manual de procedimientos para auditoria interna

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA AUDITORIA INTERNA DEL SECTOR PÚBLICO

EMPRESA CANTONAL DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DE GUAYAQUIL

(ECAPAG)

Tesis de maestría presentada por

Jhony Alberto Sagubay Bernal

Para obtener el Grado de:

Magíster en Administración de Empresas Mención Especial: Negocios Internacionales

Ante la Facultad de Ciencias Administrativas

Universidad de Guayaquil Director de Tesis:

Ing. Martha Cecilia Silva, MBA

19 de Julio del 2006

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA AUDITORIA INTERNA DEL SECTOR PÚBLICO

EMPRESA CANTONAL DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DE GUAYAQUIL

(ECAPAG)

Tesis de maestría presentada por

Jhony Alberto Sagubay Bernal

Para obtener el Grado de:

Magíster en Administración de Empresas Mención Especial: Negocios Internacionales

Ante la Facultad de Ciencias Administrativas

Universidad de Guayaquil Miembros del Tribunal:

Miembro del Tribunal 1 Miembro del Tribunal 2 Miembro del Tribunal 3

19 de julio de 2006

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA AUDITORIA INTERNA DEL SECTOR PÚBLICO (ECAPAG)


Ficha Catalográfica

Jhonny Alberto Sagubay Bernal

Tesis de maestría: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA AUDITORIA INTERNA DEL SECTOR PÚBLICO EMPRESA CANTONAL DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DE GUAYAQUIL (ECAPAG)

La reproducción total o parcial de este libro en forma idéntica o modificada, Escrita a máquina

o por el sistema "multigraph", mimeógrafo, impreso, etc., no autorizada por los editores, viola

derechos reservados.

Cualquier utilización debe ser previamente solicitada.

Año 2006 by Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad de Guayaquil.

© Derechos Reservados del Autor


INTRODUCCIÓN

La Auditoría Interna es un mecanismo moderno disponible en la actualidad para el control de

los recursos públicos, la regulación y determinación de responsabilidades, así como a la

administración del Estado moderno y las máximas autoridades de las diversas entidades

que componen el sector público, que permite el ejercicio de funciones de control,

fiscalización o revisión de manera profesional, independiente y confiable, sin interferir o

demorar las funciones administrativas. Otros mecanismos de fiscalización y control externo,

muchos de los cuales fueron netamente empíricos y sin base teórica y práctica, han sido

desechados por el Estado moderno debido a la necesidad de utilizar prácticas y métodos

profesionales basados en una disciplina considerablemente avanzada.

A la tradicional justificación del control que basa su razón de ser en la necesidad de

mantener una administración legal y honesta de los bienes sociales, cuentas claras, se ha

venido sumando, con las transformaciones que ha sufrido el Estado moderno, la imperiosa

necesidad de fortalecer aquellos aspectos mediante la búsqueda de mecanismos dirigidos a

procurar un uso eficiente y eficaz de tales bienes.

En esta tarea, las auditorías internas tienen una gran responsabilidad que cumplir, la

colaboración entusiasta, inteligente y técnica de ellas, pretende mejoras sustanciales en el

control de las actividades de la Entidad. La Auditoria Interna debe replantearse el papel que

han venido jugando hasta el presente y su proyección hacia el futuro.

La Contraloría General del Estado busca asignar debidamente las competencias,

procurando que estas unidades ejerzan realmente auditoria, dejen de cumplir funciones que

no les competen y con ello contribuyan a mejorar el control con aquellos objetivos de

búsqueda de eficiencia y eficacia.

El presente Manual constituye un conjunto orgánico de disposiciones que busca definir lo

que debe ser la Dirección de Auditoria Interna de ECAPAG y facilitar, mediante

directrices, normas y procedimientos complementarios, la canalización de sus recursos

hacia la ansiada meta de un mejor aprovechamiento de los mismos.

Como todo esfuerzo humano, este documento es susceptible de ser mejorado; esperamos

la colaboración de aquellos a quienes va dirigido; la mejor forma es poniéndolo en ejecución

lo que permitirá enriquecerlo con el tiempo.


INTRODUCTION

The Internal Audit is a modern mechanism available at the present time for the control of the

resources publics, the regulation and determination of responsabilities, as well as to the

administration of the modern State and the maximum authorities of the diverse organizations

that compose the public sector, that allows the exercise of functions of control, fiscalization or

revision of professional way, independent and reliable, without interfering or delaying the

administrative functions. Other mechanisms of fiscalization and external control, many of

which were net empirical and without theoretical and practical base, have been rejected by

the modern State due to the neccesity considerably to use practices and professional

methods based on a discipline outpost.

To the traditional justification of the control that bases its reason of being in the neccesity to

maintain a legal and honest administration of the social properties, clear accounts, have

come adding, with the transformations that the modern State has undergone, the urgent

necessity to fortify those aspects by means of the search of directed mechanisms to try an

efficient and effective use of such goods.

In this task, the internal audits have a great responsibility that to fulfill; the enthusiastic,

intelligent and technical collaboration of them, tries substantial improvements in the control of

the activities of the Organization. The Internal Audit must reframe the paper that has come

playing until the present and its projection towards the future.

The General Contralory of the State looks for to properly assign the fields, trying that this

units really exert audit, don’t fulfill functions that are not incumbent on to them and with it they

contribute to improve the control with those objectives based in the search of efficiency and

effectiveness.

The present manual constitutes an organic set of dispositions that it looks for to define what

must be the Direction of Internal Audit of ECAPAG and to facilitate, by means of

complementary directives, norms and procedures, the canalization of its resources towards

the longed for goal of a better advantage of such.

Like all human effort, this document is susceptible to be improved; we waited for the

collaboration of those who it goes directed; the best form is putting it in execution which will

allow to enrich it with time.


INDICE DE CONTENIDO

PAG.

Definición del problema 1

Descripcion del contenido 1,2

Base Legal de la Creación de la ECAPAG 2

Concesión de los servicios al sector privado 2,3

Nuevo rol de la ECAPAG 3

Objetivos del manual 4

CAPITULO I BASE LEGAL Y ORGANIZACIÓN DE LA DIRECCION DE AUDITORIA INTERNA

Base legal y normativa de la Dirección de Auditoria Interna 5,6

Misión y Visión 6,7

Políticas de la Dirección de Auditoria Interna 7-17

Naturaleza y fines de la Dirección de Auditoria Interna 18-21

Estructura orgánica y funcional de la Dirección de Auditoria Interna 21,24

Objetivos de la Dirección de Auditoria Interna 24-25

Alcance de la Dirección de Auditoria Interna 25-26

Supervisión técnica 27

Manejo del archivo técnico 27

Personal de la Dirección de Auditoria Interna 27-35

Normas para el ejercicio profesional de la Auditoria Interna 35-37

Código de ética profesional del auditor interno 37-41

CAPITULO II COMPONENTES BASICOS DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL

Control interno 42-49

Marcas de auditoria 49-51

El riesgo en auditoria 51-54


INDICE DE CONTENIDO

PAG.

Indicadores de gestión institucional 54,55

Técnicas de auditoria 55-57

Papeles de trabajo 57-83

CAPITULO III LA PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA

Generalidades 84,85

Fases de la planificación 85-89

Evaluación del control interno 89-95

Programas básicos de auditoria 95-97

CAPITULO IV LA EJECUCION DE LA AUDITORIA INTERNA

Generalidades 98

Pruebas de auditoria 98-100

Técnicas y prácticas de auditoria 100-108

Muestreo en auditoria 109-111

Hallazgos en auditoria 111-117

Productos de la ejecución de la auditoria 117-118

CAPITULO V COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA

Generalidades 119-123

Tipos de opinión 124-128

El informe de auditoria 128-143

Estructura del informe 143-146

Síntesis del informe 146-149

Seguimiento e implementación de recomendaciones 149-150

BIBLIOGRAFIA


INDICE DE ANEXOS

ANEXOS

ANEXO I – Hoja de Instrucciones

ANEXO II – Orden de trabajo

ANEXO III – Notificación de inicio de examen especial

ANEXO IV – Plan general de Auditoría

ANEXO V – Convocatoria a la conferencia final de resultados

ANEXO VI – Acta de conferencia final

ANEXO VII – Carta de presentación


BASE LEGAL Y ORGANIZACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA 1

DEFINICION DEL PROBLEMA

Determinamos, pues que una de las debilidades de cara al nuevo milenio que enfrentaba la

Unidad de auditoría Interna de la ECAPAG, en su afán de desarrollar las técnicas y

metodologías actuales que la profesión de la auditoria requiere para ejercer un eficiente y

efectivo control, era, la falta de un manual actualizado de Procedimientos de Auditoria

Interna que recoja las disposiciones legales vigentes que esta Unidad de Control esta sujeta

a cumplir en el desarrollo de sus actividades, la misma que dependerá técnicamente del

Organismo Superior de Control, debido a que cuenta hoy con una Ley Orgánica fundamental

para su estructura y funcionamiento cuyo texto se encuentra vigente, luego de que el

Congreso Nacional, estudió, analizó, discutió, y aprobó la ley 2002-73, LEY ÓRGANICA DE

LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, LOCGE publicada en el Suplemento del

Registro Oficial 595 de 12 de junio del 2002; cuyo TÍTULO I señala que el OBJETO (Art 1)

es establecer y mantener, bajo la dirección de la Contraloría General del Estado, el Sistema

de Control, Fiscalización y auditoria del estado, y regular su funcionamiento, con la finalidad

de examinar, verificar y evaluar el cumplimiento de la visión, misión y objetivos de las

Instituciones del Estado.

Por los antecedentes expuestos, originó que en el año del 2005, se inicie la recopilación de

la información relativa a las normatividades y procedimientos para elaborar un instrumento

básico de trabajo que permita practicar auditorias y exámenes especiales de conformidad

a las leyes y Reglamentos del sector público que son exigidos por el Organismo superior de

Control, cuyo propósito es describir las actividades, proporcionar procedimientos,

cuestionarios y guías de trabajo para la ejecución de auditorias internas – integrales- a

ejecutar por la Auditoria General de la ECAPAG, con el objeto de evaluar, la suficiencia, la

eficacia, la eficiencia y la efectividad del sistema de control interno de su dependencia.

DESCRIPCION DEL CONTENIDO

El manual comprende cinco capítulos, cuyo contenido es el siguiente:

El capítulo I, contiene la base legal, políticas, naturaleza y fines de la Dirección de Auditoria

Interna, objetivos, supervisión, normas y código de ética profesional.



En el capítulo II se mencionan los componentes básicos de la Auditoria Interna

Gubernamental.

Los capítulos III Planificación, IV Ejecución, y V Comunicación de Resultados, se refieren a

la metodología del trabajo a desarrollar en cada una de las fases de la auditoria, donde se

describen las actividades básicas para ejecutarla, así como los controles a ejercer para

lograr los objetivos previamente establecidos.

BASE LEGAL DE LA CREACION DE LA ECAPAG

Mediante Decreto Ley 08 del doce de agosto de 1994, publicado en el Registro Oficial No.

508 el día 19 del mismo mes y año, fue creada la Empresa Cantonal de Agua Potable y

Alcantarillado de Guayaquil (ECAPAG), que tiene como objeto contribuir a mejorar las

condiciones básicas a través de la prestación de los servicios de abastecimiento de agua

potable, recolección y disposición de aguas servidas, y aguas lluvias en el Cantón

Guayaquil. Para cumplir con este objetivo es necesario informar y concienciar a la

ciudadanía (usuarios) a través de medios publicitarios los servicios que presta la entidad, a

fin de garantizar su transparencia.

CONCESIÓN DE LOS SERVICIOS AL SECTOR PRIVADO

En marzo 15 de 1995, el Directorio de la ECAPAG resolvió: ―delegar al sector privado la

fusión empresarial de los servicios de agua potable, alcantarillado sanitario y drenaje fluvial,

mediante otorgamiento de uno o varios contratos de concesión‖.

Mediante Decreto Ejecutivo No. 872, publicado en el Registro Oficial No. 186 del 18 de

octubre del 2000, el Presidente de la República autoriza a ECAPAG, para que en

representación del Estado ecuatoriano, delegue al sector privado, mediante un contrato de

concesión, la prestación de los servicios de agua potable y saneamiento de Guayaquil y

dispone que ECAPAG ejerza el control del contrato de concesión, con las funciones

establecidas en dicho contrato y en las leyes y reglamentos aplicables a la materia.

El Directorio de ECAPAG, mediante sesión extraordinaria No. 64/2000 del 22 de diciembre

del 2000, según Resolución: 1.22.12.2000 procedió adjudicar el Contrato de Concesión

integral de los Servicios públicos de Agua Potable y Saneamiento del cantón Guayaquil, a la



Firma Internacional Water Services (Guayaquil) B. V., en condiciones de exclusividad

regulada, por el plazo de 30 años.

El 11 de abril del 2001, en la ciudad de Washington D.C. en la Sede del Banco

Interamericano de Desarrollo (BID) se firmó el contrato de concesión integral de los

servicios públicos de agua potable y saneamiento de la ciudad de Guayaquil, entre la

Empresa Cantonal de Agua Potable y Alcantarillado de Guayaquil (ECAPAG) e International

water Services (Guayaquil) Interagua Cía. Ltda., en condiciones de exclusividad regulada

por un lapso de 30 años; además contemplándose contractualmente un plazo de 120 días

para la transferencia de los servicios de agua potable y alcantarillado de Guayaquil, dándose

por finalizado el proceso de transferencias, el 9 de agosto del 2001.

Una vez que ECAPAG ha transferido los servicios de agua potable y saneamiento a la

concesionaria, asume su rol de ente de regulación y control de la concesión, así como

continuar con las actividades remanentes de su anterior etapa como prestadora de servicios

y la terminación de las obras financiadas por el Contrato de préstamo BID 1026/OC-EC.

NUEVO ROL DE LA ECAPAG

Una vez concluido el proceso de concesión, el nuevo rol que tiene ECAPAG, comprende las

siguientes funciones y objetivos:

1. Ejercer el rol de autoridad de aplicación del contrato de concesión, en representación

del concedente.

2. Regular y controlar: El monopolio de la concesión; los aspectos tarifarios, la calidad

del agua y expansión de los servicios; y, la gestión empresarial del concesionario.

3. Mantener la gestión de ECAPAG prestador en las cuestiones no traspasadas a la

concesión.

4. Actuar como Dirección ejecutora del préstamo BID 1026-OC-EC, hasta su

finalización.



OBJETIVOS DEL MANUAL

El presente manual se ha elaborado con el propósito de establecer la metodología y

principios básicos requeridos para el desarrollo del trabajo de auditoria y brindar una ayuda

práctica a los auditores de la Dirección de Auditorìa Interna de ECAPAG, quienes son los

encargados de ejercer la revisión posterior de las actividades realizadas por la Entidad, con

el objeto de evaluar, la suficiencia, la eficacia, la eficiencia y la efectividad del sistema de

control interno de todas las áreas de la Entidad.

Todo trabajo de la Dirección de Auditoria Interna se ejecutará en función de las siguientes

fases, que serán de cumplimiento obligatorio:

Plan general de la auditoria

Ejecución de la auditoria

Comunicación de resultados

Trámite de resultados de la auditoria

Además de fortalecer la sistematización del trabajo del auditor, el presente manual intenta:

a) Ser un mecanismo de capacitación para el personal que se pueda incorporar a la

Dirección de Auditoria Interna de ECAPAG.

b) Fomentar la calidad de las auditorias que se practiquen , cuyo logro dependen

principalmente de los siguientes factores:

Definición, comprensión y manejo de los principios, normas técnicas y practicas de

las auditorias internas

Eficiente asignación y administración de los recursos para la prácticas de las

auditorias

Adecuada planificación y programación de las actividades

Capacitación continua y permanente del personal auditor

Soporte de los hallazgos, afirmaciones y conclusiones con evidencias suficientes,

pertinentes y convincentes.



CAPITULO I

BASE LEGAL Y ORGANIZACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA

1.1 BASE LEGAL Y NORMATIVA DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA

La Dirección de Auditoría Interna, tiene su base legal en leyes y reglamentos del país, y

disposiciones de la Contraloría General del Estado, que ha emitido la respectiva normativa, a

continuación se presenta normativa relevante:

1. Ley Orgánica de Administración Financiera y Control (LOAFYC), publicada en Registro

Oficial 337 del 16 de mayo de 1997, actualmente se han derogado sus Títulos del VI al

XII, por así disponerlo en artículo 99 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del

Estado (LOCGE).

2. Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y transparencia Fiscal, publicada en el

Registro Oficial 589 del 4 de junio del 2002.

3. Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (LOCGE), publicada en Suplemento

del Registro Oficial 595, del 12 de junio del 2002.

4. Reglamento de La Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, publicado en el

Registro Oficial # 119 de julio 7 del 2003.

5. Reglamento de Responsabilidades, publicado en el Registro Oficial # 258 del 27 de

agosto del 1985.

La Contraloría General del Estado, ha emitido varios manuales y normas para la práctica de

la auditoría gubernamental, como son:

1. Manual de Auditoría Financiera Gubernamental, publicado en Registro Oficial 407 del 7

de septiembre del 2001.



2. Manual de Auditoría de Gestión, publicado en Registro Oficial 469 del 7 de diciembre del

2001.

3. Código de Ética de los Servidores de la Contraloría General y del Auditor

Gubernamental, publicado en Registro Oficial 674 del 1 de octubre del 2002.

4. Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental Aplicables y Obligatorias en las

Entidades y Organismos del Sector Público sometidas al Control de la Contraloría

General del Estado, difundidas en Edición Especial 5 del Registro Oficial del 30 de

noviembre del 2002.

5. Normas de Control Interno que serán aplicadas en las Entidades y Organismos del

Sector Público que se encuentran bajo el ámbito de competencia de la Contraloría

General del Estado, difundidas en Edición Especial 6 del Registro Oficial del 10 de

octubre 2002.

6. Reglamento sobre la organización, funcionamiento y dependencia técnica de las

Unidades de Auditoría Interna de las entidades que controla la Contraloría General del

Estado, publicado en el Registro Oficial 70 de 28 de abril del 2003.

7. Manual General de Auditoría Gubernamental, expedido con acuerdo 012 CG, publicada

en el Registro Oficial No. 107 del 19 de junio del 2003.

8. Normas que regulan el otorgamiento de copias de Borradores de Informes de Auditoría

Externa y Auditoría Interna, publicado en el Registro Oficial 152 de 21 de agosto del

2003.

1.2 MISIÓN Y VISIÓN

Misión- La auditoria interna, para cumplir con sus objetivos, realizará el examen y

evaluación posterior de las operaciones y actividades de la ECAPAG, a través de auditorías,

exámenes especiales y/o análisis, con sujeción a las disposiciones legales, normas

nacionales e internacionales. Generará informes de calidad con recomendaciones

tendientes a mejorar la gestión institucional. Proporcionará asesoría técnica administrativa a

las autoridades, niveles directivos y servidores de la entidad, exclusivamente en las áreas de

control.



Visión.- La Dirección de Auditoria Interna de ECAPAG, se constituirá con una estructura

flexible con sujeción a normas y políticas claras, aplicará procedimientos modernos de

auditoria, con personal de actitud positiva, altamente capacitado, acorde con el avance de la

ciencia y la tecnología, comprometido con el desarrollo y mejoramiento continuo de su

trabajo, contribuirán en la prevención y corrección oportuna de las desviaciones y en la

optimización de la gestión técnica - administrativa de la Entidad y, contribuirán al logro de la

eficiencia del rol como Ente de Control de un servicio público.

1.3 POLÍTICAS DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA

Las políticas constituyen orientaciones generales para el funcionamiento de una actividad,

regulan, guían y limitan las acciones, formulando una línea de conducta general y

asegurando la uniformidad de actividades similares llevadas a cabo por diferentes personas,

grupos o unidades.

Es esencial que una Dirección de auditoría interna, formule y comunique a todos sus

auditores las políticas que deben aplicarse en la ejecución de la auditoría profesional. El

propósito es presentar algunas políticas básicas de auditoría gubernamental que deben

considerarse de acuerdo a la realidad.

Las áreas de políticas básicas más importantes incluyen:

Dirección de los Esfuerzos

Requisitos de la Auditoría

Sentido Constructivo

Desarrollo Profesional de los Auditores

Importancia de Conocer los Métodos, Políticas Procedimientos de la Entidad

Oportunidad en la Labor de Auditoría

Importancia del Control interno, la Auditoría Interna y su Evaluación

Importancia de los Sistemas Administrativos y Financieros y su Evaluación

Operaciones Básicas de Auditoría

Fases de Trabajo de Auditoría

Conducta a Observar por el Auditor

Revisión de Áreas Técnicas



Prevención y Descubrimiento de Fraudes

Comunicación Oportuna

Independencia

1.3.1 Dirección de los esfuerzos

Normalmente la envergadura y profundidad del interés y responsabilidades de auditoría,

requieren el uso más eficiente posible de los auditores. Por lo tanto, la política básica

aconsejable es dirigir los recursos y talentos disponibles hacia aquellas áreas en las cuales

pueden ser utilizados con mayor eficacia para servir, de mejor manera, a las necesidades

más importantes de la Institución y alcanzar los máximos beneficios

La eficaz utilización de los recursos humanos de auditoría requiere, entre otras cosas,

mantener una relación balanceada entre el planeamiento efectuado y el emprendido, entre

la supervisión proporcionada y el trabajo supervisado y entre los hallazgos desarrollados y

su informe oportuno.

En todos los casos las labores de auditoría deben ser lo bastante intensivas como para

asegurar la validez y utilidad de los hallazgos y lo suficientemente amplias como para

respaldar plenamente toda opinión, conclusión y recomendación.

Algunos factores que deben considerarse al tomar decisiones respecto a la naturaleza,

dirección e intensidad de las labores de auditoría son:

1. Requisitos legales específicos de ciertas auditorías.

2. El plan anual de auditoría a ser ejecutado.

3. Solicitudes de exámenes específicos.

4. Disponibilidad de personal de auditoría capaz de llevar a cabo el examen requerido.

5. Importancia relativa de los programas o actividades a ser examinados, según la

magnitud de sus operaciones y volumen de los recursos financieros involucrados.



6. Naturaleza de las experiencias anteriores con la entidad.

7. Conocimientos acerca de la efectividad del sistema de control interno en general.

8. Estado de desarrollo del sistema contable y/u otros sistemas administrativos.

9. Otros factores especiales (por ejemplo, establecimiento de un nuevo programa).

Las decisiones tomadas en cada caso deben representar un juicio combinado de todos los

factores pertinentes, siendo uno determinante la contribución potencial hacia el

mejoramiento de la administración de las operaciones y programas. En todo caso, debe

tenerse muy en cuenta la capacidad operativa de la institución para llevar a cabo el examen

contemplado o propuesto. Emprender tareas de auditorías sofisticadas o de probable

fracaso puede dañar la reputación de la Dirección de auditoría, limitando la confianza

depositada en ella para el futuro.

1.3.2 Requisitos de la auditoria

Para que la auditoría logre los resultados esperados de ella, se requiere:

1. Un conjunto de normas, procedimientos y prácticas que orientan su acción y permitan

medir sus resultados.

2. Auditores profesionales altamente capacitados y experimentados para su ejecución. La

experiencia práctica necesaria para el ejercicio de la auditoría, únicamente, puede

obtenerse bajo la supervisión de un auditor ya experimentado en las labores prácticas.

La capacitación en servicio es indispensable en la auditoría.

3. Un grado de libertad o independencia suficiente para aplicar el ejercicio profesional de la

auditoría.

4. El respaldo de los niveles superiores de la entidad que faciliten el trabajo y la

implantación de las recomendaciones resultantes.



1.3.3 Sentido constructivo

Al planificar y conducir la auditoría, el auditor gubernamental debe enfatizar en aquellos

aspectos de las operaciones y actividades de una entidad en las cuales hayan indicios y

oportunidades de lograr mejoras, tomando en cuenta el significado e importancia de cada

asunto. Esta política admite la necesidad de examinar las áreas que se conocen son de

interés principal, permitiendo al mismo tiempo una utilización más efectiva del potencial

humano de auditoría disponible.

La oportunidad de mejorar las operaciones de la Entidad es mucho más importante que la

formulación de criticas y la toma de acciones correctivas.

La aplicación de esta política da como resultado un mayor énfasis en debilidades

administrativas conocidas o sospechadas, tales como ineficacia, desperdicio y derroche,

pagos indebidos, incumplimiento de leyes y otras áreas problema. Con este tipo de énfasis,

la política ideal es proporcionar a la entidad, cuando sea necesario, la oportunidad de remitir

información y explicaciones adicionales acerca de los hallazgos individuales, lo cual

permitirá una total consideración de todos los factores importantes pertinentes y asegurará

la presentación completa y balanceada de los hallazgos de auditoría en los informes.

El examen de transacciones individuales para verificar y probar la naturaleza y eficacia de

los controles administrativos es una parte importante de la labor de auditoría.

Estos casos deben ser tratados de manera positiva y constructiva en las discusiones con los

funcionarios responsables y en los informes de auditoría.

1.3.4 Desarrollo profesional de los auditores

La Dirección de Auditoría Interna tiene la obligación de desarrollar y mantener personal de

auditoría altamente calificado y capaz. Para asegurar este fin es esencial mantener un

programa de capacitación continua y desarrollo profesional. Un auditor profesional puede

beneficiarse de la mejor educación a nivel universitario, pero si no se mantiene al día con los

avances de la administración y la auditoría en pocos años se convertirá en un profesional

desactualizado.



Los auditores de la Dirección de Auditoria Interna de ECAPAG, son capacitados por la

Contraloría General del Estado, que cuenta con sus propias escuelas de capacitación básica

(la esencialmente requerida por todo auditor) y capacitación continua (la necesaria para

mantener al auditor actualizado y lograr el avance en su carrera profesional), además de

cursos de capacitación proporcionados por la Entidad, de importancia relativa para el

desarrollo profesional de los auditores internos.

Una política básica que exige el cumplimiento con cierto número mínimo de horas de

capacitación continua, puede contribuir al desarrollo y mantenimiento de auditores

profesionales capaces de cumplir las elevadas responsabilidades de sus funciones.

1.3.5 Importancia de conocer los métodos, políticas y procedimientos de la entidad

El punto de partida en la auditoría de una operación y/o actividad, es averiguar la forma en

que la entidad la efectúa, para verificar la base de sus determinaciones o decisiones. Sin un

conocimiento tal, la efectividad de los métodos, políticas o procedimientos de la entidad no

podrán ser juzgados satisfactoriamente.

El examen directo de las operaciones o actividades llevadas a cabo por la entidad es

indispensable al conocimiento y entendimiento de sus métodos, políticas y procedimientos.

De igual modo, la política debe indicar que la supervisión de los exámenes de auditoría

incluyendo las medidas de control de calidad también deben llevarse a cabo por el Jefe de la

Dirección.

1.3.6 Oportunidad de la labor de auditoria

El control posterior realizado por la Dirección de Auditoría Interna es una acción efectuada

con posterioridad a la ejecución de las operaciones y transacciones sujetas a revisión. Sin

embargo, resulta más efectiva cuando la revisión se lleva a cabo en el menor tiempo posible

después de dicha ejecución. Por lo tanto, la auditoría moderna requiere actividades dirigidas

a examinar y evaluar las operaciones y transacciones últimamente ejecutadas.



En la auditoría operacional el examen debe limitarse a las operaciones de los últimos años e

incluirse las operaciones en proceso al momento del examen.

La Dirección de Auditoría Interna tienen una ventaja por la estrecha relación con la entidad,

lo que te permite examinar inmediatamente sus operaciones más importantes, criticas o

problemáticas.

1.3.7 Importancia del control interno, la auditoria interna y su evaluación

En la auditoría se utiliza el término control interno o control interno gerencial en el sentido

amplio de abarcar todo es sistema de organización, políticas, procedimientos y prácticas

empleados al administrar las operaciones de una entidad y estimular el cumplimiento de las

atribuciones, funciones y deberes en forma efectiva y de manera planeada para obtener los

resultados deseados. La función de auditoría interna es, entre otros, un elemento básico del

sistema de control interno de una entidad pública.

Debido a la gran envergadura de las operaciones y/o actividades de la administración, es

físicamente imposible efectuar auditorías de todas esas actividades. Asimismo, las

auditorías efectuadas tienen que tratar con las áreas más críticas e importantes para que los

recursos humanos sean empleados de manera más productiva como fue discutido

anteriormente. Por tales motivos la calidad de la auditoría interna es de importancia

primordial al buen funcionamiento de la Entidad.

La política básica de auditoría debe reconocer la importancia del sistema de control interno.

Debe reconocer que el control interno es mucho más amplio que la auditoría interna y es

responsabilidad del titular ó máxima autoridad de la entidad establecer y mantener una

Dirección de auditoría interna profesional. Dicha Dirección no es responsable del control

interno de la entidad, sino más bien su responsabilidad es revisarlo, evaluarlo y presentar

recomendaciones al titular o máxima autoridad para mejorarlo.

1.3.8 Importancia de los sistemas administrativos y financieros y su evaluación

En la gerencia moderna el establecimiento de sistemas administrativos y financieros es un

concepto popularizado por el enfoque de sistemas especialmente desarrollado por el empleo

de sistemas electrónicos de procesamiento de datos. Sin embargo, dicho concepto también



ha sido ampliamente aceptado para sistemas manuales y otros sistemas en los cuales el

procesamiento de datos es únicamente un factor entre muchos otros.

La auditoría moderna aprovecha de los conceptos de sistemas para enfocar en el examen y

evaluación del sistema en lugar del examen y evaluación de cada transacción individual. Por

supuesto, es necesario escoger transacciones típicas y rastrearlas a través del sistema que

las procesa para poder evaluar dicho sistema.

En la auditoría financiera una parte importante consiste en el examen y evaluación del

sistema contable de la entidad. La existencia de buenos registros y procedimientos

contables sólidos facilita la labor de auditoría. Sin embargo, no es una condición preliminar

para llevar a cabo una labor de auditoría en una entidad. La función contable es una

responsabilidad administrativa, cuyo cumplimiento está sujeto a revisión de auditoría de la

misma forma en que lo está cualquier otra responsabilidad.

De igual manera en la auditoría operacional es necesario examinar y evaluar cualquiera de

los sistemas administrativos dentro de los cuales el auditor ha podido identificar una posible

área débil. Si no se han ubicado evidencias de debilidades en el sistema al concluir la

tercera fase o revisión y evaluación del control interno, no sería necesario examinar

profundamente el sistema administrativo.

El examen de los sistemas administrativos en la auditoría operacional se basa, primero en

identificar las áreas débiles de actividades u operaciones relacionadas con el sistema y

después determinar si la debilidad es verdadera, significativa y si su causa se relaciona con

deficiencias en la aplicación de procedimientos señalados por un sistema administrativo o

deficiencia en el sistema mismo.

Frecuentemente las deficiencias en las operaciones de línea determinadas en la Entidad

tienen como causa principal o subyacente una o más deficiencias en el sistema

administrativo que apoya dichas operaciones.

1.3.9 Operaciones básicas de auditoria

Las operaciones básicas efectuadas para alcanzar tos objetivos específicos de auditoría y

establecidos para exámenes específicos comprenden una combinación integrada de lo



siguiente:

1. Recopilar información,

2. Efectuar evaluaciones,

3. Desarrollar recomendaciones.

Uno de los métodos más importantes para obtener la información necesaria para una

auditoría es revisar y averiguar la forma en que se cumple con los diversos tipos de

responsabilidad. La mayor parte de la información necesaria se obtendrá por medio del

examen detallado de transacciones u operaciones individuales. El motivo principal para

obtener información de esta manera y efectuar evaluaciones relacionadas es probar la

efectividad del control interno gerencial sobre la actividad, programa, función u operación

bajo examen y establecer una base apropiada para informar de los resultados de la

auditoría.

1.3.10 Fases de trabajo de auditoria

El concepto general de la auditoría gubernamental actualmente difundido y recomendado

por organismos profesionales e internacionales se basa en la comprensión de la auditoría de

alcance amplio, más frecuentemente denominada auditoría operacional, que abarca todas

las áreas de operación incluyendo las operaciones financieras y no financieras.

Esta situación descansa en la evolución de la auditoría operacional de la financiera y el

hecho de que cualquier operación sea de la naturaleza que fuere tiene su costo y

consecuentemente su examen involucra aspectos financieros. Sin embargo, ciertas

auditorías tienen enfoques netamente financieros dirigiéndose al examen de los estados

financieros o el sistema financiero de la entidad y la emisión del tradicional dictamen del

contador público. Para estas auditorías las fases son más sencillas debido al hecho de que

el objeto del examen (los estados financieros) está claramente establecido desde el

principio, en contraste con la auditoría operacional cuyo objeto específico (una o más áreas

determinadas como críticas) se desarrolla progresivamente a través de la ejecución de

varias fases.

