pmo - lisarb

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Implantação de PMOAlexandre MouraBira SalekDaniel LopesDiogo SimõesLuiz FelipeAndressa MagalhãesRegi Roncolato

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Samurai Consulting

Não temos fórmulapronta para o sucesso.Mas podemos orientar ocaminho e juntos chegarmos lá!Focada na apresentação de soluções, a Samurai Consultings é uma empresa referência no mercado de implantação de PMO – Project Management Office e atua diretamente em mais de 20 países. Os 15 anos de tradição e inovação proverão o conhecimento necessário para implantar processos de gerência de projetos para os parceiros, garantindo a eficiência e eficácia dos resultados almejados. Sua equipe altamente qualificada, com pensamentos inovadores, possui domínio nas diferentes técnicas e abordagens na implantação de PMO.Ganhadora do prémio Best Innovator A. T. Kearney por dois anos consecutivos, possui elementos e ferramentas inovadores para implantação de gerenciamento de portfólio de projetos de portes múltiplos. A Samurai Consultings foi classificada como uma das melhores empresas para se trabalhar na América Latina e foi premiada no cenário Nacional como a empresa top nos quesitos Excelência e Qualidade.

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Parceiros

Inovar na estratégia para alavancar resultados!Desenvolver relacionamentos de qualidade com seus clientes é um dos maiores diferenciais da Samurai Consultings. Veja abaixo alguns exemplos de organizações que acreditam nesta idéia:

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Equipe

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Objetivos:

Nossa proposta visa apresentar um plano de Gerenciamento de Portifólio materializando ações para implementação do Planejamento Estratégico de Lisarb.

Iremos apresentar todo o processo necessário de implantação de PMO.

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Identificação de Projetos:

Projetos Identificados que apoiarão Lisarb a materializar o Planejamento Estratégico: ITEM OBJETIVO ESTRATEGICO PROJETOS IDENTIFICADOS

1 Aliança por um Lisarb mais justo 1.1 - Sem Corrupção1.2 - Justiça Rápida

2 Política cidadã baseada em princípios e valores 2.1 - Cidadões Unidos2.2 - Voz da Cidade

3 Educação para a sociedade do conhecimento

3.1 - Criança Estudando3.2 - Universidade para Todos3.3 - Escolas Unidas3.4 - Livros para Todos

4 Economia para uma sociedade sustentável4.1 - 100% Sustentabilidade4.2 - 5R's - Uma Ídeia Sustentável4.3 - Sem fumaça

5 Proteção social5.1 - Saúde 105.2 - Drogas Não5.3 - Ladrão na Minha Casa Não

6 Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos

6.1 - Policiais na Rua6.2 - Segurança Já6.3 - Ronda Amiga

7 Cultura e fortalecimento da diversidade7.1 - Somos Diferentes7.2 - Diversificar é Legal7.3 - Cultura para Todos

8 Política externa para o século 21 8.1 - Lisarb para o Mundo8.2 - Lisarb Tech

9 Combate a corrupção 9.1 - Justiceiros

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Categorização de Projetos:

Os projetos foram separados em categorias específicas a fim de alocar projetos com objetivos, natureza ou áreas de investimento comuns. A categorização busca a explorar a expertise de cada Ministério, provendo-os de recursos e responsabilidades para o cumprimento dos objetivos desenhados no Planejamento Estratégico.

As Categorias são:

Saúde: Agrupa os Projetos que abordam o Bem Estar e Saúde da população. Educação e Cultura: Agrega os Projetos que aprimoram a Qualidade de Ensino e

a Integração da Diversidade Cultural. Segurança : Reúne os Projetos que garantem a eficácia e celeridade nos

processos Judiciários, Proteção da População e incentivo de Boas Práticas de Segurança.

Sustentabilidade: Integra as Ações que visam incentivar a Sustentabilidade e o Cuidado com o País, garantindo a Liberdade de Expressão e o Exercício da Democracia.

