kapsam ve amaÇ - bilgitoplumu.gov.tr · web viewrehberi (taslak) sayfa 5. model geliştirme....

MODEL GELİŞTİRME / REHBER HAZIRLAMA REHBERİ

Taslak Sürüm / Aralık 2016

TÜBİTAK 2016 Copyright (c)Bu rehberlerin, Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu ve diğer ilgili mevzuattan doğan tüm fikri ve sınai hakları tescil edilmesi koşuluna bağlı olmaksızın TÜBİTAK'a aittir. Bu hakların ihlal edilmesi halinde, ihlalden kaynaklanan her türlü idari, hukuki, cezai ve mali sorumluluk ihlal eden tarafa ait olup, TÜBİTAK'ın ihlalden kaynaklı hukuksal bir yaptırımla karşı karşıya kalması durumunda tüm yasal hakları saklıdır.

TÜBİTAK-BİLGEM-YTE

Model Geliştirme Rehberi (Taslak)

1. KAPSAM VE AMAÇ

1.1. Model geliştirme ve rehber hazırlama yatırım türü nedir?BİT alanında bilgi ve tecrübelerin paylaşılmasının sağlanması ve bilişim ekosisteminde ihtiyaç duyulan

kabiliyetlerin geliştirilmesi amacıyla rehberler ile referans teknik ve modelleri geliştirmeyi kapsamaktadır.

1.2. Model geliştirme ve rehber hazırlama projelerine yatırım yapmanın yararları nelerdir?Model geliştirme ve rehber hazırlama projelerinin olası yararları şu şekilde sıralanabilir;

Bilgi birikiminin yapısal bir forma dönüştürülerek arttırmak ve paylaşmak

Ekosistemdeki benzer işi yapan paydaşlara ortak, bütüncül bir yaklaşım sunmak

Kamu personelinin kabiliyetlerini iyileştirmek

Kamu kurumlarında yeni bakış açılarının oluşmasına katkı sağlamak

Süreçleri ve hizmet kalitesini iyileştirmek

Kamu hizmetlerine katma değer sağlamak

1.3. Model geliştirme ve rehber hazırlama rehberinin amacı nedir?Bu dokümanın amacı, kamu kurumlarındaki model geliştirme ve rehber hazırlama proje yatırımlarının doğru

ve eksiksiz planlanması için ekosistemdeki ilgili paydaşlara rehberlik etmektir.

1.4. Model geliştirme ve rehber hazırlama rehberinin kapsamı nedir?Bu doküman kapsamında model geliştirme ve rehber hazırlamanın tanımına, bu faaliyetler ile

sağlanabilecek olası yararlara, bu faaliyetlerin temel aşamalarına, bu aşamalarda izlenmesi gereken

yöntemin içeriğine ve bu faaliyet sonunda elde edilen çıktıların kapsamına yer verilmiştir.

2. YAPILACAK İŞİN SAFHALARI

2.1. Model geliştirme ve rehber hazırlama projesi ile sağlanması planlanan kazanımlar belirlendi mi?

Model geliştirme ve rehber hazırlama projesinin amacı doğrultusunda, proje sonunda kamu kurumuna

sağlaması planlanan kazanımlar belirlenmelidir. Bu kazanımlara örnek olarak şunlar verilebilir;

Verimliliği arttırma

Yetkinliği arttırma

Ortak işleyiş mekanizması kurma

Performans iyileştirme

Başarı oranını arttırma

Süreç ve hizmet kalitesini arttırma

Maliyeti azaltma

2.2. Model geliştirme ve rehber hazırlama projesinin kapsamı net olarak belirlendi mi?Bir kamu kurumunda model geliştirme ve rehber hazırlama çalışmalarına başlamadan önce kapsam

belirleme çalışması yapılmalıdır. Bu amaçla kapsama dâhil edilecek olan işbirliği yapılacak kurumlar,

inceleme yapılacak eksenler, uygulanacak yöntem, projenin kapsamındaki iş paketleri ve proje sonucunda

teslim edilecek çıktılar belirlenerek çerçeve çizilmelidir. Proje sonunda teslim edilecek çıktılar; mevcut

durum analiz raporu, geliştirilen model ve rehber dokümanları, model geçerleme dokümanları (pilot, test,

Sayfa 1




gözlem vb. raporları), model yaygınlaştırma çıktıları (web sitesi, etkinlik raporları, vb), akademik yayın, proje

yönetim planı olabilir.

2.3. Model geliştirme ve rehber hazırlama projesinin proje yönetim planı yapılacak mı?Model geliştirme ve rehber hazırlama projesinin amaç(lar)ına ulaşmak için gerekli faaliyetlerin, önceden

belirlenen proje kapsamı, zamanı, bütçesi kısıtlarının dışına çıkmadan gerçekleşmesi için bir proje yönetim

planı hazırlanmalı ve izlenmelidir. Bu aşama sonunda elde edilecek çıktı proje yönetim planı dokümanıdır.

2.4. Mevcut durum analizi ve ihtiyaç belirleme aşaması yapılacak mı? Proje amacı doğrultusunda yapılan Türkiye ve Dünya’daki mevcut durumun analizi sonucu elde edilen

tespitler, oluşturulacak model ve rehberin gereksinimlerine dayanak oluşturur. Bu dayanaklara örnek olarak,

kamu kurumlarında, yatırımlarının %70’nin BİT alanında yapması, ama kurum BİT yatırımları için gerekli

fayda, maliyet, etki analizlerinin yeterince yapılmaması verilebilir. Bu tespit, kamu kurumlarının BİT

yatırımlarını etkin bir şekilde yapmasını sağlayacak rehber gereksinimine dayanak oluşturur. Bu tip tespitler,

geliştirilen model için kontrol kriterleri olacaktır. Geliştirilen modelin bu dayanaklar temelinde tespit edilen

ihtiyaçları karşılayacak yapıda olması gerekir. Yapılan incelemenin ardından tespit edilen dayanaklar ve

eksiklikler/ihtiyaçlar dokümante edilerek raporlanır. Bu aşama sonunda elde edilecek çıktı mevcut durum

analizi dokümanıdır.

