m a g i s t r s k a n a l o g a - milovan...

FAKULTETA ZA INFORMACIJSKE ŠTUDIJE

V NOVEM MESTU

M A G I S T R S K A N A L O G A

ŠTUDIJSKEGA PROGRAMA DRUGE STOPNJE

INGRID KRAGELJ

FAKULTETA ZA INFORMACIJSKE ŠTUDIJE

V NOVEM MESTU

MAGISTRSKA NALOGA

PROCESNI NAČRT UPRAVLJANJA ŠOLSKEGA

SPLETNEGA MESTA

Mentorica: doc. dr. Mojca Ciglarič

Novo mesto, julij 2011 INGRID KRAGELJ

IZJAVA O AVTORSTVU

Podpisana Ingrid Kragelj, študentka FIŠ Novo mesto, v skladu z določili statuta FIŠ izjavljam:

da sem magistrsko nalogo pripravljala samostojno na podlagi virov, ki so navedeni v magistrski nalogi,

da dovoljujem objavo magistrske naloge v polnem tekstu, v prostem dostopu, na spletni strani FIŠ oz. v digitalni knjiţnici FIŠ (obkroţi odločitev):

o takoj, o po preteku 12 mesecev po uspešnem zagovoru, o ne dovoljujem objave na spletni strani oz. v elektronski knjiţnici FIŠ zaradi

prepovedi organizacije, v sklopu katere je bil pripravljen empirični del naloge. da je magistrska naloga, ki sem jo oddala v elektronski obliki, identična tiskani verziji, da je magistrska naloga lektorirana.

V Novem mestu, dne 1. 7. 2011 Podpis avtorice ______________________

POVZETEK

Novo stoletje je prineslo nove razseţnosti prostora in časa. Komunikacijske poti so odprte,

uporabniki pričakujejo več od kreativno zasnovanih in oblikovanih informacijskih rešitev;

zahtevajo namreč jasne in strokovne informacije ter odzivnost pošiljatelja.

Magistrsko delo obravnava informatizacijo šole. Šola nove dobe je namreč občutljiv poslovni

sistem, ki mora komunicirati hitro, kvalitetno, dinamično, v sodelovalnem duhu. Odprtost

šole v svet skozi kakovostno, uspešno in učinkovito šolsko spletno mesto je ena teţjih nalog,

saj zahteva mnogo tehničnih, oblikovalskih, projektno organizacijskih znanj, pa tudi čedalje

več socialnih veščin in razumevanja sodobnih komunikacijskih potreb uporabnikov šolskega

spletnega mesta.

Ključne besede: Upravljanje poslovnih procesov, šolsko spletno mesto, spletno

komuniciranje, vzpostavitev in upravljanje šolskega spletnega mesta, kakovost šolskega

spletnega mesta, procesni pristop.

ABSTRACT

The new century has brought new dimensions of space and time. Communication channels

are opened, and the participants expect more than creative-designed and developed IT

solutions. Required is clear and expert information and responsiveness of the sender.

Master's thesis deals with the informatization of schools. Contemporary school is a sensitive

business system, which needs to communicate fast, high-quality, dynamic, in collaborative

spirit. Openness of school in the world through quality, efficient and effective school website

is a difficult task. It requires a lot of technical, design, project organizational skills, as well as

an increasing number of social skills and understanding of modern communication needs.

Key words: Business Process Management, school website, online communication, the

establishment and management of the school website, the process approach.

KAZALO

1 UVOD ....................................................................................................................... 1

1.1 Opredelitev problema ........................................................................................... 1 1.2 Namen in cilji magistrske naloge ........................................................................... 2 1.3 Metode dela ........................................................................................................ 3

2 UPRAVLJANJE POSLOVNIH PROCESOV ........................................................................ 4

2.1 Funkcijska organiziranost ..................................................................................... 4 2.2 Procesna organiziranost ....................................................................................... 4 2.3 Procesni pristop ................................................................................................... 6

3 SPLETNO KOMUNICIRANJE ŠOLE ................................................................................ 7

3.1 Komuniciranje ..................................................................................................... 7 3.2 Elektronsko komuniciranje .................................................................................... 8 3.3 Informatizacija šole ........................................................................................... 10

3.3.1 Cilj informatizacije šole ............................................................................ 11 3.3.2 Pogoji za uspešno informatizacijo ............................................................. 11 3.3.3 Uporaba IKT v šolstvu ............................................................................. 12 3.3.4 Internet ................................................................................................. 12

3.4 Spletno komuniciranje šole ................................................................................. 16 3.4.1 Cilji spletnega komuniciranja šole ............................................................. 16 3.4.2 Oblike spletnega komuniciranja šole ......................................................... 17 3.4.3 Vloga spletnega komuniciranja šole .......................................................... 18

4 PRIMER VZPOSTAVITVE ŠOLSKEGA SPLETNEGA MESTA ............................................. 19

4.1 Projektna pobuda .............................................................................................. 20 4.2 Zagon projekta .................................................................................................. 20 4.3 Priprava projekta ............................................................................................... 21 4.4 Izvajanje projekta .............................................................................................. 23

4.4.1 Analiza informatiziranosti šole .................................................................. 25 4.4.2 Mnenjska raziskava obstoječega spletnega mesta ...................................... 26 4.4.3 Analiza obstoječega spletnega mesta ........................................................ 28 4.4.4 Gradnja spletišča .................................................................................... 35

4.5 Evalvacija projekta ............................................................................................. 43

5 RAZISKAVA VZPOSTAVLJANJA IN UPRAVLJANJA ŠOLSKIH SPLETNIH MEST .................. 45

5.1 Opredelitev raziskovalnega problema .................................................................. 45 5.2 Cilji in potek raziskave ........................................................................................ 45 5.3 Hipoteze oziroma raziskovalna vprašanja ............................................................. 46 5.4 Metodologija ..................................................................................................... 46

5.4.1 Oblikovanje vprašalnika ........................................................................... 46 5.4.2 Izdelava anketnega vprašalnika ................................................................ 48 5.4.3 Vzorčenje in pridobivanje sodelujočih ........................................................ 49 5.4.4 Zajem podatkov ...................................................................................... 50 5.4.5 Procesiranje podatkov ............................................................................. 51 5.4.6 Analiza odgovorov ................................................................................... 52 5.4.7 Rezultati raziskave .................................................................................. 63

6 PROCESNI NAČRT VZPOSTAVITVE IN UPRAVLJANJA ŠOLSKEGA SPLETNEGA MESTA ..... 68

6.1 Zasnova procesa ............................................................................................... 69 6.1.1 Kaj načrtuje šola? ................................................................................... 70 6.1.2 Kaj pričakujejo uporabniki? ...................................................................... 71 6.1.3 Procesni cilj ............................................................................................ 72 6.1.4 Identifikacija procesa .............................................................................. 73 6.1.5 Določitev skrbnika procesa ....................................................................... 74

6.2 Modeliranje procesa ........................................................................................... 74 6.2.1 Načrtovanje procesnih aktivnosti .............................................................. 76 6.2.2 Načrtovanje prvin poslovnega procesa ...................................................... 76 6.2.3 Določitev članov procesnega tima ............................................................. 77 6.2.4 Načrtovanje uporabnosti spletnega mesta ................................................. 78 6.2.5 Zagotovitev dostopnosti uporabnikom s posebnimi potrebami ..................... 79 6.2.6 Tehnična zasnova spletnega mesta ........................................................... 80 6.2.7 Načrtovanje vsebin spletnega mesta ......................................................... 81 6.2.8 Določitev informacijske arhitekture spletnega mesta .................................. 82 6.2.9 Določitev navigacijske strukture spletnega mesta ....................................... 84 6.2.10 Izbira oblikovne podobe spletnega mesta .................................................. 85 6.2.11 Določitev uredniškega odbora in uredniška politika .................................... 86

6.3 Vpeljava procesa ............................................................................................... 87 6.3.1 Vzpostavitev spletnega mesta .................................................................. 87 6.3.2 Testiranje spletnega mesta ...................................................................... 87 6.3.3 Objava spletnega mesta .......................................................................... 88 6.3.4 Izobraţevanje članov procesnega tima ...................................................... 88

6.4 Izvajanje procesa .............................................................................................. 89 6.4.1 Upravljanje procesa ................................................................................. 89 6.4.2 Predstavitev spletnega mesta uporabnikom ............................................... 90 6.4.3 Dokumentiranje procesa .......................................................................... 91

6.5 Nadzor procesa ................................................................................................. 91 6.5.1 Spremljanje izvajanja procesnih aktivnosti ................................................. 92 6.5.2 Spremljanje delovanja procesnega tima .................................................... 92 6.5.3 Merjenje učinkovitosti procesa ................................................................. 92

6.6 Optimizacija procesa .......................................................................................... 95 6.6.1 Korektivni ukrepi za izboljšanje procesa .................................................... 96

7 ZAKLJUČEK ............................................................................................................. 98

8 LITERATURA IN VIRI ............................................................................................. 101

PRILOGE

KAZALO GRAFIKONOV

Grafikon 4.1: Pogostost obiskovanja spletnega mesta...................................................... 27

Grafikon 4.2: Ocena obstoječe spletne strani .................................................................. 27

Grafikon 5.1: Podatki o sodelujočih šolah ....................................................................... 53

Grafikon 5.2: Čas vzpostavitve prvega spletnega mesta ................................................... 54

Grafikon 5.3: Način vzpostavitve prvega spletnega mesta ................................................ 54

Grafikon 5.4: Sodelujoči načrtovalci prvega spletnega mesta ............................................ 55

Grafikon 5.5: Pridobivanje ustreznih informacijskih znanj ................................................. 55

Grafikon 5.6: Vsebine spletnega mesta .......................................................................... 56

Grafikon 5.7: Spletna orodja za aktivno vlogo uporabnikov .............................................. 56

Grafikon 5.8: Ciljne skupine uporabnikov ........................................................................ 57

Grafikon 5.9: E-komuniciranje šole ................................................................................ 57

Grafikon 5.10: Sprejemanje odločitev o spletnem komuniciranju šole ................................ 58

Grafikon 5.11: Število članov s skrbniškimi in uredniškimi pravicami ................................. 58

Grafikon 5.12: Kdo ureja vsebine spletnega mesta? ........................................................ 59

Grafikon 5.13: Posodabljanje spletnega mesta ................................................................ 59

Grafikon 5.14: Motiviranje članov uredniškega odbora ..................................................... 60

Grafikon 5.15: Pogostost prenavljanja spletnega mesta ................................................... 60

Grafikon 5.16: Orodja za merjenje učinkovitosti spletnega mesta ..................................... 61

Grafikon 5.17: Spletna analitika ..................................................................................... 61

Grafikon 5.18: Kvalitativna raziskava šolskega spletnega mesta ........................................ 62

Grafikon 5.19: Zaskrbljujoči podatki ............................................................................... 63

Grafikon 5.20: Predlogi izboljšav spletnega mesta ........................................................... 64

Grafikon 5.21: Protokol objavljanja ni povezan s starostjo spletnega mesta ....................... 64

Grafikon 5.22: Primerjava med številom urednikov in pogostostjo objavljanja novic ........... 65

Grafikon 5.23: Primerjava med nagrajevanjem in pogostostjo objavljanja novic ................. 66

Grafikon 5.24: Raziskovalni hipotezi sta potrjeni ............................................................. 66

KAZALO SLIK

Slika 2.1: Funkcijska organiziranost organizacije ............................................................... 4

Slika 2.2: Procesna organiziranost poslovanja ................................................................... 5

Slika 2.3: Model zrelosti procesne usmerjenosti ................................................................ 6

Slika 4.1: Plan projekta izgradnje šolskega spletnega mesta ............................................ 24

Slika 4.2: Hrbtenica Arnesovega omreţja 2008 ............................................................... 25

Slika 4.3: Drevesna struktura omreţja v izobraţevalni organizaciji .................................... 26

Slika 4.4: Spletne strani / Vstopna stran ......................................................................... 29

Slika 4.5: Spletne strani / Aktualnost.............................................................................. 30

Slika 4.6: Spletne strani / Neusklajenost oblikovne podobe .............................................. 31

Slika 4.7: Spletne strani / Datoteke ................................................................................ 32

Slika 4.8: Spletne strani / Pošiljanje elektronske pošte ..................................................... 34

Slika 4.9: Sistem urejanja vsebin CMS ............................................................................ 37

Slika 4.10: Oblikovna predloga ...................................................................................... 38

Slika 4.11: Spletne vsebine so razdeljene v področja in kategorije .................................... 38

Slika 4.12: Upravljanje menijev ..................................................................................... 39

Slika 4.13: Upravljanje uporabnikov ............................................................................... 40

Slika 4.14: Spletne vsebine ........................................................................................... 41

Slika 4.15: Upravljanje medijskih datotek ....................................................................... 42

Slika 4.16: Projektni rezultat / Šolsko spletno mesto ........................................................ 44

Slika 5.1: PHP Form Builder za pripravo spletnih vprašalnikov .......................................... 48

Slika 5.2: Raziskovalni vprašalnik, izdelan v programu MachForm ..................................... 50

Slika 5.3: Vpogled v odgovore spletnega vprašalnika ....................................................... 51

Slika 5.4: Izvoz odgovorov za statistično obdelavo .......................................................... 51

Slika 6.1: Ţivljenjski cikel procesa vzpostavitve in upravljanja šolskega spletnega mesta..... 69

Slika 6.2: Vrste komunikacijskih zahtev uporabnikov ....................................................... 71

Slika 6.3: Identifikacija procesa ..................................................................................... 73

Slika 6.4: Diagram poteka procesa ................................................................................. 75

Slika 6.5: Vhodi in izhodi iz procesa ............................................................................... 77

Slika 6.6: Protokol objavljanja vsebin v CMS sistemih ...................................................... 86

Slika 6.7: Časovni plan izvajanja procesa ........................................................................ 90

Slika 6.8: Predstavitev spletnega mesta ......................................................................... 91

Slika 6.9: Spletna analitika ............................................................................................ 93

Slika 6.10: Optimizacija procesa .................................................................................... 96

Slika 6.11: Posodabljanje .............................................................................................. 97

KAZALO TABEL

Tabela 3.1: Pogostost uporabe Interneta pri poučevanju in učenju ................................... 12

Tabela 5.1: Značilnosti anketirancev .............................................................................. 53

Tabela 5.2: Nagrajevanje urednikov, avtorjev in pogostost objavljanja ............................. 65

Tabela 5.3: Evalvacija rezultatov ................................................................................... 67

1

1 UVOD

1.1 Opredelitev problema

Svojstvena in nepredvidljiva pot razvoja druţbe enaindvajsetega stoletja pelje skozi

informatizacijo na vseh druţbenih področjih. Posega tudi na področje izobraţevanja, saj

informatizirana šola pomeni sodoben okvir, ki omogoča učinkovito, sodobno, ustvarjalno in

za vse udeleţence prijazno šolo. Sodobne razmere učenja in poučevanja lahko ustvarimo z

novimi načini delovanja in sodelovanja, ki jih prinaša s seboj informacijsko komunikacijska

tehnologija. Nove priloţnosti spreminjajo ustaljene učne procese, spremeni se način

komuniciranja na učno-vzgojni kot tudi na organizacijski ravni šole.

Šola je občutljiv poslovni sistem, katerega kvaliteta je zelo odvisna od informacij in odnosov.

Eno osnovnih področij, ki lahko pripomore k uspešnosti sistema, je učinkovito šolsko

komuniciranje. Temeljne šolske komunikacije so notranje komunikacije med učenci, dijaki,

učitelji in vodstvom šole, ki »polepšajo dan«, saj prinašajo vedno nove energije, potrebne za

doseganje učno-vzgojnih ciljev šole. Kvalitetno komuniciranje je podpora učenju in

poučevanju, vodenju in kreativnosti in se nenazadnje odraţa na tudi na zadovoljstvu in

zdravju udeleţencev komuniciranja. Enako pomembne so zunanje komunikacije šole z

lokalnim in širšim šolskim okoljem.

Temeljna stebra uspešnega komuniciranja sta torej ljudje in informacije. Nove tehnologije

bodo kljub svoji veliki uporabnosti učinkovite le takrat, kadar bodo ustrezale ţeljam

uporabnikov in uspešno zadovoljevale njihove zahteve. Teh pa ni malo in niso enostavne.

Šolsko komuniciranje je uspešno le, če zadovoljuje vse udeleţence komuniciranja.

Kako torej komunicirati hitro, kvalitetno, dinamično in sodelovalno? Najboljša moţnost je

šolsko spletno mesto. Odprtost šole v svet skozi kakovostno, uspešno in učinkovito šolsko

spletno mesto je ena teţjih nalog, ki zahteva mnogo znanj, tako tehničnih, oblikovalskih in

predvsem projektno organizacijskih. To je ločnica, ki deli šole na kakovostne in

nekakovostne. Preseganje pričakovanj uporabnika informacijskih storitev pa je prav gotovo

lastnost zelo kakovostne šole.

Postavljajo se vprašanja, kako se šole prilagajajo na nove priloţnosti e-komuniciranja, kakšen

je odziv na naraščajoče zahteve uporabnikov ter kako upravljajo s spletnim komuniciranjem.

Vedno nova in nova znanja, ki jih učitelji in vodstveni delavci šole med svojim

izobraţevanjem niso prejeli, saj niso obstajala, zahtevajo dinamično obnašanje – iskanje in

2

učenje novih priloţnosti. Nujno je slediti sodobnim informacijsko komunikacijskim trendom

ter se aktivno izobraţevati, drugače ne gre.

V magistrski nalogi raziskujem spletno komuniciranje slovenskih šol. Sam obstoj spletnega

mesta še ne pomeni konkurenčne prednosti; nasprotno, če je spletno mesto za uporabnika

neprijetno, nestrokovno, neaţurno in zatorej neučinkovito, je ves trud zaman. Pred desetimi

leti so uporabnike privabljala oblikovno zanimiva, multimedijska in večkrat tudi kičasta

spletna mesta, danes pa uporabniki pričakujejo nekaj drugega – aţurno, kvalitetno,

izluščeno, strokovno informacijo. Uporabnik išče dinamičnost spletnega mesta, dvosmerno

komunikacijo tako z upravljavci kot s souporabniki spletnega mesta. Pozornost se je torej iz

kreativnih rešitev preusmerila h komunikacijskim akcijam z jasnim ciljem.

V magistrskem delu ţelim z raziskavo preveriti splošno trditev, da so bila prva šolska spletna

mesta na slovenskih šolah vzpostavljena na pobude sposobnejših in zainteresiranih učiteljev

računalništva in informatike. Zanima me, kako v sedanjosti poteka upravljanje šolskega

spletnega mesta, katere informacije in komunikacijske moţnosti ponuja ter kako so

uporabniki zadovoljni s spletnim mestom. Analizi odgovorov v raziskavi sledi tehten

premislek, katera področja vzpostavitve in upravljanja spletnega mesta so šibki členi in zakaj

ter kako je moţno povečati učinkovitost spletnih strani in posledično doseči uspešnejše

šolsko komuniciranje.

Delo skrbnice šolskega spletnega mesta mi je dalo številne izkušnje. Na osnovi teoretičnih

znanj upravljanja poslovnih procesov, procesne organiziranosti organizacije ter tehničnih

znanj o e-komunikacijskih moţnostih sem organizirala postavitev spletnega mesta šole in ga

upravljala eno šolsko leto, kar predstavljam kot primer dobre prakse.

Na osnovi teh gradnikov, torej splošnih znanj, izsledkov raziskave ter osebne prakse vodenja

projekta šolskega spletnega mesta sloni zapis procesnega načrta upravljanja šolskega

spletnega mesta. Integriran pristop k upravljanju vsebuje potrebne aktivnosti, vire ter

organizacijske oblike za vzpostavitev in upravljanje spletnega mesta. Načrt naj bo uporaben

in v pomoč šolam, ki se pripravljajo na postavitev prvega spletnega mesta, predvsem pa

šolam ob prenovi spletnega mesta.

1.2 Namen in cilji magistrske naloge

Namen magistrske naloge je na osnovi pridobljenih rezultatov raziskave spletnega

komuniciranja slovenskih šol in praktičnega prenosa znanja ustvariti procesni načrt za

3

vzpostavitev in upravljanje takega šolskega spletnega mesta, ki bi zagotavljalo kvalitetno in

dinamično spletno komuniciranje med šolo in uporabniki.

S pomočjo domače in tuje strokovne literature ţelim preučiti področje upravljanja poslovnih

procesov, modeliranje poslovnih procesov in informacijska podpora le-tem, vodenje

projektov ter poslovno komuniciranje. V magistrski nalogi raziskujem razvoj spletnega

komuniciranja v slovenskih šolah, ugotavljam trenutno stanje ter opredeljujem smernice za

razvoj.

Uveljavljanje procesne organiziranosti, ki podjetjem ali organizacijam omogoča dolgoročen

obstoj, uspeh in razvoj, je prav gotovo rešitev tudi za šolo. Torej: preučiti, raziskati,

primerjati, kritično ovrednotiti, modelirati, pripraviti predlog izboljšav, to je zaporedje

aktivnosti, potrebnih za zapis procesnega načrta izgradnje in vzdrţevanja šolskega spletnega

mesta.

1.3 Metode dela

Magistrska naloga je sestavljena iz teoretskega in empiričnega dela raziskave. Aktivnosti, ki

so potrebne za izdelavo magistrske naloge:

izbira in študij literature, virov in gradiv,

izvedba raziskave,

analiza rezultatov raziskave,

predstavitev primera dobre prakse,

oblikovanje procesnega načrta vzpostavitve šolskega spletnega mesta,

oblikovanje povzetkov in sklepne misli.

Preučevana literatura se nanaša na iskanje ter študij področij, ki obravnavajo poslovno

komuniciranje, upravljanje poslovnih procesov, postavitev in upravljanje, organizacijo in

vsebino spletnega mesta.

V raziskavi je uporabljena metoda statistične analize podatkov, pridobljenih s spletnim

vprašalnikom, ter metoda primerjalne analize dobljenih rezultatov. Za obdelavo in analizo

podatkov so bile uporabljene statistične metode in računalniški program Microsoft Excel

2010.

Magistrska naloga povezuje preučitev teoretičnih izhodišč, metodološka znanja, izsledke

opravljene raziskave ter lastne izkušnje iz postavitve, vpeljave in vzdrţevanja šolskega

spletnega mesta. Pri tem sem uporabila metodo sinteze, na podlagi primerjave teoretičnih

spoznanj in praktičnih ugotovitev pa so izpeljani zaključki magistrske naloge.

4

2 UPRAVLJANJE POSLOVNIH PROCESOV

Mreţa poslovnih procesov in njihovih interakcij vodi k ustvarjanju poslovnega rezultata. Z

izrazom upravljanje poslovnih procesov (v angleščini: Business Process Management) se

označuje princip upravljanja, ki definira, spremlja, nadzira, analizira, posodablja in

dokumentira poslovne procese. Upravljanje poslovnih procesov predstavlja celovit koncept

organiziranja in vodenja poslovnih procesov, spremljavo, nadzor in analizo poslovanja

podjetja oziroma delovanja organizacije.

Herbert Simon, oče vede o procesu odločanja, je dejal: »Računalniki in informatika bodo

zaman, če se ne bomo naučili drugačnega mišljenja«. Drugačno mišljenje tu pomeni

preseganje funkcijske organiziranosti in doseganje procesne organiziranosti.

2.1 Funkcijska organiziranost

Funkcijska organiziranost opredeljuje delovanje organizacije, razdeljeno na več poslovnih

funkcij, pri čemer vsaka opravlja svoje specifične dejavnosti (kadrovska funkcija, nabavna

funkcija, proizvodna funkcija, finančna funkcija, nabavna funkcija, prodajna funkcija,

trţenjska funkcija in druge). Funkcijske enote so celote, ki jih izvaja skupina zaposlenih in ki

znotraj svojih meja ponavadi delujejo uspešno, saj se vsaka organizacija trudi, da spremlja,

nadzira in izboljšuje njihovo delovanje. Poslovno okolje je v času globalizacije in v razmerah

nove ekonomije velika spremenljivka, pogostost in stopnja sprememb pa sta vse večja. Ali v

vse zahtevnejših razmerah funkcijsko opredeljena organizacija lahko dosega in ohranja svojo

konkurenčnost? Ključni dejavniki so znanje in inovativnost, sposobnost hitrega prilagajanja

spremembam ter povezljivost z drugimi organizacijami. Klasična organiziranost s funkcijskimi

enotami ne omogoča hitrih prilagajanj poslovnega procesa, zato je v novih okoljih

neučinkovita.

Slika 2.1: Funkcijska organiziranost organizacije

Vir: Lastni prikaz, 2011.

2.2 Procesna organiziranost

Sodobne poslovne pristope je mogoče uvajati le v fleksibilnih organizacijskih strukturah, zato

napredne organizacije gradijo svoje poslovanje na procesni organiziranosti. Poslovanje

? nabava proizvodnja finance trženje uprava razvoj

5

organizacije je razdelano na poslovne procese, upravljanje le-teh, metode, tehnologije in

programske rešitve zanje pa omogočajo uspešno poslovanje v novih trţnih razmerah in s tem

prinašajo konkurenčno prednost.

Poslovni proces je sklop aktivnosti, materialnih in informacijskih tokov, virov in sredstev, ki

v določeni organizacijski strukturi dosegajo dodano vrednost kot razliko med vhodom

(zahteva) in izhodom (rezultat). Rezultat procesa je načrtovani poslovni cilj, to je izdelek ali

storitev. Poznamo več vrst poslovnih procesov; vodstveni (npr. strateško načrtovanje),

temeljni (osnovna dejavnost organizacije) in podporni (npr. kadrovski procesi). Poslovni

proces je sestavljen je iz raznovrstnih aktivnosti, med seboj logično povezane dejavnosti pa

tvorijo podprocese. V organizaciji lahko poteka več poslovnih procesov vzporedno ali

zaporedno, vsi procesi pa se zdruţujejo v poslovno celoto, ki omogoča doseganje strateških

ciljev organizacije. Izhodi iz enega procesa so lahko vloţki v drugega. Če poslovne procese

prepoznamo, opišemo, definiramo, upravljamo in merimo učinkovitost, s tem učinkoviteje

odkrivamo morebitne slabosti in jih lahko izboljšujemo in posodabljamo. Analiza stanja

odpira moţnosti za izboljšave, tako na operativni ravni (same procesne aktivnosti) kot na

strateški ravni organizacije.

Slika 2.2: Procesna organiziranost poslovanja


Funkcijska enota 1 Funkcijska enota 2 Funkcijska enota 3

POSLOVNI

PROCES 1

POSLOVNI

PROCES 2

podproces

POSLOVNI

PROCES N

podproces podproces podproces podproces

podproces

podproces podproces

aktivnost 1

aktivnost 2

$ $ $

aktivnost 3

aktivnost 4$$

aktivnost 5

6

2.3 Procesni pristop

V mnogih organizacijah razvijajo procesni pristop k poslovanju, glede na doseţeno stopnjo

pa jih lahko uvrstimo v eno izmed štirih stopenj zrelosti procesne usmerjenosti. Na

vsaki višji stopnji postaja procesna usmerjenost vse bolj vidna in močna, funkcijska

usmerjenost pa postaja manj pomembna.

Procesna organiziranost izničuje funkcijsko organiziranost, saj procesi potekajo skozi

organizacijo horizontalno, lahko čez več poslovnih funkcij. Organizacije s postopnimi

izboljšavami in spremembami napredujejo po zrelostni lestvici in z vsakim nadaljnjim

korakom vpeljujejo nove prakse, ki preoblikujejo delovanje funkcijskih oddelkov,

organizacijsko strukturo in delovna mesta znotraj njih ter uvajajo procesna delovna mesta.

Uvajanje procesne organiziranosti poteka postopoma, po fazah, stopenj zrelosti se ne da

preskakovati (Štemberger 2010).

Slika 2.3: Model zrelosti procesne usmerjenosti


V čem je torej razlika med upravljanjem funkcijsko ali procesno usmerjene organizacije?

Hierarhično usmerjena organizacija izhaja iz vodenja organizacijskih enot, medtem ko

procesno usmerjena organizacija izhaja iz vodenja poslovnih procesov. Procesni pristop

omogoča prečkanje ovir med funkcionalnimi enotami organizacije in uvaja horizontalno

upravljanje. Procesna organiziranost spremeni poslovne procese, organizacijsko strukturo,

povezana je z novimi znanji uporabe informacijske tehnologije, novimi komunikacijskimi

metodami in cilji, celovitimi funkcionalnimi in strukturnimi spremembami.

1. Ad hoc

•nestrukturirani procesi

•nepredvidljiv poslovni rezultat

•organizacijska struktura temelji na vertikalnih funkcijah

•uspešnost poslovanja je odvisna od dejanj posameznikov

2. Definirano

•procesi so definirani, dokumentirani in modelirani

•organizacijska struktura vključuje tudi procesni vidik

•vodje funkcijskih oddelkov koordinirajo medsebojne aktivnosti

3. Povezano

•definirane so mere uspešnosti procesov, skrbniki procesov

•rast produktivnosti

•procesni timi vodijo sodelovanje med funkcijskimi oddelki

•procesni management

4. Integrirano

•organizacijska struktura temelji na procesih

•merjenje uspešnosti procesov

•procesni menedžment

7

Strateško upravljanje poslovnih procesov se ukvarja s strateškim načrtovanjem in

odločanjem, snovanjem in skrbništvom poslovnih procesov ter spremljanjem njihovih

rezultatov. Naravnano je na uresničevanje strategije organizacije.

Operativno upravljanje poslovnih procesov skrbi za izvajanje posameznega poslovnega

procesa, povezuje strateške in operativne cilje poslovanja. Omogoča vpogled v poslovanje

organizacije od trenutka, ko se pojavi zahteva po določenem izdelku ali storitvi, do njene

izpolnitve, rezultata. Omogoča torej ciljno upravljanje, da je poslovanje organizacije čimbolj

uspešno in učinkovito.

3 SPLETNO KOMUNICIRANJE ŠOLE

3.1 Komuniciranje

Cilj komuniciranja je posredovati jasno, kvalitetno, zanimivo, pravočasno informacijo,

primerno za prejemnika, čas in prostor, ter seveda posredovano informacijo tudi razumeti.

Svet komunikacij (ustnih, pisnih, elektronskih …) med zaposlenimi, poslovnimi partnerji,

institucijami, uporabniki, potrošniki, učenci in učitelji ipd. in informacijsko komunikacijska

tehnologija igrajo pri spreminjanju našega načina ţivljenja v zadnjih nekaj desetletjih veliko

vlogo. Računalniki in druge komunikacijske naprave so postale vsakdanji pripomočki za

medsebojne povezave, tako v poslovnem kot tudi v zasebnem ţivljenju, tako lokalne kot tudi

globalne. Ker se je dostopnost informacijsko komunikacijskih naprav močno povečala, se

vzporedno s tem veča tudi število interakcij. Z uporabo informacijsko komunikacijske opreme

je mogoče uresničiti (ali vsaj navidezno uresničiti) mnogo več osebnih ţelja in ciljev, s tem pa

se spreminjajo tudi druţbeni cilji, vrednote in načini ţivljenja. Komunikacija nas spremlja na

vsakem koraku, z njo sporočamo okolju podatke o sebi, dogajanju, čustvovanju, doseţkih,

namenih, ciljih, dosegamo prepoznavnost … V poslovnem svetu gradimo blagovno znamko,

informiramo o artiklih, storitvah in novostih. Smer razvoja komunikacij gre proti e- oziroma

elektronskim komunikacijam, saj nas IKT orodja spremljajo v vsakem trenutku zasebnega

ţivljenja in se močno vpletajo v poslovanje organizacij in seveda tudi šol.

Poslovno komuniciranje je dejavnost organizacije, namenjena doseganju poslovnih ciljev

organizacije. V komunikacijskem procesu sodelujejo udeleţenci komuniciranja – pošiljatelji in

prejemniki podatkov oziroma informacij. Ločimo notranje (interno) komuniciranje, ki poteka

v organizacijah, in zunanje (eksterno) komuniciranje med organizacijo in okoljem (npr.

komuniciranje s poslovnimi partnerji, kupci, dobavitelji, strankami, dijaki, starši, komitenti,

oblastmi, itd.)

8

Različne komunikacijske potrebe narekujejo različne komunikacijske oblike. Ena

najpomembnejših lastnosti kvalitetne sodobne šole postaja njena dinamičnost, elastičnost oz.

sposobnost prilagajanja vedno novim komunikacijskim izzivom. Uporabniki šolskim

komunikacij se ţelijo aktivno vpletati v delo in ţivljenje šole, prejemati informacije, poročati

in izmenjevati mnenja o dogajanju na šoli, in sicer vsak dan, hitro in v realnem času. S tem

dajejo šoli jasne smernice, kam in kako naj vodi razvoj šolskih komunikacij.

