Company

LOGO

Organización de Procesos y ProcedimientoOrganización de Procesos y Procedimiento

GRUPO 4

PROCEDIMIENTO

Es el modo de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma forma, con una serie común de pasos claramente definidos en un tiempo (sucesión cronológica), que permiten realizar una actividad o un trabajo correctamente.

PROCESO

Es un desarrollo ordenando y secuencial de una serie de actividades que, a partir de unas entradas, van añadiendo valor para satisfacer las necesidades y expectativas del cliente.

IDENTIFICACIÓN DE MACRO PROCESOS CLAVEIDENTIFICACIÓN DE MACRO PROCESOS CLAVE

La identificación de los macroprocesos y procesos dependerá, en gran medida, de los objetivos de la institución y de sus mandos. • Un ministro, un directivo o

cualquier funcionario de cargo similar tendrán una visión macro.

• los cargos intermedios y empleados operativos (base) optarán por una visión micro, identificando procesos más sencillos en el ámbito de su actividad diaria.

• 1. Macroprocesos• 2. Procesos• 3. Procedimientos

MACROPROCESOS Y PROCESOS PROCESOS CLAVE

MACROPROCESOS Y PROCESOS PROCESOS CLAVE

B) PROCESOS DE APOYO

MACROPROCESO 4: AUTOMATIZACIÓN Y SISTEMAS INFORMATICOS

31.42 RECURSOS ELECTRÓNICOS

31.43 GESTIÓN DE APLICACIONES

MACROPROCESO 5: INFRAESTRUCTURAS

31.51 EQUIPAMIENTO

31.52 INSTALACIONES

MACROPROCESO 6: RECURSOS HUMANOS

31.61 GESTIÓN DE PERSONAL

31.62 FORMACIÓN

MACROPROCESO 7: GESTIÓN ECONÓMICO-ADMINISTRATIVA

31.71 GESTIÓN DEL PRESUPUESTO

31.72 INGRESOS

31.73 GASTOS

31.74 CONTRATOS Y LICENCIAS

MACROPROCESO 8: DOCUMENTACIÓN

31.81 RECOGIDA Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN

MACROPROCESO 1: GESTIÓN DE RECURSOS DE INFORMACIÓN

31.11 SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN

31.12 PROCESO TÉCNICO

31.13 MANTENIMIENTO DE RECURSOS DE INFORMACIÓN

31.14 EVALUACIÓN DE RECURSOS DE INFORMACIÓN

MACROPROCESO 2: ACCESO A ESPACIOS Y RECURSOS

31.21 PRÉSTAMO

31.22 OBTENCIÓN DE DOCUMENTOS

31.23 USO DE EQUIPOS E INSTALACIONES

MACROPROCESO 3: COMUNICACIÓN Y MARKETING

31.32 COMUNICACIÓN

31.33 FORMACIÓN DE USUARIOS

31.34 ATENCIÓN AL USUARIO

En toda esta tarea de reorganización, cumple un papel importante la identificación de los procesos clave, en el cual señala que un “Procesos Clave”, es todo aquel que contribuye en gran medida en los siguientes aspectos:• Elaboración e implementación

de la estrategia• Desarrollo de nuevos productos

o servicios• Entrega de productos o servicio

a los clientes• Gestión de las relaciones con

los clientes

DELIMITACIÓN DE RESPONSABILIDADES Y COMPETENCIAS DE MACRO PROCESOS CLAVE

DELIMITACIÓN DE RESPONSABILIDADES Y COMPETENCIAS DE MACRO PROCESOS CLAVE

MACROPROCESO GOBERNADOR.

Gestión directiva

 

MACROPROCESO GENERADOR DE VALOR.

Producción.

Comercialización.

 

MACROPROCESO APOYO.

Administración.

Financiero – contable.

RESPONSABILIDADES Y COMPETENCIAS.

Denominación del cargo: Gerente General.

Personal a su Cargo:

Jefe de producción de calzado.

Jefe de producción de las confecciones de ropa.

Jefe de producción del equipo de camping.

Secretaria.

Jefe de comercialización.

Jefe de contabilidad y finanzas.

Jefe administrativo – logístico.