2.5. Model geliştirme aşaması yapılacak mı?Mevcut durum analizi ve ihtiyaç belirleme çalışmasında tespit edilen ihtiyaçları karşılayacak yapıdaki model

geliştirilir. Bu aşamada, konuyla ilgili geliştirilmiş uluslararası standartlar temel alınabilir. Bu aşama sonunda

elde edilecek çıktı model dokümanıdır.

2.6. Rehber hazırlama aşaması yapılacak mı? Geliştirilen modelin, ekosistemdeki paydaşlara aktarılarak, kamu kurumlarına sağlayacağı katma değerin

arttırılması amacıyla rehberler hazırlanır. Rehberler, modelin yapısını ve nasıl kullanılacağını veya uzmanlık

gerektiren bir konuda süreçlerin nasıl yürütülüp, nelere dikkat edilmesi gerektiğini kapsayan, paydaşlara yön

göstermek, kılavuzluk yapmak amacıyla hazırlanan dokümanlardır. Rehber içeriği ve detay seviyesi, konuyu

hiç bilmeyen birinin bile rehberi kullanarak, rehberin kılavuzluk ettiği faaliyetleri kolaylıkla ve hatasız bir

şekilde kendi kurumunda/biriminde uygulamasını sağlayacak şekilde tasarlanmalıdır. Bu aşama sonunda

elde edilecek çıktı rehber dokümanıdır.

2.7. Geliştirilen modelin ve rehberin geçerleme aşaması yapılacak mı?

Model geçerlemesi aşamasında geliştirilen taslak modelin doğrulaması yapılıp, modelin doğruluğu,

kapsayıcılığı, uygulanabilirliği, doğru ve güvenilir sonuçlar üretebilirliği kontrol edilir. Model geçerleme

yöntemleri pilot vaka çalışması, test ve/ya gözlem yapma olarak sıralanabilir. Geçerleme aşaması

sonrasında, taslak model revize edilerek model ve rehber dokümanlarının son versiyonu elde edilir. Bu

aşama sonunda elde edilecek çıktı model geçerleme (pilot vaka çalışması, test ve/ya gözlem vb.)

raporudur.

Sayfa 2




3. YÖNTEM

3.1. Üst strateji ve politika belgeleri incelenerek projeyi etkileyecek hedef, amaç ve faaliyetler tespit edilecek mi?

Projenin mevcut planlar ve stratejilerle uyumunun değerlendirilmesi kapsamında üst politika belgeleri

incelenerek, projeyi etkileyecek hedef, amaç ve faaliyetler tespit edilir. Model ve rehber hazırlama projesi,

bu üst politika belgelerinde yer alan stratejiler ve yapılması planlanan eylemlerle ilişkili olabilir. Bu aşamada

bu ilişkiler tanımlanmalıdır. Üst politika belgeleri incelemesi kapsamında aşağıda verilen kırılımların dâhil

edilmesi tavsiye edilir.

Hükümet Eylem Planı

Kalkınma Planı

E-Devlet Stratejisi ve Eylem Planı

Bilgi Toplumu Stratejisi ve Eylem Plan

3.2. Mevcut durum analizi ve ihtiyaç belirleme aşaması kapsamı belirlendi mi?Proje amacı doğrultusunda yapılan Türkiye ve Dünya’daki mevcut durumun analizi sonucu tespitler elde

ederek oluşturulacak modelin gereksinimleri belirlenir. Bu aşamada, doküman analizi, anket uygulaması,

ilgili konularda uzman olan kişilerle görüşme ve bu konularda ihtiyaç sahipleri ile görüşme yöntemleri ile

mevcut durum ve ihtiyaçlar tespit edilebilir. Bu aşama sonrasında, mevcut duruma dair tespitler ve bu

tespitler doğrultusunda oluşturacak modelin gereksinimlerini içeren mevcut durum analizi dokümanı

oluşturulur.

3.2.1. Doküman analizi mevcut durum analizi ve ihtiyaç belirleme kapsamına dâhil edilecek mi?

Doküman incelemesi, araştırılması hedeflenen olgu ya da olgular hakkında bilgi içeren yazılı materyallerin

analizini kapsamaktadır. Doküman incelemesi, bir araştırma problemi hakkında belirli zaman dilimi

içerisinde üretilen dokümanlar ya da ilgili konuda birden fazla kaynak tarafından ve değişik aralıklarla

üretilmiş dokümanların geniş bir zaman dilimine dayalı analizini olanaklı kılmaktadır. Proje kapsamında ilgisi

olduğu düşünülen yazılı kaynaklar ile ulusal ve uluslararası ayrımda ülke, standartlar, proje örnekleri

özelinde üretilen dokümanlar araştırılır. Yapılması planlanan modele benzer hâlihazırda mevcut bir modelin

bulunduğu durumlarda, bulunan mevcut model gözden geçirilerek oluşturulacak modelin gereksinimleri elde

edilir. Bu doğrultuda aşağıda verilen eksenler için doküman analizi yapılır.

Yurtiçi ve yurtdışı devlet ve özel sektör örnekleri

Yurtiçi ve yurtdışı akademik çalışmalar (kitaplar, dergiler, konferans bildirileri, tezler, vb.)

