingga bulan Ogos 2004, hanya 4,958.13 daripada 7,840 hektar berjaya dijalankan kerja Pre-F bagi tujuan diusahakan sebagai kawasan pembalakan. Semua kerja Pre-F yang dijalankan ke atas kawasan yang dikenal pasti untuk di balak dilaksanakan oleh kakitangan Jabatan sendiri. Antara sebab berlakunya kelewatan dan kegagalan menjalankan kerja Pre-F adalah kerana faktor berikut :

i) Kekurangan kakitangan di mana kekosongan bagi jawatan Pengawas Hutan dan

Pekerja Hutan yang masih belum diisi. ii) Faktor cuaca mengganggu kelancaran kerja Pre-F terutamanya pada musim

hujan lebat. iii) Keadaan bentuk muka bumi juga sering memberi kesukaran melaksanakan kerja

Pre-F. iv) Beban kerja yang lebih bagi anggota Renjer Hutan yang bertanggungjawab

semasa bancian hutan terutama apabila kawasan membalak diluluskan serentak bagi sesuatu daerah.

Bagi mengatasi masalah ini, Jabatan bercadang untuk menswastakan pelaksanaan kerja Pre-F tetapi cadangan menghadapi kebuntuan kerana pihak agensi swasta tidak mempunyai kepakaran teknikal seperti yang telah ditetapkan oleh Jabatan.

Pada pendapat Audit bagi mengatasi masalah kelewatan semasa melaksanakan kerja Pre-F ini, Jabatan perlu mengisi kekosongan jawatan Pengawas Hutan

116

dan Pekerja Rendah Awam Khas dengan segera. Jabatan juga boleh meminta khidmat daripada pihak luar seperti Pengawas Hutan yang telah bersara.

Foto 5 hingga 6 menunjukkan penandaan yang dilakukan semasa kerja Pre-F.

Foto 5

2 Gelangan Cat Merah - Pokok Yang Ditandakan Sebagai Sempadan Kawasan Pembalakan

Sumber : Fail Foto Jabatan Audit Negara Lokasi : Hutan Simpan Kluang

117

Foto 6 Pokok Yang Di tanda Untuk Tebangan

Sumber : Fail Foto Jabatan Audit Negara Lokasi : Hutan Simpan Kluang

c) Pengeluaran Lesen Mengambil Hasil Hutan

Aktiviti pengeluaran balak dari Hutan Simpanan Kerajaan dan Hutan Tanah Kerajaan hanya boleh dilakukan setelah Lesen Mengambil Hasil Hutan iaitu Borang 1 dikeluarkan oleh Jabatan kepada pengusaha balak. Pengeluaran lesen untuk mengambil hasil hutan berbeza mengikut jenis hasil hutan dan status tanah. Selain Borang 1, Jabatan juga menggunakan Borang 3 sekiranya hasil utama hutan yang dikeluarkan tidak melebihi 70 meter padu. Perincian mengenai borang yang digunakan, tujuan, kawasan dan tempoh lesen yang boleh diberi adalah seperti Jadual 34.

118

Jadual 34 Perincian Borang, Tujuan, Kawasan Dan Tempoh Lesen

JENIS BORANG 1 BORANG 3 BORANG 5

Lesen/Permit Lesen [Sek.21(3)] Lesen [Sek.30(4)] Lesen Pemindah [Sek.43(3)]

Jenis Hasil/Aktiviti

Hasil utama hutan: Kayu bulat,kayu jaras, kayu api, arang dan semua jenis rotan.

Hasil utama hutan yang tidak lebih 70m padu dan hasil kecil hutan

Hasil utama hutan dan hasil kecil hutan

Tempat

Hutan Simpanan Kerajaan dan Hutan Tanah Kerajaan

Hutan Simpanan Kerajaan dan Hutan Tanah Kerajaan

Tanah bermilik,tanah Lesen penduduk sementara, Lombong dan tanah rizab.

Tempoh Kuat kuasa

12 bulan Tidak lebih dari akhir tahun kalendar (31 Dis)

Tidak lebih dari akhir tahun kalender (31Dis)

Pembaharuan Tidak melebihi 6 bulan

Tidak melebihi 6 bulan

Tidak melebihi satu tahun kalender

Sumber : Jabatan Perhutanan Negeri Johor

Semakan Audit mendapati perkara berikut: i) Pada tahun 2002 dan 2003 sebanyak 122 lesen telah dikeluarkan dengan

menggunakan Borang 5 sedangkan ianya adalah untuk pengeluaran hasil utama hutan dari kawasan Hutan Tanah Kerajaan dan Hutan Simpanan Kekal, di mana sepatutnya hendaklah menggunakan Borang 1.

ii) Bagi tempoh tahun 2002 hingga 2004, sejumlah 277 lesen pembalakan meliputi

0.03 hektar kawasan Hutan Simpanan Kekal dan Hutan Tanah Kerajaan telah dikeluarkan kepada pengusaha balak. Mengikut Piagam Pelanggan Jabatan, Lesen Mengambil Hasil Hutan dikeluarkan pada tempoh tidak melebihi 6 bulan dari tarikh kelulusan diberi setelah syarat kelulusan dipatuhi. Semakan Audit mendapati pada tahun 2001 hingga 2003, sebanyak 29 lesen telah lewat dikeluarkan antara 4 hingga 36 bulan selepas tarikh kelulusan permohonan. Antara punca yang dikenal pasti menyebabkan kelewatan tersebut adalah seperti berikut:

• Berdasarkan Rancangan Pengurusan Hutan, Lesen Mengambil Hasil Hutan

boleh dikeluarkan bagi sesuatu kawasan setelah proses Pre-F dilaksanakan. Proses ini merupakan kerja penyediaan kawasan sebelum ia diusahasilkan. Proses ini melibatkan kerja penandaan sempadan, pemeriksaan isi hutan, penentuan had batas tebangan, penandaan pokok yang boleh ditebang, penandaan pokok ibu dan sebagainya yang akan mengambil masa selama 2

119

tahun. Kelulusan sesuatu kawasan pula diberikan sebelum Pre-F dijalankan. Oleh itu lesen tidak dapat dikeluarkan selagi kawasan yang dipohon belum menjalani Pre-F.

• Pengagihan bidang kuasa semasa proses pengeluaran lesen melibatkan 3 peringkat utama iaitu di peringkat Pejabat Renjer Hutan, Pejabat Hutan Daerah dan Ibu Pejabat Hutan Negeri. Aliran kerja yang tertangguh di ketiga peringkat ini menyebabkan proses pengeluaran lesen yang agak perlahan dan seterusnya berlaku kelewatan.

Pada pendapat Audit, salah satu cara Jabatan boleh mengatasi masalah kelewatan pengeluaran lesen adalah dengan mengkaji semula pengagihan kuasa terhadap kelulusan lesen.

d) Kutipan Hasil Pada tahun 2004, Jabatan juga telah berjaya memungut hasil sejumlah RM35.31juta daripada operasi hutan. Hasil ini adalah daripada bayaran premium, cukai, denda, lesen, permit dan lain-lain yang berkaitan. Jabatan telah berjaya mengutip hasil melebihi daripada sasaran yang ditetapkan sebagaimana Jadual 35.

Jadual 35

Kutipan Hasil Pada Tahun 2003 Dan 2004

Tahun Sasaran Kutipan Hasil

(RM Juta) Kutipan Hasil Sebenar

(RM Juta) 2003 23.33 22.96

2004 23.38 35.31 Sumber : Rekod Jabatan Perhutanan Negeri Johor

Pada pendapat Audit, Jabatan Perhutanan Negeri Johor telah berjaya meningkatkan kutipan hasil dan ini secara tidak langsung telah membantu meningkatkan hasil Kerajaan Negeri.

32.2.4 Pemberian Kawasan Pembalakan Pemberian kawasan pembalakan Hutan Simpanan Kekal dan Hutan Tanah Kerajaan di Negeri Johor ditawarkan kepada pengusaha melalui salah satu daripada 3 cara berikut iaitu melalui proses tawaran membalak/tender, perjanjian/pemberian kawasan Membalak Peruntukan Kilang Papan Bumiputera/Peruntukan Diraja dan Lain-lain Cara/kurniaan. Bagi tempoh tahun 2002 hingga 2004, bilangan lesen mengikut pecahan kaedah pemberian kawasan pembalakan adalah seperti Jadual 36.

120

Jadual 36 Pecahan Kaedah Pemberian Kawasan Pembalakan

Tahun Kaedah

2002 2003 2004 Jumlah Besar

Tawaran/Tender 15 13 7 35

Kurniaan 53 90 68 211

Kuota/Skim Sawmill 7 7 8 22

Jumlah 75 110 83 268 Sumber : Rekod Jabatan Perhutanan Negeri Johor

Semakan dan analisa Audit terhadap pemberian kawasan pembalakan mendapati perkara berikut : a) Pengeluaran lesen secara kurniaan bagi tempoh tahun 2002 hingga 2004 adalah

lebih tinggi berbanding dengan kaedah tawaran/tender iaitu berjumlah 211 berbanding 35 sahaja. Berdasarkan kepada 17 sampel fail lesen pembalakan secara kurniaan tahun 2004 yang dipilih, premium yang dibayar adalah berjumlah RM2.99 juta tetapi sekiranya kesemua kawasan pembalakan tersebut diberi secara tender maka mengikut anggaran perkiraan Audit, kutipan premium adalah berjumlah RM18.68 juta iaitu berbeza sejumlah RM15.68 juta. Maklumat lanjut adalah seperti Jadual 37. Kaedah kurniaan adalah kurang menguntungkan kerana bayaran premium untuk pemberian secara kurniaan adalah antara RM300.00 hingga RM1,000 seekar atau 50% daripada kadar bayaran royalti sebagaimana yang ditetapkan oleh Pihak Berkuasa Negeri. Manakala bayaran premium untuk pemberian kawasan secara tawaran/tender bagi Hutan Simpanan Kekal adalah antara RM3,000 hingga RM8,000 seekar dan Hutan Tanah Kerajaan adalah antara RM2,000 hingga RM6,000 seekar. Ini adalah disebabkan premium untuk kawasan balak secara tawaran/tender dikira mengikut isi hutan dan harga purata pasaran kayu yang terdapat di kawasan berkenaan.

121

Jadual 37

Perbezaan Bayaran Premium Secara Kurniaan Dan Tender

Bil. No. Lesen

Premium Dibayar Secara

Kurniaan

(RM)

Anggaran Bayaran Premium

Secara Tender (RM)

Perbezaan Premium Dibayar

(RM)

1

Hutan Simpanan Kekal JT 4/2004

545,456.65

3,359,734.00

2,814,277.35

2 JT 5/2004 316,406.09 2,703,862.00 2,387,455.91

3 JT 7/2004 614,336.19 3,420,142.00 2,805,805.81

4 JH 1/2004 102,550.00 622,500.00 519,950.00

5 JH 2/2004 508,480.00 3,086,700.00 2,578,220.00

6 JH 6/2004 0.00 1,005,000.00 1,005,000.00

7 JH 7/2004 228,650.00 1,388,550.00 1,159,900.00

8 JH 8/2004 107,790.00 654,600.00 546,810.00

9 JH 10/2004 163,240.00 991,350.00 828,110.00

10 JH 11/2004 72,100.00 437,850.00 365,750.00

11 JH 14/2004 74,130.00 450,000.00 375,870.00

12 JH 15/2004 39,960.00 281,850.00 241,890.00

13

Hutan Tanah Kerajaan JT 1/2004

90,450.00

122,000.00

31,550.00

14 JT 2/2004 118,300.00 52,770.00 (65,530.00)

15 JT 3/2004 1,364.66 12,900.00 11,535.34

16 JT 8/2004 3,372.31 40,450.00 37,077.69

17 JT 9/2004 6,512.73 47,170.00 40,657.27

Jumlah 2,993,098.63 18,677,428.00 15,684,329.37 Sumber : Jabatan Perhutanan Negeri Johor Dan Analisis Jabatan Audit Negara

Keadaan ini juga menyebabkan penurunan hasil premium sejumlah RM5.63 juta pada tahun 2004 berbanding tahun 2003. Maklumat lanjut seperti Jadual 38.

122

Jadual 38 Kutipan Premium Bagi Tahun 2002 Hingga 2004

Tahun Jumlah Premium Dikutip

(RM Juta) 2002 18.21

2003 8.85

2004 3.22 Sumber : Rekod Jabatan Perhutanan Negeri Johor

Pada pendapat Audit, pemberian kawasan pembalakan secara kurniaan adalah merugikan kerajaan Negeri. Pengusaha balak akan mendapat keuntungan yang lumayan bagi kawasan yang mempunyai jenis balak yang bernilai tinggi di pasaran.

b) Sehingga tahun 2004, terdapat 8 syarikat menerima kawasan pembalakan menerusi

skim kilang papan bumiputera. Pada kebiasaannya, kilang papan ini akan menerima konsesi kawasan pembalakan seluas 200 hingga 300 ekar atau 80.94 hingga 121.41 hektar setiap tahun selama beberapa tahun. Pada masa ini, sejumlah 3 syarikat mendapat konsesi kawasan pembalakan seluas 121.41 hektar dan 5 syarikat lagi menerima kawasan seluas 80.94 hektar. Keadaan ini menyebabkan kawasan seluas 768.92 hektar atau 28.4% daripada 2,705 hektar setahun terpaksa diberikan kepada kilang papan yang sama. Sekiranya kawasan yang diperuntukkan ini ditenderkan, maka hasil yang diterima adalah lebih tinggi.

Pada pendapat Audit, Jabatan harus mengkaji semula skim pemberian ini kerana sebahagian daripada kilang yang menerima skim ini telah pun kukuh dan tidak perlu diberikan kemudahan ini yang mana pada asalnya skim ini adalah untuk membantu kilang papan bumiputera yang baru dan masih belum kukuh.

33.2.5 Kawalan Pemberian Kawasan Pembalakan Pengusaha yang ingin mengusahakan sesuatu kawasan pembalakan perlu berdaftar dengan Jabatan Perhutanan Negeri dan sistem pendaftaran membalak adalah terbuka kepada individu atau syarikat. Semakan Audit mendapati 20 pengusaha telah diberi kawasan pembalakan walaupun pengusaha tersebut belum berdaftar sebagai kontraktor pengusahasilan hutan. Ini adalah bertentangan dengan peraturan yang ditetapkan mengikut Manual Perhutanan.

Pada pendapat Audit, Jabatan perlu memastikan setiap pengusaha didaftarkan bagi mengelakkan pengusahasilan dilakukan oleh pengusaha yang tidak berdaftar.

33.2.6 Bayaran Premium

Pembayaran premium adalah merupakan salah satu kutipan hasil kepada Jabatan Perhutanan Negeri Johor. Premium ini dikutip sebelum penyediaan lesen atau lesen kecil

123

bagi tujuan Pengambilan Hasil Hutan daripada Hutan Simpanan Kekal dan Hutan Tanah Kerajaan. Semua bayaran di atas hendaklah dijelaskan pada tempoh 30 hari dari tarikh surat dikeluarkan. Semakan Audit mendapati perkara berikut:

a) Bayaran premium tambahan bagi seorang pelesen masih belum dijelaskan setelah

pelesen diberi kawasan ganti seluas 32.5 hektar. b) Ada 11 pelesen yang lewat membayar premium iaitu melebihi tempoh 30 hari dari

tarikh surat dikeluarkan. Bayaran tersebut telah dijelaskan secara sekali gus dan secara ansuran di mana sepatutnya bayaran premium perlu dijelaskan sekali gus.

Pada pendapat Audit, pihak Jabatan perlu mengambil tindakan segera memungut bayaran premium yang telah ditetapkan.

32.2.7 Pembayaran Royalti/Cukai Bayaran royalti dikenakan ke atas semua jenis hasil hutan yang dikeluarkan melalui Lesen, Lesen Kecil, Lesen Pemindah dan Permit Penggunaan. Taksiran royalti dibuat oleh Pegawai Balai Pemeriksa Hutan berdasarkan isi padu, bilangan atau berat mengikut jenis hasil hutan yang dikeluarkan melalui Lesen, Lesen Kecil, Lesen Pemindah atau Permit Penggunaan. Kaedah dan kadar dikenakan berdasarkan kadar yang ditetapkan mengikut Kaedah-Kaedah Hutan 1987. Semakan Audit mendapati kadar royalti yang ditetapkan dan diguna pakai oleh Jabatan Perhutanan Negeri Johor yang terakhir dipinda adalah pada 4 Jun 1998 melalui Warta Kerajaan Bil. JPU41 Tambahan No.10 Perundangan. Ini bermakna kadar tersebut telah diguna pakai melebihi tempoh 5 tahun.

Pada pendapat Audit, Jabatan Perhutanan Negeri perlu mencadangkan kepada Kerajaan Negeri agar kadar royalti dikaji semula bagi membantu meningkatkan kutipan hasil perhutanan.

32.2.8 Pemberian Kawasan Ganti Antara syarat tawaran kelulusan kawasan membalak kepada pengusaha menyatakan bahawa, “Kerajaan tidak memaksa tuan untuk menerima tawaran ini sekiranya tuan tidak puas hati atas isi kayu di kawasan ini dan adalah menjadi tanggungjawab tuan bagi menentukan keadaan tersebut. Kerajaan tidak menimbangkan kawasan ganti sekiranya kawasan ini atau bahagiannya yang didapati kurang atau tidak berkayu”. Syarat tersebut menyatakan dengan jelas Kerajaan Negeri tidak bertanggungjawab menggantikan dengan kawasan lain sekiranya kawasan yang ditawarkan tidak menguntungkan kerana kekurangan kayu atau tidak berkayu. Sebaliknya, pengusaha balak akan menanggung sendiri segala risiko kawasan membalak yang diluluskan kepadanya. Pemberian kawasan ganti diberi melalui 2 kategori iaitu secara gantian atas kekurangan keluasan dan isi padu kayu. Permohonan ganti adalah diluluskan oleh Pihak

124

Berkuasa Negeri dan premium hasil hutan adalah berasaskan nilaian harga kayu semasa dan diluluskan juga oleh Pihak Berkuasa Negeri. Semakan Audit mendapati mengikut amalan pada masa ini, jika kawasan pembalakan yang diluluskan mengandungi kurang balak atau diistilahkan sebagai “tidak berkayu”, pengusaha balak dibenarkan memohon kawasan ganti dengan alasan kawasan yang diluluskan tidak ekonomik untuk diusahakan. Bagi tempoh tahun 2002 hingga 2004, adalah didapati pelesen dibenarkan mendapat kawasan ganti dan membuat penukaran kawasan. Bagi tempoh 2002 hingga Ogos 2004 terdapat 14 kawasan ganti dan penukaran kawasan telah dibenarkan meliputi kawasan pembalakan seluas 815.92 hektar. Amalan ini adalah tidak bertepatan dengan syarat tawaran kelulusan kawasan membalak. Pada pendapat Audit, kawasan ganti tidak seharusnya diberikan memandangkan syarat tawaran kelulusan kawasan membalak telah dipersetujui oleh pengusaha. Di samping itu, pembukaan kawasan ganti ini akan melibatkan tambahan kos bagi perbelanjaan bancian, penandaan pokok dan lain-lain yang berkaitan selain yang tertakluk pada Rancangan Pengurusan Hutan yang ditetapkan.

32.2.9 Keperluan Guna Tenaga Dan Latihan Struktur organisasi yang jelas dengan pengisian kakitangan yang mencukupi dan berkelayakan boleh menyumbang kepada kecekapan pengurusan pembalakan. Semakan Audit mendapati perkara berikut: a) Struktur Pengurusan Dan Kakitangan

Pada tahun 2004, sejumlah 549 perjawatan telah diluluskan. Daripada jumlah tersebut, sejumlah 11 jawatan kumpulan pengurusan dan profesional dan 506 jawatan kumpulan sokongan telah diisi. Semakan Audit mendapati sehingga bulan Ogos 2004, sejumlah 32 jawatan masih belum diisi. Kekosongan jawatan tersebut adalah bagi kumpulan sokongan antaranya jawatan Pengawas Hutan dan Pekerja Rendah Awam Khas (Pekerja Hutan) yang merupakan nadi utama bagi kerja berkaitan operasi hutan.

Pada pendapat Audit, kekosongan jawatan terutamanya jawatan Pengawas Hutan dan Pekerja Hutan hendaklah diisi dengan segera supaya kerja operasi hutan terutamanya untuk Bancian Hutan Sebelum Tebangan (Pre-F), penandaan pokok dan sempadan tidak terjejas dan seterusnya menggagalkan pencapaian objektif Jabatan.

b) Latihan

Kakitangan yang terlatih dan cekap terutamanya di bidang yang berkaitan dengan tugas seharian boleh membantu meningkatkan kecekapan Jabatan mencapai objektif yang ditetapkan. Menyedari hakikat tersebut, Jabatan telah melaksanakan program

125

latihan yang telah dirancang seperti Kursus Induksi, Kursus Pra-Penempatan dan lain-lain kursus perhutanan yang meliputi aspek pengenalan pokok, jenis kayu serta isi hutan.

Pada pendapat Audit, Jabatan telah memberi fokus kepada latihan bagi meningkatkan kecekapan kakitangannya menjalankan tugas harian.

32.2.10 Keperluan Peralatan Dan Kemudahan Kemudahan seperti kenderaan dan peralatan perhutanan yang mencukupi dapat membantu melicinkan lagi tugas seharian yang dijalankan. Semakan Audit mendapati kenderaan yang sedia ada tidak mencukupi untuk kegunaan Jabatan. Di samping itu, kenderaan juga selalu mengalami kerosakan disebabkan penggunaannya yang terlalu kerap dan lasak kerana sentiasa dikehendaki masuk ke hutan. Jabatan juga terpaksa menanggung kos penyelenggaraan kenderaan yang tinggi iaitu antara 30% hingga 170% daripada kos pembelian. Bagi Daerah Kluang, kos penyenggaraan kenderaan bagi tahun 2004 adalah RM15,168 manakala bagi daerah Mersing adalah berjumlah RM 47,909. Semakan Audit juga mendapati beberapa peralatan seperti presmetik kompas, diameter tape, papan tanda sekatan jalan raya, tangga, kerusi dan meja lipat, teropong dan alat perkhemahan tidak mencukupi bagi tugas pengurusan dan penguatkuasaan pembalakan. Bagaimanapun Jabatan telah membuat permohonan bagi pembelian peralatan tersebut.

Pada pendapat Audit, peralatan dan kemudahan lain perlu lengkap dan mencukupi bagi membantu Jabatan meningkatkan mutu perkhidmatan.

32.2.11 Operasi Penguatkuasaan

Jabatan Perhutanan harus memastikan setiap aktiviti pembalakan dijalankan mengikut peraturan dan undang-undang yang ditetapkan. Oleh itu, penguatkuasaan secara berterusan dan terancang terhadap aktiviti pengusahasilan, pencerobohan Hutan Simpanan Kekal, pelanggaran syarat lesen dan kesalahan teknikal telah dilakukan oleh Jabatan. Semakan Audit terhadap program penguatkuasaan yang dilaksanakan mendapati perkara berikut :

a) Ibu Pejabat Jabatan Perhutanan Negeri Johor telah menyediakan jadual

penguatkuasaan bagi kerja penguatkuasaan sepanjang tahun. Kerja penguatkuasaan telah dibahagikan kepada pemeriksaan kawasan lesen/permit, pemeriksaan Industri Berasas Kayu, pemeriksaan terhadap balai pemeriksa dan sekatan jalan raya serta rondaan persisiran hutan paya laut. Namun begitu, semakan Audit mendapati sehingga bulan September 2004, Bahagian Penguatkuasaan hanya dapat menjalankan 2 pemeriksaan Industri Berasas Kayu, 5 pemeriksaan kawasan lesen dan 2 sekatan jalan raya.

b) Bahagian Operasi dan Penguatkuasaan Ibu Pejabat hanya mempunyai 6 orang pegawai dan kakitangan bagi melaksanakan aktiviti Bahagian. Ada 4 kekosongan

126

jawatan di Bahagian ini iaitu seorang Renjer Hutan, dua orang Pengawas Hutan dan seorang pemandu. Bahagian ini juga menjalankan urusan permohonan kawasan pembalakan, membantu dan mengkoordinasi semua urusan pengusahasilan hutan di daerah-daerah serta memeriksa dan membantu menyediakan kertas kerja permohonan kawasan pembalakan untuk Lembaga Tawaran Membalak Negeri dan Jawatankuasa Hasil Bumi. Kekurangan kakitangan di Bahagian ini telah menghadkan kerja penguatkuasaan dan mengakibatkan program penguatkuasaan yang telah dirancang tidak dapat dilaksanakan sepenuhnya.

c) Pejabat Hutan Mersing tidak menyediakan jadual operasi yang khusus bagi aktiviti penguatkuasaan. Oleh kerana tidak ada jadual penguatkuasaan ini, maka operasi penguatkuasaan dijalankan berpandukan arahan semasa ke semasa dan aduan orang ramai. Namun begitu, bagi tempoh tahun 2003 dan sehingga Julai 2004, Pejabat Hutan Mersing telah berjaya menjalankan 13 operasi penguatkuasaan meliputi 3 pemeriksaan kawasan berhutan, tiga pemeriksaan di kawasan lesen pengusahasilan, lima pemeriksaan hasil hutan transit dan 2 pemeriksaan premis industri berasas kayu.

d) Pejabat Hutan Daerah Kluang juga tidak menyediakan jadual operasi yang khusus bagi menjalankan aktiviti penguatkuasaan. Bagaimanapun, pemeriksaan hasil hutan dalam transit melalui sekatan jalan raya ada dilakukan tetapi aktiviti ini tidak didaftarkan.

e) Operasi penguatkuasaan bersepadu yang melibatkan bantuan agensi kerajaan lain seperti pihak Jabatan Pengangkutan Jalan dan Polis masih belum dilaksanakan. Penguatkuasaan hanya dijalankan oleh Pejabat Hutan secara bersendirian bagi mengelak kebocoran maklumat operasi yang dirancang.

Pada pendapat Audit, walaupun pada asalnya Pejabat Hutan mempunyai perancangan yang baik bagi menjamin pengeluaran kayu balak yang berpanjangan, matlamat ini tidak akan tercapai sekiranya penguatkuasaan terhadap kawalan pengeluaran kayu balak semasa dan selepas tebangan tidak dilaksanakan. Kekerapan penguatkuasaan harus dijalankan secara komprehensif mengikut keperluan seperti sasaran kawasan dan sekatan jalan raya. Kemungkinan atau risiko kecurian hasil kerajaan atau pencerobohan dapat dicegah dengan adanya penguatkuasaan yang kerap. Jabatan Perhutanan juga perlu memberi perhatian terhadap aspek pemantauan dari segi pemeriksaan fizikal dan laporan secara dokumentasi perlu dipertingkatkan.

Pada keseluruhannya, pihak Audit berpendapat pelaksanaan terhadap pengurusan pembalakan di Negeri Johor adalah memuaskan. Namun begitu, Jabatan Perhutanan perlu mengambil langkah menambah baik terutamanya terhadap operasi penguatkuasaan.

127

32.3 PEMANTAUAN

Pemantauan yang berterusan dan menyeluruh terhadap aktiviti pengurusan pembalakan adalah penting. Ini adalah untuk memastikan pengurusan pembalakan yang bertentangan dengan peraturan dan undang-undang dapat dikesan serta diambil tindakan sewajarnya. Bagi memastikan pemantauan dapat dilakukan dengan berkesan, Jabatan telah mengambil tindakan sebagaimana berikut:

32.3.1 Penubuhan Jawatankuasa Kehutanan Negeri Dan Lembaga Tawaran

Membalak Jawatankuasa dan Lembaga diwujudkan dengan tujuan untuk memantau proses pemilihan pengusaha secara tender. Dengan ini proses tawaran membalak secara tender dapat dilakukan mengikut prosedur yang telah ditetapkan. Setelah tender ditutup satu senarai tender dan kertas kerja pertimbangan akan dikemukakan oleh Jawatankuasa Kehutanan Negeri kepada Lembaga Tawaran Membalak untuk keputusan. Semakan Audit mendapati pada tahun 2003 dan 2004, semua tawaran yang dibuat secara tender adalah dipilih berdasarkan tawaran yang tertinggi berbanding anggaran Jabatan dan semua prosedur tender telah dipatuhi.

32.3.2 Penyediaan Laporan a) Laporan Bulanan Kemajuan Pengusahasilan Hutan

Mengikut Manual Perhutanan Perenggan 7.2.1(v), Pegawai Renjer Hutan dikehendaki menyediakan Laporan Bulanan Kemajuan Pengusahasilan Hutan di Hutan Simpanan Kekal dan Hutan Tanah Kerajaan kepada Pegawai Hutan Daerah. Laporan Kemajuan Pengusahasilan ini hendaklah disediakan dan diedarkan oleh Pegawai Renjer Hutan kepada Pengarah Hutan Daerah. Pegawai Hutan Daerah hendaklah mengemukakan laporan ini kepada Pengarah Perhutanan Negeri setelah ulasan ke atas laporan tersebut dibuat olehnya. Laporan ini juga boleh digunakan oleh Pengarah Hutan Daerah bagi tujuan penyediaan laporan kepada Pengarah Perhutanan Negeri untuk tujuan pelanjutan tempoh kuat kuasa lesen. Semakan Audit mendapati laporan bagi 21 lesen lewat disediakan antara 3 hingga 173 hari daripada tempoh yang telah ditetapkan.

b) Laporan Penutup Kawasan

Manual Perhutanan Perenggan 8.1 telah menggariskan Laporan Penutup Pengusahasil Hutan yang lengkap hendaklah disediakan apabila sesuatu kawasan lesen telah selesai diusahasilkan untuk tujuan penutupan atau pembatalan lesen. Laporan Penutup Pengusahasil Hutan mencatatkan laporan lengkap mengenai aktiviti pengusahasilan hutan dan pengeluaran kayu. Laporan Penutup juga merekodkan maklumat pelesen, keadaan kawasan lesen serta ulasan Pegawai Renjer Hutan dan Pegawai Hutan Daerah. Laporan Penutup perlu disediakan sebaik sahaja kerja pengusahasilan telah selesai, had maksimum pengeluaran kayu telah dicapai, tempoh kuat kuasa lesen telah luput atau mendapat permohonan daripada

128

pelesen. Semakan Audit mendapati Laporan Penutup bagi 14 lesen hanya disediakan antara 1 hingga 13 bulan selepas lesen ditamatkan. Ada juga Laporan Penutup bagi 16 lesen tidak disediakan walaupun tarikh kuat kuasa lesen telah lama tamat.

c) Penyata Ringkasan Pas Pemindah

Penyata Ringkasan Pas Pemindah pelesen adalah penting bagi menyemak royalti yang dibayar oleh pelesen. Jumlah kuantiti pemindahan yang dinyatakan di penyata pengusaha merupakan jumlah royalti yang sepatutnya diperolehi oleh Unit Hasil, Jabatan Perhutanan Negeri Johor. Semakan Audit mendapati Pas Pemindah yang dikeluarkan oleh Balai Pemeriksa telah disemak oleh Unit Hasil di Ibu Pejabat bagi memastikan royalti yang dibayar dan kuantiti pemindahan adalah tepat.

Pada pendapat Audit, kelewatan penyediaan kedua laporan ini adalah disebabkan kekurangan tenaga kerja. Laporan berkenaan perlu disediakan dengan segera bagi mengelakkan kawasan Hutan Simpanan Kekal dan Hutan Tanah Kerajaan di ceroboh dan dicemari dengan berleluasa walaupun kerja pengusahasilan telah selesai dijalankan.

32.3.3 Tindakan Penguatkuasaan Unit Operasi Dan Penguatkuasaan ditubuhkan bagi membuat pemantauan secara fizikal terhadap aktiviti pengurusan pembalakan. Semakan Audit mendapati, antara tindakan pemantauan yang dijalankan adalah seperti berikut:

a) Pemeriksaan aspek infrastruktur yang telah dilaksanakan oleh pengusaha

pembalakan sama ada ianya menepati syarat mengambil hasil hutan. Ini melibatkan pemeriksaan terhadap keadaan jalan tuju dan sistem perparitan, keadaan lorong penarik dan pembinaan infrastruktur.

b) Pemeriksaan pembalakan yang melibatkan sempadan kawasan lesen, laporan penebangan pokok, pendaftaran pekerja, jentera dan meletakkan papan tanda di tempat yang ditetapkan.

c) Pemeriksaan aspek alam sekitar dan pemeliharaan hutan yang melibatkan pemeriksaan terhadap zon penampan alur air, pokok ibu dan pokok perlindungan serta keadaan dirian hutan selepas tebangan.

d) Pemeriksaan pengeluaran kayu yang melibatkan pengukuran perepang, panjang tual dan cop tukul hasil.

e) Pemeriksaan pengeluaran kayu bagi memastikan tukul tanda pengelasan dicap pada permukaan kayu.

Pada pendapat Audit, tindakan pemantauan yang dilaksanakan oleh Jabatan Perhutanan telah mengambil kira semua aspek. Ini melibatkan pemantauan bermula daripada kawasan pembalakan dibuka sehingga kepada pemeriksaan terhadap tual

129

balak yang dibawa keluar. Selain itu, pemantauan juga mengambil kira aspek pemeliharaan alam sekitar bersesuaian dengan Dasar Perhutanan Negara. 33. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT

Pada keseluruhannya pengurusan pembalakan telah dilaksanakan dengan memuaskan. Objektif Jabatan Perhutanan boleh dicapai secara maksimum sekiranya langkah penambahbaikan diambil bagi mengatasi kelemahan yang ada. Antara langkah penambahbaikan yang boleh diambil oleh Jabatan Audit adalah seperti berikut :

a) Jabatan perlu mengambil tindakan bagi mengisi kekosongan jawatan Pengawas Hutan dan Pekerja Rendah Awam Khas kerana perkhidmatan pengurusan hutan sangat diperlukan bagi mencapai objektif Jabatan secara maksimum.

b) Jabatan Perhutanan perlu menyediakan kelengkapan yang mencukupi bagi aktiviti penguatkuasaan seperti kenderaan dan alatan lain. Pejabat Hutan juga perlu menyediakan insurans berkelompok untuk anggotanya bagi melindungi mereka daripada kecederaan yang tidak dijangka semasa menjalankan tugas. Ini adalah kerana tugas pegawai berkenaan terdedah kepada bahaya seperti ditimpa pokok dan serangan binatang buas.

c) Jabatan perlu menimbangkan dengan serius keutamaan memberi kawasan pembalakan secara tender yang lebih menguntungkan Kerajaan Negeri berbanding secara kurnia.

d) Memberi fokus kepada penguatkuasaan dengan mengadakan aktiviti penguatkuasaan secara konsisten. Jawatan di Bahagian Penguatkuasaan Dan Operasi hendaklah diisi dengan segera kerana ia merupakan keperluan yang agak kritikal.

e) Laporan bulanan dan penutup perlu disediakan bagi setiap kawasan lesen bagi langkah kawalan yang lebih berkesan.

BAHAGIAN IV

BADAN BERKANUN NEGERI, MAJLIS AGAMA ISLAM DAN

PIHAK BERKUASA TEMPATAN

130

BAHAGIAN IV BADAN BERKANUN NEGERI, MAJLIS AGAMA ISLAM

DAN PIHAK BERKUASA TEMPATAN

34. PENDAHULUAN Selain mengaudit Penyata Akaun Awam, pengurusan kewangan Kerajaan Negeri dan aktiviti Jabatan, pengauditan juga dijalankan terhadap agensi Kerajaan Negeri. Ada 26 agensi Kerajaan Negeri yang terdiri daripada 10 Badan Berkanun Negeri, lima belas Pihak Berkuasa Tempatan dan satu Majlis Agama Islam. Pada tahun 2004, selain mengaudit penyata kewangan tahunan agensi berkenaan, Jabatan Audit Negara juga telah menjalankan auditan pengurusan kewangan dan kajian terhadap beberapa program dan aktiviti beberapa agensi. Aktiviti pengauditan dan agensi terlibat adalah seperti berikut:

a) Badan Berkanun Negeri

i) Yayasan Pelajaran Johor : Pengurusan Kewangan ii) Perbadanan Perpustakaan Awam Johor : Program Galakan Membaca

b) Pihak Berkuasa Tempatan

i) Majlis Daerah Simpang Renggam : Pengurusan Kewangan ii) Majlis Perbandaran Muar : Pengurusan Dan Pembinaan Gerai

Pemerhatian Audit ke atas perkara yang dikaji telah dimaklumkan kepada agensi terlibat dan dilaporkan isu dan perkara penting di Bahagian ini. 35. PENGAUDITAN PENYATA KEWANGAN 35.1 Selaras dengan Seksyen 5(c) Akta Audit 1957, Jabatan Audit Negara menjalankan pengauditan terhadap penyata kewangan Agensi Kerajaan Negeri yang bertujuan untuk memastikan segala akaun serta rekod kewangan di selenggara dengan betul dan tepat. Sehingga akhir tahun 2004, ada 11 Badan Berkanun Negeri, lima belas Pihak Berkuasa Tempatan dan satu Majlis Agama Islam tertakluk di bawah pengauditan oleh Jabatan Audit Negara. Daripada jumlah tersebut, penyata kewangan bagi dua Badan Berkanun Negeri, satu Pihak Berkuasa Tempatan dan Majlis Agama Islam diaudit terus oleh Jabatan Audit Negara. Manakala, penyata kewangan 9 Badan Berkanun Negeri dan 14 Pihak Berkuasa Tempatan diaudit oleh firma audit swasta yang dilantik bagi pihak dan di bawah arahan Ketua Audit Negara. Pelantikan firma audit swasta adalah di bawah kuasa Ketua Audit Negara sebagaimana yang dinyatakan di Seksyen 7(3) Akta Audit 1957.

131

35.2 Bagi memastikan firma audit swasta menjalankan pengauditan selaras dengan arahan yang ditetapkan, Jabatan Audit Negara memantau aktiviti pengauditan sebelum, semasa dan selepas pengauditan dilaksanakan. Sebelum pengauditan dijalankan, firma audit swasta dikehendaki menyediakan Memorandum Perancangan Audit dengan menyatakan antaranya, pendekatan Audit, tempoh pengauditan dan pasukan Audit yang terlibat. Melalui memorandum ini, Jabatan Audit Negara dapat memastikan firma audit swasta mempunyai pendekatan dan liputan Audit yang mencukupi untuk menjalankan pengauditan serta memastikan pengauditan dijalankan bagi tempoh yang ditetapkan. Lawatan ke pejabat Agensi semasa pengauditan dijalankan oleh firma audit swasta juga dibuat untuk memastikan pasukan Audit yang terlibat terdiri daripada pegawai yang berkelayakan sebagaimana yang dinyatakan di Memorandum Perancangan Audit. Semasa lawatan, pihak firma audit swasta boleh berbincang dengan pihak Jabatan Audit Negara mengenai perkara berbangkit. Perbincangan ini membolehkan perkara kurang material diselesaikan. Pada akhir pengauditan, firma audit swasta dikehendaki mengemukakan penemuan Audit berserta fail kerja, senarai terperinci dan laporan juruaudit mengenai penyata kewangan yang diaudit. Fail kerja akan disemak untuk memastikan perkara material dibangkitkan, bukti audit mencukupi dan memuaskan serta mengikut format. Setiap akhir tahun, prestasi semua firma audit swasta dinilai dan akan diambil kira semasa membuat keputusan untuk ditawarkan bagi pengauditan penyata kewangan seterusnya. 36. KEDUDUKAN PENYERAHAN PENYATA KEWANGAN

36.1 Mengikut Akta Audit 1957, semua Penyata Kewangan Badan Berkanun Negeri, Pihak Berkuasa Tempatan dan Majlis Agama Islam hendaklah diaudit oleh Jabatan Audit Negara. Penyata itu hendaklah diserahkan kepada Jabatan Audit Negara mengikut tempoh yang ditetapkan oleh undang-undang. Walaupun masalah kelewatan menyerahkan penyata kewangan sering dibangkitkan dan telah dibincangkan semasa mesyuarat dengan Kerajaan Negeri, namun agensi yang terlibat tidak berusaha bersungguh-sungguh untuk mengatasinya. Pihak Agensi juga kurang memberikan maklum balas terhadap surat peringatan yang dikemukakan oleh Jabatan Audit Negara mengenai kedudukan terkini penyediaan penyata kewangan. Sehingga bulan Julai 2005, hanya 8 daripada 27 agensi telah mengemukakan penyata kewangan tahun 2004 iaitu 3 Badan Berkanun Negeri dan 5 Pihak Berkuasa Tempatan. Manakala, tiga Badan Berkanun Negeri dan 9 Pihak Berkuasa Tempatan yang lain telah mengemukakan penyata kewangan tahun 2003. Hanya satu Badan Berkanun Negeri belum mengemukakan penyata kewangan sejak tahun 1999 hingga 2004. Kedudukan terperinci penyerahan akaun agensi sehingga bulan Julai 2005 adalah seperti Lampiran III dan IV.

