møteinnkalling - kontrollutvalget i sør-trøndelag ... · prosjektet har bakgrunn i ikt-strategi...

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune

Arkivsak: 13/115

Møtedato/tid: 11.09.2013, kl. 11:00

Møtested: Arkivsenteret Dora, Nyhavna, Trondheim

Møtedeltakere: Siri Holm Lønseth (leder)Eivind StendeGunnar HynneHans BøeLina Homme (vara for Angen)

Forfall: Sigrid Angen

Andre møtende: Sverre B. Midthjell, Konsek (møtesekretær)Jan Åge Gundersen, KonsekStein Eriksen, ArkivtjenestenKaren Espelund, FylkesrådmannenJørn Arve Flått, KommunikasjonstjenestenBjørn Henrik Hellandsjø, Jus- og InnkjøpstjenestenTor Arne Stubbe, Revisjon Midt-NorgeAve Gausen, Revisjon Midt-Norge

Kopi: OrdførerFylkesrådmannRevisjon Midt-Norge

Møtet begynner med orientering fra arkivtjenesten kl 11:00. Det vil bli servertlunsj i løpet av møtet.

Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ SverreB. Midthjell på telefon 908 30 248, eller e-post: [email protected] møter etter nærmere innkalling.

Trondheim, 4.9.2013

Siri Holm Lønseth (sign.)Leder av kontrollutvalget

Sverre B. MidthjellRådgiver, Konsek

Sakliste

029/13 Referatsaker030/13 Orientering fra arkivtjenesten031/13 Orientering om innkjøp av fototjenester032/13 Selskapskontroll - MedTech - forslag til innretning033/13 Bestillingsprosess forvaltningsrevisjon034/13 Prosess for plan for forvaltningsrevisjon 2014-2015035/13 Budsjett for kontrollutvalget 2014 og økonomiplan 2014-2017036/13 Revidering av møteplan høst 2013037/13 Eventuelt

Referatsaker

Behandles i utvalg Møtedato SaksnrKontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune 11.09.2013 029/13

Saksbehandler: Sverre B. MidthjellArkivkode: 033Arkivsaknr.: 13/115-1

Kontrollutvalgssekretariatets innstillingReferatsakene tas til orientering.

VedleggProgram regional samling 23.-25. september

SaksutredningFølgende referatsaker vil bli presentert i møtet:

1. Program regional samling 23.-25. september

Program Midt-Norsk samling for kontrollutvalg

Mandag 23. september: Ankomst

17:00-19.30 Ankomst

19:30 Middag på Bårdshaug

Tirsdag 24. september: Rådmannens internkontroll

09:00-09:45 Internkontroll i Trondheim kommuneElin Rognes Solbu, Trondheim kommune

10:00-11:30 Internkontroll – hva er det og hvordan gjør man det?Tina Skarheim, KS

11:30-12:30 Lunsj

12:30-13:30 Internkontroll – hva er det og hvordan gjør man det? forts.

13:45-14:30 Utvikling av internkontrollen i NTFKJohn Tuset, NTFK

14:45-15:30 Diskusjon i grupper og oppsummering i plenum

16:30 Thamshavnsbanen til Løkken Verk

Besøk i Orkla Industrimuseums informasjonssenter og orientering vedSuzette Paasche, direktør i Museene i Sør-Trøndelag AS

Omvisning i Gammelgruva

Middag i Orklas representasjonsbolig

21:30 Retur til Bårdshaug med buss

Onsdag 25. september: Regional utvikling

09:00-10:00 Regional utvikling

- Forvaltningsrevisjon av bruk av regionale utviklingsmidler i Sør-Trøndelag.Espen Langseth, Revisjon Midt-Norge

- Rock City fra fylkeskommunalt perspektivRagnhild Kvalø, NTFK

10:15-11:00 Regionalt forskningsfondArild Egge, NTFK

11:15-12:00 Regional utvikling – får vi det vi betaler for?Karen Espelund, STFK

12:00-12:45 Diskusjon i grupper og oppsummering i plenum

13:00-14:00 Lunsj

Orientering fra arkivtjenesten


Saksbehandler: Sverre B. MidthjellArkivkode: 216, &58Arkivsaknr.: 11/260-12

Kontrollutvalgssekretariatets innstillingKontrollutvalget tar orientering fra arkivtjenesten til orientering, og konstatererat ny arkivplan er utarbeidet i tråd med Fylkesrådmannens tilbakemelding etterforvaltningsrevisjon om saksbehandling og dokumenthåndtering.

SaksutredningForvaltningsrevisjonsrapport om saksbehandling og dokumenthåndtering blebehandlet av kontrolltuvalget 31.5.2012 i sak 39/12 og i fylkestinget 20.6.2012 isak 55/12. Fylkestinget fattet følgende vedtak:

Fylkestinget tar rapport fra forvaltningsrevisjon ”Saksbehandling ogdokumenthåndtering” til orientering, og understreker viktigheten av atproblemstillingene som reises i rapporten blir fulgt opp.

Fylkestinget ber fylkesrådmannen:

1. Sørge for at arkivplan for STFK ajourføres.2. Gjennomgå sammenhengen mellom oppgaver og ressurser i

arkivtjenesten og foreslå tiltak som kan sørge for at tjenesten kanlegge til rette for mest mulig effektiv saksbehandling iorganisasjonen.

3. Gjøre en vurdering av tiltak for å kvalitetssikre at alle ansatte somdriver saksbehandling har tilstrekkelig kompetanse innenfor:

a. Betydningen av riktig dokumenthåndteringb. Vurdering av hva som er arkivverdig materialec. Regler om offentlighet og innsyn

4. Gjøre en vurdering av saksfremlegg til politisk behandling medtanke på kvalitativ og effektiv saksfremstilling, samt bruk avrelevante saksvedlegg.

5. Fylkesrådmannen bes gi tilbakemelding til kontrollutvalget ogfylkestinget innen 1. desember 2012.

Tilbakemelding fra fylkesrådmannen ble behandlet av kontrollutvalget18.12.2012 i sak 69/12. I denne tilbakemeldingen refererte fylkesrådmannen tilfølgende fire tiltak:

1. Innføring av ny oppgradert versjon av saks- og arkivsystemet (Elark).2. Scanning av faktuaer er flyttet fra arkivet til regnskapstjenesten. Dette

frigjør tid til arkivfaglige oppgaver.3. Tiltaksplan for saksbehandleropplæring er videreutviklet.4. Utarbeidelse av ny oppdatert arkivplan er planlagt og skal være ferdig til

1.7.2013.

Kontrollutvalget vedtok på bakgrunn av dette å ta tilbakemeldingen tilorientering, men be om en orientering om arkivplan og arbeidet vedarkivtjenesten til møtet i september 2013.

Fylkesarkivar Stein Terje Eriksen vil i møtet orientere om arkivtjenesten og nyarkivplan for fylkeskommunen.

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjonSekretariatet oppfordrer kontrollutvalget til å ta redegjørelsen til orientering.

Under forutsetning av at ny arkivplan er ferdigstilt i tråd med tidligereredegjørelse fra fylkesrådmannen kan dette også tas til orientering ogtilstrekkelig tilbakemelding anses som gitt.

Orientering om innkjøp av fototjenester



Kontrollutvalgssekretariatets innstillingFylkesrådmannens redegjørelse tas til orientering.

Kontrollutvalget ser ikke at det har fremkommet opplysninger som tilsier videreundersøkelser i saken. Utvalget ber om ny orientering dersom det eventueltskulle fremkomme nye opplysninger som gir grunnlag til å revurdere dette.

VedleggNotat til fylkesutvalget angående fotoprosjektE-post med tilleggsopplysninger

SaksutredningAdresseavisen presenterte 14.8.2013 et oppslag med fokus på atfylkeskommunen hadde gjennomført et fotoprosjekt der fotograf Lasse Berre varinnleid for å ta bilder av fylkeskommunens ansatte til en pris på kr 499 000.Dette ble i etterkant fulgt opp med flere oppslag der det ble satt fokus på ulikeforhold både rundt selve prioriteringen og formelle forhold rundt anskaffelsen.

På bakgrunn av medieoppslag, og påfølgende spørsmål fra Tore O. Sandvik ogTorhild Aarbergsbotten holdt fylkesrådmannen en orientering, og presenterte etnotat, for fylkesutvalget 20.8.2013, som ligger vedlagt saken. I tillegg til dettehar fylkesrådmannen kommet med tilleggsopplysninger via e-post, som også blereferert muntlig i fylkesutvalgets møte. Denne meldingen ligger også vedlagt.

I fylkesutvalgets møte, og gjennom media, har det fra enkeltefylkestingspolitikere blitt kommunisert en forventning om at kontrollutvalget skalse på saken. Sekretariatet finner det derfor naturlig at saken legges frem forutvalget for vurdering av eventuell videre behandling.

Sekretariatet henviser til vedlagt informasjon fra fylkesrådmannen for ennærmere redegjørelse for de faktiske forhold i saken. Fylkesrådmannen vil itillegg orientere kontrollutvalget muntlig ved fylkesdirektør Karen Espelund,kommunikasjonssjef Jørn Arve Flått og juridisk rådgiver Bjørn Henrik Hellandsjøfra Jus- og inkjøpstjenesten.