1. Planeamiento — Esta fase comprende la preparación, revisión de la información

disponible y pertinente, disposiciones legales y otra documentación contenida en el



archivo permanente sobre la entidad y la elaboración del programa de auditoría. Esta

fase es de responsabilidad del auditor encargado del examen.

2. Trabajo de Campo — Abarca la aplicación del programa de auditoría elaborado en la

primera fase (que debe ser ajustado a las circunstancias encontradas, de ser necesario)

que incluye el estudio y evaluación del sistema de control interno y la obtención de

evidencia pertinente a través de la aplicación de pruebas selectivas y otros

procedimientos de auditoría considerados necesarios en las circunstancias. Es

responsabilidad del equipo completo de auditoría el cual puede incluir varios auditores y

asistentes con diversos niveles de experiencia y habilidad.

3. Comunicación de Resultados — Comprende la preparación y emisión del informe de

auditoría que incluye el dictamen del Auditor General sobre los estados financieros y/o

los comentarios, conclusiones y recomendaciones pertinentes. Cuando no se han ela-

borado estados financieros el informe contiene las opiniones del auditor sobre el sistema

de control interno financiero y el sistema financiero en general. Es responsabilidad del

auditor encargado del examen.

1.3.11 Conducta a observar por el auditor

El personal de la Dirección de Auditoría Interna, por la naturaleza de sus labores, debe

observar una conducta ejemplar. El mantenimiento de buenas y cordiales relaciones con el

personal de la entidad mientras se mantiene la debida independencia es esencial. El auditor

siempre debe observar las reglas de buena conducta tratando a todos los niveles de

servidores públicos con tino y cortesía.

La política básica de auditoría, al respecto, debe considerar la aplicación de los elementos

fundamentales de las buenas relaciones humanas en todo contacto con los servidores de la

entidad.

1.3.12 Prevención y descubrimiento de fraudes

En general el detectar fraudes no es el motivo principal de la auditoría gubernamental. Se

investigan, por supuesto, los indicios de fraudes y se tomarán en cuenta todas las

posibilidades de que estos se descubran durante la auditoría. Sin embargo, se considera

que el evitar fraudes es de principal importancia y que la administración de la entidad tiene



la responsabilidad de evitarlo. La estructura de la organización, la división de

responsabilidades y los procedimientos de control relacionados deben ser ideados en tal

forma que eviten el fraude, a través de un sólido sistema de control interno. Dicho sistema

es la mejor manera de evitar y descubrir el fraude.

Existe un alto grado de incompatibilidad entre las funciones negativas conocidas como de

tipo policial o fiscal y las funciones positivas de la auditoría moderna orientada a mejorar la

administración pública. La imagen negativista proyectada por auditorías dirigidas a criticar y

castigar puede compensar y hasta eliminar todo esfuerzo positivo de recomendar mejoras

en las operaciones.

1.3.13 Comunicación oportuna

Los resultados de la auditoría no son productivos si no se comunican con oportunidad para

permitir la adopción de la acción correctiva.

Cualquier asunto referente a un hallazgo importante de auditoría debe ser comunicado y

discutido con los funcionarios o empleados responsables durante el desarrollo del hallazgo,

para asegurar la obtención de toda la información pertinente y el punto de vista de la

persona responsable que sin duda tendrá más conocimiento del asunto. La labor de

auditoría no es secreta y con excepción de casos que involucren fraudes, desfalcos o

cuestiones de seguridad, el auditor tiene el deber de discutir abierta y francamente sus

hallazgos con los servidores afectados y responsables. Estas discusiones deben ser

realizadas lo más pronto posible después de que el auditor haya reunido la suficiente

evidencia. La oportuna comunicación de los resultados de cada parte importante del examen

asegura la eficiencia de la acción correctiva y el cumplimiento de recomendaciones para

mejoras, sin esperar la finalización del examen.

En el informe de auditoría se deben comunicar los hallazgos desarrollados, con suficientes

comentarios, de modo que se permita su total entendimiento, junto con los puntos de vista

presentados por tos servidores afectados o responsables.

En el informe también se debe manifestar las conclusiones del auditor y sus

recomendaciones para mejorar las operaciones o actividades.



1.3.14 Independencia

Posiblemente entre todas las cualidades del auditor, la más importante es su independencia.

El auditor no debe estar vinculado de ninguna manera con las operaciones o actividades

que están bajo su examen porque la menor falta de independencia destruiría su trabajo

como auditor.

El auditor no sólo tiene que ser independiente de hecho, sino que tiene que aparecer como

tal ante todos aquellos con quienes llega a establecer relaciones.

Para mantener la independencia profesional, el auditor muchas veces tiene que evitar

amistades y reuniones sociales, que pueden comprometerlo aún sólo ante los ojos de otras

personas.

El auditor gubernamental debe ejercer la independencia y mantenerla latente a través de

todo el proceso de la auditoría, a efecto de conservar incólume la confianza que en él tienen

depositada quienes utilizan sus servicios. Además, sus acciones profesionales

primordialmente deben estar revestidas de la más absoluta independencia, hasta donde le

sea posible, que le permita estar en condiciones de emitir juicios justos y libres de toda

subjetividad.

1.3.15 Otras políticas de auditoria

Existen varias otras áreas en las cuales la Dirección de Auditoría Interna debe considerar la

conveniencia de establecer políticas básicas. En general las políticas básicas de auditoría

establecidas deben complementar, ampliar o explicar disposiciones legales e inclusive llenar

los vacíos encontrados en las mismas. Desafortunadamente en muchos casos las

disposiciones legales que fueron adecuadas en una época se vuelven obsoletas,

inaplicables o poco prácticas. A través del establecimiento de políticas básicas de auditoría

moderna y profesional puede solucionar estos problemas, por lo menos temporalmente

hasta que se presente la oportunidad de actualizar la legislación. Dichas políticas pueden

incorporarse en reglamentos, directivas o enunciados específicos de política u otras

disposiciones internas.



1.4 NATURALEZA Y FINES DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA

La auditoría profesional hoy en día, es reconocida como elemento indispensable para el

logro completo de una adecuada administración, tanto en el sector público como en el

privado. La larga historia de evolución y desarrollo incluyó el paso por un período inicial de

enfoque negativo, no sistematizado y empírico. También atravesó un período de énfasis

dirigido únicamente a los aspectos financieros en el sector privado y de cumplimiento legal

en el sector público. En la actualidad está dirigida a cualquier actividad u operación, dando

énfasis aún a los aspectos financieros, especialmente los de costos y beneficios, sin dejar

de lado lo relativo a su legalidad. Sin embargo, el enfoque moderno es netamente positivo,

sistematizado y profesional. Evidentemente, este proceso evolutivo continuará en los años

venideros.

La ejecución de la auditoría representa una forma de entregar servicios profesionales de

carácter personal. Ha resultado necesaria debido al desarrollo logrado por la administración

moderna haciendo de las entidades verdaderas organizaciones, que ofrecen servicios o

producen bienes.

El término ''auditoría" frecuentemente ha sido mal empleado. Además, siendo un término

técnico, de relativamente reciente introducción al idioma español, en algunos países es

desconocido, no utilizado o empleado únicamente en sentidos incorrectos. Repetidamente

se observa, en la literatura, el empleo de términos tales como: "censura de cuentas",

"intervención", "fiscalización", "revisión de cuentas" y aún a veces "control de cuentas" o

simplemente "control", pero ninguno de estos términos describe adecuadamente la

"auditoría". Por lo tanto es necesario determinar sus características, para luego definirla

claramente con el objeto de efectuar su estudio y aplicación.

La auditoría en el sector público engloba todos los conceptos del examen de estados

financieros; además agrega aspectos de cumplimiento de las disposiciones legales y los

objetivos de los programas, utilizando los recursos públicos de manera eficiente, efectiva y

económica. Sin embargo, la auditoría profesional efectuada en el sector público no debe ser

considerada diferente de la auditoría realizada en el sector privado por firmas de contadores

públicos profesionales y por auditores internos profesionales. En la realidad la auditoría

gubernamental ha evolucionado de dichas actividades, de las cuáles ha obtenido y utilizado

casi la totalidad de su filosofía.



En realidad, sin embargo, es del todo incorrecto considerar la auditoría como subdivisión de

la contabilidad. La auditoría se ocupa de la contabilidad, lo que explica que los auditores

sean contadores primeramente, pero no es una parte de la contabilidad. Su labor consiste

en revisar las mediciones y comunicaciones de la contabilidad para determinar su

propiedad. La auditoría es analítica, no constructiva; es crítica, investigativa, concerniente a

las bases de las mediciones y aseveraciones contables. La auditoría da énfasis a la prueba,

el soporte de los estados y datos financieros. De este modo la auditoría tiene sus raíces

principales, no en la contabilidad a la que revisa sino en la lógica en la que se apoya

fuertemente para sus ideas y métodos. La auditoría se ocupa de la verificación, requiere la

aplicación de las técnicas y métodos de prueba. De hecho, cualquier disciplina que se apoya

fuertemente en la evidencia, se basa en la lógica . . . la auditoría tiene sus raíces primarias

en la lógica, de la que se sustenta, pero alcanza a otros campos del conocimiento también,

como el de las matemáticas, el de las ciencias normativas, comunicaciones y ética, como

porciones de su teoría. Y aunque la auditoría abrevia en otros campos, ello no significa que

no tenga una identidad independiente, la auditoría se relaciona con la evidencia, también se

relaciona con el muestreo y naturalmente debe recurrir a un estudio de la teoría de la

estadística.

Después de una larga y seria consideración, no podemos llegar a ninguna otra conclusión

que la de que la auditoría es un campo especializado de conocimiento. La auditoría trata con

ideas abstractas; tiene sus cimientos en los más básicos tipos del saber: tiene una racional

estructura de postulados, conceptos, técnicas y preceptos; entendida adecuadamente, es un

riguroso estudio intelectual digno de ser calificado como "disciplina" en el sentido corriente

de este término.

De este modo la auditoría da oportunidades para, y aún demanda, un enérgico esfuerzo

intelectual. Es por medio de tal esfuerzo como su teoría subyacente podrá ser descubierta,

desarrollada, comprendida y utilizada para el mejoramiento de la profesión".

1.4.1 Características:

La auditoría, con base en su evolución, presenta hoy en día las siguientes características:

1. Es un examen que incluye evaluaciones, estudios, revisiones, diagnóstico e

investigaciones necesarias.



2. Es objetiva, siendo una condición que el auditor sea independiente de las actividades

revisadas, cuidando siempre mantener una actitud mental independiente.

3. Es sistemáticamente planeada y efectuada.

4. Es profesionalmente dirigida por un auditor o contador público a nivel universitario o

equivalente, afiliado a un organismo profesional que prescriba las normas

profesionales y el código de ética profesional.

5. Cubre las operaciones financieras o administrativas de una entidad.

6. Se efectúa posteriormente a la ejecución de las operaciones examinadas, sin

embargo, su valor disminuye directamente en proporción a cualquier demora indebida

entre la ejecución de las operaciones y su examen. Por lo tanto, a pesar de ser

posterior debe ser oportuna.

7. Verifica las operaciones determinando su legalidad, veracidad y propiedad.

8. Evalúa las operaciones examinadas comparándolas con normas de rendimiento, de

calidad y cualquier otra norma aplicable, incluyendo las políticas, estrategias, planes,

objetivos y metas, tanto como, las disposiciones legales aplicables, los principios y

prácticas generalmente aceptadas en el área de estudio y las prácticas prudentes

resultantes de la aplicación del sentido común.

9. Concluye con un informe tanto verbal como por escrito, presentando los resultados del

examen.

10. El informe contiene comentarios del auditor sobre los hallazgos desarrollados durante

el curso de su examen. En los comentarios se presentan y discuten las condiciones,

criterios, causas y efectos correspondientes.

11. El informe presenta las conclusiones del auditor con respecto a cada área del hallazgo.

12. El informe contiene recomendaciones constructivas para introducir mejoras en las

operaciones examinadas.



13. Cuando el examen ha comprendido los estados financieros de la entidad, el informe

proporciona una opinión o dictamen profesional del auditor sobre la razonabilidad en la

presentación de los mismos.

Las características enumeradas constituyen el marco general de cualquier examen

efectuado en la Institución y denominado "auditoría". Este término debe ser empleado

únicamente, para describir una actividad o labor circunscrita a dichas características y de

este modo se evita confundir a personas poco familiarizadas con la auditoría. Por el mismo

motivo es aconsejable evitar el empleo de otros términos que no impliquen las

características enumeradas. Aún el término "control" debe emplearse con sumo cuidado

porque mientras la "auditoría" constituye un mecanismo de control en el sector público, el

"control" no necesariamente significa, ni implica la "auditoría". Por lo tanto es siempre

preferible utilizar el término "auditoría" al referirse a un examen cuyas características han

sido enumeradas.

1.5 ESTRUCTURA ORGANICA Y FUNCIONAL DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORIA

INTERNA DE ECAPAG

La estructura orgánica funcional de la Dirección de Auditoría Interna, es aprobada por la

Contraloría General del Estado, tendrá en cuenta las necesidades, requerimientos, recursos,

productos, procesos y complejidad de las actividades de la Institución.

Figura 1.5: Estructura Orgánica y Funcional de la Dirección de Auditoría Interna de ECAPAG

DIRECTORIO

GERENTE GENERAL

AUDITOR

GENERAL

AUDITOR

INTERNO

AUDITOR

INTERNO

SECRETARIA



La Dirección de Auditoría Interna de ECAPAG, esta ubicada orgánicamente en el nivel

asesor de la máxima autoridad, y para este fin se tendrá en cuenta la organización

corporativa de la Entidad.

La Dirección de Auditoria Interna de ECAPAG, esta conformada con un equipo de trabajo

interdisciplinario que labora con responsabilidad, entusiasmo y armonía al servicio de la

Entidad y fundamentalmente comprometida con su misión, visión y valores, cuyo personal

deberá estar regulado por la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa y su Reglamento,

y demás normas de gestión de personal que dicte la Contraloría General del Estado.

Las siguientes son las funciones y atribuciones de la Dirección de Auditoría Interna:

1. Asesorar a las autoridades y a los funcionarios que requieran los servicios

profesionales de la auditoría interna, con sujeción a las leyes y normas de auditoría de

general aceptación, en el análisis, desarrollo, implantación y mantenimiento de los

sistemas y procesos institucionales, a través de una participación activa y oportuna en

el campo de su competencia, y en función del mejoramiento continuo del sistema de

control interno de la entidad a la que sirven.

2. Preparar los planes anuales de auditoría y presentarlos a la Contraloría General hasta

el 30 de septiembre de cada año. Dichos planes serán elaborados de acto con las

políticas y normas de la Contraloría General.

3. Realizar principalmente auditorias de gestión y exámenes especiales planificados e

imprevistos, para evaluar la gestión operativa, administrativa, financiera, ambiental y

técnica de la entidad, en términos de costo, tiempo, legalidad, economía, efectividad,

eficiencia y transparencia.

4. Evaluar los estudios, prestación de servicios, adquisición de bienes y construcción de

obras que la entidad realice.

5. Examinar los ingresos de la entidad, provenientes de diferentes fuentes de

financiamiento. El control de los ingresos no interferirá en las facultades reglamentaria,



determinadota, resolutiva, sancionadora, recaudadora y otras propias de la

Administración Tributaria.

6. Examinar los gastos, inversiones, utilización, administración y custodia de recursos

institucionales.

7. Identificar y evaluar los procedimientos y sistemas de control y de prevención internas

para evitar actos ilícitos y de corrupción que afecten a la entidad.

8. Mantener un programa de seguimiento del cumplimiento de las recomendaciones

establecidas en los informes de auditoria, practicados por las auditorias internas y por

las auditorias externas.

9. Facilitar mediante sus informes que la Contraloría General determine, las

responsabilidades administrativas y las responsabilidades civiles culposas, así como

también los indicios de responsabilidad penal, conforme lo previsto en los artículos 39

inciso segundo, 45, 52, 53, 65, 66 y 67 de la Ley Orgánica de la Contraloría General

del Estado, la cual, en estos casos, necesariamente realizará el control de calidad que

corresponda.

10. Requerir y obtener información conforme lo previsto en los artículos 76, 81 y 88 de la

Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

11. Procurar la capacitación del personal de la Dirección de Auditoría.

12. Mantener independencia mental y actuar con objetividad en el cumplimiento de sus

funciones, observando el Código de Etica y las normas profesionales de la auditoría de

carácter nacional e internacional.

13. Estar libre de cualquier injerencia política, o de autoridad, para actuar con

profesionalismo, objetividad, independencia y ética, en el ejercicio del control.



14. Preparar mensualmente y semestralmente información de las actividades cumplidas

por la Dirección de Auditoria Interna en relación con los planes operativos de trabajo, la

cual será enviada a la Contraloría General para su revisión.

15. Enviar a la Contraloría General y a la respectiva entidad a la que sirven y controlan, los

informes de auditoria y de exámenes especiales, en el plazo máximo de 30 días

laborables después de la conferencia final de resultados.

16. Cumplir con las normas e instrucciones que expida la Contraloría General para el

eficaz funcionamiento técnico de las unidades de auditoria interna.

17. 7Ejercer las demás funciones conferidas por la ley.

1.6 OBJETIVOS DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA

Establecer el grado en que la Entidad y sus servidores han cumplido adecuadamente los

deberes y atribuciones que les han sido asignados.

Determinar si tales funciones se han ejecutado de manera económica, eficiente y eficaz.

Determinar si los objetivos y metas propuestas han sido logrados.

Determinar si se están llevando a cabo, exclusivamente, aquellos programas o

actividades legalmente autorizados.

Proporcionar una base para mejorar la asignación de recursos y la administración de

éstos por parte de la Entidad.

Alentar a la administración de la entidad para que produzca procesos tendientes a

brindar información sobre la economía, eficiencia y eficacia, desarrollando metas y

objetivos específicos y mensurables.



Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a

operaciones gubernamentales, como así también de los planes, normas y

procedimientos establecidos.

Determinar el grado en que la Entidad y sus funcionarios controlan y evalúan la calidad

tanto en los servicios que presta como en los bienes adquiridos.

1.7 ALCANCE DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA

A pesar de que el término ―auditoría‖ y otros afines o similares, tradicional y continuamente

han sido aplicados el proceso de examen dirigido a la legalidad, veracidad y propiedad de

los gastos públicos, en cambio, la auditoría gubernamental moderna en la actualidad debe

tener un alcance mucho más amplio, pues no se limita a aspectos legales y financieros

solamente.

El alcance de la auditoría en el sector público puede extenderse a todos los aspectos

significativos de las operaciones de una entidad pública. Asimismo, queda excluido del

posible alcance de la auditoría gubernamental únicamente lo insignificante o inmaterial.

En la práctica para cada auditoría es necesario definir su alcance, siendo impracticable y un

desperdicio en relación con su costo, el examen profundo de todas las operaciones de una

entidad. Además, en la auditoría operacional mientras se van desarrollando las fases del

examen se elimina de su alcance las áreas consideradas no significativas y aquellas que no

son las principalmente criticas o problemáticas, concentrando el examen profundo en las

áreas en las cuales las conclusiones y recomendaciones del auditor pueden ser más

beneficiosas a la entidad y al gobierno.

El control que realizará la Dirección de Auditoria Interna se ejercerá mediante la auditoría

gubernamental y el examen especial, utilizando normas nacionales e internacionales y

técnicas de auditoría.

Examen Especial.- Como parte de la auditoría gubernamental el examen especial

verificará, estudiará y evaluará aspectos limitados o de una parte de las actividades relativas

a la gestión financiera, administrativa, operativa y medio ambiental, con posterioridad a su



ejecución, aplicará las técnicas y procedimientos de auditoría, de la ingeniería o afines, o

de las disciplinas específicas, de acuerdo con la materia de examen y formulará el

correspondiente informe que deberá contener comentarios, conclusiones y

recomendaciones.

Auditoría de Gestión.- La Auditoría de Gestión es la acción fiscalizadora dirigida a

examinar y evaluar el control interno y la gestión, utilizando recursos humanos de carácter

multidisciplinario, el desempeño de una institución, ente contable, o la ejecución de

programas y proyectos, con el fin de determinar si dicho desempeño o ejecución, se está

realizando, o se ha realizado, de acuerdo a principios y criterios de economía, efectividad y

eficiencia. Este tipo de auditoría examinará y evaluará los resultados originalmente

esperados y medidos de acuerdo con los indicadores institucionales y de desempeño

pertinentes.

Constituirán objeto de la auditoría de gestión: el proceso administrativo, las actividades de

apoyo, financieras y operativas; la eficiencia, efectividad y economía en el empleo de los

recursos humanos, materiales, financieros, ambientales, tecnológicos y de tiempo; y, el

cumplimiento de las atribuciones, objetivos y metas institucionales.

A diferencia de la auditoría financiera, el resultado de la fiscalización mediante la auditoría

de Gestión no implica la emisión de una opinión profesional, sino la elaboración de un

informe amplio con los comentarios, conclusiones y recomendaciones pertinentes.

Auditoría de Aspectos Ambientales.- La Dirección de Auditoría Interna podrá en cualquier

momento, auditar los procedimientos de realización y aprobación de los estudios y

evaluaciones de impacto ambiental en los términos establecidos en la Ley de Gestión

Ambiental, publicada en el Registro Oficial No. 245 del 30 de julio de 1999 y en el artículo 91

de la Constitución Política de la República.

Auditoría de Obras Públicas o de Ingeniería.- Evaluará la administración de las obras en

construcción, la gestión de los contratistas, el manejo de la contratación pública, la eficacia

de los sistemas de mantenimiento, el cumplimiento de las cláusulas contractuales y los

resultados físicos que se obtengan en el programa o proyecto específico sometido a

examen.



1.8 SUPERVISION TÉCNICA

Las unidades de auditoría interna, pertenecientes a las instituciones del Estado, como

integrantes del control interno, serán objeto de evaluación por parte de la Contraloría

General del Estado. Su dependencia técnica, consistirá principalmente en la aprobación de

los planes anuales de trabajo y sus modificaciones, el control de calidad de los informes,

cuando se lo considere necesario, la determinación de responsabilidades, la evaluación de

desempeño de sus miembros con la utilización de indicadores objetivos y cuantificables, la

aprobación de los manuales específicos de auditoría interna, el cumplimiento de las normas

que se expidan sobre la materia, y la aprobación o negativa de la creación, reestructuración

o supresión de esas unidades y, además, las señaladas en el numeral 23 del artículo 31 de

la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, en lo que fuere aplicable.

1.9sMANEJO DEL ARCHIVO TECNICO

Para la organización del archivo de Auditoria de la ECAPAG, los documentos son

previamente analizados y clasificados, en orden cronológico y de ser posible numéricos.

Existen documentos de uso restringido o confidencial, los cuales se debe manejar con

mayor seguridad, y dependiendo del caso, dejarlos en un lugar con las seguridades del

caso.

Los papeles de son confidenciales y están sujetos al secreto profesional. Para que cualquier

papel de trabajo pueda ser mostrado a terceras personas se requiere la autorización del

auditor general. SI por cualquier razón las áreas de la Entidad solicitan a la Dirección de

Auditoria Interna un papel de trabajo por considerarlo necesario, el Auditor deberá si lo cree

oportuno, facilitarle copia del mismo, reteniendo en su poder el original, en este caso cuidará

de que dicho papel no contenga conclusiones o notas reservadas que no deban ser

mostradas a persona ajena al equipo de auditoria.

1.10 PERSONAL DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA

La calidad de la auditoría aplicada en la Institución dependerá de la calidad, grado

profesional, capacidad, desarrollo y disciplina de los recursos humanos de la Dirección de

Auditoría Interna.



1.10.1 Naturaleza de su función

El Auditor Interno, es el profesional que posee entrenamiento y experiencia en los campos

de la contabilidad y la auditoría y que, como función básica, efectúa labores de auditoría.

Por la naturaleza especial de su función tiene la responsabilidad de efectuar el control

posterior, el cual lo ejerce a través de la auditoría.

Las cualidades personales y las responsabilidades del auditor interno son similares a las del

auditor independiente del sector privado; esta semejanza se hace más palpable si se

considera que ambos deben poseer la técnica especializada de la auditoría y tienen una

responsabilidad pública.

El auditor independiente del sector privado es responsable directamente ante: la entidad que

contrata sus servicios, (sus funcionarios, directores y accionistas) y terceras personas que le

son desconocidas pero que podrían utilizar sus informes como base para la toma de

decisiones sobre negocios, inversiones, obtención de crédito, etc.

La responsabilidad en la Institución alcanza al auditor interno por la naturaleza misma de su

función, es responsable ante: la entidad y otros funcionarios que podrían utilizar sus

informes.

La única diferencia significativa entre el auditor independiente del sector privado y el auditor

gubernamental, es el campo de trabajo. La administración financiera gubernamental a veces

es bastante distinta de la gerencia financiera privada y la contabilidad gubernamental en

ciertos aspectos es distinta a la contabilidad de empresas privadas. Por tal motivo, el auditor

del sector privado no puede ser trasladado fácilmente a la auditoría gubernamental. El

auditor gubernamental, además de los conocimientos de contabilidad y auditoría que tiene,

debe conocer el funcionamiento de la Institución en general, saber interpretar la legislación y

reglamentación gubernamental, saber evaluar las transacciones relacionadas con el

presupuesto y otros aspectos que suceden en la administración pública.



1.10.2 Cualidades Personales

Para tener éxito como auditor interno se deben reunir las siguientes cualidades personales:

Poseer ideales — El éxito en una profesión exige el poseer ideales que den fundamento

a la profesión. El auditor debe cuidar que sus ideales no decaigan con el transcurso del

tiempo, ni tampoco por la aplicación de diversas presiones.

Cultura — El auditor debe tener un conocimiento amplio de la cultura que constituye el

cimiento de la sociedad en que vive.

Aptitud de líder — Un puesto importante dentro de una profesión es imposible de

lograrse, sin poseer la aptitud de un líder.

Personalidad — Un auditor tiene que poseer una personalidad agradable y de tacto,

dignidad y habilidad necesarias para poder relacionarse con los demás.

Carácter - El auditor tiene que ser una persona honesta, de altos principios morales,

diligente en sus labores, de buenos hábitos y respetada por sus asociados y la

comunidad. La situación económica del auditor debe ser sólida en todo momento.

Capacidad intelectual - El auditor debe desarrollar su habilidad al grado de poder

realizar análisis de cualquier situación.

Ser constructivo — Como asesor y como critico, el auditor tiene que hacer sugerencias

y recomendaciones constructivas para mejorar la administración pública.

El auditor siempre debe tratar de mejorar y desarrollar sus cualidades personales para llegar

a ser un profesional eficiente.

1.10.3 Educación y Capacitación

La base de un profesional es la educación en su campo. El auditor Interno debe poseer en

este aspecto lo siguiente:



Título - La posesión del título de Contador Público o equivalente, demostrará su

preparación a nivel universitario en el campo profesional

Dominio del idioma— El auditor debe saber comunicarse verbalmente en forma

efectiva, así como escribir con claridad de manera interesante y a veces con energía.

Conocimiento de la administración Pública— El auditor tiene que haber estudiado los

fundamentos de la administración pública y está obligado a conocer la estructura y

funcionamiento de la Institución.

Conocimientos legales y jurídicos—El auditor debe conocer los fundamentos de las

leyes y el sistema jurídico.

Conocimientos sobre finanzas—Es imprescindible que el auditor conozca

ampliamente los principios, fundamentos y la teoría de la contabilidad, el presupuesto y

de la economía.

Conocimiento sobre los principios y prácticas de administración general—Con la

ampliación de la auditoría gubernamental hacia la auditoría operacional, el auditor

necesita poseer conocimientos generales de administración, procesamiento electrónico

de datos, estadística, adquisiciones, administración de personal, finanzas, ingeniería,

etc.

Aprendizaje continuo — La capacitación profesional no se detiene. Todos los campos y

por consiguiente la auditoría, siempre se encuentra en un estado dinámico. El auditor

debe buscar su capacitación en forma continua con el fin de actualizarse

permanentemente.

1.10.4 Experiencia

Existen tres canales principales de realización y actualización profesional:

Mediante la lectura continua de nuevos libros v revistas técnicas relacionadas con la

profesión.

Asistencia a seminarios, cursos y otros eventos profesionales.



Mediante la aplicación práctica de la profesión.

Un verdadero profesional sigue progresando por medio de su experiencia práctica tan

variada como le sea posible. La experiencia práctica bajo supervisión adecuada es

indispensable para la formación del auditor interno. El auditor debe procurar poseer o buscar

la oportunidad de adquirir experiencia en los siguientes campos:

- Contabilidad — El auditor preferentemente debe tener alguna experiencia como

contador. Es difícil examinar libros si uno nunca los ha llevado.

- Presupuesto — El auditor debe tener algo de experiencia en la elaboración del

presupuesto público y el control presupuestario.

- Sistema Financiero — El auditor debe tener la habilidad de elaborar e implantar nuevos

sistemas financieros.

- Procedimientos y practica de auditoría — Es indispensable que el auditor domine las

técnicas de auditoría y gane amplia experiencia en sus procedimientos, así como en su

práctica.

- Procesamiento electrónico de datos — El crecimiento rápido de este campo exige que

el auditor tenga conocimientos básicos de él.

- Administración general — Es recomendable que el auditor cuente con experiencia

administrativa práctica para evaluar las actividades de la administración.

1.10.5 Actividad Profesional

El auditor interno debe ser activo en su profesión. Debe pertenecer al Colegio de

Contadores Públicos y a otras organizaciones profesionales, participando activamente en

ellas para fomentar el desarrollo de su profesión.



1.10.6 Ética de la Profesión

El auditor interno debe observar las normas de ética profesional propias de la profesión del

Contador Público. Dichas normas están expresadas en los Códigos de Ética Profesional de

los respectivos Colegios de Contadores Públicos y Contralorìa General del Estado

1.10.7 Comportamiento Profesional

El comportamiento del auditor interno tanto en su vida personal como en la profesional, debe

reflejar las normas más elevadas de moralidad, honradez y dignidad. Una persona no puede

ser un verdadero profesional, si su comportamiento no es lo suficientemente recto como

para dar el ejemplo a los demás.

La naturaleza del trabajo efectuado por el auditor exige un nivel de comportamiento mucho

más alto que el de los demás funcionarios y empleados.

1.10.8 Responsabilidad

El auditor interno de la entidad es responsable ante sus superiores jerárquicos en el orden

siguiente:

El Titular o máxima autoridad de la entidad

El Jefe de la Dirección de Auditoría Interna

El Auditor Jefe del equipo de auditoría, cuando integre dicho equipo

Además el Director de Auditoría Interna responde ante:

La Contraloría General del Estado quien puede solicitar sustente sus informes

Las autoridades judiciales, cuando sus informes deriven a ese nivel.



En este sentido el auditor es responsable de observar una conducta intachable y

desempeñar labores profesionales de la más alta calidad posible. Es responsable de cumplir

con las normas de auditoría generalmente aceptadas y las demás normas de auditoría

establecidas por la Contraloría General del Estado.

1.10.9 Personalidad del Auditor

Conocer la técnica no basta para dominar una disciplina; es el talento, la capacidad

profesional, la voluntad y el esfuerzo lo que determinan que el conocimiento de la tecnología

rinda los productos deseados. Todo lo anterior significa: sentirse dueño de si mismo y tener

autoridad para desarrollar en forma adecuada todas las acciones, saber las técnicas y

aplicar las doctrinas, proceder con seguridad y mantener con certeza el rumbo de su

accionar en las tareas encomendadas.

Pero el auditor no puede alcanzar el adecuado equilibrio necesario en su delicada labor, si

no llega a obtener una formación integral como profesional desde el punto de vista técnico y

humanístico.

Para comprender la personalidad del auditor debe visualizarse y clarificarse antes, el

concepto de imagen. Se habla siempre de ella. La imagen del auditor aspira a ser plasmada

en un concepto donde concluyen la capacidad profesional y la ética en el sentido más

amplio. En tal virtud, su función no es inquisidora ni incisiva, es más bien la aplicación de

una técnica diplomática de indagación y no de interrogatorio a presión. Desde el momento

en que el auditor recibe la autorización para hacer un trabajo, debe poner de manifiesto su

originalidad, evidenciar el conocimiento de las normas, técnicas y procedimientos y activar

su facultad creadora para definir el problema, esbozar el plan de trabajo y formular su

programa; si no aplica su formación técnica y humanística, será una tarea más que habrá de

cumplir en su mecanismo de rutina, pero si se siente un profesional preparado

integralmente, procurará realizar una obra de arte, quizás la mejor que ha plasmado hasta el

momento. Para llevarlo a cabo seguirá un método en el que no puede faltar la búsqueda e

interpretación de informaciones extraídas de documentos, archivos, entrevistas con sus

jefes, cambios de ideas con sus colegas o colaboradores; en este sentido, es necesario

hacer hincapié en el incremento de la técnica de trabajo en equipo.