Uluslararası kuruluş çalışmaları

Danışmanlık firması çalışmaları

3.2.2. Anket uygulaması mevcut durum analizi ve ihtiyaç belirleme kapsamına dâhil edilecek mi?Anket belirli bir konuda önceden saptanmış hipotezlere veya sorulara bağlı olarak bir evren ya da örneklemi

oluşturan kaynak kişilere sorular yöneltmek suretiyle yapılan sistemli bir veri toplama tekniğidir. Diğer bir

ifade ile farklı yöntemler kullanılarak önceden hazırlanmış bir dizi soru-cevap eşliğinde önceden belirlenmiş

bir hedef kitleden veri elde edilmesidir. Mevcut durum analizi ve ihtiyaç belirleme kapsamında, araştırma

konusu olan başlıklardaki kavram veya kavramlar hakkında bilgi sağlayabilecek bir anket çalışması

gerçekleştirilebilir. Proje kapsamında ilgili veri sağlama kaynağı olarak düşünülen anket uygulamasından

Sayfa 3




sağlanan bilgiler ile mevcut durum analiz edilerek ihtiyaçlar belirlenebilir. Anketlerde aşağıdaki tiplerde

sorular olabilir.

Demografik sorular (yaş, eğitim, vb.)

Bilgi soruları (Program ne zaman başladı? vb.)

Temel tanımlayıcı sorular (Program yürütme sürecini nasıl yapıyorsunuz? Vb.)

Fikir/inanış soruları (Programla ilgili ne düşünüyorsun?)

Deneyim /örnek soruları

Karşılaştırma soruları

Anket soruları aşağıdaki noktalara dikkat edilerek hazırlanması tavsiye edilir.

Kolay anlaşılabilir sorular olmalıdır

Sorular spesifik olmalıdır

Her soruda tek şey sorulmalıdır

Değişik tipte sorular hazırlanmalıdır

Alternatif soruları hazırlanmalıdır

3.2.3. İlgili konularda uzmanlarla görüşme yapmak mevcut durum analizi ve ihtiyaç belirleme kapsamına dâhil edilecek mi?

Araştırılması hedeflenen konuyla ilgili konunun uzmanlarıyla ayrıntılı bilgi ve fikirlerini öğrenme amacıyla

yapılandırılmış görüşmeler doğrultusunda elde edilen bulgular mevcut durum analizi kapsamında

kullanılabilir.

3.2.4. İlgili konularda ihtiyaç sahipleri ile yüz yüze görüşme yapmak mevcut durum analizi ve ihtiyaç belirleme kapsamına dâhil edilecek mi?

İlgili birimde çalışan kamu personelleri ile etkileşimli görüşmeler yaparak, araştırma konusu olan

başlıklardaki kavram veya kavramlar hakkında personelin fikir ve tutumları ortaya çıkartılabilir. Aşağıda

sıralanan yüz yüze görüşme tekniklerinden uygun olanı seçilebilir.

Birebir Mülakat: Bilgi toplamanın en kullanışlı yöntemlerinden biri önemli paydaşların belirlenip,

birebir mülakata alınmasıdır. Gerçek sorunu ve olası çözümleri ortaya çıkarmak amacındaki bu

görüşmelerin etkili ve verimli olması için soru listesi hazırlanmalı ve görüşülen kişinin bu soru listesi

üzerinden ilerlemesi sağlanmalıdır. Görüşülen kişiye doğru sorular sorularak çözüme dair

yönlendirilmelidir.

Odak Grup Toplantısı: Belirli bir konu çerçevesinde, önemli paydaşların 8-12 kişilik gruplar halinde

bir araya getirilerek, kişilerin bilgi ve fikirlerini ayrıntılı bir şekilde açığa çıkarmak amacıyla

yapılandırılmış özel bir grup görüşmesi tekniğidir. Görüşme, kişilerin düşüncelerini ve yaşantılarını

açığa çıkarmak amacıyla soru sorma ve özetleme teknikleri kullanılarak bir uzman tarafından

yönetilir. Veriler analiz edilerek katılımcıların dile getirdiği değerlendirmeler, kaygılar ve görüşlerin

bir sentezi yapılır. Görüşmeler yaparken, şunlara dikkat etmek faydalıdır;

o Çalışma yapılan grubun kültürüne saygı duymak

o Görüşme yapılan bireye saygı duymak

o Doğal olmak

o Katılımcı ile uygun bir yakınlık geliştirmek

o Her seferinde sadece bir soru sormak

o Mülakat sırasında aynı soruyu değişik formlarda sormak

Sayfa 4




o Emin olunmadığında, katılımcıdan cevabı tekrar etmesini istemek

o İletişim akışını kimin kontrol ettiğini değiştirmek

o Karşı tarafın sözünü bitirmesini beklemek

Gözlemleme: Paydaşın çalışma ortamında paydaş işini yaparken iş başında değerlendirerek

gereksinim toplama aktivitesidir. İki tip gözlem aktivitesi vardır: Aktif; gözlemci görünür, süreci görür,

paydaşın işi bölünse bile ona soru sorabilir. Pasif; Tüm süreç bitene kadar gözlemci soru sormadan

gözlemini yapar, işin dışında kalır.

Kök Neden Analizi: Paydaşlarla bir araya gelerek, kurumlarında yaşanan problemlerin arkasında

yatan gerçek sebepler olan kök nedenleri analiz ederek, yaşanan problemlerin görünen nedenlerini

ortadan kaldırmak yerine kalıcı bir şekilde çözüm üretmeye odaklanan bir metottur.

Beyin Fırtınası: Çalışanların, kısa zaman dilimlerinde bir araya gelerek, konu hakkında önemli

olduğuna inandıkları her şeyi özgürce söylemeleri sonucu kısa sürede çok fazla fikrin üretilmesine

olanak sağlayan bir metottur.