Kontrollutvalgssekretariatets vurderingDet er, slik sekretariatet ser det, to ulike problemstillinger som har blitt reist isaken:

1. Var det en riktig prioritering av fylkeskommunen å leie inn en profesjonellfotograf til kr 499 000 til å fotografere egne ansatte?

2. Har anskaffelsen blitt riktig gjennomført?

Kontrollutvalgets rolle skal først og fremst være å vurdere fylkeskommunenssystemer, herunder rådmannens internkontroll, og administrasjonensiverksetting av politiske vedtak. Det er i utgangspunktet ikke innenforkontrollutvalgets mandat å overprøve politiske eller administrativeenkeltbeslutninger.

Det bør derfor ikke være en sak for kontrollutvalget å vurdere hvorvidt dette erfornuftig pengebruk. Dersom kontrollutvalget eventuelt skulle vurdere selvebeslutningen om å gjøre anskaffelsen bør det i så fall være på bakgrunn avindikasjoner på at fylkesrådmannen har gått ut over sine fullmakter eller handleti strid med politiske vedtak.

Heller ikke innenfor problemstilling 2 ligger det normalt til kontrollutvalget åoverprøve rådmannen i enkeltsaker. Dersom kontrollutvalget skulle gjøre unntakfra dette måtte det i så fall bero på at saken var av særskilt stor betydning,alternativt at saken er indikasjon på et systemproblem og ikke er en isolertenkeltsak det kan stilles spørsmål ved.

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjonKontrollutvalgssekretariatet kan ikke se at det er fremsatt påstander om, ellerhar fremkommet opplysninger i saken, som indikerer at fylkesrådmannen hargått ut over sine fullmakter eller handlet i strid med politiske vedtak.

Kontrollutvalgssekretariatet har ikke vurdert hvorvidt det er foretatt feil ianskaffelsen eller ikke, og har heller ikke innhentet opplysninger for å kunnevurdere dette. Sekretariatet kan imidlertid ikke se at det fremkommeropplysninger som indikerer at eventuelle feil som måtte være begått ianskaffelsen i så fall utgjør annet enn uheldige enkeltvurderinger.

Ut fra de opplysninger som foreligger før møtet kan sekretariatet derfor ikke seat det er grunnlag for å gå videre med saken. Dersom det fremkommer nyeopplysninger som potensielt kan endre på denne konklusjonen bør sakeneventuelt vurderes på nytt.

Dokumentnr.: 201217201-11 side 1 av 5

Notat

Til: Fylkesutvalget

Fra: Fylkesrådmannen

Dato: 20.08.2013

Dokumentnr.: 201217201-11

Svar på spørsmål fra Fylkesordfører Tore O Sandvik og Torhild Aarbergsbottenangående fotoprosjekt i fylkeskommunen

Det vises til spørsmål fra fylkesordfører Tore O. Sandvik den 14.8.13 der han ba om enredegjørelse om fylkeskommunens prosjekt med å ta ansattbilder samt spørsmål fra TorhildAarbergsbotten mottatt den 18.8:

Angående fotoprosjekt i fylkeskommunen.

Viser til saker presentert i Adressa denne uken angående fotoprosjektet forintranettet.

Ber om at rådmannen gir en redegjørelse for fylkesutvalget om hvorfor en velger åbruke en halv million kroner på foto av ansatte, og om det er vurdert kost-nytte ogkvalitativ forringelse av prosjektet i tilfelle at fotograferingen hadde blitt utført avinterne krefter. Fylkeskommunen har nå en større kommunikasjonsavdeling i tillegg tildyktige fagfolk innenfor media- og kommunikasjon på mange av våre skoler. I tilleggbes det om en redegjørelse angående hvordan anbudsgrunnlagene blir utformet nåret tilsynelatende kvalitativt like godt tilbud til halve prisen blir avvist grunnet rigideanbudskriterier, og hvorfor tidsperspektivet var så avgjørende for prisen.

Flere medier, i første rekke Adresseavisen, E24 og P4 har de siste dagene hatt opplag omfylkeskommunens arbeid for å få tatt bilder av alle ansatte. Opplagene har hatt fokus på omdet er riktig forvaltning av fylkeskommunale midler å bruke 499.000 kroner på å ta bilder.Det er også stilt spørsmål rundt hvorfor det anbudet som lå lavest i pris ikke ble valgt.Fylkesrådmannen vil i det følgende gjøre rede for bakgrunn og forankring av prosjektet,begrunne hvorfor man har valgt å ta foto av alle ansatte og gjennomføringa avanbudsprosessen.

SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNEFylkestingssekretariatet


Bakgrunn og forankringFotoprosjektet inngår som en del av Digsam (Digital samhandlingsplattform) prosjektet sombestår av flere delprosjekt:- Nytt intranett (ferdig)- Ny versjon av Elark saksbehandlersystem (ferdig)- Digitalisering av arbeidsprosesser (pågår)- Delingskultur (pågår)

Det er redegjort for prosjektene i strategiplanen med budsjett for 2010-2013 og 2012 - 2015.Budsjettrammer for prosjektene ble også vedtatt som en del av budsjettbehandlingen.Intranett hadde egen budsjettramme, resten hadde budsjettrammer innenfor posteneforvaltning. Dette grunnet varierende størrelser på prosjektene og høy grad av utvikling.

Prosjektet har bakgrunn i IKT-strategi 2010-2013 som igjen er tuftet på ekommune 2012,Enorge og andre nasjonale plandokumenter, samt fylkeskommunenskommunikasjonsstrategi.

Om BildeprosjektetSom et ledd i arbeidet med å etablere en ny samhandlingsplattform i STFK var godeportrettbilder av de ansatte et viktig delelement.Bildene skulle gi et ansikt på alle våre kollegaer internt, men også være av den kvalitet at deskulle kunne benyttes eksternt (websider, pressebilder, lync, Outlook, organisasjonskart oglignende) etter samtykke fra den enkelte.

Det hadde lenge vært behov for gode bilder til bruk i pressen, møter, seminar, kurs,konferanse og eget trykkmateriell. Profilbilder av de ansatte var også en sentral del av detnye sosiale intranettet (lansert 01.oktober 2012) hvor brukerne kan kommunisere og hadialog med hverandre (inspirert av sosiale medier som f.eks. Facebook).

Bildeprosjektets første ledd var portrettbilder til intranett. Når de nye eksterne nettsidenekommer på plass ønsker vi å benytte dem også i offentlig sammenheng. Publisering utenforvårt eget intranett krever i tråd med åndsverksloven § 45c tillatelse fra den enkelte.

Gode profilbilder gir oss større oversikt og nærhet til kolleger på tvers av fagfelt oggeografisk plassering. Du ser hvem du "snakker"/deler, samarbeider med og et navn og tittelfår en ekstra dimensjon. Fylkeskommunen er en organisasjon med 2800 ansatte over helefylket fordelt på 22 videregående skoler, 32 tannklinikker og mange ansatte påsentraladministrasjonen med ansvar for samferdsel, opplæring, tannhelse, regional utvikling,kultur og folkehelse.

Profilbilder er et enkelt og effektivt «sosialt element» som medarbeidere kan bruke seg imellom, men som vi også kan benytte i forhold til innbyggerne på vårt nye internett (bli merutadvendte og bygge relasjoner). Det vil også være et nyttig verktøy for nytilsatte for å kunnesortere hvem som er hvem.

Hvorfor ta bildene profesjonelt- Entydige, profesjonelle bilder med likt uttrykk- Bildene kan benyttes både eksternt og internt (inter- og intranett)- Bildene kan benyttes i presse/ trykksak sammenheng- Lett å se hvem som avbildes



- Bildene blir lagret i en solid og oppdatert bildedatabase som også vil være nyttig veden evt. krisesituasjon.- Terskelen for å la seg fotografere og legge ut bilde blir lavere ved bruk av profesjonellfotograf.- Hvis vi krever/ønsker at profilbilde skal legges ut (både på intra- og internett) bør vigjøre dette tilgjengelig ved å tilby fotografering.

Kommunikasjonsavdelingen har basiskompetanse og utstyr for å ta bilder, og tar mangebilder i dag, både ute på arrangement og av personer. Mange skoler har også godkompetanse og utstyr for å ta bilder selv. Andre skoler benytter profesjonelle fotografer i uliksammenheng..Dette prosjektet innebar at alle ansatte skulle fotograferes. Innenfor rimelige tidsrammervurderte vi det som lite realistisk å håndtere dette internt. Bruk av interne ressurser har ogsåen kostnad, og ville lett blitt både dyrere og gitt dårligere kvalitet, enn profesjonelle krefter.

Om anbudsprosessenTidlig i prosessen ble det avklart med både Kommunikasjonsavdelingen og Fagenhet forvideregående opplæring at oppdraget var for stort og komplekst til at det var lønnsomt ellermulig å benytte interne ressurser eller elever fra de videregående skolene (medielinjene).Det ble også vurdert om brukerne selv (ansatte) kunne legge inn bilder, men styringsgruppenfor Digsamprosjektet var tydelig på at det ikke var ønskelig ut fra hensynet til kvalitet og detvisuelle uttrykket som da ville framstå veldig forskjellig.

