irodai alkalmazásokaktivitas-tiszk.hu/elearning/vincze_ildiko/irodai... · 2011-11-02 · irodai...

IRODAI ALKALMAZÁSOK

1


2

SZÖVEGSZERKESZTÉS

MICROSOFT WORD 2007

ESETFELVETÉS – MUNKAHELYZET

1. A munkahelyén egy vezetői pozíció megüresedett. A vezetőség egy önéletrajzot és egy

motivációs levelet kér benyújtásra. Wordben készítse el a kért dokumentumokat!

2. Az étterem, ahol dolgozik új egylapos menüt szeretne készíteni, amelyeket

kihelyezhetnek az asztalra. Készítsen egy dekoratív étlapot képekkel és keretekkel.

SZAKMAI INFORMÁCIÓTARTALOM

A Word az Office csomag legtöbbet használt, talán legsokoldalúbb tagja. Szöveg és

kiadványszerkesztésre használható, számtalan lehetőséggel (formázás, táblázatkészítés,

rajzolás, szervezeti diagram készítése stb.).

A Word indítása többféleképpen lehetséges:

- Start menü Programok Microsoft Word parancsikonra kattintva

- Tálcán a Microsoft Word gyorsindító ikonra kattintva

- Az asztalon a Microsoft Word parancsikonra kattintva

- Windows billentyű+R winword szó begépelése


3

Word ablak felépítése

1. ábra Word ablak felépítése

1. Címsor: az aktív dokumentum címét mutatja, valamint a bal oldali Word ikonnal és a jobb

oldali kis méret, teljes méret, bezárás ikonokkal, a programablakkal végezhetünk

műveleteket.

2. Vonalzó: az aktuális dokumentum oldalbeállításait láthatjuk. Ezt a funkciót csak

nyomtatási elrendezésben láthatjuk. A vízszintes vonalzó segítségével beállíthatjuk a

margók, bekezdések helyzetét, illetve tabulátorokkal, hasábokkal és táblázatokkal

végezhetünk műveleteket. A függőleges vonalzó segítségével a margók beállítása mellett, a

táblázatok sorainak magasságát állíthatjuk be.

3. Menüsor: az aktív dokumentumban használható parancsok csoportjai találhatóak,

menüpontokba rendezve. A menüpontra kattintva megjelennek az abba a csoportba

leggyakrabban használt műveletek ikonjai, amelyekre egyszerűen kattintva elvégezhetjük a

műveletet vagy a hozzátartozó ablak jelenik meg. Ezek az ikonok mellett megtalálhatók

abba a csoportba tartozó további műveletek, ezt a legördítő menüjel jelzi. Ha meg akarjuk

tudni, mit tehetünk egy gombbal az eszköztáron, az egérrel fölé állva megjelenik annak

funkciója.

4. Állapotsor: A dokumentum méretét (oldal, szavak száma) és alapértelmezett nyelvét

mutatja bal oldalon, jobb oldalt a nézet beállítására nyílik lehetőség.


4

FÁJLKEZELŐ PARANCSOK HASZNÁLATA, ÁLLOMÁNYOK TÍPUSAI

A fájlkezelő műveletek a Word főmenüjében találhatóak (jobb felső sarokban):

Új dokumentum létrehozása:

Ha elindítjuk a Word szövegszerkesztőt, automatikusan létrejön egy új, üres dokumentum,

amellyel dolgozhatunk. Ha meglévő dokumentumunk mellé szeretnénk új dokumentumot

nyitni, ezt megtehetjük: főmenü Új paranccsal. Ebben az esetben felajánlja, hogy új üres

dokumentumot szeretnénk létrehozni, vagy egy már meglévő sablont szeretnénk használni.

A sablonokra a későbbiekben térek vissza, elöljáróban csak annyit, hogy ezen elem

használatával könnyedén hozhatunk létre önéletrajzokat, jelentéseket, szórólapokat stb.

Meglévő dokumentum megnyitása:

Egy meglévő dokumentumot szeretnénk tovább szerkeszteni, vagy kinyomtatni, az

állomány-megnyitást kell alkalmazni: Főmenü megnyitás. Ekkor megjelenik egy

párbeszédpanel, ahol kijelölhetjük, melyik dokumentumot szeretnénk megnyitni.

Dokumentum mentése:

Az általunk szerkesztett dokumentumokat, ha nem csak nyomtatni akarjuk, akkor a munka

befejeztével, de ajánlott (áramkimaradás, vagy egyéb hibák miatt) közben is többször

menteni.

A mentést a Főmenü mentés pontjával indíthatjuk el, vagy a ctrl+s

billentyűkombinációval. Ha korábban, már mentettünk, akkor automatikusan felülírja a régit,

ezért a változtatásnál el kell döntenünk, hogy az eredetit megszeretnénk tartani-e vagy sem.

Ha igen, akkor a Főmenü mentés másként pontot választjuk. Abban az esetben

használjuk ezt menüpontot, ha más néven, más könyvtárba, vagy más adathordozóra

szeretnénk menteni dokumentumunkat.

Alapértelmezett fájltípus a Word dokumentum, de lehetőség van más formátumban is

elmenteni művünket:

- Word sablon

- Word 2007-es előtti verzióban (mert a 2007-es Wordben készült dokumentumokat

nem lehet megnyitni az előző verzióval)

- szöveg fájl (txt)

- pdf

- weblap

- stb.


5

Dokumentum bezárása:

Ha egy dokumentummal való munkánkat befejeztük, célszerű azt bezárni, hogy ne foglalja a

számítógép memóriáját. Ennek elérése: főmenü bezárás.

Ha a legutóbbi változtatás óta nem mentettük dokumentumunkat, akkor a bezárásnál a

program rákérdez, hogy kívánjuk-e a változásokat menteni. Választhatunk:

- igen: menti a változtatásokat

- nem: a változások elvesznek

- mégsem: kilép a bezárás parancsból

SZÖVEGBEVITEL, MOZGÁS, TÖRLÉS, JAVÍTÁS, KIJELÖLÉSI MÓDOK

A szöveg begépelése

A számítógéppel szerkesztett szöveg gépelésénél nagyon fontos szerepet játszik a kurzor. A

kurzor szerepe, hogy megmutassa a szövegnek azt a pontját, ahol a gépelési és szerkesztési

műveletek hatása érvényesülni fog.

A kurzor mozgatása:

Egy karakternyit balra

Egy karakternyit jobbra

Egy sorral feljebb

Ez sorral lentebb

PAGE UP Egy oldalnyit feljebb

PAGE DOWN Egy oldalnyit lentebb

Home A sor elejére

End A sor végére

ctrl + Home A dokumentum elejére

ctrl + End A dokumentum végére

Kijelölési módszerek

A szövegrészeket akkor tanácsos kijelölni, ha valamilyen műveletet az adott részre egyszerre

szeretnénk elvégezni.

Vigyázat! Ha kijelölünk egy szövegrészt és ezt nem szüntetjük meg, mielőtt elkezdenénk

gépelni, akkor a begépelt szöveg felülírja a kijelölt szakaszt.


6

Billentyűzettel történő kijelölés

Ha lenyomva tartjuk a SHIFT billentyűzetet és így mozgatjuk a kurzort.

Egér használatával történő kijelölés

A kijelölendő terület legelején lenyomjuk az egér bal gombját és az egér mozgatásával, sor

folytonosan kijelöljük a megfelelő szöveget vagy formázandó egységet.

Billentyűzettel és egér használatával történő kijelölés

Az előbb bemutatott két módszerrel egyszerre csak egy formázási egységet tudunk kijelölni,

de a CTRL billentyűzet segítségével lehetőségünk van több ilyen egységet kijelölni.

Szövegrészek másolása és mozgatása

Szöveg másolásán azt értjük, hogy egy kijelölt szövegrészről a dokumentum egy másik

pontján vagy egy másik dokumentumban másolatot készítünk. Ekkor az adott szakasz az

eredeti helyén is marad.

Módszer: Kijelöljük a szöveget, majd Kezdőlap menü Másolás, a másolandó helyre állunk

a kurzorral és Kezdőlap menü Beillesztés. Vagy CTRL+C másolás, CTRL+V beillesztés.

Ha mozgatjuk a szöveget, akkor az adott szöveg eredeti helyéről törlődik és az új helyen

jelenik meg.

Módszer: Kijelöljük a szöveget, majd Kezdőlap menü Kivágás a megfelelő helyre állunk a

kurzorral és Kezdőlap menü Beillesztés

Fogd és vidd módszer: A kijelölt szöveg területén megnyomjuk az egér bal gombját, és

lenyomva tartjuk, egy másik helyre húzzuk, majd ott elengedjük, akkor ezzel a módszerrel

az adott formázási egységet átmozgatjuk egy másik helyre.

Szövegrészek törlése

Egy kijelölt szövegrészt a DEL vagy Backspace billentyűvel törölhetünk. A karaktereket

egyenként DEL (kurzortól jobbra), Backspace (kurzortól balra) billentyűkkel törölhetjük.

Vágólap használata

A vágólap egy ideiglenes tárolóterület a memóriában. Ennek segítségével a kijelölt adatokat

átmásolhatjuk, vagy áthelyezhetjük a dokumentum egy másik részébe vagy egy másik

dokumentumba.

Vágólap tulajdonságai:

- Ha a vágólap tartalmát megjelenítjük, akkor nem csak az utolsóként vágólapra

helyezett szöveget vagy objektumot illeszthetjük be, hanem annak tartalmából

válaogatva akárhányszor beilleszthetjük.


7

- ha kilépünk a WINDOWS-ból a vágólap tartalma törlődik

Vágólap műveletek: kivágás, másolás, beillesztés.

1. Szövegegységek és a dokumentum készítés lépései

A WORD SZÖVEGEGYSÉGEI

Karakter

A legkisebb szövegegység, vannak a nyomtatható (betűk, számok, írásjelek, szimbólumok),

illetve a nem nyomtatható, úgynevezett vezérlő karakterek. Az utóbbiakat megjeleníthetjük

szerkesztés közben a mindent mutat ikonnal, amely a kezdőlap menüszalagon található.

Mindent mutat ikon

Szó

Két space közötti karaktersorozat (nem kell értelmezhető szónak lennie).

Mondat

Nagy betűvel kezdődik és írásjellel végződik.

Bekezdés

Két ENTER közötti szövegrész. A terjedelme tetszőleges lehet. Alapvető formázási egység.

A bekezdésben folyamatosan írunk, a sor végén nem kell entert nyomni, mint az írógépnél.

Tartalmilag összetartozó szöveget helyezünk egy bekezdésbe. Ha a szövegünk tartalmilag

összetartozik, de formázásuk technikailag különbözőek, akkor két külön bekezdésre kell

osztanunk.

Szakasz

Önálló formátummal rendelkező szövegegység. A legfontosabb formátum beállítások a

következők:

- oldalbeállítások

- hasábok

- élőfej/élőláb tartalma, formátuma


8

Élőfej/élőláb

A lap tetején és alján ismétlődő része a dokumentumnak. Szakaszonként lehet más és más a

tartalma és formátuma. Az élőfej és élőláb a beszúrás menüszalagban található ikonok

segítségével formázható és szerkezthető.

Lábjegyzet-végjegyzet

A lap alján vagy a szakasz/dokumentum végén elhelyezhető magyarázó szöveg, melynek a

hivatkozási jelét a magyarázandó rész után kell beszúrni. Hivatkozás menü Lábjegyzet

beszúrása

Általános tudnivalók a formátum beállításához

- a formázandó szövegrészt általában ki kell jelölni

- a szövegegység örökli az előző beállításokat

- betű formázáskor kötelező kijelölni a szövegrészt

- egy bekezdés formázásakor nem kell kijelölni a formázáshoz a bekezdést

- csak a módosított formátumok változnak meg

DOKUMENTUM KÉSZÍTÉS LÉPÉSEI

Új dokumentum

Az Office gomb megnyomása után, az új parancsra kattintva megnyílik az új dokumentum

párbeszédpanel.

Ahol a következő lehetőségek közül választhatunk:

- üres dokumentum létrehozása

- sablon alapján készülő dokumentum létrehozása

Oldalbeállítás

A lap elrendezés menüpontban a következő elemek találhatók:

Témák

Az Office 2007 újdonsága, amelynek segítségével könnyen és egyszerűen professzionális

megjelenést adhatunk a Wordben készült dokumentumunknak. A dokumentumtéma nem

más, mint néhány formázási beállítás, ide tartozik a betűtípus, színösszeállítás, valamint az

effektusok. Anélkül, hogy ténylegesen alkalmaznánk a témát, kipróbálhatjuk, úgy hogy a

megfelelő témára állunk a Kezdőlap menüszalagon a Stílusoknál, akkor a szöveget

bemutatóként átváltoztatja, de egészen addig nem változik át, míg ténylegesen nem

kattintunk rá.

A komplett témákon kívül, a megfelelő hatásokat egyenként is beállíthatjuk.


9

Oldalbeállítás

Az egyik legfontosabb beállítás a precíz dokumentumok elkészítéséhez, hiszen itt tudjuk

beállítani margókat, tájolás, papírméretet, hasábok számát stb.

Margók

A margók alatt a szövegnek a lap szélétől vett távolságát értjük. Ezeket külön-külön

beállíthatjuk bal és jobb oldalon, valamint az alsó és felső részeken. A kötés megadása azt

jelenti, hogy a később bekötendő dokumentumoknál az oldalak megfelelő részén (belső

vagy felső) kimarad automatikusan egy sáv a kötés céljára (ezt nem szükséges megadni, ha

nem lesz bekötve).

Tájolás:

Álló vagy fekvő lapra szeretnénk dolgozni.

Méret:

A papír méretét határozhatjuk meg, akár egyedit is.

Oldalháttér

Vízjel

Oldalszín

Oldalszegély

SZÖVEGEGYSÉGEK ÉS FORMÁZÁSUK

2. Karakterformázások

A karakterformázáshoz ki kell jelölni a formázandó szövegrészt. A formázási beállítások

főleg a szöveg bizonyos részeinek kiemelését szolgálják.

A karakterformázást a Kezdőlap menü Betűtípus pontjának kiválasztásával

kezdeményezhetjük, illetve a Word 2007 felhasználói felület újdonságával a Minipult

segítségével. Ez akkor jelenik meg, ha a kijelölt szövegen a jobb egérgombbal kattintunk,

vagy ezen szövegrészre mutatva halványan megjelenik, ebben a Minipultban a

leggyakrabban használt formázási parancsok jelennek meg. Az alap formázások eszköztárai

megtalálhatók, de az összes karakterfunkció párbeszédpanel a legördülő menü

megnyomásával hívható elő.


10

2. ábra Karakterformázás párbeszédpanel

Betűtípusok

A karakterek többféle típusúak lehetnek. Ez azt jelenti, hogy a különböző betűtípusokhoz

tartozó karaktereknek más az alakja. Szövegformázási szempontból a betűtípusok két

nagyobb csoportra oszthatók. A szövegbetűknél megkülönböztetünk talpas (serif) és

talpatlan (sas serif) betűket. Mindig a szöveg határozza meg, milyen betűtípust alkalmazunk.

Betűstílusok

A betűket kiemelési célokból módosíthatjuk. Ilyen a félkövér, a dőlt és a félkövér dőlt

írásmód de akár alá is húzhatjuk a szövegünket, méghozzá szimplán, duplán vagy

szaggatottan.

Betűméret

A karaktereknek a mérete is állítható. Ezt pontban kell megadni, amik a betűk nyomdai

mértékegysége. Betűméretben van korlát,. Általában a 8-as betűmérettől választhatunk a

72-esig, de ha éppen nincsen meg a pontosan kívánt betűméret a listában, akkor nekünk is

jogunk van egy tetszőleges méretet beírni.

Egyéb betűformázások (effektusok)

Ezeken kívül a karakterformázóval a betűket rejtetté, áthúzottá, kétszer áthúzott, kis

kapitálissá, csupa nagybetűssé tehetjük, valamint alsó és felső indexbe is helyezhetjük.


11

Térköz és pozíció

A betűtípus párbeszédpanelen a térköz és pozíció fülecskét választjuk.

Lehetőségeink:

- a betűk nyújtása vagy zsugorítása vízszintesen

- a betűköz ritkítása vagy sűrítése

- a betűk elhelyezkedése az alapvonaltól számítva lehet süllyesztett vagy emelt

3. Bekezdés formázások

Ne feledjük, hogy egy bekezdés ENTER-től egy újabb ENTER-ig tart. A bekezdés minden

kijelölnünk, hanem arra a bekezdésre vonatkoznak a beállítások, amelyben a kurzor

elhelyezkedik. Természetesen amennyiben több bekezdésre is egyszerre szeretnénk

bizonyos formázási műveleteket elvégezni, úgy a kívánt bekezdések kijelölése válik

szükségessé.

A szöveg igazítása

Alapértelmezés szerint, ha a szövegszerkesztővel írunk egy szöveget, akkor a szöveg bal

oldala mindig ugyanazon a függőleges pozícióban kezdődik, jobboldala azonban nem

feltétlenül, így a szöveg jobb széle egyenetlenné, cikk-cakkossá válhat. Ezt a

szövegmegjelenítési módot nevezzük balra igazításnak.

A szövegnek a baloldal és a jobboldala is lehet egyenes. Ezt úgy éri el a program, hogy a

sorok szavai közötti szóközöket megnöveli. Ezt az igazítási módot nevezzük sorkizárásnak.

A jobbra igazításnál a szöveg jobb oldala egyenes, bal oldala egyenetlen.

A középre igazítást általában címek esetén használjuk.

Behúzások

A behúzás azt jelenti, hogy meghatározzuk, hogy milyen szélesek legyenek a bekezdések,

azaz a margóhoz képest a bal, illetve jobb szélük mennyivel kezdődjön vagy végződjön

bentebb. Kiemelt a behúzások között az első sor behúzás, ahol az első sor egy megadott

mértékkel beljebb kezdődik és az összes többi sora a margóhoz igazodik. Illetve a függő

behúzás, ahol a bekezdés első sora a margóhoz igazodik és az összes többi sora egy

megadott értékkel bentebb kezdődik.

Térközök

A térközök részben megadhatjuk, hogy a bekezdés előtt és után mennyi hely maradjon ki.

Sorköz


12

Beállítható a sorok közti távolság, hogy szimpla, dupla, másfél sornyi, vagy egyéb mértékű

legyen.

Szövegbeosztás

- Fattyú és árvasorok: itt állíthatjuk be, ha nem engedjük meg, hogy a bekezdés első,

(fattyúsor) vagy utolsó sor (árvasor) külön lapra kerüljön.

- Együtt a következővel: itt állíthatjuk be, ha a kijelölt és az azt követő bekezdés közt

nem engedélyezzük az oldaltörést.

- Egy oldalra: ha a bekezdések belsejében nem engedélyezzük az oldaltörést.

- Sorok számozása nélkül: ha a szakaszban bekapcsoltuk a sorszámozást, de a kijelölt

bekezdésekben a sorszámokat nem szeretnénk megjeleníteni.

- Nincs elválasztás: az automatikus elválasztást kapcsolhatjuk ki.

4. Felsorolás és számozás

Dokumentumunk könnyebb áttekinthetőség hivatkozási lehetőség, tartalomjegyzék készítés

vagy egyéb célból gyakran sorszámozott pontokba szedve hozzuk létre.

Ha valamilyen témához kapcsolódóan több tételt is felsorolunk, a tételeket gondolatjelek,

vagy tetszőlege szimbólumok mögé szoktuk írni.

Fontos, hogy a felsorolás és számozás bekezdés tulajdonság, ami azt jelenti, hogy a

bekezdés első sora elé teszi a megkülönböztető jelet.

Számozás:

A formázáshoz először ki jelölni azokat a bekezdéseket, amelyeket számozással szeretnénk

ellátni. A Kezdőlap menüpontnál választhatjuk ki a számozást, a legördülő menüben

választhatjuk a számozás típusát.

Felsorolás

A formázáshoz először ki kell jelölni azokat a bekezdéseket, amelyeket felsorolás jellel

szeretnénk ellátni. A Kezdőlap menüpontnál választhatjuk ki a felsorolást, a legördülő

menüben pedig a felsorolás típusát.

5. Szegély és mintázat

Szegélyekkel láthatunk el kijelölt szövegegységeket, egész bekezdéseket, táblázatok celláit,

úgynevezett szövegdobozokat illetve egész oldalakat is.

Tehát ez a formázás érvényesíthető:

- a kijelölt szövegre

- a kijelölt bekezdésekre vagy az aktuális bekezdésre

- a lap oldalait szegélyezhetjük az oldalszegélyezéssel


13

Ha a bekezdést szegélyezzük, akkor a behúzásokhoz képest történik a szegélyezés.

A szegély és árnyékolás létrehozásához jelöljük ki a kívánt bekezdést, majd válasszuk ki a

Kezdőlap menüszalag Bekezdés csoport Szegély és mintázat legördülő menüt

3. ábra Szegély és mintázat párbeszédpanel

A szegélyt többféle színben és vastagságban is megadhatjuk, akár minden oldalt más

stílussal is.

Ha az egész bekezdésnek szeretnénk szegélyt beállítani, akkor a Hatókör listából a

bekezdést kell választani. Ha csak egy szövegrésznek, akkor a szöveget.


