PROCEDIMIENTO DE EGRESOS

Órdenes de Compra

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0. Historial de revisiones Autor Fecha de Revisión Versión Págs. Motivo del cambio

Lic. Karla Chavira 12.Oct.13 1 6 Primera Edición

1. Objetivo

Asegurar el correcto registro de las órdenes de compra en los sistemas de Egresos/Macro por el personal en Sucursal, optimizando la pronta recuperación de un gasto o pago a proveedor.

2. Alcance

Este procedimiento aplica para el personal administrativo en sucursal y en el área de Egresos.

C. Miguel Reyes

C.P.A. José Luis Hernández

C.P. Alejandro Rodriguez

C.P. Erika Martinez

Elabora Dpto. de Normatividad

Revisa Auxiliar de Egresos

Autoriza Gerente de Contabilidad

Autoriza Contralor General

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Índice

I. Registro en Sistema de Egresos…..………………………..………………………………4

II. Registro de Órdenes de Compra (Artículos uso interno)..............…………….……5

III. Registro de Órdenes de Compra para Servicios…..……….….………………………8

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I. REGISTRO EN SISTEMA DE EGRESOS

1. Cuando se ingresa la solicitud de una factura de la cual ya se tiene registrada la COMPRA (contado o crédito) en Macropro, entonces la captura de los importes se realiza como se indica en el siguiente ejemplo:

SUBTOTAL: Colocar el total que aparece en la compra ya realizada en Macropro. TASA: Seleccionar tasa 0% IVA: Teclear manualmente 0 TOTAL: En automático arroja la cantidad. DESCRIPCIÓN: Escribir el número de REF de la Orden de Compra que se realizó en Macropro (es decir el número de factura que entregó el proveedor)

NOTA: Los archivos de las facturas WORD / PDF que tengan compra en Macropro deben Incluir escaneada la póliza de la compra, todo en un solo documento.

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II. REGISTRO DE ORDENES DE COMPRA (Artículos de uso interno)

1. Ir a Operaciones > Compras > Ordenes de compras, Enter.

2. Seleccionar reporte 31 COMPRAS y configurar puertos de impresión. Enter.

3. La fecha que debe utilizarse en la captura de compras debe ser la del día de la Factura

entregada por el Proveedor, lo que significa que debe capturarse el mismo día que se reciba, aunque posteriormente se realice la recuperación. Para el caso de las situaciones en que la Orden de Compra se realice con fecha diferente a la que indica Macropro, tendrá que comunicarse directamente con el Contador de la Empresa a la que corresponde la sucursal en cuestión para solicitarle la apertura de periodo.

4. Corroborar que el almacén por default sea el correcto, en caso de no ser así teclearlo

directamente o buscarlo con la opción F6. Enter.

5. De la siguiente lista, siempre elegir FACTURA aunque se encuentre en Órdenes de compra.

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6. La información del siguiente ejemplo corresponde a una compra de Ferretería y Artículos que NO es para Venta se llena de la siguiente forma: Folio: Lo arroja por default Prov: Teclearlo o Ref: El núm de factura que por default el sistema. buscarlo con F6 entregó el proveedor Refer: El núm de factura que Alm: Por default Asiento: Para estos casos del ejemplo entregó el proveedor se deja vacio el espacio. Siempre verificar que el proveedor este dado de alta, de no ser así tendrá que solicitar

el alta para poder realizar la compra.

Para dejar el espacio de ASIENTO vacío favor de posicionarse en esa casilla, suprimir la información dar Enter, y presionar ESC.

Las 2 referencias deben contener el mismo número, respetarlo tal como aparezca con

el proveedor, sin incluir espacios o guiones.

Aplica para compras de Herramientas, como: dados, pinzas, desarmadores, llaves, etc. También para artículos que NO SON PARA VENTA: teléfonos, sillas, ventiladores, etc. NOTA: cuando el costo unitario del artículo es igual o mayor a $3,000.00 pesos, favor de comunicarse al departamento de Inventarios con el Sr. Johan Vargas ext 1050 / 1051 para que los apoye con el registro de dicha compra.

7. Teclear la cantidad de artículos que se comprarán, y teclear o buscar el artículo de la

compra. Si tiene duda en el código de artículo favor de apoyarse con el personal de Inventarios

(Daniel Vega Ext. 1050)

Continuar con la captura de la compra como habitualmente lo haría con mercancía, respetando las cantidades de IVA, grabar y aplicar, así como seleccionar de forma correcta CONTADO (cuando es una reposición de TI) o CRÉDITO (cuando todavía no está pagada la factura y el pago es directo al proveedor)

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8. Al momento de llegar al asiento contable, como en un principio lo borró o dejo vacio,

aparecerá de la siguiente manera:

9. Manualmente la persona que captura tendrá que llenar la información de las cuentas como se visualizan en la pantalla. Cuenta a la que corresponde el gasto, ejemplo: ferretería y herramienta, mobiliario y equipo,etc. respetando el centro de costos que le corresponde a la sucursal.

En cuanto a las dudas con las cuentas contables, favor de dirigirse con el departamento de Egresos.

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III. REGISTRO DE ÓRDENES DE COMPRA (Servicios)

1. Aplica para los registros de facturas por servicios, ejemplo: Servicios de Alarmas,

Fumigaciones, Mantenimiento de Maquinaria, Mantenimiento de Equipo de Computo, etc. Se verifica que ya exista el alta de proveedor para poder ingresar la compra, en la primera pantalla se teclea el artículo SERVICIO y en comentario se hace la descripción de lo que nos están facturando.

2. La información del siguiente ejemplo corresponde a una compra de SERVICIOS se llena de

la siguiente forma:

Folio: Lo arroja por default Prov: Teclearlo o Ref: El núm de factura que por default el sistema. buscarlo con F6 entregó el proveedor Refer: El núm de factura que Alm: Por default Asiento: Para estos casos del ejemplo entregó el proveedor se deja vacio el espacio. Siempre verificar que el proveedor este dado de alta, de no ser así tendrá que solicitar

el alta para poder realizar la compra.

Para dejar el espacio de ASIENTO vacío favor de posicionarse en esa casilla, suprimir la información dar Enter, y presionar ESC.

Las 2 referencias deben contener el mismo número, respetarlo tal como aparezca con

el proveedor, sin incluir espacios o guiones.

3. Cantidad: 1

Artículo: SERVICIO Costo: el que indique la factura del proveedor. En este tipo de compras, siempre se agrega un comentario presionando F4 en el cual se hace referencia al servicio que se esta comprando.

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Continuar con la captura de la compra como habitualmente lo haría con mercancía, respetando las cantidades de IVA, grabar y aplicar, así como seleccionar de forma correcta CONTADO (cuando es una reposición de TI) o CRÉDITO (cuando todavía no está pagada la factura y el pago es directo al proveedor)

4. Al momento de llegar al asiento contable, como en un principio lo borró o dejo vacio, aparecerá solamente una cuenta contable, las otras dos debe agregarlas manualmente tomando en cuenta a que se refiere el gasto a recuperar y sin olvidar colocar el centro de costos de la sucursal.

En cuanto a las dudas con las cuentas contables, favor de dirigirse con el departamento de Egresos.