LAPORAN PROJEK INOVASI

SISTEM IDOF

PUSAT TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI NEGERI

ISI KANDUNGAN

Bil Kandungan Muka Surat

1.0 Pengenalan 1

2.0 Laporan Inovasi 2

2.1 Tujuan Inovasi 2

2.2 Proses Pelaksanaan Inovasi 2

2.3 Proses Sebelum dan Selepas Projek 3

2.4 Impak Inovasi 3

2.5 Pengiktirafan 9

2.6 Gambar-gambar berkaitan 10

3.0 Penutup 11

LAPORAN PROJEK INOVASI

SISTEM IDOF PUSAT TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI NEGERI

1.0 PENGENALAN

Sistem iDoF adalah sistem pengurusan rekod dan fail secara elektronik. Sistem ini

dibangunkan khusus bagi membantu organisasi dalam mengendalikan rekod dan fail

dengan sistematik. Sistem ini telah dibangunkan secara outsource pada tahun 2006.

Pembangunan sistem adalah dengan mengambil kira input pemilik sistem iaitu Bahagian

Khidmat Pengurusan dan pegawai rekod jabatan di setiap bahagian Pejabat Setiausaha

Kerajaan Negeri Pulau Pinang (PSUKPP).

Penggunaan sistem secara perintis telah dilaksanakan pada tahun 2007 dengan

melibatkan bahagian Pusat Teknologi Maklumat dan Komunikasi Negeri, PSUKPP.

Penggunaan sepenuhnya telah diperluaskan ke semua bahagian PSUKPP, Jabatan

Kewangan Negeri dan Jabatan Perancang Bandar dan Desa pada tahun 2008.

Penggunaan Sistem iDoF telah memberi implikasi yang baik kepada PSUKPP dan

jabatan yang telah menggunakan sistem. Justeru itu, Mesyuarat eGG Bil1/2008 telah

memutuskan untuk sistem ini diperluaskan kepada semua jabatan negeri.

Perluasan Sistem iDoF telah dimasukkan sebagai salah satu perancangan dalam

Pelan Strategik ICT 2011-2015. Perluasan fasa 1 telah dilaksanakan pada tahun 2010

dengan menaik taraf sistem ke versi dua. Seterusnya perluasan fasa 2 dilaksanakan pada

tahun 2012 dengan mengambil kira perubahan klasifikasi rekod yang ditetapkan oleh

Arkib Negara Malaysia. Sistem iDoF telah dinaik taraf semula ke iDoF versi tiga pada

tahun tersebut. Perlaksanaan perluasan iDoF berfasa adalah seperti di Lampiran 1.

1

2.0 LAPORAN NOVAS!

2.1 Tujuan utama pembangunan dan perlaksanaan iDoF adalah membantu

organisasi meningkatkan mutu pengurusan rekod yang lebih sistematik. Di antara

kekangan yang dihadapi sebelum pembangunan sistem adalah seperti berikut :

Keterang

Bil

Perkara

Rujukan Surat

Pertindihan nombor rujukan surat dalam fail fizikal

1

Mengambil masa yang lama untuk mendapatkan no rujukan surat

Kesukaran mencari surat di dalam fail

Kekerapan kehilangan surat di dalam fail

Kekerapan pertindihan nama dan no fail

Mengambil masa yang lama untuk mencari fail

Pergerakan fail sukar dikesan

2 Fail

3 Agihan Surat

Mengambil masa yang lama untuk pengagihan surat

2.2 Proses Pelaksanaan Inovasi

Perlaksanaan inovasi iaitu pembangunan Sistem iDoF versi yang pertama adalah

secara outsource dengan melibatkan kos sebanyak RM203,500.00. Proses

pembangunan mengambil masa selama 5 bulan. Seterusnya sistem dinaik taraf

ke versi 2 dengan kos sebanyak RM45,000.00. Peralihan ke Sistem iDoF Versi 3

dengan perubahan kod klasifikasi rekod melibatkan kos sebanyak RM18,000.00.