14

4. ábra Kitöltő mintázat párbeszédpanel

A mintázat fülben többféle mintázatot találunk, természetesen több színben és többféle

sötétítési módszerrel.

Ez nagyon jó és látványos kiemelési módszer, de vigyázat, mivel a dolog visszafelé is

elsülhet. A túl sok kiemelés áttekinthetetlenné teszi a dokumentumunkat!

6. Iniciálé

A bekezdés első betűjét lehet iniciáléval kiemelni. A bekezdés első betűje így átkerül egy új

keretbe, amely a szöveghez képest lehet egyszerű, süllyesztett vagy margón álló. Az iniciálé

párbeszédablakban megadhatjuk továbbá az iniciálé betűtípusát, méretét és a szöveg

szélétől mért távolságát.


15

5. ábra Iniciálé párbeszédpanel

7. Tabulátorok

A tabulátor olyan eszköz, amellyel egy soron vagy bekezdésen belül a szöveget

függőlegesen megadott pozícióba tudjuk igazítani. A szöveget a TAB billentyűvel tudjuk a

következő tabulátorpozícióba vinni.

Tabulátorok típusai:

- balra igazító

- középre igazító

- jobbra igazító

- tizedesjelhez igazító

A tabulátorokat legegyszerűbben a vonalzóra kattintva helyezhetjük el. Módszer a

következő, a megfelelő tabulátor típusát a vonalzó bal oldalán választhatjuk ki, kattintással

egészen addig, amíg a megfelelő típus meg nem jelenik. Majd ezzel a tabulátorral a vonalzó

megfelelő helyére kattintva helyezhetjük el.

A tabulátorokat a tabulátor párbeszédpanelen is beállíthatjuk, illetve a pozíciók közötti

kitöltést csak itt állíthatjuk be.


16

6. ábra Tabulátor párbeszédpanel

Új tabulátorhelyet úgy hozhatunk létre, hogy beírjuk az értékét a Pozíció mezőbe. Meglévő

tabulátorhely módosításához jelöljük ki azt amelyiket módosítani szeretnénk, majd a Pozíció

mezőben írjuk át az értéket.

Az Igazítás mezőben a kelölt bekezdéseknek a behúzásokhoz viszonyított igazítását

állíthatjuk be.

Ha a szöveg és tabulátorhely közötti üres részt ki szeretnénk tölteni, válasszuk ki a Kitöltés

mezőben a megfelelő (pontozott, szaggatott vagy folytonos) vonaltípust.

Az Alapérték mezőbe beírt értékkel az alapértelmezett tabulátorok távolságát

módosíthatjuk.

A tabulátor eltávolításához, a párbeszédpanelen kiválasztjuk a megfelelő értéket és a Törlést

választjuk, az összes nem alapértelmezett tabulátor egyidejű törléséhez Az összes törlése

gombra kattintunk. De a leggyorsabb módszer, ha a vonalzón a törlendő tabulátorjelet lefelé

húzzuk.


17

8. Szakaszformázások

A dokumentum egy vagy több bekezdésből álló része, melyre a többitől eltérő beállításokat

adhatunk meg. A legfontosabb szakasz beállítás az oldalformázás.

Szakaszformázások

- Oldalbeállítások

Margók beállítása

Tájolás beállítása (álló vagy fekvő)

Papírméret beállítása

Élőfej és élőláb beállítása

- Szakaszonként eltérő lehet az élőfej/élőláb.

- Hasábok száma módosítható.

- Oldalszámozás, fejezetszámozás, sorszámozás alkalmazása.

9. Élőfej és élőláb

Az élőfej és az élőláb olyan szöveg vagy grafika, amelyet a dokumentum egyes oldalainak

általában a tetejére, illetve aljára nyomtatunk. Az élőfej a felső, míg az élőláb az alsó

margóban kerül nyomtatásra.

A dokumentum vagy az egyes szakaszok első oldalán a többitől eltérő élőfejet vagy élőlábat

használhatunk, illetve ott el is hagyhatjuk azokat. A dokumentum egyes szakaszaiban eltérő

élőfejet és élőlábat adhatunk meg a páros, illetve a páratlan oldalakon.

Lehetőségünk van arra is, hogy beszúrjuk az aktuális dátumot, időt, oldalszámot (az

oldalszámot csak élőfejbe vagy élőlábba szúrhatjuk be), illetve tetszőleges formázott

szöveget.

Az élőfej/élőláb formázását a Lap elrendezése menü oldalbeállításnál elrendezés

fülecskénél tehetjük meg.


18

7. ábra Élőfej és Élőláb beállítása

Ha az első oldalon eltérő, vagy nem szeretnénk, hogy élőfej vagy élőláb legyen (címlapnál

szoktuk), akkor az első oldalon eltérő jelölőnégyzetet jelöljük be.

Páros és páratlan eltérő jelölő négyzetet használjuk, ha az élőfej vagy élőláb páros és

páratlan oldalon eltérő.

A távolság a lap szélétől pontnál beállíthatjuk, hogy hol kezdődjön az élőfej és hol

végződjön az élőláb.

10. Szakasztörések típusai

Ha szakasztörést szeretnénk beilleszteni, akkor válasszuk a Lap elrendezése menü

Töréspontok legördülő menüt, ahol a következő lehetőségek közül választhatunk:

- Következő oldal: új szakasz kezdése új oldalon.

- Folyamatos: új szakasz kezdése ugyanazon az oldalon.

- Páros oldal: új szakasz kezdése a következő páros számú oldalon.

- Páratlan oldal: új szakasz kezdése a következő páratlan oldalon.


19

11. Oldaltörés

Ha a szöveget ugyanazon szakaszban új oldalra szeretnénk helyezni: Lap elrendezése menü

Töréspontok legördülő menüben az oldaltörést választjuk.

12. Hasábok létrehozása

Az alapértelmezés az egyetlen hasáb megléte. Hasábok beállítását a Lap elrendezése menü

hasáboknál lehet kezdeményezni.

8. ábra Hasábok beállítása

Típusnál választhatunk, már meglévő hasáb típusokból. Oszlopok számánál határozhatjuk

meg a hasábok számát. Választóvonal jelölőnégyzet kiválasztásánál a hasábok között

választóvonalat helyezhetünk el. Ha több hasábot választunk, akkor alapesetben egyelőek,

de ezt megváltoztathatjuk a hasábok szélessége és térköze beállításánál. Oszloponként

határozhatjuk meg azok szélességét és azok térközét. Mielőtt elfogadnánk a beállítást

figyelnünk kell a hatókörre, amely vonatkozhat a teljes dokumentumra, aktuális szakaszra

vagy aktuális ponttól kezdődően a dokumentumra.


20

TÁBLÁZATOK

Készíthetünk egy új üres táblázatot, később töltve ki az üres cellákat, vagy már meglévő

szövegbekezdéseket alakíthatunk táblázattá. Mielőtt elkészítjük a táblázatot, döntsük el,

hogy melyik Office alkalmazás a legmegfelelőbb a feladathoz. A táblázat létrehozásához a

Wordot, Excelt, vagy Accesst használhatunk. Mindhárom alkalmazás automatikusan formázni

tudja a táblázatot.

- Olyan táblázathoz, amelyik bonyolult formázásokat a Word programot használjuk.

- Annak a táblázatnak az elkészítéséhez, amely bonyolult számításokat, statisztikai

elemzéseket, lekérdezéseket vagy diagramokat tartalmaz, Excelt használjunk.

- Az Access-ben hozzuk létre a táblázatot akkor, ha a relációs adatbázis összes

szolgáltatását használni szeretnénk.

Üres táblázat készítése

- Kattintsunk oda, ahová az új táblázatot helyezni szeretnénk.

- Kattintsunk a Beszúrás menü Táblázat eszköztárra, ahol lehetőségünk van

beszúrni:

Az egeret húzva jelöljük ki a megfelelő számú sort és oszlopot.

Táblázat beszúrása.

Kész táblázatok beszúrása, ahol előre formázott táblázatokat találhatunk.

Amikor beszúrunk egy táblázatot, akkor a táblázat formázásához tartozó eszköztár jelenik

meg.

Tervezés:

9. ábra Táblázat formázásához tartozó eszköztárak

Itt választhatjuk ki a beépített stílusokat, vagy egyénire formázhatjuk az itt található

lehetőségekkel.

Elrendezés:

10. ábra Táblázat utólagos formázásához tartozó eszköztárak


21

Kijelölés:

Itt tudjuk a kurzorhoz képest a cellát, sort, oszlopot vagy akár az egész táblázatot kijelölni.

Tulajdonság:

A táblázat fülecskénél a táblázat méretét, illetve igazítását (balra, jobbra, középre)

határozhatjuk meg.

A sor fülecskénél a sor magasságát, az oszlop fülnél az oszlop szélességét adhatjuk meg.

Nem utolsó sorban a cella fülnél a cellába elhelyezett szöveg függőleges elhelyezkedését

(felülre, alulra, középre) határozhatjuk meg, illetve a cella szélességét.

Bővítés

A kurzorhoz képest sorokat, illetve oszlopokat szúrhatunk be.

Törlés

Táblázatunkból akárhány cella, sor vagy oszlop törölhet, de akár törölhetjük az egész

táblázatot is.

Táblázat tartalmának törlése: Jelöljük ki a törlendő egységeket, majd nyomjuk le a DEL

billentyűt

Cellák törlése: Jelöljük ki a törlendő cellákat és válasszuk a Törlést, majd a cellák törlését.

Sor vagy oszlop törlése: Jelöljük ki azt a sort vagy oszlopot, amelyet törölni szeretnénk.

Válasszuk a Törlést, majd sorok vagy oszlopok törlését.

Táblázat törlése: Álljunk a kurzorral a táblázatba, majd kattintsunk a Törlés és a Táblázat

törlése menüre.

Egyéb formázások:

Cella egyesítése: A kijelölt cellákat tudjuk egyesíteni, aminek eredményeképpen a

továbbiakban egy cellaként kezeli a Word. Vigyázat, ilyenkor csak az első cella tartalma

marad meg, az összes többié, amit egyesítettünk, elvész.

Cellák felosztása: Egy cellát sorokra és oszlopokra bontva további cellákat hozhatunk létre.

Táblázat felosztása: Ha két részre szeretnénk bontani egy táblázatot, kattintsunk arra a

sorra, amelyet az új táblázat első sorának szánunk és kattintsunk a Táblázat felosztása

eszköztárra.

Rendezés: A kijelölt szöveg abc szerinti sorba rendezését hajthatjuk végre . Figyelem a

rendezést úgy végzi a Word, hogy az egész sort viszi magával, tehát nem keveri össze az

adatokat.


22

STÍLUSOK

Stílusnak nevezzük egy szövegrész formátumának névvel ellátott és elmentett összességét.

A stílus bekezdésre érvényes formátumok összessége.

Miért jó stílusokat használni?

Olyan dokumentumoknál, ahol több azonos formátumú szövegrészt tervezünk, érdemes

ezekre stílust készíteni, mert könnyebb alkalmazni, illetve a stílus módosításával egyszerűen

és gyorsan módosíthatjuk a formázást. Továbbá tárgymutató, ábrajegyzék és

tartalomjegyzék csak ezek segítségével készíthető.

Stílusok készítése:

Kezdőlap menü Stílusok: Itt a már meglévő stílusok találhatók, illetve módosíthatok. Ha

nem találunk olyan stílust, ami a kedvünkre való, akkor az új stílus létrehozásával hozhatunk

létre újat.

11. ábra Új stílus beállításához szükséges párbeszédpanel


23

Először a stílus nevét adjuk meg, majd meg kell határozni, hogy mi a stílus alapja. Ez alap

esetben normál szöveg, de ezt úgy adhatjuk meg, hogy mely már meglévő stílushoz hasonlít

a legjobban, illetve a későbbiek során szükségünk lesz esetleg más kiegészítő funkcióra is.

Pl.: ha tartalomjegyzéket szeretnénk készíteni ebben a stílusban íródott szövegből, akkor az

alapja címsor kell, hogy legyen.

A következő bekezdés stílusa azt jelenti, hogy ha entert nyomunk, akkor a következő

bekezdés stílusa milyen legyen, alap esetben ugyanaz a stílus, de ezen módosíthatunk, ezt

szintén leggyakrabban a címsornál használunk.

Ezen alap adatok megadása után jöhet a beállítás, amely a formátum legördülő menü alatt

található.

Stílus alkalmazása

Ha egyetlen bekezdéshez szeretnénk bekezdésstílust rendelni, kattintsunk a bekezdésbe és

használjuk a már meglévő stílust.

TARTALOMJEGYZÉK ÉS TÁRGYMUTATÓ

Tartalomjegyzék

A tartalomjegyzék a dokumentum adott szintű címeit sorolja fel, és megadja az

oldalszámokat is. Amikor tartalomjegyzéket állítunk össze, akkor a Word megkeresi a címsor

stílusú bekezdéseket, ezeket sorban megjeleníti oldalszámmal együtt.

Létrehozása:

Kattintsunk a dokumentumban arra a helyre, ahová a tartalomjegyzéket el szeretnénk

helyezni, majd válasszuk a Hivatkozások menüben Tartalom eszköztárat. Már meglévő

formátumokból választhatunk, de ha más fajtát szeretnénk, válasszuk a tartalomjegyzék

beszúrása menüt, ahol személyre szabhatjuk.

Frissítése:

Előfordul, hogy dokumentumunkon változtatást hajtunk végre, ami érinti a

tartalomjegyzéket, mivel a Word nem végzi el az automatikus frissítést, ezért ezt nekünk kell

elvégezni. Kattintsunk a tartalomjegyzékbe és nyomjuk meg az F9 gombot, vagy jobb egér

gomb lenyomásával kiválasztjuk a mezőfrissítés parancsot. Ekkor lehetőségünk van a teljes

tartalomjegyzék frissítésére, vagy csak az oldalszámok frissítésére.

Tárgymutató

A tárgymutató a kinyomtatott dokumentumban a keresett szavak, fogalmak vagy mondatok

oldalszámát adja meg. Tárgymutató készítésekor kijelöljük a szerepeltetni kívánt szöveget

vagy bejegyzést, formátumot választunk, majd összeállítjuk a tárgymutatót.

Készítése:


24

- A dokumentumban hozzunk létre tárgymutató-bejegyzéseket. A dokumentumban

jelöljük ki azt a szöveget, amelyet tárgymutató-bejegyzésként szeretnénk használni,

majd nyomjuk meg az ALT+SHIFT+X billentyűket.

- Kattintsunk a dokumentumban arra a helyre, ahol a kész tárgymutatót el szeretnénk

helyezni.

- Válasszuk a Hivatkozás menüt Tárgymutató beszúrás eszköztárat.

KÖRLEVÉL KÉSZÍTÉSE

Általános információk, alapfogalmak

A körlevél funkciót akkor használjuk, ha nagyszámú, egymástól csak néhány szóban

különböző dokumentumokat –formaleveleket – szeretnénk gyorsan és hatékonyan készíteni.

Borítékcímzésre, katalógus és etikett címkék készítésére, valamint E-mail küldésére

használjuk leggyakrabban. Körlevél készítésekor két dokumentumot kell szerkesztenünk:

- Törzsdokumentum: tartalmazza az állandó szöveget, amely minden levélben azonos,

és a változók neveit. A törzsdokumentum formátuma határozza meg az egyesített

dokumentum formátumát.

- Adatforrás: táblázatban tartalmazza a változó adatokat. A táblázat első sorában

vannak a mezőnevek, a további sorokban pedig a konkrét adatok, a rekordok. A

táblázat formátuma bármilyen lehet, nem befolyásolja az egyesített dokumentum

külalakját.

A körlevél készítés lépései:

A törzsdokumentumba írjuk be azt a szöveget, amelyet minden levélen meg szeretnénk

jeleníteni. Az adatforrást létrehozhatunk egy adott programban (Excel, Access).

A körlevél készítését a Levelezés menü Körlevél készítés indítása paranccsal

kezdeményezhetünk. Ekkor a körlevél varázsló elindul, ami azért jó, mert lépésről – lépésre

haladva könnyedén készíthetünk körlevelet.

- Dokumentumtípus kiválasztása: levél, E-mail, boríték, címke.

- Alapul szolgáló dokumentum megadása: aktuális dokumentum alapján, ha a körlevél

alapjául szolgáló dokumentum van nyitva. Sablon alapján vagy egy már meglévő

dokumentum alapján, itt lehetőségünk van megnyitni a megfelelő dokumentumot.

- Címzettek kiválasztása: Létező listából, itt nyithatjuk meg a már meglévő adatforrást

tallózás segítségével. Új lista létrehozásával készíthetünk adatforrást. Megjegyezném,

hogy az előre elkészített lista használata a praktikusabb, mert könnyebb vele

dolgozni.

- Levél megírása: További elemek elhelyezésével van lehetőségünk a változó elemek

beszúrására, ekkor a címsorban található mezőnevek jelennek meg hivatkozásként.

Itt van lehetőségünk a formázásra is.

- Levelek megtekintése: Itt a kész leveleket tekinthetjük meg egyenként, lehetőségünk

van arra, hogy bizonyos címzetteket kihagyjunk címzett kihagyásával.


25

- Egyesítés befejezése: A kész körleveleket egy dokumentum menthetjük el vagy

küldhetjük egyből nyomtatóra.

SZÖVEGSZERKESZTŐ PROGRAMOK EGYÉB SZOLGÁLTATÁSAI

13. Keresés, csere, ugrás

A fenti funkciókat a kezdőlap menüben találhatjuk. Kereshetünk és cserélhetünk szöveget,

adott formázást, különleges karaktereket, például bekezdésjeleket, mezőket, képeket. A

dokumentum egy megadott helyére lehet ugrani az ugrás paranccsal.

12. ábra Keresés a dokumentumon belül

Szöveg keresése:

Írjuk be keresett szöveg mezőbe a keresni kívánt szöveget. A keresési beállításoknál egyéb

beállításokat tudunk eszközölni.


26

Adott formázás keresése:

Ha adott formázással rendelkező szöveget szeretnénk keresni, írjuk be azt a keresett szöveg

mezőbe. Ha csak adott formázást szeretnénk keresni, töröljünk ki minden szöveget a

keresett mezőből. Kattintsunk a Formátum gombra, és válasszuk ki a keresendő formázást.

Szöveg keresése és cseréje keresési feltételekkel

Ebben az esetben a keresett mező mellé a csere erre mezőt is ki kell tölteni, nyílván a

keresett szöveget fogja kicserélni a megadott szövegre. Figyeljünk a keresési beállításokra.

Keresőoperátorok használata

Szöveg sokrétűbb kereséséhez keresőoperátorokat használhatunk.

Egyetlen karakter: ?

Tetszőleges karaktersorozat: *

A megadott karakterek közül egy: []

Egyetlen karakter s megadott tartományban: [-]

Egyetlen karakter a zárójelben szereplő karaktereket kivéve: [!]


27

TANULÁSIRÁNYÍTÓ

1. Készítsük el az alábbi ajánlatot.

13. ábra Feladat módosítása

Megoldás

1. feladat

Elsőként adjunk meg egy középre zárt tabulátort 2 centiméternél, ezt elvégezhetjük a

vonalzóra való kattintással vagy a tabulátorok párbeszédablak segítségével. Ezek után a

tabulátor gomb lenyomásával gépeljük be a megfelelő helyre a szöveget. Enter lenyomásával

a bekezdés örökli a tabulátor pozíciót, így az előzőekben leírt módon elkészíthetjük a

címzett részt.

A következő szövegegységet középre helyezve félkövér betűstílussal és 14-es betűméretben

begépeljük.

A szöveg tartalmi részének első felét normál betűstílussal, sorkizárt bekezdés formázással

begépeljük.


28

A következő bekezdés formázási egységben felsorolást használunk, melynek a beállításai a

következőek:

Szimbólum helyzete: 1 cm

Szöveg helyzete: 1 cm

Elfogadjuk a beállítást és begépeljük a szöveget. Az előző beállítások segítségével, akár a

formátum másoló használatával elkészítjük a törzsdokumentum maradék részét.

Már csak az aláírás elkészítése van hátra, melyet hasonlóképpen készítünk, mint a cím, tehát

beállítunk egy középre zárt tabulátort 9 cm-hez, a megfelelő pozícióba állunk a tabulátor

gomb lenyomásával és begépeljük a szöveget.


29

ÖNELLENŐRZŐ FELADATOK

1. feladat

A mellékelt CD-n található 1-es faladatot formázza a következők szerint,

a dokumentum 1 oldalas legyen.


30

2. feladat

A mellékelt CD-n található 2-es faladatot formázza a következők szerint,



31

3. feladat

A mellékelt CD-n található 3-as faladatot formázza a következők szerint,



32

MEGOLDÁSOK

1. feladat

Első lépésben keresse meg a CD-n az 1-es feladatot és dupla kattintással indítsa el a

dokumentumot. A betöltött formázatlan dokumentumot először tördelni kell. A tördeléshez

a megfelelő helyre állunk a kurzorral és Enter lenyomásával új bekezdésbe tördeljük az

utána következő szöveget.

A tördelés után a következő formázásokat végezzük el, figyelve arra, hogy

karakterformázásnál ki kell jelölni a szöveget, bekezdés formázásnál csak akkor kell

kijelölni, ha egyszerre több bekezdést formázunk.

- Címsor: 24-es betűméret, középre igazított, térköz utána: 6 pt.

