laporan sistem bersepadu bahagian pengurusan...

1

LAPORAN

SISTEM BERSEPADU BAHAGIAN PENGURUSAN HARTANAH (SBBPH)

1. PENGENALAN

1.1 Sistem Bersepadu Bahagian Pengurusan Hartanah (BPH) adalah

merupakan sistem yang dibangunkan bagi mengganti sistem sedia ada

(SisPintar) dengan hasrat untuk menyokong serta mengkolaborasi fungsi-

fungsi Bahagian Pengurusan Hartanah (BPH) secara bersepadu dengan

menggunakan teknologi terkini.

1.2 Secara amnya fungsi utama BPH adalah seperti yang berikut:

a. Menyediakan kemudahan kuarters kepada kakitangan Awam

Persekutuan;

b. Menyediakan ruang pejabat yang kondusif; dan

c. Menyediakan kemudahan Rumah Penginapan dan Rumah Istirehat

untuk Anggota Perkhidmatan Awam sesuai dengan kelayakan

kakitangan kerajaan.

1.3 Bagi meningkatkan lagi pengurusan perkhidmatan BPH, aplikasi SBBPH

telah dibangunkan merangkumi modul-modul berikut:

a. Portal dan Aduan;

b. Pengurusan Kuarters;

c. Pengurusan Naziran;

d. Pengurusan Tempahan Rumah Peranginan Persekutuan;

e. Pengurusan Ruang Pejabat di BGS;

f. Pengurusan Penyewaan Ruang Pejabat;

g. Pendaftaran Tanah dan Bangunan;

h. Pengurusan Perakaunan dan Terimaan Hasil;

i. Pengurusan Penyelenggaraan Kuarters;

j. Pengurusan Kontrak dan Kontraktor di BPH;

2

k. Pengurusan Bil Utiliti;

l. Pengurusan Tempahan Dewan dan Gelanggang;

m. Pengurusan Sewaan Ruang Komersial; dan

n. Executive Information System (EIS) Dashboard.

2. LATAR BELAKANG

2.1 Projek SBBPH adalah merupakan projek ad-hoc yang tidak termasuk di

dalam Pelan Strategik ICT BPH berdasarkan kepada keperluan semasa

stakeholder untuk membangunkan sistem bersepadu berasaskan web dan

boleh dicapai dari mana-mana lokasi.

2.2 SBBPH menggantikan sistem sedia ada (SisPintar) yang berkonsepkan

client base dan hanya boleh dicapai melalui rangkaian setempat Ibu

Pejabat BPH sahaja.

2.3 Mandat pelaksanaan dan pembangunan SBBPH telah diperolehi melalui

kelulusan Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT), Jabatan Perdana Menteri

pada 18 April 2013 dan juga Jawatankuasa Teknikal ICT (JTICT), MAMPU

pada 31 Disember 2013.

3. SKOP PEMBANGUNAN

3.1 Pengguna SBBPH adalah seperti berikut:

a. Subject Matter Expert (SME);

b. Penjawat Awam;

c. Pesara Awam;

d. Badan Berkanun;

e. Polis/Tentera;

f. Pesara Polis/Tentera; dan

g. Pengguna Awam.

3

3.2 Skop projek adalah merangkumi perkara-perkara berikut:

a. Permohonan, kelulusan, penawaran dan agihan kuarters kepada

pemohon;

b. Kawalan ke atas pembaikan kuarters-kuarters;

c. Penguatkuasaan di kuarters;

d. Merekod semua maklumat tanah di bawah tanggungjawab BPH;

e. Merekod semua maklumat tanah di bawah tanggungjawab BPH;

f. Permohonan dan kelulusan bagi penggunaan ruang-ruang (dewan dan

gelanggang);

g. Permohonan penyewaan bagi ruang komersial di kuarters;

h. Permohonan serta kelulusan bagi penginapan di Rumah Peranginan

Persekutuan (RPP);

i. Permohonan serta kelulusan bagi penyewaan ruang pejabat;

j. Permohonan penyewaan serta pemantauan kontrak penyewaan bagi

ruang-ruang komersial di Bangunan Gunasama (BGS);

k. Kewangan yang merangkumi pembayaran atas talian bagi semua

terimaan merangkumi pembayaran bagi:

i. Deposit/sewa kuarters

ii. Denda pelanggaran syarat

iii. Penginapan di RPP

iv. Penyewaan dewan dan gelanggang

v. Penyewaan ruang komersial

l. Aduan serta pemantauan tindakan bagi penyelesaian aduan; dan

m. Laman web BPH sebagai saluran utama kepada capaian perkhidmatan

atas talian BPH.