Semua input inovasi yang diterima diambil kira dalam pembangunan Sistem iDoF.

2

2.3 Proses Sebelum dan Selepas Perlaksanaan iDoF

Perubahan proses semasa penggunaan sistem melibatkan pengurusan fail, surat

masuk, surat keluar, dokumen keluar dan dokumen masuk. Semua surat dan

dokumen yang perlu difailkan perlu didaftarkan ke dalam sistem walaupun fail

fizikal manual masih diwujudkan atas keperluan Arkib Negara Malaysia. Perincian

proses semasa dan sebelum penggunaan iDoF adalah seperti di Lampiran 2.

2.4 Impak inovasi terhadap kumpulan sasar/perkhidmatan/jabatan/agensi/Negara:

i) Elemen Inovatif/Kreativiti

Manual iDoF Versi 1

Duplikasi nombor rujukan di

fail fizikal.

Pegawai perlu bergantung

kepada kerani fail untuk

mendapatkan nombor rujukan

bagi surat keluar.

• Penjanaan nombor rujukan surat dan

dokumen automatik melalui sistem.

• Pegawai boleh membuat pendaftaran

surat keluar dan mendapat nombor

rujukan pada bila-bila masa melalui

sistem

Setiap surat perlu dibuat

salinan untuk tujuan agihan

kepada pegawai

bertanggungjawab.

Kekerapan berlaku kehilangan

surat fizikal.

Setiap surat boleh diagihkan secara

elektronik kepada pegawai

bertanggungjawab. Surat asal akan

disimpan ke dalam fail fizikal.

• Kerani atau pegawai boleh merujuk

sistem untuk melihat surat dan

dokumen yang tidak dijumpai.

• Lokasi fail, surat dan dokumen

sukar dikenalpasti

• Kerani fail boleh mengenalpasti fail,

surat dan dokumen melalui sistem.

Jadual 1.1

3

Modal

Penyelenggaraan & Kawalan

Ciri - Ciri Baru

Berikut adalah Ciri-ciri baru Sistem iDoF apabila dinaik taraf ke versi dua

Superadmin berfungsi mendaftar admin jabatan. Setiap jabatan menggunakan pangkalan data jabatan masing2 dan jugs dokumen disimpan dalam folder

jabatan masing2.

• Kategori Pengguna dan fungsi kategori ditentukan.

• Akses menu akan diberikan secara automatik mengikut

kategori pengguna.

• Admin Jabatan hanya dapat menu selenggara

pengguna sahaja.

• Penambahan status pengguna (aktif/tidak aktif)

• Untuk akses fail (pilihan disediakan untuk memilih senarai fail dan senarai pengguna yang dibenarkan akses ke fail-fail tersebut).

a

Surat Keluar

Pengguna template surat dan memo tidak digunakan

lagi.

• Pengguna hanya perlu mendaftar surat/memo yang telah dibuat, diimbas dan dimuatnaik ke dalam sistem.

• Untuk memo, pengguna perlu memilih senarai agihan untuk agihan surat kepada pegawai dan pegawai akan

mendapatnya melalui inbox masing-masing.

• Warna kategori surat sama ada surat sulit atau surat

biasa.

• Untuk agihan secara makluman emel, emel akan dihantar ke pegawai dan maklumat dimasukkan ke

dalam kronologi.

• Penambahan pilihan tindakan segera untuk carian

kronologi.

• Untuk arahan tindakan agihan tindakan segera, emel akan dihantar ke pegawai dan maklumat dimasukkan

ke dalam kronologi. Agihan boleh dibatalkan sekiranya penerima belum

melihat agihan berkenaan.

Surat Masuk

Fail • Mencetak kronologi surat-surat di dalam fail apabila fail

itu ditutup atau pada masa yang diperlukan

4

Pendaftaran Tahun

2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Surat Masuk 30,448 29,034 28,692 23,796 24,837 23,419 20,612 Fail 1,358 949 625 985 468 824 859

Jadual 1.0

Berikut adalah ciri-ciri baru Sistem iDoF apabila dinaik taraf ke versi tiga:

Modul Kemudahan Ciri - Ciri Baru

Kemudahan pendaftaran fungsi, aktiviti, subaktiviti dan transaksi fail untuk pentadbir dan kerani fail

Penggunaan template surat dan memo diwujudkan.