GZFT (güçlü yönler, zayıf yönler, fırsatlar, tehditler) analizi: Kurumun işlevi ve faaliyet alanları,

kurumsal, finansal özellikleri ve kaynakları incelenerek; güçlü ve zayıf yönleri belirlenerek, fırsatları

ve tehditlere karşı yanıt verebilme gücü ortaya konur.

PESTS (politik, ekonomik, sosyal, teknolojik, sektörel eğilimler) analizi: PESTS analizi

kapsamında politik, ekonomik, sosyal, teknolojik ve sektörel açıdan kurumu etkileyecek temel

eğilimler belirlenerek söz konusu eğilimlerin gerçekleşme ihtimalleri ile Kuruma olası etkileri

incelenir.

3.3. Model geliştirme aşaması kapsamı belirlendi mi? Bu aşamada, mevcut durum analizi ve ihtiyaç belirleme aşaması sonrası tespit edilen dayanaklar ve

gereksinimler ışığında model geliştirilir. Model geliştirme yöntemlerinden biri olan gömülü (temellendirilmiş) teori

uygulanarak, mevcut durum analizi aşamasında elde edilen veriler sistematik şekilde bir araya getirilerek ve

analiz edilerek, yeni bir model geliştirilebilir. Model, veriler temelinde geliştirilerek, verilerle temellendirilir.

Verilerin nitel çözümlemesiyle kuram inşa edilir. Kuram oluşturma, sürekli karşılaştırmalı analiz yaparak

tümevarım ve tümdengelim bağlantısı kurma, araştırma ortamlarını birleştirme, kuramsal örnekleme yapma, ek

alan taraması ile yeni kavramlara ulaşma gibi süreç ve adımları içerir. Bu metodun ana düşüncesi dökümü elde

edilen verileri tekrar tekrar okuyarak değişkenleri (kategoriler, kavramlar ve özellikler) ve aralarındaki ilişkileri

keşfetmek ya da etiketlemek, sonrasında ise veri toplama ve analiz işlemlerini değişen diziler halinde arka

arkaya devam ettirmektir.

Model geliştirme aşamasında, ilgili alanda uzman kişilerin bilgi, fikir ve deneyimlerinin katkı sağlaması için

aşağıdaki yöntemler kullanılabilir.

Beyin Fırtınası: Uzmanların, kısa zaman dilimlerinde bir araya gelerek, konu hakkında önemli

olduğuna inandıkları her şeyi özgürce söylemeleri sonucu kısa sürede çok fazla fikrin üretilmesine

olanak sağlayan bir metottur.

Birebir Mülakat: Model ile ilgili alanda uzman kişilerin fikirlerinin birebir yapılan görüşmeler ile alınarak

modelin geliştirilmesine katkı sağlanabilir.

Delfi Tekniği: Uzmanların konuyla ilgili görüşlerini yazılı olarak (kapalı usulde) toplanması ve tahminleri

birleştirerek tek bir tahmin halinde bütün uzmanlara geri bildirilmesi, ardından ikinci turda uzmanların

görüşlerini düzelterek yeniden tahmin yapmaları istenmesini içeren bir metottur. Uzmanlar, ilk turdaki

görüşlerini değiştirmek veya değiştirmemek konusunda serbesttir ve ikinci turda yeni bir görüş bildirimi

yaparlar. Sonuç tekrar toplanır ve tekrar birleştirilir ve devam edilmesi isteniyorsa sonraki turlarda aynı Sayfa 5




şekilde kapalı olarak tahminler toplanıp ortalama alınıp duyurulur ve uzmanların yeniden tahmin

yapması istenir.

Nominal Grup Tekniği: Uzmanların bir konu hakkındaki görüşlerinin kapalı halde yazılı olarak

toplanması ve sonrasında yüz yüze bir araya gelerek, ortak sonuca ulaşılmasını kapsayan bir metottur.

Model geliştirme aşaması çıktısı olarak, model dokümanı hazırlanmalıdır.

3.4. Model geçerleme aşaması kapsamı belirlendi mi?Model geçerleme, geliştirilen modelin uygunluğu, uygulanabilirliği, kapsayıcılığı, etkinliği ve güvenilirliğinin

geçerlemesi amacı ile yapılan çalışmaları kapsar. Bu aşamada, model geliştirildikten sonra öncelikle

yapılan pilot çalışmalar ile tespit edilen eksiklikler ışığında gerekli güncellemeler yapılarak model son haline

ulaştıktan sonra yapılacak vaka çalışmaları veya testler ile model geçerlemesi yapılır.

Vaka çalışmaları, sınırlı bir süre içerisinde çeşitli veri toplama prosedürleri kullanılarak modelin uygunluğu,

uygulanabilirliği, kapsayıcılığı, etkinliği ve güvenilirliği derin bir şekilde analiz edilir.

Vaka çalışmasının aşamaları aşağıda özetlenmiştir.

Tasarım: Bu aşamada, hangi verilerin toplanacağı, hangi aktivitelerin yapılacağı, kimlerin yapacağı,

ne zaman yapacağı, sonuçların nasıl analiz edileceği, çıktıların neler olacağı ve neleri kapsayacağı

planlanır.

Vaka Seçimi: Geliştirilen modelin uygulanabilirliğini yansıtacak vaka seçimi yapılmalıdır. Birden

fazla vaka çalışması yapılması, modelin geçerliliği hakkında daha güvenilir bilgi sağlayacaktır.

