plan de acciÓn por dependencias vigencia 2018 · 2 gestión del conocimiento y la innovación 1 1...

PLAN DE ACCIÓN POR DEPENDENCIAS VIGENCIA 2018

ACTIVIDADES Y/O OBLIGACIONES PRODUCTOS O EVIDENCIAS P/E

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Gestión del conocimiento y la innovación 1 1 Informe

Gestión del conocimiento y la innovación 2 1 Documento



Gestión del conocimiento y la innovación 5 1 1 1ActasActas de reuniones / Registros de

Gestión del conocimiento y la innovación 6 1 1 Informe

Gestión del conocimiento y la innovación 1Gestión del conocimiento y la innovación 2Gestión del conocimiento y la innovación 3Gestión del conocimiento y la innovación 4Gestión del conocimiento y la innovación 5Gestión del conocimiento y la innovación 6Fortalecimiento Organizacional y simplificación de procesos 1 1 Informe

Fortalecimiento Organizacional y simplificación de procesos 2 1 Documento

Fortalecimiento Organizacional y simplificación de procesos 1


Fortalecimiento Organizacional y simplificación de procesos 1 1 Informe

Fortalecimiento Organizacional y simplificación de procesos 2 1 Documento





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3. Apoyar las actividades de implementacion de la solución de búsqueda empresarial del SISNA

PRIORIDAD 13: SISNA implementado al final del cuatrienio.META 2015: Rama Ejecutiva orden nacional 323 (Actualización de 353 entidades del Orden Nacional en el SGDEA (109%))META 2016: Puesta en operación del procedimiento de capacitación y pruebas de los procedimientos de indicadores relacionados con IGA y FURAG, Asistencia Técnica y Consejos Territoriales de Archivos – CTA y propuesta de integración de esta información en el SISNA (100%)META 2017: Puesta en operación de los procedimientos de indicadores relacionados con IGA y FURAG, Asistencia Técnica y Consejos Territoriales de Archivos – CTA; y diseño de los procedimientos de Comités Técnicos del SNA e Inspección y Vigilancia. Análisis de la integración de otras fuentes de información (Censo, RUDS, Red Nacional de Archivos, SINAE) (96%....)META 2018: Puesta en operación de los procedimientos de Comités Técnicos del SNA e Inspección y Vigilancia. Diseño e implementación de la integración de otras fuentes de información- Configuración y puesta en marcha de una solución basada en búsqueda empresarial para el SISNA

(Interrelacionado con GAD_SNA, STIADE y SISTEMAS)

1. Apoyo en la identificación de fuentes de información.2. Priorización para implementarlas dentro del SISNA

3. SUBDIRECCION SUBDIRECCION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION ARCHIVISTICA Y DOCUMENTO ELECTRONICO3.1. subdireccion GRUPO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y PRESERVACIÓN DIGITAL

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2. Desarrollo de contenidos para (1) curso virtual en relación a las necesidades del area

PRIORIDAD 17: Implementación de plataforma virtual de capacitación. META 2015: Estudios de mercado y diagnóstico (100%)META 2016:Puesta en operación la Herramienta “Adobe Connection” y propuesta de la estructura de información de la plataforma (componentes, roles e infraestructura tecnológica) (88%)META 2017: Desarrollo e implementación Fase 1: (Herramienta tecnológica y piloto de implementación) (87%....)META 2018: Desarrollo e implementación Fase 2: (Entrada en operación)

1. Estructura de los Módulos para el desarrollo de los contenidos del curso virtual2. Documento final del contenidos de acuerdo con la metodología establecida por la Subdireccion de TIADE

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1. Acompañamiento en el proyecto de implementacion y desarrollo del SINAE.

PRIORIDAD 14: SINAE implementados al final del cuatrienio.META 2015: Adecuación normativa (100%)META 2016:Elaborar diagnóstico de los documentos del SGDEA del AGN, en el marco del desarrollo del Plan de Preservación Digital Institucional. (100%)META 2017: Implementación infraestructura tecnológica fase 1 Plan de preservación digital (83%....)META 2018: Implementación infraestructura tecnológica fase 2 Plan de preservación digital

(Interrelación con GIATIA)

1- Definición de la estructura del documento para el análisis de las colecciones digitales del AGN (dos de los fondos documentales de la sección colonia)2- Version final del documento para el análisis de las colecciones digitales revisado y aprobado por la Subdirección de TIADE 3- Definición de la estructura del documento para el desarrollo del Acto Administrativo “Expediente y documento electrónico".4- Version final del documento “Expediente y documento electrónico, revisado y aprobado por la Subdirección de TIADE. 5. Apoyar el proyecto de implementacion de la herramienta tecnologica que soportara AND y la generación de lineamientos para su desarrollo.6.Estructura del proyecto SINAE y avances.

