prs.s.08 24.10.2008 belgelendİrme prosedÜrÜ...gıda güvenliği standartları kılavuz...

BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ

Doküman No PRS.S.08

Yayın Tarihi 24.10.2008

Revizyon No 18

Revizyon Tarihi 25.10.2018

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN Sayfa: 1/18

YÖNETİM TEMSİLCİSİ GENEL MÜDÜR

1. AMAÇ ......................................................................................................................................................... 2

2. KAPSAM ..................................................................................................................................................... 2 3. SORUMLULAR ............................................................................................................................................. 2

4. TANIMLAR ................................................................................................................................................. 2

5. UYGULAMA ................................................................................................................................................ 3 5.1. BELGELENDİRME ÖNCESİ FAALİYETLER ....................................................................................... 3

5.1.1. Başvuru ....................................................................................................................................... 3 5.1.2. Başvurunun Gözden Geçirilmesi .................................................................................................... 3

5.1.3. Belgelendirme Sözleşmesi ............................................................................................................. 3

5.1.4. Tetkik Programının Hazırlanması ................................................................................................... 3 5.1.5. Tetkik Süresinin Belirlenmesi ........................................................................................................ 4

5.1.6. Çoklu Tesis Örneklemesi ............................................................................................................... 4 5.2. TETKİKLERİN PLANLANMASI ......................................................................................................... 4

5.2.1. Tetkik Amaç, Kapsam ve Kriterlerinin Belirlenmesi .......................................................................... 4 5.2.2. Tetkik Ekibinin Seçimi ve Atanması ................................................................................................ 5

5.2.3. Tetkik Planı .................................................................................................................................. 6

5.3. TETKİKLER ....................................................................................................................................... 8 5.3.1. İlk Belgelendirme Tetkiki .............................................................................................................. 8

5.3.2. Gözetim Faaliyetleri ...................................................................................................................... 8 5.3.3. Yeniden Belgelendirme Tetkiki .................................................................................................... 10

5.3.4. Özel Tetkikler ............................................................................................................................ 11

5.4. TETKİKİN GERÇEKLEŞTİRİLMESİ ................................................................................................ 13 5.5. BELGELENDİRME KARARI ............................................................................................................. 14

5.5.1. Karar Vermeden Önce Yapılacak İşler .......................................................................................... 14 5.5.2. İlk Belgelendirme Kararı Verilmesi İçin Bilgi ................................................................................. 14

5.5.3. Gözetim Denetimi Sonrası Karar Verilmesi İçin Bilgi ...................................................................... 15 5.5.4. Yeniden Belgelendirme Kararı Verilmesi İçin Bilgi ......................................................................... 15

5.6. BELGENİN DEVAMI ........................................................................................................................ 15

5.7. GÖZETİM DENETİMİ / YENİDEN BELGELENDİRME DENETİMLERİNİN PLANLANMASI VE TAKİBİ ....................................................................................................................................................... 15

5.8. SERTİFİKA FORMATI ..................................................................................................................... 15 6. İLGİLİ DÖKÜMANLAR ................................................................................................................................ 16

7. REVİZYON DURUMU ................................................................................................................................. 16




Revizyon No 18




1. AMAÇ Belge almaya hak kazanan kuruluşların tüm sistem belgelendirme esaslarının belirlenmesi. Belgelendirme prosesinin tüm aşamalarda ilgili tarafların belgelendirme kuruluşu ve belgelendirilecek müşteri firma sorumluklarının belirlenmesi.

2. KAPSAM Bu prosedür sistem belgelendirme şartlarını gerektiren bütün işlemlere uygulanır.

3. SORUMLULAR Bu prosedür Belgelendirme Komitesi, Belgelendirme Müdürü, Operasyon Müdürü, Planlama Sor., Dosya Kontrol Sorumlusu ve ilgili personel tarafından yürütülür.

4. TANIMLAR Belgelendirme kuruluşu Yayınlanan yönetim sistem standartlarına ve sistemde gerekli olan herhangi bir ek dokümana göre organizasyonların yönetim sistemini denetleyen, belgelendiren üçüncü taraf kuruluş. TCS Uluslararası Belgelendirme Hizmetleri San. Ve Tic. Ltd. Şti. Belgelendirme kuruluşu unvanıdır. TCS olarak anılacaktır. Belgelendirilmiş Müşteri Yönetim sistemi belgelendirilmiş olan kuruluş. Kalite yönetim sistemi Bir kuruluşu kalite bakımından idare ve kontrol için gerekli yönetim sistemi. Çevre Yönetim Sistemi Bir kuruluşun çevreye etkileri ve boyutları açısından ve kaynakların verimliliği ile ilgili olarak idare ve kontrolü için gerekli yönetim sistemi Gıda Güvenliği Yönetim Sistemi Bir kuruluşu gıda güvenliği bakımından idare ve kontrol için gerekli yönetim sistemi İş Güvenliği Yönetim sistemi Bir kuruluşun işçi sağlığı ve iş güvenliği ile ilgili riskleri idaresi ve kontrolü ile ilgili yönetim sistemi Belgelendirme sistemi Belgelendirmenin yapılması ve sürekliliğinin takibi için denetlenmesine yönelik bu standardın şartlarını karşılayacak yapıda TCS ‘ nin oluşturduğu proses ve yönetim kuralları olan sistem. ISO 9001 Kalite yönetim sistemi standardı ISO 14001 Çevre yönetim standardı TS/ISO 16949 Otomotive sektörü için özel şartlar OHSAS 18001 İş güvenliği standardı ISO 22000 Gıda güvenliği standartları Kılavuz dokümanlar Endüstri tarafından geliştirilmiş o alanda faaliyet gösteren firmaların ortak faydası için denetim standardına yardımcı olacak dokümanlardır. Belgelendirme: Ürünlerle, proseslerle, sistemlerle veya kişilerle ilgili üçüncü taraf doğruluk beyanı Akreditasyon : Bir uygunluk değerlendirme kuruluşu ile ilgili olarak, belirli uygunluk değerlendirme işlerini yapmaya yeterli olduğunu resmi olarak ifade ederek gösteren üçüncü taraf doğruluk beyanı. Sertifika: Belirlenmiş sistem standardına ve sistemde gerekli olan herhangi bir ek dokümana göre sistem uygunluğunu gösteren doküman. Askıya Alma : Belirlenmiş doğruluk beyanı kapsamının tamamı veya bir kısmı için uygunluk durumunun geçici olarak iptal edilmesi Komite Genel Müdür tarafından, tarafsızlık ve bağımsızlığın sağlanması amacına yönelik şirketimiz bünyesinde oluşturulan olan bir komitedir. Belgelendirme komitesi ve Danışma, itiraz, şikâyet komiteleri olmak üzere iki komite oluşturulmuştur. Belgelendirme Müdürü Genel Müdüre bağlıdır. Akreditasyon şartlarına uygun sistem kurmak, uygulatmak, sürekliliğini, takibini sağlamak ve etkinliğini sürekli iyileştirme, denetim prosesinin akreditasyon şartlarına uygunluğu, denetim raporlarının gözden geçirilmesi ve onayı, kapsam genişletme vb. görev tanımında yazan diğer sorumluluklarını gerçekleştirmekten sorumludur.




Revizyon No 18




5. UYGULAMA

5.1. BELGELENDİRME ÖNCESİ FAALİYETLER

5.1.1. Başvuru Başvuru, FRM.S.24 Belgelendirme Başvuru Formu ile alınır. Başvuru Formu, firma yetkilisi tarafından doldurulmalıdır. Başvuru Formunun eksiksiz doldurulmuş olması gerekir. Formun eksik doldurulmuş olması durumunda, Planlama Sorumlusu firma ile iletişime geçer ve telefon görüşmesi ile eksik bilgileri temin ederek forma kaydeder. Başvuru Formu ile firmadan en azından aşağıdaki bilgiler temin edilir; a) İstenen belgelendirme kapsamı, b) Müracaat eden kuruluşla ilgili detaylı bilgi; kuruluşun adı, tesisin/tesislerinin adresi/adresleri, prosesleri ve işlemleri, insan ve teknik kaynakları, fonksiyonları, ilişkileri ve ilgili herhangi bir yasal kısıtlama dahil belgelendirme programında

istendiği şekilde, c) Şartlara uygunluğu etkileyecek, belgelendirilecek kuruluş tarafından kullanılan kuruluş dışında yaptırılan proseslerin belirtilmesi, d) Müracaat eden kuruluşun belgelendirme istediği standardlar veya diğer şartlar, e) Belgelendirme istenen yönetim sistemleri için danışmanlık alınıp alınmadığı, alındı ise kimden alındığı.

5.1.2. Başvurunun Gözden Geçirilmesi TCS Belgelendirme Planlama Sorumlusu, FRM.S.28 Müracaat Formunu kullanarak aşağıdakilerden emin olmak için başvuruyu gözden geçirir. a) Müracaat eden kuruluş ve yönetim sistemi ile ilgili bilginin bir tetkik programı gerçekleştirmek için yeterli olduğu, b) Belgelendirme kuruluşu ile müracaat eden kuruluş arasında bilinen farklı anlaşılmaların giderildiği, c) Belgelendirme kuruluşunun, belgelendirme faaliyetlerini yerine getirebilecek yeterlilik ve kabiliyete sahip olduğu, d) Belgelendirme çalışmalarının kapsamı, müracaat eden kuruluşun faaliyetlerinin yürütüldüğü tesis/tesisler, tetkikin tamamlanması için gerekli süre ve belgelendirme faaliyetlerini etkileyen diğer hususların (dil, güvenlik koşulları, tarafsızlığa tehditler vb.) dikkate alınması. Müracaatın gözden geçirilmesinden sonra, TCS Belgelendirme, müracaatı kabul veya ret eder. TCS Belgelendirme, gözden geçirme sonucunda başvuruyu reddederse, başvurunun ret edilme gerekçeleri FRM.S.28 Müracaat Formuna kaydedilir ve müşteriye yazılı olarak bildirilir. Bu gözden geçirme esas alınarak, TCS Belgelendirme, tetkik ekibine belgelendirme kararı için dahil edilecek yeterlilikleri belirler.

5.1.3. Belgelendirme Sözleşmesi Başvuru onaylandıktan sonra, Planlama Sorumlusu tarafından FRM.S.26 Sistem Belgelendirme Fiyat Teklifi hazırlanır. Teklif formatında yer alan tüm alanların eksiksiz olarak doldurulması gerekir. Planlama Sorumlu FRM.S.28 Sözleşme İnceleme Formunu kullanarak hazırlanan FRM.S.026 Sistem Belgelendirme Sözleşme Gözden Geçirme Formu’nun içeriğini kontrol eder. Hazırlanan teklif müşteriye iletir. İmzalanan teklif sözleşme yerine geçer. Ödenmesi gereken ücretler, TCS sorumlulukları ve Müşteri Sorumlulukları; FRM.S.26 Sistem Belgelendirme Fiyat Teklifi dokümanında tanımlanmıştır.