Veri Toplanması: Doküman inceleme, ilgili personelle görüşmeler, direk gözlemleme, katılımcı

gözlemi, fiziksel bulgular gibi çeşitli veri toplama yöntemleri kullanılır. Birden fazla yöntemle verinin

toplanması, modelin geçerliliği hakkında daha güvenilir bilgi sağlayacaktır.

Veri Analizi: Toplanan veri analiz edilir. Toplanan verinin objektif olmasına, vaka çalışması

kapsamı ve amacını karşılayacak yeterlilikte olmasına ve tutarlı olmasına dikkat edilmelidir.

Raporlama: Veri analizi sonrası vaka çalışması raporu hazırlanır.

3.5. Rehber çalışmasının kapsamı belirlendi mi?Rehber çalışmaları, eğer geliştirildiyse model ile ilgili bilgiler (hedef kitlesi, kullanım amacı, kullanım sonrası

elde edilen olası faydaları, yapısı, vb.), uygulamanın nasıl yapılacağı ve nelere dikkat edilmesi gerekliliğinin

detaylı bir şekilde anlatımı, uygulama örnekleri, vb. içerir. Kullanan herkesin aynı şekilde uygulama

yapmasını sağlayacağı nitelikte olan rehber sayesinde, kullanıcılar neyi nasıl yapacaklarını kolaylıkla takip

edebilir, nelere dikkat etmeleri konusunda yönlendirilirler.

3.6. Çıktıların yönetimi çalışmalarının kapsamı belirlendi mi?Mevcut durum analizi ve ihtiyaç belirleme, model geçerleme, model ve rehber dokümanları, gibi model

geliştirme ve rehber hazırlama projesinin çıktılarının, aşağıda belirtilen boyutlar kapsamında, etkin bir

şekilde yönetilmesi tavsiye edilir.

Dokümanların içerik gereksinimlerinin tanımlanması

Kalite kriterlerinin tanımlanması

Doküman kontrol ve onay mekanizmasının oluşturulması

Konfigürasyon yönetiminin sağlanması

Erişim/değiştirme yetkilendirme mekanizmasının oluşturulması

Erişim sağlanacak platformun yönetilmesiSayfa 6




Öz değerlendirme mekanizmasının sunulacağı platformun yönetilmesi (varsa)

3.7. Model ve rehber çalışmalarının yaygınlaştırma ve kullanım faaliyetlerinin kapsamı belirlendi mi?

Model ve rehber kullanımını mümkün olduğunca geniş ölçüde ekosistemdeki paydaşlara yayma ve kalıcı

kılma amacı ile yaygınlaştırma ve kullanım faaliyetleri yürütülür. Bu faaliyetlerinin etkin bir şekilde

yürütülebilmesi için, model ve rehber çalışması, kurumların ihtiyaçlarına uyarlanabilme; yeni alanlara

transfer edilebilme; sürdürülebilir olma, gelecek politika ve uygulamaları etkileme gibi boyutlar dikkate

alınarak geliştirilmelidir. Kapsamlı bir yaygınlaştırma ve kullanım planını geliştirmeye zaman ayırmak hem

yararlanıcı hem de paydaşlar açısından avantaj sağlayacaktır. Kurum/kuruluşun profilini yükseltmenin yanı

sıra, yaygınlaştırma ve kullanım faaliyetleri çoğunlukla projeyi ve sonuçlarını ileriye taşımak ya da gelecek

için yeni işbirlikleri geliştirebilmek için yeni fırsatlar oluşturabilir. Başarılı yaygınlaştırma ve kullanım, model

ve rehber çalışmasının dışarıda tanınmasına imkân sağlayabilir ve itibarını da artırabilir. Sonuçların

paylaşılması, başkalarının çalışmadan ve uygulama deneyimlerinden yararlanmalarına imkân sağlayacaktır.

Uygulama sonuçları örnek teşkil edebilir ve uygulama kapsamında neleri başarmanın mümkün olduğunu

göstererek farkındalık oluşturup, ekosistemdeki diğer paydaşlara ilham verebilir. Proje sonuçlarının

yaygınlaştırılması ve kullanımı gelecekteki politika ve uygulamalar için kaynak oluşturabilir. Yaygınlaştırma

ve kullanım faaliyetlerinin amaçları şunlar olabilir:

Farkındalığı arttırmak

Etkiyi artırmak

Paydaşları ve hedef grupları bir araya getirmek

Bir çözümü ve teknik uzmanlığı (know-how) paylaşmak

Politika ve uygulamayı etkilemek

Yeni işbirlikleri geliştirmek

Sonuçları yaygınlaştırma ve kullanma amacı ile şu faaliyetler gerçekleştirilebilir;

Model geliştirme ve rehber hazırlama projesi internet sitesinin hazırlanması

Kilit paydaşlar ile toplantılar ve bunlara yönelik ziyaretlerin yapılması

Bilgilendirme oturumları, çalıştaylar, seminerler, eğitim kursları, sergiler, sunumlar yapılması

Rapor, alanla ilgili basında makaleler, bültenler, basın açıklamaları, kitapçıklar veya broşürler gibi

hedeflenen yazılı malzemelerin hazırlanması

Yürütülen yaygınlaştırma ve kullanım faaliyetlerinin etkisinin değerlendirmesi, bu faaliyetlerdeki iyileşmelerin

sağlanması için önem teşkil eder. Etkiyi ölçmek için anket, mülakat, gözlem ve değerlendirmeler de

kullanılabilir. Bu amaç doğrultusunda kullanılabilecek performans göstergeler şu şekildedir;

Model ve rehberin uygulandığı kurum sayısı

İnternet sitesine ilişkin olgu ve rakamlar (güncellemeler, ziyaretler, danışma, eşleme)

Kilit paydaşlar ile yapılan toplantı sayısı

Tartışma ve bilgilendirme oturumlarına dâhil olan katılımcı sayısı (çalıştaylar, seminerler, tanıtım

organizasyonları)

Medyada yer alma (uzmanlaşmış basın bültenlerinde makaleler, basın açıklamaları, röportajlar vb.)