3.2 Elektronsko komuniciranje

Načinu izmenjave dokumenta, kjer pošiljatelj pošlje prejemniku dokument po klasični pošti,

pravimo klasična izmenjava podatkov. Slabosti take izmenjave so:

dolg čas prenašanja dokumenta,

dvojen zajem podatkov, če prejemnik prejete podatke ponovno vnese in obdeluje v

računalniku,

velika moţnost napak (nedosleden vnos podatkov, nepravilno razumevanje sporočila),

izgubljanje podatkov,

visoka cena informacije in posledično višji stroški poslovanja.

Elektronsko komuniciranje je prenos sporočil od oddajnika do prejemnika z uporabo

sodobne informacijske tehnologije. Pomeni komunikacijo brez papirjev, takojšen odziv

prejemnika in povratno informacijo za oddajnika, manjše stroške posredovanja informacij,

večjo dostopnost, omogoča izmenjavo velikih količin informacij v relativno kratkem času in z

majhnimi stroški. Prenos sporočil sega od prenosa alfanumeričnih podatkov (besedila,

števila), grafičnih podatkov (slike, risbe, fotografije), zvočnih in multimedijskih posnetkov do

videokonferenčnih sistemov, spletnih skupnosti ipd. Elektronskemu komuniciranju lahko

rečemo tudi računalniška izmenjava podatkov, čeprav gre ob tem za mnogo več kot fizično

izmenjavo bitov 1 in 0. Število komunikacij, ki potekajo prek sodobnih telekomunikacijskih

sistemov, se je v zadnjih letih izjemno povečalo. Podatki, osebe in storitve sicer prehajajo

drţavne meje, a komunikacije še učinkoviteje premagujejo čas in prostor, saj omogočajo

sočasno izvajanje storitve na različnih koncih sveta.

Računalniški način izmenjave podatkov je način izmenjave podatkov v računalniški obliki med

dvema ali več osebami, podjetji ali organizacijami, in sicer s fizičnim prenosom podatkov na

pomnilniškem nosilcu ali s prenosom podatkov prek komunikacijskega omreţja (lokalne ali

globalne mreţe). Osnovna naloga je, da se sporočilo pretvori v ustrezen elektronski signal, ki

lahko potuje po komunikacijskem omreţju. Torej je način izmenjave elektronskega sporočila

med dvema računalnikoma, ki se lahko nahajata kjerkoli, v istem prostoru ali pa na različnih

9

celinah. Elektronsko komuniciranje ima vrsto prednosti pred ustaljenimi metodami

komuniciranja:

avtomatiziran prenos podatkov,

skoraj popolna točnost prenesenih podatkov,

kratek čas prenosa podatkov in hitrejše poslovanje,

moţnost prejema povratnih informacij,

zmanjšanje stroškov,

boljša organizacija dela,

izboljšanje kakovosti storitev.

Računalniško omrežje je sestavljeno iz več med seboj povezanih računalnikov z

namenom, da si v skladu z omreţnimi protokoli medsebojno izmenjujejo podatke in

uporabljajo vire v skupni rabi. V omreţje so lahko povezani računalniki različnih vrst, ki

uporabljajo različne programe. Zato je nujno, da tako oblika računalniškega zapisa podatkov

kot tudi način prenosa podatkov temeljita na standardih. Komunikacija med računalniki

poteka po natančno določenih pravilih, ki so zapisana z omreţnimi protokoli, to je zbirkami

pravil za komunikacijo oziroma nadzor nad izmenjavo podatkov. Omreţja povezujejo

računalnike med seboj, zniţujejo stroške posredovanja podatkov med njimi ter zagotavljajo

boljšo kakovost in zanesljivost prenosa podatkov. Med seboj se razlikujejo po namenu,

zmogljivosti, funkcijah, velikosti in kakovosti strojne in programske opreme. Skupini

povezanih računalnikov, ki se nahajajo v enem prostoru, eni stavbi ali določenem omejenem

območju, pravimo lokalno ali krajevno omrežje (LAN oziroma »Local Area Network«).

Prednosti take povezave so, da lahko shranjujemo podatke na isto pomnilno enoto,

zaganjamo programsko opremo, ki se nahaja na katerem drugem računalniku, ali skupaj

uporabljamo vir v skupni rabi, na primer tiskalnik. Primer lokalnega omreţja je šolsko

pedagoško in administrativno omreţje, ki povezuje računalniške učilnice, kabinete, šolsko

administracijo, vodstvo šole in knjiţnico. Razseţnejši mreţi, ki ni omejena z zidovi šole,

pravimo globalno omrežje (WAN oziroma »Wide Area Network«). Slednje lahko povezuje

več krajevnih omreţij in tudi med seboj bolj oddaljene računalnike. V Sloveniji so večja

omreţja na primer ARNES, to je slovensko akademsko in raziskovalno omreţje, nato razna

bančna omreţja, zasebna omreţja večjih podjetij … Največja omreţja so svetovna omreţja,

na primer internet, ki je okrajšava za skupino med seboj povezanih omreţij in je danes

največje globalno omreţje. Glavni protokol za sporazumevanje med računalniki v internetu je

protokol TCP/IP (»Transmission Control Protocol / Internet Protocol«), poleg njega pa lahko

uporabljajo še druge protokole.

10

3.3 Informatizacija šole

Informacijska tehnologija je osrednja tema nove ekonomije in vsakdanjih pogovorov.

Informatizacija organizacije neposredno pripomore k izboljšanju storilnosti in večji kakovosti

opravljenih storitev, včasih pa je celo nujno potrebna za obstanek na trgu. Informatizacije

šole pripeva k večji učinkovitosti in kakovosti šole in je prepletena v vse vzgojno-

izobraţevalne dejavnosti šole. Akcijski načrt nadaljnjega preskoka informatizacije šolstva, ki

je nastal avgusta 2006 v okviru dejavnosti Programskega sveta za informatizacijo šolstva,

pravi: »Informatizacija vzgoje in izobraţevanja mora omogočiti nenehno računalniško in

informacijsko izobraţevanje učiteljev, izgradnjo prijaznega informacijskega in

telekomunikacijskega učnega okolja učiteljev in učencev, razvoj novih e-prijemov, metod in

oblik dela za poučevanje in učenje in igranje. Vsi vzgojno-izobraţevalni zavodi morajo biti

priključeni na 24-urno, vsakodnevno stalno hitro povezavo na internet. Stik z internetom

mora biti učinkovit, prijazen in poceni. Za to mora skrbeti nacionalno omreţje, ki je povezano

s svetovnimi akademskimi omreţji. Vsi drţavljani Slovenije, ki so sposobni, imajo ţeljo in

moţnosti, morajo biti računalniško, informacijsko in telekomunikacijsko pismeni v prihodnjih

treh letih.«

Tehnološko moderno poslovanje samo po sebi ne zagotavlja konkurenčne prednosti,

potrebne so mehke veščine in znanja, novi načini sodelovanja in vodenja poslovnih procesov.

Če se v organizaciji vzpostavi primerno okolje, se bodo prednosti informatizacije izkazale,

sicer pa ne. Informatizirati organizacijo ne pomeni le nabaviti in vpeljati nova komunikacijska

orodja, nove programe ali razviti nove informacijske sisteme, pač še mnogo več, saj zahteva

novo interakcijo med tehnologijo, zaposlenimi in tehnikami za vzpodbudno in sodelovalno

delo, vključujoč izobraţevanje in osebnostno rast zaposlenih, razvojno-raziskovalni pristop,

projektno organiziranost, postopnost in spremljanje s sprotno evalvacijo.

Informatizacija šole je hkrati del informatizacije druţbe. Akcijski načrt nadaljnjega preskoka

informatizacije šolstva (Ministrstvo za šolstvo in šport 2006) nadaljuje: »Učence, mladostnike

in njihove starše ţelimo postaviti na potujoči vlak znanja, ki jim bo nudil moţnosti in izzive na

vsakem koraku njihove ţivljenjske poti. Zagotoviti jim ţelimo znanje, kako se priključiti temu

potujočemu vlaku znanja ter kako uporabiti njegove moţnosti. Za uresničevanje tega načrta

je treba zdruţiti moči, znanje in razpoloţljivo tehnologijo, saj le tako lahko naredimo

potreben korak naprej in postanemo aktivni sooblikovalci prihodnosti v evropskem in

svetovnem prostoru. Zdruţiti moči pomeni povezati med seboj neodvisne strokovnjake, šole,

univerze, neprofitne in druge organizacije ter podjetja, ki igrajo ključno vlogo na področju

IKT. Znanje bo tako postala javna dobrina in bo s pomočjo novih tehnologij (online)

11

dostopno vsem – ne glede na njihov socialni ali kulturni status. Na tehnologijo ţelimo gledati

kot na orodje in pripomoček za doseganje višjih ciljev. Svojo vlogo pri tej zgodbi pa mora

»odigrati« tudi šolski sistem, ki naj preseţe meje dosedanje togosti in odzivnega časa.«

3.3.1 Cilj informatizacije šole

V skladu s konceptom trţenja (Kotler 1996) je cilj vsakega podjetja zadovoljstvo potrošnikov,

ki se odraţa v uspešnosti poslovanja podjetja in doseganju dobička ter kontinuiranem

uspehu v daljšem časovnem obdobju. Informatizacija šole v praksi pomeni s sodobno

informacijsko komunikacijsko tehnologijo podpreti vzgojno izobraţevalne dejavnosti in druga

šolska opravila. Računalniška omreţja, telekomunikacije, svetovni splet, knjiţnični

informacijski servisi, elektronska pošta, urejevalniki besedil, urejanje podatkov v preglednice

in prikaz z grafikoni, izmenjava podatkov med učenci, učitelji, vodstvom šole, starši, lokalno

skupnostjo in ministrstvi, sodobne učne metode, e-gradiva … Vse to in še več pomeni

nujnost, da se šola nenehno prilagaja, uči, išče nove in nove poti za doseganje cilja –

vzgojno izobraţevalno učinkovito, kvalitetno in sodobno šolo.

Zakaj torej informatizirati šolo? Zaradi kakovosti znanja, zaradi usposabljanja učencev in

učiteljev za z IKT podprto učenje in zaradi učinkovitosti in kakovosti šole kot institucije.

3.3.2 Pogoji za uspešno informatizacijo

Informatizacija vzgojno izobraţevalnega zavoda je proces, ki pripelje do optimalne

opremljenosti in uporabe informacijsko komunikacijske tehnologije v vseh dejavnostih, ki jih

izvaja. Vendar učnega procesa ne informatiziramo tako, da ga podpremo s sodobnimi IKT

orodji, poti do virov znanja, komunikacija med udeleţenci in organizacija pa ostajajo iste.

Zajema celoten poslovni proces šole, pri čemer je treba upoštevati prostorske,

organizacijske, kadrovske in druge posebnosti šole. Načrt informatizacije šole opredeljuje

izbor opreme, izobraţevanje kadrov, spremembo organizacije, komuniciranja šole v lokalnem

in širšem prostoru ter nenazadnje tudi analizo in spremljanje procesa informatizacije. Oblike,

količina in kvaliteta pa so odvisne od informacijske usposobljenosti šole in s tem posledično

tudi uspeh informatizacije. Spodbujevalni faktorji informatizacije šole so osvojena

temeljna računalniška znanja zaposlenih, dostopnost do IKT opreme na šoli, podpora

vodstva, nagrajevanje učiteljev, izobraţevanja, odprtost za novosti, dobri zgledi drugih šol

ipd. Zaviralni faktorji informatizacije šole pa so človeški faktor (strah pred uvedbo novih

tehnologij, pomanjkanje časa zaposlenih), napačni pristopi, premajhna finančna sredstva,

premajhna podpora vodstva ...

12

3.3.3 Uporaba IKT v šolstvu

Informacijska tehnologija je nujnost – sodelovanje z institucijami zahteva poenotenje in

sodelovanje – med šolami, institucijami in posamezniki. Sedanje stanje ponazarjajo izsledki

raziskave Stanje in trendi uporabe informacijsko komunikacijske tehnologije v slovenskih

srednjih šolah v letu 2009. V raziskavi je sodelovalo 105 od 144 registriranih srednjih šol v

Sloveniji. Moţnosti za aktivno uporabo interneta je potrdilo 99% šol.

Tabela 3.1: Pogostost uporabe Interneta pri poučevanju in učenju

Področje Večkrat na

mesec

Enkrat na

mesec

Večkrat na

teden

Enkrat na

teden

Nikoli Povprečje

glede na odgovore

f% Izobraţevalna programska oprema na spletu

23.2 26.3 24.2 21.2 5.1 2,59

E-pošta 23.0 8.7 51.9 10.6 5.8 2,67 Spletne strani 22.9 5.7 55.2 13.3 2 2,68 Wiki 13.7 20.0 22.1 13.7 30.5 3,27 Projektno delo na spletu 9.0 31.0 11.0 17.0 32.0 3,32 Forum 9.2 29.6 13.3 11.2 36.7 3,37 FTP 12.4 19.1 9.0 7.9 51.7 3,67 Blog 10.4 18.8 10.4 10.4 50.0 3,71 Učenje na daljavo 9.2 20.4 10.2 5.1 55.1 3,77 Videokonferenčni sistemi 7.0 19.0 3.0 2.0 69.0 4,07

1, zelo pogosto → 5, nič.

Vir: Gerlič, 2010.

Katere komunikacijske storitve oziroma e-izobraţevalne oblike so učitelji leta 2009 uporabljali

pri rednem pedagoškem delu? Najpogosteje so uporabljali izobraţevalno programsko

opremo, komunicirali z učenci preko e-pošte in jih usmerjali na iskanje e-učnih gradiv oz.

virov na internetu. Učenje na daljavo in videokonferenčni sistemi se šele uveljavljajo.

Rezultati kaţejo, da so vodstva šol podpirala uporabo IKT za učenje in poučevanje,

opremljenost z računalniki v šoli in doma sledi trendom, moţnost izvedenske pomoči pri

usposabljanju učiteljev za uporabo računalnikov in interneta pa bi se obrestovala vsaki šoli.

3.3.4 Internet

Internet je svetovno omreţje, sestavljeno iz več lokalnih omreţij in posameznih

računalnikov. Uporabnikom ponuja nešteto informacij ter moţnosti za raziskovanje,

izobraţevanje, medsebojno dopisovanje, delo in zabavo. Tudi čedalje več poslovnih storitev

poteka prek svetovnega omreţja: oglaševanje izdelkov ali storitev, navezovanje poslovnih

stikov, sklepanje poslov, sprejemanje reklamacij, pripomb, svetovanje, tehnična pomoč

uporabnikom ali kupcem, ponudba poslovnih informacij. Svetovni splet je po podatkih

raziskave (Internet World Stats 2010) v povprečju uporabljalo 24,7 % svetovne populacije,

58,4 % Evropejcev, v Sloveniji pa 64,8 % populacije.

13

Za prenos podatkov po različnih komunikacijskih kanalih oziroma povezavah je treba

vzpostaviti komunikacijsko povezavo ter v računalniku pripraviti ustrezno strojno opremo

in naloţiti komunikacijske programe. Načini vključitve računalnika v svetovni splet so različni.

Spletna povezava poteka od uporabnikovega računalnika do računalnika, ki ga ponuja

ponudnik omreţnih storitev in ki deluje kot odskočna deska v omreţje, je most med

uporabnikom in omreţjem. Ponavadi je ponudnik omreţnih storitev neko podjetje ali

organizacija, ki proti plačilu ali tudi brezplačno omogoča dostop do storitev omreţja.

Uporabnik in ponudnik skleneta pogodbo, s katero je določeno uporabniško ime in geslo za

prijavo v omreţje, pa tudi prispevek uporabnika za uporabo omreţnih storitev. Uporabnik se

lahko prek uporabniškega računa, ki mu ga dodeli ponudnik, poveţe v omreţje in uporablja

omreţne storitve. Pri tem seveda poleg računalnika in uporabniškega računa potrebuje še

ustrezno programsko opremo.

Storitve omreţja so posamezne vrste opravil oziroma dejavnosti, ki jih v omreţju lahko

izvedemo z ustrezno programsko opremo.

Svetovni splet (WWW oziroma »World Wide Web«) je sistem, namenjen prebiranju

spletnih strani. Je zelo priljubljena omreţna storitev, ki ponuja nešteto moţnosti pridobivanja

informacij. Prek njega si lahko uporabnik ogleda dnevne novice, se pozanima o stanju delnic,

prebere elektronsko pošto ali npr. rezervira polet do Pariza. Svetovni splet je sestavljen iz

med seboj povezanih spletnih strani. Spletna stran je sestavljena iz raznovrstnih elementov,

kot so besedila, hipertekstne povezave, slike in grafi, preglednice, predstavitve, obrazci,

animacije, zvočni in multimedijski zapisi, računalniški programi ipd. Spletne strani obveščajo,

izobraţujejo, sprašujejo, oglašujejo, prodajajo, zabavajo in tudi zavajajo svojega bralca.

Nekatere izmed njih so preproste, druge imajo zelo dodelano podobo.

Spletna stran je slika svojega lastnika. Nekateri lastniki zelo pogosto, celo vsak dan sproti

osveţujejo vsebine spletnih strani, drugi pa nanje pozabijo. Spletna stran odraţa več ali manj

uporabljenega znanja, tako iz oblikovanja kot tudi samega vzdrţevanja in skrbi za kakovost

spletne strani. Z jezikom HTML (»Hyper Text Markup Language«) za oblikovanje spletnih

strani določamo tako videz spletnih strani kot tudi povezave med njimi. Najpogosteje se

spletne strani pripravljajo s programom za urejanje spletnih strani, to je z urejevalnikom za

HTML.

Vsaka spletna stran se nahaja na določenem streţniku in ima svoj spletni ali URL naslov

(»Uniform Resource Locator«). Spletni naslov je sestavljen iz treh delov, ki jih med seboj

ločimo s poševnicami (/):

14

imena protokola, s katerim je stran dosegljiva (http, ftp, news),

imena streţnika in mesta, kjer je dokument v streţniku (www.arnes.si) ter

imena datoteke, v kateri je spletni dokument (index.htm).

Naslovi se velikokrat spremenijo, celotne spletne strani nekega lastnika se morda preselijo na

novo lokacijo ali celo izginejo. Lahko pa tudi isti naslov ponuja druge vsebine.

Spletni brskalnik je program, ki prenese zahtevano spletno stran, interpretira njeno obliko

in vsebino ter jo prikaţe uporabniku. Za dostop do ţelene spletne strani moramo v naslovno

vrstico brskalnika pravilno vpisati spletni naslov. Omogoča brskanje (premikanje naprej in

nazaj po spletnih straneh), nastavitve začetne ali privzete spletne strani, shranjevanje

spletnih naslovov zanimivih strani, zgodovino brskanja (seznam v nedavni preteklosti

obiskanih spletnih naslovov). Vsebina spletnih strani je dinamična, zato samo shranjevanje

naslova ne zagotavlja dostopa do iste vsebine. Za arhiviranje podatkov raje shranjujemo

celotne spletne strani ali jih natisnemo, pri tem pa upoštevamo porabo papirja in tiskalniških

barv. Podoba spletne strani je v različnih brskalnikih lahko različna, saj včasih brskalnik ne

prikaţe pravilno besedila spletne strani, ker v uporabnikovem računalniku niso nameščene

ustrezne pisave ali jezikovne nastavitve in kodne tabele niso zdruţljive.

Po spletnih straneh se premikamo s pomočjo klika na hiperpovezavo, ki je lahko slika ali

besedilo. Besedilu, obogatenemu s povezavami, pravimo hipertekstno besedilo. Ponavadi je

podčrtano ali drugače obarvano. S klikom na povezavo sproţimo zahtevo za prikaz cilja

povezave, ki je lahko druga spletna stran, slika ali program, postopek pa traja različno dolgo,

odvisno od hitrosti in zasedenosti povezave, strojne in programske opreme sodelujočih

računalnikov, razpoloţljivosti zahtevanih podatkov in številnih drugih dejavnikov. Cilj

povezave ni nujno spletna stran, lahko je tudi urejevalnik besedil, predvajalnik predstavitve,

program za urejanje elektronske pošte, predvajalnik multimedijskih datotek ipd.

Na internetu se ponujajo tudi druge komunikacijske storitve.

Elektronska pošta (e-mail) je namenjena posredovanju sporočil ali datotek med uporabniki

krajevnega ali globalnega omreţja in nadomešča klasični način pošiljanja pošte. Papir kot

prenosni medij ni več potreben. Poslano sporočilo potuje iz pošiljateljevega računalnika prek

komunikacijskih povezav, npr. ţice krajevnega omreţja, optičnega kabla, telefonske,

satelitske ali brezţične povezave v prejemnikov poštni predal. Sporočilo je v nekaj sekundah

poslano prejemniku v predal, le-ta ga lahko kadarkoli prebere, shrani, natisne ali zbriše.

Elektronska sporočila so cenejša in laţe jih arhiviramo.

15

Prenos datotek (File Transfer Protocol) omogoča prenos datotek med posameznimi

računalniki v omreţju. Pretoku podatkov iz omreţja na uporabnikov računalnik in obratno

pravimo nalaganje.

Klepetalnica (chat, IRC) je interaktivno spletno orodje, ki omogoča istočasno komunikacijo

med uporabniki. Klepetalnica je vrsta pogovornih skupin v posameznih govorilnicah, ki so

razdeljene na kanale. Z uporabniki, ki so trenutno priključeni, se lahko hkrati pogovarjamo v

več pogovornih skupinah, s tipkanjem odgovorov na tipkovnico ali z uporabo glasu.

Forum (message board) je spletna aplikacija, ki se uporablja za spletno komunikacijo o

določeni temi. Zdruţuje ljudi, ki se zanimajo za isto področje oz. tematiko. Ponuja

komunikacijo v obliki diskusije oziroma izmenjave mnenj uporabnikov, ki so registrirani v

bazi. Moderator foruma je uporabnik s posebnimi privilegiji, saj nadzira objave drugih

uporabnikov. Administrator foruma pa nadzoruje vse teme na forumu.

Novice (newsgroups) so namenjene razpravljanju o določeni temi, od navadnega klepetanja

pa se razlikujejo po tem, da so hkrati vidni vsa vprašanja in odgovori nanje. Novice so

hierarhično razporejene po področjih, imenovanih skupine. Ko sodelujemo v neki skupini,

odpošljemo elektronsko sporočilo in v istem trenutku ga lahko preberejo vsi v določeni

skupini. Uporabnik se na novice lahko naroči.

Spletne skupnosti (socialne skupnosti, e-skupnosti) so virtualni prostor komunikacij in

druţenja. Na spletnih portalih se ljudje povezujejo, delijo, izmenjujejo informacije in

soustvarjajo vsebine. Druţabna, socialna in poslovna omreţja imajo svojo druţbeno in tudi

politično moč.

Spletni dnevnik (blog) je spletni zapis s strani enega uporabnika oz. avtorja, ki deli svoje

poglede, doţivetja ali izkušnje z drugimi. To je drugačen jezik in drugačen svet, virtualen, a

hkrati resničen. Sistem je lahko odprt za vse bralce ali pa je zaprt, tako da je branje

omogočeno samo za povabljene.

Podcasti (RSS, podcasting) so avdio in video datoteke v zvočnem ali video zapisu, ki se

samodejno naloţijo na uporabnikov računalnik takoj, ko so objavljene na spletu. Ponudniki

RSS virov ponujajo svoje vsebine pod raznimi pogoji uporabe, spletne strani pa imajo

moţnost, da RSS-vir vgradijo v svojo vsebino.

Orodja za skupinsko delo so zelo uporabna v poslovnih okoljih, kjer predstavlja fizična

lokacija eno izmed večjih ovir za komuniciranje med sodelavci. Orodja predstavljajo

16

uporabno rešitev za sodelovalno delo, poenostavljajo komunikacijo med sodelavci in

olajšujejo timsko delo.

Spletne učilnice predstavljajo e-učno okolje oziroma spletno učno središče. Spletne učilnice

vsebujejo učna gradiva, povezave do njih, naloge in dejavnosti za aktivno vlogo udeleţencev.

Osnovni cilj uporabe spletne učilnice je podpora e-izobraţevanju.

3.4 Spletno komuniciranje šole

Internet je virtualni svet, ki raste. Vedno nove skupine ljudi odkrivajo internet, elektronsko

pošto, spletne storitve in poslovne sisteme. Medijski prostor postaja obseţnejši in

kvalitetnejši, uporabnik zahtevnejši, z vsem tem pa se tudi del šolskega učnega in

komunikacijskega okolja seli v virtualen svet. Selitev je za nekatere šole laţe izvedljiva in

terja manj napora, pri drugih pa je morda kar teţka poteza, marsikdaj celo nekako vsiljena s

strani uporabnikov, to je učencev, dijakov, staršev ali šolskega okolja. Obstajajo šole, ki se

zelo trudijo slediti sodobnim e-komunikacijskim smernicam in so pri tem zelo uspešne.

Druge uvajajo novosti manj intenzivno in počasneje, saj so morda naletele na teţave

zaposlenih, ki se na prehod iz tradicionalnega načina komuniciranja na elektronski odzovejo z

odporom. Vsaka sprememba je povezana s stresom, in tega v šoli res ni malo. Negotovost in

neizkušenost pri uporabi sodobne IK tehnologije predstavlja zaviralni dejavnik pri uvedbi

šolskega spletnega mesta in večjo ranljivost pri upravljanju z njim. Globalno računalniško

omreţje, internet, nudi številne nove priloţnosti za nove oblike poslovanja, omogoča izvirno

in učinkovito dvosmerno komunikacijo, ki bistveno presega učinke enosmerne komunikacije.

Internet je medij, za katerega tako kot za vsak drug komunikacijski kanal veljajo specifična

pravila in zakonitosti. Šola se mora tega jasno zavedati, saj nepoznavanje in neupoštevanje

medijskih specifik lahko povzročita tudi precej škode. Slaba šolska spletna stran na primer

odţene obiskovalce in jih za kar precej časa odvrne od ponovnega obiska, s tem pa šoli niţa

ugled.

3.4.1 Cilji spletnega komuniciranja šole

Spletno komuniciranje pomembno vpliva na učinkovitost celotnega komuniciranja v šoli ter

tako na ugled šole. Uporabniki uporabljajo spletne medije, torej mora tudi šola tako

komunicirati z njimi. Katere potrebe imajo uporabniki? Si ţelijo samo pridobiti neke

informacije ali morda ţelijo komunicirati s šolo? Imajo šolski komunikatorji dovolj znanja za

to?

Šolsko spletno mesto je novo tržno okolje, nova komunikacijska priloţnost. Če ima šola

premalo znanja o njem, ne ve natančno, kako ga lahko izkoristi v trţenjske namene, in ne

17

ve, kaj lahko pričakuje in pridobi. Tradicionalni pogled na internet kot na komunikacijski

kanal, namenjen predvsem distribuciji šolskih obvestil in podatkov, ne vodi niti po pravi poti

niti do pravega cilja. Posledice takšnega pristopa se odraţajo v napačnih analizah in

zgrešenih strategijah, zaradi česar spletno mesto ni učinkovito, ţivotari ali celo propade. Če

je komunikacija preveč odprta in razpuščena, namreč dosega nasproten učinek, to je odboj

uporabnika.

Šolsko spletno mesto omogoča spletno komuniciranje šole z namenom izboljšati proces

učenja in poučevanja. Uporabniki šolskega spletnega mesta zahtevajo sodobne didaktične

pristope in metode, sinergijsko povezovanje ter integracijo spletnega mesta v vsakdanje delo

in ţivljenje.

3.4.2 Oblike spletnega komuniciranja šole

Šolske spletne strani ponujajo celo paleto komunikacijskih orodij, ki zadovoljujejo

uporabnikove ţelje po pridobivanju ali izmenjavi ustreznih informacij. Glede na smer

komuniciranja ponujajo:

objavo podatkov na spletnih straneh, kar predstavlja enosmerno komunikacijo

(sporočevalec sporoča, prejemnik prejme informacijo),

elektronsko pošto ali spletno klepetalnico, s čimer šola ponuja dvosmerno

komunikacijo (prejemnik informacije se odzove in nudi pošiljatelju povratno

informacijo).

V splošnem lahko komunikacije razvrstimo v tri modele:

medosebno komuniciranje (eden z enim),

množično komuniciranje (eden z mnogimi) ter

mrežno komuniciranje (mnogi z mnogimi).

V zgodovini so komunikacije potekale le ob prisotnosti udeleţencev komuniciranja na istem

mestu in v istem času. Sodobni komunikacijski mediji pa omogočajo komuniciranje med

prostorsko in časovno oddaljenimi udeleţenci. Komunikacije lahko potekajo na dva načina:

sočasno ali sinhrono komuniciranje (na primer spletne klepetalnice, ki ponujajo moţnost

takojšnjega odgovora, saj so udeleţenci hkrati prisotni na istem spletnem mestu) ali

nesočasno ali asinhrono komuniciranje (udeleţenci komunikacije niso hkrati prisotni na

spletnem mestu).

Razlika med javno in zasebno komunikacijo je v dostopnosti za javnost:

elektronska pošta predstavlja zasebno komunikacijo,

18

javno komunikacijo omogočajo spletne strani, ki so popolnoma odprte za javnost.

Obstajajo tudi polzaprte oblike komuniciranja (pošiljanje sporočil več naslovnikom ali

dostop do spletnih učilnic z geslom).

Ključni lastnosti spletnih strani sta individualizacija in interaktivnost (Shimp 2011):

individualizacija je ločevanje kolektivne identitete od individualne, kar pomeni, da ima

uporabnik moţnost upravljanja pretoka informacij po svojih ţeljah, tj. krajevno, časovno

in dinamično prilagojeno sebi;

interaktivnost pa uporabniku omogoča, da izbere zanj pomembne informacije ter

vzpostavi dvosmerno/večsmerno komunikacijo s sporočevalcem/sporočevalci. Primer:

šolski urnik, suplence, spletne učilnice, forumi, wiki. To je dodana vrednost, ki je klasične

oblike komuniciranja nimajo.

3.4.3 Vloga spletnega komuniciranja šole

Zakladnica podatkov ali nov način komuniciranja in sodelovanja? Spletno komuniciranje šole

je lahko močan pospeševalni dejavnik, saj zmore premostiti številne logistične, čustvene in

medkulturne razlike. Komunikacija šola – učenec – učitelj – starši je dvosmerna in postavlja

temelje za mnoge druge oblike sodelovanja. Starši in učitelji so zainteresirani za uporabo e-

pošte, saj ta komunikacijska metoda predstavlja novo priloţnost za hitro in takojšnje

obveščanje staršev o otroku in obratno. Nove tehnologije za socialno mreţenje, kot so blogi,

forumi in klepetalnice pa zaradi splošno uveljavljenih tradicionalnih oblik komuniciranja

predstavljajo ovire, saj lahko podatke o otroku dobi nepooblaščena oseba. Internet torej

predstavlja realno priloţnost, da vsaj ohrani ali celo poveča komunikacijo med šolo in

druţinami učencev in mladostnikov.

Pogostost, značilnosti in rezultati komuniciranja se z vključitvijo individualizacije in interakcije

komunikacijskega procesa razlikujejo. Rezultat je spletna komunikacija, različna po smeri,

dinamiki in kakovosti komuniciranja. Druţinski prihodki, stopnja izobrazbe staršev, vzgoja,

delovne navade, materni jezik in druge socialne značilnosti druţin so dejavniki, ki

zaznamujejo »digitalni prepad« med učenci. Čeprav je digitalnega prepada vedno manj (večji

dostop do interneta, informacijska znanja v šoli), je največji ravno pri druţinah, ki se najmanj

vključujejo v šolske procese. Učenci iz socialno ogroţenih druţin pogosteje nimajo opreme in

moţnosti uporabljati sodobne spletne komunikacije. Ali ima šola predvidene nadomestne

komunikacijske oblike? Izgradnja sistema šolskega komuniciranja, ki bi upošteval

socialno razsežnosti in vključeval tehnološke spretnosti in znanja, predstavlja

težko, a obetavno pot za prihodnost.

19

4 PRIMER VZPOSTAVITVE ŠOLSKEGA SPLETNEGA MESTA

V šolskem letu 2007/08 je bil na Srednji ekonomski in trgovski šoli Nova Gorica izveden

projekt izboljšave na področju uporabe informacijsko komunikacijske tehnologije. V

izobraţevalnem projektu, poimenovanem Mreţe 2, je šola izbirala med vnaprej razpisanimi

vsebinami, ki so jih pripravili in izvajali sodelavci Šole za ravnatelje skupaj z zunanjimi

strokovnjaki: Razvijanje klime za uspešno delo, Vodenje razreda, Izboljšave na področju rabe

IKT. Šola je izbrala naslednjo temo: Izboljšave na področju uporabe informacijsko

komunikacijske tehnologije. S pomočjo od zunaj spodbujenega medsebojnega sodelovanja

med učitelji je šola izgrajevala sodelovalno kulturo in postajala »učeča se organizacija«.

