informasi akuntansi penjualan sebagai sarana...

S K R I P S I

BUDI TRI RAHARDJO

INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN SEBAGAI SARANA PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN PADA PERUSAHAAN UMUM GAS NEGARA

D I J A K A R T A

A - ? * ? / ? /

fceA

i

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS AIRLANGGA

S U R A B A Y A

1990

ADLN-PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

SKRIPSI INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN ... BUDI TRI

INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN

SEBAGAI SARANA PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN

PADA PERUSAHAAN UMUM GAS NEGARA DI J^KASTA

SKRIPSI

Diajukan Untuk Memperlengkapi Syarat-syarat Dalam

Memperoleh Gelar Sarjana Ekonotni Jnrusan

Akuntansi

oleh :

BUD1 TR1 RAHARDJO

No. Pokok : 04863242b

FAKULTAS EK0N0MJ UN J VERS1TAS AlKLANGGA SURABAYA

iyyu



S u r ab ay a , 19 g 0

Disetujui dan siap untuk diuji

Dosen Pembimbing

(Dra. Ec. H. Hariati Gaffar, Ak)



Surabaya, - v - / - 1991

Disetujui dan diterima baik

oleh

Ketua Jurusan Akuntansi Dosen Pembimbing

(Drs. Parwoto wignjohartojo, Ak) (Dra.Ec.H. Hariati Gaffar, Ak)



KATA PENGANTAR

Dengan menyebut asma Allah yang maha pengasih. lagi

maha penyayang, segala puji bagi Allah seru sekalian

alam, karena hanya limpahan rachmat dan karuniaNyalah,

penulis mendapat kekuatan, kesabaran, serta kemauan yang

keras, sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan

skripsi ini.

Pada kesempatan ini penulis menyampaikan rasa

teritna kasih yang sebesar-besarnya kepada Ibu Dra. Ec. H.

Hariati Gaffar, Ak yang penuh perhatian dan kesabarannya

dalam membimbing penulis dan menyelesaikan skripsi ini.

Kemudian penulis juga menyampaikan rasa terima

kasih kepada :

1. Bpk Drs. E c . Soedjono Abipraja, selaku Dekan Fakultas

Ekonomi Universitas Airlangga.

2. Bpk Drs. Ec. Arsono Laksmana, Ak, selaku Ketua Jurusan

Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Airlahgga.

3. Bpk dan Ibu staf pengajar di Fakultas Ekonomi

Universitas Airlangga, atas pendidikan selama penulis

mengikuti kuliah.

4. Segenap Pimpinan dan Karyawan Perum Gas Negara Cabang

Jakarta yang telah menyediakan waktu dan membantu

penulis dalam memberikan data dan informasi yang

bermanfaat bagi penyusunan skripsi ini.

5. Rekan-rekan terdekat yang baik secara langsung maupun



tidak langsung membantu dan tnemberikan dorongan kepada

penulis selama pembuatan skripsi ini.

6. Akhirnya terima kasih yang tak terhingga penulis

tujukan kepada yang tercinta Bapak, Ibu, Kakak serta

Adik yang telah memberikan do'a restu. bantuan serta-

dorongan moril dan materiil selama proses penyusunar.

skripsi ini.

Akhirnya penulis berharap semoga skripsi ini yen#

sangat sederhana ini dapat tnemberikan manfaat yang

positip bagi semua pembaca.

Surabaya, 14 November 1990

P e n u 1 is

ii



DAFTAK I'M

Ha] aman

KATA P E N G A N T A R .......................................... i

DAFTAR I S I ............................................ iii

DAFTAR G A M B A R ........................................... vi

DAFTAR L AMPIRAN ............................... ........ vii

BAB :

I. PE N D A H U L U A N ....................................... 1

1. Pandangan U m u m ............................... 1

2. Penjelasan J u d u l ............................. 3

3. Alasan Pemilihan J u d u J ..................... 5

4. Tujuan Penyusunan S kripsi................. 5

5. Sistematika Pembahasan S k r i p s i ........... 6

6. Met o d o l o g i .................................... 8

6.1. P e r m a salahan........................... t3

6.2. Pemecahan M a s a l a h ..................... 8

6.3. Scope A n a l i s a .......................... 9

6.4. Prosedur pcngumpulan dan

pengolahan d a t a ........................ 9

6.4.1. Prosedur pengutnpulan data.., 9

>6.4.2. Prosedur pengolahan data.... 10

II . LANDASAN TEORITJS MKNGKKAI SiSic.fi

INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN

i i 1



PENGENDALIAN INTERN P E N J U A L A N............ .........1 )

1. Pengertian Sistem, Prosedur dun nistnrn

A k u n t a n s i .................................... .........11

1.1. S i s t e m .................................. .........11

1.2. P r o s e d u r............................... .........15

1.3. Sistem Akuntansi................. ..............16

2. Pengertian Sistem Informasi Akuni.rir.si

dan Per a n a n n y a.............................. .........22

2.1. Pengertian Sistem Informasi

A k u n t a n s i .............................. .........22

2.2. Peranan Sistem Informasi Akuntansi 25

3. Pengendalian I n t e r n .................................28

3.1. Peng e r t i a n ............................ .........28

3.2. Hubungan P e n g e u d a l i n l e m

dengan Sistem Informasi Akuntansi. 32

4. Sistem dan Prosedur Penjualan...................33

III. TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN UMUM ni^ « p:

J A K A R T A ......................................... .........33

1. Sejarah Singkat Per u s a h a a n .......................39

2. Struktur Organisasi dan Job Description 43

3. Sistem dan Prosedur Penjualan pada

Perusahaan.................................. .........50

3.1. Prosedur pembacaan meter g a s ..............50

3.2. Prosedur pembualan rekening gas.. 54

3.3. Prosedur penagihan rekening gas.. 56

i v



3.4. Prosedur penerimaan u a n g ........... bJ

IV. ANALISA PEMB A H A S A N........... 6C

1. Analisa Permasalahan Yang T i m b u l ....... b2

2. Analisa Pemecahan M a s a l a h ................ 65

2.1. Pembenahan pada prosecui ^embacaan

meter g a s .......................... 66

2.2. Pembenahan pada pros*-J;ir pembuatan

reken ing g a s .......................... 67

2.3. Pembenahan pada prosedur penagihan

rekening g a s .......................... 69

2.4. Pembenahan pada prosedur

penerimaan u a n g ...................... 70

V. KESIMPULAN DAN S A R A N ............................ 73

1. K esimpulan................................... 73

2 . S a r a n ......................................... 7e

DAFTAR. KEPUSTAKAAN

V



DAFTAR GAMBAR

Nomor Halamari

1. General Aims of System and Methods W o r k ...... Hi

2. Hubungan antara Sistem Informasi Akuntansi

dengan Organisasi Perusahaan dan Lingkungannya 27

3. Bagan Organisasi Perum Gas Negara Cabang

J a k a r t a ............................................... 49

4. Flow Chart Pembacaan M e t e r ....................... 53

5. Flow Chart Pembuatan R e k e n i n g ................... 55

6. Flow Chart Penagihan R e k e n i n g ................... 57

7. Flow Chart Penerimaan U a n g ....................... 604

vi



DAFTAR LAMPIRAN

Nomor Lampiran

1 , Rekening Gas

2. Bon Kas Putih

3. Bon Kas Biru

4. Meter Gas

5. Daftar Penagihan Tanggal (DPT)

6. Boderel

7. Tar if Langganan Gas Perum Gas Negara Cabang

Jakarta

vii



B A h i

PKNDAHULUAN

Pada saat-saat dewasa ini Indonesia sedang

mengalami perkembangan perekonotnian van g mp.ju

sekali. Hal ini menuntut adanya suatu mann j prima yang baik

dan dapat bekerja secara efisien dan efektif. Dalam

raenunaikan tugasnya, manajemen membutuhkan alat atau

sarana pembantu yang dapat memperlancar dan memperlincah

tindakan- tindakan, sehingga manajemen dapat menetapkan

kebijaksanaan yang menguntungkan perusahaan.

Sehubungan dengan hal tersebut disamping

diperlukan kecakapan manajer juga t • ^ ’-•-ya suati

sistem informasi yang baik dan memadai, sehingga data

yang disampaikan bisa cepat sampai ditangan yang

memerlukan dan akurat.

Salah satu alat sistem i n f o r m a l yur.*j in'1 di

dalam perusahaan adalah bersuttiber cistern akuntansi,

yang atau sering disebut dengan istilah asingnya yaitu

Accounting Information System.

Dengan semakin berkembangnya suatu usaha atau

suatu perusahaan, maka semakin rumit problem-problem

yang akan dihadapi oleh perusahaan. Tnnpa adanya sistem

akuntansi yang baik .perusahaan yang bersangkutan tidak

akan berjalan derigan baik, Sf;dangkan kemampuan suatu

1



sistem dari perusahaan untuk dapat bekerja dengan h*tk

sebagian besar tergantung dari kemampuari akuntansinyi,

guna memberikan gambaran tentang t’akta-t’akta k e u a n O n

sebaik-baiknya yang berhubungan dengan kegiatan usaha

p erusahaan.

Di dalam memimpin perusahaan, seorang manajer

dengan mengingat rumitnya permasalahan, tidak *kar. dapat

secara keseluruhan menjalankan fungsi pimpinan, sthingga

harus ada fungsi-fungsi tertentu yang didelegasikan

kepada bawahan. Pendelegasian seluruh fungsi kepada

bawahan adalah tidak mungkin sebab dengan demikian

praktis pimpinan tidak punya kegiatan apa-apa. Salah ratu

fungsi pimpinan yang tidak dapat didelegasikan kepada

bawahan adalah fungsi pengji'.iasan . Dengan adanya

pengawasan diharapkan segala tindakan akan dapat

dilaksanakan sesuai dengan rencana, sehingga

kemungkianan penyelewengan yang dapat merugikan akan

dapat ditekan sekecil-kecilnya dan sercu?. tird-!::..*' H*\pat«

terorganisir dengan baik dan teratur. Judi pengertian

pengawasan disini merupakan usaha yang terus-menerus

secara sistematik, yang bertu.juan agar mana.jemen dapat

mengetahui sampai dimana pelaksanaan rencaria-rencana

dapat dilaksanakan. Dalam hubungan ini sistem akuntansi

akan dapat membantu pimpinan untuk mengadakan pengawasan

secara efektif.

Sistem akuntansi merupak^r. duau saran

2



untuk mengadakan suatu pengendalian yang dengan

sendirinya antara .satu bagian lainnya saling mengontrol.

Pengontrolan ini terutama akan terlihat di rinlntn h? j 1

pelaksanaan dari tiap-tiap bagian, yang akhirnya akan

melaporkan kepada pimpinan.

Tanpa adanya suatu sistem akuntansi atau tepatnya

sistem informasi akuntansi, maka bisa diibaratkaa

perusahaan tersebut berjalan meraba-raba dalam kegelapan

karena tidak tahu arah dan tujuan, sert&. ..-.ithui

keadaan sekelilingnya.

Jadi sebenarnya sangatlah terasa akan kebutuhan

suatu sistem akuntansi beserta sistem informasinya bagi

suatu perusahaan, apabila perusahaan yang bersangkutan

ingin tetap hidup.

Judul siripsi ini adalah :

"INFORHASI AKUNTANSI PENJUALAN .-SMiAGAl SARAH A

PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN PADA PERUSAHAAN UMUM GAS

NEGARA DJ JAKARTA".

Berikut ini akan diuraikan penjelasan dari judul

tersebut di atas agar para pembaca ti'i&M salah dalam

mengintepretasikannya.

INFORMASI

adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yr.ntf

berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pelaksanaan



kegiotannyn Urnt.nmn | ■ 11 > j'nmb i ; :in kujm \U:;-ni rbirt

pt-ugeniJa 1 i. an i n t o un .

AKUNTANSI

Adalah suatu aktivitas jasa. Berfungsi memberikan

informasi kuantitatif, terutama bersifat finansiil,

tentang kesatuan ekonomi yan? Ui ... •■■’.lUn dap.i-

dimanfaatkan dalam pengambilan keputusan ekonomi dan

dalam pengambilan pilihan yang beralasan di antara cara

bertindak alternatif.

PENJUALAN

Adalah aktivitas perusahaan yang yuridis merupakan

penyerahan hak tnilik atas suatu barang/jasa kepada

p e m b e 1i .

SARANA

Adalah suatu benda atau yang dibendakan baik yang

berwujud konkrit tnaupun abstrak yang dapat membantu atau

dipergunakan dalam pelaksanaan kegiatan atau tugas.

Sarana dalam kaitan skripsi ini adalah sistem informasi

akuntansi penjualan.

PENGENDALIAN INTERN

Adalah mel-iputi struktur organisasi dan ?emna c a r a - c a n serta alat-alat yang dikoordinasikan yang digunfck^n dalam perusahaan yang bertujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi di dalam operasi dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu.

‘1

Zaki Bari.lwf.n, Slalom Akuutmiui llLM iyiuaJiiS iL d a n M ^ t o d e . Cytakan kelima, bagian Penerbitan Akademi Akuntansi YKPN, Yogyaknrta. 1979, haJaman 7.



PERUSAHAAN UMUM GAS NEGA R A 03 JAKARTA

Adalah nama dan tempat dim*-.- penn I.is tnnngadakan

penelitian untuk penulisan skripsi ini.

Secara keseluruhan arti dari INFORMASI AKUNTANSI

PENJUALAN SEBAGAI SARANA PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN

PADA PERUSAHAAN UMUM GAS NEGARA DI JAKARTA adalah adanya

suatu peranan yang cukup penting dari informasi

akuntansi penjualan sebagai dasar untuk pengendalian

intern penjualan pada Perusahan Umum Gas Di Jakarta.

3. Alas.aa P ^ jiiililm n . JAitJul

Aktivitas penjualan gas bagi Peru'sah.vj* Gas

Negara Di Jakarta merupakan hal yang pent.-ng,

mengingat dari hasil penjualan akan mengakibatkan

terjadinya aliran dana masuk (cash inflow), yang akan

digunakan untuk membiayai Perusahaan Umum Gas Negara Di

Jakarta. Untuk itu perlu diadakan atau diciptakan suatu

informasi akuntansi penjualsn yang memadai yang akan

menunjang keberhasilan dalam pengendalian intern

p e n j u a l a n .