36.2 Jabatan Audit Negara mendapati antara faktor utama yang menyebabkan agensi Negeri lewat mengemukakan penyata kewangan adalah:

132

a) kurang tanggungjawab dan pemantauan oleh Ketua Jabatan terhadap penyediaan penyata kewangan;

b) pegawai yang bertanggungjawab mempunyai beban kerja yang banyak dan tidak memberi keutamaan terhadap penyediaan penyata kewangan;

c) pegawai yang bertanggungjawab tidak mempunyai pengetahuan yang mencukupi mengenai penyediaan penyata kewangan dan penyenggaraan rekod kewangan;

d) kekerapan pertukaran pegawai yang bertanggungjawab kerana berjawatan kontrak; e) kelemahan penyenggaraan dokumen sokongan untuk menyediakan penyata

kewangan; dan f) bagi agensi yang mempunyai syarikat subsidiari, kelewatan penyediaan penyata

kewangan disatukan adalah disebabkan syarikat subsidiari lewat mengemukakan penyata kewangan beraudit.

Antara cadangan Jabatan Audit Negara untuk mengatasi masalah kelewatan penyerahan penyata kewangan oleh semua agensi Negeri adalah komitmen Ketua Agensi bagi penyediaan penyata kewangan serta kursus dan latihan diberikan secara konsisten kepada pegawai yang bertanggungjawab. Selain itu, pihak pengurusan agensi perlu mempertimbangkan pertambahan bilangan kakitangan di Bahagian Kewangan dan perjawatan tetap diberi keutamaan berbanding perjawatan kontrak. Pihak Kerajaan Negeri diharapkan mengambil perhatian yang lebih dan bertindak lebih tegas mengenai kelewatan penyerahan penyata kewangan agensi kerana ia akan menjejaskan imej Negeri Johor.

Di peringkat Jabatan Audit Negara, beberapa perbincangan mengenai agensi yang bermasalah semasa menyediakan penyata kewangan telah diadakan. Perbincangan mengenai penyata kewangan 3 Badan Berkanun Negeri iaitu Yayasan Pelajaran Johor (tahun kewangan 1998 hingga 2003), Yayasan Warisan Negeri (tahun kewangan 2000 hingga 2003) dan Perbadanan Perpustakaan Awam Johor (tahun kewangan 2001 hingga 2003) di antara Timbalan Ketua Audit Negara (Negeri) dengan Ketua Agensi masing-masing telah diadakan pada bulan Julai 2004. Perkara ini juga telah mendapat perhatian serius daripada Ketua Audit Negara sendiri di mana perbincangan mengenai penyediaan penyata kewangan Yayasan Pelajaran Johor bagi tahun kewangan 1999 hingga 2004 telah diadakan pada bulan Mac 2005. 37. PERSIJILAN PENYATA KEWANGAN

37.1 Sehingga bulan Julai 2005, Jabatan Audit Negara telah mengesahkan sejumlah 29 penyata kewangan Agensi iaitu 13 penyata kewangan Badan Berkanun Negeri dan 16 penyata kewangan Pihak Berkuasa Tempatan. Daripada jumlah tersebut sebanyak 15 akaun diberi Sijil Tanpa Teguran iaitu 6 bagi Badan Berkanun Negeri dan 9 Pihak Berkuasa Tempatan. Manakala Sijil Berteguran telah diberi kepada 6 penyata kewangan Badan Berkanun Negeri dan 7 penyata kewangan Pihak Berkuasa Tempatan. Hanya satu penyata kewangan Badan Berkanun Negeri telah disahkan dengan Sijil Disclaimer.

133

Maklumat lanjut mengenai persijilan penyata kewangan Agensi Kerajaan Negeri adalah seperti Jadual 39. 37.2 Penyata kewangan disahkan dengan Sijil Berteguran apabila terdapat isu yang dibangkitkan menjejaskan pengesahan Audit terhadap angka di penyata kewangan sama ada dari aspek pematuhan kepada piawaian perakaunan, pematuhan undang-undang dan peraturan kewangan serta kelemahan penyenggaraan rekod kewangan dan perakaunan. Antara isu yang dibangkitkan seperti berikut: a) Penyata bank dan penyata penyesuaian bank tidak dikemukakan; b) Pihak ketiga tidak membuat pengesahan mengenai baki simpanan tetap, pelaburan,

siberhutang dan pemiutang; c) Nilai aset tidak dapat disahkan kerana Daftar Harta Modal tidak diselenggara; dan d) Dokumen sokongan tidak di selenggara dengan lengkap untuk mengesahkan baki

penghutang dan pemiutang.

Penyata kewangan bagi satu Agensi yang disahkan dengan Sijil Disclaimer disebabkan angka beberapa perkara di penyata kewangan tidak dapat disahkan seperti terhutang oleh syarikat subsidiari, pinjaman pelajaran, pelaburan jangka pendek dan penghutang. Ini kerana tidak ada dokumen yang lengkap untuk menyokong angka tersebut.

134

Jadual 39 Kedudukan Persijilan Penyata Kewangan Agensi

Sehingga Bulan Julai 2005

Bil. Agensi Bil.

Akaun Tahun Akaun

Jenis Sijil

A. Badan Berkanun Negeri 1. Perbadanan Johor 1 2003 T 2. Perbadanan Islam Johor 2 2001-2002 T 3. Perbadanan Taman Negara Johor 1 2004 T 4. Yayasan Warisan Negeri 1 2000 BT 5. Taman Ibrahim Muar 2 2003-2004 T 6. Perbadanan Perpustakaan Awam Johor 2 2001-2002 BT 7. Perbadanan Stadium Johor 3 2000-2002 BT 8. Yayasan Pelajaran Johor 1 1998 D

Jumlah 13

6 T 6 BT 1 D

B. Pihak Berkuasa Tempatan 1. Majlis Bandaraya Johor Baru 1 2002 BT 2. Majlis Perbandaran Johor Bahru Tengah 1 2003 T 3. Majlis Perbandaran Kulai 2 2001-2002 BT 4. Majlis Perbandaran Batu Pahat 1 2003 T 5. Majlis Daerah Pontian 2 2003-2004 T 6. Majlis Daerah Segamat 2 2001-2002 BT 7. Majlis Daerah Yong Peng 1 2003 T 8. Majlis Daerah Simpang Renggam 2 2003 BT 2004 T

9. Majlis Daerah Tangkak 1 2003 BT 10. Majlis Daerah Kota Tinggi 1 2004 T 11. Majlis Daerah Mersing 1 2002 T 12. Pihak Berkuasa Tempatan Pasir Gudang 1 2003 T

Jumlah 16

9 T

7 BT C. Majlis Agama Islam

1. Majlis Agama Islam Negeri Johor - - - Jumlah 0

Jumlah Keseluruhan 29 * T : Sijil Tanpa Teguran BT : Sijil Berteguran

D : Sijil Disclaimer

38. PEMBENTANGAN PENYATA KEWANGAN Perkara 107(2) Perlembagaan Persekutuan memperuntukkan supaya Laporan Audit mengenai penyata kewangan yang telah disahkan hendaklah dibentangkan di Dewan

135

Undangan Negeri. Sehingga bulan Julai 2005, sebanyak 79 penyata kewangan yang telah disahkan tetapi belum dibentangkan di Dewan Undangan Negeri. Sejumlah 70 penyata kewangan adalah bagi 10 Badan Berkanun Negeri dan satu Majlis Agama Islam di mana salah sebuah Agensi masih belum membentangkan penyata kewangan tahun 1976 hingga 2001. Antara sebabnya ialah kegagalan Agensi berkenaan mengadakan mesyuarat Lembaga Pengarahnya untuk membincangkan penyata kewangan yang telah disahkan sebelum dibentangkan di Dewan Undangan Negeri. Manakala, sejumlah 9 penyata kewangan yang telah disahkan tetapi belum dibentangkan oleh 7 Pihak Berkuasa Tempatan. Maklumat terperinci mengenai pembentangan penyata kewangan yang telah disahkan di Dewan Undangan Negeri adalah seperti Lampiran V. 39. PRESTASI KEWANGAN 39.1 KEDUDUKAN KEWANGAN AGENSI NEGERI Analisis kedudukan kewangan Badan Berkanun Negeri, Pihak Berkuasa Tempatan dan Majlis Agama Islam adalah berdasarkan kepada penyata kewangan bagi tahun berakhir 31 Disember 2003 yang telah disahkan. Jabatan Audit Negara telah mengesahkan penyata kewangan tahun 2003 bagi 3 Badan Berkanun Negeri dan 8 Pihak Berkuasa Tempatan. Kedudukan kewangan bagi Badan Berkanun Negeri berkenaan adalah seperti Jadual 40.

Jadual 40

Prestasi Kewangan Badan Berkanun Negeri Bagi Tahun Berakhir 31 Disember 2003

Penyata Pendapatan Bagi Tahun Berakhir 31.12.2003

Lembaran Imbangan Pada 31.12.2003

Pendapatan Perbelanjaan Surplus / (Defisit)

Aset Semasa

Liabiliti Semasa

Aset Semasa Bersih

Bil.

Badan Berkanun Negeri

(RM Juta) (RM Juta) (RM Juta) (RM Juta)

(RM Juta)

(RM Juta)

1. Perbadanan Johor 638.26 361.07 277.19 874.48 812.67 61.81

2. Perbadanan Taman Negara Johor

10.92 5.45 5.47 6.81 7.89 (1.08)

3. Taman Ibrahim Muar 0.01 0.02 (0.01) 0.03 0.16 (0.13)

Sumber : Penyata Kewangan Badan Berkanun Negeri

Merujuk kepada jadual di atas, dua Badan Berkanun Negeri mencatatkan surplus pada tahun kewangan 2003. Perbadanan Johor mencatatkan surplus tertinggi kerana operasinya yang bersifat korporat dan meluas. Taman Ibrahim Muar mencatatkan defisit pada tahun 2003 kerana sumber pendapatan yang terhad dan jumlah pendapatan yang kecil untuk menampung perbelanjaannya. Ini adalah kerana Taman Ibrahim Muar tidak diberikan peruntukan tahunan dan hanya bergantung kepada pendahuluan yang diberikan oleh Majlis Perbandaran Muar untuk melakukan perbelanjaan semenjak awal

136

penubuhannya selain daripada pendapatan yang diperolehi. Pendapatan Taman Ibrahim Muar sebagai sebuah taman rekreasi adalah daripada sewaan stadium dan kompleks sukan serta faedah simpanan tetap. Perbelanjaan yang terlibat adalah bayaran utiliti dan bayaran audit.

Perbandingan antara aset semasa dan liabiliti semasa Badan Berkanun Negeri mendapati Perbadanan Johor mencatatkan baki positif aset semasa bersih. Perbadanan Taman Negara Johor mencatatkan baki negatif aset semasa bersih kerana mempunyai liabiliti kepada pemiutang projek berjumlah RM1.71 juta yang merupakan kerja masih peringkat pelaksanaan dan akan diiktiraf sebagai aset Perbadanan Taman Negara Johor setelah dipindah milik daripada Kerajaan Persekutuan. Selain itu, Perbadanan Taman Negara Johor juga mempunyai liabiliti terhadap wang amanah berjumlah RM6 juta.

39.2 PIHAK BERKUASA TEMPATAN

Kedudukan kewangan bagi Pihak Berkuasa Tempatan adalah seperti Jadual 41.

Jadual 41

Prestasi Kewangan Pihak Berkuasa Tempatan Bagi Tahun Berakhir 31 Disember 2003

Penyata Pendapatan Bagi Tahun Berakhir 31.12.2003

Lembaran Imbangan Pada 31.12.2003

Pendapatan Perbelanjaan Surplus / (Defisit)

Aset Semasa

Liabiliti Semasa

Aset Semasa Bersih

Bil.

Pihak Berkuasa Tempatan

(RM Juta) (RM Juta) (RM Juta) (RM Juta)

(RM Juta)

(RM Juta)

1. Majlis Perbandaran Johor Bahru Tengah

70.66 50.97 19.69 136.12 44.70 91.42

2. Majlis Perbandaran Batu Pahat 27.75 24.89 2.86 24.56 11.74 12.82

3. Majlis Daerah Pontian 13.55 13.56 (0.01) 6.31 5.66 0.65

4. Majlis Daerah Kota Tinggi 9.29 7.55 1.74 16.45 5.21 11.24

5. Pihak Berkuasa Tempatan Pasir Gudang

55.67 45.94 9.73 20.23 36.95 (16.72)

6. Majlis Daerah Simpang Renggam 3.66 3.80 (0.14) 3.51 1.48 2.03

7.

Majlis Daerah Tangkak 6.25 5.93 0.32 3.9 4.5 (0.60)

8.

Majlis Daerah Yong Peng 10.81 6.39 4.42 10.32 3.08 7.24

Sumber: Penyata Kewangan Pihak Berkuasa Tempatan

Analisis terhadap prestasi kewangan 8 Pihak Berkuasa Tempatan berdasarkan penyata kewangan bagi tahun 2003 mendapati 6 Pihak Berkuasa Tempatan mencatatkan surplus, manakala 2 lagi mencatatkan defisit. Majlis Perbandaran Johor Bahru mencatatkan kedudukan terbaik dengan surplus sejumlah RM19.69 juta.

137

Perbandingan antara aset semasa dengan liabiliti semasa bagi Pihak Berkuasa Tempatan yang terlibat mendapati Majlis Perbandaran Johor Bahru Tengah mempunyai liabiliti semasa tertinggi berjumlah RM44.70 juta berbanding aset semasa berjumlah RM136.12 juta. Ini menunjukkan Majlis tidak menghadapi masalah kecairan aset. Pihak Berkuasa Tempatan Pasir Gudang dan Majlis Daerah Tangkak yang mencatatkan aset semasa bersih berbaki kredit menunjukkan ia menghadapi risiko kecairan aset. 39.3 ANALISIS TUNGGAKAN CUKAI TAKSIRAN PIHAK BERKUASA TEMPATAN Jabatan Audit Negara juga telah membuat analisis terhadap tunggakan hasil cukai taksiran Pihak Berkuasa Tempatan bagi tahun 2002 dan 2003 seperti Jadual 42.

Jadual 42

Tunggakan Hasil Cukai Taksiran Bagi Tahun 2002 Dan 2003

Bil. Nama Pihak Berkuasa Tempatan 2002 (RM Juta)

2003 (RM Juta)

Peningkatan/ (Penurunan)

(RM Juta) 1. Majlis Perbandaran Johor Bahru Tengah 18.52 22.07 3.55

2. Majlis Perbandaran Batu Pahat 12.44 14.14 1.70

3. Majlis Daerah Kota Tinggi 1.94 2.53 0.59

4. Majlis Daerah Pontian 3.44 3.71 0.27

5. Pihak Berkuasa Tempatan Pasir Gudang 7.48 9.92 2.44

6. Majlis Daerah Simpang Renggam 0.82 1.07 0.25

7. Majlis Daerah Tangkak 1.00 1.14 0.14

8. Majlis Daerah Yong Peng 2.60 3.67 1.07

Jumlah 48.24 58.25 10.01

Sumber: Penyata Kewangan Pihak Berkuasa Tempatan

Berdasarkan kepada 8 penyata kewangan Pihak Berkuasa Tempatan bagi tahun 2002 yang telah di Audit, adalah didapati tunggakan hasil terkumpul berjumlah RM48.24 juta. Bagi tahun 2003, tunggakan hasil terkumpul bagi 8 Pihak Berkuasa Tempatan berjumlah RM58.25 juta iaitu kenaikan sebanyak 20.8% berbanding tahun sebelumnya. Analisis menunjukkan Majlis Perbandaran Johor Bahru Tengah mencatatkan tunggakan hasil cukai taksiran yang tertinggi bagi tahun 2003.

40. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT Pada keseluruhannya, prestasi penyerahan penyata kewangan, persijilan, pembentangan penyata kewangan dan prestasi kewangan agensi Kerajaan Negeri adalah kurang memuaskan. Pihak agensi Negeri perlu memberi penekanan mengenai

138

kepentingan penyediaan dan penyerahan penyata kewangan yang terkini untuk diaudit terutamanya Badan Berkanun Negeri dan Majlis Agama Islam. Pematuhan kepada peraturan kewangan serta penyelenggaraan rekod perakaunan dan kewangan yang kemas kini dapat memastikan penyata kewangan disediakan pada tempoh ditetapkan. Kepentingan pembentangan penyata kewangan yang telah disahkan di Dewan Undangan Negeri sebagaimana kehendak undang-undang perlu diambil perhatian.

139

YAYASAN PELAJARAN JOHOR PENGURUSAN KEWANGAN 41. LATAR BELAKANG Yayasan Pelajaran Johor (Yayasan) telah ditubuhkan di bawah Enakmen No. 8 Tahun 1982 yang berkuat kuasa pada awal bulan April 1983 dan mula beroperasi sepenuhnya pada bulan Januari 1985. Secara keseluruhannya, objektif penubuhan Yayasan adalah untuk menguruskan pemberian bantuan pelajaran seperti biasiswa dan pinjaman pelajaran kepada rakyat Negeri Johor dan warganegara Malaysia yang menetap di Negeri Johor. Pendapatan Yayasan bagi tahun 2004 berjumlah RM15.70 juta manakala perbelanjaan berjumlah RM10.12 juta. Sehingga kini, Yayasan telah menubuhkan 2 buah syarikat subsidiari iaitu YPJ Holdings Sdn. Berhad dan Kumpulan Pendidikan YPJ Sdn. Berhad. Yayasan telah menerima sijil kualiti MS ISO 9002 bagi Pengurusan, Pentadbiran, Pembayaran Dan Pengawalan Pinjaman Dan Biasiswa Dan Bayaran Balik pada tahun 1994. Sijil tersebut telah luput tempohnya pada akhir bulan Disember 2003 dan tindakan untuk memperbaharui sedang diambil. 42. OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITAN Objektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada Yayasan menguruskan hal ehwal kewangannya mengikut undang-undang dan peraturan yang telah ditetapkan, wujudnya sistem kawalan dalaman mengenai pengurusan kewangan serta dokumen dan rekod kewangan diselenggara dengan lengkap dan kemas kini. Skop pengauditan meliputi pemeriksaan terhadap dokumen serta rekod yang berkaitan dengan pengurusan, hasil, perbelanjaan, pelaburan, pinjaman, akaun amanah dan deposit serta aset dan inventori bagi tahun 2004. Temu bual dengan kakitangan yang terlibat dan pemeriksaan fizikal juga dilakukan. 43. PENEMUAN AUDIT 43.1 KAWALAN PENGURUSAN

Pewujudan struktur dan sistem pengurusan yang baik serta mantap penting untuk memastikan pengurusan yang berkesan. Ini termasuklah penyediaan tenaga kerja yang mencukupi, cekap dan mahir, prosedur kerja yang lengkap dan teratur serta pemantauan yang berterusan. Semakan Audit mendapati perkara berikut :

43.1.1 Struktur Organisasi Struktur organisasi Yayasan mengandungi 2 bahagian iaitu Bahagian Biasiswa Dan Bantuan Pelajaran dan Bahagian Pentadbiran Dan Kewangan. Pengurusan Yayasan diterajui oleh seorang Pengurus Besar dan dibantu oleh 30 kakitangan. Daripada jumlah

140

tersebut, lapan orang kakitangan adalah berjawatan tetap dan berpencen manakala selebihnya berkhidmat secara kontrak termasuk 6 orang kakitangan di Bahagian Kewangan.

Semakan Audit mendapati Yayasan telah menyediakan carta organisasi terkini dengan menunjukkan bahagian yang telah diwujudkan, perjawatan dan nama kakitangan. Carta tersebut ditandatangani Pengurus Besar dan ditarikhkan. Menurut carta organisasi, sebanyak 33 jawatan telah diluluskan sehingga ke tarikh pengauditan. Daripada jumlah tersebut, sebanyak 31 jawatan telah diisi dan ada kekosongan bagi 2 jawatan iaitu Pengurus Bahagian Biasiswa Dan Bantuan Pelajaran (N41) dan Ketua Kerani (N22). Semakan terhadap fail perjawatan mendapati 13 jawatan tetap telah diluluskan oleh kerajaan sebagaimana Kelulusan Perjawatan Badan Berkanun Bilangan 6 Tahun 1989. Lima daripadanya iaitu Pengurus Bahagian Perancang Latihan/Biasiswa dan Bantuan Pelajaran (N41), Akauntan (W41), Pegawai Tadbir (N41), Pembantu Akauntan (W17) dan Jurutrengkas (N11) telah tidak diisi sejak beberapa tahun yang lalu serta tidak ditunjukkan di carta organisasi terkini. Sebaliknya Yayasan telah mengisi beberapa jawatan lain secara kontrak termasuk Pegawai Perhubungan Awam (S41), dua jawatan Penolong Akauntan (W27) dan Penolong Pegawai Sistem Maklumat (F29). Adalah didapati, kekosongan jawatan Akauntan W41 bermula pada tahun 1995 iaitu selepas pengkorporatan Yayasan pada tahun 1994 di mana akauntan berkenaan telah berpindah ke salah sebuah syarikat subsidiari Yayasan. Pihak Audit tidak dapat memastikan sama ada 5 jawatan tetap yang tidak diisi tersebut telah dimansuhkan atau masih diperlukan oleh Yayasan kerana tiada maklumat mengenainya. Jika jawatan tersebut tidak diperlukan lagi, Yayasan perlu membuat permohonan kepada Jabatan Perkhidmatan Awam untuk memansuhkan jawatan berkenaan.

43.1.2 Manual Prosedur Kerja

Menurut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991, Manual Prosedur Kerja merupakan dokumen rasmi yang menerangkan secara keseluruhan objektif dan fungsi serta prosedur kerja sesebuah organisasi. Dokumen tersebut perlu disediakan sebagai bahan rujukan penting untuk memudahkan menjalankan tugas dengan cepat, cekap dan berkesan. Semakan Audit mendapati Yayasan telah menyediakan Manual Prosedur Kerja mengenai bantuan kewangan dan biasiswa tetapi manual untuk Bahagian Pentadbiran dan Kewangan belum disediakan.

43.1.3 Fail Meja Dan Senarai Tugas Mengikut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991, Fail Meja merupakan dokumen rasmi di peringkat individu atau jawatan yang mengandungi maklumat seperti carta organisasi, senarai tugas, peraturan dan undang-undang serta garis panduan untuk kakitangan. Setiap kakitangan dikehendaki menyediakan Fail Meja untuk meningkatkan kecekapan serta kemahiran kakitangan menjalankan tugas. Adalah didapati Yayasan telah menyediakan Fail Meja dan senarai tugas untuk kakitangan. Senarai tugas telah dilengkapkan dengan nama dan jawatan pegawai serta

141

ditandatangani dan ditarikhkan oleh Pengurus Besar. Semakan lanjut terhadap beberapa Fail Meja yang dikemukakan mendapati carta organisasi yang terdapat bukanlah yang terkini dan senarai tugas tidak dimasukkan dalam Fail Meja tersebut.

43.1.4 Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1996 menyatakan mengenai penubuhan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun. Jawatankuasa tersebut bertujuan untuk memantau, mengawasi, mengesan dan menyelia semua urusan kewangan dan akaun supaya teratur dan menepati peraturan kewangan yang berkaitan. Semasa pengauditan dijalankan, Yayasan masih belum menubuhkan Jawatankuasa ini. Namun demikian, cadangan penubuhan Jawatankuasa tersebut telah dibincangkan semasa mesyuarat Lembaga Pengarah Yayasan yang diadakan pada bulan Mac 2005.

43.1.5 Jawatankuasa Audit Dan Pemeriksaan Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 9 Tahun 1993 menyatakan, Jawatankuasa Audit hendaklah ditubuhkan untuk mengawasi dasar dan sistem perakaunan, kawalan dalaman, laporan kewangan dan etika perniagaan semua syarikat subsidiari dan bersekutu sesebuah Agensi Kerajaan. Ia bertujuan untuk memelihara kepentingan Kerajaan sebagai pemegang saham syarikat subsidiari dan syarikat bersekutu. Ia juga dapat menentukan sama ada sumber kewangan sesebuah Agensi diuruskan dengan cekap dan efektif. Fungsi Jawatankuasa berkenaan antara lain adalah bertanggungjawab sepenuhnya kepada Lembaga Pengarah serta menyemak aktiviti dan pencapaian Audit Dalaman. Jawatankuasa ini juga akan membincangkan penemuan Audit yang dibangkitkan oleh pihak Audit Luar serta menentukan perkara berbangkit diberi perhatian dan diambil tindakan oleh pihak pengurusan untuk tujuan penambahbaikan. Adalah didapati Yayasan belum menubuhkan Jawatankuasa Audit Dan Pemeriksaan.

43.1.6 Kursus Dan Latihan Kakitangan Kursus dan latihan adalah penting bagi meningkatkan kecekapan dan kemahiran kakitangan. Semakan terhadap fail kursus, seminar dan taklimat mendapati sehingga bulan Disember 2004, seramai 30 orang kakitangan Yayasan telah menghadiri 19 kursus / taklimat / seminar seperti seminar motivasi, seminar pengurusan, seminar kualiti dan taklimat pelaksanaan Pekeliling Perkhidmatan. Kursus / taklimat / seminar dianjurkan oleh pelbagai pihak termasuk satu seminar dianjurkan oleh pihak Yayasan serta pihak lain seperti Pejabat Setiausaha Kerajaan Cawangan Perkhidmatan, Pusat Produktiviti Kebangsaan dan SIRIM. Bagaimanapun, tiada kursus di bidang berkaitan dengan kewangan, pengurusan aset atau stor diberikan. Pada pendapat Audit, kursus dan latihan yang berkaitan dengan pengurusan kewangan perlu diberikan terutamanya kepada kakitangan yang bertanggungjawab hal kewangan.

Pada pendapat Audit, kekosongan jawatan utama seperti Akauntan perlu diisi segera. Jawatan berstatus tetap adalah dicadangkan untuk memastikan tiada pertukaran pegawai yang kerap yang boleh menjejaskan kecekapan pengurusan.

142

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja perlu diselenggara bagi setiap kakitangan. Selain itu, penubuhan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun serta Jawatankuasa Audit diperlukan untuk membantu pengurusan kewangan Yayasan yang lebih berkesan. 43.2 KAWALAN HASIL Sehingga bulan Disember 2004, pendapatan Yayasan berjumlah RM20.28 juta. Sumber pendapatan Yayasan terdiri daripada hasil jualan borang pinjaman pelajaran, terimaan bayaran faedah atas pinjaman modal kepada salah sebuah syarikat subsidiarinya, bayaran kos perkhidmatan bagi pinjaman pelajaran dan pendapatan lain. Semakan Audit terhadap rekod dan dokumen terimaan hasil mendapati perkara berikut :

43.2.1 Kebenaran Menerima Wang Selaras dengan Arahan Perbendaharaan 69, Yayasan telah mengeluarkan surat kebenaran menerima wang yang ditandatangani oleh Pengurus Besar kepada 4 orang kakitangan yang berkenaan.

43.2.2 Pengasingan Tugas Arahan Perbendaharaan 70 menetapkan urusan pengeluaran resit iaitu penyediaan resit dan menandatangani resit hendaklah dilakukan oleh 2 orang pegawai yang berlainan. Semakan Audit mendapati Yayasan telah mematuhi arahan ini. 43.2.3 Kawalan Terhadap Borang Hasil Yayasan menggunakan 5 jenis resit yang berlainan bagi mengaku terima terimaan iaitu 2 jenis resit berkomputer dan 3 resit secara manual iaitu resit Kew. 38, nota kredit dan resit bayaran balik pinjaman melalui potongan gaji. Resit berkomputer digunakan bagi mengaku terima bayaran balik pinjaman pelajaran dan terimaan operasi / pentadbiran seperti jualan borang pinjaman. Manakala, nota kredit digunakan bagi terimaan bayaran pemulangan pinjaman yang telah diberikan melalui Biasiswa Kenangan Dato’ Onn Dan Pinjaman.

a) Daftar Borang Hasil

Sebagai kawalan terhadap borang hasil, Arahan Perbendaharaan 67 menghendaki suatu Daftar Borang Hasil diselenggarakan bagi merekodkan terimaan dan pengeluaran stok buku resit. Catatan mengenai pengeluarannya hendaklah ditandatangani oleh pegawai yang menerima atau disokong dengan baucar keluaran yang diakuterima. Pihak Audit mendapati Yayasan tidak menyelenggara daftar berkenaan untuk kawalan terhadap stok buku resit yang dikeluarkan secara manual.

143

b) Penyata Borang Hasil Yang Dikawal Penyata Borang Hasil Yang Dikawal antara lain mencatatkan nombor siri buku resit yang telah diterima, nombor siri yang telah digunakan dan nombor siri yang belum digunakan pada setiap akhir bulan. Adalah didapati Yayasan tidak menyelenggara Penyata Borang Hasil Yang Dikawal bagi mengawal resit Kew.38, nota kredit dan resit bayaran balik pinjaman melalui potongan gaji.

c) Nombor Siri Nota Kredit

Adalah didapati nota kredit hanya diberi nombor siri secara manual semasa hendak digunakan. Ini menyukarkan kawalan terhadap stok dilakukan. Pihak Audit mencadangkan semua stok nota kredit termasuk yang sedang digunakan di cop nombor siri bagi memudahkan catatan dibuat dalam Daftar Borang Hasil dan Penyata Borang Hasil Yang Dikawal.

43.2.4 Buku Tunai Yayasan mempunyai 4 akaun bank iaitu 3 akaun bank untuk Tabung Kebajikan Dan Pelajaran (Tabung) dan 1 akaun bank operasi Yayasan. Yayasan ada menyelenggarakan Buku Tunai bagi semua akaun bank. Semakan Audit terhadap penyelenggaraan Buku Tunai Yayasan adalah seperti berikut:

a) Buku Tunai akaun bank operasi Yayasan adalah kemas kini sehingga bulan Disember

2004 selaras dengan Arahan Perbendaharaan 72. Manakala, Buku Tunai bagi 2 akaun Tabung adalah kemas kini sehingga bulan Disember 2004. Buku Tunai bagi 1 akaun bank Tabung dikemaskinikan setakat bulan Disember 1999 kerana tidak aktif sehingga akhir tahun 2004. Namun demikian, mulai bulan Mac 2005, akaun tersebut diaktifkan semula untuk tujuan bayaran balik pinjaman pelajaran oleh pelajar secara e-banking.

b) Selaras dengan Arahan Perbendaharaan 144, Buku Tunai akaun bank operasi Yayasan telah ditandatangani oleh Penolong Akauntan, disahkan oleh Pengurus Pentadbiran Dan Kewangan serta diluluskan oleh Pengurus Besar. Namun demikian, Buku Tunai akaun Tabung tidak ditandatangani oleh pegawai yang menyediakan, pegawai yang menyemak dan yang meluluskan.

c) Tarikh terimaan dibankkan tidak dicatatkan di Buku Tunai. d) Buku Tunai bagi satu akaun Tabung menunjukkan baki defisit bagi bulan Februari,

Mac dan Mei 2004 antara RM1.11 juta dan RM1.98 juta sebulan. Ini adalah bertentangan dengan Arahan Perbendaharaan 144 yang menyatakan baki Buku Tunai tidak boleh terlebih dikeluarkan. Pihak Yayasan memaklumkan Buku Tunai berbaki defisit disebabkan oleh baki awal bulan sebelumnya tidak diambil kira.

43.2.5 Penyata Penyesuaian Bank Semakan Audit mendapati Penyata Penyesuaian Bank bulanan bagi akaun Yayasan disediakan dengan kemas kini sebagaimana kehendak Arahan Perbendaharaan 146. Penyata tersebut ditandatangani oleh Penolong Akauntan, disahkan oleh Pengurus

144

Pentadbiran dan Kewangan serta diluluskan oleh Pengurus Besar. Manakala, penyediaan Penyata Penyesuaian Bank bagi akaun Tabung didapati tidak kemas kini iaitu penyata masing-masing setakat bulan Disember 1999, April 2002 dan Disember 2003. Pihak Yayasan perlu menekankan kepentingan penyediaan Penyata Penyesuaian Bank yang kemas kini kerana kelewatan penyediaan penyata ini boleh menyumbang kepada penyelewengan wang Yayasan oleh pihak yang tidak bertanggungjawab.

43.2.6 Serahan Wang Ke Bank Arahan Perbendaharaan 78(a) menghendaki semua pungutan dibankkan pada hari yang sama atau selewat-lewatnya pada hari berikutnya. Semakan Audit terhadap slip bank bagi bulan Januari hingga Mei 2004 mendapati pungutan berjumlah RM6,940 telah lewat dibankkan antara 2 hingga 35 hari. Antaranya disebabkan oleh cek yang diterima atas nama salah seorang pegawai Yayasan untuk pembayaran yuran kursus motivasi anjuran Yayasan. Cek tersebut ditunaikan terlebih dahulu pegawai yang berkenaan dan dimasukkan ke bank dengan kelewatan selama 6 hari. Kelewatan pungutan dibankkan juga disebabkan oleh tarikh cek dikebelakangkan (post dated cheque). Sebagai langkah kawalan terhadap terimaan, pihak Audit mencadangkan semua terimaan adalah atas nama Yayasan dan tidak menggunakan cek post dated.

43.2.7 Daftar Mel Daftar Mel bagi merekodkan terimaan wang dan dokumen atau barang berharga yang diterima melalui pos atau penghantar sebagaimana kehendak Arahan Perbendaharaan 71(a) ada diselenggarakan. Ia mengandungi butiran seperti nombor rujukan, nama pengirim, nombor cek, nama bank, amaun, nombor dan tarikh resit, tarikh resit diposkan dan kenyataan. Arahan Perbendaharaan 71(c) menyatakan pegawai yang bertanggungjawab mengakaunkan butiran hendaklah menurunkan tandatangan ringkas di daftar dan hendaklah mencatatkan nombor siri resit di daftar tersebut. Semakan Audit mendapati tandatangan pegawai yang menyemak ada dicatatkan tetapi tandatangan ringkas pegawai yang mengakaunkan butiran tidak dicatatkan. Selain itu, semakan terhadap resit terimaan bulan Jun 2004 mendapati nombor resit bagi 170 terimaan melalui mel berjumlah RM47,636 tidak dicatatkan di daftar berkenaan.

43.2.8 Cek Tidak Laku Merujuk kepada Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bilangan 1 Tahun 1994, Daftar Cek Tidak Laku hendaklah disediakan antaranya menyatakan maklumat seperti tarikh terima, nombor cek, nama bank, nama dan alamat pembayar, tarikh cek dan amaun, sebab cek tidak laku, nombor, tarikh dan amaun cek gantian, nombor dan tarikh resit gantian. Semakan terhadap fail cek tidak laku mendapati sebanyak 34 keping cek yang diterima antara tahun 2003 hingga bulan April 2004 berjumlah RM11,108 telah ditolak oleh bank atas pelbagai sebab seperti akaun ditutup, pembayaran diberhentikan, kesilapan tarikh dan tarikh dikebelakangkan. Pihak Audit tidak dapat mengesahkan sama ada cek berkenaan telah diganti baru kerana Daftar Cek Tidak Laku tidak diselenggarakan oleh Yayasan.

145

Selepas teguran Audit, Daftar tersebut telah dikemaskinikan. Sebanyak 33 daripada 34 keping cek tidak laku telah diganti dengan cek baru. Manakala sekeping cek yang lain dijangka dapat diganti memandangkan tindakan mahkamah telah diambil untuk mendapatkan bayaran balik daripada peminjam berkenaan.

43.2.9 Pemeriksaan Oleh Ketua Jabatan a) Pemeriksaan Terhadap Buku Resit

Selaras dengan Arahan Perbendaharaan 66(a), stok buku resit disimpan di bilik kebal di bawah pengawasan seorang pegawai yang dipertanggungjawabkan. Namun begitu, pemeriksaan bagi mengesahkan sama ada nombor siri resit yang hendak dikeluarkan daripada simpanan adalah lengkap dan betul tidak dilaksanakan.

b) Pemeriksaan Slip Bank Dengan Buku Tunai

Arahan Perbendaharaan 80(e) menyatakan seorang pegawai yang bertanggungjawab hendaklah menyemak slip bayaran masuk bank selepas kemasukan wang ke bank bagi memastikan jumlahnya adalah betul. Bagaimanapun tiada bukti semakan ada dibuat oleh pegawai bertanggungjawab.

c) Pemeriksaan Terhadap Daftar Mel

Pihak Audit juga difahamkan semakan harian di antara Daftar Mel dengan Buku Tunai sebagaimana Arahan Perbendaharaan 71(e) tidak dilaksanakan.

d) Pemeriksaan Terhadap Buku Tunai

Semakan harian bagi memastikan semua catatan dalam Buku Tunai sebagaimana kehendak Arahan Perbendaharaan 80(b) tidak dilakukan.

e) Pemeriksaan Mengejut

Mengikut Arahan Perbendaharaan 309, pemeriksaan mengejut oleh ketua jabatan hendaklah dilakukan tidak kurang daripada sekali bagi tempoh 6 bulan terhadap wang pejabat dan barang berharga yang diamanahkan jagaannya kepada pegawai lain di jabatannya. Hasil pemeriksaan hendaklah direkodkan dalam Daftar Pemeriksaan Mengejut. Semakan Audit mendapati Yayasan telah melaksanakan pemeriksaan mengejut hanya terhadap pungutan hasil pada bulan Julai 2004.

43.2.10 Tunggakan Hasil

a) Tunggakan Terimaan Faedah Atas Pinjaman Kepada YPJ Holdings Sdn. Berhad

Pada tahun 1994, apabila penyusunan semula Kumpulan Yayasan dibuat, semua tanah kepunyaan Yayasan dipindah milik kepada salah sebuah syarikat subsidiari Yayasan iaitu YPJ Holdings Sdn. Berhad (YPJH) untuk diuruskan. Aset tersebut

146

telah dinilai sejumlah RM196.79 juta. Sejumlah RM25 juta daripadanya telah dijadikan saham YPJH dan bakinya RM171.79 juta diambil kira sebagai pinjaman modal dengan faedah tahunan sebanyak 1.5%. Sehingga bulan Disember 2004, YPJH telah membayar faedah sejumlah RM152.56 juta iaitu sejumlah RM104.85 juta kepada Yayasan dan sejumlah RM47.71 juta kepada sebuah lagi syarikat subsidiari Yayasan iaitu Kumpulan Pendidikan YPJ Sdn. Berhad (KPYPJ). Manakala, sejumlah RM13.29 juta merupakan faedah yang masih tertunggak. Semakan Audit mendapati:

i) Pihak Audit difahamkan bahawa jumlah bayaran faedah kepada Yayasan dan KPYPJ tersebut disenaraikan mengikut debit advice yang dikemukakan kepada Yayasan. Pihak Audit tidak dapat mengesahkan ketepatan jumlah tersebut kerana jumlah berbeza dengan maklumat yang dikemukakan oleh YPJH, di samping dokumen sokongan yang tidak lengkap.

ii) Tunggakan Terimaan Faedah Atas Pinjaman Pelajaran

Yayasan mengenakan kos perkhidmatan kepada peminjam pelajaran sebanyak 2% bagi pinjaman sebelum tahun 2000 dan 4% selepas tahun berkenaan. Mengikut rekod Yayasan, tunggakan kos perkhidmatan sehingga bulan Disember 2004 berjumlah RM1.28 juta. Adalah didapati rekod mengenai tunggakan pelajaran diselenggarakan dalam Sistem Maklumat Pinjaman/Biasiswa Yayasan.