1.10.10 El personal de auditoria

En la Dirección de auditoría interna generalmente existen tres niveles de auditores:

Auditor Jefe de la Dirección

Auditor Jefe de Equipo

Auditor

También existe otro grupo muy importante de profesionales de otras disciplinas, que a pesar

de no ser auditores colaboran con el auditor como miembros del equipo de auditoría cuando

es necesario examinar asuntos altamente técnicos. Estos profesionales pueden ser

ingenieros, analistas de sistemas, estadísticos, matemáticos, especialistas en

procesamiento electrónico de datos, etc., en consecuencia deben familiarizarse con el

contenido de este documento y observar las normas profesionales aplicables a sus labores.

1.10.11 El equipo de auditoria

El equipo de auditoría se compone de dos o más auditores, nombrados por el Auditor

General de la Institución. Para una auditoría específica trabajando en forma integrada.

Cuando fuere necesario, también se nombrará como miembro de un equipo de auditoría a

un técnico o especialista de otra disciplina, por ejemplo un ingeniero o un analista de

sistemas. Simultáneamente el funcionario responsable designa a un auditor como Jefe del

Equipo para coordinar y supervisar el trabajo del equipo.

1.10.12 Colaboración entre los Miembros del Equipo

Los miembros de los equipos de auditoría deben cooperar y colaborar entre sí como un

conjunto, bajo la dirección del Auditor Jefe del Equipo a quien deben respetarlo y

obedecerlo, desempeñando sus labores según el programa de auditoría y dejándose dirigir

por él.

Si un miembro del equipo de auditoría no está de acuerdo con el jefe sobre cualquier

asunto, tiene que someter sus opiniones a las del Auditor General.



Si existen problemas de cooperación y colaboración entre los miembros del equipo de

auditores, el auditor jefe tiene que tomar las medidas disciplinarias que sean necesarias. De

igual manera está obligado a tomar tales medidas, en el caso de que cualquier miembro del

equipo no realice sus labores de acuerdo a las instrucciones impartidas o como haya sido

dirigido.

En el caso del personal técnico de apoyo de otras disciplinas, como ingenieros u otros, que

se desempeñan como miembros del equipo de auditoría, obviamente tienen derecho de

decisión final en sus áreas de especialidad, sin embargo, trabajan bajo la supervisión

administrativa del Auditor Jefe del Equipo.

1.10.13 Disciplina

La naturaleza del control y de la auditoría exige de todo el personal, una disciplina muy

rígida y recta.

Los auditores jefes de equipos tienen que establecer y hacer que se cumpla la disciplina

entre los miembros. Los Directores de Auditoría establecen y hacen que se cumpla la

disciplina entre los auditores.

El mantenimiento de una disciplina profesional es indispensable para que el personal de

Auditoría Interna realice sus labores.

Cualquier infracción a las normas establecidas o cualquier manifestación de indiferencia

frente a los deberes y responsabilidades del auditor, tiene que estar sujeta a medidas

disciplinarias según las circunstancias.

1.11 NORMAS PARA EL EJERCICIO PROFESIONAL DE LA AUDITORIA INTERNA

La estructura de las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental es la siguiente:

Normas Relacionadas con el Auditor Gubernamental

Este grupo de Normas, hace referencia a la responsabilidad del auditor para la conducción

de un trabajo, basado en su capacidad, independencia, cuidado y pericia profesional con



que se desempeñará, al conducir una auditoría y generar un producto final objetivo y de

calidad.

- A.G.1. Requisitos Mínimos del Auditor Gubernamental.

- A.G.2. Cuidado y Esmero Profesional del Auditor Gubernamental.

- A.G.3. Responsabilidad de la Función del Auditor

- A.G.4. Entrenamiento Técnico y Continuo.

-A.G.5. Participación de Profesionales y/o Especialistas en la Auditoría Gubernamental.

- A.G.6. Independencia del Auditor.

- A.G.7. Confidencialidad del Trabajo de Auditoría.

- A.G.8. Control de Calidad de la Auditoría Gubernamental.

Normas Relacionadas con la Planificación de la Auditoría Gubernamental

Tienen relación con la planificación de la auditoría, obteniendo suficiente comprensión de la

misión, visión, metas, objetivos institucionales y controles, que permita al auditor determinar

la naturaleza, duración y extensión de los procedimientos de auditoría a aplicarse para que

el trabajo resulte efectivo.

- P.A.G.1.- Planificación Anual de la Auditoría Gubernamental.

- P.A.G.2.- Planificación de la Auditoría Gubernamental.

- P.A.G.3.- Designación del Equipo de Auditoría.

- P.A.G.4.- Planificación Preliminar de la Auditoría Gubernamental.

- P.A.G.5.- Planificación Específica de la Auditoría Gubernamental.

- P.A.G.6.- Evaluación del Riesgo.

- P.A.G.7.- Estudio y Evaluación del Control Interno.

- P.A.G.8.- Memorando de Planeamiento de la Auditoría Gubernamental.

- P.A.G.9.- Comprensión Global de los Sistemas de Información Computarizados.

Normas Relativas con la Ejecución de la Auditoría Gubernamental

Este grupo hace relación con la ejecución del trabajo en el campo, proporcionan al auditor

una base para juzgar la calidad de la gestión institucional y de los estados financieros en su

conjunto; obteniendo evidencia suficiente, comprobatoria y relevante.



- E.A.G.1.- Programas de Auditoría Gubernamental.

- E.A.G.2.- Materialidad en la Auditoría Gubernamental.

- E.A.G.3.- Evaluación del Cumplimiento de las Disposiciones Legales Reglamentarias.

- E.A.G.4.- Papeles de Trabajo en la Auditoría Gubernamental.

- E.A.G.5 - Evidencia Suficiente, Competente y Relevante.

- E.A.G.6.- El Muestreo en la Auditoría Gubernamental.

- E.A.G.7.- Fraude y Error.

- E.A.G.8.- Verificación de Eventos Subsecuentes en la Auditoría Gubernamental.

- E.A.G.9.-Comunicación de Hallazgos de Auditoría.

- E.A.G.10.-Supervisión del Trabajo de Auditoría Gubernamental

Normas Relativas al Informe de la Auditoría Gubernamental

Se relacionan con el producto final del trabajo del auditor gubernamental, en el cual presenta

sus observaciones, conclusiones y recomendaciones; y, para el caso de auditoría financiera

el correspondiente dictamen.

- I.A.G.1.- Informe de Auditoría Gubernamental.

- I.A.G.2.- Contenido y Estructura del Informe de Auditoría Gubernamental.

- I.A.G.3.- Convocatoria a la Conferencia Final.

- I.A.G.4.- Oportunidad en la Comunicación de Resultados.

- I.A.G.5.-Presentación del Informe de Auditoría Gubernamental.

- I.A.G.6.- Aplicación de Recomendaciones.

1.12 CODIGO DE ETICA PROFESIONAL DEL AUDITOR INTERNO

El Código de Ética constituye un compendio de los valores y principios que guían la labor

cotidiana de los auditores. La independencia, las facultades y las responsabilidades del

auditor en el sector público, plantean elevadas exigencias éticas a la Contraloría y al

personal que emplea o contrata para la auditoria. De ahí que, el auditor debe estar

familiarizado con el Código de Ética de los servidores de la Contraloría y con el propio del

auditor gubernamental.



El Código de Ética deberá ser observado por el auditor; su quebrantamiento dará lugar a la

determinación de responsabilidades administrativas, civiles e indicios de responsabilidad

penal, a que hubiere lugar.

Honor.- El auditor, al que se le impute la comisión de un delito de acción pública, deberá

facilitar la investigación para esclarecer su situación, a fin de dejar a salvo su honra y la

dignidad de su cargo.

Independencia.- El auditor mantendrá total independencia respecto a la Instituciòn, así

como de las personas y actividades sometidas a su examen. No efectuará labores de

auditoria en instituciones en las que hubiere prestado sus servicios durante los últimos

cinco años. Tampoco auditará actividades realizadas por su cónyuge, por sus parientes

comprendidos dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, ni

cuando existiere conflicto de intereses. El auditor debe esforzarse por guardar

independencia de las entidades fiscalizadas y de los grupos interesados, y ser objetivo en

el análisis de las cuestiones y los temas sometidos a su revisión.

Reserva.- El auditor guardará reserva de los hechos que conociere en el cumplimiento de

sus funciones y, cuando se trate de información sujeta a sigilo o reserva, la utilizará solo

para efectos previstos en la ley.

Conducta del auditor.- La conducta del auditor deberá ser irreprochable en todo

momento y circunstancia. Cualquier deficiencia en su conducta profesional o conducta

inadecuada en su vida personal, perjudicaría su imagen de integridad de auditor de la

Contraloría a la que representa, y la calidad y validez de su labor y puede, entonces,

plantear dudas acerca de la fiabilidad y la competencia profesional de la institución. La

adopción y la aplicación del Código de Etica para los auditores del sector público,

promueve la confianza en el auditor.

Credibilidad y confianza.- Es fundamental que la Contraloría General del Estado suscite

credibilidad y confianza. Para lograr tales atributos, el auditor deberá cumplir con las

exigencias éticas de los valores encarnados en los conceptos de integridad,

independencia y objetividad, confidencialidad y competencia profesional.

Integridad.- El auditor, durante su trabajo y en las relaciones con el personal, está

obligado a observar las normas de conducta, tales como honradez e imparcialidad.



Confidencialidad.- El auditor deberá ser prudente en el uso y protección de la

información adquirida en el transcurso de su trabajo. No la utilizará para lucro personal, o

de otra manera que fuere en detrimento de los legítimos objetivos de la Institución.

Cordialidad y buena conducta.- Durante todo el proceso de auditoría, el auditor deberá

desempeñar sus tareas teniendo en cuenta los derechos y la dignidad de los auditados;

la necesaria eficiencia, eficacia y economía en la administración de los recursos, así

como la continuidad del servicio de las áreas examinadas. En consecuencia, observará

las reglas de la buena conducta con los servidores públicos, sin poner en riesgo su

independencia y probidad; evitará también cualquier exceso de atribuciones que genere

un clima inadecuado para su labor.

Expresión oral.- El auditor, en los actos que demanden su intervención oral, mantendrá

un ánimo sereno sin que sus gestos y actitudes den a conocer sentimientos de

agresividad o de ligereza.

Objetividad e Imparcialidad.- El auditor deberá ser objetivo e imparcial en toda labor

que efectúe, particularmente en sus informes; por consiguiente, las conclusiones deberán

basarse en las pruebas obtenidas, de acuerdo a las normas de auditoría de la Contraloría

General del Estado y a las normas nacionales e internacionales sobre la materia.

El auditor deberá utilizar la información aportada por los funcionarios y por terceros.

También deberá recoger la información acerca de los intereses institucionales de la

entidad y de los de terceros; sin embargo, tales intereses no deben conducir a

conclusiones subjetivas del auditor.

Neutralidad Política.- Es indispensable que el auditor conserve su independencia con

respecto a las influencias políticas para realizar con imparcialidad su trabajo. Esto es

relevante para el auditor, porque el resultado de la intervención de la Contraloría General

lo utilizan otros órganos del Estado.

Secreto Profesional.- La información obtenida por el auditor en el proceso de auditoría,

no deberá revelarse a terceros, salvo para cumplir con los preceptos legales que



correspondan a la Contraloría General y como parte de los procedimientos normales de

la auditoría.

Competencia Profesional.- El auditor tiene la obligación de actuar profesionalmente en

su trabajo, no deberá realizar tareas para los cuales no demuestre la competencia

profesional necesaria. Deberá conocer y observar las normas, las políticas, los

procedimientos y las prácticas aplicables a la naturaleza de la auditoría, contabilidad y

gestión financiera. De igual manera, deberá conocer los principios y normas que rijan a la

Instituciòn.

Compromiso con la institución.- Las acciones del auditor serán orientadas hacia el

desarrollo de una eficaz Administración. Para conseguir este objetivo, deberá

comprometerse con los intereses de la Contraloría General, en salvaguarda del

patrimonio público.

Conflicto de intereses.- Cuando un auditor realice el examen cuidará que su actuación

no origine conflicto de intereses.

Rendición de cuentas.- El auditor deberá rendir cuentas ante la autoridad respectiva por

sus acciones, decisiones u omisiones, y deberá someterse a la revisión y análisis de

aquéllas.

Declaración patrimonial juramentada.- El auditor deberá presentar, al inicio, cuando

haya variación de su patrimonio, y al término de su gestión, la declaración patrimonial

juramentada, de conformidad con los preceptos constitucionales y legales vigentes.

Impedimento para ser auditor.- No podrá ser designado ni contratado como auditor

quien, por su conducta irregular conocida de forma pública y notoria, o evidenciada por la

presentación de pruebas, demuestre que su incorporación a la Institución o su

permanencia en ella, originaría presunciones de que su actividad sea incompatible con lo

establecido en este código. La exigencia de calidad profesional y personal para los

auditores y en general, deberán ser rigurosamente cumplidas.

Beneficios no permitidos.- El auditor no deberá, en ningún caso, de modo directo ni

indirecto, para sí ni para terceros, solicitar, aceptar o admitir dinero, obsequios, promesas

u otras ventajas, y particularmente en las siguientes situaciones:



- Por retardar o dejar de hacer ciertas tareas relativas a sus funciones.

- Por hacer valer su influencia ante otro auditor, a fin de que éste retarde o deje de hacer

tareas relativas a sus funciones.

Sanciones.- La violación, debidamente comprobada, de lo establecido en el presente

Código de Ética da lugar a la aplicación de las sanciones previstas en la ley y en los

reglamentos respectivos, y a la instauración de sumario administrativo.


COMPONENTES BASICOS DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL

42

CAPITULO II


2.1 CONTROL INTERNO

Las entidades y organismos del sector público tienen una misión que cumplir, para lo cual es

necesario dictar las estrategias y objetivos para alcanzarlos. La consecución de los objetivos

depende del grado de seguridad que proporcione el control interno de la entidad.

Los objetivos pueden formularse para la organización como conjunto o dirigirse a

determinados proyectos o actividades dentro de la misma institución, clasificándose en tres

categorías:

Operacionales:- Referente a la utilización eficaz y eficiente de los recursos financieros,

materiales y humanos.

Financieros:- Referente a la elaboración y publicación de reportes y estados financieros

internos y externos oportunos, de calidad, actualizados y confiables.

Legalidad:- Referente al cumplimiento de disposiciones y normativas que le sean

aplicables.

La máxima autoridad dispondrá por escrito que cualquier funcionario que tenga a su cargo

un programa, proceso o actividad, periódicamente evalúe la eficiencia del control interno y

comunicará los resultados ante quien es responsable.

Un análisis periódico de la forma en que ese sistema está operando le proporcionará al

responsable la tranquilidad de un adecuado funcionamiento, o la oportunidad de su

corrección y fortalecimiento.


COMPONENTES BASICOS DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL 43

Si bien la Dirección de Auditoría Interna lleva a cabo revisiones sobre la eficacia del sistema,

son fundamentales los controles efectuados por los funcionarios que tienen bajo su

responsabilidad un segmento organizacional, programa, proceso o actividad, los que deben

efectuar auto evaluaciones periódicas al sistema de control interno.

La competencia técnica, la honestidad y el esmero que cada servidor ponga en el

cumplimiento de sus funciones, son los factores fundamentales para definir los controles

preventivos y de detección que deban ponerse en práctica.

Cada uno de los servidores propiciará con su actitud la incorporación de todos los elementos

de control interno dentro de las operaciones a su cargo.

Los componentes de control interno serán incorporados dentro de cada una de las fases del

proceso administrativo, esto es planificación, organización, dirección, coordinación y control.

La estructura orgánica funcional incorporará los componentes de control interno necesarios

para asegurar el cumplimiento de la misión y objetivos de la entidad y para que cada

persona asuma y ejecute eficientemente las funciones asignadas. En esta estructura se

cuidará especialmente de definir las líneas de comunicación entre los distintos niveles de la

organización y de separar en unidades organizativas diferentes las actividades financieras,

administrativas y operativas o de gestión.

La máxima autoridad de cada entidad y organismo, con la asesoría de su Dirección de

auditoria interna, establecerá los mecanismos para evaluar periódicamente y con

posterioridad a la ejecución de las operaciones:

1. El grado de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas;

2. Los resultados de la gestión;

3. Los niveles de eficiencia, eficacia, efectividad y economía en la utilización y

aprovechamiento de los recursos humanos, financieros, materiales, tecnológicos y

naturales; y,

4. El impacto que han tenido en el medio ambiente.



44

2.1.1 Componentes del control interno

Ambiente de control

Evaluación de los riesgos de control

Actividades de control

Sistema de Información y Comunicación

Actividades de monitoreo y/o supervisión

2.1.2 El Proceso del Control

El proceso de control no puede existir si no existen objetivos, metas, normas o criterios. Si

no se conocen los resultados deseados es imposible definir las medidas necesarias para

alcanzarlos ni evaluar el grado de su alcance. Por esta razón el concepto de control interno

esta íntimamente vinculado con la aplicación de "gerencia o administración por objetivos", a

veces denominado "gerencia por objetivos y resultados" para dar énfasis a los resultados

concretos.

Los siguientes son algunos componentes básicos del control interno que son necesarios

para su eficaz funcionamiento:

1. Un deseo básico, necesidad, directiva o disposición y la autoridad y capacidad para su

ejecución;

2. Un entendimiento común de los propósitos y resultados esperados de los objetivos

perseguidos;

3. Un plan de organización;

4. Un plan de acción;

5. Unidades de organización con autoridad delegada y claramente delimitada;

6. Evidencia que se ha asumido la responsabilidad para el ejercicio de tal autoridad;



7. Identificación de los objetivos a ser logrados por cada unidad de organización y las

funciones y actividades a ser efectuadas para lograrlos;

8. Establecimiento de políticas que orienten las operaciones, incluyendo políticas

pertinentes a control interno, información gerencial y auditoría interna;

9. Desarrollo de normas de rendimiento factibles a ser cumplidas y preparadas en términos

que faciliten la comparación;

10. Revisiones continuas por los niveles superiores del flujo de operaciones y rendimiento

efectivo por medio de la observación directa e informes internos (retroalimentación),

seguidas por decisiones dirigidas a tomar medidas en cuanto a los cambios propuestos

de propósito, alcance y procedimiento; y

11. Exámenes profesionales, independientes y objetivos periódicos (auditorías internas y

externas) de los objetivos de la entidad, de los logros reflejados en sus actividades, de la

presentación razonable de su situación financiera, de los cambios en la misma y de los

resultados de sus operaciones presentados en sus estados financieros; la evaluación del

valor y aceptación de sus servicios o productos, de la pertinencia del actual plan de

operación en lo relativo a su ejecución y rendimiento, así como las recomendaciones

para mejoras, modificaciones, reducciones y posibles eliminaciones.

2.1.3 Control Interno Financiero

El control interno financiero comprende el plan de organización y los procedimientos y

registros que conciernen a la custodia de los recursos, así como la verificación de la

exactitud y confiabilidad de los registros e informes financieros.

Este control debe estar proyectado a dar una seguridad razonable de que:

1. Las operaciones y transacciones se ejecuten de acuerdo con la autorización general o

específica de la administración.



46

2. Dichas transacciones se registran adecuadamente para permitir la preparación de

estados financieros de conformidad con principios de contabilidad generalmente

aceptados y otros criterios aplicables a esos estados.

3. El acceso a los bienes y/o disposiciones, sólo es permitido previa autorización de la

administración.

4. Los asientos contables se hacen para controlar la obligación de responder por los

recursos y que además el resultado de su registro se compara periódicamente con los

recursos físicos. Por ejemplo: las tarjetas de control de inventario perpetuo de

suministros con los recuentos físicos tomados por la entidad.

El control interno es responsabilidad principal del titular o máxima autoridad de la entidad y

en lo relativo al control interno financiero la responsabilidad recae sobre el funcionario

encargado de la dirección financiera, ante la máxima autoridad, quien debe asegurar que

este sea adecuado aún dentro de las áreas fuera de su competencia directa de ser

necesario.

2.1.4 Control Interno Administrativo

El control interno administrativo comprende el plan de organización y los procedimientos y

registros que conciernen a los procesos de decisión que llevan a la autorización de las

transacciones y actividades por parte de la gerencia, de manera que fomenta la eficiencia de

las operaciones, la observancia de la política prescrita y el logro de las metas y objetivos

programados. El control interno administrativo sienta las bases que permiten el examen y

evaluación de los procesos de decisión en cuanto al grado de efectividad, eficiencia y

economía. Es por ello que tiene relación con el plan de organización, los procedimientos y

registros concernientes a los procesos gerenciales, las políticas dictadas al respecto y las

metas y objetivos generales.

La protección de los recursos y la revelación de errores o desviaciones de los mismos es

responsabilidad primordial de los miembros de la alta gerencia. El mantener un adecuado

control interno administrativo es indispensable para cumplir con esta responsabilidad. La

ausencia o ineficacia del control interno administrativo es signo de una administración débil

e inadecuada. Un control interno adecuado existe cuando la administración puede confiar en



una auto-evaluación de las operaciones y actividades sin tener que efectuar inspecciones o

controles externos a las operaciones normales.

Los controles internos administrativos pueden abarcar análisis estadísticos, estudios de

tiempo y movimientos, informes de rendimiento, programas de capacitación de empleados y

controles de calidad.

2.1.5 Formas de controles internos

Es posible considerar las formas o mecanismos de control interno a través del siguiente

esquema:

Controles de Validación

Autorización

Comparación

Verificación de validez

Controles de Perfección

Numeración secuencial

Totales de control

Archivos de pendientes

Listas de recordatorio

Controles de Re-ejecución

Doble verificación

Control previo

Controles Disciplinados

Segregación de deberes

Acceso restringido

Supervisión

Auditoría Interna



48

2.1.6 El control interno y el auditor

El control interno es de importancia primordial para al auditor profesional.

Si el auditor no ha podido extender su examen a cada transacción, cada asiento y cada

documentos o registro contable, la única alternativa que le queda es confiar en el sistema de

control interno.

El auditor puede confiar en el plan de organización de la entidad si basándose en sus

observaciones, pruebas del sistema, evaluación de informes internos, etc., según su juicio,

funciona el sistema de organización; especialmente en el aspecto de la separación de

funciones entre las unidades organizativas y entre los empleados claves.

Basándose en su familiarización con los procedimientos del sistema de autorización y los

procesos de registro, el auditor puede determinar si se aplican en la actualidad tales

procedimientos según prácticas sólidas y de acuerdo con sus propósitos. El auditor puede

aprender mucho en este aspecto mediante indagaciones dirigidas a los funcionarios o

empleados de la entidad, pero el mejor método de determinar la confiabilidad del sistema de

autorización y los procesos de registro es por medio de las pruebas de operación del

sistema contable. Tales pruebas pueden ser en forma de (1) análisis de cuentas

seleccionadas; (2) seguir el rastro de una serie de transacciones desde su origen hasta su

registro final en el mayor general, con el examen simultáneo de todo documento de

respaldo; (3) comparar saldos según los registros con inventarios físicos, arqueos, etc.; (4)

confirmación directa, etc.

Mediante informes críticos sobre deficiencias de control interno y recomendaciones

constructivas para mejoras, el auditor se preocupa por el establecimiento de sistemas

confiables de control interno.

El hecho de efectuar una auditoría implica, que el auditor realizó una investigación del

sistema de control interno existente en la entidad bajo examen y que el estudio y evaluación

del sistema sirvieron como base para determinar la naturaleza, alcance y oportunidad que

diga los procedimientos de auditoría.



No se puede llevar a cabo ninguna auditoría sin incluir una amplia revisión y evaluación del

sistema de control interno. La ventaja más importante de la revisión de control interno es

que permite al auditor dirigir su atención a los aspectos de la administración que más lo

requieren.

Una parte de la revisión formal del sistema de control interno, consiste en emplear el

cuestionario o lista de comprobación en ciertas áreas administrativas. Otra herramienta

utilizada con frecuencia al revisar evaluar el control interno es la flujo-diagramación que

hace hincapié en los puntos de aplicación de los controles mencionados en este capítulo.

Sin embargo, durante todas sus labores el auditor tiene re oportunidad de revisar la

operación del sistema de control interno. Durante su trabajo toma notas por escrito de sus

observaciones sobre deficiencias o problemas en el sistema. Aprovechando todas sus

observaciones y los resultados del cuestionario, el auditor puede estar en situación de

evaluar el sistema de control interno.

La evaluación del sistema de control interno es más que nada el conjunto de las impresiones

mentales del auditor sobre la entidad Esta evaluación está sujeta al buen juicio del auditor y

su experiencia.

2.2. MARCAS DE AUDITORIA

Las marcas de auditoria son signos o símbolos convencionales que utiliza el auditor

gubernamental para identificar el tipo de procedimiento, tarea o pruebas realizadas en la

ejecución de un examen.

Cuando el auditor trabajo sobre los elementos recibidos de la entidad, de terceros ajenos a

la entidad y los confeccionados por él, no puede dejar constancia descriptiva de la tarea

realizada al lado de cada importe, de cada saldo o de cualquier información, por cuanto

implicaría una repetición innecesaria, utilización de mayor tiempo, incremento de papeles de

trabajo y se dificultaría cualquier revisión posterior.

Las marcas de auditoria son de dos clases: a) con significado uniforme a través de todos los

papeles de trabajo y b) con distinto significado a criterio del auditor.



50

Marcas con significado uniforme

Estos símbolos se incluyen en los papeles de trabajo y representan pruebas o

procedimientos de auditoria aplicados a las transacciones u operaciones registradas o

informadas por la entidad. Las marcas con significado uniforme se registran en el lado

derecho de la información verificada y de ser extensa la información se utiliza un paréntesis

rectangular que identifique concretamente la información sujeta a revisión y en el centro se

ubicará la marca.

Los siguientes símbolos han sido aceptados por la experiencia como marcas de auditoria

uniforme:

SIMBOLO SIGNIFICADO

Tomado de y/o chequeado con

Documentación sustentatoria

Transacción rastreada

Comprobado sumas

Reejecución de cálculos

Verificación posterior

Circularizado

Confirmado

No autorizado

Inspección física

Marcas del Auditor

Las marcas del auditor (también llamadas "claves de auditoría", "tildes", etc.) son signos

particulares y distintivos que hace el auditor para señalar el tipo de trabajo o prueba

efectuado.

Las marcas del auditor se encuentran en los registros y documentos de la entidad bajo

examen y en los papeles de trabajo. Sirven como prueba para recordar al auditor las labores

efectuadas.



Las marcas básicas de auditoría pueden ser utilizadas en todos los papeles de trabajo y son

de dos clases: con significado uniforme y contenido a criterio del auditor, es decir sin

significado permanente.

Las marcas con significado uniforme son aquellas cuyo concepto se emplea frecuentemente

en cualquier auditoría o examen especial y que han sido adoptadas uniformemente por la

Contraloría General del Estado o la Dirección de auditoría interna.

Las marcas sin significado permanente son utilizadas por el personal de auditoría para

expresar conceptos o procedimientos empleados. El significado de la marca utilizada se

debe presentar en forma obligatoria en cada cédula.

Si durante el curso de la auditoría describiendo obligatoriamente su significado en las

cédulas respectivas.

El empleo de las marcas en los registros de la entidad es útil, exclusivamente, para que el

auditor pueda determinar el progreso de su labor en el caso de una interrupción y para evitar

duplicaciones en su trabajo.

Por supuesto, los empleados de la entidad no deben conocer el significado de las diversas

marcas, pero la explicación debe incluirse en los papeles de trabajo.

Es importante que los papeles de trabajo indiquen claramente el significado de cada marca

empleada, para que tanto el auditor como otras personas comprendan dicho significado, aún

en años futuros. Para las marcas de significado uniforme una hoja explicando los

significados ubicada al principio del juego de papeles de trabajo es suficiente. El significado

de las otras debe indicarse en cada hoja en la cual se utiliza.

2.3. EL RIESGO EN AUDITORIA

En muy pocas oportunidades es posible obtener evidencia concluyente de auditoría que

muestre que los estados financieros de la entidad auditada carecen de errores o

irregularidades de importancia relativa. Por esta razón, el riesgo de auditoría se refiere al



52

hecho que al examinar parte de la información disponible, en vez de toda, existe el riesgo de

que inadvertidamente el auditor emita un informe que exprese una opinión de auditoría sin

salvedades sobre estados financieros afectados por una distorsión material.

El riesgo de auditoría tiene tres componentes: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de

detección.

2.3.1 Riesgo inherente

El riesgo inherente se refiere a la posibilidad de que un saldo de cuenta o una clase de

transacciones hayan sufrido distorsiones que puedan resultar materiales Individualmente o

al acumularse con otras distorsiones de otros saldos o clases de transacciones, por no

haber estado implementados los controles internos correspondientes. El riesgo inherente

resulta de los factores internos, presiones y las fuerzas externas que afectan a la entidad.

Existen factores que afectan el riesgo inherente, son los siguientes:

Integridad de la administración

La experiencia y conocimiento de la administración y cambios en la administración

durante el período, por ejemplo la inexperiencia de la administración puede afectar la

preparación de los estados financieros de la entidad.

Presiones inusuales de la administración a dar una representación errónea de los

estados financieros.

Naturaleza y tamaño de la entidad, el volumen de las operaciones, su ubicación

geográfica.

Susceptibilidad de los activos a pérdidas o malversación, por ejemplo activos que son

altamente deseables y móviles como el efectivo.

Transacciones inusuales de la entidad, por ejemplo ajustes que se realizan al final del

período.



2.3.2 Riesgo de control

Generalmente, la administración requiere de información financiera confiable para la gestión

y control de la entidad. Por lo tanto, la gerencia establece controles internos para protegerse

de errores o irregularidades en los datos que pueden derivar en la toma de decisiones

erróneas y provocar la pérdida de activos. El riesgo de que el control interno no pueda

prevenir o detectar y corregir, errores e irregularidades significativas se denomina riesgo de

control.

La evaluación preliminar del riesgo de control para una aseveración del estado financiero

debería ser alta a menos que:

Pueda identificar controles internos relevantes a la aseveración que sea posible que

detecten y corrijan una representación errónea de importancia relativa; y

Planea realizar pruebas de cumplimiento o control para una aseveración de los estados

financieros para sustentar la evaluación.

El auditor deberá documentar en papeles de trabajo el riesgo de control, cuando este ha

sido evaluado como menos que alto ( es decir riesgo de control bajo), y la base para sus

conclusiones. Por tanto, cuando el riesgo de control es bajo, requieren pruebas de

cumplimiento más extensas sobre los controles para verificar la eficiencia de los mismos,

que una evaluación de riesgo moderado o alto.

2.3.3 Riesgo de detección

Para lograr los objetivos de auditoría el auditor selecciona los procedimientos sustantivos

necesarios para obtener evidencia de auditoría, en torno a sí las aseveraciones de los

estados financieros carecen de errores e irregularidades significativas. Por lo tanto, el riesgo

de no detección se refiere al riesgo de que los procedimientos sustantivos de auditoría no

detecten tales errores e irregularidades significativas.

El riesgo de detección se relaciona directamente con los procedimientos sustantivos del

auditor. La evaluación del riesgo inherente y de control, influye en la naturaleza, alcance y



54

oportunidad de los procedimientos sustantivos que deben realizarse para reducir el riesgo

de detección.

2.4 INDICADORES DE GESTIÓN INSTITUCIONAL

Un indicador es la Dirección que permite medir el alcance de una meta.

La planificación estratégica y la planificación operativa anual de cualquier entidad pública, se

evaluará mediante la aplicación de indicadores en términos cualitativos y cuantitativos.

Se entiende por indicadores de gestión a los criterios que se utilizan para evaluar el

comportamiento de las variables. El indicador es la identificación de la realidad que se

pretende transformar. Los indicadores pretenden valorar las modificaciones (variaciones,

dinámicas) de las características de la unidad de análisis establecida, es decir, de los

objetivos institucionales y programáticos.

