razvoj i upravljanje projektima financiranim sredstvima europske unije

Razvoj i upravljanje projektima financiranim sredstvima Europske unije

Ovaj projekt financira Europska unija

Ova je publikacija izdana uz pomo Europske unije. Iskljuivu odgovornost za njezin sadraj, koji ne odraava nuno stavove Europske unije, snosi TACSO. Sadraj ovog prirunika smatra se javnim dobrom, pa se kao takav moe slobodno distribuirati. Ukoliko odluite koristiti ovaj materijal, molimo vas da navedete TACSO kao izvor informacija, kao i web-stranicu s koje je materijal preuzet. U sluaju da reproducirate tekst prirunika, molimo vas da navedete autore teksta i njihove organizacije.

Projekt TACSO implementira konzorcij partnera na elu sa SIPU International. Konzorcij se sastoji od sljedeih organizacija:

The Swedish Institute for Public Administration - SIPU International www.sipuinternational.se

Centar za promociju civilnog drutvawww.civilnodrustvo.ba

Human Resource Development Foundation www.ikgv.org

Foundation in Support of Local Democracy www.frdl.org.pl

Partners Foundation for Local Development www.fpdl.ro

Izdava: Tehnika pomo organizacijama civilnog drutva - TACSO Regionalni ured Potoklinica 16, Sarajevo, Bosna i Hercegovina www.tacso.org

Za izdavaa: Emina Abrahamsdotter Regionalna koordinatorica za obuku

Autori: Simon Forrester, Irem Sunar (Euroasia Social Change Collective)

Prijevod: Natalija Gojkovi

Lektura: Vera Vujovi

Dizajn: ejla Dizdarevi, digITarija

Datum: 2011.

Zahvala Duboko smo zahvalni svim organizacijama civilnog drutva zapadnog Balkana i Turske, koje su podijelile svoje znanje i iskustvo s nama te time dale svoj doprinos bogatstvu ovog prirunika.

Akademija za obuku i tehniku pomo (Academy for Training & Technical Assistance - ATTA) Kosovo www.atta-ks.org, [email protected]+37744155323

Albansko-britanska komora za gospodarstvo i industriju u Albaniji (ABCCI) Albanijawww.abcci.com, [email protected] +35542341020

Albanski helsinki odbor (Albanian Helsinki Committee - AHC) Albanijawww.ahc.org.al, [email protected]+ 35542233671

Udruga za unapreenje informiranosti kupaca (Association for Improving Consumer Awareness - TUBIDER) Turskawww.tubider.com, [email protected]+90216449262629

Plavi svijet Institut za istraivanje i zatitu mora Hrvatskawww.blue-world.org, [email protected]+38551604666

Gradsko vijee grada Bursa (Bursa City Council)Turskabursakentkonseyi.org, [email protected], [email protected] +90 224 270 82 70-71

Canakkale Udruga za znanstvene, umjetnike i kulturne aktivnosti (anakkale Bilim, Sanat ve Kltr Etkinlikleri Dernei) Turskacabisak.blogspot.com/2007/06/abisak-anakkale-bilim-sanat-ve-kltr.html, [email protected]+905358899425

Catholic Relief Services/Network for Building Peace Bosna i Hercegovinawww.mreza-mira.net, [email protected], [email protected] +38733617573

Centar za politike i zagovaranje (Center for Policy and Advocacy)Kosovo www.qpa-kosova.org, [email protected]+37738226530

Centar za zatitu rtava i spreavanje trgovine ljudima Kosovo www.pvptcenter.net, [email protected]+37738609140

Centar za ruralni razvoj Srbijawww.ruralcentar.org.rs, [email protected]+38123082715

Program za graanska prava (Civil Rights Program - Kosovo - CRP/K) Kosovo www.crpkosovo.org, [email protected]+38138243610/611

Centar za razvoj civilnog drutva, Korca (CSDC KORCA) [email protected]+35582244183

Koalicija Svi za pravedna suenja (Coalition All for Fair Trials)Makedonijawww.all4fairtrials.org.mk, [email protected]+38923215263

Durmish Aslano Kosovo [email protected] +37744301561

Udruga za okoli Avalon (Environmental Association Avalon)Srbijawww.avalon.org.rs, [email protected]+381638347095

HANDICAP KOSOVAKosovo [email protected]+37744249822

Hendikepirane i osobe s invaliditetom Kosova (Handicapped and Disabled People of Kosova)Kosovowww.hdpk.info, [email protected]+37744377377

Kosovska inicijativa za stabilnost (Inciativa Kosovare pr Stabilitet/Kosovar Stability Initiative IKS)Kosovo www.iksweb.org, [email protected]+ 38138222321

INFORMO Hrvatskawww.informo.hr, [email protected] +38552512318

Kosovska zaklada za civilno drutvo (Kosovar Civil Society Foundation - KCSF) Kosovo www.kcsfoundation.org, [email protected]+38138248636

Kosovski rehabilitacijski centar za rtve muenja (Kosova Rehabilitation Centre for Torture Victims)Kosovo www.krct.org, [email protected] +38138243707

KYDD eme Kosovo [email protected] +37744367147

Medica Kosova Kosovo [email protected] +381390321139

Mozaik Zaklada za drutveni razvoj (Mozaik Community Development Foundation)Bosna i Hercegovinawww.mozaik.ba, [email protected]+38733265290

Nacionalni centar izviaa Kosova (National Scout Center of Kosova)Kosovowww.qnvk.org,[email protected]+3864969668

NGO Zana Klina Kosovowww.ngo-zana.org, [email protected], [email protected]+381(0) 39 470 249

Organizacija za graanske inicijative OGIHrvatskawww.ogi.hr, [email protected]+38522888606

Resursni centar za razvoj ALFA (Resource Centre for Development ALFA)Srbijawww.rcalfa.org, [email protected]+38121467912

Zaklada Tabita (Tabita Foundation)Albanijawww.tabita-al.org, [email protected]+35582253884

Zaklada za trei sektor Turske (Third Sector Foundation of Turkey - TUSEV)Turskawww.tusev.org.tr, [email protected]+902122438307

Udruga Suncokret - Pula Hrvatskawww.suncokret.hr, [email protected]+38552505344

Ja, ena (Une, Gruaja/Me, the woman) Albanijawww.unegruaja.org, [email protected]+35583222140

Razvoj i upravljanje projektima financiranim

sredstvima Europske unije

Predgovor 12 Pregled sredstava EU-a namijenjenih OCD-ima 14Uvod 15 Razumijevanje pomoi EU-a za vau zemlju 21 Razvoj i upravljanje projektima financiranim sredstvima EU-a 36Identificiranje prilika za financiranje vae organizacije 37Razvijanje uspjenih projektnih partnerstava 46Priprema uspjenih projektnih prijedloga 53 Kako proi evaluaciju - smjernice upuene osobe 64 Upravljanje Ugovorom o dodjeli bespovratnih sredstava EU-a 71Praenje sukladnosti i izvjetavanje o sredstvima EU-a 76 Alati za razvoj i menadment projekata financiranih sredstvima EU-a 80Kako se sluiti alatima 81 Alatni okvir 83 Pojmovnik kljunih izraza 116 Reference i dodatna literatura 119

SADRAJ

Predgovor

13

Predgovor

AktivnostimA u osam zemalja zapadnog Balkana i Turskoj, Tehnika pomo organizacijama civilnog drutva TACSO podrava i stvara mogunosti za razvoj snanog i utjecajnog

sektora civilnog drutva. Ta se investicija u civilno drutvo temelji na naem uvjerenju

da politiki, gospodarski i drutveni procesi pribliavanja Europskoj uniji zahtijevaju

angairano i funkcionalno civilno drutvo kao vanu pretpostavku demokratskog razvoja.

Razvoj kapaciteta organizacija civilnog drutva predstavlja vanu komponentu projekta

TACSO, gdje je osnovni cilj poveanje kapaciteta organizacija civilnog drutva u nekoliko

kljunih podruja, pruanjem novih saznanja o suvremenim metodologijama i tehnikama,

kao i prilika za razmjenu iskustava i saznanja iz prakse.

Tijekom proljea 2010. godine TACSO je implementirao pet regionalnih programa obuke

ija su ciljana publika bile iskusne organizacije civilnog drutva i njihovi predstavnici.

Nastavno na uspjean dovretak ovih programa obuke, te s ciljem daljnjeg jaanja kapaciteta

organizacija civilnog drutva, TACSO se odluio pripremiti sljedeih pet prirunika:

Prikupljanje sredstava i pristup fondovima Europske unije;

Menadment za organizacije civilnog drutva Praktini alati za analizu organizacijskog razvoja;

Razvoj i upravljanje projektima financiranim sredstvima EU-a;

Zagovaranje i lobiranje u svrhu drutvenih promjena;

Sudjelovanje graana i graanki u procesima donoenja odluka.

Cilj ovog prirunika o Razvoju i menadmentu projekata financiranih sredstvima EU-a je

poveati kapacitete organizacija civilnog drutva za povlaenje sredstava EU-a i upravljanje

projektima financiranim sredstvima EU-a.

Iskreno se nadamo da e vam ovaj prirunik koristiti u daljem radu.

Palle Westergaard Voditelj tima

Pregled sredstava EU-a namijenjenih OCD-ima


15


Uvod

Dobrodoli!Europska unija zasniva se na naelima slobode, demokracije, potivanja ljudskih prava i osnovnih sloboda, te na vladavini prava. Jedna je od temeljnih sloboda i pravo graana na stvaranje udruenja koja slijede zajedniku svrhu i koja potuju navedena naela. Graani takoer imaju pravo na aktivno sudjelovanje u drutvu te na ukljuivanje u politike stranke i sindikate. Organizacije civilnog drutva (OCD) stoga predstavljaju znaajan kanal za investicije EU-a. Meutim, razumjeti kako se donose investicijske odluke unutar institucija EU-a i kako se uspjeno natjecati za sredstva EU-a moe predstavljati veliki izazov za OCD-e. Doista, za mnoge OCD-e taj se izazov ini nerazrjeivom tajnom, pa za organizacije s podruja zapadnog Balkana i Turske, iako se geografski i u smislu predstojeih procesa pristupanja nalaze blizu EU-a, europski procesi financiranja mogu izgledati misteriozno i katkada ih frustrirati.

Ovaj smo prirunik pripremili kako bismo objasnili i pribliili te procese. Njemu i pripadnoj cjelini njegovih alata cilj je pomoi OCD-ima s podruja zapadnog Balkana i Turske u razumijevanju procesa pristupanja Europskoj uniji i uspjenom upravljanju sredstvima EU-a. Ovo nije sveobuhvatan vodi za EU-fondove, niti jamstvo uspjeha kod pripremanja prijave za sredstva EU-a. Njegova je svrha pokazati OCD-ima kako postati uinkovitiji i uspjeniji u povlaenju sredstava EU-a i upravljanju njima.

Prirunik se sastoji od tri dijela: prvo, ovog uvoda koji objanjava prirodu fondova EU-a i prilike karakteristine za ovu regiju; drugo, dijela koji opisuje kako OCD-i mogu uspjeno proi cijeli put od samog poetka procesa, identificiranjem prilika za povlaenje sredstava, do samo kraja procesa i izvjetavanja o utroenim sredstvima; i tree, kratkog dijela koji objanjava kako koristiti pripadne alate, te na kraju rjenika pojmovnika i referenca.

Prirunik i Alatni okvir oblikovani su na nain da se mogu koristiti bilo kao vodii kod samostalnog uenja ili u kontekstu formalne obuke. U tom smislu, koritenje ove publikacije trebalo bi biti lako za svakog tko radi ili volontira u nekoj od OCD-a. Postoji mnotvo referenca i primjera iz stvarnih iskustava OCD-a iz regije te detaljnih informacija o tome gdje nai vie podataka, pa se nadamo da e svi nai itatelji biti potaknuti i imati pouzdanja da nastave odavde kako smatraju da je najprikladnije i kako najbolje odgovara planovima njihovih organizacija.

