optimalisasi penerapan sistem informasi manajemen...
TRANSCRIPT
i
OPTIMALISASI PENERAPAN
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
DALAM PENINGKATAN LAYANAN PENDIDIKAN
DI SMA SEMESTA KOTA SEMARANG
SKRIPSI
Diajukan untuk memenuhi sebagian tugas dan syarat
Guna memperoleh Gelar Sarjana dalam
Ilmu Pendidikan Islam
Oleh:
KHUSNUL HADI
NIM: 063311038
FAKULTAS TARBIYAH
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI WALISONGO
SEMARANG
2011
ii
ABSTRAK
Khusnul Hadi (NIM: 063311038) Optimalisasi Penerapan Sistem Informasi
Manajemen (SIM) dalam Peningkatan Layanan Pendidikan di SMA Semesta Kota
Semarang: Program Strata I Jurusan Kependidikan Islam Fakultas Tarbiyah
IAIN Walisongo Semarang 2011
Tujuan dari penelitian ini adalah 1). Untuk mengetahui Bagaimana proses
pengumpulan data Sistem Informasi Manajemen di SMA Semesta Kota
Semarang, 2). Untuk mengetahui Bagaimana Optimalisasi Pengelolaan Sistem
Informasi Manajemen di SMA Semesta Kota Semarang, 3). Untuk mengetahui
Bagaimana Optimalisasi Penyebaran Sistem Informasi Manajemen dalam
Peningkatan Layanan Pendidikan di SMA Semesta Kota Semarang. Penelitian ini
adalah penelitian kualitatif yang menghasilkan data berbentuk uraian deskriptif.
Metode pengumpulan data dengan menggunakan: observasi partisipatif,
wawancara mendalam, dan studi dokumentasi. Teknik analisis data yang peneliti
gunakan ialah analisis deskriptif kualitatif, yaitu analisis data yang berupa kata-
kata, gambar dan bukan angka.
Dari hasil penelitian dapat disimpulkan Pertama, bahwa SMA Islam
Semesta Semarang memanfaatkan segala potensi fasilitas/ sarana dan prasarana
sebagai batu pijakan dalam Optimalisasi Penerapan Sistem Informasi Manajemen
Dalam Peningkatan Layanan pendidikan, tahap pertama dalam Sistem Informasi
Manajemen 1). Proses Pengumpulan Data Sistem Informasi Manajemen. Dengan
adanya proses pengumpulan data-data yang meliputi data internal dan Eksternal
sekolah maka, proses Optimalisasi pengumpulan data dapat berjalan dengan baik,
karena semua data yang dikumpulkan lengkap, 2). Pengelolaan Sistem Informasi
Manajemen, dengan adanya penggunaan Alat atau software Aplikasi yang
digunakan dalam pengelolaan Sistem Informasi Manajemen sangat berguna,
karena jalur keluar dan masuk data terdapat informasi pencatatan penggunaan.
Sehingga bagi unit manajemen sekolah, dewan guru dan karyawan tidak dapat
melakukan sebuah manipulasi data 3). Penyebaran Sistem Informasi Manajemen
Dalam Peningkatan Layanan Pendidikan, Secara spesifik, pengembangan SIM
lembaga dapat memberikan peningkatan dalam layanan pendidikan yaitu
pertimbangan pengambilan kebijakan terhadap proses kepuasan pelanggan dalam
suatu penetapan pemenuhan standar mutu pendidikan yang mencakup layanan
Pokok dan Layanan Bantu.
Hasil penelitian ini diharapkan bermanfaat dan berguna bagi pengelola
SIM di SMA Semesta Semarang, bahan informasi bagi civitas akademika dan
semua pihak yang membutuhkan di lingkungan Fakultas Tarbiyah IAIN
Walisongo Semarang.
iii
iv
KEMENTERIAN AGAMA
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI WALISONGO
FAKULTAS TARBIYAH
Alamat: Prof. Dr. Hamka Telp. 7601295 Fak. 7615387 Semarang
PENGESAHAN
N a m a : Khusnul Hadi
N I M : 063311038
Fakultas/Jurusan : Tarbiyah / KI
Judul Skripsi : OPTIMALISASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN DALAM PENINGKATAN LAYANAN
PENDIDIKAN DI SMA SEMESTA SEMARANG
Telah Dimunaqosahkan oleh Dewan Penguji Fakultas Tarbiyah Institut Agama
Islam Negeri Walisongo Semarang dan dinyatakan LULUS, pada tanggal:
23 JUNI 2011
Dan dapat diterima sebagai kelengkapan ujian akhir dalam rangka menyelesaikan
studi Program Sarjana Strata I (S.1) tahun akademik 2010/2011 guna memperoleh
gelar sarjana dalam Ilmu Tarbiyah.
Semarang, 27 Juni 2011
Ketua Sidang, Sekretaris Sidang,
Ismail SM., M.Ag Dr. Musthofa Rahman, M.Ag
NIP. 19711021 199703 002 NIP. 19710403 1996031 002
Penguji I, Penguji II,
DR. Rahardjo, M.Ed, St Fakrur Rozi, M.Ag NIP.19651123 19910310 003 NIP.19691220 1995031 001
Pembimbing I, Pembimbing II
Fahrurrozi, M. Ag Dr. Musthofa Rahman, M.Ag
NIP. 19770816 2005011 003 NIP. 19710403 1996031 002
Penyusun menyatakan
ini tidak berisi mater
Demikian juga skripsi
terdapat dalam referen
v
DEKLARASI
takan dengan penuh kejujuran dan tanggungjawab
materi yang pernah ditulis oleh orang lain ata
kripsi ini tidak berisi satu pun pikiran orang lain
eferensi yang dijadikan sebagai bahan rujukan.
Semarang, 18 J
Deklarator
Khusnul Hadi
NIM.06331103
jawab bahwa skripsi
ain atau diterbitkan.
g lain, kecuali yang
g, 18 Juni 2011
l Hadi
311038
vi
MOTTO
ħ÷Κ¤±9 $#uρ $ yγ8ptéÏuρ ∩⊇∪ Ì� yϑs)ø9 $#uρ #sŒ Î) $ yγ9 n=s? ∩⊄∪ Í‘$ pκ]9 $#uρ #sŒ Î) $ yγ9‾=y_ ∩⊂∪ È≅ø‹ ©9 $#uρ #sŒ Î)
$ yγ8t± øótƒ ∩⊆∪ Ï !$uΚ ¡¡9 $#uρ $ tΒ uρ $ yγ9 t⊥t/ ∩∈∪ ÇÚö‘ F{ $#uρ $ tΒ uρ $ yγ8ys sÛ ∩∉∪ <§ø�tΡuρ $ tΒ uρ $ yγ1§θ y™
∩∠∪ $ yγ yϑoλ ù;r' sù $ yδ u‘θèg é� $ yγ1uθ ø)s?uρ ∩∇∪
Demi matahari dan sinarnya di pagi hari, Demi bulan apabila mengiringi,
Demi siang apabila menampakkan diri, Demi malam apabila menutupi, Demi
langit dan seluruh binaannya, Demi bumi dan semua yang ada dipermukaannya,
Demi jiwa dan penyempurnaannya, (QS, As-Syams; ayat: 1-7).1
1Departemen Agama, Al-Qur’an dan Terjamah, (Madinah: Komplek Percetakan Al-
Qur’an Khadim Al-Haramain Asy-Syarifain Raja Fahd, 1412 H), hlm. 1064.
vii
PERSEMBAHAN
Skripsi ini peneliti persembahkan kepada:
1. Ayahanda Abidin dan Ibunda Jumirah
2. Adik tercinta Khurul Aini, Fuad Anwar, Hilda Rizki Amalia
3. Pujaan Hatiku Alif Wiji P.
4. Pak de Kamsari dan Bu de Zuhriyyah.
viii
KATA PENGANTAR
Asslamu’alaikum Wr. Wb.
Segala puji bagi Allah yang Maha Pengasih dan Penyayang, bahwa atas
limpahan taufiq dan hidayah-Nya maka penulis dapat menyelesaikan penyusunan
skripsi ini.
Skripsi yang berjudul “Optimalisasi Penerapan Sistem Informasi
Manajemen dalam Peningkatan Layanan Pendidikan di SMA Semesta kota
Semarang” ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat guna memperoleh gelar
Sarjana Strata Satu (S1) Fakultas Tarbiyah Jurusan Kependidikan Islam (KI)
Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Walisongo Semarang.
Dalam penyusunan skripsi ini peneliti banyak mendapatkan bimbingan
dan saran-saran dari berbagai pihak sehingga penyusunan skripsi ini dapat
terselesaikan. Untuk itu peneliti menyampaikan terima kasih kepada:
1. Dekan Fakultas Tarbiyah IAIN Walisongo Semarang.
2. Fahrurrozi, M.Ag sebagai Dosen Pembimbing I dan DR. Musthofa, M.Ag
sebagai Dosen Pembimbing II yang telah bersedia meluangkan waktu, tenaga
dan pikiran untuk memberikan bimbingan dan pengarahan dalam penyusunan
skripsi ini.
3. Para Dosen Pengajar di lingkungan Fakultas Tarbiyah IAIN Walisongo, yang
telah membekali berbagai bekal disiplin ilmu pengetahuan sehingga penulis
mampu menyelesaikan penulisan skripsi.
4. Kepala Sekolah (M. Haris, S.E) yang telah memberikan ijin penelitian,
Pengelola IT (Bahtiar) yang banyak membantu dan mengarahkan peneliti dan
segenap jajaran guru (Keluarga Besar SMA Semesta kota Semarang).
5. Ayahanda Abidin dan Ibunda tercinta Jumirah yang memberikan motivasi dan
do’a serta restunya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
6. Adik-adikku tercinta Khurul Aini, Fuad Anwar, Hilda Rizki Amalia semoga
bisa meraih cita setinggi mungkin.
7. Bidadari Penyejuk Hati Aliph Mungil yang selalu memberikan Semangat,
dukungan dan setia menemani Penulis hingga Skripsi ini dapat Terselesaikan.
ix
8. Segenap Sahabatku di BPI L-7 dan Segenap jajaran, Sahabat KI 06 yang
selalu memberikan support, semangat dan dukungannya untuk dapat
menyelesaikan skripsi ini.
9. Segenap Keluarga besar PMII Rayon Tarbiyah yang membuka pintu untuk
penulis agar bisa berkarya dan memberikan bantuan kepada penulis.
10. Berbagai pihak yang secara tidak langsung telah membantu baik moral
maupun materi dalam penyusunan skripsi ini.
Kepada mereka semua peneliti tidak dapat memberi apa-apa. Semoga amal
kebaikan dan keikhlasan yang telah diberikan akan mendapat balasan dari Allah
SWT berlipat ganda.
Akhirnya peneliti menyadari bahwa penelitian skripsi ini masih jauh dari
kesempurnaan, baik dalam penyusunan kata, landasan teori, dan beberapa aspek
inti didalamnya. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun sangat
diharapkan dalam kesempurnaan skripsi ini. Semoga apa yang tertulis dalam
skripsi ini dapat bermanfaat khususnya bagi peneliti dan umumnya kepada para
pembaca yang budiman, Amin.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Semarang, 20 Juni 2011
Peneliti
Khusnul Hadi
NIM. 063311038
x
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ................................................................................................. i
ABSTRAK .................................................................................................................. ii
HALAMAN PERSETUJUAN .................................................................................. iii
HALAMAN PENGESAHAN .................................................................................... vi
DEKLARASI .............................................................................................................. v
MOTTO ...................................................................................................................... vi
PERSEMBAHAN ....................................................................................................... vii
KATA PENGANTAR ................................................................................................. viii
DAFTAR ISI .............................................................................................................. ix
BAB I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah ............................................................... 1
B. Rumusan Masalah ........................................................................ 3
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian .................................................... 4
BAB II. LANDASAN TEORI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
DALAM LAYANAN PENDIDIKAN
A. Kajian Pustaka ............................................................................. 5
B. Sistem Informasi Manajemen (SIM) ........................................... 6
1. Pengertian Sistem Informasi Manajemen .............................. 6
2. Tujuan dan Fungsi Sistem Informasi Manajemen ................. 8
3. Ruang Lingkup Sistem Informasi Manajemen ...................... 10
4. Tahapan-tahapan Sistem Informasi Manajemen .................... 11
C. Layanan Pendidikan ..................................................................... 13
1. Pengertian Layanan Pendidikan ............................................. 13
2. Karakteristik Jasa Pendidikan ................................................ 14
3. Bentuk dan Fungsi Layanan Pendidikan ................................ 15
4. Prinsip Layanan dalam Pendidikan Islam .............................. 19
xi
D. Penerapan Sistem Informasi Manajemen Dalam Layanan
Pendidikan .................................................................................... 21
1. Sistem Informasi Manajemen dalam Layanan Pendidikan .... 21
2. Tujuan dan Fungsi Sistem Informasi Manajemen dalam
Layanan Pendidikan ............................................................... 22
3. Tahapan Sistem Informasi Manajemen dalam Layanan
Pendidikan .............................................................................. 24
BAB III. METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian ............................................................................. 28
B. Tempat dan Waktu Penelitian ...................................................... 28
C. Sumber Data ................................................................................. 29
D. Teknik Pengumpulan Data ........................................................... 29
E. Teknik Analisis Data .................................................................... 31
BAB IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Optimalisasi Penerapan Sistem Informasi Manajemen di SMA
Semesta Semarang ...................................................................... 32
1. Proses Pengumpulan Data Sistem Informasi Manajemen
di SMA Semesta Semarang ................................................... 34
2. Proses Pengelolaan Data Sistem Informasi Manajemen
di SMA Semesta Semarang ................................................... 40
3. Proses Penyebaran Informasi dalam Peningkatan Layanan
Pendidikan di SMA Semesta Semarang ................................. 44
B. Analisis Optimalisasi Penerapan Sistem Informasi Manajemen
(SIM) di SMA Semesta Kota Semarang ...................................... 52
1. Analisis Pengumpulan Data Sistem Informasi Manajemen
di SMA Semesta Kota Semarang ........................................... 52
2. Analisis Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen di SMA
Semesta Kota Semarang ........................................................ 53
3. Analisis Penyebaran Sistem Informasi Manajemen dalam
xii
Peningkatan Layanan Pendidikan di SMA Semesta Semarang 54
BAB V. PENUTUP
A. Simpulan ...................................................................................... 57
B. Saran ............................................................................................ 58
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat maju, mengakibatkan
perubahan-perubahan dalam hidup terjadi sangat cepat terutama dalam bidang
informasi. Sejumlah besar informasi, hampir mengenai semua bidang
kehidupan dari semua tempat, semua aspek dan kegiatan yang telah
terhimpun, terolah, tersimpan dan tersebarkan dengan cepat. Informasi
tersebut setiap saat dapat dengan mudah kita akses, dibaca, dan disaksikan
terutama melalui internet, media cetak dan televisi.
Informasi sendiri merupakan sebuah data yang sudah dibentuk atau
dimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu, sedangkan data adalah fakta
yang sudah ditulis dalam bentuk catatan atau direkam ke dalam berbagai
bentuk media (komputer misalnya). Informasi juga diartikan sebagai data yang
telah disusun sedemikian rupa sehingga bermakna dan bermanfaat karena
dapat dikomunikasikan kepada seseorang yang akan menggunakan untuk
membuat keputusannya.1
Pemanfaatan konsep dan strategi yang digunakan dalam memberikan
layanan pada lembaga pendidikan berupa informasi. Aplikasi pengolahan
informasi dalam berbagai bidang sering disebut dengan istilah MIS
(Management Information System) atau SIM (Sistem Informasi Manajemen).
Maksud diterapkannya Sistem Informasi Manajemen pada lembaga
pendidikan adalah sebagai pendukung kegiatan fungsi manajemen ; planning,
organizing, staffing, directing, evaluating, coordinating, dan budgeting2
dalam rangka menunjang tercapainya sasaran dan tujuan fungsi-fungsi
operasional dalam organisasi pendidikan. Dengan adanya Sistem Informasi
Manajemen lembaga pendidikan akan merasakan beberapa manfaat sebagai
1Zulkifli Amsya, Manajemen Sistem Informasi, (Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama,
2001), hlm. 2. 2T Hani Handoko, Manajemen, (Yogyakarta; BPFE-YOGYAKARTA, 1999), hlm. 23.
2
berikut, pertama, tersedianya sistem pengelolaan data dan informasi
pendidikan. Kedua, terintegrasinya data dan informasi pendidikan untuk
mendukung proses pengambilan keputusan. Ketiga, tersedianya data dan
informasi pendidikan yang lengkap bagi seluruh stakeholders yang
berkepentingan dalam bidang pendidikan.
Selain itu, penerapan Sistem Informasi Manajemen pada lembaga
pendidikan berfungsi sebagai alat bantu pengambil keputusan dan oleh pihak
lain yang tergabung dalam inter-organizational information system sehingga
organisasi pendidikan dapat berinteraksi dengan pihak berkepentingan
(stakeholders).
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen pada lembaga
pendidikan sangat dibutuhkan, karena dalam menghadapi persaingan global
lembaga pendidikan dituntut untuk memberikan informasi lebih cepat, akurat
dan nyaman yang merupakan bagian dari kualitas pelayanan, sehingga akan
menjadi sebuah keunggulan bersaing (competitive advantage).3
Competitive advantage dapat dicapai lembaga apabila lembaga dapat
memberikan jasa atau layanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan sehingga
pelanggan menjadi puas dengan layanan yang diberikan, selain pengguna jasa
pendidikan juga puas dengan hasil yang didapatkan.4
Sekolah unggulan SMA Semesta Kota Semarang ini diperuntukkan
bagi siapa saja selama dia memiliki kelebihan khusus. Jadi tidak ada
perbedaan antara kaya dan miskin. Yang membedakan adalah kualitas.
Pemenuhan standar pelayanan dan mutu pendidikan adalah prioritas dari
sekolah ini. Pelayanan pendidikan dan mutu sekolah ini akan menjamin siswa
dapat bersaing dengan sekolah-sekolah internasional.
Arah pengembangan SIM di SMA Semesta Kota Semarang sesuai
dengan Undang-Undang Sisdiknas 2003, pemerintah memperkenalkan
klasifikasi sekolah baru. Sekolah itu antara lain disebut sekolah bertaraf
3Eti Rochaety, Pontjorini Rahayuningsih, Prima Gusti Yanthi, Sistem Informasi
Manajemen Pendidikan, (Jakarta: Bumi Aksara, 2006), hlm. 15. 4Edward Sallis, Total Quality Manajemen, terj. Ahmad Ali Riyadi dan Fahrurrozi,
(Jogjakarta: IRCisoD, 2006), hlm. 6.
3
internasional (SBI). Klasifikasi sekolah itu dipandang baik untuk mendorong
perubahan dan meningkatkan kualitas pendidikan.