Una vez determinado el organigrama, se establecerá a cada uno de los macroprocesos, las responsabilidades que les conciernen para cumplir con las metas y objetivos de la Empresa de forma eficiente

CADENA DE VALOR Y FACTORES DE ÉXITOCADENA DE VALOR

CADENA DE VALOR Y FACTORES DE ÉXITOCADENA DE VALOR

La cadena de valor es un modelo teórico que describe cómo se desarrollan las actividades de una empresa. Está compuesta por distintos eslabones que forman un proceso económico: comienza con la materia prima y llega hasta la distribución del producto terminado.

La cadena de valor despliega el valor total, y consiste:

 ACTIVIDADES DE VALOR.-actividades distintas físicas y tecnológicamente que desempeña una empresa. Estos son los tabiques por medio de los cuales una empresa crea un producto valioso para sus compradores.

MARGEN.- es la diferencia entre el valor total y el costo colectivo de desempeñar actividades de valor. El margen puede ser medido en una variedad de formas.

 Las actividades de valor pueden dividirse en dos amplios tipos:

 ACTIVIDADES PRIMARIAS: Un grupo de acciones enfocadas en la elaboración física de cada producto y su transferencia al comprador.

Hay cinco categóricas genéricas de actividades primarias relacionadas con la competencia en cualquier industria Logística interna Operaciones Logística externa Mercadotécnica y ventas Servicio

 ACTIVIDADES DE APOYO: en cambio, sustentan a las primarias y suponen la participación de los recursos humanos, los insumos y la tecnología; el apoyo implicado en la competencia en cualquier sector industrial pueden dividirse en cuatro categóricas genéricas. Abastecimiento Desarrollo de tecnología Administración de recursos humanos Infraestructura de la empresa

 TIPOS DE ACTIVIDADES

 Dentro de cada categoría de actividades primarias y de apoyo, hay tres tipos de actividades que juegan un papel diferente en la ventaja competitiva: Directas Indirectas Aseguramiento de calidad

FACTORES CLAVE DE ÉXITOFACTORES CLAVE DE ÉXITO

Los factores claves del éxito de la estrategia de la empresa son aquellos que, en última instancia, le permiten sobrevivir y prosperar en un mercado tan competitivo.

Y para lograr este objetivo, la empresa debe cumplir dos condiciones:

1. Suministrar a los consumidores lo que necesitan (lo que desean adquirir)

2. Sobrevivir a la competencia.

EL PROCESO DE DISEÑO O REDISEÑO DE ORGANIZACIONES

EL PROCESO DE DISEÑO O REDISEÑO DE ORGANIZACIONES

LA DIVISIÓN DEL TRABAJO Y LA COORDINACIÓN:

Para diseñar una organización hay dos requerimientos básicos a considerar:

• La división del trabajo en tareas.

• La coordinación de dichas tareas.

Desde ese punto de vista, la estructura de una organización es la suma total de las formas en que el trabajo es dividido en tareas, y de las formas usadas para lograr su coordinación.

Para diseñar esas estructuras hay que partir de dos criterios básicos:

• El criterio de consistencia interna, o sea de armonía o congruencia entre los diversos parámetros de diseño elegidos.

• El criterio de consistencia de la organización con su situación externa: dimensión, edad, ambiente, tecnología.

LOS MECANISMOS DE COORDINACIÓN

LOS MECANISMOS DE COORDINACIÓN

Coordinación: Cumplimiento en tiempo y forma de las diversas tareas como etapas de procesos orientados a un fin; asegurar la disponibilidad de los insumos, evitar reiteraciones y actividades sin destinatario.

Comunicación: Trazado y habilitación de todos los circuitos de circulación de la información entre etapas de los procesos y entre procesos.

Control: Facilitan la recolección y el procesamiento de los datos que permiten comparar lo hecho con lo planificado, para tomar medidas correctivas si fueran necesarias.

Los principales mecanismos de coordinación son los siguientes: El ajuste mutuo. La supervisión directa. La estandarización de los procesos de trabajo. La estandarización de las producciones de

trabajo. La estandarización de las destrezas de los

trabajadores.

Los mecanismos coordinadores son elementos básicos de la estructura de toda organización.

TIPOS DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

• Estructura simple: Basada en ajuste mutuo y en supervisión directa. La parte clave es la cumbre estratégica.

