managing information technology chapter 10

PROGRAM MAGISTER AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS AIRLANGGA

2015

Methodologies for Purchased Software Packages Management Information Systems

Disusun Oleh:

1. Farida Ariyani 041414253007

2. Refivia Audie C. 041414253013

Methodologies for Purchased Software Packages 2015

1

THE MAKE-OR-BUY DECISION

Pada kebanyakan perusahaan besar sekarang, software aplikasi selain dikembangkan sendiri

oleh staf sistem informasi internal juga didapatkan dari sember luar. Jadi tidak mengherankan jika

perusahaan dalam industri software telah berkembang pesat di seluruh dunia. Lebih lanjut, agar

supaya dapat mengembangkan solusi IT untuk merespon kebutuhan pasar maka mereka sering

berlomba-lomba untuk merekrut profesioanal information system.

Lebih lanjut, persuahaan besar ternyata juga mengembangkan sitem informasinya sendiri.

Hal ini disebabkan karena tidak ada vendor software yang bisa menyediakan software yang benar-

benar sesuai dengan kebutuhan pembelinya. Selain itu, mingkin sebuah perusahaan perlu

melindungi formula competitive advantage-nya sehingga mereka merasa perlu untuk mendesain

sistem informasi sendiri dalam bidang-bidang tertentu.

Pilihan untuk mengembangkan aplikasi and membeli (atau leasing) sebuah paket software

harus dibuat dengan melibatkan manager bisnis yang memerlukan software tersebut dan

professional sistem informasi yang mempunyai pengetahuan untuk menilai risiko dan keuntungan

teknisnya. Hal ini dilakukan agar perusahaan mampu membuat keputusan yang berdaya guna tinggi

guna mencapai tujuannya. Hal ini sejalan dengan pendapat Poon dan Yu (2010) menyatakan bahwa

tidak semua perusahaan tahu bagaimana caranya mengadopsi solusi IT secara efektif.

Adapun kelebihan dari membeli paket software dari pihak luar di antaranya:

1. Cost Saving

Dengan membeli software dari pihak luar maka pembeli tidak perlu menanggung beban

development dan upgrade cost karena vendor memproduksinya untuk banyak perusahaan.

Namun demikian, perusahaan tetap perlu untuk memikirkan tambahan cost untuk

customization yang dilakukan oleh staf internal atau konsultannya.

2. Faster Speed of Implementation

Paket software yang dibeli dari pihak luar cepat dapat digunakan karena mereka telah tersedia,

tanpa perlu waktu untuk membuatnya. Hal ini merupakan keuntungan bagi perusahaan untuk

menghadapi perubahan lingkungan yang sangat cepat. Terlebih lagi jika perusahaan kurang

mempunyai staf IT yang kurang berpengalaman dengan aplikasi.

3. Internal Staff Available to Work on Other Applications that Were Not Purchased

Sebagaimana kita ketahui bahwa selain membeli dari luar, perusahaan membutuhkan software

aplikasi yang dikembangkannya sendiri. Ketika perusahaan membeli paket software dari luar

maka staf internal dapat menggunakan waktunya untuk mengembangkan aplikasi yang

memerlukan pengetahuan lokal.

Namun demikian, pembelian software aplikasi memiliki beberapa kelemahan di antaranya:


2

1. Paket software jarang sesuai secara tepat dengan kebutuhan organisasi.

2. Pengguna mungkin akan diminta menyerah atas fitur yang terdapat dalam software lama

yang tidak didukung oleh software baru.

3. Customization dapat membuat upgrading paket menjadi lebih susah.

4. Upgrading paket dibatasi oleh license software.

5. Bagi perusahaan dengan proses yang tidak efisien atau bukan merupakan best practice maka

bisa saja paket ini menyebabkan mereka harus merubah prosesnya.

Poon dan Yu (2010) menyatakan bahwa karena software ini akan diintegrasikan dengan

sistem informasi perusahaan maka perusahaan harus memastikan bahwa sistem yang dijalankan

harus sesuai dengan visi keseluruhan perusahaan dan kebutuhan spesifik tertentu dari perusahaan.

Adapun batasan-batasan yang harus diperhatikan mencakup lima aspek di antaranya:

1. Teknis (seperti kapabilitas dari infrastruktur IT yang telah ada),

2. Organizational (seperti struktur manajemen),

3. Financial (seperti batasan anggaran),

4. Waktu (seperti deadline untuk mengimplementasikan aplikasi), dan

5. Sumber daya manusia (seperti ketersediaan dari orang yang mampu untuk menyelesaikan

adopsi sistem).

PURCHASING METHODOLOGY

Step Procurement Or Acquitition

Pada bab 8 kita telah dikenalkan dengan tiga fase siklus hidup suatu sistem yaitu definisi, konstruksi

dan implementasi. Ketiga hal ini menurut Brown masih juga menjadi bagian ketika perusahaan

melakukan pembelian suatu paket aplikasi. Brown coba menunjukkan System Development Life

Cycle (SDLC) untuk pembelian paket software sebagai berikut :


3

Fase-fase ini dapat dijelaskan sebagai berikut :

a. Fase Definisi

Fase ini dalam kasus pembelian paket software meliputi beberapa hal antara lain:

1) analisis kelayakan (feasibility analysis)

2) definisi kebutuhan (requirement definition).

Kedua hal ini secara garis besar sama dengan SDLC yang telah di bahas pada bab

sebelumnya. Namun ada satu bagian yang menjadi menarik yaitu bahwa dalam

pembelian sistem (software), definisi kebutuhan merupakan bagian yang cukup

kriitis atau penting. Penelitian yang ada menunjukkan bahwa ketidakpastian akan

kebutuhan perusahaan adalah tantangan yang paling signifikan dalam adopsi paket

software.

3) Membuat list pendek tentang paket yang sesuai

4) Membangun kriteria untuk Seleksi

5) Membangun dan mendistribusikan RFP

6) Memilih paket

7) Negosiasi Kontrak

b. Fase Konstruksi

Pada SDLC, fase ini meliputi tiga hal yaitu desain sistem,pembangunan sistem, dan pengujian

sistem. Terkait pembelian, dua step pertama diperluas lagi tergantung pada paket yang

dibeli tersebut dimodifikasi atau tidak. Jika paket tersebut tidak dilakukan modifikasi, maka

perusahaan dapat melangkah pada pengujian sistem. Namun bila paket tersebut akan

dilakukan modifikasi, akan ada beberapa pilihan tergantung pada bagaiman kontrak dengan

vendor ataupun pihak ketiga yang disepakati.

c. Fase Implementasi

Fase implementasi dalam SDLC meliputi instalasi, operasi dan perbaikan. Ada kunci penting

dalam kesuksesan instalasi paket sistem yaitu kualitas dari vendor pendukung melakukan

langkah ini. Ukuran dan kompleksitas paket dapat berpengaruh terhadap perencanaan

instalasi. Ada pula suatu kunci sukses pada awal pengoperasian paket sistem yaitu

komunikasi yang baik dengan vendor untuk sesegera mungkin mengatasi permasalahan.

Sementara itu, untuk perbaikan dari vendor, hal ini kembali kepada kontrak pembelian

software yang telah disepakati.

Penjelasan yang ada diatas merupakan bagian yang coba dirangkum dari yang Brown sampaikan.

Sementara itu, Jadhav dan Sonar(2009) dalam penelitiannya yang berjudul Evaluating and selecting


4

software packages: A review mencoba merangkum sebuah metode umum dalam pemilihan paket

software. Jadhav dan Sonar membaginya dalam tujuh tahap yaitu :

1. Menentukan kebutuhan untuk membeli sistem dan penyelidikan awal dari ketersediaan

paket software yang mungkin menjadi kandidat yang cocok, termasuk penyelidikan tingkat

tinggi fitur software dan kemampuan yang disediakan oleh vendor

2. Daftar pendek kandidat paket

3. Menghilangkan sebagian kandidat paket yang tidak memiliki fitur yang dibutuhkan atau

tidak bekerja dengan hardware yang ada, sistem operasi dan perangkat lunak manajemen

database atau jaringan

4. Menggunakan teknik evaluasi untuk mengevaluasi paket yang tersisa dan mendapatkan skor

atau peringkat keseluruhan dari mereka

5. Melakukan pemeriksaan lebih lanjut dengan mendapatkan salinan percobaan dari paket

perangkat lunak atas dan melakukan evaluasi empiris. Pilot pengujian alat dalam lingkungan

yang sesuai

6. Negosiasi kontrak menentukan harga software, jumlah lisensi, jadwal pembayaran,

spesifikasi fungsional, tanggung jawab perbaikan dan pemeliharaan, tabel waktu untuk

pengiriman, dan opsi untuk mengakhiri setiap perjanjian

7. Pembelian dan menerapkan paket perangkat lunak yang paling tepat.

Setelah tadi telah dikupas secara teoritis mengenai metode umum dalam pemilihan atau pembelian

paket software, penyusun kemudian ingin menunjukkan bagaimana ketika proses ini sesungguhnya

terjadi dalam kondisi yang riil. Pada bagian ini, kami coba mengangkat dari sisi atau fase prokuremen

yaitu yang dikenal juga dengan fase pre-implementation. Fase ini biasanya dimulai setelah ide adopsi

software dimulai dan dukungan keuntungan manajemen, dan berakhir ketika perusahaan

menyelesaikan pengadaan sistem dari vendor yang dipilih. Jika dilihat dari metode yang disampaikan

oleh Brown, fase pre-implementasi ini berada pada titik definisi. Sementara pada tahap yang

disampaikan oleh Jadhav dan Sonar, fase ini ditunjukkan dalam tahap 1 hingga 6. Dari hal ini dapat

disimpulkan bahwa fase ini mempunyai peranan kunci dalam keputusan pemilihan atau pembelian

paket software.


