Project Management

Muhammad Hamdihttp://www.linkedin.com/pub/muhammad-hamdi/8/805/4b7

Preprared for sharing knowledgeLPCR PPM19 Oktober 2012

Outline• Pendahuluan

• Karakteristik project

• Trend management project

• Project management

• Project manager

• Project team

• Project life cycle

• Mengapa project gagal?

• Tahapan pelaksanaan project

Karakteristik Projects

• Unique

• Specific Deliverable

• Specific Due Date

Karakteristik Lain Projects•Multidisciplinary

• Conflict

• Complex

• Part of Programs

Trend Management Project• Kompetisi global

• Knowledge explosion

• Increased customer focus

• Small projects that represent big problems

Project management• Manajer project adalah orang yang ditunjuk untuk memimpin project

management team

• Anggota tim biasanya berasal dari berbagai departemen yang ditugaskan sementara di dalam project

• Tim bertanggungjawab untuk merencanakan, menyusun jadwal, dan melakukan kontrol terhadap penyelesaian project

Plan Schedule Control

Project manager• Orang dengan multi peran;

• scheduler, penyusun RAB, fasilitator komunikasi, menyelesai konflik, dll

• Project manager bukan pemegang otoritas tertinggi. Biasanya masih ada manajer dari para project manager

• Idealnya, seorang project manager adalah orang yang memiliki pengalaman dalam mengelola orang, pengelola proses kerja, dan berpengalaman dalam bidang yang terkait dengan project tersebut

Project managerManajer project melakukan supervisi dalam 3 hal:

1. Project plan atau jadwal

2. Sumber daya

3. Komunikasi antar anggota dan stakeholders

Project TeamProject

Plan

ManagementInformation

System

ProjectSchedule

ProjectManager

ProjectTeam

Resources:Internal

AUM, Anggota, Kader, Simpatisan

External

LSM, Pemerintah,

PTN/PTS

Updateand ReviseSchedule

Update andRevise Plan

Project Life Cycle• Inisiasi

• Definisi

• Planning

• Finalisasi perencanaan

• Lauching project

• Tracking & revisi rencana

• Akhir project & debriefing

Learned

Lesson

Mengapa project gagal?• Project manager tidak memliki otoritas yang cukup

• Partisipasi anggota tim rendah

• Pelaporan yang buruk

• Kemampuan anggota tim yang rendah

• Target dan jadwal yang tidak realistis

Tahapan Pelaksanaan Project1. Mendefinisikan kebutuhan

2. Merumuskan goal statement

3. Merumuskan scope project

4. Merumuskan output yang diinginkan

5. Menyusun outline project

6. Menyusun sequence tugas

7. Mendetailkan tugas ke dalam aktivitas kerja

8. Menentukan waktu pelaksanaan aktivitas

1. Mendefinisikan Kebutuhan• Melihat arah kebijakan organisasi

• Memahami komitmen sponsor/donatur terkait dengan pembiayaan

• Memahami bahwa project ini dibutuhkan dan harus diselesaikan

2. Merumuskan goal statement• Klarifikasi harapan sponsor

• Menuliskan tujuan project ke dalam goal statement

contoh:Tujuan project ini adalah menurunkan jumlah

karyawan sebesar 10% dengan menawarkan self service information dalam jaringan intranet perusahaan

6. Menyusun Sequence Project

6. Menyusun Sequence Project

6. Menyusun Sequence Project

Contohhttp://www.undp.or.id/projects/http://www.adb.org/projects/46022-001/mainhttp://www.ifad.org/operations/cof/cofout1.asp?cofname=ISDB