sistem perakaunan terimaan kerajaan - …habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2186... · proses...
TRANSCRIPT
PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK
1
SISTEM PERAKAUNAN TERIMAAN KERAJAAN
-eTERIMAAN-
PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK (EGAG)
PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK
2
PENGENALAN
Sistem eTerimaan dibangunkan bagi
mentransformasikan proses pungutan wang
dari kaedah manual kepada elektronik.
Menyeragamkan proses pungutan wang di
Pusat Terimaan.
Sistem eTerimaan dan eSPKB saling
berantaramuka dan menggunakan server
pengkalan data dan server laporan yang
sama.
PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK
3
PENGENALAN
Mula dilaksanakan pada 7 Julai 2008 di Pusat Terimaan Pilot iaitu Bahagian Industri Padi dan Beras (IPB), MOA.
Diperluaskan pelaksanaan pilot ke semua Pejabat Perakaunan bermula dari 20 Oktober hingga 2 Disember 2008.
Sehingga 30 Jun 2010, sebanyak 1781 Pusat Terimaan telah melaksanakan eTerimaan di seluruh negara.
Status pelaksanaan eTerimaan seperti di dalam Jadual 1.
PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK
4
CIRI-CIRI UTAMA
Ciri – Ciri utama sistem eTerimaan adalah : - Mengendalikan terimaan bagi akaun hasil, amanah, deposit dan
bayaran balik ke vot.
Menjana resit dan penyata pemungut secara auto.
Sistem eTerimaan menerima pelbagai jenis mode kutipan seperti:-
Tunai
Cek
Wang Pos
Bank Draf
Kad Kredit (Master card & Visa)
Kad Debit
MEPS Cash
Pindahan Telegraf/EFT
Portal/Perbankan Internet
Agen Pemungut
PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK
5
CIRI-CIRI UTAMA
Pengemaskinian Buku Tunai dan penyediaan laporan
penyesuaian akaun hasil dijana secara elektronik.
Maklumat resit perbendaharaan dikemaskini secara
auto setiap hari.
Laporan-laporan boleh dicetak pada bila-bila masa.
eTerimaan menggunakan rangkaian EG*Net.
Server Aplikasi dan pengkalan data terdapat di
Pejabat Perakaunan.
Capaian masuk ke sistem menggunakan no. kad
pengenalan dengan Secured Socket Layer (SSL).
PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK
6
GAMBARAN KESELURUHAN SISTEM
eTerimaan
eSPKB
Pangkalan
Data
Server Laporan
PTJ – eSPKB User
Pusat Terimaan –
eTerimaan User
Pejabat Perakaunan
PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK
7
KAWALAN DALAMAN
Resit Asal hanya boleh dicetak sekali sahaja,
resit berikut yang dicetak adalah salinan.
Serahan wang mesti dilakukan oleh setiap
penerima bayaran di kaunter sebaik sahaja
selesai giliran kerjanya. Sekiranya serahan wang
tidak dilakukan, sistem tidak akan membenarkan
operator menjana resit pada keesokan harinya.
Pengguna tidak boleh membuat capaian lebih
dari sekali ke sistem eTerimaan pada satu-satu
masa.
PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK
8
KAWALAN DALAMAN
Peranan dan tahap capaian ditetapkan oleh
Pentadbir Sistem Pejabat Perakaunan.
Resit hanya boleh dibatalkan oleh penyelia
sahaja.
Pengguna akan diminta untuk menukar
katalaluan sebaik sahaja memasuki sistem
pertama kali.
PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK
9
KAWALAN DALAMAN
Pergerakan wang direkod melalui laporan
serahan wang yang perlu diperakui oleh
penyelia.
Sistem eTerimaan akan secara auto time-out
ke skrin utama jika tidak digunakan (system
idle) selama 10 minit.
Resit manual perlu diluluskan oleh Penyelia.
Sistem eTerimaan tidak menerima post dated
cek.
PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK
10
PROSES KERJA eTERIMAAN
Di dalam proses kerja eTerimaan melibatkan
peranan dan capaian seperti berikut:-
Juruwang/Operator
Pendaftar Mel
Penyelia
Peraku I
Peraku II
Pentadbir Sistem Pejabat Perakaunan
Pentadbir Sistem Pusat Terimaan
PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK
11
PROSES KERJA eTERIMAAN
1. Juruwang/operator
Pegawai yang diberi kuasa di bawah AP69
Bertanggungjawab:-
Menerima kutipan wang dan mengeluarkan resit rasmi
Mengemaskini resit manual ke dalam sistem
Bertanggungjawab ke atas ID dan katalaluan yang
diberikan. AP 70(b)
PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK
12
PROSES KERJA eTERIMAAN
2. Pendaftar Mel
Pegawai yang bertanggungjawab menerima
kutipan wang melalui mel
Tidak boleh mengeluarkan resit - AP 71(a).
Bertanggungjawab ke atas ID dan katalaluan yang
diberikan. AP 70(b)
PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK
13
PROSES KERJA eTERIMAAN
3. Penyelia Pegawai yang diberi kuasa di bawah AP69
Bertanggungjawab:- Menyelia pungutan wang oleh Juruwang/Operator
Meluluskan resit manual
Batal resit
Sedia Penyata Pemungut dan Pelarasan rekod
Menyemak TK100 setiap hari dan turunkan t/tangan ringkas - AP 80(b).
Bertanggungjawab ke atas ID dan katalaluan yang diberikan. AP 70(b)
PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK
14
PROSES KERJA eTERIMAAN
4. Peraku I
Mengesahkan Penyata Pemungut dan Pelarasan
rekod
Bertanggungjawab ke atas ID dan katalaluan yang
diberikan. AP 70(b)
PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK
15
PROSES KERJA eTERIMAAN
5. Peraku II
Meluluskan Penyata Pemungut dan Pelarasan
rekod
Menyemak slip bank sebelum buat perakuan II ke
atas Penyata Pemungut
Mestilah pegawai berbeza daripada Peraku I
Bertanggungjawab ke atas ID dan katalaluan yang
diberikan. AP 70(b)
PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK
16
PROSES KERJA eTERIMAAN
6. Pentadbir Sistem
a. Pentadbir Sistem Pejabat Perakaunan Dilantik oleh EGAG
Bertanggungjawab:-
Wujudkan Pusat Terimaan
Kemaskini Peranan dan tahap capaian
Lantik dan wujudkan Pentadbir Sistem Pusat Terimaan
(Mak. 2 orang bagi satu-satu Pusat Terimaan)
Tetapkan Akaun Bank Terimaan
Bertanggungjawab ke atas ID dan katalaluan yang
diberikan. AP 70(b)
PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK
17
PROSES KERJA eTERIMAAN
6. Pentadbir Sistem
b. Pentadbir Sistem Pusat Terimaan Dilantik oleh Pentadbit Sistem Pejabat Perakaunan
Bertanggungjawab:-
Tentukan peranan pengguna berdasarkan surat
penurunan kuasa AP69
Wujudkan dan selenggara ID pengguna
Wujudkan Kod Penjenisan Terimaan
Tidak boleh terlibat dengan urusan pungutan
Bertanggungjawab ke atas ID dan katalaluan yang
diberikan. AP 70(b)
PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK
18
Pelanggan Terimaan di kaunter Jana Resit
Jana Penyata Pemungut
Maklumat Penyata Pemungut
dikemaskini di eSPKB dan
dihantar ke GFMAS
GFMAS
RINGKASAN PROSES eTERIMAAN
eTERIMAAN
eSPKB
PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK
19
ALIRAN KERJA SISTEM eTERIMAAN
GFMAS