Dengan alasan tersebut di atar. mska penulis

merasa tertarik untuk memiJih ju-iul skripsi ini.

4. T.uJuan. L'anyuiiiumii. S iu r it ii i

Dengan menggali pcrniasa lPhr"n yang limbul dalam

aktivitas penjualan gas pada Perusahaan Umum Gas Negara



Di Jakarta serta mempetajari 1itoratur-Litorntur yaiv

berhubungan dengan permasalahan tersebui c**^i

cara mengatasinya, diharapkan ponulis dap^; mcMant-Mh dan

memperdalam pengetahuannya untuk bekal dikemudian hari

serta membuka mata penulis akan kenyataan-kenyataan yang

terjadi dalam praktek.

Disamping itu penulis juga berharap agar skripsi

ini bermanfaat bagi Perusahaan Umum Gas Negara Cabang

Jakarta, terutama sebagai petunjuk dalam memecahksn

masalah dan sekaligus untuk menumbuhkan kesadaran dan

pengertian tentang arti penting informasi akuntansi

penjualan dalam rangka pengendalian intern penjualan gas.

Pembahasan pada skripsi penulis pilah-

pilahkan menjadi beberapa bab sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini penulis akan menguraikan menger.ai

pandangari umum, penjelasan judul, ala^an

penulis mengapa mcmilih judul tersebut, tujuan

penyusunan skripsi, sistematika skripsi dur

yang terakhir adalah metodologi yan£

mencakup pormasa lahan, pemecahan masalah, scope

analisa serta prosedur penguiripu lan dan

pengolahon data.



BAB U : LAND AS AN. TKUR I T l : i M ENGKNA 1 r.ir.TKM 1 NFO UHA.'j I

A K U N T A N S I P K N J U ALAN DAN AN 1NTEKN

PENJUALAN.

Pada bab ini penulis akan menguraikan mengenai

teori-teori yang mendasari pemikiran penu'is

dalam penyusunan skripsi ini yaitu pengertian

sistem dan prosedur, sistem informasi

penjualan, pengertian pengendalian intern, da:i

lain sebagainya.

BAB III : TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN UMUM GAS NEGARA

JAKARTA

Pada bab ini penulis akan men j e i&sKar. mengenai

sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi

dan Job description, sistem dan prosedur

penjualan pada Perusahaan Umum Gas Negara

Jakarta serta sistem informasi akuntansi

penj u a l a n n y a .

BAB IV : ANALISA PEMBAHASAN

Pada bab ini penulis akan menguraikan secara

rinci mengenai analisa permasalahan yang timbul

dan mengenai analisa pemec^han masalah.

BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini penulis al*~r. -.omher i kan beberapa

kesimpulan dari pembahasan skripsi ini dan

akhirnya memberikan beberapa saran yang mungkin



bisa dipergunakan sebagai bahan i-t. lmbangjn

oleh Perusahaan Uiuum Gas Negara Cabang Jakarta

dalam mengadakan penyempurnaan.

6.1. Permasalahan

Dalam hubungannya dengan masalah-masalah

penjualan, dan juga betapa pentingnya dan rawannya suatu

penjualan itu bagi perusahaan, maka sudah sewajarnya -

apabila di dalam suatu perusahaan harus Jiadakan suatu

sistem akuntansi penjualan beserta sistem informasinya:

Untuk itu perlu diadakan suatu i-> "ormasi akuntansi

penjualan yang memadai, yang akan mennnisn^ :.*■ ~hasilan

dalam pengendalian intern penj,iftlan oleh pimpinan

perusahaan. Berdasarkan pengamatan penulis pada

Perusahaan Umum Gas Negara Cabang Jakarta, permasalahan

yang dihadapinya adalah masih sulitnya pimpinan

perusahaan dalam melakukan pengendalian terhador

penjualan gas. Dan hal ini banyak disebabkan ol*h

informasi akuntansi penjualan yang kurang memadai.

6.2. Pemecahan masalah

Berdasarkan permasalahan yang timbul seperti di

atas, maka untuk mengatasinya penulis mengemukakan

pemecahan masalah sebagai berikut :

"Dengan adanya informasi akuntansi penjualan yang

memadai, dapat membantu mengatasi permasalahan yang

timbul, sehingga badan usaha dapat berjalan secara



y

efisien dan efektif".

6.3. Scope analisa

Memperhatikan berbagai keterbaL^r-a.j maka

dalam pembahasan skripsi ini p e n u 1 :** mcmbatasi hanya pada

masalah-masalah yang berhubungan dan berkaitan erat

dengan sistem dan prosedur pencatatan dan penagihan

rekening gas serta penerimaan kas beserta hubungannya

dengan pengendalian intern penjualan gas.

6.4. Prosedur pengumpulan dan pengolahan data

6.4.1. Prosedur pengumpulan data

Untuk penulisan skripsi ini penulis melakukan

pengumpulan data dengan cara sebagai berikut :

Menyusun daftar pertanyaan secara terperinci untuk

memperoleh data tentang hal-hal yang sekiranya penulis

p e r l u k a n .

Melakukan wawancara langsung dengan pimpinan, staf,

karyawan yang relevan dengan penyediaan data-data yang

penulis perlukan.

Melakukan pencatatan secara sistematis data yang

penulis perlukan.

Mengumpulkan data-data siap pakai seperti : bagan

struktur organisasi, formu1ir-formulir.

Mengumpulkan dan menpelajari literatur yang

berhubungan dan bermanfaat untuk p'r^yusunan skripsi

i n i .



6.4.2. Prosedur pengolahan data

Disini penulis raengadakari ana]is

membandingkan data-data yang diperoleh

teori yang dikemukakan dalam bab landasan

pembahasan skripsi ini.

a d origan oar a

d e r'.gr\p t <? o l i -

!.eot itis g.ina



LANDASAN TEORITIS MENGENAI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PENJUALAN DAN PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN

BAB.II

Seperti telah kita ketahui bahwa tiap-tiap

perusahaan pasti memiliki tujuan, maka dari itu pimpinan

perusahaan berkepentingan untuk mengetahui jalannya

perusahaan apakah telah sesuai dengan yang direncanakan

atau tidak. Pada perusahaan kecil, pimpinan dapat

iangsung turun tangan sendiri dalam mengurusi pekerjaan

setiap bagian berhubung masih sedikitnya bagian yang ada

dalam perusahaan, sehingga pimpinan dapat mengetahui

keadaan dalam perusahaan. Apabila perusahaan telah

berkembang menjadi besar, maka pekerjaan yang harus

ditangani oleh pimpinan bertambah banyak pula sehingga

pimpinan tidak mampu untuk menangani pekerjaannya

sendiri, oleh sebab itu sebagian tugas dan wewenang

pimpinan harus didelegasikan pada orang lain. Sehingga

pimpinan perusahaan membutuhkan alat untuk mengadakan

pengawasan dan mengetahui kemajuan yang dicapai.

Kebutuhan ini dapat dipenuhi dengan adanya sistem

akuntansi yang direncanakan dengan baik.

L.1. S istem

Menurut Richard F. Nurschel, sistem dapat

diartikan sebagai berikut :

A system is a network of related procedures

11



developed according to one itegrated scheme forperforming a major activity of the business.2

Dari definisi tersebut dapat diketahui bahwa sistem

adalah jaringan prosedur yang erat hubungannya satu sama

lain, yang disusun menjadi satu kesatuan untuk

melaksanakan aktivitas utama perusahaan.

Menurut William A. Shode dan Dan Voich J. R dalam

bukunya "Organization and M a n ajement", suatu sistem

mempunyai enam ciri yaitu :

1. Perilaku berdasarkan tujuan tertentu. Disini berarti suatu sistem terorientasikan pada sasaran t e r t e n t u .

2. Keseluruhan. Keseluruhan berarti melebihi jumlah semua bagian.

3. Keterbukaan. Hal. ini berarti sistem saling berhubungan dengan sebuah sistem yang lebih besar yaitu lingkungannya.

4. T r a n s f o r m a s i . Hal ini berarti bagian yang beroperasi akan menciptakan sesuatu yang mempunyai nilai.

5. Antar hubungan. Hal ini berarti berbagai macam bagian harus cocok satu sama lain.

6. Mekanisme kontrol. Hal ini dimaksudkan adanya kekuatan yang mempersatukan dan mempertahankan sistem tersebut.

Sedangkan tujuan dari dibentuknya suatu sistem

adalah sebagai berikut :

1. To improve the information provided by the system, in quality, timeliness, or structures of information. (Memperbaiki penyajian informasi, baik kualitas, waktu maupun struktur dari informasi)

12

2Cecil Gillespie, Accounting System Px q .c s dura s. and H q t h o d e s . Prentice Hall of India Private Limited, New Delhi, Third Edition, 1881, halaman 12.

30nong Uchjana Effendy, Sistem Informasi dalam Mnna.iemen. Penerbit Alumni, Bandung, 1984, halaman 50.



2. To improve the accounting control and internal check, information ajid to proviide complete records of accountability for the protection of the assets of the business. (Memperbaiki pengawasan administratif dan kontrol intern, untuk menjamin kebenaran dari informasi pembukuari serta kelengkapan pencatatan aktiva perusahaan).

3. To decrease the clerical cost of keeping the records. (Menurunkan biaya-biaya administrasi).^

Setiap tugas penyusunan sistem dan prosedur memperhatikan

ketiga maksud tersebut secara bersamaan, yang digambarkan

dalam diagram segitiga berikut :

GAMBAR 1

General Aims of System and Methods Works

Improved Information

Reduced Clerical Improved Internal

Cost Check

Sutnber : Cecil Gillespie, Accounting System Procedures and m e t h o d s . Prentice Hall of India Privat.e Limited, Third Edition, New Delhi, 1981, halaman 1.

Maksud dari gambar di atas adalah terdapat

hubungan yang erat antara ketiga maksud tersebut.

Misalnya perbaikan internal control dengan jalan

pemisahan fungsi mungkin akan menyebabkan penambahan

biaya, sehingga akhirnya yang dipilih adalah tugas dimana

biaya tidak begitu besar, tetapi pengendalian intern

cukup bisa d i p e r h a t i k a n .

^Cecil Gillespie, Qe. c i t . halaman 7



Untuk memberikan informasi yang lebih baik, maka

informasi yang dihasilkan harus lebih baik dari

sebelumnya ditinjau dari segi kualitas. Misalnya tujuan

untuk mengetahui jumlah pesanan yang harus dilayani

setiap saat, maka laporan yang dibuat sesuai dan searah

dengan tujuan tersebut, yakni dibuat buku penerimaan

pesanan, sehingga bisa diketahui jumlah pesanan setiap

waktu baik yang sudah dipenuhi atau yang belum dipenuhi.

Ditinjau dari segi ketepatan waktu, apakah informasi

itu dilaporkan tidak terlambat dari kebutuhan. Misalnya

pimpinan ingin mengetahui berapa jumlah pesanan yang

belum dipenuhi sampai hari ini, sehingga ia dapat raembeli

bahan baku yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan

tersebut, maka hendaknya sudah tersedia lagi laporari

informasi jumlah pesanan yang belum terpenuhi. Ditinjau

dari segi struktur informasi, dalam bentuk apa informasi

itu disajikan apakah penyajiannya sudah cukup, memadai,

uraiannya harus jelas, lengkap dan singkat.

Dengan adanya kontrol intern yang baik dan

disertai dengan pemisahan fungsi yang jelas, maka akan

mengakibatkan adanya pengecekan antar bagian yang ada.

Adanya prosedur yang jelas dan teratur di dalam suatu

perusahaan serta yang diikuti oleh semua pegawai tentu

dapat meningkatkan kontrol intern, sehingga informasi

yang dihasilkan oleh berbagai bagian perusahaan akan

lebih dapat dipercaya.

14



lb

Yang dimaksud dengan mengurangi biaya tata usaha

(Reduced Clerical Cost), adalah dengan adanya sistem dan

prosedur yang baik dapat dicegah adanya pemborosan waktu

yang dihemat dengan pembuatan blanko yang dirancang

dengan baik sebelumnya, sehingga dapat ditulis dengan

angka-angka saja atau sedikit huruf/kata-kata. Dapat pula

diketik sekaligus beberapa rangkap, baik yang fungsinya

sama maupun berbeda, seperti pembuatan faktur yang sudah

dibuat blankonya sedemikian rupa sehingga dapat diketik

sekaligus beberapa rangkap dengan surat perintah

pengiriman, packing slip dan lain-lain. Penghematan waktu

di atas termasuk adanya penghematan tenaga karena

berkurangnya pekerjaan, jika penghematan tenaga karena

berkurangnya pekerjaan, jika penghematan waktu dan tenaga

dihargai dengan uang seperti penghematan biaya. Disamping

itu penghematan atas alat-alat habis pakai karena

dihematnya waktu, bentuk dan ukuran yang •tepat dari

alat-alat tersebut seperti kertas, alat tulis lainnya

serta listrik dan lain-lain.

Informasi yang lebih baik berarti memberikan alat

bantu yang lebih baik bagi manajemen dalam pengambilan

keputusan. Demikan pula adanya pengendalian intern yang

iebih baik berarti memberikan alat bantu pengawasan bagi

nanajer dalam pengambilan keputusan.

1.2. Prosedur

Menurut Richard. F. Neuschel, prosedur dapat



diartikan sebagai berikut :

A procedure ... is a sequence of clercal operations usually involving several people in one or more departments, established to ensure uniform handling of a recurring trancaction of the business.^

Maksud dari definisi tersebut adalah prosedur merupakan

suatu urut-urutan pekerjaan yang biasanya melibatkan

beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun

untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap

transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi.

Raitan antara sistem dan prosedur adalah prosedur

merupakan bagian dari suatu sistem. Dalam suatu sistem

biasanya terdiri dari lebih satu prosedur, dimana

prosedur-prosedur dalam suatu sistem mempunyai hubungan

yang erat dan saling m e m p e ngaruhi. Hal ini akan berakibat

jika satu prosedur mengalami perubahan, maka prosedur

lainnya akan terpengaruh sehingga perlu juga untuk

dipertimbangkan suatu prosedur yang harus mengikuti* pokok

pikiran yang ada dalam sistem, tetapi kotnbinasi dari

berbagai prosedur yang berbeda tidak akan membentuk

suatu sistem.

