Kandidat: 703

________________________________

Kommunereform og arkiv Er vi i stand til å møte de arkivfaglige utfordringene som kreves ved en

kommunesammenslåing?

https://www.google. https://www.google.com/imgres?imgurl=http://www.risor.kommune.no/handlers/bv.ashx/i2b573704-458b-466a-b159-89d39d85b9cb/Kommunesammensl%C3%A5ing.JPG&imgrefurl=http://www.risor.kommune.no/aktuelt/like-mange-

for-og-mot-

kommunesammenslaing.21740.aspx&h=510&w=513&tbnid=Unp46RIFZftcbM:&docid=lOyTcR3EVedOvM&hl=no&ei=CfXzVtDvMKnOygPA45fwDQ&tbm=isch&ved=0ahUKEwiQmPPtv9nLAhUpp3IKHcDxBd4QMwhCKBswGw

Bacheloroppgave 2016

Bachelorstudium i arkiv- og dokumentbehandling

Høgskolen i Oslo og Akershus, Institutt for arkiv-, bibliotek- og informasjonsfag

2

Innholdsfortegnelse:

1. Innledning med problemstilling 3

1.1. Innledning 3

1.2. Problemstilling 3

1.3. Bakgrunn (om kommunereform) 4

1.4. Avgrensning 5

1.5. Gjennomgang av litteratur om kommunesammenslåing og arkiv 6

2. Metode 7

2.1. Generelt 7

2.2. Fokus på arkivutfordringer i kommunesektoren 8

2.3. Litteratursøk 9

2.4. Forforståelse 9

2.5. Gjennomføringen av spørreundersøkelsen og intervjuobjektene 9

2.6. Spørsmål i forhold til problemstilling 9

2.7. Drøftelse av metode – Metodekritikk 10

3. Teori 10

3.1. Teoretiske perspektiver – det arkivteoretiske grunnlaget – har vi lært

noe av arkivhistorien i Norge? 10

3.2. Organisasjonsendringer 11

3.3. Proveniens før og nå 11

3.4. Periodisering og avslutning av arkivene 16

3.4.Arkivplan 18

4. Presentasjon av data fra spørreundersøkelsen og dybdeintervju 19

4.1. Spesifikke data fra spørreundersøkelsen til arkivledere 19

4.1.1 Fødselsår/kjønn/stilling/stillingsbetegnelse/utdanning/kompetanse 19

4.1.2 IKA tilknytning 21

4.1.3 Kompetanse og ressurser og tilgang på rådgivning 21

4.1.4 Kommunal ledelse – er de klar over de arkivfaglige utfordringene? 22

4.1.5 Utvalg og arkivfaglige grupper på tvers av kommuner som

skal slå seg sammen 23

4.1.6 Avlevering av papirbasert materiale 23

4.2.7 Avlevering av elektronisk materiale 24

4.2.8 Organisering etter kommunesammenslåing 25

3

4.2 Spesifikke data fra dybdeintervjuet med IKA Kongsberg 25

4.2.1 Kompetanse, ressurser og infrastruktur 26

4.2.2 Kommunal ledelse – er de klar over de arkivfaglige utfordringer? 26

4.2.3 Arkivfaglig rådgivning fra IKA 26

4.2.4 Utvalg og arkivfaglige grupper på tvers av kommuner som skal slå seg

sammen 26

4.2.5 IKA sin egen kompetanse 27

4.2.6 Avlevering av papirbasert materiale 27

4.2.7 Avlevering av elektronisk materiale 27

4.2.8 Gjenfinning av arkivmateriale 27

4.2.9 Kommunesammenslåing før og nå 28

4.3 Komparativ drøfting 29

4.3.1 Hovedfunn 29

4.3.2 Tendens til «mismatch»? 31

4.3.3 Manglende kompetanse? – utfordringer verken kommune eller IKA kan ta

hånd om? 33

4.3.4 Lærdom 34

5. Sammenfatning med oppsummering og konklusjon 36

5.1. Sammenfatning 36

5.2. Teori vs praksis; Sier arkivfaglige regler oss noe og gjøres noe annet? 36

5.3. Konklusjon. Finnes en løsning? Er vi i stand til å takle arkivutfordringene ved

kommunesammenslåing? 37

6. Litteraturliste 40

7. Vedlegg 43

4

1. Innledning med problemstilling

1.1 Innledning

Kommunesammenslåinger er en stor omveltning for kommunene. Arkivtjenesten har spesielt

mye som skal håndteres. Tidligere kommunesammenslåinger, spesielt på 60-tallet, men også i

senere tid førte til tilfeldig overføring av arkivmateriale til ny kommune og en generell

forsømmelse av de avsluttede arkivene. (Valderhaug 2011, s. 120-121). Men i dag er det mye

mer som står på spill, fordi vi ikke lenger har bare papirbaserte arkiver. Nå har vi elektroniske

arkiver i tillegg til det papirbaserte materiale, som må tas hånd om umiddelbart.

Jeg har derfor undersøkt arkivsituasjonen i kommunene i Vestfold, gjennom en kombinert

kvalitativ og kvantitativ spørreundersøkelse til arkivledere, samt en egen kvalitativ

spørreundersøkelse til IKA Kongsberg for å kvalitetssikre mitt materiale. I tillegg har jeg også

valgt å studere noe litteratur på området, for å finne mening i det datamaterialet jeg satt med.

Selv om det er forholdsvis lite teori på hvordan man skal håndtere arkiv ved

kommunesammenslåinger, så er det mye artikler og veiledninger som jeg vil ta i bruk.

1.2 Problemstilling

Kommunereform og arkiv. Er vi i stand til å møte de arkivfaglige utfordringene som kreves

ved en kommunesammenslåing?

1.3. Bakgrunn

Denne oppgaven springer ut fra Kommunereformen. Norge har i dag 428 kommuner med

stor variasjon i størrelse. Over halvparten av kommunene har under 5000 innbyggere. Mange

av disse har en anstrengt økonomi, samtidig har kommunene fått flere oppgaver og økt

ansvar. For å løse disse problemene ønsker regjeringen å innføre en kommunereform der

målet er større og mer robuste kommuner med større selvstyre.

I januar 2014 ble det nedsatt et ekspertutvalg i regi av Kommunal- og

moderniseringsdepartementet som skulle lage forslag til kriterier for en kommunestruktur og

oppgavefordeling mellom stat og kommune. Forslaget legger opp til mindre detaljstyring fra

staten og større ansvar til kommunene. Ekspertutvalget mener at en sammenslåing vil føre til

større fagmiljø, mer stabil arbeidskraft og derfor et bedre tilbud til brukerne. Ekspertutvalget

kom med et forslag på minimum 15- 20 000 innbyggere pr. kommune. Kultur og

moderniseringsdepartementet mener imidlertid at tjenester må leveres der folket bor og at

5

antall innbyggere ikke må tas hensyn til ved forhandlingene. Det bør legges større vekt på

nåværende samarbeid og næringsutvikling.

I reformen legges det opp til at alle kommuner fatter vedtak innen sommeren 2016 og

sammenslåing senest fra 1. januar 2020. Staten skal bistå kommunene med kompensasjon

både i form av engangstilskudd ved sammenslåing og bortfall av rammetilskudd. (Prop. 95 S

2015).

1.4. Avgrensning

Problemstillingen er som følger: Er vi i stand til å møte de arkivfaglige utfordringene som

kreves ved en kommunesammenslåing? Oppgavens problemstilling har en underliggende

antakelse om at kommunene som er utgangspunkt for oppgaven ikke er i stand til å møte de

arkivfaglige utfordringene. Denne antakelsen gjenspeiler imidlertid en aktuell og reell

problemstilling. Det er allikevel tolkning og analyse av innhentet data som ligger til grunn for

besvarelsen.

Jeg har valgt kommunene i Vestfold som utgangspunkt for min oppgave. Dette fordi det er

mange prosesser som pågår der. Allerede fra 01.01.17 vil Stokke kommune, Andebu

kommune og Sandefjord kommune blir Sandefjord kommune. Fra 01.01.18 vil Larvik og

Lardal blir til Larvik kommune, Hof og Holmestrand blir Holmestrand Kommune og

Tjøme og Nøtterøy blir Færder Kommune.

Tønsberg, Re og Horten kommune er de kommuner som enda ikke har tatt noen beslutning

om sammenslåing. Når det gjelder Svelvik kommune så har de en intensjonsavtale med

Drammen om sammenslåing, men dette blir trolig ikke før 2020. For Sande kommune sin del

har de hatt folkeavstemning i 2015, der innbyggerne med lite flertall ville gå for å innlemmes

i en eller sammen med flere Vestfold kommuner, ikke mot Buskerud, slik Svelvik har valgt.

Siden kommunesammenslåingene i Vestfold er så omfattende, så var det en naturlig

avgrensning å velge Vestfoldkommunene. Det er også mye historikk fra Vestfold.

Horten og Borre ble sammenslått under tvang 01.01.88, prosesser som var konfliktfylt og

skapte mye turbulens. Tønsberg og Sem ble slått sammen til en kommune, samt Larvik,

Tjølling, Stavern, Brunlanes og Hedrum ble slått sammen 01.01.88.

6

Mye tyder på at Vestfold- kartet kan bli seende slik ut:

Hentet fra: https://no.wikipedia.org/wiki/Kommunestruktur_i_Norge#Ny_kommunereform

1.5. Gjennomgang av litteratur om kommunesammenslåing og arkiv

Det foreligger mye litteratur rundt kommunesammenslåing, men lite på arkivområdet ved

sammenslåing.

Viktige grunnlagsdokumenter for meg har imidlertid vært:

- Kommunesammenslåing og arkivspørsmål, ABM-skrift #16 – 2005

- Meldingsdel i kommuneproposisjonen 2015, kommunereformen

- Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014, som også tar for seg spørsmål om den

kommende kommunereform.

- Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet.

- Veiledning i periodisering av offentlige arkiver.

- Veiledning for kommunar som planlegg kommunesamanslåing

Det er også en del teori på området. Det meste går på forståelsen av proveniens og hvordan

proveniens blir og har blitt forstått og hvordan denne tankegangen blir praktisert når det er

komplekse og store omveltninger i en organisasjon. I brytningspunkt mot viktigheten av å

7

planlegge ved store organisasjonsendringer, har jeg også et eget kapittel om arkivplan. Det

meste finnes i kapittel 3. Resten av kildene finnes litteraturlisten i kapittel 6.

2. Metode

2.1. Generelt

Jeg har valgt å bruke en kombinasjon av kvalitativ metode og kvantitativ metode i

spørreundersøkelsen. Ved å veksle mellom åpne og lukkede spørsmål vil jeg til en viss grad

klare å undersøke grundigere hva respondentene mine har tenkt. Respondentene mine er

arkivledere i 8 av 14 Vestfoldkommuner. I tillegg til intervju med fagleder ved IKA

Kongsberg Torleif Lind og oppfølgingsspørsmål til June Wahl, rådgiver samme sted.

I denne oppgaven er målet å finne ut om kommunene i dag er i stand til å møte de arkivfaglige

utfordringene som kreves ved en kommunesammenslåing. Dette innebærer da for eksempel

kompetanse, enten internt eller fra IKA og tildelte ressurser til å gjennomføre de nødvendige

oppgavene og en infrastruktur som kan ta seg av de avsluttede arkivene.

Dalland sier i Metode og oppgaveskriving at «Metoden er redskapet vårt i møte med noe vi

vil undersøke» (Dalland 2012:112).

Metoden vil derfor hjelpe meg til å samle den informasjonen som jeg trenger til

undersøkelsen min. Derfor synes det best å bruke kvalitativ metode i denne undersøkelsen.

Jeg vil benytte meg av kvalitativt intervju for å undersøke hvilke arkivmessige utfordringer

man står overfor ved kommunesammenslåing. «Formålet med kvalitative forskningsintervju

er å få tak i intervjupersonens egen beskrivelse av den livsverden som intervjupersonen

befinner seg i, for å kunne tolke hvilken betydning denne har for den som blir intervjuet».

(Dalland 2012:152).

Kvantitative metoder omfatter formaliserte prinsipper som legger grunnlaget for en

stringent forskningsprosess fra problemformuleringer, forskningsdesign, datavalg og

dataanalyse til tolkninger og konklusjoner. Data vil være forankret til spesifikke

variabler, og det anvendes standardiserte metoder for datainnsamling (for eksempel

ved ekspertvurderinger, observasjon, intervju eller formell testing). Variablene kan

dermed uttrykkes i tallverdier, og datamaterialet kan beskrives med tabeller, grafiske

figurer eller statistiske mål som gjennomsnitt, variasjon og korrelasjon, og analyseres

ved hjelp av f. eks varians-, faktor- eller regresjonsanalyse» (Befring 2015:131-160).