- A következő 4 bekezdésben a pontozást tabulátorral oldjuk meg:

Kezdőlap menü Bekezdés Tabulátor gombbal elindítjuk a tabulátor

beállításához szükséges párbeszédpanelt.

Beállítandók: 1. pozíció: 16 cm, kitöltés: pontok; 2. pozíció: 5 cm, 16 cm,

kitöltés pontok; 3. pozíció: 16 cm, kitöltés: pontok; 4. pozíció: 7 cm, kitöltés:

pontok

- A következő bekezdésekben a következő formázásokat kell használni a minta

szerint:

karakterformázás: félkövér, aláhúzás, szimbólum beszúrás

felsorolás

- Aláírás formázása:

A 9 cm-hez és a 15 cm-hez állítunk be tabulátor pozíciót, a 15 cm-nél a

kitöltés pontok.

A következő sorba kerül a jelentkező aláírása szöveg, amely az előző 2

tabulátor pozíció közé kerül középre zárt tabulátorral. Ez 12 cm-nél

helyezkedik el.

Elmentjük a munkánkat.

2. feladat

Első lépésben keresse meg a CD-n a 2-es feladatot és dupla kattintással indítsa el a








33

- A címzettet tabulátor segítségével formázzuk meg. A kezdőlap menüben Bekezdés

párbeszédpanelen a tabulátorok gombot válasszuk és a következő paramétereket

állítjuk be:

pozíciók: 9 és 12 cm, igazítás: balra igazított.

A beállított pozícióba igazítjuk a szöveget.

- Címsor: 20-as betűméret, félkövér és dőlt. A hallgató szöveg ritkított 8 pt-os

mértékkel

- A következő bekezdés első sor behúzásos 1,25 cm-es mértékkel.

- A bekeretezett szöveg, árnyékolt bekeretezett, 2,25 pt-os vonalvastagsággal

- A következő bekezdés, balról behúzott 1 cm-rel.

- A felsorolás típusú bekezdéseket a Kezdőlap menü Bekezdés felsorolás

beállítása

- A következő bekezdésekben a kérdések aláhúzottak és a hozzájuk tartozó leírás 2

cm-rel balról behúzott.

- Az utolsó bekezdés első sor behúzott

- A vezetőség: félkövér, dőlt, jobbra igazított

Végül elmentjük a munkánkat.

3. feladat

Első lépésben keresse meg a CD-n a 3-as feladatot és dupla kattintással indítsa el a







- Sebes Samu: betűméret: 26-os, állatkereskedő: betűméret: 14-es, 6 cm-es középre

igazított tabulátorhoz igazítjuk a szöveget.

- A maradék szöveget 7 cm-es balra igazított tabulátorhoz igazítjuk a minta szerint.

- A beszúrás ClipArt-nál keresendő szövegben beírjuk, hogy papagáj, a kiválasztott

papagájt beszúrjuk, a kép elrendezésénél kiválasztjuk, hogy a szöveg mögé és a

helyére húzzuk.

- Végül a keretezés van csak hátra, ehhez kijelöljük az egész szöveget, majd a

kezdőlap menüben a bekezdésnél kiválasztjuk a körbe keretezést.

- Végül elmentjük a munkánkat.


34

TÁBLÁZATKEZELÉS, MICROSOFT EXCEL 2007


1. Készítsünk a heti program beírására alkalmas naptári lapot, órabeosztással 8-18 óra

között!

2. Ábrázoljuk egy táblázatban Vas, Zala, Heves és Nógrád megye népesség és terület adatait!

Ehhez keressen információt az interneten! Készítsünk oszlopdiagramot a népességről!


35


A táblázatkezelő programok ma a szövegszerkesztők mellett a második legelterjedtebb

programcsaládot jelentik. Táblázatokat és statisztikai számításokat a való életben gyakran

kell készítenünk. A táblázatkezelők, ma már sokkal komplexebb feladatokra is alkalmasak:

- tudományos és statisztikai számítások

- nyilvántartások vezetése

- árlisták és grafikonok készítése

- matematikai, pénzügyi és mérnöki számítások

- adatelemzések, jelentések, kimutatások készítése

- nyilvántartás, rendezés, kigyűjtés, keresés

14. Az Excel munkakörnyezete

Program indítása: Az asztalon és vagy a Start menü Programok Microsoft Excel

parancsikonra kattintva, vagy Windows gomb+R, utána az excel szó begépelése és enter.

Excel ablak felépítése

14. ábra Excel ablak felépítése

A szerkesztésre szánt helyet sorokra és oszlopokra bontották. A sorokat számokkal, az

oszlopokat az angol ábécé nagybetűivel jelöli. Az egy sor és egy oszlop találkozásánál lévő

téglalapot mezőnek, illetve cellának nevezzük.


36

A cellára úgy hivatkozhatunk, hogy először az oszlopazonosítót, majd sorazonosítót adjuk

meg.

A cellákat tartalmazó munkaterület felett találhatunk egy szerkesztőlécet, valamint a

főmenüket. Ezek a Wordnél megszokott eszköztárakat, illetve a program jellegéből adódó

eszköztárakat tartalmaznak.

Az Excel dokumentum egy munkafüzet, mely több munkalapból állhat, maximum 256

munkalap. A képernyő alján fülekkel elválasztva (munka1, munka2, munka3 etc.) találjuk

meg a lehetséges munkaterületeket (munkalapokat).

A program ugyanazokkal a fájl műveleteket képes elvégezni, mint a szövegszerkesztő,

ikonjaik is megegyeznek. A program bezárása, min/max méretének beállítása, és a tálcára

tétele is azonos módon végezhető el, mint a többi program esetében.

Név mező: itt lehet olvasni az aktuális cella azonosítóját, vagy a kijelölt tartomány nevét.

Kijelölésnél a következő formai követelményeket kell figyelembe venni: tól-tőlig : pl:

A1:B10-ig, ami azt jelenti, hogy négyzetesen A1-től B10-ig az összes cella kijelölésre kerül.

A ;-t felsorolásnál használjuk pl.: A2;A8;A10, ebben az esetben az előzőekben felsorolt 3

cella kerül kijelölésre.

Szerkesztőléc: a cellákban lévő adatokat itt lehet formázni, valamint meg lehet nézni, hogy

ténylegesen mi található egy cellában. Erre azért van szükség, mert a cellákban csak a

képletek végeredménye látszódik, de maga a képlet nem.

Oszlopazonosítók, sorazonosítók: ezek segítségével hivatkozhatunk egy adott cellára, erre

nagy szükség van a számításoknál.

Munkalap fülek: a táblázatok építőelemei a cellák, ezek tárolják a különféle adatokat. Ezek a

cellák sorokat, oszlopokat alkotnak, ezekből áll össze a teljes táblázat, amit munkalapnak

nevezünk. Egy munkalapon 65536 sor és 256 oszlop van. Egy munkafüzet több munkalapot

is tartalmazhat, maximum 256-ot. Egy munkafüzeten belül a munkalapoknak egyedi,

különböző nevűeknek kell lenniük. Ez fontos a hivatkozás miatt, hiszen a programnak

egyértelműen tudni kell, hogy melyik munkalapra hivatkozunk.

15. Fájlműveletek

Új munkafüzet létrehozása

Ha elindítjuk az Excel táblázatkezelőt, automatikusan létrejön egy új, üres munkafüzet. Ha

emellett szeretnénk új munkafüzetet nyitni, megtehetjük, Főmenü Új munkafüzet. A

létrehozott új munkafüzet nincs még lemezen, ahhoz, hogy ez megtörténjen, később ki kell

mentenünk.


37

Munkafüzet mentése

Az általunk szerkesztett táblázatokat, ha nem csak nyomtatni szándékkal készítettünk,

akkor a munka befejeztével, de ajánlott közben is gyakran adathordozóra menteni. Ez azt

jelenti, hogy a szerkesztés aktuális állapota lemezre kerül a jelenlegi formában.

Mentést a Wordhoz hasonlóan a Főmenü mentés vagy mentés másként paranccsal

kezdeményezhetünk.

Meglévő dokumentum megnyitása

Ha nem egy teljesen üres munkafüzetet szeretnénk létrehozni, és újonnan megírni, hanem

egy meglévőt tovább szerkeszteni, vagy kinyomtatni, akkor a megnyitást kell alkalmaznunk:

Főmenü Megnyitás pontjával kezdeményezhetjük. Ekkor megjelenik a megnyitás

párbeszédpanel, ahol tallózással kikereshetjük, melyik fájlt szeretnénk megnyitni.

Munkafüzet bezárása

Ha egy táblázattal való munkánkat befejeztük, célszerű azt bezárni, hogy ne foglalja a

számítógép memóriáját. Főmenü Bezárás.

Ha a legutóbbi változtatás óta nem mentettük el a munkafüzetet, akkor a program már az

ismert módon rákérdez, hogy kívánjuk-e a változtatásokat menteni.

Adatbevitel, javítás, módosítás, törlés

A táblázatban mindig egy aktív cella lehet. Ha elkezdünk gépelni, akkor a szöveg ebben a

cellában fog megjelenni. Hogy melyik az aktív cella, azt úgy tudjuk meg, hogy vastag fekete

kerettel van kijelölve, vagy leolvasható a név mezőben.

A cellák között a kurzormozgató nyilakkal lehet mozogni, vagy az egérrel ráklikkelünk a

megfelelő cellára.

Az aktív cellába adatok beviteléhez egyszerűen el kell kezdeni gépelni a cellában. Amit

beírunk nem csak a cellában fog megjelenni, hanem a szerkesztőlécben is. A cella valódi

tartalmát mindig a szerkesztőmezőben láthatjuk, ugyanis az oszlopszélesség korlátot szab a

megjelenítésnek. Az adatok csak akkor kerülnek bele véglegesen a cellákba, ha a

szerkesztőléc melletti jóváhagyás ikonra kattintunk, vagy az ENTER billentyűt vagy a TAB-ot

leütjük. Ha gépelés közben megnyomjuk a szerkesztőlécen a visszavonás ikont, vagy

megnyomjuk az Escape (ESC) billentyűt, akkor visszaáll a cella eredeti tartalma.

A táblázatkezelő programok másképpen kezelik a szöveges és a numerikus adatokat. A

program a szöveges adatot balra, a numerikus adatot jobbra igazítja normál esetben. A

számokkal rengeteg különböző számítási műveletet hajthatunk végre. Figyelnünk kell arra,

ha egy adott cella tartalmával számolni szeretnénk, az nem tartalmazhat szöveges adatot

csak numerikus adatot.


38

Adatok módosítása

A cellákban lévő adatokat egyrészt átírhatjuk, másrészt módosíthatjuk őket. Ha át akarunk

írni egy cellában lévő értéket, akkor ugyanúgy kell eljárni, mint adatbevitelnél, vagyis rá kell

állni arra a cellára, majd be kell gépelni a megfelelő értéket. Ilyenkor az eddig ott tárolt

adatot törli.

Ha a cellában lévő adatot nem szeretnénk kitörölni, csak módosítani szeretnénk, akkor

duplán kell klikkelni az adott cellán. Egy másik lehetőség az, hogy a cella kijelölése után

belekattintunk a szerkesztőlécbe és ott végezzük el a szükséges módosításokat. Fontos,

hogy csak akkor végeztük el a módosítást, ha elfogadjuk.

Adatok törlése

Törlési módok:

- mindent

- formátumot

- képletet/értéket a DEL gombbal

- megjegyzést töröl

Ezeket a törlési módokat a Kezdőlap Szerkesztés Törlés menüben található

parancsokkal alkalmazhatjuk.

Cellák kijelölése

A táblázat formázásához, adatok másolásához, mozgatásához elengedhetetlenül szükséges

az, hogy ki tudjuk jelölni a szükséges cellákat. Tartományokat úgy lehet kijelölni, hogy

rákattintunk a kijelölendő tartomány egyik sarokcellájára, majd az egérgombot lenyomva

tartva az egérrel elmegyünk a tartomány szemközti cellájáig. Több tartomány kijelöléséhez

tartsuk nyomva a Ctrl gombot.

Egy egész sort, vagy egész oszlopot úgy jelölhetünk ki, hogy az egérrel rákattintunk a sor

vagy oszlopazonosítóra. Ilyenkor azonban ügyelni kell arra, hogy nem csak az a rész lesz

kijelölve, ami a képernyőn látszik, hanem az is, ami nem.

Cellák másolása, mozgatása

Másoláskor a régi a helyén marad, és lesz róla másolat az új helyén, míg mozgatáskor csak

az új helyen lesznek meg a cellák.

Bármilyen műveletet szeretnénk is végezni a cellákkal, az első lépés mindig az, hogy ki kell

jelölni őket. Miután kijelöltük a kívánt területet, több lehetőségünk van:


39

Másolás

Kijelölés után Kezdőlap Vágólap menü, ahol a másolás parancsot választjuk. Miután

kiválasztottuk a másolás menüpontot, a kijelölt cellákat szaggatott vonal jelzi, hogy majd

ezeket a cellákat fogja beilleszteni az új helyre. Ezek után az új helyre állunk és Kezdőlap

Beillesztés parancsot választjuk. Ezt a műveletet egészen addig hajthatjuk végre, amíg ESC

billentyűt nem nyomunk és ekkor eltűnik a szaggatott vonal is.

A szimpla beillesztés mellett lehetőségünk van az irányított beillesztés használatára is, ahol

formátumot, képletet, értéket stb.

Cellák mozgatásánál ugyanazok a módszerek vannak, mint amelyek a másolásnál is voltak,

csak egy lényeges különbség van, hogy nem a másolást, hanem a kivágás parancsot

használjuk.

ADATTÍPUSOK, SZÁMFORMÁTUMOK, CELLAFORMÁZÁSOK

A cellába bevihető adatokat alapvetően két csoportba soroljuk:

- szöveges

- szám

Adattípusok

Szöveges adatok:

A szöveges adatokat a táblázatkezelő normál igazításnál balra igazítja.

Numerikus adatok:

A numerikus adatokat normál igazítás esetén a táblázatkezelő jobbra igazítja. A ######

hibaérték akkor jelentkezik, amikor a szám, dátum vagy idő nem fér el a cellában. Megoldás:

oszlopszélesség megnövelése.

Számformátumok

Egy adott cella számformátumát a Kezdőlap Szám menüpont alatt lehetséges.

Számformátumok használata, azért fontos, mert maguk a számok nem adhatnak elég

információt, és ha számolni szeretnénk vele, akkor csak számot tartalmazhat, illetve egy

számolás eredménye szintén csak szám lehet, tehát mint tulajdonság lesz a cellán, hogy a

szám, miként jelenjen meg. Pl.: 1 000 Ft

Általános szám

Az általános számformátumú cellák nem tartalmaznak semmilyen különleges formátumot.


40

Szám

Ez a számformátum általános, beállítható a tizedesjegyek száma, illetve az ezres

számcsoportosítás. A program a kerekítési szabályoknak megfelelően jeleníti meg a cellában

az adatokat.

Pénznem

A numerikus adat után megjelenik a pénzjelölő. A pénznem begépelésekor, ha a szám után

beírjuk a pénzjelölőt is, automatikusan átállítja a számformátumot, de vigyázni kell arra, ha

a pénzjelölőt elgépeljük, akkor szöveges adatként fogja kezelni.

Dátum, idő

Az Excel a dátumokat dátumértéknek nevezett sorszámként tárolja. Ami azt jelenti, hogy

1900. január 1.-től eltelt napok számaként tárolja, azaz a 2008. január 1.-t 39448-ként

tárolja. Az időt tizedes törtként tárolja, mivel ezt a nap részeként tekinti.

A dátumok megjelenítésének sok formája van, ügyeljünk, hogy a számunkra megfelelőt

válasszuk ki a széles választékból.

Százalék

A számok százalékként való megjelenítéséhez a számformátumba vegyük figyelembe, hogy

például a 0,08 8%, illetve az 1 egész a 100%.

Kategória listából kiválasztjuk a százalék formátumot, illetve a tizedesjegyek számát.

Különleges számformátum

A különleges formátumok lista- és adatbázisértékek követésének hasznosak.

Ezek lehetnek:

- irányítószám

- adószám

- telefonszám

- társadalombiztosítási szám

- bankkártya

- mobilszám

Egyéni számformátumok

A formátumkód mezőben tetszőlegesen megadhatunk olyan számformátumot, amilyen az

előzőekben felsorolt kategóriákban nem található meg. Kiindulási pontként használjunk fel

egy létező formátumkódot, amelyet saját formátumra tudjuk alakítani. Érdemes olyat

választani, amelyik a kívánt kódhoz a legközelebb áll.


41

A következőeket figyelembe véve:

- A # csak az értékes jegyeket jeleníti meg, a felesleges nullákat nem.

- A 0 nullákkal egészíti ki a számot, ha az kevesebb számjegyet tartalmaz, mint ahány

0 szerepel a formátumban.

- A ? a tizedesvessző mindkét oldalán az értéktelen nullák helyén szóközt jeleníti meg.

- Ha ezres elválasztóként pontot szeretnénk megjeleníteni, vagy ha egy számot

ezresként szeretnénk megjeleníteni, akkor a számformátumba foglaljunk bele egy

pontot.

FORMÁZÁSOK

A legfontosabb formázási műveletek a Kezdőlap menüben elvégezhetők.

Mindenféle formázás úgy történik, hogy először ki kell jelölni azt a cellát, vagy cellákat,

melyeket meg szeretnénk formázni, majd válasszuk ki a megfelelő formázást. Arra ügyelni

kell, hogy mindig egész cellákra vonatkozik a formázás.

Ha véletlenül valamit elrontottunk, akkor a visszavonással lehet érvényteleníteni az utolsó

műveletet. A visszavonásnak van egy fordított művelete is, ez a visszaállítás. A visszavonás

művelet nem csak akkor használható, ha valamit rosszul formáztunk meg, hanem akkor is,

ha mondjuk véletlenül kitöröltünk valamit.

Sorok, oszlopok, cellák beszúrása

Munkánk során előfordulhat, hogy táblázatunkból véletlenül kifelejtettünk egy pár cellát,

vagy esetleg egy egész sort, vagy oszlopot, vagy csak egyszerűen utólag szeretnénk bővíteni

táblázatunkat.

Ha egy egész sort szeretnénk beszúrni, abba a sorba kell állnunk, amely sor elé szeretnénk

beszúrni. A Kezdőlap menü Cellák Beszúrás Sorok beszúrása parancsot választjuk.

Ha egy egész oszlopot szeretnénk beszúrni, akkor hasonlóképpen kell eljárni, mint

sorbeszúrásnál, azzal a különbséggel, hogy az Oszlopok beszúrása parancsot választjuk.

Ha cellát szeretnénk beszúrni, akkor a megfelelő cellába állunk, majd ezek után ki kell

választani a Cellák beszúrása. Ennek hatására meg fog jelenni egy kis ablak, ahol a

következő lehetőségek közül választhatunk:

- Cellákat jobbra tolja

- Cellákat lefelé tolja

- Egész sort szúr be

- Egész oszlopot szúr be

Nem utolsó sorban, ebben menü pontban tudunk új munkalapokat beszúrni.


42

Sorok, oszlopok, cellák törlése

Hogyan lehet cellákat kitörölni, ha véletlen fölösleges cellák lennének a táblázatban?

Mint minden egyéb műveletnél, első lépésként ki kell jelölni azokat a cellákat, amelyekre

nincs szükségünk, és ki szeretnénk törölni. Ha egész sort, vagy oszlopot szeretnénk

kitörölni, akkor persze azokat kell kijelölni. Ezután a Kezdőlap menü Törlés menüben

választjuk ki, hogy a kijelölt cellákat, sorokat vagy oszlopokat szeretnénk törölni.

Figyelem! Ez a művelet nem ugyanaz, mint a tartalom törlése.

Sormagasság és oszlopszélesség beállítása

Ha egy cellába begépelünk egy szöveget, amely hosszabb, mint a cella szélessége, akkor

látszani fog, csak a szöveg ki fog lógni a cellából. Egyelőre még semmi gond, hiszen minden

rendesen látszódik, azonban ha a mellette lévő cellába is írunk, akkor a program látszólag

levágja a szó végét és nem fog látszani. Illetve a számoknál említést tettünk arról, ha egy

szám nem fér bele a cellába, akkor a következő jelenik meg ######.

Ennek megoldására meg kell szélesíteni a cellát. Ezt legegyszerűbben úgy tehetjük meg,

hogy az oszlopazonosítók közti elválasztó vonalra állunk az egérrel, egészen addig, míg az

egérkurzor át nem vált egy oda-vissza nyílra. Ha duplán kattintunk, akkor a legszélesebbhez

igazodik az oszlop szélessége, vagy szimplán a megfelelő méretre húzzuk.

Ugyanígy lehet a sor magasságát módosítani.

Egy másik lehetőség a cellák méretének változtatására Kezdőlap menü Cellák

Formátum menü segítségével, ahol pontos értékkel határozhatjuk meg a sor magasságát,

vagy az oszlop szélességét.

Ha egyszerre több oszlop szélességét, vagy sor magasságát szeretnénk egyforma méretűre

állítani, akkor először ki kell jelölni, hogy mely oszlopokat, vagy sorokat szeretnénk

méretezni és a fent leírt módszerrel méretezünk.

