plan de acciÓn por dependencias vigencia 2018

PLAN DE ACCIÓN POR DEPENDENCIAS VIGENCIA 2018

ACTIVIDADES Y/O OBLIGACIONES PRODUCTOS O EVIDENCIAS P/E

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Total Ejecutado

Unidad de Medida Cumplimiento de la Meta

Servicio al Ciudadano 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Reporte

Servicio al Ciudadano 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Reporte

Servicio al Ciudadano 1

Servicio al Ciudadano 2Recibidas en el mes # 0

Atendidas en el mismo mes # 0

Atendidas de meses anteriores # 0

Recibidas en el mes # 0

Atendidas en el mismo mes # 0

Atendidas de meses anteriores # 0

Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público 1 $50,0 $50,0 $50,0 $50,0 $50,0 $50,0 $50,0 Millones de pesos

Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público 2 $150,0 $150,0 $150,0 $150,0 $150,0 $150,0 $150,0 $1.000,0 $1.000,0 $1.000,0 $1.000,0 $1.000,0 Millones de pesos

VENTAS CONTRATADAS ESPERADAS ($MM) $0,0 $0,0 $0,0 $0,0 $0,0 $0,0 $0,0 $0,0 $0,0 $0,0 $0,0 $0,0 $0,0

Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público 1Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público 2

SUBTOTAL INGRESOS ($MM) - Ventas facturadas $0,0 $0,0 $0,0 $0,0 $0,0 $0,0 $0,0 $0,0 $0,0 $0,0 $0,0 $0,0 $0,0

Avance a la meta año (VENTAS) % 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% $6.400,0SUBTOTAL INGRESOS ($MM) - RECAUDO $0,0 $0,0 $0,0 $0,0 $0,0 $0,0 $0,0 $0,0 $0,0 $0,0 $0,0 $0,0 $0,0

Avance RECAUDO respecto a la meta año % 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% $6.400,0Avance RECAUDO respecto a las ventas año % $0,0

VIGENTES 6 6 6

NUEVOS # 0

SUBTOTAL VENTAS ($MM) - Contratos nuevos $0,0 $0,0 $0,0 $0,0 $0,0 $0,0 $0,0 $0,0 $0,0 $0,0 $0,0 $0,0 $0,0

CUMPLIDOS / CULMINADOS # 0EN SUSCRIPCIÓN Y REVISIÓN POR OFICINA

JURÍDICA Y ORDENADOR DEL GASTO # 0

Emitidas en el mes # 0

Aceptadas mismo mes (por el Cliente) # 0

Aceptadas meses anteriores (por el Cliente) # 0

Recibidas # 0

Respondidas # 0

Gobierno Digital - GEL 1 1 1 1 1 1 Documento primera fase

Fortalecimiento Organizacional y simplificación de procesos 2 1 Documento

Fortalecimiento Organizacional y simplificación de procesos 3 1 Propuesta


Gobierno Digital - GEL 5 1 Aplicativo


2. Dar continuidad a la gestión integral de los Proyectos Archivísticos que se encuentran a cargo a fin de cumplir con la meta de consecución de recursos propios. ($6.400.000.000 para el 2018)

Cantidad Propuestas Técnicas y Económicas

Cotizaciones para Estudios de Mercado Entidades

1. Primera fase de aplicativo para la gestión de la administración integral de la documentación. (5 entregas parciales cada mes a partir de agosto)2. Evaluar la disponibilidad de la capacidad instalada para la oferta de servicios en la sede Funza (Elaborar documento con información de los espacios disponibles a ofrecer para venta de servicios de custodia y administración integral, en relación a su ocupación actual por documentación de entidades liquidadas y su impacto en la generación de recursos)

0%

Cantidad de Proyectos o Contratos

3 . Optimización de los proyectos archivísticos para el cumplimiento de la función

11

3. SUBDIRECCION SUBDIRECCION DE ASISTENCIA TECNICA Y GESTION DE PROYECTOS3.1. subdireccion GRUPO DE GESTION DE PROYECTOS ARCHIVISTICOS

6.400

$0,0

Cantidad de consultas de expedientes DAS - Otras Series

1. Administración de archivos generales-DAS

0%

20 0%1. Efectividad de consultas atendidas asignadas al Grupo de Gestión de Proyectos relacionadoas con nóminas, con un nivel esperado mensual de atención (Cliente interno) del 50%. 10 reportes.2. Efectividad de consultas atendidas asignadas al Grupo de Gestión de Proyectos relacionadoas con nóminas, con un nivel esperado mensual de atención (Cliente interno) del 90%. 10 reportes.