Oppdraget ble derfor utlyst i en begrenset anbudskonkurranse hvor 4 lokale tilbydere bleinvitert. De fire tilbyderne var: Berre as, Studio G, Fame Fotograf Schrøder og FotografEidsmo. Fotograf Therese Lee Jansen ble også forespurt om å levere inn tilbud, men avsto.

Det ble satt en øvre kostnadsramme på 499.000,-

Tildelingskriteriene var Pris: 50 % Oppdragsforståelse/metode 25 % Fremdriftsplan 25 %

De 4 innleverte tilbudene ble individuelt vurdert av 4 personer (hvorav 1 ekstern medfotofaglig bakgrunn). Resultatet av de fire vurderingene ble slått sammen og utgjør densamlede poengsum for de to kriteriene ”oppdragsforståelse og fremdriftsplan”.

Etter at pris og poeng ble satt inn i anbudsmatrisen ble resultatet som følger:1: Berre as 7,66 poeng2: Studio G 7,50 poeng3: Fame 7,04 poeng4: Fotograf Eidsmo 4,91 poeng

3 av 4 tilbydere hadde omtrent samme pristilbud.

Om vurderingen:Berre as:Vinner av anbudskonkurransen basert på samlet vurdering av det økonomisk mestfordelaktige tilbud i h.h.t. de kriterier som er definert i konkurransegrunnlaget.



For tildelingskriteriet Pris fikk de 2,66 poeng. En grundig beskrivelse av hvordan de ønsket ågjennomføre oppgaven, hvilke ressurser de stilte til rådighet samt et realistisk tidsskjemamed milepælsplan ga dem full score på tildelingskriteriene Oppdragsforståelse ogFremdriftsplan.

Studio G:For tildelingskriteriet Pris fikk de full score med 5 poeng. På kriteriet Oppdragsforståelse ogmetode samt Fremdriftsplan ble de trukket blant annet for en mindre konkret beskrivelse avhvordan oppgaven skal gjennomføres og for et tidsskjema så stramt at vi vurderte det somvanskelig gjennomførbart. I tillegg ble de trukket for manglende milepælsplan som etterspurti anbudsforespørselen.

Fame:For tildelingskriteriet Pris fikk de en noe høyere score enn vinneren av anbudet. På kriterietOppdragsforståelse og metode samt Fremdriftsplan ble de trukket noe for manglendebeskrivelse av ansatte som deltar i leveransen og for manglende milepælsplan sometterspurt i anbudsforespørselen.

Fotograf Eidsmo:For tildelingskriteriet Pris fikk de samme score som vinneren av anbudet. For kriterietOppdragsforståelse og metode samt Fremdriftsplan ble de trukket blant annet for hvordanoppgaven var planlagt gjennomført samt for et tidsskjema så stramt at det etter vårt skjønnvar vanskelig gjennomførbart. I tillegg ble de trukket for manglende milepælsplan sometterspurt i anbudsforespørselen. At de ansatte ved våre tannlegekontor måtte reise tilnærmeste videregående skole for å bli fotografert trakk også poengsummen ned.

KlagefristBrev om resultatet av anbudskonkurransen ble sendt ut til de 4 tilbyderne og det ble gitt enklagefrist frem til den 03.12.12, kl 12.00.Ingen klager ble fremstilt. Kontrakt ble inngått med Berre AS ved første mulighet etter fristensutløp.

JournalføringSaksdokumenter som ikke kan unntas offentlighet skal lagres i vårt elektroniske arkivsystemslik at utgående korrespondanse fremgår av postjournalen. Anbudsdokumenter, som f.eks.anskaffelsesprotokoll og tilbud unntas normalt offentlighet (offl. § 23 (3)) fram til at oppdragettildeles i form av tildelingsbrev og avslagsbrev. Her ser det ut til at når beslutningen var tatt,så har ikke disse dokumentene blitt lagret riktig i arkivsystemet vårt. Det er å beklage fra vårside at dokumentene derfor ikke er kommet med på postjournalen.

Utforming av anbudsgrunnlagTorhild Aarbergsbotten stiller følgende spørsmål: «hvordan anbudsgrunnlagene blir utformetnår et tilsynelatende kvalitativt like godt tilbud til halve prisen blir avvist grunnet rigideanbudskriterier?»

Studio G sitt skriftlige tilbudVi oppfatter det slik at spørsmålet bygger på det premisset Studio G er referert på iAdresseavisen,; de mener å kunne levere like godt som de andre på ikke-priskriterier(oppdragsforståelse/metode og fremdriftsplan). Vi konstaterer at evalueringsgruppen ikkevurderte Studio G sitt tilbud slik etter å ha lest tilbudet og sammenholdt det med de øvrige.Her måtte vurderingen gjøres ut fra det materialet Studio G hadde levert inn i sitt skriftligetilbud, og som var lite utdypende. Ved valg av anbudsform, vanlig anbudskonkurranse, er det



etter reglene ikke mulig å supplere anbudet. Etter tilbudsåpningen gjelder etforhandlingsforbud mellom partene. Eventuelle uklarheter om innholdet i et tildelingskriteriummå avklares før tilbudsåpningen. Det påligger tilbyderne selv å utforme gode tilbud som kanvinne frem i forhold til de andre.

Studio Gs tilbud ble ikke avvist, men altså vurdert opp mot tildelingskriteriene slik de åpentvar framholdt i grunnlaget for konkurransen.

Utforming av konkurransegrunnlag – valg av konkurranseformAnskaffer må i forkant av innbydelse/utlysning velge anskaffelsesform ut fra terskelverdiene ianskaffelsesforskriften. Den vanligste konkurranseformen er anbudskonkurranse utenforhandling, hvor man enten henvender seg til et utvalg bestemte leverandører, eller lyser utat man vil ha anbud fra interesserte uten begrensning av antall. Velger man å ha enkonkurranse med forhandling må man normalt sette av lengre tid. Vanligvis brukes dette nårleveransens innhold er vanskelig å spesifisere.

Tildelingskriterier må vurderes konkret for hver enkelt anskaffelse. Man kan fritt velge åvektlegge bare pris, eller en modell hvor pris inngår som del av en totalvurdering. Det siste erdet vanligste, og hva som kommer til å avgjøre konkurransen bør kunne leses ut avkonkurransegrunnlaget.

Rigide anbudsregler – tildelingskriterierForskriften styrer også i hvilken grad man plikter å angi tildelingskriterier og deres relativevekt i utlysningen. For anskaffelser under kr 500 000 gjelder det ikke direkte krav om å inntakriterier og deres vekt på forhånd. Oppdragsgiver er imidlertid alltid pålagt å sikreivaretagelse av grunnleggende krav om likebehandling, forutberegnelighet, gjennomsiktighetog etterprøvbarhet.

Oppdragsgiver har virkemidler for å sikre seg dekning av behovet for anskaffelsen. Herunderå bruke f.eks. kvalifikasjonskrav, minstekrav og/eller å evaluere tilbyderne på områder somer sentrale for anskaffelsen. Dette siste, kombinert med en anbudskonkurranse utenforhandling med et begrenset utvalg tilbydere, er det som normalt best sikrer framdrift. Nårman har valgt en slik prosedyreform, så må man selvsagt holde fast ved det som tilbyderneer bedt om å konkurrere på – uavhengig av hva som best skulle passe en enkelt tilbyder. I enanbudskonkurranse kan man ikke endre spillereglene undervegs.

STFK Kommunikasjon bemanningJulen 2011: 1 medarbeider går av med pensjon. Avdelingen bestod av 3 medarbeidere.

August 2012- Informasjonsavdelingen blir egen enhet: "Kommunikasjonsenheten" ogkommunikasjonssjef blir ansatt.

Pr. Dags dato består avdelingen av 3 kommunikasjonsrådgivere og 1 kommunikasjonssjef.

Tatt i betraktning at Sør-Trøndelag fylkeskommune er en organisasjon med 2800 ansatte ogmange ulike virksomhetsområder er ressursbruken knyttet til kommunikasjons- oginformasjonsarbeid relativt moderat.Til sammenligning består kommunikasjonsenheten i Trondheim kommune av 11medarbeidere, Nord- Trøndelag fylkeskommune har 6 medarbeidere ogAkershus fylkeskommune har 8 kommunikasjonsmedarbeidere.

________________________________________________________________

Fra: Karen EspelundSendt: 02.09.2013Til: Jan-Åge Sneve GundersenKopi: Jørn Arve Flått;Bjørn Henrik A HellandsjøEmne: Kontrollkomiteens behandling av "fotosaken"________________________________________________________________

Hei - rådmannen supplerte muntlig notatet som ble forelagt Fylkesutvalget med følgende opplysning somjeg med dette oversender skriftlig i forkant av Kontrollkomitemøtet den 11.9:

Kommunikasjonsavdelingen gikk i første omgang (9. oktober 2012) ut til 5 leverandører og ba om etforenklet pristilbud på oppdraget.

Undervegs som man besvarte spørsmål fra tilbyderne om forståelsen av grunnlaget for konkurransen, bleman oppmerksom på at det ikke var angitt noen øvre prisramme for prosjektet. Det ble da besluttet at manskulle avlyse konkurransen, og be om nye tilbud hvor den nye forutsetningen var hensyntatt.Konkurransen ble derfor avlyst 17. oktober, og det ble opplyst at et nytt konkurransegrunnlag snarlig villebli sendt ut. Det ble opplyst at allerede innleverte tilbud ikke skulle bli vurdert. 2 leverandører hadde dainnsendt sine tilbud.

