requisitos de sistema (aurus)

Synergia – DCC – UFMG

Especificação de Requisitos de Sistema

AURUS

Autores: Equipe do Synergia

Belo Horizonte

02/03/2007

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Especificação de Requisitos de Sistema

Sumário

Especificação de Requisitos de Sistema ..............................................................................2 1 Introdução ................................................................................................................9

1.1 Objetivos deste documento ..............................................................................9 1.2 Escopo do sistema ............................................................................................9

1.2.1 Nome do sistema e de seus componentes principais ...............................9 1.2.2 Missão do sistema ....................................................................................9 1.2.3 Limites do sistema .................................................................................10

1.3 Materiais de referência...................................................................................10 1.4 Siglas utilizadas neste documento .................................................................11 1.5 Visão geral deste documento .........................................................................11

2 Visão geral do sistema ...........................................................................................12 2.1 Descrição geral do sistema.............................................................................12

2.1.1 Módulos do sistema ...............................................................................12 2.1.2 Exemplo de aplicação ............................................................................14

2.2 Requisitos de negócio ....................................................................................17 2.2.1 Requisitos gerais ....................................................................................17 2.2.2 Requisitos específicos – Módulo de Gestão de documentos .................18 2.2.3 Requisitos específicos – Módulo de Gestão de processos .....................19 2.2.4 Requisitos específicos – Módulo de Banco de Legislação ....................19 2.2.5 Requisitos específicos – Módulo de Recuperação de informação .........20 2.2.6 Requisitos específicos – Módulo de Gestão de usuários .......................20

3 Detalhamento dos módulos ....................................................................................20 3.1 Módulo de gestão de documentos ..................................................................20

3.1.1 Escopo do módulo ..................................................................................20 3.1.1.1 Nome do módulo e de seus componentes principais .........................20 3.1.1.2 Objetivo do módulo ...........................................................................20

3.1.2 Descrição geral do módulo ....................................................................20 3.1.2.1 Visão geral .........................................................................................20 3.1.2.2 Diagramas de contexto.......................................................................21

3.1.2.2.1 Organização de documentos ........................................................21 3.1.2.2.2 Definição de dossiês.....................................................................21 3.1.2.2.3 Gestão de dossiês .........................................................................22 3.1.2.2.4 Definição de documentos.............................................................22 3.1.2.2.5 Gestão de documentos .................................................................23 3.1.2.2.6 Consultas ......................................................................................24 3.1.2.2.7 Definição de tabela de temporalidade e destinação .....................24 3.1.2.2.8 Avaliação e destinação de documentos e dossiês ........................25 3.1.2.2.9 Armazenamento e preservação ....................................................26 3.1.2.2.10 Definição de elementos de suporte ............................................27

3.1.2.3 Funções do módulo ............................................................................28 3.1.2.4 Usuários e sistemas externos..............................................................31 3.1.2.5 Interfaces de sistema ..........................................................................32

3.1.2.5.1 Interfaces de software ..................................................................32 3.1.2.5.2 Interfaces de hardware .................................................................32

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3.1.2.5.3 Interfaces de comunicação ...........................................................32 3.1.3 Modelo de entidades ..............................................................................33

3.1.3.1 Diagramas de classes .........................................................................33 3.1.3.1.1 Plano de classificação ..................................................................33 3.1.3.1.2 Dossiê...........................................................................................33 3.1.3.1.3 Documento ...................................................................................35 3.1.3.1.4 Tabela de temporalidade e destinação .........................................37 3.1.3.1.5 Dispositivo de armazenamento ....................................................37 3.1.3.1.6 Tesauro.........................................................................................38 3.1.3.1.7 Ferramenta externa .......................................................................38

3.1.3.2 Descrição das classes .........................................................................39 3.1.4 Casos de uso...........................................................................................45

3.1.4.1 Organização de documentos ..............................................................45 3.1.4.1.1 Caso de uso Definir plano de classificação..................................45 3.1.4.1.2 Caso de uso Definir classe ...........................................................45

3.1.4.2 Definição de dossiês...........................................................................46 3.1.4.2.1 Caso de uso Definir tipo de dossiê...............................................46

3.1.4.3 Gestão de dossiês ...............................................................................47 3.1.4.3.1 Caso de uso Manipular dossiê ......................................................47 3.1.4.3.2 Caso de uso Manipular dossiê através de sistema externo ..........49 3.1.4.3.3 Caso de uso Adicionar dossiês em lote ........................................51 3.1.4.3.4 Caso de uso Alterar dados em grupo de dossiês ..........................51 3.1.4.3.5 Caso de uso Encerrar volume.......................................................51 3.1.4.3.6 Caso de uso Registrar tramitação de dossiê .................................52 3.1.4.3.7 Caso de uso Exportar dossiê ........................................................52

3.1.4.4 Definição de documentos...................................................................54 3.1.4.4.1 Caso de uso Definir tipo de documento .......................................54

3.1.4.5 Gestão de documentos .......................................................................56 3.1.4.5.1 Caso de uso Manipular documento ..............................................56 3.1.4.5.2 Caso de uso Manipular documento através de sistema externo ...59 3.1.4.5.3 Caso de uso Adicionar documentos em lote ................................62 3.1.4.5.4 Caso de uso Registrar tramitação de documento .........................62 3.1.4.5.5 Caso de uso Exportar documento ................................................62 3.1.4.5.6 Caso de uso Consultar relatório de histórico de alteração do conteúdo do documento .................................................................................63

3.1.4.6 Consultas ............................................................................................64 3.1.4.6.1 Caso de uso Consultar dados de plano de classificação ..............64 3.1.4.6.2 Caso de uso Consultar dados de classe ........................................64 3.1.4.6.3 Caso de uso Consultar dados de tesauro ......................................65 3.1.4.6.4 Caso de uso Localizar dossiê .......................................................65 3.1.4.6.5 Caso de uso Localizar documento ...............................................65

3.1.4.7 Definição de tabela de temporalidade e destinação ...........................66 3.1.4.7.1 Caso de uso Definir tabela de temporalidade e destinação ..........66

3.1.4.8 Avaliação e destinação de documentos e dossiês ..............................68 3.1.4.8.1 Caso de uso Iniciar contagem de prazo de guarda de documento ou dossiê 68 3.1.4.8.2 Caso de uso Notificar necessidade de avaliação de documento ou dossiê 68 3.1.4.8.3 Caso de uso Avaliar documento ou dossiê ..................................69

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3.1.4.8.4 Caso de uso Transferir documento ou dossiê de um tipo de arquivamento para outro ................................................................................69 3.1.4.8.5 Caso de uso Eliminar documento ou dossiê ................................70

3.1.4.9 Armazenamento e preservação ..........................................................72 3.1.4.9.1 Caso de uso Definir tipo de dispositivo de armazenamento ........72 3.1.4.9.2 Caso de uso Cadastrar dispositivo de armazenamento ................72 3.1.4.9.3 Caso de uso Consultar utilização de dispositivo de armazenamento ..............................................................................................73 3.1.4.9.4 Caso de uso Notificar nível crítico de utilização de dispositivo de armazenamento ..............................................................................................73 3.1.4.9.5 Caso de uso Consultar relatório de documentos digitais ordenados por freqüência de uso .....................................................................................74 3.1.4.9.6 Caso de uso Notificar necessidade de rejuvenescimento de dispositivo de armazenamento .......................................................................74 3.1.4.9.7 Caso de uso Verificar dados armazenados...................................75

3.1.4.10 Definição de elementos de suporte ...................................................75 3.1.4.10.1 Caso de uso Definir campo de dados.........................................75 3.1.4.10.2 Caso de uso Definir metadado ...................................................76 3.1.4.10.3 Caso de uso Definir tesauro .......................................................77 3.1.4.10.4 Caso de uso Definir ferramenta externa .....................................77

3.1.5 Regras.....................................................................................................78 3.1.5.1 Metadados de classe de plano de classificação ..................................78 3.1.5.2 Classificação de dossiê em classe do plano de classificação .............78 3.1.5.3 Metadados de dossiê ..........................................................................78 3.1.5.4 Permissões de dossiê ..........................................................................78 3.1.5.5 Metadados de documento...................................................................79 3.1.5.6 Campos de dados de documento ........................................................79 3.1.5.7 Anexos de documento ........................................................................79 3.1.5.8 Permissões de documento ..................................................................79

3.1.6 Requisitos não funcionais ......................................................................79 3.2 Módulo de gestão de processos......................................................................80

3.2.1 Escopo do módulo ..................................................................................80 3.2.1.1 Nome do módulo e de seus componentes principais .........................80 3.2.1.2 Objetivo do módulo ...........................................................................80

3.2.2 Descrição geral do módulo ....................................................................80 3.2.2.1 Visão geral .........................................................................................80 3.2.2.2 Diagramas de contexto.......................................................................81

3.2.2.2.1 Definição de fluxo de trabalho.....................................................81 3.2.2.2.2 Tramitação de processo................................................................82 3.2.2.2.3 Análise de fluxo de trabalho ........................................................84

3.2.2.3 Funções do módulo ............................................................................85 3.2.2.3.1 Definição de fluxo de trabalho.....................................................85 3.2.2.3.2 Tramitação de processo................................................................86 3.2.2.3.3 Análise de fluxo de trabalho ........................................................87

3.2.2.4 Usuários e sistemas externos..............................................................88 3.2.2.5 Interfaces de sistema ..........................................................................89

3.2.2.5.1 Interfaces de software ..................................................................89 3.2.2.5.2 Interfaces de hardware .................................................................89 3.2.2.5.3 Interfaces de comunicação ...........................................................89

3.2.3 Modelo de entidades ..............................................................................90

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3.2.3.1 Diagramas de classes .........................................................................90 3.2.3.1.1 Definição de fluxos de trabalho ...................................................90 3.2.3.1.2 Tramitação de processo................................................................96

3.2.3.2 Descrição das classes .........................................................................99 3.2.4 Casos de uso.........................................................................................106

3.2.4.1 Definição de fluxos de trabalho .......................................................106 3.2.4.1.1 Caso de uso Definir tipo de processo.........................................106 3.2.4.1.2 Caso de uso Definir fluxo de trabalho .......................................107 3.2.4.1.3 Caso de uso Definir atividade ....................................................109 3.2.4.1.4 Caso de uso Definir artefato.......................................................110 3.2.4.1.5 Caso de uso Importar definição de fluxo de trabalho ................111 3.2.4.1.6 Caso de uso Exportar definição de fluxo de trabalho ................111 3.2.4.1.7 Caso de uso Definir ferramenta externa .....................................112 3.2.4.1.8 Caso de uso Definir tipo de mensagem......................................112 3.2.4.1.9 Caso de uso Definir categorias...................................................113

3.2.4.2 Tramitação de processos ..................................................................114 3.2.4.2.1 Caso de uso Iniciar novo processo .............................................114 3.2.4.2.2 Caso de uso Gerenciar lista de tarefas .......................................114 3.2.4.2.3 Caso de uso Executar tarefa .......................................................115 3.2.4.2.4 Caso de uso Executar tarefa automática ....................................118 3.2.4.2.5 Caso de uso Alterar responsável por tarefa ................................119 3.2.4.2.6 Caso de uso Anexar documento.................................................119 3.2.4.2.7 Caso de uso Registrar movimentação de documentos físicos ...121 3.2.4.2.8 Caso de uso Alterar dados de processo ......................................122 3.2.4.2.9 Caso de uso Paralisar processo ..................................................122 3.2.4.2.10 Caso de uso Cancelar processo ................................................123 3.2.4.2.11 Caso de uso Concluir processo ................................................124 3.2.4.2.12 Caso de uso Cancelar tarefa .....................................................124 3.2.4.2.13 Caso de uso Vincular processos...............................................125 3.2.4.2.14 Caso de uso Anexar processo...................................................126 3.2.4.2.15 Caso de uso Corrigir tarefa concluída......................................126 3.2.4.2.16 Caso de uso Alterar fluxo de processo.....................................127 3.2.4.2.17 Caso de uso Gerenciar observadores de processo....................127 3.2.4.2.18 Caso de uso Notificar sobre prazo ...........................................128 3.2.4.2.19 Caso de uso Consultar resumo de processo .............................129 3.2.4.2.20 Caso de uso Consultar dados de processo................................129 3.2.4.2.21 Caso de uso Consultar dados de tarefa ....................................130 3.2.4.2.22 Caso de uso Monitorar processos em tramitação.....................130

3.2.4.3 Análise de fluxos de trabalho...........................................................131 3.2.4.3.1 Caso de uso Analisar desempenho de fluxo de trabalho ............131 3.2.4.3.2 Caso de uso Simular fluxo de trabalho ......................................132

3.2.5 Regras...................................................................................................133 3.2.5.1 Tipos de documentos que podem ser anexados a um processo .......133 3.2.5.2 Validação de fluxo de trabalho ........................................................133 3.2.5.3 Estados de um tipo de processo .......................................................133 3.2.5.4 Estados de um fluxo de trabalho ......................................................134 3.2.5.5 Estados de um processo ...................................................................134 3.2.5.6 Estados de uma tarefa ......................................................................135

3.2.6 Requisitos não funcionais ....................................................................135 3.3 Banco de Legislação ....................................................................................136

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3.3.1 Escopo do módulo ................................................................................136 3.3.1.1 Nome do módulo e de seus componentes principais .......................136 3.3.1.2 Objetivo do módulo .........................................................................136

3.3.2 Descrição geral do módulo ..................................................................136 3.3.2.1 Visão geral .......................................................................................136 3.3.2.2 Diagramas de contexto.....................................................................137

3.3.2.2.1 Diagrama de contexto Cadastramento de normas jurídicas.......137 3.3.2.2.2 Diagrama de contexto Consulta a normas jurídicas cadastradas 137

3.3.2.3 Funções do módulo ..........................................................................138 3.3.2.4 Usuários e sistemas externos............................................................138 3.3.2.5 Interfaces de sistema ........................................................................139

3.3.2.5.1 Interfaces de software ................................................................139 3.3.2.5.2 Interfaces de hardware ...............................................................139 3.3.2.5.3 Interfaces de comunicação .........................................................139

3.3.3 Modelo de entidades ............................................................................140 3.3.3.1 Diagramas de classes .......................................................................140

3.3.3.1.1 Diagrama de classes Norma jurídica..........................................140 3.3.3.1.2 Diagrama de classes Constituição..............................................141 3.3.3.1.3 Diagrama de classes Histórico de norma jurídica ......................142 3.3.3.1.4 Diagrama de classes Cadastro de tipos de norma ......................142

3.3.3.2 Descrição das classes .......................................................................143 3.3.4 Casos de uso.........................................................................................145

3.3.4.1 Cadastramento de normas jurídicas .................................................145 3.3.4.1.1 Caso de uso Cadastrar dados de constituição ............................145 3.3.4.1.2 Caso de uso Cadastrar emenda constitucional...........................147 3.3.4.1.3 Caso de uso Cadastrar norma infraconstitucional......................149 3.3.4.1.4 Caso de uso Cadastrar norma complementar .............................149 3.3.4.1.5 Caso de uso Cadastrar tipos de norma .......................................150

3.3.4.2 Consulta a normas jurídicas cadastradas..........................................151 3.3.4.2.1 Caso de uso Consultar norma jurídica .......................................151

3.3.5 Regras...................................................................................................153 3.3.6 Requisitos não funcionais ....................................................................153

3.4 Recuperação de informação .........................................................................154 3.4.1 Escopo do módulo ................................................................................154

3.4.1.1 Nome do módulo e de seus componentes principais .......................154 3.4.1.2 Objetivo do módulo .........................................................................154

3.4.2 Descrição geral do módulo ..................................................................154 3.4.2.1 Visão geral .......................................................................................154

3.4.2.1.1 Sentenças de pesquisa ................................................................154 3.4.2.1.2 Relatórios ...................................................................................155

3.4.2.2 Diagramas de contexto.....................................................................156 3.4.2.2.1 Diagrama de contexto Recuperação de informação...................156 3.4.2.2.2 Diagrama de contexto Integração com outros módulos.............157

3.4.2.3 Funções do módulo ..........................................................................157 3.4.2.4 Usuários e sistemas externos............................................................158 3.4.2.5 Interfaces de sistema ........................................................................158


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3.4.3.1.1 Diagrama de classes Árvore de objetos de pesquisa..................159 3.4.3.1.2 Diagrama de classes Sentença de pesquisa ................................159 3.4.3.1.3 Diagrama de classes Relatório ...................................................160


3.4.4.1 Recuperação de informação .............................................................163 3.4.4.1.1 Caso de uso Executar pesquisa ..................................................163 3.4.4.1.2 Caso de uso Emitir relatório .......................................................165 3.4.4.1.3 Caso de uso Cadastrar sentença de pesquisa..............................166 3.4.4.1.4 Caso de uso Definir relatório .....................................................167

3.4.5 Regras...................................................................................................168 3.4.6 Requisitos não funcionais ....................................................................169

3.5 Módulo de gestão de usuários ......................................................................170 3.5.1 Escopo do módulo ................................................................................170

3.5.1.1 Nome do módulo e de seus componentes principais .......................170 3.5.1.2 Objetivo do módulo .........................................................................170

3.5.2 Descrição geral do módulo ..................................................................170 3.5.2.1 Visão geral .......................................................................................170 3.5.2.2 Diagramas de contexto.....................................................................171

3.5.2.2.1 Gestão de usuários – Visão Geral ..............................................171 3.5.2.3 Funções do módulo ..........................................................................172 3.5.2.4 Usuários e sistemas externos............................................................172 3.5.2.5 Interfaces de sistema ........................................................................173



3.5.3.1.1 Usuários e grupos.......................................................................174 3.5.3.1.2 Sistemas .....................................................................................175 3.5.3.1.3 Permissões..................................................................................176


3.5.4.1 Usuários e grupos.............................................................................180 3.5.4.1.1 Caso de uso Cadastrar usuário ...................................................180 3.5.4.1.2 Caso de uso Cadastrar grupo de usuários ..................................181 3.5.4.1.3 Caso de uso Consultar dados de usuários ..................................183 3.5.4.1.4 Caso de uso Desativar usuário automaticamente .......................184 3.5.4.1.5 Caso de uso Alterar senha ..........................................................184

3.5.4.2 Sistemas ...........................................................................................185 3.5.4.2.1 Caso de uso Cadastrar sistema ...................................................185

3.5.4.3 Permissões........................................................................................185 3.5.4.3.1 Caso de uso Gerenciar permissões de acesso.............................185 3.5.4.3.2 Caso de uso Gerenciar permissões de administração.................186

3.5.5 Regras...................................................................................................187 3.5.5.1 Permissões de acesso de um usuário................................................187

3.5.6 Requisitos não funcionais ....................................................................187 4 Informações de suporte ........................................................................................188

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4.1 Classes de entidade gerais............................................................................188 4.1.1 Descrição..............................................................................................188 4.1.2 Diagramas de classes ...........................................................................188

4.1.2.1 Campo de dado.................................................................................188 4.1.2.2 Classes consultadas do SINFI ..........................................................188

4.1.3 Descrição das classes ...........................................................................189

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1 Introdução

1.1 Objetivos deste documento

Especificação dos requisitos do sistema Aurus , descrevendo sua organização em alto nível e os principais requisitos e conceitos envolvidos em cada um dos módulos que o compõem. Público alvo: Coordenadores, funcionários e colaboradores da SEPLAG (Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão de Minas Gerais), além da equipe responsável pelo desenvolvimento do Aurus .

1.2 Escopo do sistema

1.2.1 Nome do sistema e de seus componentes principais

O sistema é denominado Aurus , sendo composto pelos seguintes módulos: • Gestão de processos • Gestão de documentos • Recuperação de informação • Gestão de usuários • Banco de legislação

1.2.2 Missão do sistema

O sistema tem dois objetivos principais: • Suporte informatizado à definição de fluxos de trabalho e à tramitação e

acompanhamento de processos nos Órgãos e Entidades do Estado, de forma integrada com outras ferramentas do negócio;

• Armazenamento, organização, recuperação e preservação de documentos e informações produzidos ou utilizados durante a realização dos processos de negócio do Estado.

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1.2.3 Limites do sistema

Aspecto Limite Regras de negócio específicas de cada domínio

O Aurus não oferecerá suporte direto a regras de negócio específicas dos domínios de negócio aos quais ele será aplicado. O sistema oferecerá um conjunto básico de recursos que por si só já é funcional e poderá ser utilizado para oferecer suporte a processos de negócio do Estado. No entanto, quando houver necessidade de suporte a regras de negócio ou a funcionalidades específicas de algum processo de negócio, deverá ser desenvolvido um software à parte, externo ao Aurus , que ficará responsável por prover esses recursos. O Aurus oferecerá apenas mecanismos que possibilitem a integração com esses sistemas externos.

Utilização do módulo de Gestão de usuários por sistemas externos

O Aurus prevê a possibilidade de sistemas externos utilizarem o seu módulo de Gestão de usuários para administrar os dados de seus usuários e as respectivas permissões. No entanto, nesses casos o Aurus atuará apenas como provedor das informações sobre usuários e permissões aos sistemas externos; a autenticação dos usuários por esses sistemas (logon) não é de responsabilidade do Aurus e deverá ser tratada por cada sistema.

1.3 Materiais de referência

No Material Referência 1 Descrição de

Negócio da DCCTA

SYNERGIA. Descrição de Negócio: DCCTA – SEPLAG. Documento produzido na primeira fase do projeto. Disponível no Synergia e na DCCTA/SEPLAG.

2 Especificação de Requisitos do sistema de Aposentadoria

SYNERGIA. Especificação de Requisitos do Sistema de Aposentadoria da DCCTA/SEPLAG. Documento disponível no Synergia e na DCCTA/SEPLAG.

3 Modelo de referência para workflow

HOLLINGSWORTH, David. The Workflow Reference Model. TC00-1003 issue 1.1. Workflow Management Coalition. 1995. Documento disponível na página do WfMC: www.wfmc.org

4 Especificação da notação de modelagem de negócio BPMN

Object Management Group. Business Process Modeling Notation (BPMN) Specification, dtc/06-02-01. Especificação da notação BPMN disponível no sítio: www.bpmn.org

5 Modelo de requisitos e-ARQ

CONARQ. Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ. 2006. Disponível no sítio: www.arquivonacional.gov.br

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1.4 Siglas utilizadas neste documento

No Sigla Definição 1 SEPLAG Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão do Estado de

Minas Gerais

2 DCCTA Diretoria Central de Contagem de Tempo e Aposentadoria da SEPLAG.

3 WfMC Workflow Management Coalition (www.wfmc.org)

4 BPMN Business Process Modeling Language, padrão internacional de notação para modelagem de processos de negócio. Vide seção de materiais de referência (seção 1.3).

1.5 Visão geral deste documento

A seção 2 apresenta uma visão geral do sistema, descrevendo-o em alto nível, e documenta os requisitos de negócio que orientaram a identificação dos requisitos do sistema. A seção 3 contém o detalhamento de cada um dos módulos que compõem o Aurus . A seção 4 apresenta, como informação de suporte, a descrição de classes de entidade que são comuns ao Aurus como um todo, não fazendo parte de um módulo específico.

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2 Visão geral do sistema

2.1 Descrição geral do sistema

O Aurus oferece uma solução de gestão de processos integrada com gestão de documentos e de legislação, aplicável a todos os Órgãos e Entidades do Estado de Minas Gerais. Através dele é possível definir as regras de tramitação dos processos (montando os fluxos de trabalho), executar a tramitação com base nas regras definidas, acompanhar a execução de cada tarefa da tramitação, gerenciar as listas de tarefas de cada servidor ou setor envolvido, recuperar o histórico da tramitação de cada processo, entre outros recursos. Além disso, a tramitação pode ocorrer entre diferentes Órgãos e Entidades do Estado, de forma integrada. Paralelamente, o sistema permite a gestão de todos os documentos que são gerados, consumidos ou alterados pelos Órgãos e Entidades durante a tramitação de seus processos (é possível também gerenciar documentos independentemente da tramitação de processos, mas espera-se que gradativamente toda a tramitação de documentos no Estado seja integrada com a tramitação de processos). Para isso, o Aurus possui arquivos de documentos gerenciados através de funcionalidades que dão suporte às principais práticas de arquivística e de Gestão Eletrônica de Documentos (GED): classificação de documentos, políticas de preservação e descarte, controle de versões, controle de temporalidade, entre outras. Além do controle da tramitação de processos e da gestão de documentos, o Aurus oferece também um banco de legislação capaz de armazenar de forma estruturada toda a legislação estadual e federal, para que esta possa ser consultada pelos usuários e também referenciada de forma padronizada em documentos e em tarefas realizadas durante a tramitação dos processos. Como a natureza de processos que tramitam nos Órgãos e Entidades do Estado é bastante diversificada, cada um com regras e atividades específicas, o Aurus permite ainda a integração com outras ferramentas. Essas ferramentas podem atuar como clientes do Aurus , tendo acesso a toda a sua infra-estrutura de tramitação de processos e gestão de documentos e legislações. Ferramentas que dão suporte a atividades específicas dentro de cada processo de negócio podem também ser integradas, sendo acionadas automaticamente pelo Aurus quando um usuário for realizar uma tarefa relacionada àquela atividade. É o caso da ferramenta de Aposentadoria, especificada para oferecer suporte às atividades específicas da tramitação de processos de aposentadoria na DCCTA/SEPLAG (ver seção Informações de suporte para referência à especificação da ferramenta de Aposentadoria). Além desses recursos principais, há também uma série de funcionalidades de suporte, destacando-se:

• Um conjunto de recursos para recuperação de informação, com funcionalidades que permitem a criação de sentenças de pesquisa flexíveis e relatórios personalizáveis, busca em texto, entre outras.

• Definição de políticas de segurança para todo o sistema, através da gestão de usuários e de permissões de acesso a funções e informações.

2.1.1 Módulos do sistema As funcionalidades oferecidas pelo Aurus estão divididas em cinco módulos, conforme apresentado na figura a seguir:

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Figura 1- Módulos do Aurus

Além dos módulos que constituem o Aurus , a figura anterior exibe também a interface com sistemas externos.

A definição de cada um dos cinco módulos é apresentada na tabela que segue:

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Módulo Descrição

Gestão de processos

Módulo responsável pela definição dos fluxos de trabalho e pelo gerenciamento de sua realização, acompanhando e organizando a tramitação dos processos, controlando responsabilidades, prioridades e prazos. Este módulo possui integração com o módulo de Gestão de documentos , permitindo que documentos em tramitação sejam tratados por esse outro módulo, de forma transparente para o usuário. Possui também integração com o Banco de Legislação, permitindo que o usuário informe, durante a realização de uma tarefa, qual o fundamento legal utilizado para tomar alguma decisão.

Gestão de documentos

Módulo responsável por gerenciar o arquivo de documentos, assim como a classificação, manipulação e preservação dos mesmos. As políticas de descarte também estão relacionadas a este módulo. Possui integração com o Banco de Legislação, permitindo que documentos contenham referências a legislações.

Recuperação de informação

Módulo que provê aos usuários o acesso à informação contida no sistema, através de sentenças de pesquisa flexíveis e relatórios personalizáveis. Para isso, acessa dados de todos os outros módulos do sistema.

Gestão de usuários

Módulo responsável pelo controle de usuários, grupos e permissões de acesso (tanto o acesso às funcionalidades quanto o acesso às informações). As permissões definidas neste módulo têm impacto sobre todos os módulos do sistema.

Banco de legislação

Módulo que administra um catálogo da legislação Estadual e Federal, para consulta e referência durante os diversos processos de negócio.

2.1.2 Exemplo de aplicação Como ilustração de uma possível aplicação do Aurus em uma situação prática, pode-se utilizar como exemplo a tramitação de um processo de aposentadoria na DCCTA/SEPLAG. Para possibilitar a execução dessa tramitação no Aurus , é necessário definir previamente o fluxo de trabalho, o que é feito no módulo de Gestão de processos. A definição do fluxo de trabalho consiste em cadastrar no Aurus as atividades a serem realizadas, a ordem de execução, os respectivos responsáveis, as informações e documentos que devem ser informados em cada atividade, entre outras informações. Ou seja, define-se aqui todas as regras de tramitação. Por exemplo, para a tramitação de processos de aposentadoria na DCCTA/SEPLAG, o seguinte fluxo de trabalho poderia ser definido:

DistribuirPA

Analisar econferir PA

Emitir e publicar ato deaposentadoria

Taxar e sanear PA

Preparar e enviarPA ao TCEMG

Homologaraposentadoria

Funcionário do Setor de Aposentadoria

Funcionário do Setor de Atos

Funcionário do Setor de Taxação

Gestor dearquivo

DCCTA / SEPLAG TCEMGÓrgão deorigem


Iniciar processo

Figura 2- Exemplo de definição de um fluxo de trabalho

15

Além de definir o fluxo de trabalho, é necessário definir também os tipos de documentos que são gerados, alterados e/ou consultados durante a tramitação do processo. A definição dos tipos de documentos é feita no módulo de Gestão de documentos. Um exemplo de tipo de documento aplicável ao processo de aposentadoria é o Ato de aposentadoria . Esse tipo de documento é então definido, para que o módulo de Gestão de documentos possa tratá-lo quando o mesmo for criado no processo de aposentadoria. O mesmo ocorre para todos os demais tipos de documentos (certidão de tempo de serviço/contribuição, informativo de proventos, etc.). Uma vez definidos o fluxo de trabalho e os tipos de documentos que serão tratados durante a tramitação, os processos de aposentadoria já podem começar a tramitar através do sistema. A figura a seguir ilustra como isso ocorre:

DistribuirPA

Analisar econferir PA

Emitir e publicar ato deaposentadoria

Taxar e sanear PA

Preparar e enviarPA ao TCEMG

Homologaraposentadoria

Documentos do processo

Ato de aposentadoria

Lista de tarefas

Documentos do processo

Funcionário do Setor de Aposentadoria

Funcionário do Setor de Atos


Gestor dearquivo

Ges

tão

de

pro

cess

os

Ges

tão

de

do

cum

ento

s

DCCTA / SEPLAGÓrgão deorigem TCEMG

SIP

RO

Fer

ram

enta

sex

tern

as

Módulo de aposentadoria /

SEPLAGAnalisador

de PAEmissor de

atosFerramenta de taxação

Sistema de aposentadoria /

TCEMG

Iniciar processo

Ban

co d

e le

gisl

açã

o

cria

refe

renc

ia

cria

refe

renc

ia

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ulta

LegislaçãoLegislação Legislação

cons

ulta

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Figura 3- Exemplo de tramitação de um processo no Aurus

• O Órgão de origem solicita o início da tramitação de um processo de aposentadoria,

informando no sistema os documentos e as informações necessárias para dar início ao processo.

• O Aurus verifica se todos os documentos e informações necessários foram informados, e dá início então ao processo de aposentadoria. Todos os documentos informados pelo Órgão de origem são adicionados ao repositório do módulo de Gestão de documentos , onde serão preservados e ficarão disponíveis para acesso durante toda a tramitação.

• De acordo com o fluxo de trabalho previamente definido, o módulo de Gestão de processos do Aurus cria a primeira tarefa para o processo, adic ionando-a à lista de tarefas do funcionário que ficará responsável pela mesma (no exemplo dado é a tarefa “Distribuir PA”, que fica na lista de tarefas do Gestor de arquivo, na DCCTA/SEPLAG).

16

• O Gestor de arquivo abre a sua lista de tarefas, vê a nova tarefa e inicia sua execução. Quando a mesma é concluída, ele informa o fato no sistema, indicando também todas as informações pertinentes (conforme as regras estabelecidas na definição do fluxo de trabalho).

• O Aurus verifica se todas as informações necessárias sobre a execução da tarefa foram informadas e cria, de acordo com o fluxo de trabalho definido, a tarefa seguinte (no caso, a tarefa “Analisar e conferir PA”, de responsabilidade do Funcionário do Setor de Aposentadoria ). Isso ocorre sucessivamente, tarefa a tarefa, até o processo ser concluído.

• Para algumas tarefas, pode haver ferramentas específicas para auxiliar o funcionário na sua realização. Por exemplo, para a tarefa “Analisar e conferir PA” pode haver um Módulo de Aposentadoria (externo ao Aurus ) que oferece funcionalidades específicas para esse fim. Nesse caso, quando o usuário seleciona a tarefa para ser executada, o Aurus automaticamente aciona a funcionalidade correspondente no Módulo de Aposentadoria . Quando o usuário conclui os procedimentos necessários, o Módulo de Aposentadoria já informa ao Aurus que a tarefa foi concluída, dando prosseguimento ao processo. O Módulo de Aposentadoria tem também acesso aos documentos do processo, armazenados no módulo de Gestão de documentos , e a todas as informações do processo que estejam disponíveis no módulo de Gestão de processos.

• O envio do processo de aposentadoria ao TCEMG também pode ser feito através do próprio sistema, caso o TCEMG também adote o Aurus (ou algum outro sistema capaz de comunicar com o Aurus através de mensagens). Nesse caso, quando o Funcionário do Setor de Taxação concluir a última tarefa, o módulo de Gestão de processos pode encaminhar o processo automaticamente ao TCEMG. No TCEMG, a tramitação do processo no Aurus também seguiria regras definidas em um fluxo de trabalho, configurado pelo próprio TCEMG. O TCEMG poderia também acessar os documentos disponíveis no repositório do módulo de Gestão de documentos1. A figura só ilustra a primeira atividade realizada pelo TCEMG, mas o processo prosseguiria normalmente até a sua conclusão (inclusive com possibilidade de retornar à SEPLAG ou mesmo ao Órgão de origem, no caso de uma diligência, por exemplo).

Além do controle de execução das tarefas durante a tramitação dos processos, o sistema oferece vários outros recursos. A seguir temos uma descrição de alguns deles:

• Todos os documentos, a partir do momento em que são adicionados ao repositório do módulo de Gestão de documentos , passam a ser gerenciados por esse módulo, que oferece suporte a procedimentos para sua classificação, preservação e descarte. Documentos podem ser mantidos no repositório mesmo após a conclusão dos processos (no caso de documentos com validade legal, isso sempre ocorrerá), possibilitando sua preservação e seu acesso futuro.

• Sempre que for necessário mencionar alguma legislação, isso pode ser feito através de referências às legislações cadastradas no Banco de legislação. Essas referências podem estar em documentos (por exemplo, no texto de um Ato de Aposentadoria) ou em tarefas realizadas e decisões tomadas durante a tramitação (por exemplo, a legislação que fundamentou o deferimento ou indeferimento de uma solicitação).

• Todas as ações realizadas no Aurus , em cada um de seus módulos, possuem políticas configuráveis de restrições de acesso. Os módulos do sistema consultam o módulo de Gestão de usuários para checar a cada momento se o usuário possui permissão para realizar a operação solicitada.

1 Alguns documentos, no entanto, deverão ser enviados em papel ao TCEMG por restrições legais . Mesmo esses documentos estarão cadastrados no módulo de Gestão de documentos , através de seu suporte à gestão de documentos físicos (que pode inclusive guardar uma imagem digitalizada do mesmo ).

17

• O módulo de Recuperação de informação pode ser também utilizado a qualquer momento, para realizar buscas por documentos e legislações, obter informações de processos, gerar relatórios, etc.

2.2 Requisitos de negócio

2.2.1 Requisitos gerais

Nome do requisito Descrição Prioridade 2 Transparência para o cidadão

Possibilitar que o cidadão realize consultas, pela Internet, a informações de seu interesse: situação de processos, conteúdo de documentos, legislação.

5

Proteção quanto a acesso não autorizado

Garantia contra acesso não autorizado a informações do sistema, baseada em políticas definidas de permissão de acesso.

5

Agilidade no acesso à informação

Eficiência na localização e acesso a documentos, processos e legislações pelos usuários, procurando maximizar sua produtividade e minimizar o tempo e o custo de realização dessas atividades.

4

Garantia de autenticidade

Garantir autenticidade de documentos e da autoria de ações realizadas no sistema.

4

Utilização por outros sistemas

Oferecer uma interface documentada para que outros sistemas (ou módulos específicos de determinados processos de negócio) possam utilizar infra-estrutura do Aurus para tramitação de processos, gestão de documentos, legislações, etc.

4

Compartilhamento de processos entre Órgãos

Possibilidade de controlar fluxos de trabalho que envolvam tramitação entre diferentes Órgãos do Estado.

3

Integração com outros sistemas

Capacidade do Aurus de acessar informações e/ou funcionalidades de sistemas já existentes no Estado.

1

2 1 = minima; 5 = máxima

18

2.2.2 Requisitos específicos – Módulo de Gestão de documentos

Nome do requisito Descrição Prioridade Controle de protocolo

Registro de recebimento de documentos pelos Órgãos do Estado, e também da movimentação de documentos físicos entre diferentes Órgãos.

5

Flexibilidade para o tratamento de documentos de naturezas diferentes

Flexibilidade para tratar documentos digitais nativos, documentos obtidos a partir da digitalização de documentos em papel, e referenciar documentos em papel, microfilme e armazenados em outras mídias como CDs. No caso de documentos armazenados externamente ao sistema, este registra apenas as referências aos documentos e, para os outros documentos, a captura, o armazenamento e o acesso devem ser feitos por meio do Aurus .

5

Flexibilidade na definição de tipos de documentos

Flexibilidade do sistema para que cada instituição cadastre seus conjuntos de documentos, definindo, inclusive, os metadados e atributos desses documentos.

5

Padronização de documentos

Suporte do sistema para a padronização dos documentos utilizados pelas instituições e suas unidades, com a definição de atributos, metadados e gabaritos para os documentos.

5

Organização dos documentos

Organização dos documentos armazenados no sistema e suporte à organização dos documentos arquivados externamente em repositórios e pastas.

4

Compartilhamento de documentos entre Órgãos

Possibilidade de compartilhamento de documentos eletrônicos ou digitalizados para acesso entre diferentes Órgãos do Estado.