RESIT
KEW38E
LAPORAN
SERAHAN
WANG
PENYATA
PEMUNGUT
PENYATA
PEMUNGUT
MAKLUMAT
PENYESUAIAN
MAKLUMAT RESIT
PERBENDAHARAN
MAKLUMAT CEK
TAK LAKU
MAKLUMAT
PENYATA
PEMUNGUT
2
PENDAFTAR MEL
JURUWANG PENYELIA PERAKU 1 PERAKU 2
1 3
1
4
5
6
SLIP BANK
7
8
9
PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK
20
PENGLIBATAN PEGAWAI
Tindakan Bilangan Pegawai
Maksimum Minimum
Pendaftaran Mel
(Pendaftar Mel)
1 1
Terimaan Bayaran
(Juruwang/operator)
Mengikut bilangan
kaunter
1 Terimaan Wang oleh Penyelia
dan Sedia Penyata Pemungut
(Penyelia)
1
Perakuan 1 Penyata Pemungut 1
Perakuan 2 Penyata Pemungut 1 1
PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK
21
MODUL-MODUL DALAM eTERIMAAN
Terdapat 6 Modul di dalam sistem
eTerimaan iaitu :-
A. Modul Penerimaan Bayaran
B. Modul Penyata Pemungut
C. Modul Penyelenggaraan Sistem
D. Modul Penyelenggaraan Pengguna
E. Modul Tukar Profil
F. Modul Laporan
PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK
22
A. MODUL PENERIMAAN BAYARAN
Modul ini melibatkan proses penerimaan bayaran
sehingga kepada terimaan wang oleh penyelia.
Beberapa proses yang terlibat di dalam modul ini
ialah :-
Penerimaan bayaran
Pendaftaran mel
Penerimaan bayaran manual
Pembatalan resit
Carian resit
Senarai resit manual
Serahan wang operator
Terimaan wang penyelia
PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK
23
B. MODUL PENYATA PEMUNGUT
Penyata Pemungut
Resit yang dikeluarkan secara auto (KEW38E)
Juga dikenali sebagai Penyata Pemungut Auto (KEW305E)
Jenis Pungutan C
Penyata Pemungut Manual Resit yang dikeluarkan secara manual (KEW38) dan auto
(KEW38E)
Juga mengambilkira penyata pemungut manual (KEW305)
Jenis Pungutan C atau D
Penyata Pemungut Online Mengakaunkan pungutan dan mengemaskini buku tunai bagi
kutipan secara Perbankan Internet/Portal, Agen Pemungut dan SMS
Jenis Pungutan D sahaja (Default)
PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK
24
C. MODUL PENYELENGGARAAN SISTEM
Mengandungi Jadual Rujukan DCS, Bukan
DCS dan Pelarasan Rekod.
Akaun bank pemungut dikawal oleh Pejabat
Perakaunan melalui sub modul PTJ/PK di
Jadual rujukan DCS.
Pelarasan rekod digunakan untuk
memindahkan baki akaun hasil daripada
buku tunai manual ke sistem eTerimaan
serta pelarasan ke atas kod hasil.
PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK
25
D. MODUL PENYELENGGARAAN PENGGUNA
Modul Penyelenggaraan Pengguna berfungsi
mewujud, mengemas kini dan
menyelenggarakan ID pengguna.
Modul ini juga memaparkan maklumat
peranan dan tahap capaian yang ditentukan
oleh Pejabat Perakaunan.
PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK
26
E. MODUL TUKAR PROFIL
Modul ini membolehkan pengguna untuk
membuat capaian ke Pusat Terimaan lain
jika diberikan capaian.
Kemudahan ini masih belum boleh digunakan
dan hanya terhad kepada Pentadbir Sistem
di Pejabat Perakaunan sahaja.
PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK
27
F. MODUL LAPORAN
Modul Laporan menyenaraikan semua laporan yang diperlukan di dalam proses penerimaan hasil. Laporan –laporan ini boleh dijana secara elektronik.