Undervegs i korrespondansen ble STFK gjort oppmerksom på at Studio G hadde lavsesong i en periodeetter årsskiftet.

Det ble deretter utformet et mer utførlig konkurransegrunnlag, hvor kjøreregler var mer klargjort enn i detførste som gikk ut.

Med vennlig hilsenKaren Espelund

Karen Espelund

Fylkesdirektør for Regional Utviikling

FylkesrådmannenPostboks 2350, Sluppen7004 Trondheim

Lync adresse: [email protected] <sip:[email protected]>

73 86 62 74 / 906 63 13573 86 60 00 (sentralbord)www.stfk.no

Selskapskontroll - MedTech - forslag til innretning


Saksbehandler: Jan-Åge Sneve GundersenArkivkode: 216, &58Arkivsaknr.: 13/90-5

Kontrollutvalgssekretariatets innstillingKontrollutvalget tar prosjektskissen fra Revisjon Midt-Norge til orientering.

Kontrollutvalget ber om at prosjektet med selskapskontroll – Medtech leveresinnen 31.januar 2014, med en ressursramme på inntil 200 timer, hvorav 150timer benyttes i 2013.

SaksutredningKontrolluvalget bestilte i møte 29.5.2013 en selskapskontroll av Medtech. Ivedtaket ble Revisjon Midt-Norge bedt om å komme tilbake til utvalget med enprosjektskisse, med et forslag til innrettning, samt leveringsfrist ogressursramme.

Det ble fattet følgende vedtak i sak 020/13:

Kontrollutvalget bestiller en selskapskontroll i Medtech Trondheim AS ogber Revisjon Midt-Norge komme tilbake med en prosjektskisse med forslagtiltimeressurs og levering til utvalgets møte i september.

Kontrollutvalget ber sekretariatet følge opp dialogen med revisjonen påvegne avutvalget fram til levering av prosjektplan og ferdig rapport.

Prosjektplan ble mottatt av sekretariatet den 28.8.2013 og er lagt ved saken utsendt tilutvalget. Revisor Arve Gausen vil redgjøre for planen i utvalgets møte.

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjonSekretariatet anbefaler utvalget å sette seg inn i prosjektskissen og deproblemstillinger som er presentert som aktuelle, for og kunne vurdere detvidere arbeidet med forvaltningsrevisjonen.

REVISJON MIDT-NORGE IKS

PROSJEKTPLAN 2013Kommune:STFK

Prosjekt:Selskapskontroll

Oppdragsansvarlig:AGA

Prosjektnr.:3576

Styringsgruppe, dato:23.8.2013

side 1 av 6

Selskapskontroll i MedTech Trondheim AS

BAKGRUNN1.

I brev av 6.6.2013 fra Kontrollutvalgssekretariatet ble det bestilt selskapskontroll av MedTech Trondheim

AS etter plan for Selskapskontroll 2012-2013 . Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i sak 20/2013:1

Kontrollutvalget bestiller en selskapskontroll i MedTech Trondheim AS og ber Revisjon Midt-

Norge komme tilbake med en prosjektskisse med forslag til timeressurs og levering til utvalgets

møte i september. Kontrollutvalget ber sekretariatet følge opp dialogen med revisjonen på vegne

av utvalget fram til levering av prosjektplan og ferdig rapport.

1.1 SAKSUTREDNING

Det vises til at selskapskontrollen kan rette seg mot å se nærmere på om prosjektet har oppnådd det

forventede ved opprettelsen, og oppfyller sine formål etter forventningene. Samt om det kan forventes at

selskapet evner å oppfylle dette i nåværende form. Det kan være relevant å se nærmere på om eier har

fulgt opp selskapet, samt om selskapet har evnet å etterleve eiers styringssignaler.

MedTech Trondheim AS ble etablert 12.10.2004 av Sør Trøndelag fylkeskommune, SIVA, NTNU Tech-

nology Transfer AS, Sinvent AS, St Olavs Hospital HF og Helse Midt Norge RHF. Selskapet er en vide-

reføring av et partnerskap med basis i en intensjonsavtale mellom stifterne om å gjennomføre en lang-

siktig satsing på ”Medisinsk Teknologi – Innovasjon og Næringsutvikling”.

Etter at Sør-Trøndelag fylkeskommune overtok alle aksjene i 2010 ble virksomheten begrenset til kun å2

forvalte såkornfondet på sju millioner. Vedtektene til selskapet ble også endret i 2010. Det er ingen an-

satte i selskapet og styret i selskapet består av fem medlemmer med en observatør, det er også oppret-

tet en investeringskomité på fire medlemmer som tildeler støtte ut fra etablerte kriterier. Styreleder i sel-

skapet er også daglig leder for selskapet og sekretær for investeringskomiteen.

1 Vedtatt av Fylkestinget i sak 22/12 i møtet 25.4.2012 aksjekapital er på kr 102 000 per 31.12.2012.

2 Fylkestingets sak 79/2009 – erverv av aksjer i MedTech Trondheim AS.





Prosjektnr.:3576


side 2 av 6

Investeringskomiteen bevilger midler etter søknad og oppsatte kriterier for tildeling. I modellen som er

valgt er det fokus på å være med å gi finansieringsstøtte til prosjekter som har vært igjennom utvikling i

FoU-miljø og er i en ventefase for å få kvalitetssikret og verifisert teknologien, før den kan utvikles hos

industrien for produksjon imot et marked. Prosjekter som er aktuelle å støtte må inneha et globalt mar-

ked, potensiale for en omsetning for 100 millioner kroner per år og være en unik teknologi med patent-

beskyttelse. Det må være gjennomførbart til suksess, foreligge en plan for verifikasjonsfasen og en

kommersialiseringsplan, og teknologien må komme hovedsakelig fra SINTEF, NTNU eller St Olavs hos-

pital. Prosjekter selskapet kan støtte er innenfor eks. kreftbehandling, kreftmedisin, ultralydteknologi og

andre typer legemidler.

Selskapet har vedtektsfestet at det ikke skal utbetale utbytte til eier. Fondsmidlene gis rentefritt som et

lån til prosjekter som får innvilget søknadene og beløpet tilbakebetales i sin helhet samt avtalt avkast-

ning, hvis og når prosjektet oppnår suksess. Midler som faller tilbake fra prosjektene skal benyttes til å

vedlikeholde selve fondet.

AVGRENSING OG PROBLEMSTILLING2.

2.1 AVGRENSNING

Selskapets formål er definert i selskapets vedtekter, og det følger av bestillingen at disse er sentrale i

undersøkelsen.

MedTech Trondheim AS skal:

- Ikke ha erverv til formål

- Støtte næringsutvikling innenfor medisinsk teknologi

- Bidra til at regionen utvikles til et tyngdepunkt når det gjelder verdiskapning knyttet til medi-

sinsk teknologi

- Det skal ikke utbetales utbytte til Selskapets aksjonærer

Vi legger opp til en todelt innretning av undersøkelsen, iht. kontrollutvalgets bestilling:

Den første omhandler fylkeskommunens eierstyring.

Den andre omhandler en vurdering av om økonomi i selskapet og om støtten til medisinsk tekno-

logi er i samsvar med vedtektene.





Prosjektnr.:3576


side 3 av 6

2.2 PROBLEMSTILLINGProblemstilling 1: Forvalter STFK sitt eierskap i MedTec Trondheim AS i tråd fylkestingets vedtak, selskapslovgiv-

ningen og normer for eierstyring?

I denne problemstillingen vil vi se nærmere på hvordan STFK opptrer som eier. STFK har vedtatt en

eierskapspolitikk, med føringer for hvordan eierrepresentantene skal forholde seg til de selskapene fyl-

keskommunen har eierandeler i. Vi vil vurdere om denne eierskapspolitikken følges for eierskapet i

MedTech. Videre gir selskapslovgivningen (her: aksjeloven) og KS’ anbefalinger for eierskap visse fø-

ringer for hvordan eierskap skal utøves.

Problemstilling 2: Er selskapets økonomi og støtte til medisinsk teknologi i samsvar med formålet?

I denne problemstillingen vil vi innhente informasjon om selskapets økonomi legger til rette for å bidra

med støtte til medisinsk teknolog som igjen bidrar til at regionen utvikles til et tyngdepunkt, innen dette

feltet. Det vil også gis informasjon om søknader, hvilke prosjekter man gir støtte til i dag og om noen av

disse har lyktes eller ser ut til å lykkes, alternativt om støtten anses som tapt.

KONTROLLKRITERIER3.

I det følgende blir det gjort rede for hvilke dokumenter kontrollkriteriene for undersøkelsen skal hentes

fra.

3.1 FYLKESKOMMUNENS VEDTAK

STFK har fattet en rekke vedtak om hvordan de skal utøve sitt eierskap i alle selskap de har eierandeler

i. Vi vil undersøke om disse vedtakene følges for oppfølgingen av Medtech:

• FT-sak 43.2013 – eierskapsutvalgets melding til fylkestinget - 2013

STFK har gjennom denne og tilsvarende saker utarbeidet konkrete eierskapsstrategier for valgte selskap

med eierinteresser i. Hvis en slik strategi finnes for MedTech, blir den et grunnlag for videre kriterier.