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Fortalecimiento Organizacional y simplificación de procesos 3 1 InformeFortalecimiento Organizacional y simplificación de procesos 4 1 DocumentoFortalecimiento Organizacional y simplificación de procesos 5 1 DocumentoFortalecimiento Organizacional y simplificación de procesos 6 1 Documento



Gestión del conocimiento y la innovación 1Gestión del conocimiento y la innovación 2Fortalecimiento Organizacional y simplificación de procesos 3Fortalecimiento Organizacional y simplificación de procesos 4Fortalecimiento Organizacional y simplificación de procesos 5Fortalecimiento Organizacional y simplificación de procesos 6Gestión del conocimiento y la innovación 7Gestión del conocimiento y la innovación 8Gestión del conocimiento y la innovación 1 1 Artículo

Gestión del conocimiento y la innovación 2 1 Artículo

Gestión del conocimiento y la innovación 3 1 Artículo

Gobierno Digital - GEL 4 1 Informe

Gobierno Digital - GEL 5 1 Documento

Gestión del conocimiento y la innovación 1Gestión del conocimiento y la innovación 2Gestión del conocimiento y la innovación 3Gobierno Digital - GEL 4Gobierno Digital - GEL 5Gestión Documental 1 1 Documento

Gestión Documental 2 1 Informe

Gestión Documental 3 1 Documento

Gestión del conocimiento y la innovación 4 1 informe


Gestión Documental 1Gestión Documental 2Gestión Documental 3Gestión del conocimiento y la innovación 4Gestión del conocimiento y la innovación 5Servicio al Ciudadano 1 1 Informe


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4. Realizar estudios técnicos e investigaciones en materia de preservación digital y documento electrónico.

1. Definición de la estructura del documento de Requisitos Técnicos para la implementacion de un Sistemas de Preservación Digital.2.Version final del documento revisado y aprobado por la Subdirección de TIADE 3.Definición de la estructura del documento de priorización de procesos y procedimientos del AGN.4.Version final del documento de priorización de procesos y procedimientos revisado y aprobado por la Subdirección de TIADE

Hoja de Ruta para la Implementación del Proyecto de Servicio de Custodia Digital del AGN.5. Elaboración de Fichas Técnicas6. Estudio de Mercado'Ajustes y validación del Instrumento para recoleccion de información sobre Transferencias Electrónicas.

7. Aplicación del Instrumento para recoleccion de información sobre Transferencias Electrónicas8. Informe de Análisis de los resultados

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5. Elaboración de investigaciones, artículos o documentos técnicos en temas de preservación digital y documento electrónico

Generación de 3 Articulos y documentos tecnicos:1. Artículo 1. Documentos Electronicos2. Artículo 2. Preservacion Digital3. Artículo 3. Gestion Documental Electrónicia

4.Definición de la estructura del documento sobre interoperabilidad de documentos electronicos de archivo entre entidades del estadopara el desarrollo de los contenidos.5.Version final del documentosobre interoperabilidad de documentos electronicos de archivo entre entidades del estado revisado y aprobado por la Subdirección de TIADE

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6. Desarrollo de documento para formulación del Plan de Preservación Digital.

1.Version final del documento para formulación del Plan de Preservación Digital revisado y aprobado por la Subdirección de TIADE 2.Definición de la estructura del documento de selección de medios de almacenamiento (Basado en la Norma (NTC/ISO-TR 17797).3.Version final del documento de selección de medios de almacenamiento revisado y aprobado por la Subdirección de TIADE 4.Definición de la estructura del documento para la Conformación de los paquetes de Información de Transferencias, basado en Normas y estandares tecnicos internacionales.5.Version final del documento revisado y aprobado por la Subdirección de TIADE

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Servicio al Ciudadano 3 1 Actividad por demanda

Servicio al Ciudadano 4 1 Actividad por demanda

Gestión del conocimiento y la innovación 5 1 1 1 1 1 Reunión

Gestión del conocimiento y la innovación 6 1 1 Informe

Gestión del conocimiento y la innovación 7 1 Reunión de socialización

Servicio al Ciudadano 8 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Actividad por demanda



Servicio al Ciudadano 1Gestión del conocimiento y la innovación 2Servicio al Ciudadano 3Servicio al Ciudadano 4Gestión del conocimiento y la innovación 5Gestión del conocimiento y la innovación 6Gestión del conocimiento y la innovación 7Servicio al Ciudadano 8Servicio al Ciudadano 9Servicio al Ciudadano 10

Capacitaciones realizadas Cantidad # 0

Asistencias Técnicas realizadas Cantidad # 0

Asistencias a comités técnicos Cantidad # 0

Respuesta a Solicitudes de Conceptos Cantidad # 0

Planeación Institucional 1 2 2 4 2 2 2 2 2 2 4 3 3Planeación Institucional 2Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público 3Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción 4 1 1Seguimiento y evaluación del desempeño Institucional 5 2 2 2 1Fortalecimiento Organizacional y simplificación de procesos 6Fortalecimiento Organizacional y simplificación de procesos 7Gestión Documental 8 1 1Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público 9 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público 10Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción 11Gobierno Digital - GEL 12Talento Humano 13Talento Humano 14Racionalización de trámites 15