5.1.4. Tetkik Programının Hazırlanması Tam belgelendirme döngüsü için bir FRM.S.79 Tetkik Programı, müşterinin yönetim sistemlerinin, belgelendirme için seçilen standard/standardlar veya zorunlu hüküm içeren doküman/dokümanların şartlarını karşıladığını açık bir şekilde göstermek için yapılan tetkik faaliyet/faaliyetlerini tanımlamak için geliştirilir. Belgelendirme döngüsü için olan tetkik programı, bütün yönetim sistemi şartlarını kapsar. Tetkik programının ve ilave düzenlemelerin tayininde, müşterinin büyüklüğü, yönetim sisteminin kapsamı ve karmaşıklığı, ürünler ve prosesler ile birlikte önceki tetkiklerin sonuçları ile yönetim sisteminin etkinliğinin gösterilen seviyesi dikkate alınır. Aşağıdaki liste bir tetkik programı gerçekleştirilirken veya revize edilirken dikkate alınabilecek ilave hususları içerir. Bunlar aynı zamanda tetkik kapsamının tayininde veya tetkik planı hazırlanırken de kullanılabilir: - Belgelendirme kuruluşuna müşteri hakkında gelen şikayetler, - Birleşik, entegre veya ortak tetkikler,




Revizyon No 18




- Belgelendirme şartlarındaki değişiklikler, - Yasal şartlardaki değişiklikler, - Kuruluşun performans verileri (örneğin, kusur seviyeleri, kilit performans gösterge verileri gibi), - Uygun ilgili tarafların değerlendirmeleri. İlk üç yıllık belgelendirme döngüsü belgelendirme kararı ile başlar. İlk belgelendirme tetkik programı, belgelendirme kararını takip eden birinci yılda yapılan 1.Gözetim Tetkiki, ikinci yılda yapılan 2. Gözetim tetkiki ve üçüncü yıl içerisinde belgenin süresi dolmadan yapılan yeniden belgelendirme tetkikini içerir. Peşinden gelen döngüler, yeniden belgelendirme kararı ile başlar. Gözetim tetkikleri, yeniden belgelendirme yılı hariç her takvim yılında bir kez yapılır. İlk belgelendirmeden sonra yapılacak ilk gözetim tetkiki, belge karar tarihinden itibaren 12 ayı geçmemelidir. Not – Gözetim tetkiklerinin sıklığı belirlenirken, mevsim veya yönetim sistemleri belgelendirmesinin belirli bir süre için olması (örneğin, geçici inşaat alanı gibi) gibi hususların dikkate alınır.

Transfer başvuruları, FRM.S.100 Transfer Başvurusu Değerlendirme Formu ile değerlendirilir. Mevcut belgelendirme ve tetkikleri dikkate alındığında, herhangi bir uygunsuzluğa uygulanan düzeltici faaliyetlere ait raporlar ve dokümantasyon temin edilir ve saklanır. TCS Belgelendirme, elde ettiği bilgiyi esas alarak, var olan tetkik programındaki herhangi bir değişikliği ve önceki uygunsuzluklarla ilgili düzeltici faaliyetlerin takibini doğrular ve kaydeder. Müşteri vardiya usulü ile çalıştığında, tetkik programı ve planı geliştirilirken, FRM.S.28 Müracaat Formu kullanılarak vardiyada yapılan çalışmalar dikkate alınır. Belgelendirme kapsamındaki tüm faaliyetler için geçici saha denetimi gerçekleştirilmelidir. Geçici sahaya sahip iş alanlarında faaliyet gösteren firmaların sahip oldukları geçici saha sayısına göre örnekleme yapılarak denetim planlanır. Örnekleme yapılırken, aynı NACE grubundaki faaliyetler için tek bir geçici şantiyenin görülmesi yeterlidir. Mevcut geçici sahası olmadığı için denetlenemeyen faaliyetler, belge kapsamına dahil edilemez. Kapsama dahil edilmeyen faaliyetler için şantiye açıldığında, firmanın talebi doğrultusunda kapsam genişletme denetimi yapılır. Geçici sahaların tamamı, kapsamdaki tüm NACE grupları 1. ve 2. Ara denetim sırasında denetlenecek şekilde FRM.S.79 Denetim Programında planlama yapılır.

5.1.5. Tetkik Süresinin Belirlenmesi TCS Belgelendirme, her bir müşterisi için müşterisinin yönetim sisteminin tam ve etkili bir tetkikini planlamaya ve gerçekleştirmeye yönelik ihtiyaç duyulan tetkik süresi, TLM.S.23 Planlama Talimatı (9001-14001) ve TLM.S.21 Planlama Talimatı (22000) dokümanlarında tanımlı şekilde belirlenir. Tetkik süresinin belirlenmesinde dikkat edilmesi gereken hususlar planlama talimatlarında tanımlanmıştır.

Tetkik süresi ve gerekçesi, FRM.S.28 Müracaat Formu ile kayıt altına alınır. Bir tetkikçi olarak atanmayan herhangi bir ekip üyesi tarafından harcanan süre (yani, teknik uzmanlar, tercümanlar, gözlemciler ve eğitim almak için katılan tetkikçiler) belirlenen tetkik süresi içinde sayılmaz. Tercüman kullanımı, ek tetkik süresi gerektirebilir.

5.1.6. Çoklu Tesis Örneklemesi Çoklu tesisler aynı faaliyetleri kapsıyor ise, TLM.S.23 Planlama Talimatı (9001-14001) ve TLM.S.21 Planlama Talimatı (22000) dokümanlarında tanımlı şekilde örnekleme yapılabilir. Müşterinin, çeşitli coğrafi bölgelerde aynı faaliyeti kapsayan yönetim sisteminin tetkiki için birden fazla tesiste örnekleme yapıldığında, TCS Belgelendirme yönetim sisteminin tetkikinin uygun şekilde olmasından emin olmak için bir örnekleme programı oluşturur. Örnekleme planının gerekçesi, her bir müşteri için FRM.S.28 Müracaat Formu ile dokümante edilir.

5.2. TETKİKLERİN PLANLANMASI

5.2.1. Tetkik Amaç, Kapsam ve Kriterlerinin Belirlenmesi Tetkikin amaçları, TCS Belgelendirme tarafından belirlenir. Tetkikin kapsamı ve kriterler, herhangi bir değişiklik dahil, müşteri ile müzakere edildikten sonra, TCS Belgelendirme tarafından oluşturulur. Tetkik amaçları, tetkik ile neyin hedeflendiği olup aşağıdakileri içerir; a) Tetkik kriterleri kullanılarak, müşterinin yönetim sisteminin veya bir bölümünün uygunluğunun tayini,




Revizyon No 18




b) Yönetim sisteminin yeteneği ile müşterinin uygulanabilir, kanuni, düzenleyici ve sözleşme şartlarını karşıladığından emin olunmasının tayini, (NOT: Yönetim sistem tetkiki, resmi uygunluk tetkiki değildir.) c) Müşterinin, belirlenen amaçlara ulaşılabileceği beklentisini güvence altına almak için yönetim sisteminin etkinliğinin tayini, d) Uygun olması durumunda, yönetim sisteminin potansiyel iyileştirme alanlarının tanımı. Tetkikin kapsamı, tetkikin sınırlarını (örneğin, tetkik edilecek; tesisler, yönetim birimleri, faaliyetler ve prosesleri gibi) tanımlar. İlk veya yeniden belgelendirme prosesi birden fazla tetkikten (örneğin, farklı tesisleri kapsıyorsa) oluşuyorsa, her bir tetkikin kapsamı tüm belgelendirme kapsamını içermeyebilir ancak bütün tetkiklerin toplamı belgelendirme dokümanındaki kapsamla uyumlu olmalıdır. Tetkik kriteri, uygunluğun neye göre tayin edildiğinin referansı olarak kullanılır ve aşağıdakileri kapsar; - Yönetim sistemleri ile ilgili tanımlanan zorunlu hüküm dokümanının şartları,

- Müşteri tarafından geliştirilen yönetim sisteminin tanımlanmış prosesleri ve dokümantasyonu.

5.2.2. Tetkik Ekibinin Seçimi ve Atanması Tetkikin amaçlarına ulaşmak ve tarafsızlık şartlarını karşılamak için yeterliliği dikkate alarak, tetkik ekibi lideri ve gerektiğinde teknik uzmanları içerir. Tek bir tetkikçi varsa, ilgili tetkik için tetkik ekip liderinin görevlerini yerine getirebilecek yeterliliğe sahip olması gerekir. Tetkik ekibi, TCS Belgelendirme tarafından belirlenen LST.S.16 Denetim Ekibi Yeterlilik Değerlendirme Tablosunda tanımlı tüm yeterlilikleri karşılayacak şekilde LST.SUM.03 Denetçi-Teknik Uzman Listesi kullanılarak seçilir. Tetkik ekibinin büyüklüğüne ve yapısına karar verilirken aşağıdakiler dikkate alınır; a) Tetkikin amaçları, kapsamı, kriteri ve tahmini tetkik süresi, b) Tetkikin birleşik, entegre veya ortak olduğu, (Birleşik veya entegre tetkikin ekip liderinin, standardlardan en az bir tanesi ile ilgili derinlemesine bilgi sahibi olması ve belirli tetkikler için kullanılan diğer standardlar ile ilgili farkındalığının olması beklenir.) c) Tetkikin amaçlarına ulaşmak için gerekli tetkik ekibinin bütüncül yeterliliği, d) Belgelendirme şartları (uygulanabilir kanuni, düzenleyici veya sözleşme şartları dahil), e) Dil ve kültür. Tetkik ekibi liderinin ve tetkikçilerin gerekli bilgi ve yetenekleri, bir tetkikçinin talimatı altında çalışan teknik uzman ile desteklenebilir. Teknik uzmanların seçim kriterleri, tetkik ekibinin ve tetkik kapsamının gerekleri esas alınarak her tetkik özelinde tayin edilir. Tetkik ekibi liderinin ve tetkikçilerin gerekli bilgi ve yetenekleri, bir tetkikçinin talimatı altında çalışan tercümanlar ile desteklenebilir. Tercüman kullanılması durumunda, tercümanlar tetkiki olumsuz etkilemeyecek şekilde seçilir. Aday Denetçiler, denetçilerden birinin Gözlemci Denetçi olarak belirlenmesi şartıyla tetkike katılabilir. Gözlemci Denetçi, sorumlulukları yerine getirebilecek şekilde yeterli olmalıdır. Gözlemci Denetçi, aynı zamanda, aday denetçinin faaliyetleri ve bulguları ile ilgili son sorumluluğa sahiptir. Baş Denetçi, tetkik ekibi ile istişare ile her bir ekip üyesine tetkik esnasında, belirli proseslerin, bölgelerin ve faaliyetlerin tetkiki sorumluluğunu verir. Bu görevlendirme yapılırken, denetçiler, aday denetçiler ve teknik uzmanların değişik görev ve sorumlulukları da dikkate alınarak, yeterlilik ile tetkik ekibinin etkin ve verimli kullanım ihtiyaçları dikkate alınır. Tetkik amaçlarına ulaşmayı garanti altına almak için sorumluluk alanlarında değişiklik yapılabilir. Gözlemciler Denetime katılması planlanan gözlemciler, tetkikin gerçekleşmesinden önce FRM.S.80 Denetim Planı ile müşteriye bildirilir. Denetim ekibi, gözlemcinin tetkik prosesinde olumsuz etki etmesine veya karışmasına ya da tetkik sonucunu etkilemesine izin verilmediğini güvence altına alır. Gözlemciler; müşteri kuruluşun mensubu, danışmanlar, tanıklık yapan akreditasyon kuruluşu personeli, düzenleyiciler veya diğer doğrulanan personel olabilir. Teknik uzmanlar