0

Cantidad de consultas de expedientes DAS - Nómina

1. Cumplimiento de ingresos proyectos para el Grupo de Gestión de Proyectos (facturación proyectos vigentes)2.Suscripción de nuevos contratos por venta de servicios, facturación .



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Planeado---------------

Total Ejecutado



Fortalecimiento Organizacional y simplificación de procesos 7 1 Informe

Gobierno Digital - GEL 1Fortalecimiento Organizacional y simplificación de procesos 2Fortalecimiento Organizacional y simplificación de procesos 3Fortalecimiento Organizacional y simplificación de procesos 4Gobierno Digital - GEL 5Fortalecimiento Organizacional y simplificación de procesos 6Fortalecimiento Organizacional y simplificación de procesos 7Seguimiento y evaluación del desempeño Institucional 1 1 1 Procedimientos

Fortalecimiento Organizacional y simplificación de procesos 2 1 Oficio



Fortalecimiento Organizacional y simplificación de procesos 5 1 Solicitud

Fortalecimiento Organizacional y simplificación de procesos 6 1 1 Acta


Talento Humano 8 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Reporte

Talento Humano 9 Campaña

Seguimiento y evaluación del desempeño Institucional 1Fortalecimiento Organizacional y simplificación de procesos 2Fortalecimiento Organizacional y simplificación de procesos 3Fortalecimiento Organizacional y simplificación de procesos 4Fortalecimiento Organizacional y simplificación de procesos 5Fortalecimiento Organizacional y simplificación de procesos 6Fortalecimiento Organizacional y simplificación de procesos 7Talento Humano 8Talento Humano 9Planeación Institucional 1 2 2 4 2 2 2 2 2 2 4 3 3

Planeación Institucional 2 2 2 2

Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público 3 1 1Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción 4 1 1Seguimiento y evaluación del desempeño Institucional 5 2 2 2 1Fortalecimiento Organizacional y simplificación de procesos 6Fortalecimiento Organizacional y simplificación de procesos 7Gestión Documental 8 1 1

Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público 9 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público 10 1 1Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción 11Gobierno Digital - GEL 12Talento Humano 13Talento Humano 14Racionalización de trámites 15Planeación Institucional 16 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

Planeación Institucional 1

3

0

liquidadas y su impacto en la generación de recursos)3. Presentar propuesta para el control de la documentación con herramientas tecnológicas. (RFID)4. Presentar propuesta para la diversificación de servicios5. Aplicativo para el seguimiento a la gestión de los proyectos en uso por parte de la Subdirección y Coordinación. 6. Definir políticas presupuestales que puedan garantizar disponibilidad de recursos para la ejecución de proyectos durante la vigencia.7. Evaluar al interior del proceso de contratación la metodología con la que se realizan las actividades, para identificar opciones de mejora y su implementación (1 informe en agosto)

4. Formulación e implementación de prácticas y metodologías para la gestión eficiente y continua de los proyectos archivísticos.

INTERRELACION:GGH

1. Actualizar, divulgar y publicar procedimientos y documentos técnicos relacionados con la actividad del Grupo de Gestión de Proyectos Archivísticos. 2. Explorar alternativas para la contratación del personal operativo en proyectos archivísticos. (solicitud de concepto jurídico)3. Presentar propuesta para las certificaciones en normas ISO relacionadas con las prestación de servicios. 4. Presentar propuesta de Gestión de Servicios Archivísticos como proceso estratégico de la entidad.5. Solicitud de revisión de Manual de Funciones por dependencia6. Fortalecer los procesos de gestión del conocimiento al grupo base7. Presentar propuesta de honorarios para el personal especializado vinculado al Grupo de Proyectos. 8. Actividades desarrolladas del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo - SGSST (12 reportes) 9. Campañas de socialización para el reglamento de higiene y seguridad industrial

23

0

1 1

3 . Optimización de los proyectos archivísticos para el cumplimiento de la función archivística y la consecución de recursos de la entidad.