Si la máxima autoridad o el grupo planificador no encuentran los indicadores que permitan

valorar los avances y logros de la acción institucional, será necesario desarrollar sus propios

indicadores, aportando a la conformación de un banco de indicadores y a su mayor

seguridad en los procesos de valoración y evaluación de planes, programas y proyectos

sociales.

Cada uno de los objetivos, independientemente del nivel de planificación a que pertenezca,

serán descompuestos en variables relevantes, y a cada variable se le formulará al menos un

indicador a través del cual se pueda valorar y evaluar la dinámica de dichas variables, dando

origen así a la trilogía para el desarrollo de cualquier indicador social: objetivos, variables e

indicadores.

Existe una ruta para desarrollar estos indicadores, la cual se inicia con la focalización de los

objetivos tanto institucionales como programáticos y de proyectos, convirtiéndose éstos en

las unidades de análisis, los que a su vez, desglosados, arrojan las variables relevantes que

caracterizan el objetivo, el último paso será establecer el o los objetivos que permita

identificar y seleccionar variables relevantes.



2.4.1 Indicadores de Gestión o Eficiencia

También se les denomina como: de seguimiento, de control, de monitoreo, de actividades,

de tarea, de metas intermedias, de adelantos, de avances, de progresos, indicadores

internos. Pertenecen al sub-sistema de seguimiento y sirven para valorar el rendimiento

(producción física) de insumos, recursos y esfuerzos dedicados a obtener objetivos con

tiempos y costos registrados y analizados. Dentro del sistema de seguimiento y evaluación,

los indicadores de gestión, permiten la valoración de al menos los siguientes elementos:

- La utilización de los recursos humanos, físicos, financieros, ecológicos y de tiempo.

- El cumplimiento de actividades, tareas o metas intermedias.

- El rendimiento físico promedio (productividad) medido éste como la relación que existe

entre los logros y los recursos utilizados.

- El costo promedio/efectividad o mejor, esfuerzo/resultado o costo/beneficio.

- El grado de eficiencia.

- El tiempo.

2.4.2 Indicadores de Logro o Eficacia

Son también conocidos como indicadores de éxito, externos, de impacto, o de objetivos, los

cuales facilitan la valoración de los cambios en las variables socioeconómicas propiciados

por la acción institucional.

Los indicadores de logro son hechos concretos, verificables, medibles, evaluables, que se

establecen a partir de cada objetivo, pertenecen al sub -sistema de evaluación permitiendo

la valoración de la eficacia de los planes, programas y proyectos sociales de la institución

para resolver los problemas y necesidades del grupo y la región con quien se adelanta el

proyecto.

2.5 TECNICAS DE AUDITORIA

La ejecución de las labores de auditoría interna están constituidas por la aplicación de

ciertas formas de acción detalladas y determinadas por el auditor en su búsqueda de la



56

evidencia necesaria que respaldará su informe. Estas formas de acción son las técnicas de

auditoría que se utilizan a lo largo del desarrollo del trabajo

Las técnicas de auditoría son los métodos básicos utilizados por el auditor para obtener la

evidencia necesaria a fin de formarse un juicio profesional sobre lo examinado. Son las

herramientas del auditor y su empleo se basa en su criterio o juicio, según las

circunstancias. Como cualquier herramienta, unas son empleadas con más frecuencia que

otras.

Podemos definir las técnicas de auditoría en la forma siguiente:

Los métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el

auditor para obtener la evidencia necesaria que fundamente sus

opiniones y conclusiones.

Las técnicas de auditoría son métodos prácticos normalmente aplicados por auditores

profesionales durante el curso de sus labores. Además de las técnicas, los auditores

emplean otras prácticas para reunir la evidencia.

Sin embargo, con el fin de unificar criterios entre los auditores, facilitar el entendimiento en el

lenguaje técnico empleado y porque técnicamente la realidad establece diferencias en el

significado y alcance de dichos términos, se acepta que una técnica de auditoría es distinta

a un procedimiento de auditoría. Para aclarar la relación existente entre varios términos se

presenta a continuación una definición de aquellos más frecuentemente empleados en la

auditoría:

Principios, son verdades fundamentales evidentes (algunas veces llamados

postulados), aceptados generalmente por la profesión o señalados por disposiciones

legales de un país.

Normas, son medidas de cumplimiento con las finalidades señaladas en los principios y

pueden ser aceptadas generalmente por la profesión o señaladas por disposiciones

secundarias.

Técnicas, son métodos utilizados por costumbre en la profesión para obtener evidencia

de auditoría.



Procedimientos, son operaciones específicas a aplicar en una auditoría determinada,

aplican técnicas y otras prácticas consideradas necesarias en las circunstancias.

Prácticas, son las operaciones o labores de auditoría (no consideradas como técnicas)

efectuadas como parte del examen.

2.6 PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo son todos los documentos elaborados por el auditor durante el curso

de la auditoría que fundamentan y respaldan su informe. Pueden definirse en los siguientes

términos:

El conjunto de cédulas y documentos en los cuales el auditor registra los

datos y la información obtenidos, así como los resultados de las pruebas

realizadas durante su examen.

El propósito del presente capitulo es discutir y establecer la importancia de los papeles de

trabajo y los métodos que aseguren su calidad.

2.6.1 Características generales

La cantidad y el tipo de papeles de trabajo a ser elaborados dependerán, entre otros, de

diversos factores:

- La naturaleza de la tarea y la clase de auditoria que se va a realizar

- La condición del área, programa o entidad a ser examinada.

- EL grado de seguridad en los controles internos

- La necesidad de tener una supervisión y control de la auditoria y

- La naturaleza del informe de auditoria

Todo papel de trabajo debe reunir las siguientes características generales:



58

- Prepararse en forma nítida, clara, concisa y precisa; para conseguir esto se utilizará una

ortografía correcta, lenguaje entendible, limitación en abreviaturas, referencias lógicas,

mínimo numero de marcas y explicación de las mimas.

- Su preparación deberá efectuarse con la mayor prontitud posible y se pondrá en su

elaboración el mayor cuidado para incluir en ellos tan sólo los datos exigidos por el buen

criterio del auditor.

- Deben elaborarse con escritura cuya alternación no sea posible sin que se detecte la

enmendadura y asegure la permanencia de la información contenida en ellos.

- Son de propiedad de las unidades operativas correspondientes, las cuales adoptarán

las medidas oportunas para garantizar su custodia y confidencialidad.

- Los papeles de trabajo deben ser completos, permitir su lectura, estar claramente

expresados y ser de fácil comprensión. Deben evitar preguntas o comentarios que

requieran respuestas o seguimientos posteriores.

2.6.2 Objetivos

Los papeles de trabajo tienen como objetivos los siguientes:

Objetivos principales

a. Redactar y sustentar el informe de auditoria

b. Ayudar a la planificación

c. Facilitar el examen de auditoria

d. Sentar bases para el control de calidad de la auditoria.

e. Defender las demandas, los juicios y otros procesos jurídicos

f. Demostrar el cumplimiento de las normas de auditoria

g. Documentar las deficiencias encontradas

h. Poner en evidencia la idoneidad profesional del personal de auditoria

i. Registrar la información reunida en la auditoria.



Objetivos secundarios

a. Ayudar al auditor en el desarrollo de su trabajo

b. Facilitar la supervisión y permitir que el trabajo ejecutado pueda ser revisado por un

tercero.

c. Constituir un elemento valioso para la programación de exámenes posteriores de la

misma entidad o de otras similares

La experiencia recogida durante el examen constituirá un antecedente no solo para

programar las tareas del ejercicio o examinarse, sino también para planificar actividades

en otras entidades.

Por tal motivo un papel de trabajo que debe incluirse en los legajos, se denominará

―Asuntos importantes para futuros exámenes‖, en el que se reunirá información con este

fin.

d. Permitir informar a la entidad sobre las deficiencias observadas.

Los papeles de trabajo permitirán informar a los funcionarios y empleados de la entidad,

sobre diversos aspectos relativos a las actividades de control de los sistemas, los

procedimientos contables y otros aspectos de interés sobre la gestión institucional, lo

que se concreta igualmente en las conclusiones y recomendaciones.

e. Sirvan de defensa en posibles litigios o cargos en su contra.

Los papeles de trabajo, preparados con habilidad y destreza profesional, sirven como

evidencia del trabajo del auditor y de defensa contra posibles litigios en su contra.

2.6.3 Aspectos básicos

La elaboración de los papeles de trabajo, obedecerá a la objetividad en las apreciaciones, la

concisión de los comentarios, la precisión de las conclusiones y la indicación de las fuentes

de información utilizadas por el auditor.



60

El auditor al efectuar su trabajo, debe hacerlo con las más altas normas de calidad

profesional y deberá conceder importancia a la creación de papeles de trabajo.

Aunque la cantidad, tipo y contenido de los papeles de trabajo variarán según las

circunstancias, es conveniente que incluyan los siguientes aspectos básicos:

a. Evidencia de la información sobre la que se esta dictaminando, estén conciliados con

los registros de la entidad y se encuentren formalmente emitidos.

b. Composición de los activos y pasivos que figuren en el balance, incluida la información

a través de notas que indiquen acerca de como se ha verificado su existencia y han

obtenido sus valoraciones.

c. Análisis y explicaciones de las cifras que constan en las cuentas de ingreso y gastos.

d. En el caso de papeles de trabajo que reúnan cuentas de cada rubro (hoja principal,

cédulas sumarias y subsumarias), incluir los saldos del ejercicio o periodo anterior, a

efectos comparativos la correspondiente conclusión sobre la razonabilidad del rubro

examinado.

e. Todas las tareas realizadas deben estar redactas de tal forma que surja con claridad:

- El criterio utilizado para determinar el tamaño de las muestras y selección de ítems.

- Los comprobantes analizados, revisados o cotejados o el seguimiento realizado

evitando expresiones genéricas. Por ejemplo: ―Revisado con documentos‖, deberá

reemplazarse por ―revisado con orden de compra autorizada, factura del proveedor,

informe de recepción valorizado e informe de bodega‖.

f. En el caso de encontrar deficiencias de control interno, de registro, de evaluación, de

exposición u otras que merezcan su consideración, se deben redactar los comentarios

en un papel de trabajo para cada rubro.

g. Forma en que se resolvieron las desviaciones, problemas o defectos detectados.



h. Como idea general, debe expresarse que un papel de trabajo esta completo, cuando

incluye todos los datos e información correspondiente que respalde los comentarios,

conclusiones y recomendaciones del informe y además cuando otro auditor profesional

al revisarlo, llegue a conclusiones similares.

La calidad de los papeles de trabajo es fundamental, por lo que debe evitarse al máximo su

cantidad. Algunas condiciones típicas a evitarse son:

- Los documentos que solo transcriben la información disponible en registros técnicos,

administrativos o financieros de la entidad.

- La acumulación de copias de informes, reglamentos y disposiciones que carecen de

relación directa con las actividades evaluadas o con los hechos materia de la auditoria.

- La inclusión de documentos extensos para relacionar aspectos puntuales, casos en los

que debe prepararse una síntesis o incluir una referencia a la fuente de información.

2.6.4 Contenido básico

El contenido básico del papel de trabajo es el siguiente:

- Nombre de la entidad, programa, área, unidad administrativa, rubro o actividad

examinada, de acuerdo con el objetivo de la auditoria.

- Título o propósito de papel de trabajo

- Indice de identificación y ordenamiento

- Fecha de aplicación del o de los procedimientos de auditoria

- Referencia al procedimiento del programa de auditoria o la explicación del objetivo del

papel de trabajo.

- Descripción concisa de la labor realizada y de los resultados alcanzados.

- Fuentes de información utilizadas, como archivos, registros, informes o funcionarios que

proporcionaron los datos.

- Base de selección de la muestra verificada, en los casos aplicables

- Referencia cruzada de datos importantes entre papeles de trabajo

- Conclusión o conclusiones a la que llegó, si corresponde.

- Rúbrica e iniciales de la persona que lo preparó y la fecha de conclusión. Los

documentos preparados por la entidad deben identificarse con un título que diga



62

―preparado por la entidad‖, la fecha de recepción y las iniciales del auditor que trabajo

con esa información.

- Evidencia de la revisión realizada por el jefe de equipo y el supervisor

El uso de marcas simples facilitan su entendimiento, por lo tanto, las siguientes marcas con

significado uniforme, se emplearán en cualquier auditoria o examen especial, efectuado por

los auditores de la Contraloría General.

2.6.5 Propósitos de los papeles de trabajo

Los principales propósitos de los papeles de trabajo son los siguientes:

Registrar las Labores - Proporcionar un registro sistemático y detallado de la labor

efectuada al llevar a cabo una auditoría.

Registrar los Resultados - Proporcionar un registro de la información y evidencia

obtenidas y desarrolladas, en respaldo de los hallazgos, conclusiones y

recomendaciones resultantes de la labor de auditoría.

Respaldar el informe del Auditor - El contenido de los papeles de trabajo tiene que ser

suficiente para respaldar las opiniones, conclusiones y el contenido total del informe de

auditoría. Este informe bajo ninguna circunstancia debe contener información o datos no

respaldados por los papeles de trabajo. Dichos papeles deben fundamentar la evidencia

o la falta de ella, en la cual se basan las reservas del juicio del auditor y constituyen la

prueba de la validez de las operaciones y registros examinados y del contenido del

informe de auditoría.

Indicar el Grado de Confianza del Sistema de Control Interno - Los papeles de

trabajo incluyen los resultados del examen y evaluación del sistema de control interno,

así como los comentarios sobre el mismo.

Servir como Fuente de Información - Los datos utilizados por el auditor al redactar el

informe, se encuentran en los papeles de trabajo. Muchas veces sirven como fuentes de

consulta en el futuro, cuando se necesitan algunos datos específicos.



Mejorar la Calidad del Examen - Los papeles de trabajo bien elaborados llaman la

atención sobre asuntos importantes y garantizan el que se de atención adecuada a los

asuntos más significativos.

Facilitar la Revisión y Supervisión - Los papeles de trabajo son indispensables para la

etapa de revisión del informe antes de emitirlo. Permiten a el auditor supervisor u otro

funcionario revisar los detalles del examen registrados en dichos papeles. En el caso de

cualquier pregunta o duda sobre el contenido del borrador del informe, los papeles de

trabajo están para responderlas o aclararlas.

Ayudar en el Desarrollo Profesional - La elaboración correcta de los papeles de

trabajo puede ser una ayuda importante en el desarrollo profesional del personal de

auditoría. El requisito de establecer por escrito los procedimientos empleados y las

conclusiones resultantes de su aplicación, exige que el auditor piense tanto en los

propósitos de los procedimientos, como en la claridad de su expresión y la organización

de los materiales de información.

Los papeles de trabajo proporcionan una evidencia de la competencia del personal de

auditoría y basados en dicha evidencia se puede reconocer la competencia especial o la

falta de ella en el personal y tomar las medidas más convenientes.

Respaldar el Informe de Auditoría en los Procesos Judiciales - En los casos que se

llevan a los tribunales, normalmente asociados con fraudes u otros delitos encontrados,

los papeles de trabajo son de gran importancia para respaldar el contenido del informe

de auditoría. Muchas veces el auditor tiene que presentarse como testigo y los papeles

de trabajo pueden ayudarlo a recordar la situación y su examen, a pesar de haber

transcurrido varios años de su ejecución. En el caso de una demanda legal, los papeles

de trabajo sirven para defender la posición del auditor.

De lo expuesto se concluye, que la calidad de los papeles de trabajo es de una importancia

similar a la del informe de auditoría.

El auditor interno no sólo debe saber planear y efectuar la auditoría, así como redactar el

informe correspondiente, sino que también debe saber que la naturaleza de su trabajo exige



64

la elaboración, durante todo el proceso de la auditoría, de una documentación completa de

sus procedimientos, hallazgos y la evidencia en la cual va a fundamentar su informe.

La información obtenida al realizar una auditoría es de poco o ningún valor, si el personal la

retiene sólo mentalmente. Para disminuir errores u omisiones, la información obtenida

verbalmente debe registrarse en los papeles de trabajo lo antes posible.

2.6.6 Contenido

Los papeles de trabajo incluyen toda la información relativa a una auditoría específica.

Los papeles de trabajo contienen lo siguiente: (lo indicado (AF) únicamente se aplica en la

auditoría financiera).

- Copia en borrador del informe de auditoría.

- Programa de auditoría.

- Cuestionarios sobre el examen y evaluación del control interno. (AF)

- Hoja principal de Trabajo o Balance de Comprobación. (AF)

- Asientos de ajustes y reclasificaciones recomendados por el auditor. (AF)

- Conciliaciones. (AF)

- Computaciones, (AF)

- Extractos y copias de documentos importantes, por ejemplo: copias de la legislación

vigente y su reglamentación, organización de la entidad, contratos, etc.

- Análisis de Cuentas. (AF)

- Confirmaciones obtenidas de terceros.

- Notas y observaciones del auditor sobre:

a. Procedimientos empleados y su alcance.

b. Asuntos por aclarar durante el curso de auditoría (notas recordatorias).

c. Excepciones, irregularidades, desviaciones de normas, etc.

d. Recomendaciones posibles.

- Otros documentos o información pertinentes a la auditoría.



Obviamente el orden, índice y cuidado de los diversos papeles de trabajo es muy

importante.

El auditor tiene que emplear su buen juicio en la determinación de lo que constituye material

significativo para los papeles de trabajo, con el fin de evitar que éstos lleguen a ser una

trascripción completa de todos los documentos de la entidad bajo examen, en lugar de un

resumen de las labores de auditoría.

El contenido de los papeles de trabajo debe estar construido por todos los asuntos de

información, datos y evidencias significativas, que haya acumulado el auditor durante su

examen. Dicho Contenido se puede dividir en dos importantes aspectos:

La información acumulada necesaria para elaborar el informe de auditoría y apoyar su

contenido.

La información que demuestra la extensión de las pruebas realizadas por el auditor.

2.6.7 Importancia para el auditor

En general, el elemento de juicio para la evaluación del auditor se basa en sus papeles de

trabajo.

Cuando éstos están elaborados en la forma debida, en orden y legibles, con

encabezamientos completos, explicaciones de fuentes de datos y labores de verificación

llevados a cabo, crean en los supervisores y otros superiores una confianza plena en el

auditor y en su trabajo. Si los papeles de trabajo no están en orden, son ilegibles, están mal

redactados o tienen otras fallas, el supervisor y otros superiores, no tendrán confianza en el

auditor ni en el contenido de su informe.

El progreso del auditor en su carrera profesional depende directamente de la calidad de sus

papeles de trabajo, tanto en la elaboración como en su contenido Por éste motivo, su

atención siempre debe dirigirse a las técnicas y prácticas sanas para preparar buenos

papeles de trabajo.



66

2.6.8 Preparación

Algunos principios que fundamentan la preparación de los papeles de trabajo son los

siguientes:

1. Deben ser totalmente preparados partiendo del punto de vista de la inclusión de

todos los datos necesarios.

2. Deberán incluirse en ellos los datos que son pertinentes.

3. Incluirán los datos que sustenten alguna afirmación o concepto expresado.

4. Presentarán todos los datos necesarios que han de respaldar la propiedad de los

registros y operaciones.

5. Todos los papeles de trabajo deberán elaborarse con limpieza y ser

matemáticamente exactos.

6. Deberán contener un enunciado conciso del trabajo ejecutado, en conexión con su

preparación.

2.6.9 Planeamiento

La elaboración de papeles de trabajo requiere un planeamiento cuidadoso antes y durante el

curso de la auditoría. Durante el desarrollo de las labores, el auditor debe proveer el tipo y

forma de papel de trabajo que puede presentar la evidencia de una manera concisa y

efectiva. El empleo de papeles de trabajo no planificados o que se hicieron con mucha prisa

puede dar como resultado que no presenten bien los datos, que el orden de presentación no

sea el mejor o que sea necesario repetir los papeles para incluir toda la información.

En condiciones normales hay muchas maneras de elaborar cualquier tipo de papel de

trabajo. El auditor debe revisar la cédula empleada en la auditoría anterior, si la hubo, y

determinar si el formato utilizado es adecuado o si puede mejorarse.



Es preferible emplear una hoja o cédula separada para cada asunto, rubro o cuenta

analizada. Sin embargo, de vez en cuando, es más práctico y lógico incluir el análisis de

distintas cuentas relacionadas del mayor general, en un solo papel de trabajo.

Por ejemplo, el análisis de bonos, también puede incluir los intereses devengados o

acumulados que están relacionados con dichos bonos.

Debe evitarse el uso de hojas de varios tamaños. En general las hojas de tamaño estándar

de siete columnas, son las más adecuadas para la mayoría de los análisis. Para la hoja

principal de trabajo y otros papeles más amplios, se puede usar hojas de doble tamaño

estándar, de catorce columnas. Para los papeles que documentan entrevistas, observación

ocular y otras labores presentadas en forma narrativa debe utilizarse hojas rayadas de

tamaño estándar. Por supuesto, el papel debe ser de buena calidad y sólo debe usarse una

cara de cada hoja.

2.6.10 Archivos de los papeles de trabajo

Los archivos de papeles de trabajo para cada labor deben dividirse en dos grupos básicos:

Archivo corriente.

Archivo de Planificación.

Archivo permanente.

2.6.11 Clases de papeles de trabajo

Se agrupan en dos categorías:

- Papeles de trabajo generales

- Papeles de trabajo específicos

2.6.11.1 Papeles de Trabajo Generales

Los papeles generales son aquellos que no corresponden a una operación especifica y que

por su naturaleza o significado tienen uso y aplicación general. Básicamente comprenden

los siguientes:



68

Borrador del Informe.

Programa de auditoría.

Evaluación del control interno.

Hoja principal de trabajo o balance de comprobación (auditoría financiera).

Resumen de asientos de ajustes y reclasificaciones determinados por el auditor.

(auditoría financiera).

Resultados de entrevistas iniciales y otras de naturaleza general.

2.6.11.2 Papeles de Trabajo Específicos

Los papeles específicos comprenden básicamente los siguientes:

Cédulas principales de las cuentas del mayor general, preparadas por el auditor,

(auditoría financiera).

Otros documentos que prepara o solicite el auditor, relacionados con:

Análisis de cuentas elaborados por el auditor o personal de la entidad (auditoría

financiera).

Confirmaciones recibidas de: bancos, clientes, proveedores y otros. (auditoría

financiera).

Análisis de operaciones y actividades.

Resultados de entrevistas y conferencias específicas.

Cualquier otro documento relacionado con el examen, que directa o indirectamente se

utilice para la sustentación del informe.

2.6.12 Notas del Auditor

Un grupo especial de papeles de trabajo son las "notas del auditor". En realidad, este tipo de

papeles de trabajo sirve al auditor para registrar ciertos asuntos que debe recordar para

beneficio propio y el examen. Existen tres clases distintas de éstas notas:



Notas recordatorias sobre asuntos que están pendientes de examinarse, aspectos que

requieren investigación adicional, etc. Son asuntos que deben ser aclarados o terminados

antes de empezar la redacción del informe.

Notas sobre observaciones, hallazgos, excepciones o deficiencias que han de ser incluidos

en el informe como conclusiones.

Notas que han de ser incluidas en el informe en calidad de recomendaciones.

Algunos auditores prefieren hacer una sola lista de las notas, pero la manera mas ordenada

es hacer tres listas separadas e ir registrando cada clase de nota.

En caso de que hubieran muchas observaciones, hallazgos, excepciones o deficiencias, es

preferible hacer una hoja para cada clase; por una hoja para "Excepciones en la

Observación de inventarios" y así por el estilo.

En las hojas de notas, el auditor registra la información suficiente para recordar el asunto en

referencia a otros papeles de trabajo relacionados, si los hubiere. Las notas deben ser

explicativas y completas, pero no deben repetir datos que estén contenidos en otros papeles

de trabajo.

2.6.13 Papeles de trabajo importantes en el examen especial de asuntos financieros

Hoja Principal de Trabajo (Balance de Comprobación)

De todos los papeles de trabajo el que reviste más importancia para el auditor, es la "hoja

principal de trabajo" o "balance de comprobación". Esta hoja presenta el balance de

comprobación compuesto de los saldos de todas las cuentas del mayor general y los ajustes

necesarios para llegar a los estados financieros.

La hoja principal de trabajo contiene la información básica sobre el contenido de los libros,

los ajustes necesarios en la opinión del auditor y los saldos finales de las cuentas del mayor

general de la entidad.



70

Además, sirve como un índice de los papeles de trabajo.

La hoja principal de trabajo presenta la información siguiente:

- Código y nombre completo de cada cuenta del mayor general o en otras palabras, el

plan de cuentas completo de la entidad) estas cuentas deben ser agrupadas según sus

activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gestos, dejando algunas líneas en blanco entre

cada grupo para insertar las sumas y otros datos.

- El balance de comprobación final correspondiente al año anterior. Los saldos finales

ajustados de las cuentas del año anterior sirven como base de comprobación con los

saldos del año bajo examen. El tener los saldos de los dos años juntos, permite al

auditor tomar nota de los cambios o fluctuaciones importantes, que pueden necesitar el

examen y verificación profunda y como consecuencia los asientos de ajuste o

reclasificación.

- El balance de comprobación del período bajo examen con los saldos actuales de las

cuentas del mayor general al fin del año.

- Columnas para ajustes y reclasificaciones de auditoría que son los asientos de ajuste o

reclasificaciones recomendados por el auditor para perfeccionar los estados financieros.

Son necesarias dos columnas para registrar en ellas los aumentos o disminuciones del

saldo que se ajusta o reclasifica, según sea el caso.

- El balance de comprobación del período bajo examen después de los ajustes y

reclasificaciones, es decir las cuentas del mayor general con sus saldos finales.

- El índice de los papeles de trabajo relacionado con la hoja principal consiste en una

columna que presenta las claves alfa numéricas de los papeles de trabajo relacionados

con las cuentas examinadas o analizadas.

Algunos auditores prefieren separar el balance de comprobación después de los ajustes en

dos categorías: las cuentas que muestran la situación financiera y las cuentas que muestran

los resultados de las operaciones.



Durante el curso de sus labores, el auditor ya verificando los saldos de las cuentas para

satisfacer de su corrección o elaborando asientos de ajustes y reclasificación para corregir

los saldos. Si el saldo de una cuenta es correcto pasa directamente a la última columna

(balance de comprobación después de los ajustes). Si es incorrecto el auditor anota los

asientos de ajuste o de reclasificación en las columnas apropiadas y computa el nuevo saldo

correcto. Cuando todos los saldos son correctos y/o ajustados o reclasificados, la última

columna presenta los "saldos finales" del año para la elaboración de los estados financieros.

Cuando en los sistemas empíricos o tradicionales de contabilidad del sector público no

existe un mayor general u otro resumen organizado de los saldos, una de las primeras

tareas del auditor debe ser la obtención y resumen de los mismos en un formato similar al

descrito arriba para constituirse en su hoja principal de trabajo.

Ajustes de Auditoría

Los ajustes de auditoría son aquellos asientos recomendados por el auditor, para

perfeccionar la presentación de los estados financieros.

En teoría, la administración es responsable de llevar su sistema contable y elaborar los

estados financieros. La responsabilidad del auditor se limita al examen de aquellos estados

financieros y a la expresión de su opinión sobre los mismos.

En la práctica, el auditor durante el curso de su examen, casi siempre encuentra algo que

requiere un ajuste de los estados financieros elaborados por la entidad.

Pueden ser errores, omisiones, clasificaciones incorrectas, o tal vez acumulaciones no

registradas.

Los asientos de ajuste recomendados por el auditor son aquellos necesarios para que los

estados financieros de la entidad presente adecuadamente la situación financiera y los

resultados de sus operaciones.

Los asientos de ajuste, se registran en tres sitios importantes:

En el papel de trabajo especifico relacionado con la cuenta ajustada (con el fin de que su

saldo sea igual al saldo de la cuenta, después de hecho el ajuste).



72

En las columnas para ajustes de la hoja principal de trabajo (con el fin de que esta hoja

muestre el saldo ajustado).

En el papel de trabajo resumen de asientos de ajuste de auditoría.

Cédulas Especificas

Cédulas específicas son aquellas que se relacionan con una cuenta de mayor general o

mayores auxiliares, tales como:

Cédulas sumarias de las cuentas del mayor general preparadas por el auditor.

Otros documentos que prepara el auditor:

Análisis de cuentas (forma más típica de papel de trabajo en la auditoría financiera).

Conciliaciones bancarias.

Confirmaciones de bancos, deudores y de otros.

Cualquier otro documento que elabora u obtiene el auditor para respaldar su informe.

Estas cédulas varían según las actividades y naturaleza de la entidad. Son ampliamente

ilustradas en los textos universitarios sobre la auditoría profesional.

Extractos y Copias de Documentos

Varios documentos legales u oficiales son de importancia para el auditor, tales como la

legislación, reglamentación, actas oficiales, resoluciones oficiales, contrato, etc. Para tener

una información completa en los papeles de trabajo el auditor puede:

Obtener copias completas (en el caso de documentos publicados tales como leyes,

reglamentos, manuales, etc.).

Obtener fotocopias de los documentos o partes de ellos.

Preparar extractos manuscritos de porciones de los documentos.

En la determinación de cual de los métodos antes descritos ha de emplear el auditor debe

tener presente que:



Sólo debe incluir información que corresponda a los papeles de trabajo, por esta razón los

extractos o porciones pertinentes son preferibles a los documentos completos (con

excepción de documentos básicos como son las leyes, reglamentos, etc.)

El uso de fotocopias, cuando sea posible, ahorra mucho tiempo, las fotocopias son

preferibles de tener extractos largos y hechos a mano. (Se debe cortar las porciones

pertinentes de las fotocopias e incluirlas como papeles de trabajo).

El auditor debe aprovechar los análisis elaborados por la entidad siempre que sea posible.

Por ejemplo, puede usar una copia de la conciliación bancaria elaborada por la entidad

comprobando su veracidad, evitando así la necesidad de efectuar otra conciliación.

En general el auditor debe aprovechar el método más sencillo y económico para incluir en

los papeles de trabajo la información significativa básica y necesaria.

2.6.14 Revisión y Aprobación de los Papeles de Trabajo

Tanto para lograr la máxima utilidad y eficiencia, como para garantizar la calidad de la

auditoría, es necesaria una revisión completa de los papeles de trabajo.

Por cierto, el auditor del equipo, revisará los papeles de trabajo elaborados por los miembros

del equipo de auditoría al tiempo que reúne el juego completo Esto naturalmente es

necesario, pero una revisión objetiva hecha por una persona que no ha participado

directamente en las labores de auditoría, es algo imperativo durante su ejecución y al

término de la misma.

La revisión final y objetiva de los papeles de trabajo es responsabilidad del auditor

supervisor. Por supuesto, durante el curso de la auditoría el supervisor debe haber revisado

muchos de los papeles de trabajo elaborados, sin embargo, es necesaria una revisión final

del juego completo.

Siempre resulta más eficiente y económico efectuar esta revisión final dentro de las oficinas

de la entidad bajo examen, porque es natural que el auditor supervisor crea conveniente que



74

se debe agregar alguna información o formular algunas preguntas que solamente se pueden

responder teniendo acceso a la información y los funcionarios.

El auditor supervisor debe poner sus iniciales en cada papel de trabajo, en señal de

aprobación. Al revisar los papeles de trabajo debe determinar si la evidencia resumida en

ellos es suficiente, a su juicio, para llegar a las mismas conclusiones y opinión, tal como

están expresadas en el borrador del informe.

La aprobación final que da el auditor supervisor del informe, tácitamente indica la aprobación

de todos los papeles de trabajo relacionados con él y la suficiencia de su contenido para

respaldar el informe en su totalidad, además ratifica que se han cumplido con las normas de

auditoría establecidas por la Contraloría General del Estado.

Al revisar los papeles de trabajo, se debe tomar en cuenta factores tales como:

Conformidad con el programa de trabajo y con cualquier instrucción especifica,

Precisión, confiabilidad de la labor efectuada y aceptabilidad de los papeles de trabajo

relacionados como evidencia de dicha labor y los resultados alcanzados o hallazgos

presentados.

Validez y racionalidad de las conclusiones alcanzadas.

Naturaleza y alcance de la discusión con funcionarios de la entidad, así como la

consideración que ha dado a los hallazgos y conclusiones.

Conformidad con las normas para la presentación de papeles de trabajo de la Contraloría

General del Estado..

El auditor encargado debe revisar los papeles de trabajo en el campo, oportunamente, una

vez que se ha efectuado la labor una revisión oportuna hace posible la continuación de la

labor al aclarar cualquier asunto, evitando la interrupción causada por una revisión de los

problemas cuando el personal involucrado ha sido asignado a otras fases de la auditoría.