4

Preservação de documentos

Auxílio no monitoramento do processo de preservação de documentos eletrônicos e físicos, garantindo acessibilidade contínua a esses documentos.

3

Redução de custo de armazenamento

Redução do custo de armazenamento de documentos com a utilização de mídias mais baratas, com maiores capacidades de armazenamento, e que possuam custos de manutenção menores.

3

Monitoramento do espaço para guarda de documentos

Auxílio no monitoramento do espaço para guarda de documentos armazenados no sistema e arquivados externamente.

2

Redução no consumo de papel

Redução no consumo de papel através do armazenamento de documentos em mídias eletrônicas.

2

19

2.2.3 Requisitos específicos – Módulo de Gestão de processos

Nome do requisito Descrição Prioridade Suporte a regras de negócio específicas de cada processo

Possibilidade de se incluir regras de negócio de cada processo, como regras de validação, critérios de decisão, restrições de prazo, etc.

5

Apoio à melhoria de processos

Suporte a análise de processos existentes para detectar gargalos e outros problemas existentes, além de facilidades para a definição e validação de melhorias nos processos.

5

Flexibilidade na definição de processos

Flexibilidade do sistema com relação à definição dos processos e capacidade para alterar as definições existentes para refletir mudanças nos processos.

4

Flexibilidade na execução de processos

Possibilidade de tratar, durante a execução dos processos, situações não previstas na definição dos mesmos (ex: alteração de responsável por uma atividade, mudança na seqüência da execução de tarefas, etc.).

4

Tratamento de documentos do domínio do negócio

Possibilidade de tratar documentos recebidos, criados e/ou alterados durante a execução dos processos, de forma integrada com o módulo de Gestão de Documentos.

4

Agilidade na execução de processos

Eficiência na execução de tarefas do processo pelos usuários, procurando maximizar sua produtividade e minimizar o tempo e o custo de execução dos processos.

3

Controle preciso da execução de processos

Acompanhamento preciso da execução de processos e do atendimento a prazos estipulados.

3

Controle de entrada de processos

Melhoria na entrada de processos, para que a SEPLAG só receba processos com o mínimo de documentos e informações necessários para sua tramitação.

2

Tratamento de informações do domínio do negócio

Possibilidade de armazenar e disponibilizar informações específicas do domínio do negócio, ou seja, informações do negócio que não estão diretamente relacionadas ao controle de fluxo de trabalho.

2

2.2.4 Requisitos específicos – Módulo de Banco de Legislação

Nome do requisito Descrição Prioridade Padronização de referências às legislações

Uniformização das referências a legislações nos sistemas do Estado, facilitando a consulta e classificação, além de possibilitar uma melhor interação entre sistemas que necessitam referenciar legislações.

4

Registro e transmissão de conhecimento

Documentação e transmissão de conhecimento, através da possibilidade de se registrar diretrizes para análise e discussões junto ao texto das legislações, que possam ser posteriormente consultados.

4

Atualização da base de dados

Agilidade no povoamento e manutenção da base de dados, para permitir que esta esteja sempre atualizada e reflita toda a legislação vigente que seja de relevância para os processos de negócio do Estado.

3

20

2.2.5 Requisitos específicos – Módulo de Recuperação de informação

Nome do requisito Descrição Prioridade Flexibilidade na emissão de relatórios

Possibilidade de criar relatórios para atender a demandas específicas, e/ou personalizar relatórios já existentes.

5

2.2.6 Requisitos específicos – Módulo de Gestão de usuários

Nome do requisito Descrição Prioridade Possibilidade de uso por outros sistemas

Possibilidade de outros sistemas (integrados ou não ao Aurus ) utilizarem o módulo de Gestão de usuários , criando uma base única e centralizada de controle de usuários e permissões de acesso para sistemas dos órgãos e entidades do Estado.

3

3 Detalhamento dos módulos

3.1 Módulo de gestão de documentos

3.1.1 Escopo do módulo 3.1.1.1 Nome do módulo e de seus componentes principais

O módulo é denominado Gestão de documentos , podendo ser também referido como Aurus – Gestão de documentos.

3.1.1.2 Objetivo do módulo

O módulo de Gestão de documentos é responsável pela definição dos planos de classificação e dos tipos de dossiês e documentos utilizados pelas instituições do Estado de Minas Gerais, assim como pela organização e manutenção de dossiês e documentos desses tipos.

3.1.2 Descrição geral do módulo 3.1.2.1 Visão geral

O módulo de Gestão de documentos tem como objetivo auxiliar a classificação, a organização, o armazenamento e a preservação de [Dossiês] e [Documentos] manipulados por instituições da Administração Pública Estadual de Minas Gerais. Para isso, esse módulo oferece funcionalidades de cadastro do [Plano de classificação] adotado pela instituição, dos [Tipos de dossiês] e [Tipos de documentos] utilizados, assim como dos [Dossiês] e [Documentos] desses tipos produzidos e manipulados. Para auxiliar na preservação desses documentos, o módulo apresenta ainda funcionalidades que permitem o cadastro de [Tabelas de temporalidade e destinação] e dos [Dispositivos de armazenamento] empregados. Além disso, auxilia o processo de preservação emitindo avisos que informam sobre a necessidade de rejuvenescer dispositivos de armazenamento cuja vida útil prevista esteja terminando. A especificação deste módulo foi baseada no Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (e-Arq) elaborado pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos (vide seção Materiais de referência , na introdução deste documento). Trata-se de um documento que busca estabelecer um conjunto de requisitos que um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos deve contemplar.

21

3.1.2.2 Diagramas de contexto

3.1.2.2.1 Organização de documentos

3.1.2.2.1.1 Diagrama de contexto Organização de documentos

3.1.2.2.2 Definição de dossiês

3.1.2.2.2.1 Diagrama de contexto Definição de dossiês

22

3.1.2.2.3 Gestão de dossiês

3.1.2.2.3.1 Diagrama de contexto Gestão de dossiês

3.1.2.2.4 Definição de documentos

3.1.2.2.4.1 Diagrama de contexto Definição de documentos

23

3.1.2.2.5 Gestão de documentos

3.1.2.2.5.1 Diagrama de contexto Gestão de documentos

24

3.1.2.2.6 Consultas

3.1.2.2.6.1 Diagrama de contexto Consultas

3.1.2.2.7 Definição de tabela de temporalidade e destinação

3.1.2.2.7.1 Diagrama de contexto Definição de tabela de temporalidade e destinação

25

3.1.2.2.8 Avaliação e destinação de documentos e dossiês

3.1.2.2.8.1 Diagrama de contexto Avaliação e destinação de documentos e dossiês

26

3.1.2.2.9 Armazenamento e preservação

3.1.2.2.9.1 Diagrama de contexto Armazenamento e preservação

27

3.1.2.2.10 Definição de elementos de suporte

3.1.2.2.10.1 Diagrama de contexto Definição de elementos de suporte

28

3.1.2.3 Funções do módulo

Função Descrição

Adicionar documentos em lote

Adição, em lote, de um conjunto de [Documentos] do mesmo tipo oriundos de outro sistema, permitindo assim a importação de [Documentos].

Adicionar dossiês em lote

Adição, em lote, de um conjunto de [Dossiês] do mesmo tipo oriundos de outro sistema, permitindo assim a importação de [Dossiês]. Tanto os metadados dos [Dossiês] quanto seus [Documentos] e os respectivos metadados devem ser importados.

Alterar dados em grupo de dossiês

Alteração conjunta dos valores de metadados e atributos em um grupo de dossiês previamente escolhidos.

Avaliar documento ou dossiê

Avaliação de [Documento] ou [Dossiê] que já cumpriu seu prazo de guarda na fase atual com o objetivo de determinar sua destinação, ou seja, se o [Documento] ou [Dossiê] deve ser arquivado no arquivo intermediário ou permanente ou se deve ser eliminado.

Cadastrar dispositivo de armazenamento

Cadastramento dos [Dispositivos de armazenamento] que estão sendo utilizados pela [Instituição] para armazenar seus [Documentos] e [Dossiês]. O cadastramento dos [Dispositivos de armazenamento] permitirá ao Aurus - Gestão de documentos apoiar o controle de durabilidade e utilização do espaço de armazenamento desses [Dispositivos].

Consultar dados de classe

Consulta os dados de [Classes] definidas no [Plano de classificação] de [Documentos] adotado na [Instituição].

Consultar dados de plano de classificação

Consulta os dados do [Plano de classificação] de [Documentos] adotado na [Instituição].

Consultar dados de tesauro

Consulta os dados do [Tesauro], suas [Categorias] e [Termos].

Consultar relatório de documentos digitais ordenados por freqüência de uso

Consulta a relatório que apresenta a identificação de todos os [Documentos] digitais cadastrados no Aurus – Gestão de documentos ordenados por freqüência de uso.

Consultar relatório de histórico de alteração do conteúdo do documento

Permite a consulta a relatório que indica todo o histórico de alterações ocorridas no conteúdo do [Documento]. Esse relatório deve apresentar, por exemplo, a data e a hora em que a alteração foi realizada, assim como o autor da correspondente alteração.

Consultar utilização de dispositivo de armazenamento

Permite consultar a utilização de um [Dispositivo de armazenamento] cadastrado no Aurus – Gestão de documentos. Esse caso de uso tem o objetivo de permitir o monitoramento da capacidade disponível do [Dispositivo] para armazenamento de [Dossiês] e [Documentos]. Esse monitoramento é útil para subsidiar ações de expansão da capacidade total de armazenamento em tempo hábil.

Definir campo de dados

Definição dos [Campos de dados], e suas respectivas propriedades, que os [Documentos] de determinados [Tipos de documento] poderão apresentar.

Definir classe Criação e manutenção das [Classes] que compõem o [Plano de classificação] de [Documentos] adotado em uma [Instituição].

Definir ferramenta externa

Permite definir uma [Ferramenta externa] e configurar seu mecanismo de acesso, para que a mesma possa ser utilizada na manipulação de [Dossiês] e [Documentos].

29

Definir metadado Definição dos metadados, e suas respectivas propriedades, que as [Classes] de um [Plano de classificação], os [Dossiês] e os [Documentos] de determinados tipos poderão apresentar.

Definir plano de classificação de documentos

Criação e manutenção de [Planos de classificação] de [Documentos] adotados por [Instituições] e das [Classes] que os compõem. Nesse caso de uso são definidos os metadados apresentados por todas as [Classes] que compõem um determinado [Plano de classificação].

Definir tabela de temporalidade e destinação

Definição de [Tabela de temporalidade e destinação] com a indicação dos prazos de guarda e ações de destinação (eliminação, transferência ou recolhimento permanente) dos [Documentos] e [Dossiês] classificados nas [Classes] do [Plano de classificação].

Definir tesauro Definição de um [Tesauro], que corresponde a uma lista de [Termos], organizados em [Categorias], com significados relacionados, dentro de um domínio específico de conhecimento. Esse [Tesauro] será utilizado para apoiar a atribuição do metadado assunto aos [Dossiês] e [Documentos] gerenciados pelo módulo Gestão de documentos.

Definir tipo de dispositivo de armazenamento

Definição dos [Tipos de dispositivos de armazenamento] que serão utilizados pela [Instituição] para armazenar seus [Documentos] e [Dossiês]. A definição de um [Tipo de dispositivo de armazenamento] engloba a indicação da vida útil prevista e da vida útil efetivamente observada de [Dispositivos de armazenamento] desse tipo. Essas informações técnicas sobre previsibilidade de duração de [Tipos de dispositivos de armazenamento] devem ser obtidas preferencialmente a partir de órgãos independentes. Quando isso não for possível, podem ser utilizadas informações de fornecedores. Em ambos os casos, deve ser indicada, na definição do [Tipo de dispositivo de armazenamento], a fonte de origem dessa informação.

Definir tipo de documento

Definição de [Tipos de documentos], de acordo com as necessidades e exigências de cada [Instituição]. A definição de um [Tipo de documento] envolve a indicação dos metadados e dos [Campos de dados] que [Documentos] desse tipo apresentarão, de modelos e máscaras de formatação para apresentação de [Documentos] desse tipo, assim como dos [Usuários ou grupos] que possuem [Permissão] para realizar operações sobre esses [Documentos].

Definir tipo de dossiê Definição de [Tipos de dossiês]. A definição de um [Tipo de dossiê] envolve a indicação dos metadados que [Dossiês] desse tipo apresentarão, assim como dos [Tipos de documentos] que poderão compor [Dossiês] desse tipo.

Eliminar documento ou dossiê

Eliminação de um ou mais [Documentos] ou [Dossiês].

Encerrar volume Encerramento automático de um volume digital, desde que os critérios pré-definidos no momento da criação de seu dossiê tenham sido alcançados.

Exportar documento Exportação de [Documentos] com o objetivo de apoiar as ações de transferência e recolhimento de [Documentos], ou ainda para realizar uma migração ou enviar uma cópia para outro local ou sistema.

Exportar dossiê Exportação de [Dossiês] com o objetivo de apoiar as ações de transferência e recolhimento de [Dossiês], ou ainda para realizar uma migração ou enviar uma cópia para outro local ou sistema.

30

Iniciar contagem de prazo de guarda de documento ou dossiê

Iniciar ou interromper a contagem do prazo de guarda de [Documentos] e [Dossiês].

Localizar documento Localização do [Documento].

Localizar dossiê Localização do [Dossiê].

Manipular documento

Consulta, criação, adição, registro e manutenção de [Documentos] englobando a alteração dos [Valores de seus metadados] e de seu conteúdo, a inclusão e retirada de [Documentos] anexos, a definição de vínculos entre diferentes [Documentos] e dos [Usuários e grupos] que possuem [Permissão] para realizar operações sobre o [Documento], além de sua restauração, cópia, reclassificação, descarte, recuperação e eliminação.

Manipular documento através de sistema externo

Criação, adição e registro de [Documentos] por sistema externo ao Aurus – Gestão de documentos. Além disso, através desse caso de uso será possível também que um sistema externo registre a movimentação de [Documentos] físicos.

Manipular dossiê Consulta, criação e manutenção de [Dossiês] englobando a alteração dos valores de seus metadados, a inclusão e retirada de [Documentos] do [Dossiê], a definição de vínculos entre diferentes [Dossiês] e dos [Usuários e grupos] que possuem [Permissão] para realizar operações sobre o [Dossiê], além de sua reclassificação, encerramento, reabertura e eliminação.

Manipular dossiê através de sistema externo

Criação, registro de movimentação e manutenção de [Dossiês] por sistema externo ao Aurus – Gestão de documentos. Essa manutenção engloba a inclusão e retirada de [Documentos] do [Dossiê], assim como seu encerramento e reabertura.

Notificar necessidade de avaliação de documento ou dossiê

Envio de notificação, de acordo com a [Tabela de temporalidade e destinação], indicando necessidade de avaliação de [Documento] ou [Dossiê].

Notificar necessidade de rejuvenescimento de dispositivo de armazenamento

Envio de notificação indicando necessidade de transferir [Documentos] e [Dossiês] para outro [Dispositivo de armazenamento], antes do fim da vida útil do [Dispositivo de armazenamento] em que estão armazenados, auxiliando, assim, no processo de rejuvenescimento de [Dispositivos de armazenamento].

Notificar nível crítico de utilização de dispositivo de armazenamento

Envio de notificação informando nível crítico de ocupação de [Dispositivo de armazenamento] on-line cadastrado no Aurus – Gestão de documentos. Essa notificação alertará o Gestor de documentos sobre a necessidade de expansão da capacidade total de armazenamento.

Registrar tramitação de documento

Registro da movimentação de [Documentos] físicos, atualizando a localização física dos mesmos. Esse registro deve ser feito sempre que um [Documento] físico for encaminhado de um [Usuário] para outro, ou quando for movimentado entre setores ou [Instituições].

Registrar tramitação de dossiê

Registro da movimentação de [Dossiês] físicos e híbridos, atualizando a localização física dos mesmos. Esse registro deve ser feito sempre que um [Dossiê] físico ou híbrido for encaminhado de um [Usuário] para outro, ou quando for movimentado entre setores ou [Instituições].

31

Transferir documento ou dossiê de um tipo de arquivamento para outro

Transferência de um [Documento] ou [Dossiê] de um tipo de arquivamento para outro, ou seja: - do arquivo corrente para o arquivo intermediário, onde aguardará o cumprimento de seu prazo de guarda e sua destinação final; - do arquivo intermediário para o arquivo permanente. Essa transferência também é conhecida por recolhimento.

Verificar dados armazenados

Verificação periódica e automática dos dados armazenados no Aurus – Gestão de documentos, visando à detecção de possíveis erros e à correção dos erros detectados.

3.1.2.4 Usuários e sistemas externos

Nome Descrição Avaliador de documentos Usuário do Aurus responsável pela avaliação de documentos e dossiês

que cumpriram seu tempo de guarda, decidindo por sua transferência, recolhimento ou eliminação.

Consulente Servidor do Estado que utiliza o Aurus para acompanhar a tramitação de processos, consultar detalhes dos processos e das tarefas executadas, assim como localizar documentos e dossiês.

Gestor de documentos Usuário do Aurus responsável pela definição dos planos de classificação das instituições, dos tipos de documentos e de dossiês que poderão ser armazenados no Aurus – Gestão de documentos , assim como pela exportação e eliminação de documentos e dossiês e pelo monitoramento dos dispositivos de armazenamento onde esses documentos e dossiês estão armazenados.

Manipulador de documentos

Servidor do Estado que utiliza o Aurus para criar, adicionar, registrar, alterar, descartar, consultar e visualizar documentos e dossiês.

SINFI Sistema de Informações Institucionais da SEPLAG, que contém informações sobre as Instituições e as respectivas Unidades administrativas.

Sistema externo Ator que representa genericamente qualquer sistema externo que possa interagir com o Aurus , a partir das interfaces oferecidas por este.

Temporizador Ator utilizado para representar o acionamento automático de funcionalidades pelo próprio Aurus , com base em periodicidades pré-definidas.

32

3.1.2.5 Interfaces de sistema

3.1.2.5.1 Interfaces de software

Interface Descrição Acionamento de ferramentas externas

Acionamento automático de ferramentas externas durante a manipulação de dossiês e documentos.

Interface com aplicações cliente

Disponibilização de uma interface para que ferramentas externas possam atuar como clientes do Aurus – Gestão de documentos , manipulando dossiês e documentos armazenados no sistema.

Consulta ao SINFI Consulta ao SINFI com o objetivo de obter informações das Instituições, da Administração Pública Estadual do Estado de Minas Gerais, e suas respectivas Unidades administrativas.

Interface com o Aurus – Gestão de usuários

Interface utilizada para armazenar referências a usuários cadastrados no Aurus e para obter informações sobre as permissões de acesso dos usuários.

Interface com o Aurus – Banco de legislação

Interface utilizada para permitir a referência a uma norma jurídica cadastrada no Aurus – Banco de legislação em um campo de dado ou metadado.

3.1.2.5.2 Interfaces de hardware

Não aplicável. 3.1.2.5.3 Interfaces de comunicação

Não aplicável.

33

3.1.3 Modelo de entidades 3.1.3.1 Diagramas de classes

3.1.3.1.1 Plano de classificação

3.1.3.1.1.1 Diagrama de classes Plano de classificação

3.1.3.1.2 Dossiê

3.1.3.1.2.1 Diagrama de classes Tipo de dossiê

34

3.1.3.1.2.2 Diagrama de classes Dossiê

3.1.3.1.2.3 Diagrama de classes Histórico de eliminação de dossiês

35

3.1.3.1.3 Documento

3.1.3.1.3.1 Diagrama de classes Tipo de documento

3.1.3.1.3.2 Diagrama de classes Documento

36

3.1.3.1.3.3 Diagrama de classes Históricos de documento

3.1.3.1.3.4 Diagrama de classes Histórico de eliminação de documentos

37

3.1.3.1.4 Tabela de temporalidade e destinação

3.1.3.1.4.1 Diagrama de classes Tabela de temporalidade e destinação

3.1.3.1.5 Dispositivo de armazenamento

3.1.3.1.5.1 Diagrama de classes Dispositivo de armazenamento

38

3.1.3.1.6 Tesauro

3.1.3.1.6.1 Diagrama de classes Tesauro

3.1.3.1.7 Ferramenta externa

3.1.3.1.7.1 Diagrama de classes Ferramenta externa

39

3.1.3.2 Descrição das classes

Classe Descrição Campo de dado Um [Campo de dado] representa um campo que pode ser definido pelo

[Usuário] em um dos módulos do Aurus, para armazenar uma informação relevante para um [Fluxo de trabalho], [Atividade], [Classe], [Tipo de dossiê], [Tipo de documento], etc. Permite que o usuário estenda as informações mantidas no Aurus, criando campos personalizados de forma flexível, definindo para cada um regras como obrigatoriedade, tipo, forma de cálculo (no caso de campos calculados), a natureza do objeto que apresenta esse [Campo de dados] para a qual seu preenchimento é obrigatório, etc. [Campos de dados] podem ser [Campos simples] ou [Tabelas].

Categoria Uma [Categoria] é utilizada para organizar os [Termos] definidos em um [Tesauro]. Esses [Termos] são agrupados nas [Categorias] de acordo com o conceito que representam, permitindo-se o cadastramento desses em mais de uma [Categoria].

Classe Uma [Classe] é utilizada para organizar e classificar [Documentos] e [Dossiês] de determinados tipos. Cada [Classe] possui um código identificador e uma denominação. A denominação completa da [Classe] ou seu código identificador completo, capazes de identificá-la unicamente no [Plano de classificação], correspondem à denominação ou código de toda a hierarquia referente à [Classe]. Uma [Classe] deve apresentar também indicação de permissão de seu uso para classificar [Documentos] e [Dossiês]. Em [Classes] em que não é permitido incluir [Documentos] e [Dossiês], esses devem ser classificados apenas nos níveis subordinados. Uma [Classe] pode ainda estar ativa ou inativa. [Documentos] e [Dossiês] não podem ser classificados em [Classes] inativas.

Conjunto de regras [Conjunto de regras] que deverão ser aplicadas quando [Documentos] de um determinado tipo estiverem em um determinado [Espaço do ambiente eletrônico]. Esse [Conjunto de regras] define em que [Espaços] os [Documentos] poderão ser: - produzidos, adicionados, registrados, classificados, indexados, alterados, recebidos, encaminhados e eliminados; - o [Espaço] no qual seus metadados serão incluídos; - as [Permissões] de acesso em cada [Espaço].

Dispositivo de armazenamento

[Dispositivo de armazenamento] utilizado para armazenar [Documentos] digitais. Podem corresponder inclusive a [Dispositivos de armazenamento] que armazenam [Documentos] externamente ao Aurus - Gestão de documentos, como fitas magnéticas e CDs.

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Documento [Documento] físico ou digital armazenado ou referenciado pelo módulo Gestão de documentos. Um [Documento] pode apresentar as seguintes estruturas: - simples: [Documentos] texto, imagens, mensagens de correio eletrônico, slides digitais, som, entre outros. - composta: mensagens de correio eletrônico com anexos, páginas web, publicações eletrônicas, bases de dados, etc.

Dossiê Um [Dossiê] é formado por um conjunto de [Documentos] diferentes, mas relacionados pelo fato de registrarem a mesma atividade ou se referirem à mesma pessoa ou situação. Os [Documentos] que formam um [Dossiê] são organizados em [Volumes]. Quanto a sua natureza, um [Dossiê] pode ser digital, físico (formado exclusivamente por [Documentos] físicos, como os [Documentos] em papel) ou híbrido (apresenta tanto [Documentos] físicos quanto digitais). [Dossiês] físicos e híbridos são armazenados (total ou parcialmente) externamente ao Aurus. Para [Dossiês] dessas naturezas, o Aurus indicará sua localização fisica.

Espaço do ambiente eletrônico

Existem três [Espaços no ambiente eletrônico]: individual, do grupo e geral. O espaço individual corresponde ao espaço designado a cada [Usuário]. O espaço do grupo corresponde ao espaço designado a cada [Grupo de usuários], equipe, comitê, etc. O espaço geral corresponde ao serviço de protocolo e arquivo corrente da [Instituição]. Sua principal característica é que uma vez ali, o [Documento] não poderá mais ser alterado.

Ferramenta externa Uma [Ferramenta externa] representa uma funcionalidade de uma aplicação externa ao Aurus que é acionada automaticamente durante a manipulação de [Dossiês] ou [Documentos] cujos tipos especifiquem a utilização dessa [Ferramenta externa]. Especifica também os parâmetros que devem ser fornecidos para a aplicação externa.

Fundamento legal Entidade para persistência de dados de [Fundamentos legais] consultados do módulo Banco de legislação.

Histórico de classificação de documento

[Histórico das classificações] que o [Documento] já apresentou.

Histórico de classificação de dossiê

[Histórico das classificações] que o [Dossiê] já apresentou.

Histórico de denominação

Histórico das denominações de uma [Classe].

Histórico de descarte

[Histórico de descarte] do [Documento].

Histórico de dossiê [Histórico dos dossiês] a que o [Documento] já pertenceu.

Histórico de edição Histórico de versões do [Documento].

Histórico de exportação de documento

[Histórico das exportações] do [Documento].

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Histórico de exportação de dossiê

[Histórico das exportações] do [Dossiê].

Histórico de tramitação de documento

[Histórico de tramitação] do [Documento].

Histórico de tramitação de dossiê

[Histórico de tramitação] do [Dossiê].

Histórico de versão anterior de item da tabela de temporalidade e destinação

Histórico da versão anterior de um [Item da tabela de temporalidade e destinação].

Histórico de visualização

[Histórico de visualização] do [Documento].

Instituição Representa uma [Instituição] cadastrada no SINFI.

Item da tabela de temporalidade e destinação

Cada [Item da tabela de temporalidade e destinação] indica os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, os eventos que determinam o início da contagem desses prazos e a destinação final dos [Documentos] e [Dossiês] classificados nas [Classes] relacionados a esse item. A destinação final de [Documentos] e [Dossiês] pode ser o recolhimento ou a eliminação.

Nota [Nota] pessoal ou global anexada ao documento. [Notas] pessoais podem ser visualizadas, editadas e excluídas apenas por seu autor. Já as [Notas] globais podem ser visualizadas por qualquer [Usuário] que consultar o [Documento].

Participação de campo de dado em tipo de documento

Indicação da [Participação de um campo de dado em um tipo de documento], definindo [Campos de dados] que todos os [Documentos] desse tipo apresentarão, e das propriedades de sua apresentação nesses [Documentos].

Participação de metadado em tipo de documento

Indicação da [Participação de um metadado em um tipo de documento], definindo metadados que todos os [Documentos] desse tipo apresentarão, e das propriedades de sua apresentação nesses [Documentos].

Participação em dossiê

Entidade para persistência de dados que definem a [Participação em dossiê] do [Documento] como a numeração recebida pelo [Documento] em cada [Dossiê] a que pertence.

Permissão a classe Indicação das operações que podem ser realizadas sobre a [Classe] que o [Usuário ou grupo] possui [Permissão] de executar.

Permissão a documento

Indicação das operações que podem ser realizadas sobre o [Documento] que o [Usuário ou grupo] possui [Permissão] de executar. Vide Permissões de documento.

Permissão a documento desse tipo

Indicação das operações que podem ser realizadas sobre os [Documentos], que o [Usuário ou grupo] possui [Permissão] de executar sobre os [Documentos] de um determinado tipo. Essas operações devem ser definidas tanto para o conteúdo do [Documento], quanto para seus metadados, por exemplo, devem existir as operações Alteração de metadados e Alteração de conteúdo do documento e devem ser especificadas [Permissões] para cada uma dessas operações.

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Permissão a dossiê Indicação das operações que podem ser realizadas sobre o [Dossiê] que o [Usuário ou grupo] possui [Permissão] de executar. Vide Regra Permissões de dossiê.

Permissão a dossiê desse tipo

Indicação das operações que podem ser realizadas sobre os [Dossiês], que o [Usuário ou grupo] possui [Permissão] de executar sobre os [Dossiês] de um determinado tipo.

Plano de classificação

Um [Plano de classificação] é um esquema de distribuição de todos os [Documentos] e [Dossiês] de um órgão ou entidade em [Classes], elaborado a partir do estudo das funções da [Instituição]. Em um [Plano de classificação] são utilizados códigos (numéricos ou alfanuméricos) para designar as [Classes], constituindo um código de classificação. Cada [Plano de classificação] adota um método de codificação e a definição de [Classes] no [Plano de classificação] deve obedecer ao método de codificação escolhido (por exemplo, ao se adotar o método decimal de codificação, cada [Classe] poderá ter no máximo dez subordinações e assim sucessivamente).

Registro de descarte

Entidade para persistência dos dados de cada um dos descartes e recuperações do [Documento]. Esses dados incluem a data e o horário de descarte e de recuperação do [Documento], assim como o autor de cada uma dessas operações.

Registro de documento eliminado

Entidade para persistência de alguns dados de cada um dos [Documentos] eliminados. Esses dados incluem a data da eliminação, o código identificador e o título completos do [Documento], assim como a identificação do [Usuário] responsável pela eliminação.

Registro de dossiê eliminado

Entidade para persistência de alguns dados de cada um dos [Dossiês] eliminados. Esses dados inc luem a data da eliminação, o código identificador e a denominação completos do [Dossiê], assim como a identificação do [Usuário] responsável pela eliminação.

Registro do histórico de classificação de documento

Entidade para persistência da denominação completa, e do respectivo código identificador completo, de cada uma das [Classes] nas quais o [Documento] já foi classificado.

Registro do histórico de classificação de dossiê

Entidade para persistência da denominação completa, e do respectivo código identificador completo, de cada uma das [Classes] nas quais o [Dossiê] já foi classificado.

Registro do histórico de denominação

Essa entidade armazena cada uma das denominações completas, e seus respectivos códigos identificadores completos, que a [Classe] já apresentou.

Registro do histórico de dossiê

Entidade para persistência da denominação completa, e do respectivo código identificador completo, de cada um dos [Dossiês] a que o [Documento] já pertenceu.

Registro do histórico de edição

Entidade para persistência de data e hora em que a nova versão do [Documento] foi criada, assim como dos comentários informados pelo autor dessa nova versão. O autor dessa nova versão e a versão anterior completa do [Documento] também são indicados no [Registro de histórico de edição] do [Documento].

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Registro do histórico de exportação de documento

Entidade para persistência de dados relacionados a cada uma das exportações do [Documento].

Registro do histórico de exportação de dossiê

Entidade para persistência de dados relacionados a cada uma das exportações do [Dossiê].

Registro do histórico de tramitação de documento

Entidade para persistência dos dados de cada uma das tramitações do [Documento]. Esses dados incluem a data e o horário de envio e de recebimento do [Documento], assim como seus encaminhador e destinatário.

Registro do histórico de tramitação de dossiê

Entidade para persistência dos dados de cada uma das tramitações do [Dossiê]. Esses dados incluem a data e o horário de envio e de recebimento do [Dossiê], assim como seus encaminhador e destinatário.

Registro do histórico de visualização

Entidade para persistência de dados relacionados a cada uma das vezes em que o [Documento] foi visualizado.

Relação Entidade para persistência do tipo de [Relação] estabelecida entre os [Termos] do [Tesauro]. Os tipos de [Relações] mais comuns são: Relação de equivalência, Relação hierárquica e Relação associativa.

Tabela de temporalidade e destinação

A [Tabela de temporalidade e destinação] é um instrumento arquivístico que determina prazos de guarda para [Documentos] e [Dossiês] tendo em vista a transferência, recolhimento ou eliminação desses [Documentos] e [Dossiês].

Termo Os [Termos] de um [Tesauro] são palavras que representam os conceitos relevantes dentro de um domínio específico de conhecimento.

Tesauro Um [Tesauro] é uma lista de [Termos] com significados relacionados, dentro de um domínio específico de conhecimento. Os [Termos] definidos para um [Tesauro] são organizados em [Categorias].

Tipo de dispositivo de armazenamento

Entidade para persistência dos dados dos [Tipos de dispositivos de armazenamento] utilizados para armazenar [Documentos] digitais. Um [Tipo de dispositivo de armazenamento] indica a vida útil prevista e a vida útil efetivamente observada de [Dispositivos de armazenamento] desse tipo, além da fonte de origem dessas informações.

Tipo de documento Entidade para persistência dos dados dos [Tipos de documentos] que poderão ser armazenados, classificados e manipulados pelo módulo Gestão de documentos. Um [Tipo de documento] indica os metadados e [Campos de dados] que [Documentos] desse tipo apresentarão, os modelos e máscaras de formatação para apresentação de [Documentos] desse tipo, assim como os [Usuários ou grupos] que possuem [Permissão] para realizar alguma operação sobre esses [Documentos].

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Tipo de dossiê Entidade para persistência dos dados dos [Tipos de dossiês] que poderão ser armazenados, classificados e manipulados pelo módulo Gestão de documentos. Um [Tipo de dossiê] indica os metadados que [Dossiês] desse tipo apresentarão, o critério de encerramento de seus [Volumes], os [Tipos de documentos] que poderão compor [Dossiês] desse tipo, assim como os [Usuários ou grupos] que possuem [Permissão] para realizar alguma operação sobre esses [Dossiês].

Unidade administrativa

Representa uma [Unidade administrativa] cadastrada no SINFI. Uma [Instituição] possui diversas [Unidades administrativas].

Usuário Entidade que representa um [Usuário] consultado do módulo de Gestão de usuários.

Usuário ou grupo Entidade que representa um [Usuário ou grupo de usuários] consultado do módulo de Gestão de usuários.

Valor do campo de dado do documento

Valor que um [Campo de dado], definido para todos os [Documentos] de um determinado tipo, apresenta para um determinado [Documento] desse tipo. Vide regra Campos de dados de documento.

Valor do campo de dado do documento eliminado

Valor que um [Campo de dado], definido para todos os [Documentos] de um determinado tipo, apresentava para um determinado [Documento] desse tipo. Vide regra Campos de dados de documento.

Valor do metadado da classe

Valor que um metadado, definido para todas as [Classes] do [Plano de classificação], apresenta para uma determinada [Classe]. Vide regra Metadados de classe de plano de classificação.

Valor do metadado do documento

Valor que um metadado, definido para todos os [Documentos] de um determinado tipo, apresenta para um determinado [Documento] desse tipo. Vide regra Metadados de documento.

Valor do metadado do documento eliminado

Valor que um metadado, definido para todos os [Documentos] de um determinado tipo, apresentava para um determinado [Documento] desse tipo. Vide regra Metadados de documento.

Valor do metadado do dossiê

Valor que um metadado, definido para todos os [Dossiês] de um determinado tipo, apresenta para um determinado [Dossiê] desse tipo. Vide regra Metadados de dossiê.

Valor do metadado do dossiê eliminado

Valor que um metadado, definido para todos os [Dossiês] de um determinado tipo, apresentava para um determinado [Dossiê] desse tipo. Vide regra Metadados de dossiê.

Volume Os [Dossiês] são compartimentados em [Volumes] ou partes, de acordo com convenções pré-determinadas. A organização dos [Documentos] que compõem um [Dossiê] em [Volumes] não se baseia na informação contida nesses [Documentos], mas em outros critérios, como a dimensão do [Dossiê], seu número de [Documentos], períodos de tempo, etc. A utilização de [Volumes] tem como objetivo facilitar o gerenciamento físico de [Dossiês] físicos ou híbridos. No caso dos [Dossiês] digitais, essa partição torna mais fácil seu gerenciamento no que diz respeito à avaliação e à transferência.

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3.1.4 Casos de uso 3.1.4.1 Organização de documentos

3.1.4.1.1 Caso de uso Definir plano de classificação

3.1.4.1.1.1 Definição

Definição do plano de classificação de documentos adotado por uma instituição, definindo suas classes nos diversos níveis desse plano de classificação, de acordo com o método de codificação adotado.

3.1.4.1.1.2 Cenários

Cenário Descrição Criar plano de classificação Criação de um novo plano de classif icação que será adotado por uma

instituição.

Definir metadados para classes do plano de classificação

Definição dos metadados que todas as classes que compõem o plano de classificação deverão apresentar.

Alterar dados de plano de classificação

Alteração de definição do plano de classificação. Através dessa operação deverá ser possível inclusive alterar a disponibilidade de uso do plano de classificação.

Exportar plano de classificação

Exportação do plano de classificação adotado por uma instituição para ser adotado também por outra instituição ou utilizado em outra ferramenta.

Importar plano de classificação

Importação de plano de classificação adotado por outra instituição ou que foi configurado em outra ferramenta.

3.1.4.1.1.3 Observações

Não aplicável. 3.1.4.1.2 Caso de uso Definir classe


Definição das classes que compõem o plano de classificação de documentos adotado em uma instituição.

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Cenário Descrição Criar classe Criação de uma nova classe em um determinado plano de classificação

de documentos. A criação de uma nova classe inclui o preenchimento dos metadados definidos para todas as classes do plano de classificação em questão, a definição de sua posição na hierarquia de classes desse plano de classificação, assim como dos tipos de documentos e de dossiês que a classe é capaz de classificar.

Definir permissão de usuários e grupos sobre a classe

Definição dos usuários e grupos que possuem permissão para realizar operações sobre a classe.

Alterar dados de classe Alteração de definição da classe. Caso sua denominação seja alterada, deverá ser incluído no histórico de denominação da classe sua denominação antiga completa, e seu respectivo código identificador antigo completo.

Mover classe Alteração da posição ocupada pela classe na hierarquia de classes definida para seu plano de classificação. Essa posição define a denominação completa da classe e, por isso, deverá ser incluído no histórico de denominação da classe sua denominação antiga completa, e seu respectivo código identificador antigo completo.

Inativar classe Alteração da situação atual de uma classe, inativando-a. Classes inativas não podem ser utilizadas para classificar novos documentos.

Reativar classe Alteração da situação atual de uma classe, reativando-a.