Udeleţenci so bili v procesu izobraţevanja aktivni, predavatelji so poleg vsebin učili tudi

uporabo sodobnih metod dela, koristnih pri delu s sodelavci in z učenci. V program je bilo

vključenih 8 vrtcev, 10 osnovnih in 12 srednjih šol.

Cilj šolskega projekta je bil: »Na sodelovalen način bomo prepoznavali moţnosti, ki jih

IKT ponuja učiteljem, učencem in dijakom. Namen dela torej ni računalniško

opismenjevanje, ampak ustvarjalna uporaba novih tehnologij v procesu učenja in

poučevanja, s čimer pa se spreminja tudi učiteljeva vloga. Informacijsko-komunikacijska

pismenost spada med ključne kompetence v okviru vseţivljenjskega učenja. Mlade je treba

pripraviti za t. i. digitalno pismenost, da bodo lahko uspešno delovali in sodelovali v druţbi

znanja. Poznavanje in uporabo informacijsko-komunikacijske tehnologije uvrščajo evropski

dokumenti med najpomembnejša področja izobraţevanja in usposabljanja učiteljev.«

Mreţa 2 je po mnenju večine zaposlenih pripomogla k oblikovanju lastne vizije na področju

dela z IKT opremo na šoli, z moţnostjo uporabe pri pripravah na pouk, z uporabo pri pouku,

s samim reševanjem problematike priprave in izdelave lastne spletne strani šole ter pri

pridobivanju ţelje po pridobivanju dodatnih znanj s področja IKT. Po mnenju zaposlenih je

vodstvo šole podpiralo in spodbujalo spremembe, povečevalo opremljenost šole s strojno

opremo in omogočalo izvedbo seminarjev s področja IKT. Spomladi 2008 so člani

projektnega tima predstavili rezultate ankete o uporabi IKT na šoli, v tem okviru pa so bila

postavljena tudi vprašanja o obstoječi spletni strani šole. Analiza odgovorov je podala

naslednje ugotovitve (Beltram 2008):

»Spletna stran SETŠ Nova Gorica je potrebna prenove. Delamo jo ljudje za ljudi in zato naj

bo taka, da jo bodo ljudje uporabljali. Če bodo informacije na spletni strani statične, je ne bo

nihče obiskoval. Oblikovati je treba spletno stran, ki naj bo ţiva, informacije na njej pa

20

aktualne in sproti posodobljene. Namenjena naj bo učiteljem oz. zaposlenim, dijakom,

staršem in lokalni skupnosti.«

Sprejeto je bilo izhodišče, da se bo v naslednjem šolskem letu rezultate projekta

nadgrajevalo z izpopolnjevanjem spletne strani, z uvajanjem IKT v pouk, z uvajanjem novih

metod dela pri pouku, z nabavo nove strojne opreme in posodabljanjem učilnic.

4.1 Projektna pobuda

Na začetku šolskega leta 2008/09 sem na šoli dala pobudo, da bi nadaljevala iz izhodišča, ki

je bilo izraţeno v projektu Mreţe 2, da šolski portal ne ponuja dovolj kakovostnih in zanimivih

informacij za uporabnike, da torej ne dosega ţelene učinkovitosti in uporabnosti. Povečanje

uporabnosti spletnih strani sem začutila kot primeren proces, katerega začetki so bili v okviru

projekta Mreţe II ţe nekako zasnovani. Na osnovi dejstev sem začela premišljevati, ali bi

prenovila obstoječe spletno mesto ali bi bilo morda bolje začeti od začetka.

Ţelene povratne informacije uporabnikov šolskega spletnega mesta sem pridobila z metodo

pogovora z zaposlenimi in dijaki. Vzorčenje je bilo naključno. Odgovori so potrjevali splošno

mnenje, da je šolska stran zastarela, okorna in neuporabna, zato sem pričela s projektnimi

aktivnostmi. Nagibala sem se k postavitvi novega šolskega spletnega mesta, saj sem v

tem času vpisala magistrski študij in se spoznavala s sodobnimi metodami vodenja projektov,

informatizacijo organizacij ter organiziranostjo poslovnih procesov, kar sem ţelela preizkusiti

in s pridom uporabiti v praksi.

Moj predlog vzpostavitve novega šolskega spletnega mesta je bil pri vodstvu šole sprejet in

bila sem imenovana za vodjo projekta prenove spletnega mesta šole. Pričela sem z

načrtovanjem projektnih aktivnosti in za izpeljavo projekta predvidela naslednje faze:

pričetek, zagon projekta (kaj, zakaj, kdo),

planiranje projekta (aktivnosti, akterji, čas, stroški, komunikacije, viri),

izvajanje projekta (izvedba),

spremljanje projekta (spremljanje in kontrola izvajanja),

zaključek projekta (povratne informacije, predlogi izboljšav).

4.2 Zagon projekta

Projekt je ciljno orientirana ter časovno omejena aktivnost, ki je potrebna za izpolnitev

pogodbe, uresničitev ideje, predloga, razvojnega koraka (Borko 2000). Projekt je naloga, ki

je vezana na pogodbo z naročnikom ter je vedno organizirana za določen čas. Projekt tvorijo

aktivnosti, vsaka aktivnost pa se izvršuje z vrsto nalog. Pri vsakem projektu je treba

21

opredeliti mnogo zadev: cilj, aktivnosti, akterje, način dela, pričakovan rezultat, omejitve

(razpoloţljive vire, potrebni čas, finančna sredstva). Vse to vsebuje plan projekta, ki sluţi tudi

za kontrolo realiziranih oziroma nerealiziranih aktivnosti.

Najprej sem določila tri prvine projekta:

cilj projekta: vzpostavitev novega šolskega spletnega mesta šole,

proces, ki omogoča doseči cilj projekta: proces vzpostavitve novega šolskega

spletnega mesta,

rezultat projekta: vzpostavljeno dinamično šolsko spletno mesto.

Vodenje projekta je zahtevna naloga. Zajema naloge od organizacije do vodenja in

upravljanja. Bistvenega pomena so strokovno znanje, izkušnje, poznavanje metod

projektnega vodenja in realizacija posameznih aktivnosti. Projekt ne poteka vedno po

načrtovanem scenariju, zato je treba redno spremljati izvajanje posameznih nalog, spremljati

aktualno stanje, motivirati udeleţence in še mnogo več. Lastnosti vodje projekta vplivajo na

kvaliteto izvedbe projekta, potrebna je strokovnost, sodelovalni duh, socialni čut, včasih pa

tudi odprtost za zunanjo pomoč.

S stališča administratorja spletnega mesta je bil sistem za urejanje šolskega spletnega

mesta, objavljanje vsebin in novic zelo okorel in sam po sebi ni zadoščal potrebam. Zato sem

se odločila, da se obstoječe spletne strani ne bodo več prenavljale, ampak bom vzpostavila

novo šolsko spletno mesto, temelječe na sistemu CMS – Joomla, z gostovanjem na

dinamičnem spletnem streţniku GVS, ki ga je omogočalo omreţje Arnes. Predlog o

vzpostavitvi novega šolskega mesta je bil sprejet oktobra 2008. Naloga ni bila lahka, vsak

uspešno opravljen korak pa mi je bil v veselje.

4.3 Priprava projekta

Tako imenovani »project start-up« naj bi načeloma zdruţeval vse aktivnosti med snovanjem

in izvedbo projekta, torej proces planiranja in organiziranja. Plan projekta določa udeleţence

projekta, njihove vloge, aktivnosti in odgovornosti, potrebne vire ter seveda časovni in

finančni okvir. Pri tem ne smemo pozabiti na komuniciranje in prenos informacij ter

projektno dokumentacijo.

Management projektov vsebuje štiri korake (Moţina 1994):

planiranje je opredeljevanje ciljev in poti za njihovo doseganje,

organiziranje je ustvarjanje medsebojnih razmerij, ki omogočajo izvedbo plana,

vodenje je vplivanje, motiviranje in usmerjanje zaposlenih, da bi ustrezno opravili naloge,

ki so jim bile dodeljene s planom in organizacijo,

22

kontroliranje pomeni spremljanje doseţenega in ukrepanje v primeru odstopanja izvedbe

od plana.

Kot izhodišče projekta je bila določena vzpostavitev novega šolskega spletnega mesta, v

skladu z vizijo šole, ki jo je oblikoval učiteljski zbor v okviru aktivnosti projekta Mreţe šol:

»Srednja ekonomska in trgovska šola Nova Gorica je šola vedoţeljnih – ustvarjalnih ljudi,

prepoznavna po kvaliteti izobraţevanja in dobrih medsebojnih odnosih. Za nas so ljudje

vedno na prvem mestu, zato spodbujamo spoštovanje in dostojanstvo. Prizadevamo si razviti

dobre medsebojne odnose, ki temeljijo na kulturi komunikacije in zaupanju. Spoštujemo

posameznika, njegovo drugačnost in enkratnost. Prizadevamo si dosegati dobre učne uspehe

in dati našim dijakom kvalitetno znanje. Vsakemu dijaku ţelimo omogočiti, da razvije svoje

sposobnosti, se osebnostno oblikuje in dozori v sposobnega, odgovornega in srečnega

človeka.«

Strateški cilj je bil torej vzpostavitev in upravljanje šolskega spletnega mesta šole, nujni

spremljevalni cilj pa priprava učiteljev za aktivno vsebinsko sooblikovanje spletnega mesta.

Pripravila sem plan projekta, kar pomeni postavitev osnovne projektne mreţe oziroma

plana organizacije dela. Projektna mreţa je vsebovala planirane aktivnosti v koledarju

izvajanja:

razpoloţljivi čas: do konca šolskega leta 2008/09,

rezultat projekta: vzpostavljene dinamične spletne strani, ki jih tehnično podpira in

upravlja administrator, vsebinsko pa ureja uredniški odbor,

stroški projekta: stroški dela ena uro tedensko v delovni obveznosti skrbnika spletnega

mesta, stroškov IKT opreme ni,

politika organizacije: ni omejitev,

postopki in znanja: uvedba procesnega pristopa.

Določitev projektne skupine: predvidene sodelujoče posameznike sem povabila na

uvodni sestanek, na katerem sem predstavila ključne elemente projekta, organizacijo in cilje

projekta, način dela, potrebne vire, način komuniciranja, kontrolne točke in drugo.

Predlagani člani so soglašali s predlogi in formirali smo projektno skupino, sestavljeno iz

petnajstih članov: ravnateljice in pomočnice ravnateljice, po enega predstavnika vsakega

strokovnega aktiva na šoli (naravoslovje, druţboslovje, matematika, športna vzgoja, tuji

jeziki, slovenščina), predstavnika administrativnega osebja na šoli, knjiţničarke, svetovalne

delavke, vzdrţevalca IK tehnologije na šoli ter dveh dijakov in mene.

23

Naloge ravnateljice so bile sodelovati pri izbiri sodelujočih članov projektne skupine,

zagotoviti vire financiranja in primerno motivirati zaposlene. Kot skrbnica procesa sem bila

odgovorna za načrtovanje, implementacijo, spremljanje, nadzor in vzdrţevanje šolskega

spletnega mesta, formiranje skupine in koordiniranje dela članov procesnega tima,

izobraţevanje uredniškega odbora. Naloge drugih članov uredniškega odbora (razen

ravnateljice in vzdrţevalca) so bile vnos vsebin na šolsko spletno mesto. Člani so se s

predlogom strinjali in si razdelili aktivnosti:

predstavnik vodstva šole: pouk, suplence, komunikacija s starši,

dijaki: dijaško spletno mesto,

svetovalna delavka: aktivnosti šolske svetovalne sluţbe,

predstavnica izobraţevanja odraslih: novice, vsebine izrednega izobraţevanja

predstavniki strokovnih aktivov: vsebine iz tujih jezikov, strokovnih predmetov,

naravoslovja, druţboslovja, slovenščine, matematike, športne vzgoje, informatike,

predstavnika zaključnega izpita, mature: novice, vsebine,

knjiţničarka: novice, vsebine knjiţnične izposoje.

4.4 Izvajanje projekta

Izvajanje projekta temelji na projektnem načrtu. Le dobro pripravljen projektni načrt

omogoča izvajalcem natančno izvajanje, kar pomeni dosledno sledenje vmesnim ciljem,

ugotavljanje realizacije, razreševanje zapletov in drugo. Izvajalci posameznih projektnih

aktivnosti imajo ves čas na razpolago sliko o ţe narejenem, kot tudi o tem, kaj je potrebno

še narediti do konca projekta, da bi se izpolnili zastavljeni cilji. Vhodi v sistem so bile

uporabniške zahteve (dijaki, zaposleni), izhodi iz sistema pa ţelene izpolnjene zahteve po

spletnem komuniciranju in doseţeno zadovoljstvo uporabnikov. Načrtovala sem, da bi v

projektu sodelovalo vodstvo šole, strokovni tim oziroma projektna skupina ter drugi

zaposleni. V tem obdobju sem se začela spoznavati s procesno organiziranostjo in samim

procesnim pristopom. V vzpostavitvi šolskega spletnega mesta sem predvidela:

glavni proces, razdeljen po aktivnostih:

o oblikovanje procesa (določitev ciljev, strategije, lastništva procesa, sodelujočih),

o izvajanje procesa (izvajanje procesnih aktivnosti, gradnja spletnega mesta),

o spremljanje in nadzor procesa (kontrola doseganja delnih ciljev, dokumentiranje),

o optimizacijo procesa (spremembe, popravki, izboljšave) ter

podporni proces (izobraţevanje).

24

Slika 4.1: Plan projekta izgradnje šolskega spletnega mesta


25

4.4.1 Analiza informatiziranosti šole

Šola je bila v šolskem letu 2008/09 sorazmerno dobro opremljena z IKT. Sodobna

računalniška strojna in programska oprema se je nahajala v računalniških učilnicah, zbornici,

kabinetih za posamezne strokovne aktive, knjiţnici, prostorih za vodenje in upravljanje šole.

Uporabniki IKT v šoli so bili strokovni delavci, administrativno osebje, vodstvo šole in dijaki.

Učitelji so izvajali učno-vzgojne dejavnosti s pomočjo IKT opreme v zbornici, kabinetu,

specializirani učilnici, knjiţnici ali doma. Ravnateljica in pomočnica sta načrtovali in izvajali

pedagoške dejavnosti v pisarni, zbornici in doma, knjiţničarka pa je z računalniškim

programom vodila knjiţnično izposojo. Dijaki so uporabljali računalnike v računalniških

učilnicah, knjiţnici in doma. Svetovalna sluţba in člani administrativnega osebja so izvajali

IKT dejavnosti v svojih delovnih prostorih.

Na šoli je obstajalo lokalno računalniško omrežje, razdeljeno na dva med seboj ločena

modula, in sicer pedagoški del, kamor je spadalo pet računalniških učilnic, učilnice s posebno

opremo ter kabinet za učitelje, ter administrativni del, ki je vključeval ostalo (pisane,

administracija, svetovalna sluţba, knjiţnica). Omreţje je vsebovalo tudi intranet, dostopen le

na šoli. Uporabniki niso imeli moţnosti od doma dostopati do podatkov na intranetu ali na

računalnikih v lokalnem omreţju šole. Šola je bila preko sosednjega Tehniškega šolskega

centra povezana v svetovni splet z optično povezavo hitrosti 1 GB/s preko Arnesovega

omreţja.

Slika 4.2: Hrbtenica Arnesovega omreţja 2008

Vir: Pregled aktivnosti Arnesa v letu 2008, 2008.

Komunikacijsko omreţje ARNES je povezovalo kraje po Sloveniji, šola je bila priključena na

hrbtenico ARNES na vozlišču Nova Gorica, hrbtenica omreţja pa je bila povezana v tuja

omreţja preko mednarodnih vodov.

26

Slika 4.3: Drevesna struktura omreţja v izobraţevalni organizaciji

Vir: Povezovanje šol v omreţje ARNES/internet. Ljubljana, Arnes 2008.

Pri preverjanju stanja informatizacije na šoli sem ugotovila, da bi šola morala bolj

sistematično skrbeti za to področje. Na šoli ni bilo določenega strokovnjaka oziroma skupine

strokovnjakov, ki bi ustvarjali in koordinirali moţnosti za celovitejšo informatizacijo šole.

Pošto na šolskem spletnem naslovu so lahko zaposleni brali preko odjemalca Outlook Web

Access. Naslovi streţnikov za prihajajočo in odhajajočo pošto zaposlenim niso bili

posredovani. S šolskega spletnega naslova ni bilo mogoče samodejno posredovati pošte na

drug naslov, niti je odpirati v poljubnem programu za delo z elektronsko pošto.

Šolsko delo je bilo sicer moţno opravljati tudi na domačem računalniku, vendar omejeno, saj

je bilo potrebno imeti doma datoteke z gradivi, ena večjih ovir pa je bila, da intranet, kjer bi

e-gradiva lahko bila objavljena, od doma ni bil dostopen. Spletnih učilnic z izobraţevalnimi

gradivi ni bilo. Na področju izobraţevanja zaposlenih so se dovolj pogosto izvajali kvalitetni

izobraţevalni seminarji za uporabo IKT.

4.4.2 Mnenjska raziskava obstoječega spletnega mesta

Anketa o obstoječi spletni strani SETŠ je bila izvedena na šoli v januarju 2009. Izbrala sem

reprezentativen vzorec po dejavnostih uporabnikov (strokovni delavci, administrativno

osebje, vodstvo šole). Sodelovalo je 42 anketirancev od skupno okrog 80 zaposlenih na šoli.

Obdelava podatkov je potekala s pomočjo programa za obdelavo podatkov v preglednicah.

V prvem delu sem se lotila obiskanosti šolske spletne strani. Vprašala sem, ali so ţe kdaj

obiskali šolsko spletno stran, kako pogosto jo obiskujejo ter (za kontrolo), če poznajo spletni

naslov šole. Ker so na prvo vprašanje trije anketiranci (7%) odgovorili, da si spletne strani še

27

niso ogledali (prva šolska spletna stran je bila postavljena ţe leta 1995, anketa pa se je

izvajala leta 2009), je na nadaljnja vprašanja odgovarjalo 39 anketirancev.

Grafikon 4.1: Pogostost obiskovanja spletnega mesta


Podatki o pogostosti obiskovanja šolske spletne strani govorijo sami zase. Naslednja

vprašanja so se nanašala na urejenost šolske spletne strani, njeno preglednost in všečnost

grafičnega izgleda. Pomembni podatki za orientacijo so bili vključeni v tretjem sklopu, v

katerem so bila vprašanja, katere podatke iščejo oziroma berejo na spletni strani, katere pa

pogrešajo. Anketiranci so podali tudi številčno oceno grafičnega izgleda, aktualnosti in

aţurnosti podatkov na spletišču. Da spletna stran ni pregledna, je menila skoraj tretjina

vprašanih. Oblikovna podoba spletne strani je bila všečna kar 59 % vprašanih. V zadnjem

sklopu vprašanj je anketa obravnavala načrtovanje spletnega mesta: zanimalo me je mnenje

o uporabnosti le-tega, ali spletna stran pripomore k ugledu šole ali je morda potrebna

prenove.

Grafikon 4.2: Ocena obstoječe spletne strani


nikoli 12% dnevno

7%

vsaj enkrat tedensko

10%

večkrat mesečno

34%

nekajkrat letno 37%

Kako pogosto ste v zadnjih šestih mesecih obiskovali spletno stran?

1; 7%

2; 13%

3; 20%

4; 27%

5; 33%

Obstoječa spletna stran si glede uporabnosti zasluži oceno:

28

Da je obstoječa spletna stran potrebna prenove, se je strinjalo kar 88% anketirancev. Na

anketirance sem naslovila osebno vprašanje, ali bi bili pripravljeni sodelovati pri urejanju

šolske spletne strani (dodajanje vsebin, novic) in katere teme, rubrike oziroma vsebine

predlagajo na novi šolski spletni strani. Analiza odgovorov je potrdila splošno mnenje, da je

prenova šolskega spletnega mesta nujna. Dejstvo, da so bili anketiranci pripravljeni

sodelovati pri prenovi (36% je odgovorilo »da«, 37% pa »ne vem«), me je spodbudilo in

nadaljevala sem s temeljito analizo obstoječih spletnih strani.

4.4.3 Analiza obstoječega spletnega mesta

4.4.3.1 Izhodišča

Analiza spletnih strani je proces opazovanja in ocenjevanja posameznih strukturnih,

oblikovnih in vsebinskih elementov spletne strani. Namen analize je pridobiti podatke glede

prednosti in pomanjkljivosti spletnih strani ter ugotoviti stopnjo zadovoljstva spletnega

obiskovalca. Informacije, ki jih dobimo, nam pomagajo pri izpopolnjevanju ali dopolnjevanju

spletnih strani. Nadaljnji proces analize je optimizacija spletnih strani ali postavitev novega

spletnega mesta.

Spletne strani naj bi bile uporabne in s tem posledično tudi učinkovite. Kako se to pokaţe na

obstoječih spletnih staneh obravnavane šole? Pri testiranju spletnega mesta sem uporabila

metodo razmišljanja na glas. Izbranega uporabnika – sebe – sem opazovala pri brskanju

po obstoječi šolski spletni strani, pri čemer sem sproti zapisovala vse pripombe, razmišljanja,

ideje. Iz tega sem izluščila različne informacije: način brskanja in iskanja ter čas za dostop do

ţelenih podatkov, najpogostejše napake ipd. Povzetke sem strnila v analizo obstoječe spletne

strani.

Šolsko spletišče je bilo pripravljeno in izvedeno z zunanjim izdelovalcem spletnih strani. Ker

zaposleni v projekt izgradnje nismo bili vključeni, nismo mogli izraziti svojih ţelja, predlogov

in pripomb. Sistem je bil postavljen z licenčno programsko opremo za izdelavo spletnih

strani, za vnos vsebin pa je bila zadolţena oseba na šoli. Vendar spletne strani v ţivljenju in

delu šole niso zaţivele, saj se niso sproti posodabljale. Po mojem mnenju je bila napaka v

tem, da ni bila sestavljena skupina za podporo oziroma urejanje spletnega mesta. Sploh pa

smo bili zaposleni samo seznanjeni as postavljenim spletiščem, nismo pa imeli nikakršnih

moţnosti, da bi spletišče strokovno obravnavali in dali konstruktivne predloge.

Izbrana sodelavka, ki je spletne strani urejala, dopolnjevala in aţurirala, je imela pri tem nič

koliko teţav, saj je morala neprestano prositi sodelavce, da so ji posredovali informacije,

29

primerne za objavo. Ker ni imela nikakršnih pooblastil in s tem nobenih moţnosti, da bi lahko

od sodelavcev zahtevala aţurna gradiva, se je počasi naveličala in s tem je začetniška

zagretost zamrla in spletišče je »zaspalo«. Pripombe na (ne)uporabnost šolskega spletnega

mesta so bile številne, prihajale so tako iz vrst zaposlenih kot tudi dijakov in staršev.

Ne bi mogla ravno trditi, da je šola zaradi neznanja oziroma nezmoţnosti spremljanja

tehnološkega razvoja posvečala spletnim stranem tako malo pozornosti. Sama sem bila

prepričana, da smo na šoli dovolj dobri in usposobljeni kadri, da lahko sami, brez pomoči

zunanjih izvajalcev, speljemo projekt in ga v bodoče tudi uspešno vodimo.

4.4.3.2 Vstopna stran

Za uspešen nastop na spletu je treba upoštevati nekaj temeljnih načel, ki upoštevajo

predvsem vsebino, identifikacijo predstavitelja, navigacijo, obliko in dostopnost. Prvi vtis, ki

ga dobi uporabnik pri obisku spletnih strani, je zelo pomemben, zato mora biti prijazna in

osebna do uporabnika. Naslovna stran ima pomembno vlogo, saj obiskovalca pritegne ali ga

odvrne od nadaljnjega brskanja, torej ţe takoj na začetku neposredno vpliva na bralca. Šola

je za vstopno stran spletnega mesta uporabljala kar oglasno desko, uporabniki pa niso bili

osebno nagovorjeni.

Slika 4.4: Spletne strani / Vstopna stran


4.4.3.3 Aktualnost spletnega mesta

Pojem aktualnosti pomeni za lastnika sprotno aţuriranje in upravljanje spletnih vsebin, za

uporabnika pa moţnost pridobitve sveţih informacij. Spletna predstavitev šole v obliki slabo

30

vzdrţevane in neaktualne spletne strani, ki je ţe nekaj časa ni nihče prenovil, prav gotovo ne

pritegne, še tako privlačna podoba ali obseţna vsebina pa tega ne moreta nadomestiti. Če se

je šola pri pripravi svoje predstavitve na spletu osredotočila na načrtovanje, oblikovanje in

zagon spletne strani, pri tem pa pozabila na njeno vzdrţevanje, se zgodi neprijetno

presenečenje, razvidno iz spodnje slike.

Slika 4.5: Spletne strani / Aktualnost


4.4.3.4 Oblikovna podoba spletnega mesta

Oblikovanje in vsebina spletne strani morata potekati v sinergiji, da so spletne strani

zasnovane kakovostno in ne slabijo ugled podjetja. Na šolski spletni strani prevladujejo tri

barve, in sicer rumena, modra in črna. Rumena je barva sonca, ki pomeni svetlobo, gibanje

in aktivnost. Omenjeno barvno kombinacijo šola še vedno uporablja v svojem logotipu

(rumeno in modro barvo), na spletni strani pa prevladuje črna nad modro. Barvna shema

šolske spletne strani pritegne pozornost in zaradi barvne kombinacije deluje primerno.

Po mojem mnenju bi bilo lahko šolsko spletišče grafično lepše. Kot primer navajam spletno

stran s podatki o zaposlenih, kjer so izjemno velike verzalke. Opaziti je neprimerno uporabo

tipografije in velikosti pisave (velike tiskane črke) in preveč uporabljenih barv. Pisava

spletnega mesta je izrazito premajhna in se je ne da večati.

31

Spletne strani, kjer je celotna stran ena sama velika slika ali samo dokument z besedilom, so

neprivlačne. Vsebina je prijetnejša, če jo popestrimo s slikovnim gradivom.

Slika 4.6: Spletne strani / Neusklajenost oblikovne podobe


4.4.3.5 Vsebine spletnega mesta

Vsebine spletnega mesta so besedila, grafika, zvok in animacije. Vse omenjene elemente je

potrebno urediti, poenotiti in prilagoditi celostni podobi podjetja. Vsebina spletnega mesta

mora biti strokovna, razumljiva, zanimiva, slovnično pravilno zapisana, jedrnata, pregledna,

verodostojna in uporabna. Slika prikazuje obrazce, ki jih je moţno sneti s spletne strani,

natisniti, ročno izpolniti, poslati po pošti ali osebno prinesti na šolo. Spletna stran je statična.

Izboljšava bi bila v tem, da bi bilo dokument moţno odpreti v navadnem urejevalniku

besedil, natipkati potrebne podatke, natisniti in poslati na šolo. Uporabniki obrazcev namreč

nimajo programa za urejanje pdf dokumentov. Sledi obrazec Potrdilo o vpisu, ki je samo na

ogled. Namembnost mi ni jasna. Če se z miško zapeljemo še malo niţe, kar povprečni

obiskovalec spletnega mesta enostavno spregleda, pa najdemo še obrazce, namenjene

izobraţevanju odraslih. Glede na dejstvo, da je Izobraţevanje odraslih poseben modul,

predvidevam, da odrasli do teh obrazcev sploh ne dostopajo.

Takšna zasnova spletnih strani je vidna v mnogih primerih. Srečamo jih pri podjetjih,

organizacijah in zavodih, ki so šele vstopili na svetovni splet ali pa spletu ne pripisujejo

prevelikega pomena in so spletne strani naredili bolj zase kot dejanske uporabnike. Napaka

na takšnih straneh je preveč osredotočenja na organizacijo in premalo na razmišljanje o

zadovoljevanju potreb uporabnikov. V primeru šolskega spletnega mesta to pomeni preveč

podatkov, statistike ipd. o šoli, premalo pa skrbi in uporabnih informacij za uporabnike –

dijake, starše, odrasle izobraţevalce, okolje in potencialne bodoče dijake.

32

Slika 4.7: Spletne strani / Datoteke


Moje mnenje je, da šola na dolgo in široko opisuje samo sebe, se hvali z uspehom in

kakovostjo šolskega dela. Mislim pa, da pozablja na glavni namen, zaradi katerega so

obiskovalci prišli na šolske spletne strani. Za prave obiskovalce spletnih strani je najbolj

pomembno osredotočenje na zadovoljitev njegovih potreb. Obiskovalec mora ţe na začetnih

straneh šole izvedeti, katere njegove potrebe lahko reši prav ta šola. Priporočljivo je tudi

nakazati obiskovalcu prednosti šole pred konkurenco.

4.4.3.6 Zasnova spletnega mesta

Pogosta pomanjkljivost spletnih strani je njihova slaba zasnova. Takšne strani so pogosto

narejene zelo preprosto in brez strategije. Pri izdelavi spletnih strani je potrebno zdruţevanje

informacijske in marketinške funkcije, za kar mora poskrbeti vodstvo organizacije.

Spletne vsebine šole so razdeljene v logične kategorije in podkategorije. Organizacijska

struktura spletnega mesta šole je primerna, razen izjeme, knjiţnice, ki je kot slepa ulica

(»dead end pages«). Del informacij o šolski knjiţnici je sicer predstavljenih na šolskem

spletišču, drugi, obseţnejši del pa posebej na drugem streţniku in v drugi tehnologiji.

Knjiţnica je torej spletna podstran, od koder obiskovalec nima več moţnosti krmarjenja na

ostale podstrani šole oziroma si mora pomagati s spletnim brskalnikom, da lahko spet pride

nazaj na vstopno spletno stran šole. Do tega je prišlo po naročilu vodstva, da mora biti

knjiţnica ločena od ostale strukture. Le zakaj?

33

4.4.3.7 Navigacija na spletnem mestu

Navigacija po spletišču šole je urejena tako, da levi meni na rumeni podlagi vsebuje

povezave na oddelke oziroma dejavnosti šole (šolska vizitka, administrativni del, knjiţnica,

svetovalna sluţba, projekti, učno podjetje, zunanje povezave …). Zgornji, temno rumeni

meni vsebuje vsebinsko delitev na izobraţevalni programe za redne dijake ter izredno

izobraţevanje za študente. Hitrih povezav na aktualne vsebine ni. Logotip v glavi ne

omogoča povezave na vstopno spletno stran. Šolska spletna stran je obseţnejši sistem

informacij, zato bi bilo primerno, da bi vsebovala iskalnik, s katerim bi uporabnik na hiter in

enostaven način našel iskano informacijo. Tega spletna stran ne omogoča.

4.4.3.8 Dinamičnost spletnega mesta

S pomočjo aplikacij spleta 2.0 lahko šola učinkovito komunicira s svojimi uporabniki ter hkrati

gradi dolgoročne odnose z njimi. Na šolski spletni strani obstaja samo moţnost pošiljanja

elektronske pošte.

4.4.3.9 Tehnologija spletnega mesta

Spletno mesto je postavljeno na nek javno dostopen streţnik z izbrano tehnološko platformo.

Prikazujejo pa se na različnih računalniških sistemih z različnimi operacijskimi sistemi in

programsko opremo. Tako imenovana tehnologija WYSIWYG (»What You See Is What You

Get«) še vedno ne deluje brezhibno in pojavljajo se tehnološke slabosti oziroma napake:

problemi s pisavami (šumniki), uporabnik za vpogled v vsebino dokumenta nima prave

programske opreme, ne predvajajo se multimedijske datoteke in podobno.

Dobro je upoštevati znana pravila, da preprečimo vsaj najpomembnejše moţne zaplete,da na

primer uporabljamo pisave, za katere domnevamo, da jih ima nameščene tudi obiskovalec

spletne strani. Uporabimo tudi najpogosteje uporabljane formate za zapis vseh (besedilnih,

grafičnih, zvočnih ali multimedijskih) datotek, ki jih objavljamo na spletnem mestu. Spletna

stran se mora hitro naloţiti, zato morajo biti vsi elementi (grafika, slike, teksti) optimizirani in

objavljeni v ustreznem formatu. Šolska spletna stran ima te lastnosti.

Preko šolske spletne strani se je mogoče seznaniti z zaposlenimi ter jim s klikom na ime

zaposlenega poslati elektronsko pošto na šolski naslov. Zaţene se privzeti program za e-

pošto. Vendar je slabost sistema ta, da v primeru, če na uporabnikovem računalniku ni

nameščenega poštnega računa, pošte izbranemu zaposlenemu ne moremo poslati.