Revizyon No 18




Bir tetkik esnasında teknik uzmanın rolü, tetkikin gerçekleşmesinden önce FRM.S.80 Denetim Planı ile müşteriye bildirilir. Teknik uzman tetkik ekibinde tetkikçi gibi davranamaz. Teknik uzmanlara bir Baş Denetçi/Denetçi refakat eder. Not – Teknik uzmanlar tetkik ekibine hazırlık, planlama veya tetkik için tavsiyede bulunabilir. Rehberler Baş Denetçi ile müşteri aksi bir şekilde anlaşmadıkça, her bir denetçiye bir rehber eşlik etmelidir. Rehber/rehberler, tetkikin gerçekleşmesi için tetkik ekibine atanır. Tetkik ekibi, rehberlerin tetkik prosesinde olumsuz etki etmesine veya karışmasına ya da tetkik sonucunu etkilemesine izin verilmediğini güvence altına alır. Rehberlerin görevleri aşağıdakileri kapsayabilir:

a) Görüşmeler için bağlantılar ve zamanlama oluşturma, b) Tesis veya kuruluşun belirli bölgelerine ziyaret ayarlama, c) Bölgenin emniyeti ve güvenliği prosedürleri ile ilgili kuralların tetkik ekibi üyelerince bilindiği ve uyulduğunun güvence altına alınması, d) Müşteri adına tetkike şahitlik etme, e) Tetkikçi tarafından istenildiği şekilde açıklama veya bilgi sağlama. Not :Uygun olduğu takdirde tetkik edilen, rehber olarak görev yapabilir. Görev için atanan denetim ekibi, FRM.S.28 Müracaat Formuna kaydedilir.

5.2.3. Tetkik Planı 5.2.3.1. Tetkik Planının Hazırlanması

TCS Belgelendirme, tetkik faaliyetlerinin yapılması ve programlanması ile ilgili anlaşmanın temelini sağlamak amacıyla, her bir tetkik programında yer aldığı şekilde her tetkikten önce Planlama Sorumlusu tarafından FRM.S.80 Denetim Planı taslağı oluşturur. Belgelendirme Müdürü tarafından gözden geçirilen Denetim Planı taslağı, denetim seti ile birlikte denetim ekibine gönderilir. Değişiklik gerekiyor ise; Baş Deneti FRM.S.80 Denetim Planını günceller ve rapor ile birlikte güncel FRM.S.80 Denetim Planını iletir. Denetim planı, tetkik amaç ve hedeflerine uygun olmalıdır. Tetkik planı en azından aşağıdakileri kapsar veya atıfta bulunur; a) Tetkik amaçları, b) Tetkik kriterleri, c) Tetkike tâbi tutulacak kurumsal ve fonksiyonel birimler ve proseslerin tanımı dahil tetkik kapsamı, d) Sahadaki tetkik faaliyetlerinin gerçekleştirileceği tarihler ve sahalar (uygun olduğu takdirde, farklı sahalar ve uzaktaki tetkik faaliyetleri dahil), e) Sahadaki tetkik faaliyetlerinin beklenen süresi, f) Tetkik ekibi üyelerinin ve eşlik eden personelin (örneğin, gözlemciler ve tercümanlar) görev ve sorumlulukları. Not – Tetkik plan bilgisi birden fazla dokümanda olabilir. Denetim Planı Hazırlanırken Dikkat Edilmesi Gerekenler; Denetlenecek faaliyetlerin uygun denetçilere dağıtılması. Denetlenecek olan faaliyetin faaliyet kodu onu denetlemek için seçilen denetçinin denetçi kodu ile tutarlı olmalıdır. Denetim için ayrılan toplam süre 1 den fazla denetçi aynı anda firmada 1 kişi ile görüşmemelidir. Farklı alanlara dağıtılmalıdır. Denetim sırasında gidilecek olan yerleşkeler seyahat süreleri Denetim ekibi ile denetim sırasında yapılacak ara değerlendirme toplantıları Denetimin başlangıç ve bitiş gün ve saati Doküman gözden geçirmesi de dahil olmak üzere tetkik (1. aşama) tek kişi tarafından yönetilmiyorsa belgelendirme kuruluşu farklı heyet üyelerinin faaliyetlerin nasıl koordine edildiğini (Hangi prosesi hangi denetçinin denetleyeceği, Eğer saha denetimi yapılacaksa bunların saat bilgileride belirtilmelidir.) 1 adam/gün saat değerlendirmesinde her bir denetçinin ayrı departman/proses incelemesine özen gösterilir. Birden fazla denetçi olduğu durumlarda o firmanın önemli proses(ler)i ör:üretim, hizmet sunumu, firmanın yaptığı işin NACE kodunu ve kategorisini karşılayan denetçi tarafından denetlenmelidir. ISO 14001 Çevre Yönetim sistemi denetimlerinde Aşama 1 ve Aşama 2 denetiminde Teknik Uzman veya Çevre Uzmanı gerekli ise, 1. ve 2. Aşama denetimlerde rol alması zorunludur.

Denetimde Gözetim Denetçisi bulunacaksa bunun hangi prosesler ve hangi denetçiler için olduğu




Revizyon No 18




Teknik Uzmanların hangi proseste hangi denetçi ile birlikte olduğu Kuruluşun proses ve departmanlarının durumları, karmaşıklıkları, büyüklükleri ve yetkililerin denetim anında bulunabilirliği Denetim sırasında gidilecek olan yerleşkeler seyahat süreleri Denetim ekibi ile denetim sırasında yapılacak ara değerlendirme toplantıları Denetim Planında ilgili standart madde numaraları, denetlenen ilgili proses ve sorumlu adı, saat, denetçilerin kimler olduğu plan üzerinde açık olarak belirtilmelidir. Denetim kapsamını içermelidir. Denetim heyetinin gün içerisinde ve gün sonunda değerlendirme zamanlarını göstermelidir. Denetim heyeti ve denetlenen bölüm/proses/faaliyet sorumluları için yol gösterici olmalıdır. Her denetçi için en az 8 saat denetim süresi olmalıdır. GGYS ve için toplam denetim süresine planlama ve rapor yazma faaliyetleri dâhil değildir. Denetim planı, bilgisayar ortamında hazırlanır. Denetim sırasında yapılan değişiklikler, üzerine elle not alınabilir.

Denetim planı, adam/gün sayısına uygun olarak hazırlanmalıdır. 1 adam/gün = 8 saat (öğlen arası hariç) olarak değerlendirilmelidir. Açılış ve Kapanış toplantıları, Denetim Ekibi Ara Değerlendirne ve Denetim Sonu Değerlendirme ve Raporlama toplantıları için saat belirtilmelidir. Öğle arası için saat belirtilmelidir. Firmanın proseslerine göre hazırlanmalıdır. Hangi prosesin, kimler tarafından denetleneceği ve denetim için ne kadar süre ayrılacağı belirtilmelidir. Görüşülen kişiler, denetim planına eklenmelidir. Denetim planının, denetim ekibi üyelerinin tamamının birlikte hareket ettiği şekilde hazırlanmamalıdır. Denetimin etkin olarak gerçekleştirilebilmesi için adam/gün saat değerlendirmesinde her bir denetçinin ayrı departman/proses incelemesine özen gösterilir. Denetim ekibindeki üyelerinin atandıkları kodlar nedeniyle birlikte denetim yapması gerektiği durumlarda, TCS Planlama Sorumlusu’na adam/gün sayısının arttırılması gerekliliği yönünde bilgilendirme yapılır. Birden fazla denetçi olduğu durumlarda o firmanın önemli proses(ler)i ör:üretim, hizmet sunumu, firmanın yaptığı işin NACE kodunu, Kategorisini karşılayan denetçi tarafından denetlenmelidir. Aşama 1 denetiminde herhangi bir prosesi inceleyen denetçinin, aynı prosesi Aşama 2 denetiminde incelemesine

dikkat edilmelidir. Ör: YT Faaliyetlerini inceleyen denetçi aynı işleri denetlemelidir. Yasal mevzuatları denetleyen denetçi, aşama 2 de aynı prosesin uygulanmasını incelemelidir. Denetim planı eğer varsa şu ayrıntıları içermelidir: Denetimde Gözetim Denetçisi bulunacaksa bunun hangi prosesler ve hangi denetçiler için olduğu Teknik Uzmanların hangi proseste hangi denetçi ile birlikte olduğu Çok İşletmeli kuruluşlarda yukarda tanımlanan ana hususlara ilaveten, tetkik planı kuruluşun işletme sayısı ve proseslerinin mevcut durumu göz önüne alınarak detaylandırılır.

5.2.3.2. Tetkik Ekibinin Görev İletişimi

Denetim ekibinin görev iletişimi; DEK Denetçi El Kitabında açıkça tanımlanmıştır.

5.2.3.3. Denetim Planının İletişimi FRM.S.80 Denetim Planı, denetimden 3 gün önce onay için müşteriye gönderilir, imzalı kaşeli olarak TCS Belgelendirmeye gönderilmesi talep edilir. Müşteriden onaylı formun gelmemesi durumunda; planın ve denetim ekibinin müşteri tarafından onaylandığı kabul edilir.