16


Europski fondovi i organizacije civilnog drutva na zapadnom Balkanu i u Turskoj

Organizacije civilnog drutva sa zapadnog Balkana i iz Turske mogu pristupiti europskim fondovima na tri razliita naina. Prvi nain, ujedno i najvei u smislu koliine sredstava raspoloivih za financiranje, jest kroz programe pretpristupnih fondova (Instrument for Pre-Accession IPA). Drugi nain je preko programa zajednice u kojima navedene drave sudjeluju, a tree podruje mogunosti nalazi se u tematskim programima kojima se upravlja kroz EuropeAid. Detaljne informacije o ova tri mehanizma nai ete u poglavlju Razliiti instrumenti financiranja.

to se tie regije u cijelosti, svi ovi mehanizmi imaju neke zajednike elemente. To se osobito odnosi na financiranje kroz IPA i predstavlja glavni razlog zato su ovaj prirunik i Alatni okvir posebno oblikovani za OCD-e zapadnog Balkana i Turske. Unutar ove regije nalazi se osam drava koje su, na ovaj ili onaj nain, na formalnom putu prema lanstvu u EU-u. Neke od njih EU prepoznaje kao slubene kandidatkinje, dok se neke smatraju potencijalnim dravama kandidatkinjma. Te su drave: Albanija, Bosna i Hercegovina, Hrvatska, Kosovo, Makedonija, Crna Gora, Srbija i Turska.

17


Osim zajednikih regionalnih elemenata, OCD-i u svakoj od ovih osam drava mogu pronai razliite mogunosti financiranja usmjerene specifino na tu dravu, i kroz IPA i kroz neke druge programe zajednice. Glavni tematski programi EuropeAida aktivni u regiji a to su Instrument za drave u europskom susjedstvu i partnerstvo (European Neighbourhood and Partnership Instrument - ENPI) i Europski instrument za demokraciju i ljudska prava (European Instrument for Democracy and Human Rights EIDHR) takoer posjeduju neke specifine karakteristike za pojedine drave implementacije.

Neovisno o tome na koji se nain proces financiranja odvija, svim investicijama EU-a u drave izvan EU-a mora se upravljati u skladu s posebnim uputama, koje se nazivaju PRAG Practical Guide to Contract Procedures for EU External Actions1 - odnosno, Praktini vodi kroz procedure ugovaranja pomoi Europske zajednice treim zemljama (PRAG). Od kljune je vanosti da OCD-i razumiju osnovna naela na kojima se ove upute temelje i znaju kako ih koristiti kao izvor referenca. Za bolje razumijevanje uputa i metoda koje EU koristi kod isplate i administriranja sredstava, pogledajte ulomak Kljuni koncepti i kako EU upravlja financijskom pomoi. Potrebno je da OCD-i shvate koncept bespovratnih sredstava (granta) i kako uspjeno popuniti obrazac za prijavu za bespovratna sredstva, a kako bi ih mogli implementirati, OCD moraju biti u stanju isplanirati i primijeniti projektno-orijentirane radove.

Iako je PRAG univerzalna grupa uputa, tri glavna mehanizma putem kojih OCD iz ovih osam drava regije mogu povui sredstva se na vie naina razlikuju u odnosu na institucionalne upravljake postavke. IPA-sredstvima namijenjenim OCD-ima u veini drava kandidatkinja upravljaju javne institucije samih drava, dok kod drava koje su potencijalne kandidatkinje IPA-sredstvima najee upravlja sama EU, kroz urede Delegacije EU-a u tim dravama. Sredstvima Programa zajednice i programa EuropeAid uglavnom se upravlja preko akreditirane nacionalne agencije ili izravno preko odgovarajue ope uprave u Bruxellesu. Za tumaenja razliitih postavki u svakoj od osam zemalja, zaponite ulomkom Sredstva EU-a u vaoj zemlji, koji se nalazi u nastavku.

1 Najnovija verzija PRAG-a datira iz studenog 2010. godine

18


Kljuni izazovi za OCD-eU ulomku dobrodolice objasnili smo kako je svrha ovog prirunika pomoi OCD-ima u demistifikaciji procesa menadmenta i povlaenja sredstava EU-a. Taj proces razumijevanja i demistifikacije uvelike e ovisi o tome posjeduje li OCD odreen skupinu vjetina, kako navodi Ivana Koprivica, direktorica OCD-a iz Srbije i iskusna OCD-trenerica:

Formalni zahtjevi (Europske unije) su veliki, a procedure su zahtjevne. No, to je vjetina kao i svaka druga. Prvi put je teko, ali kada shvatite logiku i sustav pisanja projektnih prijedloga, svaki e sljedei put biti lake. Nuno je takoer uvidjeti da e vam za pripremu projektnog prijedloga visoke kvalitete, koji je dobro utemeljen na istraivanju, biti potrebno barem dva mjeseca, a ako ste poetnik i est mjeseci.

U okviru ovog prirunika utvrdili smo est kljunih izazova s kojima se OCD-i suoavaju, te smo u skladu s time postavili naine kojima je mogue ojaati vjetine i poveati znanje kako bismo na najbolji nain na njih odgovorili. Ti su izazovi sljedei:

Identificirati mogunosti financiranja kroz sredstva EU-a koje odgovaraju veliini, statusu i misiji organizacije, i koje je mogue na vrijeme identificirati. Na alost, mnogi su OCD-i slabo informirani o mogunostima financiranja, pa stoga ili potpuno propuste takve prilike, jer su uglavnom vremenski definirane, ili pripreme prijave koje EU iz nekog razloga ocijeni kao neprihvatljive. Takoer je uobiajeno da OCD-i saznaju za mogunost financiranja u kasnoj fazi, pa stoga ne budu dobro pripremljeni za pisanje prijave ili podnesu prijave za sredstva koje upuuju na ciljeve izvan njihove osnovne misije.

Razvijanje uinkovitih partnerstva za rad na projektima. Uvjet da projektne prijave OCD-a budu u partnerstvu s barem jo jednim OCD-om postaje sve vaniji kvalifikacijski kriterij za mogunosti financiranja sredstvima EU-a. Taj kriterij esto ukljuuje uvjet da je partnerski OCD iz drave lanice EU-a ili drave kandidatkinje za lanstvo u EU-u ili neke druge specifine geografske lokacije. OCD-ima je stvaranje partnerstva s drugim organizacijama radi zajednike implementacije projekata problematino, osobito ako se partnerska organizacija nalazi u drugoj dravi. OCD-i imaju potekoa u identifikaciji prikladnih partnera i esto formiraju loe pripremljena partnerstva s niskom razinom uzajamnog razumijevanja.

Pripremiti projektne prijedloge koji su posjeduju snagu i kredibilitet, i koji su dobro prezentirani, predstavlja univerzalni izazov za OCD-ove, osobito za manje organizacije i za organizacije koje nisu navikle na rad temeljen na projektima. Veina sredstava EU-a namijenjenih OCD-ima dostupna je u obliku bespovratnih sredstava za podrku projektima, pa je stoga kljuno za OCD-e da znaju pripremiti pouzdanu analizu problema i formulirati dizajn projekta koristei logiku matricu. Bez tih vjetina OCD-i ne mogu prezentirati svoje projektne prijedloge u formatu koji odgovara zahtjevima EU-a.


19

Biti konkurentne, jer su sredstva koja EU stavlja na raspolaganje OCD-ima ograniena i uglavnom dostupna kroz natjeaje. To znai da se sredstva dodjeljuju samo onim OCD-ima ije prijave ispunjavaju sve potrebne kriterije i za koje se objektivno procijeni da su najkvalitetnije. Stoga, na alost, mnogi OCD-i ne uspijevaju u povlaenju sredstava jer ili ne ispunjavaju objavljene kriterije ili predaju projektne prijedloge loe kvalitete. Kako bi rijeili taj problem, OCD-i trebaju nauiti kako svoje prijave za sredstva uiniti to konkurentnijima, a bolje razumijevanje procesa evaluacije projektnih prijava od strane EU-a je jedan od naina da se to postigne.

Uinkovito upravljanje projektima i posjedovanje kapaciteta za odgovarajue upravljanje ugovorima za bespovratna sredstva EU-a predstavljaju dodatnu skupinu vjetina koje OCD-i trebaju imati. OCD-i esto zapoljavaju osoblje od projekta do projekta i stoga najee nemaju dovoljno institucionalne memorije, koja je neophodna da bi znale kako upravljati projektima financiranim sredstvima EU-a u skladu s EU-procedurama i meunarodno priznatim dobrim praksama. Greke u upravljanju projektom mogu za OCD-e biti vrlo skupe, a manje organizacije mogu iznimno destabilizirati.

Izvjetavanje o koritenju sredstava EU-a, osiguravajui sukladnost s procedurama EU-a, predstavlja dio dobrog upravljanja projektom, kako je ranije objanjeno. Meutim, ovdje se naglaava kao zasebni izazov jer mnogi OCD-i nemaju kapacitete nune da bi osigurali kvalitetan financijski menadment i izvjetavanje koje EU oekuje, pa im taj teret stoga postaje preteak. No ako se slijede zdravorazumski i jednostavni savjeti o financijskom menadmentu, iskustvo izvjetavanja o sredstvima EU-a moe znaajno ojaati dugorone kapacitete OCD-a za transparentnost i odgovornost.


TACSO-ov regionalni trening Razvoj i menadment projekata EU-a, Turska, 2010.

20


Kako ovaj prirunik i Alatni okvir mogu pomoi

Prirunik i pripadni Alatni okvir oblikovani su kako bi pomogli raznim tipovima OCD-a koji djeluju na podruju osam drava zapadnog Balkana i Turske u uinkovitijem povlaenju i upravljanju sredstvima EU-a. Pomo se prua na razliite naine:

Pruanjem informacija i savjeta koji e ojaati znanje i razumijevanje o tome kako EU donosi odluke o financiranju upamtite da se programi i prioriteti koji usmjeravaju odluke EU-a o financiranju mogu mijenjati od godine do godine, tako da je od kljune vanosti da OCD-i znaju kako pronai najnovije informacije o mogunostima financiranja te da takve pretrage redovno poduzimaju.

Pokazujui kako unaprijediti vjetine razvoja projektnih prijedloga i partnerstva, te pripreme visoko kvalitetnih prijava za financiranje, i pruajui savjete koji pomau u izgradnji vjetina potrebnih za financijsko upravljanje i izvjetavanje o sredstvima EU-a.

Demonstrirajui cijeli raspon alata koji se mogu koristiti kod raznih aktivnosti uenja za menadere i osoblje OCD-a, lokalne trenere i konzultante koji su zainteresirani za izgradnju kapaciteta za povlaenje sredstava EU-a i upravljanje njima.

Pruajui pristup smjernicama i predlocima vezanim uz prijave za bespovratna sredstva EU-a te poveznicama za vie informacija o fondovima EU-a za OCD-e s podruja zapadnog Balkana i Turske.

Rasprava tijekom okruglog stola Mediji i OCD-i Izazovi i prilike u Srbiji, 2010.

21

Razumijevanje pomoi eu-a za vau zemlju

Kljuni koncepti i kako EU provodi menadment pomoi

EU distribuira svoje eksterno financiranje na razne naine: kroz specifine projekte, koristei sektorski pristup ili budetskom potporom vladama drave-primateljice. Projektni pristup se osobito koristi za potporu inicijativama izvan javnog sektora, kao to su civilno drutvo i privatni sektor. Stoga je kljuno za OCD-e da shvate koncept projekta te da posjeduju kapacitete potrebne za dizajn i implementaciju projekata (vidi ulomak Priprema uspjenih projektnih prijedloga).