1.3. Sistem Akuntansi

Oleh Hadori Yunus, sistem akuntansi diartikan

sebagai berikut :

Suatu alat yang dipakai untuk mengorganisir atau menyusun, mengumpulkan dan mengiktisarkan keterangan-keterangan yang menyangkut seluruh

16

^Cecil Gillespie, i b i d . halaman 2



17

transaksi-transaksi perusahan, dimana parapegawai, kegiatan-kegiatan, bagan-bahan danmasing-masing dapat disatupadukan sedemikian rupa sehingga pengawasan (baik oleh pimpinan perusahaanlangsung maupun oleh pihak-pihak lain yangberkepentingan secara tidak langsung) dapat dijalankan sebaik-baiknya.

Selanjutnya definisi sistem akuntansi yang

diberikan oleh Howard F Stettler adalah sebagai berikut :

Sistem akuntansi adalah formulir-formulir, buku-buku catatan, prosedur-prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan diperlukan oleh , manajemen untuk mengawasi usahanya dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, k r e d i t u r’ dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi perusahaan.

Dari beberapa definisi mengenai sistem akuntansi

di atas dapat kita simpulkan bahwa sistem akuntansi

terdiri dari beberapa elemen-elemen sebagai berikut :

1. Formulir

Yakni segala surat-menyurat penting yang

dipergunakan dalam perusahaan.

Formulir merupakan pokok dalam sistem akuntansi

yang dapat digunakan untuk menoatat suatu

transaksi pada saat terjadinya sehingga menjadi

bukti tertulis dari transaksi yang terjadi seperti

faktur penjualan, bukti kas keluar dan, dapat

8Hadori Yunus, Sistem Akuntansi dan P e n g a w a s a n , Bagian Penerbitan Fakultas Ekonomi Universitas Gajah Mada, Yogyakarta, 1973, halaman 12.

'Zaki Baridwan, Sistem A k u n t a n s i . Penyusunan r Prosedur djajl M e t o d e . Bagian Penerbitan Akademi Akuntansi YKPN, Yogyakarta, 1981, halaman 1-2.



digunakan juga untuk melakukan pencatatan lebih

lanjut. Yang dimaksud dengan pencatatan lebih

lanjut disini adalah mencatat bukti-bukti

transaksi dalam buku jurnal maupun buku besar.

Formulir yang digunakan untuk:

a. Menetapkan hasil operasi (kegiatan), fungsi ini

meliputi :

- Distribusi, yaitu untuk penggolongan

kuantitas dan jumlah rupiah yang angkanya

diambil dari berbagai dokumen dan formulir

untuk dimasukkan ke dalam suatu daftar, tabel

dan sebagainya. Kata "Distribusi" dalam arti

ini dipakai dalam berbagai istilah seperti :

distribusi penjualan, distribusi pembelian,

distribusi biaya upah dan sebagainya. Dalam

hal ini misalnya angka penjualan

didistribusikan ke dalam tabel . berlajur

menurut berbagai jenis barang yang dijual.

- Pembuatan laporan tentang hasil operasi,

misalnya laporan operasi berbagai bagian

perusahaan untuk diserahkan pimpinan

perusahaan. Operasi (kegiatan) adalah segala

aktivitas dalam perusahaan yang menyebabkan

terjadinya suatu perubahan dalam suatu

k e a d a a n .

b. Mencatat perubahan (mutasi) yang terjadi dalam



masing-masing harta dan hutang perusahan.

Formulir yang digunakan untuk keperluan ini

disebut akun (account, perkiraan, rekening,

k o n t o ).

c, Sebagai alat perintah atau alat pernyataan

permintaan, misalnya untuk membeli bahan-bahan

baku atau barang dagangan untuk dijual kembali,

guna memberi intruksi kepada bagian gudang

untuk mengeluarkan barang yang dipesan, guna

memberikan instruksi kepada bagian pengiriman

untuk mengirimkan barang kepada langganan.

d. Untuk mempermudah perencanaan aktivitas

perusahaan, tindak lanjutnya (follow up) dan

penyesuaian rencana.

Misalnya :

- Mula-mula disusun rencana produksi serta

jadwal produksi untuk barang • y$ng akan

dihasilkan.

- Sesudah produksi telah dilaksanakan, maka

produksi sebenarnya (aktual) dibandingkan

dengan produksi yang d i r e n c a n a k a n .

- Jadwal produksi disesuaikan dengan mengingat

produksi yang dikehendaki, persediaan barang,

pesanan pelanggan yang belum dipenuhi.

. Buku Catatan

Di dalam sistem akuntansi akan terdapat beberapa



buku-buku yang digunakan untuk melakukan

t r a n s a k s i .

Buku-buku catatan itu adalah :

- Jurnal, merupakan buku catatan pertama.

- Buku Besar, merupakan buku catatan akhir. Buku%

besar ini dapat juga dipisahkan menjadi dua

yaitu buku besar umum dan buku pembantu . Buku

besar umum berisi rekening-rekening neraca,

rekening rugi laba yang disusun menurut

klasifikasi t e r t e n t u .

3. Adalah suatu urutan tindakan atau kegiatan tata

usaha yang biasanya menyangkut beberapa petugas

dalam satu atau beberapa bagian dan yang

ditetapkan untuk pelaksanaan suatu transaksi

perusahaan yang terjadi berulang-ulang secara

seragam. Dalam suatu perusahaan pengolahan

(Manufakturing) akan terdapat beberapa. sistem yang

merupakan kumpulan dari beberapa sistem yang

merupakan kumpulan dari beberapa prosedur.

Sistem-sistem dan prosedurnya adalah sebagai

berikut :

a. Sistem penjualan dan penerimaan uang terdiri

dari prosedur-prosedur :

- Prosedur pesanan penjualan

- Prosedur pembuatan faktur

- Prosedur perintah pengiriman barang

20



- Prosedur distribusi penjualan

- Prosedur piutang

- Prosedur penerimaan uang

b. Sistem pembelian dan pengeluaran yang terdiri

dari prosedur-prosedur :

- Prosedur order pembelian dan penerimaan

barang

- Prosedur hutang

- Prosedur pengeluaran uang

c. Sistem personalia dan penggajian terdiri dari

prosedur-prosedur :

- Prosedur personalia dan pencatatan waktu

- Prosedur penggajian

d. Sistem produksi dan biaya terdiri dari

prosedur-prosedur :

- Prosedur pengawasan produksi dan persediaan

- Prosedur akuntansi biaya

4. Alat-alat yang dimaksud disini adalah alat yang

digunakan untuk melakukan pencatatan sehingga

dapat dihasilkan laporan. Alat-alat disini dapat

berbentuk mesin-mesin pembukuan, mulai dari yang

sederhana sampai dengan yang cukup rumit termasuk

k o n p u t e r .

Dalam perusahaan dagang ataupun jasa yang tidak

melakukan kegiatan produksi, maka tidak terdapat sistem

produksi dan biaya karena sistem akuntansi yang akan

21



disusun untuk suatu perusahaan tidak sama, perlu

diperhatikan sifat-sifat khusus masing-masing

perusahaan.

Bantuan yang dapat diberikan oleh sistem akuntansi

terhadap manajemen seperti yang dijelaskan oleh Hadori

Yunus dalam bukunya Sistem Akuntansi dan Pengawasan

adalah sebagai berikut :

1. Sistem akuntansi menyajikan bentuk-bentuk formulir dan buku-buku yang diperlukan di dalam melaksanakan segala kegiatan dan transaksi.

2. Sistem akuntansi memberikan pedoman mengenai tata kerja dan prosedur sebagai pedoman pokok pe l a k s a n a a n .

3. Sistem akuntansi mengatur semua pencatatan segala kekayaan perusahaan serta penggun a a n n y a .

4. Sistem akuntansi mengatur pencatatan semua kegiatan-kegiatan perusahaan dan pendapa t a n n y a .

5. Sistem akuntansi memberikan bahan pengendalian laporan-laporan tentang harta, hutang dan modal beserta hasil-hasil usaha yang diperoleh.

6. Sistem akuntansi memberikan bahan-bahan informasi dan pengawasan yang luas dan berguna sebagai sumber bahan pertimbangan untuk menentukan langkah-langkah selanjutnya bagi pimpinan perusahaan.

22

2. Eengertian Sistem Informasi Akuntansi dan Peranannva

2.1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Sampai saat ini masih banyak orang raenganggap

bahwa Sistem Informasi Manajemen sama dengan Sistem

Informasi Akuntansi. Hal ini disebabkan oleh karena pada

hakekatnya baik Sistem Informasi Manajemen maupun Sistem

Informasi Akuntansi mempunyai karakteristik atau ciri

^Hadori Yunus, Qp. c i t . halaman 18-19



yang sama. Perbedaan keduanya terletak pada ruang

1ingkupnya.

Untuk memperjelas perbedaan keduanya, istilah di

atas maka perlu untuk memahami lebih dahulu pengertian

masing-masing istilah tersebut.

- Manurut Cecil Gillespie

A management information system is a system for collecting storing (in some situatons), manipulating and reporting as required the informatiion needed for making programmed management' d e c i s i o n s ." 9

- Menurut Gordon B Davis

Sistem informasi manajemen yaitu sistem manusia/mesin yang terpadu uuntuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah o r ganisasi".10

Pada definisi ke 1 di atas mencakup operating decisions

(keputusan operasi). maupun short term planning decision

(keputusan perencanaan jangka pendek). Operating

decision lazimnya bersifat repetitive (berulang-ulang)

dan fleksibel sesuai dengan kenyataan yang dialami

perusahaan, serta pada umumnya dilaksanakan oleh petugas

yang sama, misalnya keputusan pemberian kredit kepada

pembeli atau calon pembeli, keputusan instruksi pembuatan

barang yang meliputi jenis yang akan diproduksi, mutu,

23

®Cecil Gillespie, Qp. c i t . halaman 61410Gordon B Davis, Kerangka Dagar

Hana.iemen Bagian L - P e n g a n t a r . Seri Manajemen No. 90 diterjemahkan oleh Lembaga Penelitian dan Pembinaan Manajemen dan PT Pustaka Binawan Pressindo, Edisi ke dua, Jakarta, 1985, halaman 3.



jumlah dan kapan diproduksi, sedangkan short decision

merupakan keputusan yang diperlukan untuk menyusun suatu

rencana operasi dan keuangan untuk tahun depan atau suatu

masa yang biasanya lebih pendek seperti satu

kuartal/triwulan. Sedangkan definisi menurut Gordon B

Davis menyebutkan adanya sistem manusia/mesin, artinya.

bahwa di dalam sistein ini merupakan sistem kombinasi

antara mesin-mesin dan orang-orang yang bekerja bersama-

sama dalam suatu kesatuan guna memberi informasi untuk

menunjang operasi, manajemen dan fungsi pengambilan

kepu t u s a n .

Sedangkan untuk sistem informasi akuntansi

terdapat definsi yang berbeda pula. Ruchiyat Kosasih

menyebutkan bahwa :

Sistem informasi akuntansi ialah kumpulan manusia dan suraber-sumber modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk penyiapan informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan pengolahan data t r a n s a k s i . ^

Dari kutipan di atas dapat ditarik kesimpulan/suatu

pengertian bahwa sistem informasi akuntansi melakukan

t'ungsi akuntansi, klasifikasi, prosesing, analisis dan

komunikasi informasi keuangan yang relevan.

Jadi informasi manajemen mengolah semua informasi

yang masuk ke dalam perusahaan, semua aktivitas dalam

11Barry E Cushing, Sistem Informasi Akuntansi dan Qrtfanisasi p e r u s a h a a n . Diterjemahkan oleh Drs. Ruchiyat Kosasih, Edisi ke tiga, Penerbit Erlangga, Jakarta, 1983.

24



perusahaan dan menyajikan baik informasi yang bersifat

finansial maupun non finansial. Sistem informasi

akuntansi hanya berhubungan dengan data dari informasi

tertentu saja seperti :

- Informasi Keuangan

Contoh : Budget, Analisa Investasi Modal

- Informasi yang dihasilkan dari pemrosesan data

Contoh : Informasi persediaan, Informasi dalam

kwalitas dan sebagainya.

Jadi sistem informasi akuntansi merupakan bagian atau

subsistem dari sistem informasi manajemen di dalam

p e r u s a h a a n .

2.2. Peranan Sistem Informasi Akuntansi

Dalam menghadapi perkembangan dunia usaha yang

semakin luas dan persaingan yang ketat menimbulkan

persoalan-persoalan yang komplek, maka peranan dari

sistem informasi akuntansi menjadi semakin. penting.

Dengan demikian, maka tingkat manajemen dalam perusahaan

mulai dar^ top manajemen yang bertanggung jawab di dalam

mencapai * semua tujuan peruusahaa dan juga operating

manajemen yang bertanggung jawab untuk mencapai tujuan

khusus dari tiap departemen, semuanya membutuhkan

informasi untuk melaksanakan pekerjaannya.

Dalam hal ini sistem informasi akuntansi merupakan

sunber utama dari informasi yang dibutuhkan tersebut,

tetapi bukan merupakan satu-satunya sumber informasi bagi

25



manajemen, keadaan dunia usaha pada umumnya juga

merupakan sumber informasi yang penting yaitu seperti :

keadaan p e r e k onomian, penemuan teknologi baru, peraturan

pemerintah, situasi pasar dan lain-lain. Untuk lebih

jelasnya Ruchiyat Kosasih menggambarkan hubungan antara

sistem informasi akuntansi dengan organisasi perusahaan

dan lingkupnya seperti dalam gambar 2.

Ditinjau dari sudut pemakai informasi akuntansi

yaitu siapa saja yang dapat menggunakan informasi

akuntansi tersebut sebagai dasar pengambilan keputusan,

maka dapat digolongkan menjadi dua golongan pemakai

yaitu pihak extern perusahaan yang terdiri dari customer,

supplier, stock holders, employees dan goverment,

disamping itu informasi akuntansi juga diperlukan oleh

pihak intern organisasi perusahaan.