Laporan pendaftaran fail untuk paparan kerani fail

Nombor rujukan yang dijana melalui sistem adalah nombor rujukan terkini Arkib Negara Malaysia (Klasifikasi Am dan Fungsian).

Penyelenggaraan & Kawalan

Surat Keluar

Fail

Penjanaan Nombor Rujukan

ii) Keberkesanan

Kewujudan Sistem iDoF Versi satu dan dua melihatkan rekod tranksasi

penggunaan yang agak memberansangkan. Berikut adalah statistik pendaftaran

surat masuk dan fail PSUKPP yang didaftarkan:

Tahap penggunaan Sistem iDoF versi 3 yang telah dibangunkan pada tahun

2012 melibatkan kesediaan pengguna untuk membuat rombakan ke atas fail

fizikal sedia ada mengikut kod klasifikasi yang baru. Berikut adalah statistik

pendaftaran fail dan surat masuk PSUKPP yang menggunakan Sistem iDoF

Versi 3 sehingga tahun 2014:

Pendaftaran Tahun

2013 2014 Surat Masuk 546 9699 Fail 28 2208

Jadual 1.1

5

iii) Signifikan

Sistem pengurusan rekod secara elektronik iaitu iDoF dibangunkan bagi memberi

manfaat kepada organisasi dan warga kerja. Beberapa kelebihan penggunaan

sistem dapat dilihat melalui penjimatan masa, kos agihan dan carian.

Bil Perkara iDoF Manual

1 Penjimatan Masa Penghantaran email dan

panggilan mesyuarat atau

surat menyurat melalui

iDOF lebih menjimatkan

masa ,cepat dan pantas.

Dalam masa 5 minit sahaja

maklumat yang dihantar

akan terus sampai kepada

penerima.

Carian ke atas surat dan

dokumen yang didaftarkan

mengambil masa yang

singkat. Rujuk Jadual 1.0.

Tempoh pencetakan data

mengambil masa 5 minit atau

lebih sekiranya cetakan

berwarna. Data yang telah

dicetak perlu disemak dan

dihantar kepada penerima

dengan menggunakan tenaga

kerja kakitangan .

Carian ke atas surat dan

dokumen yang didaftarkan

mengambil masa yang lama

kerana perlu dirujuk dalam fail

fizikal.

2 Penjimatan Tenaga Penggunaan iDoF hanya

memerlukan tenaga untuk

menaip sahaja dan tidak

perlu menghantar surat,

memo atau sebagainya

secara fizikal.

Memerlukan tenaga pekerja

untuk menghantar surat,memo

atau sebagainya ke destinasi

yang ditetapkan.

6

3 Penjimatan Kos Tidak memerlukan kos yang

tinggi dalam penghantaran

surat/dokumen.

Rujuk Jadual 1.1 dan Jadual

1.2.

Memerlukan kos yang agak

tinggi dengan pembelian kertas

dan toner yang tidak boleh

dikawal penggunaannya.

Pencetakan data berwarna

pula memerlukan toner

berwarna yang memerlukan

kos lebih mahal.

4 Penjimatan Ruang Ruang satu set komputer

beserta pencetak lebih

menjimatkan ruang jika

dibandingkan dengan

penyusunan fail-fail di atas

meja.

Pencetakan kertas yang

banyak memerlukan ruang

yang lebih luas untuk

menyimpan dan menyusun fail

secara teratur bagi

memudahkan pencarian fail

atau dokumen.

5 Kawalan

keselamatan

Menyediakan kawalan log

masuk menggunakan id dan

katalaluan. Simpanan

maklumat di dalam sistem

lebih terjamin.

Salinan surat/dokumen yang

tidak disimpan secara teratur

meyebabkan risiko kehilangan

atau penyebaran maklumat

kepada pihak yang tidak

bertanggungjawab adalah

tinggi.