Eliminar classe Eliminação de classe. Somente classes que não contenham documentos podem ser eliminadas. Para isso, os documentos classificados em uma classe que será eliminada devem antes ser recolhidos ou eliminados, e seus metadados excluídos, ou reclassificados em outras classes.


Não aplicável.

3.1.4.2 Definição de dossiês

3.1.4.2.1 Caso de uso Definir tipo de dossiê


Definição dos tipos de dossiês, de acordo com as necessidades e exigências de cada instituição. A definição de um tipo de dossiê envolve a indicação dos metadados que dossiês desse tipo apresentarão, o critério de encerramento de seus volumes, os tipos de documentos que poderão compor dossiês desse tipo, assim como os usuários ou grupos que possuem permissão para realizar operações sobre esses dossiês.

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Cenário Descrição Criar tipo de dossiê Criação de um novo tipo de dossiê. A criação de um novo tipo de

dossiê inclui a indicação do critério de encerramento dos volumes de dossiês desse tipo, assim como dos tipos de documentos que poderão compor esses dossiês.

Definir metadados para dossiês desse tipo

Definição dos metadados que todos os dossiês desse tipo deverão apresentar.

Definir permissão de usuários e grupos sobre dossiês desse tipo

Definição dos usuários e grupos que possuem permissão para realizar operações sobre dossiês desse tipo.

Definir ferramenta externa Definição de ferramenta externa que poderá ser utilizada para apoiar a manipulação de dossiês desse tipo.

Alterar dados de tipo de dossiê

Alteração de definição do tipo de dossiê. Através dessa operação deverá ser possível inclusive alterar a disponibilidade de uso do tipo de dossiê.

Excluir tipo de dossiê Exclusão de um tipo de dossiê. Somente tipos de dossiês que não estiverem associados a dossiês já armazenados podem ser eliminados.

Consultar tipos de dossiê Consulta os dados de tipos de dossiês já definidos.


Não aplicável.

3.1.4.3 Gestão de dossiês

3.1.4.3.1 Caso de uso Manipular dossiê


Consulta, criação e manutenção de dossiês englobando a alteração dos valores de seus metadados, a inclusão e retirada de documentos do dossiê, a definição de vínculos entre diferentes dossiês e dos usuários e grupos que possuem permissão para realizar operações sobre o dossiê, além de sua reclassificação, encerramento, reabertura e eliminação.

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Cenário Descrição Criar dossiê Criação de um novo dossiê de um dos tipos de dossiê definidos

anteriormente. A criação de um novo dossiê inclui o preenchimento dos metadados definidos para todos os dossiês do tipo escolhido, sua classificação e a definição do critério de encerramento de seus volumes, dentre os critérios estabelecidos na definição do tipo do dossiê.

Definir permissão de usuários e grupos sobre dossiê

Um dossiê herda as permissões definidas para seu tipo. No entanto, deve ser possível refinar essas restrições de acesso para o dossiê em questão, definindo-se os usuários e grupos que possuem permissão para realizar operações sobre o dossiê específico.

Definir vínculos do dossiê Definição de referências entre diferentes dossiês que estão relacionados pelo fato de registrarem a mesma atividade ou se referirem à mesma pessoa ou situação.

Adicionar documento já existente a dossiê

Inclusão de documento ao dossiê. Somente dossiês que ainda não estiverem encerrados podem receber novos documentos. Os documentos que formam um dossiê são organizados em volumes e, por isso, pode ser necessário, ao se incluir um documento ao dossiê, abrir um novo volume para receber esse documento. Ao se abrir um novo volume, o volume precedente deve ser automaticamente encerrado. Apenas o volume produzido mais recentemente pode estar aberto, todos os outros volumes existentes no mesmo dossiê têm que estar encerrados. Os documentos integrantes de um dossiê devem receber numeração seqüencial, dentro do dossiê, sem falhas, não sendo permitido que documentos diferentes recebam a mesma numeração no mesmo dossiê .

Retirar documento de dossiê

Retirada de documento de dossiê. Essa operação deve ser permitida apenas em dossiês que não estiverem encerrados. Deverá ser incluída, no histórico de dossiês do documento retirado, a denominação completa, e o respectivo código identificador completo, do dossiê do qual o documento foi retirado.

Renumerar documentos dentro de dossiê

Renumeração dos documentos que integrantes do dossiê. A renumeração dos documentos dentro de um dossiê deve ser controlada com o objetivo de impedir que a retirada de documentos de um dossiê não seja percebida.

Alterar dados de dossiê Alteração de dados do dossiê, incluindo os valores de seus metadados.

Acionar ferramenta externa Caso tenha sido indicado que a manipulação de dossiês desse tipo possa ser apoiada por uma ferramenta externa, este cenário permite que o Manipulador de documentos acione, a partir do Aurus , a ferramenta externa que deverá ser utilizada. Nesse acionamento, o Aurus informa à ferramenta externa os parâmetros exigidos pela mesma, conforme configurado em sua definição.

Consultar dossiês Consulta os dossiês cadastrados no módulo Gestão de documentos, incluindo aqueles encerrados.

Visualizar dossiê Visualização dos dados completos de dossiês cadastrados no módulo Gestão de documentos, incluindo os valores de seus metadados e seus documentos.

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Reclassificar dossiê Alteração da classificação do dossiê. Deverá ser incluída no histórico de classificação do dossiê a denominação completa, e o respectivo código identificador completo, da antiga classe onde o dossiê estava classificado. Todos os documentos já inseridos permanecem no dossiê e volume(s) que estão sendo transferidos, mantendo-se a relação entre os documentos, volumes e dossiês.

Encerrar dossiê Encerramento de dossiê.

Reabrir dossiê Reabertura de dossiê já encerrado.

Eliminar dossiê Eliminação de dossiê. A data da eliminação, o código identificador e a denominação completos do dossiê eliminado, assim como a identificação do usuário responsável pela eliminação devem ser armazenados.


Não aplicável. 3.1.4.3.2 Caso de uso Manipular dossiê através de sistema externo


Consulta, criação, registro de movimentação e manutenção de dossiês por sistema externo ao Aurus – Gestão de documentos . Essa manutenção engloba a alteração dos valores de seus metadados, a inclusão e retirada de documentos do dossiê, assim como sua reclassificação, encerramento, reabertura e eliminação.

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Cenário Descrição Criar dossiê Criação de um novo dossiê, de um dos tipos de dossiê definidos

anteriormente. A criação de um novo dossiê inclui o preenchimento dos metadados definidos para todos os dossiês do tipo escolhido, sua classificação e a definição do critério de encerramento de seus volumes, dentre os critérios estabelecidos na definição do tipo do dossiê.

Adicionar documento já existente a dossiê

Inclusão de documento ao dossiê. Somente dossiês que ainda não estiverem encerrados podem receber novos documentos. Os documentos que formam um dossiê são organizados em volumes e, por isso, pode ser necessário, ao se incluir um documento ao dossiê, abrir um novo volume para receber esse documento. Ao se abrir um novo volume, o volume precedente deve ser automaticamente encerrado. Apenas o volume produzido mais recentemente pode estar aberto, todos os outros volumes existentes no mesmo dossiê têm que estar encerrados. Os documentos integrantes de um dossiê devem receber numeração seqüencial, dentro do dossiê, sem falhas, não sendo permitido que documentos diferentes recebam a mesma numeração no mesmo dossiê .

Retirar documento de dossiê

Retirada de documento de dossiê. Essa operação deve ser permitida apenas em dossiês que não estiverem encerrados. Deverá ser incluída, no histórico de dossiês do documento retirado, a denominação completa, e o respectivo código identificador completo, do dossiê do qual o documento foi retirado.

Alterar situação de dossiê Encerramento ou reabertura de dossiê já encerrado.

Renumerar documentos dentro de dossiê

Renumeração dos documentos que integrantes do dossiê. A renumeração dos documentos dentro de um dossiê deve ser controlada com o objetivo de impedir que a retirada de documentos de um dossiê não seja percebida.

Alterar dados de dossiê Alteração de dados do dossiê, incluindo os valores de seus metadados.

Consultar dossiês Consulta os dossiês cadastrados no módulo Gestão de documentos, incluindo aqueles encerrados.

Consultar detalhes de dossiê

Consulta os dados completos de dossiês cadastrados no módulo Gestão de documentos, incluindo os valores de seus metadados e seus documentos.

Reclassificar dossiê Alteração da classificação do dossiê. Deverá ser incluída no histórico de classificação do dossiê a denominação completa, e o respectivo código identificador completo, da antiga classe onde o dossiê estava classificado. Todos os documentos já inseridos permanecem no dossiê e volume(s) que estão sendo transferidos, mantendo-se a relação entre os documentos, volumes e dossiês.

Eliminar dossiê Eliminação de dossiê. A data da eliminação, o código identificador e a denominação completos do dossiê eliminado, assim como a identificação do usuário responsável pela eliminação devem ser armazenados.

Registrar movimentação de dossiê

Registro da movimentação de um dossiê físico ou híbrido. Essa movimentação indica que o mesmo está sendo encaminhado a um usuário, setor ou instituição.

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Confirmar recebimento de dossiê

Confirmação do recebimento de um dossiê físico ou híbrido pelo destinatário da movimentação, informando que o mesmo foi recebido corretamente.

Cancelar movimentação de dossiê

Cancelamento de um registro de movimentação de dossiê. Esta ação é permitida apenas para dossiês cujo recebimento não tenha sido confirmado.


Não aplicável.

3.1.4.3.3 Caso de uso Adicionar dossiês em lote


Adição, em lote, de um conjunto de dossiês do mesmo tipo oriundos de outro sistema, permitindo assim a importação de dossiês. Tanto os metadados dos dossiês quanto seus documentos e os respectivos metadados devem ser importados.


Cenário Descrição Adicionar dossiês em lote Adição, em lote, de um conjunto de dossiês do mesmo tipo oriundos de

outro sistema, permitindo assim a importação de dossiês.


Não aplicável.

3.1.4.3.4 Caso de uso Alterar dados em grupo de dossiês


Alteração conjunta dos valores de metadados e atributos em um grupo de dossiês previamente escolhidos.


Cenário Descrição Alterar dados em grupo de dossiês

Alteração conjunta dos valores de metadados e atributos em um grupo de dossiês, do mesmo tipo, previamente escolhidos.


Não aplicável.

3.1.4.3.5 Caso de uso Encerrar volume


Encerramento automático de um volume digital, desde que os critérios pré-definidos no momento da criação de seu dossiê tenham sido alcançados.

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Cenário Descrição Encerrar volume de dossiê Encerramento automático de um volume digital, desde que os critérios

pré-definidos no momento da criação de seu dossiê tenham sido alcançados, tais como: - volumes circunscritos a um período de tempo como, por exemplo, o término do ano civil, do ano fiscal ou de outro ciclo anual; - tempo decorrido desde o término de um determinado evento como, por exemplo, a mais recente inclusão de um documento digital a esse volume; - número de documentos digitais que um volume pode conter.


Não aplicável.

3.1.4.3.6 Caso de uso Registrar tramitação de dossiê


Registro da movimentação de dossiês físicos e híbridos, atualizando a localização física dos mesmos. Esse registro deve ser feito sempre que um dossiê físico ou híbrido for encaminhado de um usuário para outro, ou quando for movimentado entre setores ou instituições.


Cenário Descrição


Registro da movimentação de um dossiê físico ou híbrido. Essa movimentação indica que o mesmo está sendo encaminhado a um servidor, setor ou instituição.


Confirmação do recebimento de um dossiê físico ou híbrido pelo destinatário da movimentação, informando que o mesmo foi recebido corretamente.


Cancelamento de um registro de movimentação de dossiê. Esta ação é permitida apenas para dossiês cujo recebimento não tenha sido confirmado.


Não aplicável.

3.1.4.3.7 Caso de uso Exportar dossiê


Exportação de dossiês com o objetivo de apoiar as ações de transferência e recolhimento de dossiês, ou ainda para realizar uma migração ou enviar uma cópia para outro local ou sistema.

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Cenário Descrição Exportar dossiê Exportação dos dados completos de um dossiê, incluindo seus

respectivos volumes, documentos e metadados, para outro sistema dentro ou fora da instituição. Essa exportação deve garantir que: - o conteúdo e o contexto de seus documentos não se degradem; - todos os componentes de um documento digital pertencente ao dossiê sejam exportados como uma unidade, ou seja, os anexos ao documento devem ser exportados juntamente com ele. - todos os metadados do dossiê e de seus documentos sejam exportados e relacionados ao dossiê e aos documentos, respectivamente, de forma que as ligações possam ser mantidas no novo sistema; - todas as ligações entre documentos, volumes e dossiês sejam mantidas. O dossiê e seus respectivos documentos exportados não devem ser imediatamente eliminados. Caso o dossiê possua algum documento físico, o Gestor de documentos deve ser notificado sobre a existência e localização dessa parte convencional associada ao dossiê.

Exportar dossiês em lote Exportação de todos os dossiês de uma classe, com seus respectivos volumes, documentos e metadados. Essa exportação deve garantir que: - o conteúdo e o contexto de seus documentos não se degradem; - todos os componentes de um documento digital pertencente ao dossiê sejam exportados como uma unidade, ou seja, os anexos ao documento devem ser exportados juntamente com ele. - todos os metadados do dossiê e de seus documentos sejam exportados e relacionados ao dossiê e aos documentos, respectivamente, de forma que as ligações possam ser mantidas no novo sistema; - todas as ligações entre documentos, volumes e dossiês sejam mantidas. Ao final do procedimento de exportação, deve ser gerado um relatório detalhando os documentos e dossiês exportados com sucesso e aqueles cuja exportação não tenha sido bem sucedida. Os dossiês e documentos exportados não devem ser eliminados imediatamente. Caso os dossiês exportados possuam algum documento físico, o Gestor de documentos deve ser notificado sobre a existência e localização dessa parte convencional associada ao dossiê.


Não aplicável.

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3.1.4.4 Definição de documentos

3.1.4.4.1 Caso de uso Definir tipo de documento


Definição de tipos de documentos, de acordo com as necessidades e exigências de cada instituição. A definição de um tipo de documento envolve a indicação dos metadados e dos campos de dados que documentos desse tipo apresentarão, de modelos e máscaras de formatação para apresentação de documentos desse tipo, assim como dos usuários ou grupos que possuem permissão para realizar operações sobre esses documentos.

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Cenário Descrição Criar tipo de documento Criação de um novo tipo de documento, permitindo que cada setor,

unidade administrativa e instituição defina o conjunto de tipos de documentos que utiliza.

Definir metadados para documentos desse tipo

Definição dos metadados que todos os documentos desse tipo deverão apresentar.

Definir campos de dados para documentos desse tipo

Definição dos campos de dados, relacionados ao conteúdo do documento, que todos os documentos desse tipo deverão apresentar.

Definir máscaras de formatação para apresentação de documentos desse tipo

Definição de máscaras de formatação para apresentação do conteúdo de documentos desse tipo. Essas máscaras de formatação são necessárias quando o formato definido para os documentos desse tipo não corresponder a um arquivo (pdf, word, planilha, imagem, som, filme, etc) nem a papel.

Definir modelo para documentos desse tipo

Definição de modelo a ser utilizado na criação de documentos desse tipo.

Definir tipo de anexo Definição dos tipos de documentos que podem ser indicados como anexos de documentos desse tipo.

Definir regras dos espaços do ambiente eletrônico

Definição do conjunto de regras que deverão ser aplicadas quando documentos desse tipo estiverem em um determinado espaço do ambiente eletrônico. Esse conjunto de regras define em que espaços os documentos poderão ser: - produzidos, adicionados, registrados, classificados, indexados, alterados, recebidos, encaminhados e eliminados; - o espaço no qual seus metadados serão incluídos; - as permissões de acesso em cada espaço.

Definir ferramenta externa Definição de ferramenta externa que poderá ser utilizada para apoiar a manipulação de documentos desse tipo.

Definir permissão de usuários e grupos sobre documentos desse tipo

Definição de matriz de responsabilidades de forma a identificar os usuários ou grupos que possuem permissão para realizar cada operação sobre documentos desse tipo.

Alterar dados de tipo de documento

Alteração de definição do tipo de documento. Através dessa operação deverá ser possível inclusive alterar a disponibilidade de uso do tipo de documento.

Excluir tipo de documento Exclusão de um tipo de documento. Somente tipos de documentos que não estiverem associados a documentos já armazenados podem ser eliminados.

Consultar tipos de documento

Consulta os dados de tipos de documentos já definidos.


Não aplicável.

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3.1.4.5 Gestão de documentos

3.1.4.5.1 Caso de uso Manipular documento


Consulta, criação, adição, registro e manutenção de documentos englobando a alteração dos valores de seus metadados e de seu conteúdo, a inclusão e retirada de documentos anexos, a definição de vínculos entre diferentes documentos e dos usuários e grupos que possuem permissão para realizar operações sobre o documento, além de sua restauração, cópia, reclassificação, descarte, recuperação e eliminação.

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Cenário Descrição Criar documento digital Criação de um novo documento digital de um dos tipos de documento

definidos anteriormente. A criação de um novo documento inclui o preenchimento dos metadados e campos de dados definidos para todos os documentos do tipo escolhido, a indicação de seu autor e seu originador, sua classificação e sua possível inclusão em algum dossiê. Durante essa operação, o código responsável pela identificação de cada documento individualmente também é gerado e atribuído a esse documento.

Adicionar documento digital criado por outra ferramenta

Adição de um documento digital, de um dos tipos de documento definidos anteriormente, criado por outra ferramenta, ao módulo Gestão de documentos. Durante a adição de um novo documento, os metadados definidos para todos os documentos do tipo escolhido devem ser preenchidos, seu autor e seu originador devem ser indicados, o nome e a versão do software sob o qual o documento foi produzido ou no qual foi capturado devem ser informados, o documento deve ser classificado e pode ser incluído em algum dossiê. Ainda durante essa operação, o código responsável pela identificação de cada documento individualmente é gerado e atribuído a esse documento.

Registrar documento físico Registro de um documento físico, de um dos tipos de documento definidos anteriormente, no módulo Gestão de documentos. Durante o registro de um novo documento, sua localização física deve ser informada, os metadados definidos para todos os documentos do tipo escolhido devem ser preenchidos, seu autor e seu originador devem ser indicados, o documento deve ser classificado e pode ser incluído em algum dossiê. Ainda durante essa operação, o código responsável pela identificação de cada documento individualmente é gerado, atribuído a esse documento e impresso em uma etiqueta que deve ser colada a esse documento físico.

Definir permissão de usuários e grupos sobre documento

Um documento herda as permissões definidas para seu tipo. No entanto, deve ser possível refinar essas restrições de acesso para o documento em questão, definindo-se os usuários e grupos que possuem permissão para realizar operações sobre o documento específico.

Definir vínculos do documento

Definição de referências entre diferentes documentos que estão relacionados pelo fato de registrarem a mesma atividade ou se referirem à mesma pessoa ou situação.

Incluir anexo Inclusão de anexo ao documento. Vide Regra Anexos de documento.

Excluir anexo Exclusão de anexo do documento.

Anexar nota pessoal ou global

Anexação de notas pessoais ou globais a um documento. Notas pessoais são visualizadas, editadas e excluídas apenas por seu autor. Já as notas globais podem ser visualizadas por qualquer usuário que consultar o documento.

Check-out de documento Empréstimo e bloqueio automático do documento digital para que o usuário ao qual o documento foi emprestado possa alterá-lo (tanto seu conteúdo quanto seus metadados). Até que o documento seja devolvido, nenhum outro usuário poderá modificá-lo (será permitido apenas visualizar a última versão desse documento armazenada no sistema).

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Check-in de documento Devolução de documento digital que havia sido emprestado e bloqueado anteriormente. Ao fazer check-in de um documento, o usuário deve poder adicionar comentários que descrevam as alterações efetuadas no documento. Além disso, nesse momento uma cópia do documento anterior é criada e armazenada como uma versão mais antiga desse documento. A data e hora em que a nova versão do documento foi criada, assim como os comentários informados pelo autor dessa nova versão, devem ser armazenados no histórico de edição do documento. O autor dessa nova versão e a versão anterior completa do documento também devem ser armazenados nesse histórico.

Alterar conteúdo de documento digital

Alteração do conteúdo de documento digital criado no módulo Gestão de documentos ou em ferramenta integrada.

Alterar dados de documento

Alteração de dados do documento, incluindo os valores de seus metadados. O conteúdo do documento não é alterado nesse caso.

Acionar ferramenta externa Caso tenha sido indicado que a manipulação de documentos desse tipo possa ser apoiada por uma ferramenta externa, este cenário permite que o Manipulador de documentos acione, a partir do Aurus , a ferramenta externa que deverá ser utilizada. Nesse acionamento, o Aurus informa à ferramenta externa os parâmetros exigidos pela mesma, conforme configurado em sua definição.

Assinar digitalmente documento

Assinatura digital de um documento, garantindo a autenticidade do mesmo.

Cancelar assinatura digital de documento

Cancelamento da assinatura digital de um documento por um de seus signatários.

Comparar versões do documento

Comparação entre diferentes versões antigas do documento ou de sua versão atual com versões anteriores.

Restaurar documento a partir de uma versão anterior

Restauração do conteúdo do documento e de seus metadados a partir de uma versão mais antiga.

Reclassificar documento Alteração da classificação do documento. Durante a execução dessa operação, pode ser indicado ao usuário: - somente o subconjunto do plano de classificação em que ele tem permissão para classificar documentos; - classificações possíveis do documento a partir de seus metadados, como, por exemplo, título, tipo de documento, etc; - as últimas classificações feitas pelo usuário. Deverá ser incluída, no histórico de classificação do documento, a denominação completa, e o respectivo código identificador completo, da antiga classe onde o documento estava classificado.

Copiar documento Criação de cópias de documentos.

Descartar documento Descarte de um documento, incluindo suas versões atual e anteriores, assim como seus metadados. Documentos descartados não podem ser consultados, visualizados ou manipulados. Essa operação deverá ser armazenada no histórico de descarte do documento, com a indicação do usuário que descartou esse documento.

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Recuperar documento descartado

Recuperação de documentos descartados anteriormente, juntamente com todas as suas versões e metadados. Documentos descartados que foram recuperados podem ser consultados, visualizados e manipulados. Essa operação deverá ser armazenada no histórico de descarte do documento, com a indicação do usuário que recuperou esse documento.

Eliminar documento Eliminação de um documento, incluindo suas versões atual e anteriores e seus metadados. Documentos eliminados não podem ser recuperados posteriormente. A data da eliminação, o código identificador e o título completos do documento eliminado, assim como a identificação do usuário responsável pela eliminação devem ser armazenados.

Consultar documentos Consulta os documentos cadastrados no módulo Gestão de documentos.

Visualizar versão do documento

Visualização do conteúdo de documentos digitais armazenados no módulo Gestão de documentos. Deve ser possível visualizar todas as versões de um documento, tanto as anteriores quanto a atual. Essa operação deverá ser armazenada no histórico de visualização do documento, com a indicação do usuário que visualizou esse documento.

Visualizar metadados Visualização dos valores dos metadados de um documento digital ou físico.


Não aplicável.

3.1.4.5.2 Caso de uso Manipular documento através de sistema externo


Consulta, criação, adição, registro, manutenção, descarte, restauração, reclassificação e eliminação de documentos por sistema externo ao Aurus – Gestão de documentos. Além disso, através desse caso de uso será possível também que um sistema externo registre a movimentação de documentos físicos.

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Cenário Descrição Criar documento digital Criação de um novo documento digital de um dos tipos de documento

definidos anteriormente. A criação de um novo documento inclui o preenchimento dos metadados e campos de dados definidos para todos os documentos do tipo escolhido, a indicação de seu autor e seu originador, sua classificação e sua possível inclusão em algum dossiê. Durante essa operação, o código responsável pela identificação de cada documento individualmente também é gerado e atribuído a esse documento.

Adicionar documento digital criado por outra ferramenta

Adição de um documento digital, de um dos tipos de documento definidos anteriormente, criado por outra ferramenta, ao módulo Gestão de documentos. Durante a adição de um novo documento, os metadados definidos para todos os documentos do tipo escolhido devem ser preenchidos, seu autor e seu originador devem ser indicados, o nome e a versão do software sob o qual o documento foi produzido ou no qual foi capturado devem ser informados, o documento deve ser classificado e pode ser incluído em algum dossiê. Ainda durante essa operação, o código responsável pela identificação de cada documento individualmente é gerado e atribuído a esse documento.

Registrar documento físico Registro de um documento físico, de um dos tipos de documento definidos anteriormente, no módulo Gestão de documentos. Durante o registro de um novo documento, sua localização física deve ser informada, os metadados definidos para todos os documentos do tipo escolhido devem ser preenchidos, seu autor e seu originador devem ser indicados, o documento deve ser classificado e pode ser incluído em algum dossiê. Ainda durante essa operação, o código responsável pela identificação de cada documento individualmente é gerado, atribuído a esse documento e impresso em uma etiqueta que deve ser colada a esse documento físico.

Incluir anexo Inclusão de anexo ao documento. Vide Regra Anexos de documento.

Excluir anexo Exclusão de anexo do documento.

Anexar nota pessoal ou global

Anexação de notas pessoais ou globais a um documento.

Check-out de documento Empréstimo e bloqueio automático do documento digital para que o usuário ao qual o documento foi emprestado possa alterá-lo (tanto seu conteúdo quanto seus metadados). Até que o documento seja devolvido, nenhum outro usuário poderá modificá-lo (será permitido apenas visualizar a última versão desse documento armazenada no sistema).

Check-in de documento Devolução de documento digital que havia sido emprestado e bloqueado anteriormente. Ao fazer check-in de um documento, o usuário deve poder adicionar comentários que descrevam as alterações efetuadas no documento. Além disso, nesse momento uma cópia do documento anterior é criada e armazenada como uma versão mais antiga desse documento. A data e hora em que a nova versão do documento foi criada, assim como os comentários informados pelo autor dessa nova versão, devem ser armazenados no histórico de edição do documento. O autor dessa nova versão e a versão anterior completa do documento também devem ser armazenados nesse histórico.

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Alterar dados de documento

Alteração de dados do documento, incluindo os valores de seus metadados. O conteúdo do documento não é alterado nesse caso.

Assinar digitalmente documento

Assinatura digital de um documento, garantindo a autenticidade do mesmo.

Cancelar assinatura digital de documento

Cancelamento da assinatura digital de um documento por um de seus signatários.

Restaurar documento a partir de uma versão anterior

Restauração do conteúdo do documento e de seus metadados a partir de uma versão mais antiga.

Reclassificar documento Alteração da classificação do documento. Deverá ser incluída, no histórico de classificação do documento, a denominação completa, e o respectivo código identificador completo, da antiga classe onde o documento estava classificado.

Descartar documento Descarte de um documento, incluindo suas versões atual e anteriores, assim como seus metadados. Documentos descartados não podem ser consultados, visualizados ou manipulados. Essa operação deverá ser armazenada no histórico de descarte do documento, com a indicação do usuário que descartou esse documento.

Recuperar documento descartado

Recuperação de documentos descartados anteriormente, juntamente com todas as suas versões e metadados. Documentos descartados que foram recuperados podem ser consultados, visualizados e manipulados. Essa operação deverá ser armazenada no histórico de descarte do documento, com a indicação do usuário que recuperou esse documento.

Eliminar documento Eliminação de um documento, incluindo suas versões atual e anteriores e seus metadados. Documentos eliminados não podem ser recuperados posteriormente. A data da eliminação, o código identificador e o título completos do documento eliminado, assim como a identificação do usuário responsável pela eliminação devem ser armazenados.

Consultar documentos Consulta os documentos cadastrados no módulo Gestão de documentos.

Consultar versão do documento

Consulta o conteúdo de documentos digitais armazenados no módulo Gestão de documentos. Deve ser possível visualizar todas as versões de um documento, tanto as anteriores quanto a atual. Essa operação deverá ser armazenada no histórico de visualização do documento, com a indicação do usuário que visualizou esse documento.

Consultar metadados Consulta os valores dos metadados de um documento digital ou físico.

Registrar movimentação de documento

Registro da movimentação de um documento físico. Essa movimentação indica que o mesmo está sendo encaminhado a um usuário, setor ou instituição.

Confirmar recebimento de documento

Confirmação do recebimento de um documento físico pelo destinatário da movimentação, informando que o mesmo foi recebido corretamente.

Cancelar movimentação de documento

Cancelamento de um registro de movimentação de documento. Esta ação é permitida apenas para documentos cujo recebimento não tenha sido confirmado.


Não aplicável.

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3.1.4.5.3 Caso de uso Adicionar documentos em lote


Adição, em lote, de um conjunto de documentos do mesmo tipo oriundos de outro sistema, permitindo assim a importação de documentos. Exemplos de lote de documentos podem ser: mensagens de correio eletrônico, documentos provenientes de um departamento, de um grupo ou de um indivíduo ou ainda documentos oriundos de um outro sistema de gestão de documentos.


Cenário Descrição Adicionar documentos em lote

Adição, em lote, de um conjunto de documentos do mesmo tipo oriundos de outro sistema, permitindo assim a importação de documentos.


Não aplicável.

3.1.4.5.4 Caso de uso Registrar tramitação de documento


Registro da movimentação de documentos físicos, atualizando a localização física dos mesmos. Esse registro deve ser feito sempre que um documento físico for encaminhado de um usuário para outro, ou quando for movimentado entre setores ou instituições.


Cenário Descrição Registrar movimentação de documento

Registro da movimentação de um documento físico. Essa movimentação indica que o mesmo está sendo encaminhado a um usuário, setor ou instituição.

Confirmar recebimento de documento

Confirmação do recebimento de um documento físico pelo destinatário da movimentação, informando que o mesmo foi recebido corretamente.

Cancelar movimentação de documento

Cancelamento de um registro de movimentação de documento. Esta ação é permitida apenas para documentos cujo recebimento não tenha sido confirmado.


Não aplicável. 3.1.4.5.5 Caso de uso Exportar documento


Exportação de documentos com o objetivo de apoiar as ações de transferência e recolhimento de documentos , ou ainda para realizar uma migração ou enviar uma cópia para outro local ou sistema.

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Cenário Descrição Exportar documento Exportação de um documento e seus metadados, para outro sistema

dentro ou fora da instituição. Essa exportação deve garantir que: - o conteúdo e os metadados do documento não se degradem; - todos os componentes de um documento digital sejam exportados como uma unidade, ou seja, os anexos ao documento devem ser exportados juntamente com ele. - todos os metadados do documento sejam exportados e permaneçam relacionados ao documento, de forma que as ligações possam ser mantidas no novo sistema. O documento exportado não deve ser imediatamente eliminado.

Exportar documentos em lote

Exportação de todos os documentos de uma classe, com seus respectivos metadados. Essa exportação deve garantir que: - o conteúdo e os metadados dos documentos não se degradem; - todos os componentes de um documento digital sejam exportados como uma unidade, ou seja, os anexos ao documento devem ser exportados juntamente com ele. - todos os metadados do documento sejam exportados e permaneçam relacionados ao documento, de forma que as ligações possam ser mantidas no novo sistema. Ao final do procedimento de exportação, deve ser gerado um relatório detalhando os documentos exportados com sucesso e aqueles cuja exportação não tenha sido bem sucedida. Os documentos exportados não devem ser imediatamente eliminados. Caso o conjunto de documentos a serem exportados possua algum documento físico que, portanto, não pode ser exportado, o Gestor de documentos deve ser notificado sobre a existência e localização desse documento.


Não aplicável. 3.1.4.5.6 Caso de uso Consultar relatório de histórico de alteração do conteúdo

do documento


Permite a consulta a relatório que indica todo o histórico de alterações ocorridas no conteúdo do documento. Esse relatório deve apresentar, por exemplo, a data e a hora em que a alteração foi realizada, assim como o autor da correspondente alteração.

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Cenário Descrição Consultar relatório de histórico de alteração do conteúdo do documento

Consulta a relatório que indica todo o histórico de alterações ocorridas no conteúdo do documento.


Não aplicável.

3.1.4.6 Consultas

3.1.4.6.1 Caso de uso Consultar dados de plano de classificação


Consulta os dados do plano de classificação de documentos adotado na instituição.



Consultar dados de plano de classificação

Consulta os dados do plano de classificação de documentos adotado na instituição. Deverá ser possível visualizar o plano de classificação completo, assim como o plano de classificação a partir de um ponto determinado de sua hierarquia.


Não aplicável.

3.1.4.6.2 Caso de uso Consultar dados de classe


Consulta os dados de classes definidas no plano de classificação de documentos adotado na instituição.


Cenário Descrição Consultar dados de definição de classe

Consulta os dados de classes definidas no plano de classificação de documentos adotado na instituição, incluindo seus metadados.

Consultar lista de documentos e dossiês de uma classe

Consulta a lista de documentos e dossiês classificados em uma classe do plano de classificação.


Não aplicável.

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3.1.4.6.3 Caso de uso Consultar dados de tesauro


Consulta os dados do tesauro, suas categorias e termos.


Cenário Descrição Consultar dados de tesauro Consulta os dados do tesauro. Deverá ser possível visualizar o tesauro

completo, assim como a partir de um ponto determinado de sua hierarquia .

Consultar dados de categoria

Consulta os dados de categorias definidas no tesauro, incluindo os termos nelas organizados.

Consultar dados de termo Consulta os dados de um termo, incluindo suas relações com outros termos do tesauro.


Não aplicável.

3.1.4.6.4 Caso de uso Localizar dossiê


Localização do dossiê.


Cenário Descrição Localizar dossiê Localização do dossiê.

Caso o dossiê esteja armazenado no Aurus – Gestão de documentos , sua localização deve ser indicada. Caso o dossiê esteja armazenado externamente ao Aurus sua localização física deve ser informada. Nesse caso, o dossiê pode inclusive estar em trânsito, quando tiver sido encaminhado a um usuário, setor ou instituição.


Não aplicável. 3.1.4.6.5 Caso de uso Localizar documento


Localização do documento.

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Cenário Descrição Localizar documento Localização do documento.

Caso o documento esteja armazenado no Aurus – Gestão de documentos , sua localização deve ser indicada. Caso o documento esteja armazenado externamente ao Aurus sua localização física deve ser informada. Nesse caso, o documento pode inclusive estar em trânsito, quando tiver sido encaminhado a um usuário, setor ou instituição.


Não aplicável.

3.1.4.7 Definição de tabela de temporalidade e destinação

3.1.4.7.1 Caso de uso Definir tabela de temporalidade e destinação


Definição de tabela de temporalidade e destinação com a indicação dos prazos de guarda e ações de destinação (eliminação, transferência ou recolhimento permanente) dos documentos e dossiês classificados nas classes do plano de classificação.

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Cenário Descrição Criar tabela de temporalidade e destinação

Criação de uma nova tabela de temporalidade e destinação que será aplicada na determinação de prazos de guarda e destinação dos documentos e dossiês classificados nas classes do plano de classificação adotado pela instituição.

Alterar dados de tabela de temporalidade e destinação

Alteração do prazo de guarda, eventos que determinam o início da contagem desse prazo ou destinação prevista em um item da tabela de temporalidade e destinação. As alterações realizadas devem ter efeito em todos os documentos e dossiês classificados na classe associada ao item alterado. Além disso, uma cópia do item da tabela de temporalidade e destinação antes das modificações é criada e armazenada como uma versão mais antiga desse item.

Incluir item na tabela de temporalidade e destinação

Inclusão de item na tabela de temporalidade e destinação. Durante a inclusão de um item são definidas algumas de suas propriedades, como: - classes do plano de classificação associadas ao item. Os documentos e dossiês classificados nessas classes obedecerão aos prazos de guarda e destinação determinados nesse item; - prazos de guarda nas fases corrente e intermediária; - eventos para determinação do início da contagem do prazo de retenção nas fases corrente e intermediária. Eventos comumente encontrados em itens de tabelas de temporalidade e destinação são: abertura de dossiê ou de seu volume; encerramento de dossiê ou de seu volume; inclusão de documento em um dossiê; última consulta a documento de um dossiê.

Excluir item da tabela de temporalidade e destinação

Exclusão de item da tabela de temporalidade e destinação.

Importar tabela de temporalidade e destinação

Importação total ou parcial de uma tabela de temporalidade e destinação.

Exportar tabela de temporalidade e destinação

Exportação total ou parcial de uma tabela de temporalidade e destinação.

Consultar tabela de temporalidade e destinação

Consulta que apóia a definição da tabela de temporalidade e destinação, incluindo a possibilidade de: - visualizar a tabela de temporalidade e destinação completa; - visualizar a tabela de temporalidade e destinação parcialmente, a partir de um ponto determinado na hierarquia do plano de classificação; - consultar os documentos e dossiês aos quais está atribuído um determinado prazo de guarda ou destinação.


Não aplicável.

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3.1.4.8 Avaliação e destinação de documentos e dossiês

3.1.4.8.1 Caso de uso Iniciar contagem de prazo de guarda de documento ou dossiê

3.1.4.8.1.1.1 Definição

Há a possibilidade de se indicar, em um item da tabela de temporalidade e destinação, eventos que determinam o início da contagem do prazo de guarda de documentos e dossiês que não podem ser avaliados automaticamente pelo sistema. Nesse caso, o Gestor de documentos deverá utilizar esse caso de uso para iniciar ou interromper a contagem do prazo de guarda desses documentos e dossiês.

3.1.4.8.1.1.2 Cenários


Iniciar contagem de prazo de guarda de documentos e dossiês

Iniciar a contagem do prazo de guarda de um documento ou dossiê em uma fase (corrente ou intermediária).

Interromper contagem de prazo de guarda de documentos e dossiês

Interrupção da contagem do prazo de guarda de um documento ou dossiê em uma fase. Nesse caso, o Gestor de Documentos deverá informar uma justificativa para a interrupção.