Pada pendapat Audit, Yayasan perlu mempertingkatkan kawalan hasil terutamanya penyelenggaraan rekod kewangan dan pematuhan kepada kehendak peraturan kewangan kerajaan yang berkaitan. Selain itu, usaha yang lebih agresif perlu diambil untuk memastikan prestasi kutipan tunggakan hasil Yayasan dapat dipertingkatkan. 43.3 KAWALAN PERBELANJAAN

Mengikut penyata perbelanjaan Yayasan sehingga bulan Disember 2004, sejumlah RM17.62 juta telah dibelanjakan. Pemeriksaan terhadap dokumen dan rekod perbelanjaan mendapati perkara berikut:

43.3.1 Buku Vot Arahan Perbendaharaan 95 menghendaki Buku Vot diselenggarakan bagi menunjukkan jumlah peruntukan dan tanggungan bagi setiap jenis perbelanjaan. Ia bertujuan untuk mengawal vot supaya tidak terlebih dibelanjakan. Semakan Audit mendapati Yayasan tidak menyelenggara Buku Vot.

43.3.2 Baucar Bayaran Menurut Arahan Perbendaharaan 99(a), baucar hendaklah disokong dengan butiran penuh bagi memudahkan penyemakan. Pemeriksaan terhadap baucar bayaran mendapati adalah sukar untuk mengesahkan kewajaran pembayaran kerana tiada bukti

147

yang jelas mengenai pembayarannya. Untuk memudahkan penyemakan dan mengelakkan berlakunya pembayaran lebih daripada sekali, baucar yang telah dibayar hendaklah ditebuk (perforate) atau dicop dengan perkataan ‘JELAS' pada setiap lembaran baucar dan dokumen sokongannya. Nombor cek berserta tarikhnya juga dicatatkan di atasnya bagi memudahkan membuat rujukan.

43.3.3 Pesanan Tempatan Menurut Arahan Perbendaharaan 176.1(b), perolehan barang tidak melebihi RM20,000 hendaklah menggunakan borang pesanan tempatan. Adalah didapati sebanyak 11 pembelian barang bernilai RM10,422 yang dibuat pada bulan Mei dan Jun 2004 tidak disokong dengan pesanan tempatan. Oleh itu, pihak Audit tidak dapat mengesahkan sama ada pembelian tersebut telah mendapat kelulusan pegawai yang diberi kuasa. Menurut Yayasan, pada masa kini, setiap pembelian yang hendak dibuat perlu mendapat kebenaran terlebih dahulu melalui memo.

43.3.4 Daftar Bil Daftar Bil sebagaimana kehendak Arahan Perbendaharaan 103(b) tidak diselenggarakan. Daftar ini yang dicatatkan dengan butiran seperti nombor bil, tarikh, jumlah, nombor baucar bayaran dan tarikhnya hendaklah disediakan bagi memantau pembayarannya yang perlu dijelaskan pada tempoh sebulan daripada tarikh diterima.

43.3.5 Daftar Pembayaran Arahan Perbendaharaan 98(a) menetapkan Daftar Pembayaran hendaklah diselenggarakan dengan menyatakan maklumat mengenai perihal ringkas pembayaran, butiran cek bayaran, tarikh pembayaran dan tandatangan penerima. Daftar tersebut hendaklah diperiksa sebulan sekali oleh Pengurus Besar atau wakilnya sebagaimana Arahan Perbendaharaan 98(b). Pihak Audit mendapati Yayasan tidak mematuhi kehendak Arahan Perbendaharaan tersebut.

43.3.6 Sebut Harga/Tender Pada bulan Disember 2003, Yayasan telah menandatangani kontrak bernilai RM499,996 dengan sebuah syarikat untuk kerja mengubah suai pejabat Yayasan. Tempoh kontrak adalah antara bulan Disember 2003 hingga bulan Februari 2004. Sehingga bulan Disember 2004, jumlah tersebut telah dijelaskan kepada syarikat berkenaan. Adalah didapati beberapa peraturan berkaitan dengan tatacara perolehan tidak dipatuhi seperti berikut: a) Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 2001 menetapkan perolehan

yang melebihi RM200,000 hendaklah dibuat secara tender. Semakan Audit mendapati pelantikan syarikat tersebut dibuat secara rundingan terus. Kelulusan Lembaga Pengarah untuk pelantikan secara rundingan terus hanya diperolehi pada bulan Jun 2004 iaitu selepas kerja disiapkan. Yayasan memberi alasan bahawa tender tidak dipanggil bagi kerja berkenaan disebabkan kerja perlu dilakukan segera.

148

b) Peruntukan ubah suai pejabat pada tahun 2003 adalah berjumlah RM50,000. Namun demikian, Yayasan telah menjelaskan bayaran pertama pada tahun tersebut yang merupakan bayaran pendahuluan sejumlah RM149,999 menyebabkan berlakunya perbelanjaan melebihi peruntukan sejumlah RM99,999. Peruntukan tambahan berjumlah RM100,000 hanya diperolehi pada bulan Jun 2004. Yayasan memaklumkan bahawa permohonan kelulusan peruntukan tambahan berkenaan dibuat pada tahun 2003 tetapi penangguhan Mesyuarat Lembaga Pengarah sehingga bulan Jun 2004 telah menyebabkan kelulusan peruntukan berkenaan lewat diperolehi. Pihak Audit berpendapat kelulusan sedemikian sepatutnya diperolehi terlebih dahulu sebelum pembayaran dibuat.

c) Arahan Perbendaharaan 200.2(a) dan (b) menetapkan Bon Pelaksanaan sebanyak 5% daripada harga kontrak hendaklah dikemukakan oleh pembekal sebelum kontrak kerja dimulakan. Bon tersebut hendaklah dikemukakan sebagai bentuk jaminan bank atau insurans. Perkara ini telah dinyatakan oleh pihak Yayasan kepada syarikat berkenaan melalui surat bertarikh Disember 2003. Pihak Audit tidak dapat memastikan sama ada kehendak Arahan Perbendaharaan berkenaan telah dipatuhi kerana tiada maklumat dikemukakan untuk pengesahan Audit.

d) Menurut Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 10 Tahun 2002 perenggan 1(c), bayaran pendahuluan bagi perolehan perkhidmatan adalah 15% daripada nilai kontrak. Semakan Audit mendapati Yayasan telah menjelaskan bayaran pendahuluan sebanyak 30% berjumlah RM149,999 setelah dokumen kontrak dimeterai.

e) Sebagaimana yang dinyatakan dalam surat setuju terima tawaran, syarikat yang dilantik hendaklah menyediakan Polisi Insurans Pampasan Pekerja bernilai RM49,999, Polisi Insurans Tanggungan Awam bernilai RM300,000 dan Polisi Insurans Kerja yang bernilai RM499,996 yang meliputi tempoh siap kerja iaitu dari bulan Disember 2003 hingga bulan Februari 2004, tempoh kecacatan (6 bulan) dan tambahan 14 hari berikutnya. Tempoh tanggungan kecacatan bagi kerja mengubah suai pejabat adalah sehingga bulan Ogos 2004. Semakan Audit mendapati ketiga polisi insurans yang disediakan oleh syarikat tersebut tidak meliputi tempoh sebagaimana yang ditetapkan di mana polisi insurans hanya meliputi tempoh kontrak iaitu dari bulan Disember 2003 hingga bulan Februari 2004. Menurut Yayasan, kekurangan kakitangan yang berpengalaman dan keperluan kerja mengubah suai yang segera menyebabkan peraturan tersebut terlepas pandang.

43.3.7 Sistem Pengurusan dan Perakaunan Bersepadu

Pada bulan September 2003, Yayasan telah menandatangani perjanjian dengan sebuah syarikat untuk membangunkan sistem yang merangkumi 10 perkara termasuk kutipan wang, pinjaman, kewangan, bayaran balik pinjaman, akaun dan lain-lain. Nilai Kontrak adalah RM70,000 dan dijangkakan siap pada tempoh 4 bulan dari tarikh perjanjian ditandatangani. Pada bulan Januari 2004, syarikat berkenaan diambil alih oleh sebuah syarikat yang lain. Berdasarkan tempoh yang ditetapkan, projek tersebut sepatutnya diselesaikan pada bulan Januari 2004. Pihak Audit difahamkan, pada awal bulan Jun

149

2004, syarikat yang mengambil alih telah ditutup. Sehingga bulan Disember 2004, pembangunan sistem tersebut masih belum disiapkan dan sejumlah RM49,000 telah dibayar kepada syarikat berkenaan. Pihak Audit dimaklumkan tindakan perundangan terhadap syarikat terbabit telah diambil. Pada masa kini, sistem tersebut sedang dibangunkan pada tahap 95% siap dengan menggunakan kepakaran dalaman dan outsource bersama perunding luar. Tiada pertambahan kos terlibat. Pihak Yayasan sepatutnya terlebih dahulu menyelidik latar belakang, pengalaman serta keupayaan syarikat sebelum memberi tawaran kerja berkenaan untuk menjaga kepentingan Yayasan.

Pada pendapat Audit, kawalan perbelanjaan Yayasan boleh dipertingkatkan melalui penyelenggaraan Buku Vot, Daftar Bil dan mengamalkan perbelanjaan berhemah. 43.4 PENGURUSAN PELABURAN

Sehingga bulan Disember 2004, pelaburan Yayasan berjumlah RM34.90 juta terdiri daripada simpanan tetap (RM3.38 juta), saham syarikat subsidiari (RM26 juta), saham tersiar harga (RM2.35 juta), saham tidak tersiar harga (RM0.32 juta) dan saham Dana Johor sejumlah RM2.85 juta. Berikut adalah penemuan Audit terhadap pengurusan pelaburan Yayasan.

43.4.1 Penyelenggaraan Rekod Pelaburan

Semakan Audit mendapati rekod dan dokumen yang berkaitan seperti sijil simpanan tetap dan sijil saham telah diselenggara dengan kemas kini kecuali Daftar Pelaburan yang masih belum diselenggarakan. Pihak Audit dimaklumkan bahawa daftar serta rekod mengenai urus niaga saham tersiar harga Yayasan ada diselenggarakan dan diuruskan oleh YPJ Capital Management Sdn. Berhad iaitu salah sebuah syarikat subsidiari YPJ Holdings Sdn. Berhad.

43.4.2 Garis Panduan Dan Jawatankuasa Pelaburan Sehingga ke tarikh pengauditan, Yayasan masih belum menyediakan garis panduan untuk pelaburan. Jawatankuasa Pelaburan juga belum ditubuhkan bagi membincang dan meluluskan perkara berkaitan dengan pelaburan. 43.4.3 Saham Dana Johor Pada bulan Ogos 1996, Yayasan menerima sumbangan saham Dana Johor berjumlah RM3 juta daripada sebuah syarikat. Saham tersebut didaftarkan atas nama Tabung Kebajikan Dan Pelajaran (Tabung) yang akan digunakan untuk membantu pelajar miskin. Pada bulan Februari 2004, sebanyak 300,000 unit saham Dana Johor telah ditebus dengan harga 50 sen seunit. Penjualan unit saham tersebut mendapat pulangan sejumlah RM150,000 dan dijadikan hasil akaun Tabung.

150

Pada pendapat Audit, pengurusan pelaburan Yayasan akan lebih teratur sekiranya Daftar Pelaburan diselenggarakan dan garis panduan pelaburan disediakan. Penubuhan Jawatankuasa Pelaburan juga dapat menyumbang kepada pengurusan pelaburan yang cekap. 43.5 PENGURUSAN PINJAMAN

Selain daripada menerima pendahuluan daripada Kerajaan Negeri, Yayasan juga memberi pinjaman kepada kakitangannya dan syarikat subsidiari serta menguruskan pinjaman pelajaran. Penemuan Audit terhadap pengurusan pinjaman Yayasan adalah seperti berikut:

43.5.1 Pendahuluan Daripada Kerajaan Negeri Antara tahun 1983 hingga 1987, Kerajaan Negeri telah mendahulukan pemberian biasiswa sejumlah RM5.52 juta kepada pelajar bagi pihak Yayasan. Pendahuluan ini perlu dibayar oleh Yayasan kepada Kerajaan Negeri secara ansuran. Sebagaimana yang dipersetujui, bayaran ansuran oleh Yayasan bermula pada tahun 1996 sejumlah RM300,000 setahun bagi tempoh 5 tahun pertama, sejumlah RM800,000 setahun bagi tempoh 4 tahun berikutnya dan sejumlah RM817,645 pada tahun ke sepuluh. Yayasan telah membayar ansuran bagi tahun pertama pada tahun 1996 sebagaimana yang ditetapkan. Melalui surat pada bulan November 1999, Yayasan memohon kepada Kerajaan Negeri untuk menangguhkan bayaran ansuran yang sepatutnya dibayar pada tahun 1997, 1998, 1999 dan 2000. Ini kerana pada masa itu Yayasan memerlukan modal untuk membangunkan kolej pendidikannya. Melalui surat pada bulan Januari 1999, Kerajaan Negeri bersetuju dengan penangguhan tersebut dan jadual pembayaran balik pendahuluan yang baru akan disediakan.

Semakan Audit mendapati jadual bayaran balik mulai tahun 2000 hingga 2008 ada disediakan. Sehingga bulan Disember 2004, baki pendahuluan yang belum dijelaskan berjumlah RM3.92 juta. Daripada jumlah tersebut, bayaran ansuran berjumlah RM700,000 yang sepatutnya dijelaskan pada tahun 2004 masih belum dibayar kepada Kerajaan Negeri. Selain itu, terdapat kelewatan bayaran oleh Yayasan di mana ansuran bagi tahun 2001 sejumlah RM150,000 dibayar pada bulan Julai 2002, ansuran tahun 2002 sejumlah RM50,000 dibayar pada bulan Januari 2003 dan ansuran tahun 2003 sejumlah RM300,00 dibayar pada tahun 2004. Yayasan perlu memastikan bayaran balik pendahuluan dijelaskan mengikut jadual yang ditetapkan untuk mengurangkan tanggungan Yayasan.

43.5.2 Pinjaman Modal Kepada YPJ Holdings Sdn. Berhad Penstrukturan semula Yayasan pada tahun 1994 menyebabkan semua tanah milik Yayasan dipindah milik kepada YPJ Holdings Sdn. Berhad (YPJH) untuk diuruskan. Tanah berkenaan telah dinilaikan pada harga RM196.79 juta di mana sejumlah RM25 juta dijadikan saham YPJH. Sejumlah RM171.79 juta dijadikan sebagai pinjaman modal

151

dan dikenakan faedah tahunan. Semakan Audit mendapati surat perjanjian antara Yayasan dengan YPJH telah ditandatangani. Antara klausa yang terdapat pada surat perjanjian ialah pembayaran balik pinjaman pada masa dan cara yang akan ditetapkan oleh Yayasan. Sehingga kini, Yayasan masih belum membuat penetapan mengenai pembayaran balik pinjaman modal tersebut. Menurut Yayasan, tidak ada ketetapan dibuat mengenai bayaran balik pinjaman modal kepada YPJH. Ini adalah sebagai strategi percukaian Yayasan dan YPJH.

43.5.3 Pinjaman Kepada Kumpulan Pendidikan YPJ Sdn. Berhad Mesyuarat Lembaga Pengarah Yayasan pada bulan Ogos 1998 telah meluluskan perbelanjaan modal dan perbelanjaan operasi yang dikeluarkan oleh Yayasan kepada Kumpulan Pendidikan YPJ (KPYPJ). Perbelanjaan modal terbahagi kepada 2 iaitu modal tidak boleh alih seperti tanah dan bangunan sebagai tanggungan Yayasan serta modal boleh alih seperti komputer, mesin dan kenderaan sebagai hutang jangka panjang. Manakala, perbelanjaan operasi dijadikan pinjaman tanpa faedah. Antara tahun 1997 hingga 2000, YPJH telah membayar sejumlah RM47.71 juta kepada KPYPJ sebagai kontra kepada bayaran faedah bagi pinjaman modal yang perlu dijelaskan kepada Yayasan. Pembayaran tersebut terdiri daripada pinjaman modal boleh alih dan pinjaman operasi. Ini bermakna YPJH mengeluarkan perbelanjaan modal kepada KPYPJ bagi pihak Yayasan. Sehingga kini, surat perjanjian serta jadual bayaran balik masih belum disediakan dan tiada pembayaran balik dibuat oleh KPYPJ. 43.5.4 Pinjaman Perumahan, Kenderaan Dan Komputer Merujuk kepada Anggaran Perbelanjaan Tahun 2004, Yayasan memperuntukkan sejumlah RM215,000 bagi pinjaman perumahan, sejumlah RM35,000 bagi kenderaan dan pinjaman komputer sejumlah RM50,000 sebagai kemudahan kepada kakitangannya. Bagi tahun 2004, Yayasan telah meluluskan pinjaman perumahan berjumlah RM228,737 kepada 2 orang kakitangannya. Daripada jumlah tersebut, sejumlah RM211,643 telah dikeluarkan pada tahun 2004. Tiada pinjaman kenderaan dan komputer diberikan pada tahun 2004. Sehingga bulan Disember 2004, seramai 4 orang kakitangan Yayasan masih mempunyai baki pinjaman perumahan belum dijelaskan kepada Yayasan berjumlah RM373,650 dan sejumlah RM112,533 adalah pinjaman kenderaan bagi 4 orang kakitangan. Semakan terhadap dokumen bagi semua pinjaman mendapati perkara berikut :

a) Pinjaman Perumahan

Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 6 Tahun 1995, perenggan 13.1.b menyatakan mengenai tanggungjawab peminjam perumahan untuk mengemukakan salinan asal suratan hak milik rumah yang dibeli kepada Pihak Berkuasa Pemberi Pinjaman (Yayasan) untuk simpanan. Semua pinjaman hendaklah dijamin secara gadaian dan hak milik harta tersebut digadaikan kepada Pihak Berkuasa Pemberi Pinjaman (Yayasan) sebagaimana dikehendaki oleh perenggan 17.1 dan 17.2.1 Pekeliling yang sama. Semakan Audit terhadap fail pinjaman perumahan mendapati suratan

152

hak milik bagi 4 peminjam perumahan tidak ada dalam simpanan Yayasan. Oleh itu, pihak Audit tidak dapat mengesahkan sama ada gadaian bagi aset berkenaan telah didaftarkan atas nama Yayasan. Pihak Audit dimaklumkan suratan hak milik bagi 2 peminjam perumahan tidak ada dalam simpanan Yayasan kerana gadaian bagi aset tersebut masih dalam proses pendaftaran. Seorang peminjam perumahan pula telah membeli pangsapuri dan suratan hak milik berkenaan tidak ada kerana hak milik strata masih dalam tindakan. Manakala bagi seorang lagi peminjam perumahan telah diberi sebagai gadaian kedua dan belum didaftarkan kerana persetujuan daripada pemegang gadaian pertama belum diperoleh. Pada masa kini, peminjam sedang mendapatkan persetujuan sebelum didaftarkan. Selain itu, jadual bayaran balik bagi seorang peminjam masih belum disediakan walaupun bayaran balik mula dibuat pada bulan Julai 2004. Adalah didapati Yayasan tidak mematuhi Arahan Perkhidmatan, Bab 2, perenggan 19 yang menghendaki kenyataan perkhidmatan kakitangan dilengkapkan dengan maklumat perkhidmatan termasuk pinjaman perumahan di mana Buku Perkhidmatan bagi 3 peminjam tidak dicatatkan dengan maklumat mengenai pinjaman perumahan yang telah diambil.

b) Pinjaman Perumahan Kepada Pegawai Kontrak

Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 6 Tahun 1995 menetapkan salah satu syarat kelayakan memohon pinjaman perumahan ialah pegawai berjawatan tetap yang berkhidmat dalam Kerajaan Persekutuan, Kerajaan Negeri, Badan Berkanun atau Pihak Berkuasa Tempatan. Semakan Audit mendapati Mesyuarat Lembaga Pengarah Yayasan yang diadakan pada bulan Oktober 2001 telah meluluskan cadangan skim pinjaman perumahan, kenderaan dan komputer kepada kakitangan kontrak. Sehingga tahun 2004, Yayasan telah meluluskan pinjaman perumahan berjumlah RM134,539 kepada 2 orang kakitangan kontrak. Sebagai langkah untuk menjaga kepentingan Yayasan, penetapan telah dibuat di mana setiap peminjam yang berhenti/tamat kontrak dikehendaki membayar balik semua baki pinjamannya.

Memandangkan kemudahan pinjaman perumahan, kenderaan dan komputer kepada pegawai kontrak tidak dinyatakan dalam pekeliling di atas, Enakmen Penubuhan Yayasan dan Panduan Pelantikan Pegawai Kontrak Tahun 2003 yang dikeluarkan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam (Jabatan), Yayasan sepatutnya merujuk perkara ini terlebih dahulu kepada Jabatan atau Kerajaan Negeri sebelum melaksanakannya. Selain itu, Yayasan perlu mengambil kira faktor status pegawai kontrak untuk menjelaskan jumlah pinjaman perumahan yang besar dan melibatkan tempoh bayaran balik yang lama sebelum melaksanakan skim pinjaman berkenaan.

153

c) Pinjaman Kenderaan Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 7 Tahun 1997, perenggan 10.1 menyatakan perkataan “Hak Milik Dituntut Oleh Kerajaan (Yayasan)” hendaklah dicatatkan di suratan hak milik kenderaan semasa pendaftaran oleh Jabatan Pengangkutan Jalan dibuat. Semakan terhadap salinan hak milik kenderaan bagi seorang peminjam menunjukkan tanda hak milik dituntut oleh Yayasan tidak dinyatakan. Manakala, salinan nota perlindungan (cover note) insurans bagi 2 peminjam tidak disimpan dalam fail berkaitan. Ini adalah tidak memenuhi kehendak perenggan 12.1 dan 12.3 pekeliling yang sama. Oleh itu, pihak Audit tidak dapat memastikan sama ada insurans yang diambil terdiri daripada jenis komprehensif. Selain itu, Yayasan juga tidak mematuhi kehendak Arahan Perkhidmatan Bab 2, perenggan 19 di mana Buku Perkhidmatan bagi 3 peminjam tidak dicatatkan dengan maklumat pinjaman kenderaan yang telah diambil.

43.5.5 Pinjaman Pelajaran

Mengikut rekod Yayasan sehingga bulan Disember 2004, seramai 8,776 peminjam pinjaman pelajaran masih mempunyai baki belum dibayar kepada Yayasan berjumlah RM39.53 juta. Jumlah tersebut melibatkan pinjaman pelajaran dari tahun 1983 sehingga tahun 2003. Tiada pinjaman pelajaran dikeluarkan pada tahun 2004. Pinjaman meliputi peringkat ijazah, diploma dan sijil di institusi pengajian tinggi awam dan swasta tempatan, Institut Pengajian Tinggi Islam Johor (MARSAH), kolej Yayasan dan institusi pengajian tinggi luar negara. Prosedur Kerja Bantuan Kewangan / Pinjaman yang disediakan oleh Yayasan ada menyatakan mengenai jenis-jenis pinjaman dan had pinjaman yang ditetapkan.

Adalah didapati maklumat peminjam diselenggarakan secara manual dalam fail individu peminjam dan secara berkomputer dalam Sistem Maklumat Pinjaman/Biasiswa Yayasan. Semakan Audit secara rambang terhadap 26 fail peminjam mendapati penyelenggaraannya adalah memuaskan di mana surat perjanjian pinjaman dan jadual bayaran balik ada disediakan. Kelulusan permohonan pinjaman adalah di peringkat Pengurus Besar Yayasan. Bagi kes tertentu yang di luar bidang kuasa Yayasan, kelulusan Menteri Besar diperolehi dan seterusnya akan dimaklumkan semasa mesyuarat Lembaga Pengarah.

43.5.6 Tunggakan Pinjaman Pelajaran Menurut rekod Yayasan sehingga bulan Disember 2004, seramai 7,148 peminjam mempunyai tunggakan bayaran balik berjumlah RM13.83 juta tidak termasuk kos perkhidmatan. Sebagai langkah untuk mendapatkan bayaran balik daripada peminjam, Yayasan telah melaksanakan cara pembayaran balik secara online melalui Maybank bermula pada bulan Oktober 2003. Pada masa kini, Yayasan sedang berurusan dengan pihak bank untuk melaksanakan pembayaran melalui sistem e-banking.

154

Prosedur Kerja Bantuan Kewangan / Biasiswa menetapkan surat amaran pertama hingga ketiga hendaklah dikemukakan kepada peminjam dalam tempoh 6 minggu selepas pemberitahuan bayaran balik dikemukakan kepada peminjam yang telah tamat pengajian. Tindakan perundangan akan diambil 2 minggu selepas surat amaran ketiga. Semakan Audit terhadap 20 fail peminjam secara rambang mendapati Yayasan telah mengeluarkan surat peringatan dan surat susulan kepada peminjam dan penjamin serta mengambil tindakan guaman terutamanya pada tahun 2004. Namun begitu, tindakan susulan tersebut tidak dibuat secara berkala dan sistematik sebagaimana yang ditetapkan dalam manual. Bagi peminjam yang tidak dapat dihubungi atau enggan membuat pembayaran, adalah dicadangkan nama mereka disiarkan di akhbar tempatan sebagaimana yang dilakukan oleh pihak agensi kerajaan yang lain.

Pada pendapat Audit, Yayasan perlu memastikan bayaran balik pendahuluan kepada Kerajaan Negeri dijelaskan mengikut jadual yang ditetapkan. Tindakan tegas perlu diambil bagi memastikan tunggakan bayaran pinjaman dijelaskan oleh syarikat subsidiari dan peminjam pinjaman pelajaran kerana ia memberi kesan kepada kedudukan kewangan Yayasan. Selain itu, pematuhan terhadap peraturan mengenai pinjaman perumahan, kenderaan dan komputer perlu ditekankan. 43.6 PENGURUSAN AKAUN AMANAH DAN DEPOSIT Semakan Audit terhadap fail wang amanah mendapati Yayasan tidak menerima wang amanah atau deposit pada tahun 2004. Namun demikian, ada sejumlah RM1.20 juta merupakan deposit dan wang amanah yang diuruskan oleh Yayasan antara tahun 1999 dan 2003. Semakan Audit terhadap pengurusan akaun amanah dan deposit Yayasan adalah seperti berikut:

43.6.1 Pembukaan Akaun Deposit

Arahan Perbendaharaan 156 menghendaki akaun deposit dibuka mengikut jenis deposit yang diterima. Akaun kawalan, akaun lejar individu serta senarai baki individu pada setiap akhir tahun hendaklah disediakan serta dikemukakan kepada Bendahari Negeri dan Ketua Audit Negara sebagaimana kehendak Arahan Perbendaharaan 159. Adalah didapati Yayasan tidak mematuhi Arahan Perbendaharaan berkenaan. Pihak Audit dimaklumkan Senarai/Daftar Deposit tersebut sedang disediakan untuk tujuan simpanan Yayasan dan pengauditan.

43.6.2 Penubuhan Kumpulan Wang Amanah Adalah didapati Yayasan tidak menubuhkan kumpulan wang amanah bagi pinjaman perumahan, kenderaan dan komputer untuk kakitangan. Memandangkan Yayasan ada memberikan kemudahan pinjaman perumahan, kenderaan dan komputer kepada kakitangannya pada setiap tahun, adalah dicadangkan satu kumpulan wang amanah bagi setiap jenis pinjaman tersebut ditubuhkan. Satu jumlah peruntukan hendaklah

155

ditetapkan sebagai wang pusingan bagi setiap jenis pinjaman supaya mudah untuk mengetahui kedudukan sebenar pinjaman berkenaan.

Pada pendapat Audit, pengurusan akaun amanah dan deposit Yayasan akan lebih berkesan melalui penubuhan kumpulan wang amanah bagi pinjaman perumahan, kenderaan dan komputer.

43.7 PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI

Aset Yayasan terdiri daripada tanah, bangunan, kenderaan, komputer, dan peralatan pejabat. Pada tahun 2004, Yayasan telah membelanjakan sejumlah RM73,910 untuk pembelian aset seperti komputer, alat kelengkapan pejabat dan perabot. Pemeriksaan terhadap daftar dan rekod yang berkaitan mendapati perkara berikut: 43.7.1 Tanah Dan Bangunan

a) Penyelenggaraan Daftar Dan Rekod

Semakan Audit mendapati Yayasan ada menyelenggarakan Daftar Tanah Dan Bangunan serta suratan hak milik hartanah tersebut. Merujuk kepada daftar berkenaan, Yayasan masih mempunyai 10 hartanah (4 bangunan dan 6 tanah) di 3 buah daerah. Daftar tersebut mengandungi butiran seperti nombor hak milik, nombor lot, keluasan dan lokasi hartanah. Pihak Audit tidak dapat memastikan bilangan dan nilai sebenar tanah dan bangunan milik Yayasan kerana tiada maklumat lengkap mengenainya. Daftar tersebut juga tidak menyatakan tarikh pendaftaran dan status tanah sama ada hak milik kekal atau pajakan serta tempoh pajakan. Selain itu, semua tanah yang dipindahkan kepada syarikat subsidiari untuk diuruskan semasa penyusunan semula Yayasan pada tahun 1994 dan selepasnya tidak dicatatkan di daftar berkenaan.

b) Daftar Harta Modal (Aset) Dan Inventori

Peraturan Kerajaan telah menetapkan bahawa harta modal ialah barang tak luak bernilai RM500 atau lebih kecuali permaidani, langsir, perabot dan pinggan mangkuk manakala inventori ialah barang tak luak bernilai kurang daripada RM500 setiap satu pada masa perolehan. Harta modal hendaklah didaftarkan menggunakan kad Kew. 312 dan 312A, Kew. 313 bagi inventori serta Kew. 314 bagi stok bekalan pejabat. Kad Kew. 315 diselenggara untuk merekodkan pergerakan harta modal dan inventori sebagaimana Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1991. Semakan Audit mendapati Yayasan masih belum merekodkan asetnya dalam daftar yang berkaitan. Pada masa kini, Yayasan sedang menyenaraikan aset dan inventori baru setelah berpindah ke pejabat yang baru diubah suai. Oleh itu, pihak Audit tidak dapat memastikan jumlah sebenar aset tetap yang dimiliki oleh Yayasan.

156

43.7.2 Nombor Siri Dan Tanda Hak Milik Pada masa kini, Yayasan sedang membuat nombor siri untuk peralatan pejabat yang baru dibeli. Selain itu, semua peralatan pejabat belum ditanda dengan perkataan “HAK MILIK Yayasan Pelajaran Johor” dan tidak ada tanda hak milik Yayasan dicat di atas badan kenderaan. Tatacara Pengurusan Stor 233 dan Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1980 perenggan 1.4 adalah berkaitan.

43.7.3 Pemeriksaan Fizikal Menurut Tatacara Pengurusan Stor 238 hingga 240, pemeriksaan fizikal terhadap aset dan inventori hendaklah dijalankan sekurang-kurangnya sekali untuk tempoh 2 tahun. Ia bertujuan untuk memastikan sama ada tindakan penyelenggaraan atau pembaikan diperlukan terhadap aset yang telah rosak. Pihak Audit mendapati tidak ada bukti pemeriksaan fizikal terhadap aset telah dijalankan di Yayasan oleh Pengurus Besar atau wakilnya.

43.7.4 Pengurusan Kenderaan Sehingga ke tarikh pengauditan, Yayasan mempunyai 2 buah kenderaan iaitu sebuah kereta dan van pelbagai guna. Selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1980 perenggan 7.3, Yayasan telah menyelenggara Buku Log untuk 2 buah kenderaannya. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1980 perenggan 7.3.3 menyatakan Buku Log hendaklah merekodkan butiran dan maksud perjalanan, penggunaan bahan api, minyak pelicin, butiran mengenai kenderaan dan alat kelengkapan serta jarak perjalanan. Semakan Audit terhadap Buku Log kenderaan berkenaan mendapati penyelenggaraannya kurang memuaskan. Ini kerana ruangan mengenai jenis kenderaan, nombor pendaftaran, nama jabatan, masa, nama serta tandatangan pegawai yang memberi dan diberi kuasa, bacaan odometer, kiraan kilometer dan pembelian bahan api / minyak pelicin tidak diisi. Selain itu, keratan salinan asal Buku Log yang telah dicatatkan tidak diceraikan untuk disimpan di pejabat dan diperiksa sekurang-kurangnya sekali sebulan oleh Pengurus Besar atau pegawai yang dilantik sebagaimana kehendak perenggan 7.3.5 Pekeliling Perbendaharaan yang sama. 43.7.5 Pelupusan Aset a) Pelupusan Peralatan Dan Kelengkapan Pejabat

Berikutan perpindahan Yayasan ke pejabat yang baru diubah suai pada bulan Mac 2004, pelbagai peralatan pejabat perlu dilupuskan seperti komputer, kerusi, meja dan kabinet fail. Selaras dengan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1997 perenggan 5, Yayasan telah melantik Lembaga Pemeriksa pada bulan Jun 2004 yang terdiri daripada seorang pengerusi dan 2 orang ahli. Pemeriksaan telah dilaksanakan pada bulan tersebut dan laporan telah dikeluarkan pada bulan Julai 2004.

157

Semakan Audit terhadap Laporan Lembaga Pemeriksa mendapati 358 unit kelengkapan dan peralatan pejabat telah diperiksa. Daripada jumlah tersebut, sebanyak 13 unit peralatan dicadangkan untuk dilupuskan secara jualan, 136 unit terdiri daripada perkakasan komputer, kerusi, meja dan kabinet dicadangkan diberikan kepada Kolej Yayasan untuk kegunaan pejabat serta 6 unit peralatan iaitu mesin taip, penapis air, televisyen dan lampu kecemasan dilupuskan melalui cara yang tidak dinyatakan dengan jelas. Manakala peralatan yang lain dicadangkan untuk tidak dilupuskan. Pelupusan peralatan dan kelengkapan pejabat telah diluluskan oleh Lembaga Pengarah semasa mesyuaratnya pada bulan Ogos 2004.

b) Pelupusan Kenderaan Pada akhir tahun 2003, Yayasan telah melupuskan sebuah kereta dan sebuah kenderaan pacuan empat roda. Semakan Audit mendapati tidak ada bukti pemeriksaan oleh Lembaga Pemeriksa dilakukan kerana tiada salinan laporan berkenaan dalam fail yang berkaitan. Bagaimanapun, kelulusan Lembaga Pengarah telah diperolehi. Yayasan menyatakan Lembaga Pemeriksa masih belum ditubuhkan pada tahun 2002. Justeru itu, pelupusan tersebut telah dibawa terus kepada Lembaga Pengarah untuk kelulusan.

44. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT

Secara keseluruhannya, Yayasan perlu memperbaiki semua aspek pengurusan kewangannya. Pemantauan oleh pihak pengurusan dapat membantu mempertingkatkan pengurusan kewangan Yayasan. Selain itu, prosedur kerja yang kemas dan teratur dengan berpandukan kepada peraturan dan sistem kawalan dalaman Kerajaan perlu diwujudkan.

158

PERBADANAN PERPUSTAKAAN AWAM JOHOR PROGRAM GALAKAN MEMBACA 45. LATAR BELAKANG

Perbadanan Perpustakaan Awam Johor (Perbadanan) ditubuhkan di bawah Enakmen No.5 Tahun 1982. Tujuan Perbadanan ditubuhkan adalah untuk menyelaras dan menguruskan perkhidmatan perpustakaan awam di Negeri Johor yang sebelumnya dikendalikan di bawah pentadbiran Majlis Tempatan. Perbadanan telah mempelbagaikan fungsinya sebagai pusat pengembangan dan penggalakan bahan bacaan dengan menyediakan perkhidmatan perpustakaan iaitu melalui perpustakaan pusat, cawangan, desa, perpustakaan bergerak dan kelompok. Mengikut rekod Perbadanan sehingga bulan Disember 2004, ada 90 buah perpustakaan di Negeri Johor yang dikawal oleh Perbadanan. Ia terdiri daripada perpustakaan pusat (ibu pejabat), 12 perpustakaan cawangan, 54 perpustakaan desa, 4 perpustakaan bergerak dan 19 perpustakaan kelompok. Selaras dengan dasar kerajaan untuk melahirkan masyarakat yang kaya ilmu dan bermaklumat, Perbadanan bertanggungjawab merancang dan melaksanakan program galakan membaca di Negeri Johor. Sejumlah RM2.7 juta telah diluluskan oleh Kerajaan Persekutuan kepada Perbadanan untuk melaksanakan program galakan membaca.

46. OBJEKTIF PENGAUDITAN

Objektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada program galakan membaca

telah dijalankan dengan cekap, berkesan dan mencapai matlamatnya. 47. SKOP DAN KAEDAH PENGAUDITAN

Skop pengauditan adalah tertumpu kepada perancangan, pelaksanaan dan

pemantauan program galakan membaca yang dijalankan oleh Perbadanan meliputi tahun 2002 hingga 2004. Pengauditan dijalankan di Ibu Pejabat Perbadanan Perpustakaan Awam Negeri Johor serta di daerah Johor Bahru, Batu Pahat dan Pontian. Pemilihan daerah adalah berdasarkan daerah yang menyediakan semua jenis perkhidmatan perpustakaan dan aktiviti program galakan membacanya yang dijalankan. Pengauditan dilaksanakan dengan menyemak dokumen dan rekod yang berkaitan, menemu bual pegawai yang berkenaan dan pemeriksaan secara fizikal di perpustakaan yang terlibat.

159

48. PENEMUAN AUDIT 48.1 PERANCANGAN Perancangan merupakan satu komponen penting bagi menentukan sesuatu aktiviti dapat dilaksanakan dengan lancar dan mencapai objektif. Perancangan yang dilaksanakan oleh Perbadanan meliputi perkara-perkara berikut : 48.1.1 Dasar Kerajaan Dan Perundangan

Perancangan dan pelaksanaan program galakan membaca oleh Perbadanan adalah disokong oleh beberapa dasar kerajaan iaitu : a) Dasar Galakan Membaca - untuk menggalakkan dan memudahkan penanaman sifat

gemar membaca. b) Dasar Buku Negara – untuk memastikan rakyat Malaysia mempunyai minat

membaca yang tinggi dan menggunakan bahan bacaan yang berkualiti. c) Dasar Negara Bagi Perpustakaan dan Perkhidmatan Maklumat – untuk menanam

dan menggalakkan minat membaca. e) Wawasan 2020 – untuk melahirkan masyarakat yang kaya ilmu dan bermaklumat

berasaskan budaya sains dan teknologi. Seksyen 9 Enakmen Perbadanan juga menyatakan mengenai fungsi Perbadanan sebagai sebuah pusat pengembangan dan penggalakan bacaan serta menyediakan perkhidmatan perpustakaan.

48.1.2 Komponen Program Galakan Membaca

Perbadanan mempunyai perancangan melaksanakan aktiviti galakan membaca di semua perpustakaan di bawah pentadbirannya. Programnya meliputi kuiz, pertandingan bercerita/membaca/bersyair, pameran, seminar dan sebagainya. Program utama yang dirancang terbahagi kepada 3 iaitu aktiviti galakan membaca sepanjang tahun, Kelab Kunang-kunang dan Bulan Membaca Kebangsaan. a) Aktiviti Sepanjang Tahun

Pada awal setiap tahun, semua perpustakaan cawangan dan desa akan mengemukakan kertas cadangan program tahunan kepada Ketua Unit Galakan Membaca untuk pertimbangan dan kelulusan. Kertas cadangan akan menyenaraikan program yang dicadangkan, tarikh dan anggaran kos. Cadangan program tidak terhad kepada aktiviti galakan membaca sahaja tetapi juga aktiviti lain seperti kursus motivasi, kursus komputer dan kraf tangan. Aktiviti yang dirancang lebih kepada menggalakkan golongan sasar datang ke perpustakaan sekali gus menggalakkan minat membaca di kalangan mereka. Sebanyak 10 aktiviti dirancang akan dilaksanakan pada tahun 2002, lima puluh dua aktiviti pada tahun 2003 dan 48 aktiviti bagi tahun 2004. Namun demikian, pihak Audit tidak dapat menentukan dengan tepat perancangan aktiviti galakan membaca sepanjang tahun bagi 3 tahun

160

tersebut. Ini kerana rancangan aktiviti yang dikemukakan oleh sebahagian perpustakaan cawangan tidak dinyatakan dengan jelas sama ada ia adalah aktiviti sepanjang tahun ataupun aktiviti lain seperti Kelab Kunang-kunang dan Bulan Membaca Kebangsaan.