5.2.3.4. Denetim Ekibi Üyeleri İle İlgili İletişim

FRM.S.80 Denetim Planı, tetkik ekibinin her bir üyesinin adını-soyadını içerir ve denetimden 3 gün önce, “müşteri kuruluşun belirli bir tetkikçi veya teknik uzmanın atanmasına itiraz etmesine ve belgelendirme kuruluşunun geçerli itiraza cevaben ekibi yeniden oluşturmasına yeterli süre verecek şekilde” onay için müşteriye gönderilir. Talep halinde denetim ekibi üyelerinin özgeçmişlerini de müşteriye iletir. Firmanın, denetim ekibine veya ekipteki herhangi bir denetçiye itiraz etme hakkı vardır. Yalnız bu hakkı için geçerli nedenler sunmak zorundadır. Bu nedenler aşağıdaki gibi olabilir: Denetçinin rakip kurumda çalışıyor veya rakip kurumla bir ilişkisinin olduğu Denetçinin yeterliliğini firma için yeterli bulmaması Denetçinin daha önce firmayla ilişkisinin olduğu ve tarafsızlığı etkileyecek karar verebilme olasılığı olması Bu nedenlerin dışında neden gösterildiği zaman Yönetim Temsilcisi tarafından bu nedenin geçerliliği onaylanmalıdır. Firmadan yukarıda belirtilen nedenler veya bunların dışında ki nedenlerle itiraz etmesi durumunda Yönetim Temsilcisinin isteği ile bu durumun ispatı istenebilir.




Revizyon No 18




5.3. TETKİKLER

5.3.1. İlk Belgelendirme Tetkiki Yönetim sisteminin ilk belgelendirme tetkiki Aşama 1 ve Aşama 2 olmak üzere, iki aşamada yapılır. ISO 9001 ve ISO 14001 Aşama 1 denetimi ofis ya da sahada gerçekleştirilebilir, Aşama 1 denetimi yapılmadan Aşama 2 denetimine geçilemez. ISO 22000 Aşama 1 denetimi sahada gerçekleştirilir. Tetkik ekibi, Aşama 1 ve Aşama 2 tetkikleri esnasında toplanan bütün bilgileri ve tetkik kanıtlarını, tetkik bulgularını gözden geçirmek ve tetkik sonuçları üzerinde uzlaşmak için analiz eder. 5.3.1.1. Aşama 1 Planlama, Aşama 1’in amaçlarına ulaşılabileceğini ve müşterinin bu aşama esnasında “sahada” yürütülecek faaliyetle ilgili bilgilendirileceğini güvence altına alır. Aşama 1 tetkikinin amacı aşağıdakileri gerçekleştirmektir: a) Müşterinin yönetim sisteminde dokümante edilmiş bilgiyi gözden geçirmek, b) Müşteri mahallini ve sahaya özgü koşulları değerlendirmek ve Aşama 2 tetkikine hazırlığın belirlenmesindeki müşterinin personeli ile müzakereleri yapmak, c) Müşterinin statüsünün gözden geçirilmesi ve özellikle temel performansın veya önemli hususların, proseslerin, hedeflerin ve yönetim sisteminin çalışmasının tanımlanmasıyla ilgili standard şartlarını anlamak, d) Aşağıdakiler dahil yönetim sisteminin kapsamı ile ilgili gerekli bilgileri elde etmek: - Müşterinin sahası/sahaları, - Prosesler ve kullanılan teçhizat, - Oluşturulan kontrol seviyeleri (özellikle birden fazla sahası olan müşterilerde), - Uygulanabilir durumsal ve düzenleyici şartlar, e) Aşama 2 tetkikine yönelik kaynak tahsisinin gözden geçirmek ve Aşama 2 tetkikinin ayrıntıları üzerinde müşteri ile anlaşmaya varmak, f) Yönetim sistemi standardının veya diğer hüküm ihtiva eden dokümanlar bağlamında, müşterinin yönetim sisteminin ve saha operasyonlarının yeterli bir şekilde anlaşılmasının sağlanmasıyla, Aşama 2 tetkikinin planlanmasına odaklanmak, g) İç tetkiklerin ve yönetimin gözden geçirmesinin planlanıp planlanmadığı ve gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin değerlendirilmesi ve uygulanan yönetim sisteminin uygulama seviyesi ile müşterinin Aşama 2 tetkiki için hazır olup olmadığını değerlendirmek. Aşama 1’in amaçlarının karşılanması ve Aşama 2 için hazırlıkla ilgili dokümante edilmiş sonuçlar (Aşama 2 tetkiki esnasında uygunsuzluk olarak sınıflandırılabilecek) müşteriye bildirilir. Aşama 1 ve Aşama 2 tetkikleri arasındaki aralığın belirlenmesinde, Aşama 1 tetkiki esnasında belirlenen hususların çözüme kavuşturulmasına yönelik müşterinin ihtiyaç duyacağı zaman dikkate alınır. TCS Belgelendirme, Aşama 2 için düzenlemelerini revize etme ihtiyacı da duyabilir. Yönetim sistemini etkileyecek önemli değişiklikler olursa, TCS Belgelendirme tamamının veya Aşama 1’in tekrarını değerlendirir. Müşteri, Aşama 1’in sonuçlarının Aşama 2’yi ertelemeye veya iptal etmeye yol açabileceği konusunda TLM.S.14 Belgelendirme Kuralları dokümanı ile bilgilendirilmiştir. 5.3.1.2. Aşama 2 Aşama 2 tetkikinin amacı, müşterinin yönetim sisteminin etkinliği dâhil, uygulamayı değerlendirmektir. Aşama 2 tetkiki, müşterinin merkez adresinde ve varsa geçici saha ve şubelerinde yapılır. Aşama 2 tetkiki en azından aşağıdaki hususları içerir. a) Uygulanabilir yönetim sistem standardı veya diğer hüküm ifade eden dokümanların şartlarına uygunluk hakkındaki bilgi ve kanıt, b) Temel performans hedefleri ve amaçlarına yönelik (uygulanabilir yönetim sistem standardı veya diğer hüküm ifade eden dokümanlardaki beklentilerle tutarlı) performansın izlenmesi, ölçülmesi, kayıt altına alınması ve gözden geçirilmesi, c) Müşterinin yönetim sistemi kabiliyeti ve uygulanabilir statüsel, düzenleyici ve yapısal şartların karşılanması ile ilgili performansı, d) Müşteri proseslerinin operasyonel kontrolü, e) İç tetkik ve yönetimin gözden geçirilmesi, f) Müşteri politikaları için yönetimin sorumluluğu. 5.3.2. Gözetim Faaliyetleri TCS Belgelendirme, gözetim faaliyetlerini, yönetim sisteminin kapsamında yer alan saha ve fonksiyonların temsilini düzenli aralıklarla, belgelendirilmiş müşteri ve yönetim sistemindeki değişiklikleri dikkate alarak gerçekleştirir. Gözetim faaliyetleri, belgelendirilmiş müşterinin yönetim sisteminin, belgelendirmenin sağlandığı standardın belirlenmiş şartlarını sağlamasının sahada tetkikini içerir. Diğer gözetim faaliyetleri aşağıdakileri içerebilir: a) Belgeli müşteriye belgelendirme ile ilgili hususlar hakkında sorular sorulması




Revizyon No 18




b) Müşterinin operasyonları ile ilgili beyanlarının gözden geçirilmesi c) Belgelendirilmiş müşteriden dokümante edilmiş bilgi verme istekleri (kağıt veya elektronik ortamda), d) Belgelendirilmiş müşterinin performansının diğer yollarla izlenmesi. Gözetim tetkiki Gözetim tetkikleri, Aşama 1 ve Aşama 2 olarak ayrılmaz. Gözetim tetkikinde sadece Aşama 2 tetkiki gerçekleştirilir. Firmanın gözetim tetkiki öncesinde ulaşılan bilgiler neticesinde bir önceki denetime göre önemli ölçüde değişiklikler (prosesteki teknolojik değişiklikler, uyacağı yasal şartların değişmesi veya revize edilmesi gibi durumlar) olduğuna karar verirse bu denetimi aşama 1 ve aşama 2 şeklinde yapılmasına karar verebilir. Gözetim tetkiklerinin sayısı; Belgelendirme Komitesi kararları, müşteri şikâyetleri, önceki tetkiklerde bulunan uygunsuzlukların sınıfı veya tetkik raporundaki öneriler doğrultusunda artırılabilir. Gözetim denetiminde bütün sistemin tetkik edilmesi gerekli değildir. 1. Gözetim Denetiminde incelenmeyen maddelerin 2. Gözetim denetimi sırasında mutlaka incelenmesi gerekir.

Gözetim tetkikleri en azından aşağıdakileri içerir; a) İç tetkikleri ve yönetimin gözden geçirmesini, b) Bir önceki tetkik esnasında tanımlanan uygunsuzluklar hakkında yapılan faaliyetlerin gözden geçirilmesini, c) Şikayetlerin ele alınmasını, d) Belgelendirilmiş müşterinin amaçlarının gerçekleştirmesi ve ilgili yönetim sisteminin/sistemlerinin amaçları bakımından yönetim sisteminin etkinliğini, e) Sürekli iyileştirmeyi amaçlayan planlanmış faaliyetlerin gelişimini, f) Operasyonel kontrolün sürdürüldüğünü, g) Değişikliklerin gözden geçirilmesini, h) Markaya ve/veya belgelendirmeye yapılan diğer atıfları.

Planning Surveillance Activities Who is responsible to prep the annual follow-up plan?

TCS Belgelendirme Müdürü tarafından her yılın sonunda, TCS müşterileri ve Temsilcilik Müşterileri bazında bir sonraki

yıla ait ara denetim takip listesi hazırlanır.

Until the date on which the company has to be audited? (Surveillance audit for first, second surveillance audit,

recertification audit)

1.SURVEILLANCE AUDIT Max. 12 month after INITIAL AUDIT CERTIFICATE ISSUE DATE

2.SURVEILLANCE AUDIT Max. 24 month after INITIAL AUDIT CERTIFICATE ISSUE DATE

RE-CERTIFICATION AUDIT Max. 24 month after INITIAL AUDIT CERTIFICATE ISSUE DATE

If audits not conduct according to table; if company has a reason certificate will be suspend max. 6 months. TCS /Representatives is responsible to inform the companies in a week relaated decision. Representatives have to send suspension and cancellation informing mails to TCS end of every month.

Who is responsible to inform Representatives related annual follow-up plan?

Ara denetim takip listesi, Belgelendirme Müdürü tarafından TCS Planlama Sorumlularına ve Temsilciliklere iletilir. Ara denetimlerin takibinden TCS Planlama Sorumluları ve Temsilcilikler sorumludur.