Perkembangan SBI sejauh ini dapat dijadikan sebagai indikator akan
besarnya minat dan keinginan pengelola pendidikan pada tingkat sekolah
untuk melakukan inovasi dan peningkatan kualitas pendidikan dan sebagai
upaya yang sistematis untuk memperkuat dan meningkatkan mutu sumber
daya kependidikan. Salah satu syarat SBI lembaga harus ter Akreditasi A,
Lulusan 90 persen Kuliah, untuk prestasi Akademik prestasi Nasional,
internasional sudah mencukupi. Pada hal ini, penulis akan mengulas lebih
dalam pada lembaga pendidikan SMA Semesta Kota Semarang sebagai objek
penelitian, dengan alasan karena SMA Semesta Kota Semarang menyadari
pentingnya mengadopsi praktek sistem informasi yang dipadukan dengan
kemajuan teknologi informasi yang dikembangkan di dalam sistem informasi
yang handal dalam meningkatkan mutu pendidikan, sehingga menghasilkan
informasi yang akurat, up to date dan komprehensif dapat dinikmati oleh
semua pengguna jasa pendidikan ataupun lembaga lanjutan, dan menjadikan
keunggulan dalam memberikan layanan jasa pendidikan.
Berkenaan dengan uraian tersebut, maka skripsi ini akan menganalisis
bagaimana “Optimalisasi Penerapan Sistem Informasi Manajemen Dalam
Peningkatan Layanan Pendidikan Di SMA Semesta Kota Semarang.”
B. Rumusan Masalah
Dari latar belakang masalah atau dasar pemikiran tersebut di atas,
maka penelitiannya adalah “Bagaimana Optimalisasi Penerapan Sistem
Informasi Manajemen dalam Peningkatan Layanan Pendidikan di SMA
Semesta kota Semarang” agar lebih konkrit dan jelas maka penulis akan
membahas permasalahan sebagai berikut:
1. Bagaimana Optimalisasi pengumpulan data Sistem Informasi Manajemen
(SIM) di SMA Semesta Kota Semarang?
2. Bagaimana Optimalisasi Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen (SIM)
di SMA Semesta Kota Semarang?
4
3. Bagaimana Optimalisasi Penyebaran Sistem Informasi Manajemen (SIM)
dalam Peningkatan layanan Pendidikan di SMA Semesta Semarang?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Penelitian diselenggarakan bertujuan untuk:
1. Untuk Mengetahui Optimalisasi proses pengumpulan data Sistem
Informasi Manajemen (SIM) di SMA Semesta Kota Semarang
2. Untuk Mengetahui Optimalisasi Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen
(SIM) di SMA Semesta Kota Semarang
3. Untuk Mengetahui Optimalisasi Penyebaran Sistem Informasi Manajemen
dalam peningkatan Layanan Pendidikan di SMA Semesta Kota Semarang.
Kegunaan penelitian dalam skripsi ini antara lain:
1. Bagi sekolah
Sistem Informasi Manajemen dengan sistem keunggulan yang
diterapkan pada lembaga pendidikan diharapkan dapat memberikan
informasi yang tepat dan up to date bagi lembaga pendidikan dalam
pengembangan proses pendidikan yang akuntabel sesuai dengan harapan
sekolah dan sesuai dengan tuntutan publik atau lembaga lanjutan.
2. Bagi siswa
Dengan adanya Sistem Informasi Manajemen pada lembaga
pendidikan diharapkan manajemen berfungsi sebagai instrumen yang
memberikan fasilitas pada peserta didik dalam proses belajar sehingga
menghasilkan bukti nyata berupa output/ keluaran yang bermutu dan
memiliki daya saing pada tingkat internasional di mata stakeholder atau
lembaga lanjutan sesuai dengan yang tujuan sekolah.
5
BAB II
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
DALAM LAYANAN PENDIDIKAN
A. Kajian Pustaka
Peneliti menyadari bahwa secara substansial penelitian ini tidaklah
sama sekali baru. Dalam kajian pustaka ini, peneliti akan mendeskripsikan
beberapa karya yang relevansinya dengan judul skripsi Optimalisasi
Penerapan Sistem Informasi Manajemen Dalam Peningkatan Layanan
Pendidikan di SMA Semesta Kota Semarang. Beberapa karya itu antara lain :
1. Uswatun Hasanah Azis, D03304008 (Fakultas Tarbiyah Jurusan
Kependidikan Islam (MP) Institut Agama Islam Negeri Sunan Ampel
Surabaya, 2008) Peran Sistem Informasi Manajemen Dalam Sistem
Penjaminan Mutu Di Sekolah Dasar Muhammadiyah 4 Surabaya,
menyebutkan bahwa Sistem Informasi Manajemen dapat meningkatkan
jaminan mutu pendidikan.1
2. Thoifah (Jurusan Administrasi Pendidikan, Fakultas Ilmu Pendidikan,
Universitas Negeri Malang, 2009) dalam tuangan karya penelitiannya yang
berjudul “Implementasi Sistem Informasi Manajemen dalam Manajemen
Peningkatan Mutu Berbasis Sekolah di MI Negeri Malang I”, yang
menghasilkan proses pengembangan SIM, faktor pendukung, faktor
penghambat, dan upaya mengatasi hambatan dalam mengimplementasikan
SIM bagi MPMBS.2
3. Salik Sabilallah, 053311212 (Fakultas Tarbiyah Jurusan Kependidikan
Islam (KI) Institut Agama Islam Negeri Walisongo, 2010) “Penerapan
Sistem Informasi Manajemen (SIM) Pendidikan di SMP ISLAM Al-AZHAR
1Uswatun Hasanah, Peran Sistem Informasi Manajemen Dalam System Penjaminan Mutu
Di Sekolah Dasar Muhammadiyah 4 Surabaya. 2008 (Fakultas Tarbiyah jurusan Kependidikan Islam (MP) Institut Agama Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya, 2008)
2Thoifah, Implementasi Sistem Informasi Manajemen dalam Manajemen Peningkatan
Mutu Berbasis Sekolah di MI Negeri Malang I, (Jurusan Administrasi Pendidikan, Fakultas Ilmu Pendidikan, Universitas Negeri Malang, 2009)
6
14 Semarang.” Mendeskripsikan tentang peran Sistem Informasi
Manajemen pendidikan di SMP ISLAM AL-AZHAR 14 Semarang serta
faktor pendukung dan penghambat dalam Sistem Informasi Manajemen.3
Berbeda dengan penelitian-penelitian tersebut diatas penelitian ini
akan lebih memfokuskan pada pembahasan tentang Optimalisasi
penerapan Sistem Informasi Manajemen dalam mengembangkan layanan
pendidikan yang bertujuan untuk profesionalitas guru khususnya dalam
memanfaatkan perkembangan teknologi informasi pendidikan di SMA
Semesta Kota Semarang, guna mencapai sebuah sasaran dan tujuan yang
ingin dicapai.
B. Sistem Informasi Manajemen (SIM)
1. Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen mengandung arti sekumpulan orang,
seperangkat pedoman dan pemilihan peralatan pengolahan data,
menyimpan, mengolah dan memakai data untuk mengurangi ketidak
pastian dalam pengambilan keputusan dengan memberikan informasi
kepada manajer agar dapat dimanfaatkan pada waktunya secara efesien.4
Didefinisikan sebagai sekumpulan subsistem yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu kesatuan,
saling berinteraksi dan bekerja sama antara bagian satu dengan yang
lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan
data, menerima masukan (input) berupa data-data, kemudian mengolahnya
(processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi
sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna baik pada saat itu
maupun di masa mendatang, dengan memanfaatkan berbagai sumber daya
yang ada dan tersedia guna mencapai tujuan.5
3Salik Sabilallah, Penerapan Sistem Informasi Manajemen (SIM) Pendidikan di SMP
Islam Al-AZHAR 14 Semarang, 053311212 (Fakultas Tarbiyah Jurusan Kependidikan Islam (KI) Institut Agama Islam Negeri Walisongo Semarang, 2010)
4Harbangan Siagian, Administrasi Pendidikan, (Semarang; Satya Wacana, 1989), hlm. 22. 5Yeniretnowati, “Sistem Informasi Manajemen” dalam http:// yeniretnowati. blogspot.
com/, diunduh pada tanggal 28 April 2011.
7
Kombinasi dari istilah sistem, informasi dan manajemen menjadi
kata-kata baru yaitu “Sistem Informasi Manajemen (SIM)”. Berikut ini
adalah pengertian Sistem Informasi Manajemen menurut beberapa ahli:
Raymond Mc. Leod Jr mendefinisikan Sistem Informasi Manajemen
sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi
beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa. 6 Informasi
menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa
yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa
yang mungkin terjadi di masa depan.
Menurut Davis Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem
yang terintegrasi antara manusia dan mesin yang mampu memberikan
informasi sedemikian rupa untuk menunjang jalannya operasi, jalannya
manajemen dan fungsi pengambilan keputusan di dalam sebuah
organisasi.7
James. A.F. Stoner, Sistem Informasi Manajemen yaitu metode
yang formal yang menyediakan bagi pihak manajemen sebuah informasi
yang tepat waktu, dapat dipercaya, untuk mendukung proses pengambilan
keputusan bagi perencanaan, pengawasan, dan fungsi oprasi sebuah
organisasi yang lebih efektif. Dalam the ensiclopedia of management;
Sistem Informasi Manajemen adalah pendekatan yang direncanakan dan
disusun untuk memberikan bantuan piawai yang memudahkan proses
manajerial kepada pejabat pimpinan.8
Definisi sebuah sistem manajemen, istilah yang dikenal umum
masyarakat adalah sebuah sistem manusia/ mesin yang terpadu
(integrated), untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi,
manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem
ini menggunakan perangkat keras (hard ware) dan perangkat lunak (soft
6Moekijat, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, (Bandung: CV. Mandar Maju,
2005), hlm. 14. 7Eti Rochaety, Pontjorini Rahayuningsih, Prima Gusti Yanthi, op.,cit, hlm. 12-13. 8Raymon Mc.Leod. Jr, Sistem Informasi Manajemen, ed I, (Jakarta: Prenhallindo, 1995),
hlm. 20.
8
ware) komputer, prosedur pedoman, model manajemen, keputusan dan
sebuah “data base”.9
Sistem Informasi Manajemen pendidikan (SIM) mempunyai
karakteristik, yaitu:
a. Dalam organisasi terdapat satu bagian khusus sebagai pengelola SIM
pendidikan
b. SIM merupakan jalinan lalu lintas data dan informasi dari setiap
bagian di dalam bagian dalam organisasi yang terpusat di bagian SIM
pendidikan
c. SIM merupakan jalinan hubungan antar bagian dalam organisasi
melalui satu bagian SIM
d. SIM merupakan segenap proses yang mencakup: 1) pengumpulan data,
2) pengolahan data, 3) Penyimpanan data, 4) Pengambilan data, 5)
Penyebaran informasi dengan cepat dan tepat.
e. SIM bertujuan agar para pelaksana dapat melaksanakan tugas dengan
baik dan benar serta pemimpin dapat mengambil keputusan dengan
cepat dan tepat.10
Jadi, dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa
Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan jaringan prosedur
pengolahan data yang dikembangkan dalam suatu organisasi dan disahkan
bila diperlukan untuk memberikan data kepada manajemen untuk dasar
pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan.
2. Tujuan dan fungsi Sistem Informasi Manajemen (SIM)
a. Tujuan Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Di antara Tujuan Sistem Informasi Manajemen adalah:
1). Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan
harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan
manajemen.
9Kampus Ciamis “Sistem Informasi Manajemen” dalam http:// blog2danny. blogspot.
com/2010/01/ sistem-informasi-manajemen-dalam.html, diunduh pada tanggal 09 maret 2011. 10Tim Dosen Administrasi Pendidikan Uninersitas Pendidikan Indonesia, Manajemen
Pendidikan, (Bandung: Alfabeta, 2009), hlm. 166.
9
2). Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan,
pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
3). Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan
pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi
manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya.11
Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka
mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan
mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dan
dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan,
pengendalian dan pengambilan keputusan).
b. Fungsi Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Ada beberapa persyaratan agar informasi yang dibutuhkan itu
dapat berfungsi, bermanfaat bagi para pengambil keputusan dan
pengguna lainnya, yaitu: Uniformity, lengkap, jelas dan tepat waktu.12
Fungsi penting yang dibentuk Sistem Informasi Akuntansi
pada sebuah organisasi antara lain :13
1). Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan
transaksi.
2). Memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam
proses pengambilan keputusan.
3). Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
Dengan demikian jelas bahwa SIM yang efektif dapat
memperlancar manajemen dalam pencapaian tujuan organisasi.
Pertanyaannya adalah SIM yang efektif itu yang bagaimana? SIM yang
efektif yaitu SIM yang dapat berfungsi dalam proses pengambilan
keputusan dan pemecahan masalah yang lebih baik. Hal tersebut dapat
11Death, “Tujuan Umum Sistem Informasi Manajemen” dalam, http://abprallen.
blogspot.com/2010/10/tujuan-umum-sistem-informasi-manajemen.html. diunduh pada tanggal 12-03-2011.
12Tim Dosen Administrasi Pendidikan Uninersitas Pendidikan Indonesia, hlm. 187. 13Death, “Fungsi Penting Sistem Informasi Akuntansi (SIA)” dalam, http://abprallen.
blogspot.com/2010/10/fungsi-penting-sistem-informasi.html. diunduh pada tanggal 12-03-2011.
10
tercapai dengan disediakannya informasi yang sesuai dengan
kebutuhan baik dalam jumlah, kualitas, waktu, maupun biaya, selain
biayanya mahal, juga tidak berguna.
3. Ruang lingkup Sistem Informasi Manajemen
Ruang lingkup SIM sebenarnya tertuang pada tiga kata
pembentuknya, yaitu “Sistem”, “Informasi”, dan “Manajemen”.14
Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu
sama lain yang membentuk satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu
tujuan. Di dalam perusahaan, yang dimaksud elemen dari sistem adalah
departemen-departemen internal, seperti persediaan barang mentah,
produksi, persediaan barang jadi, promosi, penjualan, keuangan,
personalia; serta pihak eksternal seperti supplier dan konsumen yang
saling terkait satu sama lain dan membentuk satu kesatuan usaha.
Informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap
elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan
merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untuk
menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada. Informasi bagi
setiap elemen akan berbeda satu sama lain sesuai dengan kebutuhannya
masing-masing.
Manajemen terdiri dari proses atau kegiatan yang dilakukan oleh
pengelola seperti merencanakan (menetapkan strategi, tujuan dan arah
tindakan), mengorganisasikan, memprakarsai, mengkoordinir dan
mengendalikan operasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dari ruang lingkup di atas, beberapa ahli telah memberikan
rumusan tentang Sistem Informasi Manajemen, antara lain :
a. SIM adalah pengembagan dan penggunaan sistem-sistem informasi
yang efektif dalam organisasi-organisasi (Kroenke, David, 1989)
b. SIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang
menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai
14Admin, “Definisi SIM” dalam http:// www.simkes.co.cc/ 2010/ 02/ definisi-sim. html.
diakses pada tanggal 22 April 2011.
11
kebutuhan yang serupa. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah
satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa
yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa
depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik,
laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Informasi
digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka
membuat keputusan untuk memecahkan masalah (Mc. Leod, 1995)
c. SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yag
akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah
proses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat
melakukan fungsi perencanaan, operasi secara efektif dan
pengendalian (Stoner, 1996)
Dari definisi-definisi di atas, dapat ditarik kesimpulan, bahwa SIM
adalah suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna
mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen dalam
suatu organisasi.
4. Tahapan-tahapan Sistem Informasi Manajemen
Tahapan-tahapan dalam Sistem Informasi pendidikan adalah
sebagai berikut:
a. Bagian pengumpul data
Bertugas mengumpulkan data, baik bersifat internal maupun
eksternal. Data internal merupakan data yang berasal dari dalam
organisasi (level manajemen), sedangkan data eksternal merupakan data
yang berasal dari luar organisasi akan tetapi masih terdapat hubungan
dengan perkembangan organisasi.
b. Bagian proses data
Bertugas memproses data dengan mengikuti serangkaian
langkah atau pola tertentu sehingga data di rubah ke dalam bentuk
informasi yang lebih berguna.15 Pada pemrosesan data bisa dilakukan
15Moekijat, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, (Bandung: Mandar Maju, 2005),
hlm. 22.
12
secara manual maupun dengan bantuan mesin. Bagian pemroses data
terdiri dari beberapa ahli yang bertugas membentuk data menjadi
informasi yang sesuai dengan kebutuhan level-level manajemen.
Karena kebutuhan setiap manajer (kepala sekolah dan wakil kepala
sekolah) berbeda, maka kebutuhan data pada tiap-tiap manajer (kepala
sekolah dan wakil kepala sekolah) berbeda pula.
c. Bagian Pemrogram data
Apabila SIM sudah memiliki Perangkat komputer, maka bagian
pemrogram data disebut Programmers, yaitu kelompok ahli yang
bertanggung jawab atas penyusunan program untuk diberikan kepada
Perangkat komputer. Karena komputer memiliki bahasa sendiri, maka
tugas programmer adalah membahasakan data-data yang telah
dihimpun sesuai dengan bahasa komputer.16
d. Bagian penyimpan data
Bagian penyimpanan data bertugas menyimpan data.
Penyimpanan data sangat diperlukan, karena tujuan utamanya adalah
demi keamanan data. Apabila level-level manajemen membutuhkan
data baik data berupa bahan mentah maupun data yang telah diolah,
maka data dapat diambil dan digunakan sesuai dengan kebutuhan
manajer (kepala sekolah maupun wakilnya).
C. Layanan Pendidikan
1. Pengertian Layanan Pendidikan
Secara sederhana layanan pendidikan bisa diartikan dengan jasa
pendidikan. Kata jasa (service) itu sendiri memiliki beberapa arti, mulai
dari pelayanan pribadi (personal service) sampai pada jasa sebagai suatu
produk.17 Jasa adalah setiap tindakan atau kegiatan yang dapat ditawarkan
kepada pihak lain, pada dasarnya tidak berwujud dan tidak mengakibatkan
16Sondang P. Siagian, Sistem Informasi Manajemen, (Bandung: Bumi Aksara, 2006), hlm.
159-160. 17Rambat Lupiyoadi–A. Hamdani, Manajemen Pemasaran Jasa, ed II, (Jakarta,: Salemba
Empat, 2006), hlm. 5.
13
kepemilikan apapun, produksi jasa mungkin berkaitan dengan produk fisik
atau sebaliknya.
Sebelum lebih jauh membahas mengenai layanan pendidikan,
terlebih dahulu akan dibahas mengenai pengertian jasa menurut beberapa
ahli, sehingga pembahasan ini dapat dipahami secara komprehensif.
Kotler dalam buku Manajemen Jasa Terpadu mendefinisikan jasa
adalah setiap tindakan atau kegiatan yang dapat ditawarkan kepada pihak
lain, pada dasarnya tidak berwujud dan tidak mengakibatkan kepemilikan
apapun, produksi jasa mungkin berkaitan dengan produk fisik atau
sebaliknya.18
Valarie A. Zethaml dan Mary Jo Bitner dalam buku Manajemen
pemasaran jasa mengungkapkan pada dasarnya jasa merupakan semua
aktivitas ekonomi yang hasilnya bukan berbentuk produk fisik atau
konstruksi, yang umumnya dihasilkan dan dikonsumsi secara bersamaan
serta memberikan nilai tambah.19
Philip Kotler menyatakan bahwa jasa tidak mempunyai wujud dan
tidak memberikan kepemilikan suatu apapun kepada pembelinya.