4. OBJEKTIF PEMBANGUNAN

SBBPH dibangunkan dengan objektif untuk menyokong serta mengkolaborasi

fungsi-fungsi pengoperasian Bahagian Pengurusan Hartanah (BPH) secara

bersepadu dengan menggunakan teknologi terkini.

4

5. KAEDAH PENCETUSAN IDEA PEMBANGUNAN

Inisiatif pembangunan SBBPH adalah berdasarkan kaedah top-down. Ini adalah

berdasarkan kepada dokumen-dokumen berikut:

a. Nota Perbincangan Cadangan Pembangunan Semula Aplikasi BPH

bersama YBhg. Datuk TKSUK JPM pada 17 Januari 2012;

b. Surat kelulusan Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT), Jabatan Perdana

Menteri pada 18 April 2013; dan

c. Surat kelulusan Jawatankuasa Teknikal ICT (JTICT), MAMPU pada 31

Disember 2013.

6. IMPAK PEMBANGUNAN

Pembangunan SBBPH adalah memberi impak seperti berikut:

a. Kreativiti : Mempermudahkan.

b. Keberkesanan : Hasil yang ketara dan tahap kepuasan kumpulan

sasar.

c. Relevan : Mengambil kira persekitaran semasa dan sesuai di

peringkat tempatan/global serta bersifat seamless

dan kolaborasi strategik.

d. Memberi nilai

tambah

: Keberhasilan yang memenuhi objektif inisiatif dan

kepentingan yang nyata.

e. Signifikan : Sistem bersepadu berasaskan web dan boleh

dicapai dari mana-mana lokasi. SBBPH

menggantikan sistem sedia ada (SisPintar) yang

5

berkonsepkan client base dan hanya boleh dicapai

melalui rangkaian setempat Ibu Pejabat BPH

sahaja

f. F

.

Berorientasikan

outcome

: Meningkatkan kecekapan perkongsian maklumat

antara agensi Kerajaan yang menyediakan

kemudahan berkaitan kediaman kepada penjawat

awam

g. Nilai untuk wang:

Memudahkan pengguna/pelanggan untuk

mendapatkan perkhidmatan yang disediakan oleh

BPH dari segi penjimatan masa, tenaga kerja serta

mempercepatkan proses SME di BPH.

h. Inovatif:

SBBPH dibangunkan dengan objektif untuk

menyokong serta mengkolaborasi fungsi-fungsi

pengoperasian BPH secara bersepadu dengan

menggunakan teknologi terkini.

i. Customer-centric

: Pengguna SBBPH adalah seperti berikut:

i) Subject Matter Expert (SME), BPH

ii) Penjawat Awam

iii) Pesara Awam

iv) Badan Berkanun

v) Polis/Tentera

vi) Pesara polis/Tentera

vii) Pengguna Awam

6

7. KAEDAH PEROLEHAN

Butiran kaedah perolehan SBBPH adalah seperti berikut:

Tajuk Tender : Perkhidmatan membekal, menghantar,

memasang, merekabentuk, membangun,

menguji, mengintegrasi dan mentauliah

perkakasan, perisian dan aplikasi Sistem

Bersepadu Bahagian Pengurusan Hartanah

Status Tender : Terbuka

Jenis Tender : Perkhidmatan

Kod Bidang Pendaftaran

Kementerian Kewangan

: 210101 / 210102 / 210103 / 210104 /

210105

No. Rujukan Tender : JPM/BPH/TM/T01-2014

Jabatan/Bahagian : Bahagian Pengurusan Hartanah,

Jabatan Perdana Menteri

Lokasi : Aras 4 dan 7

Blok B3, Kompleks JPM

Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan

62502 Wilayah Persekutuan Putrajaya

Jumlah Peruntukan : RM 5,698,450.00

Punca Peruntukan : Peruntukan Pembangunan

Skop Kerja : Menyediakan perkhidmatan membekal,

menghantar, memasang, mereka bentuk,

membangun, menguji, mengintegrasi dan

mentauliah perkakasan, perisian dan

aplikasi Sistem Bersepadu Bahagian

Pengurusan Hartanah, Jabatan Perdana

Menteri.

7

8. KONTRAKTOR DILANTIK

8.1 Syarikat HLA Integrated Sdn Bhd telah dilantik sebagai kontraktor

perkhidmatan membekal, menghantar, memasang, merekabentuk,

membangun, menguji, mengintegrasi dan mentauliah perkakasan, perisian

dan aplikasi SBBPH bagi tempoh 15 bulan bermula 5 Mei 2014 hingga 4

Ogos 2015 dengan nilai kos projek sebanyak RM5,698,450.00.

