intere kommunikation

Seite 1

Das Online Magazin | Wirtschaft, Recht & Steuern | www.cosmosbusiness.ch

COSMOS BUSINES ZOOM

Interne Kommunikation Lange Zeit als kleiner Bruder der externen Kommunikation betrachtet, scheint

die Relevanz der internen Kommunikation als strategisches Führungsinstrument

nun weitgehend akzeptiert zu sein. Gut so, denn diese Akzeptanz in den Köpfen

der Geschäftsleitung und der Führungskräfte ist eine Grundvoraussetzung für

den erfolgreichen Einsatz. Welche Ziele werden mit einer optimierten internen

Kommunikation verfolgt und welche Instrumente stehen überhaupt zur Verfü-

gung? Dieser Artikel versucht diese und andere Fragen praxisnah zu beantwor-

ten.

von Marc Aeberli Beginnen wir bei der Definition:

Interne Kommunikation (IK) „ … umfasst alle kommunikativen und

informativen Vorgänge, die zwischen den

Mitgliedern eines Unternehmens oder

einer Organisation ablaufen. Sie ist als

integrativer Teil eines ganzheitlichen

Kommunikationsmanagements zielge-richtet und erfolgsorientiert“i

.

Die IK verläuft in verschiedene Richtun-gen. Darstellung 1ii fasst Arten und

Merkmale zusammen.

IK ist eine originäre Führungsaufgabe

und kann als Schnittstelle zwischen Hu-

man Resource Management und Kom-

munikation verstanden werden.

Wie eingangs erwähnt, nimmt die Be-

deutung der IK zu. Das ist zum Teil auf

eine verstärkte Mitarbeiterorientierung

zurückzuführen. Mitarbeitende sollen die

Ziele des Unternehmens kennen und sich

damit identifizieren. Es ist offensichtlich,

dass dazu Kommunikationsaustausch

unerlässlich ist. Die IK hat aber auch

deshalb eine verstärkte Relevanz, weil

Unternehmen heute wandlungsfähiger

sein müssen. Durch die Dynamisierung

des Umfelds kann sich eine Unterneh-

mung selten auf dem Erschaffenen bzw.

Erreichten ausruhen. Wandel ist dadurch

eine Daueraufgabe geworden. Dabei

kommt aber nicht nur der Unterneh-

mensspitze und den Führungskräften

eine entscheidende Rolle zu, sondern

auch den Mitarbeitenden. Kommunikati-

on bildet beim Ideenaustausch, bei der

Identifizierung von Trends oder der Mo-

bilisierung für Neues einen zentralen Erfolgsfaktor. Darstellung 2iii zeigt die

originären Ziele, die mit IK erreicht wer-

den sollen.

Darstellung 1: Informationsfluss der internen Kommunikation

Begriff Themen (z.B.) Kommentar

Abwärtskommunikation

(von oben nach unten; Top-down)

Aufgaben, Massnah-men, Praktiken, Ver-ordnungen, Leistungs-

bewertungen, Ziel-transfer

Infos von Führungskräften (FK) an die Mitarbeiten-den (MA), wobei differenziert werden kann zwi-schen: was MA wissen muss, was MA wissen soll,

was MA wissen möchte

Aufwärtskommunikation

(von unten nach oben Bot-tom-up)

Probleme, Vorschläge, Gefühle, Erfahrungen

Kommunikationsabläufe von MA an FK (wobei die-selbe Differenzierung wie oben gemacht werden kann)

Horizontalkommunikation

(Quer, dieselbe Hierarchie-stufe)

Aufgabenkoordination, Austausch

Brücke zwischen hierarchisch Gleichgestellten, Infoaustausch für Gesamtzusammenhang

Seite 2


Darstellung 2: Ziele der internen Kommunikation

Ziele Erläuterungen

Koordination und

Austausch

Sicherstellung des betrieblichen Ablaufs

Beschleunigte Informationsverarbeitung und Entschei-

dungsfindung, Projektumsetzung

Richtige Infos an richtiger Stelle

Transparenz

Förderung der

Unternehmenskultur

Interne Kommunikation trägt zur Schaffung einer Kul-

tur bei

Kultur verleiht Unternehmen ein Gesicht (intern UND

extern)