8

I min undersøkelse kan man si at jeg starter med en kvalitativ metode i den første

spørreundersøkelsen, for så å følge opp med kvantitativ analyse. Denne brukes for å utdype

mine første svar. Ved å kombinere de to variantene er det lettere for meg å forstå meningen

bak tallene fra spørreundersøkelsen. Dette har jeg valgt ved å verifisere og kvalitetssikre

svarene fra IKA Kongsberg. Dette gjorde jeg med et dybdeintervju på telefon.

Av 14 Vestfoldkommuner har 8 arkivledere fra kommunene svart på undersøkelsen, mens to

har svart at de syntes det var lite hensiktsmessig grunnet at de for tiden ikke er i noen

«prosess» med sammenslåing.

Jeg har gjennom litteraturen, samt en komparativ analyse også forsøkt å finne ut hva og hvilke

utfordringer som har vært med tidligere kommunesammenslåinger for å kople dette mot

hvordan utfordringene oppleves i praksis i dag. En komparativ analyse innebærer en

sammenligning.

Forholdet til arkivfaglig teori har vært vanskelig å samle inn. Mye er basert på artikler,

tidligere Masteroppgaver og artikler i aviser og på internett. Men jeg har likevel et kapittel

basert på proveniens og hvordan håndtere arkiv ved organisasjonsendringer, samt arkivplan,

som er et viktig redskap for å møte de utfordringene en kommunesammenslåing er.

Dette materialet danner mitt drøftingsgrunnlag for å begrunne min problemstilling, og finne ut

mulige svar og meningsforskjeller mellom kommune selv og deres IKA.

2.2. Fokus på arkivutfordringer i kommunesektoren

Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014 er en årlig statistikk som blir laget av

Arkivverket. Den blir sendt ut til alle arkivledere i alle kommuner i hele landet. Svarprosenten

er meget god og statistikken for 2014 tok også med seg spørsmål om den kommende

kommunereform. Når man ser på Vestfold, som har fått svar fra 13 av 14 kommuner viser det

seg at 69% av kommunene ikke har planer for håndtering av kommunens arkiver med en evnt.

kommunesammenslåing. Samtidig er alle kommuner, bortsett fra tre, i en eller annen prosess

nettopp med kommunesammenslåing. Dette sammenfatter min egen antakelse om at

manglende kompetanse og planlegging kan være en av årsakene til dette. Dette vil jeg

forsøke å belyse og søke svar på.

9

2.3. Litteratursøk

Jeg ble gjort oppmerksom på arkivfaglig litteratur som kunne settes i sammenheng med

oppgaven min, av veileder. Dette har vært et nyttig startpunkt. Utover dette har jeg søkt både

på internett og i fagdatabasen til Høyskolen i Oslo og Akershus. Sistnevnte har vært meget

nyttig, særlig der jeg har kunnet søke på tvers av forskjellige medier vi har i Norge og

dagsaktuelle artikler.

2.4. Forforståelse

Jeg hadde en forforståelse av, etter mye lesing av arkivfaglig litteratur og dagsaktuelle

artikler, samt min egen erfaring som arkivar i kommunesektoren, at kommunene ikke helt har

tatt innover seg de utfordringer som ligger i forbindelse med kommunesammenslåinger. Dette

bekreftes av den årlige statistikken for kommunale arkivtjenester for 2014, som nevnt over i

punkt 2.2

2.5. Gjennomføringen av spørreundersøkelsen og intervjuobjektene

Tanken var her å ha et elektronisk spørreskjema jeg skulle sende på mail til de 14

kommunene. På grunn av tekniske problemer ble dette avsluttet etter å ha brukt mye tid.

Tanken var at dette skulle gjøre det lett for respondentene å svare og jeg skulle få en høy

svarprosent. Likevel ble spørreskjemaet sendt som egen Word fil i vedlegg til epost. Det viste

seg likevel at jeg har fått en god svarprosent. 8/14 har svart på alle spørsmålene. Ytterligere

2/14 ønsket ikke å svare da de for tiden ikke var inne i en kommunesammenslåingsprosess. Så

totalt har 10/14 svart og det må sies som godt og gi meg et godt grunnlag for analysen.

2.6. Spørsmål i forhold til problemstilling

Når det gjelder spørsmål i forhold til problemstillingen min, var dette det mest utfordrende,

fordi det ikke finnes veldig relevant litteratur som omhandler kommunesammenslåinger og

arkiv. Jeg har likevel valgt ut noe, som er et viktig arkivteoretisk utgangspunkt, for å forstå

organisasjonsendringer og viktigheten av planlegging og kunnskap.

2.7. Drøftelse av metode - Metodekritikk

Jeg har valgt spørreundersøkelse som jeg sendte ut til de utvalgte respondentene. Hensikten

med bruk av en metode er jo å sikre at svar på problemstillingen blir gyldige og pålitelig.

10

Erfaringene fra bruk av spørreundersøkelser har vist at undersøkelsen ikke alltid gir svar på

det jeg antok på forhånd at de skulle gi svar på. En vanlig svakhet jeg opplevde ved dette

spørreskjemaet, er at svarene på de spørsmålene som ble stilt ikke alltid belyste den

overordnede målsettingen med undersøkelsen.

Litteraturen understreker likevel at det ville vært ytterligere svakheter hvis jeg skulle hatt

intervjuer med respondentene på telefon (selv om jeg gjorde dette med IKA) eller ved et møte

ansikt til ansikt. Så jeg tolker at dette ville gitt større svakheter enn svakhetene med en

spørreundersøkelse slik den ble sendt ut. Intervjuer med få intervjuobjekter ville lidd under

flere svakheter når det gjelder pålitelighet og validitet. Det er svakheter ved denne

intervjuformen, i at jeg som intervjuer kan bli for aktivt påvirkende i forhold til

intervjusituasjonen. Dette slapp jeg ved spørreundersøkelse som ble sendt. Dermed ville min

påvirkning bli minst mulig.

3. Teori

3.1. Teoretiske perspektiver – det arkivteoretiske grunnlaget – har vi lært noe av

arkivhistorien?

«I forbindelse med de omfattende sammenslåingene på 1960-tallet fant Riksarkivaren

det nødvendig å minne kommunene om det ansvaret de hadde for å ta vare på arkivene. Den

gangen medførte reformene at nesten 300 kommuner forsvant, og mange ødelagte kommunale

arkiver ble reformenes pris» Dette oppsummerte tidligere Riksarkivar John Herstad i forordet

til ABMskrift #16 – 2005 om «Kommunesammenslåing og arkivspørsmål»

Selv i dag står det mange ødelagte kommunale arkiv rundt omkring i norske

kommuner etter som ikke er blitt ordnet. Ordning og tilgjengeliggjøring av disse

arkivene har lenge vært en nedprioritert, eller i verste fall glemt, oppgave i

kommunene. Dette var også mye av årsaken til opprettelsen av interkommunale arkiv

(IKA), slik at disse arkivene skulle bli ordnet og katalogisert. (Valderhaug: s. 120-121)

11

3.2 Organisasjonsendringer

For å belyse og underbygge hva som gjør det så vanskelig med kommunesammenslåing og

arkiv vil jeg først ta for meg organisasjonsendringer og arkiv. En kommunesammenslåing er

en av de mest omfattende omorganiseringer vi har. I motsetning til en omorganisering eller

nedleggelse, så innebærer en sammenslåing større konsekvenser for arkivene. Et av

hovedprinsippene ved en sammenslåing er at man i utgangspunktet skal avslutte arkivene i de

nedlagte enhetene og nytt arkiv må opprettes i ny enhet. Dette er grunngitt med forholdet

mellom arkivskaper og arkiv i arkivvitenskapen, slik proveniensprinsippet står.

(Marthinsen 2012, s. 35-44)

3.3. Proveniens før og nå

Proveniensprinsippet har en sentral plass i arkivfaget og sitt utgangspunkt i den nederlandske

manualen fra1898 til Muller, Feith og Fruin (Cook, 1997). Prinsippet om ytre proveniens

kjenner vi likevel til allerede i 1841, med «Le principe du respect des fonds»

(Fondsproveniens). Alle enkeltarkiv skulle oppbevares hver for seg, og ikke blandes sammen

med arkiver fra andre arkivskapende enheter. Dette er prinsippet om ytre proveniens. Ytre

proveniens beskrev altså at ulike arkivskapere skal avgrenses fra hverandre. Alle

dokumentene som stammer fra en myndighet, skal samles i «fonds». Hvert arkiv skulle

betraktes som en helhet, ut fra de spesielle funksjoner arkivskaperen utførte. Arkivet skulle

beholde sin opprinnelige struktur, og rekkefølgen skal beholdes. For å støtte proveniens har

man i Norge brukt ulike ordningsskjemaer, for eksempel det allmenne arkivskjema.

Tilbake til den nederlandske manualen fra 1898 av Muller, Feith og Fruin, så regnes dette som

tredje fase i utviklingen av proveniensprinsippet. Manualen kalles ofte arkivfagets bibel.

Denne inneholdt 100 regler for arkiv og har vært førende for arkivarens arbeid. Det er en

metodebeskrivelse, ikke en teoretisk tilnærming. «Bibelens» regler blir sett på som

grunnpilaren i arkivfaget og inneholder veletablerte regler om proveniens og opprinnelig

orden, som ble lovfestet i Norge noen tiår senere (Valderhaug 2011).

Ytre proveniens har blitt definert ut fra hierarkiske og stabile administrative strukturer for

eksempel en avdeling eller et kontor, med klart definerte arbeidsområder (Cook 2011).

I dag er det vanskelig å identifisere det organisatoriske opphavet til informasjonen innenfor

store, komplekse organisasjoner, som gjerne er i kontinuerlig forandring. Den klassiske

12

arkivistikken definerer arkivet som et sted der orden, kontroll, hierarki og patriarki er

fremtredende (ibid), i motsetning til slik man kan forstå dagens organisasjoner. Den klassiske

arkivforståelsen åpner ikke for at flere arkivskapere kan skape arkiv sammen. Chris Hurley

(1995) slår fast at å identifisere et arkivs proveniens tradisjonelt sett har handlet om å avgjøre

hvem som har vært ansvarlig for arkivets tilblivelse.

Cook (1997 s. 47) beskriver også hvordan proveniens ikke lenger bør dreie seg om å knytte

arkivdokumenter direkte til et konkret skapende organ i en hierarkisk struktur. Han mener at

vi heller bør konsentrere oss om de funksjonene og forretningsprosessene som førte til at

dokumentene ble skapt. Tilsvarende forklarer han hvordan prinsippet om den opprinnelige

orden bør endres fra å handle om å plassere arkivdokumentene i enkeltstående arkivserier, til

å reflektere de logiske relasjonene mellom opphavet til dokumentenes enkeltkomponenter

(ibid s. 48). Det hele handler om å flytte det teoretiske (og praktiske) fokuset i arkivene fra

arkivdokumentene til den funksjonelle bakgrunnen for tilblivelsen av informasjonen.

Utgivelsen av den omtalte manualen over regnes som starten på et nytt paradigme. Theo

Thomassen omtalte det som det klassiske paradigmet i arkivistikken (Valderhaug 2011 s. 39).

Arkivarer må vite nøyaktig hva slags dokumenter og samlinger som er involvert og på

hvilken måte de kan skilles fra andre typer dokumenter og samlinger. Arkivarer må ha

en klar forståelse av hva et arkiv (eller et journalføringssystem) er, hva dens

funksjoner, og dens grunnleggende enheter, hvordan disse grunnleggende enhetene

forholder seg til hverandre, hvordan kvaliteten på arkivet kan bli vurdert og sikret.

(Thomassen 2001, s 374)

I Thomassens paradigme er arkivdanningen i fokus og blitt et kjerneområde. Det samme

gjelder for Bearman og den australske «record continuum» tenkingen.

(Valderhaug 2015 s.148)

Theo Thomassen formulerte konseptet om arkiv som "process-bound information" på 1990

tallet, som følge av "den digitale revolusjonen" (Valderhaug 2011 s. 71). Prosessbundet

informasjon er definert som: "information generated by coherent work processes and

structured and recorded by these work processes in such a way that it can be retrieved from

the context of those work processes." (Thomassen 2001 s. 374).

13

Altså består arkiv av informasjon som har oppstått som ledd i sammenhengende

arbeidsprosesser hvis kontekst er bevart på en slik måte at det er mulig å hente ut

informasjonen fra denne konteksten. Det er forbindelsen mellom de arkivskapende prosessene

og arkivdokumentene som utgjør den grunnleggende relasjonen i et arkiv (Valderhaug 2011 s.