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Categorização de Projetos:

SUSTENTABILIDADE EDUCAÇAO E CULTURA2.1 - Cidadãos Unidos 3.1 - Criança Estudando2.2 - Voz da Cidade 3.2 - Universidade para Todos4.1 - 100% Sustentabilidade 3.3 - Escolas Unidas4.2 - 5R's - Uma Ídeia Sustentável 3.4 - Livros para Todos

4.3 - Sem fumaça 7.1 - Somos Diferentes8.1 - Lisarb para o Mundo 7.2 - Diversificar é Legal8.2 - Lisarb Tech 7.3 - Cultura para Todos

SEGURANÇA SAUDE

1.1 - Sem Corrupção 5.1 - Saúde 101.2 - Justiça Rápida 5.2 - Drogas Não5.3 - Ladrão na Minha Casa Não 6.1 - Policiais na Rua 6.2 - Segurança Já 6.3 - Ronda Amiga 9.1 - Justiceiros

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Avaliação de Projetos:

No intuito de criar um senso de Urgência\Importância é estabelecida uma regra qualitativa que avalia os projetos segundo Impacto, Complexidade, Tempo, Risco, Custo e Integração segundo os Pesos e Critérios a seguir:

Impacto: Proporção da População envolvida\beneficiada pelo Projeto. Complexidade: Capacidade de Implementação do Projeto. Tempo: Prazo para Finalização do Projeto. Risco: Riscos Associados à implementação do Projeto. Custo: Necessidade de Recursos para o Projeto. Integração: Relação de Integração\Complementação entre o Projeto e os demais

identificados.

CRITÉRIOS PESOSImpacto 25%

Complexidade 10%Tempo 10%Risco 20%Custo 25%

Integração 10%

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SUSTENTABILIDADECRITERIOS PESOS

PROJETO 1 PROJETO 2 PROJETO 3 PROJETO 4 PROJETO 5 PROJETO 6 PROJETO 7NOTA MEDIA NOTA MEDIA NOTA MEDIA NOTA MEDIA NOTA MEDIA NOTA MEDIA NOTA MEDIA

Impacto 25% 8 2 8 2 5 1,25 8 2 4 1 3 0,75 7 1,75Complexidade 10% 5 1,25 6 1,5 5 1,25 3 0,75 2 0,5 9 2,25 4 1

Tempo 10% 3 0,75 5 1,25 4 1 6 1,5 8 2 2 0,5 4 1Risco 20% 2 0,5 2 0,5 7 1,75 7 1,75 3 0,75 3 0,75 5 1,25Custo 25% 1 0,25 2 0,5 3 0,75 7 1,75 6 1,5 5 1,25 1 0,25

Integração 10% 3 0,75 8 2 2 0,5 5 1,25 6 1,5 1 0,25 1 0,25NOTA FINAL 5,5 7,75 6,5 9 7,25 5,75 5,5

RESULTADO REPROVADO APROVADO APROVADO APROVADO APROVADO REPROVAD

OREPROVAD

ONOTA DE CORTE: 6,00

NOTACRITERIOS ALTA MEDIA BAIXA

Impacto 8-10 5-7 1-4Complexidad

e 1-4 5-7 8-10Tempo 1-4 5-7 8-10Risco 1-4 5-7 8-10Custo 8-10 5-7 1-4

Integração 8-10 5-7 1-4

SUSTENTABILIDADE1 - Cidadãos Unidos2 - Voz da Cidade3 - 100% Sustentabilidade4 - 5R's – Uma Ideia Sustentável5 - Sem fumaça6 - Lisarb para o Mundo7 - Lisarb Tech

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SEGURANÇACRITERIOS PESOS


Impacto 25% 8 2 5 1,25 5 1,25 5 1,25 4 1 3 0,75 7 1,75Complexidade 10% 5 1,25 6 1,5 3 0,75 3 0,75 2 0,5 9 2,25 4 1

Tempo 10% 3 0,75 5 1,25 4 1 6 1,5 2 0,5 2 0,5 4 1Risco 20% 2 0,5 1 0,25 3 0,75 7 1,75 3 0,75 3 0,75 5 1,25Custo 25% 3 0,75 1 0,25 4 1 4 1 2 0,5 5 1,25 1 0,25

Integração 10% 5 1,25 3 0,75 2 0,5 5 1,25 6 1,5 4 1 2 0,5NOTA FINAL 6,5 5,25 5,25 7,5 4,75 6,5 5,75

RESULTADO APROVADO REPROVADO

REPROVADO APROVADO REPROVAD

O APROVADO REPROVADO

NOTA DE CORTE: 6,00

SEGURANÇA1 - Sem Corrupção2 - Justiça Rápida3 - Ladrão na Minha Casa Não4 - Policiais na Rua5 - Segurança Já6 - Ronda Amiga7 - Justiceiros

