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SEGUIMIENTO PLAN INSTITUCIONAL DE RIESGOS – DICIEMBRE 9 DE 2019

HIDROELÉCTRICA ITUANGO S.A. E.S.P. Naturalmente… ¡Buena energía!

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N° PROCESO N° RIESGO CONTROLES

PROPUESTOS ACCIONES

RESPONSABLE

SEGUIMIENTO

CONTROL ESTADO OBSERVACIONES EVIDENCIAS

PROCESOS MISIONALES

1

Verificación y Seguimiento Técnico, Financiero y Legal al Contrato BOOMT

1

Inoportunidad en la entrega de información por EPM (Informes de avance, de Interventoría, de asesores o consultores externos, cronogramas actualizados, licencias, permisos, autorizaciones, información financiera, escrituras, matrículas inmobiliarias, fichas catastrales, actas de comités y subcomités)

1: Contrato BOOMT 2: Proceso Verificación Técnica, Financiera y Legal al BOOMT 3: Comité Seguimiento BOOMT

. Monitoreo del riesgo

. Seguimiento mensual al Proceso Verificación Técnica, Financiera y Legal al BOOMT. . Seguimiento al cumplimiento del Sistema de Aseguramiento de Calidad – SAC. . Aplicar medidas de apremio

G, DT, DFA,

SG

1 En

Ejecución

Informes Seguimiento Financiero: Informes de

seguimiento hasta julio de 2019 Informe trimestral con corte a septiembre 30 de 2019

Medios de Verificación/ BOOMT Sistema informático MERCURIO CAD/Informes avance entregados por EPM CAD/Actas Comité Seguimiento BOOMT

2

Fallas en Sistemas Informáticos Mercurio, Neón: (desactualizados, no disponibles, pérdida de información).

1: Contrato BOOMT 2: Comité Seguimiento BOOMT

. Monitoreo del riesgo. . Revisiones periódicas al Sistema de información . Comité de seguimiento interno. . Aviso de la situación a EPM. . Aplicación de cláusulas de apremio.

GRUPO DIRECTIVO

No se evidenciaron fallas en los sistemas informáticos

3

Inoportunidad en la entrega de información por Auditor de Costos (Informes mensuales y trimestrales.)

1: Contrato con Auditor de Costos


. Supervisión a fechas de entrega a informes de GAE . Verificación vigencia de pólizas del contrato con el Auditor de costos

DFA

En Ejecución

El informe de supervisión se encuentra con corte a septiembre 30 de 2019

Medios de Verificación/Dirección Financiera/2019

2

Generación de Alertas y Aplicación de Cláusulas Penales de Apremio del contrato BOOMT

1

No documentar las alertas encontradas (no identificar la obligación asociada al hecho, no detallar el estado de avance, no describir riesgos asociados o no identificar causas y efectos o no requerir al contratista)

1: Contrato BOOMT 2: Grupo Directivo 2: Comité Seguimiento BOOMT

. Monitoreo del riesgo. . Seguimiento mensual al Procedimiento Generación de Alertas. . Supervisión por Directores .Monitoreo permanente al BOOMT y sus AMB

GRUPO DIRECTIVO

En Ejecución

Se ha notificado a EPM el incumplimiento de hitos pactados en el contrato BOOMT

PROCESOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL






PROPUESTOS ACCIONES

RESPONSABLE

SEGUIMIENTO


3

Gestión de Presupuesto

1 Sin presupuesto o insuficiencia por agotamiento del mismo

1: Formato Plan de Contratación

. Monitoreo del riesgo. . Monitoreo plan de contratación. . Socialización y capacitación del presupuesto. Autorización de Junta Directiva al Gerente para traslados internos entre cuentas. . Revisión mensual de ejecución presupuestal de las dependencias y consolidado general. . Traslado presupuestal

SG, DT, DFA, DCI.

En Ejecución

No se evidenciaron novedades con corte a diciembre 9 de 2019

CAD/ CDP 2019

2 Imputación errónea del rubro presupuestal

1: Manual de políticas y Prácticas Contables

. Monitoreo del riesgo . Verificación del rubro presupuestal en la entrega física de los CDP respectivos.

Contadora

En Ejecución


CAD/ CDP y RP 2019

4

Reconocimiento Económico para adelantar Estudios, Solicitud Reembolso Bienestar Laboral, Capacitación

1 Falsificación de documentos

2: Directivas N°12 de Abril 16 de 2013 y N°5 de noviembre 25 de 2014.

. Monitoreo del riesgo . Verificación de pago y certificación con las instituciones

DFA

En Ejecución


CAD/Carpetas Capacitación; Bienestar

5 Baja y Disposición de Bienes

1

Dar de baja bienes sin el total cumplimiento de los requisitos y normatividad aplicable s

1: Procedimiento Baja y Disposición de Bienes

. Monitoreo del riesgo.

DFA

En Ejecución

No se evidenció baja de bienes durante el período con corte a diciembre 9 de 2019

CAD/Carpeta Bienes

2

Perdida de bienes, obsoletos, inservibles o en desuso sin ser dados de baja.

1: Póliza de Seguros

. Monitoreo del Riesgo . Renovación póliza Multiriesgo . Generar planes de inspección a los bienes almacenados a ser dados de baja

DFA

En Ejecución

No se evidenció retiro de inservibles en el período con corte a diciembre 9 de 2019. La Póliza Multiriesgo está vigente hasta diciembre 22 de 2019.