54).

Thomassen mener at det er sterkere bånd mellom de prosessene som inngår i utøvelsen

av en funksjon (f.eks. gjennomføring av en lovbestemt oppgave) og informasjonen enn

mellom organet som utfører oppgaven og informasjonen; "records follow function"

(ibid).

Å se på organisasjoner som levende kulturer som brukere av informasjon blir stadig

viktigere og dermed finne et grunnlag for hvordan informasjonshåndtering kan

utvikles. (Bearman/Lytle 1985-86 s. 14).

Nøkkelen til arkivarers bidrag til informasjonshåndtering ligger i deres unike perspektiv om

proveniens mener Bearman/Lytle. Særlig hvordan organisasjoner skaper, bruker og kasserer

arkivinformasjon. Til tross for den innsikt som tilbys av proveniens, mener denne artikkelen

at arkivarene ikke har utnyttet sitt potensiale mht hvordan proveniens kan utnyttes på en bedre

måte. Artikkelen gir en kritikk av anvendelsen av prinsippet om proveniens i amerikanske

arkivmiljøer og foreslår en ekspansjon i et mer kraftig program for informasjonshåndtering.

Artikkelen går også inn for en mer aggressiv lederrolle for arkivarer for å øke dette fokus.

Lytle, artikkelens ene forfatter kritiserer spesielt det vedvarende fokus proveniens har for

gjenfinning av arkivmateriale. Den er basert på en bibliotekorientert tilnærming med

innholdsindeksering, som fokus og prinsipp for gjenfinning av informasjon. Bearman mener

dette skaper et manglende skille mellom proveniensinformasjon om organisasjoner og

beskrivende data om selve arkivdokumentene. Proveniens blir dermed ikke et verktøy for

gjenfinning. Han hevdet at det måtte en faglig snuoperasjon til og man måtte fokusere på

aktivitetene som bevis, for å oppfylle de rettigheter og plikter man har overfor sluttbruker,

ikke bare historiske kilder i seg selv. Utforskning av proveniens avslører så mye mer enn et

prinsipp for ordning og beskrivelse av arkivmateriale.

Proveniensens betydning for autensitet og integritet er muligens blitt satt til side helt til de

digitale utfordringene har kommet. Fire vesentlige faktorer for forståelsen av et

arkivdokument er innhold, kontekst, struktur og presentasjon (Yeo 2003 s. 10-11). Et brev

14

utformet som en aksept på en avtale vil ha svært liten dokumentasjonsverdi med mindre det

kan knyttes til avtaleteksten, sakens kronologi, korrespondanse i saken som ledet frem til

avtalen, eller informasjon om avtalens parter. Kontekstinformasjonen vil følgelig ha en

avgjørende betydning for dokumentets dokumentasjonsverdi, og det å bevare et dokument i

sin kontekst kan derfor sies å være en grunnstein for alt arkivarbeid. Denne presentasjonen vil

naturlig nok være mer aktuell for papirbaserte dokumenter. For at et arkivdokument skal

kunne forstås i lys av de overstående faktorene, må en rekke basale kriterier være oppfylt i

følge ISO 15489-1 (internasjonal standard for record management). Denne trekker blant annet

frem autensitet, pålitelighet, integritet og anvendelighet som sentrale karakteristikker for et

arkivdokument. Dokumentet må være autentisk i betydningen av at det er det det gir seg ut for

å være, og at skapelsestidspunktet og forfatter eller avsender er korrekt. Pålitelighet innebærer

at dokumentet er fullstendig og nøyaktig representasjon av de aktivitetene, transaksjonene

eller faktuaene det dokumenterer. Kravet til integritet innebærer at dokumentet er fullstendig

og uendret, mens et anvendelig dokument kan gjenfinnes, hentes, presenteres og tolkes i lys

av de aktivitetene som skapte dokumentet (ISO 15489 -1: 2001 s. 7).

ISO – 15489 sitt krav til “records accountability” innebærer ifølge Valderhaug 2011 s 125:

«At ein record er autentisk inneber at det kan bevisast at den er det den gir seg ut for å vere,

har blitt skapt eller sendt av den personen som hadde til hensikt å skape eller sende den, og

har blitt skapt eller sendt på det angitte tidspunktet».

Dette er et av de viktigste kravene og prinsippene i hele arkivfaget. Dette krever gode

arkivrutiner for mottak, skaping, registrering, bevaring, sikring og tilstrekkelig sikring av

arkivet mot endring, misbruk og sletting. Her ligger mye av det virkelige arkivfaglige arbeidet

i hverdagen.

En pålitelig ”record” er: “One whose contents can be trusted as a full and accurate

representation of the transactions, activities and facts to which they can attest and be

depended upon in the course of subsequent transactions or activities”. (ISO – 15489 kap 5.2)

Her ser vi i hvor stor grad transaksjonsbegrepet blir vektlagt i kravene i ISO – 15489.

Integriteten til “ein record refers to its being complete and unaltered”. Dette kan sees i

sammenheng med proveniens.

« Ein useable ”record” is one that can be located, retrieved, presented and interpreted» (ibid).

15

Altså at praktisk brukbar dokumentasjon må kunne lokaliseres, gjenfinnes, presenteres og

tolkes. Det er her den funksjonelle proveniensen kommer inn.

På sett og vis er ISO 15489 en videreføring av Bearman (1985-86) sine tanker. For eksempel

ser man at arkivsaker dannes i fellesskap av flere arkivskapere. Og det er her den

arkivvitenskapelige tankegangen har endret seg, slik Bearman hevdet:

« I slike sitasjoner kan det være bedre å definere proveniens etter system eller funksjoner

snarere enn organisatoriske skillelinjer» (Bearman 1994, 43-45). Man kan vel til en viss grad

tenke seg at ytre proveniens kan få større aktualisering gjennom en sentralisering av et organs

arkivtjenester, noe vi ser at flere og flere kommuner også velger. I stedet for å skape egne

arkiv for hver enhet, eller avdeling, kan man skape et felles for hele organet.

Tilbake til arkivteorienså har altså tidligere syn på organisasjonens oppbygning, påvirket

hvordan vi tenker i dag. Klassisk organisasjonsteori forutsetter etter min mening at

organisasjon er selvstendig og suveren, uten særlig mange forandringer i organisasjonen. De

strukturelle endringene og hyppige forandringer gjør at organisasjonskartet ser helt annerledes

ut i dag. Dette gjør også at vi ikke kan se på proveniens slik vi gjorde tidligere. Man må kople

teori og praksis i videreutvikling av proveniens. Det er likevel ingen avvisning av prinsippet

om proveniens. Vi er heller på vei mot en mer «funksjonell proveniens», pga nye former for

arkivdanning, fordi et system kan deles av flere arkivskapere og arkivsakene beskrives ut fra

hvilken funksjon de har hatt.

Det er nødvendig at vi arkivarer forstår hva som er kjerneverdien i

proveniensprinsippet. Denne kjerneverdien må ikke forveksles med hvordan

proveniens har blitt manifestert historisk, til forskjellige tider og på forskjellige steder,

og må heller ikke mistolkes- slik noen arkivarer har gjort – slik at man forveksler en

del av dets betydning med helheten. (Cook 2011 s.2)

Artikkelen sier også videre at kompleksiteten i moderne organisasjoner er totalt endret, noe

som gjør at vi ikke kan se statisk på proveniensprinsippet.

« Det synes å være enighet om noen viktige arkivfaglige prinsipper, deriblant den nye

funksjonelle forståelsen av proveniens» (Valderhaug 2011 s. 71). Dette gjelder for forståelsen

16

av at arkivvitenskapen må omfatte hele arkivkontinuiteten, både arkivdanning, bevaring og

bruk av arkivene.

3.4. Periodisering og avslutning av arkivene

Arkivforskriftens kapittel 3 om arkivrutiner har detaljerte regler om periodisering, særlig §3-

13 har krav om skarpt periodeskille ved «grunnleggende endringer i arkivet» på papirbasert

materiale:

Ved journalføring på papir skal ein nytte skarpt periodeskilje. Dette inneber at ein set

bort alle dokument som vart registrerte i den avslutta perioden. Dokument som

tilhøyrer saker som er aktive ved periodeskiljet, kan anten setjast bort saman med den

avslutta perioden eller overførast til den nye perioden. I begge tilfelle må ein syte for

tilvisingar i journalen og saksmappene som sikrar at ein kan finne att saker eller

dokument som kryssar periodeskiljet. Skarpt periodeskilje skal også nyttast når det

skjer grunnleggjande endringar i arkivet, t.d. overgang frå papirbasert til elektronisk

journal.

§ 3-15 sier noe om hvordan dette skal gjøres på det elektroniske materiale.

Når ein periode blir avslutta i elektronisk journal og eventuelt tilhøyrande elektronisk

sakarkiv, skal databasen reorganiserast slik at alle saker som høyrer til den avslutta

perioden, blir skilde ut (jf. Noark-standarden). Dette kan anten gjerast ved å ta sakene

frå den avslutta perioden ut av basen, eller ved å la dei utgjere ei eiga logisk eining i

eller i tilknyting til den aktive basen, jf. § 3-16 om historisk database.

Det kreves altså et skarpt periodeskille, der alle løpende arkiveringsprosesser stanses, når man

har en slik omorganisering vi ser ved en kommunesammenslåing. Rent praktisk skal

Noarksystemer avsluttes og ingen nye dokumenter blir registrert eller lagret i de avsluttende

systemene. Ingen nye dokumenter skal bli lagt til i de fysiske arkivene. Dette skal sikre at

arkivene fra de nedlagte enhetene blir bevart som avsluttende enheter. Saker som er aktive blir

arkivmessig avbrutt. Det vil si at de avsluttes i det gamle arkivet og opprettes som nye saker i

det nye arkivet. Både i det avsluttede og nye arkivet må det legges inn henvisninger til sakens

gamle og nye arkivreferanse. Om nødvendig tas kopier av de aktive sakene til bruk i det nye

arkivet.

17

I tillegg har arkivforskriftens § 5-3 bestemmelser om avlevering av avsluttede arkiver:

Dersom eit offentleg organ skal nedleggjast, skal arkivet klargjerast for avlevering til

arkivdepot eller for overføring til eit organ som overtek saksområdet, jf. §§ 3-22 og 3-

23. Klargjeringa av arkivet inngår som del av avviklingsarbeidet. Arkiv som ikkje blir

overført til anna organ, skal avleverast straks. Statlege organ skal melde frå til

Arkivverket straks nedleggingsvedtaket er gjort. Sentrale organ sender meldinga til

Riksarkivet, lokale og regionale organ til statsarkivet i vedkomande distrikt.

Det som skjer når organer slås sammen, er at ett organ, eventuelt flere organer, opphører å

eksistere. (Riksarkivaren 2007: s10). Den avsluttede arkivperioden må da behandles som

bortsettingsarkiv eller som en avlevering. Avlevering av eldre materiale og materiale som

ikke lenger vil bli brukt. Bortsettingsarkiv kan være nyttig dersom man trenger

referansemateriale i den nye enheten.

Når det gjelder selve klargjøringen av det papirbaserte materiale skal den indre orden og

oppstilling beholdes (Fonnes 2000: s. 371). Arkivbegrensning og kassasjon skal foretas i

samsvar med gjeldene bestemmelser, saksdokumenter skal legges i mapper og arkivbokser.

Materiale skal merkes på riktig måte og materiale skal listeføres. Noe skal også bindes inn,

som for eksempel møtebøker, protokoller og kopibøker.

Det elektroniske arkivet må også klargjøres. Saker som tilhører den avsluttede perioden

skilles ut som en historisk database. En elektronisk kopi av databasen klargjøres for

avlevering eller deponering, etter gjeldende krav for langtidslagring og bruk.

Ved en sammenslåing er det vanskelig å sikre dokumentasjon av alle disse prosesser som

nevnt over. Man må også kjenne til det som ligger til grunn for klassisk arkivteori, nemlig

proveniensprinsippet og viktighet av å dokumentere overføring av alle arkivdeler. Dette

dokumenteres i arkivplanen.

18

3.5. Arkivplan

En nøkkel i forberedelsene til kommunesammenslåing er arkivplan.

I henhold til Forskrift om offentlige arkiver av 11. desember 1998 §2-2 er alle offentlige

organ pålagt å ha en arkivplan. «Arkivplanen er en samleplan som skal vise hva arkivet

omfatter og hvordan det er organisert. Den skal vise instrukser, rutinebeskrivelser, samt lov-

og regelverk knyttet til arkivarbeidet».

I tillegg skal den være ajourført. Det er viktig å ha et ryddig og funksjonelt arkiv. Både for å

dokumentere hva kommunen gjør, men også for å vite hva man har gjort.