3.1.4.8.1.1.3 Observações

Não aplicável.

3.1.4.8.2 Caso de uso Notificar necessidade de avaliação de documento ou

dossiê

3.1.4.8.2.1.1 Definição

Envio de notificação, de acordo com a tabela de temporalidade e destinação, indicando necessidade de avaliação de documento ou dossiê.

3.1.4.8.2.1.2 Cenários

Cenário Descrição Enviar notificação Identificação dos documentos e dossiês que já cumpriram os prazos de

guarda, previstos na tabela de temporalidade e destinação, e envio de notificação ao Avaliador de documentos para que esse usuário avalie esses documentos e dossiês e indique suas respectivas destinações (transferência para arquivo intermediário, transferência para arquivo permanente ou eliminação).


Não aplicável.

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3.1.4.8.3 Caso de uso Avaliar documento ou dossiê 3.1.4.8.3.1.1 Definição

Avaliação de documento ou dossiê que já cumpriu seu prazo de guarda na fase atual com o objetivo de determinar sua destinação, ou seja, se o documento ou dossiê deve ser arquivado no arquivo intermediário ou permanente ou se deve ser eliminado. O processo de avaliação considera a freqüência de uso dos documentos e dossiês por seus produtores e a identificação de seus valores primário (finalidade direta, motivo pelo qual foi criado, etc) e secundário (histórico, probatório, etc).

3.1.4.8.3.1.2 Cenários

Cenário Descrição Avaliar documento ou dossiê

Avaliação de documento ou dossiê que já cumpriu seu prazo de guarda na fase atual com o objetivo de determinar sua destinação, que pode ser: - transferência para arquivo intermediário ; - eliminação; - transferência para arquivo permanente (recolhimento). Durante a avaliação, o Avaliador de documentos deve ter a opção de alterar o prazo de guarda ou destinação previstos, na tabela de temporalidade e destinação, para o documento ou dossiê, caso necessário. Nesse caso, deve ser indicada uma justificativa.


Não aplicável. 3.1.4.8.4 Caso de uso Transferir documento ou dossiê de um tipo de

arquivamento para outro 3.1.4.8.4.1.1 Definição

Transferência de um documento ou dossiê de um tipo de arquivamento para outro, ou seja: - do arquivo corrente para o arquivo intermediário, onde aguardará o cumprimento de seu prazo de guarda e sua destinação final; - do arquivo intermediário para o arquivo permanente. Essa transferência também é conhecida por recolhimento.

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3.1.4.8.4.1.2 Cenários

Cenário Descrição Transferir documento Transferência de um documento de um tipo de arquivamento (corrente

ou intermediário) para outro (intermediário ou permanente, respectivamente). Caso seja necessário encaminhar o documento para outra instituição, de forma a garantir o tipo de arquivamento informado, uma notificação deverá ser enviada ao Gestor de documentos informando o documento que deve ser encaminhado e a instituição que será responsável por seu arquivamento e, portanto, para a qual esse documento deve ser encaminhado. Se o documento for digital, será necessário exportá-lo através do caso de uso Exportar documento. Quando um documento digital estiver associado a mais de um dossiê, e tiver prazos de guarda e tipos de arquivamento diferentes associados a ele, o Aurus – Gestão de documentos deverá manter o documento em cada dossiê no tipo de arquivamento necessário.

Transferir dossiê Transferência de um dossiê de um tipo de arquivamento (corrente ou intermediário) para outro (intermediário ou permanente, respectivamente). Caso seja necessário encaminhar o dossiê para outra instituição, de forma a garantir o tipo de arquivamento informado, uma notificação deverá ser enviada ao Gestor de documentos informando o dossiê que deve ser encaminhado e a instituição que será responsável por seu arquivamento e, portanto, para a qual esse dossiê deve ser encaminhado. Se o dossiê for digital ou híbrido, será necessário exportá-lo através do caso de uso Exportar dossiê .


Não aplicável.

3.1.4.8.5 Caso de uso Eliminar documento ou dossiê

3.1.4.8.5.1.1 Definição

Eliminação de um ou mais documentos ou dossiês.

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3.1.4.8.5.1.2 Cenários

Cenário Descrição Eliminar documento Eliminação de um documento. Quando um documento digital estiver

associado a mais de um dossiê, e tiver prazos de guarda e destinações diferentes associados a ele, o Aurus – Gestão de documentos deverá manter o documento em cada dossiê pelo tempo necessário, de forma que: - a remoção de um documento de um dossiê não prejudique a manutenção desse mesmo documento em outro dossiê, até que todas as referências a esse documento tenham atingido o prazo de guarda previsto e tenham sido eliminadas; - a manutenção de um documento em um dossiê por prazo mais longo não obrigue a permanência desse mesmo documento em outro dossiê de prazo mais curto. Nesse caso o documento é mantido no Aurus – Gestão de documentos , mas a referência a seu dossiê de prazo mais curto é removida. Caso o documento que estiver sendo eliminado seja referenciado por outros documentos, o sistema deverá informar essa referência ao usuário antes de prosseguir com a operação. O documento eliminado deverá ser indicado no histórico de documentos eliminados mantido pelo sistema. O usuário deverá ter a opção também de indicar os metadados e campos de dados desse documento que deverão ser armazenados nesse histórico.

Eliminar dossiê Eliminação de um dossiê. Caso o dossiê que estiver sendo eliminado seja referenciado por outros dossiês, o sistema deverá informar essa referência ao usuário antes de prosseguir com a operação. O dossiê eliminado deverá ser indicado no histórico de dossiês eliminados mantido pelo sistema. O usuário deverá ter a opção também de indicar os metadados desse dossiê que deverão ser armazenados nesse histórico.

Eliminar documentos em lote

Eliminação de um conjunto de documentos. As observações indicadas no cenário Eliminar documento devem ser observadas nesse cenário também.

Eliminar dossiês em lote Eliminação de um conjunto de dossiês. As observações indicadas no cenário Eliminar dossiê devem ser observadas nesse cenário também.


Não aplicável.

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3.1.4.9 Armazenamento e preservação

3.1.4.9.1 Caso de uso Definir tipo de dispositivo de armazenamento


Definição dos tipos de dispositivos de armazenamento que serão utilizados pela instituição para armazenar seus documentos e dossiês. A definição de um tipo de dispositivo de armazenamento engloba a indicação da vida útil prevista e da vida útil efetivamente observada de dispositivos de armazenamento desse tipo. Essas informações técnicas sobre previsibilidade de duração de tipos de dispositivos de armazenamento devem ser obtidas preferencialmente a partir de órgãos independentes. Quando isso não for possível, podem ser utilizadas informações de fornecedores. Em ambos os casos, deve ser indicada, na definição do tipo de dispositivo de armazenamento, a fonte de origem dessa informação.


Cenário Descrição Incluir tipo de dispositivo de armazenamento

Inclusão de um novo tipo de dispositivo de armazenamento, especificando-se a vida útil prevista e a vida útil efetivamente observada de dispositivos desse tipo, além da fonte de origem dessas informações.

Alterar tipo de dispositivo de armazenamento

Alteração de dados de um tipo de dispositivo de armazenamento cadastrado no Aurus – Gestão de documentos.

Excluir tipo de dispositivo de armazenamento

Exclusão de um tipo de dispositivo de armazenamento. A exclusão não necessariamente exclui o registro da base de dados, pois pode ser necessário mantê-lo para garantir a integridade referencial, mas o tipo de dispositivo de armazenamento “excluído” não ficará mais acessível aos usuários.

Consultar lista de tipos de dispositivos de armazenamento

Consulta à lista de tipos de dispositivos de armazenamento cadastrados, com a opção de se utilizar filtros de pesquisa.

Consultar detalhes de tipo de dispositivo de armazenamento

Consulta aos dados detalhados de um tipo de dispositivo de armazenamento informado.


Não aplicável.

3.1.4.9.2 Caso de uso Cadastrar dispositivo de armazenamento


Cadastramento dos dispositivos de armazenamento que estão sendo utilizados pela instituição para armazenar seus documentos e dossiês. Durante o cadastramento de um dispositivo de armazenamento devem ser indicados seu tipo, sua data de aquisição e sua capacidade de armazenamento. O cadastramento dos dispositivos de armazenamento permitirá ao Aurus – Gestão de documentos apoiar o controle de durabilidade e utilização do espaço de armazenamento desses dispositivos.

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Cenário Descrição Incluir dispositivo de armazenamento

Inclusão de um novo dispositivo de armazenamento, especificando-se seu tipo, sua data de aquisição e sua capacidade total de armazenamento.

Alterar dados de dispositivo de armazenamento

Alteração de dados de um dispositivo de armazenamento cadastrado no Aurus – Gestão de documentos .

Excluir dispositivo de armazenamento

Exclusão de um dispositivo de armazenamento.

Consultar lista de dispositivos de armazenamento

Consulta à lista de dispositivos de armazenamento cadastrados, com a opção de se utilizar filtros de pesquisa.

Consultar detalhes de dispositivo de armazenamento

Consulta aos dados detalhados de um dispositivo de armazenamento informado.


Não aplicável. 3.1.4.9.3 Caso de uso Consultar utilização de dispositivo de armazenamento


Permite consultar a utilização de um dispositivo de armazenamento cadastrado no Aurus – Gestão de documentos. Esse caso de uso tem o objetivo de permitir o monitoramento da capacidade disponível do dispositivo para armazenamento de dossiês e documentos. Esse monitoramento é útil para subsidiar ações de expansão da capacidade total de armazenamento em tempo hábil.


Cenário Descrição Consultar utilização de dispositivo de armazenamento

Consulta à capacidade de armazenamento utilizada, à capacidade disponível e à taxa de ocupação de um dispositivo de armazenamento cadastrado no Aurus – Gestão de documentos.


Não aplicável.

3.1.4.9.4 Caso de uso Notificar nível crítico de utilização de dispositivo de

armazenamento


Envio de notificação informando nível crítico de ocupação de dispositivo de armazenamento on-line cadastrado no Aurus – Gestão de documentos. Essa notificação alertará o Gestor de documentos sobre a necessidade de expansão da capacidade total de armazenamento.

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Cenário Descrição Enviar notificação Identificação dos dispositivos de armazenamento on-line cadastrados

no Aurus – Gestão de documentos cujas respectivas taxas de ocupação atingiram níveis críticos, e envio de notificação ao Gestor de documentos informando as taxas de ocupação críticas observadas.


Não aplicável. 3.1.4.9.5 Caso de uso Consultar relatório de documentos digitais ordenados por

freqüência de uso


Consulta a relatório que apresenta a identificação de todos os documentos digitais cadastrados no Aurus – Gestão de documentos ordenados por freqüência de uso. Essa informação pode ser utilizada para subsidiar decisões de seleção dos dispositivos utilizados para o armazenamento de cada um desses documentos. As opções podem envolver armazenamento on-line (disco rígido, disk arrays, entre outros) ou off-line (disco ótico, fita magnética, entre outros). Dispositivos de armazenamento off-line são guardados em depósitos. Documentos que são pouco utilizados podem ser armazenados em dispositivos off-line de recuperação mais lenta, porém mais baratos.


Cenário Descrição Consultar relatório de documentos digitais ordenados por freqüência de uso

Consulta a relatório que apresenta a identificação de todos os documentos digitais cadastrados no Aurus – Gestão de documentos ordenados por freqüência de uso.


Não aplicável. 3.1.4.9.6 Caso de uso Notificar necessidade de rejuvenescimento de dispositivo

de armazenamento


Envio de notificação indicando necessidade de transferir documentos e dossiês para outro dispositivo de armazenamento, antes do fim da vida útil do dispositivo de armazenamento em que estão armazenados, auxiliando, assim, no processo de rejuvenescimento de dispositivos de armazenamento.

75


Cenário Descrição Enviar notificação Identificação dos dispositivos de armazenamento cadastrados no Aurus

– Gestão de documentos que se encontram próximos do fim de sua vida útil e envio de notificação ao Gestor de documentos informando sobre a necessidade de transferir documentos e dossiês armazenados nesses dispositivos para outros dispositivos de armazenamento.


Não aplicável. 3.1.4.9.7 Caso de uso Verificar dados armazenados


Verificação periódica e automática dos dados armazenados no Aurus – Gestão de documentos , visando à detecção de possíveis erros e à correção dos erros detectados.


Cenário Descrição Verificar dados armazenados

Verificação periódica e automática dos dados armazenados, visando à detecção de possíveis erros e à correção dos erros detectados. Ao término da verificação, seus resultados, incluindo os erros detectados, bem como as substituições e as correções de dados realizadas, devem ser informados ao Gestor de documentos.


Não aplicável.

3.1.4.10 Definição de elementos de suporte

3.1.4.10.1 Caso de uso Definir campo de dados


Definição dos campos de dados, e suas respectivas propriedades, que os documentos de determinados tipos poderão apresentar. Permite que o usuário estenda as informações mantidas no módulo Gestão de documentos, criando campos de dados personalizados, que serão utilizados para armazenar informação relevante para os documentos de determinados tipos, etc.

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3.1.4.10.1.2 Cenários

Cenário Descrição Criar novo campo de dado Criação de novo campo de dado, juntamente com suas propriedades.

Alterar definição de campo de dados

Alteração de definição de campo de dado. Essa operação somente deverá ser permitida caso o campo de dado não esteja sendo utilizado por nenhum documento.

Excluir campo de dados Exclusão de campo de dado definido anteriormente. Essa operação somente deverá ser permitida caso o campo de dado não esteja sendo utilizado por nenhum documento.

Consultar campos de dados definidos

Consulta os diversos campos de dados já definidos.

Visualizar detalhes de campo de dados

Visualização dos detalhes de um campo de dados informado.


Não aplicável.

3.1.4.10.2 Caso de uso Definir metadado


Definição dos metadados, e suas respectivas propriedades, que as classes de um plano de classificação, os dossiês e os documentos de determinados tipos poderão apresentar. Permite que o usuário estenda as informações mantidas no módulo Gestão de documentos, criando metadados personalizados, que serão utilizados para armazenar informação relevante para uma classe, dossiê ou documento de determinados tipos, etc.

3.1.4.10.2.2 Cenários


Criar novo metadado Criação de novo metadado, juntamente com suas propriedades.

Alterar definição de metadado

Alteração de definição de metadado. Essa operação somente deverá ser permitida caso o metadado não esteja sendo utilizado por nenhuma classe, dossiê, documento, etc.

Excluir metadado Exclusão de metadado definido anteriormente. Essa operação somente deverá ser permitida caso o metadado não esteja sendo utilizado por nenhuma classe, dossiê, documento, etc.

Consultar metadados definidos

Consulta os diversos metadados já definidos.

Visualizar detalhes de metadado

Visualização dos detalhes de um metadado informado.


Não aplicável.

77

3.1.4.10.3 Caso de uso Definir tesauro


Definição de um tesauro, que corresponde a uma lista de termos, organizados em categorias, com significados relacionados, dentro de um domínio específico de conhecimento. Esse tesauro será utilizado para apoiar a atribuição do metadado assunto aos dossiês e documentos gerenciados pelo módulo Gestão de documentos.

3.1.4.10.3.2 Cenários

Cenário Descrição Criar nova categoria Criação de nova categoria, que será utilizada para organizar termos

definidos no tesauro.

Alterar definição de categoria

Alteração de definição de categoria, incluindo a alteração da posição ocupada pela categoria na hierarquia de categorias definida para o tesauro.

Excluir categoria Exclusão de categoria definida anteriormente. Somente categorias que não contenham termos podem ser excluídas. Para isso, os termos organizados em uma categoria que será eliminada devem antes ser eliminados ou reclassificados em outras categorias.

Criar novo termo Criação de novo termo, assim como sua categorização e o estabelecimento de relações com outros termos do tesauro.

Alterar definição de termo Alteração de definição de termo do tesauro, incluindo a alteração de sua categorização e de suas relações com outros termos do tesauro.

Excluir termo Exclusão de termo definido anteriormente. Somente termos que não estiverem sendo utilizados para definir o metadado assunto de documentos podem ser eliminados.


Não aplicável.

3.1.4.10.4 Caso de uso Definir ferramenta externa


Permite definir uma ferramenta externa e configurar seu mecanismo de acesso, para que a mesma possa ser utilizada na manipulação de dossiês e documentos.

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3.1.4.10.4.2 Cenários

Cenário Descrição Incluir ferramenta externa Inclusão de uma nova ferramenta externa, especificando-se a forma

pela qual a mesma deve ser acionada durante a manipulação de um dossiê ou documento que a utilize.

Alterar ferramenta externa Alteração de dados de uma ferramenta externa cadastrada no Aurus – Gestão de documentos.

Excluir ferramenta externa Exclusão de uma ferramenta externa. A exclusão não necessariamente exclui o registro da base de dados, pois pode ser necessário mantê-lo para garantir a integridade referencial, mas a ferramenta “excluída” não ficará mais acessível aos usuários.

Consultar lista de ferramentas externas

Consulta à lista de ferramentas externas cadastradas, com a opção de se utilizar filtros de pesquisa.

Consultar detalhes de ferramenta externa

Consulta aos dados detalhados de uma ferramenta externa informada.


Não aplicável.

3.1.5 Regras 3.1.5.1 Metadados de classe de plano de classificação

Uma classe possui como metadados aqueles definidos no plano de classificação a que a classe pertence. Assim, todos os metadados definidos no plano de classificação, e somente esses, devem ser definidos para a classe.

3.1.5.2 Classificação de dossiê em classe do plano de classificação

Um dossiê poderá ser classificado em uma determinada classe do plano de classificação apenas se tiver sido definido que essa classe classificaria dossiês desse tipo.

3.1.5.3 Metadados de dossiê

Um dossiê possui como metadados aqueles definidos para seu tipo. Assim, todos os metadados definidos para o tipo do dossiê, e somente esses, devem ser definidos para o dossiê em questão.

3.1.5.4 Permissões de dossiê

As permissões de acesso definidas para um dossiê podem apenas refinar as permissões já definidas para o tipo desse dossiê. Assim, um usuário ou grupo não pode ter permissão, para realizar operações em um determinado dossiê, mais abrangente do que o estabelecido para seu tipo.

79

3.1.5.5 Metadados de documento

Um documento possui como metadados aqueles definidos para seu tipo. Assim, todos os metadados definidos para o tipo do documento, e somente esses, devem ser definidos para o documento em questão.

3.1.5.6 Campos de dados de documento

Um documento possui como campos de dados aqueles definidos para seu tipo. Assim, todos os campos de dados definidos para o tipo do documento, e somente esses, devem ser definidos para o documento em questão.

3.1.5.7 Anexos de documento

Um documento pode possuir como anexos apenas documentos dos tipos de anexos definidos para seu tipo. Assim, somente os tipos de documentos que foram indicados que poderiam ser anexos de documentos de um determinado tipo podem ser definidos como anexos do documento em questão.

3.1.5.8 Permissões de documento

As permissões de acesso definidas para um documento podem apenas refinar as permissões já definidas para o tipo desse documento. Assim, um usuário ou grupo não pode ter permissão, para realizar operações em um determinado documento, mais abrangente do que o estabelecido para seu tipo.

3.1.6 Requisitos não funcionais

Requisito Descrição Navegação na estrutura do plano de classificação

O sistema deve permitir a pesquisa e navegação na estrutura do plano de classificação por meio de uma interface gráfica.

Criação de cópias de segurança ou backups.

O sistema deve permitir que sejam criadas cópias de segurança de seus dossiês e documentos. Essas informações serão copiadas com o propósito de permitir a restauração posterior das mesmas em caso de perda devido a falhas de software, hardware ou mesmo acidente.

Restauração do sistema a partir de uma cópia de segurança

Deverá ser possível restaurar o sistema a partir de uma cópia de segurança, o que consiste em recuperar as informações de dossiês e documentos armazenadas em cópias de segurança e copiá -las para o sistema, levando esse último para um estado consistente.

Assinatura digital Alguns documentos digitais armazenados no Aurus – Gestão de documentos deverão ser assinados digitalmente, de forma a garantir sua autenticidade.

80

3.2 Módulo de gestão de processos


O módulo é denominado Gestão de processos, podendo ser também referido como Aurus – Gestão de processos.


O módulo de Gestão de processos é responsável pela definição dos fluxos de trabalho e pelo gerenciamento de sua realização, acompanhando e organizando a tramitação dos processos, controlando responsabilidades, prioridades e prazos.


O módulo de Gestão de processos tem como objetivo a automação de procedimentos onde tarefas, documentos e informações são trocados entre participantes de acordo com um conjunto de regras para alcançar um objetivo de negócio, ou para contribuir para que o mesmo seja alcançado. Para isso, o módulo oferece um controle automático das seqüências de tarefas a serem realizadas e da realização das mesmas pelos seus responsáveis. Oferece também integração com outros sistemas que dão suporte à execução de algumas tarefas específicas. A especificação deste módulo foi baseada no modelo de referência de workflow do WfMC (Workflow Management Coalition). Trata-se de um padrão internacional para organização de sistemas de workflow que estabelece uma arquitetura e uma série de padrões que ferramentas desse tipo devem seguir. O módulo de Gestão de processos pode ser dividido em duas partes:

• Definição de fluxos de trabalho: Envolve funcionalidades referentes à definição dos [Fluxos de trabalho] que serão executados e controlados pelo módulo de Gestão de processos. Permite definir [Fluxos de trabalho], suas [Atividades], papéis e responsabilidades, além de informações e [Documentos] que devem tramitar em conjunto com o [Processo]. Os [Fluxos de trabalho] definidos são utilizados como entrada para a parte de Tramitação de processos.

• Tramitação de processos: Controla a execução dos [Processos], a partir dos [Fluxos de trabalho] definidos para os mesmos. Permite que [Processos] sejam criados e controla toda a sua tramitação, gerenciando as listas de [Tarefas] de cada participante envolvido, atualizando o andamento do [Processo] a partir da execução de cada [Tarefa], controlando prazos e regras de encaminhamento. Cuida também da interação com outras aplicações que sejam utilizadas durante a realização de [Tarefas] dos [Processos].

A figura a seguir ilustra essa divisão do módulo de Gestão de processos.

81

Tempo de Tempo de execuexecuççãoão

Tempo de Tempo de construconstruççãoão

Tramitação de processos

Ferramentas externas

Definição de Fluxos de trabalho

Fluxo de trabalho

Figura 4- Organização do módulo de Gestão de Processos


3.2.2.2.1 Definição de fluxo de trabalho

3.2.2.2.1.1 Diagrama de contexto Definição de fluxo de trabalho

82

3.2.2.2.1.2 Diagrama de contexto Definição de elementos de suporte

3.2.2.2.2 Tramitação de processo

3.2.2.2.2.1 Diagrama de contexto Execução de tarefas

83

3.2.2.2.2.2 Diagrama de contexto Gestão da tramitação

84

3.2.2.2.2.3 Diagrama de contexto Consultas da tramitação de processos

3.2.2.2.3 Análise de fluxo de trabalho

3.2.2.2.3.1 Diagrama de contexto Análise de fluxo de trabalho

85


3.2.2.3.1 Definição de fluxo de trabalho

Função Descrição Definir artefato Definição de um [Artefato] e suas características, especificando

também os [Tipos de documento] que podem assumir o papel desse [Artefato] na tramitação dos [Processos].

Definir atividade Definição detalhada de uma [Atividade] no contexto de um [Fluxo de trabalho], assim como os elementos que a compõem ([Conjunto de insumos], [Conjunto de resultados], [Propriedades], [Atribuições], etc.)

Definir categorias Definição de [Categorias] que serão utilizadas para classificar os [Fluxos de trabalho] e os [Elementos de definição de fluxo], para fins de análise e emissão de relatórios estatísticos.

Definir ferramenta externa Permite definir uma [Ferramenta externa] para que a mesma possa ser utilizada nos [Fluxos de trabalho] em [Atividades apoiadas por ferramenta].

Definir fluxo de trabalho Definição de um [Fluxo de trabalho] pelo usuário, estabelecendo as regras de tramitação para os [Processos] que o seguirão.

Definir tipo de mensagem Definição dos [Tipos de mensagens] que serão utilizados nos [Fluxos de trabalho]. Para cada [Tipo de mensagem], permite especificar o formato da mensagem, a obrigatoriedade e os tipos de campos que a compõem.

Definir tipo de processo Definição de um [Tipo de processo] e suas características, especificando também o conjunto de [Fluxos de trabalho] que podem ser utilizados para tramitar [Processos] referentes ao tipo definido.

Exportar definição de fluxo de trabalho

Exportação, para um arquivo, da definição de um [Fluxo de trabalho] e dos elementos que o compõem.

Importar definição de fluxo de trabalho

Importação da definição de um [Fluxo de trabalho] e dos elementos que o compõem a partir de um arquivo de definição de fluxo, que esteja em um formato reconhecido pelo Aurus.

86


Função Descrição Alterar dados de processo Alteração dos dados de um [Processo] pelo Gestor de tramitação de

processos, para corrigir eventuais erros e/ou alterar sua prioridade.

Alterar fluxo de processo Alteração do [Fluxo de trabalho] de um [Processo] em tramitação. Com a alteração, o [Processo] deixa de seguir o fluxo anterior e passa a seguir o novo [Fluxo de trabalho] informado.

Alterar responsável por tarefa

Troca do [Usuário ou grupo] responsável pela execução de uma [Tarefa].

Anexar documento Anexação e/ou desanexação de um ou mais [Documentos] a um [Processo]. Os documentos anexados são transmitidos ao módulo de Gestão de documentos, onde são armazenados e passam a ser gerenciados.

Anexar processo Anexação de um [Processo] a outro, que atuará como [Processo] principal. O [Processo] que foi anexado deixa de ter uma tramitação própria, somente o [Processo] principal continua tramitando.

Cancelar processo Cancelamento de um [Processo] em tramitação. Cancela também, automaticamente, todas as suas [Tarefas] ativas, e impede que qualquer operação posterior possa ser realizada ao [Processo]. O cancelamento é uma operação irreversível.

Cancelar tarefa Cancelamento de uma [Tarefa] ativa. Se a [Tarefa] for uma [Tarefa de subfluxo], todas as [Tarefas] que fazem parte da mesma são também canceladas, recursivamente.

Concluir processo Conclusão de um [Processo], ao final de sua tramitação.

Consultar dados de processo

Consulta a informações de [Processos] em trâmite ou que já tramitaram no Aurus.

Consultar dados de tarefa Consulta aos detalhes sobre a realização de uma [Tarefa], esteja esta concluída ou não.

Consultar resumo de processo

Consulta aos dados básicos de um [Processo], indicando a sua situação e um resumo do seu histórico.

Corrigir tarefa concluída Alteração de [Campos de dados] de uma [Tarefa] já concluída, para corrigir eventuais erros.

Executar tarefa Execução de uma [Tarefa] por um Executor de tarefas. Uma vez concluída a [Tarefa], o Aurus dá prosseguimento à tramitação do [Processo] gerando a [Tarefa] seguinte, conforme definido no [Fluxo de trabalho].

Executar tarefa automática Execução de uma [Tarefa] automaticamente pelo Aurus, quando a mesma for referente a uma [Atividade] de execução automática.

Gerenciar lista de tarefas Controle da lista de tarefas de um Executor de tarefas. Exibe as [Tarefas] pendentes, tanto do próprio Executor quanto de [Grupos de usuários] ao qual ele pertence, e permite a realização de operações sobre a lista de [Tarefas].

Gerenciar observadores de processo

Manutenção da lista de observadores de um [Processo], que serão notificados por e-mail a cada evento relevante ocorrido na sua tramitação (ex: conclusão de atividade, vencimento de prazos, etc).

Iniciar novo processo Início da tramitação de um novo [Processo] no Aurus. O [Processo] criado recebe um número e a sua primeira [Tarefa] é criada, conforme definido no [Fluxo de trabalho].

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Monitorar processos em andamento

Consultas consolidadas aos [Processos] em tramitação, para auxiliar o Gestor de tramitação de processos no acompanhamento dos [Processos] como um todo.

Notificar sobre prazo Notificação automática, por e-mail, sobre a proximidade ou vencimento do prazo de uma [Tarefa] ou [Processo].

Paralisar processo Paralisação de um [Processo], por tempo indeterminado, e posterior reativação do mesmo.

Registrar movimentação de documentos físicos

Registro da movimentação de documentos físicos durante a tramitação de um [Processo], atualizando a localização dos mesmos no módulo de Gestão de documentos.

Vincular processos Vinculação de [Processos] que tenham algum relacionamento entre si. A vinculação entre [Processos] é puramente para fins de informação e localização, não tendo impacto sobre a tramitação dos mesmos.

3.2.2.3.3 Análise de fluxo de trabalho

Função Descrição Analisar desempenho de fluxo de trabalho

Emissão de dados estatísticos consolidados sobre o desempenho da [Instituição] na realização de um [Fluxo de trabalho], exibindo informações como o tempo médio de tramitação dos [Processos], tempo médio de execução de [Tarefas] para cada [Atividade], etc.

Simular fluxo de trabalho Simulação de um [Fluxo de trabalho], permitindo gerar uma massa de dados simulada de execução de [Processos], que posteriormente possa ser analisada pelo Aurus através do Caso de uso Analisar desempenho de fluxo de trabalho.

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Nome Descrição Cidadão Cidadão que utiliza o Aurus para acompanhar a tramitação de

processos de seu interesse ou para consultar informações sobre documentos, processos e legislação.

Consulente Servidor do Estado que utiliza o Aurus para acompanhar a tramitação de processos, consultar detalhes dos processos e das tarefas executadas, localizar documentos e dossiês e fazer consultas a normas jurídicas da legislação.

Executor de tarefas Servidor do Estado que utiliza o Aurus para executar tarefas durante a tramitação dos processos.

Gestor de fluxos de trabalho

Usuário do Aurus responsável pela definição dos fluxos de trabalho que guiarão a tramitação dos processos.

Gestor de tramitação de processos

Usuário do Aurus responsável pela gestão de processos que estão em tramitação, corrigindo falhas e executando operações de uso mais restrito.

Módulo de gestão de documentos

Módulo de Gestão de documentos do Aurus . Este ator é utilizado para representar interações com o módulo de Gestão de documentos no contexto dos outros módulos do sistema.

SINFI Sistema de Informações Institucionais da SEPLAG, que contém informações sobre as Instituições e as respectivas Unidades Administrativas.



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Interface Descrição Acionamento de ferramentas externas

Acionamento automático de ferramentas externas durante a execução de tarefas apoiadas por ferramenta. Esta interface é utilizada no Caso de uso Executar tarefa, mais especificamente no Cenário Acionar ferramenta externa.

Envio e recebimento de mensagens

Envio e recebimento de mensagens a sistemas externos pelo Aurus , durante a realização de tarefas na tramitação de processos. Esta interface é utilizada no Caso de uso Executar tarefa automática, e também no Cenário Iniciar novo processo através de recebimento de mensagem do Caso de uso Iniciar novo processo.

Interface com aplicações cliente

Disponibilização de uma interface para que ferramentas externas possam atuar como clientes do Aurus , executando tarefas no sistema. Esta interface é utilizada no Caso de uso Executar tarefa, mais especificamente no Cenário Consultar dados de tarefa por ferramenta externa e no Cenário Concluir tarefa por ferramenta externa. É também utilizada nos casos de uso Gerenciar lista de tarefas , Consultar dados de processo e Consultar dados de tarefa, nos cenários que envolvem ferramentas externas.



Interface com o Aurus – Banco de legislação

Interface utilizada para permitir a referência a uma norma juríd ica cadastrada no Aurus – Banco de legislação em uma propriedade de tarefa ou de processo.




Não aplicável.

90


3.2.3.1.1 Definição de fluxos de trabalho

3.2.3.1.1.1 Diagrama de classes Definição de fluxo de trabalho

91

3.2.3.1.1.2 Diagrama de classes Objetos de fluxo

3.2.3.1.1.3 Diagrama de classes Atividades

92

3.2.3.1.1.4 Diagrama de classes Atividade simples

3.2.3.1.1.5 Diagrama de classes Subfluxo

93

3.2.3.1.1.6 Diagrama de classes Eventos

94

3.2.3.1.1.7 Diagrama de classes Ponto de controle

3.2.3.1.1.8 Diagrama de classes Conectores

95

3.2.3.1.1.9 Diagrama de classes Artefato

3.2.3.1.1.10 Diagrama de classes Elementos de suporte

96


3.2.3.1.2.1 Diagrama de classes Tramitação de processos

97

3.2.3.1.2.2 Diagrama de classes Tarefa

98

3.2.3.1.2.3 Diagrama de classes Transição

99


Classe Descrição Alocação de responsável

Representa a alocação de um [Usuário ou grupo] como responsável pela execução de uma [Tarefa simples]. Uma [Tarefa] é considerada de responsabilidade do [Usuário ou grupo] mais recentemente alocado à mesma. No caso de [Tarefas] que realizam [Atividades] do tipo [Atividade automática], [Atividade de envio de mensagem] ou [Atividade de recebimento de mensagem], não há alocação de responsáveis. Para os demais tipos de [Tarefas simples], a alocação é obrigatória.

Artefato Os [Artefatos] são utilizados como insumos ou resultados das [Atividades] que compõem o fluxo de trabalho. Eles especificam os [Tipos de documento] que devem estar disponíveis para a realização de uma [Atividade] ou que devem ser produzidos durante a mesma. Um [Artefato] pode especificar mais de um [Tipo de documento], indicando diferentes opções de tipos que podem ser utilizadas no fluxo de trabalho com o papel desse [Artefato]. Na notação BPMN, corresponde ao conceito de “Artifact”, mais especificamente ao tipo “Data Object”.

Atividade [Atividade] representa um trabalho que uma [Instituição] realiza durante a tramitação de um [Processo]. Constitui o principal elemento da definição do [Fluxo de trabalho], especificando uma [Tarefa] que deve ser realizada para concluir a tramitação de um [Processo]. A especificação da [Atividade] indica quais são as propriedades (do [Processo] e da própria [Tarefa]) que deverão ser preenchidas durante a execução da [Tarefa]. Uma [Atividade] pode conter [Conjuntos de insumos]. A existência de [Conjuntos de insumos] indica que a [Atividade] só pode ser iniciada quando pelo menos um dos [Conjuntos de insumos] estiver disponível. De forma semelhante, a [Atividade] pode conter [Conjuntos de resultados], que indica conjuntos possíveis de [Artefatos] que devem ser produzidos pela [Atividade] para que a mesma possa ser considerada concluída. Atividades podem representar uma unidade atômica de trabalho ([Atividade simples]). Podem também constituir [Subfluxos], sendo nesses casos compostas por outras [Atividades]. Na notação BPMN, corresponde ao elemento "Activity".

100

Atividade apoiada por ferramenta

Uma [Atividade apoiada por ferramenta] é uma [Atividade] realizada por um usuário com o auxílio de uma [Ferramenta externa], que é acionada quando o usuário seleciona a [Tarefa] para execução. Quando o usuário inicia uma [Tarefa] correspondente a uma [Atividade apoiada por ferramenta], o Aurus automaticamente aciona a [Ferramenta externa], informando a esta todos os parâmetros que a mesma necessita para executar a funcionalidade correspondente à [Atividade] em questão. O usuário então executa o seu trabalho normalmente, na [Ferramenta externa]. A conclusão de uma [Atividade apoiada por ferramenta] pode se dar de duas formas:

1- Pela [Ferramenta externa], que comunica ao Aurus a conclusão da [Tarefa]. 2- Manualmente pelo usuário (opção que deve ser utilizada quando a [Ferramenta externa] não prover recursos para informar ao Aurus a execução da [Tarefa]). A especificação de qual forma de conclusão será utilizada pela [Atividade apoiada por ferramenta] deve ser informada na definição da mesma. Na notação BPMN, corresponde ao elemento "User Task".

Atividade automática

Uma [Atividade automática] é uma [Atividade] realizada de forma automática por um recurso externo. A interação com esse recurso externo é feita através de troca de mensagens. Uma [Tarefa] correspondente a uma [Atividade automática] não necessita de acionamento pelo usuário. O recurso externo é automaticamente acionado através do envio de uma mensagem e, assim que o mesmo conclui a execução (o que é informado também através de uma mensagem), a [Tarefa] é concluída. Na notação BPMN, corresponde ao elemento "Service Task".

Atividade de envio de mensagem

Uma [Atividade de envio de mensagem] é uma [Atividade] que consiste em enviar uma mensagem. Uma vez enviada a mensagem do [Tipo de mensagem] especificado, a [Atividade] é concluída. Na notação BPMN, corresponde ao elemento "Send Task".

Atividade de recebimento de mensagem

Uma [Atividade de recebimento de mensagem] é uma [Atividade] que consiste em aguardar o recebimento de uma mensagem. Uma vez recebida a mensagem do [Tipo de mensagem] especificado, a [Atividade] é concluída. Na notação BPMN, corresponde ao elemento "Receive Task"

Atividade manual Uma [Atividade manual] é uma [Atividade] executada manualmente pelo usuário, sem o apoio de [Ferramentas externas] integradas ao Aurus. Na notação BPMN, corresponde ao elemento "Manual Task".

Atividade simples Uma [Atividade simples] é a menor unidade de [Atividade] incluída em um [Fluxo de trabalho]. Representa tipicamente o trabalho realizado por um usuário e/ou por uma aplicação, e não pode ser subdividida em outras [Atividades] menores. Na notação BPMN, corresponde ao conceito de "Task".

101

Atribuição Uma [Atribuição] especifica uma [Expressão] que será utilizada para atribuir automaticamente o valor de uma propriedade (de processo ou de tarefa) durante a tramitação de um [Processo]. Uma [Atribuição] deve permitir também especificar a atribuição de um valor a um metadado de um [Documento] ao qual se refere um [Artefato]. Por exemplo, atribuir a situação de um documento ou o seu espaço. Na notação BPMN, corresponde ao conceito de "Assignment".