Postoje razliite definicije projekta, no definicija koju EU upotrebljava u vlastitim Smjernicama za upravljanje projektnim ciklusom predstavlja korisno ishodite:

Definicija projekta glasi: Niz aktivnosti iji je cilj postii jasno specificirane ciljeve unutar definiranog vremenskog razdoblja i definiranog prorauna. Projekt takoer treba imati:

Jasno utvrene dionike, ukljuujui primarnu ciljnu skupinu i krajnje korisnike;

Jasan dogovor glede koordinacije, upravljanja i financiranja;

Sustav za praenje i evaluaciju koji podrava upravljanje radnim uincima; i

Odgovarajuu razinu financijske i ekonomske analize, koja naznauje da e koristi od projekta premaiti njegov troak.

Razvojni projekti predstavljaju metodu za jasno definiranje i upravljanje investicijama i procesima promjene. Mogu znaajno varirati glede ciljeva, raspona i veliine. Manji projekti mogu ukljuivati skromne financijske resurse i trajati svega nekoliko mjeseci, dok veliki projekti mogu ukljuivati mnogo milijuna eura i trajati vie godina.


22

Razvoj i upravljanje projektima financiranim sredstvima Europske unije Pregled sredstava EU-a namijenjenih OCD-ima

Smjernice EU-a za upravljanje projektnim ciklusom

Godine1992. Europska komisija usvojila je Upravljanje projektnim ciklusom (Project Cycle

Management PCM) kao primarnu grupu alata za oblikovanje i upravljanje projektima

(temeljenu na logikoj matrici), a prvi prirunik PCM-a izdan je 1993. Prirunik je auriran i

najnovija verzija na engleskom jeziku (iz 2004. godine) moe se preuzeti preko multimedijske

knjinice na web-stranicama EuropeAida (http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia/

publications/publications/manuals-tools/t101_en.htm).

Smjernice PCM-a bile su pripremljene prvenstveno za slubenike EU-a, no mogu ih kao pomo

koristiti i partneri EU-a, ukljuujui OCD-e. Smjernice obuhvaaju EU-politiku asistencije, uvod

u koncept projektnog pristupa, pregled operativnih smjernica i, moda najvanije, dio s alatima

koji ukljuuje postupke kako razviti i implementirati projekte.

EU koristi dva osnovna pristupa da bi kanalizirala financije za potporu u implementaciji projekata: bespovratna sredstva i ugovore javne nabave. Ta je dva pristupa mogue jednostavno razlikovati na sljedei nain:

u sluaju bespovratnih sredstava, EU daje svoj doprinos ili projektu koji provodi eksterna organizacija ili direktno organizaciji, zato to njene aktivnosti doprinose ciljevima politike EU-a;

u sluaju javnog ugovora, ugovorno tijelo (ugovorno tijelo EU-a ili tijelo akreditirano od EU-a) prima proizvod ili uslugu koja mu treba i koju EU plaa.

Za OCD-e s podruja zapadnog Balkana i Turske mehanizam pruanja bespovratnih sredstava je definitivno najznaajniji za povlaenje i upravljanje sredstvima EU-a. No neki OCD-i mogu takoer biti u poziciji da se natjeu za pruanje proizvoda ili usluga temeljem javnih ugovora. U tom je smislu bitno ove koncepte detaljnije razjasniti.

Bespovratna sredstva predstavljaju direktan doprinos iz EU-prorauna ili iz Europskog razvojnog fonda. Dodjeljuju se treim osobama, kao to su OCD-i, za implementaciju projekata ili aktivnosti koji su vezani uz politike EU-a i programe vanjske pomoi EU-a. Bespovratna sredstva EU-a imaju neke osobitosti:

Predstavljaju oblik komplementarnog financiranja. EU obino ne financira projekte do 100 posto, ve oekuje da i druga strana pokrije dio trokova;

Omoguuju financijsko poravnanje navedenih aktivnosti, a za njihove korisnike sredstava ne smiju proizvesti dobit;

23


Ne mogu se dodjeljivati retroaktivno za aktivnosti koje su ve dovrene;

Osim toga, za istu aktivnost moe se dodijeliti samo jedna potpora.Bespovratna sredstva se ne dodjeljuju od sluaja do sluaja, ve podlijeu godinjem ili viegodinjem programiranju od strane EU-a i partnera, gdje se mogunosti financiranja objavljuju kroz pozive za prijavu prijedloga.

Pozivi za prijavu prijedloga pozivaju kandidate da unutar odreenog roka prijave prijedlog za aktivnosti koje odgovaraju planiranim ciljevima i ispunjavaju traene uvjete. Ti se pozivi za prijavu prijedloga objavljuju kroz cijeli niz medija na razliitim lokacijama (to se detaljno objanjeno u dijelu A, Identificiranje mogunosti za financiranje vae organizacije).

Sve se prijave za bespovratna sredstva pregledavaju i evaluiraju temeljem kriterija koji su bili jasno najavljeni u pozivu za prijavu prijedloga, osiguravajui jednakost postupka. Kandidate se pojedinano obavjetava o konanoj odluci glede njihovih prijedloga.

Bespovratna se sredstva temelje na nadoknadi prihvatljivih trokova. Drugim rijeima, trokova koje je primatelj sredstava imao, a koji se smatraju neophodnim za provoenje relevantnih aktivnosti. Stoga, naravno, svaki OCD koji prima bespovratna sredstva od EU-a mora biti u stanju odravati odgovarajuu financijsku dokumentaciju koja na zadovoljavajui nain demonstrira da su trokovi bili za dogovorene stavke, slijedom dogovorene procedure. Bespovratna sredstva podlijeu pisanom ugovoru koji obje strane potpisuju te, u naelu, zahtijevaju sufinanciranje od strane korisnika bespovratnih sredstava. S obzirom da bespovratna sredstva pokrivaju raznolika podruja aktivnosti, postoje specifini uvjeti koje je potrebno ispuniti, a koji mogu varirati od jednog podruja aktivnosti do drugog.

24


Javni ugovori za OCD-e naelno predstavljaju manje znaajan kanal povlaenja EU sredstava, ali u regiji su sve prisutniji specijalizirani OCD-i koji se u partnerstvu s privatnim sektorom bave pruanjem proizvoda i usluga. Procedure nabave se pokreu kada ugovorno tijelo EU-a eli kupiti usluge, robu ili radove u zamjenu za naknadu. Nabavna procedura vodi sklapanju javnog ugovora. Procedurama nabave upravljaju specifina pravila koja se razlikuju ovisno o prirodi ugovora (usluge, roba, radovi) i o visini vrijednosti nabave.

Praktini vodi kroz procedure ugovaranja pomoi Europske zajednice treim zemljama (Practical Guide to Contract Procedures for EC External Actions) ili PRAG kako ga se uobiajeno naziva sadri detaljne procedure za upravljanje kako bespovratnim sredstvimaEU-a tako i javnim ugovorima za OCD-e i ostale s podruja Zapadnog Balkana i Turske (i drugdje izvan podruja EU-a). Za OCD-e nije neophodno temeljito poznavanje PRAG-a, no da bi odgovarajue upravljali sredstvima EU-a (bilo da je rije o bespovratnim sredstvima ili javnom ugovoru) moraju moi pristupiti i razumjeti odreene dijelove PRAG-a. (vidi Upravljanje ugovorom o bespovratnim sredstvima EU-a i Praenje sukladnosti i izvjetavanje o sredstvima EU-a)

U smislu institucionalnih postavki za upravljanje bespovratnim sredstvima EU-a i javnim ugovorima, EU preferira sljedea tri pristupa:

Centralizirana implementacija: Europska komisija ili njezina delegacija direktno implementiraju programe i odgovorni su za dodjelu bespovratnih sredstava i javnih ugovora;

Decentralizirana implementacija: javna uprava u dravi primateljici implementira programe temeljem financijskog sporazuma sklopljenog s Europskom komisijom. Uprava te drave je odgovorna za dodjelu bespovratnih sredstava i ugovora, ali Europska komisija kontrolira proceduru. Servisi Europske komisije su u redovnom kontaktu s odnosnim implementacijskim partnerima kako bi osigurali da je objava korisnika izvrena u odnosnim dravama;

Upravljanje zajedno s meunarodnim organizacijama i programi kojima upravljaju agencije drava lanica EU-a: Europska komisija daje doprinos projektu koji implementira neka meunarodna organizacija ili agencija drave lanice EU-a, odgovorna za dodjelu bespovratnih sredstava i ugovora o nabavi temeljem svojih vlastitih procedura. Europska komisija provjerava da li se sredstva troe na odgovarajui nain, te je u stalnom kontaktu s odnosnim meunarodnim organizacijama kako bi osigurala da se objava korisnika odvija korektno.

OCD-i iz osam drava s podruja zapadnog Balkana i Turske susreu se s kombinacijama ranije navedenih postavki. U naelu, u zemljama formalno proglaenim kandidatkinjama za lanstvo u EU-u uglavnom postoji decentralizirani sustav, to znai da se sredstva dodjeljuju kroz ugovorna tijela unutar javne uprave dotine zemlje. Dok smo pripremali ovaj prirunik

25

takve postavke su bile na snazi u Hrvatskoj i Turskoj, a Makedonija i Crna Gora su bile na putu prema decentralizaciji, dok su OCD-ima u zemljama koje su potencijalne kandidatkinje sredstva uglavnom dodjeljivale Delegacije EU-a. U sluajevima nekih programa koji su ili tematski i/ili regionalni, sredstva se dodjeljuju kroz centralizirani sustav i obino izravno od Europske komisije.

Kako bi pojednostavnila upravljanje programima pomoi, i osobito, provjeru po kriterijima prihvatljivosti, EU je za centraliziranu implementaciju ustanovila bazu podataka pod nazivom PADOR u koju se svi OCD-i koji su potencijalni primatelji sredstava mogu prijaviti. Bazom podataka PADOR (Potential Applicant Data Online Registration, odnosno Online registracija podataka potencijalnih prijavitelja) upravlja EuropeAid, a ona sadri informacije o organizacijama koje se javljaju na natjeaje za dodjelu bespovratnih sredstava Europske komisije iz podruja vanjske pomoi. Vie informacija o PADOR-u i kako ga koristiti moete nai u ulomku Identificiranje mogunosti za financiranje vae organizacije.

U smislu institucionalnih postavki za upravljanje bespovratnim sredstvima i javnim ugovorima, EU preferira tri razliita pristupa: centraliziranu implementaciju, decentraliziranu implementaciju i zajedniko upravljanje s meunarodnim organizacijama i programima koje vode agencije drava lanica EU-a.


26


Razliiti instrumenti financiranja

OCD-i s podruja zapadnog Balkana i Turske imaju mogunost povlaenja resursa kroz tri razliita mehanizma EU-financiranja. U skladu s time, OCD-i trebaju poznavati prirodu i svrhu svakog od ta tri mehanizma:

Instrument pred-pristupne pomoi (IPA) u nadlenosti Ope uprave Europske komisije za proirenje;

Tematski programi u nadlenosti Ope uprave Europske komisije za suradnju i razvoj;

Programi zajednice u nadlenosti raznih opih uprava Europske komisije.

Ukratko emo pogledati sva tri mehanizma, no uglavnom emo se usredotoiti na IPA-u jer ona nudi najvie mogunosti za OCD-e iz ove regije.

IPA Instrument pred-pristupne pomoiEU prua usmjerenu pred-pristupnu financijsku pomo dravama kandidatkinjama (Hrvatska, Island, Makedonija i Turska) i potencijalnim kandidatkinjama (Albanija, Bosna i Hercegovina, Crna Gora, Kosovo i Srbija). Ta se financijska pomo stavlja na raspolaganje pojedinanim korisnicima i kao vie-korisnika pomo. Svrha joj je pomoi ovim dravama u uvoenju neophodnih politikih, gospodarskih i institucionalnih reformi kako bi se uskladile s EU-standardima.

Reforme koje su nune za lanstvo u EU takoer slue za poboljanje ivota graana u korisnikim dravama. Kljuni cilj pomoi je podrati politike reforme, osobito institucionalnu izgradnju, jaanje vladavine prava, ljudska prava, zatitu manjina i razvoj civilnog drutva.

