#1/2011 Arbeidslivets spilleregler

Næringslivettaper millioner

Et bygg for fremtiden -> Les om Infotjenesters nye bygg – best i energiklassen 3 | Hvordan kan jeg gjøre deg god -> Møt Roar Johansen – suksesstreneren til Sarpsborg 08 4-5 | Ansatte syk-melder seg selv -> Les om Mandal kommune - ansatte har 365 egenmeldingsdager i året 10

Nå kommer endringer i arbeidsmiljøloven, er du forberedt?

Ansvarlig redaktør: Thorfinn Hansen

Redaksjon: Glomma Media ASLayout og design: MOOD Grafisk Design AS

Trykk: Møklegaards Trykkeri ASDistribusjon: Posten Norge ASOpplag: 18.000

#1 / 2011Et informasjonsmagasin fra:

Infotjenester ASPostboks 11131710 Sarpsborg

Tlf: 07505

www.infotjenester.no

Et bygg for fremtiden

Hvordan kan jeg gjøre deg god?

Langsiktighet er viktig

Kan bli bøtelagt

Næringslivet taper millioner

Oppfølging kan redusere sykefraværet

Ansatte sykmelder seg selv

Stor suksess for HRessurs

Spørsmål og svar

Supportsider

345

6-78-910111213

14-15

Uten formell fotballfaglig bak-grunn har Roar Johansen sørget for at Sarpsborg har et elite-serielag i fotball for første gang siden 1974

Se side 4-5

Det kan bli vedtatt å bøtelegge arbeidsgivere som ikke følger opp sykmeldte. Stortinget får trolig forslaget om lovendring til behandling i vår.

Se side 6-7

Store norske bedrifter taper millioner på manglende kom-petanse rundt fraværsregis-trering. Ofte er det mangel på elektroniske systemer som er årsaken.

Se side 8-9

Systematisk oppfølging av syk-meldte kan redusere fraværet. Det mener et offentlig utvalg som har utredet sykefravær og utstøting i helse- og oms-orgssektoren.

Se side 10

”Spørsmålet er om systemet reellt sett er fleksibelt, eller om det bare blir slik at alle må jobbe lengre for å få en pensjon de kan leve av.”

Atle TorpRådgiver iInfotjenester

Side 14 og 15

3

Slappe og trette arbeidstakereI følge Fædrelandsvennen er arbeidstagere på Sørlandet lengst sykemeldt for slapphet eller tretthet. Gjennomsnittlig fraværslengde er cirka 70 dager i Agderfylkene. I Oslo er tilsvarende fraværslengde for samme diag-nose 45 dager. En avdelingsdirektør i NAV uttryk-ker at det er arbeidsgivere som er for dårlige til å ta ansvaret med å få sykemeldte tilbake i jobb. De er dårligere til å tilrettelegge på Sørlandet sies det. Det er mulig arbeidsgivere på Sørlandet er det, det vet ikke jeg. Det jeg imidler-tid vet er at en sykemelding ikke automatisk er en søknad om at vedkommende skal være borte fra jobben.

Det er til alle parters beste å ha systematisk oppfølging av sykemeldte på en ryddig og riktig måte, slik at den sykemeldte kan komme fort tilbake i jobb. Det er en vinn-vinn situasjon for både den ansatte og for virksomheten.I år er det varslet flere endringer i lovverket fra regjeringen som vil få konsekvenser for næringslivet.

Like om hjørnet er endringer i arbeidsmiljøloven og folketryg-dloven om raskere oppfølging og sanksjonering ved brudd på regelverket ved arbeidstakers sykdom. Dette skal etter planen legges frem for Stortinget i april.

PÅ SIDEN :::ThorfINN haNSEN

adm. dir. i Infotjenester

Etter ett år med bygging, flytter Infotjenester snart inn i sitt nye bygg på Grålum i Sarpsborg. Åpne løsninger skal sikre bedre oversikt og bedre informasjonsflyt.

Oddvar Skjæveland fra Rom Arkitek-turpsykologi har vært sentral i arbeidet med hvordan det nye bygget skal utformes. Foruten virkningen av å flytte inn i et nytt bygg, forandres til arbeidsdagen til mange ansatte. De flytter fra cellekontor til åpent landskap. Mye er skrevet om fordelen med åpent landskap og cellekontor og omvendt. - Vi har mange erfaringer og undersøkelser rundt kontorløsninger, og vet ganske mye om både positive og negative effekter av ulike arbeidsplassløsninger, sier Skjæveland. Han vet også at de åpne løsningene i Infotjen-ester vil medføre at flertallet vil få bedre over-sikt, gi og få beskjeder og føler seg stimulert av miljøet.

INformASjoNSflyT- I det hele tatt blir flyten av informasjon lettere og raskere, energinivået høyere og styringsmulighetene bedre. Samtidig vet vi at rundt 1 av 3 vil oppleve at de blir forstyrret i arbeidet sitt, det skyldes som regel andres samtaler i nærheten, sier Skjæveland.