2.6.15 Naturaleza confidencial de los papeles de trabajo

La naturaleza confidencial de los papeles de trabajo es una condición de especial

importancia debido al hecho que su contenido revela el alcance de la auditoría y la extensión

y naturaleza de las pruebas aplicadas en forma selectiva.

Esta naturaleza confidencial se mantiene durante el curso de la auditoría y después de

realizada ésta, de manera permanente en los archivos de dichos documentos.

En ninguna circunstancia, el auditor debe divulgar el contenido de los papeles de trabajo,

mostrárselos a otras personas o hacer copias o extractos de los mismos. Debe dejar los

papeles de trabajo guardados bajo las debidas seguridades, cuando no estén en su poder.

El acceso al archivo de los papeles de trabajo de las diversas auditorías, tiene que limitarse

excesivamente al personal de auditoría.

2.6.16 Preparación de resúmenes

La naturaleza y resultados de la labor en cada segmento de un examen debe, como asunto

de operación sistemática y buen artificio, resumirse de manera clara y concisa en los

papeles de trabajo. Se puede considerar un segmento como algo relacionado a un aspecto

o grupo de aspectos de un hallazgo o tema.

Como resultado de la auditoría se acumula gran cantidad de papeles de trabajo que

contienen una variedad de información de diversas formas, por ejemplo, copias de leyes,

reglamentos y procedimientos de la entidad, correspondencia, copias de las entrevistas y

una variedad de cuadros y programas relacionados con una o varias fases de un examen. A

pasar de que esta información puede ser interesante, útil y pertinente es de poco valor si no

se analiza y organiza en forma lógica e interrelacionada. En la mayoría de los casos esto

puede lograrse con mayor efectividad por medio de la preparación de resúmenes de los

papeles de trabajo.

El propósito de dichos resúmenes, como su nombre lo indica, es extractar en forma clara

precisa y conveniente la esencia de la labor efectuada, para hacer resaltar los resultados



76

logrados, las conclusiones alcanzadas y cualquier recomendación, según se reflejan en los

papeles de trabajo que lo respaldan.

Si los resúmenes de los papeles de trabajo están bien concebidos y preparados, según las

circunstancias de una auditoría, ocupan un lugar muy importante y especial en la labor del

auditor. Dichos resúmenes sirven a dos propósitos fundamentales e interrelacionados:

Obligan a un análisis oportuno y critico de la evidencia obtenido y de la labor efectuada,

ayudando a identificar requerimientos adicionales, también sirven de base para decidir

acerca de la inclusión de los resultados de la labor en el informe.

Hacen posible la preparación del borrador del informe, como parte integral de la labor.

Los resúmenes también son beneficiosos en cuanto a lo siguiente:

Reúnen los grupos de papeles de trabajo relacionados con un punto en particular,

permitiendo un flujo ordenado y lógico de los papeles y facilitando la supervisión u otras

revisiones de la labor en particular.

Cuando existe un adecuado índice y buena referencia cruzada, éstos se convierten en

un punto importante de los papeles de trabajo para cualquier parte de la labor y

proporcionan un medio de control mecánico para dichos papeles.

Brinda a los nuevos miembros del personal la oportunidad de familiarizarse con la

exactitud y precisión requerida en el análisis de la información y con la claridad,

brevedad, legibilidad y organización necesaria en la preparación del borrador del

informe. Más aún, en muchos casos, los resúmenes presentan el criterio fundamental y

la opinión original que fueron el motivo de las conclusiones a las que se han llegado en

los informes.

Por lo tanto, la experiencia de haberlos preparado proporciona un entrenamiento muy

valioso a los miembros del personal, que será útil en el desarrollo de la habilidad para

redactar en forma analítica.



Debido a la diversidad de la naturaleza y alcance de la auditoría gubernamental es

necesario que haya cierta flexibilidad en el diseño y preparación de los resúmenes. Cada

resumen debe prepararse segué las necesidades de la labor. Un resumen, debe ser

considerado como un instrumento de labor interna, un medio para lograr un fin y no un fin en

si. Debe diseñarse para que sirva de ayuda a los miembros del personal y la terminación

ordenada y oportuna de las auditorías. Por lo tanto, el formato y contenido exacto de los

resúmenes debe dejarse al criterio del personal de auditoría. Sin embargo, en los siguientes

párrafos se presentan algunos conceptos que deben tomarse en cuenta al preparar dichos

resúmenes.

Al preparar programas de auditoría y planificar de cualquier otra manera una auditoría, los

miembros del personal deben considerar la necesidad de preparar resúmenes convenientes

de partes individuales o grupos de partes de la labor efectuada. Cada cierto tiempo durante

una auditoría, debe asegurarse que dichos resúmenes estén en conformidad con el

propósito principal y se presente para lograrlo el cual es la preparación del borrador del

informe—así como se ciñan al plan basándose en la información desarrollada. El diseño y

preparación de resúmenes útiles y con sentido permiten que se cumpla con este objetivo y

es un arte que los miembros del equipo de auditoría deben tratar de cultivar y perfeccionar.

Los elementos básicos de un resumen de auditoría son los siguientes:

Objetivos. En esta sección debe aparecer una declaración clara sobre el propósito de la

labor de auditoría, una explicación del motivo por el cual se efectúa y lo que se está

tratando de lograr.

Labor Efectuada,- Debe figurar exactamente lo que se ha ejecutado en relación con lo

que se iba a hacer. Si no se ha podido efectuar ciertas labores que se habían pensado,

deben informar acerca de éste hecho y explicar los motivos.

Resultados logrados.- Debe incluirse un resumen de los hechos y la evidencia obtenida

en relación con el objetivo. No debe contener conclusiones. La evidencia en si debe

presentarse como un resumen de los hechos y no como conclusiones a las cuales ha

llegado el auditor. Esta sección del resumen debe contener la evidencia y no la

interpretación de la misma.



78

Conclusiones.- Aunque frecuentemente son visibles al conocer la evidencia, se deben

indicar las conclusiones en relación a los objetivos. Se deben presentar los criterios

utilizados para llegar a las conclusiones, las cuales tienen que estar en relación con la

labor efectuada y los resultados obtenidos.

Recomendaciones.- Cualquier recomendación de acciones correctivas debe

presentarse luego en forma lógica. Las partes narrativas de los resúmenes deben

redactarse con claridad. Los auditores encargados no deben aceptar resúmenes

preparados en forma descuidada, teniendo que volverse a preparar (por parte del

miembro del equipo asignado) hasta que sean satisfactorios. Al mismo tiempo, los

resúmenes no son informes ni tampoco están destinados a extraños, por lo tanto no

deben prepararse con tanto cuidado en lo relacionado a un lenguaje pulido, estilo y

explicaciones detalladas de términos y conceptos utilizados en los informes.

2.6.17 Reglas generales para la elaboración de los papeles de trabajo

Las siguientes son las reglas mininas para la elaboración de los papeles de trabajo

adecuados:

- Identifique cada hoja. El encabezamiento debe incluir el orden siguiente:

a. El nombre de la entidad.

b. La descripción de la información presentada.

c. El período cubierto o fecha correspondiente.

- Use una hoja separada para cada asunto. Cualquier dato que sea de suficiente valor

para ser incluido en los papeles de trabajo, merece una hoja completa con

encabezamiento explicativo.

- Use sólo una cara de cada hoja. - Esto evita el olvidar los datos que están al dorso de

una hoja, así todos los datos serán más legibles.



- Identifique a la persona que elaboró el papel de trabajo.- El responsable de cada papel

debe registrar sus iniciales y la fecha de elaboración.

- Identifique al Supervisor. - La persona que revisa los papeles antes de aprobar el

informe final y los papeles de trabajo, debe registrar sus iniciales, indicando su

aprobación.

- Incluya la información completa y especifica.- El auditor debe proporcionar datos

completos, nombres, títulos, códigos, etc. en cada caso de los análisis de cuentas,

entrevistas con empleados, examen de documentos, etc.

- Suministre índices completos.- Todos los papeles de trabajo deben tener su indios, Cada

hoja debe incluir su propio número o letra que le identifique y cuando sea necesario, las

referencias cruzadas.

- Proporcione en forma ciara la fuente de los datos. No dé lugar a dudar sobre la fuente de

donde extrajo la información para los papeles de trabajo ya sea libro, registro,

documento, cuenta del mayor u otra fuente.

- Indique la naturaleza de las labores de verificación.- Se debe incluir una descripción de

las labores efectuadas por el auditor. Debe efectuarse una descripción de los

procedimientos de verificación aplicados, antes que los detalles de cifras y datos.

- Mantenga hojas de notas, para recordar asuntos por aclarar o examinar durante el curso

del examen. Todos estos puntos deben ser aclarados o resueltos antes de terminarse la

auditoría.

- Incluya en cada papel de trabajo el código de las marcas de auditoría sin significado

uniforme. Es imposible recordar el significado de las marcas de auditoría. Además su

leyenda, es necesaria en las etapas de revisión.

- Efectúe el procedimiento correspondiente antes de registrar una marca de auditoría.-

Una interrupción puede hacer que no se cumpla con el procedimiento, pero la marca

significarla que se ha cumplido con él.



80

- Incluya observaciones generales o resúmenes de comentarios sobre los resultados de

cada fase o aspectos del examen. El auditor debe registrar sus observaciones sobre

todos sus hallazgos.

- Coloque los papeles de trabajo en su sitio apenas acabe de prepararlos. - Cada vez que

el auditor termine un papel de trabajo, debe ponerlo en el orden que lo corresponde

entre todos los papeles, normalmente, todos los papeles terminados deben ser

guardados en el orden establecido para la auditoría.

- Utilice lápiz.- Los papeles de trabajo deben prepararse a lápiz.

- Ahorre tiempo - Para ganar tiempo obtenga copias extras de material impreso o utilice el

equipo reproductor Sin embargo, se debe velar por que la utilización de tal equipo no dé

como resultado el sacar más copias de las que en realidad se necesitan.

- Indique las fuentes de documentación.- Se deben indicar clara y específicamente las

fuentes de documentación incluida en los papeles de trabajo. Cuando se trate de un

documento de una entidad se debe indicar en dicho papel quién preparo el documento y

por qué, si dicha información no aparece en el documento.

- Escriba los comentarios a doble espacio.- Para facilitar futuras añadiduras y revisiones y

para mejorar la legibilidad, los comentarios incluidos en los papeles de trabajo deben

estar escritos a doble espacio

- Utilice la técnica de referenciación cruzada.- Hasta donde sea posible los papeles de

trabajo deben tener una referencia cruzada con otros relacionados. Asimismo, deben

tener una referencia cruzada con el programa de auditoría. Una efectiva referencia

cruzada a menudo disminuye la necesidad de copiar los datos.

- Haga referencia a los ajustes y reclasificaciones, si los hay. Si se efectúa ajustes o

reclasificaciones de auditoría en las cifras de la entidad, esto debe indicar claramente en

todos los papeles de trabajo en los cuales aparecen dichas cifras.

- Verifique los totales de las columnas.- Se debe efectuar una verificación independiente

de los totales de las columnas, totales cruzados y computaciones de datos numéricos.



- Totalidad y precisión - Los papeles de trabajo deben ser completos y precisos para

proporcionar un respaldo apropiado para los hallazgos, conclusiones y recomendaciones

y para permitir demostrar la naturaleza y alcance del examen, cuando sea necesario.

- Claridad y comprensibilidad.- Los papeles de trabajo deben ser claros y comprensibles

sin necesidad de explicaciones verbales suplementarias. La información que revelen

debe ser clara, completa y concisa cualquier persona que utilice los papeles de trabajo

debe poder determinar de inmediato su propósito, la naturaleza y alcance de la labor

efectuada y las conclusiones de quien los preparó.

El que sea concisos es importante pero no se debe sacrificar la claridad ni la comprensión

sólo por ahorrar tiempo o papel.

La información que se obtiene verbalmente y que a veces se registra palabra por palabra

frecuentemente debe resumirse. Por lo tanto el auditor debe registrar, cuando sea

necesario, la interpretación de lo que el entrevistado dijo o quiso decir y confirmarla con el

mismo.

- Legibilidad y pulcritud - Los papeles de trabajo deben ser legibles y lo más pulcros

posible. De no ser así se desperdiciará tiempo al revisarlos y al preparar y referenciar los

informes. Papeles de trabajo sucios pueden perder su valor como evidencia.

Debe evitarse el amontonar las palabras y escribir entre líneas, dejando espacios

adecuados antes de escribirlas.

- Pertenencia.- La información contenida en los papeles de trabajo debe limitarse a los

asuntos que son materialmente importantes, pertinentes y útiles con relación a los

objetivos establecidos para la auditoría. No hay ningún substituto para un entendimiento

de los objetivos específicos de la auditoría, las razones por las cuales se efectúan una

tarea especifica y su relación con los objetivos aprobados. Este conocimiento proviene

de programas de trabajo bien planificados y organizados y de instrucciones efectivas por

parte del auditor jefe de equipo.

Es costumbre que todos los papeles de trabajo contengan una declaración clara del

propósito, lo cual es muy útil para asegurar que la información acumulada está en relación



82

con los objetivos y el informe de auditoría. No debe prepararse ni acumularse papeles y

documentos innecesarios para el logro de los objetivos de la auditoría. La acumulación y

retención de éstos estorban en la administración de un examen y complica las operaciones

de almacenaje y archivo. Antes de terminar una auditoría, el supervisor debe hacer los

arreglos necesarios para retirar o segregar todos los papeles de trabajo que no son

necesarios o pertinentes en respaldo a la labor efectuada Si se reúne una gran cantidad de

información o papeles innecesarios, la información importante puede pasarse por alto u

oscurecerse.

Al efectuar auditorías, especialmente durante las entrevistas y al examinar los archivos de la

entidad, se obtiene información sobre material que no está directamente relacionado con los

objetivos corrientes, pero que podría ser relevante conforme avanza la labor. Para evitar una

acumulación de detalles excesivos en los papeles de trabajo, se deben hacer notas breves

sobre dicho material y éstas retenerse en archivos informales hasta que se determine su

pertinencia. Este proceso se adapta en especial a los estudios y exámenes preliminares.

El costo de preparación de papeles de trabajo es parte importante del costo total del examen

que se efectúa y debe estar justificado por la información que figura en ellos.

- Evitar detalles excesivos.- Es necesario cuidarse de los detalles excesivos en los

papeles de trabajo. Por ejemplo, generalmente no será necesario tener copias o

resúmenes detallados de cuentas del mayor general, largas listas de los comprobantes

examinados y descripciones de los procedimientos resúmenes y breves descripciones

de las cuentas examinadas, pasos de auditoría aplicados, alcance del trabajo y

hallazgos y conclusiones son mucho más importantes e informativos.

- Identificar los archivos.- La cubierta de cada archivo debe incluir una identificación como

la siguiente:

Nombre de la dirección de auditoría y número de código;

Nombre y ubicación de la entidad examinada;

Tema de la labor efectuada;

Período abarcado por la auditoría u otra fecha aplicable;

Clasificación de seguridad.



- Evitar archivos voluminosos.- Se debe evitar los archivos o carpetas individuales

excesivamente gruesos ya que son difíciles de manipular y se deterioran rápidamente

con el uso.

- Incluir indicas del archivo.- En cada archivo de los papeles de trabajo debe haber un

índice de su contenido.


LA PLANIFICACION DE LA AUDITORIA INTERNA 84

CAPITULO III

LA PLANIFICACION DE LA AUDITORIA INTERNA

3.1. GENERALIDADES

La planeación se ha caracterizado por el desarrollo de una estrategia global para obtener la

conducta y el alcance esperados de una auditoría. El proceso de planificación abarca

actividades que van desde las disposiciones iniciales para tener acceso a la información

necesaria hasta los procedimientos que se han de seguir al examinar tal información, e

incluye la planificación de número y capacidad de personal necesario para realizar la

auditoría. La naturaleza, distribución temporal y alcance de los procedimientos de

planificación del auditor varía según el tamaña y complejidad de la entidad bajo auditopría,

de su experiencia en la misma y de su conocimiento del negocio de la entidad.

De conformidad con las Normas de Auditoría Gubernamental:

“El trabajo debe ser debidamente planeado y se debe considerar la

materialidad entre otros temas, al determinar la naturaleza,

oportunidad y extensión de los procedimientos de auditoría y al

evaluar los resultados de aquellos procedimientos.”

El objetivo principal de la planificación consiste en determinar adecuada y razonablemente

los procedimientos de auditoría que correspondan aplicar, cómo y cuándo se ejecutarán,

para que se cumpla la actividad en forma eficiente y efectiva.

La planificación es un proceso dinámico, que si bien se inicia al comienzo de las labores de

auditoría, puede modificarse durante la ejecución de la auditoría.

Para iniciar la auditoría, el Auditor General emitirá la "Orden de Trabajo" autorizando su

ejecución, la cual contendrá:

a. Objetivo general de la auditoría.

b. Alcance de la auditoría.



c. Nómina del personal que inicialmente integra el equipo.

d. Tiempo estimado para la ejecución.

e. Instrucciones específicas para la ejecución. (Determinará si se elaboran la planificación

preliminar y específica o una sola que incluya las dos fases).

La instalación del equipo en la entidad, marca de manera oficial el inicio de la auditoría, la

que comenzará con la planificación preliminar, en la cual es preferible que el equipo esté

integrado por el supervisor y el jefe de equipo.

El Auditor General proporcionará al Jefe de equipo de auditoría, la carta de presentación,

mediante la cual se inicia el proceso de comunicación con la administración de la entidad; la

que contendrá la nómina de los miembros que inicialmente integren el equipo, los objetivos

del examen, el alcance y algún dato adicional que considere pertinente.

3.2. FASES DE LA PLANIFICACION

La planificación de cada auditoría se divide en dos fases o momentos distintos,

denominados planificación preliminar y planificación específica.

En la primera de ellas, se configura en forma preliminar la estrategia a seguir en el trabajo, a

base del conocimiento acumulado e información obtenida de la Entidad; mientras que en la

segunda se define tal estrategia mediante la determinación de los procedimientos

específicos a aplicarse por cada componente y la forma en que se desarrollará el trabajo en

las siguientes fases.

Las etapas mencionadas, suponen la realización de un trabajo de auditoría recurrente, en

estos casos ya se cuenta con un amplio conocimiento de las operaciones de la Instituciòn

como resultado de trabajos anteriores, por consiguiente, el análisis debe recaer en los

cambios que hayan ocurrido desde el último examen.

En un trabajo que se realiza por primera vez, no existe ese conocimiento acumulado y por lo

tanto, la etapa de planificación demandará un esfuerzo de auditoría adicional.



Cuando se trate de exámenes de componentes pequeños, donde no amerite presentar por

separado la planificación preliminar y la específica, el Auditor General emitirá la orden de

trabajo e instruirá a los miembros del equipo para que el informe o reporte de planificación

sea único.

Para la fase de planeación el auditor debe realizar las actividades siguientes:

Conocimiento y comprensión de la entidad

Determinación de los objetivos de la auditoría

Determinación de la Materialidad y Riesgo de la Auditoría

Naturaleza, alcance y oportunidad de los Procedimientos de Auditoría

Preparación del Memorándum de Planeación.

El desarrollo de las actividades antes mencionadas es el siguiente:

3.2.1 Conocimiento y Comprensión de la Entidad

Esta Actividad se desarrolla de la manera siguiente:

Obtención de información relevante de la Entidad

Análisis de Información

Determinación de los componentes de auditoría o ciclos de transacciones.

Comprensión del Control Interno

Determinación de los puntos críticos

3.2.2 Determinación de los Objetivos de la Auditoria.

Con base a la compresión general de la entidad, el auditor determinará si la auditoría a

realizar será por componentes importantes de los estados financieros o por ciclos de

transacciones, para posteriormente definir los objetivos generales y específicos de la

auditoría.

Objetivo general.-En el objetivo general, el auditor debe considerar, realizar Auditoría a la

entidad de conformidad a Normas de Auditoría Gubernamental, emitidos por la Contraloría

General del Estado.



Objetivos específicos.-Como objetivos específicos, el auditor podría considerar los

siguientes:

1. Emitir un informe que exprese comentarios, conclusiones y recomendaciones sobre sí el

rubro o rubros analizados de los Estados de la Situación Financiera, emitidos por la

entidad, presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, los derechos y

obligaciones, los ingresos recibidos y los gastos incurridos, durante el período auditado,

de conformidad a principios de contabilidad gubernamental u otra base comprensiva de

contabilidad.

2. Evaluar y obtener suficiente entendimiento del sistema del control interno de la entidad,

evaluar el riesgo de control e identificar condiciones reportables, incluyendo debilidades

materiales del control interno.

3. Hacer pruebas para determinar sí la entidad cumplió en todos los aspectos importantes

con los términos de convenios, leyes y regulaciones aplicables a la entidad.

4. Determinar si la entidad ha tomado acciones correctivas adecuadas sobre las

recomendaciones de informes de auditorías anteriores.

3.2.3 Determinación de la materialidad y el riesgo de la auditoria.

El auditor tomará en cuenta la materialidad como el límite máximo de error que está

dispuesto a aceptar para emitir un informe sin observaciones de importancia relativas. En la

determinación de la materialidad los auditores utilizarán su juicio profesional a efecto de

emitir un dictamen que permita a los usuarios confiar en los informes para la toma de

decisiones. Esto significa que al determinar la materialidad el auditor deberá tener presente

quienes son los usuarios primarios y secundarios de los informes, que uso darán

probablemente a dicha informaciòn y el grado de precisión que deberá tener su información

para que los usuarios fundamenten sus decisiones en ellos.



3.2.4 Naturaleza, alcance y oportunidad de los Procedimientos de Auditoría

Después de evaluar el riesgo de la auditoría y determinar el monto de la materialidad, el

auditor debe determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos.

La naturaleza se refiere al tipo de pruebas a realizar (procedimientos de control o de

cumplimiento, procedimientos analíticos y procedimientos sustantivos) requeridos para

reducir el riesgo de auditoría a un nivel aceptable.

El alcance de los procedimientos en el examen de la muestra, consiste en determinar con

base en el conocimiento del ente, la profundidad y el énfasis de los procedimientos a aplicar

a efecto de alcanzar los objetivos de la auditoría.

Consecuentemente, se efectuarán menos procedimientos analíticos y sustantivos, por

contar con un nivel bajo de riesgo. Por el contrario, si el nivel de riesgo inherente y de

control fue evaluado como moderado o alto, y la materialidad ha sido fijada con un monto

menor, entonces el auditor deberá realizar más pruebas analíticas y sustantivas, y menos

pruebas de control o de cumplimiento.

3.2.5 Preparación del Memorándum de Planeación

El memorando de la planeación de auditoría es un documento formal en el cual se resumen

los principales resultados obtenidos en la fase de planeación y la estrategia tentativa de la

auditoría. Este documento debe ser aprobado por la Dirección de Auditoría respectiva.

Toda la información y las decisiones contenidas en el memorando de planeación deben

estar respaldadas en documentación ordenada y archivada en papeles de trabajo.

El Supervisor y Jefe de Equipo, prepararán conjuntamente el Memorándum de Planeación,

que contendrá al menos la información siguiente:

Información básica

1. Antecedentes de la Entidad

2. Objetivos, finalidad o propósito de la Entidad

3. Presupuesto para el período objeto de auditoría.



4. Componentes del Control Interno

- Ambiente de Control

- Valoración del Riesgo

- Actividades de Control

- Información y Comunicación

- Vigilancia

5. Leyes, Reglamentos y otras normas aplicables

6. Personal Clave de la entidad

Estrategia de la auditoria

1. Objetivos de la Auditoria

- Objetivo General

- Objetivos Específicos

2. Seguimiento a las recomendaciones en proceso de la auditoría anterior

3. Estimación del riesgo de auditoria

4. Determinación de la materialidad

5. Determinación de componentes o ciclos importantes

6. Determinación de áreas críticas

7. Enfoque de la auditoria

8. Enfoque del muestro y tamaño de la muestra

Administración del trabajo

1. Integrantes del Equipo de Auditoria

2. Fechas claves

3. Cronograma de actividades

3.3 EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

Se debe efectuar un apropiado estudio y evaluación del control interno para identificar las

áreas críticas que requieren un examen profundo, determinar su grado de confiabilidad a fin



de establecer la naturaleza, alcance, oportunidad y selectividad en la aplicación de

procedimientos de auditoría.

El concepto de control interno no sólo se refiere a temas financieros, contables y a la

custodia de los activos, sino que incluye controles destinados a mejorar la eficiencia

operativa y asegurar el cumplimiento de las políticas de la organización. El control interno es

una expresión utilizada con el objeto de describir todas las medidas adoptadas por los

titulares, administradores o gerentes para dirigir y controlar las operaciones en las entidades

a su cargo.

El control interno como el proceso continuo realizado por la dirección, gerencia y, otros

empleados de la entidad, para proporcionar seguridad razonable, respecto a sí están

lográndose los objetivos siguientes:

Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y, la calidad en los

servicios;

Proteger y conservar los recursos públicos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso

indebido, irregularidad o acto ilegal;

Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales; y,

Elaborar información financiera válida y confiable, presentada con oportunidad.

Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y la calidad en los

servicios.

Se refiere a los controles internos que adopta la administración para asegurar que se

ejecuten las operaciones, de acuerdo a criterios de efectividad, eficiencia y economía. Tales

controles comprenden los procesos de planeamiento, organización, dirección y control de

las operaciones en los programas, así como los sistemas de evaluación del rendimiento y

monitoreo de las actividades ejecutadas.

Proteger y conservar los recursos públicos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso

indebido, irregularidad o acto ilegal.



Esta relacionado con las medidas adoptadas por la administración para prevenir o detectar

operaciones no autorizadas, acceso no autorizado a recursos o, apropiaciones indebidas

que podrían resultar en pérdidas significativas para la entidad, incluyendo los casos de

despilfarro, irregularidad o uso ilegal de recursos.

Cumplimiento de leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales.

Se refiere a que los administradores, mediante el dictado de políticas y procedimientos

específicos, aseguran que el uso de los recursos públicos sea consistente con las

disposiciones establecidas en las leyes y reglamentos, y concordante con las normas

relacionadas con la gestión gubernamental.

Elaborar información financiera válida y confiable, presentada con oportunidad.

Tiene relación con las políticas, métodos y procedimientos dispuestos por la administración

para asegurar que la información financiera elaborada por la entidad es válida y confiable, al

igual que sea revelada razonablemente en los informes. Una información es válida porque

se refiere a operaciones o actividades que ocurrieron y que tiene las condiciones necesarias

para ser considerada como tal; en tanto que una información confiable es aquella que brinda

confianza a quien la utiliza.

3.3.1 Componentes del Control Interno

3.3.1.1 Ambiente de control

Se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las tareas del personal

con respecto al control de sus actividades.

En este contexto el personal es la esencia de cualquier entidad, al igual que sus atribuciones

individuales como la integridad y valores éticos y el ambiente donde operan, constituyen el

motor que la conduce y la base que soporta el sistema.



El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que se desarrollan las

operaciones y actividades, se establecen los objetivos y estiman los riesgos.

Igualmente tiene relación con el comportamiento de los sistemas de información y con las

actividades de monitoreo.

Los factores que conforman el ambiente de control son los siguientes:

Integridad y valores éticos (Código de conducta y ética);

Compromiso de competencia profesional;

Comité de Auditoría;

Filosofía de dirección y estilo de gestión;

Estructura organizativa;

Asignación de autoridad y responsabilidad; y,

Políticas y prácticas de recursos humanos

3.3.1.2 Evaluación de los riesgos de control

El riesgo se considera como la posibilidad de que un evento o acción afecte adversamente a

la entidad. Su evaluación implica la identificación, análisis y manejo de los riesgos

relacionados con los procesos gerenciales y la existencia de la entidad, así como con la

elaboración de estados financieros y que pueden incidir en el logro de los objetivos del

control interno en la entidad.

Estos riesgos incluyen eventos o circunstancias que pueden afectar el registro,

procesamiento y reporte de información financiera, así como las representaciones de la

gerencia en los estados financieros.

Esta actividad de autoevaluación que practica la Dirección, será verificada por los auditores

internos o externos para asegurar que los objetivos, enfoque, alcance y procedimientos han

sido apropiadamente ejecutados, en las distintas áreas y niveles de la organización.

Los elementos que forman parte de la evaluación del riesgo son:

Los objetivos que deben ser establecidos y comunicados;



Identificación de los riesgos internos y externos

Gestión del cambio; y,

Evaluación de los objetivos, de los riesgos y gestión del cambio.

3.3.1.3 Actividades de control

Se refiere a las acciones que realiza la administración de la entidad para cumplir con las

funciones asignadas. Son importantes porque implican la forma correcta de hacer las cosas,

para lo cual se valen de políticas y procedimientos. Permiten la protección y conservación de

los activos, así como los controles de acceso a programas computarizados y archivos de

datos. Los elementos que conforman las actividades de control gerencial son:

Tipo de actividades de control;

Integración de las actividades de control con la evaluación de riesgos;

Controles sobre los sistemas de información;

Necesidades específicas; y,

Evaluación.

3.3.1.4 Sistema de Información y Comunicación

Está constituido por los métodos establecidos para registrar, procesar, resumir e informar

sobre las operaciones administrativas y financieras de la entidad. La calidad y oportunidad

de la información que brinda el sistema afecta la capacidad de la máxima autoridad para

adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad y

preparar información confiable.

En la Institución el sistema integrado de información financiera se sustentará en una base de

datos central y única, cuyo soporte será la informática y las telecomunicaciones, accesible

para todos los usuarios de las áreas de presupuesto, tesorería, contabilidad y deuda pública.

El sistema de información permite a la máxima autoridad evaluar los resultados de su

gestión en la entidad versus los objetivos predefinidos, es decir, busca obtener información

sobre su nivel de desempeño.



Los factores que conforman el sistema de información y comunicación son:

Estrategias y sistemas integrados de información.

La calidad y oportunidad de la información.

Comunicación e información interna.

Comunicación e información externa.

Medios de comunicación.

Evaluación.

3.3.1.5 Actividades de monitoreo y/o supervisión

Es el proceso que evalúa la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo y

permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así

lo requieran. Debe orientarse a la identificación de controles débiles o insuficientes, para

promover su reforzamiento. El monitoreo se lleva a cabo de tres formas:

Durante la realización de las actividades diarias en los distintos niveles de la entidad

(esta actividad debe ser previa, concurrente y posterior), los problemas se detectan en

el presente, no sólo en el pasado.

De manera separada, por personal que no es el responsable directo de la ejecución de

las actividades.

Mediante la combinación de ambas modalidades.

Los elementos que conforman las actividades de monitoreo o supervisión son:

Actividades de supervisión continua;

Evaluaciones puntuales;

Comunicación de deficiencias: y,

Evaluaciones.

3.3.2 Métodos de evaluación del control interno

Los métodos de evaluación del control interno se clasifican en tres:

- Descriptivo

- Cuestionario



- Gráficos o flujogramas

3.4. PROGRAMAS BASICOS DE AUDITORÍA

Los programas de auditoría contienen los procedimientos a seguir. Estos procedimientos se

aplicarán en el análisis o evaluación del ciclo o cuenta, según el tipo de auditoría que se

realice para obtener la evidencia que sustentará el informe.

3.4.1 Clases de programas

a) Programas generales: Son aquellos cuyo enunciado es genérico en la aplicación de las

técnicas de auditoría con mención de los objetivos particulares que se persiguen en cada

caso y son generalmente destinados al uso de los auditores con amplia experiencia.

b) Programas detallados: son los que describen con mayor minuciosidad, la forma práctica

de aplicar los procedimientos y técnicas de auditoría y se destinan generalmente al uso

de los operativos y auxiliares de auditoría.

Estos se clasifican en:

Los programas estándares o uniformes: son aquellos que pueden aplicarse a varias

entidades con similares características.

Los programas específicos: son aquellos que se formulan y preparan concretamente

para cada entidad o situación particular, puesto que se basan en la información

contenida en la naturaza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoría; por

tanto, son eficaces.

3.4.2 Objetivos de los programas

Tenemos que establecer nuestros objetivos de auditoría y diseñar nuestros procedimientos

a la luz de las afirmaciones de la administración. Los objetivos Generales de los programas



relacionados con las afirmaciones de los estados financieros o rubros que se analicen son

los siguientes:

Afirmación de la administración sobre:

Existencia u Ocurrencia.

Integridad.

Valuación o Asignación.

Propiedad- Derechos y Obligaciones

Exposición – Presentación y Manifestaciones.