Prosjektnr.:3576


side 4 av 6

STFK har også vedtatt retningslinjer for deltagelse i generalforsamling, som gir aktuelle føringer for kon-

takten med det enkelte selskap. Blant de sentrale punktene i retningslinjene er:

• Krav til møtende representant

• Fullmaktsforhold

• STFKs krav til selskapet i generalforsamling, herunder krav til styret og rutiner for tilbake rap-

portering fra generalforsamling

3.2 KS’ ANBEFALINGER

KS har utarbeidet en rekke anbefalinger for aktivt eierskap i kommunesektoren. Anbefalingene har rele-3

vans som kriterier for å vurdere kommunens utøvelse av eierskap i selskapet. KS omtaler 19 tema med

tilhørende anbefalinger. Det dreier seg om anbefalinger til kommunens folkevalgte og administrasjon, til

kommunens eierrepresentanter, og til hvilke krav kommunen bør stille til selskapene.

De mest sentrale anbefalingene for denne undersøkelsen er:

Fylkeskommunen har etablert en klar og presis eierstrategi for sitt eierskap, der forventningene til

selskapet kommer tydelig fram

Fylkestinget oppnevner politisk ledelse til eierorganet

Det er klar og forutsigbar kommunikasjon mellom fylkestinget og eierorganet

Fylkeskommunen stiller krav om et profesjonelt styre med komplementær kompetanse

Eierne etablerer rutiner for styrets egenvurdering av kompetanse

Fylkeskommunen har et bevisst forhold til styregodtgjørelse

Styremedlemmer er registrert i styrevervregisteret

3 Ks-anbefalinger





Prosjektnr.:3576


side 5 av 6

3.3 SELSKAPSLOVGIVNING

Aksjeloven

I følge aksjeloven utøver aksjeeierne den øverste myndigheten i selskapet gjennom

generalforsamlingen (§ 5-1). Hver aksje gir en stemme dersom ikke annet følger av lov eller vedtekter (§

5-3). Forvaltningen av selskapet ligger til styret, og medlemmene blir valgt av

generalforsamlingen (§ 6-3). Styret skal sørge for forsvarlig organisering av virksomheten (§ 6-12) og

føre tilsyn med den daglige ledelsen av selskapet (§ 6-13).

I selskapets vedtekter er formålet for virksomheten beskrevet og vil være kriterie i denne undersøkelsen.

METODE4.

Vi vil hente data fra eierrepresentant, styreleder/dagligleder/sekretær og et utvalg av investeringskomi-

teen for å få deres syn på problemstillingene.

Vi vil intervjue STFKs eierrepresentant, styreleder/dagligleder/sekretær i investeringsfondet i selskapet

for å få informasjon om hvordan eierutøvelsen skjer i praksis, og om denne er i tråd med lover, vedtak og

anbefalinger. Et utvalg av medlemmer i investeringskomiteen kan være aktuelle å intervjue for å få in-

formasjon om bidrag og støtte er i samsvar med vedtektene og utfordringer i dette. I tillegg vil vi innhente

protokoller fra styremøter og generalforsamling til selskapet. Disse gir grunnlag for å vurdere om sty-

ringsforholdene i selskapet er i tråd med lover og anbefalinger. Vi vil også innhente eventuelle eiers-

kapsstrategier og rapporter fra generalforsamling, i tillegg til andre fylkeskommunale vedtak som kan

inneholde føringer for eierstyringen av selskapet.

Vi vil innhente dokumenter med informasjon fra selskapet som omhandler selskapets økonomi og støtte

til medisinsk teknologi for å vurdere om denne er i tråd med vedtektene til selskapet.

4.1 ÅPNE KILDER

Selskapskontrollen vil til dels bygge på analyse av informasjon fra åpne kilder, det vil si Foretaksregiste-

ret og www.proff.no.





Prosjektnr.:3576


side 6 av 6

4.2 DOKUMENTANALYSE

Dokumentanalysen vil omfatte følgende dokumenter:

Fylkeskommunens eierskapsmelding

Fylkeskommunens eierskapsstrategi for selskapet

Siste tre års avgitte årsmeldinger og årsregnskap for selskapene samt årsrapporter

Revisjonsberetning fra selskapets revisor de siste tre år

Andre relevante dokument som gir retningslinjer for oppfølging og drift av selskapet

4.3 VERIFISERINGSPROSESSER OG HØRING

Alle intervju skal verifiseres av intervjuobjektene. En foreløpig utgave av rapporten sendes på høring til

styreleder/daglig leder i selskapet og STFKs eierrepresentant. Høringssvar vedlegges rapporten.

ORGANISERING AV PROSJEKTET5.

5.1 PROSJEKTORGANISERING OG TIMERESSURSER

Prosjektet gjennomføres til 200 timer med overlevering til kontrollutvalgets sekretariat 31.1.2014.

Bestillingsprosess forvaltningsrevisjon



Kontrollutvalgssekretariatets innstillingSaken fremmes uten innstilling.

VedleggRSK001 Standard for forvaltningsrevisjonAvtale forvaltningsrevisjon

SaksutredningDet har i flere sammenhenger blitt ytret ønske fra medlemmer avkontrollutvalget om en diskusjon rundt bestillingsprosessen forforvaltningsrevisjon. På bakgrunn av dette fremmes derfor denne saken.Kontrollutvalget må selv ta en vurdering av erfaringene med dagensbestillingsprosess og eventuelle ønsker om forbedringer.

Tor Arne Stubbe fra Revisjon Midt-Norge vil i møtet gi en presentasjon avbestillingsprosessen fra revisors synspunkt.

Grunnlag for gjenomføring av forvaltningsrevisjonForvaltningsrevisjon er hjemlet i kommuneloven § 77 nr. 4 jf. forskrift omkontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kapittel 5. God revisjonsskikk forforvaltningsrevisjon er av Norges kommunerevisorforbund konkretisert i RSK 001standard for forvaltningsrevisjon som baserer seg på internasjonale standarder,og er bindende for forbundets medlemmer.

RSK 001 stiller krav om at revisor må gjennomføre forvaltningsrevisjonen isamsvar med kontrollutvalgets bestilling. Revisor skal videre:

(…)vurdere om kontrolltuvalgets bestilling lar seg gjennomføre, og omrevisor er faglig uavhengig. Dersom revisor finner det påkrevd, må revisoravklare bestillingen med kontrollutvalget, eventuelt vurdere å si fra segforvaltningsrevisjonsprosjektet.

Videre utdyper standarden det som kalles revisjonsdialogen, som erkommunikasjonen mellom revisor og bestiller, revidert enhet og andre relevanteaktører. Her heter det blant annet at:

Dersom revisor ser behov for å endre prosjektets problemstilling(er) ellerannet underveis i en slik grad at det har vesentlig betydning i forhold tilbestillingen, skal dette avklares med kontrollutvalget.

Standarden spesifiserer også at det skal utarbeides en skriftlig prosjektplan somspesifiserer problemstillinger, revisjonskriterier og metodebruk, men det er ikkenoe pålegg om at denne planen skal legges frem for kontrollutvalget eller andre.

Kontrollutvalget inngår årlig en avtale med Revisjon Midt-Norge som blant annetskal regulere forholdet mellom kontrollutvalget som bestiller og revisor somutfører. Av denne avtalen for 2013 fremgår det blant annet under punkt 4,spesifikasjon av oppdragene, at:

Rammer for oppdragene skal avklares mellom kontrollutvalget av revisor.

Revisor skal utføre forvaltningsrevisjon innenfor de rammene som er avtaltog informere kontrollutvalget dersom prosjektet ikke lar seg gjennomføreinnenfor de gitte rammene.

Videre er det et eget punkt 5.1 om kommunikasjon om utførelse og resultat avoppdragene. Dette lyder:

Kontrollutvalget og revisor skal ha en dialog seg imellom, som gjør at alleer i stand til å utføre sine oppgaver systematisk, effektivt og målrettet.

Dersom kontrollutvalget ønsker det, skal revisor legge fram prosjektskissefor kontrollutvalget før oppstart av selve undersøkelsen.

Revisor skal informere kontrollutvalget om eventuelle endringer iprosjektet.

Revisor skal etter prosjektets avslutning rapportere til kontrollutvalget omfaktisk timeforbruk.

På forespørsel skal revisor redegjøre for status til kontrollutvalget.

Kontrollutvalget skal gjennom sitt sekretariat legge til rette for tydelig ogeffektiv dialog med revisor.

Dagens praksisBestilling av forvaltningsrevisjon har i inneværende valgperiode normalt foregåttetter følgende modell:

1. Kontrollutvalget fremmer forslag til plan for forvaltningsrevisjon somvedtas av fylkestinget.

2. Kontrollutvalget vedtar en fremdriftsplan for forvaltningsrevisjon påbakgrunn av planen.

3. Sekretariatet fremmer forslag til bestillinger på bakgrunn avfremdriftsplanen som vedtas av kontrollutvalget. Bestillingsvedtaketinneholder vanligvis et tema, en timeramme og en leveringsfrist.