CAD/Carpeta bienes CAD/ Hojas de Vida






PROPUESTOS ACCIONES

RESPONSABLE

SEGUIMIENTO


. Revisión de carteras periódicamente

6 Gestión Tesorería

1

Fallas del personal debidas a: *Deficiencia en supervisión y control *Desconocimiento de políticas o normatividad * incumplimiento de las prácticas administrativas * Información de contratistas o terceros errada.

1: Póliza de seguros

2: Proceso Gestión Tesorería

. Monitoreo del riesgo. . Actualización y capacitación de la normatividad y procedimientos.

. Supervisión periódica de la gestión. . Renovación pólizas seguros. . Conciliaciones bancarias

DFA

En Ejecución

No se evidenciaron novedades en el período con corte a diciembre 9 de 2019 La Póliza IRF tiene vigencia hasta Agosto 28 de 2020

CAD/Póliza IRF

2

Errores operativos debidos a: *Registro inoportuno de transacciones * duplicación de pagos a un beneficiario incorrecto * Deficiencia en contrales del sistema * Entidades financieras.

1: Póliza de seguros 2: Proceso Gestión Tesorería

. Monitoreo del riesgo. . Renovación pólizas Directores & Administradores e IRF . Registro de operaciones en línea ERP . Realizar arqueos y supervisión. Programación de pagos y registro de transacciones oportunos . Soporte adecuado al ERP. . Control dual

DFA

En Ejecución

No se evidenciaron novedades en el período con corte a diciembre 9 de 2019 La Póliza IRF tiene vigencia hasta Agosto 28 de 2020.

CAD/Pólizas IRF y D&O.

3

Pérdida de recursos, debido a : * fraude, robo o hurto *alteración de documentos o de firmas *pérdida de títulos valores o dinero *realizar préstamos o auto prestamos *hackeo de cuentas. * incurrir en mora, sanción o intereses

1: Póliza de seguros 2: Proceso Gestión Tesorería

.Monitoreo del riesgo.

. Verificación política de firmas - control dual . Copias de seguridad de la información . Software antivirus . Caja fuerte . Cambio periódico de claves de la caja fuerte . Renovación pólizas seguros . Conciliaciones bancarias

DFA

En Ejecución

No se evidenciaron novedades en el período con corte a diciembre 9 de 2019 La Póliza IRF tiene vigencia hasta Agosto 28 de 2020 La póliza Multiriesgo tiene vigencia hasta diciembre 22 de 2019

CAD/Póliza IRF CAD/Póliza Multiriesgo






PROPUESTOS ACCIONES

RESPONSABLE

SEGUIMIENTO


7 Gestión Documental

1 Pérdida de información por catástrofe natural y/o provocada

1: BACK UP Externos 2: Comité Gestión Documental

. Monitoreo del riesgo. . Digitalización del archivo . Mecanismos de seguridad: cámaras de seguridad, Chapa de seguridad, control de ingreso. . Mantenimiento locativo. . Control de plagas

SG, DFA

En Ejecución

Se cuenta con BACK UP externo. Se almacena la información a través del software de gestión documental, en servidor y disco externo. El comité de gestión documental no existe, ya que hace parte del comité del MIPG.

2 Pérdida de información por virus informático

1: Software antivirus anti spam

. Monitoreo del riesgo . Actualización permanente de software, firewall y antivirus

DFA

En Ejecución

Desde el 22 de mayo de 2018 está operando el nuevo Sistema antivirus, se llama BIT DEFENDER No se evidenciaron novedades con corte a diciembre 9 de 2020.

Carpeta Sistemas

3 Pérdida de documentos

1: Comité Gestión Documental. 2: Directiva N°3 de febrero 29 de 2016.

. Monitoreo del riesgo . Control préstamo de documentos. . Foliación de documentos . Inventario actualizado de documentos

SG,

En Ejecución

El inventario documental y la foliación es un proceso que se realiza en la medida en que se producen las unidades documentales y expedientes. Desde la SG no se evidenciaron novedades durante el año 2019.

4 Manipulación o alteración de documentos

1: Directiva N°3 de febrero 29 de 2016.

. Monitoreo del riesgo . Control préstamo de documentos. . Foliación de documentos . Inventario actualizado de documentos

SG

En Ejecución

El inventario documental y la foliación es un proceso que se realiza en la medida en que se producen las unidades documentales y expedientes. Desde la SG no se evidenciaron novedades durante el año 2019.

5 Desactualización en tecnología

1: Actualización tecnológica


SG, DFA

En Ejecución

En 2018, se actualizaron los sistemas operativos de conformidad con las actualizaciones ofrecidas por el proveedor. En el período se han realizado pruebas al funcionamiento de los sistemas operativos.

Cuarto técnico






PROPUESTOS ACCIONES

RESPONSABLE

SEGUIMIENTO


6 Deterioro de documentos

1: Comité Gestión Documental. 2: Directiva N°3 de febrero 29 de 2016.

. Monitoreo del riesgo . Mantenimiento locativo. . Control de plagas

SG

En Ejecución

Desde la SG no se evidenciaron novedades durante el año 2019. Semanalmente se realiza un proceso de limpieza al depósito de archivo y a los documentos allí almacenados.