Positive Unternehmenskultur Positive externe Effek-

te

Erhöhung der

Identifikation

Förderung des Wir -Gefühls

Verständnis für Ziele und Massnahmen

Sich als Teil des Ganzen sehen

Stolz sein, für dieses Unternehmen zu arbeiten

Förderung von

Motivation und

Engagement

(Individuelle) Leistungsbeurteilung

MA fühlt sich als Teil des Ganzen

Verhinderung von Demotivation und Frust, verursacht

durch unzulängliche Kommunikation

Verhinderung innerer Kündigung und Interessenlosig-

keit an Unternehmensentwicklung

Erhöhung der

Loyalität

Durch bessere Unternehmenskultur und mehr Identifi-

kation wird die Loyalität zum Unternehmen wahr-

scheinlicher, auch in schwierigen Zeiten

Gefühl der Mitverantwortung seitens der MA

Positive interne

Reputation

Positive innere Reputation wirkt nach aussen (zu Sta-

keholdern)

Diese Ziele tragen alle in irgendeiner Weise der Erreichung der übergeordneten Unter-

nehmensziele bei.

Die organisationalen Rahmenbedingun-

gen eines Unternehmens üben massgeb-

lichen Einfluss auf die IK aus.

Kommunikationswege und Kommunikati-

onsverantwortlichkeiten unterscheiden

sich je nachdem, ob ein Unternehmen

zentralisiert oder dezentralisiert ge-

führt wird.

Es ist weiter zu unterscheiden, ob die

Unternehmung nur an einem Stand-

ort oder an mehreren aktiv ist,

was für eine Infrastruktur vorhanden

ist (z.B. verfügt die Belegschaft in ei-

nem Produktionsunternehmen über

eine geringere PC-Zugangsdichte als

dies bei einem Finanzdienstleister der

Fall sein wird)

oder wie die Struktur der Mitarbei-

tenden aussieht (z.B. Alter, Bildungs-

niveau, Nationalität, …).

Ein nächstes grosses Thema ist die In-strumentenwahl. Darstellung 3iv fasst

einige zentrale Instrumente zusammen:

Seite 3


Darstellung 3: Ausgewählte Instrumente der internen Kommunikation

Die Mitarbeiterzeitung

Ein Instrument der Abwärtskommunikation. Eine Stärke ist die Nachhaltigkeit und die Gestaltbarkeit. Die Kommunikation erfolgt in schriftlicher (gedruckter) Form, z.T. auch via Inter- oder Intranet (als E-Paper). Sie wendet sich an eine breite Zielgruppe und wird häufig auch von den Angehörigen des Unternehmens gelesen. Sie eignet sich eher für die Einwegkommunikation von Makrothemen mit Langzeitcharakter oder für Hinter-grundberichte, als für die Kommunikation aktuellster Entwicklungen. Die Mitarbeiterzeitschrift erlebt eine Renaissance, ist aber zeit- und kostenintensiv.

Das Intranet

Kann als eine Ergänzung zur Mitarbeiterzeitschrift angesehen werden, die sich mit tagesaktuellen Gescheh-nissen befasst. Eine weitere Einsatzform ist der Daten- und Dokumentenaustausch. Das Intranet zeichnet sich durch einen geringen Distributionsaufwand aus und erlaubt Gestaltungselemente, setzt aber eine gewis-se Infrastruktur voraus. Es ist ein Instrument, das in alle Richtungen (abwärts, aufwärts, horizontal) einge-setzt werden kann.