Laporan-laporan tersebut adalah seperti senarai di bawah :-
TK100 – Buku Tunai Cerakinan
TK101 – Laporan Resit Rasmi
TK102 – Laporan Resit Batal
TK103 – Laporan Resit Manual
TK105 – Laporan Senarai Resit yang Dijana
TK110 – Laporan Serahan Wang
TK111 – Laporan Ringkasana Terimaan
TK120 – Laporan Mel
PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK
28
MODUL LAPORAN
TK121 – Laporan Terimaan Melalui Tunai
TK122 – Laporan Terimaan Melalui Cek
TK123 – Laporan Terimaan Melalui Bank Draf
TK124 – Laporan Terimaan Melalui Wang Pos
TK125 – Laporan Terimaan Melalui Kiriman Wang
TK126 – Laporan Terimaan Melalui Kad Kredit
TK127 – Laporan Terimaan Melalui Lain-lain Cara Bayaran
TK130 – Laporan Penyata Pemungut
TK131 – Laporan Penyata Pemungut yang dibatalkan
TK141 – Laporan Akaun Hasil
TK150 – Laporan Ringkasan Terimaan Bulanan dan Terkumpul
TK200 – Laporan Senarai Pengguna Mengikut Jabatan, PTJ
dan Pusat Terimaan
STATUS PELAKSANAAN eTERIMAAN MENGIKUT PEJABAT
PERAKAUNAN PADA 30 JUN 2010
PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK
29
Bil. Pejabat Perakaunan
Jumlah
keseluruhan
PTJ jangka
laksana
eTerimaan
Jumlah PTJ
telah laksana
eTerimaan
pada
31/05/2010
PTJ laksana
eTerimaan
dari
01/06/2010 -
30/06/2010
Jumlah PTJ
telah laksana
eTerimaan
pada
30/06/2010
Baki PTJ
belum laksana
eTerimaan
Peratusan
baki PTJ
belum
laksana
eTerimaan
1 JANM JOHOR 185 38 3 41 144 78%
2 JANM KEDAH 163 149 149 14 9%
3 JANM KELANTAN 164 69 6 75 89 54%
4 JANM MELAKA 136 83 19 102 34 25%
5 JANM N. SEMBILAN 142 38 15 53 89 63%
6 JANM PAHANG 86 71 4 75 11 13%
7 JANM PULAU PINANG 150 104 9 113 37 25%
8 JANM PERAK 224 157 157 67 30%
9 JANM PERLIS 74 65 65 9 12%
10 JANM SELANGOR 157 108 108 49 31%
11 JANM TERENGGANU 188 52 2 54 134 71%
12 JANM PUTRAJAYA 118 113 3 116 2 2%
13 JANM CAW. LABUAN 41 26 26 15 37%
14 JANM SABAH 233 37 7 44 189 81%
15 JANM CAW. KENINGAU 28 8 6 14 14 50%
16 JANM CAW. SANDAKAN 44 17 17 27 61%
17 JANM CAW. TAWAU 36 19 1 20 16 44%
18 JANM SARAWAK 253 101 101 152 60%
19 JANM CAW. SRI AMAN 82 33 33 49 60%
20 JANM CAW. SIBU 120 61 61 59 49%
21 JANM CAW. MIRI 100 37 8 45 55 55%
22 JANM CAW. LIMBANG 44 16 16 28 64%
23 JANM CAW. SARIKEI 30 17 17 13 43%
24 JANM CAW. KAPIT 36 3 3 33 92%
25 JANM CAW. BINTULU 36 15 9 24 12 33%
26 MOA 29 29 29 0 0% Pelaksanaan 100%
27 MINDEF 25 13 13 12 48%
28 MOE 53 39 8 47 6 11%
29 KASTAM 78 6 6 72 92%
30 MOH 14 14 14 0 0% Pelaksanaan 100%
31 KDN 44 29 5 34 10 23%
32 KKR 32 32 32 0 0% Pelaksanaan 100%
33 JPM 61 26 1 27 34 56%
34 MOI 20 20 20 0 0% Pelaksanaan 100%
35 MOT 21 17 17 4 19%
36 KPT 13 13 13 0 0% Pelaksanaan 100%
JUMLAH KESELURUHAN 3260 1675 106 1781 1479 45%
Catatan
* Dikemaskini sehingga 07.07.2010 (4 pm)