- Da beslutningen ble tatt om at vi skulle investere i et nytt bygg, formulerte vi noen krav, sier administrerende direktør Thorfinn Hansen i Infotjenester. Vi ønsket et moderne bygg, både i utseende og funksjon:

• vi hadde høye krav til energieffektivitet• vi ønsket at bygget skulle stå frem på en positiv møte gi en profileringseffekt til Infotjenester

- Jeg synes vi har lykkes med målene våre med det nye bygget, fortsetter han. Vi gleder oss til å flytte inn i april.

moderNe byggOddvar Skjæveland mener Infotjenester får et bygg for fremtiden. - Det er et enda mer moderne bygg enn andre nybygg, både i utseende og funksjon. De høye energikravene peker seg særlig ut, og effektene av det går langt ut over sparte kroner. Siden så energieffektive bygg ennå er sjeldne, skiller det seg kraftig ut. Dermed er det betydelige profileringseffekter. Videre vet vi at potensielle jobbsøkere er opptatt av verdier og klima, slik at rekrutteringen forventes å bli enda lettere. Samlet sett vil Infotjenester både lokalt og nasjonalt fremstå som svært fremtidsrettet, avslutter Oddvar Skjæveland faglig leder i Rom Arki-tekturpsykologi.

et bygg for fremtiden

4

Allikevel har han på 1,5 år sørget for at Sarpsborg igjen har et fotballag i landets øverste divisjon. Oppskriften er enkel: han snakker med alle spillerne sine. - Det viktig-ste for meg at jeg ser alle, sier han.

Men han er opptatt av at opprykket og suksessen ikke skyldes ham alene. Samtlige i klubben og rundt klubben har vært med på å bidra. Selv om det er han, spillerne og den tidligere styrelederen, Geir Lilletvedt, som har vært mest profilert i media.Selv kan han egentlig ikke være trener i landets øverste divisjon.- Nei, det stemmer det, men det er på grunn av Uefa-regler. Jeg har nettopp gjort ferdig trenerkurs og en oppgave som gjør at jeg nå er Uefa-godkjent trener i Adeccoligaen, sier han.- Men nå er dere i Tippeligaen?- Du vet, man får alltid dispensasjon det første året. Så nå må jeg på kurs igjen og etter jeg er ferdig kan jeg trene Arsenal om jeg vil. Selv om det neppe blir en realitet, humrer Johansen.

lærerbAkgruNNJohansen har bakgrunn som lærer. Han har gjort seg noen tanker om hvorfor personer med pedagogisk bakgrunn gjør det bra i rol-len som trener for prestasjonsgrupper. Slik som Marit Breivik som trener for landslaget i håndball. Nils Arne Eggen som trener for Rosenborg. Drillo som trener for landslaget i fotball.- Jeg tror at en pedagogisk inngang til en

prestasjonsgruppe, kan gi utøverne en større grad av involvering. Min jobb er ikke å dirigere, men orkestrere gjennom å legge til rette for læring, sier Johansen. Samtidig er han veldig opptatt av at spill-erne må ta ansvar selv.

gode TIlbAkemeldINgerHan mener som trener kan du aldri forutse noe som kommer til å skje i forbindelse med en fotballkamp.- Det vil si at vi må ha spillere som gjør vurderingene sine selv. Min jobb er å legge forholdene til rette for læring, men det er spillerne som må ta avgjørelsene selv under kampens gang, sier Johansen.Selv om resultatene skulle utebli, er han opptatt av at han ikke skal forandre måten han leder prestas-jonsgruppa.- Ved en eventuell motgang vil jeg ikke forandre på noen ting. Tror tvert i mot at det da er enda viktigere å være seg selv og holde på sin egen måte å være på, sier Johansen.Han har fått gode tilbakemeldinger fra spillere i gruppen blant annet gjennom avisintervjuer i lokalpressen, hvor spillerne har skrytt uhemmet av trener Johansen. Ikke for sine fotballfaglige kunnskaper, men fordi han ser alle spillerne i spillergruppa. Sitat som ”den beste treneren jeg har hatt, fordi han lar meg være meg selv” og at ”alle blir behandlet likt” er sagt om Johansen.

Sarpsborgtrener Roar Johansens viktigste lederfokus

Hvordan kan jeg gjøre deg god?roar Johansen har ingen formell utdannelse innen ledelse. han har heller ikke den nødvendige formelle bakgrunnen til å trene et Tippeligalag ifølge reglene til UEfa.

“Min jobb er å legge forholdene til rette for læring”- Jo, jeg takker for komplimentene og det er nettopp det som er det viktigste for meg som leder; nemlig å se og prate med den enkelte. Alle har sin rett til å bli sett og hørt. Alle er forskjellige og jeg må snakke med og se hver enkelt, mener Johansen, som også sier at det å kunne være seg selv også er viktig i utøvelsen av ledelse.

INgeN formell lederuTdANNelSeHan har ingen formell lederutdannelse, men han tror at hans bakgrunn og hvorfor han hit-til har hatt suksess, er et resultat av alt. Altså arv, miljø og erfaring. Imidlertid har han alltid vært engasjert og opptatt av ledelse. - Det startet på skolen da jeg ble tillitsmann og senere elevrådsleder for 400 elever. Så lederskap ligger naturlig for meg. I voksen alder jobbet jeg i Manpower hvor jobben var å rekruttere de rette menneskene til faste stillinger, opplyser han. Etter perioden i Manpower, begynte han som lærer på en folkehøyskole i Moss. Skader satte en stopper for den aktive idrettskarrieren som keeper allerede som 18-åring. Da bestemte han seg for å bli trener. Deretter har det blitt mange år som trener ved siden av jobben.- Hele tiden har fokuset mitt vært hvordan jeg kan gjøre andre gode, sier Johansen.Det samme fokuset har han i fotballen. Hvordan kan han gjøre andre gode?

deN eNkelTe må TA ANSvArHan mener det handler om å bevisstgjøre den enkeltes ansvar.- Det er den enkelte som må ta ansvar for sin egen utvikling og læring. Jeg tror at en pedagogisk leder har lettere for å innse at man ikke sitter med fasit. Det er jo mange muligheter til å løse situasjoner under en

fotballkamp, men på banen må spillerne gjøre dette selv innenfor gitte rammer, sier Johansen.Han fokuserer mye på at spillerne må få et eier-forhold overfor det de

driver med. For øvrig gjennomsyrer det hele klubben mener Johansen.