E-Mail Zeichnet sich ebenfalls durch geringen Distributionsaufwand aus, wenngleich ein Zugang zu einem E-Mail-Account vorhanden sein muss. E-Mail eignet sich für aktuelle Informationen, Austausch von Daten und Do-kumenten und stellt wohl eines der schnellsten Instrumente dar. Der Empfänger kann auch unmittelbar ant-worten und so z.B. weitere Infos oder Begründungen erhalten. Eine E-Mail kann archiviert, leicht weitergelei-tet oder ausgedruckt verbreitet werden. Es ist ein Instrument, das in alle Richtungen (abwärts, aufwärts, horizontal) eingesetzt werden kann. E-Mail kann aber auch zum Fluch werden, z.B. bei einem übermässigen Einsatz (Überflutung).

Rundschreiben

Ein Instrument der Abwärtskommunikation. Weniger geeignet für die schnelle Information oder einen Dialog, sondern eher als Instrument für orientierende Informationen an die gesamte Belegschaft. Rundschreiben werden häufig dem Lohnauszug oder sonstigen offiziellen Mitteilungen beigelegt.

Schwarzes Brett

Das Schwarze Brett ist ein Instrument der Abwärtskommunikation. Es eignet sich für Organisatorisches, Kurzlebiges. Nachhaltige Informationsvermittlung oder Hintergrundinfos sind kaum möglich. Das Schwarzes Brett wendet sich an eine bestimmte, abgegrenzte Zielgruppe (mit Zugang zum Schwarzen Brett).

Informationsveranstaltung

Ein grosser Vorteil dieser persönlichen Abwärtskommunikation ist die Möglichkeit der Emotionalisierung. Sol-che Veranstaltungen können für die gesamte Belegschaft oder für einen bestimmten Teil organisiert werden. Das Instrument zeichnet sich durch Nachhaltigkeit und Gestaltbarkeit aus. Es handelt sich meist um Einweg-kommunikation, z.T mit Dialogmöglichkeiten.

(Abteilung-/Team-/Führungskräfte-)Sitzung Ist mehr auf Dialog ausgelegt als die Informationsveranstaltung. Meistens Mix zwischen Einwegkommunikati-on des Verantwortlichen und gegenseitigem Austausch / Koordination. Dient zur Kommunikation und Klärung von Themen aller Art.

Diskussionsrunde, Workshop Eine Möglichkeit der gemeinsamen Diskussion und Erarbeitung von Konzepten und Lösungsvorschlägen. Kön-nen ganz unterschiedliche Ausrichtungen haben, dienen aber generell eher dem Austausch auf höheren Hie-

rarchieebenen.

Mitarbeitergespräch Eigentlich ein Instrument der Abwärtskommunikation, wobei hier auch Aufwärtskommunikation vom Mitarbei-tenden zum Vorgesetzten vorkommt. Es eignet sich für die Zielvermittlung und für die Erörterung sensibler Themen. Die nonverbale Kommunikation beeinflusst den Gesamteindruck eines Mitarbeitergespräches sehr.

Fortsetzung auf der nächsten Seite…

Seite 4


… Fortsetzung

Mitarbeiterbefragung

Dieses Instrument der Aufwärtskommunikation kann auf sehr unterschiedliche Weise benutzt werden. Unab-hängig von der Ausgestaltung (mündlich, schriftlich, online; Art der Fragestellungen; …) geht es darum, die Einstellungen, Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeiter zu erfahren.

Betriebliches Vorschlagswesen

Wie die Mitarbeiterbefragung kein klassisches, aber oft eingesetztes Instrument der Aufwärtskommunikation. Initiative Mitarbeitende können ihre Ideen und Vorschläge auf vorgefertigten Formularen oder dergleichen einreichen.

Informelle Gespräche (ausserhalb der offiziellen Kanäle)

Den informellen Gesprächen kommt eine hohe Bedeutung zu. Sie werden als das wichtigste Instrument der horizontalen Kommunikation angesehen. Diese Kommunikation kann nicht systematisiert, aber gezielt geför-dert werden, z.B. durch die Einrichtung von Kaffee-Ecken, After-Work-Parties, Auflüge und dergleichen.

Die aufgeführten Instrumente bilden eine Auswahl, die Aufzählung ist keinesfalls abschliessend.

Wie ist die IK-Arbeit in der Praxis

anzupacken?

IK sollte zentral geplant und koordiniert,

aber ganzheitlich gelebt werden.

