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2013

INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCION DE

LA ALCALDIA LOCAL DE PUENTE ARANDA.

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION...................................................................................................................3

1. OBJETIVOS....................................................................................................................4

1.1. OBJETIVO GENERAL....................................................................................................................4

2. SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCION..............................................................5

2.1. MECANISMOS DE LUCHA, FRENTE A ACTOS DE CORRUPCION, ANTITRAMITES y ATENCION AL CIUDADANO 2013, (CUMPLIMIENTO LEYES 1437 Y 1474 DE 2011 Y DECRETO 371 DE 2010)...........................................................................................................................5

2.2. PLAN ANTICORRUPCION ADOPTADO POR LA SECRETARIA DE GOBIERNO 2013...11

3. ESTRATEGIAS ACIONALES ADOPTADAS.................................................................13

3.1. MECANISMO PARA MEJORAR LA ATENCION A LA CIUDADANIA...................................13

3.2. INCLUSION EN LA PARTICIPACION CIUDADANA Y CONTROL SOCIAL........................14

3.3. CONTROL INTERNO DE LA GESTION ADMINISTRATIVA Y OPERATIVA.......................14

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INTRODUCCION.

La corrupción genera un impacto en el desarrollo político, social y económico de un país; perjudicando la democracia, generando esquemas de desigualdad en términos sociales, económicos y culturales, logrando así, la desestabilización de la calidad de vida de los ciudadanos.

Debido a esto, la Alcaldía Local de Puente Aranda, presenta las medidas implementadas y los seguimientos de cumplimiento para la mitigación de este problema, las estrategias antitrámites y el mejoramiento en el servicio Atención al Ciudadano, contando con el apoyo de los entes de control.

Todo esto tiene como fin, generar una administración transparente y optima, que logre fortalecer las relaciones con los ciudadanos, generar empoderamiento de los ciudadanos en los procesos de la localidad, de igual manera mejorar los procesos públicos.

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1. OBJETIVOS.

1.1. OBJETIVO GENERAL.

Dar a conocer el seguimiento del Plan Anticorrupción Interno de la Alcaldía Local de Puente Aranda y el Plan de Anticorrupción emitido por la Secretaria de Gobierno, mediante la medición de resultados que permiten generar y afianzar confianza a las personas ciudadanas con la administración local.

1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS.

Evaluar los resultados derivados de las actividades y/o procesos de cada área que conforma la Alcaldía Local de Puente Aranda en cumplimiento de los lineamientos de la normatividad vigente y los establecidos en los Planes de Anticorrupción adoptados con el fin de prevenir, minimizar, compensar y/o controlar los impactos significativos, y la estructuración de nuevas estrategias que promuevan el mejoramiento continúo.

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2. SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCION.

2.1. MECANISMOS DE LUCHA, FRENTE A ACTOS DE CORRUPCION, ANTITRAMITES y ATENCION AL CIUDADANO 2013, (CUMPLIMIENTO LEYES 1437 Y 1474 DE 2011 Y DECRETO 371 DE 2010).

En cumplimiento al estatuto Anticorrupción (Leyes 1437 y 1474 de 2011 y Decreto 371 de 2010), este despacho cuenta con el apoyo de personal en el tema de control y cumplimiento de los procesos gestionados a nivel local en el tema de calidad, del cual, una de las actividades funcionales es la identificación y actualización de los riesgos de mayor impacto en los procesos de Gestión y Adquisición de Recursos, Gestión para el Desarrollo Local, Gestión Normativa y Jurídica y Unidades de Mediación, para los procesos Atención a la Ciudadanía y Gestión de Comunicaciones por directriz de Nivel Central se está utilizando las matrices desarrolladas en mesas de trabajo para las 20 localidades de conformidad con los lineamientos establecidos en el procedimiento.

Respecto a los temas de anticorrupción, antitrámites y mejoramiento Atención al Ciudadano la Alcaldía desarrolla las siguientes medidas orientadas a garantizar la transparencia:

Tabla N° 1 Seguimiento al Plan Interno Anticorrupción

ESTRATEGIAS INTERNAS DE LA ALCALDIA LOCAL

SEGUIMIENTO DE LAS ESTRATEGIAS.

Creación, divulgación y cumplimiento de la circular 001 del 25 de junio de 2012 y la 002 del 18 de octubre de 2012, por las cuales se dictan lineamientos internos de seguimiento y control en las etapas del proceso contractual (planeación, ejecución, pagos y liquidación) orientados a fortalecer la capacidad administrativa.