5

Proses ini secara aktual coba ditunjukkan oleh Poon dan Yu (2010) dalam investigasinya mengenai

praktik dalam pembelian paket sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dengan mengambil

sampel perusahaan di Hongkong dan Australia. Poon dan Yu mengungkapkan bahwa dalam proses

pembelian ini mereka membaginya dalam empat tahap yaitu :

Tahap I : formasi dari tim akuisisi.

Sebuah formasi tim akuisisi merupakan salah satu dari critical success factor dari adopsi suatu

project. Penempatan orang yang tepat dalam tim akuisisi merupakan poin yang penting.

Orang yang memahami mengenai bisnis dan strategi perusahaan, bersama dengan orang yang

kompeten dalam IT sebaiknya bergabung dalam tim ini. Secara umum, konsultan eksternal

yang memenuhi kualifikasi dapat direkrut untuk menyelesaikan masalah diluar kemampuan

dan keahlian dari tim internal. Hal ini dapat dilihat dari hasil penelitian Poon dan Yu yang

mendapati bahwa suatu tim dengan kombinasi tersebut mampu mencapai keberhasilan dalam

proses adopsi ERP. Hasilnya dapat dirangkum sebagai berikut:

Tabel 1


6

Tabel2

Dari tabel dua yang disajikan nampak bahwa perusahaan Electronics di Hongkong dari sisi self

evaluation dinyatakan berhasil dalam adopsi sistem ERP dan hal ini didukung dengan

diperolehnya penghargaan dari pihak eksternal yaitu Rapid Achiever Award. Sekalipun jangka

waktu yang dimiliki oleh Electronics dalam pembelian dan implementasi tidak cukup panjang

dibanding yang lain, namun dia mampu memperoleh keberhasilan. Poon dan Yu mendapati

bahwa hal ini ternyata didukung oleh anggota dari tim akuisisi yang terdiri dari Direktur IT,

Direktur Keuangan, Direktur Marketing, Direktur Teknik, General Manager Pabrik. Dua

anggota dari tim akuisisi ini yaitu direktur IT dan Factory GM rupanya memiliki pengalaman

dengan program yang akan dikembangkan tersebut dari perusahaan mereka terdahulu. Ini

merupakan salah satu kunci sukses dari proses adopsi. Selain itu, mereka punya komunikasi

yang intens dengan dilakukan pertemuan yang reguler terkait dengan proyek.

Tahap II : Penilaian kebutuhan bisnis dan kendala

Karena sistem ERP pada akhirnya akan diintegrasikan ke dalam suatu perusahaan, adalah

penting untuk memastikan bahwa sistem tersebut diperoleh sesuai dengan visi bisnis secara

keseluruhan dan kebutuhan bisnis yang spesifik dari perusahaan. Selain itu, kendala yang

mempengaruhi yang ERP sistem untuk memilih juga harus dipertimbangkan. Biasanya,

kendala ini jatuh ke dalam lima jenis utama: teknis (seperti kemampuan infrastruktur TI

perusahaan yang ada), organisasi (seperti struktur manajemen), keuangan (seperti batas

anggaran), waktu (seperti batas waktu untuk memiliki sistem ERP di tempat), dan sumber

daya manusia (seperti ketersediaan orang yang memenuhi syarat untuk menyelesaikan proses

adopsi ERP).

Tahap III : Formula untuk Kriteria Evaluasi

Kebutuhan bisnis yang diidentifikasi dalam tahap sebelumnya dijabarkan ke dalam rincian

persyaratan fungsional kritis dan non-kritis yang harus dipenuhi oleh sistem ERP, bersama-

sama dengan perubahan organisasi dan teknologi yang diperlukan untuk keberhasilan


7

pelaksanaan. Tim akuisisi harus menyadari kekuatan individu dan kelemahan solusi ERP yang

berbeda sehubungan dengan kebutuhan bisnis yang spesifik dan industri. Misalnya, SAP

populer dalam bahan kimia dan farmasi, Oracle dalam energi dan telekomunikasi, dan Baan di

kedirgantaraan dan pertahanan. Selain pertimbangan di atas, tim akuisisi harus

mengembangkan kriteria evaluasi lainnya. Banyak kriteria yang berkaitan dengan produk ERP

di bawah evaluasi, sedangkan kriteria lain yang lebih terkait dengan vendor yang menyediakan

produk-produk ERP. Beberapa contoh kriteria evaluasi umum tercantum pada Tabel 3. Ada

kesamaan antara mengevaluasi dan memilih sistem ERP untuk digunakan oleh organisasi dan

memilih komponen perangkat lunak untuk membangun sistem. Dalam hal ini, perumusan

kriteria evaluasi dan metode penilaian yang sesuai dikembangkan untuk komersial off-the-

shelf (COTS) komponen dapat dipertimbangkan dan disesuaikan untuk digunakan pada tahap

ini.

Tabel 3

Tahap IV: Evaluasi dan pemilihan ''paling cocok"

Pada kenyataannya, menemukan sebuah sistem ERP untuk menyesuaikan semua kriteria

evaluasi yang ditetapkan biasanya tidak mudah. Biasanya, tim akuisisi perlu benar

memprioritaskan dan mempertimbangkan kriteria di evaluasi. Evaluasi dapat berupa analisis

keuangan, di mana manfaat dan biaya menggunakan produk ERP tertentu atau vendor

ditimbang dalam istilah moneter. Analisis semacam ini dapat memberikan justifikasi

meyakinkan untuk mendukung pilihan produk ERP tertentu atau vendor. Namun, adopsi ERP

biasanya membawa manfaat tak berwujud yang tidak mudah dinilai dalam istilah moneter.

Untuk kriteria yang terkait dengan manfaat tak berwujud, evaluasi harus lebih bergantung

pada penilaian manusia dalam istilah non-keuangan.


8

Purchasing Advantages and Disadvantages

Keuntungan dan kerugian pembelian, (Purchasing Advantages and Disadvantages)

Gambar di atas merangkum keuntungan dan kerugian dari pembelian sistem paket, serta beberapa

keuntungan jangka panjang yang potensial dan kerugian untuk membeli solusi paket perangkat

lunak .

Keuntungan (Advantages)

Proyek utama adalah dibandingkan dengan pengembangan aplikasi yang disesuaikan

dengan pesanan, hanya memerlukan sedikit waktu untuk mengimplementasikan sistem. Namun

demikian, untuk sistem menengah, seluruh proses akan masih memerlukan beberapa bulan, dan

untuk skala besar implementasi perangkat lunak perusahaan (dengan paket seperti sistem ERP),

proses dapat memakan waktu beberapa tahun untuk mengimplementasikan modul perangkat lunak

untuk mencapai keuntungan bersih. Keuntungan utama kedua adalah implementasi software bisa

dikemas dengan sangat menarik dari sudut pandang ekonomi. Keuntungan sementara ketiga adalah

sumber daya IS dapat dibebaskan untuk mengembangkan aplikasi mission-critical yang dapat

memberikan perusahaan keunggulan kompetitif jika paket perangkat lunak dapat diimplementasikan

untuk proses yang relatif umum yang tidak memberikan keuntungan strategis tertentu.