16. Cellaformázások

A cellaformázások hasonlóképpen történik meg, mint a Wordben. Itt is ki kell jelölni a

formázni kívánt cellákat, majd a megfelelő menüben a formázásokat elvégezzük.

Számformátum beállításai:

A számokat az előzőekben leírt módszerrel formázhatjuk.

Karakterformázások

A karaktereket a Wordben megismert módszerrel formázhatjuk, csak kevesebb speciális

lehetőséggel.


43

Igazítás

Egy cellán belüli igazítás a Kezdőlap menü Igazítás paranccsal lehetséges.

15. ábra Szöveg formázása cellán belül

Vízszintes igazításnál a normál annyit jelent, hogy a szöveget balra igazítja, míg a számokat

jobbra. A balra, jobbra, illetve a középre igazítás, a cellán belül a megfelelő irányba igazítja

az adatot. A kitöltve opció arra jó, hogy ha egy cellába beleírunk egy karaktert, vagy

karaktersorozatot, akkor a cellát kitölti vele.

Függőlegesen lehet egy szöveg a cellában fent, lent, középen, illetve kizárva. A kizárva

annyit jelent, hogy ha egy cellában több soros szöveg van, akkor a sorokat minél távolabb

helyezi el egymástól a program.

Szöveg elhelyezése mezőben beállíthatjuk, hogy a program hogyan kezelje azt a szöveget,

ami nem fér el egy cellában: a sortörés bekapcsolásával a cellában a szöveget automatikusan

sorokra tördeli, vagy lekicsinyíti, de egyesítheti a szomszédos cellákkal. Az utóbbihoz ki kell

jelölni az egyesítendő cellákat.


44

Az Elforgatás mezőben a szöveg írásirányát módosíthatjuk. Tetszés szerinti szögben

elforgathatjuk a cellák tartalmát, vagy az írásirányt vízszintesről függőlegesre

módosíthatjuk.

Szegély és mintázat

A kijelölt cellákra be lehet állítani szegélyt, illetve kitöltő mintázatot, a Kezdőlap menü

Formázások menüpont alatt, a szegély fülecskénél a cellák szegélyt lehet beállítani, a

kitöltés fülecskénél a kitöltő mintázatot lehet beállítani, az egyszerűbbtől a bonyolultabb

kitöltésig.

16. ábra Cella háttérszínének beállítása

17. ábra Táblázat keretezése


45

17. Automatikus kitöltés

Listák készítése

Ha beírjuk egy cellába valamelyik hónap nevét, vagy rövidítését, illetve a hét valamelyik

napját, vagy annak rövidítését, majd megfogjuk a cella jobb alsó sarkát és elkezdjük húzni

valamelyik irányba, akkor az Excel automatikusan létrehoz egy értelemszerűen növekvő

listát, illetve a meglévőt folytatja. Ügyelni kell arra, hogy csak akkor nyomjuk le a bal

egérgombot, ha a cella jobb alsó sarkánál a kurzor átvált egy jellegzetes, vastag egyenlő

szárú fekete keresztre.

Ez a művelet nem csak vízszintes irányban, hanem függőlegesen is elvégezhető, valamint

nem csak a lista első elemétől lehet kezdeni, hanem bármelyik elemtől.

18. ábra Egyéni listák létrehzása

Újabb listákat az Office gomb Excel beállításai Népszerű elemek Egyéni listák

parancs alatt készíthetünk. Itt a jobb oldalon külön sorokba ENTERREL elválasztva fel kell

sorolni, megfelelő sorrendben az újabb lista elemeit, majd meg kell nyomni a Hozzáadás

gombot.

Ekkor a lista átkerül a baloldalra, vagyis ezek után már ez a lista is használható.

Lehetőségünk van a táblázatban szereplő lista felvételére is, kijelöljük az adott cella

tartományt, majd a beolvasás gombra kattintunk.


46

Ha valamelyik listát szeretnénk kitörölni, akkor először ki kell jelölni, majd meg kell nyomni

a törlés gombot. Ha egy listához még szeretnénk újabb elemeket felvenni, akkor csak

egyszerűen a baloldalon ki kell választani a folytatni kívánt listát, majd a jobb oldalon ki kell

egészíteni a hiányzó elemekkel.

18. Számsorozat készítése

Hasonló műveletet végezhetünk el akkor, ha például egy számsorozatot szeretnénk folytatni.

Ha egy cellába beírunk egy számot, majd a következő cellába a sorozat következő elemét,

majd a cellát a sarkánál fogva el kezdjük másolni, akkor a megadott (a program által

kiszámolt) tulajdonság alapján elkészíti a program a sorozat következő elemeit, egészen

addig, amíg húzzuk a másolást.

Bonyolultabb, vagy csak a kezdő számot szeretnénk megadni és a további számolást a

programra bízzuk, akkor ezt a Kezdőlap Szerkesztés Kitöltés Sorozatok paranccsal

tehetjük meg.

19. ábra Sorozatok készítése

Tehát megadjuk a kezdő számot, kijelöljük a sorozatra szánt cellákat, majd belépünk a

menübe, ahol automatikusan felismeri, hogy oszlopba, sorba szeretnénk a sorozatot,

számtani, mértani vagy dátum alapú sorozatra van szükségünk. A legérdekesebb a dátum

alapú sorozat, ahol a dátumegysége (növekménye) lehet, nap, hétköznap, hónap, év. Illetve

megadhatjuk a lépésközt, ami a növekedés mértékét jelenti és megadhatjuk még a

végértéket, ami azt jelenti, akár mekkora területet is jelöltünk ki, tehát nagyobbat, mint a

sorozat, akkor a végértéknél tovább nem írja.


47

19. Képletek, számítások, hivatkozások

Képletek, függvények

A képletek olyan egyenletek, amelyek a munkalapokon szereplő értékekkel számításokat

hajtanak végre. A képleteket egyenlőségjellel = kell kezdeni.

A képlet a következők bármelyikét is tartalmazhatja:

- Függvények: Előre megírt képlet, amely a programba van beépítve

- Hivatkozások

- Műveleti jelek

- Állandók, például: szöveg, szám

Függvény felépítése:

A függvény egyenlőségjellel kezdődik, ezt követi a függvény neve, a nyitó zárójel , a

függvény argumentumai egymástól pontosvesszővel elválasztva és a záró zárójellel. Pl.:

=SZUM(A1:A10).

Függvény beszúrása a szerkesztőléc mellett található fx gombbal lehetséges, vagy a

képletek menüben függvénytár menüben lehetséges. A függvények keresésének

megkönnyítésére, a függvények csoportokban találhatók.

Hivatkozások a képletekben, függvényekben

A hivatkozás a munkalap celláját vagy tartományát azonosítja, és meghatározza, hogy a

képletben használni kívánt érték vagy adat hol található.

Relatív hivatkozások

A relatív cellahivatkozás (például A1) a képletben a képletet tartalmazó és a hivatkozott cella

közötti relatív elhelyezkedésen alapul. Ha a képletet tartalmazó cella helye változik, a

hivatkozás módosul. Ha a képletet máshova másoljuk, hivatkozása automatikusan igazodik

az új helyhez.

Vegyünk egy egyszerű példát az A3-as cella tartalma A1+A2, ami azt jelenti, hogy az A3-

ashoz képest a felette lévő két cella tartalmát adja össze. Ha ezt a cellát átmásoljuk a B3-as

cellába, a tartalma relatív hivatkozásként a felette lévő két cella tartalma, amely a B1+B2.


48

Miért van erre szükség?

Az Excel egyik legfontosabb része, hogy megértsük a relatív és a későbbiekben tárgyalandó

abszolút hivatkozás lényegét, hiszen ezen fogalmak a program használatának alapkövei.

Az Excel nagyobb táblázatok, könnyebb, esetleg bonyolultabb számítások minél gyorsabban

és egyszerűbben elkészítésére készült. Tegyük fel, hogy egy nagyobb táblázat (akár 50

oszlopos) utolsó sorában összegző sort kell készítenünk, és mindegyik oszlopba be kellene

írnunk a képletet, ami nem könnyítené meg a munkánkat. Éppen ezért találták ki a relatív

hivatkozást, ami azt jelenti, hogy egyszer elkészítem a képletet, majd végig másolom a

tanult módszerrel. Így valóban könnyedén és gyorsan lehet elkészíteni a táblázatokat. Amit

tükrözi kicsiben az előző példa is.

Abszolút hivatkozások

Az abszolút hivatkozás (például $A$1) a képletben mindig adott helyen lévő cellára mutat.

Ha a képletet tartalmazó cella helye változik, az abszolút hivatkozás változatlan marad. Ha a

képletet máshova másoljuk, abszolút hivatkozás nem igazodik az új helyhez.

Miért van erre szükség?

A számítások során előfordul, hogy egy fix helyre elhelyezett összeggel, vagy eredménnyel

kell számolnunk. Ennek helye nem változik és a másolás során nem szeretnénk, ha ez

másképp lenne.

Vegyes hivatkozások

A vegyes hivatkozás tartalma abszolút oszlop és relatív sor ($A1), vagy relatív oszlop és

abszolút sor (A$1). Ha a képletet tartalmazó cella helye változik, a relatív hivatkozás

módosul, míg az abszolút hivatkozás változatlan marad. Ezt a típusú hivatkozást ritkábban

használjuk, illetve a gyakorlottabbaknak ajánlott.

Műveleti jelek a képletekben

Számtani műveletek

A számtani alapműveletek végrehajtásához, számeredmények előállításához használjuk:

- +: összeadás

- -: kivonás

- *: szorzás

- /: osztás

- %: százalék

- ^: hatványozás


49

Összehasonlító operátorok:

Az alábbi operátorokkal két értéket hasonlíthatunk össze. Ennek eredménye IGAZ vagy

HAMIS logikai érték lesz:

- =: egyenlő

- >: nagyobb mint

- <: kisebb mint

- >=: nagyobb vagy egyenlő

- <=: kisebb vagy egyenlő

- <>: nem egyenlő

Szövegösszefűző operátor

Két vagy több szöveget egyesíthetünk vagy fűzhetünk egyetlen szövegrésszé: &

Függvények alkalmazása

Az Excelben több száz beépített függvény van, az előzőekben említettük, hogy ezek

megtalálásának megkönnyítésére csoportokba rendezték.

Leggyakrabban használt függvények:

- SZUM: Összeadja a paraméterlistában megadott cellákat.

- ÁTLAG: Számtani átlagot számít.

- MAX: Megkeresi a paraméterlistájában megadott legnagyobb számot.

- MIN: Megkeresi a paraméterlistájában megadott legkisebb számot.

- HA: Megvizsgál egy logikai kérdést, mely ha igaz, akkor végrehajt valamit, ha nem

igaz, akkor egy másik műveletet hajt végre.

- SZUMHA: A SZUM és a HA függvény keveréke, amennyiben a megadott feltétel igaz,

akkor egy megadott tartományban összegez.

- FKERES: Egy táblázat első oszlopában megkeres egy adott értéket, majd

eredményképpen a táblázat egy meghatározott oszlopának az értékét adja vissza.

- VKERES: Egy táblázat első sorában megkeres egy adott értéket, majd

eredményképpen a táblázat egy meghatározott sorának az értékét adja vissza.

- DARAB: Megszámolja, hogy a paraméterlistájában mennyi szám van.

- MA: Vissza adja a mai dátumot ()paraméter nélküli függvény).


50

DIAGRAM KÉSZÍTÉS

Diagram értelmezése, alapfogalmak

A diagramok szemléletesek, megkönnyítik a felhasználó számára az adatok

összehasonlítását, a trendek, a szabályszerűségek átlátását. Nem kell a munkalapon

többoszlopnyi számot elemeznünk, hanem egyetlen pillantással áttekinthetjük. Ha már

elkészült a táblázatunk, akkor pillanatok alatt tudunk róla készíteni egy tetszőleges formájú

diagramot.

Diagramot külön diagramlapon, vagy beágyazott objektumként a munkalapon hozhatunk

létre. A diagram létrehozásához először készítsük el a táblázatot, ezután jelöljük ki az

adatokat, majd a Beszúrás Diagram paranccsal, melyet utólag igény szerint alakíthatunk

ki.

Diagram típusok:

- oszlop, sáv

- terület, felület, sugár

- kör vagy perec

- pont és buborék

- terület

A grafikon készítéséhez a táblázat szerkesztésekor érdemes a következőket figyelembe

venni:

- A táblázat első sora, és az első oszlopa tartalmazza a feliratokat.

- Üres sorokat és oszlopokat ne tartalmazzon a táblázat.

- Tisztán numerikus adatokból lehet csak, szöveges adatokból nem lehet diagramot

készíteni.

- A grafikonhoz szükséges tartomány mindig téglalap alakú terület legyen.

Diagram készítés lépései:

Első lépésként ajánlott kijelölni azokat a cellákat, amelyből a diagramot szeretnénk

készíteni. A kijelölés után a Beszúrás menü Diagram menüpontját kell kiválasztani.

Első lépésként ki kell választani a diagramtípust. Hogy melyiket válasszuk, ez mindig a

feladattól függ. Ekkor a választott diagram típussal beszúrja a diagramot, amelyet később

formázhatunk a kedvünk szerint. nézzük, melyek ezek:


51

Diagrameszközök Tervezés menü

- Típus: utólag meg tudjuk változtatni a diagram típusát, ha nem tetszik, amit

választottunk, a kész diagramra kattintva, a diagram menüpontban található minták

paranccsal.

- Adatok:

Sor és oszlop váltása: válthatunk, hogy sorban helyezkednek el a rekordok,

vagy oszlopban. Egy kattintással megtörténik a váltás.

Adatok kijelölése: Itt van lehetőségünk az adatok hozzáadására,

szerkesztésére és törlésére.

∘ Hozzáadás: A hozzáadás gombot, ekkor a párbeszédpanelben beír juk,

vagy kijelöljük az adatsor neve cellát, illetve megadjuk, hogy mely

cellatartományban találhatóak az értékek.

∘ Szerkesztés: Kiválasztjuk a szerkeszteni kívánt adatsort és rákattintunk a

szerkesztés gombra. Ekkor az előzőekben megismert párbeszédpanelen

módosíthatjuk az adatokat.

∘ Eltávolítás: Kiválasztjuk a törölni kívánt adatsort és rákattintunk az

eltávolítás gombra.

Diagram elrendezése: Itt választhatjuk ki, hogy nézzen ki a diagramunk,

diagramcím, tengely név stb. Kiválasztjuk a megfelelő formátumot és utána

beírjuk a megfelelő elembe a szöveget.

Diagram stílusok: A diagram kinézetét határozhatjuk meg.

Diagram áthelyezésénél választhatjuk ki, hogy a diagram a munkalap elem

legyen, vagy új munkalapra kerüljön.

- Elrendezés:

Címkék: Itt határozhatjuk meg a diagramon lévő címkéket és azok helyét.

Tengelyek: A diagramon, mely tengelyek szerepeljenek és milyen

tulajdonságokkal, illetve legyen segédrácsvonalak, vagy sem.

Háttérnél: a háttérszínt határozhatjuk meg.

- Formátum:

Itt egyéb formázásokat határozhatunk meg, pl. egyéb háttérszín, karakter

stílusok stb.


52

ADATKEZELÉS TÁBLÁZATKEZELŐBEN

Adatkezelés alapfogalmai

Az adatbázis jellegű feladatok végrehajtásához az adatoknak lista formátumúnak kell

lenniük, az első sorban legyenek az oszlopfeliratok, a többi sor azonos oszlopaiban a

tételeknek hasonlóaknak kell lenniük, és az adattartományon belül nem lehetnek üres sorok

és oszlopok.

Listakezelés alapjai

A lista egy olyan táblázat, amelyben az adatok egy szigorú struktúra szerint helyezkednek

el, ami a visszakeresést és az adatok kiértékelését nagymértékben elősegíti. Minden sor egy

rekord, a rekordon belül pedig minden cella egy mező. Az oszlopok fejlécét más néven

mezőnévnek hívják.

A következő adatbázis funkciókat végezhetjük el: adatainkat sorba rendezhetjük,

karbantarthatjuk, kereshetünk benne, kigyűjthetjük a bizonyos feltételeknek megfelelő

sorokat, összesítéseket, részösszegeket számolhatunk, és kimutatásokat készíthetünk.

Adatbázis műveletek

Rendezés

Rendezzük sorba az egyes rekordokat. Ezt úgy tehetjük meg, hogy első lépésként ki kell

jelölni a táblázatot, amelyiket rendezni szeretnénk. A kijelölés után kiválasztjuk az Adatok

menü Rendezés és szűrés Majd választunk, hogy emelkedő vagy csökkenő sorrendben

szeretnénk rendezni. Ha összetettebb rendezésre van szükségünk, azaz több szintű, akkor

az Egyéni sorrend menüt választjuk.

20. ábra Táblázatban az értékek rendezése


53

Itt lehetőségünk van több szintű rendezést megadni. Először figyeljünk arra, hogy a

listánkban található-e címsor, ha igen akkor be kell jelölni Az adatok fejlécet tartalmaznak

jelölő négyzetet. Ezután megadjuk az elsődleges rendezési oszlop azonosítóját és

kiválasztjuk, hogy emelkedő vagy csökkenő sorrendben rendezze-e. Ha ezzel megvagyunk,

utána az Újabb szint gombbal létrehozzuk a következő szintet, ahol az előzőekben

alkalmazott módszerrel beállítjuk a rendezést. Ezt folytathatjuk, amíg szeretnénk.

Adatok szűrése

A következő fontos művelet a rekordok szűrése. Tegyük fel, hogy egy táblában csak azokat

az embereket szeretnénk megjeleníteni, akik Budapesten laknak. Ki kell jelölni a listát, és az

Adatok menüben a Rendezés és szűrés Szűrés parancsot. Ekkor a címsorban

megjelennek a legördülő menük, ahol lehetőségünk van választani.

- Rendezés ábécé sorrendben.

- Ha szám értékek vannak a szűrendő elemek között, akkor bizonyos operandusok

alapján szűrhetünk (kisebb, nagyobb, egyenlő értékekre, bizonyos értékek között

stb.).

- Ha szöveges adatok, akkor kijelölhetjük, mely elemeket jelenítsek meg (pl. Budapesti

lakosok.

Ha már nincs szükségünk az adatok szűrésére, az előző paranccsal kikapcsolhatjuk a szűrési

feltételt és az eredeti táblát kapjuk vissza.

Részösszegek számítása

Az Excelben automatikusan kiszámíthatjuk egy lista részösszegét és végösszegeit.

Részösszegek beszúrásához először rendezzük a listát úgy, hogy a részösszegbe

beszámítani kívánt sorok egy csoportban legyenek. Ezután minden, számokat tartalmazó

oszlop részösszegét kiszámíthatjuk.

Részösszegek beszúrása:

1. Sorba rendezés.

2. Adatok menü Részösszeg parancs.

3. A párbeszédpanelen a csoportosítási alapnál kiválasztjuk, hogy mely oszlop alapján

kívánok részösszeget számolni, azaz mi a csoportosítási alap.

4. Melyik függvénnyel mezőben kiválasztom, hogy milyen összegző függvényt kívánok

használni (összeg, darab, átlag, szorzat, min, max stb.).

5. Az összegzendő oszlopnál kiválasztom, hogy mely oszlopra kívánom a részösszeget

kiszámolni, ahol szerepelnek, majd az összegek.

6. Ha minden részösszeg után oldaltörést szeretnénk, akkor jelöljük be az oldaltörés a

csoportok között.

7. Ha azt szeretnénk, hogy a részösszegek az összegezett sorok alatt legyenek, akkor

jelöljük be az Összeg az adatok alatt négyzetet.

8. Kattintsunk az OK gombra.


54

TANULÁSIRÁNYÍTÓ

1. Hozzunk létre egy egyedi sorozatot a hét törpe nevére, próbáljuk ki, majd töröljük a listát!

2. Az alábbi táblázatba számolja ki az átlagokat tantárgyanként, valamint tanulónként,

ezenkívül keresse meg a legjobb, illetve a legrosszabb jegyet tanulónként!

Megoldás

1. Egy üres munkalap A1-A7 celláiba írjuk be a sorozat elemeit, majd egerünk elhúzásával

jelöljük ki őket. Ezután válasszuk ki az Office gomb Excel beállításai Népszerű elemek

Egyéni listák parancsot majd a Beolvasásra kattintunk, de előtte ellenőrizzük le, hogy a

hivatkozás A1-A7 tart. Ha igen, nyomjuk meg az OK gombot.

Menjünk bele a B1 cellába, és írjuk be bármelyik törpe nevét, majd az autokitöltőt húzzuk le.

A sorozat törléséhez válasszuk az Office gomb Excel beállításai Népszerű elemek

Egyéni listák parancsot, válasszuk ki a listából a megfelelőt és nyomjuk meg A Törlés

gombot.

2. Az átlagokat az ÁTLAG függvénnyel kell kiszámolni. Első lépésként bele kell állni abba a

cellába, ahova a képletet szeretnénk rakni (B7), majd meg kell nyomni a szerkesztőléc

mellett található függvény beszúrására szolgáló ikont. A felugró ablakból válasszuk ki az

ÁTLAG függvényt. A következő ablakban kell megadni a paramétereket. Erre több lehetőség

van, vagy beírjuk, hogy mely cellákat szeretnénk átlagolni, vagy az egérrel kijelöljük az

átlagolni kívánt cellákat. Majd megnyomjuk a kész gombot.