Her ayın sonunda Belgelendirme Müdürüne aylık Ara Denetim Takip Listesinde her bir firmanın yanına açıklama ekleyerek raporlama yapılır ;

ay içinde hangi ara denetimler gerçekleşti?

ay içinde hangi ara denetimler gerçekleşemedi, neden?

ay içinde hangi ara denetimler iptal edildi, neden?

bir sonraki ayın planındaki hangi firmalar onay verdi?

bir sonraki ayın planındaki hangi firmalar iptal etti, neden?

bir sonraki ayın planındaki hangi firmalarla ilgili süreç devam ediyor?

Denetim yapılan ancak belgesini iptal eden firmalar?




Revizyon No 18




Gözetim denetimlerinde, denetim tarihinden 2 ay önce, yeniden belgelendirme denetimlerinde, denetim tarihinden 3 ay önce TCS Belgelendirme / TCS Belgelendirme Temsilcilikleri tarafından ara denetim

yazısı gönderilir.

5.3.3. Yeniden Belgelendirme Tetkiki Yeniden Belgelendirme denetimleri, Aşama 1 ve Aşama 2 olarak ayrılmaz. Tek aşamalı olarak gerçekleştirilir. Eğer firmanın yeniden belgelendirme tetkiki öncesinde ulaşılan bilgilerine göre bir önceki denetime göre önemli ölçüde değişiklikleri olduğuna karar verirse bu denetimi aşama 1 ve aşama 2 şeklinde yapılmasına karar verebilir. Yeniden belgelendirme tetkikinin amacı, Yönetim sisteminin bir bütün halinde, sürekli uygunluğu ve etkinliği ile belgelendirmenin kapsamı için uyumluluğu ve uygulanabilirliğinin teyit edilmesidir. Yeniden belgelendirme tetkiki, ilgili yönetim sistemi standardı ve diğer zorunlu hüküm ifade eden dokümanın şartlarının tamamının sürekli olarak yerine getirildiğini değerlendirmek için planlanır ve gerçekleştirilir. 3 yıllık Belgelendirme periyodu bitiş tarihinden önce yeniden belgelendirme (tetkik+uygunsuzlukları kapatma) süreci başlatılmış olmalıdır. Karar en geç periyod bitiş tarihi itibari ile 6 ay içinde alınmış olmalıdır. Yeniden Belgelendirme Denetimi yapılamayacak durumlar;

1. Karar, periyod bitiş tarihi itibari ile 6 ay içinde alınamamış ise; 2. Yeniden belgelendirme faaliyetleri, belgelendirme periyodu bitiş tarihinden önce başlatılamamış ise; Yeniden belgelendirme denetimi yapılamaz. Firmanın belgesi iptal edilir ve firma ilk belgelendirme olarak işlem görür.

Yeniden belgelendirme faaliyeti, önceki gözetim tetkiki raporlarının gözden geçirilmesi ve yönetim sisteminin en yakın belgelendirme döngüsünde performansının değerlendirilmesini içerir. Yeniden belgelendirme tetkik faaliyetlerinde, yönetim sisteminde, müşteride veya yönetim sisteminin çalıştığı kapsamda (mevzuattaki değişiklikler gibi) önemli bir değişiklik olduğunda, ayrı bir Aşama 1 tetkiki gerekebilir.

Not – Bu tip değişiklikler belgelendirme döngüsünde herhangi bir zamanda oluşabilir ve belgelendirme kuruluşunun, iki aşamalı olan veya olmayan bir özel tetkik gerçekleştirmesi gerekebilir. Yeniden belgelendirme tetkiki Yeniden belgelendirme tetkiki, aşağıdaki hususları ele alan, bir saha tetkikini kapsar; a) İç ve dış kaynaklı değişiklikler ve bunun belgelendirme kapsamının süregelen ilgisi ve uygulanabilirliği ışığında bir bütün olarak yönetim sisteminin etkinliğini, b) Bütünsel performansı arttırmak için yönetim sisteminin etkinliğini ve iyileştirilmesini sürdürmeye yönelik gösterilen taahhüdünü, c) Belgelendirilmiş müşterinin amaçlarına ulaşma ve ilgili yönetim sistemi/ sistemlerinin amaçlanan sonuçları bakımından yönetim sisteminin etkinliğini. Herhangi bir majör uygunsuzluk için düzeltme ve düzeltici faaliyet 3 ay içinde kapatılmalıdır. Bu faaliyetler, belgelendirme süresi dolmadan gerçekleşmeli ve doğrulanmalıdır.

Var olan belgelendirmenin süresi sona ermeden yeniden belgelendirme faaliyetleri başarı ile sonuçlandığında, yeniden belgelendirmenin geçerlilik süresi için var olan belgelendirmenin geçerlilik süresi esas alınabilir. Yeni belgenin düzenleme tarihi, yeniden belgelendirme karar tarihi veya sonraki bir tarih olabilir. TCS Belgelendirme, belgenin geçerlilik süresinden önce, yeniden belgelendirme tetkikini tamamlayamazsa veya herhangi bir majör uygunsuzluk için düzeltme ve düzeltici faaliyetin yerine getirildiğini doğrulayamazsa, yeniden belgelendirme önerilmemeli ve belgenin geçerliliği uzatılamaz. Müşteri bilgilendirilir ve yeniden ilk belgelendirme denetimi yapılması gerektiği konusunda müşteri bilgilendirilir. Belgelendirmenin süresinin sonunda, belgelendirme kuruluşu, göze çarpan yeniden belgelendirme faaliyetlerinin tamamlanması şartıyla belgeyi 6 aylığına geri çekebilir, aksi takdirde en azından bir Aşama 2 yapılır. Belge üzerindeki geçerli tarih yeniden belgelendirme tarihi veya daha sonrası olmalı ve geçerlilik süresinde önceki belgelendirme döngüsü esas alınır.




Revizyon No 18




5.3.4. Özel Tetkikler 5.3.4.1. Unvan Değişikliği

Değişiklik talepleri firmalardan yazı ile alınır, Belgelendirme Müdürü tarafından doküman incelemesi ya da saha tetkiki yapılıp yapılmayacağı kararı verilir ve firmaya yazılı olarak bildirilir.

Firmanın üst yönetiminde değişiklik olmadan sadece firma ismi değişiyorsa bu durumda yerinde denetim yapılmadan gerekli resmi evrakların tekrar alınması gerekir. Bu tür durumlarda yerinde denetime gerek kalmaz. Yalnız sertifikanın tekrar basılması gerekir. Belge değişikliklerinde firmanın mevcut belge geçerlilik süresi değişmez.

5.3.4.2. Üst Yönetimin Değişmesi

Firmanın üst yönetiminde değişiklik olduğu takdirde, başka ne tür değişiklikler olduğu ile ilgili bilgi istenir. FRM.S.57 Bilgi Güncelleme Formu gönderilerek, alınan cevaplara göre (üst yönetimin sisteme müdahalesi, katılımı, proseslerdeki değişiklik vb tekrar denetim yapılmasını gerektirir.) yerinde denetim yapılıp yapılmayacağına karar

verilir. Firmanın değişiklik talebi uygun görülmemişse firmaya yazı ile bildirilir. Belge değişikliklerinde firmanın mevcut belge geçerlilik süresi değişmez.

5.3.4.3. Adres Değişikliği Yerinde denetim yapılması zorunludur. Firma adres değişikliğinde sadece merkez ofisi taşıdıysa denetim sadece merkez ofiste gerçekleştirilir. Eğer adres değişikliği yapılan yer herhangi bir saha ise bu durumda merkez ofis ve sahanın denetlenmesi gerekmektedir. Merkez ofisin denetimi Operasyon Müdürünün kararı ile doküman inceleme şeklinde yapılarak adres değişikliği yapılan sahanın saha denetimi şeklinde gerçekleştirilmesi yapılabilir. Yani merkez ofis her türlü durumda denetlenmelidir. Eğer firmanın yaptığı iş gereği geçici saha kullanımı mevcut ise (Ör: Güvenlik, Temizlik, İnşaat) bu tür durumlarda Operasyon Müdürünün kararı ile saha uygulamasının gözetim tetkiki sırasında denetleneceği ve bu tetkik sırasında sadece adres değişikliği yapılan yerin ve merkezin denetleneceği FRM.S.79 Denetim Programı’nda belirtilerek gerçekleştirilebilir.

5.3.4.4. Ön Tetkik

Ön Tetkikin Amacı Ön tetkikin yaptırılması müşterinin tercih ve talebine bağlı olup, zorunlu değildir. Ön tetkik sonucunun olumlu olması hiçbir şekilde belgelendirme tetkikinin olumlu olması anlamına gelmez. Müşteri firma bu yönde bir talepte bulunamaz. Ön Tetkik Aşama 1 yerine de geçemez. Ön tetkik neticesinde müşteri kabul ederse, belgelendirme veya gözetim tetkik tarihi için mutabakata varılır. Ön tetkikler, belgelendirme tetkikinden bağımsızdır ve belgelendirme tetkik gün sayısını hiçbir şekilde etkilemez.

Ön Tetkik Denetim Kurallari Müşterinin özel bir talebi olmadığı durumlarda normal Aşama 1 ve Aşama 2 tetkiklerini kapsayan tam bir tetkik gibi gerçekleştirilir. Ön tetkik sırasında checklist kullanılmaz sadece Denetim Notları ve Denetim Raporu kullanılır. Ön tetkikde müşteri talebine göre standardın belli maddelerine daha fazla süre ayrılabilir, gerekirse bazı maddeler tetkik dışı bırakılabilir. Planlamada müşteri talebi dikkate alınır. Ön tetkiklerde, aşağıda verilen konular özellikle dikkate alınmalıdır: a. Yönetimin gözden geçirmesi,

b. İç tetkikler, c. Düzeltici/Önleyici faaliyetler, d. Müşteri şikayetleri, e. Dokümantasyon, f. Sürekli iyileştirmeye yönelik uygulamalar.

Ön Tetkikte Yapılmaması Gerekenler Eğitim yaklaşımı sergilenmemelidir. Danışmanlık yapılmaması gerekmektedir. Ön tetkik sonucunda (varsa) uygunsuzlukların kapatılması için sistem ve zaman kısıtlaması yapılmamalıdır.

5.3.4.5. Kapsam Genişletme

TCS Belgelendirme, hâlihazırda verilmiş olan belgenin kapsamına yönelik bir genişletme başvurusuna cevaben, başvuruyu gözden geçirir ve genişletmenin yapılıp yapılamayacağına karar vermek için gerekli tetkik faaliyetlerini belirler. Bu tetkik, bir gözetim tetkiki ile bağlantılı olarak yapılabilir.