Bestimmen Sie die Rahmenbedin-

gungen durch eine Situationsanalyse

Bilden Sie sinnvolle Teilzielgruppen

und formulieren Sie messbare Teilzie-

le für Ihre interne Kommunikation

Kommunizieren Sie entsprechend

zielorientiert

Nehmen Sie bei der Instrumenten-

auswahl Rücksicht auf die avisierte

Zielgruppe (z.B. Führungskräfte, Mit-

arbeitende Abteilung X, Gesamtbe-

legschaft) und die zu kommunizie-

renden Inhalte

Stimmen Sie Ihren Instrumentenein-

satz unbedingt ab. Idealerweise er-

gänzen sich die Einzelmassnahmen

und erreichen so eine erhöhte Ge-

samtwirkung. Achten Sie auch auf ei-

ne vollständige Integration Ihrer IK

in die Gesamtkommunikation des Un-

ternehmens

Legen Sie eine Kommunikationsinfra-

struktur an, die die einzusetzenden

Instrumente, die avisierten Zielgrup-

pen, die jeweils erhoffte Wirkung, die

geplante Frequenz und die Zustän-

digkeiten festhält. So behalten Sie

den Überblick

Kontrollieren Sie die gesetzten Teil-

ziele. Kontrollieren Sie aber auch die

Durchführung der Einzelmassnahmen

hinsichtlich Qualität und Frequenz.

Zudem empfiehlt es sich, die Situati-

onsanalyse periodisch zu aktualisie-

ren

Bei der Erstellung eines Konzepts kann

der von Einwiler u.a. (2008) vorgeschla-

gene Planungsprozess Hilfestellung bie-

ten, siehe dazu: Empfehlenswerte Bü-

cher zum Thema.

Identifikation mit dem Unternehmen ist nur

eines der IK-Ziele.

Seite 5


Empfehlenswerte Bücher zum Thema

Meckel/Schmid (Herausgeber):

Unternehmenskommunikation

2008, 556 Seiten, CHF 53.90

http://www.cosmos-business.ch/business/detail/ISBN-9783834909732

Nur Ein Kapitel zur IK (Einwiller u.a.), das aber dafür TOP. Zudem zahlreiche

andere interessante Beiträge.

Schick:

Interne Unternehmenskommunikation

2010, 244 Seiten, CHF 54.00

Detailansicht:


Tschumi:

Handbuch zum Personalmanagement

2009, 288 Seiten, CHF 69.00


Allgemeines Buch zum Personalmanagement mit praxisnahem, kurzen IK-

Teil. Die richtige Wahl, falls Ihre Interessen eher HR -Themen betreffen.

hingeschaut & hinterfragt:

Cosmos Business Zoom | Beiträge zu wirtschaftlichen und

rechtlichen Themen. www.cosmosbusiness.ch, by Cosmos Verlag AG

CH-3074 Muri b. Bern.

© Marc Aeberli, Cosmos Verlag AG, 3074 Muri-Bern (2011).

Zitierungen / Quellen:

i Zitat nach Einwiller u.a. (2008, S. 225). ii In Anlehnung an Einwiller u.a. (2008), Tschumi (2009). iii In Anlehnung an Einwiller u.a. (2008), Tschumi (2009). iv In Anlehnung an Einwiller u.a. (2008), Tschumi (2009) und Schick (2010). Einwiller, Sabine/Klöfer, Franz/Nies, Ulrich (2008): Mitarbeiterkommunikation, in: Meckel, Miriam/Schmid Beat

(Hrsg): Unternehmenskommunikation, Kommunikationsmanagement aus Sicht der Unternehmensfüh-rung, Wiesbaden, Gabler, S. 223-288.

Schick, Siegfried (2010): Interne Unternehmenskommunikation, Strategien entwickeln, Strukturen schaffen, Prozes-

se steuern, Stuttgart, Schäffer-Poeschel. Tschumi, Martin (2009): Handbuch zum Personalmanagement, Zürich, Praxium.




intere kommunikation

Documents