Ezt a képletet tovább másoljuk az elhúzós módszerrel vízszintesen a többi cellába.

A tanulónkénti átlagot szintén az ÁTLAG függvénnyel számoljuk az előző módszerrel. A

Legjobb jegy kiszámításához a MAX függvény, a legrosszabb jegy kiszámításához a MIN

függvényt használjuk szintén az előzőekben leírt módszerrel.

Végeredmény:


55


56


1. feladat

Az alábbi függvényeket milyen matematikai műveletekre használjuk?

SZUM() ___________________________________________________________________________________

HA() ______________________________________________________________________________________

DARAB() __________________________________________________________________________________

FKERES() _________________________________________________________________________________

2. feladat

Soroljon fel 5 számformátumot, írjon mellé példát is!

__________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________

3. feladat

Hol olvasható le a cella valódi tartalma?

__________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________


57

4. feladat

Hozza létre a következő táblázatot és oldja meg a hozzá tartozó feladatot!

- Rendezze a sorokat a Dolgozók neve szerint növekvő sorrendbe!

- Alkossa meg a képleteket:

A nyugdíjjárulék

A TB

Az egészségbiztosítási járulék

- Alkossa meg a függvényeket a bekeretezett cellékba!

- Alakítsa ki a formátumokat (számok pénznemmel, %)!

- Készítsen oszlop diagramot a Dolgozónként fizetett Nyugdíjjárulékról és

Egészségbiztosítási járulékról (Főcím, tengelycím és jelmagyarázat legyen)!


58

MEGOLDÁSOK

1. feladat

SZUM: Összeadja a paraméterlistában megadott cellákat

HA: Megvizsgál egy logikai kérdést, amely ha igaz, akkor végrehajt valamit, ha nem igaz, akkor egy másik

műveletet hajt végre.

FKERES: Egy táblázat első oszlopában megkeres egy adott értéket, majd eredményképpen a táblázat egy

meghatározott oszlopának az értékét adja vissza.

DARAB: Megszámolja, hogy a paraméterlistájában mennyi szám van.

2. feladat

Pénznem: 1000 Ft

Dátum: 2011. május 10.

Százalék: 10%

Irányítószám: 1025

Telefonszám: 06-1-1234567


59

3. feladat

A szerkesztőlécben olvasható a valódi tartalom.

4. feladat

- Dolgozók neve szerinti rendezés:

Álljunk a dolgozók nevének oszlopába, a Kezdőlap menüben válasszuk a Rendezés és szűrés

legördülő menüt, amiben válasszuk a Rendezés (A-Z) parancsot. Ez alapján a táblázatban

elvégzi a rendezést.

- Képletek kiszámolása:

Első lépésként bele kell állni abba a cellába, ahova a képletet szeretnénk rakni (C2), majd

beírjuk a képletet: =B2*$B$12. Figyelünk arra, hogy az abszolút hivatkozás le ne maradjon,

mert lehúzós módszerrel elvégezzük a másolást és ha ez elmarad, akkor hibás lesz a

számításunk. D2=B2*$B$13, E2=B2*$B$14.

A járulék összesenhez a SZUM() függvényt használjuk, először meg kell nyomni a

szerkesztőléc mellett található függvény beszúrására szolgáló ikont. A fe lugró ablakból

válasszuk ki a SZUM függvényt. A következő ablakban kell megadni a paramétereket. Erre

több lehetőség van, vagy beírjuk, hogy mely cellákat szeretnénk összeadni, vagy az egérrel

kijelöljük az összeadni kívánt cellákat. Majd megnyomjuk a kész gombot.

Ezt a képletet tovább másoljuk az elhúzós módszerrel függőlegesen a többi cellába.

A függvényekhez a következő függvényeket használjuk az előző módszerrel:

- ÁTLAG()

- MAX()

- MIN()

- Számformátum kialakításához kijelöljük a formázandó cellákat, majd a Kezdőlap

menü, szám parancsnál kiválasztjuk a pénznemet, figyelünk, hogy tizedest ne

használjon.

- Oszlopdiagram készítése:

Első lépésként ki jelöljük a nyugdíjjárulék és az egészségbiztosítás járulék oszlopait. A

kijelölés után a Beszúrás menü Diagram menüpontját kell kiválasztani. Majd kell

választani az oszlop diagramtípust. Ekkor a választott diagram típussal beszúrja a

diagramot, amelyet később formázhatunk a kedvünk szerint. Nézzük hogyan tehetjük ezt

meg:


60

Diagrameszközök Tervezés menü

- Adatok:

- Diagram elrendezése: Itt választhatjuk ki, hogy nézzen ki a diagramunk, diagramcím,

tengely név stb. Kiválasztjuk azt a formátumot, amelyen a diagramcím, tengelycímek

és a jelmagyarázat is látszik.

- Diagram stílusok: kiválasztunk egy nekünk tetsző diagramstílust.

- Diagram áthelyezésénél választhatjuk ki, hogy a diagram a munkalap elem legyen,

vagy új munkalapra kerüljön.

- Elrendezés:

- Címkék: Itt határozhatjuk meg a diagramon lévő címkéket és azok helyét.

- Tengelyek: A diagramon, mely tengelyek szerepeljenek és milyen tulajdonságokkal,

illetve legyen segédrácsvonalak, vagy sem.

- Háttérnél a háttérszínt határozhatjuk meg.

- Formátum:

- Itt egyéb formázásokat határozhatunk meg, pl. egyéb háttérszín, karakter stílusok

stb.


61

PREZENTÁCIÓKÉSZÍTÉS, POWERPOINT 2007


1. Készítsen legalább 4 diából álló hírújságot! Legyen az első dia címdia elrendezésű!

A diák egy-egy rovatnak feleljenek meg, pl. közlekedés, időjárás, sport, politika, stb.


A PowerPoint az Office irodai programcsomag előadások, bemutatók tartására készített

alkalmazása. Ennek segítségével látványos prezentációt készíthetünk.

- az írásvetítőnél már megszokott pontokba szedve kivetíthetjük az előadás vázlatát,

amivel megkönnyíthetjük a hallgatóság jegyzetelését

- álló és mozgóképeket szúrhatunk be szemléletesebbé tételéhez

- zenével és hangeffektusokkal színesíthetjük

- látványos bemutató készítése időzítve automatikusan is elindíthatóak

Program indítása

Start menü Minden program Microsoft Office Microsoft Office PowerPoint 2007

paranccsal vagy az asztalon található ikonnal.

Program képernyője, nézetei


62

21. ábra Microsoft PowerPoint ablak felépítése

A program egy új, még nem mentett dokumentummal indul.

A fenti képen a program képernyője látható normál nézetben. A menüszalag felépítése

ismerős az előzőekben bemutatott Office programokból, nyilvánvalóan a programnak

megfelelő speciális elemekkel.


63

Az ablak középső része két részre lett felbontva:

- a felsőben az aktuális dia található

- az alsóban az adott dia jegyzete található

A programablak bal oldalán található két panel közül választhatunk.

- Vázlat: ebben az esetben a diák tartalmából csak a szöveges részek jelennek meg,

ami a diabemutató tartalmának gyors áttekintését teszi lehetővé.

- Diák: akkor az egyes diákat kis méretben láthatjuk. A kiválasztott diára kattintva

tehetjük aktívvá a szerkesztéshez az adott diát. A szokásos húzós módszerrel

lehetőségünk van arra, hogy a diákat másoljuk, mozgassuk, illetve töröljük.

Nézetek:

22. ábra Nézet beállítása

Normál: nézet:

Ez a nézet a leggyakrabban használatos, ebben a nézetben szerkesztjük, formázzuk a

diákat.

Diarendező nézet:

Ebben a nézetben van lehetőség a diák rendezésére a legkönnyebben. Enélkül a nézet nélkül

is boldogulhatnánk, hiszen ezt megtehetjük normál nézetben is. De ebben a nézetben

egyszerre több diát láthatunk át.

Jegyzetoldal:

Normál nézetben is lehetőség van a jegyzeteink szerkesztésére, de Jegyzetoldal nézetben

jobban áttekinthetők jegyzeteink. Megjegyzéseket, vagy jegyzetet lehet készíteni a diákhoz

rendelve, ami nyomtatható.

Diavetítés:

Ennek a gombnak a megnyomásával próbálhatjuk ki a bemutatót.

Diaminta nézet:

Ebben a nézetben van lehetőségünk módosítani a mintadiák tervét és elrendezését.


64

Emlékeztetőminta nézet:

Ebben a nézetben módosíthatjuk kinyomtatott emlékeztetők tervét és elrendezését.

20. Fájlműveletek

A PowerPointban ugyanaz a fájl művelet lehetőségek vannak, mint az előzőekben tanult

Office programokban. Mentés, mentés másként, megnyitás és bezárás.

Egy-egy új dia beszúrása, különféle elrendezések

23. ábra Új diánál választható elrendezési módok


65

Kezdőlap menü Új dia paranccsal szúrhatunk be új diát az aktuális dia után. Első

lépésként a fenti menü alapján válasszuk ki a szükséges elrendezést. Ha elsőre rosszul

választunk, akkor sincs semmi probléma, mert utólag bármikor korrigálhatunk. A szöveg

mellett egyébként a bemutató tartalma lehet még táblázat, kép, ClipArt, diagram,

mozgókép, vagy szervezeti ábra.

Képkockán alkalmazható eszközök használata

Az első teendőnk mindig az, hogy megtervezzük a dia tartalmát és elrendezését, és ennek

alapján kiválasztjuk a megfelelő elrendezést. A diaelrendezések kiválasztása után vihetők be

a különböző összetevők. A program a diakockán helyet foglal le a kiválasztott

elrendezéseknek megfelelő összetevőinek. Ezeket a bekerített részeket a PowerPoint

technológiájában „helyőrzőknek” hívják. A helyőrzők hasonló szerepet töltenek be, mint a

Word programból megismert szövegdobozok.

21. Szöveg

A bemutatók egyik legfontosabb összetevője a szöveg, hiszen többnyire ez tartalmazza a

legtöbb információt. A korábban megismert beépített diaelrendezések közül a legtöbben van

szöveges rész is, ha más nem, a dia címe.

Szöveg beírása

Szöveget beírni úgy tudunk, hogy a szöveges összetevő helyőrzőjébe egyszerűen

belekattintunk. Ennek hatására az adott szövegterületen belül megjelenik a kurzor. és

elkezdhetjük gépelni a szöveget. Természetesen a helyőrzők helyzete és mérete

változtatható a más alkalmazásoknál már megtanult módon.

Ha olyan helyre szeretnénk szöveget beszúrni, ahol nincs a szövegnek helyőrzője, akkor a

szöveg számára a Word programban már tanult szövegdobozt kell beszúrni.

Szöveg formázása

Amennyiben az előre definiált témák közül választunk, akkor a PowerPoint a szöveghez

automatikusan hozzárendeli az egyes helyőrzők betűtípusát, méretét, színét stb., illetve a

dia hátterét. A szöveg formázása ugyanúgy történik, mint a többi Office alkalmazásban.

A kezdőlap menüben megtalálhatjuk a betűtípus és bekezdés parancsot, ahol formázhatunk.

Képek, mozgóképek, hangok és rajzok

A különböző grafikai és multimédia elemek a PowerPoint bemutatók fontos részeit képezik,

hiszen egy jól megválasztott kép sokkal érdekesebbé, színesebbé, ezáltal hatásosabbá teszi

az előadásunkat. A PowerPointban alkalmazhatjuk a program részét képező:

- ábrákat

- mozgóképeket

- és hangeffektusokat.


66

Ugyanakkor természetesen használhatunk bármilyen forrásból származó képet, hangot,

videót, de mi is készíthetünk rajzokat a PowerPoint beépített rajzprogramjával.

A médiatár három fő részből áll:

- Saját gyűjtemény: a gépünkön lévő médiákat tartalmazza.

- Office gyűjtemény: az Office saját médiáit találjuk benne.

- Gyűjtemények a Weben: az interneten található médiák.

A médiaelemek beszúrása a Beszúrás menüpont alatt található, ahol kedvünkre választhatjuk

ki a médiaelemek típusát.

ClipArt beszúrása

Beszúrás menü ClipArt parancs, akkor a munkaablakban megjelennek az ehhez szükséges

párbeszédelemek.


67

24. ábra Clipart keresés

Keresett szöveg: Az ebbe a mezőbe megadott szót, vagy szavakat a kulcsszavak között fogja

keresni a program. Több szóra vesszővel elválasztva kereshetünk.

Keresés helye: Azt dönthetjük el, hogy korábban említett gyűjtemények közül melyekre

vonatkozzon a keresés.

Eredmény: Azt lehet megadni, hogy milyen médiák legyenek benne a keresés

végeredményében (ClipArt, fénykép, mozgókép, hang).

Kép beszúrása

Ha olyan képet szeretnénk használni a bemutatónkon, amely fájl formájában megtalálható a

gépen, de nem szerepel a médiatárban, ezt megtehetjük a Beszúrás menü Kép paranccsal.

A megjelenő tallózó párbeszédablakban ki kell választani a beszúrni kívánt fájlt.


68

Mozgókép és hang beszúrása

Mozgóképet és hangot szintén a Beszúrás Mozgókép vagy Hang paranccsal tehetjük meg.

Az előzőekben leírt módon szúrjuk be, azzal a különbséggel, hogy a beszúrás végén meg

fogja kérdezni a program, hogy a lejátszás hogyan induljon:

- automatikusan

- vagy a médiára kattintással

Kép formázása

Ha egy kép objektumot kijelölünk, akkor elvileg automatikusan be, míg a kijelölés

megszüntetésekor szintén automatikusan kikapcsolódik a Képeszközök eszköztár.

25. ábra Kép formázása

Szerepük:

Kiigazításnál:

- Kontraszt: Világosítás vagy sötétítés, képkorrekció.

- Fényerő: Fényerősséget lehet beállítani.

- Újraszínezés: stilizált hatás eléréséhez, színárnyalat beállítása.

- Képek tömörítése: a dokumentumban található képek fizikai méretének csökkentése,

hogy a bemutató kevesebb helyet foglaljon el az adathordozón.

Képstílusok:

A képek formáját, keretét és effektusait adhatjuk meg.

Elrendezés:

A kép helyét határozhatjuk, a többihez képest, illetve forgatni tudjuk ebben a menüpontban.

Méret:

Ebben a menüpontban határozhatjuk meg a kép méretét, illetve vághatunk le belőle.

Rajzolás PowerPointban

Ha rajzokat szeretnénk készíteni a bemutatónkba, akkor ezt a Kezdőlap Rajz

menüpontnál tehetjük meg. A Wordben, illetve az Excelben ugyanez rajzoló e szközsor

segítségével rajzolhatunk.


69

Grafikonok, táblázatok és szervezeti diagramok

A PowerPoint bemutatók diáiba a már megismert grafikai elemeken kívül beszúrhatunk

grafikonokat, táblázatokat és szervezeti ábrákat is. Ezek segítségével bizonyos típusú

információk áttekinthetőbbek, könnyebben értelmezhetőek lesznek.

Mindhárom grafikai elem beszúrása úgy a legegyszerűbb, ha eleve olyan elrendezést

választunk, amelyben az alkalmazni kívánt objektum szerepel. Ugyanakkor lehetőségünk van

arra is, hogy később helyezzük el őket a diákon.

Táblázat

A helyőrzőben duplán kattintunk a táblázat ikonra.

Első lépésben azt kell megadnunk, hogy hány sorból és hány oszlopból álljon a táblázatot.

Egy Word táblázatot szúrtunk be, és a táblázat szerkesztése közben megjelenik a táblázat

formázáshoz, szerkesztéséhez szükséges eszközsor. Ezután minden ugyanúgy történik,

mint a Wordben. Természetesen van lehetőség arra is, hogy Excel táblázat részét vagy

egészét szúrjuk be.

Diagram

A helyőrzőben duplán kattintunk a diagram ikonra.

Ekkor megjelenik egy alapértelmezett diagram és egy táblázat. A táblázatba be kell írni

azokat az adatokat, amelyekből a diagramot el szeretnénk készíteni. A diagramot ugyanúgy

tudjuk szerkeszteni, ahogyan Excelben. Az eszköztár megfelelő ikonjaival, ami szintén a

diagram kiválasztása után jelenik meg.

Szerkezeti vagy szervezeti diagram

A helyőrzőben duplán kattintunk a SmartArt ikonra.

Többféle szerkezeti és szervezeti diagram közül választhatunk. A lehetőségek és

felhasználási területeik:

- Szervezeti diagram: egy hierarchikus szervezet felépítésének, vagy szigorúan

egymásra épülő tevékenységi folyamatoknak a bemutatása.

- Gyűrűdiagram: egy ciklikusan ismétlődő folyamat lépéseinek megadása.

- Csillagdiagram: egyetlen központi elemhez, vagy folyamathoz kapcsolódó elemek,

vagy lépések ismertetése.

- Piramisdiagram: szekvenciálisan egymásra épülő tevékenységek, szervezetek

bemutatása.

- Venn diagram: egymást részben fedő tevékenységek, illetve szervezetek megadása.

- Céltábladiagram: egy végső cél felé mutató tevékenységek ismertetése.

- stb.


70

Új alakzat hozzáadása a hozzá tartozó menüparanccsal lehetséges, ahol megadhatjuk, hogy

az aktív ponthoz képest, mögé, elé, fölé, alá, vagy új asszisztenst szeretnénk.

Adatbevitel az alakzat mellett található segéd ablakban lehetséges, vagy közvetlen a

diagramba. A diagram formázásánál két lehetőség van:

- Karakter formázás, amely az ismert módszerrel lehetséges.

- Alakzat formázása:

a diagram alakzata automatikusan alkalmazkodik a tartalomhoz

az elrendezést utólag is formázhatjuk a tervezés menü elrendezés

paranccsal

az alakzat színét és formáját a stílusok paranccsal lehetséges beállítani.

További formázási lehetőségek

Háttér

A bemutatók formázásakor az egyik legfontosabb feladat az, hogy a diákon lévő grafikai

elemek ne vesszenek el, és főként, hogy a szöveg jól olvasható legyen. A helyesen

megválasztott háttér ehhez nagyban hozzájárul.

Háttérnek választhatunk egyetlen színt, két szín, és előre beállított színek át a komplex

menetét. Illetve a stílusoknál már említettem, hogy a komplex beállításhoz a háttér is hozzá

tartozik.

Egyéni háttér beállításához a Tervezés menü Háttérstílusok paranccsal lehetséges.


71

26. ábra Dia hátterének beállítása

Egyszínű: Ezt s gombot választva megadhatjuk, hogy melyik színnel töltse ki a hátteret.

Színátmenetes: Színátmenetesség beállítása, ami szinte végtelen. Mindenkinek ajánlom,

hogy próbáljon ki néhányat.

Kitöltés képpel vagy anyagmintával:

Az anyagmintánál rendkívül élethűen adja vissza valamilyen anyag megjelenését.

A háttérre bármilyen képet be tudunk helyezni. Egy teljesen szokásos tallózó ablakot

kapunk, melynek segítségével kiválaszthatjuk a háttérnek szánt képet.

Tervezősablon

A tervezés menüpont alatt egyszerűen, gyorsan tudunk szép diákat készíteni.

A Témáknál választhatjuk ki, hogy milyen típusú legyen a bemutatónk, ha a kiválasztott

stílusnak nem tetszik a színe, akkor a megadott formán kívül a szín világát is

megváltoztathatjuk, amely az előzőekben említett teljes összhatásra kiterjed (betű, háttér

stb.).


72

Jegyzetek és emlékeztetők

Normál nézetben minden diához rövid jegyzetet is lehet fűzni. Ehhez a jegyzetelésre szánt

területre kell kattintani, majd egyszerűen csak be kell gépelni a jegyzetet. Két fő célja lehet a

jegyzetnek:

- Amennyiben a prezentáció emlékeztetőket, megjegyzéseket tartalmaz, a diákkal

együtt kinyomtatva az előadó munkáját könnyítheti meg.

- A másik módszer, hogy bár nem készítünk semmilyen jegyzetet, mégis kinyomtatjuk

diával együtt, és kiosztjuk a közönségünknek, akik a diák alatti, eredetileg

megjegyzésnek szánt üres helyre tudnak jegyzetelni.

22. Élőfej és élőláb

PowerPointban is van lehetőség élőfej és élőláb megadására. Erre a beszúrás menüben az

élőfej és élőláb paranccsal.

A diákon csak élőláb lehet. A párbeszédpanelen a következő beállítási lehetőségek vannak,

amelyek eléggé behatároltak.

27. ábra Élőfej és élőláb beállítása

Dátum és idő: A dátumot és időt helyez el az élőlábban. Ha az automatikus frissítést

választjuk, akkor lehetőségünk van az Excelben már jól ismert formátumok közül, illetve

minden megnyitáskor, automatikusan frissíti.

A Fixnél a megadott dátum (a mai) szerepel, ami nem változik a későbbiek során.


73

Dia száma.

Élőláb: Itt van lehetőségünk egyedi szöveg elhelyezésére.

Ne legyen címdián: A címdiára nem kerül fel a megadott élőláb.

Mindegyik: Minden dián a megadott paraméterek lesznek érvényesek.

Alkalmaz: Csak az aktuális diára vonatkoznak a beállítások.