Model ve rehberle ilgili akademik yayın sayısı, atıf sayısı

Sosyal medyada görünürlük

Mevcut ağlar ve uluslararası ortaklar ile bağlar; bilgi ve teknik uzmanlık (know-how) transferi

Sayfa 7




Bölgesel, ulusal seviyede, AB seviyesinde politika tedbirleri üzerindeki etki

Nihai kullanıcılardan, diğer paydaşlardan, politika yapıcılardan geri bildirimler

3.8. Modelin sürekliliğini sağlama çalışmalarının kapsamı belirlendi mi? Sürdürülebilirlik, model geliştirme ve rehber hazırlama projesinin sona ermesinin ardından, projenin

sonuçlarını devam ettirme ve kullanma kapasitesidir. Böylece proje sonuçları akreditasyon, ticarileşme veya

yaygınlaştırma aracılığıyla daha uzun vadede kullanılabilir. Projenin veya sonuçlarının bütün bölümleri

sürdürülebilir olmasa da yaygınlaştırma ve kullanımı, proje süresinin ötesine ve geleceğe uzanan bir

ilerleme olarak görülmelidir. Sürdürülebilirlik faaliyetleri, aşağıdaki çalışmaları kapsayabilir.

Ekosistemde ilgili paydaşlardan, proje çıktıları ile ilgili geri bildirim alma mekanizmasının kurulması

çalışmaları

Proje çıktılarının, proje tamamlandıktan sonra iyileştirilmesine yönelik çalışmaları

Proje çıktılarının kullanımı ve yaygınlaştırılması aşamalarında ortaya çıkacak, çıktıya yönelik sorunların

giderilmesi ve/veya çıktının iyileştirilmesine yönelik çalışmalar

Projede elde edilen bilgi/teknoloji/vb. kazanımların proje tamamlandıktan sonra akredite edilmesine

yönelik çalışmalar veya farklı alanlardaki kullanımına yönelik yapılacak araştırma-geliştirme çalışmaları

Projenin ileriye yönelik eğilimlerin araştırılması kapsamındaki çalışmalar

3.9. Model geliştirme ve rehber hazırlama proje planı kapsamı belirlendi mi? Model geliştirme ve rehber hazırlama projesinde projenin başlatılması, planlanması, uygulanması, izlenmesi ve

kontrol ile kapanış faaliyetlerini gibi uygulanacak proje yönetimi faaliyetlerinin kapsamı tanımlanmalıdır. Bu

doğrultuda yapılması tavsiye edilen aktiviteler şu şekildedir;

Proje yönetim planının hazırlanması

Proje iş çıktıları ve görev bileşenlerinin tanımlanması

İş kırınım ağacının oluşturulması

Maliyet ve işgücü kestiriminin yapılması

İnsan kaynakları planının yapılması: proje için gerekli yetkinlik, tecrübe, kişi sayısı vb. tanımlanması

Bütçe planının yapılması

Takvim planının yapılması

Kalite güvence planının yapılması

Risk yönetim planının yapılması

Konfigürasyon yönetim planının yapılması

Veri yönetim planının yapılması

Paydaş yönetim planının yapılması

İletişim planının yapılması: işbirliği yapılacak kurumların belirlenmesi gibi yönetişim mekanizmasının

tanımlanması

Proje kalitesini ölçümü için performans göstergelerinin belirlenmesi

Projeler planlama başarısını izleme değerlendirme ve iyileştirme çalışmalarının yapılması

İç paydaşlarla proje izleme toplantıları gerçekleştirerek, proje gelişimi, performansı ve sorunları gözden

geçirilmesi

Dış paydaşlarla proje yürütme toplantılarının gerçekleştirilerek proje gelişimi, performansı ve sorunları

gözden geçirilmesi

Sayfa 8




4. İŞ MODELİ

4.1. Model geliştirme ve rehber hazırlama çalışmasında danışmana yer verilecek mi?

Alanında uzman akademisyenlerin veya danışmanlık firması çalışanlarının projede danışman olarak yer

alması gibi alt yüklenici kullanımı düşünülüyorsa kurumun danışman yönetimindeki tecrübesi ve olgunluğu

ile danışman performansının beklenen gibi olmama durumunda yapılacaklar göz önünde bulundurulmalıdır.

Danışman tedarikine yönelik hazırlanacak teknik şartnamede aşağıdaki noktalara dikkat edilmelidir.

Danışmanın yetkinliğinin doğru ve tam olarak tanımlamasına

Danışmanın akademisyen olması durumunda, çalışma durumunun Yüksek Öğretim Kanunu Madde

38’e uygunluğunun tanımlanmasına

Danışmandan beklenen işin kapsamının eksiksiz ve gerekli detayları içerecek şekilde tanımlanmasına

Danışmanın yapacağı işin kabul kriterlerinin tanımlanmasına

Belirli periyotlarda kontrol noktalarının tanımlanmasına

Olası ceza maddelerine

4.1.1. Piyasa araştırma faaliyetleri (ihtiyacın karşılanma yöntemini belirleme, yüklenicilerin seçimi, tedarik yönetimini belirleme) plana dahil edildi mi?

Gerçekleştirilecek projenin tamamı danışmana yaptırılabilirken, projede yüklenici ile birlikte kurum

personelleri de görev alabilir. Projedeki ihtiyaçlar net olarak belirlendikten sonra bunların ne şekilde

karşılanacağına karar verilmelidir.