Den tradisjonelle arkivplanen har på mange måter utspilt sin rolle og kan ikke brukes som et

planleggings- og styringsredskap, slik Fonnes definerer som det fjerde og siste ambisjonsnivå

(Fonnes 2010: 134). Utfordringene med arkivplanen er mange. Den klassiske arkivlæren har

vært knyttet opp mot organisatoriske enheter, der dokumentasjonen er nært knyttet opp mot

hvor i organisasjonen den er skapt. I dag ser man at arkivet er mer skapt i utøving av

funksjonene. Derfor er det også viktig å finne løsninger som gjør arkivplanen mer funksjonell.

Ved hjelp av bla DIRKS metode kan man integrere en funksjonell tilnærming rent teoretisk

opp mot en praktisk tilnærming som ser på konkrete tekniske løsninger. DIRKS er etablert av

National Archives of Australia i 2001. Denne er også et grunnlag for den internasjonale

standarden ISO- 15489. DIRKS deles i åtte trinn for planlegging, utvikling, implementering

og evaluering av et arkivsystem i en organisasjon. Denne analysen som man gjennomfører

skal dokumentere en aktivitet, fremfor en funksjon i en organisasjon. Trinn A-C danner

utgangspunkt for bevaringsplaner. I A har man en analyse av aktiviteter og utarbeidelse av en

aktivitetsbasert arkivnøkkel, som er B. De driftsmessige behovene skal ivaretas og evalueres i

C. Trinn D-H brukes også. Trinn D er vurdering av eksisterende systemer, Trinn E er å

identifisere hvilke behov man har for å etablere eller implementere et

dokumentasjonsforvaltningssystem, Trinn F er design av dokumentasjonsforvaltningssystem,

Trinn G er implementering av dette systemet og Trinn H er evaluering.

Det viktigste med DIRKS er å bruke denne metoden til å kartlegge eller forbedre eksisterende

behov. ( The State Records Authority of New South Wales 2003)

19

Tanken er at arkivplanen bør være mer dynamisk. Noen organisasjoner har valgt denne

løsningen og det er meget interessant ut fra hvilken retning det arkivfaglige paradigmet har

tatt jmf: forrige kapittel om proveniens. Slik nåværende arkivplanmodell er bygget opp, har

den sine svakheter. Den metodiske tilnærmingen er uklar. Den er bygget på en organisatorisk

proveniensforståelse og dette ble spesielt synlig på 1990 tallet da det oppsto nye vilkår for

kommunal arkivdanning (Valderhaug 2016)

4. Presentasjon av data fra spørreundersøkelsen

Her vil jeg presentere de resultatene jeg har fått i spørreundersøkelsen og komme med en

analyse til slutt.

Da jeg analyserte svarene jeg hadde fått i undersøkelsen oppdaget jeg at materialet gav klare

begrensinger for å kvalitetssikre svarene på enkeltspørsmål. Med dette vokste ideen om å ta et

dybdeintervju med IKA Kongsberg. Dette lot seg gjøre med et telefonintervju.

Jeg vil først presenter spesifikke data, uten tolkning, for at mine tanker og meninger ikke skal

kunne påvirke prosessen og at materiale skal være troverdig. Dette gjelder både for

spørreundersøkelsen til arkivledere og dybdeintervjuet jeg har foretatt med IKA Kongsberg.

Alle spørsmålene i sin helhet er gjengitt i vedlegg 1 og 2.

4.1. Spesifikke data fra spørreundersøkelsen til arkivledere

Siden det er 8 (av 14) respondenter som har svart har jeg valgt å kalle de R1-R8, for at disse

ikke skal bli identifisert. Først kommer her litt konkret om selve respondentene:

4.1.1 Fødselsår/kjønn/stilling/stillingsbetegnelse/utdanning/kompetanse

Her fikk respondentene (arkivledere) spørsmål om hva som beskriver deres situasjon, både i

forhold til kjønn, fødselsår, stillingsbetegnelse, utdanning og kompetanse.

20

Samtlige av disse har full stilling 100%. Ingen i kategori arkivar, rådgiver, saksbehandler. 5/8

av respondentene har personalansvar, men kun en av disse var underlagt rådmann.

1930

1940

1950

1960

1970

1980

R1 R2 R3 R4 R5 R6 R7 R8

Fødselsår

Fødselsår

Kjønn

Mann Kvinne

0 1 2 3 4 5

Arkivleder direkte underlagtrådmann

Arkivleder ikke direkteunderlagt rådmann

Fagansvarlig arkiv

Arkivmedarbeider

Konsulent

stillingstype

0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5

Ufaglært

Arkivakademiet

Høyskole på bachelornivå, med arkiv

Høyskole innen arkiv 1-2 år

Høyskole bachelor med andre fag

Høyskole 1-2 år med andre fag

Annet

Utdanning

Utdanning

21

Tre av åtte har Arkivakademiet som høyeste utdanning, mens resten har andre fag i

fagkretsen. I kategori Annet har en arkivleder ikke spesifisert noen spesifikk annen

utdanning. En respondent har 15 studiepoeng i arkivfag, samt en med befalsutdanning som

inkluderte økonomi. Det betyr at tre altså har utdanning på høyskolenivå med en halvårsenhet

i arkivfag.

4.1.2 IKA tilknytning

- 7/8 svarte at de er tilknyttet IKA Kongsberg (interkommunalt arkiv). Den siste kommunen

blir det ved sammenslåing.

4.1.3 Kompetanse og ressurser og tilgang på rådgivning

Jeg valgte å dele et spørsmål i to her. Det første var om arkivlederne i kommunen eller IKA

har den kompetansen som kreves for å håndtere det papirbaserte arkivmateriale som ligger ute

i kommunene. Det andre var tilsvarende, bare det gjelder det elektroniske arkivmateriale.

Samtlige respondenter mente de fikk den faglige kompetansen som trengtes gjennom IKA,

når det gjaldt det papirbaserte materiale. Når det kom til det elektroniske mente de stort sett

det samme, med unntak av en kommune som var usikker på om de ville få den hjelpen de

trengte fra IKA. For å underbygge svarene her, ble det valgt mer konkrete og direkte

spørsmål, for å underbygge spørsmålene over og kontrollere validiteten i den grad man kan.

22

Her kommer diagrammer som skal illustrere dette. Spørsmålet var følgende:

Samtlige respondenter mente de fikk den faglige kompetansen som trengtes gjennom IKA,

når det gjaldt det papirbaserte materiale. Når det kom til det elektroniske mente de stort sett

det samme, med unntak av en kommune som var usikker på om de ville få den hjelpen de

trengte fra IKA.

4.1.4 Kommunal ledelse – er de klar over de arkivfaglige utfordringene?

Respondentene ble spurt om prioriteringen hos den øverste ledelsen i kommunen sin, om

arkiv ble tatt på alvor. Om arkiv er forankret i overordnede planer. Her hadde respondentene

mulighet til å svare litt mer utdypende, men det var få som ønsket å utype dette mye. Her

spriker det litt i de svarene som har kommet inn. Det kan se ut som det er en tendens til at

arkiv blir tatt mer på alvor av de større kommunene. Og tilsvarende mindre i de små

kommunene. De som er i en prosess med sammenslåing, opplever at arkiv blir tatt mer på

Er det fastsatt prosedyrer for dette i sak/arkivsystemet?

Nei Ja Usikker

Er det katlagt hvor mye ressurser dette vil kreve?

Nei Ja Vet ikke

Tror du kommunen har de ressurser dette vil kreve?

Nei Ja Usikker

Har dere tilgang til faglig rådgivning i forhold til dette?

Nei Ja Usikker

23

alvor enn tidligere. En respondent sier det nok blir tatt litt mer på alvor nå enn tidligere, fordi

arkiv og saksbehandling er så nært knyttet sammen, på grunn av felles systemer.

4.1.5 Utvalg og arkivfaglige grupper på tvers av kommuner som skal slå seg sammen

På spørsmål om det er egne prosjektgrupper som jobber med kommunesammenslåing og om

arkivpersoner er representert, svarte alle ja, bortsett fra en kommune. De fleste som er i ferd

med å slå seg sammen har slike prosjektgrupper, men noen er ikke formalisert skikkelig enda,

da det ligger litt frem i tid.

4.1.6 Avlevering av papirbasert materiale

7 av 8 kommuner ser ingen utfordringer med avlevering av det papirbaserte materiale

Et underspørsmål her for å kontrollere i praksis om de tenker de har kontroll som over:

«Den kommunale delen av NAV har kommunen ansvaret for. Der er det også fysisk

materiale i arkiver. Har dere oversikt over og kontroll på avlevering av dette i forbindelse med

en eventuell sammenslåing»?

3/8 kommuner har kontroll på en avlevering av dette materiale. Det siste underspørsmålet her

var:

«Har du tenkt på utfordringene med de mange kommunale samarbeidsordningene, som for

eksempel felles legevakt som følger et litt annet regelverk i forhold til arkiv og som i tillegg

kanskje går på tvers av tenkte sammenslåingskommuner»?

0

1

2

3

4

5

Nei Ja Delvis

Kommunalt materiale på NAV kontor, har dere kontroll på dette og

avlevering?

Kommunalt materiale på NAV kontor, har dere kontroll på detteog avlevering?

24

2/8 mener de har tenkt på disse utfordringene. 5/8 sier de ikke har tenkt på disse

utfordringene. En kommune er usikker. Her er det mye papirbasert materiale, da de fleste

kommunene ikke har fullelektroniske pasientjournaler.

4.1.7 Avlevering av elektronisk materiale

På spørsmål om det elektroniske materiale og om de tenker IKA er i stand til å ta i mot et

uttrekk av sakarkivsystemet, svarer 88% ja.

Et underspørsmål til de to foregående punktene var her at jeg lot respondentene svare litt mer

utfyllende om hvordan man tenker å unngå arkivtap. Her har jeg direkte gjengitt deres svar

uten å avsløre kilden.

- Innhente profesjonell kompetanse

- Være godt forberedt og involvere alle som bruker systemet og bevare dokumenter for

ettertid.

- Avslutte alle arkiv i hver kommune og eventuelt overføre eller kopiere til ny

kommune.

- Vil antakelig ikke ha ressurser nok til å foreta en skikkelig jobb

- Ta vare på papirarkiv

- På det elektroniske; innhente kompetanse hos de som har det

- Beste måte å sikre at dette ikke skjer er en god kartlegging av alt arkiv i forkant, altså i

den innledende prosessen.

- Svært utfordrende problemstilling, men det søkes å unngås gjennom de delprosjektene

som er etablert, gjennom utarbeidelse av rutiner, støtte til saksbehandlere, utarbeidelse

av ny arkivplan, opprydding i eldre og avsluttede arkiver, opprydding i aktive

elektroniske arkiver, konvertering av gamle databaser/registre til historiske baser

tilgjengelig for den nye kommunen.

- Tydelig forankring av behov hos ledelse og i overordnede prosjekter.

Til slutt valgte jeg å stille to konkrete spørsmål for å kontrollere om noen av spørsmålene over

har validitet i seg. Og det var følgende spørsmål:

25

Vil dere klare å foreta et godkjent uttrekk fra sakarkivsystem/fagsystem uten hjelp av

ekstern leverandør, kun ved hjelp av for eksempel IT avdelingen i kommunen?

4.1.8 Organisering etter kommunesammenslåing

Tre kommuner som er i en sammenslåingsprosess, har allerede bestemt seg for et felles

dokumentsenter, på tvers av de gamle kommunene. Oppbygning og planlegging av dette

senteret er i oppstartsfasen.

De andre kommunene sier at det ligger litt lengre frem, i prosjektgruppene som er opprettet.

4.2 Spesifikke data fra telefonintervju fra IKA Kongsberg

I motsetning til spørreundersøkelsen jeg foretok elektronisk på e-post til arkivledere i

Vestfold, valgte jeg et telefonintervju denne gangen med Torleif Lind på IKA Kongsberg,

som ble supplert med mailkorrespodanse for å få ytterligere svar. Selve spørsmålene finnes

som vedlegg til denne oppgaven.

Jeg var i denne delen av oppgaven spesielt oppmerksom på at svarene fra IKA Kongsberg

ikke skulle kunne gjenspeile spesifikke kommuner. Jeg presiserte at svarene ble anonymisert

og i tillegg så fikk de mulighet til å se gjennom svarene her. I dette kapittelet fremstiller jeg de

viktigste resultatene fra dette intervjuet.

