møteinnkalling - kontrollutvalget i malvik kommunearendal-ordfører einar halvorsen (h) kjenner seg...

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Malvik kommune

Arkivsak: 12/172

Møtedato/tid: 03.12.2012, kl. 17:00

Møtested: Rådhuset, formannskapssalen

Deltagere: Per Walseth. Leder

Per –Arild Lyng

Tove Grenstad

Arild Øyan

Kerstin Leistad

Gunnar Lohse

Grete M. Hepsø

Kristian Rolstad, rådmann

Wenche Holt, Revisjon Midt-Norge IKS (RMN)

Arvid Hanssen, KonSek Midt-Norge IKS

Forfall: Ingen

Kopi: Ordfører, kontrollutvalgets varamedlemmer, Anna Ølnes RMN,

postmottak Malvik kommune og postmottak RMN.

Sakliste

035/12 Godkjenning av protokoll fra møte 15.10.12

036/12 Rutiner for journalføring av henvendelse til - og svar fra Malvik

kommune

037/12 Plan for forvaltningsrevisjon 2013-2014 - Malvik kommune

038/12 Status for revisjon av kommuneregnskapet 2012 - Malvik kommune

039/12 Forslag til avtaler forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon 2013

040/12 Referatsaker til kontrollutvalgets møte 03.12.2012

041/12 Møteplan kontrollutvalget 1.halvår 2013

042/12 Eventuelt

Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på

telefon 915 82 102, eller e-post: [email protected] Varamedlemmer møter etter

nærmere innkalling.

Trondheim, 26.11.12

Per Walseth (sign.)

Leder av kontrollutvalget

Arvid Hanssen

Daglig leder, KonSek

1

Godkjenning av protokoll fra møte 15.10.12

Saken behandles i Møtedato Saksnr

Kontrollutvalget i Malvik kommune 03.12.2012 035/12

Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: Arkivsaknr.: 12/172-1

Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes.

Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere utsendt til utvalget og ligger på

KonSek sine hjemmesider www.konsek.no

2

http://www.konsek.no/

Rutiner for journalføring av henvendelse til - og svar fra Malvik kommune



Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 090 Arkivsaknr.: 11/50-5

Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Rådmannens redegjørelse tas til orientering.

Vedlegg Ni av ti ordførere journalfører ikke sms

Saksutredning Som et ledd i sitt tilsynsarbeid ønsker kontrollutvalget en oppdatering fra rådmannen på

kommunens rutiner/praktisering for registrering av inngående henvendelser til kommunen,

samt svar som blir gitt.

Bakgrunnen for at kontrollutvalget vil bli orientert er oppslagene i media primo november

2012 i forhold til ordførers utsagn knyttet til registrering/manglende registrering av e-post.

Kontrollutvalget har som en av sine tilsynsoppgaver å påse at kommunen ikke bryter formelle

bestemmelser og lovverk.

Det er viktig å ha fokus på åpenhet i forvaltningen, da dette kan bidra til bredere debatt og

positivt omdømme for kommunen. Det er i loven oppfordret til ”meroffentlighet”, som betyr

at der lovverket gir rom for offentliggjøring, bør kommunene praktisere dette.

Ordfører er forhindret fra å delta på kontrollutvalgets møte. Rådmannen vil orientere om

kommunens rutiner og praktisk oppfølging for å sikre at formelle bestemmelser, knyttet til

registrering av- og svar på henvendelser til Malvik kommune, følges.

Vedlegger utdrag fra undersøkelse som Kommunal Rapport har foretatt i forhold til

journalføring. Denne viser at mange kommuner har utfordringer knyttet til journalføring.

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Som det fremgår av saksfremlegget har sekretariatet lagt opp til at kontrollutvalget gjennom

orienteringen fra rådmannen og egne spørsmål i møtet, kan få belyst praksis. Kontrollutvalget

må på grunnlag av behandlingen i møtet vurdere om det er nødvendig å foreta ytterligere

undersøkelser i forhold til kommunens praksis på dette området. Uavhengig av dette kan

kontrollutvalget vurdere å be ordfører, i et senere møte, om å orientere om sin praksis for

registrering av henvendelser han får og utfordringer knyttet til dette.

3

Ni av ti ordførere journalfører ikke sms Dokumentbegrepet har vært teknologinøytralt de siste ti årene. Likevel

journalfører ordførere svært få tekstmeldinger, viser undersøkelse

kommunal-rapport.no har gjennomført.

21. september 2012 - 14:18 | Av Vegard Venli

«Et dokument er en logisk avgrensa informasjonsmengde lagret på et medium for

senere lesing, lytting, fremvisning, overføring eller lignende».

Slik ble dokumentbegrepet definert gjennom en endring av arkivloven i år 2000.

Definisjonen følger også dagens offentlighetslov, og innebærer at innholdet, ikke

formatet, er avgjørende for når journalføringsplikten oppstår.

Ventes drøftet i arkivmeldingen

Kulturdepartementet har foreslått å sidestille sms-meldinger med telefonsamtaler, slik at

journalføring av sms i praksis vil bli frivillig. Forslaget utløste protester fra blant andre

presseorganisasjonene og det kommunale arkivmiljøet. Høringsfristen gikk ut i januar

2011, men departementet har fortsatt ikke konkludert.

Etter hva kommunal-rapport.no får opplyst fra flere kilder, vil spørsmålet drøftes i

stortingsmeldingen for arkiv, som er ventet offentliggjort straks.

Som vi rapporterte tidligere denne uken, ble det på en arkivkonferanse i Kongsberg røpet

at flere utenfor departementet alt har fått tilgang på stortingsmeldingen.

Bare én av ti har journalført sms

Kommunal-rapport.no har sendt ut en spørreundersøkelse til landets ordførere. Vi

mottok 125 tilbakemeldinger. Resultatene viser at:

27 prosent har mottatt informasjon om en pågående sak per sms, men bare 10 prosent

har journalført dette det siste året

96 prosent har journalført innhold mottatt per e-post det siste året

20 prosent har mottatt informasjon om en pågående sak i sosiale medier, men kun 8

prosent har journalført dette.

80 prosent opplever at kommunens saksbehandlingssystem gjør det enkelt å

journalføre innhold som mottas digitalt

Vilde Ronge, leder av Norsk arkivråd, synes det høres lite sannsynlig ut at ni

av ti ordførere ikke har mottatt journalføringspliktig innhold per sms hittil i

år.

4

http://www.kommunal-rapport.no/author/vegard-venli


http://www.kommunal-rapport.no/artikkel/ulikt_syn_pa_ansvar_for_arkiv










– Dette bildet føyer seg dessverre inn i rekken av vårt inntrykk av hvordan

journalføringsreglene praktiseres. Når undersøkelsen viser at det ikke er teknikken det

står på, må det være mangel på gode holdninger som gjør at såpass lite journalføres, sier

hun.

Det glipper daglig i Arendal

Under arkivkonferansen på Kongsberg denne uka innrømmet Harald Danielsen,

rådmann i Arendal og leder av rådmannsutvalget i KS, at journalføring av sms glipper

både for ham og ordføreren.

– Personlig mottar jeg sikkert 50 e-poster om dagen. Antallet sms-er har jeg ikke talt.

Bare det å få åpnet og respondert å en såpass stor mengde krever sitt. Når man i tillegg

skal reflektere over hvorvidt innholdet er journalføringspliktig, kan det fort glippe, for å

si det forsiktig, uttalte Danielsen.

Arendals-rådmannen røpet også at ordføreren slurver.

– Han er opptatt av å gjøre alt riktig. I begynnelsen hadde han flakkende blikk hele tiden,

men nå ser han mer avslappet ut. Jeg tror ikke det er fordi rutinene er blitt bedre, men

fordi han har resignert, sa Danielsen.

Han gikk langt i å uttrykke at han mener det er for mye forlangt av kommunene å

journalføre sms-meldinger slik loven krever.

– Går en for langt i å ha fokus på marginalene, risikerer en å glippe på basisen, mener

Danielsen.

Arendal-ordfører Einar Halvorsen (H) kjenner seg ikke helt igjen i beskrivelsen, men

vedkjenner at journalføringsplikten er arbeidskrevende.

– Skulle jeg journalført alt jeg mottar, så kunne jeg sittet hele dagen. Jeg gjør det slik at

sms-er jeg mottar som jeg selv vurderer som viktige, sendes videre til politisk sekretariat

for vurdering, sier ordføreren.

– Må ta arkivdanning på alvor

Vilde Ronge er derimot bekymret over dagens mangel på journalføring, og mener at vår

undersøkelse setter problematikken på spissen.

– En ordfører er kommunens øverste leder. Det gir en utrolig dårlig signaleffekt når det

viser seg at såpass mange dropper lovpålagt journalføring, sier Ronge.

5

Hun forventer at stortingsmeldingen for arkiv har tatt innover seg lovens

dokumentbegrep, slik at relevant innhold sikres for ettertiden.

– Vi mener det er kunstig å lage egne regler for bestemte typer format. Jo lenger vekk

man kommer fra det gammeldagse dokumentet med kommunens brevhode og signatur,

jo lavere tror jeg terskelen blir for at innholdet ikke journalføres. Her må det

holdningsendringer til, mener Ronge.

Hun er bekymret for fremtidens arkiver, fordi grensene mellom hva som er arkivverdig

og ikke stadig blir mer visket ut etter hvert som nye former for digital kommunikasjon

dukker opp.

– Det er på tide at man innser at arkivdanning er noe annet enn arkivdepot. Skal man få

gode arkiver å deponere for fremtiden, er man først nødt til å gjøre en innsats i

danningsprosessen. Det trengs en innsats for å bevisstgjøre og få folk til å forstå

betydningen av dette. Skal man bare fokusere på depoter i den nasjonale arkivdebatten,

så bommer man kraftig, advarer Ronge.

6

Plan for forvaltningsrevisjon 2013-2014 - Malvik kommune




Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2013-2014 og oversender

planen til kommunestyret med følgende innstilling:

1. Kommunestyret vedtar plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2013-2014.

2. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta begrunnede endringer i prioriteringene blant

prosjektene som er nevnt i planen.

Vedlegg FR-Plan 2013-2014 Malvik (utkast)

Overordnet analyse 2012 KonSek 26.11.12

Saksutredning I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, § 10, skal kontrollutvalget utarbeide en plan for

forvaltningsrevisjon, som skal vedtas endelig av kommunestyret. Planen skal utarbeides

minimum en gang i løpet av valgperioden, og senest i løpet av andre året i perioden. Dette

betyr at ny plan må vedtas i kommunestyret i løpet av 2012.

Selv om det er tilstrekkelig å utarbeide plan for forvaltningsrevisjon kun én gang i

valgperioden, kan det være hensiktsmessig å utarbeide denne planen oftere, gjerne med en 2-

årig rullering, slik det er gjort for Malvik kommune siden 2011. Hvis ikke kan planen bli på et

meget overordnet nivå.

Forvaltningsrevisjonsarbeidet har etter hvert blitt en svært sentral del av kontroll- og

tilsynsarbeidet i kommunal sektor og det er derfor viktig at kontrollutvalget bruker plan for

forvaltningsrevisjon som et redskap for å utøve en mest mulig målrettet og effektiv

tilsynsfunksjon i kommunen, i tråd med kommunestyrets signaler.

De totale ressurser som Malvik kommune har til disposisjon for forvaltningsrevisjon og

selskapskontroll er ca 600 timer per år. Dette tilsier at det kan gjennomføres 1-2 prosjekt per

år, hvis det gjennomføres prosjekt på størrelse med de som er gjennomført de siste år, da det

innenfor samme ressurs må gjennomføres eventuell selskapskontroll.

Med disse forutsetningene kan det påregnes at inntil 4, trolig 3, forvaltningsrevisjonsprosjekt

blir gjennomført i planperioden 2013-2014. Det er derfor viktig å finne frem til noen få

viktige ”fokusområder” i den endelige planen.

Arbeidet frem mot forslag til plan for forvaltningsrevisjon i 2013-2014.

Det er ca 2,5 år siden forrige rullering av plan for forvaltningsrevisjon.