Dua keuntungan jangka panjang yang potensial adalah kualitas aplikasi dan memasukkan

keahlian eksternal. Kualitas paket perangkat lunak mungkin jauh lebih baik daripada custom system,

karena vendor mampu untuk menghabiskan lebih banyak waktu dan usaha mengembangkan sistem

daripada perusahaan perorangan. Juga, paket mungkin termasuk praktek-praktek terbaik atau

pilihan praktek terbaik untuk situasi yang berbeda. Dokumentasi dapat jauh lebih baik daripada the

typical in-house documentation, dan merilis paket baru mungkin menggabungkan perbaikan yang

direkomendasikan oleh perusahaan yang menggunakan sistem. Selanjutnya, setiap rilis biasanya

diuji secara menyeluruh, termasuk tes beta dalam organisasi klien. Akhirnya, solusi dikemas adalah


9

cara cepat untuk menanamkan keahlian - keahlian baru baik TI dan keahlian bisnis ke dalam

organisasi. Mengingat langkah cepat perubahan teknologi, kebanyakan organisasi saat ini sulit untuk

melatih dan mempertahankan personil IS dengan keahlian baru, teknologi baru. Vendor perangkat

lunak sering memiliki dana dan motivasi untuk mengembangkan sistem yang menggunakan

teknologi yang lebih baru. Solusi dikemas untuk industri tertentu, atau sistem ERP yang besar, juga

sering memiliki proses dan prosedur yang ada dalam perangkat lunak terbaik di kelasnya. Dengan

membeli perangkat lunak, perusahaan juga dapat mengadopsi proses bisnis yang lebih baik.

Kerugian (Disadvantages)

Dua risiko proyek utama juga terkait dengan pelaksanaan paket yang dibeli, antara lain:

1. Salah satu risiko adalah kurangnya pengetahuan paket. Pelaksanaan paket dapat membutuhkan

pelatihan signifikan bagi IS serta personil bisnis, yang meningkatkan biaya implementasi. Karena

ketidakbiasaan relatif organisasi dengan paket perangkat lunak, organisasi mungkin juga tidak

secepat untuk meningkatkan kemampuan dari paket seperti itu akan meningkatkan kemampuan

sistem yang anggota organisasi telah dirancang dan dikembangkan khusus. Beberapa organisasi

juga membuat kesalahan awalnya memodifikasi paket, atau menambahkan fungsi lain, hanya

untuk belajar kemudian paket bisa memberikan fungsi yang sama jika itu telah

diimplementasikan secara berbeda. Risiko lain proyek terkait adalah karena menerapkan sistem

dikemas sering membutuhkan perubahan proses bisnis yang signifikan, ada risiko proyek yang

lebih besar. Manajer bisnis berpengetahuan dan terampil spesialis IS perlu terlibat secara

signifikan dalam fase Definisi untuk memahami apa perubahan organisasi perlu dibuat. Selain itu,

ada sering resistensi pengguna lebih karena tingkat perubahan yang diperlukan untuk

menerapkan solusi dikemas.

2. Kerugian jangka panjang adalah bahwa organisasi menjadi tergantung pada penyedia TI eksternal

tidak hanya untuk instalasi awal dan mungkin beberapa modifikasi paket, tetapi juga untuk

pemeliharaan dari paket. Meskipun dalam banyak kasus hal ini dapat mengakibatkan aliansi

strategis nilai untuk kedua penjual dan pembeli, pembeli tidak mungkin sepenuhnya

mengantisipasi biaya koordinasi terkait dengan pengelolaan hubungan penjual . Selain itu , tentu

saja , ada risiko bahwa vendor akan keluar dari bisnis atau menjadi tidak responsif terhadap

kebutuhan perusahaan pembelian . Ada juga bisa menjadi bahaya jika harga vendor membuat

sulit bagi pihak ketiga untuk bersaing untuk layanan dukungan .


10

Implementation

SPECIAL CASE: ENTERPRISE SYSTEM PACKAGES

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem computer-based terintegrasi untuk

mengelola seluruh aktifitas perusahaan, sumberdaya internal dan eksternal, termasuk tangible asset,

keuangan, persediaan, produksi, human resources, marketing, supply chain, logistics, dll.

Implementasi sistem informasi berbasis ERP adalah suatu arsitektur software yang memiliki tujuan

untuk memfasilitasi aliran informasi diantara seluruh fungsi-fungsi bisnis di dalam batas

organisasi/perusahaan dan mengelola hubungan dengan pihak stakeholder diluar perusahaan.

Dibangun atas dasar sistem database yang terpusat dan biasanya menggunakan platform komputasi

yang umum. Sistem informasi berbasis ERP dapat mengkonsolidasikan seluruh operasi bisnis

menjadi seragam dan sistem lingkungan perusahaan yang lebih luas. Suatu sistem ERP akan berada

pada pusat server dan akan didistribusikan ke seluruh unit perangkat keras dan perangkat lunak

modular sehingga dapat melayani dan berkomunikasi melalui jaringan area lokal. Sistem tersebut

memungkinkan bisnis untuk merakit modul dari vendor yang berbeda tanpa perlu untuk

menempatkan beberapa copy dari sistem komputer yang kompleks dan mahal di lokasi-lokasi yang

tidak memerlukan.

Gambar Konsep ERP

Berdasarkan gambar diatas, terlihat bahwa sistem ERP mengintegrasikan informasi dan proses-

proses yang berbasis informasi pada sebuah bagian atau antar bagian dalam suatu organisasi atau

perusahaan. Sistem ERP terdiri atas beberapa sub sistem (modul) yaitu sistem finansial, sistem

distribusi, sistem manufaktur, sistem inventori, dan sistem human resource. Masing-masing sub

sistem terhubung dengan sebuah database terpusat yang menyimpan berbagai informasi yang


11

dibutuhkan oleh masing-masing sub sistem. Sub sistem mewakili sebuah bagian fungsionalitas dari

sebuah organisasi perusahaan.

Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:

1. Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server baik

tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.

2. Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.

3. Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.

4. Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.

5. Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.

Dalam beberapa kasus, ERP digunakan untuk mengintegrasikan proses transaksi dan aktifitas

perencanaan. Oleh karena itu, ERP harus:

1. Mendukung berbagai jenis bahasa dan sistem keuangan di berbagai negara.

2. Mendukung industri-industri tertentu (misal: SAP mampu mendukung berbagai macam

industri seperti industri minyak dan gas, kesehatan, kimia, hingga perbankan).

3. Mampu dikostumasi dengan mudah tanpa harus mengubah source code program.

Arsitektur

Sistem ERP yang ada pada saat ini kebanyakan

menggunakan sistem arsitektur 3-tier atau

lebih. Arsitektur 3-tier secara umum

digambarkan sebagai berikut:

Gambar Arsitektur ERP 3-tier

1. Presentation Layer

Presentation layer merupakan sarana bagi pengguna untuk menggunakan sistem ERP.

Presentantaion layer dapat berupa sebuah aplikasi (sistem berbasis desktop) atau sebuah web

browser (sistem berbasis web) yang memiliki graphical user interface (GUI). Pengguna dapat

menggunakan fungsi-fungsi sistem dari sini, seperti menambah dan menampilkan data.

2. Application layer

Lapisan ini berupa server yang memberikan layanan kepada pengguna. Server merupakan pusat

business rule, logika fungsi, yang bertanggung jawab menerima, mengirim dan mengolah data dari

dan ke server database.


12

3. Database layer

Berisi server database yang menyimpan semua data dari sistem ERP. Database layer bertanggung

jawab terhadap manajemen transaksi data.

Implementasi Sistem Informasi berbasis ERP dapat dijelas dengan contoh sbb :

Terdapat order untuk 100 unit Produk A. Sistem ERP akan membantu untuk menghitung berapa

yang dapat diproduksi berdasarkan segala keterbatasan sumber daya yang ada pada perusahaan

saat itu. Apabila sumber daya tersebut tidak mencukupi, sistem ERP dapat menghitung berapa lagi

sumberdaya yang diperlukan, sekaligus membantu perusahaan dalam proses pengadaannya. Ketika

hendak mendistribusikan hasil produksi, sistem ERP juga dapat menentukan cara pemuatan dan

pengangkutan yang optimal kepada tujuan yang ditentukan pelanggan. Dalam proses ini, tentunya

segala aspek yang berhubungan dengan keuangan akan tercatat dalam sistem ERP tersebut

termasuk menghitung berapa biaya produksi dari 100 unit tersebut.

Dapat terlihat bahwa data atau transaksi yang dicatat pada satu fungsi/bagian sering digunakan oleh

fungsi/bagian yang lain. Misalnya daftar produk bisa dipakai oleh bagian pembelian, bagian

perbekalan, bagian produksi, bagian gudang, bagian pengangkutan, bagian keuangan dan

sebagainya. Oleh karena itu, unsur integrasi itu sangat penting dalam mengimplementasikan sistem

informasi berbasis ERP.

Keuntungan dan Kerugian ERP

Keuntungan dari implementasi ERP antara lain:

Integrasi data keuangan. Oleh karena semua data disimpan secara terpusat, maka para

eksekutif perusahaan memperoleh data yang up-to-date dan dapat mengatur keuangan

perusahaan dengan lebih baik.