- Vi har en veldig god ledelseskultur i klubben nå, og jeg hadde ikke klart dette alene. En leder blir aldri bedre enn resten av teamet, avslutter Sarpsborgtrener Roar Johansen.En trener som sammen med laget har tatt sjumilssteg for fotballen i Sarpsborg-distrik-tet. For første gang på 36 år spiller et lag fra Sarpsborg igjen i fotballens øverste divisjon i Norge.

TEkST ::: PÅL MarThINSEN

“Den enkelte må taansvar for sin egen utvikling og læring.”

5

: litt av historien7. november 2010 ble en merkedag for fotballen i Sarpsborg. Sarpsborg stadion eksploderte i fyrverkeri og gledesutbrudd. For første gang siden 1974 var et fotballag fra Sarpsborg igjen i landets øverste divis-jon. Det har vært en lang vei å gå. Somme-ren 2009 var fotballklubben Sarpsborg 08, som er fotballen i Sarpsborg sin samling-sklubb, på konkursens rand. Hovedtreneren sa opp for at klubben skulle spare penger. Hjelpetreneren, Roar Johansen, overtok jobben som hovedtrener og skulle redde klubben fra nedrykk. Høstsesongen ender fantastisk med kvalifiseringsspill til Tippe-ligaen. I den første kampen mot Fredrikstad fotballklubb, vinner sarpingene og sender Fredrikstad ned en divisjon. Senere ble det tap mot Kongsvinger i den avgjørende kampen. Et år etter er altså Sarpsborg tilbake i Tippeligaen.

Infotjenester har bidratt mye, både som sponsor, til spillerkjøp og som sparringspart-ner for ledelsen i klubben er det spesielt givende å være hovedsamarbeidspartner i den første sesongen et lag fra Sarpsborg er i toppserien siden 70-tallet.Sarpsborg 08 står for mange av verdiene Infotjenester setter høyt. Nøkternhet, lagånd og realistiske målsetninger er koblet sammen med en jordnær trener og lagledelse.

- Infotjenester leverer produkter og tjenester som hjelper ledere til en mer effektiv hverdagsledelse. Vi er overbevist om at det er i hverdagen slaget står for de aller fleste virksomheter. Sarpsborg 08 med Roar Johansen i spissen har drevet effektiv hverdagsledelse gjennom fokus på å gjøre ting riktig i hverdagen og enkle arbeidsoppgaver. Dette passer veldig godt til den profilen vi ønsker å bygge, sier Gard Rønning ved Infotjenester AS.

- Infotjenester har bidratt økonomisk til toppfotballsats-ingen i Sarpsborg siden samarbeidsklubben Borg fotball ble opprettet, og vi har hatt et langsiktig fokus på samar-beidet siden starten. Nå er vi generalsponsor i tre år, sier markedsføringssjef Gard rønning.

langsiktighet er viktig

hva kan jeg gjøre for å gjøre deg god og muligheten til å være seg selv, er det utgangspunktet i Sarpsborgtrener roar Johansens ledelsesfilosofi. her takker han spillerne etter en kamp mot ranheim i 2010. Foto: Frank Githmark/Sarpsborg08

6

Ledere må legge til rette for at avdelingen bruker mest mulig ressurser på oppgaver som leder mot målene. Le-derens tilgang til gode systemer og god nok kjennskap til personaljussen er viktige forutsetninger for å få til dette. Når ledere i tillegg har gode kommunikasjonsfer-digheter ligger det til rette for god måloppnåelse. I mai og juni lanserer Infotjenester kurset Effektiv hverdag-sledelse. Et kurs som gjør deg kvalifisert for lederrollen! Kurset finner du presentert på www.infotjenester.no/kurs

Det er i hverdagen målene nås!

I midten av april vil forslag til ny arbeidsmiljølov og folketrygdlov legges frem for Stortinget. Endringene vil omfatte alle arbeidsgivere og kan føre til bøter for arbeids-givere som ikke følger opp sykmeldte.

I flere år har det vært kjent at noe skal gjøres med sykefraværet i Norge. I mars 2010 ble ny IA-avtale underskrevet av staten og partene i arbeidslivet. 1. juli i 2011 går avtalen ut og fra

samme dato er det meningen at ny arbeid-smiljølov og folketrygdlov skal gjelde med endringer i bestemmelsene om sykefravær og sykefraværsoppfølging. De nye bestem-melsene i loven vil dermed gjelde alle, både virksomheter som er omfattet at avtalen om Inkluderende Arbeidsliv og de som ikke er det.

bøTer TIl ArbeIdSgIvereI det nye forslaget til endringer legges det opp til strengere sanksjonsmuligheter fra det offentlige i forhold til hva som praktiseres i dag. Etter 1. juli kan arbeidsgiver få bøter på 5 000 kroner for ikke å ha avholdt dialogmøte 1 eller utarbeidet en oppfølgingsplan innen lovens frister.Er ikke dette gjort før tidspunkt for dialog-møte 2, medfører det et gebyr på 10 000

kroner dersom fraværet ikke er uforskyldt. I tillegg gis det tvangsmulkt for hver dag en oppfølgingsplan skulle vært levert eller dialogmøte 1 skulle vært avholdt, frem til det blir gjort. Det samme i forbindelse med dialogmøte 2.

frISTerOgså fristene for de forskjellige dialogmøtene ser ut til å gjennomgå en oppstramming. I dag er fristen for å utarbeide en oppfølging-splan seks uker. Departementet la opp til fire uker i sitt endringsforslag. I dag er reglene slik at dialogmøte 1 skal gjennomføres innen 12 uker. Ny frist blir 7 uker.