4. Revisor sender en bekreftelse til sekretariatet på at oppdraget er akseptertsamt uavhengighetserklæring.

5. Revisor presenterer en skisse til innretning på prosjektet forkontrollutvalget, som regel i form av en powerpoint-presentasjon medskissering av metode og problemstillinger. Kontrollutvalget gir muntligetilbakemeldinger på denne.

6. Revisor utarbeider rapporten på eget grunnlag. Eventuelle avklaringer tasmed sekretariatet underveis. I enkelte tilfeller legges også prosjektplanfrem for kontrollutvalget.

7. Ferdig rapport leveres til sekretariatet innen tidsfrist, som regel ca. 2 ukerfør møte i kontrollutvalget.

8. Sekretariatet skriver saksframlegg og kommer med innstilling til vedtak tilkontrollutvalget som sendes ut sammen med rapporten en uke førkontrollutvalgets møte.

9. Kontrollutvalget innstiller overfor Fylkestinget som fatter vedtak i saken.

Særlig å merke seg her er at vi i nåværende praksis mellom kontrollutvalget ogRevisjon Midt-Norge har valgt å skille mellom prosjektplan, som er et dokumentregulert i RSK 001 og prosjektskisse som er en friere presentasjon av revisorsforeløpige tolkning av oppdraget og forslag til innretning. Det er ikke fast praksisat prosjektplan legges frem for kontrollutvalget i alle oppdrag. Normalt brukerkontrollutvalget å orienteres av revisor om foreslått innretning på prosjektet,men forbeholder seg ikke retten til å skulle godkjenne problemstilligner ellerøvrig innretning.

Ytterligere vedtak i kontrollutvalget gjøres normalt sett bare dersom det finnesnødvendig å presisere eller justere bestillingen eller endre på rammene forprosjektet.

Det er i dag som hovedregel to steg i bestillingsprosessen av de konkreteprosjektene. Først et møte der det foretas en bestilling, deretter et møte derrevisor presenterer innretning og får tilbakemeldinger fra utvalget. Med møtermed ca. en måneds mellomrom medfører dette at det tar minst 1 måned frabestilling til prosjekter kan komme skikkelig i gang. I tillegg må det, for høring tilfylkesrådmannen og ferdigstilling, påregnes inntil en måned fra utkast til rapporter ferdig til den kan leveres fra revisjonen til kontrollutvalget, deretter normalt touker til saksbehandling og utsendelse før behandling i kontrollutvalget og to ukerderetter før behandling i fylkestinget. Dette betyr at med dagens prosess gåromtrent 3 måneder av tiden mellom vedtak om bestilling ogfylkestingsbehandling med til selve bestillings- og saksbehandlingsprosessene ifor- og etterkant.

Kontrollutvalgssekretariatets vurderingDet er viktig å ha en bestillingsprosess som er hensiktsmessig både forkontrollutvalget og revisor, og legger til rette for en effektiv utnyttelse avressursene.

God innvolvering av, og dialog mellom, alle parter er viktig for å avklareforventninger og muligheter og sørge for at det i størst mulig grad blir samsvarmellom det kontrollutvalget ønsker og det revisjonen leverer.

Det er på den andre siden viktig at dialogen legges på et hensiktsmessig nivå,slik at det ikke brukes unødig mye tidsressurser, og at ikke revisorshandlingsrom, basert på god fagkompetanse, begrenses for mye. Det gjelder åfinne en god balanse mellom kontrollutvalgets behov for styring og revisors frihettil å kunne gjennomføre prosjektet på en god og effektiv måte som gir et godtfaglig resultat.

Det er derfor viktig at kontrollutvalget gjør en vurdering av hvilke beslutningerdet er viktig og nødvendig at kontrollutvalget er involvert i, og hvilkebeslutninger det er hensiktsmessig at overlates til revisor.

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjonKontrollutvalget må selv vurdere om dagens prosess er hensiktsmessig for åivareta behov for politisk styring, effektiv ressursbruk og god utnyttelse avrevisors fagkompetanse.

RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon © NKRF 1. februar 2011 1

RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon

Fastsatt av NKRFs styre 1. februar 2011 og gjort gjeldende som god kommunal revisjonsskikkfor forvaltningsrevisjonsprosjekter med oppstart etter samme dato.

Innhold PunktInnledning 1-5Krav til revisor 6-9Bestilling 10-11Revisjonsdialogen 12-17Prosjektplan 18-19Problemstilling(er) 20-21Revisjonskriterier 22-25Metode og data 26-30Vurderinger og konklusjoner 31-33Anbefalinger 34Prosjektrapport 35-41Dokumentasjon 42-44Kvalitetssikring og kvalitetskontroll 45-47

Denne standarden angir hva som er god kommunal revisjonsskikk i forvaltningsrevisjon,og består av grunnleggende prinsipper og revisjonshandlinger i forvaltningsrevisjon. Tekstskrevet med uthevet skrift er obligatoriske krav. For å forstå og anvende de grunnleggendeprinsipper og nødvendige revisjonshandlinger, må man ta hensyn til hele teksten istandarden.

Innledning

1) Rammene for denne standarden følger av lov om kommuner og fylkeskommunerkapittel 12, forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner og forskrift omrevisjon i kommuner og fylkeskommuner mv.

2) Hensikten med denne standarden er å fastsette normer for og gi veiledning omplanlegging, gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjonsprosjekter i kommunerog fylkeskommuner.

3) Standarden baserer seg på internasjonale prinsipper og standarder fastsatt avInternational Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) og Institute ofInternal Auditors (IIA).

4) Gjennomføring av forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave i kommuner ogfylkeskommuner. Kontrollutvalget skal påse at det årlig blir gjennomførtforvaltningsrevisjon, og at det utarbeides plan for forvaltningsrevisjon basert på enoverordnet analyse. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget.

http://www.lovdata.no/all/tl-19920925-107-014.html

http://www.lovdata.no/for/sf/kr/kr-20040615-0905.html

http://www.lovdata.no/for/sf/kr/kr-20040615-0904.html

http://www.intosai.org/

http://www.theiia.org/


5) Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi,produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtakog forutsetninger. Forvaltningsrevisjon skal ikke overprøve politiske prioriteringer som erforetatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer.

Krav til revisor

6) Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor må oppfylle kvalifikasjonskravene i § 11 iforskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner.

7) Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor må sørge for at forvaltningsrevisjonengjennomføres med tilstrekkelig kunnskap om og ferdigheter i relevant metodikk, ogmed tilstrekkelig kunnskap om temaet som revisjonen omhandler.

8) Revisor skal være uavhengig og objektiv ved utførelsen av sine oppgaver. For hvertforvaltningsrevisjonsprosjekt skal det gjennomføres og dokumenteres en vurderingav prosjektteamets uavhengighet. Uavhengigheten skal også vurderes løpendegjennom prosjektet.

9) Dersom revisor benytter arbeid utført av andre, skal revisor sikre at kravene ipunkt 8 er oppfylt også for disse.

Bestilling

10) Revisor må gjennomføre forvaltningsrevisjonen i samsvar med kontrollutvalgetsbestilling.

11) Revisor må vurdere om kontrollutvalgets bestilling lar seg gjennomføre, og omrevisor er faglig uavhengig. Dersom revisor finner det påkrevd, må revisor avklarebestillingen med kontrollutvalget, eventuelt vurdere å si fra segforvaltningsrevisjonsprosjektet.

Revisjonsdialogen

I det etterfølgende menes med administrasjonssjef også kommune-/fylkesråd og dagligleder og styre i kommunalt/fylkeskommunalt foretak.

12) God kommunikasjon med bestiller, revidert enhet og andre relevante aktører ernødvendig for en effektiv forvaltningsrevisjon. God kommunikasjon bidrar til forankringav revisjonsarbeidet, revisjonskriteriene og kvalitetssikring avforvaltningsrevisjonsprosjektet.

13) Revisor skal sende oppstartsbrev til administrasjonssjefen så tidlig som mulig iprosjektet og senest før datainnsamlingen starter.

http://www.lovdata.no/for/sf/kr/tr-20040615-0904-005.html#11


14) Det bør avholdes oppstartsmøte med administrasjonssjefen/revidert(e) enhet(er). Påoppstartsmøte bør det redegjøres for bakgrunn for prosjektet, problemstillinger,revisjonskriterier eller grunnlaget for disse, informasjonsbehov, tidsplan,undersøkelsesopplegg og rammer for dialogen med revidert(e) enhet(er) og andreinteressenter.

15) Dersom revisor ser behov for å endre prosjektets problemstilling(er) eller annetunderveis i en slik grad at det har vesentlig betydning i forhold til bestillingen, skaldette avklares med kontrollutvalget.

16) Administrasjonssjefen skal gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forholdsom framgår av rapporten. Høringssvaret skal vedlegges rapporten som går tilbehandling i kontrollutvalget. Det kan også være hensiktsmessig å presentere utkast tilrapport i et møte med administrasjonssjefen.

17) Endelig rapport skal oversendes kontrollutvalget med kopi til administrasjonssjefen.

Prosjektplan

18) For hvert prosjekt skal det utarbeides en skriftlig prosjektplan hvor detredegjøres for prosjektets problemstilling(er), revisjonskriterier eller grunnlaget fordisse, og metodebruk.