Mediante las circulares emitidas por el Alcalde Local, se ordena al funcionario de planeación realizar la consulta de diagnostico de necesidades para la formulación de proyectos. Por otro lado, mediante los cabildos participativos y el funcionamiento del banco de programas y proyectos y la aprobación de las iniciativas por parte del CPL, la administración a logrado consolidar los diagnósticos que sirvieron y sirven como insumos para dar solución a las necesidad de la localidad mediante los proyectos de inversión.

También se emitió un comunicado a los funcionarios de planeación informándoles

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de la obligatoriedad del cumplimiento de la circular y adicional, se estableció un perfil el cual está encargado de hacer control preventivo anterior a la entrega de los estudios previos a la oficina de jurídica, con el fin de evitar errores técnicos es decir que se cumpla los formatos establecidos según el SIG de la Secretaria de Gobierno, la circular 002 emitida por el Alcalde y los requisitos que exija la ley.

De igual forma la Alcaldía ha gestionado por medio de la página WEB (http://www.puentearanda.gov.co/) la publicación del Plan de Contratación, el POAI, Plan de Acción Seguimiento a las metas del Plan de Desarrollo y la Circular 001 y la Circular 002 de 2012 expedida por la Administración Local, nombradas anteriormente. Estos se pueden descargar en el link DESCARGAS al final de la página WEB o en los links de acceso directo al lado derecho.

De acuerdo a la estrategia planteada y dando cumplimiento a las directrices de la Veeduría Distrital y la Secretaria de Gobierno, la información en términos de contratación, gestión administrativa y operativa, esta publicada en la página WEB.

Como estrategia para el mejoramiento en la atención a la ciudadanía se cuenta con la figura del Defensor Ciudadano, los usuarios pueden dirigirse al él para formular recomendaciones y propuestas con el fin de favorecer las buenas relaciones entre los ciudadanos y la Entidad.

1. Hay instrucciones precisas para que cualquier ciudadano que tenga una inconformidad con el servicio, acuda con el Defensor al Ciudadano para apoyarlo y buscar las soluciones.

2. Para dar evidencia del acercamiento de la entidad con la comunidad, el defensor al ciudadano en búsqueda de brindar un mejor servicio se reúne con el ciudadano y bajo acta de reunión se dejan las inconformidades y/o inquietudes, las cuales inmediatamente se le comunica al funcionario responsable para que brinde la solución respectiva al ciudadano.

Unificación del proceso de pagos de contratistas para una misma fecha, con

Debido a que en el 2 semestre del año 2012, los contratos de prestación de

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el fin de generar control y estabilidad a los procesos contables.

servicios seguían en curso, la administración en búsqueda de dar cumplimiento a esta estrategia, espero un lazo de tiempo para el vencimiento de los contratos, y en esta vigencia ha logrado unificar los procesos de pagos en un 100%, lo que se puede corroborar en la minuta de los contratos de prestación de servicios, y también se puede corroborar en la programación y cumplimiento del PAC.

Formato resumen del proceso de contratación y pagos de los contratistas, dando control y cumplimiento al procedimiento. Este formato mide el porcentaje de ejecución en términos de tiempo, recurso y actividades. Cada mes se genera una actualización para este formato. Actualmente esta implementado para los contratos de prestación de servicio internos (contratistas), pero la gestión se realizara también con los procesos de contratación externa, logrando así, la disminución de reprocesos.

Actualmente la administración está dando estricto cumplimiento al formato interno establecido para las personas naturales, el cual ha servido como guía para el control y seguimiento de la ejecución contractual. Por otro lado evidenciando la efectividad de este formato, se creo, divulgo y se está dando cumplimiento a un nuevo formato pero para las personas jurídicas, el cual brinda toda la información financiera, administrativa y operativo de la ejecución de contratos como convenios, etc.

Para el cumplimiento de los contratos y pagos, también se exige la entrega mensual de informes de actividades, evaluando el desempeño de los contratistas.

Dando cumplimiento a lo establecido en la circular 002 de Octubre de 2012, independientemente del pago se debe hacer entrega de los informes de actividades.

Por medio de la página de la Alcaldía los usuarios pueden consultar y solicitar el certificado de residencia en el link servicio en línea, el cual no permite modificar ninguno de los datos generales del ciudadano simplemente se puede modificar el trámite por el cual se solicita.

Según lineamiento de la Oficina de Atención al Ciudadano de la Secretaria de Gobierno, se está dando estricto cumplimiento a esta estrategia.

No se emite el CDP hasta que no se haya tenido la debida aprobación del comité técnico.

Se está dando cumplimiento a este proceso bajo el memorando 20131620007853 del 5/07/13 emitido por el Coordinador

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Administrativo y Financiero

Cumplimiento de la directriz de Secretaria de Hacienda para la gestión de los pagos.