Kontrollutvalget har i 2 møter tidligere, 05.06.12 og 25.09.12 drøftet aktuelle prosjekt, uten å

gi sterke signaler i forhold til kontrollområder.

7

Med bakgrunn i den overordnede analysen og dialogen med Rådmann, revisor og

kontrollutvalg, har kontrollutvalgets sekretariat formulert forslag til fokusområder for

forvaltningsrevisjon for 2013 – 2014. Planen er vedlagt og inneholder flere områder for

forvaltningsrevisjon enn det er mulig å få gjennomført i løpet av 2 år.

Da kontrollutvalget ikke har drøftet sine prioriteringer viser sekretariatet til vedlagte plan for

forvaltningsrevisjon og forutsetter at de endelige prioriteringene foretas i kontrollutvalgets

møte og innarbeides i planen som forelegges kommunestyret..

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat legger herved frem forslag til plan for forvaltningsrevisjon for

Malvik kommune for 2013 - 2014. Etter at kontrollutvalget har behandlet planen legges saken

frem for kommunestyret, som vedtar den endelige prioriteringen av

forvaltningsrevisjonsarbeidet for disse to årene.

Dersom det over tid oppstår forhold som gjør at prioriterte prosjekter blir uaktuelle, er det en

fordel om kontrollutvalget har mulighet til å prioritere andre prosjekt i planen. For å gjøre

saksbehandlingen så smidig som mulig foreslår sekretariatet at kontrollutvalget ber

kommunestyret om fullmakt til å foreta begrunnede omprioriteringer i planen, dersom

utvalget finner dette formålstjenlig.

8

Malvik kommune

Vedtatt av kommunestyret XX.XX.2012 i sak XX/12

PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2013-2014

(UTKAST TIL KONTROLLUTVALGET)

9

1 Om forvaltningsrevisjon

I henhold til kommuneloven § 77 er kontrollutvalget ansvarlig for å påse at

…kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger.

Dette innebærer et ansvar for kontrollutvalgene, for at følgende oppgaver utføres:

o regnskapsrevisjon o forvaltningsrevisjon o selskapskontroll

Forvaltningsrevisjonens innhold er utdypet i forskrift om revisjon § 7 første ledd:

Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi,

produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets

vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt

på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med

offentlige utredningskrav f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets

forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd.

Forvaltningsrevisjonen er med andre ord et viktig verktøy for kommunens øverste politiske organ for å føre tilsyn og kontroll med kommunens totale forvaltning og de resultater som oppnås.

1.1 Utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon

Kommunestyret er oppdragsgiver for forvaltningsrevisjonen. For å sikre at den revisjonen som utføres er i tråd med kommunestyrets ønsker og behov, skal dette i følge kontrollutvalgsforskriften § 10 vedta en egen plan for forvaltningsrevisjon, hvor det angis prioriteringer for en gitt periode:

§ 10. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av

året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for

gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller

fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i

planperioden.

Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller

fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å

identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter.

Denne planen er utarbeidet for perioden 2013-2014. Kontrollutvalget vil underveis i perioden eventuelt vurdere om det må gjøres omprioriteringer, eller om planen må oppdateres.

10

Denne planen er basert på dokumentet overordnet analyse, utarbeidet av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS.

1.2 Gjennomføring av forvaltningsrevisjonene

Kommunens revisor er Revisjon Midt-Norge IKS. De vil stå for den praktiske utføringen av forvaltningsrevisjonsprosjektene. Prosjektene utføres i tråd med kommuneloven § 78, forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner og RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon vedtatt av Norges Kommunerevisorforbund.

Kontrollutvalget vedtar med bakgrunn i planen mer konkrete bestillinger av prosjekter, og følger opp disse overfor revisjonen. Kontrollutvalget gis anledning til å fravike planen, dersom de finner det nødvendig. I så tilfelle rapporteres det om eventuelle endringer til kommunestyret.

1.3 Oppfølging og rapportering

I tråd med forskrift om revisjon § 8 skal revisor rapportere fortløpende til kontrollutvalget om resultater av gjennomført forvaltningsrevisjon. Videre er kontrollutvalget tillagt ansvar for å rapportere om sitt arbeid til kommunestyret. Kontrollutvalget legger normalt rapport for det enkelte prosjekt fortløpende frem for kommunestyret.

11

2 Prioriterte områder i planperioden

Her angis prioriterte områder for forvaltningsrevisjon, med forslag til mulig innretning på prosjektene.

Prosjektene er vurdert på bakgrunn av risiko- og vesentlighetsvurderingene i den overordnede analysen. Det er prioritert totalt x prosjekter, mens x prosjekter er vurdert som aktuelle, men ikke prioritert i denne planperioden.

Det er i prioriteringene også tatt hensyn til områder der det har vært gjennomført lite forvaltningsrevisjon i tidligere år, hvorvidt forvaltningsrevisjon anses å være et godt virkemiddel til å forbedre kvaliteten på området og eventuelle signaler fra politisk hold om hvor det er ønskelig med mer kunnskap.

Utdypingene av innretning må ses på som eksempler på muligheter, ikke et bindende forslag til gjennomføring av prosjektene.

Område

1

Barnevern.

Barnevern er et tjenesteområde som stiller store krav til kommunen, både i forhold til å yte riktig hjelp til rett tid og ved at enkelttilfeller kan være svært ressurskrevende. Malvik kommune har valgt å ha egen barnevernstjeneste. Trenden er økt interkommunalt samarbeid på dette området.

I et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor barnevern vil det være aktuelt å se på tjenestene som ytes i dag og hvordan disse er tilpasset behovet i befolkningen. Videre kan det være aktuelt å se på organisering, styring og driften av kommunens tilbud på området.

Aktuelle punkter å se på kan være om kommunen yter tjenester ihht lovverk, om kompetansen er tilstrekkelig, overholdelse av frister, samhandling og rapportering i forhold til andre enheter i kommunen, mv.

2

Eiendomsforvaltning i Malvik kommune

Her er det alternative vinklinger:

Prosjektet kan gå på å må gi en oversikt over eiendomsmassen Malvik kommune eier og hvordan denne forvaltes. Aktuelle spørsmål kan være om kommunen har den riktige eiendomsmasse og om blir den utnyttet på riktig måte. Har kommunen gode formålsbygg?

Finnes det muligheter for alternativt bruk, sett i forhold til kommunens ansvarsområder, muligheter for inntjening og utnyttelsesgrad? Videre kan det være aktuelt å kartlegge/gi en oversikt over vedlikeholdsbehov og vurdere om man klarer å opprettholde standarden på kommunale bygninger.

Prosjektet kan også vinkles i forhold til å evaluere dagens ordning - organisering og hvordan det er lagt til rette for en god eiendomsforvaltning – etter at Malvik Eiendom KF ble lagt ned i 2010.

12

3

Forebyggende innsats overfor barn og unge

Barn og unge er et viktig område. En viktig del av dette arbeidet retter seg mot arbeid som skal forebygge kriminalitet, rus- og andre sosiale problemer. Dette arbeidet krever et omfattende tverrfaglig arbeid mellom kommunale enheter, deriblant barnehage, skole, PPT-tjeneste, barnevern, kultur og fritid og Nav i tillegg til samarbeid med frivillige organisasjoner, politi og andre utenfor kommunen. En forvaltningsrevisjon kan for eksempel ta utgangspunkt i hvor stor grad kommunen har lykkes med å oppfylle intensjonene om faglig samarbeid på tvers av sektorer og fagområder og utvikle et godt helhetlig tilbud .

4

Økonomisk sosialhjelp.

Tjenesten er lagt inn under NAV. Sosialtjenesten skal forebygge sosiale problemer og hjelpe personer som har kommet i en vanskelig livssituasjon. Aktuelle innfallsvinkler i et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på økonomisk sosialhjelp i Malvik er å se på saksbehandlingen, organiseringen og driften av tjenesten for å sikre at tilbudet drives i henhold til lov og forskrifter, statlige forventninger, kommunale vedtak og tjenestens egne målsettinger for sin virksomhet. Formålet er å bidra til at brukere i Malvik kommune får gode tjenester, at tjenestene fungerer best mulig med vekt på likebehandling og riktig hjelp til rett tid.

NAV – reformen innebar en betydelig omlegging, der både kommunal og statlig virksomhet er samlet under en felles paraply. For kommunen er det først og fremst sosialtjenesten som er innlemmet i samarbeidet.

Følgende områder foreslås som aktuelle for forvaltningsrevisjon, men er ikke prioritert i planen. Dersom endringer i forutsetninger gjør noen av de ovennevnte prosjekter mindre aktuelle å gjennomføre kan disse bli aktuelle for gjennomføring i perioden. Kontrollutvalget har gjennom vedtak i saken fullmakt til å ompriorotere. (Forutsetter at kommunestyret vedtar innstillingen)

Område Evaluering av samhandlingsreformen

Dersom det oppstår spesielle forhold kan det være aktuelt å bestille en gjennomgang av deler av virksomheten - eventuelt i samarbeid med andre kommuner. En mer omfattende gjennomgang bør eventuelt skje i neste planperiode.

Tilpasset opplæring og spesialundervisning i Malvik kommune.

Prosjektet må ta sikte på å gi en tilbakemelding på praksis for tildeling, oppfølging og rapportering av spesialundervisning herunder om dette gjøres i tråd med lovverket. Videre må gjennomgangen peke på mulige årsaker til at Malvik kommune bruker en større del enn mange kommuner til spesialundervisning.

Omdømme og omdømmebygging i Malvik kommune.

Et godt omdømme er viktig for enhver kommune som vil tiltrekke seg nye arbeidsplasser og innbyggere. Ved å fremstå som en attraktiv og god kommune å bo i vil Malvik kommune skape utvikling og et livskraftig miljø. I denne sammenhengen er det viktig at kommunene har et godt omdømme både hos kommunes innbyggere og i regionen. Omdømme kan

13

enkelt defineres som ”bilde” folk har av kommunen.

For å skape og opprettholde et godt omdømme er det viktig å ha fokus på hvordan kommunen fremstår og på hvilken måte kommunen profilerer seg utad – ikke minst i forhold til brukerne av kommunens tjenester. Mediastrategi, hvordan politikere og ansatte omtaler sin arbeidsplass/kommune og hvordan kommunen markedsfører seg selv, er viktige forhold med å skape et godt omdømme.

Et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til omdømme kan rettes mot å se på hva kommunen har gjort, og eventuelt kan gjøre for å bygge et godt omdømme. Dette gjelder overfor egne innbyggere, potensielle nye innbyggere og næringsaktører. Det kan også være aktuelt å kartlegge hvilket ”bilde” innbyggere i Malvik og folk utenfor kommunen har av Malvik kommune. Rammene for prosjektet må sees opp mot ressursene en eventuelt ønsker å bruke.

Miljøsatsningen i Malvik kommune

Miljø er et tema som kommer mer og mer på dagsorden, både for den enkelte innbygger og for private og offentlige virksomheter. En felles målsetting har vært å leve og drive en virksomhet ut fra prinsippet om ”bærekraftig utvikling”. En forvaltningsrevisjon kan bidra til å sette miljøperspektivet på dagsorden i Malvik kommune i større grad. Økt miljøbevissthet hos den enkelte ansatte er viktig.

Brukerundersøkelse legevaktordningen

Malvik kommune inngår i felles legevaktordning med flere kommuner (Trondheim, Klæbu og Melhus)

Kommunestyret har diskutert temaet høsten 2012 og vil få en statusgjennomgang i januar 2013. Kommunestyret kan pålegge kontrollutvalget oppgaver uavhengig av hva kommunestyret prioriter i plan for forvaltningsrevisjon. En ren brukerundersøkelse kan ikke defineres som forvaltningsrevisjon, men kan gi nyttig informasjon.