Dengan demikian, maka sistem informasi akuntansi

haruslah diciptakan sedemikian rupa, sehingga dapat

memenuhi kebutuhan secara efektif baik pihak ekstern

maupun intern. Jika manajemen kurang atau terlambat

mendapatkan informasi, maka tindakan-tindakan yang

dilakukan oleh manajemen menjadi tidak efektif dan ini

nembawa pengaruh yang kurang baik bagi organisasi

perusahaan, demikian juga kalau pihak ekstern kurang

mendapat informasi, hal ini akan menyebabkan kerugian

pihak ekstern tersebut. Oleh karena itu sistem informasi

akuntansi memainkan peranan yang amat penting di dalam

26



27

G A M 9 A R 2

HU2U*,G AN A N T A R A S I S T E M I N F O R M A S I A K U N T A N S I

D E N G A N O R G A N I S A S I P E R U S A H A A N

DAN L I N G K U f J G ANf . 'YA

Sunber ; Berry E Cushing, terjemahan Ruchyat Kosasih,Sistem Informasi Akuntansi dan rrcjanisasi Perusahaan, Edisi keliga," P e n e r B i t 'Erlangga”"Jakarta, 1983, hai 5



28

membantu mencapai organsasi yang efektif.

3. P-angendalian Intern

3.1. Pengertian

Pengendalian intern dalam suatu perusahaan

merupakan hal yang penting. Jika suatu perusahaan

mengabaikan adanya pengendalian intern, maka akan

menyebabkan kegagalan untuk mencapai tujuan semula

dan akhirnya akan menyebabkan jatuhnya perusahaan

tersebut. Mengingat pentingnya pengendalian intern bagi

perusahaan, maka berikut ini akan dikemukakan pengertian

pengendalian intern.

Menurut Norma Pemeriksaan Akuntan adalah :

Sistem pengendalian intern meliputi rencana organisasi serta semua metode dan ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam suatu perusahaan untuk melindungi harta miliknya, mencek kecermatan dan keandalan data akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan manajemen yang telah digariskan. ^

Dari definisi tersebut terkandung dua macam kontrol yang

merupakan tujuan dari sistem pengendalian intern itu

eendiri yaitu :

- Pengendalian akuntansi yang bertujuan untuk

menjaga keamanan harta perusahaan dan memeriksa

kebenaran dan ketelitian data akuntansi.

- Pengendalian administratif yang bertujuan untuk

12Ikatan Akuntan Indonesia, Norma Pemeriksaan Akuntan r Penerbit Ikatan Akuntan Indonesia, 1986, hal 31.



memajukan efisiensi dalam operasi dan membantu

dltaatinya kebijakan pimpinan yang sudah

d i g a r i s k a n .

Pengertian di atas adalah pengertian dalam arti luas,

sedangkan pengertian dalam arti sempit adalah saroa dengan

internal cek yaitu tnekanisme saling uji antara beberapa

petugas. Internal cek ini merupakan prosedur dalam bidang

pembukuan dimana dapat diperoleh kebenaran angka dengan

menggunakan dua atau beberapa orang secara terpisah untuk

memperoleh hasil yang sama.

Jadi pengendalian intern yang dimaksud disini

lebih luas dari internal eek. Maksud dari

sistem pengendalian intern adalah agar rencana yang telah

ditetapkan dapat berjalan secara menguntungkan, efektif

dan ekonomis.

Unsur-unsur pengendalian intern yang baik

seperti dikemukakan oleh Ikatan Akuntan • .Indonesia

meliputi hal-hal sebagai berikut

• 1. Satu bagan organisasi dimana terdapat pemisahan

fjngsi secara tepat.

2. Sistem pemberian wewenang serta prosedur

pencatatan yang layak agar tercapai pengendalian

akuntansi yang cukup atas aktiva, hutang-hutang,

pendapatan dan biaya.

3. Praktek-praktek yang sehat harus diikuti dalam

melaksanakan tugas dan fungsi setiap bagian

29



organisasi.

4, Pegawai-pegawai yang kualitasnya seimbang dengan

tanggung jawabnya.

ad 1. Rencana Organisasi

Rencana organisasi antara perusahaan yang satu

dengan perusahaan yang lain dapat saja berbeda, tetapi

pada umumnya rencana organisasi yang memuaskan haruslah

sederhana dan fleksibel dan dapat menerangkan secara

tegas mengenai garis wewenang dan tanggung jawab di

antara bagian-bagian di dalam organisasi perusahaan.

Sesuatu hal yang penting yang perlu diperhatikan

agar pengendalian intern yang baik dapat tercapai yaitu

perlu adanya pemisahan fungsi operasi, penyimpanan,

akuntansi dan pengawasan intern. Oleh karena itu tidak

dibenarkan apabila seseorang dalam perusahaan merangkap

dua/tiga dari keempat fungsi di atas, karena jika

perangkapan fungsi terjadi, maka hal tersebut akan

menimbulkan terjadinya kecurangan atau manipulasi dalam


ad 2. Sistem Pemberian Wewenang dan Prosedur Pencatatan

Sistem pemberian wewenang dan prosedur pencatatan

dalam suatu perusahaan merupakanalat bagi manajemen untuk

mengawasi operasi perusahaan dan transaksi yang terjadi

serta untuk mengklasifikasikan data akuntansi dengan

tepat. Agar transaksi yang terjadi serta operasi

perusahaan dapat diawasi dengan baik, maka perlu

30



ditetapkan prosedur terlebih dahulu, demikian juga

mengenai penggunaan formulir-formulir yang merupakan

bukti terjadinya transaksi tersebut, bagaimana arus

formulir tersebut dalam prosedur , rekening-rekening apa

yang akan digunakan untuk mencatat transaksi yang

terjadi, beberapa lembar formulir harus dibuat, siapa

yang harus melaksanakan dan memisahkan formulir, buku-

buku apa yang dipakai, semuanya itu perlu dicantumkan

dalam pedoman prosedur dengan uraian yang jelas dan

sederhana agar dapat dimengerti dan mudah dilaksanakan

oleh yang bertugas, juga agar keseragaman pencatatan

transaksi dapat tercapai.

ad 3. Praktek-praktek yang Sehat

Yang dimaksud dengan praktek-praktek yang sehat

dalam hal ini yaitu dimana setiap pegawai perusahaan dalam

melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur yang telah

ditetapkan. Praktek-praktek yang sehat dalatn, perusahaan

dapat tercipta antara lain dengan melalui pembagian

tugas, baik antar bagian maupun antar orang yang harus

melakukan suatu pekerjaan, praktek yang sehat dapat

terjadi di setiap bagian perusahaan dan kegiatan yang

biasanya tidak disebutkan dengan tegas dalam pedoman

prosedur. Oleh karena itu apabila semua pegawai dapat

melakukan pekerjaanatau tugas sesuai dengan prosedur yang

ada, jadi tidak asal saja, maka diharapkan dapat terwujud

suatu pengendalian intern yang baik.

3 1



ad 4. Pegawai

Adanya struktur organisasi yang tepat dan

prosedur-prosedur yang baik belum menjamin terwujudnya

suatu pengendalian intern yang memadai, oleh karena itu

perlu dldukung oleh pengawai yang mempunyai tingkat

kecakapan yang sesuai dengan tugas yang dibebankan, agar

prosedur-prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan

dapat dilaksanakan scara efisien dan efektif.

3.2. Hubungan Pengendalian intern dengan Sistem Informasi

A k u n t a n s i .

Sistem informasi akuntansi dipergunakan oleh

pimpinan perusahaan di dalam pengambilan keputusan.

Pengambilan keputusan yang tepat berarti pekerjaan yang

dilakukan sesuai dengan yang d i r e n canakan, sedangkan

ditinjau dari segi efisiensi, maka pekerjaan yang

dilakukan sesuai dengan rencananya dikatakan efisien dan

salah satu tujuan dari pengendalian intern adalah

memajukan efisiensi operasi.

Adanya perangkapan fungsi yang membahayakan ini

berarti adanya suatu sistem pengendalian intern yang

jelek. Pengendalian intern yang jelek ini berarti tidak

dapat dipercayainya informasi-informasi yang dihasilkan

oleh bagian akuntansi.

Jadi dapat dikatakan bawa sistem pengendalian

intern yang baik sangat menunjang efektivitas sistem

informasi akuntansi dan sebaliknya pula sistem informasi

32



33

akuntansi menunjang pula bagi efektivitas sistem

pengendalin intern.

4. Sisten d a n P r o a e d u r Pen.iualan

Prosedur penjualan melibatkan beberapa bagian

dalam perusahaan dengan maksud agar penjualan yang

terjadi dapat diawasi dengan baik. Bagian-bagian yang

terlibat dalam prosedur adalah bagian pesanan, bagian

kredit, bagian pengiriman dan bagian billing serta dapat

pula ditambahkan bagian gudang. Fungsi dari tiap-tiap

bagian itu adalah sebagai berikut:

1. Bagian Pesanan Penjualan

Pada perusahaan yang masih berskala kecil umumnya

bagian pesanan penjualan dipegang oleh pemilik, tetapi

untuk perusahaan yang telah berkembang menjadi besar,

maka bagian pesanan penjualan merupakan suatu bagian

yang berdiri sendiri di bawah bagian penjualan.

Fungsi bagian pesanan penjualan meliputi :

a. Mengawasi semua pesanan yang diterima.

b. Melengkapi informasi surat pesanan yang diterima

dari langganan mengenai spesifikasi barang dan

tanggal pengiriman.

c. Meminta persetujuan penjualan kredit dari bagian

k r e d i t .

d. Menentukan tanggal pengiriman dan apabila gudangnya

lebih dari satu, maka menentukan dari gudang mana



barang akan dikirim.

e. Membuat surat perintah pengiritnan dan back order

serta tembusan-tembusannya.

f. Membuat catatan mengenai pesanan-pesanan yang

diterima dan mengikuti pengirimannya,sehingga dapat

diketahui pesanan-pesanan mana yang belum dipenuhi.

g. Mengadakan hubungan dengan pembeli mengenai barang-

barang yang dikembalikan oleh pembeli, membuat

catatan dan mengeluarkan bukti memorial (jurnal

voucher) untuk bagian piutang.

h. Mengawasi pengiriman barang barang untuk contoh

( s a m p l e ) .

Bagian Kredit

Dalan prosedur penjualan, setiap pengiriman barang

untuk memenuhi pesanan pembeli yang syaratnya kredit,

harus mendapatkan persetujuan, maka bagian kredit

menggunakan catatan yang dibuat oleh bagian piutang

untuk tiap-tiap langganan mengenai sejarah kreditnya,

jumlah maksimum dan ketetapan waktu pembaya r a n n y a .

Persetujuan bagian kredit biasanya ditunjukkan dalam

Surat Perintah Pengiriman yang diterima dari bagian

pesanan penjualan. Apabila pembeli merupakan langganan

baru, maka semua lembar surat perintah pengiriman dari

bagian pesanan penjualan diserahkan kepada bagian

kredit, baru setelah disetujui didistribusikan kepada

masing-masing bagian.



3. Bagian Pengiriman.

Bagian pengiriman bertugas untuk mengirim barang-

barang kepada pembeli. Pengiriman ini hanya boleh

dilakukan apabila ada Surat Perintah Pengiriman juga

bertugas untuk mengirimkan kembali barang-barang

kepada penjualnya apabila keadaan barang tidak sesuai

dengan yang dipesan. Pengembalian barang ini dilakukan

apabila ada debit memo untuk retur pembelian.

4. Bagian Billing (Pembuatan Faktur)

Tugas bagian pembuatan faktur adalah sebagai berikut :

a. Membuat faktur penjualan dan tembusan-tembusan atau

melengkapi data harga dan perkalian dalam faktur.

b. Menghitung biaya kirim penjualan dan pajak yang

dipungut atas barang yang dijual yang dibebankan

kepada pembeli.

c. Memeriksa kebenaran penulisan dan perhitungan-

perhitungan dalam faktur yang diserahkan kepada

p e m b e l i .

h . Bagian Gudang

Tugas dari bagian gudang adalah sebagai berikut :

a. Menerima barang-barang dan melaporkan penerimaan

ini secepatnya kepada yang b e r s a ngkutan.

b. Menyimpan dan memelihara dengan seksama barang-

barang yang diterima.

c. Menyerahkan barang atas dasar perintah dari orang

yang berhak.

35



d. Meinberikan pertanggung jawaban pada setiap saat

mengenai pemeliharaan barang-barang, dengan membuat

administrasi persediaan gudang.

Pengelolaan order penjualan dimulai dengan

permintaan pembelian dari langganan. Setelah order

diterima, perusahaan akan nvenyerahkan lembar ke dua order

pembelian sebagai pengakuan kepada langganan. Bagian

penjualan akan meneliti keadaan pelanggan tersebut,

apakah kondisinya baik. Bila pelanggan tersebut baik,

order akan disetujui oleh bagian penjualan dan ditanda

tangani order pembelian tersebut, dimana lembar ke satu

ditahan oleh bagian penjualan sebagai arsip.

Berdasarkan order pembelian, bagian penjualan akan

membuat order penjualan rangkap empat dengan distribusi

sebagai berikut : lembar satu, dua dan tiga diserahkan ke

bagian gudang barang selesai dan lembar keempat

diarsipkan menurut nomor urut di bagian penjualan, Jika

suatu produk yang dipesan merupakan back order, maka

catatan tanda hal tersebut dibuat pada order penjualan

dan satu lembar disimpan oleh petugas gudang barang

selesai untuk referensi dikemudian hari.

Setelah gudang menerima order penjualan, akan

menyiapkan barangnya untuk kemudian diserahkan ke bagian

pengiriman, seorang petugas pengiriman akan

ir.enandatangan i satu lembar order ponjuaLan yang

menunjukkan kuantitas yang pasti yang harus dikirim,

36



lembar tersebut dikirimkan ke bagian pemfakturan, lembar

yang tinggal dari order penjualan akan dimasukkan sebagai

slip pengepakan yang diserahkan bersama-sama dengan

barang pada waktu dikirimkan kepada pelanggan. Order

penjualan ini setelah ditandatangani pelanggan

dikembalikan ke bagian pengiriman.

