gerencia de proyectos: seguimiento y gestión de riesgos

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Gerencia de proyectos

Seguimiento y gestin de riesgos durante la ejecucin


Agenda

Que son los riesgos en los proyectos?

Cmo se gestionan los riesgos en los proyectos?

Qu debe hacerse en la fase de planificacin?

Cundo debe hacerse el seguimiento de los riesgos?

Cul es la agenda para el seguimiento de riesgos en proyectos?

Fuentes de informacin


Qu son los riesgos en los proyectos?

La gua de los fundamentos para la direccin de proyectos (Gua del PMBOK) 5ta edicin, del Project Management Institute (PMI), presenta la siguiente definicin de los riesgos:

Un riesgo es un evento o condicin incierta que, si sucede, tiene un efecto en por lo menos uno de los objetivos del proyecto. Los objetivos pueden incluir el alcance, el cronograma, el costo y la calidad. Un riesgo puede tener una o ms causas y, si sucede, uno o ms impactos.

Mayor informacin: Que son los riesgos en los proyectos.


Cmo se gestionan los riesgos en los proyectos?

Siguiendo gua de direccin de proyectos (Gua del PMBOK) 5ta edicin del PMI, la gestin de riesgos implica:

Planificar la gerencia de riesgos.

Identificar los riesgos.

Realizar anlisis cualitativo.

Realizar anlisis cuantitativo.

Planificar las respuestas al riesgo.

Monitorear los riesgos del proyecto.

Estos pasos se repiten cclicamente durante todo el proyecto.


Cmo se gestionan los riesgos en los proyectos?La gerencia de riesgos del proyecto se realiza en todas las fases del proyecto, no slo durante la planificacin.

Imagen de: www.pmoinformatica.com


Qu debe hacerse en la fase de planificacin?Para que se pueda hacer un buen seguimiento de los riesgos, la planeacin de gestin de riesgos e identificacin inicial debe haberse hecho correctamente.

Como primer paso, debe elaborarse el plan de gestin de riesgos.

Ver una Plantilla del plan de gerencia de riesgos


Qu debe hacerse en la fase de planificacin?Luego debe cumplirse el proceso inicial de identificacin, siguiendo los siguientes pasos:

Identificacin de los riesgos en la etapa de planificacin.

Su inclusin en el registro de riesgos.

Evaluacin cualitativa de probabilidades e impacto.

Evaluacin cuantitativa si es necesario.

Planeacin de las respuestas al riesgo, que incluye determinar la respuesta (evadir, mitigar, transferir o aceptar) y la asignacin del responsable.

Registro de toda esta informacin en el archivo de riesgos del proyecto.

Ms sobre identificacin de riesgos en: Preguntas y respuestas sobre la identificacin de riesgos.


Qu debe hacerse en la fase de planificacin?En el registro de riesgos, se documentan todos los riesgos identificados, incluyendo descripcin del problema, riesgo, causa raz, tipo de riesgo (amenaza u oportunidad), fecha, estado actual, categora, entre otros aspectos:

Ver una Plantilla de registro de riesgos


Cundo debe hacerse el seguimiento de los riesgos?

El seguimiento de riesgos del proyecto debe ser constante durante toda la ejecucin del proyecto.

Si se ha establecido una reunin de seguimiento, los riesgos pueden revisarse en esa reunin.

Si es necesario extenderse por ejemplo para analizar informacin o elaboracin minuciosa de planes de respuesta, pueden determinarse reuniones adicionales.

La frecuencia para revisar los riesgos puede ser semanal o cada dos semanas, segn duracin del proyecto.

A menor duracin, la frecuencia del seguimiento debe ser mayor.

Ms sobre el seguimiento de los riesgos


Cul es la agenda para el seguimiento de riesgos en proyectos?Durante la reunin para el seguimiento de los riesgos, deben abarcarse los siguientes puntos:

Seguimiento de compromisos del perodo anterior: La reunin comienza consultando a los responsables sobre el estatus de compromisos que se asumieron en el perodo anterior.

Revisin del desempeo del proyecto: Revisin de las mtricas de avance y costo en relacin con lo esperado. Anlisis de las desviaciones, identificacin de causas raz y riesgos asociados.

Estatus de las premisas: Si las premisas tomadas en la planificacin no se han cumplido estas pueden ser fuentes de riesgo.



Durante la reunin para el seguimiento de los riesgos, deben abarcarse los siguientes puntos:

Seguimiento a planes de respuesta y riesgos residuales: Si se adoptaron planes para mitigar riesgos del perodo anterior se valida si se logro la mitigacin, as como nuevos riesgos que pudieron surgir.

Seguimiento de riesgos no evadidos, mitigados o transferidos: Verificacin de factores desencadenantes de riesgos ocurridos en el perodo, y validacin de si los planes de contingencia fueron efectivos.

Identificacin de nuevos riesgos: Se realiza el anlisis de riesgo para identificar los nuevos que pudieran haber surgido.





Auditora de riesgos: Examina y documenta la efectividad de las acciones de mitigacin de riesgo y contingencias adoptadas.

Actualizacin del registro de riesgos: Se incluyen nuevos riesgos en el registro de riesgos, se elimina los que no estn vigentes, se modifican probabilidades e impactos, as como los planes de respuesta.

Solicitar cambios: Del seguimiento de riesgos pueden derivarse cambios en cronograma, costos o alcance que deben tramitarse como solicitudes de cambio.





Actualizacin de reservas de contingencia: Modificacin de las reservas de contingencia, para cualquier riesgo no mitigado que se modific en el registro de riesgos.

Comunicacin de gestin de riesgos: Comunicar los resultados del seguimiento de riesgo a los implicados (stakeholders) siguiendo el plan de gestin de comunicaciones.

Asignacin de compromisos para el siguiente perodo: Asignacin de los compromisos a los responsables, incluyendo la fecha esperada.




Fuentes de informacinEnlaces de inters para profundizar sobre el anlisis y gerencia de los riesgos en los proyectos.

La gua de fundamentos de direccin de proyectos (Gua del PMBOK) 5ta edicin

Que son los riesgos en los proyectos

Preguntas y respuestas sobre la identificacin de riesgos

Como hacer el seguimiento de los riesgos en proyectos

Plantilla del plan de gerencia de riesgos

Plantilla para el registro de riesgos en proyectos


Gerencia de proyectos

Seguimiento y gestin de riesgos durante la ejecucin

gerencia de proyectos: seguimiento y gestión de riesgos

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