STor uSIkkerHeT HoS ArbeIdSTAkerNe- Vi får mange spørsmål fra kundene våre om dagen vedrørende de planlagte endringene i

Endringer i arbeidsmiljøloven – alle arbeidsgivere omfattes:

bøter for ikke å følge opp sykmeldte?

Lønnsmedarbeidere får ofte spørsmål om ferie-pengeutbetalingen. Både beløpets størrelse og tidspunk-tet for utbetalingen er gjenstand for usikkerhet. Det er mange detaljer å holde orden på. Når det i tillegg har vært endringer i ferieloven, kan 3 timers kurset ”Kor-rekt feriepengeutbetaling” være løsningen for en god gjennomføring. Kurset finner du presentert på www.infotjenester.no/kurs

Feriepenger – slik gjør du korrekt utbetaling

7

lov- og regelverk. Endringene vil gjelde for alle arbeids-givere, og kundene våre er opptatt av hvilke praktiske kon-sekvenser endringene vil få, sier rådgiver Anne Cathrine Strekerud Gjøs hos Infotjenester. – Først 8. april vet vi med sikkerhet hvilke endringer vi må forholde oss til. Da får vi det travelt med å oppdat-ere våre juridiske oppslagsverk, personal- og lederhånd-bøker slik at kundene våre kan opptre korrekt i forhold til de nye reglene, avslutter hun.

: fakta

• Infotjenester har i mer enn 25 år forenklet innholdet i lover og forskrifter slik at det skal være enklere for arbeids- givere å forholde seg til lover og regler.• Infotjenester har en stab av noen landets fremste eksperter innen lønn-, personal- og regnskap. • Infotjenester leverer nett- baserte juridiske oppslags- verk spesielt tilpasset lønn-, personal- og økonomi- avdelinger. Oppslagsverkene holdes oppdatert eksperter på disse feltene. Ved endring i lov- og regelverk blir oppslags- verkene oppdatert slik at kundene kan være sikre på at de opptrer korrekt.• Infotjenester leverer nett- baserte personal- og leder- håndbøker. Ved endring i lov- og regelverk blir håndbøkene oppdatert slik at brukerne kan være sikre på at innholdet er korrekt.

I april presenteres arbeidslivet for lovforslaget som vil sette nye krav til arbeidsgivere i arbeidet med oppfølging av sykmeldte. Lovendringen skal etter planen tre i kraft fra 1. juli i år. Infotjenester har gjennom konsulentbistand, webbaserte verktøy og ikke minst kurs, allerede vist tusenvis av kunder at de kan oppnå svært gode resultater med klare rutiner, metodisk arbeid og ansvarliggjorte ledere. På vårt kurs ”Oppfølging av sykmeldte” kan også du lære hvordan! Kurset finner du presentert på www.infotjenester.no/kurs

Lær hvordan lovendringen påvirker din virksomhet

8

SE vårt brede KURSTILBUD!

www.infotjenester.no/kurs

De største bedriftene slurver med fraværs-dokumentasjon:

Taper millioner på sviktende rutiner

- Dette skrekkeksempelet opplevde jeg i en bedrift med over 2 000 medarbeidere. Når stemplingskortet til de ansatte ikke stemte med vaktlistene, tok de det alltid for gitt at ansatte hadde byttet vakt. I stedet var

de kanskje syke eller fraværende av andre grunner. Dette ble aldri rapportert eller søkt refusjon for. Slik mangel på oversikt har ikke bare økonomiske konsekvenser for bedriften selv, men får også betydning for

nøyaktigheten i fraværsstatistikkene, sier Jonassen.

TAper 400 mIllIoNer?Halvparten av de store norske bedriftene med mer enn 100 ansatte benytter fortsatt papirbasert fraværsregistrering, enten helt eller delvis. Tallene kommer fram i en fersk Perduco-undersøkelse i regi av Infotjenester. Martin Jonassen er ikke alene om å stusse

Ved en av de største norske bedriftene tok personalkontoret det for gitt at ansatte hadde byttet vakt når de i stedet var fraværende. Mangelfulle og papirbaserte fraværs-systemer fører til uregistrert fravær og milliontap for bedrifter hvert eneste år. Det bekrefter rådgiver innenfor lønnssystemer og -prosesser Martin Jonassen.

9

SE vårt brede KURSTILBUD!

www.infotjenester.no/kurs

over tallene. En av landets fremste eksperter på sykefravær, rådgiver Berit Stokstad hos Infotjenester, er også overrasket. Hun mener det er mye å hente på å skaffe seg fulls-tendig oversikt over sykefraværet og hvilke refusjoner bedriften kan kreve. Det finnes i dag verktøy som løser disse utfordringene og som bedriftene kan spare betydelige beløp på å investere i.I 2006 ble det beregnet at norske bedrifter

gikk glipp av 400 millioner kroner årlig på grunn av manglende kompetanse rundt refusjonsreglene. Lite tyder på at beløpet er lavere nå.