Sedangkan proses produksinya bisa tergantung atau tidak tergantung sama
sekali kepada fisik produk.20
Dari definisi di atas, tampak bahwa di dalam jasa selalu ada dua
aspek interaksi antara pihak konsumen dan pihak produsen (jasa),
meskipun pihak-pihak yang terlibat tidak selalu menyadari. Jasa bukan
barang melainkan suatu proses atau aktivitas yang tidak berwujud.
Jasa pendidikan merupakan jasa yang bersifat kompleks karena
dibutuhkan banyak tenaga kerja yang memiliki skill khusus dalam bidang
pendidikan dan padat modal karena membutuhkan infrastruktur (peralatan)
yang lengkap dan harganya mahal.
18 M.N. Nasution, Manajemen Jasa Terpadu, (Bogor; Ghalia Indonesia, 2004), hlm. 6. 19 Rambat Lupiyoadi–A. Hamdani, Manajemen Pemasaran jasa, ed II, Ibid hlm. 7. 20 Buchari Alma, Pemasaran Strategik Jasa Pendidikan, (Bandung: Alfabeta, 2003). Hlm.
3.
14
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa pelayanan
pendidikan di SMA Semesta Kota Semarang adalah “Sebuah rangkaian
peristiwa yang dilalui pengguna jasa pendidikan sewaktu menikmati atau
menerima layanan yang diberikan, dimulai pada saat pengguna jasa
pendidikan mengadakan kontak pertama kali dengan sistem penyampaian
layanan dan dilanjutkan dengan kontak-kontak berikutnya sampai dengan
selesai jasa pendidikan tersebut diberikan”.
2. Karakteristik Jasa Pendidikan
Kualitas jasa memiliki beberapa sifat atau karakteristik, antara lain;
1) subyektif, 2) umumnya berukuran afektif, 3) mengutamakan
kepemerhatian, 4) terdiri dari non-materi bisa berupa reputasi, sikap, tata
krama, dan lain-lain, 5) tidak dapat dihitung secara kuantitatif, tetapi hanya
bisa diyakini, dipercaya dan sebagainya.21 Pada dasarnya jasa adalah
sesuatu yang diberikan oleh satu pihak kepada pihak lain yang sifatnya
tidak berwujud dan tidak memiliki dampak perpindahan hak milik.
Literatur manajemen jasa mengungkapkan bahwa barang dan jasa
dibedakan dalam empat literatur yang lebih dikenal dengan istilah IHIP:
Intangibility, Heterogeneity, Inseparability, Perishability. Jasa tidak
berwujud seperti produk fisik, yang menyebabkan pengguna jasa
pendidikan tidak dapat melihat, mencium, mendengar, dan merasakan
hasilnya sebelum mereka mengkonsumsinya (menjadi subsistem lembaga
pendidikan).
a. Heterogeneity/ variability
Jasa bersifat sangat variabel karena banyak variasi bentuk,
kualitas dan jenis, tergantung pada siapa, kapan, dan di mana jasa
tersebut dihasilkan
b. Tidak Terpisah (Inseparability)
Jasa pendidikan tidak dapat dipisahkan dari sumbernya, yaitu
lembaga pendidikan yang menyediakan jasa tersebut. Artinya, jasa
21Rum Rosyid, “Struktur Perbaikan Kualitas: TQM Dalam Pendidikan” dalam, http:// www.scribd.com/ doc/ 36879004/12/ Karakteristik-Jasa-Pendidikan. html. diunduh pada tanggal 25 Maret 2011.
15
pendidikan dihasilkan dan dikonsumsi secara serempak (simultan)
pada waktu yang sama. Jika peserta didik membeli jasa maka akan
berhadapan langsung dengan penyedia jasa pendidikan.
c. Perishability
Jasa merupakan komoditas tidak tahan lama dan tidak dapat
disimpan. Apabila diperhatikan batasan dan karakteristik yang
diutarakan di atas, ternyata dunia pendidikan merupakan bagian dari
batasan tersebut. Dengan demikian, lembaga pendidikan termasuk
dalam kategori sebagai lembaga pemberi jasa para konsumen, dalam
hal ini siswa dan orang tua siswa. Mereka inilah yang berhak
memberikan penilaian bermutu tidaknya keluaran (output) suatu
lembaga pendidikan.
3. Bentuk dan Fungsi Layanan Pendidikan
Layanan yang ditawarkan lembaga dapat ditingkatkan melalui
unsur kualitas jasa. Lembaga pendidikan merupakan organisasi yang
memberikan pelayanan kepada Stakeholder internal dan eksternal.
Stakeholder internal terdiri dari semua lembaga di dalam sekolah (seperti
yayasan, program studi, dan unit kegiatan siswa) dan para aktor yang
berada di dalamnya (seperti siswa, guru, tata usaha, dan staf yang lain).
Stakeholder eksternal terdiri dari alumni, orang tua siswa, pemerintah, dan
masyarakat umum.
Keberhasilan sekolah diukur dari tingkat kepuasan pelanggan,
baik internal maupun eksternal. Sekolah dikatakan berhasil jika mampu
memberikan pelayanan sama atau melebihi harapan pelanggan, karena
mereka sudah mengeluarkan butged cukup banyak pada lembaga
pendidikan.
Bentuk pelayanan dalam lembaga pendidikan ada dua, di
antaranya adalah:22
22Oteng Sutisno, Administrasi Pendidikan, (Bandung; Angkasa, 1985), hlm. 65.
16
a. Layanan pokok
Dalam memenuhi kebutuhan siswa yang berhubungan dengan
pelayanan siswa di sekolah, dalam menjalankan tugasnya kepala
sekolah dibantu oleh para personil profesional sekolah yang
dipekerjakan pada sistem sekolah di antaranya adalah:
1.) Personil pelayanan pengajaran, terdiri dari orang-orang yang
bertanggung jawab pokoknya ialah mengajar, baik sebagai guru
kelas, guru kegiatan ekstra kurikuler, tutor, dan lain-lain.
2.) Personil pelayanan administrasi, meliputi mereka yang
mengarahkan, memimpin, dan mengawasi personil lain dalam
operasi sekolah serta bagian-bagiannya.
3.) Personil pelayanan fasilitas sekolah, meliputi tenaga-tenaga
diperpustakakan, pusat-pusat sumber belajar dan laboratorium
bahasa; ahli-ahli teknik dan tenaga yang terlibat dalam fungsi
mengajar atau fungsi melayani siswa.
4.) Personil pelayanan murid atau siswa, meliputi pada spesialis yang
tanggung jawabnya meliputi bimbingan dan penyuluhan,
pemeriksaan psikologis dan kesehatan, nasihat medis dan
pengobatan, testing dan penelitian, penempatan kerja dan tindak
lanjut, serta koordinasi kegiatan murid.
Untuk melengkapi keempat kategori di atas, maka tidak lepas
membahas tentang fungsi-fungsi mereka, karena tiap fungsi saling
mendukung dan melengkapi. Dari uraian di atas, dapat dikemukakan
fungsi pelayanan murid sebagai berikut:23
1.) Fungsi pemeliharaan
2.) Pembantu kepala sekolah yang ditugasi sebagai pengawasan
kehadiran dan disiplin murid, dengan kegiatannya yaitu
menyelenggarakan wawancara pada saat penerimaan siswa baru,
mengurus penempatannya; mengikuti semua kasus yang
23Oteng Sutisno, Administrasi Pendidikan, hlm. 65.
17
diteruskan; menyelenggarakan pembicaraan dengan orang tua;
mungkin mengawasi seluruh bimbingan.
3.) Petugas kehadiran, dengan kegiatannya yaitu memeriksa identitas
siswa (alamat siswa baru), memeriksa yang tidak masuk, dll.
4.) Fungsi kesehatan, kedudukan personilnya adalah dokter, dokter
gigi, dengan kegiatannya yaitu melakukan pemeriksaan,
memberikan pengobatan darurat, dan memberi nasihat tentang
pengobatan dan pencegahan.
5.) Fungsi bimbingan dan penyuluhan, pelayanan psikologis,
kedudukan personilnya
6.) Fungsi dokumentasi, dengan personilnya adalah petugas
dokumentasi dengan kegiatan memelihara catatan kumulatif.
7.) Fungsi testing dan penelitian dengan kedudukan personil sebagai
koordinator atau direktur, ahli psikiatri yang memiliki kegiatan
menyelenggarakan program testing, melakukan testing individual
atas dasar penyerahan kasus; membandingkan data dan hasil
penelitian; membantu mengembangkan kurikulum.
8.) Fungsi penempatan kerja dan tindak lanjut dengan kedudukan
personil sebagai koordinator/kepala penempatan kerja dan atau
tindak lanjut, mempunyai kegiatan menangani pelayanan
penempatan kerja dan studi tindak lanjut; bekerja dengan mereka
yang menggunakan data ini dalam menilai program sekolah.
9.) Fungsi kegiatan murid (ekstrakulikuler), dengan kedudukan
personil sebagai koordinator kegiatan murid, melaksanakan tugas
merancang, membimbing, dan menilai kegiatan murid yang
bertalian dengan perkembangan pihak pribadi dan sosial murid.
b. Layanan bantu
Perubahan dinamika masyarakat yang cepat seperti yang kita
alami saat ini, sekolah merupakan pemegang peranan penting, dengan
memberikan banyak pelayanan yang diharapkan dari sekolah, antara
18
lain adalah:24 (1.) Pelayanan Perpustakaan (2.) Pelayanan Gedung dan
halaman sekolah (3.) Pelayanan kesehatan dan keamanan
Selain mengetahui layanan bantu, kita juga perlu mengetahui layanan
dalam bidang bimbingan dan penyuluhan, ada empat pelayanan
program kegiatan pokok, yaitu:25
1.) Pelayanan pengumpulan data adalah usaha untuk memperoleh
keterangan sebanyak-banyaknya dan selengkap-lengkapnya
tentang identitas diri individu siswa beserta lingkungannya.
2.) Pelayanan penyuluhan merupakan pelayanan terpenting dalam
program bimbingan di sekolah, ini juga merupakan kesempatan
bagi siswa untuk mendapatkan bantuan pribadi secara langsung di
dalam menanggulangi masalah dan kesulitan yang dihadapi, tetapi
juga ditujukan untuk membantu seorang individu dalam mengubah
dirinya menuju kedewasaan pengembangan diri.
3.) Pelayanan informasi dan penempatan adalah kegiatan dalam
rangka program bimbingan dilakukan dengan cara memberikan
keterangan-keterangan yang diperlukan oleh individu (siswa) untuk
mengenal lingkungannya, terutama kesempatan-kesempatan yang
ada di dalam lingkungannya yang dapat dimanfaatkan, baik pada
waktu kini maupun yang akan datang.
4.) Pelayanan penelitian dan penilaian, dalam program bimbingan di
lembaga diartikan sebagai usaha untuk menelaah program
pelayanan bimbingan yang telah dan sedang dilaksanakan untuk
mengembangkan dan memperbaiki program bimbingan khususnya
dan program-program lembaga bersangkutan pada umumnya.
4. Prinsip Layanan dalam Pendidikan islam
Layanan merupakan persoalan serius bagi manajer, termasuk
manajer dalam pendidikan Islam. Layanan merupakan salah satu
komponen penting dan harus mendapatkan perhatian khusus dalam
24Oteng Sutisno, Administrasi Pendidikan, hlm. 130. 25M. Sulthon Masyhud et al., Manajemen pondok Pesantren, (Jakarta; Diva Pustaka,
2005), hlm. 139.
19
pengolahan pendidikan, apabila menginginkan lembaga yang dikelolanya
mengalami peningkatan di segala bidang.
Berkaitan dengan paradigma tersebut, manajer sebagai pengelola
lembaga pendidikan berperan sebagai penjual yang melayani pembeli
(pengguna jasa pendidikan). Sebagai penjual manajer harus menampilkan
sifat, antara lain:26 a.) Berusaha memberikan layanan dengan cepat dan
tepat, b.) Berusaha bersikap ramah, c.) Berusaha mematok harga yang
bersaing, d.) Berusaha menghibur pembeli, e.) Berusaha bersikap jujur
(apa adanya), f.) Berusaha mampu menahan diri dari perasaan kecewa bila
ada pembeli yang bersikap kurang menyenangkan.
Pelayanan dalam pendidikan Islam mencakup berbagai hal, seperti:27
a. Pelayanan pembelajaran, yang merasakan pelayanan ini adalah: para
siswa
b. Pelayanan bimbingan dan konseling bagi siswa, guru.
c. Pelayanan kepegawaian
d. Pelayanan keuangan
e. Pelayanan kesejahteraan, diartikan dalam ukuran material. Misalnya.
Gaji, honorarium, dan fasilitas fisik.
Dalam memberikan layanan, manajer pendidikan harus bersikap adil
kepada semua pelanggan. Pelanggan pendidikan terdiri dua jenis, yaitu:
a. Pelanggan internal terdiri atas guru, pustakawan, laboran, teknisi dan
tenaga administrasi.
b. Pelanggan eksternal yang merupakan pelanggan primer, yaitu: siswa;
pelanggan sekunder, yaitu orang tua, pemerintah, dan masyarakat; dan
pelanggan tersier, yaitu pemakai atau penerima lulusan, baik lembaga
pendidikan yang lebih tinggi maupun dunia usaha.
Manajer dalam memberikan layanan harus memberikan yang terbaik
kepada semua pelanggan agar pelanggan puas. Menurut Mulyasa dalam
manajemen pendidikan Islam, yakni: (reliability) layanan yang sesuai
26 Mujamil Qomar, Manajemen Pendidikan Islam, (Malang: Erlangga, 2007), hlm. 195. 27 Mujamil Qomar, Manajemen Pendidikan Islam, hlm. 196.
20
dengan yang dijanjikan, (assurance) mampu menjamin kualitas
pembelajaran, (tangible) iklim sekolah yang kondusif, (emphaty)
memberikan perhatian penuh kepada peserta didik, (responsibility) cepat
tanggap terhadap kebutuhan peserta didik.
Sekolah dikatakan berhasil jika mampu memberikan layanan sesuai
harapan pelanggan. Dilihat dari jenis pelanggannya sekolah dikatakan
berhasil jika:
a. Siswa puas dengan layanan sekolah, misalnya: puas dengan pelajaran
yang diterima, puas dengan perlakuan guru maupun pimpinan, puas
dengan fasilitas yang disediakan sekolah.
b. Orang tua puas dengan layanan terhadap anaknya maupun layanan
kepada orang tua, misalnya: puas karena menerima laporan periodik
tentang perkembangan siswa maupun program-program sekolah.
c. Pihak pemakai/penerima lulusan (perguruan tinggi, industri, dan
masyarakat) puas karena menerima lulusan dengan kualitas yang
sesuai dengan harapan.
d. Guru dan karyawan puas dengan pelayanan sekolah, misalnya: dalam
pembagian kewajiban kerja, hubungan antara guru/ karyawan/
pimpinan, honorarium/ gaji, dan sebagainya.
D. Penerapan Sistem Informasi Manajemen Dalam Layanan Pendidikan
1. Sistem Informasi Manajemen dalam Layanan Pendidikan
Mekanisme kerja SIM melibatkan segenap unsur dalam organisasi.
Sumber daya yang berhubungan dengan manusia serta material menjadi
satu rangkaian berkesinambungan untuk menopang pola manajerial. Data
perlu diolah sedemikian rupa sehingga mampu dijadikan informasi akurat.
Sehingga ini sangat terkait dengan personalia yang akan
menanganinya. Aplikasi SIM dikembangkan untuk melayani kebutuhan-
kebutuhan informasi setiap unit fungsional pada semua tingkatan kegiatan
manajemen. Penerapan rancangan Sistem Informasi Manajemen yang
berbasis komputer tersebut mampu memberikan dukungan pada proses-
21
proses perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan
manajemen, sehingga Penerapan SIM sangat menunjang keberhasilan
suatu perusahaan dalam meningkatkan kinerja dan dalam rangka untuk
mencapai tujuan organisasinya.
Hal ini seperi yang tersirat dalam Al-Qur’an surat Ali Imron Ayat
191 yang berbunyi:
KMO PQ ونUVWXYZو [\]^_ aMbدا و^fgو hihjg kVMlون اUآnZ oZnVlا
ر[wMO hi h_V� هnا [nb h_wQ xyhz{| hM}hاب اhV_lراhtVulوات واrlرض
Yaitu orang-orang yang mengingat Allah sambil berdiri atau duduk atau
dalam keadaan berbaring dan mereka memikirkan tentang penciptaan
langit dan bumi (seraya berkata): "Ya Tuhan kami, tiadalah Engkau
menciptakan Ini dengan sia-sia, Maha Suci Engkau, Maka peliharalah
kami dari siksa neraka. (Qs. Ali Imron Ayat 191)28
Dari ayat di atas digambarkan bahwa manusia dituntut untuk
menguasai ilmu teknologi dan mampu memanfaatkan dengan baik dan
benar, karena Allah adalah maha pencipta apa yang ada di langit dan apa
yang ada di bumi. Allah menciptakan segala sesuatunya karena di
dalamnya terdapat rahasia yang besar.
Tiga macam tinjauan SIM, yaitu:
a. Berdasarkan komponen fisik, seperti hardware, software, file, prosedur,
manusia,
b. Berdasarkan fungsi pengolahan, seperti mengolah transaksi, file, output,
c. Berdasarkan fungsi keluaran, seperti dokumen transaksi, laporan rutin,
dialog user-machine.
Pengembangan dan pengoperasian sistem informasi berlandaskan
komputer melibatkan berbagai fungsi. Uraian jabatan untuk tiap fungsi
akan di jelaskan secara singkat. Lazimnya terdapat alternatif ancangan
pada suatu struktur organisatoris untuk mengarahkan personalia sistem
28Departemen Agama, Al-Qur’an dan Terjamah, (Madinah: Komplek Percetakan Al-
Qur’an Khadim Al-Haramain Asy-Syarifain Raja Fahd, 1412 H), hlm.110.
22
informasi. Dalam suatu informasi terdapat berbagai alternatif berhubungan
dengan usaha sentralisasi atau desentralisasi sistem informasi.29
Dari sini, dapat disimpulkan bahwa secara sederhana badan Sistem
Informasi Manajemen (SIM) memiliki bagian yang meliputi; bagian
penginput data (pengumpul data), bagian pemroses/pengolah data, serta
bagian penyimpanan dan penyedia data. Dalam bagian-bagian terdapat
seorang koordinator yang bertugas mengoordinir pada semua bagian dan
bertanggung jawab langsung pada manajemen puncak/ kepala sekolah.
2. Tujuan dan Fungsi Sistem Informasi Manajemen dalam Layanan
Pendidikan
Dalam meningkatkan layanan pendidikan, fungsi Sistem Informasi
Manajemen adalah suatu kegiatan formal dalam hal mengumpulkan,
mengolah dan menyebarkan informasi kepada orang-orang yang tepat
dalam suatu organisasi. Lembaga pendidikan dikatakan berhasil apabila
mampu memenuhi semua kebutuhan pelanggan (siswa, guru, orang tua,
dan masyarakat). Dalam hal layanan informasi, lembaga pendidikan harus
mampu memberikan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan,
mudah didapatkan secara efektif dan efisien yang akan berdampak pada
meningkatnya mutu pendidikan.
Dalam memenuhi semua kebutuhan pelanggan dalam hal
informasi, lembaga pendidikan memanfaatkan Sistem Informasi
Manajemen sebagai penunjang layanan. Secara sederhana Sistem
Informasi Manajemen merupakan sarana yang tepat yang dapat
mengantarkan organisasi informasi mengkoordinasikan segenap aspek
kebutuhan pelanggan.