0

1

2

3

4

5

6

7

8

ja nei

Klare å foreta uttrekk selv, uten hjelp

Klare å foreta uttrekk selv, uten hjelp

26

4.2.1 Kompetanse, ressurser og infrastruktur

Når det gjelder IKA sin generelle oppfatning av kommunenes kompetanse, ressurser,

infrastruktur mener de at det er veldig vanskelig å si noe generelt om kommunenes

kompetanse, ettersom dette varierer kraftig fra kommune til kommune. De sier at det er alt fra

erfarne, velskolerte arkivledere som sikkert ville løst alle relevante problemstillinger knyttet

til kommunereformen med glans, til uerfarne arkivledere med liten eller ingen formell

kompetanse knyttet til arkiv. Det de kan si om kompetansen i kommunene er at den har økt

jevnt og trutt de siste 15-20 årene, og at den i dag er på et langt høyere nivå enn tidligere.

Kommunene har imidlertid god kompetanse på organisasjonsutvikling og prosjektledelse, så

den delen av arbeidet der IKA Kongsberg ikke har kapasitet til å bistå, er godt ivaretatt.

4.2.2 Kommunal ledelse – er de klar over de arkivfaglige utfordring

Omfanget av de arkivmessige utfordringene kommer nok som en overraskelse på en del

ledere. IKA Kongsberg har de siste 10-15 årene hatt mange prosjekter knyttet til

omorganiseringer, overgang til elektronisk arkiv, arkivplanarbeid osv i kommunene. De har

alltid vært nøye på at disse prosjektene skal være godt forankret hos ledelsen, og tror at dette

har bidratt til at bevisstheten om at det er en del arkivmessige utfordringer knyttet til

kommunesammenslåinger likevel er ganske høy.

4.2.3 Arkivfaglig rådgivning fra IKA

Her svarte IKA Kongsberg at de har som mål å bistå kommunene med alt de har behov for av

arkivfaglig rådgiving og veiledning. Vi har én sammenslåing i vårt distrikt fra 1.1.17 og

ytterligere tre fra 1.1.18. Bistand knyttet til disse sammenslåingene gis innenfor eksisterende

bemanning, uten behov for betydelig omprioritering av personalressurser.

4.2.4 Utvalg og arkivfaglige grupper på tvers av kommuner som skal slå seg sammen

Det er en sammenslåingsprosess som har kommet i gang foreløpig. Der er arbeidet organisert

med et hovedprosjekt for dokumentforvaltningen, som igjen er delt inn i 6 eller 7 konkrete

delprosjekter (anskaffelse av nytt sak-/arkivsystem, ansettelse av arkivleder, etablering av

dokumentsenter, utarbeidelse av arkivplan osv) Alle prosjekt-/arbeidsgrupper har

representanter fra alle tre kommunene. IKA Kongsberg sitter som deltaker og rådgiver både i

hovedprosjektet og i flere av delprosjektene, i tillegg til at vi leder delprosjektet for arkivplan.

27

Dette mener de fungerer godt og som de ønsker å videreføre når andre kommuner skal slå seg

sammen i 2018 og 2020.

4.2.5 IKA sin egen kompetanse

Spørsmålet dreide seg om de tenker selv de har den kompetansen som trengs for å kunne bistå

kommunene i tiden fremover. Her mener IKA Kongsberg at det har de. Men dersom de ikke

har, så har de et godt nettverk av både kommunale og statlige arkivinstitusjoner som de

samhandler med for å finne gode svar og løsninger dersom de ikke selv sitter med svaret.

4.2.6 Avlevering av papirbasert materiale

Alle IKA Kongsbergs eierkommuner med unntak av de kommunene som har kommet til etter

2015, har avlevert papirmateriale fram til ca 1980. Dette utgjør (i gjennomsnitt) litt i

underkant av 50 % av materialet i den enkelte kommune. Noen kommuner har også avlevert

noe nyere materiale. De kommunene som har kommet til etter 2015 vil, pga mangel på

magasinkapasitet, måtte vente til byggetrinn 2 står ferdig.

4.2.7 Avlevering av elektronisk materiale

IKA Kongsberg har rustet seg både infrastrukturmessig og bemanningsmessig for å kunne ta

imot uttrekk og databasedumper fra fagsystemer og sak-/arkivsystemer. Her ligger det

imidlertid en rekke uløste problemstillinger som må løses på et nasjonalt plan.

IKA Kongsberg har pr i dag ingen gjennomtestede arkivuttrekk som er godkjent, men de har

mottatt og sikret en del databaser. Her har de imidlertid ikke noe antall.

4.2.8 Gjenfinning av arkivmateriale

IKA Kongsberg presiserer her at så lenge kommunene følger våre arkivfaglige anbefalinger

knyttet til avslutting av arkivene når kommunene opphører å eksistere, ser de ingen store

problemer knyttet til gjenfinning av arkivmateriale hverken papirbasert eller elektronisk.

Problemer knyttet til publikums forståelse av / kunnskap om hvilke områder i den nye

kommunen som tidligere har vært en egen kommune, kan føre til en viss mengde ekstraarbeid

28

i framtiden, men dette kompenseres av god dokumentasjon, kjennskap til lokale forhold og

administrasjonshistorisk kompetanse.

4.2.9 Kommunesammenslåing før og nå

Det er først og fremst de elektroniske arkivene som gjør dagens kommunesammenslåinger

mer problematiske og komplekse enn de fleste av de tidligere sammenslåingene. Dette er et

problem som vi ikke helt har oversikt over – eller ser rekkevidden av, men som har potensiale

i seg til å føre til et arkivtap som overgår alle tidligere sammenslåinger.

Det er imidlertid flere forhold som gjør at forutsetningene for å lykkes med arbeidet rundt

sammenslåingsprosessene er betydelig bedre i dag enn tidligere. Presiseringer IKA ønsket å

fremheve var at:

Kompetansen rundt arkiv er høyere enn tidligere

Bevisstheten rundt både arkivenes betydning og problemstillingene som

kan/vil dukke opp er bedre

Vi har et lovverk og en arkivmyndighet som, i alle fall delvis, gir pålegg,

anbefalinger og en retning for arbeidet

Svært mange kommuner er tilknyttet et IKA eller en kommunearkivordning

med høy faglig kompetanse

Administrativ og politisk ledelse er langt mer involvert i problemstillingene

Jeg supplerte med noen spørsmål, for å sjekke om det var noe konvergens i svarene fra IKA

og svarene fra arkivlederne.

1) Det gjelder arkivplan og hvordan dere ser på en funksjonsbasert arkivplan og om dette er

noe som blir vurdert i forhold til da kommuner som er i en kommunesammenslåingsprosess?

2) Har noen kommuner som skal slå seg sammen landet på et nytt sakarkivsystem?

3) Når er byggetrinn 2 ferdigstilt ?.. med tanke på at avleveringer er nært forestående. Kan de

avlevere sitt papirmateriale.. Hva gjør dere i mellomtiden?

De ser helt klart at funksjonsbaserte arkivplaner har en stor nytteverdi. Men det er foreløpig

ingen plan om at dette skal skje ved den første kommunesammenslåingen. Det er i hovedsak

to årsaker til dette:

- Tidsrammen for arkivplanprosjektet er svært kort. Planen skal være ferdig i god tid før

sammenslåingen.

29

- Arkivleder er ikke ansatt enda, og vi mener at den endelige arkivplanen for ny kommune må

være arkivleder og kommunens dokument. Dette betyr at den arkivplanen vi lager nå, i første

rekke har to formål: Være et best mulig utgangspunkt for arbeidet med den endelige planen,

og å lukke avviket etter Statsarkivets tilsyn.

- Ny kommune er i anskaffelsesprosessen i forhold til nytt sak-/arkivsystem.

Kravspesifikasjon og konkurransedokument er lagt ut på Doffin, og det tas sikte på å foreta

valg av leverandør i begynnelsen av mai.

- Ferdigstillelse av byggetrinn 2 er avhengig av en del formaliteter og vedtak i våre styrende

organer. Slik planen er nå, skal byggetrinnet stå ferdig til innflytting 1.1.2018. For kommuner

som blir nye eiere er situasjonen at de må vente med storstilt avlevering av papirmateriale

fram til byggetrinn 2 står ferdig. I Vestfold er det en kommune som da ikke får avlevert nå før

sammenslåing.

Muggskadede arkiver, og arkiver som står spesielt utsatt til uten mulighet for alternativ

plassering i kommunen skal de forsøke å finne plass til i vårt eksisterende magasin.

4.3 Komparativ drøfting

4.3.1 Hovedfunn

I min problemstilling spør jeg om i hvilken grad vi er i stand til å møte de arkivfaglige

utfordringene som kreves ved en kommunesammenslåing?

De innledende spørsmål handler om alder, kjønn, stilling, utdanning og hvor arkivleder er

plassert i organisasjonskartet. I spørsmål 4.1.1 viser det at kun 1 av 8 arkivledere er direkte

underlagt rådmannen. Dette gjør at man kan stille spørsmål ved hvilken påvirkningsmulighet

arkivleder har for å løfte arkiv på dagsorden i en slik situasjon de nå står overfor. Dette var et

noe overraskende tall.

For å svare på problemstillingen vil jeg først gjennomføre en drøftelse av det innhentede

materialet mitt. Deretter strukturere min sammenligning med utgangspunkt i arkivteorien som

er fremlagt i kapittel 3. Samtidig vil jeg også se etter andre trekk uavhengig av dette som jeg

syns de trer klart frem i mitt materiale. Hovedpoenget er ikke nødvendigvis å konkludere med

at «de er ikke i stand til» eller «de er i stand til», å håndtere de utfordringene en sammenslåing

er. Like viktig er det for meg å se om det er et samsvar mellom det kommunene selv sier og

uttrykker og det IKA Kongsberg, som er deres eget interkommunale arkiv. En ting er

30

kompetanse i form av utdanning, en helt annen ting er hvordan denne blir brukt til å løse de

utfordringene som er og kommer ved en sammenslåing.

Men først må vi se på hovedfunnene og analysere dem. Som nevnt tidligere har kun 3 av 8

arkivfaglig utdanning, men kun Arkivakademiets grunnenhet på 15 studiepoeng. IKA

Kongsberg på sin side sier at kompetansen er stadig økende, men at det varierer kraftig fra

kommune til kommune. Alle mener i tillegg at de får den hjelp de trenger gjennom IKA.

Dette samstemmer med IKA sitt svar. 71% av kommunene mener imidlertid de ikke har de

ressurser som kreves får å avslutte fysiske arkiv og overføre arkiver til nytt organ. Når det

gjelder det elektroniske materiale, så mener hele 88% av kommunene at de har tilgang på den

kompetanse som kreves. 7 av 8 kommuner ser heller ingen utfordringer med avlevering av det

papirbaserte materiale. 88% er sikker på at IKA kan ta i mot et elektronisk uttrekk før en

sammenslåing.

Kun 3/8 mener de har kontroll på det kommunale arkivmateriale på NAV kontor.

Dette stemmer overens med svaret fra IKA. På et tilleggsspørsmål ble det spurt om hvor mye

materiale som har blitt avlevert, på den kommunale siden av NAV. IKA Kongsberg har

mottatt en del materiale fra NAV fra ulike eiere i Vestfold. Dette gjelder kun

rettighetsdokumentasjon, dvs klientmapper. NAV ble opprettet i 2007, så etter det er nesten

ingenting levert. Totalt har IKA Kongsberg har omlag 40 hyllemeter med klientmapper som

er deponert fra ulike NAV kontor i Vestfold. Dette er svært lite og jeg vil komme tilbake til

dette under punkt 4.3.2. Seriene inneholder da mapper både fra tiden før NAV og etter (2007).

Hvis vi omregner dette til snitt for hver av de 13 kommunene, (alle minus Sandefjord), blir

dette rett i overkant av 3 hyllemeter pr. kommune med kommunalt materiale fra NAV kontor.

Alt i alt så har mange av kommune startet planlegging av kommunesammenslåingen,

avhengig av hvor de er i prosessen. Det virker også som mange har begynt å se for seg selve

organiseringen av arkivfunksjonen etter en sammenslåing også. I en av

kommunesammenslåingene har de tatt utgangspunkt i dokumentet «kommunesammenslåing

og arkiv» i forarbeidet til kommunesammenslåing.

Alle kommunene i undersøkelsen har eksisterende arkivplaner, de fleste gjennom

www.arkivplan.no. I en av sammenslåingskommunene er arkivplan et viktig arbeidsverktøy

allerede før kommunesammenslåing, ellers er ikke det nevnt i de andre kommunene. Mens i

31

en annen er de mer opptatt av arbeidet etter kommunesammenslåingen og hvordan

organiseringen av arkivfunksjonen er og innkjøp av felles sakarkiv/fagsystemer skal være.