Campo de dado Um [Campo de dado] representa um campo que pode ser definido pelo usuário em um dos módulos do Aurus, para armazenar uma informação relevante para um [Fluxo de trabalho], [Atividade], [Classe], [Tipo de dossiê], [Tipo de documento], etc. Permite que o usuário estenda as informações mantidas no Aurus, criando campos personalizados de forma flexível, definindo para cada um regras como obrigatoriedade, tipo, forma de cálculo (no caso de campos calculados), a natureza do objeto que apresenta esse campo de dados para a qual seu preenchimento é obrigatório, etc. [Campos de dados] podem ser [Campos simples] ou [Tabelas].

Categoria [Categoria] utilizada para classificar elementos da definição de um [Fluxo de trabalho]. A definição da [Categoria] especifica a quais elementos ela pode ser aplicada (ex: [Fluxo de trabalho], [Evento], etc). A possibilidade de classificação visa facilitar a consolidação de relatórios e estatísticas sobre os [Fluxos de trabalho].

Conector Os [Conectores] especificam como os [Objetos de fluxo] de um [Fluxo de trabalho] estão inter-relacionados, estabelecendo a ordem de execução das [Atividades]. Na notação BPMN, corresponde ao conceito de "Connecting Object".

Conector de mensagem

Um [Conector de mensagem] é utilizado para definir fluxos de mensagens entre [Objetos de fluxo] de diferentes [Fluxos de trabalho]. Na notação BPMN, corresponde ao elemento “Message flow”. Deve ser avaliado se este elemento será realmente necessário no Aurus. Ele possivelmente poderá ser dispensado, pois a representação de mensagens pode ser feita através de [Atividades de envio de mensagem] e [Atividades de recebimento de mensagem], já contempladas no Aurus.

Conector de seqüência

Um [Conector de seqüência] é utilizado para definir a ordem em que os [Objetos de fluxo] são executados em um [Fluxo de trabalho]. Cada [Conector de seqüência] pode conter, além da referência aos [Objetos de fluxo] origem e destino, a condição de guarda que deve ser checada no momento da tramitação do [Processo]. Caso essa condição seja falsa, a transição representada pelo [Conector de seqüência] não é executada. Na notação BPMN, corresponde ao elemento "Sequence Flow".

Conjunto de insumos

Um [Conjunto de insumos] de uma [Atividade] define um conjunto possível de [Artefatos] que devem estar disponíveis para que a [Atividade] possa ser iniciada. Na notação BPMN, corresponde ao atributo "InputSets", do elemento "Activity".

102

Conjunto de resultados

Um [Conjunto de resultados] de uma [Atividade] define um conjunto possível de [Artefatos] que devem ser gerados para que a [Atividade] possa ser considerada concluída. Na notação BPMN, corresponde ao atributo "OutputSets", do elemento "Activity".

Controlador de decisão

Tipo de [Ponto de controle] utilizado para representar decisões no [Fluxo de trabalho]. Pode ser utilizado de duas formas: - Decisão: quando o [Controlador de decisão] tem um único [Conector de seqüência] de entrada e vários de saída, isso significa que naquele ponto o [Fluxo de trabalho] irá prosseguir por apenas um dos [Conectores de seqüência] de saída. As [Condições de guarda] dos [Conectores de seqüência] de saída são avaliadas numa ordem pré-estabelecida, e o primeiro deles cuja condição for verdadeira será o caminho escolhido para o prosseguimento do [Processo]. - União: quando o [Controlador de decisão] tem múltiplos [Conectores de seqüência] de entrada e um único de saída, isso significa que o [Processo] irá prosseguir a partir daquele ponto quando qualquer um dos [Conectores de seqüência] atingir o [Controlador de decisão]. Na notação BPMN, corresponde ao elemento "Exclusive Gateway (XOR)", mais especificamente ao tipo "Data Based" (o tipo "Event Based" não tem equivalente no Aurus).

Controlador de paralelismo

Tipo de [Ponto de controle] utilizado para representar paralelismo no [Fluxo de trabalho]. Pode ser utilizado de duas formas: - Divisão: quando o [Controlador de paralelismo] tem um único [Conector de seqüência] de entrada e vários de saída, isso significa que naquele ponto o [Fluxo de trabalho] irá prosseguir paralelamente por todos os [Conectores de seqüência] de saída. Caso esses [Conectores de saída] tenham [Condições de guarda], apenas aqueles que apresentarem condição verdadeira serão executados. - Sincronização: quando o [Controlador de paralelismo] tem múltiplos [Conectores de seqüência] de entrada e um único de saída, isso significa que o [Processo] irá prosseguir a partir daquele ponto apenas quando todos os caminhos representados pelos [Conectores de seqüência] tiverem atingido o [Controlador de paralelismo]. Na notação BPMN, corresponde ao elemento "Parallel Gateway (AND)".

Documento Classe que representa um [Documento] consultado do módulo de Gestão de documentos .

Dossiê Classe que representa um [Dossiê] consultado do módulo de Gestão de documentos .

Elemento de definição de fluxo

Representa genericamente todos os elementos que podem ser utilizados na definição de um [Fluxo de trabalho]: [Objetos de fluxo], [Conectores] e [Artefatos].

Elemento de tramitação de processo

Classe que representa genericamente os elementos que fazem parte da tramitação de um [Processo] ([Tarefas] e [Execuções de pontos de controle]).

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Evento Representa um evento que pode ocorrer durante a execução do [Fluxo de trabalho].

Evento de início Um [Evento de início] indica onde um [Fluxo de trabalho] é iniciado. Todo [Fluxo de trabalho] contém um [Evento de início] que especifica o ponto de partida para realização das atividades. Por representar o início de um [Fluxo de trabalho], um [Evento de início] não pode receber [Conectores de seqüência], pode somente gerá-los. [Eventos de início] são utilizados também para representar o início de [Subfluxos]. As mesmas regras descritas acima são aplicáveis nesses casos. Um [Evento de início] tipicamente representa a criação de um [Processo] explicitamente por um usuário. No entanto, há tipos específicos de [Eventos de início] para representar [Fluxos de trabalho] em que os [Processos] são criados automaticamente (por exemplo, a partir de uma periodicidade definida ou sempre que chegar uma mensagem de outra Instituição). Para detalhes sobre esses tipos mais específicos, verificar as subclasses de [Evento de início]. Na notação BPMN, corresponde ao elemento "Start Event" (com a diferença que, para o Aurus, os [Eventos de início] são sempre obrigatórios).

Evento de término Um [Evento de término] indica onde um [Fluxo de trabalho] é concluído. Todo [Fluxo de trabalho] contém pelo menos um [Evento de término] que especifica o momento em que um [Processo] é finalizado. [Eventos de término] não podem originar [Conectores de seqüência], podem somente recebê-los. [Eventos de término] são utilizados também para representar o término de [Subfluxos]. As mesmas regras descritas acima são aplicáveis nesses casos. Na notação BPMN, corresponde ao elemento "End Event" (com a diferença que, para o Aurus, os [Eventos de término] são sempre obrigatórios).

Execução de ponto de controle

Representa uma execução de um [Ponto de controle], durante a tramitação de um [Processo].

Expressão Uma [Expressão] define uma fórmula de cálculo, que pode ser utilizada tanto para uma [Atribuição] quanto como condição de guarda de um [Conector de seqüência].

Ferramenta externa Uma [Ferramenta externa] representa uma funcionalidade de uma aplicação externa ao Aurus que é acionada automaticamente em uma [Atividade apoiada por ferramenta]. Especifica também os parâmetros que devem ser fornecidos para a aplicação externa.

Fluxo de trabalho Um [Fluxo de trabalho] define um conjunto de [Atividades] executadas por uma [Instituição] para cumprir um objetivo de negócio. O [Fluxo de trabalho] contém também elementos que definem as regras para execução dessas [Atividades], como os [Conectores]. Um [Fluxo de trabalho] pode ser indicado como "ad hoc". Nesse caso, não há [Conectores] definidos entre as [Atividades], as mesmas podem ser realizadas em qualquer seqüência. Os estados de um [Fluxo de trabalho], bem como as regras associadas a cada estado, estão definidos na regra "Estados de um fluxo de trabalho". Na notação BPMN, corresponde ao elemento "Process".

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Início por mensagem

Tipo de [Evento de início] que indica que o [Fluxo de trabalho] ou [Subfluxo] inicia-se a partir do recebimento de uma [Mensagem] vinda de outra [Instituição] ou de um sistema externo. Quando o [Início por mensagem] for utilizado, um novo [Processo] é iniciado sempre que uma nova [Mensagem] do [Tipo de mensagem] especificado é recebida. Na notação BPMN, corresponde ao conceito de "Start Event" tendo como tipo de "Trigger" o tipo "Message".

Início por temporizador

Tipo de [Evento de início] que indica que o [Fluxo de trabalho] ou [Subfluxo] inicia-se automaticamente a partir de uma periodicidade temporal especificada. Quando o [Início por temporizador] for utilizado, um novo [Processo] é iniciado a cada data/hora ou periodicidade especificada. Na notação BPMN, corresponde ao conceito de "Start Event" tendo como tipo de "Trigger" o tipo "Timer".

Instituição Representa uma Instituição cadastrada no SINFI. No contexto do módulo de Gestão de Processos, uma [Instituição] está sendo utilizada com significado semelhante ao do elemento "Lane", da notação BPMN.

Objeto de fluxo Um [Objeto de fluxo] representa genericamente uma [Atividade], um [Evento] ou um [Ponto de controle]. Na notação BPMN, corresponde ao elemento “Flow Object”.

Observador de processo

Participação de um [Usuário ou grupo] como observador de um processo. Quando um [Usuário ou grupo] estiver associado a um [Processo] como observador, ele é notificado pelo Aurus sempre que houver eventos relevantes que ocorram durante a tramitação do processo.

Ponto de controle Um [Ponto de controle] é utilizado para contolar a divergência e a convergência de [Conectores de seqüência]. Através dele, é possível definir comportamentos como desvios, intercalações, separações e junções. Na notação BPMN, corresponde ao elemento "Gateway".

Processo Um [Processo] representa uma única realização de um [Fluxo de trabalho]. Engloba todos os componentes da tramitação: [Tarefas] realizadas ou em andamento, [Execuções de pontos de controle] e [Transições] executadas. Cada [Processo] possui também valores para os [Capos de dados] que compõem as suas propriedades (conforme as propriedades definidas no [Fluxo de trabalho] do [Processo]). Além disso, um [Processo] pode possuir [Dossiês] contendo [Documentos] que estão tramitando como parte do mesmo. Os estados de um [Processo] estão definidos na regra "Estados de um processo".

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Subfluxo Um [Subfluxo] é uma [Atividade] composta. Permite que um [Fluxo de trabalho] seja definido hierarquicamente, criando-se [Atividades] que contêm outras [Atividades], [Conectores], [Artefatos] (qualquer [Elemento de definição de fluxo] pode existir dentro de um [Subfluxo]). Assim como um [Fluxo de trabalho], [Atividades] do tipo [Subfluxo] possuem [Evento de início] e [Evento de término]. O [Evento de início], nesse caso, marca o início da execução da [Atividade], e o [Evento de término] marca a sua conclusão. O [Subfluxo] pode ser também indicado como "ad hoc", como ocorre com o [Fluxo de trabalho]. Nesse caso, não há [Conectores] definidos entre as [Atividades], as mesmas podem ser realizadas em qualquer seqüência. Corresponde ao conceito de "Sub-Process" da notação BPMN, mais especificamente ao de "Embedded Sub-Process". O Aurus não tem correspondente para o elemento "Independent Sub-Process" da notação BPMN (o acionamento de [Fluxos de trabalho] dentro de outros [Fluxos de trabalho] deve ser feito através de troca de mensagens).

Tarefa Uma [Tarefa] representa a realização de uma [Atividade] no contexto de um [Processo] específico. Cada [Tarefa] possui valores para os [Campos de dados] que compõem as suas propriedades (conforme as propriedades definidas na [Atividade] correspondente). Os estados de uma [Tarefa] estão definidos na regra "Estados de uma tarefa".

Tarefa de subfluxo Uma [Tarefa de subfluxo] corresponde à realização de uma [Atividade] do tipo [Subfluxo], no contexto da tramitação de um [Processo] específico. A [Tarefa de subfluxo] é apenas um agrupador das [Tarefas] que fazem parte da mesma. Ela inicia -se na situação "Ativa" e é concluída quando todas as [Tarefas] que a compõem atingirem a situação "Concluída" ou "Cancelada".

Tarefa simples Uma [Tarefa simples] representa a realização de uma [Atividade simples], no contexto da tramitação de um [Processo] específico. Está sempre alocada a um [Usuário ou grupo] responsável pela sua execução. Quando concluída, recebe também a informação de quem foi o executor da mesma. Uma [Tarefa simples] pode estar associada a [Documentos], representando os [Documentos] que foram anexados ao [Processo] durante a execução da [Tarefa].

Tipo de documento Classe que representa um [Tipo de documento] consultado do módulo de Gestão de documentos.

Tipo de dossiê Classe que representa um [Tipo de dossiê] consultado do módulo de Gestão de documentos .

Tipo de mensagem Um [Tipo de mensagem] deve ser definido para permitir o envio e/ou recebimento de uma determinada mensagem durante a execução [Fluxo de trabalho]. Ele define o formato que a mensagem deve ter, além de especificar a [Instituição] de origem e a destinatária. Na notação BPMN, corresponde ao elemento "Message".

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Tipo de processo Um [Tipo de processo] classifica um [Processo] em tramitação quanto à sua natureza. Também especifica quais fluxos de trabalho podem ser utilizados na tramitação dos [Processos] que pertencerem a esse [Tipo de processo]. O [Tipo de processo] especifica também um ou mais [Usuários ou grupos] que atuarão como gestor de tramitação dos [Processos] desse tipo. O gestor terá permissão para executar ações de acesso mais restrito durante a tramitação de um [Processo]. Além disso, o [Tipo de processo] especifica os [Tipos de dossiê] que [Processos] desse tipo podem conter. Os estados de um [Tipo de processo] estão definidos na regra "Estados de um tipo de processo".

Transição Representa uma [Transição] entre dois [Elementos de tramitação de processo]. As [Transições] registram o caminho percorrido pelo processo ao longo de sua tramitação. Uma [Transição] pode ser de dois tipos: [Transição prevista] ou [Transição forçada].

Transição forçada [Transição] que não corresponde a um [Conector] previsto no fluxo de trabalho. Normalmente ocorre quando, durante a conclusão de uma [Tarefa], o executor força a tarefa seguinte ao invés de seguir o [Fluxo de trabalho] definido. Pode ocorrer também quando há cancelamento de [Tarefas], indicando para qual [Tarefa] o processo prosseguiu após o cancelamento.

Transição prevista [Transição] prevista no [Fluxo de trabalho], correspondendo a um [Conector] definido no mesmo.

Unidade Administrativa

Representa uma Unidade Administrativa cadastrada no SINFI, como parte de uma [Instituição].

Usuário Classe que representa um [Usuário] consultado do módulo de Gestão de usuários .

Usuário ou grupo Classe que representa um [Usuário ou grupo] consultado do módulo de Gestão de usuários .

Valor de propriedade de processo

Valor atribuído, durante a tramitação de um [Processo], a um [Campo de dado] correspondente a uma propriedade do [Processo]. As propriedades de um [Processo] são definidas no [Fluxo de trabalho] que o [Processo] segue.

Valor de propriedade de tarefa

Valor atribuído, durante a execução de uma [Tarefa], a um [Campo de dado] correspondente a uma propriedade da [Tarefa]. As propriedades de uma [Tarefa] são definidas na [Atividade] que a [Tarefa] realiza.

3.2.4 Casos de uso 3.2.4.1 Definição de fluxos de trabalho

3.2.4.1.1 Caso de uso Definir tipo de processo


Definição de um tipo de processo e suas características, especificando também o conjunto de fluxos de trabalho que podem ser utilizados para tramitar processos referentes ao tipo definido.

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Cenário Descrição Criar tipo de processo Criação de um novo tipo de processo, especificando-se as suas

características e o conjunto de fluxos de trabalho que podem ser utilizados para tramitar processos desse tipo.

Alterar tipo de processo Alteração de dados de um tipo de processo.

Excluir tipo de processo Exclusão de um tipo de processo. A exclusão não necessariamente exclui o registro da base de dados, pois pode ser necessário mantê-lo para garantir a integridade referencial, mas o tipo de processo “excluído” não ficará mais acessível pelos usuários.

Consultar lista de tipos de processo

Consulta à lista de tipos de processo cadastrados, com a opção de se utilizar filtros de pesquisa.

Consultar detalhes de tipo de processo

Consulta aos dados detalhados de um tipo de processo informado.

Ativar tipo de processo Ativação de um tipo de processo, permitindo que processos desse tipo sejam criados no Aurus .

Desativar tipo de processo Desativação de um tipo de processo, impedindo que novos processos desse tipo possam ser criados.

Consultar histórico de tipo de processo

Consulta ao histórico de alterações realizadas em um tipo de processo. Todas as alterações de dados feitas em um tipo de processo, bem como suas alterações de estado (ativo/inativo) devem ficar registradas em um histórico para serem acessadas através desta consulta.


Não aplicável. 3.2.4.1.2 Caso de uso Definir fluxo de trabalho


Definição de um fluxo de trabalho pelo usuário, estabelecendo as regras de tramitação para os processos que o seguirão. Entre os casos de uso relacionados à definição do fluxo de trabalho este constitui o principal, pois engloba a definição e estruturação de todos os elementos que compõem o fluxo de trabalho: atividades, eventos, pontos de controle e conectores.

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Cenário Descrição Criar fluxo de trabalho Criação de um novo fluxo de trabalho no Aurus , especificando-se

todas as informações necessárias para definir como se dará a tramitação dos seus processos (com exceção das atividades, cuja definição foi descrita no Caso de uso Definir atividade , que estende este caso de uso). São especificados, portanto:

• Eventos de início e término do fluxo; • Pontos de controle; • Conectores; • Propriedades (campos de dados definidos pelo usuário); • Atribuições a serem realizadas no iníc io ou no término da

tramitação.

Alterar fluxo de trabalho Alteração dos dados de um fluxo de trabalho cadastrado no Aurus .

Excluir fluxo de trabalho Exclusão de um fluxo de trabalho. A exclusão só é possível se não existir processo (mesmo que já concluído) referente ao fluxo de trabalho que está sendo excluído. Caso exista algum processo, o fluxo de trabalho pode apenas ser desativado (Cenário Desativar fluxo de trabalho), mas não excluído.

Consultar lista de fluxos de trabalho

Consulta à lista de fluxos de trabalho cadastrados, com a opção de se utilizar filtros de pesquisa.

Consultar detalhes de fluxo de trabalho

Consulta aos dados detalhados de um fluxo de trabalho informado.

Ativar fluxo de trabalho Ativação de uma versão de um fluxo de trabalho, tornando-a disponível para que seja utilizada na tramitação de processos. A ativação só é possível caso a versão do fluxo de trabalho atenda à regra Validação de fluxo de trabalho.

Desativar fluxo de trabalho Desativação de uma versão de um fluxo de trabalho, impedindo que novos processos sejam iniciados com base na mesma.

Consultar histórico de fluxo de trabalho

Consulta ao histórico de versões de um fluxo de trabalho, com as datas de criação, ativação e desativação de cada versão. Exibe também o usuário responsável por cada um desses eventos.

Criar cópia de fluxo de trabalho

Criação de uma cópia de um fluxo de trabalho a partir de uma versão de um fluxo já existente. Esse cenário é utilizado quando o Gestor de fluxos de trabalho deseja aproveitar um fluxo existente como ponto de partida para criar um novo fluxo. Todos os elementos que compõem o fluxo (atividades, conectores, pontos de controle, propriedades etc) são copiados para o novo fluxo.

Gerar nova versão de fluxo de trabalho

Criação de uma nova versão de um fluxo de trabalho ativo. A nova versão é iniciada no estado “Em construção”, que permite a realização de alterações. A nova versão pode ser utilizada na tramitação de processos a partir do momento em que for ativada (Cenário Ativar fluxo de trabalho).

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Editar diagrama de fluxo de trabalho

Edição, em um ambiente gráfico, dos elementos que compõem um fluxo de trabalho. O Gestor de fluxos de trabalho tem a opção de adicionar ao diagrama qualquer um dos elementos de definição de fluxo que fazem parte do fluxo informado, diagramá-los e salvar o diagrama para futuras consultas. Os elementos são apresentados conforme as convenções gráficas da notação BPMN (ver seção “Materiais de referência”, na introdução desta Especificação de Requisitos de Sistema).

Consultar diagrama de fluxo de trabalho

Visualização do diagrama de um fluxo de trabalho, com opção de impressão.


As operações que podem ser realizadas em um fluxo de trabalho são restringidas pelo estado em que o mesmo se encontra. Verificar regra Estados de um fluxo e trabalho.

3.2.4.1.3 Caso de uso Definir atividade


Definição detalhada de uma atividade no contexto de um fluxo de trabalho, assim como os elementos que a compõem (Conjuntos de insumos, Conjuntos de resultados, Campos de dados, Atribuições, etc.). A definição de uma atividade é utilizada pelo Aurus para gerar as tarefas, durante a tramitação dos processos. Este caso de uso estende o Caso de uso Definir fluxo de trabalho. Uma atividade sempre é definida no contexto do fluxo de trabalho ao qual pertence.

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Cenário Descrição Criar atividade Criação de uma nova atividade em um fluxo de trabalho, especificando-

se todas as informações necessárias para que o Aurus possa criar as tarefas com base nessa atividade. Exemplos de informações que são definidas para a atividade:

• Propriedades da atividade (campos de dados definidos pelo usuário);

• Atribuições a serem realizadas no início ou término da atividade;

• Unidade administrativa na qual a atividade é executada; • Tipo da atividade • Informações específicas em função do tipo da atividade (ex:

usuário ou grupo responsável, no caso de atividades manuais; tipos de mensagem, no caso de atividades de envio de mensagem; etc).

Alterar atividade Alteração dos dados de uma atividade existente.

Excluir atividade Exclusão de uma atividade.

Consultar lista de atividades

Consulta à lista de atividades que compõem um fluxo de trabalho.

Consultar detalhes de atividade

Consulta aos dados detalhados de uma atividade informada.

Criar cópia de atividade Criação de uma cópia de uma atividade. Esse cenário é utilizado quando o Gestor de fluxos de trabalho deseja aproveitar uma atividade já existente no fluxo de trabalho como ponto de partida para criar uma nova atividade. Todos os elementos que compõem a atividade são copiados para a nova atividade.


As operações de criação, alteração e exclusão de atividades só são permitidas quando o fluxo de trabalho à qual pertencem estiver em um estado que permita alteração. Verificar regra Estados de um fluxo e trabalho.

3.2.4.1.4 Caso de uso Definir artefato


Definição de um artefato e suas características, especificando também os tipos de documento que podem assumir o papel desse artefato na tramitação dos processos.

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Cenário Descrição Criar artefato Criação de um novo artefato em um fluxo de trabalho, especificando-se

as suas características e os tipos de documento que podem assumir o seu papel durante a tramitação de um processo que siga o fluxo de trabalho ao qual pertence.

Alterar artefato Alteração de dados de um artefato já existente no fluxo de trabalho.

Excluir artefato Exclusão de um artefato.

Consultar lista de artefatos Consulta à lista de artefatos existentes em um fluxo de trabalho.

Consultar detalhes de artefato

Consulta aos dados detalhados de um artefato informado.


Aplica-se a este caso de uso a regra Tipos de documentos que podem ser anexados a um processo.

3.2.4.1.5 Caso de uso Importar definição de fluxo de trabalho


Importação da definição de um fluxo de trabalho e dos elementos que o compõem, a partir de um arquivo de definição de fluxo que esteja em um formato reconhecido pelo Aurus . O objetivo dessa funcionalidade é permitir a troca de definições de fluxos de trabalho entre diferentes instituições, e também a importação dessas definições a partir de outras ferramentas (possibilitando, por exemplo, que a definição do fluxo de trabalho seja feita em uma ferramenta de Modelagem de Processos de Negócio capaz de exportar para o formato reconhecido pelo Aurus ).


Cenário Descrição Importar novo fluxo Importar um arquivo com a definição de um fluxo de trabalho, criando-

o como um novo fluxo de trabalho no Aurus .

Importar nova versão de fluxo existente

Importar um arquivo com a definição de um fluxo de trabalho, criando-o como uma nova versão de um fluxo de trabalho já existente no Aurus .


Não aplicável.

3.2.4.1.6 Caso de uso Exportar definição de fluxo de trabalho


Exportação, para um arquivo, da definição de um fluxo de trabalho e dos elementos que o compõem. O objetivo dessa funcionalidade é permitir a troca de definições de fluxos de trabalho entre diferentes instituições, e também a exportação dessas definições para outras ferramentas.

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Cenário Descrição Exportar fluxo Exportar, para um arquivo, uma versão de um fluxo de trabalho

informada pelo usuário.


Não aplicável.

3.2.4.1.7 Caso de uso Definir ferramenta externa


Permite definir uma ferramenta externa e configurar seu mecanismo de acesso, para que a mesma possa ser utilizada nos fluxos de trabalho em atividades apoiadas por ferramenta.


Cenário Descrição Incluir ferramenta externa Inclusão de uma nova ferramenta externa, especificando-se a forma

pela qual a mesma deve ser acionada durante a execução de uma tarefa que a utilize.

Alterar ferramenta externa Alteração de dados de uma ferramenta externa cadastrada no Aurus.

Excluir ferramenta externa Exclusão de uma ferramenta externa. A exclusão não necessariamente exclui o registro da base de dados, pois pode ser necessário mantê-lo para garantir a integridade referencial, mas a ferramenta “excluída” não ficará mais acessível pelos usuários.

Consultar lista de ferramentas externas

Consulta à lista de ferramentas externas cadastradas, com a opção de se utilizar filtros de pesquisa.

Consultar detalhes de ferramenta externa

Consulta aos dados detalhados de uma ferramenta externa informada.


Não aplicável. 3.2.4.1.8 Caso de uso Definir tipo de mensagem


Definição dos tipos de mensagem que serão utilizados nos fluxos de trabalho. Para cada tipo de mensagem, permite especificar o formato da mensagem, a obrigatoriedade e os tipos de campos que a compõem.

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Cenário Descrição Incluir tipo de mensagem Inclusão de um novo tipo de mensagem, especificando-se

características do mesmo e definindo-se o formato que as mensagens desse tipo devem seguir.

Alterar tipo de mensagem Alteração de dados de um tipo de mensagem cadastrado no Aurus .

Excluir tipo de mensagem Exclusão de um tipo de mensagem. A exclusão não necessariamente exclui o registro da base de dados, pois pode ser necessário mantê-lo para garantir a integridade referencial, mas o tipo de mensagem “excluído” não ficará mais acessível pelos usuários.

Consultar lista de tipos de mensagem

Consulta à lista de tipos de mensagem cadastrados, com a opção de se utilizar filtros de pesquisa.

Consultar detalhes de tipo de mensagem

Consulta aos dados detalhados de um tipo de mensagem informado.


Não aplicável.

3.2.4.1.9 Caso de uso Definir categorias


Definição de categorias que serão utilizadas para classificar os fluxos de trabalho e os elementos de definição de fluxo, para fins de análise e emissão de relatórios estatísticos.


Cenário Descrição Incluir categoria Inclusão de uma nova categoria, especificando-se características da

mesma.

Alterar categoria Alteração de dados de uma categoria cadastrada no Aurus .

Excluir categoria Exclusão de uma categoria. A exclusão não necessariamente exclui o registro da base de dados, pois pode ser necessário mantê-lo para garantir a integridade referencial, mas a categoria “excluída” não ficará mais acessível pelos usuários.

Consultar lista de categorias

Consulta à lista de categorias cadastradas, com a opção de se utilizar filtros de pesquisa.

Consultar detalhes de categoria

Consulta aos dados detalhados de uma categoria informada.

Ativar categoria Ativação de uma categoria, permitindo que a mesma seja utilizada para classificar fluxos de trabalho e elementos de definição de fluxo criados no Aurus .

Desativar categoria Desativação de uma categoria, impedindo que fluxos de trabalho ou elementos de definição de fluxo possam referenciá -la a partir de então.


Não aplicável.

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3.2.4.2 Tramitação de processos

3.2.4.2.1 Caso de uso Iniciar novo processo


Início da tramitação de um novo processo no Aurus. O processo criado recebe um número e a sua primeira tarefa é criada, conforme definido no fluxo de trabalho.


Cenário Descrição Iniciar novo processo manualmente

Início da tramitação de um novo processo por um usuário, diretamente no Aurus . O usuário seleciona o tipo do processo a ser criado e o fluxo a ser utilizado (caso o tipo de processo possua mais de um fluxo ativo), informa os valores dos campos de dados que compõem o processo e confirma a criação. O Aurus , então, verifica os dados informados e cria o processo, atribuindo-lhe o número. A primeira tarefa do processo é então criada, conforme a primeira atividade definida no fluxo de trabalho, dando início à tramitação do processo.

Iniciar novo processo através de recebimento de mensagem

Início da tramitação de um novo processo partir do recebimento de uma mensagem. Este cenário ocorre para os fluxos de trabalho cujo evento de início definido é o recebimento de uma mensagem. O recebimento de uma mensagem do tipo esperado cria automaticamente o novo processo, atribui o número do mesmo, realiza as atribuições configuradas no fluxo de trabalho e dá início à tramitação, criando as primeiras tarefas.

Iniciar novo processo automaticamente

Início da tramitação de um novo processo automaticamente pelo Aurus , conforme uma periodicidade definida. Corresponde aos fluxos de trabalho em que o evento de início é dado por um temporizador.

Iniciar novo processo através de ferramenta externa

Início da tramitação de um novo processo por uma ferramenta externa, que informa ao Aurus as informações necessárias para a criação do mesmo (é semelhante ao Cenário Iniciar novo processo manualmente , porém acionado por uma ferramenta externa ao invés do usuário).


Durante a operação de iniciar um novo processo, é possível anexar documentos ao processo. Essa opção é descrita no Caso de uso Anexar documento, que estende este caso de uso. Quando um processo é iniciado, o usuário apontado como autor do processo é automaticamente incluído na lista de observadores do processo.

3.2.4.2.2 Caso de uso Gerenciar lista de tarefas


Controle da lista de tarefas de um Executor de tarefas. Exibe as tarefas pendentes, tanto do próprio executor quanto de grupos de usuários ao qual ele pertence, e permite a realização de operações sobre as tarefas listadas.

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Cenário Descrição Consultar lista de tarefas Consulta à lista de tarefas pendentes, com informações resumidas sobre

cada tarefa (ex: número da tarefa, data de criação, número do processo, prioridade, prazo da tarefa, prazo do processo etc) e opções de filtro e ordenação. A lista exibe as tarefas ativas que tenham como responsável atual o Executor de tarefas ou algum usuário ou grupo do qual ele faça parte.

Assumir tarefa de grupo Esta funcionalidade permite ao Executor de tarefa atribuir-se como responsável por uma tarefa que esteja sob responsabilidade de um grupo do qual ele faça parte.

Alocar executor para tarefa de grupo

Alocação de um usuário como responsável por uma tarefa que esteja sob responsabilidade de um grupo de usuários. Esta funcionalidade pode ser utilizada, por exemplo, por um coordenador para alocar as tarefas aos membros do grupo que ele coordena.

Consultar lista de tarefas por ferramenta externa

Consulta à lista de tarefas através de uma ferramenta externa. O Aurus oferece uma consulta que pode ser utilizada por uma ferramenta externa para que esta tenha acesso à lista de tarefas, a partir de um conjunto de critérios de seleção (por usuário ou grupo, por situação da tarefa, por número do processo etc.).


Não aplicável. 3.2.4.2.3 Caso de uso Executar tarefa


Execução de uma tarefa de um processo em tramitação, por um Executor de tarefa. Para executar uma tarefa, o Executor de tarefas consulta os dados da mesma, preenche os campos de dados que compõem as suas propriedades (esses campos são definidos na respectiva atividade) e informa sua conclusão. Quando a tarefa é concluída, o Aurus dá prosseguimento à tramitação do processo gerando a tarefa seguinte, conforme definido no fluxo de trabalho.

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Cenário Descrição Iniciar execução de tarefa Registro no Aurus do início da execução de uma tarefa por um

Executor de tarefas. Caso tenha havido movimentação documentos físicos no encaminhamento para a tarefa, é necessário que o recebimento dos mesmos tenha sido previamente confirmado – vide Caso de uso Registrar movimentação de documentos físicos.

Consultar dados de tarefa Consultar os dados de uma tarefa informada. É possível consultar dados de tarefas mesmo que as mesmas ainda não tenham sido iniciadas. Da mesma forma, é possível consultar dados de tarefas que já foram concluídas.

Informar dados de execução de tarefa

Preenchimento dos valores dos campos de dados que devem ser informados durante a execução da tarefa. Esses campos de dados podem ser de dois tipos:

• Campos referentes a propriedades da tarefa, conforme definido na atividade que a especifica.

• Campos referentes a propriedades do processo que devem ser atribuídas durante a execução da tarefa, conforme definido na atividade que a especifica.

Durante a realização desse cenário, é possível também anexar documentos. Essa opção é descrita no Caso de uso Anexar documento, que estende este caso de uso.

Acionar ferramenta externa Caso a tarefa em execução corresponda a uma atividade apoiada por ferramenta, este cenário permite que o Executor de tarefa acione, a partir do Aurus , a ferramenta externa que será utilizada. Nesse acionamento, Aurus informa à ferramenta externa os parâmetros exigidos pela mesma, conforme configurado na definição do fluxo de trabalho.

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Concluir tarefa Conclusão da tarefa pelo Executor de tarefa. Após verificar se todos os campos de dados obrigatórios foram preenchidos, o Aurus realiza uma série de ações para efetivar a conclusão da tarefa:

• Notifica os observadores do processo sobre a conclusão da tarefa;

• Possibilita ao Executor de tarefa que redija comentários ou recomendações para o executor da próxima tarefa;

• Consulta, na definição do fluxo de trabalho, qual é a atividade seguinte e cria uma tarefa para a mesma (pode ser mais de uma tarefa, caso o fluxo contenha um controlador de paralelismo).

Se o processo contém documentos físicos que estejam em posse do executor da tarefa (conforme o registro de tramitação de documentos no módulo de Gestão de documentos ), ao concluir a tarefa e dar continuidade ao processo é necessário registrar a movimentação dos documentos no módulo de Gestão de documentos . Isso é feito pelo Caso de uso Registrar movimentação de documentos físicos , que estende este caso de uso. Se, com a conclusão da tarefa, o processo não possui mais tarefas pendentes e sua tramitação atingiu o evento de término definido no fluxo de trabalho, o processo então é automaticamente concluído. A conclusão do processo está descrita no Caso de uso Concluir processo, que estende este caso de uso.

Executar tarefas em lote Possibilidade de execução em lote de tarefas referentes a uma mesma atividade e que estejam sob responsabilidade de um mesmo usuário ou grupo. A execução em lote produz o mesmo efeito da execução do Cenário Informar dados de execução de tarefa seguida do Cenário Concluir tarefa para cada uma das tarefas em questão.

Forçar tarefa seguinte Definição, pelo Executor de tarefa que está concluindo a tarefa, da próxima atividade para a qual o Aurus deve encaminhar o processo que está tramitando, criando uma transição forçada. Nesse caso, o Aurus cria a próxima tarefa utilizando a atividade informada, ao invés de obedecer aos conectores definidos na especificação do fluxo de trabalho. Essa operação requer o registro de uma justificativa pelo Executor de tarefa, que deve ser aprovada por um usuário autorizado. A geração da tarefa seguinte só ocorre após a aprovação da justificativa por esse usuário.

Consultar dados de tarefa por ferramenta externa

Consulta aos dados de uma tarefa, semelhante ao Cenário Consultar dados de tarefa, por uma ferramenta externa. Esta consulta é necessária para permitir que uma ferramenta externa atue como cliente do Aurus .

Concluir tarefa por ferramenta externa

Conclusão de uma tarefa, realizada por uma ferramenta externa. Permite que a ferramenta externa atribua valores aos campos de dados da tarefa (semelhante ao que ocorre no Cenário Informar dados de execução de tarefa, quando esses dados são informados pelo usuário) e conclua a mesma (semelhante ao que ocorre no Cenário Concluir tarefa).

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A execução de tarefas descritas neste caso de uso só é aplicável a tarefas correspondentes a atividades do tipo [Atividade manual] ou [Atividade apoiada por ferramenta]. Tarefas correspondentes a atividades do tipo [Subfluxo] não são executadas diretamente. A execução de tarefas correspondentes a atividades do tipo [Atividade automática], [Atividade de envio de mensagem] e [Atividade de recebimento de mensagem] está descrita no Caso de uso Executar tarefa automática.

3.2.4.2.4 Caso de uso Executar tarefa automática


Execução de uma tarefa automaticamente pelo Aurus . Aplicável apenas a tarefas que sejam referentes a atividades dos tipos: [Atividade automática], [Atividade de envio de mensagem] e [Atividade de recebimento de mensagem].


Cenário Descrição Executar tarefa de envio de mensagem

Execução automática pelo Aurus de uma tarefa referente a uma atividade do tipo [Atividade de envio de mensagem]. O Aurus envia uma mensagem do tipo especificado na atividade e, havendo sucesso no envio, a tarefa é automaticamente concluída.

Executar tarefa de recebimento de mensagem

Execução automática pelo Aurus de uma tarefa referente a uma atividade do tipo [Atividade de recebimento de mensagem]. A partir do momento em que a tarefa é criada, Aurus fica aguardando o recebimento de uma mensagem do tipo especificado na atividade. A mensagem deve ser referente ao processo ao qual pertence a tarefa (o identificador do processo deve fazer parte do conteúdo da mensagem, para que o Aurus possa realizar essa verificação). Uma vez recebida a mensagem, a tarefa é automaticamente concluída.