Sebagai pihak yang menerima layanan pendidikan, Pelanggan
utama layanan pendidikan adalah siswa. Sedangkan produk adalah peluang
pembelajaran (Learning Opportunity) yang harus tercapai keperluannya,
yang elemen-elemennya adalah kurikulum dan sumber daya
29Kampus Ciamis, “Sistem Informasi Manajemen Dalam pendidikan” dalam, http://blog2danny.blogspot.com/2010/01/sistem-informasi-manajemen-dalam.html, diunduh pada tanggal 2 Februari 2011.
23
pembelajaran.30 Akan tetapi, dalam dunia pendidikan layanan terbaik
(Exellence Service) tidak cukup hanya diberikan kepada siswa atau orang
tua siswa saja sebagai pelanggan eksternal, layanan terbaik pun juga harus
diberikan kepada para staf guru dan pegawai sebagai pelanggan internal.
Mereka dapat lebih optimal dalam bekerja sama (Collaboration Through
People) sehingga akan memberi dampak terhadap mutu layanan yang akan
diberikan.
Layanan informasi pendidikan merupakan upaya pencapaian suatu
kepuasan pelanggan, dengan cara memenuhi kebutuhan semua pelanggan
serta mengadakan perbaikan dan pengembangan secara terus menerus atas
layanan yang diberikan. Dalam upaya pencapaian kepuasan pelanggan
secara tidak langsung dibutuhkan wadah berupa Sistem Informasi
Manajemen. Dengan memiliki Sistem Informasi Manajemen berarti
lembaga pendidikan telah memanfaatkan teknologi informasi (TI) yang
berfungsi sebagai menyampaikan informasi secara efektif dan efisien
sesuai kebutuhan perbaikan dan pengembangan.
Dengan memanfaatkan TI lembaga pendidikan dapat menggunakan
sebagai metode, media, dan sumber belajar untuk menunjang kemudahan
akses dan pemerataan pendidikan sehingga memunculkan konsep dan
strategi baru yang kemudian diterapkan dalam praktek oleh beberapa
lembaga pendidikan yang mempunyai peluang untuk memanfaatkan
konsep dan strategi tersebut.31
Lembaga pendidikan melihat bahwa TI merupakan alat yang
sangat menarik untuk membuat operasional organisasi lebih efisien,
artinya Sistem Informasi Manajemen merupakan salah satu fasilitas
lembaga pendidikan yang lebih tepat dalam melayani pelanggan dan
memuaskan pemilik lembaga pendidikan tersebut (Share Holder).32
30Syafaruddin, Manajemen Mutu Terpadu Dalam Pendidikan Konsep dan Strategi
Aplikasi, (Jakarta: Garsindo, 2002), hlm. 62. 31Eti Rochaety, dll, Sistem Informasi Manajemen Pendidikan, Jakarta: Bumi Aksara,
2006), hlm. 85. 32Eti Rochaety, dll, Sistem Informasi Manajemen Pendidikan, hlm. 75.
24
Dengan adanya Sistem Informasi Manajemen, informasi yang ada
tersusun dengan baik, sehingga sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
Akibatnya organisasi informasi pada sebuah lembaga dapat bekerja
dengan baik, karena didukung oleh akurasi yang diterima pelanggan.
Artinya Sistem Informasi Manajemen mempunyai peran signifikan, karena
dapat membantu menyajikan data yang akurat, cepat dan fleksibel. Dengan
demikian secara otomatis Sistem Informasi Manajemen dalam
memberikan layanan pada para pengguna jasa pendidikan dapat membantu
dalam memberikan informasi pada pihak yang berkepentingan secara
cepat, tepat sasaran berdasarkan informasi yang terintegrasi dalam Sistem
Informasi Manajemen.
3. Tahapan Sistem Informasi Manajemen dalam Layanan Pendidikan
Personal yang terlibat dalam penggunaan SIM menyangkut
beberapa level manajemen mulai dari manajemen puncak hingga
manajemen rendah. Personalia SIM bergantung pada besar kecilnya
kebutuhan organisasi pada suatu informasi. Namun secara sederhana
personalia yang terlibat dalam Sistem Informasi Manajemen adalah, (1)
bagian pengumpul data, (2) bagian penyimpan data, (3) bagian pemroses
data dan (4) bagian pemrogram data.
a. Bagian pengumpul data
Bertugas mengumpulkan data, baik bersifat internal maupun
eksternal. Data internal merupakan data yang berasal dari dalam
organisasi (level manajemen), sedangkan data eksternal merupakan
data yang berasal dari luar organisasi akan tetapi masih terdapat
hubungan dengan perkembangan organisasi. Personalia yang bertugas
pada pengumpulan data dapat diambilkan dari seluruh unit kerja dalam
organisasi, sehingga setiap unit kerja memiliki wakil-wakil yang akan
menunjang keefektifan pengumpulan data untuk diolah menjadi sebuah
informasi yang bermanfaat bagi pengguna informasi.
25
Untuk pengumpulan data ini, dapat dipergunakan beberapa
metode, diantaranya:33
1) Melalui pengamatan secara langsung
Dalam hal ini pengamat sendiri yang langsung mengamati
ke obyek yang telah ditentukan. Sehingga dengan metode ini data-
data dapat dikumpulkan dengan cermat, efektivitas metode ini
berkurang ketika organisasi menjadi besar dan luas, sehingga data
yang harus dikumpulkan menjadi lebih kompleks dan banyak, dan
waktu yang dibutuhkan lebih lama. Sehingga untuk
mengimbanginya diperlukan petugas khusus yang lebih banyak.
Dengan demikian efisienpun menjadi berkurang.
2) Melalui wawancara
Salah satu cara untuk menanggulangi banyaknya bagian
yang harus diamati adalah dengan wawancara, yang dapat
diwakilkan dengan orang lain. Makin luas dan banyaknya bagian
dalam organisasi, akan makin banyak personil yang disiapkan
untuk menjadi pewawancara. Keuntungan metode ini dapat
dilakukan ke daerah yang luas, dan kekurangannya yaitu pada
daerah yang luas pelaksana wawancara memerlukan orang lain,
sehingga hasilnya memungkinkan dipengaruhi oleh yang
mewawancarai.
3) Melalui perkiraan koresponden (pembawa berita)
Dalam hal ini koresponden diminta untuk memberikan
informasi yang diperlukan kepada pengamat. Angka-angka yang
diberikan mereka mungkin hanya merupakan perkiraan-perkiraan.
Keuntungan metode ini adalah sangat murah dan meliputi daerah
yang sangat luas, sedangkan kerugiannya adalah bahwa data yang
dikumpulkan kurang teliti.
33Tim Dosen Administrasi Pendidikan Universitas Pendidikan Indonesia, Manajemen
Pendidikan, Opcit hlm. 179-181.
26
4) Melalui daftar pertanyaan
Metode ini akan lebih efisien dibandingkan dengan
wawancara, karena melalui daftar pertanyaan proses ini proses
pengumpulan data tidak memerlukan pewawancara. Daftar
pertanyaan dapat disebar langsung kepada pembawa data, sehingga
memungkinkan lebih cepat.
b. Bagian proses data
Bertugas memproses data dengan mengikuti serangkaian
langkah atau pola tertentu sehingga data di rubah ke dalam bentuk
informasi yang lebih berguna.34 Pada pemrosesan data bisa dilakukan
secara manual maupun dengan bantuan mesin. Bagian pemroses data
terdiri dari beberapa ahli yang bertugas membentuk data menjadi
informasi yang sesuai dengan kebutuhan level-level manajemen.
Karena kebutuhan setiap manajer (kepala sekolah dan wakil kepala
sekolah) berbeda, maka kebutuhan data pada tiap-tiap manajer (kepala
sekolah dan wakil kepala sekolah) berbeda pula.
Pengendalian proses ketika komputer akan memproses data
dengan prosedur yang telah ditetapkan. Pengendalian proses diperlukan
untuk memastikan prosedur tersebut telah terbebas dari kesalahan
perhitungan aritmatika dan logika. Untuk pengendalian proses yang
berkaitan dengan Perangkat komputer akan meliputi:
1.) Koneksi peralatan pendukung untuk mengecek pendeteksian kode,
2.) Memastikan bahwa prosesor yang digunakan tidak terdapat
kesalahan,
3.) Pengecekan terhadap kompatibilitas program sebelumnya dengan
program baru yang digunakan,
4.) Ketersediaan prosedur. untuk melakukan pencegahan kesalahan
yang terjadi sehingga perlu disediakan prosedur pencegahan
34Moekijat, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, (Bandung: Mandar Maju, 2005),
hlm. 22.
27
pemunculan kotak dialog yang memberikan informasi tentang
prosedur yang benar kepada guru dalam peng-input-an data.
c. Bagian Pemrogram data
Apabila SIM sudah memiliki Perangkat komputer, maka bagian
pemrogram data disebut Programmers, yaitu kelompok ahli yang
bertanggung jawab atas penyusunan program untuk diberikan kepada
Perangkat komputer. Karena komputer memiliki bahasa sendiri, maka
tugas Programmer adalah membahasakan data-data yang telah
dihimpun sesuai dengan bahasa komputer.35
d. Bagian penyimpan data
Bagian penyimpanan data bertugas menyimpan data.
Penyimpanan data sangat diperlukan, karena tujuan utamanya adalah
demi keamanan data. Apabila level-level manajemen membutuhkan
data baik data berupa bahan mentah maupun data yang telah diolah,
maka data dapat diambil dan digunakan sesuai dengan kebutuhan
manajer (kepala sekolah maupun wakilnya).
Badan personalia dalam menjalankan Sistem Informasi
Manajemen pendidikan terdiri dari seorang koordinator yang dipimpin
langsung oleh kepala sekolah, pengumpul data (dewan guru), teknisi
(programmer). Kesemuanya bertugas sesuai rencana dan prosedur
pelaksanaan pada SIM.
35Sondang P. Siagian, Sistem Informasi Manajemen, (Bandung: Bumi Aksara, 2006), hlm.
159-160.
28
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif deskriptif yaitu jenis
penelitian data literal dengan faktor-faktor dalam lapangan.1 Menurut Bog dan
Taylor, metode kualitatif adalah prosedur penelitian yang menghasilkan data
deskripsi berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku
yang diamati,2 Dalam penelitian ini adalah proses Sistem Informasi
Manaemen yang dilakukan di SMA Semesta Semarang.
B. Tempat dan Waktu Penelitian
SMA Semesta merupakan sekolah nasional berasrama yang
menerapkan sistem pendidikan berkualitas Internasional. SMA Semesta
adalah adalah sekolah unggulan yang didirikan oleh Yayasan Al-Firdaus
Indonesia yang bekerjasama dengan Assosiasi Pasiad Turki.
Dalam hal ini, peneliti mengulas lebih dalam pada lembaga pendidikan
SMA Semesta Semarang sebagai subjek penelitian, dengan alasan karena
SMA Semesta Semarang menyadari pentingnya menerapkan Sistem Informasi
Manajemen yang dipadukan dengan kemajuan teknologi informasi yang
dikembangkan didalam sistem informasi yang handal dalam meningkatkan
kualitas mutu pendidikan, sehingga menghasilkan informasi yang akurat, up to
date dan komprehensif dapat dinikmati oleh semua pengguna jasa pendidikan
ataupun lembaga lanjutan, dan menjadikan keunggulan dalam memberikan
layanan jasa pendidikan.
Waktu penelitian dilaksanakan pada tanggal 25 April sampai dengan
tanggal 31 Mei 2011, bertempat di SMA Semesta Bilingual Boarding School,
Jl. Raya Semarang Gunungpati Km. 15 Semarang Jawa Tengah.
1Noeng Muhadjir, Metodologi Penelitian Kualitatif, (Yogyakarta: Rake Sarasen, 1996),
hlm. 76. 2Lexy J. Moloeng, Metodologi Penelitian Kualitatif, (Bandung: Remaja Rosda Karya,
2002), hlm. 4.
29
C. Sumber Data
Sumber Data merupakan tahapan dalam proses penelitian yang
penting, karena hanya dengan mendapatkan data yang tepat maka proses
penelitian akan berlangsung sampai peneliti mendapatkan jawaban dari
perumusan masalah yang sudah ditetapkan.3 Data yang dicari harus sesuai
dengan tujuan penelitian. Dengan teknik sampling yang benar, dan sudah
mendapatkan strategi dan prosedur yang akan digunakan dalam mencari data
di lapangan. Pada bagian ini, akan membahas jenis data apa saja yang dapat
dipergunakan untuk penelitian tersebut. Yang pertama ialah data Primer dan
yang kedua ialah data Sekunder.
a. Primer
Data primer ialah data yang berasal dari sumber asli atau pertama.
Data ini tidak tersedia dalam bentuk terkompilasi ataupun dalam bentuk
file-file. Data ini harus dicari melalui nara sumber atau dalam istilah
teknisnya responden, yaitu orang yang kita jadikan obyek penelitian atau
orang yang kita jadikan sebagai sarana mendapatkan informasi ataupun
data.
b. Sekunder
Data sekunder merupakan data yang sudah tersedia sehingga kita
tinggal mencari dan mengumpulkan; sedang data primer adalah data yang
hanya dapat kita peroleh dari sumber asli atau pertama. Jika data sekunder
dapat kita peroleh dengan lebih mudah dan cepat karena sudah tersedia,
misalnya di perpustakaan, perusahaan-perusahaan, organisasi-organisasi
perdagangan, biro pusat statistik, dan kantor-kantor pemerintah.
D. Teknik Pengumpulan Data
Suatu proses menggandakan data primer untuk keperluan penelitian
pengumpulan data merupakan langkah yang amat penting dalam metode
ilmiah. Karena pada umumnya data yang akan digunakan untuk menguji
3Yusof, Rohana, “Penyelidikan Sains Sosial” dalam http://www.scribd.com/
doc/18003036/ Data- Sekunder-Dan-Primer, diakses pada 31 Januari 2011.
30
hipotesa yang telah dirumuskan4. Dan ada beberapa teknik yang dipakai dalam
pengumpulan data yaitu antara lain:
a. Interview (Wawancara)
Interview adalah suatu bentuk komunikasi verbal semacam
percakapan yang bertujuan untuk memperoleh informasi. Interview ini
merupakan alat yang sistematis digunakan untuk menggali data penelitian.
Jadi, dengan kata lain dengan cara interview ini dapat diperoleh data
sebanyak-banyaknya dan dapat dikatakan sebagai data yang akurat.
Teknik ini digunakan untuk baik dari pihak internal sekolah:
(Kepala Sekolah. Unit pengolahan data, guru, siswa, badan tata usaha
akademik, wali murid). Dan pihak eksternal sekolah: stakeholders (orang
tua siswa) alumni. di SMA Semesta Kota Semarang untuk memperoleh
informasi tentang Optimalisasi Penerapan Sistem Informasi Manajemen
(SIM) dalam Layanan Pendidikan di SMA Semesta Kota Semarang
b. Observasi
Teknik pengumpulan data, dimana penulis mengadakan
pengamatan langsung terhadap gejala atau peristiwa yang terjadi pada
objek.5 Observasi selalu dibutuhkan dalam pengumpulan data yang
relevan dengan masalah yang sedang diteliti. Dalam penelitian ini peneliti
melakukan observasi secara langsung untuk melihat bagaimana Proses
kegiatan Sistem Informasi Manajemen di SMA Semesta Kota Semarang.
c. Studi Dokumen
Metode studi dokumen yaitu mencari data mengenai hal-hal atau
variabel yang berupa catatan, transkip, buku, surat kabar, majalah,
prasasti, notulen, agenda dan sebagainya.6 Dokumentasi dilakukan sebagai
pelengkap untuk mendapatkan data tentang gambaran umum, sejarah
singkat, letak geografis, struktur, organisasi, sarana-prasarana, dan
4Lexy Moleong, Metodologi Penelitian Kualitatif (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2007),
hlm. 3. 5Sutrisno Hadi, Metodologi Presearch, (Yogyakarta: UGM Press, 1980), hlm. 36. 6Suharsimi Arikunto, Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek, (Jakarta: Rineka
Cipta, 1998), hlm. 231.
31
dokumentasi yang ada di perpustakaan sekolah SMA Semesta kota
Semarang.
E. Teknik Analisa Data
Analisis data adalah mengatur urutan data, mengorganisasikannya ke
dalam satu pola, kategori dan satuan uraian dasar. Sehingga dapat di temukan
tema, dan dapat dirumuskan hipotesis (ide) kerja seperti yang disarankan
data.7 Untuk memperjelas penulisan ini maka peneliti menetapkan metode
analisis deskriptif yaitu menyajikan dan menganalisis fakta secara sistematik
sehingga dapat lebih mudah untuk dipahami dan disimpulkan. Data yang
dikumpulkan semata-mata bersifat deskriptif sehingga tidak bermaksud
mencari penjelasan, menguji hipotesis, membuat prediksi maupun
mempelajari implikasi.8
Metode deskriptif yang di gunakan ini mengacu pada analisis data
secara induktif, karena: 1). Proses induktif lebih dapat menemukan kenyataan-
kenyataan jamak yang terdapat dalam data, 2). Lebih dapat membuat
hubungan peneliti dengan responden menjadi eksplisit, dapat dikenal dan
akuntabel, 3). Lebih dapat menguraikan latar belakang secara penuh dan dapat
membuat keputusan-keputusan tentang dapat tidaknya pengalihan pada suatu
latar lainnya, 4). Analisa induktif lebih dapat menemukan pengaruh bersama
yang mempertajam hubungan-hubungan, 5). Analisis demikian dapat
memperhitungkan nilai-nilai secara eksplisit sebagai bagian struktur analitik.9
Analisis tersebut digunakan untuk menganalisis Optimalisasi
Penerapan Sistem Informasi Manajemen dalam Layanan Pendidikan di SMA
Semesta kota Semarang.
7Suharsimi Arikunto, Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek, hlm. 248. 8Saifuddin Azwar, Metodologi Penelitian, (Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 1998), hlm. 6-7. 9Lexy. J. Moleong, Op. Cit., hlm. 10.
32
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Optimalisasi Sistem Informasi Manajemen di SMA Semesta Semarang
Pengembangan lembaga pendidikan dalam memberikan layanan kepada
warga sekolah merupakan tujuan yang ingin dicapai oleh semua institusi lembaga
pendidikan, tak terkecuali SMA Semesta Semarang berusaha memberikan
layanan SIM pendidikan berbasis Web dalam memudahkan kinerja siswa, guru,
karyawan dan Stakeholder lainnya. Penerapan SIM pendidikan merupakan usaha
serius dari semua orang yang ada dalam lembaga pendidikan. Efektivitas dan
efisiensi kerja dalam penerapan komputerisasi data sebagai wujud tujuan dalam
pemanfaatan teknologi. Sehingga terbuka kesempatan lebar untuk mendidik,
mengembangkan, dan mengoptimalkan potensi pendidikan sesuai dengan visi dan
misi pendidikan SMA Semesta Semarang.1
Tujuan dari penerapan SIM pendidikan di SMA Semesta Semarang adalah
menyediakan informasi yang dipergunakan dalam pelaksanaan manajemen
pendidikan, menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan,
pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan, menyediakan
informasi untuk pengambilan keputusan. Jadi, dengan demikian manajemen
dalam pendidikan dapat difungsikan dengan memberikan informasi yang up to
date.