14

Malvik kommune

Desember 2012

OVERORDNET ANALYSE FOR MALVIK KOMMUNE 2012 (TIL KONTROLLUTVALGET 03.12.12)

15

Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS – [rapportens tittel]

3

1 Bakgrunn

I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, § 10, skal kontrollutvalget utarbeide plan for forvaltningsrevisjon basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Planen skal vedtas endelig av kommunestyret, og utarbeides minimum en gang i løpet av valgperioden. Selv om det er tilstrekkelig å utarbeide plan for forvaltningsrevisjon kun én gang i perioden, legger kontrollutvalget opp til en 2- årlig rullering av planen. Forvaltningsrevisjonsarbeidet har etter hvert blitt en svært sentral del av kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunal sektor og det er derfor viktig at kontrollutvalget bruker planen for forvaltningsrevisjon som et redskap for å utøve en mest mulig målrettet og effektiv tilsynsfunksjon i kommunen. Den forrige overordnede analyses ble utarbeidet i 2009. Målet med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om forvaltningen sett i forhold til lover, forskrifter samt kommunestyrets vedtak og forutsetninger. På den måten er analysen ment å være et verktøy i arbeidet med å identifisere behov for og å prioritere områder for forvaltningsrevisjon. Den overordnede analysen vil bestå både av en beskrivende del og en risiko- og vesentlighetsanalyse som vurderer område for område av kommunens virksomhet.

Denne overordende analysen av virksomheten i Malvik kommune er basert på følgende informasjon:

Kommuneplanens samfunnsdel

Kommunens verdier

Kommuneplanens handlingsdel med økonomiplan 2012 – 2015

Rådmannens forslag til økonomiplan 2013 – 2016

Utviklingsplanene (virksomheter)

Årsrapport Malvik kommune 2011

KOSTRA-tall 2007-2011

Planstrategien

Samtaler med rådmannen, ledergruppen og revisjonen

Dialog i kontrollutvalgets møte 15.10.12.

Figur plan- og styringssystemet:

16

2 Om Malvik kommune

2.1 Overordna mål

Malvik kommunes virksomhet har en langsiktig karakter og skal preges av kvalitet i tjenestetilbudet og trygghet for innbyggerne.

Kommuneplanens samfunnsdel 2010 – 2021 skisserer ut følgende overordnede mål for perioden :

1) Vi er en pådriver i helhetlig og framtidsrettet samfunnsplanlegging 2) Vi opplever muligheter for samhandling og utvikling 3) Vi skal kunne velge å leve sunt 4) Vi har boliger, boformer og bomiljø som bidrar til mangfold og god livskvalitet 5) De gode kvalitetene i Hommelvik, på Sveberg og på Vikhammer er videreutviklet og tatt i bruk både i nærmiljøet og av øvrige innbyggere 6) Vi har gode betingelser for livslang læring 7) Vi har et variert og aktivt kulturliv 8) Vi er kjent for god miljøkvalitet 9) Vi ivaretar naturens mangfold 10) Vi er en attraktiv kommune for etablering av arbeidsplasser 11) Malvik kommune er en pådriver i regionalt utviklingsarbeid 12) Malvik kommune er en profesjonell og utviklingsrettet organisasjon

2.1.1 Strategiske mål som gjelder hele kommunen

Malvik kommunes totale sykefravær skal ikke overstige 8,5 % for perioden 2010 – 2013

Malvik kommune skal til enhver tid kunne tilby utprøving av arbeidsevne til interne

arbeidstakere etter behov. Malvik skal hvert år åpne for minst 3 personer som NAV har

avklart og som har behov for utprøving av sin arbeids- og funksjonsevne i det ordinære

arbeidsliv

Pensjonsalder og avgang AFP for arbeidstakere i Malvik kommune skal økes med 0,5 år i

forhold til gjennomsnitt avgangsalder 2008 og 2009

Fremme likestilling og hindre diskriminering

Gjennomføre Handlingsdelens tiltak 2012-2015 (for å nå overordna mål i samfunnsdelen

2011-2021)

Utviklingsplaner for alle virksomheter

o Felles mål for kommunikasjon og samhandling (2012-2015)

Felles kvalitetssystem for alle virksomheter

Data- IKT, digitale verktøy – system for opplæring, på tvers av nivå og

virksomheter

Utvikle felles verdibasert kultur

Videreutvikle hjemmesider

Fra deltid til heltid, rekruttering og likestillingspolitikk

Handlingsdel for 2012

o Prioritering på tvers av nivå (virksomheter og fagområder)

Arena for samhandling mellom rådmann og virksomhetene

Felles grafisk profil

Folkehelse og samhandlingsreformen

Folkehelse

o Lev vel, levekårsundersøkelse og aktuelle tiltak

17

Økonomi

o Netto driftsresultat 2 % av inntektene

2.2 Organisering Malvik kommune er organisert etter en 2-nivå modell med rådmannsfunksjonen og virksomheter / tjenesteenheter. Rådmannsfunksjonene består av rådmann, 2 kommunalsjefer, økonomisjef og organisasjonssjef.

Administrativ organisering:

Rådmann/Rådmannens strategiske lederteam Kommuneoverlege

Virksomheter - Barnehager - Barnehager

- Saksvik skole - Vikhammer skole - Vikhammeråsen skole - Sveberg skole - Hommelvik skole - Vikhammer ungdomsskole - Hommelvik ungdomsskole - Hjemmesykepleie - Vikhammer bo- og servicesenter - Hommelvik bo- og servicesenter - Malvik sykehjem - FDV Kommunalteknikk - ARESAM - NAV - Barne- og Familietjenesten - Kultur

Støtte - IT - Service - Økonomi - Personal og stab - Arkiv

Eiendomservice

- Drift bygg

-Drift renhold

Boligtjeneste

Malvik kommune er vertskommune for:

- Skatt Værnesregionen - Arbeidsgiverkontroll Trøndelag

Andre tjenester - Legekontor - Fysikalsk institutt

18

3 Om det enkelte budsjettområdet

3.1 Sentraladministrasjon og styring (omfatter både politisk virksomhet og rådmann og støtte)

Budsjettområdet omfatter altså : Rådmann, tillitsvalgte, personal og stab, støttefunksjoner, servicetorg, IT, administrasjonslokaler, fellesutgifter og politisk kontroll/styring.

3.1.1 Økonomi

KOSTRA-tall side 14 viser at utgiftene til administrasjon utgjør 7,6 prosent av netto driftsutgifter for Malvik kommune. Dette er en betydelig nedgang fra 2010, samt lavere enn kommunegruppe 7. Nedgangen fra 2010 kan forklares ut fra at Malvik har gjort en gjennomgang av kostrafordelingen slik at den er tilpasset dagens kostraveileder. Uavhengig av dette har kostnadene reelt gått ned i perioden for administrasjon. Og kommunen har fått flere oppgaver i perioden.

3.1.2 Sentrale utfordringer – gjelder flere budsjettområder

Sykefravær

Ressurser og økonomi til å gjennomføre tiltak i handlingsdelen

o Vedlikeholdsetterslep

o Samhandlingsreformen

o Nye formålsbygg (i henhold til vedtatt økonomiplan)

3.1.3 Prosjekter og satsninger – gjelder flere budsjett og virksomhetsområder

HMS arbeid

Utviklingsplaner for virksomhetene som bygger opp under handlingsdelen 2012-2015

Kvalitetssystem

Prosesser i virksomhetene

Utbyggingsprosjekt

Utredning oppvekststruktur 2012

Sentrumsplaner

”Tidlig innsats” og ”overganger” barnehager og skoler

3.1.4 Gjennomført forvaltningsrevisjon

Malvik Eiendom KF (2010)

Vurdering av interkommunalt samarbeid (2011) omfatter områdene Legevaktordningen,

Trøndelag Brann- og Redningstjeneste IKS og samarbeidet i Værnesregionen

Offentlige anskaffelser – følges regelverket (2008)

Dokumenthåndtering og saksbehandling (2006)

Nærværsledelse - redusering av sykefraværet (2008)

3.2 Barnehager

Malvik kommune har 8 kommunale og 4 ordinære ikke-kommunale barnehager. I tillegg er det 6 ikke –kommunale familiebarnehager. Dekningsgraden i 2011 var 100 % for de som hadde søkt barnehageplass innen fristen, og har fylte 1 år til oppstart 31. august. Andel barn (1-5 år) med

19

barnehageplass ble redusert fra 90,1 % i 2010 til 89,2 % (NB! Iflg administrasjonen er det ikke korrigert for Malvikbarn, ca 40 barn, i andre kommuner) i 2011. Basert på egne tall har Malvik omtrent 94 % i dekningsgrad for 2011. Og vi antar det samme bilde var i 2010.

3.2.1 Mål

Barnehagene i Malvik har som mål å

gi barn under opplæringspliktig alder gode utviklings – og aktivitetsmuligheter i nær

forståelse og samarbeid med barnas hjem.

være en pedagogisk virksomhet.

bistå hjemmene i deres omsorgs- og oppdrageroppgaver, og på den måten skape et godt

grunnlag for barnas utvikling, livslange læring og aktive deltakelse i et demokratisk

samfunn.

3.2.2 Økonomi

KOSTRA-tall side 14 viser at Malvik bruker betraktelig mer enn sammenlikningskommuner til barnehager. Malvik har imidlertid mange barnehager og netto driftsutgifter per innbygger 1-5 til barnehager er vesentlig høyere enn snittet i kommunegruppe 7, men mindre enn snittet for Sør-Trøndelag. Tallene må sees i lys av at Malvik har relativt flest innbyggere i aldersgruppen 1-5 år i Sør-Trøndelag. Kostnader per barn i Malvik 1-5 år ligger på nivå med gjennomsnittet i Sør-Trøndelag.

3.2.3 Utfordringer

Hensiktsmessige bygg (størrelse, beliggenhet og organisering)

Planlegging av kapasitet og årskull (fødsler – varierer fra år til år)

3.2.4 Prosjekter og satsninger

Oppvekstutredning 2012

”Tidlig innsats” og ”overganger”


3.2.6 Andre tilsyn

- Systemrevisjon fra fylkesmannen (blant annet risikoutsatte barn og unge)

3.3 Grunnskolen

Malvik har seks skoler (totalt 1897 elever): fire barneskoler og to ungdomsskoler.

3.3.1 Økonomi

KOSTRA – tall side 14 viser at Malvik kommune bruker mindre enn kommunegruppe 7, snittet for Sør-Trøndelag og landet uten Oslo til grunnskoler per elev 6-15 år. Malvik har relativt mange elever i forhold til andre kommuner (Kommunegruppe 7). Kommunen har iflg administrasjonen bedre skoleskyssordning enn hva forskriften tilsier.

3.3.2 Utfordringer

Andel elever med enkeltvedtak- spesialundervisning. (Utfordring på landsplan)

Uhensiktsmessige skolebygg

20

Prosess rundt:

o Kapasitet i Hommelvik fremover

o Utnyttelse av ledig kapasitet på Sveberg skole inntil Svebergmarka er ferdig

utbygd


Fokus på tidlig innsats

PUST – et alternativt skoletilbud med fokus på mestring og mer praktisk rettet opplæring

i en periode for utvalgte elever

BRO-prosjektet; fokus på overgangene barnehage – barneskole og ungdomsskole –

videregående


Kompetansestrategien for grunnskolen – oppfølging og resultat (2008)

3.3.5 Andre tilsyn

”Tidlig innsats” (Sveberg skole) våren 2012

3.4 Barne- og familietjenesten

Området består av PPT, barnevernstjenesten, helsesøstertjenesten og tiltaksenheten (PMTO og psykolog)

3.4.1 Mål

Barne- og familietjenesten har et mål om økt samhandling innen virksomheten.

3.4.2 Økonomi

KOSTRA – tall side 14 viser at Malvik bruker betydelig mindre på barnevernstjenesten enn sammenlikningskommunene (Kommunegruppe 7). Malvik har en lavere andel barn med tiltak i forhold til andre kommuner, men antallet har steget de siste årene. Malvik kommune har en relativ høy andel barn.

3.4.3 Utfordringer

Økende ventelister PPT

Dels lange ventelister hos BUP

Barnevern: flere bekymringsmeldinger

Økende etterspørsel etter avlastning for barn og unge

Økende andel barn med spesialtiltak i grunnskolen

Kostnadene innenfor barnevernet har steget mye knyttet til tiltak i og utenfor hjemmet.