8.2 Melalui Surat Setuju Terima (SST) yang bertarikh 22 April 2014, Kerajaan

Malaysia yang diwakili oleh BPH telah mengikat perjanjian bersama

Syarikat HLA Integrated Sdn Bhd bagi tempoh dan nilai kos projek

sepertimana yang dinyatakan di atas.

9. PERJANJIAN SBBPH

Butiran perjanjian SBBPH adalah seperti berikut:

Nama Pembekal : HLA Integrated Sdn. Bhd.

Nilai Kontrak : RM 5,698,450.00

Tempoh Kontrak : 15 bulan

(5 Mei 2014 – 4 Ogos 2015)

Kelulusan Lembaga Perolehan : Kelulusan Kontraktor bagi projek ini telah

diperolehi melalui Kertas Keputusan

Mesyuarat Lembaga Perolehan ‘B’,

Jabatan Perdana Menteri Bil. 10 Tahun

2014 (Khas), no. rujukan JPM(S) 400-13/5

Jld. 28 yang bertarikh 21 April 2014.

8

10. PENGGUNAAN SBBPH

10.1 SBBPH telah digunapakai secara live mulai 17 Ogos 2015. Walau

bagaimanapun, sistem ini tidak dapat beroperasi secara optimum

memandangkan terdapat ketidaksempurnaan fungsi-fungsi perkhidmatan

yang mengganggu kebolehupayaan sistem.

10.2 Susulan daripada itu, BPH telah mendapatkan khidmat nasihat daripada

MAMPU mulai 3 November 2015 berhubung isu dan permasalahan yang

dihadapi dalam pelaksanaan SBBPH. Pasukan Perunding ICT MAMPU

telah melaksanakan pemantauan terhadap SBBPH dan hasil daripada

pemantauan tersebut, pihak syarikat HLA Integration Sdn Bhd

kemudiannya telah diberikan tempoh sehingga 31 Disember 2015 untuk

melaksanakan pembetulan dan penambahbaikan ke atas isu-isu teknikal

sistem yang telah dikenalpasti oleh Pasukan Perunding ICT MAMPU.

Walau bagaimanapun sehingga tarikh yang dinyatakan, MAMPU dan BPH

mendapati masih terdapat masalah teknikal dalam pengoperasian SBBPH.

10.3 Dengan mengambilkira perkara di atas, BPH telah mengambil tindakan

untuk tidak melangsaikan baki bayaran sebanyak RM1,243,170.00 kepada

pihak Syarikat sehingga kesemua fungsi perkhidmatan di dalam sistem

boleh berfungsi sepenuhnya.

10.4 BPH turut membentangkan syor pengenaan caj LAD terhadap pihak

Kontraktor dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu SBBPH Bilangan 3

Tahun 2016 bertarikh 7 Jun 2016. Walau bagaimanapun, Pejabat

Penasihat Undang-Undang (PUU) telah membuat kajian bagi isu yang

telah dibangkitkan berkenaan SBBPH. Berdasarkan hasil kajian, Pejabat

PUU mendapati tindakan BPH mengeluarkan arahan-arahan

penambahbaikan dan pembetulan kepada pihak Kontraktor selepas tamat

tempoh kontrak adalah terjumlah kepada pelanjutan tempoh kontrak

9

secara tidak langsung. Sehubungan dengan itu, Pejabat PUU

menyarankan supaya Perjanjian SBBPH dilanjutkan secara formal.

11. PELANJUTAN TEMPOH KONTRAK

11.1 Selaras dengan Perkara 6.4, pihak Kontraktor melalui surat bernombor

rujukan HLAI/BPH/015 bertarikh 20 Jun 2016, telah memohon untuk

menyambung kontrak dengan mengekalkan syarat-syarat kontrak sedia ada

bagi tempoh 14 bulan mulai 15 Ogos 2015 sehingga 4 November 2016.

11.2 BPH telah mengangkat Kertas Permohonan Pelanjutan Tempoh Kontrak

SBBPH kepada Kementerian Kewangan Malaysia pada 29 Jun 2016.

11.3 Surat Kelulusan Permohonan Pelanjutan Tempoh Kontrak SBBPH daripada

Kementerian Kewangan bertarikh 15 Ogos 2016 telah diterima oleh BPH pada

18 Ogos 2016. Kementerian Kewangan telah bersetuju untuk meluluskan

permohonan pelanjutan tempoh kontrak SBBPH dengan syarikat HLA

Integrated Sdn. Bhd (HLAI) bagi tempoh selama 14 bulan mulai 5 Ogos 2015

sehingga 4 November 2016 tanpa sebarang kos tambahan.

11.4 Dokumen perjanjian tambahan SBBPH telah dimuktamadkan secara

persetujuan bersama di antara pihak Kerajaan dan pihak Syarikat.