Penerapan SIM pendidikan di SMA Semesta Semarang yaitu dengan cara
melaksanakan semua kegiatan organisasi sesuai dengan perencanaan yang telah
ditetapkan dan selalu berupaya untuk mengembangkan unit manajemen untuk
dapat dikelola dengan baik. SIM pendidikan yang diterapkan di lembaga
1Berdasarkan hasil Wawancara dengan pengelola IT, Bahtiar, di Ruang Lab. Komputer,
pada hari Selasa 07 Mei 2011.
33
pendidikan SMA Semesta Semarang mencakup 5 unit manajemen pendidikan
yang masing-masing mempunyai sasaran sesuai unit yang dipegang.2
Pengelola Sistem Informasi Manajemen di SMA Semesta Semarang yang
lebih dikenal dengan pengelola IT dikelola oleh Bahtiar sebagai koordinator
pengelola IT yang dibantu oleh beberapa koordinator unit manajemen sekolah
beserta jajaran dewan guru yang telah ditunjuk oleh kepala sekolah, diantaranya:
No Nama Jabatan di SMA
Semesta Jabatan di SIM
1 M. Haris, SE Kepala Sekolah Head of Centre
2 Marini Waka. Sekolah Examinations
Officer
3 Drs. Janto Pulargo Supervisi Supervisor
4 R. Fatmanto, S. Pd Kurikulum Curriculum
Department
5 Dendi Aziz, SE Koor. Kesiswaan Curriculum
Department
6 Asep Komaruddin, S. Si Koor. Sarpras Treasure
Department
7 Dewi Konsumsi Kitchen
9 Riono Keamanan Security
10 Anhar Transportasi Transportation
Tabel 4.1: Personalia IT SMA Semesta Semarang3
Adanya personalia IT SMA Semesta Semarang akan berjalan dengan baik
apabila personalia dalam SIM dapat bekerja sesuai dengan tugasnya masing-
masing. Adapun tugas personalia IT pendidikan dapat dilihat pada tabel berikut:
2Berdasarkan hasil wawancara dengan pengelola IT, Bahtiar, di ruang Lab. Komputer, pada
hari Selasa 07 Mei 2011. 3Berdasarkan hasil dokumentasi pengelola IT. Bahtiar, SMA Semesta Semarang.
34
No Informasi Teknologi Tugas
1 Head of Centre Bertanggung jawab pada seluruh
kegiatan team
2 Examinations Officer +
Leader
Mengontrol seluruh kegiatan tim
pada tiap-tiap department
3 Person in Charge
Bertanggung jawab pada seluruh
kegiatan unit team
4 Examination Department Pengolah data
5 Teacher Department Pendistribusi data
6 Treasure Department Pendistribusi data
7 Curriculum Department Pengumpul data
8 Money Department Pengolah data
9 Student & Book Department Pengumpul data
Tabel 4.2: Tugas pengelola IT di SMA Semesta4
Berdasarkan hasil interview dengan pengelola IT Bahtiar yang sudah
peneliti lakukan, maka dalam penerapan SIM pendidikan di SMA Semesta
Semarang ada beberapa tahapan yang harus dilakukan diantaranya sebagai
berikut:
1. Proses Pengumpulan Data Sistem Informasi Manajemen di SMA Semesta
Semarang
Kegiatan pengumpulan data diambil dari unit manajemen pendidikan,
guru, jamiyyah/ komite sekolah, alumni dan wali murid. Data yang telah
masuk pada pengelola IT akan diklasifikasikan sesuai sesuai kode data yang
telah ditetapkan, kemudian data tersebut akan diolah kemudian disimpan
secara manual dalam berangkas yang telah disediakan. Hal ini dilakukan
4Berdasarkan hasil dokumentasi pengelola IT. Bahtiar, SMA Semesta Semarang.
35
sebagai arsip apabila dibutuhkan kemudian hari oleh kepala sekolah ataupun
yang berkepentingan.
Selain itu banyak sekali klasifikasi data-data yang dibutuhkan dalam
Sistem Informasi Manajemen, terdapat 2 macam data yaitu internal dan
Eksternal:
Informasi Jenis Data dan Informasi yang
dihasilkan
Internal Kesiswaan
1. Data siswa per individu
2. Data tentang kedisiplinan Siswa
3. Data tentang prestasi akademik
dan non akademik
4. Data kegiatan ekstrakulikuler
siswa
5. Data absensi Siswa
6. Data tentang Peningkatan
Kemampuan Bahasa Siswa
Kurikulum
1. Data tentang PBM
2. Data tentang Penilaian (Ulangan
Harian, Mid Semester, Ulangan
Akhir Semester, dan Ulangan
Kenaikan Kelas)
3. Data tentang Ujian Nasional dan
Ujian Sekolah
4. Kalender pendidikan
5. Jadwal pelajaran
6. Jadwal mengajar guru
36
Humas
1. Website
2. PAS (Program Aplikasi Sekolah)
3. PMDK
4. BEASISWA
5. PMB (melalui jalur tes)
Sarana
Prasarana
1. Data tentang Sarpras sekolah
2. Data tentang Inventarisasi sekolah
3. Data tentang Perawatan gedung
sekolah
4. Data tentang kultur lingkungan
sekolah
Administrasi
1. Data tentang proses penerimaan
siswa baru.
2. Data tentang keluar masuknya
surat lewat kepala sekolah.
3. Data tentang penggajian tenaga
pendidik dan kependidikan.
4. Data tentang keluar dan masuknya
surat-surat resmi, laporan sekolah
dari dan ke Dinas Pendidikan,
Yayasan atau instansi pemerintah.
5. Data tentang akreditasi
6. Data tentang Nominasi ujian
nasional
7. Semua data tentang kegiatan
ketata usahaan secara berkala
37
Keuangan 1. Data tentang sumber dana sekolah
2. Data tentang pengolahan data
keuangan sekolah (RAPBS)
Eksternal Orang Tua
3. Profil orang tua kondisi belajar
siswa
Komite
Sekolah dan
Masyarakat
Pemberian kritik dan saran tentang
pengembangan sekolah
Pemerintah
1. Kebijakan tentang kurikulum
2. Pelaksanaan UAN
3. Kebijakan baru dari pemerintah
Lembaga
Lanjutan
1. Data tentang perguruan tinggi
negeri
2. Data tentang perguruan tinggi
swasta
Alumni
Data Alumni
Tabel 4.3: Jenis-Jenis Data
Pengelola IT SMA Semesta Semarang akan berjalan dengan baik
apabila personalia dalam SIM dapat bekerja sesuai dengan tugasnya masing-
masing. Adapun unit manajemen sekolah yang terkait dengan SIM pendidikan
di SMA Semesta Semarang terdiri dari:
a. Manajemen kurikulum, unsur data pokoknya adalah mata pelajaran yang
diajarkan untuk setiap kelas, silabus untuk setiap mata pelajaran, dan
lesson plan/ instruction plan setiap mata pelajaran untuk setiap pertemuan,
jadwal pembelajaran perhari/ perminggu, data PMB, data MGMP, data
tentang penilaian (ulangan harian, ujian mid semester, ujian akhir
38
semester, ujian nasional), kalender pendidikan, jadwal mengajar guru,
jadwal pelajaran.
b. Manajemen sumber daya manusia/ guru, untuk data pokoknya
berdasarkan berbagai kategori, latar belakang pendidikan, tempat dan
tanggal lahir, gender, status, tanggal diangkat pertama, pengalaman
bekerja, jenis penataran/ penelitian yang pernah diikuti, studi lanjut,
penghasilan tambahan selain gaji, mata pelajaran yang diberikan/
ditugaskan, jumlah beban mengajar setiap guru, kegiatan/ tugas tambahan
selain mengajar, kehadiran guru, evaluasi kinerja guru (finger sain).
c. Pengelolaan layanan terhadap siswa/ manajemen kemuridan dan
kesiswaan, unsur data pokoknya adalah jumlah siswa berbagai kategori
untuk setiap kelas, data peningkatan kemampuan bahasa peserta didik,
data prestasi akademi dan non akademik, data kedisiplinan siswa, latar
belakang siswa berbagai kategori, hobi dan bakat siswa, pekerjaan orang
tua, penghasilan orang tua, aktivitas ekstrakulikuler siswa laporan
kemajuan pendidikan, siswa tiap akhir semester dan tiap akhir tahun,
angka tinggal kelas, angka drop out, angka naik kelas, angka kelulusan
tiap tahun ajaran, angka yang diterima SMA Negeri/Swasta, program
persiapan mengikuti ujian yang diselenggarakan sekolah.
d. Manajemen sarana dan prasarana, unsur data pokoknya adalah daftar jenis
gedung dan keadaan ruangan, distribusi ruangan untuk kelas, kantor dan
ruang guru, laboratorium, perpustakaan, laporan keadaan teknologi
pendidikan yang tersedia seperti: komputer dan media pembelajaran
lainnya, peralatan pendidikan dengan berbagai kategori, kondisi fasilitas
dan peralatan secara rinci, penggunaan peralatan pendidikan, perabot
sekolah untuk setiap ruang kelas, rincian peralatan dan setiap
laboratorium, lampu, air, toilet dengan peralatan kebersihan, kantin
sekolah, pemeliharaan kebersihan.
39
e. Manajemen keuangan, unsur data pokoknya adalah jenis sumber
pemasukan, jumlah pemasukan, jenis pengeluaran, jumlah pengeluaran
tiap hari/bulan, pembukuan besar SPP/sumbangan lainnya dari setiap
siswa perbulan/pertahun, program kegiatan sekolah selama satu tahun
anggaran dengan alokasi dana dan rinciannya, sistem pertanggung
jawaban keuangan, personil yang ditugaskan mengelola administrasi
keuangan setiap hari/bulan/tahun, jenis anggaran tambahan yang diperoleh
sekolah dari berbagai sumber lain.
f. Kepemimpinan sekolah, unsur data pokoknya terdiri dari penyusunan
program kerja sekolah untuk setiap tahun ajaran, kegiatan supervisi
pengajaran, kegiatan pembinaan terjadwal, pertemuan-pertemuan seperti
pertemuan dalam menyusun program kerja anggaran dan program kerja
untuk setiap tahun pertemuan sekolah, pertemuan dengan komite sekolah,
kegiatan keilmuan yang diselenggarakan sekolah, sistem komunikasi
sekolah, kerja sama dengan berbagai lembaga/sekolah lainnya, program
kesehatan sekolah, program kegiatan ekstrakulikuler, study tour sekolah,
penerimaan pegawai baru, bentuk pelatihan dan penataran.
g. Bimbingan konseling yang dikenal dengan BK, unsur data pokok BK
terdiri dari data bimbingan yang dilakukan pada peserta didik dalam
meningkatkan potensi belajar, data konsultasi peserta didik dengan guru
BK, data hasil laporan konsultasi siswa dengan wali murid, wali kelas,
kepala sekolah.
h. Kegiatan Ekstrakulikuler. Data pokoknya adalah tentang daftar peserta
didik yang mengikuti kegiatan ekstrakulikuler diantaranya: bulu tangkis,
sepak bola, basket, taekwondo, musik/band, kesenian tari, field-trip,
robotic, outbond, study tour, kepramukaan dan pengembangan lingkungan
40
dan data hasil perkembangan bakat peserta didik pada cabang kegiatan
ekstra yang diikuti.5
Semua data-data yang bersumber dari koordinator unit manajemen
sekolah, dewan guru, karyawan dikumpulkan menjadi satu pada pengelola IT.
Pada pelaksanaannya, ada data yang telah diolah/ diproses oleh yang
bersangkutan, kemudian pengelola IT hanya menindak lanjuti dengan
memasukkan data pada form aplikasi sekolah.6
2. Proses Pengelolaan Data Sistem Informasi Manajemen di SMA Semesta
Semarang
Tahap ini terdiri dari dua langkah pelaksanaan: Pertama, pemrosesan
data, seperti yang peneliti sampaikan di atas ada sebagian data yang telah
diolah/ diproses maka pengelola IT hanya menindak lanjuti. Selanjutnya
ketika ada data yang belum diolah/diproses oleh unit manajemen sekolah,
dewan guru, karyawan maka langkah pengelola IT adalah mengklasifikasi
sesuai dengan arsip/brangkas. Kemudian diproses dengan memilih peralatan
yang tepat, baik secara manual ataupun dengan peralatan elektronik yang akan
digunakan dalam pengolahan data, seperti: pensil, mistar, mesin hitung dan
komputer.7 Kegiatan pengolahan/ pemrosesan data dilakukan oleh pengelola
IT dan dibantu dengan koordinator TU ini.
Disini pengelola IT menggunakan jaringan Web yang didukung
melalui program aplikasi PHP=PHP Hypertext Preprocessor8, dengan
menggunakan jaringan Web ini pengelola IT sebagai server yang bisa
5Berdasarkan hasil dokumentasi data-data pengelola IT. SMA Semesta Semarang. 6Berdasarkan hasil wawancara dengan pengelola IT Bahtiar, pada hari Senin tanggal 07
Mei 2011, bertempat diruangan IT. 7Berdasarkan hasil wawancara dengan pengelola IT Bahtiar, pada hari Senin tanggal 07
Mei 2011, bertempat diruangan IT. 8PHP Hypertext Preprocessor yaitu memprogram situs web, PHP dapat digunakan untuk
menciptakan dynamic website baik itu yang memerlukan penggunaan database ataupun tidak. Seperti
halnya dengan program open source lainnya, PHP di buat di bawah GNU (General Public License).
41
berhubungan langsung dengan pengguna (user) diseluruh dunia. Selanjutnya
pengolahan data yang digunakan adalah aplikasi My Sql9,
Tabel 4.4: My Sql sebagai alat pemrosesan/ pengolahan data
Aplikasi ini adalah sebagai pengolah/ pemrosesan data yang masuk
dari setiap unit manajemen, dewan guru dan karyawan. Setelah data
dimasukkan sesuai dengan form database kemudian langkah selanjutnya
adalah memasukkan data melalui aplikasi PHP=PHP Hypertex
Preprocessor.10
Aplikasi My Sql ini sangat berguna karena Penggunaan Aplikasi My
SQL ini sangat mempermudah, Akurat dan tidak akan ada yang bisa berbuat
kecurangan, karena setiap proses input data terdapat jam, tanggal penggunaan.
Dan aplikasi ini dapat hanya digunakan pada waktu jam kerja dimulai jam
07.00 pagi hingga jam 04.00 sore. Berikut di bawah ini aplikasi my sql berupa
9My Sql adalah perangkat lunak database relasi (Relational Database Manajemen System/
RDBMS). 10
My Sql adalah perangkat lunak database relasi (Relational Database Manajemen System/
RDBMS).
42
form database yang dibuat oleh pengelola IT dalam salah satu contoh
pengelolaan Input data Guru dan Siswa:
Tabel 4.5: My Sql: Proses Input data Guru atau Karyawan
Tabel 4.6: My Sql: Proses Input data Siswa
43
Aplikasi My Sql yang berbentuk Perangkat Lunak Software untuk
mengisi berbagai macam data-data. Diantaranya biodata guru, biodata peserta
didik, data kelas yang digunakan, data jurusan tentang pengembangan bakat
peserta didik, data tentang pencapaian materi/kurikulum sekolah, data
berita/informasi umum tentang kegiatan yang akan diselenggarakan atau yang
sudah dilaksanakan oleh SMA Semesta Semarang.
Penyimpanan data yang dilakukan adalah dengan cara memilah-milah
antara data mentah dan data matang yaitu data yang telah diolah menjadi
sebuah informasi, kemudian dikelompokkan sesuai kode masing-masing unit
manajemen sekolah, dewan guru dan karyawan pada arsip/brangkas. Data
mentah yang disimpan, seperti kwitansi pembayaran/jual-beli, memo,
rancangan program, draf nilai, draf soal, sedangkan data yang telah
diolah/diproses menjadi sebuah informasi. Pada pelaksanaan penyimpanan
data ini digunakan dua cara:
a. Penyimpanan secara manual, penyimpanan data secara manual ini
digunakan pada data mentah ataupun data yang telah diolah dengan
bentuk surat edaran, maka perlu dilaksanakan pengarsipan data/informasi,
pengkodean data/informasi dan pembrangkasan arsip data/informasi.
b. Penyimpanan secara elektronik, yaitu dengan menggunakan komputer
pada data yang telah diolah/ data matang kemudian disimpan pada
komputer melalui pengkodean file data dan selanjutnya dilakukan
pembrangkasan pada folder sesuai dengan data unit manajemen, guru dan
karyawan. Setelah itu data digandakan pada komputer TU lewat jaringan
internet dan melalui hardisk cadangan yang dimiliki pengelola IT sebagai
antisipasi apabila terjadi kerusakan yang diakibatkan karena virus ataupun
kerusakan pada pengoperasian komputer. Penyimpanan data ini
dilaksanakan secara teliti untuk menjaga keamanan data dan informasi
SMA Semesta Semarang dari penyalahgunaan. Dengan demikian
penyimpanan data mentah ataupun data yang telah diolah menjadi sebuah
44
informasi yang bertanggung jawab dalam mengelola hanya koordinator
TU dan pengelola IT.11
Berikut hasil peneliti dalam mendokumentasikan data yang akan di simpan
dalam komputer: Data dimasukkan melalui Microsoft Office Access.
Tabel 4.7: Penyimpanan data dan informasi dengan menggunakan Komputer
melalui aplikasi Office Acces 12
3. Proses Penyebaran Informasi dalam Peningkatan Layanan Pendidikan di SMA
Semesta Semarang
Data-data yang telah diproses melalui beberapa tahapan di atas
kemudian didistribusikan melalui alat media yang dibutuhkan, sesuai dengan
sasarannya. Sebelum informasi didistribusikan kepala sekolah harus dapat
mengetahui terlebih dahulu tentang data yang telah diolah menjadi sebuah
informasi. Di sinilah peran kepala sekolah dalam memutuskan kebijakan,
11Berdasarkan hasil wawancara dengan Bahtiar Sekalu Pengelola IT SMA Semesta pada
hari Rabu tanggal 03 Mei 2011, di ruang TU. 12Berdasarkan hasil dokumentasi pengelola IT di Lab. komputer SMA Semesta Semarang.
45
layak atau tidak informasi untuk dikonsumsi oleh masyarakat. Pemilihan
sarana/peralatan dalam mendistribusikan informasi juga harus tepat, karena
apabila kita salah dalam menentukan sarana/peralatan dalam pendistribusian
maka yang terjadi informasi tersebut tidak sampai ketujuan. Adapun
sarana/peralatan yang digunakan, diantaranya:
a) Melalui forum, yakni informasi tersebut disampaikan langsung secara
tatap muka, seperti: forum rapat (bagi unit manajemen, guru dan
karyawan), forum pertemuan (ditujukan antara pengelola sekolah dengan
wali murid/ orang tua, jam’iyyah/ komite sekolah dan masyarakat), forum
musyawarah (dilaksanakan antara pihak pengelola sekolah dengan
yayasan atau organisasi lain).
b) Melalui media layanan publik, seperti: surat kabar, spanduk/baliho,
pamflet, siaran radio, flayer, surat undangan dan sebagainya.
c) Melalui alat elektronik yang terdiri dari handphone, telepon, sms (short
massage servise), komputer, televisi, speaker, faxmile, layanan internet,
email dan sebagainya.13
Dengan adanya sistem Informasi Manajemen disini Layanan
pendidikan mengalami peningkatan, hal ini dapat dilihat semula informasi
dapat diperoleh melalui Website dengan akses internet, sekarang dapat
diperoleh melalui media Hanphone dengan menggunakan pesan singkat.