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EDUCAÇAO E CULTURACRITERIOS PESOS


Impacto 25% 8 2 8 2 5 1,25 4 1 4 1 3 0,75 5 1,25Complexidade 10% 1 0,25 6 1,5 5 1,25 5 1,25 2 0,5 3 0,75 4 1

Tempo 10% 3 0,75 5 1,25 2 0,5 6 1,5 8 2 2 0,5 4 1Risco 20% 2 0,5 2 0,5 7 1,75 3 0,75 3 0,75 3 0,75 3 0,75Custo 25% 2 0,5 2 0,5 3 0,75 3 0,75 6 1,5 2 0,5 1 0,25

Integração 10% 1 0,25 8 2 2 0,5 5 1,25 6 1,5 1 0,25 1 0,25NOTA FINAL 4,25 7,75 6 6,5 7,25 3,5 4,5

RESULTADO REPROVADO APROVADO REPROVAD

O APROVADO APROVADO REPROVADO

REPROVADO

NOTA DE CORTE: 6,00

EDUCAÇAO E CULTURA1 - Criança Estudando2 - Universidade para Todos3 - Escolas Unidas4 - Livros para Todos5 - Somos Diferentes6 - Diversificar é Legal7 - Cultura para Todos

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CULTURACRITÉRIOS PESOS PROJETO 1 PROJETO 2

NOTA MEDIA NOTA MEDIAImpacto 25% 8 2 8 2

Complexidade 10% 5 1,25 6 1,5Tempo 10% 3 0,75 5 1,25Risco 20% 2 0,5 3 0,75Custo 25% 1 0,25 4 1

Integração 10% 6 1,5 6 1,5NOTA FINAL 6,25 8RESULTADO APROVADO APROVADO

NOTA DE CORTE: 6,00

SAÚDE5.1 - Saúde 105.2 - Drogas Não

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Priorização de Projetos:

Os projetos Avaliados e Designados como Aprovados conforme os Critério apresentados são Registrados segundo as Categorias:

Saúde : Saúde 10 e Drogas Não. Educação e Cultura: Universidade para Todos, Livros para Todos e Somos

Diferentes. Segurança: Sem Corrupção, Policiais nas Ruas e Ronda Amiga. Sustentabilidade: Voz da Cidade, 100% Sustentabilidade, 5R’s – Uma Ideia

Sustentável e Sem Fumaça.

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Priorização de Projetos:

O balanceamento do Portfólio pode ser visto no gráfico abaixo:

35% 40% 45% 50% 55% 60% 65% 70% 75% 80% 85%0 anos

1 anos

2 anos

3 anos

4 anos

5 anos

6 anos

7 anos

8 anos

9 anos

Balanceamento do Portifólio

Voz da Cidade 100% Sustentabilidade 5R's - Uma Ideia Sustentável 5R's - Uma Ideia SustentávelSem Fumaça Sem Corrupção Policiais na Rua Ronda AmigaUniversidade para Todos Livro para Todos Somos Diferentes Saúde 10Drogas Não

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Maturidade de Lisarb:

Foi elaborado um questionário para avaliar o nível de maturidade dos Administradores de Lisarb, conforme mostrado abaixo:

Pontuação0 Questão sem marcação (não aplicável)1 Quase nunca (aplicável para até 10 % dos projetos)2 Às vezes (aplicável para de 10% a 50% dos projetos)3 50% das ocasiões (aplicável para 50% dos projetos)4 A maioria das ocasiões (aplicável para mais de 50% e menos de 80%) 5 Em quase todas as ocasiões (aplicável para mais de 80% dos projetos)

ASPÉCTOS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS AVALIAÇÃO1. Os projetos têm seus respectivos planos de gerenciamento (1) (2) (3) (4) (5)

2. São aplicadas as boas práticas de gerenciamento da tríplice restrição de projetos (escopo, tempo, custos), bem como de qualidade, com base no PMI

(1) (2) (3) (4) (5)

3.Os projetos têm gerentes e equipes com pelo menos 70 horas/ano de treinamento nas práticas de GP

(1) (2) (3) (4) (5)

