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Implementierung papierloser Personalprozesse bei ARTE GEIE in die existierende SAP-HR-Software

Verhandlungsverfahren

-Bewerbungsphase-

A. Gegenstand des Auftrags

ARTE GEIE ist ein europäischer Kultursender mit Sitz in Straßburg (Frankreich), der sein Programm über alle Verbreitungswege in Deutschland, Frankreich und anderen europäischen Ländern rund um die Uhr mindestens in deutscher und französischer Sprache ausstrahlt. Im Rahmen des vorliegenden Vergabeverfahrens sucht ARTE GEIE einen Dienstleister, der die Implementierung einer IT-Lösung für die papierlose Bearbeitung, Genehmigung (elektronische Unterschrift), Archivierung und Datenspeicherung folgender Personalprozesse sicherstellt:

1. elektronische Arbeitsverträge; 2. elektronische Gehaltsabrechnung und Anhänge (mit Safe); 3. elektronische Personalakte (Archivierung/Datenspeicherung).

Die Lösung muss vollständig in SAP integrierbar sein. Das SAP-System bei ARTE besteht derzeit aus einem SSM-, Test- und Produktionssystem sowie einem Content-SAP-Server zur Archivierung.

Für die Personalverwaltung aller deutschen und französischen Mitarbeiter wurden die SAP-Komponenten „Administration du personnel“ (Personalverwaltung), „Gestion des temps“ (Arbeitszeitmanagement), „Calcul de la paie“ (Gehaltsberechnung) sowie „Activités post-paie“ (Folgeaktivitäten) implementiert. Die personenbezogenen Daten der festen Mitarbeiter sowie der freien Journalisten (Frz. pigistes) und freien Mitarbeiter (Frz. intermittents) werden derzeit mit dem HCM-Modul von SAP verwaltet.

Die SAP-Infrastruktur ist im Haus von ARTE GEIE in Straßburg (Frankreich) gehostet und muss dort auch weiterhin verwaltet werden.

Die vom Bewerber vorgestellten Lösungen müssen die französischen Arbeitsrechts- und Datenschutzbestimmungen beachten.

Der Auftrag umfasst ebenfalls die Wartung der neuen Lösung sowie die Schulung des ARTE-Projektteams.

1. Elektronische Arbeitsverträge. ARTE GEIE erstellt jährlich ca. 15 000 Mitarbeiterverträge für freie Mitarbeiter/Journalisten (intermittents und pigistes), befristet beschäftigte Mitarbeiter, Praktikanten und Festangestellte.

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Die manuelle Bearbeitung (Druck, evtl. postalischer Versand, Unterschrift) der Mitarbeiterverträge soll durch eine papierlose Verarbeitung ersetzt werden: Momentan werden die Mitarbeiterverträge nach jeder Einstellungsmaßnahme automatisch aus SAP oder von einem Planungsprogramm Opti-Channel in Form einer Word-Datei (zukünftig einer PDF(A)-Datei) erstellt. Zur Erstellung der Mitarbeiterverträge sind ca. 40 verschiedene Formulare in SAP integriert. Für die große Anzahl der Verträge für freie Mitarbeiter existiert eine spezifische Vertragsverwaltung auf SAP. Hier sind u.a. auch die Unterschriftsberechtigten eingepflegt. Gewünschter Basis-Workflow:

1. Erstellung des Arbeitsvertrags 2. Mitteilung an einen Unterschriftsberechtigten oder dessen Vertretung bei ARTE GEIE 3. Elektronische Signatur dieser unterschriftsberechtigten Person 4. Mitteilung an den zukünftigen ARTE GEIE-Mitarbeiter 5. Elektronische Signatur des ARTE GEIE-Mitarbeiters 6. Status-Meldung in der SAP-Vertragsverwaltung 7. Archivierung des Mitarbeitervertrags zum Auffinden für ARTE GEIE-Personalreferenten.

2. Elektronische Gehaltsabrechnung und Anhänge (mit „Safe“-Funktion)

Jeden Monat verwaltet ARTE GEIE fünf verschiedene „Züge“ der Gehaltsabrechnung in SAP-HR (fünf oder sechs verschiedene PDFs), die aus vier Versandschüben von Gehaltsabrechnungen und Papieranhängen (mit zahlreichen unterschiedlichen PDF-Dateien) bestehen.

Gewünschter Basis-Workflow:

1. elektronische Übermittlung mehrerer PDF-Dateien (eine pro Dokumenttyp) 2. automatische Archivierung der PDF-Datei(en) in einem generischen HR-e-Folder 3. Bestätigung des Versands und Empfangs von Dateien im elektronischen Schließfach des

Mitarbeiter und im HR e-Folder 4. Liste von Personen, die keine elektronische Gehaltsabrechnung wünschen 5. im Falle der Ablehnung der papierlosen Verwaltung automatische Hinterlegung im HR-e-Folder

und Zusendung der Gehaltsabrechnung (ARTE GEIE)

3. Elektronische Personalakte

ARTE GEIE beabsichtigt, alle personalbezogenen Dokumente (Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnung, Nachweise usw.) an einem zentralen digitalen Ort abzulegen.

Gewünschte Lösung:

ein Aktenarchiv pro Mitarbeiter ein HR-Archiv „Gehaltsabrechnung“ Möglichkeit des Hinzufügens von Excel-, Word-, PDF- und sonstigen Dateien Möglichkeit der automatischen Verknüpfung von elektronischen Gehaltsabrechnungen oder e-Verträgen mit der Akte des Mitarbeiters

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B. Umfang des Auftrags

Die vom Bewerber vorgeschlagene Lösung muss den oben beschriebenen Anforderungen entsprechen. Darüber hinaus werden die folgenden Leistungen Gegenstand des zukünftigen Auftrags sein:

- Intervention eines Projektmanagers mit Erfahrung in der Anbindung an SAP - Schulung und Dokumentation - Instandhaltungsmanagement (Entwicklungen und Anpassungen der vorgeschlagenen Lösung) mit

Störungsbehebung (garantierte Wiederherstellungszeit) binnen 4 Stunden

Die vorgeschlagene Lösung muss die folgenden Eigenschaften erfüllen:

- Möglichkeit der Sprachumschaltung (Französisch/Deutsch) - Systemverfügbarkeit 24/7 - Hosting des gesicherten Servers in der EU und elektronisches Schließfach mit NF-461-

Zertifizierung - Einhaltung der Standards für elektronische Signaturen - Datenumkehrbarkeit