Penyediaan Perjanjian Tambahan ini turut mendapatkan bantuan dan khidmat

rundingan daripada MAMPU berkenaan aspek-aspek teknikal serta Pejabat

Penasihat Undang-Undang (PUU) berkenaan perundangan. Dokumen

perjanjian telah dimuktamadkan dan ditandatangani pada 24 Oktober 2016.

12. MAKLUMAT KEWANGAN

12.1 Pembangunan SBBPH telah diluluskan dengan kos peruntukan sebanyak

RM5,698,450.00 melalui Kertas Keputusan Lembaga Perolehan ‘B’ Jabatan

10

Perdana Menteri dalam Mesyuarat Bilangan 10 Tahun 2014 (Khas) pada 21

April 2014.

12.2 Prestasi perbelanjaan projek SBBPH yang terkini adalah sepertimana yang

dilampirkan.

13. MODUL DAN FUNGSI

Pembangunan SBBPH melibatkan sebanyak 14 modul utama. Butiran modul

dibangunkan adalah seperti berikut:

13.1 Modul Portal dan Aduan

Objektif utama pembangunan modul ini adalah untuk memastikan

pengurusan portal dan aduan yang efektif dan praktikal bagi mewujudkan

suasana persekitaran kerja yang memenuhi keperluan semasa. Sistem ini

juga dapat memberi kemudahan kepada pengguna mendaftar, menyemak

dan mengemaskini data secara online melalui kaedah web based.

Berikut adalah fungsi-fungsi Modul Portal dan Aduan:

a. Mendaftar, mengemaskini dan mengagih aduan yang diterima secara

online.

b. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus maklumat-maklumat di dalam

portal BPH.

c. Laporan-laporan yang berkaitan juga boleh dicetak melalui sistem di

dalam format pdf, rtf dan graf.

11

13.2 Modul Pengurusan Kuarters

Objektif utama modul ini adalah menyediakan kemudahan permohonan,

pengagihan, penawaran, pertukaran penama dan pertukaran Kuarters

secara online. Selain itu ianya untuk memastikan Pengurusan Kuarters yang

efektif dan praktikal dan mewujudkan suasana persekitaran kerja yang

memenuhi keperluan semasa. Sistem ini juga dapat memberi kemudahan

kepada pengguna memasukan, menyemak dan mengemaskini data secara

online melalui kaedah web based.

Berikut adalah fungsi-fungsi Modul Pengurusan Kuarters:

a. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus rekod serta maklumat setiap

kuarters secara online.

b. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus permohonan kuarters secara

online.

c. Memudahkan permohonan menduduki Kuarters.

d. Mempunyai fungsi carian yang lebih spesifik.

e. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus maklumat kuarters bagi Modul

Penyelia secara online.

f. Bagi proses pemantauan kontrak, sistem akan berintegrasi dengan Modul

Pengurusan Kontrak Kontraktor.

g. Mendaftar, mengemaskini senarai hitam penghuni kuarters.

h. Memudahan pengagihan kuarters.

i. Laporan-laporan yang berkaitan juga boleh dicetak melalui sistem di


13.3 Modul Pengurusan Naziran


pengurusan naziran yang efektif dan praktikal bagi mewujudkan suasana

persekitaran kerja yang memenuhi keperluan semasa. Sistem ini juga dapat

12

memberi kemudahan kepada pengguna mendaftar, menyemak dan

mengemaskini data secara online melalui kaedah web based.

Berikut adalah fungsi-fungsi Modul Pengurusan Naziran:

a. Merekod, mengemaskini dan menghapus maklumat pengurusan

pelanggaran syarat menduduki kuarters.

b. Merekod, mengemaskini dan menghapus maklumat pengurusan hilang

kelayakan menduduki kuarters.

c. Merekod, mengemaskini dan menghapus maklumat pengurusan akaun

belum terima.

d. Merekod, mengemaskini dan menghapus maklumat pengurusan kes

peguam.

e. Merekod, mengemaskini dan menghapus maklumat pengurusan

pemantauan permbersihan kuarters.

f. Laporan-laporan yang berkaitan juga boleh dicetak melalui sistem di


13.4 Modul Pengurusan Rumah Peranginan


Pengurusan Rumah Peranginan yang efektif dan praktikal bagi mewujudkan




Berikut adalah fungsi-fungsi Modul Pengurusan Rumah Peranginan:

a. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus rekod serta maklumat setiap

RPP/RP/RT secara online.

b. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus permohonan RPP/RP/RT

secara online.