3.4.3 Flexibilidad

Los programas de auditoría, no deben ser considerados fijos e incambiables, al contrario,

serán flexibles, puesto que ciertos procedimientos planificados al ser aplicados pueden

resultar ineficientes o innecesarios, por lo que el programa debe permitir modificaciones,

mejoras y ajustes que a juicio del auditor responsable de su ejecución, considera necesario.

3.4.4 Contenido de los programas

Los programas de auditoría contendrán:

Encabezado

Identificación

- Nombre de la Dirección de Auditoría

- Nombre de la entidad auditada o proyecto

Referencia: se utiliza para identificar el programa. Se ubica en la parte superior derecha

del programa

Clase de auditoría

Ciclo o componente

Periodo a examinar

Cuerpo. En el cuerpo del programa van los objetivos específicos y los procedimientos de

auditoría, la referencia de papeles de trabajo, hecho por (iniciales o rúbrica), y fecha de

finalización de los P/T.



Fechas y firmas. El programa contendrá fechas y firmas de elaborado por los auditores,

revisado por el Jefe de Equipo, y aprobado por el Supervisor.

3.4.5 Elaboración de los programas de auditoría

La elaboración de los programas de auditoría financiera y exámenes especiales es

responsabilidad de los auditores, serán revisado por el Jefe de Equipo y aprobados por el

supervisor. Cuando se requiera del trabajo de un especialista, la elaboración y ejecución del

programa de auditoría, será responsabilidad del Especialista.

La ejecución de los programas de auditoría será responsabilidad del auditor; y el Jefe de

Equipo se asegurará de su adecuada ejecución. El Supervisor, revisará constantemente el

avance de los programas, y orientará junto con el jefe de equipo la estrategia a seguir para

el desarrollo del mismo en el tiempo establecido para dicha fase.

En la elaboración del programa de planificación de la auditoría, podrá incluirse al menos los

aspectos siguientes:

- Obtener un entendimiento suficiente sobre la entidad (o proyecto);

- Evaluar el control interno establecido por la entidad (o proyecto);

- Determinar el monto de la materialidad y riesgo de la auditoría;

- Determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos;

- Elaborar el memorando de la planeación;

- Elaborar los programas de auditoría.


LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA 98

CAPITULO IV

LA EJECUCION DE LA AUDITORIA

4.1 GENERALIDADES

Durante la planificación específica fueron seleccionados los componentes al ser

examinados, los procedimientos a ser aplicados y el alcance del trabajo. Se espera que al

aplicar los programas específicos se obtenga la evidencia suficiente y componente para

demostrar la veracidad de los resultados obtenidos en cada componente examinado de las

afirmaciones contenidas en los informes de la entidad y de los asuntos objeto de la auditoria.

Al ejecutar esta fase se insume aproximadamente el 60 por ciento de tiempo presupuestado

para ejecutar la auditoria, el que se divide en 50 por ciento para desarrollar los hallazgos y

conclusiones y el 10 por ciento para comunicar los resultados en el proceso a los

funcionarios de la Entidad.

En general las decisiones de planificación se basan en:

- Conocimiento de las actividades sustantivas y adjetivas.

- Evaluación de los riesgos inherentes y de control

- Evaluación de los componentes y de las operaciones significativas

- Expectativas sobre la naturaleza y calidad de la evidencia que se obtendrá mediante los

procedimientos individuales que se apliquen, reconociendo factores como la suficiencia,

competencia y confiabilidad de la evidencia y los probables niveles de las

observaciones.

4.2 PRUEBAS DE AUDITORIA

Las pruebas que contribuyen a contar con la suficiente evidencia de auditoria, son dos:

pruebas de control y pruebas sustantivas.

Las pruebas de control, están orientadas a proporcionar la evidencia necesaria sobre la

existencia adecuada de los controles, se dividen en pruebas de cumplimiento y pruebas de

observación, las primeras que permiten verificar el funcionamiento de los controles tal como



se encuentran prescritos, aseguran o confirman la comprensión sobre los controles de la

entidad y las segundas, posibilitan verificar los controles en aquellos procedimientos que

carecen de evidencia documental.

Los procedimientos que pueden utilizarse para la aplicación de esta clase de pruebas son:

indagaciones y opiniones de los funcionarios de la entidad, procedimientos de diagnóstico,

observaciones, actualización de los sistemas y estudio, así como el seguimiento de

documentos relacionados con el flujo de las transacciones en un sistema determinado.

Las pruebas sustantivas proporcionan evidencia directa sobre la validez de las

transacciones y los saldos manifestados en los estados financieros e incluyen indagaciones

y opiniones de funcionarios de la entidad, procedimientos analíticos, inspección de

documentos de respaldo y de registros contables, observación física y confirmaciones de

saldos.

La aplicación de los procedimientos analíticos determinados en la fase de planificación

específica, es por lo general altamente efectiva y eficaz para evaluar la razonabilidad de los

montos de los estados financieros.

Sustentándose en los resultados de la evaluación del control interno, el auditor define,

prepara y ejecuta las Pruebas de Auditoría. Estas pruebas, en síntesis, corresponden a la

selección de las técnicas y las herramientas más adecuadas de llevar a cabo, dentro de una

serie de procedimientos de auditoría, a través de los cuales se espera obtener los elementos

de juicio pertinentes para detectar, confirmar o delimitar las posibles incidencias o

consecuencias que se pueden presentar en la institución, por la ausencia o incumplimiento

de ciertos procedimientos básicos y fundamentales para el correcto funcionamiento del área

auditada.

Al efectuarse la definición de pruebas de auditoria. el profesional debe responder a lo menos

a tres variables:

Qué tipo de pruebas?

Cómo probar?

Cuánto probar?

En síntesis implica definir la naturaleza (qué tipo de pruebas efectuar), el alcance (cuántas



pruebas efectuar) y el tiempo asignado (cuándo efectuar las pruebas) al desarrollo de los

procedimientos de auditoría.

4.3 TÉCNICAS Y PRÁCTICAS DE AUDITORÍA

Las técnicas de auditoría constituyen métodos prácticos de investigación y prueba, que el

auditor emplea a base de su criterio o juicio según las circunstancias, unas son utilizadas

con mayor frecuencia que otras, a fin de obtener la evidencia o información adecuada y

suficiente para fundamentar sus opiniones y conclusiones contenidas en el informe.

Durante la fase de planeamiento y programación, el auditor determina las técnicas a

emplear, cuándo debe hacerlo y de qué manera. Las técnicas seleccionadas para una

auditoría al ser aplicadas se convierten en los procedimientos de auditoría.

Algunas de las técnicas para la aplicación de las pruebas en la auditoría en el sector público

se clasifican generalmente, a base de la acción que se va a efectuar las que pueden ser:

oculares, por escrito, por revisión del contenido de documentos y por constatación física.

Acogiendo esta clasificación, las técnicas de auditoría se agrupan de la siguiente manera:

Técnicas de verificación ocular:

- Comparación

- Observación

- Revisión

- Selectiva

- Rastreo

Técnica de verificación verbal:

- Indagación

Técnica de verificación escrita:

- Análisis

- Conciliación



- Confirmación

Técnicas de verificación documental:

- Comprobación

- Computación

Técnicas de verificación física

- Inspección

4.3.1 Técnicas de verificación ocular

Comparación

La comparación es la relación que existe entre dos o mas aspectos. para observar la

similitud o diferencia entre ellos.

La forma de comparación más común, constituye la que se efectúa entre los ingresos

percibidos o los gastos efectuados, con las estimaciones incluidas en el presupuesto.

Asimismo. es frecuente la comparación entre los ingresos mensuales provenientes de una

fuente, con meses anteriores o el mismo mes del año precedente.

El auditor, si dispone de normas de calidad, estándares de rendimiento, de productividad,

entre otros, puede utilizar estos índices en sus comparaciones. Ciertos procedimientos de

auditoría, se fundamentan en la comparación de información o realidades, contra criterios

aceptables, facilitando la evaluación, la formulación de comentarios y acciones correctivas.

Observación

Es el examen de la forma como se ejecutan las operaciones, es considerada la técnica más

general y su aplicación es de utilidad en casi todas las fases de un examen. Por medio de

ella, el auditor verifica ciertos hechos y circunstancias, principalmente relacionados con la

forma de ejecución de las operaciones, dándose cuenta, de como el personal realiza las

operaciones.



Esta técnica se utiliza especialmente cuando el auditor observa la aplicación de los

procedimientos preparados y la realización efectiva del levantamiento de inventarios, que

efectúan los servidores de la entidad, sin proceder a efectuar las constataciones físicas de

las existencias.

Revisión selectiva

Es el examen ocular rápido, con el fin de separar mentalmente asuntos que no son típicos o

normales Constituye una técnica frecuentemente utilizada en áreas que por su volumen u

otras circunstancias no están contempladas en la revisión o estudio más profundo. Consiste

en pasar revista rápida a datos normalmente presentados por escrito.

En la aplicación de esta técnica, el auditor debe prestar atención a la identificación de

operaciones fuera de lo común en la materia sujeta a revisión.

Por ejemplo, en todos los casos, la cuenta bancos del mayor general, debería ser debitada

mensualmente a base del registro de ingresos y acreditada una vez al mes, a base de!

registro de cheques. Al encontrar débitos y créditos adicionales, a través de la revisión

selectiva, el auditor aplicará otras técnicas para examinarlos y verificarlos.

Rastreo

El rastreo consiste en seguir la secuencia de una operación, dentro de su procesamiento. El

ejemplo típico de esta técnica. es seguir un asiento en el diario hasta su pase a la cuenta del

mayor general, a fin de comprobar su corrección

Al evaluar el control interno, es frecuente que el auditor seleccione algunas operaciones o

transacciones representativas y típicas de cada clase o grupo, con el propósito de

rastrearlas desde su inicio hasta el fin de los procesos normales.

4.3.2 Técnica de verificación verbal

Indagación

A través de las conversaciones, es posible obtener información verbal. La respuesta a una



pregunta de un conjunto de preguntas, no representa un elemento de juicio en el que se

puede confiar, pero las respuestas a muchas preguntas que se relacionan entre sÍ, pueden

suministrar un elemento de juicio satisfactorio, si todas son razonables y consistentes.

La indagación es de utilidad en la auditoria, especialmente cuando se examinan áreas

específicas no documentadas, pero los resultados de la indagación por sí solos no

constituyen evidencia suficiente y competente

4.3.3 Técnicas de verificación escrita

Análisis

Analizar una cuenta es determinar la composición o contenido del saldo y verificar las

transacciones de la cuenta durante el período, clasificándolas de manera ordenada y

separar en elementos o partes.

Esta técnica el auditor aplica con más frecuencia en el análisis a varias de las cuentas de

mayor general, y sus resultados constan en el papel de trabajo denominado Cédula

Analítica.

Se puede analizar una cuenta tomando de su registro las transacciones en detalle o en

forma selectiva. Otra forma consiste en presentar varias clases o grupos de gastos de una

misma naturaleza

Otra aplicación común de esta técnica, es analizar un asiento compuesto en el libro diario,

para comprender su razón y estructura, el auditor podrá analizar un contrato separándolo en

sus componentes o cláusulas, clasificando el efecto de cada una.

En la auditoría, con cierta frecuencia, este tipo de análisis se efectúa mediante flujogramas

del proceso, que facilita su comprensión.

Conciliación

Significa poner de acuerdo o establecer la relación exacta entre dos conjuntos de datos

relacionados, separados e independientes.



La conciliación bancaria constituye la práctica más común de esta técnica, que implica hacer

concordar el saldo de una cuenta auxiliar según el banco, con el saldo según el Mayor

General de Bancos. Siempre que existan dos fuentes independientes de datos originados de

la misma operación, la técnica de la conciliación es aplicable.

Confirmación

Consiste en cerciorarse de la autenticidad de la información de los activos, pasivos,

operaciones, entre otros, que revela la entidad, mediante la afirmación o negación escrita de

una persona o institución independiente y que se encuentra en condiciones de conocer y

certificar la naturaleza de la operación consultada.

Para que el elemento de juicio obtenido mediante la aplicación de esta técnica tenga valor,

es indispensable que el auditor mantenga un control completo y directo sobre los

procedimientos para efectuar la confirmación.

Existen dos modalidades para efectuar confirmaciones: positiva o negativa y a su vez, la

primera puede ser directa o indirecta.

La confirmación positiva es cuando se solicita al confirmante conteste a! auditor, si está o no

conforme con los datos que se desea confirmar.

Si en la solicitud se suministran los datos pertinentes, a fin de que sean verificados, es una

confirmación positiva directa.

Si no se proporciona dato alguno al confirmante y se solicita remita al auditor la información

de sus propias fuentes. es una confirmación positiva indirecta.

Si se pide al confirmante conteste al auditor, únicamente en el caso de no estar conforme

con ciertos datos que se le envían, la confirmación es negativa.

4.3.4 Técnicas de verificación documental

Comprobación

La comprobación constituye la verificación de la evidencia que sustenta una transacción u

operación, para comprobar la legalidad, propiedad y conformidad con lo propuesto. Así,



tenemos que para efectos contables, los documentos de respaldo (facturas, cheques,

papeles fiduciarios, contratos, órdenes de compra, informes de recepción,) sirven para el

registro original de una operación, constituyendo Una prueba de la propiedad.

Al examinar la documentación de respaldo de las transacciones, es decir la revisión de

comprobantes, dicha labor debe cubrir los siguientes aspectos:

Obtener una seguridad razonable respecto de la autenticidad de! documento. Es

necesario que el auditor se mantenga alerta para detectar cualquier documento

evidentemente fraudulento.

Examinar la propiedad de la operación realizada, para determinar si fue efectuada en

los fines previstos por la entidad.

La adquisición de bienes para uso personal de un funcionario o empleado no es una

operación propia o legítima de la entidad, por lo tanto debe ser objetada.

En la práctica de la auditoría, la comprobación de ciertas transacciones se la realiza en

forma paralela al análisis de la cuenta correspondiente del mayor general. Así, al analizar la

cuenta Bienes Muebles Adquiridos, un aumento sustancial del saldo, requerirá un examen

de las facturas correspondientes a las nuevas adquisiciones de bienes y cualquier gasto de

instalación o adecuación, así como el contrato de compra y el de servicios o similares. Es

necesaria la verificación de todos los documentos vinculados con la transacción.

Con bastante frecuencia, operaciones no estrictamente financieras, pueden ser

comprobadas a base a la documentación sustentatoria

Computación

Esta técnica se refiere a calcular, contar o totalizar la información numérica, con el propósito

de verificar la exactitud matemática de las operaciones efectuadas.

Las sumas de los registros de entrada original, los saldos de las cuentas de mayor general y

auxiliares, las multiplicaciones y sumas de inventarios, los cálculos de depreciación,

amortización, remuneraciones, intereses, facturas, entre otros, requieren ser revisados.



4.3.5 Técnicas de verificación física

Inspección

La inspección consiste en la constatación o examen físico y ocular de los activos, obras,

documentos y valores, con el objeto de satisfacerse de su existencia, autenticidad y

propiedad. La aplicación de esta técnica es sumamente Útil, en lo relacionado con la

constatación de valores en efectivo, documentos que evidencian valores, activos fijos y

similares. La verificación de activos, tales como documentos a cobrar o pagar, títulos,

acciones y otros similares, se efectúa mediante la técnica de la inspección.

La aplicación del examen físico o inspección, es factible, para los bienes unitarios en un

inventario, así como los documentos que representen un título o valor fiduciario.

Es aplicable esta técnica, también en la revisión de contratos para obras públicas, así como

la inspección de obras durante y después de su construcción. Los aspectos que se deben

considerar al momento de determinar las técnicas y herramientas de auditoría son:

- Si los procesos que se llevan a cabo en la entidad, están automatizados

- El grado de dependencia de la entidad auditada con los sistemas informáticos que

están en funcionamiento y tienen relación con los componentes definidos en la

auditoría.

- Si existe un significativo volumen de transacciones.

- Si hay transformación de la información mediante procesos sistemáticos.

- Si las respuestas obtenidas de los considerandos anteriores son afirmativas, se debe

obligatoriamente recurrir a la aplicación de las Técnicas de Auditoría Asistidas por

Computador (TAAC"S), caso contrario se debe hacer una auditoría normal.

4.3.6 Otras Prácticas de Auditoría

Generalmente se utilizan otras prácticas de auditoría, que pueden ser confundidas con las

técnicas: sin embargo, se debe tener en cuenta que no obstante ser lo mismo, sirven en

auditoría como elementos auxiliares importantes.



4.3.6.1 El examen y evaluación del control interno

Debe ser considerado como práctica antes que como técnica, aunque su ejecución implica

la utilización de varias técnicas de auditoría.

4.3.6.2 El arqueo de caja

Es contar el dinero y demás valores, relacionar los cheques presentados, los comprobantes

pagados y no contabilizados para determinar el saldo contable, en esta práctica es usual la

aplicación de varias técnicas de auditoría para conseguir su objetivo como la comparación,

computación, análisis, conciliación, confirmación, entre otras.

4.3.6.3 La prueba selectiva

Consiste en la práctica de simplificar la labor total de medición o verificación, tomando una

muestra típica del total. El cálculo de probabilidades, puede utilizarse para determinar cual

debe ser el tamaño de la muestra o el auditor pueda efectuar dicha determinación a base de

su juicio profesional.

La aplicación de pruebas selectivas a juicio del auditor, puede involucrar otras técnicas

revisadas anteriormente y si éstas se basan en principios de muestreo estadístico, incluye la

utilización de técnicas de otras disciplinas como la matemática aplicada, estadísticas, entre

otras.

4. 3.6.4 Los síntomas

Se los considera también como otra práctica de auditoría y se lo define como señales o

indicios de una desviación.

La utilización de los síntomas como práctica, puede ser provechosa, por cuanto el auditor

enfatiza en el examen de determinados rubros, a base de ciertos indicios o síntomas

preliminares.

En el examen de cualquier operación, actividad, área, proyecto, rubro o transacción, el

auditor normalmente aplica un conjunto de técnicas y prácticas. Es imperativo que tenga la



habilidad. juicio y prudencia de escoger las más efectivas de estas herramientas de

auditoría, de acuerdo con las circunstancias que le rodean en un determinado momento de

su examen.

Es el criterio profesional del auditor, el que debe determinar la combinación más adecuada

de tales instrumentos, que le suministren la evidencia necesaria y la suficiente certeza para

fundamentar sus opiniones y conclusiones, de tal manera que éstas sean objetivas y

profesionales.

4.3.7 Técnicas de Auditoría Asistidas por Computadora o T AAC's

Responden a programas de computación que son usadas por el auditor, como parte de sus

procedimientos, para procesar la información que es significativa en su trabajo.

Estas técnicas automatizadas permiten desempeñar varios procedimientos de auditoría,

tales como:

- Analizar registros.

- Determinar duplicados.

- Encontrar cortes de secuencia numérica de un campo.

- Importar y exportar archivos desde o hacia varias plataformas.

- Hacer operaciones, cálculos.

- Comparar archivos.

- Estratificar archivos.

- Muestreo estadístico.

- Resumir información.

- Generar información.

- Construir archivos de prueba.

- Extraer información de un archivo.

- Realizar análisis estadísticos.

- Simular parte del sistema o el sistema completo.



4.4. MUESTREO EN AUDITORIA

4.4.1 Definición

El muestreo puede ser definido como el proceso de inferir conclusiones acerca de un

conjunto de elementos denominados universo o población, a base del estudio de una

fracción de esos elementos, llamada muestra.

El muestreo en el proceso de la auditoría, consiste en la aplicación de un procedimiento de

auditoría a menos del 100% de la población total, para obtener evidencia de auditoría sobre

ciertas características de la población.

Un elemento del plan de auditoría es el cálculo del tamaño de las muestras a examinar.

Dicha determinación es crítica para llegar a la decisión sobre el alcance de las pruebas de

controles y las pruebas sustantivas a realizar.

Dada las limitaciones de costo y de tiempo, no es factible examinar 100% de las partidas

que compongan un saldo o una clase de transacciones. Por lo tanto, es necesario examinar

una cantidad de partidas que sea representativa de la población entera, y que permita al

auditor llegar a una opinión sobre dicha población.

4.4.2 La Muestra Representativa

Obtener una muestra representativa es el objetivo principal en la selección de una muestra

de la población. Una muestra representativa tiene características similares a las partidas en

la población en su totalidad.

Por ejemplo, supongamos que los controles internos de una entidad exigen que se agregue

una copia del Orden de Compra (OC) a cada factura a pagar, pero no siguen este

procedimiento el 5% del total de la muestra. Entonces, si faltan 5 OC en una muestra de

tamaño de 100 partidas, la muestra es altamente representativa. Si faltan cuatro o seis OC

en la muestra, entonces la muestra es razonablemente representativa. Sin embargo, si

faltan más OC, o si no falta ninguna, la muestra no es representativa.



4.4.3 Riesgo de Muestreo

El riesgo de muestreo (error de muestreo ) tiene que ver con la posibilidad de que una

muestra, apropiadamente escogida, no sea representativa de la población. En otras

palabras, la conclusión del auditor sobre los controles internos, o los detalles de

transacciones basadas en la muestra, pueden ser diferentes de la conclusión que resultaría

de un examen de la población entera.

Enfoques Generales del Muestreo de Auditoría

El enfoque del muestreo para auditoría puede ser de tipo estadístico o no-estadístico.

Algunos métodos utilizados en el muestreo estadístico, son:

- Muestreo por atributos

- El muestreo de unidades monetarias

- Muestreo sistemático

- Muestreo aleatorio

- Muestreo por variables

Algunos métodos utilizados en el muestreo no estadístico son:

- Selección a juicio del auditor

- Selección por bloques o conglomerados

- Selección estratificada

El muestreo estadístico se define como cualquier proceso de muestreo que aplique las leyes

de la probabilidad para medir el riesgo de muestreo que siempre está presente en el

muestreo de auditoria. Por ejemplo, si el auditor dice que tiene una confianza de 95% de

que el error más probable en la valoración de los activos fijos de la entidad es una sobre

evaluación de $ 140,771, (un error de más) eso implica que ha utilizado muestreo

estadístico.

En el muestreo no-estadístico (basado en el juicio profesional del auditor), el auditor no

puede expresar sus conclusiones con una medición cuantitativa del nivel de confianza.



4.4.4 Etapas del Muestreo

El muestreo de auditoría, siendo de tipo estadístico o no estadístico, involucra las siguientes

etapas:

I Planificación y diseño de la muestra.

II Determinación del tamaño de la muestra y la selección de las partidas.

III Auditoría de las partidas; y,

IV Evaluación de los resultados.

4.5. HALLAZGOS EN AUDITORÍA

La palabra hallazgo tiene muchos significados y transmite ideas diferentes. El hallazgo en la

auditoria gubernamental tiene el sentido de obtención y síntesis de información específica

sobre una operación, actividad, proyecto, unidad administrativa u otro asunto evaluado y que

los resultados sean de interés para los funcionarios de la entidad auditada.

Como herramienta de auditoria al hallazgo se emplea en un sentido crítico y esta referido a

las deficiencias identificadas durante el examen a ser presentadas en el informe de

auditoria.

Cuando se evalúen los hallazgos de auditoria debe considerarse si la información y las

condiciones sobre las cuales se preparó el plan de auditoria continúan siendo apropiadas y

por consiguiente, si se ha obtenido suficiente información. En especial debe considerarse

que:

- La evidencia obtenida es suficientemente, competente y confiable.

- La naturaleza y el nivel del las observaciones están de acuerdo con lo previsto en la

planificación.

Esta fase de la auditoria prevé la utilización de profesionales especializados en las materias

objeto de la auditoria, casos en los cuales el trabajo incluirá la preparación de los programas

que serán sometidos a la revisión del Jefe de equipo y Supervisor.



Una vez aplicados y completados los programas específicos de auditoria se evaluará si la

evidencia obtenida satisface las experiencias establecidas en la planificación. La evidencia

será evaluada en términos de la suficiencia, competencia y confiabilidad, así como de la

naturaleza e importancia de las observaciones identificadas. También se considerará si la

evidencia contradice alguna decisión tomada durante la planificación.

4.5.1 Observaciones de auditoria

Pueden surgir evidencias contrarias a las afirmaciones contenidas en los informes de

gestión y financieros, o que creen dudas respecto a la eficiencia y efectividad con que se

utilizan los recursos de la entidad. A este tipo de evidencia se denomina observación de

auditoria y, por lo general, esta relacionada con las siguientes definiciones:

- Los errores están constituidos por omisiones no intencionales al realizar un paso de

control, un cálculo matemático, fallas administrativas en los registros, en la aplicación de

la normativa técnica y en los principios de control interno, administrativo y financiero.

También son identificados como interpretaciones erróneas de hecho que existían al

momento que fueron preparados los informes de gestión y financieros.

- Las irregularidades son distorsiones intencionales en los informes de gestión y

financieros, tales como, los errores deliberados en las afirmaciones de la alta dirección o

en el uso de los recursos de la entidad.

- Las acciones ilegales son actos que presuntamente violan leyes o reglamentos e incluye

la colusión , los sobornos y otros pagos dudosos.

Las observaciones deben considerarse cuidadosamente, tanto en forma individual como

en conjunto, para determinar si los informes están o pueden estar significativamente

distorsionados, si se ha obtenido suficiente evidencia sobre la validez de las actividades

examinadas y si tienen otras implicaciones para la entidad.

La evaluación de las observaciones se realiza para comprender su naturaleza, causas e

implicaciones, y resolver sobre la acción apropiada a tomarse. También debe

considerarse el interés para el sujeto pasivo de la auditoria, tanto desde el punto de vista

operativo como de control.



4.5.2 Causas que originan las observaciones

Generalmente la causa fundamental de la observación está encubierta y su ubicación

requiere persistencia y la organización. Si no se identifica la causa de una observación, se

pone en peligro la auditoria al desconocer sus implicaciones potenciales en los hallazgos.

También debe considerarse si las causas identificadas pueden afectar la validez de la

información a ser obtenida mediante procedimientos alternativos para otros componentes de

la auditoria.

La respuesta a las siguientes preguntas son útiles para identificar las causas de dichas

observaciones:

- La observación se originó dentro o fuera de la entidad?

- Que controles han sido diseñados para evitar o detectar la observación?

- La observación ha sido el resultado de un error humano o del procesamiento

computarizado?

- Cuál es la razón por la que los controles o las funciones de procesamiento no operan

adecuadamente?

- Quién es responsable de operar estos sistemas de control?

- Los sistemas de control fueron diseñados en forma poco efectiva? Si este fuera el caso,

qué impacto tiene sobre las operaciones?

- Los individuos involucrados fueron debidamente instruidos y son supervisados?

- La observación ha sido generada por el sistema contable y otro sistema de información

de la entidad?

- La observación ha resultado de errores en los datos comunes para muchas

transacciones (por ejemplo cálculo de intereses sobre préstamos) o en datos aplicables

a una transacción específica.

- La observación es el resultado del procesamiento inadecuado de información correcta o

del uso de información incorrecta?

4.5.3 Implicaciones de las observaciones en la evidencia

Las observaciones identificadas al obtener evidencia se ubican en uno de los tipos

siguientes:



- Un desvío en la aplicación de un procedimiento de control interno clave.

- Un error matemático en una operación examinada como parte de un procedimiento de

cumplimiento.

No se espera que los controles clave aplicados en forma manual funcionen siempre en

forma efectiva. Por lo tanto, al planificar la auditoria, debe considerarse un porcentaje de

desvío en su aplicación. Una vez realizado el trabajo, se debe verificar los desvíos mediante

procedimientos de cumplimiento para evaluar el desvío real y determinar si el porcentaje es

aceptable.

La evaluación del porcentaje real de desvíos es un proceso que requiere aplicar el criterio

profesional. Cuando los hallazgos se basan en una muestra representativa, el porcentaje de

desvío encontrado es la ―evidencia más objetiva disponible‖ y por lo general, debe

considerarse como la mejor estimación del porcentaje de ―desvío más probable‖ del universo

que se trate.

Si el porcentaje de desvío más probable es inferior al previsto en la planificación, se

concluirá en que los resultados respaldan la confianza anticipada en los controles clave.

Pero si el desvío más probable resulta mayor, es posible que el porcentaje de desvío en el

universo supera el que se estimó como aceptable y considerarse la necesidad de:

- Modificar el plan de muestreo para obtener la evidencia requerida mediante la

aplicación de procedimientos sustantivos adicionales o sustentarse en la confianza que

ofrecen otros controles.

- Ampliar el alcance de los procedimientos de cumplimiento para determinar si la muestra

original es representativa del universo.

Si se detecta un desvío en los controles no considerados clave, la evaluación del riesgo de

control se verá afectada. Se modificará el plan de auditoria para obtener evidencia

sustantiva adicional, si el ―nivel de satisfacción de auditoria‖ que se planeó obtener es

superior al que resulta de la evaluación del riesgo de control.

Cuando la aplicación de los procedimientos de auditoria indican que existe una aparente

debilidad en los sistemas de control, ésta se evaluará cuidadosamente y se determinará su

efecto en la auditoria.



4.5.4 Implicaciones de las observaciones en la evidencia sustantiva

Para cada observación identificada como evidencia sustantiva, es necesario determinar la

magnitud y os componentes afectados. El interés recae en si estas situaciones individuales

o globalmente provocan errores significativos en los informes de gestión y financieros. La

presencia de errores monetarios, indica que existe debilidad en el control y que éstas deben

ser evaluadas al analizar la confianza en los controles.

Los errores monetarios identificados directamente al aplicar los procedimientos de auditoria

son: ―los errores conocidos‖. Sin embargo, se debe estimar el error que sería identificado si

se encaminan todas las partidas del universo en lugar de examinar solo una muestra de

ellas. La estimación del error, incluyendo el error conocido, constituye el ―error más

probable‖.

4.5.5 Incertidumbre y estimaciones

El riesgo de que los informes de gestión y financieros estén distorsionados, es mayor en el

caso de operaciones, actividades y transacciones que involucran estimaciones o la

aplicación de criterios técnicos los cuales no son susceptibles de mediciones precisas, por lo

tanto, la evidencia de auditoria debe utilizarse para determinar el rango de los montos

razonables para tales estimaciones o criterios.

Ninguna estimación puede considerarse precisa con certeza absoluta, la estimación

presentada por la entidad auditada generalmente es aceptada, si se encuentra dentro del

rango de montos razonables. Una diferencia razonable entre la mejor estimación de la

entidad, no se considera un error.

4.5.6 Evaluación de los hallazgos por componentes

Durante la planificación se establecen las fuentes de información que consideramos

necesarias para obtener evidencia suficiente con respecto a las afirmaciones de cada

componente. Con base en los resultados alcanzados deben definirse las conclusiones

sobre cada componente y obtener la evidencia acumulada



Determinar si la evidencia acumulada para un componente específico es competente y

suficiente, depende del criterio aplicado, Esta decisión se basa en una serie de factores,

entre los que se incluyen las respuestas a las siguientes interrogantes:

- Han sido adecuadamente tratados todos los riesgos inherentes?

- La evidencia obtenida es suficiente, competente y confiable?

- Proporciona la evidencia una visión coherente sobre la validez de las operaciones

importantes examinadas?

- Resulta suficiente la evidencia para llegar a la conclusión de que no existen otros

riesgos significativos?

- Resulta suficiente la evidencia para reducir el ―riesgo error‖ a un nivel adecuadamente

bajo?

4.5.7 Evaluación de los hallazgos para la auditoria en su conjunto

Al evaluar los resultados de auditoria en su conjunto, se obtienen conclusiones globales

basadas tanto en las conclusiones como en el trabajo desarrollado para cada componente.

En general este proceso incluye:

- Reevaluar la efectividad de la planificación específica de la auditoria, particularmente la

relevancia del riesgo, con base en la información obtenida durante la etapa de ejecución

y en los informes de gestión y financieros examinados.

- Analizar si existen inconsistencias en la evidencia de auditoria obtenida o en las

conclusiones determinadas para los componentes individuales. Si se detectan deben

ser investigadas y resueltas.

- Comparar los errores acumulados con los criterios de importancia y la propuesta de

corrección o ajustes, cuando fuere apropiado.

- Formular una conclusión sobre la auditoria global y su consideración para el informe.

4.5.8 Errores acumulados y su significatividad

El efecto combinado de los errores identificados o estimados para todos componentes será

comparado con los criterios de significatividad considerados para los informes de gestión y

financieros. Para facilitar este proceso es conveniente resumir los errores en un solo lugar,



preferentemente en la documentación que resume la auditoria. La significatividad debe

considerarse como efecto acumulado de los siguientes factores:

- Los resultados de operación, tanto en valores como en volúmenes

- La situación financiera de la entidad.

