implementação de pmo em lisarb
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IMPLEMENTAÇÃO DE PMO EM LISARB
PROFESSOR:
MARCO ANTÔNIO COGHI
GRUPO:
BIANCA LANGUIDI / PRISCILLA BAUAB / DAMARIS ELISA GOMES / DIOGO LUÍS OLIVEIRA
JUAREZ QUEZADA E SILVA / HERACLES DALMAS MUNIZ / LUIZ FERNANDO CONZATTI BENETTI / NATHALIA EMMI ASAMURA
GEEP40 – PAULISTA – GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO E PMO EM PROJETOS – 25/08/2015
A EMPRESA T-40 CONSULT
A empresa T-40 CONSULT é uma consultoria especializada em planejamento estratégico e
gerenciamento de portfólios e projetos que ajuda as empresas que desejam obter o máximo de
proveito em novas tecnologias e tendências. Ela realiza um planejamento de curto ,médio ou
longo prazo, dependendo da necessidade da empresa em questão, e dá suporte aos GP para
que o trabalho seja realizado da melhor forma possível, orientando, guiando e promovendo
mudanças organizacionais necessárias para crescimento da empresa.
MISSÃO : Oferecer serviços e consultoria com elevado padrão de qualidade, prestados por ex-alunos de
MBA de Gestão de Projetos da FGV, altamente qualificados, objetivando atender as reais necessidades
dos nossos cliente, agregando valor aos seus negócios, com dedicação, ética e profissionalismo.
VISÃO: Ser uma empresa reconhecida no mercado, pelos clientes e pelos colaboradores como umaempresa sólida, ética e competente e que agrega valor ao negócio do cliente.
1. Nível de Maturidade
A maturidade esta ligada a quão hábil LISARB está em gerenciar seus projetos .
Após análise da Pesquisa de Maturidade em Gestão de Projetos realizada pelos
administradores de LISARB, A T-40 CONSULT verificou que seu cliente encontra-se no nível de
maturidade 2 – Conhecimentos básicos de processos comuns.
Dentre os aspectos avaliados, é possível notar que quase não existe uma cultura em
Gestão de Projetos. Muito provavelmente, esta gestão ocorre de modo intuitivo, sem uma
metodologia adequada às necessidades do país.
A medição levou ao entendimento das forças e fraquezas de seus processos e a
estruturação de um plano de ação pela T-40 CONSULT para melhoria de seus projetos e o
alcance de seus objetivos.
2. Benefícios da implantação de um PMO em LISARB
SEM PMO COM PMO
- Projetos que não atendem objetivos da população;
- População de LISARB insatisfeita com os resultados;
- Metodologia usada parcialmente e com poucosartefatos;
- Baixo uso das lições apreendidas;
- Falta de comunicações entre as equipes de projetos eos stakeholders;
- aumento no custo das obras públicas em 50%
- Conclusão da obra sempre fora do prazo estabelecido.
- Garantia de entregas dos projetos com qualidade deacordo com o prazo, custo e escopos definidos eatendendo aos objetivos;
- Satisfação da população de LISARB com os resultados;
- Uso das melhores praticas baseados no PMBOK;
- Banco de dados de todos os projetos;
- Coordenação das comunicações entre as equipes deprojetos e os stakeholders;
- Diminuição no custo das obras públicas em 10%;
- Diminuição do prazo de conclusão das obras em até15%.
3. Nível hierárquico de PMO adotado em LISARB.
De acordo com a análise realizada em relação ao questionário de maturidade de LISARB, foi adotado o nível
hierárquico PMO H3. Devido identificarmos que as respostas 1 (quase nunca) representam 35% do total; as respostas 2 (às
vezes) representam 58% do total; as respostas 3 (50% das ocasiões) representam 8% do total e as respostas 4 (a maioria das
ocasiões) e 5 (em quase todas as ocasiões) representam 0%.
Isso significa que 100% das respostas estão concentradas em 50% dos projetos, ou seja, menos de 10% dos projetos
possuem metodologia de gerenciamento de projetos, tem GPs experientes, possuem suporte de um grupo experiente nas
práticas de gerenciamento de projetos, possuem procedimentos de garantia da qualidade, utilizam reservas gerenciais e de
contingência nas estimativas de tempo e custo; e a faixa aplicável entre 10% e 50% dos projetos, tem patrocinador ciente
de suas responsabilidades, tem monitoramento e controle por um sistema integrado, possuem WBS, os projetos possuem um
controle de mudanças formal, entre outros. E mais de 50% dos projetos de LISARB não possuem nada disso.
Por isso a decisão de implementar o PMO nível H3, que é o nível do CEO, estratégico, pois há a necessidade de haver
um alinhamento com as estratégias e negócios do país, neste nível trabalha-se com a cultura organizacional, e desta forma
é possível reproduzir este novo alinhamento estratégico e cultural quando vem de cima para baixo.