Prije ulaska u EU, drava mora imati funkcionalnu trinu ekonomiju te mora biti u stanju nositi se s pritiskom konkurencije i trinim silama unutar EU-a. Stoga se prua pomo za podrku ekonomskih reformi koje vode do breg rasta i boljih izgleda za zapoljavanje. Pomo u preuzimanju obaveza vezanih uz lanstvo poboljava kvalitetu ivota i u dravama lanicama EU-a, jer se drave kandidatkinje i potencijalne kandidatkinje usklauju s pravilima EU-a i postepeno usvajaju, npr. pravila glede zatite okolia i borbe protiv kriminala, droge i ilegalne imigracije. Pretpristupna pomo nadalje potie regionalnu suradnju i doprinosi odrivom razvoju i smanjenju siromatva.

Od 2007. i drave kandidatkinje i drave potencijalne kandidatkinje primaju fokusirano EU financiranje i podrku kroz jedan jedinstveni kanal Instrument pretpristupne pomoi ili IPA. Ukupno pretpristupno financiranje za regiju za razdoblje od 2007. do 2013. godine iznosi 11,5 milijardi eura. Ova su sredstva programirana kroz pet komponenti:

Komponenta I - Pomo u tranziciji i jaanje institucija prua financiranje za institucionalnu izgradnju i uz to vezane investicije. Podrava mjere kojim se potie stabilizacija i tranzicija

27

u demokratsko drutvo i trinu ekonomiju. Komponenta I otvorena je svim dravama kandidatkinjama i potencijalnim kandidatkinjama, a njome upravlja Opa uprava za proirenje. Takoer je potrebno napomenuti da se kroz Komponentu I financiraju brojni regionalni i vie-korisniki programi, ukljuujui Program podrke za civilno drutvo (vidi u nastavku).

Komponenta II - Prekogranina suradnja podrava preko-graninu suradnju izmeu drava kandidatkinja i potencijalnih kandidatkinja, te drava lanica EU. Takoer je mogue financirati sudjelovanje u transnacionalnim programima suradnje (u okviru Strukturalnih fondova) i programima Sea Basin (u okviru Instrumenta za europsko susjedstvo i suradnju European Neighbourhood and Partnership Instrument ENPI). Komponenta II otvorena je za sve drave kandidatkinje i potencijalne kandidatkinje, a njome upravljaju Ope uprave za proirenje i za regionalnu politiku.

Komponenta III - Regionalni razvoj financira ulaganja i uz njih vezanu tehniku pomo u podrujima kako to su transport, okoli i gospodarska kohezija. Otvorena je samo za drave kandidatkinje, a njome upravlja Opa uprava za regionalnu politiku.

Komponenta IV - Razvoj ljudskih resursa nastoji ojaati ljudski kapital kroz edukaciju i obuku, te pomoi u borbi protiv ekskluzije. Otvorena je samo za drave kandidatkinje, a njome upravlja Opa uprava za zapoljavanje, socijalne poslove i jednake mogunosti.

Komponenta V - Ruralni razvoj doprinosi odrivom ruralnom razvoju. Prua pomo za restrukturiranje poljoprivrede i njenu prilagodbu standardima EU-a u podrujima zatite okolia, javnog zdravstva, zdravlja ivotinja i biljaka, dobrobiti ivotinja i profesionalne sigurnosti. Otvorena je samo za drave kandidatkinje, a njome upravlja Opa uprava za poljoprivredu i ruralni razvoj.

Sve IPA-komponente nude mogunosti za financiranje OCD-a, jer nacionalno programiranje komponenti esto ukljuuje sheme dodjele bespovratnih sredstava (i uz njih vezane pozive za projektne prijedloge) koje su otvorene OCD-ima. Na primjer, mogue je da u okviru Komponente III postoje sheme dodjele bespovratnih sredstava koje trae projektne prijedloge OCD-a za promociju implementacije EU-politike za okoli, ili u okviru Komponente V sheme dodjele bespovratnih sredstava otvorene OCD-ima za financiranje projekata koji promiu zapoljavanje mladih. No, Komponente III do V mogu koristiti samo drave kandidatkinje, pa stoga gledajui regiju kao cjelinu Komponenta I i, u odreenoj mjeri, Komponenta II pruaju najvie mogunosti za OCD-e. To je djelomino i zbog novog Programa podrke za civilno drutvo, kao to je objanjeno u nastavku.

Znaaj civilnog drutva istaknut je u Priopenju komisije Vijeu i Europskom parlamentu o strategiji i glavnim izazovima proirenja za razdoblje 2007.2008. godine. Kako bi se na potrebe regije to bolje odgovorilo, podrka razvoju i dijalogu civilnog drutva e se koordinirati i pojednostavniti fokusiranjem na tri interventna podruja, koja e sainjavati novi Program podrke za civilno drutvo:


28


Tematski programiSvrha je tematskih instrumenata i programa EU-a pruiti potporu podrujima koja nisu pokrivena nacionalnim programima financiranim drugim instrumentima (kao to je IPA). Stoga, za OCD s podruja zapadnog Balkana i Turske postoje dvije glavne tematske mogunosti financiranja:

Instrument europskog susjedstva i partnerstva (European Neighbourhood and Partnership Instrument ENPI) i

Podrka lokalnim graanskim inicijativama i izgradnja kapaciteta osnaujui ulogu civilnog drutva;

Program Ljudi-ljudima (People 2 People P2P) kojim se podravaju studijski posjeti institucijama i tijelima EU-a radi razmjene iskustava, znanja i dobrih praksi izmeu korisnika, EU-a i organizacija civilnog drutva u dravama lanicama EU-a;

Aktivnosti koje se provode u partnerstvu izmeu organizacija civilnog drutva u dravama korisnicama i u EU-u, a koje vode prijenosu znanja i umreavanju

29

Europski instrument za demokraciju i ljudska prava (European Instrument for Democracy and Human Rights EIDHR).

ENPIOd 2007. godine EU implementira sveobuhvatnu Politiku europskog susjedstva, koju podrava ENPI kao kanal za distribuciju sredstava. U tom smislu, ENPI je zamijenio prethodne instrumente TACIS i MEDA, a u okviru programiranja sredstava esto ima sheme za dodjelu bespovratnih sredstava na koje se OCD-i mogu prijavljivati. Osam drava zapadnog Balkana i Turska nisu direktno pokrivene ENPI-em, meutim, mnotvo poziva za projektne prijedloge ovog programa daju OCD-ima s ovog podruja mogunost da se ukljue kao partneri (pored OCD-a iz drava lanica EU). Stoga je za OCD-e s ovog podruja vano da razumiju ENPI i da prate mogunosti koje im se kroz taj program otvaraju.

Strateki ciljevi programa ENPI-a su:

Podravati demokratsku tranziciju i promicati ljudska prava; Tranzicija prema trinoj ekonomiji; Promocija odrivog razvoja i politika od opeg interesa (protiv terorizma i rastueg

posjedovanja oruja masovnog unitenja, rjeavanje konflikata i vladavina meunarodnog prava).

ENPI ukupno raspolae sa sredstvima u iznosu 11,2 milijarde eura za razdoblje od 2007. do 2013. godine. Ovaj proraun je rasporeen na sljedei nain: 95 posto za nacionalne programe i programe za vie drava-korisnica, te pet posto za programe prekogranine suradnje. Dodjelu sredstava odreuju smjernice, a ovisi o potrebama i apsorpcijskim kapacitetima drava-korisnica, kao i implementaciji dogovorenih reforma.

Lokalno implementirani programi slijede specifini proces programiranja temeljen na:

Viegodinjim programskim dokumentima (za nacionalne, viedravne i prekogranine strategije) i viegodinjim indikativnim programima;

Godinjim akcijskim programima i zajednikim programima za prekograninu suradnju.

EIDHRSredstva EIDHR-a programiraju se na viegodinjoj osnovi i ukljuuju pozive za projektne prijedloge za OCD-e koji ispunjavaju uvjete s podruja zapadnog Balkana i Turske te ostalih zemalja. Raspoloiva sredstva su prilino ograniena (ukupan iznos od oko 100 milijuna eura za razdoblje od 2007.2013. godine) i naelno su vezana uz postizanje opih ciljeva koji su:

Unaprijediti potivanje ljudskih prava i osnovnih sloboda u dravama i regijama gdje su najvie izloeni rizicima;

Ojaati ulogu civilnog drutva u promociji ljudskih prava i demokratskih reformi, podravanju mirenja grupnih interesa i konsolidaciji politike participacije i predstavljanja;


30


Podravati aktivnosti u podrujima pokrivenim smjernicama EU-a: dijalog o ljudskim pravima, branitelji ljudskih prava, smrtna kazna, muenje, djeca i oruani sukobi i nasilje nad enama;

Podrati i ojaati meunarodni i regionalni okvir za zatitu ljudskih prava, pravinost, vladavinu prava i promociju demokracije;

Graditi povjerenje u demokratske izborne procese te unapreivati njihovu pouzdanost i transparentnost, osobito praenjem izbornih procesa.

Strateki dokument EIDHR 2011-2013 implementirat e se kroz dva globalna poziva za projektne prijedloge svake godine, te oko 90 lokalnih poziva za projektne prijedloge koje e delegacije EU-a pokretati na godinjoj ili polugodinjoj osnovi.

Programi zajedniceProgrami Zajednice predstavljaju grupu integriranih mjera koje je Europska komisija usvojila radi jaanja suradnje meu dravama lanicama EU-a u pogledu politika Zajednice tijekom odreenog vremenskog razdoblja. Stoga se programi zajednice mogu vezati uz gotovo bilo koju politiku zajednice. Zajednica odluuje o vrsti programa i njihovu trajanju, a financiraju se iz njezina opeg prorauna.

Drave-pristupnice i drave-kandidatkinje imaju priliku sudjelovati u programima, no osnovni uvjet sudjelovanja je godinja naknada koja se dogovara za svaki program posebno i koju je potrebno uplatiti u proraun. Na podruju zapadnog Balkana i Turske, ovih osam drava sudjeluje u velikom broju programa zajednice, no sudjelovanje svake od drava donekle je razliito. Prvo mjesto na kojem moete pronai informacije o tome u kojim programima sudjeluje vaa drava je web-portal EU-delegacije u vaoj dravi.

Za mnoge programe zajednice vei dio sredstava se kanalizira kroz javne institucije kao to su kole, sveuilita, bolnice, muzeji. Meutim, OCD-i i individualne osobe takoer mogu koristiti sredstva iz mnotva programa.