13

c. Bagi proses kelulusan, ianya dilakukan samada secara manual atau

automatik bergantung pada jenis rumah penginapan.

d. Pengguna boleh membuat bayaran secara online dan boleh membuat

permohonan bayaran balik bagi kes-kes tertentu.

e. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus maklumat Pengurusan Bilik

bagi Modul Penyelia secara online.

f. Bagi proses pemantauan kontrak, sistem akan berintegrasi dengan

Modul Pemantauan Kontrak.

g. Laporan-laporan yang berkaitan juga boleh dicetak melalui sistem di


13.5 Modul Pengurusan Penyelenggaraan


penyelenggaraan yang efektif dan praktikal bagi mewujudkan suasana




Berikut adalah fungsi-fungsi Modul Pengurusan Penyelenggaraan:

a. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus maklumat bagi urusan

Penambahnaikan Rumah Kosong secara online.

b. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus maklumat bagi urusan

Maklumat Jadual Kadar Harga secara online.

c. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus maklumat bagi urusan

Penyediaan Jadual Kadar Harga secara online.

d. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus maklumat bagi urusan

Kontraktor Penyelenggaraan secara online.

e. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus maklumat bagi urusan

Penyediaan Nota Minta dan Inden Kerja secara online.

14

f. Mengemaskini dan mencetak maklumat bagi urusan Pelaksanaan dan

Permantauan secara online.

g. Mengemaskini dan mencetak maklumat bagi urusan Penilaian Kontraktor

secara online.

h. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus maklumat bagi urusan

Kontraktor Pembaikan lantikan BPH secara online.

i. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus maklumat bagi urusan

Kontraktor Penyelenggaraan lantikan JKR secara online.

j. Sistem boleh menghantar notifikasi secara online dan emel kepada pihak

yang terlibat.

k. Laporan-laporan yang berkaitan juga boleh dicetak melalui sistem di

dalam format pdf.

13.6 Modul Pengurusan Tempahan Dewan dan Gelanggang


pengurusan tempahan dewan dan gelanggang yang efektif dan praktikal bagi

mewujudkan suasana persekitaran kerja yang memenuhi keperluan semasa.

Sistem ini juga dapat memberi kemudahan kepada pengguna mendaftar,

menyemak dan mengemaskini data secara online melalui kaedah web

based.

Berikut adalah fungsi-fungsi Modul Pengurusan Tempahan Dewan dan

Gelanggang:

a. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus maklumat dewan atau

gelanggang.

b. Mengemaskini maklumat dewan atau gelanggang bagi tujuan blocking

permohonan.

c. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus maklumat permohonan

gelanggang.

15

d. Bagi proses pembayaran tempahan, sistem akan berintegrasi dengan

Modul Kewangan.

e. Mengemaskini maklumat permohonan bagi tujuan pembatalan dan tunda

tempahan.

f. Laporan-laporan yang berkaitan juga boleh dicetak melalui sistem di


13.7 Modul Pengurusan Pengurusan Perakaunan dan Terimaan


pengurusan perakaunan terimaan dan bayaran BPH yang efektif dan

praktikal bagi mewujudkan suasana persekitaran kerja yang memenuhi

keperluan semasa. Sistem ini juga dapat memberi kemudahan kepada

pengguna mendaftar, menyemak dan mengemaskini data secara online

melalui kaedah web based.

Berikut adalah fungsi-fungsi Modul Pengurusan Perakaunan dan Terimaan:

a. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus rekod serta maklumat kod

Pusat Terimaan BPH, kod juruwang, kod kaedah bayaran, kod hasil dan

lain-lain.

b. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus rekod serta maklumat

penerimaan hasil di kaunter.

c. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus rekod serta maklumat

penerimaan hasil atas talian secara e-payment / mobile / EFT.

d. Menerima dan memproses permohonan tuntutan deposit dari penghuni

kuarters dan unit naziran (WTD) serta memproses permohonan deposit

cagaran berkenaan sewa ruang komersil.

e. Menerima dan memproses permohonan maklumat tunggakan dan

lebihan sewa kuarters serta permohonan bayaran balik rumah

peranginan.

16

f. Mendaftar, mengemaskini dan memproses permohonan pelaksanaan

perolehan sehingga disokong dan diluluskan.

g. Laporan-laporan yang berkaitan juga boleh dicetak melalui sistem

didalam format pdf, rtf dan graf.

13.8 Modul Pengurusan Penyewaan Ruang Pejabat JRP


pengurusan jawatankuasa ruang pejabat yang efektif dan praktikal bagi




based.