mISforHoldMartin Jonassen har hatt oppdrag for en rekke store norske selskaper og blant annet revidert lønnsrutiner og systemer. Han har avdekket en del av årsakene til at store

bedrifter ikke søker refundert de beløp de har krav på. Ofte har bedriftene systemer som ikke snakker med hverandre, og så lenge det ikke er installert en løsning som fanger opp all fraværsrapportering, går mange glipp av store beløp i fraværsrefusjoner.- Selskaper som benytter både papirbasert og elektronisk innrapportering har svært lav grad av avstemming mellom mottatte papir-baserte dokumenter og elektronisk rapport-ert fravær. Normalt kjøres også refusjonskrav fra den papirbaserte dokumentasjonen. Når jeg har kjørt revisjon i selskaper som baserer seg på papirbaserte egenmeldinger har det vist seg at cirka 5 prosent av alt refusjonsberettiget fravær ikke blir søkt refundert. En vesentlig andel av den manglende refusjonen stam-mer fra egenmeldinger i forkant av syk-meldinger, som feilaktig ikke blir inkludert i arbeidsgiverperioden, sier Jonassen. Han legger til at problemene er størst i de større bedriftene der lønnsansvarlig ofte ikke har kompetanse på den enkeltes fravær.

feIl fokuSområde- Jeg har også opplevd at en bedrift har fått klage fra Statistisk Sentralbyrå, siden de alltid leverte fraværsrapporter med 0 egen-meldinger. Bedriften forklarte dette med at en egenmelding per definisjon var å betrakte som hjemmearbeid. Problemet er at de som bestemmer en slik policy ikke har noe forhold til sykmeldinger, og heller ikke er klar over kostnadene rundt en slik holdning, sier Jonassen og understreker at dette ikke er ekstreme erfaringer.- Nei, det er dessverre relativt vanlige funn, og det kan ha alvorlige konsekvenser for virksomhetens fraværsarbeid. Hvis man går i troen at det ikke finnes bruk av egenmeld-inger i bedriften kan man fort fokusere feil og tro at utfordringen ligger på langtids-fravær. Dermed kan store beløp og bety-delig innsats bli lagt på feil område og uten resultat, sier Martin Jonassen.

TEKST ::: PER-KR. AASEN

- Selskaper som benytter både papir-basert og elektronisk innrapportering har

svært lav grad av avstemming mellom

mottatte papir-baserte dokumenter

og elektronisk rapportert fravær.

10

Systematisk og tettere oppfølging kan øke sann-synligheten for at sykmeldte kommer tilbake i jobb. Det mener et regjeringsoppnevnt utvalg som anbefaler at de største virksomhetene tar i bruk elektroniske systemer til dette.Utvalget som hadde i oppdrag å utrede syke-fravær og utstøting i helse- og omsorgssek-toren mener at gode styrings- og oppfølgingssystemer er viktig både for å følge utviklingen i arbeidsmiljøet, identi-fisere risikogrupper for arbeidsmiljøbelast-ninger, og for å sikre systematisk oppfølging av sykmeldte arbeidstakere.

SIkre mer SySTemATIkkStore virksomheter med mange ansatte

bør etter utvalgets vurdering ta i bruk og etterspørre elektroniske personal-, lønns- og turnussystemer som tilbyr automatisk oppfølging eller påminnelse til den enkelte leder. Slike systemer vil kunne sikre mer systematikk i ledernes arbeid med å følge opp sykmeldte. Utvalget anbefaler også systematisk opplæring av ledere i fravær-sarbeid.

uTvAlgeT foreSlår blANT ANNeT:• Styrings- og oppfølgingssystemer• Forsøk med 365 dagers egenmelding• Individuell oppfølging av sykmeldte• Utrede endringer i lønnstilskudds- ordningen• Bruk av velferdspermisjoner

STIll SpørSmålArbeidsgiver har rett til å stille spørsmål ved en ansatts sykmelding. Dette bør du spørre om:

• Hva er den ansattes funksjonsevne?• Hvilken behandling er satt inn?

• Hvordan ser prognosen ut?• Kan jeg som arbeidsgiver bidra?• Skal NAV kobles inn med en gang?

Det er viktig å ikke la tiden gå uten grunn. Med et oppdatert system for fraværsoppføl-ging får du de påminnelser du trenger når du trenger det.

SySTem med uNIk lederSTøTTeHRessurs Sykefraværsoppfølging fra In-fotjenester er et system som er unikt når det gjelder oppfølging av sykmeldte. Systemet forteller ikke bare hva leder skal gjøre og når det skal gjøres, men også det viktigste og vanskeligste - hvordan. Med hver påminnelse og oppgave følger en praktisk veiledning i hvordan man bør gå fram.Infotjenester har en unik sammensetning av juridisk ekspertise og HR-kompetanse på området sykefravær. Dette er kombinert med nettbasert systemutvikling på høyeste nivå og gir brukerne gode prosesser bygget på korrekt regelverk og beste praksis.

Offentlig fraværsutvalg anbefaler:Virksomheter bør investere i automatiske systemer for oppfølging av sykmeldte

oppfølging av sykmeldte er viktig for at de skal komme raskere tilbake i jobb.

11

elektronisk oppfølgingssystem nærmest er en forutsetning for å få en slik ordning til å fungere.

- Vi innførte vårt elektroniske system for au-tomatisk oppfølging av fravær samtidig med 365 dagers egenmelding. Vi trodde vi hadde god kontroll på dette fra før, men oppdaget fort at det ikke stemte.

20 oppfølgINgS-puNkTer- Det elektroniske systemet vårt varsler når det er på tide med oppfølging, og ”sladrer” oppover hvis oppgavene ikke blir utført. I løpet av et år har vi 20 oppfølgingspunkter, det er flere enn IA-avtalen forutsetter. Etter min oppfatning er et slikt system helt nødvendig for større bedrifter og organisasjoner, Hos oss har det

resultert i full kontroll på fraværsoppfølgingen, sier Siren Vetnes Johannessen.

forNøyde medArbeIdere- Hvordan har prøveord-ningen blitt mottatt av de ansatte?