4.3.2 Tendens til «mismatch»?

Når jeg skriver «mismatch», så tenkes det i utgangspunktet kanskje noe som ikke passer

sammen eller noe som ikke stemmer overens. Underveis i spørreundersøkelsen, særlig etter at

jeg foretok en spørreundersøkelse mot IKA Kongsberg, så satt jeg igjen med at respondentene

hadde svært ulike forventninger til hverandre. Særlig kanskje mest urealistiske forventninger

fra kommunene, om hvilken oppgave og hva IKA faktisk kunne hjelpe dem med. Mulig at

eierskapet kommunene har i IKA er en medvirkende årsak? Men dette har ikke vært mitt

hovedfokus, men et element som jeg tenker viser hvor komplekst dette kan være.

Som nevnt i 4.3.1, så kommer det frem at 7/8 kommuner ikke ser noen utfordringer med

avlevering av det papirbaserte materiale, samtidig som 88% er sikker på at IKA Kongsberg

kan ta i mot et elektronisk uttrekk før sammenslåing. Hos IKA er de på langt nær like sikre.

De sier i undersøkelsen at det ligger en rekke uløste problemstillinger på nasjonalt plan som

hindrer dette. De har også kun mottatt et fåtall av elektroniske uttrekk fra andre typer

elektroniske systemer/baser. Spørsmålet er da om dette blir vår tids største utfordring? Klarer

vi ikke å løse dette nå før en sammenslåing vil vi skyve dette problemet inn i fremtiden, noe

som skaper problemer for programvare som etter hvert vil gå ut av bruk. Samtidig snakker vi

nå i Noark 5 om avlevering til en såkalt Noark kjerne, men hva med gamle sakarkivsystemer

og fagsystemer før dette? Mange startet med fullelektronisk arkiv allerede på begynnelsen av

90-tallet. Hva med disse? IKA har sikret noen slike databaser, men på langt nær et stort

omfang. Det fremstår som usikkert hvorvidt kommunene er klar over dette omfanget.

Det er altså foretatt et lite antall uttrekk fra enkelte systemer, da fra Noark 4, selv om

gjeldende standard er Noark 5. Når dette har blitt gjort foreligger det en del svakheter som jeg

har lyst å nevne. Et forskingsprosjekt i regi av IKA Kongsberg etc har avdekket store

svakheter ved uttrekk fra Noark-systemer. I en artikkel som oppsummerer prosjektet

«Uttrekkssammenligning – to uttrekk fra samme system» av Petter Høiaas, Cecilie Hansen

Rørås og Thomas Sødring at det er såpass mange avvik at man bør merke seg det:

Depotet har ikke mulighet til å rette opp eventuelle feil eller mangler, og om det har

gått for lang tid, vil det være for sent å gjøre noe med kvaliteten. Om for eksempel

32

arkivdokumentets proveniens, kontekst og struktur er dårlig beskrevet, kan gjenfinning

bli en vanskelig eller umulig oppgave. På bakgrunn av dette var det svært interessant å

få mulighet til å se to uttrekk, produsert med ulike verktøy, av det samme

datagrunnlaget opp mot hverandre. I prinsippet skulle de to uttrekkene være like, da

databasen er den samme, og begge uttrekkene er strukturert i henhold til Noark 4-

standarden. ( Høiaas et al 2016: s. 2)

I konklusjonen sies det: «Kommunens arkiver for en lang periode hadde derfor inneholdt

mangler og feil som hadd e gjort innsyn og gjenbruk svært vanskelig og til en viss grad

umulig». (ibid: s.7)

Forfatterne nevner også avslutningsvis at det er like viktig med realkompetanse på arkiv når

man foretar et uttrekk, som spesifikk IT kompetanse som leverandørene av systemene sitter

på. Og siden det ofte er leverandørene som lager uttrekk som blir levert til IKA Kongsberg,

skjer ikke denne kvalitetssikringen slik det er gjort i dette prosjektet. En avlevering har

dermed kanskje vist seg langt mer komplisert enn vi trodde, hvis vi skal gjøre uttrekk med

god datakvalitet, riktige og nok data som sikrer blant annet lovverket vi har på arkivområdet.

Dette er nok en utfordring kanskje ikke kommunene har kjennskap til. Løsningen er kanskje

at kommunene stiller langt sterkere krav til valg av leverandør for nye systemer, ikke bare i

selve kravspesifikasjonen, men også i en uttrekkssituasjon.

Når det gjelder det papirbaserte materiale kan det altså synes ut fra svarene i punkt 4.1.6 at

kommune mener de har dette under kontroll. I en kommunesammenslåing i Vestfold er det

ikke mulig å få avlevert noe materiale før de har økt magasinkapasitet hos IKA Kongsberg.

Man regner også med at Vestfoldkommunene i snitt har avlevert om lag 50% av sitt

papirbaserte materiale. Dette betyr at det gjenstår mye, og denne avleveringen bør gjøres før

selve kommunesammenslåingen. I det kommuner slår seg sammen, leieavtaler blir sagt opp,

så må praktisk talt fysisk materiale flyttes på, enten man vil eller ikke.

For å underbygge min argumentasjon ønsker jeg å komme med et konkret eksempel.

Kommunene skal slå seg sammen, og mange har vedtatt dette i Vestfold. Dette gjelder også

derfor NAV kontor i de respektive kommunene. Den kommunale delen av NAV inneholder

mye rettighetsdokumentasjon, som er viktig for hver enket borger, kanskje senere i livet. Tap

av rettighetsdokumentasjon kan igjen føre til redusert rettsikkerhet. Som nevnt i forrige

33

avsnitt så har IKA Kongsberg mottatt «en del materiale fra NAV kontor». Helt konkret har

kommune i overkant av 3 hyllemeter med kommunalt materiale fra NAV kontor avlevert til

IKA Kongsberg. Dette er veldig lite. Det gjenstår også her mye.

I den forbindelse ønsker jeg å kommentere litt her. Gjennom egen erfaring som arkivansvarlig

i NAV Vestfold, har jeg selv gjennom min jobb vært i samtlige NAV kontor i alle

kommunene i Vestfold og observert at det faktisk er svært mye som gjenstår å få ryddet i før

sammenslåinger. Arkivmateriale ute på NAV kontorene ligger til dels uordnet og uorganisert.

Siden dette ofte oppbevares i samme rom som det statlige arkivmateriale, har det vært lett for

meg å observere dette selv. Så her finner jeg nok også til dels en «mismatch» som jeg har

valgt å kalle det mellom hva IKA Kongsberg og også arkivledere i kommunene tenker

kanskje er igjen å avlevere og hva som faktisk er en realitet. Hvor er det operative ansvaret?

Hvilken kunnskap sitter arkivlederne om dette?

Siden den statlige delen av NAV har ansvaret for eiendomsforvaltningen, innebærer det i

praksis at man er i ferd med å si opp leieavtaler og andre leieforhold, siden NAV kontor også

skal flytte og avvikles. Lovverket er imidlertid svært tydelig på hvordan arkiver skal avsluttes,

og som kjent er arkivforskriften særdeles detaljert, noe kommunene må ta inn over seg før en

sammenslåing.

Hvis kommunene ikke rekker å få ordnet og flyttet dette materiale før dato for sammenslåing,

vil gjenfinning også kunne bli vanskelig. Man skal også unngå uorden i arkivene, så ved en

sammenslåing er dette særlig viktig for materiale man velger å flytte over til ny kommune.

§3-23 i arkivforskriften sier at «Dersom eit offentleg organ har teke på seg å oppbevare

arkivmateriale for eit anna organ, må det ikkje skje noka samanblanding av arkiva».

Dette kan bli en utfordring dersom man ikke rekker å få avlevert materiale.

4.3.3 Manglende kompetanse? – utfordringer verken kommune eller IKA kan ta hånd

om?

I utgangspunktet har kun 3/8 arkivfaglig utdanning, og da Arkivakademiets grunnenhet. Dette

i utgangspunktet behøver ikke være negativt.

I den forbindelse ønsker jeg å nevne Arkivverkets egen arkivstatistikk for 2014 som påpeker

manglende arkivfaglig kompetanse som nevnt i kapittel 2.2. En gjennomgang av konkrete tall

fra undersøkelsen viser at det totalt i Vestfold kun er 7 personer med høyere utdanning, som

jobber med arkiv. Som regel er dette arkivleder. Men i tre kommuner er ikke dette arkivleder.

34

Totalt er det ca 50 som har arkiv som hovedoppgave. En svakhet ved denne totalen kan

diskuteres, da de spør om «hvor mange som har arkiv som hovedoppgave».

Kommunene jeg har valgt ut i min undersøkelse synes å mene at de enten har kompetanse

selv eller at de får den hjelp og støtte de trenger fra IKA Kongsberg. Siden kommunene jeg

har valgt er i et relativt konsentrert område, er det vanskelig å generalisere disse funnene.

Hadde mine undersøkelser hatt større nedslagsfelt, så hadde sannsynligvis svarene vært mer

signifikante. Men min undersøkelse omhandler alle Vestfoldkommunene og slik sett

samstemmer det. Mange i min undersøkelse har også vært med på mye kurs og andre

kompetansehevende tiltak, noe som også styrker dem, selv om de ikke har arkivfaglig

utdanning.

Jeg er derimot noe mer bekymret for selve kompetansen i en kommunesammenslåingsprosess,

da dette krever spisskompetanse og handlingskraft til å gjennomføre de tiltak man bør før en

sammenslåing. Det kan synes som arkivledere «sitter på gjerdet», og venter at IKA

Kongsberg skal løse oppgavene, i trygg forvissning om sitt eierskap i dette selskapet og at de

dermed får hjelp. Dette kan selvfølgelig ikke stå ubegrunnet, men gjennom min undersøkelse

så kommer det tydelig frem i dataene over at i de tilfellene der de ikke selv sitter med

kompetanse til å løse utfordringer, så dekkes dette inn med at IKA Kongsberg skal hjelpe dem

på veien. Til et visst forsvar foreligger det svært få hjelpemidler for arkivledere og IKA til å

komme i gang med denne prosessen. Det har kommet noe, blant annet en veileder på nett på:

www.kommunereformarkiv.no som er utarbeidet av SAMDOK, et samarbeidsprosjekt i regi

av Riksarkivaren. Noen arkivledere svarer at denne har vært nyttig, men mange svarer her at

de ikke har satt seg så veldig inn i denne. Den er heller ikke helt ferdig. Siden mange av

kommunene i datagrunnlaget blir de første i landet til å gjennomføre en sammenslåing etter

reformen kom, vil de kanskje måtte finne løsninger underveis.

4.3.4 Lærdom

I prosessen med innhenting av data, herunder spørreundersøkelser og dybdeintervju, kan det

alltid stilles spørsmålstegn ved svarenes reliabilitet. «Kan respondentene mine ha misforstått

enkeltspørsmål, for eksempel på grunnlag om de nok kunnskap til å besvare spørsmålene?».

Eller det kan være slik at jeg har stilt spørsmålene på en slik måte at de kan bli misforstått? Et

spørsmål som kan være et eksempel på manglende kunnskap er for eksempel på disse

spørsmålene;

35

12. Har du eller ditt IKA den kompetansen som trengs for å håndtere alle spørsmål når

det gjelder det elektroniske arkivmateriale?

18. Er eventuelt IKA i stand til å ta i mot et elektronisk uttrekk fra dere?

Disse spørsmålene kan ha blitt misforstått fordi de tror at de vet dette. Dette kunne vært

avverget ved et personlig intervju, med et oppfølgingsspørsmål. For eksempel med at det

foreligger uløste problemstillinger sentralt i forhold til e- arkiv, hva tenker dere da om dette?

Hvilke konsekvenser kan det få at dere ikke får avlevert et godkjent uttrekk? Dette lar seg

ikke like lett gjøre ved et telefonintervju. Dette er en avveiing jeg må ta høyde for i min

tolkning av resultatene. Dette har jeg også gjort i punkt 2.7. Drøftelse av metode –

Metodekritikk. Ville det for eksempel vært mer nyttig med et personlig intervju ansikt til

ansikt? Her ville misforståelser lettere kunne avdekkes, fordi man kan lese ansiktsuttrykk og

tonefall i tillegg til hva respondentene sier. Men disse tilleggsspørsmålene som nevnt over

ville også kunne gjort spørsmålsstillingen forskjellig fra respondent til respondent. Dette må

det også eventuelt tas høyde for.