Tidlig innsats-modellen

PUST – et alternativt skoletilbud med fokus på mestring og mer praktisk rettet opplæring

i en periode for utvalgte elever

Modellforsøk psykolog i helsetjenesten

21

Etablert en egen Tiltaksenhet som tilbyr foreldreveiledning (PMTO) og psykologtjenester

for barn og unge.


3.5 Pleie og omsorg

Området består av hjemmebaserte tjenester (dvs tjenester som i dag er tilknyttet bo – og servicesentrene) og sykehjem

3.5.1 Økonomi

KOSTRA-tall side 14 viser at Malvik har betydelig lavere utgifter til pleie og omsorg enn kostragruppe 7. Dette kan komme av at Malvik er en ung kommune. Likevel ser vi at Malvik har lavere kostnad per mottaker av pleie- og omsorgstjenester sammenliknet med andre kommuner.

3.5.2 Utfordringer

Samhandlingsreformen, bl.a. endre fokus i takt med reformens intensjoner, samhandling

og koordinering internt og eksternt, krav om utvikling og etablering av nye tjenestetilbud,

følge opp inngåtte tjenesteavtaler, elektronisk dokumentasjon inkl meldingsutveksling,

organisasjonsutvikling og innovasjon

Økte omstillingskrav fra sentrale myndigheter krever rask evne til omstilling lokalt

Samhandlingsreformen (lev vel)

Utbygging av formålsbygg


Interkommunale prosjekter(for eksempel velferdsteknologi, elektronisk

meldingsutveksling, øyeblikkelig hjelp døgntilbud

Omsorgsplan 2015 (dvs etablering av sykehjem og omsorgsboliger, samt oppfølging av

demensplan 2015)

Elektronisk dokumentasjon inkl meldingsutveksling

Hverdagsrehabilitering , inkl samarbeid med Betania Malvik

Kompetanseutvikling og samhandling, bl.a. tverrfaglig temasamlinger

Etisk kompetanseheving


Oppfølgning av opptrappingsplanen for psykisk helse (2009)

Individuell plan hjemmebaserte tjenester (2007)

22

3.6 Boligsosial innsats, arbeid og Nav

Området består av NAV Malvik, boligtjeneste, hjemmebaserte tjenester innrettet mot rus/ psykiatri(for personer over 18 år)

3.6.1 Økonomi

I følge KOSTRA-tall side 14 ser vi at Malvik vesentlig mindre til sosialtjenesten per innbygger enn sammenlikningskommunene. Malvik har i tillegg en lavere andel med sosialhjelpsmottakere i forhold til innbyggere. Samtidig ser vi at Malvik bruker betydelig mindre til tilbud til personer med rusproblem enn sammenlikningskommunene.

3.6.2 Utfordringer

Samhandlingsreformen bl.a. endre fokus i takt med reformens intensjoner, samhandling og

koordinering internt og eksternt, krav om utvikling og etablering av nye tjenestetilbud, følge

opp inngåtte tjenesteavtaler, elektronisk dokumentasjon, organisasjonsutvikling og

innovasjon

Økte omstillingskrav fra sentrale myndigheter krever rask evne til omstilling lokalt


Lavterskel arbeidstilbud( for eksempel Lunden Østre Handleri)

Kompetanseutvikling og samhandling, bl.a. tverrfaglig temasamlinger

Boligsosial innsats


3.7 Helse

Omfatter legetjeneste, kurativ fysioterapi,

3.7.1 Økonomi

I følge KOSTRA-tall side 14 ser vi at Malvik vesentlig mindre til sosialtjenesten per innbygger enn sammenlikningskommunene. Malvik har i tillegg en lavere andel med sosialhjelpsmottakere i forhold til innbyggere. Samtidig ser vi at Malvik bruker betydelig mindre til tilbud til personer med rusproblem enn sammenlikningskommunene.

3.7.2 Utfordringer


Inngår i legevaktsamarbeid i Trondheimsregionen.

3.7.4 Gjennomført forvaltningsrevisjon/tilsyn/brukerundersøkelser

Brukerundersøkelse legevaktordningen i 2010.

Forvaltningsrevisjonsrapport interkommunalt samarbeid om legevaktsordningen 2010

23

3.8 Kultur

Enheten omfatter kulturskole, kultur og ungdom, idrett, friluftsliv, museum, bibliotek og kulturbygg .

3.8.1 Økonomi

KOSTRA-tall viser at nettokostnadene til kultur ligger relativt høyt. Noe av dette kan skyldes at det er innført gratis hall-leie for unge. Malvik er en ”ung kommune” – og det er naturlig å bruke litt mer på kulturtiltak barn og unge (Sommer- og vintermalvik).

3.8.2 Utfordringer

Hallkapasitet (Ny Sveberghall stengt i lang periode pga vannlekkasjer i 2012)


Åpning av Sveberghallen

Eldres kulturmønstring

Aktiv omsorg – “økt helse gjennom kultur”


3.9 Tekniske områder (FDV kommunalteknikk, ARESAM, TBRT)

3.9.1 Økonomi

Malvik har lavere årsgebyr for vann, avløp og renovasjon enn kommuner det er naturlig å sammenlikne seg med. Kostnader knyttet til samferdsel ligger marginalt høyere enn sammenlignbare kommuner.

3.9.2 Utfordringer

Skaffe nok kvalifiserte medarbeidere



Byggesaksbehandling (2012)

24

4 Utvalgte tall fra KOSTRA

4.1 Nøkkeltall nivå 1

1. Finansielle nøkkeltall Malvik Stjørdal Orkdal Kostra-gruppe 7

Sør-Trøndela

g

Alle kommuner u. Oslo

2011 2010 2009 2011 2011 2011 2011 2011 Finansielle nøkkeltall

Brutto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter 4 2,8 -2 3,8 1,2 2,6 3,6 1,8

Netto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter 3,1 3,7 -1,4 1 4 2,2 3 1,8

Langsiktig gjeld i prosent av brutto driftsinntekter 216 206,3 142,9 217,5 177,2 194,1 210,3 192,6

Arbeidskapital i prosent av brutto driftsinntekter 16,7 23,5 12,7 15,8 13,4 21,5 34,4 21,7

Frie inntekter i kroner per innbygger 40222 32420 30367 41000 40993 39785 40894 42636

Netto lånegjeld i kroner per innbygger 41532 35639 10333 56046 31110 40426 56222 41914

Prioritering

Netto driftsutgifter per innbygger 1-5 år i kroner, barnehager 108929 14297 9877 107880 99851 103025 111369 106865

Netto driftsutgifter til grunnskolesektor, per innbygger 6-15 år 82769 78581 75908 86340 92472 85294 90189 91679

Netto driftsutgifter pr. innbygger i kroner, kommunehelsetjenesten 1685 1656 1568 1627 1638 1732 2053 1962

Netto driftsutgifter pr. innbygger i kroner, pleie- og omsorgtjenesten 9457 8751 8412 10699 12851 11494 12487 14223

Netto driftsutgifter til sosialtjenesten pr. innbygger 20-66 år 1581 1617 1617 1717 2221 2072 2502 2587

Netto driftsutgifter per innbygger 0-17 år, barnevernstjenesten 3639 3057 3101 4729 6317 5942 6522 6196

Netto driftsutgifter til administrasjon og styring i kr. pr. innb. 3086 3944 3251 3822 3564 3626 3920 3856

Dekningsgrad

Andel barn 1-5 år med barnehageplass 89,2 90,1 91,7 93,4 92,8 89,6 93,1 90,4

Andel elever i grunnskolen som får spesialundervisning 9,4 9,2 10,4 11,1 9,1 7,9 8,1 8,6

Legeårsverk pr 10 000 innbyggere, kommunehelsetjenesten 11,5 11,4 11,2 9,5 7,9 8,6 9,3 9,6

Fysioterapiårsverk per 10 000 innbyggere, kommunehelsetjenesten 6,5 6,4 6,3 6,5 7,9 7,6 7,7 8,6

Andel mottakere av hjemmetjenester over 67 år 44,5 .. .. 58,8 62,1 52,5 58,2 57,4

Andel plasser i enerom i pleie- og omsorgsinstitusjoner 85,3 85,3 85,3 88,9 96,6 93,9 93,2 94,5

Andel innbyggere 80 år og over som er beboere på institusjon 13,2 14,1 13,9 6,1 15,7 12,7 16,4 13,8

Andelen sosialhjelpsmottakere i alderen 20-66 år, av innbyggerne 20-66 år 2,7 3,1 3,2 2,8 5 3,5 3,3 3,7

Andel barn med barnevernstiltak ift. innbyggere 0-17 år 2,7 2,4 2,2 4,8 5,9 4,7 4,2 4,7

25

Sykkel-, gangveier/turstier mv. m/kom. driftsansvar per 10 000 innb. 23 22 73 38 33 51 74 38

Kommunalt disponerte boliger per 1000 innbyggere 11 11 12 21 23 16 23 21

Produktivitet/enhetskostnader

Korrigerte brutto driftsutgifter i kroner per barn i kommunal barnehage 145992 136002 116399 149925 132787 141124 145799 147649

Korrigerte brutto driftsutgifter til grunnskole, skolelokaler og skoleskyss, per elev 86436 74052 63905 89872 94998 86268 94210 91852

Gjennomsnittlig gruppestørrelse, 8.-10.årstrinn 15,5 15,7 14,5 15,1 15,4 16,4 15,3 14,5

Korrigerte brutto driftsutg pr. mottaker av hjemmetjenester (i kroner) 159205 161633 151450 237423 211791 182361 186688 196738

Korrigerte brutto driftsutgifter, institusjon, pr. kommunal plass 779288 682945 612425 986378 711434 848179 863195 875221

Årsgebyr for vannforsyning (gjelder rapporteringsåret+1) 2600 2300 2000 2016 3032 2454 3377 2994

Årsgebyr for avløpstjenesten (gjelder rapporteringsåret+1) 2300 2100 2350 2946 3789 3666 3272 3346

Årsgebyr for avfallstjenesten (gjelder rapporteringsåret+1) 2994 2994 2220 2818 2450 2305 2352 2443

Gjennomsnittlig saksbehandlingstid, vedtatte reguleringsplaner (kalenderdager) 259 265 232 285 171 .. .. ..

Gjennomsnittlig saksbehandlingstid, oppmålingsforretning (kalenderdager) 71 63 14 .. 101 59 60 66

Brutto driftsutgifter i kr pr. km kommunal vei og gate 174250 168961 206273 129541 95310 93504 157406 114786

26

4.2 Nøkkeltall nivå 2

Malvik K-gr. 7 Sør-Trøndelag

Alle kommuner u.