19) Prosjektplanen bør også redegjøre for planlagt tids- og ressursbruk inklusive bruk avekstern bistand og milepæler i prosjektet. I tillegg kan det i prosjektplanen redegjøres forbakgrunn for prosjektet, avgrensinger, formål og annen relevant informasjon.

Problemstilling(er)

20) Det skal utarbeides problemstilling(er) for den enkelte forvaltningsrevisjonen.

21) Med utgangspunkt i bestillingen fra kontrollutvalget må revisor operasjonalisereproblemstillingen(e) slik at de blir tilstrekkelig konkretisert og avgrenset til å kunnebesvares.

Revisjonskriterier

22) Med utgangspunkt i problemstillingen(e) skal det etableres revisjonskriterier forhvert forvaltningsrevisjonsprosjekt. Revisjonskriterier er de krav, normer og/ellerstandarder som forvaltningsrevisjonsobjektet skal revideres/vurderes i forhold til.

23) Revisjonskriteriene skal være begrunnet i, og utledet fra, autoritative kilderinnenfor det reviderte området.


24) Kilder til revisjonskriterier kan være:loverforskrifterforarbeiderrettspraksispolitiske vedtak, mål og føringeradministrative retningslinjer, mål, føringer og lignendestatlige føringer, veiledere og lignendeandre myndigheters praksisanerkjent teorireelle hensyn (vurderinger av hva som er rimelig, formålstjenlig, effektivt ellerlignende)

25) Revisjonskriteriene skal være relevante, konkrete og i samsvar med de kravenesom gjelder for forvaltningsrevisjonsobjektet innenfor den aktuelle tidsperioden.

Metode og data

26) Problemstillingen(e) i prosjektet er bestemmende for valg av metode for innsamling avdata. Eksempler på metoder som kan benyttes er: intervju, spørreskjema, observasjon,dokumentanalyse, statistiske analyser, regnskapsanalyse og systemanalyse. I den grad deter tjenlig, bør det benyttes flere metoder for innsamling av data.

27) I valg av metode må revisor sikre dataenes relevans (gyldighet, validitet) i forholdtil problemstillingen(e). Datainnsamlingen må gjennomføres på en måte som sikrerdataenes pålitelighet (reliabilitet).

28) Revisor må innhente data i tilstrekkelig omfang til å kunne gjøre vurderinger ogsvare på problemstillingen(e).

29) Data innsamlet ved hjelp av intervjuer skal som hovedregel verifiseres.

30) Data som inneholder personopplysninger, må behandles i tråd med kravene ipersonopplysningsloven.

Vurderinger og konklusjoner

31) Revisor må analysere de innsamlede dataene i forhold til revisjonskriteriene ogvurdere om praksis eller tilstand er i tråd med kriteriene.

32) Revisors vurderinger må være objektive og logiske.

33) På bakgrunn av vurderinger av dataene opp mot kriteriene skal revisorkonkludere i forhold til problemstillingen(e). Dersom revisor finner vesentlige avvik,skal dette komme tydelig til uttrykk i forvaltningsrevisjonsrapporten.

http://www.lovdata.no/all/nl-20000414-031.html


Anbefalinger

34) Der det er hensiktsmessig bør revisor gi anbefalinger. Anbefalinger må aldriformuleres som pålegg til administrasjonen. Revisor skal også være varsom med åforeslå detaljerte løsninger.

Prosjektrapport

35) Det skal skrives rapport fra hvert gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt.

36) Rapporten bør utformes så lesevennlig som mulig.

37) Rapporten skal vise sammenheng mellom problemstillinger, revisjonskriterier,innsamlede data, vurderinger, konklusjoner og eventuelle anbefalinger.

38) Praksis eller tilstand innen det reviderte området må beskrives i et omfang som itilstrekkelig grad underbygger revisors vurderinger og konklusjoner.

39) Det må gå klart fram hva som er presenterte data, og hva som er revisorsvurderinger.

40) Rapporten skal inneholde:sammendragbakgrunn for prosjektet/bestillingproblemstilling(er)metoderevisjonskriterierdatavurderingerkonklusjoner og eventuelle anbefalingeroversikt over sentrale dokumenter og litteraturadministrasjonssjefens kommentarer

41) Revisor kan selv vurdere omfanget og rekkefølgen av de enkelte delene i rapporten.Revisor kan utdype elementene i rapporten i vedlegg.

Dokumentasjon

42) Forvaltningsrevisjon skal dokumenteres på en måte som er tilstrekkelig til å gi entotalforståelse av utførelsen av prosjektet, og til å underbygge revisors vurderinger ogkonklusjoner.


43) Forhold som tilsier at det kan foreligge misligheter eller feil, skal dokumenteressærskilt med angivelse av hva revisor har foretatt seg.

44) Dokumentasjon skal oppbevares i 10 år. Det må vurderes om dokumentasjon ogsåmå oppbevares utover 10 år etter bestemmelsene i arkivlov/-forskrift. For øvrig anbefalesdet å følge kravene i ISA 230 Revisjonsdokumentasjon så langt de passer.

Kvalitetssikring og kvalitetskontroll

45) Utføring av forvaltningsrevisjon skal kvalitetssikres.

46) Kvalitetssikring skal sikre at undersøkelsen og rapporten har nødvendig faglig ogmetodisk kvalitet. Videre må det sikres at det er konsistens mellom bestilling,problemstillinger, revisjonskriterier, data, vurderinger og konklusjoner.

47) Revisjonsenheten må dokumentere et system for kvalitetskontroll. Det anbefales åfølge kravene i ISQC 1 Kvalitetskontroll for revisjonsfirmaer som utfører revisjon ogbegrenset revisjon av regnskaper samt andre attestasjonsoppdrag og beslektede tjenesterså langt det passer.



http://www.lovdata.no/for/sf/ku/ku-19981211-1193.html

http://www.revisorforeningen.no/arch/_img/9500022.pdf

http://www.revisorforeningen.no/arch/_img/9500014.pdf

Prosess for plan for forvaltningsrevisjon 2014-2015



Kontrollutvalgssekretariatets innstillingPlan for forvaltningsrevisjon 2014-2015 utarbeides i tråd med prosess skissert isaksfremlegget og legges fram for fylkestinget 18.-19. desember 2013.

SaksutredningKontrollutvalget skal i tråd med Forskrift om kontrollutvalg i kommuner ogfylkeskommuner § 10 skal forvaltningsrevisjon gjennomføres på bakgrunn av enplan som fremmes av kontrollutvalget og vedtas av kommunestyret. Denne skalvære basert på vurderinger av risiko og vesentlighet. For mer om plan forforvaltningsrevisjon, se kontrollutvalgsboken kapittel 6 .1

Gjeldende plan for forvaltningsrevisjon er vedtatt for 2012-2013. I tråd medetablert praksis om toårige planer for forvaltningsrevisjon er det derfor behov forå starte arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon for 2014-2015.

Prioriterte prosjekter i planen, og status for disse pr. 15.8.2013:

Prosjekt Status

1. Grunnskoleopplæring i barnevern- oghelseinstitusjoner

Rapport behandlet i FT-sak 1/13,27.2.2013

2. Oppfølging av klima- og energiplan Rapport behandlet i FT-sak 47/13,19.6.2013

3. Arbeid med trafikksikkerhet Rapport bestilt med leveringsfrist31.12.2013

4. Virkemidler i regional utvikling Rapport bestilt med leveringsfrist15.09.2013

5. Kulturminnevern Rapport behandlet i FT-sak 109/12,19.12.2012

6. Vedlikehold av fylkesveger Ikke bestilt7. Lærlingeordningen Ikke bestilt8. Skolebruksplan 3 – Forvaltnings-, drifts-

og vedlikeholdskostnaderRapport behandlet i FT-sak 108/12,19.12.2012

Det vil være rom for å bestille ytterligere ett prosjekt i løpet av 2013, medleveringsdato i 2014.

1 Kontrollutvalgsboken, s. 77. Boken ligger i mappen ”nyttige dokumenter” i GoodReader,eller kan lastes ned som PDF her:http://www.regjeringen.no/nb/dep/krd/dok/veiledninger_brosjyrer/2011/kontrollutvalgsboken-om-kontrollutvalget.html?id=632379

http://www.regjeringen.no/nb/dep/krd/dok/veiledninger_brosjyrer/2011/kontrollutvalgsboken-om-kontrollutvalget.html?id=632379

http://www.regjeringen.no/nb/dep/krd/dok/veiledninger_brosjyrer/2011/kontrollutvalgsboken-om-kontrollutvalget.html?id=632379

Overordnet analysePlanen skal i følge forskriften være basert på en analyse av risiko ogvesentlighet, kalt overordnet analyse. Det ble gjennomført et forholdsvisomfattende arbeid med å gjennomføre helt ny analyse i forkant av gjeldendeplan. Med et forholdsvis nytt analysedokument bør det ikke være behov for ågjøre hele analyseprosessen på nytt, men være tilstrekkelig å oppdateregjeldende dokument gjennom en noe enklere prosess.