Danışman seçimi yapılırken çıkarılan ihtiyaçları karşılayabilecek ve yapılacak işe uygun profilde firmalar

/ danışmanlar değerlendirilmelidir. Potansiyel danışmanların özgeçmişleri talep edilerek, çalışma

alanları, akademik yayınları, kamu ile iş deneyimi, benzer konularda yapılmış çalışmaları, önceki

referansları, v.b. kriterler incelenerek projedeki role uygunluğu kontrol edilmelidir. Bir danışman daha

önce benzer çalışmaları yapmış ve yapılacak işe uygun profile sahip olsa da proje süresince

çalıştıracağı insan kaynağı profilinin uygunluğu da ayrıca kontrol edilmelidir. Bunun için yüklenici

firmalardan projede çalışacak insan kaynağının özgeçmişleri istenerek projedeki rollerle uygunlukları

kontrol edilir.

4.1.2. Danışmanlığın maliyeti süre ile mi yoksa işin kapsamıyla mı belirlenecek?

Alınacak danışmanlıkta işin kapsamı net olarak çizilmiş ise sözleşmede süre yerine kapsam vermek

daha anlamlı olacaktır. Fakat danışmanlık kapsamında hem işin yapılması hem de işin bütün

detaylarıyla öğrenilmesi beklenmekteyse maliyetin adam-gün gibi süre değerleriyle belirtilmesi faydalı

olacaktır. Özellikle süreyle belirtilen danışmanlıklarda danışmanın çok tecrübeli ve öğretici nitelikte

olması önem arz etmektedir. Danışmanlık maliyeti belirleme yönteminden bağımsız olarak,

danışmanlığın sona ereceği bir tarih belirlemek ve danışmanlık ile ilgili takvimlendirmeyi verimli

yapabilmek için sözleşmeye kurallar eklemek (örneğin talep edildikten 2 hafta sonra en az bir gün

danışmanlık alabilmek) danışmanlık konusunda verimi arttıracaktır.

4.1.3. Danışmanlık kapsamında eğitim de alınacak mı?

Alınan danışmanlık kapsamında faaliyetle ilgili özelleşmiş eğitim alınabilir. Böylece yapılacak işle ilgili

eğitim almak danışmanlığın daha iyi özümsenmesine ve ileride çıkabilecek benzer işlerde danışmanlık

Sayfa 9




almadan işin yapılabilmesinde faydalı olacaktır. Danışmanlık almadaki önemli amaçlardan birinin bilgi

ve tecrübenin transfer edilebilmesi olduğu göz önünde bulundurulmalıdır.

4.1.4. Tedarik işlemleri faaliyetleri (sözleşme hazırlama, satın alma) plana dahil edildi mi?

Sözleşme, alınacak danışmanlık hizmeti kapsamında danışmandan beklenen gereksinimleri ve hizmet

seviyelerini içeren belgedir. Sözleşme çalışmaları sırasında danışman ile birlikte çalışılması, karşılıklı

anlaşmaya varılmış olması önemlidir. Örnek bir sözleşme şu içeriğe sahiptir:

Sözleşme İçeriği Tanım

Temel Şartlar ve

Koşullar

Sözleşmenin süresini, tarafları, yeri, kapsamı, tanımları içeren bölümdür.

Hizmet Tanımı ve

Kapsamı

Hizmetlerle sağlanacak işlevler ve hizmet sunumuyla ilgili kısıtların verildiği

bölümdür.

Hizmet Standartları Hizmetin sağlaması beklenen minimum değerlerin belirtildiği bölümdür.

Performans, kalite, erişilebilirlik, çözüm süresi gibi.

Kaynak Taahhüdü Danışmanın standartlara uyum için taahhüt ettiği insan kaynağını (eleman

sayısı, yetkinlikleri gibi) gösteren bölümdür.

Yönetim Raporlama Danışmanın hizmetle ilgili sunacağı raporlama faaliyetlerini ve dönemlerini

gösteren bölümdür.

Sorumluluklar ve

Bağımlılıklar

Her iki tarafın sorumlulukları ve bağımlılıklarının anlatıldığı bölümdür.

Örnek: İletişim, yönlendirme gibi.

İletişim Bilgileri İletişim şeklinin ve kontak kişilerin belirtildiği bölümdür.

Ödeme Bilgileri Ödemelerin nasıl ve ne zaman yapılacağıyla ilgili bilgileri içeren bölümdür.

Ek olarak vergi, masraf ve harç ödemeleriyle ilgili bilgiler bu bölümde

verilir.

Gizlilik Danışmanın uyması gereken bilgi güvenliği kuralları ve gizlilik şartlarının

verildiği bölümdür.

Fikri ve Sınai Mülkiyet

Hakları

Sunulan danışmanlık hizmeti kapsamında Fikri ve Sınai Mülkiyet Hakları ile

ilgili uyulması gereken gereksinimlerin belirtildiği bölümdür.

Sözleşmenin Sona

Ermesi ve Fesih

Sözleşmenin hangi şartlarda sona ereceğini ve tarafların sözleşme feshine

ilişkin şartların belirtildiği bölümdür.

Mücbir sebepler Sözleşme süre uzatımına esas olabilecek geçerli mücbir sebeplerin

listelendiği bölümdür.

Cezai Durumlar Gecikme, taahhüdün yerine getirememe gibi durumlarda uygulanacak

cezai işlemlerin belirtildiği bölümdür.

Garanti Sözleşmeye konu hizmetle ilgili taraflarca anlaşmaya varılan geçerli garanti

şartlarının verildiği bölümdür.