Programi Zajednice od kljunog interesa za OCD-e s ovog podruja su vjerojatno:

Program Kultura: ovaj EU-program posjeduje proraun od 400 milijuna eura za razdoblje 2007. 2013. za financiranje projekata i inicijativa kojima se promie kulturna raznolikost Europe i unapreuje nae zajedniko kulturno nasljee razvojem prekogranine suradnje izmeu kulturnih operatora i institucija.http://ec.europa.eu/culture/our-programmes-and-actions/doc411_en.htm

Europa za graane: program Europa za graane ima cijeli niz kljunih prioriteta usmjerenih na ispunjavanje misije pruanja aktivne uloge za graane u razvoju Europske unije; ukljuujui promicanje sudjelovanja i demokracije na razini EU-a; budunost Unije i njene osnovne vrijednosti; meu-kulturni dijalog; zapoljavanje,

31

drutvenu kohezija i odrivi razvoj, te podizanje informiranosti o drutvenom uinku politika EU-a.http://ec.europa.eu/citizenship/programme-priorities/doc16_en.htm

FP7: Sedmi okvirni program za istraivanje i tehnoloki razvoj (Seventh Framework Programme for Research and Technological Development FP7) predstavlja glavni instrument EU-a za financiranje istraivanja u Europi, a traje od 2007. do 2013. godine. FP7 je takoer oblikovan da odgovori na potrebe Europe glede zapoljavanja, konkurentnosti i kvalitete ivota.http://cordis.europa.eu/fp7/home_en.html

LIFE+: Ovo je financijski instrument EU-a za potporu ekolokim projektima i projektima ouvanja prirode irom EU-a, kao i u nekim dravama-kandidatkinjama, dravama-pristupnicama i susjednim dravama.http://ec.europa.eu/environment/life/

Cjeloivotno uenje Lifelong Learning (ukljuujui Erasmus, Leonardo, Socrates): Program cijeloivotnog uenja podrava mogunosti za uenje od djetinjstva do starije dobi u svakoj moguoj ivotnoj situaciji. Program cijeloivotnog uenja Europske komisije omoguuje ljudima da sudjeluju u stimulativnim doivljajima uenja u svakom stadiju ivota, a takoer pomae u razvoju edukacijskog sektora i sektora obuke irom Europe.http://ec.europa.eu/education/lifelong-learning-programme/doc78_en.htm

Javno zdravstvo: Ugovorom o osnivanju EU je obavezna osigurati da je zatita ljudskog zdravlja ugraena u sve njene politike, te je obavezna djelovati zajedno s dravama lanicama EU na poboljanju javnog zdravlja, prevenciji bolesti i eliminaciji izvora opasnosti po ljudsko fiziko i mentalno zdravlje. Europska strategija zatite i poboljanja ljudskog zdravlja uglavnom se provodi kroz zdravstvene programe Komisije.http://ec.europa.eu/health/index_en.htm

Mladost u akciji (Youth in Action): Ovo je program koji je Europska unija pokrenula za mlade. Cilj mu je meu mladim Europljanima potaknuti osjeaje aktivnog europskog graanstva, solidarnosti i tolerancije te ih ukljuiti u oblikovanje budunosti Unije.http://eacea.ec.europa.eu/youth/index_en.php

Za OCD-e je kljuno da redovno pretrauju sve navedene instrumente i programe kako bi mogli identificirati tono koje bi im se mogunosti financiranja mogle otvoriti tijekom godine. (vidi Identificiranje mogunosti financiranja vae organizacije). Izvori informacija o mogunostima za svaku od osam drava regije ukratko su pokriveni u sljedeim poglavljima.


32


Fondovi EU-a dostupni u vaoj zemljiU ovom priruniku ne bi bilo mogue navesti definitivni popis svih mogunosti financiranja dostupnih OCD-ima s podruja zapadnog Balkana i Turske, jer se one cijelo vrijeme mijenjaju. Takav bi popis, u stvari, krivo navodio OCD-e jer bi vrlo vjerojatno ubrzo zastario i ne bi vie pruao aurne podatke bilo za neku od osam drava ili moda ak ni za jednu od njih. Stoga OCD-ima s ovog podruja toplo preporuujemo da usvoje sustav kojim e osigurati redovno pretraivanje mogunosti za financiranje kroz EU-fondove, te da ta istraivanja provode na strukturiran nain (vidi Utvrivanje mogunosti financiranja za vau organizaciju). Meutim, kako bismo vam olakali uvoenje takvog procesa u vau organizaciju, kroz sljedeih nekoliko ulomaka predstavljamo snimku kljunih izvora informacija o fondovima EU-a za svaku od drava, te kratke savjete OCD-a aktivnih u dotinoj dravi. No, zapoinjemo s kljunim, sredinjim izvorima informacija Europske komisije. Napominjemo da su neke od sljedeih web-stranica dostupne samo na engleskom jeziku.

Europska komisija

Opa uprava za suradnju i razvoj (Europe Aid) na http://ec.europa.eu/europeaid/work/index_en.htm

Opa uprava za proirenje na http://ec.europa.eu/enlargement/index_en.htm ima zasebne dijelove za drave kandidatkinje, drave potencijalne kandidatkinje i regionalnu suradnju.

AlbanijaWeb-stranice Delegacije EU-a na http://ec.europa.eu/delegations/albania osobito stranice Mogunosti financiranja.

Informativni centar EU-a u Albaniji (http://euinfocentre.al)

Centar za razvoj civilnog drutva - Qendra e Zhvillimit t Shoqris Civile (http://www.vloracivilsociety.org)

33

Bosna i HercegovinaDio web-stranica Delegacije EU-a na http://www.delbih.ec.europa.eu/ pod nazivom EU pomo u Bo-He ima padani izbornik sa est pod-odjeljaka. Odjeljak Pravosue i unutarnji poslovi sadri informacije o financiranju civilnog drutva.

HrvatskaWeb-stranice Delegacije EU-a na http://www.delhrv.ec.europa.eu/?lang=hr pruaju opsene informacije o pristupnom procesu Hrvatske i dostupnim fondovima EU-a.

Udruga Informo kae da su im u stjecanju iskustva osobito korisni bili bilteni i besplatna web-platforma koje nudi European Projects Association (EPA) (http://www.europeanprojects.org). Na je posao sada puno laki. U stvari, kroz Project Factory koju nudi EPA, imamo na raspolaganju jedinstveno mjesto puno korisnih alata i novosti.

Kosovo (prema UNSCR 1244/99)

Dio web-stranica Ureda za vezu Europske komisije na adresi http://www.delprn.ec.europa.eu pokriva temu pomoi EU-a Kosovu i tu se objanjavaju razliite prilike za povlaenje sredstava i programi, te pruaju informacije o prolim uspjenim projektima po programima.

Fatmir Curri iz Kosovske zaklade za civilno drutvo (Fondacioni Kosovar pr Shoqri Civile) navodi: Najbolji nain na koji OCD-i koji djeluju na Kosovu mogu saznati vie o EU-financiranju je praenje godinjih i viegodinjih planova Ureda za vezu Europske komisije na Kosovu. lanstvo u raznim mreama i krovnim organizacijama takoer daje dodatnu vrijednost informacijama o sredstvima EU-a dostupnim kroz regionalne programe i programe kojima se upravlja centralizirano iz Bruxellesa.

Biva Jugoslavenska Republika Makedonija

Na dijelu svojih web-stranica pod nazivom EU pomo na adresi http://www.delmkd.ec.europa.eu/en/index.htm Delegacija EU-a prua kompaktne informacije o EU politici glede civilnog drutva. Takoer postoji i dio posveen natjeajima.

Crna GoraWeb-stranice Delegacije EU-a na adresi http://www.delmne.ec.europa.eu/code/navigate.php?Id=1 pruaju cjelovite informacije o EU-pomoi Crnoj Gori i natjeajima kroz dva razliita pod-odjeljka.

SrbijaWeb-stranice Delegacije EU-a na adresi http://www.delscg.ec.europa.eu/code/navigate.php?Id=1 imaju zasebni dio posveen mogunostima financiranja koje prua informacije o otvorenim i zatvorenim natjeajima, administrativnim natjeajima, dodijeljenim ugovorima te poveznicu na web-stranice EuropeAida.


34


TurskaWeb-stranice Delegacije EU-a na adresi http://www.avrupa.info.tr/DelegasyonPortal.html ukljuuju zaseban dio o civilnom drutvu te razliitima alatima i mogunostima financiranja civilnog drutva u Turskoj sredstvima EU-a.

Fuat Engin iz TUBIDER-a kae, izmeu ostalog, da oni prate web-stranice CFCU-a (www.cfcu.gov.tr) i stranice Turskog centra za razvoj civilnog drutva (Sivil Toplum Gelitirme Merkezi www.stgm.org), te da su ulanjeni u mnotvo popisa e-maila.

Vei broj OCD-a iz regije spomenuo je da se koriste portalom Funds for NGOs (Fondovi za udruge - http://www.fundsforngos.org). Rije je o online-inicijativi za unapreivanje odrivosti OCD-a olakavanjem njihova pristupa donatorima, resursima i vjetinama. Inicijativa koristi online-tehnologije za prijenos znanja o organizacijskoj odrivosti, promicanje kreativnih ideja za dugorono generiranje institucionalnih sredstava za razvojne intervencije, poboljanje profesionalnih aktivnosti mobilizacije resursa i zagovaranje ulaganja vie donatorskih sredstava i resursa u izgradnju vjetina i kapaciteta OCD-a.

Razvoj i menadment projekata financiranih sredstvima EU-a

37


identificiRanje pRilika za financiRanje vae organizacije

U prethodnom smo poglavlju vidjeli da EU posjeduje razliite mehanizme kanaliziranja sredstava u osam IPA-drava na Balkanu i Tursku (vidi Razumijevanje pomoi EU-a za vau zemlju). Oni ukljuuju tematske instrumente, kao to je EIDHR, koji imaju godinje akcijske planove, ili IPA (Instrument pretpristupne pomoi) koji ima viegodinje operativne programe posebno prilagoene potrebama svake od zemalja, ili razne programe zajednice kojima upravljaju nacionalne agencije. Za OCD-e je vano da otkriju koji su mehanizmi na snazi u njihovoj dravi te koje se mogunosti/prilike planiraju za sljedeih godinu do dvije. Takvo je napredno planiranje mogue ostvariti na vie naina. Jedan je koritenje centralnih web-portala Europske komisije (koji su dostupni na jezicima EU-a, iako neki od dokumenata za uitavanje nisu dostupni na svim jezicima), ili koritenjem lokalno dostupnih izvora informacija (koji koriste mjeavinu lokalnog jezika i engleskog jezika), kao to su web-stranice Delegacija EU-a i web-portali lokalnih agencija za ugovaranje, informacijskih centara EU-a, ministarstava i nekih organizacija za podrku OCD-a. Ove razliite web-adrese moete nai u ulomku Fondovi EU-a dostupni za vau zemlju.

Dobra praksa iz Organizacije za graanske inicijative (OGI) iz HrvatskeOGI ima strateki plan koji pokriva trogodinje razdoblje, a jedan je dio posveen planiranju prikupljanja sredstava. Taj plan sadri detalje o pripremama za prijave na natjeaje za bespovratna sredstva. Razvojni direktor OGI-a odgovoran je za implementaciju tog plana prikupljanja sredstava te blisko surauje s Izvrnim vijeem organizacije.

Glede praenja Poziva za projektne prijedloge, svakog dana djelatnici OGI-a provode 15 minuta u potrazi za novim pozivima, provjeravajui novosti i web-stranice o EU-fondovima te provjeravajui je dolo li do auriranja kljunih programskih dokumenata. Svim OCD-ima preporuujemo da slijede istu praksu, jer je od kljune vanosti na vrijeme uoiti relevantne Pozive za projektne prijedloge.

KORAK 1Kako uskladiti prioritete svoje organizacije s prilikama za financiranje sredstvima EU-a?

38


Dobru poetnu toku predstavlja koritenje centralnih web-portal Europske komisije za pretraivanje mogunosti financiranja sredstvima IPA-a, pa potom mogunosti koje pruaju tematski programi i programi zajednice. Slijede koraci koji opisuju kako to i provesti.

Mogunosti financiranja IPA-sredstvima

Koristite web-portal Ope uprave Europske komisije za proirenje, tako to ete krenuti od naslovnice (http://ec.europa.eu/enlargement/index_en.htm) te otvoriti stranice za vau zemljuu, sluei se lijevim izbornikom. To, na primjer, znai da ako traite mogunosti koje postoje za Albaniju, prvo ete odabrati izbornik Zemlje potencijalne kandidatkinje (Potential Candidates), a potom Albanija. Potom ete pod izbornikom Financijska potpora (Financial Assistance) moi pretraivati razliite dokumente. U sluaju Albanije koja je drava potencijalna kandidatkinja, pa stoga prima sredstva kroz IPA-komponente I i II, moi ete nai dokumente koji daju sliku ukupnog programiranja za svaku godinu (spustite se do dna web-stranice i pritisnite na Nacionalni program (National Programme) za najnoviju godinu) te individualne dokumente koji detaljno opisuju programe dodjele bespovratne pomoi i makroprojekte za svaku godinu (spustite se niz stranicu i pritisnite na Saetke projekata (Project fiches) za najnoviju godinu). Tako, na primjer, pod Saecima projekata za Albaniju za 2009. godinu postoji saetak pod nazivom PF8 Razvoj civilnog drutva, pa ako taj dokument otvorimo, unutra moemo nai sljedee:

Objavit e se tri poziva za projektne prijedloge kako bi se odabrali projekti koje predlau organizacije civilnog drutva iz sljedeih sektora:

Borba protiv korupcije; Zatita okolia i edukacija o ekologiji i okoliu; Podrka za ranjive skupine (npr. ugroene ene, djeca koja ive na ulici itd.), manjine i

siromane.