34

Slika 4.8: Spletne strani / Pošiljanje elektronske pošte


4.4.3.10 Uporabnost spletnega mesta

Spletna stran šole www.setsng.si je nekoliko nerodno postavljena, zastarelo oblikovana,

neaţurna in neprimerno strukturirana in slabo uporabna. Ocena uporabnosti šolske spletne

strani: potrebna je prenove. Sicer dosega načrtovane cilje informiranja ciljnih uporabnikov,

vendar je le-tem ponujena le mrtva, statična oblika. Šolska spletna stran ni dostopna za

uporabnike s posebnimi potrebami.

4.4.3.11 Ugotovitve in predlogi

Analiza informatiziranosti šole, obstoječih procesov, virov in upravljanja je pokazala, da:

so šolske spletne strani neaţurne,

spletne strani niso interaktivne (samo enosmerna komunikacija z uporabniki),

organizacijska struktura temelji na vertikalnih funkcijah,

je odgovorna oseba za polnjenje spletnih vsebin preobremenjena, da nima ustreznih

komunikacij z ostalimi funkcijskimi oddelki in temu ustrezno ni pregleda nad celotnim

dogajanjem v organizaciji,

je uspešnost procesa odvisna od volje odgovorne osebe,

ni merjenja uspešnosti procesa,

je velika ranljivost sistema, spletne strani pa so odvisne od ene osebe.

Načrtovala sem naslednje spremembe:

videz vstopne strani: urediti glavo, nogo, levi rob za menije, desni rob za module,

meniji: dodati prijavni in uporabniški meni,

zasnova: vključiti knjiţnico kot del spletne predstavitve,

dinamičnost, interaktivnost spletnega mesta: dodati prijavo za uporabnike, iskalnik,

koledar, napovednik, anketo, datoteke, forum, statistiko, povezave, tiskanje,

35

vsebine spletnega mesta: dodati aktualne novice, vsebine, foto galerije, video posnetke,

oblika: poenotiti oblikovno podobo,

vključenost uporabnikov v aktivno soustvarjanje spletnega mesta: pripraviti spletne

učilnice,

organizacija: sestaviti uredniški odbor za vnos vsebin,

izgradnja procesnega modela: pripraviti skico v primernem orodju za modeliranje

poslovnih procesov,

promocija: pripraviti računalniške projekcije za predstavitev spletnega mesta zaposlenim

na šoli,

dokumentiranje: voditi dokumentacijo (besedila, načrti, skice, kalkulacije …), shranjevati

vso dokumentacijo v projektni mapi.

4.4.4 Gradnja spletišča

Po posvetovanju z zunanjimi strokovnjaki za vzpostavljanje spletnih mest, po zgledih s

sosednjih šol in tudi zaradi laţjega vzdrţevanja sem se odločila (v dogovoru z ravnateljico) za

gostovanje dinamičnih spletnih strani na Arnesovem omreţju. Arnes je svojim uporabnikom

omogočal gostovanje osebnih spletnih strani, dinamičnih spletnih strani organizacij in

gostovanje drugih spletnih aplikacij. Akademska raziskovalna mreţa Slovenije je v letu 2009

uvedla dva nova paketa storitev:

gostovanje sistemov za upravljanje spletnih vsebin (CMS) in

gostovanja spletnih učilnic v sistemu Moodle.

Prva storitev, CMS, je bila namenjena vsem organizacijam, ki bi ţelele na preprost način

postaviti in upravljati lasten dinamičen spletni portal. Paket je obsegal namestitev (na

Arnesovih streţnikih) in vzdrţevanje sistema Joomla. Joomla je bil v letu 2009 najbolj

priljubljen in razširjen sistem za upravljanje spletnih vsebin med slovenskimi šolami. Z

vsebino in pravicami uporabnikov je upravljala organizacija sama, torej skrbnik procesa.

Druga storitev, Moodle, je bila namenjena za izgradnjo spletnih učilnic, v podporo in

pospeševanje uporabe IKT in e-gradiv v izobraţevanju.

Dinamično spletno stran lahko preko ustreznega vmesnika (CMS) ureja uporabnik,

urejevalec, ki ne potrebuje znanja iz programiranja. CMS (»Content Management System«)

je sistem za upravljanje vsebin, ki omogoča urejanje in vzdrţevanje vsebine spletnih strani.

Organizacijam sta bila na voljo dva paketa, ki sta se razlikovala po zahtevnosti stopnje

vzdrţevanja in fleksibilnosti: osnovni paket, ki je omogočal samo gostovanje dinamičnih

strani, ter zahtevnejši paket, ki je zahteval več znanja s strani uporabnika ter hkrati

36

omogočal večjo fleksibilnost pri upravljanju sistema. Storitev gostovanja dinamičnih spletnih

strani in virtualnih streţnikov je veljala za dobo enega leta in jo je bilo potrebno po preteku

časa podaljšati.

Šola je zaprosila za osnovni paket gostovanja dinamičnih spletnih strani in virtualnega

streţnika na Arnesu, kot kontaktna oseba sem bila določena jaz, za odgovorno osebo pa

ravnateljica šole. Tako smo v kratkem času dobili v upravljanje virtualni streţnik. Na

streţniku je bil nameščen operacijski sistem Linux in moduli za PHP ter podatkovno bazo

MySQL. Arnes je posebno pozornost namenil varnosti storitve.

4.4.4.1 Postavitev spletnih strani v sistemu Joomla CMS

Sistemi za upravljanje vsebin CMS so aplikacije, ki omogočajo postavitev dinamičnega

spletnega mesta. Temeljijo večinoma na odprtokodni osnovi (spletni streţnik Apache,

podatkovna baza MySQL in podpora programskem jeziku PHP). Sistem CMS se uporablja za

izgradnjo spletnega mesta, zgrajen je modularno, kar pomeni, da lahko dodajamo še več

komponent in modulov ali jih odvzemamo.

Za postavitev dinamičnega sistema sem uporabila programski paket SloJoomla 1.5, ki sem ga

najprej instalirala na domačem računalniku. Namestitev je zahtevala najprej podporni

streţnik Apache in podatkovno bazo MySQL. Joomla je sestavljena iz ospredja in ozadja

(skrbništvo), komponent, modulov in predlog. Je poslovenjena.

Naloţila sem tudi dodatne komponente in module, za katere sem ocenila, da bodo potrebni.

V osnovni namestitvi se namreč nahajajo npr. urejevalnik novic, najrazličnejši izbirni meniji,

iskalnik, kanali RSS, spletne ankete, oglasi ... Module lahko nameščamo, nadgrajujemo in

odstranjujemo kar preko spletnega vmesnika.

Glavna odlika CMS sistema je v tem, da lahko administrator oziroma uporabnik s pomočjo

spletnega brskalnika interaktivno vnaša in vzdrţuje vsebine na spletnem mestu. Naloga

avtorja vsebine je priprava vsebine, sistem pa poskrbi za poenoten videz podatkov na

spletišču.

37

Slika 4.9: Sistem urejanja vsebin CMS


38

4.4.4.2 Namestitev oblikovne predloge

Uporabila sem brezplačno spletno predlogo za sistem Joomla 1.5, ki sem jo v programskem

jeziku HTML in stilnih predlogah CSS ustrezno prilagodila.

Slika 4.10: Oblikovna predloga


4.4.4.3 Strukturiranje spletnega mesta

Naslednja naloga po vzpostavitvi delovanja sistema CMS je bilo strukturiranje zgradbe in

vnos vsebin. Delitev na področja in kategorije je omogočila, da sem vsako vsebino uvrstila v:

področje Novic (Aktualne novice šolskega leta rednega izobraţevanja, Newsflash, Novice

izrednega izobraţevanja, Razpisi in natečaji) ali v

področje Statike s podpodročji (Šola, Knjiţnica, Izredno izobraţevanje, Projekti, Dijaki,

Arhivi šolskih let).

Slika 4.11: Spletne vsebine so razdeljene v področja in kategorije


39

4.4.4.4 Navigacija spletnega mesta

Na spletno mesto sem postavila Osnovni meni z vsemi klasičnimi meniji (Uvod, O šoli, Šolsko

leto, Knjiţnica, Projekti, Izredno izobraţevanje, Foto galerija, Arhiv, Razpisi) in meni

Povezave z uporabnimi spletnimi povezavami. Dodala sem tudi Uporabniški meni za vnos

novic, Zadnje objave ter Koledar dogodkov.

Slika 4.12: Upravljanje menijev


4.4.4.5 Določitev uredniškega odbora

Vsak, ki ţeli dodajati vsebine na spletno mesto, mora biti registriran v bazi uporabnikov. Vsi

uporabniki nimajo istih pravic, višje pravice imajo administratorji in super administrator

(lastnik sistema). Uredniki imajo niţje pravice, avtor oziroma registriran uporabnik pa jih

imajo še manj. Upravljanje sistema je bilo torej diferencirano, omogočeno z nivojem pravic in

dovoljenj, ki sem jih določila posameznemu uporabniku.

Načrtovanje vsebin spletnega mesta ne gre brez uredniškega odbora. Na prvem sestanku

(marec 2009) sem predstavila projekt, cilje in časovni razpored načrtovanih aktivnosti.

Pomemben dejavnik je bil predlog dogovora o uredniški politiki. O protokolu objavljanja novic

se nismo uspeli dokončno dogovoriti. Spremljava aktivnosti na spletišču (spremljanje objav

novic, dopolnjevanje, popravljanje, zamenjava statičnih vsebin ipd.) je bila razdeljena trem

administratorjem spletnega mesta. Pregledali smo izvedeno izobraţevanje:

seminar Hitra vzpostavitev spletnega mesta za zaposlene v šoli (avgust 2008),

skupine za posodabljanje podatkov RO (september 2008),

seminar Aktivna uporaba spletnega mesta, I. del (december 2008),

seminar Aktivna uporaba spletnega mesta, II. del (januar 2009).

40

Ker vsi člani niso imeli ustreznih znanj za vnašanje novic na spletno mesto (vsi se niso

udeleţili predhodnega izobraţevanja), smo predvideli dodatni rok za izobraţevanje za člane

uredniškega. Skupno smo načrtovali predstavitev projekta za celoten kolektiv.

Slika 4.13: Upravljanje uporabnikov


Drugi sestanek uredniškega odbora (april 2009) je potrdil odgovornosti članov uredniškega

odbora za vnos vsebin po področjih:

predstavitev dela predmetnih aktivov (vsak aktiv enega predstavnika),

urnik in suplence,

pouk (obvestila, okroţnice, izvenšolske dejavnosti …),

svetovalna sluţba,

izredno izobraţevanje,

matura, poklicna matura in zaključni izpit,

knjiţnične dejavnosti,

lektoriranje vsebin,

spletne učilnice,

vodenje šole, moderiranje novic.

4.4.4.6 Priprava vsebinskega dela spletnega mesta

Nato je bilo treba pripraviti vsebine. Obstoječe statične vsebine sem kritično ovrednotila ter

jih s prilagoditvami prenesla v novo spletišče. Nekatere vsebine sem odstranila, ker niso

spadale v spletno predstavitev šole, druge pa sem dodala. Gre samo za statične vsebine, ki

so bile predvidene za lektoriranje (vendar se le-to ni izvedlo zaradi prezgodnjega zaključka

izvajanja projekta). Večje spremembe so bile naslednje:

Stran Predstavitev šole vsebinsko ustreza in je zgolj preoblikovana. Rubrike ostajajo iste.

41

Knjiţnico uporabljajo tako dijaki kot tudi učitelji in drugo osebje na šoli, morda tudi starši,

ko pridejo iskat knjige iz učbeniškega sklada. Vsebuje rubrike: Urnik knjiţnice, Učbeniški

sklad, Knjiţnično gradivo, Oglasna deska, Seminarske naloge. Premaknemo jo iz eksterne

spletne strani na aktualno šolsko spletno stran kot samostojno kategorijo v vrhnji meni.

Svetovalna sluţba se premakne iz skupine Starši v kategorijo Splošno. Vsebuje

podskupine: Vpis, Pogodbe, Posebne potrebe (povezave do pravilnikov).

Dijaki naj bi si sami s pomočjo mentorja urejali svoje spletne strani. Podskupine: Dijaška

skupnost, Oglasna deska, Galerija, Uporabne povezave.

Izobraţevanje odraslih: Podskupina Izobraţevalni Programi ter podskupina Pravilniki se

podvajata, zato slednjo umaknemo. Vsebuje podskupine: Oglasna deska (razpored

predavanj, izpitni roki, urniki …), Uporabne povezave (povezave na pravilnike),

Izobraţevalni programi (povezave na tiste programe, ki se izvajajo, ne pa podvajanje

oziroma povezave na neaktualne programe).

Aktivnosti je samostojen modul, ki naj vsebuje dve podskupini: Projekti, Tekmovanja.

Kategorija Učitelji vsebuje podskupine: Abecedni seznam (ime, priimek, predmet, šolski

e-naslov), Strokovni aktivi (seznam učiteljev po aktivih, povezave na podskupine),

Spletna stran (s prijavnim dostopom, da lahko učitelji dostopajo tudi od doma).

Oglasna deska (pomembnejša obvestila vodstva šole, koledar dogodkov, tečaji,

izobraţevanja …),

Sindikat (obvestila, zakoni, pravilniki, povezave …) se odstrani in premakne v intranet.

Slika 4.14: Spletne vsebine


42

4.4.4.7 Nalaganje medijskih datotek

Iz starega spletnega mesta sem prenesla obstoječe slikovno gradivo ter ga smiselno

razporedila v mape. Z upraviteljem medijev ponavadi nalagamo besedilne, grafične, zvočne

in multimedijske datoteke v izbrano mapo. Do datotek, ki jih ţelimo prikazati, vstavljamo

hiperpovezave. Ker nekatere datoteke niso bile shranjene v ustreznem zapisu, sem jih

morala ustrezno preoblikovati. V globalnih nastavitvah je določena največja velikost datotek,

zato sem morala nekatere multimedijske datoteke shraniti v manjši grafični resoluciji.

Slika 4.15: Upravljanje medijskih datotek


4.4.4.8 Registracija domene

Domena je spletni naslov, na katerem lahko obiskovalci najdejo vsebine spletne strani.

Sestavljena je iz niza znakov, ki je registriran na določeno osebo (lastnika) v registru domen.

Vsaka domena je unikat v svetovnem merilu, kar pomeni, da je lahko registrirana samo

enkrat. Kdor registrira domeno, postane njen edini lastnik in si pridobi ekskluzivno pravico do

razpolaganja z domeno. Za delovanje šolskega spletnega mesta sem registrirala domeno

www.setsng.si.

4.4.4.9 Objava testne verzije spletnega mesta

Testna verzija spletnega mesta je bila preko ftp protokola prenesena iz lokalnega računalnika

na virtualni streţnik Arnes v aprilu 2009, večjih napak oziroma popravkov ni bilo. Uradna

objava novega šolskega spletnega mesta pa je bila realizirana v maju 2009.

43

4.5 Evalvacija projekta

Dinamično spletno mesto, ki sem ga vzpostavila na svoji šoli, je omogočalo objavljanje

aktualnih novic, statičnih vsebin, galerijo slik, dostop do multimedijskih gradiv, skladišča

različnih učnih gradiv v spletnih učilnicah, spletne koledarje, spletne ankete in drugo.

Obiskovalcu je ponujalo udoben in zanimiv ogled šolske predstavitve in učinkovito

komunikacijo s šolo.

V maju 2009 sem predstavila potek projekta in do tedaj opravljeno delo na novem spletišču

na pedagoški konferenci. Sodelavci so bili vabljeni k branju, testiranju, komentiranju in

podajanju predlogov. Večinsko mnenje je bilo, da je novo spletno mesto prijetnega videza,

uporabnejše od prejšnjega, sodobnejše in zanimivejše za dijake.

Merjenja uporabnosti spletnega mesta ali zadovoljstva uporabnikov nisem izvedla. Iz

spremljanja obiskanosti spletnih strani sem razbrala, da so najpogosteje obiskane strani z

novicami, šolskim urnikom, napovednikom dogodkov in fotografijami.

V dogovarjanju je bilo objavljanje nadomeščanj pouka (šolske suplence), kar pa se v mojem

času vodenja projekta ni realiziralo.

Upam si trditi, da je bilo spletno mesto kvalitetno in ažurno, da je prinašalo šoli ključne

prednosti. Učencem, dijakom, staršem in institucijam so bili podatki in informacije o šoli

dostopni kadarkoli, s katerekoli priključene naprave. Uporabniki so aktivno sodelovali, dijake

sem vključila v procesni tim, vključitev staršev pa je bila še v fazi razvoja. Nastale so spletne

učilnice – sodelovalna okolja za druţenje in učenje, ki so nudila prvo e-podporo za

opravljanje pedagoških in drugih nalog. Olajšana je bila izmenjava dobrih praks med učitelji,

lahko so si pomagali med seboj. Učenje in pridobivanje informacij je bilo deloma prilagojeno

uporabniku (prijava v e-učna okolja, dostop do učnih gradiv in virov). Na razpolage so bile

shrambe podatkov in informacij, kot so učni načrti, raziskovalne vsebine in naloge, knjiţnični

dokumenti. Dijaki so imeli odprte moţnosti za komuniciranje z učitelji preko elektronske

pošte, ker so bili vsi naslovi učiteljev objavljeni na spletnem mestu.

Posebno uspešno se je izkazal projektni tim. V njem so se nekateri člani celo sami javili za

posamezne naloge: urnik in nadomeščanja (učitelj), pouk in aktualne novice o šoli (pomočnik

ravnatelja), dijaški splet (dijaki), svetovalna sluţba (svetovalna delavka), izobraţevanje

odraslih (zaposleni), predstavniki strokovnih aktivov (8 učiteljev), matura, poklicna matura in

zaključni izpit (tajniki), knjiţnica (knjiţničarka), lektoriranje (slavist), spletne učilnice

44

(informatik), oblikovna shema (umetnik), splošni podatki o šoli (ravnateljica), odgovorni

urednik (skrbnik procesa). Za prevajanje spletnega mesta v tuji jezik se nismo dogovorili.

Optimizacija pomeni iskanje moţnih izboljšav, korektivnih ukrepov. Na nekaterih področjih se

lahko pričakujejo tudi določene teţave, na primer nezadostna podpora vodstva, pomanjkanje

strokovnega znanja, zavračanje novosti, togost kolektiva, neaktivnost procesnega tima ali

neaktivnosti avtorjev vsebin. Glede na konstruktivne predloge zaposlenih in pripombe dijakov

je bilo moţno uveljaviti izboljšave procesa, predvsem v smeri iskanja aktualnejšega in bolj

dinamičnega spletišča. Dvosmerna komunikacija med šolo in uporabniki spletnega mesta je

bila vzpostavljena, vendar v praksi še ni zaţivela. To je aktualen, sodoben način

komuniciranja, ki ga uporabniki pričakujejo od spletnega mesta, in verjamem, da ga sedanji

upravljalci šolskega spletnega mesta nadalje razvijajo.

Slika 4.16: Projektni rezultat / Šolsko spletno mesto


45

5 RAZISKAVA VZPOSTAVLJANJA IN UPRAVLJANJA ŠOLSKIH

SPLETNIH MEST

5.1 Opredelitev raziskovalnega problema

Šolska politika SETŠ Nova Gorica se je spremenila, v šolskem letu 2009/10 sem del svoje

delovne obveze opravljala na sosednji šoli in hkrati mi je bila odvzeta funkcija skrbnice

procesa upravljanja šolskega spletnega mesta, kar posledično pomeni, da svojega projekta

nisem uspela pripeljati do konca. Po skoraj dveletnem predahu sem se uspela odločiti, da

vsaj »na papirju« izpeljem nedokončano delo do konca. Nadaljevala sem tam, kjer sem

končala – pri analizi postavljenega spletnega mesta in iskanju izboljšav. Organizacija dela,

način vodenja projekta, izpeljava s procesno organiziranostjo so prinesli vidne rezultate, zato

sem ţelela pridobljene izkušnje in znanja zapisati v pomoč šolam, ki se lotevajo takih

projektov.

Zamislila sem si raziskavo vzpostavljanja in upravljanja šolskih spletnih mest na drugih

slovenskih šolah, da bi potrdila, ovrgla ali le dopolnila svoje izkušnje. Ţelela sem pregledati,

katere moţnosti za komuniciranje in izmenjavo informacij ponujajo obstoječi šolski portali na

slovenskih šolah ter kako izpolnjujejo svoje osnovno poslanstvo učinkovite komunikacije z

uporabniki. Ker sta v tem času pretekli ţe skoraj dve leti, je jasno, da moj sistem ni bil več

najsodobnejši in ni zagotavljal tolikšne uporabnosti, saj ni vseboval sodobnih spletnih orodij,

ki so se pojavila šele kasneje. Vsekakor je bila zamišljena raziskava poseben izziv.

5.2 Cilji in potek raziskave

Raziskava je bila razdeljena na posamezna raziskovalna področja – načrtovanje, vzpostavitev

in upravljanje šolskih spletnih mest ter vrednotenje uporabnosti šolskih spletnih mest. Cilj je

bil zbrati podatke, kdo in na kakšne načine, s kakšnimi orodji oziroma znanji je postavljal

šolska spletna mesta, kdo in na kakšen način jih upravlja ter katere informacije in

komunikacijske moţnosti spletna mesta ponujajo.

Glede vrste, izvedbe in poteka raziskave sem načrtovala naslednje:

raziskava vzpostavljanja in upravljanja šolskih spletnih mest bo izvedena s pomočjo

spletnega vprašalnika,

sodelovalo bo vsaj 15 šol, vzorčenje bo naključno,

ob pomoči strokovnjakov bo pripravljen pilotski anketni vprašalnik, ki bo testiran in po

potrebi prilagojen ter popravljen,

obdelava podatkov bo v programu za obdelavo podatkov v preglednicah,

raziskava bo izpeljana v februarju 2011,

46

anketirane šole ne bodo neposredno poimenovane, rezultati raziskave bodo v elektronski

obliki posredovani anketirancem po njihovi izraţeni ţelji.

5.3 Hipoteze oziroma raziskovalna vprašanja

Hipoteze oziroma trditve:

Sodobni način elektronskega komuniciranja šole poteka preko šolskega spletnega mesta,

elektronske pošte in spletnih učilnic.

Svoje prvo spletno mesto so slovenske šole večinoma vzpostavile z lastnimi kadrovskimi

viri in znanji (informatiki, računalničarji, organizatorji informacijskih dejavnosti).

Raziskovalna vprašanja:

Katere moţnosti za komuniciranje in izmenjavo informacij ponujajo obstoječi šolski

portali?

Kako teče proces upravljanja šolskih spletnih mest?

5.4 Metodologija

Uporabljena metoda, tj. statistično raziskovanje s pomočjo spletnega anketnega vprašalnika,

vsebuje zbiranje, obdelavo podatkov, numerični in grafični prikaz informacij. Z uporabo

statističnih metod se ugotavljajo statistični parametri, npr. velikost populacije, relativna

števila, strukture, kazalci, frekvenčna porazdelitev sodelujočih šol, srednje vrednosti in

druge. Pri raziskavi šolskih spletnih mest sem načrtovala kvantitativno in kvalitativno

raziskovanje, ki je bilo razdeljeno v tri specifične raziskovalne sklope:

načrtovanje in postavitev šolskega spletnega mesta (kvantitativna raziskava),

upravljanje obstoječega šolskega spletnega mesta (kvantitativna raziskava),

uporabnost šolskega spletnega mesta (kvalitativna raziskava).

5.4.1 Oblikovanje vprašalnika

Na podlagi literature, sodelovanja s strokovnjakinjo za trţno komuniciranje ter lastnih

izkušenj sem izoblikovala vprašalnik za spletno raziskavo. Pilotski vprašalnik sem postavila na

naslovu http://www.doss.si/form; sprva je bil to pilotni vprašalnik, ki sem ga testirala na

vzorcu treh anketiranih oseb. V vprašalniku so se pojavljali odprti in zaprti tipi vprašanj:

zaprta vprašanja: binarna (da-ne), zaprta vprašanja z več moţnimi odgovori, ocenjevanje

s pomočjo lestvic ter

odprta vprašanja.

Vprašanja zaprtega tipa (bodisi binarna, bodisi z več odgovori) sem postavila tam, kjer sem

odgovore lahko predvidela vnaprej. V primerih, kjer sem na vprašanje ţelela dobiti širši

47

odgovor oz. mnenja anketirancev, sem postavila vprašanje odprtega tipa, v katerem so

anketiranci sami navajali odgovore.

V vprašalniku sem uporabila naslednje merske lestvice:

imenske (nominalne) lestvice, npr. spol (ţenski, moški);

urejenostne (ordinalne) lestvice, npr. doseţena stopnja izobrazbe;

razmične (intervalne) lestvice, npr. delovna doba (več kot 25 let, od 15 do 25 let, od 5 do

15 let, manj kot 5 let);

lestvice za merjenje zadovoljstva, npr. Likertova lestvica strinjanja (1 = sploh se ne

strinjam, 2 = se ne strinjam, 3 = se niti strinjam, niti ne strinjam, 4 = se strinjam, 5 =

popolnoma se strinjam).

Glede na ugotovitve testiranja sem vprašalnik prilagodila in popravila. Zaradi preobširnosti

sem izločila vprašanja, ki so se nanašala na vzdrţevanje šolskega spletnega mesta (varnost,

zaščita ipd.). Končni vprašalnik je vseboval 52 vprašanj, razdeljenih v štiri tematske sklope.

Prvi sklop vprašanj, podatki o šoli in anketirancu: vrsta zavoda, število zaposlenih na

šoli, število učencev/dijakov, število računalnikov na šoli, url naslov šolskega spletnega

mesta, spol anketiranca, delovno mesto, izobrazba, delovna doba, poštni naslov.

Drugi sklop vprašanj, vzpostavitev šolskega spletnega mesta: cilj je biti ugotoviti

čas, način in organizacijo vzpostavitve prvega spletnega mesta na šoli. V zvezi s tem me je

zanimalo, kdo je sodeloval pri načrtovanju spletnega mesta, kako so se izobraţevali

načrtovalci informacijske strukture in vsebin spletnega mesta, ali je bilo spletno mesto pred

zagonom zagnano v testnem okolju ter ali je bilo predstavljeno uporabnikom.

Tretji sklop vprašanj, upravljanje šolskega spletnega mesta: vprašanja so bila

usmerjena na vsebine, ki jih trenutno ponuja šolsko spletno mesto, ter določitev orodij, ki jih

šole najpogosteje uporabljajo za notranje komuniciranje (z učenci/dijaki in zaposlenimi) ter

za zunanje komuniciranje (starši, javnost). Pod drobnogled sem vzela sam proces upravljanja

šolskega spletnega mesta, zanimalo me je, kdo sprejema odločitve o spletnem

komuniciranju, kdo je nosilec procesa upravljanja spletnega mesta, ali je na šoli pripravljen

akcijski načrt upravljanja spletnega mesta za tekoče šolsko leto in imenovana projektna

skupina. Natančne odgovore sem iskala na vprašanja, kdo sodeluje v upravljanju spletnega

mesta, koliko ljudi ima skrbniške in uredniške pravice urejanja spletnega mesta ter ali je

natančno določena uredniška politika. Poglavje vprašanj se je osredotočalo še na pogostost

objavljanja informacij na šolskem spletnem mestu ter merjenje učinkovitosti spletnega mesta

in spletno analitiko.

48

Četrti sklop vprašanj, kvaliteta šolskega spletnega mesta: anketirance sem prosila,

da podajo osebna mnenja, odgovarjali so z ocenami od 5 do 1. Ugotavljala sem, ali je šolsko

spletno mesto prijazno in zanimivo za uporabnike, ali je navigacija šolskega spletnega mesta

jasna oz. se uporabnik hitro nauči uporabljati spletno mesto, iskati po njem. Poleg tega sem

od njih ţelela izvedeti, ali so vsebine strokovne in kvalitetne, ali šolsko spletno mesto

vzpostavlja dvosmerno komunikacijo z uporabniki ter ali omogoča zasebnost in varstvo

podatkov. Vprašanja so se nanašala tudi na vpletenost vodstev šol v proces upravljanja

šolskega spletnega mesta ter ali in kako poteka motiviranje zaposlenih za sodelovanje v

upravljanju šolskega spletnega mesta. Anketiranci so imeli moţnosti podati mnenje, ali je

njihovo šolsko spletno mesto učinkovit element trţnega komuniciranja šole ter na katerem

področju bi bile potrebne izboljšave in na kakšen način bi izboljšanje tega področja lahko

dosegli.

5.4.2 Izdelava anketnega vprašalnika

Kot raziskovalno orodje oziroma instrument, s katerim sem zbirala podatke za raziskavo, sem

uporabila spletni vprašalnik. Vsebuje tudi navodila za izpolnjevanje vprašalnika.

Uporabila sem program za pripravo spletnih anket PHP Form Builder. Delo z njim je

enostavno, potrebno je le poznavanje osnovnih konceptov priprave spletnega vprašalnika.

Uporabniki odgovarjajo na vprašanja preko poljubnega spletnega brskalnika, odgovori se

zapišejo v bazo na streţniku ter pošljejo na elektronski naslov izpolnjevalca ankete.

Slika 5.1: PHP Form Builder za pripravo spletnih vprašalnikov


49

Prvi korak pri oblikovanju anketnega vprašalnika je bila opredelitev temeljnih parametrov:

ime spletnega vprašalnika, vsebina pozdravne in zaključne strani, način oz. vrsta dostopa do

ankete, časovno obdobje zbiranja podatkov itd.

Program PHP Form Builder za spletno anketiranje je omogočal več tipov anketnih vprašanj:

odprta vprašanja (vnos besedila v tekstovna polja),

zaprta vprašanja (en ali več odgovorov, izbirni gumbi, spustni meni, potrditvena polja) ter

preverjanje odgovorov (številčni, časovni, datumski podatek, elektronski ali spletni

naslov).

Vsa vprašanja so bila postavljena na eni strani. Ko je anketiranec izpolnil vprašalnik, je vnos

odgovorov potrdil in se z navigacijskimi gumbi (Potrdi vnos, Naprej, Nazaj) premikal.

Programsko orodje ni imelo prikaza – indikatorja napredka (progress indicator), ki bi

anketiranca informiral o deleţu ţe odgovorjenih vprašanj. Grafično oblikovanje je enostavno,

uporabiti je bilo moţno več vnaprej pripravljenih predlog. Multimedijskih elementov (slika,

zvok, videoposnetki) ni bilo mogoče vključiti. Kontaktiranje anketirancev: anketiranci so

vpisali elektronski naslov, na katerega so prejeli svoje odgovore.

5.4.3 Vzorčenje in pridobivanje sodelujočih

Statistična enota je šola oziroma zavod (osnovna ali srednja šola).

Statistična populacija: v Sloveniji je v šolskem letu 2010/11 registriranih 127 srednjih šol

(nekatere so zdruţene v šolske centre), predvidena velikost raziskovalnega vzorca je 10%

slovenskih šol oziroma šolskih centrov. Statistični vzorec oziroma delna populacija vsebuje

samo nekaj enot iz te populacije, nekaj je tudi osnovnih šol. Vzorčenje je bilo slučajnostno.

Vabilo k sodelovanju pri anketiranju je bilo poslano v obliki elektronskega sporočila na 20

elektronskih naslovov šol oziroma upraviteljev spletnih mest.

Sodelovanje pri anketiranju je bilo prostovoljno. Anketirancem je bilo zagotovljeno, da se

podatki nikjer ne bodo objavljali ter bodo uporabljeni samo v namen raziskave in za nič

drugega. Anketirane so bile tiste osebe v šolah, ki so sodelovale pri vzpostavitvi šolskega

spletnega mesta ali aktivno sodelujejo pri upravljanju v sedanjosti. Vsak je ocenjeval le

šolsko spletno mesto svoje šole.

Če bi ţeleli sklepati na populacijo, je izbrani vzorec premajhen, vendar raziskovalna naloga

nima osnovnega namena sklepati na celotno populacijo, ampak samo pripraviti podlago za

oblikovanje modela vzpostavite in upravljanja šolskega spletnega mesta.

50

5.4.4 Zajem podatkov

V obvestilnem sporočilu in na začetku spletnega vprašalnika sem objavila identiteto

raziskovalca in namen raziskave ter podala izjavo o zasebnosti. Anketirancem je bilo

omogočeno, da so preskočili določena vprašanja. Imeli so dostop do svojih odgovorov ter so

lahko zahtevali spremembo ali izbris odgovorov. Anketiranci so lahko izbirali, ali naj se jim

poleg lastnih odgovorov posredujejo tudi rezultati raziskave oziroma druge koristne

informacije, ki izhajajo iz nje. Otroci in mladostniki v raziskavi niso sodelovali. Vprašalnik je

bil kvalitetno oblikovan in ni imel odvečnih vprašanj, ki bi bremenila anketiranca.