Dengan adanya itu apabila Stakeholder menginginkan data informasi dapat
diperoleh dengan cepat. Siswa pun dapat mengakses jadwal pelajaran, kelas
tempat belajar serta hasil study-nya dengan mudah, orang tua dapat
mengakses hasil prestasi siswa baik yang bersifat akademik dan non akademik
dengan mudah, guru mendapatkan pembagian jadwal mengajar tanpa
menunggu informasi di tempel di papan informasi, para calon pengguna jasa
pendidikan mendapatkan informasi tentang kondisi sekolah tanpa harus
13Berdasarkan hasil wawancara dengan pengelola IT pada hari Kamis tanggal 05 Mei 2011,
di ruang Lab Komputer.
46
datang ke lokasi sekolah, serta alumni mendapat tempat sebagai ajang
berkomunikasi dengan sesama alumni dan sekolah. Bila dilihat dari berbagai
faktor tempat, waktu dan biaya tentu saja layanan yang diperoleh oleh
pelanggan lebih efektif, efisien, dan up to date. Bentuk Layanan Pendidikan di
SMA Semesta terdapat dua layanan, yaitu: layanan pokok dan layanan bantu.
1) Layanan Pokok
Yang berhubungan dengan layanan pokok kepala sekolah dibantu oleh
Lima personil, di antaranya:
(a) Layanan Pendidikan Kurikulum
Struktur Kurikulum di SMA Semesta Semarang adalah sebagai
berikut:
Layanan kurikulum ditangani oleh waka kurikulum sekolah, tugas
dari waka kurikulum adalah: (a) Bertanggung jawab terhadap kelancaran
intern sekolah, (b) Menyusun program sekolah, (c) Mengkoordinasikan
dan Melaporkan kepada Kepala Sekolah setiap program yang
dilaksanakan, (d) Memaraf dan menindaklanjuti surat yang terkait dengan
bidang tugasnya, (e) Mengevaluasi terhadap kedisiplinan guru, (f)
Mengkoordinir persiapan mengajar guru, (g) Mengkoordinir guru piket
dalam mengatasi jam-jam kosong, (h) Mengantisipasi kelancaran KBM
tiap hari.
Dalam melaksanakan tugasnya waka kurikulum dibantu oleh Adm.
Bidang Akademik/ Kurikulum, yang memiliki tugas sebagai berikut: (a)
Mempersiapkan perangkat KBM : Pembagian Tugas Mengajar, Jurnal
kelas, Absensi siswa, Daftar hadir guru, (b) Menyiapkan notulen rapat dan
daftar hadir rapat tenaga pendidik dan kependidikan, (c) Membantu
menyiapkan format atau blangko program satuan pelajaran, kisi-kisi soal,
taraf pencapaian, kurikulum dan daya serap siswa dsb, (d)
Menyempurnakan data-data sekolah dan profil sekolah, (e)
47
Mempersiapkan dan melengkapi Daftar Kumpulan Nilai siswa, (f)
Melaksanakan tugas lain yang diberikan Kepala Sekolah.
(b) Layanan Pendidikan Kesiswaan
Layanan kesiswaan di SMA ditangani oleh waka kesiswaan.
Adapun tugas waka kesiswaan adalah: (a) Memaraf dan menindaklanjuti
surat terkait dengan bidang tugasnya, (b) Melakukan koordinasi dengan
Waka. Bidang Pengembangan prestasi akademis tentang kegiatan lomba,
(c) Bertanggung jawab terhadap kegiatan ekstra kurikuler, (d)
Bertanggung jawab terhadap pembinaan OSIS, (e) Bertanggung jawab
terhadap kedisiplinan siswa.
Demi kelancaran tugas waka kesiswaan, maka dibantu oleh
administrasi waka kesiswaan, tugasnya adalah: (a) Mempersiapkan dan
pengarsipan kelengkapan data-data siswa: Klaper, biodata siswa baru dan
Ijazah, (b) Mempersiapkan dan mengisikan data-data Buku Induk Siswa,
(c) Memasukkan Nilai Semester dalam buku induk, (d) Mengarsip dan
mencatat data mutasi siswa tiap bulan, (e) Mendata dan mengarsip hasil
kelulusan dan alumni, (f) Mencatat prestasi-prestasi Akademik dan Non
Akademik serta penghargaan yang diperoleh peserta didik, (g) Mengarsip
data-data yang terkait dengan bidang tugasnya.
(c) Layanan Pendidikan Humas
Di suatu lembaga sekolah hubungan masyarakat (humas) sangat
berperan penting bagi pengembangan lembaga pendidikan di dalam suatu
organisasi, karena di dalamnya terdapat orang-orang penting yang
ditugaskan pada bagian humas. Personil tersebut adalah orang yang
berhubungan langsung dengan masyarakat seperti yang terdapat SMA
Semesta Semarang sebagai pemegang tugas adalah orang-orang dari pihak
sekolah dan dari pihak Yayasan.
Dengan adanya layanan pendidikan dalam bidang partisipasi
masyarakat terhadap sekolah meningkat. Berbagai strategi pun dilakukan
48
dalam mewujudkan Lembaga Pendidikan yang berkualitas, kompeten,
maju dan berkembang sebagaimana sekolah-sekolah yang lainnya.14
Fungsi dan tugas Waka urusan hubungan masyarakat SMA
Semesta Semarang adalah sebagai berikut: (a) Memaraf dan
menindaklanjuti surat yang terkait dengan bidang tugasnya, (b) Mengatur
dan menyelenggarakan hubungan sekolah dengan Wali Murid/Orang tua,
instansi, media massa, PTN, BP3, (c) Menjaga nama baik sekolah, (d)
Bertanggung jawab terhadap proses PMDK, (e) Bertanggung jawab
memantau kelancaran, dan tersampainya surat-surat sekolah pada pihak
yang terkait. (f) Bertanggung jawab terhadap penerimaan tamu kunjungan,
(g) Melaporkan setiap kegiatan pada kepala sekolah.
(d) Layanan Pendidikan Sarana Prasarana
Dalam menunjang kegiatan pembelajaran, sarana dan prasarana
merupakan salah satu komponen yang sangat diperlukan dan berperan
aktif dalam pengembangan suatu lembaga pendidikan karena sarana dan
prasarana ini merupakan alat atau media penunjang keberhasilan
pendidikan.
Tugas dan fungsi dari waka urusan sarana dan prasarana di SMA
Semesta Semarang, adalah sebagai berikut: (a) Menyediakan perangkat
lunak dan keras yang dibutuhkan sekolah, (b) Menginventarisir, merawat,
dan menjaga keamanan barang-barang inventaris sekolah, (c) Melengkapi
sarana yang dibutuhkan, (d) Mengkonsultasikan dan melaporkan setiap
program sarpras.
Demi kelancaran tugas waka sarpras dalam menjalankan tugasnya
dibantu oleh administrasi waka sarana prasarana, tugas yang harus
dilaksanakan adalah sebagai berikut: (a) Pengelolaan data inventaris
sarana dan prasarana sekolah, (b) Menyiapkan perangkat penunjang KBM
14Hasil wawancara dengan Bpk. Asep Komaruddin, S. Si. Selaku Waka Humas di SMA
Semesta Semarang pada tanggal 12 Mei 2011 di ruang Tamu.
49
(Spidol, Tinta spidol, Penghapus, Alat-alat kebersihan kelas, Penggaris,
dll), (c) Mendata dan Menyiapkan perangkat kebutuhan kantor dan guru :
Buku Induk, agenda, klaper, DKN, map snel, Kertas, pulpen, tinta,
penggaris dll, (d) Melengkapi dokumen Inventaris ; Buku Induk Barang
Inventaris, Buku Catatan barang inventaris, Buku golongan barang
inventaris, Daftar isian barang, daftar rekapitulasi barang inventaris, dan
buku peminjaman inventaris, (e) Mengarsip data-data yang terkait dengan
bidang tugasnya.
Dalam mengatur dan mengelola sarana dan prasarana disediakan
pembukuan khusus, yaitu daftar buku inventaris perlengkapan/barang.
Dengan adanya buku inventaris ini, dapat diketahui jenis
perlengkapan/barang yang sudah tersedia dan yang belum tersedia. Hal ini
disesuaikan dengan kebutuhan sekolah, setelah itu pihak sekolah dapat
mengusahakan dan melengkapi barang yang belum ada dan tersedia
tersebut.
(e) Layanan Pendidikan Keuangan
Bagian Keuangan sekolah Semesta semuanya dikelola oleh
Bendahara. Apabila sekolah mempunyai kebutuhan yang berhubungan
dengan operasional sekolah, maka sekolah mengajukan permohonan dana
kepada pihak Yayasan Al-Firdaus sesuai dengan kesepakatan di awal
sekolah.
Dari wawancara kepada kepala sekolah, dapat dilihat bahwa
sekolah tidak memiliki wewenang mengelola keuangan. Akan tetapi
apabila sekolah membutuhkan dana maka sekolah tinggal mengajukan
permohonan dana kepada pihak Yayasan. Apabila pengajuan dana yang
digunakan untuk kegiatan operasional tidak berjalan, maka uang akan
dikembalikan lagi kepada Yayasan.
Meskipun semua keuangan ditangani oleh Yayasan, sekolah tetap
memiliki bendahara sekolah. Adapun tugas bendahara sekolah adalah: (1)
50
Merancang RABPS tiap tahun ajaran, (2) Bertanggung jawab terhadap
pembukuan dan pelaporan keuangan insidental sekolah, (3) Meneliti dan
menandatangani setiap program pengajuan keuangan.
Demi kelancaran tugas waka keuangan, dalam memperlancar
tugasnya waka keuangan dibantu oleh bendahara atau administrasi bidang
keuangan, dengan tugas sebagai berikut: (1) Mengelola Administrasi
Keuangan (Pembayaran Siswa, Beasiswa ; Dari Yayasan atau Dinas
Pendidikan, Bantuan dana : Dari Yayasan atau Dinas Pendidikan,
Mengelola dana sehari-hari proses kegiatan belajar mengajar), (2)
Membantu dalam merancang penyusunan RAPBS, (3) Melaporkan
laporan Keuangan kepada pihak-pihak yang terkait, (4) Mengarsip data-
data yang terkait dengan bidang tugasnya, (5) Melaksanakan tugas lain
yang diberikan Kepala Sekolah.
2) Layanan Bantu
Sedangkan yang berhubungan dengan layanan bantu, kepala sekolah
menyediakan layanan berupa: layanan perpustakaan, layanan bimbingan dan
konseling, serta layanan kesehatan dan keamanan.
(a) Layanan Perpustakaan
Perpustakaan merupakan sumber informasi dalam bidang ilmu
pengetahuan baik bagi siswa maupun guru, oleh karenanya perpustakaan
di SMA Semesta Semarang memperbanyak koleksi buku terutama buku
tentang pembelajaran yang disetarakan dengan pendidikan internasional
guna mencapai siswa yang berwawasan dan berpengetahuan karena buku
yang mereka baca.
Petugas perpustakaan/ pustakawan memiliki tugas (1)
Menjaga/memelihara keindahan, kerapian, kebersihan dan ketertiban
perpustakaan, (2) Menyiapkan administrasi perpustakaan (Buku Induk,
Buku Pinjaman,Buku inventaris, Kartu Katalog, Kartu Anggota
perpustakaan), (2) Menyiapkan data statistik pembaca/pengunjung. (3)
51
Menyiapkan dan melengkapi koleksi buku-buku, koran dan majalah. (4)
Melayani para peminjam dengan baik. (5) Membuat laporan keadaan
perpustakaan kepada kepala sekolah tiap akhir tahun. (6) Membuat
laporan keuangan perpustakaan pada pembina perpustakaan dan Kepala
Sekolah. (7) Menjaga dan memelihara keutuhan buku-buku perpustakaan.
(8) Perencanaan pengadaan/barang perpustakaan. (9) Pengurusan
pelayanan perpustakaan. (10) Perencanaan pengembangan perpustakaan.
(11) Pemeliharaan dan perbaikan buku/bahan perpustakaan. (12)
Inventarisasi buku - buku / bahan perpustakaan. (13) Membuat data
statistik/ diagram jumlah pembaca. (14) Penataan dan penertiban ruang
perpustakaan. (15) Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan perpustakaan.
(16) Pengelolaan Program Sistem Sirkulasi Perpustakaan
(b) Layanan Bimbingan dan Konseling
Bimbingan konseling yang ada di SMA Semesta Semarang bukan
hanya tempat bimbingan bagi anak yang bermasalah, akan tetapi juga
sebagai tempat pemberi motivasi kepada siswa agar lebih meningkatkan
belajar dan mengembangkan ilmu yang siswa peroleh.
(c) Layanan Kesehatan
Di SMA Semesta Semarang memiliki klinik kesehatan kecil atau
disebut dengan UKS. UKS diperuntukkan bagi siswa yang mengalami
sakit ringan. Akan tetapi, apabila sakit yang diderita harus mendapat
perhatian khusus, maka perlu diperiksa. Karena lingkup sekolah jadi satu
dengan kompleks Asrama, maka pihak Sekolah mendirikan klinik
kesehatan dengan fasilitas lengkap. Dengan tujuan apabila ada siswa yang
sakit segera ditangani oleh pihak UKS tanpa harus pergi ke puskesmas.
(d) Layanan Keamanan
Demi keamanan siswa dan guru, serta kegiatan belajar mengajar
lebih efektif, maka dibuatlah peraturan baik bagi guru maupun siswa
52
berupa tata tertib. Selain tata tertib dari sekolah, siswa maupun guru juga
harus mentaati tata tertib yang ditetapkan oleh Sekolah.
(e) Layanan Informasi
Layanan informasi yang ditawarkan pada SMA Semesta Semarang
adalah informasi tentang profil sekolah, fasilitas sekolah, pembayaran
sekolah, jarak tempuh sekolah, serta informasi tentang pergerakan pendidikan.
Semua informasi tersebut dapat diakses masyarakat sekolah maupun luar
sekolah melalui Website yang telah disediakan.
B. Analisis Optimalisasi Penerapan Sistem Informasi Manajemen (SIM) di
SMA Semesta Kota Semarang
Sebagaimana yang telah tertera dalam Bab I bahwa tujuan penelitian ini
untuk mendeskripsikan bagaimana Optimalisasi Pengumpulan data Sistem
Informasi Manajemen. Kedua, tentang analisis Optimalisasi Pengelolaan Sistem
Informasi Manajemen. terakhir tentang Optimalisasi Penyebaran Sistem
Informasi Manajemen (SIM) dalam peningkatan layanan pendidikan di SMA
Semesta Semarang. Untuk itu dalam Bab IV ini penulis menganalisis tiga hal
tersebut sesuai dengan metode yang digunakan yaitu dengan menggunakan
metode analisis deskriptif kualitatif.
Dalam hal ini penulis menganalisis tiga aspek pokok. Pertama, mengenai
analisis Pengumpulan data Sistem Informasi Manajemen. Kedua, tentang analisis
Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen. terakhir tentang Penyebaran Sistem
Informasi Manajemen (SIM) dalam peningkatan layanan pendidikan di SMA
Semesta Semarang.
1. Analisis pengumpulan data Sistem Informasi Manajemen (SIM) di SMA
Semesta Kota Semarang
Pengumpulan data, kegiatan pengumpulan data diambil dari unit
manajemen pendidikan, guru, komite sekolah, alumni dan wali murid. Data
yang telah masuk pada pengelola IT akan diklasifikasikan sesuai kode data
53
yang telah ditetapkan, kemudian data tersebut akan diolah kemudian disimpan
secara manual dalam brangkas yang telah disediakan. Hal ini dilakukan
sebagai arsip apabila dibutuhkan dikemudian hari oleh kepala sekolah ataupun
yang berkepentingan.
Dengan adanya pengklasifikasian data Maka proses pengumpulan data
yang dilakukan akan menjadi optimal sebab data yang sudah diklasifikasikan
tidak akan tercampur aduk, karena sudah sesuai dengan kode yang telah
ditentukan oleh personalia Sistem Informasi Manajemen, meskipun demikian
tidak hanya sampai disitu, Ahir dari pengumpulan data juga dilakukan secara
manual, dilakukan agar dikemudikan hari dibutuhkan.
2. Analisis Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen (SIM) di SMA Semesta
Kota Semarang
Pengolahan/ pemprosesan data, pada kegiatan ini ada sebagian data
yang telah diolah/ diproses oleh unit manajemen sekolah, dewan guru dan
karyawan, maka pengelola IT hanya menindak lanjuti dengan memasukkan
olahan data pada form program aplikasi sesuai dengan data yang akan diolah/
diproses. Selanjutnya ketika ada data yang belum diolah/ diproses oleh unit
manajemen sekolah, dewan guru, karyawan maka langkah pengelola IT
adalah mengklasifikasi sesuai dengan arsip/ brangkas. Kemudian diproses
dengan memilih peralatan yang tepat, baik secara manual ataupun dengan
peralatan elektronik yang akan digunakan dalam pengolahan data, seperti:
pensil, mistar, mesin hitung dan komputer.
Adanya tenaga pengelola Sistem Informasi Manajemen (SIM)
pendidikan. Wujud adanya pengelola IT yang melaksanakan proses dari
penerapan Sistem Informasi Manajemen (SIM) pendidikan di SMA Semesta.
Pada pelaksanaannya pengelola IT dibantu oleh unit manajemen sekolah yang
terdiri dari (koordinator kurikulum, koordinator kesiswaan, koordinator sarana
dan prasarana, koordinator TU, BK,) beserta dewan guru dan karyawan.
Proses tersebut terdiri dari tiga tahapan: Tahap Pertama, Pengumpulan data,
54
Tahap Kedua, Pemrosesan data/ pengolahan data, penyimpanan data,
pendistribusian data, Tahap Ketiga, pemantauan dan pengevaluasian yang
dilakukan oleh kepala sekolah. Jadi ketiga proses tersebut tidak bisa dilakukan
dengan sembarangan, karena setiap transaksi terdapat catatan tanggal dan jam,
sehingga tidak dapat melakukan kecurangan.
3. Analisis Penyebaran Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam Peningkatan
layanan Pendidikan di SMA Semesta Semarang
Sistem Informasi Manajemen (SIM) memberi peran signifikan dalam
memberikan layanan pendidikan. Secara spesifik, pengembangan SIM
lembaga dapat memberikan peningkatan dalam layanan pendidikan yaitu
pertimbangan pengambilan kebijakan terhadap proses kepuasan pelanggan
dalam suatu penetapan pemenuhan standart mutu pendidikan yang mencakup
layanan pokok (layanan kesiswaan, kurikulum, sarana prasarana,
pengembangan, keagamaan, dan humas) dan layanan penunjang pendidikan
(layanan kesehatan, bimbingan dan konseling, perpustakaan, ekstrakulikuler,
keamanan, dan informasi).