Perbadanan juga merancang melaksanakan aktiviti dengan menggunakan sumbangan daripada Perpustakaan Negara Malaysia. Aktiviti tersebut adalah:

i) Program Bacaan Kegemaran Saya

Program ini bertujuan menggalakkan penyertaan orang ramai khususnya golongan dewasa dari pelbagai bidang pekerjaan untuk berkongsi pengalaman mengenai buku bacaan kegemaran mereka. Golongan yang dijangkakan akan terlibat adalah ahli akademik, politik, artis, golongan profesional dan golongan cacat penglihatan. Program ini dijangkakan akan dilaksanakan pada bulan April 2002, bulan Ogos/September 2003 dan bulan Ogos 2004.

ii) Projek Rintis Galakan Membaca

Projek Rintis Galakan Membaca merupakan aktiviti baru dalam program galakan membaca yang bermula pada tahun 2004. Pada bulan Mac 2004, Perbadanan telah mengemukakan cadangan kepada Perpustakaan Negara Malaysia untuk melaksanakan Program Membaca Bersama Orang Asli dalam projek tersebut. Ia bertujuan memberi pendedahan kepada ibu bapa dan kanak-kanak orang asli mengenai bahan bacaan. Kanak-kanak yang terpilih akan mengikuti sesi bercerita dan taklimat ringkas mengenai bahan bacaan. Manakala ibu bapa yang terpilih akan diberi taklimat kaedah menggalakkan minat membaca kepada anak mereka semenjak kecil lagi. Projek ini dijangka akan mendapat kerjasama daripada Jabatan Hal Ehwal Orang Asli, Jabatan Kemajuan Masyarakat (KEMAS) dan Persatuan Isteri-isteri Wakil Rakyat (JUITA). Dua buah kampung orang asli yang dicadangkan ialah Kampung Labong, Endau Mersing dan Kampung Sungai Layau, Kota Tinggi. Program akan dijalankan selama satu hari di setiap kampung. Anggaran kos yang diperlukan adalah sejumlah RM9,400.

b) Aktiviti Kelab Kunang-kunang Berpegang kepada pepatah “melentur buluh biarlah dari rebungnya”, pendekatan utama program galakan membaca oleh Perbadanan adalah menarik minat golongan kanak-kanak datang ke perpustakaan. Ini sekali gus dapat memupuk minat membaca dari peringkat kanak-kanak lagi. Pendekatan ini membawa kepada penubuhan Kelab Kunang-kunang pada bulan Ogos 2001 dan telah dilancarkan oleh Y.A.B. isteri Menteri Besar Johor. Keahliannya terbuka kepada peringkat umur 1 hingga 12 tahun. Pada masa kini, penubuhan kelab tersebut hanya di perpustakaan pusat dan cawangan. Sehingga akhir tahun 2004, kelab tersebut telah ditubuhkan di perpustakaan pusat dan 11 perpustakaan cawangan. Aktiviti Kelab Kunang-kunang akan diadakan pada setiap hari Sabtu minggu kedua dan

161

keempat. Aktiviti yang dirancang seperti pertandingan bercerita, bersyair, peraduan mewarna dan kraf tangan. Pihak Audit tidak dapat menentukan dengan tepat senarai aktiviti Kelab Kunang-kunang yang dirancang bagi tahun 2002, 2003 dan 2004 kerana tidak semua perpustakaan cawangan mengemukakan cadangan aktivitinya. Selain itu, aktiviti yang disenaraikan dalam program tahunan yang dikemukakan kepada ibu pejabat juga bercampur dengan aktiviti galakan membaca sepanjang tahun.

Perbadanan mempunyai perancangan untuk mewujudkan maskot Kelab Kunang-kunang dan akan mempromosikannya di perpustakaan yang terlibat.

c) Aktiviti Bulan Membaca Kebangsaan

Bulan Membaca Kebangsaan mula dilancarkan secara rasmi pada tahun 1995. Ia merupakan program tahunan yang akan dilaksanakan dalam bulan Julai setiap tahun dan merupakan kemuncak aktiviti galakan membaca sepanjang tahun. Pihak Audit tidak dapat memastikan bilangan aktiviti Bulan Membaca Kebangsaan yang dirancang bagi bulan Julai tahun 2002 kerana tiada jadual aktiviti yang dikemukakan. Sebanyak 14 aktiviti telah dirancang untuk dilaksanakan sepanjang bulan Julai 2003. Manakala, terdapat 18 aktiviti yang dirancang untuk dilaksanakan sepanjang bulan Julai 2004. Bagi tahun 2004, Perbadanan merancang aktivitinya dengan lebih teratur di mana jadual aktiviti disediakan dan diedarkan kepada orang awam melalui perpustakaan cawangan dan desa. Ini membolehkan pengguna dan ahli perpustakaan mengetahui lebih awal aktiviti yang akan dilaksanakan. Secara tidak langsung, ia dapat meningkatkan bilangan pengunjung dan penyertaan bagi setiap aktiviti yang dirancang. Ada juga aktiviti Kelab Kunang-kunang yang dirancang dalam bulan berkenaan seperti majlis pelancaran penubuhan Kelab Kunang-kunang di beberapa perpustakaan cawangan.

Perbadanan juga akan menerima sumbangan daripada Perpustakaan Negara Malaysia untuk melaksanakan aktiviti khas dalam bulan tersebut iaitu:

i) Pertandingan Perpustakaan Keluarga

Pertandingan Perpustakaan Keluarga yang dilaksanakan setiap 2 tahun sekali merupakan aktiviti anjuran bersama antara Perbadanan dan Perpustakaan Negara Malaysia. Ia terbuka kepada seluruh penduduk Negeri Johor. Antara objektif pertandingan ini adalah untuk meningkatkan kesedaran tentang kepentingan perpustakaan keluarga dan kaedah menubuhkannya serta menjadikan kegiatan membaca aktiviti lazim keluarga. Pertandingan ini terbahagi kepada kategori bandar dan luar bandar. Setiap kategori disediakan hadiah bagi pemenang tempat pertama hingga kelima. Penyertaan akan dibuka selama sebulan bermula dari tarikh ia dilancarkan pada bulan Julai.

162

ii) Bengkel Perpustakaan Keluarga Bengkel Perpustakaan Keluarga dianjurkan bagi memberikan panduan kepada ibu bapa mengenai kaedah untuk menubuhkan perpustakaan keluarga di rumah. Bengkel ini diharapkan dapat menggalakkan minat membaca secara berterusan di kalangan ahli keluarga.

48.1.3 Sasaran Program Galakan Membaca Program galakan membaca yang akan dijalankan adalah menjurus kepada pembentukan minat membaca semua lapisan masyarakat. Oleh itu, Perbadanan meletakkan golongan sasaran bagi program ini adalah kanak-kanak, pelajar sekolah, belia, dewasa, orang tua, orang istimewa dan orang asli. Peringkat kanak-kanak dan pelajar sekolah adalah sasaran utama Perbadanan dalam melaksanakan program galakan membaca. Perancangan aktiviti dalam program galakan membaca dan keperluan perpustakaan juga ditetapkan berdasarkan golongan sasaran seperti Jadual 43 dan Jadual 44.

Jadual 43

Sasaran Program Galakan Membaca Mengikut Golongan Sasaran Bil. Program Golongan Sasaran 1. Aktiviti Sepanjang Tahun

a) Pertandingan melukis, bercerita, mewarna

b) Program Bacaan Kegemaran Saya

c) Projek Rintis Galakan Membaca d) Kempen dan promosi keahlian

Kanak-kanak, murid tadika, pelajar sekolah Ahli akademik, politik, artis, profesional, orang kurang upaya Ibu bapa dan kanak-kanak orang asli Semua golongan sasaran

2. Aktiviti Kelab Kunang-kunang Kanak-kanak / pelajar sekolah berumur 1 hingga 12 tahun

3. Aktiviti Bulan Membaca Kebangsaan a) Pertandingan melukis, bercerita,

mewarna b) Pelancaran Kelab Kunang-kunang

c) Pertandingan Perpustakaan Keluarga

d) Bengkel Perpustakaan Keluarga e) Kempen dan promosi keahlian

Kanak-kanak, murid tadika Kanak-kanak / pelajar sekolah berumur 1 hingga 12 tahun Ibu bapa / keluarga bandar dan luar bandar Ibu bapa Semua golongan sasaran

Sumber : Kertas Cadangan Program Galakan Membaca Tahun 2002, 2003 Dan 2004

163

Jadual 44 Sasaran Keperluan Perpustakaan Mengikut Golongan Sasaran

Bil. Jenis Perpustakaan Golongan Sasaran 1. Perpustakaan Pusat Semua golongan sasaran

2. Perpustakaan Cawangan Semua golongan sasaran

3. Perpustakaan Desa Masyarakat kampung

4. Perpustakaan Bergerak Guru dan murid sekolah rendah

5. Perpustakaan Kelompok Institusi kerajaan dan organisasi bukan kerajaan (tahanan penjara, pusat serenti, wad kanak-kanak di hospital kerajaan)

Sumber : Maklumat Perbadanan

Untuk menarik minat golongan sasaran mengunjungi perpustakaan, Perbadanan akan memastikan infrastruktur setiap perpustakaan sentiasa dalam keadaan yang baik tanpa kerosakan, selamat dan persekitaran yang bersih. 48.1.4 Kaedah Pelaksanaan Program Galakan Membaca Sebelum Perbadanan melaksanakan program galakan membaca, golongan sasaran perlu digalakkan untuk mengunjungi perpustakaan. Antara kaedahnya ialah membuka pendaftaran keahlian bagi semua jenis perpustakaan. Ada 2 kategori keahlian iaitu keahlian biasa dan keahlian Kelab Kunang-Kunang seperti Jadual 45.

Jadual 45

Kriteria Pendaftaran Keahlian Perpustakaan Perbadanan Keahlian Biasa Keahlian Kelab Kunang-Kunang

Kategori Peringkat Umur

(Tahun) Kategori

Peringkat Umur (Tahun)

Kanak-kanak 1 hingga 12 1 1 hingga 5

Belia 13 hingga 17 2 6 hingga 8

Dewasa 17 tahun ke atas 3 9 hingga 12

Sumber : Perbadanan Perpustakaan Awam Johor

Setiap pendaftaran keahlian akan dikenakan yuran mengikut jenis perpustakaan dan kategori keahlian. Kadar yuran yang akan dikenakan adalah seperti Jadual 46

164

Jadual 46 Kadar Yuran Keahlian Perpustakaan

Perpustakaan Keahlian Kategori Yuran

Pendaftaran (RM)

Yuran Keahlian

(RM) Kanak-kanak - 5.00 Biasa Dewasa - 10.00

Pusat dan Semua Cawangan

Kelab Kunang-kunang

Kanak-kanak - 10.00

Biasa Kanak-kanak 10.00 5.00 Perpustakaan Kanak-kanak (Cawangan Taman Universiti)

Kunang-kunang

Kanak-kanak 10.00 10.00

Kanak-Kanak - 1.00 Belia - 2.00

Desa Biasa

Dewasa - 3.00 Sumber : Perbadanan Perpustakaan Awam Johor

Tiada yuran keahlian dikenakan kepada pengguna perpustakaan bergerak dan kelompok. Ahli perpustakaan yang berdaftar akan berpeluang meminjam 2 buah buku setiap kali pinjaman dibuat bagi tempoh 2 minggu. Ahli Kelab Kunang-kunang juga akan menyertai aktiviti yang dijalankan pada setiap hari Sabtu minggu kedua dan keempat. Seterusnya, Perbadanan menyediakan perancangan untuk melaksanakan program galakan membaca di mana aktiviti galakan membaca sepanjang tahun akan dilaksanakan di perpustakaan pusat, semua perpustakaan cawangan dan desa. Aktiviti Kelab Kunang-kunang yang dijalankan pada hari Sabtu minggu kedua dan keempat akan dilaksanakan di perpustakaan pusat dan perpustakaan cawangan sahaja. Manakala, bulan Julai dipilih sebagai Bulan Membaca Kebangsaan di mana semua perpustakaan cawangan dan desa akan melaksanakan beberapa program galakan membaca yang dirancang.

48.1.5 Keperluan Peralatan Dan Koleksi Pembinaan perpustakaan, kemudahan komputer, internet dan multimedia serta pembelian bahan bacaan dan koleksi merupakan keperluan utama untuk menyokong pelaksanaan program galakan membaca yang berjaya. a) Pembinaan / Pewujudan Perpustakaan

Kemudahan perpustakaan yang disediakan oleh Perbadanan adalah perpustakaan cawangan, desa, kelompok dan perpustakaan bergerak.

165

i) Perpustakaan Cawangan Pada tahun 2001, sebuah syarikat telah mengemukakan cadangan untuk membina sebuah stesen minyak dan sebuah perpustakaan desa di atas tanah milik Kerajaan Negeri PTD 103751, Mukim Pulai seluas 0.8 hektar. Daripada keluasan tersebut, pembinaan perpustakaan desa akan melibatkan tanah seluas 0.34 hektar. Satu perjanjian telah ditandatangani antara kedua-dua pihak pada bulan Julai 2003. Menurut perjanjian, kos pembinaan yang dianggarkan berjumlah RM2.5 juta akan ditanggung oleh syarikat tersebut. Pembinaan dijangkakan bermula pada bulan Ogos 2003 dan dijangkakan siap pada bulan September 2004. Perbadanan mencadangkan kepada Kerajaan Negeri Johor untuk menjadikan perpustakaan desa yang akan dibina di atas tanah berkenaan sebagai perpustakaan kanak-kanak. Ia akan dikategorikan sebagai perpustakaan cawangan di bawah pentadbiran Perbadanan.

ii) Perpustakaan Desa Perpustakaan Desa mula diperkenalkan semasa RMK 6 (1991-1995). Perpustakaan ini akan menyediakan kemudahan bahan bacaan kepada masyarakat kampung. Di bawah kategori Perpustakaan Desa juga terdapat Perpustakaan Desa Siber Ilmu, perpustakaan di bawah Program Pemberian Perkhidmatan Sejagat dan bilik bacaan. Sebagaimana yang diperuntukkan oleh Kerajaan Persekutuan dalam RMK 8, Perbadanan ada perancangan untuk membina 2 buah Perpustakaan Desa Siber Ilmu pada tahun 2002 dan 3 buah pada tahun 2003.

iii) Perpustakaan Kelompok

Perpustakaan Kelompok mula diperkenalkan pada tahun 1992 dengan tujuan menyediakan kemudahan bahan bacaan kepada tahanan penjara, pusat serenti dan wad kanak-kanak di hospital kerajaan. Pewujudan perpustakaan ini adalah berdasarkan permintaan daripada institusi kerajaan dan Organisasi Bukan Kerajaan kepada Perbadanan dalam menyediakan serta mengagihkan bahan bacaan. Sejumlah 300 buah buku akan diagihkan oleh Perbadanan kepada setiap perpustakaan kelompok. Pusingan atau pertukaran buku tersebut akan dibuat dalam tempoh 3 atau 4 bulan setiap tahun.

iv) Perpustakaan Bergerak

Selain menyediakan kemudahan di dalam perpustakaan, Perbadanan juga ada mewujudkan perpustakaan bergerak dengan menggunakan bas. Ia mula diperkenalkan semasa RMK 6. Perpustakaan Bergerak bertumpu kepada guru dan murid sekolah rendah di mana perpustakaan di sekolah tersebut mempunyai bahan bacaan dan rujukan yang terhad. Perbadanan mempunyai 4 buah bas bergerak di mana bas tersebut akan diagihkan kepada 4 kawasan yang telah ditetapkan oleh pihak Perbadanan. Kawasan-kawasan yang terlibat adalah:

Pontian ( meliputi daerah Pontian , Kulai dan Bandar Tenggara )

166

Batu Pahat ( meliputi Batu Pahat dan Kluang ) Kota Tinggi ( meliputi Kota Tinggi dan Mersing ) Segamat ( meliputi Segamat dan Muar )

Bas bergerak akan beroperasi dari jam 8.00 pagi hingga 1.00 petang. Perbadanan juga menyediakan jadual lawatan bas bergerak bagi setiap sekolah yang telah dipilih sepanjang sesi persekolahan.

b) Kemudahan Komputer, Internet Dan Multimedia Perbadanan ada merancang untuk menyediakan perkhidmatan internet dan multimedia kepada pengguna di semua perpustakaan. Unit Komputer berperanan membantu Perbadanan dalam pengagihan komputer ke semua perpustakaan cawangan dengan lebih teratur serta memastikan perkhidmatan internet dan multimedia dapat disediakan. Manakala, Unit Pembangunan Perpustakaan dan Unit Perkhidmatan Luar Bandar akan bertanggungjawab mengenal pasti keperluan dan memohon bantuan kerajaan persekutuan untuk menaik taraf perpustakaan desa supaya mempunyai kemudahan komputer.

c) Keperluan Koleksi

Pembelian bahan bacaan dan koleksi akan dibuat melalui peruntukan belanja mengurus daripada Kerajaan Persekutuan. Pembelian adalah berdasarkan penetapan memorandum persefahaman antara Perpustakaan Negara Malaysia dan Pengarah semua perbadanan perpustakaan awam negeri iaitu sekurang-kurangnya 50 peratus daripada peruntukan belanja mengurus Kerajaan Persekutuan dibelanjakan untuk pembinaan koleksi negeri, Malaysiana dan Bahasa Inggeris. Pembelian akan dibuat oleh Ketua Unit Perolehan dengan persetujuan Pengarah Perbadanan. Pembelian bahan bacaan akan dibuat berdasarkan senarai terkini yang dikeluarkan oleh pembekal.

48.1.6 Program Promosi Perbadanan ada merancang mengadakan promosi bagi memperkenalkan perkhidmatan dan aktiviti yang akan dijalankan kepada pengguna. Ini adalah selaras dengan penetapan memorandum persefahaman iaitu tidak lebih 10 peratus atau RM100,000 daripada peruntukan belanja mengurus hendaklah digunakan bagi tujuan promosi dan pendidikan. Perancangan promosi aktiviti galakan membaca yang akan dilaksanakan oleh Perbadanan meliputi pengiklanan di media cetak dan elektronik. Penyediaan papan tanda untuk perpustakaan cawangan dan desa, pengeluaran risalah dan jadual Kempen Galakan Membaca dan promosi keahlian di pusat membeli-belah juga dirancang bagi menjayakan aktiviti yang telah diatur.

167

48.1.7 Keperluan Kewangan Perbadanan akan menerima peruntukan daripada Kerajaan Negeri dan Kerajaan Persekutuan untuk perbelanjaan mengurus termasuk perbelanjaan untuk program galakan membaca. Jumlah peruntukan yang dipohon adalah berdasarkan anggaran belanjawan yang disediakan oleh Perbadanan setiap tahun. Sejumlah RM10.20 juta dipohon oleh Perbadanan bagi perbelanjaan mengurus tahun 2002 hingga 2004 iaitu sejumlah RM7.20 juta daripada Kerajaan Negeri dan sejumlah RM3 juta daripada Kerajaan Persekutuan. Pemberian peruntukan Kerajaan Persekutuan kepada Perbadanan Perpustakaan Awam semua negeri bermula pada tahun 1992 untuk membantu pembangunan perpustakaan awam di negeri dan mengimbangkan pembangunannya antara negeri. Bagi memastikan peruntukan tersebut digunakan secara optimum, satu memorandum persefahaman akan ditandatangani di antara Perpustakaan Negara Malaysia dan semua Pengarah Perpustakaan Awam Negeri mulai tahun 2003. Memorandum tersebut menetapkan peruntukan daripada Kerajaan Persekutuan akan digunakan sebagaimana berikut : a) Sekurang-kurangnya 50% daripadanya adalah untuk pembinaan koleksi negeri,

Malaysiana dan buku Bahasa Inggeris. b) Kurang 30% daripadanya untuk bayaran elaun staf sambilan bagi projek pembiayaan

persekutuan. c) Kurang 10% daripadanya untuk latihan bagi staf menyertai kursus, bengkel atau

persidangan dalam bidang kepustakaan dan teknologi maklumat dalam negeri. d) Kurang 10% daripadanya untuk promosi perkhidmatan dan pendidikan pengguna.

48.1.8 Keperluan Guna Tenaga Dan Latihan a) Keperluan Tenaga Kerja

Secara keseluruhannya, pengurusan Perbadanan dikawal oleh Ahli Lembaga Pengarah yang terdiri daripada seorang Pengerusi, Timbalan Pengerusi, Pegawai Kewangan Negeri, Setiausaha (memegang jawatan Pengarah Perbadanan), Pegawai Pendidikan Negeri, Ketua Pengarah Perpustakaan Negara Malaysia dan 7 orang ahli yang lain. Pelaksanaan program galakan membaca oleh Perbadanan akan dibahagikan kepada 2 peringkat. Aktiviti di peringkat perpustakaan pusat dan cawangan akan diuruskan oleh Unit Galakan Membaca. Manakala, aktiviti di perpustakaan desa, perpustakaan bergerak dan perpustakaan kelompok dipertanggungjawabkan kepada Unit Perkhidmatan Luar Bandar. Semua program galakan membaca akan dipantau oleh Pengarah Perbadanan.

Mengikut Belanjawan 2002, 2003 dan 2004, Perbadanan memohon pertambahan 20 jawatan bagi tahun 2002, sebelas jawatan bagi tahun 2003 dan 13 jawatan bagi tahun 2004. Permohonan adalah bagi jawatan Penolong Pegawai Sistem Maklumat, Pembantu Perpustakaan, Juruteknik, Pembantu Akauntan, Pembantu Tadbir Rendah, Juruteknik Percetakan Rendah dan Pembantu Am Rendah.

168

b) Latihan Dan Kursus Kakitangan

Latihan dan kursus merupakan elemen penting bagi membantu kakitangan menjalankan tugas serta meningkatkan prestasi perkhidmatan yang diberikan. Sebagaimana yang telah ditetapkan dalam memorandum persefahaman antara Perpustakaan Negara Malaysia dan Pengarah perbadanan perpustakaan awam negeri, latihan dalam bidang kepustakaan serta teknologi maklumat bagi tujuan pembelajaran, menambah ilmu pengetahuan dan kepakaran boleh menggunakan peruntukan belanja mengurus kerajaan persekutuan.

48.1.9 Kaedah Pemantauan

a) Penubuhan Jawatankuasa Penyelarasan Gerakan Membaca

Semua program galakan membaca yang akan dilaksanakan oleh Perbadanan dipantau oleh Perpustakaan Negara Malaysia melalui Jawatankuasa Penyelarasan Gerakan Membaca. Jawatankuasa ini terdiri daripada semua Pengarah perpustakaan awam setiap negeri yang akan diadakan 2 kali setahun. Mesyuarat dipengerusikan oleh Ketua Pengarah Perpustakaan Negara Malaysia akan membincangkan perkara mengenai penyelarasan gerakan membaca yang dijalankan di setiap negeri.

b) Pemeriksaan Dan Lawatan Fizikal

Pemeriksaan dan lawatan fizikal secara berkala oleh wakil ibu pejabatnya ke semua perpustakaan dapat memastikan program galakan membaca yang dirancang di setiap perpustakaan dilaksanakan seperti yang dirancang. Sekiranya ada masalah berbangkit semasa pelaksanaan program, ia dapat dikenal pasti dan tindakan pembetulan dapat diambil segera.

c) Penyediaan Rekod Dan Laporan Aktiviti

Semua pegawai yang bertanggungjawab di perpustakaan cawangan, desa, perpustakaan bergerak dan kelompok akan bertanggungjawab untuk mengemukakan laporan pelaksanaan program galakan membaca kepada ibu pejabat Perbadanan. Maklumat mengenainya akan digunakan untuk penilaian semasa perancangan program pada tahun berikutnya.

Pada pandangan Audit, pihak Perbadanan perlu menyediakan perancangan aktiviti galakan membaca seperti menyediakan format perancangan aktiviti galakan membaca di semua jenis perpustakaan. Aktiviti yang akan dilaksanakan perlu dinyatakan secara berasingan sama ada aktiviti sepanjang tahun, aktiviti Kelab Kunang-kunang, aktiviti Bulan Membaca Kebangsaan serta program khas. Selain itu, perancangan yang teliti dalam kaedah pembelian bahan bacaan dan koleksi perpustakaan perlu disediakan.

169

48.2 PELAKSANAAN Pelaksanaan sesuatu program berdasarkan perancangan yang sempurna akan memberikan hasil yang cemerlang. Berikut adalah beberapa perkara berkaitan dengan pelaksanaan program galakan membaca oleh Perbadanan berdasarkan pengauditan yang telah dijalankan.

48.2.1 Dasar Kerajaan Dan Perundangan

Perancangan dan pelaksanaan program galakan membaca oleh Perbadanan adalah selaras dengan matlamat dasar kerajaan iaitu untuk menggalakkan dan menanam minat gemar membaca. Pembinaan perpustakaan dan perkhidmatan yang diberikan, pengisian koleksi bahan bacaan serta kemudahan teknologi yang disediakan adalah menepati fungsi penubuhan Perbadanan sebagai pusat pengembangan dan penggalakan bacaan sebagaimana kehendak enakmen.

48.2.2 Pencapaian Komponen Program Galakan Membaca Berikut adalah penemuan Audit terhadap pencapaian 3 aktiviti utama dalam program galakan membaca yang telah dilaksanakan oleh Perbadanan pada tahun 2002 hingga 2004.

a) Aktiviti Sepanjang Tahun

Perbadanan telah melaksanakan pelbagai aktiviti galakan membaca di perpustakaan pusat, cawangan dan desa seperti kuiz keluarga, program literasi, program bercerita kanak-kanak dan bengkel mewarna. Kebiasaannya aktiviti bermula pada bulan Mac dan berakhir pada penghujung bulan Oktober setiap tahun. Selain daripada aktiviti yang dilaksanakan di perpustakaan, Perbadanan juga telah menganjurkan aktiviti dengan kerjasama pihak luar seperti Program Amalan Membaca Untuk Anak-anak Ibu Tunggal pada bulan Mei 2003. Program tersebut telah diadakan dengan kerjasama Persatuan Isteri-isteri Wakil Rakyat (JUITA). Program yang diadakan bagi kanak-kanak berumur 4 hingga 6 tahun itu terdiri daripada aktiviti bercerita, menyanyi dan pertandingan mewarna telah disertai seramai 40 orang ibu tunggal bersama-sama anak mereka. Selain itu, Persatuan Penulis Johor juga telah bekerjasama dengan Perbadanan bagi Kuiz Sastera Peringkat Negeri Johor dan Pertandingan Menulis Asal Usul Penempatan Dalam Daerah Pontian yang telah diadakan pada tahun 2003.

Perbadanan juga telah melaksanakan beberapa aktiviti kempen galakan membaca melalui peruntukan khas Perpustakaan Negara Malaysia (Perpustakaan). Aktiviti khas yang telah dilaksanakan adalah seperti berikut :

170

i) Program Bacaan Kegemaran Saya Semakan Audit terhadap fail aktiviti mendapati Perbadanan telah menerima peruntukan sejumlah RM500 daripada Perpustakaan pada bulan Disember 2002 dan bulan Januari 2004. Peruntukan tersebut akan digunakan untuk bayaran elaun penceramah. Namun tiada bukti yang menunjukkan aktiviti tersebut ada dilaksanakan. Adalah didapati Perbadanan tidak mempunyai perancangan yang teliti di mana tarikh dan tempat aktiviti ini akan dilaksanakan tidak ditetapkan semasa penyediaan kertas cadangan.

ii) Projek Rintis Galakan Membaca Pada bulan Julai 2004, Perbadanan telah menerima peruntukan daripada Perpustakaan sejumlah RM10,000 untuk melaksanakan program ini yang dikhaskan untuk anak-anak dan ibu bapa orang asli di Negeri Johor. Program yang dijangkakan diadakan pada bulan September 2004 hanya dilaksanakan pada bulan Disember 2004. Menurut Perbadanan, penangguhan pelaksanaan program tersebut disebabkan pertindihan dengan program Jabatan Hal Ehwal Orang Asli pada bulan September 2004. Pada pendapat Audit, kegagalan Perbadanan melaksanakan sesuatu program boleh menjejaskan matlamat program memupuk amalan membaca.

b) Aktiviti Kelab Kunang-kunang

Pertandingan melukis, mewarna, bercerita, kuiz, lawatan sambil belajar serta aktiviti seni merupakan antara aktiviti Kelab Kunang-kunang (Kelab) yang diadakan pada setiap hari Sabtu minggu pertama dan keempat. Bagi tahun 2002 hingga 2004, Perbadanan telah membelanjakan sejumlah RM33,335 untuk melaksanakan pelbagai aktiviti Kelab. Perbelanjaan adalah untuk penyediaan makan dan minum peserta, hadiah dan barang-barang keperluan aktiviti. Melalui aktiviti yang telah dijalankan, Perbadanan telah berjaya menarik minat golongan kanak-kanak dan ibu bapa untuk mengunjungi perpustakaan. Sehingga bulan Disember 2004, keahlian Kelab Kunang-kunang adalah seramai 2,554 orang. Perpustakaan Cawangan Taman Universiti iaitu salah sebuah perpustakaan daripada 11 perpustakaan cawangan yang menubuhkan Kelab Kunang-kunang telah mencatatkan jumlah keahlian tertinggi iaitu seramai 940 orang. Ini kerana aktiviti Kelab aktif dilaksanakan di cawangan ini.

Semakan Audit terhadap aktiviti yang dijalankan di Perpustakaan Cawangan Taman Universiti, Batu Pahat dan Pontian mendapati aktiviti yang dirancang telah dilaksanakan dengan jayanya kecuali Perpustakaan Cawangan Batu Pahat. Jumlah keahlian Kelab seramai 14 orang di cawangan tersebut merupakan keahlian paling sedikit berbanding perpustakaan cawangan yang lain. Ia disebabkan aktiviti kelab

171

tidak pernah dijalankan di perpustakaan tersebut. Beberapa perkara perlu diberi perhatian seperti berikut:

Selain daripada tugasan harian sebagai kakitangan Perbadanan, kakitangan

yang sama juga terlibat dengan pelaksanaan aktiviti Kelab Kunang-kunang. Ini menyebabkan berlakunya pertindihan antara tugas hakiki dan aktiviti Kelab. Tiada latihan secara insentif yang diberikan kepada kakitangan yang terlibat melaksanakan aktiviti Kelab. Hanya kreativiti kakitangan terlibat yang banyak membantu menjayakan aktiviti yang dijalankan.

Tiada peruntukan khusus bagi setiap perpustakaan untuk menjayakan aktiviti Kelab. Perbadanan perlu membuat peruntukan khusus untuk memudahkan perancangan serta pelaksanaan aktiviti Kelab di setiap perpustakaan cawangan dan pusat.

Pada pendapat Audit, Perbadanan perlu mempertimbangkan pertambahan kakitangan di semua cawangan perpustakaan untuk memastikan aktiviti Kelab dapat dilaksanakan dengan sempurna di samping memberikan perkhidmatan perpustakaan yang terbaik. Kursus dan latihan secara berkala hendaklah diberikan kepada kakitangan yang terlibat. Peruntukan khusus diperlukan untuk menjalankan aktiviti dengan lebih berkesan.

c) Aktiviti Bulan Membaca Kebangsaan

Pelbagai aktiviti telah dilaksanakan sepanjang Bulan Membaca Kebangsaan iaitu pada bulan Julai setiap tahun di perpustakaan dan cawangan. Sebanyak 5 aktiviti telah dilaksanakan pada tahun 2003 dan 18 aktiviti pada tahun 2004. Aktiviti yang telah dilaksanakan pada tahun 2002 tidak dapat ditentukan kerana tidak ada maklumat mengenainya dikemukakan. Antara aktiviti yang telah dilaksanakan sempena Bulan Membaca Kebangsaan adalah :

i) Pertandingan Perpustakaan Keluarga

Perbadanan telah menerima peruntukan sejumlah RM10,000 pada bulan Jun 2002 untuk melaksanakan Pertandingan Perpustakaan Keluarga bagi tahun 2002. Namun demikian, aktiviti tersebut ditangguhkan ke tahun 2003. Penyertaan pertandingan tersebut dibuka kepada orang ramai pada bulan Julai 2003 dan berakhir pada bulan Ogos 2003. Sehingga tarikh tutup penyertaan, hanya 8 keluarga menyertai aktiviti berkenaan iaitu 3 bagi kategori bandar dan 5 bagi kategori luar bandar. Peringkat penghakiman telah dilakukan pada bulan Oktober 2003 terhadap 7 keluarga. Manakala, penghakiman sebuah keluarga (kategori bandar) dibuat pada bulan Februari 2004. Perbadanan telah menerima peruntukan sejumlah RM10,000 pada bulan Julai 2004 untuk melaksanakan pertandingan tersebut sempena Bulan Membaca Kebangsaan tahun 2004. Penyertaan kepada orang ramai dibuka pada bulan Oktober 2004 dan pertandingan diadakan pada bulan Disember 2004. Ia disertai oleh 7 buah

172

keluarga iaitu 3 bagi kategori bandar dan 4 kategori luar bandar. Peringkat penghakiman dilakukan pada bulan Januari 2005.

Adalah didapati terdapat kelemahan pihak Perbadanan melaksanakan Pertandingan Perpustakaan Keluarga. Perbadanan mengambil masa melebihi 12 bulan untuk melaksanakan pertandingan bagi tahun 2002 iaitu daripada tarikh peruntukan diterima hingga tarikh penyampaian hadiah. Manakala, penyertaan bagi tahun 2004 hanya dibuka pada bulan Oktober 2004 berbanding sepatutnya pada bulan Julai. Ini menunjukkan Perbadanan tidak mempunyai perancangan yang teliti. Sekiranya aktiviti tahun 2002 ditangguhkan pada tahun berikutnya, seharusnya ia dapat dilaksanakan selewat-lewatnya pada akhir bulan Disember 2003. Selain itu, bilangan keluarga yang menyertai terlalu sedikit menunjukkan aktiviti ini kurang mendapat sambutan.

Pada pendapat Audit, pelaksanaan program mengikut jadual yang dirancang adalah penting untuk memastikan keberkesanannya. Promosi secara agresif perlu dipertingkatkan untuk meningkatkan bilangan penyertaan terhadap program berkenaan. Kelemahan yang berterusan boleh menjejaskan usaha bagi menjayakan program galakan membaca dan imej Perbadanan.

ii) Bengkel Perpustakaan Keluarga

Bengkel Perpustakaan Keluarga telah diadakan pada bulan Julai 2003 dengan kerjasama sebuah hotel di Johor Bahru di mana ia diadakan di hotel berkenaan. Sejumlah RM6,000 telah diterima daripada Perpustakaan Negara Malaysia pada bulan Mei 2003 untuk perbelanjaan seperti jamuan, cenderahati penceramah dan peralatan bengkel. Seramai 100 orang peserta telah menyertainya terdiri daripada kakitangan kerajaan dan orang awam seluruh Negeri Johor. Antara pengisian bengkel tersebut ialah ceramah bertajuk “Membentuk Tabiat Membaca Di rumah” yang disampaikan oleh Pengarah Komunikasi hotel berkenaan dan “Panduan Menubuhkan Perpustakaan Keluarga” oleh wakil Perbadanan. Berdasarkan sambutan orang ramai yang menggalakkan, pada pendapat Audit, bengkel ini merupakan antara program galakan membaca yang berjaya dilaksanakan oleh Perbadanan.

iii) Pameran, Pertandingan Bercerita Dan Promosi Keahlian

Pada bulan Jun 2003, Perbadanan telah menerima jemputan daripada sebuah pasar raya untuk mengadakan pertandingan bercerita peringkat pelajar sekolah rendah dan pameran serta promosi pendaftaran ahli pada bulan Julai 2003 sempena ulang tahun pertama pusat membeli belah tersebut di Taman Universiti, Johor Bahru. Pada hari berkenaan juga akan disediakan satu ruang pameran dan pendaftaran keahlian perpustakaan Perbadanan. Selain daripada pertandingan bercerita yang berjaya dilaksanakan, promosi keahlian

173

perpustakaan juga menunjukkan kejayaan di mana 49 keahlian baru telah didaftarkan iaitu 18 kanak-kanak, sepuluh belia dan 21 dewasa.

Bagi Bulan Membaca Kebangsaan tahun 2004, Perbadanan melancarkan kempen keahlian dengan menetapkan 200 keahlian baru bagi setiap perpustakaan cawangan. Sebagai tarikan promosi, setiap perpustakaan cawangan dibekalkan 50 batang pen dan penanda buku untuk diberikan kepada ahli baru. Sepanjang bulan Julai 2004, Perbadanan berjaya mendaftar keahlian baru bagi 12 perpustakaan cawangannya seramai 493 orang. Berdasarkan rekod Perbadanan, sasaran Perbadanan untuk mendapatkan 200 keahlian baru setiap cawangan tidak tercapai di mana bilangan keahlian paling tinggi adalah 121 orang iaitu di Perpustakaan Cawangan Muar. Tiga buah perpustakaan cawangan mencatatkan keahlian baru antara 52 dan 97 orang. Manakala, lapan buah perpustakaan yang lain mendaftar keahlian baru kurang daripada 50 orang. Menurut Perbadanan, peruntukan kewangan yang tidak mencukupi menyebabkan pihaknya tidak dapat membuat promosi secara meluas untuk hebahan kepada orang awam mengenai kempen keahlian perpustakaan. Kekangan kewangan juga menyebabkan Perbadanan tidak dapat menyediakan koleksi buku terbaru untuk dijadikan tarikan orang awam untuk mengunjungi perpustakaan dan seterusnya mendaftar sebagai ahli. Memandangkan tidak ada laporan dikemukakan oleh setiap perpustakaan cawangan mengenai pencapaian keseluruhan kempen penambahan ahli, pihak Audit berpendapat Perbadanan perlu mewujudkan mekanisme supaya setiap perpustakaan cawangan melaporkan apabila ada kemasukan ahli baru.

iv) Kursus Asas dan Intensif “Read Easy” Kursus Asas dan Intensif “Read Easy” telah diadakan pada bulan Julai 2003 di Perpustakaan Cawangan Muar. Objektif kursus ini adalah memberikan tunjuk ajar kepada peserta bagi melatih anak-anak mengenai kaedah membaca yang lebih mudah dan berkesan. Seramai 60 orang peserta telah menyertai kursus ini terdiri daripada golongan ibu bapa dan guru di sekitar daerah Muar. Penceramah jemputan bagi kursus tersebut adalah wakil Persatuan Penulis Johor.

v) Kempen “Jom Pergi Perpustakaan”

Kempen “Jom Pergi Perpustakaan” telah diadakan di Perpustakaan Cawangan Segamat sepanjang bulan Julai tahun 2003 dan 2004. Kempen ini diadakan bertujuan untuk menggalakkan kanak-kanak dari peringkat pra sekolah (tadika)

174

mengunjungi perpustakaan sepanjang bulan tersebut. Antara aktiviti yang dilaksanakan semasa kempen tersebut ialah pertandingan bercerita, mewarna dan kraf tangan. Berdasarkan Laporan Pelaksanaan Bulan Membaca Tahun 2004, sebanyak 9 buah sekolah tadika daerah Segamat telah menyertai kempen berkenaan dengan bilangan murid seramai 430 orang. Manakala, sebanyak 24 sekolah melibatkan seramai 773 orang murid telah menyertai pada tahun 2003.

vi) Bulan Gembira Bersama Perpustakaan

Bulan Gembira Bersama Perpustakaan merupakan aktiviti tahunan bagi Perpustakaan Cawangan Muar sempena Bulan Membaca Kebangsaan. Ia diadakan untuk memperkenalkan perpustakaan kepada kanak-kanak pra sekolah (tadika) dan menanamkan minat mereka untuk mengunjungi perpustakaan. Penyertaan adalah terbuka kepada semua murid sekolah tadika di bawah Kementerian Pendidikan Malaysia, KEMAS, Jabatan Perpaduan Negara dan swasta. Pada tahun 2004, sebanyak 20 sekolah melibatkan seramai 751 orang murid telah menyertai aktiviti ini. Manakala, sebanyak 20 sekolah melibatkan seramai 705 orang murid telah menyertai pada tahun 2003.