Se da cumplimiento bajo un cronograma emitido por la Contadora del FDLPA, con el fin de lograr cumplir la programación y reprogramación del PAC y lograr girar los pagos.

Se han desarrollado procesos de participación ciudadana, como Cabildos y encuentros ciudadanos para generar apropiación por parte de toda la comunidad.

En la etapa en que se programo cabildos se realizo este proceso, y de acuerdo a los resultados se están articulando para la formulación de los proyectos.

Creación y comunicación de la carta trato digno al ciudadano, basada en parámetros planteados por Secretaria Distrital de Gobierno.

Bajo comunicación interna se le socializo a los funcionarios y esta publicada en zonas de las instalaciones de la Alcaldía.

Reporte y evaluación de satisfacción de los servicios prestados por la entidad.

Los cambios constantes que surgen de los niveles de percepción por parte de los ciudadan@, responde a criterios de satisfacción como: rapidez en la respuesta, disponibilidad horaria, atributos de los productos y/o servicios ofrecidos, el grado de información ofrecida, amabilidad y respeto del servidor público hacia el usuario, etc, son conocidos como expectativas, que determinan los niveles de calidad y grado de satisfacción de los usuarios.

Dado lo anterior la administración local, decidió realizar un modelo piloto de encuesta con 8 preguntas, que permitiera evaluar dos parámetros principales, para dar cumplimiento al Mantenimiento del Sistema de Calidad de SIG de acuerdo a los requisitos de la norma de calidad NTCGP 1000:2009: los numerales 5.2, 5.6 y el 7.2:

1. Nivel de percepción de la atención recibida, aspectos del servicio de atención, los servicios y/o productos

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que tienen más demanda, la importancia que tiene los atributos o especificaciones de los productos y/o servicios que se ofrece.

2. Nivel formativo para el diligenciamiento de la encuesta y los posibles impactos positivos y negativos en el proceso de medición.

El informe me decisión puede ser consultado en la Pág. WEB y en la oficina de Calidad de la Alcaldía Local.

Cumpliendo con reuniones del comité de contratación para todos los procesos.

Las reuniones se realizan de acuerdo a la necesidad para la contratación, es de aclarar que en estas reuniones se realizan modificaciones.

Se realizó un proceso de capacitación con la Veeduría para efectuar talleres en la creación de la matriz de riesgos, verificando los instructivos establecidos por Secretaria Distrital de Gobierno en los temas de licitación y contratación, contando con la participación interna de los funcionarios.

Como es pertinente se dio lugar a este proceso, pero como es de conocimiento el Sistema Integrado de Gestión adaptado por la Secretaria de Gobierno, es una estrategia Gerencial que está encaminada a mejorar la eficacia de los procesos misionales, con el fin de satisfacer las necesidades de los habitantes de la Ciudad de Bogotá; procesos que día a día se desarrollan en un entorno de constantes cambios, debido al dinamismo que se maneja en lo público.

Dado lo anterior el Sistema Integrado de Gestión de la Secretaria de Gobierno, se encuentra en un proceso de seguimiento y actualización de los procesos, procedimiento y/o formatos que determinan los lineamientos a seguir en cada actividad que desarrollamos, es así, que tanto el Nivel central y las Alcaldías Locales, se están reuniendo en mesas de trabajo, para lograr establecer y estandarizar el Sistema de Calidad. De igual forma es pertinente informar que está Administración Local, en su compromiso constante para brindar servicios y/o productos de calidad, mediante

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la mejora continua, está desarrollando procesos de capacitación y aplicación de la normatividad vigente (Leyes, Normas de Calidad y MECI), lo cual ha sido evidenciado, bajo un equipo de trabajo fortalecido y consciente, que constantemente están trabajando en aportar parámetros que regulen y apoyen al Sistema Integrado de Gestión, de igual forma se crearon las matrices de riesgos de todos los procesos articulando los de corrupción establecido en el Decreto 371 de 2010. Esto se puede corroborar en la Intranet de la Secretaria de Gobierno y la matriz consolidad con todos los riesgos de corrupción e la Pág. WEB de la Alcaldía Local.

Creación y Implementación del folleto Portafolio de Servicios a los ciudadanos, en el cual se describe las oficinas las actividades y deberes de la Alcaldía Local para toda la comunidad.

Esto se debe al compromiso de la Alcaldía de prestar un servicio eficaz y ameno, donde el ciudadano tenga conocimiento de lo descrito anteriormente y no les genere confusión y disgusto al momento de acudir a las instalaciones de la Alcaldía Local.