4. Os projetos seguem uma metodologia formal / unificada de gerenciamento de projetos

(1) (2) (3) (4) (5)

5. O gerente de projetos participa desde a fase de “originação” do projeto (ex.: desde a avaliação da oportunidade)

(1) (2) (3) (4) (5)

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Maturidade de Lisarb:ASPECTOS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS AVALIAÇÃO

6. Um plano é desenvolvido para cada projeto pelo gerente e pelo time (1) (2) (3) (4) (5)

7. Os projetos são monitorados / controlados através de revisões periódicas de seu plano

(1) (2) (3) (4) (5)

8. Os projetos têm um patrocinador ciente de suas responsabilidades (1) (2) (3) (4) (5)

9. Os projetos têm suporte de um grupo experiente nas práticas de GP (um PMO formalmente estabelecido ou não)

(1) (2) (3) (4) (5)

10. Os projetos são monitorados por um sistema integrado de controle (1) (2) (3) (4) (5)

11. Os projetos são suportados por uma estrutura de governança (formalmente estabelecida ou não)

(1) (2) (3) (4) (5)

12. Os projetos têm um WBS (1) (2) (3) (4) (5)

13. A WBS é usada como base para a geração das estimativas do projeto (tempo, custos, riscos, etc.)

(1) (2) (3) (4) (5)

14. Os projetos são formalmente aprovados através de um Project Charter ou documento equivalente

(1) (2) (3) (4) (5)

15. Os projetos têm uma declaração de escopo, ou documento equivalente, aprovado pelo cliente

(1) (2) (3) (4) (5)

16. Os projetos tem um controle de mudanças formalmente adotado (1) (2) (3) (4) (5)

17. Os cronogramas são gerados a partir da WBS (1) (2) (3) (4) (5)

18. Os projetos são suportados por software de planejamento e controle de atividades e alocação de recursos (ex.: MS Project)

(1) (2) (3) (4) (5)

19. A linha de base original de tempo só é alterada em caso de mudanças severas aprovadas pelo cliente

(1) (2) (3) (4) (5)

20. As estimativas de custos são planejadas pelo gerente do projeto e sua equipe (e não por outro departamento ou mesmo PMO)

(1) (2) (3) (4) (5)

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Maturidade de Lisarb:ASPECTOS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS AVALIAÇÃO

21. Reservas gerenciais e de contingencia são utilizadas nas estimativas de tempo e custos, e representadas, respectivamente, no cronograma e no orçamento

(1) (2) (3) (4) (5)

22. Os projetos têm controle de performance de tempo e de custos baseado nas técnicas de Earned Value

(1) (2) (3) (4) (5)

23.As alterações nas linhas de base do projeto são aprovadas por um comitê de controle do projeto

(1) (2) (3) (4) (5)

24. Os projetos têm um plano de qualidade específico (1) (2) (3) (4) (5)

25. Os projetos são suportados por procedimentos de garantia da qualidade (1) (2) (3) (4) (5)

26. Os projetos são suportados por técnicas de controle da qualidade (1) (2) (3) (4) (5)

27. Os projetos têm uma matriz de responsabilidade (1) (2) (3) (4) (5)

28. Reuniões de revisão / acompanhamento são feitas periodicamente com o cliente

(1) (2) (3) (4) (5)

29. As reuniões de projetos são documentadas em atas (1) (2) (3) (4) (5)

30. Os projetos têm um organograma com pontos focais de atendimento / contato com o cliente

(1) (2) (3) (4) (5)

31. Os projetos têm procedimentos de identificação de riscos (ameaças e oportunidade)

(1) (2) (3) (4) (5)

32. Os projetos têm procedimentos de qualificação e/ou quantificação dos riscos (ameaças e oportunidades)

(1) (2) (3) (4) (5)

33. Os projetos têm seus riscos (ameaças e oportunidades) revisados periodicamente.

(1) (2) (3) (4) (5)

34. Os projetos com fornecedores externos à organização responsável pelo projeto têm um plano de contratações

(1) (2) (3) (4) (5)

35. Os fornecedores externos à organização responsável pelo projeto são periodicamente avaliados

(1) (2) (3) (4) (5)

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Sumarizando os questionários, Lisarb foi classificada em nível 2 de maturidade totalizando 69 pontos no questionário aplicado segundo a escala abaixo:

Acima de 160 pontos : Nível 5 Entre 121 e 160 pontos: Nível 4 Entre 81 e 120 pontos: Nível 3 Entre 41 e 80 pontos: Nível 2 Entre 10 e 41 pontos: Nível 1

ASPÉCTOS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS AVALIAÇÃO36. Os projetos têm gerentes e equipes com pelo menos 35 horas/ano de treinamento nas práticas de soft skills em GP (comunicação, negociação, gestão de conflitos, técnicas de apresentação, etc.)