Det foreligger en del dokumentasjon fra tidligere kommunesammenslåinger. Likevel har kun

3 av 8 respondenter gjort seg kjent med tidligere kommunesammenslåinger. Dette var et

overaskende tall, siden mange av kommunene jeg har spurt er i en slik prosess. En

forutsetning for at vi kan møte dagens utfordringer er at man vet litt om hvilke fallgruver som

skjedde sist, selv om utfordringene i dag er noe annerledes. Det at så mange som 7 av 8 mener

de har den kompetanse de trenger i forhold til en sammenslåing hva gjelder det papirbaserte

arkivmateriale, er en motsetning. Mye av denne oppbyggede kompetansen handler også om å

ha lært av tidligere erfaringer. Hvordan skal man møte fremtiden hvis man ikke har lært av

fortiden?

Noen kommuner ser på arkivplan som et viktig arbeidsredskap. Likevel ser det ut som ikke

alle har tatt inn over seg at dette er et særdeles viktig arbeidsredskap nettopp i en slik prosess

som kommunene er inne i nå. På spørsmålet om arkivsamarbeid på tvers av kommuner som

skal slå seg sammen, er det kun en kommune som nevner «arkivplangruppe». Det er

gjennomgående i alle svarene jeg har fått at arkivplan knapt har blitt nevnt.

36

5. Sammenfatning med oppsummering og konklusjon

5.1. Sammenfatning

Tidligere erfaringer viser at det har vært lite oppmerksomhet rettet mot arkiv og håndtering av

kommunens dokumentasjon underveis i en kommunesammenslåing. Dette ser vi også i

dokumentet som nevnt over «kommunesammenslåing og arkivspørsmål». I vår tid handler det

i større grad om å ta vare på de elektroniske arkivene våre, selv om mye fysisk materiale ennå

ikke er sikret. Dette så ut som skulle bli mye lettere, men vi ser stadig at det kommer

utfordringer vi ikke kan takle. Kommunene har selv ansvar for å vedlikeholde og oppbevare

egne arkiver, også etter at kommunen ikke lenger bruker dokumentasjonen aktivt i

saksbehandlingen. Arkiver som inneholder rettighetsdokumentasjon skal som regel bevares

svært lenge, og arkiver som inneholder dokumentasjon av historisk, kulturhistorisk eller

forskningsmessig verdi skal bevares for all framtid jmf arkivlovas formålsparagraf.

Arkivkompetansen i norske kommuner varierer, noe denne oppgaven igjen bekrefter.

5.2. Teori vs praksis; Sier arkivfaglige regler oss noe og gjøres noe annet?

Jeg tar her utgangspunkt i Torleif Lind sin kommentar i rapporten: Arbeidsgruppe Arkiv –

kartlegginger SAS Rapport status kartlegging.

Ved opprettelsen av Sandefjord kommune er det viktig at man har tenkt grundig

gjennom de arkivrelaterte problemstillingene på forhånd, og klargjort den nye

administrasjonen slik at arkivfaglige bestemmelser, lover, forskrifter og annet

regelverk følges fra første stund. Noen av de viktigste punktene som må være på plass

ved opprettelsen av den nye kommunen er følgende:

a. Arkivorganisering – skal kommunen ha ett sentralt arkiv der alle arkivfaglige

oppgaver løses, eller skal kommunen ha flere journalførende enheter?

b. Kommunens arkivtjeneste skal ledes av en arkivleder. Denne funksjonen må være

på plass. c. Kommunens arkiver dannes og bevares for en stor del i elektroniske

systemer. Disse systemene må være operative fra første stund, og det anbefales at

opplæring av arkivansatte, saksbehandlere og ledere er gjennomført i forkant av

kommuneopprettelsen. Systemer som skal bevare arkivdokumentasjon (elektronisk

arkiv) må være godkjent etter gjeldende Noark-standard (Noark 5)

d. Kommunen skal etter arkivforskriften ha en arkivplan som viser hva arkivet

omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal også vise hvilke instrukser,

37

regler, planer osv som gjelder for arkivarbeidet. Ny kommunes arkivplan bør være

ferdigstilt innen 1.januar 2017

e. En naturlig del av en arkivplan er en oversikt og beskrivelse av rutinene som skal

følges i arkivdanningen. Dette er rutiner som både arkivansatte, saksbehandlere og

ledere må forholde seg til. Rutinene må være godt kjent blant alle relevante ansatte i

den nye kommunen før driften tar til. Det anbefales at opplæring i de nye rutinene gis i

forbindelse med opplæring i bruk av elektroniske systemer som benyttes i

arkivdanningen.

Dette er veldig bra oppsummert, men klarer kommunene alt dette før sammenslåingsdatoene?

Teorien er tydelig, men klarer kommunene å følge opp? Det er på generell basis i alle

kommunene i Vestfold mitt inntrykk at mye av dette gjenstår.

5.3. Konklusjon. Finnes en løsning? Er vi i stand til å takle arkivutfordringene ved

kommunesammenslåing?

I denne oppgaven har jeg undersøkt om vi er i stand til å møte de arkivfaglige utfordringene

som kreves ved en kommunesammenslåing. Noe er redegjort for i den komparative drøftelsen

og noe skal jeg oppsummere her.

Jeg har undersøkt mange sider i forhold til utfordringene vi står overfor. En ting er den

formelle utdanningen og kompetansen, men det er også mye kunnskap arkivledere får

underveis i sitt arbeid, gjennom kurs osv. Mye handler om å ha handlingskraft til å

gjennomføre de tiltak som kreves, gjennom tilgjengelig informasjon de kan søke selv, både

gjennom Arkivverket, Samdok og andre informasjonskanaler.» Veien blir til mens man går»

er det noe som heter, men det er likevel en del grunnleggende arkivfaglige prinsipper som må

følges. Få av mine respondenter har formell utdanning, særlig lite utover 15 studiepoeng,

likevel behøver ikke det å være avgjørende for om de klarer å håndtere de utfordringene som

er med kommunesammenslåinger. Siden de fleste arkivlederne har vært hos sine

arbeidsgivere siden 2006 og etter, kan det imidlertid synes noe overraskende at ikke flere har

formell utdanning. Men Torleif Lind ved IKA Kongsberg, sier også at kompetansen har økt

jevnt og trutt, men at den varierer veldig. Likevel er det viktig å påpeke at mye av det

arkivlederne trenger å kunne, i forbindelse med en kommunesammenslåing ikke nødvendigvis

er formell utdanning, men oppdatert kunnskap om hvor de kan søke hjelp, kunnskap til å

bruke og benytte seg av de hjelpemidler som finnes og ikke minst lære av de erfaringene som

38

har vært gjort tidligere. Her var det få (3 av 8), som hadde gjort seg erfaringer. Og i et fylke

der nær sagt de fleste er i en eller annen form for sammenslåing, er det ikke å komme bort fra

at dette kan påvirke hvordan det jobbes frem mot dette. Et overraskende funn i min

undersøkelse.

Fokus på arkivplanarbeid i prosessen før en sammenslåing. Noen kommuner ser på arkivplan

som et viktig arbeidsredskap, men likevel ser det ut som ikke alle kommuner har tatt dette inn

over seg. Kun to av mine respondenter har sagt at dette er et viktig prioriteringsområde før

kommunesammenslåing. De fleste bruker som nevnt www.arkivplan.no, men dette er ikke

dynamiske planer, med en funksjonell vinkling. Da vil det også være vanskelig å fange opp

organisasjonsendringer etc. som er viktig underveis. Tilgang til planen vil være vesentlig og

flere ledd må kunne få registrere inn endringer i en arkivplan. Her bør man i stedet ha en

godkjenningsordning av arkivleder til slutt. Dette vil sikre at man fanger opp endringer, som

kanskje hadde blitt glemt i en annen sammenheng. Slik er det ikke i dagens løsning

www.arkivplan.no og dette er noe kommunene bør tenke over. Men så lenge Riksarkivarens

mal for arkivplan ikke er bygget opp slik så blir det vel neppe at kommunene gjør det heller.

Foreløpig er det ikke systematisert kunnskap om bruk av funksjonsbasert metode i

arkivplanleggingen derfra. Jeg spurte Torleif Lind ved IKA Kongsberg om dette og han ser

helt klart at funksjonsbaserte arkivplaner kan ha nytteverdi. Prioriteringen i de kommunene

som først skal slå seg sammen har vært å ansette en ny arkivleder for ny kommune. Og da vil

denne kunne ta tak i dette. Det blir laget en midlertidig arkivplan i en av kommunene, men i

første rekke har denne to formål: Være et best mulig utgangspunkt for arbeidet med den

endelige planen, og å lukke avviket etter Statsarkivets tilsyn som har vært i denne kommunen.

I tillegg er denne (nye) kommunen i en anskaffelsesprosess i forhold til nytt sak-/arkivsystem.

Kravspesifikasjon og konkurransedokument er lagt ut på Doffin, og det tas sikte på å foreta

valg av leverandør i begynnelsen av mai. Det er svært kort tid igjen til selve sammenslåingen,

så her er det mye arbeid å gjøre.

For å kunne forankre arkivkompetanse og få grobunn for en god arkivorganisasjon bør

kommunene være klar over de svært detaljerte bestemmelsene i arkivforskriftens § 2-1 til 2-5.

Særlig bestemmelsen i §2-1

39

Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei

arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtenesta skal vere felles

for organet. Dersom ikkje særlege omsyn tilseier noko anna, skal ho vere underlagd

den administrasjonseininga som har ansvaret for organets fellessaker.

§ 2-4 følger videre opp om arkivordning og bør nevnes her: « Daglegarkivet (aktivt arkiv)

skal vere sentralisert så langt dette er praktisk tenleg...» m.m

Ved en sentralisert arkivorganisasjon med for eksempel et felles dokumentsenter vil man

skape et godt arkivfaglig miljø og en kontroll over dokumentfangsten. Fra et arkivfaglig syn

vil også en sentralisert ordning gi bedre styring og kontroll med arkivarbeidet og de fysiske

arkiver. Det vil gi økt samarbeid og kompetanseutveksling mellom arkivansatte. Ved en slik

profesjonalisering vil man ha en bedre mulighet til faglig utvikling, best service til

innbyggerne og større grad av dokumentfangst. Dette er nok forutsetningen for å lykkes i det

videre arbeidet med en velfungerende ny organisasjon. Man vil da også til en viss grad tenke

seg at ytre proveniens får en større aktualisering gjennom en slik sentralisering. I stedet for å

skape egne arkiv for hver enhet, eller avdeling, kan man skape et felles for hele organet. Først

da er kommunene i stand til å møte de utfordringer en kommunesammenslåing krever.

40

6. Litteraturliste

Arkivlova (1992). Lov om arkiv. Hentet 23.04.16 fra:

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1992-12-04-126?q=arkivlova

Arkivverket Arkivstatistikk 2014

http://www.arkivverket.no/arkivverket/Arkivutvikling/Arkivstatistikk/Kommunale-

arkivtjenester

Audunson, R. (2015) Samle, formidle, dele. 75 år med bibliotekarutdanning. Oslo: ABM-

media.

Befring, E. (2015) Forskningsmetoder i utdanningsvitenskap. Cappelen Damm Akademisk

Bearman & Lytle, R (1985). The Power of the Principle of Provenance. I: Archivaria 21,

Ottawa: Canadian Association of Archivists

Cook, T. (2011). Proveniens i den digitale tida: Gammel bør eller fremtidshåp for

arkivarprofesjonen. Tidskriftet Arkiv – Volum 2

https://journals.hioa.no/index.php/arkiv/article/view/910/801

Dalland, O. (2012). Metode og oppgaveskriving. 5 utgave. Oslo: Gyldendal.

Depotdrengen. (2004). Arkiv – Ein garanti for rettferd? Hentet 26.03.16 fra:

http://depotdrengen.wordpress.com/a1-arkiv-–-ein-garanti-for-rettferd

Duchein, M. (1983). Theoretical Principles and Practical Problems of Respect des fonds in

Archival Science, Archivaria 35, American Archivists.

Fonnes, I. (2010). Arkivhåndboken for offentlig forvaltning. Oslo: Kommuneforlaget.

Forskrift om offentleg arkiv (1998). Forskrift om offentleg arkiv. Hentet 13. april 2016 fra:

https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/1998-12-111193?q=arkivforskriften

Hurley, C. (1995). Problems with Provenance

http://www.descriptionguy.com/images/WEBSITE/problems-with-provenance.pdf

Høiaas, Petter B., Rørås, Cecilie Hansen og Sødring, Thomas (2016). Uttrekkssammenligning

- to uttrekk fra samme system. Tidsskriftet Arkiv VOLUM 7 Hentet 06.05.16 fra:

https://journals.hioa.no/index.php/arkiv/article/view/1670/1522

Kommunal- og moderniseringsdepartementet (2014). Kriterier for god kommunestruktur -

Delrapport fra ekspertutvalg. Hentet 13.03.16 fra:

https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/Kriterier-for-god-kommunestruktur/id754164/

41

Leseth, A.B. og Tellmann, S.M. (2014). Hvordan lese kvalitativ forskning? Oslo: Cappelen

Damm AS.