Slika 5.2: Raziskovalni vprašalnik, izdelan v programu MachForm


51

Anketiranci so izpolnili spletni vprašalnik, preverili vnesene podatke ter potrdili vnos. Na

podani elektronski naslov so takoj prejeli izpis. Vsi odgovori so se zbirali v bazi na streţniku.

Slika 5.3: Vpogled v odgovore spletnega vprašalnika


5.4.5 Procesiranje podatkov

Odgovore, pridobljene s spletnim vprašalnikom, je moţno izvoziti v xls format (excelov

delovni zvezek) ali csv format (podatki, ločeni z vejico). Uporabila sem prvo moţnost ter

najprej pregledala statistiko sodelujočih šol, nato pa analizirala podatke po tematskih sklopih.

Slika 5.4: Izvoz odgovorov za statistično obdelavo

52


5.4.6 Analiza odgovorov

Uporabljena metoda obdelave in analize podatkov je izvoz podatkovne baze v xls ter uporaba

programa za statistično obdelavo podatkov v preglednicah Microsoft Excel 2010.

Statistično opazovanje je namensko opazovanje nekega pojava, da bi pridobili podatke in iz

njih določene informacije. Statistična obdelava pomeni, da pridobljene podatke zdruţujemo,

razvrščamo, obdelujemo tako, da iz njih pridobimo odgovore na raziskovalna vprašanja.

Ključne pridobljene informacije lahko prikaţemo z grafikoni, v preglednicah, lahko jih

opišemo z besedilom.

Rezultati so prikazani s pomočjo tabel in grafikonov ter interpretirani po posameznih

tematskih sklopih in vprašanjih.

5.4.6.1 Podatki o šoli in anketirancu

Najprej poglejmo nekaj demografskih značilnosti, frekvenčno porazdelitev po sodelujočih

šolah: število zaposlenih na šoli, število učencev in število računalnikov na šoli. Odzvalo se je

šestnajst šol, od tega sedem osnovnih šol (44%) ter 9 srednjih šol (56%). Največ šol, kar

69%, ima od 50 do 100 zaposlenih. Polovica šol ima od 500 do 1000 učencev, 31% šol ima

manj kot 500 učencev, 19% šol pa več kot 1000. Število učencev oziroma dijakov na šolah je

najpogosteje premosorazmerno številu zaposlenih, najpogostejši odgovori so 50 – 100

zaposlenih ter 500 – 1000 učencev. Glede števila učencev in števila računalnikov na šolah pa

tega ne moremo trditi, saj med primerjanima spremenljivkama ne obstaja odvisnost.

53

Grafikon 5.1: Podatki o sodelujočih šolah


Frekvenčna porazdelitev anketirancev (polovica moških, polovica ţensk) prikazuje, da

anketiranci zasedajo delovna mesta informatika, računalničarja oziroma organizatorja

informacijske dejavnosti na šoli. Večina anketirancev ima višjo, visoko ali univerzitetno

izobrazbo ter od petnajst do petindvajset let delovne dobe.

Tabela 5.1: Značilnosti anketirancev

Spol anketiranca

moški 8

ženski 8

Delovno mesto anketiranca

informatik, računalničar, ROID, vodja informacijske dejavnosti 11

drugi strokovni delavec 3

administrativno tehnično osebje 0

vodstveni delavec 2

Izobrazba anketiranca

specializacija / magisterij / doktorat 1

višja / visoka / univerzitetna izobrazba 14

srednja izobrazba 1

Delovna doba anketiranca

več kot 25 let 3

od 15 do 25 let 8

od 5 do 15 let 5

manj kot 5 let 0


0123456789

10111213141516

več kot 100 50 - 100 20 - 50 manj kot 20

štev

ilo š

ol

Število zaposlenih na šoli

0123456789

10111213141516

več kot 1000 500 - 1000 200 - 500 manj kot 200

štev

ilo š

ol

Število učencev / dijakov

0123456789

10111213141516

več kot200

150 - 200 100 - 150 50 - 100 20 - 50 manj kot20

štev

ilo š

ol

Število računalnikov na šoli

54

5.4.6.2 Vzpostavitev šolskega spletnega mesta

Vprašalnik nadaljuje s časom in načinom vzpostavitve šolskega spletnega mesta. Zanimivost

rezultatov je, da so se spletna mesta postavljala periodično, prva med njimi ţe v začetku

devetdesetih let. Pobude za postavitev so prišle večinoma s strani učiteljev računalništva in

informatike (kar 69%), nekaj tudi drugih učiteljev. Glede na to, da se je informatizacija šol v

teh letih šele dobro začela, menim, da so bile te šole (šest šol izmed anketiranih) ene izmed

prvih ptic lastovk na tem področju, za kar jim gre posebna pohvala.

Grafikon 5.2: Čas vzpostavitve prvega spletnega mesta


Svoja spletišča so šole pripravile same, s svojimi človeškimi viri in znanji (63%). Računalničar

oziroma vodja informacijskih dejavnosti na šoli je bil največkrat odgovoren za vzpostavitev

spletnega mesta (60%), sledijo mu učitelji drugih strokovnih predmetov (27%), na eni šoli

pa je bil za to nalogo zadolţen ravnatelj (7%).

Grafikon 5.3: Način vzpostavitve prvega spletnega mesta


0

1

2

3

19

93

19

94

19

95

19

96

19

97

19

98

19

99

20

00

20

01

20

02

20

03

20

04

20

05

20

06

20

07

20

08

20

09

20

10

20

11

štei

vlo

šo

l

1. Katerega leta ste prvič objavili šolsko spletno mesto?

0123456789

10111213141516

ROID, informatik učitelj strokovnihpredmetov

knjižničar ravnatelj

štev

ilo š

ol

5. Katero delovno mesto je opravljala odgovorna oseba za vzpostavitev spletnega mesta?

55

Pri načrtovanju spletnega mesta je sicer skoraj v vseh šolah sodelovalo tudi vodstvo, med

sodelujočimi najdemo učitelje informatike in drugih strokovnih predmetov in zunanje

partnerje. Sodelovali so tudi drugi zaposleni, npr. knjiţničarji, promotorji šole, organizatorji

izbirnih vsebin, lektor in ponekod tudi učenci, dijaki in starši. V procesu načrtovanja

spletnega mesta je v 63% šol sodelovalo do pet ljudi, v 25% šol pa od pet do deset ljudi.

Grafikon 5.4: Sodelujoči načrtovalci prvega spletnega mesta


Spletno mesto je pred zagonom zagnalo v testnem okolju kar 94% šol, dejanske napake, ki

so se pojavile po aktivaciji spletnega mesta, niso bile na nobeni šoli večje od pričakovanih

napak, kar je zelo pohvalno. Na 19% šol spletno mesto pred aktiviranjem ni bilo

predstavljeno uporabnikom. Projektna dokumentacija ni ravno področje, s katerim bi se šole

lahko pohvalile, saj je le 31% šol projekt tudi dokumentiralo. Kje so se izobraţevali

načrtovalci strukture in vsebin spletnega mesta?

Grafikon 5.5: Pridobivanje ustreznih informacijskih znanj


0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

vodstvo šole

jaz

predstavniki posameznih aktivov

učitelji informatiki

zunanji partnerji

skupina za promocijo šole

učenci / dijaki

tajniki mature, PMA, zakljucni izpit

starši

število šol

6. Kdo je sodeloval pri načrtovanju spletnega mesta?

0123456789

10111213141516

osebnoizobraževanje

internoizobraževanje

(med sodelavci)

svetovanja inseminarji e-šolstva

poslovni seminarji se nisoizobraževali

štev

ilo š

ol

8. in 9. Kako so se izobraževali? načrtovalci informacijske strukture

načrtovalci vsebin

56

5.4.6.3 Upravljanje šolskega spletnega mesta

Poglejmo, kako na šolah poteka upravljanja spletnega mesta – s kom, na kakšen način šola

komunicira, kdo je nosilec, kdo sprejema odločitve …

Grafikon 5.6: Vsebine spletnega mesta


Šolsko spletno mesto je namenjeno predvsem e-komuniciranju z učenci, dijaki in starši (vse

šole), v 75% šol z zaposlenimi, kar 44% šol pa uporablja spletno mesto za komunikacijo z

lokalnim okoljem.

Grafikon 5.7: Spletna orodja za aktivno vlogo uporabnikov


0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

novice

foto / video galerije

koledar dogodkov

povezave na druga spletna mesta

šolski urnik

iskalnik vsebine

registracija uporabnikov

načrt spletnega mesta

suplence

spletna redovalnica

pogosta vprašanja, FAQ

število šol

14. Katere vsebine še ponuja šolsko spletno mesto?

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

elektronska pošta

spletne učilnice

spletna anketa

elektronske novice

elektronska pošta

dostop do intraneta

glasovanje, ocena

spletni obrazec

forum

klepetalnica

nagradna igra

druga

spletni dnevnik, blog

število šol

15. Katera orodja za aktivnejšo vlogo uporabnikov ponuja šolsko spletno mesto?

57

Grafikon 5.8: Ciljne skupine uporabnikov


Šole v e-komuniciranju najpogosteje uporabljajo elektronsko pošto. Za notranje komunikacije

(z učenci, dijaki, zaposlenimi) se v šolah posluţujejo spletnih učilnic (63%) ali intraneta

(38%), z zunanjimi uporabniki pa komunicirajo preko spletnega mesta (81%) oziroma

spletnih skupnosti in s pomočjo e-oglaševanja v medijih (13%).

Grafikon 5.9: E-komuniciranje šole


Glavno besedo pri odločanju o spletnem komuniciranju imajo vodstva šol (v 57% šol),

ponekod sodelujejo z učitelji informatiki ali zunanjim izvajalcem. Preseneča dejstvo, da le v

14% šol zaupajo to vlogo uredniškemu odboru.

0123456789

10111213141516

učenci/dijaki starši zaposleni lokalnaskupnost

drzavni organi novinarji,mediji

štev

ilo š

ol

16. S katerimi interesnimi skupinami komunicirate prek spletnega mesta?

0123456789

10111213141516

elektronskapošta

spletne učilnice šolsko spletnomesto

intranet spletneskupnosti

e-oglaševanje vmedijih

štev

ilo š

ol

17. Katera orodja najpogosteje uporabljate za: notranje komuniciranje

zunanje komuniciranje

58

Grafikon 5.10: Sprejemanje odločitev o spletnem komuniciranju šole


Nosilec procesa upravljanja spletnega mesta je glavni urednik (69%) ali tim za e-šolstvo

(19%). Na skoraj vseh šolah (94%) je imenovana projektna skupina za upravljanje spletnega

mesta, vendar je le v 44% šola pripravljen akcijski načrt upravljanja spletnega mesta za

šolsko leto 2010/11. Projektna skupina šteje v 67% enega do pet članov, v 27% do deset

članov, v 7% pa celo do petnajst članov. Kakšne so njihove naloge oziroma odgovornosti?

Grafikon 5.11: Število članov s skrbniškimi in uredniškimi pravicami


Kakor je razvidno iz grafikona, so po šolah podobnosti glede administriranja spletnega mesta

ter zelo velike razlike glede dodeljevanj pravic urednikovanja. Največ šol ima tri

administratorje šolske spletne strani (razpon od 1 – 3 administratorje), medtem ko število

ljudi, ki imajo uredniške pravice urejanja spletnega mesta (avtorji, uredniki vsebin) sega od 3

pa do 150. Najpogostejša vrednost (modus) je 4, središčna vrednost pa je 8,5 ljudi.

vodstvo šole 57%

vodstvo šole in informatik

22%

vodstvo šole, zunanji izvajalec,

informatik 7%

uredniški odbor 14%

19. Kdo sprejema odločitve o spletnem komuniciranju?

1 3 4 3 2 3 3 3 4 2 2 5 3 1 2 3

150

3

55

5 3 15 17 20

35

10 4 7

75

4 4 5

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16šola

24. Koliko ljudi ima skrbniške pravice urejanja spletnega mesta?

25. Koliko ljudi ima uredniške pravice urejanja spletnega mesta?

59

Vsebine spletnega mesta vnašajo in urejajo vodstva šol (81%), informatiki in računalničarji

(69%), na pribliţno polovici šol vodje projektov, člani strokovnih aktivov, šolski knjiţničarji in

druge strokovne sluţbe, lektor le na 13% šol. Učenci in dijaki aktivno sodelujejo na 19 % šol,

starši pa na nobeni od anketiranih šol. V upravljanju spletnega mesta (vzdrţevanje sistema,

uredništvo, organizacija, tehnična pomoč) sodeluje od 1 do 20 ljudi, v povprečju 5.

Grafikon 5.12: Kdo ureja vsebine spletnega mesta?


Protokol objavljanja vsebin (uredniška politika, vsebinska in slovnična pravila, oblikovne in

tehnične zahteve) je natančno določen le na 38% šol, delno pa je na 50%.

V obdobju od 1. 9. 2010 do 1. 3. 2011 so se aktualne novice na šolskih spletnih mestih

najpogosteje objavljale nekajkrat na teden (v 63% šol), statične vsebine pa so se na

spletnem mestu posodabljale nekajkrat na mesec (44% šol).

Grafikon 5.13: Posodabljanje spletnega mesta


0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

vodstvo šolejaz

učitelji informatikivodje projektov

učitelji strokovnih aktivovsvetovalna/vpisna služba

skupina za promocijo šolešolska knjižnica

tajniki mature, PMA, zaključni izpitorganizatorji interesnih dejavnosti, izbirnih vsebin,…

organizator prehraneučenci, dijaki

lektorizredno izobraževanje

tehnicno administrativne službeprevajalec

staršilokalno okolje

število šol

26. Kdo ureja vsebine spletnega mesta?

0

3 2

7

4

2

10

4

0 0 0123456789

10111213141516

vsak dan nekajkrat nateden

nekajkrat na 14dni

nekajkrat namesec

redkeje

štev

ilo š

ol

30. Kako pogosto ste posodabljali statične vsebine v obdobju od 1.9.2010 do 1.3.2011?

29. Kako pogosto ste objavljali novice v obdobju od 1.9.2010 do 1.3.2011?

60

Je vodja projektne skupine nagrajen za svoje delo in kako? Podatki razodevajo, da kar

četrtina vodij ţal ni. Kar četrtina vodij projektnih skupin ni nagrajenih za svoje delo. Tudi več

kot polovica urednikov, avtorjev prispevkov ne prejema nobenih nagrad za opravljeno delo.

Grafikon 5.14: Motiviranje članov uredniškega odbora


O tem, ali se šolska spletna mesta kljub temu posodabljajo, ni dvoma. Seveda se in to dokaj

pogosto, saj so spletna mesta na polovici anketiranih šol mlajša od leta dni.

Grafikon 5.15: Pogostost prenavljanja spletnega mesta


V povezavi s prenovo spletišča je tudi merjenje učinkovitosti spletnega mesta. Anketiranci

odgovarjajo, da so kar na treh četrtinah šol kakorkoli merili učinkovitost, največkrat v obliki

merjenja zadovoljstva uporabnikov. Na šolah uporabljajo tudi spletno analitiko in merjenje

odzivnosti uporabnikov (40% šol).

0123456789

10111213141516

doprinos ne še ni dorečeno

šte

vilo

šo

l

32. So avtorji vsebin nagrajeni za svoje delo?

0123456789

10111213141516

do 12 mesecev 13 do 24 mesecev več kot 24 mesecev nismo še prenovili

štev

ilo š

ol

34. Koliko časa je minilo od prenove šolskega spletnega mesta?

61

Grafikon 5.16: Orodja za merjenje učinkovitosti spletnega mesta


Na šolah, na katerih uporabljajo spletno analitiko, merijo:

število dostopov (visits),

število ogledov strani (page views),

najpogosteje brane vsebine (top content),

povprečni čas ogleda (avg. time on site),

deleţ uporabnikov, ki so obiskali samo eno stran (bounce rate),

uporabljane spletne brskalnike,

notranjo analitiko (in page analytics) in

profil uporabnika.

Grafikon 5.17: Spletna analitika


0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

zadovoljstvo uporabnikov

spletna analitika

odzivnost uporabnikov (pridobitevpovratnih informacij, prijave na e-novice)

stroški vzpostavitve mesta (št. plačanihdelovnih ur za upravljanje, vzdrževanje,…

druge

število šol

36. Označite, katere kazalce ste preverjali. N=12

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

število dostopov

število ogledov strani

najpogosteje brane vsebine

povprečni čas ogleda

delež uporabnikov, ki so obiskali…

uporabljani spletni brskalniki

notranja analitika

profil uporabnika

število šol

37. Katere podatke spletne analitike pridobivate:

62

5.4.6.4 Kvaliteta šolskega spletnega mesta

Anketiranci so lahko izrazili svoje osebno mnenje v vprašanjih zaprtega tipa, in sicer po

petstopenjski Likertovi lestvici strinjanja z oceno od 1 (sploh se ne strinjam) do 5

(popolnoma se strinjam). Rezultati so prikazani v tabeli.

Grafikon 5.18: Kvalitativna raziskava šolskega spletnega mesta


Anketiranci so se strinjali predvsem z videzom, obliko in navigacijo spletnega mesta, manj pa

s trditvami o uporabnosti spletnega mesta. Menijo, da njihova spletišča niso dovolj

dinamična, ne vzpostavljajo dvosmerne povezave z uporabniki, niso dovolj interaktivna in

uporabniku prilagodljiva. Nekoliko slabša je stopnja strinjanja (4,19) z enostavnostjo

postopka iskanja podatkov na spletnem mestu ter strokovnostjo in kvaliteto vsebin šolskega

spletnega mesta. Anketiranci menijo, da upravljalci spletnega mesta sicer motivirajo

uporabnike k podajanju predlogov in idej za izboljšavo šolskega spletnega mesta, pa

vendarle bi bilo lahko to tudi boljše (stopnja 3,6).

Slabše ocene so pripadle prilagodljivosti spletnega mesta uporabniku (izbira velikosti pisave,

izbira prikazanih elementov) ter vzpostavljanju dvosmerne komunikacije med šolskim

spletnim mestom in njegovimi uporabniki (stopnja strinjanja 2,94).

0

1

2

3

4

5

39. Šolsko spletno mesto jeprijazno, zanimivo, prijetnega

videza. (4,44)

42. Uporabljena oblikovnapredloga je dobra. (4,44)

40. Navigacija šolskegaspletnega mesta je jasna. (4,38)

46. Spletno mesto zagotavljazasebnost in varstvo

posredovanih podatkovuporabnikov. (4,33)

41. Postopek iskanja podatkovna spletnem mestu je

enostaven. (4,19)

44. Vsebine šolskega spletnegamesta strokovne in kvalitetne.

(4,19)

48. Vključenost vodstva šole vproces upravljanja šolskega

spletnega mesta je primerna.(4,06)

49. Šolsko spletno mesto jeučinkovit element tržnega

komuniciranja naše šole. (3,94)

47. Upravljalci spletnega mestamotivirajo uporabnike k

izboljšavi šolskega spletnegamesta. (3,6)

43. Spletno mesto jeuporabniku prilagodljivo. (2,94)

45. Šolsko spletno mestovzpostavlja dvosmerno

komunikacijo z uporabniki.(2,94)

Povprečna stopnja strinjanja

63

5.4.7 Rezultati raziskave

Odzivnost anketirancev je bila visoka, anketiranci so odgovorili na kar 98% vprašanj (čeprav

niso bila obvezna).

Grafikon 5.19: Zaskrbljujoči podatki


Pričakovan je bil rezultat odgovorov na vprašanje, na katerem področju šolskega spletnega

mesta bi bile potrebne izboljšave. Kar polovica anketirancev meni, da je interaktivno spletno

mesto nujnost.

Anketiranci so izpostavili še druga področja, na katerih bi bile potrebne izboljšave. Med

predlogi najdemo poudarek na dinamičnih vsebinah, prilagajanju vsebin glede na potrebe

ciljnih skupin uporabnikov, saj gre v sodobnem svetu za zelo ţivo logistiko informacij in so

temu primerni odprti podatkovni tokovi in ne neke omejene »podatkovne predloge«.

0123456789

10111213141516

popolnoma sestrinjam

se strinjam se niti strinjam,niti ne strinjam

se ne strinjam sploh se nestrinjam

štev

ilo š

ol

43. Spletno mesto je uporabniku prilagodljivo (izbira velikosti pisave, izbira prikazanih elementov).

0123456789

10111213141516

popolnoma sestrinjam

se strinjam se niti strinjam,niti ne strinjam

se ne strinjam sploh se nestrinjam

štev

ilo š

ol

45. Šolsko spletno mesto vzpostavlja dvosmerno komunikacijo z uporabniki.

64

Grafikon 5.20: Predlogi izboljšav spletnega mesta


Menim, da je dejstvo, da je le v 44% šol pripravljen akcijski načrt upravljanja spletnega

mesta za šolsko leto 2010/11, čeprav so skoraj povsod imenovane projektne skupine,

zaskrbljujoče. Kaţe na slabo organizacijo in vodenje procesa upravljanja šolskega spletnega

mesta. Naslednja teţava je po mojem mnenju dejstvo, da učenci in dijaki pri snovanju

spletnega mesta aktivno sodelujejo le na 19 % šol, starši pa celo nikjer. Glede na cilj

spletnega mesta, tj. ponujati uporabnikom kvalitetne in aţurne informacije, bi morali biti ti

dve skupini ciljnih uporabnikov zelo dejavni, vsaj pri izraţanju ţelja in potreb. Učenci in dijaki

so vendarle pravi predstavniki informatizirane generacije. Poglejmo še nekaj zelo zanimivih

primerjav.

Grafikon 5.21: Protokol objavljanja ni povezan s starostjo spletnega mesta


0123456789

10111213141516

interaktivnostspletnega mesta

oblika spletnegamesta

strukturaspletnega mesta

vsebina spletnegamesta

tehnologijaspletnega mesta

štev

ilo š

ol

50. Na katerem področju procesa upravljanja spletnega mesta bi bile potrebne izboljšave?

0

1

22010

2008

2007

2005

2005

2004

2003

20032001

2000

1996

1995

1995

1994

1994

1993

Leto prve postavitve spletnega mesta in protokol objavljanja

Protokol je določen: 0 - ne, 1 - delno, 2 - da

65

Da bi šole, ki so ţe pred leti postavile svoja prva spletna mesta, danes kaj bolje upravljala z

njimi, ni ne duha ne sluha. Dogovorjen protokol objavljanja spletnih vsebin namreč ni

odvisen od leta nastanka spletnega mesta. Tudi korelacija med številom ljudi, ki imajo

uredniške pravice urejanja in pogostostjo objavljanja podatkov ne obstaja, kar pomeni, da

več urednikov ne ustvarja več spletnih vsebin.

Grafikon 5.22: Primerjava med številom urednikov in pogostostjo objavljanja novic


Tudi povezave med motivacijo članov uredniškega odbora (urednikov, avtorjev vsebin) ter

pogostostjo objavljanja spletnih vsebin ni.

Tabela 5.2: Nagrajevanje urednikov, avtorjev in pogostost objavljanja

31. Je vodja projektne skupine nagrajen za svoje delo?

32. So avtorji vsebin nagrajeni za svoje delo?

29. Kako pogosto ste objavljali NOVICE na spletnem mestu v obdobju od 1.9.2010 do 1.3.2011?

da da nekajkrat na 14 dni

da da nekajkrat na teden




da da vsak dan

da ne nekajkrat na 14 dni

da ne nekajkrat na 14 dni

da ne nekajkrat na teden

da ne nekajkrat na teden

da ne vsak dan

ne ne nekajkrat na 14 dni

ne ne nekajkrat na teden



ne nekajkrat na teden


0

1

2

34

150

3

4

5

3

20

107

17

35

15

4

55

75

5

Število urednikov in pogostost objav na šolskem spletnem mestu

1 - nekajkrat na 14 dni 2 - nekajkrat na teden 3 - vsak dan

66

Grafikon 5.23: Primerjava med nagrajevanjem in pogostostjo objavljanja novic


Poglejmo še, ali so bile obravnavane raziskovalne hipoteze oziroma trditve potrjene. Šolska

spletna mesta so namenjena predvsem e-komuniciranju z učenci, dijaki in starši (vse šole), v

75% šol za komuniciranje z zaposlenimi, kar 44% šol pa uporablja spletno mesto za

komunikacijo z lokalnim okoljem (glej Grafikon 5.9: E-komuniciranje šole). Prva hipoteza, da

sodobni način elektronskega komuniciranja šole poteka preko šolskega spletnega mesta,

elektronske pošte in spletnih učilnic, drţi. To sta pokazali raziskovalni vprašanji številka 17 in

18 (glej Grafikon 5.9: E-komuniciranje šole). Trditev, da so slovenske šole svoje prvo spletno

mesto večinoma vzpostavile z lastnimi kadrovskimi viri in znanji (informatiki, računalničarji,

organizatorji informacijskih dejavnosti) se je potrdila v odgovorih na vprašanji številka 3 in 5

(glej Grafikon 5.20).

Grafikon 5.24: Raziskovalni hipotezi sta potrjeni

0

1

2

3vodja in avtorji

vodja in avtorji

vodja in avtorji

vodja in avtorji

vodja in avtorji

vodja in avtorji

samo vodja

samo vodjasamo vodja

samo vodja

samo vodja

nihče

nihče

nihče

nihče

nihče

Nagrajevanje urednikov in pogostost objav na šolskem spletnem mestu

1 - nekajkrat na 14 dni 2 - nekajkrat na teden 3 - vsak dan

0123456789

10111213141516

smo pripravili sami našoli

smo pripravili skupaj zzunanjim izvajalcem

načrtovanje in izvedbosmo v celoti zaupalizunanjim izvajalcem

štev

ilo š

ol

3. Šolsko spletno mesto:

67


Odgovori na raziskovalno vprašanje Kako teče proces upravljanja šolskih spletnih mest? so

bili ţe podani v Analizi odgovorov (glej Grafikon 5.6: Vsebine spletnega mesta in Grafikon

5.8: Ciljne skupine uporabnikov).

Pa preverimo še šolo »zmagovalko«! Merila in kriteriji ocenjevanja so podani v preglednici.

Najbolje se je izkazala šola, ki je svoje prvo spletno mesto postavila ţe davnega leta 1994,

ima urejeno projektno dokumentacijo, pripravljen akcijski načrt upravljanja za tekoče šolsko

leto, natančno določen protokol objavljanja spletnih vsebin, novice pa objavlja nekajkrat na

teden. Vsekakor vredno posnemanja!

Tabela 5.3: Evalvacija rezultatov

Številka šole 13 12 4 3 10 15 9 6 7 8 2 16 14 1 11 5

1. Katerega leta ste prvič objavili šolsko spletno mesto?

19

94

20

01

19

93

19

94

20

03

19

95

19

96

19

95

20

00

20

03

20

04

20

05

20

05

20

08

20

10

20

07

število točk 15 9 16 14 8 13 11 12 10 7 6 5 4 2 1 3

13. Ste pripravili projektno dokumentacijo? (da - 3, ne - 0 točk) 3 3 0 3 0 0 3 0 0 3 0 0 0 0 0 0

Število spletnih komunikacijskih orodij, ki so na razpolago uporabnikom. 6 7 3 3 4 5 3 1 2 1 4 2 3 4 5 1

21. Na šoli je pripravljen akcijski načrt upravljanja spletnega mesta za šolsko leto 20010/11. (da - 3, ne - 0 točk) 3 3 3 0 3 0 0 3 3 3 0 0 0 0 0 0

28. Protokol objavljanja vsebin je natančno določen. (da - 2, delno - 1, ne - 0 točk) 2 2 1 2 1 1 2 1 0 2 1 1 1 1 0 2

29. Kako pogosto ste objavljali NOVICE na spletnem mestu v obdobju od 1. 9. 2010 do 1. 3. 2011? (vsak dan - 3, nekajkrat na teden - 2, nekajkrat na 14 dni - 1 točka) 2 3 1 2 2 2 2 1 2 1 2 3 2 2 2 1

30. Kako pogosto ste posodabljali statične vsebine na spletnem mestu v obdobju od 1. 9. 2010 do 1. 3. 2011? (nekajkrat na teden - 3, nekajkrat na 14 dni - 2, nekajkrat na mesec - 1 točka) 1 1 3 0 3 0 1 1 2 0 2 3 0 1 1 1

34. Koliko časa je minilo od PRENOVE, nadgradnje šolskega spletnega mesta? (do 12 mesecev - 3, 13 do 24 mesecev - 2, več kot 24 mesecev - 1 točka) 1 3 3 1 3 3 1 2 2 3 3 2 3 1 3 1

vsota točk 33 31 30 25 24 24 23 21 21 20 18 16 13 11 12 9


0123456789

10111213141516

ROID, informatik učitelj strokovnihpredmetov

knjižničar ravnatelj

štev

ilo š

ol


68

6 PROCESNI NAČRT VZPOSTAVITVE IN UPRAVLJANJA

ŠOLSKEGA SPLETNEGA MESTA

Neki avtor pravi, da so »spremembe teţke, vendar lahko svoje delo olajšate z dobrim

pristopom«. Ob dilemah, ki so vezane na vpeljavo novosti, je pomembna splošna vizija šole,

ki je lahko usmerjena k napredku, v prihodnost, ali pa k ohranjanju obstoječega stanja. V

vsakem primeru bo prišlo do nasprotovanja novostim. Vendar, ker svet zahteva od

izobraţevalnega sistema kompetentne ljudi (učence in dijake), tudi sami uporabniki

zahtevajo od šolskega spletnega mesta kvalitetne in aţurne informacije. Sodobna šola pri

tem nima izbire, v virtualnem okolju mora prej ali slej narediti to, kar v materialnem ţe zna –

vzpostaviti učinkovite komunikacije. V ta namen pa se je treba seznaniti z novimi resnicami o

uporabnikih in njihovih pričakovanjih. V novih okoliščinah nič ne pomeni biti velik, za uspeh

je pomembno biti hiter in prilagodljiv. Vse bolj pomembna postaja pripravljenost in

sposobnost hitrega prilagajanja spremembam in povezovanja, kar pa omogoča procesni

pristop.

Osnovni predpogoj za vpeljavo procesnega pristopa je ustrezna organiziranost poslovanja.

Meje poslovnih procesov se največkrat ne ujemajo z mejami funkcijskih enot. Vpeljava

procesnega vidika v strukturo neurejenih, nepovezanih in neusklajenih poslovnih procesov ni

učinkovita; nestrukturirani procesi povzročajo nepredvidljive rezultate. Kako pravilno

procesno pristopiti? Prehod iz funkcijskega načina gledanja na procesni pristop predstavlja za

šolo velik izziv. Uvedbo procesnega pristopa v vzpostavitev, vzdrţevanje in upravljanje

šolskega spletnega mesta je smiselno začeti s preučitvijo obstoječe rešitve oziroma z analizo

obstoječe rešitve in načrtovanjem izboljšanja.

V splošnem lahko organizacijsko strukturo šole delimo na dva dokaj samostojna sklopa, na

pedagoški in administrativno tehnični del. Vzgojno-izobraţevalna (pedagoška) funkcija je le

ena od funkcijskih enot šole, druge so še kadrovska funkcija, nabavna funkcija, finančna

funkcija (računovodstvo), tehnično podporna funkcija (administracija)in trţenjska funkcija. S

posnetkom obstoječega stanja oziroma analizo obstoječe informacijske rešitve pridobimo

podatke o informacijskih potrebah, tokovih in njihovih pomanjkljivostih. Pri tem se

najpogosteje pokaţejo moţnosti za izboljšavo, optimizacijo posamezne aktivnosti in

izboljšanje celotnega poslovnega procesa. Uvajanje nove tehnologije in novega načina

upravljanja šolskega spletnega mesta zahteva nov čas in nove ljudi.

Procesni pristop k upravljanju je ključni element preţivetja obstoječega in nadaljnjega

razvoja spletnega mesta. Poslovni proces upravljanja spletnega mesta teče skozi več

69

funkcijskih enot administrativnega in pedagoškega dela šole – vodoravno skozi več oddelkov,

sluţb in organov šole, kot so vodstvo šole, strokovni aktivi, knjiţnica, šolske maturitetne

komisije, oddelek šolske prehrane, računovodstvo, organizacija interesnih in obšolskih

dejavnosti, dijaška skupnost, svet staršev in druge. Sodelovanja med posameznimi

funkcijskimi enotami v smislu skupnega načrtovanja in urejanje spletnih vsebin je ponavadi

malo. Na prehodih med funkcijskimi oddelki šole nastajajo zastoji in prekinitve informacijskih

tokov, kar povzroča izgubo časa in kakovosti informacij, komunikacije so slabe, zato je

verjetno, da so pogoste napake in neusklajenosti (na primer zaradi slabega pregleda nad

celoto nihče ne opiše dogodka na spletni strani).