- Los componentes individuales que hayan sido auditados

- Las obligaciones contractuales definidas como índices financieros en convenios de

préstamos u otros.

Al determinar los factores de significatividad para la entidad, como mínimo deben

clasificarse los errores no corregidos o ajustados, para separar el error más probable, del

error conocido y del error estimado.

4.6. PRODUCTOS DE LA EJECUCIÓN DEL TRABAJO

La ejecución del trabajo es la fase que utiliza una parte importante del tiempo al aplicar los

programas específicos elaborados para cada componente. Los resultados obtenidos deben

documentarse en un expedientes de papeles de trabajo relacionados con la evidencia

sustentatoria acumulada que respalde los hallazgos, conclusiones y recomendaciones.

Los papeles de trabajo deben ser claros y concisos, proporcionar un registro ordenado del

trabajo realizado en ambigüedades y contener las razones que sirvieron de base para tomar

las decisiones sobre temas conflictivos.

Los papeles de trabajo deben ser completos, que permitan su lectura, claramente

expresados y su propósito de fácil comprensión. Deben evitar preguntas o comentarios que

requieran respuestas o seguimientos posteriores.

Los productos principales de la fase de ejecución del trabajo son:

- Estructura del informe de auditoria referenciado a los papeles de trabajo de respaldo.

- Programa para comunicar los resultados de auditoria a la administración de la entidad.

- Borrador de informe de auditoria, cuyos principales resultados serán comunicados a la

administración.



- Expediente de papeles de trabajo organizado de acuerdo a los componentes

examinados e informados.

- Informe de supervisión técnica de la auditoria

- Expediente de papeles de trabajo de supervisión


COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA 119

CAPITULO V

COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA

5.1. GENERALIDADES

En el transcurso de una auditoría, los auditores mantendrán constante comunicación con los

servidores de la entidad u organismo bajo examen, dándoles la oportunidad para presentar

pruebas documentadas, así como información verbal pertinente respecto de los asuntos

sometidos a examen: la comunicación de ]os resultados se la considera como la última fase

de la auditoría, sin embargo debe ser ejecutada durante todo el proceso.

La labor de auditoría no es secreta y con excepción de casos que involucren fraudes,

desfalcos o cuestiones de seguridad, el auditor tiene el deber de discutir abierta y

francamente sus hallazgos con los servidores vinculados con las operaciones a ser

examinadas, manteniéndose la reserva del caso ante terceras personas que nada tienen

que ver con el examen que se efectúa.

La importancia atribuida a la oportunidad en la comunicación de los resultados está

contemplada en las disposiciones legales pertinentes, en las que se manifiesta "En el curso

del examen los auditores gubernamentales mantendrán comunicación con los servidores de

la entidad, organismo o empresa del Sector Público auditada y demás personas

relacionadas con las actividades examinadas".

"Al finalizar los trabajos de auditoría en el campo, se dejará constancia documentada de que

fue cumplida la comunicación de resultados en los términos previstos por la Ley y normas

profesionales sobre la materia"

Las diferencias de opinión entre los auditores y los servidores o ex servidores de la entidad,

organismo o empresa de] Sector Público auditada, o terceros relacionados, serán resueltas,

en lo posible dentro del curso del examen, de subsistir, en el informe constarán las

opiniones divergentes.



5.1.1 Comunicación al inicio de la auditoría

Para la comunicación del inicio del examen de los hallazgos en el transcurso del examen y

la convocatoria a la lectura del borrador de informe. se considerarán las disposiciones

constantes en el Reglamento de Delegación de Firmas de la Contraloría General del Estado.

Para la ejecución de una auditoría, el auditor jefe de equipo, mediante oficio notificará el

inicio del examen a los principales funcionarios vinculados con las operaciones a ser

examinadas de conformidad con el objetivo y alcance de la auditoría. En el caso de

servidores que se encuentren desempeñando funciones, procederá de conformidad con el

artículo 11 del Reglamento de Responsabilidades y cuando el servidor respectivo haya

renunciado o salido de su cargo, se citará el artículo pertinente de la ley. Dicha

comunicación se la efectuará en forma individual y de ser necesario, en el domicilio del

interesado, por correo certificado o a través de la prensa. Para el caso de particulares se les

notificará o requerirá información de conformidad con las disposiciones legales pertinentes.

La comunicación inicial, se complementa con las entrevistas a los principales funcionarios

de la entidad auditada, en esta oportunidad a más de recabar información, el auditor puede

emitir criterios y sugerencias preliminares para corregir los problemas que se puedan

detectar en el desarrollo de tales entrevistas.

5.1.2 Comunicación en el transcurso de la auditoría

Con el propósito de que los resultados de un examen no propicien situaciones conflictivas y

controversias muchas veces insuperables, éstos deberán ser comunicados en el transcurso

del examen y en la conferencia final, tanto a los funcionarios de la entidad examinada, a

terceros y a todas aquellas personas que tengan alguna relación con los hallazgos

detectados.

El informe de evaluación del control interno es una de las principales oportunidades para

comunicarse con la administración en forma tanto verbal como escrita.

En el desarrollo del examen, el auditor puede identificar algunos hechos que requieren ser

corregidos, los cuales pondrán en conocimiento de los directivos para que se tomen las

acciones correctivas, luego, el auditor con la evidencia necesaria, llega a conclusiones



firmes, aÚn cuando no se haya emitido el informe final.

La comunicación de resultados durante la ejecución del examen tiene por finalidad:

a. Ofrecer oportunidad a los responsables para que presenten sus opiniones.

b. Hacer posible que los auditores dispongan de toda información y de las evidencias que

existan.

c. Evitar que se presente información o evidencia adicional, después de la conclusión de

las labores de auditoría.

d. Facilitar la adopción de las acciones correctivas necesarias por parte del titular y

funcionarios responsables. incluyendo la implantación de mejoras a base de las

recomendaciones, sin esperar la emisión del informe.

e. Asegurar que las conclusiones resultantes del examen sean definitivas.

f. Posibilitar la restitución o recuperación de cualquier faltante de recursos durante la

ejecución del examen.

g. Identificar los campos en que hay diferencia concreta de opinión entre losAuditores y los

funcionarios de la entidad.

Para formarse un criterio correcto sobre el hecho a comunicarse, de considerado necesario,

el auditor solicitará la opinión de las unidades de apoyo de la Contraloría o de los

organismos técnicos o legales competentes.

Las discrepancias de opinión. entre los auditores y los funcionarios de la entidad. serán

resueltas en lo posible durante el curso del examen.

Para la formulación de las recomendaciones, se deberá incluir las acciones correctivas que

sean más convenientes para solucionar las observaciones encontradas.



5.1.3 Comunicación al término de la auditoría

La comunicación de los resultados al término de la auditoría, se efectuará de la siguiente

manera:

a. Se preparará el borrador del informe que contenga los resultados obtenidos a la

conclusión de la auditoría, los cuales. serán comunicados en la conferencia final por los

auditores de la Contraloría a los representantes de las entidades auditadas y las

personas vinculadas con el examen.

b. El borrador del informe debe incluir los comentarios, conclusiones y recomendaciones,

debe estar sustentado en papeles de trabajo, documentos que respaldan el análisis

realizado por el auditor, este documento es provisional y por consiguiente no constituye

un pronunciamiento definitivo ni oficial de la Contraloría General del Estado.

c. Los resultados del examen constarán en el borrador del informe v serán dados a

conocer en la conferencia final por los auditores, a los administradores de las entidades

auditadas y demás personas vinculadas con él.

d. En esta sesión de trabajo, las discrepancias de criterio no subsanadas se presentarán

documentadamente, hasta dentro de los cinco días hábiles siguientes y se agregarán al

informe de auditoría, si el asunto lo amerita.

e. Los casos en los que se presumen hechos delictivos, no serán objeto de discusión en la

conferencia final.

5.1.4 Convocatoria a la conferencia final

La convocatoria, a la conferencia final la realizará el jefe de equipo, mediante notificación

escrita, por lo menos con 48 horas de anticipación, indicando el lugar, el día y hora de su

celebración.

Participarán en la conferencia final:

- La máxima autoridad de la entidad auditada o su delegado.



- Los servidores o ex-servidores y quienes por sus funciones o actividades están

vinculados a la materia objeto del examen.

- El máximo directivo de la unidad de auditoría responsable del examen, el supervisor que

actuó como tal en la auditoría.

- El jefe de equipo de la auditoría.

- El auditor interno de la entidad examinada, si lo hubiere; y, Los profesionales que

colaboraron con el equipo que hizo el examen.

- La dirección de la conferencia final estará a cargo del jefe de equipo o del funcionario

delegado expresamente por el Contralor General del Estado, para el efecto.

5.1.5 Acta de conferencia final

Para dejar constancia de lo actuado. el jefe de equipo elaborará una Acta de

Conferencia Final que incluya toda la información necesaria y las firmas de todos los

participantes. (ver apéndice "A" de la comunicación de resultados).

Para dejar constancia de lo actuado. el jefe de equipo elaborará una Acta de

Conferencia Final que incluya toda la información necesaria y las firmas de todos los

participantes. (ver apéndice "A" de la comunicación de resultados).

- Si alguno de los participantes se negare a suscribir el acta, el jefe de equipo sentará la

razón del hecho en la parte final del documento.

- El acta se elaborará en original y dos copias; el original se anexará al memorando de

antecedentes, en caso de haberlo y una copia se incluirá en los papeles de trabajo.

5.1.6 Entrega del informe

El último paso de la comunicación de resultados constituye la entrega oficial del informe de

auditoría al titular de la entidad auditada y a los funcionarios que a juicio del auditor deben

conocer, divulgar y tomar las acciones correctivas.



5.2. TIPOS DE OPINION

5.2.1 Opinión estándar, limpia o sin salvedades.

Todo informe de auditoría financiera cuyo dictamen y opinión profesional sea sin salvedades

o sin restricciones expresará: ―que los estados financieros presentan razonablemente, en

todos los aspectos importantes, la situación financiera, los resultados de las operaciones, los

flujos del efectivo y la ejecución presupuestaria de la entidad examinada, de conformidad

con los Principios de Contabilidad Aplicables en el Sector Público Ecuatoriano y las Normas

Ecuatorianas de Contabilidad‖.

Cuando el dictamen u opinión, se emita sin salvedades o sin restricciones, podemos decir

que el informe es estándar o limpio, lo cual significa que como resultado de la auditoría, no

existen hallazgos o si los hay, no son relevantes o de ellos no se desprenden

responsabilidades. Para estos casos los resultados se podrán tramitar con un informe breve

o corto de auditoría, el que contendrá la carta de presentación con su respectivo dictamen,

los estados financieros auditados, las notas aclaratorias a los estados financieros y la

información financiera complementaria.

En ciertas circunstancias, mientras no afecte el dictamen estándar o limpio de los estados

financieros el auditor de ser necesario agregará un párrafo de explicación o énfasis, el cual

debe seguir al párrafo de opinión, estos casos se pueden presentar cuando:

El informe del auditor esta basado en parte en el informe de otro auditor (firma privada

de auditoría o Unidad de Auditoría Interna de la Entidad).

Se quiere prevenir que los estados financieros resulten engañosos, por circunstancias

poco usuales, en que estos contienen una desviación de algún principio de contabilidad.

Los estados financieros están afectados, por incertidumbres con respecto a futuros

eventos, cuyos resultados no son susceptibles a una estimación razonable a la fecha del

informe del auditor.



Han surgido algunos cambios importantes entre los períodos, en la aplicación de los

principios de contabilidad o en su método de aplicación.

Ciertas circunstancias en relación con informes de estados financieros comparativos, de

años anteriores (sí la opinión del presente período es diferente a la del año anterior,

deberá revelar las razones substantivas de la opinión diferente, ejemplo los estados

financieros se reestructuraron en el período actual para cumplir con los Principios de

Contabilidad Generalmente Aceptados, el auditor deberá indicar en su informe actual

que los estados financieros del período anterior han sido reestructurados y expresar una

opinión limpia con respecto a la reestructuración de los estados financieros).

5.2.2 Opinión con salvedades

Debe expresarse cuando el auditor concluye que no puede expresar una opinión estándar o

limpia, pero que el efecto de cualquier desacuerdo con la administración, limitación al

alcance, desviación de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados,

incertidumbres, no son tan importantes como para requerir una opinión adversa (negación) o

abstención de opinión. La opinión con salvedades debe expresarse con un ―excepto por‖

los asuntos que se refieren en las salvedades, los estados financieros presentan

razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera, los resultados de

las operaciones, los flujos del efectivo, la ejecución del programa de caja y la ejecución

presupuestaria de la entidad examinada, de conformidad con los Principios de Contabilidad

Generalmente Aceptados, Aplicables en el Sector Público.

Esta clase de opinión se emite en los siguientes casos:

Cuando no hay suficiente evidencia probatoria sobre el asunto o existen limitaciones al

alcance de la auditoría, que inducen al auditor a concluir que no está en capacidad de

expresar una opinión estándar, limpia o sin salvedades, pero que tampoco debe

abstenerse de opinar.

Cuando el auditor basado en su auditoría, considera que los estados financieros

contienen desviaciones de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados

Aplicables al Sector Público, Normas Ecuatorianas de Contabilidad, cuyo efecto es

material o importante, pero decide no expresar una opinión adversa (negación).



Cuando la información esencial para la adecuada presentación de los estados

financieros de conformidad con Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados,

las Normas Ecuatorianas de Contabilidad, no incluyen en conjunto las notas

aclaratorias que revelen adecuadamente la posición financiera y económica de la

entidad y siempre que, asumiendo los efectos de tal revelación inadecuada, el auditor

concluya que la opinión adversa (negación), es inapropiada.

Cuando se han producido cambios contables que involucren modificaciones en los

principios o métodos de contabilidad y no concuerden con los generalmente

aceptados, a menos que, por el efecto trascendente del cambio, amerite una opinión

adversa.

El auditor en su opinión con salvedades deberá revelar las razones importantes o esenciales

de tal salvedad (es), en uno o más párrafos separados, colocados antes del párrafo de la

opinión.

5.2.3 Abstención de emitir una opinión

Una abstención de opinión es aquella en que el auditor no expresa su opinión sobre los

estados financieros. Si el auditor no ha obtenido evidencia suficiente y pertinente para

formular una opinión, sobre la equidad o razonabilidad de la presentación de los estados

financieros en su conjunto, es necesaria la abstención de opinión.

La abstención de opinión se justifica, cuando el auditor no ha ejecutado el examen con el

alcance suficiente que le permita formarse una opinión sobre los estados financieros

tomados en su conjunto Una abstención de opinión puede derivarse de:

Una limitación en el alcance del examen;

La existencia de incertidumbres importantes y generalizadas de manera que una opinión

con salvedad no resulte apropiada; y,



La trascendencia que pueda tener el riesgo de que la entidad examinada ya no pueda

seguir en operación (en el sector privado se lo conoce como Negocio en Marcha).

Cuando hay abstención de opinión, el dictamen debe contener todas las razones esenciales

de la abstención, así como indicar las reservas o excepciones que el auditor pueda tener

con respecto a la razonabilidad o equidad de presentación o falta de uniformidad en la

aplicación de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados Aplicables al Sector

Público.

En el caso de existir excepciones importantes a los estados financieros que exijan un

dictamen negativo (adverso) y a la vez haya incertidumbres también importantes acerca de

otros hechos, que requieran una abstención de opinión; aunque se hicieran ajustes por las

excepciones, es una cuestión de juicio el emitir un dictamen adverso o una abstención de la

opinión.

5.2.4 Opinión adversa o negativa

Expresa que los estados financieros no presentan razonablemente la situación financiera,

los resultados de las operaciones los flujos del efectivo, ejecución del programa de caja y la

ejecución presupuestaria de la entidad examinada, de conformidad con los Principios de

Contabilidad Generalmente Aceptados Aplicables en el Sector Público y las Normas

Ecuatorianas de Contabilidad.

Si las excepciones a los estados financieros son de tal importancia que no se justifica una

opinión con salvedades, el auditor deberá expresar en un párrafo(s) de explicación por

separado, que preceda al párrafo de opinión en el dictamen: a) Todas las razones

sustantivas de su opinión adversa y b) Los efectos principales del motivo de la opinión

adversa con respecto a la situación financiera, los resultados de sus operaciones, los flujos

del efectivo, la ejecución presupuestaria y la ejecución del programa de caja de la entidad

examinada, cuando los valores de que se trata son susceptibles de cuantificación. Se

identificará claramente también, la naturaleza de la presentación defectuosa.

Cuando se expresa una opinión adversa, se debe incluir una referencia directa en el párrafo

de la opinión, las bases de dicho juicio. Si los efectos no pueden determinarse

razonablemente, debe también consignarse en el dictamen. Además, deben expresarse las



reservas que se tenga acerca de la presentación razonable y las que originaron la opinión

adversa. Las circunstancias que dan lugar a este tipo de opinión, en el cometimiento de

desviaciones o violaciones a los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados,

aplicables al Sistema de Contabilidad Gubernamental.

5.3 EL INFORME DE AUDITORIA

5.3.1 Definición

El informe de auditoría constituye el producto final del trabajo del auditor en el que constan:

el dictamen profesional a los estados financieros, las notas a los estados financieros, la

información financiera complementaria, la carta de Control Interno y los comentarios sobre

hallazgos, conclusiones y recomendaciones, en relación con los aspectos examinados, los

criterios de evaluación utilizados, las opiniones obtenidas de los funcionarios vinculados con

el examen y cualquier otro aspecto que juzgue relevante para su adecuada comprensión.

El auditor es responsable por su trabajo, en consecuencia, la emisión del informe le impone

diversas obligaciones. Aún cuando el auditor es el único responsable por la opinión

expresada en su informe, la responsabilidad principal por la presentación de los estados

financieros, de las informaciones y datos en ellos incluidos, las notas a los estados

financieros y la información financiera complementaria recae en las máximas autoridades de

las entidades auditadas.

5.3.2 Clases de informes

Producto de la auditoría a los estados financieros de las entidades, se presentarán dos

clases de informes que son:

Informe extenso o largo

Es el documento que prepara el auditor al finalizar el examen para comunicar los resultados.

en él constan: el Dictamen Profesional sobre los estados financieros e información financiera

complementaria. los estados financieros. las notas a los estados financieros, el detalle de la

información financiera complementaria, los resultados de la auditoría, que incluye: la Carta

de Control interno, el Capítulo de Control Interno, que se organizará en condiciones

reportables y no reportables y los comentarios se los estructurará en orden de cuentas,



ciclos, procesos o sistemas, dependiendo del enfoque de la auditoría, además se agregarán

los criterios y las opiniones obtenidas de los interesados y cualquier otro aspecto que juzgue

relevante para la comprensión completa del mismo.

Informe breve o corto

Es el documento formulado por el auditor para comunicar los resultados, cuando se practica

una auditoría financiera en la cual los hallazgos no sean relevantes ni se desprendan

responsabilidades, este informe contendrá: Dictamen Profesional sobre los estados

financieros e información financiera complementaria, los estados financieros, las notas a los

estados financieros, el detalle de la información financiera complementaria.

Los resultados de la auditoría financiera que se han tramitado como un informe breve o

corto. producen los mismos efectos legales, administrativos y financieros que los que se

tramitan y comunican en los informes largos o extensos.

5.3.3 Requisitos y cualidades del informe

En la preparación y presentación del informe de auditoría, se deben considerar los

elementos y características que faciliten a los usuarios su comprensión y promuevan la

efectiva aplicación de las acciones correctivas. A continuación se describen las cualidades

de mayor relevancia:

Concisión

Los informes deberán incluir los resultados de la auditoría y no contendrán detalles

excesivos, palabras, oraciones, párrafos o secciones que no concuerden claramente con

las ideas expuestas.

El exceso de detalles, causa problemas en la lectura de los informes por parte de los

usuarios, por lo tanto, debe evitarse los párrafos largos y complicados

Precisión y Razonabilidad

El auditor debe adoptar una posición equitativa e imparcial para informar a los usuarios y



lectores de los informes, que los resultados expuestos son confiables. Un desacierto

pone en duda su validez.

El auditor debe revelar hechos y conclusiones que han sido corroborados con evidencia

que sea suficiente, competente, pertinente y se hallen debidamente documentados en los

papeles de trabajo.

Los informes deben contener suficiente información sobre las conclusiones y

recomendaciones y presentar los hechos de manera convincente, equitativa y en la

perspectiva adecuada.

Las conclusiones de auditoría deben ser claras y no dejar al usuario del informe la tarea

de interpretadas.

Respaldo Adecuado

Los comentarios y conclusiones presentados en los informes, deben estar respaldados

con suficiente evidencia para demostrar o probar las bases de lo informado, su precisión

y razonabilidad.

No es necesario incluir en el informe datos muy detallados, salvo lo necesario para

presentar exposiciones convincentes.

Las opiniones de la entidad y las conclusiones contenidas en los informes deben

identificarse claramente como tales y estarán evidenciadas en los papeles de trabajo

respectivos.

Objetividad

Se deben presentar los comentarios, conclusiones y recomendaciones de manera veraz,

objetiva e imparcial.

Los comentarios deben contener suficiente información sobre lo tratado, para

proporcionar al lector la perspectiva apropiada, el objetivo es producir informes

equitativos o razonables.



El auditor debe cuidarse de exagerar o enfatizar demasiado en la ejecución deficiente de

las operaciones anotadas durante la revisión.

Tono Constructivo

El tono de los informes, deberá provocar una reacción favorable a las conclusiones y

recomendaciones.

Los comentarios y las conclusiones, se presentarán en forma clara y directa. El auditor

debe considerar que su objetivo, es obtener la aceptación de la entidad y provocar una

reacción favorable, la mejor manera de lograrlo es evitar un lenguaje que genere

sentimientos defensivos y de oposición. Los títulos y subtítulos deben expresar el

hallazgo en forma resumida.

Si bien con frecuencia es necesario observar el desempeño anterior, para demostrar la

necesidad de introducir cambios para mejorar la administración de la entidad, los

informes deben enfatizar en las mejoras necesarias y aplicables para el futuro, antes que

en críticas de prácticas y situaciones pasadas. Las observaciones serán presentadas

con una perspectiva justa, considerando todas las circunstancias que rodearon al hecho

observado.

Importancia del contenido

Los asuntos incluidos en el informe deben ser importantes para justificar que se los

comunique y merecer la atención de los usuarios. La utilidad y efectividad del informe

disminuye, cuando se incluyen asuntos de poca importancia, porque tienden a distraer la

atención del lector en hechos no relevantes. Las decisiones sobre la importancia de los

hechos a ser informados deben representar los juicios de acuerdo a las circunstancias

prevalecientes en la entidad, que implican consideraciones tanto cualitativas, como

cuantitativas, consecuentemente, entre otros asuntos incluirá lo siguiente:

- El grado de interés del gobierno en los programas o actividades.

- Importancia de los programas o actividades determinados por parámetros tales como

el volumen de los gastos, inversión en activos y monto de ingresos.

- La oportunidad para contribuir a una motivación a los funcionarios de la entidad,



tendiente a mejorar la efectividad, eficiencia y eficacia de las operaciones del

gobierno.

- La necesidad de proporcionar información útil y oportuna para ayudar a los

responsables de la administración de la entidad.

- La frecuencia con que ocurre una desviación.

- La falta de decisión de los directivos de la entidad, para tomar los correctivos

necesarios, que permitan mejorar las operaciones o áreas débiles.

Utilidad y oportunidad

El auditor debe analizar la información a transmitir desde la perspectiva de los receptores

del informe.

Como el objetivo, es estimular una acción constructiva, los informes deben ser

estructurados en función del interés y necesidades de los usuarios.

La oportunidad y utilidad son esenciales para informar con efectividad. Un informe

cuidadosamente preparado puede ser de escaso valor si llega demasiado tarde al nivel de

decisión, consecuentemente, el auditor debe gerenciar la auditoría con esa meta en

mente.

Claridad

Quiere decir que el informe se pueda leer y entender con facilidad, para que el informe sea

efectivo debe presentarse tan claro y simple como sea posible. Es importante la claridad

porque la información contenida en el informe puede ser usada por otros funcionarios y no

sólo por los directamente vinculados al examen.

La redacción se efectuará en estilo comente y fácil de seguir a fin de que el contenido sea

comprensible, evitando en lo posible el uso de terminología técnica o muy especializada.

No se debe presuponer que los usuarios tienen conocimientos técnicos detallados, los

esfuerzos en el estilo de redacción deben estar dirigidos a que el significado sea claro.

Deben evitarse errores gramaticales, faltas de ortografía y expresiones populares en el



informe.

5.3.4 Errores comunes en la preparación de un informe

Los siguientes son los errores más comunes en la redacción de un informe de auditoría.

La organización del informe es pobre

- Cuando el material, no está organizado lógicamente.

- Cuando la información está fuera de orden, haciendo que el lector tenga que saltar de

párrafo en párrafo y tenga que volver a leer el informe muchas veces para encontrarle

sentido.

- Cuando los Comentarios, no tienen un título lógico.

- Cuando el lector lee el índice de materias y no puede figurarse el contenido y rumbo del

informe, porque el texto usado no estaba provisto de una estructuración y lógica

presentación del informe.

El lenguaje es poco claro

Cuando el usuario, no entiende lo que el auditor está tratando de comunicar, porque las

frases, palabras y oraciones son poco claras y específicas.

El problema puede ser, la redundancia, el uso de clisés, el uso de jerga, o el uso de

términos técnicos confusos, un lenguaje impreciso, una estructura de oraciones demasiado

complejas, u otros problemas específicos. Puede ser que la gramática sea incorrecta o la

sintaxis pobre. El efecto es confuso y frustrante para el usuario. quien puede dejar de leer,

antes que el informe se acabe.

Material perdido

Cuando el informe no contiene toda la información requerida para comunicar el sentido o la

importancia, puede haberse omitido toda una sección del informe. Sin embargo lo más

común es que estén incluidos todos los componentes requeridos, pero que alguna

información necesaria se haya olvidado. Esto causa un rompimiento en la lógica del

contenido del informe y deja al usuario con muchas preguntas sin respuestas.



5.3.5 Sugerencias para la redacción del informe

Para redactar un informe organizado, claro y efectivo, haga lo siguiente:

Piense antes de escribir

Determine el objetivo del informe, los usuarios, la extensión apropiada. Haga algunas notas

personales para usted. Determine cuanta información va a necesitar, considere hacer una

lista de puntos pendientes de completar

Resuma antes de escribir

Prepare un resumen detallado del contenido del informe. Inicialmente puede ser un poco

largo.

5.3.6 Escriba los reportes largos en párrafos cortos

La introducción a la exposición del hallazgo, casi siempre puede ser escrita antes de que los

datos hayan sido recopilados y analizados, este procedimiento reduce la cantidad de

escritura dejada para el final de la auditoría, cuando se, sienta presionado por la falta de

tiempo.

Escriba imparcialmente

No deje que sus inclinaciones personales influyan en la redacción del informe, utilice un tono

objetivo, enfoque las evidencias y cifras objetivamente, cualquier inclinación reduce la

credibilidad de su trabajo, si emite su punto de vista en su trabajo, hágalo frontalmente.

Primer borrador

Cuando ha concluido la redacción del borrador del informe, entregue al supervisor y esté

preparado para aceptar una crítica sin molestarse, haga preguntas sobre los cambios

recomendados y trate de no hacer cambios sin haber entendido el por qué del cambio, si no

trata de identificar los errores no podrá evitarlos en el futuro.



Ponga cuidado en el orden y el contenido

La organización lógica y la presentación de los hallazgos paso a paso son los

requerimientos más importantes para lograr el éxito en la redacción del informe. Si tiene que

hacer referencias de una sección a otra, quizás lo que necesite es ordenar de nuevo. Si no

se siente conforme con su informe, seguramente es porque necesita una revisión.

Esté seguro que su informe no tenga errores mecanográficos ni aritméticos

Cuide que el informe tenga un formato que luzca atractivo, a primera vista muchos lectores

reaccionan favorablemente al ver un documento que tenga sus páginas escritas sin errores

aritméticos y que esté bien organizado, Una escritura desordenada y márgenes inadecuados

pueden reducir la buena impresión respecto a la calidad del informe. Las siguientes

sugerencias le ayudarán a redactar un informe bien organizado y efectivo.

Pensamiento claro y conciso

Las ideas vagas y confusas, siempre reflejan inseguridad del auditor, para lograr el éxito

organice sus ideas.

Escriba lo más simple posible

Trate de no usar oraciones largas y complejas para redactar los hallazgos, escriba párrafos

cortos (máximo 10 renglones por párrafo), no escriba toda la historia del hallazgo, cuando

deba hacer citas sobre comunicaciones de la entidad, no las transcriba textualmente, incluya

únicamente lo más importante.

Prefiera usar los verbos en forma activa, que en forma pasiva

Los documentos son más interesantes y efectivos, cuando se usa la voz activa, "La entidad

X provee servicios" es más objetivo que, "Los Servicios provistos por la entidad X".

Use un castellano clásico y una sintaxis correcta

Esté seguro que los sujetos y los verbos estén de acuerdo al escribirlos; cuide el singular y



los plurales; tenga el mismo cuidado con los pronombres. Evite los cambios en los tiempos

de los verbos, éste es un problema muy común cuando se presentan datos recopilados en el

pasado, pero que se dan a conocer por primera vez.

Evitar palabras excesivas y material ajeno al tema

Elimine las palabras redundante:; y frases innecesarias. Alguna vez puede utilizar

repeticiones, para así lograr un mayor efecto, pero no lo haga inconscientemente.

Evite abreviaciones y siglas

Si va a usar una sigla, esté seguro que la primera vez que lo haga, esté incluido el término

completo y con la sigla dentro de un paréntesis. En general las abreviaciones deben ser

omitidas, su uso demuestra que es perezoso para escribir todas las palabras.

No use comparaciones implícitas

Pocas cosas molestan más al lector que leer una comparación implícita o que se considere

sobreentendida.

Use términos precisos

Prefiera dar un número específico o un porcentaje, a dar solo un término indefinido como

"varios", "unos cuantos". Esto es importante en la redacción del informe, donde una omisión

implica una falta de información.

5.3.7 Responsabilidad de la elaboración del Informe

La redacción del informe en borrador es responsabilidad del auditor jefe de equipo,

compartida con los miembros del equipo y supervisor.

El supervisor, cuidará que en el informe se revelen los hallazgos importantes, que exista el

respaldo adecuado en los papeles de trabajo y que las recomendaciones faciliten a las

autoridades de las entidades auditadas, tomar las acciones correctivas necesarias,

tendientes a solucionar los problemas y desviaciones encontradas.



5.3.8 Criterios para ordenar los resultados

Los resultados de la auditoría se deben ordenar atendiendo a las siguientes

consideraciones:

Importancia de los resultados

Consiste en presentar el informe, dando prioridad a los hechos más significativos. Por

ejemplo, los que presenten mayores posibilidades de mejoras en las actividades sustantivas

de la entidad.

Partir de los componentes o hallazgos generales y llegar a los específicos

Una práctica para organizar los resultados de la auditoría, es iniciar la comunicación con los

componentes generales y paulatinamente llegar a los relacionados con actividades

específicas.

Seguir el proceso de las operaciones

Existen situaciones que permiten ordenar los resultados utilizando el proceso seguido para

alcanzar las metas y objetivos de la entidad.

Utilizar las principales actividades sustantivas y adjetivas

Esta es una manera generalizada de presentar los resultados, ya que en las planificaciones

preliminar y específica, se organizan y desarrollan por los componentes a evaluar, de

acuerdo con el objetivo general de la auditoría

Combinar los criterios expuestos

Es posible combinar las alternativas señaladas para lograr una presentación convincente de

los resultados y obtener mayor colaboración de los usuarios del informe, cuando se

implanten los correctivos dirigidos a mejorar las actividades o corregir las deficiencias.



5.3.9 Comentarios, conclusiones y recomendaciones

Comentarios

Comentario es la descripción de los hallazgos o aspectos trascendentales encontrados en la

ejecución de la auditoría, se deben exponer en forma lógica y clara ya que constituyen la

base para una o más conclusiones y recomendaciones.

Los comentarios pueden referirse a uno o varios hallazgos, constituyen la desviación que el

auditor ha observado o encontrado; contiene hechos y otra información obtenida.

Para la redacción de un comentario, se pondrá un título que identifique la naturaleza del

hallazgo. Este título debe ser un breve resumen de la conclusión.

A continuación se redactarán los comentarios que representan las observaciones del auditor

con respecto a los hallazgos de auditoría, así como los de la entidad y/o sus funcionarios,

junto con los razonamientos y/o análisis del auditor sobre éstos últimos.