• Burocracia mecánica: Basada en la estandarización de procesos de trabajo. La parte clave es la tecno-estructura.

• Burocracia profesional: Basada en la estandarización de las destrezas. La parte clave es el núcleo operativo.

• Forma divisional: Basada en la estandarización de las producciones. La parte clave es la línea media.

• Adhocracia: Basada en el ajuste mutuo. La parte clave es el staff de apoyo.

TIPOS DE PARÁMETROS PARA EL DISEÑO DE ORGANIZACIONESTIPOS DE PARÁMETROS PARA EL DISEÑO DE ORGANIZACIONES

Parámetros y los factores de la situación: Los parámetros de diseño deben ser adaptados al contexto de la situación real, que puede sintetizarse en los siguientes ítems:• Antigüedad y dimensión organizacional.• Sistema técnico de la organización.• Ambiente en que opera la organización.• Relaciones de poder interno y externo

Parámetros básicos de especialización y polivalencia: Hay tres

1. parámetros básicos de diseño respecto de la especialización:

2. Hay tres parámetros básicos de diseño respecto de la ampliación de tareas y polivalencia:

3. La especialización horizontal produce aumento de la productividad

MAPEO DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS

MAPEO DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS

Ejemplo:

Es una metodología que permite elaborar una representación gráfica de un proceso, mostrando las secuencias de tareas que se ejecutan.

OBJETIVOS

Entender cómo mapear procesos para el análisis y diagnóstico de procesos, así como las herramientas de ingeniería de procesos y mejora continua para la identificación de áreas de oportunidad en costos, tiempos, productividad, operación, recursos y servicio.

IMPORTANCIA

El Mapeo de los Procesos permite obtener: • Un medio para que los Equipos

examinen los Procesos Interfuncionales

• Un enfoque sobre las conexiones y relaciones entre las unidades de trabajo.

• Un panorama de todos los pases, actividades, tareas, pasos y medidas de un proceso.

• La comprensión de cómo varias actividades están interconectadas y donde podrían estar fallando las conexiones o actividades.

MAPEO DE PROCESOSMAPEO DE PROCESOS

• Tiene la capacidad de presentar a los procesos involucrados en subprocesos y actividades ligadas al día a día de la organización

• Identifica todos los usos de los recursos y todas la pérdidas de recursos

• Cada pérdida de un recurso representa una oportunidad de evitarla

HERRAMIENTAS PARA EL MAPEO DE PROCESOSHERRAMIENTAS PARA EL MAPEO DE PROCESOS

Las Principales herramientas son: • Diagramas de flujo

simples• Software para el

mapeo de procesos• Simulaciones

NIVELES DEL MAPEO DE PROCESOSNIVELES DEL MAPEO DE PROCESOS

• Nivel 1.- Proporciona una forma sistemática de examinar la cadena de valor y como sus elementos cubren la meta de la organización, en el diagrama cada caja representa un proceso de la cadena de valor.

• Nivel 2.- Este mapa representa la descomposición de una de las cajas del nivel 1.

• Nivel 3.- Este mapa presenta una descomposición de cada uno de las cajas o procesos del nivel 2.

BENEFICIOS DEL MAPEO DE PROCESOSBENEFICIOS DEL MAPEO DE PROCESOS

• Provee una visión general de los procesos

• Muestra las relaciones y los roles de los participantes en los procesos

• Ayuda a explicar el proceso• Permite identificar los

procedimientos e instrucciones de trabajo que se requiere documentar

• Ayuda a simplificar las actividades del proceso, pues facilita la identificación de complejidades innecesarias o repetición de tareas

• Permite una estandarización de los productos

PASOS PARA EL MAPEO DE PROCESOSPASOS PARA EL MAPEO DE PROCESOS

1. Identificar las salidas que presenta la organización o el proceso

2. Identificar a los clientes sean estos internos o externos

3. Identificar los insumos que requiere la organización para la generación de resultados

4. Identificar la procedencia de los insumos (suministradores).

5. Identificar las principales etapas del proceso

6. Gestionar las etapas del proceso

7. Identificar las relaciones entre cada etapa

8. Identificar cada uno de los documentos a ser utilizados en cada proceso

9. Establecer objetivos para cada proceso e indicadores numéricos que indiquen lo lejos o lo cerca de cumplir con los objetivos.