10 Gestión Contable

1 Incumplimiento en el reporte de la información a la CGN - chip contable

Manual de Políticas y Prácticas Contables

. Monitoreo del riesgo. .Seguimiento cronograma reporte de la información. . Mantener actualiza la base de datos en el Sistema CHIP . Antes del envío de la información hacia la CGN validar los datos para verificar que los códigos contables correspondan a los establecidos

Contadora

Ejecutado

Se evidencian reportes efectuados a la CGN en: . febrero 15 de 2019 . abril 30 de 2019 . julio 31 de 2919 . octubre 30 de 2019

Ver Página WEB/CGN/Informe al Ciudadano

2

Incumplimiento en el reporte de la información a la CGR- Ejecución presupuestal


. Monitoreo del riesgo. . Seguimiento a las fechas establecidas en el cronograma para el reporte de la información

Contadora

Ejecutado

Se evidencian reportes efectuados a la CGR en: . febrero 20 de 2019 Abril 19 de 2019 Julio 22 de 2019 . octubre 20 de 2019

Ver Página web CGN/Informe al Ciudadano

3 Incumplimiento en las declaraciones a DIAN – Rete fuente.



.Seguimiento a las fechas establecidas en el cronograma para el reporte de la información

Contadora

En Ejecución

Presentada en enero 15 de 2019, febrero 12, marzo 12 de 2019, abril 11 de 20199, mayo 13 de 2019, junio 13 de 2019 , julio 11 de 2019, agosto 13 de 2019, septiembre 12 de 2019, octubre 10 de 2019, noviembre 14 de 2019.

CAD/CARPETA RETEFUENTE 2019

4

Incumplimiento en el reporte de la información al Municipio de Medellín -Retención de Industria y comercio e ICA



Contadora

En Ejecución

Reportado al municipio de Medellín en marzo 18 de 2019, mayo 16 de 29019 y julio 16 de 2019, septiembre 17 de 2019 y 18 de noviembre de 2019 Industria y comercio de forma mensual de enero a noviembre de 2019

Ver Página web CGN/Informe al

Ciudadano






PROPUESTOS ACCIONES

RESPONSABLE

SEGUIMIENTO


5

Incumplimiento en el reporte de la información a la Cámara de Comercio de Medellín -Renovación Registro Mercantil

Manual de Políticas y Prácticas Contables.


Contadora

Ejecutado Reportado a la Cámara de Comercio de Medellín en marzo 31 de 2019.

Ver Página web CGN/Informe al

Ciudadano

6 Información contable errada e imprecisa

1: Manual de Políticas y Prácticas Contables 2: Conciliaciones contables: nómina, tesorería, activos fijos, activos fijos.


. Establecer la revisión de cifras en doble instancia antes de ser presentada . Generar compromisos, planes y plazos de cumplimiento en la corrección sobre las irregularidades evidenciadas.

Contadora, Revisoría

Fiscal

En Ejecución

Se evidencia conciliación entre los módulos y Contabilidad efectuadas en los meses del período hasta noviembre de 2019

Ver Carpeta Ajustes Contables 2019

7 Incumplimiento en la entrega de certificados de retenciones


. Monitoreo del riesgo. . Seguimiento del cumplimiento de los requerimientos de terceros

Contadora

En Ejecución

Se entregaron certificados a los proveedores de bienes y servicios que lo solicitaron en el período

Contabilidad/Carpeta Certificados 2019

8 Demora en la entrega de estados financieros mensuales



. Seguimiento a las fechas establecidas en el cronograma para el reporte de la información

Contadora

En Ejecución

Publicado en la página web de la entidad hasta octubre de 2019.

Página web de la Entidad

9 Pérdida de información del software contable

1:Respaldos diarios de información 2: Soporte documental y digital de la información 3: Mantenimiento preventivo del software y Restricciones para el acceso a personal no autorizado

. Monitoreo del riesgo. . Respaldo digital y físico actualizado

Contadora

1 En

Ejecución

Se realizó diaria, semanal y mensualmente durante el período

Buzón de Correo/Carpeta Respaldo Buzón

Administrador

2 En

Ejecución

Se realizó a medida que contabilidad remite al CAD la información

Ver CAD/ Carpetas Contabilidad

3 En

Ejecución

En el período, el mantenimiento se realizó diariamente; los equipos tienen contraseña de acceso, y el software maneja políticas de seguridad

Buzón de Correo/ Carpeta Respaldo Buzón

Administrador.

10

Inexactitud en declaraciones tributarias con información equivocada


. Monitoreo del riesgo. . Establecer la revisión de cifras en doble instancia antes de presentar la declaración

Contadora

En Ejecución

En el período y con el acompañamiento de la Revisoría Fiscal no se ha presentado ninguna novedad en las declaraciones tributarias de retención en la fuente a la DIAN

CAD/ Carpeta Declaraciones






PROPUESTOS ACCIONES

RESPONSABLE

SEGUIMIENTO


11 Omisión de ajustes contables y clasificación contable inapropiada


. Monitoreo del riesgo. . Revisión mensual del Balance de Prueba

Contadora

En Ejecución

En el período No se presentaron omisiones de ajustes y las clasificaciones contables se realizaron de conformidad con la norma

Contabilidad/Carpeta Ajustes Contables

12

Inexactitud en declaraciones tributarias con información equivocada


. Monitoreo del riesgo. . Realizar conciliaciones y consolidado de retenciones

Contadora

En Ejecución

En el período no se presentaron omisiones de ajustes y las clasificaciones contables se realizaron de conformidad con la norma