Berikut adalah fungsi-fungsi Modul Pengurusan Penyewaan Ruang Pejabat

JRP:

a. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus pendaftaran ID dan maklumat

ahli JRP,Urusetia dan Agensi yang memohon secara online.

b. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus maklumat permohonan ruang

pejabat secara online.

c. Mengemaskini ulasan/ sokongan Ahli JRP secara online.

d. Menyediakan dan mengemaskini maklumat kelulusan permohonan ruang

pejabat secara online.

e. Mengunci masuk dan mengemaskini maklumat dokumen kontrak secara

online.

f. Bagi membantu proses pemantauan, sistem akan menghantar notifikasi

kepada pegawai bertanggungjawab secara online.

g. Bagi proses pemantauan kontrak, sistem akan berintegrasi dengan

Modul Pengurusan Kontrak Kontraktor.

h. Laporan-laporan yang berkaitan juga boleh dicetak melalui sistem di


17

13.9 Modul Pengurusan Ruang Komersial JRK


pengurusan ruang komersil yang efektif dan praktikal bagi mewujudkan




Berikut adalah fungsi-fungsi Modul Pengurusan Ruang Komersial JRK:

a. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus pendaftaran maklumat ruang

komersil secara online.

b. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus pendaftaran maklumat

penyewa ruang komersil secara online.

c. Mengunci masuk dan mengemaskini maklumat mesyuarat dan

keputusan mesyuarat bagi permohonan ruang komersil yang berjaya

secara online.

d. Pemantauan bayaran deposit dan sewa ruang komersil secara online

e. Merekod dan mengemaskini maklumat mesyuarat JRK secara online.

f. Sistem akan menghantar notifikasi kepada pegawai bertanggungjawab

bagi tujuan pemantauan keseluruhan secara online.

g. Laporan-laporan yang berkaitan juga boleh dicetak melalui sistem

didalam format pdf, rtf dan graf.

13.10 Modul Pengurusan Ruang Pejabat di BGS


pengurusan ruang pejabat yang efektif dan praktikal bagi mewujudkan


18



Berikut adalah fungsi-fungsi Modul Pengurusan Ruang Pejabat di BGS:

a. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus pendaftaran ID dan maklumat

ruang pejabat secara online.

b. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus maklumat permohonan ruang

pejabat di BGS secara online.

c. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus maklumat permohonan

ubahsuai ruang pejabat di BGS secara online.

d. Bagi membantu proses pemantauan, sistem akan menghantar notifikasi


e. Laporan-laporan dan surat-surat yang berkaitan juga boleh dicetak

melalui sistem di dalam format pdf, rtf dan graf dan lain-lain yang

bersesuaian.

13.11 Modul Pendaftaran Tanah dan Bangunan


pengurusan pendaftaran tanah dan bangunan yang efektif dan praktikal bagi




based.

Berikut adalah fungsi-fungsi Modul Pendaftaran Tanah dan Bangunan:

a. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus maklumat bagi urusan

pendaftaran tanah dan bangunan secara online.

b. Penyimpanan rekod seperti maklumat permohonan, penyewaan, pajakan

dan penguatkuasaan tanah serta bangunan di dalam pangkalan data.

19

c. Laporan-laporan yang berkaitan juga boleh dicetak melalui sistem di


13.12 Modul Pengurusan Kontrak dan Kontraktor


Pengurusan Kontrak dan Kontraktor yang efektif dan praktikal bagi




based.

Berikut adalah fungsi-fungsi Modul Pengurusan Kontrak dan Kontraktor:

a. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus maklumat bagi senarai

kontraktor secara online.

b. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus maklumat bagi urusan

kontrak-kontrak yang berkuatkuasa di BPH secara online.

c. Merekod mengemaskini dan menghapus maklumat bagi urusan

pembayaran perkhidmatan secara online.

d. Merekod mengemaskini dan menghapus maklumat bagi urusan

penerimaan bon kontrak secara online.

e. Merekod, mengemaskini dan menghapus maklumat bagi urusan

penerimaan sewaan dan perkongsian keuntungan secara online.

f. Sistem boleh menghantar notifikasi secara online dan emel kepada pihak

yang terlibat.



13.13 Modul Pengurusan Bil Utiliti

20


pengurusan bil BPH yang efektif dan praktikal bagi mewujudkan suasana




Berikut adalah fungsi-fungsi Modul Pengurusan Bil Utiliti:

a. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus kod serta keterangan bil bagi

urusan merekod bil-bil di BPH secara online.

b. Mendaftar, mengemaskini dan menghapus maklumat setiap bil sama ada

berasingan atau pukal secara online.

c. Bagi proses pemantauan pengurusan bil, sistem akan menyediakan skrin

carian beserta senarai bil yang telah dibayar atau tertunggak.

d. Mengemaskini amaun yang perlu dibayar bagi setiap bil mengikut bulan

secara online.

e. Bagi membantu proses pemantauan, sistem akan menghantar notifikasi


f. Bagi proses pembayaran, sistem akan berintegrasi dengan modul

kewangan.