39

U odjeljku 4 Saetka moemo saznati planirani proraun (u ovom sluaju rije je o 1,43 milijuna eura koji e se alocirati na programe za dodjelu bespovratnih sredstava) te naelni raspored implementacije (odjeljak 5) - u ovom sluaju bilo je planirano da se pozivi za projektne prijedloge objave u 1. i 2. kvartalu 2010. godine.

Za formalne drave kandidatkinje izbornik Financijska potpora sadrat e vei broj dokumenata vezanih uz pojedinosti svake od pet IPA-komponenata.

OCD-i se trebaju naviknuti na pretraivanje tih stranica, a otvaranjem i itanjem razliitih dokumenata mogu zapoeti uiti o tome kako se programiraju IPA-fondovi te kakve e prilike programi za dodjelu bespovratne pomoi pruati OCD-ima, i kada. Na alost, ovi vani planski dokumenti za IPA-regiju koja ukljuuje drave zapadnog Balkana i Tursku, na web-stranicama GD-a za proirenje obino su dostupni samo na engleskom jeziku.

Upoznavanje s onim to EU naziva project fiche (saetak projekta) kao i saznanje koji fondovi e kada biti dostupni, predstavlja kljuni dio procesa istraivanja. Rije je o dokumentima koji u standardnom formatu predouju za to e se EU-sredstva koristiti, koliki e biti proraun i namjeravani vremenski okvir. Za OCD-e nije nuno da razumiju sve aspekte Saetaka, ali bi trebali biti u stanju brzo pregledati glavna poglavlja i vidjeti jesu li predvieni pozivi za projektne prijedloge iz njihovog sektora ili podruja interesa. Naelno, takoer bi trebalo biti mogue direktno kontaktirati glavnog korisnika koji e voditi program, jer su ime i podaci kontakta ukljueni u poglavlje 1.7 Saetka. Meutim, u praksi je esto teko ostvariti takav kontakt.

Na kraju, vano je razumjeti da programske godine nisu ista stvar kao godine za implementaciju projekta. Naelno, ako u Saetku postoji prijedlog za poziv za projektne prijedloge, taj e se poziv najee dogoditi godinu ili dvije godine nakon datuma saetka. To znai da, kako bi doznali koja bi IPA-sredstva mogla biti dostupna OCD-ima u 2011. ili 2012. godini, potrebno je pregledati programe i saetke za 2009. i 2010. Takoer, ne postoji jamstvo da e sredstva planirana u programu i saetcima doista biti iskoritena, iako se, naelno, vei dio programiranja i realizira.

Dobra praksa Albanskog helsinkog odbora (Komiteti Shqiptar i Helsinkit / Albanian Helsinki Committee AHC)Glavni strateki dokument za AHC je Strateki plan koji se priprema svake tri godine. Plan pokriva interventna podruja vezana uz ljudska prava, predloene metode intervencije te potrebne resurse. Organizacija stoga shvaa da je prvi korak u mobilizaciji resursa postojanje dobrog i realistinog stratekog plana, a pridijeljeno osoblje je onda u stanju procijeniti Pozive za projektne prijedloge u skladu s tim planom. Pored toga, pregledavajui Pozive za projektne prijedloge osoblje e se posavjetovati o relevantnosti odreenog Poziva s direktnim korisnicima, a takoer e uzeti u obzir lekcije koje je AHC nauio tijekom prethodnih prijava na Pozive.


40

Razvoj i upravljanje projektima financiranim sredstvima Europske unije Razvoj i menadment projekata financiranih sredstvima EU-a

Financiranje kroz tematske instrumente i programe

Kako biste stekli uvid u to koji fondovi bi mogli biti dostupni organizacijama u vaoj zemlji, pritisnite miem na izbornik Kako radimo (How We Work) na lijevoj strani ekrana. Tu moete pregledati informacije o tome kako funkcionira financiranje kroz tematske instrumente (Kako financiramo/How We Finance), a potom istraiti pojedine tematske instrumente. Za zemlje zapadnog Balkana i Tursku najznaajniji instrument je EIDHR. Na stranicama posveenim EIDHR-u, na desnoj margini kliknite na izbornik Projekti financiranje: planiranje (Projects funding: planning ahead) i tu ete nai dokument koji daje pregled financiranja za sljedee tri godine, za podruje osam drava zapadnog Balkana i Turske.

Kako biste pronali otvorene ili najavljene pozive za projektne prijedloge, sa stranica posveenim EIDHR-u ili bilo kojem drugom programu EU-a, poite na odjeljak Radite s nama (Work With US). Na tim ete stranicama, pod izbornikom Financiranje (Funding), nai opsenu trailicu. Sljedee stranice opisuju kako se njome sluiti.

Financiranje kroz Programe zajedniceSredstva Programa zajednice nisu primarno namijenjena podrci OCD-a izvan EU-a, ve predstavljaju mehanizam potpore politika EU-a unutar EU-a. Meutim, kao to je vidljivo iz Razliitih instrumenata financiranja (Different Funding Instruments), drave zapadnog Balkana i Turska sudjeluju u nekim od tih programa, pa stoga unutar specifinih podruja postoje odreene mogunosti za financiranje OCD-a. Da biste pronali u kojim Programima zajednice sudjeluje vaa zemlja trebate ili provjeriti web-portal Delegacije EU-a (web-adresa navedena u poglavlju Fondovi EU-a dostupni u vaoj zemlji) ili vladine institucije za upravljanje poslovima vezanim uz EU, ako u vaoj zemlji takva institucija postoji. Na taj ete nain moi za svaki Program zajednice identificirati akreditiranu agenciju ili instituciju ovlatenu za upravljanje resursima odreenog programa.

Na primjer, jedan od najuspjenijih programa za podrku malih OCD-a iz podruja aktivnosti mladih je program Mladost u akciji (Youth in Action - YiA). Ope informacije o YiA moete nai na stranici http://eacea.ec.europa.eu/youth/index_en.php.

Bariu Zenelaj iz kosovske Akademije za obuku i tehniku pomo (Academy for Training and Technical Assistance ATTA) istie da njihova organizacija ima poseban pristup kojim osigurava da se prilike za financiranje ne propuste: Dvaput godinje naa organizacija organizira mapiranje donatora koristei participativni pristup, a svaki lan organizacije obavezan je, u svojim mjesenim izvjeima, izvjestiti o novim donatorskim prilikama.

41


Na tim web-stranicama (Ope uprave za obrazovanje i kulturu DG for Education and Culture) nai ete podatke o Mogunostima financiranja (Funding Opportunities) tijekom sljedeih nekoliko godina te kako pripremiti prijavu za sredstva. Trenutno na podruju kojim se bavi ovaj prirunik samo Turska ima pun programski status i Nacionalnu agenciju koja se bavi YiA-financiranjem na lokalnoj razini, dok su preostalih sedam drava partnerske drave YiA-programa, pa time imaju pravo prijave na neke od centralno-upravljanih poziva za projektne prijedloge.

Popis adresa web-stranica kljunih programa zajednice nai ete u poglavlju Razliiti instrumenti financiranja.

42


Kada prouavate razliite programske dokumente za bilo koju godinu, ne zaboravite da do efektivne isplate sredstava obino treba protei jedna do dvije godine nakon to je godinji program usuglaen. Stoga, kako biste razumjeli, primjerice, koja bi IPA-sredstva mogla biti dostupna OCD-ima tijekom 2011. ili 2012. godine, potrebno je pretraiti programe i saetke za vau zemlju za 2009. i 2010. godinu. To se takoer odnosi i na financiranje kroz Tematske programe i Programe zajednice.

Nakon to se strateki utvrdili koji bi fondovi mogli biti dostupni i pogodni za vau organizaciju, trebat ete redovno pretraivati izvore informacija o pozivima za projektne prijedloge (ili otvorene natjeaje za javne ugovore) tijekom razdoblja koja su bila naznaena u planskim dokumentima.

Pojedinosti za bilo koju priliku/mogunost financiranja biti e objavljene na EU-stranicama Pozivi za projektne prijedloge. Ti se pozivi administriraju u skladu s vrlo strogim pravilima EU-a i vrlo jasno objanjavaju kako se moe prijaviti za taj odreeni program za dodjelu bespovratnih sredstava.

Pozivi za projektne prijedloge objavljuju se na web-stranicama EuropeAida, a u sluaju drava koje imaju decentralizirano upravljanje sredstvima, takoer i na lokalnim web-stranicama. Na primjer, u Hrvatskoj se pozivi objavljuju na web-stranicama Sredinje agencije za financiranje i ugovaranje, na adresi http://www.safu.hr, a u Turskoj na stranicama Sredinjeg ureda za financiranje i ugovaranje na adresi http://www.cfcu.gov.tr. EU Delegacije u svakoj dravi obino imaju i web-stranice na lokalnom jeziku koje sadre informacije o pozivima za projektne prijedloge. Kada uitate web-stranice EuropeAida na adresi http://ec.europa.eu/europeaid/work/index_en.htm otiite na stranicu Suraujte s nama/Financiranje: Pozivi za projektne

Kako odrati razinu informiranosti o prilikama za financiranje EU-sredstvima savjet udruge ALFA (Resursni centar za razvoj) iz Novog Sada, Srbija

Naa je organizacija razvila sustav praenja prilika za financiranje. Na primjer, imamo popis donator koji su nas prethodno podrali i s njima ostajemo u kontaktu. esto nam alju informacije o prilikama za financiranje. Takoer, pretplaeni smo na relevantne popise korisnikih adresa e-pote. Redovno provjeravamo web-stranice naih ministarstava, Europske komisije, i ostalih resursnih centara iz regije. Ve su nam poznati ciklusi u kojima odreeni donator ili programi pokreu Pozive za projektne prijedloge, te se o njima informiramo. Takoer redovno sudjelujemo u dogaanjima gdje se skupljaju ljudi iz udruga i relevantnih institucija radi razmjene informacija.

KORAK 2to trebamo uiniti da bismo se prijavili na natjeaj za dodjelu sredstava?

43


prijedloge (Work With Us/Funding: Calls for Proposals) i koristite trailicu kako biste pronali otvorene pozive za bespovratna sredstva za vau zemlju ili regiju. Ne zaboravite za svoju pretragu odabrati datume koji pokrivaju pozive objavljene prije najmanje tri mjeseca.

Nakon to pronaete poziv za projektne prijedloge za koji smatrate da bi mogao biti relevantan za vau organizaciju, preuzmite na svoje raunalo sve relevantne dokumente vezane uz taj poziv. Najvaniji od njih su Vodi za prijavitelje (Guidelines for Applicants) i Obrazac prijave za bespovratna sredstva (Grant Application Form). Ti su dokumenti esto dostupni samo na engleskom jeziku, osobito ako prijava mora biti sastavljena na engleskom, meutim, tamo gdje su doputene prijave i na drugim jezicima, Vodi bi takoer mogao biti dostupan na drugim jezicima.

Svi su pozivi za projektne prijedloge otvoreni za prijave tijekom ogranienog vremenskog razdoblja pa je stoga od kljune vanosti da prijavu pripremite prije roka. Pozivi za projektne prijedloge za bespovratna sredstva u vrijednosti vioj od 100 tisua eura otvoreni su najmanje 90 dana; dok su za bespovratna sredstva u vrijednosti manjoj od 100 tisua eura otvoreni najmanje 60 dana. Razdoblje za pripremu projektne prijave nikada nee biti dovoljno dugo da bi se pripremila savrena prijava, meutim, ako ste planirali unaprijed (slijedei Korak 1 spomenut ranije), tada ste ve napravili odreene pripremne korake za prijavu.