Untuk memberikan impak yang lebih berkesan terhadap pelaksanaan Bulan Membaca Kebangsaan, Perbadanan memperkenalkan tema pembacaan pada setiap tahun. Tema pembacaan bagi tahun 2003 adalah “Jadikanlah Amalan Membaca Sebagai Gaya Hidup Anda” dan bagi tahun 2004 “Membaca Santapan Minda Sekeluarga”.

Pada pendapat Audit, aktiviti yang dianjurkan melalui program galakan membaca adalah baik. Bagaimanapun, Perbadanan perlu memastikan aktiviti yang dirancang dapat dilaksanakan.

48.2.3 Pencapaian Sasaran Program Galakan Membaca

a) Pencapaian Golongan Sasaran Terhadap Aktiviti Program Galakan Membaca Selaras dengan konsep memupuk semangat membaca dari peringkat kanak-kanak, program galakan membaca yang dilaksanakan oleh Perbadanan lebih menjurus kepada penglibatan golongan berkenaan. Aktiviti yang dilaksanakan bagi menarik golongan belia dan dewasa adalah terhad. Antaranya adalah kuiz sastera (belia), bengkel dan pertandingan perpustakaan negara, program amalan membaca untuk ibu tunggal serta kuiz keluarga (dewasa). Perbadanan dicadangkan untuk merancang dan melaksanakan aktiviti yang boleh menarik lebih banyak penyertaan golongan belia serta dewasa dalam program galakan membaca.

b) Pencapaian Golongan Sasaran Terhadap Perpustakaan Yang Dibina

Berdasarkan statistik pengunjung perpustakaan, semua perpustakaan yang dibina/disediakan oleh Perbadanan dikunjungi oleh golongan yang disasarkan. Bagi

175

tahun 2002 hingga 2004, seramai 490,046 orang golongan sasaran telah mengunjungi 12 perpustakaan cawangan. Golongan kanak-kanak mencatatkan bilangan terbanyak iaitu seramai 191,910 pengunjung diikuti oleh golongan belia iaitu seramai 170,929 pengunjung. Manakala, perpustakaan desa di semua daerah telah dikunjungi oleh seramai 349,434 orang di mana kanak-kanak mencatatkan bilangan terbanyak iaitu 214,151 orang pengunjung bagi tahun 2002 hingga 2004. Maklumat lanjut sebagaimana di Jadual 47dan Jadual 48

Jadual 47

Bilangan Pengunjung Perpustakaan Cawangan Mengikut Golongan Sasaran Bagi Tahun 2002 Hingga 2004

Tahun Golongan Sasaran 2002 2003 2004

Jumlah

Kanak-kanak 47,238 65,097 79,575 191,910

Belia 49,238 61,258 60,433 170,929

Dewasa 34,845 40,607 51,755 127,207

Jumlah 131,321 166,962 191,763 490,046

Sumber : Statistik Pengunjung Perpustakaan Cawangan Perbadanan Perpustakaan Awam Johor

Jadual 48

Bilangan Pengunjung Perpustakaan Desa Mengikut Golongan Sasaran Bagi Tahun 2002 Hingga 2004

Tahun Golongan Sasaran 2002 2003 2004

Jumlah

Kanak-kanak 82,221 58,053 73,877 214,151

Belia 28,984 22,045 40,480 91,509

Dewasa 15,581 10,954 17,239 43,774

Jumlah 126,786 91,052 131,596 349,434

Sumber : Statistik Pengunjung Perpustakaan Desa Perbadanan Perpustakaan Awam Johor

i) Pembaikan Infrastruktur

Lawatan Audit ke tiga buah perpustakaan cawangan iaitu Perpustakaan Kanak-kanak Taman Universiti, Perpustakaan Cawangan Batu Pahat serta Perpustakaan Cawangan Pontian pada bulan Ogos, September dan Oktober 2004 mendapati beberapa kelemahan berkaitan perpustakaan yang disediakan oleh Perbadanan. Antaranya adalah kerosakan papan tanda di Perpustakaan Cawangan Batu Pahat di mana sebahagian besar tulisannya telah hilang.

176

Manakala, tiada papan tanda diletakkan di Perpustakaan Desa Siber Ilmu Mukim Serkat, Pontian dan pintu masuk perpustakaan berkenaan telah rosak.

Selain itu, adalah didapati tiada tempat letak khas yang selamat untuk bas bergerak di Cawangan Pontian selepas bas tersebut selesai melaksanakan perkhidmatannya. Bas tersebut diletakkan di luar kawasan pagar perpustakaan. Ini boleh mendedahkan kepada kehilangan buku atau bahan bacaan dan bas itu sendiri.

Perbadanan perlu mengambil tindakan segera untuk memperbaiki kerosakan di perpustakaan. Ia penting kerana akan memberi kesan kepada imej Perbadanan dan prestasi kunjungan golongan sasaran ke perpustakaan. Perbadanan juga perlu segera menyediakan kawasan letak bas bergerak yang lebih sesuai dan selamat.

48.2.4 Pengisian Keperluan Peralatan Dan Koleksi

a) Pembinaan / Pewujudan Perpustakaan

Perbadanan telah berusaha menyediakan infrastruktur terbaik bagi memberi keselesaan dan kemudahan kepada pengguna. Berikut adalah perancangan pembinaan / pewujudan perpustakaan yang telah berjaya dilaksanakan sepanjang tahun 2002 sehingga 2004. i) Perpustakaan Cawangan – Pembinaan Perpustakaan Kanak-Kanak

Sehingga bulan Disember 2004, Perbadanan mempunyai 12 perpustakaan cawangan di tujuh daerah dalam Negeri Johor. Sebuah perpustakaan cawangan baru ditubuhkan pada tahun 2004 iaitu Perpustakaan Kanak-kanak Taman Universiti, Johor Bahru di mana ia merupakan perpustakaan kanak-kanak yang pertama ditubuhkan di Negeri Johor. Pembinaan perpustakaan tersebut adalah secara penswastaan dengan kerjasama Unit Perancang Ekonomi Negeri Johor dan sebuah syarikat stesen minyak. Perpustakaan yang dibina di atas tanah rizab kerajaan seluas 0.8 hektar melibatkan kos pembinaan sejumlah RM2.6 juta. Perpustakaan tersebut telah siap dibina pada bulan September 2003 dan memulakan perkhidmatannya pada bulan Januari 2004.

Perbadanan telah melengkapkan koleksi buku yang terkini dari peringkat umur kanak-kanak hinggalah ke alam remaja bagi perpustakaan berkenaan. Ruang bacaan dijangkakan dapat memuatkan hampir 150 hingga 200 orang pada satu masa. Sehingga bulan Disember 2004, seramai 43,980 pengunjung telah mengunjungi perpustakaan ini. Bilangan tersebut boleh dianggap sebagai pencapaian berjaya bagi sebuah perpustakaan yang baru dibina dengan bilangan purata 3,665 pengunjung sebulan.

177

ii) Perpustakaan Desa Sehingga bulan Disember 2004, sebanyak 54 perpustakaan desa berada di bawah pengurusan Perbadanan. Daerah Segamat mencatatkan bilangan perpustakaan desa terbanyak iaitu 13 buah perpustakaan dan diikuti dengan Daerah Mersing. Perpustakaan desa terbahagi kepada 4 kategori iaitu 27 perpustakaan desa, tujuh Perpustakaan Desa Siber Ilmu, lima belas Perpustakaan di bawah program Pemberian Perkhidmatan Sejagat dan 5 bilik bacaan. Berbanding perpustakaan desa yang lain, Perpustakaan Desa Siber Ilmu merupakan perpustakaan desa yang dilengkapi dengan kemudahan komputer dan teknologi maklumat menggunakan peruntukan Kerajaan Persekutuan melalui Perpustakaan Negara Malaysia. Manakala, perpustakaan di bawah program Pemberian Perkhidmatan Sejagat merupakan perpustakaan desa terpilih yang dilengkapi kemudahan komputer dan internet menggunakan peruntukan daripada Kerajaan Persekutuan.

iii) Perpustakaan Kelompok

Mengikut maklumat Perbadanan sehingga bulan Disember 2004, sebanyak 19 perpustakaan kelompok telah diwujudkan oleh Perbadanan di institusi kerajaan dan badan bukan kerajaan sekitar Negeri Johor. Antaranya ialah di Jabatan Penjara Johor, Hospital Sultanah Aminah, Pusat Pemulihan Akhlak Daerah Muar dan hospital daerah yang lain.

iv) Perpustakaan Bergerak

Sepanjang tahun 2002 hingga 2004, Perbadanan telah melaksanakan perpustakaan bergerak menggunakan bas ke semua sekolah rendah sebagaimana yang dirancang. Lawatan Audit ke dua buah sekolah rendah di Pontian pada bulan September 2004 serta sekolah di Batu Pahat pada bulan Oktober 2004 mendapati kedua-dua bas bergerak yang telah diagihkan mengikut kawasan telah melaksanakan perkhidmatannya ke sekolah yang telah dijadualkan. Sambutan yang diberikan oleh guru dan murid-murid amat menggalakkan. Foto 7 dan Foto 8 menunjukkan suasana perpustakaan bergerak di Sekolah Kebangsaan Telok Kerang, Pontian dan Sekolah Kebangsaan Seri Paya, Batu Pahat.

178

Foto 7 Foto 8 Perkhidmatan Bas Bergerak Perkhidmatan Bas Bergerak

Di Sekolah Kebangsaan Telok Kerang Di Sekolah Kebangsaan Seri Paya

Sumber : Foto Jabatan Audit Negara Sumber : Foto Jabatan Audit Negara Tarikh : 29 September 2004 Tarikh : 13 Oktober 2004 Lokasi : Pontian Lokasi : Batu Pahat

b) Kemudahan Komputer, Internet Dan Multimedia

Pada bulan Oktober 2003, seorang Juruteknik Komputer telah dilantik untuk berkhidmat di Perbadanan. Antara tugasnya ialah menyelaras keperluan peralatan komputer baru dan mengedar peralatan keperluan komputer ke perpustakaan. Sehingga akhir tahun 2004, lapan perpustakaan cawangan telah dilengkapkan dengan kemudahan komputer. Kemudahan internet juga telah disediakan di tujuh perpustakaan cawangan. Selain itu, 25 perpustakaan desa telah dilengkapkan dengan kemudahan komputer.

Lawatan Audit pada bulan September 2004 ke Perpustakaan Desa Siber Ilmu Serkat, Pontian mendapati 2 daripada 3 unit komputer yang ada telah dipinjamkan kepada pihak lain. Pinjaman ini tidak direkodkan dan tiada surat kebenaran diberikan mengenainya. Selain itu, lawatan Audit ke Perpustakaan Cawangan Pontian mendapati perkhidmatan internet yang disediakan telah dihentikan semenjak bulan Ogos 2003 tanpa sebab tertentu.

Pada pendapat Audit, komputer yang terlibat telah disalahgunakan untuk tujuan persendirian dan telah menjejaskan perkhidmatan komputer yang disediakan untuk kegunaan orang awam di perpustakaan tersebut. Selain itu, Perbadanan perlu mengenal pasti punca dan menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh perpustakaan cawangan dengan segera.

179

c) Keperluan Koleksi Pada masa kini, pembelian bahan bacaan untuk koleksi diuruskan oleh ibu pejabat Perbadanan di Johor Bahru. Bahan bacaan dan koleksi di semua perpustakaan cawangan, desa, kelompok dan perpustakaan bergerak adalah diagihkan oleh ibu pejabat Perbadanan. Ada juga buku yang disumbangkan oleh pihak luar seperti Persatuan Pemandu Teksi Daerah Pontian dan syarikat penerbitan. Mengikut maklumat sehingga bulan Disember 2003, Perbadanan mempunyai sebanyak 715,253 buah buku di mana perpustakaan pusat mencatatkan bilangan terbanyak iaitu 351,236 buah buku. Tiada maklumat mengenai bilangan buku sehingga bulan Disember 2004.

i) Pembelian Koleksi

Pembelian koleksi adalah menggunakan peruntukan mengurus daripada Kerajaan Persekutuan. Mulai tahun 2003, memorandum persefahaman antara Perpustakaan Negara Malaysia dan Perbadanan menetapkan sekurang-kurangnya 50% daripada peruntukan hendaklah digunakan untuk pembelian bahan bacaan dan koleksi. Unit Perolehan adalah bertanggungjawab membeli bahan bacaan dan koleksi. Semakan Audit terhadap baucar bayaran mendapati Perbadanan telah membelanjakan sejumlah RM1.85 juta bagi pembelian bahan bacaan dan koleksi bagi tahun 2002 hingga bulan Disember 2004. Adalah didapati pembelian pada tahun 2003 dan 2004 telah memenuhi penetapan memorandum. Tiada peruntukan khusus yang disediakan bagi pembelian pada tahun 2002.

Sehingga bulan Disember 2004, Perbadanan mempunyai tunggakan bayaran pembelian buku sejumlah RM336,324 bagi tahun 2001 dan 2002. Ini adalah disebabkan kekurangan peruntukan dan kurang perancangan semasa membuat pembelian. Menurut Perbadanan, kekurangan kakitangan di Unit Perolehan di mana hanya seorang kakitangan yang bertanggungjawab dan satu kekosongan jawatan Pembantu Perpustakaan (S17) mulai bulan April 2004 menyebabkan urusan pembelian buku tidak dapat dilaksanakan dengan teratur. Selain itu, kakitangan yang sama juga ditugaskan di bahagian kaunter di perpustakaan.

Semakan Audit terhadap invois bekalan buku bagi pembelian tahun 2004 mendapati 32 buah buku bagi 8 judul buku yang sama berjumlah RM2,298 telah dibeli daripada 2 pembekal yang berlainan. Pada pendapat Audit sekiranya pembelian 2 kali tidak berlaku, jumlah yang sama boleh digunakan untuk pembelian buku lain. Selain itu, kegagalan menyelenggara buku vot menyebabkan Perbadanan tidak dapat memastikan sama ada baki peruntukan adalah mencukupi untuk membuat pembelian koleksi yang seterusnya.

180

Pada pendapat Audit, penyelenggaraan buku vot sebagaimana kehendak peraturan kewangan juga dapat membantu Perbadanan memastikan baki peruntukan mencukupi sebelum membuat pembelian yang seterusnya. Perbadanan juga perlu mempertimbangkan pengisian kekosongan jawatan dengan segera.

ii) Pengagihan Koleksi Untuk Program Galakan Membaca

Bahan bacaan yang telah dibeli akan dihantar ke Unit Katalog untuk direkodkan dan diagihkan ke perpustakaan yang berkenaan. Lawatan Audit pada bulan Ogos 2004 ke Unit Katalog di Jalan Tun Razak, Johor Bahru dan bangunan lama perpustakaan pusat di Jalan Gertak Merah, Johor Bahru pada bulan Oktober 2004 mendapati banyak timbunan buku yang telah direkodkan tetapi masih belum diagihkan ke perpustakaan yang sepatutnya. Menurut Perbadanan, ada buku yang dibeli pada tahun 2002 masih belum diagihkan sehingga ke tarikh pengauditan. Foto 9 dan 10 menunjukkan keadaan tersebut.

Foto 9 Foto 10

Timbunan Buku Di Unit Katalog, Timbunan Buku Di Bangunan Lama Jalan Susur Tun Razak, Perpustakaan Pusat, Jalan Gertak Merah,

Sumber : Foto Jabatan Audit Negara Sumber : Foto Jabatan Audit Negeri Johor Tarikh : 19 Ogos 2004 Tarikh : 7 Oktober 2004 Lokasi : Johor Bahru Lokasi : Johor Bahru

Lawatan Audit ke Perpustakaan Cawangan Batu Pahat dan Pontian pada bulan Ogos dan bulan September 2004 mendapati bahan bacaan di kedua-dua perpustakaan berkenaan tidak terkini disebabkan kegagalan Perbadanan mengagihkan bahan bacaan secara berkala. Kali terakhir kedua perpustakaan tersebut menerima bahan bacaan adalah pada tahun 2002 iaitu sejumlah 373 buah buku bagi Cawangan Pontian dan 433 buah buku bagi Cawangan Batu Pahat. Bahan bacaan di

181

perpustakaan bergerak juga terdiri daripada koleksi lama dan usang. Perbadanan hendaklah memberi perhatian mengenai mutu bahan bacaan yang perlu disediakan di setiap perpustakaan cawangan supaya dapat menarik lebih ramai pengguna.

Pada pendapat Audit, kegagalan Perbadanan mengagihkan buku tersebut ke perpustakaan yang berkenaan menyebabkan bahan bacaan dan koleksi di semua perpustakaan tidak terkini. Pelbagai masalah akan wujud apabila buku terlalu lama tidak diagihkan seperti rosak, diserang makhluk perosak atau hilang. Perancangan pembelian buku yang teliti seperti menetapkan bilangan akan dibeli bagi setiap tahun, peruntukan pembelian buku dan penetapan pusingan buku antara perpustakaan boleh mengelakkan masalah buku tidak diagihkan.

48.2.5 Program Promosi Semakan Audit terhadap baucar bayaran mendapati sejumlah RM53,571 telah dibelanjakan bagi tujuan promosi sepanjang tahun 2002 hingga 2004. Program promosi dan publisiti mula dilaksanakan secara meluas pada tahun 2004 berbanding tahun sebelumnya terutamanya bagi sambutan Bulan Membaca Kebangsaan tahun 2004.

a) Risalah, Papan Tanda Dan Kain Rentang/Banner

Perbadanan telah mengeluarkan risalah memperkenalkan perpustakaan cawangan kepada orang awam terutamanya bagi Perpustakaan Kanak-kanak Taman Universiti. Antara maklumat yang dinyatakan dalam risalah tersebut ialah alamat dan nombor telefon perpustakaan, jadual perkhidmatan serta pendaftaran keahlian. Perbadanan juga telah mengedarkan sejumlah 2,000 risalah mengenai aktiviti Bulan Membaca Kebangsaan tahun 2004 kepada Perpustakaan Negara Malaysia, semua perpustakaan cawangan dan orang ramai di sekitar Negeri Johor. Selain itu, Perbadanan juga telah membelanjakan sejumlah RM11,482 untuk menyediakan papan tanda bagi perpustakaan desa dan bilik bacaan antara tahun 2002 hingga bulan Ogos 2004. Sejumlah RM5,565 telah dibelanjakan bagi menyediakan kain rentang/banner untuk mempromosikan aktiviti galakan membaca seperti pertandingan dan tema pembacaan Bulan Membaca Kebangsaan.

b) Pengiklanan Di Media Cetak Dan Elektronik

Promosi melalui media cetak yang telah dilaksanakan oleh Perbadanan adalah seperti iklan dalam akhbar tempatan mengenai Bulan Membaca Kebangsaan tahun 2004 dan iklan dalam akhbar yang sama pada tahun 2003 mengenai Pertandingan Perpustakaan Keluarga. Hebahan di siaran Radio Televisyen Malaysia mengenai aktiviti Bulan Membaca Kebangsaan tahun 2004 juga dilakukan setiap hari sepanjang bulan Julai.

182

c) Pameran Dan Kempen Keahlian Pameran dan kempen keahlian merupakan salah satu program promosi sepanjang tahun yang dilaksanakan oleh Perbadanan. Pelancaran Bulan Membaca Kebangsaan pada bulan Julai setiap tahun memberi peluang kepada Perbadanan untuk melaksanakan kempen keahlian seperti promosi di pusat membeli belah. Di peringkat perpustakaan cawangan, Perbadanan telah melancarkan kempen keahlian sempena Bulan Membaca Kebangsaan pada tahun 2004 dengan menyasarkan keahlian baru seramai 200 orang bagi setiap perpustakaan cawangan.

Selain itu, Perbadanan telah menyertai pelbagai aktiviti pameran seperti pameran bahan bercetak dan tidak bercetak sempena Program Pusat Sains Negara pada bulan Julai 2003. Pameran Buku yang diadakan di pusat membeli belah pada bulan April 2004 dan Mei 2004 telah berjaya memberi pendedahan kepada orang awam mengenai program galakan membaca. Di peringkat kebangsaan, Perbadanan menyertai pameran Pesta Buku Antarabangsa Kuala Lumpur di Pusat Perdagangan Dunia Putra yang diadakan pada bulan Mei 2004.

d) Kelab Kunang-kunang

Promosi mengenai Kelab Kunang-kunang seperti majlis pelancaran kelab di perpustakaan cawangan dan kempen keahlian dijadikan agenda utama sempena Bulan Membaca Kebangsaan. Antaranya ialah majlis pelancaran kelab tersebut di Perpustakaan Cawangan Sri Merlong, Pontian pada tahun 2003. Pada tahun sebelumnya, Perbadanan telah membelanjakan sejumlah RM15,750 untuk penyediaan 1,500 helai T-Shirt Kelab Kunang-kunang yang diberikan secara percuma bagi setiap orang yang mendaftar sebagai ahli kelab. Selain itu, pengenalan maskot Kunang-kunang pada tahun 2004 juga merupakan salah satu program promosi kelab Kunang-kunang.

Pada pendapat Audit, program promosi yang dilaksanakan oleh Perbadanan perlu dipertingkatkan dari semasa ke semasa. Promosi yang berjaya boleh menarik lebih ramai penyertaan orang awam mengikuti program galakan membaca. Pembaharuan lain yang boleh dilaksanakan oleh Perbadanan ialah mengadakan pertandingan keahlian terbanyak antara perpustakaan cawangan di mana perpustakaan yang paling banyak keahlian dan berjaya mencapai sasaran diberi penghargaan dalam bentuk hadiah ataupun sijil. 48.2.6 Analisis Bilangan Pengunjung, Keahlian Perpustakaan Dan Pinjaman Buku Perbadanan ada menyediakan Statistik Perkhidmatan dari segi statistik pengunjung, keahlian serta pinjaman bagi perpustakaan pusat, cawangan dan desa. Pihak Audit membuat analisis berdasarkan statistik tersebut untuk menilai sejauh mana ia menyumbang kepada program galakan membaca yang dilaksanakan oleh Perbadanan. Analisis adalah mengambil kira tahun 2002, 2003 dan 2004.

183

a) Statistik Pengunjung Berdasarkan kepada statistik yang disediakan, bilangan pengunjung perpustakaan pusat, cawangan serta desa adalah seramai 847,757 orang bagi tahun 2002 hingga 2004. Daripada jumlah tersebut, perpustakaan pusat mencatatkan 10,276 pengunjung pada tahun 2002 dan 2003 sahaja. Pada tahun 2004, tiada bilangan pengunjung dicatatkan kerana ia telah dipindahkan ke Perpustakaan Kanak-kanak di Taman Universiti sehingga bangunan baru perpustakaan pusat siap dibina. Manakala, pengunjung perpustakaan cawangan adalah seramai 490,047 orang dan 347,434 orang telah mengunjungi perpustakaan desa.

Bilangan pengunjung di dua belas perpustakaan cawangan meningkat seramai 35,642 pengunjung pada tahun 2003 menjadi 166,963 pengunjung pada tahun 2004. Ini adalah disebabkan pembukaan Perpustakaan Cawangan Segamat yang mencatatkan bilangan pengunjung seramai 17,066 orang pada tahun 2003. Peningkatan bilangan pengunjung bagi Perpustakaan Cawangan Kota Tinggi, Bandar Penawar dan Mersing pada tahun 2003 berbanding tahun 2002 turut menyumbang kepada peningkatan memberangsangkan ini. Namun begitu, terdapat penurunan bilangan pengunjung di tujuh buah perpustakaan cawangan pada tahun 2003 berbanding tahun 2002. Perpustakaan Cawangan Pontian mencatatkan penurunan yang tinggi iaitu 2,481 pengunjung bagi tempoh tersebut. Tiada maklumat yang diperolehi berkaitan punca penurunan ini.

Bagi tahun 2004, seramai 191,763 orang telah mengunjungi perpustakaan iaitu peningkatan seramai 24,800 pengunjung. Walaupun terdapat penurunan bilangan pengunjung bagi 8 perpustakaan cawangan berbanding tahun 2003, sambutan pengunjung yang menggalakkan terhadap pembukaan Perpustakaan Kanak-kanak di Taman Universiti menyokong kepada peningkatan bilangan pengunjung pada tahun 2004. Semenjak pembukaannya pada awal tahun 2004, ia telah mencatatkan seramai 43,980 pengunjung iaitu bilangan pengunjung tertinggi berbanding perpustakaan cawangan lain.

Bilangan pengunjung perpustakaan desa di lapan buah daerah seramai 347,434 bagi tempoh 3 tahun juga memberikan maklum balas positif terhadap program galakan membaca. Berbanding tahun 2002 yang mencatatkan seramai 126,786 pengunjung, bilangannya menurun menjadi 91,052 pada tahun 2003 iaitu penurunan pengunjung perpustakaan desa bagi semua daerah. Bilangan penghujung kembali meningkat menjadi 129,596 pengunjung pada tahun 2004 di mana Daerah Segamat yang mempunyai 13 buah perpustakaan desa mencatatkan bilangan tertinggi iaitu 28,176 pengunjung. Ini diikuti Daerah Batu Pahat yang mempunyai 10 perpustakaan desa dengan bilangan pengunjung serai 25,024 orang.

184

b) Statistik Keahlian Keahlian terbahagi kepada 2 iaitu keahlian biasa dan keahlian Kelab Kunang-kunang. Jumlah keahlian biasa bagi tahun 2002 hingga 2004 di perpustakaan pusat, cawangan dan desa adalah seramai 14,709 ahli. Manakala, keahlian Kelab Kunang-kunang mencatatkan 2,554 ahli bagi tempoh tersebut iaitu bagi perpustakaan pusat dan cawangan sahaja. Sebelum berpindah ke bangunan sementara pada tahun 2004, perpustakaan pusat mencatatkan 249 keahlian biasa serta 148 keahlian kelab Kunang-kunang pada tahun 2002 dan 2003. Adalah didapati ahli bagi semua kategori keahlian di perpustakaan pusat pada tahun 2002 dan 2003. Keahlian biasa meningkat daripada 93 ahli pada tahun 2002 menjadi 156 ahli pada tahun 2003. Manakala, pertambahan seramai 142 ahli Kelab Kunang-kunang pada tahun 2003 berbanding hanya 3 ahli pada tahun 2002 menunjukkan penubuhan kelab tersebut mendapat sambutan amat menggalakkan.

Berdasarkan statistik, bilangan keahlian biasa dan kelab Kunang-kunang di sebahagian besar perpustakaan cawangan menunjukkan prestasi positif pada tahun 2003 berbanding tahun sebelumnya. Seramai 2,519 keahlian biasa direkodkan pada tahun 2003 berbanding 1,682 pada tahun 2002. Pembukaan Perpustakaan Cawangan Segamat pada tahun 2003 mencatatkan 709 keahlian dan merupakan keahlian tertinggi antara 11 perpustakaan cawangan. Perpustakaan ini juga mencatatkan keahlian tertinggi bagi Kelab Kunang-kunang bagi tahun 2003 iaitu seramai 278 ahli. Keahlian Kelab Kunang-kunang meningkat pada tahun 2003 berbanding tahun 2002 iaitu daripada 279 ahli menjadi 813 ahli. Statistik keahlian tahun 2004 menunjukkan peningkatan bagi kedua-dua keahlian walaupun sebahagian besar perpustakaan cawangan menunjukkan penurunan keahlian. Ia disebabkan penubuhan Perpustakaan Kanak-kanak di Taman Universiti telah mencatatkan bilangan keahlian yang amat menggalakkan. Bagi tempoh 12 bulan penubuhannya, seramai 799 keahlian biasa dan 940 keahlian Kelab Kunang-kunang serta menjadikan ia keahlian tertinggi antara perpustakaan cawangan yang lain. Perpustakaan desa di lapan buah daerah menunjukkan penurunan bilangan keahlian pada tahun 2003 berbanding tahun 2002 melebihi 50 peratus iaitu daripada 2,923 ahli menjadi 1,369 ahli. Tahun 2003 menunjukkan penurunan di semua perpustakaan desa daerah. Keahlian pada tahun 2004 meningkat menjadi 3,214 ahli di mana hanya 1 daerah mencatatkan penurunan bilangan ahli.

c) Statistik Meminjam Buku Berdasarkan statistik pinjaman buku tahun 2002, 2003 dan 2004, jumlah pinjaman bagi perpustakaan pusat, cawangan dan desa adalah sebanyak 434,247. Daripada jumlah tersebut, perpustakaan pusat mencatatkan pinjaman sebanyak 3,820 buah buku, 222,886 buah buku di perpustakaan cawangan dan 207,541 buah buku di perpustakaan desa.

185

Pinjaman buku di perpustakaan cawangan meningkat pada tahun 2003 berbanding tahun sebelumnya iaitu daripada 57,937 buku menjadi 81,185 buku. Pinjaman buku terus meningkat menjadi 83,764 buku bagi tahun 2004. Manakala, pinjaman buku di perpustakaan desa menunjukkan penurunan pinjaman pada tahun 2003 berbanding tahun 2002 dan meningkat semula pada tahun 2004.

Pinjaman buku Bahasa Melayu adalah lebih tinggi berbanding buku Bahasa Inggeris iaitu 124,600 buku Bahasa Melayu dan 98,286 buku Bahasa Inggeris bagi tempoh 3 tahun tersebut di semua perpustakaan cawangan. Pihak Audit tidak dapat menentukan kekerapan pinjaman buku adalah untuk Bahasa Melayu atau Bahasa Inggeris bagi perpustakaan pusat dan desa kerana tiada maklumat mengenainya.

Pada pendapat Audit, pelaksanaan pelbagai aktiviti di semua perpustakaan, kemudahan komputer dan internet, promosi serta kempen keahlian yang berterusan dapat meningkatkan prestasi statistik di atas. Secara tidak langsung, program galakan membaca dapat dilaksanakan dengan jayanya. 48.2.7 Peruntukan Dan Perbelanjaan Sejumlah RM7.1 juta telah diluluskan iaitu RM4.40 juta oleh Kerajaan Negeri Johor dan RM2.70 oleh Kerajaan Persekutuan bagi tahun 2002, 2003 dan 2004. Memorandum Persefahaman antara Perpustakaan Negara Malaysia dan semua Pengarah Perbadanan Perpustakaan Awam Negeri bagi tahun 2003 telah ditandatangani pada bulan Mac 2003 dengan peruntukan berjumlah RM1 juta. Memorandum bagi tahun 2004 hanya ditandatangani pada bulan Disember 2004 di mana peruntukan sejumlah RM700,000 diluluskan.

Sepanjang tahun 2002 hingga Ogos 2004, Perbadanan telah membelanjakan peruntukan sejumlah RM7.37 juta. Semakan Audit mendapati perbelanjaan mengurus Perbadanan pada tahun 2002 tidak diasingkan mengikut peruntukan yang diterima sama ada daripada Kerajaan Negeri atau Persekutuan. Ini telah menyukarkan pihak Perbadanan untuk memohon tambahan peruntukan daripada kedua sumber kewangan.

Berdasarkan semakan Audit terhadap buku tunai dan baucar bayaran, Perbadanan telah membelanjakan sejumlah RM2.04 juta untuk melaksanakan program galakan membaca bagi tahun 2002 hingga 2004. Butiran perbelanjaan adalah sebagaimana Jadual 49.

186

Jadual 49 Perbelanjaan Program Galakan Membaca

Bagi Tahun 2002 Hingga 2004 Tahun

Bil.

Perbelanjaan 2002 (RM)

2003 (RM)

2004 (RM)

Jumlah

(RM) 1. Kelab Kunang-Kunang 7,504 15,975 9,856 33,3352. Aktiviti program galakan membaca 51,746 33,635 19,843 105,2243. Promosi 23,835 9,005 20,731 53,5714. Majalah/ Akhbar 27,679 32,990 39,962 100,6315. Buku 619,425 626,858 504,286 1,750,569

JUMLAH 730,189 718,463 594,678 2,043,330Sumber : Buku Tunai Dan Baucar Bayaran Perbadanan

Pihak Audit tidak dapat menentukan jumlah perbelanjaan yang menggunakan peruntukan Kerajaan Persekutuan dan Negeri kerana tiada catatan penjenisan kod di baucar bayaran serta buku tunai. Mengikut memorandum persefahaman, sekurang-kurangnya 50% daripada peruntukan adalah untuk pembangunan koleksi bahan bacaan. Dengan anggapan pembelian buku pada tahun 2002, 2003 dan 2004 adalah menggunakan peruntukan Kerajaan Persekutuan, perbelanjaan tersebut adalah memenuhi kehendak memorandum.

Pada pendapat Audit, prestasi perbelanjaan pada keseluruhannya adalah memuaskan. Bagaimanapun, kelewatan pihak Perpustakaan Negara Malaysia memberi kelulusan peruntukan telah menjejaskan pelaksanaan program galakan membaca oleh Perbadanan.

48.2.8 Struktur Pengurusan Dan Guna Tenaga

a) Pengisian Guna Tenaga Pada akhir tahun 2002, Kerajaan Negeri telah meluluskan pertambahan 7 jawatan kontrak untuk Perbadanan. Semua jawatan tersebut telah diisi pada bulan Oktober 2003 menjadikan bilangan perjawatan yang diluluskan di Perbadanan sehingga tarikh pengauditan adalah 66 jawatan di mana 61 daripadanya adalah jawatan kontrak. Lima perjawatan tetap adalah Pustakawan (merangkap Pengarah Perbadanan), 2 Pembantu Perpustakaan, 1 Pembantu Am Rendah dan 1 Pemandu. Pada tarikh pengauditan dijalankan, terdapat kekosongan jawatan bagi 2 Pembantu Perpustakaan (kontrak) dan 1 Pemandu (tetap). Kekosongan jawatan ini masih belum diisi sehingga kini.

Pertambahan jawatan membolehkan Perbadanan menyusun semula struktur organisasinya termasuk penempatan kakitangan di bahagian yang berkaitan. Mengikut carta organisasi Perbadanan yang terkini, seramai 14 orang kakitangan telah ditempatkan di Bahagian Perkhidmatan dan empat orang kakitangan

187

ditempatkan di Bahagian Pembangunan. Bahagian tersebut yang terbahagi kepada beberapa unit adalah bertanggungjawab terhadap pelaksanaan program galakan membaca. Manakala, seorang Penolong Akauntan yang dibantu oleh seorang Pembantu Tadbir dan seorang Pembantu Am Rendah adalah bertanggungjawab terhadap kewangan Perbadanan termasuk program galakan membaca. Semua kakitangan di ketiga-tiga bahagian berkenaan adalah berjawatan kontrak.

b) Latihan Dan Kursus Kakitangan

Semakan audit terhadap buku perkhidmatan kakitangan dan senarai kursus/latihan/seminar mendapati secara keseluruhannya semua kakitangan Perbadanan ada menghadiri kursus/latihan/seminar sepanjang tahun 2002 hingga 2004. Hanya 9 daripada 37 kursus/latihan/seminar yang dihadiri berkaitan dengan fungsi Perbadanan sebagai pusat galakan membaca dan sumber maklumat. Empat kursus adalah berkaitan dengan pengurusan kewangan dan kursus yang lain lebih bertumpu kepada pentadbiran. Pada pendapat Audit, Perbadanan perlu merancang dan memberikan latihan/kursus/seminar berkaitan dengan aktiviti perpustakaan serta pengurusan kewangan. Ini kerana kedua-dua bidang tersebut merupakan faktor utama menyumbang kepada keberkesanan Perbadanan sebagai pusat pengumpulan maklumat dan galakan membaca.

Pada pendapat Audit, wujud kelemahan melibatkan kakitangan kontrak seperti kurang komitmen dan tanggungjawab yang sepenuhnya atas tugas yang diberikan serta kekerapan pertukaran kakitangan. Perbadanan dicadangkan untuk mempertimbangkan perjawatan tetap berbanding jawatan kontrak untuk memastikan pelaksanaan aktiviti galakan membaca tidak terjejas disebabkan pertukaran kakitangan yang kerap. Keutamaan perlu diberikan kepada jawatan Penolong Akauntan, Penolong Pegawai Perpustakaan dan Pembantu Perpustakaan. 48.3 PEMANTAUAN Pemantauan adalah penting bagi memastikan segala perancangan dan pelaksanaan program galakan membaca mencapai objektifnya. Pemeriksaan Audit mendapati perkara berikut :

48.3.1 Jawatankuasa Penyelarasan Gerakan Membaca

Jawatankuasa Penyelarasan Gerakan Membaca Perpustakaan Awam Negeri ditubuhkan untuk membincangkan berkaitan penyelarasan program gerakan membaca yang dijalankan di setiap negeri. Mesyuarat jawatankuasa ini diadakan 2 kali setahun yang dipengerusikan oleh Ketua Pengarah Perpustakaan Negara Malaysia dan dianggotai oleh semua Pengarah Perpustakaan Awam Negeri. Sepanjang tahun 2002 sehingga bulan Ogos 2004, mesyuarat ini telah dilaksanakan sebagaimana yang telah ditetapkan.

188

48.3.2 Penubuhan Unit Galakan Membaca Perbadanan telah menubuhkan Unit Galakan Membaca pada tahun 2002 yang bertanggungjawab terhadap penyelarasan aktiviti program galakan membaca. Unit ini diketuai oleh seorang Penolong Pegawai Perpustakaan (S27) dengan dibantu oleh 2 orang Pembantu Perpustakaan (S17) dan 2 orang Pembantu Am Rendah (N17). Adalah didapati beberapa kelemahan yang boleh menjejaskan fungsi unit ini seperti :

a) Tiada penilaian secara terus dibuat oleh Unit Galakan Membaca terhadap aktiviti

galakan membaca dan Kelab Kunang-kunang yang dijalankan di semua perpustakaan cawangan.

b) Tiada penetapan tempoh penyerahan kertas kerja program galakan membaca di peringkat perpustakaan cawangan dan desa.

c) Semua kakitangan unit ini juga terlibat dengan tugasan di kaunter serta mengendalikan aktiviti Kelab Kunang-kunang.

Pada pendapat Audit, Unit Galakan membaca perlu lebih agresif merancang dan melaksana program galakan membaca. Komunikasi dan perbincangan secara berkala antara unit dan Pengarah adalah perlu untuk memastikan keberkesanan program. Selain itu, kakitangan unit ini tidak sepatutnya diberi tugasan lain yang boleh menjejaskan penumpuan terhadap program galakan membaca.

48.3.3 Pemeriksaan Dan Lawatan Fizikal

Tiada bukti menunjukkan Perbadanan ada membuat pemeriksaan serta lawatan fizikal terhadap program galakan membaca yang dijalankan di semua perpustakaan cawangan dan desa. Kesahihan sesuatu perjalanan aktiviti hanya berdasarkan kepercayaan dan kejujuran kakitangan perpustakaan yang terlibat. Ini menyebabkan masalah berbangkit dan keberkesanan perlaksanaan sesuatu aktiviti kempen galakan membaca tidak dapat dikenal pasti secara tepat. Adalah dicadangkan Perbadanan menyediakan jadual pemeriksaan dan lawatan secara berkala.