4. Função adotada no PMO de LISARB
A primeira função adotado no PMO, seria Métodos e Procedimentos com o
objetivo de criar padrões e procedimentos para a organização, hoje inexistente e,
portanto, umas das causas da falta de sucesso no projetos desenvolvidos em
LISARB. Posteriormente à implantação dos Métodos e Procedimentos, seria
adotado a função Gerência de Recursos incluindo treinamentos para que todas
as equipes de projetos de LISARB, estivessem bem alinhadas quanto às novas
técnicas e procedimentos a serem utilizados.
5. Modelo de PMO
Torre de controle
Uma vez que foi adotada a função de métodos e procedimentos e a hierarquia H3 para
implantação do PMO, o modelo Torre de Controle seria o mais apropriado, pois estabelece
padrões para o gerenciamento de projeto e estratégias para sua melhoria contínua e
provê o suporte necessário as equipes , treinamento e infraestrutura de apoio.
6: Métricas de sucesso
- Satisfação de no mínimo 70% dos Lisarbeanos avaliados anteriormente;
- Aumento da satisfação dos stakeholders de no mínimo 80%;
- Número de falhas em projetos antes e depois do PMO;
- Grau de satisfação dos gerentes de projeto com a atuação do PMO na alocação de
recurso;
- Percentual de lições aprendidas identificadas e registradas no banco de dados;
- Quantidades de projetos iniciados/concluídos no mês.
7. Etapas de Implementação do primeiro PMO em LISARB
ESTABELECIMENTOS DOS FUNDAMENTOS
- “Vender o conceito de PMO para a Alta Administração
- Avaliar custos envolvidos e viabilidade
- Apresentar proposta inicial
INICIATIVAS DE CURTO PRAZO
- Montar equipe inicial
- Conscientizar e treinar os gerentes e membros de equipes de projetos
- Identificar projetos
- Desenvolver metodologia
- Aplicar em projetos pilotos
SOLUCÕES DE LONGO PRAZO
- Avaliar o processo e fazer correções
- Consolidar metodologia
- Planejar e implantar ferramentas de suporte
- Gerenciamento do portfólio e alinhamento estratégico
- Categorização , seleção, priorização de projetos
SUPORTE E MELHORIA
- Monitoramento, revisão e balanceamento dos portfólios
- Feedback e melhorias
- Divulgação e conscientização
Fonte: Adaptado de CRAWFORD (2002) apud TRENTIM (2012).
7. Etapas de Implementação do primeiro PMO em LISARB
Os passos iniciais incluem vender a ideia do PMO e apresentar a proposta inicial de implantação. A
implantação de um PMO deve ter objetivos de curto e de longo prazo,
No curto prazo, LISARB necessita de processos para conduzir seus projetos, para isso precisa de uma equipe
preparada para tal, a começar pelos GPs. A implementação do primeiro PMO começará com uma avaliação
dos GPs, onde serão levantadas as suas necessidades e principais dificuldades. A partir dessa avaliação, um
treinamento específico para os GPs será elaborado e implementado. Após esse treinamento, cada equipe de
todas as áreas da empresa será treinada juntamente com seu GP específico, para que tudo fique totalmente
alinhado e para que se crie um vínculo entre todos. Após todos os treinamentos, as ferramentas para melhorar a
condução dos projetos serão implantadas e apresentadas a todos em um novo treinamento.
No longo prazo, objetivam não apenas a consistência não apenas do ponto de vista da metodologia
padronizada , mas principalmente do alinhamento estratégico e o gerenciamento dos portfólios.
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE LISARB
1. Aliança por LISARB mais justo: 100% dos Lisarbeanos querem um jeito melhor de fazer as coisas, de cuidar do país, de uma justiça pública mais ágil.
2. Política cidadã baseada em princípios e valores: É preciso uma nova prática no modo de fazer política do país, ouvir as opiniões das pessoas
em todos os níveis sociais. E preciso uma nova pratica no modo de fazer poli tica do país, ouvir as opinioes das pessoas em todas as partes geográficas
que queiram participar para colocar em pratica seus principios e valores.
3. Educação para a sociedade do conhecimento: Para estabelecer uma ponte entre o LISARB do presente e o LISARB do futuro, e imprescindível
uma educação de qualidade, formadora de cidadãos comprometidos com uma vida social solidária e preparados para os desafios de uma sociedade
cada vez mais demandante de informação e conhecimento.
4. Economia para uma sociedade sustentavel : O desenvolvimento na economia sustentavel tem que ser compatível com a absorção de novas
tecnologias de baixo carbono e o aumento contínuo da qualidade de vida para todos lisarbeanos.