Revizyon No 18




Saha tetkiki gerçekleştirilir ve Denetim Raporu ile kayıt altına alınır. Sahada yapılan denetimler değişikliğin boyutuna göre planlanır. Burada yapılan değişikliğin hangi prosesleri etkileme durumu olduğu göz önünde bulundurulmalıdır. ISO 22000 belgelendirmesinde kapsam değişikliği talebinde bulunulması durumunda ön şart ve operasyonel ön şart koşulları gerektirip gerektirmediği kontrol edilir. Değişiklik kapsamı önceki belirlenen risk değerlendirmesi ve HACCP çalışmaları içinde olup olmadığı kontrol edilir. Değil ise o konu ile ilgili risk değerlendirmesi ve HACCP çalışmaları istenir. Bu kontroller ile aşama 1 denetimi gerekip gerekmediği de belirlenmiş olur. Gıda planlama sorumlusu yaptığı durum değerlendirmesi ve kontrollerin sonucunu belgelendirme müdürüne sunar ve belgelendirme müdürü kararı ile yeni belge düzenlenir. Bu değerlendirmede 1. Aşama denetimi gerektirip gerektirmediği değerlendirilir.

5.3.4.6. Saha eklenmesi veya azaltılması

Saha Standard isteğinde bulunuluyorsa sahanın firma kapsamında hangi prosesleri gerçekleştirdiğine göre işlem yapılmalıdır.

Örneğin; Depolama için ayrı sahası bulunan firma bu sahanın kapatıldığı bildiriyorsa, depolama işleminin proses olarak kaldırıldığı mı yoksa depo işleminin var olan diğer sahalardan birine mi taşındığı irdelenir. Eğer firma depolama işlemini bırakıyorsa bu durumda kapsam değişikliği denetimi ile birlikte planlanır. Eğer firma depolama işlemini başka bir var olan ve önceden denetlenmiş bir sahaya taşıyorsa bu durumda da belge üzerinde o saha ile ilgili proses kapsamında değişiklik yapmak gerektiğinden bu prosesin nasıl adapte edildiğine dair bulguları görmek için taşıma yapılan sahada inceleme yapmak gerekir. Saha artırımı isteğinde bulunan firma içinde yine bu sahada hangi prosesleri yerine getirdiğine dair bilgiler alındıktan sonra planlama yapılır. Eğer yeni eklenen saha diğer sahalar ile aynı işi yapıyorsa bu durumda sadece o sahanın ve merkezin (Operasyon Müdürü kararına göre merkez ofis için doküman incelemede olabilir) denetimi gerçekleştirilerek denetim sonuçlandırılabilir. Ama firmanın yeni açtığı saha diğer sahaları etkileyecek pozisyona sahip ise bu durumda firmanın diğer sahalar ile ilgili yaptığı çalışmaların kanıtı da istenerek, denetim sadece yeni açılan saha da gerçekleşebilir. Bu karar yine Operasyon Müdüründedir. Operasyon Müdürü isterse firmanın yaptığı çalışmaların etkinliğini görmek amaçlı diğer bazı saha(lar) için de denetim talebinde bulunabilir. Bu durum aşağıda da belirtildiği üzere firmanın periyodik denetim zamanına getirilmeye çalışılır. Bu denetimler öncesinde Planlama Sorumlusu Müracaat Formunun ilgili bölümlerini doldurulur ve gerekliyse firma ile olan kontrat resmi firma bilgilerine göre yenilenir. Veya ek denetimler için Tetkik Süresi Belirleme ve Ücretlendirme Talimatına göre belirlenen ücret üzerine ek sözleşme imzalanır. Bu tür denetimlerin tercihen firmanın ara denetimi ile birlikte yapılması tercih edilmelidir. Bu müşteri için extra maliyetlerin kısılması demektir. Bunun için ara denetim tarihinde prosedürleri aşmamak kaydı ile öne alma veya öteleme gibi ayarlamalar müşteri memnuniyeti açısından yapılabilir.

5.3.4.7. Kısa Süreli Tetkikler

TCS Belgelendirmenin, belgelendirilmiş müşterisini kısa süre içerisinde veya haber vermeden şikayetleri soruşturmak veya değişiklikleri ele almak ya da askıya alınan müşterileri takip etmek için tetkik gerçekleştirir. Bu durumlarda: a) TCS Belgelendirme, tetkikten 3 gün önce tetkik tarihini, tetkik süresini, tetkik nedenini ve tetkikin hangi şartlar altında gerçekleştireceğini yazılı ortamda müşteriye bildirir. b) TCS Belgelendirme, müşterinin ekip üyelerine itiraz fırsatı bulunmayacağı için tetkik ekibinin atanmasında azami özen gösterir.

5.3.4.8. Belgenin Askıya Alınması, İptal Edilmesi veya Kapsamının Daraltılması

PRS.SÜM.09 Askıya Alma Ve İptal Prosedürüne uygun olarak gerçekleştirilir.

5.3.4.9. Transfer Denetimi Transfer başvuruları, FRM.S.100 Transfer Başvurusu Değerlendirme Formu ile değerlendirilir. Transfer Denetimleri, EA, PAC, IAAC, veya IAF MLA anlaşması bir akreditasyon tarafından kapsanıyorsa yapılabilir. Bu kapsamda olmayan belgelere sahip kuruluşlar yeni müşteri olarak işleme alınır. Çok Sahalı kuruluşlar için transfer yapılmaz. Bunlar yeniden belgelendirme olarak değerlendirilir. Değerlendirme sonucu olumlu ise denetim süresine 0,5 adam/günlük süre eklenir. Bu sürede firmanın önceki kayıtları ve dokümantasyonu değerlendirilir. Ön İnceleme a) Firmanın var olan kapsamının TCS Belgelendirme akreditasyon kapsamında olup olmadığı araştırılır ve duruma göre firmaya bilgi verilir. Eğer TCS Belgelendirme akreditasyon kapsamında olmayan bir kapsamda belge gelişi olursa firmaya akreditasyonsuz belgelendirme yapabileceği konusunda bilgi verilir. Müşterinin kabul etmesi durumunda aynı yöntem izlenerek transfer gerçekleştirilebilir.




Revizyon No 18




b) Müşterinin transfer olma nedeni araştırılır c) Müşterinin belge geçerliliği, belgeyi son veren belgelendirme kuruluşunun web üzerindeki yayınından kontrol edilir. Belge geçerliliği ekran görüntüsü alınarak kayıt altına alınır. Eğer son belgelendirme kuruluşu firmanın belgesini geçerli olarak yayınlıyor ise ve belge ilk yayın tarihi dikkate alındığında belge geçerliliği devam ediyor ise o belge transfer edilebilir. Denetim belge geçerliliğinin devam ettiği tarihe kadar planlanmalıdır. d) Son denetim ile ilgili rapor, yapılmış olan daha önceki ara denetimlerle ilgili raporlar veya belgelendirme faaliyetleri ile ilgili herhangi bir kayıt (denetim notları, kontrol listeleri vb.) ve eğer varsa son denetimden kalan uygunsuzluklar istenir. Eğer firmadan bir önceki belgelendirme kuruluşunun raporu alınamazsa firma başvurusu transfer olarak ret edilip yeni belgelendirme prosesi olarak ele alınacaktır. e) Bir önceki Belgelendirme kuruluşunun gerçekleştirmiş olduğu denetimde açık kalan uygunsuzluk olup olmadığı araştırılır. Kapsam ve adres değişikliği durumlarında transfer Belgelendirme olmayacağı, yeniden belgelendirme prosesi işleyeceği, Belgelendirme Müdürü tarafından müşteriye iletilir. f) Geçerli bir akredite belge, kalite yönetim sisteminin kapsadığı faaliyetlerin kapsamı, geçerliliği, doğruluğu ve

akreditasyon kapsamı ile ilgili olarak, transferi düşünülen alan/alanlara göre devam ettirilir. Eğer müşteri belgesi geçerli bir belge değilse ( örn. ISO 9001:2000 ama ISO 9001:2008 DEĞİL) transfer olarak ele alınmaz. Belgenin geçerliliği belgeyi ilk veren belgelendirme kuruluşu tarafından belgelendirme işini bırakmadığı sürece teyit edilmelidir. g) Alınan şikâyetler ve bunlar için yapılan aktiviteler h) Belgelendirme periyodunda ki aşaması (kaç yıldır belgeli olduğu) Belgelendirme Belge geçişinin transfer denetimi statüsünde değerlendirilmesi aşağıdaki koşullara bağlıdır. a) Transfer denetimi yapılabilmesi için belgenin aktif olması gerekir. Askıya alınmış ya da askıya alınma tehlikesi olan belgeler transfer için kabul edilmez. Ama aksi durumlarda da bazı geçerli nedenlerden dolayı transfer yapılabilir: Firmanın sahip olduğu belgeyi yayınlayan belgelendirme kuruluşu ile ticari ilişkisinin bitmesinden dolayı belgenin askıya alınmış veya iptal edilmiş olması Firmanın sahip olduğu belgeyi yayınlayan belgelendirme kuruluşunun akreditasyonunun askıya alınmış veya iptal edilmiş olmasından dolayı belgenin askıya alınmış veya iptal edilmiş olması b) Transfer denetimleri gerçekleştirilmeden önce firmaya daha önceki belgelendirme kuruluşu tarafından bildirilen uygunsuzlukların kapatılmış olması gerekir. Eğer mümkünse, önceki belgelendirme kuruluşu tarafından bu uygunsuzlukların kapatmalarına dair onayları istenir. Aksi takdirde TCS Belgelendirme bu uygunsuzlukların kapatmalarını onaylamak zorundadır. c) Eğer ön inceleme sırasında herhangi bir uygunsuzluk veya potansiyel problem görülmez ise (belgelendirme kararını verecek seviyede tüm bilgilere sahip olunması), ön incelemenin yapıldığı tarihte, belgelendirme işlemi normal Belgelendirme Prosesi içerisinde gerçekleştirilebilir. Bu durum sadece ara denetim zamanı ve yeniden belgelendirme denetim zamanı daha gelmemiş firmalar için uygulanır (Ör: ). Bu durumda eski belgelendirme kuruluşunun izlediği model baz alınarak ara denetim ve yeniden belgelendirme denetimi programı belirlenir. Transfer belgelendirme işleminde, gözetim ve yeniden belgelendirme denetimlerinde bir önceki belgelendirme kuruluşunun izlediği method izlenir. d) Ön inceleme sonucu geçerli veya daha önce sahip olunan belgeler ile ilgili şüphelerin var olması durumunda, problemin boyutuna göre müşteriye bilgi verilerek aşağıdaki yöntemlerin uygulanması önerilir: Başvuran firmaya yeni müşteri gibi davranılır VEYA Belirlenen problemli alanlara odaklı olarak denetim gerçekleştirilir ve Belgenin geçerlilik süresi daha önce

düzenlenen belgede belirtilen tarihte sona erer. Gerekli faaliyetin yapılması ile ilgili karar sorunun türüne ve boyutuna gore ele alınır ve kuruluşa nedeni açıklanır. e) Ara denetim zamanı veya yeniden belgelendirme denetim zamanı gelen firmalar için TLM.S.03 Tetkik Süresi Belirleme Ve Ücretlendirme Talimatı’na göre hareket edilir ve talimat doğrultusunda, transfer belgelendirmelerde denetim süresine (ara veya yeniden belgelendirme denetim süresi) 0,5 gün ilave edilir. Bu süre içerisinde döküman inceleme yapılır. TCS Belgelendirme, müşterinin başka bir kuruluş tarafından yapılan mevcut belgelendirme ve tetkiklerini dikkate aldığında, herhangi bir uygunsuzluğa uygulanan düzeltici faaliyetlere ait raporlar ve dokümantasyon gibi yeterli kanıtları temin eder ve saklar. Bu dokümantasyon, bu standardın şartlarının karşılandığını destekler. Belgelendirme kuruluşu, elde ettiği bilgiyi esas alarak, var olan tetkik programındaki herhangi bir değişikliği ve önceki uygunsuzluklarla ilgili düzeltici faaliyetlerin takibini doğrular ve kaydeder.