Executar tarefa de acionamento de serviço

Execução automática pelo Aurus de uma tarefa referente a uma atividade do tipo [Atividade automática]. A execução da tarefa combina o envio de uma mensagem e o posterior recebimento de outra, em resposta à mensagem enviada. No momento em que a tarefa é criada, o Aurus envia uma mensagem do tipo especificado na atividade. Havendo sucesso no envio dessa mensagem, o Aurus então aguarda o recebimento de uma mensagem de resposta (o tipo dessa mensagem é também especificado na definição da atividade). Uma vez recebida essa mensagem, a tarefa é automaticamente concluída.

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A conclusão de uma tarefa automática, que ocorre nos três cenários deste caso de uso, envolve os seguintes passos:

• Notificação dos observadores do processo sobre a conclusão da tarefa; • Consulta, na definição do fluxo de trabalho, à atividade seguinte e criação de uma tarefa

para a mesma (pode ser mais de uma tarefa, caso o fluxo contenha um controlador de paralelismo).

Se, com a conclusão da tarefa, o processo não possui mais tarefas pendentes e sua tramitação atingiu o evento de término definido no fluxo de trabalho, o processo então é automaticamente concluído. A conclusão do processo está descrita no Caso de uso Concluir processo, que estende este caso de uso.

3.2.4.2.5 Caso de uso Alterar responsável por tarefa


Troca do usuário ou grupo responsável pela execução de uma tarefa.


Cenário Descrição Alterar responsável por tarefa

Encaminhamento de uma tarefa para outro usuário ou grupo que ficará responsável pela mesma. Requer justificativa da alteração. A tarefa deixa de constar na lista de tarefas do usuário ou grupo anterior, e passa a vincular na lista do novo responsável. Se o processo contém documentos físicos, é necessário registrar a movimentação dos mesmos no módulo de Gestão de documentos. Isso é feito pelo Caso de uso Registrar movimentação de documentos físicos , que estende este caso de uso.


Não aplicável. 3.2.4.2.6 Caso de uso Anexar documento


Anexação e/ou desanexação de um ou mais documentos a um processo. Os documentos anexados são transmitidos ao módulo de Gestão de documentos , onde são armazenados e passam a ser gerenciados.

120


Cenário Descrição Anexar documento existente a um processo

Anexação, de um documento a um processo. Este cenário trata da situação em que o documento já existe no arquivo do módulo de Gestão de documentos , mas não faz parte ainda do dossiê do processo. O usuário informa a identificação do documento, e o Aurus automaticamente adiciona (acionando a respectiva funcionalidade no módulo de Gestão de documentos) o documento informado ao dossiê do processo. Caso a anexação seja realizada durante a execução de uma tarefa, uma referência ao documento anexado deve ficar registrada na tarefa, identificando que o documento foi anexado durante a execução da mesma.

Anexar novo documento a um processo

Anexação de um documento a um processo. Este cenário trata da situação em que o documento ainda não foi criado no módulo de Gestão de documentos , sendo portanto necessário criá -lo e em seguida adicioná-lo ao dossiê do processo. O Aurus solicita ao usuário os dados necessários para a criação do documento (inclusive os metadados necessários) e os envia ao módulo de Gestão de documentos , que adiciona o documento ao seu arquivo e atribui a ele um código identificador. O Aurus adiciona então o documento informado ao dossiê do processo, também no módulo de Gestão de documentos. Caso a anexação seja realizada durante a execução de uma tarefa, uma referência ao documento anexado deve ficar registrada na tarefa, identificando que o documento foi anexado durante a execução da mesma.

Desanexar documento de processo

Desanexação de um documento de um processo, retirando-o automaticamente do dossiê do processo no módulo de Gestão de documentos . A desanexação apenas retira o documento do dossiê do processo. Caso o usuário deseje descartar ou eliminar o documento, isso só pode ser feito diretamente no módulo de Gestão de documentos .


As funcionalidades acionadas no módulo de Gestão de documentos estão descritas da especificação desse módulo, no Caso de uso Manipular documento através de sistema externo e no Caso de uso Manipular dossiê através de sistema externo.

121

3.2.4.2.7 Caso de uso Registrar movimentação de documentos físicos


Registro da movimentação de documentos físicos durante a tramitação de um processo, atualizando a localização dos mesmos no módulo de Gestão de documentos. Esse registro deve ser feito sempre que um documento físico é encaminhado de um servidor para outro, ou quando é movimentado entre setores ou instituições. Como o encaminhamento de um documento geralmente corresponde à transição entre diferentes tarefas no processo, este caso de uso permite que a atualização da localização seja feita pelo próprio módulo de Gestão de processos. A movimentação dos documentos é informada no momento da conclusão de uma tarefa, e a confirmação do recebimento dos mesmos é feita no início da tarefa seguinte.


Cenário Descrição Registrar movimentação de documentos

Registro da movimentação de um ou mais documentos físicos, informando que os mesmos estão sendo encaminhados a outro servidor, setor ou instituição. Este cenário é acionado durante a conclusão de uma tarefa (Caso de uso Executar tarefa), quando o Executor de tarefas informa que haverá movimentação de documentos físicos (isso geralmente ocorre quando os documentos do processo são encaminhados ao executor da tarefa seguinte, para serem utilizados pelo mesmo durante a execução da mesma). O registro da movimentação é apenas enviado ao módulo de Gestão de documentos , que efetivamente trata da movimentação.

Confirmar recebimento de documentos

Confirmação do recebimento de um ou mais documentos físicos pelo destinatário da movimentação, informando que os mesmos foram recebidos corretamente. Este cenário é acionado quando, no momento em que o Executor de tarefas for iniciar uma tarefa (Caso de uso Executar tarefa), há documentos no processo cuja movimentação foi registrada (e ainda não confirmada) para ele ou para um dos grupos de usuário aos quais ele faz parte. A confirmação da movimentação é informada ao módulo de Gestão de documentos .

Cancelar movimentação de documentos

Cancelamento de um registro de movimentação de documentos. Esta ação é permitida apenas para documentos cujo recebimento não tenha sido confirmado. O cancelamento da movimentação é informado ao módulo de Gestão de documentos.


Semelhante ao Cenário Registrar movimentação de documentos , porém trata do registro da movimentação de um dossiê como um todo.


Semelhante ao Cenário Confirmar recebimento de documentos , porém trata da confirmação do recebimento de um dossiê como um todo.


Semelhante ao Cenário Cancelar movime ntação de documentos , porém trata do cancelamento da movimentação de um dossiê.

122


As funcionalidades acionadas no módulo de Gestão de documentos estão descritas da especificação desse módulo, no Caso de uso Manipular documento através de sistema externo e no Caso de uso Manipular dossiê através de sistema externo. Deve ser definido um critério para permitir também a confirmação do recebimento de documentos físicos procedentes de outras instituições. Essa situação pode ocorrer quando há envio de mensagens entre diferentes instituições. Nesses casos, se houver tramitação de documentos físicos, o Aurus deve permitir que o usuário confirme o recebimento desses documentos no próprio módulo de Gestão de processos , através deste caso de uso.

3.2.4.2.8 Caso de uso Alterar dados de processo


Alteração de dados de um processo pelo Gestor de tramitação de processos, para corrigir eventuais erros e/ou alterar sua prioridade.


Cenário Descrição Alterar dados de processo Alteração de informações referentes a um processo informado pelo

usuário: prioridade, valores dos seus campos de dados ou outras informações. Pode haver também anexação ou desanexação de documentos ao processo. Essas operações estão descritas no Caso de uso Anexar documento, que estende este caso de uso. É necessário que o processo esteja em um estado que permita essas alterações (Regra Estados de um processo).


As alterações feitas nos dados do processo devem ficar registradas em um histórico.

3.2.4.2.9 Caso de uso Paralisar processo


Paralisação de um processo, por tempo indeterminado, possibilitando a posterior reativação do mesmo. A paralisação de um processo paralisa todas as suas tarefas pendentes, que só são liberadas após a reativação do processo.

123


Cenário Descrição Paralisar processo Paralisação do processo, paralisando também todas as suas tarefas

pendentes. O Aurus solicita do Gestor de tramitação de processos uma justificativa para a paralisação. Os observadores do processo são notificados sobre a sua paralisação.

Reativar processo Reativação de um processo paralisado, reativando também as tarefas do mesmo que haviam sido interrompidas com a paralisação do processo. Os observadores do processo são notificados sobre a sua reativação.


As alterações de estados permitidas em um processo estão definidas na regra Estados de um processo.

3.2.4.2.10 Caso de uso Cancelar processo


Cancelamento de um processo em tramitação. Cancela também, automaticamente, todas as suas tarefas pendentes, e impede que qualquer operação posterior possa ser realizada ao processo. O cancelamento é uma operação irreversível.

3.2.4.2.10.2 Cenários

Cenário Descrição Cancelar processo Cancelamento do processo informado pelo Gestor de tramitação de

processos. O Aurus solicita a informação de uma justificativa para o cancelamento. O processo é então cancelado, juntamente com todas as suas tarefas pendentes. As informações do processo são mantidas na base de dados do Aurus , para possibilitar consultas posteriores, mas nenhuma outra operação é permitida sobre o processo. Os observadores do processo são notificados sobre o seu cancelamento.



124

3.2.4.2.11 Caso de uso Concluir processo


Conclusão de um processo, finalizando sua tramitação. A conclusão do processo pode ocorrer de duas formas:

• Quando o processo não possuir mais tarefas pendentes e sua tramitação estiver atingido o evento de término definido no fluxo de trabalho, o processo é automaticamente concluído pelo Aurus .

• Quando o Gestor de tramitação de processos força a conclusão de um processo, mesmo havendo ainda tarefas pendentes para o mesmo.

A reabertura de um processo concluído também é possível e faz parte deste caso de uso.

3.2.4.2.11.2 Cenários


Concluir processo automaticamente

Conclusão do processo automaticamente pelo Aurus , quando o mesmo atingir o evento de término definido no fluxo de trabalho e não houver mais tarefas pendentes. Caso o processo concluído tenha processos anexados, estes são também concluídos, recursivamente. Os observadores do processo são notificados sobre a sua conclusão.

Forçar conclusão de processo

Conclusão forçada do processo, quando ainda há tarefas pendentes no mesmo ou quando não tiver atingido ainda o evento de término definido no fluxo de trabalho. Esse tipo de conclusão é acionado pelo Gestor de tramitação de processos, que deve informar também uma justificativa para a conclusão forçada do processo. As tarefas que estavam pendentes no processo são canceladas com a conclusão forçada. Caso o processo concluído tenha processos anexados, estes são também concluídos, recursivamente. Os observadores do processo são notificados sobre a sua conclusão.

Reabrir processo Reabre um processo que já tenha sido concluído. O Gestor de tramitação de processos informa a atividade para a qual deve retornar o processo reaberto, o Aurus então cria a tarefa correspondente à atividade e retorna o processo ao estado “Ativo”.



3.2.4.2.12 Caso de uso Cancelar tarefa


Cancelamento de uma tarefa pendente. Se a tarefa for uma [Tarefa de subfluxo], todas as tarefas que fazem parte da mesma são também canceladas, recursivamente.

125

3.2.4.2.12.2 Cenários

Cenário Descrição Cancelar tarefa Cancelamento da tarefa, sendo necessária a informação de uma

justificativa do cancelamento. É possível também informar se o Aurus deve criar uma nova tarefa em função do cancelamento (nesse caso, é necessário informar a atividade para a qual a tarefa deve ser criada). A criação dessa nova tarefa é obrigatória se não houver, no momento, outra tarefa ativa no processo. Se o processo contém documentos físicos, é necessário registrar a movimentação dos mesmos (realizada em função do cancelamento da tarefa) no módulo de Gestão de documentos. Isso é feito no Caso de uso Registrar movimentação de documentos físicos , que estende este caso de uso. Os observadores do processo são notificados sobre o cancelamento da tarefa.


O cancelamento de tarefas pode ser utilizado não só para tarefas manuais, mas também para tarefas automáticas (tarefas correspondentes a atividades do tipo [Atividade automática], [Atividade de envio de mensagem] ou [Atividade de recebimento de mensagem]).

3.2.4.2.13 Caso de uso Vincular processos


Vinculação de processos que tenham algum relacionamento entre si. A vinculação entre processos é feita somente para fins de informação e localização, não tendo impacto sobre a tramitação dos mesmos (diferentemente da anexação de processos, descrita no caso de uso Anexar processo, que torna a tramitação de um processo atrelada à do outro).

3.2.4.2.13.2 Cenários

Cenário Descrição Vincular processos Vinculação de um processo a outro, com a possibilidade de se inserir

um texto com comentários de vinculação. A partir do momento em que dois processos forem vinculados, um passará a ser exibido na lista de processos vinculados do outro. O objetivo dessa lista, que é exibida quando o usuário faz uma consulta aos dados do processo (Caso de uso Consultar processo), é simplesmente facilitar a localização de processos que estejam inter-relacionados. A tramitação de cada processo permanece independente do outro.

Desvincular processos Permite desvincular um processo de outro, desfazendo a ação descrita no Cenário Vincular processos.


Não aplicável.

126

3.2.4.2.14 Caso de uso Anexar processo


Anexação de um processo a outro, que atuará como processo principal. O processo que foi anexado deixa de ter uma tramitação própria, somente o processo principal continua tramitando.

3.2.4.2.14.2 Cenários

Cenário Descrição Anexar processo Anexação de um processo (chamado “processo anexado”) a outro

(chamado “processo principal”). O estado processo anexado é alterado para “anexado”, e todas as suas tarefas ativas são canceladas. O processo anexado não gera novas tarefas enquanto estiver nesta situação, só o processo principal continua tramitando. Os observadores do processo são notificados sobre a sua anexação.

Desanexar processo Desanexação de um processo, desfazendo a ação descrita no Cenário Anexar processo. O processo anexado volta ao estado “ativo” e uma tarefa é criada para o mesmo (o Gestor de tramitação de processos deve informar, no momento da desanexação, a atividade para a qual a tarefa deve ser criada). Os observadores do processo são notificados sobre a sua desanexação. O processo principal segue sua tramitação normal, não sofrendo efeitos com a desanexação.



3.2.4.2.15 Caso de uso Corrigir tarefa concluída


Alteração de campos de dados de uma tarefa já concluída, para corrigir eventuais erros.

3.2.4.2.15.2 Cenários


Corrigir tarefa concluída Alteração, pelo Gestor de tramitação de processos, dos campos de dados da tarefa. As alterações realizadas são registradas em um histórico. Esta operação é permitida apenas para tarefas que estejam no estado “concluída” (ver regra Estados de uma tarefa).


Não aplicável.

127

3.2.4.2.16 Caso de uso Alterar fluxo de processo


Alteração do fluxo de trabalho de um processo em tramitação. Com a alteração, o processo deixa de seguir o fluxo anterior e passa a seguir o novo fluxo de trabalho informado.

3.2.4.2.16.2 Cenários

Cenário Descrição Alterar fluxo de processo Alteração do fluxo de trabalho que está sendo utilizado para guiar a

tramitação do processo informado. O Gestor de tramitação de processos informa o novo fluxo de trabalho que o processo deverá seguir, e o Aurus passa a utilizar o fluxo de trabalho informado como referência para criação das tarefas a partir de então. No momento da troca, as tarefas pendentes do processo são canceladas e o Gestor de tramitação de processos informa, dentre as atividades do novo fluxo de trabalho, para qual o Aurus deverá criar uma tarefa para prosseguir a tramitação do processo a partir daquele ponto.


A alteração do fluxo de trabalho provavelmente estará sujeita a algumas restrições. Poderá ser necessário, por questões técnicas, exigir que a alteração só possa ser feita para um fluxo semelhante (por exemplo, para um fluxo que possua as mesmas propriedades do fluxo anterior). Esse tipo de restrição deverá ser detalhado durante o desenvolvimento do módulo de Gestão de processos. Caso essas restrições sejam tão fortes que inviabilizem a troca de um processo entre fluxos de trabalho, uma opção que pode ser utilizada para tratar esses casos é a criação de um novo processo, com o fluxo desejado, anexando a este o processo anterior. O processo anterior então deixa de tramitar no seu fluxo de trabalho e passa a acompanhar o novo processo (criado com o novo fluxo de trabalho).

3.2.4.2.17 Caso de uso Gerenciar observadores de processo


Manutenção da lista de observadores de um processo, que serão notificados por e-mail a cada evento relevante ocorrido na sua tramitação (ex: conclusão de atividade, conclusão do processo, vencimento de prazo, etc).

128

3.2.4.2.17.2 Cenários

Cenário Descrição Consultar lista de observadores

Consulta à lista dos usuários atualmente cadastrados como observadores de um processo.

Adicionar-se como observador

Inscrição, pelo próprio usuário, na lista de observadores de um processo.

Remover-se como observador

Remoção, pelo próprio usuário, do seu nome da lista de observadores de um processo.

Adicionar terceiro como observador

Inscrição, pelo Gestor de tramitação de processos, de um usuário como observador de um processo.

Remover terceiro como observador

Remoção, pelo Gestor de tramitação de processos, de um usuário da lista de observadores de um processo.


O Aurus deverá oferecer uma política de acesso aos processos, pelos observadores. Por exemplo, é necessário definir se um usuário de uma instituição pode se inscrever como observador de um processo que está tramitando em outra instituição (uma opção é configurar isso no cadastro do tipo de processo, indicando se processos daquele tipo permitem observadores externos).

3.2.4.2.18 Caso de uso Notificar sobre prazo


Notificação automática, por e-mail, sobre a proximidade ou vencimento do prazo de uma tarefa ou processo. A notificação é enviada a todos os interessados (responsáveis pelas tarefas pendentes e, em algumas situações, aos observadores do processo).

3.2.4.2.18.2 Cenários

Cenário Descrição Alerta sobre proximidade de vencimento de prazo de tarefa

Envio de e-mail de notificação sobre a proximidade do vencimento de prazo de uma tarefa pendente. A notificação é enviada para o usuário ou grupo responsável pela tarefa.

Alerta sobre proximidade de vencimento de prazo de processo

Envio de e-mail de notificação sobre a proximidade do vencimento de prazo de um processo em tramitação. A notificação é enviada para os usuários ou grupos responsáveis pelas tarefas ativas do processo.

Alerta sobre vencimento de prazo de tarefa

Envio de e-mail de notificação sobre o vencimento ocorrido do prazo de uma tarefa pendente. A notificação é enviada para o usuário ou grupo responsável pela tarefa e para os observadores do processo.

Alerta sobre vencimento de prazo de processo

Envio de e-mail de notificação sobre o vencimento ocorrido do prazo de um processo em tramitação. A notificação é enviada para os usuários ou grupos responsáveis pelas tarefas ativas do processo e para os observadores do processo.


Não aplicável.

129

3.2.4.2.19 Caso de uso Consultar resumo de processo


Consulta aos dados básicos de um processo, indicando a sua situação e um resumo do seu histórico. Esta consulta resumida tem o objetivo de oferecer ao Cidadão um mecanismo de acompanhamento dos processos de seu interesse.

3.2.4.2.19.2 Cenários

Cenário Descrição Consultar resumo de processo

A partir do número do processo, o Aurus exibe informações resumidas sobre o mesmo, como o valor de propriedades do processo, sua situação e um resumo de seu histórico.


Não aplicável.

3.2.4.2.20 Caso de uso Consultar dados de processo


Consulta a informações de processos em trâmite ou que já tramitaram no Aurus .

3.2.4.2.20.2 Cenários

Cenário Descrição Consultar lista de processos

Consulta à lista de processos, a partir de parâmetros de pesquisa informados pelo Consulente.

Consultar lista de processos por ferramenta externa

Consulta à lista de processos por uma ferramenta externa, a partir de parâmetros de pesquisa por ela informados.

Consultar detalhes de processo

Consulta aos dados detalhados de um processo, exibindo seus campos de dados, sua situação e outras informações relevantes (por exemplo, os processos vinculados e os anexados ao mesmo, os documentos que compõem o dossiê do processo, entre outras).

Consultar detalhes de processo por ferramenta externa

Consulta aos dados detalhados de um processo (com informações semelhantes às citadas no cenário anterior) por uma ferramenta externa.

Consultar histórico resumido de processo

Consulta ao histórico de um processo, exibindo todo o caminho percorrido pelo mesmo durante sua tramitação. Esta consulta exibe a lista de tarefas realizadas e a ordem das mesmas, indicando a data de início e término de cada uma.

Consultar histórico detalhado de processo

Consulta ao histórico de um processo incluindo detalhes sobre a realização de cada atividade realizada (valores dos campos de dados das atividades, documentos anexados em cada uma, identificação do executor, entre outros).

130


Não aplicável. 3.2.4.2.21 Caso de uso Consultar dados de tarefa


Consulta aos detalhes sobre a realização de uma tarefa, esteja esta concluída ou não.

3.2.4.2.21.2 Cenários


Consultar lista de tarefas Consulta à lista de tarefas, a partir de parâmetros de pesquisa informados pelo Consulente.

Consultar detalhes de tarefa Consulta aos dados detalhados de uma tarefa, exibindo os valores de seus campos de dados, sua situação, documentos que tenham sido anexados durante a sua realização e outras informações relevantes.

Consultar detalhes de tarefa por ferramenta externa

Consulta aos dados detalhados de uma tarefa (com informações semelhantes às citadas no cenário anterior) por uma ferramenta externa.


O Cenário Consultar lista de tarefas não possui equivalente para consulta por ferramenta externa porque uma consulta desse tipo já é oferecida no Cenário Consultar lista de tarefas por ferramenta externa do Caso de uso Gerenciar lista de tarefas .

3.2.4.2.22 Caso de uso Monitorar processos em tramitação


Consultas consolidadas aos processos em tramitação, para auxiliar o Gestor de tramitação de processos no acompanhamento dos processos como um todo.

131

3.2.4.2.22.2 Cenários

Cenário Descrição Consultar total de processos em tramitação

Relatório emitido pelo Aurus contendo, para todos os tipos de processo (ou para um subconjunto de tipos selecionado como parâmetro), informações quantitativas sobre os processos que estão em tramitação. Para cada tipo de processo, são exibidas informações como:

• Quantidade total de processos em tramitação; • Quantidade de processos ativos; • Quantidade de processos paralisados; • Quantidade de processos anexados; • Quantidade de processos com data de vencimento próximo; • Quantidade de processos com prazo já vencido; • entre outras.

Consulta detalhes de tramitação por tipo de processo

Relatório emitido pelo Aurus contendo, para um tipo de processo e um fluxo de trabalho específico, informações mais detalhadas sobre os processos em tramitação. Exemplos de informações exibidas:

• Quantidade total de processos em tramitação; • Quantidade de processos com tarefas pendentes em cada uma

das atividades que compõem o fluxo de trabalho (indicando também, dessas tarefas, quantas estão em dia e quantas estão com prazo vencido).

Consultar distribuição de tarefas

Relatório emitido pelo Aurus exibindo a distribuição das tarefas pendentes entre os executores de tarefa. O relatório deve apontar, para cada executor de tarefa, a quantidade de tarefas pendentes sob sua responsabilidade, com o objetivo de auxiliar a alocação de novas tarefas aos executores. Deve ser possível filtrar por tipo de processo, fluxo de trabalho, atividade e executor.


Caso seja oferecida a opção de visualização gráfica de diagramas de fluxos de trabalho (Cenário Consultar diagrama de fluxo de trabalho, do Caso de uso Definir fluxo de trabalho), o relatório que exibe a consulta detalhada pode exibir a quantidade de processos com tarefas pendentes em cada atividade utilizando um formato gráfico, no próprio diagrama do fluxo de trabalho (indicando dentro de cada atividade a quantidade de tarefas).

3.2.4.3 Análise de fluxos de trabalho

3.2.4.3.1 Caso de uso Analisar desempenho de fluxo de trabalho


Emissão de dados estatísticos consolidados sobre o desempenho da instituição na realização de um fluxo de trabalho, exibindo informações como o tempo médio de tramitação dos processos, tempo médio de execução de tarefas para cada atividade, etc.

132


Cenário Descrição Consultar dados de desempenho de fluxo real

Consulta, a partir de um período de referência informado pelo Gestor de fluxos de trabalho, aos dados de desempenho da instituição em determinado fluxo de trabalho (também informado como parâmetro). O Aurus analisa todos os processos que tramitaram no período e que tenham seguido o fluxo de trabalho informado. Com base nessa análise, constrói dados estatísticos, como:

• Número de processos que tramitaram no período; • Tempo de execução dos processos (médio, mínimo, máximo e

desvio padrão); • Percentual de processos concluídos no prazo e fora do prazo; • Tempo de execução de tarefas (médio, mínimo, máximo e

desvio padrão) para cada uma das atividades presentes no fluxo de trabalho.

• Para cada conector de seqüência que tenha condição de guarda, percentual de casos em que a condição foi atendida.

Consultar dados de desempenho de fluxo simulado

Consulta aos dados de desempenho, exibindo as mesmas informações descritas no cenário anterior, porém utilizando dados simulados. Os dados simulados são gerados através do Caso de uso Simular fluxo de trabalho.


Caso seja oferecida a opção de visualização gráfica de diagramas de fluxos de trabalho (Cenário Consultar diagrama de fluxo de trabalho, do Caso de uso Definir fluxo de trabalho), o relatório pode exibir os dados estatísticos das tarefas utilizando um formato gráfico, no próprio diagrama do fluxo de trabalho (indicando dentro de cada atividade os seus dados estatísticos).

3.2.4.3.2 Caso de uso Simular fluxo de trabalho


Simulação de um fluxo de trabalho, permitindo gerar uma massa de dados simulada de execução de processos, que posteriormente possa ser analisada pelo Aurus através do Caso de uso Analisar desempenho de fluxo de trabalho. A simulação permite que o Gestor de fluxos de trabalho possa exercitar possíveis alterações nos fluxos de trabalho e estime o impacto das mesmas no desempenho da tramitação dos processos.

133


Cenário Descrição Informar parâmetros de simulação

Informação de parâmetros de simulação para um fluxo de trabalho. É necessário informar, por exemplo, o tempo médio para execução de cada atividade, o número de recursos disponíveis para executá -las, a probabilidade da condição de guarda de cada conector ser verdadeiras, e a taxa de chegada de novos processos. Essas informações são necessárias para que o Aurus possa simular a execução do fluxo de trabalho.

Simular fluxo de trabalho A partir dos parâmetros de simulação informados para um fluxo de trabalho, o Aurus simula a execução do mesmo e gera como resultado uma base de dados contendo dados simulados de tramitação processos. Esses dados têm o mesmo formato dos dados de processos reais, e podem ser analisados através do Caso de uso Analisar desempenho de fluxo de trabalho.


Não aplicável.

3.2.5 Regras 3.2.5.1 Tipos de documentos que podem ser anexados a um processo

Para um [Documento] poder ser anexado a um [Processo] em tramitação, é necessário que o [Tipo de dossiê] (no módulo de Gestão de Documentos) associado ao [Processo] permita a criação daquele [Tipo de documento]. Essa restrição é verificada pelo Aurus no momento de definir um [Artefato]: na defin ição de um [Fluxo de trabalho], um [Tipo de documento] só pode estar associado a um [Artefato] se o [Tipo de processo] ao qual se refere o fluxo estiver associado a um [Tipo de dossiê] que aceite aquele tipo de [Documento].

3.2.5.2 Validação de fluxo de trabalho

Um fluxo de trabalho deve atender a todas as seguintes condições: - Deve possuir um (e somente um) [Evento de início]; - Deve possuir um ou mais [Eventos de término]; - Deve possuir uma ou mais [Atividades].

3.2.5.3 Estados de um tipo de processo

Os estados de um [Tipo de processo] são: "Em construção", "Ativo" e "Desativado". Um [Tipo de processo] só pode ser alterado se o seu estado for "Em construção". A partir do momento em que se torna "Ativo", para realizar uma alteração é necessário criar uma nova versão do [Tipo de processo], desativar a versão anterior e ativar a nova versão.

134

3.2.5.4 Estados de um fluxo de trabalho

Os estados de um [Fluxo de trabalho] são: "Em construção", "Ativo" e "Desativado". Um [Fluxo de trabalho] e cada um de seus elementos só podem ser alterados se o seu estado for "Em construção". A partir do momento em que se torna "Ativo", para realizar uma alteração é necessário criar uma nova versão do [Fluxo de trabalho], desativar a versão anterior e ativar a nova versão. Apenas [Fluxos de trabalho] ativos podem ter processos iniciados no Aurus .

3.2.5.5 Estados de um processo

Os estados de um [Processo] estão apresentados no diagrama abaixo. Um [Processo] só pode ter dados alterados enquanto estiver “Em tramitação”.

135

3.2.5.6 Estados de uma tarefa

Os estados de uma [Tarefa] estão apresentados no diagrama abaixo.


Requisito Descrição Auditoria O Aurus deverá gerar informações sobre ações realizadas no sistema

por seus usuários, para fins de auditoria. Essas informações podem ser armazenadas, por exemplo, sob a forma de logs.

Controle de concorrência O Aurus deve oferecer algum mecanismo de controle de concorrência para propriedades de um processo quando houver tarefas paralelas sendo executadas para o mesmo processo.

136

3.3 Banco de Legislação


O módulo é denominado Banco de Legislação, podendo ser também referido como Aurus – Banco de Legislação.


Manter um acervo de normas jurídicas da legislação Estadual e Federal, para consulta e referência durante os diversos processos de negócio. Sua base de dados contempla, além de normas legais (constitucionais e infraconstitucionais), normas complementares como pareceres, notas técnicas e consultas.


Dentro da estrutura de módulos do Aurus , o Banco de legislação funciona como um repositório de [Normas jurídicas] que podem ser referenciadas pelos demais módulos do sistema e também por sistemas externos, além de servirem como fonte para consulta à legislação pelos servidores do Estado e pelo cidadão em geral. O acervo de [Normas jurídicas] do Aurus – Banco de legislação é organizado em diferentes tipos de norma:

• [Norma constitucional]: Compreende os artigos da Constituição Federal e da Constituição Estadual, além das emendas constitucionais.

• [Norma infraconstitucional]: Compreende toda a legislação infraconstitucional, nas esferas estadual e federal: Lei complementar, Lei ordinária, Decreto lei, Medida provisória, Resolução, Lei Delegada, Instrução Normativa, Estatuto, etc.

• [Norma complementar]: Compreende normas que não possuem função de lei, mas que são utilizadas como referência para fundamentar alguns atos e documentos emitidos pelo Estado: Pareceres, Notas técnicas, Consultas, etc.

Para as [Normas constitucionais], o Aurus – Banco de legislação mantém um histórico de todas as alterações decorrentes de [Emendas constitucionais], sendo possível recuperar o texto vigente em qualquer período desde a promulgação da [Constituição]. Para esse histórico de alterações, a especificação do Aurus – Banco de legislação utilizou como modelo o sistema de consulta à Constituição Federal disponibilizado pelo Senado Federal (disponível em www.senado.gov.br). Essa estratégia é adotada pelo Aurus tanto para a constituição estadual quanto para a federal. O cadastro das [Normas infraconstitucionais] e das [Normas complementares] armazena o texto das mesmas na íntegra, sem subdivisões. O cadastro das [Normas constitucionais] é organizado por artigo. O Aurus oferece também a possibilidade de se classificar as normas cadastradas por assunto. Para isso, o Banco de legislação utiliza o vocabulário de termos presentes no tesauro do Aurus – Gestão de documentos.

137


3.3.2.2.1 Diagrama de contexto Cadastramento de normas jurídicas

3.3.2.2.2 Diagrama de contexto Consulta a normas jurídicas cadastradas

138



Cadastrar dados de constituição

Permite o cadastro dos artigos que compõem uma [Constituição], seja ela estadual ou federal, e a realização de operações relacionadas (alteração, exclusão, etc.). Permite também o cadastro dos artigos que compõem o Ato das Disposições Constitucionais Transitórias (ADCT) da [Constituição].

Cadastrar emenda constitucional

Permite o cadastro de uma [Emenda constitucional], estadual ou federal, e dos artigos que compõem a mesma.

Cadastrar norma infraconstitucional

Permite o cadastro de uma [Norma infraconstitucional] de qualquer esfera e a realização de operações relacionadas (alteração, exclusão, etc.).

Cadastrar norma complementar

Permite o cadastro de uma [Norma complementar] e a realização de operações relacionadas (alteração, exclusão, etc.).

Consultar norma jurídica Permite o acesso às [Normas jur ídicas] cadastradas no Aurus – Banco de legislação através de diferentes tipos de pesquisa e consulta, que podem ser acionados por um usuário humano ou por um Sistema externo que faça interface com o Aurus – Banco de legislação.

Cadastrar tipos de norma Permite o cadastro dos [Tipos de norma] que poderão ser cadastrados no Aurus – Banco de legislação como [Normas infraconstitucionais] ou [Normas complementares].


Nome Descrição Administrador do sistema Administrador do Aurus , responsável pela configuração de parâmetros

do sistema e pela gestão dos usuários.

Cidadão Cidadão que utiliza o Aurus para acompanhar a tramitação de processos de seu interesse ou para consultar informações sobre documentos, processos e legislação.


Gestor de normas jurídicas Servidor do Estado responsável por manter atualizada a base de dados de normas jurídicas que compõem o Banco de legislação .


139



Interface Descrição Interface com aplicações cliente

Disponibilização de uma interface para que ferramentas externas possam atuar como clientes do Aurus – Banco de Legislação, fazendo consultas à sua base de dados e referenciando normas jurídicas cadastradas. Esta interface é utilizada no Caso de uso Consultar norma jurídica, nos casos em que a consulta é feita por uma ferramenta externa.

Interface com tesauro do Aurus – Gestão de Documentos

Consulta aos termos do tesauro do Aurus – Gestão de documentos , para possibilitar a classificação das normas jurídicas por assunto utilizando esses termos. Esta interface é utilizada em todos os casos de uso que tratam do cadastro de normas jurídicas, além do Caso de uso Consultar norma jurídica.





Não aplicável.

140


3.3.3.1.1 Diagrama de classes Norma jurídica

141

3.3.3.1.2 Diagrama de classes Constituição

142

3.3.3.1.3 Diagrama de classes Histórico de norma jurídica

3.3.3.1.4 Diagrama de classes Cadastro de tipos de norma

143


Classe Descrição ADCT Ato das Disposições Constitucionais Transitórias. É uma das seções que

compõem uma [Constituição], composta por um conjunto de [Artigos de ADCT].

Alteração de artigo por emenda constitucional

Documenta as alterações realizadas em um [Artigo de constituição ou ADCT] por um [Artigo de emenda constitucional]. Cada uma das alterações realizadas sobre o texto original fica documentada separadamente (vide classe [Detalhamento de alteração por emenda constitucional]).

Artigo de ADCT Representa cada um dos artigos que compõem o texto de um [ADCT], em uma [Constituição].

Artigo de constituição

Representa cada um dos artigos que compõem o texto de uma [Constituição].

Artigo de constituição ou ADCT

Representa genericamente um [Artigo de constituição] ou um [Artigo de ADCT], representando aspectos comum a estes. No Aurus, os [Artigos de constituição ou ADCT] recebem tratamento diferenciado dos demais tipos de [Normas jurídicas], pois para eles é mantido todo o histórico de alterações decorrentes de [Emendas constitucionais].

Artigo de emenda constitucional

Representa cada um dos artigos que compõem o texto de uma [Emenda constitucional]. Um [Artigo de emenda constitucional] especifica um conjunto de alterações nos [Artigos de constituição ou ADCT] da [Constituição] ao qual se refere a emenda. O Aurus, além de conter o texto na íntegra do [Artigo de emenda constitucional], documenta também cada uma das alterações que este gera sobre um [Artigo de constituição ou ADCT] (vide classe [Alteração de artigo por emenda constitucional]).

Capítulo de constituição

Representa um dos capítulos em que a [Constituição] é organizada.

Constituição Lei fundamental da organização política de uma nação ou estado. Contém um conjunto de normas que determinam a forma de governo, instituem seus poderes públicos, regulam as suas funções, asseguram as garantias e a independência dos cidadãos em geral e estabelecem os direitos e deveres essenciais e recíprocos entre eles e o Estado. Existe uma [Constituição] na esfera federal e, subordinadas a ela, [Constituições] estaduais para cada um dos Estados brasileiros. No Aurus, as instâncias dessa classe são fixas. Não há um caso de uso para se incluir novas constituições no sistema.

Detalhamento de alteração por emenda constitucional

Detalha uma única alteração realizada em um [Artigo de constituição ou ADCT] por um [Artigo de emenda constitucional]. Registra o tipo da alteração (acréscimo, modificação, complementação, revogação etc.), a versão anterior do texto e a versão modificada.

144

Emenda constitucional

Uma [Emenda constitucional] representa uma modificação imposta ao texto de uma [Constituição] após sua promulgação. É composta por um conjunto de artigos que especificam alterações nos [Artigos de constituição ou ADCT]. A publicação de uma [Emenda constitucional] gera uma nova [Versão de constituição], incorporando à mesma todas as alterações especificadas em seus artigos.

Histórico de norma jurídica

Registra o histórico de todas as alterações realizadas sobre o cadastro de uma [Norma jurídica], para fins de auditoria.

Item de histórico de norma jurídica

Detalha uma alteração realizada sobre o cadastro de uma [Norma jurídica], para fins de auditoria.

Norma complementar

Uma [Norma complementar] é uma [Norma jurídica] que não possui valor de lei, mas que é utilizada como referência para fundamentar alguns atos emitidos pelo Estado. São exemplos de normas complementares: Pareceres, Notas técnicas, Consultas.