Oslo 2011 2010 2009 2011 2011 2011 A. fordeling av frie inntekter (netto driftsutgifter) Prioritering i % (netto driftsutgifter) Adm., politisk styring, felles 7,6 12,0 10,1 8,8 9,1 8,4

Barnehage 19,2 3,0 2,1 16,6 16,4 14,5

Grunnskole 30,6 36,8 37,4 27,7 25,7 25,9

Kommunehelse 4,2 5,0 4,9 4,2 4,8 4,3

Pleie og omsorg 23,3 26,6 26,2 28,1 29,1 31,2

Sosialtjeneste 3,5 3,9 3,8 4,5 5,5 5,0

Barnevern 2,4 2,5 2,6 3,4 3,3 3,1

Annet 9,2 10,2 12,9 6,7 6,1 7,6

C. Barnehager Netto driftsutgifter barnehagesektoren i prosent av kommunens totale netto driftsutgifter 19,2 3 2,1 16,4 16,1 14,5

Netto driftsutgifter per innbygger 1-5 år i kroner, barnehager 108929 14297 9877 103025 111369 106865

Andel barn i kommunale barnehager i forhold til alle barn i barnehage 58,3 56,7 60,1 48,3 66,4 50,9

Korrigerte brutto driftsutgifter i kroner per barn i kommunal barnehage 145992 136002 116399 141124 145799 147649

Brutto driftsutgifter til styrket tilbud til førskolebarn er barn som får ekstra ressurser, alle barnehager 96273 96586 112429 58670 55646 61749

Korrigerte brutto driftsutg. per barn, ekskl. minoritetsspråklige, som får ekstra ressurser i komm. barnehage 296250 188667 274833 311491 225344 367278

Andel barn, ekskl. minoritetsspråklige, som får ekstra ressurser, i forhold til alle barn i komm. barnehager 2,5 3,4 1,3 3,5 3,7 3,7

D. Grunnskoler

Netto driftsutgifter grunnskolesektor i prosent av samlede netto driftsutgifter 30,7 36,8 37,4 27,5 25,2 25,5

Netto driftsutgifter til grunnskolesektor (202, 214, 215, 222, 223), per innbygger 6-15 år 82769 78581 75908 85294 90189 91679

Andel elever i grunnskolen som får spesialundervisning, 1.-4. trinn 4,8 5,1 5,3 4,9 4,8 5,7

Andel elever i grunnskolen som får spesialundervisning, 5.-7. trinn 10 10,4 10,1 9,2 9,4 9,8

Andel elever i grunnskolen som får spesialundervisning, 8.-10. trinn 14 13,2 17,3 10,2 10,9 11,2

Andel timer spesialundervisning av antall lærertimer totalt 24,4 19,2 18,6 16,3 16,8 18,3

27

Elever per kommunal skole 268 273 280 236 231 203

E. Kommunehelse

Netto driftsutgifter pr. innbygger i kroner, kommunehelsetjenesten 1685 1656 1568 1732 2053 1962

Årsverk av leger pr. 10 000 innbyggere. Funksjon 120 og 233 0,9 0,9 0,6 0,4 0,5 0,5

Netto driftsutgifter til forebyggende arbeid, helse pr. innbygger -3 73 44 113 115 121

Legetimer pr. uke pr. beboer i sykehjem 0,55 0,55 0,58 0,36 0,34 0,39

F. Pleie og omsorg

Netto driftsutgifter pleie og omsorg i prosent av kommunens totale netto driftsutgifter 23,3 26,6 26,2 28 28,9 31,1

Institusjoner (f253+261) - andel av netto driftsutgifter til plo 42 42 43 44 49 45

Tjenester til hjemmeboende (f254) - andel av netto driftsutgifter til plo 50 51 50 50 45 50

Andel årsverk i brukerrettede tjenester m/ fagutdanning 78 78 75 74 79 73

Mottakere av hjemmetjenester, pr. 1000 innb. 0-66 år 18 18 19 19 16 19

Mottakere av hjemmetjenester, pr. 1000 innb. 67-79 år. 56 59 58 69 70 77

Mottakere av hjemmetjenester, pr. 1000 innb. 80 år og over. 327 330 332 322 330 345

Andel hjemmeboere med høy timeinnsats 2,4 2,4 2,4 5,8 5,5 6,1

Andel innbyggere 67 år og over som er beboere på institusjon 3,7 4,1 4,2 5 6,9 5,8

Andel beboere 80 år og over i institusjoner 72,3 76,9 79 70,9 71,4 72

Korrigerte brutto driftsutgifter, institusjon, pr. kommunal plass 779288 682945 612425 848179 863195 875221

Utgifter per beboerdøgn

G. Sosialtjenesten

Netto driftsutgifter til sosialtjenesten pr. innbygger 962 982 985 1268 1568 1577

Netto driftsutgifter til sosialtjenesten pr. innbygger 20-66 år 1581 1617 1617 2072 2502 2587

Netto driftsutg. til råd, veiledning og sos.forebyggend arb. pr. innb, 20-66 år 675 539 590 873 948 1017

Andel netto driftsutgifter til økonomisk sosialhjelp 57,2 58,4 57,1 50,5 43,7 48,2

Netto driftsutg. til tilbud til pers. med rusprobl. pr. innb. 20-66 år 2 134 104 152 460 323

Andelen sosialhjelpsmottakere i forhold til innbyggere 1,8 2,1 2,1 2,3 2,2 2,4

Andelen sosialhjelpsmottakere i alderen 20-66 år, av innbyggerne 20-66 år 2,7 3,1 3,2 3,5 3,3 3,7

Andel av sosialhjelpsmottakere som har fått utarbeidet individuell plan 3,9 4,9 4,5 4,3 2 3,7

H. Barnevern Netto driftsutgifter til sammen per innbygger 964 819 831 1406 1438 1412

Netto driftsutgifter per innbygger 0-17 år, barnevernstjenesten 3639 3057 3101 5942 6522 6196

Netto driftsutgifter (funksjon 244, 251, 252) per barn i barnevernet 81629 73638 88347 83386 111007 90194

Andel netto driftsutgifter til saksbehandling (funksjon 244) 43 32,4 41 30,3 30,4 33,2

Barn med undersøkelse ift. antall innbyggere 0-17 år 3,1 2,9 2,4 4,2 3,2 3,9

Andel barn med barnevernstiltak ift. innbyggere 0-17 år 2,7 2,4 2,2 4,7 4,2 4,7

Andel barn med barnevernstiltak ift. innbyggere 0-22 år 2,2 1,9 1,7 3,7 3,2 3,7

28

Barn med undersøkelse eller tiltak per årsverk 25,2 28,2 23,6 23,1 18,3 19,4

Andel undersøkelser som fører til tiltak (funksjon 244) 47,3 41,4 43,5 45,3 54 48,4

Andel barn med tiltak per 31.12. med utarbeidet plan 94 60 63 83 82 80

I. Avfall og renovasjon Årsgebyr for avfallstjenesten (gjelder rapporteringsåret+1) 2994 2994 2220 2305 2352 2443

I. Vann

Finansiell dekningsgrad

Selvkostgrad

K. Kultur

Netto driftsutgifter kultursektoren i prosent av kommunens totale netto driftsutgifter 3,9 5,1 5,3 3,1 4,1 3,8

Netto driftsutgifter for kultursektoren per innbygger i kroner 1579 1682 1691 1262 1780 1755

Netto driftsutgifter aktivitetstilbud barn og unge (F231) 15,6 14 14,2 11,4 10,7 9,2

Netto driftsutgifter til kommunale idrettsbygg per innbygger 653 730 555 208 310 312

Netto driftsutgifter til kommunale kulturbygg per innbygger 161 54 12 130 129 165

Netto driftsutgifter til folkebibliotek per innbygger 124 186 186 216 215 258

Netto driftsutgifter til aktivitetstilbud barn og unge per innbygger 246 235 240 143 191 161

Netto driftsutgifter til aktivitetstilbud barn og unge per innbygger 6-18 år 1256 1181 1186 830 1203 960

Tilskudd til frivillige barne- og ungdomsforeninger per lag som mottar tilskudd 0 14200 12400 14411 28063 20049

Antall frivillige lag som mottar kommunale driftstilskudd 32 31 31 36 32 35

Kommunale driftstilskudd til lag og foreninger pr lag som mottar tilskudd 23750 23161 23000 35830 32766 25978

Andel elever (brukere) i grunnskolealder i kommunens musikk- og kulturskole, av antall barn i alderen 6-15 år 16,1 16,3 16,5 13,3 19,4 15,6

M. Samferdsel Netto driftsutgifter i kr pr. innbygger, samferdsel i alt 950 909 963 651 625 833

Brutto driftsutg. i kr pr. innbygger for komm. veier i alt 1036 1013 1266 679 1013 991

N. Bolig Netto driftsutgifter til kommunalt disponerte boliger per innbygger i kr 158 29 64 -126 -54 -58

Netto driftsutgifter til boligformål pr innbygger i kroner 206,5 4,1 89,9 -101,2 6,4 -28,1

29

5 Risikovurderinger, jf forklaringer i vedlegg.

5.1 Sentraladministrasjon og styring – gjelder ”hele” kommunen

Risikoområde Risikofaktorer Tiltak Sanns. Konse-kvens

Vurdering FR

Personal Sykefravær Rekruttering (Spesielt teknisk sektor)

Fr-Rapport 2008. Nærværsledelse – forebygging av sykefravær Kontinuerlig fokus i kommunen IA-bedrift (Inkluderene arbeidsliv)

Middels Høy Aktuelt senere. KU kan be om status for rådmannens arbeid i møter.

Miljøsatsingen i Malvik kommune

Manglende miljøhensyn i forvaltningen

Ett av 12 hovedmål i kommuneplanens Middels Middels Oppført som prosjekt i tidligere FR-plan

Eiendomsforvaltning Systemer Ressurser Universell utforming Organisering

Omorganisert eiendomsforvaltningen etter nedleggelse av Malvik Eiendom KF i 2010

Høy Høy Aktuelt. Kan omfatte evaluering av omorganisering eller f.eks å se på om kommunen har ”gode” formålsbygg.

Politisk styring Manglende styringsinformasjon Møtestruktur Sammenheng politisk og administrativ organisering

Lav Middels Mulig aktuelt, men bør da initieres av kommunestyret ut fra deres erfaringer.

Beredskapsarbeid Manglende planverk Manglende øvelser

Beredskapsplaner utarbeidet, øvelser gjennomført

Middels Middels KU var opptatt av dette i møte i mai 2012. Mulig aktuelt

Omdømme og omdømmebygging

Manglende strategi/fokus Fokusområde i kommunen Lav Middels Oppført som prosjekt i tidligere FR-plan

Interkommunale samarbeid

Deltar i flere konstellasjoner Oversikt over måloppnåelse Riktig kostnadsnivå Riktig kostnadsfordeling Politisk styring

Samarbeidsprosjekt i Trondheimsregionen og Værnesregionen FR-prosjekt i 2011. Har hatt fokus på kostnadsfordeling.

Middels Lav Mulig aktuelt. Kan være gunstig å ta, hvis andre kommuner i regionen også prioriterer tilsvarende prosjekt

30

5.2 Barnehage


Vurdering FR

Personal Tilstrekkelig rekruttering Realisere mål i kompetansehevingsplan

Pedagogisk utviklingsplan 2009 Kompetanseutvikling

Lav Middels Lite aktuelt uten å se på flere områder i

Kapasitet / struktur Antall plasser Befolkningsutvikling Hensiktsmessige bygg

Stor satsing på barnehager Økning av antall plasser Utredning om oppvekststruktur på gang, viktig for fremtidig struktur -barnehager

Middels Høy Mulig aktuelt Evaluering av bygg bør inngå i fellesprosjekt for hele kommunen.

Psykososialt miljø Mobbing.

Tidlig innsats. Trygghet Systemrevisjon fra fylkesmannen (Blant annet risikoutsatte barn og unge.

Middels Middels Aktuelt hvis det inngår i felles prosjekt forebyggende innsats for barn og unge.

5.3 Grunnskolen


Vurdering FR

Psykososialt miljø Mobbing

PUST: samarbeidstiltak mellom skolene og PPT. Fokus på tidlig innsats

Middels Middels Mulig aktuelt. Jf ovenfor, fellesprosjekt.

Spesialundervisning Andel elever med tiltak. Får elevene spesialundervisning i tråd med vedtak. Økt ressursbruk på området

Fokus på tidlig innsats, samarbeid med barnehager. Fylkesmannen har fokus på området.

Middels Middels Høy og økende andel lærertimer til spesialundervisning, jf KOSTRA Mulig aktuelt

Kapasitet/struktur Hensiktsmessige bygg Kapasitet

God oversikt over behov Økning av kapasitet/nybygg vurderes

Middels Middels Bør inngå i felles prosjekt for hele kommunen. Aktuelt

31

5.4 Barne- og familietjenesten


Vurdering FR

PP-tjenesten Ventetid økende PPT Tilgjengelighet

Tverrfaglig samarbeid Middels Middels Mulig aktuelt. Kan inngå i prosjekt forebyggende innsats for barn og unge.

Barneverntjenesten Antall meldinger / hjelpebehov er økende Økte kostnader Lovkrav Kompetanse

Tverrfaglig samarbeid Har styrket tjenesten med 1,5 årsverk

Middels Høy Aktuelt. Eget prosjekt om kun barnevern. Området kan også inngå i prosjekt forebyggende innsats for barn og unge?