5.4. TETKİKİN GERÇEKLEŞTİRİLMESİ

PRS.S.07 Denetim Prosedürüne uygun olarak gerçekleştirilir.




Revizyon No 18




5.5. BELGELENDİRME KARARI

Belgelendirme kararı, Belgelendirme Müdürü tarafından alınır. Belgelendirme Müdürü, LST.S.18 Belgelendirme Komitesi (Belge Karar Alici) Yeterlilik Değerlendirme Tabloları kullanılarak değerlendirilir ve ataması gerçekleştirilir. Belgelendirme Müdürünün ilgili standartta denetçi olmaması, ilgili EA kodu / Kategoride atanmamış olması durumunda, denetçi havuzunda yer alan denetçi/teknik uzman/aday denetçilerden görüş alır. Denetim ekibinde yer alan kişiler; belgeyi verme veya reddetme, belgelendirme kapsamının genişletilmesi veya daraltılması, belgenin askıya alınması veya geri çekilmesi, belgelendirmenin iptali veya yenilenmesi kararlarını alamaz. TCS Belgelendirme tarafından belgelendirme kararı vermek üzere atanan kişi/kişiler, TCS Belgelendirme veya TCS Belgelendirmenin organizasyonel kontrolü altında olan bir kuruluşta çalışanlar ile Sözleşme imzalamıştır. TCS Belgelendirmenin kurumsal kontrolü aşağıdakilerden biridir: a) Belgelendirme kuruluşunun, diğer bir kuruluşun tamamı veya çoğunluğuna sahipliği, b) Belgelendirme kuruluşunun, diğer bir kuruluşun yönetim kurulunda çoğunlukla temsili, c) Yasal kuruluşlar ağı içerisinde (belgelendirme kuruluşunun yer aldığı), sahiplik veya yönetim kurulu kontrolü ile bağlantılı olarak, belgelendirme kuruluşunun diğer bir kuruluş üzerinde dokümante edilmiş otoritesi. Kurumsal kontrol altındaki kuruluşta çalışan veya sözleşmeli personel, ISO/IEC 17021’in bu bölümünde yer alan, TCS Belgelendirmede çalışan veya sözleşmeli personel için aynı şartları karşılamalıdır. TCS Belgelendirme, belgelendirme ekibi ve diğer kaynaklardan gelen ilave bilgi veya açıklamalar dahil, her bir belgelendirme kararını FRM.S.75 Belgelendirme Karar Formu ile kaydeder. Belgelendirme Komitesinin işleyişi; TLM.S.16 Belgelendirme Komitesi İşleyiş Talimatında tanımlanmıştır.

5.5.1. Karar Vermeden Önce Yapılacak İşler TCS Belgelendirme, belgenin verilmesi, belgelendirme kapsamının genişletilmesi veya daraltılması, belgenin yenilenmesi, askıya alınması, geri çekilmesi, iptal edilmesi kararlarından birini vermeden önce etkin bir gözden geçirmeyi gerçekleştirmek için FRM.S.75 Belgelendirme Karar Formunu kullanarak aşağıdakileri değerlendirir. a) Tetkik ekibi tarafından sağlanan bilgi, belgelendirme şartları ve belgelendirme kapsamına göre yeterliliği, b) Herhangi bir majör uygunsuzluk için düzeltme veya düzeltici faaliyetin gözden geçirilmesi, kabul edilmesi ve doğrulanması, c) Herhangi bir minör uygunsuzluk için düzeltme veya düzeltici faaliyetin gözden geçirilmesi, kabul edilmesi ve doğrulanması.

5.5.2. İlk Belgelendirme Kararı Verilmesi İçin Bilgi TLM.S.16 Belgelendirme Komitesi İşleyiş Talimatında tanımlanmıştır. Belgelendirme kararı için tetkik ekibi tarafından TCS Belgelendirmeye en az aşağıdaki bilgiler sağlanır. Sağlanan bu bilgiler ilgili Planlama Sorumlusu tarafından ön kontrol amacıyla gözden geçirilir. a) Tetkik raporu, (FRM.S.42 Aşama 1 Denetim Raporu, FRM.S.33 Aşama 2 / Yeniden Belgelendirme Denetim Raporu) b) Uygunsuzluklar ve uygun olduğu takdirde tetkik edilen kuruluş tarafından yapılan düzeltme ve düzeltici faaliyetler hakkındaki yorumlar, (FRM.S.42 Aşama 1 Denetim Raporu, FRM.S.33 Aşama 2 / Yeniden Belgelendirme Denetim Raporu) c) Başvurunun gözden geçirilmesinde kullanılmak üzere TCS Belgelendirmeye sağlanan bilginin teyidi, d) Tetkik amaçlarına ulaşıldığının teyidi, (FRM.S.42 Aşama 1 Denetim Raporu, FRM.S.33 Aşama 2 / Yeniden Belgelendirme Denetim Raporu) e) Herhangi bir şart veya gözlemle birlikte, belgelenin verilip verilmemesine ilişkin tavsiye. (FRM.S.42 Aşama 1 Denetim Raporu, FRM.S.33 Aşama 2 / Yeniden Belgelendirme Denetim Raporu) f) Belge transfer edildiyse; FRM.S.100 Transfer Başvurusu Değerlendirme Formu ve firmanın başvuru sırasında ilettiği dokümanlar




Revizyon No 18




TCS Belgelendirme, Aşama 2’nin son gününden sonra 6 ay içerisinde herhangi bir majör uygunsuzluk için gerçekleştirilecek düzeltme ve düzeltici faaliyetin yerine getirildiğini doğrulayamazsa, belgelendirme tavsiyesinden önce yeni bir Aşama 2 gerçekleştirilir.

5.5.3. Gözetim Denetimi Sonrası Karar Verilmesi İçin Bilgi TLM.S.16 Belgelendirme Komitesi İşleyiş Talimatında tanımlanmıştır.

5.5.4. Yeniden Belgelendirme Kararı Verilmesi İçin Bilgi

TLM.S.16 Belgelendirme Komitesi İşleyiş Talimatında tanımlanmıştır. TCS Belgelendirme, belgeyi yenileme hakkındaki kararlarını, yeniden belgelendirme tetkiki sonuçlarına, belgelendirme periyodu boyunca sistemin gözden geçirilmesine ve belge kullanıcılarından alınan şikayetlere dayanarak verir.

5.6. BELGENİN DEVAMI

TCS Belgelendime, müşterinin yönetim sistemi standardının şartlarını sağlamayı sürdürdüğünü göstermesini esas alarak belgenin devamına karar verir. Aşağıdakilerin olması şartıyla, TCS Belgelendirme, ilave bağımsız gözden geçirme ve karar olmadan, Baş Denetçinin olumlu sonucunu esas alarak müşterinin belgesinin devamına karar verebilir:

a) Herhangi bir majör uygunsuzluk veya belgenin askıya alınması veya geri çekilmesine sebep olabilecek bir durumda, belgelendirme kuruluşunun belgenin devamına karar vermesini tayin için tetkiki gerçekleştirenden farklı yeterli personel (bk. Madde 7.2.8) tarafından bir gözden geçirmeyi başlatması ihtiyacını tetkik ekibi liderinin belgelendirme kuruluşuna rapor etmesini gerektiren bir sisteme sahip olması,

b) Belgelendirme faaliyetlerinin etkin bir şekilde gerçekleştirileceğini teyit etmek için belgelendirme kuruluşunun kendi gözetim faaliyetlerini izleyebilmesi için yeterli personel.

5.7. GÖZETİM DENETİMİ / YENİDEN BELGELENDİRME DENETİMLERİNİN PLANLANMASI

Gözetim Tetkiklerinin Planlanması Gözetim denetimleri, belge ilk basım tarihine göre takip edilir. Planlama Sorumlusu, gözetim denetimini planlamak için 2 ay öncesinden firma ile iletişime geçer. 1.Gözetim denetimi belge ilk basım tarihini takip eden 12 ay içinde gerçekleştirilmelidir. Gerçekleştirilemez ise firmanın belgesi maksimum 6 ay olacak şekilde askıya alınır. Firma devam etmek istemediğini bildirir ise askıya alma işlemi gerçekleştirilmeden belge iptal edilir. Askı/İptal durumunda firmanın sorumlulukları ve yapılması gerekenler PRS.SUM.09 Askıya Alma Ve İptal Prosedürü dokümanında tanımlanmıştır. Askı/İptal bilgisi web sitesinde yayınlanır. Firmaya askı/iptal durumu hakkında yazılı ortamda bilgilendirme yapılır. Gözetim Denetimini onaylayan firmalardan FRM.S.57 Bilgi Güncelleme Formu ile varsa yapılan değişiklikler hakkında bilgi alınır.

Gözetim tetkikleri diğer yönetim sistemi tetkikleri ile birleştirilerek yapılabilir. Bu durumda rapor her bir yönetim sistemi ile alakalı bulguları gösterecek şekilde olmalıdır.

Yeniden Belgelendirme Tetkikinin Planlaması Planlama Sorumlusu, yeniden belgelendirme denetimini planlamak için 3 ay öncesinden firma ile iletişime geçer.