Cumplimiento de la circular 064 de 2012 Revisión, adecuación e implementación del procedimiento para el trámite de/los Derecho/s de petición de acuerdo con la Ley 1437 de 2011, emitida por Secretaria Distrital de Gobierno

La administración lleva una matriz de seguimiento a los derechos de petición con el fin de dar aviso a los responsables de la respuesta antes de que se cumplan los términos establecidos en la ley. En los casos que no se da la respuesta oportuna, se le pasa un informe al Alcalde Local para que tome la decisión pertinente y se logre dar respuesta a las solicitudes.

Memorando emitido por el Coordinador Admón. y Financiero bajo rad 20131620006533 y el rad 20131620009803

Seguimiento y control a los Derechos de petición mediante una base de datos que se retroalimenta con el Nº de respuesta, fecha y la salida; de igual forma con dos días de antelación de finalizar la fecha establecida se le comunica al servidor público que los términos de vencimiento para la respuesta se está cumpliendo.

Trazabilidad de los aplicativos SDQS y Orfeo, los cuales articulan los requerimientos registrados y tramitados

Bajo una matriz y unos informes mensuales se consolida las solicitudes del peticionario con el fin de generar un diagnostico y

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por las oficinas competentes.

brindar oportunamente la información pertinente.

Verificación y seguimiento de los requerimientos tramitados mes a mes mediante una matriz que se alimenta del estado actual de los mismos.

Los certificados de residencia emitidos para el Ministerio de Relaciones exteriores se expiden con la firma digitalizada y alzada en mano por el alcalde local, con el fin de verificar la transparencia del documentos, además se cuenta con un código de verificación el cual es generado por el aplicativo SI ACTUA.

Por ser una directriz se está dando cumplimiento.

Fuente: Alcaldia Local de Puente Aranda.

2.2. PLAN ANTICORRUPCION ADOPTADO POR LA SECRETARIA DE GOBIERNO 2013

ESTRATEGIAS INTERNAS DE LA ALCALDIA LOCAL

SEGUIMIENTO DE LAS ESTRATEGIAS.

Identificación de riesgos de corrupción y acciones para su manejo

Dando cumplimiento a las directrices de la Veeduría Distrital, la Dirección de Planeación y Sistemas de Información y los procesos y procedimientos establecidos por el Sistema Integrado de Gestión, y lo descrito en el Plan Anticorrupción del Nivel Central y como estrategia del Plan interno para los mecanismos de anticorrupción, se crearon las matrices de riesgo de cada proceso y se consolido una matriz de riesgos de corrupción con el fin de identificar, dar tratamiento y hacer seguimiento de los mismo como insumo para la toma de decisiones y el mejoramiento continuo.

Identificación de trámites

Priorizar los trámites a intervenir

Esta estrategia fue articulada internamente de forma autónoma por la administración como se explicó en el seguimiento al Plan Interno descrito anteriormente y se transcribe, así:

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Racionalizar los trámites

Cumplimiento de la circular 064 de 2012 Revisión, adecuación e implementación del procedimiento para el trámite de/los Derecho/s de petición de acuerdo con la Ley 1437 de 2011, emitida por Secretaria Distrital de Gobierno

La administración lleva una matriz de seguimiento a los derechos de petición con el fin de dar aviso a los responsables de la respuesta antes de que se cumplan los términos establecidos en la ley. En los casos que no se da la respuesta oportuna, se le pasa un informe al Alcalde Local para que tome la decisión pertinente y se logre dar respuesta a las solicitudes.

Memorando emitido por el Coordinador Admón. y Financiero bajo rad 20131620006533 y el rad 20131620009803

Seguimiento y control a los Derechos de petición mediante una base de datos que se retroalimenta con el Nº de respuesta, fecha y la salida; de igual forma con dos días de antelación de finalizar la fecha establecida se le comunica al servidor público que los términos de vencimiento para la respuesta se está cumpliendo.

Trazabilidad de los aplicativos SDQS y Orfeo, los cuales articulan los requerimientos registrados y tramitados por las oficinas competentes.

Bajo una matriz y unos informes mensuales se consolida las solicitudes del peticionario con el fin de generar un diagnostico y brindar oportunamente la información pertinente.

Verificación y seguimiento de los requerimientos tramitados mes a mes mediante una matriz que se alimenta del estado actual de los mismos.

Los certificados de residencia emitidos para el Ministerio de Relaciones exteriores se expiden con la firma digitalizada y alzada en mano por el alcalde local, con el fin de verificar la transparencia del documentos, además se cuenta con un código de verificación el cual es generado por el aplicativo SI ACTUA.