5.5 Pleie og omsorg (Helse og velferd)


Vurdering FR

Innføring av samhandlingsreform

Økte omstillingskrav Kapasitet - forebygging Kompetanse og personell – tverrfaglig Økonimi

Interkommunale prosjekter Omsorgsplan 2015. (etablering sykehjem og omsorgsboliger) Kompetansutvikling Koordinerings – og utviklingsteam

Middels Høy Aktuelt å gå inn på deler av reformen. Full evaluering bør skje om 2-3 år.

Legevakt Rekruttering Tilgjengelighet

FR-prosjekt interkomm samarb.2010 Legevakts samarbeid i Trondh.regionen. Brukerundersøkelser

Middels Middels Diskutert i KS 3.09.12. Bør avvente orientering i KS i jan 2013. Forventninger?

Institusjonsbasert omsorg

Tilstrekkelig kapasitet Kvalitet i tjenesten Brukertilfredshet

Bygging av nytt sykehjem Middels Middels Mindre aktuelt

Hjemmetjeneste Kvalitet FR .- Individuell plan i hjemmebaserte tjenester

Lav Middels Mindre aktuelt

Psykisk helsevern Personer med sammensatte problem

FR - Lokal oppfølgning av den nasjonale opptr.splanen for psykisk helse 2010

Middels Høy Mindre aktuelt

32

5.6 Boligsosial innsats - arbeid og NAV

Risikoområde Risikofaktorer Tiltak Sanns. Konsekvens Vurdering FR

Økonomisk sosialhjelp Oppfølgning av unge sosialhjelpsmottakere

Lavterskel arbeidstilbud Kompetanseutvikling og samhandling Boligsosial innsats

Middels Høy Aktuelt. Helhetlig innsats Barn og unge?

5.7 Kultur


Manglende kulturarenaer

Hallkapasitet Manglende plasser kulturskolen

Sommer- og vinterMalvik Eldres kulturmønstring Ungdommens kulturmønstring Samarbeid med lag og organisasjoner

Middels Middels Område det ikke har vært forvaltningsrevisjon. Aktuelt i et prosjekt forebyggende innsats for barn og unge.

5.8 Tekniske områder


Plan og byggesak Saksbehandlingstid Praktisering av saksbehandlingsregler Håndhevelse av lovverk Kvalitet Ferdigstillelse Manglende kompetanse/bemanning

FR – byggesaksbehandling i 2012 Middels Middels Kan være aktuelt på følge opp senere. (2014-2015))

33

VEDLEGG

På bakgrunn av diskusjoner rundt begreper benyttet i den overordnede analysen i

kontrollutvalgets møte 15.10.12 gjengis noe av innholdet i Norges Kommunerevisorforbund

sin veileder til overordnet analyse.

Vurdering av risiko Utgangspunktet for risikovurderingen er en erkjennelse av at uønskede hendelser –

risikofaktorer – kan inntreffe og true måloppnåelsen. Det er

interne og eksterne risikofaktorer, jf risikofaktorer foran under punkt 5.

Risikovurdering er sammensatt av to elementer:

Vurdering av konsekvens dersom risikofaktoren inntreffer

Vurdering av sannsynlighet for at risikofaktoren inntreffer

Vurderingen av hvorvidt risikoen er høy/middels/lav avhenger derfor av hvordan en vurderer

konsekvensene av, og sannsynligheten for at en gitt situasjon inntreffer eller utvikler seg.

Dersom konsekvensene antas å bli store, samtidig som det er en stor sannsynlighet for at en

situasjon blir en realitet, vurderes risikoen til å være høy. Motsatt vil risikoen vurderes som

lav i tilfeller der en situasjon bare vil få mindre konsekvenser, samtidig som det er lite trolig

at den aktuelle situasjonen skal oppstå.

Fordi hensikten med den overordnede analysen er å identifisere aktuelle områder for

forvaltningsrevisjon, kan det være nyttig å vurdere risiko i forhold til:

Overholdelse av lover og bestemmelser

Økonomi

Produktivitet

Måloppnåelse

Risikoreduserende tiltak – hva gjør ledelsen med de aktuelle forholdene I analysen tas det hensyn til eventuelle tiltak som kommunens ledelse har satt i verk for å

redusere muligheten for at risikofaktorene som kan true måloppnåelsen skal inntreffe, og

redusere virkningene dersom risikofaktoren likevel slår til.

I forhold til overordnet analyse er det derfor nødvendig å ha kjennskap til de styrings- og

kontrolltiltakene som er etablert i kommunen, og vurdere i hvor stor grad disse fungerer

risikoreduserende i forhold til konsekvensen av og sannsynligheten for at uønskede hendelser

inntreffer.

Tiltakene kan være av ulik karakter. Det kan være etablert interne rutiner som vil føre til at

feilsituasjoner oppdages og rettes på et tidlig tidspunkt før skade oppstår. Det kan være satt i

verk tiltak som bidrar til at konsekvensen blir mindre dersom risikofaktoren slår til – for

eksempel ved at risikoen er delt med flere, som ved forsikring. Andre tiltak kan bidra til at

sannsynligheten for at risikofaktoren inntreffer blir redusert.

De styrings- og kontrolltiltakene som etableres for å sikre at virksomheten når sine mål, kan

kategoriseres på følgende måte:

Informasjon og kommunikasjon – eks forankring av vedtatte mål blant medarbeiderne og

informasjon til medarbeidere om utvikling i organisasjonen

Overvåkning/oppfølging – eks medarbeiderundersøkelser, innbyggerundersøkelser,

rapportering gjennom styringssystem

34

Kontrollaktiviteter – eks attestasjon og anvisning, rutiner, vedtaksoppfølging

Ut fra kjennskap til styrings- og kontrolltiltakene i organisasjonen vil vi få en oppfatning av

hva som gjøres for å redusere risiko. Slik informasjon vil innvirke på om et forhold vurderes

som viktige å se nærmere på eller ikke. Dersom ledelsen ser ut til å ha ”ha kontroll på”

risikoforhold innen et gitt område, og har iverksatt tiltak for å redusere risko, kan det tilsi at

dette området behøver mindre oppmerksomhet fra kontrollutvalgets side. Omvendt kan

kunnskap om risikoforhold som ledelsen ikke har fokus på, tilsi større oppmerksomhet fra

kontrollutvalget i deres planlegging av forvaltningsrevisjon.

Dersom en har vurdert risikoen innen et gitt område til å være høy, samtidig som en vet at

ledelsen ikke har iverksatt tiltak for å redusere risiko, og at det vil få stor negativ betydning

dersom situasjonen blir en realitet, er det grunn til å vurdere området som vesentlig.

Vesentlighet, det vil si hva som har størst (negativ) betydning kan vurderes ut fra ulike

perspektiver, og vesentlighetsgraden avhenger av hvilket perspektiv en ser situasjonen ut fra.

Virksomheten som drives i kommunene er omfattende og involverer mange ulike aktører med

til dels ulike interesser i kommunens virksomhet. Ulike aktører med ulike ståsteder kan ha

svært ulike oppfatninger av hva som er vesentlig – for hvem er det ille?

Vesentlighet kan derfor vurderes fra ulike perspektiver:

Fra et økonomisk perspektiv, vurdert ut fra omfanget av et tjenesteområdes driftsutgifter

sett i forhold til kommunens totale driftsutgifter.

Fra et politisk perspektiv, vurdert ut fra hvilke tjenesteområder som har størst vesentlighet

sett fra de folkevalgtes perspektiv. (Her vil oppfatningene av vesentlighet trolig variere

mellom de politiske grupperingene.)

Fra brukernes perspektiv, vurdert ut fra hva brukerne av kommunale tjenester anser som

vesentligst.

Fra medarbeidernes perspektiv, vurdert ut fra hva de ulike medarbeiderne innenfor et

tjenesteområde anser som vesentligst.

Fra et samfunns- og miljøperspektiv, vurdert ut fra hva som er vesentligst ved kommunens

virksomhet sett i forhold til storsamfunnet og miljøet.

Vesentlighetsvurderingen skal vise hvilke risikofaktorer som er mest vesentlige, mest

alvorlige, i forhold til å oppnå de målene som kommunen har satt seg og i forhold til

lovbestemmelser. Her kan det gjerne synliggjøres at vesentlighetsvurderingen kan variere alt

etter hvilket perspektiv som legges til grunn.

Det er svært vanskelig, om ikke umulig, å måle ulike sektorers og virksomhetsområders

vesentlighet opp mot hverandre. Revisor og/eller kontrollutvalgets sekretær bør ikke prøve å

måle hva som er viktigst av f.eks. skole, eldreomsorg, vann og avløp, kultur osv. Man bør

med andre ord ikke ta mål av seg å rangere ulike områders vesentlighet. Men analysen bør

bidra til at den forvaltningsrevisjon som prioriteres er vesentlig, men altså ikke

nødvendigvis den mest vesentlige. Over tid bør forvaltningsrevisjonen dekke en

tilstrekkelig bred del av kommunens virksomhet.

35

Status for revisjon av kommuneregnskapet 2012 - Malvik kommune




Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering.

Saksutredning Kontrollutvalget er tillagt et betydelig tilsynsansvar gjennom kommuneloven og tilhørende

forskrifter. Viser i den forbindelse til Kontrollutvalgsbokens kap.9 side 119 når det gjelder

regnskapsrevisjon. Boka er utlevert faste medlemmer i kontrollutvalget og er tilgjengelig på

KonSek sine hjemmesider: www.konsek.no

Nedenfor gjengis kontrollutvalgets oppgaver knyttet til regnskapsrevisjon, slik de fremgår av

kontrollutvalgsforskriftene:

”Kap. 4. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon

§ 6. Regnskapsrevisjon

Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller

fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg

løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som

følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler

med revisor.

§ 7. Uttalelse om årsregnskapet

Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi

uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen

avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være

formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn

til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til

kommunestyret/fylkestinget.

§ 8. Oppfølging av revisjonsmerknader

Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og

fylkeskommuner § 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp.

Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en

tilfredsstillende måte. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller

fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader er blitt fulgt opp. ”

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Som det fremgår av § 6 skal kontrollutvalget holde seg løpende orientert om

revisjonsarbeidet. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor for Malvik kommune Wenche Holt,

Revisjon Midt-Norge IKS, vil gi en muntlig orientering om status i revisjonsarbeidet per

03.12.12 og svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget.

36



Forslag til avtaler forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon 2013




Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget slutter seg til forslagene til avtaler om forvaltningsrevisjon og

finansiell revisjon for 2013.

2. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å signere avtalene.

Vedlegg Avtale finansiell revisjon 2013- Malvik

Avtale forvaltningsrevisjon 2013 - Malvik

Saksutredning I 2011 ble det innført en ny praksis der kontrollutvalget inngår årlige avtaler om leveranse av

revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Avtalene er ment å skulle spesifisere

hvilket omfang av revisjonstjenester kontrollutvalget kan forvente i inneværende år, og

nærmere regulere samarbeidet mellom kontrollutvalget og revisjonen.

Disse avtalene er et supplement til selskapsavtalen for Revisjon Midt-Norge IKS som setter

rammene for selskapets virksomhet og styring, og deltakernes bidrag til dette.

Avtalene er også en del av oppfølgingen av det ansvaret som ligger på kontrollutvalget for å

påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, slik det fremgår av kapittel 4 og 5 i

kontrollutvalgsforskriften.

Vedrørende regnskapsrevisjon

Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap

blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om

revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov

og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med

revisor.

Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken side 122. www.konsek.no

Vedrørende forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for

forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av

forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret. Kommunestyret kan delegere til

kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden.

Kontrollutvalget initierer de enkelte prosjekt gjennom egne saker i kontrollutvalget. Den

videre oppfølging skjer i stor grad via kontrollutvalgets sekretariat.

Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken side 92. www.konsek.no

37



Avtaler med Revisjon Midt-Norge IKS

Kommunens kontrollutvalg er opptatt av dialogen mellom utvalg og revisjonsselskap.