I forbindelse med plan- og analysearbeidet for gjeldende plan ble detgjennomført dialogmøter med fylkesrådmannens direktører samt gruppe- ogkomitéledere i fylkestinget. Erfaringene med denne dialogen var god, og knyttetfylkesting og administrasjon tettere til planen. Det bør vurderes å gjennomføretilsvarende dialog i forbindelse med oppdatering av analyse og utarbeidelse av nyplan.

PlandokumentetI gjeldende plan ble det prioritert 8 prosjekter. Dette var noe færre enn tidligereplaner, og ble gjort ut fra et ønske om å vri ressursene mot færre, størreprosjekter. 7 av 8 prioriterte prosjekter vil antagelig være helt eller delvisgjennomført i løpet av perioden. I tillegg gjennomføres det i perioden toselskapskontrollprosjekter rettet mot henholdsvis AtB AS og Medtech AS.

Det synes ikke å ha fremkomet motforestillinger mot å gå over til meromfattende prosjekter, verken fra politisk hold, administrasjon eller revisjon.Snarere ser det ut til at tilbakemeldinger på prosjekter bærer preg av at manmener det er positivt at det blir gjort noe grundigere undersøkelser, samt atfærre prosjekter i antall utgjør en mindre belastning for administrasjonen.

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjonKontrolltuvalgssekretariatet vil på bakgrunn av vurderingene over foreslå atprosessen gjennomføres etter følgende tidsplan:

11. september 2013 KU-møte: Prosess for gjennomføring10. oktober 2013 Utvidet-KU-møte: Dialog med FT-politikere og

administrasjon.november 2013 (flyttestil 11.-13.?)

KU-møte: Presentasjon av oppdatert overordnetanalyse. Diskusjon rundt prioriteringer til FR-plan.

desember 2013 (flyttestil 2.-5.?)

KU-møte: Innstilling til fylkestinget på endelig plan.

18.-19. desember 2013 Fylkestingsbehandling av FR-plan.

Sekretariatet oppforder kontrollutvalget til å komme med eventuelle innspill tilgjennomføring av prosessen i møtet.

Budsjett for kontrollutvalget 2014 og økonomiplan 2014-2017


Saksbehandler: Jan-Åge Sneve GundersenArkivkode: 033Arkivsaknr.: 11/278-28

Kontrollutvalgssekretariatets innstillingKontrollutvalget innstiller overfor fylkestinget på at vedlagte økonomiplan for2015-2017 og budsjett for 2014 med en ramme på kr. 6 379 000 vedtas.

VedleggBudsjettforslag 2014

SaksutredningI henhold til bestemmelsene i forskrift om kontrollutvalg § 18, og Reglement forkontrollutvalget § 3 skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett forkontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag tilbudsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge fylkesutvalgetsbudsjettinnstilling til Fylkestinget.

Herved fremmes sak om budsjett for kontrollutvalgets virksomhet og kjøp avrevisjons- og kontrollutvalgstjenester for 2014.

Lønn og godtgjøringerKostnader for lønn og godtgjøringer er budsjettert i tråd med beregnedegodtgjøringer etter fylkeskommunens godtgjøringsreglement. Samlet sett blepostene redusert med kr 91 250 i 2012 på grunn av overbudsjetteringforegående år. For 2014 er posten for lønnsutgifter økt med kr. 40 000, for ogkunne dekke inn forventet lønnsøkning. Dette fører også til en økning av posteneArbeidsgiverandel KLP på kr. 15 000,og arbeidsgiverafgift på kr. 3 000.

Kontrollutvalgets driftskostnaderDriftskostnadene er for det meste holdt på et budsjettert nivå tilsvarende 2013,men med enkelte endringer og noen nedtrekk:

Posten ”Internett abo” (art 11331) er ny og skisserer utgifter påabonnement til nettbrett, denne budsjetteres etter en forvented kostnad tilkr. 14 000.Posten ”Kostgodtgjøring” /diett og kjøring” (art 11600) ble økt med kr. 20000 for 2012 for å ta høyde for mulig økte kostnader for reiser til møterfor utvalgets medlemmer, samt eventuell studietur eller utvalgsmøte medovernatting. Denne tas ned med kr. 10 000 kr for 2014.Posten ”Reiseutgifter” (art 11710) er redusert med kr. 7 000.

Samlet sett er de budsjetterte driftskostnadene til utvalget (ikke inkludert lønnog godtgjøringer) holt på et likt nivå med 2013.

Kostnader til revisjon og sekretariatKostnadene til revisjon og sekretariat, og fordelingen av disse mellomselskapenes eiere, fastsettes av representantskapet i hvert selskap, der STFK errepresentert.

Fylkeskommunens andel av kostnadene til sekretariatstjenester er økt i samsvarmed de andre deltagerne i selskapet på 3,5 % fra 2013 honoraret, noe somutgjør totalt sum for sekretariatstjenester på kr. 1 464 000.

Kostnadene til revisjonstjenester for 2014 er forventet ut fra Revisjon Midt-Norgesin økonomiplan og øke med 5 %, noe som tilsvarer kr. 194 000.

Økonomiplan for perioden 2015-2017Dersom vi framskriver budsjettet for 2014 i økonomiplanperioden uten å justerefor inflasjon gir det følgende forslag til økonomiplan for perioden:

Budsjett2013

Budsjett-forslag2014

Anslag2015

Anslag2016

Anslag2017

Kontrollutvalget(inkl. godtgjøring)

806 000 852 000 852 000 852 000 852 000

Revisjon 3 867 000 4 061 000 4 061 000 4 061 000 4 061 000Sekretariatstjenester 1 415 000 1 464 000 1 464 000 1 464 000 1 464 000Totale utgifter 6 088 000 6 379 000 6 379 000 6 379 000 6 379 000

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjonSekretariatet tilrår at kontrollutvalget slutter seg til sekretariatets vurderinger ogvedtar å legge budsjettforslaget frem for Fylkestinget.

Budsjettforslag – kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune 2014Art Betegnelse Regnskap

per31.12.2012

Regnskapper31.7.2013

Vedtattbudsjett2013

Forslagbudsjett2014

Lønnskostnader10655 Trekkpliktige godtgjørelser (telefon) 2 891,61 1417,5 3 000 3 000

10801 Tapt arbeidsfortjeneste 0 0 30 000 30 00010810 Godtgjøring folkevalgte 328 096,4 215 122,4 360 000 400 00010940 Gruppelivforsikring 216,98 126,5610941 Ulykkesforsikring 458,16 267,2610950 Arbeidsgiverandel KLP 127 747,44 7 562,52 85 000 90 00010990 Arbeidsgiveravgift 46 764,39 31 653,94 57 000 60 000

Sum lønnskostnader 506 174,98 256 150,18 535 000 583 000Driftskostnader

11041 Abonnement tidsskrifter 6 700 1750 3 000 3 00011180 Bevertning 13 942,01 5980,49 20 000 20 00011240 Annet (overnatting, gaver, diverse) 17 375,55 30 000 30 00011331 Internett abo 3 890,14 7713,31 0 14 00011400 Annonser 0 0 10 000 10 00011430 Representasjon 0 0 5 000 5 00011500 Kurs/etterutdanning 49 114 29 500 80 000 80 00011600 Kostgodtgjørelse 2 019 2 875 50 000 40 00011601 Km-godt egen bil 6 285,3011650 Reiseutgifter, oppgavepliktige 75 31511710 Reiseutgifter, ikke oppgavepliktig 9 380,08 6 8967,62 67 000 60 00011900 Leie av lokaler, husleie 2 200 2 200 0 3 00011990 Andre avgifter og konti /Kontigenter 5 650 5 700 6 000 6 000

Sum Driftskostnader 128 492,77 132095,67 271 000 271 000Kjøp fra IKS

13750 Revisjon Midt-Norge IKS 3 867 000 4 061 00013750 Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge

IKS1 415 000 1 464 000

13750 Sum Kjøp fra IKS 4 729 500 2 641 000 5 282 000 5 525 000Sum Kontrollutvalget 5 364 167,75 3 029 245,85 6 088 000 6 379 000

Revidering av møteplan høst 2013



Kontrollutvalgssekretariatets innstillingFølgende endringer i møteplanen vedtas:

Møte 28. november flyttes til … november.Møte 9. desember flyttes til … desember.

SaksutredningKontrollutvalget har i sak 71/12 vedtatt følgende møtedatoer for 2. halvår 2013:

11. september10. oktober28. november9. desember

Andre relevante datoer å ta hensyn til:

15. september: Leveringsfrist FR regional utvikling23.-25. september: Midt-norsk samling for kontrollutvalg7.-11. oktober: Høstferie for skolene i Trondheim16. oktober: Konsek-samling30.-31. oktober: Fylkesting18.-19. desember: Fylkesting

Som skissert i saken om prosess for ny plan for forvaltningsrevisjon kan detvære gunstig å få denne behandlet på fylkestinget i 18.-19. desember.

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjonSekretariatet foreslår følgende flytting av møter, for å tilpasse møteplanen tilutarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon:

Novembermøtet flyttes til en dato i tidsrommet 11.-13. novemberDesembermøtet flyttes til en dato i tidsrommet 2.-5. desember

Eventuelt



Kontrollutvalgssekretariatets innstillingSaken legges fram uten innstilling.

møteinnkalling - kontrollutvalget i sør-trøndelag ... · prosjektet har bakgrunn i ikt-strategi...

Documents