5.8. SERTİFİKA FORMATI

Her denetim sonrasında belge almaya hak kazanan her müşteriye Sertifika (FRM.SUM.74 Belge Formatı) düzenlenir. FRM.S.75 Belgelendirme Karar Formu hazırlanmadan sertifika basımı gerçekleşmez. Sertifika, FRM.S.75 Belgelendirme Karar Formu dikkate alınarak düzenlenir. Sertifikada aşağıdaki bilgiler yer alır; a) Belgelendirilen müşterinin adı ve adresi (merkez adresin ve birden fazla adresin (şube veya geçici saha) belgelendirme kapsamında yer alması durumunda her bir yerin adresi), b) Sertifika İlk Yayın Tarihi c) İlgili belgelendirme karar gününden önce olmamak üzere Sertifika Son Basım Tarihi (belge verilme, belge

kapsamının genişletilmesi veya daraltılması ya da belge yenileme tarihi) d) Mevcut Belgelendirmenin Geçerlilik Periyodu




Revizyon No 18




e) Sertifika Geçerlilik Tarihi Firmanın ara denetim / yeniden belgelendirme denetimine girmesi gereken tarihtir.

f) Mevcut Belgelendirmenin Geçerlilik Periyodu (3 yıllık Belgelendirme Periyodu) dolmuş ancak belge kararı 3 yıllık süreden sonraki 6 ay içinde alınmış ise; TCS Belgelendirme, yukarıda tanımlı tarihlere ek olarak aşağıdaki tarihleri de sertifika üzerine ekleyerek Sertifika İlk Yayın Tarihini belge üzerinde tutabilir. Son Belgelendirmenin Geçerlilik Periyodu Yeniden Belgelendirme Denetim Tarihi

g) Sertifika No Her firmanın birbirinden farklı bir sertifika numarası vardır. QM/EM/FSMS - 00 – Firma Numarası – Ülke Kodu

h) Belgelendirilmiş müşterinin tetkikinde kullanılan yönetim sistem standardının adı ve standardın revizyon tarihi Örneğin; ISO 9001:2008, ISO 9001:2015, ISO 14001:2004, ISO 14001:2015, ISO 22000:2005 vb i) Yanlış anlaşılmaya veya muğlaklığa yol açmayacak ve her bir tesiste uygulanacak şekilde, faaliyetlerin, ürünlerin

ve hizmetlerin tipi dikkate alınarak belgelendirmenin kapsamı, Kapsamda dikkat edilmesi gerekenler; Firmanın ana faaliyeti neyse o kapsamda belirtilir. Kapsam ne çok genel ne de çok özel ( ürün belgelendirme

gibi ) yazılmaz. Firma tasarımı haklı gerekçelerle hariç tutmuşsa, kapsamda tasarımdan bahsedilemez. Firma üretim yapmıyor, ürettiriyorsa üretim kapsamının tamamı veya bir kısmı için olabilir, ( fasona verme veya

taşeron kullanma gibi ) kapsamda; temini ( procurement ), fason imalatı gibi kavramlar kullanılır. Satışı veya satın alması genel merkez tarafından yürütülen firmalarda kesinlikle satış veya satın alma maddeleri

hariç tutulamaz. Her ne kadar bu faaliyetleriler genel merkez tarafından yürütülse de, merkezle işletme (firma) arasında bilgi transferi (satın alma istekleri, giriş kontrol, tedarikçi değerlendirme sonuçları, müşteri istekleri, müşteri geri beslemeleri, satış sonrası hizmetler v.s. gibi) yapılıyordur.

Hizmet faaliyetlerinde bulunan firmalarda yaptığı işi yansıtacak şekilde belge düzenlenir. Tasarım varsa yukarıda belirtildiği şekilde kapsama yazılır (madde 1). Örnek: cep telefonu satış ve servisi. Gümrük müşavirliği hizmetlerinin sunumu. İnşaat projelerinin tasarımı. Donmuş gıda ürünlerinin depolanması ve satışı gibi.

j) TCS Logosu, akreditasyon kuruluşunun logosu, IAF Logosu (IAF logosu akreditasyon kuruluşu ile IAF MLA

Anlaşması imzalandıktan sonra, anlaşmada yer alan kapsamda kullanılabilir.) NOT: Akreditasyon yetkisi alınmadan önce basılan sertifikalarda, akreditasyon kuruluşunun logosu bulunmaz. Akreditasyon yetkisi alındıktan sonra gerçekleştirilen ilk denetimden sonra basılan belgenin tarihi yazılarak akreditasyon logolu sertifika düzenlenir.

k) Belgelendirmede kullanılan standard ve/veya hüküm içeren dokümanda istenen diğer bilgiler, l) Revize edilen dokümanın önceki geçerli dokümandan ayırt edilmesi için Doküman Numarası m) Çok işletmeli firmaların belgelerinde ayrıca aşağıdaki bilgiler yer alır:

Belge, firmanın adı ve merkez adresi, Verilen belgede veya ekinde belgelendirmesi uygun görülmüş bütün işletmeler ve prosesleri

6. İLGİLİ DÖKÜMANLAR FRM.S.24 Belgelendirme Başvuru Formu FRM.S.28 Müracaat Formu FRM.S.26 Sistem Belgelendirme Fiyat Teklifi FRM.S.79 Tetkik Programı

TLM.S.23 Planlama Talimatı (9001-14001) TLM.S.21 Planlama Talimatı (22000) FRM.S.80 Denetim Planı DEK Denetçi El Kitabı

PRS.SUM.09 Askıya Alma Ve İptal Prosedürü FRM.S.57 Bilgi Güncelleme Formu

FRM.S.100 Transfer Başvurusu Değerlendirme Formu LST.S.08 Belgelendirme Komitesi (Belge Karar Alici) Yeterlilik Değerlendirme Tablosu TLM.S.16 Belgelendirme Komitesi İşleyiş Talimatı FRM.S.42 Aşama 1 Denetim Raporu FRM.S.33 Aşama 2 / Yeniden Belgelendirme Denetim Raporu FRM.SUM.74 Belge Formatı) FRM.S.117 Dosya Kontrol Formu

7. REVİZYON DURUMU




Revizyon No 18




Revizyon Tarihi Revizyon No Revizyon Yapılan Madde Açıklama

05/01/2009 01 Tüm Maddeler Genel Revizyon

19/01/2009 02 5.2 Operasyon Müdürü eklendi.

5.6 Uzman görüşü istenmez, Belgelendirme Müdürü onayı yeterlidir; ifadesi çıkarıldı.

5.9 2 maddesi tamamen çıkarıldı.

15/05/2009 03

Genel TÜRKAK Denetimi sonucu genel gözden geçirme yapıldı.

14/09/2010 04

5.1 TÜRKAK Denetimi sonucu genel gözden geçirme yapıldı.

24/09/2010 05

5.1 Belgelendirme kararı ile ilgili kararların alınması ile ilgili değişiklikler yapıldı.

08/10/2010 00

Genel 22000 Belgelendirmesi ile ilgili şartlar eklendi. Ve doküman kodu değiştirildi.

10/01/2011 01 Genel FSSC 22000 şartları tanımlandı.

22.02.2011 02 Genel FSSC 22000 şartlarına ek yapıldı.

31/05/2012 03 17021:2011 Geçişi

24.10.2012 04 Genel 17021:2011 geçişi ile ilgili gereklilikler için gözden geçirildi.

28.12.2012 05

5.3 Belge Formatı

Akreditasyon Yetkisinin Olmadığı Dönemde

Basılan Belge Formatı açıklandı.

02.01.2013 05 5.3 Belge Formatı Belge formatları için uygulamalı örnek eklendi.

13.02.2015 2-00 IAF logosunun sertifika üzerinde kullanımı için gerekli şart tanımlandı.

02.05.2016 10 Genel Gözden geçirildi, değişiklik yapılmadı.

11.11.2016 11

5.2.1 Başvuru

5.2.2 Başvurunun gözden geçirilmesi

5.2.4 Tetkik programının hazırlanması

5.2.6 Çoklu tesis örneklemesi

5.3.2 Tetkik ekibinin seçimi ve atanması

5.3.3.1 Tetkik planinin hazirlanmasi

5.4.1.1 Aşama 1

5.4.2 Gözetim faaliyetleri

5.4.3 Yeniden belgelendirme tetkiki

5.4.4.7 Kısa süreli tetkikler

5.6 Belgelendirme kararı

5.6.1 Karar vermeden önce yapılacak işler

5.6.2 İlk belgelendirme kararı verilmesi için bilgi

17021-1:2015 gerekliliklerini değerlendirmek için gözden geçirildi.




Revizyon No 18




5.7 Belgenin devamı

5.8 Sertifika formatı

01.12.2016 12 5.1.3 Belgelendirme Sözleşmesi

FRM.S.26 Sistem Belgelendirme Fiyat Teklifinin Planlama Sorumlusu tarafından hazırlandığı ve teklifin eksiksiz doldurulması gerekliliği eklendi.

15.05.2017 13 5.8 Sertifika Formatı

“FRM.S.75 Belgelendirme Karar Formu hazırlanmadan sertifika basımı gerçekleşmez. Sertifika, FRM.S.75 Belgelendirme Karar Formu dikkate alınarak düzenlenir.” ifadesi eklendi.

25.05.2017 14 5.3 Gözetim Faaliyetlerinin Planlanması başlığı eklendi.

16.03.2018 15 5.5.2 Sağlanan bu bilgiler ilgili Planlama Sorumlusu tarafından ön kontrol amacıyla gözden geçirilir.

23.07.2018 16 5.5 Belge karar öncesi dosya kontrol sorumlusu inceleme rapor sunma bilgisi eklendi.

25.10.2018 18 5.5

“Belgelendirme Kararı öncesinde Dosya Kontrol Sorumlusu tarafından dosyanın içeriği; Evrakların (başvuru formu, sözleşme, müracaat formu, denetçi atama formu, doğrulama formu, denetim planı, rapor (genel inceleme, firma isim doğruluğu, raporun maddelerinin eksiksiz doldurulup doldurulmadığı), check list, uygunsuzluk formları, toplantı kayıtları, denetim programı, güncelleme formu) tam olup olmadığı, İmzaların eksiksiz olup olmadığın kontrolü yapılarak, ön bilgi/kontrol bulguları FRM.S.117 Dosya Kontrol Formu’na kaydilir. Form firma dosyasına eklenerek, Belgelendirme Kararı için Belgelendirme Müdürüne iletilir.”

Silindi.

prs.s.08 24.10.2008 belgelendİrme prosedÜrÜ...gıda güvenliği standartları kılavuz...

Documents