48.3.4 Rekod Dan Laporan Aktiviti

Semakan Audit mendapati rekod dan laporan berkaitan aktiviti serta maklumat kewangan Perbadanan tidak dikemaskinikan. Laporan bulanan dan tahunan bagi setiap aktiviti cawangan perlu didokumenkan dengan lengkap dan teratur. Dokumen yang lengkap dapat membantu Perbadanan menilai pencapaian program galakan membaca dan memantau prestasi penggunaan kewangan terutamanya perbelanjaan pembangunan. Seterusnya ia boleh digunakan untuk perancangan aktiviti pada tahun berikutnya.

Pada pendapat Audit, Perbadanan tidak mempunyai kaedah pemantauan yang khusus terhadap aktiviti yang dijalankan di bawah program galakan membaca. Pemantauan boleh dilakukan melalui Unit Galakan Membaca yang telah ditubuhkan sebagai penyelaras program galakan membaca di samping perhatian yang diberikan oleh Pengarah Perbadanan.

189

49. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT Secara keseluruhannya, Perbadanan berjaya melaksanakan program galakan membaca. Kerjasama daripada Kerajaan Persekutuan dan Negeri banyak menyumbang kepada pelaksanaan program galakan membaca terutamanya dari segi peruntukan kewangan. Walaupun mempunyai peruntukan kewangan yang terhad, Perbadanan berjaya menarik perhatian seramai 847,7757 orang awam untuk mengunjungi perpustakaan sepanjang tahun 2002, 2003 dan 2004. Oleh itu, beberapa aspek perlu dititikberatkan bagi memastikan program galakan membaca lebih berkesan terutamanya perancangan meliputi aktiviti galakan membaca, kaedah pembelian buku dan peruntukan kewangan yang lebih teliti. Penyediaan infrastruktur yang lengkap dan bahan bacaan yang terkini akan menjadikan program galakan membaca lebih berkesan. Promosi yang lebih agresif dan berterusan perlu dipertingkatkan untuk menggalakkan budaya membaca sebagai gaya hidup masyarakat Malaysia khasnya penduduk Negeri Johor.

190

MAJLIS DAERAH SIMPANG RENGGAM PENGURUSAN KEWANGAN 50. LATAR BELAKANG

Majlis Daerah Kluang Selatan (Majlis) telah ditubuhkan pada 1 Januari 1979 di bawah Akta Kerajaan Tempatan 1976 (Akta 171). Namun begitu, nama Majlis Daerah Kluang Selatan telah ditukarkan kepada Majlis Daerah Simpang Renggam pada tahun 2001. Pada tahun 2004, Majlis telah membelanjakan sejumlah RM4.24 juta bagi maksud mengurus, sejumlah RM2.99 juta untuk pembangunan. Bagi tempoh yang sama, Majlis telah memungut hasil berjumlah RM7.22 juta. 51. OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITAN Objektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada pengurusan kewangan Majlis telah dibuat mengikut peraturan yang ditetapkan dan rekod kewangan diselenggara dengan lengkap dan kemas kini. Selain itu, pengauditan juga bertujuan menilai sistem kawalan dalaman yang telah diwujudkan terhadap pengurusan hasil, perbelanjaan, amanah, aset dan inventori. Skop pengauditan adalah bagi tahun 2004. Pemeriksaan dilakukan terhadap rekod utama seperti buku tunai, penyata pemungut, penyata penyesuaian, buku vot dan rekod kewangan lain yang berkaitan. Perbincangan dengan pegawai terlibat telah dilakukan bagi mendapatkan penjelasan terhadap isu berbangkit. Selain itu, pengesahan terhadap aset juga dijalankan untuk menentukan kewujudannya. 52. PENEMUAN AUDIT 52.1 KAWALAN PENGURUSAN Kawalan pengurusan merupakan elemen terpenting bagi sesebuah organisasi untuk memastikan wujudnya struktur dan sistem pengurusan kewangan yang berkesan. Kawalan pengurusan yang baik serta teratur akan membantu meningkatkan produktiviti Jabatan. Pemeriksaan Audit mendapati perkara berikut:

52.1.1 Struktur Organisasi Struktur organisasi Majlis terbahagi kepada 7 bahagian iaitu Bahagian Pentadbiran, Bahagian Kewangan, Bahagian Bangunan/Pelan, Bahagian Pembangunan Projek/Landskap, Bahagian Penilaian, Bahagian Perundangan dan Bahagian Kesihatan, Pelesenan & Penguatkuasaan. Semakan Audit mendapati Majlis telah menyediakan carta organisasi terkini dengan menunjukkan bahagian yang telah diwujudkan, perjawatan dan nama kakitangan. Semakan terhadap fail perjawatan mendapati seramai 51 pegawai menjawat jawatan tetap dan 22 orang pegawai menjawat jawatan

191

kontrak. Bahagian Kewangan mempunyai 7 orang kakitangan. Kedudukan semua pegawai tersebut ada ditunjukkan dengan jelas dalam carta organisasi Majlis. 52.1.2 Manual Prosedur Kerja Menurut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991, Manual Prosedur Kerja merupakan dokumen rasmi yang menerangkan secara keseluruhan objektif dan fungsi serta prosedur kerja sesebuah organisasi. Dokumen tersebut perlu disediakan sebagai bahan rujukan penting untuk memudahkan semua kakitangan menjalankan tugas dengan cepat, cekap dan berkesan. Semakan Audit mendapati Majlis ada menyediakan Manual Prosedur Kerja tetapi tidak lengkap dan kemas kini. 52.1.3 Fail Meja Mengikut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991, Fail Meja merupakan dokumen rasmi di peringkat individu atau jawatan yang mengandungi maklumat seperti carta organisasi, senarai tugas, peraturan dan undang-undang serta garis panduan untuk kakitangan. Setiap kakitangan perlu disediakan Fail Meja sebagai rujukan dan panduan untuk menjalankan tugas harian. Adalah didapati Majlis telah menyediakan Fail Meja untuk kakitangan. Semakan Audit terhadap beberapa Fail Meja mendapati ada kakitangan belum mengemaskinikan kandungan Fail Meja. Antara maklumat yang tidak ada dalam Fail Meja berkenaan ialah proses kerja, norma kerja dan carta aliran kerja.

52.1.4 Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1996 menyatakan mengenai penubuhan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun. Jawatankuasa tersebut bertujuan untuk memantau, mengawasi, mengesan dan menyelia semua urusan kewangan dan akaun supaya teratur dan menepati peraturan kewangan yang berkaitan. Pihak Audit mendapati Majlis masih belum menubuhkan Jawatankuasa ini. Pihak Audit dimaklumkan Jawatankuasa tersebut tidak ditubuhkan kerana Majlis ada menubuhkan satu Jawatankuasa lain iaitu Jawatankuasa Kewangan Dan Perkara Am yang bersidang pada setiap bulan. Akan tetapi, perkara mengenai pengurusan kewangan dan teguran Audit tidak dibincangkan semasa mesyuarat tersebut.

52.1.5 Kursus Dan Latihan Kakitangan Kursus dan latihan yang dirancang dengan teratur adalah penting bagi meningkatkan kecekapan dan kemahiran kakitangan. Semakan Audit terhadap fail kursus mendapati sehingga tahun 2004, semua kakitangan Bahagian Kewangan telah menghadiri kursus yang dikendalikan oleh pihak Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN), Setiausaha Kerajaan Negeri Johor Cawangan Perkhidmatan dan Institut Penilaian Negara. Antara kursus yang dihadiri adalah Kursus Perolehan Kerajaan, Pengurusan Stor, Aset Awam, Pengurusan Akaun Amanah, Perakaunan dan Kewangan Kerajaan dan Pengurusan Hasil.

192

Pada pendapat Audit, kawalan pengurusan Majlis adalah memuaskan. Bagaimanapun, Majlis perlu mengemaskinikan Manual Prosedur Kerja, Fail Meja yang disediakan dan mewujudkan Jawatankuasa Kewangan Dan Akaun supaya perkara mengenai pengurusan kewangan dapat dibincangkan secara spesifik dan menyeluruh. 52.2 KAWALAN HASIL Pada tahun 2004, Majlis memungut hasil berjumlah RM7.22 juta. Hasil Majlis terdiri daripada cukai taksiran, caruman bantu kadar, pelbagai lesen perniagaan, bayaran perkhidmatan, perolehan daripada jualan barangan, pelbagai sewaan, faedah, denda dan hukuman. Semakan Audit mengenai pematuhan terhadap peraturan kewangan berhubung dengan kawalan hasil menunjukkan perkara berikut:

52.2.1 Kawalan Terhadap Borang Hasil Semua cawangan kecil Majlis telah menggunakan resit Kew. 38 dan kupon secara manual untuk membuat pungutan manakala Ibu Pejabat Majlis menggunakan sistem berkomputer. Majlis ada menyelenggara Daftar Borang Hasil yang dikawal dan menyediakan Penyata Mengenai Borang Hasil Yang Dikawal untuk mengawal terimaan, pengeluaran, penggunaan dan baki buku stok resit secara teratur dan mengikut nombor siri. Semakan Audit mendapati borang hasil yang diterima tidak mempunyai bukti semakan dan perakuan tentang kebetulan nombor siri di setiap buku resit sebagaimana kehendak Arahan Perbendaharaan 66(a).

52.2.2 Pengasingan Tugas

Arahan Perbendaharaan 70(a) menghendaki 2 orang pegawai terlibat bagi urusan mengeluarkan resit iaitu seorang pegawai menerima wang dan menandatangani resit, manakala seorang pegawai lain menulis resit. Semakan Audit mendapati pengasingan tugas di kaunter pungutan di peringkat cawangan tidak dibuat kerana hanya seorang pegawai Majlis yang ditugaskan menerima pungutan. Majlis hendaklah mengeluarkan surat kebenaran khas kepada pegawai yang terlibat.

52.2.3 Daftar Mel Arahan Perbendaharaan 71(a) menyatakan pegawai yang bertanggungjawab hendaklah menyenggara satu daftar untuk merekodkan terimaan wang dan dokumen atau barang berharga melalui pos. Arahan Perbendaharaan 71(c) antara lain menyatakan pegawai yang bertanggungjawab bagi mengakaun butiran itu hendaklah mencatatkan nombor resit dalam daftar dan Arahan Perbendaharaan 71(e) pula menyatakan bahawa daftar itu hendaklah disemak setiap hari dengan Buku Tunai oleh seorang pegawai. Semakan Audit mendapati Majlis ada menyelenggara Daftar Mel bagi cek yang diterima pada tahun 2003 dan 2004. Bagaimanapun, nombor resit hasil tidak dicatatkan pada daftar tersebut bagi tujuan pengesahan. Selain itu, tiada bukti bahawa Daftar Mel diperiksa oleh pegawai penyelia untuk mengesahkan kebetulannya.

193

52.2.4 Sistem Resit Berkomputer Pemeriksaan Audit mendapati Majlis menggunakan Sistem Resit Berkomputer yang dibangunkan oleh Kerajaan Negeri. Media storan data seperti disket, kartrij dan kunci ke bilik kasyer dipegang dan disimpan oleh pegawai penyelia Bahagian Komputer Majlis. Penyelia dan operator masing-masing mempunyai kata laluan sendiri untuk membuka sistem. Semakan Audit mendapati buku log tidak diselenggarakan untuk mengawal setiap penggunaan komputer tersebut dan tidak ada daftar pembukaan dan penutupan sistem disediakan oleh seorang pegawai penyelia atau kasyer.

52.2.5 Slip Bayar-Masuk Bank Arahan Perbendaharaan 80(e) menghendaki pegawai penyelia menyemak slip bayaran masuk bank selepas kemasukan wang ke bank bagi memastikan jumlah yang dibankkan adalah betul. Semakan Audit mendapati slip bayar-masuk pungutan ke bank bagi tempoh tahun 2003 dan 2004 tidak disemak oleh pegawai penyelia.

52.2.6 Daftar Pemeriksaan Mengejut

Mengikut Arahan Perbendaharaan 309, pemeriksaan mengejut oleh Ketua Jabatan hendaklah dilakukan tidak kurang daripada sekali dalam tempoh 6 bulan terhadap wang pejabat dan barang berharga yang diamanahkan kepada pegawai lain di Jabatannya. Hasil pemeriksaan hendaklah direkodkan pada Daftar Pemeriksaan Mengejut. Semakan audit mendapati Daftar Pemeriksaan Mengejut itu tidak diselenggarakan bagi merekodkan pemeriksaan itu untuk membuktikan bahawa pemeriksaan mengejut telah dijalankan.

52.2.7 Pungutan Hasil Menggunakan Kad Kredit Pada tahun 2002, pihak Majlis telah menandatangani satu perjanjian dengan sebuah bank tempatan bagi memberi perkhidmatan kepada pembayar cukai. Pembayar cukai menjelaskan bil cukai mereka melalui kemudahan kad kredit berkenaan. Kadar bayaran komisen yang dikenakan oleh bank ialah 1.8% atas jumlah urus niaga. Resit akan dikeluarkan atas nama siberhutang dan pungutan setelah tolak komisen seperti yang dipersetujui dikredit terus ke akaun Majlis secara online. Butiran resit dan jumlah pungutan dicatat pada Buku Tunai. Bagaimanapun, buku daftar bagi merekodkan maklumat kad kredit dan bayaran komisen tidak diselenggarakan oleh Unit Hasil Majlis untuk tujuan kawalan terimaan kad kredit dan bayaran komisen.

52.2.8 Terimaan Hasil Sewa Mengikut rekod, Majlis mempunyai 167 unit gerai, bangku/pasar dan bilik sejuk. Sebanyak 160 unit gerai telah disewakan manakala 7 unit gerai di kawasan Bukit Keremoyang masih kosong atau tidak disewakan. Buku daftar ada diselenggarakan untuk merekodkan dan mengawal terimaan sewa bulanan. Semakan Audit mendapati perkara berikut:

194

a) Tunggakan Hasil Sewa

Tunggakan hasil sewa Majlis pada akhir tahun 2004 berjumlah RM709,105 iaitu meningkat sejumlah RM52,315 berbanding tunggakan hasil sewa tahun 2003 yang berjumlah RM656,790. Semakan Audit mendapati Laporan Tunggakan Hasil Sewa disediakan setiap bulan berdasarkan Buku Daftar Kawalan Bayaran Sewa dan dibawa ke mesyuarat bulanan Majlis. Selain itu, Majlis juga mengambil tindakan untuk memungut tunggakan dengan cara mengeluarkan surat peringatan setiap bulan kepada penyewa. Bagi kes di mana jumlah hutang melebihi RM1,000 adalah didapati Majlis mengeluarkan notis dan mengambil tindakan menyita tempat sewa.

b) Hasil Sewa

Sementara itu, hasil sewa bagi bulan Januari 2004 sehingga Julai 2004 berjumlah RM73,590. Prestasi pungutan sewa bagi tahun 2004 tidak dapat dinilai setakat ini kerana penyata penyesuaian dan penyata tunggakan hasil sewa untuk tahun 2004 belum disediakan.

52.2.9 Cukai Taksiran Am Cukai taksiran adalah hasil utama Majlis. Pada tahun 2004, Majlis telah berjaya memungut hasil dari cukai taksiran berjumlah RM2.13 juta. Semakan Audit terhadap pengurusan pungutan cukai taksiran mendapati perkara berikut: a) Sistem Akaun Cukai Taksiran Berkomputer

Pengurusan Akaun Cukai Harta dilaksanakan sepenuhnya menggunakan Sistem Akaun Cukai Taksiran Berkomputer. Bagaimanapun, Senarai Ringkasan Akaun Cukai Taksiran yang dikeluarkan oleh sistem ini tidak menunjukkan jumlah pungutan dan tunggakan yang sebenar dan tepat. Sebagai alternatif, pada awal tahun 2004 semua pungutan dan tunggakan cukai taksiran direkodkan secara manual. Sementara itu, semakan terhadap daftar yang disediakan mendapati ianya tidak direkodkan dengan kemas kini.

b) Tunggakan Cukai Taksiran

Di bawah Seksyen 148, Akta Kerajaan Tempatan 1976, Majlis boleh mengemukakan notis dan menguatkuasakan ke atas pemilik harta yang mempunyai tunggakan cukai taksiran. Tunggakan cukai taksiran Majlis bagi tahun 2004 berjumlah RM1.15 juta. Majlis telah mengeluarkan notis tuntutan pada setiap bulan dan kemajuan perkara ini ada dibincangkan semasa Mesyuarat Ahli Majlis. Selain itu, Majlis ada membuat keputusan untuk membenarkan tunggakan cukai taksiran dijelaskan secara ansuran. Semakan Audit selanjutnya mendapati Majlis tidak mengambil tindakan penyitaan terhadap pemegang harta yang mempunyai tunggakan.

195

52.2.10 Hasil Tempat Letak Kereta Perjanjian telah dibuat dengan Syarikat Swasta pada bulan September 2003 untuk mengurus pungutan perkhidmatan 525 petak letak kereta Majlis dengan pulangan balik bulanan kepada Majlis sejumlah RM7.00 setiap satu petak. Pihak Majlis masih menjalankan penguatkuasaan dan hasil kompaun yang diperolehi dari penguatkuasaan itu dikongsi sama rata dengan Syarikat tersebut. Hasil yang dipulangkan kepada Majlis pada tahun 2003 berjumlah RM18,355 dan dari bulan Januari 2004 hingga Julai 2004 berjumlah RM27,125.

52.2.11 Terimaan Hasil Kompaun Hasil kompaun adalah terdiri dari kompaun mencegah kekotoran, kesalahan letak kereta, kesalahan penjaja, berniaga tanpa lesen dan kesalahan lain di bawah undang-undang kecil Majlis. Hasil kompaun bagi tahun 2004 berjumlah RM21,570. Seramai 7 orang pegawai Majlis telah diberi kuasa untuk mengkompaun pelbagai kesalahan tersebut. Pegawai yang diberi kuasa untuk membatal dan mengurangkan jumlah kompaun ialah Setiausaha, Ketua Unit Undang-Undang Dan Penguatkuasaan dan Yang Dipertua sendiri. Adalah didapati semua pembatalan borang kompaun yang dikeluarkan adalah jenis kesilapan teknikal sahaja di mana pembatalan dibuat oleh Ketua Unit Undang-undang dan Penguatkuasaan. Daftar Kompaun disediakan dengan lengkap dan resit ada dikeluarkan bagi bayaran kompaun yang diterima. Bagi kompaun yang tidak dijelaskan, Majlis ada mengeluarkan notis sehingga 2 kali. Tiada kes penghutang kompaun dibawa ke mahkamah. 52.2.12 Peti Besi Mengikut Arahan Perbendaharaan 126(a), semua wang tunai, cek dan barangan lain yang berharga yang diterima oleh pejabat awam hendaklah disimpan di dalam peti besi. Arahan Perbendaharaan 128 pula menghendaki anak kunci dan nombor kombinasi peti besi dipegang oleh dua orang pegawai yang berasingan. Semakan Audit mendapati Majlis telah menyediakan kemudahan peti besi untuk menyimpan barangan berharga termasuk hasil pungutan. Semakan Audit mendapati seorang pegawai mempunyai nombor kombinasi peti besi dan pada masa yang sama juga memegang anak kunci peti besi itu. Oleh yang demikian, peraturan kewangan yang menghendaki dua orang pegawai memegang anak kunci dan nombor kombinasi tidak dipatuhi oleh Majlis.

Pada pendapat Audit, pihak Majlis perlu mempertingkatkan kawalan hasil terutamanya penyelenggaraan rekod kewangan dan pematuhan peraturan kewangan kerajaan yang berkaitan. Selain itu, usaha yang lebih agresif perlu diambil untuk memastikan prestasi kutipan tunggakan hasil Majlis dapat dipertingkatkan.

196

52.3 KAWALAN PERBELANJAAN Berdasarkan penyata perbelanjaan sehingga bulan Ogos 2004, sejumlah RM2.24 juta telah dibelanjakan daripada peruntukan berjumlah RM4.43 juta. Pemeriksaan Audit terhadap dokumen dan rekod perbelanjaan mendapati perkara berikut:

52.3.1 Buku Vot Mengikut Arahan Perbendaharaan 95(b) apabila seseorang pegawai memperakui baucar untuk dibayar, pegawai berkenaan hendaklah menurunkan tandatangan ringkas di ruangan yang disediakan dalam Buku Vot. Semakan Audit mendapati kebanyakan catatan yang dibuat di dalam Buku Vot tidak diturunkan tandatangan ringkas oleh pegawai yang diberi kuasa. 52.3.2 Invois Dan Baucar Bayaran Semakan Audit mendapati invois yang diterima tidak di cop tarikh terima. Pihak Majlis hendaklah memastikan semua invois yang diterima di cop terima sebagai salah satu langkah kawalan dalaman. Langkah ini penting untuk mengelakkan berlakunya kes invois lewat dibayar. Ada juga baucar serta dokumen sokongan yang telah dibayar tidak di cop ‘JELAS'. Langkah ini adalah penting untuk mengelakkan dari berlakunya pembayaran dua kali. 52.3.3 Borang Pesanan Tempatan Menurut Arahan Perbendaharaan 176.1(b), perolehan barang tidak melebihi RM20,000 hendaklah menggunakan borang pesanan tempatan. Adalah didapati pesanan tempatan hanya dikeluarkan setelah pembelian dibuat. Pihak Majlis perlu memastikan pesanan tempatan dikeluarkan terlebih dahulu sebelum sebarang pembelian dibuat. Selain itu, terdapat pesanan tempatan asal yang telah dibatalkan tetapi salinan yang dikepilkan bersama tidak di cop ‘BATAL’. Oleh itu, pihak Audit tidak dapat mengesahkan sama ada pembatalan tersebut telah mendapat kelulusan pegawai yang diberi kuasa. 52.3.4 Daftar Bil Arahan Perbendaharaan 103(b) dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 1 Tahun 2002 menyatakan setiap pejabat dikehendaki menyelenggarakan Daftar Bil dengan lengkap dan sempurna bagi memastikan bil dijelaskan dalam tempoh 1 bulan dari tarikh diterima. Semakan Audit mendapati Daftar Bil tersebut tidak diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. Butiran seperti tarikh, jumlah, nombor baucar bayaran dan tarikh bil tidak direkodkan. Juga tiada bukti pegawai penyelia menyemak daftar sekurang-kurangnya 3 bulan sekali.

Pada pendapat Audit, kawalan perbelanjaan Majlis boleh dipertingkatkan jika sekiranya semua peraturan kewangan dipatuhi sewajarnya. Selain itu, Ketua

197

Jabatan dan pegawai penyelia hendaklah sentiasa peka dan memantau kerja yang dijalankan oleh kakitangannya. 52.4 PENGURUSAN PELABURAN Pemeriksaan Audit terhadap pengurusan dan rekod pelaburan mendapati Majlis ada melabur dalam simpanan tetap di institusi kewangan yang diluluskan. Faedah simpanan tetap telah diterima dengan betul dan rekod yang berkaitan telah diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. Jumlah simpanan tetap sehingga akhir bulan Disember 2003 adalah berjumlah RM1.20 juta adalah di atas nama Majlis. Semakan Audit juga mendapati tidak berlakunya kes simpanan tetap dicairkan sebelum tarikh tempoh matang pelaburan tersebut. Pada pendapat Audit, secara keseluruhannya pelaburan Majlis telah diuruskan dengan memuaskan. 52.5 PENGURUSAN AKAUN AMANAH/DEPOSIT Majlis menyelenggara akaun deposit yang terdiri daripada deposit tender, sewa, pelan dan kerja pembersihan. Baki akaun deposit pada bulan Disember 2004 berjumlah RM1.44 juta. Pemeriksaan Audit mendapati perkara berikut: 52.5.1 Buku Daftar Deposit

Mengikut Arahan Perbendaharaan 156, Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab menyelenggarakan dengan betul akaun deposit di bawah jagaannya. Satu daftar deposit hendaklah diselenggara dengan mencatatkan nama pendeposit, alamat, nombor deposit, nombor resit, butiran bayaran dan nombor rujukan bayaran balik deposit. Adalah didapati pihak Majlis telah menyelenggarakan daftar tersebut dengan lengkap dan kemas kini. 52.5.2 Senarai Baki Individu Arahan Perbendaharaan 159 menghendaki setiap tahun baki dalam rekod kecil di jumlah dan disamakan dengan akaun utama sekurang-kurangnya sekali setahun. Satu senarai baki pada akhir bulan Disember tiap-tiap tahun hendaklah disediakan. Pihak Audit mendapati Majlis telah menyediakan senarai baki individu bagi tahun berakhir 2003 selaras dengan kehendak Arahan Perbendaharaan tersebut. 52.5.3 Kumpulan Wang Pinjaman Kenderaan Dan Komputer Rekod pinjaman utama Kumpulan Wang Pinjaman Kenderaan dan Komputer adalah Buku Daftar Pinjaman, selain dari fail peribadi dan rekod akaun pinjaman. Sebanyak 9 pinjaman kenderaan dan 8 pinjaman komputer telah dikeluarkan pada tahun 2003 sehingga bulan September 2004. Semakan Audit mendapati perkara berikut:

198

a) Rekod Pinjaman Semakan Audit mendapati semua pinjaman kenderaan dan komputer tidak dicatatkan di dalam buku perkhidmatan kakitangan yang berkenaan. Majlis dalam jawapannya menyatakan telah mengambil tindakan mengenai perkara ini.

b) Perjanjian Pinjaman Lewat Ditandatangani

Semakan Audit terhadap perjanjian pinjaman kenderaan/komputer mendapati pembelian telah dilakukan sebelum surat perjanjian ditandatangani dan dimatikan setem. Adalah disyorkan agar pihak Majlis mengeluarkan cek pinjaman hanya setelah perjanjian pinjaman ditandatangani untuk mengelakkan sebarang kerumitan kepada Majlis.

c) Cop Hak milik

Semakan Audit mendapati bagi pendahuluan kenderaan, Kad Pendaftaran Kenderaan telah di cop ‘Hak Milik Majlis Daerah Simpang Renggam’.

d) Salinan Sijil Insurans Komprehensif

Semakan Audit terhadap fail pinjaman kenderaan mendapati pihak Majlis tidak menyimpan salinan Sijil Insurans Komprehensif bagi setiap kenderaan. Salinan Sijil tersebut hendaklah dikemukakan oleh pembeli kepada Majlis setiap tahun sehingga pinjaman selesai.

52.6 PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI Pengurusan aset dan inventori yang cekap dan berkesan dari segi penyelenggaraan, penjagaan dan pengawalan adalah perlu bagi menjamin aset Majlis berada dalam keadaan baik dan sempurna. Pada akhir tahun 2004, Majlis mempunyai aset berjumlah RM3.59 juta yang terdiri daripada bangunan bernilai RM1.77 juta, kenderaan bernilai RM0.77 juta, loji dan jentera bernilai RM0.09 juta. Selain itu, Majlis juga mempunyai kelengkapan pejabat dan perabot bernilai RM0.69 juta dan peralatan elektronik bernilai RM0.27 juta. Harta modal dan inventori merupakan elemen penting menjana aktiviti Majlis. Harta berkenaan hendaklah di rekod dalam Daftar Harta Modal dan Inventori. Peraturan Kerajaan yang berkaitan seperti Tatacara Pengurusan Stor dan Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1991 perlu dipatuhi. Dari semakan Audit, perkara yang ditemui adalah seperti berikut:

52.6.1 Daftar Harta Modal/Inventori Tidak Kemas kini Mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1991, Daftar Harta Modal dan Inventori hendaklah diselenggara dengan lengkap dan kemas kini bagi mengawal aset Majlis. Majlis ada menyelenggara Daftar tersebut tetapi tidak kemas kini kerana tidak diisi dengan maklumat mengenai lokasi, tandatangan pegawai yang bertanggungjawab, tandatangan penempatan dan bahagian pemeriksaan harta modal.

199

52.6.2 Nombor Siri Kawalan dan Tanda Hak Milik Majlis Nombor siri dan tanda hak milik Majlis pada harta modal adalah sebagai satu kawalan dalaman dan juga untuk memudahkan pihak Majlis mengesan harta miliknya. Pemeriksaan Audit mendapati kerusi dan meja tidak dicatat dengan nombor kawalan inventori dan tanda hak milik Majlis walaupun sistem tagging telah dimulakan oleh pihak Majlis sejak tahun 2002 lagi. 52.6.3 Daftar Stok Bekalan Pejabat Semakan Audit pada akhir bulan September 2004 mendapati semua stok bekalan pejabat adalah disimpan dengan teratur dalam kabinet besi. Adalah didapati Daftar Stok Bekalan Pejabat telah diselenggara dengan kemas kini di mana baki mengikut rekod adalah bersamaan dengan baki fizikal.

52.6.4 Pengurusan Kenderaan Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1980 dan Surat Pekeliling Am Bilangan 2 Tahun 1995 menjelaskan peraturan mengenai penggunaan, pengurusan dan penyelenggaraan kenderaan kerajaan. Bilangan kenderaan yang dimiliki oleh Majlis pada tahun 2004 adalah sebanyak 15 unit kenderaan yang terdiri daripada 6 buah lori, sebanyak 6 buah pelbagai jenis kereta dan van dan 3 buah trailer. Semakan Audit terhadap Buku Log mendapati rekod ini tidak diselenggara dengan kemas kini dan lengkap. Antara maklumat yang tidak dicatatkan dengan lengkap adalah seperti butiran kenderaan, jadual penyelenggaraan, pembaikan dan penggantian, rekod tayar dan butiran mengenai penggunaan kenderaan. Tujuan maklumat ini direkodkan dengan lengkap dan kemas kini adalah bagi membantu pihak Majlis memastikan setiap kenderaan Majlis telah digunakan dan diselenggarakan dengan sebaiknya.

52.6.5 Pemeriksaan Tahunan Mengikut Perkara 238 Tatacara Pengurusan Stor, pemeriksaan harta modal hendaklah dilakukan sekurang-kurangnya sekali bagi tempoh 2 tahun dan direkodkan ke dalam Daftar Harta Modal yang berkenaan. Semakan Audit mendapati tiada bukti menunjukkan pemeriksaan harta modal pernah dilakukan terhadap semua harta Majlis.

52.6.6 Pelupusan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1997 menjelaskan tatacara pelupusan aset dan barang kerajaan. Pihak Audit mendapati pelupusan tidak pernah dilakukan oleh pihak Majlis. Pihak Audit difahamkan perkara ini berlaku disebabkan oleh kerapnya berlaku pertukaran di kalangan pegawai yang terlibat. Ini memerlukan pelantikan dibuat semula dan sehingga kini ia masih belum dibuat.

Pada pendapat Audit, pengurusan aset Majlis perlu diperbaiki dan dipertingkatkan dari semasa ke semasa. Walaupun Daftar Harta Modal dan Inventori ada diselenggarakan tetapi ia masih perlu dikemas kini agar penyediaannya selaras dengan peraturan Kerajaan. Tindakan pemantauan dengan mengadakan

200

pemeriksaan terhadap harta modal perlu dilaksanakan bagi memastikan kedudukan dan status penggunaannya. Selain itu, Majlis perlu memantau penyelenggaraan Buku Log dan memastikan kenderaan digunakan untuk tujuan yang dibenarkan.

53. RUMUSAN DAN SYOR AUIDT

Pada keseluruhannya, pengurusan kewangan Majlis Daerah Simpang Renggam adalah memuaskan. Penyelenggaraan rekod kewangan seperti aspek perbelanjaan, hasil dan amanah bertambah baik. Namun begitu, pengurusan aset masih belum memuaskan lagi kerana Daftar Harta Modal, Daftar Pergerakan Harta dan Buku Log Kenderaan yang disediakan masih belum diisikan dengan maklumat secara lengkap dan kemas kini. Berpandukan kepada jawapan yang diberikan oleh Majlis mengenai isu yang dibangkitkan oleh Audit, prestasi pengurusan kewangan di Majlis Daerah Simpang Renggam boleh dipertingkatkan lagi ke tahap yang membanggakan.

201

MAJLIS PERBANDARAN MUAR PEMBINAAN DAN PENGURUSAN GERAI 54. LATAR BELAKANG Majlis Perbandaran Muar (Majlis) yang dahulunya dikenali sebagai Majlis Daerah Muar Selatan telah ditubuhkan pada bulan Ogos 1976 di bawah Akta Kerajaan Tempatan 1976. Majlis adalah gabungan daripada Majlis Bandaran Bandar Maharani dan tujuh Majlis Tempatan iaitu Bukit Bakri, Parit Jawa, Bukit Pasir, Panchor, Pagoh, Bukit Kepong dan Lenga. Keluasan kawasan pentadbiran Majlis adalah seluas 353 km. persegi. Majlis telah dinaikkan taraf daripada Majlis Daerah kepada Majlis Perbandaran pada bulan Januari 2001. Fungsi utama Majlis adalah mengatur, mengawal dan memperkemaskan kemudahan awam, pembangunan bandar dan kebersihan alam sekitar. Gerai perniagaan adalah salah satu kemudahan awam yang disediakan oleh Majlis. Tujuan utama pembinaan gerai tersebut adalah untuk menempatkan semua peniaga dalam satu kawasan gerai yang lebih tersusun, selesa dan bersih di samping menggalakkan penyertaan kaum Bumiputera dalam bidang perniagaan. Pihak Majlis telah mengubahsuai, menaik taraf gerai dan kedai makan sedia ada kepada kedai makan Majlis yang baru bagi menarik lebih ramai peniaga dan pengunjung di sekitar Daerah Muar dan luar. Sepanjang tahun 2001 hingga 2003, Majlis telah membelanjakan sejumlah RM2.28 juta untuk membina 5 buah gerai yang mengandungi 69 unit ruang niaga. 55. OBJEKTIF PENGAUDITAN Objektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada Majlis Perbandaran Muar mengendalikan pembinaan dan pengurusan gerai dengan cekap dan berkesan untuk mencapai matlamatnya.

56. SKOP DAN KAEDAH PENGAUDITAN Skop pengauditan tertumpu kepada projek yang dilaksanakan oleh Majlis bagi tempoh tahun 2001 hingga 2004. Sebanyak 3 projek telah dipilih untuk dikaji secara mendalam kerana projek tersebut melibatkan perbelanjaan besar berjumlah RM1.64 juta. Kaedah pengauditan ialah dengan menyemak rekod kewangan, daftar, fail, surat perjanjian dan dokumen yang berkaitan. Selain itu, pihak Audit juga mengadakan perbincangan dengan pegawai Majlis serta temu bual dengan penyewa. Lawatan ke tapak gerai juga dibuat untuk mendapatkan gambaran sebenar keadaan gerai yang dibina.

202

57. PENEMUAN AUDIT 57.1 PERANCANGAN Perancangan merupakan perkara penting yang perlu dilakukan sebelum sesuatu projek dilaksanakan. Perancangan yang teliti akan membantu Majlis mencapai matlamat yang ditetapkan. Perancangan yang dimaksudkan itu adalah seperti berikut : 57.1.1 Dasar Kerajaan

Dasar dan strategi Program Kerajaan Tempatan pada tahun 2004 dan Rancangan Malaysia Ke Lapan (RMK 8) secara keseluruhannya adalah menjurus ke arah menyediakan keselesaan kependudukan di mana Pihak Berkuasa Tempatan (PBT) perlu memberikan perkhidmatan kesihatan, keselamatan dan kesentosaan kepada warga tempatan. Di antara peranan PBT untuk melaksanakan program pembangunan RMK 8 ialah meningkatkan kebersihan dari aspek alam sekitar, tempat pelancongan, tandas awam dan premis makanan.

57.1.2 Undang-Undang Dan Peraturan

Mengikut seksyen 103, Akta Kerajaan Tempatan 1976, Majlis mempunyai kuasa tambahan untuk menyediakan tempat kemudahan awam sama ada membina, menaik taraf dan menyelenggara bagi memberi keselesaan di kawasan Perbandarannya. Majlis juga mempunyai kuasa am untuk membuat undang-undang kecil yang akan disahkan oleh Pihak Berkuasa Negeri dan undang-undang kecil tersebut hendaklah diwartakan sebelum dikuatkuasakan. 57.1.3 Kajian Kemungkinan Sebelum sesuatu projek pembinaan gerai dilaksanakan, lokasi atau tapak adalah perkara utama yang perlu diberi perhatian oleh Majlis. Lokasi projek yang dipilih adalah terdiri daripada kawasan bandar/pekan, tempat kediaman dan tempat yang strategik berdasarkan perangkaan penduduk dan peniaga. Sebelum sesuatu lokasi atau tapak dipilih, status hak milik tanah disahkan terlebih dahulu bagi mengelakkan bantahan dari tuan punya tanah atau sebarang halangan lain. Sekiranya tapak tersebut milik Kerajaan Negeri, kelulusan perlu diperolehi terlebih dahulu. Selain dari kedudukan kesesuaian sesuatu tapak, kajian kemungkinan perlu dibuat supaya lokasi yang dipilih itu mendapat sambutan dan bersesuaian. 57.1.4 Matlamat Dan Sasaran Pembinaan Gerai

a) Gerai Tanjung Emas

Tujuan gerai Tanjung Emas dibina adalah untuk memindahkan gerai yang sedia ada bersebelahan dengan Dataran Tanjung Emas yang tidak sesuai lagi. Ini disebabkan kawasan gerai lama akan dijadikan tapak perluasan Dataran Tanjung Emas. Gerai Tanjung Emas dijangka mengandungi 15 unit tempat berniaga yang

203

diperuntukkan kepada peniaga lama. Jenis perniagaan yang dicadangkan oleh Majlis di gerai tersebut adalah terdiri dari penjualan makanan dan minuman.

b) Gerai Maharani

Tapak gerai Maharani adalah terletak di tepi sungai Muar yang dahulunya adalah perhentian teksi dan bas Jalan Maharani bersebelahan dengan pejabat Lembaga Kemajuan Perikanan Malaysia. Gerai tersebut dibina bagi mempertingkatkan kemudahan dan prasarana di perhentian bas dan teksi untuk kemudahan orang ramai. Gerai Maharani dicadangkan mengandungi 12 unit gerai di mana peniaganya terdiri daripada peniaga yang berniaga di tapak lama dan bakinya akan diberi kepada peniaga lain. Gerai yang dicadangkan adalah gerai menjual makanan dan minuman, kain, barang keperluan harian, buah-buahan dan membaiki alat elektrik.

c) Gerai Pekan Pagoh

Tujuan gerai ini dibina adalah bagi menempatkan dan menyusun semula peniaga di sekitar kawasan Pekan Pagoh di samping meningkatkan pembangunan ekonomi pekan tersebut. Untuk mencapai tujuan pembinaan gerai itu, Majlis telah mencadangkan sebanyak 16 unit gerai dibina. Pembahagian gerai ini akan dilaksanakan mengikut kuota iaitu kaum Bumiputera sebanyak 10 gerai, kaum Cina 4 gerai dan kaum India sebanyak 2 gerai. Jenis perniagaan yang dicadangkan adalah 8 unit gerai makan dan minum, sebanyak 2 unit menjual bunga/buah manakala baki 6 unit lagi untuk jenis perniagaan bukan makanan seperti alat tulis, gerai jahit, komputer, alat elektrik, kedai gunting rambut dan sebagainya.

57.1.5 Pelan Tindakan

Semasa menyediakan pelan perancangan yang bersepadu dan terancang, Majlis hendaklah menyediakan program pembangunan pembinaan gerai secara bersistematik dan menyeluruh di semua kawasan pentadbirannya. Sebelum sesuatu projek diluluskan, maklumat perancangan perlu dikemukakan kepada Pihak Berkuasa Negeri dan Persekutuan. Maklumat bagi kelulusan projek adalah terdiri daripada nama projek, kos projek, pecahan sumber pembiayaan, peruntukan dipohon dan peruntukan telah diberi atau dibelanjakan. Bagi projek yang dibiayai daripada peruntukan Persekutuan, maklumat mengenai keterangan projek hendaklah dikemukakan seperti latar belakang, objektif, komponen dan justifikasi projek.