Standarisasi Proses Operas. ERP menerapkan sistem yang standar, dimana semua divisi akan

menggunakan sistem dengan cara yang sama. Dengan demikian, operasional perusahaan akan

berjalan dengan lebih efisien dan efektif.

Standarisasi Data dan Informasi. Database terpusat yang diterapkan pada ERP, membentuk data

yang standar, sehingga informasi dapat diperoleh dengan mudah dan fleksibel untuk semua

divisi yang ada dalam perusahaan.

Keuntungan diatas adalah keuntungan yang dapat dirasakan namun tidak dapat diukur. Keberhasilan

implementasi ERP dapat dilihat dengan mengukur tingkat Return on Investment (ROI), dan

komponen lainnya, seperti:

Pengurangan lead-time

- Peningkatan kontrol keuangan


13

- Penurunan inventori

- Penurunan tenaga kerja secara total

- Peningkatan service level

- Peningkatan sales

- Peningkatan kepuasan dan loyalitas konsumen

- Peningkatan market share perusahaan

- Pengiriman tepat waktu

- Kinerja pemasok yang lebih baik

- Peningkatan fleksibilitas

- Pengurangan biaya-biaya

- Penggunaan sumber daya yang lebih baik

- Peningkatan akurasi informasi dan kemampuan pembuatan keputusan.

Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan ERP antara lain adalah:

Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya

- Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran

- Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru

- Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik

- Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP

Kerugian diatas dapat terjadi ketika:

Kurangnya komitmen top management, sehingga tim IT kurang mendapat dukungan pada

rancangan sistemnya. Hal ini bisa muncul karena ketakutan tertentu, seperti kawatir data bocor

ke pihak luar. Selain itu, anggapan bahwa implementasi ERP adalah milik orang IT juga dapat

membuat kurangnya rasa memiliki dari top management dan karyawan divisi lain. Padahal,

implementasi ERP sebenarnya adalah suatu proyek bisnis, dimana IT hadir untuk membantunya.

Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan, sehingga hasil analisis strategi bisnis

perusahaan tidak sejalan dengan kenyataan di lapangan. Perusahaan sebaiknya menentukan

dari awal, apakah perusahaan akan mengikuti standar ERP atau sebaliknya.

Kesalahan proses seleksi software, karena penyelidikan software yang tidak lengkap atau

terburu-buru memutuskan. Hal ini bisa berakibat pada membengkaknya waktu dan biaya yang

dibutuhkan.

Tidak cocoknya software dengan business process perusahaan.

Kurangnya sumber daya, seperti manusia, infrastruktur dan modal perusahaan.


14

Terbentuknya budaya organisasi yang berada dalam zona nyaman dan tidak mau berubah atau

merasa terancam dengan keberadaan software (takut tidak dipekerjakan lagi).

Kurangnya training dan pembelajaran untuk karyawan, sehingga karyawan tidak benar-benar

siap menghadapi perubahan sistem, dimana semua karyawan harus siap untuk selalu

menyediakan data yang up-to-date.

Kurangnya komunikasi antar personel.

Cacatnya project design dan management.

Saran penghematan yang menyesatkan dari orang yang tidak tepat.

Keahlian vendor yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Faktor teknis lainnya, seperti bahasa, kebiasaan dokumentasi cetak menjadi file, dan lain

sebagainya.

Implementasi ERP dalam dunia bisnis

1. Best Practice dan Business Process Reengineering

Dalam praktiknya penerapan sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap best

practie, yaitu proses bisnis umum yang paling layak ditiru. Misalnya, bagaimana proses umum yang

sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing), penyusunan stok di gudang dan sebagainya.

Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari Sistem ERP, maka industri yang akan

mengimplementasikan ERP harus mengikuti best practice process (proses umum terbaik) yang

berlaku. Akan tetapi, permasalahan mulai timbul bagi industri di Indonesia. Sebagai contoh, adalah

permasalahan bagaimana merubah proses bisnis perusahaan sehingga sesuai dengan proses kerja

yang dihendaki oleh Sistem ERP, atau merubah Sistem ERP agar sesuai dengan proses kerja

perusahaan hal ini terutama dilakukan untuk modul sumber daya manusia (SDM), karena banyak

perusahaan di Indonesia memiliki peraturan dan kebijakan yang berbeda dibandingkan dengan

proses bisnis pada modul SDM yang terdapat pada sistem ERP pada umumnya, contohnya SAP.

Proses penyesuaian ini, dikenal juga sebagai proses Implementasi. Jika dalam kegiatan implementasi

diperlukan perubahan proses bisnis yang cukup mendasar, maka perusahaan harus melakukan

Business Process Reengineering (BPR) yang dapat memakan waktu berbulan bulan.

Ironisnya, tidak sedikit perusahaan di Indonesia yang melakukan Business Process Reengineering

(BPR) tidak hanya pada modul SDM pada paket ERP saja, namun perusahaan tersebut justru

melakukan penyesuaian pada modul lain diluar modul SDM, seperti purchasing, hal ini merupakan

penerapan ERP di Indonesia yang sangat disayangkan. Sebab, dengan melakukan Business Process

Reengineering pada modul lain selain modul SDM, sama saja dengan membeli paket ERP kosong,

karena salah satu faktor yang menentukan keberhasilan implementasi sistem ERP di perusahaan


15

adalah karena proses bisnis yang telah terintegrasi didalam paket ERP merupakan proses bisnis best

practice yang telah teruji reabilitasnya.

2. Modul-Modul yang Terdapat Pada Sistem ERP

a. Financial

1) FI Financial Accounting

Ditujukan untuk menyediakan pengukuran berkelanjutan terhadap keuntungan perusahaan. Modul

FI juga mengukur kinerja keuangan perusahaan, berdasarkan pada data transaksi intenal maupun

eksternal. Modul FI menyediakan dokumen keuangan yang mampu melacak (mengaudit) setiap

angka yang terdapat dalam suatu laporan keuangan hingga ke data transaksi awalnya.

2) CO-Controlling

Fungsi dari modul CO adalah untuk mendukung empat kegiatan operasional, seperti:

a) Pengendalian capital investment

b) Pengendalian aktivitas keuangan perusahaan, memonitor dan merencanakan pembayaran

c) Pengendalian pendanaan terhadap pembelian, pengadaan dan penggunaan dana di setiap area

d) Pengendalian biaya dan profit berdasarkan semua aktivitas perusahaan

3) IM Investment Management

Fungsi dari modul IM ini saling melengkapi dengan fungsi yang dijalankan oleh modul TR, namun

modul IM lebih spesifik ditujukan untuk menganalisis kebijakan investasi jangka panjang dan fixed

assets dari perusahaan dan membantu manajemen dalam membuat keputusan.

4) EC Enterprise Controlling

Tujuan dari modul EC adalah untuk memberikan akses bagi Enterprise Controller mengenai hal-hal

berikut :

a) Kondisi keuangan perusahaan

b) Hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan

c) Investasi

d) Maintenance dari aset perusahaan

e) Akuisisi dan pengembangan SDM perusahaan

f) Kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan keputusan, seperti ukuran pasar, market

share, competitor performance

g) Faktor-faktor struktural dari proses bisnis, seperti struktur produksi, struktur biaya, neraca dan

laporan rugi laba

5) TR Treasury


16

Modul TR berfungsi untuk mengintegrasikan antara cash management dan cash forecasting dengan

aktivitas logistik dan transaksi keuangan.

b. Distribution dan Manufacturing

1) LE Logistics Execution

Modul LE juga merupakan modul yang terintegrasi dengan modul yang lainnya, yaitu modul PP, EC,

SD, MM, PM dan QM. Pada intinya, modul ini fokus pada pengaturan logistik dari masa purchasing

hingga distribusi. Dari purchase requisition, good receipt hingga delivery.

2) SD Sales Distribution

Desain dari modul SD ditekankan kepada penggunaan strategi penjualan yang sensitif terhadap

perubahan yang terjadi di pasar. Prioritas utama dari penggunaan modul ini adalah untuk membuat

struktur data yang mampu merekam, menganalisis, dan mengontrol aktivitas untuk memberikan

kepuasan kepada pelanggan dan menghasilkan profit yang layak dalam periode akuntansi yang akan

datang.

3) MM Materials Management

Fungsi utama dari modul MM adalah untuk membantu manajemen dalam aktivitas sehari-hari dalam

tipe bisnis apapun yang memerlukan konsumsi material, termasuk energi dan servis.

4) PP Production Planning

Modul PP ini berfungsi dalam merencanakan dan mengendalikan jalannya material sampai kepada

proses pengiriman produk.