4.1.5. Danışman yönetimi ve izleme faaliyetleri plana dâhil edildi mi?

Danışman tarafından düzenli aralıklarla performans raporları oluşturularak sunulur ve bu raporlar

önceden planlanan gözden geçirme toplantılarında değerlendirilir. Bu toplantıların gündeminde

aşağıdaki konular yer alır:

Hedeflere göre hizmet performansı,

Sayfa 10




Olay ve problem gözden geçirmeleri (yönlendirilen konular dahil),

Hizmeti etkileyebilecek majör değişiklikler, başarısız değişiklikler, olaylara neden olan değişiklikler

ve planlanan fakat iptal edilen değişiklikler,

Danışmanın gelecek dönemde özellikle dikkat etmesi gereken konular,

İyi uygulamalar.

Bu toplantıların sonunda olası iyileştirme fırsatları belirlenir ve danışmanın iyileştirme planları yapması

sağlanır.

4.1.6. Kabul faaliyetleri plana dâhil edildi mi?

Danışman ile yapılan sözleşme şartlarının sağlandığından emin olduktan sonra istenilen çıktının kabulü

yapılır. Kabul işleminden önce sözleşmede tanımlandığı şekliyle gözden geçirmeler yapılır. Gözden

geçirmelerin sonuçları yazılı olarak saklanır. Gözden geçirme çalışmaları sonucunda istenilen

kriterlerden geçemeyen çıktıların düzeltilmesi için aksiyon planı düzenlenerek yüklenici ile üzerinde

anlaşmaya varılır. Aksiyon planındaki maddelerin takibi yapılarak yüklenici tarafından belirlenen

sürelerde tamamlanması garanti altına alınır.

4.2. Model geliştirme ve rehber hazırlama çalışması kurum personeli ile mi gerçekleştirilecek?

Model geliştirme ve rehber hazırlama projesi kurum personeli ile gerçekleştirilecekse öncelikle kurumun

insan kaynağı durumu göz önünde bulundurulmalı ve projeyi geliştirmek için gerekli yetkinliklerin çıkarılması

gerekmektedir. Kurum personelinin bu yetkinliklerden hangilerine sahip olduğu tespit edilmeli eğer yeterli

seviyede yetkinlik mevcut değilse, proje öncesinde veya proje süresince bu yetkinliklerin kazanılabilmesi

için eğitimler planlanmalıdır. Yeterli proje personelinin olmayacağı öngörülmekteyse de yeni proje personeli

temin edebilmek için gerekli hazırlıklar gerçekleştirilmelidir.

5. ÇIKTILAR

5.1. Model geliştirme ve rehber hazırlama projesi proje yönetim planı hazırlanacak mı?Proje kapsamında hazırlanacak proje yönetim planının aşağıdaki başlıkları kapsaması beklenir.

Entegrasyon yönetimi

Kapsam yönetimi

Zaman yönetimi

Maliyet yönetimi

Kalite yönetimi

İnsan kaynakları yönetimi

İletişim yönetimi

Risk yönetimi

Satın alma yönetimi

Paydaş yönetimi

5.2. Mevcut durum analizi dokümanı hazırlanacak mı?

Mevcut durum analizi sonrasında elde edilen sonuçlar analiz edilir. Analiz sonucunda elde edilen bilgiler

değerlendirilerek analiz sonucu elde edilen hususlar, genel ihtiyaç ve tespitler tanımlanarak raporlanır.

Sayfa 11




5.3. Model ve rehber dokümanı hazırlanacak mı?Model hakkında bilgi içeren model dokümanında olması tavsiye edilen başlıklar şu şekildedir;

Modelin amacı

Modelin alanı/kapsamı

Modelin hedef kitlesi

Modelin ekosisteme etkisi (kurumsal etki, hizmetlere etki, operasyonel etki gibi sunulan katma

değer)

Modelin boyut/alt boyut (uygulama alanındaki iş başarısını etkileyen karakteristik) tanımları

Ölçüm amacıyla geliştirilen bir model ise değerlendirme yapısı

o Seviyelendirme skalası- seviyelerin tanımları

o Değerlendirme yöntemi (bulgu/kanıt toplama, anket, doküman inceleme, açık-uçlu sorular v.b.)

Rehberler, modelin nasıl uygulanacağı veya uzmanlık gerektiren bir konuda süreçlerin nasıl yürütülmesi

gerektiği, nelere dikkat edilmesi gerektiği gibi, hedef kitleye kılavuzluk yapma amacıyla hazırlanan

dokümanlardır. Gerekli detay seviyesinde bilgi içeriğine sahip olup, gereksiz bilgilerden arındırılmış olması

tavsiye edilir.

5.4. Model geçerleme dokümanları hazırlanacak mı? Vaka çalışmaları, pilot, test, gözlem vb. raporları kapsayan model geçerleme dokümanları, modelin

uygunluğu uygulanabilirliği, güvenilirliğinin geçerlemesini içeren çalışmalardır.

5.5. İnternet sitesi hazırlanacak mı? Oluşturulan modelin ve rehberlerin yaygınlaşmasını, kullanımını ve sürdürülebilirliğini sağlamak amacıyla,

ekosistemdeki paydaşlara ulaşmak için internet siteleri internet sitesinin kullanılması tavsiye edilir. Böylece,

paydaşların modelin ve rehberin kullanımıyla ilgili geri bildirimlerinin elektronik ortamdan alınıp, proje çıktıları

ihtiyaca göre güncellenmesi sağlanabilir.

5.6. Akademik yayın yapılacak mı? Model ve rehberle ilgili bilgi ve deneyimler akademik platformda paylaşılarak ilgili çalışma alanı literatürüne katkı sağlanır.

Sayfa 12

kapsam ve amaÇ - bilgitoplumu.gov.tr · web viewrehberi (taslak) sayfa 5. model geliştirme....

Documents