reengineering - 5

Reengineering – 1Reengineering – 1Reengineering – 1Reengineering – 1

Rekayasa Proses BisnisRekayasa Proses Bisnis

(IE.4243)(IE.4243)

Business Process Reengineering

• Business Process Reengineering is the redesign of business processes and the associated systems and organizational structures to achieve a dramatic improvement in business performance.

• BPR is not downsizing, restructuring, reorganization, automation, new technology.


• BPR is the examination and change of five components of the business :– Strategy– Processes– Technology– Organization– Culture


• Michael Hammer : “Fundamental, rethinking, and radical redesign of business processes to bring about dramatic improvements in performance”


• Merupakan filosofi perbaikan/penyempurnaan. BPR bertujuan mencapai perbaikan-perbaikan langkah dalam kinerja dengan cara mendesain ulang proses-proses dimana organisasi beroperasi, memaksimumkan kandungan nilai tambahnya dan meminimumkan kandungan tak bernilai tambah. Pendekatan ini dapat diterapkan untuk level proses individual maupun untuk organisasi secara keseluruhan.


• Alasan untuk membuat perubahan / reengineering :– Performansi finansial memburuk– Penurunan market share– Munculnya peluang pasar baru

Reengineering Project Model

• Planning– Organize– Launch

• Design– Invent New Process

• Deployment– Integrate– Take action– Evaluate

Organize the reengineering project

• Mengukur kesehatan organisasi dan kemampuan organisasi untuk menerima perubahan drastis yang diharapkan dari kesuksesan proyek reengineering.

• Mengidentifikasi proses-proses dalam organisasi dan menentukan core proses yang paling kritis.

• Mengukur efektivitas dan efisiensi proses untuk menentukan prioritas perbaikan.

• Keputusan untuk melakukan improvement berdasarkan tiga faktor (importance, opportunity, and feasibility)

Launch the reengineering

project• Menunjuk ‘full time members’ untuk tim proyek

dan harus memiliki keterampilan dan pengetahuan tentang reengineering dan proses bisnis.

• Mempelajari lingkungan eksternal dan internal yang dapat mempengaruhi kesuksesan proyek.

• Dokumen rencana proyek didefinisikan dengan jelas meliputi boundaries, harapan, ukuran kesuksesan dan perkiraan sumber daya yang diperlukan.

Invent a new process

• Dimulai dengan kertas bersih, hilangkan semua aturan dan definisikan proses yang ideal.

• Kembangkan beberapa alternatif, dan gunakan proses benchmarking untuk menemukan cara/ metode terbaik.

• Uji konsekuensi dengan mengadopsi design radical dan telusuri langkah demi langkah untuk mendapatkan solusi yang paling baik.

Integration• Komunikasikan rencana yang

direkomendasikan kepada seluruh stakeholders dan sponsor.

• Merefleksikan perbaikan proyek reengineering dalam sasaran dan tujuan organisasi.

Action• Uji coba proses baru untuk menemukan dan

menghilangkan masalah-masalah.• Menetapkan prioritas implementasi, tetapkan

jadwal, dan penugasan tanggung jawab. • Kembangkan rencana transisi dan koordinir

pengawakan oleh staf, pelatihan, untuk deployment.

• Memanaje perubahan dan perbaharui dokumentasi.

Evaluation• Monitoring implementasi, perbaiki

masalah-masalah yang terjadi.• Berikan hadiah dan penghargaan

kepada tim yang berkontribusi, lakukan continuous improvement.

Step 1 : Organize the reengineering project

• Analyze the organization’s culture– Melihat kembali budaya organisasi yang

berorientasi proses, target, dan kesiapan untuk menerima perubahan.

– Kesiapan untuk berubah diidentifikasi sebagai hambatan yang paling menentukan kesuksesan proyek reengineering.


• Identify core process– Identifikasi proses bisnis organisasi, tentukan

core proses yang paling kritis (operational and supporting)

– Petakan kerangka subproses yang membentuk core proses.

• Measure Effectiveness and Efficiency– Ukur performansi setiap proses dalam

ukuran efektifitas dan efisiensi.


• Understand The Process– Gambarkan blok diagram untuk

mengidentifikasi core proses, subproses, dan interaksinya.

• Rate Process condition– Tentukan performansi proses organisasi

untuk menentukan gap performansi.– Ukuran setiap gap menunjukkan besarnya

peluang improvement.