5. Proteção social : Olhar a proteção social, saúde e previdência como um conjunto de poli ticas públicas integradas e complementares. A
reconstrução das redes de proteção social e um passo necessário para orientar um conjunto de valores que afirmam a nova cultura social da
sustentabilidade. O combate as drogas e outras praticas que degradem os lisarbeanos também entram nesse item.
6. Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos: Cidades sustentáveis e democráticas fazem parte dos grandes desafios do século
21, onde a garantia de mobilidade e direito a cidade para todos os seus habitantes, a valorização da diversidade sociocultural e a busca de padrões
sustentáveis para uso dos recursos naturais devem ser valores centrais.
7. Cultura e fortalecimento da diversidade :Promover a diversidade na centralidade das poli ticas públicas e investir no aprofundamento da
democracia e na sustentabilidade de LISARB.
8. Política externa para o século 21 :A politica externa Lisarbeana devera ser pautada por principios fundamentais, como a manutenção e a
promoc ao da paz, que devem ser defendidos e respeitados nas relações internacionais.
9. Combate a corrupção :Tomar atitudes praticas em todos os setores sociais e orgânicos do país para o extermínio de qualquer pratica ou ato ilícito
envolvendo a corrupção.
1. Identificação: Enumerar os projetos identificados a
partir dos objetivos do planejamento estratégico de
LISARB fornecidos.
Carbono Zero
Tecnologia Verde
Respire Fundo
OBJETIVO 4
Justiça Rápida
OBJETIVO 1
#
Política Cidadã
Cidadão Político
OBJETIVO 2
Mais QI
Construindo Futuro
Prepara
OBJETIVO 3
Vida para todos
1 minuto para a
vida
OBJETIVO 5
Guerra ao terror
Passarinho na
Gaiola
Joaquim Barbosa
OBJETIVO 9
Cidade para Todos
OBJETIVO 6
Cultura sem
Fronteiras
Pintando o Sete
OBJETIVO 7
Paz Mundial
Pomba branca
Todos iguais
OBJETIVO 8
Sociedade
Sustentável
2. Categorização: Identificar categorias dos projetos
candidatos e justificá-las.
MEIO AMBIENTE
Carbono Zero
Tecnologia Verde
Respire Fundo
CULTURA E DESENVOVIMENTO
Cultura sem fronteiras
Pintando o Sete
1 Minuto para a Vida
Politica Cidadã
#
Mais QI
Prepara
Cidadão Político
Construindo o futuro
POLITICAS EXTERNAS
Paz Mundial
Pomba branca
Todos iguais
Guerra ao terror
Vida Para Todos
Joaquim Barbosa
Passarinho na Gaiola
SEGURANÇA
Sociedade Sustentável
Cidade para todos
Justiça Rápida
3. Avaliação:
- Identificar os critérios de avaliação e justificar.
- Definir os pesos dos critérios de avaliação e justificar.
- Definir os critérios para atribuição das notas aos projetos.
Critérios eliminatórios Peso 0,0 5,0 10,0
Risco à segurança
populacional40%
Não relacionados à
segurança
Aumenta a sensação
de segurançaAumentam a segurança
Cumprimento à
constituição25%
Não previsto na
constituição
Parcialmente previsto
na constituição
Plenamente previsto na
constituição
Atendimento às
legislações15%
Não relacionado a
qualquer legislação
Atende parcialmente
a legislação
Plenamente amparado
pela legislação
Risco ao meio
ambiente20%
Impacta negativamente
o meio ambiente
Não impacta o meio
ambiente
Impacta positivamente
o meio ambiente
Total 100%
Projetos com pontuação inferior a 7,5 serão desconsiderados para a etapa seguinte
Legenda de notas
4. Seleção:
Identificar os projetos selecionados através dos critérios
adotados.