5) PM Plant Maintenance

Modul PM berfungsi untuk mendukung dan mengontrol pemeliharaan peralatan dan bangunan

secara efektif, mengatur data perawatan, dan mengintegrasikan data komponen peralatan dengan

aktivitas operasional yang sedang berjalan.

6) QM Quality Management

Modul QM terintegrasi dengan modul PP-PI Production. Salah satu fungsi dari modul QM adalah

untuk menyediakan master data yang dibutuhkan berdasarkan rekomendasi dari ISO-9000 series.

7) PS Project System

Modul PS dikonsentrasikan untuk mendukung kegiatan-kegiatan berikut ini:

a) Perencanaan terhadap waktu dan nilai

b) Perencanaan detail dengan menggunakan perencanaan cost element atau unit cost dan

menetapkan waktu kritis, pendeskripsian aktivitas dan penjadwalan

c) Koordinasi dari sumber daya melalui otomasi permintaan material, manajemen dan kapasitas

material, serta sumber daya manusia

d) Monitoring terhadap material, kapasitas dan dana selama proyek berjalan


17

e) Penutupan proyek dengan analisis hasil dan perbaikan

c. Human Resources

Berfungsi untuk:

1) Memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan tepat waktu terhadap gaji, benefit dan

biaya yang berkaitan dengan SDM perusahaan

2) Melindungi data personalia dari pihak luar

3) Membangun sistem rekruitmen dan pembangunan SDM yang efisien melalui manajemen karir

3. Biaya Implementasi ERP

Berikut merupakan komposisi biaya pada implementasi ERP

Dimana, Secara umum biaya implementasi bervariasi, sebagai

berikut:

1. Skala SME (Small-Medium) berkisar dari US$ 30.000

US$ 700.000

2. Skala Medium berkisar dari US$ 700.000 US$ 3 juta

3. Skala besar lebih dari US$ 3 juta

Gambar 15. Komposisi biaya pada implementasi ERP

EFFECTIVE ACQUISITION LESSON

Seperti dijelaskan dalam bagian sebelumnya, ada 4 tahapan yang dilalui oleh perusahaan yang

sedang dalam proses peralihan adopsi software. Sebenarnya Brown dalam bukunya sudah

menjelaskan dengan detail point apa saja yang diperlukan sehingga sebuah proyek pembelian

software bisa berhasil, yakni :

No Learning Point Description

1 Top management is

engaged in the

project, not just

involved

Kenapa manajemen tingkat atas harus terlibat karena bagaimanapun

juga hanya management tingkat atas yang bisa melihat pengaruh

sistem terhadap operasional perusahaan secara menyeluruh. Middle

management ataupun low level terkadang diragukan untuk melihat

dan mengambil keputusan secara bersinergi. Apalagi proses yang

memakan waktu lama sehingga diperlukan komunikasi yang baik

kepada para pemegang saham waupun kepada pihak luar yang

memang menjadi tanggung jawab management tingkat atas untuk

menjaga image yang baik.


18

2 Project leaders are

veterans, and team

members are

decision makers.

Karena proses ini termasuk kompleks sehingga dibutuhkan kebutuhan

pemimpin yang menguasai beberapa skill dari banyak bidang

dikarenakan anggota team yang juga mewakili bidangnya masing

masing.

3 Third parties fill

gaps in expertise

and transfer their

knowledge.

Kemampuan pihak ketiga sebagai sumber terpercaya management

tentu saja harus dibarengi dengan pengalaman yang cukup lama dan

bersedia membagi pengetahuan dengan team internal perusahaan.

4 Change

management goes

hand in hand with

project

planning.

Pola pikir para pengguna bahwa setelah penggunaan sistem baru

tidak hanya akan membutuhkan adaptasi di awal penerapan tetapi

juga membutuhkan training secara terus menerus, dan pola pikir baru

bagaimana menjalankan operasional dengan cara yang baru.

5 A satisficing mind-

set prevails.

Setelah masa penerapan software, perusahaan biasanya menghadapi

masa-masa vanilla atau menyerah dengan cepat untuk beberapa

modul atau fungsional yang sudah dapat dijawab oleh sistem baru,

dan berhenti untuk mengekplorasi untuk mendapakan sisi optimal

dari system tersebut. Biasanya management akan berhenti di angka

80% kegunaan berfungsi.

Dalam penelitian Poon dan Yu berikut adalah beberapa learning point yang dapat dijadikan

benchmark oleh Perusahaan lain yang akan melakukan peralihan adopsi software juga. Point penting

tersebut dijelaskan dengan 10 tips sebagai berikut:

No Learning

Point

Description

1 form a cross-

functional

acquisition

team and

organize

regular

project

meetings

Adanya team yang dibuat khusus untuk proses akuisisi software yang terdiri

dari berbagai fungsi departemen serta secara rutin mengadakan pertemuan

dapat dikatakan sebagai salah satu sumber suksesnya proses ini.

Dalam keempat contoh perusahaan yang dibahas sebelumnya, Beverage

walaupun memiliki team yang terdiri dari IT dan Analisa Bisnis tersebut tetapi

tidak menjalankan meeting secara rutin sehingga waktu penentuannya ( 1

tahun ) dan penerapannya (3,3 tahun ) termasuk yang paling lama.


19

2. develop a

formal

project plan

Melihat dari kasus yang ada, perusahaan-perusahaan yang berada di

Hongkong memandang proses ini lebih tidak resmi sehingga proses

didalamnya lebih bernuansa tidak resmi juga, hal yang berbeda dirasakan

untuk project yang dilaksanakan di Australia dimana (Stationary) yang dengan

detail menggambarkan step by step untuk bisa melaksanakan project ini tepat

pada waktu dan hasil yang direncanakan di awal.

Hasil yang didapat dalam studi kasus adalah hasil memuaskan dan tepat

waktu.

3 involve

people with

prior ERP

knowledge

Electronics adalah satu satunya keadaan dimana anggota didalamnya sudah

memiliki pengalaman sebelumnya dalam penerapan software berbasis ERP.

Hal ini dibuktikan dengan periode penentuan terpendek yakni 3 bulan dan

implementasi yang hanya membutuhkan 8 bulan saja.

4 develop a

business case

Tidak dapat dipungkiri bawah salah satu alasan kenapa perusahaan

menerapkan ERP adalah karena kebutuhan perusahaan itu sendiri, tetapi tidak

dapat dibohongi juga bahwa keberhasilan pesaing dalam menerapkan ERP

juga menjadi motvasi lain yang dimiliki oleh perusahaan. Seperti dicontohkan

salah satu kebutuhan dari analis :

- system disintegration

- operational inefficiency,

- inability to fulfil customers demand

- unavailability of information for management and forecast

5 avoid

business

process

reengineering

(BPR)

Salah satu resiko dalam membeli sebuah sistem adalah adanya perubahan

operasional yang membuat management harus melakukan reengineering atau

rancang ulang. Sehingga dari awal harus dipahami oleh management bahwa

nature perusahaan yang membutuhkan perubahan secara cepat kurang bisa

menggunakan metode akuisisi software ini.

Tetapi akan menjadi nilai tersendiri jika perusahaan bisa secara simultan

melakukan sebuah perubahan operasional bersamaan juga dengan mengganti


20

system mereka. Perubahan yang kompleks ini akan menjadi hal yang sangat

sulit diduplikasi oleh para pesaing.

6 attend to

constraints

Perubahan keadaan memang tidak dapat dihindari dalam proses

implementasi softaware, seperti juga yang dihadapi oleh studi case diatas,

Beverage, Optic dan Stationary menyadari bahwa peralatan computer dan

software sebelumnya yang mereka sudah gunakan tidak dapat mensupport

ERP yang sedang diimplementasikan. Sehingga akhirnya keputusa diambil

untuk menambahkan budget pembelian hardware dan software dan tentu

saja memerlukan effort lebih bagi management untuk mngadaptasikan

dengan operasional yang sedang berlangsung.

7 recruit

external

consultants

Dari kasus diatas, mereka tidak menghire konsultan dari luar karena banyak

alasan dan salah satunya adalah hemat biaya. Mereka juga percaya bahwa

pihak luar akan kurang mengerti mengenai keadaan internal perusahaan dan

informasi yang dikumpulkan akan lebih efektif dan mendalam jika dilakukan

oleh anggota perusahaan itu sendiri.