Berdasarkan penyajian data di atas, semua pemenuhan kebutuhan
terhadap stakeholder sekolah tidak lain adalah sebuah upaya untuk
menjadikan sekolah yang bermutu baik bagi masyarakat calon pengguna hasil
pendidikan maupun lembaga lanjutan yang ditempati siswa dalam
melanjutkan jenjang ke pendidikan yang lebih tinggi yang nantinya akan
memberikan umpan balik terhadap sekolah dan Yayasan.
Untuk mendapatkan sebuah wacana sekolah bermutu di mata
masyarakat, tentu saja sekolah harus memberikan layanan yang bermutu
kepada masyarakat. Joseph M. Juram dalam buku manajemen kurikulum
memperkenalkan tiga proses mutu, salah satunya adalah perencanaan mutu
meliputi: identitas pelanggan, menentukan kebutuhan pelanggan,
mengembangkan karakteristik hasil yang merupakan tanggapan terhadap
kebutuhan pelanggan, menyusun sasaran mutu, mengembangkan proses yang
55
dapat menghasilkan produk/jasa yang sesuai dengan karakteristik tertentu, dan
meningkatkan atau memperbaiki kemampuan proses.15
Sedangkan dalam hal pemenuhan layanan bermutu terhadap
stekeholder, lembaga pendidikan harus terus dikembangkan dalam
pemenuhan kebutuhan pelanggan sehingga menjadikan kualitas layanan pada
jasa pendidikan. Dengan adanya Sistem Informasi Manajemen stakeholder
mengalami peningkatan, hal ini dapat dilihat semula informasi dapat diperoleh
melalui Website dengan akses internet, sekarang dapat diperoleh melalui
media Hanphone dengan menggunakan pesan singkat. Siswa dapat
mengakses jadwal pelajaran, kelas tempat belajar serta hasil study-nya dengan
mudah, orang tua dapat mengakses hasil prestasi siswa baik yang bersifat
akademik dan non akademik dengan mudah, guru mendapatkan pembagian
jadwal mengajar tanpa menunggu informasi di tempel di papan informasi,
para calon pengguna jasa pendidikan mendapatkan informasi tentang kondisi
sekolah tanpa harus datang ke lokasi sekolah, serta alumni mendapat tempat
sebagai ajang berkomunikasi dengan sesama alumni dan sekolah. Bila dilihat
dari berbagai faktor tempat, waktu dan biaya tentu saja layanan yang
diperoleh oleh pelanggan lebih efektif, efisien, dan up to date.
Dalam hal ini terdapat dua pendekatan dalam memberikan layanan
yang bermutu kepada pengguna jasa pendidikan: (1) pendekatan segitiga
layanan (service triangle) terdiri dari tiga elemen: (a) menerapkan strategi
layanan yang efektif disebut dengan paket layanan (service package) yaitu
memuaskan keinginan pelanggan meliputi layanan utama dan layanan
pendukung. (b) SDM yang memberikan layanan harus berinteraksi langsung
dengan pelanggan, (c) prosedur dalam memberikan layanan secara sederhana
sehingga mudah dipahami pelanggan. (2) pendekatan TQS (Total Quality
Service) memiliki lima elemen: (a) Riset pasar dan pelanggan yaitu mencari
15 Rusman, Manajemen Kurikulum, Jakarta: rajawali pres, 2009), hlm. 564.
56
tahu harapan, keinginan, dan perasaan pelanggan terhadap layanan, (b)
perumusan strategi yang berupa navigator dalam memberikan layanan yang
bermutu bagi pelanggan, (c) pendidikan, pelatihan, dan komunikasi dengan
harapan supaya SDM dapat memberikan layanan yang bermutu kepada
pelanggan, (d) penyempurnaan proses, (e) penilaian, pengukuran, dan umpan
balik.16
Dari kedua strategi di atas, bila dilihat dari sistem informasi dalam
peningkatan layanan pendidikan maka sesuai dengan strategi yang pertama
yaitu dengan pendekatan segitiga layanan (service triangel). SMA Semesta
Semarang memiliki paket layanan yang disebut dengan istilah Aplikasi PAS-
SMS dalam sistem informasi, didukung oleh SDM yang berkompeten, serta
prosedur penggunaan yang sederhana sehingga mudah dipahami dan dapat
diperoleh melalui media yang berteknologi tinggi serta sesuai dengan
perkembangan teknologi yaitu handphone. Stakeholder memperoleh
pelayanan dari sekolah tanpa dibatasi oleh tempat dan waktu, serta informasi
yang didapatkan lebih cepat, tepat dan akurat.
Mutu dari pendidikan tidak hanya dilihat dari hasil yang dicapai siswa,
melainkan juga dapat dilihat dari teknologi yang digunakan dalam proses
layanan terhadap stakeholder sekolah. Sebagai akibatnya adalah stakeholder
(siswa, guru, orang tua, masyarakat, dan alumni) merasa puas dengan apa
yang telah didapatkan dan dicapai dan semua itu akan berjalan secara
Optimal, sehingga secara otomatis memberikan umpan balik terhadap mutu
sekolah dan Yayasan.
16Eti Rochaety, Pontjorini Rahayuningsih, Prima Gusti Yanthi, Sistem Informasi Manajemen
Pendidikan, (Jakarta: Bumi Aksara, 2006), hlm. 110-111.
57
BAB V
PENUTUP
A. SIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian yang telah peneliti lakukan tentang
Optimalisasi Penerapan Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam
peningkatan Layanan Pendidikan di SMA Semesta Semarang, dapat diambil
kesimpulan sebagai berikut:
1. Optimalisasi Pengumpulan data Sistem Informasi Manajemen (SIM) di
SMA Semesta Kota Semarang
Proses Optimalisasi pengumpulan data dapat berjalan dengan baik,
karena semua data yang dikumpulkan lengkap Dengan Indikator
pengumpulan data-data yang meliputi data internal Sekolah (kesiswaan,
kurikulum, Humas, sarana prasarana dan administrasi) dan Eksternal
sekolah (Orang tua, komite sekolah dan masyarakat, pemerintah, lembaga
lanjutan, Alumni).
2. Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen (SIM) di SMA Semesta Kota
Semarang
Proses pengelolaan SIM dapat berjalan dengan baik karena dengan
adanya penggunaan Alat atau software Aplikasi yang digunakan dalam
pengelolaan Sistem Informasi Manajemen sangat berguna, karena jalur
keluar dan masuk data terdapat catatan atau informasi pencatatan.
Sehingga bagi unit manajemen sekolah, dewan guru dan karyawan tidak
dapat melakukan sebuah kecurangan.
3. Penyebaran Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam Peningkatan
layanan Pendidikan di SMA Semesta Semarang
Proses Penyebaran SIM dapat meningkatkan layanan pendidikan,
Secara spesifik, pengembangan SIM lembaga dapat memberikan
peningkatan dalam layanan pendidikan yaitu pertimbangan pengambilan
kebijakan terhadap proses kepuasan pelanggan dalam suatu penetapan
pemenuhan standar mutu pendidikan yang mencakup layanan pokok
58
(layanan kesiswaan, kurikulum, sarana prasarana, pengembangan,
keagamaan, dan humas) dan layanan penunjang pendidikan (layanan
kesehatan, bimbingan dan konseling, perpustakaan, ekstrakulikuler,
keamanan, dan informasi) dan dengan adanya SIM Semua Komponen
lembaga bila ingin mendapatkan informasi dpat diperoleh dengan cepat,
mudah dan akurat.
B. SARAN
Tanpa mengurangi rasa hormat kepada semua pihak, dan demi
suksesnya kegiatan belajar mengajar dan berhasilnya proses penerapan Sistem
Informasi Manajemen (SIM) pendidikan, maka peneliti memberikan saran,
antara lain:
1. Bagi Pihak Sekolah
Pelibatan kepala sekolah sebagai ketua SIM dan wakilnya sebagai
koordinator SIM sudah bagus, akan tetapi alangkah baiknya apabila
sekolah memiliki badan SIM yang included dengan organisasi sehingga
tidak terjadi kepemimpinan yang ganda. SIM yang baik terdapat seorang
koordinator yang bertanggung jawab kepada kepala sekolah, unit
pengumpul data, pengolah data, pendistribusi data. Sedangkan wakil
kepala sekolah bertindak sebagai penasihat Tim SIM. Sehingga informasi
yang didapatkan tidak ada kesalahan dan kekurangan.
2. Bagi Pihak Luar
a. Sekolah atau Madrasah lainnya yang setingkat diharapkan dapat
menggunakan hasil penelitian ini sebagai bahan pertimbangan dan
masukan untuk merumuskan dan mengembangkan kebijakan
manajemen pengembangan sekolah yang terkait dengan pendekatan
manajemen teknologi informasi dan komunikasi.
b. Bagi lembaga usaha Makro juga dapat mempertimbangkan hasil
penelitian ini, karena Penerapan Sistem Informasi Manajemen (SIM)
saat ini tidak hanya diterapkan di Lembaga Pendidikan Elit, atau
perusahaan besar, tetapi untuk lembaga usaha Makro pun bisa
59
menerapkan SIM supaya layanan Usahanya pun meningkat dan hasil
yang dikeluarkan pun akan meningkat dan berkembang.
c. Pemerintah hendaknya lebih memerhatikan perkembangan dan
kesejahteraan sekolah melihat kebutuhan dengan menggunakan
peralatan dapat menggunakan hasil penelitian ini sebagai bahan
masukan untuk memberikan dukungan terhadap sekolah/ madrasah
yang telah menerapkan perbaikan mutu pendidikan melalui
pelaksanaan proses pengembangan SIM, bentuk dukungan tersebut
tidak harus dalam bentuk materi melainkan membantu mengawasi,
memonitoring pelaksanaan proses pengembangan SIM pada suatu
lembaga pendidikan sesuai dengan prosedur yang berlaku.
DAFTAR PUSTAKA
Admin, “Definisi SIM” dalam http://www.simkes.co.cc/2010/02/definisi-sim.html.
diakses pada 22 April 2011
Alma Buchari, Pemasaran Strategik Jasa Pendidikan, Bandung: Alfabeta, 2003
Amsya Zulkifli, Manajemen Sistem Informasi, Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama,
2001
Arikunto Suharsimi, Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek, Jakarta: Rineka
Cipta, 1998
Azwar Saifuddin, Metodologi Penelitian, Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 1998
Ciamis Kampus, “Sistem Informasi Manajemen Dalam Pendidikan” dalam,
http://blog2danny.blogspot.com/2010/01/sistem-informasi-manajemen-
dalam.html, diunduh pada tanggal 2 Februari 2011
Death, “Fungsi Penting Sistem Informasi Akuntansi (SIA)” dalam,
http://abprallen.blogspot.com/2010/10/fungsi-penting-sistem-informasi.html,
diunduh pada tanggal 12-03-2011
Departemen Agama, Al-Qur’an dan Terjamah, Madinah: Komplek Percetakan Al-
Qur’an Khadim Al-Haramain Asy-Syarifain Raja Fahd, 1412 H
Hadi Sutrisno, Metodologi Presearch, Yogyakarta: UGM Press, 1980
Hani T Handoko, Manajemen, Yogyakarta; BPFE-YOGYAKARTA, 1999
Hasanah Uswatun, Peran Sistem Informasi Manajemen Dalam System Penjaminan
Mutu Di Sekolah Dasar Muhammadiyah 4 Surabaya. 2008 Fakultas
Tarbiyah jurusan Kependidikan Islam (MP) Institut Agama Islam Negeri
Sunan Ampel Surabaya, 2008
Lupiyoadi–A. Rambat, Hamdani, Manajemen Pemasaran jasa, ed II, Jakarta,:
Salemba Empat, 2006
Masyhud M. Sulthon et al., Manajemen Pondok Pesantren, Jakarta; Diva Pustaka,
2005
Mc.Leod. Raymon Jr, Sistem Informasi Manajemen, ed I, Jakarta: Prenhallindo
Moekijat, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Bandung: CV. Mandar Maju,
2005
Moloeng Lexy J., Metodologi Penelitian kualitatif Bandung: Remaja Rosdakarya,
2007
---------------------, Metodologi Penelitian Kualitatif, Bandung: Remaja Rosda Karya,
2002
Muhadjir Noeng, Metodologi Penelitian Kualitatif, Yogyakarta: Rake Sarasen, 1996
Nasution M.N., Manajemen Jasa Terpadu, Bogor; Ghalia Indonesia, 2004
Qomar Mujamil, Manajemen Pendidikan Islam, Malang: Erlangga, 2007
Rochaety Eti, dll, Sistem Informasi Manajemen Pendidikan, Jakarta: Bumi Aksara,
2006
Rosyid Rum, “Struktur Perbaikan Kualitas: TQM Dalam Pendidikan” dalam,
http://www.scribd.com/ doc/ 36879004/ 12/ Karakteristik-Jasa-Pendidikan,
di unduh pada tanggal 25 Maret 2011
Rusman, Manajemen Kurikulum, Jakarta: Rajawali Pres, 2009
Sabilallah Salik, Penerapan Sistem Informasi Manajemen (SIM) Pendidikan di SMP
Islam Al-AZHAR 14 Semarang, 053311212 Fakultas Tarbiyah Jurusan
Kependidikan Islam (KI) Institut Agama Islam Negeri Walisongo Semarang,
2010
Sallis Edward, Total Quality Manajemen, terj. Ahmad Ali Riyadi dan Fahrurrozi,
Jogjakarta: IRCisoD, 2006
Siagian Harbangan, Administrasi Pendidikan, Semarang; Satya Wacana, 1989
Siagian Sondang P., Sistem Informasi Manajemen, Bandung: Bumi Aksara, 2006
Sutisno Oteng, Administrasi Pendidikan, Bandung; Angkasa, 1985
Syafaruddin, Manajemen Mutu Terpadu Dalam Pendidikan Konsep dan Strategi
Aplikasi, Jakarta: Garsindo, 2002
Thoifah, Implementasi Sistem Informasi Manajemen dalam Manajemen Peningkatan
Mutu Berbasis Sekolah di MI Negeri Malang I, Jurusan Administrasi
Pendidikan, Fakultas Ilmu Pendidikan, Universitas Negeri Malang, 2009
Tim Dosen Administrasi Pendidikan Uninersitas Pendidikan Indonesia, Manajemen
Pendidikan, Bandung: Alfabeta, 2009
Yusof, Rohana, “Penyelidikan Sains Sosial” dalam http://www.scribd.com/
doc/18003036/ Data- Sekunder-Dan-Primer, diakses pada 31 Januari 2011.
______________________
BIODATA PENULIS
Nama : Khunul Hadi
Alamat : Jungsemi RT. 07/01, Kangkung, Kendal
Tempat Tanggal Lahir : Teluk Sasah, Kepulauan Riau, 19 April 1988
Nomor Panggil : 085225833939
Nama Orang tua :
Ayah : Abidin
Ibu : Jumirah
Anak ke : 1 dari 4 Bersaudara
Riwayat Pendidikan Formal :
- SD Teluk Sasah Kepulauan Riau Lulus 2000
- MTs 20 Kangkung Kendal Lulus 2003
- MA Fathul Huda Demak Lulus 2006
Riwayat Pendidikan Non-Formal :
- Pondok Pesantren Fathul Huda Sidorejo Sayung Demak
- Pondok Pesantren Al-Ishlah Mangkang Kulon Tugurejo Semarang
Pengalaman Organisasi :
- Sekretaris (HMJ) Jurusan KI Periode 2007-2008
- Sekretaris Senat Mahasiswa (SEMA) Periode 2008-2009
- Pengurus PMII Rayon Tarbiyah Periode 2007-2008
- Pengurus PMII Komisariat Walisongo Periode 2008-2009
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran Gambaran Umum dan Profil Sekolah
Lampiran Struktur Organisasi
Lampiran Hasil Dokumentasi
Lampiran Hasil Wawancara
Lampiran Lain-lain
GAMBARAN UMUM DAN PROFIL SEKOLAH
Nama : SMP SEMESTA Semarang
Alamat : Jl. Raya Semarang Gunungpati Km. 15
Semarang Jawa Tengah.
Telpon
Fax
Website
:
:
:
:
(024) 76916060
(024) 76916168
www.e-semesta.com
Jenjang Pendidikan : Sekolah Menengah Ahir (SMA)
Status Sekolah : Swasta
Nama Kepala Sekolah : Mohammad Haris, S.E
Gambaran Umum SMA Semesta Bilingual Boarding School Semarang
1. Profil/ Sejarah Berdirinya
SMA Semesta merupakan sekolah nasional berasrama yang
menerapkan sistem pendidikan berkualitas Internasional. SMA
Semesta adalah sekolah unggulan yang didirikan oleh Yayasan Al-
Firdaus Indonesia yang bekerja sama dengan Assosiasi Pasiad Turki.
Yayasan Al-Firdaus bergerak dalam bidang pendidikan dan
sosial sejak tahun 1990, yang meletakkan pondasi pembangunan
menuju Indonesia baru dengan melalui pendidikan yang berwawasan
internasional dan berakhlak mulia untuk generasi bangsa dari berbagai
etnis, ras dan agama.
Dalam rangka mewujudkan cita-cita, pada tanggal 3 Mei 1999
melalui MoU (Memorandum of Understanding) Yayasan Al-Firdaus
bekerja sama dengan Asosiasi Pasiad Turki. Asosiasi ini telah
berpengalaman dalam bidang pendidikan dan telah sukses diberbagai
sekolah di seluruh dunia. Lembaga-lembaga Pendidikan Asosiasi
Pasiad tersebar di kawasan Asia Pasifik dan beberapa di Amerika,
Eropa, dan Australia. Dengan perpaduan sistem pendidikan negeri
setempat, sekolah-sekolah kerja sama Asosiasi Pasiad menduduki
rangking teratas dengan memenangkan olimpiade - olimpiade
internasional di bidang Sains, Matematika dan Lingkungan.
2. Visi dan Misi
1. Visi
Pusat keunggulan pendidikan yang ternama di daerah
maupun Nasional dengan kualitas International untuk mewujudkan
pribadi yang Berilmu Tinggi dan Berakhlaq Mulia serta mampu
mengaktualisasikan dalam kehidupan bermasyarakat.
2. Misi
a. Menjadikan SMP-SMA Semesta BBS sebagai lembaga
pendidikan terbaik dalam memberikan ruang bagi
berkembangnya potensi diri siswa dan guru.
b. Meningkatkan kualitas pemahaman dan profesionalitas tenaga
pendidik mengenai pendidikan sesuai dengan perkembangan
yang ada.
c. Menyiapkan siswa melanjutkan studi ke jenjang pendidikan yang
lebih tinggi dan bermutu dan menumbuhkan rasa cinta terhadap
sesama, bangsa, dan negara.
d. Menumbuhkembangkan peran serta masyarakat (orang tua
siswa) dalam aktivitas pendidikan.
3. Tujuan Pendidikan SMA Semesta
Tujuan pendidikan pada tingkat satuan pendidikan dasar dan
menengah, yaitu :
1. Terdidiknya putra-putri Bangsa Indonesia yang siap dengan
tantangan di masa yang akan datang
2. Terbentuknya generasi baru yang lebih berkualitas dengan
penanaman nilai-nilai universalitas yang terpadu.
3. Meningkatnya kualitas dan daya saing sumber daya manusia
Indonesia.