Critérios eliminatórios Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média
Risco à segurança
populacional10 4 5 2 10 4 10 4 5 2 5 2 5 2
Cumprimento à
constituição10 2,5 0 0 10 2,5 10 2,5 5 1,25 10 2,5 10 2,5
Atendimento às
legislações5 0,75 5 0,75 5 0,75 10 1,5 5 0,75 10 1,5 5 0,75
Risco ao meio
ambiente0 0 5 1 5 1 5 1 5 1 10 2 5 1
Total 7,25 3,75 8,25 9 5 8 6,25
Objetivo 1 Objetivo 2 Objetivo 3
Construindo Futuro PreparaJustiça Rápida # Política Cidadã Cidadão Político Mais QI
Critérios eliminatórios Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média
Risco à segurança
populacional10 4 10 4 10 4 10 4 10 4 10 4 10 4
Cumprimento à
constituição10 2,5 5 1,25 5 1,25 10 2,5 5 1,25 10 2,5 10 2,5
Atendimento às
legislações10 1,5 5 0,75 0 0 5 0,75 5 0,75 10 1,5 10 1,5
Risco ao meio
ambiente10 2 10 2 10 2 10 2 5 1 5 1 10 2
Total 10 8 7,25 9,25 7 9 10
Projetos com pontuação inferior a 7,5 serão desconsiderados para a etapa seguinte
Objetivo 5 Objetivo 6
Respire Fundo Vida para todos 1 minuto para a vida Cidade para Todos Sociedade sustentávelCarbono Zero Tecnologia Verde
Objetivo 4
Critérios eliminatórios Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média
Risco à segurança
populacional10 4 10 4 5 2 10 4 10 4 10 4 10 4 10 4
Cumprimento à
constituição10 2,5 10 2,5 10 2,5 10 2,5 10 2,5 10 2,5 10 2,5 10 2,5
Atendimento às
legislações10 1,5 10 1,5 5 0,75 10 1,5 5 0,75 10 1,5 10 1,5 10 1,5
Risco ao meio
ambiente5 1 5 1 5 1 10 2 5 1 10 2 10 2 10 2
Total 9 9 6,25 10 8,25 10 10 10
Projetos com pontuação inferior a 7,5 serão desconsiderados para a etapa seguinte
Passarinho na Gaiola Joaquim Barbosa
Objetivo 8 Objetivo 9
Pintando o Sete
Objetivo 7
Paz mundial Pomba branca Guerra ao terrorCultura sem Fronteiras Todos iguais
4. Seleção:
A seleção dos projetos se baseou na nota total de cada projeto nos
critérios de seleção, com restrição de serem selecionados projetos que
atendam a todos os objetivos estratégicos.
Projetos Selecionados
Carbono ZeroJustiça Rápida Política Cidadã
Cidadão Político
Construindo Futuro
Prepara
Vida para todos
Guerra ao terror
Cidade para Todos
Pintando o Sete Paz Mundial
Pomba branca Todos iguais
Sociedade
SustentávelTecnologia Verde
4. Seleção:
5. Priorização:
Identificar as prioridades encontradas para os projetos de
LISARB.
Crtério Peso Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média
Risco à segurança populacional 0,4 10 4 10 4 10 4 10 4 10 4 10 4 10 4 10 4
Cumprimento à constituição 0,25 10 2,5 10 2,5 10 2,5 10 2,5 10 2,5 10 2,5 10 2,5 10 2,5
Atendimento às legislações 0,15 10 1,5 10 1,5 10 1,5 10 1,5 10 1,5 10 1,5 5 0,75 10 1,5
Risco ao meio ambiente 0,2 10 2 10 2 10 2 10 2 10 2 10 2 10 2 5 1
TOTAL DE PONTOS 10 10 10 10 10 10 9,25 9
Guerra ao Terror Passarinho na Gaiola Joaquim BarbosaSociedade Sustentável Paz Mundial Cidadão PolíticoCarbono Zero Vida para Todos
P6 P7 P8P1 P2 P3 P4 P5
Crtério Peso Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média
Risco à segurança populacional 0,4 10 4 10 4 10 4 10 4 10 4 5 2 10 4
Cumprimento à constituição 0,25 10 2,5 10 2,5 10 2,5 10 2,5 10 2,5 10 2,5 5 1,25
Atendimento às legislações 0,15 10 1,5 10 1,5 10 1,5 5 0,75 5 0,75 10 1,5 5 0,75
Risco ao meio ambiente 0,2 5 1 5 1 5 1 5 1 5 1 10 2 10 2
TOTAL DE PONTOS 9 9 9 8,25 8,25 8 8
Cidade para Todos Cultura sem Fronteiras Todos Iguais Pomba Branca
P12 P13 P14 P15
Política Cidadã Construindo Futuro Tecnologia Verde
P9 P10 P11
6. Balanceamento do Portfólio
7. Iteração com os demais processos anteriores:
Como o portfólio foi readequado para encontrar um melhor balanceamento?
Para uma melhor distribuição dos projetos e obter um melhor balanceamento, foi necessário voltar a fase de identificação e passar por todas as fases novamente a fim de ter esta distribuição apresentada no gráfico de bolhas.
Foi apresentado aos stakeholders de LISARB e ao presidente (Sponsor), para uma avaliação do portfólio, que após a análise foi aprovado o portfólio pelo presidente de LISARB.
O que foi modificado para o seu balanceamento?
Após constatarmos que o portfólio não estava balanceado, foi necessário regredir ao início do processo e modificando todas as fases de definição do portfólio.
Observamos que a fase que sofreu maior alteração ou alteração mais relevante para o balanceamento foi a fase de seleção.