Jegyzetek és emlékeztető fülnél a beállítások abban különböznek, hogy itt élőfejet is be

tudunk állítani.

23. Munka a diákkal

Normál esetben egy bemutató mindig sok, egymást követő diából áll, ezek közötti átmenetet

és a diákon lévő elemeket határozhatjuk meg.

Diák közötti mozgás

- a függőleges görgető sávban a nyilakkal

- Page Up és a Page Down billentyűk lenyomása

- Normál és Diarendező nézetben a megfelelő diára kattintva

Diák megjelenésének beállításai

Eddigi ismereteink alapján tulajdonképpen már nagyon szép prezentációkat tudunk

készíteni. A hatás fokozása érdekében azonban az egyes diák közötti átváltást is

látványosabbá tehetjük. Ezt áttűnésnek nevezzük. Arra is lehetőség van, hogy egy-egy dia

tartalma ne egyszerre jelenjen meg, hanem az igényeknek megfelelően fokozatosan

bukkanjon elő, amit animálási effektusnak nevezünk.

Áttűnési effektusok

Az áttűnési effektusok tehát azt határozzák meg, hogy az egyes diák a vetítéskor hogyan

jelenjenek meg, illetve, hogy ezt a folyamatot kísérje-e valamilyen hanghatás.

Lépések a következők:

- Jelöljük ki azokat a diákat, amelyeket a megadandó áttűnéssel szeretnénk

megjeleníteni.


74

- Az Animációk menüben kiválaszthatjuk az áttűnések típusát, ezen kívül a következő

paramétereket adhatjuk még meg:

Áttűnés hangja

Áttűnés sebessége: Lassú, közepes, gyors

Az áttűnés kattintásra vagy automatikusan, egy beállított időközönként

történjen.

Kiválaszthatjuk, hogy csak a kijelölt diákra szeretnénk alkalmazni az áttűnést,

vagy az összes diára.

Animálási effektusok

Az animálási effektusok az egyes diákon található elemekre vonatkoznak. Azt határozzák

meg, hogy a szöveg, a kép stb. hogyan jelenjen meg a dián és megjelenése után mi

történjen vele. Az animálási effektusok beállítása két módszerrel lehetséges:

- animációs sémákkal

- egyéni animációval

Animációs sémák

Lépések a következők:

- Jelöljük ki azokat a diákat, amelyeket a megadandó áttűnéssel szeretnénk

megjeleníteni.

- Az Animációk menüben, az animálásnál számtalan lehetőség közül választhatunk. A

listából kiválasztott animációs effektus lesz érvényes a kijelölt diákra. A látványa

rögtön meg is tekinthető.

Egyéni animáció

Az animációkat sokkal precízebben is beállíthatjuk. Ehhez az Animáció menüben

kiválasztjuk az egyéni animáció parancsot, amelynek hatására az egyéni animáció

munkaablak jelenik meg.

Minden objektumra, szövegdoboz esetén minden bekezdésre a következő legfontosabb

paramétereket lehet megadni:

- az effektusok minek hatására induljon (időzítésre, kattintásra, vagy rögtön egy másik

effektust követően)

- milyen effektus vonatkozzon rá

- az effektus milyen gyors legyen

Először kiválasztjuk az objektumot, majd az effektus hozzáadása ikont lenyitva adhatunk

hozzá animációs effektust. Az effektus mellett található legördülő menüben van

lehetőségünk beállítani pontosabban az effektust. Ez a beállítás minden effektnél más és

más.


75

Akció, akciógombok

Akció

A diákon elhelyezett objektumokhoz úgynevezett akciókat is hozzárendelhetünk. Ez annyit

jelent, hogy megadható az is, hogy mi történjen akkor, ha az objektumra kattintunk, vagy

csak rámutatunk. Az akciók a következők lehetnek:

- hiperhivatkozás segítségével ugrás egy másik diára, bemutatóra, dokumentumra.

- valamilyen program elindítása

- makró lejátszása

- egy hangfájl lejátszása

- kiemelés

Akciógombok

Az előzőekben tárolt adatokhoz közvetlen akciógombok léteznek, amelyet a Kezdőlap

menüben a Rajz eszköztárak között választhatunk ki.

Mentés

A mentés során a bemutató aktuális állapota kerül a megfelelő adathordozóra. A mentési

lehetőségek a következők:

- Az Office gomb megnyomása után a Mentés menüpontot választjuk.

- Az eszköztáron a kislemez ikonra kattintunk.

- Az Alt+S billentyűkombinációval.

Ha a bemutatót már korábban mentettük, akkor a mentés azonnal megtörténik és

folytathatjuk munkánkat. Ha korábban még nem mentetünk, akkor a program felkínálja a

fájlnév, fájltípus és a mentés helyének beállítási lehetőségét, akár a Mentés másként

menüpontban.

Az Office gomb megnyomása után a Mentés másként menüpontra kattintva következő

képernyő látó:


76

29. ábra Mentés másként ablak

Választhatatunk a következő lehetőségek közül:

- PowerPoint bemutató: A dokumentum mentése az alapértelmezett fájlformátumban,

ami 2007-es Office formátum, amelynek a kiterjesztése .pptx lesz

- PowerPoint vetítés: A bemutató vetíthető formátumú mentése. Ilyen esetben a

megnyitás után a szerkesztő ablak nem indul el, csak a vetített forma látható.

- PowerPoint 97-2003 verziójú bemutató: Előző verziószámú prezentációs programok

által felismerhető és használható formátum.

- Bővítmények keresése más fájlformátumokhoz: Információ olyan bővítményekről,

amelyekkel más formátumokban, például PDF formátumba menthetők a bemutatók.

- Egyéb formátumok: Más fájltípusok kiválasztásához használható mentés.

TANULÁSIRÁNYÍTÓ

1.Készítsen egy kétoldalas meghívót egy irodalmi estre! Az első oldal körül legyen egy

díszes keret. Az első oldal jobb alsó sarkában díszes betűkkel szerepeljen a „Meghívó”

szöveg, és a hátterébe legyen egy nyitott könyv!

A második oldalon középre igazítva a következő szöveg legyen: Verses Vera és Költő Károly

szeretettel meghívjuk Önt a 2011. augusztus 16-án 18 órakor tartandó felolvasó estünkre,

melynek helye: a Népstadion. Díszítheti a bemutatót egyéb elemekkel is. Mentse el a

dokumentumot VERS néven! Állítson be vetítési effektusokat, időzítéseket és folyamatos

vetítést!


77

Megoldás

Első lépésben indítsuk el a Microsoft PowerPointot. A stílusok közül választhatunk egy

számunkra megfelelő dia stílust, vagy saját magunk is készíthetünk.

Az elrendezési stílusoknál a címdiát választjuk, amire kiírjuk, hogy Meghívó és a clipArt

segítségével beszúrunk egy képet, amelyen könyv szerepel, tehát a keresendő szövegbe elég

beírni, hogy könyv.

A második dia beszúrásához a Kezdőlap menü Új dia parancsot választjuk, ahol a Cím és

tartalom elrendezésű diát választjuk. A beírjuk a megadott szöveget, formázzuk.

A diák közötti animációt az Animációk menüben Áttűnés paranccsal állítjuk be.


78


1. feladat

Készítse el a „FRÉZIA” étterem számára egy bemutatót! A nyitó oldalon legyen az étterem

neve, egyedi háttérrel és tetszetős betűstílussal!

A második oldal tartalmazza az étlapot! Az étlapon megtalálható legyen az étterem nevét és

a következő ételeket és azok árait:

Levesek

- Húsleves 250 Ft

- Jókai bableves 220 Ft

- Gyümölcsleves 160 Ft

Főételek

- Rántott borda vegyes körettel 580 Ft

- Borjúpörkölt galuskával 610 Ft

- Kétszemélyes FRÉZIA tál 1250 Ft

- Rántott pulykamell 680 Ft

Italok

- Rostos üdítők 35 Ft/dl

- Vörösbor 50 Ft/dl

- Kőbányai sör 95 Ft/üveg

Formázza meg a szöveget esztétikusan! Illessze be, vagy rajzolja meg az étterem

emblémáját!

A bemutató harmadik és egyben utolsó oldalán szerepeljen a nyitvatartási idő, az étterem

neve, címe és telefonszáma:

Nyitva tartás:

- Hétfőtől péntekig 8-20 óra

- Szombat-vasárnap 8-24 óra

- FRÉZIA étterem

- Budapest, XIV. kerület Búfelejtő utca 511.

- 06-1/101-1010

Mentse el a bemutatót FRÉZIA néven!


79

MEGOLDÁSOK

1. feladat

Első lépésben indítsuk el a Microsoft PowerPointot. A stílusok közül választhatunk egy

számunkra megfelelő dia stílust, vagy saját magunk is készíthetünk.

Az elrendezési stílusoknál a címdiát választjuk, amire kiírjuk, hogy FRÉZIA Étterem,

ügyeljünk a dekoratív betűtípusra.

A második dia beszúrásához a Kezdőlap menü Új dia parancsot választjuk, ahol a Cím és

tartalom elrendezésű diát használjuk. Beírjuk a megadott szöveget, formázzuk. A

felsoroláson belül az árakhoz tabulátort is beállítunk.

A harmadik dia beszúrásához a Kezdőlap menü Új dia parancsot választjuk, ahol a Cím és

tartalom elrendezésű diát választjuk. A cím részbe beírjuk, hogy Frézia Étterem.


80

A diák közötti animációt az Animációk menüben Áttűnés paranccsal állítjuk be.

Az Office gomb Mentés paranccsal elmentjük a munkánkat Frézia néven.


81

ADATBÁZIS KEZELÉS, ACCESS


1. Egy autókereskedésben dolgozik, ahol a raktáron lévő autók és a hozzátartozó adatok

kezelésének megkönnyítésére kell adatbázist készítenie.


Az adatbázis információk gyűjtésére és rendszerezésére szolgáló eszköz. Az adatbázisokkal

adatokat tárolhatunk különböző dolgokról. Ez az adatbázis általában egy

szövegszerkesztőben létrehozott listaként vagy táblázatként jön létre. Mivel a lista egyre

nagyobbá növi ki magát, így ismétlődő vagy inkonzisztens adatok jelennek meg. Az adatok

kezelése egyre nehezebbé válik. Amikor ezek a problémák megjelennek, érdemes átvinni az

adatokat egy adatbázis-kezelő rendszer által létrehozott adatbázisba. Ilyen rendszer a

Microsoft Office Access 2007, amely egy relációs adatbáziskezelő rendszer, amelynek

fogalmát a táblák fejezetben tisztázunk.

A számítógépes adatbázisok objektumokat tárolnak. Egy adatbázis több táblát is

tartalmazhat. Alap esetben az Access, egyetlen fájlban tárol minden táblát, valamint az

egyéb objektumokat, űrlapokat, jelentéseket, makrókat és modulokat is. Az Access 2007-

ben létrehozott adatbázisok fájlkiterjesztése .accdb, míg a korábbi Access-formátumokban

létrehozott adatbázisok kiterjesztése .mdb.

Az Access segítségével a következő adatbázisok hozhatók létre :

- Új adatokat adhat hozzá egy adatbázishoz.

- Módosíthatja az adatbázisban lévő adatokat.

- Adatokat törölhet.

- Különböző szempontok szerint rendezheti és tekintheti meg az adatokat.

- Megoszthatja az adatokat másokkal, például jelentésekben és e-mailben, a helyi

hálózaton vagy az interneten keresztül.


82

24. Az Access-adatbázisok részei

Táblák

Az adatbázistáblák megjelenésükben hasonlítanak a táblázatokra: mindkettő sorokban és

oszlopokban tárolja az adatokat. Ezért könnyű a táblázatokat adatbázisba importálni. A

táblázatban és az adatbázisban tárolt adatok közötti alapvető különbség az adatok

rendszerezésének módjában rejlik.

A bevezetőben említettük, hogy az Access egy relációs adatbáziskezelő rendszer. A reláció

nem más, mint egy táblázat és a velük tárolt adatok összessége. A relációs adatbázis, pedig

a relációk összessége. Az egyes relációkat, azaz táblákat egyedi névvel látjuk el. A relációk

oszlopaiban azonos típusú mennyiségekre vonatkozó adatok találhatók, amelyet hívunk még

attribútumnak is. Ezek az oszlopok a reláción (táblán) belül egyedi névvel rendelkezik, de az

adatbázison belül más táblában fordulhat elő ilyen oszlop név. A reláció soraiban tároljuk a

logikailag összetartozó adatokat (például: egy személy adatai: név, születési hely, dátum,

személyigazolvány szám), amelyet rekordnak nevezünk. A sor és oszlop metszésében

található elemet mezőnek nevezzük, ezek a mezők tartalmazzák az adatokat.

Az adatbázis akkor a legrugalmasabb, ha az adatokat rendezzük a táblákban, hogy ne

forduljanak elő ismétlődések, illetve egy mezőben csak egy adat helyezhető el. Ezek az

ismétlődések adódhatnak abból is, hogy túl sok attribútumot akarunk elhelyezni táblánkba,

illetve egy adott érték egy rekordon belül többször is megjelenik. Ezen problémák

kiküszöbölésére használjuk a normalizálást, amelyet a későbbiekben tisztázunk.

Űrlapok

Az űrlapok az adatokat látványos, jól áttekinthető grafikus formában jeleníti meg, s egyúttal

biztosítják azok bevitelét, vagy módosítását. Az űrlapokon gyakran különböző műveleteket

végrehajtó parancsgombok is vannak. Létrehozhat egy adatbázist űrlapok használata nélkül

is, egyszerűen a táblák adatlapjainak szerkesztésével. jobban szeretjük használni az

űrlapokat a táblák adatainak bevitelére, megtekintésére és szerkesztésére.

Lekérdezések

Az adattáblákban tárolta adatok megjelenítésére többnyire nem közvetlenül adattáblákat

használunk, hanem lekérdezéseket. Ennek oka az, hogy gyakran nem minden adatra

vagyunk kíváncsiak, hanem csak bizonyos feltételeknek megfelelő rekordok adataira. Ezt

legegyszerűbben lekérdezéssel valósíthatjuk meg. Ez sajnos szintén táblázatos formában

jelenik meg, ami nem mindig megfelelő. Ennek kiküszöbölésére az űrlapokat és jelentéseket

hívunk segítségül. Miért jobb egy lekérdezés egy adattáblánál:

ha szükséges nem mutatunk meg minden adatmezőt, vagy olyan adatokat is

megjeleníthetünk, amelyek több adatmező tartalmából kerülnek kiszámításra, ezek lehetnek

összegzések, átlag számítás stb.


83

akár külön adattáblában tárolt mezők is megjeleníthetők egyszerre, illetve számolhatunk is

velük.

Az egyes lekérdezések „frissíthetők”, ami azt jelenti, hogy a lekérdezés által létrehozott

adattáblázat szerkesztésével maga a lekérdezés is módosul.

A lekérdezéseknek két alaptípusa létezik: választó és módosító lekérdezés. A választó

lekérdezés egyszerűen összegyűjti és elérhetővé teszi a kért adatokat, ezeket

megjeleníthetjük vagy egy táblában tárolhatjuk.

A módosító lekérdezés, mint a neve is mutatja, valamilyen feladatot hajt végre az adatokkal.

A módosító lekérdezések segítségével új táblákat hozhatunk létre, adatokat adhatunk hozzá

egy létező táblához, meglévő adatokat frissíthetünk vagy törölhetünk.

Jelentések

A jelentéseket a táblákban szereplő adatok összegzésére és bemutatására szolgál. Mivel a

jelentések végcélja általában az adatok papíron történő bemutatása, ezért az információk

nyomtatásra szánt formában kerülnek elrendezésre, és az adatok nem módosíthatók. Ez a

kész jelentés bármikor futtatható, amely mindig az aktuális adatokat tükrözi, de a

nyomtatáson kívül megnézhetjük a képernyőn, exportálhatjuk más programba vagy

elküldhetjük e-mailben Tehát a jelentések segítségével is készíthetünk olyan összesítéseket,

mint a lekérdezésekkel, csak itt a felhasználás különbözik.

Az adatbázis tervezés főbb lépései:

- Első lépés: az adatbázis céljának meghatározása.

- Második lépés: a szükséges táblák meghatározása.

- Harmadik lépés: a szükséges mezők meghatározása.

- Negyedik lépés: kapcsolatok meghatározása.

- Ötödik lépés: az adatbázis finomítása. Elemezzük az adatbázist, hogy megtaláljuk az

esetleges hibákat (tesztelés, normálformák, elsődleges kulcsok, kapcsolattípusok

meghatározása).

Adattáblák tervezése, létrehozása

Miután adatbázisunk célját meghatároztuk, milyen adatokra van szükségünk, illetve milyen

problémát szeretnénk megoldani, rátérhetünk a konkrét adatbázis tervezéshez. Amelynek

első lépése a táblák meghatározása. De még mielőtt az adattáblák létrehozásáról beszélnénk

fontos szót ejteni, az adattáblák tervezéséről. Amelynél a következő problémákra hívnám fel

a figyelmet.


84

Egyetlen tábla problémái: redundancia, anomália

Redundancia:

A többszörös letárolást redundanciának nevezzük, amit mindenképpen el kell kerülni. Mert a

redundáns adatok azon kívül, hogy felesleges helyet foglalnak, egy további problémát,

úgynevezett anomáliákat okoznak.

Anomáliák:

Módosítási anomáliák: A redundancia miatt az adatok módosítása nehézkes, ha többször

szerepel az adatbázisban ugyanaz az adat, előfordulhat, hogy valamelyik rekordban nem

módosítunk minden adatot, ami a későbbiekben hibához vezet.

Törlési anomália: Ha egyetlen táblában tárolunk minden adatot előfordulhat, hogy például

egy készlet nyilvántartásban egy dolog nincs készleten és töröljük, akkor a hozzá tartozó

paramétereket is töröljük. Tehát ilyenkor érdemes külön táblába tárolni a paramétereket és

külön táblában a készletre vonatkozó információkat.

Beszúrási anomália: Az előző példára visszatérve, ha egy táblában tároljuk az összes adatot,

akkor nem vihetjük fel egészen addig azokat az eszközöket és paramétereiket, amíg nincs

készleten.

Több tábla és azok kapcsolata elsődleges és idegen kulccsal

Az előző anomáliákra a megoldás, hogy az adatokat több táblára bontásuk és azok között

kapcsolatokat hozunk létre úgynevezett kulcsok segítségével.

Elsődleges kulcs:

Az elsődleges kulcsok azok a mezők, melyek egyértelműen azonosítják a tábla rekordjait,

vagyis amely mezők értéke a táblázat minden sora esetén egyedi. A relációs adatbázisban

szereplő tábláknak célszerű rendelkezniük elsődleges kulccsal.

Az elsődleges kulcsnak a következő kritériumoknak kell megfelelni:

- minden sort egyedileg azonosít

- értéke nem lehet üres, vagy null

- értéke nem változik

Idegen kulcs: A táblák közti kapcsolat érdekében előfordulhat, hogy az egyik táblában

elsődleges kulcsként szerepel, de a másik táblázatban is tárolni kell. Ez az adat ott csak az

azonosítás miatt található meg, mint egy idegen adat szerepel, ezért idegen kulcsnak is

nevezzük. Az idegen kulcs adott értéke egy-egy táblában többször is előfordulhat.

http://informatika.gtportal.eu/index.php?f0=szotar


85

Mesterséges kulcs: Abban az esetben, ha táblánkban nem találunk olyan mezőt, amely

egyértelműen azonosítja rekordot, akkor létrehozunk egy újabb attribútumot, egy

úgynevezett mesterséges kulcsot, amely egyértelműen azonosítja sorunkat, ez az

úgynevezett sorszám.

Összetett kulcs: Szintén abban az esetben, ha nincs olyan mezőnk, ami egyértelműen

azonosítja a rekordot, akkor összekapcsolhatunk több mezőt is, amely már azonosítja a

sorunkat. Ennek száma az határozza meg, hogy mennyi mezőre van szükség az egyértelmű

azonosításra.

Időben állandó és változó adatok tárolása

Egészen addig, míg olyan táblára, adatokra van szükségünk, amelyek állandónak

tekinthetők, addig semmi gond sincs. Ha valamelyik adat megváltozik, egyszerűen

kikeressük, a megfelelő táblázatban és értékét átírjuk az újra.

Létezhetnek azonban olyan adatok, amelyek eseményeket írnak le. Olyan eseményeket,

amelyek paramétereit a későbbiekben tanulmányozva döntéseket hozhatunk, illetve mely

események adataiból később számításokat, jelentéseket kell készíteni. Ehhez meg kell

határozni, mely adatokat milyen táblában tárolunk és melyek azok a táblák, amelyek egy

lekérdezés eredményeképpen jön létre.

Táblákra bontás eljárásai: a normalizálás, az ER modell és a józan ész módszer

Normalizálás

Alkalmazásával egyetlen nagy adattáblát több kisebb, egymáshoz kapcsolódó adattáblára

lehet bontani.