13 Control activos fijos

1: Manual de Políticas y Prácticas Contables 2: Inventario cuatrimestral de bienes devolutivos en uso

. Monitoreo del riesgo. . Realizar seguimiento semestral a los inventarios de los empleados

Contadora

En Ejecución

Se realizaron inventarios en abril y noviembre de 2019

CAD/Hojas de vida del personal

14

Realización de movimientos sin la documentación soporte correspondiente

1: Manual de Políticas y Prácticas Contables 2:No recibir en contabilidad si no tiene soporte

. Monitoreo del riesgo. . Revisión de soportes para cada uno de los registros contables

Contadora

En Ejecución

En el período no se presentaron novedades

CAD/ Carpetas Contabilidad

15 Entrega extemporánea de facturas y soportes para causación


. Monitoreo del riesgo. . Cumplimiento de fechas por las Direcciones para el envío de información

Personal responsable

en Direcciones

En Ejecución



16 Diferencias en los saldos entre Tesorería y Contabilidad

1: Manual de Políticas y Prácticas Contables 2: Realizar conciliaciones

. Monitoreo del riesgo. . Realizar una revisión de las cuentas de mayor movimiento las cuales deben tener su respectiva conciliación y crece de cuentas

Contadora

En Ejecución

En el período no se presentaron diferencias


17 Liquidar de forma incorrecta la retención en la fuente

1: Manual de Políticas y Prácticas Contables 2: Revisión por parte de la Revisoría Fiscal 3: Causaciones conformes a la normatividad

. Monitoreo del riesgo. . Comparación, revisión y conciliación de las cuentas, registros y valores

Contadora Analista

Financiera

En Ejecución

En el período y con el acompañamiento de la Revisoría Fiscal no se presentó ninguna novedad

CAD/ Carpeta Declaraciones






PROPUESTOS ACCIONES

RESPONSABLE

SEGUIMIENTO


18 No realizar los ajustes de las conciliaciones oportunamente

1: Manual de Políticas y Prácticas Contables 2: Realización de conciliaciones y ajustes mensuales

. Monitoreo del riesgo. . Revisión del Balance de prueba antes de cierre

Contadora

En Ejecución

En el período los ajustes se realizaron oportunamente


19 Hechos económicos cumplidos sin registro contable

1: Manual de Políticas y Prácticas Contables 2: Registrar en el sistema todos los hechos económicos ocurridos susceptibles de pago

. Monitoreo del riesgo. . Consultar con las áreas previo al cierre sobre novedades de hechos económicos que afecten el balance de la Entidad

Contadora

En Ejecución



20 Incumplimiento de plazos en respuesta de requerimientos

1: Manual de Políticas y Prácticas Contables 2: Radicar y notificar la solicitud

. Monitoreo del riesgo. . Planear la presentación de informes a los diferentes entes de controles

Contadora

En Ejecución

En el período los requerimientos se presentaron oportunamente

Correspondencia enviada

21 No aplicación de las normas NIIC NIF

1: Manual de Políticas y Prácticas Contables 2: Normatividad aplicable emitida por la CGN

. Monitoreo del riesgo. . Actualización de software, asesoría y capacitación

Contadora

En Ejecución

En el período se aplicaron adecuadamente las NIIF

Página Web/ Balance

22 Deterioro y/o pérdida de los soportes físicos contables

1: Gestión documental 2: Entrega oportuna de soportes para digitalización

. Monitoreo del riesgo. . Custodia adecuada de la documentación

Contadora Asistente Gestión

Documental

1 En

Ejecución En el período no se presentaron novedades


2 En

Ejecución La entrega de información de contabilidad a CDA se remitió con planilla remisoria

Contabilidad Planillas remisorias

23

Desactualización con respecto al Plan General de Contabilidad Pública (PGCP) y a la normatividad vigente

1: Manual de Políticas y Prácticas Contables 2: Revisión periódica de la normatividad emitida por el ente de control

. Monitoreo del riesgo. . Actualización en temas contables

Contadora

En Ejecución

En el período se aplicó la normatividad vigente

Página Web/ Balance CAD/ Carpetas

Contabilidad

24

Fallas en la seguridad informática en los equipos a nivel de servidores y de usuarios finales

1: Revisión a las bases de datos. 2: Revisión de Back ups 3: Monitoreo de la Red

Evitar el Riesgo . Monitoreo del riesgo. . Adquisición de Licencias de Antivirus reconocidos. . Programa para ejecución de monitoreos

Profesional TIC’S

1 En

Ejecución

La revisión a las bases de datos durante el período se realizó diaria, semanal y mensualmente


Administrador

2 En

Ejecución La revisión a los Back ups en el período se realizó diaria, semanal y mensualmente


Administrador

3 En

Ejecución El monitoreo a la red en el período se realizó diaria, semanal y mensualmente


Administrador.

25 Pérdida de información financiera

1: Copias de seguridad diarias


Profesional TIC’S

1 En

Ejecución Se realizaron copias de seguridad diaria, semanal y mensualmente


Administrador.






PROPUESTOS ACCIONES

RESPONSABLE

SEGUIMIENTO


2: Mantenimiento preventivo del software 3: Restricciones para el acceso a personal no autorizado

. Recuperación y revisión de la información o ingreso de la información

2 En

Ejecución

El mantenimiento preventivo del software se realizó diariamente durante el período


Administrador.

3 En

Ejecución

Los equipos tienen contraseña de acceso, y el software maneja políticas de seguridad


Administrador.