6.1 Zasnova procesa

Slika 6.1: Ţivljenjski cikel procesa vzpostavitve in upravljanja šolskega spletnega mesta


vzpostavitev spletnega mesta,

testiranje in odprava napak, izobraževanje

uredniškega odbora

analiza obstoječe rešitve,

prepoznavanje

komunikacijskih potreb,

identifikacija cilja logična in fizična zasnova spletnega mesta, izbira skrbnika procesa in procesnega

tima, načrtovanje procesnih aktivnosti

logična in fizična zasnova spletnega mesta, izbira skrbnika procesa in procesnega

tima, načrtovanje procesnih aktivnosti

kontrola izvajanja procesa,

merjenje

učinkovitosti

upravljanje virov, aktivnosti,

Informacij, komunikacij, dokumentiranje

procesa

korektivni ukrepi, izboljšave procesa

70

Poslovni proces je definiran s poslovnim učinkom, šolskim spletnim mestom. Temeljna

naloga tega procesa je učinkovita spletna komunikacija šole z uporabniki spletnega mesta.

Ţivljenjski cikel procesa vzpostavitve in upravljanja šolskega spletnega mesta je razdeljen na

več faz (Sharp 2009):

zasnova procesa: analiza obstoječe informacijske rešitve, opredelitev informacijskih

potreb, virov in upravljanja z njimi, identifikacija procesa,

modeliranje procesa: logično in fizično načrtovanje procesa, določitev ciljev, procesnih

aktivnosti, potrebnih virov, informacijskega sistema,

vpeljava procesa: implementacija, testiranje rešitev, odprava napak,

izvajanje procesa: uvedba procesnih aktivnosti, upravljanje pretoka materiala,

informacij, komunikacij,

nadzor izvajanja procesa: kontrola izvajanja posameznih aktivnosti procesa, merjenje

kazalcev učinkovitosti,

optimizacija procesa: iskanje moţnih izboljšav, korektivnih ukrepov.

6.1.1 Kaj načrtuje šola?

Cilji vpeljave procesnega pristopa k upravljanju šolskega spletnega mesta so lahko povečan

nadzor in preglednost nad izvajanjem same aktivnosti, povečanje uspešnosti in kakovosti

komuniciranja, povečanje odzivnosti šole na komunikacijske zahteve uporabnikov, niţanje

stroškov promocije, obveščanja ipd. Šolsko spletno mesto je komunikacijsko orodje, s

pomočjo katerega šola komunicira s svojimi notranjimi uporabniki (učenci, dijaki,

zaposlenimi) in zunanjimi uporabniki (starši, lokalna skupnost, javnost). Šola mora najprej

izvedeti in natančno definirati, kaj s spletnim mestom sama ţeli. Pritegniti uporabnike, jih

vključiti in pridobiti za sodelovanje, zbirati podatke o njih, motivirati, da se bodo na spletno

mesto vrnili, vzpostaviti interaktiven odnos z njimi, se jim prilagajati? Kateri so dolgoročni

cilji, kateri kratkoročni? Morda zmanjševanje telefonskih klicev, povečanje prepoznavnosti

šole v lokalnem in širšem okolju, promocija šole, skrajšan čas dostopa do informacij za

učence/dijake in starše, pridobitev učencev/dijakov iz širšega okolja, povečan vpis novincev?

Ali bo spletno komuniciranje dopolnjevalo obstoječo strategijo komuniciranja šole, bo v

skladu z vizijo šole? Sodobno šolsko spletno mesto nadomešča dosedanje enostavnejše

načina poslovne predstavitve šole, je nekakšna spletna izkaznica šole. Z dobro organizacijo in

upravljanjem šolskega spletnega mesta lahko šola dosega kvalitetne, ažurne, hitre,

sodobne komunikacije, z njimi pa izboljšuje podobo šole, veča njeno prepoznavnost in

71

ugled. To so najverjetnejše zahteve, s katerimi šola vstopa v procesni pristop k upravljanju

spletnega mesta.

6.1.2 Kaj pričakujejo uporabniki?

Ali šola dovolj dobro pozna obiskovalce spletnega mesta, uporabnike šolskega spletnega

mesta, to je ciljno publiko? Katere so ključne uporabniške skupine: učenci/dijaki, starši,

zaposleni, lokalna skupnost? Kakšne so njihove sociodemografske značilnosti?

Uporabniki spleta so bili do pred kratkim zadovoljni z enosmernim komuniciranjem, to je s

pridobivanjem informacij o dogajanju na šoli na spletnem mestu. Komunikacijske navade

uporabnikov so se spremenile, enosmerni komunikacijski tokovi so postali najprej dvosmerni,

v zadnjem času pa večsmerni. Nastale so komunikacijske mreţe, ki izkoriščajo spletne

aplikacije in vse interaktivne moţnosti, ki jih ponujajo. Uporabniki v splošnem ţelijo

komunicirati z avtorji spletnih podatkov na šolski spletni strani, odgovarjati na vprašanja,

podajati mnenja, sodelovati pri ustvarjanju vsebin in drugo.

Slika 6.2: Vrste komunikacijskih zahtev uporabnikov


Vstop v proces so želje, potrebe in pričakovanja uporabnikov, zahteve, kaj od

spletnega mesta pričakujejo, kakšni so njihovi interesi in komunikacijske potrebe. Vsebine, ki

jih uporabnik išče, so lahko informativne narave (šolski urnik, jedilnik, izobraţevalni

programi, kontaktni podatki), izobraţevalne (izobraţevalna gradiva, spletne učilnice) ali

zabavne (zanimivosti, poročila o dogajanju na šoli). Zajem in analiza uporabniških predlogov,

komentarjev, mnenj, kritik je osnovna stopnja, s katero si šola zagotovi pravilno razumevanje

uporabniških pričakovanj. S kvantitativno raziskavo (osebno, telefonsko, spletno anketiranje)

šola pridobi podatke, s pomočjo katerih se snovalci procesa lahko usmerijo k zasnovam in

ENOSMERNASporočanje

Pošiljanje

VEČSMERNASodelovanjePoslušanje

Skrb

Prilagajanje

DVOSMERNASporočanje

Pošiljanje

72

rešitvam, kakršne ţelijo uporabniki. Pomembna je analiza obiskanosti obstoječega spletnega

mesta (log file – katere strani, koliko časa so na strani, katere so ključne besede, od kod

prihajajo, kateri iskalnik uporabljajo).

6.1.3 Procesni cilj

Snovanje procesa vsebuje usklajevanje zahtev, komunikacijske strategije šole, potrebnih

virov in sredstev z informacijskimi pričakovanji uporabnikov. Glede na osnovno uporabniško

skupino se določijo kritične potrebe ter procesni cilj. Če so ciljna skupina zaposleni, je

procesni cilj na primer učinkovitejše sodelovanje med zaposlenimi. Če se šola odloči, da so

ciljni uporabniki šolskega spletnega mesta učenci/dijaki in starši, potem je procesni cilj

definiran drugače, na primer kot učinkovita spletna komunikacija in podpora uporabnikov.

Šele kasneje sledi načrtovanje procesnih aktivnosti za dosego procesnega cilja. Z višjo

stopnjo poznavanja in razumevanja uporabnikov lahko šola spozna in celo predvidi, kako

ciljne skupine uporabnikov uporabljajo spletno mesto in kaj bi jih pritegnilo, da bi se na

spletno mesto vračali. Ločiti moramo med rezultati, cilji in izhodi procesa.

Rezultat (izid) poslovnega procesa je kvalitetno šolsko spletno mesto, ki uspešno

zadovoljuje uporabnikove informacijsko-komunikacijske potrebe.

Procesni cilj (ţeleno stanje procesa) je doseči učinkovito spletno komuniciranje ter s

tem dvigniti prepoznavnost in ugled šole.

Izhodi so vsi izhodni podatki, informacije, dokumenti, ki pridejo iz procesa: objavljene

spletne vsebine ţelene kakovosti in uporabnosti, elektronska in druga sporočila, datoteke,

vzpostavljene spletne komunikacije, uporabljene spletne aplikacije in drugo.

Ţivljenjski cikel poslovnega procesa je razdeljen na več faz:

zasnova procesa: analiza obstoječe informacijske rešitve, opredelitev informacijskih

potreb, virov in upravljanja z njimi, identifikacija procesa,

modeliranje procesa: logično in fizično načrtovanje procesa, določitev ciljev, procesnih

aktivnosti, potrebnih virov, informacijskega sistema,

vpeljava procesa: implementacija, testiranje rešitev, odprava napak,

izvajanje procesa: uvedba procesnih aktivnosti, upravljanje pretoka materiala,

informacij, komunikacij,

nadzor izvajanja procesa: kontrola izvajanja posameznih aktivnosti procesa, merjenje

kazalcev učinkovitosti,

optimizacija procesa: iskanje moţnih izboljšav, korektivnih ukrepov.

73

6.1.4 Identifikacija procesa

Pregled obstoječega stanja na šoli nam lahko daje različne rezultate; šola morda še nima

spletnega portala, lahko ga ima, vendar je neaţuren in nekvaliteten, ali pa ima dobro urejeno

spletno mesto, ki se pogosto in kvalitetno posodablja. Ţeleno stanje pa je najverjetneje, da

ima šola kvalitetno spletno mesto, za katerega skrbi procesni tim, da so spletne vsebine

kvalitetne in aţurne, da je mogoče postopek nadzirati, meriti učinkovitost ter skrbeti za

izboljšave. Uvedba procesnega pristopa torej. Kako v obstoječe stanje umestiti proces

upravljanja spletnega mesta? Bill Gates v svoji knjigi Poslovanje s hitrostjo misli trdi, da je

»potrebno proces čimbolj poenostaviti, saj dobro organizirani procesi prihranijo čas,

tehnologija pa pospeši tiste dejavnosti, ki jih je treba nujno opraviti«. Glede na poslovno

uspešnost avtorja knjige začnimo s pravilno identifikacijo procesa; elementi so vhodi in izhodi

iz procesa, meje procesa ter najpoglavitnejša smernica, procesni cilj.

Slika 6.3: Identifikacija procesa


Vzpostavitev in upravljanje šolskega spletnega mesta je poslovni proces, ki povezuje

vhodne spremenljivke ter jim preko procesnih aktivnosti dodaja vrednost, da rezultirajo kot

dinamično, kvalitetno šolsko spletno mesto. Proces bo uspešen, če šola:

pozna komunikacijske zahteve uporabnikov spletnega mesta in jih ţeli izpolnjevati,

zna povezati komunikacijske cilje šole s pričakovanji uporabnikov,

natančno določi cilj, ki ga ţeli s procesom doseči,

zagotovi potrebne prvine za izvajanje procesa ter

je pripravljena delati na stalnih izboljšavah procesa.

74

6.1.5 Določitev skrbnika procesa

Vloga skrbnika ali lastnika procesa je vodenje in upravljanje procesa, vključuje pa tudi

odgovornost za izvajanje poslovnega procesa. Aktivnosti, ki jih najpogosteje prevzema

skrbnik procesa, so:

zasnova in modeliranje procesa (določitev procesnih ciljev, procesnega načrta,

zagotovitev virov),

uvedba procesa,

nadziranje in optimiranje procesa (spremljanje in merjenje rezultata procesa,

ugotavljanje odstopanj, izvajanje korektivnih ukrepov).

Naloga je zahtevna, saj mora skrbnik procesa izvedbeni del opraviti sam, organizacijski del

pa z usklajevanjem, nadziranjem, popravljanjem, usmerjanjem dela članov procesnega tima.

Zagotoviti mora, da vsi udeleţenci razumejo proces, so zanj usposobljeni, imajo na voljo

ustrezne vire in je njihova skupna naloga, da kot tim od začetka do konca obvladujejo proces

in dosegajo postavljene cilje.

Skrbnik procesa prevzame odgovornost za proces v celoti, zato mora imeti ustrezna

strokovna znanja in vodstvene sposobnosti. Opustiti mora stare poslovne navade in se

prilagoditi novim, sodobnim metodam vodenja. Njegov pogled mora segati v širino (skrb za

odnose) in daljavo (usmerjenost k procesnim ciljem).

6.2 Modeliranje procesa

Modeliranje poslovnega procesa je tehnika organiziranja vhodov, izhodov, aktivnosti procesa,

pretokov med njimi in dokumentiranja. Model je abstraktna predstavitev realnega sveta, ki

omogoča boljšo predstavitev, opredelitev in razumevanje obravnavanega procesa.

Modeliranje je snovanje in izdelovanje procesnega modela, s katerim je moţno odgovoriti na

naslednja vprašanja: Kakšen je rezultat poslovnega procesa? Katere aktivnosti se morajo

izvesti? Kakšen je vrstni red aktivnosti? Kdo izvaja aktivnosti? Kateri dokumenti se

izmenjujejo? Kako se lahko proces spremeni v prihodnosti?

Razlogov za modeliranje je veliko: izboljšanje razumevanja procesa, ustvarjanje pregledne

slike poteka procesa, odkrivanje slabosti v izvajanju procesa, iskanje predlogov prenove ter

drugo. Modeliranje procesa zahteva zasnovo procesa na logičnem in fizičnem nivoju. Model

nazorneje prikaţemo v diagramu poteka, v katerem so informacije izraţene z grafičnimi

simboli in povezavami.

75

Slika 6.4: Diagram poteka procesa


Logična zasnova procesa zajema osnovne gradnike procesa: opredelitev informacijskih

potreb, virov in sredstev, postopkov in dejavnosti, informacijskih tokov, organiziranosti

delovnega okolja, komunikacijskih poti, medijev in partnerjev; določitev vsebine, vrste in

strukture podatkov, načrtovanje finančnih sredstev, upoštevanje pravnih omejitev,

zasebnosti in varstva podatkov, pravice rabe in drugo. Fizična zasnova pa se nanaša na

zahtevane tehnologije in informacijsko komunikacijsko infrastrukturo (strojna, programska

oprema, komunikacijske povezave, orodja). Upoštevati je treba vse izvedbene in tehnološke

moţnosti, ki jih organizacija ima. Zdruţitev logične in fizične zasnove procesa opišemo v

procesnem načrtu.

76

Model poslovnega procesa je neizogiben za učinkovito upravljanje. Ob oblikovanju modela se

razkrijejo slabosti obstoječega procesa in se hkrati pokaţejo moţnosti za izboljšave, zato je

obstoječi proces moţno enostavneje in jasneje spremeniti oziroma prilagoditi. Za podporo

modeliranju poslovnih procesov obstajajo različna programska orodja, ki omogočajo risanje

poteka procesa in določitev podrobnosti, ki so potrebne za njegovo pravilno izvajanje. Delo

je enostavno in ne zahteva sodelovanja programerja. Aplikacije so namenjene tudi podpori

izvajanja in nadzora poslovnih procesov. Delujejo na osnovi procesnega diagrama, nadzirajo

in prikazujejo potek izvajanja posameznih aktivnosti. Program sam ustvarja delovne naloge

in jih dodeluje zaposlenemu, ki jo mora izvršiti. Ko uporabnik opravi nalogo, v program vnese

zahtevane podatke ter jo označi kot zaključeno. Odgovorni vodja lahko proces začasno

prekine, zamenja izvajalce nalog, spremeni prioritete, vrstni red aktivnosti ali rok za izvedbo.

6.2.1 Načrtovanje procesnih aktivnosti

Procesna aktivnost je logično zaključena celota opravil ali delovnih operacij na

elementarnem nivoju, ki jo je moţno definirati s parametri:

izvajalec aktivnosti: vloga v procesu (delovno mesto),

vhodi v aktivnost: seznam potrebnih informacijskih, kadrovskih, tehničnih virov, od kod

in v kakšni obliki prihajajo v aktivnost,

opis aktivnosti: seznam elementarnih operacij (delovnih nalog), navodil za izvajanje ali

omejitev izvajanja, način izvajanja, način upravljanja in merjenja,

izhod: določitev rezultata aktivnosti, kam in v kakšni obliki se posreduje,

vrednotenje: izvajalci in obseg delovnih nalog, čas izvajanja aktivnosti, stroški,

predlogi za izboljšanje: pripombe na izvajanje aktivnosti, analiza in predlogi za

izboljševanje izvajanja,

dokumentiranje aktivnosti: dokumenti, obrazci, računalniški izpisi …

Procesne aktivnosti delimo na izvedbene (izbira procesnega tima, programiranje spletnega

okolja), kontrolne (testiranje, nadzor izvajanja aktivnosti) in odločitvene (kontrola napak ter

sprejemanje odločitev o izboljšavah).

6.2.2 Načrtovanje prvin poslovnega procesa

Poslovne prvine predstavljajo določen vloţek, ki ga potrebujemo, da lahko v poslovnem

procesu ustvarjamo poslovne rezultate. Vsak začetek poslovnega procesa zahteva potrebna

delovna sredstva, delovne predmete, delovno silo in storitve. Brez njihove udeleţbe si ni

mogoče zamisliti poslovnega procesa, od razpoloţljivih prvin pa so odvisni cilji in rezultati

procesa.

77

Prvine poslovnega procesa so:

delovna sredstva (pripomočki, informacijsko komunikacijska oprema),

predmeti dela (surovine, material, delovni predmeti, energija),

storitve (prevozne storitve, popravila, poštne storitve),

zaposleni (znanje, izkušnje, fizične in umske sposobnosti).

Slika 6.5: Vhodi in izhodi iz procesa


6.2.3 Določitev članov procesnega tima

Pogoj za učinkovitost procesne organiziranosti je kakovostno delo procesnega tima.

Skrbnik procesa predlaga in izbere člane ter oblikuje procesni tim. Delovna skupina je

namenjena načrtovanju, podpori in izvajanju procesnih aktivnosti ob aktivnih metodah

timskega, sodelovalnega dela. Njegovi člani komunicirajo, sodelujejo, koordinirajo svoje

aktivnosti ter skupno ustvarjajo dodano vrednost. Najbolje je, da je tim oblikovan

medfunkcijsko, da se poveča sodelovanje med funkcijskimi oddelki šole. Dobro organizirana

uredniška ekipa naj vključuje različne profile strokovnjakov: glavnega urednika, oblikovalca,

programerja, informacijskega arhitekta, strokovnjaka za uporabniško izkušnjo, vnašalce

vsebin, lektorja in prevajalca, tehnično podporo. V procesni tim vključimo predstavnike

vodstva šole, ki so prvi vir šolskih informacij. Ne pozabimo na predstavnike uporabnikov

(učenci/dijaki, zaposleni, starši), saj lahko aktivno pripomorejo k povečanju učinkovitosti in

uporabnosti šolskega spletnega mesta. Vsak član procesnega tima je odgovoren za izvajanje

svoje naloge in doseganje rezultatov znotraj časovnih in drugih okvirov. Procesni tim je širši

pojem od uredniškega odbora.

P R O C E S

podatki, informacije

predmeti dela (energija, material)

človeški viri,storitve

delovna sredstva(IK tehnologija)

finance

zahteve uporabnikov

spletne storitve,

komunikacije

podatki, informacije

spletne skupnosti,

odnosi

78

Uspešnost poslovnega procesa je odvisna od motiviranosti članov procesnega tima, procesna

organiziranost pa povečuje motiviranost in inovativnost zaposlenih. Pomemben motivacijski

faktor je delegiranje moči (večje moţnosti odločanja posameznika). Skrbnik procesa pa mora

zagotoviti orodja, veščine, motivacijo in pooblastila, da lahko člani tima sprejemajo odločitve

in so s tem opolnomočeni.

Kultura rasti in razvoja, ki jo z vpeljavo procesa uvajamo v šolski poslovni sistem, lahko

zadene ob strah, odpor, ravnodušnost, nezanimanje ali celo sproţa konfliktne situacije pri

zaposlenih. Konflikti so lahko izraz različnih osebnosti, interesov in ciljev, morda pa le odraz

nepoznavanja novega, ki prihaja. Pomembno je vzpostaviti odprte in ustvarjalne odnose med

člani procesnega tima. Ključna načela za uspešno sodelovalno delo članov so:

»sorodne« in »kompatibilne« člane povezujemo v delovne skupine,

pozitivna soodvisnost članov skupine (uspeh člana koristi uspehu skupine in uspeh

skupine koristi članu),

odgovornost posameznega člana skupine mora biti jasna in merljiva.

Lastnosti dobrega vodje oziroma skrbnika procesnega tima so, da posluša, vztraja, sprejema

zamisli vseh članov procesnega tima, je odprt, spodbuja izraţanje različnih zamisli, izreka

pohvale, je vedno pripravljen priskočiti na pomoč, razvija občutek odgovornosti.

6.2.4 Načrtovanje uporabnosti spletnega mesta

Spletno mesto je namenjeno komunikaciji šole z uporabniki. Če šola zna komunicirati na

prijazen in razumljiv način, si pridobi naklonjenost, zadovoljstvo in dolgotrajno sodelovanje.

Osnovna filozofija strukturiranja in oblikovanja spletnega mesta je, da bi na učinkovit in

ekonomičen način zadovoljili večino uporabniških skupin in njihovih potreb. Vsak uporabnik

zagotovo ţeli, da opravi določeno akcijo v čim manj korakih, da je proces operiranja s

šolskim spletnim mestom enostaven, razumljiv, hiter in zanimiv. Tako spletno mesto ima

visoko stopnjo uporabnosti in zadovoljuje uporabnika. Uporabnost spletnega mesta opišemo

s tremi pomeni.

KAJ ali uporabnost v smislu funkcionalnosti (usefulness) ima najširši pomen, izpolnjuje

potrebe uporabnikov – v najkrajšem času dobiti pravo informacijo. Če uporabniki na

spletnem mestu ne najdejo tistega, kar iščejo, se nanj ne vrnejo več. Uporabnike šolskega

spletnega mesta lahko šola obdrţi samo, če ima dobro informacijsko strukturo in na njem

take vsebine, da zadovoljijo uporabnika. Spletno mesto temelji na upravljanju spletnih vsebin

in podatkovnih zbirk ter aktivni udeleţbi uporabnikov.

79

KAKO ali uporabnost v smislu koristnosti (utility) omogoča učinkovito opravljanje ţelenih

aktivnosti na spletnem mestu. Sodobni uporabniki so dobro osveščeni in natančno vedo, kaj

lahko od spletnega mesta zahtevajo – enostavno navigacijo, kvalitetno, aţurno, relevantno in

neposredno vsebino, zasebnost, varstvo posredovanih podatkov ter enostavne in razumljive

postopke, ki jih lahko izvršijo prek spletne strani.

Pri uporabnosti v ožjem smislu (usability) gre za enostavnost uporabe spletnega mesta

(uporaba vmesnika v neposredni interakciji spletnih strani z uporabnikom) oziroma za

nudenje pomoči ob uporabi spletnega mesta.

Zavedati pa se moramo, da s spletnim mestom ne nagovarjamo mnoţice, ampak praviloma

samo uporabnika, ki individualno uporablja spletno mesto. Nekateri uporabniki se prvič

pojavljajo na šolskem spletnem mestu, drugi pa so »povratniki«. Šolsko spletno mesto mora

ustrezati obojim, torej biti tako, da pritegne novega obiskovalca, ga na mestu zadrţi,

spodbudi k določenim dejanjem in ga ohrani med uporabniki. Res pa je, da je nemogoče

narediti spletno mesto, ki bi popolnoma zadovoljilo vse uporabnike, zato se mora šola

osredotočiti na ključni segment obiskovalcev. Pomembna naloga snovalca medijskega

komuniciranja šole oziroma procesa je, da si pridobi uporabniške podatke, vzpostavi ustrezne

komunikacijske kanale in spodbudi uporabnike za spletno komunikacijo s šolo. Iz

komunikacijskih potreb uporabnikov izpelje vsebinske in funkcionalne elemente spletišča.

6.2.5 Zagotovitev dostopnosti uporabnikom s posebnimi potrebami

Pojem univerzalne dostopnosti spletnih informacij pomeni, da so dostopne komurkoli,

kadarkoli in po sprejemljivi ceni. Z večanjem števila uporabnikov spletnih storitev je

razumljivo, da je med njimi vse več ljudi s posebnimi potrebami. Glavne kategorije posebnih

potreb so:

vizualne: slepota, slabovidnost, barvna slepota,

slušne: gluhost,

motorične: nezmoţnost uporabe miške, dolg odzivni čas, omejene motorične

sposobnosti,

kognitivne: teţave pri učenju, nezmoţnost pomnjenja in fokusiranja na velike količine

informacij, hitro odvračanje pozornosti.

Z novimi informacijsko-komunikacijskimi tehnologijami je invalidom dana priloţnost, da

izenačujejo svoje moţnosti z ostalo populacijo. Vsaka od kategorij posebnih potreb zahteva

različne tipe prilagoditev spletnih vsebin: pomoţne ilustracije, bralnike zaslonov, ki berejo na

glas elektronsko besedilo, jasno navigacijo, podnapise za gluhe.

80

Na šolskem spletnem mestu se potrudimo, da omogočamo uporabnikom izbiro velikosti

pisave, izberemo dobro razločljivo barvno shemo spletišča, fotografsko in multimedijsko

gradivo ustrezne kvalitete. V večini primerov te prilagoditve koristijo vsem uporabnikom in ne

samo tistim s posebnimi potrebami.

6.2.6 Tehnična zasnova spletnega mesta

Šola se mora odločiti, ali bodo spletno mesto postavili sami, torej uporabili notranje vire, ali

pa bo to delo prepustila zunanjim partnerjem. Odločitev je pogojena z razpoloţljivim

znanjem, časom in tehničnimi omejitvami v šoli, seveda pa tudi z razpoloţljivimi finančnimi

sredstvi. Ključnega pomena za uspeh spletnega mesta je, da se redno vzdrţuje, posodablja

in aţurira, da se stalno prilagaja novim tehnološkim doseţkom in standardom ter

spreminjajočim zahtevam uporabnikov. Pomembno vprašanje je torej, ali bodo za

nadgradnje in vzdrţevanje spletnega mesta skrbeli sami.

Če se šola odloči za uporab lastnega znanja in virov, je bistvenega pomena, da izbere

učinkovit in tehnološko napreden sistem za postavitev in upravljanje spletnega mesta. S

takimi sistemi je mogoče vzdrţevati spletno mesto na enostaven način in z relativno nizkimi

stroški. Kakšna je razlika med dinamičnim in statičnim spletnim mestom? V statični

obliki vsi uporabniki prejemajo enake informacije v enaki obliki in nimajo moţnosti vplivanja

nanje. Vse nove vsebine upravlja samo glavni administrator oziroma programer spletnega

mesta, saj se spremembe vpisujejo direktno v programsko kodo. Dinamično spletno mesto

pa temelji na dejstvu, da so spletne vsebine in podatki shranjene v podatkovni bazi ter da so

ločeni od oblike in administriranja spletnega mesta. Prednost je hitrejše nalaganje strani ter

moţnost, da se v vnašanje vsebin na spletno mesto lahko vključi več uporabnikov.

Administrativno okolje je namreč ločeno od podatkov in prikaza spletnega mesta, kar

omogoča enostavno nadgradnjo jedra in vseh modulov. Takšen pristop je idealen za šolska

spletna mesta, na katerih se vsebine pogosto posodabljajo. Če šolsko spletno mesto temelji

na CMS sistemu (primer Joomla), je nadgradnja spletnega mesta enostavna in brez večjih

stroškov.

Kakšna je prednost uporabe CMS sistema? Glavne značilnosti CMS sistema za

upravljanje z vsebino (Joomla) so predvsem v tem, da zmanjša obseg vzdrţevanja,

preprečuje napačne povezave, prevzame avtomatsko objavo in arhiviranje celotne vsebine.

Pomembna značilnost je tudi ta, da omogoča delitev dela med več avtorji vsebin, vsakdo

skrbi le za vsebine s področja, za katerega ja zadolţen. Z uporabo omenjenega sistema se

lahko bistveno skrajša odzivni čas. Novi podatki so lahko brez zastojev pripravljeni, urejeni in

81

objavljeni v nekaj minutah. Ključna značilnost pa je v tem, da je mogoče z avtomatizacijo

spreminjanja vsebin in dodajanja novih občutno zmanjšati stroške vsebinskega vzdrţevanja

spletnega mesta (Christian Ribič: Upravljanje z vsebino). Sistem za urejanje spletnih vsebin

(CMS) omogoča enostavno upravljanje s spletnimi vsebinami. Omogoča, da urejamo novice,

upravljamo z vsebino strani, dodajamo fotografije, nove povezave, ustvarjamo strukturo

spletne predstavitve in drugo.

Sistem je zgrajen modularno, kar pomeni, da je sestavljen iz različnih modulov, ki jih lahko

po ţelji odstranimo ali pa dodamo: novice, vsebina, galerija, komentarji ali knjiga gostov,

anketa, iskalnik, e-novice, obrazci … Prinaša številne prednosti, z anketo lahko od

uporabnikov pridobivamo informacije, omogočena je statistika obiska spletnega mesta, preko

prijav na e - novice pa lahko obveščamo uporabnike o zadnjih objavah.

Vzorčni primer šolskega spletnega mesta najdemo na spletnem naslovu http://sio.institut-

oko.si/, struktura spletnega mesta je modularna, zgrajena je v CMS sistemu Joomla. Na vrhu

spletnega mesta je glava z nazivom in logotipom šole, glavnim menijem, novicami. Na levem

in desnem robu so moduli: dodatni meniji, prijavni modul za vnos novic, iskalnik po spletnem

mestu, najnovejše objave, koledar in ura, koledar dogodkov, napovednik, spletna anketa,

statistika dostopov, prisotni uporabniki, zanimive in uporabne povezave, vremenski podatki,

wiki povezave, dostop do učnega okolja (spletne učilnice), foto galerija, multimedijski

posnetki, datoteke, prisotnost na strani, forum, blog, povezave, tiskanje … Na spodnjem

robu so manj pomembne zadeve, ker je noga strani manj dostopna, posebej na straneh,

daljših od velikosti ekrana, kjer je treba uporabljati navpični drsnik. Za uporabnike je zelo

pomembno, da vsebine lahko najdejo po iskanih kriterijih: vsebinskemu področju oziroma

obravnavani temi, datumu, kraju, avtorju vsebin, ciljni javnosti, ki so ji vsebine namenjene,

lokaciji (šole z dislociranimi oddelki), hierarhiji, abecednem redu naslovov. Modularna

zasnova spletnega mesta na podlagi CMS omogoča dodajanje ali odstranjevanje modulov v

skladu z aktualnimi potrebami. Na voljo je več modulov, ki pokrivajo vse glavne vidike

spletne predstavitve, med drugim tudi modul za večjezičnost, ki omogoča izgradnjo

večjezičnih spletnih strani. Če šolsko spletno mesto ponujamo tudi v tujem jeziku, s tem

spodbujamo komunikacijo s tujci.

6.2.7 Načrtovanje vsebin spletnega mesta

Poglavitni cilj šolskega spletnega mesta je objava zanimivih in uporabnih informacij, ki bodo

podane tako, da bodo pritegnile obiskovalce. Kako zagotoviti obiskanost? Dobra vsebina?

82

Interaktivnost? Večpredstavnostne vsebine? Aţurnost? Osveţevanje? Kvizi, ankete,

animacije? Dobro spletno mesto se skriva v pravih in dobrih informacijah.

Katere so ključne informacije, ki jih uporabnik išče? Vsekakor osnovna predstavitev šole

(naziv, lokacija, zaposleni, izobraţevalni programi, referat šole), kontaktni podatki, podatki o

tekočem šolskem letu (šolski koledar, urnik, šolska prehrana, ekskurzije, praktična

izobraţevanja, kroţki, obvezne izbirne vsebine, druge izobraţevalne in interesne dejavnosti),

novice (suplence), šolske dejavnosti (projekti, tekmovanja, foto in video galerije, razpisi in

natečaji), šolska knjiţnica, dijaška skupnost, sodelovanje z lokalno skupnostjo ipd.

Kvaliteta ima prednost pred kvantiteto, šola naj se odloča samo za objavo vsebin, ki

podpirajo izbrane procesne cilje. Preobilje spletnih vsebin ne pripomore k učinkovitosti

spletnega mesta, pojavijo pa se tudi teţave pri vzdrţevanju. Po objavi se spletnih vsebin ne

sme zanemariti, nujno je redno preverjanje kakovosti vsebin in aţuriranje spletne strani z

novostmi in posodobitvami. Neaţurne in slovnično površno napisane spletne vsebine kaţejo

na slabo skrb šole za spletišče in uporabnike.

Posebno teţo nosijo aktualne novice, ki jih je treba objavljati dovolj pogosto (vsaj enkrat

tedensko). Novice morajo biti sveţe, saj preko njih šola goji odnos s svojimi uporabniki.