13.14 Modul EIS Dashboard

Objektif utama pembangunan modul ini adalah untuk menyediakan satu

mekanisme pelaporan dan penyampaian maklumat yang cekap dan

berkesan kepada pihak pengurusan atasan BPH dalam usaha membuat

perancangan yang teliti, strategik dan memahami masalah serta keperluan

semasa seksyen atau unit di BPH, di samping melakukan pemantauan

21

berkesan menerusi maklumat yang diperolehi daripada modul-modul

dalaman unit atau seksyen berkenaan.

Berikut adalah fungsi-fungsi EIS Dashboard:

a. Menyediakan capaian maklumat secara terhad kepada 2 tahap

pengguna BPH iaitu pegawai atasan Seksyen atau Unit (KPSU) dan juga

Pengurusan Tertinggi BPH (SUB).

b. Menyediakan maklumat yang lebih berorientasikan kepada penjanaan

laporan daripada beberapa unit atau seksyen-seksyen utama di BPH dan

boleh dicapai secara web base.

c. Bertindak sebagai medium perantaraan terawal di dalam menyediakan

maklumat yang tepat dan penting daripada seksyen-seksyen atau unit

yang berkaitan.

d. Menyediakan maklumat yang lengkap, cepat, tepat dan boleh dipercayai

daripada seksyen yang berkaitan di BPH dalam bentuk laporan.

e. Menyediakan skrin antaramuka sistem yang mesra pengguna, mudah

digunakan, interaktif serta dilengkapi dengan kemudahan yang

membolehkan pihak pengurusan memfokus, memilih serta menjana

laporan maklumat mengikut kreteria laporan yang disediakan.

f. Memaparkan pilihan laporan-laporan dalam bentuk grafik menerusi

melalui sistem SBBPH.

14. STATISTIK PENGGUNAAN

Statistik penggunaan SBBPH adalah seperti berikut:

MODUL 2015 2016 2017

(sehingga 14 Jun 2017)

Permohonan RPP 22,884 42,458 15,706

Permohonan Kuarters 6,400 4,888 2,120

22

Tempahan Dewan dan Gelanggang - - 1,022

15. PENGGUNA

Pengguna dalaman SBBPH adalah merupakan pegawai-pegawai di Bahagian

Pengurusan Hartanah atau Subject Matter Expert (SME) sepertimana yang

disenaraikan di bawah:

Bil Modul Seksyen/Unit Terlibat

a. Pendaftaran Tanah dan Bangunan

Seksyen Dasar dan Pembangunan

b. Pengurusan Kontrak dan Kontraktor di BPH

Seksyen Khidmat Pengurusan

Unit Perolehan

Unit Belanjawan Seksyen Pengurusan Rumah Peranginan Seksyen Pengurusan Kuarters

Unit Kesejahteraan Komuniti

Unit Selenggara

c. Pengurusan Ruang Komersil

Seksyen Pengurusan Bangunan Kerajaan

Unit Ruang Pejabat

Seksyen Dasar dan Pembangunan

Unit Dasar

Seksyen Pengurusan Kuarters



Unit Terimaan

d. Pengurusan Bil Utiliti Seksyen Khidmat Pengurusan

Unit Kewangan Seksyen Pengurusan Rumah Peranginan Seksyen Pengurusan Kuarters


23



Unit Ruang Pejabat

e. Pengurusan Tempahan Dewan dan Gelanggang


Unit Kewangan Seksyen Pengurusan Kuarters


f. Pengurusan Jawatankuasa Ruang Pejabat


Unit Ruang Pejabat Seksyen Khidmat Pengurusan

Unit Terimaan

g. Pengurusan Rumah Peranginan

Seksyen Pengurusan Rumah Peranginan Seksyen Khidmat Pengurusan

Unit Terimaan

Unit Deposit

h. Pengurusan Ruang Pejabat di BGS


Unit Ruang Pejabat Seksyen Dasar dan Pembangunan

Unit Dasar

i. Portal dan Aduan Pejabat Setiausaha Bahagian

Unit PRO Seksyen Khidmat Pengurusan Seksyen Dasar dan Pembangunan Seksyen Pengurusan Kuarters Seksyen Pengurusan Bangunan Kerajaan Seksyen Pengurusan Rumah Peranginan

j. Pengurusan Kuarters Seksyen Pengurusan Kuarters

Unit Kuarters Seksyen Khidmat Pengurusan

Unit Terimaan

Unit Deposit

Unit Subsidiari

Unit Belanjawan

24


k. Pengurusan Naziran Seksyen Pengurusan Kuarters

Unit Penguatkuasa Seksyen Khidmat Pengurusan

Unit Subsidiari

l. Pengurusan Perakaunan dan Terimaan


Unit Terimaan

Unit Deposit

Unit Subsidiari

Unit Belanjawan

Unit Perolehan

m. Pengurusan Penyelenggaraan

Seksyen Pengurusan Kuarters

Unit Senggara

Unit Kuarters

n. EIS Dashboard SUB Ketua Seksyen

16. PENDEKATAN KOLABORASI DAN KERJASAMA STRATEGIK

Pendekatan kerjasama SBBPH bersama agensi-agensi luar adalah seperti berikut:

a. Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) – HRMIS;

b. Kumpulan Wang Amanah Pencen (KWAP) – Pesara;

c. Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM);

d. Jabatan Ketua Pengarah Tanah dan Galian (JKPTG) – MyeTaPP;

e. Jabatan Kerja Raya (JKR) – MySPATA;

f. Lembaga Pinjaman Perumahan Sektor Awam (LPPSA);

g. Jabatan Pendaftaran Negara (JPN) – MyIdentity; dan

h. Jabatan Pengangkutan Jalan (JPJ).

17. LOKASI PENGGUNAAN

25

SBBPH digunapakai di Ibu Pejabat dan Pejabat Cawangan BPH. Senarai

penggunaan adalah seperti berikut:

Bil Lokasi Pejabat Modul Digunakan

Ibu Pejabat

a. Bahagian Pengurusan

Hartanah, JPM

Pendaftaran Tanah dan Bangunan

Pengurusan Kontrak dan Kontraktor di BPH

Pengurusan Ruang Komersil

Pengurusan Bil Utiliti

Pengurusan Tempahan Dewan & Gelanggang

Pengurusan Jawatankuasa Ruang Pejabat

Pengurusan Rumah Peranginan

Pengurusan Ruang Pejabat di BGS

Portal dan Aduan

Pengurusan Kuarters

Pengurusan Naziran

Pengurusan Perakaunan dan Terimaan

Pengurusan Penyelenggaraan

EIS Dashboard

One Stop Center (OSC)

b. Pusat Perkhidmatan

BPH Pengurusan Perakaunan dan Terimaan

Rumah Peranginan Persekutuan (Premier)

c. Cameron Highlands



d. Bukit Fraser

e. Tanjung Tuan (PD)

Rumah Peranginan Persekutuan (Eksekutif)

f. Port Dickson Pengurusan Rumah Peranginan

Pengurusan Perakaunan dan Terimaan g. Tasik Kenyir

26

Bil Lokasi Pejabat Modul Digunakan

h. Morib

i. Bukit Fraser

j. Pulau Pinang

Rumah Transit

k. KKKA Jalan Duta



l. KKKA Jalan Uthant

m. KKKA Tanjung Kupang

n. KKKA Jalan Cochrane

o. Labuan

Terminal dan Kompleks

p. Cawangan Bangunan

Sultan Iskandar


18. TADBIR URUS PROJEK

Tadbir urus projek SBBPH adalah sepertimana yang telah digariskan di dalam

dokumen Perjanjian Tambahan SBBPH yang telah dibuat pada 24 Oktober 2016

pada Jadual 1A : Struktur Tadbir Urus Pelaksanaan Projek Pembangunan Sistem

Bersepadu Bahagian Pengurusan Hartanah.

19. PENYERAHAN PROJEK

19.1 Serahan SBBPH dilaksanakan pada 5 April 2017 dan tempoh jaminan

aplikasi SBBPH bagi tempoh selama dua (2) tahun telah bermula pada 6

April 2017 sehingga 5 April 2019. BPH juga melaksanakan pemantauan

secara berterusan ke atas penggunaan SBBPH sepanjang tempoh waranti

bagi memastikan pihak Syarikat HLA Integrated Sdn. Bhd. melaksana aktiviti

penyelenggaraan dan bantuan khidmat sokongan bilamana terdapat

sebarang isu sepanjang aplikasi ini beroperasi.

27

19.2 Bagi tujuan tersebut, satu Jawatankuasa Pemantau Projek SBBPH telah

dilantik secara rasmi melalui surat lantikan bertarikh 11 Mei 2017 oleh YBhg.

Datuk Timbalan Ketua Setiausaha (Kewangan dan Pentadbiran),

JPM. Keanggotaan jawatankuasa ini adalah seperti dinyatakan di bawah

dan akan bersidang sebanyak satu (1) kali sebulan sepanjang tempoh

jaminan atau mengikut keperluan:

Pengerusi : Setiausaha Bahagian BPH

Ahli : ICT MAMPU

Unit Teknologi Maklumat BPH

Subject Matter Expert (SME) BPH

Syarikat HLA Integrated Sdn. Bhd.

Urus Setia : Unit Teknologi Maklumat BPH

laporan sistem bersepadu bahagian pengurusan...

Documents