11

Gestión del Talento Humano

1 Vinculación de empleados y/o contratistas no competentes

1: Proceso Gestión del Talento Humano

. Monitoreo del riesgo . Verificación cumplimiento de requisitos de conformidad con la Descripción del cargo a proveer y la normatividad vigente. . Pruebas psicológicas y psicotécnicas de ingreso.

DFA

En Ejecución

En el período comprendido entre julio 31 y diciembre 9 de 2019 no se presentó vinculación de personal

Servidor Carpeta DAF2/Nómina

2 Fuga de capital intelectual

1: Directivas N°12 de Abril 16 de 2013 y N°5 de noviembre 25 de 2014. 2: Contrato Laboral a término Indefinido. 2: Escala Salarial.

. Monitoreo del riesgo. . Informes actualizados. . Listado de talentos con perfil

DFA

En Ejecución

En el período no se presentaron novedades relacionadas con la fuga de capital intelectual

Servidor Carpeta DAF2Nómina

3

Promoción de personal sin cumplimiento de requisitos para el nuevo cargo.

1: Descripciones de cargos.

. Monitoreo del riesgo . Verificación cumplimiento de requisitos de conformidad con la Descripción del cargo a ser promovido.

DFA

En Ejecución

En el período no se reportó promoción a empleados

CAD/Hojas de Vida del personal

12

Notificación, Reporte e Investigación de Accidentes e Incidentes de Trabajo

1 Omisión en el reporte de accidentes e incidentes laborales a la ARL

1: Decreto 1072 de 2015. 2: SGSST de

Hidroituango

. Monitoreo del riesgo . Verificación del reporte en liquidación de nómina.

DFA

En Ejecución

En el período comprendido entre julio 31 y diciembre de 2019 no se reportaron novedades asociadas a

accidentes o incidentes laborales.

CAD/Reporte Accidentes ARL SURA

13 Gestión Contractual

VER MAPA RIESGOS DE CORRUPCIÓN, RIESGOS N°5 AL N°14






PROPUESTOS ACCIONES

RESPONSABLE

SEGUIMIENTO


14 Rendición de Cuentas

1 Rendición extemporánea 1: Procedimiento Rendición de Cuentas


. Control de legalidad mensual a la rendición en la CGA. Control de entrega de información a rendir por los responsables. . Capacitación a Supervisores

DFA

En Ejecución

En el período, la información correspondiente, fue presentada en las fechas estipuladas

Gestión Documental/ Correspondencia Enviada

y Recibida. Página web de Hidroituango

Página Colombia Compra Eficiente

2

Ausencia simultanea laboral del personal responsable de rendir cuentas

1: Procedimiento Rendición de Cuentas


. Control de vacaciones. . Capacitación de personal adicional.

DFA

En Ejecución

En el período no se presentó ausencia laboral simultánea del personal responsable de la rendición de cuentas.

CAD/Carpeta Bienestar Laboral

Registro de vacaciones

15 Ejecución de Monitoreos

1 Resultados de auditoría no ajustados a las normas y procesos de auditorias

1: Procedimiento Ejecución de monitoreos


. Capacitación del responsable de realizar auditoría . Actualización de las normas y procedimientos en la normatividad vigente

DCI

En Ejecución

Se actualizaron las normas con capacitación recibida por la sociedad

Sociedad

16 Seguimiento Planes de

Mejoramiento 1

Inoportunidad en la ejecución del seguimiento

1: Informes resultados de auditorías realizados por la CGA


. Seguimiento a planes de mejoramiento

DCI

En Ejecución

Se realiza constantemente seguimiento a los planes de

Mejoramiento.

DCI

17 Coordinación Entes de Control

1 Atención inoportuna de requerimientos

1: Procedimiento Coordinación Entes de Control


. Control de documentos

DCI

Ejecutado

Se atiende con diligencia en coordinación con la secretaria General a los órganos de control que presentan requerimientos a la sociedad

DCI,SG

18 Atención PQR´S

1 Atención inoportuna a los requerimientos de las partes interesadas

1: Procedimiento PQRS


.Informes periódicos gestión de PQRS Seguimiento a gestión de PQRS

DCI, SG

En Ejecución

La atención de PQRS, es un proceso que se realiza oportunamente teniendo en cuenta los diferentes tipos de información que llegan a la entidad, acorde al procedimiento interno.

CAD/Informes PQRS

19 Atención Fraudes

1 VER MAPA RIESGOS DE CORRUPCIÓN





MAPA RIESGOS CORPORATIVOS

N° RIESGO CONTROLES PROPUESTOS ACCIONES RESPONSABLE

SEGUIMIENTO


1

Afectación de la imagen y reputación de la empresa por confusión, desconocimiento y/o malas interpretaciones asociadas a la razón social de la empresa y su similitud con la de otros agentes que intervienen en el proyecto. Ejemplo: contratistas y subcontratistas.