Odnos je kvalitetnejši, če se obiskovalci lahko prijavijo na novice in tako novice prejemajo

kar v svoj poštni nabiralnik.

Vsebine morajo biti tudi dobro napisane. Pisec spletnih besedil se mora naučiti, kako

zapisati kratke, jedrnate, zgoščene, zanimive, informativne ter slovnično pravilne spletne

vsebine. Vsebino je treba razdeliti na krajše odstavke, naslov naj jo odraţa. Vsebino skrbno

opremimo s koristnim in zanimivim slikovnim gradivom. Če je gradiva veliko, ga raje

umestimo v galerije. Spletne povezave naj se odpirajo v novem oknu.

Šolsko spletno mesto je namenjeno predvsem učencem/dijakom, staršem in javnosti, manj

pa zaposlenim na šoli. Vsebine morajo biti napisana v jeziku, ki je razumljiv ciljnim

uporabnikom.

6.2.8 Določitev informacijske arhitekture spletnega mesta

Spletno mesto ustvarja odprto okolje za medsebojno komuniciranje med šolo in uporabniki,

omogoča izvajanje šolskih dejavnosti in aktivnosti, vzpostavlja e-učna okolja, oblikuje prostor

za druţenje in izmenjavo mnenj.

83

Informacijska struktura je umetnost in znanost strukturiranja in klasificiranja spletnih

mest in intranetov z namenom pomagati ljudem najti in uporabiti informacije (Rosenfeld

2006). Razpored spletnih vsebin v informacijsko strukturo ni enolično določen, ni pravilen ali

napačen, lahko pa je slab ali dober. Spletne vsebine delimo v vsebinske skupine, kategorije

in podkategorije. Dokler so spletna mesta majhna, je razporejanje spletnih vsebin precej

enostavno, pri večjih sistemih pa se zaplete. Poimenovanje kategorij naj ustreza vsebinam,

naslovi naj bodo poenoteni in uravnoteţeni – isti slog pisanja za isti nivo. Poimenovanja

spletnih vsebin naj bodo taka, da jih bodo razumele vse ciljne skupine uporabnikov.

Informacijska arhitektura spletnega mesta je več od same strukture, pomeni izbor in

razporeditev spletnih elementov, orodij, aplikacij. Šolsko spletno mesto je sestavljeno iz

različnih elementov: vstopne (pozdravne) spletne strani, spletnih besedil (prispevki, novice),

navigacijskih menijev, foto in video galerij, uporabniških aplikacij, modulov … Dobra

informacijska arhitektura spletnega mesta omogoča hitro in kvalitetno informiranje

uporabnikov spletnega mesta, pa tudi to, da spletno mesto lahko enostavno in hitro

nadgradimo z neko novo funkcionalnostjo, aplikacijo, orodjem ali čim drugim.

Sodobna šolska spletna mesta izkoriščajo nove moţnosti interaktivne komunikacije z

uporabniki, spodbujajo in motivirajo uporabnike k določeni aktivnosti ter prilagajajo spletno

mesto uporabnikovim ţeljam. Med aktivnosti sodijo: registracija uporabnika, prijava na

novice, prikaz samo izbranih vsebin v izbrani obliki, prenos datotek, spletne ankete, spletni

obrazci, galerije slik, vpis komentarja, prilagodljive oblikovne podobe, spletna orodja za

komuniciranje med uporabniki, dodajanje vsebin s strani uporabnikov in drugo.

Blog je preprosto in stroškovno nizkocenovno orodje za pridobivanje povratnih informacij od

uporabnikov. Blog je spletna stran, ki prikazuje besedila, slike in druge elemente, ki jih doda

in uredi urednik bloga. Prednost bloga je, da ga lahko ureja tudi uporabnik brez velikega

računalniškega znanja. Obiskovalci lahko blog le komentirajo, vanj ne morejo pisati. Uporaba

bloga na šolski spletni strani potrebuje moderatorja, ki mora skrbeti za primerne vsebine in

objave. Priloţnost dinamičnega večsmernega komuniciranja ima namreč svoje pasti.

Tudi odločitev o vključevanju forumov na šolsko spletno mesto naj bo zelo premišljena.

Uporabnike je treba poslušati, informirati in z njimi konstruktivno debatirati, a uporabniki

lahko na forumu izrazijo svoje pozitivno ali negativno mnenje o šoli, ki morda ni dovolj

kritično. Po mojem mnenju forum ni najprimernejša rešitev za šole.

84

Spletne učilnice so transparentni viri, ki olajšajo poučevanje, ocenjevanje, hranjenje in

spremljanje napredka učencev in dijakov.

Tudi vključevanje spletnih skupnosti, socialnih omreţij na spletno stran prepuščam politiki

posamezne šole. Brezplačen dostop do spletnih skupnosti omogoča uporabnikom, da se

poveţejo in tako laţe komunicirajo z drugimi uporabniki istega omreţja. Zaskrbljenost se

pojavlja predvsem glede nadzora uporabnikov ter podatkovnega rudarjenja.

Wiki je sistem vnašanja spletnih vsebin, ki uporabnikom omogoča prosto ustvarjanje in

urejanje spletnih strani s spletnim brskalnikom. Namenjen je tudi skupinskemu delu,

uporabniki pa lahko dodajajo vsebino, jo popravljajo, brišejo itd. Najbolj znan wiki je

Wikipedia, na šolsko spletno mesto lahko postavimo modul s povezavo.

Intranet predstavlja sredstvo internega komuniciranja med zaposlenimi. Omogoča

elektronsko sodelovanje pri delovnih procesih in interno izmenjavo informacij med

zaposlenimi. Ker je intranet namenjen zgolj notranjim komunikacijam šole, je z varnostnimi

zaščitami ločen od zunanjih komunikacij. Pravilno je, da na spletno mesto postavimo

ustrezen modul, ki zahteva prijavo uporabnika, na podlagi katere so dostopni podatki in

orodja intraneta.

Raba sodobne informacijsko-komunikacijske tehnologije naj bo smiselna in premišljena, z

namenom podpore pri doseganju procesnega cilja.

6.2.9 Določitev navigacijske strukture spletnega mesta

Navigacija pomeni vodenje uporabnika skozi spletno mesto in omogoča dostop do

objavljenih spletnih informacij. Preprosta in logična navigacija temelji na stališču, da

uporabnik v vsakem trenutku ve, kje se nahaja ter kam lahko gre, ter da se iz enega mesta

brez večjih teţav ali zmede premakne na drugo mesto. Na osnovi informacijske strukture

strani v logične skupine in podskupine se oblikujejo spletne povezave ali meniji, ki morajo biti

pregledni in skrbno načrtovani. Navigacija naj nikoli ne obsega več kot tri nivoje v globino,

saj se obiskovalec v takem primeru izgubi med stranmi in podstranmi. Spletna navigacija ne

more biti enaka organizacijski strukturi šole.

Neustrezna navigacijska struktura veča čas dostopa do ţelenih informacij. Raziskovalci

percepcije v virtualnih okoljih (Vanda Rebolj: Novi človek kot učenec) trdijo, da »mora

percepcija teči v sekundah, da je lahko moteče vse, kar traja dlje od treh sekund«.

85

Ker uporabniki do šolskega spletnega mesta dostopajo tudi posredno preko spletnih

brskalnikov, obstaja velika moţnost, da ne pridejo na vstopno stran, ampak nekam drugam.

Poskrbeti moramo, da je tudi z najbolj oddaljene spletne stani moţen dostop do vstopne

spletne strani, ter da je na vsaki strani omogočena globalna navigacijska struktura.

Navigacija se širi z vsako novo dodano spletno vsebino, pri tem pa moramo paziti, da ostaja

navigacijska struktura enaka, da lahko spletni uporabniki ohranijo svojo uporabniško

izkušnjo.

6.2.10 Izbira oblikovne podobe spletnega mesta

Šola se preko svojega spletnega mesta predstavlja v bolj ali manj privlačni podobi. Oblikovno

podobo tvorijo barvna shema, grafični elementi, tipografija pisave, velikost elementov,

harmonija barv in oblik. Obiskovalec spletnega mesta se marsikdaj odloča po prvem vtisu in

v nekaj prvih sekundah. Všečnost spletnega mesta pri uporabniku spodbudi različne reakcije,

na primer ţivahnost, zadrţanost, energičnost, umirjenost ... Če je grafična podoba privlačna,

si obiskovalec stran ogleda, sicer bo šel drugam. Pomembnejša od oblike je vsekakor vsebina

spletnega mesta, pa vendar mora vsako dosegati oblikovalski minimum. Najboljša je

preprosta oblika in brez nepotrebnih odvečnih elementov, prostorsko in barvno usklajena.

Grafična podoba šolskega spletenega mesta mora ustrezati celostni grafični podobi šole.

Oblikovni koncept naj bo povezan s ciljno skupino uporabnikov (otroci, mladostniki, starši,

lokalno okolje, zaposleni …). V ta namen lahko sami oblikujemo grafično podobo, oblikovna

shema naj bo timsko delo, pri čemer vključimo notranje moči (učitelji likovne vzgoje,

grafičnega oblikovanja, risanja …) ali zunanjo pomoč – grafičnega oblikovalca. Uporabimo pa

lahko ţe pripravljene brezplačne ali plačljive predloge, prilagojene tehnologiji spletišča.

Na odločitev, katere formate zapisa podatkov bomo izbrali (besedila, slikovno gradivo,

grafični elementi, multimedija), vpliva predvidena hitrost spletne povezave. Če v spletno

mesto vključujemo še različne grafične datoteke, video in avdio gradivo, animacije ipd., je

sporočilnost spletnega mesta večja, a več grafike pomeni daljši čas prenosa spletnih vsebin

od streţnika do uporabnikovega računalnika. In če se vsebine počasi nalagajo, je od

obiskovalca spletnega mesta zahtevana kvalitetnejša, na primer širokopasovna spletna

povezava, kar za uporabnika ni prijazno, zaradi tehničnih razlogov pa spletno mesto lahko

izgubi del ciljne publike.

Veliko truda zahteva oblikovanje spletnega mesta z namenom enotnega izgleda v različnih

brskalnikih. Popolnoma enak izgled je zaradi številnih dejavnikov skoraj nemogoč in spletno

86

mesto ima lahko zaradi različnega delovanja brskalnikov drugačen videz od tistega, ki smo

ga ustvarili.

6.2.11 Določitev uredniškega odbora in uredniška politika

Upravljanje vsebin spletnega mesta je timsko delo. Spletna vsebina bo objavljena na

spletnem mestu, ko avtor vnese besedilo, ko ga odgovorna oseba lektorira in urednik objavo

odobri. Protokol za vnos vsebin na spletno mesto bi lahko bil tak:

vnos in ureditev besedil – strokovni delavec (funkcija avtor),

pregled besedila – lektor, lahko tudi prevajalec (funkcija urednik),

ureditev slikovnega, zvočnega in video gradiva, oblikovalec (funkcija avtor).

Slika 6.6: Protokol objavljanja vsebin v CMS sistemih


Člani uredniškega odbora imajo naslednje pravice in pooblastila:

avtor zgolj vnaša vsebine iz ospredja (vstop in prijava z uporabniškim modulom),

urednik vnaša in objavlja vsebine ter ima dostop tudi iz ozadja,

administrator oblikuje spletno mesto (ureja področja, kategorije, uporabnike, oblikovno

predlogo, module in komponente),

super administrator je lastnik spletnega mesta, ki ima vse pravice upravljanja spletnega

mesta.

Uredniška politika je dogovor o vnašanju spletnih vsebin, ki naj bo sprejet v uredniškem

odboru ali procesnem timu. Osnovni standardi se nanašajo na odgovornost posameznih

članov uredniškega odbora: vnos vsebin, lektoriranje, objava vsebin, umik starih vsebin,

arhiviranje vsebin, prevajanje vsebin, strokovni pregled objav, zagotavljanje aţurnosti in

aktualnosti objavljenih informacij, odpravljanje napak, priprava spletnih akcij, merjenje

Avtor

napiše

besedilo

Objava na

spletnem

mestuda

ne

Obvestilo

lektorju za

pregled

besedila

Obvestilo

uredniku, da je

besedilo

lektorirano

lektoriranjePotrditev

urednika

Zajem in

obdelava

multimedijske

ga gradiva

87

aktivnosti uporabnikov in podobno. Urejanje spletnih vsebin po ţeljah avtorja spletnih vsebin

ni potrebno (tipografija pisave je določena v uporabljeni oblikovni shemi spletišča) niti

zaţeleno, saj spletno mesto s tem izgublja enovit izgled. V zvezi z organizacijo priprave,

urejanja, objavljanja in vzdrţevanja spletne vsebine naj uredniški odbor pripravi načrt, v

katerem določi ciljne uporabnike in njihove informacijske potrebe, protokol vnašanja spletnih

vsebin, oblikovne zahteve za besedilo ter tehnične zahteve za datoteke:

besedilnih elementov (format, brez oblikovanja),

slik v elektronski obliki (format, velikost, grafična ločljivost),

katalogov (format, omejitev velikosti),

multimedijskih datotek (format, velikost slike, dolţina trajanja).

Zelo pomembno je poiskati odgovore in se sprejeti dogovor glede vprašanj:

Kdo je odgovoren za vsebino (besedila, grafične in video vsebine)?

Kdo in kako skrbi za enotnost besedil (problem nastane, ker nastopa več avtorjev)?

Kdo skrbi za avtorizacijo vsebin?

Kdo skrbi za avtorske pravice objavljenih vsebin, fotografij, posnetkov?

Šola mora sprejeti tudi odločitev o organiziranosti uredniške politike. Centralizirana

organiziranost uredniške politike zagotavlja konstantno kvaliteto, saj za spletno vsebino skrbi

en uredniški odbor. V večjih sistemih, kjer so šole zdruţene v šolske centre, je smiselno

uvesti decentraliziran uredniški odbor. Posamezna šola ima svoj uredniški odbor, ki objavlja

in ureja spletne vsebine za svojo šolo. Šibka plat decentraliziranosti se lahko kaţe v različni

kvaliteti in oblikovni podobi objavljenih vsebin.

6.3 Vpeljava procesa

6.3.1 Vzpostavitev spletnega mesta

Vzpostavitev spletnega mesta naj poteka na podlagi zahtev, opredeljenih v konceptu in

tehnični zasnovi spletnega mesta. Če je to CMS sistem, bo testna verzija spletnega mesta

najprej postavljena na lokalnem računalniku (izbira sistema za vnos in urejanje vsebin, izbira

oblikovne predloge, izdelava ţičnega modela, instalacija modulov, aplikacij, vpis uporabnikov,

prenos vsebin z obstoječega spletnega mesta ali vnos novih vsebin itd).

6.3.2 Testiranje spletnega mesta

Testiranje spletnega mesta v tehničnem smislu pomeni zaključno testiranje pred objavo,

pregled delovanja spletnega mesta z namenom iskanja in odprave napak, izvedbe popravkov

in dopolnitev rešitev.

88

Testiranje uporabnosti spletnega mesta (quality assurance): preverimo prijaznost

spletnega mesta do uporabnika, hitrost dostopa do informacij, navigacijo, delovanje povezav,

obrazcev, menijev, prikaz v različnih brskalnikih, enotnost oblikovanja besedila in drugo.

Testiranje kakovosti: preverjanje strokovnosti vsebin. Ne smemo izpustiti!

6.3.3 Objava spletnega mesta

Ko je mesto postavljeno na lokalnem streţniku, za silo izpolnjeno s podatki ter testirano, ga

preko spletnega vmesnika prenesemo na spletni streţnik. Med potrebnimi pogoji so najem

spletnega prostora, priprava spletnega okolja na streţniku, instalacija programov.

Vzpostavitev poteka na testnem spletnem prostoru in je najprej vidna samo izdelovalcu in

izbranim testirancem, ni pa na voljo širši javnosti. Po izvedbi še zadnjih prilagoditev in

morebitnih popravkov preide spletno mesto v fazo realizacije in aktivacije oziroma objave na

internetu. Objavo spletnega mesta opravi super administrator, ki spletno mesto najprej

testira, nato aktivira.

Ţivljenje spletnega mesta se po izvedenem testiranju šele začne in zahteva stalno

angaţiranost uredniškega odbora. Avtorji vsebin lahko pričnejo z vnosom vsebin in tako

spoznavajo delovanje celotnega spletnega mesta. Člani procesnega tima na rednih sestankih

analizirajo stanje, spremljajo odzive, iščejo potrebne izboljšave, načrtujejo posodobitve in

nove vsebine, prilagajo informacijsko strukturo. Nujno je poskrbeti, da imajo spletni uredniki

stalno podporo pri izvajanju nalog in doseganju zastavljenih ciljev. Ker se tehnologija zelo

hitro spreminja, je treba temu slediti, skrbeti za rast in razvoj spletnega mesta.

6.3.4 Izobraževanje članov procesnega tima

Izdelava posameznih spletnih vsebin (statične strani, novice, galerije …) zahteva ustrezna

znanja. Načrtovanje in izvedba strokovnega izpopolnjevanja članov procesnega tima morata

biti kvalitetna in časovno usklajena, lahko pa potekata pred testiranjem ali pa tudi sočasno s

testiranjem spletnega mesta. Načrtovanje izobraţevanja naj bo skrbno premišljeno, vsekakor

pa ne prepuščeno samoizobraţevanju. Člane uredniškega odbora napotimo na izobraţevanja

za vnos spletnih vsebin v izbrani tehnični zasnovi spletnega mesta, ne gre pa zanemariti tudi

izobraţevanj s področja:

avtorstva spletnih vsebin,

pravic in dolţnosti ob objavljanju podatkov mladoletnih oseb,

spletnega oglaševanja ( je dovoljeno na šolskem spletnem mestu?)

načinov evalvacije in vrednotenja spletnega mesta in

tehničnega vzdrţevanja spletnega mesta na streţniku.

89

Pri upravljanju šolskega spletnega mesta je pomemben poslovni spletni bonton, to je

kodeks obnašanja na internetu. Poznavanje in upoštevanje poslovnega spletnega bontona

kaţe na stopnjo šolske kulture. Učinkovita komunikacija z jasnimi in jedrnatimi sporočili,

uporaba primernih pozdravov, izrazov, besedil, prijazen in nevsiljiv izgled spletnega mesta,

upoštevanje zasebnosti uporabnikov spletnega mesta, varstvo osebnih podatkov, veliko

poslovnega občutka pri interakciji z uporabniki kaţe na šolo z dobro komunikacijsko

strategijo, ki stremi k doseganju kvalitetnega komuniciranja.

Na spletnih straneh objavljamo različne vrste vsebin, ki imajo svoje avtorje oziroma vire. Pri

vsaki objavi na spletnem mestu moramo spoštovati avtorske pravice (navajanje vira,

citiranje, avtorstvo fotografije, izjave …). Oznaka avtorske pravice pojasnjuje, pod kakšnimi

pogoji se lahko te vsebine razširjajo oz. uporabljajo.

Proste licence dovoljujejo neomejeno uporabo slike ali vsebine.

V javni lasti so vsebine ali slike, ki so jim avtorske pravice potekle (avtor je umrl pred več

kot 70 leti, vsebine, ki so jih objavile drţavne ustanove, knjiţnice, inštituti ...). Licenca

Creative Commons določa, na kakšen način se delo lahko uporabi naprej in katere

pravice so pri nadaljnji distribuciji pridrţane.

Avtorsko zaščitene vsebine se ne smejo uporabljati brez izrecnega dovoljenja avtorja.

Izjema velja za t. i. citiranje, to je objavo posameznih krajših odlomkov besedila, za kar

ne potrebujemo dovoljenja, smo pa dolţni navesti avtorstvo in vir citiranega dela.

Objave na spletu uţivajo povsem enako pravno varstvo kot druge objave, njihova uporaba

ter razširjanje brez vednosti avtorja je kaznivo dejanje.

6.4 Izvajanje procesa

6.4.1 Upravljanje procesa

Sodobni poslovni procesi terjajo neprekinjeno delovanje. Šolsko spletno mesto je vezano na

delovanje informacijsko-komunikacijske infrastrukture. Uporabniki pričakujejo stalno

razpoloţljivost spletnega mesta ter hitro odzivnost v realnem času. V tem je upravljanje

izvajanja procesa ključnega pomena. Vsak odklon od tega takoj vpliva na (ne)zadovoljstvo

uporabnikov, tako dijakov kot tudi zaposlenih. Nedelovanje šolskega spletnega mesta (na

primer zaradi odpovedi komunikacijskega omreţja) lahko pomeni prekinitev pedagoškega

procesa (izobraţevanje preko spletnih učilnic). Aktivnost izvajanja procesa mora biti tako

razdelana, da je vsakomur na prvi pogled jasno, za kaj je kdo odgovoren.

90

Slika 6.7: Časovni plan izvajanja procesa


6.4.2 Predstavitev spletnega mesta uporabnikom

Po zaključeni tehnični izdelavi in testiranju spletnega mesta je spletno mesto z namenom

informiranja smiselno predstaviti vodstvu in kolektivu šole. Najprej predstavimo procesni tim,

vloge in odgovornosti članov. Kratko predstavimo izhodišča (trenutno stanje šolskega

spletnega mesta), procesni cilj, strategijo izvedbe, rokovnik (časovni plan) in

najpomembnejše procesne aktivnosti. Predstavitev naj vsebuje osnovni namen samega

šolskega spletnega mesta (informirati, komunicirati) za vsako ciljno skupino, informacijsko

strukturo, spletne komunikacijske moţnosti ter spletne vsebine.

Vodstvu in sodelavcem predstavimo, kaj od njih pričakujemo – gre za konstruktivna mnenja,

nasvete in priporočila, usmerjena k večji uspešnosti spletnega mesta in zadovoljevanju

potreb uporabnika.

Učencem/dijakom in staršem predstavimo spletno mesto, komunikacijske moţnosti, ki jih

ponuja, ter virtualno učno okolje. Povabimo jih k sodelovanju in aktivni udeleţbi.

časovno planiranje

procesna aktivnost

analiza obstoječega stanja

IDENTIFIKACIJA PROCESA (vhod,

procesne aktivnosti, rezultat)

izbira skrbnika procesa

načrtovanje virov

definiranje cil jev

modeliranje procesa

načrtovanje procesnih aktivnosti

časovno planiranje

načrtovanje prvin

določitev procesnega tima

načrtovanje uporabnosti spletnega

mesta

načrtovanje tehnične zasnove

načrtovanje vsebin spletnega mesta

načrtovanje informacijske strukture

spletnega mesta

načrtovanje navigacije spletnega

mesta

oblikovno snovanje

določitev uredniškega odbora in

politike

vzpostavitev spletnega mesta

testiranje spletnega mesta

odprava napak

objava spletnega mesta

izobraževanje članov procesnega tima

izvajanje, upravljanje spletnega mesta

nadzor procesa in spremljanje

učinkovitosti

optimizacija procesa

dokumentiranje procesa

izobraževanje za skrbnike JOOMLA

Izobraževanje za uredniški odbor

izobraževanje za skrbnike spletne

učilnice MOODLE

mesec 10mesec 1 mesec 2 mesec 3 mesec 4 mesec 5 mesec 6 mesec 7 mesec 8 mesec 9

91

Slika 6.8: Predstavitev spletnega mesta


6.4.3 Dokumentiranje procesa

Šola izbere, kateri procesi morajo biti dokumentirani in na kakšen način, to pa na podlagi

zahtevnosti in obsega procesa in njihovih aktivnosti, kritičnosti procesnih odločitev in

razpoloţljivosti strokovnega osebja. V procesnem timu se določi osebo, odgovorno za

dokumentiranje procesa – ni nujno, da je to skrbnik procesa. Njene naloge so:

dokumentacija o identifikaciji, zasnovi, modelu in ţivljenjskem ciklu procesa,

izdelava procesnega modela, priprava skice v primernem orodju za modeliranje poslovnih

procesov;

priprava računalniške projekcije za predstavitev projektnega dela članom tima in drugim

zaposlenim na šoli,

vodenje dokumentacije (besedila, načrti, skice, kalkulacije …),

vodenje zapisnikov posameznih aktivnosti v projektni mapi,

shranjevanje vse dokumentacije v digitalni obliki ter v pisni obliki v projektni mapi.

Za dokumentiranje procesa lahko uporabimo več različnih oblik zapisa podatkov, na primer

besedila, slikovno gradivo, grafične prikaze, skice (model procesa, diagrami poteka),

računalniške predstavitve, baze podatkov, arhivske zapise in drugo.

6.5 Nadzor procesa

Nadzor procesa izvajamo zato, da preverjamo, ali se izvajajo postopki in dejavnosti, kot je

bilo načrtovano, ter ali izvedba ustreza načrtovanemu. Vsak sodelujoči v procesu mora

kakovostno izvajati aktivnosti, za katere je odgovoren, in v skladu s postopki in navodili, ki so

mu bile posredovane. V procesnem timu je treba določiti osebo, ki opravlja spremljanje

izvajanja procesa, opravlja nadzor procesa in meritve, kot je bilo načrtovano.

92

6.5.1 Spremljanje izvajanja procesnih aktivnosti

Zelo pomembno je, da poteka izvedba procesnih aktivnosti po načrtih, upravljanje pretoka

materiala, informacij, komunikacij pa lahko odstopa v okviru dogovorjenega od zastavljenega

cilja. Skrbnik procesa je odgovoren, da naredi vse, kar je potrebno za zagotovitev

kakovostnega izvajanja procesnih aktivnosti. Če ugotovi odstopanje od predpisane kakovosti,

mora poskrbeti za korektivno ukrepanje. Skrbnik procesa skrbi, da so člani procesnega tima

osredotočeni na nenehne izboljšave procesa. Priporočljivo je oblikovati načrt sprotnega

spremljanja izvajanja procesnih aktivnosti.

6.5.2 Spremljanje delovanja procesnega tima

Procesni pristop je podlaga, ki ponazarja stopnjo oziroma zrelost individualne odgovornosti

za kakovost opravljanja naloge, določene v procesu. Visoka stopnja organizacijske kulture uči

vsakega zaposlenega, da svoje delo opravlja kakovostno, odgovarja za kakovost svojega dela

in te odgovornosti ne prenaša na druge. Ali je v delu procesnega tima oziroma uredniškega

odbora čutiti organizacijsko kulturo odprtosti in sodelovanja, ki postavlja kvaliteto odnosov in

odgovornost dela na prvo mesto? Skrbnik mora o uspešnosti izvajanja procesa občasno

poročati vodstvu šole.

6.5.3 Merjenje učinkovitosti procesa

Za merjenje procesa je nujno, da imamo merila procesa. Merila pokaţejo, kako proces deluje

glede na cilje, ki smo si jih postavili. S pomočjo meril pridobimo podatke, ki pomagajo

identificirati in reševati probleme. Poznamo:

vhodna merila (informacije o prvinah procesa),

procesna merila:

o čas za izvršitev, zamude oz. prekoračitve časa pri posameznih aktivnostih,

o ustreznost delovanja procesnega tima,

o kakovost in zanesljivost posameznih procesnih aktivnosti (število napak, mesto in

vrsta napak, pogostost in vpliv napak),

o stroški (predvideni procesni stroški, stroški zaradi neustrezne kakovosti),

izhodna merila:

o doseganja procesnega cilja,

o količina in kakovost procesnega rezultata, vzrok neustreznosti,

o zadovoljstvo uporabnikov (ali in v kolikšni meri so uporabniki zadovoljni).

Merila sluţijo preverjanju obstoječega procesa in usmerjanju k urejanju in izboljševanju

procesa. Poznamo kvantitativna in kvalitativna merila.

93

6.5.3.1 Kvantitativna merila

»Največja prednost interneta je, ker lahko na njem spremljamo, analiziramo in testiramo vse

... In hiba? ... v tem, ker lahko spremljamo, analiziramo in testiramo prav vse.« (Bryan

Eisenberg).

Slika 6.9: Spletna analitika


Kvantitativna merila so lahko izraţena v obliki časa (npr. čas odgovora, čas čakanja, čas

trajanja od zahteve do izvedbe), števila in vrste napak, skladnosti z zahtevami (npr. število

sprejetih ali zavrnjenih pošiljk, število reklamacij ali pritoţb, odstotek neustreznih enot),

94

zanesljivosti delovanja, števila izboljšav in podobno. Spletna analitika (web analytics)

pomeni sistematično spremljanje aktivnosti uporabnikov in zbiranje podatkov s spletnimi

orodji. Je merjenje, zbiranje, analiza in poročanje o podatkih, zbranih za namene

razumevanja aktivnosti uporabnikov in optimizacijo spletnega mesta. Obiskanost spletnega

mesta pove, kdo so obiskovalci, po katerih ključnih besedah so prišli na spletno mesto, kako

dolgo so se zadrţali na strani, katere vsebine so jih najbolj pritegnile in drugo. Dostopni so

podatki o številu uporabnikov v določenem obdobju, o najbolj obiskanih straneh, času, ki ga

preţivijo na spletnem mestu (koliko časa se zadrţijo), pomemben podatek pa je tudi, kateri

operacijski sistem in kateri brskalnik uporabljajo – število obiskov je manj pomemben

podatek.

6.5.3.2 Kvalitativna merila

Najpomembnejši, najkoristnejši, najštevilčnejši in najcenejši vir informacij o uporabnosti in

učinkovitosti šolskega spletnega mesta so obiskovalci, uporabniki. Kvalitativna merila so

običajno izraţena v opisni obliki in se pojavljajo predvsem pri merjenju zadovoljstva

uporabnikov spletnega mesta.

Raziskava zadovoljstva uporabnikov se nanaša na odnos upravitelja spletnega mesta do

uporabnika storitve, ki se kaţe v obliki uporabnosti, aţurnosti informacij, prijaznosti,

strokovnosti, prilagodljivosti, kvalitetnih komunikacijah, odzivnosti. Ta merila so pogosto

povezana s čustveno komponento. Zadovoljen je tisti uporabnik, ki ne ugotovi razlike med

pričakovanim in dobljenim. Zadovoljstvo uporabnikov se neposredno kaţe z uporabo

funkcionalnih elementov, interaktivnosti, z dvosmernim komuniciranjem. Če pridobivamo

povratne informacije od uporabnikov, merimo število in pogostost le-teh (komentarji,

pripombe, vprašanja, mnenja, pohvale, kritike, predlogi, izpolnjene ankete). Večje

zadovoljstvo uporabnikov pomeni posledično večjo obiskanost in uporabo spletnih strani. Na

podlagi spremljave in raziskovanja zadovoljstva uporabnikov je mogoče oblikovati predloge

izboljšav, ki vodijo v uspešnejšo, uporabnejšo in kvalitetnejšo spletno predstavitev šole.

Merjenje učinkovitosti procesa, preverjanje procesa in njegovih aktivnosti je ena

pomembnejših nalog, ki jo pogosto izvaja skrbnik procesa. Odgovoren je za preverjanje

vsega, kar vstopa ali se zgodi v procesu, ter zavrne vse, kar ne ustreza zahtevam in ne vodi

po pravi poti do pričakovanega cilja.

Evalvacija procesa je postopek, v katerem se pregledajo in analizirajo informacije, zbrane

z merjenjem procesne učinkovitosti, ter se primerjajo z načrtovano učinkovitostjo. Na osnovi

tega se oblikujejo ugotovitve in ukrepi, ki sluţijo za izboljšanje, optimizacijo procesa. Podlaga

95

za evalvacijo so opredeljeni cilji procesa ter kazalniki za merjenje, ali so bili cilji procesa

doseţeni. Evalvacija je stalnica procesa, predvideti jo je treba ţe v fazi načrtovanja procesa.

6.6 Optimizacija procesa

Optimizacija je izboljševanje procesa, pri katerem opravimo vsebinske in tehnične popravke s

ciljem zagotavljanja ţelenega, izboljšanega stanja. Optimiranje obstoječega procesa

vzpostavitve in upravljanja spletnega mesta bi potekalo v štirih fazah: analiza stanja,

načrtovanje sprememb, izvedba sprememb in spremljanje rezultatov optimizacije.

Analiza obstoječega stanja nam prikaţe skladnost poteka izvajanja z načrtovanjem procesa.

Ţeleno stanje je seveda rezultat analize obstoječega procesnega stanja in se lahko pokaţe v

različnih oblikah:

povečanje nadzora nad izvajanjem procesnih aktivnosti,

povečanje kakovosti in zanesljivosti delovanja procesnih aktivnosti,

povečanje procesne higiene (odgovornost za dejavnost, izboljšana komunikacija),

uvedba in uporaba nove tehnologije (programska in strojna oprema),

uvedba novih standardov,

izboljšanje motivacije (opolnomočenje zaposlenih) in drugo.