Lényege:

1. normálforma: Létrehozunk egy táblázatot, amelyre igazak a következők:

- oszlopok száma és sorrendje rögzített,

- minden oszlop tartalma meghatározott, és nincs közöttük egyforma,

- minden sora azonosítható és nincs közöttük azonos,

- minden mezőben csak egy érték található,

2. normálforma:

Amennyiben összetett elsődleges kulcsú a tábla, azokat a mezőket, melyek az összetett

elsődleges kulcs tartalma, külön táblába rakjuk. Az új táblában létrehozunk egy mesterséges

elsődleges kulcsot, az eredeti tábla elemeit kicseréljük erre az elsődleges kulccsal, ami már

zen táblában idegen kulcs lesz.


86

3. normálforma:

Nincs a táblában olyan mező, amely nem az elsődleges kulcstól függ, amennyiben van,

annak külön táblát hozunk létre.

ER modell

Alapvetően grafikus tervezési módszer, melynek főbb lépései:

- meghatározzuk az úgynevezett egyedtípusokat és felsoroljuk azok mezőit,

- meghatározzuk az egyedtípusok közötti kapcsolatokat,

- megrajzoljuk a nyers modellt, amit fokozatosan pontosítunk,

- az egyedtípusokra felrajzoljuk a mezőket, kijelöljük az elsődleges kulcsokat,

- meghatározzuk az egyes kapcsolatokat

Józan ész módszere

A tudományosan megalapozott módszerek nem mindig nevezhetőek egyszerűnek, ezért

sokszor marad a józan ész módszere. Ennek lényege:

- Gondoljuk át, hogy egy feladathoz kapcsolódóan milyen adatokat szeretnénk tárolni,

és milyen információkat szeretnénk nyerni. Ezek lesznek a majdani adatbázisunkat

alkotó adattáblák elemei.

- Az egy tárgyhoz, személyhez, folyamathoz kapcsolódó adatmezőket csoportosítva

alkossuk meg a táblákat.

- Majd keressük ki azokat a mezőket, melyek csak bizonyos értékeket vehetnek fel.

Ezeket az adatokat külön táblázatban tároljuk.

Adattáblákkal kapcsolatos további tervezési feladatok:

Miután elvégeztük a feladathoz kapcsolódó adatok adattáblára bontását, kulcsok

meghatározását, még néhány feladatot el kell végeznünk:

Meg kell határoznunk a tábla és mezőneveket.

Célszerű rövid, de pontos meghatározásokat alkalmazni.

Meg kell adni a mezők típusát és méretét.

Egy mező típusa az Excel megismerése után már ismerős, de itt több adattípus létezik,

melyet a program bemutatásánál részletezzük.

Meg kell határozni a táblák közötti kapcsolatokat.

Meg kell fogalmaznunk, hogy mi a célunk az adatbázissal és ezek kapcsán a lekérdezések,

esetleg az űrlapok és jelentések megtervezése.


87

Az Access elindítása, képernyőjének felépítése

A programot a Start menü Minden program Microsoft Office Microsoft Office Access

2007 paranccsal vagy az asztalon található ikonnal tudjuk.

28. ábra Access főkép

25. Új adatbázis létrehozása

Új adatbázis létrehozására két lehetőségünk van:

- Az alapoktól kezdve, a saját elképzeléseinknek megfelelően mi magunk alakíthatunk

ki mindent. Ehhez a munkaablak üres adatbázis elemét kell választani. Ezek után el

kell mentenünk az üres adatbázist. Ezzel azonban még csak olyan fájlt hoztunk létre,

mely teljesen üres.

- Egy varázsló segítségével sablonok alapján dolgozunk. Ekkor a munkaablakban az

általános sablonokat választjuk. Ekkor az adatbázis varázsló segítségével egy, a

Microsoft által tervezett minta alapján hozunk létre egy új adatbázist. Ha

kiválasztottuk a sablont itt is el kell menteni a munkánkat. Ezek után lépésről lépésre

készíthetjük el adatbázisunkat, ami megkönnyíti a munkánkat.


88

26. A menüszalag

Az Office felület részét képező menüszalag a menük és eszköztárak elsődleges

helyettesítője. A menüszalag lapjain csoportokba sorolva találhatók a parancsok. Az Office

Access 2007 alkalmazásban a következő parancslapok láthatók:

Általános parancslapok

Kezdőlap: A legtöbbet használt parancsok a menüszalag első lapján, a Kezdőlapon

találhatók. A gombokként megjelenő parancsok a gyakori feladatok elvégzését támogatják.

Létrehozás: Ezen a lapon találhatók azok a parancsok, melyekkel új adatbázis-objektumot

tudunk az adatbázisban létrehozni.

Külső adatok: Azon parancsok csoportjának lapja, melyekkel külső adatokat tudunk

importálni, exportálni illetve frissíteni.

Adatbáziseszközök: Az adatbázis-objektumok közötti kapcsolatok megjelenítésére,

elrejtésére, létrehozására valamint makrók futtatására szolgáló parancsokat tartalmazó lap.

Környezetfüggő parancslapok

Bizonyos objektumoknál a szokásos parancslapok mellett megjelennek olyan lapok is,

amelyek csak az adott objektumra alkalmazható parancsokat tartalmazzák. A

környezetfüggő parancslap olyan parancsokat és szolgáltatásokat tartalmaz, amelyekre egy-

egy konkrét helyzetben van szükség, attól függően, hogy milyen objektummal dolgozunk, és

mit csinálunk.






89

Navigációs ablak

Ha megnyitunk egy adatbázist, akkor nem az adatok jelennek meg, hanem a Navigációs

ablak, ahol ezek között választhatunk. Ez az adatbázis-objektumokat kategóriákra és azon

belül csoportokra bontva jeleníti meg. Ezeket a kategóriákat és csoportokat a Navigációs

ablak menüjét megnyitó gombra kattintva választhatjuk ki. Ha egy adatbázis-objektumot

meg akarunk nyitni, vagy valamilyen parancsot szeretnénk rá alkalmazni, az objektum

nevére jobb egérgombbal kattintva a helyi menüből kiválaszthatjuk a megfelelő parancsot.

Mezők típusa és mérete

Az Access mezők típusa, szinte ugyanolyan, mint az Excel típusai, ezért nem sorolom fel, de

nézzük, hogy ezeket mire használjuk

- Szöveg és feljegyzés: Szöveg tárolására használjuk. A szövegben maximum 255

karakter tárolható, ha ez kevésnek bizonyul, akkor válasszuk a feljegyzést.

- Szám: Akkor alkalmazunk szám típust, ha a mezőben szereplő adattal számolni

szeretnénk.

- Pénznem: Ezt a számtípust akkor használjuk, ha pénzt akarunk tárolni a mezőben.

- Dátum/idő: Akkor alkalmazzuk, ha időt vagy dátumot szeretnénk bevinni, figyelünk a

beviteli módra, mint az Excelnél.

- Számláló: Ezt akkor használjuk, ha mesterséges elsődleges kulcsot kell alkalmazni.

- Igen/Nem: Ha a mező két értéket vehet fel.


90

Adattáblák létrehozása:

Lehetőségek:

- Adatlap nézet

- Tervező nézet

- Tábla varázsló

- Tábla importálása

- Tábla csatolása

Adatlap nézet

- A Létrehozás lapon a Tábla gombra kattintva létrejön egy üres tábla Tábla1 néven.

- A mezők nevének módosításához kattintsunk duplán a mezőnevet tartalmazó

cellába, és írjuk be az új nevet.

- A tábla nevét tartalmazó fülre jobb egérgombbal kattintva, majd a helyi menü mentés

parancsát választva, vagy a Gyorselérési eszköztár mentés parancsát választva

menthetjük el a táblát. A megjelenő párbeszédpanelen adjuk meg a tábla nevét.

Ebben a nézetben ne akarjunk bonyolult táblákat létrehozni, legfeljebb egyszerű, pár mezős

táblák létrehozására alkalmazható. Ezt a nézetet elsősorban a már elkészített adattáblák

megtekintésére, adatok bevitelére, módosítására fogjuk használni.

Egy adattábla ebben a nézetben pontosan úgy jelenik meg, mint egy Excel táblázat.

Tábla formázása Adatlap nézetben: Az előző képen látható bal gomb megnyomásával,

kiválasztjuk az Adatlap nézetet.

Adatbevitel: Az adatbevitel és az egyes mezők közötti mozgás pontosan úgy lehetséges,

mint az Excelben


91

Tábla létrehozása sablon alapján

A táblasablon előre meghatározott mezőket tartalmazó tábla, melyet tetszőlegesen

alakíthatunk beillesztés után.

- A Létrehozás lapon a Táblasablon gombra kattintva válasszuk ki a használni kívánt

sablont.

- A mezők nevének módosításához kattintsunk duplán a nevet tartalmazó cellába, és

írjuk be az új nevet.

- A tábla nevét tartalmazó fülre jobb egérgombbal kattintva, majd a helyi menü mentés

parancsát választva menthetjük el a táblát. A megjelenő párbeszédpanelen adjuk meg

a tábla nevét.

Tervező nézet:

Ez a nézet a tábla struktúrájának megtervezésére, illetve a struktúra utólagos szerkesztésére

használható. Ebből a nézetből nem lehet magukat az adatokat elérni.

29. ábra Tervező nézet

- Kattintsunk Létrehozás fül Táblatervező gombjára.

- Adjuk meg a tábla minden mezőjét.

- Mezők megadása: A mezők nevét egyszerűen csak be kell gépelni a Mezőnév

oszlopba, a mező típusát az Adattípus oszlopban a legördülő listából választhatjuk

ki. A választható típusok korábban már bemutatásra kerültek. A Leírás oszlopába,

magyarázó szöveget lehet beírni.

- Az Adattípus oszlopban tartsuk meg az alapértelmezést (Szöveg), vagy kattintsunk az

Adattípus oszlopban a nyílra, és válasszuk ki a kívánt adattípust (Szöveg, Szám,

Logikai, stb.)

- Leírást nem kötelező megadni. Ha akarunk, adhatunk ismertetést a Leírás oszlopban.

(Pl.: Ide csak a vezetéknevet írja, a keresztnevet NE!) Ez a leírás az állapotsorban

jelenik meg, amikor a mezőbe adatokat írunk be.

- Elsődleges kulcs megadása:

Jelöljük ki azt a mezőt, amely minden rekordban különböző lesz, majd

kattintsunk az Eszközök csoport Elsődleges kulcs gombjára vagy

a mezőnév előtti jelölősávban jobb egérgombbal kattintva a helyi menüből

válasszuk az Elsődleges kulcs parancsot.


92

- A Mentés gombra kattintva megjelenik egy panel, amin megadhatjuk a tábla nevét

(Pl.: Tanulók). Ha nem adunk meg nevet, az Access automatikusan a Tábla1, Tábla2,

stb. neveket adja.

- Az állapotsoron, vagy a tábla ablak címsorán jobb egérgombbal kattintva az Adatlap

nézet parancsot választva feltölthetjük táblánkat adatokkal.

Ha már egy bevitt mezőt szeretnénk a listában máshova helyezni, akkor jelöljük ki a

mozgatandó sort, majd egérrel húzzuk a megfelelő helyre.

Amennyiben feleslegessé válik egy-egy mező, jelöljük ki, majd töröljük a Delete billentyűvel.

Ellenkező esetben, azaz ha hiányzik valahonnét egy mező, akkor a beszúrandó sor után

állunk és a Tervezés menüben Sorok beszúrása paranccsal pótolhatjuk.

Az Elsődleges kulcs kiválasztásának problémája

Ha nem tudjuk kiválasztani, hogy melyek azok a mezők, amelyek megfelelnek az Elsődleges

kulcs feltételeinek, akkor célszerű egy Számláló típusú adatmezőt használni.

Új tábla létrehozása esetén Adatlap nézetben az Access automatikusan létrehoz egy

elsődleges kulcsot, „Azonosító” mezőnévvel és Számláló adattípussal.

31. ábra Kulcs használata Adatlap nézetben

Ha azonban egy meglévő táblához szeretnénk hozzáadni egy elsődleges kulcsot, meg kell

nyitni a táblát Tervező nézetben. Keressük meg az első üres sort a tábla tervezőrácsában,

vagy sor elején jobb egérgombbal kattintva és a sorok beszúrása parancsot választva

szúrjunk be egy új sort és a tanult módszerrel válasszuk ki elsődleges kulcsnak.

Mező hozzáadása táblához

- A Navigációs ablakban dupla kattintással megnyitjuk azt a táblát, amelybe a mezőt

kívánjuk beszúrni, majd az Új mező felvétele oszlopfejlécre kettőt kattintva beírjuk a

mező nevét, majd a mezőnév alatti cellába beírjuk a tárolni kívánt adatot vagy

- az Adatlap lapon a Mezők és oszlopok csoportban a Beszúrás gombra kattintunk.


93

Mező törlése

Mező törlésekor az egyes rekordok mezőjében található adatok is törlődnek. A mező törlése

végleges, visszavonhatatlan művelet!

- A mező fölött a Mezőkijelölő nyílra kattintunk, majd a Delete billentyűt megnyomjuk,

vagy

- A mező nevén jobb egérgombbal kattintunk, majd a helyi menüben az Oszlop törlése

parancsot választjuk, vagy

- Az Adatlap lapon a Mezők és oszlopok csoportban a Törlés gombra kattintva.

Táblakapcsolatok létrehozása

A már tanult redundancia megszüntetésére, az adatokat több tematikus táblába kell osztani.

Ehhez azonban kell találni egy olyan mezőt, amelynek használatával az egyik tábla rekordjait

össze tudjuk kapcsolni a másik tábla rekordjaival. Ez a közös mező a forrástáblában az

elsődleges kulcs, a kapcsolt táblában az idegen kulcs. Az Access2007 a kapcsolómezőket

vonallal köti össze. Pl.: A Tanár táblában a T_azon az elsődleges kulcs, ugyanez a mező a

Gyerek táblában idegen kulcs. A két tábla közötti kapcsolatot ez a mező teremti meg.

Nézzük ennek a táblakapcsolatok létrehozásának lépéseit:

- Kattintsunk az Adatbáziseszközök lapon a Kapcsolatok gombra, ekkor megjelennek a

táblák egy párbeszédpanelben, amelyekből válasszuk ki a megfelelő táblákat a

hozzáadás.




94

- Húzzuk át az elsődlegeskulcs-mezőt az egyik tábláról a másik tábla közös mezőjére ,

azaz az idegen kulcs mezőjére. Ha több mezőt szeretnénk áthúzni, előbb a CTRL

billentyűt nyomva tartva sorban jelöljük ki őket.

- A megjelenő Kapcsolatok szerkesztése párbeszédpanelen adjuk meg a kapcsolat

tulajdonságait.

Ellenőrizzük, hogy a közös mező neve szerepel e a kapcsolatban.

Ha szeretnénk megőrizni a hivatkozási integritást, akkor jelöljük be a

Hivatkozási integritás megőrzése jelölőnégyzetet.


95

Itt álljunk meg egy pillanatra és nézzük meg, hogy az Accessben miként tudjuk használni a

már tanult hivatkozási integritást. Ha a hivatkozási integritást állandóan fenn szeretnénk

tartani, akkor a Kapcsolatok szerkesztése párbeszédpanelen jelöljük be a Hivatkozási

integritás megőrzése jelölőnégyzetet, ekkor kétféle lehetőség közül választhatunk:

- Ha szeretnénk, hogy az elsődleges tábla elsődleges kulcs mezőjében végrehajtott

módosítások megjelenjenek a kapcsolt tábla megfelelő mezőiben is, akkor jelöljük be

a Kapcsolt mezők kaszkádolt frissítése jelölőnégyzetet.

- Ha szeretnénk, hogy az elsődleges táblában törölt mezők esetén a kapcsolt tábla

megfelelő mezői is törlődjenek, akkor jelöljük be a Kapcsolt mezők kaszkádolt

törlése jelölőnégyzetet.

:

Táblakapcsolatok törlése

- Kattintsunk a Kapcsolatok ablakban jobb egérgombbal a törölni kívánt kapcsolat

vonalára, majd helyi menüből válasszuk a Törlés menüpontot vagy nyomjuk le Delete

gombot!

Táblakapcsolatok módosítása

- Kattintsunk a módosítani kívánt kapcsolatot jelölő vonalára. A kapcsolatvonal

vastagabban jelenik meg, ha ki van jelölve.

Kattintsunk duplán a kapcsolatvonalra vagy

A Tervezés lap Eszközök csoportjában kattintsunk a Kapcsolatok szerkesztése

gombra.

Adatműveletek

Rendezéssel módosíthatjuk egy táblában, lekérdezésben, űrlapon a rekordok sorrendjét,

akár több mező értéke alapján is a következő módon:

- Jelenítsük meg Adatlap nézetben az adatbázis objektumot, aminek a rekordjait

rendezni szeretnénk.

- Ha csak egy oszlopot szeretnénk kijelölni, akkor kattintsunk az oszlop mezőnevére,

ha többet, akkor a Shift billentyűt nyomva tartásával kattintsunk a megfelelő

mezőnevekre.

Rendezés előtt mindig ki kell jelölni azt a mezőt, ami alapján rendezni akarunk!

Kattintsunk a Kezdőlap lapra majd a Rendezés és szűrés csoportban a

Növekvő, vagy csökkenő gombra. Ekkor a mezőnév mellet megjelenik egy nyíl,

ami a rendezés irányát mutatja, vagy

Kattintsunk a mezőnév melletti legördülő menü nyilára, és válasszuk a

Rendezés a legkisebbtől a legnagyobbig (A-tól Z-ig), vagy a Rendezés a

legnagyobbtól a legkisebbig (Z-től A-ig) gombra.

A rendezéseket a Minden rendezés törlése gombbal törölhetjük.


96

Rekordok szűrése

Ha meg akarunk találni egy bizonyos tulajdonsággal rendelkező rekordot a táblában, ezt

megtehetjük lekérdezésben, űrlapon, vagy akár a táblában használhatunk szűrőt. A szűrő

alkalmazása után csak azok a rekordok jelennek meg a nézetben, amelyeket keresünk, a

többi rejtve marad, egészen addig amíg el nem távolítjuk a szűrőt.

A szűrőbeállítások mindaddig érvényben maradnak, amíg be nem zár juk az objektumot. Ha

mentjük az objektumot, amikor a szűrő alkalmaztuk, akkor a szűrő elérhető lesz a

következő alkalommal, amikor megnyitjuk az objektumot. Az adott mezőre alkalmazható

gyakori szűrők elérhetők a mezőnévre jobb egérgombbal kattintva. A rendelkezésre álló

szűrők a kijelölt oszlopban lévő adatok típusától függnek.

Gyorsszűrés

- Kattintsunk valahová abban az oszlopban, amely mező értéke szerint szűrni

szeretnénk

- A Kezdőlap lap Rendezés és szűrés csoportjában kattintsunk a Szűrő gombra.

- Az alábbi lehetőségek közül választhatunk, amely már ismerős az Excelből:

A menüben Szöveg vagy Szám vagy Dátum felirat fog megjelenni aszerint,

hogy az adott oszlopban milyen típusú adatok találhatók. Kattintsunk a kívánt

szűrőre és adjuk meg szükséges értékeket.

Ha mezőértéken alapuló szűrőt akarunk alkalmazunk, töröljük a jelet azokból

a jelölőnégyzetekből, amelyek olyan értékek mellett vannak, amelyekre nem

szeretnénk szűrni, majd kattintsunk az OK gombra.


97

Szűrés űrlappal

- A Kezdőlap lap Rendezés és szűrés csoportjában kattintsunk a Speciális gombra,

majd kattintsunk a helyi menü Szűrés űrlap szerint parancsára.

- Ha Adatlap vagy Űrlap nézetben dolgozunk, a következő módon szűrhetünk:

Adatlap nézetnél:

∘ Kattintsunk annak az oszlopnak az első sorára, amelyre szűrni

szeretnénk, majd kattintsunk a megjelenő nyílra és válasszunk egy értéket.

∘ Ha további értékeket szeretnénk hozzáadni, akkor kattintsunk az adatlap

alján lévő Vagy fülre, és válasszunk egy másik értéket.

Űrlap nézetnél:

∘ Kattintsunk a vezérlőelemben megjelenő nyílra, és jelöljük ki azt az

értéket, amelyre szűrni szeretnénk.

∘ Ha további értékeket szeretnénk hozzáadni, akkor kattintsunk az űrlap

alján lévő Vagy fülre, és válasszunk egy másik értéket. Ha még több értéket

szeretne hozzáadni, kattintson még egyszer a Vagy fülre.

∘ Kattintsunk a Szűrő be/ki gombra.

Irányított szűrő

- A Kezdőlap lap Rendezés és szűrés csoportjában kattintsunk a Speciális gombra,

majd kattintsunk a helyi menü Irányított szűrés/rendezés parancsára.

- Kétszer kattintva a mező nevére, vagy ráhúzva a rácsra adjuk a rácshoz azokat a

mezőket, amelyek szerint szűrni szeretnénk.

- A mezők Feltétel sorában adjunk meg egy feltételt. Azok a sorok fognak a szűrés

eredményében látszani, amelyek a Feltétel sorban lévő összes feltételt teljesítik. Ha

további feltétel szerint is szeretnénk szűrni, akkor a Vagy mezőben adjuk meg az

újabb feltételt.

- Kattintsunk a Szűrő be-/ki gombra a szűrt sorok megjelenítéséhez.

Szűrő eltávolítása

- Kattintsunk a Szűrő be-/ki gombra. Ekkor újra az összes rekord látszik. Ha ismét

alkalmazni szeretnénk a legutóbb alkalmazott szűrőket, akkor kattintsunk a Szűrő

be-/ki gombra.