Seguimiento mensual al Proceso Verificación Técnica, Financiera y Legal al BOOMT. Política clara de comunicación y Razón de ser de Hidroituango


DFA, DT, SG

En Ejecución

Informes Seguimiento Financiero: Informes de seguimiento con corte a julio 31 de 2019

Medios de verificación/dirección Financiera/2019

2 Afectación de la empresa por dos o más directivos clave que viajen juntos y sufran un accidente

Exigencia de requisitos técnicos, operativos y de salud y seguridad a transportadores

. Monitoreo del riesgo . Coordinar con EPM lo relacionado con transporte, alojamiento y seguridad requerida para el personal que se desplace al proyecto. . Renovación Póliza Vida Grupo

DFA. En Ejecución

En el período se coordinó con la empresa transportadora lo concerniente con las medidas de seguridad requeridas para la movilización del personal a las obras del proyecto

Portátil Asistente Administrativo A/ Documentación enviada por empresa transportadora para cada viaje realizado en el período

3

Materialización de pasivos no provisionados a raíz de demandas interpuestas contra la Sociedad antes de la firma del contrato BOOMT

1: Provisión de pasivos 2: Pólizas de Seguros

. Monitoreo del riesgo . Renovación Pólizas D&O, IRF

SG, DFA

1 En Ejecución

Con las pólizas actuales se encuentran cubiertas las demandas en contra de la Entidad De manera directa no se provisionan recursos sino que quedarían cubiertas con las respectivas garantías

CAD/Carpetas Póliza D&O e IRF

2 En Ejecución

La póliza D&O tiene vigencia hasta febrero 8 de 2020 La Póliza IRF tiene vigencia hasta Agosto 28 de 2020

CAD/Carpetas Póliza D&O e IRF






SEGUIMIENTO


4

Afectación de la seguridad física del personal durante los traslados al proyecto. Ejemplo: por secuestro atentados

exigencia de requisitos técnicos, operativos y de salud y seguridad a transportadores


. Verificación cumplimiento de requisitos de seguridad exigidos a empresa que transporta el personal al proyecto. . Coordinar con EPM lo relacionado con transporte, alojamiento y seguridad requerida para el personal que se desplace al proyecto. .

DFA En Ejecución


CAD/ Carpeta Póliza Vida Grupo Portátil Asistente Administrativo A/ Documentación enviada por empresa transportadora para cada viaje realizado en el período

5

Decisiones políticas que afecten la ejecución adecuada de las funciones para las cuales fue creada la empresa. Ejemplo: por un cambio de administración; por divergencias de intereses entre accionistas.

1: Estatutos Sociales

. Monitoreo del riesgo . Verificación cumplimiento de los Estatutos Sociales

SG

En Ejecución En el período no se presentaron novedades

6

Accidentes de trabajo de personal propio o de contratistas tanto en las oficinas como en visitas a la zona del proyecto

1: Póliza de Seguros 2: COPASST 3: : Exigencia de requisitos técnicos, operativos y de salud y seguridad a transportadores

. Monitoreo del Riesgo . Socialización políticas de seguridad y salud en el trabajo . Renovación póliza Multiriesgo . Verificación cumplimiento de requisitos de seguridad exigidos a empresa que transporta el personal al proyecto . Coordinar con EPM lo relacionado con transporte, alojamiento y seguridad requerida para el personal que se desplace al proyecto.

DFA, COPASST

1 En Ejecución

Personal vinculado y contratistas están amparados con la ARL SURA para accidentes de trabajo

CAD/ Carpeta Póliza Vida Grupo

2 En Ejecución

En el período no se reportaron a la ARL, accidentes o incidentes de trabajo

CAD/Reporte Accidentes ARL SURA CAD/ Carpeta COPASST

3 En Ejecución


Portátil Asistente Administrativo A/ Documentación enviada por empresa transportadora para cada viaje realizado en el período

7 Pérdida o suspensión de la licencia ambiental del proyecto

1: Contrato BOOMT . Monitoreo del riesgo

SG 1 En Ejecución No se presentaron novedades en el periodo






SEGUIMIENTO


2. Verificación y seguimiento técnico, financiero y legal a la ejecución del contrato BOOMT. 3: Comité Seguimiento BOOMT

. Detección de alertas . Aplicación de cláusulas penales de apremio

2 En Ejecución

No se presentaron novedades en el periodo

8

Incumplimiento del contrato BOOMT por parte de EPM que afecte la continuidad del proyecto parcial o totalmente.

1: Contrato BOOMT 2. Verificación y seguimiento técnico, financiero y legal a la ejecución del contrato BOOMT. 3: Funcionamiento Comité Seguimiento BOOMT

. Monitoreo del riesgo . Detección de alertas . Aplicación de cláusulas penales de apremio

SG, DT, DFA

1 En Ejecución

Informes Seguimiento Financiero: Informes de seguimiento con corte a julio 31 de 2019 Se ha notificado el incumplimiento de hitos estipulados en el contrato BOOMT


2

9

Incumplimiento de las obligaciones de la Sociedad establecidas en el contrato BOOMT y demás obligaciones contraídas en los demás contratos para su propia gestión.

1: Contrato BOOMT 2. Verificación y seguimiento técnico, financiero y legal a la ejecución del contrato BOOMT. 3: Funcionamiento Comité Seguimiento BOOMT

. Monitoreo del riesgo . Detección de alertas . Aplicación de cláusulas penales de apremio

SG, DT, DFA

1 En Ejecución



2

10

Fallas en el manejo de las relaciones públicas con grupos de interés que generen opinión. Ejemplo: medios, instituciones, accionistas.

1: Política de Comunicaciones Corporativa 2: Personal autorizado para entregar información a terceros.

. Monitoreo del riesgo . Seguimiento a información entregada . Seguimiento a PQR’S

SG

1 En Ejecución No se presentaron novedades en el periodo


11

Actuaciones o declaraciones inapropiadas sobre la información que se maneja del proyecto Hidroeléctrico Ituango.