Cuando sea necesario señalar artículos de leyes, reglamentos y otras disposiciones o

normas, se indicará el número, el título o un resumen de su contenido, en ciertas

circunstancias se puede transcribir la parte pertinente.

En el desarrollo de los comentarios se debe evitar la transcripción de comunicaciones u

oficios que tengan relación con los hallazgos, únicamente debe hacerse referencia a dichos

documentos.

No se deben citar los nombres de los funcionarios relacionados con los hechos comentados,

pero siempre se hará referencia al cargo, función o nivel jerárquico de los que han

intervenido en los mencionados hechos. Tampoco se incluirán las posibles o potenciales

responsabilidades.

De ser relevantes los hechos y puntos de vista de la entidad, se incluirán a continuación de

los comentarios. Identificándolos con subtítulos. si son extensos.

Se tendrá cuidado de hacer constar siempre en el comentario, el criterio y no en las

conclusiones o recomendaciones.

Se plantean a continuación las características o atributos que debe contener un hallazgo:



Condición (Lo que es - situación actual)

Es la situación actual encontrada por el auditor con respecto a una operación, actividad o

transacción que se está examinando. Esta información servirá para determinar sí:

- Los criterios se están cumpliendo satisfactoriamente

- Los criterios se están cumpliendo satisfactoriamente

- Los criterios se están cumpliendo parcialmente.

- Los criterios no se cumplen

Criterio (Lo que debe ser)

Son parámetros de comparación o las normas aplicables a la situación encontrada que

permiten la evaluación de la condición actual. Los criterios pueden ser los siguientes:

- Leyes.

- Reglamentos.

- Instrucciones constantes en manuales, instructivos, procedimientos, entre otros.

- Objetivos.

- Políticas.

- Normas.

- Opiniones independientes de expertos.

- Prácticas generalmente observadas.

- Otras disposiciones.

Cuando no se han establecido criterios por escrito se podrá emplear el sentido común y la

experiencia del auditor, siempre que éstos hayan sido probados previamente, sean lógicos y

suficientemente convincentes

Efecto

Es el resultado adverso, que se produce de la comparación entre la condición y el criterio

respectivo. La importancia de un hallazgo se juzga generalmente por el EFECTO. Los

efectos. deben exponerse, en lo posible, en términos cuantitativos, tales como unidades



monetarias, tiempo, unidades de producción o número de transacciones, sin embargo los

efectos también pueden presentarse en forma cualitativa, por ejemplo cuando la calidad de

un servicio, no es la más adecuada y no guarda relación con parámetros o estándares

definidos, tanto por las normas nacionales como internacionales.

El efecto es importante para el auditor para persuadir a la administración, que es necesario

un cambio o acción correctiva para alcanzar los objetivos y metas institucionales, para lo

cual se debe redactar en términos comprensibles para los usuarios del infame de auditoría.

El efecto puede reflejarse en:

- Uso antieconómico o ineficiente de los recursos humanos, materiales o financieros

- Pérdida de ingresos potenciales.

- Violación de disposiciones legales.

- Inefectividad en el trabajo (no sé esta ejecutando conforme a la planificación).

- Gastos indebidos.

- Informes o registros poco útiles, poco significativos o inexactos. Control inadecuado de

recursos o actividades.

- Ineficiencia en el trabajo que se esté realizando.

Causa

Es la razón fundamental por la cual se originó la desviación o es el motivo por el cual no se

cumplió el criterio o la norma.

La simple aseveración en el informe de que existe la desviación, no proporciona todos los

elementos de juicio para comprender la misma. La determinación de la causa o causas que

originaron las desviaciones, es de primordial importancia. porque sin ubicar e identificarla

claramente sería imposible sugerir la acción correctiva necesaria para eliminarla. Las causas

pueden originarse por:

- Falta de capacitación

- Falta de comunicación.

- Falta de conocimiento de los requisitos.

- Negligencia o descuido.

- Normas inadecuadas. Inexistentes, obsoletas o imprácticas.



- Consciente decisión de desviarse de las normas.

- Falta de recursos humanos, materiales o financieros.

- Falta de buen juicio o sentido común.

- Falta de honestidad.

- Inadvertencia del problema.

- Inadvertencia de beneficios potenciales desarrollados al efectuar cambios.

- Falta de esfuerzo e interés suficientes.

- Falta de supervisión adecuada.

- Falta de voluntad para cambiar.

- Organización defectuosa.

- Falta de delegación de autoridad.

- Auditoría interna deficiente.

Las causas señaladas a manera de ejemplo. al momento de ser incluidas en los informes,

se las deberá redactar en un lenguaje apropiado y cuidando de no emitir juicio de valor.

Es importante que el auditor revele con mayor énfasis las causas de las desviaciones

relacionadas con asuntos financieros, con el propósito de contribuir a mejorar la

administración financiera.

Los hallazgos, deben ser redactados claramente a fin de facilitar la identificación de cada

uno de los atributos.

A base del desarrollo de los atributos del hallazgo, el auditor redacta la conclusión, que

conduce a la formulación de una o varias recomendaciones, orientadas a corregir las

deficiencias encontradas.

Conclusiones

Las conclusiones de auditoría son juicios profesionales del auditor basados en los hallazgos

luego de evaluar los atributos y obtener la opinión de la entidad. Su formulación se basa en

realidades de la situación encontrada, manteniendo una actitud objetiva positiva e

independiente sobre lo auditado.

Las conclusiones forman parte importante del informe de auditoría y generalmente se



refieren a irregularidades, deficiencias o aspectos negativos encontrados con respecto a las

operaciones, actividades y asuntos examinados, descritos en los comentarios

correspondientes que podrían dar fundamento a la determinación de responsabilidades,

cuando las haya y el establecimiento de acciones correctivas.

Las conclusiones son presentadas a continuación de los comentarios, en forma separada y

podrán redactarse, según el caso, para cada comentario o grupo de ellos, bajo el título

CONCLUSION.

En la conclusión, no se repetirá lo descrito en el comentario y se utilizará un estilo adecuado

de redacción que le permita tener una apreciación objetiva del hecho comentado.

Recomendaciones

Son sugerencias claras, sencillas, positivas y constructivas formuladas por los auditores que

permiten a las autoridades de la entidad auditada, mejorar las operaciones o actividades,

con la finalidad de conseguir una mayor eficiencia, efectividad y eficacia, en el cumplimiento

de sus metas y objetivos institucionales.

Las recomendaciones se presentarán luego de los comentarios y las conclusiones, se

asignará a cada recomendación un número correlativo en orden de presentación de los

comentarios, en determinados casos una recomendación puede agrupar a varios

comentarios y se presentarán en orden de importancia en el Capítulo de Resultados de

Auditoría.

Las recomendaciones, no se deben limitar a señalar las medidas correctivas sugeridas,

consecuentemente, se debe explicar cómo lograr el cumplimiento de los objetivos y de las

disposiciones legales.

Para este efecto al finalizar el Capítulo de Resultados de Auditoría, conjuntamente con los

funcionarios de la entidad involucrados, se preparará un cronograma de implantación de las

recomendaciones, en el que se señalará fechas y funcionarios responsables de su

cumplimiento.

El lenguaje utilizado en la exposición de las recomendaciones, debe ser claro y no dar lugar

a interpretaciones. Las recomendaciones deben ser redactadas en oraciones afirmativas y



simples.

No se deben incluir recomendaciones negativas, tales como la aplicación de sanciones.

Dichas acciones son obligaciones que no necesitan ser recomendadas.

En caso de que el auditor no pudiere formular las recomendaciones pertinentes debido al

alcance limitado de la auditoría o por otra razón, deberá hacer constar en su informe el

motivo por el cual es imposible recomendar las medidas correctivas apropiadas y que labor

adicional se necesitará realizar para formular dichas recomendaciones.

Se debe evitar las recomendaciones que incluyan expresiones como "inmediatamente" o

"Sin demora" ya que tienden él generar resistencia por su tono impositivo.

Las recomendaciones incluidas en el informe deben estar dirigidas al servidor de la

organización que debe ejecutar la acción correctiva, proveyendo la participación del

funcionario responsable del área pertinente al nivel más alto o de la máxima autoridad,

quienes se ocuparán de lograr su cabal y efectiva aplicación.

No se debe recomendar el cumplimiento de Leyes, Normas, Reglamentos o instructivos, por

el contrario el auditor tiene que señalar de manera resumida los procedimientos que

permitan a la entidad examinada poner en práctica dicha recomendación.

5.4 ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORIA

1. Carátula.

2. Relación de siglas y abreviaturas utilizadas.

3. índice.

4. Carta de presentación o de envío

5. Informe, que contendrá 2 capítulos:

Información introductoria

Motivo del examen.



Señalar el número y fecha de la orden de trabajo, precisar si el examen se realiza en

cumplimiento del plan anual de auditoría correspondiente o si obedece a un imprevisto

autorizado por el Contralor General del Estado, o por el Subcontralor General citando

el número y fecha de tal autorización, o por disposición de la máxima autoridad que

ejerza la representación legal de la institución según lo dispuesto en el Art. 14 de la

Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

Objetivos del examen.

Se indicarán los objetivos que tienen relación directa con la naturaleza del examen.

Alcance del examen.

Se expondrá la amplitud del trabajo realizado, con indicación de: período cubierto,

áreas, rubros o componentes examinados.

Base legal.

Se señalará el instrumento legal en el cual consta la creación o constitución de la

entidad y se presentarán las disposiciones legales que tienen vinculación con la

Unidad Administrativa, áreas, rubros o componentes examinados y .otras normas

reglamentarias.

Estructura orgánica.

Se debe señalar la estructura orgánica de la entidad, la unidad o área examinada,

según corresponda, con el propósito de ubicar al lector en el campo de acción de la

auditoría.

Objetivos de la entidad.

Se debe señalar los que constan en el Reglamento Orgánico Funcional, a fin de

divulgar lo que la entidad pretende alcanzar a través de sus unidades, áreas o

actividades.

Financiamiento o monto de recursos examinados

Señalar, en lo posible, el monto de los recursos examinados en el examen.



Resultados del examen

En este capítulo se deben desarrollar todos los comentarios sobre cada uno de los rubros o

áreas examinadas, ordenándolos de acuerdo al grado de importancia relativa, empezando

por el resultado del seguimiento de las recomendaciones de informes anteriores.

Todo comentario tendrá un título que revele su contenido en forma resumida y llame la

atención al lector.

Todos los comentarios deben presentar sus atributos: condición, criterio, causa y efecto;

serán redactados en forma narrativa y contendrán aspectos trascendentes detectados

durante el examen, descritos ordenadamente con lógica y claridad, no incluirán términos

como "a la fecha" o "en la actualidad", sino precisando con claridad la fecha del evento o

hecho; y, su efecto, en lo posible, será cuantificado; además, incluirán las conclusiones y

recomendaciones, sin que éstas formen parte de los hallazgos pero que guarden relación

directa con ellos.

Cuando se haga referencia a disposiciones legales, comunicaciones, actas y otros

documentos, de considerarlo necesario, se transcribirá exclusivamente la parte pertinente.

En los comentarios no constarán los nombres de los funcionarios, únicamente se indicará la

denominación del cargo que desempeña; tampoco se especificará la responsabilidad que se

desprende del examen.

Los hechos subsecuentes, acciones tomadas y los puntos de vista u opiniones de los

funcionarios cuya gestión se examina, deben ir antes de la conclusión, con el respectivo

subtítulo.

Las conclusiones son juicios profesionales de los auditores basados en los hallazgos, luego

de evaluar los atributos, son una parte importante del proceso; resumen el resultado del

trabajo realizado y establecen si los objetivos del examen han sido alcanzados, deben ser

redactados en forma separada y bajo el título CONCLUSIÓN.



Las recomendaciones son sugerencias claras, sencillas y constructivas, formuladas por los

auditores a las autoridades de la entidad, con el propósito de mejorar las operaciones o

actividades; deben ser objetivas que permitan ser aplicadas de inmediato, se redactarán en

oraciones afirmativas y simples, evitando incluir expresiones como "inmediatamente" o "sin

demora", ya que tienden a generar resistencia por su tono impositivo.

Las recomendaciones serán dirigidas al titular de la entidad o unidad que debe ejecutar la

acción correctiva; no sugerirán el cumplimiento de leyes, normas o reglamentos y estarán

enumeradas en forma ascendente, de acuerdo a su presentación bajo el título

RECOMENDACIÓN.

Anexos del informe

Anexo 1: Nómina de funcionarios principales:

Se incluirá los nombres completos y cargos de los funcionarios y ex funcionarios cuya

gestión es examinada, con indicación del período en el que desempeñaron sus funciones.

Anexo 2: Movimiento de las cuentas analizadas:

Se efectuará el movimiento, partiendo del saldo del último examen realizado, resumiendo los

débitos y créditos y estableciendo el saldo contable a la fecha de corte; los ajustes o

regulaciones y la presentación y descomposición del saldo de caja bancos,

La presentación del saldo .de Caja señalará el saldo inicial, los ingresos y egresos del

período y el saldo final.

La descomposición del saldo final demostrará los recursos efectivos propios y los recursos

efectivos ajenos.

Anexo 3: Cronograma de aplicación de recomendaciones:

Se elaborará en cumplimiento de la Norma Ecuatoriana de Auditoría Gubernamental IAG-06

"Implantación de Recomendaciones".

5.5 SINTESIS DEL INFORME

La síntesis de resultados de cada informe, se elaborará de acuerdo al formato e instructivo,

registrando toda la información que se solicita en el mismo y se considerará lo siguiente:



Debe existir consistencia entre los valores de las responsabilidades administrativas,

civiles y penales, que se señalan en el memorando de antecedentes y síntesis, las

mismas que deben guardar conformidad con lo expuesto en el informe.

Cuando no se puedan cuantificar los montos examinados o las responsabilidades

penales, se indicará con la palabra ―Indeterminados‖ en la casilla penales, se indicará

con la palabra ―Indeterminados‖ en la casilla correspondiente de la síntesis. En ningún

caso se dejará el espacio en blanco.

Instructivo para el uso del Formulario de la Síntesis de Informes de Auditoria y de

Exámenes Especiales

La información a ser consignada en este formulario deberá tomarse del informe y del

respectivo memorando de responsabilidades

Unidad de Control.- En este espacio se registrará el nombre de la Unidad de Control que

ejecutó el examen.

Autorización del Examen

Origen del examen.- Se establecerá en este espacio, si el examen realizado corresponde a

un examen Planificado o a un Imprevisto.

Orden de Trabajo No.: En este espacio se registrará el número de la Orden de Trabajo con

la cual se autorizó la ejecución del examen que se esta informando.

Fecha de la O/T: Se registrará la fecha de la orden de trabajo.

Entidad Examinada.- En este espacio irá el nombre de la entidad sujeta a examen, el mismo

que debe guardar concordancia con el nombre que consta en la pasta, cuerpo del informe y

memorando de antecedentes.



Información del Examen

Tipo de examen: Aquí se indicará el tipo de examen realizado, el que puede ser: Auditoria

Financiera, Auditoria de Gestión, Examen Especial Financiero, Examen Especial de

Ingeniería, Examen de Control Ambiental, otros.

Periodo examinado.- Se señalará el período que cubre el examen, fecha desde – fecha

hasta.

Monto examinado.- Corresponde al monto de los recursos examinados en el examen.

Alcance del examen- Aquí se transcribirá el alcance del examen que consta, en el dictamen

correspondiente, en la carta de envío o en la Información Introductoria del informe.

Principales hallazgos del examen.- En esta sección, se incluirán las conclusiones de los

comentarios más importantes que contiene el informe (incluyendo hechos positivos); en el

caso de las conclusiones que originen responsabilidades, se hará referencia a la clase y

número de la responsabilidad que consta en el Memorando de Antecedentes así: A1, A2, …

(Administrativas de acuerdo al orden); C1, C2… (Civiles de acuerdo al orden), el IP, IP2,…

(Indicios de Penal, de acuerdo al orden en los casos en que estén presentados en el

memorando de antecedentes).

Al final de esta sección, cuando se haya tramitado informes con indicios de responsabilidad

penal como parte del examen, se hará referencia a ellos, señalando los montos y hechos

que dan lugar a esta responsabilidad.

Sujetos de responsabilidad.- Se indicará los nombres y cargos de los sujetos de

responsabilidad, la referencia al número y tipo de la responsabilidad o responsabilidades

que se le imputa a cada uno y el valor correspondiente.

Resumen de montos totales de responsabilidades sugeridas.- En esta sección se

consignará la sumatoria de las responsabilidades administrativas, civiles culposas, indicios

de responsabilidades penales, consignadas en el Memorando de Antecedentes. No se

incluirán en esta los valores de los indicios de responsabilidad penal tramitados en informes

independientes a los que se hace referencia en la parte final del numeral 5.



Equipo de Trabajo.- Se identificará al personal que intervino en el examen en calidad de

Supervisor, Jefe de Equipo y Operativo.

Inclusión del informe a la Nación.- Si el informe, a criterio del Jefe de Equipo, Supervisor: y

Director de la Unidad, se califique como relevante por aspectos cuantitativos o cualitativos

de las operaciones o área examinadas, por trascendencia o interés público o cualquier otro

motivo, marcará la casilla SI.

El Director de la Unidad de Control correspondiente, firmará este formulario en el espacio

destinado para el efecto.

5.6 SEGUIMIENTO E IMPLANTACIÓN DE RECOMENDACIONES

La auditoría gubernamental no será completa si no se concretan y materializan las

recomendaciones en beneficio de la entidad, es decir el informe de auditoría generará valor

agregado.

La labor del auditor no termina con la entrega del informe de auditoría, en el que incluya el

detalle de las deficiencias existentes, adicionalmente proporcionará soluciones a (valor

agregado) a través de las recomendaciones y colaborará con la entidad auditada para

proceder a su inmediata implantación. Durante el proceso de una auditoría y examen

especial, se formulará una matriz de recomendaciones que serán discutidas con los

funcionarios responsables de su cumplimiento y las autoridades de la entidad, para

determinar su grado de aplicación, el tiempo y recursos necesarios.

La máxima autoridad de la entidad auditada dispondrá y vigilará el cumplimiento de las

recomendaciones a base de un cronograma que será elaborado por los funcionarios

responsables de su aplicación. Si el cronograma es elaborado en el transcurso del examen,

el supervisor y jefe de equipo pueden contribuir en su elaboración para asegurar el

cumplimiento de las recomendaciones.

Las recomendaciones brindarán la posibilidad a los funcionarios para que adopten las

medidas correctivas pertinentes, introduzcan mejoras en los procedimientos de trabajo y

contribuyan a fortalecer el control interno del ente o área examinada.



Cada dirección o unidad de control de la Contraloría General del Estado, será responsable

de acuerdo a su ámbito de evaluar periódicamente el cumplimiento de las recomendaciones

emitidas en los informes de auditoría y examen especial emitidos por el Contralor General

del Estado o por las Unidades de Auditoría Interna.


HOJA DE

INSTRUCCIONES

(Nombre del Examen especial)

ORDEN DE TRABAJO No. ………..

Fecha: …………..

Fecha de la (+) Horas presupuestadas Opinión: ………………….. (-) Horas Utilizadas

(-) Horas Programadas

FIRMA CATEGORIA FECHA

Preparado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Firma de matrices

AUDITOR GENERAL

No.de Copias enviadas Medio de envío Fecha de

Copias a quien: Correo Mensajero Envío

Archivo numérico

Papeles de trabajo

Otros (especifique)

TOTAL DE EJEMPLARES

ANEXO I


ORDEN DE TRABAJO No. _____

PARA: (Nombre y cargo del auditor asignado- Jefe de Equipo)

DE: (Nombre y cargo del Jefe de Auditoría Intrena)

FECHA:

________________________________________________________________________ Esta Dirección de Auditoría Interna lo delega para que realice el Examen Especial ………………………………………., con cargo al Plan Anual de Actividades del año 200..., cuyo alcance, objetivos y fecha de ejecución se detallan a continuación: ALCANCE

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________ OBJETIVOS DEL EXAMEN

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________ El presente examen tendrá una duración de __ días laborables, en la que se encuentra incluido el trámite de informes para su aprobación por parte de la Contraloría General del Estado. Atentamente, AUDITOR GENERAL

ANEXO II


NOTIFICACION DE INICIO DE EXAMEN ESPECIAL AUDITORIA INTERNA OFICIO CIRCULAR No. ..................... Guayaquil, Señor ………………………….. Presente. De mi consideración: De conformidad con lo establecido en el artículo 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y 11 del Reglamento de Responsabilidades, notificó a usted que esta Dirección de Auditoria Interna de ……………., dará inicio al Examen Especial ……………………….., por el periodo comprendido ………………………………. En tal virtud, solicito a usted, se le otorgue las facilidades necesarias al (auditor interno designado), con la finalidad de proporcionarle toda la documentación pertinente para efecto

del examen. Al participarle de esta labor de control, agradeceré acusar recibo del presente y confirmarnos sus nombres completos, cargo, periodo de actuación, número de cédula de ciudadanía, dirección domiciliaria y teléfono, con el propósito de enviar futuras comunicaciones. La información requerida y que considere de importancia relevante para el examen especial, sírvase remitirla por escrito a la brevedad posible, en la Dirección de Auditoria Interna de ……….., ubicada en ……………………………………………………… Atentamente, AUDITOR GENERAL

ANEXO III


PLAN GENERAL DE AUDITORIA INTRODUCCION

La Unidad de Auditorìa Interna de ECAPAG, basándose en el Art. 14 de la Ley Orgànica de la Contraloría General del Estado; así como el Plan de Auditoria del Año XXXX y a la Orden de Trabajo No. XX, efectuará Auditoría a (Nombre del Examen ______________________________) Esta auditoria será desarrollada según las técnicas y procedimientos establecidos en las Normas de Auditoría Gubernamental adoptadas por la Unidad de Auditorìa Interna de ……, verificando el cumplimiento de leyes, decretos, reglamentos y otras disposiciones legales aplicables. Alcance de la auditoría financiera u operativa.

Evaluar en forma integral la gestión administrativa, operativa y financiera de la (nombre de la Auditoria o Examen Especial) de la (entidad) verificando, examinando y reportando sobre el cumplimiento de sus objetivos y metas, planes de desarrollo local e indicadores establecidos, su sistema de control interno, la conformidad legal sobre su función como Ente de Control.

Objetivo general

Realizar una evaluación constructiva y objetiva al proceso de gestión de la (nombre de la Auditoria o Examen Especial), con el fin de determinar el grado de economía, eficiencia, eficacia y efectividad con que se manejan los recursos físicos, financieros, técnicos, tecnológicos y su talento humano, los resultados obtenidos de su plan de gestión, programas, proyectos, objetivos, metas, políticas y lo adecuado de sus sistemas de información. Objetivos Específicos.

Constatar si se observa el debido cuidado en la administración de sus recursos, observando la economía en términos de cantidades y calidades adecuadas al mínimo costo; su eficiencia en la correcta utilización durante su proceso y su eficacia en el logro de los objetivos y metas propuestos.

Verificar y evaluar el cumplimiento de los planes y si éstos se han implementado teniendo en cuenta: leyes, normas, decretos, resoluciones, circulares, políticas y normas internas.

Examinar la existencia de un sistema integrado de control de resultados, que garanticen permanentemente el cumplimiento de las estrategias, objetivos y metas acordados en su proceso administrativos.

ANEXO IV Pág. 1/4


Verificar si la entidad ha involucrado dentro de su proceso de administrativo, los elementos que conforman la arquitectura organizacional y si se cumplen de manera razonable dichos elementos, como son: la concepción filosófica de la entidad, Ideas rectoras (visión, misión, principios, valores y políticas), el desarrollo de teorías, métodos y herramientas, innovación en infraestructura y su estructura organizacional.

Determinar la existencia de un proceso de planeación estratégica, coherente que permita establecer un adecuado Plan de trabajo, Resultados y sus componentes principales:

Diagnóstico con relación a sus procesos.

Plan de acción (operativo)

Metas.

Plan financiero (presupuesto, reformas presupuestarias y las disposiciones

generales aplicables adoptadas por la máxima autoridad)

Determinar si en la ejecución de los procesos, sistemas, controles, observan y acatan leyes, reglamentos, políticas, normas y disposiciones que les son aplicables y permiten acompañar e impulsar el plan de gestión.

Verificar si la Entidad genera y promueve una mayor cobertura, menores costos, una mejor calidad y continuidad en la vigilancia como Ente de Control.

Determinar la existencia de procedimientos y sistemas razonables de información, que le permitan a la entidad rendir cuenta plena de las actividades originadas en las responsabilidades que se le hayan conferido.

Enfoque General.

Con el fin de ejecutar la auditoría financiera u operativa, de acuerdo con lo establecido en el alcance y sus objetivos, se ha determinado desarrollar el examen teniendo en cuenta el direccionamiento hacia los siguientes factores y características:

Características del entorno de la organización Normas que la regulan Medio ambiente del sector de los diferentes servicios: Condiciones políticas, sociales, económicas y legislativas. Clima Organizacional. Identidad corporativa, trabajo en equipo, satisfacción del

público, importancia del talento humano, liderazgo participativo e innovación y aprendizaje.

ANEXO IV Pág. 2/4


Las anteriores y otras características nos permitirán determinar el grado de estabilidad, complejidad, diversidad de variables y hostilidades en que se desenvuelve la entidad y cuáles son sus repercusiones. Análisis de las características de la organización Arquitectura organizacional

- Ideas rectoras - Teoría, Métodos y herramientas - Mejoras Tecnológicas u operativas - Estructura Organizacional.

Plan de desarrollo

- Plan de acción (operativo) - Plan financiero (presupuesto)

Procesos.-Identificación de los principales procesos - Asignación y distribución de los recursos Manuales de procedimientos Conformación física de los Recursos Conformación financiera.-Análisis de la conformación del presupuesto y de las fuentes de ingreso. Estados Financieros. Desarrollo del Talento Humano Sistemas de Información Sistema de Control

- Controles preventivos - Controles de ejecución - Controles de verificación - Control evaluativo - Autocontrol

Áreas claves o estratégicas de la entidad. El enfoque anterior corresponde al examen de la gestión organizacional y cubre la integrabilidad de la gestión administrativa, operativa y financiera de la entidad.

ANEXO IV Pág. 3/4


Resultados de la auditoría.

Proveer un Informe de Auditoría, que permita:

Retroalimentar a (nombre de la entidad) en forma oportuna para que se corrijan y tomen las decisiones sobre su direccionamiento.

Establecer las causas de desviación o del incumplimiento de los planes de operación

y recomendar alternativas de solución.

Determinar el estado global de la entidad, los riesgos en sus operaciones, las debilidades y fortalezas, la formulación de recomendaciones concretas, que a corto, mediano y largo plazo permitan mejorar y fortalecer su gestión y asegurar la transparencia, objetividad e independencia del proceso dentro de un marco de costo beneficio para la auditoría practicada.

Fundamento de la Auditoría.

La auditoría se ejecutará según lo establecido en las Normas de Auditoría Gubernamental adoptadas por la Contraloría General del Estado. Estructura de los Responsables de la Auditoría.

Equipo de Auditoría:

Auditor General Supervisor: Jefe de Equipo: Auditores:

Cronograma de Trabajo.-Contendrá:

- Actividades - Período de ejecución por cada actividad, - Nombre del auditor responsable de cada Actividad.

ANEXO IV Pág. 4/4


CONVOCATORIA A LA CONFERENCIA FINAL DE RESULTADOS

AUDITORIA INTERNA OFICIO CIRCULAR No. ---- Guayaquil, Señor ……………………………………………

Ciudad.

De mis consideraciones: De conformidad con lo dispuesto en el artículo 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y 14 del Reglamento de Responsabilidades, esta Dirección de Auditoría Interna, convoca a usted a la Conferencia Final de comunicación de resultados del Examen Especial ………………………………” por el período comprendido entre el ……………………………………..

Esta diligencia se llevará a efecto, el día ……(mes) ……….. del presente año, a las ..h.., en la ………………………, ubicado en el ………………………………………... Por la atención que se sirva dar a la presente, me reitero de usted. Atentamente, AUDITOR GENERAL

ANEXO V


ACTA DE LA CONFERENCIA FINAL DE COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DEL EXAMEN ESPECIAL (Nombre del examen)” POR EL PERÍODO COMPRENDIDO ENTRE EL ……………….. Y EL ………………..

En la ciudad de Guayaquil, a los ……..días del mes de ………. del año dos mil ……, a partir de las …h…, en la ……………………………, se constituye el …………………, Auditor General de la (nombre de la empresa), en cumplimiento con lo dispuesto en los artículos 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado; y 14 del Reglamento de Responsabilidades, con el objeto de dejar constancia de la Conferencia Final y Comunicación de Resultados del Examen Especial “……………………….” por el período comprendido ………………………………., que fue realizado de conformidad a la orden de

trabajo No. …. de (día) de (mes) de (año) , suscrita por (funcionario pertinente), se convocó mediante oficio circular …….. de (día) de (mes… de (año) , a los servidores y ex servidores de la ECAPAG, y personas relacionadas con el trabajo ejecutado.

Al efecto, en presencia de los abajo firmantes, se procedió a la lectura del borrador del informe, diligencia en la cual se dio a conocer los resultados obtenidos a través de sus comentarios, conclusiones y recomendaciones. Para constancia de lo actuado suscriben la presente acta en tres ejemplares de igual tenor y efecto, las personas asistente.

NOMBRES/CARGOS CEDULA DE IDENT. FIRMA

ANEXO VI


CARTA DE PRESENTACION

AUDITORIA INTERNA Guayaquil, Señor ………………………………….. Máxima autoridad administrativa de la ECAPAG Presente. Señor Gerente General: Hemos efectuado el examen especial ……………………, por el período comprendido entre el ………………………………... Nuestro examen se efectúo de acuerdo con las

Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental aplicables y obligatorias en las entidades y organismos del Sector Público, sometidas al control de la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea debidamente planificado y ejecutado para obtener certeza razonable que la información y documentación examinadas, no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo; igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan efectuado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas y procedimientos aplicables. Las acciones de control fueron realizadas durante la vigencia, en la parte pertinente, de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, por lo cual las citas corresponden a dicho a dicho cuerpo legal. (Este párrafo se incluye en los periodos analizados hasta junio del 2002) Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio. Atentamente, AUDITOR GENERAL

ANEXO VII


BIBLIOGRAFIA

Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (LOCGE), acuerdo 2002-73,

publicada en Suplemento del Registro Oficial 595, del 12 de junio del 2002.

Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, publicado en el

Registro Oficial # 119 de julio 7 del 2003.

Manual de Auditoria Financiera Gubernamental, expedido por la Contraloría General

del Estado, Acuerdo 016-CG, publicado en Registro Oficial 407 del 7 de septiembre

del 2001.

Manual de Auditoria de Gestión, expedido por la Contraloría General del Estado,

publicado en Registro Oficial 469 del 7 de diciembre del 2001.

Manual General de Auditoria Gubernamental, expedido por la Contraloría General del

Estado, Acuerdo 012-CG, publicado en Registro Oficial 107 del 19 de junio del 2003.

Reglamento sobre la organización, funcionamiento, y dependencia técnica de las

Unidades de Auditoria Interna de las Entidades que controla la Contraloría General

del Estado, Acuerdo 008-CG, publicado en el Registro Oficial 70 de 28 de abril del

2003

Normas Ecuatorianas de Auditoria Gubernamental, aplicables y obligatorias en las

entidades y organismos del Sector Público sometidas al Control de la Contraloría

General del Estado, Acuerdo 019-CG, difundidas en Edición Especial 5 del Registro

Oficial del 30 de noviembre del 2002.

Normas de Control Interno, aplicables en entidades y organismos del sector público,

que se encuentran bajo el ámbito de competencia de la Contraloría General del

Estado, Acuerdo 020-CG, difundidas en Edición Especial 6 del Registro Oficial del 10

de octubre 2002.


Trámite General de emisión de información y distribución de informes de auditoria

Externa e Interna sin responsabilidades, e Informes con indicios de responsabilidad

penal, responsabilidad administrativa y responsabilidad civil culposa, expedido

mediante Acuerdo 018-CG del 21 de julio del 2003 y publicado en el Registro Oficial

No. 142 de agosto 7 del 2003.

Código de Ética de los servidores de la Contraloría General del Estado, Acuerdo 034-

CG, publicado en Registro Oficial 697 del 5 de noviembre del 2002.

Oficio 08566-DPEI de febrero 24 del 2005, sobre instrucciones en el trámite de

informes de exámenes, suscrito por la Contraloría General del Estado.

manual de procedimientos para auditoria interna

Documents