Avtalene angir hvilke dokumenter som skal oversendes kontrollutvalget. Utvalget har stor

frihet til å be om opplysninger i møter gjennom året. Det har etter hvert i stor grad utviklet seg

en felles forståelse mellom utvalget og Revisjon Midt-Norge IKS, og dermed et godt grunnlag

for dialog og samarbeid. For kontrollutvalget er det vært viktig å forsikre seg om at de har

tilstrekkelig informasjonsgrunnlag til å utføre sitt arbeid på en god måte, herunder å påse at

kommunens revisjonsordning fungerer på en tilfredsstillende måte.

Timetall for 2013

For 2013 er ramme til regnskapsrevisjon satt til 380 timer, som er 50 timer mer enn for 2012.

Samlet ramme til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2012 er satt til 607 timer. Dette er

20 timer mer enn i 2012. Det legges derfor opp til et revisjonsomfang, målt i timer, som er

noe større enn for 2012.

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Avtalene er i tråd med de som kontrollutvalget gav sin tilslutning til for 2012, bortsett fra en

økning fra 2012 på totalt 70 timer samlet til revisjon.. Kontrollutvalget oppfordres til å

godkjenne avtalene for 2013.

38

Referatsaker til kontrollutvalgets møte 03.12.2012




Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering.

Vedlegg Flere elever og færre lærertimer

Brev fra IKS er ikke internt

eINFO 14-2012 Forståelsen av kravet vedr. kommunestyremedlem i KU

Jeg jobber i kommunen - kan jeg vedta budsjettet

Kommunale selskaper verdt en halv billion

Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet:

1. Orientering fra samling for kontrollutvalgsmedlemmer på Tiller 7.november 2012,

hvor 4 av kontrollutvalgets medlemmer deltok. (Arrrangør KonSek)

2. Flere elever og færre lærere – NTB 21.09.12

3. Brev fra interkommunale selskaper (IKS) er ikke interne. Kommunal Rapport

01.11.12.

4. Forståelsen av kravet vedrørende minst ett kommunestyremedlem i kontrollutvalget.

(e-INFO 14/12 - NKRF)

5. Jeg jobber i kommunen – kan jeg vedta budsjettet? Kommunal Rapport 09.11.12.

6. Kommunale selskaper verdt en halv billion. Kommunal Rapport 31.10.12.

Dokumenter vedrørende punktene 2-6 er vedlagt.

43

Flere elever og færre lærertimer Samtidig som flere og flere elever går i klasser med mer enn 20 elever,

går antallet lærertimer ned.

21. september 2012 - 8:47 | Av NTB

En oversikt Utdanningsforbundet har laget for Dagsavisen om utviklingen i de ti største

kommunene de fem siste årene, viser at på drøye ti år er omfanget av store elevgrupper i

praksis tredoblet. I 2001 ble en av ti elever undervist i grupper på 20 elever eller mer. I

fjor gjaldt dette hver fjerde elev.

Samtidig viser tallene at spesialundervisning tar en stadig større del av kaka. De mellom

7 og 8 prosentene av elevene som får spesialundervisning, legger beslag på opptil 20

prosent av lærertimene.

Det brukes mindre penger på undervisning for hele klassen, fastslår

Utdanningsforbundet.

– Dette viser det vi allerede har pekt på, nemlig at vi trenger en lovendring som sikrer

flere lærere i skolen, sier forbundsleder Mimi Bjerkestrand.

44

http://www.kommunal-rapport.no/author/ntb

http://www.kommunal-rapport.no/author/ntb

Brev fra IKS er ikke internt Når kommunen mottar et dokument fra et interkommunalt selskap,

kan det aldri unntas som internt, fastslår Fylkesmannen i Telemark.

1. november 2012 - 10:54 (Oppdatert: 1. november 2012 - 12:53 ) | Av Vegard Venli

NRK Telemark krevde innsyn i et utkast til en granskingsrapport vedrørende Skien

lufthavn AS. Rapportutkastet var sendt fra det interkommunale selskapet Telemark

kommunerevisjon til Skien kommune for eventuelle kommentarer. Kommunen avslo

innsynskravet fra NRK, med henvisning til offentlighetsloven § 14:

«Eit organ kan gjere unntak frå innsyn for dokument som organet har utarbeidet for si

eiga interne saksførebuing».

Fylkesmannen i Telemark fastslår at dokumenter aldri kan unntas etter

denne bestemmelsen, når de kommer fra et selvstendig rettssubjekt:

«Slike skal aldri regnes som del av kommunen. Dette gjelder uavhengig av hvilken

tilknytning selskapet for øvrig måtte ha til kommunen. Korrespondanse mellom en

kommune og et slikt selvstendig rettssubjekt vil aldri kunne holdes utenom innsyn etter

offentlighetsloven § 14», fastslår Fylkesmannen.

To regler om intern saksbehandling

Offentlighetsloven inneholder to unntaksbestemmelser som åpner for å hemmeligholde

interne dokumenter. Foruten § 14 som gjelder organinterne dokumenter, åpner § 15 på

visse betingelser for å unnta dokumenter som er innhentet utenfra til bruk i kommunens

interne saksbehandling.

Men heller ikke denne bestemmelsen kunne blitt brukt til å unnta utkastet til

revisjonsrapporten som et internt dokument. Begrunnelsen er at kommunerevisjonen,

som selvstendig rettssubjekt, ikke er underordnet kommunen administrativt.

«Det vil ikke kunne foreligge noe over- eller underordningsforhold mellom en kommune

og et selvstendig rettssubjekt», fastslår Fylkesmannen.

Dette prinsippet ble understreket med dagens offentlighetslov, som kom i 2009. Her

fastslås at dokumenter fra eller til en kommunal enhet ikke kan unntas som internt,

dersom dokumentet omhandler et område der enheten har selvstendig

avgjørelsesmyndighet.

45


Må vurdere saken på nytt

Fylkesmannens første avgjørelse i saken kom i begynnelsen av oktober. Fylkesmannen

opphevet da Skien kommunes vedtak i saken, og ba om at innsynskravet ble behandlet på

nytt.

I den forbindelse minner Fylkesmannen om regelen om meroffentlighet i

offentlighetsloven § 11:

«Når det er høve til å gjere unntak frå innsyn, skal organet likevel vurdere å gi heilt

eller delvis innsyn. Organet bør gi innsyn dersom omsynet til offentleg innsyn veg

tyngre enn behovet for unntak».

Etter en ny behandling unntok kommunen igjen dokumentet, denne gang med hjemmel i

§ 5 om utsatt innsyn. Nå har Fylkesmannen konkludert med at også anvendelsen av

denne bestemmelsen var ugyldig, og har nå vedtatt at granskingsrapporten må

offentliggjøres.

46

Norges Kommunerevisorforbund – på vakt for fellesskapets verdier

Postadresse: Besøksadresse: Telefon: 23 23 97 00 Org.nr.: 975 450 694

Postboks 1417 Vika Munkedamsveien 3B, 3. etg. E-post: [email protected] Kontonr.: 1450.12.70424

0115 OSLO Web: www.nkrf.no

eINFO 12/14 – Forståelsen av kravet om at minst ett kommunestyremedlem skal være medlem av kontrollutvalget Av kommuneloven § 77 nr. 1 framgår det at minst ett av kontrollutvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets eller fylkestingets medlemmer. Fylkesmannen i Sogn

og Fjordane (FMiSF) har i forbindelse med en lovlighetskontroll nylig vurdert forståelsen

av denne bestemmelsen, se vedlegg 1.

Utgangspunktet for vurderingen var at det kontrollutvalgsmedlemmet som var valgt blant

kommunestyrets medlemmer, ble ansatt i Gloppen kommune og dermed ikke lenger var valgbar til kontrollutvalget. Fylkesmannen konkluderte noe overraskende at kravet om

kommunestyrepresentasjon i kontrollutvalget ikke er ufravikelig ved suppleringsvalg i

valgperioden.

Fylkesmannen bygger i stor grad sin vurdering på en uttalelse fra Kommunal- og

regionaldepartementet (KRD) av 1. juli 2008 til Fylkesmannen i Sør-Trøndelag, se

vedlegg 2. Her heter det bl.a.:

Kravet om at minst ett kommunestyremedlem skal være medlem av

kontrollutvalget er direkte knyttet til konstitueringen av kontrollutvalget. Dette følger etter departementets vurdering av ordlyden i kommuneloven § 77 nr. 1

fjerde punktum. Spørsmålet oppstår om dette kravet gjelder også når det er tale

om suppleringsvalg i løpet av valgperioden. Departementet antar at det ikke er

noe direkte krav i loven om at det skal velges et nytt kommunestyremedlem for å

erstatte et som går ut av kontrollutvalget, selv om dette skulle medføre at utvalget blir uten representasjon fra kommunestyret. Det vil også i praksis kunne

være svært vanskelig å praktisere en slik regel. Departementet mener likevel at intensjonene bak lovbestemmelsen tilsier at kommunene gjør sitt ytterste for å

sikre at kommunestyret er representert i kontrollutvalget i hele valgperioden.

I sin uttalelse peker FMiSF bl.a. på at «det er lite i samsvar med demokratiomsyn dersom representantar i formannskap og hovudutval skal ha rettsleg plikt til å fråtre politiske

verv dei er lovleg valt til ved konstitueringa, på bakgrunn av forholdsval etter kommunelova § 36, sjå § 77 nr. 2. Kommunen må likevel gjere sitt ytste for å få inn eit

medlem frå kommunestyret i kontrollutvalet. Reint spekulative nyval, med sikte på å omgå kravet om representasjon, må såleis reknast som ulovlege. Det er ikkje

indikasjonar på at det ligg føre slike motiv i denne saka.

Kommunen seier det ikkje er fleire representantar i kommunestyret som er valbare til kontrollutvalet, og at det har vore arbeidd politisk i kommunen for å finne ei løysing. Det går mellom anna fram av møteboka for møtet 18.06.2012 at nyvalet har blitt utsett tre

gonger med sikte på å innfri kravet i § 77 nr. 1. Ut frå dette konkluderer vi med at

kommunen har gjort sitt ytste for å oppnå kommunestyrerepresentasjon i kontrollutvalet, utan at dette har ført fram. Vi har derfor kome til at kontrollutvalet i Gloppen kommune

har ei lovleg samansetting, sjølv om kravet i § 77 nr. 1 ikkje er innfridd.»

47

2

Vi er kjent med at Fylkesmannen i en e-post til KRD har bedt om en nærmere utdyping

av hva som ligger i at kommunen har gjort «sitt ytterste» for å få valgt inn et medlem fra kommunestyret. Det foreligger imidlertid ikke noe skriftlig svar fra departementet på

denne henvendelsen.

Oslo, 2. november 2012

Norges Kommunerevisorforbund

Bjørn Bråthen

seniorrådgiver

Vedlegg:

1. Brev av 19. oktober 2012 fra Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Gloppen

kommune 2. Brev av 1. juli 2008 fra Kommunal- og regionaldepartementet til Fylkesmannen i

Sør-Trøndelag

48

Jeg jobber i kommunen – kan jeg vedta budsjettet? Spørsmålet om kommunestyremedlemmer er inhabile i budsjettbehandlingen, dukker

opp i flere kommuner hver eneste høst.

9. november 2012 - 15:32 (Oppdatert: 9. november 2012 - 15:32 ) | Av Ole Petter Pedersen

ØKONOMIBLOGGEN Økonomiredaktør Ole Petter Pedersen skriver hver tirsdag og fredag Økonomibloggen på Kommunal-Rapport.no.

Pedersen har skrevet om kommuneøkonomi i mange år og har blant annet gitt ut bøkene Kommuneøkonomi for journalister og Førstehjelp for lokalpolitikere.

Selv om den ansatte skal behandle nedleggingen av sitt eget tjenestested i budsjettet, vil det normalt ikke være nok til å være inhabil

Et spørsmål som gjerne dukker opp når krangelen står om budsjettet, er om kommunalt ansatte kan være med på

vedtaket.

Kanskje sitter rektor for en nedleggingstruet skole i kommunestyret – eller en hjelpepleier i hjemmetjenesten.