Bagian faktur menyiapkan faktur rangkap tiga

berdasarkan order penjualan yang diterima. Setelah faktur

disiapkan, lembar pertama dan ke dua dikirimkan kepada

pelanggan, lembar ketiga dikirimkan ke bagian piutang

untuk dibukukan, sedangkan lembar pertama dan ke dua

digunakan sebagai penagihan pada saat jatuh tempo. Faktur

lembar pertama dan ke dua beserta order penjualan lembar

ke dua yang ada tanda tangan langganan diserahkan ke

bagian penagihan untuk dilakukan penagihan. Bagian

penagihan menyusun daftar inkaso yang secara bersama-sama

dengan faktur diserahkan ke petugas penagiahan.. Setelah

tertagih, faktur lembar dua dan order penjualan lembar

dua kembali ke bagian pemfakturan untuk difile. Pada hari

yang sama petugas penagih menyetor uang hasil penagihan

ke kasir. Kemudian kasir membuat bukti penerimaan kas

rangkap tiga, dimana lembar pertama diberikan ke bagian

pembukuan, lembar ke dua ke bagian pemfakturan bersama

aama dengan faktur yang tidak tertagih, lembar ketiga

sebagai arsip kasir.

Bedanya dengan pembayaran atas inisiatif langganan

37



yaitu setelah kasir menerima uang dari bagian surat masuk

atau nota kredit dari bank, maka kasir membuat bukti

penerimaan kas rangkap tiga dengan distribusi sebagai

berikut: lembar satu ke bagian pembukuan, lembar ke dua

ke bagian pemfakturan, lembar ketiga sebagai arsip.

Bagian pemfakturan setelah menerima lembar ke dua, maka

disiapkan faktur-faktur yang telah dibayar. Faktur lembar

satu saja yang dikirimkan ke langganan lewat pos.



BAB III * S U R A B*.

TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN UMUH GAS NEGARA JAKARTA

1. Se.iaraii Singkat Perusahaan

Perusahaan gas di Indonesia pertama kali dilakukan

oleh Firma LJN Eindhoven-Grvenhage yang telah mendapat

konsensi untuk mendirikan pabrik gas di Batavia (Jakarta)

pada tanggal 19 November 1958.

Pada tahun 1963 Firma LJN beralih status menjadi

N.V. yang dikenal dengan nama Nederlands Indeshe Gas

Maattschappy (N.V.N..G.M), dengan modal Nf. 3,5 juta yang

terdiri dari 7.000 lembar saham.

Dalam rangka metnperluas usahanya N.V.N.I.G.M.

berturut-turut mendirikan cabang di tujuh kota di

Indonesia yaitu :

1 . Surabaya tahun 1879

2 . Semarang tahun 1898

3. Bogor tahun 1901

4. Medan tahun 1919

5. Bandung tahun 1921

6 . Cirebon tahun 1925

7. Ujung Pandang tahun 1937

Bidang usaha N.V.N.I.G.M memproduksi gas untuk

keperluan penerangan, sebagai bahan untuk memasak dalam

rumah tangga serta peraanasan pada industri, N.V.V.I.G.M

disamping memproduksi gas juga tnelebarkan usahanya di

39



bidang kelistrikan yang diperkenalkan pertama kali di

Indonesia pada tahun 1905.

Setelah 2aman pendudukan Jepang di Indonesia

berakhir, pengusahaan pabrik-pabrk N.V.N.II.G*H dikuasai

lagi oleh Belanda dan kemudian berganti nama menjadi

Overzeese Gas dan Electricitiet Maatschappy

(N.V.O.E.G.M). Pada tahun 1958 N.V.O.E.G.M diambil alih

oleh pemerintah Republik Indonesia dan berada di bawah

Badan Pengambilalihan Perusahaan Listrik dan Gas (BP3LG).

Dengan PP No. 69 tahun 1961 N.V.O.E.G.M diganti

namanya dengan Badan Pimpinan Umum Perusahaan Listrik

Negara (BPUPLN), dimana perusahaan-perusahaan gas di

seluruh Indonesia dimasukkan dalam salah satu explotasi

dari BPUPLN, yang disebut eplotasi XIV.

Dengan PP No. 19 tahun 1965 ixplotasi XIV diubah

menjadi Perusahaan Gas Negara yang berdiri sendiri di

bawah pengelolaan Departemen Pekerjaan Umum d^n Tenaga

Listrik (PUTL). Dengan Surat Keputusan Presiden Republik

Indonesia No. 15 tahun 1978 Perusahaan Gas Negara berada

di bawah pengelolaan Departemen Pertambangan dan Energi.

Pelaksanaan Kepres ini ditetapkan dengan surat keputusan

Menteri Pertambangan dan Energi No. 629/Kpts/Pertamb/1978

bahwa pembinaan Perusahaan Gas Negara dilakukan oleh

Direktorat Jendral Minyak dan Gas Bumi. Terakhir dengan

Peraturan Pemerintah No. 27 tahun 1984 tanggal 15

September 1984, Perusahaan Gas Negara diubah Perusahaan

40



Umum (Perum Gas Negara). Dalam sejarah tersebut di atas,

PGN mengalami 4 (empat) perubahan masa periode, yaitu :

1. Periode Swasta Asing (1864-1958)

Tahun 1864-1945 : NV. NIGH (Nedrlands Indische Gas

Maatschappy). Dasar pendirannya

adalah "Hak Konsensi" yang

diberikan Pemerintah Hindia Belanda

pada waktu itu

2. Periode Transisi (1958-1961)

Tahun 1958-1961 Badan Pengambil Alih Perusahaan

Perusahaan Listrik dan Gas(BP3LG).

Sebaga akibat dari pengambil alihan

perusahaan swasta Belanda oleh

Pemerintah Republik Indonesia, maka

NV. OGEM berada di bawah "Badan

Pengambil Alih Perusahaan Listrik

dan Gas (BP3LG) antara tahun 1958-

1961.

3. Periode BPU-PLN (1961-1965)

Tahun 1961-1965 : Badan Pimpinan Umum PLN (PLN

Explotasi XIV). Berdasarkan PP No.

69/1961 yang merupakan pelaksanaan

dari Undang-undang No. 19/1960

bahwa PGN dimaksud dalam Explotasi

XIV, didirikan Badan Pimpinan Umum

Perusahaan Listrik Negara (BPUPLN),

41



dimana perusahaan gas yang ada

diseluruh Indonesia dimaksudkan

dalam satu explotasi dari BPUPLN

tersebut, yaitu PLN Explotasi XIV,

di bawah Departemen Pekerjaan Umum

dan tenaga. Periode ini berakhir

pada tahun 1965.

4. Periode PGN (1965-sampai sekarang)

1. Berdasarkan pada PP No. 19/1965 Juncto PP No. 11/

1969, jis No. 30/1970, BPUPLN dibubarkan dan

dibentuk Perusahan Gas Negara (PGN) dan Perusahaan

Listrik Negara.

2. Dengan demikian mulai saat itu PGN dipisahkan dari

PLN. Tahun 1965-1984 PGN terpisah dari PLN,

berdasarkan PP No. 11-1969, jiis No. 30-11970,

BPUPLN dibubarkan dan dibentuk PGN dan PLN di bawah

Departemen Pekerjaan Umum dan Tenaga Listrik.

3. Tahun 1984 Perum Gas Negara (PGN) berdasarkan PP.

No. 27-1984, tanggal 15 September 1984, di bawah

Departemen Pertambangan dan Energi.

Berdasarkan sejarah perusahaan yang telah

diuraikan, dapat diketahui bahwa Perusahaan Gas Negara

merupakan perusahaan yang telah lama berdiri, yaitu

kurang lebih satu seperembat abad walaupun dengan

berbagai kondisi yang telah dialami perusahaan tetap

dapat melaksanakan tugas dan fungsinya.



43

2. S t r u k t u r Q r a a n i s a s i dan. J.ob.

Untuk memperjelas tugas dan wewenang yang ada pada

Perum Gas Negara Cabang Jakarta, maka dibentuklah suatu

struktur organsasi dan job description seperti tampak

pada penjelasan berikut ini.

Perum Gas Negara Cabang Jakarta ini dalam membentu

struktur organisasinya menganut sistem garis dan staff.

Adapun struktur organisasi Perum Gas Negara Cabang

Jakarta beserta keterangan dari bagan tersebut dapat

dilihat pada halaman 49.

Perum Gas Negara di dalam menjalankan

usahanya terdapat berbagai unsur, antara lain :

a. Unsur Pimpinan : Kepala Cabang

b. Unsur Pelaksana Utama : 1. Bagian Perencanaan

2. Bagian Pemasaran

3. Bagian Teknik

4. Bagian administrasi

: 1. Sub Bagian Perencanaan

2. Sub Bagian Kalkulasi

3. Sub Bagian Service

4. Sub Bagian Operasi

5. Sub Bagian Pemeliharaan

dan Bengkel.

6 . Sub Bagian Keuangan

7. Sub Bagian Pembukuan

8 . Sub Bagian Tata Usaha

b. Unsur Pelaksana



L a n g g a n a n .

9. Sub Bagian Kepegawaian

10. Sub Bagian Secretariat

Adapun tugas dan tanggung jawab dari unsur-unsur

tersebut di atas sebagai berikut :

KEPALA CABANG

Bertanggung jawab kepada Pimpinan/Direktur Utama Perum

Gas Negara.

Tugas :

- Mengepalai Kepala Bagian Perencanaan, Pemasaran, Tehnik

dan A d m i n istrasi.

- Memimpin para bawahannya agar bekerja secara efektif

dan efisien.

BAGIAN PERENCANAAN

Bertanggung jawab kepada Kepala Cabang

Tugas :

- Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas, kegiatan

perencanaan meliputi perencanaan sesuai Rencana Kerja

dan Anggaran Bagian Perencanaan yang telah digariskan

oleh perusahaan.

- Dan lain sebagianya yang berhubungan.

SUB BAGIAN PERENCANAAN

Bertanggung jawab kepada Kepala bagian perencanaan

Tugas :

- Melakukan inspeksi secara berkala terhadap segala

sambungan pipa dan segala peralatannya.

44



- Melakukan perencanaan-perencanaan penggambaran terhadap

instalasi sambungan pipa yang baru.

BAGIAN PEMASARAN

Bertanggung jawab kepada Kepala Cabang

Tugas :

- Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas kegiatan

pemasaran meliputi bidang kalkulasi, service sesuai

Rencana Kerja dan Anggaran Bagian Pemasaran yang telah

digariskan oleh perusahaan.

- Dan lain sebagainya yang berhubungan.

SUB BAGIAN KALKULASI

Bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Pemasaran

Tugas :

- Melaksanakan dan bertanggung jawab atas kegiatan

kalkulasi instalasi pipa dan biaya instalasi calon

pelanggan yang sesuai kebijaksanaan yang digariskan

oleh perusahaan.

- Dan sebagainya yang berhubungan dengan tugasnya.

SUB BAGIAN SERVICE

Bertanggung jawab kepada Kepala bagian Pemasaran.

Tugas :


service kepada pelanggan sesuai kebijaksanaan yang

telah digariskan oleh perusahaan.

Dan lain sebagainya yang berhubungan dengan tugas dan

kewaj i b a n n y a .

45



BAGIAN TEKNIK

Bertanggung jawab kepada Kepala Cabang.

Tugas :

- Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas keglatan

teknik meliputi operasi dan p e m e 1iharaan dan bengke)

sesuaai dengan Rencana Kerja dan Anggaran Bagian Tehnik

yang telah digariskan oleh perusahaan.

- Dan lain sebagainya yang berhubungan.

SUB BAGIAN OPERASI

Bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Tehnik.

Tugas :

- Melaksanakan dan tertanggung jawab atas kegiatan

operasi mengatur dan melayani masalah meter gas,

penyambungan dan lain sebagainya sesuai dengan

kebijaksanaan yang digariskan oleh perusahaan.

- Dan lain sebagainya yang berhubungan dengan tugas dan

kewajibannya.

SUB BAGIAN PEMELIHARAAN DAN BENGKEL

Bertanggung jawab kepada Kepala bagian Tehnik.

Tugas :


reparasi dan pemeliharaan peralatan yang tidak bisa

dipakai, sehingga bisa dipakai kembali dan pemeliharaan

bangunan-bangunan yang dipergunakan untuk operasi

perusahaan sesuai dengan kebijaksanaan yang digariskan

oleh p e r u s a h a a n .

4B





BAGIAN ADMINISTRASI

Bertanggung jawab kepada Kepala Cabang.

Tugas :

- Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas kegiatan

administrasi meliputi keuangan, pembukuan, tata usaha

langganan, kepegawaian dan kesekretariatan sesuai

Rencana Kerja dan Anggaran Bagian Administrasi yang


- Dan lain sebainya yang berhubungan.

SUB BAGIAN KEUANGAN

Bertanggung jawab kepada Kepala bagian Administrasi.

Tugas :

~ Melaksanakan dan bertanggung jawab atas kegiatan

administrasi, penyimpanan uang tunai, surat-surat

berharga dan barang inventaris Perum Gas Negara Cabang

Jakarta sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan.


kewaj i bannya.

SUB BAGIAN PEMBUKUAN


Tugas :

- Melaksanakan dan bertanggung jawab atas kegiatan*

kegiatan pembuatan dan pencatatan buku-buku harian,

jurnal-jurnal , buku besar, buku tambahan/perincian,

47



tata usaha barang persediaan gudang, tata usaha aktiva

tetap, laporan rugi-laba bulanan, rugi-laba tahunan dan

neraca sesuai dengan kebijaksanaan yang digariskan oleh



ke w a j ibannya.

SUB BAGIAN TATA USAHA LANGGANAN

Bertanggung jawab kepada Kepala bagaian A d m i n istrasi.

Tugas :


administrasi data langganan dan memproses pembuatan

rekening serta penagihan dan mencatat stand meter

kubik (M3 ) pemakaian konsumen sesuai kebijaksanaan yang



kewaj ibannya.

SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN

Bertanggung jawab kepada Kepala bagaian Administrasi.

Tugas :

* Melaksanakan dan bertanggung jawab atas kegiatan

administrasi kepegawaian dan p^nsiun, pelayanan

pegawai/pensiun dalam upah/gaji maupun kesejahteraannya

serta mengurus kerumah tanggaan dan keamanan kantor.

Dan lain sebagainya yang berhubungan dengan tugas dan

kewajibannya.