- Noen var naturlig nok litt skeptiske i starten, men i dag gir de aller fleste ut-trykk for at de er veldig godt fornøyde med ordningen. I en fersk brukerundersøkelse hvor medarbeiderne skulle svare på hvor fornøyde de var, fikk vi et snitt på 5,2, på en skala fra 1 til 6.

- Nærværet i 2010 ble på 93,1 % det vil si et fravær på 6,9 %. Kommunen har totalt sett et fravær på cirka 25 % under kommune-Norge for øvrig. I dag virker det helt fjern å skulle gå tilbake til den gamle ordningen vår, sier Siren Vetnes Johannessen.

TEkST ::: kJELL arNE NorDLI

: fakta• Tillitsprosjektet i Mandal kommune er tatt med som eksempel på tiltak i NOU 2010:13 (Arbeid for helse).• Prosjektet blir evaluert av Agderforskning og Universitetet i Agder.• Prosjektperioden går ut 30. juni 2011, men det er søkt om en forlengelse av prosjekt- perioden med ytterligere 1,5 år.

Ansatte i Mandal kommune sykmelder seg selv365 dagers egenmelding for alle ansatte og automatisk oppfølging av sykefravær. Det er hovedingrediensene i et prøveprosjekt som har pågått i Mandal kommune siden 1. mai 2008.

Etter at Mandal kommune etablerte sitt ”Til-litsprosjekt” har bruken av egenmeldinger blant de 1200 ansatte økt fra 86 prosent til nesten 95 prosent. Etter hvert som flere har tatt i bruk egenmeldinger, har gjennomsnitt-slengden på det egenmeldte fraværet økt. Det vil si at flere med lange fravær benytter egenmeldinger. Arbeidstakere som ønsker det kan fremdeles benytte legemelding, men andelen som benytter seg av denne muligheten synker stadig.

rASkere TIlbAke- 365 dagers egenmelding er en tillitssak mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Tankegangen er at de ansatte selger arbeids-tid til arbeidsgiveren, og at dette primært er et forhold som berører de to partene, og ikke nødvendigvis en tredjepart i form av en sykmeldende lege. Så langt er det ingen ting som tyder på at ordningen gir noe større fravær eller mer ”unnasluntring” enn tidligere. Vår erfaring er tvert i mot at de ansatte viser stor ansvarsfølelse i forhold til denne friheten og kommer raskere tilbake i jobb enn de ville gjort om de skulle stått sykmeldte ut hele sykmeldingsperioden fra en lege, sier prosjektleder Siren Vetnes Johannessen.

SySTem for oppfølgINgJohannessen er imidlertid klar på at et

Mandal kommune har testet 365 dagers sykemelding og elektronisk oppfølging av fraværet. oppfølgings-systemet har gitt oss full kontroll på fraværet, sier prosjektleder Siren Vetnes Johannessen. (foto: Eli kristine korsmo)

En må bare erkjenne at det er lett å utsette slike oppgaver, ikke fordi lederne er late eller uinteres-serte, men fordi hverdagen er travel og full av arbeidsoppgaver som venter.

12

Behovet for bedre lederverktøy, og en løs-ning der ansatte kunne få oversikt over eget fravær, meldte seg hos Norasonde for et par år siden. Siden bedriften allerede var kunde hos Infotjenester fant man fort at HRessurs var den beste løsningen.- Det har vi ikke angret på. Systemet har innfridd alle forventninger og er utrolig brukervennlig. Det er svært stabilt og har gitt oss de lederverktøy vi trengte. Vi har meldt tilbake et par forbedringsforslag som nå er implementert, blant annet hadde vi behov for å legge inn egne no-tater i forbindelse med dokumentsamlin-gen for langtidssykmeldte. Både support og service har vært svært bra, sier Marianne Nilsen.

frAværeT krAfTIg Ned Nilsen trekker fram de automatiske varslingssystemene og den fulls-tendige oversikten som de største fordelene med HRessurs. Men løsningen har også bidratt til at enkelte medarbeidere har blitt klar over sitt eget fravær og dermed redusert det.- At man ser egen fraværsstatistikk til enhver tid kan nok virke preven-tivt på enkelte, men totalt sett har ikke fraværet hos oss gått ned. Riktignok reduserte vi fra 9,9 prosent til 3,5 prosent første året, men det økte igjen året etter, så det er nok andre ting enn bare personalsys-

temer som påvirker fraværet. Nå savner vi egentlig bare den elektroniske lederhånd-boka hos oss, så har vi et komplett system.

Foreløpig har vi ikke investert i dette,

men vi kommer trolig til å gjøre det om noe tid, sier Nilsen.

TEKST ::: PEr-kr. aaSEN

Norasonde aS på romerike har benyttet Infotjenesters elektroniske personalsystem hressurs fravær i to år og opplever en helt ny hverdag. - Vi er kjempefornøyd og til-bakemeldingene fra brukerne er utelukkende positive, sier hMS/kvalitet/hr sjef Marianne Nilsen til kompetanse.

- HRessurs ga bedre oversikt og oppfølging av fravær

hressurs har vist seg å imøtekomme alle krav vi hadde til et slikt system, sier hMS/kvalitet/ hr sjef Marianne Nilsen hos Norasonde aS.

Norasonde AS er en Attføringsbedrift med cirka 100 ansatte og holder til på Romerike i Akershus.Bedriften er profesjonell leverandør av produkter og tjenester innen:

• Mekanisk produksjon med spesialfelt aluminium, tynnplate, stigeproduksjon

• Produksjon av alle typer svakstrøm, datakabel og fiberoptiske kabler • Variert elektronikkproduksjon av kretskort, elektromekanikk og batterisystemer • Trykkeriprodukter og grafiske tjenester

: fakta

HRessurs Personalsystem fra Infotjenester lar virksomheter håndtere grunnleggende person-alforvaltning enkelt, effektivt og korrekt etter regelverk og beste praksis.