1: Política de Comunicaciones Corporativa 2: Personal autorizado para entregar información a terceros.

. Monitoreo del riesgo . Seguimiento a información entregada . Seguimiento a PQR’S

SG



12

Fallas en el control de costos del proyecto que impidan identificar oportunamente situaciones que puedan implicar un mayor costo del mismo.

Informes de verificación financiera, técnica y legal

. Monitoreo del riesgo Verificación Visitas a la obra . Seguimiento a informas mensuales y trimestrales del

DFA,SG, DT

En Ejecución


Medios de Verificación/Dirección Financiera/Seguimiento GAE 2019






SEGUIMIENTO


costo base de remuneración

13

Conflicto de intereses por parte de EPM como socio y contratista de la empresa, que pueda afectar la toma de decisiones de la sociedad.

1: Reglamento Junta Directiva 2: Contrato BOOMT

. Monitoreo del riesgo . Actualización Reglamento Junta Directiva

SG

En Ejecución No se presentaron novedades en el periodo

14

Acciones legales en contra de la empresa por presuntas actuaciones e irregularidades en temas societarios, administrativos o civiles. Ejemplo: por abuso de posición dominante.

Pólizas de Seguros

. Monitoreo del riesgo . Renovación pólizas IRF y D&O

SG

En Ejecución

Desde el 28 de Abril de 2018 se presentó la Contingencia actual del proyecto, se ocasionaron daños en las obras del proyecto que han afectado su avance y el entorno lo que ha ocasionado una reprogramación de actividades asociadas al desarrollo del proyecto y al manejo de la contingencia Pólizas de seguros IRF y RC vigentes hasta Agosto 29 de 2019 y julio 30 de 2020

CAD/ Carpeta Póliza Vida Grupo





MAPA RIESGOS CORRUPCIÓN


SEGUIMIENTO

CONTROL ESTADO OBSERVACIONES EVIDENCIA

1 Concentración de autoridad o exceso de poder

1: Estatutos Sociales 2.Descripciones de Cargos 3. Comité Convivencia Laboral

Reuniones periódicas del Grupo Directivo, para hacer seguimiento a las responsabilidades asignadas

. DFA

. Grupo Directivo

1 En Ejecución

Las descripciones de cargos fueron actualizadas en octubre de 2016.

SIG COIN/ Estructura Organizacional/ Planta de Cargos. CAD/ Descripciones de cargos/Hojas de Vida de los Empleados

2 En Ejecución

La evaluación del desempeño de directivos y empleados marcha acorde con lo estipulado.

CAD/Carpeta Evaluación del Desempeño Directivos. CAD/Carpeta Evaluación del desempeño de los empleados

2 Extralimitación de funciones 1: Comité de Convivencia Laboral 2: Control Disciplinario

1: Funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral 2: Procesos disciplinarios

.Comité Convivencia Laboral. . SG

En Ejecución No se presentaron novedades en el período

CAD/Carpeta comité de convivencia

3 Ausencia canales de comunicación Plan de Comunicación Corporativo

Reuniones Semestrales Gerente - Empleados para garantizar información actualizada en todos los niveles de la Entidad . Grupos Primarios con periodicidad estipulada en Plan de Acción

G, SG, DT, DFA DCI

En Ejecución

DFA: Actas de Grupo Primario: enero 18 de 2019, septiembre 19 y noviembre 12 de 2019.

CAD/Carpeta Grupos Primarios Medios de Verificación/ direcciones/ 2019

4 Deficiencias en el manejo documental y de archivo

Manual procedimientos de archivo

Actualización y capacitaciones en manejo de archivo y gestión documental.

SG

5 Direccionamiento de procesos de contratación

1: Estatuto de Contratación 2: Reglamentación Proceso Contratación 3: Comité de Contratación

1: Verificación cumplimiento requisitos del Estatuto de Contratación 2: Control jurídico previo a la autorización de inicio 3: Formato compras menores

G, SG, DT, DFA, DCI

En Ejecución


SIGCOIN/COMITÉS/COMITÉ DE CONTRATACIÓN






SEGUIMIENTO


6 Adendas que modifican condiciones del proceso contractual para favorecer a personas determinadas

1: Estatuto de Contratación 2: Proceso Contratación 3: Comité de Contratación

1:Rigurosidad en la aplicación de criterios de selección 2:Publicación, cuando aplique, de condiciones de contratación en página web (ofertas públicas)

G, SG, DT, DFA, DCI

En Ejecución



7 Inadecuada selección del contratista o proveedor

1: Estatuto de Contratación 2: Reglamentación Proceso Contratación 3: Comité de Contratación

1:Verificación cumplimiento requisitos del Estatuto de Contratación 2: Control jurídico previo a la

autorización de inicio 3: Rigurosidad en la definición y aplicación de criterios de selección. 4: Publicación de condiciones de contratación en página web (ofertas públicas)

G, SG, DT, DFA, DCI



8 Fraccionamiento técnico 1: Estatuto de Contratación 2: Reglamentación Proceso Contratación 3: Comité de Contratación

1:Verificación cumplimiento requisitos del Estatuto de Contratación 2: Control jurídico previo a la autorización de inicio 3: Rigurosidad en la aplicación de criterios de selección 4: Publicación de condiciones de contratación en página web

G, SG, DT, DFA, DCI








SEGUIMIENTO


5: Plan de compras

9 Oferentes incursos en inhabilidades o incompatibilidades

1: Manual de Supervisión e interventoría 2: Reglamentación Proceso Contratación 3: Comité Contratación

1: Verificación de inhabilidades e incompatibilidades de los posibles oferentes 2: Designación de supervisor o interventor para los contratos

G, SG, DT, DFA, DCI

En Ejecución No se presentaron novedades.