8 Komunikasi Melalui penggunaan sistem,

komunikasi di antara

pengguna adalah lebih

cepat dan pantas. Maklum

balas juga boleh diperolehi

dalam masa yang singkat.

Agihan surat melalui salinan

kepada pegawai berkaitan

mengambil masa yang lama

untuk dihantar dan menerima

maklum balas tindakan.

7

CARIAN MANUAL CARIAN MELALUI IDOF

120 — 180 minit 2 — 4 minit

Jadual 1.2

AGIHAN MANUAL AGIHAN iDoF

Pendaftaran surat setahun PSUKPP (2013) = 23879 Situasi Pengagihan surat (2 halaman) kepada

dua orang pegawai

Tiada Kos Kertas = (23879 x RM 0.08)

= RM 1,910.32 Fotostat = (23879 x RM 0.12)

= RM 2,865.48 Kos Keseluruhan : RM 4,775.80

Jadual 1.3

SEBELUM PROJEK

SELEPAS (Agihan Secara Manual)

PROJEK

(Agihan iDoFLI

Pengagihan sepucuk surat ke jabatan lain yang bilangan penerima sebanyak 2 orang

Pendaftaran surat setahun PSUKPP (2013) = 23879

Kertas = 23879 x RM 0.08 = RM 1,910.32

Fotostat = 23879 x RM 0.12 = RM 2,865.48

Setem = 23879 x RM 1.60 = RM 38,206.40

Sampul = 23879 x RM 0.40 = RM 9,551.60

Kos Keseluruhan = RM 52,533.80

Tiada Kos

Jadual 1.4

8

Styli Penghargaan

RE)ABAT SETIAUSANA KERAJAAN NIGER!

PENGNIARGAAN RENON , N REKOD TERRA.< v c

PE)ABAT SETIAUSAN ,AjAAN NEGERI (PERK) DAN PEJARAT SETIAUSAh. PERSEKUTUAN (PSUP) 2019

ARKIP NEGARA MALAYSIA

AZ1Z am AB KARL Pengaratt

A,41b Nevi" MANN.

iv) Elemen Relevan

Sistem iDoF Versi 1, 2 dan 3 dibangunkan khusus bagi meningkatkan kualiti

pengurusan rekod supaya lebih sistematik dan teratur. Kewujudan sistem telah

memberi manfaat kepada golongan sasar iaitu kerani fail, pegawai dan ketua

jabatan di PSUKPP dan jabatan yang telah menggunakan sistem pengurusan

rekod elektronik ini. Jika dilihat proses semasa, fail fizikal masih perlu dikekalkan

walaupun Sistem iDoF diwujudkan atas keperluan arkib. Namun, dengan adanya

sistem iDoF, sediki sebanyak telah membantu organisasi khususnya dalam

membuat carian, agihan dan maklum balas.

2.5 Pengiktirafan

Sijil Penghargaan Pengurusan Rekod Terbaik Peringkat Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri (PSUK) dan

Pejabat Setiausaha Persekutuan (PSUP) 2014

9

2.6 Gambar-gambar berkaitan

Majlis Penghargaan Pengurusan Rekod Terbaik Peringkat Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri (PSUK) dan

Pejabat Setiausaha Persekutuan (PSUP) 2014

Lawatan Perbadanan Kumpulan Wang Persaraan (KWAP)

10

3.0 PENUTUP

Sistem iDoF adalah sistem yang sangat membantu organisasi dalam pengurusan rekod.

Hampir setiap hari jabatan menerima surat dan dokumen penting untuk difailkan dan

sekiranya kaedah pengurusan tidak sistematik maka jabatan akan menghadapi banyak

masalah. Masalah utama yang mungkin akan dihadapi jabatan adalah risiko kehilangan

surat dan dokumen yang telah difailkan serta carian surat dan dokumen yang mengambil

tempoh masa yang lama. Sistem ini banyak membantu pegawai rekod dalam

mengendalikan rekod namun secara keseluruhannya sistem ini juga turut membantu

pegawai dan organisasi. Kesimpulannya, Sistem iDoF adalah medium inovasi

pengurusan rekod yang membantu organisasi serta meningkatkan kualiti perkhidmatan

dalam memenuhi kehendak dan kepuasan stakeholder.