4 8



iuT.ber : Intern perusahaan

1? Cl

*u

m■0

.id cn

mm

c

33

71 LD

mn

2la CD

ncZ Jj

us> tn

233

I?

JjLJA

z j

i n

cd i/i

tunc

35 m

o cu

-

H-4> H

Lfl

f-H H3

S U B B A G

K A L K U L A S I

—1

cn

c

o

m

c

U3

CD

<

CU

n

3a

m

ci

o

cn

T)

a

m

cd

33

>3

C

Dc

n

>

HH

C

D

CD

33

Cl ■a

m 3 J3 cn

33 33

33 Z

*n

cn

m

33fn

C>

CD

(n

C _

rn

>«;

r-

CD

mM

33

r*

XCl

.

H m X 23

hH

X

m <z

33

CD

CO

<4_

33

c

Cl

Cl

CD

33

_S

Um 3

cr>

cn

CD

33

C

C

Cl

CD

c 33

7*

* m "0 33 (— 33 n 33 CD 33 2 CD

C) rs . 4

CD J3 3D U

^ I”

C -H

33 »

cn 33 CD

cn

2Z

DH

33

cCl X

33 tl CO

Cl 33

CD

3A'*Af‘‘ p -VJISA5IDf:oij<Y| -AS NEGARA CnnANG JAKARTA



SUB BAGIAN SEKRETARIAT


Tugas :


kesekretariatan yang meliputi pengarsipan surat

masuk/keluar, pengetikan, expedisi, menerima tamu

kepala cabang dan tamu peruahaan sesuai dengan

kebijaksanaan yang digariskan oleh perusahaan.



3. Sistem dan. Prosedur Ee rum a l an pada Perusahaan

3.1. Prosedur pembacaan meter gas

Untuk menentukan berapa meter kubik gas yang

dipergunakan langganan, maka di setiap langganan dipasang

meteran gas, dimana cara pengukuran dan perhitungan

pemakaian meter kubik gas oleh langganan dihitung

berdasarkan ketentuan sebagai berikut :

a. Apabila Stasiun Pengukur (meteran gas) yang

dilengkapi dengan Korektor Tokanan dan Suhu, maka

juailah gas yang diserahkan adalah selisih dari

pcnunjukkan Heter Gas yang tercatat pada akhir bulan

kontrak dikurangi penunjukkan Meter Gas yang tercatat

pada akhir bulan kontrak sebelumnya.

b. Apabila Stasiun Pengukur (meteran gas) tidak

dilengkapi dengan Korektor Tekanan dan Suhu, maka

juialah gas yang diserahkan dihitung dengan

5U



mengkonvensikan Angka Dasar pada suhu 27° C dan

tekanan 1 atmosfir = 1,01325 Bar dengan rumus

perhitungan :

1,01325 + P 300V = Vt x ----------------- x -------------- x K

1,01325 273 + t

tekanan barometer dianggap : 1,01325 Bar = 1

atmosfir.

V = Volume Gas pada 27° C dan 1 atm yang dipakai

pelanggan dan ditagihkan dalam kwitansi

penagihan, dalam

Vt = Volume Gas sesuai penunjukkan meter gas yang

diukur pada tekanan P dan temperatur t,

dalam M 3 (Angka Dasar).

P = Tekanan Gas yang mengalir melalui meter gas

dalam Bar.

t = Temperatur Gas yang mengalir melalui meter

gas dalam 0 C.

K = Korektor kompresibilitas diianggap sama

dengan ( 1 + 0 ,0 0 2 ? ).

Meteran gas ini setiap bulannya dicatat (dibaca) yaitu

tanggal 15 s/d 31, pembacaan/pencatatan meteran gas

dilaksanakan oleh petugas opname stand meter. Sesuai

dengan struktur organisasi petugas opname stand meter ini

bertanggung jawab kepada dan diawasi oleh kepala seksi

pemeriksa opname stand meter. Agar pencatatan meter gas

51



ini dapat dilaksanakan dengan lancar dan cepat, maka

seluruh langganan gas Perum Gas Negara Cabang Jakarta

dibagi menjadi beberapa wilayah langganan yaitu :

1. Wilayah Perumnas Kebon Kacang dan sekitarnya.

2. Wilayah Perumnas Tanah Abang dan sekitarnya.

3. Wilayah Perumnas Klender dan sekitarnya.

4. Wilayah Pulo Kas dan sekitarnya.

Pada tiap wilayah langganan diusahakan agar pencatatan

gas (meter gas) dapat berurutan antara langganan satu

dengan langganan lainnya yaitu dengan cara penyusunan

meter list yang disusun sedemikian rupa sesuai dengan

nomer referensi langganan, sehingga dengan demikian

petugas opname stand meter dalam melaksanakan pencatatan

stand meter tidak mengalami kesulitan dan dapat

melakukannya dengan lancar dan cepat, disamping itu

kepala seksi opname stand meter dalam mengadakan

pemeriksaan atas kebenaran hasil opname stand meter yang

dilakukan oleh petugas opname stand meter yang ada di

wilayahnya juga tidak mengalami kesulitan di dalam

.Tielakukan pemeriksaan .

Gambaran dari prosedur pembacaan/pencatatan meter

gas adalah sebagai berikut :

Kepala Seksi Pemeriksa Opname Stand Meter :

- Mengambil meter list dari arsip langganan yang akan

dibaca meter gasnya pada hari itu.

- Memberikan meter list kepada petugas opname stand meter

52



53

G A ^ A R 4

F L O U C H A ^ T PEJsrAC AAPJ

sadah diisi

dicatat dalam buku pelanggan

diisi & ditinggal

i e t e r l i s t

ke petugas /seksi pern— buatan rekening gas



yang sudah ditunjuk.

- Menerima kembali meter list yang sudah diisi dari

petugas opname stand meter pada saat tutup hari kerja.

- Menghitung pemakaian M 3 bulan sekarang dengan cara

stand meter bulanan sekarang dikurangi dengan stand

meter bulan lalu.

- Mencatat setiap stand meter akhir pelanggan ke dalam

buku p e l a n g g a n .

Petugas Opname Stand Meter :

- Menerima meter list dari seksi pemeriksa opname stand

m e t e r .

- Membaca meter gas dan menuliskan hasil pembacaan meter

ke dalam meter list yang dibawa.

- Mencatat juga hasil pembacaan meter dan jumlah

pemakaian gas di dalam meter list yang terdapat pada

rumah pelanggan.

- Mengerabalikan semua meter list kepada kepala seksi

opname stand meter.

3.2. Prosedur pembuatan re.kening gas.

Pembuatan rekening gas :

Seksi pembuat rekening gas membuat rekening gas

untuk setiap pelanggan berdasarkan buku pelanggan

(dipinjam dari seksi pemeriksa opname stand meter) dan

rekening gas dibuat setiap hari, serta dibuatkan juga

Boderelnya sebanyak 3 lembar dengan distribusi sebagai

berikut :

54



55

S A m B A t t 5

F L O W C H A R T P E r . 3U A T A : , PE K C M I ? :

E K S I P E ^ C R I K S A O P N A M E S T A f . D N E T E R

B K P E L A N G G A f :

P E M G U A T R E K E N I f . ' C G A S

- > | B K P E L A N i G f l N j

1

R E K E N I N G G A S

- h

T r— . R E K E N I N G G A S

0O O E R E Li.

S E K S I P E M E R I K S A R E K E N I N G G A S

R E K E N I N G G A S

30Q E R E L1

— r

L _______ 1

3G T - E R E L

di ban ding* ken untuk check 'ulai

^ k e seksi inkasc



Lembar 1 & 2 : diserahkan kepada seksi pemeriksa

rekening gas sebagai bahan checking.

Lembar 3 : arsip (file).

Setelah diterima kembali rekening gas beserta

Boderelnya sebanyak 2 lembar, maka segera dilakukan check

oleh seksi pemeriksa rekening gas, maka rekening gas

diserahkan ke petugas cashier register untuk dilakukan

cap. Kemudian pada hari itu juga rekening gas dan

boderelnya dikirim ke seksi inkaso untuk dilaksanakan

penagihannya.

Seksi pemeriksa rekening gas :

Setelah rekening gas dan Boderelnya sebanyak 2

lembar, maka segera dilakukan check ulang mengenai jumlah

pemakaian bea materai dan jumlah uangnya setiap

rekening gas dengan memperbandingkan boderelnya.

3.3. Prosedur penagihan rekening gas.

Seksi Inkaso :

Oleh bagian inkaso, rekening gas dan boderel

sebanyak 2 lembar kemudian dicatat dalam buku pembantu.

cikspedisi mengenai tanggal diterimanya ekspedisi, nomer

buku pelanggan, jumlah rekening gas dan jumlah rupiahnya.

'Setiap hari kerja rekening gas dan boderel lembar

ke eatu diserahkan ke petugas penagihan untuk dilaksanakan

penagihan ke tempat pelanggan. Setelah penagihan selesai

dilakukan, pada hari itu juga sisa rekening, struck dan

56



57

FLO'J CHART PENAGIHAN R E K ENING GAS

GflmBAR 6

P EMBUAT REKENING GAS SEKSI INKASO PETUGAS PEMAGIH LANGGANAN

REKEN I N G GAS

BODERELi

R E K ENING GAS

BODEREL

REKENING GAS

QODERELj:

REKENING GAS

4 BODEREL1

dibukukan dalam buku pemb antu ekspedisi

SISA R E K ENING GAS

BODEREL1

SISA R E K E NING G*\S

BODEREL

untuk 1 ak u- kan pena-gl har kuterr pat 1 angc nan

DPT

a ike kasir

-|~UANG~~|



boderel dicheck dan dihitung oleh seksi inkaso untuk

mengetahui besarnya jumlah rupiah yang dapat ditagih pada

hari tersebut. Dimana sisa rekening ditambah struck harus

saina dengan jumlah rupiah boderel lembar 2 (arsip

inkaso), kemudian seksi inkaso mencatat dalam buku

pembantu hasil tagihan setiap hari dan per penagih,

setelah itu dibuatkan Daftar Penagihan Tanggal (DPT)

sebanyak 3 lembar dengan distribusi sebagai berikut :

Lembar 1 & 3 : arsip (file)

Lembar 2 : Untuk kasir sebagai lampiran kas bon

( b i r u ) .

Boderel lembar 1 dan Daftar Penagihan Tanggal (DPT)

lembar ke dua serta struck diserahkan kepada kasir

sebagai dasar penyetoran uang petugas penagih kepada

k a s i r .

Petugas penagih :

Dengan diterimanya boderel lembar 1 dan- rekening

gas, maka petugas penagih melakukan penagihan ke tempat

langganan (door to door), setelah selesai penagihan pada

hari itu juga sisa rekening, struck dan boderelnya

dikembalikan kepada seksi inkaso untuk dilakukan

pengecekan. Setelah pengecekan oleh seksi inkaso benar,

maka petugas penagih menyetorkan hasil penagihan kepada

kasir sebesar jumlah yang dapat ditagih pada hari itu.

58



3.4. Prosedur penerimaan uang

Prosedur penerimaan uang dimulai dari seksi inka

so, yang mana seksi inkaso menerima dari seksi pembuat

rekening berupa rekening gas yang sudah di cap oleh

cashier register, boderel sebanyak 2 lembar, setelah itu

seksi inkaso mencatat dalam buku pembantu ekspedisi.

Disamping itu seksi inkaso juga membuat struck untuk

masirig-masing rekening gas. Oleh seksi inkaso rekening

gas, struck boderel lembar 1 diarsip seksi inkaso. Oleh

petugas penagihan rekening gas dan boderel lembar 1

digunakan untuk melakukan penagihan ke tempat langganan

(door to door). Setelah selesai melakukan penagihan ke

tempat langganan, oleh petugas penagihan sisa rekening

gas dan boderel lembar 1 dikirimkan ke bagian inkaso

untuk dilakukan pengecekan dan dihitung berapa besar

jumlah rupiah yang dapat ditagih pada hari itu.

Pengecekan yang dilakukan oleh bagian inkaso , dilakukan

dengan cara membandingkan antara sisa rekening ditambah

struck dengan boderel lembar 2 dan jumlahnya harus sama.

Setelah dibandingkan kemudian seksi inkaso membuat Daftar

Penagihan Tanggal (DPT) sebanyak 3 lembar, dimana lembar

1 dan 3 sebagai arsip inkaso dan Jembar ke 2 dikirimkan

ke kasir.

Oleh bagian inkaso Daftar Penagihan Tanggal lembar

2 dan boderel lembar 1 serta struck dikirimkan ke kasir.

Uang yang diterima dari langganan yang telah ditagih oleh

59



G A W B A R 7

FLOW CHART PEWERIfuAAW UA.^C



petugas penagihan, oleh petugas penagih uang hasil

penagihan disetor ke kasir. Kemudian kasir atas dasar

boderel lembar 1 dan Daftar Penagihan Tanggal serta

struck menagih atau memungut uang hasil penagihan dari

petugas penagih dan kasir kemudian melakukan pencocokan

antara boderel lembar 1, Daftar Penagihan Tanggal lembar

struck dengan uang yang diterima dari petugas penagih.

Setelah cocok j u m l a h n y a , kemudian kasir membuat

kas bon (biru) dan kas bon (biru) digunakan oleh kasir

sebagai dasar mencatat dalam Buku Harian Kas (kasir).

Kemudian kas bon (biru) diserahkan ke Sub bagian Keuangan

untuk diparaf.

61



HAP. IV

A N A L I S A L'KMhAHA. .W\N

l . AnaLL&a L l^x m s a la ii iLang Liiufrul

Dari penjelasan yang penulis ttumuuakan climuka

mengenai sistem dan prosedur penjualan beserts

informasinya, nampaknya masih ada beberapa kelemahan atau

kekurangan atas sistem dan prosedur beserta informssi

yang disajikannya yang sangat diperlukan oleh pihik

pimpinan perusahaan sebagai alat bantu atau sarana

pengendalian intern penjualan gas.