10 Designación de supervisores que no cuentan con el perfil requerido para desempeñar su función

1: Manual de Supervisión e interventoría 2: Reglamentación Proceso Contratación 3: Comité Contratación

Verificación de competencias del supervisor o interventor.

SG, DFA, DT



11 Concentrar actividades de supervisión de múltiples contratos en poco personal

1: Manual de Supervisión e interventoría 2: Reglamentación Proceso Contratación 3: Comité Contratación 4: Estatuto de Contratación

Regular cantidad de supervisiones dependiendo de la complejidad de los contratos a supervisar

G, SG, DT, DFA, DCI



12

Inadecuado uso del contrato de prestación de servicios desarrollando objetos que estarían enmarcados en otra modalidad de contratación

1: Comité de Contratación 2: Estatuto de Contratación

Control jurídico previo a la autorización del inicio Definición clara de objeto y alcance.

G, SG, DT, DFA, DCI

En Ejecución En el trimestre no se presentaron novedades


15 Inclusión de gastos no autorizados Presupuesto Anual

Verificar que todo gasto tenga la autorización respectiva

G, SG, DT, DFA, DCI

En Ejecución Durante el período no se evidenciaron gastos no autorizados

CAD/Certificados de Disponibilidad Presupuestal y recibos legalizados de caja menor

16

Inversión de dineros públicos en entidades de dudosa solidez financiera a cambio de beneficios indebidos para empleados encargados de su administración

Proceso Gestión Tesorería

Verificar cumplimiento de normatividad relacionada con el manejo de inversiones

DFA


CAD/Carpeta Inversiones y Garantías, calificación del riesgo de entidades financieras en las que la Entidad realiza inversiones

17 Archivos contables con vacíos de información


Verificar que los registros financieros tengan un soporte documental

Contadora


CAD/Carpetas Contabilidad






SEGUIMIENTO


18 Afectación de rubros en beneficio propio o a cambio de retribución económica

1: Manual de Políticas y Prácticas Contables 2: Sistema SAFIX

Control de rubros a través de perfil de usuario en SAFIX

Contadora

En Ejecución

En el período no se adelantaron procesos disciplinarios por este delito en la Entidad

CAD/ Carpetas Contabilidad SG/ Procesos disciplinarios

19 Sistemas de información susceptibles de manipulación o adulteración

1: Software antivirus anti spam

Actualización permanente de software, firewall y antivirus

Profesional TIC’S

En Ejecución

Durante el período no

se realizaron copias de seguridad diaria, semanal y mensualmente

Buzón de Correo/ Carpeta Respaldo Buzón Administrador.

20 Concentración de actividades o procesos en una persona

Descripciones de cargos Actualización Descripciones de Cargos

DFA

En Ejecución

Las descripciones de cargos fueron actualizadas en octubre de 2016.

SIG COIN/ Estructura Organizacional/ Planta de Cargos. CAD/ Descripciones de cargos/Hojas de Vida de los Empleados

21 Proceso disciplinario con fallos amañados

Reglamento Interno de Trabajo

Aplicación de los términos de ley establecidos en el procedimiento Control Disciplinario del Reglamento Interno de Trabajo.

SG

22 Debilidades en el proceso Selección de Personal

Proceso Gestión del Talento Humano

Realizar pruebas psicotécnicas para iniciar trámites de selección

DFA

En Ejecución En el período no se presentó vinculación de personal

CDA/Carpeta Nómina

23 Ocultar a la ciudadanía la información considerada pública

1:Página web de la entidad 2: Normatividad vigente

Aplicación de la normatividad vigente Alertas de tiempo para publicar información

SG, DFA

En Ejecución En el período no se evidenciaron novedades al respecto

Página web de la entidad

24 Soborno (Cohecho)

1: Manual y Planes Anticorrupción 2: Manual Antifraudes 3: Código de Ética 4: Reglamento Interno de Trabajo 5: Control disciplinario

Seguimiento a Manuales y Planes Anticorrupción y Antifraudes

Grupo Directivo

En Ejecución

En el período no se adelantaron procesos disciplinarios por este delito en la entidad

CAD/Hojas de vida

25 Tráfico de Influencias

1: Manual Anticorrupción 2: Manual Antifraudes 3: Código de Ética 4:Control Disciplinario

1: Realizar campañas al interior de la entidad promoviendo los valores éticos 2: Seguimiento a Manuales y Planes Anticorrupción y Antifraudes

Grupo Directivo

En Ejecución


CAD/Hojas de vida






SEGUIMIENTO


26 Peculado por apropiación

1: Manual de Políticas y Prácticas Contables 2: Manual Anticorrupción 3: Manual Antifraudes 4: Código de Ética de la Entidad 5: Control Disciplinario

1: Realizar campañas al interior de la entidad promoviendo los valores éticos 2: Seguimiento a Manuales y Planes Anticorrupción y Antifraudes

Grupo Directivo

En Ejecución


CAD/Hojas de vida

seguimiento plan institucional de riesgos diciembre 9 de … · seguimiento plan institucional de...

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