Prijava se moe pripremiti samo u skladu s pruenim uputama i ispravnim koritenjem predloaka EU-a. Bilo kakvo odstupanje od zadane procedure rezultirat e odbijenicom prijave. Stoga je bitno da vaa organizacija posjeduje kapacitete nune da bi u cijelosti mogla potovati procedure za prezentaciju projektnog prijedloga. Usklaenost s procedurama pokrivena je u poglavljima C i D Priprema uspjenih projektnih prijedloga i Kako proi evaluaciju.

Osim pripreme formalne prijave u odgovor na poziv za projektne prijedloge, veina OCD-a iz regije e takoer morati odraditi registraciju u PADOR. To se zahtijeva od organizacija koje se prijavljuju na programe za dodjelu bespovratnih sredstava, kojima centralizirano upravlja Europska komisija (ili Delegacija EU-a u toj zemlji). Registracija u PADOR nije nuna za organizacije koje se prijavljuju na programe za dodjelu bespovratnih sredstava kojima se decentralizirano upravlja (to je u vrijeme kada je pisan ovaj prirunik ukljuivalo IPA fondove kojima raspolau hrvatske i turske javne institucije).

PADOR je online-baza podataka kojom upravlja EuropeAid, a koja sadri podatke o organizacijama koje se natjeu za bespovratna sredstva Europske komisije iz podruja vanjske pomoi. Vie informacija o PADOR-u i o tome kako se registrirati nai ete na adresi http://ec.europa.eu/europeaid/work/index_en.htm, gdje odaberete stranicu Suraujte s nama / PADOR (Work With Us / PADOR).

44


Nakon to je vaa organizacija identificirala odgovarajue EU-izvore financiranja, pronala relevantan poziv za projektne prijedloge i zapoela s pripremom prijave za bespovratna sredstva, takoer je potrebno razmisliti o tome imate li kapacitete potrebne da bi se doista dobilo i upravljalo takvim financijskim sredstvima. To je vano iz dva razloga. Ako vaa organizacija ne moe pokazati i dokazati da doista posjeduje odgovarajue kapacitete, tada nee zadovoljiti kriterije odabira poziva za projektne prijedloge te e vaa prijava biti odbijena. ak i ako organizacija moe dokazati da posjeduje relevantne kapacitete, ako operativno nije spremna preuzeti upravljanje bespovratnim sredstvima, moe se suoiti s internim problemima upravljanja koji bi mogli imati vrlo negativan uinak na dugoronu budunost organizacije.

Manje i manje iskusne OCD bi osobito paljivo trebale razmotriti ta dva pitanja. Na primjer, ako je godinji financijski priliv vae organizacije manji od 50 tisua eura tijekom protekle tri godine, malo je vjerojatno da bi vaa organizacija imala kapacitete potrebne za upravljanje jednogodinjim projektom financiranim s 200 tisua eura. Stoga je bitno da budete sigurni da je vaoj organizaciji mogue i izvedivo uspjeno implementirati projekt za ija se implementacijska sredstva namjeravate natjecati. Postoje neki osnovni praktini koraci koje je potrebno poduzeti.

Prvo, unutar Vodia za poziv za projektne prijedloge postojat e poglavlje o Kriterijima izbornosti (Eligibility Criteria), najee ulomak 2.1 Vodia. Provjerite te kriterije kako biste bili sigurni da vaa organizacija (i njezini partneri) zadovoljavaju kriterije pravnog statusa, te da moete prikazati i dokazati ukljuenost u rad u sektoru.

Drugo, pregledajte Selekcijske kriterije (Selection Criteria) i dio 1 Evaluacijskog rastera (Evaluation Grid), koji se obino nalazi u ulomku 2.3 Vodia (pod naslovom Vrednovanje i odabir prijava Evaluation and Selection of Applications). Oni e vam pomoi u procjeni da li vaa organizacija posjeduje potrebne resurse za implementaciju projekta, te odgovarajue


KORAK 3Posjeduje li moja organizacija kapacitete potrebne da bi se zadovoljili uvjeti financiranja?

45

1. Financijski i operativni kapacitet

1.1 Da li prijavitelj i, ako je primjenjivo, partneri posjeduju dovoljno iskustva u upravljanju projektom?

1.2 Da li prijavitelj i, ako je primjenjivo, partneri posjeduju odgovarajuu tehniku ekspertizu? (osobito znanje o pitanjima kojima se treba baviti)

1.3 Da li prijavitelj i, ako je primjenjivo, partneri imaju dovoljne kapacitete upravljanja (ukljuujui osoblje, opremu i sposobnost upravljanja proraunom za aktivnosti)?

Tree, prije no to se bespovratna sredstva mogu dodijeliti organizaciji, postojat e provjera cijelog niza dokaznih isprava i dokumentacije kojima se dokazuje da organizacija uistinu zadovoljava uvjete izbornosti i odabira. Ta se dokumentacija odnosi na pravni status organizacije, njezine bankovne raune i bankovno poslovanje, dokaze o aurnoj uplati socijalnih davanja i poreza (gdje je to primjenjivo), te na ostalu operativnu dokumentaciju. Vaa organizacija se, stoga, mora pobrinuti da je sva ta dokumentacija dostupna. Vei dio te provjere dokumentacije ukljuen je u procesu registracije u PADOR.

Izborni kriteriji i kriteriji odabira primjenjuju se i na sve partnere iz prijave za bespovratna sredstva, stoga je kljuno da su i vai partneri dobro pripremljeni i da posjeduju odgovarajue kapacitete i strunosti. Stvaranje partnerstva radi zajednikog sudjelovanja u projektima financiranim sredstvima EU-a razmatra se u sljedeem poglavlju.


kapacitete upravljanja i profesionalnu strunost. Iz evaluacijskog rastera ete vidjeti da poziv za projektne prijedloge obino polae veliku vanost na procjenu financijskih i operativnih kapaciteta organizacije koja se natjee za bespovratna sredstva (esto nekih 30 posto ukupne ocjene prijave).

U sljedeoj tablici 1 nalaze se kljuna pitanja o kojima treba razmisliti:

Tablica 1 Izvadak iz primjera Evaluacijskog rastera iz Vodia za poziv za projektne prijedloge

46


Razvijanje uspjenih pRojektnih paRtneRstva


Veina prilika za financiranje sredstvima EU-a koje se objavljuju pozivima za projektne prijedloge za podruje zapadnog Balkana i Turske zahtijeva da organizacija koja prijavljuje projekt radi financiranja bespovratnim sredstvima to ini u partnerstvu s barem jo jednom organizacijom. I u sluajevima kada partnerstvo nije obavezan uvjet izbornosti, ono donosi dodatne bodove u procesu evaluacije prijava. Stoga, bilo koja OCD koja razmilja o prijavi za sredstva EU-a vrlo vjerojatno treba takoer razmisliti s kojim partnerom (ili partnerima) zajedniki pripremiti prijavu.

Naravno, motivacija koja stoji iza promocije partnerstva u pozivima za projektne prijedloge financirane sredstvima EU-a je dvostruka: s jedne strane, ope je priznato da partnerstvo donosi raznolikost i dodatne resurse bilo kojoj aktivnosti ili poslovanju, pa je stoga vjerojatnije da e rezultirati djelotvornijim i ekonominijim uinkom. Osim toga, u okviru procesa proirenja EU-a korisno je da svi dionici sudjeluju u dijalogu kako bi se meusobno upoznali, a projektna partnerstva su jedan od naina da se taj dijalog podri (bilo unutar drave ili izmeu drava). Ovu motivaciju za partnerstvo i njegove praktine posljedice smo dodatno obradili u sljedeim koracima, ali prije no to krenemo dalje, korisno je prouiti EU-definiciju partnera, suradnika i podugovaratelja kako je opisana u veini poziva za projektne prijedloge.

Partneri: Partneri prijavitelja sudjeluju u planiranju i implementaciji aktivnosti, a njihovi trokovi kvalificiraju za povrat na isti nain kao i trokovi primatelja bespovratnih sredstava. Oni, stoga, moraju zadovoljiti iste kriterije prihvatljivosti koji se primjenjuju i na samog primatelja bespovratnih sredstava, pored ostalih kriterija koji se odnose na partnere.

Suradnici: Ostale organizacije mogu biti ukljuene u aktivnosti. Takve suradnike organizacije imaju stvarnu ulogu u aktivnostima, ali uz izuzetak dnevnica i putnih trokova, oni ne mogu primati financijsku potporu iz bespovratnih sredstava koja je primatelj primio od EU-a. Na suradnike se ne primjenjuju kriteriji prihvatljivosti.

Podugovaratelji: Primatelji bespovratnih sredstava imaju mogunosti dodjeljivati ugovore podugovarateljima. Podugovaratelji nisu niti partneri niti suradnici i na njih se primjenjuju pravila javne nabave navedena u Prilozima standardnog ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava.

Osim ovih definicija iz Vodia za pozive za projektne prijedloge EU-a, OCD-i uvijek moraju imati na umu univerzalna naela koja e njihovim organizacijama pomoi u izgradnji

KORAK 1Razumijevanje naela partnerstva i zahtjeva programa financiranih sredstvima EU-a

47


uspjenih partnerstva. To su naela jednakosti, transparentnosti i uzajamne koristi. Bilo koje partnerstvo koje se ne pridrava tih naela teko e se odrati i ostati smisleno.

Kao i sa svim ostalim aspektima projektnog rada i pripreme projekta, dobro planiranje predstavlja klju u identifikaciji pravog ili pravih partnera za va projekt. Osim to treba kod partnera u bilo kojem pozivu za projektni prijedlog uzeti u obzir ranije navedena pitanja glede formalnih kriterija prihvatljivosti, vaa organizacija takoer treba odrati dobro strukturiranu internu diskusiju kako bi bilo jasno kakvog partnera elite u prijavi za bespovratna sredstva. U velikom broju sluajeva, mogue je da je pravi partner ve u partnerstvu s vaom organizacijom i da ve imate radni odnos s njima. Ali moe se dogoditi i da izgledi za implementaciju inovativnog projekta zahtijevaju identifikaciju novih partnera.

Identificiranje potencijalnih partnera u svojoj zemlji moe biti teko, no identificiranje partnera u drugim dravama moe predstavljati veliki izazov za OCD. Zato je vrlo vano da proces identifikacije partnera za projekte zapone to je ranije mogue. Na primjer, potencijalne partnere mogue je identificirati tijekom vjebe analize dionika (u fazi pripreme projekta Priprema uspjenih projektnih prijedloga). Najgori scenarij je kada organizacija pokuava nai partnera nakon to je ve oblikovala projekt, a do roka za predaju je ostalo svega nekoliko dana!

KORAK 2 Identificiranje pravog partnera

48

Razvoj i upravljanje projektima financiranim sredstvima Europske unije Razvoj i menadment projekata financiranih sredstvima EU-a

Ako traite partnera, osobito ako traite partnera u nekoj drugoj zemlji, moglo bi biti korisno uzeti u obzir pitanja i zadatke iz sljedeeg kontrolnog popisa:

U veini zemalja zapadnog Balkana i Turskoj postoji mnotvo regionalnih i sektorskih mrea OCD-a, te brojne nacionalne organizacije za podrku OCD-a, koje moete koristiti da biste nali nazive i kontakte potencijalnih partnera. Meutim, identificiranje potencijalnih partnera u zemljama lanicama EU-a i ostalim zemljama moe biti problematino. Ako niste uspjeli nai kontakte kroz svoje lokalne i nacionalne mree, moete zatraiti pomo nekih krovnih organizacija i federacija EU-a. Neke od njih nalaze se na popisu u pridruenoj Zbirci alata.