57.1.6 Kaedah Pelaksanaan

Pembinaan gerai Majlis adalah dibuat secara tender manakala pemilihan kontraktor pula diluluskan oleh Pejabat Kemajuan Negeri Johor memandangkan peruntukan tersebut diperoleh daripada Kementerian Perumahan Dan Kerajaan Tempatan. Manakala pengurusan penyewaan gerai akan diselenggarakan oleh Majlis mengikut garis panduan yang ditetapkan iaitu :

204

a) Permohonan Perniagaan Peniaga yang memohon untuk menjalankan perniagaan di gerai Majlis perlu melalui proses yang telah ditetapkan oleh Majlis. Ini bagi mengelakkan daripada rungutan di kalangan pemohon yang tidak berjaya. Bagi gerai yang baru dibina, proses permohonan dan pengundian yang dilaksanakan berpandukan kepada syarat yang ditetapkan dalam garis panduan Majlis. Manakala bagi gerai yang menempatkan peniaga asal, proses permohonan sebagaimana di atas tidak diikuti. Ini kerana kesemua mereka akan dipilih secara automatik. Garis panduan pengambilan penyewa adalah seperti berikut :

Permohonan perlu dibuat melalui borang rasmi yang dikeluarkan oleh Majlis

dan dikenakan bayaran sejumlah RM1 dan bayaran proses sejumlah RM5. Pemohon hendaklah terdiri daripada Warganegara Malaysia dan menetap di

kawasan sekitar pekan atau kawasan berkenaan. Keutamaan adalah diberikan kepada mereka yang mempunyai pengalaman

sekurang-kurangnya 5 tahun dalam bidang perniagaan. Satu proses temu duga diadakan bagi memilih pemohon oleh Lembaga Temu

Duga Gerai. Pemohon yang berjaya dikehendaki menandatangani Surat Perjanjian

Penyewaan Gerai Majlis dan dikehendaki mematuhi syarat yang terkandung di dalam surat perjanjian tersebut. Antaranya membayar deposit sebanyak 3 bulan kadar sewa, deposit bekalan air sejumlah RM200 kepada Majlis manakala deposit bekalan elektrik dibayar terus oleh penyewa kepada pihak Tenaga Nasional Berhad.

Pemohon yang berjaya dikehendaki memiliki lesen perniagaan dan mematuhi syarat kesihatan, pelesenan dan undang-undang yang berkaitan serta diguna pakai oleh pihak Majlis.

b) Penyewaan Gerai

Penyewa hendaklah mengikut garis panduan yang telah ditetapkan bagi menjaga kebersihan dan keselesaan di gerai tempat mereka berniaga. Garis panduan adalah seperti berikut :

Penyewa gerai dilarang membuat sebarang ubahan dan tambahan ke atas

struktur bangunan tanpa kebenaran bertulis daripada Majlis. Penyewa hendaklah menyediakan tong sampah yang bertutup. Penyewa tidak dibenarkan meletak barang jualan di ruang medan makan dan

dilarang membuat penambahan meja dan kerusi tanpa kebenaran. Penyewa hendaklah memastikan segala sisa makanan yang ada di atas meja

dilarang dibuang di atas lantai. Penyewa gerai dilarang mencuci dan meletakkan pinggan mangkuk di singki

yang disediakan.

205

Kenderaan penyewa tidak dibenarkan diletakkan di bahagian belakang medan selera kecuali bagi kerja pemunggahan barang.

Menyewakan gerai kepada pihak lain sama ada keseluruhan atau sebahagian adalah dilarang.

Penyewa dikehendaki mematuhi waktu berniaga iaitu dari jam 8.00 pagi hingga 10.00 malam. Penyewa hanya dibenarkan menutup perniagaan sehari dalam seminggu. Denda RM30 sehari akan dikenakan jika menutup perniagaan tanpa dimaklumkan kepada Majlis.

Penyewa adalah tertakluk kepada Undang-undang Kecil Pelesenan Tred, Perniagaan, Perindustrian dan Profesion (MDMS) 1981 & Patil Lesen RM4 dan apa-apa jua kehendak Akta, Ordinan, Perintah, Kaedah atau mana-mana undang-undang bertulis semasa berjalannya tempoh sewaan.

c) Penamatan Penyewaan

Sekiranya penyewa melanggar atau melakukan kesalahan peraturan sewa, mereka akan dikenakan tindakan sama ada hendak membaiki atau pun ditamatkan penyewaan. Untuk menamatkan perkhidmatan sewa, Majlis perlu mengikuti garis panduan yang disediakan sebagaimana berikut :

Siasatan akan dijalankan oleh Majlis apabila penyewa gagal mematuhi syarat

penyewaan gerai. Mengemukakan notis remedi 14 hari kepada penyewa bagi membuat

pembaikan ke atas kesalahan yang telah dilakukan. Selepas 14 hari dari tarikh notis remedi itu diberikan, Majlis akan membuat

siasatan sekali lagi sama ada penyewa masih mengulangi kesalahan yang sama.

Jika penyewa masih melakukan kesalahan, Yang Dipertua Majlis akan mengeluarkan surat penamatan sewa kepada penyewa terbabit.

Penamatan penyewa ini akan di bawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan, Perkhidmatan dan Perkara Am untuk tindakan.

. 57.1.7 Jawatankuasa Pengurusan

Bagi menguruskan penyewaan gerai, pihak Majlis merancang untuk menubuhkan beberapa jawatankuasa yang akan bertindak dan menilai perjalanan penyewaan gerai Majlis. Antara jawatankuasa yang akan ditubuhkan adalah :

a) Jawatankuasa Tender Pembinaan Gerai b) Jawatankuasa Temu Duga Permohonan Gerai c) Jawatankuasa Kewangan, Perkhidmatan & Perkara Am d) Jawatankuasa Pemantauan

206

57.1.8 Keperluan Kewangan Pembinaan gerai Majlis adalah menggunakan peruntukan daripada Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan (KPKT). Manakala pengurusan dan penyelenggaraan gerai akan dibiayai daripada peruntukan Majlis sendiri.

a) Anggaran Kos Projek

Mengikut peraturan, sebelum sesuatu peruntukan diluluskan, anggaran kasar bagi kos setiap projek perlu disediakan. Bagi tujuan ini, Jabatan Kejuruteraan Majlis dipertanggungjawabkan bagi menentukan kos setiap projek yang akan dilaksanakan dan diluluskan dalam mesyuarat Ahli Majlis. Anggaran kos projek terhadap 3 gerai tersebut adalah berjumlah RM1.64 juta. Maklumat lanjut adalah seperti di Jadual 50.

Jadual 50

Anggaran Kos Projek

Bil. Projek Kos Projek

(RM) Tahun Siap

Bilangan Unit

1. Gerai Maharani 320,708.00 2001 12 2. Medan Selera Tanjung Emas 590,647.00 2001 15

3. Gerai Pekan Pagoh 724,781.00 2002 16

Jumlah 1,636,136.00 43 Sumber: Rekod Majlis

b) Anggaran Kos Penyelenggaraan

Semua aduan mengenai kerosakan dan penyelenggaraan gerai dan ruang niaga akan dirujuk kepada Jabatan Penilaian Dan Pengurusan Harta. Jabatan Penilaian Harta akan memaklumkan mana-mana kerosakan atau membaik pulih gerai kepada Jabatan Kejuruteraan untuk tindakan penyelenggaraan. Jenis-jenis penyelenggaraan yang dijalankan adalah penyelenggaraan berkala dan segera. Bagi penyelenggaraan berkala, Majlis akan memastikan kebersihan di sekitar kawasan gerai. Manakala penyelenggaraan segera adalah seperti pembaikan kerosakan bumbung gerai, singki, lampu, paip bocor, kerusi meja dan cermin tingkap. Mengikut anggaran Majlis, perbelanjaan penyelenggaraan bagi tahun 2001 hingga 2003 adalah antara RM40,000 hingga RM50,000 setahun.

c) Anggaran Pungutan Hasil Sewa

Jabatan Penilaian Dan Pengurusan Harta menguruskan semua pungutan sewa gerai Majlis. Majlis ada menyenggara daftar sewaan bagi mengawal pungutan sewa setiap bulan. Kadar sewa gerai adalah berdasarkan kepada kedudukan lokasi dan kepadatan jumlah bilangan penduduk sesuatu lokasi. Kadar sewaan gerai yang dikenakan adalah di antara RM180 hingga RM300 sebulan. Kadar sewa tersebut diluluskan semasa Mesyuarat Ahli Majlis. Berdasarkan kepada kajian yang dilakukan oleh Majlis pulangan ke atas kos membina gerai dijangka

207

diperolehi kembali dalam tempoh 10 tahun. Mengikut anggaran Majlis, pungutan hasil sewa gerai bagi tahun 2001 hingga 2003 terhadap 3 gerai tersebut adalah berjumlah RM320,400. Maklumat lanjut seperti di Jadual 51.

Jadual 51

Anggaran Pungutan Hasil Sewa Gerai

Bil Nama Gerai Bilangan

Unit Gerai

Kadar Sewa

Sebulan (RM)

2001 (RM)

2002 (RM)

2003 (RM)

Jumlah (RM)

1. Gerai Maharani 12 300.00 43,200 43,200 43,200 129,600

2. Medan Selera Tanjung Emas 15 300.00 54,000 54,000 54,000 162,000

3. * Gerai Pekan Pagoh 16 180.00 - - 28,800 28,800

JUMLAH 43 97,200 97,200 126,000 320,400Nota * Berkuat kuasa pada bulan Mac 2003

57.1.9 Keperluan Guna Tenaga Dan Latihan

a) Struktur Pengurusan Majlis mempunyai 7 Jabatan, antaranya adalah Jabatan Kejuruteraan, Penilaian dan Pengurusan Harta, Khidmat Nasihat, Kewangan, Perancangan Dan Bangunan, Perundangan Dan Penguatkuasaan dan Perkhidmatan Perbandaran Dan Kesihatan. Bagi menguruskan pembinaan dan penyelenggaraan gerai, jabatan yang terlibat adalah Jabatan Kejuruteraan sementara pengurusan gerai Majlis dikendalikan oleh Jabatan Penilaian Dan Pengurusan Harta. Jabatan Penilaian dan Pengurusan Harta dianggotai 20 kakitangan yang melibatkan 3 Bahagian iaitu Bahagian Pentadbiran Cukai Harta, Bahagian Pengurusan Harta dan Bahagian Penilaian. Jabatan ini diketuai oleh Pegawai Penilaian Gred W41. Jabatan ini bertanggungjawab untuk mengurus semua harta iaitu membuat pengiklanan, proses permohonan, pemilihan penyewa dan pengurusan gerai. Antara fungsi Jabatan Penilaian Dan Pengurusan Harta adalah berikut: i) Mengurus kutipan sewa, penyerahan bil sewa, kutipan bil air bagi semua

gerai Majlis. ii) Mengurus, memproses permohonan gerai dan temu duga. iii) Membuat pemantauan, penguatkuasaan, penyitaan, penamatan sewa bagi

penyewa yang melanggar syarat penyewaan. iv) Mengkaji dan menyediakan kertas kerja kajian kemungkinan bagi apa-apa

cadangan penswastaan.

b) Latihan Latihan dan kursus yang diberikan kepada kakitangan secara berkala dapat meningkatkan pengetahuan dan kemahiran dalam menjalankan tugas. Majlis ada menyediakan perancangan untuk mengadakan kursus atau menghantar

208

kakitangannya menghadiri kursus yang berkaitan dengan pengurusan dan penilaian harta Majlis.

57.1.10 Promosi

Proses penyewaan gerai bermula secara hebahan kepada orang awam/peniaga melalui notis penyewaan di Jabatan/Agensi Kerajaan, kedai makan/minuman, pasar, masjid, persatuan penjaja, ahli-ahli Majlis dan penghulu mukim. Ini bertujuan untuk menarik perhatian peniaga supaya berniaga di tempat yang lebih selesa, bersih dan teratur.

57.1.11 Kaedah Pemantauan Kaedah pemantauan gerai perlu diwujudkan untuk memastikan pengurusan gerai dapat diselenggarakan dengan cekap dan penyewa gerai mematuhi syarat dan peraturan yang ditetapkan. Pemantauan pengurusan gerai perlu mengambil kira pelbagai aspek seperti mengadakan penguatkuasaan dan menubuhkan jawatankuasa pemantauan.

Pada pendapat Audit, perancangan yang dibuat oleh Majlis terutamanya dari segi perancangan projek, perolehan kontrak, hasil sewa dan promosi adalah teratur. 57.2 PELAKSANAAN Bagi memastikan pelaksanaan projek dibuat mengikut perancangan dan dapat dilaksanakan dengan cekap dan mencapai matlamatnya, Majlis telah menentukan kaedah pelaksanaan projek berjalan dengan lancar, peruntukan kewangan mencukupi dan memantau kerja kontraktor. Pemeriksaan Audit mendapati perkara berikut : 57.2.1 Kajian Kemungkinan Jabatan Kejuruteraan bertanggungjawab bagi memastikan bahawa tapak projek atau

gerai telah dikenal pasti dan disahkan statusnya sebelum ianya dibangunkan agar tiada halangan atau bantahan. Adalah diperhatikan Majlis ada menjalankan pemilihan lokasi tersebut mengikut garis panduan yang ditetapkan. Bagaimanapun, pemeriksaan Audit mendapati daripada tiga projek pembinaan gerai yang dipilih sebagai contoh, terdapat dua projek yang tidak dapat dikenal pasti status hak milik tanah, nombor rizab, surat kelulusan atau surat kebenaran daripada Kerajaan Negeri. Gerai yang terlibat adalah gerai Tanjung Emas dan Pekan Pagoh. Semakan terhadap fail gerai Tanjung Emas mendapati pihak Majlis ada memohon pendapat dan ulasan daripada Pejabat Tanah Daerah Muar. Bagaimanapun, pihak Audit tidak dapat mengesahkan status hak milik tanah kerana tiada maklumat diperolehi daripada Pejabat Tanah Daerah Muar. Sementara bagi gerai Pekan Pagoh pula, fail projek tidak diserahkan untuk disemak.

Pada pendapat Audit, pemilihan tapak yang dibuat oleh Majlis adalah sesuai dan strategik. Bagaimanapun, Majlis perlu memberi perhatian serius mengenai kedudukan status tapak projek kerana akhirnya bangunan tersebut akan menjadi aset kepada Majlis.

209

57.2.2 Pelan Tindakan

Pelan perancangan/tindakan perlu diadakan untuk memberikan gambaran yang menyeluruh tentang perancangan, objektif dan pencapaiannya. Amalan yang dilaksanakan oleh Majlis dalam melaksanakan pembinaan gerai adalah berdasarkan daripada maklumat Ahli Majlis. Cadangan bagi memilih kawasan atau tapak gerai akan disuarakan semasa mesyuarat Ahli Majlis dijalankan. Setelah persetujuan dicapai, pihak Majlis akan menyiasat untuk memastikan status hak milik tanah dan seterusnya mengemukakan cadangan tersebut kepada Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan untuk mendapatkan sumber peruntukan. Semakan Audit mendapati Majlis tidak mengemukakan maklumat lengkap seperti latar belakang projek, objektif projek dan sebagainya. Bagaimanapun, maklumat ini hanya disediakan dan dibincangkan semasa mesyuarat Jawatankuasa Kewangan, Perkhidmatan Dan Perkara Am dan mesyuarat Ahli Majlis.

Pada pendapat Audit, walaupun Majlis tidak mempunyai pelan perancangan yang terperinci dan bersistematik namun Majlis berupaya melaksanakan projek gerai dengan memuaskan.

57.2.3 Struktur Gerai

a) Gerai Tanjung Emas

Jumlah gerai yang dibina adalah sebanyak 15 unit. Ukuran ruangan gerai adalah 192 kaki persegi manakala ruang makan berukuran 240 kaki persegi. Oleh itu, ruang keseluruhan lantai bagi setiap unit gerai berjumlah 432 kaki persegi. Setiap unit gerai disediakan dengan 4 buah meja makan dan 16 kerusi jenis kekal. Gerai Tanjung Emas dapat menampung 240 orang pengunjung dalam satu masa. Lawatan ke tapak projek menunjukkan pihak Majlis telah melaksanakan projek ini sebagaimana yang ditetapkan.

b) Gerai Maharani

Struktur gerai Maharani adalah jenis kekal dengan beratapkan spande roofing, dinding konkrit dan berlantaikan simen. Gerai ini juga mempunyai siling jenis asbestos dan pintu jenis roller shuttle. Keluasan bagi setiap unit gerai adalah berukuran 252 kaki persegi. Jumlah gerai yang dibina adalah berjumlah 12 unit. Hasil dari lawatan ke tapak gerai menunjukkan keadaan bangunan adalah dibina mengikut struktur yang dicadangkan.

c) Gerai Pekan Pagoh Jumlah keseluruhan gerai yang dibina berjumlah 16 unit. Setiap satunya mempunyai keluasan lantai 600 kaki persegi. Struktur gerai menggunakan komponen bata berlepar, simen, metal deck dan asbestos. Sementara, lantai gerai pula menggunakan mosaic.

210

Pada pendapat Audit, ketiga gerai ini telah dibina mengikut struktur yang ditetapkan.

57.2.4 Kaedah Pelaksanaan

a) Pemilihan Kontraktor

Selepas Ahli Majlis meluluskan pelaksanaan sesuatu projek, pelawaan tender bagi projek ini akan dibuat. Semua pelawaan tender telah diberi publisiti dengan mengiklankan tender atau sebut harga sekurang-kurangnya di dalam satu akhbar harian utama. Jawatankuasa Tender dilantik untuk menilai perakuan tender. Untuk pelawaan tender yang melibatkan peruntukan Kerajaan Persekutuan, Jawatankuasa Tender peringkat Majlis dilantik bagi memilih dan mencadangkan penender yang layak dan dibawa ke Lembaga Perolehan Persekutuan di Peringkat Negeri Johor untuk menilai perakuan tender. Ahli Jawatankuasa Tender peringkat Majlis terdiri daripada Yang Dipertua Majlis, seorang Ahli Majlis, Jurutera JKR Daerah Muar, Setiausaha Majlis dan Pentadbir Tanah Daerah Muar manakala Ahli Lembaga Perolehan Persekutuan di Peringkat Negeri Johor terdiri daripada Pengerusi Tender Tawaran Persekutuan (Pegawai Pembangunan Negeri), Pengarah Kerja Raya Johor, Pengarah Pengairan Dan Saliran Johor dan Penolong Pengarah Perdagangan Dalam Negeri Cawangan Johor. Surat setuju terima tender akan dikeluarkan kepada penender yang berjaya. Pemeriksaan Audit mendapati urusan pemilihan kontraktor mengikut projek yang dijalankan adalah seperti berikut:

i) Projek Gerai Maharani

Pelantikan kontraktor dibuat melalui tender khas Bumiputera yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dalam kelas ‘D’ dan Lembaga Industri Pembinaan Malaysia (CIDB). Tawaran tender telah diiklankan dalam akhbar tempatan. Sebanyak 17 kontraktor mengambil bahagian dalam tawaran tender tersebut. Kontraktor berkenaan mempunyai pengalaman yang berkaitan dan memenuhi syarat. Lembaga Perolehan Persekutuan telah memilih penender sebagaimana cadangan dari Jawatankuasa Tender Majlis. Harga dan tempoh yang ditawarkan adalah munasabah.

ii) Projek Gerai Makan Tanjung Emas

Pelantikan kontraktor dibuat melalui tender khas Bumiputera yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dalam kelas ‘D’ dan Lembaga Industri Pembinaan Malaysia (CIDB). Tawaran tender kerja pembinaan projek tersebut telah diiklankan dalam akhbar tempatan. Pemilihan kontraktor bagi projek ini adalah berdasarkan 13 kontraktor yang menawarkan tawaran terendah. Pemilihan ini mematuhi prosedur dan peraturan tender Kerajaan iaitu melalui proses Jawatankuasa Pembuka Tender dan Lembaga Tender. Pemilihan kontraktor dibuat oleh Lembaga Perolehan Persekutuan di peringkat Negeri.

211

Bagi projek berkenaan Majlis mencadangkan kontraktor berdasarkan kepada harga dan tempoh masa munasabah, berpengalaman dalam kerja pembinaan serta kontraktor tempatan. Bagaimanapun, pemilihan kontraktor bagi projek ini adalah dalam bidang kuasa Lembaga Perolehan Persekutuan di peringkat Negeri Johor dan Lembaga telah memilih kontraktor lain. Maklumat mengenai pemilihan kontraktor yang berjaya itu tiada dalam simpanan Majlis.

iii) Projek Gerai Pekan Pagoh

Pelantikan kontraktor dibuat melalui tender khas Bumiputera yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dalam kelas ‘D’ dan Lembaga Industri Pembinaan Malaysia (CIDB). Untuk mendapatkan penender Majlis telah menggunakan perkhidmatan akhbar tempatan untuk mengiklankan tawaran tender tersebut. Seramai 13 kontraktor telah menghantar harga tawaran. Majlis telah mencadangkan penender nombor 1/13, 2/13 dan 3/13 untuk dipertimbangkan kerana harga tawaran yang dianggap munasabah. Jawatankuasa Tender Persekutuan telah memilih penender nombor 2/13. Maklumat mengenai sebab pemilihan tiada dalam simpanan Majlis.

Pada pendapat Audit, secara keseluruhannya prosedur panggilan tender

pembinaan gerai ini adalah memuaskan dan mengikut peraturan yang ditetapkan. b) Perjanjian Kontrak

i) Projek Gerai Maharani

Surat setuju terima tender kerja membina dan menyiapkan projek Gerai Maharani telah ditandatangani antara Majlis dan syarikat swasta pada bulan Oktober 2000 dengan harga RM278,898. Tempoh siap pembinaan gerai ialah selama 20 minggu dari tarikh pemilikan tapak. Mengikut perjanjian tempoh tanggungan kecacatan pula selama 6 bulan dari tarikh siap kerja sementara denda ganti rugi kelewatan menyiapkan projek telah ditetapkan sejumlah RM76 sehari. Bagi menunaikan syarat perjanjian, syarikat telah menyediakan bon pelaksanaan 5% dari harga kontrak bagi tempoh kontrak berserta insurans kerja, insurans tanggungan awam, caruman PERKESO untuk pekerja dan insurans pampasan pekerja.

ii) Projek Gerai Makan Tanjung Emas

Perjanjian projek gerai makan Tanjung Emas ditandatangani antara Majlis dengan syarikat pada bulan Oktober 2001 dengan harga RM497,647. Tempoh siap kerja selama 22 minggu dari tarikh pemilikan tapak. Tempoh kecacatan yang diberi adalah 6 bulan dari tarikh siap projek. Denda ganti rugi kelewatan pula RM136 sehari. Kontraktor telah menjelaskan bayaran bon 5% dari harga kontrak, insurans pekerja, insurans tanggungan awam, caruman PERKESO dan

212

insurans pampasan kerja. Pihak kontraktor telah membina gerai mengikut pelan spesifikasi yang disediakan oleh Majlis.

iii) Projek Gerai Pekan Pagoh

Surat setuju terima tender kerja telah ditandatangani pada bulan Ogos 2001 dengan harga RM636,303. Tempoh untuk menyiapkan projek tersebut adalah selama 36 minggu dari tarikh pemilikan tapak sementara tempoh kecacatan pula selama 6 bulan dari tarikh projek siap. Kontraktor telah menyediakan bon pelaksanaan 5% dari harga kontrak berserta dengan insurans tanggungan awam, insurans pekerja, caruman PERKESO dan insurans pampasan kerja.

Pada pendapat Audit, perjanjian yang disediakan adalah memuaskan dan

melindungi kepentingan Majlis.

c) Prestasi Projek

i) Projek Gerai Maharani Kos Projek Gerai Maharani berjumlah RM320,108 berbanding dengan kos asal berjumlah RM278,898. Majlis menyediakan spesifikasi kerja, pelan reka bentuk, dokumen tender, pemantauan projek kerja tapak dan skop kerja. Pemeriksaan Audit mendapati perkara berikut:

• Tempoh Siap Kerja Berdasarkan kepada perjanjian kontrak, projek ini dapat disiapkan dalam tempoh yang telah ditetapkan iaitu bulan Februari 2001.

Pada pendapat Audit, kontraktor yang dipilih oleh panel adalah tepat dan berkemampuan kerana kerja dapat disiapkan dalam tempoh yang ditetapkan.

• Pengesahan Spesifikasi Kontraktor telah mematuhi spesifikasi yang telah ditetapkan seperti kerja pendahuluan, kerja cerucuk, kerja di bawah aras lantai, kerja kerangka, kerja bumbung, kerja dinding dan kemasan, tingkap, pintu, kemasan siling, bekalan air, elektrik, kerja luar, pembinaan jalan, kerja perparitan, membina jambatan konkrit dan membina pejalan kaki.

Pada pendapat Audit, kerja penyiapan projek gerai tersebut mematuhi spesifikasi kontrak.

• Kos Projek

Semakan Audit terhadap perjanjian kontrak kos projek adalah berjumlah RM278,898 manakala kos sebenar pula berjumlah RM320,108. Ini

213

menunjukkan berlaku tambahan berjumlah RM41,210. Pertambahan harga ini disebabkan adanya arahan perubahan kerja iaitu kerja tambahan bagi membuka semula raingutter dan membina extension roof’ merobohkan gerai lama dan membawa keluar kekotoran, menurap semula tapak gerai lama serta retaining wall lorong belakang gerai baru, pemasangan lampu di pejalan kaki dan bulkhead bakelite fiting c/w 18 watt. Semua kerja tambahan ini dibuat di luar tempoh kontrak yang dibenarkan.

Pada pendapat Audit, Majlis perlu merancang dengan teliti supaya kerja tambahan tidak dibuat di luar tempoh kontrak. Kerja tambahan ini akan melibatkan pertambahan dari segi peruntukan, manakala tempoh masa kecacatan dan tempoh siap kerja akan dipanjangkan lagi.

• Kemudahan Asas

Kemudahan asas seperti tandas tidak disediakan dalam gerai tersebut. Ini menyukarkan pihak penyewa menjalankan aktiviti hariannya, terutama jika hanya seorang sahaja yang bertugas menjaga gerai. Pihak Majlis ada menyediakan tandas awam tetapi ianya terletak agak jauh dari gerai yang disediakan. Kemudahan letak kereta ada disediakan tetapi tempat letak kereta ini telah diswastakan.

Pada pendapat Audit, kemudahan asas seperti tandas dan tempat letak kereta adalah satu keperluan asas bagi memberikan kemudahan kepada penyewa dan pengunjung gerai.

ii) Projek Gerai Tanjung Emas

Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan telah meluluskan peruntukan berjumlah RM500,000 untuk membina dan menyiapkan gerai Tanjung Emas. Harga kontrak berjumlah RM497,647.

• Tempoh Siap Kerja

Tarikh siap projek pembinaan gerai Tanjung Emas adalah pada bulan Oktober 2001. Pihak kontraktor dapat menyiapkan mengikut tempoh yang ditetapkan dalam kontrak, walaupun melibatkan perubahan kerja tambahan.

Pada pendapat Audit, kontraktor yang dipilih oleh panel adalah berkemampuan kerana tiada lanjutan masa dipohon.

• Pengesahan Spesifikasi

Kontraktor telah mematuhi spesifikasi yang telah ditetapkan seperti kerja-kerja pendahuluan, kerja cerucuk, kerja di bawah aras lantai, kerja kerangka, kerja bumbung, kerja dinding dan kemasan, tingkap, pintu, kemasan siling, bekalan

214

air, elektrik, kerja luar, pembinaan jalan, kerja perparitan, membina jambatan konkrit dan membina pejalan kaki.

Pada pendapat Audit, kerja yang dilaksanakan oleh kontraktor mengikut spesifikasi kontrak. Majlis sebagai penyelia telah menjalankan tugas tersebut dengan memuaskan.

• Kos Projek

Semakan Audit terhadap perjanjian kontrak, kos projek adalah berjumlah RM497,647 manakala kos sebenar pula berjumlah RM590,647. Ini menunjukkan berlaku tambahan kos projek sejumlah RM93,000. Pertambahan kerja adalah kerja tambahan cerucuk, kerja pembetungan dan kerja kemasan dalaman. Kelulusan pertambahan kerja tersebut telah diluluskan oleh Jawatankuasa Tender Majlis. Harga penambahan kerja ini tidak melebihi daripada yang dibenarkan oleh peraturan iaitu sebanyak 20% dan telah disiapkan mengikut tempoh yang ditetapkan.

Pada pendapat Audit, Majlis sepatutnya memantau perubahan kerja bagi mengawal kos projek.

• Kemudahan Asas Gerai Tanjung Emas merupakan gerai makan dan minuman. Setiap gerai disediakan sebanyak 4 buah meja dan 16 kerusi. Selain itu, tandas awam ada disediakan dan telah di kontrak kepada pengusaha lain. Bayaran dikenakan setiap kali menggunakan perkhidmatan tersebut kepada penyewa dan pekerja gerai serta pengunjung.

Pada pendapat Audit, gerai Tanjung Emas adalah gerai yang terbaik dan cantik, mempunyai kedudukan yang sesuai dan strategik serta mendapat tumpuan para pengunjung terutamanya pada hari keramaian.

iii) Projek Gerai Pekan Pagoh

Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan telah meluluskan peruntukan berjumlah RM636,303 bagi projek ini. Kos sebenar untuk membina dan menyiapkan gerai tersebut berjumlah RM724,781.

• Tempoh Siap Kerja

Berdasarkan kepada perjanjian kontrak, projek ini dapat disiapkan dalam tempoh yang telah ditetapkan iaitu bulan April 2002. Tempoh kecacatan yang diberi selama setahun iaitu berakhir pada bulan April 2003.

215

Pada pendapat Audit, pemilihan kontraktor tersebut adalah yang tepat kerana kontraktor dapat menyiapkan projek tersebut tanpa perlanjutan masa.

• Pengesahan Spesifikasi Semakan Audit mendapati pihak kontraktor telah mematuhi spesifikasi yang telah ditetapkan seperti kerja pendahuluan, kerja cerucuk, kerja di bawah aras lantai, kerja kerangka, kerja bumbung, kerja dinding, pembinaan jalan, kerja perparitan, membina jambatan konkrit dan membina pejalan kaki. Pegawai Penguasa Majlis telah mengesahkan semua kerja pembinaan telah dijalankan mengikut spesifikasi.

Pada pendapat Audit, kerja yang dilaksanakan oleh pihak kontraktor adalah memuaskan.

• Kos Projek

Semakan Audit terhadap perjanjian kontrak kos projek adalah berjumlah RM636,303 manakala kos sebenar pula berjumlah RM724,781. Ini menunjukkan berlaku tambahan kerja sejumlah RM88,478. Tambahan kerja yang terlibat adalah seperti mengecat, menambah tanah, merobohkan bumbung dan membina parit konkrit. Kelulusan kerja tambahan ini telah diluluskan oleh Jawatankuasa Tender Majlis.

Pada pendapat Audit, jika pihak Majlis merancang dengan teliti projek ini, kerja tambahan seperti di atas telah diambil kira dalam kos projek.

• Kemudahan Asas

Reka bentuk gerai Pekan Pagoh merupakan sebuah ruang niaga yang mempunyai sebuah bilik dan tandas bagi setiap ruang niaga. Keluasannya juga berbeza daripada 2 projek yang dipilih sebagaimana di atas. Majlis tidak menyediakan tong sampah besar untuk penyewa membuang sampah dan para penyewa pula tidak menyediakan tong sampah bertutup sebagaimana peraturan penyewaan. Selain daripada kemudahan tong sampah, lain-lain kemudahan telah dibina bagi projek ini.

57.2.5 Sumber Peruntukan

Bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, sumber kewangan bagi kesemua 3 projek pembinaan gerai Majlis yang dipilih untuk disemak, dibiayai dari sumber peruntukan Kementerian Perumahan Dan Kerajaan Tempatan. Kos perbelanjaan projek tersebut adalah berjumlah RM1.64 juta yang melibatkan 43 unit ruang niaga gerai.

216

57.2.6 Pengurusan Penyewaan

i) Pemilihan Penyewa Gerai Majlis akan menyediakan Kertas Kerja Dasar Gerai untuk dibawa kepada Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan, Perkhidmatan Dan Perkara Am untuk meluluskan dasar berkaitan gerai seperti kuota penempatan gerai, kadar sewa bulanan serta syarat penyewaan. Selepas keputusan mesyuarat diperolehi, Jabatan yang bertanggungjawab akan membuat pengiklanan dengan membuat kain sepanduk dan penyiaran. Bahagian Pentadbiran akan menyediakan borang permohonan dan menyenaraikan nama pemohon untuk ditemu duga. Proses pemilihan dan panggilan temu duga akan dilaksanakan oleh Bahagian Pentadbiran.

ii) Pengagihan Gerai

Penentuan pengagihan sewa gerai kepada peniaga dicadangkan dalam Kertas Kerja Dasar Gerai. Kertas kerja tersebut akan dibincangkan semasa Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan, Perkhidmatan dan Perkara Am untuk dipersetujui oleh semua Ahli Majlis. Setiap gerai yang dibina akan ditentukan penyewanya. Bagi gerai Maharani dan gerai Tanjung Emas pembahagian gerai dikhaskan kepada penyewa gerai asal di tapak lama, manakala gerai Pekan Pagoh dikategorikan mengikut nisbah iaitu 60% Bumiputera, 30% kaum Cina dan 10% kaum India. Semasa lawatan tapak ke gerai Pekan Pagoh, peniaga yang berniaga hanya empat orang Bumiputera dan seorang kaum Cina. Manakala gerai Maharani dan Tanjung Emas pula peniaganya terdiri dari peniaga di tapak lama. Penetapan jenis perniagaan juga telah ditetapkan dalam Kertas Kerja Dasar Gerai.

57.2.7 Promosi dan Pengiklanan

Majlis ada membuat promosi kepada peniaga dan orang ramai dengan menghebahkannya melalui radio, merentang kain sepanduk dan notis yang ditampal pada gerai berkenaan untuk mendapatkan penyewa. Bagi kawasan gerai Tanjung Emas dan Maharani, promosi yang dijalankan telah mendapat sambutan kerana semua ruang niaga di gerai berkenaan telah disewakan. Promosi tidak semestinya hanya untuk mendapatkan penyewa sahaja, para pengunjung juga perlu dihebahkan dan diberitahu dengan mengadakan papan tanda di jalan masuk atau pun di bahu jalan utama. Semasa lawatan tapak ke gerai Pekan Pagoh tidak ada papan tanda dipasang. Papan tanda yang terang dengan lampu perlu ada untuk memberitahu kepada para pengunjung luar akan adanya gerai/ruang niaga. Setiap kawasan gerai hendaklah ada kemudahan lampu yang mencukupi untuk menunjukkan keceriaan di waktu malam. Promosi memainkan peranan penting untuk mempengaruhi pengunjung agar kerap ke gerai yang berkenaan.

217

Pada pendapat Audit, bagi menarik minat pengunjung supaya datang ke gerai Majlis terutamanya gerai Pekan Pagoh, pihak Majlis perlu memasang papan tanda yang bersesuaian.

57.2.8 Penetapan Kadar Sewa

Kadar sewa gerai yang dikenakan oleh Majlis adalah tidak seragam. Hasil pemeriksaan Audit mendapati Majlis tidak mengenakan kadar sewa yang seragam bagi semua gerai di mana kadar sewa yang dikenakan berbeza antara satu tempat dengan yang lain. Sebagai contoh bagi kadar sewa gerai Maharani ditetapkan berdasarkan kepada lokasinya. Manakala gerai di Tanjung Emas kadar yang dikenakan berdasarkan kepada pengiraan kaedah perbandingan sewa. Bagi gerai Pekan Pagoh pula, kadar sewa gerai dikenakan mengikut perbandingan sewa dan keluasan lantai.

Pada pendapat Audit, Majlis perlu menetapkan kadar sewa setelah mengambil kira kesemua aspek seperti lokasi, perbandingan sewa, keluasan lantai dan kadar sewa yang ditetapkan oleh Jabatan Penilaian.

57.2.9 Peraturan Penyewaan

Bilangan penyewa bagi 3 lokasi gerai iaitu Tanjung Emas, Gerai Maharani dan Pekan Pagoh adalah 43 penyewa. Ini bermakna semua gerai Majlis telah dapat disewakan kepada peniaga. Semakan Audit mengenai peraturan penyewaan mendapati perkara berikut :

a) Perjanjian Sewa

Majlis menetapkan semua penyewa gerai dikehendaki menandatangani surat perjanjian sewa dengan Majlis untuk menduduki premis berkenaan. Semakan Audit mendapati semua penyewa yang menyewa di gerai Majlis di Tanjung Emas dan Maharani tidak menandatangani surat perjanjian penyewaan. Sementara bagi gerai Pekan Pagoh semua penyewa telah menandatangani perjanjian dengan Majlis. Gerai Maharani mula disewakan pada bulan April 2001 manakala gerai Majlis di Tanjung Emas disewakan mulai bulan April 2002. Kegagalan Majlis mengarahkan penyewa menandatangani surat perjanjian berkenaan boleh membawa implikasi yang kurang baik kepada Majlis.

b) Kutipan Sewa

Kutipan sewa yang dikenakan bagi gerai Tanjung Emas dan Maharani adalah RM300 sebulan manakala gerai di Pekan Pagoh adalah RM180 sebulan. Berdasarkan rekod kutipan yang di selenggara oleh Majlis, adalah didapati kutipan sewa bagi semua gerai berkenaan untuk tahun 2001 hingga 2003 adalah berjumlah RM130,160. Bagaimanapun, semakan Audit mendapati sehingga 31 Disember 2003, tunggakan sewa gerai yang belum dikutip bagi ketiga gerai Majlis berkenaan adalah berjumlah RM31,840.

218

c) Tidak Menjalankan Perniagaan Hasil lawatan Audit ke gerai Tanjung Emas dan Maharani mendapati kesemua penyewa menjalankan perniagaan mereka. Bagaimanapun, bagi Gerai Pekan Pagoh, daripada 16 unit gerai yang disewakan hanya 6 gerai beroperasi setiap hari, manakala 10 gerai tidak beroperasi. Gambar di Foto 11 menunjukkan sebahagian penyewa gerai yang tidak menjalankan perniagaan.

Foto 11

Gerai Pekan Pagoh Tidak Menjalankan Perniagaan

Sumber : Jabatan Audit Negara Tarikh : 13 April 2004 Lokasi : Gerai Pekan Pagoh, Muar

d) Papan Tanda Tidak Seragam

Penyewa hendaklah mempamerkan papan tanda yang seragam. Hasil dari lawatan kesemua gerai di Pekan Pagoh mendapati papan tanda yang dipamerkan adalah tidak seragam dan tidak menepati kehendak Majlis.

e) Penyediaan Tong Sampah

Penyewa juga perlu menyediakan tong sampah yang bertutup. Semasa lawatan, mendapati sampah berserakan di belakang gerai yang beroperasi di gerai Pekan Pagoh. Penyewa adalah bertanggungjawab menyediakan tong sampah yang bertutup.

Pada pendapat Audit, pihak Majlis sepatutnya meningkatkan lagi kawalan dan menguatkuasakan peraturan dengan lebih tegas untuk memperbaiki sistem pengurusan peraturan penyewaan gerai.

219

57.2.10 Penyelenggaraan Majlis ada membuat bajet penyelenggaraan terhadap gerai yang telah dibina. Semasa lawatan Audit ke Gerai Maharani dan Gerai Tanjung Emas, adalah didapati gerai tersebut telah diselenggarakan dengan baik. Manakala gerai Pekan Pagoh pula, kerja penyelenggaraannya kurang memuaskan, antaranya berlaku kerosakan lampu di sekitarnya, penutup longkang pecah dan ketiadaan tong sampah yang mencukupi.

Berkenaan aduan penyelenggaraan, pihak Majlis melalui Jabatan Penilaian Dan Pengurusan Harta akan memaklumkan kesemua aduan kerosakan gerai kepada Jabatan Kejuruteraan untuk tindakan penyelenggaraan dan baik pulih. Pemeriksaan Audit mendapati butiran penyelenggaraan tidak direkodkan atau disimpan dalam fail dan daftar penyelenggaraan tidak mengikut gerai terlibat.