(1) (2) (3) (4) (5)

37. Os gerentes de projeto são periodicamente avaliados ao menos por seus superiores hierárquicos

(1) (2) (3) (4) (5)

38. Os gerentes de projeto demonstram ter experiência suficiente para exercer suas funções

(1) (2) (3) (4) (5)

39. Os gerentes de projeto possuem a autoridade suficiente para exercer suas funções

(1) (2) (3) (4) (5)

40. Os projetos têm apoio de uma base de conhecimento de práticas de gerenciamento de projetos

(1) (2) (3) (4) (5)

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O nível de maturidade diagnosticado aponta para fragilidades que podem levar Lisarb ao insucesso de seus projetos caso não seja implantando uma estrutura de gerenciamento de projetos centralizada e coordenada por meio de um Escritório de Projetos no intuito de elevar a probabilidade de sucesso em sua etapa de desenvolvimento. O Escritório provê metodologia capaz de:

Gerar suporte metodológico de projetos; Integrar metodologias de gerenciamento de projetos com direcionamento,

orientação e treinamento para os gerentes de projetos. Garantir a Qualidade dos projetos. Melhorar a performance e as chances de sucesso dos projetos.

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Níveis Hierárquicos de PMO:

A implementação de PMO pode acontecer em três níveis, conforme abaixo. Observando o questionário realizado vimos que será necessário adotar o PMO Nível 3 com o intuito de abranger a totalidade do país:

PMO Nível 3

PMO Nível 2

PMO Nível 1

PMO visando o Presidente de Lisarb e Ministros

PMO visando o Governo Estadual

PMO visando os Prefeitos e Secretarias

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Níveis Hierárquicos de PMO:

O PMO no nível 3 permitirá uma maior disseminação dos conhecimentos e metodologias de Gerenciamento de Projetos ao assumir funções de Gerência de Recursos e Gerência de Técnicas com o objetivo de:

Realizar contratação de colaboradores competentes. Elaborar Treinamentos. Desenvolver carreira dos membros da equipe de projeto. Realizar a avaliação de performance. Realizar a contratação de terceiros e parceiros. Atuar nos segundo os princípios do Coaching. Realizar auditorias periódicas. Oferecer suporte e novidades. Dispor de biblioteca de arquivos. Implementar ações que incrementem a competência técnica.

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Modelos de Controle:

O modelo adotado para apoiar os administradores de Lisarb é o de Torre de Controle. Devido a baixa maturidade da equipe é necessário guiar os PMO’s inferiores com relação aos processos e metotodoliga de Gerenciamento de Projetos. O modelo adotado permitirá um maior apoio e controle em seu desenvolvimento, monitorando seu desempenho afim de garantir eficiência e minimizando a incidência de riscos. A Gerência Técnica disponibilizará ferramentas técnicas para gerenciar melhor os projetos futuros devido a realização de treinamentos com pessoal especializado e documentação das boas práticas do Gerenciamento de Projetos.

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Etapas de Implementação:

A metodologia de implantação adotada pode ser observada abaixo.

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Métricas de Sucesso:

As métricas de sucesso adotadas são:

Prazo dentro da média estabelecida dos projetos. 45% dos projetos entregues dentro do orçamento previsto. 25% dos riscos identificados devem ter sido respondidos com sucesso. Diminuição de 30% dos problemas em projetos originados por falta de

comunicação. Garantia de 50% de qualidade nos projetos executados.

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Fatores Críticos de Sucesso:

Os fatores críticos de sucesso dos projetos adotados são:

Comprometimento do Governo de Lisarb. Objetivos em conformidade com o Governo de Lisarb. Recursos alocados com foco nos objetivos dos projetos. Comunicação fluente entre os colaboradores do projeto. Responsabilidades e papéis dos colaboradores bem definidos. Foco nas metas do projeto.

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