Stationary tidak melibatkan pihak luar dengan alasan yang berbeda lagi yakni

untuk alasan keaman. Tetapi sebenarnya ada beberapa fungsi dari adanya

konsulan eksternal tentu saja dengan persyaratan kedua belah pihak

1. Pihak independence untuk membandingkan dengan project

sebelumnya di klien lainnya

2. Kepercayaan diri untuk bisa tepat waktu biaya serta tujuan

3. Seluruh keputusan material masih di tangan manajemen

8 prepare a

comprehensiv

e list of

evaluation

criteria

Tiga perusahaan yang berlokasi di Hongkong tidak membuat perbandingkan

criteria secara komprehensif, mereka lebih memikirkan bagaimana kendala

bahasa bisa terjawab karena operasional mereka lebih menggunakan bahasa

mandarin. Hal yang berbeda dengan criteria yang dipilih oleh Stationary

dimana harga menjadi pertimbangan utama dalam pemilihan vendor.

9 adopt an

appropriate

package

Ada 3 pendekatan untuk pada akhirnya memilih software yang digunakan

yakni

1. Detailed requirements: - identifikasikan kebutuhan perusahaan


21

selection

approach

dengan apa yang diberikan oleh package

2. Key requirements: - langsung membandingkan berdasarkan vendor

dan secara cepat menentukan diskriminasi atau kekurang yang pasti

akan muncul

3. Proof-of-concept: - metode ini lebih mudah lagi karena langsung

mengarah pada software yang umumnya digunakan lalu

mengelaborasikan kebutuhan yang terpenuh dan kekurangannya.

10 use

appropriate

decision-

making

strategies

and styles

Menggunakan perhitungan manifest dimana diyakini bahwa pilihan yan

terbaik adalah yang dapat memaksimalkan pencapaian tujuan perusahaan.

Kesesuaian dengan pengguna adalah yang utama, ada 2 cara yang biasanya

dilakukan untuk mengetes kesesuaian yakni

1. group-consultative style, dimana ketua team akan menshare masalah

yang ada kepada anggota team untuk akhirnya bisa bersepakat atas

kesimpulan yang diambil

2. group agreement style, disini grup berwenang untuk mengembangkan

alternative untuk pada akhirnya dilakukan consensus.

Sumarry

Membeli paket perangkat lunak adalah sebuah alternatif untuk pengembangan perangkat

lunak yang telah semakin dikejar oleh organisasi dari semua tingkatan sejak awal 1990-an. Fakta

bahwa solusi yang dikemas dapat diimplementasikan lebih cepat duibandingkan solusi custom-

development dengan fungsi yang sama atau serupa adalah keuntungan besar yang dengan cepat

merubah lingkungan bisnis saat ini pada vendor yang bisa keluar dari bisnis.

Proses untuk membeli aplikasi didasarkan pada fase life cycle yang sama sebagai pendekatan

yang lazim digunakan yakni: Definisi, Konstruksi, dan Implementasi. Bahkan jika sebuah aplikasi

harus dibeli, sebuah organisasi harus terlebih dahulu menetapkan kebutuhan dasarnya sebuah

sistem sebelum mencoba untuk memilih yang terbaik dari solusi aplikasi yang tersedia. Fase definisi

juga mencakup pengembangan sebuah RFP untuk dikirim ke vendor perangkat lunak dan evaluasi

respon penjual. Jika berhasil, fase definisi berakhir dengan kontrak penjual, yang harus

dinegosiasikan dengan bantuan spesialis kontrak.

Sedangkan dalam kenyataannya dalam mengadopsi solusi ERP bukan semata-mata masalah

teknis tetapi juga merupakan salah satu strategi penting, karena sistem ERP yang dipilih akan

memiliki dampak bisnis besar pada perusahaan. Namun demikian, dalam lingkungan bisnis yang


22

berubah cepat saat ini, proses pengadaan ERP yang agak rumit harus direncanakan dan dikelola

dengan sangat baik untuk memastikan sistem ERP yang tepat untuk dipilih.


23

JURNAL

Investigating ERP systems procurement practice: Hong Kong and Australian experiences

By Pak-Lok Poon, Yuen Tak Yu

Integrasi sistem informasi sekarang umum diakui menjadi senjata strategis yang kuat yang

mempertajam daya saing suatu perusahaan dalam lingkungan bisnis yang sangat volatile hari ini.

Integrasi tersebut dapat dicapai dengan mengganti aplikasi warisan terputus dan tidak kompatibel

dengan perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) sistem. Seiring dengan pertumbuhan yang luar

biasa dari pasar ERP, kita telah melihat sejumlah kasus kegagalan adopsi ERP. Kasus kegagalan

tersebut menunjukkan bahwa tidak semua perusahaan tahu bagaimana untuk mengadopsi solusi

ERP secara efektif.

Oleh karena itu, tujuan dari penelitian ini adalah Untuk mengeksplorasi dan mengidentifikasi

praktek-praktek penting dari pengalaman nyata di kawasan Asia-Pasifik yang dapat menjelaskan

keberhasilan sebuah perusahaan dalam pengadaan ERP, dengan maksud yang jelas ke arah

perumusan pelajaran berguna yang menginformasikan praktisi dan kontribusi untuk kemajuan

dalam praktek pengembangan perangkat lunak dalam organisasi.

Metode yang digunakan yaitu membuat sebuah desain multi-kasus yang melibatkan tiga

perusahaan China yang berbasis di Hong Kong dan perusahaan lokal di Australia dipekerjakan. Kami

mengumpulkan, memverifikasi, dan menganalisis informasi tentang praktek pengadaan ERP di setiap

perusahaan subjek dengan cara wawancara semi-terstruktur, ulasan arsip, dan pemeriksaan

anggota.

Hasil Penelitian telah menggambarkan penelitian lintas-regionalnya terhadap tiga

perusahaan China dan perusahaan Australia yang telah melakukan adopsi ERP. Kami telah

melaporkan pengalaman bagaimana mereka melakukan latihan adopsi, dengan mengacu pada

model proses pengadaan ERP {figure. 1}

Berdasarkan temuan dan pengamatan dari penelitian ini, dapat disimpulkan dimana

terdapat 10 pelajaran yang berkaitan dengan berbagai tahapan proses pengadaan ERP. Peneliti

percaya bahwa tujuan penelitian utama ini telah dipenuhi, seperti pelajaran ini, dilihat dari

pengalaman nyata, telah menjawab pertanyaan penelitian pertama peneliti (yaitu, RQ1 dalam

Bagian 3.1) dengan menyediakan wawasan dan pedoman pragmatis dalam praktek untuk membantu

perusahaan melakukan pelatihan pengadaan ERP dengan sukses. Berkenaan dengan tujuan

penelitian sekunder pada jurnal ini, peneliti telah mengidentifikasi beberapa perbedaan penting

dalam praktek pengadaan ERP pemerintah antara perusahaan Hong Kong dan perusahaan Australia.

Observasi ini telah menjawab pertanyaan penelitian kedua dalam jurnal ini (yaitu, RQ-2 dalam


24

Bagian 3.1) dan memberikan bukti lebih lanjut untuk mendukung beberapa peneliti temuan lain

bahwa perbedaan budaya yang dilakukan telah mempengaruhi proses adopsi ERP.

Selanjutnya penelitian ini telah di follow-up secara general dalam bentuk pertanyaan

penelitian untuk penelitian selanjutnya. Pertama, seperti yang dijelaskan dalam pasal 5, meskipun

pandangan yang bertentangan dalam literatur mengenai apakah BPR harus dilakukan pada saat

adopsi ERP, semua perusahaan yang menjadi subjek penelitian ini memang sengaja dihindari BPR

dalam rangka untuk memastikan bahwa proyek adopsi ERP dapat diselesaikan tepat waktu dan

sesuai anggaran. Berkenaan dengan masalah ini, terdapat beberapa pertanyaan penelitian yang

tetap terbuka. Beberapa perusahaan yang memiliki waktu dan anggaran kurang dibatasi dapat

memilih untuk melakukan BPR bersamaan dengan adopsi ERP. Kemudian dua pertanyaan secara

alami mengikuti. Satu pertanyaan adalah berapa banyak usaha ekstra yang memang benar-benar

diperlukan untuk perforrn BPR bersamaan dengan adopsi ERP. Pertanyaan lain adalah bagaimana

BPR bersamaan mempengaruhi pemeliharaan dimasa depan terhadap sistem ERP yang diadopsi.

Karena BPR dilakukan dengan penerapan ERP bersama-sama dapat mencapai manfaat yang luar

biasa mengingat konteks yang tepat, itu akan menjadi menarik dan berharga untuk melakukan studi

kasus lebih lanjut dengan fokus utama pada pertanyaan penelitian tersebut.