Pada pendapat Audit, Majlis perlu menyelenggarakan gerai Pekan Pagoh dengan lebih baik lagi.

57.3 PEMANTAUAN Pemantauan yang berterusan terhadap pengurusan projek gerai adalah penting bagi memastikan objektif projek tercapai. Projek yang siap dibina perlu berada dalam keadaan baik, mendapat sambutan pengunjung, perniagaan berjalan dengan baik dan bayaran sewa dikutip. Pemeriksaan Audit mendapati perkara berikut : 57.3.1 Aduan

Mengikut piagam pelanggan Majlis, semua aduan yang diterima berkaitan dengan Jabatan Penilaian Dan Pengurusan Harta akan dimaklumkan kepada pengadu dalam tempoh 20 minit bagi diambil tindakan serta-merta dan 7 hari bagi aduan yang memerlukan penyiasatan. Pemeriksaan Audit terhadap daftar aduan tersebut mendapati jumlah aduan yang diterima daripada peniaga dan pengunjung bagi gerai tersebut ada direkodkan. Bagaimanapun, jumlah aduan yang diterima kurang dari 10 aduan. Hasil lawatan ke lokasi, penyewa memaklumkan semua aduan telah dibuat siasatan dan dilaksanakan oleh Majlis kecuali gerai Pekan Pagoh.

57.3.2 Lawatan Pemeriksaan Pihak Majlis ada menjalankan pemeriksaan terhadap gerai di ketiga tempat berkenaan. Bagaimanapun, pemeriksaan tersebut tidak direkodkan untuk tujuan pemantauan. Adalah dicadangkan supaya pihak Majlis menyediakan satu daftar bagi merekodkan pemeriksaan yang telah dijalankan terhadap gerai berkenaan. 57.3.3 Jawatankuasa Kewangan, Perkhidmatan Dan Perkara Am Pihak Majlis mengambil tindakan terhadap aduan yang diterima. Aduan tersebut turut dibincangkan semasa mesyuarat Jawatankuasa Kewangan, Perkhidmatan Dan Perkara

220

Am yang diadakan setiap bulan. Adalah didapati Jawatankuasa ini mengadakan mesyuarat sebagaimana yang dirancang.

Pada pendapat Audit, pihak Majlis telah mematuhi proses pemantauan penyewaan dan pematuhan kepada peraturan sewa gerai dengan baik.

58. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT Projek ini merupakan projek pembangunan ekonomi yang baik untuk penempatan semula peniaga, penyediaan ruang niaga kepada peniaga serta meningkatkan perkhidmatan penjaja ke tahap dan kualiti yang tinggi, bersih dan selesa dengan bangunan ruang niaga yang baru. Bagaimanapun, projek ini belum memenuhi matlamatnya kerana terdapat peniaga yang tidak menjalankan perniagaan di gerai Pekan Pagoh disebabkan kurang sambutan daripada pengunjung. Tindakan tegas menguatkuasakan syarat perjanjian sewa perlu diambil bagi mengelakkan tunggakan sewa atau unit gerai diduduki tanpa bayaran sewa. Selain itu, Majlis perlu mengadakan promosi yang lebih berkesan dengan menghebahkan kepada orang awam tentang kewujudan gerai yang dibina. Promosi yang berterusan memainkan peranan penting untuk mempengaruhi pengunjung agar kerap ke gerai Majlis.

BAHAGIAN V

PERKARA AM

221

BAHAGIAN V PERKARA AM

59. PENDAHULUAN

Bagi memastikan tindakan pembetulan diambil oleh Jabatan dan Agensi terhadap perkara yang dibangkitkan dalam Laporan Ketua Audit Negara yang lalu, pemeriksaan susulan telah dijalankan di Jabatan dan Agensi berkenaan. Hasil dari pemeriksaan itu dilaporkan dalam Bahagian ini di bawah tajuk berikut: a) Kedudukan Masa Kini Perkara Yang Dibangkitkan Dalam Laporan Ketua Audit Negara

Tahun 2003.

b) Perkara Yang Dibangkitkan Dalam Laporan Ketua Audit Negara Yang Masih Belum Selesai.

60. KEDUDUKAN MASA KINI PERKARA YANG DIBANGKITKAN DALAM LAPORAN

KETUA AUDIT NEGARA TAHUN 2003 60.1 PENGURUSAN KEWANGAN Pada tahun 2003, pengauditan pengurusan kewangan telah dilakukan di 8 Jabatan iaitu Jabatan Agama Negeri Johor, Jabatan Mufti Johor, Pejabat Daerah Mersing, Mahkamah Rendah Syariah Muar, Pejabat Tanah Batu Pahat, Jabatan Perkhidmatan Haiwan Negeri Johor, Pejabat Jurutulis Dewan Negeri Johor dan Jabatan Kerja Raya Daerah Mersing. Ringkasan penemuan Audit adalah seperti berikut:

a) Selain dari Pejabat Mufti Negeri Johor, semua Jabatan yang diaudit masih belum

mengemaskinikan Manual Prosedur Kerja, Fail Meja dan senarai tugas. Manakala Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun belum ditubuhkan di Jabatan Agama Negeri Johor, Pejabat Daerah Mersing, Pejabat Tanah Batu Pahat, Pejabat Jurutulis Dewan Negeri Johor dan Jabatan Kerja Raya Daerah Mersing.

b) Jabatan Agama Negeri Johor tidak mengadakan pemeriksaan mengejut terhadap barangan berharga yang terdapat di pejabat. Penyata Penyesuaian Hasil bagi Pejabat Daerah Mersing dan Jabatan Perkhidmatan Haiwan Negeri Johor belum disediakan sepenuhnya

c) Jabatan Agama Negeri Johor tidak mengemas kini Buku Vot. Selain itu, Penyata Penyesuaian Perbelanjaan di Jabatan Agama Negeri Johor, Pejabat Daerah Mersing dan Jabatan Kerja Raya Daerah Mersing masih belum disediakan dengan lengkap.

222

d) Akaun Amanah Wang Ganti Rugi berjumlah RM588,107 dan Akaun Amanah Wang Jaminan Pelaksanaan berjumlah RM392,409 di Jabatan Agama Negeri Johor masih belum ditutup. Manakala Pejabat Tanah Batu Pahat masih belum mengambil tindakan pewartaan terhadap baki deposit tidak aktif berjumlah RM534,884. Penyata Penyesuaian Deposit tidak disediakan oleh Pejabat Daerah Mersing.

e) Jabatan Agama Negeri Johor, Jabatan Mufti Johor, Pejabat Daerah Mersing, Jabatan Perkhidmatan Haiwan Negeri Johor dan Pejabat Jurutulis Dewan Negeri Johor ada menyelenggarakan Daftar Harta Modal dan Daftar Inventori tetapi tidak lengkap dan tidak kemas kini. Mahkamah Rendah Syariah Muar pula tidak menyelenggarakan Daftar Harta Modal dan Inventori. Selain itu, semua Jabatan yang diaudit tidak menjalankan pemeriksaan tahunan terhadap harta modal.

Kedudukan Masa Kini a) Jabatan Agama Negeri Johor, Mahkamah Rendah Syariah Muar, Pejabat

Perkhidmatan Haiwan Negeri Johor, Pejabat Jurutulis Dewan Negeri Johor dan Jabatan Kerja Raya Daerah Mersing sedang mengemas kini Manual Prosedur Kerja, Fail Meja dan senarai tugas. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun juga telah diwujudkan di 5 Jabatan tersebut. Pejabat Tanah Batu Pahat dan Jabatan Kerja Raya Daerah Mersing sedang dalam tindakan untuk mewujudkan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun.

b) Jabatan Agama Negeri Johor telah mengambil maklum teguran Audit berhubung pemeriksaan mengejut. Selain itu, Pejabat Perkhidmatan Haiwan Negeri Johor telah mengambil tindakan untuk menyiapkan dan mengemas kini Penyata Penyesuaian Hasil.

c) Jabatan Agama Negeri Johor telah mengemas kini Buku Vot. Penyediaan Penyata Penyesuaian Perbelanjaan di Jabatan Agama Negeri Johor dan Jabatan Kerja Raya Daerah Mersing sedang diambil tindakan.

d) Jabatan Agama Negeri Johor dan Pejabat Tanah Batu Pahat telah mengambil maklum akan teguran Audit berkaitan akaun amanah yang tidak aktif dan telah mengambil tindakan untuk menyemak kesemua akaun tersebut.

e) Semua Jabatan yang diaudit sedang mengemas kini Daftar Harta Modal, Daftar Inventori, Daftar Stok Bekalan Pejabat dan Buku Log.

60.2 AKTIVITI JABATAN DAN KAJIAN KHAS 60.2.1 Jabatan Pengairan Dan Saliran Negeri Johor - Program Pemuliharaan Sungai Mengikut program kerja Jabatan, pemilihan sungai untuk kerja membersihkan, menggali dan mendalam adalah dibuat berdasarkan kepada pertimbangan Jabatan. Antara kriteria yang diambil kira ialah keadaan sungai yang telah menjadi sangat tohor, semak, sempit dan tebing sungai yang telah runtuh disebabkan oleh hakisan. Kriteria lain ialah apabila ada permohonan dan aduan banjir yang diterima. Jabatan akan menjalankan siasatan untuk mengesahkan aduan yang diterima dan di mana perlu mengambil tindakan yang sewajarnya. Pemeriksaan Audit di Jabatan Pengairan Dan Saliran Daerah Muar mendapati

223

justifikasi pemilihan sungai untuk kerja pembersihan tidak dinyatakan secara jelas. Laporan siasatan ke atas sungai juga tidak dapat dikemukakan untuk diaudit. Kedudukan Masa Kini Mulai tahun 2004, Jabatan bersetuju memasukkan justifikasi pemilihan sungai untuk kerja penggalian dan pembersihan dalam fail sebut harga/tender. 60.2.2 Pejabat Daerah Johor Baru - Pengurusan Lesen Dan Permit Hiburan Mengikut Enakmen Tempat Hiburan – pindaan 1995, kadar lesen bagi permainan Kiddy Rides/Novelty/Carnival Games ialah RM10 seunit dan Computer Games/Simulasi ialah RM150 seunit. Semakan Audit mendapati Pejabat telah mengenakan kadar yang salah untuk permainan Computer Games/Simulasi iaitu RM10 bagi satu unit permainan berbanding kadar yang sepatutnya RM150 bagi satu unit permainan. Kesilapan pengenaan kadar lesen tersebut terhadap 7 pelesen yang masih aktif telah menyebabkan Pejabat terkurang pungut hasil berjumlah RM342,580.

Selain itu, Pejabat juga telah mengenakan kadar yang salah kepada 17 pelesen Pusat Hiburan Keluarga bagi permainan Kiddy Rides/Novelty dan Carnival Games iaitu RM6 satu unit berbanding dengan RM10 satu unit yang ditetapkan. Kesilapan ini telah menyebabkan Pejabat terkurang memungut hasil berjumlah RM45,720. Kedudukan Masa Kini Pejabat Daerah Johor Bahru telah mengeluarkan notis kepada pelesen terbabit supaya membayar tunggakan hasil lesen yang terkurang pungut bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003.

60.2.3 Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Johor (Cawangan Pentadbiran) -

Pengurusan Rumah Kerajaan Pengurusan rumah kerajaan Negeri bagi Daerah Johor Bahru adalah di bawah bidang kuasa Unit Perumahan, Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Johor. Terdapat beberapa kelemahan yang perlu diperbaiki bagi meningkatkan tahap kecekapan pengurusan rumah kerajaan. Antaranya, maklumat permohonan tidak dikemaskinikan, proses pemilihan pemohon adalah tidak teratur dan bertentangan dengan peraturan yang ditetapkan dan tindakan pemantauan serta penguatkuasaan tidak diberi perhatian oleh Unit Perumahan di mana mengakibatkan berlakunya pelanggaran syarat surat aku janji. Di samping itu, Unit Perumahan tidak bertindak tegas untuk mengutip bayaran sewa yang tertunggak dan memastikan penghuni menjelaskan bayaran pengurusan bangunan.

Kedudukan Masa Kini Unit Perumahan telah mengambil tindakan bagi mengatasi kelemahan yang dibangkitkan. Antaranya, menyusul semula permohonan yang melebihi 10 tahun bagi memastikan sama ada pemohon yang terlibat masih berminat atau sebaliknya. Di samping itu, Unit Perumahan juga meminta maklumat daripada pihak Bendahari bagi memastikan penghuni

224

yang telah membuat pinjaman perumahan. Bagi memastikan pemilihan penghuni dibuat dengan teratur, sistem secara data based akan dilaksanakan.

60.2.4 Pejabat Tanah Johor Bahru, Kulai Dan Kota Tinggi - Pengurusan Pengeluaran Dan Kawalan Bahan Batuan Pejabat Tanah di setiap daerah telah dipertanggungjawabkan bagi menguruskan aktiviti pengeluaran bahan batuan di Negeri Johor. Secara keseluruhan, Pejabat Tanah telah dapat menguruskan aktiviti ini dengan memuaskan. Namun begitu, disebabkan kekurangan kakitangan dan kemudahan, Pejabat Tanah tidak dapat melaksanakan tugas penguatkuasaan dan pemantauan dengan sempurna. Akibatnya, terdapat pengusaha yang tidak mematuhi syarat permit pemindahan bahan batuan tidak dikenakan tindakan yang sepatutnya. Pejabat Tanah juga tidak memantau laporan pengusaha bagi menentukan ketepatan bayaran royalti dan mengadakan lawatan mengejut ke tapak pengusaha bagi memastikan pengusaha mematuhi syarat pengeluaran dan pemindahan bahan batuan.

Kedudukan Masa Kini Pihak pentadbiran Pejabat Tanah yang terlibat telah mengambil maklum terhadap perkara yang dibangkitkan. Antara tindakan penambahbaikan yang diambil adalah memastikan setiap pengusaha mematuhi syarat permit pemindahan bahan batuan dan mengenakan tindakan sewajarnya jika berlaku pelanggaran syarat. Bagi memantapkan lagi tugas penguatkuasaan dan pemantauan terhadap aktiviti pengeluaran bahan batuan, Unit Penguatkuasaan Pejabat Tanah Dan Galian bersetuju membantu melakukan tugas penguatkuasaan dari masa ke semasa bagi mengatasi masalah berlakunya penyelewengan. Pejabat Tanah juga telah memastikan pengusaha mengemukakan laporan bulanan untuk dibuat semakan bagi memastikan ketepatan bayaran royalti dan daftar lawatan tapak diselenggarakan sebagai bukti lawatan ada dilakukan oleh pegawai yang bertanggungjawab.

60.3 BADAN BERKANUN NEGERI, MAJLIS AGAMA ISLAM DAN PIHAK BERKUASA TEMPATAN 60.3.1 Pada tahun 2003, pengauditan pengurusan kewangan telah dijalankan di Majlis Daerah Segamat dan Majlis Perbandaran Batu Pahat. Ringkasan penemuan Audit seperti berikut :

a) Penubuhan Jawatankuasa Kewangan dan Akaun belum dibuat oleh majlis. b) Semakan harian antara Buku Tunai dengan resit tidak dibuat oleh pegawai penyelia.

Manakala pemeriksaan mengejut sekurang-kurangnya sekali bagi tempoh enam bulan terhadap wang dan barang berharga tidak dijalankan oleh Ketua Jabatan atau pegawai yang diberi kuasa.

c) Adalah didapati pegawai yang bertanggungjawab tidak menandatangani transaksi di Buku Vot dan tidak disemak oleh penyelia di Majlis Daerah Segamat. Semua Majlis

225

juga tidak menyelenggarakan Daftar Bil dengan lengkap dan kemas kini serta tidak diperiksa oleh pegawai kanan.

d) Semua Majlis tidak menyediakan Buku Tunai Kumpulan Wang Perkhidmatan Kemajuan (ISF).

e) Semua Majlis tidak menyelenggarakan Daftar Harta Modal dan Inventori dengan lengkap dan kemas kini. Begitu juga dengan Buku Log kenderaan.

Kedudukan Masa Kini

a) Semua Majlis bersetuju menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun sebagai mana arahan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1996.

b) Buku Tunai bagi semua Majlis akan diperiksa oleh pegawai yang menyelia sementara pemeriksaan mengejut akan dilaksanakan seperti kehendak Arahan Perbendaharaan.

c) Di Majlis Daerah Segamat pegawai penyelia telah menyemak transaksi yang dibuat di Buku Vot. Sementara bagi Daftar Bil pula, semua Majlis akan mengambil tindakan untuk menyediakan daftar tersebut dengan lengkap dan kemas kini.

d) Majlis Daerah Segamat akan mengambil tindakan untuk menyediakan Buku Tunai Kumpulan Wang Perkhidmatan Kemajuan (ISF) dan telah menyediakan senarai baki individu setiap akhir tahun. Sementara itu, Majlis Perbandaran Batu Pahat masih belum memberikan ulasan terhadap isu yang dibangkitkan ini.

e) Semua Majlis telah mula mengemaskinikan Daftar Harta Modal dan Inventori sebagaimana kehendak peraturan. Majlis Perbandaran Batu Pahat telah memberikan perhatian dengan mengambil tindakan untuk menyelenggarakan Buku Log Kenderaan dengan lengkap dan kemas kini. Sementara Majlis Daerah Segamat masih belum memberikan jawapan mengenai perkara ini.

60.4 KAJIAN PROGRAM DAN AKTIVITI

60.4.1 Majlis Agama Islam Negeri Johor – Pengurusan Harta Wakaf

Sebanyak 20 daripada 29 penyewa harta wakaf Majlis mempunyai tunggakan sewa berjumlah RM137,130. Tiga penyewa Rumah Kenangan yang telah menamatkan sewaannya semenjak bulan Januari 2002 mempunyai tunggakan berjumlah RM15,600 dan masih menduduki rumah berkenaan tanpa membayar sewa. Majlis telah mengambil tindakan mahkamah terhadap 3 penyewa berkenaan. Kurangnya tindakan penguatkuasaan oleh Majlis menyebabkan beberapa tanah wakaf dicerobohi oleh pihak yang tidak bertanggungjawab. Antaranya ialah tanah wakaf perkuburan di Kampung Sri Jasa, Batu Pahat yang dicerobohi oleh sebuah pengusaha nursery semenjak tahun 2001. Selain itu, sebuah rumah kediaman pengetua sekolah agama telah dibina tanpa kebenaran di atas sebahagian tanah wakaf sekolah agama di Bandar Baru Uda, Johor Bahru. Siasatan lanjut mendapati sekolah berkenaan beroperasi tanpa kebenaran Jabatan Agama Johor.

226

Kedudukan Masa Kini Memandangkan sehingga kini 3 penyewa Rumah Kenangan masih menduduki rumah tersebut tanpa membayar sewa dan tunggakan sewa masih belum dijelaskan, Majlis mengambil tindakan mahkamah untuk mengusir penyewa berkenaan. Pengusaha nursery yang menceroboh tanah wakaf di Kampung Sri Jasa, Batu Pahat telah mengosongkan tanah tersebut. Majlis telah memohon hak milik tanah tersebut dipindah milik atas nama Majlis kerana ia masih berstatus Rizab Kerajaan. Manakala, pengetua sekolah agama di Bandar Baru Uda, Johor Bahru masih menduduki rumah kediaman yang dibina tanpa kebenaran di atas tanah wakaf kawasan tersebut. Majlis sedang mengambil tindakan mahkamah untuk mengusir pengetua tersebut daripada kediaman berkenaan. Pada masa kini, sekolah agama yang dibina telah tidak beroperasi lagi.

60.4.2 Majlis Perbandaran Johor Bahru Tengah - Projek Pembangunan Landskap

Majlis telah melaksanakan sejumlah 319 projek landskap yang menelan belanja berjumlah RM14.66 juta. Antara projek utama yang dilaksanakan adalah Projek Landskap di Jalan Skudai-Senai dan Persimpangan Pontian-UTM dengan perbelanjaan berjumlah RM1.17 juta. Antara isu yang dilaporkan ialah pihak Majlis tidak menyediakan Pelan Induk Landskap yang bertujuan menyediakan program yang bersistematik bagi pembangunan landskap. Perkara ini ada dinyatakan pada garis panduan yang dikeluarkan oleh Jabatan Landskap Negara. Majlis perlu menwujudkan jawatan penting bagi melaksanakan projek landskap supaya dapat berjalan dengan baik dan teratur seperti jawatan Arkitek Landskap dan Pembantu Pertanian. Bagi mengekalkan keindahan landskap yang telah dibina dan dapat diselenggarakan dengan baik, Majlis perlu mewujudkan Jawatankuasa Pemantauan.

Kedudukan Masa Kini Majlis telah mula menyediakan Pelan Induk Landskap sebagai mana arahan yang ditetapkan oleh Jabatan Landskap Negara. Bagi jawatan Arkitek Landskap dan Pembantu Pertanian, Majlis telah melantiknya secara kontrak. Sementara itu, untuk kerja penyelenggaraan dan pemantauan, Majlis masih gagal menubuhkan Jawatankuasa yang dicadangkan tersebut.

60.4.3 Pihak Berkuasa Tempatan Pasir Gudang - Perolehan Dan Pengurusan

Rumah Kediaman Dan Kompleks Perniagaan PBT Pasir Gudang ada menyediakan kemudahan awam seperti rumah kediaman dan kompleks perniagaan untuk disewakan. Bagi tempoh 2001 hingga 2003 PBT Pasir Gudang telah membina rumah kediaman untuk disewa berjumlah 1,818 unit sementara kompleks perniagaan mengandungi 139 unit ruang niaga. Namun begitu adalah didapati PBT Pasir Gudang gagal merancang dengan baik untuk meningkatkan pendapatan melalui aktiviti penyewaan rumah kediaman dan kompleks perniagaan. Antara penambahbaikan yang dicadangkan pada

227

pengurusan hartanahnya adalah satu jawatankuasa tetap diwujudkan supaya projek penyewaan diuruskan dengan lebih cekap dan teratur, rekod penyewaan diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini, memberi keutamaan kepada urusan pindah hak milik rumah pangsa dan kompleks perniagaan yang telah dibeli, mengawal kos penyelenggaraan bangunan, merancang dan mengurus aliran tunai supaya ansuran pinjaman bank dan pendahuluan Perbadanan Johor dapat dijelaskan mengikut jadual. Kedudukan Masa Kini PBT Pasir Gudang masih belum mewujudkan satu Jawatankuasa tetap bagi memastikan projek penyewaan diuruskan dengan lebih cekap dan teratur. Bagi memastikan rekod penyewaan diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini, Pengurus Bangunan telah dilantik untuk membuat kerja pemantauan dan penyemakan kutipan dan tuntutan dari masa ke semasa. Bagi urusan pindah milik hartanah PBT Pasir Gudang, sebanyak enam blok di Taman Air Biru dan tiga blok bangunan kediaman di Taman Cendana masih belum dipindah milik kepadanya. PBT Pasir Gudang telah mengambil perhatian mengenai aliran tunainya dengan mengambil sikap lebih berhati-hati di masa hadapan. PBT Pasir Gudang juga akan melaksanakan pengisytiharan semula hutang-hutangnya melalui penerbitan bon.

61. PERKARA YANG DIBANGKITKAN DALAM LAPORAN KETUA AUDIT NEGARA

YANG MASIH BELUM SELESAI

Semakan telah dibuat terhadap perkara yang dibangkitkan dalam Laporan Audit bagi tahun 2001 hingga 2002 untuk menentukan tindakan susulan telah diambil terhadap perkara berkenaan. Hasil dari semakan itu menunjukkan tindakan susulan telah diambil terhadap kelemahan yang dibangkitkan kecuali perkara berikut:

61.1 SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI JOHOR - PENSWASTAAN LOJI RAWATAN

AIR (LAPORAN AUDIT TAHUN 2001) Pemegang Konsesi tidak mengambil insurans kecederaan pekerja dan kerosakan loji bernilai RM1.5 juta. Di samping itu beberapa peruntukan dalam perjanjian masih belum dilaksanakan.

Kedudukan Masa Kini Peruntukan dalam perjanjian yang masih belum dilaksanakan akan diambil perhatian oleh Pegawai Penguasa dan akan membangkitkannya dengan pihak Pemegang Konsesi sama ada melalui mesyuarat bersama, laporan semakan yang dilaksanakan oleh wakil Pegawai Penguasa, secara lisan semasa lawatan, persuratan dan juga notis-notis yang dikeluarkan. Syarikat Air sedang bekerja rapat dengan Badan-badan Kerajaan seperti BAKAJ, Kementerian Kesihatan dan Jabatan Haiwan bagi mempertingkatkan kualiti air yang

228

dikeluarkan. Di samping itu, Syarikat Air sentiasa meneliti perkara yang perlu dilaksanakan oleh Pemegang Konsesi bagi mematuhi Perjanjian. 61.2 UNIT PERANCANG EKONOMI NEGERI JOHOR -

PROJEK PENSWASTAAN KAWASAN AIR TERJUN KOTA TINGGI (LAPORAN AUDIT 2002)

Kawasan Air Terjun Kota Tinggi merupakan satu daripada projek penswastaan yang dilaksanakan oleh Kerajaan Negeri Johor. Ada beberapa perkara dalam perjanjian tidak dipatuhi. Antaranya perjanjian pajakan antara pemaju dan pihak Kerajaan Negeri masih belum ditandatangani, Perjanjian Tambahan terhadap komponen baru masih belum disediakan, bayaran cukai tanah yang masih belum dijelaskan oleh pemaju, perbezaan jumlah bayaran bonus dan kenaikan cukai hiburan belum mendapat kelulusan Pejabat Daerah Kota Tinggi. Di samping itu, Sijil Layak Menduduki bagi beberapa bangunan yang telah siap dibina dan digunakan masih belum diperoleh.

Kedudukan Masa Kini Draf Perjanjian Pajakan dan Perjanjian Tambahan telah disediakan dengan mengambil kira semua aspek seperti kajian semula pulangan kepada Kerajaan dan cadangan baru yang boleh meningkatkan lagi kemudahan yang ada di kawasan Air Terjun Kota Tinggi. Namun begitu, perjanjian masih belum ditandatangani kerana pihak pemaju enggan menjelaskan bayaran guaman yang dikenakan.

62. PEMBENTANGAN LAPORAN KETUA AUDIT NEGARA MENGENAI PENYATA

AKAUN AWAM DAN AKTIVITI JABATAN Mengikut Seksyen 16 (2) Akta Acara Kewangan 1957, Laporan Ketua Audit Negara mengenai Akaun Awam Kerajaan Negeri hendaklah dibentangkan di Dewan Undangan Negeri. Laporan Ketua Audit Negara mengenai Penyata Akaun Awam Negeri Johor dan aktivitinya bagi tahun 2001 hingga 2002 telah dibentangkan di Dewan Undangan Negeri pada 24 Mac 2005. Bagaimanapun, Laporan Ketua Audit Negara bagi Negeri Johor untuk tahun 2003 masih belum dibentangkan di Dewan Undangan Negeri. 63. MESYUARAT JAWATANKUASA KIRA-KIRA RAYA NEGERI JOHOR

Laporan Ketua Audit Negara bagi tahun 2001 hingga 2003 masih belum dibentangkan di Dewan Undangan Negeri Johor pada tahun 2004. Sehubungan itu, perkara yang dibangkitkan dalam Laporan Ketua Audit Negara untuk tahun 2001 hingga 2003 mengenai Penyata Akaun Awam Kerajaan Negeri serta aktiviti yang dijalankan oleh Jabatan dan Agensi Negeri tidak dapat dibincangkan semasa mesyuarat Jawatankuasa Kira-kira Raya Negeri Johor tahun berkenaan. Memandangkan pelantikan baru Ahli Jawatankuasa Kira-kira Raya Negeri Johor telah dibuat pada awal tahun 2004, maka satu taklimat khas mengenai penubuhan dan peranan Jawatankuasa telah disampaikan oleh Ketua Audit

229

Negara. Selain itu, Jawatankuasa juga telah mengadakan 3 mesyuarat bagi membincangkan perkara yang berkaitan dengan isu semasa. Ini selaras dengan kuasa yang diberikan kepada Jawatankuasa untuk membincangkan apa sahaja topik selain daripada isu yang dibangkitkan dalam Laporan Audit. Bertepatan dengan tema ‘Air’ yang dipilih untuk tahun 2004, beberapa Jabatan/ Agensi yang terlibat dengan proses bekalan air bersih di Negeri Johor telah dipanggil untuk memberikan taklimat kepada Ahli Jawatankuasa. Selain itu, isu-isu lain yang dipilih termasuklah isu penswastaan, pelancongan dan pemantauan terhadap penyerahan penyata kewangan Agensi untuk diaudit. Topik yang telah dibincangkan oleh Jawatankuasa semasa mesyuaratnya sepanjang tahun 2004 adalah seperti Jadual 52.

Jadual 52

Mesyuarat Jawatankuasa Kira-kira Raya Negeri Johor Pada Tahun 2004

Tarikh Jabatan/Agensi Perkara

26 Januari 2004

i) Unit Perancangan Ekonomi

Negeri Johor ii) Yayasan Warisan Negeri

Johor

i) Taklimat Mengenai Projek Penswastaan Di

Negeri Johor. ii) Taklimat Mengenai Pelancongan Sempena

Tahun Melawat Johor.

02 Julai 2004

i) Jabatan Audit Negara

Taklimat Khas Mengenai Penubuhan Dan Peranan Jawatankuasa Kira-kira Awam Negeri Oleh Y.Bhg. Tan Sri Ketua Audit Negara.

05 Ogos 2004

i) Unit Perancangan

Ekonomi Negeri Johor ii) Syarikat Air Johor

Sendirian Berhad iii) Badan Kawal Selia Air

Johor (BAKAJ) iv) Jabatan Pengairan Dan

Saliran Negeri Johor v) Jabatan Kesihatan Negeri

Johor vi) Jabatan Alam Sekitar

Negeri Johor

i) Taklimat Mengenai Bekalan Air Di Negeri Johor

– Peranan Jabatan/Agensi Terlibat Terhadap Usaha Memastikan Bekalan Air Kepada Pengguna Adalah Bersih, Berkualiti Dan Selamat.

ii) Kajian Bekalan Air Bersih Ke Kampung-kampung.

16 Disember 2004

i) Syarikat Air Johor

Sendirian Berhad ii) Yayasan Warisan Negeri

Johor

i) Taklimat Mengenai Kedudukan Kewangan

Syarikat Air Johor Dan Isu Setempat ii) Pemeriksaan Jawatankuasa Kira-kira Raya

Negeri Johor Terhadap Agensi Mengenai Isu Penyerahan Penyata Kewangan Untuk Diaudit.

Sumber : Minit Mesyuarat Jawatankuasa Kira-kira Awam Negeri

PENUTUP

230

PENUTUP

Secara keseluruhannya terdapat kemajuan pengurusan kewangan Kerajaan Negeri di mana tahap pematuhan terhadap peraturan kewangan adalah lebih baik berbanding dengan tahun sebelumnya. Bagaimanapun, tidak banyak kemajuan yang dapat dilaporkan berhubung dengan pelaksanaan program/aktiviti. Seperti mana yang telah dilaporkan dalam Laporan Ketua Audit Negara bagi beberapa tahun yang lalu, sungguhpun program/aktiviti telah dirancang dengan baik namun dari aspek pelaksanaan dan pemantauannya, masih ada beberapa kelemahan yang jika tidak diperbetulkan boleh menjejaskan pencapaian objektif yang telah ditetapkan. Antara faktor utama yang menyebabkan wujudnya kelemahan pelaksanaan program/aktiviti ialah kekurangan latihan, kekurangan kakitangan, peruntukan kewangan yang terhad, ketiadaan penyeliaan yang rapi dan kelemahan penyelenggaraan rekod. Beberapa Jabatan/Agensi Negeri yang terlibat telah mengambil tindakan pembetulan selepas mendapat teguran daripada pihak Audit, namun bagi mengelakkan kelemahan yang sama daripada berulang, langkah pembetulan perlu dibuat secara berterusan. Pegawai Pengawal yang terlibat juga perlu mengaturkan supaya pemeriksaan secara menyeluruh dijalankan untuk menentukan sama ada kelemahan yang sama juga berlaku di bahagian lain yang tidak diaudit dan seterusnya mengambil tindakan pembetulan yang sewajarnya. JABATAN AUDIT NEGARA Putrajaya 22 Julai 2005

LAMPIRAN

231

Lampiran I

SIJIL KETUA AUDIT NEGARA MENGENAI PENYATA AKAUN AWAM

KERAJAAN NEGERI JOHOR BAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER 2004

Penyata Akaun Awam Kerajaan Negeri Johor bagi tahun berakhir 31 Disember 2004 telah

diperiksa dan diaudit atas arahan saya mengikut peruntukan di bawah Seksyen 9(1) Akta

Audit 1957.

Pada pendapat saya, Penyata Akaun Awam ini memberikan gambaran yang benar dan

saksama terhadap kedudukan kewangan Kerajaan Negeri Johor pada 31 Disember 2004

dan rekod perakaunannya telah diselenggara dengan teratur dan kemas kini. Sijil ini

hendaklah dibaca bersama-sama laporan saya mengenai Penyata Akaun Awam serta

aktiviti Jabatan dan Agensi Kerajaan Negeri tahun 2004.

Ketua Audit Negara Malaysia. Putrajaya

22 Julai 2005

232

Lampiran II

233

234

235

Lampiran III

Kedudukan Penyerahan Penyata Kewangan Badan Berkanun Negeri Dan Majlis Agama Islam

Sehingga 31 Julai 2005

Bil. Nama Badan Berkanun Negeri Dan Majlis Agama Islam

Penyata Kewangan

Yang Terakhir Diakui

Penyata Kewangan

Yang Sedang Diaudit

Penyata Kewangan

Belum Diterima

A. Badan Berkanun Negeri

1. Perbadanan Johor 2003 - 2004

2. Yayasan Pelajaran Johor 1998 - 1999-2004

3. Perbadanan Islam Johor 2002 2003 2004

4. Lembaga Kumpulan Wang Amanah 2001 2002-2004 - Orang Islam Negeri Johor

5. Yayasan Warisan Negeri 2000 2001 2002-2004

6. Taman Ibrahim Muar 2004 - -

7. Perbadanan Perpustakaan Awam 2002 - 2003-2004 Johor

8. Yayasan Pembangunan Keluarga 2002 - 2003-2004 Darul Ta'zim

9. Perbadanan Stadium Johor 2002 - 2003-2004

10. Perbadanan Taman Negara Johor 2004 - -

11. Tabung Pembangunan Masjid Dan - - 2002-2004 Amal Jariah Johor

B. Majlis Agama Islam

1. Majlis Agama Islam Negeri Johor 2001 2002 2003-2004

236

Lampiran IV

Kedudukan Penyerahan Penyata Kewangan Pihak Berkuasa Tempatan Sehingga 31 Julai 2005

Bil.

Nama Pihak Berkuasa Tempatan

Penyata Kewangan

Yang Terakhir Diakui

Penyata Kewangan Yang Sedang Diaudit

Penyata Kewangan

Belum Diterima

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

Majlis Bandaraya Johor Bahru

Majlis Perbandaran Batu Pahat

Majlis Perbandaran Muar

Majlis Perbandaran Kluang

Majlis Perbandaran Johor Bahru

Tengah

Majlis Perbandaran Kulai

Majlis Daerah Kota Tinggi

Majlis Daerah Yong Peng

Majlis Daerah Segamat

Majlis Daerah Labis

Majlis Daerah Pontian

Majlis Daerah Simpang Renggam

Majlis Daerah Tangkak

Majlis Daerah Mersing

Pihak Berkuasa Tempatan Pasir

Gudang

2002

2003

2001

2002

2003

2002

2004

2003

2002

2001

2004

2004

2003

2002

2003

2003

-

-

-

2004

2003

-

-

2003

2002-2003

-

-

-

2003

2004

2004

2004

2002-2004

2003-2004

-

2004

-

2004

2004

2004

-

-

2004

2004

-

237

Lampiran V

Pembentangan Akaun Agensi Negeri Yang Telah Disahkan Di Dewan Undangan Negeri Sehingga 31 Julai 2005

Bil. Agensi Negeri Tahun Akaun

Terakhir Dibentangkan

Tahun Akaun Belum

Dibentangkan Tarikh Sijil

Akaun

1. Perbadanan Johor 2001 2002 11.09.2003 2003 24.08.2004

2. Yayasan Pelajaran Johor 1994 1995 16.01.2004 1996-1997 10.05.2004 1998 25.03.2005

3. Perbadanan Islam Johor 2002 - -

4. Lembaga Kumpulan Wang Amanah - 1976 01.09.1985 Orang Islam Negeri Johor 1977-1978 31.12.1985 1979-1980 11.12.1986 1981 26.07.1986 1982 15.09.1986 1983 01.02.1987 1984 _.04.1987 1985-1986 26.06.1991 1987-1990 25.08.1994 1991-1993 11.02.1995 1994 04.03.1996 1995 27.11.1996 1996 11.04.1998 1997-1998 13.03.2002 1999-2001 29.12.2003

5. Yayasan Warisan Negeri - 1992-1993 29.11.1996 1994 16.09.1997 1995 01.03.1999 1996 03.05.2000 1997 26.10.2001 1998 05.11.2003 1999 28.04.2004 2000 26.05.2005

238

Pembentangan Akaun Agensi Negeri Yang Telah Disahkan Di Dewan Undangan Negeri Sehingga 31 Julai 2005

Bil. Agensi Negeri Penyata

Kewangan Terakhir

Dibentangkan

Tahun Akaun Belum

DibentangkanTarikh Sijil

Akaun

6. Perbadanan Perpustakaan Awam 1998 1999 20.08.2002 Johor 2000 12.10.2004 2001-2002 16.02.2005

7. Yayasan Pembangunan Keluarga 2001 1998-1999 14.12.2001 Darul Ta'zim 2002 29.12.2003

8. Perbadanan Stadium Johor - 1989-1996 19.06.2003 1997-1999 30.07.2004 2000 01.11.2004 2001-2002 29.11.2004

9. Perbadanan Taman Negara Johor 2003 2004 26.05.2005

10. Majlis Agama Islam Negeri Johor 1994 1995-1998 28.12.2002 1999 14.02.2003 2000 23.12.2003 2001 15.06.2004

11. Majlis Bandaraya Johor Bahru 2002 - -

12. Majlis Perbandaran Kulai 2000 2001-2002 20.08.2004

13. Majlis Perbandaran Kluang 2002 - -

14. Majlis Perbandaran Batu Pahat 2003 - -

15. Majlis Perbandaran Muar 2001 - -

16. Majlis Perbandaran Johor Bahru 2003 - Tengah

-

17. Majlis Daerah Labis 2000 2001 12.05.2004

18. Majlis Daerah Kota Tinggi 2003 - -

239

Pembentangan Akaun Agensi Negeri Yang Telah Disahkan

Di Dewan Undangan Negeri Sehingga 31 Julai 2005

Bil. Agensi Negeri

Penyata Kewangan Terakhir

Dibentangkan

Penyata Kewangan

Belum Dibentangkan

Tarikh Penyata

Kewangan Disahkan

19. Pihak Berkuasa Tempatan 2003 - - Pasir Gudang

20. 2002 2003

Majlis Daerah Yong Peng

04.05.2005

21. Majlis Daerah Mersing 2002 - -

22. Majlis Daerah Pontian

2002 2003 28.08.2004

23. Majlis Daerah Segamat

2000

2001 2002

30.08.2004 30.04.2005

24. Majlis Daerah Tangkak 2002 2003 04.05.2005

25. Majlis Daerah Simpang Renggam 2003 2004 08.06.2005

PETA

SELAT JOHOR

SELAT MELAKA

MERSING

PONTIAN

KOTA TINGGI

KLUANG

SEGAMAT

MUAR

BATU PAHAT

JOHOR BAHRU

LAUT CHINA SELATAN

PETA NEGERI JOHOR