4. Struktur Kepemimpinan
a. General Manager (GM) Semesta Bilingual Boarding School
1) Periode 1999 – 2001 : Mr. Sezer Erdogan
2) Periode 2001 – 2002 : Mr. Fetullah Karakoc
3) Periode 2002 – 2003 : Ahmet Genc
4) Periode 2004 – 2007 : Mr. Abdul Kerim Tursun
5) Periode 2007 – Sekarang : Mr. Omer Demir
b. Kepala SMA Semesta
1) Pada Tahun 1999 sampai dengan 2002
Kepala Sekolah : M. Ikhwan, S.Pd
Alamat : Jl. Raya Semarang – Gunung Pati
km. 15 Semarang
2) Pada Tahun 2003 sampai dengan 2005
Kepala Sekolah : Agus Junaidi, S.T
Alamat : Jl. Raya Semarang – Gunung Pati
km. 15 Semarang
3) Pada tahun 2005 sampai dengan sekarang
Kepala Sekolah : M. Haris, S.E
Alamat : Jl. Raya Semarang – Gunung Pati
km. 15 Semarang
c. Koordinator Pendidikan
1. Periode 2007 – 2008 : Mr. Ersin Arslan
2. Periode 2008 – 2009 : Mr. Ali Yavuz
3. Periode 2010 – sekarang : Mr. Seyith Arslan
d. Direktur Bimbingan
1. Periode 1999 – 2006 : Mr. Huseyin Kan
2. Periode 2006 – 2009 : Mr. Yenal Aksoy
3. Periode 2010 – sekarang : Mr. Koksal Karasah.
LIST of TEACHER (SMA SEMESTA ACC. 2010-2011)
NO TEACHERS LESSON
1 Moh Haris
Religion 2 Ahmad Bernadi
3 R. Fatmanto
4 Ida Verawati
5 Erna Yunaini PKn
6 Alfiah
Indonesian 7 Jumiko
8 Eka Rahmaul F.
9 Pitayani
10 Amanatu Kuncoro
Mathematic
11 Teccedin
12 Yasin
13 Hamzah
14 Fitria R.
15 Ahmad Nurani
Physic 16 Arzu
17 Marida
18 Zafer Kulac Biology
19 Dwi Eldina
20 Imam Husnan N Chemistry
21 Hamza
22 Bahtiar Computer
23 Azamat English
24 Alvien Bahtiar
25 Seyith
26 Virgiawan
27 Bayu Ariadi
28 Ahmad Zakki
29 Asep
30 Harimurti
31 Irham Niarsih
32 Iin Sakinah
33 Saleha Parakitri
34 Esma Ozgul
35 Laila AL Hikmah
36 Sulfiye
37 Wulan
38 Omer Demir
Turkish 39 Mustafa Ozgul
40 Koksal
41 Aichurak
42 Cahyo History
43 Susan A Sociology
Geography
44 Dendi Azis Economy
45 Budi Prasetyo Sport
46 Artilerianna Putri
47 Budi Prasetyo Javanese
48 Class Advisor Counseling1
1 Dokumentasi SMA Semesta
Struktur Organisasi Sekolah
Supervisor
Kep. sekolah
General Manager
Kord. Pend
Sekretaris Bendahara
Konselor
Humas Wak.kes Adminstrasi Kitchen security Transportasi
MGMP
Direk.
Asrama Alumni
Waka. kur Guru Kompetisi
Osis/Club Wali kelas
TRANSKIP HASIL WAWANCARA
Nama : Mohammad Haris, S.E
Jabatan : Kepala Sekolah
Hari/Tgl : Rabu, 27 April 2011
Jam : 09.30 WIB
Tempat : Ruang Kepala Sekolah SMA Semesta Semarang
Pertanyaan Jawaban
1. Bagaimana Optimalisasi Penerapan
Sistem Informasi (SIM) dalam
Peningkatan Layanan Pendidikan di
SMA Semesta Semarang?
Pada pelaksanaannya seluruh
unit manajemen merencanakan
dengan matang mulai dari penentuan
pengelola yang menangani pada
bidang Sistem Informasi Manajemen
(SIM) pendidikan yakni orang yang
ahli pada bidang IT, kemudian
menentukan pelaksanaan program
kerja dari pengelola IT. Kemudian
tugas dari pada pengelola IT adalah
mengolah data dan informasi yang
ada di SMA Semesta Semarang
untuk dapat dijadikan sebagai
informasi yang bermanfaat dan
berguna.
Kepala sekolah mengambil
kebijakan untuk menetapkan adanya
pengelola IT sebagai pengelola
Sistem Informasi Manajemen di
SMA Semesta Semarang.
Kami telah membentuk
2. Siapa saja pelaksanaan pengelola
Sistem Informasi Manajemen (SIM)
di SMA Semesta Semarang?
3. Apa target ke depan dengan
penerapan Sistem Informasi
Manajemen (SIM) dalam
peningkatan Layanan pendidikan di
pengelola IT yang khusus menangani
langsung pada pengelolaan data,
informasi-informasi sekolah dan
dibantu oleh unit manajemen
sekolah, Kepala Sekolah, Sekretaris,
Supervisi, Kesiswaan, keuangan,
Konsumsi, Keamanan.
Seluruh unit manajemen,
dewan guru, karyawan dan pengelola
IT melaksanakan tugas sesuai dengan
program yang telah ditetapkan, dan
hasil dari semua itu di informasikan
kepada saya untuk mengambil
sebuah keputusan dan tindakan.
Harapan kami adalah mampu
mengutamakan dan memberikan
layanan terbaik bagi para pelanggan
dan stakeholder dalam peningkatan
mutu dan layanan pendidikan. Selain
itu cita-cita kami pada tahun ini akan
membuka program bilingual yang
dengan tujuan bahwa SMA Semesta
Semarang mampu meraih predikat
RSBI (Rintisan Sekolah Bertaraf
Internasioal).
Dengan adanya pelayanan
yang berbasis teknologi informasi
diharapkan mampu mendukung
pelayanan yang terbaik bagi
SMA Semesta Semarang?
stakeholder dan masyarakat.
TRANSKIP HASIL WAWANCARA
Nama : R. Fatmanto,S.E
Jabatan : Wa.ka. Kurikulum
Hari/Tgl : Rabu, 27 April 2011
Jam : 12.30 WIB
Tempat : Kantor SMA Semesta Semarang
Pertanyaan Jawaban
1. Bagaimana pelaksanaan Sistem
Informasi Manajemen (SIM) dalam
lingkup Layanan Pendidikan?
2. Bagaimana pengembangan Sistem
Informasi Manajemen (SIM)
pendidikan yang dilakukan di SMA
Dalam pelaksanaannya saya
selaku koordinator Kurikulum dan
perwakilan dari Guru-guru telah
memanfaatkan perkembangan teknologi
informasi seperti, sekarang ini yang
populernya serba Online seperti jejaring
sosial, chating, dan lain sebagainya.
Kemudian dari kegiatan yang
telah dilaksanakan, Akademik/
Kurikulum memberikan hasil data-data
dan informasi kepada pengelola IT
untuk dapat diolah dan dimanfaatkan
oleh kepala sekolah sebagai informasi
yang penting.
Dengan adanya pembekalan dan
pelatihan untuk guru pada kemampuan
Semesta Semarang dalam
peningkatan sumber daya manusia?
3. Kemudian apa tujuan diterapkan
Sistem Informasi Manajemen (SIM)
dalam peningkatan Layanan
Pendidikan?
4. Bagaimana respon staekholder
sekolah dengan diterapkannya
Sistem Informasi Manajemen
(SIM)?
penggunaan alat informasi dan
teknologi (IT) pelatihan tersebut
seperti:
a. Pelatihan pengoperasian komputer/
netbook dengan menggunakan
program Linux
b. Sosialisasi pengoperasian program
aplikasi dalam penginputan data
dengan menggunakan komputer
c. Pelatihan pembuatan blog, millist,
email, facebook (fb), twitter.
d. Pelatihan pengunaan alat IT, seperti
LCD, Proyektor
Tujuan diterapkan Sistem
Informasi Manajemen (SIM) dalam
peningkatan layanan pendidikan di
SMA Semesta Semarang ini adalah
sangat mempermudah sekali kinerja
unit manajemen sekolah dalam
mengelola informasi. Selain itu dengan
diterapkan Sistem Informasi
Manajemen memudahkan kepala
sekolah atau atasan dalam mengambil
keputusan. Dan tujuan yang sangat
penting adalah memberikan layanan
yang terbaik bagi stakeholder internal
maupun eksternal.
Semua stakeholder baik internal
maupun eksternal sekolah sangat
mendukung dengan adanya penerapan
5. Bagaimana peran wakil kepala
dalam pelaksanaan Sistem
Informasi Manajemen (SIM)
pendidikan di SMA Semesta
Semarang?
6. Dengan diterapkannya Sistem
Informasi Manajemen Bagaimana
Bentuk Peningkatan Layanan
Pendidikan
Sistem Informasi Manajemen (SIM)
pendidikan mempermudah akses
informasi sekolah dimana saja dan
kapan saja. Dan secara khusus da
harapan besar bahwa nantinya
penerapan Sistem Informasi
Manajemen (SIM) pendidikan di SMA
Semesta Semarang akan membawa
perbaikan dalam peningkatan mutu dan
layanan pendidikan.
Peran wakil kepala dalam
penerapan Sistem Informasi
Manajemen (SIM) pendidikan adalah
mengontrol pelaksanaan pada bagian
pengelola IT, dimana pengelola IT
tersebut terdiri dari koordinator
pengelola IT, unit manajemen sekolah,
dewan guru dan karyawan.
Layanan Pendidikan di SMA
Semesta disini terdapat dua Layanan,
yaitu Layanan Pokok dan Layanan
bantu, isi dari Layanan pokok disini
yaitu adalah komponen-komponen
lembaga Sekolah Seperti (layanan
kesiswaan, kurikulum, sarana
prasarana, Keuangan, Konsumsi,
keagamaan, dan humas) dengan adanya
Sistem Informasi disini Segenap
Layanan Pendidikan Merasa terbantu,
karena di jaman sekarang segala
sesuatu sudah serba teknologi dan serba
Online, sehingga apabila dari layanan
pendidikan menginginkan sebuah data
informasi dapat mengakses data secara
cepat dan tidak lambat. Disinilah
bentuk peningkatannya, sehingga SMA
Semesta disini dapat maju berkembang.
TRANSKIP HASIL WAWANCARA
Nama : Bpk. Asep Komaruddin, S. Si
Jabatan : Waka. Hubungan Masyarakat
Hari/Tgl : Senin, 16 Mei 2011
Jam : 12.30 WIB
Tempat : Ruang Tamu SMA Semesta
Pertanyaan Jawaban
1. Bagaimana fungsi dan Tugas
Humas dalam membantu proses
penyebaran informasi di luar
sekolah?
Tugas dan fungsi Hunas disini
diantaranya adalah (a) Memaraf dan
menindaklanjuti surat yang terkait
dengan bidang tugasnya, (b) Mengatur
dan menyelenggarakan hubungan
sekolah dengan Wali Murid/Orang tua,
instansi, media massa, PTN, BP3, (c)
Menjaga nama baik sekolah, (d)
Bertanggung jawab terhadap proses
PMDK, (e) Bertanggung jawab
memantau kelancaran, dan
tersampainya surat-surat sekolah pada
pihak yang terkait. (f) Bertanggung
jawab terhadap penerimaan tamu
kunjungan, (g) Melaporkan setiap
kegiatan pada kepala sekolah.
TRANSKIP HASIL WAWANCARA
Nama : Bahtiar
Jabatan : Kooordinator Bagian IT Sekaligus Pengelola SIM
Hari/Tgl : Rabu, 12 Mei 2011
Jam : 12.30 WIB
Tempat : Ruang Lab. Komputer
Pertanyaan Jawaban
1. Bagaimana langkah-langkah dalam
pengumpulan data dan informasi
yang ada di SMA Semesta
Semarang?
Tahap pertama pengumpulan
data, pada pelaksanaannya seluruh unit
manajemen sekolah, dewan guru dan
karyawan mengumpulkan data-data
yang akan diolah/ diproses oleh
pengelola IT. Tahap kedua, terdiri dari:
Mengumpulkan dan mengklasifikasikan
data-data sesuai dengan kode yang telah
ditetapkan, kemudian memilih dan
menentukan perangkat dalam
pengolahan informasi. Menyimpan
data-data sesuai dengan tempat yang
telah ditetapkan dan terakhir adalah
menentukan perangkat yang akan
digunakan sebagai alat distribusi
informasi.
Pemrosesan/ pengolahan data,
data-data yang telah diolah/ diproses
oleh unit manajemen, dewan guru dan
karyawan, maka pengelola IT hanya
menindak lanjuti dengan memasukkan
data-data pada form aplikasi.
Selanjutnya ketika ada data yang belum
diolah/ diproses oleh unit manajemen
sekolah, dewan guru, karyawan maka
langkah pengelola IT adalah
mengklasifikasi sesuai dengan arsip/
brangkas. Kemudian diproses dengan
memilih peralatan yang tepat, baik
secara manual ataupun dengan
peralatan elektronik yang akan
digunakan dalam pengelohan data,
seperti: pensil, mistar, mesin hitung dan
komputer. Kegiatan pengolahan/
pemrosesan data dilakukan oleh
pengelola IT dan dibantu dengan
koordinator TU ini.
Pada dasarnya pengelola IT
tidak bekerja sendiri dalam pengolahan
data dan informasi yang ada di SMA
Semesta Semarang. Disini saya dibantu
oleh unit manajemen sekolah, dewan
guru yang telah ditunjuk. Ada beberapa
tahapan dalam pengolahan data dan
informasi, diantaranya: Penginputan
data dari Masing-masing Layanan
Pendidikan atau Stakeholder, kemudian
setelah itu Penyimpanan data, yang
dimaksud dengan penyimpanan data
adalah dengan cara memilah-milah
antara data mentah dan data matang
2. Bagaimana langkah-langkah dalam
pengolahan data dan informasi yang
ada di SMA Semesta Semarang?
yaitu data yang telah diolah menjadi
sebuah informasi, kemudian
dikelompokkan sesuai kode masing-
masing unit manajemen sekolah, dewan
guru dan karyawan pada arsip/
brangkas. Data mentah yang disimpan,
seperti kwitansi pembayaran/ jual-beli,
memo, rancangan program, draf nilai,
draf soal, sedangkan data yang telah
diolah/ diproses menjadi sebuah
informasi. Pada pelaksanaan
penyimpanan data ini digunakan dua
cara: Penyimpanan secara manual, dan
Penyimpanan secara elektronik
Disini pengelola IT
menggunakan jaringan Web yang
didukung melalui program aplikasi
PHP=PHP Hypertext Preprocessor2,
dengan menggunakan jaringan Web ini
pengelola IT sebagai server yang bisa
berhubungan langsung dengan
pengguna (user) diseluruh dunia.
Selanjutnya pengolahan data yang
digunakan adalah aplikasi My Sql3,
aplikasi ini adalah sebagai pengolah/
pemrosesan data yang masuk dari setiap
unit manajemen, dewan guru dan
karyawan. Setelah data dimasukkan
2 PHP Hypertext Preprocessor adalah memprogram situs web
3 My Sql adalah
3. Bagaimana Langkah Penyebaran
Sistem Informasi Manajemen di
SMA Semesta Semarang?
sesuai dengan form database kemudian
langkah selanjutnya adalah
memasukkan data melalui aplikasi
PHP=PHP Hypertex Preprocessor
Pendistribusian data, Data-data
yang telah diproses melalui beberapa
tahapan di atas kemudian
didistribusikan melalui alat media yang
dibutuhkan, sesuai dengan sasarannya.
Sebelum informasi didistribusikan
kepala sekolah harus dapat mengetahui
terlebih dahulu tentang data yang telah
diolah menjadi sebuah informasi.
Disinilah peran kepala sekolah
dalam memutuskan kebijakan, layak
atau tidak informasi untuk dikonsumsi
oleh masyarakat. Pemilihan sarana/
peralatan dalam mendistribusikan
informasi juga harus tepat, karena
apabila kita salah dalam menentukan
sarana/ peralatan dalam pendistribusian
maka yang terjadi informasi tersebut
tidak sampai ketujuan. Adapun sarana/
peralatan yang digunakan, diantaranya:
1) Melalui forum, yakni informasi
tersebut disampaikan langsung
secara tatap muka, seperti: forum
rapat (bagi unit manajemen, guru
dan karyawan), forum pertemuan
(ditujukan antara pengelola sekolah
dengan wali murid/ orang tua,
jam’iyyah/ komite sekolah dan
masyarakat), forum musyawarah
(dilaksanakan antara pihak
pengelola sekolah dengan yayasan
atau organisasi lain).
2) Melalui media layanan publik,
seperti: surat kabar, majalah spalza,
spanduk/ baliho, pamflet, siaran
radio, flayer, surat undangan dan
sebagainya.
3) Melalui alat elektronik yang terdiri
dari handphone, telepon, sms (short
massage servise), komputer,
televisi, speaker, faxmile, layanan
internet, email dan sebagainya
Tentunya komputer sebagai alat
prioritas yang utama, dengan
menggunakan jaringan web tanpa ada
komputer tidak akan mungkin data
tersebut dapat diolah. Ada beberapa
peralatan yang mendukung diantaranya:
a. Hardisk cadangan adalah hardisk
yang digunakan sebagai penyimpan
data dari hardisk utama. Data yang
telah tersimpan dari hardisk utama
kemudian akan dipindahkan pada
hardisk cadangan.
b. Arsip dan brangkas adalah sebagi
4. Apa saja alat yang digunakan dalam
pelaksanan pengolahan data yang
dilakukan oleh Pengelola IT?
tempat penyimpanan data-data yang
telah diproses, biasanya berbentuk:
kertas, kwitansi, surat jual beli dan
sebagainya. Data-data tersebut
diarsipkan sesuai kode yang telah
ditentukan dan kemudian
dimasukkan dalam sebuah brangkas
(almari kaca) yang disesuaikan
dengan kode dan tempat arsip data
disimpan.
c. Alat tulis kantor yang terdiri dari
mistar, pensil, kertas, pulpen,
penghapus, dan lain sebagainya.
Bentuk peningkatan dari
Layanan pendidikan disini yaitu karena
Layanan pendidikan disini termasuk
dari komponen-komponen Lembaga
Sekolah maka hasil yang dicapai adalah
Mutu dari pendidikan tidak hanya
dilihat dari hasil yang dicapai siswa,
melainkan juga dapat dilihat dari
teknologi yang digunakan dalam proses
layanan terhadap stakeholder sekolah.
Sebagai akibatnya adalah stakeholder
(siswa, guru, orang tua, masyarakat,
dan alumni) merasa puas dengan apa
yang telah didapatkan dan dicapai dan
semua itu akan berjalan secara Optimal,
sehingga secara otomatis memberikan
umpan balik terhadap mutu sekolah dan
5. Dengan Optimalnya Sistem
Informasi Manajemen Bagaimana
Bentuk Peningkatan dalam Layanan
Pendidikan di SMA Semesta
Semarang?
Yayasan
HASIL DOKUMENTASI
Proses Input Data di Ruang Kepala IT
Ruang Pemrosesan Data Manual
Absensi Guru dan Karyawan
CCTV/Kamera Intai LCD TV
Ruang Pertemuan
Papan Informasi
Almari/Brangkas (Tempat Penyimpanan data Manual)
Lab. Komputer
Ruang Prestasi Siswa
Proses Pembelajaran