• Set Priorities For Improvement– Keputusan untuk melakukan improvement

berdasarkan pertimbangan faktor (importance, opportunity, and feasibility)

– Kondisi performansi proses membantu menentukan peluang.

– Bisnis, sasaran, dan tujuan organisasi membantu untuk menentukan kepentingan improvement.

– Memilih reengineering hanya untuk proses yang menawarkan peluang besar dan kepentingan tinggi.


• Report Findings and Obtain Buy-in– Prepare a written report that

describes the scope and expectations of the reengineering project to gain executive support, sponsorship, and required resources.

Step 2 : Launch the Reengineering

Project• Appoint the reengineering

team– Reengineering typically requires a

dedicated, full time project team– Skills and knowledge in the subject

process and in reengineering– Staff information system


Project• Train the team

– The team should include at least one member with experience in reengineering.

– Consider providing a short training course to members who are not familiar with reengineering, so that the entire team has common understanding, expectations, approach, and language.


Project• Analyze the environment

– Scan the environment to determine potential external threats and opportunities to the oganization’s objective for the performance of the subject process.

– Form of changes in regulations, in the economy, competitors, demographics, markets, and trends in technology.


Project• Determine direction

– Tentukan kekuatan dan kelemahan organisasi.

– Review rencana jangka panjang dan perubahan yang diperlukan.

– Tentukan dan konfirmasi ulang visi, misi, nilai, sasaran, dan tujuan perusahaan.


Project• Draft project charter

– = a project description– Dokumen seharusnya menjelaskan harapan

tim untuk mencapai apa yang diinginkan.– Definisikan lingkup pekerjaan yang

diusulkan, tunjukkan pengaruh yang diberikan proyek terhadap pencapaian tujuan.

– Tim secara periodik akan meng update deskripsi proyek sebagai kemajuan proyek.


Project• Reassess The Organization’s

Readiness For Change– Progress may require dealing with

potential resistance, including moving individuals to other position, providing orientation, training, or specific personal counseling.

Step 3 : Invent a New Process

• Invent an Idealized Design– Approach : Creative thinking– A constrained idealized design : begins with the

assumption that the organization was destroyed last night, is environment is assumed to be untouched

– An unconstrained idealized design removes all shackles of corporate and regulatory requirements

– In reality, the reengineering of processes will face constraints, and the constraints will generally tighten as one progresses down from core processes to sub processes.


• Expand Possibilities– Develop several scenarios that yield various design

options– Use process benchmarking as an exercise to find

still order possibilities– Compare your alternative designs with your

competitors’ best practices– Combine the best of the best into your designs to

develop world-class processes that can deliver the performance promised in the project’s mandate


• Select Best Design– Having identified both constrained and

unconstrained version of an idealized design, find the best solution through three substeps :• Identification of self-imposed constraints• Their removal• Exploration of the consequences of having

done so

Step 4 : Integration• Communicate results

– Communicate recommended plans to all stakeholders and sponsors to ensure acceptance.

– Document the team’s findings in a written report.

• Revise goals and objective– Reflect the improvement anticipated

through the reengineering project in the organizational’s goals and objectives

Step 5 : Action• Pilot the improved process

– Test the new process in a scaled-down version or test critical facets to identify unanticipated problem

– Make appropriate adjustments after evaluating results of the pilot test

• Develop action plans– Establish implementation priorities, set schedules, and

assign responsibilities• Implement plans

– Develop a transition plan and brief all involved parties.– Develop the necessary training or acquire human

resources with required skills

Step 6 : Evaluation• Monitor results

– (monitor implementation, correcting problems as they occur)

• Reward participants– Reward and recognize successful team

contribution

• Identify next steps– Launch continuous improvement to sustain

and extend

Hasil re-engineering• Rank Xerox di Inggris mengurangi waktu

pemrosesan ‘tagihan-tagihan khusus’ dari 112 hari menjadi 24 jam.

• The Baxi Partnership mengurangi waktu tunggu produksi dari 9 minggu menjadi 24 jam.

• Western Provident Association mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memproses klaim asuransi dari 28 hari menjadi 4 hari dan menyelesaikan 90 persen klaim dalam waktu lima hari kerja.

Hasil re-engineering• Di rumah sakit di Inggris, pasien rawat

jalan di klinik neurologi kini memperoleh manfaat dari pengurangan waktu siklus sejak konsultasi pertama sampai diagnosis. Waktu sesungguhnya yang lebih dari 12 minggu telah dikurangi menjadi kurang dari 1 hari.

• Compaq Computers mengurangi biayanya lebih dari 30%.