Papirer og manuelle rutiner fly-ttes til elektronisk dokumentflyt og full oversikt på nett: Registre-ring og lagring av opplysninger og dokumenter knyttet til ansatte, rutiner rundt fri og ferie, rutiner og prosesser knyttet til syke-fravær. HRessurs har også en modul for elektronisk håndtering av reiseregninger og utlegg.

Kjernen i HRessurs Personalsys-tem er prosessflyt mellom medar-beider og leder. Oppgavevarslinger på e-post og trinn for trinn veiled-ninger sørger for at oppgavene ut-føres korrekt, til riktig tid og etter samme praksis i virksomheten. Resultatet av prosessene mellom leder og medarbeider danner et viktig informasjonsgrunnlag for HR/administrasjon og ledelse.

HRessurs Personalsystem er modulbasert. Kunden betaler kun for det de trenger og for antall ansatte i virksomheten.

SYSTEMET• oppgavevarslinger på e-post • trinn-for-trinn veiledning • maler og skjemaer • oversikter og rapporter

TRYGGHETEN• alltid oppdatert i henhold til gjeldende lov- og regelverk • veiledninger og forklaringer levert av fageksperter

: support Hver dag besvarer Infotjenesters rådgivere hundrevis av spørsmål.

Kundene stiller spørsmålene via telefon (07505) og Infotjenester.no.

På de tre neste sidene trekker rådgiverne fram aktuelle problemområder.

kan en kreve passasjertillegg på pendlerreiser? er passasjertillegget skattefritt?Svaret på det første spørsmålet er nei. Man kan kun kreve passasjertillegg på tjenestereiser/yrkes-reiser. På spørsmålet om passasjertillegg er skattefritt, så er det ja. Det forutsetter imidlertid at det utbetales på yrkesreise, etter satser i staten og reiseregning er utfylt med følgende innhold:

• Arbeidstakers navn, adresse og underskrift • Dato for avreise og hjemkomst for hver yrkesreise • Formålet med reisen • Hvilke arrangement arbeidstaker har deltatt på • Fremstilling av reiseruten med angivelse av lokal kjøring på oppdragsstedet og årsaken til eventuelle omkjøringer • Totalt utkjørt distanse for hver yrkesreise • Navn på passasjer det kreves passasjertillegg for

jeg har ansatte som bor i Sverige og jobber i Norge. får de skattekort tilsendt som tidligere?Nei, fra og med i år får ikke utenlandske borgere med D-nummer automatisk tilsendt skatte-kort som tidligere. Myndighetene har skjerpet rutinene ved utstedelsen av skattekort. Blant annet etter avsløringer i media om hvor lett det er å få godkjent falsk ID ved å søke om midlertidig personnummer, D-nummer, i banker, skattekontorer og andre offentlige instan-ser. Alle som skal ha skattekort må nå personlig møte ved skattekontoret i kommunen for legitimasjon- og identitetskontroll. Dette gjelder ikke de som har Sentralskattekontoret for utenlandssaker som skattekontor.I utgangspunktet skal alle som arbeider i Norge ha gyldig oppholdstillatelse med rett til arbeid. Imidlertid gjelder forskjellige regler avhengig av hvor i verden arbeidstakeren kom-mer fra. I hovedsak gjelder ulike regler for innbyggere fra (1) Norden, (2) EU med unntak av Bulgaria og Romania og (3) resten av verden.

::: ArNSTeIN AArum rådgiver i Infotjenester – her med oppklaringer om godtgjørelse og skattekort

følger fravær grunnet barns sykdom løpende 12 måneder?Nei, egenmeldinger ved barns sykdom følger kalenderåret, mens egenmeldinger ved egen sykdom er løpende 12 måneder. Ansatte med 1-2 barn har rett til omsorgspenger inntil 10 dager per kalen-derår ved barn eller barnepassers sykdom. Dersom arbeidstaker har tre barn eller flere, foreligger rett til inntil 15 dager. Retten gjelder til og med det året som barnet fyller 12 år. Antall dager og aldersgrensen kan utvides ved kronisk sykdom eller funksjonshemminger. Dersom barnet blir langvarig syk i begynnelsen året, slik at de fleste eller alle omsorgsdagene blir brukt opp, har arbeidstaker ikke noen muligheter for utvidet antall dager utover de fastsatte. Der-som barnet skulle blir sykt flere ganger i løpet av kalenderåret, slik at arbeidstaker har behov for å være hjemme for å passe sykt barn, må fraværsbehovet løses ved hjelp av avspasering, feriedager eller velferdspermisjon uten lønn.

Arbeidstaker kan i utgangspunktet dokumentere fravær på grunn av sykt barn med egen-melding. Med andre ord har arbeidstaker inntil 10 eller 15 egenmeldingsdager pr. kalenderår. Flere hvis det foreligger utvidet rett. Dersom barnet er sykt mer enn tre dager i sammenheng, kan arbeidsgiver kreve legeerklæring fra 4. fraværsdag. Det må da fremlegges legeerklæring på at barnet eller barne-passer er syk. Det er ikke arbeidstaker selv som skal bli sykmeldt på grunn av fraværsbehovet.

::: ANNe CATH STrekerud rådgiver i Infotjenester – her med oppklaringer om sykmelding

: support14

mister fradrags-retten

fra nyttår har man lenger ikke fradrags-rett for kontant-utbetalinger på over 10 000 kroner.

Betaler en næringsdrivende over 10 000 kroner i kontanter ved kjøp varer og tjenester, får de ikke skattefradrag eller fradrag for inngående merverdiavgift. Dette gjelder uansett om man får kvittering eller ikke.