Seperti dijelaskan pada BAB III dimuka, yaitu

mengenai keadaan perusahaan yang berhubungan dengan

sistem informasi yang ada di bidang

berikut ini akan dibahas sccara mendetaii. ji»cugi-,i i cara-

cara peniecahan masalah yang dihadapi perusahaan. Yang

dengan demikian diharapkan Poruin Gas Negara Cabang

Jakarta ini bisa terhindar dari kesulitan yang

dihadapinya. Setiap hari pimpinan perusahaan tidak pernah

terlepas dari tanggung jawab untuk memecahkan masalah

yang kian kompleks, dan mengambil keputusan dari berbagai

alternatif yang dihadapinya, olen karena itu informasi

yang cepat, tepat dan akurat sangat diperlukan dalam

rangka pengendalian intern perusahaan. Sedangkan

. in t'ormasi itu sendiri dapat dihasilkan dari suatu sistem

informasi yang baik dan i pada perusshaan.



Seperti halnya yang torjadi pada I -.r \:,i n-:^

Cabang Jakarta in*i, yaitu masih ada kc Lein^'an pada

informasi akuntansi di bidang penjualan gas, dimana hal

ini haruslah mendapat perhatian yang khusus atau

katakanlah mendapatkan porsi yang utama untuk segera

dibenahi. Karena apabila hal tersebut dibiarkan

berlarut-larut tanpa adanya suatu pembenahan yar.g

berarti, maka tidak mustahil bila suatu saat Perurn Gas

Negara Cabang Jakarta ini akan meugaiatni suatu problem

yang sangat serius, yang disebabkan karena lemahnya

pengendalian in tern.

Seperti pada prosedur pembacaan mett;r. dimana

petugas opname stand meter yang membaca meteran ga.: di

tempat para pelanggan gas, semestinya petugas opname

stand meter ini setelah tugasnya membaca meteran gas

di l a k s a n a k a n , maka dia harus membuat atau mengisi suatu

formulir rekapitulasi pemakaian gas tiap wilayali dimana

dia ditugaskan untuk opname stand meter. Memang selama

ini belum pernah terjadi suatu permaealahan yang serius

mengenai tidak adanya formulir rekapitulasi pomakaian

gas tiap wilayah t.erschut, namun begitu tidak boleh

‘.ii! I'h-n, begitu saju tani’u adanya perhatian atau

peiubenuhan sama s«kaLi.

i'ada prosedur pembuatan rekening g*:. r-’o vnasalahan

yang sc ring timbul adalah seksi pombuat rekening gas

membuat rekening gas untuk setiap pelanggan hanya



berdasarkan buku pelanggan yang dipinjam dari seksi

pemeriksa opname stand meter, sedangkan pencatatan daLani

buku itu semata-mata h y m n a l dari meter list y. sudah

diisi oleh petugas opname stand meter, sehingga

kemungkinan terjadi penyimpangan antara total pemakaian

gas dan total jumlah uang yang diterima sering kali

terjadi. Artinya peningkatan pemakaian gas drastis

sekali, sedangkan peningkatan penerimaan uang dari

tagihan rekening gas sedikit sekali. Dengan selalu

meminjam buku pelanggan dari seksi pemeriksa opname stand

meter, maka proses pembuatan rekening gas sering kali

terhambat dan proses pembuatan rekening gas itu sendiri

harus dilaksanakan setiap hari.

Pada prosedur penagihan rekenins s, ,-r*U‘l?.h

menerima rekening gas dan boderel lembar perLsmn dari

seksi inkaso, petugas penagih melakukan penagihan

ketrjmpat para pe Lariggari ( door to door ). Uang hasil

tagihan oleh petugas penagih diserahkan ke kasir dan sisa

rekening tfas, struck, boderel lembar pertama dikembalikan

ke yeksi inkaso. Dengan kondisi seperi ini, seksi inkaso

akan atngalami kesulitan dalam melakukan pengendalian

ataij uang hasil tagihan oleh petugas penagih. Hal ini

distbabkan informasi yang diperoleh seksi inkaso atas

uang naall tagihan berdasarkan sisa rekening gas, struck,

boderel lembar pertama yang diterima kembali dzrr petugas

penagih, sehingga informasi yang diterima seksi ir.fcaso



kurang lengk&p dan njetnada i. .

Pada prosedur penerimaan uang, setelah kasir

menerima uang dari petugas penagih setiap hnrinva, maka

kasir membuat Kas Bon Biru. Pembuatan Kas Bon Biru oleh

kasir dibuat berdasarkan jumlah uang yang diterima dari

petugas penagih, DPT lembar ke dua, boderel lembar

pertama. Apabila cocok, maka Kas Bon Biru oleh kasir,

digunakan sebagai dasar mencatat dalam buku harian kas

(kasir) dan Kas Bon Biru kemudian diserahkan ke sub baag

keuangan untuk diparaf. Disinilah letak permasalahannya,

yaitu kasir tidak memberikan laporar •*— .-ara t : ‘ ;. ;rinci

mengenai jumlah uang yang diterima kasir pada hari itu

kepada sub bag keuangan dan juga setnua uang yang diterima

oleh kasir pada hari itu tidak langsung disetorkan ke

Bank, tetapi dibiarkan atau ditunggu •/.! " >pnk,

serta sub bag keuangan pada waktu c it11 - Kas Bon Biru

dari kasir tidak menerima lampiran DPT lembar ke dua.

2. Analiga Pemecahan M asalah

Dari penjelasan tentang analisa permasalahan yang

ada, maka pada Perum Gas Negara Cabang Jakarta

terdapat kurang tertatanya sistem dan prosedur akuntansi

penjualan gas, hal ini disebabkan selain informasinya

yang di^ii..iikan kurang memadai juga masih lemahnya

pengendalian intern penjualan gas yang ada pada

perusahaan in i .

Pada analisa peuiecahan masalah ini, penulis



membaginya dalam beberapa bagian lag: ycuig akan dibahas

sendiri-sendiri . Adapun pembagian peniec<i),.M, w varig

penulis tnaksudkan disini adalah :

1. Pembenahan pada prosedur pembacaan meter gas.

2. Pembenahan pada prosedur petnbuatan rekening gas.

3. Pembenahan pada prosedur penagihan rekening gas.

4. Pembenahan pada prosedur penerimaan uang.

2.1. Pembenahan pada prosedur pembacaan meter gas

Pada prosedur pembacaan meter gas, petugas opname

stand meter kelihatannya kurang memiliki tanggung jawab

terhadap meter gas yang telah dibacanya di ternpat para

pelanggan, hal ini dapat terlihat dari ke.sv'.t-'.

petugas opname stand meter, yaitu setelah meitiUaoir meteran

gas di tempat para pelanggan, petugas opname stand meter

segera menulis atau mencatat jumlah pemakaian gas yang

ditunjukkan oleh meter gas pada meter list yang dibawanya

dan meter list yang ada di tempat para pelanggan, setelah

itu menyerahkan saja meter list yang sudah diisi kepada

seksi pemeriksa opname stand meter tanpa harus menyalin

atau mtirekap dalam suatu formulir r itu ut> i ^ m u k a i a n

gas ditiap wilayah dimana petugas opname stand meter

d i t u g a s k a n .

Sebaiknya dalam pembenahan prosedur pembacaan

meter gas dibuatkan suatu formulir atau bianko tersend^'i

yang berisikan laporan tontang l untuk

masing-masing pelanggan pada tiap-tiap wilayah sesuai

66



nomer ref erens .inya. Adapun formulir yang bisa

dipurgunakan dalam .pembenahftn prosedur peml>aca«ii metei

gas ini bisa dilihat, pada formulir yang ada pada

halaman 6 8 . Sesudah dibuatkan formulir tersebut maka

pencatatan dalam buku langganan oleh seksi pemeriksa

opname stand meter lebih akurat dan cepat dilaksanakan

dan pengendalian intern lebih mungkin dilakukan. Formulir

laporan pemakaian gas dibuat rangkap 2 dengan perincian

sebagai berikut :

- Lembar pertama : ke seksi pemeriksa opname stand

m e t e r .

- Lembar ke dua : ke petugas pb.;.buat rekening

g a s .

2.2. Pembenahan pada prosedur pembuatan rekening gas

Pada prosedur pembuatan rekening gas, permasalahan

yang timbul adalah petugas pembuat rekenirtg gas membuat

rekening gas berdasarkan buku pelanggan yang dipinjpm

dari seksi pemeriksa opname stand meter, dimana pecatatan

dalam buku pelanggan oleh seksi pumuriksa opname stand

meter hanya berdasarkan pada meter list yang sudah diisi

oleh petugas opname . Disamping itu kebenaran dari

angka-angka yang terdapat dalam buku pelanggan belum

tentu dapat diandalkan sertn kalau dalam pesnbuat^n

rekening gas, petugas pembuatan rekening m \~u s sel^.lu

meminjam buku dari seksi pemeriksa opname stand meter,

maka proses pembuatan rekening gas kemungkinan besar akan



P S R U M C A S r iZ CAR A C J f\K P H T o.58

L A P O R A f J P E ' T A K ^ I AN Gf lS

edcr Point stailanggan(laninakrian ,‘Uni.num .lay ah

•:onr.F

)1 P b n u n jukan r land Mo ter

Selisih Meter ( r-i3 )

Tekanan Keluar ( Bar )

Suhu

( c )

Fak tor Volume Petaakaian ( m3 )

K*t

•



terhambat atau tertunda, sedangkan pe-t-uat.Hn rekening

gas harus dilaksanakan setiap hari.

Oleh karena itu dalam nembenahan prosedur

pembuatan rekening gas, petugas pembuat rekening gas

disamping tneminjam buku pelanggan dari seksi pemeriksa

opname stand meter juga harus menerima formulir laporan

pemakaian gas yang sudah diisi oleh petugas opname stand

meter yaitu lembar ke dua. Sehingga dengan demikian

proses pembuatan rekening gas dapat dilakukan dengan

cepat dan akurat, serta dapat segera diambil suatu

langkah-langkah pembenahan yang perlu apabila diketemukan

suatu indikasi adanya kebocoran dibagian pemakaian gas,

karena selama ini jumlah pemakaian gas teiu* eci '.p.yMt,

sedangkari peningkatan jumlah tagihan rekening gas tidak

sebanding dengan pemakaian gas.

2.3. Pembenahan pada prosedur penagihan rekening gas.

Pada prosedur penagihan gas, permasalahan yang

timbul adalah setelah petugas penagih menerima uang

pembayaran gas dari pelanggan seharusnya membuat Laporan

Penerimaan Harian atas uang hasil t y ^ r . r ^ cMterima

dari pelanggan, tetapi dalam perusahaan ini hal ini belum

dilaksanakan. Oleh karena itu sebaiknya pembuatan Laporan

Penerimaan llarian atas uang hasil tagihan oleh petugas

penagih diadakan. Disamping itu, Lau-nan t imaan

Harian tersebut harus ditandatangan- j*eh Dctugas penagih

dan kasir yang akan menerima uang dari petugas penagih,

69



•;n

sehingga dari segi i n formarj i dari pr-ngenda I. i an a i,yn uang

hasil tagihan cukup Lcrkon t ro 1 . Laporan P*-r, f;r ) "-•.ian

dibuat rangkap 4 dengan perincian sebagai Ljiik^t :

Lembar pertama : ke petugas penagih

Lembar ke dua : ke kasir

Lembar ke tiga : ke seksi inkaso

Lembar ke empat : ke sub bag keuangan

2.4. Pembenahan pada prosedur penerimaan uang

Prosedur penerimaan uang merupakan suatu prosedur

yang harus dikendalikan dengan u q j.K , k arena uang

merupakan suatu hal yang sangat sensitif, sehingga

pengawasannyapun harus sangat keta^.

Pada prosedur penerimaan uang ini, kasir membuat

Kas Bon Biru berdasarkan jumlah uang yang diterima 'lari

petugas penagih, DPT lembar ke dua, h«.ui-rel lembar

pertama. Kas Bon Biru itu sendiri hanya memuat total dari

jumlah uang yang diterimanya, tanpa adanya perincian yang

jelas tentang total dari jumlah uang yang diterimanya.

Disamping itu sub bag keuangan pada waktu menerima Kas

Bon Biru dari kasir untuk diparaf tid&k menerima lampiran

DPT lembar ke dua, sehingga sub bag keuangan sangat sulit

untuk melakukan pengecekan atau pemeriksaan atas Kas Bon

Biru dari kasir. Uang yang diterima kasir pada hari itu

juga harus disetorkan ke Bank dengan + Bnkti

Setorah Bank dan jangari dibiarkan menumpuk

Sebagai langkah pembenahannya sebaiknya. dibuatkan



juga semacam Laporan Penerimaan Marian yang dibuat

seperti pada prosedur penagihan reke-ii."^ gas, hanya saja

pada Laporan Penerimaan Harian juga hs.rv's ^ i ' L.angan i

oleh sub bag keuangan dan seksi -r^’aso, sehingga dari

segi informasinya maupun pengendaliannya cukup terkontrol

dan Laporan Penerimaan harian memuat perincian atas uang

yang diterima oleh kasir pada hari itu. Laporan

Penerimaan Harian ini dimaksudkan sebagai sarana dalasi

pengendalian intern pada prosedur penerimaan uan*.

Laporan Penerimaan Harian ini dibuat rangkap 4 seperti

halnya pada prosedur penagihan rekening gas dan

jaerinciannya sama dengan yang terdapat pada prosedur

penagihan rekening gas.

Disamping itu uang yang diterima ka -j.r paua hari

itu harus disetorkan ke Bank pada hari itu juga dan kasir

harus membuat Bukti Setoran Bank atas uang yang

dikirimkan ke Bank pada hari itu juga. Bukti Setoran Bank

dibuat rangkap 4 dengan perincian sebagai berikut :

Lembar pertama : ke kasir sebagai arsip

Lembar ke dua : ke sub bag keuangan

Lembar ke tiga : ke ka bag administrasi

Lembar ke empat : ke kepala cabang

Bentuk Laporan Penerimaan Harian baik untuk

prosedur penagihan rekening gas dan pi.^sedur penerimaan

uang adalah sama dan dapat diiihat pada formuli • /*i»ig ada

pada halaman 72.

71



M G " R A CS3;.\3 J AKARTA 'Er:ZRi:iAA>i h a r i a m

j i 1 a y a h :T a n g g e i : . . . . . . . .