Por ser una directriz se está dando cumplimiento.

Estrategia institucional para la promoción de la participación y control social

Esta estrategia se fomentó bajo el esquema de los cabildos participativos y los encuentros ciudadanos, de igual forma se está dando un acercamiento de la comunidad mediante iniciativas ciudadanas en el banco de programas y proyectos y comisionados para el apoyo en la formulación del POAI 2012.. Por otro lado, los consejos los cuales están constituidos por ciudadanos de la localidad apoyan el proceso de promoción y apropiación en lo público.

Mecanismos para mejorar la Atención a la Ciudadanía

Esta estrategia está articulada con el seguimiento al plan Anticorrupción interno de la Alcaldía Local.

Fuente: Alcaldia Local de Puente Aranda.

3. ESTRATEGIAS ADICIONALES ADOPTADAS.3.1. MECANISMO PARA MEJORAR LA ATENCION A LA CIUDADANIA.

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Continuidad del Proceso de Medición.

Enmarcado en los criterios y definiciones del termino CALIDAD: “conjunto de características de un bien o servicio interrelacionadas entre sí para satisfacer necesidades y expectativas del cliente, usuario o en este caso ciudadan@s”, y como punto de partida para generar confiabilidad y reconocimiento de una entidad orientada en brindar servicios o bienes con calidad en búsqueda del bienestar de la comunidad, y siendo este proceso una herramienta gerencial que permite a la dirección coordinar estrategias y evaluar día a día lo que los ciudadan@s esperan de esta administración, acorde a la medición de resultados de las actividades que diariamente se realizan, se presenta un nuevo modelo de encuesta más precisa y fácil de entender al usuario enfocada solamente a la atención recibida, que permita compilar datos e información fáciles de medir.

La idea también, es lograr implementar cada trimestre o a al periodo que haya lugar, modelos de encuesta con diferentes perspectivas, esto quiere decir, una que este dirigida especialmente a los servicios y/o productos ofertados y demandados, otra para el cliente interno, ósea para los servidores públicos, otra que perfeccione los criterios de medición en cuanto atención al usuario y aspectos o actuaciones de los servidores públicos a la comunidad.

MODELO

3.2. INCLUSION EN LA PARTICIPACION CIUDADANA Y CONTROL SOCIAL.

GOBIERNOS ZONALES.

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Este nuevo proceso es una apuesta política para gobernar desde las UPZs, bajo los principios de eficacia, eficiencia y efectividad, con un trabajo organizado, entre los sectores del Distrito y la comunidad, que permitirá la toma de decisiones en la asignación presupuestal para cada uno de los barrios.

Así mismo buscará cualificar la participación ciudadana, a través de un diagnóstico que identificara las necesidades, intereses y visiones de las UPZs, construido por las entidades distritales, los Fondos de Desarrollo Local y las comunidades con el fin de territorializar la inversión en los barrios.

Esto será posible a partir de la conformación de instancias de carácter deliberativo y decisorio creadas por la Administración Distrital, los cuales estarán conformados por los REPRESENTANTES DE LA COMUNIDAD elegidos libremente por la ciudadanía, los directivos que designe el Consejo Local de Gobierno y por el equipo de la Alcaldía Local.

LOS PROPÓSITOS DE ESTA ESTRATEGIA SON:

Acercar la Administración Distrital y Local a las comunidades. Incentivar la democratización en los territorios. Fortalecer la gobernabilidad democrática local. La creación de una ciudadanía decisoria. Incrementar los diálogos entre los Actores del territorio, la Administración Distrital y Local y generar nuevos modelos de participación incidentes.

3.3. CONTROL INTERNO DE LA GESTION ADMINISTRATIVA Y OPERATIVA.

Con el fin de afianzar y brindar trasparencia y eficiencia de los procesos locales, la administración adopto un esquema de reuniones gerenciales parciales mensualmente, en las cuales se evalúan los pro y los contras encontrados en cada área de la administración y así logra evidenciar una visión más real asertiva para la toma de decisiones para la mejora continua; además esto también se debe a la estandarización del funcionamiento del MECI y el Sistema Integrado de Gestión.

En estas reuniones se evalúan:

Plan de Gestión.

Cumplimiento a los procesos y procedimientos como: proyectos de inversión, ejecución presupuestal, contratación, necesidades internas para visitas operativas a establecimientos de comercios, restitución del espacio público y obras y urbanismo.

Seguimiento a las actividades en las áreas de Oficina de Planeación, Oficina Normativa y Jurídica, oficina de Inspecciones, coordinación Admon y Financiera, Unidad de Mediación y Conciliación y sistema de Gestión de Calidad.

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