Det er den samlede be-talingen som gjelder i forhold til beløpsgrensen, dersom betalingen er delt opp i flere delbetalinger.

Skattedirektoratet har kommet til at også kontantut-betaling av lønn på mer enn 10 000 kroner til en person faller inn under skattelovens nye bestemmelser i § 6-51. For arbeidsgivere betyr det at man heller ikke får fradrag for denne utbetalingen.

Flere banker tilbyr blant annet utbetalingskort til sine kunder. Kortene fungerer slik at kundene kan lade disse med et pengebeløp og utlevere kortet til ansatte for eksempel i forbindelse med forskudd på lønn. Disse kortene kan da brukes direkte i butikk og vedk-ommende kan ta ut kontanter.

Utbetaling ved hjelp av utbetalingskort vil ikke til-fredsstille kravene til betaling via bank da beløp på et slikt utbetalingskort kan heves kontant. Dermed tilfredsstiller utbetaling med utbetalingskort ikke kravene i skatteloven § 6-51 og fradragsretten er ikke i behold. Dette fordi kortet kan overdras til andre. Det samme gjelder sjekk som ikke er krysset.

En sjekk som er krysset kan ikke overdras til andre og tilfredsstiller derfor kravene i skatteloven § 6-51.

TIPS fra :::haNS PETTEr aNDErSENrådgiver i Infotjenester

regnskapOddrun Skår Hansen

ArbeidsrettTherese Gram

lønnArnstein Aarum

ArbeidsrettTorgeir A. Bjørnland

regnskapHans Petter Andersen

ArbeidsrettHans Gjermund Gauslaa

: support 15

Pensjonsreformen har med-ført endringer i regelverket, slik at man er gitt muligheten til å ta ut alderspensjon fra folketrygden fra 62 år. Du må imidlertid ikke ta ut pensjon på dette tidspunk-tet, men det er et tilbud. Venter du og jobber noen år lenger vil årlig pensjon øke. For de første årgangene øker pensjonen mest fordi man venter med uttaket og ikke så mye fordi man faktisk job-ber videre. For senere årganger også ligger en fordel i å jobbe videre, fordi man har laget systemet slik at alle år man ar-beider teller med. I tillegg til at du kan velge uttakstidspunkt, kan du også fritt arbeide uten at dette påvirker pensjonen. Det betyr at, dersom du har mulighet, du kan jobbe i tillegg til pensjon i tiden etter fylte 62

år og frem til man ikke orker å jobbe lengre.

flekSIbIlITeT? Spørsmålet er bare om hvor fleksibelt dette nye systemet

er hvis en ser et stykke fremover i tid. Med antatt økning i levealder fremover med tilhørende justering av pensjonene kan det fort bli slik at mange må se langt etter å gå av ved fylte 62 år, i hvert fall hvis en kun ser på folketrygden. Grun-nen til dette er at årlig pensjon ved uttak fra 62 år blir så lav i forhold til tidligere inntekt, at de fleste må vente med å gi

seg i yrkeslivet når de er nær-mere 70 år. I hvert fall hvis de ønsker å opprettholde samme forhold mellom folketrygd og tidligere lønn som dagens pens-jonister har.

Spørsmålet er da om systemet reelt sett er fleksibelt eller om det bare blir slik at alle må

jobbe lengre for å få en pensjon de kan leve av. Kan man da “velge” å gå av ved 62 år, eller tvinges man egentlig bare til å stå så lenge at man kan få en pensjon det går an å leve av. Hva med de som ved fylte 62 år ikke klarer å arbeide lengre? De har jo ikke noe valg.

ANSATTeS vAlg? Når det gjelder valget ved å stå videre så er det jo heller ikke bare opp til den enkelte arbeidstaker å velge dette. Arbeidsgiver vil også kunne gjøre vurderinger i denne sam-menheng. Arbeidstaker må jo fortsatt prestere som senior. Inntil videre så kan en arbeids-giver i utgangspunktet avslutte arbeidsforholdet med en ansatt bare på grunn av alder ved fylte 70 år. Dersom dette blir tilfelle også i fremtiden, betyr det at arbeidsgiver ved å velge avslutning av arbeidsforholdet i praksis også velger pensjon-snivå for den enkelte. Nivået avhenger jo av hvor lenge man “velger” å stå i arbeid.

Fleksibelt uttak av alders-pensjon fra 62 år?

kroNIkk aV :::aTLE TorPrådgiver i Infotjenester

FAgsUppOrt

& 07505. infotjenester.no

TrygderettBerit Stokstad

lønnTor Arne Furuseth

TrygderettAnne Cathrine Strekerud Gjøs

TrygderettAtle Torp

lønnJohnny Nymark

lønnØivind Elvestad

Hr og ledelseErik Jullumstrø

B

Returadresse: Infotjenester AS Postboks 1113, 1705 Sarpsborg

Effektiv hverdagsledelsePersonalhåndbøker - lederhåndbøker - juridiske oppslagsverk med fagsupport - personalsystem - sykefraværsoppfølging - kurs

infotjenester.no/sykefravær

Sykefraværsoppfølging er

ingen tryllekunstSykefraværsoppfølging er er en lederoppgave som krever gode rutiner og kunnskap om regler og anbefalt praksis. Et godt system kan hjelpe deg å utføre oppgaven enklere og bedre.

Vi har verktøyene som loser deg trygt gjennom sykefravær: HVA du skal gjøre, NÅR du skal gjøre det og HVORDAN du gjør det riktig. Se hvordan vi hjelper deg:

Ledere med fokus på god oppfølging får ansatte raskere tilbake