INTERRELACIÓN:STIADE

6. Cumplimiento Administrativo

1. Reportes información PAD y PAI (12 al año, reporte mensual desde enero, cinco primeros dias mes; incluye información estadística). Necesidades Plan de Compras y Formulación Anteproyecto de Presupuesto 2019 en marzo, validación proyecto de Presupuesto 2019 en octubre, construcción Plan de Acción 2019 en octubre (DOFAS), noviembre y diciembre (PAD y PAI) . 2. Definición de términos de acuerdo de servicios SLA entre dependencias para el logro de las actividades de los PAD donde interactúan (enero) y seguimiento al cumplimiento de los mismos (junio y octubre). Socialización del PAD al interior del grupo en febrero o marzo y participación en reuniones de definición Nuevo Plan Estratégico Institucional3. Formulación Anteproyecto de Presupuesto de Ingresos 2019 en marzo y validación Presupuesto de Ingresos 2019 en octubre.4. Actualización Mapa de Riesgos por Procesos (aplicación por dependencias) y posterior socialización con los funcionarios de cada dependencia por parte de los coordinadores. 5. Acuerdos y Evaluaciones de desempeño : - Funcionarios de Carrera administrativa y de Libre Nombramiento y Remoción NO Gerentes Públicos: Concertación en Febrero, Calificación en Febrero (semestre anterior) y Agosto. - Funcionarios Provisionales: Concertación en enero y julio y calificación en enero (semestre anterior) y en Julio.6. Plan de Mejoramiento Auditoría de Calidad 2017 (marzo) y reporte trimestral de indicadores de gestión. 7. Actualización de Caracterización de procesos.8. Transferencias Documentales Primarias y visita de seguimiento a Archivos de Gestión.

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Actividad

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2 2 2

2 2 2



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bre Total

Planeado---------------

Total Ejecutado



Planeación Institucional 2Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público

3Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción

4Seguimiento y evaluación del desempeño Institucional

5Fortalecimiento Organizacional y simplificación de procesos

6Fortalecimiento Organizacional y simplificación de procesos

7

Gestión Documental 8Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público

9Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público

10Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción

11

Gobierno Digital - GEL 12

Talento Humano 13

Talento Humano 14

Racionalización de trámites 15

Planeación Institucional 16

0 Cantidad de Actividades Reprogramadas

6. Cumplimiento Administrativo 9. Reporte de pedidos de almacén al Grupo de Recursos Físicos (primeros 5 días hábiles de cada mes10. Plan de mantenimiento para equipos especializados (enero para vigencia 2018 y septiembre para vigencia 2019) 11. Ley de Transparencia: Envío de información actualizada para publicación y actualización a matriz de requerimientos a las dependencias (primer tirmestre). Seguimiento de aplicación a la matriz (Por requerimiento de STIADE)12. Aportes a la Estrategia de Gobierno Digital: - Entendimiento de la política (primer trimestre), diseño de la estrategia (segundo trimestre) - STIADE - Definición de acuerdos para la plicación de la estratiegia (Julio) y seguimiento a los resultados de actividades aplicadas (mensual desde agosto) validado por STIADE.13. Capacitaciones: (Se entiende cumplido si se evidencia la participación de por lo menos el 80% de los funcionarios del Grupo) - Plan Institucional de Formación y Capacitación14. Clima Laboral: (Se entiende cumplido si se evidencia la participación de por lo menos el 80% de los funcionarios del Grupo) - Participación en las actividades de intervención en clima laboral (comunicación y trabajo en equipo)15. Caracterización de grupos de valor asociados al Trámite / OPA y definición de por lo menos una iniciativa de mejora y actualización del Procedimiento (segundo trimestre) y aplicación y publicación ante el SUIT (tercer trimestre)16. Indice de reprogramaciones al PAD (1 si no realiza, 0 si realiza)

Reprogramacion

0

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