- Az összes korábbi szűrőt a Kezdőlap lap Szűrés és Rendezés csoportjában a Speciális

gombra kattintva, a helyi menüben a Szűrők eltávolítása parancsot választva

törölhetjük.


98

Lekérdezések típusai

Lekérdezések segítségével egyszerű kérdések tehetők fel, számítások hajthatók végre,

egyesíthetők a különböző táblák adataival, sőt hozzáadhatók, módosíthatók és törölhetők a

táblaadatok.

Az Accessben többféle lekérdezés közül választhatunk a szükséges adatok kinyerésére.

- Választó lekérdezések: Az adatbázis csak azon rekordjait és azok mezőit mutatja,

amelyek megfelelnek a megadott feltételeknek.

- Módosító lekérdezések: Műveleteket hajt végre a feltételeknek megfelelően

rekordokon és azon mezőivel. Fajtái:

Törlő lekérdezés: Törli az adatbázis megadott feltételeknek megfelelő

rekordjait.

Frissítő lekérdezése: Az adatbázisban tárolt adatok módosítására használjuk.

Hozzáfűző lekérdezése: A tábla végéhez fűzi a feltételeknek megfelelő

rekordokat.

Táblakészítő rekord: táblát hoz létre a feltételeknek megfelelő rekordokból.

- Paraméteres lekérdezés: A lekérdezés folyamata során mi magunk választhatjuk meg

a lekérdezés feltételei.

Lekérdezés készítése varázslóval

- Kattintsunk a Létrehozás fülre, majd a Lekérdezés varázsló első lapján válasszunk a

megfelelő lehetőségek közül, melyek a következők:

Egyszerű lekérdezés,

Kereszttáblás lekérdezés,

Azonosakat kereső lekérdezés,

Nem egyezőket kereső lekérdezés.

- Válasszunk ki a táblát, amelyen a lekérdezést el akarjuk végezni.

- Jelöljük ki azokat a mezőket, amelyek alapján el szeretnénk készítni a lekérdezést,

majd tegyük őket át a Kijelölt mezők listába a nyíl gombbal.

- Ha numerikus, vagy dátum típusú mező alapján készítjük a lekérdezést, akkor ki kell

választanunk, hogy Részletes, vagy Összesítő jelentést szeretnénk látni, és meg kell

adnunk az összesítési beállításokat.

- Majd adjuk meg a lekérdezés nevét.

- Végül kattintsunk a Befejezés gombra.


99

Lekérdezés készítése Tervező nézetben

Ebben a nézetben létrehozott lekérdezés bonyolultabb és több tudást igényel, de egyedibb

és pontosabb lekérdezéseket tudunk végrehajtani.

- A Létrehozás lap Egyebek csoportjában kattintsunk a Lekérdezéstervezés gombra.

- Ekkor megjelenik a Tábla megjelenítése párbeszédpanel, amely már ismert az eddig

tanultakból válasszuk ki azokat a táblákat, amelyek részt vesznek a lekérdezésben

- Zárjuk be a Tábla megjelenítése párbeszédpanelt.

- Az tábla mezői közül válasszuk ki azokat, amelyek alapján a lekérdezést el akarjuk

végezni, és helyezzük el ezeket a Tervezőrácsra húzással, vagy dupla kattintással a

mező nevén.

- Ha valamelyik mezőt nem akarjuk látni a lekérdezés eredményében a Megjelenítés

jelölőnégyzetből töröljük a jelet.

- A Tervezőrács Feltétel mezőiben adjunk meg a mezőkre vonatkozó tetszőleges

feltételeket. Ennek részletes elsajátítását az olvasóra bízom.

- A Tervezés lap Eredmények csoportjában kattintsunk a Futtatás gombra.

- Ne felejtsük el elmenteni lekérdezésünket a CTRL+S billentyűkombinációval , vagy a

Mentés gombbal.


100

Lekérdezés módosítása

- Nyissuk meg lekérdezésünket.

- Jobb egérgombbal a lekérdezés nevén kattintva, a helyi menüben a Tervező nézetet

válasszuk, vagy az ablak jobb alsó sarkában a Tervező nézet gombra kattintva

nyissuk meg a lekérdezést és módosítsuk:

A tervezőrácsban adjunk meg tetszőleges feltételt a mezők Feltétel celláiban.

A Rendezés cellákban a nyílra kattintva adjuk meg a rendezési módot.

Mezők elrejtéséhez töröljük a pipát a Megjelenítés jelölőnégyzetből.

Mezők törléséhez jelöljük ki a törlendő mezőt, és nyomjuk le a Delete

billentyűt.

Tábla törléséhez kattintsunk a lekérdezésben a tábla nevét tartalmazó szürke

sávra jobb egérgombbal, majd a helyi menüben válasszuk a Tábla eltávolítása

menüpontoz.

Számítások végzése lekérdezésekben

Az Accessben Kifejezésszerkesztő segítségével tudunk egyéni számításokat készíteni. A

Kifejezésszerkesztőt Tervezés lap Lekérdezések beállítása csoportjában kattintsunk a

Szerkesztő gombra kattintva érhetjük el.

Készítsük el a kifejezést a mezők, műveleti jelek, függvények segítségével és futtassuk a

futtatás gomb segítségével.

Paraméteres lekérdezés készítése

Az Access lehetőséget ad arra, hogy lekérdezéseinket úgy készítsük el, hogy a feltételt

beépített értékek használata helyett a felhasználó adhassa meg.

- A lekérdezés tervezőrácsán kattintsunk egy tetszőleges mező Feltétel

tulajdonságmezőjébe, majd a következő formában adjuk meg a megjeleníteni kívánt

kérdést:

- Kattintsunk a menüszalag Futtatás gombjára.

- A feltett kérdésre válaszul adjunk meg egy feltételt.

- Kattintsunk az OK gombra.


101

Kereszttáblás lekérdezések

A kereszttáblás lekérdezés különböző összegzéseket végző lekérdezés, amely az eredményt

két adattípus alapján csoportosítja, ezután az egyik csoportot az adatlap bal oldalán

függőlegesen, a másikat az adatlap tetején vízszintesen jeleníti meg.

- Kattintsunk a Létrehozás fülön a Lekérdezés varázsló gombra.

- Válasszuk a Kereszttáblás lekérdezés varázsló lehetőséget, majd kattintsunk az OK

gombra.

- A megjelenő panelen válasszuk ki a listából a táblát vagy lekérdezést, melyet a

kereszttáblás lekérdezésben használni szeretnénk.

- Válasszuk ki, hogy milyen objektumok jelenjenek meg a listában, majd kattintsunk a

Tovább gombra.

- Válasszuk ki azokat a mezőket, melyek alkotják a lekérdezést, majd kattintsunk a

tovább gombra.

- Válasszuk ki azokat a mezőket, melyek értékeit ki akarjuk számolni, és válasszuk ki a

függvényt, amellyel számolni akarunk. Ha kérünk sorösszeget, akkor jelöljük be a

jelölőnégyzetet. Kattintsunk a Tovább gombra.

- Adjuk meg a lekérdezés nevét, majd kattintsunk a Befejezés gombra.

27. Űrlapok készítése

Az űrlapok segítségével megkönnyíthetjük az adatok bevitelét, és a beviteli hibákat a

minimálisra csökkenthetjük. Akár több tábla mezőinek felhasználásával is készíthetjük, így

nem kell állandóan váltanunk a táblák között.

- A Navigációs ablak Táblák sávjában jelöljük ki a használni kívánt táblát, vagy

lekérdezést.

- Kattintsunk a Létrehozás fülre, majd választhatunk a következő lehetőségek közül:

Űrlap: Egyszerű, oszlopos elrendezésű űrlap.

Osztott űrlap: Két részből álló űrlap, melynek egyik fele űrlap, másik fele

adatlap.

Több elem: Több rekordból álló adatlapot tartalmazó táblázatos űrlap.

Kimutatásdiagram: A kijelölt tábla adatain alapuló diagram.

Üres űrlap: Amelyet tetszőlegesen feltölthetünk a Mezőlista segítségével.

További űrlapok: További lehetőségek listája

Űrlap készítése varázslóval

Az Access a Létrehozás lapon számos eszközt kínál az űrlapok gyors létrehozásához,

amelyek mindegyike lehetővé teszi űrlapok elkészítését egyetlen kattintással. Ha azonban mi

szeretnénk megadni, hogy mely mezők jelenjenek meg az űrlapon, használjuk az Űrlap

varázslót. A varázsló lehetővé teszi az adatok rendezését és csoportosítását és használatával

akár több táblából vagy lekérdezésből álló űrlapot is készíthetünk.


102

- A Létrehozás lap Űrlapok csoportjában kattintsunk a További űrlapok gombra, majd

az Űrlap varázsló parancsra.

- Válasszuk ki a használni kívánt táblát, vagy lekérdezést.

- Jelöljük ki azokat a mezőket, amelyek alapján el szeretnénk készíteni a lekérdezést,

majd a nyíl segítségével helyezzük a Kijelölt mezők listába. Kattintsunk a Tovább

gombra.

- Válasszunk a lehetséges elrendezések közül, melyek a következők:

Oszlopos

Táblázatos

Adatlap

Sorkizárt

- Válasszuk ki az űrlap végső megjelenését megadó stílust, majd kattintsunk a Tovább

gombra.

- Adjunk nevet az űrlapnak, majd varázsló utolsó lapján kattintsunk a Befejezés

gombra.

Űrlap módosítása

- Válasszuk ki a módosítandó űrlapot.

- Kattintsunk a Tervező nézet gombra az ablak jobb alsó sarkában.

A Mezőlista megjelenítéséhez kattintsunk a Tervezés lapon a Mezők felvétele

gombra, majd amelyik mezőt fel szeretnénk venni az űrlapra, arra kattintsunk

duplán, vagy húzzuk az űrlapra. Több mező egyszerre történő hozzáadásához

tartsuk lenyomva a CTRL billentyűt, kattintsunk a hozzáadni kívánt mezőkre,

majd húzzuk őket az űrlapra.

- Az Űrlaptervező eszközök fül alatti Tervezés lapon kattintsunk a Vezérlők csoportban

a megfelelő gombra.

Húzzuk az egeret arra a helyre, ahol a vezérlőelemet el akarjuk helyezni, és az

egér gombját nyomva tartva rajzoljuk meg.

- Ha valamelyik vezérlőelem elhelyezése közben hibaüzenet jelenik meg, akkor

kattintsunk a kis sárga nyílra, és válasszunk a megoldási lehetőségek közül.

Vezérlőelem tulajdonságainak módosítása

- Nyissuk meg Tervező, vagy Elrendezési nézetben az űrlapot.

- Kattintsunk Tervező nézetben a Tervezés, Elrendezés nézetben az Elrendezés fülre.

- Válasszuk ki a módosítani kívánt vezérlőelemet. Egy szegély jeleink meg körülötte kis

négyzetekkel, amelyek a fogópontok.

- Vezérlőelem tulajdonságainak módosításához kattintsunk a Tulajdonságlap gombra,

majd a megjelenő munkaablakban módosítsuk az elem tulajdonságait.

- Törléshez nyomjuk le a Delete billentyűt.

- Szerkesztéshez kattintsunk a vezérlőelembe, és módosítsuk a szöveget.


103

28. Jelentés készítése

Jelentéseket a Létrehozás lap Jelentések csoportban hozhatunk létre. Ezek lehetnek saját

magunk összeállított jelentések, de legegyszerűbben a jelentés varázsló segítségével

készíthetünk jelentéseket. Nézzük ennek lépéseit:

- Válasszuk a Jelentés varázsló elemet.

- Az eddigiekben használt Táblák/lekérdezések lista melletti nyílra kattintva válasszuk

ki a használni kívánt táblát, vagy lekérdezést.

- Jelöljük ki azokat a mezőket, amelyek alapján el szeretnénk készítni a lekérdezést,

majd helyezzük a nyíl segítségével a Kijelölt mezők listájába.

- A nyilak segítségével határozzuk meg a szintek számát (maximum tíz szintig),

valamint a szintekhez tartozó mezőket (maximum négy mező) és sorrendjüket.

- Válasszuk ki a mezők rendezésének módját.

- Válasszuk ki a jelentés tájolásának, elrendezésének módját.

- Válasszuk a jelentés végső megjelenését meghatározó stílust.

- Adjuk meg a jelentés nevét, majd kattintsunk a befejezés gombra.

Jelentés részei:

- Jelentésfej: Mivel ez az információ csak a címlapon jelenik meg, ezért célszerű olyan

információkat benne elhelyezni, melyek csak a címoldalon szerepelnek (pl. szerző.

dátum).

- Oldalfej: Az itt megadott adatok minden lap tetején kijelzésre kerülnek. Általában a

megadott adatok fejlécét szerepeltetjük benne.

- Csoportfej: A csoportfej segítségével lehet kinyomtatni a csoport nevét.

- Törzs: Itt kell elhelyezni a jelentés törzsét alkotó vezérlőelemeket.

- Oldalláb: Az itt megadott információk minden lap alján megjelennek. Például ennek

segítségével oldalszámozás vagy oldalankénti információk helyezhetőek el.

- Jelentésláb: Ez a jelentés legvégére kerül, célszerű az egész jelentés végösszegét

vagy más összegző adatait ide helyezni

Számítások végzése jelentésben

- Jelentéseinkben szükségünk lehet bizonyos összegző számítások elvégzésére. Erre

kiváló eszköz számunkra a Kifejezésszerkesztő.

- Nyissuk meg a jelentésünket tervező nézetben, majd illesszünk be a kívánt helyre egy

Beviteli mező vezérlőelemet.

- Kattintsunk a Jelentéstervező fül alatti Tervezés fülre, majd a tulajdonságlap gombra.

- Kattintsunk a Tulajdonságlap munkaablakban a Mező vagy kifejezés

tulajdonságmezőbe, majd a Kifejezésszerkesztő gombra.

- Gépeljünk be egy egyenlőségjelet, majd az értékeket és műveleti jeleket.

- Kattintsunk az OK gombra.

Az értékeket formázhatjuk, ha a Tulajdonságlap gombra kattintunk, majd a Tulajdonságlap

munkaablakban a Formátum tulajdonságmezőbe beírjuk a kívánt formátumot.


104

TANULÁSIRÁNYÍTÓ

1. Készítsen egy adatbázis feladatot a következő paraméterekkel:

- Hozzunk létre egy adatbázist TELEPHELY néven!

- Készítsük el az alábbi AUTÓK nevű táblát!

Rendszám Típus Évjárat Szín Érték Eladva

ABC-123 Opel 2003 fehér 2800000 HAMIS

DCU-428 BMW 2001 kék 4540000 IGAZ

IAG-869 Toyota 2005 ezüst 4100000 HAMIS

CHS-512 Ford 1999 bordó 1600000 IGAZ

BKL-447 Toyota 2002 fekete 3950000 IGAZ

CFT-637 Suzuki 2000 piros 2180000 HAMIS

DER-841 Lada 1989 fehér 300000 HAMIS

FZN-153 Opel 2004 fehér 4600000 IGAZ

- Állítsuk be a kulcsot, az arra alkalmas mezőre!

- Rendezzük a tábla adatait érték szerint növekvő rendbe!

- Készítsünk lekérdezést a 2002 után gyártott autókról ÚJSZERŐ néven!

- Készítsünk lekérdezést az el nem adott fehér színű autókról ELADÓ néven!

- Készítsünk űrlapot a további adatok felviteléhez!

- Készítsünk jelentést, amelyben az OPEL és TOYOTA típusú autók jelennek meg,

évjárat szerinti növekvő rendben!

Megoldás

Indítsuk el a programot a Start menü Minden program Microsoft Office Microsoft

Office Access 2007 paranccsal vagy az asztalon található ikonnal.

A táblát először Tervező nézetben hozzuk létre. Kattintsunk Létrehozás fül Táblatervező

gombjára. Adjuk meg a tábla minden mezőjét. Mezők megadása: A mezők nevét egyszerűen

csak be kell gépelni a Mezőnév oszlopba, a mező típusát az Adattípus oszlopban a legördülő

listából választhatom ki. A következők szerint:


105

- Rendszám: Szöveg, ahol beviteli maszkot alkalmazunk, a beviteli maszk varázsló

segítségével kiválasztjuk a rendszám típust.

- Típus: szöveg

- Évjárat: szám

- Szín: szöveg

- Érték: pénznem

- Eladva: igen/nem

A nézet menüpontban válasszuk ki az Adatlap nézetet és gépeljük be a táblába az adatokat

a feladat meghatározásában található adatok alapján.

Válasszuk ki az elsődleges kulcsot, az erre alkalmas mező nyilvánvalóan a rendszám, hiszen

ez egyértelműen azonosítja a rekordot. Az elsődleges kulcs megadásához váltsunk vissza a

tervezőnézetbe, ahol kiválasztjuk a rendszám mezőt és a kezdőlap menün kiválasztjuk az

elsődleges kulcs parancsot.

A rendezéshez váltsunk vissza adatlap nézetbe, kattintsunk az értékek mezőbe, a

kezdőlapon válasszuk az emelkedő sorrendbe rendezés parancsot.

A lekérdezéshez a Létrehozás menüben válasszuk a Lekérdezés tervező parancsot, ahol

megadjuk, hogy a lekérdezést az AUTO táblából készítjük. A lekérdező táblában a következő

adatokat jelenítjük meg és a következő paramétereket adjuk meg:

- Rendszám

- Típus

- Évjárat, Feltételnél beírjuk >2002

- Érték

A lekérdezést elmentjük ÚJSZERŰ néven és a futtatás parancsot választjuk a megjelenítéshez.

A következő lekérdezéshez a Létrehozás menüben válasszuk a Lekérdezés tervező

parancsot, ahol megadjuk, hogy a lekérdezést az AUTO táblából készítjük. A lekérdező

táblában a következő adatokat jelenítjük meg és a következő paramétereket adjuk meg:

- Rendszám

- Típus

- Szín, feltételeknél beírjuk ="Fehér"

- Érték

Az űrlap elkészítéséhez, a Navigációs ablak Táblák sávjában jelöljük ki az AUTO táblát és a

létrehozás menüben válasszuk az Űrlap parancsot, ezek után űrlap segítségével vihetjük be

a további adatokat.

A Jelentést készítsük Jelentés varázsló segítségével, kattintsunk a Létrehozás menü, jelentés

varázsló parancsra. A jelentés elkészítés menete:

- Mely mezők szerepeljenek a jelentésben: Rendszám, típus, Évjárat

- Rendezési sorrend: Évjárat


106

- Megjelenés: Táblázat

Mentsük el az adatbázisunkat!


107


1. feladat

Cégünk alkalmazottait, részlegeit, szállítóit, raktárkészletét szeretnénk tárolni.

Az alkalmazottak nevét, születési dátumát, részlegét, fizetését.

Részleg nevét, címét.

Szállító nevét, városát

A raktáron lévő árucikkek nevét, a szállítót, a beszerzési árat, beszerzés dátumát, részleget.

Készítsd el a fenti táblákat úgy, hogy minden táblában legyen azonosító. Készíts

megszorításokat az alábbiak szerint:

- A nevek nem tartalmazhatnak null értéket.

- Az alkalmazottak fizetése 50000 – 250000 Ft között lehet.

- A szállító és a részleg neve legyen egyedi.

- Figyelj a táblák közötti kapcsolatokra! Idegen kulcsok

- Töltsd fel a táblákat 4-5 rekorddal az alábbiak szerint!


108

Megoldás

Indítsuk el a programot.

A táblákat hozzuk létre. Adjuk meg a táblák minden mezőjét: mezők nevét típusát, a

következők szerint:

Alkalmazott:

- AlkAzon: számláló. Elsődleges kulcs

- Név: szöveg

- Születés: dátum

- Részleg: szöveg

- Fizetés: pénznem

Részleg:

- RAzon: szám. Elsődleges kulcs

- Nev: szöveg

- cím: szöveg

Cikk:

- CikkAzon: számláló. Elsődleges kulcs

- Cikknev: szöveg

- Szallito: szöveg

- BAR: szám

- BDatum: dátum

- Reszleg: szöveg

Szállító:

- SzAzon: számláló, elsődleges kulcs

- Nev: szöveg

- Varos: szöveg

Töltsük fel adatokkal a táblákat.

Jelöljük be táblánkban az elsődleges kulcsokat az előző információk alapján.

Hozzuk létre a kapcsolatokat tanultak szerint. Röviden a kapcsolat létrehozásával jelenítsük

meg a négy táblázatot, összehúzással hozzuk létre a kapcsolatokat és állítsuk be hozzá a

megfelelő tulajdonságokat.

Mentsük el az adatbázisunkat!


109

IRODALOMJEGYZÉK

FELHASZNÁLT IRODALOM

Elek István - Szövegszerkesztés és táblázatkezelés

Nógrádi László - PC Suli XP Alapokon

http://informatika.gtportal.eu

http://office.microsoft.com/hu-hu/access-help

http://db-tanar.elte.hu

http://informatika.gtportal.eu/

http://office.microsoft.com/hu-hu/access-help

http://db-tanar.elte.hu/


110

irodai alkalmazásokaktivitas-tiszk.hu/elearning/vincze_ildiko/irodai... · 2011-11-02 · irodai...

Documents