11

LAMPIRAN 1

PERLAKSANAAN PERLUASAN IDOF

BIL TAHUN PERLAKSANAAN VERSI IDOF

•

JABATAN

Jabatan Kewangan Negeri 1 2008 1 • Jabatan Perancang Bandar

dan Desa

• Jabatan Mufti • Pejabat Daerah dan Tanah

Daerah Barat Daya 2 2010 2 • Pejabat Daerah dan Tanah

Seberang Perai Utara • Pejabat Daerah dan Tanah

Seberang Perai Selatan

• Pejabat Daerah dan Tanah Seberang Perai Tengah

3 2012 3 Pejabat Daerah dan Tanah Daerah Timur Laut Jabatan Kebajikan Masyarakat

• Jabatan Kewangan Negeri • Jabatan Pengairan dan

Saliran Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Negeri Pulau Pinang

4 2014 3 Jabatan Kebajikan Masyarakat

• Jabatan Perkhidmatan Veterinar

• Jabatan Pertanian Negeri

Surat dibuat salinan

untuk agihan

Kerani Fail

V

Surat asal Disimpan dalam fail

Beri Maklumbalas Tindakan

* Kronologi agihan dan maklumbalas dicatatkan di

dalam sistem Pegawai

V

Pegawai

LAMPIRAN 2

PENGURUSAN SURAT MASUK

Manual Sistem iDoF

p, Surat diagih (Ketua Jabatan)

E:1

V

Agihan Kepada

Ketua Jabatan Pegawai Terlibat

V

Pendaftaran surat

V

Ketua Jabatan

** Surat asal yang diterima jabatan diiimbas dan dimuat naik ke dalam sistem. Surat asal disimpan dalam fail fizikal.

Semak nombor rujukan fail

Pegawai

Semak nombor rujukan

dalam fail fizikal

Kerani Fail

V

Maklumkan nombor rujukan

LAMPIRAN 2

PENGURUSAN SURAT KELUAR

Manual Sistem iDoF

Pegawai

V

• Sediakan surat

Kerani Fail

Pendaftaran Surat*

V

Penyediaan Surat (Manual)

V Muat Naik Surat

Keluar

V

Penghantaran Surat

Penghantaran Surat **

(Pengguna Sistem)

* Nombor rujukan surat diberi secara automatik semasa pendaftaran surat

*" Penghantaran dibuat secara manual sekiranya penerima surat bukan pengguna sistem.

V

Penghantaran Surat

Failkan surat (Fail Fizikal)

LAMPIRAN 2

Manual Sistem iDoF

PENGURUSAN FAIL

• Kerani Fail perlu semak fail fizikal bagi mengesan fail yang akan melebihi 100 surat

Pengguna masih boleh mendaftar surat dalam fail yang melebihi 100 sekiranya kerani fail terlepas pandang.

Kerani fail perlu ke rak fail untuk mengesan fail yang diperlukan.

• Sistem akan memberi peringatan kepada kerani fail bagi fail yang telah melebihi 100 surat.

• Sistem tidak membenarkan pengguna mendaftar surat di dalam fail yang melebihi 100 surat

• Kerani fail boleh menyemak lokasi fail bagi mendapatkan fail yang diperlukan.

CARIAN

Manual Sistem iDoF

• Carian surat perlu dibuat menggunakan fail fizikal di rak fail

• Kronologi surat dan maklumbalas dapat dilihat dalam fail fizikal. Kronologi dan maklumbalas yang ditulis di atas surat berkemungkinan tidak jelas.

• Carian surat boleh dibuat secara elektronik dan mengambil masa yang singkat.

Carian kronologi dan maklumbalas surat dapat dipaparkan melalui sistem dengan jelas.