Macintosh, S., & Real, L. (2007). Dirks: Putting ISO 15489 to Work. The Information

Management Journal, March/April 2007. Hentet 16.03.16 fra:

http://www.arma.org/bookstore/files/Macintosh_Real.pdf

Marthinsen, J. H. (2012). Arkivteori - en innføring. Oslo: Riksarkivaren. Norsk Arkivråd

(2014).

Riksarkivaren (2006). Veiledning i periodisering av offentlige arkiver: Rapporter og

retningslinjer 19. Oslo. Hentet 01.03.16 fra:

https://arkivverket.no/arkivverket/Offentleg-forvalting/Arkivering/Periodisering

Riksarkivet (2002). Rapport fra Bevaringsutvalget 2002. Oslo: Riksarkivaren. Hentet

14.04.2016 fra:

http://arkivverket.no/arkivverket/content/download/3178/41762/version/1/file/bevaringr

apport.pdf

Riksrevisjonen (2013): Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og

tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Hentet 04.04.16 fra:

https://www.riksrevisjonen.no/SiteCollectionDocuments/Dokumentbasen/Dokument3/20

State Records New South Wales (2003/2007): The Dirks Manual. Introduction Step A D, Step

E – H. Hentet 04.04.16 fra:

https://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/advice/designing-implementing-and-

managing-systems/dirks-manual/step-by-step-through-dirks

Thomassen, T. (2002). A first Introduction to Archival Science. Archival Science 1: 278-385.

Kluwer Academic Publishers. Hentet 12.04.16 fra:

http://link.springer.com/article/10.1007%2FBF02438903

Thorsen, A. (2000). Arkivplan, en veileder. Kommuneforlaget

Valderhaug, G. (2011). Fotnote eller tekst? ABM-media AS.

Valderhaug (2016) Arkivplan - formål og innhald. Power Point-presentasjon, HiOA

vårsemsteret 2016)

Yeo, G. (2003) Managing Records: A handbook of principles and practice. London: Facet

Publishing

42

Andre dokumenter:

Møteinnkalling - Utvalg: FELLESNEMNDA for Sandefjord, Andebu og Stokke

Møtedato: 22.09.2015 Sak: 57/15 SAK/ARKIV – SYSTEM, vedlagt rapport:

Arbeidsgruppe Arkiv – kartlegginger SAS Rapport status kartlegging

43

7. Vedlegg

Vedlegg 1:

Spørreundersøkelsen til arkivledere i Vestfoldkommunene

Spørreundersøkelse om kommunesammenslåing og arkiv

- Du står fritt til å unnlate å svare på enkeltspørsmål, hvis du føler et behov for det.

Om deg 1. Hvilket år er du født: _____

2. Kjønn;

Kryss av

Kvinne __

Mann __

Om yrke, arbeidstid og utdanning 3. Hvor høy stillingsprosent har du?

Velg kun en av følgende og kryss av:

Full stilling ____

Deltid _____

Full tid, men sykemeldt _____

Deltid, men sykemeldt _____

Annet _______

4. Hvilken stillingstype/stillingsbetegnelse har du?

Velg kun en av følgende:

Arkivleder/seksjonsleder (direkte underlagt rådmann) _____

Arkivleder/seksjonsleder (ikke direkte underlagt rådmann) _____

Fagansvarlig - arkiv _____

Arkivar ______

44

Arkivmedarbeider _____

Rådgiver _____

Konsulent ______

Saksbehandler ______

Annet ______

5. Hvilken utdanning har du?

Velg kun en av følgende:

Ufaglært ______

Arkivakademiet ______

Høyskoleutdanning på bachelornivå med arkiv i fagkretsen (3 år) _____

Høyskoleutdanning innenfor arkiv (1-2 år) _____

Høyskoleutdanning på bachelornivå (3 år) med andre fag (økonomi, administrasjon, historie e.l) ___

Høyskoleutdanning 1-2 år med andre fag (økonomi, administrasjon, historie e.l) ____

Annet _____

6. I hvilket år begynte du hos din nåværende arbeidsgiver?

Vennligst angi et årstall: ______

7. Hvor mange ansatte har du ansvaret for?

Velg kun en av følgende:

1-5 ansatte _____

6-10 ansatte ______

11-15 ansatte ______

15 eller flere ______

Ingen ______

45

8. Er du leder med personalansvar?

Velg kun en av følgende:

Ja _____

Nei _____

Om arkiv og kommunesammenslåing Her kommer en rekke spørsmål om kommunesammenslåing. Noen spørsmål krever et svaralternativ, andre er mer åpne. Svar etter beste evne.

9. Er deres kommune tilknyttet et IKA (interkommunalt arkiv)?

Velg kun en av følgende:

Ja _____

Nei _____

10. Når et organ opphører å eksistere, skal også arkivene avsluttes, men aktive saker kan overføres til det nye organet.

Vennligst velg passende svar til hvert alternativ:

Ja

Nei

Usikker

Er det fastsatt prosedyrer for dette i sakarkivsystemet/fagsystemet?

Er det kartlagt hvor mye ressurser dette vil kreve?

Tror du kommunen din har ressursene dette til kreve?

Har dere tilgang til faglig rådgivning i forhold til dette

11. Har du eller ditt IKA den kompetansen som trengs for å håndtere alle spørsmål når det gjelder det papirbaserte arkivmateriale som ligger ute i kommunen?

Velg kun en av følgende:

Ja _____

Nei _____

Usikker _____

46

12. Har du eller ditt IKA den kompetansen som trengs for å håndtere alle spørsmål når det gjelder det elektroniske arkivmateriale?

Velg kun en av følgende:

Ja _____

Nei _____

Usikker _____

Legg til en kommentar til svaret her:

13. På hvilke områder har kommunen kompetanse i forhold til sammenslåing og hvilke tenker du at kommunen ikke har kompetanse til å håndtere?

Vennligst skriv her:

14. Hva med prioriteringen hos den øverste ledelsen i din kommune? Blir arkiv tatt på alvor av kommuneledelsen? Er arkiv forankret i overordnede planer? Utdyp gjerne ditt svar.

Vennligst skriv her:

15. Har dere egne prosjektgrupper som har begynt å jobbe med en kommunesammenslåing?

Velg kun en av følgende:

Ja _____ Nei _____

47

16. Er det en arkivperson som er representert i overordnede prosjekter på tvers av kommunene som skal slå seg sammen, eller har planer om å gjøre det?

Velg kun en av følgende:

Ja _____

Nei _____

17. Dette spørsmålet handler om arkivsamarbeid på tvers av kommuner som skal slå seg sammen eller som planlegger å gjøre det. Vet du om det er inngått et slikt formelt samarbeid? Hvordan er det eventuelt organisert?

Vennligst skriv her:

18. Er eventuelt IKA i stand til å ta i mot et elektronisk uttrekk fra dere?

Velg kun en av følgende:

Ja _____

Nei _____

Usikker _____

19. Hvordan tenker du man skal unngå arkivtap?

Vennligst skriv her:

20. Har du tenkt på utfordringene med de mange kommunale samarbeidsordningene, som for eksempel felles legevakt som følger et litt annet regelverk i forhold til arkiv og som i tillegg kanskje går på tvers av tenkte sammenslåingskommuner?

Vennligst skriv her:

48

21. Vil dere klare å foreta et godkjent uttrekk fra sakarkivsystem/fagsystem uten hjelp av ekstern leverandør, kun ved hjelp av for eks IT avdelingen i kommunen?

Velg kun en av følgende:

Ja _____

Nei _____

22. Har du tenkt på hvilken måte det er best å organisere en felles arkivtjeneste etter en eventuell sammenslåing?

Vennligst skriv her:

23. Det finnes en nylig utarbeidet veileder på nett på: www.kommunereformarkiv.no som er utarbeidet av SAMDOK, et samarbeidsprosjekt i regi av Riksarkivaren.

I denne veilederen gis det informasjon om Kommunereformen og arkiv. Den er delt i tre og skal være nyttig informasjon uansett hvilken fase man er i mht Kommunesammenslåing. Hvis du ikke har lest den tidligere, kan du ta en kikk på den før du svarer på spørsmålet.

- Hva synes du om denne veilederen?

På dette spørsmålet har du mulighet til å svare litt mer utdypende.

Vennligst skriv her:

49

24. Har du gjort deg erfaringer fra andre kommunesammenslåinger (for eks mellom Ramnes og Våle i 2002 eller Borre og Horten i 1988) ?

Velg kun en av følgende:

Ja _____

Nei _____

25. Den kommunale delen av NAV har kommunen ansvaret for. Der er det også fysisk materiale i arkiver. Har dere oversikt over og kontroll på avlevering av dette i forbindelse med en eventuell sammenslåing?

Velg kun en av følgende:

Nei _____

Ja _____

Delvis _____

Takk for at du tok deg tid til å svare på undersøkelsen

50

Vedlegg 2:

Spørreundersøkelsen til IKA Kongsberg, ved daglig leder Wenche Risdal, fagleder

Torleif Lind og rådgiver June Wahl

Spørsmål til IKA Kongsberg.

Telefonintervju 23.03.16

Innledning:

Først; takk for at du på så kort varsel tar deg tid til denne telefonsamtalen. Tanken var at

oppgaven kun skulle ta for seg arkivutfordringer i kommunene. Men underveis fikk oppgaven

en litt annen «vinkling» hvor jeg har behov for å høre deres oppfatninger ved en

kommunesammenslåing også, pga deres rolle ut mot kommunene.

De er alle anonymisert, dvs det fremgår ikke hvem som er hvem eller hvilke svar de har gitt.

Når det gjelder dere så vil jo ikke det kunne gå på samme måte. Men svarene blir lagt på et

generelt grunnlag også her. Hvis det er ønskelig så kan den delen av oppgaven som

omhandler dere, være til gjennomlesning for å kvalitetssikre at det ikke kan knyttes for eks til

enkeltkommuner.

1. Hva er IKA sin generelle oppfatning av kommunenes kompetanse, ressurser,

infrastruktur?

2. I hvilken grad tror dere ledelsen er klar over de arkivmessige utfordringene med

kommunesammenslåing?

3. I hvilken grad kan dere i IKA bistå kommunene med hjelp i denne prosessen? (Har

dere en plan for denne bistanden?)

4. Finnes det noen utvalg på tvers av kommuner som skal slå seg sammen der dere er

representert? Altså arkivgrupper eller lignende..

5. Hvor mye eller hvilken kompetanse tenker dere at kommunene har selv i denne

prosessen?

51

6. Har dere den kompetansen som trengs for å håndtere alle spørsmål, all veiledning og

alle tiltak som retter seg inn mot fagsystem og elektroniske arkivsystem som vil

komme i tiden fremover? I så fall på hvilken måte?

7. Har dere tenkt på ressursbruk i forhold til dette? Har dere satt av ekstra ressurser?

8. De fleste kommuner begynner å bli fullelektronisk, ikke bare i sakarkiv, men også

fagsystemene. Hvordan ligger kommunene ann i forhold til avlevering av papirbasert

materiale? Er det mye igjen? Status?

9. Har dere mulighet til å ta i mot periodiserte uttrekk fra fagsystem og arkivsystem nå

før den første sammenslåingen 01.01.17? Har dere et mottaksapparat til å gjøre dette?

10. Hvor mye er levert elektronisk tidligere?

11. De interkommunale løsningene i kommunene, for eks legevakt og brannvesen.. faller

litt utenfor arkivregelverket. Hvis dere blir spurt kommer dere til å ta i mot arkiv fra de

interkommunale løsningene ute i kommunene?

12. Har du/dere gjort dere noen tanker om hvilke problemer som kan oppstå med

gjenfinning av arkivmateriale, både det papirbaserte men også det elektroniske, ved at

gamle «kommuner» slutter å eksistere?

13. Hva tenker du er annerledes ved sammenslåinger nå i forhold til tidligere., Hva er mer

problematisk og hva er mindre?

52

Vedlegg 3:

Suppleringsspørsmål til IKA Kongsberg

1) Det gjelder arkivplan og hvordan dere ser på en funksjonsbasert arkivplan og om dette

er noe som blir vurdert i forhold til da spesielt SAS som hadde en egen arkivgruppe på

dette?

2) Har SAS kommunene landet på et nytt sakarkivsystem?

3) Når er byggetrinn 2 ferdigstilt? med tanke på at Sandefjord kan avlevere sitt

papirmateriale.. Hva gjør dere i mellomtiden?

4) Hvor mye materiale har blitt avlevert på den kommunale siden av NAV?