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Actividad

1. Reportes información PAD y PAI (12 al año, reporte mensual desde enero, cinco primeros dias mes; incluye información estadística). Necesidades Plan de Compras y Formulación Anteproyecto de Presupuesto 2019 en marzo, validación proyecto de Presupuesto 2019 en octubre, construcción Plan de Acción 2019 en octubre (DOFAS), noviembre y diciembre (PAD y PAI) . 2. Definición de términos de acuerdo de servicios SLA entre dependencias para el logro de las actividades de los PAD donde interactúan (enero) y seguimiento al cumplimiento de los mismos (junio y octubre). Socialización del PAD al interior del grupo en febrero o marzo y participación en reuniones de definición Nuevo Plan Estratégico Institucional3. Formulación Anteproyecto de Presupuesto de Ingresos 2019 en marzo y validación Presupuesto de Ingresos 2019 en octubre.4. Actualización Mapa de Riesgos por Procesos (aplicación por dependencias) y posterior socialización con los funcionarios de cada dependencia por parte de los coordinadores. 5. Acuerdos y Evaluaciones de desempeño: - Funcionarios de Carrera administrativa y de Libre Nombramiento y Remoción NO Gerentes Públicos: Concertación en Febrero, Calificación en Febrero (semestre anterior) y Agosto. - Funcionarios Provisionales: Concertación en enero y julio y calificación en enero (semestre anterior) y en Julio.6. Plan de Mejoramiento Auditoría de Calidad 2017 (marzo) y reporte trimestral de indicadores de gestión.

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1. Apoyo en la generación del documento de planeación del evento "Semana de Innovación" en lo relacionado con el componente de preservación digital.2. Apoyo en el Desarrollo de contenidos sobre los temas relacionados con Preservacion Digital.3. Socialización interna de conceptos y normativas para las entidades públicas y privadas con funciones públicas en temas de utilización de tecnologías de la información aplicadas a la gestion documental.4. Promover actividades de articulación y socialización de política archivística que establezcan otras áreas de la Entidad.

Participación en los comités técnicos (ICONTEC): 5. Socializacion de los planes de trabajo6. Informes de Seguimiento de las actividades realizadas.7. Informe final y socialización de resultados.

8. Realizar Asistencias tecnicas sobre temas de la competencia del área.9. Registro de seguimiento de las asistencias técnios realizadas.10. Conceptuar a través del SGDEA del AGN, las comunicaciones oficiales, respuesta a solicitudes y/o conceptos técnicos que se reciben en el GDEPD y TIADE y que son competencia del área

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7. Difusión de politicas, normas y lineamientos en materia de gestión documental electrónica y preservación digital a largo plazo.

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Planeación Institucional 16 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

Planeación Institucional 1Planeación Institucional 2Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público 3Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción 4Seguimiento y evaluación del desempeño Institucional 5Fortalecimiento Organizacional y simplificación de procesos 6Fortalecimiento Organizacional y simplificación de procesos 7Gestión Documental 8Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público 9Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público 10Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción 11Gobierno Digital - GEL 12Talento Humano 13Talento Humano 14Racionalización de trámites 15Planeación Institucional 16

0Cantidad de Actividades Reprogramadas

Reprogramacion

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8. Cumplimiento Administrativo

gestión. 7. Actualización de Caracterización de procesos.8. Transferencias Documentales Primarias y visita de seguimiento a Archivos de Gestión.9. Reporte de pedidos de almacén al Grupo de Recursos Físicos (primeros 5 días hábiles de cada mes10. Plan de mantenimiento para equipos especializados (enero para vigencia 2018 y septiembre para vigencia 2019) 11. Ley de Transparencia: Envío de información actualizada para publicación y actualización a matriz de requerimientos a las dependencias (primer tirmestre). Seguimiento de aplicación a la matriz (Por requerimiento de STIADE)12. Aportes a la Estrategia de Gobierno Digital: - Entendimiento de la política (primer trimestre), diseño de la estrategia (segundo trimestre) - STIADE - Definición de acuerdos para la plicación de la estratiegia (Julio) y seguimiento a los resultados de actividades aplicadas (mensual desde agosto) validado por STIADE.13. Capacitaciones: (Se entiende cumplido si se evidencia la participación de por lo menos el 80% de los funcionarios del Grupo) - Plan Institucional de Formación y Capacitación14. Clima Laboral: (Se entiende cumplido si se evidencia la participación de por lo menos el 80% de los funcionarios del Grupo) - Participación en las actividades de intervención en clima laboral (comunicación y trabajo en equipo)15. Caracterización de grupos de valor asociados al Trámite / OPA y definición de por lo menos una iniciativa de mejora y actualización del Procedimiento (segundo trimestre) y aplicación y publicación ante el SUIT (tercer trimestre)16. Indice de reprogramaciones al PAD (1 si no realiza, 0 si realiza)

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