10. Definir al dueño del proceso como de cada etapa para asegurar su correcta implementación

VENTAJASVENTAJAS

• Mostrar una visión global de la empresa.

• Mostrar las relaciones y sus funciones.

• Facilitar la explicación del proceso.

• Reducir las fallas en la integración de procesos.

• Permite identificar los procedimientos que se requiere documentar.

• Ayuda a simplificar las actividades del proceso.

• Ayuda a estandarizar el proceso Incremento en la productividad y logro de los resultados esperados de los procesos.

MAPA DE PROCESOSMAPA DE PROCESOSEs una representación gráfica que define y refleja la estructura y relación de los diferentes procesos del sistema de gestión de una organización, para lo cual debemos identificar los procesos que intervienen.

PROCESOS ESTRATÉGICOS

 

Procesos que están relacionados con la dirección, Se refieren a la política, estrategia, planes de mejora, etc., que consiguen armonizar los procesos operativos con los de apoyo.

 

PROCESOS OPERATIVOS

 

Procesos implicados directamente con la prestación del servicio.

 

PROCESOS DE APOYO O SOPORTE

 

Procesos que dan apoyo a los procesos operativos, aportándoles los recursos necesarios. Son procesos en los que el cliente es interno.

ORGANIZACIÓN POR PROCESOSJERARQUÍA DE LOS PROCESOS

ORGANIZACIÓN POR PROCESOSJERARQUÍA DE LOS PROCESOS

MACROPROCESO

 

Conjunto de procesos interrelacionados de la organización que facilita el logro de la misión

 

PROCESO

 

Conjunto de actividades interrelacionadas que transforman entradas en salidas con valor agregado para los usuarios

 

ACTIVIDAD

 

Conjunto de tareas interrelacionadas que garantizan el resultado esperado del proceso

 

TAREA

 

Conjunto de acciones simples interrelacionadas para lograr una actividad

Macroprocesos Prestacionales

 

Son las adiciones a los sueldos y salarios de los trabajadores, pagadas por los empleadores y pueden ser en dinero o en especie. Incluye: aportaciones a la seguridad social, primas de antigüedad, cajas privadas de pensiones, despensas, ayudas para renta, etc., excepto los reembolsos a los empleados por viajes, dietas y otros gastos

Macroprocesos Gerenciales

 

Estos procesos son responsabilidad de la alta gerencia y se ejecutan con su guía y liderazgo.

 

Macroprocesos de Apoyo

 

Son el conjunto de los procesos que no están directamente relacionados con la generación de los productos o servicios propios de la función y la misión de la entidad, pero otorgan el soporte para que los Misionales y Estratégicos se desarrollen

 

Procesos

 

Un proceso es un conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados) que se realizan o suceden (alternativa o simultáneamente) bajo ciertas circunstancias con un fin determinado.

DIAGRAMA DE PROCESOSDIAGRAMA DE PROCESOSEs una representación gráfica de los pasos que se siguen en toda una secuencia de actividades, dentro de un proceso o un procedimiento, identificándolos mediante símbolos de acuerdo con su naturaleza

De igual manera que un plano o dibujo de taller presenta en conjunto detalles de diseño como ajustes tolerancia y especificaciones, todos los detalles de fabricación o administración se aprecian globalmente en un diagrama de operaciones de proceso. 

MATRIZ FLUJO DE PROCESOS

PROCESO DE SELECCIÓN

El proceso de selección suele constar de dos fases diferenciadas: las pruebas y las entrevistas..

ACTIVIDADESACTIVIDADES

FLUJO

Es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo.

ENTRADAS

Es el comienzo de alguna producción

SALIDAS

Es los pasos para llegar a un producto terminado

Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas de un programa o subprograma de operación, que consiste en la ejecución de ciertos procesos o tareas (mediante la utilización de los recursos humanos, materiales, técnicos, y financieros asignados a la actividad con un costo determinado),

CAMBIO DE PARADIGMACAMBIO DE PARADIGMA

“La representación del todo el Sistema de Gestión de Calidad se realiza en una sola página, que lo llamaremos Mapa de Procesos”.