Kedua, kita tidak mencoba untuk mengukur keberhasilan implementasi ERP dalam jangka

panjang, seperti mempertimbangkan peningkatan kinerja internal dan eksternal perusahaan setelah

implementasi sistem untuk jangka waktu yang panjang, yang runag lingkup terluar dari

pembelajaran yang sedang kita dalami saat ini. Sebuah studi longitudinal diperlukan untuk

menyelidiki dengan cara apa praktek pengadaan ERP mempengaruhi keberhasilan jangka panjang

dari proyek yang diadopsi

Akhirnya, meskipun peneliti telah mengamati bukti dampak adanya perbedaan budaya pada

beberapa praktek pengadaan ERP, penelitian ini telah dibatasi oleh jumlah perusahaan yang menjadi

subjek yang dipelajari dan jumlah lokasi dari perusahaan. Akan menarik untuk memperluas

penelitian ini untuk bisa membandingkan praktek perusahaan di tempat lain di kawasan Asia-Pasifik,

tidak hanya kontras perbedaan budaya antara Timur dan Barat, tetapi juga di antara berbagai negara

atau kota-kota seperti Singapura, India, dan Cina daratan. Bagaimanapun, studi kasus yang

melibatkan lebih banyak perusahaan pasti akan memberikan informasi lebih banyak dan lebih

memperkuat validitas dan generalisasi dari hasil penelitian dan pelajaran.


25

KASUS

ANALISIS IMPLEMENTASI SISTEM ERP (Enterprise Resource Planning)

(Studi Pada PT. Jepe Press Media Utama Surabaya)

Oleh Fachriza Amri, Endang Siti Astuti, dan Riyadi

Bersamaan dengan perkembangan industri perusahaan penerbitan di Indonesia, serta

untuk mengatasi persaingan antar perusahaanperusahaan penerbit, diperlukan sebuah strategi

yang kreatif dan inovatif dalam rangka agar perusahaan dapat tetap bertahan dan bersaing pada

kompetisi di dunia usaha.Strategi tersebut harus disusun secara terintregasi dengan baik dan

dapat secara efektif menjalankan operasional perusahaan.Salah satu strategi yang sering

digunakan sebuah perusahaan untuk meningkatkan efektifitas operasional perusahaan adalah

memisahkan beberapa tugas-tugas perusahaan menjadi beberapa divisi.

Divisi-divisi pada sebuah perusahan umumnya memiliki nama yang sesuai dengan

tugasnya masing-masing. Divisi Pemasaran adalah divisi yang bertugas untuk memasarkan semua

produk yang dihasilkan oleh perusahaan, Divisi Keuangan adalah divisi yang bertugas mencatat

serta mengatur masalah keuangan, Divisi HRD (Human Resources Development) adalah divisi

yang bertugas recruitment, pengembangan kinerja karyawan dan pemutusan hubungan kerja,

Divisi Produksi adalah divisi yang bertugas menyediakan produk yang akan dipasarkan, Divisi

Sistem Informasi adalah divisi yang bertugas untuk menjalankan sistem operasional perusahan

dalam rangka mempermudah alur birokrasi perusahaan.

ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sebuah sistem berbasiskan komputer yang

didesain untuk memproses transaksi-transaksi perusahaan dan memfasilitasi perencanaan yang

terintegerasi dan real time, produksi, dan respon konsumen (OLeary, 2000).Menurut Hau dan

Kuzic (2010) ERP (Enterprise Resource Planning) adalah multi-modul, solusi aplikasi pengemasan

bisnis yang memungkinkan organisasi untuk mengintegrasikan proses bisnis dan kinerja

perusahaan, pendistribusian data umum, pengelolaan sumberdaya serta menyediakan akses

informasi secara aktual. Sistem ERP(Enterprise Resource Planning) ini telah menunjukkan

penawaran berupa perbaikan yang signifikan dalam efisiensi, produktivitas, profitabilitas,

kualitas layanan, kepuasan pelangganan, keputusan meminimalisir biaya serta pembuat keputusan

yang efektif.

Menurut Hau dan Kuzic (2010) keuntungan utama penerapan ERP (Enterprise Resource

Planning) adalah sistem ini mengintegrasi divisi fungsional dan arus informasi kedalamsistem

tunggal baik divisi pemasaran, keuangan, HRD dan produksi. Sistem ERP (Enterprise Resource

Planning)juga memungkinkan hubungan semua proses bisnis dalam perusahaan mulai dari awal


26

proses perencanaan hingga tahap akhir setelah penjualan layanan kepada pelanggan. Keefektifan

menggunakan ERP mengintegrasikan informasi yang digunakan dalam berbagai bidang seperti

akutansi, manufaktur, distribusi , dan HRD menjadi sebuah sistem komputasi yang berkualitas.

Sehingga dipastikan bahwa data yang sama dapat disimpan dan diunduh oleh karyawan dan

manajer dalam setiap tahap proses bisnis yang ada. Selain itu, ERP memfasilitasi proses

otomatisasi yang dapat berkontribusi dalam eningkatkan efisiensi usaha, peningkatan mutu dan

pengurangan biaya administrasi.

Sistem ERP ini digunakan oleh PT. JePe Press Media Utama Surabaya, yang merupakan

perusahaan yang bergerak di bidang penerbitan buku dan alat peraga sekolah. Penggunaan

sistem ERP ini pada PT. JePe Press Media Utama Surabaya lebih ditekankan pada integrasi

atau hubungan-hubungan antar divisi perusahaan, yang nantinya dapat memudahkan proses

administrasi, order barang, pembayaran tagihan barang, dan perncanaan stok barang di gudang

dan prosesproses transaksi antara pelanggan dan perusahaan.

Akan tetapi, implementasi sistem ERP (Enterprise Resource Planning) pada PT. JePe

Press Media Utama Surabaya terdapat beberapa kendala yang menyebabkan sistem ERP

(Enterprise Resource Planning) ini tidak bekerja sebagaimana mestinya. Pokok permasalahan

tersebut terletak pada usersyang menggunakan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) yang

dirasa kurang disiplin dalam memasukkan datadata laporan perusahaan. Salah satu penyebab

kurang disiplinya users adalah kerena sistem ERP (Enterprise Resource Planning) dirasa kurang

fleksibel apabila diaplikasikan pada users yang memiliki jam kerja lebih dan sedang berada di

lapangan atau diluar kantor.

Akibatnya, terjadi keterlambatan update data yang dibutuhkan oleh beberapa divisi-

divisi perusahaan. Keterlambatan update data tersebut dapat mempengaruhi menejemen

puncak dalam pengambilan keputusan dan menentukan strategistrategi perusahaan selanjutnya.

Selain itu, oleh karena sistem ini mengintergrasi oleh divisi-divisi yang lain di lingkungan

perusahaan, maka datadata pada divisi-divisi tersebut juga ikut berpengaruh.

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui, menganalisis, mendeskripsikan implementasi

sistem ERP (Enterprise Resource Planning) pada PT. JEPE PRESS MEDIA UTAMA Surabaya.

Analisis Kelemahan Sistem

Sistem informasi tidak selalu berfungsi dengan baik, setiap sistem pasti mempunyai

kelemahan dari keunggulan yang dimiliki.Kelemahan suatu sistem bisa terjadi karena faktor

teknis, baik dari segi komponen yang membentuk atau yang mendukung sistem (user,

hardware, software, data dan jaringan) atau bisa karena faktor alam (bencana alam).


27

Sistem informasi yang baik tidak selalu menghasilkan informasi yang baik.Tingkat

kebaikan sistem informasi tidak bisa dinilai dari mahal tidaknya dan lama pembuatan sistem

tersebut. Namun sistem yang baik adalah sistem yang mampu mengubah sumber daya input

menjadi sumber daya output yang mempunyai kualitas dari segi keakuratan dan teruji

kebenarannya, kesempurnaan, tepat waktu, relevan, serta mudah dan murah. Untuk mencapai

output dengan kualitas yang baik, harus berasal dari input yang baik pula. Jika input buruk

(tidak lengkap dan akurat) maka output yang dihasilkan akan buruk pula.

Seperti sistem ERP (Enterprise Resource Planning) yang mengintegrasikan, mengatur,

mengolah, dan mengelola data perusahaan pasti menginginkan informasi yang berkualitas bagi

manajemen.Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) ini mengintegrasikan sistem internal dan

eksternal manajemen informasi seluruh organisasi, mencakup keuangan/akuntansi, manufaktur,

penjualan dan pelayanan, manajemen hubungan pelanggan.Sistem ERP (Enterprise Resource

Planning) mengotomatisasi kegiatan ini dengan aplikasi perangkat lunak terpadu menggunakan

Oracle yang dibuat oleh perusahaan yang bergerak dalam bidang IT yaitu Oracle

Corporation.Untuk membuat sistem ini PT.JEPE PRESS MEDIA UTAMA Surabaya menggunakan jasa

dari PT. ROA untuk membuat sistem ERP (Enterprise Resource Planning).