Norma constituc ional

Uma [Norma constitucional] é uma [Norma jurídica] constante em uma [Constituição] federal ou estadual. Pode ser um [Artigo de constituição], [Artigo de ADCT] ou um [Artigo de emenda constitucional].

Norma infraconstitucional

Uma [Norma infraconstitucional] é uma [Norma jurídica] que está hierarquicamente abaixo da [Constituição]. São exemplos de normas infraconstitucionais: Lei complementar, Lei ordinária, Decreto lei, Medida provisória, Resolução, Lei Delegada, Instrução Normativa, Estatuto.

Norma jurídica Formalmente, uma [Norma jurídica] é um preceito obrigatório imposto, ou reconhecido como tal, pelo Estado: regra, artigo de lei, prescrição legal. No Aurus, uma [Norma jurídica] representa genericamente qualquer um dos tipos de norma armazenados na sua base de dados: [Normas constitucionais], [Normas infraconstitucionais] e [Normas complementares]. As [Normas jurídicas] são classificadas por assunto, para facilitar a sua localização pelos usuários.

Termo Classe que representa um [Termo] do tesauro, consultado do módulo de Gestão de documentos.

Tipo de norma complementar

Representa um dos diferentes tipos possíveis de [Normas complementares]. Especifica também a visibilidade padrão das [Normas complementares] do tipo em questão (se estarão disponíveis para consultas pelo cidadão ou se serão apenas para uso interno por usuários cadastrados). São exemplos de [Tipos de norma complementar]: Parecer, Nota técnica, Consulta.

145

Tipo de norma infraconstitucional

Representa um dos diferentes tipos possíveis de [Normas infraconstitucionais]. Especifica também a esfera à qual o tipo se aplica (municipal, estadual ou federal) e a sua visibilidade padrão (se estará disponível para consultas pelo cidadão ou se será apenas para uso interno por usuários cadastrados). São exemplos de [Tipos de norma infraconstitucional]: Lei complementar, Lei ordinária, Decreto lei, Medida provisória, Resolução, Lei Delegada, Instrução Normativa, Ofício circular, Orientação normativa, Estatuto.

Título de constituição

Representa um dos títulos em que a [Constituição] é organizada.


Versão de constituição

Representa cada uma das versões de uma [Constituição]. Uma nova [Versão de constituição] é criada sempre que esta é alterada por uma [Emenda constitucional]. O Aurus mantém em sua base de dados as diversas versões que a [Constituição] assume ao longo do tempo, para permitir a recuperação do texto vigente em qualquer período desde a sua promulgação.

Vínculo entre normas jurídicas

Representa um vínculo entre diferentes [Normas jurídicas]. Por exemplo, uma norma pode revogar, alterar ou complementar outra norma existente. Os relacionamentos entre normas podem expressar também relações temáticas entre as mesmas, ou referências entre normas de diferentes esferas (por exemplo, um artigo da Constituição Estadual referenciando outro da Constituição Federal no qual este está baseado).

3.3.4 Casos de uso 3.3.4.1 Cadastramento de normas jurídicas

3.3.4.1.1 Caso de uso Cadastrar dados de constituição


Permite o cadastro dos artigos que compõem uma constituição, seja ela estadual ou federal, e a realização de operações relacionadas (alteração, exclusão, etc.). O cadastro de artigos pode ocorrer em diferentes contextos:

• Inclusão de um artigo que porventura ainda não esteja cadastrado na base de dados do Aurus – Banco de Legislação;

• Cadastramento de um novo artigo criado por uma emenda constitucional; • Registro de alterações no texto de um artigo existente, em decorrência de uma emenda

constitucional. Permite também o cadastro dos artigos que compõem o Ato das Disposições Constitucionais Transitórias (ADCT) da constituição.

146


Cenário Descrição Incluir artigo Inclusão de um novo artigo entre os artigos que compõem uma

constituição. O Gestor de normas jurídicas informa os metadados do artigo e o seu texto na íntegra. O Aurus – Banco de legislação grava artigo incluído, que fica no estado “inativo”.

Alterar cadastro de artigo Alteração de algum dado, entre os dados que compõem um artigo (texto e metadados). O Aurus – Banco de legislação grava no histórico do artigo a alteração realizada. Este cenário tem como objetivo a alteração de dados para correção de erros de cadastro ou para complementação do mesmo. Não trata da alteração de um artigo por motivo de emenda constitucional; esse tipo de alteração está contemplado no Cenário Registrar alteração decorrente de emenda constitucional, deste caso de uso.

Excluir artigo Exclusão de um artigo, normalmente aplicável em casos de artigos indevidamente incluídos no cadastro. A exclusão só é possível caso o artigo nunca tenha sido ativado (caso o artigo já tenha sido ativado alguma vez, pode haver sistemas externos que estejam referenciando o mesmo, e sua exclusão nesse caso pode gerar problemas de integridade para esses sistemas).

Registrar alteração decorrente de emenda constitucional

Registro de uma alteração em um artigo de uma constituição, decorrente da publicação de uma emenda constitucional. O Gestor de normas jurídicas informa o artigo a ser alterado e o artigo de emenda constitucional que gerou a alteração (esse artigo já deve ter sido previamente cadastrado, através do Caso de uso Cadastrar emenda constitucional). Feito isso, o Gestor de normas jurídicas executa os seguintes passos:

• Cadastrar os detalhes da alteração, informando o tipo da alteração (alteração de texto, criação de novo artigo, etc), o trecho do texto anterior que sofreu alteração e o mesmo texto alterado (com marcações indicando as alterações – vide o requisito não funcional Marcação de alterações em texto de artigo);

• Alterar o corpo do texto do artigo, para que este passe a refletir o conteúdo do mesmo após a alteração pela emenda constitucional.

Esse procedimento deve ser repetido para cada alteração realizada no artigo. As alterações registradas valem somente para a versão da constituição gerada pela emenda constitucional em questão, e é propagada para as versões posteriores a esta.

Alterar registro de alteração decorrente de emenda constitucional

Alteração de um registro de alteração em artigo por emenda constitucional, permitindo a correção de erros porventura cometidos durante o cadastramento de uma alteração (descrito no cenário acima). A alteração só é permitida se a versão da constituição em questão não estiver no estado “ativa”.

Excluir registro de alteração decorrente de emenda constitucional

Exclusão de um registro de alteração em artigo por emenda constitucional, permitindo a remoção de uma alteração indevidamente cadastrada. A exclusão só é permitida se a versão da constituição em questão não estiver no estado “ativa”.

147

Ativar versão da constituição

Torna ativa uma versão da constituição gerada por uma emenda constitucional, após o registro das alterações decorrentes da emenda (descrito no Cenário Registrar alteração decorrente de emenda constitucional), deixando-a disponível para consulta e referência.

Desativar versão da constituição

Torna uma versão de constituição indisponível para consulta e referências, desfazendo a operação descrita no cenário anterior.

Consultar lista de versões de constituição

Consulta à lista de constituições e suas versões. As versões desativadas são também exibidas.

Consultar versão de constituição

Consulta aos detalhes de uma versão de constituição, exibindo a lista de artigos e o número de alterações decorrentes de emendas constitucionais cadastrados para a mesma.

Consultar artigo de constituição ou ADCT

Consulta aos detalhes de um artigo de constituição ou ADCT, incluindo a lista de alterações por emendas constitucionais. Exibe também o histórico de alterações já realizadas no cadastro daquele artigo.


O Aurus – Banco de legislação não possui funcionalidades para inclusão de novas constituições, pois não há previsão de surgimento de novas constituições a curto ou médio prazo. As funcionalidades apresentadas aqui tratam apenas do cadastro de artigos e alterações por emendas constitucionais sobre as constituições já existentes (Constituição Federal de 1988 e Constituição Estadual de 1989, além das constituições que precederam a estas). Caso se opte por incluir no Aurus – Banco de legislação a capacidade de se cadastrar novas constituições, será necessário adicionar mais um caso de uso para esse fim. As operações de consulta descritas neste caso de uso representam apenas consultas oferecidas ao Gestor de normas jurídicas para auxiliá-lo no cadastro dos dados das constituições. As consultas feitas pelos Consulentes e pelos Sistemas externos para terem acesso ao conteúdo do Aurus – Banco de legislação estão descritas no Caso de uso Consultar norma jurídica.

3.3.4.1.2 Caso de uso Cadastrar emenda constitucional


Permite o cadastro de uma emenda constitucional, estadual ou federal, e dos artigos que compõem a mesma.

148


Cenário Descrição Incluir emenda constitucional

Inclui uma nova emenda constitucional na base de dados do Aurus – Banco de legislação . O Gestor de normas jurídicas informa os dados da emenda e, para cada artigo, informa os dados do artigo (metadados e texto na íntegra).

Alterar dados de emenda constitucional

Alteração de dados de uma emenda constitucional cadastrada. São exemplos de alterações possíveis: alteração de dados gerais da emenda, alteração de artigo (texto ou metadados), inclusão ou exclusão de artigos (possível somente se a emenda nunca tiver sido ativada), etc. O Aurus – Banco de legislação grava em um histórico a alteração realizada.

Excluir emenda constitucional

Exclusão de uma emenda constitucional, normalmente aplicável em casos de emendas indevidamente incluídas no cadastro. A exclusão só é possível caso a emenda nunca tenha sido ativada (caso a emenda já tenha sido ativada alguma vez, pode haver sistemas externos que estejam referenciando a mesma, e sua exclusão nesse caso pode gerar problemas de integridade para esses sistemas).

Ativar emenda constitucional

Torna ativa uma emenda constitucional cadastrada, deixando-a disponível para consulta e referência. Na primeira ativação de uma emenda, o Aurus – Banco de legislação cria uma nova versão da constituição à qual a emenda se refere, onde serão registradas as alterações decorrentes da emenda cadastrada (o registro dessas alterações está descrito no Cenário Registrar alteração decorrente de emenda constitucional, do Caso de uso Cadastrar dados de constituição).

Desativar emenda constitucional

Torna uma emenda constitucional indisponível para consulta e referências, até que seja novamente ativada. A versão de constituição que foi criada pela emenda desativada é também desativada.

Consultar lista de emendas constitucionais

Consulta à lista de emendas constitucionais cadastradas para uma dada constituição. As emendas desativadas são também exibidas.

Consultar emenda constitucional

Consulta aos detalhes de uma emenda constitucional.

Consultar artigo de emenda constitucional

Consulta aos detalhes de um artigo de emenda constitucional. Exibe também o histórico de alterações já realizadas no cadastro daquele artigo.


O registro das alterações nos artigos da constituição, decorrentes da emenda constitucional, não é feito através deste caso de uso. Ele está contemplado no Caso de uso Cadastrar artigo de constituição. As operações de consulta descritas neste caso de uso representam apenas consultas oferecidas ao Gestor de normas jurídicas para auxiliá-lo no cadastro dos dados das emendas constitucionais. As consultas feitas pelos Consulentes e pelos Sistemas externos para terem acesso ao conteúdo do Aurus – Banco de legislação estão descritas no Caso de uso Consultar norma jurídica.

149

3.3.4.1.3 Caso de uso Cadastrar norma infraconstitucional


Permite o cadastro de uma norma infraconstitucional de qualquer esfera e a realização de operações relacionadas (alteração, exclusão, etc.).


Cenário Descrição Incluir norma infraconstitucional

Inclui uma nova norma infraconstituc ional na base de dados do Aurus – Banco de legislação . O Gestor de normas jurídicas informa os dados da norma e o seu texto na íntegra.

Alterar dados de norma infraconstitucional

Alteração de dados de uma norma infraconstitucional cadastrada, para correção de erros de cadastro ou para complementação do mesmo. O Aurus – Banco de legislação grava em um histórico a alteração realizada.

Excluir norma infraconstitucional

Exclusão de uma norma infraconstitucional, normalmente aplicável em casos de normas indevidamente incluídas no cadastro. A exclusão só é possível caso a norma nunca tenha sido ativada (caso a norma já tenha sido ativada alguma vez, pode haver sistemas externos que estejam referenciando a mesma, e sua exclusão nesse caso pode gerar problemas de integridade para esses sistemas).

Ativar norma infraconstitucional

Torna ativa uma norma infraconstitucional cadastrada, deixando-a disponível para consulta e referência.

Desativar norma infraconstitucional

Torna uma norma infraconstitucional indisponível para consulta e referência, até que seja novamente ativada.

Consultar lista de normas infraconstitucionais

Consulta à lista de normas infraconstitucionais cadastradas, a partir de parâmetros de pesquisa informados. As normas desativadas são também exibidas.

Consultar norma infraconstitucional

Consulta aos detalhes de uma norma infraconstitucional cadastrada.


As operações de consulta descritas neste caso de uso representam apenas consultas oferecidas ao Gestor de normas jurídicas para auxiliá-lo no cadastro dos dados das normas infraconstitucionais. As consultas feitas pelos Consulentes e pelos Sistemas externos para terem acesso ao conteúdo do Aurus – Banco de legislação estão descritas no Caso de uso Consultar norma jurídica.

3.3.4.1.4 Caso de uso Cadastrar norma complementar


Permite o cadastro de uma norma complementar e a realização de operações relacionadas (alteração, exclusão, etc.).

150


Cenário Descrição Incluir norma complementar

Inclui uma nova norma complementar na base de dados do Aurus – Banco de legislação . O Gestor de normas jurídicas informa os dados da norma e o seu texto na íntegra.

Alterar dados de norma complementar

Alteração de dados de uma norma complementar cadastrada, para correção de erros de cadastro ou para complementação do mesmo. O Aurus – Banco de legislação grava em um histórico a alteração realizada.

Excluir norma complementar

Exclusão de uma norma complementar, normalmente aplicável em casos de normas indevidamente incluídas no cadastro. A exclusão só é possível caso a norma nunca tenha sido ativada (caso a norma já tenha sido ativada alguma vez, pode haver sistemas externos que estejam referenciando a mesma, e sua exclusão nesse caso pode gerar problemas de integridade para esses sistemas).

Ativar norma complementar

Torna ativa uma norma complementar cadastrada, deixando-a disponível para consulta e referência.

Desativar norma complementar

Torna uma norma complementar indisponível para consulta e referência, até que seja novamente ativada.

Consultar lista de normas complementares

Consulta à lista de normas complementares cadastradas, a partir de parâmetros de pesquisa informados. As normas desativadas são também exibidas.

Consultar norma complementar

Consulta aos detalhes de uma norma complementar cadastrada.


As operações de consulta descritas neste caso de uso representam apenas consultas oferecidas ao Gestor de normas jurídicas para auxiliá-lo no cadastro dos dados das normas complementares. As consultas feitas pelos Consulentes e pelos Sistemas externos para terem acesso ao conteúdo do Aurus – Banco de legislação estão descritas no Caso de uso Consultar norma jurídica.

3.3.4.1.5 Caso de uso Cadastrar tipos de norma


Permite o cadastro dos tipos de norma que poderão ser cadastrados no Aurus – Banco de legislação como normas infraconstitucionais ou complementares.

151


Cenário Descrição Incluir tipo de norma Inclusão de um novo tipo de norma entre os tipos possíveis de serem

cadastrados no Aurus – Banco de legislação. Os dados aplicáveis ao tipo de norma são informados, como sua natureza (infraconstitucional ou complementar), esfera e visibilidade padrão.

Alterar tipo de norma Alteração de um tipo de norma cadastrado no Aurus – Banco de legislação .

Excluir tipo de norma Exclusão de um tipo de norma do Aurus – Banco de legislação . A exclusão só é possível se não houver normas cadastradas com o tipo em questão.

Consultar lista de tipos de norma

Consulta à lista de tipos de normas cadastrados no Aurus – Banco de legislação , com possibilidade de se filtrar por natureza, esfera, visibilidade e estado.

Consultar detalhe de tipo de norma

Consulta aos dados detalhados de um tipo de norma informado pelo usuário.

Ativar tipo de norma Alteração do estado de um tipo de norma para “ativo”, possibilitando a inclusão de novas normas com o tipo ativado.

Desativar tipo de norma Alteração do estado de um tipo de norma para “inativo”, impedindo que novas normas sejam cadastradas para o tipo desativado.


Não aplicável.

3.3.4.2 Consulta a normas jurídicas cadastradas

3.3.4.2.1 Caso de uso Consultar norma jurídica


Permite o acesso às normas jurídicas cadastradas no Aurus – Banco de legislação através de diferentes tipos de pesquisa e consulta, que podem ser acionados por um usuário humano ou por um Sistema externo que faça interface com o Aurus – Banco de legislação .

152


Cenário Descrição Consultar lista de versões de constituição

Consulta, para uma constituição informada pelo usuário , a todas as versões cadastradas para a mesma (com indicação da emenda constitucional que gerou cada versão).

Consultar sumário de versão de constituição

Consulta à lista e artigos que compõem uma versão de uma constituição, organizados por títulos e capítulos. Exibe também os artigos do ADCE e a relação das emendas que já foram aplicadas à constituição até a versão em questão.

Consultar artigo de constituição ou ADCT

Consulta ao texto de um artigo de constituição ou ADCT. Exibe também a relação de todas as alterações decorrentes de emendas constitucionais, detalhando cada uma delas (tipo da alteração, local, texto anterior e texto atual).

Consultar texto integral de constituição

Consulta ao texto integral de uma versão de uma constituição, consolidando os textos de todos os seus artigos.

Consultar texto integral de ADCT

Consulta ao texto integral do ADCT contido em uma versão de uma constituição, consolidando os textos de todos os seus artigos.

Consultar lista de emendas constitucionais

Consulta à lista de emendas constitucionais que alteraram uma determinada constituição.

Consultar sumário de emenda constitucional

Consulta à lista e artigos que compõem uma emenda constitucional.

Consultar artigo de emenda constitucional

Consulta ao texto de um artigo de uma emenda constitucional.

Consultar texto integral de emenda constitucional

Consulta ao texto integral de uma emenda constitucional, consolidando os textos de todos os seus artigos.

Consultar lista de normas infraconstitucionais

Consulta à lista de normas infraconstitucionais castradas no Aurus – Banco de legislação , a partir de parâmetros de pesquisa informados pelo Consulente. O resultado da consulta retorna apenas as normas cuja visibilidade permita o seu acesso pelo Consulente em questão.

Consultar norma infraconstitucional

Consulta ao texto de uma norma infraconstitucional cadastrada no Aurus – Banco de legislação .

Consultar lista de normas complementares

Consulta à lista de normas complementares castradas no Aurus – Banco de legislação , a partir de parâmetros de pesquisa informados pelo Consulente. O resultado da consulta retorna apenas as normas cuja visibilidade permita o seu acesso pelo Consulente em questão.

Consultar norma complementar

Consulta ao texto de uma norma complementar cadastrada no Aurus – Banco de legislação .

Consultar lista de normas jurídicas por ferramenta externa

Consulta, por um Sistema externo, à lista de normas jurídicas cadastradas no Aurus – Banco de legislação. A consulta é realizada a partir de um conjunto de parâmetros de pesquisa informados pelo Sistema externo.

Consultar detalhes de norma jurídica por ferramenta externa

Consulta, por um Sistema externo, aos detalhes de uma norma jurídica informada. Os detalhes incluem metadados da norma e o texto da mesma.

153


Com exceção dos cenários que apontam explicitamente a consulta por ferramentas externas, os cenários deste caso de uso descrevem consultas realizadas por atores humanos (Consulentes). As operações de consulta oferecidas pelo Aurus – Banco de legislação contemplam apenas consulta por metadados (ex: tipo de norma, assunto, esfera, etc.). A pesquisa por conteúdo no texto das normas jurídicas não é oferecida pelo Banco de legislação, ela é de responsabilidade do módulo de Recuperação de informação.

3.3.5 Regras

Não aplicável.


Requisito Descrição

Formatação de texto de referências jurídicas

Ao se cadastrar o conteúdo do texto de uma referência jurídica, o Aurus – Banco de Legislação deve oferecer ao usuário recursos de formatação, como negrito, itálico, sublinhado, diferentes tipos de alinhamento (centralizado, à esquerda, à direita, justificado) etc.

Marcação de alterações em texto de artigo

No cadastro das alterações em artigos da Constituição por emendas constitucionais, deve ser possível deixar indicadas as alterações feitas no texto, como marcas de revisão (vide Cenário Registrar alteração decorrente de emenda constitucional, do Caso de uso Cadastrar dados de constituição).

154

3.4 Recuperação de informação


O módulo é denominado Recuperação de informação, podendo ser também referido como Aurus – Recuperação de informação.


Prover mecanismos de busca e acesso às informações contidas em todos os módulos do Aurus , tanto para usuários humanos quanto para sistemas externos, além de fornecer recursos para formatação e apresentação das informações recuperadas.


O Aurus – Recuperação de informação oferece basicamente dois mecanismos de acesso às informações contidas nas bases de dados dos módulos que compõem o Aurus : [Sentenças de pesquisa] e [Relatórios]. Esses dois recursos são detalhados nas seções a seguir. 3.4.2.1.1 Sentenças de pesquisa

Uma [Sentença de pesquisa] é um conjunto de parâmetros informados pelo usuário ou por um sistema externo, que especifica os critérios para realização de uma pesquisa. Um exemplo de sentença de pesquisa poderia ser:

Recuperar todos os Documentos onde: (Documento.Tipo de documento.Denominação = “Ato de aposentadoria”) E (Documento.Data de criação >= 01/01/2007) E (Documento.Texto contém “DCCTA/SEPLAG”)

A sentença de pesquisa ilustrada acima retornaria todos os atos de aposentadoria cadastrados no Aurus – Gestão de documentos cuja data de criação seja maior ou igual a 01/01/2007 e que contenham em seu texto o termo “DCCTA/SEPLAG”. Nesse exemplo, pode-se identificar as principais partes que compõem uma [Sentença de pesquisa]:

• O [Objeto de pesquisa] ao qual se refere a pesquisa. No exemplo acima, o objeto de pesquisa é “Documento”, indicando que a pesquisa deve retornar um conjunto de documentos.

• O [Argumento de pesquisa], que especifica os parâmetros de busca. No exemplo dado, o [Argumento de pesquisa] é toda a expressão contida após o termo “onde:”. Um [Argumento de pesquisa] pode ser uma expressão simples ([Argumento simples]) ou pode ser composto de outros argumentos ([Argumento composto]). No exemplo, o [Argumento de pesquisa] é um [Argumento composto] formado por três argumentos simples, combinados através do operador lógico “E”.

Outro exemplo de [Sentença de pesquisa] poderia ser:

155

Recuperar todos os Processos onde: ((Processo.Tipo de processo.Nome = “Processo de aposentadoria”) OU (Processo.Tipo de processo.Nome = “Processo de contagem de tempo”)) E (Processo.Data de início >= 01/12/2006) E (Processo.Estado = “Em tramitação”)

A sentença acima recuperaria todos os processos de aposentadoria e de contagem de tempo registrados no Aurus – Gestão de processos, que tenham iniciado após 01/12/2006 e que ainda estejam tramitando. Outro exemplo, um pouco mais complexo, seria uma sentença que recuperasse todos os processos de aposentadoria onde a tarefa “Analisar PA” tenha sido executada por um determinado analista (por exemplo, um usuário cujo identificador seja “msilva”):

Recuperar todos os Processos onde: ((Processo.Tipo de processo.Nome = “Processo de aposentadoria”) E (Processo.Tarefas contenha alguma Tarefa onde

(Tarefa.Atividade.Nome = “Analisar PA”) E (Tarefa.Executor.Identificador = “msilva”))

Como se pode notar nos exemplos ilustrados, a [Sentença de pesquisa] deve especificar qual o [Objeto de pesquisa] está sendo recuperado. Todos os [Argumentos de pesquisa] são construídos a partir de comparações realizadas sobre [Atributos] desses objetos. O Aurus contém um conjunto fixo de [Objetos de pesquisa] e seus respectivos [Atributos], que compreende as diferentes possibilidades de pesquisa que o sistema oferece. Esse conjunto de objetos e atributos é denominado Árvore de objetos de pesquisa. Uma [Sentença de pesquisa] especifica também, além do [Objeto de pesquisa] e do [Argumento de pesquisa], quais os [Atributos] do [Objeto de pesquisa] devem ser exibidos no resultado da pesquisa. A execução de uma [Sentença de pesquisa] está contemplada pelo Caso de uso Executar pesquisa. O usuário tem ainda a opção de gravar sentenças de pesquisa que pretende reutilizar (ou mesmo disponibilizar para que outros usuários ou grupos também as utilizem). Esse recurso está contemplado pelo Caso de uso Cadastrar sentença de pesquisa. 3.4.2.1.2 Relatórios

Além das [Sentenças de pesquisa], os usuários do Aurus – Recuperação de informação podem ter acesso às informações contidas nas bases de dados dos módulos do Aurus através da emissão de [Relatórios]. O Aurus – Recuperação de informação oferece recursos para definição de [Relatórios] personalizáveis, onde o usuário define os campos que o relatório deve exibir, as regras de preenchimento de cada campo, além da formatação e da diagramação dos mesmos. Cada [Campo de relatório] pode ser definido para exibir a lista de resultados de uma [Sentença de pesquisa], o valor do [Atributo] de um [Objeto de pesquisa], uma operação aritmética sobre outros campos do relatório, entre outras opções. A definição dos relatórios está descrita no Caso de uso Definir relatório. Os [Relatórios] definidos são disponibilizados para um conjunto de usuários, que podem emiti-lo sempre que necessário. A emissão de um relatório previamente definido está descrita no Caso de uso Emitir relatório.

156


3.4.2.2.1 Diagrama de contexto Recuperação de informação

157

3.4.2.2.2 Diagrama de contexto Integração com outros módulos



Executar pesquisa Execução de uma pesquisa, recuperando da base de dados do Aurus registros que atendam aos [Argumentos de pesquisa] especificados.

Emitir relatório Emissão de um [Relatório] pelo usuário, que pode visualizá-lo ou exportar para algum formato eletrônico. Um [Relatório] emitido pode ser também automaticamente convertido em um documento e incluído no arquivo de documentos do Aurus – Gestão de documentos.

Cadastrar sentença de pesquisa

Criação e manutenção de [Sentenças de pesquisa], compondo uma biblioteca de sentenças que podem ser reutilizadas pelos usuários no momento de realizar uma pesquisa.

Definir relatório Criação de [Relatórios] personalizados no Aurus – Recuperação de informação, bem como a manutenção do cadastro dos relatórios existentes (alteração, exclusão, consultas etc.).

158


Nome Descrição Sistema externo Ator que representa genericamente qualquer sistema externo que possa

interagir com o Aurus , a partir das interfaces oferecidas por este.


Gestor de relatórios e sentenças

Ator responsável por definir os relatórios e as sentenças de pesquisa a serem disponibilizados para os diversos usuários do Aurus .



Interface Descrição Interface com sistemas externos

Disponibilização de uma interface para que ferramentas externas possam utilizar os recursos do Aurus – Recuperação de informação para realizar pesquisas às informações do Aurus . Esta interface é utilizada no Cenário Executar pesquisa por ferramenta externa, do Caso de uso Executar pesquisa.

Interface com módulos do Aurus

Acesso às informações contidas nos demais módulos do Aurus (Gestão de usuários , Gestão de documentos , Gestão de processos e Banco de legislação ), durante a realização de pesquisas e a emissão de relatórios.


Não aplicável.

3.4.2.5.3 Interfaces de comunicação

Não aplicável.

159


3.4.3.1.1 Diagrama de classes Árvore de objetos de pesquisa

3.4.3.1.2 Diagrama de classes Sentença de pesquisa

160

3.4.3.1.3 Diagrama de classes Relatório

161


Classe Descrição Argumento composto

Argumento usado para combinar dois outros [Argumentos de pesquisa], utilizando um operador lógico (E, OU, etc.).

Argumento de pesquisa

Representa um dos argumentos existentes em uma sentença de pesquisa, especificando os critérios de seleção de resultados. Um [Argumento de pesquisa] pode ser simples ou composto.

Argumento simples Tipo de [Argumento de pesquisa] que especifica um critério de seleção baseado em um [Atributo]. Um [Argumento simples] especifica:

- O [Atributo] que será utilizado como critério de seleção; - O operador a ser utilizado (igual a, maior que, menor que, diferente de, etc.) - O [Parâmetro] com o qual o valor do [Atributo] será comparado. Um exemplo de um [Argumento simples] poderia ser: Processo.DataDeInício = "01/01/2006". Nesse exemplo, estão especificados o [Atributo] ("Processo.DataDeInício"), o operador ("=") e o [Parâmetro] ("01/01/2006").

Atributo Representa uma unidade de informação armazenada no Aurus e acessível em pesquisas pelo módulo de Recuperação de informação. O conjunto de [Atributos] não é cadastrado pelo usuário, há um acervo fixo de atributos oferecido pelo Aurus, que cobre todas as informações recuperáveis em relatórios e sentenças de pesquisa do módulo de Recuperação de informação. Esses atributos estão estruturados em uma árvore de [Objetos de pesquisa]. Para o [Objeto de pesquisa] "Processo", por exemplo, alguns dos [Atributos] disponíveis são: - Identificador do processo; - Data/hora de início; - Estado;

- Prioridade; entre outros.

Campo de atributo de objeto

[Campo de relatório] utilizado para inserir no [Relatório] o valor de um [Atributo] do [Objeto de pesquisa] (este campo exige que o relatório seja referente a um objeto de pesquisa específico).

Campo de contador [Campo de relatório] utilizado para inserir no [Relatório] o número de objetos retornados por uma [Sentença de pesquisa].

Campo de listagem de resultado de pesquisa

[Campo de relatório] utilizado para inserir no [Relatório] os resultados retornados por uma [Sentença de pesquisa] cadastrada.

Campo de operação aritmética

[Campo de relatório] utilizado para inserir uma operação aritmética (soma, subtração, multiplicação ou divisão) ou cáculo do percentual entre valores existentes em outros campos do [Relatório].

Campo de parâmetro

[Campo de relatório] utilizado para inserir no [Relatório] o valor informado pelo usuário para um [Parâmetro] de uma [Sentença de pesquisa] utilizada em algum campo do próprio relatório.

162

Campo de relatório Armazena todas as instruções que o Aurus necessita sobre um campo que deve ser exibido em um [Relatório] criado pelo usuário.

Campo de texto fixo

[Campo de relatório] utilizado para inserir um texto qualquer no [Relatório].

Critério de ordenação

Critério pelo qual se deseja ordenar os registros retornados como resultado da execução de uma [Sentença de pesquisa].

Objeto de pesquisa Um [Objeto de pesquisa] representa uma entidade do Aurus cujos [Atributos] são recuperáveis através de relatórios e sentenças de pesquisa do módulo de Recuperação de informação. Os [Objetos de pesquisa], por si só, constituem apenas uma forma de organizar os [Atributos] existentes no Aurus, facilitando a identificação e a localização dos mesmos pelo usuário. [Objetos de pesquisa] podem agrupar, além de [Atributos], outros [Objetos de pesquisa]. Por exemplo, o objeto "Processo" agrupa, além dos [Atributos] "identificador", "data/hora de início" etc., os [Objetos de pesquisa] "Tarefa", "Transição", entre outros. O conjunto de [Objetos de pesquisa] não é cadastrado pelo usuário, há um acervo fixo de objetos oferecido pelo Aurus, que cobre todas as informações recuperáveis em relatórios e sentenças de pesquisa do módulo de Recuperação de informação.

Parâmetro Representa, na especificação de um [Argumento simples] dentro de uma [Sentença de pesquisa], o [Parâmetro] com o qual o valor de um [Atributo] será comparado durante a realização de uma pesquisa. Há dois tipos de [Parâmetros]: [Parâmetro fixo] e [Parâmetro variável].

Parâmetro fixo [Parâmetro] que possui um valor fixo. Sempre que a [Sentença de pesquisa] for utilizada, o valor será o mesmo.

Parâmetro variável [Parâmetro] que não possui um valor pré-definido na [Sentença de pesquisa]. Cada vez que a [Sentença de pesquisa] for utilizada, o usuário será solicitado a informar o valor a ser aplicado para aquele [Parâmetro].

Relatório [Relatório] criado pelo usuário, contendo todas instruções que o Aurus necessita para poder emiti-lo: - Quais são os [Campos de relatório] que irão compor o relatório, com os detalhes de cada um; - Como esses campos estarão dispostos no relatório, compondo a sua diagramação; - A quais [Usuários ou grupos] o relatório ficará disponível. Um [Relatório] pode ser referente a um [Objeto de pesquisa] específico (possibilitando a utilização de campos que requerem a especificação do objeto de pesquisa, como campos que exibem atributos do objeto), ou pode ser um relatório genérico (nesse caso só poderá conter campos que não exijam a especificação do objeto de pesquisa, como campos que exibem resultados de sentenças de pesquisa).

163

Sentença de pesquisa

Sentença criada pelo usuário especificando os critérios para realização de uma pesquisa, ficando armazenada no Aurus para que possa ser posteriormente reutilizada. A especificação de uma [Sentença de pesquisa] indica também a visibilidade da mesma (pública, privada ou compartilhada). No caso das sentenças compartilhadas, especifica-se a quais [Usuários ou grupos] ela estará acessível. Uma [Sentença de pesquisa] especifica: - quais [Objetos de pesquisa] serão pesquisados; - qual o [Argumento de pesquisa] a ser utilizado como critério de seleção; - quais os [Atributos] que devem ser exibidos no resultado (dentre os [Atributos] disponíveis para os [Objetos de pesquisa] em questão), e o [Critério de ordenação] desses atributos.


Usuário ou grupo Classe que representa um [Usuário ou grupo] consultado do módulo de Gestão de usuários .

3.4.4 Casos de uso 3.4.4.1 Recuperação de informação

3.4.4.1.1 Caso de uso Executar pesquisa


Execução de uma pesquisa, recuperando da base de dados do Aurus registros que atendam aos argumentos especificados. Para os objetos de pesquisa mais importantes (documento, processo, norma jurídica e usuário), o Aurus oferece cenários de pesquisa específicos, em dois níveis: pesquisa básica e pesquisa avançada. Pesquisas sobre outros objetos, bem como pesquisas que exijam critérios além daqueles oferecidos nos cenários citados acima, podem ser realizadas a partir das sentenças de pesquisa. Essas sentenças podem ser especificadas pelo usuário no momento da pesquisa, ou podem ser recuperadas de um banco de sentenças (mantido pelo Caso de uso Cadastrar sentença de pesquisa).

164


Cenário Descrição Executar pesquisa básica a documentos

Pesquisa a documentos cadastrados no Aurus – Gestão de documentos , utilizando um conjunto simplificado de critérios de pesquisa.

Executar pesquisa avançada a documentos

Pesquisa a documentos cadastrados no Aurus – Gestão de documentos , utilizando critérios de pesquisa mais avançados. Este cenário é voltado para usuários mais experientes.

Executar pesquisa básica a processos

Pesquisa a processos cadastrados no Aurus – Gestão de processos , utilizando um conjunto simplificado de critérios de pesquisa.

Executar pesquisa avançada a processos

Pesquisa a processos cadastrados no Aurus – Gestão de processos , utilizando critérios de pesquisa mais avançados. Este cenário é voltado para usuários mais experientes.

Executar pesquisa básica a legislações

Pesquisa a normas jurídicas cadastradas no Aurus – Banco de legislação , utilizando um conjunto simplificado de critérios de pesquisa.

Executar pesquisa avançada a legislações

Pesquisa a normas jurídicas cadastradas no Aurus – Banco de legislação , utilizando critérios de pesquisa mais avançados. Este cenário é voltado para usuários mais experientes.

Executar pesquisa básica a usuários

Pesquisa a usuários cadastrados no Aurus – Gestão de usuários , utilizando um conjunto simplificado de critérios de pesquisa.

Executar pesquisa avançada a usuários

Pesquisa a usuários cadastrados no Aurus – Gestão de usuários , utilizando critérios de pesquisa mais avançados. Este cenário é voltado para usuários mais experientes.

Executar pesquisa utilizando sentença pré-cadastrada

Pesquisa realizada com base em uma sentença de pesquisa pré-cadastrada (vide Caso de uso Cadastrar sentença de pesquisa). O Consulente informa a sentença de pesquisa que deseja utilizar, e o Aurus – Recuperação de informação executa a pesquisa com base na sentença informada. Se a sentença de pesquisa informada contiver algum parâmetro variável, o Aurus solicita ao Consulente que informe o valor a ser utilizado para o parâmetro, antes de executar a pesquisa.

Executar pesquisa utilizando nova sentença

Pesquisa realizada com base em uma sentença de pesquisa, semelhante ao cenário anterior, porém com a sentença sendo criada pelo usuário no momento da realização da pesquisa (ao invés de utilizar uma sentença pré-cadastrada, como no cenário anterior).

Refinar pesquisa Refinamento de uma pesquisa realizada, adicionando-se novos argumentos. O Aurus – Recuperação de informação aplica os argumentos adicionados sobre o conjunto de resultados da pesquisa realizada.

Exportar resultado de pesquisa

Exportação do resultado de uma pesquisa para algum formato suportado pelo Aurus (ex: PDF, XML, CSV).

Executar pesquisa por ferramenta externa

Execução de uma pesquisa por um Sistema externo, com base em uma sentença de pesquisa informada por este na requisição enviada ao Aurus . A sentença de pesquisa contempla os mesmos recursos de busca que a pesquisa realizada pelo usuário (Cenário Executar pesquisa utilizando nova sentença).

165


Com exceção do Cenário Executar pesquisa por ferramenta externa, os cenários deste caso de uso descrevem consultas realizadas por atores humanos (Consulentes). Entre os operadores de pesquisa, o Aurus – Recuperação de informação deve oferecer recursos para busca em texto (por exemplo, para pesquisar pelo conteúdo de um documento ou norma jurídica). No caso de pesquisa por conteúdo em documentos, deverão ser definidos quais os formatos de documentos digitais que terão suporte para busca em texto. Outros recursos de busca que deverão ser avaliados são:

• Busca aproximada;

• Busca considerando acentos;

• Buca por proximidade uni e bidirecional (inclusive frase exata);

• Bucas aninhadas;

• Busca por padrão;

• Busca por termos relacionados, sinônimos ou apelidos, utilizando o tesauro do Aurus – Gestão de documentos;

• Busca por palavras-chave com atribuição de pesos (considerando a relevância da palavra, no contexto em que ela aparece).