Men selv om den ansatte skal behandle nedleggingen av sitt eget tjenestested i budsjettet, vil det normalt ikke

være nok til å være inhabil. At tjenestestedet forsvinner har ikke direkte betydning vedkommendes

ansettelsesforhold, og det vil vanligvis ikke være en avgjørelse som vedkommer den ansatte politiker alene.

Unntaket er hvis vedkommende har vært sterkt involvert i utformingen av det endelige budsjettforslaget fra

administrasjonen. Bernt, Hove og Overå i boka Kommunalrett (2002, s. 448) legger imidlertid vekt på at det da er

snakk om at man må ha vært tungt inne i prosessen, det holder ikke at man har spilt inn forslag til budsjettet

fra en enkelt enhet eller etat.

Årsaken til at det skal svært mye til for å være inhabil i budsjettsaker er at det ville begrenset manges mulighet til

å være med i lokalpolitikken, om det skulle settes så strenge habilitetskrav i så overordnede saker.

I behandlingen av økonomiplan, kommuneplan og regional planstrategi/plan er det de samme,

mindre strenge kravene til habilitet. Dette framkommer av kommunelovens § 40.3.b:

Kommunalt og fylkeskommunalt ansatte som i denne egenskap har medvirket ved tilretteleggelsen av

grunnlaget for en avgjørelse, eller ved tidligere avgjørelse i samme sak, skal alltid anses som inhabile når

saken behandles i folkevalgt organ. Ved behandling av årsbudsjett, økonomiplan, kommuneplan, regional

planstrategi og regional plan gjelder ikke første punktum.

Legg merke til at lovteksten ikke har med reguleringsplan i listen over saker som er unntatt de vanlige

habilitetsreglene.

Husk dette til budsjettdebatten starter!

49

http://www.kommunal-rapport.no/author/ole-petter-pedersen

http://www.kommunal-rapport.no/author/ole-petter-pedersen

Kommunale selskaper verdt en halv billion Aldri før har kommunene eid flere selskaper. I fjor hadde de til

sammen en omsetning på 137 milliarder kroner.

31. oktober 2012 - 8:11 | Av Hanne Nordhagen Karlsen

– Selskapene ivaretar vesentlige samfunnsoppgaver og representerer enorme

fellesverdier, fastslår direktør Bjørg Ravlo Rydsaa i KS Bedrift.

Tusenvis

2.547 selskaper er registrert som kommunale selskaper hos Statistisk sentralbyrå. Langt

de fleste er organisert som aksjeselskaper, men med på lista er også kommunale foretak

og interkommunale selskaper. Kommunal-Rapport.no vil gjennom en serie

artikler de neste ukene se nærmere på de kommunale selskapene.

Selskapene eier verdier for nær en halv billion kroner eller mer nøyaktig: 455 milliarder

kroner. Av dette er 171 milliarder egenkapital og 284 milliarder gjeld. Det omsettes for i

alt 137 milliarder kroner, og totalt sitter selskapene igjen med et resultat på 12,3

milliarder kroner før skatt, viser regnskapstallene for 2011, som Kommunal-Rapport.no

har fått fra Proff Forvalt. Noe av dette går tilbake til eierkommunene i form av utbytte.

De aller største selskapene har milliardomsetning, mens snaut 700 av dem ikke hadde

omsetning i det hele tatt i 2011.

Store samfunnsoppgaver

Direktør Bjørg Ravlo Rydsaa i KS Bedrift er ikke overrasket over antallet eller størrelsen

på verdiene som forvaltes i kommunale selskaper. KS Bedrift organiserer rundt 500 av

disse selskapene. Også i deres medlemsmasse er det aksjeselskapene som dominerer. Det

tror direktør Bjørg Ravlo Rydsaa er en god strategi.

– Jo mer forretningsdrift og jo mindre forvaltning, desto mer fornuftig er det å

organisere virksomheten som aksjeselskaper. Dersom risikoen i et selskap er høy, er det

den mest ansvarlige måten å organisere virksomheten på, for å begrense tap og

belastning på kommunekassa.

Tallene bekrefter at det er svært viktig at kommunene er profesjonelle eiere, mener

Rydsaa. At svært mange av disse selskapene også ivaretar viktige samfunnsoppgaver og

infrastruktur, som kraftproduksjon og havner, stiller krav til at kommunene må ta ansvar

for eierskapet og ha et bevisst forhold til det.

50

http://www.kommunal-rapport.no/author/hanne-n-karlsen

http://www.kommunal-rapport.no/author/hanne-n-karlsen

Rydsaa synes derimot ikke det er en god idé å bruke aksjeselskapformen dersom årsaken

er å unndra virksomheten fra offentlighetsloven.

– Vi anbefaler meroffentlighet og at virksomhetene er så åpne som mulig, med unntak

for personal- og forretningsanliggender. Sistnevnte kan jo gjøres offentlig senere, når det

ikke lenger utgjør noen fare for forretningsdriften.

Strategi for styring

Direktøren i KS Bedrift sier at en av de største utfordringene kommunene som eiere står

overfor når det gjelder selskapene, er nettopp å være eiere. Hun anbefaler at kommunene

utarbeider gjennomtenkte selskapsstrategier for selskapene de eier, og at de sørger for å

velge styrer som er sammensatt av personer med riktig kompetanse.

– Noen kan for eksempel ha politisk kompetanse, andre bransjeerfaring, noen kan ha

kompetanse innenfor logistikk. Det viktige når et styre skal velges, er å se på hva slags

kompetanse selskapet trenger for å lede selskapet i den retningen eierne ønsker.

Rydsaa mener dette er blitt bedre de senere årene, men at det likevel fortsatt ikke er helt

uvanlig å se en del Tordenskjolds soldater i styrene. For å få et profesjonelt styre,

anbefaler hun at eierne nedsetter en valgkomité for å sikre en god sammensetning.

Mindre lønnsomme enn før

Tallene viser at de kommunale selskapene driver svært lønnsomt. Både i 2009 og 2010

var resultat etter skatt på over 14 prosent. Fortjenesten ble imidlertid dårligere i fjor, og

marginen etter skatt falt til «bare» 9 prosent.

Det er registrert kommunale selskaper med adresser i 374 kommuner. Hvor selskapet er

plassert har imidlertid ikke nødvendigvis noe med eierforholdet å gjøre. Oslo og

Kristiansand har suverent flest kommunale selskaper lokalisert i sin kommune, langt

foran Bergen, Drammen og Trondheim.

51

Kommunale selskaper 2011

Fylke Antall Inntekter Resultat Etter skatt

Egenkapital Gjeld Eiendeler

Akershus 75 5.4 0.6 -0.6 8.4 9.2 17.6

Aust-Agder 58 2.0 0.2 0.1 2.6 4.8 7.3

Buskerud 153 7.3 1.3 1.0 10.5 22.1 32.5

Finnmark 81 2.9 0.2 0.2 2.1 2.2 4.2

Hedmark 103 4.4 0.0 0.9 10.3 12.9 23.2

Hordaland 176 15.3 3.0 1.9 12.1 36.2 48.4

Møre og Romsdal 188 6.9 0.6 0.3 5.5 13.4 18.9

Nord-Trøndelag 93 5.0 1.0 0.3 5.2 16.8 21.9

Nordland 216 7.4 1.2 0.8 11.3 10.0 21.3

Oppland 110 7.1 2.1 0.9 15.2 11.0 26.2

Oslo 139 28.2 3.9 2.0 40.9 54.8 95.8

Rogaland 100 11.0 1.9 0.7 8.5 25.0 33.4

Sogn og Fjordane 113 4.6 0.6 0.3 6.1 12.0 18.1

Sør-Trøndelag 112 5.9 0.9 0.8 10.3 8.8 19.1

Telemark 85 1.6 0.1 0.0 1.8 2.0 3.9

Troms 98 3.7 0.9 0.6 7.0 10.2 17.1

Vest-Agder 173 12.9 1.5 1.6 7.8 20.3 28.0

Vestfold 40 1.5 0.1 0.0 0.6 1.3 1.9

Østfold 70 4.2 1.5 0.6 5.0 11.1 16.2

Tabellen viser selskaper med omsetning i 2011, driftsinntekter, driftsresultat, årsresultat

etter skatt, egenkapital, gjeld og eiendeler. Kilde: Proff Forvalt. Alle tall i milliarder

kroner.

52

http://www.kommunal-rapport.no/innhold/kommunale_selskaper_2011
























Møteplan kontrollutvalget 1.halvår 2013




Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møtene i kontrollutvalget avvikles kl 17.00 på følgende mandager i første halvår 2013:

18.februar, 6.mai og 17.juni.

Saksutredning For å kunne planlegge- og gjennomføre kontroll- og tilsynsarbeidet på en best mulig måte er

det nødvendig å fastsette en møteplan for kontrollutvalget. Kontrollutvalgets møter vil

fungere som milepæler, både for gjennomføring og presentasjon av revisjonsarbeid for

kontrollutvalget, og for oppgaver som er sterkere knyttet til kontrollutvalgets egen

virksomhet.

Kontrollutvalget kan i tilknytning til saken diskutere tema for de enkelte møter, dersom det er

ønskelig. Sekretariatet har ut fra erfaringer fra tidligere år, samt lovpålagte oppgaver, lagt inn

noen foreløpige stikkord. Det er imidlertid viktig at utvalget legger opp aktiviteten ut fra egne

vurderinger og kommunestyrets ønsker.

Det er budsjettmessig er tatt høyde for 6 møter i 2013, 3 per halvår.. Kontrollutvalgets

møteplan bør tilpasses møteplanen for kommunestyret, da det er en del saker som skal

oversendes fra kontrollutvalget. Kommunestyret og formannskapet benytter henholdsvis

mandager og tirsdager som faste møtedager. Kontrollutvalget har i 2012 også hatt møter på

mandager, men unngått siste mandag i måneden, når de fleste kommunestyremøter avvikles.

Sekretariatet legger opp til at mandager videreføres som møtedager. Møtedatoene for

kommunestyret fastsettes ikke før i desember. Sekretariatet har imidlertid lagt til grunn at

kommunestyremøtene avholdes siste mandag i måneden.

Forslag til møteplan for kontrollutvalget 1.halvår 2013:

Januar Februar Mars April Mai Juni

Kommunestyret *

Kontrollutvalget 18.

6. 17.

*Ikke vedtatt - behandles i desember 2012.

Andre arrangement:

5.-6.februar: Samling for kontrollutvalg Gardermoen. Norges kommunerevisorforbund

5.-6.juni: Samling for kontrollutvalg Gardermoen. Forum for kontroll og tilsyn

53

Foreløpige stikkord for saker som er aktuelle på de enkelte møter:

18. februar 2013

Årsmelding 2012 for kontrollutvalget.

Bestilling av forvaltningsrevisjon.

Bestilling Selskapskontroll Trønderenergi?

Tilbakemelding vedrørende oppfølging av kommunestyrevedtak etter

forvaltningsrevisjonsrapport – Byggesaksbehandling Malvik kommune..

8. mai 2013

Rapport – selskapskontroll Malvik Næringsbygg AS.

Regnskap Malvik kommune 2012 – kontrollutvalgets uttalelse.

Orienteringer fra rådmannen?

Orientering vedrørende arbeidet med skatteinnfordring?

I henhold til forskrift om revisjon skal revisor avgi sin revisjonsberetning innen 15. april.

Kontrollutvalget skal gi uttalelse om regnskapet til kommunestyret. Uttalelsen skal også

foreligge når formannskapet gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken.

17. juni 2013 (Møte ute ved en avdeling/virksomhet?)

Orientering og spørsmål knyttet til virksomheten som eventuelt besøkes.

Erfaringer med kontrollutvalgsarbeidet så langt i perioden.

Møteplan for kontrollutvalget 2.halvår 2013.

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget avvikler 3 møter i vår. Det kan være

behov for ekstra møter utenom oppsatt møteplan, dersom det kommer opp saker som krever

rask behandling.

54

Eventuelt




Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling.

55

møteinnkalling - kontrollutvalget i malvik kommunearendal-ordfører einar halvorsen (h) kjenner seg...

Documents