• - r t • yl a ; ; a /

" L ft.r i A T

K E A O A A : ' : : ' . - T ~ _ R

3 L N I N I B L N L A L U

D I S - ~ n

" . I N I N

P E M A K A I A N

S E 3 E N A R N Y AD I P E R

HITUMGK A N

K C 3 3 E

T A R I F

cr f.

P I o A K A I f i r ;

f t E T E

R P I

J U t t L - H U AM G

- •J ft _ H n

KASIR SUB BAG P ETUGAS INKASOKEUAi-iGAfi PENAGIH

( ) ( ) ( ) ( )



H A B V

K 1 MPULAN DAN 3 A KAN

f>Bbagai penutup skripsi ini, diajukan beberapa

kesimpulan dari pembahasan pada bab sebelumnya dan

diajukan beberapa saran yang mungkin dapat dipergunakan

sebagai bahan pertimbangan oleh Perum Gas Negara Cabang

J a k a r t a .

a. Pada Perum Gas Negara Cabang Jakarta, ternyata

pengendalian intern penjualan gas masih kurang

baik dan memadai. Hal ini disebabkan oleh informasi

Penjualan gas yang kurang memadai, sehingga masih

hanyak m enimbu 1kan beberapa kekurarigan y^ng masih

harus d i b e n a h i .

b. Pada Perum Gas Negara Cabang Jakarta, sistem dan

prosedur akuntansi penjualan gas tampak belum

m e m a d a i .Prosedur ini meliputi :

1. Prosedur pembacaan meter gas.

Petugas opname stand meter setelah membaca meter

gas yang ada ditempat para pelanggan, segera

menulis jumlah pemakaian gas pada meter list

yang dibawanya dan meter list yang ada ditempat

para pelanggan. selanjutnya menyerahkan meter

list yang judyh d i is i kepada s-iks' ,o*r\ Lsa

opname stand meter tanpa Ler::'0 ;.'. dahv.lu

1 .

73



mengelompokkan sesuai dengan wilayah. Akibatnya

seksi pemeriksa opname stand meter akan

mongalami kesulitan dalam menghitung jumlah

pemakaian gas untuk masing-masing pelanggan pada

tiaprtiap wilayah sesuai nomor referensinya dan

proses perhitungan jumlah pemakaian gas menjadi

lambat.

2. Prosedur pembuatan rekening gas.

Petugas pembuat rekening gas dalam rangka

membuat rekening gas hanya didasarkan pada buku

pelanggan yang dipinjam dari seksi pemeriksa

opname stand meter, dimana penoatatan dalam buku

pelanggan oleh seksi pemeriksa stand meter

berdasarkan meter list yang sudah diisi oleh

petugas opname stand meter. Hal Ini aksn

berakibat .proses pembuatan rekening gas akan

terhambat atau tertunda, sedangkan pembuatan

rekening gas harus dilaksanakan setiap hari.

3. Prosedur penagihan rekening gas.

Setelah menerima rekening gas dan boderel lembar

pertama dari seksi inkaso, petugas penagih

melakukan penagihan ke tempat para pelanggan (

door to door ). Uang hasil tagihan oleh petugas

penagih diserahkan ke kasir dan sisa rekening

gas, struck, boderel leuibar pertama dikembalikan

ke seksi inkaso. Dengan kondisi seperti ini,

74



seksi inkasu akan uiouga Lami kesulitiin daioni

melakukan pengendalian atas uang hasil tagihan

ulolt petuga;; ponar.ih. Hal ini discbabkan

informasi yang diperoleh seksi inkaso atas uang

hasil tagihan didasarkan pada sisa rekening gas,

struck, boderel lembar pertama yang diterima

kembali dari petugas penagih, sehingga informasi

yang diterima seksi inkaso kurang lengkap dan

m e m a d a i .

, Prosedur penerimaan uang.

Uang yang diterima oleh kacir ■!«. ■ -'otugas

penagih, kemudian dico*;*>kkan dengan Daftar

Penagihan Tanggal lembat kedua, boderel lembar

pertama. Kasir kemudian kas bon biru. Kas bon

biru itu hanya memuat jumlah uang yang diterima

tanpa ada peincian yang jelas. Kas bon biru

kemudian diserahkan ke sub bag keuangan untuk

diparaf, Dengan kondisi seperti ini, ka sub bag

keuangan akan mengalami kesulitan didalam

melakukan pemeriksaan dan pengendalian atas

penerimaan uang. Hal ini disebabkan informasi

yang diperoleh ka sub bag keuangan nanya

berdasarkan kas bon biru yang diteriins dari

kasir. Disatnping itu, uang yang diterima oleh

kasir tidak langsung disetorkan ke bank, tapi

dibiarkan m e n u m p u k .



Berdasar pada kesimpu 1 an , maka dia.iukgn beberapa

saran sebagai berikut :

1. Pada prosedur pembacaan meter gas, sebaik^va

disediakan blanko atau formulir yang digunakan

untuk mencatat volume pemakaian gas setiap

wilayah untuk setiap pelanggan sesuai dengan

nomer referensinya, sehingga dapat membantu

mempercepat perhitungan pemakaian gas sesuai

dengan wilayahnya.

2. Pada prosedur pembuatan rekening gas, sebaiknya

petugas pembuat rekening gas juga menerima

blanko atau formulir laporan pemakaian gas,

yaitu lembar ke dua, sehingga proses pembuatan

rekening gas dapat dilakukan dengan cepat tanpa

harus menunggu atau meminjatn dari buku pelanggan

yang ada di seksi pemeriksa opname stand meter.

3. t'ada prosedur penagihan rekening gas, sebaiknya

iJibuatkan Laporan Penerimaan Harian atas uang

hasil tagihan. Disamping itu, harus

U itaridatangan i oleh petugas penagih d a r kz^ir.

4. Pada prujcdur penerimaan uang, sebaiknya

dibuatkan juga bJanko atau f<>i,;.ulir Laporan

Penerimaan Harian seporti yan£ ada pada prosedur

penagihan rekening gas. Hanya saja Laporan

Penerimaan Harian pada prosedur penerimaan uang

76

2 . Saran



juga harus <i itnndn tnng i ol^h r, u U b?>** keuangan

dan seksi inkaso. i)i sampirif? itu uang yang

diterima kasir dari petugas penagih pada hari

itu juga harus scgora disetorkan ke Bank dan

dibuatkan bukti setoran bank. Bukti Setoran Bank

lampirannya harus diberikan ke sub bag keuangan,

ka bag administrasi dan Kepala Cabang. Prosedur

ini diharapkan akan memudahkan pengendalian

penerimaan uang.

77



DAFTAR KEPUSTAKAAN

Cushing, Barry E, Sistem Informasi Akuntansi ian

O r g an Isas i . Piter .i emahkan oleh Drs. Ruchiyat Kosasih,

Edisi Ke Tiga, Penerbit Erlangga, J a k a r t a ,1983.

Davis, Gordon B, Kerangka Dasar Sistem Informasi

Mana.iemen bagian I Peng a n t a r . Seri Manajemen No. 90,

Diterjemahkan oleh Lembaga Penelitian dan Pembinaan

Manajemen dan P T . Pustaka Binawan Pressindo, Edisi

Ke dua, Jakarta, 1985.

Gillespie, Cecil, Accounting Syslems Procedures and.

Methods.Prentice Hall of India Private Limited, New

Delhi, Third E d i t i o n ,1981.

Hadori Yunus, Sistem Akuntansi dan Peng a w a s a n .Baffi an

Penerbitan Fakultas Ekonomi Universitas Gajah Mada,

Y o gyakarta,1973.

Ikatan Akuntan Indonesia, Norma Pemeriksaan

Penerbit Ikatan Akuntan Indonesia,1986.

Onong Uchjana Effendy, Sistem Informasi Dalam

Penerbit Alumni, Bandung, 1984.

Zaki Baridwan, Sistem Akuntansi Penvusunan dan

• Cetakan Ke Lima, Bagian Penerbitan Akademi Akuntansi

YKPN, Yogyakarta 1979.



P E R U S A H A A N U M U M G A S N E G A R A C A B A N G J A K A R T AJ l M I R id w a n R aiS N o . 2 , J a k a r ta P u s a t

T i lp o n : 3 7 4 8 0 9

n o . 20.131980B LN JT H T NO. INKASO 1

Lampiran 1

S T A N D - M E T E R Jumlah Bm PamakatanS E W A \

J u m l a h |Bulan Ini Bulan IbJu

Pamakalan M3 Saluran Malar

'

i1ii'

............JPERHATIAN : - Jum lah da lam lajur total haruslah sama dengan jum lah dan KAS REGISTER.

- Pem bayaran mi syah jika d ibubuh i cap KAS REGISTER



I n t e r nPERUSAHAAN U M U M GAS NEGARA CABANG JAKARTA

Lampiran 2

Bon Kas tg.

Besamya : Rp.......................................................

TE RBI L A N G Rp.

U n tu k : ..........................................................................

Perkiraan :

M enyetu ju i : Setuju d ibayar D ibayar Yang m enerim aPem im pin



I n t e r n Lampiran 3

PERUSAHAAN U M U M GAS NEGARA CABANG JAKARTA

K re d it R p ’.> V «

Besarnyt setoran R p ..

Oleh :

Penjelajan

P e r k i r a a n

Bon Kas tgl.

TE RBI LANG Rp.

V a n g m e n y e to r : Setuju : OftefffDB •oleh'kesfr-r —



TAHUN MERKNOMOR TYPE

TAHUN LALU TQL.CATAT

PERHITUNGANMETER

PEMAKAIAN(M 3 )

S T A T U S

MC PB PK CBKETERANGAN

DES

NOP

OKT

SEP

AGU

JUL

JUN

ME!

APR

MAR

PEB

JAN

DES

NO PELANGGAN

N O BUKU

N O REFERENSI

ALAMAT

ALAM AT TAGIHAN

STATUS PELANGGAN

J. KONS

*

J. GAS

PERUM. GAS NEGARA CABANG JAKAlfi'A

J. REK

O T A



No.Urut Tanggal

Meter yang dikembalikan

KekuatanMeter No. Meter Pencatatan

terakhir

CA TATA N HA L - HAL IST IM E W A



. a m p i r a n 5

N K A S O t DAFTAR PENAGIHAN TANGGAL3ft o « 9 o 6 o

No.

urut

P e n j e l a s a n s i n g k a tJum lah yang

diterima

K e t e r a n g a n

1 a i n - a i nDiterima dariInkaso no. J l . Rekg.

Untuk

piutang

No. Terima dari nkaso no. Piutang Jumiah Rp.

No. Terima dari inkaso no. Piutang Jumlah Rp.

No. Terima dari Inkaso no. Piutang Jumlah Rp.

No. Terima dari inkaso no. Piutang Jumlah Rp.



No. Terima dari inkaso no. Piutang Jum lah Rp.

No. Terima dari Inkaso no. Piutang Jum lah Rp,

No. | Terima dari Inkaso no. Piutang Jumlah Rp.

•

No. Terima dari Inkaso no. Piutang Jum iah Rp.

No. Terima dari Inkaso no. Piutang Jum lah Rp.


No. Terima dari Inkaso no. Piutang Jum lah Rp.

No. Terima dari Inkaso no Piutang Jumlah Rp.

-

No. Terima dari Inkaso no. Piutang Jumian Rp.



„ r v L r 3 -'

30DEREL

L A Y A H M I S G A S

W IK UKOi>

i p . - * : . :

r«.... .V "" . .r t if'r n i|S

t a r i f 'fi:i r:

i l-v~, r " .1 : : • : C ~ :. ' i F * " *

!i: ::ii :i • " :'v .1 si-'i *!:<1- k!:-blv v ‘S : HfrU .(UNTUNE .ri £

* '-T !■ ! .■ > ! / * " “ ■*» I s - a 4....5

j : s i . . . a i ! . . . . . . . n ' - ' - i i * • • • '. !

J A L A N

*» 6 a

eEF •NO.-----INK.

N ft H-ft ft s. ft f< ft T KEADAAN f.CTE?: DIBAHAr DEHAKAIAN - DiPER RODE

. K «1NI u JUNIf! SEBc NAa MYA TAs*f

'69 0_ n

Dr. PEGY SENS HIN •DR. ? U J I A D !

JL . VUSLF ADMKATA S/H. No: 62 J l . YUSUF ASIWINATA 8.r, «o: s4

5307B3 0 -

LI

O-J

I'-'J



Jakarta,

Lam piran 7

Kepada Yth*

PERUM GAS NEGARA CABANG JAKARTA

J in . K.H. Zainul A rifin No* 20

J A K A R T A .

S U R A T P E R N Y A T A A N

Xang-hertanda tangan jiibaw A h in i .komi !

Nama Perusahaan :

A 1 a m a t :

menyatakan bahwa untuk pemakaian b u la n ......................................... kami memilih tariX gas

sosuai dengan pcnakaian minimum sebagai berikut *) ;

1. Pemakaian Minimum 10 M3/Bulan $ Rp. 190,- / M3

2. Pemakaian Minimum 10,000 M3/Bulan © Rp. 189 ,- / M3

3. Pemakaian Minimum 100.000 M3/Bulan @ Rp. l8Sf- / ‘ M3

4. Pemakaian Minimum 200,000 M3/Bulan @ Rp. 106 ,- / M3

5 * Pemakaian Minimum 600.000 M3/3ulan @ Rp. 181 r / M3

6. Pemakaian Minimum S50.000 M3/Bulan @ Rp. 179 ,- / M3

Kami menysdari/memahami apabila re a lis a s i pemakaian dibawah jumlah minimum

yang d isepakati, pembayarannya akan tetap dilakukan untuk jumlah minimum tereebut.

Demikian pernyattm kami dan terima kasih atas perhatien yang diberikan.

CATATAN :

!• P ilih salah satu dari pemakaian minimum.

2 . Pernyataan in i dibuat rangkap dua (a s l i untuk PGN Oabang Jakarta dandupliki.t urvtnk Konsumen). Hormat kami,

Menyvtujai :

PItfiUM GAS fli&AftA CAjVJIG JAURTA K ep a lc .,

( *. .<.........................)

( I r . XOH. SAuEi .:ASTRA )CJIPC : 2 6 W J 3 0 4 .

*) Coret yang tidnk perlu.



informasi akuntansi penjualan sebagai sarana...

Documents