O Aurus – Recuperação de informação deve possibilitar também que campos de dados definidos pelo usuário sejam utilizados como parâmetros em sentenças de pesquisa (ex: metadados de documentos e dossiês, no módulo de Gestão de documentos ; propriedades de processos e de tarefas, no módulo de Gestão de processos).

Nas pesquisas por documentos, deve ser definido como os documentos sigilosos serão tratados. Aplicam-se a este caso de uso os seguintes requisitos não funcionais: Acesso aos objetos pesquisados , Memória das últimas pesquisas realizadas , Destaque de termos em resultado de pesquisa e Exibição de trechos de documentos.

3.4.4.1.2 Caso de uso Emitir relatório


Emissão de um relatório pelo usuário, que pode visualizá-lo ou exportar para algum formato eletrônico. Um relatório emitido pode ser também automaticamente convertido em um documento e incluído no arquivo de documentos do Aurus – Gestão de documentos . Os relatórios que podem ser emitidos são aqueles previamente definidos através do Caso de uso Definir relatório.

166


Cenário Descrição Consultar relatórios disponíveis

Consulta, pelo usuário, dos relatórios disponíveis para emissão.

Emitir relatório Emissão de um relatório informado pelo usuário, entre os relatórios disponíveis. O Aurus – Recuperação da informação recupera as informações necessárias para preencher os campos do relatório e exibe para o usuário o relatório emitido. Se o relatório contiver algum campo que utilize uma sentença de pesquisa com parâmetro variável, o Aurus solicita ao Consulente que informe o valor a ser utilizado para o parâmetro, antes de recuperar as informações e gerar o relatório.

Exportar relatório Exportação de um relatório emitido para algum formato suportado pelo Aurus (ex: PDF, XML; RTF).

Gerar documento a partir de relatório

Criação de um documento no Aurus – Gestão de documentos a partir de um relatório emitido pelo usuário. O objetivo deste cenário é permitir que relatórios emitidos pelo Aurus – Recuperação de informação possam ser convertidos de forma ágil em documentos digitais, sendo adicionados ao acervo de documentos do Aurus – Gestão de documentos. O Aurus – Recuperação de informação solicita ao usuário os dados necessários para a criação do documento (inclusive os metadados necessários) e os envia, juntamente com o relatório emitido, ao módulo de Gestão de documentos , que adiciona o relatório como um documento em seu repositório e atribui a ele um código identificador.


Não aplicável.

3.4.4.1.3 Caso de uso Cadastrar sentença de pesquisa


Criação e manutenção de sentenças de pesquisa, compondo uma biblioteca de sentenças que podem ser reutilizadas pelos usuários no momento de realizar uma pesquisa. O objetivo deste caso de uso é possibilitar a confecção de um acervo com as sentenças de pesquisa mais utilizadas, evitando que o usuário tenha que construir novamente a sentença cada vez que desejar utilizá-la.

167


Cenário Descrição Incluir sentença de pesquisa

Adição de uma nova sentença de pesquisa ao conjunto de sentenças cadastradas no Aurus – Recuperação de informação. O Gestor de relatórios e sentenças informa os dados da sentença, define a sua visibilidade e, no caso de sentenças compartilhadas, especifica a quais usuários ou grupos ela estará disponível.

Alterar sentença de pesquisa

Alteração de uma sentença de pesquisa previamente cadastrada.

Excluir sentença de pesquisa

Exclusão de uma sentença de pesquisa previamente cadastrada.

Criar cópia de sentença de pesquisa

Criação de uma cópia de uma sentença de pesquisa existente, possibilitando ao Gestor de relatórios e sentenças criar novas sentenças com base em sentenças já existentes.

Consultar lista de sentenças de pesquisa

Consulta à lista de sentenças de pesquisa cadastradas no Aurus – Recuperação de informação.

Consultar detalhes de sentença de pesquisa

Consulta aos detalhes de uma sentença de pesquisa cadastrada no Aurus – Recuperação de informação.


A aplicação de uma sentença de pesquisa cadastrada, durante a execução de uma pesquisa, está descrita no Cenário Executar pesquisa utilizando sentença pré -cadastrada do Caso de uso Executar pesquisa.

3.4.4.1.4 Caso de uso Definir relatório


Este caso de uso permite a criação de relatórios personalizados no Aurus – Recuperação de informação, bem como a manutenção do cadastro de relatórios existentes (alteração, exclusão, consultas etc.).

168


Cenário Descrição Criar novo relatório Criação de um novo relatório, definindo todas as informações que o

Aurus – Recuperação de informação necessita para poder emiti-lo. Essas informações incluem: - Definição dos campos que compõem o relatório; - Definição do leiaute, especificando como os campos serão formatados e diagramados (ver Requisito não funcional Diagramação e formatação de relatórios ); - Especificação da visibilidade do relatório e, em caso de relatório compartilhado, dos usuários ou grupos que terão acesso ao mesmo.

Alterar relatório Alteração de um relatório previamente cadastrado.

Excluir relatório Exclusão de um relatório previamente cadastrado.

Criar cópia de relatório Criação de uma cópia de um relatório existente, possibilitando ao Gestor de relatórios e sentenças criar novos relatórios com base em relatórios já existentes.

Consultar lista de relatórios Consulta à lista de relatórios cadastrados no Aurus – Recuperação de informação.

Consultar detalhes de relatório

Consulta aos detalhes de um relatório cadastrado no Aurus – Recuperação de informação.


Este caso de uso trata apenas da definição dos relatórios. A emissão dos mesmos criados está descrita no Caso de uso Emitir relatório.

3.4.5 Regras

Não aplicável.

169


Requisito Descrição Acesso aos objetos pesquisados

O Aurus – Recuperação de informação deve possibilitar ao usuário que acesse os detalhes de um objeto retornado em uma pesquisa. Esse acesso deve ser feito acionando o módulo do Aurus correspondente ao objeto de pesquisa selecionado. Seguem alguns exemplos de módulos que devem ser acionados para exibir detalhes de alguns dos principais objetos de pesquisa do Aurus – Recuperação de informação:

• Documentos: O Aurus – Gestão de documentos é acionado (Cenário Visualizar metadados, do Caso de uso Manipular documento).

• Dossiês: O Aurus – Gestão de documentos é acionado (Cenário Visualizar dossiê , do Caso de uso Manipular dossiê ).

• Processos: O Aurus – Gestão de processos é acionado (Cenário Consultar detalhes de processo do Caso de uso Consultar dados de processo).

• Tarefas: O Aurus – Gestão de processos é acionado (Cenário Consultar detalhes de tarefa do Caso de uso Consultar dados de tarefa).

• Normas jurídicas: O Aurus – Banco de legislação é acionado (Caso de uso Consultar norma jurídica, no cenário correspondente ao tipo da norma informada).

Uma opção alternativa seria o próprio módulo de Recuperação de informação recuperar dados do objeto informado e exibi-los para o usuário, sem necessariamente acionar o módulo do Aurus onde ele se encontra armazenado. No entanto, mesmo nesse caso deve ser oferecida ao usuário a opção de abrir o objeto no módulo correspondente, para permitir que o usuário tenha acesso às funcionalidades de manipulação desse objeto.

Memória das últimas pesquisas realizadas

Durante uma sessão de usuário, o Aurus – Recuperação de informação deve guardar uma memória das últimas pesquisas realizadas pelo usuário, para permitir que este refaça alguma pesquisa recente sem que seja necessário especificar novamente seus parâmetros. Este requisito de usabilidade se aplica a todos os cenários de pesquisa descritos no Caso de uso Executar pesquisa.

Destaque de termos em resultado de pesquisa

Na lista de objetos exibidos no resultado de uma pesquisa, o Aurus – Recuperação de informação deve exibir em destaque os termos utilizados como parâmetro no argumento da pesquisa, facilitando a sua visualização pelo usuário.

Exibição de trechos de documentos

Quando a pesquisa contiver argumentos referentes a busca por conteúdo de documentos, o Aurus – Recuperação de informação deve ter a capacidade de exibir um resumo ou trecho dos documentos recuperados pela pesquisa.

Diagramação e formatação de relatórios

O Aurus – Recuperação de informação deve oferecer recursos de interface que permitam ao usuário definir (de preferência graficamente) a formatação e a diagramação de um relatório criado pelo Caso de uso Definir relatório.

Segurança Os resultados das pesquisas realizadas, bem como as informações emitidas em relatórios, devem observar as restrições de acesso dos usuários, conforme configurado no Aurus – Gestão de usuários .

170

3.5 Módulo de gestão de usuários


O módulo é denominado Gestão de usuários , podendo ser também referido como Aurus – Gestão de usuários .


O módulo de Gestão de usuários é responsável pela administração dos dados dos usuários do Aurus e das respectivas permissões de acesso. Apesar de ter como foco inicial o Aurus , outros sistemas externos podem também utilizá-lo como ferramenta de administração de usuários e permissões.


O módulo de Gestão de usuários mantém os dados cadastrais de todos os [Usuários] do Aurus e permite estabelecer, para cada um, as [Permissões] no sistema. Nele é possível também compor [Grupos de usuários], estabelecendo permissões comuns aos usuários que os compõem.

Através do módulo de Gestão de usuários é possível definir aspectos como: • Quais usuários ou papéis de usuários podem executar determinada [Funcionalidade] (ex:

iniciar um novo processo, no módulo de Gestão de Processos); • Quais usuários ou papéis de usuários podem ter acesso a determinada [Informação] (ex: o

valor de um benefício, no módulo de Aposentadoria); • Quais usuários ou papéis de usuários podem atribuir ou retirar permissões de acesso a

outros usuários para uma determinada funcionalidade ou informação (o Aurus – Gestão de usuários permite definir administradores de permissões para cada funcionalidade do sistema);

• Para cada permissão atribuída, para quais Unidades Administrativas do Estado a permissão é válida (ex: um usuário da SEPLAG/DCCTA pode iniciar um novo processo na SEPLAG/DCCTA, mas não na SEF/MG).

As funcionalidades desse módulo podem ser divididas em três partes: • Cadastro de usuários e grupos : Gestão dos dados cadastrais dos [Usuários], definição dos

[Grupos de usuários] e alocação dos [Usuários] aos mesmos. • Cadastro de sistemas: Definição dos dados referentes aos [Sistemas] que terão suas

permissões de acesso administradas pelo Aurus – Gestão de usuários . Para cada [Sistema], são cadastradas as [Funcionalidades] que deverão ter acesso controlado. É possível cadastrar também [Informações] desses sistemas que devam ter acesso restrito a alguns usuários ou grupos.

• Gestão de permissões: Informação, para cada [Usuário], das suas [Permissões de acesso]. Cada [Permissão de acesso] especifica uma [Funcionalidade] ou [Informação] de um [Sistema] que aquele [Usuário] pode acessar. Estabelece também as [Permissões de administração de acesso].

171

O Aurus – Gestão de usuários pode ser utilizado também por outros sistemas, além do próprio Aurus . Para isso, basta que esses sistemas sejam cadastrados no Aurus – Gestão de usuários (através das funcionalidades de cadastro de sistemas, citadas anteriormente) e que sejam preparados para consultar os dados de usuários e permissões a partir da base de dados do Aurus . O objetivo disso é centralizar a gestão de usuários e permissões em uma ferramenta única, facilitando as tarefas de administração e evitando que cada sistema desenvolvido para o Estado tenha que conter funcionalidades próprias de gestão de usuários.


3.5.2.2.1 Gestão de usuários – Visão Geral

172



Cadastrar usuário Cadastramento de um usuário no Aurus – Gestão de usuários e realização de outros procedimentos referentes ao cadastro de usuários (alteração, ativação, desativação, consultas diversas etc.).

Cadastrar grupo de usuários

Cadastramento de um grupo de usuários no Aurus – Gestão de usuários , definindo também os papéis que o compõem, e realização de outros procedimentos referentes ao cadastro de grupos (alteração, ativação, desativação, consultas diversas etc.).

Cadastrar sistema Cadastramento de um sistema que terá suas permissões gerenciadas pelo Aurus – Gestão de usuários , definindo também as funcionalidades e as informações que serão submetidas ao controle de permissões. Contempla também outros procedimentos referentes ao cadastro de sistemas (alteração, exclusão, consultas diversas etc.).

Gerenciar permissões de acesso

Atribuição de permissões de acesso aos usuários para as funcionalidades e informações dos sistemas, seja associando-as diretamente aos usuários ou através de papéis de usuários.

Gerenciar permissões de administração

Atribuição de permissões de administração aos usuários que ficarão responsáveis por configurar as permissões de acesso para determinadas funcionalidades ou informações dos sistemas.

Consultar dados de usuários

Consulta, por um sistema externo, de informações referentes a usuários, a grupos de usuários e a permissões de acesso. É este caso de uso que possibilita aos sistemas externos consultarem as informações cadastradas no Aurus – Gestão de usuários .

Desativar usuário automaticamente

Desativação automática de um usuário, quando o mesmo ficar inativo por um período predeterminado. Contempla também a reativação, pelo próprio usuário.

Alterar senha Alteração da senha de um usuário, seja pelo próprio usuário, seja pelo administrador do sistema.


Nome Descrição Administrador do sistema Administrador do Aurus , responsável pela configuração de parâmetros

do sistema e pela gestão dos usuários.

Usuário cadastrado no Aurus

Representa genericamente qualquer usuário cadastrado no Aurus – Gestão de usuários .



173



Interface Descrição Interface com aplicações cliente

Disponibilização de uma interface para que ferramentas externas possam consultar os dados de usuários, grupos de usuários e permissões cadastrados no Aurus – Gestão de usuários . Corresponde às consultas descritas no Caso de uso Consultar dados de usuários .




Não aplicável.

174


3.5.3.1.1 Usuários e grupos

3.5.3.1.1.1 Diagrama de classes Usuários e grupos

175

3.5.3.1.1.2 Diagrama de classes Histórico de usuários e grupos

3.5.3.1.2 Sistemas

3.5.3.1.2.1 Diagrama de classes Sistemas

176

3.5.3.1.3 Permissões

3.5.3.1.3.1 Diagrama de classes Permissões – Visão geral

3.5.3.1.3.2 Diagrama de classes Permissões de acesso

177

3.5.3.1.3.3 Diagrama de classes Permissões de administração

178


Classe Descrição Funcionalidade [Funcionalidade] de um [Sistema] que deverá ter suas [Permissões]

configuradas através do módulo de Gestão de Usuários. Exemplo: Para o Aurus - Gestão de Processos, são exemplos de [Funcionalidades] a criação de um novo fluxo de trabalho, o cancelamento de uma tarefa, o início de um processo, etc. Todas as funcionalidades de um [Sistema] que devam ter [Permissões] configuráveis no módulo de Gestão de Usuários devem estar cadastradas.

Grupo de funcionalidades

Grupo de [Funcionalidades] inter-relacionadas. Permite que a lista de [Funcionalidades] de um [Sistema] possa ser organizada em grupos correlatos, facilitando a localização das mesmas para o usuário.

Grupo de informações

Grupo de [Informações] inter-relacionadas. Permite que a lista de [Informações] de um [Sistema] possa ser organizada em grupos correlatos, facilitando a localização das mesmas para o usuário.

Grupo de usuários Representa um conjunto de [Usuários] que possuem características em comum.

Um [Grupo de usuários] pode ser utilizado para: - Organizar a atribuição de [Permissões], que podem ser atribuídas a grupos ao invés de serem configuradas usuário a usuário; - Refletir a organização real dos Servidores do Estado em grupos, segundo ocorre internamente em suas Unidades Administrativas, possibilitando assim representar a estrutura informal de organização do Estado (estendendo a estrutura formal, representada pelas Unidades Administrativas); - Criar grupos de usuários que assumirão em conjunto a responsabilidade sobre a execução de tarefas durante a execução de processos no Aurus - Gestão de Processos.

Histórico de grupo de usuários

Armazena o histórico de todas as alterações feitas sobre um [Grupo de usuários], desde o momento em que o mesmo foi cadastrado no Aurus: alterações e seus dados cadastrais e nas [Permissões] conferidas aos [Papéis de usuários] que o compõem.

Histórico de usuário

Armazena o histórico de todas as alterações feitas sobre um [Usuário], desde que o mesmo foi cadastrado no Aurus: seus dados cadastrais, suas [Permissões] e sua participação em [Grupos de usuários].

Informação [Informação] contida em um [Sistema] cujas [Permissões] devem ser configuradas através do módulo de Gestão de Usuários. Exemplo: Para o Aurus - Gestão de Processos, são exemplos de [Informações] o nome do autor de um processo, o executor de uma tarefa, a data de conclusão de um processo, etc. Todas as informações de um [Sistema] que devam ter [Permissões] configuráveis no módulo de Gestão de Usuários devem estar cadastradas.

Instituição Representa uma Instituição cadastrada no SINFI.

179

Papel de usuário Define um papel que um [Usuário] pode assumir quando faz parte do [Grupo de usuários]. Por exemplo, em um mesmo grupo de usuários pode haver papéis distintos como "Diretor", "Coordenador", "Colaborador", etc, cada um recebendo [Permissões] específicas.

Participação de usuário em grupo

Especifica o papel que um [Usuário] específico possui dentro de um [Grupo de usuários] do qual participa.

Permissão Representa genericamente uma [Permissão de acesso] ou uma [Permissão de administração de acesso].

Permissão de acesso

Uma [Permissão de acesso] confere a um [Usuário] ou a um [Perfil de usuário] autorização para acessar um determinado recurso de um [Sistema]. Esse recurso pode ser uma [Funcionalidade] (nesse caso, trata-se de uma [Permissão de acesso a funcionalidade]) ou uma [Informação] (tratando-se, nesse caso, de uma [Permissão de acesso a informação]).

Permissão de acesso a funcionalidade

[Permissão de acesso] conferida a um [Usuário] ou a um [Papel de usuário], autorizando-o a acessar determinada [Funcionalidade] de um [Sistema].

Permissão de acesso a informação

[Permissão de acesso] conferida a um [Usuário] ou a um [Papel de usuário], autorizando-o a acessar determinada [Informação] de um [Sistema]. Especifica também que tipo de acesso será permitido (escrita ou somente leitura).

Permissão de administração de acesso

Uma [Permissão de administração de acesso] confere a um [Usuário] ou a um [Papel de usuário] autorização para agir como administrador de [Permissões] para determinada [Funcionalidade] ou [Informação]. [Usuários] que tenham essa permissão de administração podem atribuir ou retirar permissões de outros usuários para essa [Funcionalidade] ou [Informação], dentro das [Unidades administrativas] para as quais a [Permissão de administração de acesso] for válida.

Permissão de administração de acesso a funcionalidade

Representa uma [Permissão de administração de acesso] quando a mesma for referente a uma [Funcionalidade].

Permissão de administração de acesso a informação

Representa uma [Permissão de administração de acesso] quando a mesma for referente a uma [Informação].

Registro de alteração de dados cadastrais de usuário

Registra, para fins de histórico, uma alteração realizada nos dados cadastrais de um [Usuário].

Registro de alteração de dados de grupo de usuário

Registra, para fins de histórico, uma alteração realizada nos dados cadastrais de um [Grupo de usuários]. Contempla também alterações nos [Papéis de usuário] que compõem o grupo.

180

Registro de alteração de participação de usuário em grupo

Registra, para fins de histórico, a inclusão ou retirada do [Usuário] de um [Grupo de usuários], ou a alteração do [Papel do usuário] dentro do grupo.

Registro de alteração de permissão de papel de usuário

Registra, para fins de histórico, a atribuição ou retirada de uma [Permissão] a um [Papel de usuário] que compõe o [Grupo de usuários].

Registro de alteração de permissão de usuário

Registra, para fins de histórico, a atribuição ou retirada de uma [Permissão] de um [Usuário].

Sistema [Sistema] de software cadastrado no módulo de Gestão de Usuários para ter suas [Permissões] configuradas através dele. O cadastro de um [Sistema] aponta todas as [Funcionalidades] e [Informações] para as quais deve haver controle de permissões.



Usuário [Usuário] cadastrado no módulo de Gestão de Usuários. Representa um usuário dos sistemas de informação do Estado. O cadastro do [Usuário] é único para todos os [Sistemas] cujas permissões são gerenciadas pelo Aurus - Gestão de usuários.

Usuário ou grupo Classe que representa genericamente um [Usuário] ou um [Grupo de usuários].

3.5.4 Casos de uso 3.5.4.1 Usuários e grupos

3.5.4.1.1 Caso de uso Cadastrar usuário


Cadastramento de um usuário no Aurus – Gestão de usuários e realização de outros procedimentos referentes ao cadastro de usuários (alteração, ativação, desativação, consultas diversas etc.).

181


Cenário Descrição Criar usuário Inclusão de um novo usuário no Aurus – Gestão de usuários ,

informando-se os seus dados cadastrais e definindo um login e senha que serão utilizados para autenticação.

Alterar dados de usuário Alteração dos dados de um usuário já cadastrado.

Desativar usuário manualmente

Desativação manual de um usuário, mantendo os dados do mesmo cadastrados no Aurus mas suspendendo todas as suas permissões, até que seja novamente ativado. A desativação manual de um usuário tem o mesmo efeito da desativação automática descrita no Caso de uso Desativar usuário automaticamente.

Reativar usuário manualmente

Reativação manual de um usuário que tenha sido desativado. A reativação manual tem o mesmo efeito da reativação pelo próprio usuário, descrita no Cenário Reativar usuário do Caso de uso Desativar usuário automaticamente.

Excluir usuário Exclusão de um usuário do Aurus – Gestão de usuários. A exclusão só pode ser feita caso o usuário nunca tenha sido ativado. Caso contrário, é possível no máximo desativar o usuário, a exclusão nesses casos não é permitida para garantir a integridade dos dados do sistema.

Consultar lista de usuários Consulta à lista de usuários cadastrados, com opção de filtrar por diversos parâmetros (ex: Instituição, Unidade Administrativa, Grupo de usuários, Permissão etc).

Consultar detalhes de usuário

Consulta aos dados detalhados de um usuário. Deve exibir, além dos seus dados cadastrais, as informações de participação do usuário consultado em grupos de usuários, e também as permissões de acesso que o mesmo possui.

Consultar histórico de usuário

Consulta ao histórico de um usuário, exibindo todas as alterações feitas em seus dados cadastrais, em suas permissões e na sua participação em grupos de usuários.

Consultar dados consolidados de usuários

Consulta a dados quantitativos sobre usuários cadastrados no Aurus : número total de usuários, número de usuários por Instituição, etc.


Não aplicável.

3.5.4.1.2 Caso de uso Cadastrar grupo de usuários


Cadastramento de um grupo de usuários no Aurus – Gestão de usuários , definindo também os papéis que o compõem, e realização de outros procedimentos referentes ao cadastro de grupos (alteração, ativação, desativação, consultas diversas etc.).

182


Cenário Descrição Criar grupo de usuários Inclusão de um novo grupo de usuários no Aurus – Gestão de

usuários , definindo os dados cadastrais do grupo e os papéis de usuário que o compõem.

Alterar dados de grupo Alteração dos dados de um grupo de usuários cadastrado (dados cadastrais do grupo e papéis que o compõem).

Ativar grupo Ativação de um grupo, tornando-o válido para que seja utilizado nos diversos contextos do sistema. Torna válidas também todas as permissões vinculadas aos papéis de usuário que compõem o grupo.

Desativar grupo Desativação de um grupo, suspendendo-o para qualquer utilização no sistema até que volte a ser ativado. Suspende também todas as permissões vinculadas aos papéis de usuário que compõem o grupo.

Excluir grupo Exclusão de um grupo de usuários. A exclusão só pode ser feita caso o grupo nunca tenha sido ativado. Caso contrário, é possível no máximo desativar o grupo, a exclusão nesses casos não é permitida para garantir a integridade dos dados do sistema.

Consultar lista de grupos Consulta à lista de grupos de usuários cadastrados, com opção de filtrar por diversos parâmetros (ex: Instituição, Unidade Administrativa, Permissão associada aos papéis que os compõem, etc).

Consultar detalhes de grupo

Consulta aos dados detalhados de um grupo de usuários. Deve exibir, além dos dados cadastrais do grupo, as informações sobre os papéis de usuário que o compõem e os usuários que estejam associados a esses papéis.

Consultar histórico de grupo

Consulta ao histórico de um grupo de usuários, exibindo todas as alterações feitas em seus dados cadastrais e nas permissões conferidas aos papéis de usuário que o compõem.

Consultar dados consolidados de grupos

Consulta a dados quantitativos sobre grupos de usuários cadastrados no Aurus : número total de grupos, número de grupos por instituição, número de usuários por grupo (e por papel dentro do grupo), etc.

Associar usuário a grupo Adição de um usuário ao grupo, especificando-se o papel do mesmo dentro do grupo. A adição pode ser de um usuário específico ou de vários usuários simultaneamente (adição em lote).

Alterar papel de usuário no grupo

Alteração do papel de um usuário dentro do grupo.

Desassociar usuário de grupo

Remoção de um usuário do grupo. A remoção pode ser de um usuário específico ou de vários usuários simultaneamente (remoção em lote).


Não aplicável.

183

3.5.4.1.3 Caso de uso Consultar dados de usuários


Consulta, por um sistema externo, de informações referentes a usuários, a grupos de usuários e a permissões de acesso.

É este caso de uso que possibilita aos sistemas externos consultarem as informações cadastradas no Aurus – Gestão de usuários .


Cenário Descrição Consultar permissão de usuário

Consulta sobre uma permissão específica de um usuário. O Sistema externo informa o usuário, a permissão a ser checada e a Unidade Administrativa à qual se aplica, e o Aurus – Gestão de usuários informa como resultado se o usuário informado tem ou não a permissão solicitada válida para aquela Unidade Administrativa. O resultado dessa consulta é obtido através da aplicação da regra Permissões de acesso de um usuário.

Consultar lista de permissões de acesso de usuário

Consulta a todas as permissões de um usuário para as funcionalidades e informações de determinado sistema. O Sistema externo informa o usuário e o sistema para o qual as permissões devem ser obtidas, e o Aurus – Gestão de usuários informa como resultado a lista completa de permissões de acesso do usuário informado para o sistema em questão. O resultado contém também a informação sobre para quais Unidades Administrativas cada permissão daquele usuário é válida. A lista retornada leva em consideração todas as permissões do usuário para funcionalidades e informações do sistema informado, através da aplicação da regra Permissões de acesso de um usuário.

Validar usuário e senha Validação do login e senha de um usuário. O Sistema externo informa o login e a senha a serem validados, e o Aurus – Gestão de usuários informa como resultado se aquele login e senha são ou não válidos.

Consultar lista de usuários Consulta, pelo Sistema externo, à lista de usuários cadastrados no Aurus – Gestão de usuários , com a possibilidade de utilização de filtros por Unidade Administrativa e por grupo de usuários.

Consultar detalhes de usuário

Consulta, pelo Sistema externo, aos dados detalhados de um usuário cadastrado no Aurus – Gestão de usuários. Recebe como entrada o login do usuário e retorna os dados cadastrais do usuário e a lista de grupos de usuário aos quais pertence (especificando o papel do usuário em cada grupo). As informações sobre permissão não fazem parte desta consulta. Elas devem ser obtidas através do Cenário Consultar lista de permissões de acesso de usuário deste caso de uso.

Consultar lista de grupos de usuários

Consulta, pelo Sistema externo, à lista de grupos de usuários cadastrados no Aurus – Gestão de usuários , com a possibilidade de utilização de filtros por Unidade Administrativa.

Consultar detalhes de grupo

Consulta, pelo Sistema externo, aos dados detalhados de um grupo de usuários cadastrado no Aurus – Gestão de usuários . Recebe como entrada o identificador do grupo e retorna os dados cadastrais do grupo e a relação dos papéis que o compõem.

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Não aplicável. 3.5.4.1.4 Caso de uso Desativar usuário automaticamente


Desativação automática de um usuário, quando o mesmo ficar inativo por um período predeterminado. Contempla também a reativação, pelo próprio usuário.


Cenário Descrição Desativar usuário automaticamente

Desativação automática dos usuários que não tenham acessado o Aurus – Gestão de usuários por um período fixado. A desativação é disparada por um Temporizador.

Reativar usuário Reativação de um usuário que tenha sido desativado automaticamente, conforme descrito no cenário anterior. O próprio usuário é quem realiza a sua reativação. Essa reativação pelo próprio usuário só é permitida caso a desativação tenha sido feita automaticamente, por tempo de inatividade. Se a desativação tiver sido feita manualmente pelo Administrador do sistema, a reativação deve ser também feita manualmente pelo administrador (Cenário Reativar usuário manualmente do Caso de uso Cadastrar usuário), e não através deste caso de uso.


Não aplicável. 3.5.4.1.5 Caso de uso Alterar senha


Alteração da senha de um usuário, seja pelo próprio usuário, seja pelo administrador do sistema.



Alterar própria senha Alteração da senha de um usuário, pelo próprio usuário, quando o mesmo solicita alteração.

Gerar nova senha para terceiro

Geração de uma nova senha por um usuário, solicitada por um Administrador do sistema. O administrador informa o usuário para o qual a senha deverá ser gerada, e o Aurus – Gestão de usuários gera a nova senha e envia ao usuário, por e-mail.


Não aplicável.

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3.5.4.2 Sistemas

3.5.4.2.1 Caso de uso Cadastrar sistema


Cadastramento de um sistema que terá suas permissões gerenciadas pelo Aurus – Gestão de usuários , definindo também as funcionalidades e as informações que serão submetidas ao controle de permissões. Contempla também outros procedimentos referentes ao cadastro de sistemas (alteração, exclusão, consultas diversas etc.).


Cenário Descrição Criar sistema Inclusão de um novo sistema no cadastro de sistemas do Aurus –

Gestão de usuários , informando-se os seus dados de identificação, definindo-se suas funcionalidades e informações, e organizando estas em grupos de funcionalidades e grupos de informações.

Alterar dados de sistema Alteração dos dados de um sistema cadastrado no Aurus – Gestão de usuários . Permite alterar a lista de funcionalidades e de informações que fazem parte do sistema, e a organização das mesmas em grupos de funcionalidades e grupos de informações.

Excluir sistema Exclusão dos dados de um sistema externo.

Consultar lista de sistemas Consulta à lista de sistemas cadastrados no Aurus – Gestão de usuários .

Consultar detalhes de sistema

Consulta aos dados detalhados de um sistema cadastrado, exibindo seus dados de identificação e a relação de funcionalidades e informações que o compõem.


Não aplicável.

3.5.4.3 Permissões

3.5.4.3.1 Caso de uso Gerenciar permissões de acesso


Atribuição de permissões de acesso aos usuários para as funcionalidades e informações dos sistemas, seja associando-as diretamente aos usuários ou através de papéis de usuários.

186


Cenário Descrição Adicionar permissão de acesso para usuário

Adição de uma permissão de acesso a um usuário cadastrado, especificando para quais unidades administrativas a permissão é válida. No caso de permissão de acesso a informação, especifica-se também o tipo de acesso (leitura ou escrita).

Remover permissão de acesso de usuário

Remoção de uma permissão de acesso de um usuário cadastrado. Deve ser possível remover mais de uma permissão simultaneamente, para o mesmo usuário.

Adicionar permissão de acesso para grupo

Adição de uma permissão de acesso a um papel de usuário dentro de um grupo de usuários, especificando para quais unidades administrativas a permissão é válida. No caso de permissão de acesso a informação, especifica-se também o tipo de acesso (leitura ou escrita).

Remover permissão de acesso de grupo

Remoção de uma permissão de acesso de um papel de usuário em um grupo. Deve ser possível remover mais de uma permissão simultaneamente, para o mesmo papel de usuário.

Consultar usuários e papéis com permissão de acesso

Consulta, para uma dada funcionalidade ou informação, à lista completa de usuários e de papéis de usuário que tenham permissão de acesso a ela. Caso a consulta seja referente a uma informação, deve-se permitir filtrar por tipo de permissão (leitura ou escrita).

Adicionar permissões de acesso para conjunto de usuários

Adição simultânea de permissão de acesso a uma funcionalidade ou informação para um conjunto de usuários e/ou papéis de usuários selecionados. A lista de unidades administrativas para as quais a permissão é válida também é informada e aplicada a todos os usuários e/ou papéis que estiverem recebendo a permissão. O objetivo deste cenário é evitar que, quando uma nova funcionalidade ou informação for criada, a permissão de acesso à mesma tenha que ser atribuída usuário a usuário.

Remover permissões de acesso para conjunto de usuários

Remoção simultânea da permissão de acesso a uma funcionalidade ou informação para um conjunto de usuários e/ou papéis de usuários selecionados.


Não aplicável. 3.5.4.3.2 Caso de uso Gerenciar permissões de administração


Atribuição de permissões de administração aos usuários que ficarão responsáveis por configurar as permissões de acesso para determinadas funcionalidades ou informações dos sistemas.

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Cenário Descrição Adicionar permissão de administração para usuário

Adição de uma permissão de administração a um usuário cadastrado, especificando para quais unidades administrativas a permissão é válida.

Remover permissão de administração de usuário

Remoção de uma permissão de administração de um usuário cadastrado. Deve ser possível remover mais de uma permissão simultaneamente, para o mesmo usuário.

Adicionar permissão de administração para grupo

Adição de uma permissão de administração a um papel de usuário dentro de um grupo de usuários, especificando para quais unidades administrativas a permissão é válida.

Remover permissão de administração de grupo

Remoção de uma permissão de administração de um papel de usuário em um grupo. Deve ser possível remover mais de uma permissão simultaneamente, para o mesmo papel de usuário.

Consultar usuários e papéis com permissão de administração

Consulta, para uma dada funcionalidade ou informação, à lista completa de usuários e de papéis de usuário que tenham permissão de acesso a ela. Caso a consulta seja referente a uma informação, deve-se permitir filtrar por tipo de permissão (leitura ou escrita).

Adicionar permissões de administração para conjunto de usuários

Adição simultânea de permissão de administração de uma funcionalidade ou informação para um conjunto de usuários selecionados. O objetivo deste cenário é evitar que, quando uma nova funcionalidade ou informação for criada, a permissão de administração da mesma tenha que ser atribuída usuário a usuário.

Remover permissões de administração para conjunto de usuários

Remoção simultânea da permissão de administração a uma funcionalidade ou informação para um conjunto de usuários selecionados.


Não aplicável.

3.5.5 Regras 3.5.5.1 Permissões de acesso de um usuário

Um usuário tem permissão para acessar uma funcionalidade ou informação, no contexto de uma Unidade Administrativa, se satisfizer a todas as seguintes condições:

• O usuário é um usuário ativo; • O usuário possui permissão de acesso para a funcionalidade ou informação em questão,

e a permissão é válida para a Unidade Administrativa em questão (ou para alguma Unidade Administrativa à qual ela esteja subordinada).

o A permissão de acesso pode estar associada diretamente ao usuário, ou a algum papel de usuário que este assuma em um grupo de usuários.


Não aplicável.

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4 Informações de suporte

4.1 Classes de entidade gerais

4.1.1 Descrição

Esta seção apresenta uma descrição das classes de entidade que são comuns aos módulos que compõem o Aurus , não pertencendo a nenhum deles especificamente.

4.1.2 Diagramas de classes 4.1.2.1 Campo de dado

4.1.2.2 Classes consultadas do SINFI

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4.1.3 Descrição das classes

Classe Descrição Campo de dado

Um [Campo de dado] representa um campo que pode ser definido pelo usuário em um dos módulos do Aurus, para armazenar uma informação relevante para um [Fluxo de trabalho], [Atividade], [Classe], [Tipo de dossiê], [Tipo de documento], etc. Permite que o usuário estenda as informações mantidas no Aurus, criando campos personalizados de forma flexível, definindo para cada um regras como obrigatoriedade, tipo, forma de cálculo (no caso de campos calculados), a natureza do objeto que apresenta esse campo de dados para a qual seu preenchimento é obrigatório, etc. [Campos de dados] podem ser [Campos simples] ou [Tabelas].

Campo simples Um [Campo simples] é um [Campo de dado] que armazena um único dado, do tipo definido. Há diversos tipos possíveis de [Campos simples]. Alguns exemplos são: - Texto; - Data; - Número inteiro; - Número decimal; - Valor monetário; - Valor percentual; - Enumeração; - Referência para um [Documento]; - Referência para uma [Instituição]; - Referência para uma [Unidade administrativa]; - Referência para um [Processo]; - Referência para uma [Tarefa]; - Referência para um [Usuário ou grupo], entre outros. A definição de um [Campo simples] indica também se o mesmo será preenchido pelo usuário ou se será calculado automaticamente pelo Aurus. Nesse último caso, a definição do [Campo simples] contém também a forma de cálculo. Alguns exemplos de formas de cálculo que o Aurus oferece são: - Data corrente; - Hora corrente; - Usuário corrente; - Identificador do [Processo] corrente; - Identificador da [Tarefa] em execução, entre outros.

Instituição Representa uma Instituição cadastrada no SINFI. No contexto do módulo de Gestão de Processos, uma [Instituição] está sendo utilizada com significado semelhante ao do elemento "Lane", da notação BPMN.

Tabela Uma [Tabela] é um [Campo de dado] composto por um ou mais [Campos simples], cada um representando uma coluna da [Tabela]. Uma [Tabela] pode ser indicada como obrigatória, o que significa que no momento em que for solicitado ao usuário o preenchimento da [Tabela], ele deverá inserir pelo menos uma linha na mesma.



requisitos de sistema (aurus)

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