Postoji mnotvo objavljenih materijala, web-stranica i organizacija koje pomau OCD-ima u gradnji uinkovitih partnerstva. Stoga u ovom priruniku ne pruamo bilo kakve detalje na tu temu, ali vam preporuujemo da uloite vrijeme i napor u izgradnju svojih kapaciteta za podravanje partnerstva. Dobru poetnu toku u tom smislu predstavlja

Kontrolni popis

Budite precizni glede toga to vaa organizacija treba od partnerstva: iskustvo, iskustvo upravljanja projektom, pristup mreama, zagovarateljsku podrku, financijske resurse. Potom zapiite te potrebe

Koju vrstu organizacije traite? Veliku ili malu? Onu orijentiranu na pruanje usluga ili neku usmjerenu na zagovaranje? Neku iz istog ili iz nekog drugog sektora?

Pazite se nekompatibilnosti.

Jeste li uzeli u obzir lokaciju partnera i kako ete komunicirati?

Imate li pripremljen pisani dokument koji predstavlja vau organizaciju i va tim?

Imate li resurse potrebne za uspostavljanje partnerstva? (Npr. pokrie putnih trokova radi sastanaka s partnerom licem u lice)

Koje bi vam mree ili posrednici mogli pomoi?

Potencijalnom partneru dostavite jasno pisani zahtjev.

Uspostavite kontakt s osobom koja je za to ovlatena.

Jasno navedite vremenski plan i rokove.

Neka va partner osjea da ste ga dobro obavijestili, da su mu jasna sva pitanja glede

resursa te da ga osnaujete.

KORAK 3 Graenje odnosa

49


Dobra praksa Programa za civilna prava (Civil Rights Programme CRP) iz Pritine, Kosovo prema UNSCR 1244/99CRP posjeduje znaajno iskustvo u partnerstvima s cijelim nizom organizacija (Europska komisija, UNHCR, Norveko Ministarstvo vanjskih poslova, udrugom Branitelji civilnih prava), a svoj uspjeh u izgradnji partnerstva temelje na sljedeih sedam naela:

i. zajednika vizija ili ciljevi;

ii. meuovisnost partnera;

iii. uzajamno povjerenje i transparentnost;

iv. uzajamna odgovornost;

v. zajedniko koritenje resursa;

vi. zajednika izgradnja resursa i uenje.

Sastanak CRP-a s partnerima i korisnicima u Rtanju

Jedan od korisnih okvira koje Partnerska inicijativa predlae je Partnerski ciklus, koji organizacije vodi kroz kritine aspekte odravanja uspjenih partnerskih odnosa. Verzija ovog Partnerskog ciklusa nalazi se u odgovarajuem poglavlju Alatnoga okvira.

Alatni okvir za partnerstvo, koju je pripremila Partnerska inicijativa (Partnering Initiative). Alate moete besplatno preuzeti, iako samo na engleskom jeziku, na adresi: http://thepartneringinitiative.org.

50


Postoje dvije vane praktine aktivnosti koje OCD-i trebaju poduzeti sa svojim partnerima kod prijavljivanja na pozive za projektne prijedloge. Prvo, izuzetno je vano da svaki partner ima snaan osjeaj vlasnitva za predloeni projekt, ili barem za odreeni dio projekta. Da bi se to postiglo, projekt se treba pripremati u suradnji. U idealnom sluaju partneri bi trebali biti ukljueni u svaki korak pripreme projekta; na primjer, sudjelovanjem u sastancima posveenim analizi problema i planiranju, pripremajui analizu trokova i proraun, sastajui se s ostalim ukljuenim stranama i pripremajui projektnu dokumentaciju. Meutim, s obzirom da esto nema dovoljno resursa na raspolaganju, u smislu vremena i prorauna za putne trokove, da bi se podrao ovakav puni angaman, projektni prijedlog se moe razvijati zajedno s partnerom online putem e-pote i telekonferencija.

Drugo, jedan od razloga zato ste partnera ukljuili u projekt je to to taj partner posjeduje neku odreenu strunost koja je projektu potrebna. Iskoristite to i u implementacijskoj i planskoj fazi projekta, a to e, izmeu ostalog, osigurati da je projektni prijedlog tehniki snaan i uvjerljiv. OCD-i se trebaju osloniti na partnere za kritine doprinose planu projekta i potonju pripremu prijave.

Trei vaan aspekt kolaborativne pripreme projektnog prijedloga sastoji se u jasnim dogovorima i rasporedu glede toga tko e pokrenuti projektne aktivnosti, na koji nain, i koji e biti troak tih aktivnosti. Organizacija koja se prijavljuje za bespovratna sredstva mora jasno predstaviti proraun tako da je svakom partneru jasno koliki e se resursi alocirati za koju aktivnost. Analiza trokova u pripremnoj fazi je osobito osjetljiva kada projekt ukljuuje meunarodne partnere, kada vrlo lako moe doi do nesporazuma vezano uz proraun.

Trening Strateko planiranje i prikupljanje sredstava, Turska, 2010.

KORAK 4Zajedniko razvijanje projektnog prijedloga i ispunjavanje prijave za bespovratna sredstva

51


Zavrni je praktini korak vezan uz partnere pobrinuti se da dostave odgovarajuu dokumentaciju potrebnu za prijavu. To obino ukljuuje Izjavu o partnerstvu na standardnom predloku koja ukljuuje informacije o pravnom statusu partnerske organizacije, njenoj lokaciji, kapacitetima, iskustvima, te informacije vezane uz povijest odnosa s prijaviteljem (vidi uzorak u Zbirci alata).

Lekcije koje je nauila Mrea za izgradnju mira (Catholic Relief Services) iz Sarajeva, Bosna i HercegovinaDirektor Mree sjea se jedne prijave za bespovratna sredstva EU-a, koja nije bila uspjena zbog nesporazuma meu partnerima. Bili smo odbijeni jer su se dva partnera koji su sudjelovali u naoj prijavi takoer prijavila za ista sredstva s nekim drugima mreama. Iz tog razloga su sve tri prijave bile odbaene! Jedna od organizacija je rekla kako nisu znali za uvjet da je doputeno sudjelovati samo u jednoj prijavi. Tim smo partnerima dostavili Poziv za projektne prijedloge, Vodi i nacrt projektnog prijedloga, no oni ih uope nisu proitali!

Ako je vaa organizacija primila obavijest da je vaa prijava za bespovratna sredstva bila uspjena, svakako odmah obavijestite sve partnere u projektu. Doista, jedan od najeih razloga zato partnerstva ne uspiju je nedostatak dobre, pravovremene komunikacije. Tijekom trajanja projekta izuzetno je vano stalno odravati punu informiranost partnera. Praktini aspekti toga ukljuuju:

Imati jasan, pisani Ugovor o partnerstvu povrh Izjave o partnerstvu koja je potpisana za prijavu za bespovratna sredstva; rije je o povjerljivom dokumentu izmeu partnera koji se ne dijeli s ugovornom ustanovom;

Ekrem Tufan iz Canakkale udruenja za znanost, umjetnost i kulturu (Turska) naglaava da je kljuna zdrava i snana komunikacija meu partnerima te da se, osobito kod partnerstva s vladinim agencijama i lokalnim vlastima, vano sluiti komunikacijskim alatima koji su partneru poznati i s kojima se slui bez problema. U tom je smislu, na primjer, kod mnogih partnerstva bitno voditi formalne zabiljeke sa sastanaka s partnerima te ih uljudno ali pravovremeno podsjeati na donesene odluke koje zahtijevaju ispunjenje dogovorenih zadataka.

KORAK 5Odravanje bliske suradnje tijekom implementacije projekta

52


Odrati poetni projektni sastanak sa svim partnerima kako bi potvrdili dogovore glede implementacije, radne planove i internu komunikacijsku strategiju. Ako sastanak nije mogue odrati licem u lice, pokuajte dogovoriti telekonferenciju;

Pobrinite se da partneri imaju pristup svoj potrebnoj projektnoj dokumentaciji te da je ona na jeziku koji razumiju; takoer pozovite partnere da daju svoje doprinose izvjeima o napretku projekta i ostalim alatima za praenje projekta;

Pobrinite se da voditelj projekta/koordinator slijedi protokol o donoenju odluka, tako da partneri budu ukljueni kako i kada je to potrebno, u skladu s Ugovorom o partnerstvu. Ovo je osobito vano za sve financijske odluke;

Ne ignorirajte prekide u komunikaciji ili tenzije meu partnerima, ve budite proaktivni u rjeavanju sporova i motiviranju.

Savjet Ereandre Taipllari iz Centra za razvoj civilnog drutva (Qendra e Zhvillimit t Shoqris Civile/Civil Society Development Center) iz Korce (Albanija)

Za stvaranje produktivnih projektnih partnerstva preporuam sljedee:

Razmislite o zajednikim interesima i ciljevima koji bi mogli biti zajedniki vaoj udruzi i vaim dionicima;

Kako vi i vai partneri planirate ispuniti svoje zajednike ciljeve? Uvijek sasluajte svoje projektne partnere i zatraite njihovo miljenje te im dajte

povratne informacije o tome to su podijelili s vama;

Transparentnost meu projektnim partnerima je kljuna, osobito to se tie administrativnih i financijskih pitanja;

Zajedno ustanovite pravila koja e voditi va partnerski odnos; Projektni partneri trebaju razmjenjivati iskustva i tako izgraivati kapacitete.

Vano je zapamtiti da prema EU-procedurama formalna partnerska organizacija (organizacija koja je potpisala i predala Izjavu o partnerstvu) u projektu financiranom bespovratnim sredstvima nema ugovornu obavezu prema ugovornom tijelu, ali predstavlja integralni dio prijave za bespovratna sredstva i uz to vezanog ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava izmeu primatelja bespovratnih sredstava i ugovornog tijela. Stoga, ako se neki partner odlui iz bilo kojeg razloga povui iz projekta; ili ako je potrebno promijeniti partnera, mora se zatraiti odobrenje ugovornog tijela.

53

pRipRema uspjenih pRojektnih pRijedloga

Vidjeli smo u prvom dijelu prirunika da EU koristi koncept projekta kako bi kanalizirala veinu sredstava kojima financira vanjsku pomo (Kljuni koncepti i kako EU provodi menadment pomoi). To znai da OCD-i trebaju biti strune u identifikaciji problema i oblikovanju rjeenja za te probleme u formatu projekta. U okviru ovog prirunika i Alatnoga okvira ne moemo pruiti potpune upute o tome kako identificirati i formulirati projekt, ali emo u poglavlju Proi evaluaciju navesti neke od stavki koje su za OCD-e kritine kod pripreme EU-projektnih prijedloga.

Oni kojima su potrebne upute i trening materijali o osnovama razvoja projekata, mogu preuzeti Vodi Europske komisije o o upravljanju projektnim ciklusom (ECs Project Cycle Management Guidelines) na engleskom jeziku s web-stranice EuropeAida (http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia).


Lekcije koje je nauio Plavi svijet Institut za istraivanje i zatitu mora iz HrvatskeVano je identificirati potrebe drutva iz svog okruenja i oblikovati projekt koji slui kako potrebama zajednice tako i vaoj organizaciji. U prolosti smo napravili pogreku i predloili projekt iji su specifini ciljevi bili vrlo vani za nau organizaciju, ali ne i vrlo relevantni za nau zajednicu. Stoga je projekt bio odbijen!

Trening Priprema projektnih prijedloga za fondove EU-a , Srbija, 2010.

KORAK 1Odgovara li va projekt na stvarne i hitne potrebe?

54


Ako vaa organizacija radi prema dugoronom stratekom planu, te ako ste odradili istraivanje nadolazeih prilika za financiranje EU-sredstvima (kao to je opisano u dijelu A ovog prirunika), vjerojatno ste ve istraili pitanja kojima se va projekt namjerava baviti te ste u odlinom poloaju za dizajn detalja projekta. U tom sluaju ete vrlo vjerojatno biti u stanju pripremiti obuhvatan i dobro-informiran projektni prijedlog koji e imati dobre anse za dodjelu EU-sredstava. Meutim, ako vaa organizacija nema strateki plan i niste pripremili popratno istraivanje, vjerojatno ete na poziv za projektne prijedloge odgovoriti na ad hoc os

razvoj i upravljanje projektima financiranim sredstvima europske unije

Documents