Hal yang menjadi masalah paling vital adalah saat sistem tersebut mengalami error

data.Error data disini yang dimaksud adalah sistem tidak bisa diakses atapun untuk menginput

data. Masalah seperti ini timbul karena tempat penyimpanan data mengalami gangguan

ataupun bisa overload data. Untuk mengatasi masalah tersebut pihak admin harus menghapus

data-data yang sudah tidak terpakai atau membackup data ke media penyimpanan lain. Terkait

masalah ini seharusnya perusahaan tidak hanya memakai satu server sebagai media penyimpanan

data, dan harus membuat server baru sebagai cadangan apabila server yang satu mengalami

overload data.

Jaringan internet sangat penting dalam sistem ini untuk melakukan input data, karena

sistem ERP (Enterprise Resource Planning) ini penginputan data dilakukan secara online. Dalam

hal ini, perusahaan memiliki masalah pada jaringan internet apabila karyawan sedang

ditugaskan di luar kantor dan mengharuskan untuk dapat meninput data saat itu juga. Karena

sistem ERP (Enterprise Resource Planning) ini terdiri dari peramalan, perencanaan dan

penjadwalan, jadi data harus dapat di input secara cepat dan akurat. Untuk mengatasi

masalah tersebut pihak perusahaan seharusnya membekali setiap karyawan dengan media

penghubung internet seperti modem ataupun sejenisnya. Untuk itu karyawan dapat menginput

data kapan saja dan di mana saja, sehingga tidak terjadi keterlambatan untuk input data dan

meminimalkan terjadi kesalahan dalam pengolahan data.


28

Perawatan suatu sistem informasi memang tidak mudah dan murah. Apalagi jika sistem

tersebut merupakan buatan perusahaan lain, sehingga mengeluarkan biaya untuk

maintenance.Pihak perusahaan menghubungi admin dari PT. ROA untuk melakukan

maintenance, hal ini perusahaan harus mengeluarkan biaya untuk perawatan tersebut. Hal ini

karena perusahaan tidak mempunyai karyawan yang ahli dalam menangani sistem ERP

(Enterprise Resource Planning).

Selain dari segi perawatan sistem, sisi karyawan juga menjadi sorotan.Hal ini terkait

masalah kualitas yang dihasilkan dari sistem tersebut.Kurangnya komunikasi yang terjalin antara

sesama karyawan sering mengakibatkan terjadinya keterlambatan dalam menginput

data.Misalnya, saat divisi keuangan membutuhkan data dari divisi marketing terkait data

keuangan pelanggan, tetapi divisi marketing terlambat memberikan data karena tidak terjalin

komunikasi yang baik antara sesama divisi. Untuk mengatasi masalah ini perusahaan

seharusnya memberikan pengenalan, pelatihan dan pengarahan kepada setiap karyawan akan

pentingnya komunikasi antara sesama karyawan demi meminimalisir keterlambatan data,

kesalahan penginputan data dan mengesampingkan kepentingan pribadi masing-masing

karyawan.

Analisis Keunggulan Sistem

Disamping suatu sistem mempunyai kelemahan, terdapat keunggulan yang

menjadikannya mempunyai keuntungan dalam menggunakannya. Keunggulan ini yang akan

menghasilkan suatu informasi yang berkualitas bagi manajemen.

Keunggulan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) adalah mengintegrasikan proses

segudang dimana bisnis beroperasi, menghemat waktu dan biaya, keputusan dibuat lebih cepat

dan dengan lebih sedikit kesalahan, data menjadi terlihat di seluruh perusahaan.Keunggulan lain

dari ERP (Enterprise Resource Planning) memudahkan karyawan dalam menentukan jumlah

persediaan barang, memasukkan data transaksi, mengatur penerimaan dan pengeluaran kas

perusahaan, memudahkan karyawan dalam proses order yang dilakukan konsumen,

mencocokkan pembelian, persediaan barang, dan penetapan biaya

Berdasarkan wawancara, observasi, dan dokumentasi yang telah dilakukan oleh peneliti

terdapat beberapa kelemahan yang terjadi pada sistem yang selama ini diterapkan oleh PT. JEPE

PRESS MEDIA UTAMA Surabaya. Kelemahan-kelemahan tersebut antara lain:

a. Sering terjadi error yang disebabkan adanya gangguan pada tempat penyimpanan data

ataupun bias dataoverload.

b. Minimnya jaringan internet jika karyawan ditugaskan di luar kantor.


29

c. Masih menggunakan jasa admin dari luar perusahaan selaku pembuat sistem ERP


d. Kurangnya komunikasi yang terjalin antara sesama karyawanyang menyebabkan sering

terjadi keterlambatan data untuk di input.

Untuk itu peneliti memberikan usulan pemecahan masalah dari beberapa kelemahan dari

sistem ERP (Enterprise Resource Planning) yang sedang berjalan saat ini, dengan cara sebagai

berikut :

a. Data yang tidak terpakai dihapus atau dilakukan backup ke media penyimpanan lain.

b. Memberikan fasilitas kepada karyawan berupa modem atau sejenisnya untuk memudahkan

karyawan mengakses sistem jika tidak ada jaringan internet di luar kantor.

c. Memberikan pelatihan kepada admin IT perusahaan untuk dapat melakukan perawatan dan

perbaikan jika terjadi kerusakan pada sistem untuk menghemat biaya dan peningkatan

kualitas tenaga ahli perusahaan.

d. Pemberian, pengenalan, pelatihan dan pengarahan kepada setiap karyawan akan

pentingnya komunikasi antara sesama karyawan demi meminimalisir keterlambatan data,

kesalahan penginputan data dan mengesampingkan ego masing-masing karyawan.

Kesimpulan yang dapat ditarik dari Hasil pengamatan terhadap sistem ERP (Enterprise

Resource Planning) dan wawancara dengan manajemen tingkat atas/direktur, kepala divisi dan

admin IT, dan kepala-kepala divisi yang ada di PT. JEPE PRESS MEDIA UTAMA Surabaya, yaitu

sebagai berikut:

a) Secara keseluruhan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) sudah dapat

mengintegrasikan dan memudahkan proses bisnis yang berjalan.

b) Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan sistem yang baik dan cepat dalam

pengelolaan dan pengolahan data serta mudah dalam penggunaannya.

c) Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) sudah terhubung dengan jaringan internet yang

kuat, yang memudahkan user dalam mengakses sistem.

d) Kecepatan dan ketepatan input data di dalam sistem sudah baik, sehingga menghasilkan

informasi yang berkualitas.

e) Walaupun sudah cukup baik, namun masih sering kurang terjalinnya komunikasi yang baik

antara user sehingga sering mengalami keterlambatan input data.

Setelah dilakukan pengamatan langsung pada sistem ERP (Enterprise Resource Planning)

dan wawancara dengan manajemen tingkat atas/direktur, kepala divisi dan admin IT dan


30

kepala-kepala divisi lainnya, telah ditemukan beberapa kelemahan pada sistem, yaitu sebagai

berikut:

a) Terkait penginputan data sering terjadi overload data.

b) Terkait pemeliharaan (maintenance) sistem ERP (Enterprise Resource Planning) jika terjadi

error atau missing data, admin harus menghubungi vendor pembuat sistem untuk

melakukan perbaikan.

c) Keterlambatan input data yang terjadi karena kurangnya komunikasi antar karyawan (user).

d) Minimnya ketersediaan jaringan internet pada karyawan apabila ditugaskan diluar kantor.

e) Kurangnya pelatihan kepada admin perusahaan terkait pemahaman tentang sistem ERP



31

DAFTAR PUSTAKA

Amri, Fachriza. 2013. Analisis Implementasi Sistem ERP (Enterprise Resources Planning) (Studi Pada

PT. JEPE PRESS MEDIA UTAMA SURABAYA). Jurnal Administrasi Bisnis Vol.2 no. 2.

http://administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id/index.php/jab/article/view/102

Poon, Pak-Lok; dan Yuen Tak Yu. 2010. Investigating ERP systems procurement practice: Hong

Kong and Australian experiences. Elsevier Journal Information and Software Technology

Volume 52, Issue 10, Page 1011-1022.

http://www.sciencedirect.com/science/journal/09505849/52/10

Yasin, Verdi. 2013. Pentingnya Sistem Enterprise Resource Planning (Erp) Dalam Rangka Untuk

Membangun Sumber Daya Pada Suatu Perusahaan. Jurnal : Manajemen Informatika. Edisi: No.4

Tahun VI/ Januari 2013. ISSN : 2086 1052

Brown, Carol V; Daniel W. Dehayes; Jeffrey A. Hoffer; E. Wainright Martin; and William C. Perkins.

2010. Managing Information Technology Seventh Edition. Prentice Hall is an imprint of Pearson.

ISBN 10: 0-13-214632-0. ISBN 13: 978-0-13-214632-6

managing information technology chapter 10

Documents