Optimizacija procesa (Jurič 2008) pomeni iskanje moţnih izboljšav in izvajanje korektivnih

ukrepov za izboljšanje obravnavanega procesa. Na osnovi kazalcev, zbranih v fazi merjenja

učinkovitosti obstoječega procesa (as-is), oblikujemo ţeleni model poslovnega procesa (»to

be«). Pri izvedbi optimizacije se ne omejujemo le na odpravo napak, ampak je priporočljivo

iskati izboljšave, ki bodo namenjene povečanju zadovoljstva uporabnikov, skrbi za

natančnejšo izdelavo procesnega modela in povečanju dobre organizacijske klime v šoli.

Boljšo uporabniško izkušnjo dosegamo z večjo podporo uporabnikom in krajšim odzivnim

časom. Z občasnimi raziskavami mnenja uporabnikov spremljamo in usmerjamo razvoj

spletnega mesta (lahko izvajamo spletne ankete).

Izboljšati je potrebno obvladovanje napak in nadzor nad reševanjem. Lahko se

zgledujemo tudi po drugih šolah, vendar prenašamo primere dobrih praks v svoje šolsko

okolje s temeljitim premislekom. Prenosljivost rešitev med različnimi organizacijskimi sistemi

je vedno rizična.

Projektne aktivnosti in viri, ki so potrebni za izvedbo sprememb, morajo biti prvenstveno

usmerjeni v spremembe k doseganju procesnega cilja. Nepomembne aktivnosti

odstranimo ali zamenjamo.

96

Slika 6.10: Optimizacija procesa


Tehnološka podpora procesu (računalniška strojna in programska oprema, komunikacijska

oprema, metode, tehnologije, aplikacije) predstavlja skupino najhitreje se spreminjajočih

elementov. Pri optimiziranju poslovnega procesa se ukvarjamo predvsem z vsebinami,

odnosi, komunikacijami in manj z informacijsko podporo.

Motivacija članov procesnega tima je ključni dejavnik za doseganje uspešnega procesa.

Vodstvo šola mora zaposlenim zaupati in verjeti, da prinaša uvedba procesnega pristopa k

upravljanju spletnega mesta odlične rezultate, prednost pred konkurenco in šoli odpira nove

komunikacijske priloţnosti. Odnos med skrbnikom procesa in vodstvom šole mora biti

profesionalen, strokoven in zgleden. Skrbnik procesa pa mora članom procesnega tima

izkazati zaupanje, jim pomagati pri izvajanju nalog in izreči pohvale ob dobro opravljeni

nalogi. Delo skrbnika ne sme biti nadzorno, temveč spremljevalno, aktivno, z neposrednim

delom na procesu. Dosledno in podrobno morajo biti opredeljene vloge in odgovornosti

članov procesnega tima (ţe v fazi modeliranja procesa).

Tipične izboljšave, ki izhajajo iz spletne analitike, se nanašajo na optimizacijo ključnih

besed, optimizacijo vsebine, reorganizacijo vstopne strani in povečanje aktivnosti objav.

6.6.1 Korektivni ukrepi za izboljšanje procesa

Doseţena izvedba procesa vzpostavitve in upravljanja spletnega mesta ter samo razmišljanje

o optimizaciji procesa ne prinašata dokončnega rezultata. Izboljšanje obstoječe rešitve

doseţemo z evalvacija procesa in osredotočenostjo na ukrepe za izboljšanje učinkovitosti

procesa. Ukrepi za odpravo nepravilnosti ali določene napake naj bi vključevali določitev

vzroka (npr. napaka, pomanjkljivost, pomanjkanje ustreznega nadzora procesa) ter postopke

97

za odpravo slabosti. Izvajanje korekcijskih ukrepov je lahko določeno ţe v procesnem

modelu, seveda pa je nujno preverjati učinkovitost ukrepov.

Spremljamo odzive in prilagajamo vsebino. Rezultati raziskave zadovoljstva

uporabnikov so podlaga za načrtovanje. Osredotočati se moramo na uporabnike, ne na šolo.

Nabor novih vsebin in komunikacijskih možnosti. Statične vsebine. Dinamične

vsebine. Novice. Arhiv. Nadgrajujemo informacijsko strukturo. Vsak član procesnega tima

lahko izrazi nove potrebe, predlaga nove vsebine za posamezno uporabniško skupino (dijaki,

starši, zaposleni, javnost). Uporabimo viharjenje moţganov. Izbor novih vsebin in

komunikacijskih moţnosti opravimo takoj (ne čakamo, ker bodo zastarele) ali se odločimo, da

jih zavrţemo zaradi finančnih, vsebinskih ali drugih razlogov.

Tehnična zasnova in posodobitve. Nadgradnje CMS sistema. Odprtokodni sistemi.

Grafična podoba. Sledimo modnim smernicam?

Vsebine, vsebine, vsebine. Vzdrţevanje in osveţevanje vsebin. Prilagajanje strukture,

vsebine. Iskanje novih rešitev. Nadgradnja. Odstranjevanje starih vsebin. Arhiviranje.

Evalvacija protokola za vnašanje spletnih vsebin.

Povečan nadzor nad kritičnimi procesnimi aktivnostmi, pri katerih se napake pogosteje

pojavljajo (poenostavitev določne procesne aktivnosti ali zmanjšanje procesnih časov).

Za uspešno spletno predstavitev šole je nujno prisluhniti uporabnikom, čim bolje spoznati

njihove ţelje in potrebe ter nenehno sistematično spremljati (ne)zadovoljstvo. Raziskava

zadovoljstva uporabnikov naj se izvaja s pomočjo spletnega anketnega vprašalnika za

vse uporabnike spletnega mesta (za starše, učence in dijake ter zaposlene). Preverjajmo

spletno komunikacijo in sodelovanje med učitelji, dijaki in starši.

Slika 6.11: Posodabljanje


98

7 ZAKLJUČEK

Nekdo je zapisal: »Najboljši način, da se spomnimo, kaj moramo v pismo še napisati, je, da

zapečatimo ovojnico.«

Razvoj informacijske tehnologije je pomembno gibalo sprememb v komuniciranju med

ljudmi. Komuniciranje je namreč proces sporazumevanja, je boj za sporazum. Osebe, ki med

seboj komunicirajo, morajo biti med seboj uglašene, da je sporočilo prejeto in pravilno

razumljeno. Komuniciranje je namreč uspešno le, če je doseţen namen in cilj komuniciranja.

Obiskovalci spletnega mesta zahtevajo vedno večjo dinamičnost, interaktivnost in kakovost,

posledica omenjenega je hitrejši pretok informacij, če je šola pripravljena in sposobna

prilagajati se spremembam. Rezultat vsakršnega dela s spletnim mestom mora biti

dinamično, kvalitetno in uporabno spletno okolje, ki ţivi in se prilagaja aktualnim šolskim

ciljem in spreminjajočim se potrebam uporabnikov.

Kaj torej izpostaviti? Med najpomembnejšimi stebri spletnega komuniciranja so aktualne

vsebine šolskega spletnega mesta (urnik in nadomeščanja pouka, jedilnik šolske

prehrane, obvestila o aktualnih dogodkih in dejavnostih na šoli, aktualna sporočila za starše,

koledar dogodkov, fotogalerije in video gradivo). Uporabniška podpora nudi obiskovalcem

veliko zaupanja in dober odnos do spletnega mesta (napotki, najpogostejša vprašanja).

Nujen je iskalnik podatkov na spletnem mestu (po datumih, temah, geografski lokaciji,

ključnih besedah), zelo prijazna do uporabnika pa je spletna prijava na prejem sporočil

(registracija uporabnika).

Virtualna učna okolja predstavljajo dodano pedagoško vrednost. Učitelji sicer potrebujejo

precejšnjo spodbudo za delo v spletnih učilnicah, uporabo in izdelavo e-učnih gradiv, vendar

potem, ko spoznajo prednosti, motivacija naraste. Virtualno učno okolje je orodje, ki

nedvomno spada v šolsko spletno mesto, saj uporabnikom (učencem in dijakom) dovoljuje,

da si organizirajo in prilagodijo učne okolje tako, da so lahko kar najbolj uspešni. Spletne

učilnice namreč vključujejo tudi orodja za komunikacijo in tako spodbujajo omreţne učne

scenarije.

Upravljanje spletnega mesta je temeljni proces, ki ga je potrebno nenehno izboljševati.

Vsako izboljševanje pomeni pravzaprav rešitev nekega problema, do katerega pride zaradi

nefleksibilnosti procesnega tima, pomanjkanja znanja, nestrokovnosti ali pa nemotiviranosti

posameznikov. Upam si trditi, da se rešitev problema skriva ali v napačnem načrtovanju

procesa ali v odnosih med ljudmi, ki delajo v procesu. Menim, da je sicer vredno trikrat

99

premisliti, kako bo proces logično in tehnično zastavljen, še pomembneje pa je skrbeti za

dobro komunikacijo med udeleţenci procesa. Uspeh sloni na sodelovalnem, kvalitetnem in

odgovornem opravljanju nalog vsakega posameznika.

Pravijo, da prihodnost pripada tistim, ki si upajo tvegati, da poiščejo nove priloţnosti in sami

oblikujejo prihodnost. Slovensko šolstvo je v preteklosti ţe pokazalo velike zmoţnosti za

uporabo novih pristopov in izboljšanje učenja z modernimi tehnologijami. Izraz »streljamo na

tarčo v gibanju« je v celoti primeren za upravljanje šolskega spletnega mesta. Vedno v

gibanju, vsak zastal korak pomeni nazadovanje. Uporabniki šolskega spletnega mesta so

otroci, mladina, najstniki, najdovzetnejša ciljna publika za vse informacijsko-komunikacijske

novosti. Način delovanja posameznika v enaindvajsetem stoletju je prav gotovo predlagati,

preizkusiti, narediti drugače, dajati pobude, ciljno delovati in sodelovati … Kvalitetno šolsko

spletno mesto je torej prilagodljivo in zelo sodobno.

Odgovor na vprašanje, kaj bi svetovala arhitektom šolskega spletnega mesta, je Einsteinova

misel, s katero zaključujem svoje magistrsko delo:

»Najpomembnejša stvar je, da ne nehamo spraševati«.

100

8 LITERATURA IN VIRI

1. Akcijski načrt nadaljnjega preskoka informatizacije šolstva. Programski svet za

informatizacijo šolstva, Ministrstvo za šolstvo in šport. Ljubljana, 2006, dostopno prek

http://www.mss.gov.si/ (16. 3. 2011).

2. Beltram, Denise: Poročilo mreţe učečih se šol/vrtcev 2 na SETŠ Nova Gorica, maj 2008.

3. Borko, Mitja: Procesni pristop. Ljubljana 2007. Dostopno prek

http://www.mitjaborko.com/ (1. 4. 2011).

4. Borko, Mitja: Vodenje projektov, Primerjalni pregled uveljavljenih metodologij vodenja

projektov. Ljubljana 2000. Dostopno prek http://www.mitjaborko.com/ (1. 4. 2011).

5. Building the School of the Future. A Guide for 21st Century Learning Environments

School of the Future, 2006 Microsoft Corporation. Dostopno prek:

http://www.microsoft.com/ (24. 2. 2011).

6. Čufer, Marjan: Raziskava slovenskih spletišč. Kranj: Organizacija, revija za management,

informatiko in kadre, letnik 38, številka 10, 1995, str. 631-638.

7. Florjančič, Joţe in Ferjan, Marko: Management poslovnega komuniciranja. Kranj:

Moderna organizacija, 2000.

8. Gerlič, Ivan: Stanje in trendi uporabe informacijsko komunikacijske tehnologije v

slovenskih srednjih šolah. Maribor: Univerza v Mariboru, Fakulteta za naravoslovje in

matematiko Maribor, Center za računalništvo in informatiko v izobraţevanju, 2010.

Dostopno prek http://iris.pfmb.uni-mb.si/ (16. 3. 2011).

9. Harmon, Paul: Business process change. A manager's guide to improving, redesigning,

and automating processes. Amsterdam: Morgan Kaufmann Publ., 2003.

10. Hopkins, Claude: Scientific advertising. West Valley City (UT): Waking Lion, 2010.

11. Huber, Jernej: Srfanje na valovih Weba 2.0. Moje delo revija. Dostopno prek

http://www.revija.mojedelo.com (2. 3. 2011).

12. Internet World Stats, http://www.internetworldstats.com/ (21. 3. 2011).

13. Izhodišča mednarodne poslovne konference Management poslovnih procesov, oktober

2008, http://www.process-conference.org/ (19. 5. 2011).

14. Jeston, John in Nelis, Johan: Business process management: Practical guidelines to

successful implementations. Burlington, MA: Butterworth-Heinemann, 2006.

15. Jurič, M., Pant, K.: Business Process Driven SOA using BPMN and BPEL, 1. izd., Packt

Publishing, Birmingham, 2008. Dostopno prek http://www.sioug.si/. (19. 3. 2011)

16. Kaj je Slojoomla CMS. Dostopno prek http://www.slojoomla.si/ (19. 3. 2011)

101

17. Kotler, Philip: Marketing management: analysis, planning, implementation and control.

Upper Saddle River (New Jersey); London [etc.]: Prentice Hall International. Prentice-

Hall, 1997.

18. Kragelj, Ingrid in Ušaj Hvalič, Tanja: Poslovno sporazumevanje. Ljubljana: DZS, 2000.

19. Kragelj, Ingrid: Poslovna informatika 1. Ljubljana: DZS, 2004.

20. Moţina, Stane, Tavčar, Mitja in drugi: Poslovno komuniciranje: evropske razseţnosti.

Maribor: Obzorja, 2004.

21. Nemec, Tomislav: Obvladovanje sprememb. Dostopno prek http://upravneenote.gov.si/

(27. 4. 2011).

22. Nidorfer, Martina: Raziskava zadovoljstva s poslovno revijo Gospodarski vestnik.

Ljubljana: magistrsko delo, 2003.

23. Nielsen, Jakob: Usability engineering. Amsterdam [etc.] : Morgan Kaufmann, 2009.

24. Novak, Bogomir: Z dobro komunikacijo do nove paradigme šole. Zavod Entra, dostopno

prek http://www.entra.si/ (22. 3. 2011).

25. Od ideje do učinkovite spletne strani, ki prodaja! Dostopno prek http://www.spletnik.si/

(31. 2. 2011).

26. Papić, Marko, Ţurbi, Rok in Bešter, Janez: E-izobraţevanje, 2.0: sodelovalno delovno

okolje. Mednarodna konferenca InfoKomTeh 2009, Nova vizija tehnologij prihodnosti,

zbornik prispevkov. Ljubljana: Evropska hiša, 2009, str. 207 - 212. Dostopno prek

http://www.infokomtech.com/ (13. 2. 2011).

27. Poročilo o delu v šoli za ravnatelje 2008. Šola za ravnatelje, Kranj, 3. 3. 2009. Dostopno

prek http://www.solazaravnatelje.si/ (28. 3. 2011).

28. Povezovanje šol v omreţje ARNES/internet. Ljubljana, Arnes 2008, dostopno prek

http://www.mss.gov.si/ (19. 5. 2011).

29. Powell, John.: Cloud computing. What is it and what does it mean for education,

Dostopno prek http://erevolution.jiscinvolve.org/ (1. 3. 2011).

30. Pregled aktivnosti Arnesa v letu 2008. Ljubljana, Arnes 2008, dostopno prek

http://www.arnes.si/ (14. 3. 2011).

31. Procentrica, http://www.procentrica.co.za/bpm7.html (9. 4. 2011).

32. Process management, Wikipedia, The Free Encyclopedia. Dostopno prek

http://en.wikipedia.org/wiki/Process_management (9. 2. 2011).

33. Ribič, Christian: Upravljanje z vsebino. Zbornik posvetovanja Dnevi slovenske

informatike. Portoroţ, Slovensko društvo Informatika, 2002, str. 229-233

34. Rebolj, Vanda: Novi človek kot učenec. 12. mednarodna multikonferenca Informacijska

druţba IS 2009, zbornik, str. 353-370. Dostopno prek http://is.ijs.si/ (19. 5. 2011).

102

35. Rosenfeld, Louis in Morville, Peter: Information Architecture for the World Wide Web.

O'Reilly Media, Inc., 2006. Dostopno prek http://books.google.si/ (4. 4. 2011).

36. Sharp, Alec in McDermott, Patrick: Wokflow modeling, tools for process improvement and

applications development. Boston, London: Artech House, 2009.

37. Shea, Virginie: Netetiquette. Albion Books, 1994. Dostopno prek http://www.albion.com/

(19. 3. 2011).

38. Shimp, Terence A.: Advertising Promotion, and Other Aspects of Integrated Marketing

Communications. Dostopno prek http://books.google.si/ (21. 3. 2011).

39. Skrt, Radoš: Merjenje obiskanosti spletnih strani, dostopno prek http://www.nasvet.com/

(2. 3. 2011).

40. Skrt, Radoš: Spletna metrija – merjenje učinkovitosti in obiskanosti spletnih strani.

Društvo za razvoj e-poslovanja in marketinga Nasvet. Dostopno prek

http://www.nasvet.com/ (2. 3. 2011).

41. Skrt, Radoš: Vsebina spletne strani je ključni dejavnik uspeha spletne predstavitve.

Dostopno prek http://azuriranje.net/ (11. 4. 2011).

42. Stanojev, Sašo: Izobraţevanje v oblaku, Mednarodna konferenca Splet izobraţevanja in

raziskovanja z IKT 2010. Ljubljana: Miška 2010, str. 425 - 435.

43. Suhadolc, Jasna: Nove priloţnosti e-komuniciranja. Ljubljana: GV zaloţba, 2007.

44. Škrinjar, Rok in Indihar Štemberger, Mojca ter drugi: Procesna usmerjenost, temelj

uspešnega poslovanja. Dostopno na spletni strani http://www.futureo.si/ (31. 3. 2011).

45. Štemberger Indihar, Mojca: S procesno usmerjenostjo do uspešnejšega poslovanja,

Management Poslovnih Procesov. Dostopno prek http://videolectures.net/ (17. 12. 2011).

46. Štemberger Indihar, Mojca: S procesno usmerjenostjo do uspešnejšega poslovanja,

Management Poslovnih Procesov. Dostopno prek

http://videolectures.net/mpp06_stemberger_puup/ (17. 12. 2010).

47. Tatnall, Arthur: Web portals, the new gateways to Internet information and services.

Hershey (PA) [etc.]: Idea Group Publishing, 2005.

48. The Analysis of Informational Structure and Labeling System of Academic School

Websites. Journal of the Korean Society for Information Management, 23(2) 2006.

Dostopno prek: http://img.kisti.re.kr/ (1. 3. 2011).

49. Tubin, Dorit in Klein, Sabit: Designing a School Website. Department of Educational

Administration and Foundations. College of Education, Illinois State University, str. 191 –

207. Dostopno prek: http://eric.ed.gov/ (1. 3. 2011).

103

50. Verhulp, Erik: E-skupnosti za učitelje (E-Communities for Teachers), De Digitale School,

The Netherlands. Mednarodna konferenca Splet izobraţevanja in raziskovanja z IKT

2009, zbornik prispevkov. Ljubljana: Arnes, 2009, str. 114 – 122.

51. Vizija in strategija informatizacije šolstva, Akcijski načrt informatizacije šolstva.

Programski svet za informatizacijo šolstva ministrstva za šolstvo in šport 2006. Dostopno

prek http://www.mss.gov.si/ (9. 4. 2011).

52. White, Steve: The Official Joomla! User Manual for 1.0.11.Dostopno prek

http://www.ieee-pels.org/ (29. 3. 2011).

53. Ţaler, Jasna in Huber, Rok: Uspešni spletni projekti v Sloveniji. Moje delo revija.

Dostopno prek http://www.revija.mojedelo.com/ (2. 3. 2011).

54. Ţibert, Alenka: Izobraţevanje strokovnih delavcev na področju uporabe IKT, ZREŠ.

Dostopno prek http://www.mss.gov.si/ (17. 12. 2011).

PRILOGE

Priloga 1: Anketa o spletni strani SETŠ Nova Gorica

Priloga 2: Anketni vprašalnik raziskave Vzpostavitev in upravljanja šolskega spletnega mesta

Priloga 1: Anketa o spletni strani SETŠ Nova Gorica I. OBISKANOST ŠOLSKE SPLETNE STRANI

1. Ali ste si ţe ogledali našo šolsko spletno stran? da

ne

2. Kako pogosto ste v zadnjih 6 mesecih

obiskovali spletno stran?

vsaj enkrat tedensko

večkrat mesečno

nekajkrat letno

nikoli

3. Poznate spletni naslov šolske spletne strani? da, (napišite ga vsaj pribliţno) ______

ne

II. UREJENOST ŠOLSKE SPLETNE STRANI

4. Ali se vam zdi spletna stran pregledna? je zelo pregledna

je dovolj pregledna

ni pregledna

5. Kakšna se vam zdi grafična podoba spletne

strani (velikost pisave, barvna in oblikovna

shema)?

zelo mi je všeč, ker ___

mi je všeč

ni mi všeč, ker ___

6. Obstoječa spletna stran si glede urejenosti in

oblikovanja zasluţi oceno (šolske ocene):

1 2 3 4 5

III. VSEBINA ŠOLSKE SPLETNE STRANI

7. Katere podatke ponavadi iščete na šolski

spletni strani?

______

spletne strani ne obiskujem

8. Katere informacije pogrešate na šolski spletni

strani?

______

9. Obstoječa spletna stran si glede aktualnosti in

aţurnosti podatkov zasluţi oceno (šolske

ocene):

1 2 3 4 5

IV. NAČRTOVANJE ŠOLSKE SPLETNE STRANI

10. Ali menite, da spletna stran šole bistveno

pripomore k ugledu šole?

da

ne

ne vem

11. Ali menite, da je obstoječa spletna stran

potrebna prenove?

da

ne

12. Ali bi bili pripravljeni sodelovati pri urejanju

šolske spletne strani (dodajanje vsebin,

novic)?

da

ne

ne vem

12. Katere nove teme, rubrike oziroma vsebine

predlagate na novi šolski spletni strani?

______

Priloga 2: Anketni vprašalnik raziskave Vzpostavitev in upravljanja šolskega spletnega mesta

I. PODATKI O ŠOLI in ANKETIRANCU

Vrsta zavoda osnovna šola

srednja šola

dijaški dom

Naziv šole ali šolskega centra ______

Število zaposlenih na šoli več kot 100

50 – 100

20 – 50

manj kot 20

Število učencev/dijakov več kot 1000

500 – 1000

200 – 500

manj kot 200

Število računalnikov na šoli več kot 200

150 – 200

100 – 150

50 – 100

20 – 50

manj kot 20

Url naslov šolskega spletnega mesta ______

Spol anketiranca ţenski

moški

Delovno mesto anketiranca informatik, računalničar, ROID, vodja

informacijske dejavnosti, ...

drugi strokovni delavec

administrativno tehnično osebje

vodstveni delavec

drugo

Izobrazba anketiranca specializacija / magisterij / doktorat

višja / visoka / univerzitetna izobrazba

srednja izobrazba

Delovna doba anketiranca več kot 25 let

od 15 do 25 let

od 5 do 15 let

manj kot 5 let

Vpišite poštni naslov, na katerega boste prejeli

podatke, ki ste jih izpolnili s tem vprašalnikom.

______

II. VZPOSTAVITEV ŠOLSKEGA SPLETNEGA MESTA

1. Katerega leta ste prvič objavili šolsko spletno

mesto?

______

2. Kdo je dal pobudo za postavitev spletnega

mesta?

______

3. Šolsko spletno mesto: smo pripravili sami na šoli

smo pripravili skupaj z zunanjim izvajalcem

načrtovanje in izvedbo smo v celoti zaupali

zunanjim izvajalcem

4. V procesu vzpostavitve spletnega mesta je

bilo natančno določeno:

ZAKAJ - izvedena je bila analiza stanja

ZATO - določeni so bili cilji projekta

KOMU - določeni so bili uporabniki, ciljna

skupina

KAJ - načrtovane so bile faze procesa,

aktivnosti, naloge KDO - določeni so bili člani projektne skupine

KAKO - dogovorjen je bil način dela,

sodelovanja med člani

KDAJ - določen je bil terminski načrt

KOLIKO - ovrednoteni so bili stroški


____

6. Kdo je sodeloval pri načrtovanju spletnega

mesta?

jaz

vodstvo šole

zunanji partnerji



predstavniki posameznih aktivov

prevajalec v tuj jezik

lektor

likovniki, oblikovalci, grafiki

svetovalna sluţba

izredno izobraţevanje

šolska knjiţnica

tehnično administrativne sluţbe

tajniki mature, zaključnega izpita

vodje projektov

organizatorji dejavnosti, vsebin, kroţkov

organizator prehrane

učenci / dijaki

starši

drugi, kdo ______

7. Koliko ljudi je sodelovalo v procesu načrtovanja spletnega mesta?

1 – 5

5 – 10

10 – 15

več kot 15

8. Kako so se izobraţevali načrtovalci informacijske strukture spletnega mesta?

osebno izobraţevanje

interno izobraţevanje (med sodelavci)

svetovanja in seminarji e-šolstva

poslovni seminarji

se niso izobraţevali

izvajalci so bili zunanji partnerji

9. Kako so se izobraţevali načrtovalci vsebin spletnega mesta?

osebno izobraţevanje

interno izobraţevanje (med sodelavci)

svetovanja in seminarji e-šolstva

poslovni seminarji

se niso izobraţevali

izvajalci so bili zunanji partnerji

10. Ste spletno mesto pred zagonom testirali, zagnali v testnem okolju?

da

ne

11. So bile dejanske napake, ki so se pojavile po aktivaciji spletnega

mesta, večje od pričakovanih napak?

da

ne

12. Ste predstavili spletno mesto uporabnikom? da

ne

13. Ste pripravili projektno dokumentacijo? da

ne

III. UPRAVLJANJE ŠOLSKEGA SPLETNEGA MESTA

14. Katere vsebine (poleg klasičnih) ponuja

vaše šolsko spletno mesto?

novice

šolski urnik

suplence

spletna redovalnica

koledar dogodkov

foto / video galerije

iskalnik vsebine

načrt spletnega mesta

pogosta vprašanja, FAQ

povezave na druga spletna mesta

registracija uporabnikov

15. Katera orodja za aktivnejšo vlogo

uporabnikov ponuja šolsko spletno mesto?

elektronska pošta

elektronske novice

dostop do intraneta

spletne učilnice

spletna anketa

spletni obrazec

forum

klepetalnica

spletni dnevnik, blog

wiki

spletne igre

glasovanje, ocena

nagradna igra

druga orodja, katera ______

16. S katerimi interesnimi skupinami

komunicirate prek spletnega mesta?

učenci/dijaki

starši

zaposleni

lokalna skupnost

drzavni organi

novinarji, mediji

17. Katera orodja najpogosteje uporabljate za

notranje komuniciranje (z učenci / dijaki /

zaposlenimi)? Izberite le tri najpogostejša.

šolsko spletno mesto

elektronska pošta

spletne učilnice

intranet

spletne skupnosti

druga orodja, katera? _____

18. Katera orodja najpogosteje uporabljate za

zunanje komuniciranje (starši, javnost)?

Izberite le tri najpogostejša.

šolsko spletno mesto

elektronska pošta

spletne učilnice

spletne skupnosti

e-oglaševanje v medijih

druga orodja, katera _____

19. Kdo sprejema odločitve o spletnem komuniciranju (delovno

mesto/funkcija/oddelek)?

______

20. Kdo je nosilec procesa upravljanja spletnega mesta (delovno

mesto/funkcija/oddelek)?

_______

21. Na šoli je pripravljen akcijski načrt upravljanja spletnega mesta za

šolsko leto 20010/11.

da

ne

22. Na šoli je imenovana projektna skupina za upravljanje spletnega mesta

(ali kakorkoli drugače poimenovana skupina, enota).

da

ne

23. Koliko članov šteje projektna skupina? 1 – 5

6 - 10

11 – 15

16 ali več

24. Koliko ljudi ima skrbniške pravice urejanja

spletnega mesta (administratorske)?

______

25. Koliko ljudi ima uredniške pravice urejanja

spletnega mesta (avtorji, uredniki vsebin)?

______

26. Kdo ureja vsebine spletnega mesta? jaz

vodstvo šole



učitelji strokovnih aktivov

prevajalec

lektor

svetovalna/vpisna sluţba

izredno izobraţevanje

šolska knjiţnica

tehnično administrativne sluţbe

tajniki mature, PMA, zaključni izpit

vodje projektov

organizatorji dejavnosti, vsebin, kroţkov

organizator prehrane

učenci, dijaki

starši

lokalno okolje

drugi

27. Koliko ljudi sodeluje v upravljanju spletnega

mesta (vzdrţevanje sistema, uredništvo,

organizacija, tehnična pomoč)?

______

28. Protokol objavljanja vsebin (uredniška

politika, vsebinska in slovnična pravila,

oblikovne in tehnične zahteve) je natančno

določen in zapisan.

______

29. Kako pogosto ste objavljali novice na

spletnem mestu v obdobju od 1.9.2010 do

1.3.2011?

vsak dan

nekajkrat na teden

nekajkrat na 14 dni

nekajkrat na mesec

redkeje

30. Kako pogosto ste posodabljali statične

vsebine na spletnem mestu v obdobju od

1.9.2010 do 1.3.2011?

vsak dan

nekajkrat na teden

nekajkrat na 14 dni

nekajkrat na mesec

redkeje

31. Je vodja projektne skupine nagrajen za

svoje delo? Kako?

______

32. So avtorji vsebin nagrajeni za svoje delo? Kako?

_______

34. Koliko časa je minilo od prenove, nadgradnje šolskega spletnega mesta?

do 12 mesecev

13 do 24 mesecev

več kot 24 mesecev

nismo še prenovili

35. Ali ste kadarkoli / kakorkoli merili učinkovitost spletnega mesta?

da

ne

36. Označite, katere kazalce ste preverjali. stroški vzpostavitve mesta (število ur za

upravljanje, vzdrţevanje, za objave) spletna analitika

zadovoljstvo uporabnikov

odzivnost uporabnikov (pridobitev povratnih

informacij, prijave na e-novice)

druge kazalce, katere _____

37. Katere podatke spletne analitike

pridobivate:

število dostopov (visits)

število ogledov strani (pageviews)

povprečni čas ogleda (avg. time on site)

deleţ uporabnikov, ki so obiskali samo eno

stran (bounce rate) notranja analitika (In Page Analytics)

najpogosteje brane vsebine (top content)

uporabljani spletni brskalniki

profil uporabnika

IV. KVALITETA ŠOLSKEGA SPLETNEGA MESTA

39. Šolsko spletno mesto je prijazno, zanimivo,

prijetnega videza.

5 - popolnoma se strinjam

4 - se strinjam

3 - se niti strinjam, niti ne strinjam

2 - se ne strinjam

1 - sploh se ne strinjam

40. Navigacija šolskega spletnega mesta je

jasna, uporabnik se hitro nauči uporabljati spletno mesto.


4 - se strinjam


2 - se ne strinjam


41. Postopek iskanja podatkov na spletnem

mestu je enostaven, uporabnik hitro najde ţelene informacije.


4 - se strinjam


2 - se ne strinjam


42. Uporabljena oblikovna predloga (razpored in

oblikovanje elementov, slog spletnega mesta) je dobra.


4 - se strinjam


2 - se ne strinjam


43. Spletno mesto je uporabniku prilagodljivo

(izbira velikosti pisave, izbira prikazanih elementov).


4 - se strinjam


2 - se ne strinjam


44. Vsebine šolskega spletnega mesta

strokovne in kvalitetne.


4 - se strinjam


2 - se ne strinjam


45. Šolsko spletno mesto vzpostavlja

dvosmerno komunikacijo z uporabniki.


4 - se strinjam


2 - se ne strinjam


46. Spletno mesto zagotavlja zasebnost in

varstvo posredovanih podatkov

uporabnikov.


4 - se strinjam


2 - se ne strinjam


47. Upravljavci spletnega mesta motivirajo

uporabnike, da podajo svoja mnenja,

predloge in ideje k izboljšavi šolskega

spletnega mesta.


4 - se strinjam


2 - se ne strinjam


48. Vključenost vodstva šole v proces

upravljanja šolskega spletnega mesta je

primerna.


4 - se strinjam


2 - se ne strinjam


49. Šolsko spletno mesto je učinkovit element

trţnega komuniciranja naše šole.


4 - se strinjam


2 - se ne strinjam


50. Na katerem področju procesa upravljanja

spletnega mesta bi bile potrebne

izboljšave?

struktura spletnega mesta

oblika spletnega mesta

vsebina spletnega mesta

interaktivnost spletnega mesta

tehnologija spletnega mesta

organizacija upravljanja spletnega mesta

drugo področje, katero_____

51. Na kakšen način bi izboljšanje tega področja

lahko dosegli?

______

52. Ali ţelite prejeti rezultate primerjalne analize

med šolami?

da

ne

m a g i s t r s k a n a l o g a - milovan...

Documents